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1 발간등록번호 대학기록관리매뉴얼

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3 발간사 바야흐로대학경쟁시대입니다. 대학정체성을확립하고대학경쟁력과학풍을더높은수준으로발전시키기위해서는대학의역사와전통이든든한토대가되어야합니다. 과거의역사와전통을미래로이어나가는역할한가운데기록이있습니다. 대학구성원각자가기록에대한기본적인인식의틀을바꾸고교육과연구를진행하는데빠짐없이기록을생산하고이를활용하고적절하게보존하는과정을통하여만비로소대학역사의한부분이만들어지게되는것입니다. 따라서그간국가기록원은대학기록관리체계의기반조성을위해기록물관리지침을배포하고, 기록관리워크숍개최및대학별실정에맞는컨설팅을제공하는등자체적대학기록관리역량구축을위한노력을지속해왔습니다. 이번에발간하는본매뉴얼은대학기록을보다체계적으로관리될수있도록필요한정보를제공하기위하여만들어졌습니다. 제1장은 대학기록관리이해하기 로대학기록관리목표와특성, 용어들에대하여설명하였습니다. 제2장은 대학기록관리설계하기 로대학기록관리를추진하기위한필요요소들을제시하였습니다. 제3장은 대학기록관리실행하기 로기록관리절차와단계별로수행하여야하는세부적인업무를설명하였습니다. 마지막장인제4장은 대학기록관리활용하기 로기록을이용한대내외활용방안등을구체적인경험과사례를들어수록하였습니다. 아울러본매뉴얼은국가기록원과대학과의협업체인 대학기록관리협의회 에참여한대학기록물관리전문요원들의적극적인논의의결과물로그의미가크다고할수있습니다. 2011년판을개정 보완하면서좀더가깝고쉽게다가갈수있는내용과현장의생생한사례가담긴매뉴얼을만들고자노력하였습니다. 본매뉴얼이앞으로대학의기록관리궁금증을해소하는유용한길잡이가되기를바라는바입니다. 감사합니다 년 8 월국가기록원

4 CONTENTS 2016 대학기록관리매뉴얼 발간사 3 제1장대학기록관리이해하기 제1절대학기록관리목적 8 1. 대학행정의책임성강화 8 2. 대학의역사성확립 8 제2절대학기록관리체계마련 9 1. 대학기록물생산주체 9 2. 대학기록관리체계 10 제3절우리대학의업무기능분석 대학의환경변화 대학의기본기능 우리대학의업무기능분석 12 제4절용어정의 14 제2장대학기록관리설계하기 제1절대학기록관리규정수립 필요성 기록관리관련규정 규정의구성및제정절차 24 제2절대학기록관리인프라구축 기록관리예산 기록관리조직 기록관리시스템 29 제3절대학기록관리분류체계구축 대학조직분석 대학기록물유형파악 기록물분류체계수립 36 제4절대학기록보존관리 기록관서고마련 보존공간구성 기록관서고정비 기록물유형별보존환경 51 제5절대학역사기록물관리 대학역사기록물 대학역사기록물수집 대학역사기록물활용 58

5 제3장대학기록관리실행하기제1절처리과의기록관리 기록물의생산 기록물의등록 기록물의분류체계수립 기록물의편철 기록물의정리 기록물의생산현황통보 기록물의공개 ( 재분류 ) 96 제2절기록관의기록관리 기록물분류체계관리 기록물의인수및정리 기록물의보존 기록물의평가및폐기 110 제4장대학기록관리활용하기제1절검색및열람서비스 개념및유형 검색및열람사례 130 제2절전시서비스 개념및유형 전시사례 136 제3절편찬및콘텐츠서비스 개념및유형 콘텐츠개발절차 편찬및콘텐츠사례 153 제4절이용자교육서비스 개념및유형 이용자교육서비스사례 기록물의공개재분류 기록관리시스템 122 부록 163

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7 Ⅰ 대학기록관리이해하기 > 1. 대학기록관리목적 2. 대학기록관리체계마련 3. 우리대학의업무기능분석 4. 용어정의 2016 대학기록관리매뉴얼

8 Ⅰ. 대학기록관리이해하기 제 1 절 대학기록관리목적 01 대학행정의책임성강화 1 대학주요정책의기록화 대학행정기구의공식업무활동을통해생산하는행정기록의관리 대학내주요정책의기록화및체계적관리와정보공개로책임행정강화 대학내 외부인의대학정보에대한접근보장을통한적극적행정서비스구현 2 대학행정의증거적가치확보 각종연구및교육의재료로서혹은대학역사의규명등에사용될가치가높은기록유산으로장기간보존해야할기록물의선별보존 관리 대학의전례를보여주는의사결정이나대학고유문화조성의증거적가치확보 대학운영과관련하여법률적쟁송사건발생시효과적대처가능 02 대학의역사성확립 1 대학역사기록물관리 보존 활용 개인, 교내단체등이생산한대학기록의수집을통해다양한역사기록물확보 보존 대학역사관련기념서적간행및고등교육연구자료로활용 대학역사기록물의축적 활용을통한대학정체성확립및구성원애교심고취 역사기록물의내 외부선제적제공및활용을통한대학홍보효과극대화 8

9 2016 대학기록관리매뉴얼 2 대학의기록문화강화 대학기록물공개및전시를통한일반국민에게대학과관련한정보제공 대학구성원의권익과생활이담긴기록을유지 보호함으로인권과역사를애호하는기록문화고양 역사교육콘텐츠의체계적인보존 활용을통한양질의교육콘텐츠개발을위한중요기초자료로활용 제 2절 대학기록관리체계마련 01 대학기록물생산주체 1 대학 3주체 : 학생 교수 직원 초창기학문과교육, 연구로상징되었던대학은시대에따라젊음과저항의요람에서공공서비스제공및문화전파의중심지역할과위상이확대됨 대학의다양한역할과위상은대학사회를구성하는학생 교수 직원인이른바 3주체에의해형성되어왔으며, 이들에의해다양한유형의기록물이생산됨 2 주체별생산기록물유형 학생 : 총 단과대학학생회, 동아리연합회등학생자치단체및자치단체주관행사기록물, 각종동아리등학생 ( 문화 ) 활동기록물및학생운동기록물등 교수 : 교수회의 ( 평의회 ) 등교수자치단체기록물, 강의노트및연구노트등교수 학술활동결과물등 직원 : 대학운영을위한행정전반 ( 법 경영 재정 ) 의기록물, 학적자료및교 직원의인사자료등 제 1 장대학기록관리이해하기제 2 장대학기록관리설계하기제 3 장대학기록관리실행하기제 4 장대학기록관리활용하기 9

10 Ⅰ. 대학기록관리이해하기 02 대학기록관리체계 1 대학기록관리구성요소 기록물의생산부터획득까지관리대상기록물의범위규정 대학기록물의생산에서폐기까지일관되고효율적인기록관리프로세스정립 기록물의생산 관리 활용을위한전담기구의역할과책임정립 대학기록관리의명확한책임이부여된내부규정및직제마련 대학기록물관리를위한구체적인가이드및정책마련 대학기록관리를전문적으로수행하기위한각종도구의개발 운영 기록물관리업무절차에따른교내기록관리시스템구축 신뢰할수있는기록물생산을위해지속적인감독과학내교육진행 교내외혹은타대학기록관등과의협력을통한발전적인대학기록관리방안모색 2 대학기록관설치 법적근거 - 공공기록물관리에관한법률에따라국 공립대학은대학기록관을설치 운영하여야하며, 그외의대학은기록관설치기준 ( 연간기록물생산량 1 천권또는보유량 5 천권이상 ) 에해당되면기록관을설치해야함 - 기록관설치의무대상이아닌대학은기록물관리부서를지정 운영하여야하며기록물의안정적인보존을위한시설 장비 환경구축및전문인력을확보해야함 공공기록물관리에관한법률시행령 제 10 조제 10 호및제 11 호에따라다음대학교는기록관을설치 운영하여야함 1 동법시행규칙제 2 조에따라연간기록물생산량 1 천권이상이거나보존대상기록물이 5 천권이상인사립대학 2 국립학교설치령 제 3 조및별표 1 에따른국립대학 3 한국교원대학교설치령, 한국방송통신대학교설치령, 한국예술종합학교설치령 에따른학교 4 국립대학법인 5 공립대학 10

11 2016 대학기록관리매뉴얼 기록관의필요성 Tip - 대학은대학을구성하는각종기구와단체및구성원개인등이활동한증거와근거가되는각종기록을대학공동체의공적자산으로서체계적으로관리해야함 - 대학의역사를반영하고있는소중한기록유산을안전하게보존하며, 업무수행과연구, 교육, 홍보등을위한다양한정보적활용을위하여행정적 문화적 학술적전담부서인기록관의지속적인활동을보장되어야함 대학기록관 대학내독립된기구나별도의부서로존재하는형태가가장바람직하지만, 기록물관리부서에서기록관리전담인력 ( 기록물관리전문요원 ) 이해당대학의기록물관리업무를총괄하며기록관리규정을제정 운영하며일정수준이상의기록물보존공간및환경을구비하는등의기본요건을갖추고운영할수도있다. 제 3 절 우리대학의업무기능분석 01 대학의환경변화 19C 이전의대학 현대사회의대학 교육 연구 봉사 전통적설립이념에기초 교육 행정 연구 공공서비스 사람 조직 역할 에따라세분화 제 1 장대학기록관리이해하기제 2 장대학기록관리설계하기제 3 장대학기록관리실행하기제 4 장대학기록관리활용하기 11

12 Ⅰ. 대학기록관리이해하기 02 대학의기본기능 교육 기능 지식전수 사회화촉진 내용 학습과정뿐만아니라교육과정의개발과전수 학생활동과개인생활등교실외부에서발생하는비공식적인학습활동 연구연구수행새로운지식을탐구하는교수와학생의노력 행정 공공서비스 기관존속학사지원사회봉사문화진흥 학교운영및관리, 재무와인사, 시설등 학생모집 선별 입학, 재정보조와학술적인상담, 졸업과정기술, 학적, 입학 졸업증명, 교무기록 대학시설및장비유지 관리, IT 관리, 학사지원 지역사회를위한활동과평생교육등 박물관, 도서관, 기록관운영을통한문화수집과전파자로서의역할 03 우리대학의업무기능분석 1 조직도파악절차 조직도분석 업무자료수집 업무기능분해 전체조직파악 관련자료분석면담및설문 조직도별기능및활동나열 2 업무기능분해 기능과활동이중복되지않도록하되모든업무를설명해야함 파악한기능과활동은분류체계활용을위하여대표적용어선정 업무기능분해를통하여대학기능을한눈에파악할수있어야함 12

13 2016 대학기록관리매뉴얼 ㆍ업무기능분석이란? 개념및필요성 3 우리대학조직도분석 - 처리과 ( 부서 ) 별업무조사방법으로서업무절차개념화작업 - 기록물분류체계수립을위한핵심기반제공 - 기록물생산, 등록, 보존, 활용수행에필요 - 생산기록물중관리대상선정과논리적인연결고리마련에필요 기능분석에필요한자료 - 지휘 감독조직 : 총장 부총장, 위원회 - 행정조직 : 대학본부및단과대사무실 - 교육조직 : 대학, 대학원, 평생교육원, 학생회, 동아리 - 연구조직 : 연구소, 산학협력단 - 지원조직 : 도서관, 박물관, 기록관, 정보전산원등 업무기능분석방법 기록물을생산하는최소단위까지나열 - 조직도및사무분장검토 - 각종내 외부자료및참고문헌분석 ( 연차보고서, 감사보고서등 ) - 장기근속자, 퇴직자, 책임관리자등면담과전직원설문 처리과마다조사서식을배포한후, 작성결과취합 4 면담및설문하기 대학구성원대상으로면담과설문시행 손쉽게답변할수있도록면담 설문지작성 5 처리과 ( 부서 ) 기능분석 조직도와설문 면담결과를바탕으로처리과의기능분석 제 1 장대학기록관리이해하기제 2 장대학기록관리설계하기제 3 장대학기록관리실행하기제 4 장대학기록관리활용하기 작성내용미비점은재면담 설문을통한보충 13

14 Ⅰ. 대학기록관리이해하기 제 4 절 용어정의 01 기록물의생산 기록물 - 업무와관련하여생산또는접수한문서 도서 대장 카드 도면 시청각자료 전자문서등모든형태의기록정보자료와행정박물 기록관 - 기록물관리부서에설치 ( 동법시행령제 10 조 ). 국 공립대학의경우, 기록관을반드시설치해야하는기관에해당하며, 그외의대학은기록관설치기준 ( 연간생산량 1,000 권또는보유량 5,000 권 ) 충족시설치해야만함 영구기록물관리기관 - 기록물의영구보존에필요한시설및장비와이를운영하기위한전문인력을갖추고기록물을영구적으로관리하는기관으로서, 중앙기록물관리기관 ( 국가기록원 ) 헌법기관기록물관리기관 지방기록물관리기관및대통령기록관으로구분함 간행물 - 업무를수행하는과정에서발간 배포하는저작물. 수록매체에제한이없으며 ( 책자, CD, e-book 등 ) 발간하는모든자료에해당되며, 발간주기에따라단행본과연속간행물로구분함 기록물관리 - 기록물의생산 분류 정리 이관 수집 평가 폐기 보존 공개 활용및이에부수되는제반업무 기록물관리기관 - 일정한시설및장비와이를운영하기위한전문인력을갖추고기록물관리업무를수행하는기관으로영구기록물관리기관, 특수기록관, 기록관으로구분 기록물관리책임자 - 해당처리과기록물의생산, 보관, 이관등기록물관리전과정을주관하는담당자 녹음 동영상류 - 음성및소리를기록하거나움직이는영상형태로생산된시청각기록물녹음 동영상류는녹음테이프카세트, 녹음테이프릴, 녹음테이프카트리지, DVD, 음반 SP, 음반 LP, 음반 LD, 음반 DAT, 영화필름, 비디오 CD, 비디오 LD, 비디오테이프등으로구분됨 14

15 2016 대학기록관리매뉴얼 사진 필름류 - 정지된이미지로필름류및인화지에인화된형태로생산된시청각기록물 사진 필름류는사진필름, 사진 CD, 인화된사진, 슬라이드등으로구분됨 생산현황통보 - 기록물의정리결과를시기별로종합하여기록물관리기관으로통보하는것. 매년 5 월 31 일까지처리과는기록관으로, 8 월 31 일까지기록관은국가기록원으로통보 시청각기록물 - 매체의유형과상관없이영상이나음성으로저장 재생되는기록물을말하며사진, 필름류, 녹음 동영상류로구분됨 역사기록물 (Archives) - 대학의역사성과전통성확립을위한수집활동의결과물. 생산기록물의재평가를통해서도획득, 일반적으로사료 ( 史料 ) 라고함 연속간행물 - 정기적혹은부정기적으로일정기간을두고계속적으로발간되는간행물 영구기록물 - 지속적가치를가졌거나업무상의필요때문에영구적으로보유하는기록물로서, 특정사안에대한공적 사적으로생산 입수한기록물임. 기록물이나타내는목적이외에도다른의미를갖는기록물 비치기록물 - 카드 도면 대장등과같이사람 물품또는권리관계등에관한사항의관리나확인등에수시로사용되는기록물로서, 부서에서계속비치 활용하여야하는기록물 웹기록물 - 공공기관의웹사이트에포함된모든형태의기록정보자료와웹사이트운영및구축과관련된관리정보 전자기록물 - 전자적으로생산한기록물. 정보처리능력을가진장치에의하여전자적인형태로작성하여송신 수신또는저장되는전자문서, 웹기록물및행정정보데이터세트등의기록정보자료 제 1 장대학기록관리이해하기제 2 장대학기록관리설계하기제 3 장대학기록관리실행하기제 4 장대학기록관리활용하기 15

16 Ⅰ. 대학기록관리이해하기 02 기록물의등록 기록물철 편철 - 단위과제또는단위업무범위안에서기록물을편철한 1 개이상의기록물묶음. 기록물철은보존기간책정 이관 폐기등의단위이며, 전자문서시스템은단위업무별로업무담당자가기록물철을생성 관리업무관리시스템은단위과제카드또는관리과제카드별로편철된기록물묶음을기록물철로간주함 - 동일한성격을가진기능과주제별로기록물을분류하여기록물철로모으는행위 단위과제 - 정부기능분류체계의최하단위로행정업무수행의기준이되는것으로서업무간유사성및독자성을고려하여, 업무담당자가소기능을세분화한업무로서기록관리기준표단위 단위과제카드 - 업무관리시스템을이용하여업무를수행하기위해과제담당자들이단위과제를참조하여만드는과제카드단위과제카드하위에업무수행과정과결과가축적되며하나의단위과제카드에축적된기록물들은하나의전자적기록물철에편철되게됨 단위업무 - 기록물의기능분류기준으로 1 인또는소수의인원으로구성된팀에분장되는수준의업무또는사업으로서, 업무가변해도 2 개이상으로분리하기어려운세분화된업무기능또는사업단위로서기록물분류기준표의단위 보존기간 - 행정적 법적 재정적 역사적기타다른필요에따라기록이유지되어야하는기간 03 기록물의분류 분류 - 논리적으로구조화된규칙과방법, 그리고분류체계에제시된절차상의규칙에따라만들어진범주속에업무활동또는기록을확인하고구별하며범주들의관계를표현하는활동 기능분류 - 행정기관의업무및그와관련된정보를체계적으로관리 활용하기위하여행정기관의업무를기능중심으로분류하는것 16

17 2016 대학기록관리매뉴얼 기록관리기준표 - 기관에서생산한기록물의체계적인관리및업무처리를위해단위과제별로관리기준을제시한표기록관리기준표의관리항목은업무설명, 보존기간및보존기간책정사유, 비치기록물해당여부와공개여부및접근권한등이포함됨 기록물분류기준표 - 기관에서생산한기록물의체계적인관리및업무처리를위해단위업무별로관리기준을제시한표로서, 중앙기록물관리기관이작성 고시기록물분류기준표의관리항목은기능분류번호, 보존기간 보존방법 보존장소 비치기록여부등의보존분류기준, 검색어지정기준등이며, 국가기록원에서승인처리해야만사용가능함 2018 년부터는기록관리기준표로전환 정부기능분류체계 - 정부가수행하는기능을범정부적으로표준화한기능분류체계와각부처의과제관리를위한목적별분류체계로구성된분류체계 정부업무기능연계모델 (BRM) - 정부기능을서비스및업무처리절차에따라체계적으로구조화한정부업무기능분류체계정부업무기능연계모델을정부의기능을분류, 연계하여전중앙행정기관의단위과제별기본정보와유관정보를조회할수있도록함으로써행정기관간정보공유를통합하여협업시스템을구축하기위해사용 기능분류시스템 - 기능분류체계를필요로하는업무관리시스템, 기록관리시스템등각각의정보시스템들에게분류체계및 속성정보를제공하고, 지속적인변화관리및공동활용을위한정보시스템 04 기록물의정리 ( 이관, 보존, 평가, 폐기 ) 이관 평가 폐기 - 기록물과해당기록물의물리적인보존장소및관리권한을기록물관리기관으로이전하는행위 - 보존기간이만료된기록물을대상으로행정적 사회적 역사적가치를검토하여보존여부를판단하는업무절차 - 더이상보존할필요가없는기록물을제거하는것 필수기록물 - 비상사태나재난발생시혹은재난이후에, 조직이업무나기능을지속하거나기능을회복하기위해필수적으로필요한정보를담은기록. 여기에는재난발생시에조직의자산으로반드시보존해야할기록을포함할수도있으며재난대비및대응단계에따라각기다른필수기록이있을수있음 제 1 장대학기록관리이해하기제 2 장대학기록관리설계하기제 3 장대학기록관리실행하기제 4 장대학기록관리활용하기 17

18 Ⅰ. 대학기록관리이해하기 처분 - 승인된지침 ( 기준 ) 에따라기록물의이관, 보류, 폐기, 보존기간재책정으로구분하는과정 ( 절차 ) 마이그레이션 (Migration) - 기록의진본성, 무결성, 신뢰성, 이용가능성을유지하면서한시스템에서다른시스템으로기록을이전하는행위 문서보존포맷 - 전자문서를장기간보존하기위해문서가생산된당시의애플리케이션이없어도해당문서의내용과외형을그대로재현하여내용보기를가능하게하는포맷 사료관리시스템 변환 - 생산기록물외에수집활동을통해획득한기록물을기록관리프로세스에따라관리할수있도록구현한시스템 - 한매체에서또다른매체로혹은한포맷에서다른포맷으로기록을바꾸는처리과정 보존메타데이터 - 기록을장기적으로보존하는데필요한특성을정한메타데이터. 보존정보를지적으로통제하고구조적으로접근할수있도록하기위해서정보유형을정리한 2 차적인정보. 즉사물을표현하는특성의정보유형이메타데이터이며, 데이터의유형을정한데이터라는의미에서 데이터에대한데이터 라고정의 정수점검 - 서고관리의한절차로기록의수량을주기적으로점검하는것 05 기록물의공개 비공개 ( 비밀기록물 ) 공개구분 - 공공기록물법제 19 조제 1 항에따라공개여부를구분하는것으로공개, 부분공개, 비공개등으로책정 공개재분류 - 기록물의비공개혹은부분공개여부를검토하여재분류하는것. 다만, 한번공개된것은이미비공개의의미를상실하였으므로재분류대상은비공개나부분공개로분류된기록물을대상으로함 부분공개 - 정보공개법제 14 조에따라공개대상정보와비공개대상정보가혼합되어있는경우로서정보공개청구의취지에어긋나지아니하는범위내에서비공개대상정보를제외하고공개하는것 18

19 2016 대학기록관리매뉴얼 비공개 보안 - 정보공개법제 9 조제 1 항의각호의어느하나이상에해당하는정보를가지고있어공개하지아니하는경우 - 기록물관리기관의보안은허가받지않은접근 이용 삭제 수정 파기로부터기록물을보호하기위한조치 비밀기록물 - 그내용이누설되는경우국가안전보장에유해한결과를초래할우려가있는국가기밀로서보안업무규정에의해비밀로분류되는기록물비밀의중요성과그가치의정도에따라 Ⅰ 급비밀, Ⅱ 급비밀, Ⅲ 급비밀로구분함 비밀관리기록부 - 비밀의작성 분류 수발및취급등에관한일체의관리사항을기록한대장 비밀분류 - 비밀기록물자체의내용과가치정도에따라적절히보호할수있는등급을책정하는행위 비밀재분류 - 비밀기록물의효율적보호를위하여비밀등급, 보존기간, 보호기간을변경하거나일반문서로다시분류하는행위. 비밀재분류는그비밀의예고문또는발행자의직권에의하여실시함 비밀취급인가자 - 비밀을취급또는비밀에접근할직원에대하여해당등급의비밀취급인가를수행하는권한을가진자 예고문 - 비밀기록물원본및사본에비밀보호기간, 처리방법, 보존기간을명시한표 보호기간 - 생산당시의비밀분류의사유에따라비밀로유지 보호해야할필요가있는기간 06 전자기록물관리 전자기록생산시스템 - 행정효율과협업촉진에관한규정 제 3 조제 10 호부터제 12 호까지의규정에따른전자문서시스템, 업무관리시스템, 행정정보시스템 제 1 장대학기록관리이해하기 제 2 장대학기록관리설계하기제 3 장대학기록관리실행하기제 4 장대학기록관리활용하기 19

20 Ⅰ. 대학기록관리이해하기 기록관리시스템 - 기록관또는특수기록관에서기록물관리를전자적으로수행하는시스템으로서, 업무기반의전자기록관리체계를표준화 시스템화하고전자기록물의장기보존및진본성보장, 평가기능강화, 적극적공개및다양한검색 열람기능을제공 행정정보데이터세트 - 각급행정기관에서업무상사용하고있는행정정보시스템에서생산되는문자, 숫자, 도형, 이미지및그밖의데이터 영구기록관리시스템 - 영구기록물관리기관에서영구기록물관리를전자적으로수행하는시스템 메타데이터 (Metadata) - 정보를지적으로통제하고구조적으로접근할수있도록하기위해서정보유형을정리한 2 차적인정보. 즉사물을표현하는특성의정보유형이메타데이터이며, 데이터의유형을정한데이터라는의미에서 데이터에대한데이터 라고정의하기도함 기록관리메타데이터 - 기록의맥락과내용, 구조및기록생애주기동안의관리사항을기술한데이터 행정전자서명 - 전자문서를작성한행정기관또는행정기관과전자문서 행정정보를유통하는법인 단체에서직접업무를담당하는자의신원과전자문서의변경여부를확인할수있는정보 커스터마이징 (Customizing) - 기존시스템의기능을기관특성에맞게변형하는기술 20

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23 Ⅱ 대학기록관리설계하기 > 1. 대학기록관리규정수립 2. 대학기록관리인프라구축 3. 대학기록관리분류체계구축 4. 대학기록보존관리 5. 대학역사기록물관리 2016 대학기록관리매뉴얼

24 Ⅱ. 대학기록관리설계하기 제 1 절 대학기록관리규정수립 01 필요성 대학기록관설치와운영을위한근거마련 관리대상기록물의범위설정및대학구성원에관리의무부여 대학기록관리업무절차확립및표준화에필요한근거제공 02 기록관리관련규정 기록관리관련규정은기록관리업무수행의근간을이루게되므로단기계획에포함하여관련법령에모순되거나대립되지않는범위내에서대학의여건에따라수립하는것이필요함 대학기록관에서필수적으로갖추어야할규정에는대학내기록물의전반적인관리에대해명시한기록물관리규정과대학기록관의설치와운영에관해명시한기록관운영규정이있음 03 규정의구성및제정절차 1 기록물관리규정 항목총칙기록물의관리기록물의전자화관리기록물의열람및활용대학역사기록물관리 내용목적, 정의, 적용범위, 기록물관리의원칙생산, 등록, 분류, 편철, 정리, 생산현황통보, 이관, 평가및폐기, 보존등주요기록물의전자화및보존관리, 전자기록물의백업및보존등열람조건및자격, 제한, 신청및처리, 활용수집, 분류, 기술, 정리, 보존, 평가및재평가등 24

