SmartDocs Manual Copyright 2011 by ISUSYSTEMS CO., Ltd. All rights reserved.
목차 1. SmartDocs 소개... 1 1.1 SmartDocs 개요... 1 1.2 스마트페이퍼개요... 2 1.2.1 Digital Writing 기술... 2 1.2.2 SmartDocs... 2 1.2.3 스마트페이퍼... 2 1.2.4 디지털펜... 3 1.2.5 디지털펜과페이퍼사용하기... 3 1.2.6 기본및고급사용... 4 1.3 시스템요구사항... 6 1.3.1 사용자컴퓨터... 6 1.3.2 프린터... 6 1.3.3 프린터관련유의사항... 7 1.3.4 디지털펜... 8 1.4 설치... 9 1.4.1 프로그램설치... 9 1.4.2 디지털펜연결하기... 9 2. 기본기능... 11 2.1 개요... 11 2.1.1 시작하기... 11 2.1.2 처음사용시설정... 11 2.1.3 기타사용법... 11 2.2 프린터추가... 13 2.2.1 프린터추가마법사 - 프린터선택및설정... 13 2.2.2 프린터추가마법사 - 테스트페이지인쇄... 15 2.3 인쇄... 17 iii
SmartDocs Help 2.3.1 인쇄하기... 18 2.3.2 인쇄출력물... 18 2.4 작성... 19 2.5 메인화면... 20 2.5.1. 메뉴와툴바... 20 2.5.2. 검색... 20 2.5.3. 문서리스트... 20 2.5.4. 속성... 21 2.5.5. 미리보기... 22 2.6 프로그램메뉴... 23 2.6.1 파일메뉴... 23 2.6.2 도구메뉴... 23 2.6.3 도움말메뉴... 23 2.7 툴바버튼... 25 3. 고급기능... 27 3.1 고급기능사용... 27 3.1.1. 개인및자동화설정... 27 3.1.2. 기타고급기능... 27 4. 설정... 28 4.1 설정... 28 4.2 응용프로그램설정... 29 4.2.1 응용프로그램... 29 4.3. 워크플로설정... 31 4.3.1 워크플로관리... 32 4.3.2 액션... 34 4.3.3 문서세부사항... 34 4.4. 문서설정... 36 iv
목차 4.4.1 문서함... 36 4.4.2 문서전송... 37 4.4.3 빠른인쇄문서... 37 4.4.4 문서카테고리... 37 4.5. 인쇄설정... 39 4.5.1 프린터리스트... 39 4.5.2 프린터설정변경... 40 4.5.3 프로파일... 40 4.5.4 인쇄방식... 40 4.5.6 인쇄옵션... 41 4.6. 펜설정... 43 4.6.1 등록된펜... 43 4.7 기타설정... 45 4.7.1. 일반설정... 45 4.7.2 인터넷연결... 46 4.8. 빠른인쇄문서사용... 47 4.8.1 빠른인쇄문서추가하기... 47 4.8.2. 빠른인쇄문서사용... 48 4.9 액션... 49 4.9.1. 액션관리... 49 4.9.2. 지정한폴더로문서파일을저장... 51 4.9.3. 외부프로그램연결... 52 4.9.4 응용프로그램커넥터사용... 53 4.9.5. 새로운액션설정과저장... 54 4.10 문서함... 56 4.10.1 문서함개요... 56 4.10.2 문서함사용... 56 v
SmartDocs Help 4.11. 검색... 57 4.11.1 검색... 57 4.11.2 Category... 57 4.11.3. 재검색... 57 4.12. 도트패턴... 58 4.13. 모바일전송... 59 4.13. 모바일전송기능설정... 59 4.13.1 전송개요... 59 4.13.2 모바일전송기능설정... 59 vi
1. SmartDocs 소개 1.1 SmartDocs 개요 SmartDocs 는가장빠르면서도쉬운방법으로실제종이에쓴내용을디지털화합니다. SmartDocs 를통해다음과같은작업을할수있습니다. : SmartDocs 가상프린터를통해인쇄할문서에특수한도트패턴을추가하고 물리적프린터를통해인쇄를한후, 문서에디지털펜으로작성을하면원본과동일한디지털복사본을생성할수있습니다. 작성된디지털복사본은원하는곳에자동으로저장, 공유, 전송할수있습니다. 또한, 문서관리및프로세스제고를위해디지털문서와함께메타데이터정보 ( 필기스트로크정보, 디지털펜확인정보등 ) 를다른프로그램으로전송할수있습니다. 보다더많은정보를위해아래링크나도움말메뉴를참조하시기바랍니다. 스마트페이퍼개요 - 디지털펜및페이퍼기술에대한설명입니다. SmartDocs 를통해귀하 ( 귀사 ) 의문서및양식을디지털화하여사용할수있습니다. 시스템요구사항 - 지원되는디지털펜및프린터, 컴퓨터및운영시스템에대한최소요구사항설치 - 단계별설치및설정방법안내기본기능 - SmartDocs 의기본적인사용법고급기능 - 디지털화된문서에대한관리옵션, 타문서관리시스템및업무처리시스템과의연동 1
SmartDocs Help 1.2 스마트페이퍼개요 SmartDocs 는 Digital Writing 기술이적용된솔루션으로어떤문서라도스캔작업없이선명하고깨끗한디지털화된복사본이만들어집니다. 1.2.1 Digital Writing 기술 Digital Writing 방식은특정문서를인쇄할때, 인쇄용지에문서내용과함께무수히많고작은도트패턴을배경이미지로같이인쇄합니다. 인쇄한용지에디지털펜으로필기를하면작성한내용이자동적으로스캔하는혁신적인기술입니다. 본기술을사용하면수십또는수백장의문서카피를스캐닝보다훨씬빠르게디지털화할수있습니다. 이기술은디지털펜을사용함으로써다른어떤장비보다이동성이뛰어납니다. 스캐닝을위해스캐너가있는곳으로갈필요가없습니다. 이기술은멀티페이지 PDF 와 TIFF 를생성할수있으며, 문서분실에대한우려를줄일수있습니다. 종이위에작성된순서대로이력을관리하며, 데이터전송후에도해당종이위에계속작성하여이미작성한정보를업데이트할수도있습니다. Digital Writing 방식은싸인패드또는스타일러스펜과는비교할수없을정도의자연스러움과휴대의편의성을제공합니다. 기존필기방식그대로실제종이위에실제볼펜과같은느낌으로작성할수있기때문입니다. Digital Writing 기술을사용하기위해서는 SmartDocs 프로그램, 페이퍼, 디지털펜이필요합니다. SmartDocs 패키지를구매하시면바로 Digital writing 의세계를경험할수있습니다. Digital Writing 시스템은다음요소로구성됩니다. : 1.2.2 SmartDocs SmartDocs 는문서, 양식, 어플리케이션, 프린터에적용되어 Digital writing 기술을쉽게사용할수있도록해주는소프트웨어프로그램입니다. : SmartDocs 를통해문서를출력할때, 자동적으로해당문서를디지털페이퍼화합니다. 이를 스마트페이퍼 라합니다. 스마트페이퍼위에디지털펜으로필기하면육안으로보는종이문서와동일한형태의 PDF 또는 TIFF 이미지가자동적으로생성됩니다. SmartDocs 를통해디지털화된문서의관리, 공유, 통제를자동적으로수행할수있으며, 사용하고계신문서관리, 워크플로, 특정어플리케이션과도연동할수있습니다. 1.2.3 스마트페이퍼 2
