MS Outlook 을이용한이메일백업방법 정보기술지원팀 1. Exchange ActiveSync 설정을통한수동백업 2. POP 설정을통한자동백업 주요기능 POP 방식 Exchange ActiveSync 연동가능편지함 주소록연동 받은편지함받은편지함내부하위디렉토리연동불가 불가 서버 ( 웹메일 ) 의모든편지함보낸편지함, 휴지통포함 연동 Outlook 에서도학내사용자검색가능 일정연동불가연동 삭제연동 기타 불가 보낸편지함연동이불가하므로특정 PC 의 Outlook 을통해발송한메일은해당 Outlook 에서만확인가능함 연동서버또는 Outlook 어느한곳에서삭제시양쪽모두삭제됨 특정 PC 의 Outlook 을통해발송한메일도서버의보낸편지함과연동이되므로웹메일에서확인가능 대학메일활용 Best Practice Exchange ActiveSync 방식으로설정한 Outlook 을주이메일사용도구로활용하며, 주기적으로개인 PC 에백업을수행
MS Outlook 을이용한이메일백업방법 본매뉴얼을통해연도별메일데이터를개인 PC 또는별도저장장치에보관하는것이메일데이터유실을방지하는가장바람직함
MS Outlook 을이용한이메일백업 (1) Exchange ActiveSync 방식을이용한수동백업 Exchange ActiveSync 방식을이용한자동백업은 MS Office Outlook 프로그램을이용해서서버이메일의모든디렉토리를개인 PC 의특정공간에동일하게 Sync 하는방식 이다. 주요특징 활용사례 1. 서버 ( 웹메일 ) 의 [ 받은편지함 ] 외모든디렉토리가연동가능함 1. 서버 ( 웹메일 ) 에기본 [ 받은편지함 ] 외기타개인생성디렉토리가많은경우 - 받은편지함의하위개인생성디렉토리연동가능 - 특히, 웹메일에개인생성디렉토리를만들어서이동규칙을설정해둔경우 - 보낸편지함연동가능 2. 보낸편지함의데이터백업이필요한경우 2. 최초 1회설정이후, Outlook 실행시자동으로 Sync 수행 3. 단, 웹메일에서삭제시개인 PC 에서도함께삭제되므로수동백업필요 [ 웹메일 ] [PC Outlook] 웹메일의 받은편지함 포함모든 디렉토리가 Outlook 에도동일하게생성
MS Outlook 을이용한이메일백업 (1) Exchange ActiveSync 방식을이용한수동백업 (Outlook 설정 ) 1 Outlook 실행 [ 파일 ] [ 계정추가 ] [ 전자메일계정 ] 선택후다음 2 [ 수동설정또는추가서버유형 ] 선택후다음 별도의서버정보및포트정보입력이필요없이, 위의설정으로웹메일과동일하게 Outlook 에싱크됨.
MS Outlook 을이용한이메일백업 (1) Exchange ActiveSync 방식을이용한수동백업 ( 백업방법 ) Outlook 설정만으로는백업이이루어졌다고할수없다. Outlook 과웹메일이완전하게 sync 되고있기때문에웹메일에서삭제하면개인 PC Outlook 에서도메일이삭제된 다. Outlook 에서 ActiveSync 설정을통해동기화를완료한후, 백업하고자하는메일을아래와같이수동으로정리해줘야한다. 1 백업을위한별도의데이터파일을생성한다. 2 아래와같이적당한이름의백업용데이터파일을생성 : Outlook 실행 [ 파일 ] [ 계정설정 ] [ 데이터파일 ] 의 추가 선택
MS Outlook 을이용한이메일백업 (1) Exchange ActiveSync 방식을이용한수동백업 ( 백업방법 ) 3 아웃룩에데이터파일이생성되었음을확인 4 ActiveSync 계정설정을통해웹메일과연동된편지함을백업디렉토리로복사또는이동 : 방법은두가지가있다. - 백업하고자하는디렉토리전체를복사하는방법 - 원하는메일만목록에서선택하여복사하는방법 이때, 선택된메일목록을복사가아니라, 드래그 (drag) 하여백업폴더로이동하면, 기본사서함에서는삭제되므로백업과사서함용량확보가동시에가능함 백업대상디렉토리에서마우스우클릭 > 폴더복사선택 앞서생성한백업용데이터파일을복사위치로지정 ActiveSync 를통해웹메일과연동된사서함디렉토리 신규생성한백업용데이터파일