25 2016 대학기록관리매뉴얼 2 기록관운영규정 항목 총칙 조직구성과주요업무 심의회및소관위원회구성 시설, 장비등의구축및관리 보안관리및점검 목적, 적용범위, 정의등 내용 조직및인력구성, 주요업무및업무분장등 기록물평가심의회, 운영위원회, 자문위원회등소관위원회구성 운영 보존시설및장비의확보, 기록관리시스템및관련장비구축 관리 보안관리, 점검, 기록물재난대책등 대학마다절차나명칭에차이가있을수있으며, 위의두가지규정을통합하여제정할경우기록물관리규정안에기록관운영내용을포함하는것이바람직함 3 4 기록물관리규정제정절차 제정 ( 안 ) 수립 [ 부록 ] 대학기록관리규정 ( 안 ) 관련규정운영 제정 ( 안 ) 의견수렴 법제 ( 규정 ) 심의위원회심의 교무 ( 학무 ) 회의심의 확정및공포 기록물관리규정이나기록관운영규정안의세부사항을별도의규정이나지침등으로운영가능 - 기록물공개및열람, 대학역사기록물수집및관리, 기록물평가심의회운영, 기록물공개심의회운영, 기록관운영세칙등 대학기록관리업무매뉴얼, 기록물재난대응매뉴얼, 00 대학간행물관리지침, 시청각기록물관리지침, 행정박물관리지침등 제 1 장대학기록관리이해하기제 2 장대학기록관리설계하기제 3 장대학기록관리실행하기제 4 장대학기록관리활용하기 25

26 Ⅱ. 대학기록관리설계하기 제 2 절 대학기록관리인프라구축 01 기록관리예산 1 기록관구축소요예산 ( 안 ) 기록관유형별소요예산산정 ( 예시 ) ( 단위 : 백만원 ) 유형 소장기록물량 소요예산 ( 총계 ) 보존서고 ( 서가설치등 ) 소화, MF 장비등 A형 1만권기준 B형 4만권이상 C형 15만권이상 D형 30만권이상 대학별보유시설 장비수준및소장기록물량등고려하여산출 2 기록관기능별표준예산항목 기능 예산항목 행정 인건비 기록관비품 사무용품 정책 기록관리지도점검 기록관리우수포상 기록관리규정제정 26

27 2016 대학기록관리매뉴얼 기능전산수집분류처분보존열람교육 예산항목 기록관리시스템유지관리 (H/W,S/W) 유지보수 기록관리시스템디스크용량증설 기록물운송비용 외부기록물수집 기록물평가심의회운영 기록물관리기준표제작 종이기록물이관비용 전자문서이관비용 기록물폐기비용 문서고관리 - 장비구입 ( 모빌랙, 항온항습기등 ) - 시설장비유지비 - 훈증소독 - 항균제 ( 살균소독제 ) - 방충, 방습, 미세먼지제거 - 재난대비 - 비상용품구입 - 소방설비공사 - 가스소화설비 보존기록물관리 - 탈산처리장비유지보수비 - 기록물탈산약제구입 - 기록물소독 - 기록물미세먼지제거 중요기록물 DB구축 - 중요기록물복원및장기보존처리사업 - 기록물 DB구축 보존장비구입및유지보수 보존매체운용용품 보존용품 - 보존문서용표지 - 보존문서용상자 열람실운영 기록관홍보 기록물관리 정보공개교육 - 내 외부이용자대상교육 - 기록물교육교재제작 기록관견학운영 제 1 장대학기록관리이해하기제 2 장대학기록관리설계하기제 3 장대학기록관리실행하기제 4 장대학기록관리활용하기 기록관의시설 장비비용산출참고기준 27

28 Ⅱ. 대학기록관리설계하기 02 기록관리조직 1 조직구조및인력현황 대학기록관조직도구성 ( 안 ) - 독립기구 : 총장직속또는부속기구, 관할부서 ( 처리과단위 ) 일경우 부관장 기록관 운영위원회 실무위원회 정책기획및운영 기록관리 서비스 시스템관리 행정 / 홍보 관련규정 / 제도운영 협의 Archives 수집 정리 ( 분류 기술 ) 복원처리 Records 이관 편철 정리평가 폐기 보관 열람출판 / 편찬전시 콘텐츠개발견학 교육 기록물관련시스템설계 / 지원 시스템유지 / 관리 보안 연구 대학명소속형태 서울대대학기록관독립기구 ( 본부직할 ) KAIST 학술정보처독립단위 ( 기록관리팀 ) [ 참고 ] 국내대학기록관조직현황 인원 인력 구성 규정 9 연구원 (2), 행정 (2), 보조 (4), 기타 (1) 대학기록관규정 6 전문요원 (2), 행정 (1), 전산 (1), 보조 (2) - 전남대총무과부서내설치 4 전문요원 (1), 행정 (1), 조교 (2) 기록관운영규정 경북대 기록관 독립기구 ( 지원시설 ) 3 전문요원 (1), 조교 (1), 보조 (1) 대학기록관규정 부산대 기록관 독립기구 ( 총장직할지원시설 ) 3 전문요원 (1), 행정 (1), 보조 (1) 대학기록관규정 한국해양대총무과부서내설치 2 전문요원 (1), 보조 (1) - 전주교대 사무국 독립단위 ( 기록관리팀 ) 3 전문요원 (1), 행정 (1), 보조 (1) 기록관운영규정 28

29 2016 대학기록관리매뉴얼 2 1 대학기록관업무분장 구분업무분장비고 기록관장 기록물관리전문요원 시설 장비운영담당 행정자료실 기록정보관리담당 기록관운영총괄 03 기록관리시스템 기록관리시스템구축필요성 기록관운영담당 당해공공기관및관할공공기관기록물관리기본계획의수립 기록관운영계획수립 기록물정리, 이관, 관리업무주관 주요회의록, 조사 연구 검토서 비밀기록물, 간행물, 행정박물, 시청각기록물관리총괄 평가대상기록물사전평가및비공개기록물공개재분류 기록물평가심의회운영 기록관리기준표운영 기록물관리에대한지도 감독및지원 기록물생산현황취합 작성및보고 기록관의시설및장비관리 서고관리및정수점검 보유기록물목록관리 간행물및행정자료실관리 기록물기관열람및대출관리 기록관리시스템운영관리및유지보수 주요기록물의매체수록및비전자기록물의전산화관리 기록관리유관시스템의연계관리 기록물의안전한보존 관리를위하여대학이보유한모든기록정보를이관받아보존, 평가, 검색, 활용등의기록물관리업무를전자적으로수행할수있는시스템 제 1 장대학기록관리이해하기제 2 장대학기록관리설계하기제 3 장대학기록관리실행하기제 4 장대학기록관리활용하기 전자기록생산시스템에서생산, 접수된전자기록물을온라인으로이관받을수있고, 비전자기록물은전자화하여보존, 관리및검색활용가능 29

30 Ⅱ. 대학기록관리설계하기 2 대학기록관리시스템구축절차도 이관용량및전산환경파악 업체별비교견적서및과업지시서비교분석 계획서작성및내부결재 일상감사및보안성검토의뢰 계약부서에조달의뢰 3 대학기록관리시스템구축을위한고려사항 구축소요예산 기록물관리프로세스별접근및관리권한 필요기록물을즉시활용할수있는신속함과효율성 대학현실과전자기록물속성을충족할수있는기능 Tip 기록관리시스템을꼭도입해야하나요? 기록관리시스템을도입하지않으면전자기록물을전자기록생산시스템으로부터이관 받을수없으며, 전자적으로관리할수도없습니다. 전자기록생산시스템은기록물관리기능이미비하여기록물관리측면에서전자기록물을장기간방치하게되고, 훼손및멸실위험이증가합니다. 공공기록물관리에관한법률 에서는전자기록물의진본성및이용가능성등이유지되도록문서보존포맷및장기보존포맷으로변환하여관리하도록정하고있습니다. 기록관리시스템을도입하지않아전자기록물이장기간방치되면, 전자기록물이생산당시와동일한모습으로볼수없거나, 위 변조여부를확인할수없어진본성, 무결성및이용가능성등을보장할수없습니다. 30

31 2016 대학기록관리매뉴얼 제 3절 대학기록관리분류체계구축 01 대학조직분석 1 필요성 대학의체계적인기록관리를위해서는대학의구조와업무파악이선행되어야함 기록관리는해당조직의특성과의미, 사명을이해하고그에따른기록물의맥락과내용이드러날수있도록관리해야함 처리과 ( 부서 ) 별업무절차개념화작업과기록물분류체계수립을위한핵심적인기반마련을위해서는기록물생산 ( 관리대상선정 ), 등록, 보존 ( 논리적연결고리 ), 활용등에대한분석이필요함 2 대학주요조직 < 지휘 감독조직 > 총장및처 국장, 학장등각종위원회등 < 행정조직 > 대학본부및단과대학및대학원, 산학협력단행정실 < 교육조직 > 대학, 대학원, 평생교육원, 총학생회, 국제교류원, 교수학습센터, 기초융합교육원, 공학교육혁신센터등 < 연구조직 > 연구소, 산학협력단부설연구소, 특별사업단 (LINC, 학교기업등포함 ) < 지원조직 > 도서관, 박물관, 기록관, 전산정보원, 대학신문방송국, 체육부, 공동실험실습관등 3 분석을위한활동 각종내 외부자료및요람등본교에서발간된참고문헌분석 제 1 장대학기록관리이해하기제 2 장대학기록관리설계하기제 3 장대학기록관리실행하기제 4 장대학기록관리활용하기 장기근속자및퇴직자, 관련책임자등과의면담과전직원인터뷰혹은설문조사를진행, 참고문헌에서확인할수없었던배경지식까지파악 31

32 Ⅱ. 대학기록관리설계하기 4 기능에따른부서별주요업무 기능부서주요업무 교육 행정 단과대학 대학원학생회동문회방송국신문사상담봉사기획과총무과교무과학사지원과 수업 시험 평가 학생자치활동 재학생 졸업생관리 학생방송 언론활동자치기구 학내외소식지제작 학습활동외학생생활및활동상담 지원 대학발전및평가계획수립 기구및직제개편 물품및시설검수, 예산집행심사, 부서평가업무 정보공시, 지방대학특성화사업 (CK) 등 기록물관리, 관인관리, 행사수행, 규정제 개정 직원복무 ( 급여 ) 및직무감찰, 소송 ( 자문및수행총괄 ) 예산운용, 회계및세입 세출집행 관리, 결산 물품조달및처분, 재물조사 학생연구지도비 ( 직원 ) 지급, 성과평가, 포상등 학과및교과과정관리 교원 교수관리 ( 평가, 임용및상벌, 제증명발급 ) 학생연구지도비 ( 교원부문 ) 각종학사처리및학적부여 관리 학사운영기본계획수립 학적관계제증명발급, 수강신청관리, 강의실배정 수업, 시간표, 교과목등학사운영 입학관리과 편 입학전형계획수립, 평가, 제도개선 편 입학유치및홍보, 상담 학생취업과 시설과 학생회및단체육성, 군복무등학생활동관리 신문사, 학생회관등학생지원시설관리지원 교직원및학생위생보건관리 ( 건강진단 ) 복리후생시설운영 ( 수련원등 ) 장학금유치 관리및학자금운영 시설관리 감독 각종신 증축공사계획수립및추진 시설물유지관리, 안전관리및운영, 용도변경 32

33 2016 대학기록관리매뉴얼 기능부서주요업무 연구 공공서비스 전산정보원 국제교류원 연구소 산학협력단 박물관 기록관 평생교육원 도서관 대학정보화사업총괄및기본계획수립 학내정보시스템구축및운영지원 ( 홈페이지관리 ) 정보보호및개인정보보호정책및계획수립 국제교류교육관련기본계획수립 국외유학및연수, 교류지원 외국인학생지원, 상담, 후생복지업무 각종연구수행, 연구프로그램개발 연구과제발굴및결과도출 연구지원계획수립및연구소관리 지원 연구비및기자재운영 관리 연구결과관리, 홍보, 활용관련업무 국가육성사업추진계획수립및운영, 지원 주제별문화유산전시, 발굴 학내외기획전시및홍보 기록관리기본계획수립 기록관정수점검및소독 기록관리 ( 등록, 정리, 이관, 평가, 폐기등 ) 업무수행 학내기록물입수, 보존, 활용계획수립 기록물열람서비스 정보공개청구접수 ( 총괄 ) 지역시민등일반인교육 도서관예산확충및기본계획수립 자료열람, 대출, 보존및복원, 학술정보서비스 학술정보시스템운영, 자료실이용지원 제 1 장대학기록관리이해하기제 2 장대학기록관리설계하기제 3 장대학기록관리실행하기제 4 장대학기록관리활용하기 33

34 Ⅱ. 대학기록관리설계하기 02 대학기록물유형파악 1 대학기록물범위 조직별대학기록물종류 - 지휘, 감독조직 : 대학설립과관련된자료 ( 학칙, 규정 세칙 지침제 개정안자료 ) : 주요위원회회의록및협의사항 ( 개최, 결과보고등 ) : 노조, 직장협의회, 교수협의회등활동기록 : 총장및보직교수 ( 정책결정자 ) 서신이나행정기록 - 행정조직 / 교육조직 : 학적부, 입학 졸업, 성적등학생기록 ( 입학원서및각종증명서 ) : 등록금, 대학회계등예산 회계, 재정보고서 ( 지출증빙서 ) : 교육 강의관련기록 ( 출석부, 수업계획서, 시험답안지등 ) : 교수, 직원, 학생, 졸업생등대학구성원개인정보 ( 명부, 졸업앨범 ) : 총장선거, 총학생회선거등선거관련기록 : 주요행사및사업에관한기록물 ( 준공서및도면등 ) : 대학교의업무와관련하여발간한간행물및행정박물 : 국내외대학및유관기관과의교류협력관련기록 - 연구 / 지원조직 : 연구활동 ( 연구계획서, 연구윤리심사및연구비집행자료등 ), 학생활동 ( 동아리, 행사, 학생회 ) 발간출판물 : 국가 대학지원연구프로젝트과정및결과물 : 각종시청각자료및행정박물 ( 음반, 구술자료, 사진, 동영상, 기념품, 배지, 그밖의학교역사관련기록및유물등 ) : 대학에서발행한신문, 소식지 대학기록물파악절차 대학기능분석 대학사명, 설립이념및학칙등규정분석 세부업무파악 조직도, 각부서업무분장분석 기록물파악 업무별기록물철파악 34

35 2016 대학기록관리매뉴얼 형태별대학기록물종류 - 전자기록물 : 정보처리능력을가진장치 ( 전자결재시스템 ) 에의하여전자적인형태로작성하여송신 ( 생산 ) 수신 ( 접수 ) 또는저장되는전자기록, 웹기록물및행정정보데이터세트등 - 종이기록물 : 문서 ( 회의록, 편찬집, 서신등 ), 보고서, 간행물, 도면, 카드, 대장류등 - 시청각기록물 : 비디오테이프, 녹음테이프, CD, 필름및사진류등 - 행정박물 : 각종행사자료 ( 포스터, 팸플릿, 트로피 ), 기념품, 관인등 대학의생산기록물과수집기록물 Tip - 생산기록물 : 업무와관련하여생산또는접수한문서 도서 도면 대장 시청각물 전자문서등생산시스템을통해생산된모든유형의기록정보 - 수집기록물 : 대학이별도로정한수집 선별기준에적합한기록물 수집 선별기준 : 기록물의가치 증빙적가치 : 소송근거자료등 역사적가치 : 대학설립이념과역사성, 전통성규명여부 학문적가치 : 교육및연구수행필요성여부 : 기록물의형태 생산 종료일 : 기록물의생산일과종료일이오래되거나대학주요이력별로생산한기록물 원본성 희귀성 : 유일본이거나기록물의존재여부가희귀할경우 유일본 : 복본또는사본의존재여부 : 기록물의내용 주요인물정보 : 대학배출동문중유명인사등 대학주요이력정보 : 대학을상징할수있는주요이력등 내책상과캐비닛에있는건모두기록물일까? 아닐까? 단순한지식습득을위하여웹상의내용을출력하거나, 관련도서를구입하거나, 혹은기록물의신속한접근을위하여복사본을만들거나전자적으로생산, 접수된기록물을출력한경우는기록물로관리하지아니합니다. 이자료들은기록물과함께편철하거나보관하지마시고분리하여관리하시기바랍니다. 제 1 장대학기록관리이해하기제 2 장대학기록관리설계하기제 3 장대학기록관리실행하기제 4 장대학기록관리활용하기 35

36 Ⅱ. 대학기록관리설계하기 03 기록물분류체계수립 1 기록물분류체계 공공기록물관리에관한법률시행령제 25 조 ( 기록관리기준표 ), 제 26 조 ( 보존기간 ) 동법시행규칙제 16 조 ( 기록관리기준표 ), 제 17 조 ( 단위과제별보존기간의협의 확정 ) NAK/S 4:2012(v2.1) 기록관리기준표작성및관리절차 제 4 절, 제 5 절 대학은기록물의출처별관리원칙에근거해생산내력, 기록물의가치, 보존의경제성및이용의편의성을종합적으로고려한분류체계를만들어서운영하여야함 ( 기록관리전과정의효율적인업무수행에필요함 ) 2 기록물분류체계구축및관리 1단계 : 처리과주요업무기능파악 ( 직제, 업무분장, 위임전결규정등 ) 예 ) 00대학교교무과 - 직제, 위임전결규정 : 대학ㆍ대학원ㆍ학과 ( 부 ) 의설치와폐지 : 교과과정편성 : 학생정원관리, 교원및조교인사관리 : 부속시설 ( 박물관, 미술관, 언어교육원등 ) 관리 36

37 2016 대학기록관리매뉴얼 - 업무분장교무과담당업무 교무과총괄 교무업무총괄 교원인사업무총괄 학사제도개선및학생정원관리 교원인사규정및정원관리 대학원제도개선및논문학위수여에관한사항 교원승진및정년보장임용 교원신규임용및호봉획정 교과과정편성및운영 교원국외여행 교원재계약및정년보장임용 처장, 부처장업무지원및각종현황정리ㆍ유지 조교임용, 제증명서발급, 정기승급 학사관리및일반서무 명예교수추대, 보직겸보발령 시간강사위촉, 전임대우 ( 강의ㆍ연구 ) 교수임용 초빙ㆍ겸임교수임용 제 1 장대학기록관리이해하기제 2 장대학기록관리설계하기제 3 장대학기록관리실행하기제 4 장대학기록관리활용하기 37

38 Ⅱ. 대학기록관리설계하기 2 단계 : 업무 - 기능분류맵핑 업무나열 직제및규정, 업무분장을참고하여처리과주요업무나열 업무분석 주요업무설명및세부업무분석 분석결과를바탕으로핵심단어추출예 ) 교원인사업무총괄 직원및교수임용, 퇴직등복무관리 ( 핵심어 : 임용, 퇴직, 복무 ) 기능연결 국가기록원기능분류를참고하여핵심단어와연결 3단계 : 단위과제생성 승인요청 - 변경대상단위업무를정리하여기록관으로요청 4 단계 : 전자문서시스템반영후사용 < 그림 > 기능분류체계구성 38

39 2016 대학기록관리매뉴얼 3 기록관리기준표 업무과정에기반을둔기록물관리를위해정부기능분류체계 (BRM) 에단위과제별보존기간등 기록관리기준을제시한표임 실시간정보공유를통한기관내협력체계기반을확립하고, 관리과제의추진을위한기반을 마련하며, 행정업무수행의연속성및지속적업무처리의효율적기반이확보됨 조직분류 처리과명 정책분야 업무분류체계 (BRM) 정책영역 기능분류 < 표 > 기록관리기준표서식 대기능중기능소기능단위과제 업무설명 보존기간 책정사유 기록관리항목 비치기록여부 보존장소 보존방법 비치기능종결유형시점 - 업무설명 : BRM 분류체계에서정한단위과제에관한설명으로업무의성격, 처리절차, 중요도, 관련지침등업무내용을알수있도록 200자이내로설명 - 보존기간 : 보존기간책정기준에따라단위과제별로정한보존기간을기재, 1, 3, 5, 10, 30년, 준영구, 영구로구분. 기록물보존위치등과관련 - 보존기간책정사유 : 보존기간으로책정된기준에대해설명, 관련법률, 행정참고, 기관의역사편찬활용등다양한관점에서판단할수있도록정보제공 - 비치기록물 : 사람 물품또는권리관계등에관한사항의관리나확인등에수시로사용되어처리과에서계속비치활용하는기록물 - 비치기록물이관시기 : 비치기록물을기록관으로이관하는시점에대한정보표시, 서술형또는연도로기재가능 - 기능유형 : 고유와공통기능을구분하여선택 기록관리기준표확정 F/W 계획수립및사전준비 대학기능및업무분석 법률, 지침, 사례등관련자료분석 단위과제정비 현행단위과제분석 우리대학기록물의보존기간별책정기준마련 공통 고유업무작성 각부서의견조회 외부전문가자문 국가기록원홈페이지등기존자료활용 기록관리기준표확정 단위과제신설, 수정, 폐지 우리대학전자기록생산시스템에반영 기능분류체계및기록물관리직원교육 제 1 장대학기록관리이해하기제 2 장대학기록관리설계하기제 3 장대학기록관리실행하기제 4 장대학기록관리활용하기 39

40 Ⅱ. 대학기록관리설계하기 4 기록물철 ( 단위과제 ) 작성기준마련 업무의성격 - 정책 제도업무와이를집행하는성격의업무는따로분리하는것이바람직함 ex) 인사발령 ( ) 승진심사위원회운영 ( ) 인사발령통지 ( ) 업무의크기 - 업무분장또는부서간인계인수가되어도더작은단위로나눠져서이관되지않는수준의단위가되어야함 ex) 교원및조교관리 ( ) 교원관리 ( ) 조교관리 ( ) - 지나치게세분화하거나유사한업무를통합하지않도록함 ex) 대학원관리 ( ) 산업대학원관리 ( ) 정보통신전문대학원관리 ( ) ex) 문서관리및정보공개 ( ) 문서관리 ( ) 정보공개 ( ) 업무의지속성 - 업무의성격, 처리절차, 형태는동일하지만, 사업대상만수시로변경되는단발성업무의경우, 단위업무를구성하면수많은단위업무코드의신설 폐지로관리체계의혼란을초래할수있으므로세분화에대해유의하여야함 신규기록물철작성기준 - 단위과제 ( 업무 ) 는보존기간, 방법이결정되는중요단위이므로업무의성격, 처리절차, 형태등이동일한업무를최소단위로하여설정 40

41 2016 대학기록관리매뉴얼 1 제 4 절 대학기록보존관리 01 기록관서고마련 대학기록물의안전한보존, 원본형태를장기간지속관리하기위하여시설 장비기준에따라적절한보존환경속에서잘보관하고훼손된기록물은복원처리를하여야함 보존서고및시설마련 보존서고마련시고려사항 - 보존서고마련시에는설계단계부터적정면적및시설반영 서고위치 면적 서가 지상형또는지하형선택 - 지리적여건과소장기록물종류, 온 습도, 환경및재난대비등을고려 : 자연재해 ( 수해등 ) 대비하여지상형설치권장 기존건물보존시설확충 ( 보강 ) 시법적공간확보 기록물종류및양을고려하여결정 - 보존기록물양, 추가이관예상량등을산정하여서고면적과서가수결정 기록물양이적은경우보존환경이유사한기록물끼리통합운영가능 기록물형태, 크기에관계없이모두배가가능하고교체 제거가용이해야함 서가는기록물의양, 형태등을고려하여고정식또는이동식선택 - 이동식서가 ( 모빌랙 ) 설치시소요면적감축 - 미생물이나해충피해고려, 금속재질선택 제 1 장대학기록관리이해하기제 2 장대학기록관리설계하기제 3 장대학기록관리실행하기제 4 장대학기록관리활용하기 41

42 Ⅱ. 대학기록관리설계하기 서고하중 건축설계단계부터기록보존전문가자문을거쳐시설관리부서협의 - 고정식서가 : 750kgf/ m2이상 - 이동식서가 : 1,000~1,200kgf/ m2이상 항온항습및환기 보존기간준영구이상기록물은항온 항습장비설치필수 - 항온 항습의경우보존서고규모에따라공조형 ( 대형서고, 서고외부 ) 과패키지형 ( 소형서고, 서고내부 ) 설치 소화체계 경보시스템설치및화재발생에대한위치파악가능 기록물에영향을주지않도록휴대형가스식소화기비치 환경규제물질 ( 하론, 염화불화탄소계열등 ) 여부, 제품의특성을고려하여선택 보안 이중잠금장치설치필수 보존서고출입시기록관리담당자의통제및관리 주요기록물보존서고감시장치 ( 영상감시장치 ) 설치권고 기타 오염물질, 해충침투방지 창문 ( 햇빛차단 ) 과출입문 ( 보안관리 ) 완전차단을위한개폐장치보완 기록물유형별적정보존환경유지기준 구분종이기록물전자기록물시청각기록물행정박물 온도 ( ) 18~22 18~22 필름매체류 : -2~2 자기필름류 : 13~ 습도 (%) 40~55% ( 변화율은 10% 이내 ) 35~45% ( 변화율은 10% 이내 ) 필름매체류 : 25~35% ( 변화율은 10% 이내 ) 자기필름류 : 35~45% ( 변화율은 10% 이내 ) 40~50% ( 변화율은 10% 이내 ) 조명 (lux) 보존서고 100~300 lux, 전시관 50~200 lux ( 원본전시기준 ) 42

