국내외기록관리표준화동향 이번호에서는제 2 차표준전문위원회개최등그동안의기록관리표준추진현황과, 최근국제표준 을추진하고있는 전자업무환경에서의기록관리원칙및기능요건 을소개하고자합니다. 한시기관기록관리절차 등 3 개표준안표준전문위원회심의통과 지난 8 월 13 일국가기록원에서는 1

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기주 탄
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기록관리표준화뉴스레터 4 (2010 9 10 ) 국가기록원은기록관리업무의효율성을높이고체계화하기위해기록관리업무, 시스템, 시설 장비분야등을대상으로표준화업무를수행하고있습니다. 각급기관기록관리담당자들이업무수행과정에서표준을활용할수있도록 표준화뉴스레터 를주기적으로발간하여관련표준및국내외표준화동향을소개하고자합니다.

이러한관리기준에는단위과제별로업무설명, 보존기간및보존기간책정사유, 공개여부, 접근권한, 비치기록물여부등이있습니다. 기록관리기준표는공공기관이작성, 운영및관리의주체이지만, 단위과제별보존기간은국가기록물의체계적인관리를위하여관할영구기록물관리기관과협의 확정하는절차를거쳐야합니다.

1 기록관리표준화뉴스레터 4 ( ) 국가기록원은기록관리업무의효율성을높이고체계화하기위해기록관리업무, 시스템, 시설 장비분야등을대상으로표준화업무를수행하고있습니다. 각급기관기록관리담당자들이업무수행과정에서표준을활용할수있도록 표준화뉴스레터 를주기적으로발간하여관련표준및국내외표준화동향을소개하고자합니다." 기록관리업무와표준 기록관이 4/4 분기에처리해야하는핵심적인업무중의하나가, 신설되거나보존기간이변경된단위 과제를관할영구기록물관리기관과협의하여처리하는일입니다. 기록관리기준표변경사항협의 (10 월 ) 기록관리기준표는공공기관에서생산한기록물의체계적인관리및업무처리를위해정부기능분류체계의단위과제별로관리기준을제시한표입니다. 이러한관리기준에는단위과제별로업무설명, 보존기간및보존기간책정사유, 공개여부, 접근권한, 비치기록물여부등이있습니다. 기록관리기준표는공공기관이작성, 운영및관리의주체이지만, 단위과제별보존기간은국가기록물의체계적인관리를위하여관할영구기록물관리기관과협의 확정하는절차를거쳐야합니다. 신설또는변경되는단위과제의보존기간은매년 10월 31일까지관할영구기록물관리기관과협의하여확정하여야하고, 11월 1일이후에단위과제보존기간의신설 변경사유가발생한경우에는사안발생즉시관할영구기록물관리기관과협의하여확정하여야합니다. ( 단, 기록물분류기준표사용기관은단위업무변경을수시로협의하여야합니다.) 영구기록물관리기관은공공기관이제출한신설또는변경된단위과제의보존기간을검토하여매년 12월 31일까지회신하고, 공공기관은영구기록물관리기관과의보존기간협의완료후단위과제별보존기간을확정하고이를기록관리시스템및기록물생산시스템에반영하여관리하여야합니다. 또한공공기관은기록물정리기간종료직후공공기관홈페이지등정보통신망을통하여신설또는보존기간이변경된단위과제명, 업무설명, 보존기간등을고시하여야합니다. 기록관리기준표의작성및관리절차에대한상세한정보는다음의표준을참조하시기바랍니다. ( 원문은국가기록원홈페이지 ( 기록관리자서비스 기록관리표준 표준화현황 서 열람할수있습니다.) Ÿ 기록관리기준표작성및관리절차 [NAK/S 4:2009(v2.0)] 공공기관의처리과기록물관리책임자, 기록관또는특수기록관의기록관리담당자가기록관리기준표를작성 운영하고자하는경우적용되는표준으로서, 기록관리기준표의구조및관리항목, 기록관리기준표신설 변경절차, 처리과및기관공통업무보존기간표등으로구성되어있다. 기록관리기준표또는기록물분류기준표와관련하여 2010년도기록물관리지침 도함께참고하시기바랍니다. 1

