12 기획특집 Special project Electronic 3 Management Record

12 기획특집 Special project Electronic 3 Management Record

기록인 2017 winter + Vol. 41 13 01. 02. 03. 04.

14 기획특집 Special project 01 Next - Generation Electronic Record 차세대전자기록관리 개념재설계방향

기록인 2017 winter + Vol. 41 15 01 어느새벌써 2017 년의끝자락에와있다. 돌이켜보면 2017 년한해는참많은것들이 변화되는시점이었던것같다. 새로운대통령이선출되어새로운정책들이자리를잡아가고있고그동안적재되어있던문제들이드러나면서비틀어져있던것들이자리를잡아가고있다. 정치 사회의변화만이아니다. 기술의진보는어떠한가. 4차산업혁명, 인공지능, IoT 등은 2017년에새로만들어진개념들은아니지만올한해들어가장많이회자되었고실제우리의삶을바꾸고있다. 새정부가대통령후보시절부터힘주어강조했던것처럼 ( 문재인더불어민주당대통령후보연설 미래를위한담대한도전, 4차산업혁명 기조연설 ) 국가차원에서의 4차산업혁명대응을위해지난 9월 26일에는대통령직속 4차산업혁명위원회가발족되었다. 4차산업혁명은인공지능, 로봇, 사물인터넷, 빅데이터등정보통신기술이사회전분야에적용되어경제 사회구조의근본적변화를촉발시키는기술혁명으로정의된다 (Schwab, Klaus(2016). The Fourth Industrial Revolution, World Economic Forum). 기록공동체도커다란변화의시점을지나고있다. 새정부의주요국정과제중하나인 열린혁신정부, 서비스하는행정 부분의실행차원에서기록관리혁신T/F가발족되었고 < 국가기록관리폐단혁신 >, < 국가기록관리체계혁신 >, < 국가기록기능 조직혁신 > 세가지과제를확정하여각과제별로혁신의틀을마련하고있다. 또중앙기록물관리기관인국가기록원은첫개방형전문직원장의임기가이제막시작되었고, 대통령기록관, 서울기록원등주요기관의신임기관장채용도진행중이다. 2017년은기록관리혁신의시점이되는한해로기억될것이다. 올한해기록학계에서가장많이회자된단어중하나가바로 차세대기록관리 일것이다. 2004년기록관리혁신이후이를반영하여개정된 공공기록물관리에관한법률 과 2007년개발된표준기록관리시스템역시종이기록에서전자기록으로변화하는기록관리환경에대응하고업무과정에기반을둔전자기록관리체계구축을지향하였으나급변하는전자환경에유연하게대응하지못한부분이있고, 10여년의시간동안그격차는더심화되어왔다. 그러한의미에서 차세대기록관리 는환경변화를쫓아가며대응하는것이아닌, 기록생산 관리환경의변화를가져올내 외부환경변화에주목하고앞으로다가올미래를예측하면서도기술적변화에크게흔들리지않는원칙을세우고기록관리혁신의의미를담는것이어야한다.