Introduction 일반적인출력용지가인쇄과정중에눈에보이지않을정도로작은특수도트패턴과함께인쇄되어스마트페이퍼화됩니다. 종이위에인쇄된도트패턴확대이미지 규칙에맞게정확하게배열된도트패턴이각페이지마다다른패턴으로인쇄됩니다. 한페이지에는대략 75 만개의도트패턴이인쇄됩니다. 이패턴들은고유의좌표를가지게됩니다. 필기작성시, 디지털펜에내장된카메라가해당도트패턴에대한좌표를기억하여저장하게됩니다. 1.2.4 디지털펜 디지털펜은흔히쓰는볼펜과동일한볼펜심을사용하여종이위에서실제잉크로쓰여집니다. 다만, 특수도트패턴이인쇄된용지에쓸때는일반볼펜그이상의기능을수행합니다. 디지털펜은펜앞쪽에초소형카메라가내장되어있어특수한도트패턴을읽을수있도록디자인되어있습니다. 디지털펜은필기를할때펜끝의센서가움직임을감지합니다. 디지털펜에내장된카메라는 1 초에 70~80 회도트패턴을인식합니다. 디지털펜은해당페이지에찍힌도트패턴의위치를기억하고, 그좌표를연산하여매우정확한형태로작성한내용을디지털화하여저장합니다. 디지털펜종류 일반적으로 A4 기준 40 페이지, Form 형태의양식지는 100 페이지이상까지한번에작성하여디지털펜에저장할수있습니다. 작성완료후에는디지털펜을전용 USB 크래들에거치함으로써필기한내용이자동으로전송됩니다. USB 크래들을통해디지털펜에내장된밧데리를충전할수있습니다. 또한, 디지털펜은 Bluetooth 통신을지원하고있어컴퓨터가없는곳에서는스마트폰을통해작성한내용을실시간으로전송할수있습니다. 1.2.5 디지털펜과페이퍼사용하기 SmartDocs 는문서, 양식, 어플리케이션, 프린터에적용되어 Digital writing 을쉽게사용할수있도록해주는소프트웨어입니다. 3
SmartDocs Help SmartDocs 를인스톨하게되면 SmartDocs 프린터가귀하 ( 귀사 ) 의컴퓨터에있는프린터리스트에추가됩니다. SmartDocs 라는가상프린터는문서에도트패턴을입혀출력함으로써어떤형태의문서나양식도쉽게디지털문서로변화해줍니다. 해야할작업은아주간단합니다. 작업할문서나양식을열고 SmartDocs 프린터로인쇄 스마트페이퍼만들기 SmartDocs 프린터는일반문서에다특수도트패턴을입혀자동적으로 SmartDocs 대응이가능한스마트페이퍼를생성합니다. 생성된스마트페이퍼는일반 ( 물리적 ) 프린터를통해인쇄합니다. 인쇄된문서에는눈에보이지않는도트패턴만더해졌을뿐입니다. 디지털펜이이도트패턴을인식하게됩니다. 이런간단한절차로스마트페이퍼가만들어집니다. 문서를인쇄한후에귀하 ( 귀사 ) 는디지털펜으로평소필기하듯이사용하시면됩니다. 사용후에는디지털펜을크래들에거치만함으로써작성한문서는별도의스캐닝과정없이자동으로 PDF 문서화됩니다. 1.2.6 기본및고급사용 4
Introduction 스마트페이퍼의유용성은여기에서그치지않습니다. 수기로작성한문서를디지털문서화함과동시에해당문서를자동으로저장, 공유, 관리할수있습니다. 이기능들은문서를인쇄할때지정할수있는데, 이를통해생성된디지털문서를귀하 ( 귀사 ) 의기존시스템과연계하여구성할수있습니다. 기본적인기능에대해서는기본기능을참조하시기바랍니다. 보다상세한사용자지정및관리기능을원하신다면고급기능을참조하시기바랍니다. 5
SmartDocs Help 1.3 시스템요구사항 다음은권장시스템사양입니다. 1.3.1 사용자컴퓨터 IBM 호환기종 PC 운영시스템 Windows XP (32-bit, SP2 이상 ) Windows Vista (32-bit) Windows 7 (32-bit 또는 64-bit) Pentium III processor - 700 MHz 이상 512MB of memory (1 GB 이상권장 ) 500MB 이상하드디스크저장공간 USB 포트 ( 디지털펜크래들연결용 ) 인터넷접속환경 1.3.2 프린터 기본요구사항 600dpi 출력품질또는그배수의 dpi (1200, 1800, 2400,...) 탄소성분이포함된블랙토너또는잉크, 탄소성분이포함되지않은컬러토너또는잉크 ( 대부분프린터가이를지원하고있음 ) 최적의인쇄를위한권장사항 컬러프린터 PostScript 3 (PS3) 지원프린터드라이버 인쇄가능한최소요구사항 PCL6 프린터드라이버 ( 단 PCL5 이전버전은지원안함 ) GDI 프린터드라이버 인쇄품질이보장되는프린터는다음과같습니다. 6
Introduction OKI C5450 OKI C5900 OKI C5950 OKI C6150 OKI C6100 OKI 9600 OKI C9650 기타기종은별도문의 1.3.3 프린터관련유의사항 인쇄관련기술이지속적으로발전하고변화하기때문에사전에모든프린터가테스트될수없으므로기존프린터를사용하거나, 새로운프린터를도입할때에는다음과같은사항을유의하십시오. 프린터드라이버는일반적으로 GDI, PCL, PS (PostScript) 로나뉘어집니다. SmartDocs 는일반적으로 PS 프린터드라이버에서인쇄품질이가장우수합니다. "PostScript3 emulation" 설정만으로는인쇄품질이좋아지지않습니다. 반드시실제 PS 드라이버를다운로드하여사용해야합니다. 일반적으로사무실에서사용하는프린터는함께제공되는 CD 를인스톨하더라도 PS 드라이버를기본으로설치하지않습니다. 대부분의경우, 프린터제조사홈페이지에서해당프린터의 PS 드라이버를다운로드받아설치하셔야합니다. 일부프린터제조사에는모델명이다른프린터또는다른브랜드의프린터에서도사용할수있는 universal PS 프린터드라이버를지원하고있습니다. 일부 GDI 또는 PCL 프린터에서는다음과같은특이사항이발생할수있습니다. 어둡고진한도트패턴 흐릿하고또렷하지못한글자또는이미지가인쇄됨 레터사이즈의인쇄작업이 A4 사이즈인쇄로오인식 일부대형사이즈 ( 예를들면, 11x17 인치 ) 에서인쇄가제대로되지않음 컬러프린터는인쇄된문서에서도트패턴을쉽고, 정확하게캡쳐할수있도록합니다. 반면에 PS 드라이버흑백프린터는출력에는문제가없으나, 기능적인측면에서볼때품질이떨어질수있습니다. 검은색으로출력된두꺼운라인, 음영부분, 이미지, 굵고진한글씨체등이도트패턴을덮어버리기때문에디지털펜이도트패턴을정확히캡쳐링을못할수도있기 7
SmartDocs Help 때문입니다. 이럴경우디지털펜에서는에러신호를발생합니다.( 삐 ~ 하는진동및진동음 ) 게되며, 해당영역에작성한부분은디지털문서화되었을때제대로보이지않을수있습니다. ` 결론적으로흑백프린터를사용할수는있으나, 주의해서사용하셔야하며, 에러가발생할수있다는점을염두해야합니다. 문서를작성할때에는상기에서언급한주의사항들을반드시참조하시기바랍니다. 1.3.4 디지털펜 SmartDocs 에최적화된디지털펜은다음과같습니다. DP-201 8
Introduction 1.4 설치 Note 소프트웨어를컴퓨터에설치하기전에디지털펜을크래들에연결하지마십시오. 일반적인하드웨어 ( 마우스, 키보드등 ) 과달리디지털펜드라이버는일반컴퓨터에설치되어있지않습니다. 디지털펜을사용하기전에미리설치가되어야합니다. 1.4.1 프로그램설치 설치 CD 를 CD-ROM 에넣습니다. ( 만약설치프로그램을파일형태로다운로드받았다면 setup.exe 파일을실행시킵니다.) Note 이경우 SmartDocs 프로그램과함께 Anoto pendirector( 디지털펜관리프로그램 ) 프로그램이같이설치됩니다. 설치가완료되면컴퓨터를재부팅합니다.. 1.4.2 디지털펜연결하기 컴퓨터를다시부팅하고프로그램이성공적으로설치되었다면, 디지털펜크래들을컴퓨터의 USB 포트에연결하고, 디지털펜을크래들에거치합니다. 크래들과디지털펜을연결할때알아두어야할사항입니다. 평상시정상적으로잘작동되는 USB 포트를사용하시기바라며, 사용시특이사항이없을경우에는지속적으로같은 USB 포트를사용하시기바랍니다. USB 허브에크래들을사용하는것을피해주시기바랍니다. 컴퓨터에있는 USB 포트를직접사용하거나, 별도전원공급장치가있는 USB 허브사용을권장합니다. 디지털펜을크래들에거치하기전에디지털펜의캡 ( 뚜껑 ) 은열어야합니다. 새로운디지털펜은전원이방전된상태 ( 디지털펜캡을열었을때디지털펜전면부의표시화면에불이들어오지않음 ) 일경우가많습니다. 처음디지털펜을컴퓨터에연결하면약 10 분후 wake up 상태에도달하고, 충전이진행됩니다. 완전충전까지는약 2 시간정도소요됩니다. 일반적으로하루정도사용할경우에는약 30 분정도재충전하시면됩니다. 9
