주 의 1. 이보고서는국가기록원에서시행한용역연구개발사업의연구결과 보고서입니다. 2. 이보고서내용을발표할때에는반드시국가기록원에서시행한용 역연구개발사업의연구결과임을밝혀야합니다. 3. 국가과학기술기밀유지에필요한내용은대외적으로발표또는공개 하여서는아니됩니다.
이보고서를 시청각기록물전자적이관및관리방안연구개발 ( 네이버시스템 / 진숭식수 석 ) 과제의연구결과보고서로제출합니다. 2011. 11. 29 주관연구기관명 : 네이버시스템주식회사 주관연구책임자 : 진숭식수석연구원 세부과제명 : 시청각기록물전자적이관및관리방안연구개발 ( 세부연구기관 / 세부과제책임자 ) : 네이버시스템 / 진숭식수석
목 차 Ⅰ. 연구개발결과요약문 ( 한글 ) 시청각기록물전자적이관및관리방안연구개발 ( 영문 ) R&D of electronic transfer and management on audio-visual record Ⅱ. 연구개발과제연구결과제1장연구개발과제의최종연구개발목표... 2 제2장연구개발과제의최종연구개발내용및방법... 6 제3장연구개발과제의최종연구개발결과... 37 제4장연구개발과제의연구결과고찰및결론... 54 제5장연구개발과제의연구성과... 56 제6장기타중요변경사항... 58 제7장참고문헌... 58 제8장첨부서류... 59
연구과제명 중심단어 시청각기록물전자적이관및관리방안연구개발 디지털기록물, 시청각기록물, 생산, 이관, 프로세스 주관연구기관네이버시스템주식회사주관연구책임자진숭식 연구기간 2011. 5. 2-2011. 11. 30 가. 중앙부처시청각기록물관리실태조사및현황분석 시청각물매체및유형별생산 / 등록및관리현황조사분석 - 중앙부처에서관리되고있는시청각물매체및유형에대한항목조사 - 시청각물생산부터등록까지의업무프로세스분석및정의 시청각물관리항목및이용현황조사분석 - 중앙부처에서관리되고있는시청각물관리항목조사및분석 - 시청각물관리현황및이용현황분석나. 생산기관과국가기록원간시청각물관리프로세스정립 중앙부처시청각물생산관리업무프로세스및관련소프트웨어분석 - 중앙부처의시청각물생산관리업무프로세스조사및분석 - 중앙부처에서사용중인시청각물관리관련소프트웨어조사및분석 - 조사및분석된업무프로세스및관련 S/W에대한문제점도출 체계적이관에필요한시청각기록물관리항목의정리방안도출 - 중앙부처업무프로세스조사및분석결과물에준하여이관에필요한관리항목추출및검증 - 추출된관리항목과검증을통한표준화된관리항목정리 국가기록원대량 대용량디지털아카이빙전략과연계방안연구 - 1, 2, 3차년도연구용역산출물분석 - 국가기록원대량 대용량디지털아카이빙전략조사및분석 다. 국가기록원시청각관리프로그램개선사항도출및테스트베드구현 아날로그 / 디지털시청각물중심의등록관리및이관을위한프로토타입구현 - 국가기록원시청각프로그램조사분석을통한문제점및개선사항도출 - 특성이다른시청각물중심의생산, 등록, 이관프로세스체계수립 - 수립된프로세스에기초한프로토타입구현및검증 프로토타입의적용가능성확인을위한테스트베드구축및확인 - 정의된프로토타입을기본으로테스트베드구축 - 구축된테스트베드적용가능성검증을위해 3개기관시범적용 - 1 -
총괄연구개발과제연구결과 제1장총괄연구개발과제의최종연구개발목표 - 2 -
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제 2 장총괄연구개발과제의최종연구개발내용및방법 - 6 -
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붙임 3 인터뷰질의서 ( 시청각기록물전문생산처리과담당자 ) Ⅰ. 시청각기록물등록사항 귀부서에서생산하는시청각기록물은다음중어떤방법으로등록하고계십니까 - 15 -
중복선택가능 등록방법선택 ( 질문이동 통합온나라시스템등록 기록관리시스템 등록 자체등록관리용별도툴 프로그램등 을이용 수기입력대장 엑셀 종이문서 워드프로세서등 을이용 기타 그외의방법으로목록관리 목록관리하지않음 번으로 번으로 번으로 번으로 번으로 1 통합온나라시스템등록선택시 통합온나라시스템이용을선택하신배경은무엇입니까 다른방법에비해쉽기때문에 시청각기록물등록관리지침이므로 관리해주는생산시스템이유일하기때문에 기타 통합온나라시스템을이용하여주로등록하는시청각기록물은어떤형태입니까 아날로그 비전자 시청각기록물 디지털 전자 시청각기록물 아날로그 디지털시청각기록물모두등록 통합온나라시스템에서등록을요구하는정보와항목수는적절하다고생각하십니까 적절 부적절 이유 2 기록관리시스템 (RMS) 등록선택시 기록관리시스템 이용을선택하신배경은무엇입니까 다른방법에비해쉽기때문에 시청각기록물등록관리지침이므로 관리해주는시스템으로유일하기때문에 기타 기록관리시스템 를이용하여주로등록하는시청각기록물은어떤형태입니까 - 16 -
아날로그 비전자 시청각기록물 아날로그 디지털시청각기록물모두등록 디지털 전자 시청각기록물 기록관리시스템 에서등록을요구하는정보와항목수는적절하다고생각하십니까 적절 부적절 이유 3 자체별도툴 ( 프로그램등 ) 이용선택시 귀기관에서자체등록관리용별도툴 프로그램등 을이용하는배경은무엇입니까 통합온나라시스템혹은기록관리시스템 등기존시스템등록이불편함 기관에서보유하고있는미등록된시청각기록물이방대하여별도관리가필요함 기관내부에서시청각기록물접근및활용의편리함 기타 4 수기입력대장, 5 기타 ( 그외방법으로목록관리 ) 등선택시 시청각기록물을시스템에전자적으로등록하지않고별도관리시목록관리항목은무엇이있습니까 선택 자체관리번호 제목 생산자명 생산일자 촬영장소 촬영자 매체유형 내용 등장인물 6목록관리하지않음을선택시 시청각기록물의시스템등록관리를하고있지않으시다면그이유가무엇입니까 전자기록물생산시스템의비전자문서생산 등록혹은분리등록등별도등록이불편하다 시청각기록물은전자문서의딸림자료로문서등록만으로충분하다 시청각기록물의생산및보유파악이어렵다 시청각기록물을등록하는요구항목이부적절하다 기타 Ⅱ. 현행시청각기록물등록시스템및생산현황통보에관한평가 현행시청각기록물등록체계에대한전반적인평가를내리신다면 현행그대로유지 현행시스템개선이일부필요함 - 17 -
