웹메일사용자설명서 September, 2015
목 차 Google Apps 사용설명서시작하기설명서사용방법 Gmail 의제한사항 Google Apps 처음사용하기 Google apps 에접속하기개인정보동의후첫번째로그인사용자신규로그인사용자의경우 Google apps 에 1 회이상접속사용자 Google 에서직접접속사용자 Gmail 에최초접속시계정설정이메일백업을위한낮은수준보안앱설정 : 사용기존웹메일의보낸편지함메일가져오기 Gmail Backup 프로그램설치 1. 기존 web mail 에접속하여 mail 을 backup 을받는방법 2. GmailBackup 프로그램을이용하여 backup 받기 3. [Gmail Backup] 프로그램을다운받기 4. 백업메일다시저장하기 (Restore) 5. 보낸편지함의관리를위한라벨설정및메일이동 6. 필터생성메일가져오기 ( 기존웹메일의받은편지함 / 아주편지함 )
Google Apps 사용설명서시작하기 이문서는아주대학교의 Google Apps 사용설명서입니다. 설명서는 Google 의사용설명서문서를기준으로작성되었습니다. 관련 site 는다음과같습니다. http://learn-ko.googleapps.com/ 설명서사용방법사용자의사용환경에따라서다음과같이분류할수있습니다. 기본적으로모든사용자들은새로전환되는 gmail 에로그인및데이터가져오기설정을하셔야합니다. 모바일서비스와받은편지를자동분류하는필터기능들은그다음으로설정하시면됩니다. Gmail 의제한사항 구분 Gmail 처리방법장점
첨부파일크기 25MB 25MB 이상첨부는 Google Drive 에서공유또는첨부 exe/ 이중 zip 첨부불가 Google Drive 에 Upload 후 공유 첨부파일의공유 5TB 보존기간제한없음 Gmail 보안정책 Google Apps 처음사용하기 Google apps 에접속하기 아주대학교의 Portal SSO 와 Google Apps 로연동되어있는 Gmail 의로그인은다음과 같습니다. http://portal.ajou.ac.kr 의 Portal 의메인페이지로접속합니다. 기존사용자포탈 id 와비번을입력하고로그인하고빨간색박스로표시된아주 Gmail 메일을 클릭하면새로운창에서구글메일이표시됩니다.
개인정보동의후첫번째로그인사용자일괄등록완료사용자에해당하는서비스입니다. 최초로그인하는사용자는비밀번호를재설정하여야합니다. 포탈의비밀번호와같이설정하여주시면편리합니다. 신규로그인사용자의경우
개인정보동의서에동의하지않으신사용자의경우이며이사용자의경우에다음과같은 절차에진행합니다. 개인정보제공동의서및비밀번호를설정합니다. Google apps 에 1 회이상접속사용자 포탈로그인후구글메일로최초로로긴이후에는별도의로긴절치가필요없이 SSO 연연동되어 자동로긴됩니다. Google 에서직접접속사용자 포탈을통해 Google apps 사용자인증이완료된사용자가 www.google.com 을통해서직접 로그인할경우에는다음과같은절차에따릅니다. Mobile 의경우도절차는동일합니다.
id 와비번을입력하면 Gmail 로로그인합니다. Gmail 에최초접속시계정설정사용자가최초에 Gmail 에로그인하거나사용하지않은기간이길거나로그인인시도가비정상적이라고판단되면다음과같은메뉴들이서비스에추가됩니다. 이런설정메뉴는무시하여도되지만안정적인사용을위해서점검하는것이유익합니다. 계정설정 로그인정상적으로처리되면다음과같은화면이표시됩니다. 개인환경에대한설정변경등을 할수있습니다.
보안설정 개인의보안설정에대한설명및추가설정입니다. 최근활동확인 계정의최근활동을요약해서보여줍니다. 보안점검
보안점검완료 계정설정 계정에대한확인
이메일백업을위한낮은수준보안앱설정 : 사용 Gmail 은메일이전에따른편의를위하여일시적으로개인계정보안수준을낮은단계로설정을허용합니다. 웹메일로부터 POP3 를위한메일가져오기기능이나메일백업기능을이용할때와같이외부연동의필요로할때이와같은환경설정이필요한경우가있습니다. 이와같은기능은서비스보안정책강화의일환으로지속적으로추가보안기능중에하나입니다. 이설정은필요시에만사용하고기본으로설정 (" 사용안함 ) 하는것이보안강화를위하여바람직합니다. 내계정으로가기 내계정으로가기위해서는오른쪽상단의계정을클릭하면아래와같은화면이팝업으로 뜹니다. 여기에서내계정을클릭하면로그인및보안을설정할수있는메뉴가나옵니다.
