목 차 제 1 장서론 제 절연구의배경및목적 제 절연구의범위및방법 제 2 장일하는방식의변화 제 절일하는방식개선 (Smart Work) 의필요성 제 절일하는환경및방식의변화 제 절최근국내외일하는방식추진사례 제 3 장일하는방식변화의성공요인과장애요인 제 절일하는방식변화에대한인식

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1 - 제 29 회지방행정정보화연구대회연구과제 - 스마트시대의일하는방식개선에관한연구 경기도

2 목 차 제 1 장서론 제 절연구의배경및목적 제 절연구의범위및방법 제 2 장일하는방식의변화 제 절일하는방식개선 (Smart Work) 의필요성 제 절일하는환경및방식의변화 제 절최근국내외일하는방식추진사례 제 3 장일하는방식변화의성공요인과장애요인 제 절일하는방식변화에대한인식도 제 절성공요인과장애요인 제 4 장일하는방식의개선추진방안 제 절일하는방식의개선방안 제 절경기도적용사례 제 5 장결론 참고문헌 부 록 - 1 -

3 [ 표목차 ] [ 표 1-1] 정보통신환경의발전 4 [ 표 2-1] 2012년 IT 트렌드와정보화 (IT) 정책방향 9 [ 표 2-2] 일하는방식관련직원요구사항설문조사결과 29 [ 표 2-3] 스마트워크도입효과 33 [ 표 4-1] PC와가상화비교 47 [ 표 4-2] 4G 운영주요과제 54 [ 그림목차 ] [ 그림 1-1] 국내스마트폰가입자증가추이 3 [ 그림 1-2] 선진국과의노동생산성 / 근로시간비교 4 [ 그림 1-3] 국가별노동시간및행복지수비교 5 [ 그림 2-1] 스마트 IT로인한개인 조직 관리방식의변화 12 [ 그림 2-2] 사무실전경변화 18 [ 그림 2-3] 개인자리변화 19 [ 그림 2-4] 온라인커뮤니케이션협업체계 22 [ 그림 2-5] 온라인회의프로세스 23 [ 그림 2-6] 문서인쇄량, 종이문서보고변화 26 [ 그림 2-7] 유무선인프라를활용한스마트워킹 30 [ 그림 2-8] 스마트워크센터구성 31 [ 그림 2-9] 유연근무제신청사유 32 [ 그림 4-1] 행정안전부스마트오피스 43 [ 그림 4-2] 네트워크구성도 ( 안 ) 46 [ 그림 4-3] 데스크탑가상화시스템구성도 46 [ 그림 4-4] 데스크탑가상화기대효과분석 48 [ 그림 4-5] 경기도스마트소통시스템개념도 50 [ 그림 4-6] 경기도스마트소통시스템구성도 51 [ 그림 4-7] 경기도스마트워크센터 52 [ 그림 4-8] 경기도스마트워크센터내부 53 [ 그림 4-9] 4G 캠페인배너 ( 경기넷홈페이지 ) 56 [ 그림 4-10] 태블릿PC 도입전 후업무방식비교 58 [ 그림 4-11] 전자필기장 (MS OneNote) 활용예시 59 [ 그림 4-12] 한글인쇄방식옵션설정 61 [ 그림 4-13] 1차원바코드및 OR코드 63 [ 그림 4-14] QR코드를활용한보고절차 63 [ 그림 4-15] QR코드를활용한보고예시

4 제 1 장서론 제 1 절연구의배경및목적 1. 정보통신환경의변화 1999년에는정보통신관련세미나가유난히많았던것으로기억된다. 회의주제의많은부분들이 21세기의정보화환경은어떻게변화할것이고어떻게준비할것인가였다. 결론은 모바일 이었다. 새로운천년을맞이한지도 12년이지났고그예상은정확히맞아떨어졌다. 한가지아쉬운점이있다면, 행정에서모바일시대를예상하고준비한게무엇이있었는지를생각해보면떠오르는것이별로없다는것이다. 2009년 11월아이폰3Gs 가국내에첫출시 ( 최초의아이폰은 2007년6 월미국에서첫출시 ) 된이후, 2012년 6월현재스마트폰사용자는 2,661만명으로전년대비 79% 증가하였고, 2013년전체휴대폰사용자의 90% 가스마트폰을사용할것이라는전망도나오고있다. 또한클라우드컴퓨팅환경의도입으로컴퓨팅자원의개념이소유에서임대로변화되고있으며, 클라우드컴퓨팅을통해회사의업무가바뀌고개인의행동이변화하고사용자들의이용패턴이달라질뿐만아니라콘텐츠유통패턴과이모든것을아우르는문화까지도바꾸는엄청난사회적충격을주는근본적으로변화하는등행정내 외부의정보통신환경은급속도로변해가고가고있다. 앞으로의정보통신환경발전속도는아마도우리가상상하는그이상일것이다

5 O 통신속도 : 1Gbps -> 3Pbps (300만배) O 메모리용량 : 32GB -> 32PB (100만배) O CPU트랜지스터수 : 30억개 -> 3,000조개 (100만배) - 인간뇌의 10만배 - 손정의미래를말하다, 국민의식과노동환경의변화 국민생활환경과의식도급격히변화하고있다. 기존의 일 중심에서 개인생활 을중시하는방향으로가치관이변화하면서, 일과삶의조화가인재확보와업무생산성을높이는요인으로부상하고있으며, 정부와기업에서도가족친화적인근로환경제공을위해많은노력을기울이고있다. OECD는인구구조변화속에서한국의성장잠재력유지를위해여성과고령자의노동시장참여를제고시킬것을권고하는등저출산 고령화로인한생산가능인구감소가우려됨에따라여성인력활용의중요성이증가되고있다. 실제로한국에서여성의경제활동참가율은 10년 49.4% 로 OECD 평균 59.6% 보다낮은수준으로, 여성의경제활동참여를제고하기위한유연한근무방식등근로환경의개선이시급한것으로나타났다. 우리나라가선진국으로도약하기위하여해결해야할사안은근로시간단축과노동생산성향상이다. 생산성이낮은장시간근로를해소하는것이스마트워크의목적중하나라고할수있다. 실제로 OECD 선진국에비해우리나라근로자는노동시간이길고생산성은낮게나타난다

6 노동시간은줄이고생산성을높여야하는이유는이것이국민이느끼는행복의수준과도직결되기때문이다. 그래프에서보듯이노동시간순위 1등인우리나라의경우행복지수는조사대상국 36개국가운데 24위에머물고있으며, 그리스, 칠레, 헝가리, 체코, 터키등노동시간이상위인나라들의국민행복지수는매우낮은것을볼수있다. 반면호주, 스웨덴, 덴마크, 노르웨이, 네덜란드등노동시간이적은나라들의국민행복지수는높게나타난것을볼수있다. 본연구보고서의제목이기도한 일하는방식의개선 이필요한이유는최적의근무체계 ( 환경 ) 를만들어업무생산성과근무만족도를높여현사회가추구하는가치 ( 일과가정의양립, 삶의질제고, 저출산고령화, 저탄소녹색성장등 ) 를실현하는데있다. 이를위해필요한도구 ( 정보기술등 ) 도있을것이고, 근무환경의변화도필요할것이다. 이것을체계적, 효율적으로추진해보자는것이스마트워크인것이다. 똑똑하고즐겁게일하면단위시간당업무생산성은자연스럽게높아질것이고남는시간은자기개발과가족들을위해사용할수있게되고, 노동시간의단축으로새로운일자리도생겨나게되여국민행복지수도자연히높아질것으로예상된다

7 노동시간과생산성은비례하는가? 라는물음에많은사람들은 아니오 라고말할것이다. 그러나많은직장에서늦게까지일하는사람이성실하다라는인식이지워지지않고있다. 현대사회를지식사회, 창조사회라고말한다. 현재와다가올미래에적합한일하는방법이필요한것이다. ( 늦은감은있지만 ) 이것이스마트워크이다. 정보통신기술의발달은일을함에있어서시간과공간의제약을없앴다. 내가어디에있든모든업무를처리할수있는시대가온것이다. 스마트워크를위한인프라는이미완벽하게준비되었다. 이제조직문화, 개인의식, 근무환경, 제도의변화가필요하다. 이미정부차원에서많은준비와노력이있어왔고시행중에있는것도있다. 문제는실천하는것이다. 몇년전부터우리나라를비롯한세계각국들은빠르게발전한정보환경을활용하여일하는방식을개선하기위한많은연구와노력들을하고있으며, 이를통해삶의질과노동생산성향상, CO 2 감축, 저출산고령화문제등을해결하려는움직임이활발히진행되고있다. 행정안전부를비롯한중앙부처에서도스마트워크등일하는방식개선을위한많은연구와사업들이진행되고있으며, 경기도를비롯한많은지자체에서도스마트워크센터구축, 클라우드컴퓨팅도입, 종이문서감축, 전기절약, 업무관행개선등다양한노력들이이루어지고있다. 본연구보고서에는업무생산성향상, 삶의질개선, 에너지절감, 소통강화등에필요한정보기술동향과경기도를비롯한국내외기관들의다양한추진사례들을살펴보고효과적인실천방안을제시하고자한다. 제 2 절연구의범위및방법 1. 연구의범위 문명의발달과기술의변화와함께우리의일하는방식도다양하게변화 발전하였다. 불과도구의활용, 증기기관차와전기의발명등인류역사의획을 긋는기술발전이 IT 기술발달과그로인하여촉발된패러다임변화는우리 - 6 -

8 사회의생활에막대한영향을끼친것은부인할수없는사실이다. 개인용컴퓨터, 인터넷, 이동통신기술의발달등은시간, 인력절감으로생산성향상과효율성증가와더불어정보공유및전달등우리의삶을획기적으로변화시켰다. 특히스마트기기의활용으로촉발된스마트시대는이전의 IT 기술보다혁명적인수준으로우리사회를변화시키고있다. 이러한상황을바탕으로본연구에서는보고, 결재, 지시, 회의등다양한일하는방식을시 공간적으로나제도적인부분을종합적으로반영하고개선할수있는스마트워크와스마트오피스그리고 SNS를중심으로연구범위를설정하여스마트시대의일하는방식의변화와개선방안을도출하고자한다. 일하는방식의변화와유형을살펴보고개선의필요성을제기 (2장) 하였고, 국내외개선사례 (3장) 와설문조사 (4장) 를통해스마트워크추진시장애요인과성공요건 (5장) 을도출하여종합적인추진방안 (6장) 을수립하였다. 2. 연구의방법 본연구를위해정보화부서의업무별담당자가참여하는 TF 팀을구성하여밀도 있는연구진행과다양한사례분석을통하여연구의완성도를높이고자 노력하였다. 첫째, 일하는방식변화와개선에대한이론적견해와사례를분석하기위해서문헌분석과국내외학자들의선험적연구자료조사를실시하였다. 둘째, 일하는방식변화와개선을위해우리보다먼저시행한국내외사례를살펴보고경기도시행사례와비교분석하였다. 우리나라보다앞서시행되어제도적으로문화적으로정착단계에있고활발히진행되고있는다른나라의공공부문과민간부문을조사하였고, 우리나라의민간기업의추진사례를파악하여우리문화에적합한일하는방식개선사례를분석하였다. 특히현지방문벤치마킹을통해추진상의어려웠던점과성공요인을현장에서파악하였으며, 경기도에서그동안추진했던사례를제시하였다. 셋째, 직원들을대상으로일하는방식의개선에대한인식과필요성, 개선사항에대한설문조사를통해장애요인을진단하고성공요건을도출하였다

9 제 2 장일하는방식의변화 제 1 절일하는방식개선 (Smart Work) 의필요성 스마트폰, 스마트 TV, 태블릿 PC 등각종스마트기기의등장과스마트폰 사용자의급속한증가로언제어디서나일할수있는 스마트워크 가핵심 키워드로부상하고있다. 스마트워크 (Smart Work) 란, ICT를이용해시간과장소의제약없이업무를수행하는유연한근무형태 로, 근무장소개념으로구분해보면, 재택근무, 스마트워크센터근무, 이동근무등의형태로나누어볼수있다. 그러나스마트워크는단순한근무시간이나장소의변화로인식하기보다는일하는방법, 시간활용, 공간개념의획기적인변화를통해일과삶의균형를추구하며가치있는성과를창출하는 일하는방식의혁신 으로 스마트시대 에꼭필요한근무방식이라할수있다. 한국정보화진흥원은새로운시대의정보화발전방향을제시하기위하여 전문가집단을대상으로 IT 트렌드를전망하고주요이슈를예측하여 2011 년 IT 이슈에대한진단과 2012 년 IT 트렌드전망을발표하였다. 보고서내용을살펴보면, 2011 년을스마트폰이용확대및모바일서비스의 활성화로촉발된스마트열풍이구체화되었던 실현의해 로평가하였으며, 주요 10 대 IT 트렌드중스마트폰, 태블릿 PC 등을주도적이고혁명적트렌드 변화로, 반면에모바일오피스는실효성및활용성측면에서미흡한초기단계로 평가했다 년도 IT 트렌드는 SNS, 위치기반서비스, 클라우드서비스, 오픈 플랫폼, 빅데이터 1) 등으로 스마트기술 과 인간중심의가치 를지향하며, 스마트사회 로의변화를이끄는핵심동력으로작용할것으로예상했는데, 스마트워크 또한 10 대핵심트렌드중하나로선정되어, 계속적으로이슈가될 전망이다. 1) 빅데이터 : 데이터의생성양ㆍ주기ㆍ형식등이기존데이터에비해너무크기때문에, 종래의방법으로는수집ㆍ저장ㆍ검색ㆍ분석이어려운방대한데이터 - 8 -

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11 이보고서에서국내스마트워크시장 ( 모바일오피스 ) 은 2010년 2조 5,000 억원에서 2014년 5조 9,000억원규모로급성장할것으로전망했으며, 스마트워크의활성화를위해서는근무와관련된제도정비및도입기업에대한정부의적극적정책적지원이필요한것으로분석했다. 실제도정부에서는스마트워크추진을위한정책을펼치고있으며, 2010년 7월 20일국가정보화전략위원회, 행정안전부, 방송통신위원회가공동으로 스마트워크활성화전략 을대통령에게보고하고, 2015년까지전체노동인구의 30% 가스마트워크근무를할수있도록공공부문부터범정부차원으로추진하겠다고밝혔다. 이에따라행정안전부는 2011년도스마트워크활성화추진계획 을통해 2015년까지전국적으로총 50개의공공스마트워크센터를만들어소속에관계없이모든공무원이어디에서나근무를할수있도록지원할계획이다. 이는특히행정기관의세종시이전과맞물려국민의불편을해소하고, 공무원들의근무여건개선을통해창조적성과창출에기여할것으로보인다. 스마트워크는우리사회가저출산 고령화사회로급속히진행되고, 국내경제의구조적으로낮은노동생산성으로인한경제적문제를해결하고, 탄소배출감소를통한녹색성장, 일과삶의조화, 기업의운용비용절감, 업무효율성향상등의효과를가져올것으로보인다. 제 2 절일하는환경및방식의변화 역사상인류의일하는방식은기술의발명과발견을통해이를발전시켜옴에따라변천되어왔는데, 원시사회부터지금까지수많은발전과변화로인류가생활을영위하고공동체를형성해나가는데중요한역할을하였다. 원시사회에서는불의발견과도구와토기를활용함으로써채집과수렵, 농사를짓고가축을사육하면서한곳에정착생활을시작하게되었다. 이는인류역사상하나의혁명적사건이라는뜻에서농업혁명, 신석기혁명이라고표현한다. 종이의발명으로인류의과거와현재를기록하여역사와함께지식과지혜를 문서로후대에전달하는데기여하였으며인쇄술의등장으로책이나문서를 만드는일이종전과는비교할수없을만큼쉬워졌으며대량생산이가능하게

