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1 발간등록번호 년도 Record Management Guide 정부산하공공기관기록물관리지침

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3 CONTENTS 제 1 장총론 1. 발간목적 2. 적용범위 3. 용어정의 4. 기록물관리업무흐름도 제 2 장기록물관리시작하기 1. 공공기록물법개요 2. 기록관리체계구축및업무수행을위한절차 제 3 장기록물관리따라하기 1절기록물관리실무 1. 기록물등록 분류 정리 보존 2. 기록물생산 보유현황통보 3. 기록물이관 4. 기록물평가심의 5. 서고관리및보안 재난관리 절기록물유형별관리 1. 조사 연구 검토서 2. 회의록 3. 시청각기록물 4. 간행물 5. 행정박물 6. 비밀기록물 7. 웹기록물 제 4 장기록물관리주요이슈 1. 기록물관리전문요원배치 2. 개인정보가포함된기록물의관리 3. 기록관리시스템의도입 4. 기록물분류체계개선 부록 1. 공공기관현황 2. 연중기록물관리일정및체크리스트 3. 단위과제별공통업무보존기간표 4. 국가기록원기록물관리교육운영절차 년대학기록물관리지침

4 2018 년도공공기관기록물관리중점추진사항 가. 기록관리제도개선및기반강화 기관의특성을반영한공공기록물법령정비 - 기록관기능과업무범위재검토등 기관에맞는기록관리절차재설계 - 설립목적이나운영과관련하여생산되는기록정보의관리까지포괄할수있도록반영하고, 업무방식과기록관리환경을반영하여재설계 기관에최적화된기록관리환경구축을위한제도개선추진 - 행정기관위주의공공기록물법령개정및관련규정정비 - 공공기관대상기록관리평가제도개선 국가기록원국가기록혁신실행방안검토작업과연계하여개선추진예정 나. 기록물등록 관리등자체점검독려및인식확산 언론에보도된바와같이기록생산자의기록물관리인식여전히미비 < 기록물관리부실사례 > 국가기록원 전정부대규모국책사업기록관리엉망 (KBS, ) - 세월호추모지원단은조직의고유업무인 세월호피해자지원 과관련된과제를만들지않고, 국회업무 라든가 서무업무 같은과제를만들었다. 그기록의보존기간도 3~5 년으로하향책정했다. 회의록작성안하고 자료무단파기하고 4 대강 자원외교기록관리엉망 ( 한겨레, ) - 국책사업을결정 심의하면서회의록을작성하지않거나없애온것으로 한국석유공사는 인수금액을높인리크스관리위원회의회의내용은전혀문서로남아있지않았다 부산지방국토관리청은 낙동강유역종합치수계획변경을위한하천관리위원회를열었지만, 회의록을남기지않아이때무슨이야기가오갔는지알길이없다. 국토교통부는 4 대강살리기추진본부 가폐지될때설계도면, 비밀문서등이담긴상자 6 개를목록작성도하지않은채창고에방치 '4 대강문서파기 ' 조사수자원公반출 3.8t 회수 ( 서울신문 ) - 바닥에널브러진문서에는수도요금체계와부채상환계획, 청렴도평가자료, 4 대강관련대통령업무보고등의내용이포함 파기하려던문서가운데원본문서가들어가있거나보존기간을지키지않은것도일부포함된것으로확인 수자원공사, 4 대강 등원본기록무단파기하려다적발 (KBS )

5 2017년주요기록물생산 관리현황실태조사결과공유 - ( 점검개요 ) 대규모예산사업및국책사업, 대형참사관련기관을대상으로정책결정과정기록물의생산 등록, 적정보존기간책정, 무단파기여부등기록물관리점검 - ( 점검결과 ) 대규모국책사업의주요정책결정을심의하는위원회회의록미생산, 종이기록물로생산 접수한기록물등록누락, 보존기간하향책정, 기록물폐기부적정등이지적되었음 - ( 개선대책 ) 공공기관직원대상기록물관리교육강화 ( 연 1회이상 ), 매월 기록점검의날 및 기록물관리총괄책임자 지정 운영등을통한자율점검추진, 기록물관리실태점검강화 다. 기록물관리전문요원배치독려및기록물관리교육이수 체계적 전문적기록물관리를위하여기록물관리전문요원채용필요 - 기록관리기준표협의및자체기록물분류체계구축지원 정부산하공공기관 (612개) 기록관설치의무기관 (442개) 중 37%(174개 ) 가기록물관리전문요원이배치되었으며, 나머지미배치기관 (268개) 은신속히기록물관리전문요원을배치하여야함 나머지전문요원미배치대상기관 (170개) 은기록물관리담당자를두어야하며해당자는중앙기록물관리기관 ( 국가기록원 ) 의기록관리교육을이수하여야함 라. 기록물생산현황통보및기관평가관련안내 ( 직접관리기관에한함 ) 국가기록원으로의기록물생산현황통보업무는현재개선방식을논의중이며, 확정시별도로각기관에송부할예정임 18년기록관리기관평가방식은검토중에있어확정시별도로안내할예정임

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7 2018 년도정부산하공공기관기록물관리지침 제 1 장 총론 1. 발간목적 2. 적용범위 3. 용어정의 4. 기록물관리업무흐름도

8 2018 년정부산하공공기관기록물관리지침 제 1 장총론 1 발간목적 공공기록물관리에관한법률시행령 제3조에따른공공기관의처리과및기록관의기록물관리담당자또는기록물관리전문요원에게기록물관리실무지침을제공하여공공기록물을체계적이고안전하게보존ㆍ관리하도록하기위함 * 공공기록물관리에관한법률 법 공공기록물관리에관한법률시행령 시행령 공공기록물관리에관한법률시행규칙 시행규칙 2 적용범위 법시행령제 3 조에따른공공기관 대통령령이정하는공공기관 ( 시행령제 3 조 ) 1. 공공기관의운영에관한법률 제4조에따른기관 2. 지방공기업법 에따른지방공사및지방공단 3. 특별법에의하여설립된법인 ( 다만, 지방문화원진흥원법 의문화원및특별법에의하여설립된조합ㆍ협회를제외한다 ) 4. 유아교육법 초ㆍ중등교육법 및 고등교육법, 그밖에다른법률에따라설립된각급학교 정부산하공공기관현황 ( 17 년 12 월현재 ) 구분 총계 (a+b+c) 공공기관의운영에관한법률 ( 제4조 ) 지방공사 소계 (a) 공기업준정부기관기타공공기관공단 (b) 특수법인 (c) 기관수

9 제 1 장총론 3 용어정의 기록물공공기관이업무와관련하여생산또는접수한문서ㆍ도서ㆍ대장ㆍ카드ㆍ도면ㆍ시청각물ㆍ전자문서등모든형태의기록정보자료와행정박물등 기록물관리기록물의생산ㆍ분류ㆍ정리ㆍ이관ㆍ수집ㆍ평가ㆍ폐기ㆍ보존ㆍ공개ㆍ활용및이에부수되는제반업무 기록물관리기관일정한시설및장비와이를운영하기위한전문인력을갖추고기록물관리업무를수행하는기관으로영구기록물관리기관, 특수기록관, 기록관으로구분 기록물관리기관의종류 중앙기록물관리기관 : 국가기록원 행정안전부소속기관 기록물관리기관 영구기록물관리기관 특수기록관 기록관 헌법기관기록물관리기관 - 국회, 대법원, 헌법재판소, 중앙선관위 지방기록물관리기관 : 특별시ㆍ광역시ㆍ도 대통령기록관 국가기록원소속기관 통일ㆍ외교ㆍ국방ㆍ검찰ㆍ경찰ㆍ국정원, 육ㆍ해ㆍ공군 중앙ㆍ특별행정기관, 광역ㆍ지역교육지원청, 광역시ㆍ도ㆍ시ㆍ군ㆍ구, 국ㆍ공ㆍ사립대학, 생산량또는보유량이기준을초과하는정부산하공공기관 7

10 2018 년정부산하공공기관기록물관리지침 정부산하공공기관기록관 설치기준및관리기준 기관및소속기관의연간기록물생산량이 1 천권이상이거나, 기관및소속기관의보존대상기록물이 5 천권이상인기관 근거 : 시행규칙제 2 조 1 권은 1 철 (100 매이내편철 ), 전자기록물은 10 건을 1 철로환산 기록관 역할 기록물관리에관한기본계획수립 해당공공기관및소속기관기록물이관ㆍ관리 소속기관기록관리지도ㆍ감독 기록물생산현황국가기록원통보및보존기간협의 직접관리기관에한함 기록물서고및자료실관리 기록물평가심의회운영및기록물폐기 기록관리스템구축및운영, 정보공개접수창구운영등 기록관은기록물관리부서에설치 ( 시행령제 10 조 ). 다만, 기록관설치기준에미달하는공공기관은공공기관의장이지정하는부서에서기록관업무를수행 직접관리기관시행령제3조각호의기관중시행령제25조 ( 기록관리기준표 ), 제42조 ( 기록물생산현황통보 ) 및시행규칙제17조 ( 단위과제별보존기간의협의ㆍ확정 ), 제27조 ( 기록물생산현황통보 ) 의의무가부여되는기관으로중앙기록물관리기관또는지방기록물관리기관, 관할영구기록물관리기관이지정하여고시하는기관 기록물관리전문요원 ( 기록물관리담당자 ) 기록물의체계적ㆍ전문적관리를위하여기록물관리기관 ( 기록관 ) 에배치되는자 법제41조및시행령제78조참조 기록물관리책임자기록물의생산, 보관, 이관등기록물관리전과정을주관하는처리과담당자 시행규칙제15조참조 비치기록물카드ㆍ도면ㆍ대장등과같이사람ㆍ물품또는권리관계등에관한사항의관리나확인등에수시로사용되는기록물로서, 행정효율과협업촉진에관한규정 제3조제4호에따라처리과에서계속비치ㆍ활용하여야하는기록물 8

11 제 1 장총론 기록관리기준표 단위과제별로관리기준을제시한것으로업무설명, 보존기간및보존기간책정사유, 비치기록물해당여부와공개여부및접근권한등의관리기준을포함 단위과제 : 정부기능분류체계 (BRM) 의최하단위로행정업무수행의기준이되고, 업무간유사성및독자성을고려하여업무담당자가소기능을세분화한업무영역단위 과제카드 : 단위과제하에생성한카드로해당단위과제에 1:1, 1:N으로생성할수있으나, 카드보존기간은단위과제의보존기간값을승계함 전자기록물 전자적으로생산ㆍ접수한기록물, 정보처리능력을가진장치에의하여전자적인형태로작성하여송신ㆍ수신또는저장되는전자문서, 웹기록물및행정정보데이터세트등의기록정보자료 전자기록생산시스템 행정효율과협업촉진에관한규정 제3조제10호내지제12호에따른전자문서시스템, 업무관리시스템, 행정정보시스템 전자문서시스템 행정효율과협업촉진에관한규정 및 동규정시행규칙 과 행정기관간전자문서유통표준, 전자문서시스템규격, 전자문서시스템과행정정보시스템간연계표준 을준수한제품으로서표준전자문서인증시험을통과한시스템 전자문서표준제ㆍ개정준수및인증, 기록물분류기준표탑재여부에따라 구전자문서시스템 과 전자문서시스템 으로구분 행정기관의전자문서시스템규격 ( 행정안전부고시제 호, 관보 ) 기록관리시스템 기록관또는특수기록관에서기록물관리를전자적으로수행하는시스템으로서업무기반의전자기록관리체계를표준화ㆍ시스템화하고, 전자기록물의장기보존및진본성보장, 평가기능강화, 다양한검색ㆍ열람기능제공 영구기록물관리시스템중앙기록물관리기관ㆍ헌법기관기록물관리기관또는지방기록물관리기관등에서영구기록물관리를전자적으로수행하는시스템 마이그레이션 (migration) 기록의진본성, 무결성, 신뢰성, 이용가능성을유지하면서한시스템에서다른시스템으로기록물을이전하는행위 커스터마이징 (customizing) 기존시스템의기능을기관특성에맞게변형하는기술 9

12 2018 년정부산하공공기관기록물관리지침 4 기록물관리업무흐름도 생산편철 정리및기록관리기준표관리이관평가및폐기생산현황통보 처리과 분류및편철 생산접수 기록관리기준표작성 기록물정리 전년도기록물생산현황통보 공개 비밀지정여부재분류 이관목록작성및실물대조 이관상자편성 기록관이관 평가의견작성 평가의견송부 직접관리기관 자체관리기관 기록관 직접관리기관 기록관리기준표취합 검토 자체관리기관 취합 검토, 관리및통보 취합 검토및관리 이관계획시행 인수및품질검사 평가심의대상선정 평가심의계획수립 평가결과및폐기목록고시 처리부서의견취합 전문요원심사 평가심의회심의 반영 승인 이관계획수립 정리 보존 폐기 필요시기록관리기준표보존기간변경신청 국가기록원 기록관리기준표보존기간검토 승인 생산현황취합 관리 10

13 2018 년도정부산하공공기관기록물관리지침 제 2 장기록물관리 시작하기 1. 공공기록물법개요 2. 기록관리체계구축및업무수행을위한절차

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15 2018 년정부산하공공기관기록물관리지침 제 2 장기록물관리시작하기 제 2 장은 공공기록물법 에따라기록물관리업무를수행해야하는의무가새로부여된공공기관또는 기록물관리업무를처음시작하는공공기관을대상으로기록물관리업무를안내하기위한내용으로구성하였음 공공기록물법개요 공공기록물법 은공공기관의투명하고책임있는행정을구현하고공공기록물의안전한보존과활용을위해 2000년부터시행되었으며, 2006년에전자기록관리환경에맞추어전부개정됨 기록관리목적, 원칙, 의무, 기록물관리기관의기능, 처리과및기록관, 영구기록물관리기관에서수행해야하는기록관리업무및절차등규정 법령은국가기록원홈페이지 ( 기록관리업무 > 국내기록관리법령 ), 국가법령정보센터홈페이지등에서확인가능 기록관리체계구축및업무수행을위한절차 준비단계 기록관리체계구축및업무수행을위한준비절차는다음과같음 1 기록물관리부서및담당자지정 2 기록물관리현황조사및분석 3 기록물관리계획수립 처리과 기록물관리책임자지정 조사서작성ㆍ제출 기록관 기록물관리담당자지정 ( 기록물관리전문요원배치 ) 조사서배포 현황조사계획수립 조사서취합ㆍ분석개선안도출 기록물관리계획수립 영관구리기록기물관 기관별담당자지정 조사서 ( 안 ) 제시 컨설팅 12

16 제 2 장기록물관리시작하기 1 기록물관리부서및담당자지정 공공기관의장은기록물관리업무를주관하는부서와기록물관리담당자를지정하여야함 기록관리부서는총무부서, 정보관리부서등기관별로기록관리업무수행이효과적인부서를판단하여지정 기록물관리부서를지정한다는것은해당부서에기록물관리업무기능을부여했다는것으로, 직제규정을개정하여 ' 기록물관리총괄및기록관운영 ' 등을명시하는것을의미함 기록물관리담당자를지정한다는것은인사명령또는업무분장문서등을통해해당업무와역할을 부여하는것을의미함 기록물관리담당자는공공기록물법령을숙지하고해당기관이법령을준수하여기록물관리업무를 수행할수있도록주관 기록관리업무담당자별역할및책임 구분처리과업무담당자처리과기록물관리책임자기록물관리전문요원기관전산담당자 생산ㆍ접수 등록 기록관리기준표관리 편철및보관 정리및생산현황통보 ㆍ기록물생산및접수 ( 각종문서, 회의록및조사ㆍ연구ㆍ검토서, 시청각기록물등 ) ㆍ기록물속성정보 ( 비밀여부, 공개여부등 ) 를부여하여생산ㆍ접수ㆍ비전자기록물색인목록작성관리 ㆍ생산ㆍ접수기록물을등록대장에등록 ( 기록물속성정보도함께등록 ) 관리ㆍ등록누락기록물등록 ㆍ단위과제신설및단위과제별유관정보생성 ㆍ생산ㆍ접수전자기록물편철ㆍ종이문서진행문서파일편철및보관 ㆍ등록누락기록물등록및편철ㆍ등록기록물의기록물철명및건명일치여부확인ㆍ기록물철과기록물의생산년도일치여부확인ㆍ기록물의접근권한, 공개여부, 비밀여부등의속성정보확인ㆍ전년도생산ㆍ접수기록물내역확인 ㆍ주요기록물 ( 회의록및조사ㆍ연구ㆍ검토서, 시청각기록물등 ) 생산현황파악및점검 ㆍ처리과내등록누락기록물및기록관리속성정보누락기록물등록사항모니터링 ㆍ처리과내단위과제별기록관리기준표 ( 보존기간, 보존기간책정사유등 ) 작성 ㆍ처리부서의기록물편철및보관사항확인ㆍ점검 ㆍ처리과별기록물정리사항주관및편철확정ㆍ처리과별기록물생산현황취합ㆍ검토ㆍ기록관에전년도기록물생산현황통보 ㆍ기관내주요기록물생산현황파악및점검 ㆍ기록물등록사항지도ㆍ점검및등록누락기록물등록사항모니터링ㆍ이관기록물중미등록기록물기록관리시스템에등록 ㆍ기관전체의기록관리기준표신설및변경내역취합ㆍ검토ㆍ국가기록원으로신설및보존기간변경단위과제협의 ( 직접관리기관 ) ㆍ기록관리기준표고시 ( 관보또는홈페이지 ) ㆍ기록관리시스템에국가기록원확인사항반영 ( 직접관리기관 ) ㆍ기관내주요기록물생산현황파악및점검 ㆍ처리과의기록물정리사항지도ㆍ점검ㆍ처리과의생산현황통보내역취합및확인ㆍ국가기록원에기록물생산현황통보 ( 직접관리기관 ) ㆍ기록관리기준표의업무관리시스템입력및반영시기술지원ㆍ기록관리기준표의업무관리시스템입력및반영시기술지원 ㆍ전자기록물생산ㆍ접수통계추출지원 13

17 2018 년정부산하공공기관기록물관리지침 구분 처리과업무담당자 처리과기록물관리책임자 기록물관리전문요원 기관전산담당자 이관 ㆍ이관기록물목록작성및기록물속성 ( 일반ㆍ비밀 ) 별로이관상자편성ㆍ기록물접근권한, 공개여부, 비밀여부등의속성정보재분류 ㆍ 이관기록물목록및실물대조ㆍ기록물의접근권한, 공개여부, 비밀여부등의속성정보재분류내역확인및확정ㆍ기록관으로기록물이관 ㆍ이관기록물의목록및실물대조등의품질검사ㆍ기록물의접근권한, 공개여부, 비밀여부등의속성정보재분류사항지도및점검ㆍ국가기록원으로기록물이관 ( 국가기록원이관협의시 ) ㆍ전자기록물이관기술지원 - 저장매체에전자기록물이관규격대로저장 - 바이러스검사 등 ㆍ간행물송부 ( 국가적으로 간행물관리 ㆍ간행물발간등록번호부여 ( 국가기록원신청또는기록관신청 ) ㆍ처리부서간행물취합ㆍ기록관으로간행물납본 보존가치가높은간행물에한해관할영구기록물관리기관및 국가기록원각 3 부씩 ) 행정박물및선물류관리 ㆍ생산또는활용종료된행정박물생산ㆍ접수 ㆍ처리부서의행정박물취합및등록ㆍ기록관으로행정박물및선물이관 ㆍ처리과로부터이관받은행정박물및선물검사ㆍ검수및보존처리 ㆍ폐기대상기록물선정및폐기대상목록작성 ㆍ처리과평가의견수렴및 평가ㆍ심의 ㆍ생산기록물의평가의견제시 ㆍ처리부서의평가의견취합ㆍ기록관으로처리부서의평가의견송부 기록물관리전문요원에의한심사ㆍ기록물평가심의회개최ㆍ준영구이상기록물폐기시국가기록원과협의 ( 직접관리기관 ) ㆍ폐기집행 ㆍ폐기확정전자기록물삭제 14

18 제 2 장기록물관리시작하기 2 기록관리현황파악및기록관설치의무여부확인 기록물관리부서장은관리하여야하는기록물생산량과보유량을파악 기록물관리부서장은기록관설치와기록물관리전문요원배치의무확인 1 공공기관은기관에서보유하고있는기록물현황을파악하여기록관설치의무여부를확인하여야함 2 연간기록물을 1천권 ( 전자문서의경우 10건을 1권으로환산 ) 이상생산하거나보유하고있는기록물이 5 천권이상인경우에는기록관설치및기록물관리전문요원배치가의무사항임 3 기준량에미달할경우, 기록관과기록물관리전문요원배치는선택사항이며, 기록관설치와기록물관리 전문요원을배치하지않을경우 1단계에서지정한기록물관리부서와기록물관리담당자가기록관리업무를주관함 이경우기록관리담당자는 공공기록물법 에따른기록물관리전문요원의업무를수행하여야하며, 국가기록원의기록관리교육과정이수가의무사항임. 업무의연속성을위해잦은보직교체는지양필요 관련근거 : 공공기록물법 제 13 조, 동시행령제 10 조, 시행규칙제 2 조 기록물보유현황조사방법 가 ) 조사개요 조사대상기록물 생산 ( 종료 ) ㆍ접수한종이기록물 : 문서ㆍ대장, 카드, 도면류 시청각기록물 : 필름, 사진, 동영상등 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 회의록, 행정박물, 간행물, 비밀기록물등 보유현황조사제외대상 : 업무활용을목적으로전자문서시스템에서출력한문서사본등일반자료 *. 단, 처리과에서생산ㆍ접수한원본문서가합철된파일은대상에포함 * 일반자료 : 업무담당자가관리하던문서작성초안자료, 전자문서출력본, 회의자료등기록물복본또는사본, 개인정보및기관의업무정보가포함된자료등기록물등록대상이아닌업무참조문서또는자료를의미 ( 기록물관리전문요원이 공공기록물관리에관한법률 에서정한절차에따라폐기하지않아도되는, 부서자체적으로폐기할수있는자료 ) 조사방법및담당자별역할 기관직접조사방법 - 기관기록관과처리과간의협의를통하여조사일정, 조사방법등을결정하여수행 용역을통한조사방법 ( 위탁조사 ) - 기록관관리하에해당처리과에인력을지원하여조사 15

19 2018 년정부산하공공기관기록물관리지침 나 ) 조사프로세스 처리과부서 ( ( 대상파악및공간마련 제출 이관보류대상선정 의견서제출 의견서평가, 폐기대상제출및보류대상선정 통보 업무기능분석 한시기록물재평가 보존기간재책정 이관및평가ㆍ폐기 기록관 보유현황조사계획수립 처리과현황파악 이관및재평가대상파악 조사실시 기록물이송 목록작성 서가배치 보유기록물통계작성 국가기록원 지침및매뉴얼제시 단위과제 / 단위업무보존기간변경필요시보존기간협의 직접관리기관 기록관의역할 보유기록물목록작성작업공간마련및물품지원의기록관리업무가적절하게수행되는지주기적점검 처리과 ( 부서 ) 별대상기록물확정 기록물이송시처리과 ( 부서 ) 별일정준수및지원 보유기록물현황및목록, 작업수행결과점검 생산ㆍ보존기간별, 유형별보유기록물통계분석 조사완료기록물에대한보존기간및분류체계재책정 보존기간만료기록물의평가의견조회및심의 수행기관의역할 사업대상기록물을작업공간으로이송 - 작업방법결정, 처리과 ( 부서 ) 또는작업공간확정 - 처리과 ( 부서 ) 및문서고에보관중인기록물을작업공간으로이송 이송시기록물훼손또는분실을막기위한인계인수서작성 16

20 제 2 장기록물관리시작하기 기록물정리 - 보존기간 30 년이상 (20 년이상은 30 년으로간주 ) 보존표지작업 보유기록물목록작성 - 기록물기본목록작성 대상기록물현황파악및레이블작업실시 조사대상기록물의수기작업후엑셀목록작업수행 기록물보유현황통계작성 - 기존에파악완료한기록물과조사대상기록물을취합하여생산년도및보존기간, 유형별로통계작성 다 ) 수행절차별역할분담체계 수행절차내용업무주체 보유현황조사서제시보유현황조사지침및매뉴얼마련배포기록관 보유현황조사계획수립 조사실시 취합및검토 보존기간책정 보유현황통계작성 보존기간협의 ( 직접관리기관 ) 보유현황조사계획수립및처리과통보 보유현황조사매뉴얼교육조사인력ㆍ작업공간및비품등준비처리과보유기록물위치ㆍ상태및수량파악미편철기록물편철정리처리과보유기록물목록작성및통보기록관으로기록물이관문서고보유기록물현황및목록파악문서고기록물정리및서가재배치문서고보유기록물목록작성처리과및문서고기록물목록취합보존기간책정및검토요청주요업무및기능분석보존기간검토및책정처리과보유기록물통계작성통보처리과ㆍ문서고목록취합및통계작성관리보존기간변경이필요한단위과제 / 단위업무의보존기간협의 기록관 처리과 기록관 기록관 처리과 처리과기록관 기록관 17

21 2018 년정부산하공공기관기록물관리지침 라. 작업흐름도및수행방안 작업흐름 수행방안 이송 ( 작업장 ) ㆍ인수인계서작성후이송 ( 훼손 / 분실방지및책임소재명확화 ) 기록물정리 ㆍ정리및배역 ( 생산부서, 생산년도, 보존기간별 ) ㆍ보존표지 / 집계 ( 보존기간 30 년이상 ) 목록작성 ( 기본목록 ) ㆍ기본목록작성 ( 엑셀 ) 일련번호 생산부서 생산년도 기록물철명 보존위치 보존기간 종류비고 ㆍ생산년도 / 보존기간 / 유형별통계 구분총계 99 년이전 총계 00 년이전 01 년이전 02 년이전 - 16 년이전 통계작성 ( 보유현황 ) 이관 ( 기록관 ) 문서및대장 ( 권 ) 10 년 30 년 준영구 영구 영구 대상기록물이송정리및배열목록작성통계작성 18

22 제 2 장기록물관리시작하기 마. 보유현황서식 일련번호생산부서생산년도 기록물철명 보존위치보존기간종류비고 작성시유의사항 ㆍ처리과, 기록물종류 ( 문서, 카드, 도면 ), 보존기간별로구분하여작성 - 문서, 카드, 도면, 시청각 ( 필름, 사진, 동영상 ) 으로구분하여목록작성 ㆍ생산당시의처리과 ( 생산부서 ) 명기재를원칙으로함 1 생산부서 : 기록물생산처리과 ( 부서 ) 명기재. 다만, 처리과가불분명할경우에한하여현재보관하고있는처리과 ( 부서 ) 명기재 2 생산년도 : 문서철에생산년도표기가없으면문서내용을확인하여작성 3 기록물철명 : 문서내용을확인하여정확한문서철명기재 4 보존위치 : 대상기록물을보존하고있는물리적공간 ( 부서, 문서고 ) 5 보존기간 : 영구, 준영구, 30년, 10년, 5년, 3년, 1년으로구분 보존기간 20년은 30년으로간주 6 종류 : 문서, 카드, 도면, 시청각 ( 필름, 사진, 동영상 ) 으로구분하여기재 7 비고 : 대여기록물인경우, 대출부서명기재 3 기록물관리계획수립 기록관에서는기록물관리현황조사및분석결과를바탕으로기관의기록관설치ㆍ운영을위한중장기계획및연간업무계획을작성하고, 기관의장에게보고ㆍ확정 중장기계획에는기록물관리규정ㆍ조직ㆍ인력ㆍ시설및장비ㆍ예산계획, 연차별업무추진내용ㆍ일정등포함 확정된중장기계획또는기본계획에근거한연간업무계획수립및예산반영 기록물관리현황조사및분석결과를바탕으로기록물관리업무별처리절차를개선하고구체화 해당기관의기록물관리현황분석결과및공공기록물법, 기록물관리지침, 기록관리표준등에따라현행기록물관리업무별처리절차개선방안도출 19

23 2018 년정부산하공공기관기록물관리지침 구축단계 기록관리체계구축절차는다음과같음 1 기록관리조직ㆍ인력및규정정비 2 분류체계정비및기록관리시스템구축 3 기록관리시설장비확충 처리과 조사서작성ㆍ제출 기록관 YES 기록관설치대상여부확인 NO 직제반영및기록관운영규정제 개정 기록관운영규정제정 유사업무통폐합및기록관인력확보 분류체계개발계획수립 분류체계구축방법결정 취합 검수확정 반영 단위과제보존기간협의요청 확정 기록관리시스템구축계획수립 정보화부서협조 시스템구축및운영 기록관리시설 장비 환경구축 영관구리기록기물관 기록관운영규정 ( 안 ) 제시 컨설팅 교육 컨설팅 단위과제보존기간협의 ( 직접관리기관 ) 기록관리시스템기능규격제시및컨설팅 기록관리시설 장비 환경기준제시 세부내용 1 기록물관리조직ㆍ인력확충및규정정비 수행절차세부내용수행기관 ( 부서 ) 조직 인력확충 규정정비 유사기록관리업무통ㆍ폐합 2 분류체계정비및기록관리시스템구축 3 기록물관리시설ㆍ장비확충 법시행규칙에서정한기준에부합하는경우기록관설치및기록물관리전문요원배치 기록관운영규정또는기록물관리규정제ㆍ개정 기록관운영규정 ( 안 ) ㆍ기록물관리규정 ( 안 ) 작성ㆍ제시 기록물관리부서 기록관 국가기록원 처리과에분산된기록관리기능을기록관으로통합기록관 기록물분류체계개발계획수립및개발지원 기록관리기준표 ( 기록물분류기준표 ) 조사서작성기록관리시스템계획수립및예산확보기록관리시스템구축ㆍ운영기록관리기준표반영기록물분류체계개발컨설팅ㆍ교육등지원기록관리시스템구축방안, 기능ㆍ규격제시기록관리시설ㆍ장비ㆍ환경구축기록관리시설ㆍ장비ㆍ환경기준제시 기록관 처리과, 기록관 기록관정보화부서 국가기록원 기록관국가기록원 20