아래로스크롤하면서위와같은메뉴에서 연결된앱및사이트 를클릭하면다음과같은 페이지가나타납니다.
기본으로는 보안수준이낮은앱허용 : 사용안함 으로설정되어있습니다. 다음페이지 화면에서와같이사용으로상태를변경합니다.
이메일확인이메일을확인을위해오른쪽상단의 메일 을선택하면아래와같은메일화면으로전환됩니다. 이제부터는이메일 l 서비스를받으실수있습니다. 또한캘린더, 드라이브, 문서등의서비스를사용할수있습니다.
기존웹메일의보낸편지함메일가져오기 Gmail Backup 프로그램설치 기존웹메일의받은편지함이메일은 POP 를이용해이관이가능하지만보낸편지함 및기타편지함은다음과같은절차에따라이관이가능합니다. 메일데이터이전시모든메일은 Gmail 의전체보관함으로이전됩니다 Gmail Backup 프로그램을이용한메일데이터이전방법 ( 기존보낸편지함메일 => 구글앱스 Gmail) 메일데이터이전순서 1 단계 : 이전할기존웹메일편지함을 PC 로저장 ( 백업 ) - 기존대학의메일시스템의기능을이용 - 웹메일 - 환경설정- 편지함관리- 백업하기 2 단계 : Gmail [ 환경설정 ] > [ 전달및 POP/IMAP 사용 ] > [IMAP 사용 ] 설정 3 단계 : Gmail Backup 프로그램설치 4 단계 : Gmail Backup 프로그램으로메일백업본을 Gmail 로이전 ( 복구 ) 1. 기존 web mail 에접속하여 mail 을 backup 을받는방법 ( 기존 ) 웹메일에접속하여 Gmail 로이전할편지함을백업받습니다. (1) 이전할메일폴더를 [ 보낸편지함 ] 버튼을클릭합니다.
(2) [PC 저장 ] 버튼을클릭합니다. (3) [ 저장 ] > 백업하는편지함이름으로저장이되며 [ 폴더열기 ] 를클릭합니다. 예시 ) 저장파일명 : 보낸편지함.zip
(4) 저장된파일은압축파일 (zip) 을 Restore 를할수있도록풀면 elm format 의메일 list 가 생성됩니다. 압축프로그램 : 알집, 밤톨이, 윈도우기본압축기능등을사용하시기바랍니다. (5) 구글앱스에로그인후 Gmail 환경설정에서 IMAP 을사용하도록설정합니다. - [ 환경설정 ] > [ 전달및 POP/IMAP 사용 ] > [IMAP 사용 ]
2. GmailBackup 프로그램을이용하여 backup 받기 gmail backup 기능을이용해서기존에사용하고있던메일을 Gmail 로이전하고자할때는 먼저 backup 을진행합니다.
3. [Gmail Backup] 프로그램을다운받기 -. 다운로드주소 : Gmail Backup release https://code.google.com/p/gmail-backup-com/downloads/detail?name=gmail-backup- 20110307.exe&can=2&q=
4. 백업메일다시저장하기 (Restore) 1) Gmail 로그인 : 메일주소입력 ( 입력예시 : xxxx@ajou.ac.kr) 2) Gmail password : 구글앱스비밀번호입력 3) Backup folder : 기존보낸편지함백업본을저장한 PC 폴더위치지정 4) Newest email only 옵션 [ 체크 ] : 백업폴더의모든메일을복구합니다. - 체크하지않을경우설정한기간의메일만복구됩니다. - 기간을설정하여복구할경우복구할메일의수 발신된시간기준으로복구됩니다. 오래된메일을제외하고복구를하실경우기간을설정하여복구하면편리합니다. 5) [Restore] 버튼을누르면기존웹메일편지함백업메일을 Gmail 편지함으로 복구가시작됩니다. - 복구진행상태바가 100% 가되면복구가완료되며메일복구로그에 End of restoring of account [xxx@ajou.ac.kr] 메시지가표시됩니다.