16 기획특집 02 전면적인변화라는의미에서 차세대기록관리 는 4차산업혁명으로대표되는기술변화에조응하고기록관리현장의문제들을해결하는데에주안점을두어야하고기록관리의프로세스, 시스템, 인프라영역이같은지향과전략, 목표를가지고새롭게설계되어야한다. 올해 4월부터 11월말까지진행된 < 차세대기록관리모델재설계 > 연구개발사업은앞서언급한 4차산업혁명기술의발전과데이터기반의행정업무환경의변화등으로인한기록의생산 관리 서비스환경변화에조응하는전자기록의개념재설계와기록관리조직및기능의재편, 법제의재정비, 시스템재설계, 서비스방안도출을 목표로 3개의세부과제로나누어연구를진행하였다. 1세부과제를수행한명지대학교디지털아카이빙연구소는 차세대전자기록관리 의가치와지향을수립하고환경변화에따른 전자기록 의개념을재정의하기위한전략과아젠다를도출함으로써전면적인변화의방향성을수립하고자했다. 그아젠다에따라기록관리조직과기능, 법제와표준이어떻게재편되어야하는지연구하고구축계획을수립하는것이 1세부과제의주요한과제이다. 이글에서는차세대전자기록관리재설계방향과이로인한주요한변화를간략히소개하고자한다. 차세대전자기록관리의첫번째지향점은정보거버넌스형기록관리이다. 기록관리의원칙과가치를실현하기위해기록관리조직간, 유관업무부서간, 정부조직간, 정부- 민간정보거버넌스를구축해야한다. 다양한주체들간의정보거버넌스를구축하기위해서는기록물관리기관이기록관리의전문성을확실히보유하고있다는신뢰체계를구축하는것이무엇보다중요하다. 특히기관별정보시스템도입이급증하고있는실정에서, 데이터형기록에대한관리및활용을위한기준마련과기반구축등이각법제별로이루어지고있고이를관할하는주체가다양해서이와관련한주체들간의긴밀한협력관계가필요하다. 차세대전자기록관리의지향점 01 02 03 다음은정보거버넌스프레임워크에서기록관리 (RIM:Record & Information Management) 의역할을 ARMA가제시한기록관리원칙별로각주체별책임을식별해놓은것이다. < 그림 1> 은기록관리원칙과관련된다양한주체들의역할을제시하고, 이들이함께정보거버넌스를구축하는것이필요함을역설하고있다.

기록인 2017 winter + Vol. 41 17 < 그림 1> 기록관리원칙별관할책임주체 GARP Accountability BUSINESS Owner IT RIM LEGAL EDRM Information Governance Reference Model ARMA 2011 Transparancy Integrity Protection Owner Compliance Owner Availability Retention Owner Disposition Owner 위의모델은업무영역, 정보기술영역, 기록정보관리영역, 법무영역이기록관리업무와관련해각각의주관영역을가지면서도서로긴밀하게협조해야함을보여준다. 여기서기록정보관리영역은보유와처분에있어고유의주관권한을가지면서도투명성과무결성부분에있어다른영역과함께협력해야함을알수있다. 하나의조직나아가국가기록관리체계내에서도다양한영역이자신의고유의영역을가지면서도긴밀히협조하며거버넌스를구성해야한다. 두번째지향점은데이터형기록관리이다. 공공업무의철저한기록화를위해업무환경및기록유형다변화에능동적으로대처해야한다. 기술발전에따른업무환경의변화에따라전통적인기록유형외다양한형태의기록이생산되고있음을파악하여그에따른기록관리절차및방식을강구해야한다. 세번째는통합형기록관리이다. 전자기록관리의신뢰성과효율성확보를위해기술및시스템, 프로세스및조직의통합을추진해야한다. 전자기록의특성에기반한기록관리의원칙이업무, 시스템, 조직등에전면적으로반영될수있도록해야한다. 처리과, 기록관, 영구기록물관리기관으로구분된현행 3단계프로세스는생산현황통보, 이관등전자기록생산및관리환경에조응하지못한다. 논리적객체 로존재하는전자기록은업무활용과보존, 이용서비스제공등의목적과동시에다차원적으로접근해야하며생산이전부터영구보존에이르기까지일관되고통합된원칙과프로세스로관리되어야한다. 우리연구에서는정보거버넌스형기록관리, 데이터형기록관리, 통합형기록관리세 가지의지향에따라 3 대전략 10 대아젠다를 < 그림 2> 와같이수립하였다.