새로운시청각기록물등록 관리시스템개발이적극필요함 기타 시청각전문생산부서에서전자기록물생산시스템에미등록한대량의시청각기록물의등록 관리의개선이필요하다면다음중어느정도라생각하십니까 현재관리되고있는수준정도로통합온나라시스템에통합관리되어야한다 현재관리되고있는수준정도로기록관리시스템 에통합관리되어야한다 등록을강화할수있도록통합온나라시스템의기능을보완해야한다 등록을강화할수있도록기록관리시스템 의기능을보완해야한다 등록을강화할수있도록시청각기록물에대한별도의제도와시스템을마련해야한다 시청각기록물생산현황요청을받으실경우불편한사항이있으십니까 불편하지않다 불편하다 이유 - 18 -
Ⅲ. 시청각기록물전용등록 관리프로그램 시청각기록물만을별도관리할수있는전용등록 관리프로그램을개발한다면적극사용하실의향이있으십니까 예 아니요 시청각기록물전용등록 관리프로그램을개발한다면다음중어떤기능에중점을두어야한다고생각하십니까 우선순위 가지선택 시청각기록물등록관련 개선 시청각기록물에대한뷰어및직접편집기능 시청각기록물검색 관리 통계기능 시청각기록물전자적생산현황통보기능 시청각기록물전자적이관기능 기타기능 Ⅳ. 심층인터뷰질의서 통합온나라시스템 기록관리시스템등을통하여시청각기록물등록시개선되어야할 부분은무엇이라고생각하십니까 귀기관에서생산되는디지털시청각기록물의파일포맷을기재하여주시기바랍니다 유형 파일포멧 디지털사진 디지털동영상 디지털오디오 귀기관에서사용하는자체별도로시청각기록물등록 관리프로그램을사용하고계신다면관리정 보입력화면을캡처하거나출력하여주시기바랍니다 - 19 -
본인터뷰에응답하신분의연락처를기재해주시기바랍니다소속부서명직급성명전화번호전자우편 인터뷰에응해주셔서감사합니다 - 20 -
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제3장총괄연구개발과제의최종연구개발결과 - 37 -
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구분 항목 등록구분 필수여부 기록물철명 필수 부제목생산기관 자동 필수 단위과제 필수 생산년도 자동 필수 기본정보 권호수 자동 필수 기록물유형구기록물생산기관명구보존기간 기록물철 구분류번호 내용요약 보존기간 필수 보존기간책정사유열람조건 관리정보 열람빈도등록자부서명자동 등록자직위 ( 직급 ) 자동 필수 등록자명 자동 필수 등록일자 자동 필수 - 40 -
구분 항목 등록구분 필수여부 비고 생산일자 자동 필수 기록물건명 필수 부제목생산자 자동 필수 쪽수 필수 전자여부건유형 필수 첨부파일구보존기간구문서번호 기본정보구생산기관관련문서번호 내용및취지 수신자 발신자 기록물건 시청각기록물유형 관리정보 촬영일자사진필름류 촬영장소사진필름류 등장인물저작권여부첨부파일 공개구분 필수 열람조건 필수 검색어 비밀분류 비밀보호기간 등록자부서명 등록자직위 ( 직급 ) 필수 등록자명 필수 등록일자 필수 - 41 -
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제4장총괄연구개발과제의연구결과고찰및결론 - 54 -
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제 5 장총괄연구개발과제의연구성과 총괄과제명시청각기록물전자적이관및관리방안연구개발 총괄과제책임자 진숭식 / 네이버시스템주식회사 / 경영정보 번호논문제목저자명저널명집 ( 권 ) 페이지 Impact 국내 / SCI여 factor 국외부 1 26 국내 X 2 번호발표제목발표형태발표자학회명연월일발표지국내 / 국제 한국기록학한국기록학 2011.12 1 구두발표이제혁회월례발표국내회.10 회 2 번호출원 / 등록 1 2 특허명출원 ( 등록 ) 인출원 ( 등록 ) 국출원 ( 등록 ) 번호 IPC 분류 기타관련정책에활용예를구체적으로기술함. 타연구및차기연구에활용된예를구체적으로기술함. - 56 -
언론홍보및대국민교육내용, 일자등을간략히기술함. 임상시험, 관련 DB 구축, 워크샾또는심포지움개최등의경우구체적으로기술함. - 57 -
제 6 장기타중요변경사항 제 7 장참고문헌 - 58 -
제 8 장첨부서류 A Study on Improvement of Guidelines for Managing and Transferring Audiovisual Records 권정아 (Kwon Jeong Ah) 2) 이제혁 (Lee Je Hyeok) 3) 진숭식 (Jin Sung Sik) 4) - 59 -
1. 서론 1.1 연구의목적및필요성최신정보화및디지털기술발전에따라다양한매체가등장하고사용환경이복잡하고다양해지는등관련기술이빠르게변하고있다. 이에따라다양한포맷으로만들어지는대량 대용량시청각기록물의생산도급격이증가하고있다. 공공기관에서도문서형태의기록물뿐만아니라다양한형태의시청각기록물이점차생산되고있다. 공공기록물관리에관한법률 ( 이하기록물관리법 ) 제23조에 공공기관은업무수행과관련하여사진 필름 테이프 비디오 음반 디스크등영상또는음성형태의기록물을생산한경우에는대통령령이정하는바에따라그기록물을관리하고이를소관영구기록물관리기관으로이관하여야한다. 고되어있다. 이처럼기록물관리법에의거하여시청각기록물을의무적으로관리하고이관해야한다. 그러나시청각기록물은문서형태의기록물에딸린부수적인기록물이란인식으로인해생산만이루어지고있고, 관리되지못한채방치되고있다. 기록물관리법에서는기관에서영구기록물관리기관으로시청각기록물을이관해야한다는조항만있을뿐, 실질적으로이관에관한규정및관리지침이없어서관리및이관이잘이루어지지않고있다. 또한시청각기록물을전담할수있는팀이나직원이없어서시청각기록물관리에일관성이없다. 그로인해시청각기록물의누락및훼손, 멸실등이반복하여발생되고있다. 매체및유형별생산 등록에대한관리현황파악이어렵고, 이를보존 활용할수있는환경이조성되어있지않다. 