24 제 2 장기록물관리시작하기 1 기록물관리조직 인력확충 준비단계에서수행한기록물보유현황조사결과기록관설치의무기관인경우, 공공기관의장은기록물을체계적으로관리하기위해기록관을설치하고, 기록물관리전문요원을배치하여야함 기록관은 공공기록물법 에따른기록물관리기관으로해당공공기관의기록물관리업무를총괄하는조직이자시설 ( 기록물관리에필요한서고, 장비등 ) 을말하며, 기록물관리부서에설치함 기록관수행업무 기능정책기능수집ㆍ정리기능열람기능보존기능정보화지원기능행정지원기능 수행업무 기록물관리에관한기본계획수립및시행 영구기록물관리기관및관련기관과의업무협력 기록물관리지도ㆍ감독및지원등 기록물수집 ( 이관 ), 관리및활용 기록물등록및정리 기록관리기준표 ( 기록물분류기준표 ) 운영 기록물평가 비공개기록물공개재분류등 기록물열람및기록물관련민원업무 자료실및정보공개접수창구운영등 서고관리 기록관리시설ㆍ장비운영및관리 보존매체수록업무등 기록관리시스템운영지원 기록물관리 S/W 운영지원 기록관홈페이지운영등 일반행정지원업무 보안업무 기록물관리관련심의회ㆍ위원회등운영지원 기록물관리전문요원은단순한문서관리가아닌, 기록물분류기준마련, 기록물가치평가, 전자문서관리, 정보공개주관등전문적인업무분야를담당하여야함 기록관리전문요원자격 : l기록관리학석사학위소지자, 2기록관리학, 역사학, 문헌정보학학사학위소지자로서행정안전부장관이지정하는기록관리학교육원을이수하고기록물관리전문요원자격시험에합격한자 관련근거 : 공공기록물법 제 41 조, 동시행령제 78 조 21

25 2018 년정부산하공공기관기록물관리지침 기록관인력배치및업무분장 ( 안 ) 구분업무분장비고 기록관장 기록관운영총괄 기록물관리전문요원 기록관운영 기록물관리기본계획및기록관운영계획수립 기록물정리, 이관, 관리업무주관 기록물관리총괄 ( 주요회의록, 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 비밀기록물, 간행물, 행정박물, 시청각기록물등 ) 기록물평가및비공개기록물공개재분류 기록물평가심의회운영 기록관리기준표 ( 기록물분류기준표 ) 운영 기록물관리에대한지도ㆍ감독및교육 기록물생산현황취합ㆍ작성및보고 이관대상기록물목록작성및이관 기록관인력의최소 1/4 이상배치 정리 기술담당 이관기록물의정리및내용기술 이관기록물의평가, 보존기간재책정, 미등록기록물등록 이관기록물의서가배가및정수점검 시설 장비운영담당 기록관시설및장비관리 서고관리및정수점검 보유기록물목록관리 열람담당 간행물및자료실 ( 열람실 ) 관리 정보공개접수처리 기록물열람및대출관리 선택 기록정보담당 기록관리시스템운영관리및유지보수 주요기록물의매체수록및비전자기록물의전산화관리 기록관리유관시스템의연계관리 선택 행정지원담당 문서수발등기록물유통업무 기록관운영에따른제반행정업무지원 선택 22

26 제 2 장기록물관리시작하기 2 기록관리규정및기록관운영규정제정 기록물관리부서장은해당기관의기록물을체계적으로관리하기위하여기록관리규정과기록관 운영규정을제정해야함 종전에사용하던문서관리규정을공공기록물법령에맞게전부개정하거나제정 기존타부서에서수행하고있는기록관리관련업무를 기록관운영규정 에따라기록관으로 통ㆍ폐합 규정의주요내용 - 기록관리규정 : 임직원의기록관리의무와역할, 관리대상기록물의범위, 기록물등록, 분류등생산절차, 기록물정리, 생산현황보고, 기록관으로기록물이관, 전자기록관리시스템등기록관리시스템구축운영, 기록물열람, 기록물평가 폐기등 - 기록관운영규정 : 기록관의기능, 기록관조직및인력구성, 기록물인수, 재분류, 기록물평가, 기록물보존등기록관에서수행하여야하는제반업무등 * 기관의상황에따라기록관리규정과기록관운영규정은통합가능 관련근거 : 공공기록물법 동시행령제 10 조 23

27 2018 년정부산하공공기관기록물관리지침 기록관운영규정 예시 기록관운영규정 제 1 장총칙 제1조 ( 목적 ) 이규정은 공공기록물관리에관한법률 ( 이하 공공기록물법 이라한다 ) 제13조및동법시행령제10조에따라 기관기록관 ( 이하 기록관 이라한다 ) 을설치하고, 그운영에관하여필요한사항을정함을목적으로한다. 제2조 ( 정의 ) 이규정에서사용하는용어의정의는다음과같다. 1. 기록물 이란 기관과그소속기관이업무와관련하여생산하거나접수한문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서등모든형태의기록정보자료와행정박물을말한다. 2. 기록물관리 란기록물의생산, 분류, 정리, 이관, 수집, 평가, 폐기, 보존, 공개, 활용및이에부수되는모든업무를말한다. 3. 기록관 이란기록물을체계적으로보존ㆍ관리하고, 효율적활용을위하여필요한보존서고공간, 열람공간, 사무공간, 작업공간, 보존시설및장비, 기록관리시스템, 기록물관리전문요원및전담인력등을모두갖춘기구를말한다. 4. 기록관리시스템 이란기록물의수집, 보존 ( 복제본제작및이중보존매체의제작을포함한다 ), 활용, 이관, 폐기등기록관에서기록물관리를전자적으로수행하는시스템을말한다. 5. 전자기록생산시스템 이라함은 행정업무의효율적운영에관한규정 제13조제10호내지제 12호에따른전자문서시스템, 업무관리시스템, 행정정보시스템을말한다. 제3조 ( 적용범위 ) 이규정은 기관및그소속기관에적용하며기록관운영에관하여다른법령에특별한규정이있는경우를제외하고는이규정이정하는바에의한다. 제 2 장구성및분장업무 제4조 ( 소속및인원구성 ) 1 기록관은 팀 ( 과 ) 에설치하고, 해당부서의장이기록관장이된다. 2 기록관장은기록관의업무를효율적으로수행하기위하여기록물관리전문요원 ( 이하 전문요원 이라한다 ) 과기록물의정리ㆍ기술, 기록정보관리, 보존업무, 그밖에기록물관리의업무수행에필요한전담인력을배치하여야한다. 24

28 제 2 장기록물관리시작하기 3 기록관장은기록물관리업무를효율적으로수행하기위하여처리과의장으로하여금기록물관리책임자를지정하여처리과의기록물관리업무를수행하도록하여야한다. 4 기록관장은기록물관리업무의효율적인수행을위하여본부이외의지사또는지역본부, 소속기관등의지역조직단위에기록관또는서고를둘수있다. 다만, 지역조직단위로기록관또는서고를둘경우보존기간 30년이상의기록물은본사기록관으로이관ㆍ관리하도록하여야한다. 유의사항 : 본사또는지역조직단위별로기록관을설치하는경우각기록관에는기록물관리전문요원을배치하여전문요원이기록물평가ㆍ폐기를수행하도록하여야함 5 기록관을설치하지않은소속기관은해당소속기관의장이기록관의역할을수행할부서를지정하고, 적정인원을배치하여관련업무를수행한다. 이경우소속기관의장은사전에기록관장과협의하여야한다. 제5조 ( 자문위원의위촉등 ) 1 기록관장은기록관의기록물관리를위한조사, 연구, 분석, 평가, 정리, 목록기술등의전문적인사무를수행하기위하여자문위원을위촉할수있다. 2 자문위원은제1항의업무를수행하는데필요한전문성을갖춘자로서 기관의장이위촉하고, 자문위원의위촉기간은 년으로하며연임할수있다. 3 기록관장은위촉된자문위원에대하여예산의범위안에서수당, 여비, 그밖에필요한경비를지급할수있다. 유의사항 : 자문위원위촉은해당기관장이하고, 자문위원의위촉기간은 2년, 3년등구체적인기간을명기 제6조 ( 주요업무및업무분장 ) 1 기록관은다음각호의사항에관한업무를총괄한다. 1. 기록물관리에관한기본계획의수립ㆍ시행 2. 소관기록물수집ㆍ관리및활용 3. 기록관리기준표의관리 4. 기록물생산현황취합및영구기록물관리기관에통보 5. 국가중요기록물의영구기록물관리기관이관 6. 주요회의록, 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 비밀기록물, 간행물, 행정박물, 시청각기록물의관리 7. 미등록기록물의수집및등록관리 8. 기록물평가심의회운영및기록물폐기관리 9. 소관비공개기록물및비밀기록물의공개재분류 10. 기록물서고및행정자료실관리 11. 기록물정수점검및실태조사 25

29 2018 년정부산하공공기관기록물관리지침 12. 기록물관리지도ㆍ교육운영계획의수립및시행 13. 해당기관및소속기관의기록물관리에대한지도ㆍ감독및지원 14. 중요기록물의재난대비계획수립 15. 기록관의시설및장비관리 16. 기록관리시스템의구축및운영 17. 활용대상주요기록물의디지털자료변환및검색ㆍ열람제공 18. 소관비전자기록물의전자화 19. 보존가치가높은준영구이상기록물의보존매체수록 20. 소관기록물의검색ㆍ열람제공 21. 정보공개접수창구 22. 기록물편찬ㆍ전시ㆍ홍보 23. 소관기록물에대한통계의작성ㆍ관리 24. 그밖에기록관의기록물관리에관하여필요한사항 2 제1항각호의업무에관한세부업무분장은기록관장이정한다. 유의사항 : 기록관의주요업무에대해서는기관의조직형태나생산기록물의특성에따라가감하여적용하되, 공공기록물법의범위를벗어나는경우에는사전에국가기록원과협의하여제도운영에차질이발생하지않도록유의 제 3 장기록물의관리 제7조 ( 기록물의생산 ) 1 기록관장은 기관및소속기관에서수행하는모든업무의과정및결과가기록물로생산ㆍ등록될수있도록하여야한다. 2 기록관장은 공공기록물법시행령 제17조내지제19조에따른조사ㆍ연구ㆍ검토서, 회의록및시청각기록물에대한생산등록ㆍ관리기준을작성ㆍ관리하여야한다. 제8조 ( 기록물의등록 ) 1 모든기록물은생산ㆍ접수한때에그기관의전자기록생산시스템으로생산또는접수등록번호가부여되어등록되도록하여야한다. 2 기록관에서직접수집한기록물은기록관의기록관리시스템에등록하여관리하여야하며비전자기록물에대하여는전자화방안에따라전자화하여관리되도록하여야한다. 제 9 조 ( 기록물의정리 ) 1 기록관장은 기관및소속기관의처리과에서생산완결한기록물의정리 26

30 제 2 장기록물관리시작하기 를위하여매년 2월말까지공개여부ㆍ접근권한재분류, 분류ㆍ편철ㆍ확정등에관한교육을실시하여야한다. 2 처리과의장은제1항에따라전년도에생산완결한기록물을정리하여그결과를매년 5월 31일까지기록관장에게전자기록생산시스템을통하여통보하여야한다. 3 기록관장은 기관및소속기관처리과의생산현황결과를취합하여매년 8월 31일까지관할영구기록물관리기관의장에게통보하여야한다.(3은직접관리기관의경우에만해당 ) 제10조 ( 기록물의이관 ) 1 기록관은처리과에서생산완결한기록물을보존기간기산일부터 2년의범위안에서이관받아야한다. 다만, 처리과에서업무참고등이필요한기록물의경우에는사전에이관연기신청서를기록관에제출하여야한다. 2 제1항단서에따라이관연기가결정된기록물은보존기간기산일부터 10년의범위안에처리과에서업무참고로활용할수있으며, 업무참고활용의목적이달성된경우에는지체없이기록관으로해당기록물을이관하여야한다. 3 직제개편, 한시조직의해산등의경우에기록관장은업무를인계인수하는부서간에기록물인계인수서를작성하여관리하도록하여야하며, 업무승계부서가없는경우에는해당기록물을기록관에서이관받아관리하여야한다. 제11조 ( 기록물의보존 ) 1 기록관에서인수한기록물은기록물형태, 처리과등을구분하여서고에배치하여야한다. 2 제1항에따른기록물의서고배치를위한구체적인배열방식은기록관장이정한다. 3 기록관장은기록물의안전한보존을위하여서고별로관리책임자를지정하여야하며, 기록물의정수점검및상태점검실시, 항온항습환경구축등을위하여필요한조치를취하여야한다. 제12조 ( 기록물의평가 ) 기록관에서의기록물의평가및폐기는 공공기록물법 제27조제1항, 동법시행령제43조, 동법시행규칙제35조에따라시행하되, 기록물평가심의회의구성및운영에관하여는 기관기록물평가심의회운영규정 으로정한다. 유의사항 : 기관기록물평가심의회운영규정 을별도로제정하지않는경우에는기록물평가조항에기록물평가심의회의구성및운영, 역할, 적용범위, 평가심의기준및심의절차, 평가결과의반영및결과기록의관리, 기록물폐기등의사항이포함되도록하여야함 27

31 2018 년정부산하공공기관기록물관리지침 제 4 장기록물의전산화관리 제13조 ( 보존시설및장비의확보 ) 1 기록관장은기록물의안전한보존ㆍ관리를위하여 공공기록물법시행령 별표 6의기준에따른보존시설ㆍ장비및환경기준을갖추어야한다. 2 기록관장은기록물의효율적인관리및활용을위하여적정한보존서고공간및작업공간, 열람공간, 사무공간을확보하여야하며, 기록물의활용에필요한기록관리시스템및열람장비를갖추어야한다. 제14조 ( 기록관리시스템및장비구축 ) 1 기록관에서는문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서등모든기록물을효율적으로관리할수있도록기록관리시스템과관련장비를구축하여야한다. 2 기록관리시스템은 기관및소속기관처리과의전자기록생산시스템및소관영구기록물관리기관의기록관리시스템과연동하여기록물의생산현황통보, 이관목록의제출, 주요기록물에대한검색ㆍ활용등이가능하도록구축ㆍ운영되어야한다. 제15조 ( 기록관리시스템의점검및유지보수 ) 1 기록관장은기록관리시스템이효율적으로운영될수있도록시스템및관련장비에대한정기점검을실시하여야한다. 2 기록관장은기록관리시스템및관련장비의유지보수가전문성을필요로할경우에는전문업체와계약을체결하여유지ㆍ보수할수있다. 제16조 ( 주요기록물의전산화 ) 기록관장은기록관과 기관및소속기관처리과의기록물중활용가치가높은기록물에대하여는전산화를추진하여기록정보의신속한검색ㆍ활용이될수있도록하여야한다. 제17조 ( 전산화기록물의보존관리 ) 전산화기록물은디스크, 자기테이프 (DAT 등모든테이프를포함한다 ), 디스켓, 광화파일또는 CD자료로구분하여관리한다. 제18조 ( 전자기록물의백업및보존 ) 1 기록관장은기록물의안전한보존을위하여백업담당자를지정하여주기적으로백업을실시하여야한다. 2 백업담당자는백업진행상태를수시로점검하여야하며, 백업자료는도난및훼손의우려가없는안전한장소에분산보관하여야한다. 유의사항 : 전자기록물의백업주기및점검주기를정하여운영할필요가있음 ( 예시 ) 구분 주기 보관기간 변경자료 매일 1개월 전체자료 매월 6개월 중요한자료의변환또는필요시 수시 28

32 제 2 장기록물관리시작하기 제 5 장보안관리및점검 제19조 ( 보안관리 ) 1 기록관장은기록관의전산실및보존서고를통제구역으로지정하고 보안업무규정 에따른보안관리를철저히하여야하며, 보안업무규정 이정하는바에따라비밀취급인가를받은자를배치하여야한다. 2 기록관의전산실및보존서고는외부인사의출입을원칙적으로금지하며, 관람ㆍ견학등부득이하게출입하고자하는자는미리기록관장의허가를받아야한다. 제 20 조 ( 긴급사태대비 ) 기록관장은기록관의전산실및보존서고의화재또는천재지변등비상사태 발생에대비하여보안대책및재난대비계획을작성하여운영하여야한다. 제21조 ( 점검 ) 1 기록관의전산실근무자는다음각호의사항을이행하여야한다. 1. 전원및소화설비등시설물에대한일일점검 2. 중요전산자료의등록관리대장및입출력대장의관리 2 기록관의서고관리자는다음각호의사항을이행하여야한다. 1. 보존서고의각종전원및소화설비ㆍ시설물의작동상태와보존기록물의오손여부및해충의발생여부점검 2. 보존기록물의열람및대출상황의점검 유의사항 : 이밖에기록관의전산실및서고관리를위하여필요한사항은해당기록관에서관련항목을추가하여운영 제 6 장기록물의대출및열람 제22조 ( 열람시간 ) 기록물의열람시간은당일근무시간의시작시부터종료시까지로한다. 다만, 기록관장이필요하다고인정하는경우에는이를연장하거나단축하여운영할수있다. 제23조 ( 열람및대출자격 ) 1 기록물을열람및대출할수있는사람은다음각호와같다. 1. 기관및소속기관의직원 2. 공무원및공무원이아닌자로서학술연구또는비영리목적으로기록물을이용하고자하는자 2 제1항제2호의경우기록관밖으로의대출은금지한다. 29

33 2018 년정부산하공공기관기록물관리지침 제24조 ( 열람시준수사항 ) 1 열람은기록관안에서하여야하며, 다음각호에해당하는행위를하여서는아니된다. 1. 기록물의훼손ㆍ오손또는파기 2. 무단으로열람실밖으로의반출 3. 복사기등시설ㆍ장비의훼손또는파손 4. 열람실안으로의음식물등반입행위 5. 그밖에다른사람의열람에방해가되는행위 2 기록관의시설을이용하고자하는자에게는이용대장에필요한사항을기재하도록하고, 복사등에소요되는용지를이용자에게부담하게할수있다. 3 기록물의열람은기록관안에서하여야하며, 기록물을열람하는자는기록관열람담당직원의지시에따라야한다. 제25조 ( 대출한도및기간 ) 기록물대출은다음각호에따른다. 1. 대출은직원의근무시간이내에함을원칙으로한다. 2. 기록물의대출기간은 일이내로한다. 다만, 특별한사유가인정되는경우에는 1회에한하여연장할수있다. 3. 기록물을대출하고자하는자는대출신청서및서약서를작성하여기록관장의승인을받아한다. 4. 기록관장은제2호에도불구하고기록물의보존상태나기록물의특성에따라대출의범위와조건을달리정할수있다. 유의사항 : 대출기간은 7 일또는 14 일등으로구체적으로명시 제26조 ( 열람 대출의제한 ) 다음각호의어느하나에해당하는경우에는기록물의열람및대출을제한할수있다. 1. 비밀 ( 대외비포함 ) 이해제되지않은기록물을열람ㆍ대출하고자하는경우 2. 해당기록물과관련이없는자가열람ㆍ대출하고자하는경우 3. 다른법령에서기록물의열람또는대출을제한하고있는경우 4. 기타기록물의열람및대출로인하여타인에게손해를끼치거나정상적인업무의추진이곤란하다고인정되는경우 5. 관보및정기간행물등이미공개되어활용되고있는기록물 6. 망실또는파손되기쉬운기록물인경우 7. 대출로인하여업무수행에지장을초래하는기록물인경우 8. 그밖에기록물의성질상대출이부적합하다고인정되는경우 30

34 제 2 장기록물관리시작하기 제 27 조 ( 대출기록물의전대금지 ) 누구든지대출받은기록물을타인이나다른기관에전대할수없다. 제28조 ( 대출기록물의반납 ) 1 기록물을대출받은자는정해진기간내에기록물을반납하여야한다. 다만, 대출기간의연장이필요한경우에는사전에연장신청을하여야하며, 이를이행하지않을경우에는추가대출을금지할수있다. 2 다음각호의사유가발생한경우에는정해진기간전이라도지체없이대출기록물을반납하여야한다. 1. 휴직, 정직, 퇴직, 타기관전출또는대출기간을초과하는휴가, 병가, 장기출장시 2. 그밖에기록관장이대출기간전반납을요구하는경우 제 7 장보칙 제29조 ( 기록물관리실태점검및교육 ) 1 기록관장은 기관및소속기관의기록물관리실태를연 회이상점검하여야한다. 2 기록관장은기록물의효율적인관리를위하여기록물관리책임자또는직원을대상으로교육을실시할수있다. 유의사항 : 기록물관리실태점검은연 1 회, 연 2 회등과같이구체적인횟수를명기하고, 기록관의연도별운영계획수립시에반영하도록함 제 30 조 ( 세부사항 ) 이규정의시행에필요한사항은기록관장이따로정할수있다. 부칙 1 ( 시행일 ) 이규정은 년 월 일 ( 또는특정시기명시 ) 부터시행한다. 2 ( 경과조치 ) 이규정시행당시종전의규정에의하여설치된 기관자료관은이규정에의하여 기관기록관이설치된것으로본다. ' 31

35 2018 년정부산하공공기관기록물관리지침 3 기록물분류체계정비및단위과제별보존기간책정 전자적기록물관리체계및기록관리시스템구축을위해서는기록물분류체계정비가우선되어야하므로기록물관리부서장은해당공공기관의기록물분류체계를마련하여시행해야함 기록물분류는동일한업무에서생산된기록물을사안별로구분하는것으로, 단위과제별로법적으로보관이필요한기간, 업무참조 활용도등을고려하여보존기간을설정함 기록물분류체계정비및단위과제별보존기간책정절차 방법은제3장 기록물분류 참고 보존기간외에공개여부, 비밀여부및접근권한등의관리정보를함께관리하여야하며, 기관의기록관리기준표는기관장의결재를득하여기록물정리기간종료직후기관의홈페이지등정보통신망에고시하여야함관련근거 : 공공기록물법 제19조, 동시행령제22조 32

36 제 2 장기록물관리시작하기 4 기록물평가심의회구성및평가절차마련 기록물관리부서장은기록물평가심의회를구성운영하여야하며, 기록물관리전문요원은기록물평가 폐기심사등기록물평가 폐기업무와법적절차를주관하여야함 기록물은단위과제별보존기간에따라관리하고, 보존기간이경과하면생산부서의견조회, 기록물관리전문요원의심사, 기록물평가심의회심의를거쳐폐기함 기록관설치의무가부여된공공기관의경우기록물관리전문요원을배치하여야만기록물평가 폐기가능 기록물은한번폐기되면복구할수없으므로보존기간이경과한기록물은가치평가를거쳐보존여부를다시판단하는절차를거쳐야하며, 보존의필요성이없는경우에는폐기관련근거 : 공공기록물법 제27조, 동시행령제43조 기록물평가절차 처리과 2 의견조회에대한회신 기록관 1 생산부서의견조회 3 기록물관리전문요원의심사 4 기록물평가심의회구성ㆍ심의 - 기록물평가심의서심의ㆍ의결 - 폐기여부결정 5 평가심의결과처리 - 보존기간재책정, 보류 - 폐기 33

37 2018 년정부산하공공기관기록물관리지침 5 전자기록생산시스템구축 운영 기록물관리부서장및시스템담당부서장은 공공기록물법 에따라기록물등록, 분류, 정리, 이관등의기록관리기능 (ERM) 을구현한전자기록생산시스템 * 을구축운영하여야하며, 기록관리 메타데이터 ** 를생성하여관리할수있도록관련기능을개선해야함 * 행정효율과협업촉진에관한규정 제 3 조제 10 호내지제 12 호에따른전자문서시스템, 업무관리시스템, 행정정보시스템 ** 시간과공간을초월하여기록의생산, 관리와이용이가능하도록하는구조화혹은반구조화된정보 전자기록생산시스템은그룹웨어, 전자결재시스템등명칭은다양할수있으나, 전자문서의진본성이 유지될수있도록기록관리에필요한필수기능을구현하여야함 * 전자기록생산시스템기록관리기능요건 (NAK 19-4:2012(v1.0)), 전자기록생산시스템기록관리기능요건 - 제 2 부 : 전자문서시스템 (NAK 19-2:2013(v1.0)), 전자기록생산시스템기록관리기능요건 - 제 3 부 : 업무관리시스템 (NAK 19-3:2015(v1.0)) 참고 관련근거 : 공공기록물법 제 4 조, 동시행령제 34 조 전자기록물라이프싸이클 4 단계모형 생산이전단계 생산단계 준형용단계 비현용단계 기록관리시스템하부구조구축 생산유통 보관이관검색 보존열람활용 영구기록물관리기관및처리과 처리과 ( 전자기록생산시스템 ) 기록관 ( 기록관리시스템 ) 영구기록물관리기관 ( 중앙영구기록관리시스템 ) 기관의조직및업무능력분석 기록물관리일정표수립 ( 가치평가를통한보존기간책정 ) 신규전자문서의결재및생성 전자기록물목록등록 분류편철보관 생산현황보고및이관목록작성 기록물이관 이관기록물기본 / 세부목록관리 검색및활용 수집및인수계획수립 디지털화및광디스크수록 폐기, 재분류심의 기관별처리일정표관리 기록관시스템관리 생산현황보고총괄분석 기록물처리일정표총괄 기록물수집정책수립 평가및기술 보존매체수록 기록관리정책및표준화 디지털화및광디스크수록 기록물열람및활용 34

38 제 2 장기록물관리시작하기 6 기록관리시스템구축 운영 기록물관리부서장은전자문서의보존, 기록물서고관리, 비공개기록물재분류, 보존기간이경과한 기록물의평가 폐기, 검색및활용등기록관리업무수행을위해기록관리시스템구축 운영 정부산하공공기관등의기록관리를위한시스템기능요건 (NAK 20:2014(v1.0)) 및영구기록관리시스템기능요건 (NAK 7:2015(v1.2) 참고 관련근거 : 공공기록물법 제 4 조 7 기록물관리시설 장비확충 기록물관리시설 보존기록물의종류및수량을고려하여법정공간확보 현재보존중인기록물량, 추가이관예상량등을산정하여적정면적확보 보존환경등을고려하여한시기록물보존서고와준영구이상기록물보존서고를구분 서고위치는소장기록물의종류, 온ㆍ습도환경, 재난대비등을고려하여지상형또는지하형으로하 되지상형권고 - 인수실및등록ㆍ정리실 처리과기록물의대량인수 ( 이관 ) 가용이하도록설계하고, 인수과정에서발생하는분진을흡입ㆍ배출가능하도록흡입배출구설치 인수기록물임시보관을위한임시서가, 목록검수및등록ㆍ정리를위한이동식작업대ㆍ북카, 공기청정기등을확보하여등록ㆍ정리작업의편의도모 - 열람실 직원및외부열람인을위한일반열람실을설치하고, 필요시휴게실마련 소장기록물중마이크로필름이있는경우, 특수매체열람실을별도로구성하고판독복사기설치 - 기타시설 전산실 : 기록물의효율적관리와행정업무지원을위한기록관리시스템등의전산장비설치 전시실 : 상설전시관과기획전시관을구분ㆍ설치하고전시공간은서고보존환경과동일하게적용 보존처리실 : 기록물의탈산및소독등을수행하는작업공간으로처리공간전체에대한배기시설설치 마이크로필름실 : 촬영을위해기록물을정리할수있는촬영준비실, 암실환경이조성된촬영실, 촬영된필름검사실, 현상및복제실등으로구성 기록물의탈산및소독등보존처리를위한장비및시설, 마이크로필름촬영및현상장비는업무처리량, 보존기록물종류등을고려하여민간용역으로처리할수있으며, 이경우기관내에설치하지않을수있음 35

39 2018 년정부산하공공기관기록물관리지침 기록관리보존환경 - 보존서고에는항온ㆍ항습기, 온습도계등을설치하여야하며, 특히준영구이상기록물은반드시항온ㆍ항습환경하에서관리 - 화재발생시기록물에영향을주지않는휴대형가스식소화기비치 - 기록물의안전한관리를위해이중잠금장치설치 - 기록물유형별적정한보존환경설정ㆍ관리 보존환경유지기준 구분종이기록물전자기록물시청각기록물행정박물 온도 ( ) 18~22 18~22 필름매체류 : -2~2 자기매체류 : 13~17 18~22 습도 (%) 40~55% ( 변화율은 10% 이내 ) 35~45% ( 변화율은 10% 이내 ) 필름매체류 : 25~35% ( 변화율은 10% 이내 ) 자기매체류 : 35~45% ( 변화율은 10% 이내 ) 40~55% ( 변화율은 10% 이내 ) 조명 (lux) 보존서고 100~300 lux, 전시관 50~200 lux ( 원본전시기준 ) 기타환경관리 - 서고내로외부공기의직접유입방지및분진등의오염물질, 해충침투를방지하고햇빛의직접적인입사방지를위하여창문에블라인더ㆍ커튼등을설치 - 창문과출입문은완전히밀폐되도록개폐장치를보완하고, 단열확보등을위해지속적인관리필요 36

40 제 2 장기록물관리시작하기 정착 확산단계 1 기록물관리전문요원및기록물관리담당자재교육 공공기록물법 에따라공공기관과임직원등이준수하여야하는의무와역할등에대한교육필요 - 기록물의체계적인관리를위해생산, 분류, 정리, 이관등실무교육실시 기록물관리전문요원이아닌기록물관리기관의종사자는기록물관리기관에보직되기전또는보직된후 6 개월이지나기전까지중앙기록물관기기관의장이정하는기록물관리교육과정을이수해야함 2 기록물관리지도 점검 기록관의장은공공기록물법, 기록관리표준, 기록물관리지침등을준수하여해당기관 ( 소속기관포함 ) 의기록물관리업무가적절하게수행되는지를주기적으로점검해야함 기록물관리실태점검결과, 미비사항이발견될경우에는즉시필요한대책을수립ㆍ시행하여야함 3 소장기록물활용및홍보 소장기록물을활용한콘텐츠개발, 전시등다양한이벤트, 서비스계획수립 기관내부이용자에게기록관및소장기록물을홍보하고, 기록관의역할및기록물관리의중요성을인식시킬수있는기회를지속적으로개발 37