43 2016 대학기록관리매뉴얼 2 기록물관리업무기능별설치기준 기능별 인수실 작업실 열람실 전산실 전시실 대형장비처리실 마이크로필름작업실 주요내용 ㆍ기록물의대량이관이용이하도록설계ㆍ인수시발생하는분진의흡입ㆍ배출이가능하도록흡입배출구설치ㆍ통신망 ( 전화ㆍ LAN), 임시서가, 이동식작업대, 북카등확보 ㆍ공기청정기, 기록물의소량이동을위한보조작업대ㆍ북카등확보 ㆍ일반열람실, 특수매체열람실 ( 마이크로필름등 ), 휴게실등으로구성 열람실은개가식ㆍ폐가식으로구분, 특수매체열람공간별도설치 ㆍ마이크로필름의열람활용을위해판독복사기설치필요 ㆍ서고비치기록물의효율적관리와행정업무지원을위한주전산기등전산장비설치ㆍ전산장비의안정적운영을위한무정전전원시설설치ㆍ적정온ㆍ습도유지를위한항온항습기및부대시설설치ㆍ화재예방, 도난방지등가스식소화설비, 시건장치등보안장비설치 ㆍ상설전시관과기획전시관으로구분하여설치가능ㆍ원본기록물전시시전시공간은서고보존환경기준 ( 온ㆍ습도, 조명 ) 과동일하게적용 ㆍ소독시약품을사용하거나처리공간전체에대한배기시설설치ㆍ곰팡이및분진제거, 약품취급등을위한공기청정기설치ㆍ통신망 ( 전화ㆍ LAN) 등설치, 전력량은필요전력량의 130% 이상확보 소독처리장비의경우업무처리량, 보존기록물종류등을고려, 민간용역으로처리가능 ㆍ준비실 : 기록물해철시발생하는분진제거용공기청정기설치ㆍ촬영실 : 기록물및촬영기가설치되므로암실환경조성및전원 (110V, 220V) 확보ㆍ검사실 - 촬영된필름의이상유무등을검사하는장소로농도계, 판독출력기등의검사장비설치를위한전원 (110V, 220V) 설치 - 기록물의전산관리를위한 LAN 망확보ㆍ현상ㆍ복제 : 촬영한필름의약품을사용한현상, 복제를실시하므로약품냄새배기기능, 순수급수, 전력확보ㆍ폐수처리 - 필름현상실에서배출되는폐수처리는관련법령 ( 수질환경법 ) 을준수하여처리시설설치 - 외부처리업체에용역을의뢰할경우폐수저장조별도설치 마이크로필름촬영및현상장비의경우, 민간용역으로처리가능 제 1 장대학기록관리이해하기제 2 장대학기록관리설계하기제 3 장대학기록관리실행하기제 4 장대학기록관리활용하기 작업장내원본기록물의훼손예방을위해공조설비 ( 항온 항습기 ) 설치권장 43

44 Ⅱ. 대학기록관리설계하기 02 보존공간구성 1 보존공간확보절차 체크리스트작성 보존대상기록물정리 공간확보보존환경체크시설및장비구비 1 단계보존공간계산을위한체크리스트작성 보존공간계산을위한체크리스트 항목 답변 1. 기록물생산직원수 2. 1 인당하루평균기록물생산건수 3. 주요생산기록물물리적형태 4. 생산기록물의평균보존기간 5. 보존기간 30 년이상기록물양 6. 1 년단위로계산한장기보존대상기록물 ( 단위 : m, 미터 ) 30 년이상기록물하루생산량 365 일 7. 기록물보유량 ( 단위 : m, 미터혹은서가개수 ) 2 단계보존대상기록물정리 기록물실사이관 / 정리수량및물리적상태파악이관준비 정리작업시폐기대상 : 인터넷프린트자료, 논문, 단행본복사본, 참고자료, 프린트문서 ( 사본 ), 메모등 44

45 2016 대학기록관리매뉴얼 3-4 단계보존공간확보및보존환경구비 온 습도조절 : 온 습도계비치, 온 습도정기모니터링 - 습도가높은장소일경우제습장비비치 - 히터및에어컨등으로실내를건조하게하지말것. 건조할경우가습기를활용하되, 기록물에직접닿지않도록할것 - 히터, 라디에이터등의발열장치가기록물에직접닿지않도록할것 빛조절 : 기록물에직접빛이닿지않도록함 - 서고창문에직사광선방지를위한암막커튼, 차폐막등설치 - 필름, 사진등빛에약한기록물은보존용기에넣어보존 - 형광등보다백열등사용, 자외선차단조명사용 - 복사본제작시일반복사기가아닌오버헤드스캐너사용 해충방지 - 기록물반 출입시해충방지소독및검사시행 - 벌레나곰팡이살충제살포등정기적인소독실시 화재, 수해, 지진등재난대비 - 가스자동소화장치등소방설비구비 - 수도관매설경로에서고설치금지 - 가능한내진설계건물에서고배치 - 재난대비훈련프로그램준비및정기적훈련실시 제 1 장대학기록관리이해하기제 2 장대학기록관리설계하기제 3 장대학기록관리실행하기제 4 장대학기록관리활용하기 45

46 Ⅱ. 대학기록관리설계하기 5 단계보존시설및장비구비 기록관리시설 장비기준 구분종이기록물전자기록물시청각기록물행정박물 보존서고 서고면적 고정식서가 이동식서가 1 만권당 99 m2 1 십만장당 80 m2 고정식면적의 40 ~ 60 % 내외 오디오 1 만개당 30 m2비디오 1 만개당 68 m2사진필름앨범 1 만권당 236 m2영화필름 1 천캔당 30 m2 보존대상량실소요공간 작업장 장비 업무작업실열람실공기조화설비자기온습도계소화설비보안장치소독처리장비 근무인원 1명당 7m2근무인원및열람좌석 1명당 7m2항온 항습설비서고당 1대자동소화시설폐쇄회로감시장치등설치 Tip 휴대용가스식소화기종류 하론소화기소화력은강하나우리나라는 2010 년부터생산금지 ( 몬트리올의정서 ) HCFC HFC 소화기 CO2 소화기 하론소화기대체용으로환경유해성개선품 CO2 사용으로오존층파괴우려는없으나소화력이상대적으로떨어짐 서가의종류 목재서가 철제서가 철제앵글 나무로만들어진서가. 해충방지처리필요 튼튼하며해충피해는없으나녹슬지않도록애나멜및파우더코팅필요 DIY 형태로, 분해와조립용이. 형태가다양한기록물보관시편리 46

47 2016 대학기록관리매뉴얼 1 03 기록관서고정비 기록관서고관리 기록물을안전하게보존 관리하기위하여보존환경유지, 보안대책및재난대비계획수립 시행등 2 관리 공공기록물관리에관한법률시행령제 38 조 ( 기록관및특수기록관의서고관리 ) 기록물정수점검및상태검사 정수점검 - 기록물의정수를직접실시하여이상유무를확인하고기록물의도난, 분실, 이동여부를확인 (2 년마다실시하는것이적정함 ) : 실제기록물과기록물보유목록을대조 : 기록물의상세정보를기록물보유목록에추가기입 : 단위과제 ( 업무 ) 확인 : 기록물유형 ( 문서 / 카드 / 대장 / 시청각 / 행정박물 ) 확인 : 기록물보유목록대장정비및서가위치확인 : 기록물정수점검목록작성 제 1 장대학기록관리이해하기제 2 장대학기록관리설계하기제 3 장대학기록관리실행하기제 4 장대학기록관리활용하기 47

48 Ⅱ. 대학기록관리설계하기 상태검사 - 기록물별물리적상태변화 ( 황변화, 재질변색, 건조화열화상태, 훼손열화, 상태심화등 ) 확인점검 - 상태검사기준 등급무 (0등급) 약 (1등급) 중 (2등급) 강 (3등급) 훼손열화상태검사기준훼손열화가없는상태훼손열화상태가미비하게존재하나보존 복원처리가필요없는경우훼손열화상태가존재하여간단한보존 복원처리가필요한경우훼손열화상태가심하게존재하여긴급보존 복원처리가필요한경우 정수점검및상태검사절차 추진업무 주요내용 정수점검 상태검사실시 보유목록정비 정수점검, 상태검사 점검진행 목록대비수량, 상태, 등록유무확인 정수점검및재배치결과보유목록에반영 점검결과분석 기록물정수점검표, 상태검사표작성 분석 정수점검및상태검사분석결과에따른대책마련 48

49 2016 대학기록관리매뉴얼 3 기록관보안 재난대책수립 목적 : 기록관보안및재난대비자체계획을수립함으로써기록물을안전하게보호하고기록물 종류 4 보안체계를강화, 비상사태에대한재난대비체제를구축하기위함 - 기록관보안대책 : 기록관출입자지정 운영, 제한구역설정관리, 기록물반입반출관리등 - 정보시스템보안대책 : 전산실내정보시스템관리자지정 운영, 통제구역설정관리, 전자화기록물보안관리및보관등 - 재난대책 : 재난예방비상체계구축, 재난예방비상체계별임무부여 - 재난예방 : 중요기록물의선정, 대피우선순위, 기록물구난체계마련 - 재난복구 : 재난복구계획수립시행, 훼손기록물의처리등 - 사후관리 : 반출기록물의정리, 재난보고서작성관리, 재난장소의주기적점검등 서고보존환경점검 관리 목적 : 보존서고내서고시설 ( 균열, 누수 ) 및보안시설 ( 잠금장치, CCTV) 등점검을통한기록물의 정비사항 5 안전한보존환경유지및관리 - 보존서고 : 바닥, 천장, 벽체균열및누수여부 - 보안시설 : 출입문잠금장치, 출입카드리더기, 무인감시카메라, 적외선감지기등정상작동여부 - 서가시설 : 서가구동및핸들, 핸들커버, 시건장치정상작동여부, 선반및외관점검 - 기타 : 조명시설점등, 서고내부코팅도료오염및훼손, 유도등 - 응급상황에사용할수있는비상용품비치관리 : 손전등, 가스소화기, 작업용장갑, 마스크, 노끈 서고출입통제 제한구역 관리 : 출입자외출입을통제하고제한구역표지부착 - 기록관출입자이외출입자는기록관직원입회하에출입허용 - 출입문의이중잠금장치로기록관의출입과기록물의입 출고가통제되도록관리 제 1 장대학기록관리이해하기제 2 장대학기록관리설계하기제 3 장대학기록관리실행하기제 4 장대학기록관리활용하기 49

50 Ⅱ. 대학기록관리설계하기 기록물반입 반출관리 - 기록물반입 반출서를비치하여기록물의입 출고내역을관리 - 보존기간 30 년이상기록물은반출금지하되, 부득이한경우관리책임자의승인후반출 - 기록물을반출하고자하는때에는기록물반입 반출서를작성 6 기록물배치및보관 서가번호를표시하여생산부서별, 보존기간별, 기록물형태별로생산연도를구분하여배치관리 우선순위가높은기록물은피난이용이하도록비상통로가까운곳에배치 보존기간 30 년이상중요기록물은매체수록하여이중으로관리 50

51 2016 대학기록관리매뉴얼 04 기록물유형별보존환경 1 종이기록물보존환경과유의사항 온도 습도 40 55% 종이기록물 보관시유의사항 - 찢거나접거나던지는등의물리적인충격금지 - 원본기록물에는스테이플러나풀칠등금지 - 기록물의책장을넘길때침, 물등금지 - 음식물, 과자, 음료수등의서고내반입금지 - 세로로꽂고북엔드를사용하여기울어짐방지 2 시청각기록물보존환경과유의사항 인화사진, 필름 온도 20 이하 (15 25 ) 사진습도 20 25% 온도 20 이하필름습도 30 35% 보관시유의사항 - 시청각기록물전용앨범에보관 - 사진은종류에따라중성비닐에넣어정리 - 맨손으로기록물접촉금지 - 강한빛 ( 직사광선 ) 과물은절대금지 사람이지내기좋은환경과비슷 청명하고약간선선한가을날씨 빛이닿지않고종이보다시원한환경에서관리 제 1 장대학기록관리이해하기제 2 장대학기록관리설계하기제 3 장대학기록관리실행하기제 4 장대학기록관리활용하기 51

52 Ⅱ. 대학기록관리설계하기 CD, DVD, 비디오 온도 20 이하 (15 25 ) 습도 35 45% 필름보관환경과유사 보관시유의사항 - 갑작스러운온도및습도변화금지 - 물리적충격과자석접촉금지 ( 정보소멸위험 ) - 재생가능한기기관리필요 ( 재생불가시대체매체에복사 ) - 짧은수명을대비한복본제작및주기적백업 (3~5 년 ) 행정박물보존환경과유의사항 : 재질과형태가다양하므로그에맞는보존상자와적합한처리방식을마련 52

53 2016 대학기록관리매뉴얼 접수번호 신청자부서 : 직급 : 5 성명 : ( 인 ) 신청일자 : 일련번호 서고및서가번호보존기간 [ 참고 ] 보존기록물대출 ( 반납 ) 신청서 보존기록물대출 ( 반납 ) 신청서 기록물철제목 확 인 대출사유 기록관장 반납예정일자 대출처리자 : 소속직급성명 ( 인 ) 처리일자 : 주의사항 ( 예시 ) 1. 대출기간은 7일이내로함을원칙으로하며부득이한사유로 7일을초과할때에는재신청하여야한다. 2. 대출문서는어떤경우에도훼손시켜서는안되며, 원본의어느부분을빼내거나덧붙여서도안된다. 반납자 : 소속직급성명 ( 인 ) 반납처리자 : 소속직급성명 ( 인 ) 처리일자 : 제 1 장대학기록관리이해하기제 2 장대학기록관리설계하기제 3 장대학기록관리실행하기제 4 장대학기록관리활용하기 53

54 Ⅱ. 대학기록관리설계하기 제 5 절 대학역사기록물관리 01 대학역사기록물 1 개념 대학의역사와문화를반영한고유한기록물로, 수집 활동을통해입수하거나대학의내 외부로부터기증받은기록물을일컬어말함 대학의행정기록물과함께대학의역사와발전과정을보여주는대학의중요한자원으로대학의역사성확립에기여함 2 필요성 대학의역사와발전에필요한중요기록물을발굴 수집 관리하여학술연구등의기초자료로활용할수있음 대외적으로대학을홍보하고대학의이미지를극대화 대학구성원들의자긍심고취와역사적정체성확립에기여 02 대학역사기록물수집 1 수집범주및우선순위설정 수집범주 - 어떠한기록물을수집할것인가? 하는수집범주및대상선정하기 - 수집범주로주제, 출처, 기능과활동, 기록물유형, 시간적범주등다양한방식을통해이루질수있음 54

55 2016 대학기록관리매뉴얼 기록물유형별 유형별대상 문서류 도서류 도면류 카드류 간행물류 사진류 필름등시청각류 행정박물류 - 대학행정과관련된사료적가치가있는문서 - 대학의설립과승인에관련된문서 - 학칙, 규정등학교법제관련문서 - 대학관련주요신문보도자료 - 대학행정관련역대대통령재가문서및고문서 - 대학통 폐합, 법인화등 - 교명변천, 조직및정원관련계획 - 대학에서직접출판한도서류 - 고서, 기증도서등 - 대학시설및캠퍼스조성과관련하여사료적가치가있는문서 - 대학이전, 청사신 증축관련설계도면 - 각종공사설계도면 - 사료적가치가높은모든도면등 - 대학행정과관련된사료적가치가있는카드 - 학적부, 인사기록카드등 - 각종기자재, 물품등의카드류등 - 대학행정과관련된사료적가치가있는간행물 - 대학요람, 통계연보, 기타일반간행물류 - 대학과관련된사료적가치가있는사진 필름 - 대학각종행사 ( 청사준공식, 대학축제등 ) - 영화필름, 각종홍보용필름, CD-ROM, 카세트테이프 - 행정관련비디오, 오디오, 릴등으로제작된시청각기록물 - 역대총장관련명패, 교직원수첩 - 목인, 명패, 관인, 메달, 배지, 기념시계 주화등 - 기념품, 표창장, 로고, 현판, 휘호등 - 행사현수막, 팸플릿, 리플릿, 초청장, 표어, 화보, 서화류등 - 교표, 교기, 직인, 감사패, 현판, 액자, 상장, 졸업장, 시험지, 출석부, 성적표등 제 1 장대학기록관리이해하기제 2 장대학기록관리설계하기제 3 장대학기록관리실행하기제 4 장대학기록관리활용하기 55

56 Ⅱ. 대학기록관리설계하기 대학기능별 구분 수집대상 교육 지식전수 사회화촉진 강의안, 교육과정개편등 학생활동발간출판물, 포스터, 졸업작품등 연구연구수행국가 대학연구프로젝트결과물, 연구소각종사업계획서등 행정 기관존속 학사 대학설립관련자료, 위원회회의록및행정기록, 통계연보, 대학요람등 학적부, 입학 졸업등에관한학생기록 지원 학교시설물도면, 대학정보화진흥관련자료 공공서비스 사회봉사 문화진흥 대학신문, 소식지, 동아리활동기록 대학발간도서, 행정박물, 서화류등 대학구성원별 구분 수집대상 교수 학생 - 퇴임교직원개인기록, 교수연구저작물 - 해외대학으로부터받은선물류, 상장류등 - 학생회및동아리, 학생단체관련기록 - 학생활동관련기록 - 학적기록, 성적자료관련, 졸업자명부, 졸업앨범등 동문 - 동문회기념행사관련기록 ( 예 : ooo 과 30 주년기념행사 ) 기타 - 대학이름으로배포된모든출판물, 신문, 소책자 ( 안내서, 연감, 각종신문, 교직원수첩, 강의노트, 시험문제등 ) - 대학발전시청각자료 ( 스틸사진, 사진원판, 비디오필름, 구술자료, 시청각비디오등 ) - 대학지도및건물도면, 캠퍼스조성관련기록물 - 대학사관련행정박물 ( 기장, 문표, 기념품, 트로피, 기, 교복, 교모, 학위복, 각종행사기념복등 ) 56

57 2016 대학기록관리매뉴얼 우선순위설정을위한체크리스트 구분 고려사항 보존의사명및목적과관련성이있는것으로서중요한기능이나주제를다루고있는기록물인가? 기록관에이미소장되어있는기록물과관련성이있는것으로서중요한기능이나주제를다루고있는기록물인가? 아카이브즈가아닌정보원 ( 신문, 정기간행물, 정부간행물, 단행본, 각종출판물 ) 속에적절하게다큐멘테이션된기능이나주제에관한기록물인가? 동일한기능적분야나수집분야에속하는기록물로서타기록관에소장된기록물혹은이러한기록물을소장하고있는기록관의수집프로그램에해당하는기록물인가? 5 적기에이관 수집하지않을경우분실될위험이있는기록물인가? 6 연구목적상추가적인다큐멘테이션이필요할것으로예상되는주제를포함하고있는기록물로서연구자들의수요가높은기록물인가? 7 예술적가치및희소성이있는기록물인가? 8 대학의변화와발전을규명할수있는기록물인가? 대학역사기록물수집선별기준 - 시대별 : 학교연혁에따른시간적범주화를통해수집기준마련 대학출범기, 과도기, 발전기등시기별분류예 ) 조선신학교출범기 (1940~1950), 한국신학대학발전기 (1951~1980) 한신대학교발전기 (1981~1990) - 공간별 : 타대학과의통합등대학의공간이확장되거나캠퍼스가설립되는경우 : 본캠퍼스및지역캠퍼스의발전사도포함 - 주제별 : 인물 대학설립자및설립관련인물, 교수및강사진, 학생등 역대총장및학장 대학발전에기여한동문, 지역주민등 : 사건 행사 개교 00 주년기념사업, 학교축제, 발전기금모금행사 대학학내민주화운동, 인권운동등 학교주요활동과관련된성명서발표등 제 1 장대학기록관리이해하기제 2 장대학기록관리설계하기제 3 장대학기록관리실행하기제 4 장대학기록관리활용하기 57

58 Ⅱ. 대학기록관리설계하기 - 주요활동 : 학내자율기구 ( 교수평의회, 직원노동조합등 ) 설립과활동 : 논문집발행및간행물, 백서발간 : 학생동아리활동, 사회봉사활동 대학역사기록물수집방법 - 이벤트수집 : 개교기념사업등을활용한이벤트수집실시 : 매년대학역사기록물수집활동추진예 ) 개교 60 주년기념역사기록물수집, 제 4 회부산대효원역사기록수집공모전등 - 기증 대여 기탁 사본제작등 : 퇴임교수, 졸업생을대상으로한대학관련기록물기증독려 : 동문회및지역주민들로부터대학관련기록물기증활동추진 : 절차 / 기증신청서 ( 기증증서 ) 작성 컬렉션구성및보존에대한협의, 기증에대한적절한보상 ( 감사패증정등 ) 03 대학역사기록물활용 유형검색도구제공검색서비스열람서비스 예시소장기록목록, 통합목록, 전거파일, 시소러스, 색인, 인벤토리, 등록부등이용자유형별서비스, 참고면담및검색, 통합검색 ( 소장처안내 ) 등오프라인열람, 원문DB서비스, 사본제공등 전시상설전시 ( 온라인, 오프라인 ), 특별전시 ( 주제별, 유형별 ) 기록콘텐츠개발 이용자교육 연구 지원 학생참여형콘텐츠, 교육용콘텐츠등 기록문화학교, 워크숍, 세미나, 강좌, 교수지원서비스등 기록연구활동지원등 견학이용자대상별견학 ( 대학생, 기록관리실무자등 ) 홍보 행사 출판 ( 연보, 해제집, 학술, 홍보물등 ), 매체홍보 세계기록의날연계행사, 사진전시회등 58

59 2016 대학기록관리매뉴얼 디지털아카이브구축 - 한국과학기술원의디지털아카이브 : 2012 년 KAIST 기록포털 시스템을오픈각종학교사기록물과행정문서등을검색 열람 : 기관성과보고서, 학생기록, 총장연설기록, 기증기록에대한디지털화작업을거쳐홈페이지에공개 - 한국방송통신대학교 디지털역사관 : 39 년간원격 평생교육의역사를한눈에볼수있는오프라인전시와더불어각종평생교육자료와연구보고서, 주요사진, 동영상등의온라인서비스제공 : 프롤로그, KNOU 역사관, 역대총 ( 학 ) 장관, 원격교육매체변천관, 에필로그로구성 제 1 장대학기록관리이해하기제 2 장대학기록관리설계하기제 3 장대학기록관리실행하기제 4 장대학기록관리활용하기 59

60 Ⅱ. 대학기록관리설계하기 개교기념전시회개최 - 창원대, 개교 47 주년기념교사자료전시 : 창원대박물관과대학기록관공동주관으로 창원대학교교사자료특별전 개최 : 대학의주요과거, 현재사진과교직원및지역시민들이기증한기록물, 언론보도자료등창원대역사를재조명하기위해특별전시기획 기록관견학프로그램 - 부산대, 대학홍보의창구로 기록관 활용 : 학교홍보를위해중 고등학생들의대학탐방에 기록관 견학실시 : 대학간네트워크활성화및정보공유의장으로기록관활용 60

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63 Ⅲ 대학기록관리실행하기 > 1. 처리과의기록관리 2. 기록관의기록관리 2016 대학기록관리매뉴얼

64 Ⅲ. 대학기록관리실행하기 제 1 절 처리과의기록관리 01 기록물의생산 1 기록물생산의개념 기록물생산이란? - 효율적이고책임있는업무수행을위하여업무시작에서종결까지의모든과정과결과를기록물로남기는것 공공기록물법의 기록물생산 ( 시행령제 16 조 ~ 제 19 조 ) - 공식적으로결재 접수한기록물을포함하여결재과정에서발생한수정내용및이력정보, 업무수행과정의 보고사항, 검토사항등을기록물로남겨관리하는것을의미함 대학에서기록물생산의의미 - 공적업무수행과정의근거및과정 결과를남기며, 대학의기본적업무수행과정이자효율적업무추진의출발점 - 투명한대학운영과책임행정실현의기본적토대가되며, 구성원의재산 신분 권리보장을위한증빙적활용대상 - 대학의역사적정체성확립과동문들의애교심고취에필요한기록문화유산창출 - 학사행정업무수행과정축적을통한역사 사회 문화 경제등지식정보자원으로서의가치발휘 2 생산의무기록물 생산의무기록물이란? - 모든기록물중에서도특별히의무적으로생산하여야하는기록물 - 전자기록생산시스템을통해서생산한기록물외에비전자형태의기록물의경우, 반드시생산 등록해야함 64

65 2016 대학기록관리매뉴얼 대학의생산의무기록물 ( 유형별 ) 유형 조사 연구서, 검토서 회의록 시청각기록물 내용 학내규정등의제정과개정에관한사항 주요정책의결정과변경에관한사항 국제기구나대외기관과협정 협약등의체결에관한사항 대규모자본이투입되는사업에관한사항 기타필요하다고인정되는사항 주요위원회, 3 주체 ( 교수 - 학생 - 직원 ) 간회의 총장이주재하여주요정책등을논의하는회의 주요정책의심의또는의견조정을목적으로처장급이상주요직위자가참석하여운영하는회의주무부처와업무협의를목적으로주요직위자가참석하는회의 관련법률에따라구성된심의회등이운영하는회의 조사 연구서또는검토서작성대상에해당하는사업의심의또는의견조정을위해주요직위자가참석하는회의 --기타회의록작성이필요하다고인정되는주요회의 예 ) 정보공개심의회, 기록물평가심의회등 총장등주요직위자의, 공식적업무활동 국내외주요인사의활동중교수, 동문등대학구성원과관련된사항 학교내 외주요행사 대외기관과협정 협약체결식등 대규모자본이투입되는공사 ( 또는사업 ) 등 대학역사와관련하여중요한가치가있다고판단되는행사등 제 1 장대학기록관리이해하기제 2 장대학기록관리설계하기제 3 장대학기록관리실행하기제 4 장대학기록관리활용하기 65

