제정자 행정안전부국가기록원장 개정일 년 월 일 행정안전부고시제 호 심 의 국가기록관리위원회 표준전문위원회 개정안작성 한상효 국가기록원사회기록관리과공업연구사 검 토 이젬마 국가기록원표준협력과사서사무관 정민경 국가기록원표준협력과사서주사보 관 리 국가기록원표준협력과 이표준에

기록관리업무표준 NAK/G 5:2011(v1.1) N a t i o n a l A r c h i v e s S t a n d a r d 기록물 DB 구축작업가이드라인 Guideline for Building Records Databases Version 1.1 년 월 일제정 년 월 일개정

제정자 행정안전부국가기록원장 개정일 년 월 일 행정안전부고시제 호 심 의 국가기록관리위원회 표준전문위원회 개정안작성 한상효 국가기록원사회기록관리과공업연구사 검 토 이젬마 국가기록원표준협력과사서사무관 정민경 국가기록원표준협력과사서주사보 관 리 국가기록원표준협력과 이표준에대한의견또는질문은아래전화로연락하거나홈페이 지를이용하여주십시오 표준열람 국가기록원 기록관리자서비스 기록관리표준 표준화현황 행정안전부국가기록원기록정책부표준협력과 기록관리부사회기록관리과 이표준에대한저작권은국가기록원에있으며 이문서의전체또 는일부에대하여상업적이익을목적으로하는무단복제및배포를 금지합니다

목 차 머리말 적용범위 적용근거 법률적근거 인용표준 용어정의 작업장관리지침 품질관리 보안관리 데이터관리 기록물 구축작업절차 자료준비단계 사전조사절차 기록물반출 기록물정리단계 기록물정리절차 기록물정리검증 색인목록등록단계 색인목록등록 색인목록등록검증 차전수검사 색인목록등록검증 차전수검사 작업자별일일표본검사 색인목록등록검증관리 - i -

이미지디지털화단계 이미지디지털화준비 이미지디지털화실시 구축완료단계 표본검사 매체수록 검수 업로드 서가배치 예외처리절차 부속서 참고 관련서식 참고문헌 - ii -

머리말 이표준은공공기관이보유중인기록물을관리 활용하기위한데이터베이스구축에필요한지침을제공하기위한것으로 표준전문위원회의전문심의및국가기록관리위원회의심의를거쳐제정한공공표준이다 다만 이번표준은비전자기록물을대상으로하였으며 시청각기록물등에적용되는표준은추후개정시반영할예정이다 이표준은국가기록원에의해유지및관리되며 관련법령의개정 기술의발전 관계기관의요청등으로인해개정이필요할경우에는필요성및타당성검토를거쳐개정안을마련하고전문가검토및의견수렴절차를거쳐개정을추진한다 이표준은저작권법에서보호대상이되는저작물이다 - iii -

기록물 구축작업가이드라인 적용범위 이표준은 공공기록물관리에관한법률 에따라기록물을관리하여야 하는공공기관이보유하고있는기록물중비전자기록물의데이터베이스를 구축하는경우필요한절차와품질관리요건을제시한다 적용근거 법률적근거 이표준의구체적인법률적근거는다음과같다 공공기록물관리에관한법률제 조 기록물의전자적생산 관리 공공기록물관리에관한법률시행령제 조 기록관및특수기록관의보존기록물중전자적형태로생산되지아니한기록물의전자적관리 공공기록물관리에관한법률시행령제 조 영구기록물관리기관보존기록물중전자적형태로생산되지아니한기록물의전자적관리 인용표준 이표준은다음의표준및지침을참조하였다 기록관리시스템과영구기록관리시스템간데이터 연계규격 기록의디지털화이행지침 1

용어정의 이표준의목적을위하여다음의용어와정의를적용한다 기록물반출 구축을위한프로세스중최초로진행되는단계로사전조사를통해파악 된대상기록물을서고로부터반출하여작업담당자에게인수 인계하는과정 기록물정리 기록물을분류기준에따라분류 편철하고 보존기간책정 공개여부구분 색인목록작성 면표시등을수행하는업무절차 기록물정리검증 기록물정리업무완료후해당작업이적절하게수행되었는지를확인하고 오 류사항을수정하는업무절차 색인목록등록 기록물의철 건의내역에대한색인항목을시스템에입력하는작업과정 색인목록등록검증 색인목록등록 작업을마친기록물을대상으로기록물철과건에대해각각항목누락 발췌오류 오탈자여부를확인하고 오류사항에대해서는오류처리를실시하는작업과정 이미지디지털화 아날로그 형태의기록물을스캐닝또는인코딩장비를통하여코드 화 하는과정 스캐너또는인코더가사용된다 스캐닝 비전자기록물을이미지 화상 형태로컴퓨터에입력하여디지털화하는것 해상도 자료를스캐닝할때얼마나정밀하게원본을표현하는지를나타내는수치 2