그렇기때문에공공기관에서시청각기록물이수집되어보존및활용되기에는현실적으로많은어려움이있다. 더불어공공기관에서이들기록물의생산현황및보존, 위 변조방지, 진본성확보를위한표준화와기술연구개발, 효율적업무프로세스수립등역시걸음마수준에그치고있다. 뿐만아니라인터넷환경의발전으로공공기관에서보존하고있는시청각기록물이인터넷상에서손쉽게유포가능하다. 맥락정보가정확하지않은시청각기록물의유포는사실을왜곡하는사회문제가될수있는요지가충분하다. 시청각기록물의관리가거의이루어지지않는현상황을해결하기위해서는시청각기록물에대해강제하는법적규정이필요하고, 시청각기록물을전담할수있는인력이필요하다. 그리고시청각기록물을체계적으로이관및관리할수있도록지침을표준화해야한다. 이연구에서는시청각기록물의관리및이관에대한현황을조사 분석하여이를해결하기위한방안을제시하고자한다. 1.2 연구의방법및범위 본연구는행정안전부국가기록원의지원을받아 기록물보존기술연구개발 (R&D) 사업 의일환 - 60 -
으로진행되었다. 시청각기록물의관리에대한현황을알아보고개선방안을제안하기위해, 먼저시청각기록물관련문헌을통해시청각기록물의정의와특성을살펴보았다. 그리고기록물관리법에있는시청각기록물관리조항을검토하였다. 그리고국가기록원에서발간한시청각기록물관리에대한지침을검토함으로써우리나라의시청각기록물관리에대한법적근거를확인했다. 두번째, 중앙부중처의시청각기록물생산 관리업무프로세스실태를조사하였는데, 생산및등록현황, 관리및활용현황, 이관현황, 그리고전용관리프로그램운용현황등 4가지로나누어분석하였다. 그리고생산기관과국가기록원간시청각기록물관리프로세스및관리현황및시청각기록물관리항목및이용현황조사 분석을하였다. 분석한결과를바탕으로시청각기록물을체계적으로관리하는데필요한관리항목을정리하고시청각기록물의관리가활성화될수있는방안을도출하였다. 이와더불어국가기록원대량 대용량디지털아카이빙전략과연계방안의연구등생산기관과국가기록원간시청각기록물관리프로세스정립하였다. 1.3 선행연구시청각기록물에관한연구는주로시청각기록물의기술에관한연구, 포맷및전산화에관한연구, 그리고시청각기록물의전반적인관리에관한연구가있다. 그중에시청각기록물의전반적인관리에관한연구를살펴보았다. 먼저우리나라의국가기록원지침과비교하기위해, 시청각기록물의전반적인관리에관한국가적지침이있는미국, 영국그리고캐나다의경우를살펴보았다. 미국의국가기록청인 National Archives and Records Administration에서는 Managing Audiovisual Records: An Instructional Guide (1999) 을통해서시청각기록물의생산, 유지, 보존, 이용에대한기본적인틀과영구보존해야하는시청각기록물의관리에대한표준을제공하고있다 (NARA 1999). 영국의국립기록청인 The National Archive의지침인 Management of Audiovisual Records (2002) 는시청각기록물의등록과저장, 평가와이관, 접근등단계별로설명하고있다. 지침의부록에필름의선별과이관의절차및이관시작성해야할양식이제시되었다 (The National Archive 2002). 캐나다의 National Archives of Canada에서는 Managing Audio-visual Records in the Government of Canada (2006) 을통해시청각기록물확인방법, 검색과이용을위한조직방법, 손상과손실에대비한보존방법, 보유와처리계획방법등으로나누어가이드라인을제시하고있는데, 기록관리의일반적원칙을그대로적용하되매체의특성을고려해야한다고했다 (National Archives of Canada 2006). 우리나라국가기록원의 특수유형기록물관리-제2부 : 시청각기록물 (2009) 에서는처리과와기록관으로나누어시청각기록물관리에관한지침을제시하고있다 ( 국가기록원 2009). - 61 -
우리나라와외국의국가적지침을살펴보면, 영국의경우에만선별및이관단계에서작성해야할양식이제시되었을뿐나머지국가들은기록관리단계별시청각기록물의관리방법이간략하게제시되었다. 이외에, 국내에서이루어진시청각기록물에관한연구를살펴보았다. 이신용 (2005) 은지방자치단체의시청각기록물보존과활용에대한제도나지침이부재하기때문에우리나라의현실적상황과특수성반영된지침이수립되어야한다고했다. 국가기록원과외국의시청각기록물관리기관을비교분석하고, 우리나라지방자치단체의시청각기록물관리실태를살펴본후문제점을도출하였다. 도출한문제점을바탕으로시청각기록물의보존 관리를위한관리방법론과기본체계를제시하였다. 신동헌 정세영 김선현 (2009) 은국방과학연구소의시청각기록물관리시스템인영상기록관리시스템의구축과정과실제로설계된시스템의효과분석및향후추진과제에대해제시하였다. 최찬호 (2009) 는대량생산시청각기록물의생산실태 문제점, 보존현황 문제점을제시하고보존관리방안으로 RMS 활용, 목록관리 S/W 활용그리고통합관리시스템활용을제시하였다. 고영순 (2011) 은시청각기록물의이론적정의및가치, 보존환경에대해서살펴보고, 우리나라지방자치단체관리현황과외국의사례를살펴보았다. 그리고제주탐라기록관리소의시청각기록물에대한관리현황을분석하고, 분석한결과를바탕으로개선사항을제시하였다. 위에서살펴본바와같이이상의선행연구에서는시청각기록물의중요성에도불구하고시청각기록물이생산단계에서부터관리가거의안되고있기때문에체계적인관리가필요하다고강조하고있다. 그러나전반적인관리에관한방안을제시할뿐, 기록관리단계별로관리현황을조사한연구는없었다. 따라서본연구에서는 공공기록물관리에관한법률 과국가기록원에서제시한시청각기록물관리에관한지침분석과현재공공기관에서이루어지는시청각기록물관리에관한실태조사를통해시청각기록물관리에관한지침이추후에개정될때실질적으로필요한요소를제시하려고한다. 2. 이론적배경 2.1 시청각기록물의정의및특성시청각기록물이란매체의유형과상관없이영상이나음성으로저장 재생되는기록물로, 사진 필름류, 녹음 동영상류로구분된다. 사진 필름류는정지된이미지로필름류및인화지에인화된형태로생산된시청각기록물로, 사진필름, 사진CD, 인화된사진, 슬라이드등으로구분된다. 녹음 동영상류는음성및소리를기록하거나움직이는영상형태로생산된시청각기록물로, 녹음테이프카세트, 녹음테이프릴, 녹음테이프카트리지, DVD, 음반SP, 음반LP, 음반CD, 음반DAT, 영화필름, 비디오CD, 비디오LD, 비디오테이프등으로구분된다 ( 국가기록원 2009). 즉시청각기록물이란영상이나음성의형태로된공공기록물이라할수있다. 시청각기록물은일반종이문서와는다른특성을갖고있다. 일반종이문서는종이에인쇄된문자나 - 62 -