66 Ⅲ. 대학기록관리실행하기 [ 표 ] 대학의생산의무기록물 ( 생산주체별 ) 주체교수학생교원 기능 행정교육연구공공서비스 보고서 - - 강의평가보고서 회의록 - 총장회의 - 교무회의 - 학장회의 시청각 - 보직교수활동 - 강의 - 강의관련회의 - 국책연구보고서 - 프로젝트결과보고 - 국책지원논문 - 연구소운영회의 - 국책과제연구회의 - 연구소활동 - 세미나, 학술대회 - 지역문화유산보고 - 박물관도록 - 지역발전방안보고 - 지역단체연계회의 - 평생문화원강의 보고서 - - 논문 - 논문 - 회의록 - - 자치활동회의 - - 시청각 - 보고서 회의록 시청각 - 사업분석보고 - 조직분석보고 - 위탁용역보고 - MOU 체결 - 총장회의 - 대학본부주관회의 - 위원회회의 - 설립자, 총장, 학장활동내용 - 학교내외부시설및전경 - 개교기념일등각종행사 - 각종시상식 - MOU 체결 - 입학 졸업식 - 각종학생활동 - 각종수상활동 - 교과목편성보고 - 편 입학계획보고 - 정원조정보고 - 세미나, 학술대회 - 연구비지원보고 - 연구소운영보고 - 관학협력발전방안보고 - 봉사활동 - 지역사회연계 - 자치활동 - 대학요람 ( 편람 ) - 대학정보공시 - 통계집 - 학사행정회의 - 연구소운영회의 - 지역사회교류회의 - 학내신문, 방송 - 학생자치활동 - 연구소장비 시설 - 세미나, 학술대회등연구활동 - 지역사회연계프로그램활동교류활동 보고서 - 대학평가 - 대학정보공시 외부 회의록 - 전국총장 부총장 사무국장협의회 시청각 - 대학관련언론보도등 - - 연구결과관련각종언론보도 - 외부교류활동 66

67 2016 대학기록관리매뉴얼 유형조사 연구서, 검토서회의록시청각기록물 [ 참고 ] 공공기록물법상의생산의무기록물 법령의제정또는개정관련사항 내용 조례제정또는개정, 주요정책의결정또는변경 행정절차법 에의하여행정예고를하여야하는사항 국제기구또는외국정부와체결하는주요조약 협약 협정 의정서등 국가재정법시행령 제 13 조제 1 항및제 14 조에해당하는대규모사업 공사 그밖에기록물관리기관의장이조사 연구서또는검토서의작성이필요하다고인정하는사항 대통령참석회의국무총리참석회의주요정책심의 의견조정목적의차관급이상주요직위자운영회의정당과의업무협의목적의차관급이상주요직위자참석회의개별법또는특별법에의한위원회 심의회운영회의지방자치단체장, 교육감및 지방교육자치에관한법률 제 34조에따른교육장참석회의시행령제17조제1항각호의어느하나에해당하는사항에대한심의 의견조정목적의관계기관국장급이상공무원 3인이상참석회의 --그밖에필요한경우 -- 대통령 국무총리및중앙행정기관의장, 지방자치단체장및교육감, 교육장등주요직위자의업무관련활동과인물사진 -외국원수 수상, 그밖의주요외국인사의주요동정및대한민국과관련되는사항 -국가및지방자치단체의주요행사 -국제기구또는외국과의조약 협약 협정 의정서 교류등의추진과관련된주요활동 국가재정법 - 시행령 제 13조제1항및제14조에해당되는대규모사업 공사 -대규모토목 건축공사등의실시로본래모습을찾기어려운사항 -철거또는개축등으로사라지는건축물이나구조물이사료적가치가높아보존할필요가있는사항 -국민의관심사항이되는주요사건 사고로서공공기관의장이시청각기록물의작성 보존이필요하다고인정하는사항 -증명적가치가매우높아현장또는형상을보존할필요가있는사항 -국내최초의출현물로서사료적가치가높은사항그밖에필요한경우 제 1 장대학기록관리이해하기제 2 장대학기록관리설계하기제 3 장대학기록관리실행하기제 4 장대학기록관리활용하기 67

68 Ⅲ. 대학기록관리실행하기 3 전자기록물의생산 공공기록물관리에관한법률제 6 조 공공기관및기록물관리기관의장은기록물이전자적으로생산ㆍ관리되도록필요한조치를 마련하여야하며, 전자적형태로생산되지아니한기록물도전자적으로관리되도록노력해야함 전자기록생산시스템 - 기관이전자기록생산시스템을구축ㆍ개선하고자하는경우기록관리기능등에대하여국가기록원과사전협의절차를거쳐야함 ( 시행령제 34 조의 2) - ( 협의대상 ) 전자문서시스템, 업무관리시스템, 행정정보시스템등전자기록생산시스템을구축하고자하는기관 행정기관이공동활용을목적으로개발ㆍ배포하여타행정기관이활용하는경우는개발ㆍ배포한행정기관만국가기록원과사전협의 - ( 협의절차 ) 전자기록생산시스템을구축ㆍ개선하고자하는기관이사전협의신청서등을국가기록원에제출, 국가기록원이검토및결과통보등 - ( 협의내용 ) 공공기록물관리에관한법률 에따라제정한 전자기록생산시스템기록관리기능요건 (ʼ ) 표준등의준수여부등 전자기록물의보안관리 - 공공기관및기록물관리기관의장은전자정부법제56조제3항의규정에따라국가정보원장이안정성을확인한보안조치를취하여전자기록물의생산, 이관, 보존및폐기등기록물관리과정에서전자기록물을안전하게관리 - 국가정보원장은전자기록물의보안관리에대한이행여부확인 Tip 전자기록생산시스템이란? - 행정효율과협업촉진에관한규정 제 3 조제 10 호내지제 12 호에따른 전자문서시스템, 업무관리시스템, 행정정보시스템 - 업무와관련하여전자적으로문서를기안하고결재하고유통하는시스템 - 기록물및기록물철의등록ㆍ분류정보에대한검색ㆍ활용기능이제공됨 68

69 2016 대학기록관리매뉴얼 02 기록물의등록 1 기록물등록의개념 기록물등록이란? - 아이가태어나면출생신고를하여존재여부를나타내는것처럼생산 접수한모든기록물은시스템에등록해야함 기록물등록범위 - 대학이업무와관련하여생산또는접수한문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각기록물, 전자문서등모든형태의기록정보자료와행정박물 : 공문서, 조사ㆍ연구또는검토서, 회의록 : 총장및부총장등주요직위자의업무관련메모ㆍ일정표ㆍ방문객명단및대화록 : 조사ㆍ연구또는검토서작성과관련한문서가결재또는검토과정에서반려되거나중요한내용의수정을위하여재작성된경우반려된문서또는재작성전의원본문서 : 대학의주요행사ㆍ사업에관한시청각기록물 : 대학이업무와관련하여발간한간행물 : 대학이업무수행과관련하여생산ㆍ활용한형상기록물 ( 행정박물 ) : 특히연간주요업무계획, 중장기업무계획등대학 ( 처리과 ) 의주요한업무사항이누락되지않도록하여야함 - 공공기록물법상의전자기록생산시스템종류 ( 시행령제 2 조제 7 호 ) : 전자기록생산시스템 ( 전자문서시스템, 업무관리시스템 ) : 전자기록생산시스템으로생산ㆍ접수된기록물뿐만아니라, 행정정보시스템 ( 종합정보시스템등 ) 으로작성ㆍ보유하고있는각종행정정보도기록관리대상임 2 기록물유형별등록 일반문서의등록 - 전자기록물의등록 : 전자기록생산시스템을사용하는경우, 기안된문서의결재가완료되는시점에자동으로등록 : 접수문서는관리자의선람을마친후업무담당자가단위과제를지정하여담당확인을하면자동으로등록 제 1 장대학기록관리이해하기제 2 장대학기록관리설계하기제 3 장대학기록관리실행하기제 4 장대학기록관리활용하기 69

70 Ⅲ. 대학기록관리실행하기 [ 표 ] 정부표준기안문서식 비전자기록물의등록 - 최종결재권자의결재를완료한문서는전자문서시스템의비전자문서등록기능을통해등록 - 시스템등록을완료한후등록번호, 등록일자등관련정보를문서에기재한뒤해당기록물철에편철하여관리 비전자문서의스캔등전자기록화를진행하여붙임으로등록한경우에도비전자문서원본은반드시진행형파일등으로관리 - 등록완료된비전자문서를편철하는진행형파일의제목은전자문서시스템의단위과제카드 ( 기록물철 ) 와동일하게작성 70

71 2016 대학기록관리매뉴얼 - 비전자문서의등록정보서식은생산문서의경우좌측상단, 접수문서의경우우측상단에표기 기록물의분리등록 등록 ( 접수 ) 번호총무팀 등록일자 처리과총무과 보 존 기 간 ( 공 개 여 부 ) 5 년 ( 공개 ) - 시행문은전자적방식으로, 중요붙임기록은매체, 크기등을이유로첨부물만을비전자적방식으로접수하는경우반드시해당전자문서에분리등록 - 등록 ( 접수 ) 번호는 총무팀 과같이문서번호의연번으로표시 - 붙임기록물분리등록후원본파일에등록정보를기재하고전자적으로접수된시행문출력본에 사본 표시후첨부물과함께보관가능 매뉴얼, 지침등현업활용을위해배포된첨부물의경우, 분리등록후업무에활용 Tip 비전자문서를등록할때다음사항에유의해야합니다. 비전자문서는반드시전자문서시스템에등록해야합니다. 접수또는대면보고로작성된비전자문서는전자문서시스템 ( 또는업무관리시스템 ) 에등록되지않으면관리할수없습니다. 또한비전자문서의기록물철명 ( 폴더명 ) 은반드시전자문서시스템의폴더명과동일해야합니다. 비전자문서원본을관리하는진행형파일의제목이전자문서시스템의단위과제카드 ( 또는기록물철 ) 명과다르게작성되면기록관으로이관된후에는다른문서철로관리되어활용이곤란합니다. 따라서아래와같이반드시동일한명칭으로작성되어야합니다. 제 1 장대학기록관리이해하기제 2 장대학기록관리설계하기제 3 장대학기록관리실행하기제 4 장대학기록관리활용하기 71

72 Ⅲ. 대학기록관리실행하기 전자기록생산시스템의등록관리 - 전자기록생산시스템은기록물및기록물철의등록ㆍ분류정보에대한검색ㆍ활용기능을제공해야함 : 전자문서 / 비전자문서의종류에관계없이처리과는생산또는접수한기록물을문서등록대장에등록ㆍ관리 : 전자문서의붙임목록에첨부되지않은모든기록물 ( 문서, 도면, 매체등첨부물 ) 의첨부물은반드시분리등록하여관리 - 기록물의생산현황통보및이관은중앙기록물관리기관의장이정하는방식에따라목록과전자기록물파일에대한전송정보파일생성ㆍ전송 업무관리시스템 : 비전자문서, 메모보고, 지시사항등도단위과제별단위과제카드에등록 전자문서시스템 : 시스템에탑재된기록물분류기준표단위업무별로작성된사안별편철기준에따라기록물철을등록하고, 해당기록물철에생산및접수된기록물을등록 전자기록생산시스템 ( 업무관리ㆍ전자문서ㆍ행정정보시스템등 ) 의출력물은업무참고용이므로비전자기록물원본과구분하여관리 < 그림 > 기록물의등록 간행물의발간등록 - 발간등록목적 : 업무수행및주요내용을기관내 외부에제한없이제공하기위해인쇄물의형태로발간 : 정책입안또는업무수행의결정체로서학술적이용가치가높음 72

73 2016 대학기록관리매뉴얼 - 발간등록대상 : 연구용역보고서 : 주요정책또는사업추진전단계에서작성 : 통계, 백서등정책자료집 : 주요업무사례집등의단행본 : 학교사자료 : 업무참고용통계수첩, 행사팸플릿, 교육용교재등 : 업무관련매뉴얼, 소책자, 지침서, 안내서, 홍보브로셔등 - 발간등록제외대상 : 업무참고를위해문서출력물을단순제본한책자 발간등록제외대상간행물의선정기준은기관의역사및주요활동증거로활용가치를고려하여결정 - 발간등록의주체 : 해당기관기록관에서발간등록번호를부여할수있도록체계를정비하고교내도서관등과협력하여간행물을관리 연감, 통계, 백서류주요간행물은국가기록원발간등록번호대상 - 발간등록번호구성 : 정부의발간등록번호는영구기록물관리기관번호 - 기관코드 - 일련번호 - 발간주기로구성 : 대학은영구기록물관리기관번호를제외하고사용가능 예시 ) 발간등록번호의표시 처리과코드발간일련번호발간주기 : 발간등록번호는간행물표지의좌측상단에표기 불가피한이유로표지에기재할수없으면, 뒷면또는서지정보상단등에표기할수있음 제 1 장대학기록관리이해하기제 2 장대학기록관리설계하기제 3 장대학기록관리실행하기제 4 장대학기록관리활용하기 73

74 Ⅲ. 대학기록관리실행하기 - 발간등록신청시필요정보 신청자정보 : 간행물납본등관리에필요한정보 간행물정보 정보공개등의동의여부 : 간행물의공개활용을위해필요한정보 비공개또는부분공개간행물의경우, 반드시공개전환시점또는기준을명시적으로기재예 ) 공개전환시점 : 기록물의등록시기및등록번호표기방법 - 등록시기 : 일반문서와시청각기록물 종류 시기 일반문서 1) 결재 보고완료후 2) 반려직후 3) 재작성문서교체직후 4) 접수문서의경우는접수와동시에부여 5) 직접수집한경우는획득된시점에부여 시청각기록물 1) 보존대상으로적합한기록물선정후 2) 촬영, 녹화, 녹음된기록물을편집완료후 : 대학행정박물 유형범위등록시기 관인류상징류사무집기류견본류선물류기념류상 훈장류기타 대학관인, 총장직인등활용종료된것 대학현판, 교기, 휘호, 모형, 교복, 배지, 교훈등 총장등주요직위자가업무수행에사용하였던사무집기류 대학배지, 학생수첩도안, 교명도안, 훈 포상등 공직자윤리법제 15 조제 1 항및시행령제 28 조에해당하는선물류로서, 미국화폐 100 달러이상또는국내시가 10 만원이상 ** 주년기념행사포스터, 팸플릿, 엽서, 방명록, 초청장, 기념품등 공로상, 훈장및포상, 상장, 상패, 트로피, 메달등 그밖에대학의역사와상징성을증명할수있는유형 활용종료후 생산직후 74

75 2016 대학기록관리매뉴얼 등록번호표기방법 - 등록번호표기서식 ( 시행규칙제 5 조 ) [ 시행규칙별표 1] 1. 생산등록번호 가. 문서ㆍ카드류ㆍ도면류등보통규격이상의기록물 등록번호의표시방법 ( 제 5 조관련 ) 나. 사진ㆍ필름ㆍ테이프ㆍ디스켓등소형규격의기록물 등록번호 1.5cm등 ( 등록번호 ) 등록일자록 2.5cm ( 등록일자 ) 처리과 3.5cm 2. 접수등록번호 가. 문서ㆍ카드류ㆍ도면류등보통규격이상의기록물 5 cm 나. 사진ㆍ필름ㆍ테이프ㆍ디스켓등소형규격의기록물 접수번호 1.5cm접 ( 접수번호 ) 접수일시수 2.5cm ( 접수일시 ) 처리과 3.5cm 5 cm 제 1 장대학기록관리이해하기제 2 장대학기록관리설계하기제 3 장대학기록관리실행하기제 4 장대학기록관리활용하기 75

76 Ⅲ. 대학기록관리실행하기 등록번호표기위치 [ 비전자기록물 ] 등록번호 ( 비전자 ) 등록번호 00과-0925 등록일자 처리과 00과공개여부비공개 (6) 국민행복대한민국, 정부3.0 수신수신자참조 ( 경유 ) 제목 2016년대학기록관리현황조사서제출요청 1. 평소기록관리업무에적극협조해주심에감사드립니다. 2. 우리원에서는정부산하공공기관및대학기록관리제도개선을추진하고있습니다. 이를위한기초자료확보를위하여 2016년귀기관의기록관리현황조사를아래와같이실시하고자하오니, 기한내제출해주시기바랍니다. 접수번호 ( 비전자 ) 접수번호 00과-2101 접수일자 처리과 00과공개여부공개 조사대상 : 정부산하공공기관및대학 제출방법 : 붙임1( 엑셀 ) 조사서작성후공문으로제출 제출기한 : ( 금 ) 까지 문의사항 : 행정자치부국가기록원 ( ,6260) 기한내미제출기관은공공기록물법시행령제64조에의거, 실태점검실시예정 붙임공공기관기록관리현황조사서 1 부. 끝. 수신자 2016 대학 국가기록원장 등록번호 ( 전자 ) 주무관학예연구관 전결 정책기획과장 이혜원 김형국 강성기 협조자시행정책기획과-1733 ( ) 접수 접수번호 ( 전자 ) 우 대전광역시서구청사로 189 ( 둔산동, 정부대전청사 ) 2동 406호 / 전화번호 팩스번호 / hyewon@moi.go.kr / 대국민공개 국민이주인이되는정부, 정부 3.0 이만들어갑니다. [ 디스켓, 테이프류 ] 매체 용기 등록 등록번호 등록일자 등록번호 ( 등록일자 ) 제목 76

77 2016 대학기록관리매뉴얼 [ 사진 필름류 ] : 사진뒷면이나당해사진, 필름을넣은봉투, 혹은사진필름이부착된종이의좌측상단의여백에표기 동일한내용의사진과필름은동일한생산등록번호표기 알아두기 03 기록물의분류체계수립 1 기록물의분류 기록물의분류란? 등록번호 총무팀-985 등록일자 보존기간 영구 제 목 16년도 000 총장식목행사 - 대학은기록물의보존기간, 보존장소, 공개여부, 비밀여부및접근권한등을분류하여관리하여야함 - 기록물을분류할때에는관할영구기록물관리기관의장과협의된기능분류방식사용 - 기록물의분류및편철은등록ㆍ접수와동시에실시하여야함 - 기록물을유사성에따라종류별로나누거나배열하는행위 - 어떤원칙 개념 목적에따라일정한순서대로배열한체계 - 기록물을미리고안된체계에따라구별하는행위 분류체계의역할 제 1 장대학기록관리이해하기제 2 장대학기록관리설계하기제 3 장대학기록관리실행하기제 4 장대학기록관리활용하기 - 기록물의효율적인관리기반 : 기록정보체계화와선별보존 폐기기반마련 - 기록물의이력관리 : 생산자와업무기능에따라기록물이력파악이가능한기본데이터 77

78 Ⅲ. 대학기록관리실행하기 - 기록물의효율적인검색과이용 : 검색내용을모르거나폭넓은기록정보이용이필요할경우 : 기록물관리책임및열람권한부여, 보안책정단위로활용 분류체계의기준 - 기능 ( 활동 ) : 일정한규칙에따라규정된공식적인분류기준 : 각처리과에배정된기능을중심으로기록물을분류 : 업무기능에따라분류할경우기록물맥락유지에유리 - 조직 ( 기관 ) : 조직 ( 기관또는출처 ) 구조에따른분류 : 조직전환및재구성, 신설의경우기록물또한분류체계를변경해야하기때문에이력관리에한계 : 생산기관이력을관리할경우효율적인분류체계 - 주제 ( 내용 ) : 기록물주제 ( 내용 ) 에따른분류방식으로서, 대학역사기록물에많이적용 : 조직이나기능에의한구분과는달리기록물의출처가다양할수있음 : 다중분류체계 ( 두가지이상분류체계 ) 적용시자주사용 분류체계기준을적용한기록물분류예시 - 기능분류 대기능 중기능 소기능 세부업무 교육 학습지원 교재개발 교육매체관리 연구 연구수행 연구관리 연구주제선정 행정 일반관리 노무복지 교직원복지 학사 등록 학적관리 증명서발급 - 조직분류조직1 조직2 조직3 조직4 대학본부 사무국 총무과 문서계 입학본부 입학관리과 입시계 시설본부 시설국 보안과 정보보안계 - 주제분류 대주제 중주제 소주제 기관운영 각종계약 위탁사업계약 기관존속 행정서비스 증명서발급 공공서비스 문화진흥 지역봉사 78

79 2016 대학기록관리매뉴얼 2 기록물분류체계운영방안 기록물분류체계 - 정부기능분류체계 (BRM) 도입기관 : 기록관리기준표운영 : 국립대학교, 공립대학교 - BRM 미도입기관 : 종전의분류체계 ( 기록물분류기준표 ) 운영 : 사립대학교 * 단, 2017 년말까지만기록물분류기준표사용가능, 그이후엔기록관리기준표운영근거 : 공공기록물법제 19 조및시행령제 25 조, 부칙제 3 조 ( 분류기준에관한경과조치 ) [ 표 ] 기록관리기준표와기록물분류기준표의비교 구분기록관리기준표기록물분류기준표 개념 - 정부기능분류체계 (BRM) 상의단위과제에보존기간, 보존기간책정사유, 비치기록물ㆍ공개여부, 보존장소등의기록관련기준정보부여 - 단위과제하위에과제카드를생성하여기록물을분류할수있도록한업무기반의기록물분류체계 분류단위 - 정책분야ㆍ정책영역ㆍ대기능ㆍ중기능ㆍ소기능ㆍ단위과제의 6 단계 관리기본단위 - 단위과제 - 출처및업무기능의동일성에따라단위업무에기록물의보존기간, 보존장소, 보존방법등의기록관련기준정보부여 - 단위업무하위에기록물철을생성하여관리하도록한기록물분류체계 - 대ㆍ중ㆍ소기능ㆍ단위업무ㆍ기록물철의 5 단계 - 단위업무 적용시스템 - 업무관리시스템, 기록관리시스템 - 전자문서시스템, 자료관시스템 ( 기록관리시스템 ) 기록관리기준표운영 - 대학은기록관리기준표를작성, 운영하여야함 - 기록관리기준표관리항목 : 업무설명, 보존기간, 보존기간책정사유, 비치기록물해당여부, 보존장소, 보존방법, 공개여부, 접근권한등 단, 공개여부및접근권한등은대학별로달리정할수있음 - 보존기간 : 기록물의보존기간은영구, 준영구, 30 년, 10 년, 5 년, 3 년, 1 년으로구분 : 보존기간기산일은기록물처리가완결된날이속하는다음연도의 1 월 1 일로함 제 1 장대학기록관리이해하기제 2 장대학기록관리설계하기제 3 장대학기록관리실행하기제 4 장대학기록관리활용하기 알아두기 2015 년 10 월 20 일기록물이완결된경우, 2016 년 1 월 1 일부터해당보존기간을적용 79

80 Ⅲ. 대학기록관리실행하기 : 공공기록물관리에관한법률시행령 제 26 조제 1 항관련별표 1( 보존기간별책정기준 ), 기록관리공공표준 (NAK/S 4 기록관리기준표작성및관리절차 )*, 공통업무기록물보존기간표 **, 대학기록물보존기간책정기준가이드 *** 를참조하여보존기간책정 * 국가기록원홈페이지 기록관리업무 기록관리표준 표준화현황 ** 국가기록원홈페이지 기록관리업무 기록관리업무안내 처리과 기록관리기준표 *** 국가기록원홈페이지 기록관리업무 기록관리표준 지침및매뉴얼 - 비치기록물지정 : 업무의계속적활용이필요한기록물은기록관에서비치기록물로지정하여처리과에서보관할수있음 : 비치기록물의비치기간이종료된경우에는다음연도중에기록관으로이관 기록물분류기준표운영 - 정부기능분류체계 (BRM) 를도입하지않은대학은기록물분류기준표를운영하되, 2018 년부터는기록관리기준표로전환하여야함 - 기록물분류기준표처리절차 ( 국 공립대의경우 ) 처리단위업무명업무내용및처리방법 처리과 기록관 신설 / 변경신청 취합 / 처리 신설 / 변경업무별로신청서작성후기록관으로제출 처리과변경, 소관부서변경, 폐지접수및처리 단위업무신설, 일부항목변경접수및신청 ( 통해처리 국가기록원심사 / 통보 단위업무신설, 일부항목변경심사 기록관 처리과 접수 / 반영 업무적용 국가기록원통보사항접수ㆍ변경사항처리과통보 자료관시스템 ( 또는 RMS) 에반영 전자문서시스템에배포 기록관변경결과접수 기록물분류ㆍ편철 - 직제개정또는기능의신설ㆍ폐지등으로기록물분류기준표의변경이필요한경우기록물분류기준표의변경처리를완료한이후에기록물정리시행 80

81 2016 대학기록관리매뉴얼 04 기록물의편철 1 편철의기준 기록물편철이란? - 동일한성격의기록을하나의단위로모으는것 - 기록관리및정보의단위, 기록물의논리적 물리적보호를위한실질적단위 기록물편철원칙 - 완결성 : 기록물의맥락을연결할수있도록관련기록물연계 - 편의성 : 간편하고취급및사용의편리성 - 표준성 : 편철용구및방식의규격화 - 일관성 : 동일한업무기능에서생산된기록물은동일한편철방식적용 단위과제기록물철생성예시 단위과제 교원인사관리 교원임용 기록물철작성기준 - 기록물철생성기준 철1 철2 철3 철1 철2 철3 : 발생, 경과, 완결의관계로연결되는사안별기록물 : 동일한주제, 과제, 행사, 회의, 사안관련기록물 : 사진 도면등의경우대상이되는시설, 구역단위 기록물철 교원인사규정정기승급및호봉겸직및겸임 교원공채전임교원재임용조교임명 : 테이프, 디스크, 디스켓, 영화필름등분리가곤란한매체단위 : 기타 100 매단위편철에적당한동일업무 - 기록물철명명원칙 : 기록물의내용이파악되도록가급적구체적으로명명 ( ~ 일반문서철, ~ 관계철 등모호한표현사용금지 ) : 조사나술어는생략 제 1 장대학기록관리이해하기제 2 장대학기록관리설계하기제 3 장대학기록관리실행하기제 4 장대학기록관리활용하기 81