일반적으로 단위를많이사용한다 인치당표현되는화 소의개소로표현되기때문에숫자가커질수록해상도는증가한다 농도 와밝기 농도는화상에서가장밝은부분과가장어두운부분과의색조또는강도차이를말하며 밝기는화상에서밝은부분의정도를나타냄 흑백스캐닝에서는그정도를분명히표시하기어렵다 또는 스캐닝속도를나타내는단위로서 분에스캐닝되는쪽수를말함 숫자가 커질수록속도는빨라진다 트리밍 또는크롭 스캐닝한화상에서선택영역을제외한나머지불필요한부분을잘라수정하는기술 가장자리부분이변색되거나큰농도차이로내용이없이검게된부분등을삭제하거나기울어진이미지를똑바로하는데유용하다 그러나자료의내용부분은어떠한경우라도임의로조작하지않는다 작업관리자 기록물정리와관련한전반적인총괄계획 관리업무를수행하는업무담당자 작업인력 기록물 구축사업작업관리자 작업공정관리시스템구축 운영인력및기 록물정리담당자등 구축사업수행인력을통칭 기록물정리담당자 기록물정리및 구축지침에따라기록물해철 보수 분류 편철 색인목 록등록 면표시등의업무를수행하는담당자 품질관리자기록물검증작업을지시하고감독하며 각종지침및교육사항을작업자에게전달하고업무수행과정에서발생된이슈및위험요소등의특이사항을파악하고이를해결하는업무담당자 3

품질검증담당자 기록물정리가완료된기록물을대상으로정리상태의적정성여부를확인하 고이과정에서발생된오류사항을처리하는업무담당자 작업장관리지침 품질관리 공공기관은기록물 구축작업을하는경우기록물정리및색인목록 구축 스캐닝이미지디지털화에이르기까지전과정에대한수준높은품질 을확보하기위해아래의사항을점검하여야한다 작업인력 작업장 시스템 데이터등의준비여부및작업계획의적정성 목표작업량의완수및전환공정의준수여부 최종산출물검토및구축데이터의정확성 보안관리 공공기관은 국가정보원기본지침 및 정보화용역사업보안관리실무매뉴얼 을기준으로표 과같은보안관리실태점검체크리스트를작성하고 월 회이상주기적으로점검하여야한다 용역사업보안관리실태점검체크리스트는표 과같이 개유형 인적 장비 네트워크 기록물 개항목을설정하되각급기관의실정에맞게운영할수있다 작업장보안관리작업장보안을위해출입인원에대한통제기능을마련하고 데이터의외부유출방지를위한대책을마련하여작업장에대한철저한보안관리를수행한다 시스템보안관리 작업장에서기록물전산작업이이루어지고있는동안시스템에의한데이터 유출및손실을방지하기위해서는작업서버에서 네트워크구성에이 4

르기까지보안대책을강구하여시스템적으로데이터의안전성을보장해야 한다 기록물보안관리 작업을위해제공되는기록물의분실및훼손을방지하기위해반출반입서 인계인수서등을작성 관리하여야한다 인원보안관리 작업인력에대한신원조회와주기적인보안교육을실시하고 작업에대한 명확한책임을할당하며 데이터유출방지를위한업무지침을마련한다 표 정보화용역 사업보안관리실태점검체크리스트 구분인적유형장비유형 점검항목 점검내용 증적자료 공용구역과사무실공간분리 비인가자출입및통제 비인가자의사무실출입통제 모니지문인식시스템터링할수있는시스템구현출입증관리시스템 작업인력신원조회 용역참여인원변동사항 용역사업의모든참여자로부터보현행화및보안서약서안서약서받음징구 보안서약서 주무부서는용역사업의모든참여 참여인원에대한보안교 자에게보안교육실시 교육이수이력관리 육실시 용역업체는용역사업참여자의교 대장 육이수및이력관리 정보시스템관리대장및 정보시스템은관리자를지정하여정보시스템관리대바이러스백신 보존기억관리대장을등록하고바이러스백장 보안 설치매체제어등보안 신 보조기억매체등보안 를현황포함 설치확인반드시설치한후사용 내 지키미점월 회 내 지키미 월 회전체용역업체작업용컴퓨검결과보고서수행 결과확인및보터전체에대해보안점검을실시하내 지키미조완고 미흡한 에대해보완조치치결과보고서 보안솔루션통 비인가보조기억매체 정보시스템에서휴대용저장매체는 제정책 사용여부확인 사용할수없도록조치 보조기억매체제거 화면 정보시스템반출 입 정보시스템반출 입시이력관리 정보시스템반출 대장확인및반입시악 정보시스템반출시매체자료영구 입관리대장 5