12 되었다. 다양한정보를신속하게기록할수있었으며많은양의정보를보관하고많은사람들이지식을공유할수있게되었다. 또한일부계층에만국한되었던교육과지식의보급이일반인들에게까지저렴한비용으로널리이루어지게되었으며, 이는사회전반에걸쳐변혁을일으키는원동력이되었다. 18세기산업혁명의성공으로인간의일하는방식이크게변화하였다. 방적, 방직등기계의발명과증기, 전기등에너지발명과이를기반으로하는교통의발달로대량생산체계가형성되었다. 이러한기계적생산방식의도입에따라산업화이전의대다수가농민, 가내수공업자, 소상인과같은독립생산자들이었으나산업혁명과함께가정을벗어난독립된공간에서사무작업이진행되자현대적인의미에서본격적인오피스가등장하였다고할수있다. 또한공장에서일이나누어져생산과정의한부분만담당하게되었다. 이러한분업은작업의효율을높여단시간안에대량생산을가능하게하여생산성이향상되었다. 20세기중반이후정보통신기술의발달에따라나타난사회전반의변혁을가져온정보혁명은산업사회의기계와육체노동력중심에서지식과정보집약적인전문정신노동력중심으로노동방식이변화하였다. 기존에는특정공간에서정시간노동이이루어지던것이컴퓨터, 통신의발달로정보수집이원할해지고, 네트워크상에서의의사소통과협업이가능해짐에따라원격근무, 재택근무, 이동근무등과같은새로운노동방식이나타나게되었다. 1990년대부터개인용컴퓨터의확산과원도우운영체재를기반으로다양한사무용 SW의보급활용으로의보급으로사무자동화시대가열림으로써그동안의업무처리와업무활동과연계된상당부분을차지하고있던반복적분석, 조사, 문서작성등일상적인업무들이자동화되었다. 정보화의총아인인터넷은그접근의용이성과활용의폭넓은이점때문에더욱빠른속도록발전하게될것이다. 인터넷은누구나업무를쉽게할수있게하고실시간에전달할수있으며특히인터넷이가지는쌍방향기능때문에주민들이원하는고객지향성서비스를용이하게한다. 실시간서비스를가능하게하여지금까지의서비스공급을위해서요구되는시간들은현저히단축시킬수있었다. 또한전자결재가실시되어문서의저장, 기록등보유와결재시간을

13 단축하여행정의효율성이증가되었다. 조달청에서정부나공공기관에서필요한 물품의구매를전자상거래로대신하게함으로써많은예산과시간을절약할수 있었다. 컴퓨터, 인터넷과같은정보통신기술은점점고도화되어 2009년스마트폰의보급확산으로클라우드컴퓨팅, SNS 등첨단기술이사람, 기업, 사회를변화시키며모빌리티기반의 스마트 IT 시대가도래하였다. 스마트 IT 는스마트폰, 노트북등을통해언제어디서든자신의사무실과동일한업무환경을제공함으로써, 개인, 조직, 관리방식의변화를유발하고, 현장중심, 지식공유및협업, 원격근무등의새로운관리방식의도입을가능하게하여기업이나공공기관의업무생산성을향상시키고있다. 스마트워크는업무를행하는장소에따라공간제약없이어디서나일할있는 현장 / 이동근무 ( 모바일오피스 ) 와, 일정한장소에서정보통신기술을활용해업무를 수행하는재택근무, 스마트워크센터근무, 직장근무의 4 가지로구분해볼수있다. 모바일오피스는휴대성이높은스마트폰, 노트북등을이용하여출장, 외근등으로사무실밖에서근무할때업무를처리하는것으로, 이메일뿐만아니라기관내그룹웨어, 전자결재등과연계되어업무를처리할수있는형태이다. 이는장소와관계없이신속하게업무를처리할수있도록하며, 관리자의경우이동중에도보고를받고결재를할수있어결재처리에걸리는시간을단축시킬수있다

14 재택근무는정보통신기술을활용하여자택에업무처리가가능한환경을 설치하여근무하는형태이다. 재택근무는거동이불편한장애인등소외계층을 위한근무형태로활용할수있다. 스마트워크센터근무는원거리에있는직장에출근하지않고, 각자의주거지인근에구축된 스마트워크센터 로출근해서근무하는형태이다. 스마트워크센터는원거리의사무실로출퇴근하지않고도 IT 인프라를활용한첨단사무환경이갖추어진공간에서근무할수있다. 스마트워크개념의직장근무는기존의사무실에정보통신기술을활용하여업무효율성을높일수있는환경을구축하여보다효율적으로근무하는형태이다. 대표적인것으로영상회의가있는데, 원격지간영상과음성공유를통해장소이동없이회의를진행할수있다. 제 3 절최근국내외일하는방식추진사례 1. 해외사례 최근전세계적으로정보통신기술이고도화되고, 개인의삶의질향상및저탄소녹색성장에대한관심도가높아짐에따라미국, 일본, 유럽등주요선진국을중심으로스마트워크가활발히추진되고있다. 국가별로접근방법이상이하긴하지만대부분스마트워크를통해사회적비용을경감시키고사회이익을증가시킬것을목적으로하는정부주도의형태가다수를차지한다. 미국과일본은공공부문에먼저도입하여추진후민간부문으로의확산을유도하고있는반면, 영국의경우는민간기업의사례를바탕으로정부와공공부문이도입을추진하고있다. (1) 미국 미국의경우최근비상대응체제확보의수단으로공공부문의스마트워크촉 진에주력하고있다 년 12 월연방정부공무원의원격근무를촉진하기위해 텔레워크촉진법 을제정했다. 텔레워크란 근로자가자신에게부여된의무

15 와책임, 기타권한을위임받은활동을승인된장소에서수행하는유연한근무제도 라고정의된다. 미국의텔레워크도입및정책은 1990년 ~1992년까지의도입기, 1993년 ~2001년성장기, 2002년이후를정착기로분류한다. 초기도입기가시작되기전제2차오일쇼크기간이었던 1979년텔레워크가에너지절감에효과적이라는주장에의해연방정부가최초의텔레워크를시행하였고, 1989년샌프란시스코지진으로인한청사건물의피해로근무공간을상실했던환경보호청 (EPA) 직원 700여명에게텔레워크가도입되어국가위기극복에크게기여했다. 이에 1990년대범정부텔레워크시범사업인 Flexiplace 를시작하는계기가되었다. 같은해텔레워크근무자에대한전화요금및각종설비구축에대한지원을명시한 The Telephone Bill( 전화법 ) 을제정하였고, 범정부적추진체계를마련하여 Flexplace라는정규적인프로젝트를추진하게되었으며가이드라인을통해관리자및근무자의책임과역할을명확히하였다. 1993년부터의성장기에는대통령의직접적인추진으로강력하게확산되고구체적인진단과해결방안을거치면서체계를잡았다. 1993년메릴랜드주와버지니아주에텔레워크센터를구축했고, 2010년말까지총 14개의연방전부텔레워크센터를시작하였다. 이후정착기에는성장기에서지속적으로추진하고수정된내용들을완전하게적용하는시기로예산의적극적추가지원속에국무부, 증권거래위원회, NASA 등에까지도텔레워크의적용이확대되었다. 이후 2010년에는텔레워크정의, 요건, 책임, 보안지침, 책임자지정, 평가, 보고등의관련제반사항규정을명시한텔레워크촉진법이제정되어기존연방정부중심으로추진되던텔레워크가주정부로확산이되었다. 현오바마정부는 연방공무원텔레워크촉진법 을제정하여 2011년까지연방공무원 15만명이참여를추진하고있으며이를위해워싱턴 DC 인근에 14개의텔레워크센터를운영중에있다. (2) 일본 일본은민간부문스마트워크관련비즈니스활성화를위해수요창출정책을 우선적으로시행하고있다. 일본의텔레워크센터는도쿄를중심으로성업중이

16 며일본우정본사점등을비롯해동경, 대판등에 7개의제휴점을운영하고있으며 20~30% 정도가격으로서비스중이다. 오전 8시30분에서오후 9시까지운영되며, 오후 1시에서 4시사이에는가용율이높아약 80% 의공간이활용되고있다. 오사카등원거리지사가있는경우텔레프레즌스 2) 를통해협업할수있는서비스를제공하고있으며고객들은신속한고객현장대응력제고, 원거리사무실이동수용및잔업감소, 사무실임대비용절감등을위해활용하고있다. 이용요금은개인용공간이 15분기준으로회원은 200엔 ~490엔, 비회원은 290 엔 ~790엔이고, 회의실은 30분단위로회원은 4명기준회원 1,640엔 ( 비회원 2,720엔 ) 에서 14명이들어갈수있는큰회의실은 3,900엔 ( 비회원 6,350엔 ) 이다. 개인사무공간, 종이, PC, TV 시청서비스를해주고있다. 그리고일본의대표적기업인 NTT는 2008년부터재택근무를실시하여전임직원으로확대한결과연간 6.75톤의이산화탄소저감, 업무창조성 71% 향상, 가족과의의사소통 71% 향상등의효과를거둔것으로파악되고있다. (3) 영국 영국은최근경제위기로인한공공비용감소대책으로텔레워크확산에주력하고있다. 정부기관은전통적으로재택근무를추진했으나최근이동근무등을지원하기위해노트북이나휴대단말기지급을지원하고있으며, 장비관리등의문제를해결하기위해클라우드기술을이용한 데스크탑가상화 방식을도입하고있다. 햄프셔주의회는지역중소기업및창업활성화를위해민간센터에초기구축비와운영비를지원하고있다. 스마트워크를성공적으로도입 운영하고있는세계적인대표사례로꼽히는민간기업인 BT 3) 는 1993년부터 BT워크스타일 이라는탄력근무제를도입하였다. 최초 300명과체결한재택근무가현재전체 9만 200여명의직원중 85% 가스마트워크기술을기반으로한재택근무, 원격근무, 출퇴근자율제등에참여 2) 텔레프레즌스 : 실물크기의선명한화질을지원하는원거리영상회의를일컫는용어. 기존영상회의는불안정한화면과음성으로인해효용성이많이떨어졌지만텔레프레즌스는 HD 급영상과공간오디오기술을통해실제로회의를하는듯한착각이들정도로우수한성능을제공. 3) BT(British Telecom) : 영국정부의우편, 전기통신사업분리정책에의해 1982 년 10 월에설립된공사성격의전기통신사업체

17 하고있다. 시행이후 20~60% 의생산성이증대되었고병가율이 63% 로감소했으며산후휴가복귀율도 99% 로높아졌다. 탄력적인고용여건이제공되면서전체고용인원도증가했으며, 사무실공간감소에따른업무공간을자산화함으로써 2006년까지 9억 5,000만달러에달하는비용을절감하였다. 도입과정에서의기술적, 경험적노하우를오피스환경개선및자산관리컨설팅사업으로비즈니스화해액센추어, 국방부, NHS 4) 24시간콜센터등에제공하고있다. (4) 네덜란드네덜란드는저탄소정책과 일과삶의조화 를위해스마트워크를적극추진하고있다. 전국약 100여개의민간스마트워크센터가 Double U 재단으로네트워크화되어운영되고있으며, 스마트워크를모범적으로수행하는기관을대상으로인센티브를부여한다. 네덜란드는전체사업체중 49% 가원격근무제도를운영하고있으며, 500인이상기업중 91% 가원격근무를운영할정도로스마트워크가보편화되어있다. Double U 의가장큰특징은 W 인증제도이다. 이는일정기준을부합하는스마트워크센터에부여하는인증마크인데동일한기준을적용하다보니스마트워크센터가효율적으로관리되어이용자에게도단일정보를쉽게찾을수있게되고, 상이한환경때문에발생하는상호연결문제나업무준비요소들에대한차이를고려하지않아도되는편리함이있다. 이러한 Double U 재단은암스테르담시에서세계적정보통신기업인시스코와 IBM 등글로벌 IT 기업그리고네델란드최대은행인 ABN Amro 등관련업체들이공동출자하여 Double U 컨소시엄을구성하고, 지역내에서어디로이동을해도스마트워크센터를인근에서이용할수있어업무의연속성을유지할수있도록하였다. Double U 는스마트워크센터를직접구축및사유화하기위함이아니라지속적인사업관리를위한안정적투자를보장할수있도록하는공사 ( 公私 ) 혼합형태이다. W 마크로인증된스마트워크센터는회의실, 개인원격사무공간, 영상회의, 금융시설및기타복지시설등이완비되어있으며스마트폰기반의증강실현어플케이션인 WORKSNUG 를이용하여거리를걸으면서도쉽게센터의위치를찾고예약할수있도록온라인과모바일통합환경이설계되었다. 4) NHS : National Health Service 영국의보건의료기관

18 2. 국내사례 (1) 제일모직케미컬연구소 제일모직케미컬연구소에서는 2009년개별연구수행위주로개인적성향이강했던연구소를개선하는한편, 현장중심적이면서도창의적인근무환경을조성하기위한목적으로핫데스킹 5) 의도입을적극적으로검토하였다. Lab 실험과사무실근무가복합된케미컬연구소의특성상, 직원이실험실로이동하게되면사무실의자리를비우는경우가많았다. Lab 실험의경우화학반응등을살펴봐야하기때문에장시간이소요되는경우가많은데, 보통연구원은실험실에마련된별도의작업공간을활용하거나, 사무실과실험실을오가며업무를수행했다. 이러한이유로, 핫데스킹제도를도입하기전에는사무실개인책상의약 30% 가상시비어있었다. 한편, 연구의특성상다른팀과의업무연관도가높은경우가많아부서간회의가잦고, 연구수행에따라이루어지는조직이동이많다는점을고려할때부서별고정좌석제에서핫데스킹으로의전환이기존비즈니스프로세스를뒤흔드는큰변화를가져올우려가없고, 오히려커뮤니케이션이향상되어업무효율을높일여지가많은것으로파악되었다. 핫데스킹은약 1년간의준비과정을거쳐 2011년 1월 1일정식으로시작되었다. 도입을위한아이디어개발은 2010년초약 2~3개월간본격적으로진행되었는데, 외부전문업체가기획안을제시하는일반적형태가아닌내부직원들이참여해새로운사무실구상을추진했다는점에서주목할만하다. 먼저케미컬연구소직원약 20명이 TF를구성해도입추진방법을모색했다. 그리고팀별로오피니언리더격의대표가 TF에참여해팀별니즈를반영할수있도록하였다. 특히각팀의팀장급에서각각새롭게구성될 희망업무공간 ( 섹터 ) 의공간기획을담당해직원들의의견을수렴토록하였는데, 북카페형태의휴게실, 회의실, 독립업무공간등의공용공간을어떻게디자인할것인가를구상하도록했다. 이러한참여를통한기획은직원들이프로젝트에대한주인의식을공유하고, 우리가만든공간 " 이라는인식을가능토록해핫데스킹도입시잠재적인저항을사전에줄이는긍정적인역할을했다고볼수있다. 2010년 9월에서 5) 핫데스킹 (Hot-desking) : 모든직원에게책상을배정해주는것이아니라, 업무가부과될때에만책상을이용하게하는방법