2. 기본기능 2.1 개요 일단프로그램이설치되고디지털펜이펜에연결되고충전이되면, 스마트페이퍼를사용할준비가다되었습니다. 2.1.1 시작하기 본프로그램구동을위한방법은여러가지있습니다. 가장일반적인방법은다음과같습니다. 바탕화면에서바로가기를더블클릭 윈도우즈의시작메뉴를사용 트레이아이콘을더블클릭, 대개화면의오른쪽하단부에위치 트레이아이콘에서오른쪽마우스를클릭한후메뉴의열기를선택 2.1.2 처음사용시설정 처음사용할경우다음과같은몇가지설정절차가있습니다. 활성화 / 등록프트웨어라이선스키 / 펜시리얼등록이완료되어야합니다. 등록절차를완료하기위해서는컴퓨터가인터넷에연결되어있어야합니다. 프록시서버를통해인터넷연결시프록시서버사용자인증을지원합니다. 자세한내용은기타설정을참고하시기바랍니다. 인터넷연결에이상이없으면소프트웨어라이선스키 / 펜시리얼을등록할수있습니다. 자세한내용은펜설정을참고하시기바랍니다. 프린터추가가필요합니다. 자세한정보는프린트설정메뉴를참고하시기바랍니다.. 2.1.3 기타사용법 기타사용방법에관한설명은아래의링크를이용해주시기바랍니다프린터추가 - 프린터를추가하는절차에대한상세설명인쇄 - 스마트페이퍼의인쇄절차에대한개요디지털펜 - 스마트페이퍼에디지털펜을사용할때필요한사항 11
SmartDocs Help 메인화면 - 메인화면에서의심플한사용자인터페이스표시 메뉴선택 - 메뉴선택에대한개요 툴바버튼 - 각버튼에대한상세한설명 12
Basic Operation 2.2 프린터추가 SmartDocs 는가상프린터를통해문서파일또는각종양식등에특수도트패턴을입힌후자동으로실제출력할물리적프린터로도트패턴화된문서파일또는양식을전달합니다. 문서를출력한후자세히보면문서에약간어두운색의매우작은도트패턴이무수히찍혀있음을알수있습니다. 프린터추가하기는스마트페이퍼를인쇄하기위해필요한물리적프린터들에대한설명입니다. 귀하 ( 귀사 ) 는추가할프린터가스마트페이퍼인쇄요건에맞는지를확인한후추가하시기바랍니다. 프린터요구사항에대한상세한정보는프린터섹션의시스템요구사항을참조하시기바랍니다. 2.2.1 프린터추가마법사 - 프린터선택및설정 프린터추가는프린터추가를클릭하여프린터설정을시작합니다. 링크를클릭하면다음과같은프린터추가마법사가열립니다. 프린터추가마법사자세한프린터요구사항은시스템요구사항을참고하세요. Note 설치된프린터들만보여집니다. 새로출시된프린터또는리스트에없는프린터를사용하고자할경우에는먼저해당프린터드라이버를컴퓨터에설치해야합니다. 설치가완료된후위화면에서프린터를추가하시면됩니다. Note 만약윈도우에서공유되는프린터를추가하는경우 공유이름 이리스트에보여질것입니다. 이것은귀하 ( 귀사 ) 의윈도우프린터리스트에있는프린터명과틀릴수있습니다. 13
SmartDocs Help 만약리스트에서원하는프린터가보이지않을경우에는 다른프린터더보기를체크한후리스트를확인합니다. 해당프린터가윈도우에설치되어있는지확인합니다. 프린터에지정될수있는 공유이름 을확인합니다. 프린터고급설정보기를클릭하시면더상세한프린터설정을하실수있습니다. 프린터고급설정 프린터프로파일 인쇄최적화를위해특정프린터모델에는사전에프로파일이지정되어있습니다. 만일프린터에해당되는프린터프로파일을찾게되면, 그것을선택하시기바랍니다. 그렇지않다면, 사용중인프린터및드라이버의형식에따라가장적절한조합을선택하십시오. Note 하나의프린터모델이몇가지다른옵션들 ( 양면인쇄, 하드드라이브, 여분의트레이, 스테플러등 ) 과함께공급될때, 대부분이거의비슷한이름으로공급된다. (7890, 7890d, 7890dn, 7890dtn 등 ) 그러할경우에는통상적으로하나의프로파일로제공됩니다. 인쇄방식 인쇄방식은문서를인쇄할때검은색부분을어떻게처리할것인지에대한설명입니다. 이부분은매우중요합니다. 왜냐하면, 도트패턴은항상검은색으로찍히게되는데, 만약인쇄되는문서이미지가검은색일경우, 이검은색부분이도트패턴을가려서디지털펜이도트패턴을정확하게인식하는것을방해할수있기때문입니다. 프린터설정의 인쇄방식 섹션을참조하시기바랍니다. 14
Basic Operation 기본용지설정 이설정은페이지사이즈의제한은없으나, 어떤사이즈의페이지를테스트인쇄할지를결정해야합니다. 2.2.2 프린터추가마법사 - 테스트페이지인쇄 만약테스트페이지인쇄에문제가없다면다음을클릭하시기바랍니다. 인쇄시, 다음과같은문제가있는지확인하시기바랍니다. 인쇄가안됨 ; 인쇄작업창에서인쇄목록이바로사라짐. 참고이런현상은종종프린터트레이에담긴종이사이즈와프린터제어판의설정된종이사이즈가다른경우발생합니다. 인쇄에러메시지가나타남 프린터가비정상적으로출력됨 만약위와같은문제점이발생하면추가적인테스트를위해문제해결버튼을클릭하시기바랍니다. 만일도트패턴없이페이지를인쇄할수있거나, 프린터사용을위한시스템요구사항을충족한다고판단함에도불구하고, 도트패턴이포함된테스트페이지를인쇄할수없을경우에는다음사항을고려하시기바랍니다.: 프린터관련문서와제조사홈페이지를다시한번체크하여다운로드할수있는 PS3 드라이버를찾은후설치하시기바랍니다. 15
SmartDocs Help PS3 드라이버가있다고하더라도특정운영체제와의호환성을보장하지못할수도있습니다. 만약프린터가네트워크상에있으면네트워크설정 (IP Address, Subnet Mask, Gateway) 이정확한지다시한번확인하시기바랍니다. 드문경우에부적절한설정으로인해도트패턴이인쇄되지않을수있습니다.. 테스트페이지가정상적으로출력되었다면, 충전이완료된디지털펜으로테스트페이지위에원하는내용을작성한후크래들에거치하시기바랍니다. 크래들은컴퓨터와연결되어있어야합니다. 참고디지털펜뚜겅을연후에도디지털펜전면부의 LED 에불이오지않거나, 디지털펜전면에빨간색불이나타나고, 펜자체에진동이온다면, 사용하기전에반드시다시충전하셔야합니다디지털펜을크래들에거치했을때정상적으로작동된다면 : 펜으로작성한내용이 PC 로전송되고 메인화면의문서에서손으로작성한내용을확인할수있습니다. 참고프로그램설치시이전버전의 Anoto pendirector 가포함되어있다면디지털펜을크래들에거치했을때자동적으로 pendirector 프로그램이디지털펜과자동적으로동기화되도록해야합니다. 그렇게하기위해서컴퓨터의오른쪽화면하단의 pendirector tray icon ( ) 에서마우스오른쪽버튼을클릭하여 Synchronization 메뉴를선택하고 Automatic when docked 를선택합니다. 16
Basic Operation 2.3 인쇄 문서를스마트페이퍼로인쇄하기위해서는아래의윈도우프로그램에서처럼 SmartDocs 프린터를선택합니다. ( 아래그림참조 ) MS 워드에서의인쇄창 화면에서인쇄를클릭하면아래와같이두번째인쇄화면이나타날것입니다. ( 아래그림참조 ). 참고두번째창이나타날때까지프로그램또는컴퓨터사양에따라시간이다소소요될수있습니다. 스마트페이퍼인쇄창 두번째창에서몇가지선택을할수있습니다. : 실제인쇄할프린터선택. 보다자세한정보는프린터추가편을참조 인쇄매수 단면또는양면인쇄선택 모바일전송기능. 이기능이활성화되어있다면문서설정을, 보다자세한정보는모바일사용을 참조 인쇄문서에대한워크플로지정. 보다자세한정보는워크플로설정편을참조 17
SmartDocs Help 검색용키워드 추가설정을클릭함으로써문서이름, 카테고리, 문서함, 인쇄코드등세부적인정보를추가할수있습니다. 추가및수정된내용은현재의인쇄문서에만영향을주며, 저장된워크플로를변경하지는않습니다. 2.3.1 인쇄하기 인쇄버튼을클릭하면, 선택된문서함에자동으로문서복사본과관련정보가저장되고문서에는도트패턴이추가됩니다. 그런다음에선택한프린터로인쇄작업이전달됩니다. 참고도트패턴이추기된스마트페이퍼를출력하므로일반문서를인쇄할때보다시간이조금더소요됩니다. 2.3.2 인쇄출력물 문서가인쇄되고나면, 다음사항을정확히확인하셔야합니다. : 인쇄된문서는도트패턴이포함되어있어연한회색조를띠고있습니다. 문서하단에스마트페이퍼에대한문서식별마크를확인할수있습니다. 18