성코드감염여부확인 반출시포맷반출 삭제 매체자료삭제관리대장 네트워크유형 방화벽등정보보안시스템을사용하여비인가네트워크차단네트워크주소관리및참여인원별네트워크허용리스트관리웹서버등정보시스템에접근가능한참여인원은최소화하고계정별로접근권한을차등부여서버및네트워크장비에비인가자접근이없는지운영자를통해매일확인사용자계정 네트워크사용승인관리 사용만료시즉시차단정보보안시스템에대한로그최소 개월이상보관 누출금지대상정보관리 방화벽 또는 정책설정을통하여기관업무망과분리하여별도의네트워크를구성 대역설정 서비스포트설정 방화벽 또는 정책설정을통하여사용자별네트워크접근허용 사용자그룹별정책설정 계정삭제또는 하나의 계정만존재 침해사고대응절차가존재하며 침해사고보고내역이력을관리 인가받은사용자의네트워크허용기간관리 계정관리대장관리 용도 권한 사용자기간등포함 방화벽 등정보보안관리시스템에서네트워크를통한행위에대한로그를일정기간기록 관리 누출금지대상정보를주기적으로파 방화벽 또는 정책 보안상취약하므로제출하지않고실사점검함 방화벽 또는 정책 보안상취약하므로제출하지않고실사점검함 서버계정정보 보 안상취약하므로제출하지않고실사점검함 침해사고대응지침침해사고보고서계정관리대장정보보안시스템 방화벽 등 로그설정화면누출금지대상정 자료유형 대장작성및확인점검산출물지정파일서버저장 관리 파일서버인터넷연결금지전자우편비밀번호설정시특수문자포함 자리이상설정하고주기적으로변경전자우편을통한공무원 악하고기록 용역사업산출물은지정한파일서버에저장 관리하고해당파일서버는인터넷연결을금지 전자우편을이용해자료전송이필요한경우 첨부자료는영문 숫자 특수문자를조합하여 자리이상설정 보관리대장산출물관리파일서버확인전자우편비밀번호설정정책 과업체간자료전송유무확인 사용한경우 업체자사메일로업무자료송수신후메일삭제 담당공무원과용역업체간전자우편을이용해자료전송이필요한경우에는용역업체자체메일을사용하고자료송신후삭제조치 인터뷰또는용역업체자사메일확인 조치 6

데이터관리 구축작업관리자는안정적으로데이터를관리하고주기적인업데이트를 통하여프로그램의정확성을높여효율적인데이터관리품질에부합하는정 확한데이터를산출한다 작업장서버관리입력작업에대한서버부하도를점검하여항상최적화된데이터처리가이루어질수있도록주기적으로서버의운행상태를점검하며또한처리된자료의손실을대비하여매일자료백업을실시하여야한다 프로그램관리프로그램의운영상태를주기적으로체크하고작업자들이입력 조회등의작업시발생하는오류사항들을문서화하여작업관리자에게신속한보고를할수있도록하고 작업자들의프로그램버전체크를수시로실행하여동일한버전의프로그램으로작업을수행할수있도록한다 기록물 구축작업절차 작업관리자는기록물 구축작업시 산출물의품질향상및유지보수용이성을제공하고데이터의신뢰성및정확성을확보하기위해각공정단계별업무처리절차와데이터를명확히정의해야한다 또한 작업공정을효율적으로관리하기위해가능한한작업관리시스템을구축 운영할것을권장한다 기록물 구축작업절차는 과같이자료준비단계 정리단계 색인목 록등록단계 이미지디지털화단계 구축완료단계 예외처리단계로정 의한다 7

그림 구축업무절차 자료준비단계 사전조사절차 일반적으로사전조사절차는 와같은단계를거친다 작업대상물사전조사계획선정 사전조사계획수립 작업일정및작업량산출 인원배정 계획작성및전달 계획서검토 처리과협조요청 기록물사전확인 협조사항협의 작업대상물선정 기록물확인 최종대상선정 작업공간확보 사전교육실시 작업공간확보 기관내 외부결정 구축공간 배치도파악 작업공간확정 사전교육실시 구축작업전체프로세스에대한지침및기술교육 유형별특징설명 작업품질향상 결과취합 정리결과 사전조사실시 레이블부착 양식지정리 기록물정리 결과취합 양식지취합 정리결과반영 자료검토 대안수립 그림 사전조사절차 8