단어를포함하고있지만, 시청각기록물은말하는사람의억양, 외모, 표정, 몸짓뿐만아니라현장의모습을생생하게전달한다. 또한시청각기록물은우리가경험할수없는사람, 장소및상황을보여주고사건을재생산할수있게한다 (National Archives of Canada 2006). 뿐만아니라현장의모습을있는그대로전달할수있는기록으로일반문서보다전달효과가크다. 정확히검증된정보자원으로역사적, 행정적, 증빙적자료가될수있다. 기록당시의기록매체및기술등을나타내는문화전달체가될수있다 ( 국가기록원 2007). 그리고촬영당시의생동감있는현장그대로를기록으로남겨놓은것으로써, 기록물의가치를판단할때기준이될수있는행정적 / 역사적 / 증거적가치를보다현실적으로표현해주는기록물이라고할수있다 ( 신동현외 2009). 또한기관홍보에있어흥미유발에용이하며특정한사건이나사실을전달할때그전달효과가일반종이문서보다크다. 2.2 시청각기록물의이관및관리법적근거 2.2.1 법령우리나라의시청각기록물에관리에관한법률적근거는 공공기록물관리에관한법률 법률제23 조와시행령제19조 1) 와제56조 2) 에나타나있다. 기록물관리법상의이관에관한내용은법률제23 1) 시행령제 19 조 ( 시청각기록물의생산 ) 1 법제 17 조제 3 항에따라공공기관은다음각호의어느하나에해당하는사항에대하여시청각기록물을생산하여야한다. 이경우시청각기록물은전자기록생산시스템으로등록ㆍ관리함을원칙으로하며, 시행전ㆍ시행과정및시행후의주요상황을체계적으로파악할수있도록생산하여야한다.< 개정 2010.5.4> 1. 대통령ㆍ국무총리및중앙행정기관의장, 지방자치단체장및교육감, 교육장등주요직위자의업무관련활동과인물사진 2. 외국의원수ㆍ수상, 그밖에주요외국인사의주요동정중대한민국과관련되는사항 3. 국가및지방자치단체의주요행사 4. 국제기구또는외국과의조약ㆍ협약ㆍ협정ㆍ의정서ㆍ교류등의추진과관련된주요활동 5. 국가재정법시행령 제 13 조제 1 항및제 14 조에해당되는대규모사업ㆍ공사 6. 대규모의토목ㆍ건축공사등의실시로본래의모습을찾기어렵게되는사항 7. 철거또는개축등으로사라지게되는건축물이나각종형태의구조물이사료적가치가높아시청각기록물로그모습을보존할필요가있는사항 8. 다수국민의관심사항이되는주요사건또는사고로서공공기관의장이시청각기록물의작성ㆍ보존이필요하다고인정하는사항 9. 증명적가치가매우높아그현장또는형상을시청각기록물로보존할필요가있는사항 10. 국내최초의출현물로서사료적가치가높은사항 11. 그밖에시청각기록물의생산이필요하다고인정되는사항 2 공공기관의장은다음각호의어느하나에해당하는사항에대해서는동영상기록물을생산하여야한다. 이경우촬영개요및시간별촬영세부사항등을포함한설명문을별도로작성하여야한다.< 신설 2010.5.4, 2011.8.22> 1. 제 1 항제 1 호중대통령취임식 2. 제 1 항제 3 호중 국가장법 에따른장의행사 ( 葬儀行事 ) 와국가적차원에서추진이필요하다고인정되어특별법으로정한국제행사또는체육행사 3. 제 1 항제 4 호중다수의외국국가원수또는행정수반이참석하는국제회의 4. 제 1 항제 5 호중공공기관의장과중앙기록물관리기관의장이협의하여정한대규모사업ㆍ공사 5. 그밖에동영상기록물의생산이필요하다고인정되는사항 2) 제 56 조 ( 시청각기록물의이관시기 ) 법제 23 조에따라공공기관은보존기간이 30 년이상인시청각기록물을보존기간의기산일부터 5 년이경과하기전에관할영구기록물관리기관으로이관하여야한다. 다만, 별표 6 의시청각기록물보존시설및장 - 63 -
조에관리후소관영구기록물관리기관으로이관해야한다고나와있다. 그리고시행령제 56 조에는보 존기간이 30 년이상인시청각기록물을보존기간의기산일부터 5 년이경과하기전에관할영구기록물 관리기관으로이관해야한다고되어있다. 2.2.2 국가기록원의 특수유형기록물관리 -제2 부 : 시청각기록물 지침국가기록원에서는기록물관리법에따라시청각기록물의체계적인관리및활용을위하여 특수유형기록물관리-제2부 : 시청각기록물 ( 이하국가기록원지침 ) 을처리과와기록관으로관리주체를나눠서제시하였다. 국가기록원의지침을살펴보면다음과같다. ( 가 ) 처리과처리과에서의무적으로시청각기록물로생산해야하는대상이기록물관리법시행령제19조에명시되어있으며, 이를전자기록생산시스템에등록하여관리해야한다고되어있다. 국가기록원지침상에시청각기록물로생산해야하는대상이간략하게정리되어있는데그내용은 < 표 1> 와같다. 대통령 국무총리및중앙행정기관의장, 지방자치단체장및교육감 교육장등주요직위자의업무관련활동과인물사진공공기관이수행하는주요행사 국제기구또는외국과의조약 협약 협정 의정서 교류등의추진과관련된주요활동 시청각기록물생산 대상 총사업비가 500 억원이상이고국가의재정지원규모가 300 억원이상인신규사업, 총사 업비가 100 억원이상인건축사업 대규모의토목 건축공사등의실시로본래의모습을찾기어렵되되는사항 철거또는개축등으로사라지게되는건축물이나각종형태의구조물이사료적가치가 높아시청각기록물로그모습을보존할필요가있는사항 다수국민의관심사항이되는주요사건또는사고 생산한시청각기록물은관리를위해등록을해야하는데, 등록시점은시청각기록물은유형에따라달 리적용된다. 유형별등록시점은 < 표 2> 의내용과같다. 시청각기록물은기록물의관리및활용을위하 비의기준에적합한서고와관리장비를갖춘공공기관의경우또는부득이한사유로이관시기의연장이필요하다고인정되는때에는보존기간기산일부터 10 년의범위내에서이관시기를연장할수있다. - 64 -