19 12월까지 3개월간기존에개발되었던아이디어수정및실행을위한실무적준비가진행되었는데, 이단계에서전문업체를통해내부 TF가개발한아이디어를수정하고실제적인사무실디자인및인테리어시안을도출하였다. 이후 12월한달간실제공간리노베이션공사가이루어졌으며, 2011년 1월 1일시무식을기점으로핫데스킹이공식적으로시작되었다. 제도의공식도입에앞서정규월례조회등을통해핫데스킹에대한진행과정을공유하였다. 아이디어개발과정에서이미구성원참여가이루어졌기때문에직원을대상으로한별도의교육등은진행되지않았다. 변경전사무실전경 변경후사무실전경 완성된사무실공간은핫데스킹이이루어지는개방형공간을중심으로, 공용회의실, 북카페, 관리팀직원을위한고정석, 개인사물함공간등으로구성되었다. 먼저핫데스킹공간은 6 8인용의책상들이하나의세트로배치된형태로가용좌석의수는전체연구인력수의약 60% 에해당하는수준이다. 데스크톱컴퓨터와유선전화를없애고, 직원별로개별노트북및핸드폰으로연결되는가상번호를지급해전화를발신할수있도록하였다. 개인노트북과보안 wifi를활용하는방안으로결정하고, 책상마다빌트인 (built-in) 어댑터를설치해직원들이개인노트북만을가지고데스크를자유롭게이동해업무를수행할수있다. 또한개인별사물함을핫데스킹공간외곽을중심으로설치해직원들이노트북등개인물품을보관한다. 전체인력의약 10% 에해당되는관리직직원의경우, 상시업무의특성상 기존의부서별고정좌석제를유지하고있다. 그밖에공용회의실은크기별로 5 6 개가운영되고있는데, 핫데스킹도입이후에활용률이높아졌다. 북카페는

20 직원들이자유로운회의및휴식공간으로활용할수있고, 책상, 간단한부엌 설비, 서가등이구비되어있다. 또한데스크톱컴퓨터가설치된 4 5 석규모의 개인업무공간이마련되어있으나, 실제직원들의이용률은높지않은편이라고한다. 변경전사무실전경 변경후사무실전경 핫데스킹도입이후약 9개월이지난시점에서제도가구성원들사이에서일정수준이상정착되었다는평가를받았다. 직원들은출근시본인이선호하는자리를선택해업무를수행하고, 실험실이동이나외근, 퇴근시대부분본인의짐을개인보관함으로옮겨자리를비우고이동한다. 자신의물건을남겨선호하는자리에대한사용권을계속유지하려는 ' 사석화 ', ' 고정화 ' 경향이보이기도하지만우려할만한수준은아니라고한다. 왜냐하면고정석을선호하는사람들도있지만이동을선호하는사람들도있기때문에결과적으로핫데스킹을통해의도한부서와상관없이구성원들이섞이고어울리는현상이일정수준이상이루어지고있기때문이다. 핫데스킹의도입으로인한가장가시적인효과는공간이용의효율성증대에있다. 앞서언급한바와같이전체연구소인력의총 60% 에해당하는숫자의좌석만이운영되고있으며, 도입전 6층전체와 5층일부를사용했던것에비해현재는오히려늘어난인원이 6층만이용함으로써사무실비용을절감하였다. 즉, 신규인원에게도노트북만지급해주면될뿐별도의책상을준비할필요가없게되었다. 제도도입후변화에대한사내의견수렴시가장많이언급된것이바로 소통의확대다. 즉, 부서간, 개별책상간칸막이를없앤후직원들사이대화및 토론의기회가확대된것을가장큰장점으로받아들이고있다. 이를통해, 구성원

21 간에친밀도가높아짐으로써업무분위기의쇄신은물론, 활발한일상적인대화가잠재적인생산성향상과연결될수있는회의로도기능할수있게되었다. 그러나이러한소통측면의변화가반드시 " 혁신 " 이나 " 창의성 " 의증가를의미하는것은아니며, 업무효율성의증가측면에서도명확한측정이어렵다는한계가있다. 실제로, 핫데스킹도입이후구성원들간대화의기회는증가했다고파악되었지만공식적인회의수가줄어들었다고볼수는없는것같다. 도입초기부터가장큰문제점으로지적되었던것이바로개인의공간부재에서오는불만이었다. 이는비단개인물품을보관하기위한사물함공간이협소하다는일차적인문제점뿐아니라조직에소속감을느낄수있는 내자리 " 가없으며, 마치회사에서나가기위해 " 짐을싸는 " 듯한기분에서오는심리적측면의저항을포함한다. 또한구성원이제도에적응하는과정에서세대차가나타나기도하였는데, 상대적으로직급이높을수록전통적인 내자리 " 에대한인식이강해, 시행초기업무편의에대한만족도가낮다는의견이나오기도했다. 그러나도입이후 9개월여의시간이지나면서제도에대한적응이이루어졌다. 핫데스킹을통한조직측면의성과를논의할때자주언급되는두가지항목이바로 1) 동료간가시성 (visibility) 향상을통한업무효율증대의측면과 2) 소통향상을통한창의성, 혁신증대의측면이다. 제일모직케미컬연구소의사례에서도, 실제측정자료의부재라는한계에도불구하고핫데스킹도입을통한이같은장점을구성원들이공유하고있다는점을확인할수있었다. 그러나성과기준마련및측정의어려움이라는실제적인어려움외에도핫데스킹을통해조직내에서새롭게촉진되는가치와기존시스템이강조했던가치간의대립에서오는잠재적인문제점에대한고려도필요하다. 먼저, 칸막이없이완전히개방된공간을구성원들이공유하는특성상, 기존고정좌석제에비해가시성이향상된다는측면이있다. 이가시성은두가지의미를가질수있다. 시선을교환하는기회가증가하면서소통의가능성이높아질수있다. 또한, 칸막이가없고서로의활동을쉽게볼수있으므로업무이외의활동이줄어들어구성원들의업무집중도가높아질수있다. 그러나다른

22 측면에서는칸막이가있는기존의안정된개인공간과는달리사적공간을상실함에따른프라이버시보호미흡에대한불만과우려가있을수있다. 또한가시성, 소통의증가가반드시긍정적효과만을낳는것은아니다. 가시성과소통은업무의중단이수시로일어날수있다는것이고, 이는다시업무집중을방해하는요인이될수있다. 이러한장단점이상존하고있기때문에지속적인모니터링과분석을통해개선이필요하다. (2) 한국마이크로소프트 한국마이크로소프트는다국적기업의특성상국내외관계자간의커뮤니케이션이빈번하고, 각종행사및출장도국내기업에비해상대적으로많다. 이런조건속에서 2000년대중후반부터사회적화두로등장한삶의질 (Work& Life Balance), 다양성존중 ( 여성, 내외국인등 ), 지속가능한경영 ( 녹색성장 ) 등의변화를수용하기위해스마트워크관점에서일하는방식의혁신을지속해왔다. 이런노력에따라한국마이크로소프트는대내외적인변수속에서도업무중단없이비즈니스를지속할수있었다. 한국마이크로소프트에서윈도우기반데스크톱과오피스프로그램을업무에쓰는이들이라면모두가스마트워크환경을이용한다고할수있다. 스마트워크는특정솔루션으로되는것이아니라사람, 공간, 기술이조화를이루어야한다. 한국마이크로소프트의경우회의, 문서작성, 커뮤니케이션, 정보검색등하루업무일상의대부분을수행하는데있어시간, 장소, 기기에구애받지않고업무를보는협업과소통문화가정착되어있고, 이를뒷받침하는공용공간 ( 회의실등 ) 과 IT 기술 ( 제품 ) 을가지고있다

23 한국마이크로소프트의스마트워크환경은한마디로유선, 종이, 파일다운로드가필요치않는 3 無 체제다. 사내외조직원들은통합커뮤니케이션도구인링크 (Lync) 를이용해언제어디서든원하는사람과회의, 채팅, 영상통화를할수있다. 개인이생성한문서를중앙집중화된문서관리시스템을통해공유하는것이일반화되어있다. 그덕에메일에첨부하거나 USB 등저장기기에복사해서전달하는번거로움이없다. 대신에문서가저장된위치 (URL) 정보를공유하면된다. 여기에추가적인기능으로문서공유를위해중앙문서저장소에서파일을다운로드할필요가없다. 오피스프로그램에링크가메뉴차원에서통합되어있기때문에여러단계를거칠필요없이문서창에서바로동료를찾고그사람과문서를함께보면서작업할수있다. 이처럼자유로운스마트워크가가능한것은보안이뒷받침하고있기때문이다. 한국마이크로소프트직원들은집또는출장시외부에서사내시스템에간단히접속할수있다. 윈도우 7 및윈도우서버 2008 R2의다이렉트액세스 (Direct Access) 기능덕에 VPN 6) 접속의번잡함없이집이나외부공용무선망에서도바로인트라넷에접근이가능하다. 이러한스마트워크환경은직원들이보다생산적이고효율적으로일할수있도록도왔다. 그리고이는곧조직의실적에서성과로나타나고있다. 한국마이크로소프트는 6) VPN(Virtual Private Network) : 인터넷망과같은공중망을사설망처럼이용해회선비용을크게절감할수있는기업통신서비스

24 2 년연속전세계마이크로소프트조직중최고실적을거둔곳으로선정되었다. 매출또한 3 년연속성장세를보였다. 이외에직원들의삶의질향상과지속 가능한경영 ( 녹색경영 ) 부문에서도효과를거두고있다. 한국마이크로소프트의경우하루업무일상의대부분을차지하는회의, 의사소통, 문서작업, 정보검색등을하는데있어이중삼중작업이없다. 가령회의를소집한다할경우회의실을예약하고, 참석자들에게일일이메일이나전화를걸어공지하고, 배포할자료를만들고, 회의록을작성하여메일로전달하는등의작업을하는데시간을허비하지않는다. 회의가필요할경우담당자는아웃룩 (Outlook) 의일정창을열어참석자를지정하고회의실을예약할수있다. 회의주관자가일정을잡아놓으면참석자로지정된이들에게회의참석가능여부를묻는메일이들어온다. 가능여부를확인하면상대방일정표에회의일정이자동으로추가된다. 이일정은스마트폰에서도확인이가능해회의를깜빡했다거나하는일이없다. 또한회의중참석자가아니라다른이의자문등이필요할경우도나중에그사람까지초대해회의를할필요가없다. 회의자리에서링크로그사람이현재이야기가능한상태인지확인한후바로문서를공유해궁금한점을물어보고답을받을수있다. 한국마이크로소프트는매년직원만족도를조사한다. 이중삶의질 (Work Life balance) 부분과직장에계속남고싶은의향 (Intent to Stay) 부문에대한응답이

25 계속좋은결과로나타나고있다. 이는스마트워크환경을적극활용해출퇴근자유제, 탄력출근제와원격근무를확대하여출퇴근거리가멀거나육아등개인적여건에대해서도회사가적극적인배려를하기때문으로분석되고있다. 스마트워크라이프는한국마이크로소프트의다양성존중문화에도영향을끼치고있다. 일례로육아지원정책의일환으로워킹맘을위한탄력출퇴근제를운영하고있는데, 이를뒷받침하는것이바로스마트워크환경이다. 업무를환경에영향을받지않고추진해나갈수있도록하는것, 바로다양성존중문화차원의스마트워크이다. 한국마이크로소프트에서출장이잦은사업본부를대상으로그효과를측정해보았다. 결과는서울본사와지방사무소간월간정기회의를영상회의로진행할경우이동및숙박등에드는비용을연간 3천만원그리고시간의경우연간 600시간가까이줄일수있었다. 그리고녹색경영관점에서볼경우월 1회한명의출장을줄일때연간 1.8톤의온실가스배출을줄일수있었다. 이를회사전체관점그리고해외출장등까지포함할경우각종비용절감및온실가스배출축소의경제적효과는훨씬크게나타날것으로기대할수있다. 사무실을벗어나근무하는것을 일하지않는다 고보는관점이있을수있으나지속적인프로모션과직원들간의신뢰구축등을통하여인식의전환을가져올수있었다. 이는회사평가시스템과도맞물리는데한국마이크로소프트의경우직원들의업무시간에비례하는것이아니라개인이이뤄낸성과의크고작음에따라주어지고, 본인의업무가명확히구분돼있어내가내시간을관리해업무를효율적으로진행할수있기때문에더힘을발휘할수있었다. 또한스마트워크를위한기술및제품도입시에제품출시이전에지속적으로 직원에게홍보하고전직원이먼저사용해보도록함으로써기술에대한적응력과 친숙도를높여서쉽게업무에적용할수있도록하고있다. 한국마이크로소프트는직원들이지속적으로스마트워크환경을활용해원격근무를 하도록장려할계획이다

26 (3) 포스코 포스코는스마트워크를통해시간 공간의제약을극복하면서모든사람이자유로운소통과협업을통해좀더창의적으로일할수있도록하고있다. 포스코스마트워크추진은크게스마트오피스와스마트워크영역으로나누어본사는 Office부문을, 제철소에서는스마트워크를추진하여왔다. 이중일반적인사무업무와연관된스마트오피스부문에대해서살펴보기로한다. 사무부문의일하는방식개선을위해스마트오피스환경조성, 문서관리시스템, PC영상회의시스템, 모바일오피스, 사내소셜네트워크서비스 (SNS) 등의혁신프로젝트를추진했다. 스마트오피스는직원들에게쾌적한근무환경을제공하는한편일하는방식의변화도가져오고있다. 직원들은쾌적한환경에서일한다는자긍심과 Smart People로서의품격을느끼는등스마트오피스에대해 90% 가긍정적인평가를하고있다. 공간활용성이높아지고낭비가줄어들며, 일하는방식이스마트해졌다. 또한업무몰입및협업할수있도록사무환경을조성하여직원들이좀더창의적이고가치있는일에집중할수있다. 업무목적에맞게 Focus Room, Island Room 등을이용할수있어몰입도가 71% 증가하고, 4인용 6인용등다양한회의실은협업을 81% 향상시켰다. 파티션제거로부서간의벽이낮아지면서소통도 58% 증가한것으로조사되고있다. 도구가의식을규정한다 는러시아심리학자인비고츠키 (Vygotsky) 의말과같이, 포스코의스마트오피스로의변화는직원들의일하는방식의변화를가져와높은성과를가져오고있다. 스마트오피스로업무공간의활용성은 25%(180 평 225평 ), 수용인원 45%(90명 130명 ) 향상된것으로조사되고있다. 포스코센터 20개층을스마트오피스로구현시에 5개층의여유공간이확보가능해연간임대비등을 60억원절감하는경제적효과가있을것으로기대한다. 포스코는문서관리시스템을통한문서중앙화와정리활동등을통해불필요한문서작성을줄이고있는데, 지난 3년간월평균문서생성건수가약 5만5천건줄어들었다. 또한지시및보고방식의변화와 U-Paperless 구축을통해종이출력을최소화하고있다. 직원들은 이메일보고가활성화되면서임원과직원간