사전조사계획수립및작업대상물선정 예상기록물량을처리할수있도록작업일정과인원배정등기록물정리작업수행계획을수립한다 배정된예산및작업일정을고려하여대상기록물을선정한다 이경우대상기록물은보존가치및활용도를기준으로선정한다 작업장설치및사전준비 구축작업을원활히수행할수있도록안전하고충분한크기의작업공간을확보한다 작업공간은보안관리에유리한공간을선정하여야하며 기록물의이동을최소화할수있도록작업동선을고려하여야한다 보관캐비닛 기록물레이블 바코드 을부착한다 작업대상기록물확인및사전정리양식지를정리한다 정리가미흡한기록물은정리작업 분류 재편철 을수행한다 사전정리양식지를취합하고정리한다 정리된자료를취합ž검토및사업수행계획에반영한다 확보된작업공간에대한검토및작업공간협소시대안을수립한다 파악된환경을기초로사업수행전위험요소를사전제거한다 사전교육 작업관리자는작업인력을대상으로사전교육을실시한다 사전교육의내용은기록물반출 해철 건분류 넘버링 색인목록입력 이미지화기술 재편철등전체프로세스를포괄한다 특히 작업관리자는기록물정리담당자에게정리사업대상기록물의유형별특징을이해시켜작업품질을향상시킨다 기록물반출 기록물사전정리대상으로선정한기록물을서고의서가나처리과로부터수 집한후기록물확인절차를거쳐 구축작업장으로반출한다 9

기록물취합 사전정리대상으로선정한기록물을서고의서가나처리과로부터수집한 후서고입구나특정장소에적재한다 기록물반출요청 적재한기록물에대한반출서를작성하고 서고담당자에게승인을요청한 다 기록물반출확인 담당자는반출서내용과기록물을확인하고반출서를승인하여야한다 반출기록물운송기록물반출반입서및기록물인수인계서상의기재사항과반출대상기록물이일치하는지에대한업무담당자의확인및승인이완료되면기록물반출관련서류를복사하여원본은업무담당자에게전달하고기록물을작업장으로운반한다 외부작업장으로운송하는경우기록물을 처리해봉인하는등보안지침을철저하게준수하며차량을이용해장거리운송시에는반드시반출담당자가동승하여야한다 반출기록물확인 작업장에반입된기록물에대해정리담당자가기록물을확인후기록물 을분배한다 기록물정리단계 기록물정리절차 기록물관리지침 에따라기록물해철 보수 부착물정리 중복 복사본제거 등의기록물정리작업을수행한다 기록물해철 기록물을정리하는첫단계로칼 제침기를이용하여철별로철끈과철 10

침 건별철침 클립 쫄대및배지를제거한다 기록물해철시기록물의누락여부등을확인하고 타기록물철과본문이섞이지않도록한다 해철된기록물철에속한기록물은보존기간별정리지침에따라분류한다 기록물보수 장기적인보존과정에서산화현상 열화현상과같은자연적인훼손또는열 악한보존환경으로인해손상된 찢어진 접힌 기록물은그부분이추가훼손 되지않도록보수한다 책철침 클립 철침등은적당한도구를이용해제거한다 찢어진기록물은보존용수선테이프또는보존용풀을이용하여뒷면을수선한다 구겨지거나접힌기록물은펼쳐서정리하며다림질이필요한경우얇은천을덧대는간접방식으로다림질하여열로인한기록물의손상을최소화한다 비규격용지 메모지 영수증 사진 우편물 형태의기록물은표준규격 용지또는이면지의깨끗한부분에한장씩붙여해당기록물철과동일한크기로편철한다 이면지를사용해비규격용지를편철하는경우 이면지의뒷면에 이면지활용 스탬프를찍어이면지의내용물이본문과혼동되지않도록한다 기록물은원본이어야하며 부득이사본으로정리해야하는경우반드시 원본대조필 을날인한다 기록물보수를위해반드시보존용테이프또는보존용풀을사용한다 기록물부착물정리 기록물에영수증 사진등이한면에다수부착되거나중첩된경우각 매씩 표준규격 용지에부착하여정리한다 중복 복사본제거 기록물이중복되거나복사본일경우에는처리과담당자의확인후제거할 11

수있다 기록물건취합및분류 분류된기록물은순서대로취합한다 보존기간이영구 준영구 년인기록물은완결일자기준으로최초문서가위에오고 최근문서가아래에오도록논리적인흐름에따라정리한다 보존기간이 년이하인기록물은최근문서가위에있는상태그대로정리한다 기록물철당편철량은 매이내로함을원칙으로하되 편철하여야할기록 물의양이많은경우에는 권이상으로나누어편철하며기록물철의편철순 서는위로부터기록물철표지 색인목록 문서의순서로한다 개의기록물철이 권이상으로분철될경우 분철된기록물철표지마다기 록물관리번호레이블을부착한다 레이블에는분철순서도표시되어야한다 그림 기록물편철및보존상자편성절차 기록물면표시 기록물철의면표시는우측하단에첫번째면부터일련번호를표시하며 구 체적인기록물면표시방법은아래세부항목을따른다 양면에내용이있는경우양면모두표시하며 우측하단에여백이없거나기록물식별에영향을미칠경우적절한빈공간을찾아표시한다 문서이면에단순업무절차 이용안내등의행정서식으로인쇄되어있거나기록내용이없는경우는면표시대상에서제외한다 12