2 국내외기록관리표준화동향 이번호에서는제 2 차표준전문위원회개최등그동안의기록관리표준추진현황과, 최근국제표준 을추진하고있는 전자업무환경에서의기록관리원칙및기능요건 을소개하고자합니다. 한시기관기록관리절차 등 3 개표준안표준전문위원회심의통과 지난 8 월 13 일국가기록원에서는 10 년도제 2 차기록관리표준전문위원회가열렸습니다. 이번표준전 문위원회에서는상반기제 개정표준화과제인 한시기관기록관리절차, 영구기록관리시스템기능 요건, 기록생산의무이행지침 : 회의록, 조사 연구 검토서 의심의와더불어, 신규표준화과제로 비 밀기록물관리절차 추가등의안건을심의하고다음과같이의결하였습니다. [ 주요심의내용 ] 표준명 구분 심의결과 한시기관기록관리 신규제정 제정안의결 영구기록관리시스템기능요건 (2008) 개정 개정안의결 기록생산의무이행지침 : 회의록, 조사연구검토서 (2007) 개정 개정안의결 전자 비전자기록물물리적편철지침 (2007) 폐지 폐지의결 비밀기록물관리절차 신규과제로추가 추가의결 위기록관리표준은표준전문위원회심의의견에따라용어및일부내용을보완하였으며, 국가기록관 리위원회제 13 차정기회 (9 월 10 일 ) 에서최종심의 의결한후확정될예정입니다. 하반기에는어떤표준들이추진되고있나? 하반기에는연말제 개정을목표로다음 5 개표준과제에대한초안을작성중이며, 표준별주요내 용은다음과같습니다. 기록물공개관리업무표준 - 제 1 부 : 기록물생산부서및기록관 ( 신규제정 ) 공개관리의개념, 업무절차, 공개재분류기준, 공개심의회운영, 생산 - 정리 - 이관 - 정보공개등업무 단계별로각공공기관이기록물의공개관리를위한기준및절차를규정 기록물평가 폐기절차-제2부 : 영구기록물관리기관용 ( 신규제정 ) 영구기록물관리기관의기록물평가정책수립, 기록물평가심의회구성 운영, 세부평가절차, 기록물폐기절차등영구기록물관리기관이관리하는기록물의보존가치를평가하고폐기할때따라야하는기준과절차를규정 전자기록물온라인이관을위한전송기술규격 ( 신규제정 ) 전자기록물을인계시스템에서인수시스템으로온라인으로이관하기위해필요한대용량파일처리기술, 디렉토리구조, 메시지포맷, 암호화방식, 데이터압축, 재전송방식등을표준화하고전송모듈이갖추어야할기능요소정의 정부산하공공기관기록관리절차 ( 개정 ) 정부산하공공기관의처리과및기록관담당자가생산 이관 평가 폐기등기록관리업무전반 을숙지하고이행할수있도록체계적으로제시하고업무에필요한각종서식및체크리스트제공 비밀기록물관리절차 ( 신규제정과제로추가 ) 비밀기록물관리에대한역할과의무, 비밀기록물의생산 분류 편철 관리 정리 이관등공공기관이생산하고있는비밀기록물의체계적관리를위해따라야할절차와서식규정 2

최근 ISO에서제정중인 ISO DIS 16175 전자업무환경에서의기록관리원칙및기능요건 에대하여 전세계적으로전자기록생산과관리가확산됨에따라각국가나조직에서는전자기록관리를위한기능요건및소프트웨어규격을각각수립하여왔습니다.

이에따라소프트웨어개발자, 기록관리표준제정자, 정부기관, 민간영역등다양한영역에서활용할수있는기록관리소프트웨어를위한기능요건을개발하여 2008년에 전자업무환경에서의기록관리원칙및기능요건 (Principles and Functional Requirements for Records in Electronic Office Environment) 모듈 1, 2,3