18 기획특집 아젠다 1 아젠다 2 아젠다 3 아젠다 4 아젠다 5 아젠다 6 아젠다 7 BRM 아젠다 8 아젠다 9 아젠다 10 LOD 1 2 3 ( 전자 ) 기록관리지향 ( 전자 ) 기록관리전략 첫번째전략은생산환경의변화에조응하는기록의포착이다. 기록이생산되는공공업무현장에대한분석과그에따른기록조사를통해기록관리의대상이되는기록을포착하고획득하기위한전략이다. 이를위해 실질적인포괄주의에기반한기록의재개념화, 기록포착을위한도구개발, 보다유연한기록계층구조설계 세가지아젠다를제시하였다. < 그림 2> 차세대전자기록관리의지향과전략 두번째전략은장기보존관점의연속체적기록관리의전면화이다. 전자기록환경에조응하기위해부분적으로적용되어온연속체적기록관리전략을보다전면화하여기록관리업무, 조직, 시스템등에적용하기위한전략이다. 이를위해 생산기관별완결형기록물관리체계구축과제, 이음새없는 (seamless) 기록관리프로세스로의재정립, 통합형기록관리시스템의구축 세가지아젠다를제시하였다. 세번째전략은기록관리의전문성과독자성확보이다. 신뢰성있는기록관리전문기관으로서의위상정립을위해 BRM에비종속적인독자적기록관리기준마련, 기록품질요건개념의확장, 사회상을반영하는토탈아카이브의지향, LOD(Linked Open Data) 기반의기록정보활용과공유 네가지아젠다를제시하였다. 이글에서는전자기록관리의지향과전략, 아젠다의관계를표로제시하고차세대전 자기록관리전략실행시나타날수있는주요변화에대해서설명하고자한다.

기록인 2017 winter + Vol. 41 19 03 01 02 03 04 05 앞으로이루어져야할첫번째변화는기록에대한개념재정의와정보거버넌스를통한기록관리에서의역할확인, 이관업무의변화이다. 매체유형에상관없이업무수행에관련되어생산된모든정보를 기록 이라고정의하고그중에서도보존해야할가치가있는기록을 관리대상기록 이라고구분하여재정의해야한다. 기록관리영역은이관리대상기록의보유와처분에대해주관책임 (ownership) 을갖는것을확인해야한다. 데이터유형의기록이증가함에따라전자기록의생산부터보안, 관리, 법적영역등에서네트워크를구축하고데이터형기록관리에서의위험요소를낮추고관리기준의정책적개입력을높이기위해서는정보거버넌스구축을통한기록관리에서의역할에대한재설정이필요하다. 아젠다1은기록과관리대상기록의정의부분이고아젠다2는데이터유형을포함한업무시스템에서생산되는기록을포착하는도구들에대해제시한다. 기관의모든정보시스템과데이터세트에대한인벤토리, 업무분석및기록분석을통해업무절차와관련되어정보시스템과생산되는기록을조사하는워크플로우등의도구를개발하여기관에서생산되는다양한유형의기록을포착할수있도록한다. 이렇게파악된데이터유형의기록에대해서는 관리대상기록 일경우기록관리시스템으로이관하도록한다. ISO16175에서제시된 3가지유형에따라생산시스템에서기록관리시스템으로기록을이관하는유형은, 기록물과메타데이터를이관해야하는유형, 시스템연계를통해포인팅해서관리하는유형, 그리고시스템내에기록관리기능을포함시켜관리하도록하는유형으로나누었다. 모든데이터유형의정보는기록이지만모두관리대상기록은아니고, 관리대상기록을파악하고기록관리영역으로이관하되시스템의성격에따라이관유형을선택할수있도록시스템이설계되어야한다. 두번째는기록계층구조의변화에따른것으로, 먼저데이터유형에따른전자기록의특성에맞게기존종이기록중심의철-건구조에서연관된기록을모아놓은기록집합체 (aggregation) 와기록물을기술하거나통제하는단위인기록계층 (class) 을구분한다. 현행기록분류체계에서는기록물철이유일한기록집합체이자기록계층으로설정되어있어다양한형태의기록을획득하거나분류하는데한계가있다. 기록집합체와기록계층을구분하여운영함으로써고정된집합구조에서탈피하여유연하고확장

