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1 YOUR LOGO HERE 업무매뉴얼작성절차 엠티컨설팅

2 목차 1 업무매뉴얼의필요성 2 업무매뉴얼작성개요 3 업무매뉴얼작성방법 4 업무매뉴얼작성사례

3 1. 매뉴얼이란? 업무매뉴얼의정의 소책자, 편람, 안내서, 사용설명서를의미 지침, 가이드, 핸드북의명칭으로도쓰임 2. 업무매뉴얼의정의 2 인이상이동일목표를달성하기위해공통의방법이나순서에의하여업무를수행할수있도록표준화한업무수행의지침서

4 업무매뉴얼작성목적 업무처리방식 / 절차의표준화를통한사무생산성향상도모 동일직무에대한개인별업무처리방식의차이 직무전환, 이직등에따른필요인력확보곤란 특정인의다수업무수행에따른업무처리속도지연 현행업무처리방식의가시화 업무처리절차 & 방법의표준화 업무처리방식에대한지속적인개선 업무속도향상 업무품질향상 사무생산성향상

5 업무매뉴얼작성의기대효과 업무가시화를통한현행업무처리방법의문제점적출 업무처리방법의지속적인개선으로인한업무생산성극대화 필요인력산정을위한기초자료확보 신입및전입직원에대한 OJT 기초자료제공 사무자동화를위한기초자료확보

6 목차 1 업무매뉴얼의필요성 2 업무매뉴얼작성개요 3 업무매뉴얼작성방법 4 업무매뉴얼작성사례

7 좋은매뉴얼의특징 적합성 사용자의관점에서사용목적에맞는정보에초점을맞추어정리 실무자용도 : 아주상세하고구체적으로설명 관리자용도 : 핵심위주로요약설명 평이성 기초지식이나경험이없는제3자읽거나보더라도이해하기쉽고정확한단어와간결한문장을사용 정확성 사용자의관점에서사용목적에맞는정보에초점을맞추어전달 단순한사실중심이아니라사실에대한분석을토대로일반화할수있는요소들을추출하여제시 일관성 내용적으로나형식적으로일관된흐름에따라기술해야함 내용적흐름 : 업무추진절차나과정별로정리 형식적흐름 : 글씨크기, 모양, 도표등을일정하게사용 검색성 목차, 개요등을활용, 사용자가쉽게필요한것을찾을수있도록배려 해결법 실제추진과정에서겪었던장애요인및극복방법을솔직하게핵심적요인중심으로정리 매뉴얼은벤치마킹을위한좋은자료, 공통적으로겪을수있는문제에대해앞선자의노하우제공

8 매뉴얼의구성요소 구성요소 세부내용 서론 매뉴얼의필요성, 목적, 구성등 업무개요 단계별 / 기능별점검사항 성공및실패요인분석 서식 / 템플릿 매뉴얼에서다루고있는업무의개요 업무의성격에따라단계, 시기또는기능별처리요령이나점검사항을제시 주요성공요인, 장애요인과극복방법을분석하여실제사례와함께제시 필요한서식이나템플릿의예제시 기타참고자료 관련된과제나업무에유용하게활용될수있는각종참고서적 Q & A 예상되는질문이나그에대한알기쉬운답변

9 업무매뉴얼활동의추진방법 작성단계 목적수립 추진방법 관리자또는담당자가주체가되어매뉴얼작성의목적을수립함 - 누구를위한업무매뉴얼인가?( 업무매뉴얼주고객확인 ) - 무엇을위한업무매뉴얼인가?( 업무표준수립, Know-How공유, 업무개선, 인수인계등 ) P 대상업무선정 작성자및분담을결정 일정계획 ( 작성기간 ) 수립 매뉴얼작성의대상업무를선정함 ( 업무일람표, 매뉴얼목록표작성 ) 중요도, 시급성, 확산효과등을고려하여우선순위를결정 해당업무에종사하고있는사람 ( 두사람이상이작성 ) 전원참가가바람직 ( 부하가균등하도록배려 ) 먼저샘플을작성해본후소요시간을견적 상세계획의수립및기한의설정 (3~6개월) D 업무매뉴얼작성 양식에지금하고있는업무방법, Know-How를기록 이과정을통해개선안, Know-How를조직적으로 Feed Back( 관리자 ) C & A 활동및유지관리 매뉴얼설명회, 개선검토회개최 매뉴얼의 PR활동, 표창 유지관리에관한 Rule 작성 다른사업소로전개