기록물철면표시는우측하단에위 최초문서 에서아래로 최근문서 로일련번호를부여한다 기록물철면표시는표지및색인목록을제외하고내용이있는모든면에일련번호가선명하게나타날수있도록표기하며 양면에내용이있는경우양면에면표시를부여한다 종전의편철과정또는원본문서의용지규격이커서접힌기록물은펼쳐서우측하단에면을표시한다 동일한문서철을 권이상으로나누어편철한경우두번째권부터는전권마지막면수다음의일련번호로시작하며 이때표지와색인목록은면수부여대상에서제외한다 사진 영수증등이문서에계단식으로붙어있는경우에는사진수량만큼면수를부여하고다음면에이어서면표시를한다 면표시에오류가발생하는경우적색펜으로면표시에두줄을긋고가까운위치에면표시를재부여한다 기록물면표시점검 기록물의면표시가정확하게되었는지검사하고 기록물건의유실이나훼손 방지를위해집게등의도구로고정한다 기록물정리검증 정리된기록물을대상으로검증담당자를지정하고검증작업을수행하여산출물의품질이보장되도록한다 또한 기록물정리검증담당자는 기록물관리지침 기록물디지털화지침에 따라 와같이기록물의해철 보수 분류 면표시등기록물정리업무의정확성을확인한다 표 기록물정리검증점검항목 점검항목기록물해철기록물보수기록물분류 주요점검사항 오류사항 기록물표지및메모지 요약지 부전지를임의적으로제거한경우 철끈 철침 클립 쫄대등이완전히제거되지않은경우 비규격용지정리의적절성여부 찢어지거나구겨진기록물의적절한보수여부 완료일자를기준으로보존기간별기록물정리가잘못된경우 13

영구 준영구 년 최초문서가가장위에 최근문서일수록아래에오도록정리 년이하 최근문서가위에있는상태그대로정리하여야함 동일사안의준영구이상기록물과한시기록물이같이편철되어있는경우 상위보존기간기록물을기준으로편철하여야함 기록물건분류가잘못된경우 기안문 위 첨부서류 접수문 아래 순으로정리해야함 관련건판단이모호한경우는관련건개념없이 기안문 첨부 접수문 첨부 형태로생산 시행 일자 접수일자를기준으로 기록물정리함 기록물 면표시 면표시위치가잘못되거나누락된경우 특히뒷면의면표시 넘버링이흐리거나판독이어려운경우 동일한기록물이분권된경우이전문서와연속적으로면표시되었는지검증함 오류처리 기록물정리검증담당자는정리완료된기록물에대해검증작업을수행하고오류가있는사항에대해서는기록물정리담당자가수정하거나오류면을쉽게찾을수있도록표시한다 오류사항에대해서는동일오류사항의재발방지를위해기록물정리검증담당자가직접수정하지않고기록물정리작업자가수정할수있도록조치한다 작업자별일일표본검사 품질관리자는기록물정리검증담당자의검증작업이완료되고 검증결과오 류사항이없는기록물에대해기록물정리담당자별작업일지를참조하여 당일작업한기록물을임의추출하여품질검사를실시한다 표본조사결과오류처리 정리완료된기록물에대해검증작업을수행하고오류사항은기록물정리담당자가수정할수있도록메모지나견출지를이용하여오류면을쉽게찾을수있도록표시한다 오류사항에대해서는동일오류사항의재발방지를위해기록물정리검증담당자가직접수정하지않고기록물정리작업자가수정할수있도록조치한다 14

넘버링기면표시 기록물정리검증결과오류가없는기록물에대해서는넘버링기를이용하여 면표시를실시한다 색인목록등록단계 색인목록등록 색인목록정보는중앙기록물관리기관의장이정하는기록물건및철등록정 보를시스템에입력하여야한다 세부적인절차는다음과같다 기록물정리검증이실시되었는지확인한다 검증을실시하지않은경우기록물정리검증공정으로전달한다 기록물정리결과의오류여부를확인하고 오류사항이확인되면기록물재정리를요청하여야한다 색인정보입력을위해기록물정리가완료된기록물을수령하여기록물철 건에대한색인항목을발췌하고시스템에등록한다 기록물반납을위해색인목록등록이완료된정보를저장하고기록물을반납한다 색인목록등록검증 차전수검사 색인목록등록완료된기록물수령 색인목록등록검증담당자는 색인목록등록 공정으로부터인수 인계받은 기록물을수령한다 등록된색인목록정보조회색인목록등록검증담당자는수령한기록물의색인목록등록정보를기록물철레이블번호로조회한다 레이블번호로조회가이루어지지않을경우 처리과및기록 15