20 기획특집 수직적계층구조에서다양한계층구조로의변화 MoReq 2010 Hierarchical ification Service Aggregation Aggregation Aggregation Aggregation Relationship Record Record Record Record Record Record 된집합구조를지향하는것이다. 이렇게하면집합체별로상위집합체와는다른속성을상속받을수있어업무기능외에다른기준이기록분류체계에반영될수있다. 이러한구조하에서는서로다른단위업무, 심지어다른기관에서생산된관련기록들을묶어서관리하는케이스파일관리가가능해질것이다. 케이스파일단위의속성도부여함으로써다중분류가가능하고하나의사안에대한통일적인관리가이루어질수있다. 세번째변화는보유와처분영역에서의변화이다. 아젠다 7 BRM에비종속적인독자적기록관리기준마련 에서주로다루는내용으로, 기록의평가에있어서단위과제만을대상으로하는기록평가방식을재고하고, 기능평가만이아닌기록유형, 가변시점별다양한처분행위등을포함하는기록보유일정표를개발하여운영하고이에따라처분하도록하자는것이다. 현행기록관리기준표는기능평가만을반영하고있어기록의가치평가를적용하는데에한계가있다. 기록보유일정표제도를마련해기록유형별로기록에대한기술, 처분시점, 처분행위를담은처분지침으로사용할수있도록해야한다. 특히처분에있어서는 지연처분 (Deferred Disposition) 개념을도입하여, 기록생산시스템인정보시스템의생 애주기를따르자는것으로, 시스템의처분또는업그레이드주기가도래할때까지데이터의물리적인파괴를지연시킬수있도록하는것이다. 이는처분보류나처분동결과달리처분에가장적정한시점을협의하여처리할수있도록하는개념이다. 네번째변화는조직의변화이다. 아젠다4 생산기관별완결형기록관리체계구축 에서상세히다루고있는데, 주된내용은기록관과국가기록원의역할과기능의재정의이다. 기록관이보존기록관리기능까지포괄하여기관의아카이브역할을수행하도록하여생산부터서비스까지의완결적인기록관리체계를구축하도록하자는것이다. 이에따라국가기록원은보존 / 서비스전문기관으로서토탈아카이브 Whole of Society를지향하고, 공공기록만이아닌한국의사회상을반영하는중요영구기록물을수집하고관리하며이를서비스하는국가아카이브로서의기능을강화하도록한다. 다만기록관마다기관규모와기록의양, 기술및인력상황을고려하여여러가지다른방식으로운영할수있도록다양한구성형태를제안하였다. 각기관의규모와기록의양, 서비스범위가다르므로기록관은단독형, 공동형, 위탁형, 중앙관리형태등으로다양화하고, 그에맞는기록관

기록인 2017 winter + Vol. 41 21 지연처분프로세스 Residual Residual Residual Residual Deferred Disposition Residual Semi Residual Semi 리기능과시스템을적용하도록한다. 국가기록원은전문적인보존기법과지능형서비스를갖춘기관으로, 기술지원센터등을운영하며기술지향의기록관리업무를지원하고, 차세대기록시스템의개발과지속적인개선 있도록전체법체계를재구성하는것을제안하였다. 또한민간영역의기록관리및아카이브활성화를위해 < 기록관진흥을위한법률 ( 안 )> 을제정하는것또한제안하였다. 을위해최신기술연구와지원, 기록시스템의범정부클 라우드내배포역할등을수행해야한다. < 차세대기록관리모델재설계 > 연구개발사업이갖 는의미는기록관리를둘러싼내 외부의환경변화를 차세대전자기록관리개념재설계에따른다섯번째 변화는법제의변화이다. 전자기록의특성에부합하는 기록의재정의와프로세스변화등차세대전자기록관 인식하고다양한유형의전자기록의특성을고려한기 록관리체계개편의논의의틀을만들었다는데에있을 것이다. 리아젠다의내용을담아기록관리법이전면개정되도 록하되, 그동안공공기록의관리에만머물러있던공 공기록물법을기록관리의원칙을선언하는의미에서 < 기록관리기본법 ( 가칭 )> 으로그명칭부터내용까지모두개정하도록한다. 이에따라현행법에서상세화정도에서차이가있던내용을원칙중심으로법에적용 하고상세한내용은하위법령또는표준에서다룰수 writer