3 최근 ISO에서제정중인 ISO DIS 전자업무환경에서의기록관리원칙및기능요건 에대하여 전세계적으로전자기록생산과관리가확산됨에따라각국가나조직에서는전자기록관리를위한기능요건및소프트웨어규격을각각수립하여왔습니다. 2006년 ICA( 국제기록관리협의회 ; International Council on Archives) 는이러한세계기록사회의요구를충족시키고자, 기존의성과들을통합하여국제표준 ISO 15489의기본논리와부합하는원칙및기능요건을수립하고자하였습니다. 이에따라소프트웨어개발자, 기록관리표준제정자, 정부기관, 민간영역등다양한영역에서활용할수있는기록관리소프트웨어를위한기능요건을개발하여 2008년에 전자업무환경에서의기록관리원칙및기능요건 (Principles and Functional Requirements for Records in Electronic Office Environment) 모듈 1, 2,3 을출간하게되었습니다. 이문서는전자기록생산단계의업무시스템, 관리단계의기록관리시스템에대한원칙과기능요건을세부적으로제시하고있으며, 다음과같이세모듈로구성되어있습니다. 모듈 1. 개요와원칙표준적용범위및목적, 전자기록및소프트웨어역할, 기록및시스템관련원리, 수행상이슈모듈 2. 전자기록관리시스템가이드라인및기능요건전자기록관리시스템에서획득, 식별, 분류, 진본기록관리, 혼합형기록관리, 보유및처분, 검색및제공, 운영시적용해야하는기능요건모듈 3. 업무시스템가이드라인및기능요건업무시스템에서기록물의생산, 관리및유지, 입수 / 이관 / 상호운용성, 보유및처분시기록관리를위해필요한기능요건 한편 ISO의기록관리분과위원회 (TC46/SC11) 에서는이문서의범용성과완성도를인정하여, 국제표준화를위한특별작업반을구성한후빠른심의 (Fast Track) 과정으로적극채택하였으며최종제정을위한의견수렴을진행하고있습니다. 이표준은 2011년에는제정완료될것으로예상되며, 이에따라우리나라에서운용하고있는업무관리시스템및기록관리시스템에대한기능을점검하고개선하는과정도필요할것입니다. 전자업무환경에서의기록관리원칙및기능요건 의주요내용 목차모듈 1 개요와원칙 1 도입 2 바람직한수행 : 전자기록및소프트웨어역할 3 기본원리 3.1 기록관련원칙 3.2 시스템관련원칙 4 수행상의이슈 4.1 성공적인전자업무정보관 주요내용모듈 1의제3장기본원리에서는정보시스템의개발및실행시따라야할기반원칙을제시한다. - 전자적업무정보는업무활동의진본증거로서적극적으로관리되어야한다, 메타데이터를활용하여연계되어야한다, 접근권한이관리되어야한다, 통제하에처분되어야한다등 - 시스템은업무프로세스지원, 표준화된메타데이터준수, 공개포맷사용, 보안환경을유지해야한다등 3

4 리구성요소제4장에서는성공적인전자업무정보관리의구성요소, 위기관리, 4.2 위기및완화지속가능성에대해제시하고있다. 4.3 전자시스템의재정적조직 - 성공적인관리요소 : 정책체계, 업무프로세스분석, 프로젝트관적유지성리, 변화관리, 위기관리, 능력개발, 품질관리등 5 기타참조기능요건 - 위기요소 : 소프트웨어선정, 개발, 기술적합성, 소통, 문서화, 6 용어집프로젝트관리, 생산성하락, 조직변화등모듈 2 전자기록관리시스템가이드라인및기능요건모듈 2의제2장에서는기록관리의중요성, 전자기록과전자기록관 1 도입리시스템의특성, 세부기능요건을구성하기위한상위레벨의기 2 가이드라인능모델을제시한다. 2.1 기록의중요성 2.2 전자기록및전자기록관리제3장에서는전자기록관리시스템의특성을정의하고시스템을평시스템의특성가하기위한기록관리기능요건의목록을다음과같이세부적으 2.3 기능요건개관로제공하고있다. 2.4 기능요건세트사용 - 획득과정, 메타데이터획득시점, 전자기록집합체, 일괄입수, 3 기능요건전자문서포맷, 복합기록, 이메일 3.1 획득 - 고유식별자, 분류체계수립, 분류수준, 분류과정, 기록볼륨 3.2 식별 - 접근및보안, 접근제한, 보안통제확립, 보안수준할당, 보안 3.3 분류통제시행, 보안범주, 기록관리과정메타데이터, 기록이동현 3.4 신뢰할만한진본기록관리황추적 3.5 혼합형기록관리 - 전자기록및비전자기록동시관리, 처분지침수립및적용, 3.6 보유및처분처분행위문서화, 처분점검 3.7 검색및제공 - 마이그레이션, 이관및폐기, 검색조건및기능, 기록출력및 3.8 운영편집 4 부록 - 운영기능, 메타데이터운영, 보고, 백업및복구등모듈 3 업무시스템가이드라인및기능요건모듈 3의제2장에서는기록관리의중요성에대한배경정보를제공하고, 핵심개념및용어를설명하며조직의필요를충족시키는 1 도입기록을결정함과아울러이들기록을업무시스템에서확인하는 2 가이드라인절차를제시한다. 또한기록관리기능요건을구비하기위해업무 2.1 업무처리증거확보시스템을점검하거나설계할때혹은구매하거나구축할때고려 2.2 업무시스템개요되어야하는이슈및절차들에대한윤곽을제시한다. 2.3 업무증거필요성결정 2.4 기능요건의활용제3장에서는업무시스템이구비해야할상위레벨의기록관리기 2.5 엔티티관계모형능요건을제시하고, 이러한기능요건을다시의무요건과선택요 3 기능요건건으로구분하여제시한다. 3.1 맥락을지닌기록생산 - 고정화된기록생산, 기록메타데이터획득, 전자기록집합체 3.2 기록관리및유지관리, 기록분류 3.3 입수, 이관, 상호운영성 - 메타데이터구성, 기록재배정 재분류 복제본및발췌사본, 기 3.4 기록의보유및처분록에대한보고, 온라인보안절차 4 부록 - 처분승인권한준수, 처분적용및점검, 폐기, 처분메타데이터, 처분행위보고등 4