82 Ⅲ. 대학기록관리실행하기 전자기록생산시스템상의기록물철분류번호부여방식 (2) 권호수연도별등록일련번호단위과제코드처리과코드 - 모든기록물을사안별로기록물철을만들어기록물철등록부에등록 - 처리과코드 - 단위과제코드 - 연도별등록일련번호 - 권호수 로구성 - 기록물등록대장에는각문건이어느기록물철에편철되는지분류등록실시 - 기록물철등록번호 ( 기록물철분류번호 ) 의구성 : 자동부여 2 편철시유의사항 단위과제생성 - 새로운단위과제를생성하기전에사용중인단위과제를먼저확인 - 생성절차 업무담당자처리과기록물관리책임자기록관 단위과제신청기록관으로신청검토승인 기록물철생성 - 기록물철명 : 구체적인용어사용 - 기록물형태에따라각각의기록물철생성예 ) 동일업무에서문서, 도면, 비디오테이프생산시 : 제2공학관신축 ( 문서 ), 제2공학관신축 ( 도면 ), 제2공학관신축 ( 비디오 ) 편철관리 - 처리과의장은단위과제별기록물철작성기준을마련하여체계적으로관리 - 30년이상기록물의보존용표지는중성표지를사용 82

83 2016 대학기록관리매뉴얼 3 유형별편철방법 종이기록물편철 문서의등록 편철 전자기록생산시스템에서생산 접수 PC, 수기로생산 Fax, 우편등으로접수 대장의등록 편철 생산 접수 연간단위로대장을갱신하여생산 * 여러연도에걸친대장을생산 ** 생산 접수 대면보고및결재 종이기록물편철절차 전자편철 < 등록시건명작성요령 > * 대장명 ( 해당연도. 1. 1~12.31) 을건명으로 1 회등록 ** 대장명 ( 시작연월일 ~ 종료연월일 ) 을건명으로 1 회등록 보고 결재 자동등록 자동등록선람 공람전자편철 생산후 완료후대장생산및활용 직접등록및전자편철 직접등록및전자편철 원본에등록번호표기 철표지출력및등록번호표기 종이기록물편철세부내용 등록시점생산 접수직후문서 생산 또는완료직후대장 원본을편철한 철표지 기록물철존재확인 없는경우 출력 있는경우 파일편철 파일편철방법표지, 색인목록, 원본 ( 목록순 ) 으로배열하고 100매이내로편철하되, 분량이많을경우분철한다. 색인목록은업무종료후시스템기능을이용하여출력하거나부득이한경우직접작성 ( 작성양식은공공기록물법시행규칙서식1, 출력과다운로드방법참고 ) 파일편철 1 전자기록생산시스템등록대장에등록후진행문서파일에편철 2 생산순서대로위에서아래로편철 편철량은 100 매이내 1 전자기록생산시스템에서기록물철표지와색인목록을출력한후, 2 진행문서파일에서꺼낸뒤철침등이물질제거후보존용표지로교체 3 면표시 ( 표지및색인목록제외 ) 제 1 장대학기록관리이해하기제 2 장대학기록관리설계하기제 3 장대학기록관리실행하기제 4 장대학기록관리활용하기 1 보존용표지교체후보존용클립고정 기록물양에따라다양한크기의클립을이용 83

84 Ⅲ. 대학기록관리실행하기 1 단위과제별로보존상자편성 2 보존상자측면에보존상자표지부착 시행규칙별표6 서식 3 보존상자표지수록내용 : 상자번호, 생산연도, 생산기관, 업무명 1 보존상자는처리과캐비닛에보관 2 이관시기가도래한보존상자는그대로기록관으로이관 카드 도면류편철 카드 도면류편철절차 등록시점생산 접수직후카드도면 비치활용기간정보의추가 변경등때문에처리과에서비치하고활용하는기간 봉투편철방법 1 시스템기능을이용하여표지와색인목록을출력할경우생산연도별로구부후 30매이내로편철 2 표지와색인목록직접작성시에는생산연도구분없이 30매이내로편철 낱장으로생산 접수 ( 직접등록 ) 직접등록및전자편철 원본에등록번호표기 비치활용기간동안편철없이카드보관함 / 도면보관함에서관리 ( 비치활용종료후 ) 봉투편철 첨부물로생산 접수 ( 분리등록 ) 예 > 문서 + 첨부물 ( 종이, CD 등 ) 문서 첨부물 자동 / 직접등록및전자편철 해당문서에연계등록 편철 ( 분리등록및전자편철 ) 문서및첨부물에등록번호표기 문서 ( 파일편철 ), 첨부물 ( 보관함관리후봉투편철 ) 해당문서는 1 부출력 / 복사하여첨부물과함께배열 카드류편철세부내용 1 비치활용종료후편철 종료전까지카드보관함에관리 84

85 2016 대학기록관리매뉴얼 2 비치활용종료후, 30건단위로보존봉투에넣은후, 보존상자에관리 보존봉투는기록물철로간주, 기록물철등록부에등록 3 보존봉투맨위에색인목록을놓고목록순서대로카드배열 도면류편철세부내용 1 기록물철단위로도면봉투에넣어 2 펼친상태로도면함에관리, 그대로이관 편철량은 30매기준 3 보존봉투맨위에색인목록을놓고목록순서대로도면배열 시행규칙별지제1호서식 제 1 장대학기록관리이해하기제 2 장대학기록관리설계하기제 3 장대학기록관리실행하기제 4 장대학기록관리활용하기 85

86 Ⅲ. 대학기록관리실행하기 시청각기록물편철 시청각기록물편철절차 독립된시청각으로생산 ( 직접등록 ) 매체 ( 사진앨범, CD, DVD, 비디오테이프등 ) 별로등록 편철 직접등록및전자편철 원본매체와용기에등록번호표기 용기편철 용기편철방법 1 매체별로용기에담아편철 2 용기편철한원본은표지, 색인목록과함께 BOX 별로관리 ( 표지와색인목록은시스템출력혹은직접작성 ) 문서 자동 / 직접등록및전자편철 문서및첨부물 ( 매체와용기 ) 에등록번호표기 문서 ( 파일편철 ), 첨부물 ( 용기편철 ) 첨부물로생산 접수 ( 분리등록 ) 예 > 문서 + 첨부물 ( 사진앨범, CD 등 ) 첨부물 해당문서에연계등록 편철 ( 분리등록및전자편철 ) 해당문서는 1 부출력 / 복사하여첨부물과함께배열 시청각기록물편철세부내용 1 행사 사건발생시간순으로편집하여기록물철생성 2 보존케이스에편철하여왼쪽상단에분류번호기입 필름, 오디오 비디오, 광매체편철세부내용 종류필름오디오 비디오광매체 편철내용 1 여러롤로나누어졌을경우각롤에번호부여예 ) 총장취임식 3롤 : 총장취임식 (3-1), 총장취임식 (3-2), 총장취임식 (3-3) 2 플라스틱보호케이스 ( 캔 ) 중앙상단과배면에등록번호, 제목등표기 눕혀서보관 1 사안별촬영, 편집완료매체관리 ( 보호케이스이용 ) 2 등록번호부여 : 필름과동일 3 발생순서순으로서가또는보관함보관 세워서보관 1 개별보호케이스에수직상태로보관 2 등록시라벨이용 직접표기금지 86

87 2016 대학기록관리매뉴얼 행정박물편철 견본, 선물등생산 접수 관인생산 간행물편철 간행물생산 생산직후 활용종료후 등록방법결정 대장등록 1 기록관리책임자가대장마련및관리 2 업무담당자가행정박물생산 접수시대장에기재 발간등록번호발급을통한등록 대장을통한등록 행정박물편철절차 등록번호표기주의사항 1 도자기류는굽바닥에, 액자는뒷면오른쪽아래에 2 도자기류, 액자는투명매니큐어바탕에잉크로, 종이류는연필등으로표기 원본과용기에등록번호표기 간행물편철절차 1 기록관리책임자가대장마련및관리 2 업무담당자가간행물생산시대장에기재 등록시점 생산직후견본류선물류상징류기념류상 훈장류 발간등록번호표기 ( 표지좌측상단 ) 기록관 ( 국가기록원 ) 에 3 부씩송부 ( 활용종료후 ) 봉투편철혹은용기편철 활용종료후관인류사무집기류 기록관및국가기록원에 3 부씩송부 권을편철단위로관리 백서, 연감등의경우국가기록원송부 제 1 장대학기록관리이해하기제 2 장대학기록관리설계하기제 3 장대학기록관리실행하기제 4 장대학기록관리활용하기 87

88 Ⅲ. 대학기록관리실행하기 05 기록물의정리 1 정리의대상및시점 기록물정리란? - 기록물을기록관으로이관하기전에등록내용과기록물실물일치여부를확인하고물리적으로정리하는 행위임 - 기록물종류별로적합한정리작업을통하여기록물의변형, 훼손을방지하고효과적인이용제고효과 기록물정리대상 - 행정기록물 : 전년도업무처리가완결된문서 ( 활용이끝난기록물 ) - 역사기록물 : 대학의역사적정체성을규명할수있는기록물 - 간행물, 연구결과물, 학적부, 각종증명서, 강의자료, 학생활동관련기록물, 성적표등교육 학사활동에서 생산, 종료한기록물 기록물정리시점 - 매년 2 월말까지정리완료 : 기록물 ( 재 ) 편철, 편철확정, 공개여부 접근권한재분류등 - 누락기록물의추가등록 : 해당연도 12 월 31 일까지등록완료 담당자별업무 담당자전문요원기록물관리책임자업무담당자 주요업무정리지침작성및교육실시기록관리기준표정비생산현황취합부서의기록물정리행사주관단위업무및기록물철정비과제미지정기록물및등록비전자기록물확인비전자기록물정리상황점검및확인기록물정리결과및주요기록물생산현황통보부서내비전자기록물철의취합과제미지정및미등록비전자기록물의확인, 등록분리등록이필요한기록물의확인및등록종이문서의정리 ( 철침제거, 영수증등비규격문서정리, 쪽수표시, 표지및 첨부등 ) 88

89 2016 대학기록관리매뉴얼 2 기록물정리절차 기록물유형구분 정리용구및용품선정 1단계 : 기록물유형구분 라벨작성유형별정리부서캐비닛배치기록관이관 - 기록물종류에따라용구 용품, 정리방식이달라지므로구분이필요함 2단계 : 정리용구 용품선정 보존상자, 라벨, 클립등보존용품은공공기록물법에서제시하는것을사용 최소비용으로재활용이가능하고구입과이용에간편한용품선택 종이기록물 : 종이기록물크기에맞는폴더, 보존상자선정 보존용표지규격 A4 용 (210 mm 297 mm ), A4 외의규격의문서는동일비율로축소또는확대한규격을만들어사용할수있음. 보존상자규격 A4 용 (100 mm 330 mm 250 mm ) 중성판지 800g/ m2이상, 두께 1 mm이상 3단계 : 라벨작성 시청각기록물 : DVD, CD, 테이프등매체에맞는용구및용품선정 행정박물 : 박물의크기와부피에맞는용구및용품선정 - 전자문서는시스템에서자동출력할수있으나비전자기록물은라벨규격을결정하고, 작성해야함 - 라벨종류 진행철 종류 보존철 정면 측면 내용 진행철측면라벨과동일한기록물철명 (A4) 보존기한, 기록물철명, 부서명, 담당자명 보존철명 (A4) 제 1 장대학기록관리이해하기제 2 장대학기록관리설계하기제 3 장대학기록관리실행하기제 4 장대학기록관리활용하기 보존상자 ( 옆면 ) 상자번호, 생산연도, 생산기관, 단위업무, 기록물철명 89

90 Ⅲ. 대학기록관리실행하기 라벨서식 ( 예시 ) 진행철라벨 ( 정면 ) 라벨크기 : 12 6 cm 글꼴크기 : 휴면명조 48pt 2016 년도학적사항 ** 대학교교무과 5 년 진행철라벨 ( 측면 ) 라벨크기 : cm 글꼴크기 : 휴면명조 24pt ( 예 : 교무, 학사관리, 김 oo) 휴면명조 14pt ( 예 : 5 년, 부서명, 담당자 ) 년도 학적사항 부서명 교무과 담당자 김 o o 90

91 2016 대학기록관리매뉴얼 보존철라벨 보존상자라벨 라벨크기 : 12 6 cm 글꼴크기 : 휴면명조 48pt 상자번호생산연도생산기관단위과제기록물철 보존용표지기재요령 분류코드 2016 년도학적사항 생산연도 - 종료연도 ** 대학교교무과 1 상자번호 : 생산연도 - 보존기간 - 처리과명 - 일련번호 ( 일련번호는비워뒀다가기록관으로이관시처리과별로일련번호기재 ) 2 생산기관 : 문서생산당시부서명기재 3 단위과제 : 기록물철이등록된단위과제를기입 4 기록물철 : 보존상자안에포함된기록물철명기입 4단계 : 기록물유형별정리 - 기록물형태에따라보존상자, 케이스, 박스등에넣고라벨부착 5단계 : 부서캐비닛배치 - 부서내에서공통으로사용하는캐비닛또는서가만들기 : 개인캐비닛은진행문서보관용이므로부서공용보존공간을통해이관대상기록물보관 - 공용캐비닛에기록물배치규칙마련 : 기록물배치규칙을마련하여공간을효율적이고규칙적으로활용예 ) 1단 : 16년종료문서, 2단 : 15년종료문서, 3단 : 14년종료문서 제 1 장대학기록관리이해하기제 2 장대학기록관리설계하기제 3 장대학기록관리실행하기제 4 장대학기록관리활용하기 91

92 Ⅲ. 대학기록관리실행하기 6단계 : 기록관으로이관 - 공용캐비닛에보관한기록물중업무활용이끝난기록물은기록관으로이관 : 기산일로부터 2 년이경과되면, 업무의일상적인참고행위가종료된다고판단하여기록관으로이관 기산일 : 기록물이생산또는접수된날이속하는해의다음해 1 월 1 일 - 기록물이관목록 번 호 생산부서 담당 ( 계 ) 담당자 기록물형태 기록물철분류번호 기록물철제목 단 위 수 량 공개여부 비공개 / 부분공개사유 생산연도 종료연도 보존기간 업무의편의를위해수정ㆍ추가하여사용가능 3 유형별정리방법 종이기록물 - 예 ) 학적부, 규정, 회의록, 서면심의서등 - 기록물이물질제거, 훼손부분처리 : 2~3단계의상태등급을책정하여해당등급을기록 : 양호 / 불량등으로상태설명 ( 불량일경우사유기재 ) : 상태불량기록물의보존기간이 30년이상이면정기점검일지정 - 금속성물질및기타물질제거필수, 특히클립이나집게, 스테이플러핀등은녹이슬면서 \ 기록물에해를입히므로반드시제거함 - 훼손기록물의경우에는복원용테이프로마무리하고훼손정도에따라별도처리방법을마련함 - 편철및라벨링 : 중성폴더사용, 필요에따라분철 ( 철분리 ) 함 : 중성폴더가없을경우보존용클립을사용 편철용품 진행용파일보존용표지편철용클립보존상자 92

93 2016 대학기록관리매뉴얼 간행물 예 ) 대학연감, 통계집, 대학평가집, 연구보고서, 소식지등 - 자료집, 홍보책자, 보고서를비롯하여연구결과, 교수연구보고서 ( 논문 ), 학생자치단체 ( 방송국, 신문사, 학생회등 ) 발간물등 - 국가기록원으로이관의무가없는간행물은자체발간등록번호부여후, 등록 보관 부록 : 대학간행물등록관리방법참조 필름 사진기록물 - 필름, 사진은규격별로수량파악 ( 비규격은유사규격에포함 ) - 등장인물, 행사등을주제또는장소별기준에따라분류 등록 - 보존용중성비닐과바인더등규격별보존용품사용 ( 중성용품이없을경우일반필름비닐사용 ) CD 광매체 오디오등시청각기록물 - 매체종류별수량을파악하고해당기록물에맞게분류 등록 - 기록물정면과측면에라벨을부착, 종류별로동일한위치에보관 ( 라벨은기록물과케이스모두에부착 ) 도면 - 도면은여러장이한건인경우가대부분이므로도면사이에간지를끼워넣고순서대로도면함에넣어보관 행정박물 - 현수막 : 크기와수량파악후한장씩펼쳐서중성처리된간지를깔고말아서고정한후, 간지위에라벨 부착 ( 말아서보관하지못할경우접어서보존용박스에보관 ) - 포스터 : 재질과크기를파악하여중성간지를이용, 구겨지지않도록말아서보관통에넣고라벨부착후보관 - 트로피 상패 : 중성지에싸서케이스에보관하되중성지가없는경우에는한지와에어캡으로감싸서라벨 부착후보관 - 의류 직물류 : 중성간지를넣고일정한크기로접어서중성상자에보관 ( 오염물제거후깨끗하게손질하여 보관 ) 제 1 장대학기록관리이해하기제 2 장대학기록관리설계하기제 3 장대학기록관리실행하기제 4 장대학기록관리활용하기 93

94 Ⅲ. 대학기록관리실행하기 06 기록물의생산현황통보 1 생산현황통보개요 생산현황통보목적 - 전년도에생산및접수한기록물의현황을파악하여이관계획수립및누락여부확인등기초자료로 활용하고자함 - 의무생산기록물의현황을파악하여주요기록물이누락없이이관될수있는환경을조성 - 기록물누락및훼손을방지하기위한체계마련 생산현황통보대상 - 생산현황 : 전년도생산및접수한모든기록물 - 보유현황 : 전년도 12 월말일현재부서에서보유하고있는모든기록물 - 기록물유형 : 전자ㆍ비전자문서, 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 회의록, 시청각기록물, 비밀기록물, 간행물, 행정박물, 보존매체등 생산현황통보시기 - 처리과는매년 5 월말까지전년도기록물생산현황을기록관으로제출 - 기록관은매년 8 월말까지전년도기록물생산현황을국가기록원으로제출 현재국가기록원으로의생산현황통보는국 공립대에한함 94

95 2016 대학기록관리매뉴얼 생산현황통보절차 중앙기록물관리기관 기록물관리지침수립ㆍ시행 기록관 기록물정리계획, 생산현황통보지침수립ㆍ시행 ( 관련교육포함 ) 처리과 기록관 영구기록물관리기관 기록물정리 2월말 등록사항과실물일치여부확인 기록관리기준표변경, 신설확인 ( 정규단위과제사용 ) 기록물철별보존기간확정 기록물공개여부확인등 생산현황통보 5월말 기록물정리완료후작성 생산현황확인및취합 생산현황누락처리과확인 기록관리기준표적용확인 기록물철별보존기간책정적정여부 기록물공개여부확인등 생산현황통보 8월말 생산현황확인후국가기록원통보 생산현황접수및취합 기록물이관중장기계획반영 전자기록생산시스템 중앙기록물관리기관의장이정하는방식 기록관리시스템 중앙기록물관리기관의장이정하는방식 영구기록관리시스템 제 1 장대학기록관리이해하기제 2 장대학기록관리설계하기제 3 장대학기록관리실행하기제 4 장대학기록관리활용하기 95

96 Ⅲ. 대학기록관리실행하기 07 기록물의공개 ( 재분류 ) 1 공개재분류대상및방법 기록물공개원칙 - 공개와비공개혼재시비공개정보를제외하고모두공개 ( 부분공개 ) - 유사 동일유형기록물에동일한기준을적용하여공개 - 개인정보포함기록물은프라이버시보호범위내에서비공개정보를최소화하여 최대한 공개 공개재분류대상기록물 - 이미공개되지않은비공개나부분공개로분류된기록물 - 기록물을이관하는시점에 ( 처리과 기록관 ) 공개여부를재분류하여이관 공개재분류방법 공개구분책정 ( 생산 ) 공개재검토 ( 정리 ) 공개재분류 ( 이관 ) - 공개구분책정 : 기록물생산 등록시에내용을검토하여정보공개법제9조제1항각호에해당하는경우비공개와그사유를지정 ( 기록물건또는쪽단위표시 ) - 공개재검토 : 전년도생산종결후기록물정리시비 ( 부분 ) 공개기록물대상으로책정했던비공개지정사유및소멸여부를재검토하여수정 공개기록물 비 ( 부분 ) 공개의전환은원칙적으로불가능하나명백하고중대한오류가있는경우정리시점에수정사유와수정자의이름을넣어수정가능 - 공개재분류 : 처리과는기록물정리후기록관으로이관시에, 기록물의건단위또는쪽단위로공개여부를확정하고비공개인경우그사유를기입하여확정후이관 96

97 2016 대학기록관리매뉴얼 2 비공개대상정보 비공개대상정보의범위 ( 정보공개법제9조제1항 ) 번호비공개대상정보근거 관련근거 다른법률또는법률이위임한명령 ( 국회규칙ㆍ대법원규칙ㆍ헌법재판소규칙ㆍ중앙선거관리위원회규칙ㆍ대통령령및조례에한한다 ) 에의하여비밀또는비공개사항으로규정된정보 국가안전보장ㆍ국방ㆍ통일ㆍ외교관계등에관한사항으로서공개될경우국가의중대한이익을현저히해할우려가있다고인정되는정보 공개될경우국민의생명ㆍ신체및재산의보호에현저한지장을초래할우려가있다고인정되는정보 진행중인재판에관련된정보와범죄의예방, 수사, 공소의제기및유지, 형의집행, 교정, 보안처분에관한사항으로서공개될경우그직무수행을현저히곤란하게하거나형사피고인의공정한재판을받을권리를침해한다고인정할만한상당한이유가있는정보 감사ㆍ감독ㆍ검사ㆍ시험ㆍ규제ㆍ입찰계약ㆍ기술개발ㆍ인사관리ㆍ의사결정과정또는내부검토과정에있는사항등으로서공개될경우업무의공정한수행이나연구ㆍ개발에현저한지장을초래한다고인정할만한상당한이유가있는정보 당해정보에포함되어있는이름ㆍ주민등록번호등개인에관한사항으로서공개될경우개인의사생활의비밀또는자유를침해할우려가있다고인정되는정보 법인ㆍ단체또는개인의경영ㆍ영업상비밀에관한사항으로서공개될경우법인등의정당한이익을현저히해할우려가있다고인정되는정보 공개될경우부동산투기ㆍ매점매석등으로특정인에게이익또는불이익을줄우려가있다고인정되는정보 형사소송법제 47 조, 환경분쟁조정법제 25 조, 공직자윤리법제 10 조제 3 항, 민원처리에관한법률제 7 조, 국가정보원법제 6 조 제 12 조제 5 항, 전자무역촉진에관한법률제 20 조, 제 21 조, 지방세기본법제 140 조, 국민기초생활보장법제 22 조제 6 항, 통계법제 33 조, 통신비밀보호법제 11 조, 국가공무원법제 60 조, 변호사법제 26 조, 산업안전보건법제 52 조의 6, 공인회계사법제 20 조, 외국환거래법제 22 조, 발명진흥법제 19 조, 의료법제 19 조, 금융실명거래및비밀보장에관한법률제 4 조, 공무원징계령제 20 조, 관세법시행령제 64 조제 2 항, 지방자치단체에대한행정감사규정제 17 조 공공기관의정보공개에관한법률 제 9 조제 1 항제 1 호 위법률제 9 조제 1 항제 2 호 위법률제 9 조제 1 항제 3 호 위법률제 9 조제 1 항제 4 호 위법률제 9 조제 1 항제 5 호 위법률제 9 조제 1 항제 6 호 위법률제 9 조제 1 항제 7 호 위법률제 9 조제 1 항제 8 호 제 1 장대학기록관리이해하기제 2 장대학기록관리설계하기제 3 장대학기록관리실행하기제 4 장대학기록관리활용하기 97

98 Ⅲ. 대학기록관리실행하기 < 그림 > 기록물공개관리업무절차 정리이관기록관이관이후처리과기록관심의회기관공개구분확정 공개값확정 장 공개재분류 공개재분류계획수립 공개재분류검토 의견조회 공개재분류심의 최종결재 결과반영 생산 08 기록물의이관 1 기록물이관의정의 업무가종료된기록물과해당기록물의물리적인보존장소및관리권한을기록관으로옮기는절차 공공기록물관리에관한법률시행령제32조 ( 기록물의이관 ) 1 법제19조제2항에따라공공기관은공공기관의기록물을처리과에서보존기간의기산일부터 2년의범위내에서보관한후기록물철단위로관할기록관또는특수기록관으로이관하여야한다. 다만, 업무관리시스템으로생산된기록물은매 1년단위로전년도생산기록물을기록관또는특수기록관으로이관한다. 98

99 2016 대학기록관리매뉴얼 이관 이관상자편성 공개 비밀등재분류 2 이관방법및유의사항 처리과 이관계획수립및통보 ( 기록관 ) < 그림 > 기록물이관절차 기록관인계 이관목록작성및실물대조 인수및품질검사 이관계획시행 기록관 정리기술및보존 이관계획수립 - 처리과가제출한생산현황을참고하여비치기록물을제외한이관대상기록물선정및이관일정을처리과로통보 이관목록작성및실물대조 - 기록관에서통보받은이관일정및이관대상기록물의실물을확인후이관대상기록물목록작성 공개 비밀등재분류 - 비 ( 부분 ) 공개기록물의사안이종료됐거나, 이미외부공포, 기간경과로인하여보호사유가소멸된기록물을파악하여기록물의공개여부를재검토하고변경 확정 이관상자편성 - 기록물철표지및색인목록을출력하고보존용표지를씌워클립으로고정한후단위과제 ( 단위업무 ) 별로보존상자에넣어이관준비 알아두기 비전자기록물철에전자기록물출력물 ( 사본 ) 이섞여있는경우, 이를분리하는게원칙이나, 부득이하게본문은전자문서, 첨부물은종이문서로분리등록한경우, 기록물의맥락파악을위해기안문 ( 본문 ) 을출력하여첨부물과함께편성하며기안문은사본임 ( 원본대조필날인 ) 을표시 제 1 장대학기록관리이해하기제 2 장대학기록관리설계하기제 3 장대학기록관리실행하기제 4 장대학기록관리활용하기 99

