우리 클럽, 우리 방식! 자율적인 클럽 회의 방식
우리클럽, 우리방식! 자율적인클럽회의방식 여러분의클럽회의에는아무런문제가없습니까? 회의가즐겁고환영하는분위기라면함께참석한사람들이신입회원으로입회할가능성이높아집니다. 긍정적이고관심을모으는회의는참여와소통을유도하고회원들에게기대감을심어줍니다. 지역사회에서변화를만들고싶지만많은시간을할애할수없는회원들과예비회원들을위해어떤회의방식을마련할수있을까요? 어떻게하면긍정적이고호감을주는클럽분위기를조성할수있을까요? 여러분의선택에달려있습니다... 클럽은회원들의요구를수용할수있도록회의방식을자유롭게선택할수있습니다. 많은클럽들이세대를거듭해이어온전통에가치를두고있지만, 대부분의관례는취사선택이가능합니다. 회원들은회의구성요소, 빈도, 구조등에변화를주어회의를더욱재미있는시간으로만들수도있고, 새로운형태의테크놀로지를사용해서로소통하고클럽사업을관리할수도있습니다. 이안내서에는고려해볼만한다양한회의방식과더불어회의참석과참여를유도하는방법이담겨있습니다. 또한, 클럽회원들의의견을듣는데사용할수있는간단한설문지도포함되어있습니다. 이안내서를활용하면회의구조, 형식, 기타요소들을평가하고회원들이원하는바를반영해회의를재구성하는데도움이됩니다. 회의 " 라는용어가친근하지않거나지루하게느껴진다면, 모임 이나 클럽행사 와같은새로운용어로대체해클럽에열정과에너지를불어넣으십시오! 유대감과분위기 클럽회의의가장중요한측면중하나는유대감입니다. 참가자들과만나서인사를나누고, 서로가클럽의주요일원임을느끼고, 즐거운분위기를만들어가는것이모든행사의성공에꼭필요합니다. 우리클럽, 우리방식! 1
일반적인회의유형 : 사람들은다양한의사소통수단을활용해관계를유지하며협력합니다. 클럽업무를관리하면서회원들의참여와결속을이끌어내는데일반적으로세가지행사유형이사용됩니다. 전통형 전통적인방식을사용하는클럽은일반적으로의례, 선서, 기도등이포함된엄격한의제를따릅니다. 회의는의례와격식에따라진행되며보통매우공식적입니다. 안건을논의하는별도의이사회와연사의연설이포함된일반회의로분리되는경우가많습니다. 한달에여러차례직접만나게됩니다. 접속형 보통 사이버클럽 이라고불립니다. 다양한방식으로소통하고, 스마트폰이나이메일로행사를기획하고활동에대해논의합니다. 업무의대부분을회의시간이외에온라인을통해처리하기때문에회의가덜공식적이며형식에구애받지않습니다. 직접만나는경우는대부분사교적인모임이나참여봉사를실시할때입니다. 혼합형 전통적회의가지닌의례적절차와새로운소통방식의효율성을결합한방식입니다. 회의에서는라이온스의전통과의례를따르지만, 이메일이나스마트폰으로클럽업무를처리해신속한의사결정을내릴수있으므로직접참석하는이사회개최의필요성을경감시켜줍니다. 회원들이원하는바를수용할수있는조화로운방법을찾는것이중요합니다. 2 우리클럽, 우리방식!