물철제목등으로해당기록물의정보를조회한다 색인목록등록검증실시색인목록등록검증담당자는 기록관리시스템과영구기록관리시스템간데이터연계규격 의 기록물철이관메타데이터 및 기록물건이관메타데이터 항목을기준으로 과같이기록물철 건의등록정보누락 오탈자여부를확인한다 표 색인목록검사절차내용비고 철목록 등록검사 등록된기록물철의메타데이터정보발췌가적정한지여부를검사함 등록된메타데이터항목의발췌누락 항목적절성 오탈자여부를검사함 점검항목에가중치적용 대한 건목록 등록검사 등록된기록물철의건분류적정한지검사함 등록되어야할기록물건이누락된경우가있는지검사함 기록물건메타데이터항목정보발췌가적정한지여부를검사함 등록된건메타데이터항목의발췌누락 항목적절성 오탈자여부를검사함 등록대상기록물건누락여부에대한검사강화 색인목록등록검증결과오류처리색인목록등록검증담당자는색인목록등록검증이완료된기록물에대한검증결과를 색인목록등록검증확인서 에기재하고오류가있는사항에대해서는색인목록등록담당자가쉽게수정할수있도록오류면을표시한다 오류사항에대해서는동일오류사항의재발방지를위해색인목록등록검증담당자가직접수정하지않고색인목록등록담당자가수정할수있도록조치한다 색인목록등록검증결과작성색인목록등록검증담당자는일일본인이검증한내역을 색인목록등록검증확인서 에기재하여실적관리및오류율관리를할수있도록한다 색인목록등록검증오류시정조치품질관리자는색인목록등록검증담당자가작성하여제출한색인목록등록검증확인서의점검결과를시스템을통해등록하고오류사항에대해서는색 16

인목록등록공정에서시정될수있도록조치하여야한다 색인목록등록검증 차전수검사 향후기록관시스템에서의활용등을고려하여색인목록등록에대한품질검 증은서로다른검증담당자를통해 회반복하여실시한다 색인목록등록 차 차검증은동일한방법을적용한다 작업자별일일표본검사 작업자별일일표본조사대상기록물추출품질관리자는색인목록등록검증담당자의검증작업이완료되고 검증결과오류사항이없는기록물에대해색인목록등록담당자별작업일지를참조하여당일등록된색인목록에대해작업자별표본검사를실시한다 색인목록등록담당자별일일표본검사수행 추출된작업자별일일표본조사기록물에대하여색인목록등록의적정성 여부를검사하고그결과를 색인목록등록검증확인서 에기재한다 표본검사결과오류처리색인목록등록검증확인서에기재한점검결과는체계적으로관리하여야한며 오류사항은해당기록물색인목록등록작업자가수정할수있도록조치하고 동일한오류의재발방지를위해교육을실시한다 색인목록등록검증관리 색인목록등록검증일정계획작업장관리자및품질관리자는 색인목록등록검증 공정의업무진척을고려해프로세스가원활하게진행될수있도록주간 월간계획을세운다 수립된색인목록등록검증계획을업무수행조직에전달해계획에따라원활히진행될수있도록한다 색인목록등록지침교육 작업장관리자와품질관리자는작업자를대상으로색인목록등록및검증요 17

령및유의사항에대한교육을실시한다 이미지디지털화단계 이미지디지털화단계는산출물의품질을확보하기위하여이미지디지털화 표준을수립하고 구축업무에적용하여원활한 구축이이루어질수 있도록한다 이미지디지털화준비 스캐닝대상기록물을인수받아기록물의상태및물량을확인하고 이를기 초로스캐닝계획및일정을수립한다 대상기록물인수 색인목록작업후기록물을인수받아기록물의상태를점검하고 색인목록을 확인하여스캐닝작업을준비한다 이미지디지털화교육 기록물이미지디지털화작업자를대상으로기록물분류 스캐닝 이미지연 결 이미지검사및보정등에대한교육을실시한다 이미지디지털화계획수립 반출된기록물의대상량을파악하고 파악된대상량을기준으로일일대비작 업량을분류하여스캐닝계획을수립한다 이미지디지털화실시 스캐닝 전체스캐닝일정에따라스캐닝계획을세우고 이에따라세부계획을작성 하여고품질의스캐닝결과물을확보한다 18