Basic Operation 2.4 작성 다음은디지털펜과스마트페이퍼사용에대한설명입니다. 정확한사용을통해최적의품질을얻을수있습니다. : 인쇄물에서도트패턴이인쇄되어있지않은가장자리부근에는작성하지마십시오. 가장자리부근에서작성을할때디지털펜의카메라가도트패턴을정확히인식하지못할경우가발생하기때문에작성한기록이제대로나오지않을수있습니다. 문제발생시에디지털펜에서진동이발생하며, 이것은디지털펜이도트패턴을정확히인식하지못해펜에데이터가정상적으로저장되지않았음을알려주는것입니다. 디지털펜을절대물이나액체등에침수해서는안되며디지털펜앞부분의카메라를차단하지마십시오. 디지털펜이도트패턴을인식할때방해가되지않도록용지는습기나물에젖지않도록하고구김이없는용지를사용하십시오. 디지털펜및인쇄한용지는기름, 먼지등이묻지않도록주의하십시오. 전원절약을위하여사용하지않을때에는펜뚜껑을반드시닫아주십시오. 19
SmartDocs Help 2.5 메인화면 아래화면은쉽게사용할수있도록디자인되어있는메인화면입니다. 화면은 5 개의영역으로 구분됩니다. 1 2 3 5 4 2.5.1. 메뉴와툴바 이영역은문서관리및프로그램구성에대한설명입니다. 보다자세한정보는프로그램메뉴와툴바버튼편을참조하십시오. 2.5.2. 검색 이기능은문서리스트를검색하여쉽게찾을수있도록합니다. 검색상자에서단어를입력한후 Enter 키를치거나카테고리를선택한후찾기버튼을클릭합니다. 문서들이정리되어나타나며귀하 ( 귀사 ) 의기준에맞춰정리하시면됩니다. 보다자세한정보는검색편을참조하시기바랍니다. 2.5.3. 문서리스트 이영역은문서리스트및문서에관련된내용으로다음과같은문서정보가나타납니다. : 20
Basic Operation 문서명문서에부여된이름 카테고리정의한문서에대한카테고리 키워드문서에정의된키워드 문서함문서를보관, 관리하는스마트페이퍼의문서함이름 워크플로문서에지정된워크플로이름 작성시각마지막으로문서가작성된날짜와시간 펜아이디문서작성에사용된디지털펜의아이디 페이지수문서의총페이지수 페이지주소문서에사용되어진도트패턴의번호 인쇄시각문서가인쇄된시각 사용자계정문서를출력한윈도우사용자계정 컴퓨터문서를출력한윈도우컴퓨터명 기본적으로최근에작성한문서가화면상단에보여집니다. 리스트에보여지는 문서명, 카테고리 등을클릭함으로써원하는대로문서를정렬할수있으며, 마우스로각리스트의폭을조정할수있습니다. 각리스트의오른쪽끝부분을더블클릭하면자동으로리스트사이즈가조정됩니다. 2.5.4. 속성 문서리스트에서선택한문서에관한핵심정보를여기에서알수있습니다. 그리고일부정보는여기에서업데이트할수있습니다.. 문서명선택된문서의이름. 워크플로문서에지정된워크플로명. 카테고리선택된문서의카테고리로문서를효율적으로관리할수있도록합니다. 보다자세한정보는문서설정편을참조하시기바랍니다. 키워드키워드는문서를찾기쉽게하기위해입력합니다. 키워드는텍스트상자에서입력만하면됩니다. 키워드는공백으로구분해서입력 인쇄시각문서가인쇄된시각 마지막작성시각마지막으로문서가작성된시각 21
SmartDocs Help 2.5.5. 미리보기 문서리스트에서선택한문서를미리보기를할수있습니다. 문서가한페이지이상인경우오른쪽스크롤을통해나머지페이지를볼수있으며, 다음과같은방법으로도볼수있습니다. 키보드의 PgUp 과 PgDn 키 키보드의상하화살표키 오른쪽스크롤바이용 마우스의휠이용 해당페이지에서왼쪽마우스버튼을클릭한채상하로이동 미리보기화면에서더블클릭을할경우, 컴퓨터에기본설정되어있는 PDF 뷰어를통해문서를 PDF 로볼수있습니다. (PDF 뷰어는 Adobe Reader 를권장합니다. 유사 PDF 뷰어소프트웨어에서는제대로보이지않을경우가있습니다.) 간혹미리보기화면상단에서문서에관한중요한메시지가보일경우가있습니다. 22
Basic Operation 2.6 프로그램메뉴 프로그램메뉴 2.6.1 파일메뉴 PDF 열기선택된문서를컴퓨터에설치된기본 PDF 뷰어로열기, 예 : Adobe Reader Tip 키보드의 Ctrl+O 키나마우스더블클릭, 오른쪽마우스클릭에서열기메뉴로도열어볼수있습니다. 다른이름으로저장... 선택된문서를다른이름으로저장 메일보내기... 선택된문서를메일에 PDF 파일로첨부 인쇄... 선택된문서를지정한프린터로인쇄 Tip 키보드의 Ctrl+P 키로도인쇄가능합니다. 삭제선택된문서삭제 Tip 키보드의 Ctrl+D 또는 Delete 키로도삭제가능합니다. 빠른인쇄문서 SmartDocs 가상프린터를통한별도의스마트페이퍼생성절차없이도트패턴이인쇄된양식또는문서로바로인쇄할수있는메뉴, 보다자세한정보는빠른인쇄문서사용편을참고하십시오. 종료 SmartDocs 프로그램끝내기 2.6.2 도구메뉴 새로고침리스트의항목을수동으로새로고침 설정... 설정화면을열어프로그램을설정 앱스토어연결 SmartDocs 에서사용할수있는응용프로그램모음 2.6.3 도움말메뉴 도움말현재이도움말열기 제품홈페이지제품홈페이지바로가기 23
SmartDocs Help 업데이티확인... 프로그램의버전을체크하여최신버전으로업데이트 SmartDocs 정보 SmartDocs 제품정보 24
Basic Operation 2.7 툴바버튼 툴바의각버튼은프로그램메뉴와동일한기능으로구성되어있습니다. 보다자세한정보는프로그램메뉴편을참고하십시오. PDF 열기 선택한문서를컴퓨터에설치된기본 PDF 뷰어로열기, 예 : Adobe Reader Tip 키보드의 Ctrl+O 키나마우스더블클릭, 오른쪽마우스클릭에서열기메뉴로도열어볼수있습니다. 다른이름으로저장 선택된문서를다른이름으로저장 메일보내기 선택된문서를메일에 PDF 파일로첨부 삭제 선택된문서삭제 Tip 키보드의 Ctrl+D 또는 Delete 키로도삭제가능합니다. 인쇄 선택된문서를다음두가지방법으로인쇄 : 버튼을클릭하거나화살표버튼을클릭하여인쇄를선택하면, 기본프린터로인쇄됩니다. 버튼을클릭하거나화살표버튼을클릭하여스마트페이퍼로인쇄를선택하면, 디지털펜패턴이출력됩니다. 워크플로실행 선택된문서에워크플로액션을실행합니다. 설정 25
SmartDocs Help 설정화면을열어프로그램을설정 도움말 현재이도움말열기 26
3. 고급기능 3.1 고급기능사용 SmartDocs 를통해문서를스마트페이퍼화하여인쇄하고인쇄된문서에디지털펜으로기록하여, 디지털복사본을만드는것은기본적이고일반적인사용방법입니다. SmartDocs 를통해보다더다양한기능을사용할수있습니다. 아래링크를참조하여디지털화된문서활동에대한고급기능을참조하시기바랍니다. 3.1.1. 개인및자동화설정 설정 - SmartDocs 기능에대한사용자지정과전반적인기능설정빠른인쇄문서사용 - 자주사용하는문서를가장빠른방법으로출력할수있는방법설명액션 - 디지털화된문서를사용자가원하는곳으로전송하는방법, SmartDocs 에서응용프로그램을사용할있는방법, 디지털펜으로작성한메타데이터를특정응용프로그램과연동하는방법에대한설명문서함 - 스마트페이퍼에관한정보관리, 복수사용자및워크그룹에서문서를인쇄하고, 공유하는방법 3.1.2. 기타고급기능 검색 - 특정스마트페이퍼문서를찾기위한상세방법도트패턴 - 스마트페이퍼를만들기위해도트패턴작동원리에대한설명프린터설정 - 스마트페이퍼인쇄를위한최적의프린터설정모바일전송기능 - 디지털펜으로작성한데이터를스마트폰등의디바이스를통해무선으로전송하는방법 27