일반회의의재구성 클럽회의를더욱즐거운시간으로만들수있는방법이있을까요? 모든라이온스클럽은저마다고유한특성을지니고있습니다. 아래는일반적인클럽회의가갖고있는다양한요소입니다. 회원들이원하는바를수용하고비회원들의관심을모을수있도록, 클럽의상황에맞게행사를구성하는데도움이될방안이담겨있습니다. 첨부된설문지를사용해클럽회원들의의견을확인해보십시오. u 목표설정먼저, 회의의목표를정하십시오. 회의의목적이행사의기획인가요? 아니면연사의강연이나봉사사업실시, 다른동료라이온들과의친목활동인가요? 어쩌면전부포함될수도있습니다! 기획과정을거치고의제에포함시켜서목적을달성하십시오. u 프로그램가능성파악클럽이회의에프레젠테이션을포함하기로결정했다면, 어떤유형의프레젠테이션이회원들의관심을모을지, 연사에게시간을얼마나할애할지를결정해시간을효율적으로활용합니다. u 빈도결정얼마나자주만나기를희망하나요? 매주모이는클럽도있고, 한달에한번만나는클럽도있습니다. 계획하고소통하고회원들을참여시키는데필요한시간을결정하십시오. 온라인이나그밖의소통채널을이용하면대면회의의필요성을줄일수있을까요? u 회의일시결정모이는날짜와시간을고정해야할까요? 아니면봉사활동에따라유연하게조정할까요? 고정된시간에정기적으로만남을갖는클럽도있지만, 봉사사업일정에따라매월모이는날짜가달라지는클럽도있습니다. 회의날짜와시간은페이스북, 클럽웹페이지, 이메일, 문자메시지등으로공유합니다. u 식사여부와장소결정식사를겸하는회의는오래이어져온관행이지만, 반드시지켜야할필요는없으며, 오히려이로인해회의시간이길어지고회비가인상되기도합니다. 시간과경비를절감할수있도록도서관이나그밖의적절한장소에서회의개최를고려해보십시오. u 전통에대한반기많은클럽들이노래나기도로회의를시작하지만, 꼭그럴필요는없습니다! 회원들이지키려는전통과폐지를원하는전통을결정하십시오. 청년회원들에게클럽의전통을좋아하는지물어보고젊은예비회원들의관심을모을수있도록활동을조정하십시오. 우리클럽, 우리방식! 3
u 의례검토전통과마찬가지로, 회의실배치방식, 클럽지도자들의호명방식도클럽이자유롭게결정할수있습니다. 클럽임원과내빈을위한주빈석배치, 의전서열에따른회원호명등의의례를계속유지하거나폐지하는것은클럽의권한입니다. 모든사람들을동등하게대하는분위기를선호하는클럽도있습니다. u 복장규정결정라이온스조끼를착용하기로정하는클럽들도있지만, 라이온스폴로셔츠, 와이셔츠와넥타이또는선호하는라이온스의상를착용하기로정하는클럽들도있습니다. 즐거운마음으로클럽의복장규정을정하십시오. u 가족회원을고려클럽에자녀를둔젊은부모나가족이있나요? 또는영입을희망하나요? 그렇다면, 가족회원들을수용할수있도록회의형식, 시간, 장소를어떻게바꿀지논의하십시오. u 소통방식파악회원들과소통할수있는방법은매우다양합니다. 회의중에안내사항을고지하는것도흥미롭고동기부여가될수있지만, 이메일, 문자, 페이스북, 트위터, 클럽웹사이트, 그밖에회원들이일상적으로소통하는방식을활용하십시오. u 행사의명칭변경을고려클럽회의의요소를평가하고회원들이환영할만한변경사항을결정한후에, 행사의목적을반영하도록행사명을변경함으로써새로운개념을소개할수도있습니다. 어떤나라에서는 회의 라는용어가매우구조화된업무중심의모임을의미합니다. 클럽의모임이즐거움에중점을두거나사교적성격의모임이라면, 행사를친목모임이나축하회로부를수도있습니다. 행사, 모임, 축하회, 또는모임의의도를더욱정확히반영하는용어들을모두고려해보시기바랍니다. 이사회회의 위와동일한분석을사용해이사회를어떻게구조화할지결정하십시오. 이사회의목적은고려중인안건을이사회구성원들에게온전히전달해회원들이사안을승인또는거부하거나효율적으로개정할수있게하는것입니다. 회원들이정보를더잘안내받고참여할수있도록테크놀로지활용을고려하십시오. 4 우리클럽, 우리방식!