10 목차 1 업무매뉴얼의필요성 2 업무매뉴얼작성개요 3 업무매뉴얼작성방법 4 업무매뉴얼작성사례

11 작성절차 [STEP 1] 업무체계의정비및분담조정 [STEP 2] 매뉴얼대상항목선정 [STEP 3] 업무매뉴얼작성계획수립 [STEP 4] 업무매뉴얼작성 [STEP 5] 팀장확인 [STEP 6] 업무분류번호부여 [STEP 7] 목차정리 [STEP 8] 매뉴얼대상업무확대

12 업무매뉴얼의 5 가지조건 1) 업무의목적 2) 업무의흐름 3) 쉽게알수있는설명 ( 도해및실물견본활용 ) 4) 이업무를하는사람에게꼭전하고싶은 Know How 5) 나타난문제점및예외사항

13 업무매뉴얼작성시검토사항 1) 업무의개요를앞장에기재 - 상대방의흥미유발 ( 동기부여 ) 타직원과의분담관계, 업무의중요성 2) 업무를새로담당하는사람의입장에서기재 - 전문용어, 약어의설명 - 업무전반에관한주의사항 - 왜이것을하는가 이유를기재 - 사전준비사항, 사후실시사항

14 3) 업무의특성에맞게작성 업무특성 많은장표를사용하는업무 점검 / 확인이많은경우 업무처리의종료시간 ( 납기 ) 가결정되어있는업무 판단이많거나판단에따라처리형태가다양한업무 컴퓨터입력처리가많은업무 작성요령 Process Chart를병행하여사용 장표의 FILE명, FILING방식, 보관장소의게재 장표의사용목적을명확화 점검 / 확인의목적 방법 ( 무엇과무엇을어떻게 ) KNOW-HOW( 특히미스가많은것 ) 를반드시기입 업무내용을시간과대비하여나타낼것 시간대별로처리내용을나타낼것 Decision Tree를매뉴얼내에작성 처리형태별로순서, 방법을양식에기재 Step별로화면을 scan하여첨부 입력화면과입법방법을기술 장표를입력하는경우는장표와대응하여입력방법기술 입력이후업무의흐름및연결관계관계기술-미스방지

15 4) 급소를찔러서작성 - 업무의장부에관련되는약속사항예 ) 월지급액이일천만원을넘을때에는어음으로할것 - 업무를쉽게하는요령예 ) 집계표복사해두면다음달집계가편하다 - 과거의실패나교훈에서얻은교훈 5) 번호체계통일 6) 시각적자료활용 - 그림이나사진, 견본을활용해서시각에호소하는것이장황한문장을나열하는것보다더효과적임 - 장표의기입방법이나체크포인트등을사용할때는실물을첨부하거나스캔하여본문에넣으면읽는쪽에서파악하기가용이함 7) 문체의통일 - 페이지를넘길때마다 그렇습니다, ~ 합니다, ~ 이다 등의표현을많이사용하면읽기가거북해질수있음 - 어느한쪽으로문체를통일하는것이바람직함 - 알기쉽게한다는의미에서 그것을권장한다 라는표현을많이사용함

16 작성의포인트 1) 양식에쓰기전에초안작성 2) 신입사원입장에서작성 - 업무에능통한베테랑일수록무의식중에자세한것을누락시키는경향이있음 - 처음부서에배치받은신입사원의기분이되어써나가면누구라도알수있는매뉴얼이될수있음 3) 전문용어및약어는반드시해설을달것 - 업무의전문용어나약어는반드시처음나온시점에서해설을함 - 이하 OO 로약함 이라는문구기입후약칭사용 4) 5W2H1B 를사용하여구체적으로작성 WHY : 업무의목적 WHAT : 수행해야할세부업무항목 WHEN : 언제 ( 시기, 타이밍 ) HOW : 수행방법 WHO : 업무관련자 WHERE : 발생장소, 전후부서 HOW MUCH : 소요시간등 BUT : 예외처리

17 9) 수정을용이하게함 - 업무의변화나자기의성장에따라업무매뉴얼은수정및개정이필요함 - 가능하면컴퓨터파일로작성하며, 수기로작성할시에는볼펜보다는연필로작성하는것을권장함 10) 업무의발생시기, 소요시간, 사용자료, 업무번호등의필요항목을빠짐없이기재 11) 작성자및결재자표시 - 수정또는개정시서명란에반드시표기하게하여누가쓴것인가를분명히할것 - 업무매뉴얼이작성되면팀장에게승인을받고서명을받음

18 목차 1 업무매뉴얼의필요성 2 업무매뉴얼작성개요 3 업무매뉴얼작성방법 4 업무매뉴얼작성사례

19 업무매뉴얼작성사례

20 꼭필요한매뉴얼을 ~~ YOUR LOGO HERE

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