여일반기록물의등록정보이외에당해필요한내용요약정보를추가하여야한다. 내용요약정보는녹 음또는촬영한일자등의생산일자, 시청각기록물의주요내용, 내용중에등장하는주요인물의성명 및지위를기입하여야하며, 사진 필름류의경우에는주요인물의위치정보를함께기입하여야한다. 유형 사진 필름류 녹음 동영상류 등록시점보존대상을선별한직후 접수한시청각기록물의경우는, 유형편집과정을거쳐완성된기록을매체에저장한직후다에상관없이접수와만, 공공기관이편집장비를보유하지않은경우에는원동시에등록본을그대로등록할수있다. 처리과는시청각기록물을보존기간의기산일로부터 2년범위내에서보관후, 관할기록관으로이관하여야한다. 시청각기록물은일반기록물보다보존환경에민감하기때문에 1년단위로이관하는것을권장한다. 전자기록생산시스템에서전자파일형태로등록 관리하는시청각기록물은전자기록물의이관과동일한절차및방식으로이관한다. 이경우메타데이터누락여부, 전자파일의오류여부등을확인하여야한다. 전자기록생산시스템으로목록만을등록 관리하고별도의매체에수록하여관리하는시청각기록물은목록과해당기록물이담겨있는보존상자를이관한다. ( 나 ) 기록관처리과에서생산한시청각기록물을기록관이인수할때, 시청각기록물이전자기록생산시스템을통하여전자파일형태인경우에는기록관리시스템으로메타데이터누락여부등의품질검사를수행하여야한다. 오프라인매체로생산된시청각기록물을인수하는경우에는목록과해당기록물의일치여부, 각각의건에대하여상태점검을수행하여야한다. 비디오테이프, 오디오테이프등눈으로확인할수없는기록물은재생기기를사용하여내용유무및상태점검을하여야한다. 시청각기록물은물리적인특성상일반환경에서훼손되기쉽기때문에보존기간기산일로부터 5년이내에시청각기록물관리에적합한보존시설을갖춘영구기록물관리기관으로이관하여야한다. 시청각기록물을영구기록물관리기관으로이관할때에는생산맥락이누락되지않도록주의해야한다. 기록관리시스템에등록된시청각기록물의경우영구기록물관리시스템으로전산상으로이관하거나시스템파일을다운받아영구기록물관리기관으로송부하여야한다. 또한이관시각철별로공개여부를체크해야하며, 저작권과관련하여영구기록물관리기관에서의열람활용에대한동의서를첨부하여야한다. - 65 -
3. 시청각기록물의현황 3 장에서는시청각기록물의현황을생산및등록현황, 관리및활용현황, 이관현황, 전용관리프로 그램운용현황으로 4 가지관점으로나누어분석하였다. 3.1 시청각기록물생산및등록현황 처리과의시청각기록물생산및관리업무프로세스는기존연구에서조사된내용을바탕으로처리과 담당자와의인터뷰결과거의대부분 ( 그림 1) 와일치하는것으로조사되었다. - 66 -
촬영요청의경우, 공문과같은공식적인요청이아닌개별요청으로이루어지고있으며디지털시청각기록물의생산이증가함에따라사진을인화하기보다는이메일이나 CD 등을통해파일로제공하고있다. 전담부서는대변인실, 홍보실등이대부분이며몇몇기관의업무부서에서는 1년단위로기관전체의행사계획이세워져있어별도의촬영요청을안하고계획에따라촬영업무를하고있다. 전담부서의시청각기록물담당자는개인 PC나 CD/ DVD, 외장하드등이나캐비닛에관리하며별도보존시설을갖춘서고는거의대부분없는것으로나타났다. 전담부서와업무무서와의공유는대부분이루어지지않고있으며필요시요청에의해서만 CD나전자메일, 내부인트라넷을통해제공하고있다. 각기관별로시청각기록물을온나라시스템 RMS에등록하거나, 자체프로그램을활용하기도하며, 아예등록하지않거나일부만등록하기도한다. 그러나공통적으로홈페이지나기관내부인트라넷등에는등록하고있다. 현재아날로그시청각기록물은물론이고디지털시청각기록물에적용할수있는다양한매체와포맷, 표준화된관리방식등이반영된시청각기록물관리지침은별도로없기때문에대부분의기록관에서도관리지침을제공하고있지못하고있는실정이다. 3.1.1 생산현황각기관별시청각기록물은생산목적에따라기관생산과외주제작으로이루어지며생산매체유형은대부분디지털 ( 전자형태 ) 이다. 기관별규모와성격에따라시청각기록물의생산량은다소차이가있으며처리과시청각기록물주요생산부서는기관별로 1-2 개의대변인실이나홍보실, 방송실이있다. 특수한수사기록을생산하는기관에서는대부분의처리과가수사관련시청각기록물을생산한다. 일부기관에서는모든시청각기록물을대변인실이나홍보실에서총괄하고있다. 또기관에서중요한대규모행사를진행하는부서나운영지원과, 총무과등에서별도로관리하고있는경우도있다. 각기관의시청각기록물은대부분기관장동정및기관의주요행사, 기관의홍보용, 기관내부교육용등을목적으로사진, 동영상등을생산하고있으며, 일부는기관장강연에서오디오로생산하기도한다. 기관장동정및기관의주요행사는사진생산이많으며직접기관에서생산하고, 기관의홍보용이나교육용은외주로요청하여 CD나 DVD 형태로납품을받고있다. 그이외의시청각기록물은업무과정중기록으로서생산되는시청각기록물로기관위원회의주요회의에서의무적으로생산된녹음테이프나녹음파일형태인오디오가있다. 이러한시청각기록물은생산에비해등록은잘안되고있는것으로파악되고있다. 3.1.2 등록현황온나라시스템이나 RMS에시청각기록물을등록할때분리등록은거의이루어지지않고있다. 전체 43개의중앙부처중약 51% 인 22기관에서온나라시스템이나 RMS 등전자기록물생산시스템에등록하지않고, 19% 인 8개의기관은일부만등록하는것으로나타났다. 등록하고있는기관에서는처리과의생산단계아니면이관후기록관에서온나라시스템에등록하고있으며일부는 RMS에등록하는경우도있다. 전자기록물생산시스템에시청각기록물을일부등록하거나등록하지않는기관의관리방법 - 67 -