100 Ⅲ. 대학기록관리실행하기 기록관인계 - 이관대상기록물의정리상태를확인하고공개재분류, 이관연기신청등미비사항이있는경우이를 보완하여기록물목록과함께기록관으로인계 유의사항 민원 소송등특별한사유로이관하지아니하고업무로활용하고자하는기록물의경우, 10년범위내에서기록물철단위로기록관과협의하여이관시기연장가능 ( 시행규칙별지 3호 기록물이관시기연장신청서 로작성, 처리과결재후기록관승인 ) 기록관리기준표또는기록물분류기준표에의해비치기록물로지정된경우에는해당비치기간까지이관시기연장가능 전자기록물의이관 - 전자기록물이관을위한준비사항 : 전자기록생산시스템에서인수한기록물의데이터규격 ( 바이러스포함 ) 검사및본문ㆍ첨부파일의내용정보오류여부확인 : 전자문서의 붙임 으로있는비전자형태 ( 책자, CD 등 ) 의첨부기록물이이관대상에서누락되지않도록주의 : 전자파일의파일명에특수문자미포함토록선조치 ( 파일명에특수문자포함된경우윈도우환경에서열리지않는문제발생 ) : 비공개ㆍ부분공개기록물에대한비공개유형및사유를정확히입력 : 이관대상기록물에대한재변환및이관파일생성에필요한스토리지용량추가확보 재변환을위해서는문서보존포맷과장기보존포맷변환이선행되어야함 : 온라인이관처리를위한대용량송수신 S/W 정상연계여부확인 전자기록물온라인전송을위한기술규격 (NAK/TS 5:2013(v.1.1)) 이반영된 S/W 로업그레이드 ( 업무관리시스템및기록관리시스템모두업그레이드필요 ) : 이관대상기록물목록에포함된비전자기록물의편철ㆍ정리및상태점검으로기록물이관시누락되지않도록조치 100

101 2016 대학기록관리매뉴얼 행정박물의이관 - 관인, 상징물 기념류등행정박물은기록관으로이관 - 기록관은역사적 보존적가치가높다고판단되는박물은지정하여이관토록함 유형 관인류 상징물 기념물 사무집기류 기타 비밀기록물의이관 이관시기 신규관인제작시 대학명폐지, 명칭변경등으로관인을폐기하는경우 행사, 사업종료, 기관폐지시 상패, 동안, 교기, 배지, 현판등은생산후 60일이내 해당형상물활용종료시 총장사용집기류, 대학배출유명인사용물건등 기록관의장이정하는시기 - 비밀기록물 (Ⅰ, Ⅱ, Ⅲ, 대외비 ) 은다음과같은사유발생시기록관과협의후이관일시를받아비밀관리기록부에이력기재, 공개여부분류, 이관목록을작성하여이관 ( 봉인된상태, 보안이유지된전송망을통하여이관 ) : 일반문서로재분류한경우 : 예고문에의해비밀보호기간이만료된경우 : 생산후 30 년이경과한경우 유의사항 보호기간만료및일반문서로재분류된기록물은만료또는재분류일자가속한년도의다음년도중에이관하며재분류된기록물중일반문서에합철하여관리되는기록물은일반문서철이관시기에이관 ( 합철하지않은별도관리하는기록물은 1건 1철편철 ) 생산후 30 년이지난경우는생산후 30 년이지난다음연도중에이관 제 1 장대학기록관리이해하기제 2 장대학기록관리설계하기제 3 장대학기록관리실행하기제 4 장대학기록관리활용하기 101

102 Ⅲ. 대학기록관리실행하기 Tip 보존포맷변환유형 문서보존포맷 - 문서가생산된당시의애플리케이션이없어도해당문서의내용과외형을그대로재현하여내용보기가가능하게하는포맷 공공표준 NAK/TS 2:2008(v1.0) 전자기록물문서보존포맷기술규격참조 ( 국가기록원홈페이지 기록관리업무 기록관리표준 표준화현황 ) 장기보존포맷 - 전자기록물의진본성과무결성을보장하고장기간안전하게보존하기위해전자기록물의원문, 문서보존포맷, 메타데이터, 전자서명을하나의패키지로구성한포맷 공공표준 NAK/TS 3:2013(v2.0) 전자기록물장기보존포맷기술규격참조 ( 국가기록원홈페이지 기록관리업무 기록관리표준 표준화현황 ) 102

103 2016 대학기록관리매뉴얼 제 2 절 기록관의기록관리 01 기록물분류체계관리 1 분류체계관리 기록관리기준표정비절차 처리과 ( 부서 ) 기록관 국가기록원 기록관 단위과제작성, 제출 - BRM 단위과제등록 + 기록관리항목 ( 보존기간, 책정사유, 유형 ) 처리과단위과제정리 ( 보존가치분석 ) 및국가기록원제출 - 처리과책정보존기간등확인및조정 단위과제검토후결정 - 단위과제적정성검토 ( 기관과협의 ) 후확정 통보 확정된기록관리기준표고시 전자문서시스템에즉각반영 - 기록관 ( 기록물관리부서 ) 이대학의기능분류관리총괄기구로서역할을해야함 - 부서에서신설 ( 변경 ) 신청이있는경우대 중 소기능분류체계및보존기간의적정성을판단하여승인여부를결정하도록함 - 변경된기능분류체계는전자기록생산시스템은물론기록관리시스템에즉각반영될수있도록조치 제 1 장대학기록관리이해하기제 2 장대학기록관리설계하기제 3 장대학기록관리실행하기제 4 장대학기록관리활용하기 103

104 Ⅲ. 대학기록관리실행하기 02 기록물의인수및정리 1 인수목록대조 처리과로부터 기록물을이관받음과동시에가장먼저해야할것은목록과실제기록물사이의차이가없는지일치여부를확인하도록함 확인 사항 - 기록물철명, 생산연도, 부서명 ( 특히하위부서명이명확한지확인할것 ) 2 인수기록물정리 절차 및방법 - 목록과일치여부확인 - 물리적결함이있는지확인 - 인수인계서작성및교환 - 관리메타데이터작성 ( 인수날짜, 인수자등 ) 3 서가배치 개념 - 물리적으로기록물을보존서고내서가에배치시키는것 - 기록물의유형에따라알맞은서가를사용하여야함 : 모빌랙, 도면함, 시청각기록물함, 행정박물함, 관인함등 방법 - 보존기간별배치, 처리과별배치, 입수순배치등 4 전자기록생산시스템기록물인수및보존관리 전자기록물인수시진본확인및품질검사등을실시하여야함 인 수종료시그결과를해당처리과에통보하고, 인수완료결과를통보받은처리과는해당 전자기록물을물리적으로복구가불가능하도록삭제또는파기 단, 처리과에서업무상필요시사본임을확인할수있는조치를취한후에삭제또는파기하지않고활용가능 104

105 2016 대학기록관리매뉴얼 Tip 다양한대학기록물 대학은다양한주체가서로다른내용의기록물을생산함에따라특정시대대학전체를조망하는컬렉션구축을위해서는주기적인인수및이관보다는기록물관리전문요원 ( 기록연구사 ) 의전략적이고창의적인사고를바탕으로기획수집활동을진행하는것도중요하다. (ex. 주제별 연도별 인물별수집 ) 03 기록물의보존 1 서고보존기록물의점검 정수점검 - 기록관에서보존중인기록물의수량, 보존위치등을확인하는행위 - 점검주기 : 2년 ( 서고내기록물의양에따라상시업무가될수있음 ) 상태검사 점검 - 보존기록물의물리 화학 생물학적상태를점검하여기록물의보존관리및보존 복원처리등의업무를위한기초점검임 [ 표 ] 보존기록물점검주기 ( 시행령별표 14) 구분정수점검상태점검 상태검사 1등급 2년 30년 종이기록물 상태검사 2등급 2년 15년 상태검사 3등급 2년 10년 영화필름 2년 2년 시청각기록물 오디오 비디오 2년 3년 사진 필름 2년 10년 전자기록물 보존매체 2년 5년 행정박물 금속, 석재, 플라스틱등 2년 30년종이, 목재, 섬유재질 2년 10년 제 1 장대학기록관리이해하기제 2 장대학기록관리설계하기제 3 장대학기록관리실행하기제 4 장대학기록관리활용하기 105

106 Ⅲ. 대학기록관리실행하기 알아두기 공공기록물관리에관한법률시행규칙 [ 별지제7호서식 ] 기록물점검서 1. 기록물정수점검서정수점검서 제호점검일자담당자확인 시스템번호 관리번호 철제목 기록물유형 소장위치 보존상자번호 육안상태점검 점검목록조치사항 ( 삭제 수정 추가 기타등 ) 비고 2. 기록물상태점검서 상태점검서가. 종이류기록물 제호 ( 기록물형태 : ) 점검일자담당자확인 일련번호 서고번호 서가번호 관리번호 파손 점검내용및점검전등급 ( 점검후등급 ) 잉크탈색 재질변색 건조화재질오염산성화 ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) 나. 사진 필름류기록물 제호 ( 기록물형태 : ) 점검일자담당자확인 일련번호 서고번호 서가번호 관리번호 점검내용및점검전등급 ( 점검후등급 ) 재질파손감광유제층 긁힘구겨짐 재질오염수침 ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) 106

107 2016 대학기록관리매뉴얼 일련번호 일련번호 다. 오디오류기록물 서고번호 제호 ( 기록물형태 : ) 서가번호 관리번호 재질칼라 라. 비디오 영화필름류기록물 서고번호 수축변형 점검일자담당자확인 점검내용및점검전등급 ( 점검후등급 ) 부스러짐 도포층파괴 오디오신호 잡음파손긁힘구겨짐 재질오염 ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) 제호 ( 기록물형태 : ) 서가번호 마. 행정박물류 관리번호 점검일자담당자확인 점검내용및점검전등급 ( 점검후등급 ) 재질수축부스도포층긁힘재질오디오잡음파손칼라변형러짐파괴구겨짐오염신호 제호 ( 기록물형태 : ) 일련서고서가관리번호번호번호번호 영상제어신호신호 ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) 점검일자담당자확인 점검내용및점검전등급 ( 점검후등급 ) 재질외관변색파손재질오염그밖에 ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) 제 1 장대학기록관리이해하기제 2 장대학기록관리설계하기제 3 장대학기록관리실행하기제 4 장대학기록관리활용하기 107

108 Ⅲ. 대학기록관리실행하기 2 중요기록물의이중보존 이중보존의개념 - 관련법령 공공기록물관리에관한법률제 21 조 ( 중요기록물의이중보존 ) 1 영구보존으로분류된기록물중중요한기록물은복제본을제작하여보존하거나보존매체에수록하는등의방법으로이중보존하는것을원칙으로한다. 공공기록물관리에관한법률시행령제 52 조 ( 중요기록물의이중보존 ) 3 중앙기록물관리기관의장은제 2 항에따라취합된목록중이중보존이필요한기록물을선별하여매년 10 월 31 일까지해당기록관또는특수기록관에송부대상보존매체사본및송부시기를통보하여야한다. - 관련표준 NAK/S 2:2012(v1.1) 기록물관리기관보안및재난관리기준 (v1.1) 재난으로인한중요기록물의소실에대비하여성격이다른두종류이상의매체에대상기록물을이중보존하여야하며, 이를물리적으로떨어져있는지역에분산배치하는것이바람직하다. NAK/S 17:2012(v2.1) 정부산하공공기관기록물관리 (v2.1) 기록관의장은보존중인전자기록물중보존가치가매우높은전자기록물을마이크로필름등육안으로식별이가능한보존매체에수록하여관리하여야한다. 또한, 저장매체, 하드웨어, 소프트웨어등매체노후화등에따라전자기록물의마이그레이션, 에뮬레이션등과같은기술적인조치를취하여야한다. 백업대상 - 1순위 - 기록물파일 ( 스토리지 ) - 2순위 - 메타데이터 DB( 서버, 스토리지 ) - 3순위 - 시스템데이터 ( 서버 ) 백업주기 - 일일 / 주간 / 월간 / 분기 / 반기 / 연간단위 108

109 2016 대학기록관리매뉴얼 이중보존매체종류및특징 구분종류강점약점 광디스크 (Optical Disc) 외장형하드디스크 반도체메모리 CD(Compact Disc) DVD (Digital Versatile Disc) BD(Blu-ray Disc) Cylinder Disc SSD USB SSD (Solid State Drive) 메모리카드 (DC, SD, MS, minisd, MMC 등 ) 외부영향에강함 현존하는전자매체중가장긴기대수명 저장용량이매우큼, 사용간편 휴대및사용이간편, 속도가빠름, 저장용량이큼 반도체특성상장기보존유리, 가격점차하락 자기테이프 LTO 저장용량이매우큼 ( 수 TB) 저장용량의한계, 사용불편, 구형화단계에접어든매체 Cylinder Disc 의경우충격에약함. 방치시동작여부불투명 사용상부주의로기기훼손및데이터손실경우발생 사용이불편 ( 전산실에서백업용도로사용 ) 전자기파에취약, 속도가느림 매체변환 - 매체변환이란? : 매체변환은기록물을이중보존하기위하여원래기록물형식에서보존성이우수한다른기록물형식으로사본을제작하는것 - 매체변환의종류 : 사진복사, 마이크로필름화, 디지털화, 포맷변환등 - 매체변환의필요성 : 미래에일어날수있는손상위험으로부터원본기록물을보호하고원본을사용할수없게된경우에는대신하여활용할수있는사본제공가능 : 전자기록에있어서 S/W 등의변화에대응한가독성보장이필요함 : 전자기록의규격등차이에따른열람불가등에대응할수있음예 ) 한글 1.x 버전의한글문서가 3.x 버전에서실행불가능 : 열람체계에효과적인접근가능성제공 : 접근경로, S/W 와무관한접근및열람가능성보장의필요 - 전자기록의장기보존 ( 매체변환 ) 방식 : 문서보존포맷 - ISO 을준수하여 PDF/A 로변환 : 장기보존포맷 - 기록물메타정보, 기록물철 건, 인증서관련정보등을포함하여 XML 포맷으로패키징 제 1 장대학기록관리이해하기제 2 장대학기록관리설계하기제 3 장대학기록관리실행하기제 4 장대학기록관리활용하기 109

110 Ⅲ. 대학기록관리실행하기 04 기록물의평가및폐기 보존가치재평가를통한중요기록물의소실방지 보존가치가소멸된기록물의적시폐기로행 재정비용절감 1 평가기준의마련 필요성 - 버릴기록 과 남길기록 의구분은기록물의평가시기또는담당자에따라그기준이모호할수있으므로기록물에대한객관적이고지속적인평가를위하여명문화된일정한평가기준이반드시필요함 원칙 - 처리과에서는절대기록물을폐기할수없으며, 기록물의폐기는기록관 ( 기록물관리부서 ) 으로이관하여보존기간경과후평가절차를거친후폐기 - 평가및폐기업무수행과정은처분의적정성을위해반드시문서화 대학기록물 평가기준 - 기록물의내용에따른평가 내용 세부내용 대학조직및운영관련계획 규정및제도 주요정책관련기록물 대학발전및평가관련계획 교명및조직, 정원관련계획 대학통폐합, 법인화등 110

111 2016 대학기록관리매뉴얼 내용 예산집행관련기록물 외교및국제협력관련기록물 개인의신분재산관련기록물 역사적가치가높은기록물 대학의변화 발전을규명할수있는기록물 예술적가치가높은기록물 유일성희소성을가진기록물 - 기록물의활용가치에따른평가 내부적가치 - 대학정책입안등을위해외부에서수집한기록물인가? - 대학기구와기능을이해하는데필요한가? - 내 외부홍보활동중에생산한기록물인가? - 연도별업무계획과추진과정및결과를포함하는가? - 대학유지관리를위해필요한가? - 대학의재산법적권리및증빙을위한금전적가치를지니고있는가? - 대학역사및발전과정을포함하고있는가? - 대학구성원 ( 학생 교수 직원 동문 ) 등에게필요한가? 세부내용 기성회비및등록금관련 국고지원금책정및운용관련 발전기금모금및운용관련 학내외장학금유치 활용관련 연간 반기 분기별예산집행관련 국내외교류협력관련 해외학생유치및유학생관련 해외공무및봉사활동등 대학구성원 ( 학생, 교수, 직원 ) 개인정보및인사학사기록 대학시설 장비관리및신축등 대학설립, 교명변경등연혁별주요행사및사건 교기, 교명, 정문, 배지, 학생수첩, 성적표, 월급봉투, 교복등대학의변화를보여주는기록물 상징물, 주요인사기념물등 제 1 회졸업증, 제 1 회합격통지서, 최초설립캠퍼스도면, 최초 MOU 체결서, 관련사진등 외부적가치 - 후대에이용할사회적정보적가치를지녔는가? - 대학을홍보할수있는내용을포함하였는가? - 지역사회와국가에도움이되는가? - 외부접촉을통해생산한기록물인가? - 사회적관심이집중된사건과행사관련기록물인가? 제 1 장대학기록관리이해하기제 2 장대학기록관리설계하기제 3 장대학기록관리실행하기제 4 장대학기록관리활용하기 111

112 Ⅲ. 대학기록관리실행하기 - 다른기록물간의관계에따른평가 : 동일한내용을담고있는다른매체기록물은없는가? : 동일한복사본이존재하는가? 평가 폐기절차 평가 폐기계획수립 보존기간만료기록물선정방식결정 전문요원검토서작성및심의회구성 평가 폐기절차및향후계획수립등 대상선정 처리과이관기록물중보존기간경과기록물추출 대상 : 보존기간 30 년이하 70 년경과준영구기록물 심의서작성 평가심의서목록작성 처리과및전문요원의견, 심의회의견작성 생산부서의견조회 기록관심사 대상기록물폐기및폐기유보에대한생산부서의견취합 기록물의행정적가치, 역사적가치, 증빙적가치, 정보적가치등검토 기록물평가심의서작성 기록물분류기준표단위업무대체사용가능 심의회심의 구성 : 민간전문가 2 인포함, 5 인 운영 : 전문요원심사내용에대한심의 폐기결정및통보 기록물평가심의서작성 폐기업체선정후폐기 ( 전문요원입회 ) 기록물재정리및재배치 폐기후여백공간에기록물재배치 보존기간 30 년이상재책정기록물의기록관이관 112

113 2016 대학기록관리매뉴얼 2 평가대상기록물선정 기록관에서보존중인기록물중보존기간이 30년미만으로보존기간이만료된기록물 기록관에서 보존중인기록물중보존기간이준영구인기록물로, 보존기간이기산일부터 70년이 경과한기록물 기록관에서보존중인비전자기록물중보존기간이준영구이상인기록물에대하여원본은 폐기하고보존매체만보존할경우, 원본을보존매체에수록한때부터 3 년이경과한기록물 이경우, 대학기록물평가심의회심의후국가기록관리위원회승인을받아폐기가능 3 생산부서의견조회 기 록관에서평가대상기록물목록을생산부서에배부하고생산부서기록물관리책임자는 대상기록물의업무담당자와협의하여보존기간재책정 보류 폐기등으로구분하고사유를 함께기록관에제출하도록함 유의사항 의견조회시대부분많은부서들이보존기간만료사유로폐기의견을제출하므로부서에서평가의견의객관성을위하여평가의견작성방법을구체적으로제시해줄필요가있음 ex) 평가대상기록물이업무참고를위해추후이용될가능성은없는가? 다른법률에서정한보존기간이있는가? 기록물이우리부서업무에서어느정도중요한가? 평 가의견작성시기록물분류기준표 ( 기록관리기준표 ), 관계법령등을참조하여행정적가치및활용여부를고려후작성 부서명 평가담당자 ( 인 ) 기록물철분류번호 생산연도 기록물평가의견서 ( 예시 ) 기록물철제목 담당과장 ( 인 ) 보존기간만료일 의견 처리과의견 사유 제 1 장대학기록관리이해하기제 2 장대학기록관리설계하기제 3 장대학기록관리실행하기제 4 장대학기록관리활용하기 113

114 Ⅲ. 대학기록관리실행하기 4 기록물관리전문요원심사 생산부서의 의견을참조하여기록물의행정적가치, 역사적가치, 증빙적가치, 정보적가치등을종합적으로검토 보존기간재책정 보류 폐기등으로구분하여평가사유와함께평가의견서작성 기록물평가심의서작성이완료되면기록관장 ( 기록물관리부서장 ) 이검토 확정 전문요원은업무단위및기록물에대한설명을포함한전문요원의의견을작성하여심의회에제공, 심의위원들이기록물의내용을쉽게이해할수있도록함 [ 기록물생산부서개요 ] [ 표 ] 기록물관리전문요원평가의견서 생산기관 생산부서개요 생산연도 [ 주요기록물심사의견 ] 보존기간 생산부서 최초생산부서 현재관리부서 주요업무내용을설명 보존기간만료일 기록물군명관련업무단위로기록물을그룹핑구분기호 기록물철명법률지정서식으로붙임수량권수를기재 기록물내용 기록물군에대한업무내용설명및대표적인기록물철의내용을철별로작성 부서의견 폐기권 보류권 재책정권 이유 결정사항폐기권보류권재책정권 심사의견 전문요원이평가심사결정사항에대한이유를기술, 결정사항에따라주요기록물철에대한내용을서술식으로설명 작성일시전문요원확인성명서명 114

115 2016 대학기록관리매뉴얼 Tip 처분의종류 재책정 : 기존보존기간보다상향해서책정이필요한경우로 3년, 5년, 10년, 30년, 준영구, 영구중택 1 한다. 보존기간재책정시목록등을통해보존기간변경이력을관리하며대상기록물에도재책정된보존기간을명기한다. 보류 : 평가시점에서폐기를결정하기곤란하다고판단된경우보류하며보존기간이경과한기록물중민원이나소송등당면현안사항이발생하여일정기간평가를유예할필요가있을때해당한다. 보류로의결된기록물은보류기간경과후또는보류사유가소멸된후해당연도평가대상에포함하여평가절차를다시수행한다. 폐기 : 기록물평가심의회에서폐기로의결된기록물은기록물의유형에따라폐기목록작성등적합한폐기계획을수립하고적법한절차에따라폐기를집행해야하며폐기집행전일정기간국민의의견을수렴하기위해기관홈페이지등을통해심의결과및폐기대상목록을공개하는것이바람직하다. 제 1 장대학기록관리이해하기제 2 장대학기록관리설계하기제 3 장대학기록관리실행하기제 4 장대학기록관리활용하기 115

116 Ⅲ. 대학기록관리실행하기 5 기록물평가심의회심의 생산부서의견조회및기록물관리전문요원의심사를완료후기록물평가심의회에심의요청 기록물평가심의회는민간전문가 2인포함총 5인이내로구성 평가의객관성과전문성보장을위해민간전문가는해당기관의기록물의보존가치를평가할수있는관련분야에종사한경험이있는사람으로해당분야연구자, 기록관리학 역사학 문헌정보학 행정학등유관분야전문가가적정하며, 임기는 2 년으로하며연임가능 심의완료후결과를회의록과함께기관장의결재를받아최종확정 [ 표 ] 기록물평가심의서 기록물평가심의서 기록물관리전문요원 ( 인 ) 기록관장 ( 인 ) 기록물철분류번호 생산연도 기록물철제목보존기간만료일처리과의견전문요원심사의견의견사유의견사유 116

117 2016 대학기록관리매뉴얼 6 기록물폐기실행 폐기 집행대상선정및반출 - 기록물평가심의회에서최종적으로폐기로의결된기록물을대상으로폐기목록작성후문서고에서반출함 전자기록물폐기집행 전자기록물의폐기란해당기록물 ( 정보 ) 을물리적으로복구할수없도록삭제하는것을의미하며기록물관리담당자, 시스템담당자, 정보보안담당자책임하에폐기 폐 기결과관리 비전자기록물폐기집행 비전자기록물의폐기는개인정보및보안사항이유출되지않도록파쇄또는용해등의방식으로시행하며기록물의폐기가종료될때까지기록물관리담당자가입회 감독 - 기록물폐기후위탁업체로부터폐기집행기록물의수량, 폐기방법등을명시한폐기증명서를징구하여야함 - 폐기집행결과는전자파일이나시스템으로관리하여야함 제 1 장대학기록관리이해하기제 2 장대학기록관리설계하기제 3 장대학기록관리실행하기제 4 장대학기록관리활용하기 117

118 Ⅲ. 대학기록관리실행하기 Tip 비전자기록물의폐기 비전자기록물의폐기는기록물에포함되어있는보안사항, 개인정보등이유출되지않도록기관내파쇄후반출을원칙으로한다. 파쇄는기록물에포함되어있는내용판독이불가능하도록세절하여야한다. 기관내파쇄가불가능하여대상기록물을원형그대로반출후파쇄또는용해처리하여야하는경우에는반출또는용해처리과정에서폐기대상기록물이유출되지않도록직원중담당자를지정하여폐기과정을관리 감독하여야한다. 비전자기록물폐기방법은다음과같다. 파쇄 : 기록물세절시보안은종이가얼마나잘세절되는가에달려있으므로, 보안사항, 개인정보등민감한기록은교차세절을통해내용판독이불가능하도록해야한다. 용해 : 용해된종이는섬유구성분을감소시키므로, 제대로처리하면안전한폐기방법이다. 118

119 2016 대학기록관리매뉴얼 05 기록물의공개재분류 소극적공개관행개선및적극적인기록정보서비스추진으로국민의알권리충족및행정의투명성 향상 기록의자원화및공개열람서비스강화를위해재분류를통한공개기록물확대 1 공개재분류대상기록물선정 보 유중인비공개기록물중재분류시점으로부터 5년이도래한재분류대상목록을추출하여 처리과별, 기록물유형별로구분, 정리 공개재분류기준수립의필요성 - 비공개대상정보는시간이경과함에따라비공개사유가소멸될수있으므로주기적인재분류필요 공개재분류시점 - 생산당시기록물에부여된공개여부는기록물정리기간에해당기록물의비공개사유재검토등을통해공개여부재분류실시 - 기록관으로이관된기록물에대해서는보존기간기산일로부터매 5 년주기로공개재분류실시 ( 매년공개재분류필요 ) - 정보공개청구등특별한사유가발생할경우실시 모든기록물은생산종료된다음해, 또는 2 년이내에이관하며, 이관시점에는공개여부를재분류하고, 기록관에서 5 년주기재분류는직전재분류시점으로부터 5 년이도래할때재분류하도록규정하고있으므로따라서 5 년주기재분류는이관연도중심으로해석되며매년재분류를진행 2 유형별재분류기준서작성 공개재분류기준 - 기준서는업무단위별또는기록물유형 ( 기록물철 ) 별로작성하는것을원칙으로기록물유형, 생산기관, 생산연도, 수량, 제목, 기록물상세내용, 재분류결과, 검토의견및비공개대상정보등을포함 제 1 장대학기록관리이해하기제 2 장대학기록관리설계하기제 3 장대학기록관리실행하기제 4 장대학기록관리활용하기 119