변화의단계적적용 회원들이회의형식이나요소를변경하기로결정했다면, 언제부터적용할것인지를정하십시오. 변경된사항이급진적이거나회원들이확신을갖지못할경우, 분기에한번씩새로운형식의특별회의를개최해회원들의반응을살펴보십시오. 예를들면, 분기에한번씩봉사사업이나가족친화적행사로월례회의를대체합니다. 회의대신, 불우아동을위해파티를열어주거나노숙자쉼터에급식을제공할수도있습니다. 아니면, 행사를계획하거나프로그램을승인하는데온라인으로협업할수도있습니다. 회원들이가장바꾸고싶어하는행사부터시작할수있습니다. 일반회의나이사회, 그밖의정기행사가될수도있습니다. 성공적인회의를위한비결 회의가공식적이든비공식적이든형식에상관없이, 다음의사항을염두에두십시오. 1 2 3 4 5 의제를작성하고, 의제에따라진행합니다! 회의에앞서참가자들에게의제를배포합니다. 정시에개회하고폐회합니다. 긍정적인분위기를조성하고모두가참여할수있게합니다. 투명성을지키는것이항상중요합니다. 회의록과재무보고서를제공하고합의를도출합니다. 회의진행자 ( 클럽회장이나위원장 ) 는토론을장려하되주제에서벗어나지않게해시간을효율적으로사용합니다. 우리클럽, 우리방식! 5
효율적인행사를위한도움말 참여를높일방안 시간이제한되어있을때어떻게참여를높일수있을까요? 출석이아닌참여에초점을두십시오. 바쁜일정과중복되는일정때문에더이상정기적인출석을요구하지않는클럽들이많습니다. 스마트폰등의기기를사용해실시간으로소통할수있는새로운방법을고려해보십시오. 회의에서다루게될안건에대한정보를전송함으로써, 참석하지못하는회원들도피드백을제공할수있게하십시오. 회원들이결정된조치를알수있도록, 회의가끝나면신속하게회의소식을전달하십시오. u 회원들의편의에맞춰회의일시와장소를정하십시오. u 회의장소는편안하고참석자들의필요를수용할수있는곳으로정하십시오. u 흥미로운프로그램과의미있는활동을포함시키십시오. u 다양한소통방법을사용해참석을권장하십시오. 이메일, 편지, 전화등이포함될수있습니다. 소통은즐거워야하며, 프로그램에대한긍정적인설명을담고있어야합니다. 클럽활동에회원들의참여가중요하다는것을강조하십시오. u 회원들과예비회원을회의에초청하고지인을동반하도록권유하십시오. u 초청자명단에예비회원을포함시키십시오. 봉사사업의개발과경과에대해회원들에게지속적으로안내합니다. u 회의에참석할수없는회원들에게클럽봉사사업에대한세부현황보고서를제공하고향후참석을장려하십시오. u 이메일초청, 페이스북, 트위터, 인스타그램, 대량문자를사용하십시오. 출석요건을삭제하고참여를장려하는방향으로클럽헌장및부칙을개정할것을클럽에권장합니다. 표준클럽헌장및부칙제 9 조에서클럽부칙개정에대한지침을확인할수있습니다. 6 우리클럽, 우리방식!
클럽회의프로그램에대한아이디어 대부분의회의에는회원들에게혜택이돌아가는프로그램이포함됩니다. 프로그램들은정보를제공하거나즐거움을줄수있으며, 클럽이관심을가질만한지역의문제를회원들에게알릴수있는좋은기회가됩니다. 좋은프로그램을찾을수있는곳은많습니다 : u 지역사회지도자시장, 의원, 경찰서장, 교장등클럽이지역사회에필요한부분을확인할수있을뿐만아니라클럽회원들이영향력이있는지역사회지도자들과관계를돈독히할수있습니다. u 지역의사업가회원들이근무하는회사대표, 상공회의소대표, 관광공사대표등 - 다양한단체들에서마련한프로그램이다양성을가져다줄수있습니다. u 클럽봉사의수혜자클럽봉사사업을통해혜택을받은수혜자들의이야기를듣는것은회원들이어려운이웃을위해봉사를계속하도록동기를부여합니다. u 문화단체박물관, 극장, 오케스트라등 - 문화단체에서제공하는재미있고유익한프로그램은다양성을부여할수있는좋은방법이됩니다. u 장애인지원단체스페셜올림픽, 시각장애인지원단체, 장애인지원단체, 노인지원단체등. 이러한단체들은봉사에직접참여할수있는기회를제공합니다. u 지구위원회위원장지구사업에대해파악해클럽의협조를장려합니다. 