SmartDocs Help 4. 설정 4.1 설정 설정은도구메뉴또는툴바설정버튼있습니다. 을 SmartDocs 의모든주요기능을쉽게설정할수 설정각항목에대한자세한정보는아래의링크에서확인하실수있습니다. : 응용프로그램설정 - 다른프로그램과의연결또는통합을자동화하는응용프로그램설정워크플로설정 - 디지털화된문서를단순화또는세분화하기위한워크플로생성문서설정 - 디지털화된문서를저장하고공유하기위한관리방법인쇄설정 - 최적의인쇄를위한프린터구성펜설정 - 프록시설정및기타응용프로그램관리기타설정 - 프록시설정및기타응용프로그램관리 28
Advanced Features 4.2 응용프로그램설정 아래의응용프로그램설정은설정메뉴또는도구메뉴를통해사용가능하며, 설치된응용프로그램리스트가자동으로나타납니다. 설정 > 응용프로그램 4.2.1 응용프로그램 디지털화된문서를응용프로그램을통해자동으로메일에첨부하거나, Google 문서관리프로그램과연동하여문서관리를할수있습니다. 사전에설치된 SmartDocs 용응용프로그램을활용하거나, 별도로제공되는응용프로그램을설치하여사용할수있습니다. : 29
SmartDocs Help 응용프로그램커넥터 기존사용중인프로그램, 예 ) Outlook 사용자개발응용프로그램, 예 ) 사전에설치된 " 메일보내기 " 와같은프로그램 ( 위그림참조 ) 문서 워크플로 액션 카테고리 응용프로그램커넥터는전용개발툴을통해만들어진것으로확장자가.paper 로되어있습니다. 상기화면에서응용프로그램추가하기버튼을클릭하여, 추가할수있습니다. 응용프로그램커넥터실행을통해문서, 워크플로, 액션그리고카테고리가응용프로그램에자동으로추가등록됩니다. 응용프로그램커넥터를통해새로운액션을생성할수있습니다. 응용프로그램으로액션을생성하는보다자세한방법은액션을참고하십시오. 제품에설치된응용프로그램외에별도의응용프로그램을사용하기위해서는별도문의가필요합니다. 30
Advanced Features 4.3. 워크플로설정 설정화면의워크플로탭, 도구메뉴에있는워크플로설정을통해문서를사용자가지정한형태와위치로보관하고, 전송할수있습니다. 이를통해문서작성및문서관리를효율적으로할수있습니다. 설정 > 워크플로 워크플로는문서에설정된액션과문서세부사항이결합된문서의프로세스관리입니다. 제품에설치된응용프로그램외에별도의응용프로그램을사용하기위해서는별도문의가필요합니다. 31
SmartDocs Help 워크플로는다양한단순하게또는세부적으로사용자취향에맞게구성할수있습니다. 다음은워크플로의몇가지업무예시입니다. : 응용프로그램자동실행과변경된문서내용표시 지정된특정인에게변경된문서를첨부파일형태로메일전송 시간정보가포함된파일명으로문서복사본이미지를특정폴더에생성하여다른사람과공유 운영중인문서관리시스템이있는경우, 해당시스템에서활용할수있도록특정폴더에스캔문서처럼복사본이미지를생성 문서복사본이미지와함께 AFP 에서문자인식처리를할수있게문서작성정보를제공, 문자인식된결과를내부시스템에전달 ( 별도개발작업필요, AFP - Auto Form Processing : 별도판매제공솔루션 ) 시간정보가포함된파일명으로문서복사본이미지를양식카테고리별로네트워크드라이브의특정폴더에생성하고이를 CRM 과같은업무시스템에서활용 4.3.1 워크플로관리 워크플로명드롭다운메뉴에서등록된워크플로명을선택하여설정내용을관리할수있습니다. : 워크플로설정을선택하면제품출시에초기설정된워크플로명과그아래에설정내용을확인할수있습니다. 워크플로의설정내용을확인하거나변경하기위해서는해당워크플로명을선택합니다. 선택된워크플로의설정내용은그아래에표시됩니다. 워크플로드롭다운아래있는메뉴를통해워크플로를쉽게관리할수있습니다. : 새로운워크플로를생성하기위해서는워크플로추가를클릭합니다. 별도의윈도우화면에서워크플로명과세부설정을지정할수있습니다. 기본워크플로를지정하기위해서는워크플로를선택하고기본설정을클릭하시면됩니다. 참고인쇄설정의인쇄창숨기기를선택하였다면, 기본위크플로의모든인쇄작업에적용됩니다. 명칭변경을클릭하시면선택한워크플로의명칭을변경할수있습니다. 삭제를클릭하시면선택한워크플로를삭제하실수있습니다. 참고현재기본설정으로지정된워크플로를삭제하면, 다른워크플로가기본설정으로지정됩니다.. 참고문서인쇄때마다워크플로를선택해야하므로적어도하나의워크플로 ( 아무런액션이없는워크플로일지라도 ) 는남겨두어야합니다. 32
Advanced Features 액션을추가하거나문서세부사항설정을변경함으로써워크플로를수정할수있습니다. " 확인 " 이나 " 저장 " 버튼클릭없이변경된내용은바로저장됩니다. 33
SmartDocs Help 4.3.2 액션 워크플로내의액션은작성한디지털펜데이터가전송되었을때, 문서에서일어나는작업을제어할수있게합니다. 일반적으로액션은새롭게작성한내용이문서에업데이트될때자동으로실행되는작업을정의합니다. : 응용어플리케이션이나 URL 호출 컴퓨터로접근가능한폴더에 PDF 나 TIFF 파일전송 (LAN 이나 VPN 상의공유폴더, FTP 등...) 수정된부분만각각별도의 PDF 파일형태로보관 ( 기본적으로문서변경이력확인가능 ) 위와같은액션은워크플로에최대네개까지지정될수있습니다. 워크플로에액션을지정하기위해서는액션리스트에서액션을선택만하면됩니다.. 리스트아래에있는액션관리버튼을클릭해서액션을추가, 편집, 삭제할수있습니다. 액션생성및관리에대한보다자세한정보는액션을참고하십시오 4.3.3 문서세부사항 문서명 문서명은파일명을기초로하여이름을부여할수있습니다 인쇄된파일명을그대로사용을선택한경우, 윈도우파일명이인쇄된문서의이름이됩니다. 메뉴에서 다른이름으로저장 을선택할경우파일명을알수있습니다 문서명사용자지정을선택한경우, 사용자가정한고유의문서명을적용할수있습니다. 문서명형식 문서명형식에의해사용자문서명을만들때사용자정의에따라다양한템플릿을사용할수있습니다. 같은문서를반복적으로출력할때이같은특징을반영하여각각의파일명을정할수있습니다. 그예는아래와같습니다. : 문서명 ( 예 :Sample.pdf) 문서명, 인쇄일자 ( 예 :Sample_2008-07-22 14-27-58.pdf) 문서명, 사용자계정, 인쇄일자 ( 예 :Sample_John Smith_2008-07-22 14-27-58.pdf) 문서명, 작성일자 ( 예 :Sample_2008-07-22 14-27-58.pdf) Note 작성일자는처음작성한날짜, 시간정보가문서명에추가됩니다.. 34
Advanced Features 문서명, 펜아이디 ( 예 :Sample_ABC-DEF-GHI-JK.pdf) Note 작성해서맨처음으로전송한펜의아이디가문서명에추가됩니다. 인쇄일자 ( 예 :2008-07-22 14-27-58.pdf) 인쇄일자, 사용자계정 ( 예 :2008-07-22 14-27-58_ 안경태.pdf) 인쇄일자, 문서명 ( 예 :2008-07-22 14-27-58_ 문서명.pdf) 카테고리각각의워크플로에카테고리를지정함으로써선택한워크플로로인쇄한문서는자동적으로이카테고리가부여됩니다. 보다자세한정보는문서설정의카테고리를참조하십시오. 키워드 키워드를입력함으로써나중에쉽게문서를검색할수있습니다. 문서함 각각의워크플로에는별도로문서함을지정하여이를통해인쇄하고작성한문서의이력을관리할수있습니다. 문서함을문서정보관리를위한데이터베이스를가지고있습니다. 기본적으로프로그램설치시, 컴퓨터에기본문서함이설치되지만필요시, 다른컴퓨터에문서함을구성하거나연결할수도있습니다. 다른사용자들과협업이필요한경우유용하게활용할수있습니다. 보다자세한정보는문서함을참고하십시오. 인쇄코드 인쇄코드는인쇄문서에사용자가지정한정보를인쇄할수있습니다. 비슷해보이거나동일한문서를여러장인쇄하는경우와이를각각여러가지방법으로배포할경우에도움이됩니다. 인쇄코드는영문기준최대 250 자까지인쇄가능하고문서의오른쪽하단에인쇄됩니다. 35