120 Ⅲ. 대학기록관리실행하기 공개재분류 기준서작성의절차 업무분석 기록물유형분석 관련규정조사 비공개기록물확인 소기능혹은단위과제도출업무는고유업무와공통업무로구분하여작성 소기능혹은단위과제별로기록물유형파악유형별기록물의내용설명 공개여부에영향을주는관련규정, 조례등조사 조사시비공개기록물이생산되는비공개근거와기간파악 판례및보도기사분석하여비공개필요성상실된정보확인 기록물 유형별재분류기준서작성 - 업무단위별또는기록물유형별로공개여부기준을검토 - 기록물유형, 생산부서, 수량, 제목, 기록물상세내용, 재분류결과, 검토의견및비공개대상정보, 생산부서의견등기술 [ 참고 ] 공개재분류기준서서식 ( 예시 ) 대상기록물 기록물유형 인사 ( 공적조서 ) 생산기관및처리부서 사무국총무과 기록물철제목 우수직원선발공적조서 생산연도 1995 ~ 2013 수량 21권 기록물내용 개요우수직원선발관련공적조서 상세내용 공적내용의보고를위한공적자의개인정보, 주요경력, 과거포상기록을포함 재분류결과 기존공개이력 재분류검토의견 비공개대상정보 비공개 부분공개 ( 공적심사정보는이미종결된사안으로공개가가능하며심사대상자의인적사항, 주요경력, 과거포상기록개인정보에해당함으로비공개 ) 성명, 주민등록번호, 주요경력, 과거포상기록 검토의견 공공기관의정보공개에관한법제 9 조제 1 항제 6 호에따른부분공개결정 120

121 2016 대학기록관리매뉴얼 3 건별재분류검토서작성 재 분류기준서를참조하여기록물건혹은쪽별로공개여부검토 기록물건명, 기록물철명, 생산연도, 재분류전후공개구분및공개제한유형, 재분류검토일및 검토의견, 비공개대상정보등기술 처리과의견조회및기록물공개재분류심의안건상정시활용 기록물철명 감사결과통보 2011 일반직직원임용철 생산부서 생산연도 총무과 2011 [ 참고 ] 공개재분류검토서서식 ( 예시 ) 건명해당쪽수 직무관련금품수수 총무과 2011 임용결과 공개구분 공개제한유형 재분류검토일 비공개 비공개 재분류검토의견 감사결과통보로비위관련자등개인식별정보를제외하고공개 임용기록으로개인식별및신상정보가다수포함되어비공개 재분류공개구분 부분공개 재분류공개공개제한제한쪽유형 비공개 재분류검토일 : 비공개로재분류된기록물은매 5년마다재분류해야하므로재분류검토일기재 재분류공개제한유형 : 정보공개법제9조제1항 1호 8호중해당항목기재 비공개대상정보 : 비공개대상정보 ( 주소, 본적, 주민등록번호등 ) 를구체적으로기재 공개제한쪽 : 비공개대상정보를포함하고있는쪽기재 4 처리과의견조회 재 분류대상기록물의생산부서대상으로공개재분류의견조회 재분류기준서및처리과별재분류대상기록물검토서발송 처리과별로접수한의견서내용검토및협의하여조정 5 기록물공개재분류심의 제 1 장대학기록관리이해하기제 2 장대학기록관리설계하기제 3 장대학기록관리실행하기제 4 장대학기록관리활용하기 처 리과의견조회및조정을거쳐작성된재분류결과를기록물평가심의회에상정, 심의 기록물안건별로비공개사유와타당성등검토 121

122 Ⅲ. 대학기록관리실행하기 6 공개여부확정및결과반영 공개재분류 결과의신뢰성과객관성확보를위하여공개재분류심의회에상정하여심의하는것을 권장함 기록관은공개재분류심의회를독립적으로구성 운영할수있으나정보공개법에의해당해기관에설치된정보공개심의회혹은기록물평가심의회가공개재분류심의를겸할수있다. 공개재분류심의회구성 운영은의무사항이아니며공개재분류심의회를구성하지않은경우기록물관리기관의장의최종승인을거쳐공개여부확정 공개재분류심의결과보고서작성및결재, 확정 재분류결과대상기록물의등록정보추가등기록관리시스템에반영 공개결정기록물목록홈페이지게시및관련사항홍보 알아두기 재분류비밀기록물의관리 일반문서로재분류또는보호기간만료 ( 경과 ) 비밀기록물은기록관으로이관을원칙으로함 일반문서로재분류된경우비밀관리기록부의수령자란에 공공기록물관리에관한법률에따라기록관으로이관 ( 날짜 ) 으로기재하여정리 06 기록관리시스템 공공기록물관리에관한법률제6조 ( 기록물의전자적생산 관리 ) 기록물이전자적으로생산 관리되도록필요한조치를마련하여야하며전자적형태로생산되지아니한기록물도전자적으로관리되도록노력하여야함 공공기록물관리에관한법률시행령제4조 ( 기록물관리의원칙 ) 기록물이전자적으로생산 관리되도록전자기록생산시스템, 기록관리시스템, 영구기록관리시스템을구축, 운영하여야함. 전자적형태로생산되지아니한기록물을전자적으로관리하고활용하기위하여기록물전자화계획을수립시행하여야함 122

123 2016 대학기록관리매뉴얼 1 기록관리시스템의주요기능 기 록물인수 : 처리과 ( 부서 ) 로부터기록물인수기능 기록물보존 : 인수한기록물을보존포맷으로변환하거나문서고에보존하는기능 기록물평가 : 기록물폐기여부, 공개여부및접근범위를관리하는기능 검색및활용 : 소장기록물을다양한방법으로검색 열람하는기능 기준관리 : 기록물분류체계정보등을관리할수있는기능 표준기록관리시스템이란? 국가기록원이기록물관리법령및표준에서정하는방식과절차에따라, 각급기관이기록물관리업무를전자적으로수행할수있도록표준화된기록관리시스템을개발, 이를표준기록관리시스템이라부르고있습니다. 2 표준기록관리시스템구성도 전 체 H/W 권장구성도 제 1 장대학기록관리이해하기제 2 장대학기록관리설계하기제 3 장대학기록관리실행하기제 4 장대학기록관리활용하기 123

124 Ⅲ. 대학기록관리실행하기 하드웨어별 S/W 구성도 기록관리서버 기록관리 DBMS 서버 기록관리검색서버 일반 / 아카이빙스토리지 보존포맷변환서버 기록물관리응용SW 대용량송수신SW * DBMS SW 검색엔진 SW API ( 아카이빙스토리지해당 ) 보존포맷변환 SW (PDF 변환 SW 포함 ) 리포팅 SW * 서버백신 웹서버 SW WAS 서버 SW OS (LINUX/UNIX) OS (LINUX/UNIX, WINDOWS) OS (LINUX/UNIX, WINDOWS) OS ( 제조사제공 ) 오피스제품 SW (MS 오피스, 아래한글등 ) OS (WINDOWS) * 기관에따라구축시선택적으로설치하는 SW 임 ( 문서보안솔루션, 웹보안솔루션, SSO 연계에이전트, 키보드보안등추가상용 SW 는기록관리서버에설치가능 ) 3 표준기록관리시스템도입비용 ( 예시 ) ( 단위 : 백만원 / 부가가치세포함 ) 구분내역수량소요비용 필수 선택 운용환경구축 - 응용S/W 설치, 유관시스템연계, 초기데이터구축등 30 - 보존포맷변환 SW 설치, 유관시스템연계등 10 H/W - 기록관리서버, 일반스토리지, 보존포맷변환서버 3식 110 상용S/W - 웹서버, WAS, DBMS, 오피스제품군, 백신등 9식 130 응용S/W - 표준기록관리시스템응용프로그램 1식 - 보존포맷변환 SW 1식 무상 H/W - DB 서버, 아카이빙스토리지, 문서보안서버등 6식 133 상용S/W - 리포팅툴, 웹보안솔루션, SSO 연계에이전트등 6식 77 합 계 ( 자료변환제외 ) 490 대학의잉여장비및기존에보유하고있는전산자원의재활용가능 공 동형이나통합형으로구축하는경우에는당해대학의전산자원을공동활용하거나통합유지보수가가능하여예산절감효과 124

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127 Ⅳ 대학기록관리활용하기 > 1. 검색및열람서비스 2. 전시서비스 3. 편찬및콘텐츠서비스 4. 이용자교육서비스 2016 대학기록관리매뉴얼

128 Ⅳ. 대학기록관리활용하기 제 1 절 검색및열람서비스 01 개념및유형 1 검색 검색의정의 - 서고에있는기록의위치를알아내고, 기록을이용할수있도록찾아주는과정으로, 주로온라인검색도구를이용함 - 검색서비스 : 이용자들이검색도구를이용하여기록물을검색하는과정, 관련된일체의서비스활동 검색의종류 - 검색도구제공 - 이용자유형별서비스 - 전담창구 ( 참고면담및검색 ) - 통합검색 ( 소장처안내 ) 검색기능요건 - 논리연산, 키워드검색, 전후방일치검색등의검색기능을제공해야함 - 서로다른검색대상의범주를여러개선택하고조합하여검색할수있도록지원해야함 - 검색조건에부합하는기록물의목록을검색결과로제공해야하며, 만약검색결과가없다면이를사용자에게알려줄수있어야함 - 분류체계와기록물철, 기록물건을화면에서계층화하여브라우징할수있어야하고, 브라우징된결과내에서직접기록물철이나기록물건을선택하여검색 열람할수있어야함 - 기록물에책정된접근범위에따라열람이허용되는한도내에서기록물의검색결과를보여주어야함 128

129 2016 대학기록관리매뉴얼 2 열람 열람의정의 - 기록이나문서따위를죽훑어보거나조사하면서보는활동으로기록물열람은소장기록물목록이나검색도구를통해이용자가기록물을검색하고열람을청구하여이용하는방법, 개별면담등의방법으로이루어짐 - 열람서비스 : 이용자들이기록물을직접확인할수있는가장기본적인서비스로기관의측면에서제공되어야함 열람의종류 - 방문열람 : 이용자가직접기관을방문하여기록물원본을열람 - 온라인열람 : 기관을직접방문하지않고정보통신망을통하여기록물을열람 - 대출 : 기록물은서고외의지역으로의반출을금함을원칙으로하지만예외적으로대학내 외로대출을제한적으로허용가능 : 외부기관또는외부관계자가행정적이용, 연구목적, 전시등의목적으로대출을요청할경우, 대출요청조건을엄격히규정하여대출허용가능 - 사본제공서비스 : 복제, 복사, 전송등 : 대학은기록물복제와관련된법적조건, 기록물소유자및저작권자의권리, 기록물보호에필요한조건등을명확히하여서비스제공 기록관의열람 - 기록관은공개 비공개기록물에대한열람정책을수립하여야함 - 기록관은이용자가기록물을열람하고자하는경우에는검색및공개여부를확인할수있는방법을안내하여야함 - 열람대상기록물이공개기록물이면서전자적으로원문이제공되는경우온라인으로열람할수있게하는것이바람직함 제 1 장대학기록관리이해하기제 2 장대학기록관리설계하기제 3 장대학기록관리실행하기제 4 장대학기록관리활용하기 129

130 Ⅳ. 대학기록관리활용하기 02 검색및열람사례 1 명지대학교 검색서비스 ( 온라인열람포함 ) - 분류검색 : 기능분류, 시대분류, 형태분류로검색가능 기능분류 시대분류 형태분류 기관운영, 홍보및협력, 학사운영, 교학및학과활동, 연구활동, 부속 / 부설기관, 자치활동, 역사기록물및기타, 간행물, 명지역사전, 미분류의대기능 1910 년대, 1950 년대, 1960 년대, 1970 년대, 1980 년대, 1990 년대 2000 년대, 2010 년대 문서류, 사진류, 시청각류, 간행물류, 신문류, 박물류 - 통합검색 : 검색어, 사료분류, 생산일자로검색가능 검색어 사료분류 생산일자 사료명, 등록번호, 생산자, 입수처, 검색어, 내용중선택해서검색이가능하며 and 와 or 기능이있음 기능분류, 시대분류, 형태분류로검색이가능하며돋보기기능으로구체적으로지정할수있게되어있고지우기기능도제공 연 월 일 ~ 연 월 일 로시기를한정하여검색할수있도록지원 - 제공기록정보 기본정보세부정보기술정보추가정보분류정보평가정보 등록번호, 기록명, 부제목, 첨부파일, 생산자, 생산시기로구분하여제공, 가능한이미지제공, 링크가가능한생산자의경우식별영역, 기술영역, 관계영역, 통제영역으로구분하여전거제공 기술정보, 추가정보, 분류정보, 평가정보제공 범위와내용, 상태평가, 보존연한 ( 수정사항 / 수정사유 ), 종합의견, 보존처리내용, 비밀기록여부, 주기로구분 관련기록, 첨부파일, 언어로구분 기능분류, 시대분류, 기록학소장자료, 형태분류제공 가치평가, 가치평가의견, 상태평가, 상태평가의견, 전시평가, 전시평가의견, 평가자, 평가일자로구분 130

131 2016 대학기록관리매뉴얼 열람서비스 - 열람및대출 : 기록물열람및대출시전화, 이메일, 대학사료실홈페이지를통하여문의또는신청가능 - 열람및대출신청방법 : 전화및이메일이용 대부분의열람및대출은주로전화또는이메일을통하여이루어짐 열람시, 직접방문하여열람신청서 ( 서식 1) 를작성한후열람목적에맞게기록물이용 대출시, 사료반출요청서 ( 서식 2) 를작성하고내부결재후반출 반납시, 사료반납확인서 ( 서식 3) 를작성한후반납처리 성명 연락처 열람신청자인적사항 소속 이메일 열람목적 논문 출판 수업 업무 기타 ( ) 열람신청사료 구분등록번호사료제목비고 명지대학교사료실열람신청서 본인은열람한내용을목적외에부당하게활용하지않을것임을서약합니다 년월일 성명 : ( 인 ) 명지대학교대학사료실장귀하 [ 참고 ] 열람서비스관련서식 명지대학교대학사료실사료반출요청서 에서는명지대학교대학사료실의사료를다음과같이반출요청합니다. - 다음 - 1. 반출일시 : 2. 반출목적 : 3. 반출기간 : 4. 반출방법 : 5. 반출사료 : 번호 1 2 등록번호사료명형태수량 반출한사료의관리를철저히하고훼손되거나분실되지않도록유의하며문제발생시인 수자가책임질것을서약합니다. 반출한사료의저작권및지적재산권은명지대대학사료실에있으며반출기간동안이에대 한문제가발생하지않도록유의할것을서약합니다. 사료의반납기한을꼭지키겠습니다. 소속 : 연락처 : 성명 : ( 서명또는인 ) 월 년 일 명지대학교대학사료실장귀하 결재 사무원주임팀장 명지대학교제공양식 명지대학교대학사료실사료반납확인서 에서는명지대학교대학사료실의사료를다음과같이반납합니 다. 1. 반출일시 : 2. 반출목적 : 3. 반납일시 : 4. 반납방법 : 5. 반납사료 : - 다음 - 소속 : 연락처 : 성명 : ( 서명또는인 ) 년월일 명지대학교대학사료실장귀하 결재 사무원주임팀장 번호등록번호사료명형태수량 열람신청서 ( 서식 1) 사료반출요청서 ( 서식 2) 사료반납확인서 ( 서식 3) - 대학사료실홈페이지이용시 : 신청목적, 열람예정일, 신청자, 전화번호, 이메일, 신청사유항목중신청사유는선택기입항목임 검색및열람관련규정 - 문서관리규정 : 문서보관실에보존중인문서증비밀문서및특별한사유가있는경우를제외하고열람 복사가능 - 문서관리에관한내규 : 문서보존실에보존중인문서는 7 일의범위내에서대출가능하며대출시보존문서대출기록부에대출상황을기록하여야함 1 2 제 1 장대학기록관리이해하기제 2 장대학기록관리설계하기제 3 장대학기록관리실행하기제 4 장대학기록관리활용하기 131

132 Ⅳ. 대학기록관리활용하기 - 대학사료실운영에관한내규 : 전문적인사료관리시스템을구비하여교내 외열람자들의열람에대응하여야하며, 구체적인열람조건등에대해서는별도로정할수있도록함 < 그림 > 명지대학교사료관리시스템열람서비스 열람신청화면 대출신청화면 132

133 2016 대학기록관리매뉴얼 2 서울대학교 검색서비스 ( 온라인열람포함 ) - 검색어만으로검색할수있도록지원 - 기록물검색항목제시 : 사료, 행정기록 : 전자, 비전자 : 원본, 병행, 매체 : 복합, 문서, 이미지, 오디오, 비디오, 기타 : 연도미상, 1940 년대이전, 1950 년대, 1960 년대, 1970 년대, 1980 년대, 1990 년대, 2000 년대, 2010 년대 - 전거레코드검색항목 : 인명, 기구 / 단체, 사건, 용어 : 정책 / 행정, 사회 / 활동, 역사적사건, 생활사, 교육, 인물, 행사 / 이벤트, 연구, 캠퍼스 - 컬렉션검색항목 < 그림 > 서울대학교기록관온라인검색결과 : 인명, 기구 / 단체명 : 1940 년대이전, 1950 년대, 1960 년대, 1970 년대, 1980 년대, 1990 년대, 2000 년대, 2010 년대 : 정책 / 행정, 사회 / 활동, 역사적사건, 생활사, 교육, 인물, 행사 / 이벤트, 연구, 캠퍼스 제 1 장대학기록관리이해하기제 2 장대학기록관리설계하기제 3 장대학기록관리실행하기제 4 장대학기록관리활용하기 133

134 Ⅳ. 대학기록관리활용하기 - 기본정보 : 생산구분, 매체형태, 언어, 생산자, 생산일자, 보존방법, 유형, 수량, 파일포맷으로구분하여정보제공 : 표지보기, QR 코드, 원본보기기능제공, 페이스북, 트위터, 링크복사등의기능제공 : 누적된조회수와공유건수, 회원에게제공되는기록바구니에담은건수를알수있음 - 세부정보 : 기술정보, 관련정보, 전거레코드, 관련기록물로구분하여제공 : 관련정보의경우콘텐츠, 컬렉션으로제공 - 인쇄기능지원 열람서비스 - 열람 : 신청한기록물은지정된열람실에서열람할수있으며, 사본신청시복사본과전자파일로제공가능 : 열람청구시열람신청서에는개인의인적사항과열람목적기재 : 기록물검색용컴퓨터사용시기록물열람직원의사전설명후사용가능 : 열람및사본등을제공받는경우수수료발생, 특히필름 테이프 마이크로필름 슬라이드등도수수료를납부하고복제 인화가능 - 열람지침 : 학내외구성원 ( 교수, 학생, 직원 ) 외에일반인도기록열람가능 : 열람은원본이아닌사본열람원칙 : 열람시기록물관리담당자의입회하에실시 : 열람자는열람신청서작성하여제출, 기록물담당자가이를접수하고열람하도록지원 : 비공개기록은생산자, 기증자이외에는열람불허. 단, 기록생산자혹은기증자의서면동의가있는경우열람허용가능 : 비공개기록의열람내역은별도의열람일지를작성하여보존 134

135 2016 대학기록관리매뉴얼 1 제 2 절 전시서비스 01 개념및유형 개념 많은사람들이접할수있는공공장소에서기록원본이나사본을조직적으로보여주는것 전시를통해기록에익숙하지않은사람들의호기심을자극하고, 기록관및기록을널리알려 이용을활성화시키는효과 전시기획은 누가 ( 전시기획자 ), 언제 ( 전시일시 ), 어디서 ( 전시장소 ), 왜 ( 전시목적 ), 2 어떻게 ( 전시방법 ) 에대한설정을명확히해야함 유형 형태적구분 - 오프라인전시 (Off-Line 전시 ) : 관람객이직접기록물을관람함으로써기록물이가지는유기적가치와의미, 기록관의방향성파악 - 온라인전시 (On-Line 전시 ) : 멀티미디어기술과네트워크기술을기반으로하여사용자와의상호작용에의한전시할대상의정보를전달하는온라인망에서의전시, 사이버전시라고도함 정보적구분 - 주제전시 : 기록물에대한간단한정보만을전달하는방식 - 개념전시 : 기록물이가지는정보를다양한보조매체를통해관람객에게전달하는방식 시간적구분 - 상설전시 : 최소한일년이상의기간에걸쳐올리는전시로임시적또는기획전시와대비되는뜻으로사용 - 기획전시 : 일주일, 한달, 석달등짧은기간동안개최되며보통개막과폐막일자가정해짐 제 1 장대학기록관리이해하기제 2 장대학기록관리설계하기제 3 장대학기록관리실행하기제 4 장대학기록관리활용하기 135

136 Ⅳ. 대학기록관리활용하기 02 전시사례 1 고려대학교 전시목적 - 우리나라최초의고등교육기관인고려대의 100 년역사를알기쉽게정리하고소장및수집사료를체계적으로전시 - 건학이념, 고대정신및발전모습을관람자에게바르게전달하여학생, 교직원, 교우에게고대인의자긍심을고취하며외부관람객에게대학이미지제고 전시개요 - 전시관명칭 : 고려대학교백년사전시실 - 개관일시 : 2005 년 5 월 - 전시유형 : 오프라인전시 ( 상설, 기획 ), 온라인전시 - 전시면적 : 상설전시실 (396 m2, 약 120 평 ), 기획전시실 (860 m2, 260 평 ) - 위치 : 고려대학교백주년기념삼성관 1 층전시실 - 관람시간 : 오전 10 시 ~ 오후 5 시 ( 매주일요일및휴관일제외 ) - 홈페이지 : 전시내용및구성 - 상설전시 ( 백년사전시실 ) : 명예의전당 ( 창설자, 역대이사장, 역대총장 ), 캠퍼스모형, 대학상징물, 대학발전사 ( 보성전문시대, 고려대학교시대 ), 테마존 ( 입학과졸업 민주화, 학생활동, 교우회 기증자료 ), 대학의현재와미래 ( 발전비전 ), 영상실 (100 년사다큐멘터리, 홍보영화 ) 로구성 136

137 2016 대학기록관리매뉴얼 - 그간의기획전시 ( 기획전시실 ) 사례및포스터 : 호랑이빛을품다 ( 호영회창립 50 주년기념특별전 )( 16.) : 유길준, 세계를들어민족을깨우다 ( 유길준 100 주기특별전 )( 14. ~ 15.) : 자유! 너영원한활화산이여! (4.18 고대생의거 50 주년기념특별전 )( 10.) : 法으로세상을그리다 ( 헌법제정 60 주년기념현민유진오특별전 )( 08.) : 메디컬프라이드 ( 의과대학설립 70 주년기념특별전 )( 08.) : 지축박차천지흔들 ( 고대신문창간 60 주년기념특별전 )( 07.) : 입실렌티체이홉! ( 교우회창립 100 주년기념특별전 )( 06.) : 새야새야파랑새야! ( 문과대학설립 60 주년기념특별전 )( 06.) : 세계유수대학기념품특별전 ( 05.) - 온라인전시사례 : 다시살아나는민주주의의횃불 (4.18 고대생의거특별전 )( 13. ~ 16.) 제 1 장대학기록관리이해하기제 2 장대학기록관리설계하기제 3 장대학기록관리실행하기제 4 장대학기록관리활용하기 137

138 Ⅳ. 대학기록관리활용하기 2 이화여자대학교 전시목적 - 한국의근현대사및한국여성교육사, 여성운동사에서중요한비중을차지하고있는이화여대의역사와전통, 그리고교육이념홍보 전시개요 - 전시관명칭 : 이화역사관 - 개관일시 : 2006 년 5 월 - 전시유형 : 오프라인전시 ( 상설, 기획 ), 온라인전시 - 전시면적 : 495 m2 ( 약 150 평 ) - 위치 : 이화역사관 1 층 - 관람시간 : 평일오전 9 시 30 분 ~ 오후 4 시 30 분, 토요일오전 9 시 30 분 ~ 오후 12 시 ( 일요일, 공휴일휴관 ) - 홈페이지 : 전시내용및구성 - 상설전시 : 사진기록물을활용하여 1886 년이화학당설립부터현재까지이화의역사를시대순으로전시 : 전시관을찾는모든사람들과의만남과소통의공간으로편지방을구성, 방문한소감이나바라는점을남기도록함 138

139 2016 대학기록관리매뉴얼 : 그간의기획전시및온라인전시, 포스터 : 2006 년부터연 1 회 올해의전시 라는이름의기획전시를개최중. 또한새로운전시가오픈되면전년도전시내용을이화역사관홈페이지의사이버전시실에게재하여서비스 Friends of Ewha: 이화의친구가되어준세분의스승 ( 이화창립 130 주년기념특별전 ) ( 16.) 꿈과도전의대역사 ( 大役事 ), 신촌캠퍼스 ( 신촌캠퍼스조성 80 주년기념특별전 ) ( 15.) 이대학보, 이화의역사를담다 ( 이화미디어센터공동주최기획전시 ) ( 14.) 한국여성고등교육의개척자, 프라이 ( 13.) 학생활동, 이화인의잠재력과역량을일깨우다 ( 12.) 신촌캠퍼스, 가장오래된건물이야기 ( 11.) 이화, 큰배움터열다 ( 대학과설립 100 주년기념특별전 ) ( 10.) 이화의설립자, 스크랜튼을만나다 ( 메리 F. 스크랜튼서거 100 주년특별전 ) ( 09.) 이화캠퍼스어제와오늘 ( 08.) 축제의달, 5 월 ( 07.) 이화인의패션변천사 ( 06.) 이화역사관역대전시 (1989~2005) ( 05.) 한국을이끈이화, 세계를이끌이화 ( 00.) 김활란탄생 100 주년기념 - 근대여성교육과우월김활란 ( 99.) 이화 110 주년기념사진전 ( 96.) 신촌캠퍼스이전 60 주년기념특별전 ( 95.) 이화동창문인저서특별전 ( 93.) 제 1 장대학기록관리이해하기제 2 장대학기록관리설계하기제 3 장대학기록관리실행하기제 4 장대학기록관리활용하기 139