27 커뮤니케이션이늘었고, 본업에몰입할수있게됐다 고긍정적평가를하고있다. 시간과장소에상관없이회의할수있도록 TV, PC, 스마트폰, 고화질영상회의를통합한영상회의시스템을갖추고있으며, 특히 PC 영상회의는월 3천여회이상사용되고있다. 또한사내소셜네트워크서비스 (PIRI) 를통해 47개포스코패밀리사직원들이정보를공유하고있으며, 포스코패밀리 63개사가함께활용할수있는 PC 영상회의시스템인프라를구축했다. 2010년 8월부터전직원에게스마트폰을지급하여모바일환경에서업무를수행할수있는데, 현재직원의 57.4% 가매일 1회이상스마트폰을활용해이메일, 모바일결재등의업무를수행하고있다. 최근에는직원들이필요한애플리케이션을직접만들어공유해업무에활용하고있다. 회의 보고문화에도변화를가져왔는데회의가이드라인을수립하여회의를위한출장은원칙적으로제한하고, 회의횟수와시간, 참석자수등을효율화하여서울, 포항, 광양등멀리떨어져있는임직원들이회의를위해이동하는데따른시간적 비용적낭비를없앴다. 토론을활성화하기위해회의참석자는 10명이내로최소화하고, 부하직원은가급적배석시키지않도록했다. 지시 보고가이드라인에는이슈 동향보고는첨부없이이메일로보고하고, 파워포인트보고서가아닌텍스트중심의보고서를작성하도록권장하고있다. 이외에도경영진을비롯한관리계층의업무권한을위임해단계를단축하고, 임직원들의회의 보고역량을관리하는다양한지원프로그램을직급별로마련해시행하고있다

28 또한 ' 포레카 (POREKA)' 라고하는 (POSCO 와 EUREKA 의합성어 ) 임직원들이업무시간중사무실에서벗어나새로운환경에서발상의전환과재충전을통해창의력을제고하는공간을마련했다. 현재포스코는포레카를포항, 광양까지확대하여개관했다. 포레카에는휴식과재미뿐아니라직원들의창의력을자극하고계발하는다양한공간이있다. 임직원들은북카페, 휴식공간, 개인별집중근무공간, 팀단위활동이가능한공간, 초록정원, 게임공간등에서리프레시하는한편집중근무도한다. 집중근무공간은 1인용오피스로꾸며져있으며, 휴식을취할수있는침대도있다. 또한팀단위활동공간과게임공간에서임직원들끼리서로친목을도모하고있다. 이공간에서정보를교류하기도하고, 개인의창의력을증진시키는기회를가질수있다. 주말에는가족들도이용할수있어직장을삶의일터로서느끼게해주는효과도있다. 앞으로포스코는스마트워크추진을통한사무생산성향상, 경영성과 창출효과에따라스마트워크를더발전시키고확산해나갈계획이다. (4) 다음커뮤니케이션 다음커뮤니케이션도여느기업과마찬가지로사내소통을위해사내게시판과메신저그리고메일을활용해왔다. 하지만기업형온라인커뮤니케이션에뭔가답답함과부족함을느꼈던다음임직원들은좀더격이없는대화채널, 그리고익명이아닌사내메일아이디를사용한트위터방식의커뮤니케이션을제안했다. 이에기업용전용소셜네트워크서비스인야머 (Yammer) 를도입하게되었다. 야머 (Yammer) 는대표적인 SNS인트위터의기업용버전이라할수있다. 기업이메일주소로가입을하고설정을하면특정기업의소속된사람들끼리트위터의방식으로이용할수있다. 회원에가입할때기업이메일주소로회원을등록받고, 이렇게기업이메일회원끼리만소통이가능하다. 자신이보고할라인을등록할수있고, 서로다른사내그룹별로실시간소통이가능하다. 일반적인메신저나 SMS 와야머의차이점을살펴보면메신저를웹방식으로 옮겨놨다고볼수있다. 즉, 동기적통신을비동기적으로만들고이를온라인에서 누구나공유해서확인할수있도록한것이다. 즉기존채팅기록이비공개로

29 되어있다면야머의채팅기록은공개되어있는것이다. 그렇기때문에단순히일상적인대화수준의의사소통에그치지않고지식이나정보에대한링크를공유한다. 그것의전파속도가정적웹페이지나블로그보다훨씬빠르게되어직원들은이를 리얼타임웹 이라고부른다. 2009년 1월도입당시 25명정도가입되었는데입소문과사내게시판을타고열흘만에 374명으로, 도입한달만에 540여명이가입을하고 3,900개의메시지를주고받을만큼괄목한성장을거두었다는것이다음커뮤니케이션측의설명이다. 다음전체직원수가약 1천명인것을감안하면절반이상이야머를통한커뮤니케이션을진행한것이다. 다음의야머방식은회사전체의커뮤니케이션과 48개의사내그룹이만들어져있는데, 주로팀, 서비스, 관심사, 동호회등으로구성돼있고각자관심있는그룹에들어가현재진행중인서비스에대해이야기도듣고의견도말할수있게되어있다. 이런빠른정보전파력과실시간다자토론그리고기록에남는정보라는장점이조직내에소통이라는하나의공간으로서효율성과효과성을높여기업용 SNS을이용한직원간의수평적인소통을강화한좋은사례가되었다. (5) KT KT 스마트워킹방식은공간과시간개념으로구분될수있다. 먼저공간적개념에서의스마트워킹은 3가지유형으로운영되고있는데집에서근무할수있는재택근무, 원격근무의대표적인스마트워킹센터에서의근무가있으며, 모바일기기를이용한이동근무형태가있다. 재택과스마트워킹센터근무는임신 / 육아이슈가있는여직원과본사 / 사업부서및연구개발직원등이대상이며, 영업 / 개통 /AS직원및임원은이동근무에참여하고있다. 시간적개념으로는법정근무시간내에서출퇴근시간을조정하고 1일근무시간을조절할수있는선택근무시간제를도입하여시간의유연성까지확보함으로써시 공간개념의스마트워킹을시행하였다. KT는스마트워킹을효과적으로추진하기위해개인, 팀, 회사의일하는방식의혁신을추진했다. 개인, 조직내부및타조직간에수행하는비정형업무의효율화

30 및고성과창출을위해목표지향적이고고객의요구에신속하게대응할수있는 Professional Workplace 구현을목표로하고있다. 우선명확한업무목표및피드백을통해책임을명확히하고, 성과중심평가문화정착을위해업무지시 시행 보고 승인 평가로이어지는업무처리프로세스를표준화했다. 또한개인자료의회사자산화및업무밀착형 e-workplace 제공으로업무효율성을향상했다. 특히, 조직간협업활성화를위해협업활동을독려하고전사프로젝트관리체계를정립하여전사적관점의시너지를제고했다. 일하는방식의혁신과제를발굴하기위해수백명의직원대상인터뷰와 설문조사를실시하였으며직원과소통을통해버려야할조직문화를정의하고 이를개선하기위한활동들을꾸준히진행해오고있다. 구분 공감대및협조분위기 일하는 시키는방식변화 평가불이익해소 지원방안강구 평균 본사 사업 지원 현장 조사 : 2011년 3월, 원격근무경험자 505명 ( 온라인설문 ) KT는전국을커버하는유선망및 3W(WiFi, WCDMA, WiBro) 망을보유하고있고전국적으로초고속인터넷망을갖춘토탈네트워크서비스를구현하고있다. 특히, 클라우드컴퓨팅을통해직원이언제어디서나데이터를저장, 추출, 관리가가능하도록지원하고있다. 또한원격근무로인한동료와의협업의어려움은각종 ICT Tool을제공함으로써해결하고있으며, 대표적인예로영상회의시스템을활성화해월 1만 6천명이상이참여하고있다

31 한편, 전국요지에있는 KT의부동산자산은스마트워킹을구현하는데에유리한환경중에하나다. 현재분당, 서초, 광화문, 고양등 11개스마트워킹센터를운영하고있으며직원의거주지분석및니즈를감안하여 2012년에는내부직원전용으로 5개센터를추가구축할예정이다. 또한외부고객용으로구축되어있거나예정인 19개센터를내부직원도이용할수있도록하여총 35개센터로확대할예정이다. KT는고객에게고품질의각종솔루션을제공하고컨설팅하기위해서경험을축적하는것이내부스마트워킹의중요한역할중에하나로정의하고있다. 즉, 외부고객에게상품화하기전에내부에서선적용함으로써다양한시도와개선이시스템적으로이루어지고있으며이러한내재화경험은산학연포럼, 컨퍼런스, 전시회, 공모전등을통해스마트워킹의사회적확산을선도하는밑거름이되고있다. 스마트워크참여직원의만족도분석결과, 스마트워크근무자 93.1% 가보통이상의만족도를보였으며, 만족요소로 59.6% 가여유시간이라고응답하여가족 사회구성원으로서삶의질을높일수있는계기가되고있는것으로판단된다. 또한 업무집중도및생산성이좋아지면서도스트레스는감소하였다 고응답하여회사와개인의가치측면에서도효과적인근무제도로파악되었다

32 KT는스마트워킹사내활성화및안정적인운영을위해내부실행을전담하는부서를신설하여 ( 인사, 기획 운영, 변화관리, 교육등을총괄하는인재경영실內 ) 내부스마트워킹의기획 운영을총괄하고있으며, KT 스마트워킹지원및외부고객을대상으로컨설팅과시스템구축등을지원하는 STO추진실로구성되어있다. 아울러, 스마트워킹관련임원및실무자로구성된스마트워킹협의체를정기적으로운영하여제도, 프로세스, IT환경, 자산활용등의이슈에대해논의하고해결방안을찾는등유기적인지원체제도가동중이다. KT는스마트워크를사내에원할하게정착하기위해다양한채널을통해문제점및개선사항을도출하고있다. 스마트워크에대한오해와심리적장애요인을해결하기위해정기적인설문조사와계층별인터뷰를시행하고있으며이를분석해해결해야할과제를선정하여추진하고있다. 시행초기 상사의눈치때문에스마트워킹신청이어렵다 는일부직원들의의견에따라임원이하전보직자들이먼저스마트워킹을체험하게하고정기적으로시행하게했다. 또한, 스마트한 IT환경및인프라를구축하기위해지속적인투자를병행하고있다. 참여직원이급증하면서 이동하면서업무처리가가능한 ICT 인프라인 VPN(Virtual Private Network) 및 VDI(Virtual Desktop Infrastructure) 가충분하지않다 라는의견에따라 2010년대비 2배이상인프라를투자하여원활한업무를지원하고있다

33 KT는스마트워킹의안정적인사내안착을위해스마트워킹활성화요인을분석할예정이며, 학계와공동으로효과분석 Tool을개발하여표준모델을제시할계획이다. 또한, 직무분석방법을업그레이드하고직원들의니즈를반영하여 Work Style 및 Life Style에맞는다양한제도및프로그램을개발함으로써좀더많은직원들이참여할수있는기회를제공할계획이다. (6) 경인지방통계청 2009 년 2월경기지방통계청, 서울지방통계청, 인천통계사무소가경인지방통계청으로통합되면서원격지출 퇴근자가많아졌을뿐만아니라근무공간의부족으로재택, 스마트워크센터근무자가대폭증가하였다. 특히업무특성상여성인력비중이 64% 에이르러스마트워크를비롯한유연근무제의활성화가절실히필요하게되었다. 통계청유연근무제운영지침에따라유연근무제를실시하고있으며, 관리절차를명문화하면서유연근무대상범위및대상업무가확대되어점차스마트워크허용횟수도증가하고있다. 스마트워크를할수있는대상이공무원은물론무기계약및기간제근로자까지포함되도록하였다. 업무측면에서는 2010년에는통계조사업무에국한되었지만, 2011년부터는대국민서비스에지장을주지않는업무전체로확대하였다. 현재원격근무장소는행정안전부스마트워크센터, 본부, 사무소별로확보하여활용하고있다. 스마트워크센터근무, 재택근무, 시차출퇴근, 근무시간선택형등유연근무제의유형을중복선택가능하게하여직원별맞춤형설계를지원하였다

34 기관장의유연근무제필요성에대한인식과기관행복경영추진을위한강력한의지표명에힘입어자체적으로유연근무제활성화계획을수립하였다. 또한부서장대상으로유연근무제체험을의무화하여직원들이유연근무제신청을편하게할수있는분위기를조성하였다. 특히간부급공무원의시범실시기간동안제도의장단점, 이용자의애로사항등을사전에파악하는등간부급공무원이유연근무제의활성화를선도할수있게하였으며, 유연근무제활성화를위한제도적절차로 유연근무제불승인심사위원회 를도입하여신청자의재심의요청이있는경우재심의하는등유연근무제근무자에대한부당한불이익금지등을명문화하였다. 또한, 스마트워크제도활성화를위해전직원을대상으로교육을실시하고 ( 월 ), 간부급과서무업무담당자에게는특별교육을실시하였다. 또한스마트워크에대한부정적인식극복을위해내부게시판과간부회의자료, 실시우수부서에대한포상등을통해다각적으로홍보하였다. 스마트워크도입으로개인별로는시간단축 (54분/ 인 ), 거리단축 (21km/ 인 ) 등의효과가나타났을뿐만아니라직원만족도, 여성인력활용률제고등의성과도있었다. 유연근무제경험자대상만족도조사결과 3.9점 (5.0점만점 ) 으로나타났고, 직장 육아등의스트레스감소로일과가정의균형을통한직원사기앙양및업무효율성향상도기대할수있게되었다. 이에따라매년스마트워크관련근무자수가증가하고있는추세이며, 2011년 10월에는스마트워크등일과가정의양립을위한노력의결과로여성가족부주관가족친화우수기관 (`11년 10월 ) 으로선정되었다. 구분 일평균 인단축 절감 비고 시간단축 분 시간 명 거리단축 명 절감액 일 천원 인건비 원 연비 유류비 원 리터 원적용 '11 년 12 월자체만족도조사결과

35 앞으로도경인지방통계청은스마트워크환경개선을위해원격근무자와의원활한회의진행을위한영상회의시스템도입, 근무장소마련및관련기자재 (OA가구, PC 등 ) 확충, 정기적인직원설문조사를통해내부고객의니즈를발굴하고적절하게피드백할뿐만아니라지속적인스마트워크맞춤교육을실시할계획이다