5 기록관리표준용어해설 평가 평가 (Appraisal) 정의보존기간이만료된기록물을대상으로행정적 사회적 역사적가치를검토하여보존여부를판단하는업무절차기록이획득될필요가있는지얼마나오랫동안기록을유지할지, 업무상필요성, 조직설명책임성의요건및공동체의기대를충족시킬필요가있는지를결정하기위해업무활동을평가하는과정 1. 기록을보존소에이관할가치가있는지의여부를결정하는과정 2. 기록을보존해야하는기간을법적요건과현재및미래의활용에기반하여결정하는과정 3. 하나의기록물에대한금전적시장가치의결정 4. 업무상필요, 조직의설명책임성, 사회구성원의기대요건에부응하여어떤기록을얼마동안기록을유지할것인가를결정할목적으로해당기록을생산한업무활동을평가하는과정 출처 NAK/S 5-1 기록물의평가및폐기절차 -제1부: 기록관용 Principles and Functional Requirements for Records in Electronic Office Environments - Module 2 Guidelines and Functional Requirement for Electronic Records Management system, ICA, 2008 A GLOSSARY OF ARCHIVAL AND RECORDS TERMINOLOGY Society of American Archivists, 2004 폐기 폐기 (Destruction) 정의더이상보존할필요가없는기록을제거하는것으로, 주로기록의물리적인파괴혹은파기를의미 1. 복구가더이상불가능하도록기록을제거하거나삭제하는절차 2. 처분지침에의해인증되고승인된대로, 전자기록, 레코드플랜 (record plan) 엔티티및관련메타데이터를영원히제거하거나삭제또는파기하는처분절차를의미한다. 어떠한재구축도불가능한방식으로기록물을삭제하거나제거하는절차 출처 NAK/S 5-1 기록물의평가및폐기절차 -제1부: 기록관용 Principles and Functional Requirements for Records in Electronic Office Environments - Module 2 Guidelines and Functional Requirement for Electronic Records Management system, ICA, 2008 CANKGSB ( 캐나다국가표준 ) Electronic Records as Documentary Evidence 발행 : 행정안전부국가기록원 편집 : 국가기록원기록정책부표준협력과 이뉴스레터와관련하여궁금하신사항이나좋은의견이있으시면아래연락처로연락주시기바랍니다. jaepyeong@korea.kr Tel : Fax : 뉴스레터정기구독신청 / 해지 / 변경 : 의제목을 [ 구독신청 ] 또는 [ 구독해지 ] 로하여위주소로발송 지난뉴스레터는국가기록원홈페이지 기록관리자서비스 기록관리표준 표준화자료실에서보실수있습니다. 5

02 분류체계의이해 1. 현행기록물분류제도 1.1 기록물분류의의미 분류 대상이나유사성에따라종류별로나누거나배열하는행위 원칙 개념 목적에따라일정한순서대로배열된체계이며기록물관리기관의기록물들을미리고안된체계에따라구별하는행위 분류의기준 활동 ( 기능 ) : 기록물은행위또는기능,

02 분류체계의이해 1. 현행기록물분류제도 2. 대학기록물분류제도 분류체계의이해 11 02 분류체계의이해 1. 현행기록물분류제도 1.1 기록물분류의의미 분류 대상이나유사성에따라종류별로나누거나배열하는행위 원칙 개념 목적에따라일정한순서대로배열된체계이며기록물관리기관의기록물들을미리고안된체계에따라구별하는행위 분류의기준 활동 ( 기능 ) : 기록물은행위또는기능, 조치등의결과물이며활동은기관설치목적을수행하기위해기관에배당된모든책임을의미