140 Ⅳ. 대학기록관리활용하기 3 한국과학기술원 전시목적 - 한국과학기술원 (KAIST) 이걸어온발자취와성과를갈무리해보여줌으로써교내구성원에겐자부심과긍지를심어주고대외적으로는한국최고과학기술대학으로의이미지제고 전시개요 - 전시관명칭 : KAIST 개교 45 주년기념전시관 - 개관일시 : 2016 년 5 월 - 전시유형 : 오프라인전시 ( 기획 ), 온라인전시 - 전시면적 : 260 m2 ( 약 80 평 ) - 위치 : 한국과학기술원중앙도서관 1 층 - 관람시간 : 평일오전 10 시 ~ 오후 5 시 - 홈페이지 : 전시내용및구성 - 기획전시 : Zone 1, Zone 2, Zone 3 으로나누어공간구분 : Zone 1 은 Welcome Hall 로서한국과학기술원의변화상및기술적위상소개, 자랑스러운카이스트인, KAIST 45 년주요역사토픽, 캠퍼스조감도, 휴게실로구성됨 : Zone 2 는 The Past 45th, The Present 45th, The Future 45th 공간으로카이스트의시작, 성장, 성과, 미래라는주제로전시를구성함 : Zone 3 는 Photo Zone 으로관람객들의사진촬영공간임 Zone 주제전시내용 Zone 1 WELCOME HALL Hello, KAIST 캠퍼스조감도 구술로듣는카이스트이야기 KAIST 홍보동영상상영드라마 카이스트 의 로봇축구 영상상영 캠퍼스변천과정을사진으로전시 총장, 교수, 동문 CEO, 아너카이스트등의구술인터뷰영상상영 THE PAST 45th 역사연표 KAIST 의설립부터현재까지의역사와주요사건을연표형식으로표시설립보고서, 법인허가증, 정관등의 KAIST 설립역사기록물실물및사진전시 Zone 2 THE PRESENT 45th 교기및로고변천사 10 대혁신사례 연구성과 50 선 THE FUTURE 45th 역사를딛고미래로 ( 구 )KIT, ( 구 )ICU, KAIST 교기전시및 KAIST 로고변천사소개 2015 년세계재난로봇대회우승, 세계 4 대디자인상석권, 한국최초의인공위성개발등세계속의 KAIST 를빛낸 10 대혁신사례를실물과함께전시 11 년부터 15 년까지매년 KAIST 10 대연구성과로선정된 50 개의연구성과에대한소개 비전 2025 와중장기발전계획소개총장님인사말영상상영 140

141 2016 대학기록관리매뉴얼 Zone 3 Zone 주제전시내용 PHOTO ZONE 전자방명록전시관관람기념사진촬영및메시지전송, 기념영상아카이브 HOT TOPIC 45th 학생선정 45 년 HOT TOPIC KAIST 45 년주요역사를 45 컷의만화로제작하여전시만화유명캐릭터로제작 ( 둘리, 아톰, 검정고무신, 넙죽이등 ) 제 1 장대학기록관리이해하기제 2 장대학기록관리설계하기제 3 장대학기록관리실행하기제 4 장대학기록관리활용하기 141

142 Ⅳ. 대학기록관리활용하기 그간의기획및온라인전시사례 - 경영대학 20 주년 ( 16.) - 다시보는 SEE-KAIST ( 15.) - 기록으로보는입학과졸업 ( 14.) - 뜨거운젊음의이력 -KAIST ( 12.) - 미래를향한 40 년의발걸음 (KAIST 40 주년기념특별전시 )( 11.) - 그때그시절 ( 온라인전시 ) : KAIST 역사와추억의기록물을선정하여게시하며제 1 회농활수해복구활동, 개강및수업시간표, 카이스트의시작등을전시 - 이달의기록 - 스토리로찾아가는 KAIST ( 온라인전시 ) : 매월이달의기록물선정및게시하는온라인전시로카이스트학생운동, KAIST-ICC 의새로운출범, 제 1 회신입생입학등의주제를선정하여게시 142

143 2016 대학기록관리매뉴얼 4 한양대학교 전시목적 - 대한민국의민주화와산업화를이끈한양의어제와오늘소개 - 대학구성원과한양대를찾는국내외방문객들에게한양대의정체성을효과적으로전달하는복합역사문화정보공간을제공 전시개요 - 전시관명칭 : 한양대학교역사관 - 개관일시 : 2015 년 11 월 - 전시유형 : 오프라인전시 ( 상설, 기획 ) - 전시면적 : m2 ( 약 171 평 ) - 위치 : 한양대학교서울캠퍼스역사관 - 관람시간 : 평일오전 9 시 ~ 오후 5 시 전시내용및구성 - 상설전시 : 상설전시관은테마별로 6 가지공간으로구성 전시 Zone 1 Zone 2 Zone 3 Zone 4 Zone 5 Zone 6 공간별주제 The Founder of Hanyang The History of Hanyang The Engine of Korea The Heart of Hanyang The Pride of Hanyang The Future of Hanyang 전시내용 원래총장실이위치했던공간과가구를활용해한양대설립자의교육자로서의모습뿐만아니라인권운동가, 음악가로서의열정적인삶을엿볼수있도록영상과유물로구성 1948 년한양공과대설립을위한설립취의서, 지적도와배치도등 1940~50 년대문서와도면을통해설립초기모습전시, 또한동아공과학원시절에사용하던측량기, 교재와졸업앨범도최초로공개 역사관을상징하는오브제로대학교의교직원, 학생, 동문들의 24 시간을시계태엽장치로형상화함 사랑의실천 과 실용학풍 이라는한양정신의두축을소개하며한양의오늘을소개 각계각층에서활약하는졸업생석학들의사진과유품을함께전시 한양을대표하는미래기술 8 선을전시, 한양이만들어나가는미래를소개 제 1 장대학기록관리이해하기제 2 장대학기록관리설계하기제 3 장대학기록관리실행하기제 4 장대학기록관리활용하기 143

144 Ⅳ. 대학기록관리활용하기 - 기획전시 ( 한양대학교박물관기획전시실활용 ) : 응답하라한양 1939~2015, 입학에서졸업까지캠퍼스라이프 ( 15.) : 한양대학교역사관개관과함께입학에서졸업까지한양대학생들의대학생활과관련한기록물을활용한교사전시기획특별전개최 구름에달가듯이 ( 박목월선생탄생백주년기념전 )( 14.) 이만영박사와한국최초의컴퓨터 ( 15.) 2014 년부터 한양의인물 전을기획하여매년개최 144

145 2016 대학기록관리매뉴얼 5 부산대학교 전시목적 - 부산대학교역사자료전시를통한대학정체성확립과구성원자긍심고취에기여하고, 구 ) 밀양대학교에대한회고기회제공 - 현대고등교육발전과정, 민주화운동사등시대상을알수있는의미있는정보제공을통한지역사회의문화체험기회제공 전시개요 - 전시관명칭 : 부산대학교효원기록전시관 ( 장전캠퍼스, 밀양캠퍼스 ) - 개관일시 : 2011 년 6 월 - 전시유형 : 오프라인전시 ( 상설, 기획 ), 온라인전시 - 전시면적 : 부산대학교장전캠퍼스 (80 m2, 약 24 평 )/ 밀양캠퍼스 (76 m2, 약 23 평 ) - 위치 : 장전캠퍼스제 2 도서관 1 층기록관밀양캠퍼스나노과학도서관 2 층 - 관람시간 : 평일오전 9 시 ~ 오후 5 시 30 분 - 홈페이지 : 전시내용및구성 - 전시관은효원의상징, 건학이념과교육목적, 비전, 역대총장, 멀티캠퍼스, 부산대발전사, 홍보동영상, 부산대명소, 사진으로만나는부산대학교, 부산대학교생활, 교가및찬가등체험공간으로구성 효원기록전시관장전캠퍼스 효원기록전시관밀양캠퍼스 제 1 장대학기록관리이해하기제 2 장대학기록관리설계하기제 3 장대학기록관리실행하기제 4 장대학기록관리활용하기 145

146 Ⅳ. 대학기록관리활용하기 그간의기획및온라인전시사례 - 70 년의꿈, 세계를바꾸다 ( 개교 70 주년기념전시 )( 16.) - PNU, the Premier! 아시아로, 세계로 ( 개교 62 주년기념전시 )( 08.) - 효원의길, 꿈, 그리고사명 ( 개교 60 주년기념전시 )( 06.) - 메모리얼밀양대학교 ( 밀양캠퍼스전시 )( 06.) 6 공주대학교 전시목적 - 대학의역사와전통을살필수있는다양한학교사관련유물자료를수집 관리하여동문과지역사회에환원하고공주대학교의역사와전통, 교육이념을널리알리고자함 전시개요 - 전시관명칭 : 국립공주대학교역사관 - 개관일시 : 2016 년 4 월 - 전시유형 : 오프라인전시 ( 상설 ) - 전시면적 : 157 m2 ( 약 47 평 ) - 위치 : 대학본부 1 층 - 관람시간 : 평일오전 10 시 ~ 오후 5 시 전시내용및구성 - 상설전시 : 전시관은통합과개척의역사, 학교의상징, PRIDE KNU 2020, 웅비하는국립공주대학교, 교가, 역대학장 총장, 역사갤러리, 앨범속역사산책, 학교역사영상, 공주 - 예산 - 천안캠퍼스라는내용으로구성 146

147 2016 대학기록관리매뉴얼 7 창원대학교 전시목적 - 마산교육대학교에서시작한창원대학교가걸어온 50 년의발자취와발전모습을전시하여교직원, 학생, 동문들에게자부심과긍지를심어주고외부시민들에게는창원대학교의이미지를제고하고자함 전시개요 - 전시관명칭 : 창원대학교역사관 - 개관일시 : 2015 년 9 월 - 전시유형 : 오프라인전시 ( 상설, 기획 ), 온라인전시 - 전시면적 : 231 m2 ( 약 70 평 ) - 위치 : 동백관 / 박물관 ( 대학기록관 ) 1 층 - 관람시간 : 평일오전 10 시 ~ 오후 5 시 전시내용및구성 - 상설전시 : 창원대과거와만나미래를열다 ( 16.) 소개부 ( 학교연혁, 학교전경사진모니터 ), 인물부 ( 역대학장및총장소개 ), 역사부 ( 마산교육대학에서현재창원대까지의역사소개 ), 박물류 ( 교기및트로피등 ), 영상부 ( 학교홍보영상 ) 및특별전시코너 ( 기증자료 ) 로구성되어있음 제 1 장대학기록관리이해하기제 2 장대학기록관리설계하기제 3 장대학기록관리실행하기제 4 장대학기록관리활용하기 147

148 Ⅳ. 대학기록관리활용하기 그간의기획및온라인전시사례 - 개교 47 주년기념창원대시작을기억하다 ( 16.) 148

149 2016 대학기록관리매뉴얼 - 사진으로보는창원대학교 30 년사 ( 온라인전시 ) 제 3절 편찬및콘텐츠서비스 01 개념및유형 1 기록정보콘텐츠 사회적관심이나열람요청이많은기록물을누구나쉽게활용할수있도록기록물의특성, 주제, 시대등에따라묶어서정리한것 기록정보콘텐츠의유형 - 주제콘텐츠 : 특정주제를다룬기록콘텐츠 - 시대 생활콘텐츠 : 시대와생활상에관한기록콘텐츠 - 교육콘텐츠 : 초 중 고등학생을위한기록콘텐츠 - 전문콘텐츠 : 데이터베이스로구축 제공되는콘텐츠 제 1 장대학기록관리이해하기제 2 장대학기록관리설계하기제 3 장대학기록관리실행하기제 4 장대학기록관리활용하기 149

150 Ⅳ. 대학기록관리활용하기 02 콘텐츠개발절차 기획분석설계개발평가 1 기획단계 기획아이디어개발 - 콘텐츠개발을위한대강의아이디어단계 : 개발목적및방향, 개발주제및제목, 활용대상, 개발내용과유형, 운영환경등을결정하는단계 개발과정과일정계획 - 전체콘텐츠개발일정및연차별콘텐츠개발일정수립 : 기획아이디어를토대로콘텐츠를설계하고개발과정전체에대한일정을계획하는단계 일정은해당콘텐츠의특성및개발환경, 인력, 예산등에따라다를수있음 개발조직구성 - 전문인력활용또는아웃소싱 : 콘텐츠서비스를지속적인사업으로계획할경우전략적중요도가큰부문은내부구성원을활용하거나전문역량을영입하는것이유리함 - 개발팀의주요구성과역할 ( 예 : 교육용콘텐츠제작사례 ) 구분 개발책임자 역할및기타 교육용콘텐츠서비스개발프로젝트총괄 교육용서비스담당자 교육용콘텐츠서비스방법론개발교사저작네트워크발굴및운영전체교육용콘텐츠서비스기획실무개발대상콘텐츠발굴책임 기록관리자 개발대상콘텐츠발굴기록의맥락정보파악및제공기록해제및제공 150

151 2016 대학기록관리매뉴얼 구분 역사교사또는역사학자 응용소프트웨어개발자 / 그래픽디자이너 데이터베이스관리자 역사지식제공개별콘텐츠저술개발대상콘텐츠발굴 역할및기타 전체교육용콘텐츠서비스의응용애플리케이션개발콘텐츠산출물에기반하여콘텐츠별응용애플리케이션개발전체교육용콘텐츠서비스의그래픽디자인콘텐츠저술산출물에기반하여콘텐츠별그래픽디자인 전체기록정보콘텐츠와의연계에기반하여 DB 설계 마케팅담당자프로젝트전반의마케팅담당 ( 특히, 이벤트및홍보의기획 진행 ) 개발조직의구성은개발프로젝트의크기와복잡도에따라상이함 개발예산산정 - 개발될최종산출물기준예산산정방식 : 최종산출물의양적규모를기준으로계산하는방식 - 개발활동의단계별소요인원및자원기준산정방식 : 최종산출물을정확하게예측하기어려운경우개발활동의단계별로소요되는자원 ( 시간, 인원, 장비등의자원 ) 기준으로산정 기획서작성 인건비 : M / M( 인원 / 월 ) 을기초 직접경비 : 조사연구비, 연구기기비, 문헌구입비, 장비사용료등 연구활동경비 : 여비, 인쇄비, 재료비, 자료수집비, 회의비, 공공요금등 간접경비 : PC, 스캐너, 사무실유지경비등 - 개발할콘텐츠에대한전체적이고개괄적인정보, 개발일정, 조직, 예산등의내용을포함 제 1 장대학기록관리이해하기제 2 장대학기록관리설계하기제 3 장대학기록관리실행하기제 4 장대학기록관리활용하기 151

152 Ⅳ. 대학기록관리활용하기 2 분석단계 컬렉션분석 - 소장기록분석 기록확인 기록확인 맥락파악 중요주제확인 생산자또는출처 기록제목 기록생산일자 기록의유형 주된내용 생산자의동기 생산자의편견 중요인물 중요사건 중요주제와내러티브 관련증거 결락기록수집및보완 - 키워드별기관의핵심기록목록작성후, 결락기록의범주확인 - 다른기록관리기관의기록유무파악또는다른참고자료탐색진행 3 설계단계 기본설계 - 콘텐츠의제목 : 이용자의동기를유발할수있도록재미있고창의적인제목선정 - 내용구조설계 : 콘텐츠내용의주제, 목표, 양, 방법, 순서, 시간배분등포함 4 개발단계 자료준비 - 기획서, 콘텐츠흐름도, 화면구조도, 내용원고, 스토리보드, 핵심기록목록파일, 일차사료의원문 PDF 파일등준비 개별자료제작 - 텍스트자료, 일차사료자료, 슬라이드및그림자료, 오디오 비디오자료개별제작 ( 일차사료데이터입력및가공등포함 ) 152

153 2016 대학기록관리매뉴얼 웹프로그래밍및웹문서제작 - 콘텐츠흐름도와스토리보드에근거하여전체적인흐름에맞게웹자료로제작, 연결함. 개별자료를웹프로그래밍로직과연결하여설계안과비교작업을수행 오류검토및수정 보완 5 - 통합자료를여러번실행하며, 기술적오류사항점검및수정작업을수행 평가단계 개발평가 - 개발이완료된후, 외부전문가와사용자집단으로구성된평가단에의해콘텐츠자체에대한평가및지원기술및운영환경등에대해평가 운영평가 1 - 실제운영후, 이용자만족도조사수행및주기적 FAQ 피드백반영작업등을포함 03 편찬및콘텐츠사례 이화여자대학교 이화역사의뿌리를찾아서 - 이화역사관에서이화교육의오랜역사와전통을되새기고한국근대사, 한국여성사, 한국근대교육사에대한이해와지식의폭을넓히고자기획한시리즈 한국여성고등교육의개척자프라이 ( 발행 ) 한국근대여성교육의기틀을다지다아펜젤러 ( 발행 ) 한국근대여성교육의등불을밝히다스크랜튼 ( 발행 ) 제 1 장대학기록관리이해하기제 2 장대학기록관리설계하기제 3 장대학기록관리실행하기제 4 장대학기록관리활용하기 153

154 Ⅳ. 대학기록관리활용하기 한국근대여성교육의등불을밝히다스크랜튼 - 이화역사의뿌리를찾아서 시리즈의첫출판물 - Mary Fletcher Scranton 선생의한국여성에대한사랑과헌신을담음. 조선에파견된최초의여성선교사, 이화학당의창립자이며이화의초대메이퀸이었던스크랜튼선생의일대기 ( 발행 ) 이화영상실록 이화창립 120 주년을기념하여발간된사진도록. 이화의전체역사를사진으로집대성했다는역사기록적인의미뿐만아니라 120 년역사를통해성장 발전한이화의모습을생생하게소개 ( 발행 ) 이화역사이야기 127 년이화의역사와이화정신의가치와의미를되새기고, 앞으로이화가나아갈방향과비전을많은이들과공유하고자기획됨또한독자들에게도이화의역사를보다쉽게전달할수있도록함 ( 발행 ) 기타출판물 - 이화역사관에서주관하여기획한대학사관련출판물이다수있음 이화역사이야기 ( 발행 ) 국 영문 이화캠퍼스역사산책 ( 발행 ) 국 영문 이화 110년사 : 어제와오늘 ( 발행 ) 국 영문 이화영상실록 ( 발행 ) 국 영문 154

155 2016 대학기록관리매뉴얼 시청각콘텐츠 2 - 이화, 어제와오늘 (11 분분량, 국영문 ) : 사진을소재로한사진슬라이드형식으로나레이션포함 (2013) - 이화 120 년영상다큐멘터리 (60 분분량, 10 분축약본 ) : 사진과동영상, 인터뷰등을이용한영상물 (2009) - 이화영상실록 (21 분분량, 국영문 ) : 도록 이화영상실록 의사진슬라이드버전 (2006) 한국과학기술원 구술인터뷰 - KAIST 를빛낸 KAIST 인의다양한경험과역사를담은구술인터뷰를수집하고, 이를주제별콘텐츠로제공하고있음. 구술인터뷰내세부주제로는 KAIST 설립, 스승과연구, 벤처 CEO, 역대총장, 아너카이스트 등이있음 제 1 장대학기록관리이해하기제 2 장대학기록관리설계하기제 3 장대학기록관리실행하기제 4 장대학기록관리활용하기 155

156 Ⅳ. 대학기록관리활용하기 기타컬렉션 - 기록컬렉션 코너에 연구성과 10 선, 졸업작품, 졸업앨범, 문화행사, 컬렉션 등의세부카테고리로대학관련기록콘텐츠제공 연구성과 10 선졸업작품문화행사 3 부산대학교 편찬서비스 - 대학사 ( 史 ) 발간지원 : : 부산대학교 70 年史 자료제공 : 발간 : 대학홍보 기념집등간행물발간지원 홍보실발간정기소식지시청각기록물제공 : 비정기 사진으로보는부산대학교 70 년 발간지원 : 발간예정 학과별기념자료집및연사 ( 年史 ) 발간지원 : 비정기 - 콘텐츠서비스 : 구술채록제작 : 역대총장구술인터뷰를통한대학사 ( 史 ) 보존 제 12 대최재훈총장구술채록 : 제 13 대서주실총장구술채록 : 제 14 대장혁표총장구술채록 : 구술채록 ( 콘텐츠 ) 영상 156

157 2016 대학기록관리매뉴얼 4 경북대학교 편찬서비스 1 경북대학교교사자료도록 : 복현만사복현골경북대추억수첩 제 4 절 이용자교육서비스 01 개념및유형 개념 경북대학교대학기록관에서는교사자료도록 < 제 1 집 > 을발행. 해당도록에는학사, 연구, 대학문화, 부속시설등에대한소개및각종사진자료등을포함한대학의추억을담고있음 ( 발행 ) 잠재적이용자에게소장자료를알리고, 이들이기록관을방문하도록장려하고, 현재이용자들이기록관과기록정보자원을보다효율적으로사용할수있도록도움을주는데필요한활동 기록관을이용하는이용자가원활하게기록물을이용할수있고, 기록물을연구와학습에이용할수있도록지원하는모든활동과서비스 제 1 장대학기록관리이해하기제 2 장대학기록관리설계하기제 3 장대학기록관리실행하기제 4 장대학기록관리활용하기 157

158 Ⅳ. 대학기록관리활용하기 2 유형 유형구분영역내용 기록관역할안내 기록관역할안내 기록관의연혁 기록관안내 기록관시설안내 기록관층별시설안내및시설물이용안내 기록관구성및담당자업무 교육서비스규정안내 기록물관련법령 기록관이용규정및이용안내 기록관이용교육 기록물안내 소장기록물안내 기록관의자료보유현황및유형 소장기록물의주제별소개 웹사이트콘텐츠소개 검색도구 시스템안내 검색도구및매뉴얼가이드라인안내 웹사이트를통한검색방법안내 소장기록물목록안내및이용방법교육 브로슈어를통한기록물검색방법안내 간단검색이용방법 상세 ( 고급 ) 검색이용방법 분류 ( 디렉터리 ) 이용방법 기록정보에대한요구정의 기록정보접근및탐색 기록정보확인및접근방법모색기록정보탐색전략수립 기록정보활용교육 기록물의이해를통한연구및학습에활용할수있는능력함양 탐색과필요한기술습득기록의역사적가치이해 기록정보활용 기록을과제 연구학습에활용 158

159 2016 대학기록관리매뉴얼 1 02 이용자교육서비스사례 고려대학교 교육내용 - 겨레와운명을같이한고려대학교 라는강의명으로고려대학교역사및전통에대해 100 년사전시실, 영상실또는강의실에서강의진행 교육대상및목표 - 학부생, 각대학원최고위과정신입생, 신입교직원, 과장 부장등주요직급직원, 교내방문 VIP, 졸업생단체, 캠퍼스탐방중고생을대상으로한교육실시 - 고려대학생또는구성원으로서의정체성확립, 본교에대한홍보 교육대상별교육자료구성및수준 교육대상 학부생, 각대학원최고위과정신입생, 신입교직원, 주요직급직원, 교내방문 VIP 캠퍼스탐방중고생 교육구성및수준 고려대역사와전통을주제로강의실에서교육 100 년사전시실에서전시해설로교육 100 년사전시실에서고려대학교홍보대사및박물관도슨트학생이전시해설로교육 제 1 장대학기록관리이해하기제 2 장대학기록관리설계하기제 3 장대학기록관리실행하기제 4 장대학기록관리활용하기 고려대학교박물관가이드리플릿 159

160 Ⅳ. 대학기록관리활용하기 2 이화여자대학교 1 학년학부생대상으로 세미나역사교육 시행 - 1 학년세미나수업과연계하여이화역사관투어를통한본교역사교육실시 - 교육서비스참여방법은교수의요청을받아진행 논문및연구목적으로연구지원서비스제공 도슨트참여서비스로교내외방문객, 귀빈을대상으로한이화역사관전시투어진행 도슨트모집안내 이화역사관홈페이지교육안내 3 부산대학교 캠퍼스투어프로그램운영 - 홍보실의캠퍼스투어프로그램과연계하여외부방문자를대상으로대학역사홍보및교육실시 연간약 100 여팀참여 (2015 년기준 5,520 명방문 ) 네팔간호과학연구소방문단 공과대학신입생학부모방문단 160

161 2016 대학기록관리매뉴얼 4 - 신임교직원및외국인유학생대상기록전시관투어및대학사 ( 史 ) 홍보프로그램운영 - 기록관리학협동과정대학원생대상으로대학원실습교과목과연계하여대학기록관리현장실습진행 울산대학교 교육내용 - 설립자, 재단 그룹소개, 대학설립배경, 역대총장, 학생 교직원들의발자취등을소개 교육대상및대상별교육목표 - 신입생및희망자대상 - 학교사를통해정체성과소속감을고취시키고, 울산대의과거 현재 미래를한눈에볼수있는장 ( 場 ) 을마련하며, 대학기록관홍보 교육대상별교육자료구성및수준 교육대상 신입생 희망자 ( 중학생, 일반인 ) 대학기록관시민강좌포스터 교육구성및수준 학기초희망하는과신청, 강의구성 홍보팀교내투어링연계, 교직원자녀희망에의한안내, 일반인견학등 신학기프레시맨세미나 제 1 장대학기록관리이해하기제 2 장대학기록관리설계하기제 3 장대학기록관리실행하기제 4 장대학기록관리활용하기 2011 년부터 2016 년까지총 88 회, 1,843 명교육참여 161