36 제 3 장일하는방식변화의성공요인과장애요인 제 절일하는방식변화에대한인식도 본연구에서는일하는방식개선에대한직원들의인식을조사하기위해 ~ 까지총 5일간경기도본청, 직속기관및사업소전공무원을대상으로 스마트시대의일하는방식개선방안 에대해설문조사 (17개문항 ) 를실시하였다. 설문방법은경기도지식관리시스템내설문조사메뉴를이용하여 On-Line 으로실시하였으며, 설문조사항목은민간기업직원과공무원의인식차이를비교하기위해삼성경제연구소 (SERI) 의 한국기업의워크스마트실천방안 (2012) 연구보고서 ( 이하 SERI 보고서 ) 의설문조사항목및조사결과를활용하였다. 설문조사결과 314명이응답하였으며, 주요설문내용은사무공간, 시간외근무, 유연근무제, 업무관리등에대한내용이었으며, 설문응답자의인적속성을보면, 성별로는남성이 80%, 여성이 19% 였으며, 연령별로는 40대가 47% 로가장높았으며, 그다음이 50대이상 29%, 30대 22% 순이었다. 직급별로는 7급이하가 39%, 6급 37%, 5급 18%, 4급이상 4% 순으로나타났다. 1. 사무공간 업무능률향상을위한공간적개선방안의하나인스마트오피스환경구현시고려해야할요소들은무엇인지분석하기위해직원들의사무공간에대한만족도를측정해본결과 현재의사무공간에만족하십니까? 라는설문에서응답자의 30% 가 그렇다, 매우그렇다 라고응답하여, SERI 보고서의민간기업직장인설문결과에서나타나는 43% 의만족도에비해낮게나타났다. < 현재의사무공간에만족하십니까?> 총인원 314명 전혀그렇지않다 37명 (11%) 그렇지않다 81명 (25%) 보통이다 103명 (32%) 그렇다 75명 (23%) 매우그렇다 18명 (5%)

37 이처럼사무공간에대한만족도가떨어지는원인이무엇인지분석하기위해 사무공간에서업무효율을저하시키는요인이무엇인지 를묻는설문에 개인업무공간협소 (15%), 공동작업공간부족 (15%), 가구및사무기기배치 (10%) 등의불만요소가지적되었다. 창의적으로일하기위해가장필요한공간 을묻는설문에는휴식공간 (34%), 업무집중가능공간 (32%) 이가장많은응답이나와, 업무수행도중적정한휴식과 집중이창의적업무수행을위한주요요인으로분석된다. < 보다창의적으로일하기위해필요한공간이있다면무엇입니까?> 총인원 314명 업무집중가능공간 101명 (32%) 휴식공간 109명 (34%) 회의실. 공동작업공간 58명 (18%) 자료실 14명 (4%) 담화실 ( 티룸 ) 32명 (10%) 사무공간에대한설문응답을종합해보면스마트오피스환경구축시불필요한집기나파티션을제거하여개인업무공간을늘리고, 충분한휴식을위할수있는리프레시공간, 업무집중공간, 협업을위한다양한크기의회의실마련이필수적인것으로분석된다. 2. 시간관리 개인별 일하는시간 의적절한관리는불필요한시간외근무를없애고, 유연 근무제를활성화시켜, 개인의삶의질향상과조직전체의생산성을향상시킬수 있는중요한요소이다. 일일근무시간중낭비되는시간이얼마나되는지 에대한설문문항에 2 시간 이상이라고응답한직원은 14% 에불과하여하였으나, 26% 의직원이 2 시간 이상 의만성적인시간외근무에시달리고있다고응답하였다. 이는만성적시간외근무의원인이개인별시간관리문제라기보다는업무 부담에따른결과인것으로분석된다

38 < 귀하는스스로만성적인시간외근무에시달리고있다고생각하십니까?> 총인원 314명 그렇지않다 101명 (32%) 1시간이내 37명 (11%) 1시간 ~2시간 92명 (29%) 2시간 ~3시간 55명 (17%) 3시간 ~~4시간 12명 (3%) 4시간이상 17명 (5%) 실제로 시간외근무를하는원인은무엇이라고생각하십니까 라는설문문항에 32% 가 절대적으로많은업무량 이라고응답했으며, 일이없어도퇴근하기어려운조직문화 가 28%, 갑작스런상사의지시등계획성없는업무관행 이 25% 로지적되었다. < 시간외근무를하는원인은무엇이라고생각하십니까?> 총인원 314명 갑작스런상사의지시등계획성없는업무관행 79명 (25%) 절대적으로많은업무량 103명 (32%) 일이없어도퇴근하기어려운조직문화 88명 (28%) 기타 44명 (14%) 설문결과, 만성적시간외근무를줄이기위해서는일하는방식개선을통한 업무효율성향상, 조직내불합리한관행개선및근무시간에대한인식변화 등이필요한것으로분석된다. 3. 유연근무제 경기도에서는 2012년부터유연근무제이용실적을부서장평가에반영하는등정책적으로적극권장하고있다. 본설문응답자중유연근무제이용자는 39% 로나타났으며, 유연근무제이용자의만족도를살펴보면응답자의 39% 가 높다 또는 매우높다 로응답하였으며, 보통이다 라고응답한직원이 43% 로실제불만족으로응답한직원은 16% 에불과하였다. 유연근무제를적극활용하지않는사유는 59% 의응답자가 필요성을못 느껴서 라고응답하였으며, 상사눈치 (16%), 평가불이익우려 (7%) 순으로 나타났다. 이는경기도에서정책적으로유연근무제를장려한결과조직내에서

39 유연근무제에대한분위기는정착되었으나, 필요성을느끼지못하는직원이 상당수있다는점에서는만성적시간외근무로인해유연근무제의실효성이 떨어질수도있다는부분을고려해야될것으로보인다. 4. 업무관리 회의, 의사결정, 지식교류등업무관리에있어개선해야할점은무엇일지분석하기위한설문중 회의에대한문제점 을묻는설문문항에서는지나치게오래지속되는회의시간 (25%) 과상사혼자이야기하는회의방식 (25%) 이가장많은문제로지적되었고그다음으로필요이상의횟수 (19%), 불필요한참석대상선정 (17%), 목적이불분명한회의내용 (12%) 이지적되었다. 업무관련의사결정 ( 보고 / 결재 ) 속도가적당하다고생각하는지 를묻는설문 문항에서는 39% 의응답자가 그렇다 또는 매우그렇다 로응답하여, 민간기업 (SERI 보고서 ) 직장인들의 50% 에비해낮게나타났고있다. < 귀하의업무관련의사결정 ( 보고 / 결재 ) 속도가적당하다고생각하십니까? > 총인원 : 314명 전혀그렇지않다 8명 (2%) 그렇지않다 39명 (12%) 보통이다 146명 (46%) 그렇다 106명 (33%) 매우그렇다 15명 (4%) 업무상필요한정보를기관내에서쉽게얻을수있는지 에대한설문문항에서는 30% 의응답자가 그렇다 또는 매우그렇다 라고응답하였으며, 기관내지식교류가활발하게이루어지지않는이유에대해서는 부서이기주의 (33%) 와 정보독점주의 (21%) 로가장많은지적을받았다. 이는 과중한업무로인한시간부족 (30%) 을가장많이지적한민간기업직장인들의응답과는다소차이를보이나, 이들중 23% 가 부서이기주의, 15% 가 정보독점주의 를문제로지적해, 부서간직원간서로경쟁을하는관계라는인식이강한것으로분석된다

40 < 기관내지식교류가활발하게이루어지지않는다면그이유는무엇이라고 생각하십니까?> 총인원 314명 과중한업무로인한시간부족 59명 (18%) 부서이기주의 105명 (33%) 정보독점주의 67명 (21%) 구성원간의관계 ( 경쟁등 ) 55명 (17%) 보상부족 16명 (5%) 기타 12명 (3%) 마지막으로 가장효과적인업무지식습득수단은무엇이라고생각하십니까? 라는설문문항에 동료와의일상적인지식교류 ( 티타임, 메신저, 이메일등 ) 이라는응답이 36%, 외부 DB, 인터넷등 이 34% 로가장높게나타났으며그외직무교육훈련 (16%), OJT(7%) 등의응답이나왔다. 민간기업직장인설문 (SERI 보고서 ) 에서도응답자등은가장효과적인업무지식습득수단으로 동료와의일상적인지식교류 (21%) 를든점으로미루어볼때 공식적인사내교육 (14%) 과같은전통적인방식의지식전달수단보다비공식적인지식이중요한가치를지니는것으로분석된다. < 가장효과적인업무지식습득수단은무엇이라고생각하십니까?> 총인원 314 명 동료와의일상적인지식교류 ( 티타임, 메신저, 이메일등 ) 116 명 (36%) OJT[On the Job Training] : 일상적인직무를수행하면서관리자가직원에게실시하는교육 24 명 (7%) 외부 DB, 인터넷등 107 명 (34%) 공식적인직무교육훈련 51 명 (16%) 외부전문가와상담 12 명 (3%) 기타 4 명 (1%) 설문결과, 스마트시대의일하는방식개선을위한핵심키워드는소통인것으로분석된다. 원활한소통을통해개인적으로는지식교류, 업무지식습득이가능하고, 유연근무제나스마트워크센터근무시원활한업무수행이가능해지며, 조직에서는원활한회의진행과의사결정, 공동작업등을통한업무생산성을높일수있을것이다

41 제 2 절성공요인과장애요인 세계적인투자금융회사인 SEI 인베스트먼트는직원간의의사소통및상호작용을촉진하고, 조직창의성을높이고자개인사무실과파티션을없애사무실을하나의큰공간으로만들었다. 사무실을오픈된공간으로만듦과동시에직원들이만날수있는공간을곳곳에마련해직원들간상호작용을촉진하였다. 직원들의책상과의자에바퀴를달아직원들의사내이동을자유롭게하였고, 층간에에스컬레이터를설치하여다른층에위치한직원간의상호작용도높이려하였다. 즉, 회사는구성원간의원활한소통공간창조를위한노력을해야하며회사본연의업무와핵심역량을새로운트렌드에맞게변화관리하고새환경에맞는업무프로세스, 시스템, 문화, 제도등에대한혁신을주도해야한다. 또한재택근무, 모바일오피스, 스마트워크센터근무등의원격근무, 자율출퇴근제등생체시계개념이도입된유연근무제도입을통한 CO 2 배출량감소등으로이어지는녹색경영과구성원들에게일과삶의균형속에안정감, 행복감, 자부심을느낄수있도록하고회사의비전과목표에자발적으로동참하여즐거움속에최대의성과를내게할수있다. 스마트워크는시간과장소에구애받지않고업무를처리함으로써업무의집중도를높이고조직의성과향상에까지영향을미칠수있다. 그리고전통적인사무실에서의근무가아니므로상급자의통제가없어져근무자의자율성확보에따른창의성발휘가증가될수있다. 전통회사의일괄적, 공통적이었던사무실파티션방식을스마트워크환경에서개개인이원활한소통을통해창조적인아이디어를낼수있도록바꾸어소속회사의핵심역량이나일의본질을새환경에맞게재조명하고변화시켜나가는경영, 기존의데이터나자료들을과학적사고를통해재해석하여새로운지식이나아이디어를창조해낼수있도록하는것이중요하다. 스마트워크운용시가장우선적으로지적되는점은업무환경의물리적 변화로인한직장근무자로서의소속감약화또는사회적고립화에대한공

42 포이다. 특히재택형스마트워크에종사하는근무자의경우이같은우려가 더욱강하게나타날수있다. 스마트워크를근무환경에적용시키는데있어서 가장큰장애요인은스마트워크에대한문화적인인식의문제이다. 이는우리나라의작업환경이급격한산업화를거치면서관리기준이제조업에만치중되어작업환경에항상관리자가있어야한다는뿌리깊은인식이있다는점이다. 관리자의입장에서는근무자가가시권에존재해야한다고생각하고있으며, 근무자또한관리자의눈에보여야열심히근무하고있다는인식을하고있으므로항상둘사이에면대면의근무환경이최적이라고인식하는등전통적으로우리나라의조직문화는대면적관리와통제형리더십을선호하며, 상하급간의관계가계약적개념이아닌유사가족주의적인의식이강한편이다. 따라서스마트워크로인한상사와의직접적대면기회부족은스마트워크근무자들에게는자기발전이기회상실로받아들여질개연성이충분하다. 스마트워크의큰장점중하나가직장생활과가정생활의조화이지만이를역설적으로생각하면직업적영역과사생활영역이서로구별되지않음으로서직업상의영향으로사적영역이침해될수있고, 초과근로등근로조건에관한각종분쟁이야기될소지가있다는점이다. 스마트워크환경에서는정형화된회사업무와사생활의구분이쉽지않기때문에근로자가혼란스러울수있고, 기존의업무방식과달라여러측면에서회사와의갈등을유발할수있다. 그리고스마트워크도입으로해당근로자의신분상지위에변화가오지않을까하는우려도있다. 다시말해이는사회조직에대한공간적, 시간적구속성의완화로인하여근로관계로서의실질을잃어버리고독립사업자등의법적관계로전환됨으로써근로자로서향유될수있는노무관리상의법적보호를상실할수도있다는우려가있다. 국가정보화전략위원회는 스마트워크활성화전략 을통해 2015년까기전체노동인구의 30% 를스마트워크체제로일하도록만들겠다는계획을발표했으며정부뿐아니라민간의관심이쏠리고있지만그만큼오해와착각이많다. 실제상당수기업, 특히규모가작은중소기업들중에는직원들에게

43 업무관련어플리케이션한두개가탑재된아이폰을나눠주는게스마트워크의전부라고생각하는경우가적지않다. 본사사무실에있는영업직원들의책상과의자를모조리없애버리고는모바일오피스를구현했다고자랑하는회사도있다. 하지만진정한스마트워크는단순히기기의도입만으로이루어지지않는다. 스마트워크가궁극적으로지향하는목표는유무선기기와정보시스템등새로운기술을활용해조직, 시간, 위치상의제약을넘어다수의협업을통해조직의유연성을높이는것이다. 직원들의사고방식과근무방법, 전사관점의비즈니스프로세서, 성과평가체계상의변화를수반한다. 또한작업환경개선을통한인간의지적활동역량을높일뿐아니라사회적작용을통한빠른업무처리및가치를고객에게제공함으로써업무의혁신을가능하게한다

44 제 4 장일하는방식의개선추진방안 제 1 절일하는방식의개선방안 1. 스마트오피스구축 스마트오피스는기존의방식대로직장의사무실에서근무하되보다유연 하고탄력적인방식으로근무하는형태이다. 종류또한매우다양하며계속 해서기업의상황에맞는여러가지아이디어들이만들어지고있다. 현재주로실행되고있는스마트오피스의형태를살펴보면, 원격화상회의를통한장거리회의문화개선, UC(Unified Communication) 기반의사내메시징 화상통화 그룹웨어통합, FMC(Fixed Mobile Convergence) 를통한유무선통합사내이동통신망, 출퇴근시간을자유롭게유연근무제와시차근무제, 사무실의지정좌석을폐지한자리예약제등이있다. 근무시간과근무하는공간에대하여실시간으로탄력있게적용함으로써개인별 업무별시간및공간사용의효율성을극대화시킨다