기록물분류확인대상기록물을확인하여수작업대상과자동스캐닝이가능한기록물을찾아분류하고 기록물상태를다시점검하여정리가부적절한사항은조치한다 스캐닝을위한프로그램은최소다음의기능을갖는것을사용한다 스캐닝내용의수정기능 미리보기 확대 축소 회전 삭제 추가 삽입 스캐닝모드의조정기능 해상도 농도 밝기 색상 원고크기 저장기능 파일명선택 파일형식 급지방법선택기능 평판식 낱장식 자동식 스캐닝방식 단면식 양면식 이미지스캐닝스캐닝의고품질확보를위해체크리스트를이용해스캐너준비상태를재차확인하고 스캐닝수행후이미지확인및보정작업을실시한다 스캐닝의해상도는최소 이상으로설정하여고품질을확보하도록하며 필요에따라적절하게가감할수있다 또한밝기 진하기 색상등을적절히조정하여선명한컬러이미지를얻도록한다 이미지스캐닝의주요내용은다음과같다 색인목록검증완료여부와품질적정성을확인한다 이미지보정은스캐닝완료된이미지중보정작업이필요한대상에대해작업을수행한다 이미지검증은스캐닝된이미지를화면에서확인하고스캐닝상태가불량하다고판단되면재스캐닝을실시한다 기록물누락여부확인은기록물의전체페이지수와스캐닝된파일수를비교확인하여누락여부를파악한다 스캐닝작업으로생성된데이터는 문서 사진등 혹은 도면 지도등 등으로저장할수있다 이미지검사및보정 이미지기울기검사및보정스캐닝한이미지의각도가심하게치우쳐져있거나상하 좌우반전 혹은가로 세로회전된문서등원문과상이하게기울어져있는지의여부를검사한다 19

이미지농도검사및보정 육안으로식별하여가독성있고판독이가능하며명암구분과이미지농도 를검사한다 구겨짐 접힘검사및보정 스캐닝한이미지가접혀있거나구겨져있을경우판별가능여부를검사한 다 기타이미지오류검사및보정 스캐닝장비의불량 장비의기본설정오류등으로원문과색감이상이하거 나 광학적오류가있는지검사한다 이미지연결 입력된색인정보와스캐닝한이미지에대한검증을수행후색인정보와스 캐닝이미지에대한오류없는연결작업을수행한다 스캐닝이미지및색인정보연결준비입력된색인목록과스캐닝된이미지의수량을확인하고 작업자및연결요원을대상으로입력된색인목록과스캐닝된이미지의연결을위한방법및연결프로그램사용법에대한교육을실시한다 이미지연결작업이미지의저장폴더위치확인과이미지의시작페이지와끝페이지확인기록물건의페이지수를확인한다 색인목록에스캐닝된이미지의폴더를지정하고 이미지의저장폴더위치확인및시작 끝페이지를확인한다 이미지개수일치여부확인 입력된기록물건의페이지수와스캐닝된이미지의개수가일치하지않으 면재스캐닝을요청한다 이미지연결완료 이미지연결이완료되면기록물을이미지검증담당자에게전달한다 20

이미지검증 이미지보정및검증스캐닝된이미지를시스템을통해확인하고스캐닝상태가불량하다고판단되면이미지디지털화담당자에게재스캐닝또는이미지보정을요청한다 이경우 스캐닝된이미지의품질을보장하기위해원본과스캐닝이미지사이의일치성을확인해야하며 필요시허용오차를정하여관리할수있다 재스캐닝스캐닝완료된이미지중스캐닝상태가불량하다고판단된이미지에대하여기록물상태를다시점검하고이미지디지털화담당자에게재스캐닝작업을요구한다 기록물누락여부확인 기록물의전체페이지수와스캐닝된파일수를비교확인하여누락여부를확인 한다 기록물정리 스캐닝작업이완료된이미지를대상으로기록물누락여부및이미지상태를 다시확인하여이미지연결요원에게전달한다 이미지검사및보정오류없는고품질의결과물을확보하기위해검증요원이재차색인정보와이미지를검사지침서에따라검증하고 수정사항이발생하면재작업을통해무결성및완성도를높인다 이미지검증완료검증이완료되면검증결과를시스템에반영하며 검증이완료된기록물은매체수록 검수에대한작업수행을위해기록물정리담당자에게인계하고 이미지스캐닝에사용되었던기록물은재편철공정을수행하도록기록물정리하여담당자에게인계한다 21

구축완료단계 표본검사 표본검사는오류없는고품질의결과물을확보하기위해담당자를지정하여 시행하며 이경우표본검사는전체구축물량에서가능한수량 최소 이 상권장 을대상으로실시한다 표본검사절차는다음과같다 표본검사를위해원본색인목록을인수한다 표본검사담당자가지침에따라원본색인목록과입력된색인목록을비교검사한다 검사가완료된색인목록및디지털이미지에대해검사지침서에따라표본검사를수행하고결함발견시재작업지시 시정조치확인후교정확인서를작성하고다음공정을수행한다 매체수록 검수 공정내검증을통해생산된결과물은사업자의검사를통해품질을제고한이후에기록물관리시스템에업로드한다 기관담당자는검사지침서를참고하여업로드된색인정보를표본검사하고결함이없을시검사확인서를작성하여 구축자에게통보한다 매체수록및검수절차는다음과같다 저장매체에색인입력정보를저장한다 입력된색인정보를기록물관리시스템에업로드한다 품질수준 기준에따른전수또는표본검사후검사확인서를작성한다 결함발견시재작업지시 시정조치확인후교정확인서를작성한다 업로드 기록물관리시스템으로등록해야하는경우시스템업로드용규격파일과이 22