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43 2018 년도정부산하공공기관기록물관리지침 제 3 장기록물관리 따라하기 1 절기록물관리실무 1. 기록물등록 분류 정리 보존 2. 기록물생산 보유현황통보 3. 기록물이관 4. 기록물평가심의 5. 서고관리및보안 재난관리 2 절기록물유형별관리 1. 조사 연구 검토서 2. 회의록 3. 시청각기록물 4. 간행물 5. 행정박물 6. 비밀기록물 7. 웹기록물

44 2018 년정부산하공공기관기록물관리지침 제 3 장기록물관리따라하기 1 절기록물관리실무 1 기록물등록 분류 정리 보존 가 ) 기록물등록 1) 일반사항 관련근거 - 법제18조 - 시행령제20조ㆍ제21조 - 시행규칙제4조ㆍ제5조ㆍ제6조ㆍ제13조 - NAK 3:2015(v2.2) : 처리과기록관리업무처리절차 기록물등록범위 - 공공기관이기록물을생산또는접수할때에는전자기록생산시스템으로생산또는접수하여등록번호를부여하고, 이를그기록물에표기해야하며등록정보를전자적으로관리해야함 - 전자기록생산시스템으로생산또는접수한기록물뿐만아니라도서, 대장, 카드, 도면, 기관장의메모ㆍ일정ㆍ접견기록, 시청각기록물, 회의록, 조사ㆍ연구또는검토서, 형상기록물 ( 행정박물 ) 등모든형태의기록정보자료는전자기록생산시스템을통해등록번호를부여하여관리해야함 - 행정정보시스템으로작성ㆍ보유하고있는각종행정정보도기록관리대상임 40

45 제 3 장기록물관리따라하기 2) 기록물등록방법 첨부물의분리등록 - 기록물의본문과첨부물이규격차이가심하거나상호다른기록매체로구성되어있는경우본문과첨부물을분리등록하여관리하여야함 - 분리등록한첨부물은기록물등록대장의해당문서를출력하여분리등록한첨부물과함께보관 - 전자기록생산시스템에서출력한문서는반드시 사본 임을명시하여야함 첨부물의분리등록번호는본문의생산 ( 접수 ) 등록번호에첨부일련번호를추가 ( 본문의등록번호-1 ) 생산등록번호부여시기 - 결재권자가결재하거나보고받은기록물은결재또는보고가끝난후 - 조사ㆍ연구또는검토서의반려문서또는재작성전의원본문서는반려된직후또는재작성된문서로교체된직후 - 전자기록생산시스템에서반려또는재작성전의문서를원본의첨부형태로관리하는경우반려또는재작성전의문서에별도의등록번호를부여하지않을수있음 - 사진ㆍ필름류의시청각기록물은보존대상기록물로선정된후 - 영화ㆍ비디오ㆍ오디오류는촬영ㆍ녹화또는녹음된기록물을편집하여기록물이완성된후 ( 단, 편집장비를보유하지않은경우는편집되지않은상태의기록물을등록 ) - 접수기록물은접수와동시에등록번호부여 - 기록관이직접수집한기록물의경우에는기록관리시스템에등록한시점 등록번호표기 - 기안문ㆍ시행문등생산등록번호란또는문서번호란이표시되어있는기록물은생산등록번호란또는문서번호란에표기 - 생산등록번호란또는문서번호란이설치되어있지않은문서ㆍ카드류ㆍ도면류등의기록물은그기록물의좌측상단여백에표기 - 사진또는필름류의기록물은사진뒷면과사진ㆍ필름등을넣은봉투또는그사진ㆍ필름등을부착한종이의좌측상단여백에표기 - 테이프ㆍ디스크ㆍ디스켓류의기록물은그기록물저장매체와보존용기에표기 - 그밖에기록물의재질또는규격상기록물자체에생산등록번호를표기하기곤란한경우에는그기록물을넣은봉투또는보존용기에표기 - 시행문서식또는접수인에의하여접수된기록물외의접수기록물은생산등록번호의표기와동일한방법으로우측상단여백에표기 - 전자기록물의경우, 등록번호를등록정보로관리하는것으로등록번호표기대체 41

46 2018 년정부산하공공기관기록물관리지침 등록번호의표시방법 1. 생산등록번호 가. 문서ㆍ카드류ㆍ도면류등보통규격이상의기록물 나. 사진ㆍ필름ㆍ테이프ㆍ디스켓등소형규격의기록물 등록번호 등록일자 2.5cm 1.5cm 등록 ( 등록번호 ) ( 등록일자 ) 처리과 3.5cm 5cm 2. 접수등록번호가. 문서ㆍ카드류ㆍ도면류등보통규격이상의기록물 나. 사진ㆍ필름ㆍ테이프ㆍ디스켓등소형규격의기록물 접수번호 접수일시 2.5cm 1.5cm 접수 ( 접수번호 ) ( 접수일시 ) 처리과 3.5cm 5cm 42

47 제 3 장기록물관리따라하기 나 ) 기록물분류 1) 일반사항 관련근거 - 법제18조ㆍ제19조 - 시행령제22조ㆍ제25조ㆍ부칙제3조 - 시행규칙제7조ㆍ제16조ㆍ제17조 - NAK 3:2015(v2.2) : 처리과기록관리업무처리절차 - NAK 4:2012(v2.1) : 기록관리기준표작성및관리절차 기록물의분류원칙 - 기록물을분류할때에는처리부서별, 단위과제별로해당기록물을분류하여관리하여야함 - 기록물은생산시점부터보존기간, 공개여부및접근권한등을분류하여관리하여야함 - 기록물분류시정부기능분류체계 (BRM) 의단위과제별로작성하는것을원칙으로하되, BRM을적용할수없는경우영구기록물관리기관의장과협의하여별도의기능분류방식사용 - 공공기록물법 시행령부칙제 3조에따라공공기관은 2017년도 12월 31일까지기록관리기준표로전환해야함 기록물분류체계 기록관리기준표 정책분야 대국민서비스, 정부내활동등에따른구분 ( 정책, 사업별 ) 정책영역 부처별기능 ( 기관 ) 대기능 실 / 국단위 중기능 과 / 팀단위 소기능 담당자 ( 법적근거 ) 단위과제 소기능세분화 단위과제카드 기록물건편철단위 43

48 2018 년정부산하공공기관기록물관리지침 2) 분류방법 기록관리기준표운영방법 - 기록관리기준표의관리항목은단위과제별업무설명, 보존기간및보존기간책정사유, 비치기록물해당여부와공개여부및접근권한등의관리기준을포함하여야함 - 기록관리기준표는해당기관의기록관리시스템으로생성ㆍ관리하여야하며, 전자기록생산시스템과연계하여데이터를관리하여야함 기록관리항목 1 업무설명업무설명은누가보더라도쉽고정확하게파악할수있도록업무내용을구체적이고상세하게제시하며, 해당업무의근거가되는법령및지침, 업무절차및중요도, 타업무와의연관성등도확인하여포함될수있도록해야함 단위과제의업무설명작성예시 단위과제 기록관리기준표관리 업무설명 공공기록물관리에관한법률 제 19 조및동법시행령제 25 조에따라각처리과의문서등록 - 분류 - 편철을제어하는기록관리기준표를관리하는업무 년이후지속된 < 공문서분류번호및보존기간표 > 를대체하는제도이며, 그중요도가큼 녹지관리 시설물대관 자연환경을보존하면서시설물이정상적인기능을수행할수있도록수목등을관리하거나, 주변경관이향상되도록초화ㆍ수목등을설계ㆍ정비하는업무 해당시설물에대한이용신청을받아사용을허가하고, 행사등이원활하게진행될수있도록협조하는업무 44

49 제 3 장기록물관리따라하기 2 보존기간책정 - 보존기간은해당기록물의가치를수량화한것으로영구, 준영구, 30년, 10년, 5년, 3년, 1년으로구분하고, 단위과제에우선책정함 - 공통기능의보존기간은 [ 부록 ] 의 단위과제별공통업무보존기간표 를참고하여책정하고, 고유기능의보존기간은개별법령에보존기간이규정된경우법령에명시된보존기간을우선적으로적용하여책정함 - 전자기록생산시스템에서보존기간을적용하는경우단위과제아래생성된단위과제카드는그보존기간값을그대로승계하며, 단위업무아래생성된기록물철은보존기간을달리책정할수있음. 다만, 기록물의철의보존기간은단위업무의보존기간을초과할수없으며, 단위업무의보존기간을초과하는기록물철이있는경우단위업무의보존기간을변경하거나, 별도단위업무를신설하여분리해야함 가치구분기록물은행정업무의활용적가치, 증빙적가치, 역사적ㆍ학술적가치를지니고있다. 구분활용적가치증빙적가치역사적가치 내용 해당업무추진, 책임소재파악, 다른업무에참고가필요한정도 해당업무가인사ㆍ조직, 재무ㆍ회계, 계약등증빙상문제나법적대응및법적권리보호문제가발생하였을때대응이필요한정도 산업사, 경제사등국가적인시대상황을파악하는데유용하고사회적으로중요한사건및인물정보를포함하고있거나, 해당기관의중요정책, 국제적교류협력ㆍ협상등의정보를포함하는경우 책정기준보존기간은업무종료후참고할기간, 민원증명ㆍ분쟁이나소송등에증빙자료로필요한기간, 연구자료, 사료등역사자료로쓰일가능성등을종합적으로고려하여책정하되다음의기준을우선따른다. 보존기간을특별히명시한개별법령 공공기록물법시행령 [ 별표 1] 기록물의보존기간별책정기준 단위과제별공통업무보존기간표 준영구 인사관리, 시설관리등 30 년이상장기보존이필요하나, 일정기간이지나관리대상인사람, 물건, 시설등이사망또는소멸되면더이상보존할필요가없어영구보존할필요는없지만보존기간을특정하기곤란하여 70 년경과후매 30 년마다보존여부를재분류하여야하는기록물은보존기간을준영구로책정한다. 45

50 2018 년정부산하공공기관기록물관리지침 3 보존기간책정사유작성 기록물의보존기간책정사유를작성할때에는자의적판단이아닌명확한책정근거를설명할수있도록해야함. 관련법령및규정, 업무중요도, 향후활용여부등기록물의가치를구체적으로제시하며, 공공기록물법시행령 [ 별표 1] 의책정기준을활용하여작성할수도있음. 보존기간책정사유작성예시 단위과제 / 단위업무보존기간보존기간책정사유 새만금사업공정별시청각기록 영구 새만금간척사업에관한기록으로, 10 년이상장기지속되는대규모간척사업의특성상증빙을위하여장기보존이요구될뿐만아니라, 공정별시청각기록이라는희소적, 역사적가치가있어보존기간을영구로책정 셔틀버스운영 10년 단위과제별공통업무보존기간표 < 차량관리 (10년)> 의보존기간을참고하여책정 녹지관리 영구 매년반복되는녹지정비는업무참고정도의보존기간책정이가능하나, 고목 ( 古木 ) 등수목의이력을관리하는기록물은처분시까지, 녹지대지정기록물은해제시까지보존할필요가있어보존기간을영구로책정 시스템구축ㆍ운영 시설물대관 준영구 5 년 공공기록물관리에관한법률시행령 별표 1 준영구제3호 * 를참고하여보존기간을책정한것으로, 구축관련기록물과수록된데이터는장기보존하되, 일반행정기록물은시스템유지보수및장애복구등에필요한정도를고려하여보존기간책정가능 * 행정정보시스템의데이터세트및운영시스템의구축과관련된중요기록물일회성또는단기간해당장소를대여해주는단순반복적인업무로행정참고가필요한정도를고려하여보존기간책정 4 비치여부비치기록물은카드ㆍ도면ㆍ대장등과같이주로사람ㆍ물품또는권리관계등에관한사항의관리나확인등에수시로사용되어 행정효율과협업촉진에관한규정 제3조제4호에따른처리과에서계속비치ㆍ활용하는기록물로인사기록카드, 이력이기재되는대장 ( 기록물등록대장, 관인대장등 ), 설계도면등이대표적인예임따라서장기프로젝트등과같이처리과에서일정기간동안업무에수시로참고해야하는기록물에대하여는비치기록물로지정하여관리하는것이아니라, 공공기록물법시행령제32조제3항에근거하여해당기록관과협의하여기록물이관시기를연장하는제도를활용해야함 5 공개여부공공기록물법시행령제27조에따라기록물 건단위 로공개여부를구분하고, 동법시행규칙제18조에따라공개, 부분공개, 비공개중하나를선택하여표시해야함. 부분공개및비공개는 공공기관의정보공개에관한법률 제9조제1항각호의해당번호를표시하고그사유를명시해야함 6 접근권한공공기관은공공기록물법시행령제28조에따라기록물및접근자를기준으로기록물내용및목록정보로구분하여접근범위를설정해야함. 접근권한은 건단위부여 등기관에따라그방법을달리정할수도있음 46

51 제 3 장기록물관리따라하기 기록관리기준표작성서식 조직정보 처리과 정책정책분야영역 기능분류 대기능중기능소기능유형구분코드명칭코드명칭코드명칭 단위과제 코드명칭 현존여부 업무보존설명기간 보존기간책정사유 관리기준 비치여부 비치이관시기 공개접근여부권한 기록관리기준표를작성하는과정에서업무내용을비밀로관리해야할필요가있는경우에는해당단위과제명에가명등을부여하여작성 매년기록물정리기간종료직후전년도에신규로시행하였거나보존기간이변경된단위과제명, 단위과제업무설명및단위과제보존기간등을해당기관홈페이지등정보통신망에고시해야함 47

52 2018 년정부산하공공기관기록물관리지침 분류체계정비절차도및주요내용 분류체계운영현황파악및분류작업에필요한자료 * 수집 * 직제, 사무분장표, 조직도등 작업방향결정 조사방법결정 - 자체조사 / 용역조사 기능구분방법결정 - 대 ᆞ 중 ᆞ 소기능구분에활용가능한자료파악 계획수립 추진배경 추진근거 현황및문제점 추진방법 추진일정등포함 교육 추천 교육ㆍ면담 단위과제도출 단위과제도출 + 관리기준작성 유형 ( 공통 / 고유 ) 구분설명 단위과제의작성원칙및도출방법설명 단위과제별관리기준작성방법설명등 단위과제도출 단위과제확정 교육ㆍ면담단위과제확정 처리과면담 면담전준비사항 - 부서의업무파악및수행방법진단 - 전년도기록물철 / 건목록검토 - 면담자 : 기록물관리담당자 + 상위관리자 기록관검토 단위과제별관리기준작성 단위과제별관리기준작성 기록관리기준표조정ㆍ확정 48

53 제 3 장기록물관리따라하기 3) 보존기간협의 1 대상기관 - 공공기록물법시행령제25조제3항에따라직접관리기관은보존기간을국가기록원과협의하여확정해야함 - 동법시행규칙제17조에따른직접관리기관은다음과같음 2007 년지정 대한무역투자진흥공사, 한국관광공사, 한국광물자원공사, 한국농수산식품유통공사, 한국농어촌공사, 한국도로공사, 한국방송공사, 한국석유공사, 한국석탄공사, 한국수자원공사, 한국은행, 한국전력공사, 한국조폐공사, 한국토지주택공사, 한국철도공사, 한국투자공사 2009 년지정 국민건강보험공단, 국민체육진흥공단, 수출입은행, 예금보험공사, 한국가스공사, 인천국제공항공사, 한국공항공사, 한국마사회, 한국자산관리공사, 한국지역난방공사 2012 년지정 국립공원관리공단, 국민연금공단, 국토연구원, 대한적십자사, 대한지적공사, 중소기업진흥공단, 한국개발연구원, 한국과학기술원, 한국국제협력단, 한국산업단지공단, 한국연구재단, 한국원자력연구원, 한국정보화진흥원, 한국항공우주연구원 2 협의절차 - 공공기록물법시행규칙제16조제2항에따라공공기관은신설또는변경된단위과제 / 단위업무의 보존기간에대하여매년 10 월 31 일까지다음절차에따라국가기록원에협의를요청해야함 직접관리기관국가기록원직접관리기관국가기록원 (2) 보존기간협의대상선정및검토 ( 처리과의견조회포함 ) (1) 협의요청 ( 공문 ) (8) 시스템반영및기관고시 (7) 최종결과통보 ( 공문 ) (3) 협의서제출 ( 공문 ) (4) 1 차협의ㆍ검토 (5) 재검토 (6) 재협의ㆍ확정 - 보존기간협의완료후, 해당기관의기록관리기준표 / 기록물분류기준표는기관홈페이지를통해 고시해야함 49

54 2018 년정부산하공공기관기록물관리지침 3 제출서식등 - 직접관리기관은 < 표 8> 의서식을참고하여엑셀파일로국가기록원에제출 - 제출시기및서식 제출시기 : 매년 1.1. 부터 까지 - 제출전체크리스트 하나의단위과제를여러팀에서중복해서사용하면 유사공통업무 로구분한다. 고유업무중중복된단위과제명이없도록구체적으로작성한다. 보존기간의적절성을검토하고, 보존기간과보존기간책정사유기간을일치시킨다. 장기보존이필요한기록물의주요용어는키워드검색을통해선별한다. [ 예 : 전략회의, 주주총회, 위원회, 회의록, MOU체결, 홍보동영상제작등 ] 단위과제명에영문약자만표기될경우설명에서약자를풀어작성한다. [ 예 : KSP기획 KSP(Knowledge Sharing Program, 한국식원조모델 ) 기획 ] 1 필수항목작성 조직정보, 기능분류및관리기준항목 2 기능구분 처리과공통, 기관공통, 고유, 유사공통으로구분 3 보존기간책정 공통업무는 공통업무보존기간표 준수 ( 본지침부록참조 ) 4 중요기록물선별 기관의주요업무로장기보존이필요한기록물선별 ( 기획업무, 전략수립, 이사회운영, 협약체결등 ) 5 단위과제중복확인 목록내중복단위과제가존재하는지등점검 6 관리기준작성 업무설명, 보존기간책정사유작성이누락되지않도록하고, 자세히기술할것 50

55 제 3 장기록물관리따라하기 다 ) 기록물공개 1) 일반사항 관련근거 - 법제35조ㆍ부칙제5조 - 시행령제72조 - NAK 3:2015(v2.2) : 처리과기록관리업무처리절차 2) 기록물공개방법 공개여부구분관리 - 공개여부는기록물의건단위또는쪽단위로구분하고, 이관시비공개기록물은비공개사유를함께제출 - 공개여부구분표시는 공개, 부분공개, 비공개 중하나를선택하여표시 - 부분공개 또는 비공개 의경우해당정보를 부분공개 ( ) 또는 비공개 ( ) 로표시하고 공공기관의정보공개에관한법률 제9조제1항각호의비공개사유호수를괄호안에표시하여함께관리 비공개기록물의재분류 - 비공개기록물은생산년도종료후 30년이경과하면전부공개를원칙으로함 - 공개원칙적용이어려운경우직접관리기관은연장시기및사유등을해당비공개기록물의보존기간기산일부터 30년이되는해의전년도말일까지영구기록물관리기관의장에게제출하고그밖의기관은자체적으로연장시기및사유등을작성ㆍ관리 - 기록관 ( 기록관리부서 ) 에서보유하고있는비공개로재분류된기록물에대하여는재분류된연도부터매 5년주기로공개여부재분류 공개재분류절차 - 공개재분류대상기록물선정 : 보유중인비공개기록물중재분류시점으로부터 5년이도래한재분류대상목록을추출하여처리과별, 기록물유형별로구분ㆍ정리 - 공개여부구분 : 처리과의견조회ㆍ협의ㆍ조정후그결과를기준서및검토서에반영 - 공개여부확정 : 분류결과는기록관장의결재를거쳐확정 - 공시 : 공개결정기록물목록은홈페이지등을통한게시및대국민서비스실시 공개여부결정이어렵거나처리과와의견이상이한경우 기록물공개재분류심의회 에서충분히검토될수있도록함 ( 기관의정보공개심의회가공개재분류심의회업무를겸할수있음 ) 51

56 2018 년정부산하공공기관기록물관리지침 기록물의비공개대상구분 구분대상기록물분류근거 1 다른법률또는법률이위임한명령 ( 국회규칙ㆍ대법원규칙ㆍ헌법재판소규칙ㆍ중앙선거관리위원회규칙ㆍ대통령령및조례에한한다 ) 에의하여비밀또는비공개사항으로규정된정보 공공기관의정보공개에관한법률제 9 조제 1 항제 1 호 2 국가안전보장ㆍ국방ㆍ통일ㆍ외교관계등에관한사항으로서공개될경우국가의중대한이익을현저히해칠우려가있다고인정되는정보 제 9 조제 1 항제 2 호 3 공개될경우국민의생명ㆍ신체및재산의보호에현저한지장을초래할우려가있다고인정되는정보 제 9 조제 1 항제 3 호 4 진행중인재판에관련된정보와범죄의예방, 수사, 공소의제기및유지, 형의집행, 교정, 보안처분에관한사항으로서공개될경우그직무수행을현저히곤란하게하거나형사피고인의공정한재판을받을권리를침해한다고인정할만한상당한이유가있는정보 제 9 조제 1 항제 4 호 5 감사ㆍ감독ㆍ검사ㆍ시험ㆍ규제ㆍ입찰계약ㆍ기술개발ㆍ인사관리ㆍ의사결정과정또는내부검토과정에있는사항등으로서공개될경우업무의공정한수행이나연구ㆍ개발에현저한지장을초래한다고인정할만한상당한이유가있는정보 제 9 조제 1 항제 5 호 6 해당정보에포함되어있는성명ㆍ주민등록번호등개인에관한사항으로서공개될경우사생활의비밀또는자유를침해할우려가있다고인정되는정보 제 9 조제 1 항제 6 호 7 법인ㆍ단체또는개인의경영상ㆍ영업상비밀에관한사항으로서공개될경우법인등의정당한이익을현저히해칠우려가있다고인정되는정보 제 9 조제 1 항제 7 호 8 공개될경우부동산투기ㆍ매점매석등으로특정인에게이익또는불이익을줄우려가있다고인정되는정보 제 9 조제 1 항제 8 호 52

57 제 3 장기록물관리따라하기 라 ) 기록물편철 1) 일반사항 관련근거 - 법제18조 - 시행령제23조 - 시행규칙제7조ㆍ제8조ㆍ제9조ㆍ제10조ㆍ제11조ㆍ제12조등 - NAK 3:2015(v2.2) : 처리과기록관리업무처리절차 단위기록물편철 - 처리과의장은 단위과제별편철기준 을수립하여운영 단위과제별편철기준 단위과제별로단위사안 ( 사건ㆍ주제ㆍ기록물유형 ) 에해당하는업무를사전에규정하고이와연관된단위과제카드를생성한후철별기록관리기준정보 ( 보존기간, 보존기간책정사유등 ) 를부여하여제시한기준 단위업무 ( 처리과기록관리 ) 에대한편철기준예시 단위과제명 보존기간 단위과제카드명단위과제카드설명보존기간보존기간책정사유 기록물정리및생산현황통보 전년도생산한기록물의정리및기록관으로생산현황을통보하기위한업무관련기록물 5 년 행정참조및증빙이필요한기간을고려하여책정 처리과기록관리 10 년 기록물분류기준표관리및운영 부서단위업무의신설, 변경등의업무와관련된기록물 10 년 기록물분류기준수립과관련된업무로장기보존이필요함 기록물이관 기록물을이관하기위하여이관대상목록작성및대조작업등을수행하는업무관련기록물 10 년 지속적으로행정업무참조와증빙을위하여장기보존이필요함 53

58 2018 년정부산하공공기관기록물관리지침 - 단위과제에는 1개이상의단위과제카드를생성 - 전자기록생산시스템상에등록된단위과제하위의단위과제카드를선택한후, 문서작성 - 전자적형태로생산되지아니한기록물은기록물분류기준및기록물종류별로적합한보존용파일또는용기에넣어관리 -기록물의분류및편철은등록과동시에실시 기록물편철정리순서 - 업무진행중일때진행문서파일을사용하여편철하고, - 업무가완결되면진행문서파일에서분리하여보존용표지와보존상자에편성하여캐비닛에보관 편철처리절차및그림 1. 업무진행중 1 진행문서파일사용 2. 처리완결시 2 진행문서파일에서분리 3. 표지및목록 3 표지및목록첨부뒤, 보존용표지씌우고클립고정 4 보존상자편성 5 보존상자표지부착 편철처리절차 6 처리부서공동캐비닛등에보관 54

59 제 3 장기록물관리따라하기 2) 기록물종류별편철 일반문서류 - 처리과에서업무가진행중에있거나또는업무에활용중인문서는진행문서파일위에서부터아래로사안의발생순서에따라넣어관리 - 처리완결된일반문서류는진행문서파일에서분리하여보존용표지를씌워편철용클립또는집게로고정한후보존상자에단위과제별로넣어관리 - 기록물철표지의연도표시는시작년도-끝년도 ( 종료년도 ) 로하며, 기록물이관시의기준은업무종결 연도임 - 기록물철당편철량은 100 매이내로함을원칙으로하되, 편철량이많은경우에는동일한분류번호 및제목을부여하고분권한후권호수를괄호안에표기 예 ) 기록물편철관리 (2-1), 기록물편철관리 (2-2) - 보존상자측면에보존상자표지부착 일반문서면표기법 건별면표기는중앙하단, 철단위면표기는우측하단에표기 - 건별표기 : 전체면수-1, 전체면수-2, 전체면수-3 - 철별표기 : 1, 2, 3, 4 양면기재된문서는양면모두에면표기 기록물철의면표기는편철순서대로맨윗장부터아래로일련번호를부여하되, 표지및색인목록을제외한본문부터시작 동일기록물철을 2권이상으로나누어편철시 2권이하의철단위면표시는전 ( 前 ) 권의마지막쪽수다음부터시작함 접혀있는기록물은펼친상태에서건별및철별면표시 카드류 - 처리과는비치활용기간이종료될때까지편철하지않은상태로카드보관함에넣어관리 - 비치활용이끝난카드류는보존봉투에넣어편철한후보존상자에넣어관리 - 카드류를보존봉투에넣어편철하는경우, 각보존봉투의맨위에색인목록을넣고목록순서에따라카드를배열 - 보존봉투당편철량은 30 건이내를원칙으로함 도면류 - 도면류는기록물철단위로도면류보존봉투에편상태로넣어관리 - 도면류를보존봉투에넣어편철하는경우, 각보존봉투의맨위에색인목록을넣고목록순서에따라도면을배열 - 도면봉투는도면보관함에편상태로눕혀서관리 - 보존봉투당도면의편철량은 30매이내로함 55

60 2018 년정부산하공공기관기록물관리지침 시청각기록물 [ 사진ㆍ필름류 ] - 기록물철단위로사진ㆍ필름류보존봉투또는필름앨범등에넣어편철한후보존상자에넣어관리 - 편철순서 : 색인목록 목록순서에따라기록물배열 - 인화사진혹은필름류를앨범에한꺼번에관리하는경우철구분이가능하도록편철하며, 각철마다 제목, 등록번호, 등록일 등을기입 - 디지털사진의경우등록대상을선별후파일원본을사안별로전자기록생산시스템에등록하여관리 ( 기록물철단위로등록 ) 업무관리시스템은단위과제카드단위로, 전자문서시스템은기록물철단위로등록 [ 녹음ㆍ동영상류 ] - 비디오테잎, 오디오테잎, 영화필름등분리할수없는아날로그시청각기록물의경우아날로그매체 1개별로편철 - 디지털파일인경우전자기록생산시스템에원본파일을등록 - 대용량인경우 CD 혹은 DVD 등매체에수록하여매체등록후시행규칙제5조별표 1에따른등록번호표기 56

61 제 3 장기록물관리따라하기 마 ) 기록물정리 1) 일반사항 관련근거 - 법제18조ㆍ제19조 - 시행령제24조 - 시행규칙제14조 - NAK 3:2015(v2.2) : 처리과기록관리업무처리절차 2) 기록물정리방법 등록누락기록물확인 - 전자기록생산시스템에등록되지않은기록물이있는지확인한후누락기록물을추가로등록 - 대면결재, 민원신청서, 회계기록등종이로생산된기록물의등록누락여부확인후추가등록 - 추가등록시생산등록번호또는접수등록번호를해당기록물전면에표기 등록정보와실제기록물의일치여부확인 - 기록물등록대장의등록정보와실제기록물상태일치여부확인 - 기록물등록대장과실제기록물의쪽수일치여부확인 - 등록기록물의기록물철명및건명일치여부확인 - 기록물철과기록물간의생산년도일치여부확인 보존기간, 접근권한, 공개여부, 비밀여부등확인 - 보존기간, 접근권한, 공개여부등을확인하여해당항목의변경이필요한경우등록정보수정 - 보존기간, 접근권한, 공개여부등의속성값을부여하지않았거나재분류가필요한기록물의경우미비사항보완 - 기록관리기준표에누락또는변경된단위과제가있는지확인후변경처리 - 결재진행중인문서의결재종료 - 접수후담당자미확인또는미편철기록물의편철완료 57

62 2018 년정부산하공공기관기록물관리지침 바 ) 기록물보존 1) 일반사항 관련근거 - 법제21조 - 시행령제29조ㆍ제30조ㆍ제39조ㆍ제43조ㆍ제52조 - 시행규칙제24조ㆍ제25조ㆍ제26조 중요기록물의이중보존원칙 - 영구보존으로분류된기록물중중요한기록물에대하여는복제본을제작하거나보존매체 ( 광디스크또는마이크로필름 ) 에수록하는등의방법으로이중보존함 마이크로필름지침 을참조하여수록 - 보존가치가매우높은전자기록물의경우에는마이크로필름등육안으로식별이가능한보존매체에수록해야함 직접관리기관은이중보존매체수록목록및사본송부 기록관의장은매년 8월 31일까지전년도복제본제작또는보존매체수록목록을중앙기록물관리기관에제출 중앙기록물관리기관의장은이중보존이필요한기록물을선별하여대상기록물사본송부시기를통보한후대상기록물사본을송부시기내에송부 - 일반시청각기록물이나 DB 구축사업과관련하여생산된보존매체는중요기록물이중보존을위한 보존매체와는구분되므로별도관리해야함 2) 보존방법 기록물의보존방법별구분기준 ( 시행령제 29 조제 1 항관련별표 2) 구분 원본과보존매체를함께보존하는방법 원본을그대로보존하는방법원본은폐기하고보존매체만보존하는방법 대상기록물 1. 보존가치가매우높아병행보존이필요하다고인정되는기록물 2. 증명자료또는업무참고자료로서열람빈도가매우높을것으로예상되는기록물 3. 원본의형상또는재질등이특이하여문화재적가치가있을것으로예상되는기록물 4. 그밖에원본과보존매체의중복보존이필요하다고인정되는기록물 1. 보존가치는높으나열람빈도가높지아니할것으로예상되는기록물 2. 그밖에어느정도의기간이지난후에보존방법을결정하는것이타당하다고인정되는기록물 원본을보존하지아니하고내용만보존하여도보존목적을달성할수있다고인정되는기록물다만다른법령에서원본을보존하도록규정하고있는경우는그러하지아니한다 매체전환후원본폐기는매체전환후 3 년이경과한시점에서국가기록원과협의후추진 58