45 스마트오피스는단순히최신의 IT 기술이적용된다고완료되는것은아니다. 스마트오피스를완성하기위해서는조직구성원들의참여와자발성을이끌어내지못하면실패하기마련이므로시작단계부터변화를체감할수있게하는것이중요하다. 첫째, 조직상하간의벽을없애기위하여직급 팀원간위치를수평적배치하고파티션을없애고, 간부공무원및각종회의실을투명유리로배치하여공간상의상하구분을최소화해야한다. 둘째, 바퀴달린책상을배치하여각종업무협업시자유로운배치가될수있도록조치하여자기가앉고싶은자리에앉게함으로써직원들의위치와구성을수시로바꾸어소통이활성화될수있도록구축하고셋째, 협업과창의가있는회의공간을만들어자유롭게업무협의가진행될수있도록다수의회의실및카페테리아, 도서관등을구성해야한다. 넷째, 최신의 IT기술을접목하여유무선을통합한 FMC, Cloud, 화상회의, Mobile 행정시스템등을구현하여언제 어디서나행정업무를수행할수있는 IT기반을조성해야한다. 이에경기도에서는 2012년하반기환경국을시범부서로선정하고스마트오피스를구축할계획이다. 규모는약 80석규모로 724m2이며, 구축비용은 10 억원으로사용환경에 3억 6천만원, 데스크탑가상화구축에 6억 4천만원을투입할예정이다. 사무환경은시설공사, 가구및집기, 비품등이며, 데스크탑가상화구축을위하여서버, DBMS, 상용S/W, 단말기등을도입할예정이다. 세부적으로살펴보면업무수행공간은정원의약 80% 정도의물리적좌석을배치하고이로인해발생하는여유공간에대하여는영상회의실, 다용도회의실, 휴식및창의공간, 집중근무공간으로배치할계획이다. 그리고 20% 의인력은출장, 재택근무, 집약근무, 스마트워크센터근무등국가적으로추진중인유연근무제를적극활용하여좌석부족에따른문제는해결될것으로판단된다. 또한사무실공간활용을극대화하기위해서류보관용업무용캐비넷을 없애고개인사물함을배치하여개인별팀별영역구분이없는변동좌석제를

46 실시할계획이다. 특히집중근무공간은타인의방해를받지않도록업무수행공간과별도의공간에배치하여작업집중도를최대화할예정이다. 그리고협업용회의공간으로 10인이상수용할수있는대회의실과 5인이하의소수인원이사용할수있는소회의실을구축하여업무협의시활용하고, 직원들의스트레스를해소할수있는쾌적한휴식공간을만들어직원들간의자율소통공간을만들계획이다. 이러한스마트오피스를구축하기위해서는조직의문화변화및최신의 IT기술이융합되어언제 어디서나공간및시간의제약없이업무를수행할수있어야한다. 그러나 IT기술을적용함에있어공공기관에는몇가지제약이따른다. 첫째, 국가정보원의보안규정에따라행정망과인터넷망은분리되어야되며, 무선으로행정망에접근할수없다. 둘째, 무선망의접근이허용되지않아업무의필수적인컴퓨터의경우유선환경으로구축되어야함으로사무용책상이동에제한적이다. 셋째, 망분리가되어있지않은지자체의경우막대한예산이수반된다. 2. 데스트탑가상화구축 환경국스마트오피스시범사업을위하여직원들이원하는좌석에서자신의컴퓨터를활용할수있도록데스트탑가상화시스템을구축하고사무실에서뿐만아니라자택및스마트워크센터에서도활용할수있도록하여언제 어디서나동일한컴퓨터환경을제공함으로써업무의연속성을확보하고이는업무성과향상에도기여할것으로기대하고있다. 그리고국가정보원의보안규정에따라행정망과인터넷망을논리적으로분리하여데스크탑가상화시스템에서외부의직접적인접근을차단하고, 망분리에따른데이터교환을위하여파일중계시스템을구축운영할계획이다

47 데스크탑가상화는데이터와애플리케이션을서버로집중시키고사용자 PC는단순입출력단말기로사용하는것으로사용자가단말기를이용해서버내의가상데스크탑 (PC) 가상머신에접속해데이터나운영체제, 어플리케이션등을활용하는기술로컴퓨터의본체기능을가상화기술을활용하여수십대의컴퓨터를 1대의중앙서버에구축하고, 사용자요청에따라개인화된사용자환경설정, OS, 어플리케리션을조합하여가상데스크탑환경을만들고이미지를브라우저를통해사용자에게제공한다

48 현재사용하고있는데스크탑의경우자산관리, 불법소프트웨어단속, 수리비, 장비보급추진등 PC에대한관리비용이점차증가하고소음, 분진, 전자파, 열발생, PC 본체및케이블등의과도한공간차지등사무실환경을열악하게하는원인이되고있다. 또한잦은컴퓨터고장및저성능노후장비운영으로업무손실비용이증가하고잦은업그레이드및주기적인컴퓨터교체수요발생으로 H/W, S/W 도입비용이증가한다. 점자증가하고있는사이버테러등으로인한중요데이터의보호와보안등 IT 외적인부분의중요성이높아지고웜바아러스등개인용컴퓨터에대한일관된보안정책적용이어려워웜바이러스감염및외부해킹공격의경유지로악용될수있다. 이에데스크탑가상화를통하여어플리케이션, 네트워크, 단말기의집중 관리가가능하여그에따른인력및예산수요를감소시킬수있으며, 기존 프로그램에대한업그레이드및신규보급을일괄적으로처리할수있고유 지보수역시간편하게할수있다. 어플리케이션과정보시스템에대한안정 성및성능을향상시킬수있으며개인컴퓨터에저장된업무정보의유출 방지로정보자산의보안강화및업무용컴퓨터의전력소모량이 300w/h 인데 반해가상화환경에서는 40w/h 에불과해큰폭의 CO 2 절감효과를기대할수있다. 사용자는업무자원액세스강화를통해업무지속성및생산성향상, 외부에 서긴급한업무처리를필요로할때사무실컴퓨터와동일한조건으로업 무수행이가능하여업무연속성이가능하다. 또한컴퓨터에저장된자료의 백업및응급복구지원이가능하며, 고장및저사향컴퓨터로인한업무 생산성저하방지및전직원이똑같은컴퓨터환경에서행정업무를처리할수있다. 구분 PC 환경가상화환경 데이터관리로컬하드디스크중앙통합관리 ( 통합스토리지 ) 정보유출보안관리 하드디스크, 이동식저장장치에의한정보유출용이 사용자별개인환경보안관리 PC 관리사용자별직접관리중앙통합관리 SW 배포회수사용자별직접설치및삭제일괄배포및회수 중앙통합강력한보안정책적용으로정보유출원천차단 보안레벨에따라사용자별, 그룹별콘텐츠관리체계 이동성 PC 설치위치고정시간장소에관계없이활용가능

49 이러한데스트탑가상화를구축하기위해서는다음몇가지를사전에조사하여사용자들의불편을최소화할필요가있다. 가상의컴퓨터에설치될프로그램및 Active X, 각종행정정보시스템사용에필요한인터넷옵션, 특히행정망과인터넷망의분리에따라망간데이터를전송할수있는파일중계시스템, 행정포털 ( 그룹웨어 ) 개편등을고려하여야한다. 경기도에서는지난 6월 18일부터 29일까지약 2주동안데스크탑가상화시스템을모의구축하여정보화기획담당관 10명을테스트요원으로구성하고망분리환경에서업무시스템운영및상용프로그램을시험운영하였다. 운영결과행정포털, 온나라전자결재, 이호조등대부분의행정업무는정상적으로운영되었으나 e-hrd( 인적자원개발시스템 ), 경기넷홈페이지, 경기넷메일등외부인터넷사이트는접속이불가능하였다. 그외한글, MS-Office 등상용소프웨어는정상적으로구동하였다. 좌석에구분없이어디서나개인컴퓨터환경접근이가능하고업무자료의서버관리로유출및손실이방지되며 OS, S/W 중앙관리로개별적유지관리의불편은해소된반면, 경기넷등외부인터넷사이트접근이불가능하여행정포털의외부사이트링크및게시판이나내부전자우편등에외부사이트에대한하이퍼링크가적용된경우접근이불가능한불편사항이도출되었다. 또한행정망과인터넷망

50 을상호전환해서사용해야하는번거로움이있었다. 시험운영에따른개선및검토사항으로는최초기본환경설정시업데이트, Active-X 등사전설치사항을철저히준비할필요가있으며, 사용자의가상데스트탑에대한 CPU, 메모리, 하드디스크등자원할당, 개인자료관리체계등운영관리정책수립, 그리고망분리로외부사이트접속제한에따른시스템개선사항도출등이필요한것으로나타났다. 경기도에서는향후각종데스크탑가상화시스템에대한성능비교분석및개선방안등을도출하여사용자의불편을최소화할수있도록준비할계획이다. 3. 경기도스마트소통시스템구축 과거사람간의소통수단은전화또는회의에국한되어있었다. 그러나 IT 기술의 발달로문자메시지, 인스턴트메신저, 이메일등으로확산되었으며, 오늘날 스마트폰의발달은새로운소통의수단으로자리잡고있다. 스마트폰사용자 2,600 만, SNS 사용자 700 만시대! 참여와소통을통해협업과혁신을이끌어내는 소셜미디어는유행이아니라메가트랜드로써자리잡게되었다. 경기도에서는일하는방식개선과공직문화혁신을통해도민과의소통을 확대하여수요자중심의도민을만족시키는행정서비스실현을위해 4G( 현장중심 스마트도정 ) 운동 7) 을추진하고있다. 직원, 도 - 시 군, 도민간의소통의 중요성이높아지고온라인상의도민의견수렴과실시간민원대응, 내부직원 간의지식공유, 온라인협업수요증가에따라스마트한소통체계를구현하기 위한 SNS 형태의시스템도입을추진하게되었다. 포드, 이베이등해외기업은물론삼성, 현대카드, Daum 과같은 국내기업에서도야머, 소셜케스트, 프리젠틀리와같은기업전용 SNS 를도입하여 직원간의소통문화를혁신하고지식경영을추진하기위한도구로활용하여 소기의성과를올리고있다. 해외공공부분에서도 SNS 의활용이확산되고있는데 미국, 영국, 호주등에서는개방과소통의공직문화형성과업무전문성증진을 위해공무원의온라인소통을장려하고있으며국내에서도행정안전부, 서울시등 공공기관에서는이미 SNS 를도입했거나적극적으로도입을추진하고있다. 7) 4G( 현장중심스마트도정운동 ) : 경기도에서일하는방식개선일환으로시행, 회의와서류를줄이고현장방문과소통을늘리는것을목표로시작된현장중심스마트도정운동

51 초기에는대중화된외부 SNS( 트위터, 페이스북등 ) 사용을검토하였으나개인정보보호등보안에취약하고시스템운영주체가외국기업이므로공적인정보와업무활용에제한이있어전용 SNS인경기도스마트소통시스템을구축하여활용하기로결정하였다

52 경기도스마트소통시스템은경기도통합조직도, 소셜분석시스템, 전용 SNS 웹서비스, 모바일서비스등 4 가지분야로구성하고있다. 경기도통합조직도는경기도청및산하 31 개시 군약 45,000 명직원간의 원활한의사소통및편리한시스템활용을위하여구축하고있다. 시 군조직도 연계및통합조직도구축을통해도소속직원은경기도스마트소통시스템에 별도의가입필요없이행정전자서명 (GPKI) 만을이용하여로그인할수있으며, 웹서비스와메시지서비스간의 SSO(Single Sign On) 를구현하여한번의 로그인으로모든서비스이용이가능하도록하고, 도전체직원을대상으로 원하는사람을빠르고편리하게찾아볼수있도록하여스마트한소통의기반을 마련하려고한다. 소셜분석시스템은스마트폰도입이후로이용이급증하고있는트위터, 페이스북, 미투데이, 블로그등온라인매체의도민의견과아이디어를수집하고 분석하여도민요구에대한능동적이고체계적인대응을통해도민중심의 참여도정실현을지원한다. 처리절차는수집, 분석, 활용, 대응단계로이루어져 있는데먼저트위터, 페이스북, 미투데이등 SNS, 블로그, 포털, 뉴스등 5 만개 이상의사이트에서경기도관련자료를수집하고, 수집한자료를분류 정제하여 분야별분석을실시한후대시보드 (Dashboard) 형태로분석자료를제공하여그에 따른대응이실시간으로이루어질수있도록할예정이다. 전용 SNS 웹서비스는도민, 공무원, 도 - 시군, 전문가간의소통창구를 개발하여민원 상담지원, 지식 정보공유, 민간전문가와업무중심의소통을 실현할수있는실시간소통서비스와온라인회의, 자료공유등다양한협업지원, 참여와소통을통한업무지식관리등빠르고편리하며조직간의벽을뛰어넘어 유기적으로업무를진행할수있는스마트업무서비스, 도내직원간의 의사소통을편리하게할수있는메시지서비스를개발할예정이다. 또한 행정안전부에서추진중인 공무원전용 SNS 와 디지털행정협업시스템 연동을통해연계성을확보함과동시에경기도에특화된기능을추가하여경기도 환경에맞는시스템구축을추진하고있다. 최근 Active X 관련보안문제, 모바일기기플래쉬 (Flash) 미지원등이슈에 대응하기위해개발시 W3C 8) 에서제시한국제표준인 HTML5 9) 를적용하여특정 8) W3C((World Wide Web Consortium) : 웹표준을제정하는등웹의장기적인발전을위해창립된인터넷관련국제컨소시엄 9) HTML5 : 엑티브 X 나플래쉬없이도웹브라우저에서화려한그래픽효과를낼수있는웹문서프로그래밍언어의최신표준

53 웹브라우저에종속되지않고다양한웹브라우저에서동일한사용자환경을제공하며빠른데이터처리, 보안강화를실현할계획이다. 또한페이스북, 트위터등 SNS에서사용되는빅데이터처리기술인하둡 (Hadoop) 을적용하여처리속도향상, 가용성과확장성을고려하고있다. 모바일서비스는출장또는이동중에도시간과장소에제약을받지않고스마트폰, 스마트패드, 태블릿PC 등을통해경기도스마트소통시스템을사용할수있도록최적화된모바일앱을제공할것이다. 다양한모바일기기에대한별도앱개발을피하고빠른업데이트가가능하도록하이브리드 (Hybrid) 앱방식으로개발할예정이다. 이와같이경기도스마트소통시스템구축을통해온라인상의도민의견을실시간으로수집 분석하여온라인민원및이슈에대한체계적인대응체계를구축하고도-도민간소통및소셜분석을통한신뢰할수있는도정구현, 도-전문가그룹간아이디어공유및의견교환으로도민과의열린소통및창의적업무추진을기대하고있다. 또한, 도-시 군간의빠른정보공유와전파를통한스마트협업을추진하고, 내 외부 SNS 활용을통해공직소통문화개혁의모범사례로공직 SNS 문화를선도하고, 경험과노하우를공유하는한편모니터링및개선등을통해도민-공무원간소통문화정착을위해지속적으로노력할계획이다. 제 2 절경기도적용사례 1. 경기도스마크워크센터