으로는기관내부의별도시스템에서관리, 별도대장으로관리하거나아예관리하지않는경우도있다. 온나라시스템에등록할때비전자문서등록, 시청각기록물분리등록, 일반전자문서의첨부등록, 메타데이터항목혹은목록만등록하는등그등록방식이다양하다. 그러나일반전자문서의첨부등록, 메타데이터항목혹은목록만등록하는경우를제외하고비전자문서등록이나시청각기록물분리등록을하는기관은전체기관중 11% 인 5곳에서만이루어지고있는실정이다. 온나라시스템이나 RMS에등록하지않는경우, 자체기관내부의등록프로그램이나시스템을활용, 엑셀이나워드프로세서등의수기입력대장에기입, 목록관리를하지않고디지털파일로만관리하는방식등이있다. 처리과시청각기록물생산담당자의입장에서는촬영이외에도기관홈페이지, 기관내부인트라넷, 언론사나타기관의요청등다양한등록및제공에업무부담을가지고있으며온나라시스템등록의필요성을크게인식하고있지않다. 이처럼시청각기록물의생산및등록현황이저조한데그원인을살펴보면다음과같다. 우선처리과및소속기관등에서생산하고있는시청각기록물에대한전반적인파악이어렵다. 특히소속기관이나지역청혹은지역사무소등에서생산되고있는시청각기록물에대해서는정확한파악이어렵다. 소속기관에서는중앙기관에비해생산량이미흡하며생산후등록대장의기입이나시스템등록의필요성과중요성에대한인식이부족하다. 처리과의시청각기록물담당자인식에따라시청각기록물을기록관리의범주안에포함하지않는경우도있으며생산된시청각기록물의일부를기관장퇴임시원본을활용한앨범형식으로제작하여제공하기도한다. - 68 -
두번째, 다양한등록시스템으로인해시청각기록물등록업무에대한부담이있다. 기관의홈페이지서비스, 기관내부의인트라넷, 기관내부의별도시청각기록물전용관리시스템, 온나라시스템, RMS 등생산후등록하는시스템은다양하지만결국같은콘텐츠를여러시스템에등록해야하는업무부담이발생한다. 시청각기록물생산담당자의입장에서는생산업무만으로업무량이많으며등록을하기위해서는별도의업무시간이추가적으로필요하고추후서비스제공및활용을위한관리업무까지수행해야한다. 이는결국시청각기록물등록업무는생산업무와서비스제공업무에비해처리과담당자에게부담으로느껴지게된다. 세번째, 기관별처리과의시청각기록물담당자는순환보직인경우가많아업무의연속성유지및시청각기록물관리관련교육이어렵다. 처리과시청각기록물담당자는기능직, 별정직, 계약직이대부분인순환보직으로기관장동정및기관주요행사촬영을담당하고있다. 대부분의기관에서는사진촬영담당자가동영상및오디오를포함한시청각기록물을담당하고있거나겸업으로하고있다. 기관규모가큰경우대변인실, 홍보실등에소속된사진담당자와동영상담당자가각각별도로존재하며방송국 / 실이있는기관의경우, 방송촬영을담당하는별도의직원이있으며, 대변인실이나홍보실과는별도로생산및관리한다. 처리과의시청각기록물담당자는직접촬영을하는전문가로서시청각기록물생산당시의모든배경정보를알고있는당사자이지만개인인식에따라시청각기록물의관리방식이다르다. 또한순환보직으로인해업무의연속성및일관성유지가어렵고상대적으로책임감이부족할수있다. 이로인해별도로시스템등록및목록관리를하지않는경우담당자교체시후임이나다른담당자가시청각기록물에대한배경정보를알수없다. 또한서비스제공및활용시담당자의기억에만의존해야하는문제가발생하며기록관리교육도시행하기어렵다. 시청각기록물담당자가기록관리에대한인식이부족한경우, 촬영후의관리는이루어지지못하고있으며정확한생산현황파악이어려워진다. 대변인실이나홍보실이외의일반처리과에서는내부의소규모행사에서사진을촬영하기도하지만그생산량이적으며보고서에첨부한시청각기록물이외에활용하지않은시청각기록물은그생산현황파악이거의불가능하다. 3.2 시청각기록물관리및활용현황기관의규모및성격에따라시청각기록물의관리및활용여부에큰차이를보이며기관내부에서도시청각기록물의관리가총괄적으로이루어지지못하고있다. 기관장의동정및기관홍보용관련시청각기록물은기록물관리법에서강제하는생산및관리적인의무가없기때문에보존을위한관리보다현재서비스제공및활용에초점이맞춰진관리형태이다. 기관의홈페이지서비스, 기관내부의인트라넷, 기관내부의별도시청각기록물전용관리시스템, 온나라시스템, RMS 등생산후등록하는대상은다양하지만대부분중복등록은하지않는다. 이에따라필요한시청각기록물을활용하기위해서는등록된시스템의접근보다는처리과담당자의개별적인요청으로이루어지고있으며, 제공시목록검색이나담당자의기억에의존하고있다. 시청각기록물의관리현황에대해서구체적으로살펴보면, 첫째, 생산된시청각기록물에대한물리적 - 69 -
지적통제수준이미흡하여시청각기록물의맥락정보에대한정확한파악이어렵다. 물리적통제수준에서물리적시설및보존환경이갖추어져있지않으며아날로그시청각기록물에대한체계적관리가미흡한실정이다. 과거의아날로그시청각기록물의경우, 목록화되지않고방치되어있거나서고나캐비닛에있는자료는정확한이력이나배경정보를알수없는경우가많으며이관도제대로진행되지않고있다. 시청각기록물담당자가교체되거나새로운배치가이루어진경우, 이전의시청각기록물은기관및부서이동시분실 유실된경우도있고정리되지못한채그대로방치되는경우도있다. 디지털시청각기록물의경우, 담당자의개인 PC, CD/DVD나외장하드로처리과담당자가내부적으로또는개인적으로관리하고있어하고있어물리적 지적통제가체계적이지못하고개인의판단에의해이루어진다. 둘째, 기관혹은생산담당자의인식에따라표준화되지못한각기다른관리방식으로관리되고있다. 기관마다혹은생산담당자마다시청각기록물의생산, 등록대상, 관리방식, 관리범위등에다른인식과개별방식을가지고있어표준화된기준이없고통합적인관리가이루어지고있지않다. 국가기록원에생산현황통보를위해별도로목록관리는하고있지만기록관에서취합하기이전에처리과담당자의관리방식과목록서식은기관마다차이가있다. 시청각기록물담당자의인식에따라기록관에서요구하는서식과체계를따르는경우도있고나름대로의방식을고수하는경우도있다. 대부분의기관에서는이중관리를하고있으며개인PC와 CD/DVD, 외장하드등을이용하여 CD/DVD를여러장의사본으로제작하여분산보관하거나보존용과서비스제공용으로구분하여관리하기도한다. 또는일부사진을인화하거나, 포털사이트의웹하드를활용하여관리하는경우도있으며홈페이지나 - 70 -