63 제 3 장기록물관리따라하기 3) 원본을폐기하고보존매체만보존할때원본처리방침 보존기간별보존매체기준 - 보존기간 10년이하인기록물 : 전자매체 ( 전자기록물을저장할수있는저장장치, 정보처리능력을가진장치에의하여구동 연결되는저장장치 ) 또는마이크로필름 - 보존기간 30년이상인기록물 : 마이크로필름 보존매체로전환하고원본을폐기하는절차 - 보존기간 10년이하인기록물 : 생산부서의견조회, 기록물관리전문요원의심사, 기록물평가심의회의심의를거쳐원본폐기 - 보존기간 30년이상인기록물 : 보존매체수록한때부터 3년이지난후생산부서의견조회, 기록물관리전문요원의심사, 기록물평가심의회심의및국가기록관리위원회의심의를거쳐원본폐기 국가기록관리위원회심의는공공기관담당부서에요청하여처리 4) 보존장소 - 공공기관에서생산한기록물은해당공공기관의기록관에보존하는것을원칙으로함 - 국가적보존가치가높아중앙기록물관리기관의장 ( 국가기록원장 ) 이수집ㆍ보존이필요하다고인정하여지정한기록물은관할중앙기록물관리기관으로이관 - 업무에계속적활용이필요한기록물은기록관과의협의를통해이관연장신청후처리과에서보관가능 59

64 2018 년정부산하공공기관기록물관리지침 사 ) 전자기록물관리 1) 일반사항 관련근거 - 법제6조ㆍ제20조 - 시행령제34조ㆍ제37조 - NAK/S 3:2013(v2.1) : 처리과기록관리업무처리절차 - NAK/S 24:2014(v1.0) : 정부산하공공기관등의기록관리를위한시스템기능요건 전자기록물의관리원칙 - 공공기관및기록관의장은기록물이전자적으로생산ㆍ관리되도록필요한조치강구 - 전자적으로생산되지않은기록물에대한전자적관리계획수립 2) 전자기록물관리방법 전자기록생산시스템의등록및이관 - 처리과는생산ㆍ접수한기록물을기록물등록대장에등록ㆍ관리하여야함 - 전자문서의붙임에첨부불가능한비전자기록물 ( 문서, 도면, 매체등첨부물 ) 은반드시분리 등록ㆍ관리 예 ) ( 전자문서 ) 등록번호 : 공공기록관리과 ( 비전자첨부물 ) 분리등록번호 : 공공기록관리과 기록물관리기준표의단위과제별로작성된편철기준에따라단위과제카드를등록하고, 해당 단위과제카드에생산및접수기록물을등록 - 전자기록생산시스템의출력물은업무참고용으로활용하고, 비전자기록물원본과합철하여관리해서는안됨 - 다만, 분리등록된비전자첨부물의경우전자기록물을출력하여 사본 표시한뒤분리등록된 첨부물과함께편철가능 - 기록관으로인수종료된전자기록물중보존기간이 10 년이상인경우중앙기록물관리기관이정하는 바에따라문서보존포맷및장기보존포맷으로변환하여관리 - 장기보존포맷으로변환하는경우행정전자서명및시점확인정보부여 - 영구기록물관리기관으로전자기록물을이관하는경우에는관리정보메타데이터를추가한장기보존 포맷으로재변환하여야함 전자기록생산시스템기록물의기록관이관ㆍ관리는기록관리시스템구축을통해가능하며해당기관에서는기록관리시스템등의구축을통해기록물의전자적관리체계를수립하도록권고 ( 관련문의 : 국가기록원정책기획과, 기록정보기반과 ) 60

65 제 3 장기록물관리따라하기 구전자문서시스템의등록관리 - 구전자문서시스템에서는전산적으로분류ㆍ편철할수없으므로결재된전자문서를출력하여기록물관리기준표에따라기록물철생성ㆍ분류ㆍ편철 - 보존기간 10년이상인전자문서는장기보존가능한종이로출력하여종이문서와같은방식으로편철ㆍ정리하여기록관으로이관ㆍ보존 - 보존기간은단위과제를기준으로적용하되단위과제보존기간이기록물철의보존기간보다낮게책정된경우기록물철의보존기간을적용 - 출력ㆍ편철시반드시원본대조필을날인하고, 색인목록의건별비고란에 전자문서출력본 임을표시 - 단위과제상의보존기간이 5년이하인전자문서는구전자문서시스템에서보존기간까지관리하다가기록물평가절차에따라평가ㆍ폐기 - 전자문서시스템미도입기관은처리과기록물관리책임자가기록물철등록부를수기로작성관리한후전자문서시스템이도입되면전산등록 61

66 2018 년정부산하공공기관기록물관리지침 2 기록물생산 보유현황통보 가 ) 기록물생산현황통보 1) 일반사항 관련근거 - 법제19조 - 시행령제42조 - 시행규칙제27조 생산현황통보대상기록물 년도처리과별로생산ㆍ접수완료된기록물 생산 보유현황통보대상 1. 전자문서, 비전자문서 ( 대장포함 ), 도면ㆍ카드생산ㆍ보유현황 2. 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 회의록생산현황 3. 시청각기록물생산ㆍ보유현황 4. 비밀기록물생산현황 5. 간행물생산현황 6. 행정박물보유현황 직접관리기관은전자ㆍ비전자문서, 시청각기록물, 비밀기록물, 행정박물생산보유현황을국가기록원에통보 생산현황작성ㆍ통보시기 - 처리과기록물관리책임자는기록물정리가완료되어전자기록생산시스템의등록정보에반영된후에 작성 - 처리과는매년 5월 31일까지기록관에전년도기록물생산현황을통보 - 기록관에서는처리과생산현황을취합한후기록관리시스템을통하여전자적으로관리 ( 전자적 관리가어려운경우엑셀로작성관리 ) - 직접관리기관의경우매년 8 월 31 일까지국가기록원에통보 시행령제 3 조에해당하는정부산하공공기관중직접관리기관을제외하고는관할영구기록물관리기관으로생산현황을통보하지아니하고자체적으로관리할수있음 생산현황통보서식및방식등은현재개선방안을논의중이며, 확정시별도로각기관에송부예정 62

67 제 3 장기록물관리따라하기 생산현황통보절차 업무주체업무내용비고 기록관 ㆍ기록물정리및생산현황통보지침수립ㆍ시행 처리과 ㆍ기록물정리 : 등록사항과실물일치여부확인 - 기록물철별보존기간확정 - 기록물공개여부확인등ㆍ생산현황작성ㆍ통보 : 기록물생산현황ㆍ작성후소속기록관에통보 전자문서스템ㆍ생산현황통보서식 기록관 ㆍ생산현황확인및취합ㆍ관리 - 생산현황통보누락처리과확인 - 기록물철별보존기간책정적정여부 - 기록물공개여부확인등 ㆍ국가기록원에생산현황통보 : ( 직접관리기관에한함 ) 비밀기록물의경우통계만입력하고목록은별도송부 기록관리시스템ㆍ ( 자료관리시스템 ) 생산현황통보서식 생산현황통보시스템 ( 국가기록원ㆍ생산현황접수및취합ㆍ관리영구기록관리시스템 2) 생산현황통보방법 전자문서시스템ㆍ기록관리 ( 자료관 ) 시스템사용기관 [ 기록물생산현황및목록 ] 처리과에서소속기록관으로통보 - 업무담당자의기록물철편철ㆍ정리작업완료후, 처리과기록물관리책임자는전자문서시스템의 기록물정리 기능을이용하여미편철, 임시단위업무여부등정리상태를확인한후정리업무완료 - 처리과기록물관리책임자는해당처리과의생산현황통계및전산파일을전자문서시스템을 이용하여기록관에통보 통보내용 : 전자문서시스템-기록관리시스템 ( 자료관시스템 )/ 업무관리시스템-기록관리시스템간이관데이터규격 에규정된기록물등록대장, 기록물철등록부, 기록물배부대장, 기록물등록대장변경이력, 기록물철등록부변경이력, 기록물배부대장변경이력, 특수목록정보, 첨부파일정보가수록된전산파일포함 행정기관의전자문서시스템규격 ( 행정안전부고시제 호 ) 기록관리시스템데이터기술규격-제1부 : 업무관리시스템과의연계 (v1.4) (NAK 29-1:2017(v1.4)) 63

68 2018 년정부산하공공기관기록물관리지침 기록관기록물관리담당자확인 - 처리과생산현황및목록접수 검수 인수완료처리의과정을확인하여생산현황취합 - 검수과정에서오류등을확인한경우 반려 기능을활용하여해당처리과에서수정후재통보하도록조치 - 취합된생산목록에대해처리과별로검수완료여부를확인하고, 보존기간별ㆍ기록물형태별생산현황및목록정보등을조회하여확인 직접관리기관기록관에서국가기록원에의통보 - 처리과의생산목록검수완료후기록관단위로취합한생산목록파일을국가기록원에온라인통보또는기록물생산현황통보시스템 (SORA) 에접속하여오프라인제출 [ 유형별생산현황및목록 ] - 업무담당자가서식에따라작성하고처리과기록물관리책임자가취합ㆍ정리하여기록관으로제출 - 유형별생산현황및목록은기록물생산현황통보시스템에접속하여국가기록원에제출 ( 직접관리기관 ) 전자문서시스템만사용하는기관 처리과에서소속기록관에의통보 - 기록물생산현황및목록은업무담당자가기록물철편철ㆍ정리작업완료후기록물관리책임자가취합ㆍ정리하여기록관으로제출 - 유형별생산현황및목록은업무담당자가서식에따라작성하고기록물관리책임자가취합ㆍ정리하여기록관으로제출 직접관리기관기록관에서국가기록원에의통보 - 기록관리시스템 ( 자료관시스템 ) 이구축되지않아시스템을통한기록물생산현황통보가 불가능하므로엑셀서식을활용하여기록물생산현황통보시스템 (SORA) 에등록 64

69 제 3 장기록물관리따라하기 기록물생산현황통보시스템 (SORA) 사용방법 1 기록물생산현황통보시스템접속 : 국가기록원홈페이지 ( 기록물생산현황통보또는기록물생산현황통보시스템 ( 에바로접속 2 로그인 : 국가기록원에서일괄부여ㆍ통보한기관코드로로그인 3 입력 : 통계입력및파일등록후저장 4 기록관리시스템이없는기관은생산현황목록을엑셀로작성후첨부 5 비밀기록물 : 생산현황은전년도현황을입력, 생산목록은 3년전목록을별도송부 ( 보안문제로인함 ) 6 저장과제출버튼반드시클릭 : 일반기록물에서이중보존매체까지의모든단계에서저장버튼을누르고최종통보시반드시 제출 버튼클릭 생산현황통보대상 - [ 서식 1] 생산기록물현황 ( 총괄표 ) - SORA - [ 서식 1-1] 기록물생산목록 - [ 서식 2] 보유기록물현황 ( 총괄표 ) - SORA - [ 서식 3] 조사ㆍ연구ㆍ검토서생산현황 - SORA - [ 서식 4] 조사ㆍ연구ㆍ검토서생산목록 - 엑셀서식 - [ 서식 5] 회의록관리현황 - SORA - [ 서식 6] 회의록관리목록 - 엑셀서식 - [ 서식 7] 시청각기록물생산현황 ( 총괄표 ) - SORA - [ 서식 8] 시청각기록물보유현황 ( 총괄표 ) - SORA - [ 서식 9] 시청각기록물생산목록 - 엑셀서식 - [ 서식 10] 비밀기록물생산현황 ( 총괄표 ) - SORA - [ 서식 11] 비밀기록물생산목록 - 엑셀서식 - [ 서식 12] 행정박물유형별보유현황 - SORA - [ 서식 13] 행정박물보유목록 - 엑셀서식 - [ 서식 14] 간행물생산현황 - SORA - [ 서식 15] 간행물생산목록 - 엑셀서식 생산현황통보서식은 국가기록원홈페이지 ( 기록관리란업무 기록관리업무안내 처리과 생산현황보고 65

70 2018 년정부산하공공기관기록물관리지침 3 기록물이관 가 ) 처리과에서기록관으로이관 1) 일반사항 관련근거 - 법제19조 - 시행령제32조ㆍ제35조 - NAK 3:2015(v2.2) : 처리과기록관리업무처리절차 기록물이관절차 업무주체업무내용비고 처리과 ㆍ보존기간기산일부터 2 년이내의보유기록물현황을파악하여인계준비ㆍ비치종결된기록물현황을파악하여인계준비ㆍ이관대상기록물중참고활용이계속필요한기록물은기록물이관연기신청 시행규칙제 20 조관련별지제 3 호서식 기록관 ㆍ이관연기신청서검토후이관대상기록물확정ㆍ이관대상기록물및이관일처리과에통보 비치기록물및이관연기대상제외 처리과 ㆍ기록물정리절차에따라이관기록물정리및이관일에기록관으로이관 기록관 ㆍ비전자기록물 - 기록관리시스템 ( 자료관리시스템 ) 의 구기록물등록 기능을활용하여기본목록 ( 기록물철단위 ) 및세부목록 ( 기록물건단위 ) 을입력하여관리 - 구기록물 DB 구축수행기관은 DB 등록정보와실물일치여부확인ㆍ점검 기록관리시스템 ( 자료시스템 ) 미구축기관은엑셀등으로이관기록물목록관리ㆍ전자기록물 - 기록관리시스템 ( 자료관리시스템 ) 이관 Data 규격에따라이관ㆍ관리 66

71 제 3 장기록물관리따라하기 2) 유형별이관방법 비전자기록물 ( 문서ㆍ카드ㆍ도면ㆍ대장ㆍ시청각 ) 이관 - 기록물편철및관리방법에따라편철ㆍ정리하여보존상자에넣어이관 - 처리과에서기록관으로기록물이관시비전자기록물철에전자기록물출력물 ( 사본 ) 이함께편철된경우이를분리하여야하며, 부득이하게함께편철시원본대조필을날인하여이관 - 구전자문서시스템 (2004년이전사용 ) 의전자문서출력ㆍ편철방법에따라보존기간 10년이상의전자문서는출력하여관리 ( 본지침제2장 기록물관리실무 1. 기록물등록ㆍ분류ㆍ정리ㆍ보존 사. 전자기록물관리 참조 ) 보존기간 5년이하의전자문서는전자문서시스템으로전환하지않고, 구전자문서시스템에서관리ㆍ폐기가능 전자기록물이관 - 전자문서시스템-기록관리시스템 ( 자료관시스템 ) 사용기관은전자기록정리완료후 시스템간이관데이터규격 ( 행정기관의전자문서시스템규격, 행정안전부고시제 호 ) 에따라생성된파일이관 업무관리시스템-기록관리시스템사용기관은기록관리시스템데이터연계기술규격 NAK 29-1:2017(v.1.4)) 참조 기록관리시스템 ( 자료관시스템 ) 이미도입된기관은전자기록물이관업무를수행할수없으므로조속구축필요 나 ) 기록관에서영구기록물관리기관 ( 국가기록원 ) 으로이관 1) 일반사항 관련근거 - 법제19조 - 시행령제40조 이관대상기록물 - 국가적보존가치가높아영구기록물관리기관이지정한기록물 - 공공기관에서기록물이관을요청한경우, 국가적보존가치가높다고가치평가된기록물 - 공공기관이폐지되거나, 승계기관이없는경우의전체기록물 67

72 2018 년정부산하공공기관기록물관리지침 2) 이관절차및방법 중앙기록물관리기관의장이이관대상기록물을지정하는경우 업무주체업무내용비고 국가기록원 ㆍ공공기관보유현황요청ㆍ이관대상기록물을지정하여기록관에통보 해당기관과사전협의 기록관 ㆍ기록물정리절차에따라이관대상기록물을정리하여이관지정일에이관목록과함께이관 시행규칙별지제 2 호 ( 이관목록 ) 국가기록원 ㆍ기록물이관검수및이관완료통보 공공기관에서기록물이관을요청하는경우 업무주체업무내용비고 기록관 ㆍ기록관이관요청 - 대상기록물목록등송부 시행규칙별지제 2 호 ( 이관목록 ) 국가기록원 ㆍ이관요청기록물에대한가치평가를통해이관여부결정및결과통보 기록물가치평가회의개최 기록관 ㆍ기록물정리절차에따라이관대상기록물을정리하여이관지정일에이관목록과함께이관 시행규칙별지제 2 호 ( 이관목록 ) 국가기록원 ㆍ기록물이관검수및이관완료통보 68

73 제 3 장기록물관리따라하기 이관목록 ( 시행규칙별지제 2 호서식 ) 기록물철단위로이관하는기록물기관명 ( 처리과기관코드 ) : 이관년도 : 인계자직급및성명 : 인수자직급및성명 : 기록물철분류번호 기록물철제목 수량건수쪽수 * 기록물형태 비고 개별관리기록물 ( 건 ) 단위로이관하는기록물기관명 ( 처리과기관코드 ) : 이관년도 : 인계자직급및성명 : 인수자직급및성명 : 등록번호제목기록물형태쪽수 * 기록물철분류번호 공개구분 공개제한쪽표시 비고 * 종이기록물의경우에만기재 이관목록 ( 별도서식사용시 ) 순서생산부서명생산년도기록물제목기록물형태수량박스번호비고 순서 : 연번기입 ( 각기록물별식별가능한일련번호등표기 ) 2 생산부서명 : 생산당시의부서명을기재 3 생산년도 : 기록물이생산된연도기입 4 기록물제목 : 기록물표지앞면의제목을정확하고자세하게기입 5 기록물형태 : 기록물유형기입 ( 종이, 시청각등 ) 6 수량 : 기록물이보관상자로편성되어있지않은경우, 해당기록물권수기입 7 박스번호 : 해당박스번호기입 8 비고 : 기타참고사항기입 69

74 2018 년정부산하공공기관기록물관리지침 기록물인수체크리스트 ( 안 ) ㆍ이관기관 : 행정안전부ㆍ이관일자 : ㆍ이관근거 : 운영지원과 -111 ㆍ이관수량 : 문서 20 권 ㆍ기록물주요내용 : 인사운영계획 ( 안 ) 등 연번체크사항결과비고 1 이관공문사전시행여부 2 이관목록전산파일사전송부여부 3 이관목록전산파일점검여부 4 이관목록과기록물의일치여부 5 통지목록과이관목록의일치여부 6 기록물의공개여부 7 사본이있는경우원본대조필표시여부 8 훼손기록물이있을시표시여부 9 편철ㆍ정리상태 1) 보존용표지사용여부 2) 색인목록부착여부 3) 철침등이물질제거여부 4) 보존상자 ( 봉투 ) 사용여부 10 기타참고사항 ㆍ보존매체수록여부 - 이관목록에표기 70

75 제 3 장기록물관리따라하기 4 기록물평가심의 가 ) 기록물평가심의 1) 일반사항 관련근거 - 법제27조 - 시행령제43조 - NAK 3:2015(v2.2) : 처리과기록관리업무처리절차 - NAK 5-1:2014(v2.2) : 기록물평가ㆍ폐기절차-제1부 : 기록관용 평가및폐기원칙 - 처리과에서는일체의기록물을폐기할수없으며, 기록물폐기는기록관 ( 기록물관리부서 ) 으로해당기록물을이관하고보존기간이경과한후반드시기록물평가절차를거친후폐기하여야함 - 보존기간이경과한기록물은법에따라처리과의견조회, 심사및심의절차를거쳐처분하되, 평가및폐기의주체, 시점, 방식등을명문화해야함 평가및폐기업무수행과정은처분의적정성을증빙하기위해반드시문서화하여관리해야함 2012년부터는기록물관리전문요원에의해서만기록물심사업무진행이가능해졌으나, 기록물생산량이기록관설치기준에미달하는정부산하공공기관은기록물관리부서의기록물관리담당자가수행할수있음 평가대상 - 기록관에서보존중인기록물중보존기간이 30년이하로보존기간이만료된기록물 - 기록관에서보존중인기록물중보존기간이준영구인기록물로, 보존기간이기산일부터 70년이경과한기록물 - 기록관에서보존중인비전자기록물중보존기간이준영구이상인기록물에대하여원본은폐기하고보존매체만보존할경우, 원본을보존매체에수록한때부터 3년이경과한기록물 기관기록물평가심의회심의후국가기록관리위원회승인을받아폐기할것 2) 기록물평가절차및방법 평가계획수립및평가대상확인 - 기록관으로이관이완료된기록물중전년도에보존기간이경과한기록물및보존기간기산일부터 70년이경과한준영구기록물을대상으로매년 1회이상으로하되, 평가대상기록물의양을고려하여평가시기와횟수조정 71

76 2018 년정부산하공공기관기록물관리지침 확인대상및방식 확인대상 전자기록물 확인방법 비전자기록물 ㆍ해당기록물의위치및분량ㆍ해당기록물목록과실물일치여부ㆍ해당기록물의첨부파일 시스템을활용, 검색하여해당기록물확인 목록을참고하여서고에서해당기록물확인 생산부서 ( 처리과 ) 의견조회 - 기록관의기록물관리담당자는평가대상기록물목록을처리과별로생산부서에배부하고처리과기록물관리책임자에게의견을조회 - 처리과기록물관리책임자는대상기록물의업무담당자와협의하여보존기간재책정ㆍ보류ㆍ폐기등으로구분하고그사유와함께평가의견 ( 기록물평가심의서 ) 을기록관에제출 재책정 : 기존보존기간보다상향하여책정이필요한경우로 3, 5, 10, 30, 준영구, 영구중선택 보류 : 평가시점에서폐기결정하기곤란하다고판단한경우로, 보류 로기재 - 평가의견은기록물관리기준표 ( 기록관리기준표 ), 관계법령등을참조하여행정적가치및활용여부를고려하여작성 기록물평가심의서 ( 시행규칙별지제 10 호서식 ) 기록물철분류번호 생산년도기록물철제목 보존기간만료일 기록물관리전문요원처리과 ( 기록물관리담당자 ) 처리의견사유평가의견사유 심의회의견 기록물관리전문요원의심사 - 생산부서의의견을취합ㆍ참조하여행정적인가치뿐만아니라역사적ㆍ증빙적가치를검토하여 해당기록물의보존가치를평가하여야함 - 평가결과는보존기간재책정ㆍ보류ㆍ폐기등으로구분하며평가사유와함께기록물평가심의서작성 - 기록물평가심의서작성이완료되면기록관장 ( 기록물관리부서장 ) 이검토하여확정함 시행령 [ 별표 1] 에서제시하는보존기간책정기준을참조하여공공기관별로세부기준을반드시마련하여기록물행정적 역사정가치평가 기록물의행정적가치평가는해당기록물과관련한업무또는사업종료여부, 소송진행여부, 업무지속성을위한참고가치여부등을기준으로판단 72

77 제 3 장기록물관리따라하기 기록물평가심의회심의 - 처리과의견조회및기록물관리전문요원의심사를완료한기록물은기록물평가심의회에요청하여야함 - 기록관의기록물관리전문요원은심의가완료되면심의결과를회의록과함께기관장의결재를받아최종확정 직접관리기관은준영구기록물중 폐기 로심의된기록물은반드시중앙기록물관리기관 ( 국가기록원 ) 과협의후폐기 기록물평가심의회구성ㆍ운영 - 구성 : 기관장이위촉또는임명하며위원장을포함하여 5인이내로구성하되, 민간전문가 2인이상을포함하여야함 7인으로구성할경우에는영구기록물관리기관의기준에따라 3인의민간전문가를위촉하는것이바람직함 - 민간전문가 : 해당기관의기록물의보존가치를평가할수있는관련분야에종사한경험이있는사람으로해당분야연구자, 기록관리학ㆍ역사학ㆍ문헌정보학ㆍ행정학등유관분야전문가 - 진행 : 기록물평가심의회는위원장이주재하며, 심의안건에대해보고를받은후참석위원의심의를거쳐의결 - 처분 : 보존기간재책정, 보류, 폐기로구분하여확정 처분 - 보존기간재책정 : 기록물평가심의회에서보존기간이재책정된기록물은목록등을통해보존기간변경이력을관리해야하며, 대상기록물에도재책정된보존기간을명기해야함 - 보류 : 기록물평가심의회에서보류로의결된기록물은유예기간경과후해당년도평가대상에포함하여평가 ( 보류유예기간은심의회에서결정가능 ) - 폐기 : 기록물평가심의회에서폐기로의결된기록물은기록물의유형에따라별도의폐기계획을수립하고적법한절차에따라폐기집행 처분결과관리 - 기록관리시스템 ( 자료관시스템 ) 을이용하여기록물철별로등록ㆍ관리 - 기록관리시스템 ( 자료관시스템 ) 미구축기관의경우 기록물평가심의서 에 등록정보 항목을추가하여엑셀등의전자파일로관리 등록정보 : 기록물평가결과 ( 보존기간재책정ㆍ보류ㆍ폐기구분 ) 및사유, 재책정된보존기간또는보류기간 73

78 2018 년정부산하공공기관기록물관리지침 3) 기록물폐기절차 폐기집행대상선정및반출ㆍ확인 - 기록물평가심의회에서폐기로의결된기록물을대상으로폐기목록작성및문서고에서반출 전자기록물폐기집행 - 기록관의장은전자기록물이승인받지않고폐기되지않도록보호하는방안을수립ㆍ시행, 폐기로결정된전자기록물은규정된방법에따라처리 - 전자기록물의폐기는해당기록물에포함되어있는모든정보를물리적으로복구할수없도록삭제하는것을말하는것으로기록물관리담당자, 시스템담당자, 정보보안담당자책임하에폐기 비전자기록물폐기집행 - 비전자기록물의폐기는개인정보및보안사항등이유출되지않도록파쇄또는용해등의방식으로하여야함 - 폐기수행시폐기대상기록물이유출되지않도록기록물의폐기가종료될때까지기록물관리관련담당자입회ㆍ감독 폐기결과관리 -기록물폐기집행후위탁업체로부터폐기집행기록물의수량, 폐기방법등을명시한폐기증명서를징구하여야함 - 기록관리시스템 ( 자료관시스템 ) 을이용하여폐기집행결과 * 를기록물철별로등록ㆍ관리 - 기록관리시스템 ( 자료관시스템 ) 미구축기관의경우 기록물평가심의서 에 폐기집행결과 항목을추가하여엑셀등의전자파일로관리 * 폐기결과, 폐기사유, 폐기일자 ( 입회ㆍ감독자 ) 기록물무단폐기등에관한벌칙 ( 법제50조및제51조 ) 7년이하의징역또는 3천만원이하의벌금 1. 기록물을무단으로파기한자 2. 기록물을무단으로국외로반출한자 3년이하의징역또는 2천만원이하의벌금 1. 기록물을무단으로은닉또는유출한자 2. 기록물을중과실로멸실시킨자 3. 기록물을고의또는중과실로일부내용이파악되지못하도록손상시킨자 4. 제37조제2항을위반하여비공개기록물에관한정보를목적외의용도로사용한자 74

79 제 3 장기록물관리따라하기 기록물이외의일반자료 * 폐기 * 일반자료 : 업무담당자가관리하던문서작성초안자료, 전자문서출력본, 회의자료등기록물복본또는사본, 개인정보및기관의업무정보가포함된자료등기록물등록대상이아닌업무참조문서또는자료를의미 ( 기록물관리전문요원이 공공기록물관리에관한법률 에서정한절차에따라폐기하지않아도되는, 부서자체적으로폐기할수있는자료 ) 자체보안업무세부추진계획등에근거하여폐기하되, 보안사고예방을위해가능한한기록물폐기절차를준용하여엄정관리필요 일반자료의폐기방법및절차 - 소량폐기 : 평소담당자가문서세단기를이용하여직접파쇄후폐기 - 폐지처리 : 청소용역업체가수거하여일일처리 ( 신문지, 종이상자등일반폐지대상 ) * 일반자료는분리수거하여폐기 - 일괄폐기 : 사무실이사, 청사이전등의사유로일반자료다량폐기시용역계약을체결하고일반폐지와분리하여특별폐기 * 일반자료취급전과정에보안조치강화필요 언론에서자주문제되는사례및이유 : 폐지처리및일괄폐기시업무담당자ㆍ작업자ㆍ이동차량ㆍ폐기업체 ( 소각ㆍ용해ㆍ파쇄ㆍ제지업체등 ) 의일반자료취급부주의, 감독자관리감독업무소홀등에기인함 일반자료의일괄폐기시주의사항 - 일반자료폐기절차엄정준수ㆍ부서별문서세단기설치및부서내파지수집시설설치ㆍ기관내폐지수집장설치 ( 시건장치등보안조치, 외부인접근통제 ) ㆍ개인정보등민감정보가포함된일반자료는일반폐지와분리수거하여엄격히관리하고정기또는수시로파쇄ㆍ폐기ㆍ일반자료를폐기장소로이동할때에는반드시마대등을사용하여외부에서문서내용이드러나지않도록보호조치하고외부인접근통제ㆍ일반자료를대량폐기할경우에는반드시폐기절차를별도로확립하고엄정준수 - 폐기전과정에대한관리감독철저ㆍ현장폐기시폐기감독직원상주감시및외부인출입통제ㆍ사무실ㆍ기록관반출단계에서부터폐지수집장으로이동하여일반자료의폐기가종료될때까지감독철저ㆍ특히폐지공장에입고폐기시는반드시압축현장까지입회감독ㆍ폐지집하시설 ( 고물상등 ) 또는제지공장으로이동시탑차이용 ( 탑차가아닌경우적재물이낙하하지않도록그물망등으로철저히결속 ) ㆍ폐지집하시설등에서수거당일기록물또는일반자료를압축처리하지않는경우, 특별보안조치강구및감독철저 - 위탁처리업체선정기준마련및폐기집행결과제출의무화ㆍ위탁처리업체선정시일반자료처리적합성검증에중점 사업자선정조건 ( 예시 ) 가. 고지 ( 故紙 ) ㆍ폐지취급이가능한사업자등록여부나. 임직원대상정기보안교육실시여부다. 정기적보안감사수감여부및보안위반으로처벌받은사실확인라. 위탁폐기업체의시설보안구비여부마. 수거-이동-폐기 ( 용해ㆍ파쇄ㆍ압축 ) 시설ㆍ장비및절차의적절성여부바. 대표자보안각서징구사. 문서류와일반폐지분리수거의무화및문서류관리강화조건 75