54 경기도는본청 ( 수원 ) 과북부청 ( 의정부 ) 이원거리에위치하고있고사업소, 직속기관등산하기관이도내에산재되어있다. 이에거주지와근무지가 분리되어출퇴근으로장시간을소모하여어려움을호소하는직원이많이있다. 이에경기도는직원의삶의질개선및업무효율성을높이고자 2012년을스마트워크원년으로정하고각분야전문가로구성된스마트워크협의회를구성하여스마트워크센터개설을추진하여, 2012 년 2월 29일본청 30석, 북부청 22석규모로지자체최초의출장형스마트워크센터를개설하였다. 운영시간은 9 ~ 18시로도소속기관직원및 31개시 군공무원은누구나이용할수있다. 원거리통근을하고있는직원은필요할경우스마트워크센터근무를통해사무실에출근하지않고도업무처리가가능하며출퇴근시간을절약하여육아 가사지원, 자기계발등에활용할수있다. 또한의회회기중이나각종회의때도청에서장시간출장근무해야하는북부청사나다른시군직원들에게업무공간을제공하여사무실밖에서도불편함없이업무를수행할수있는편의성을도모했다. 개인업무공간 인 개인업무공간 인 영상회의실 휴게실

55 특히경기도스마트워크센터는도청직원뿐만아니라 31개시 군직원도누구나사용할수있는전자결재시스템을갖춘것이특징이다. 기존에는각시 군별로사용되는행정업무시스템이모두달라해당시군을벗어날경우업무를볼수없다는단점이있었다. 이에경기도스마트워크센터에는시 군별행정시스템을모두사용할수있도록설치함으로써도산하기관은물론시 군직원누구나도청출장시편하게이용하도록했다. 또대면보고에익숙한공직문화를배려해영상회의가가능하게개인 PC마다웹캠을설치하여최대 43명이동시영상회의를할수있는환경을마련하였다. 또한스마트워크센터의기능을잘살리면향후일어날지도모르는각종비상사태발생시상황실로도사용할수있을것으로보고있다. 스마트워크센터활성화를통해업무효율성증가, 통근시간절약뿐만아니라도청소속전직원 9206명이스마트워크센터를이용했을경우연간 1,189t의탄소배출이감축되고, 17억원의교통비용이절감되는친환경, 에너지절약효과까지가능할것으로보인다. 그리고스마트워크활성화를위해간부공무원위주로스마트워크체험을확대해자연스러운분위기속에서스마트워크가발전할수있게일하는방식의개선을추진중이며향후스마트워크업무공간을시 군까지확대해나갈계획이다. 2. 4G( 현장중심스마트도정실현 ) 운동추진 4 대분야주요과제 1 회의 Gyeonggi 2 문서 Gyeonggi

56 3 현장 Gyeonggi 4 소통 Gyeonggi 대내외환경의변화, 급속한기술발전과더불어행정환경은빠르게변화하고주민의요구는더욱복잡해지고있다. 그러나경기도를비롯한행정기관에서는수십년간형성되어온조직문화에따라내부적인일에많은시간과비용을투입하고과거방식을답습하는업무처리로인해행정서비스제공체계에비효율적인면이있는것으로보인다. 이에현재일하는방식에문제의식을가지고일하는방식개선을통해도민에게더가까이다가가호흡할수있도록직원을대상으로일하는방식설문조사 (1.17 ~ 1.25, 응답자 239명 ) 를실시하여회의 문서과다, 초과근무일상화, 현장방문과소, 도민과의소통부족이라는문제점을도출하였으며, 문제점을해결하기위해서회의적은 Gyeonggi, 문서적은 Gyeonggi, 현장찾는 Gyeonggi, 소통하는 Gyeonggi 라는 4가지목표를정해 4G 라고명명하고일하는방식에대한개선을넘어내부적인행정업무를과감히줄이고, 줄어든업무와역량을현장행정과주민소통에집중하여고품질의행정서비스를제공하고주민만족도를제고하고자하였다. 지속성확보에초점을두고실현가능한것부터우선시작하여단계적으로확대해나가며간부공무원의솔선수범을통해의지와실천을보이도록하였고직원들의자발적참여를통해공감대를형성하여지속성을확보하고자하였고, 정착시까지있을수있는시행착오를감수하며자율운영을원칙으로실시하였으며, 조기정착및의지표출을위해관리자의직무성과평가에관련내용을반영하였다. 나아가제도효과를배가하고자시군및산하기관까지확산, 전파하여동참하도록하였다

57 분야별실천내용을살펴보면회의적은 Gyeonggi 로매주실시하던 T-time을격주로실시하여간부공무원의회의참석을위한시간절약과회의준비를위한행정력절감, 개인 PC에설치된웹캠을활용원격영상회의시활성화시켜개인집무실에서회의를참석할수있도록하여먼곳에위치한기관장회의참석을위한이동시간등행정공백최소화, 필기구 메모지 펜접시없애기등불필요한회의준비관례폐지, 실 국별로작성하던주간업무계획및별도신문스크랩작성, 출력폐지, 스탠딩테이블회의운영을통한회의시간줄이기등을추진하였다. 문서적은 Gyeonggi 로온나라전자결재의메모보고, SNS, 을활용하여대면보고를줄이고보고체계를간소화하였고, 스마트패드를이용한종이없는보고, 종이한장에두쪽출력하기기능을이용한문서절약, 프린터를부서당 1대로줄이고백서, 연보, 홍보책자등종이인쇄물을전자책으로발간하여종이없는사무실 (Paperless Office) 구현및문서생산을감축하였다. 그리고현장찾는 Gyeonggi 로매주 1회도정현장방문및 4G 갤러리현장지식 ( 동영상, 사진 ) 공유, 현장방문및현장답사활성화로제도개선및시책발굴, 모바일기기를통한실시간전자보고, 원격전자회의, 모바일전자결재, 카메라활용등적극적인현장업무를실시하고, 소통하는 Gyeonggi 로도민의견및정책아이디어수렴을위한 We Make Policy 정책공모실시, 경기도홈페이지직원찾기에도민소통을위한 SNS 계정추가, 주민참여예산등분야별도민의견수렴확대, 4G 아이디어개발및공유, 유연근무제활성화등을통해도민, 직원간소통을실시하였다

58 이와같은다양한분야의일하는방식개선에간부공무원및직원들이적극적으로참여하여곳곳에서변화가나타났다. 먼저회의와서류가눈에띄게줄었다. 직원설문조사 (731명참여 ) 결과에따르면응답자의 60% 가문서작성이줄었다고대답했다. 종이보고서대신전산을통해보고하는메모보고건수는시행전 268건에서 4월 638건으로 238% 가증가했다. 도지사주재간부회의와행정부지사가주재하는부시장 부군수회의역시횟수가반으로줄거나웹캠을활용한화상회의로대체됐다. 부서별로실시하는주간정기회의도대부분사라지거나배석인원이대폭줄었다. 또한, 회의와서류가줄어들자현장방문이늘었다. 실제 4G 시행첫달인 2월경기도현장방문건수는 534건에서 735건으로 37% 가증가했다. 현장방문이늘면서각종제도개선안과정책들도쏟아졌다. 도는부천범박, 구리인창등뉴타운현장, 의왕시무한돌봄현장, 여주이포보등도내곳곳의도정현장을방문하며문제점과제도개선방안등을제시하여도민들의호응을얻었다. 4G 운동시행으로 2012년약 23억 3,000만원의종이와문서인쇄물을줄이는한편, 136개에달하는홈페이지의통합운영으로 27억 5천만원, 홈런데이 10) 정착에따른초과근무수당 19억 2천만원을절감하는등총 75억 6천만원을절감하는효과를볼수있을것으로예상하고있다. 이와같이 4G 운동실시결과로절감된시간과비용, 공무원의역량을모아도민을위한행정서비스에집중하여도민가까이에서호흡하고소통하며도민의행복수준을높이기위해힘쓰고있다. 나아가이러한노력을시 군, 공공기관등전행정기관에확산하여효과를더욱높이고자 4G에서업그레이드된 4G+ 11) 를추진하고있다. 3. 태블릿 PC 를활용한 종이없는전자회의 운영 1976 년세계최초의퍼스널컴퓨터 (Personal Computer) 인 Apple I 이 개발된이후로컴퓨터는개인의삶에많은영향을끼치게되었다. PC 의급 속한보급및초고속인터넷등장에따라손글씨또는타자기를사용하던 보고서작성을컴퓨터워드프로세서를이용하게되었고전자결재를사용하여 대면보고없이도결재가가능하게되는등업무환경에도많은변화가일어 났다. 그러나최초의 PC 가등장한지 40 년이가까이되어가는지금다른부분의 10) 홈런데이 : 매주수요일을정시퇴근의날로지정하여불필요한야근을줄이고가정의역할과책임을인식하여일과가정의균형을맞추고자실시하는운동 11) 4G+ : 경기도현장중심스마트도정운동인 4G 를실국, 사업소, 공공기관등전기관이중심이되어추진하여대외적확산의틀을마련하는한단계업그레이드된운동

59 발전에비해서는종이의사용양만은생각보다많이줄지않고있다. 경기도는잦은회의와과다한문서생산을줄이고현장방문과직원들의 SNS 사용을늘려직장문화를쇄신하고자하는 4G 운동을추진함에따라 IT 기기를활용하여종이를절약하고업무효율을높이는방법을모색하게되었다. 기존에는회의를개최할때마다회의및참고자료등을종이문서로출력한후배부하였고, 참석자들은메모를위해수첩의지참이필요했다. 간부공무원의경우중앙부처, 의회등의회의에참석차현장출장을하였을때는즉시결재가불가능하였고, 귀청하여결재문서처리로의사결정및업무처리가신속히이루어지지못하는실정이었다. 이에따라종이문서생산을줄이고외부업무처리 ( 결재등 ) 가가능한 IT를기반으로하는태블릿PC를도입, 종이없는전자회의를추진하게되었다. 최근 PC와다름없는성능을가지고있으며작은크기로휴대이동이간편한스마트기기가등장함에따라국내외에서 e-book, 원격전자결재등을업무에활용하는사례가늘어나고있다. 호주 Mundo Tapas 레스토랑에서는스마트패드를메뉴판으로활용하여메뉴에대한다양하고상세한정보를제공하고메뉴변경시에도메뉴판을교체할필요없이사용하고있고, KT는대면보고, 정보공유, 출장시활용, 중외제약은결제관리, 문서작업, 영업지원관리, 삼성병원은환자리스트, 의료정보, 영상이미지등에스마트기기를적극적으로활용하여종이절약뿐아니라효율적인업무처리에도효과를보고있다. 과거 현재

60 이에따라 IT를활용한효율적업무처리를위해다양한최신스마트기기를검토한결과 A4용지의크기로이동휴대가간편하고, 전자펜을이용한세밀하고손쉬운입력이가능하며 PC와동일한사용자환경으로빠른적응및다양한어플리케이션의활용이가능한 Windows 기반의테블릿 PC를도입하기로결정하였다. 또한이동중인터넷사용으로업무활용을높이기위해초고속무선통신서비스 (Wibro) 를적용하였다. 회의, 출장등이잦은업무특성에따라적극적인현장행정을지원하고최신 IT기기를통한일하는방식의개선을선도할수있도록실 국장급간부공무원 30명을대상으로우선보급하여사용자교육을실시하고, 2012년 3월 23일태블릿 PC를이용한 종이없는전자회의 를자치단체최초로개최하였다. 태블릿 PC를이용하여다양한업무의효율적처리가가능하게되었는데회의자료, 보고서를출력할필요가없어졌으며전자필기장프로그램 (MS OneNote 12) ) 과전자펜을이용하여메모지와업무수첩을대체하였고, 수백페이지분량의자료도태블릿 PC에저장하여이동중에도검색하여쉽게볼수있는등업무편의성이증가하고많은양의종이를절약하게되었다. 12) Microsoft OneNote : MS Office 내포함되어, 다른사용자와문서를공유하고개인자료를노트처럼정리할수있는전자필기장소프트웨어

61 또한출장, 현장방문시에도오피스, 한글을이용하여문서작성이가능하고, 무선인터넷을활용해전자메일, 인터넷검색이가능할뿐만아니라온라인원격근무서비스 (GVPN) 를이용하여업무시스템에접속해실시간전자결재가가능하게되었으며태블릿PC에내장된카메라, 녹음기능을이용하여현장의생생한모습을사진 동영상으로촬영하여빠른보고를실현하는등현장행정강화에유용한도구가되고있다. 도입초기에는 IT기기사용이미숙한간부의경우활용실적이조금떨어지기도하였으나지속적인교육및업무사용을통해점차활용이증가하고있으며실 국장대상 종이없는대면보고 의무화를통해태블릿 PC 사용활성화에박차를가하고있다. 특히기본현황, 관계법령, 통계현황등다양한참고자료의경우필요할때찾아야하는번거러움과부피를많이차지하여휴대하거나보관하기어려웠으나태블릿PC에저장하여사용할경우휴대하면서필요할경우언제어디서나빠르게검색할수있다는장점이있어활용이늘어나고있고, 태블릿PC의지속적사용에따라이와같은사례나활용법이늘어나고있다. 태블릿PC를업무에도입한후 3월 26일 ~ 5월 31일까지사용실적으로종이없는대면보고및전자회의 501회를통해 33,293장의종이를절약하였고, 외부회의 출장중온라인원격근무서비스를 134회사용하여현장행정활성화및빠른행정처리가가능하게되었다. 이에따라보고 회의시불필요한종이출력을줄이려인식이확산되고있으며 IT기기를이용한업무방식변화에대한거부감이줄어들고더새롭고편리한방식에대한요구가늘어나고있다. 경기도는이와같은긍정적효과확산을위해태블릿PC를활용한업무방식개선에대해운영상황을모니터링하고성과분석을통해문제점개선, 활성화추진, 우수사례확산을실시하고, 단계적으로적용범위확대를추진할것이며 종이없는전자회의 에서더나아가 종이없는사무실 실현을위해지속적으로노력할계획이다

62 4. 문서 2쪽모아찍기로종이절약생활화컴퓨터와인터넷의발달을통해편리하고손쉽게사용할수있는전자메일, 전자책, 전자결재등의사용이늘어남에따라우리생활에서종이가차지하는비중이점차작아지고있다. 그러나사무실에서는보고자료, 참고자료, 회계자료등문서가여전히많은공간을차지하고있다. 친환경, 에너지절약, 일하는방식개선측면에서백방으로종이절약을위한노력을하고있으나관습적, 제도적문제로아직까지 Paperless Office를 100% 실현하기는어려운실정이다. 이에불가피하게출력해야하는문서에사용되는종이를조금이라도절약하기위한방법을고민하게되었다. 사소한부분이더라도쉽게적용할수있고널리사용할수있는방법을찾다보니 한글 프로그램의기능을유심히보게되었다. 평소에업무를하다가보면몇십 ~ 몇백쪽의자료를출력해야할때가있는데이럴경우출력소요시간, 출력에사용되는종이, 출력된문서의보관문제로인해부담을느끼는것은사실이다. 이때종이 1장에여러쪽을인쇄하는 한글 의인쇄방식인모아찍기기능은 한글 프로그램을잘다루는직원이라면누구나알고있고많이사용하는기능이다. 1장에 2쪽에서 16쪽까지인쇄할수있는데그에따라글씨크기가작아지는것말고는불편함이없으며여러쪽을출력하는것에따라비례하여종이절약이가능하다. 적용전 ( 기본설정으로 1 페이지 1 쪽출력 ) 적용후 ( 기본설정값을 2 쪽모아찍기로변경 )