MS Outlook 을이용한이메일백업 (1) Exchange ActiveSync 방식을이용한수동백업 ( 백업방법 ) 5 backup 데이터파일에받은편지함및하위폴더가복사되어있음 6 최초 폴더복사 이후에는주기적으로추가백업대상메일들을선택하여드래그해서백업데이터파일로이동만진행하면됨 이곳의데이터들은개인 PC 로복사한내용이기때문에웹메일에서삭제하더라도무관하게지속보관이가능하다. 최초폴더복사이후추가로수신된백업대상메일들은전체선택하여백업위치로드래그하면됨
MS Outlook 을이용한이메일백업 (2) POP 방식을이용한자동백업 POP 방식을이용한자동백업은 MS Office Outlook 프로그램을이용해서서버이메일의 [ 받은편지함 ] 의메일데이터를개인 PC 의특정공간에자동으로저장하는방법이다. 주요특징 1. 서버 ( 웹메일 ) 의 [ 받은편지함 ] 데이터만백업이가능함 - 받은편지함의하위개인생성디렉토리백업불가 - 보낸편지함백업불가 2. 최초 1회설정이후, Outlook 실행시자동으로백업수행 활용사례 1. 보낸편지함의데이터백업이불필요한경우 2. 서버 ( 웹메일 ) 에기본 [ 받은편지함 ] 외기타개인생성디렉토리가없는경우 [ 웹메일 ] [PC Outlook] 웹메일의 받은편지함 데이터만 PC Outlook 으로내려받음 개인생성디렉토리및 보낸 편지함 은내려받지못함 X
MS Outlook 을이용한이메일백업 (2) POP 방식을이용한자동백업 (Outlook 설정 ) 1 Outlook 실행 [ 파일 ] [ 계정추가 ] [ 전자메일계정 ] 선택후다음 2 [ 수동설정또는추가서버유형 ] 선택후다음 3 [POP 또는 IMAP] 선택후다음 4 [ 사용자정보및서버정보 ] 입력후기타설정 [ 교직원용서버정보 ] - 받는메일서버 : email.postech.ac.kr - 보내는메일서버 : email.postech.ac.kr [ 연구원및학생용서버정보 (Office365 메일 )] - 받는메일서버 : outlook.office365.com - 보내는메일서버 : smtp.office365.com
MS Outlook 을이용한이메일백업 (2) POP 방식을이용한자동백업 (Outlook 설정 ) 5 [ 보내는메일서버 ] 탭에서받는메일서버와동일한설정사용체크후확인 6 [ 고급 ] 탭에서아래와같이포트정보입력및복사본저장체크후확인 [ 포트정보 ] - POP3 : 암호화연결 (SSL) 필요체크, 995 포트 - SMTP : TLS 암호화연결선택, 587 포트 받은편지함의메일을로컬 PC 로가져온후특정기간이후웹메일사서함에서자동삭제하고자할경우, 위 다음기간후서버에서제거 메뉴를체크후기간을설정하면됨 위와같이설정이끝나면, 웹메일받은편지함에존재하는모든메일, 그리고향후수신하게되는메일이개인 PC 로내려받아짐. 단, HEMOS 계정의패스워드를변경했을시에는 Outlook 에서도패스워드를변경해줘야함.
MS Outlook 을이용한이메일백업 (2) POP 방식을이용한자동백업 ( 데이터파일위치확인 ) POP 으로내려받은데이터파일위치확인 1 Outlook 실행 [ 파일 ] [ 계정설정 ] [ 데이터파일 ] 탭선택 2 [ 파일위치열기 ] 선택하면아래와같이데이터파일이위치한폴더가열림 위와같이개인 PC 의특정위치에 메일주소.pst 형태의파일이존재함 해당 pst 파일을다른 PC 로옮겨서 Outlook 프로그램을통해메일확인가능
MS Outlook 을이용한이메일백업 (2) POP 방식을이용한자동백업 ( 타 PC 의백업데이터 Outlook 으로열기 ) 다른 PC 에서백업한데이터파일열기 1 Outlook 실행 [ 파일 ] [ 계정설정 ] [ 데이터파일 ] 의 추가 선택 2 백업 pst 파일이있는경로에서해당파일선택후확인 3 Outlook 좌측편지함목록에보면, 추가한데이터파일의메일이나타남