6) Gmail 의왼쪽매뉴에서 [ 더보기 ] > [ 전체보관함 ] 에기존이메일이리스트됩니다. 5. 보낸편지함의관리를위한라벨설정및메일이동 기존의보낸메일을 gmail 로저장하게되면전체편지함으로이동하게되어서구분하이어려운 점이있습니다. 보낸편지를효율적으로관리하는방법으로다음과같은절차를따르면별도로 관리할수있습니다. 1) 이전보낸메일의보관을위한라벨 ( 폴더유사 ) 을생성합니다. 라벨생성은 gmail 로그인한다음환경설정을버튼을클릭하면다음과같은화면을볼수 있습니다.
위의화면에서새라벨만들기를클릭하시면다음과같은대화창이팝업으로표시됩니다. 여기에서라벨이름을보낸편지함 (webmail) 으로입력하면같은이름의라벨이만들어집니다.
2) 전체보관함에있는편지 ( 이전메일의보낸편지함 ) 를생성된라벨분류전체보관함에있는 (gmail 에처음로그인상태에서보낸편지가져오기를먼저실행 ) 메일은기존의웹메일의보낸편지함의자료 ( 몇개의 Google 공지메일을제외 ) 입니다. 앞의절차에따라이관을해놓은상태입니다. 아래그림과같이전체보관함폴더로이동해서전체를선택한다음라벨버튼을누르면화면에서처럼리스트박스가나타납니다. 이때보낸편지함 (webmail) 라벨을선택하면자료분류가마무리됩니다. 한번에처리할수있는메일갯수가 50~100 개로수작업으로처리해야하는번거로움은있습니다. 작업을마치고나면메일이보낸편지함 (webmail) 에리스트됩니다.
위와같은단계를걸쳐서메일을분류하기위해서는 gmail 에최초로그인후가장먼저 이전메일의보낸편지함이관입니다. 그리고메일이관과이어서라벨생성과라벨부여작업을 진행해야합니다. 6. 필터생성 받은편지를관리하기편하게하기위하여필터를사용할수있습니다.. 발신이메일주소, 도메인명, 제목및내용에포함된단어를기준으로자동분류될수있도록합니다. 예를들어교육부에서오는메일은교육부라는라벨로자동분류하고자할때를예로 들어봅니다.
필터의조건은도메인이 moe.go.kr 로받은모든편지함은이필터를기준으로별도로 분류합니다. 추가적인필터의조건은받은메일을받은편지함에는표시하지않겠다는옵션입니다. 라벨은 교육부로하고스팸으로분류하지않습니다. 중요한메일로표시하고카테고리는포럼으로 표시합니다.
메일가져오기 ( 기존웹메일의받은편지함 / 아주편지함 ) 기존메일시스템의자료를가져오기위해서는환경설정을해야합니다. 오른쪽상단에있는 환경설정 메뉴를클릭하면다음화면이표시됩니다. 환경설정메뉴에서 계정 메뉴를 클릭 하면서브메뉴중에서 메일및주소가져오기 를클릭 하면기존메일 ( 아주웹메일 ) 주소를등록할수있는팝업메뉴로이동합니다.
기존학교의웹메일에 netadm 이라는계정이있다면이메일주소입력란에 netadm@ajou.ac.kr 을입력합니다. 그리고 계속 버튼을클릭하면다음팝업메뉴로이동합니다. 다음화면에서기존에사용하시던이메일의비밀번호를입력하시고, 계속 버튼을 누르시면가져오기옵션을추가할수있는화면이나타납니다.
check box 에서필요한조건을선택후, 가져오기시작 버튼을클릭하시면다음팝업메뉴로 이동합니다. 마지막팝업메뉴는다음과같이가져오기시작화면이나타나면정상적으로가져오기설정이 완료됩니다. 받은편지함의메일을가져오는대는다소시간이소요됩니다.
여기까지진행하면받은편지함, 아주편지함의이메일을자동으로가져오게됩니다. 예상소요시간은받은메일건수에따라다르지만 2 ~ 3 시간가량의시간의소요됩니다.