기관블로그, 트위터등온라인에등록된시청각기록물은서비스및활용에초점을맞추어관리하고있기때문에별도로보존을위한관리는하고있지않다. 더불어기관의다양한관리방식에따라관리항목역시그차이가크다. 국가기록원에서제공한관리항목을그대로사용하는경우, 국가기록원의관리항목을추출하여한글파일이나엑셀파일로작성하는경우, 혹은담당자가개별적으로사용하기편리한항목을엑셀파일로작성하는경우등다양하다. 기관의별도시스템을활용할때개발당시기록연구사가함께참여했던경우혹은기록관에서목록을관리하는경우에는, 시청각기록물과관련된제목, 일자, 내용, 수량등기본적인항목이외에도기록물형태, 보존기간, 관련문서번호등기록관리관련항목으로관리하고있다. 그러나시스템으로관리하지않는경우대부분의기관에서는제목, 일자, 수량등을기본항목으로관리하며처리과담당자에따라관리항목은다양했다. 기관에따라차이가있지만자체관리번호, 제목, 생산자명, 생산일자, 촬영장소, 촬영자, 매체유형, 내용, 등장인물등자세한관리항목으로관리되는경우와간단하게제목, 일자, 간단한내용등만을표기하는경우도있다. 또한시스템을활용하지않는경우는활용을위해검색하기편리한엑셀형식이나워드프로세스형식으로관리하기도한다. 목록관리를하지않는경우에는파일과폴더로만관리하여별도관리항목없이일자와제목으로만담당자의기억에의존하여관리및활용하는기관도있다. 담당자에따라관리항목에큰차이가있는데, 표준화되고공통적인등록및관리항목이필요하며시청각기록물의매체와종류를고려하여생산담당자가쉽고편리하게등록할수있도록해야한다. 시청각기록물의특성과관련된별도표준화된메타데이터항목이나등록대상및기준, 관리범위등전체적으로표준화된지침이나가이드라인이필요하다는현장의다수의견이있다. 온나라시스템이나 RMS을활용하여등록및관리할때, 대부분의기관에서등록을요구하는정보와항목에대해매체특성을고려한, 일반문서와는차별화된기술항목이필요하다는의견이있었다. 셋째, 시청각기록물생산및보유목록은시스템을통해관리가가능하지만매체는시스템상으로관리하기어렵다. 기관별로생산및보유목록을활용하거나기록관및국가기록원으로이관할때목록은오프라인이나시스템에서관리를하고있으나시청각기록물매체는용량및서버등의문제로시스템에등록하거나관리하기가어렵다. 디지털시청각기록물매체는대용량및서버등의문제로등록이어려우며관리와이관에도이문제는적용된다. 결국시스템상의목록과는별도로매체관리를위한목록작업이이중으로이루어지며시스템에등록을하지못한시청각기록물은개인 PC, CD/DVD, 외장하드등의매체별로관리하고있다. 현재생산되고있는시청각기록물은거의대부분디지털로생산되며저장매체및다양한포맷으로인해장기보존에매우취약하여장기보존에대한고려가필요하며일반문서와는별도로관리가필요하다. 그리고현재기록관에서취합하기위한목록역시모든처리과에서생산되고있는시청각기록물의생산및보유현황을완전하게반영하였다고보기어렵다. 이를파악하기위해서는기록관의노력이필요하지만우선적으로생산단계에서부터인식변화와관리업무교육을통해개선이요구된다. - 71 -
3.3 시청각기록물이관현황생산목록을이관할때대부분은국가기록원의생산현황통보시스템을통해이루어지고있다. 처리과에서생산된시청각기록물의생산목록의이관방법은기록관리시스템을활용하여온라인으로목록을이관하는곳은 9곳, 엑셀목록이나한글파일목록등으로이관하는기관은 86% 인 27개기관으로목록형식은다르지만거의대부분의기관이생산목록을이관하고있다. 나머지기관은이관을하지않거나홈페이지에서자체관리, 기관내부에서시청각기록물관련전용시스템에서자체관리하고있는경우등이있는것으로조사되었다. 이밖에도현재 2011년이관대상시청각기록물의매체이관은이관완료된기관이 17곳, 부분이관기관은 15곳, 아직이관하지않은기관은 11곳으로조사되었다. 시청각기록물은매체의특성때문에온나라시스템상에서이관을하려면용량및등록속도등에문제가생겨이관이어렵다그래서시청각기록물의이관은오프라인으로이루어지며, 목록만시스템이관이가능한실정이다. 이에따라온나라시스템이나 RMS, 기관자체프로그램등을활용하더라도대부분의기관에서는기록관으로의이관을위해서별도의이관엑셀목록과 CD, DVD, 외장하드등의매체로백업하여이관하고있다. 이관주기는 연 1회, 상반기와하반기등연 2회, 매달 등주기적으로이관하거나 생산할때마다, 생산량에따라, 기록관의요구에따라 비주기적으로이관하는등기관마다그차이가있다. 그리고과거아날로그시청각기록물은담당자캐비닛에보관하기도하지만장소문제로대부분기록관에이관한다. 만약기록관에서보존을위한시설이나환경이갖추어지지않은경우, 이관 - 72 -
에대한부담이되며결국보존관리가미흡하게된다. 디지털시청각기록물은기존개인 PC에있는파일을 CD/ DVD, 외장하드등다른매체로백업하여이관하지만기관내부및외부에서지속적인요청이이루어지기때문에서비스제공을위해서처리과에서이관하지않는경우도있다. 이밖에도과거시청각기록물에대한관련정보가없는경우등록및목록관리가어려워이관후에문제가발생하기도한다. 이는추후국가기록원으로이관했을때에도같은문제가발생하며, 서비스를제공하기위해서는정확한정보를찾고기입하기위한별도의노력이필요하다. 이러한문제점을방지하기위해서는생산단계에서부터관련정보에대해가장잘알고있는시청각기록물생산담당자가현재의서비스제공뿐만아니라다음세대를위한활용을고려하여정확하고기록관리에필요한정보를기입해야한다. 3.4 시청각기록물전용관리프로그램운용현황 3.4.1 시청각기록물전용관리시스템을통한등록및관리앞에서살펴봤듯이몇몇기관에서는시청각기록물전용관리시스템을독자적으로개발하여관리하기도한다. 이경우는두가지로구분할수있다. 첫째, 기관의규모가크고시청각기록물의연간생산량이많은기관에서는그규모에따라시스템을독자적으로개발하여관리하고있다. 즉, 지역소속기관이나처리과에서생산하고있는모든시청각기록물을등록 관리 활용할수있도록시스템을이용하고있으며, 일부기관에서는새로운시스템개발을계획하고있다. 시스템개발의가장큰이유는용량과서버등의문제로기존업무시스템을통해서는시청각기록물의등록및관리가어려우며내부적으로지속적인활용을원활하게하기위한것이다. 또한자체적인관리를통해대국민서비스에적극적으로대응하기위해서이다. 시스템개발시기록연구사의참여나주도가있었을경우보존기간, 공개여부등기록관리관련항목이있지만그렇지않은경우제목, 일자등기본적인관리항목만있다. 규모가작은기관에서전용관리시스템을활용하는경우에는기관에서내부적으로원활한서비스제공을하기위하여엑셀서식과유사한프로그램수준으로활용하고있다. 이러한프로그램은타시스템과연계되지는않으며기관내부에서전체적으로사용하는것이아니라시청각기록물생산전담부서에서별도로관리하고활용하기위해개발한프로그램이다. 예를들어어느한기관의방송실에서개발한프로그램의경우, 등록항목을보관위치, 등록일자, 자료분류 ( 해외구매, 국내구매, 외주, 자체제작등 ), 바코드, 자료명, 부제, 작가, 연출 / 감독, 제작팀, 출연진, 작품내용, 비고등으로구분하여각각의항목에따라검색이가능하다. 또한대출및반납시바코드를통해관리하며일자, 사용자 ( 기관내부 ), 부서명, 바코드등의정보가입력되고엑셀로별도파일생성이가능하며일자별로대여현황이나미반납현황에대한조회도가능하다. - 73 -