자세한정보는지구총재에게문의하십시오. u 대안프로그램준비한프로그램이막판에취소되는경우에대비해몇가지대안프로그램을마련해두십시오. 국제프로그램동영상, 라이온스분기별소식, 온라인학습관련자료소개, 협회웹사이트자료소개등이포함될수있습니다. 필요한경우, 회원들에게만일의상황에서발표할만한프로그램이있는지물어보십시오. 이같은 " 비상 " 프로그램목록을작성해두면언제든지신속하게대응할수있습니다. u 인적관계망형성의기회클럽에기업인이활동하고있다면, 인적관계망을형성할기회를갖게합니다. 사업에대해논의하고, 명함을교환하고, 클럽명부에직업을명시하도록권장하십시오. 우리클럽, 우리방식! 7
효율적인행사를위한도움말 클럽회의와행사를대중에게홍보 일반대중이회의에참석하는것을환영하는클럽이라면다음의방안을고려해보십시오 : 회의일시와장소가명시된회의용패나안내판을잘보이는곳에두십시오. 패와배너는클럽용품스토어에서구입할수있습니다. 클럽회의일시와장소, 연락처가기재된포스터를공공장소에부착하십시오. 회의일시와장소를클럽웹사이트, 페이스북, 기타소셜미디어사이트에게시하십시오. 지역공동체의웹사이트에클럽웹사이트링크를추가하고지역공동체일정표및적절한위치에클럽회의일시와장소를게시하도록요청하십시오. 회의관리에대한자세한정보는 lionsclubs.org 의라이온스학습센터에서확인할수있습니다. lionsclubs.org. 의클럽용품스토어에서왼쪽사진과같은회의용패를구입할수있습니다. 8 우리클럽, 우리방식!
회의재구성 회원설문지 라이온성명 : 행사 : 일반회의이사회기타행사 : 1. 회의에서성취하고자하는것은무엇입니까? ( 해당되는것을모두고르십시오.) 차기행사계획 _ 회원들을활동에참여시키기유익한연설청취봉사사업실시 _ 동료라이온들과의친목도모기타 : 구체적으로설명 : 2. 일반회의를할때마다프레젠테이션이나연설이포함되기를바랍니까? 예 아니요 원할경우, 희망하거나추천하는주제는무엇입니까? 3. 얼마나자주회의하기를원합니까? 매주격주매월기타 : 4. 정기적으로회의를갖는것과지역사회봉사나행사에따라유동적으로모이는것중어느것을선호합니까? 정기적인회의를선호하는경우, 아래질문에답하십시오 : 선호하는요일은언제입니까? 선호하는시간대는언제입니까? 의견 5. 클럽회의에서식사를겸하는것을원합니까? 예아니요 선호하는장소가있습니까? 6. 유지하고싶은관행과폐지하고싶은관행은무엇입니까? 유지 폐지 라이온스노래또는애국가제창기도서약테일트위스터클럽임원과내빈을위한주빈석이나특별석클럽지도자들을위한특별표창직책에따른호명 기타 :
7. 회의에서어떤복장을착용해야합니까? 라이온스조끼 폴로셔츠 클럽넥타이 원하는라이온스의상 제약없음 제안사항 : 8. 회의는좀더가족친화적이어야합니까? 예아니요예라고한경우, 가족을수용하기위해바꿔야할점은무엇입니까? 9. 회의와행사에관한소식을어떤방법으로받기를원합니까? 이메일페이스북문자메시지트위터클럽웹사이트기타 : 10. 모임을어떤명칭으로불러야할까요? 클럽회의클럽행사클럽축하회 클럽친목회클럽모임기타 ( 창의적으로!): 클럽회의와행사를더욱의미있고즐겁게만들기위한의견이있으십니까? 의견을제공해주셔서감사합니다. 설문지를클럽총무또는담당회원에게제출해주십시오. DA-YCYW2.KO 2/2019
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지구및클럽행정부국제라이온스협회 300 W. 22nd Street Oak Brook, IL 60523-8842 USA lionsclubs.org 이메일 : clubofficers@lionsclubs.org 전화 : 630.468.6890 facebook.com/lionsclubs DA-YCYW.KO 2/2019