미지를생성한후 전송 업로드 검수처리의절차를거친다 업로드절차는다음과같다 기록물관리시스템업로드용규격파일을생성하여저장한다 기록물관리시스템에업로드된색인정보및이미지파일에대하여검수한다 검수결과오류사항발견시재작업지시 시정조치확인후교정확인서를작성하고재업로드한다 서가배치 검사가끝난기록물은 기록물관리지침 에따라합철 관리번호부여 보존용 표지부착등의작업을수행한후서가또는처리과에배치하고관련정보 를시스템에등록하여활용한다 정리완료된기록물을대상으로보존용표지를씌운다 기록물철은기록물철표지 색인목록 기록물순으로배열하고보존용표지를씌어클립 또는집게 으로고정하여기록물을편철한다 관리번호및보존상자레이블을기록물철에부착한다 보존상자를지정된서가에배치한다 보존상자서가배치가완료되면배치정보를기록물관리시스템에등록하여기록물의보존위치를식별할수있게하여야한다 예외처리절차 기록물 구축작업시기록물정리및색인목록등록 스캐닝공정에서아래와같은예외사항이발생했을경우 작업관리자에게예외처리지침을요청한다 작업관리자는예외요청사항을검토한후해당사항에대한정확하고통일성있는산출물이생산될수있도록자료에대한유형을분석하고예외처리에대한지침을수립하여처리한다 예외사항예시 기록물의보존 복원처리 업무참조등으로인해서고에서반출이어려 운경우 23

반출기록물을작업장으로운송시반출담당자가동승하지못하는경우 다수의영수증 사진 메모등의중첩부착으로분리시원본훼손이우려되는경우 수기로작성된색인목록의필체확인이어려운경우 색인목록기재내용이프로그램의해당입력항목에서허용자리수를초과하는경우 기록물의종류및특성에따라규격외해상도 포맷등의형태로의스캐닝이필요한경우 24

부속서 참고 관련서식 기록물반출 반입서 기록물반출 반입서 구분 일자 반출 반입인적사항 소속기관명직급성명 확인 반입 반출 업체명직급성명 반출기간 사유 기록물목록 일련번호분류번호제목기록물형태수량확인 25

기록물인수 인계서 기록물인수 인계서 아래와같이 기관이주관하는 행정기관기록물 구축사업 의 대상기록물반출요청에대해기록물인수 인계사실을확인함 아 래 기관정보 기관명 처리과명 인수 인계일자 기록물인수인계정보 년월일 수량총계 권 영구 권 준영구 권 년 권 년 권 목록기록물인수 인계목록 매참조 기록물인수자정보 소속직급성명 인 기록물인계자정보 소속직급성명 인 26

기록물인수 인계목록 레이블 시작 년도 종료 연도 보존 기간 제목처리과기록물형태 인수 일자 인수일자항목은해당기록물의 구축완료후기관으로의납품 입고 시행정기관업무담당자가 인수를확인하여기재하는항목임 27

예외처리요청서 예외처리요청서 일련번호 레이블번호공정기록물철제목 예외사항 조치사항 예외처리담당자 28

예외처리협의서 예외처리협의서 기관명 발생일자 년 월 일 발생공정명 담당자확인 현상 현상 및 문제점 문제점 처리방안 예외처리 방안 적용시점 처리방안 기관 담당자 의견 적용시점 처리방안 주관기관 의견 적용시점 29

교정확인서 교정확인서 시정조치결과서 품질관리자 승인자 작업관리자 기관명 작업공정 작성일자 시정조치요구사항 일자 담당자 시정조치결과 일자 담당자 확인자 인 30

검사확인서 검사확인서 기관이주관하는 행정기관기록물 구축사업 의 구축검사 결과를하기와같이확인합니다 계약번호 사업자 검사결과 과제명 검사기간 합격 불합격 검사장소 검사차수 기록물 철 권 수 철 권 산출물납품데이터목록기록물정리색인데이터이미지데이터서가배치 검사내용 수량검사 수량검사품질검사수량검사품질검사수량검사품질검사수량검사품질검사수량검사수록상태검사 검사확인세부사항 오류여부합격불합격 비고 확인자 위와같이확인하였음 정소속 직급 성명 인 부소속 직급 성명 인 31

참고문헌 [1] 국가기록원, 기록관리시스템과영구기록관리시스템간데이터연계규격 ( 공공표준 ), 2007 년 12 월, < [2] 2011 년도기록물관리지침 [ 온라인 ], 국가기록원, 2010. 12[ 열람일 : 2011. 6], [3] 기록물디지털화 [ 스캐닝 인코딩 ] 지침, 국가기록원, 2004[ 열람일 : 2011. 6], 32