80 2018 년정부산하공공기관기록물관리지침 ㆍ일반자료의폐기가완료되면, 작업자보안각서, 폐기확인서, 용해증명서및폐기과정을촬영한영상또는사진제출의무화 ( 매일진행되는일상적폐지수집처리는제외 ) ㆍ위탁업체대상수시보안점검실시 ( 기관보안담당자와협의 ) - 일반자료폐기업체선정기준철저준수ㆍ청사이전등의사유로다량의일반자료를기존청소용역업체에위탁폐기시는반드시기관이정한폐기업체선정조건을충족할때만선정하고, 일반자료에대한관리강화조건특약체결 위반시용역대금감액지급조건등 - 임직원보안의식개선교육실시ㆍ임직원대상문서보안및일반자료의처리절차등에관한정례교육실시ㆍ다량의일반자료폐기시전직원대상특별교육별도실시 76

81 제 3 장기록물관리따라하기 5 서고관리및보안 재난관리 가 ) 서고관리 1) 일반사항 관련근거 - 법제28조 - 시행령제60조 - 시행규칙제28조ㆍ제29조ㆍ제31조ㆍ제32조 - NAK 2-1:2012(v1.1) : 기록물관리기관보안및재난관리기준 관리원칙 - 기록관은기록물을안전하게보존관리하기위한시설장비및보존환경의유지, 보안대책및재난대비계획수립ㆍ시행 - 기록관은서고에서고번호와서가번호를표시ㆍ등록하여기록물의보존위치를식별할수있게하여야함 - 서고관리책임자를지정하여서고의출입및기록물의입ㆍ출고통제 - 기록관의장은 기록물점검계획서 를작성하고이에따라기록물을점검 - 보존기간이 30년이상인기록물의서고외지역으로의반출은원칙적으로금지 ( 부득이한경우 기록물반출ㆍ반입서 로관리 ) 보존기록물점검주기 ( 시행규칙제 31 조제 1 항관련별표 14) 구분 정수점검 상태점검 상태평가 1등급 2년 30년 종이기록물 상태평가 2등급 2년 15년 상태평가 3등급 2년 10년 영화필름 2년 2년 시청각기록물 오디오ㆍ비디오 2년 3년 사진ㆍ필름 2년 10년 전자기록물 보존매체 2년 5년 행정박물 금속, 석재, 플라스틱재질 2년 30년종이, 목재, 섬유재질 2년 10년 77

82 2018 년정부산하공공기관기록물관리지침 기록물반출ㆍ반입서 ( 시행규칙별지제 8 호서식 ) 기록물철단위로반출ㆍ반입하는경우 구분 ( 반출 / 반입 ) 일자 반출 / 반입자인적사항 소속기관명직급성명 확인 반출기간 사유 기록물목록 일련번호분류번호제목기록물형태수량확인 개별관리기록물 ( 건 ) 단위로반출 반입하는경우 구분 ( 반출 / 반입 ) 일자 반출 / 반입자인적사항 소속기관명직급성명 확인 반출기간 사유 기록물목록 일련번호등록번호제목기록물형태수량확인 78

83 제 3 장기록물관리따라하기 2) 기록물보존시설ㆍ장비ㆍ환경기준 기록물보존시설및장비의기준 ( 시행령제 60 조제 1 항관련별표 6) 구분종이기록물전자기록물시청각기록물행정박물 1. 보존서고서고면적 고정식 1 만권당 99 m2 1 십만장당 80 m2 오디오 1 만개당 30 m2비디오 1 만개당 68 m2사진필름앨범 1 만권 236 m2영화필름 1 천캔당 30 m2 보존대상량실소요공간 2. 작업실 이동식 업무작업실면적 열람실면적 고정식면적의 40~60 퍼센트내외 근무인원 1 명당 7 m2 ( 장비공간별도 ) 근무인원및열람좌석 1 명당 7 m2 ( 열람좌석은개가식, 폐가식으로구분하고특수매체열람공간별도 ) 공기조화설비항온ㆍ항습설비 ( 보존기간 30 년이상기록물 ) 3. 장비 온ㆍ습도계 소화설비 보안장비 항온ㆍ항습설비설치서고당 1 대 가스식휴대형소화기 이중잠금장치, 필요시폐쇄회로감시장치설치 온도 ( ) 18~22 18~22 필름매체류 : -2~2 자기매체류 : 13~17 18~22 4. 보존환경유지기준 습도 (%) 40~55% ( 변화율은 10% 이내 ) 35~45% ( 변화율은 10% 이내 ) 필름매체류 : 25~35% 자기매체류 : 35~45% ( 변화율은 10% 이내 ) 40~50% ( 변화율은 10% 이내 ) 조명보존서고 100~300 룩스, 전시관 50~200 룩스 ( 원본전시기준 ) 5. 전산장비 주전산기저장장치입력장비통신장비열람장비 설치 6. 마이크로필름장비 판독복사기설치 ( 권고 ) * 10 년이하기록물을보존하는기록관서고는항온ㆍ항습대상제외가능 * 마이크로필름장비는업무처리량, 보존기록물종류등을고려하여민간용역으로처리시이를설치하지아니할수있음 * 보존기간 20 년기록물은국가기록원의 기존보존기간 20 년기록물에대한관리방침 에따라보존기간 30 년기록물로간주 79

84 2018 년정부산하공공기관기록물관리지침 전자기록물보존 - 전자기록물의기록매체및장치의기준 전자기록물을정확하고신뢰성있게수록ㆍ재생가능 현재의저장환경에서새로운저장환경으로손상없이이동가능 동일한매체로복제본제작가능 수록전자기록물의임의수정ㆍ삭제ㆍ위조ㆍ변조등으로부터물리적보호가능 전자기록물보존및전산장비의기준은그기관또는다른기관과공동활용이가능한전산장비가있는경우에는조정가능 - 인수가종료된전자기록물중보존기간이 10년이상인경우에는문서보존포맷및장기보존포맷으로변환하여관리하여야함 - 장기보존포맷으로변환하는경우에는행정전자서명및시점확인정보를부여하여야함 - 영구기록물관리기관으로전자기록물을이관하고자하는경우에는관리정보메타데이터를추가한장기보존포맷으로재변환 - 전자기록물의진본성, 이용가능성등이유지될수있는방법이나형식으로저장하여야하며, 승인받지아니한접근, 폐기등으로부터전자기록물을보호하는방안을수립ㆍ시행하여야전자기록물의손실을방지하기위하여백업 (back-up) 과복원기능을구비하여야함 나 ) 기록물보안및재난대책 1) 일반사항 관련근거 - 법제30조 - 시행령제62조 - NAK/S 2:2012(v1.1) : 기록물관리기관보안및재난관리기준 기본사항 - 기록관은기록물의멸실, 훼손, 무단유출, 무단접근등의위험요소로부터기록물을보호할수있도록필요한조치수립ㆍ시행 - 기관의특성에맞는보안및재난대비책을구체적으로수립ㆍ시행 - 보안및재난대비책의정상수행여부를주기적으로지도ㆍ감독ㆍ개선 80

85 제 3 장기록물관리따라하기 2) 보안및재난관리대책 보안관리 - 기록관의보안은허가받지않은접근ㆍ이용ㆍ삭제ㆍ수정ㆍ파기로부터기록물을보호하는조치임 - 기록물의인수ㆍ등록ㆍ정리ㆍ보존ㆍ분류ㆍ평가ㆍ폐기ㆍ이관ㆍ열람등모든기록관리업무과정에서보안을고려해야하며, 형태에있어서는물리적ㆍ관리적ㆍ기술적요소들을모두고려해야함 - 기록관은해당기관의기록물보존시설, 보안시설ㆍ장비, 출입인원관리, 정보통신망등에대한보안취약점을사전에식별ㆍ분석하고보안성을검토해야함 - 기록관은조직구성및업무분장에있어서소장기록물의보안에대한책임과역할을명확히규정해야함 재난관리 - 기록물이손상ㆍ유실되지않도록안전하게보호하는것을말함 - 재난대비계획은주기적으로관리되어야하며기관차원의종합계획이될수있도록기관장의결재를받아야함 - 재난대비계획은해당기관이보유하고있는기록물의종류별특성과보존방법등을종합적으로고려하여마련해야함 - 기본적인재난종류 ( 화재, 수해, 지진등 ) 와대책을포함하되, 위험평가를바탕으로기록관 ( 보존서고 ) 의지정학적특징에따라재난종류별대책이함께포함되어야함 - 수립된계획은전직원에게주기적인교육과실제훈련을통해숙지시켜야함 - 기록관의장은조직구성및업무분장에있어서재난관리에대한책임과역할을명확히규정 - 기록관의재난대책에는비상연락망과연락체계를포함하여재난상황별업무담당자와역할이구체적으로명시되어야함 NAK/S 2:2012(v1.1) 기록물관리기관보안및재난관리기준 참조 81

86 2018 년정부산하공공기관기록물관리지침 2 절. 기록물유형별관리 1 조사 연구 검토서 관련근거 - 법제17조 - 시행령제17조 생산ㆍ관리 - 주요정책또는사업등을추진하고자하는경우미리조사ㆍ연구서또는검토서를작성하여보존 - 조사ㆍ연구ㆍ검토서는업무를수행하기전계획단계에서만들어지는기록물로, 기록물생산등록이이루어질수있도록자체교육시반드시안내 - 업무관리시스템과같이업무의입안부터중간과정을포함하여결과를모두관리할수있도록한경우에는조사ㆍ연구ㆍ검토서를작성하지않고업무관리시스템을통해서그내용을확인할수있으므로별도의조사ㆍ연구ㆍ검토서를작성하지않아도됨 조사ㆍ연구서및검토서는해당업무와관련된일반문서가포함되는단위과제또는단위업무와동일한보존기간을책정한다. 다만, 보존가치가높다고판단되는조사ㆍ연구ㆍ검토서인경우에는보존기간이영구또는준영구로책정될수있도록해당단위과제 / 단위업무의보존기간을변경하거나단위과제 / 단위업무를신설한다. - 간행물형태로생산되는조사ㆍ연구ㆍ검토서는발간등록번호를부여하여관리 작성대상 - 법령의제정또는개정관련사항 - 조례의제정또는개정이나주요정책의결정또는변경 - 행정절차법 에의하여행정예고를해야하는사항 - 국제기구또는외국기관과체결하는주요협약ㆍ협정등 - 국가재정법시행령 제13조제1항및제14조에해당하는대규모사업ㆍ공사 - 그밖에기록물관리기관의장이조사ㆍ연구서또는검토서의작성이필요하다고인정하는사항 국가재정법시행령 에서는대규모사업에앞서예비타당성조사를시행하도록하고있으며, 대규모개발사업도국가에서관리하도록하고있음. 이를위해정부예산및회계의투명성을확인하는주요기록으로서조사ㆍ연구ㆍ검토서가작성ㆍ관리되어야함 82

87 제 3 장기록물관리따라하기 작성항목 - 조사ㆍ연구또는검토배경 - 제안자등관련자소속ㆍ직급및성명 - 기관장또는관계기관의지시ㆍ지침또는의견 - 관련현황과검토내용 - 각종대안과조치의견 - 예상되는효과또는결과분석등 예비타당성조사사업 총사업비가 500억이상이고국가재정지원규모가 300억원이상인신규사업으로 - 건설공사가포함된사업 - 국가정보화기본법 제15조에따른정보화사업 - 과학기술기본법 제11조에따른국가연구개발사업 대규모개발사업은총사업비가 500억원이상인사업을가리키며, 건축사업의경우총사업비 200억원이상인사업을말함 83

88 2018 년정부산하공공기관기록물관리지침 2 회의록 관련근거 - 법제17조 - 시행령제18조 생산ㆍ관리 - 공공기관은주요회의의회의록, 속기록또는녹음기록을작성하여야함 - 기록물관리담당자는주요회의현황을파악하고, 생산된회의록은전자기록생산시스템을통해관리해야함 - 비공개로결정된회의록은비공개기간동안보호될수있도록필요한조치를취하여관리 - 간행물형태로생산되는회의록은발간등록번호를부여하고관리 작성대상 - 해당기관의운영ㆍ경영과관련한주요회의 - 조사ㆍ연구ㆍ검토서의사항에관한심의또는의견조정을목적으로주요직위자가참석하는회의 임원추천위원회, 감사위원회, 업무계획보고회의, 경영현안점검회의, 이사회, 주주총회, 정보공개심의회, 기록물평가심의회, 기관장이참석하는회의 구성요소 - 회의명칭, 개최기관, 일시및장소, 참석자및배석자명단, 진행순서, 상정안건, 발언요지, 결정사항및표결내용에관한사항 작성주체 - 회의를소집또는주관하는기관또는부서 - 주관기관또는부서가불분명하거나정부산하공공기관이아닌경우에는회의안건과관련하여업무연관성이가장높은기관또는부서를정하고그기관또는부서에서작성 84

89 제 3 장기록물관리따라하기 회의록작성 ( 예시 ) 구성요소 회의명 개최기관 ( 부서 ) 작성의예 위원회제 차회의 / 위원회전원회의 회의주관기관명 개최일시 00 년 00 월 00 일 00:00~00:00 장소 참석자명단 진행순서 상정안건 결정사항및표결내용 비고 기관회의실 배석자가있는경우배석자명단포함 ( 서면으로작성하는경우위원날인 / 전자문서로작성하는경우위원공람또는결재 ) 1. 개회 2. 국민의례 3. 회의안건상정및토의 4. 폐회 상정안건자료는별첨표시 ㆍ결정사항 - 안건 에대하여 결정함 ( 회의안건상정및토의 ) ㆍ표결내용 - 안건 에대하여 와같이표결함 기타회의운영과관련하여참고사항 85

90 2018 년정부산하공공기관기록물관리지침 3 시청각기록물 관련근거 - 법제17조ㆍ제23조 - 시행령제19조ㆍ제56조 - 시행규칙제4조 - NAK 22:2009(v2.0) : 특수유형기록물관리-제2부 : 시청각기록물 생산대상 - 공공기관의장등주요직위자의업무활동 - 타기관ㆍ단체, 외국등과의협약ㆍ협정ㆍ교류ㆍ계약등의추진과관련된공공기관의주요활동및행사 - 국가재정법시행령 제13조제1항및제14조에해당하는사업 국가재정법시행령 제13조제1항및제14조에해당하는사업중공공기관의장과중앙기록물관리기관의장이협의하여정한대규모사업ㆍ공사의경우동영상기록물을생산하여야하며, 이경우촬영개요및시간별촬영세부사항등을포함한설명문을별도로작성하여야함 ( 예 ) 녹색뉴딜사업 - 대규모토목ㆍ건축공사등실제본래의모습을찾기어렵게되거나각종형태의구조물의사료적 가치가높아시청각기록물로그모습을보존할필요가있는사항 - 대규모개발사업지구지정사진 - 다수국민의관심사항이되는주요사건또는사고로공공기관의장이시청각기록물의작성ㆍ보존이필요하다고인정하는사항 - 그밖에시청각기록물의생산이필요하다고인정되는사항 생산ㆍ관리 - 전자기록생산시스템으로등록ㆍ관리함을원칙으로하며, 주요업무수행과관련하여시행전ㆍ시행과정및시행후의주요상황을체계적으로파악할수있도록생산 - 공공기관은업무수행과관련하여사진ㆍ필름ㆍ테이프ㆍ비디오ㆍ음반ㆍ디스크등영상또는음성형태의기록물을생산한때에는그기록물을등록관리하여야함 86

91 제 3 장기록물관리따라하기 시청각기록물등록 - 사진ㆍ필름류는촬영된사진및필름중보존대상으로적합한작품등을선정하고, 선정된사진을전자기록생산시스템에등록 - 녹음ㆍ동영상류는촬영ㆍ녹화또는녹음된기록물의편집이완료된시점에편집완성본을전자기록생산시스템에등록. 단, 편집장비가없는경우편집되지않은상태그대로등록가능 시청각기록물은일반문서와달리등록이지연될경우생산맥락을잃을수있으므로반드시생산과동시에등록 시청각기록물등록번호표기방법 사진ㆍ필름류 : 사진의뒷면과포장재료의좌측상단여백에표기 오디오, 비디오, 영화필름 : 보호케이스와보존용기에표기 테이프, 디스크, 디스켓 : 보호케이스와보존용기에표기 전자파일 : 폴더명에등록번호등을기입 < 생산등록번호 > < 접수등록번호 > 1.5cm 등록 ( 등록번호 ) ( 등록일자 ) 1.5cm 접수 ( 접수번호 ) ( 접수일자 ) 3.5cm 3.5cm 시청각기록물편철 - 사진ㆍ필름류는하나의행사를기준으로시간발생순으로편집하여하나의시청각기록물철생성 - 여러행사의필름이연결되어있는경우각각의사안을기록물철로구분 - 테이프, 영화필름등분리될수없는매체의경우하나의기록물철로생성 - 한편의동영상이여러개로나누어진경우각각을기록물철로생성 ( 예 : 홍보영상2-1, 홍보영상2-2) 87

92 2018 년정부산하공공기관기록물관리지침 시청각기록물관리시주의사항 시청각기록물은이미지, 영상, 소리등을기록화한것으로사진, 필름, 오디오, 비디오, 영화필름, 멀티미디어콘텐츠등이포함 일반기록물을촬영한마이크로필름 및 문서이미지가수록된광디스크 등은시청각기록물이아닌보존매체로분류되니관리시주의 E-Book 으로제작된 CD 류는간행물로분류 동영상으로제작된시청각기록물 (DVD 혹은 CD) 은전자기록생산시스템에등록 시청각기록물보존환경기준 구분 온도 습도 비고 흑백필름 13 ~ ~ 45% 칼라필름 -2 ~ 2 25 ~ 35% 자기매체 13 ~ ~ 45% 비디오테이프, 릴테이프등 광매체 13 ~ ~ 45% CD, DVD 88

93 제 3 장기록물관리따라하기 4 간행물 관련근거 - 법제22조 - 시행령제55조 - 시행규칙제37조 일반사항 - 공공기관에서생산된간행물은 공공기록물관리에관한법률 제22조및동시행령제55조의규정에따라관할영구기록물관리기관에서발간등록번호를부여받아간행물에표기하고관리 - 다만, 기타공공기관의간행물은발간등록을생략할수있도록규정 * 하고있음 * 공공기록물법시행령 제55조 1 다음각호의어느하나에해당하는발간등록을생략할수있다. - 국가적보존가치가높은간행물은기록관의검토후국가기록원에발간등록신청을하고, 발간등록제외대상간행물은해당기록관주관으로별도의간행물관리체계수립하여관리 - 해당기록관이간행물의발간등록범위및유형, 절차, 관리번호부여원칙등을규정하여관리 간행물등록원칙및범위 - 간행물등록원칙 정부산하공공기관기록관이기관에서생산한간행물의유형과범위를정하고자체간행물등록번호체계에따라부여 국가적보존가치가높다고판단되는주요간행물은국가기록원에발간등록신청 정부산하공공기관기록관이발간등록관리주체의역할담당 89

94 2018 년정부산하공공기관기록물관리지침 정부산하공공기관기록관의간행물관리범위 - 기관의역사와관련된간행물 백서, 연사 ( 年史 ), 연보등 ( 부 ) 정기발간물 도록, 주요행사사진집등 사규등규정집 - 주요업무추진등에관한간행물 연간사업계획서및주요사업보고서, 통계집 예산및결산보고서 조사및연구보고서 ( 중앙및지방자치단체위탁업무는제외 ) 매뉴얼, 지침등 ( 상급기관의지침을단순간행하는경우제외 ) - 홍보성간행물 사보등신문, 사내발간잡지, 기관안내책자등 팜플렛, 포스터, 홍보브로셔등 - 기타 기록관 ( 또는기록관리담당부서 ) 에서필요하다고정한간행물 관리제외대상 - 전자문서출력물합철본, 업무참고용구입자료등 - 매뉴얼, 지침등타기관간행물을단순재인쇄한간행물 90

95 제 3 장기록물관리따라하기 간행물관리번호부여절차및방법 - 국가기록원에발간등록번호신청하는경우 발간등록신청기준 : 국가적보존가치가높다고인정되는간행물 발간등록대상간행물유형 : 통계집, 백서, 00년사, 연감 간행물발간등록절차 원고완성 발간등록신청 신청사항검토 발간등록번호신청 / 수령 납본 간행물수령 재무부서확인 지출 발간의뢰 ( 결재 ) 국가기록원홈페이지 ( 간행물발간등록번호신청 간행물발간등록번호구성 : 영구기록물관리기관기호 - 기관코드 일련번호 - 발간주기 영구기록물관리기관기호 기관코드일련번호발간주기 간행물관리번호표기위치 1 cm 2cm발간등록번호 2 cm 4.5 cm 간행물제목 91

96 2018 년정부산하공공기관기록물관리지침 - 자체간행물등록번호를부여할경우 관리대상간행물유형신청기준 : 국가기록원에발간등록신청한간행물이외모든관리대상 간행물 간행물발간등록절차 원고완성 등록번호신청 신청사항검토 등록번호부여 기록관납본 간행물수령 재무부서확인 지출 발간의뢰 ( 결재 ) 는기록관에서수행하는절차 간행물관리번호구성원칙 ( 예시 ) : 기관코드 ( 명칭, 약칭 ) - 생산연도 일련번호 발간주기 기관코드 ( 기관명, 약칭 ) 생산연도일련번호발간주기 예 1) 예 2) 노동연 예 3) KLI 기관이운용하는관리번호체계가있는경우그대로사용 간행물등록번호표기위치 ( 예시 ) 1 cm 2 cm 간행물등록번호 2 cm 4.5 cm 간행물제목 92

97 제 3 장기록물관리따라하기 간행물의등록및납본 - 간행물등록번호관리대장 ( 예시 ) 등록번호 발간주기 생산연도 생산부서 등록일제목내용용도매체공개구분 비고 단행본 2015 총무팀 기록관리매뉴얼 우리원의기록물관리업무매뉴얼 업무책자공개 - 간행물의납본 간행물인쇄가완료된후간행물 ( 전자책의경우 CD 등 ) 3부를기록관에보존용으로납본 기관내행정자료실이없으면열람용 2부추가로기록관에납본 국가기록원에발간등록된간행물은발간후 15일이내에납본 납본처 : 대전광역시서구청사로 189 대전기록관간행물담당자 발간등록시유의사항 - 중앙정부및지방자치단체위탁사업결과물의발간등록은반드시위탁기관의명의로국가기록원에발간등록번호신청예 ) 환경정책연구원이환경부에서과제를위탁받아수행한경우 - 발행기관은환경부가되므로관할영구기록물관리기관 ( 국가기록원 ) 에발간등록신청 환경부에서발간등록신청이원칙이나연구원이대행할경우반드시환경부담당부서명으로신청. 93

98 2018 년정부산하공공기관기록물관리지침 간행물발간주기기호 발간주기 기호명 단 행 본 단독으로 1회에한해발행되는도서 01 일 간 매일발행되는연속간행물 02 주 간 주마다발행되는연속간행물 03 격 주 간 2주마다발행되는연속간행물 04 순 간 10일마다발행되는연속간행물 05 월 간 매월마다발행되는연속간행물 06 격 월 간 격월로발행되는연속간행물 07 계 간 3개월마다발행되는연속간행물 08 반 년 간 1년에 2번발행되는연속간행물 09 연 간 1년에한번씩발행되는연속간행물 10 격 년 간 2년에한번씩발행되는연속간행물 11 3 년 간 3년에한번씩발행되는연속간행물 12 5 년 간 5년에한번씩발행되는연속간행물 13 부 정 기 발간주기가불규칙한연속간행물 14 4 년 간 4년에한번씩발행되는연속간행물 15 제목, 발간주기등등록정보미변경시최초부여받은간행물발간등록 ( 관리 ) 번호를계속사용 94

99 제 3 장기록물관리따라하기 공공누리 (Korea Open Government License) 적용 공공누리는저작권법제 24 조의 2 시행으로국가 지자체에서생산된간행물에마크를표기하여 허락없이이용가능한저작물임을표시하는역할 단, 저작재산권전부를보유또는공공누리부착에대한양도 / 포괄적동의가선행된간행물만부착 저작권법제 24 조의 2( 공공저작물의자유이용 ) 1 국가또는지방자치단체가업무상작성하여공표한저작물이나계약에따라저작재산권의전부를보유한저작물은허락없이이용할수있다. 다만, 저작물이다음각호의어느하나에해당하는경우에는그러하지아니하다. 1. 국가안전보장에관련되는정보를포함하는경우 2. 개인의사생활또는사업상비밀에해당하는경우 3. 다른법률에따라공개가제한되는정보를포함하는경우 4. 제 112 조에따른한국저작권위원회에등록된저작물로서 국유재산법 에따른국유재산또는 공유재산및물품관리법 에따른공유재산으로관리되는경우 공공누리마크및유형 [ 제 1 유형 : 출처표시 ] 이용허락유형공공누리표시이용허락범위 [ 제 2 유형 : 제 1 유형 + 상업적이용금지 ] [ 제 3 유형 : 제 1 유형 + 변경금지 ] [ 제 4 유형 : 제 1 유형 + 상업적이용금지 + 변경금지 ] - 출처표시 - 상업적, 비상업적이용가능 - 변형등 2차적저작물작성가능 - 출처표시 - 비상업적이용만가능 - 변형등 2차적저작물작성가능 - 출처표시 - 상업적, 비상업적이용가능 - 변형등 2차적저작물작성금지 - 출처표시 - 비상업적이용만가능 - 변형등 2차적저작물작성금지 공공누리마크다운로드 - 공공저작물사이트 ( < 공공누리소개 공공누리유형안내 > 다운로드부착 공공누리유형은발간등록번호우측상단에표기하고유형별표준화된크기를적용하되발간여건에따라예외적으로크기를축소하거나뒷표지에공공누리표기가능 - 1유형 : 4cm x 1.5cm, 2유형 : 5cm x 1.5cm, 3유형 : 5cm x 1.5cm, 4유형 : 5cm x 1.5cm 전자적으로생산된간행물 (CD, DVD포함 ) 도공공누리를앞표지우측상단에부착 관련문의 : 공공저작물홈페이지 ( 및한국문화정보원 (KCISA) 개방지원센터

100 2018 년정부산하공공기관기록물관리지침 5 행정박물 관련근거 - 법제24조 - 시행령제57조 - 공직자윤리법제15조, 동법시행령제29조 - NAK/G 1-3:2011(v2.0) : 특수유형기록물관리-제3부 : 행정박물 행정박물의정의 - 공공기관에서업무수행과관련하여생산ㆍ활용한형상기록물로서행정적ㆍ역사적ㆍ문화적ㆍ예술적가치를지니는기록물 - 모든형상기록물이대상이되는것은아니며기록관에서관리대상으로지정한경우에만해당 관리대상 - 관인 ( 官印 ) 류 : 기관장의직인, 기관인등으로활용종료된것 - 상징류 : 공공업무와관련하여상징성을지니고있는현판, 기, 휘호, 모형, 의복등 - 선물류 : 공직자윤리법시행령 제28조에해당하는선물류로미국화폐 100달러이상또는국내시가 10만원이상 - 기념류 : 주요홍보, 행사, 활동중에생산된포스터, 팜플렛, 기념엽서, 방명록, 초청장, 기념품등의각종홍보물및기념물 - 상ㆍ훈장류 : 훈ㆍ포장, 공공업무와관련하여기관이수여받은상장, 상패, 트로피, 메달등 - 사무집기류 : 주요직위자가업무수행에사용했던사무집기류등 - 기타 : 영구기록물관리기관의장이지정한그밖의유형 기록관에서는행정박물의관리범위와대상을선별ㆍ지정하여관리하도록함 선물류의관리 ( 공직자윤리법 제3조ㆍ제15조ㆍ제16조, 동법시행령제29조 ) 등록의무자 : 공공기관의운영에관한법률 에따른공기업의장ㆍ부기관장및상임감사, 한국은행의총재ㆍ부총재ㆍ감사 / 동법제3조의2에따른공직유관단체의임원, 지방공기업법 에따른지방공사ㆍ공단및지자체출연기관 공무원또는공직유관단체의임직원은외국으로부터선물을받거나그직무와관련하여외국인 ( 단체 ) 에게서선물을받으면지체없이소속기관ㆍ단체의장에게신고하고그선물을인도하며, 선물은신고즉시국고에귀속 이관을받은기관의장이선물을관리유지하되, 그중문화적ㆍ예술적가치가있어영구보존할필요가있는선물은중앙기록물관리기관 ( 국가기록원 ) 과이관대상및이관시기협의후이관 96

101 제 3 장기록물관리따라하기 관리방법 - 현재전자기록생산시스템은행정박물의등록ㆍ관리가불가능하므로관리대상으로선별된행정박물은기록관의관리대장에등록하여관리 - 관리대장은등록번호, 유형분류등의식별정보와제목, 생산부서및생산일자등의관리정보를구분하여기재 문서, 간행물, 시청각기록물로등록할대상을행정박물로등록관리하지않도록유의 행정박물관리대장 식별정보 관리정보 등록번호 관련근거 유형분류 재질분류 제목생산부서 생산일자 폐기일자 입수일자 입수경위수량크기이미지주기비고보존장소 서가위치 97