SmartDocs Help 4.4. 문서설정 문서설정은작성문서를저장하고공유할수있도록관리기능을제공합니다. 설정 > 문서설정 4.4.1 문서함 각각의워크플로는별도로문서함을지정하여이를통해인쇄하고작성한문서의이력을관리할수있습니다. 문서함을문서정보관리를위한데이터베이스를가지고있습니다. 36
Advanced Features 기본적으로프로그램설치시, 컴퓨터에기본문서함이설치되지만필요에따라다른컴퓨터에문서함을구성하거나연결할수도있습니다. 다른사용자들과협업이필요한경우유용하게활용할수있습니다. 다른컴퓨터에문서함을구성하거나연결하기위해서는, SmartDocs 관리자프로그램을통해생성한설정파일이필요합니다. 보다자세한정보는 SmartDocs 관리자편을참고하십시오. 다수사용자가연결할수있는문서함구성에대한보다자세한문서함에대한정보는문서함편을참고하십시오. 4.4.2 문서전송 문서함리스트하단에서작성한문서내용을어떤방법으로전송할것인지를선택할수있습니다. 개인및공유폴더사용은기본설정기능입니다. 컴퓨터로전송된작성한문서내용을연결가능한문서함에서해당문서함을찾아추가합니다. 여러가지이유로해당문서함을찾지못한경우에는향후에해당문서함에적용될수있도록로컬컴퓨터보관함폴더에작성내용을보관처리합니다. 모바일전송기능사용은디지털펜의블루투스기능을통해해당문서함으로작성한문서내용을스마트폰을통해전달하는기능입니다. 보다자세한정보는모바일전송편을참고하십시오. 인터넷문서라우팅 (Beta) 은같은네트워크상에있지않은사용자간에문서공유를위한기능입니다. 인터넷문서라우팅기능이활성화되면 컴퓨터로전송된작성한문서내용에해당되는문서함을찾지못해로컬컴퓨터보관함폴더에작성내용이보관된경우이를온라인상의보관함폴더로전송합니다.. 툴바에보내기 / 받기이버튼이추가되어클릭시온라인상의보관함폴더에서해당문서가있는경우이를찾아옵니다.. 4.4.3 빠른인쇄문서 빠른인쇄문서는자주쓰이는문서를빨리출력하고자할때유용한기능입니다. 만약사용자가같은문서를반복해서출력한다면빠른인쇄문서의문서목록에추가할수있습니다. 컴퓨터화면오른쪽하단의트레이에오른쪽마우스클릭을통하여출력하거나, 파일메뉴의빠른인쇄문서를선택하여출력할수있습니다. 사전에설치된 SmartDocs 용응용프로그램을활용하거나, 별도로제공되는응용프로그램을설치하여사용할수있습니다빠른인쇄문서사용을위한보다자세한정보는빠른인쇄문서사용을참고하십시오. 4.4.4 문서카테고리 카테고리는문서에카테고리를추가하거나삭제할수있습니다. 카테고리는다양한디지털펜문서의구성을쉽고빠르게할수있습니다. 예제카테고리는사용편이를위해프로그램기본설치되어있습니다. 개인문서 37
SmartDocs Help 계약서 구매문서 동의서 메모 보고서 도면 업무일지 업무지시서 전송문서 제안서 첨삭 / 주석 체크리스트 프로젝트 회의록 기타 문서카테고리의추가, 수정, 삭제는리스트에서쉽게할수있습니다. Note 문서에지정된카테고리를삭제하더라도이문서에는여전히지정된카테고리가남아있습니다. 38
Advanced Features 4.5. 인쇄설정 인쇄설정메뉴에서스마트페이퍼를인쇄하기위해프린터를등록및관리하고인쇄옵션을설정할수있습니다. 설정 > 인쇄설정 4.5.1 프린터리스트 프린터리스트는스마트페이퍼를출력하기위해등록된물리적프린터목록입니다. 프린터리스트의아래링크를클릭하여다음과같은작업을할수있습니다. : 프린터추가 ( 보다자세한정보는프린터추가편을참고 ) 39
SmartDocs Help 프린터프로파일수정및인쇄방식설정 ( 보다자세한정보는아래프린터설정변경을참고 ) 기본프린터설정 ( 윈도우에서기본프린터지정과는다름 ) 프린터삭제 4.5.2 프린터설정변경 설정하고자하는프린터를선택하고, 편집링크를클릭합니다. 아래와같은화면이나타납니다. 프린터설정변경화면 프린터설정에대한추가정보는하단을참조하십시오.. 4.5.3 프로파일 인쇄최적화를위해특정프린터모델에는사전에프로파일이지정되어있습니다. 만일사용하고계신프린터에일치하는프로파일이있으면, 그것을선택하시기바랍니다. 그렇지않다면, 사용중인프린터및드라이버의형식에따라가장적당한프로파일을선택하십시오. Note 하나의프린터모델이몇가지다른옵션들 ( 양면인쇄, 하드디스크, 트레이, 스테이플러등 ) 과함께공급될때, 대부분이거의비슷한이름으로공급됩니다. (7890, 7890d, 7890dn, 7890dtn 등 ) 그런경우에는대개하나의통합된프로파일로제공됩니다. 4.5.4 인쇄방식 인쇄방식은문서가인쇄될때검은색부분을어떻게처리할것인지에대한선택입니다. 이부분은매우중요합니다. 왜냐하면, 도트패턴은항상검은색으로찍히게되는데, 만약인쇄되는문서이미지도검은색일경우, 이검은색부분이도트패턴을가려서디지털펜이도트를정확하게인식하는것을방해할수있기때문입니다. 40
Advanced Features 다음은인쇄방식에대한추가정보입니다. : 기본색상디지털펜이검은색도트패턴을찾을수있도록프린터가컬러색채를제한합니다. 이설정은일반적으로검은색문서내용이푸른빛을띄게됩니다. 조합색상프린터전체컬러색채를사용해서문서의 " 검은색 " 영역이디지털펜이인식하는검은색도트패턴을방해하지않도록인쇄됩니다. " 조합검은색 " 또는짙은갈색이문서의검은색으로인쇄하는데사용됩니다. 경우에따라프린터가이기능을지원하지않을수있습니다. 원본색상색분할또는색변경이되지않고, 문서의검은색부분이순수한검은색으로인쇄됩니다. 다음은인쇄방식에대한추가정보입니다. : 인쇄방식은프린터인쇄물에만영향을미치며, PDF 화된문서에는영향을주지않습니다 대부분의컬러프린터에서기본색상선택시, 디지털펜기능이정확하게실행됩니다. 다시언급하면출력시, 색깔이어느정도변하더라도가장안전한설정이라고할수있습니다. 사용하시는컬러프린터가조합색상을지원한다면보다더정확하게인쇄작업을수행할수있습니다. 보유하고있는컬러프린터가조합색상지원에이상이없는지를알기위해서프린터의컬러모드를조합색상으로설정하고검은색과회색이포함된표, 이미지또는텍스트문서를인쇄하여그위를디지털펜으로작성해서문제가없는지를확인합니다. 만약아래와같은문제점이발생한다면프린터설정을기본색상으로변경해야합니다. : 디지털펜으로작성시디지털펜에서삐 ~ 하는진동음이들리고펜이떨릴때에는인쇄한표, 이미지또는텍스트에포함된색깔이디지털펜의도트패턴인식을방해한다는의미이며, 디지털펜이데이터캡쳐링에실패했다는것을의미합니다. 디지털펜으로작성한후크래들을통해데이터업로드를했을때, PDF 이미지에기록이누락되거나, 나타나지않을때. 원본색상은인쇄하고자하는문서컬러를가장정확하게표현하며, 가장빠르게인쇄할수있습니다. 하지만, 원본색상은이미지, 표, 텍스트등을도트패턴과동일한색깔로인쇄하기때문에에러가일어날가능성이높습니다. Note 흑백프린터를사용하고있다면원본색상이가장적절한선택이될것입니다. 왜냐하면흑백프린터는색분리를할수없기때문입니다. 4.5.6 인쇄옵션 기본모바일기능인쇄스마트폰등의모바일디바이스와 Bluetooth 통신을통한무선전송을하기위해, 디지털페이퍼인쇄시기본으로모바일전송기능을삽입할수있습니다. 만일모바일전송이필요치않을경우에는모바일기능을옵션으로설정하지않는것이좋습니다. 41
SmartDocs Help 보다자세한정보는모바일사용편을참고하시기바랍니다. 인쇄화면숨기기 인쇄화면숨기기를선택하면문서인쇄시, 인쇄옵션을일일이입력하지않아도됩니다. Note 이박스에체크를하면인쇄시한번에한장만인쇄가가능합니다. 인쇄는워크플로설정화면의기본설정된프린터로인쇄가되며, 워크플로및모바일프린팅옵션또한기본설정을따르게됩니다. 파일로출력하기파일로출력하기기능은파일형태로문서를생성하고저장할수있도록합니다. 이파일전송을통해다른사람이문서를출력할수있게할수있습니다. 파일로출력하기는다음과같은상황에유용합니다. : 디지털페이퍼문서를출력하기에적당한프린터가없을경우 문서를직접인쇄하지않고다른사람에게넘겨인쇄작업을요청할경우 파일로출력하기에관한추가적인설명입니다. : 생성된파일은.PS 확장자명을가지고있습니다. 파일로출력하기기능을사용할때, 귀하 ( 귀사 ) 가출력했음에도불구하고문서기록이프로그램에추가됩니다 리스트에있는다른프린터처럼파일로출력하기를구성할수있습니다. 인쇄된다른문서들처럼파일로출력하기를사용하여워크프로를지정할수있습니다. 단면 / 양면 단면또는양면인쇄에대한기본설정입니다. 이설정은모든등록된프린터에적용되지만인쇄작업시, 변경이가능합니다. 42