63 어떻게생각해보면사소한기능일수도있으나약 9,000명의전체직원이문서를출력할때이기능을사용한다면종이절약에상당한효과를발휘할수있다. 업무에불편함이없는선에서전직원이자연스럽게종이절약에동참할수있도록하기위해글씨크기가원문과많이차이가나지않는 1장에 2쪽모아찍기 기능을인쇄시기본으로설정하는프로그램을개발하여 2012년 4월 5일전직원에게보급하여문서 2쪽찍기를통한종이절약을생활화하였다. 보급한프로그램을통해직원들이인쇄를할때마다 2 쪽찍기설정값을변경해야하는번거로움을없앴고깜박잊고그냥인쇄버튼을눌러종이를낭비하는경우도미연에방지할수있어직원들의반응도긍정적이었다. 이와같은노력으로연간종이 1,350만장과프린터 복사기토너 25% 를절약하여약 5억원의예산절감을할수있을것으로예상되며이와함께소나무 4,590그루를심는것과같은 CO 2 감축효과도있어저탄소녹색성장에도크게기여할것으로기대하고있다. 경기도는시 군및산하공공기관에도프로그램을보급하여종이절약에동참할수있도록지원 독려하고있으며향후에는 한글 프로그램외사무용프로그램에도이와같은방식을적용하고, 칼라프린터의기본설정을흑백으로적용하여종이절약및예산절감효과를높이기위해노력하고있다. 5. QR 코드를활용한생생한현장보고 길거리의광고를보면언제부턴가정사각형모양의불규칙한마크가하나들어있음을알수있다. 특수기호나상형문자같기도한이마크를 QR코드 라한다. QR은 Quick Response 의약자로 빠른응답 을얻을수있다는의미이며, 기존의바코드는기본적으로가로배열에최대 20여자의숫자정보만넣을수있는 1차원적구성이지만 QR코드는가로, 세로를활용하여숫자는최대 7,089자, 문자는최대 4,296자, 한자도최대 1,817자정도를기록할수있는 2차원적구성이다. 바코드는특정상품명이나제조사등의정보만기록할수있지만, QR코드에는긴문자의인터넷주소나사진및동영상정보, 지도정보, 명함정보등을담을수있다

64 바코드의정보를 코드에넣은모습 코드는바코드보다 훨씬작은공간에정보를담을수있다 출처 덴소웨이브 코드페이지 QR 코드의기본형태 출처 덴소웨이브 코드페이지 오늘날스마트폰보급이일반화됨에따라누구나손쉽게동영상을촬영할수있다. 이에경기도에서는많은정보를담을수있는 QR코드를활용하여현장출장시스마트폰으로촬영한동영상을 QR코드로제작하여출장결과보고또는메모보고에활용함으로써생생한현장을보고할수있도록하였다. 보고절차는동영상을촬영하고자신의컴퓨터로다운로드, QR코드제작및다운로드, 보고서에삽입한다. 그리고보고받는사람은본인의스마트폰으로동영상을볼수있다. 아직초기단계로외부의민간포털사이트를활용하고있지만 2013 년에는자체 시스템을구축하여현장에서동영상을촬영한후바로문자또는이메일로도 보고할수있도록구축하여더욱활성화할계획이다

65 제 5 장결론 스마트워크로불리우는일하는방식의개선은이제선택이아닌필수사항이다. 왜냐하면우리나라보다앞선주요선진국들은이미스마트워크를국가경쟁력강화를위한효과적수단으로활용하기시작했고, 상당한효과를얻고있기때문이다. 우리가추진하는일하는방식의개선은스마트코리아를실현하는핵심동력으로생산성저하나고령화와저출산문제그리고청년실업이나일선에서은퇴한시니어실업을해소하기위한새로운일자리창출과같은국가 사회적현안문제를해결하고, 동시에교통문제나환경오염에의한지구온난화나탄소배출권규제등도일거에해결할수있는가장효과적인방안이다. 본연구에서는일하는방식개선의필요성과국내외추진사례를살펴봤고, 특히경기도에서자체적으로추진중인 4G 등일하는방식개선사례에대한자세한소개를통해지방자치단체등공공기관에서즉시도입 적용할수있는사례를제시했다. 경기도가추진한여러작은노력들은기대이상의성과를내고있으며, 앞으로도계속해서실천해나갈예정이다. 또한스마트워크가직원들에게스마트폰을나눠주고, 사무실환경바꾸고, 정보시스템만도입한다고성공할수있는것이아니고, 구성원들의인식변화가무엇보다중요하고이를위해근무환경변화와구성원들간의원활한소통시스템구축을강조했다. 마지막으로경기도가스마트한업무환경조성을위해 2012년하반기부터추진예정인스마트오피스시범구축사업, 클라우드컴퓨팅 ( 데스크탑가상화 ) 구축사업, 도 시군간스마트소통시스템구축계획을통해 일하는방식개선 을위해꼭필요한사무환경개선방안과필요정보시스템구축방안을제안하였다. 본연구보고서는기존에있던많은일하는방식개선과관련된보고서와사례들을큐레이션하는것에집중했다. 일하는방식개선을위해꼭실천해야하는것을제시하고이를성공적으로이행하는방안을보다쉽게안내하고제안하는것에중점을두었다. 본보고서가일하는방식개선을위한멋진큐레이터의역할을했으면하는바램이다

66 지구상에존재하는동물중지루함, 무료함을느끼는동물은인간이유일하다고한다. 일반적으로사회생활을하는많은사람들이변화와혁신이라는말에거부감, 부담감, 압박감을느끼는것같지만인간은본능적으로변화와혁신을즐기며갈망한다. 다만그것의속도감에부담감을느끼는것이다. 보고서에서제안한일하는방식의개선과혁신은부담감이아닌즐거운변화를추구하고자했다. 당장실천할수있는부분도있고예산과제도가뒷받침되어야하는것도있다. 가장중요한것은작지만당장할수있는것부터시작하는것이다. 스마트오피스, 스마트워크는열심히일할수있는공간이나환경을만드는것이아니고신나게일할수있는환경을제공하는것이다. 즐거운변화가시작되었다

67 < 함께나누고싶은글 > 혁신은최신의기술과아이디어가바탕이된것이라기보다사용자에게얼마나편리하게다가가고현재시대의일반인들의수준에서잘받아들여지는가에달려있다. - icloud 스티브잡스가디자인한애플의미래 - 생물이살아남기위해서는강한유전자보다변화에적응하는유전자가더중요하다. 환경변화를적극적으로받아들여서해체와재구성의지혜를최대한활용해야한다는것은의심의여지가없는대명제다. 변하지않으려면변해야한다. - 미술관에간 CEO - 일본전산은 30여건의 M&A를추진했으며, 대부분의회사가 1년내에적자에서흑자로돌아섰다. 일본전산이쓰러져가는기업을경쟁력있는기업으로부활시키는특별한방법은임원부터말단까지정열, 열의, 집념을가지고열심히일할수있도록기업문화를바꾸는것이었다. 이를위해 ' 정리, 정돈, 청결, 청소, 예의범절, 기본소양 ' 등기본을꼭지키도록했다는것이다. 기본을지키는것, 작은환경의변화가기적을만들어내는것이다. - 일본전산이야기 - 구글의거의모든프로젝트는팀 (3~5명) 단위로진행된다. 팀에는커뮤니케이션이필요하다. 커뮤니케이션을원활히하기위한최적의방법은직접이야기할수있는거리안에멤버를모아두는것이다. 실제로구글의직원들은 ' 큰사무실 ' 에서함께일한다. 그래서상담하고싶을때즉시말을걸수있으며, 서로전화가엇갈리는일도없고, 이메일연락이지연되는일도없다. 시끄럽게토론할수있도록회의실도다수준비되어있다 - Google's 10 Golden Rules - "1990년대초만해도대부분의기업들이필요한전기를자체적으로생산해야했으며오늘날처럼전기회사를통해전기를공급받는것은상상도할수없는일이었다." 오늘날기업들이자체적으로전기를생산하는것은극히드믄일이다. 앞으로 10년안에자체 IT인프라를보유하는회사는거의사라질전망이다. 클라우드컴퓨팅은 100년전의전기보다인간의삶에더욱큰영향을끼칠것이라는점이다. - 클라우드컴퓨팅

68 [ 참고문헌 ] [1] 스마트사회실현을위한전략과과제 ( 한국정보화진흥원, 2012) [2] 기업을위한스마트워크도입 운영가이드북 ( 방송통신위원회, 한국정보화진흥원, 2011) [3] 스마트워크추진현황과활성화방안 ( 정보통신정책연구원, 2010) [4] 한국형스마트워크의정책적추진방안연구 ( 단국대학교정책경영대학원, 2011) [5] 스마트워크해외추진사례 ( 정보처리학회지제18권제2호, 2011) [6] 삶과일의균형을통한글로벌스마트강국을구현하는스마트워크활성화정책방향 ( 방송통신위원회표준화논단, 2011) [7] 스마트워크해외추진사례 ( 정보처리학회지제18권제2호, 2011) [8] 한국기업의워크스마트실천방안 ( 삼성경제연구소, 2012) [9] 포스코, 회의 보고문화바꾼다 ( 한국경제, ) [10] [ 창의력증진복합공간 ' 포레카 ' 오픈 ] 일과놀이가만나 ' 창의 ' 쏟아낸다 ( 포스코뉴스, ( ) [11] 스마크워크우수사례집 ( 한국정보화진흥원, 2012) [12] 엔터프라이즈 2.0 구현의좋은해결책 야머 ( 블로터닷넷, 2009) < [13] 네이버캐스트 IT세상 (QR코드, [14] 스마트워크활성화를위한경영관리방안 ( 디지털정책연구제9권제4호, 2011) [15] 스마트워크전략에관한연구 ( 충남대학교경영학부, 2011) [16] 스마트워크환경에서의혁신을위한새로운유형의경영추진방안 ( 디지털정책연구제9 권제4 호, 2011) [17] 한국형스마트워크의정책적추진방안연구 ( 단국대학교정책경영대학원석사학위논문, 2012) [18] 한국지역정보개발원지역정보화동향분석제4호 업무용 PC( 데스크탑 ) 가상화 ( 정책연구단, 2010) [19] 참여와소통의정부 2.0( 호주정부 2.0 태스크포스보고서 )

69 [ 부록 ] 스마트워크추진을위한설문조사 1. 귀하의성별은? 1 남자 2 여자 2. 귀하의연령은? 1 20~29 세 2 30~39 세 3 40~49 세 4 50 세이상 3. 귀하의직급은? 1 4 급이상 2 5 급 3 6 급 4 7 급이하 4. 귀하의근무지는? 1 본청 2 북부청 3 직속기관, 사업소 4 의회사무처 5. 현재의사무공간에만족하십니까? 1 전혀그렇지않다 2 그렇지않다 3 보통이다 4 그렇다 5 매우그렇다 6. 업무효율을저하시키는공간요인이있다면무었입니까? 1 개인업무공간협소 2 공동작업공간부족 3 가구및사무기기배치 4 실내온도, 환기 5 소음, 진동 6 청결, 시각적환경 7. 옆동료와공간적으로거리가가깝습니까? 1 전혀그렇지않다 2 그렇지않다 3 보통이다 4 그렇다 5 매우그렇다 8. 자리에서동료들의모습을눈으로확인할수있습니까? 1 전혀그렇지않다 2 그렇지않다 3 보통이다 4 그렇다 5 매우그렇다 9. 일일근무시간중낭비되는시간은어느정도라고생각합니까? 1 1 시간이내 2 1 시간 ~2 시간 3 2 시간 ~3 시간 4 3 시간 ~4 시간 5 4 시간이상

70 10. 책상배열, 파티션등의공간요인으로업무에방해를받곤합니까? 1 전혀그렇지않다 2 그렇지않다 3 보통이다 4 그렇다 5 매우그렇다 11. 귀하는스스로만성적인시간외근무에시달리고있다고생각하십니까? 1 그렇지않다 2 1 시간이내 3 1 시간 ~2 시간 4 2 시간 ~3 시간 5 3 시간 ~4 시간 6 4 시간이상 12. 보다창의적으로일하기위해필요한공간이있다면무엇입니까? 1 업무집중가능공간 2 휴식공간 3 회의실, 공동작업공간 4 자료실 5 담화실 ( 티룸 ) 13. 시간외근무를하게되는원인은무엇이라고생각하십니까? 1 갑작스런상사의지시등계획성없는업무관행 2 절대적으로많은업무량 3 일이없어도퇴근하기어려운조직문화 4 기타 ( ) 14. 현재, 유연근무제를신청하여이용하고계십니까? 1 이용하고있다 2 이용하지않는다 15. 유연근무제를활용하고계신다면얼마나만족하십니까? 1 매우낮다 2 낮다 3 보통이다 4 높다 5 매우높다 16. 유연근무제를적극활용하지않고계시다면그사유는? 1 평가불이익우려 2 상사눈치 3 필요성을못느껴서 4 기타 ( ) 17. 귀하가생각하는회의의문제는무엇입니까?( 복수선택가능 ) 1 회의내용 ( 목적불분명 ) 2 시간 ( 지나치게오래지속 ) 3 회의방식 ( 상사혼자이야기 ) 4 횟수 ( 필요이상 ) 5 참석대상 ( 불필요한참석자까지참석 ) 18. 귀하의업무관련의사결정 ( 보고 / 결재 ) 속도가적당하다고생각하십니까? 1 전혀그렇지않다 2 그렇지않다 3 보통이다 4 그렇다 5 매우그렇다

71 19. 업무상필요한정보를기관내에서쉽게얻을수있습니까? 1 전혀그렇지않다 2 그렇지않다 3 보통이다 4 그렇다 5 매우그렇다 20. 기관내지식교류가활발하게이루어지지않는다면그이유는무엇이라고 생각하십니까? 1 과중한업무로인한시간부족 2 부서이기주의 3 정보독점주의 4 구성원간의관계 ( 경쟁등 ) 5 보상부족 6 기타 ( ) 21. 가장효과적인업무지식습득수단은무엇이라고생각하십니까? 1 동료와의일상적인지식교류 ( 티타임, 메신저, 이메일등 ) 2 OJT[On the Job Training] : 일상적인직무를수행하면서관리자가직원에게실시하는교육 3 외부 DB, 인터넷등 4 공식적인직무교육훈련 5 외부전문가와상담 6 기타 ( )