102 2018 년정부산하공공기관기록물관리지침 6 비밀기록물 관련근거 - 법제32조ㆍ제33조ㆍ제34조 - 시행령제66조ㆍ제67조ㆍ제68조ㆍ제69조ㆍ제70조ㆍ제71조 - 보안업무규정제4조ㆍ제6조ㆍ제8조ㆍ제12조 - NAK 17:2016(v1.2) : 비밀기록물관리 비밀기록물관리원칙 - 비밀기록물은내용이누설되는경우국가안전보장에유해한결과를초래할우려가있는국가기록물로서비밀로분류된기록물을말함 - 비밀기록물관리의적용대상은비밀기록물생산원본에한함 비밀을책자형태로간행하였을경우간행물이아닌비밀기록물로취급하고, 비밀관리절차에따라관리해야함 - 기록관은비밀기록물관리에필요한별도의전용서고및시설ㆍ장비등을설치ㆍ운영하여비밀기록물관리체계를구축하여야함 - 기록관은비밀기록물관리를전담할관리요원지정및비밀취급인가취득을관리하고, 비밀기록물취급과정에서비밀이누설되지않도록보안대책을수립ㆍ시행하여야함 비밀기록물의생산관리 - 비밀기록물을생산하는때에는해당기록물의원본에비밀보호기간및보존기간을함께책정하여보존기간이만료될때까지관리 - 비밀기록물원본의보존기간은기록물철또는건단위로책정 - 비밀기록물의비밀보호기간을명시하기위해예고문을기재하고, 보존기간은비밀보호기간이상의기간으로책정해야함 - 비밀기록물의보호기간이변경된경우에는변경된보호기간이상으로보존기간을재책정해야함 보호기간및보존기간표시방법 원본보호기간, ~ 로재분류 ( 일자또는경우 ) 보존기간 : 사본 ~ 로재분류 ( 일자또는경우 ) 98

103 제 3 장기록물관리따라하기 비밀기록물생산현황통보 - 비밀기록물관리부서에서는비밀기록물생산ㆍ해제ㆍ재분류현황을매년 5 월 31 일까지기록관에통 보 ( 통보대상 : ~ ) - 비밀기록물관리부서에서는비밀기록물원본생산목록을비밀기록생산현황에포함하여작성ㆍ관리하 고, 생산후 3 년이경과한다음년도 5 월 31 일까지기록관에통보 ( 통보대상 : ~ ) - 비밀기록물원본목록의제목중비밀정보가포함되어있는경우에는해당정보를삭제하고제출가능 직접관리기관에서는대외비를제외한 ⅠㆍⅡㆍⅢ급비밀기록물생산현황을매년 8월 31일까지국가기록원에통보직접관리기관은비밀기록물원본목록중보존기간 30년이상의기록물목록을매년 8월 31일까지국가기록원에통보 비밀등급별생산현황합계와비밀보존기간별생산현황합계가일치하여야함 통보방법 : 비밀기록물생산현황 ( 기록물생산현황통보시스템 (SORA)) 비밀기록물생산목록 ( 시행규칙별지제 12 호서식을이용하여공문시행 ) 2018 년비밀기록물생산현황통보대상 : ~ 년생산목록통보대상 : ~ 비밀기록물생산현황통보서식 ( 시행규칙별지제 12 호 ) 비밀기록물유형별생산현황 ( 목록 ) 1 문서류생산기관명 : 생산년도 : 연번식별번호생산부서제목면수비밀등급보존기간보호기간구분 2 간행물생산기관명 : 생산년도 : 연번식별번호생산부서제목면수비밀등급보존기간보호기간구분 3 시청각류생산기관명 : 생산년도 : 연번식별번호생산부서제목면수비밀등급보존기간보호기간구분 99

104 2018 년정부산하공공기관기록물관리지침 비밀기록물기록관리기준표관리 - 기록관은기록관리기준표의단위과제에비밀관련내용이포함되어있는경우에는그내용이노출되지않도록비밀로지정하여별도관리하여야함 - 비밀관련정보가포함되어있는경우자료의작성및제출은서면으로하고, 영구기록물관리기관으로제출된사본의예고문은제출일부터 1개월이지난달의말일에파기 비밀해제기록물의관리 - 비밀기록물관리부서에서는비밀기록물이일반문서로재분류된경우에는해당기록물철에편철하여관리 - 관련된기록물철이없거나개별기록물단위로별도관리가필요한경우에는해당비밀기록물을철로간주하여관리가능 - 비밀해제기록물은 공공기관의정보공개에관한법률 제9조제1항및기록물의공개여부분류규정에따라공개여부를구분하여관리하여야함 비밀기록물의이관 - 비밀기록물관리부서에서는비밀기록물을일반문서로재분류한경우, 예고문에의하여비밀보호기 간이만료된경우, 생산후 30 년이경과한경우기록관으로이관하여야함 - 공공기관은비밀기록물원본에대하여자체관리를원칙으로하되영구기록물관리기관의장이국가적 보존가치가높은기록물로지정한기록물에대해서는영구기록물관리기관으로이관하여야함 전자비밀기록물은국가정보원장이정하는바에따라보안을유지할수있는전송망을통하여이관하거나매체에수록하여봉인된봉투에담아이관하고, 비전자비밀기록물은봉인된봉투에건또는권별로담아이관함. ( 일반문서로재분류된비밀기록물은일반기록물의이관절차를따름 ) 100

105 제 3 장기록물관리따라하기 7 웹기록물 관련근거 - 시행령제 2 조 웹기록물의정의 - 공공기관의웹사이트에포함된모든형태의기록정보자료와웹사이트운영및구축과관련된관리정 보를말함 - 웹사이트를통해서게재되거나전송되는모든문서나데이터 웹기록물관리필요성 - 공공기관의웹사이트는기관의홍보뿐만아니라행정업무절차의개선, 정부와국민간의상호소통창 구역할을담당 - 웹아카이빙은 World Wide Web 의일부또는전체를수집하여웹기록물형태로저장하는것으로후 대의학자, 일반대중을위해보존하는것을의미함 웹기록물수집 - 웹기록물수집대상 폐지 ( 한시 ) 기관웹사이트 주요국가행사, 사건 사고관련웹사이트등 - 수집방식 온라인원격수집 * * 웹수집로봇 (crawler) 을이용하여원격으로웹사이트를수집하는것으로, 웹페이지의각링크를따라가그안에포함되어있는텍스트, 이미지, 오디오 / 비디오자료등을수집하는것 DB 로제작된웹사이트, 플래쉬, ActiveX, 자바스크립트등을사용하여작성된동적인사이트는웹수집로봇이수집대상자원의링크 (Link) 정보를추출할수없으므로수집및재현불가 전자정부서비스호환성준수지침 < 행정안전부고시제 호, 개정 > 전자정부웹표준준수지침 < 행정안전부고시제 호, > 권고 수집범위 - 별도의선별과정을거치지않고해당웹사이트 URL 주소이하내용을포괄적으로수집 수집주기 - 수집대상기관에한하여해당연도 1회 101

106 2018 년정부산하공공기관기록물관리지침 - 폐지 ( 한시 ) 기관은폐지약 3개월전부터 1회이상 - 조직개편으로인한변동시해당기관웹사이트일괄수집 * 홈페이지개편등특이사항발생시국가기록원과사전협의 분류기준 : 각웹사이트별, 획득일자별분류 - 특성상단위과제별철건분류없이사이트단위별일괄수집반영 보존형식 : 웹기록물보존포맷국제표준 (ISO 28500) WARC 를적용한 K-WARC * 표준포맷 WARC(Web ARChive) 에필요메타데이터를추가하여 K-WARC 개발 수집절차 : 수집대상기관선정및문서통보 ( 웹기록물수집안내및수집관련협조요청 ) 수집로봇가동 ( 기록정보기반과협조 ) * 폐지 ( 한시 ) 기관은사전협의후웹기록물수집 기관협조사항 - 개인정보등비공개사항이포함된일부페이지등만로봇배제표준 ( 접근제한 ) 을적용하여홈페이지전체가차단되지않도록조치 * * 2013년안전행정부정책 ( 공공기관홈페이지접근차단조치 ) 웹기록물관련용어 웹사이트 (Web Site) 웹페이지, 이미지, 비디오또는다양한형태의디지털자원들이웹서버에호스팅된것을의미디지털자원을웹기록물, 웹자원 (resource) 으로표현하기도함 웹아카이빙 (Web Archiving) World Wide Web의일부또는전체를수집하여웹기록물형태로저장하는것으로후대의학자, 일반대중을위해보존하는것을의미웹기록물을수집하기위해웹크롤러 (Web Crawler) 라는자동화된툴을사용 < 웹크롤링작동방식 > 웹크롤러 (Web Crawler) 웹수집로봇컴퓨터프로그램의한종류로서인터넷페이지를분석하여연결된웹기록물을찾아자동으로수집하는자동화된로봇으로, 웹페이지의각링크를일일이따라가웹페이지의내용을분석, 그안에포함되어있는텍스트, 수치, 그림, 멀티미디어정보등을수집 국가기록원에서는 Internet Archive( 에서제공하는오픈소스 Heritrix 사용중 도메인하베스팅 (Domain Harvesting) 포괄적수집도메인에포함된모든웹기록물을수집하는것을의미, 포괄적수집 으로표현하기도함 WARC(Web ARChive) 웹기록물을저장하기위해 ARC를확장한웹기록물저장국제표준 (ISO 28500) 포맷국가기록원에서는장기보존을위해확장한 K-WARC를사용 102

107 2018 년도정부산하공공기관기록물관리지침 제 4 장기록물관리 주요이슈 1. 기록물관리전문요원배치 2. 개인정보가포함된기록물의관리 3. 기록관리시스템의도입 4. 기록물분류체계개선

108

109 2018 년정부산하공공기관기록물관리지침 제 4 장기록물관리주요이슈 1 기록물관리전문요원배치 전문요원배치의필요성 기록관리전문지식과자격을갖춘전문요원에의한각급기관의체계적기록물관리수행 - 각급기관에서생산된기록물평가심의시전문요원의사전심사필요 각급기관의기록관리내실화를위해서는전문적인교육과훈련을받은전문요원의배치가시급 현재는기록관리담당자의잦은전보등으로업무의연계성전문성확보미흡 기록물관리전문요원자격 ( 공공기록물법시행령 제 78 조 ) 기록관리학석사학위이상을취득한자 기록관리학이나역사학또는문헌정보학학사학위이상을취득하여행정안전부령으로정하는기록관리학교육과정을이수하고, 행정안전부장관이시행하는전문요원시험에합격한사람 전문요원배치기준 기록물관리기관 * 전체정원의 4분의 1 이상을기록물관리전문요원으로배치의무화 ( 공공기록물법 제41조및동법시행령제78조 ) - 정부산하공공기관은 11년말까지기록물관리전문요원을배치해야함 * 공공기록물법 시행규칙제2조 ( 기록관설치기준및관리기준 ) 각호참고 배치시한경과후에는전문요원의사전심사없이는기록물폐기불가 ( 공공기록물관리에관한법률 제27조 ) 104

110 제 4 장기록물관리주요이슈 전문요원배치현황 배치의무기관 ( 기록관설치대상기관 ) 배치기관 미배치기관 (37%) 268(63%) 전문요원의역할 1) 전문요원의역할 기록물생산부서와기록관, 기록관과영구기록물관리기관을연계, 해당공공기관기록물의보존 활용 이관등전담관리 중요기록물의훼손 멸실방지및후대역사자료로서의전승 공공기관정보공개창구의일원화 통합화및신속한열람서비스제공으로국민의알권리신장 2) 전문요원의주요업무 기록물관리에관한기본계획수립 시행 기록물의수집 관리및활용 - 생산현황통보, 기록물인수, 보존기간재평가, 기록물폐기, 전자기록물및행정박물 시청각 간행물관리 - 기록관리기준표관리, 기록물분류기준표운영, 비밀기록물관리, 보안관리, 비상계획수립 운영 - 기록관리시스템운영, 서고관리, 열람서비스, 기록물편찬등 기록관이설치되지않은관할공공기관의기록물관리 영구기록물관리기관으로기록물이관 관할공공기관의기록물관리에대한지도 감독및지원 정보공개접수, 그밖에기록물관리에관한사항 기록물관리전문요원자격 ( 공공기록물법시행령 제 78 조 ) 기록물관리전문요원배치관련 11.9 기록물관리전문요원을의무적으로배치해야하는행정기관의배치율이부진 (37.7%) 하고, 특히중앙소속기관과교육지원청의전문요원배치가저조 ( 연합뉴스 ) 정부기관절반이상이기록물관리전문요원없어관련법위반 ( 파이낸셜뉴스 ) 기록관리부실사례 09.6 대전지방법원에서 1,500 여쪽의재판기록을분실하여민원인의무죄를입증할기록물이멸실된사례 ( 아시아투데이 ) 기록물폐기과정에서폐기대상기록물이용해되지않은채유출되어개인정보유출등의회감사에서지적 ( 연합뉴스 ) 105

111 2018 년정부산하공공기관기록물관리지침 2 개인정보가포함된기록물의관리 배경 공공기관에서개인정보가포함된기록물의처리시운영상의혼선발생 - 개인정보의보유기간만료시공공기록물법제 27 조에따른평가절차없이개인정보보호법 제 21 조에따라즉시파기가가능한지여부등 개인정보가포함된기록물의체계적인관리를위해명확한지침제시필요 공공기관에서개인정보가포함된기록물의생산 관리시 공공기록물법 에따른기록관리절차를누락없이준수하여야함 - 개인정보가포함된기록물은 공공기록물법 에서정하는절차에따라관리하고, 보존기간경과후평가심의회를통해폐지여부결정 개인정보가포함된기록물개요 기록물과개인정보의비교 구분기록물개인정보 관련법규 - 공공기록물관리에관한법률 - 공공기록물관리에관한법률시행령 - 공공기록물관리에관한법률시행규칙 - 개인정보보호법 - 개인정보보호법시행령 - 개인정보보호법시행규칙 적용대상 - 공공기관이생산 접수한공공기록물 ( 법률제 2 조 ) - 공공 민간부문의모든개인정보 ( 법제 2 조 ) 정의 - ( 기록물 ) 공공기관이업무와관련하여생산하거나접수한문서 도서 대장 카드 도면 시청각물 전자문서등모든형태의기록정보자료와행정박물 ( 법률제 3 조 ) - ( 전자기록물 ) 정보처리능력을가진장치에의하여전자적인형태로작성하여송신 수신또는저장되는전자문서, 웹기록물및행정정보데이터세트등의기록정보자료 ( 시행령제 2 조 ) - 살아있는개인을식별할수있는정보 - 다른정보와쉽게결합하여개인을알아볼수있는정보 ( 법제 2 조 ) 106

112 제 4 장기록물관리주요이슈 구분기록물개인정보 관리및처리절차 - 생산, 등록, 분류, 편철, 정리, 이관, 공개재분류, 평가및폐기, 이용등 ( 법률제 16 조, 제 18 조, 시행령제 19 조, 제 20 조등 ) - 개인정보의수집, 생성, 기록, 저장, 보유, 가공, 편집, 검색, 출력, 정정, 복구, 이용, 제공, 공개, 파기, 그밖에이와유사한행위 ( 법제 2 조 ) 용어 - 평가및폐기 - 파기 운영주체 - 기록관 ( 기록물관리전문요원 ) - 개인정보처리자 폐기 ( 파기 ) 시점 절차 - 기록물의보존기간만료후법령상의평가및폐기절차를거쳐수행 - 생산부서의견조회, 기록물관리전문요원심사, 기록물평가심의회심의를거쳐보존기간재책정, 보류또는폐기 ( 시행령 43 조 ) - 개인정보의보유기간경과후수행 - 즉시파기 ( 파기계획수립및개인정보보호책임자의승인을받아파기수행 ) - 다만, 다른법령에따라보존하여야하는경우에는그러하지아니함 ( 법제 21 조 ) 공공기록물법에따라관리되어야하는개인정보가포함된기록물은개인정보보유기간이경과한경우에도해당기록물의보존기간까지관리하여야하며공공기록물법에따라평가및폐기수행 공공기록물법의관리대상이아닌개인정보는개인정보보호법에따라보유기간이경과하면즉시파기예 ) 업무PC에저장된개인정보파일을업무관리시스템 ( 또는전자문서시스템 ) 에문서의첨부파일로등록한경우시스템에등록된파일은보존기간까지보존하고, 업무PC에남아있는파일은보유기간경과후즉시파기 107

113 2018 년정부산하공공기관기록물관리지침 기록관리및개인정보처리흐름도 : 처리과및기록관단계 처리과 기록관 기록관리 생산 등록 정리 이관 보존 활용 평가 폐기 이관 개인정보처리 수집 이용 보유 ( 공유 제공 ) 파기 처리과 개인정보가포함된기록물의유형 구분내용사례 유형 1 유형 2 유형 3 - 업무관리 전자문서시스템에생산 등록된기록물에포함된개인정보 - 행정정보시스템보유개인정보 - 서면신청, 홈페이지등기타방식으로수집한개인정보 - 전자문서의본문및붙임파일에포함된개인정보 - 인사관리시스템의인사기록카드, 교육정보시스템의학생생활기록부등 - 홈페이지 ( 회원신청, 전자접수 ) - 오프라인서면신청서등 적용대상 공공기록물법제3조및시행령제3조에따른공공기관 - 국가기관, 지방자치단체, 그밖에대통령령으로정하는기관 * * 공공기관의운영에관한법률 제4조에따른공공기관, 지방공기업법 에따른지방공사와지방공단, 특별법에따라설립된특수법인 ( 지방문화원진흥법 에의한문화원및특별법에의하여설립된조합 협회제외 ), 초 중등교육법 및 고등교육법, 그밖에다른법률에따라설립된각급학교 108

114 제 4 장기록물관리주요이슈 유형별기록관리절차 유형 1 업무관리 전자문서시스템기록물에포함된개인정보 < 관리방침 > 업무관리 / 전자문서시스템기록물에포함되어등록 관리되는개인정보는공공기록물법에따른기록관리절차에따라관리 개인정보가포함된기록물의암호설정금지및기록물공개시개인정보를식별하지못하도록조치 기록관리대상 - 업무관리시스템 ( 온-나라시스템등 ) 및전자문서시스템은공공기록물법시행령제3조에따라전자기록생산시스템에해당 업무관리시스템및전자문서시스템의본문 ( 기안문 ) 및붙임파일에포함된개인정보는기록관리대상 기록관리절차 - ( 등록 관리 ) 업무관리 전자문서시스템의개인정보가포함된기록물은분류, 편철, 정리, 이관, 평가및폐기등공공기록물법의규정따라관리 업무관리 전자문서시스템에구현된기록관리기능에따라관리하며, 기록관리시스템으로이관하여보존 활용 개인정보가포함된기록물은보존기간만료시공공기록물법시행령제43조에따라기록물의평가및폐기절차수행 개인정보보호법제21조에따른개인정보파기대상에미해당 - ( 암호설정관련 ) 붙임파일첨부시암호설정금지 붙임파일에암호를설정할경우비밀번호의지속적관리가어려우며, 파일내용확인이불가하므로문서로서의효력상실 개인정보등이포함되어있는기록물은업무관리시스템또는전자문서시스템의문서보안, 보안결재, 열람범위지정및열람제한기능활용 109

115 2018 년정부산하공공기관기록물관리지침 유형 2 행정정보시스템보유개인정보 < 관리방침 > 행정정보시스템보유개인정보중기록관리대상은기록물보존기간까지보존 관리 개인정보보유기간이경과하였으나해당개인정보가포함된기록물의보존기간이만료되지않은경우개인정보를파기하지않도록주의 기록관리대상 - 행정정보시스템은공공기록물법시행령제3조에따른전자기록생산시스템에해당하므로, 행정정보시스템에서생산된행정정보데이터세트는기록관리대상 개인정보가포함된기록관리대상행정정보데이터세트예시 인사관리시스템 (e-사람) 의인사기록카드, 교육정보시스템 (NEIS) 의학생생활기록부, 주민등록관리시스템의주민등록정보등 기록관리절차 - 개인정보가포함된행정정보데이터세트는공공기록물법적용대상이며공공기록물법의규정에따라관리 기록물보존기간만료시공공기록물법시행령제43조에따라기록물의평가및폐기절차수행 개인정보보호법제21조에따른개인정보파기대상에미해당 향후행정정보시스템의등록, 분류, 평가및폐기, 이관등행정정보데이터세트의세부기록관리방안마련예정 ( 국가기록원및각급기관 ) - 행정정보데이터세트가업무관리시스템또는전자문서시스템과연계되어등록 관리되는 경우에는 유형 1 의관리절차에따름 110

116 제 4 장기록물관리주요이슈 개인정보보유행정정보시스템사례 시스템명세부내역운영주체관련법령 자동차민원행정종합정보시스템 차량의등록과말소변경, 이전, 검사등전반적인자동차민원업무서비스제공 교통안전공단 자동차관리법 국민신문고 민원신청및국민제안접수처리정보등 국민권익위원회 부패방지및국민권익위원회의설치와운영에관한법률 건설행정정보시스템 지방자치단체건설업등록행정업무처리및건설업체정보 국토연구원 건설산업기본법시행령 외국인등록정보시스템 시군구에서수행하고있는외국인체류관련업무를지원 법무부 출입국관리법 가족관계등록부시스템주민조사및가족관계등록정보등법원행정처가족관계등록법 사회복지통합관리망 개인별 가구별복지대상자관리및복지급여및서비스지원, 부정수급관리등복지행정정보등 보건복지부 사회복지사업법및개별복지사업법 신여권통합정보관리시스템 여권신청 접수및심사, 발급여권교부정보등 외교부 여권법 공직윤리종합정보시스템 공직자재산등록및심사, 금융거래및부동산정보등 인사혁신처 공직자윤리법 상훈포털시스템 훈격, 성명, 소속, 훈격, 수여일, 포상명등정부포상정보 행정안전부 상훈법 인감전산정보시스템 증명청에서의인감증명 ( 외국인포함 ) 의발급및발급대장의관리정보 행정안전부 인감증명법 자치단체통합인터넷원서접수시스템 시험시행계획관리, 원서접수, 접수증및응시표, 합격자정보등 행정안전부 지방공무원임용령 주민등록관리시스템 전국지자체별 ( 시도 / 시군구 / 읍면동 ) 인구, 세대정보 행정안전부 통합정보공개시스템정보공개청구및결정통지정보등행정안전부 주민등록법 공공기관의정보공개에관한법률 통합지방세정보시스템지방세대민서비스 ( 신고 납부 ) 정보행정안전부지방세법 111

117 2018 년정부산하공공기관기록물관리지침 유형 3 홈페이지, 서면신청등기타방식으로수집한개인정보 < 관리방침 > 홈페이지, 서면신청등기타방식으로생산한기록물에포함된개인정보는전자기록생산시스템에등록하여관리 개인정보보유기간이경과하였으나해당개인정보가포함된기록물의보존기간이만료되지않은경우개인정보를파기하지않도록주의 기록관리대상 - 온라인 ( 홈페이지를통한수집등 ) 및오프라인 ( 신청서를통한서면수집등 ) 방식으로생산한기록물에포함된개인정보 공공기록물법및해당업무수행과관련된개별법령에서기록물로등록하여관리하도록규정되어있는경우기록관리대상 민원의소지가있거나법적증거력의확보를위해관리해야하는경우기록관리대상 기록관리절차 - ( 등록 관리 ) 홈페이지, 서면신청등기타방식으로수집한개인정보중기록관리대상은공공기록물법적용대상이며공공기록물법의규정에따라관리 기록관리대상은전자기록생산시스템 ( 업무관리시스템, 전자문서시스템, 행정정보시스템 ) 에등록하여관리 기록관리대상은기록물보존기간만료시공공기록물법제43조에따라기록물의평가및폐기절차수행 기타방식으로수집된개인정보중기록관리대상에해당하지않는경우, 개인정보보호법에따라처리및파기 - 홈페이지를통해수집한개인정보가포함된기록물중업무관리 전자문서시스템과연계되어등록 관리되는경우 유형1, 행정정보시스템과연계되어등록 관리되는경우 유형2 의관리절차에따름 112

118 제 4 장기록물관리주요이슈 기록관리대상법정서식사례 법정서식명법적근거비고 인감 ( 변경 ) 신청서 토지조서 인감증명법시행령별지제 9 호서식 공익사업을위한토지등의취득및보상에관한법률시행규칙별지제 4 호서식 자동차대여사업신청서 여객자동차운수사업시행규칙별지제 33 호서식 관광사업등록신청서 건설업등록신청서 관광진흥법시행규칙별지제 1 호서식 건설산업기본법시행규칙별지제 1 호서식 113

119 2018 년정부산하공공기관기록물관리지침 기록관리시스템의도입 기록관리시스템개요 정의 : 공공기관의기록관및특수기록관에서기록관리를전자적으로수행하는시스템 사용자 : 기록관및특수기록관에서해당공공기관의기록관리업무를수행하는자및일반사용자 관리대상 : 공공기록물법 에서정하는모든기록물 ( 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서등 ) 주요기능 : 메타데이터생성및관리, 분류체계및기록관리기준의통제, 기록물인수, 등록, 생산현황관리, 저장및보존관리, 처분, 공개재분류, 접근권한관리및감사증적, 정보서비스 3 급기관도서 ( 간행물 ) 행정박물각업무관리시스템 과제 / 문서관리카드등 전자문서시스템 결재 / 시행 / 접수문서등 비전자기록물 연도별이관 2 년내이관 기록물인수 기록물평가 검색 활용 기록관리시스템 기준 / 시스템관리 기록물보존 기록물이관 접근 감사 전자 비전자기록물 114

120 제 4 장기록물관리주요이슈 기록관리시스템도입필요성 법령준수 - 컴퓨터등으로생산되는전자기록물의안전하고체계적인관리 활용 - 전자기록생산시스템 기록관리시스템으로이어지는전자기록물관리체계구축 운영의무화 열람 활용보장 - 전자기록생산응용프로그램등다양한 S/W, H/W의노후화대비 - 전자기록을생산당시와동일한모습으로볼수있도록이용가능성보장 진본성보장 - 정보기술의급격한발전에따른전자기록의손쉬운위변조및해킹위험대비 - 기록관리시스템에전자기록의위변조방지및무결성검증기능구현필요 기록관리시스템구축원칙 1 기록관리시스템은가능하면자동적으로메타데이터를생성 관리할수있어야함 2 기록물의획득및관리를위해표준화된메타데이터를획득 관리할수있어야함 3 관련시스템과지속적으로상호운용성을확보할수있어야함 4 가능하면공개표준을따라야하며기술중립성을유지해야함 5 특정하드웨어및소프트웨어의존성을줄이기위해공개포맷을이용하여기록물일괄획득및이관이가능해야함 6 기록물관리기관의요구를충족시킬수있도록확장이용이하며안정적이고유연한아키텍처를제공해야함 115

121 2018 년정부산하공공기관기록물관리지침 기록관리시스템유형 공공기관은기관에서생산되는기록물의유형과관리방침에따라다음의세가지유형을선택하여기 록관리시스템을구축할수있음 - 생산시스템에서생산된기록물이기록관리시스템으로이관되는형태 : 생산시스템에서생산된기록물을집중화된저장장치가탑재된기록관리시스템으로이관하는형태로서, 다양한외부의소스에서데이터를인수받아보존가능 전자기록생산시스템 기록관리시스템 기록물 기록물구성요소 메타데이터 저장장치 - 생산시스템에서생산된기록물을유지하면서기록관리시스템이통제하는형태 : 기록물을생산시스템에그대로보존하면서기록물관리를위한메타데이터등을기록관리시스템과연동시켜기록물을통제 전자기록생산시스템 기록관리시스템 기록물 기록물구성요소 메타데이터 저장장치 - 생산시스템과기록관리시스템이통합된형태 : 생산시스템내에기록관리시스템의기능을탑재하여기록물의처분및장기보존까지전반적인기록관리기능수행 전자기록생산시스템 기록관리시스템 기록물 기록물구성요소 메타데이터 116

122 제 4 장기록물관리주요이슈 기록관리시스템유형선택시고려사항 - 특정업무기능에대한위험수준을포함한업무적필요성 - 세가지유형중어떤유형이조직의기록관리접근전략으로타당한지를포함하는기록관리체계 - 특정시스템에대한기술적타당성 조직이기록관리시스템을소유하고있는지 얼마나용이하게두시스템의통합이가능한지 현재사용중인생산시스템의기능성수준및변화필요성 현존시스템의예상수명 요구되는기능성을반영한시스템업그레이드의기술적가능성 공공기관은운영하고있는시스템의수와특징, 유형에따라세가지유형의통합적인유형을적용할수있으며, 기관의상황을고려하여결정함. NAK/S 24:2014(v1.0) : 정부산하공공기관등의기록관리를위한시스템기능요건 참고 기록관리시스템구성 기록관에서수행하는기록관리업무프로세스 기록물관리업무프로세스 생산부서 인수보존평가이관활용 생산현황보고및이관 의견등록 기록물접수 기록관의견반영 기록물검수 심의위원의견반영 감사추적 기록관 기록물인수 생산현황취합 생산현황보고 포맷변환기록정리서가배치매체수록 기록물평가대상선정및처리부서지정 심의회결과반영 폐기집행 이관목록통보 이관목록작성 이관요청목록접수 이관처리 이관대상검수 확정목록접수 검색 통계 국가기록원 생산현황접수 이관요청목록통보 이관목록접수 이관목록확정 / 통보 이관대상접수 117