Advanced Features 4.6. 펜설정 펜설정은펜라이선스를관리하는기능입니다. 설정 > 펜설정 4.6.1 등록된펜 디지털펜의아이디리스트는이프로그램에서사용을위해등록된펜입니다. 펜라이선스정책은아래와같습니다. : 완전한기능사용을위해서이프로그램에서사용되는각각의펜은개별적인라이선스가있어야합니다. 43
SmartDocs Help 라이선스가없는펜으로작성한데이터를전송할때, 문서는보기상태로만되며문서작성에사용된모든펜이등록되기전까지아무런변화가일어나지않습니다. 라이선스가없는펜으로작성한경우에는데이터가전송되더라도, 사용자워크플로는작동하지않습니다. 모든펜은제조사나모델에상관없이고유한펜아이디를가지고있습니다. 펜아이디는 ABC-DEF-GHI-JK 와같은형식을따릅니다. 펜에따라펜아이디가펜의본체뒷면에표기되거나, 구매시별도의문서에펜아이디가표기되어있을수있습니다. 펜을크래들에거치한후펜프로그램을통해펜아이디를확인할수도있습니다. SmartDocs 는프로그램에라이선스를부여하는게아니라디지털펜에라이선스를부여합니다. SmartDocs 를복수의컴퓨터에설치한후라이선스를부여받은펜을통해사용할수있습니다. 펜의손실또는수명이만료가되었을때에는, 새로운펜과새로운펜에적용할 SmartDocs 라이선스를구매하셔야합니다. 펜에라이선스를등록하기위해서는 펜추가를클릭합니다. 펜아이디와유효한라이선스키를입력합니다. Note 펜에라이선스를추가하기위해서컴퓨터는반드시온라인상태에있어야합니다. 44
Advanced Features 4.7 기타설정 기타설정메뉴에서프로그램의다양한설정을할수있습니다. 설정 > 기타설정 4.7.1. 일반설정 프로그램의아이콘을윈도우시스템의트레이에위치시킬지에대한메뉴입니다. ( 대개컴퓨터화면오른쪽하단시계옆에위치 ) 45
SmartDocs Help Tip 빠른인쇄문서기능을주로사용하는경우에는아이콘이보이는상태를권장합니다. 빠른문서인쇄기능을보다빨리실행할수있습니다. 4.7.2 인터넷연결 프로그램은전체적인기능사용을위해서는인터넷연결이필수적입니다. 펜의라이선스및유일한도트패턴의지속적인사용을위해서는인터넷연결이필요합니다. 만약사용하시는네트워크가프록시서버를통해인터넷에연결된경우, 프록시서버설정및인증을해야합니다. 자세한내용은네트워크관리자와상담하시기바랍니다. Note 전체의기능사용을위해, 사용자는 digitalpaperserver.com 의접근을허용해야합니다. 만약프락시서버의설정이정상적임에도불구하고연결에문제가발생한다면웹브라우저에서 register.digitalpaperserver.com 으로연결테스트를통하여연결문제를확인할수있습니다. 46
Advanced Features 4.8. 빠른인쇄문서사용 자주쓰는문서들을쉽고빠르게인쇄할수있습니다. 트레이에있는 SmartDocs 아이콘메뉴에서바로인쇄할수있는기능이제공됩니다. 4.8.1 빠른인쇄문서추가하기 사용중인문서를빠른인쇄문서로추가하기위해서는 도구 > 설정메뉴를선택하고 문서설정을선택하고 문서추가클릭하면 아래와같은화면에서새로운빠른인쇄문서를추가할수있습니다. 빠른인쇄문서추가 문서명추가할문서에원하는이름을부여합니다. 이문서명은실제파일명과일치하지않아도됩니다. 파일새로운빠른인쇄문서적용을위해서는 PDF 파일을사용하여야합니다. 우측 "..." 버튼을클릭하여사용할 PDF 파일을선택하시기바랍니다. Note 빠른인쇄문서는 PDF 파일만사용할수있습니다. Tip 만약 PDF 가아닌파일을빠른인쇄문서로사용하고자한다면그문서를스마트페이퍼문서로인쇄합니다. 그러면메인화면의문서리스트에해당문서가 PDF 파일로저장되어있을것입니다. 그파일을컴퓨터에저장한후상단하면에서다시사용하시면됩니다. 워크플로새로운빠른인쇄문서에적용될워크플로를선택합니다. Note 빠른인쇄문서를인쇄할때워크플로를수정할수없기때문에각각의문서에고유의워크플로로지정하는것이좋습니다. 47
SmartDocs Help Note 나중에빠른인쇄문서에지정된워크플로를지우게되면, 기본워크플로가해당빠른인쇄문서에적용됩니다. 4.8.2. 빠른인쇄문서사용 빠른인쇄문서를사용하기위해서는 트레이의 SmartDocs 아이콘 ( 대개컴퓨터화면오른쪽하단시계옆에위치 ) 오른쪽마우스클릭빠른인쇄문서선택 Tip 프로그램메뉴에서파일 > 빠른인쇄문서메뉴를선택할수도있습니다. 아래와같은화면이나타납니다. 인쇄할문서를선택하고, 인쇄할프린터, 매수, 단면 / 양면, 모바일전송기능, 키워드등을선택한후인쇄버튼을클릭합니다. Tip 파일은가나다순서대로정렬됩니다. 자주사용하는빠른인쇄문서의경우 " 가입신청서 " 처럼 " 가 " 와같이앞자리문자를파일명에부여하면리스트의상단에서바로찾을수있습니다. 48
Advanced Features 4.9 액션 액션은스마트페이터와양식을쉽게개인화및자동화를할수있도록합니다. 액션을통해 SmartDocs 프로그램을보다강력하고효율성있게사용할수있습니다. 인쇄를할때사전에액션을지정할수있으며, 디지털펜으로작성한데이터가전송될때지정된액션이자동으로실행됩니다. 일반적으로액션은새롭게작성한내용이문서에업데이트될때자동으로일어나는작업을정의합니다. 응용어플리케이션이나 URL 호출 컴퓨터로접근가능한폴더에 PDF 나 TIFF 파일전송 (LAN 이나 VPN 상의공유폴더, FTP 등...) 수정된부분만각가별도의 PDF 파일형태로보관 ( 기본적으로문서변경이력확인가능 ) 다음액션은기본적으로포함되어있고수정은불가능합니다. : 열기 SmartDocs 실행 PDF 로열기기본으로설정된 PDF 뷰어를통해문서열기. 워크플로설정을통해액션은워크플로에최대네개까지지정될수있습니다. 4.9.1. 액션관리 워크플로에추가로액션을지정하기위해서는액션관리를선택하여다음작업중하나를선택할수있습니다. : 새로운액션생성 기존액션편집 액션삭제 Note 설치시등록된액션은삭제할수없습니다. 액션설정을작업절차는다음과같습니다. : 49
SmartDocs Help 초기화면에서새로운액션을만들거나기존액션을편집할지여부를정합니다. 만약편집을선택하면, 사용자는액션을편집하거나삭제할수있습니다. 이화면에서는사용자가실행할액션의종류를선택합니다. 액션의종류는아래와같습니다. : 지정한폴더로문서파일을저장 응용프로그램커넥터사용 50
Advanced Features 외부프로그램연결 각유형에대한세부사항은아래와같습니다. 4.9.2. 지정한폴더로문서파일을저장 액션종류선택에서지정한폴더로문서파일을저장을선택하면, 다음과같은화면이나타납니다. 이화면에서다음사항을지정할수있습니다. : 문서의파일저장형식 (PDF 또는 TIFF) 지정 문서의상세사항과필기정보등의문서의메타데이터를파일로저장할지여부 메타데이터를파일로저장할경우메타데이터내에문서파일저장형식을 PDF 또는 TIFF 포맷을포함할지의여부 선택한경우최초원본문서와작성한문서가모두메타데이터에저장됩니다. 저장할폴더지정 문서저장할때, 중복된파일이존재하는경우 기존파일을새파일로덮어쓰기를선택하는하면폴더에존재하는기존파일이새로운파일로대치됨. 파일명에시간정보추가를선택한경우새파일명에시간정보가추가되어저장되고, 이를통해문서버전관리가용이해집니다. 51
SmartDocs Help 4.9.3. 외부프로그램연결 위화면에서외부프로그램연결을선택하고실행할응용프로그램을선택하면아래화면이나타납니다 위화면에서명령어인자를추가하려설정하고외부프로그램을테스트할수있습니다. 이를통해외부프로그램에문서나메타데이터를쉽게전달할수있습니다. 문서관리시스템, 워크플로로시스템, 문자인식처리를할수있는 AFP 등과통합할수있습니다. ( 별도개발작업필요, AFP - Auto Form Processing : 별도판매제공솔루션 ) 52
Advanced Features 위화면은 Outlook 2003 에문서를 PDF 형태의첨부파일로전달하는예시입니다. "file:pdf" 명령어인자는바로아래의 PDF 를클릭하여추가할수있습니다. Note 명령어인자로지정된파일은임시파일로생성되어다른액션에서생성되고관리되는복사본파일과중복되지않아동시에실행처리가가능합니다. 4.9.4 응용프로그램커넥터사용 실행할액션종류에서응용프로그램커넥터사용을선택합니다. 선택된커넥터에의해다음화면이결정됩니다. 커넥터는하나이상의액션을생성할수있습니다. : 설치된응용프로그램의실행 추가로개발되어등록된응용프로그램의실행 특정위치에문서및메타데이터저장 아래는메일커넥터를선택할때의예시화면입니다. 53
SmartDocs Help 이경우액션설정화면과유사합니다. 추가적으로아래와같은내용을볼수있습니다. : 명령어인자는 : 보이거나수정가능한형태 보이지만읽기전용형태 숨겨진형태 ( 위의예 ) 응용프로그램을설정할수있도록설정버튼이나타날것입니다. 위의예시처럼단순한명령어인자설정과달리명령어설정버튼과다른인터페이스를통해명령어인자를설정합니다. 응용프로그램커넥터구성방법을이해하는데도움말을활용하십시오. 해당도움말이제공되는경우에는도움말아이콘이화면에나타납니다. 응용프로그램커넥터기반액션은액션관리마법사및응용프로그램설정화면에서도추가할수있습니다. 보다자세한내용은응용프로그램설정. 을참고하십시오. 4.9.5. 새로운액션설정과저장 54
Advanced Features 액션의종류에상관없이최종단계에서새로운액션에대한이름을부여합니다. 위화면에서새로운액션에대해 " 새로운워크플로에추가 ", " 나중에추가 ", " 현재워크플로에추가 " 을선택할수있습니다.. 55
SmartDocs Help 4.10 문서함 문서함은인쇄된스마트문서에대한정보가보관되는저장공간입니다. 항상 SmartDocs 설치와함께기본문서함이구성됩니다. 하지만추가로다른문서함을구성하거나연결할수도있어다른사용자들과문서를통해협업이필요한경우매우유용합니다. 다른문서함을연결하려면 SmartDocs 관리자프로그램을통해생성한설정파일이필요합니다. 보다자세한정보는공급자에문의하시기바랍니다. 공유문서함을통해경우다른사용자들과문서를공유할수있습니다. 즉한컴퓨터에서문서를인쇄하고작성한후디지털펜을다른컴퓨터에연결하여도자동으로해당공유문서함에반영됩니다. 4.10.1 문서함개요 문서함에대해다음사항을유념하십시오. 특히공유문서함의경우 : 여러사용자가공유문서함을사용하는경우에는어느사용자가문서를인쇄하였는지는, 펜을어느컴퓨터에연결하였는지는상관이없습니다. 공유된문서는모든컴퓨터에서동일하게적용됩니다. 여러사용자가공유문서함을사용하는경우에는모든사용자는문서함에있는문서에대해서문서명변경, 카테고리변경, 키워드등록, 문서삭제등모든권한이부여됩니다. 즉공유문서함사용시에는문서관리, 배포, 확인등의권한구분이없이모든사용자가동일한권한을가지게됩니다. 사용자가공유문서함을연결하고사용하려는경우, 공유문서함폴더에대해윈도우의모든권한이사용자에게부여되어야합니다. 네트워크드라이브의공유문서함을사용하는경우, 로컬캐싱지원기능을지원하지않으므로네트워크드라이브가연결되었을때만문서함을사용할수있습니다. 유사하게네트워크드라이브가연결되었을때만문서작성내용을전송할수있습니다. 네트워크드라이브가연결되지않은경우에는펜에서전달된작성내용은컴퓨터에임시보관되었다가네트워크드라이브가연결되면자동으로전송됩니다. 4.10.2 문서함사용 움서함을사용하기위해서는워크플로설정에서지정을하거나인쇄시지정할수있습니다. 보다자세한정보는워크플로설정과인쇄설정편을참고하십시오. 56
Advanced Features 4.11. 검색 SmartDocs 는문서를찾기위해쉽고직관적인 ( 아래와같은 ) 검색기능을제공합니다. 검새기능 4.11.1 검색 검색어를입력한후검색버튼을클릭합니다. 문서정보에검색어가포함된문서가나열됩니다. Note 문서의모든상세정보항목을기준으로검색결과가적용됩니다. 4.11.2 Category 카테고리를선택한후검색버튼을클릭합니다. 선택한카테고리에포함되는문서가나열됩니다. Note 카테고리를선택하지않고직접입력한경우입력한내용을포함한카테고리명에해당되는문서가검색됩니다. 예를들어, " 업무 " 라고입력하면, " 업무일지 " 및 " 업무지시서 " 라는카테고리에해당되는문서가나열됩니다. Note 검색어와카테고리를함께조합해서사용할수있습니다. 4.11.3. 재검색 재검색을클릭하면입력한검색어및선택한카테고리가초기화되고다시전체문서가나열됩니다. 57
SmartDocs Help 4.12. 도트패턴 SmartDocs 는매문서마다독특한도트패턴을인쇄합니다. 이의미는귀하 ( 귀사 ) 가인쇄하는문서의각페이지마다고유한도트패턴이인쇄된다는것입니다. SmartDocs 는충분한도트패턴을제공하기위해정기적으로도트패턴관리서버에접속합니다. 따라서컴퓨터가도트패턴을부족함없이사용하기위해서는온라인접속상태에있어야합니다 58
Advanced Features 4.13. 모바일전송 디지털펜의블루투스기능을이용하여문서에작성한내용을원격지에서도스마트폰을통해실시간으로전송할수있습니다. SmartDocs 에서모바일기능을사용하기위해서는문서설정메뉴에서모바일전송기능설정을선택하여야합니다 4.13. 모바일전송기능설정 모바일전송기능을사용하기위해서는문서설정화면에서모바일전송기능사용을선택하십시오. 4.13.1 전송개요 모바일전송기능을사용하기위해서는다음과같은사항이필요합니다. : 디지털펜과스마트폰같은모바일기기를블루투스페어링해야합니다.. 문서는모바일전송기능설정을하여인쇄하여야합니다.( 상세내용은아래의모바일전송기능설정참조 ) 모바일전송기능을설정하면출력되는문서에모바일전송기능박스가같이인쇄됩니다.. 인쇄한문서에디지털펜으로작성을완료한후모바일전송체크박스에체크를하면디지털펜에시띠릭 ~ 하는 1 회떨림이일어나면서, 작성된데이터를연결된스마트폰등의모바일디바이스로전송합니다. 스마트폰등의모바일장비로전송된데이터는모바일장비의무선통신을통해데이터를귀하 ( 귀사 ) 의컴퓨터로전송합니다. SmartDocs 에서기본적으로제공하는프로그램만으로는모바일전송기능을사용할수없습니다. 옵션으로제공되는프로그램또는서비스구매가필요합니다. 전송된데이터는크래들을통해 USB 방식으로전송하는것과동일한결과물을얻을수있습니다. 4.13.2 모바일전송기능설정 모바일전송기능을인쇄할때기능및문서에서의위치를선택하여인쇄할수있습니다. 59
SmartDocs Help 모바일전송기능설정화면 다음은인쇄옵션에대한설명입니다. : 화면의상단라디오버튼을선택하면모바일전송기능이인쇄되지않습니다. 중간라디오버튼을선택하면문서의마지막페이지에모바일전송체크박스가인쇄됩니다. 6 개그룹에서인쇄될위치를선택할수있습니다. 하단라디오버튼을선택하면모바일전송기능체크박스가별도의페이지에인쇄됩니다. 상기내용과관련된링크는아래부분에서찾을수있습니다. 상기내용과관련된링크는아래부분에서찾을수있습니다. : 인쇄설정에서모바일전송기능과관련된절차를설정할수있습니다. 인쇄작업시, 인쇄화면에서설정내용을변경할수있고이를새로운기본설정으로지정할수있습니다. 빠른인쇄문서설정화면에서설정내용을변경할수있고이를새로운기본설정으로지정할수있습니다. 60