123 2018 년정부산하공공기관기록물관리지침 기록관리시스템을운영하기위한 H/W 구성 기록관리사용자 바코드리더기 바코드프린터 문서스캐너 PC 기록관리 S/W 기록관리서버 일반스토리지 아카이빙스토리지 보존포맷변환서버 주크박스관리서버 광디스크저장장치 대용량송수신 S/W 리포팅툴 검색엔진 Anti-Virus 솔루션 웹서버 WAS DBMS OS 기록관리시스템을운영하기위한 S/W 구성 기록관리서버기록관리 S/W 대용량송수신 SW 리포팅 SW 검색엔진 Anti-Virus 솔루션웹서버 SW WAS SW DBMS UNIX 주크박스관리서버 NFS SW 주크박스관리 SW OS 아카이빙스토리지 API Compliance Edition OS PDF 변환서버보존포맷 SW FTP 서비스 OS 118

124 제 4 장기록물관리주요이슈 기록관리시스템주요기능 정부산하공공기관기록관리를위한시스템기능구성 메타데이터생성및관리 분류체계및기록관리기준통계 기록물인수 저장및보존관리 1. 메타데이터관리 1. 분류체계관리 1. 인수 1. 저장, 백업, 복구 2. 기록관리기준관리 2. 등록 2. 전자기록물보존 3. 생산현황관리 3. 포맷변환 4. 비전자기록물보존 처분 공개재분류 접근권한관리및감사증적 정보서비스 1. 처분검토및실행 1. 공개재분류 1. 시스템및기록물 1. 검색 2. 이관 접근관리 2. 화면출력 3. 폐기 2. 감사증적 3. 보고서관리 전자기록생산시스템 전자문서시스템업무관리시스템행정정보시스템 기록이용자 영구기록관리시스템 메타데이터생성및관리 - 기록물을생산한업무맥락, 기록자체, 기록에대한행위자, 기록관리과정등에대해메타데이터를획득하고기록물과함께보존할수있어야함 분류체계및기록관리기준의통제 - 조직의기능, 활동또는업무처리행위에따라기록물을계층적으로분류하고, 인수, 검색, 유지및처분의기능을원활히할수있도록분류체계및기록관리기준을통제해야함 기록물인수 - 기록물의신뢰성및진본성을확보할수있도록기록물의내용및구조, 맥락을함께인수해야함 - 인수과정에서누락된기록물혹은기관에서수집한기록물을등록할수있어야함 - 처리과에서생산한기록물의생산현황을통보받을수있어야함 119

125 2018 년정부산하공공기관기록물관리지침 기록물저장및보존관리 - 생산시스템으로부터인수한기록물의진본성, 무결성등을보장하여보존할수있어야함 - 기록물을저장하여관리하는저장장치에대해주기적으로점검하고, 시스템손상등에대비한백업및복원에대비할수있어야함 - 보존포맷변환등기관에서정한보존방식에따라전자기록물을장기적으로보존하고, 해당보존이력정보를관리할수있어야함 - 비전자기록물의전자거인관리를위해서가배치정보를관리하여통제할수있어야함 기록물처분 - 적법한절차와기준에따라보존기록물에대해보존기간재책정, 보류, 이관, 폐기등처분할수있어야함 - 생산부서의견조회, 기록관심사, 심의회심의결과등록등처분행위와관련된이력을관리할수있어야함 공개재분류 - 비공개기록물에대해주기적으로공개재분류를할수있어야하며, 생산년도종료후 30 년이지난비 공개기록물에대한공개재분류를할수있어야함 기록물접근권한관리및감사증적 - 기록물의내용, 구조, 맥락에허가받지않은변경을방지하기위해시스템의접근통제, 기록물본문내용에대한접근범위및사용자별접근권한과메타데이터를관리하는기능을제공해야함 - 시스템의기능및데이터에대한모든유형의접근에대해서도감사증적을수행할수있어야함 기록물검색 활용 - 분류체계, 기록물철 기록물건 컴포넌트에대해다양한조건을통해쉽고정확하게검색할수있도록지원해야함 - 검색된결과를사용자가열람하기편리한형태로제공해야하며, 검색 활용과정에대한접근권한을관리할수있어야함 - 사용자요구에의해수시로기록관리에필요한보고서를생성하고, 생성된보고서를파일로다운로드하거나간편하게보내기 (export) 할수있어야함 120

126 축절차교육및기술지원구제 4 장기록물관리주요이슈 기록관리시스템구축절차 기관내부현황을파악하여사업계획수립 구분 기록물 / 정보화현황파악 준비사항 생산시스템 ( 전자문서 / 업무관리 ) 기록물보유 ( 건수, 용량 ) 현황 전자문서시스템의생산현황보고 이관기능및기록물분류체계등확인 정보화현황을파악하여재활용가능여부확인및목표시스템구성도 ( 생산시스템, 자료관시스템, 기타장비및소프트웨어파악 ) 사업계획 / 소요예산산출 RMS 구축시필요한 H/W, S/W 내역확보 ( 국가기록원 ) RMS 구축일정및범위정의 (RMS 설치, 이관, 기능개선, 인프라도입등 ) 구축범위에따른소요예산산출 사업계획서작성 정확한사전환경조사를통해안정적인 RMS 구축 사전환경조사 기관환경조사를통해작업공간및일정수립인프라도입 사전환경조사에따른환경점검, H/W 및상용 S/W 설치표준 RMS 설치 표준 RMS 설치, 데이터베이스설치, 초기데이터구축유관시스템연계 전자문서시스템, 업무관리시스템, BRM, CAMS, 전자서명장기검증등 사용자교육및서비스데스크운영을통한유지보수지원 121

127 2018 년정부산하공공기관기록물관리지침 RMS 구축및운영시고려사항 구축시 - 전자문서시스템기능중생산현황보고, 이관, 분류기준표기능실행여부확인 - 전자문서시스템에서표준화된이관파일생성여부및보존시암호화여부 - 기관특성에따른 H/W, 상용 S/W 선정시 RMS와의호환성여부확인 - 기록물분류체계가기록관리시스템에적용가능한것인지확인 - 정부산하공공기관의경우, 국가기록원에국가적으로보존가치가높은기록물을선별적으로이관하므로, 그외의 30년이상기록물을장기보존할수있는기능도포함하여구축필요 운영시 - 전자문서이관시데이터의무결성, 적합성확인 - 생산현황보고및이관시발생되는다양한오류에대해적극적인기술지원요청 - 기록관리시스템에대해기관내에서지속적인사용자교육필요 122

128 제 4 장기록물관리주요이슈 4 기록물분류체계개선 < 기본방향 > 기록관리기반마련을위해공공기관기능분류체계도입 공공기록물법 에따라 17년말까지기록관리기준표체계로전환 기록관리기준표운영내실화및업무지원확대 공통업무단위과제별보존기간책정기준제시 공공기관유형별단위과제표준화지원 공공기관기능분류체계도입및기록관리기준표체계로전환 1 공공기관기능분류체계도입 - 정부기능분류체계의구조를준용하여, 공공기관의업무및그와관련된정보들을체계화한분류체계도입 구분정부기능분류체계공공기관기능분류체계 기준 정부의예산배분체계, 국가간행정서비스통계자료비교를위한국제기준, 정부조직법등 정부기능분류체계, 기관설치법, 직제, 사무분장, 조직도, 경영평가보고서등 레벨 정책분야 - 정책영역 - 대 중 소기능 - 단위과제 (6 레벨 ) 대 중 소기능 - 단위과제 (4 레벨 ) 관리주체행정안전부조직기획과행정안전부국가기록원 123

129 2018 년정부산하공공기관기록물관리지침 공공기관기능분류체계구조 ( 안 ) 기능별분류조직별분류 대기능중기능소기능소기능과연계 실 / 국 과 / 팀 최하단위조직과연계 단위과제단위과제단위과제단위과제단위과제 기본 속성정보유관정보업무편람 수행주체, 절차 서비스제공방식 이해관계자동 인사 / 조직 법령 / 규제 예산 / 정보화 업무처리절차 해외사례 / 통계 전문가정보등 기능분류를통한법령, 규제, 예산, 업무절차등관련정보의공유 공공기관기능분류체계를원문정보공개시스템, 각기관에서운영하는행정정보시스템등과연계활용추진 2 기록관리기준표체계로전환 - 공공기록물법 에따른분류기준에관한경과조치만료 ( 17년말 ) 전까지기능분류에따른기록관리기준표체계로전환 기록관리기준표와기록물분류기준표비교 구분기록관리기준표기록물분류기준표 개념 적용기간 레벨 기능분류관리주체 ㅇ정부기능분류체계에따른단위과제별로작성하며, 보존기간, 보존기간책정사유, 공개여부, 접근권한등관리기준적용ㅇ단위과제하에과제카드를생성하여기록물분류 08 ~ 현재 정책분야 - 정책영역 - 대 중 소기능 - 단위과제 (6 레벨 ) ㅇ출처및업무기능의동일성에따라단위업무별로작성하며, 보존기간, 보존기간책정사유, 보존장소, 보존방법등의관리기준적용ㅇ단위업무하에기록물철을생성하여기록물분류 04년 ~ 08년 ( 공공기관은 17년말까지유예 ) 대 중 소기능 - 단위업무 (4 레벨 ) 행정안전부조직기획과행정안전부국가기록원 124

130 제 4 장기록물관리주요이슈 기록관리기준표의구조 조직분류 정부기능분류체계기능분류 단위과제기능유형 기록관리항목 처리 과명 1레벨 2레벨 3레벨 ( 대기능 ) 4레벨 ( 중기능 ) 5레벨 ( 소기능 ) 6레벨 ( 단위과제 ) 유형 업무설명 보존기간 보존기간책정사유 비치기록물여부 비치 비치 비치 여부 사유 기간 공개여부 접근권한 - 공공기관별로기능분류체계구축후그에따라기록관리기준표를작성 고시하도록지도 감독 기록관리기준표의전자문서시스템및기록관리시스템탑재는기관별예산등이수반되는사항이므로단계적추진 기록관리기준표운영내실화및업무지원강화 1 단위과제별보존기간협의대상기관확대 - 종전의명확하지않았던협의대상기관직접관리기관지정기준을명확히하고, 대상기관확대 2 기능분류및기록관리기준표운영절차체계화 - 조직개편, 업무변화에따른기능및단위과제의신설또는변경요청에대해검토 승인하는절차체계화 구분 처리과업무담당자 처리과기록물관리책임자 기록관담당자 국가기록원 업무범위 ㅇ조직, 업무환경변화에따라단위과제신설 변경신청ㅇ단위과제별관리항목 ( 보존기간, 공개여부등 ) 작성 제출 ㅇ단위과제신설변경사항취합및기록관제출ㅇ해당처리과의단위과제관리 ㅇ전처리과의단위과제신설 변경사항관리ㅇ국가기록원과보존기간협의 ( 협의대상기관인경우 ) ㅇ확정된단위과제고시ㅇ공공기관기능분류체계및기록관리기준표관리ㅇ단위과제의보존기간검토 승인 ( 협의대상인경우 ) 125

131 201 년정부산하공공기관기록물관리지침 단위과제별보존기간협의대상기관기록관리기준표운영절차 처리과담당자 신설 / 변경이유발생 과제신설 ( 변경 ) 등록및보존기간책정 기관기록관 공통업무? 보존기관표 적정준칙 N 협의 Y 기록관리기준표제출 N Y 협의검토? 수정반영고시 중앙기록물관리기관 접수 N 검토? Y 조정의견 공공기관기능분류체계 - 공통업무는국가기록원이표준분류체계를작성 제시하고, 고유업무는공공기관별로작성, 국가기록원과협의를거쳐시행 공통업무단위과제별보존기간준칙및기관유형별단위과제표준화지원 공통업무단위과제별보존기간준칙제시 - 지침등을통해각기관에배포한공통업무보존기간표의단위과제분류및보존기간을관련법령, 지침, 업무편람등을참고하여재검토 - 행정기관과보존기간이상이한단위과제를우선대상으로검토하고, 확정된공통업무를각기관에 제공 - 공통업무는국가기록원이표준분류체계를작성 제시하여일괄적용 단, 보존기간을달리정해야하는특별한사유가있는경우, 우리원과협의하여별도단위과제신설공공기관유형별고유업무단위과제표준화지원 기관유형별단위과제표준화지원 - 유사한기능을수행하는기관들에일관성있는기준을적용하고, 기관의업무부담경감을위해 유사기관간고유업무표준화지원 * 13 년발전회사, 항만공사, 14 년시설관리분야표준화기추진, 16 년의료기관추진, 18 년신용보증재단추진 - 매년표준화대상분야및기관을공모하고, 공공기관기록관리협의회실무분과를통해표준화추진 126

132 2018 년도정부산하공공기관기록물관리지침 부록 1. 공공기관현황 2. 연중기록물관리일정및체크리스트 3 단위과제별공통업무보존기간표 4. 국가기록원기록물관리교육운영절차 년대학기록물관리지침

133 2018 년정부산하공공기관기록물관리지침 부록 1 공공기관현황 직접관리기관 지정근거 시행령제 25 조ㆍ제 42 조, 시행규칙제 17 조ㆍ제 27 조 지정기준 구분 정성기준 (1 차 ) 2009 년설립목적및수행업무 지정기준 기관존속기간 10 년이상 (1999 년이전설립 ) 정량기준 (2 차 ) 정원 500 명이상 2012 년기록관리수행가능성 10 년이상 100 명이상 2007 년지정기준 : 정부투자기관 한국농수산식품유통공사, 대한무역투자진흥공사, 대한석탄공사, 한국관광공사, 한국광물자원공사, 한국농어촌공사, 한국도로공사, 한국방송공사, 한국석유공사, 한국수자원공사, 한국은행, 한국전력공사, 한국조폐공사, 한국철도공사, 한국토지주택공사, 한국투자공사 ( 07 년지정 ) 직접관리기관 ('18 년현재 ) 국민건강보험공단, 국민체육진흥공단, 예금보험공사, 인천국제공항공사, 한국가스공사, 한국공항공사, 한국마사회, 한국수출입은행, 한국자산관리공사, 한국지역난방공사 ( 09 년지정 ) 국립공원관리공단, 국민연금공단, 국토연구원, 대한적십자사, 한국국토정보공사, 중소기업진흥공단, 한국개발연구원 (KDI), 한국과학기술원 (KAIST), 한국국제협력단 (KOICA), 한국산업단지공단, 한국연구재단, 한국원자력연구원, 한국정보화진흥원, 한국항공우주연구원 ( 12 년지정 ) 직접관리기관의의무 국가기록원에단위과제별보존기간협의 ( 시행령제25조, 시행규칙제17조 ) 국가기록원에기록물생산현황통보 ( 시행령제42조, 시행규칙제27조 ) 128

134 부록 전체공공기관 제 3 조제 1 호기관 (330) : 공공기관의운영에관한법률제 4 조에따른기관 구분소관부처기관명 (330) 시장형공기업 (14) 산업통상자원부 (11) 국토교통부 (2) 해양수산부 (1) 방송통신위원회 (1) 기획재정부 (1) 한국가스공사, 한국남동발전 ( 주 ), 한국남부발전 ( 주 ), 한국동서발전 ( 주 ), 한국서부발전 ( 주 ), 한국석유공사, 한국수력원자력 ( 주 ), 한국전력공사, 한국중부발전 ( 주 ), 한국지역난방공사, 한국광물자원공사 인천국제공항공사, 한국공항공사 부산항만공사 한국방송광고진흥공사 한국조폐공사 문화체육관광부 (1) 한국관광공사, 그랜드코리아레저 ( 주 ) 준시장형공기업 (21) 농림축산식품부 (1) 산업통상자원부 (1) 국토교통부 (7) 한국마사회 대한석탄공사,( 주 ) 한국가스기술공사, 한국전력기술 ( 주 ), 한국 KDN( 주 ), 한전 KPS( 주 ) 주택도시보증공사, 제주국제자유도시개발센터, 한국감정원, 한국도로공사, 한국수자원공사, 한국철도공사, 한국토지주택공사 기금관리형준정부기관 (16) 해양수산부 (4) 금융위원회 (5) 교육부 (1) 인사혁신처 (1) 문화체육관광부 (4) 산업통상자원부 (2) 보건복지부 (1) 고용노동부 (1) 중소벤처기업부 (1) 여수광양항만공사, 울산항만공사, 인천항만공사, 해양환경관리공단 신용보증기금, 예금보험공사, 한국자산관리공사, 한국주택금융공사 사립학교교직원연금공단 공무원연금공단 국민체육진흥공단, 영화진흥위원회, 한국문화예술위원회, 한국언론진흥재단 한국무역보험공사, 한국원자력환경공단 국민연금공단 근로복지공단 중소기업진흥공단, 기술보증기금 129

135 2018 년정부산하공공기관기록물관리지침 구분소관부처기관명 (330) 위탁집행형준정부기관 (72) 교육부 (2) 외교부 (1) 문화부 (3) 환경부 (4) 과학기술정보통신부 (9) 고용노동부 (4) 여성가족부 (2) 행전안전부 (1) 농림축산식품부 (5) 산업통상지원부 (13) 보건복지부 (6) 공정거래위원회 (1) 방송통신위원회 (1) 한국교육학술정보원, 한국장학재단 한국국제협력단 국제방송교류재단, 한국콘텐츠진흥원, 아시아문화원 국립공원관리공단, 국립생태원, 한국환경공단, 한국환경산업기술원우체국금융개발원, 한국우편사업진흥원, 우체국물류지원단, 정보통신산업진흥원, 한국과학창의재단, 한국방송통신전파진흥원한국연구재단, 한국인터넷진흥원, 한국정보화진흥원한국고용정보원, 한국산업안전보건공단, 한국산업인력공단, 한국장애인고용공단한국청소년상담복지개발원, 한국청소년활동진흥원 한국승강기안전공단 농림수산식품교육문화정보원, 농림식품기술기획평가원, 축산물품질평가원, 한국농수산식품유통공사, 한국농어촌공사 대한무역투자진흥공사, 한국가스안전공사, 한국광해관리공단, 한국디자인진흥원, 한국기술진흥원, 한국산업기술평가관리원, 한국산업단지공단, 한국석유관리원, 한국세라믹기술원, 한국에너지공단, 한국에너지기술평가원, 한국전기안전공사, 한국전력거래소 건강보험심사평가원, 국민건강보험공단, 사회보장정보원, 한국노인인력개발원, 한국보건복지인력개발원, 한국보건산업진흥원 한국소비자원 시청자미디어재단 중소벤처기업부 (2) 중소기업기술정보진흥원, 소상공인시장진흥공단 국토교통부 (5) 교통안전공단, 국토교통과학기술진흥원, 한국국토정보공사, 한국시설안전공단, 한국철도시설공단 해양수산부 (4) 선박안전기술공단, 한국수산자원관리공단, 해양수산과학기술진흥원, 한국해양수산연수원 원자력안전위원회 (1) 한국원자력안전기술원 국가보훈처 (2) 경찰청 (1) 소방청 (1) 산림청 (1) 농촌진흥청 (1) 특허청 (1) 기상청 (1) 독립기념관, 한국보훈복지의료공단도로교통공단한국소방산업기술원한국임업진흥원농업기술실용화재단한국지식재산전략원한국기상산업기술원 130

136 부록 구분소관부처기관명 (330) 기타공공기관 (207) 국무조정실 (24) 국가보훈처 (1) 식품의약품안전처 (4) 금융위원회 (3) 원자력안전위원회 (2) 공정거래위원회 (1) 기획재정부 (3) 과학기술정보통신부 (37) 교육부 (19) 외교부 (2) 통일부 (2) 법무부 (4) 국방부 (3) 행정안전부 (2) 경제인문사회연구회, 과학기술정책연구원, 국토연구원, 대외경제정책연구원, 산업연구원, 에너지경제연구원, 정보통신정책연구원, 통일연구원, 한국개발연구원, 한국교육개발원, 한국교육과정평가원, 한국교통연구원, 한국노동연구원, 한국농촌경제연구원, 한국법제연구원, 한국보건사회연구원, 한국여성정책연구원, 한국조세재정연구원, 한국직업능력개발원, 한국청소년정책연구원, 한국해양수산개발원, 한국행정연구원, 한국형사정책연구원, 한국환경정책평가연구원 88관광개발한국식품안전관리인증원, 의료기기정보기술지원센터, 식품안전정보원, 한국의약품안전관리원중소기업은행, 한국산업은행, 한국예탁결제원 한국원자력통제기술원, 한국원자력안전재단 한국공정거래조정원 한국수출입은행, 한국투자공사, 한국재정정보원 ( 재 ) 연구성과실용화진흥원, ( 재 ) 우체국시설관리단, 국가과학기술연구회, 기초과학연구원, 국립광주과학관, 국립대구과학관, 국립부산과학관, 별정우체국연금관리단, 연구개발특구진흥재단, 한국건설기술연구원, 울산과학기술원, 재단법인한국여성과학기술인지원센터한국과학기술기획평가원, 한국과학기술연구원, 한국과학기술원, 한국과학기술정보연구원, 한국기계연구원, 한국나노기술원, 한국기초과학지원연구원, 한국데이터진흥원, 한국생명공학연구원, 한국생산기술연구원, 한국식품연구원, 한국에너지기술연구원, 한국원자력연구원, 한국원자력의학원, 한국전기연구원, 한국전자통신연구원, 한국지질자원연구원, 한국천문연구원, 한국철도기술연구원, 한국표준과학연구원, 한국한의학연구원, 한국항공우주연구원, 한국화학연구원 광주과학기술원, 대구경북과학기술원 ( 대학으로관리 ) 강릉원주대학교치과병원, 강원대학교병원, 경북대학교병원, 경북대학교치과병원, 경상대학교병원, 국가평생교육진흥원, 부산대학교병원, 부산대학교치과병원, 서울대학교병원, 서울대학교치과병원, 동북아역사재단, 전남대학교병원, 전북대학교병원, 제주대학교병원, 충남대학교병원, 충북대학교병원, 한국고전번역원, 한국사학진흥재단, 한국학중앙연구원재외동포재단, 한국국제교류재단 ( 사 ) 남북교류협력지원협회, 북한이탈주민지원재단대한법률구조공단, 정부법무공단, 한국법무보호복지공단, IOM이민정책연구원전쟁기념사업회, 한국국방연구원, 국방전직교육원 민주화운동기념사업회, ( 재 ) 일제강제동원피해자지원단 131

137 2018 년정부산하공공기관기록물관리지침 구분소관부처기관명 (330) 기타공공기관 (207) 문화체육관광부 (24) 농림축산식품부 (4) 산업통상자원부 (10) 보건복지부 (15) 환경부 (4) 고용노동부 (7) ( 재 ) 정동극장, ( 재 ) 예술경영지원센터, ( 재 ) 한국예술인복지재단, 한국문화정보원, 게임물관리위원회, 국립박물관문화재단, 대한장애인체육회, 대한체육회, 세종학당재단, 영상물등급위원회, 예술의전당, 재단법인국악방송, 태권도진흥재단, 한국공예디자인문화진흥원, 한국도박문제관리센터, 한국문학번역원, 한국문화관광연구원, 한국문화예술교육진흥원, 한국문화진흥주식회사, 한국영상자료원, 한국저작권위원회, 한국저작권보호원, 한국체육산업개발 ( 주 ), 한국출판문화산업진흥원 ( 재 ) 한식재단, 가축위생방역지원본부, 국제식물검역인증원, 농업정책보험금융원 ( 재 ) 한국스마트그리드사업단, ( 주 ) 강원랜드, 전략물자관리원, 한국로봇산업진흥원, 한국원자력문화재단, 한국산업기술시험원, 한국전력국제원자력대학원대학교, 한일산업기술협력재단, 한전원자력연료 ( 주 ) 국립암센터, 국립중앙의료원, 대한적십자사, 한국건강증진개발원, 한국국제보건의료재단, 한국보건의료연구원, 한국보건의료인국가시험원, ( 재 ) 한국장기기증원한국보육진흥원, 한국사회복지협의회, 한국의료분쟁조정중재원, 한국장애인개발원, 대구경북첨단의료산업진흥재단, 오송첨단의료산업진흥재단, 한약진흥재단수도권매립지관리공사, 한국상하수도협회, 국립낙동강생물자원관, 한국보전협회건설근로자공제회, 노사발전재단, 한국사회적기업진흥원, 한국잡월드 한국폴리텍, 한국기술교육대학교 ( 대학으로관리 ), 사단법인한국기술자격검정원 여성가족부 (3) 국토교통부 (9) 해양수산부 (8) 방위사업청 (2) 문화재청 (1) 산림청 (1) 중소벤처기업부 (5) 특허청 (4) 관세청 (1) 기상청 (2) 한국양성평등교육진흥원, 한국건강가정진흥원, 한국여성인권진흥원 ( 주 ) 한국건설관리공사, 주택관리공단 ( 주 ), 코레일관광개발 ( 주 ), 코레일네트웍스 ( 주 ), 코레일로지스 ( 주 ), 코레일유통 ( 주 ), 코레일테크 ( 주 ), 항공안전기술원, 워터웨이플러스 ( 주 ) 부산항보안공사, ( 주 ) 인천항보안공사, 한국어촌어항협회, 한국해양과학기술원, 한국해양조사협회, 항로표지기술협회국립해양박물관, 국립해양생물자원관국방과학연구소, 국방기술품질원한국문화재재단한국산림복지진흥원 ( 재 ) 중소기업연구원, 신용보증재단중앙회, 중소기업유통센터, 창업진흥원, 한국벤처투자한국지식재산연구원, 한국발명진흥회, 한국지식재산연구원, 한국특허정보원 ( 재 ) 국제원산지정보원 ( 재 ) 한국형수치예보모델개발사업단, ( 재 )APEC 기후센터 132

138 부록 제 3 조제 2 호기관 (147) : 지방공사ㆍ공단 구분소관부처기관명 (147 개 ) 지방공사ㆍ공단 (147) 서울 (30) 부산 (7) 대구 (5) 인천 (12) 광주 (5) 대전 (4) 울산 (5) 경기도 (34) 강원도 (7) 충청남도 (6) 충청북도 (4) 세종 (1) 서울메트로, 서울특별시도시철도공사, SH 공사, 서울특별시농수산식품공사, 서울특별시시설관리공단, 서울에너지공사, 강남구도시관리공단, 강동구도시관리공단, 강북구도시관리공단, 강서구시설관리공단, 관악구시설관리공단, 광진구시설관리공단, 구로구시설관리공단, 금천구시설관리공단, 노원구서비스공단, 도봉구시설관리공단, 동대문구시설관리공단, 동작구시설관리공단, 마포구시설관리공단, 서대문구도시관리공단, 성동구도시관리공단, 성북구도시관리공단, 송파구시설관리공단, 양천구시설관리공단, 영등포구시설관리공단, 용산구시설관리공단, 은평구시설관리공단, 종로구시설관리공단, 중구시설관리공단, 중랑구시설관리공단 부산교통공사, 부산도시공사, 부산관광공사, 부산시설공단, 부산지방공단스포원, 부산환경공단, 부산광역시기장군도시관리공단대구도시철도공사, 대구도시공사, 대구광역시시설관리공단, 대구환경공단, 대구광역시달성군시설관리공단인천교통공사, 인천도시공사, 인천관광공사, 인천광역시시설관리공단, 인천환경공단, 강화군시설관리공단, 계양구시설관리공단, 남구시설관리공단, 남동구도시관리공단, 부평구시설관리공단, 서구시설관리공단, 중구시설관리공단 광주광역시도시철도공사, 광주광역시도시공사, 김대중컨벤션센터, 광주환경공단, 광주광역시광산구시설관리공단대전도시공사, 대전광역시도시철도공사, 대전마케팅공사, 대전광역시시설관리공단울산광역시도시공사, 울산광역시시설관리공단, 중구도시관리공단, 남구도시관리공단, 울주군시설관리공단 경기관광공사, 경기도시공사, 경기평택항만공사, 성남도시개발공사, 남양주도시공사, 평택도시공사, 화성도시공사, 광주도시관리공사, 구리농수산물공사, 구리도시공사, 하남도시공사, 양평공사, 안산도시공사, 김포도시공사, 고양도시관리공사, 용인도시공사, 의왕도시공사, 수원시시설공단, 부천시시설공단, 안양시시설공단, 의정부시시설공단, 시흥시시설공단, 파주시시설공단, 군포시시설공단, 이천시시설공단, 양주시시설공단, 안성시시설공단, 포천시시설공단, 오산시시설공단, 과천시시설공단, 여주도시관리공단, 가평군시설공단, 연천군시설공단, 광명시시설공단 강원도개발공사, 춘천도시공사, 강릉관광개발공사, 동해시시설관리공단, 속초시시설관리공단, 정선군시설관리공단, 영월군시설관리공단충청남도개발공사, 당진해양관광공사, 보령시설관리공단, 천안시설관리공단, 부여군시설관리공단, 아산시시설관리공단 충북개발공사, 청주시시설관리공단, 단양관광관리공단, 충주시시설공단 세종특별자치시설관리공단 133

139 2018 년정부산하공공기관기록물관리지침 구분소관부처기관명 (147) 지방공사ㆍ공단 (147) 전라북도 (3) 전라남도 (2) 경상북도 (9) 경상남도 (10) 제주도 (3) 전북개발공사, 장수한우지방공사, 전주시시설관리공단 전남개발공사, 여수시도시공사 경상북도개발공사, 경상북도관광공사, 청도공영사업공사, 청송사과유통공사, 영양고추유통공사, 포항시시설관리공단, 안동시시설관리공단, 구미시설공단, 문경관광진흥공단경남개발공사, 통영관광개발공사, 김해시도시개발공사, 거제해양관광개발공사, 함안지방공사, 창녕군개발공사, 창원시시설관리공단, 창원경륜공단, 양산시시설관리공단, 밀양시시설관리공단 제주관광공사, 제주특별자치도개발공사, 제주에너지공사 제 3 조제 3 호기관 (135) : 특수법인 구분소관부처기관명 (135) 특수법인 (135) 방송통신위원회 (3) 금융위원회 (2) 기획재정부 (1) 행정안전부 (3) 문화체육관광부 (2) 산업통상자원부 (4) 해양수산부 (1) 보건복지부 (1) 통일부 (1) 방송문화진흥회, 한국교육방송공사 (EBS), 한국방송공사 (KBS) 금융감독원, 서민금융진흥원 한국은행 제주 4 ㆍ 3 평화재단, 한국지방행정연구원, 한국지역정보개발원 한국도핑방지위원회, 뉴스통신진흥회 대ㆍ중소기업협력재단, 한국생산성본부, 한국공학한림원, 한국표준협회 한국선원복지고용센터 중앙입양원 겨레말큰사전남북공동편찬사업회 134

140 부록 구분소관부처기관명 (135) 서울 (10) 부산 (5) 강남문화재단, 구로문화재단, 마포문화재단, 서울문화재단, 서울신용보증재단, 서울연구원, 서울의료원, 성북문화재단, 영등포문화재단, 중구문화재단 부산문화재단, 부산발전연구원, 부산신용보증재단, 부산의료원, 국립부산과학관 특수법인 (135) 대구 (7) 인천 (6) 광주 (2) 대전 (4) 울산 (3) 경기도 (16) 강원도 (13) 충청남도 (9) 충청북도 (5) 전라남도 (8) 전라북도 (7) 경상남도 (8) 경상북도 (10) 제주도 (4) 달성문화재단, 대구문화재단, 대구신용보증재단, 대구의료원, 대구중구도심재생문화재단, 수성문화재단, 동구문화재단 부평구문화재단, 인천광역시의료원, 인천문화재단, 인천발전연구원, 인천신용보증재단, 인천관광공사 광주광역시광주문화재단, 광주신용보증재단 대전고암미술문화재단, 대전문화재단, 대전세종연구원, 대전신용보증재단 고래문화재단, 울산발전연구원, 울산신용보증재단 경기연구원, 경기도의료원, 경기신용보증재단, 고양문화재단, 군포문화재단, 부천문화재단, 성남문화재단, 수원문화재단, 안산문화재단, 안양문화예술재단, 오산문화재단, 용인문화재단, 하남문화재단, 수원시정연구원, 화성시문화재단, 광명시시설관리공단 강릉문화재단, 강릉의료원, 강원발전연구원, 강원신용보증재단, 삼척의료원, 속초의료원, 영월의료원, 원주문화재단, 원주의료원, 인제군문화재단, 정선아리랑문화재단, 춘천시문화재단, 강원문화재단 공주의료원, 서산의료원, 아산문화재단, 천안문화재단, 천안의료원, 충남연구원, 충남신용보증재단, 충남여성정책개발원, 홍성의료원 청주의료원, 충북문화재단, 충북연구원, 충북신용보증재단, 충주의료원 나주시천연염색문화재단, 목포문화재단, 목포시의료원, 순천의료원, 영암문화재단, 전남신용보증재단, 강진의료원, 광주전남연구원 군산의료원, 익산문화재단, 남원의료원, 전북연구원, 전북신용보증재단, 전주문화재단, 진안군의료원 거제시문화예술재단, 경남문화예술진흥원, 경남발전연구원, 경남신용보증재단, 김해문화재단, 마산의료원, 사천문화재단, 창원문화재단 경북신용보증재단, 경북여성정책개발원, 경주문화재단, 구미오성문화재단, 김천의료원, 대구경북연구원, 안동의료원, 세계유교문화재단, 울진의료원, 포항의료원 서귀포의료원, 제주발전연구원, 제주신용보증재단, 제주의료원 135

141 2018 년정부산하공공기관기록물관리지침 2 연중기록물관리일정및체크리스트 연중기록물관리주요일정 구분 주요업무 업무주체 비고 1 월 ㆍ국가기록원으로부터 17 년도기록물관리지침접수ㆍ처리과기록물관리지침배포및교육ㆍ국가기록원으로부터기록관리현황평가계획접수 ( 직접관리기관 ) 기록관 2 월 ㆍ 17 년도기록물정리완료 - 등록누락기록물등록ㆍ편철 ( 업무담당자 ) - 기록물편철사항확인 ( 기록물관리책임자 ) 처리과 업무담당자 ㆍ 17 년도생산기록물정리감독, 단위과제 ( 단위업무 ) 신설변경 기록관 4 월 ㆍ기록물이관 ( 처리과 기록관 ) - 보존기간기산일부터 2 년이내 ( 다만, 업무관리시스템으로생산된기록물은매 1 년단위로이관 ) 처리과기록관 ㆍ기록관으로 17 년분기록물생산현황및목록통보처리과 5 월 ㆍ기록관으로 14 년분비밀기록물목록및 17 년분비밀기록물생산현황통보 처리과 ㆍ처리과로부터생산현황통보완료ㆍ취합 기록관 6월 ㆍ기록물평가폐기계획수립ㆍ생산부서의견조회및평가대상기록물확인 기록관 7월 ㆍ기록물평가심의회개최및결과조치 기록관 기록물관리전문요원심사 8 월 ㆍ 18 년도 ( 17 년분 ) 기록물생산현황국가기록원으로통보ㆍ 17 년도주요기록물의복제본및보존매체수록분목록을국가기록원에제출ㆍ 14 년분비밀기록물목록 ( 보존기간 30 년이상 ) 을국가기록원으로송부 기록관 직접관리기관만해당 10 월 ㆍ기록관리기준표 ( 기록물분류기준표 ) 사용기관중직접관리기관은변경된단위과제 ( 단위업무 ) 보존기간을국가기록원과협의 기록관 12 월 ㆍ전자기록생산시스템정리 - 전자문서시스템 : 임시단위업무등기록물철정리종결 - 업무관리시스템 : 과제관리카드종결 처리과기록관 시스템관리부서 연중실시 ㆍ기록물관리보유현황조사ㆍ공개재분류및정보공개청구열람대응ㆍ기록물정수점검 (1 회 /2 년 ) ㆍ소속기관등점검 ( 해당기관에한함 ) ㆍ기록관리현황평가수검 ( 직접관리기관에한함 ) 처리과기록관 136

142 부록 처리과기록물관리업무체크리스트 영역 점검항목 이행여부 근거자료 업무분장및역할 기록물관리책임자가지정되어있는가? 대면보고를실시한경우결재종료후기록물을등록하였는가? 주요회의에대한회의록을작성하고등록ㆍ관리하고있는가? 생산및등록 주요정책이나사업수행시조사ㆍ연구ㆍ검토서를생산ㆍ관리하고있는가? 시청각기록물을생산하고적절한시점에등록하고있는가? 간행물은발간등록번호를부여받고발간하는가? 비밀기록물을생산하는경우비밀보호기간외에보존기간을함께책정하여관리하고있는가? 분류및편철 처리과별로편철기준과보존기간책정기준을마련하여준수하고있는가? 법령및표준에서제시하고있는기준과절차에따라기록물을편철하고있는가? 기록물정리업무를수행할때등록누락여부를확인하였는가? 기록물정리시기록물실물과목록을비교하였는가? 정리 직제개정및업무기능의신설ㆍ변경ㆍ폐지시즉시기록관리기준표 ( 기록물분류기준표 ) 의현행화를수행하였는가? 기록물정리시등록정보ㆍ공개구분등의누락이나변경사항이있을경우수정하였는가? 이관 이관대상기록물의이관연기가필요한경우사전에기록관담당자와협의하여이관연기신청을하였는가? 비밀기록물의비밀보호기간이만료된경우일반문서로재분류하였는가? 기록물의폐기는기록관으로이관하여기록물관리전문요원주관하에실시하였는가? 평가ㆍ폐기 기록관으로부터기록물평가에대한의견요청이왔을때처리과의장의결재를받아기록관에송부하였는가? 137

143 2018 년정부산하공공기관기록물관리지침 기록관기록물관리업무체크리스트 영역 점검항목 이행여부 근거자료 기록관운영및기록관리업무수행을위한기본계획을수립하였는가? 기록관운영및업무계획 기록관리실태점검을통해미비사항을도출하고개선함으로써제도개선등기록관리개선을이루었는가? 처리과및소속기관직원들을대상으로기록관리교육프로그램을운영하고있는가? 기록물평가심의회를법률등에서제시하는바에따라적합하게구성ㆍ운영하고있는가? 기록관리기준표 ( 기록물분류기준표 ) 를기록물정리작업직후고시하였는가? 기준관리 비공개세부기준과접근권한에대한책정기준을수립하였는가? 처리과에서기록물분류기준표신설, 변경, 폐지등의신청을받았을때처리과의장의결재여부를확인하였는가? 기록물정리계획을수립하여처리과에전파하고교육을시행하였는가? 기록물정리및인수 정해진기간내에기관의기록물생산현황을국가기록원에제출ㆍ통보하였는가? 처리과의기록물인수를위해기본인수계획을수립하고이를통보하였는가? 인수대상기록물을전부인수받았는가? 인수가완료된기록물에대해누락및오류가없는지검수작업을실시하였는가? 정리 기록물중보존기간이경과한기록물에대하여공공기록물법령을준수하여적합한절차를거쳐평가및폐기하였는가? 이관대상기록물을관할영구기록물관리기관으로이관하였는가? 서가배치를위한관리번호부여등관리를시행하고있는가? 보존 주기적으로보유기록물에대한정수점검과상태점검을실시하고있는가? 법령에따라보안및재난대책을충실하게수립하였는가? 기록물관리기관이보유하고있는기록물중비공개기록물에대해 5 년마다공개재분류를실시하고있는가? 정보서비스 공개로결정된기록물의목록등을홈페이지등에게시하였는가? 공개ㆍ비공개기록물에대한열람정책을수립하였는가? 열람신청서등필요한서식을작성하여제공하고있는가? 138

144 부록 3 단위과제별공통업무보존기간표 처리과공통업무 중기능 소기능 단위과제 보존기간 감사 감사수감및결과조치 5년 국회업무 국회관련업무관리 ( 자료제출 ) 3년 기록관리 기록관리 5년 민원 민원업무처리 ( 정보공개 ) 10년 비상계획 보안 ( 비밀 ) 5년 비상계획 을지훈련 3년 물품관리 5년 복무관리 1년처리과사무분장 3년공통서무서무업무 3년 업무협조 3년 인사업무 3년 각종통계, 자료관리 5년 성과관리 과제및성과관리 5년 성과관리 경영평가 5년 업무계획보고 업무계획및보고 5년 예산회계 예산편성및집행 5년 기관공통업무중기능 소기능 단위과제 보존기간 감사일반 10년 감사계획수립 5년 내부감사감사비위직무감찰 감사이의신청 10년 감사결과처리 영구 일상감사 10년 자체감사 10년 주무부처감사 5년 기획감찰계획수립및실시 5년 기강감사 5년 기동감찰반운영 5년 정보수집및분석 5년 기관장지시사항처리 5년 사정기관이첩자료조사처리 5년 외부기관조사요구사항처리 ( 청와대, 주무부처등 ) 5년 139

145 2018 년정부산하공공기관기록물관리지침 중기능소기능단위과제보존기간 감사 보안 예산 감사원감사 부패방지 공직윤리 지도방문 진정및비리신고처리 개인정보보호 재정관리 예산안편성 감사수감계획수립 감사원처분요구사항처리 감사원처분요구사항재심의청구 공직기강확립추진및평가 부패방지대책추진 공직자행동강령 비위면직자취업제한 선물신고 퇴직공직자취업제한 재산등록심사및결과조치 재산등록의무자및등록서류관리 지도방문 지도방문조정심의회운영 직원부조리신고창구운영 직원전용비리신고방운영 진정민원조사처리 개인정보수집계획수립및시행 개인정보파일관리 개인정보파일대장 ( 목록집 ) 개인정보보안조치 개인정보보호지도점검 입출력자료관리대장 처리정보관리 사전재원배분 예산성과관리제도운영 중기재정운영계획수립 예산수반법령제ㆍ개정협의 기본사업비예산안편성 세입예산안편성 신규주요사업비편성 예산관련국회대응 ( 당정협의포함 ) 예산편성관련관련부처대응 예산편성지침관리및주요사업비예산편성 총액예산서 인건비예산안편성 전시예산안편성 추경예산안편성 10 년 영구 준영구 5 년 5 년 10 년 10 년 30 년 10 년 10 년 30 년 5 년 3 년 10 년 10 년 10 년 10 년 10 년 준영구 3 년 5 년 5 년 5 년 30 년 10 년 30 년 10 년 10 년 10 년 10 년 10 년 5 년 30 년 영구 10 년 10 년 10 년 예산집행국고수입징수및관리 10 년 140

146 부록 중기능 소기능 단위과제 보존기간 세입세출외출납업무 5년 예비비관리 30년 예산배정 5년 이ㆍ전용 5년 예산 예산집행 이월 5년이체 5년 정책연구비및기관공통경비관리 5년 재정집행상황관리 10년 지출실적통계관리및보고 5년 지출원인행위 5년 결산및결산지원 ( 분리 ) 10년 결산 결산보고 결산보고서작성및보고 30년 지출결산및수시보고 10년 관서운영비교부ㆍ집행 5년 세입세출외현금관리 10년 자금관리 10년지출ㆍ회계주식관리준영구회계채권관리준영구 회계검사및결산 준영구 회계시스템운영 예산집행현황조회서비스제공 5년지출원인행위등재및지출결의등의요청 5년 계약관리 5년 계약계약관리국정감사대응국회국회대응업무계획수립기획회의관리 계약정보관리 10년 우선구매 10년 일반집행 5년 국정감사수감 10년 국정감사후속조치 10년 국회자료제출 5년 요구자료처리 3년 국회업무보고작성 10년 연간업무계획수립 영구 중ㆍ장기업무계획수립 30년 월간주간업무계획수립 5년 주요현안보고작성 10년 기관장주재회의운영 영구 주요간부회의운영 영구 이사회관리 영구 주주총회관리 영구 141

147 2018 년정부산하공공기관기록물관리지침 중기능소기능단위과제보존기간 기획 법무 법무 회의관리기타주요위원회관리영구 각종공약ㆍ지시사항 기관장보좌 국제교류 경영평가 통계 백서및통계연보발간 대통령ㆍ국무총리ㆍ장관지시사항관리 기관장지시사항관리 국민등의견수렴 대내외방문객관리 대내외일정관리 소관분야자료수집및업무보좌 연설ㆍ훈시자료 기관장지시사항연구검토 주요정책과제조정협의 국제행사유치및개최 양자간교류협력협정체결 외국주최행사참가 외국과의실무회의 외국과의기관장급회의 과제평가 ( 특정과제, 자체평가, 소속기관평가 ) 자체평가계획수립 자체평가위원회운영 주요정책평가실시 자체평가에대한재평가 평가결과시정조치 통계기준 통계자료분석 통계자료관리 통계조사 통계조정 통계조사결과 통계간행물관리 백서 통계연보 사사 ( 社史 ) 영구 10 년 10 년 영구 영구 5 년 영구 5 년 영구 준영구 영구 10 년 10 년 영구 영구 10 년 10 년 30 년 30 년 10 년 영구 준영구 10 년 10 년 10 년 영구 10 년 영구 영구 영구 법무일반고시및공고관리영구 사규제ㆍ개정 소송소송 법령서비스제공 사규제ㆍ개정 규정ㆍ지침ㆍ편람집발간소송수행소송판결문법령상담및질의회신 ( 중요사항 ) 법령정보서비스제공 영구 10년 5년영구 10년 3년 142

148 부록 중기능소기능단위과제보존기간 비상계획 재난재해 성과관리 인사관리 자체충무계획수립 10 년 소산및이동계획수립 30년충무계획수립충무계획수립및검토ㆍ승인 10년 ( 충무기본계획안ㆍ충무집행계획포함 ) 정부연습실시 을지연습계획수립및실시 1년 비상대비 비상근무관리 3년 민방위업무집행계획수립 10년 민방위교육훈련 5년 직장예비군및 직장민방위편성운영 5년 민방위편성ㆍ운영 직장예비군편성운영 5년 예비군교육훈련 5년 방위협의회운영 5년 재난관리 10년 재해관리 10년 재난재해관리 재난재해복구 10년재난재해예방 10년 재난재해조직관리 10년 특정관리대상시설관리 준영구 성과관리일반 3년 성과관리계획수립ㆍ운영 10년 성과관리및평가규정제정ㆍ운영 10년 성과관리기획 성과관리매뉴얼개발및교육ㆍ보급 5년 성과와보상연계방안수립 5년 성과지표개발관리 10년 성과계약평가 5년 업무관리시스템구축ㆍ운영 10년정보시스템고객관리시스템구축ㆍ운영 10년구축운영성과관리시스템구축ㆍ운영 10년 팀 ( 본부 ) 별학습 3년 채용 임직원채용일반 10년 임직원채용계획수립및합격자발표 영구 시험 10년 겸임겸직 3년 근무평정 5년 인사운영 승진ㆍ강임 10년 인사기록카드관리 준영구 인사서류관리 준영구 인사발령원본 영구 143

149 2018 년정부산하공공기관기록물관리지침 중기능 소기능 단위과제 보존기간 인사발령통보 3년 전자인사관리시스템구축ㆍ운영 준영구 전보 3년 전직 10년 징계 30년 퇴직 10년 인사운영인사관리교육훈련노사협력 파견 5년 휴직ㆍ복직 5년 사회복무요원관리 5년 일용직인사관리 3년 공무국외여행허가 10년 공적심의회운영 10년 상훈관리 ( 상훈심사위원회포함 ) 30년 교육훈련일반 3년 교재편찬 5년 비전임교관관리 5년 국내ㆍ외훈련 10년 위탁교육 5년 직급별교육 3년 노사협약 영구 노사협의 5년 노사협력위원회운영 ( 회의록영구 ) 5년 노동조합 3년 사옥관리일반 3년 사옥수급관리계획 10년 사옥취득 영구 시설관리 사옥관리 사옥임대차계약관리 30년 사옥배정요청 3년 사옥설계도면관리 준영구 사옥방호 5년 직제개정 영구 조직진단관리 조직정원관리영구조직진단 ( 직무분석 ) 10년 행정관리 위임전결규정정비 10년기관간업무협조 5년 사무관리 사무인계인수 5년서식관리 10년 업무편람발간관리 10년 144

150 부록 중기능소기능단위과제보존기간 행정관리 행정정보화 행정정보화 홍보 사무관리정책자료집발간영구 업무추진절차개선 고객관리 정보공개 민원 정보자원관리 행정업무정보화 홈페이지구축ㆍ운영 기획홍보 언론모니터링 온라인홍보활성화 업무처리절차분석및과정표준화 품질경영 자체제안제도운영 지식관리시스템운영 고객만족도조사 고객만족전략수립 고객친절도향상추진 정보공개심의회운영 정보공개업무편람발간 정보공개운영지침개정 주요문서목록작성비치 행정정보의공표ㆍ공개 불복구제처리 민원처리 민원사무편람및처리기준표관리 민원실운영 민원조정위원회 전자민원시스템운영 정보자원관리계획수립 전산기기보급및운영 전산자료데이터셋 정보시스템운영 정보화기본계획수립ㆍ추진 정보화대상업무발굴 정보화진단및수준평가 사용자계정ㆍ전자이미지서명관리 전자직인관리 행정정보공동이용 행정정보보호 홈페이지구축및개선 홈페이지운영 홍보기획 홍보결과분석평가 건전비판대응 오보대응 인터넷홍보 PCRM( 홍보고객관리 ) 30 년 영구 30 년 30 년 5 년 5 년 5 년 준영구 5 년 10 년 5 년 준영구 준영구 10 년 10 년 5 년 10 년 10 년 5 년 5 년 30 년 10 년 10 년 10 년 10 년 준영구 영구 10 년 30 년 10 년 5 년 10 년 30 년 10 년 10 년 3 년 5 년 145

151 2018 년정부산하공공기관기록물관리지침 중기능소기능단위과제보존기간 홍보홍보전문성제고급여후생복지자산관리국유재산관리물품관리운영지원보안관리복무제도운영증명관리 주요업무홍보컨설팅 5년 직원홍보마인드제고 5년 급여일반 5년 연봉 5년 연금및사회보험 10년 급여가압류 30년 주택보급알선 5년 선택적복지제도운영 10년 동산관리 영구 부동산관리 영구 국유재산관리계획수립 30년 국유재산관리및처분 ( 취득포함 ) 영구 국유재산관리전환실시 준영구 국유재산증감및현재액보고 5년 사용수익허가관리 준영구 물품관리 10년 물품관리전환 10년 불용품관리 10년 재물조사 5년 차량관리 10년 예술품관리 영구 보안업무시행계획수립 10년 보안업무심사분석 10년 보안업무규정시행요강 30년 비밀소유및인가자현황조사 5년 문서보안 10년 시설보안 10년 인원보안 10년 장비보안 10년 지역보안 10년 통신보안 10년 보안감사 5년 당직근무관리 3년 초과근무관리 3년 정기휴가관리 3년 각종출입증발급 5년 사원증발급 10년 제증명발급 3년 146

152 부록 중기능소기능단위과제보존기간 직인관리운영지원행사사회공헌기록물관리기록관리자료관리 직인관리 영구 인감관리 영구 기관자체행사 3년 기관장이ㆍ취임행사 5년 주요행사 10년 기타행사 3년 사회공헌활동 10년 봉사단활동 5년 기록관운영 10년 기록관기록관리시스템구축ㆍ운영 10년 기록물관리실태점검 10년 기록물이관 ( 생산현황보고포함 ) 영구 기록물정리 10년 기록물평가심의 ( 공개재분류포함 ) 영구 주요기록물관리 ( 시청각ㆍ회의록등 ) 영구 보존매체수록현황관리 준영구 기록관리기준표변경신청 10년 문서수발 3년 도서관리 10년 열람대출 3년 간행물관리준영구 147

153 2018 년정부산하공공기관기록물관리지침 4 국가기록원기록물관리교육운영절차 집합교육운영절차 담당 내용 국가기록원기록관리교육과 각급기관교육담당 기록관리교육과정안내 ( 공문 ) ( 매월교육과정전월초 ) 기록관리교육과정안내공문전파 교육생 교육과정신청 ( 각급기관교육담당 ) 각급기관교육담당 국가기록원기록관리교육과 각급기관교육담당 교육과정신청자명단취합 교육과정신청자명단공문제출 ( 국가기록원기록관리교육과 ) 교육대상자명단확정및공문송부 교육생명단기록관리교육홈페이지 ( 게시 ( 교육과정운영 1 주일전 ) 교육대상자명단전파 교육생 교육대상자포함여부확인후기록관리교육홈페이지 ( 에서교육과정신청 집합교육과정참석 국가기록원기록관리교육과 집합교육과정운영 교육과정수료자명단송부 ( 공문 )( 교육과정종료후 10 일이내 ) 기타안내사항 교육훈련비 - 교육비무료, 비합숙집합교육으로여비등은교육생해당기관에서지급 집합교육등록 : 해당교육장앞 - 교육일정은과정마다상이하며, 교육대상명단통보시일정표안내 교육일정은매월공문으로송부 148

154 2018 년도정부산하공공기관기록물관리지침부록 2018 년대학기록물관리지침

155 2018 년정부산하공공기관기록물관리지침 년대학기록물관리지침 Ⅰ. 목적 공공기록물 관리에관한법률 시행령제3조및제10조에의하여대학은기록관리대상기관입니다. 이지침은 2018년대학기록관리주요정책사항을안내하여대학의기록물관리담당자가효율적으로기록관리업무를처리할수있도록돕기위함입니다. 기록관리실무의구체적절차와범위는 대학기록관리매뉴얼 을참고하시기바랍니다. * 국가기록원홈페이지 ( -기록관리업무ㆍ기록관리표준ㆍ지침및매뉴얼 Ⅱ. 2018년대학기록관리주요방향 년도대학기록물관리중점추진사항가. 기록관리제도개선및기반강화 기관의특성을반영한공공기록물법령정비 - 기록관기능과업무범위재검토등 기관에맞는기록관리절차재설계 - 설립목적이나운영과관련하여생산되는기록정보의관리까지포괄할수있도록반영하고, 업무방식과기록관리환경을반영하여재설계 기록관리수준제고와이행여부확인을위한점검강화 - 대학평가 ( 교육부주관 ) 등에기록관리지표반영여부검토등 국가기록원국가기록관리혁신실행방안검토작업과연계하여개선추진예정 150

156 부록 나. 기록물등록ㆍ관리등자체점검독려및인식확산 언론에보도된바와같이기록생산자의기록물관리인식여전히미비 < 기록물관리부실사례 > '4 대강문서파기 ' 조사수자원公반출 3.8t 회수 ( 서울신문 ) - 바닥에널브러진문서에는수도요금체계와부채상환계획, 청렴도평가자료, 4 대강관련대통령업무보고등의내용이포함 파기하려던문서가운데원본문서가들어가있거나보존기간을지키지않은것도일부포함된것으로확인 수자원공사, 4 대강 등원본기록무단파기하려다적발 (KBS ) 회의록작성안하고 자료무단파기하고 4 대강 자원외교기록관리엉망 ( 한겨레, ) - 국책사업을결정 심의하면서회의록을작성하지않거나없애온것으로 한국석유공사는 인수금액을높인리크스관리위원회의회의내용은전혀문서로남아있지않았다 부산지방국토관리청은 낙동강유역종합치수계획변경을위한하천관리위원회를열었지만, 회의록을남기지않아이때무슨이야기가오갔는지알길이없다. 국토교통부는 4 대강살리기추진본부 가폐지될때설계도면, 비밀문서등이담긴상자 6 개를목록작성도하지않은채창고에방치 교육부, 체육특기자학사관리실태점검처분결과발표 ( 에듀동아, ) - 출석부, 시험답안지및과제물등성적관련자료를분실하는등자료를부실하게관리한대학에대해서는, 해당대학에기록물관리의책임을물어기관경고하고기록물관련규정을정비하여철저히관리하도록시정요구하는한편 2017년주요기록물생산ㆍ관리현황실태조사결과공유 ( 공공기관사례 ) - ( 점검개요 ) 대규모예산사업및국책사업, 대형참사관련기관을대상으로정책결정과정기록물의생산ㆍ등록, 적정보존기간책정, 무단파기여부등기록물관리점검 - ( 점검결과 ) 대규모국책사업의주요정책결정을심의하는위원회회의록미생산, 종이기록물로생산ㆍ접수한기록물등록누락, 보존기간하향책정, 기록물폐기부적정등이지적되었음 - ( 개선대책 ) 공공기관직원대상기록물관리교육강화 ( 연 1회이상 ), 매월 기록점검의날 및 기록물관리총괄책임자 지정ㆍ운영등을통한자율점검추진, 기록물관리실태점검강화 대학역시생산단계의기록물등록ㆍ편철등관리실태에대해자율점검하여인식전환의기회로활용 ( 필요시, 일부대학선정및공동점검추진 ) 다. 기록물관리전문요원배치독려및기록물관리교육이수 체계적 전문적기록물관리를위하여사립대도기록물관리전문요원채용필요 국 공립대는 17.12월말기준 86% 기록물관리전문요원배치완료 전문요원미배치대학은기록물관리담당자를두어야하며해당자는중앙기록물관리기관 ( 국가기록원 ) 의기록관리교육을이수하여야함 151

157 2018 년정부산하공공기관기록물관리지침 라. 기록물생산현황통보및기관평가관련안내 ( 국 공립대에한함 ) 국가기록원으로의기록물생산현황통보업무는현재개선방식을논의중이며, 확정시별도로각기관에송부할예정임 18년기록관리기관평가방식은검토중에있어확정시별도로안내할예정임 2 대학기록관리업무추진 대학기록관기능ㆍ역할및기록관리인프라구축, 기록물생산ㆍ편철ㆍ분류등주체별기록 관리세부절차및활용사례를상세하게기술하고있는국가기록원발간간행물이있으므로, 본지침에서는관련자료를참고할수있도록안내하고, 내용은수록하지않음 1. 대학기록관리매뉴얼 활용 1) 대학기록관리업무프로세스설계및정비를위한가이드라인제시 2) 대학업무특성에맞는기록물분류체계를수립하고단위업무및보존기간현행화를통한기록관리체계정립필요 3) 대학기록관리매뉴얼 목차 국가기록원홈페이지 ( -기록관리업무ㆍ기록관리표준ㆍ지침및매뉴얼 구성 1 발간사 2 목차 3 제 1 장대학기록관리이해하기 4 제 2 장대학기록관리설계하기 5 제 3 장대학기록관리실행하기 6 제 4 장대학기록관리활용하기 7 부록 주요내용 발간사 목차 대학기록관리목적 대학기록관리체계마련 대학업무기능분석 용어정의 대학기록관리규정마련 대학기록관리인프라구축 대학기록관리분류체계구축 대학기록보존관리 대학역사기록물관리 처리과기록관리 ( 생산, 등록, 편철, 이관등 ) 기록관기록관리 ( 분류, 정리, 보존, 분류, 폐기등 ) 검색및열람서비스 전시서비스 편찬및콘텐츠서비스 이용자교육서비스 대학간행물등록방법안내 기관및처리과공통단위과제 대학기록관리규정 ( 안 ) 국공립대기록관리담당자연락처등 152

158 부록 2. 대학기록물보존기간책정기준가이드 활용 업무관리시스템기록관리기준표를사용하는대학은보존기간책정등참고로만활용 1) 대학은대학업무특성에맞는기록물분류체계를수립하고단위업무및보존기간현행화를통한기록관리체계정립필요 - 대학주요기능을대표하는 252개표준단위업무제공 - 2,100여개단위업무및 400여개표준철명색인제공 - 가이드에서제공하는보존기간은 단위업무 에부여되는보존기간으로단위업무밑에생산되는기록물철보존기간은해당단위업무보존기간내에서책정 2) 대학기록물보존기간책정기준가이드 목차 국가기록원홈페이지 ( -기록관리업무ㆍ기록관리표준ㆍ지침및매뉴얼 구성 1 발간사 2 일러두기 2 목차 4 제 1 장총론 5 제2장기록물분류체계 6 제3장대학기록물분류체계 7 제 4 장대학기록물분류체계수립 8 제 5 장대학기록물보존기간책정기준 9 부록 10 색인 주요내용 발간사 일러두기 목차 발간목적 적용범위 용어정의 기록물분류의의의 기록물분류체계의종류 대학기록물분류제도 기록물분류기준표관리시스템 (CORA) 대학기록물분류체계구축 정비가이드라인 대학기록물내용별보존기간책정기준 표준단위업무별보존기간책정기준 기관및처리과공통업무보존기간표 단위업무별 철별 153