구분 A 기관 B 기관 C 기관 D 기관 기관에서생산하고있 등록 는사진류, 동영상류, 녹음, 자료 ( 팜플렛, 포스터 ), 행정박물류 ( 사진촬영 ) 등의비전자기록물에포함되는모든시청각기록물을등록 ( 수집개념 ) 정부동정및국가주요행사등홍보및광고와관련된시청각기록물등록 기관및소속기관에서시청각물을포함한모든사료를수집및등록함 본청뿐만아니라지역사무소에서생산되는현장촬영, 홍보용, 교육용등전체등록하며타기관에비해동영상의생산이많음 등록 강제성 개인의역량에맡김업무수행의의무업무수행의의무업무수행의의무 타시스템과의연계성 기관홈페이지에시스템의콘텐츠가등록됨, 그러나 RMS와의연계성이없음 별도홈페이지로존재 별도시스템으로존재 별도홈페이지와본청의 통합서버로존재 검색및 활용 여부 내부적으로모든검색 과직접활용이가능함 대국민서비스로제공되어검색은가능하지만동영상플레이와사진보기만제공 기관및소속기관, 처리과에서만내부적으로검색이가능하며전시관에서도활용함 내부적으로모든검색 과외부의대국민서비 스가가능함 등록 항목 기본정보항목 : 자산이름, 키워드, 저작만료일, 행정폴더, 주제분류폴더, 조직분류, 형태별분류, 등록자등 * 저작권정보 : 보존 동영상 : 제목, 제작연도, 상영시간, 출처, 상세정보등기입사진 : 제목, 촬영일, 촬영장소, 참석자, 관련내용기입, 번호, ( 수집 ) 차수, 관리번호, 보유청, 제목, 생산자, 생산일자, 유형, 수집출처, 수집종류, 서고, 서가위치, 수량, 크기, 원본 / 사본, 보존기 사진 : 사진제목, 내용, 첨부물등의기입과한장의대표이미지와함께나머지관련사진을철별로등록동영상 : 이미지 ( 섬네 - 74 -
기간, 내용설명, CCL 타 입등 정보공개청구나 목록등도포함 공개 간책정, 공개여부등 일 ), 제목, 내용, 테그 ( 직접기입 ) 둘째, 기존의온나라시스템이나 RMS는시스템활용의한계와사용의불편함으로인해, 시청각기록물전용관리프로그램이나시스템을기관별로독자적으로개발하여사용중이거나개발을계획하고있다. 이들기관에서는별도로국가기록원에서새로운시청각시스템을개발할경우국가기록원의새로운시스템을사용하는것을부정적으로생각한다. 왜냐하면각자기관에서개발한시스템에대한의미가사라지며나름대로구축한체계를새롭게재구축하고재교육을해야하는데, 이를불필요하다고인식하기때문이다. 기관의필요에따라개발한시스템은기존온나라시스템이나 RMS, 업무관련시스템등과전체적으로연계가되어있지않은채독자적으로운영중이다. 이는기관내부적으로등록과관리가가능하지만기관들간의교류나공유가어렵고추후기록관이나국가기록원으로의이관역시어렵기때문에이관을위해서는이중으로별도의추가업무를해야하는불편함이있다. 추후에시스템간또는기관간에연계를하게되더라도시스템상의규격과표준을맞출수있도록개선을해야한다. 왜냐하면담당자의역량이나판단에맡긴다면담당자에따라등록여부가이루어질것이고결국기존시스템의사용상에서나타나는문제점이발생할것으로예상된다. 또한시청각기록물개발시기록연구사가참여하지않은경우는기록관리관련기능이없어체계적인관리와활용으로이어지기어려울것으로우려된다. 시청각기록물의다양한매체와빠른개발속도에맞추어시청각기록물전용시스템역시지속적인기능개발과고도화, 서버확장등이필요하지만예산이나기록관리인식이수반되지않는다면지속적으로관리하기는어려울것이다. 3.4.2 시청각기록물전용프로그램개발시요구되는기능설문과심층인터뷰를통해시청각기록물전용관리시스템개발시요구되는기능을조사하였다. 매체별로사진, 동영상, 오디오관리가모두필요하고목록과매체가동시에등록가능한기능, 검색기능, 생산현황관리 ( 취합및통계 ) 기능, 이관목록관리기능, 라벨출력기능등시청각기록물전용관리시스템에서대부분의기능이구현되기를요구한다. 이와더불어기능추가와고도화가가능하다면외장하드, 광매체, 자기테이프등매체에백업을할수있는기능, 별도의프로그램을사용하지않고시스템안에서편집이가능하게하는기능, 원본및편집본을분리할수있는기능등다양한기능에대한개발을생각해볼수있다. - 75 -
시스템을개발하지않은대부분의기관에서는시청각기록물전용관리를위한별도프로그램이나시스템의필요성에공감하고있으며시스템개발시전반적으로목록과함께매체까지등록 관리가가능한기능을요구했다. 그러나새로운시스템의개발이전에온나라시스템이나 RMS 등의기존시스템을기능개선과시스템고도화전략을통해등록 관리 활용하는방법을먼저생각하는것이필요할것으로조사되었다. 이에따라장기적으로기존시스템에대한기능개선과시스템고도화전략방안의모색이필요할것으로보이며현실상실행이어려운것을고려하여차선책으로새로운시청각기록물전용프로그램의개발이불가피할것으로보인다. 3.5 시사점시청각기록물의관리에대한현황을살펴본결과는크게두가지로정리할수있다. 하나는시청각기록물의생산량은지속적으로증가하는추세인반면에등록및관리가미흡하다는것이고, 다른하나는시청각기록물에대한서비스제공의질을향상시키고다양하게활용할수있도록확대할필요가있다는것이다. 우선시청각기록물의생산량에비해등록및관리가미흡한데, 이를해결하기위해서는크게 3가지방안을제시할수있다. 첫째, 생산과정에서부터필수정보, 표준포맷등생산통제체제의구축이필요하다. 다양한형태및포맷으로존재하는시청각기록물이생산과정에서부터표준화되어체계적으로관리되고있지못하다. 또한중앙부처기관내부에서도통일된생산양식을갖추고있지않아서시청각기록물을생산하는절차는거의동일하지만서로다른생산양식을가지고있다. 그리고기록의생산여부는기관의규모와시청각기록물의생산량의차이에따라큰차이를보이며, 해당기록물의등록및관리가총괄적으로이루어지지못하고있다. 또한시청각기록물의특성이반영된시스템들이존재하지않고필수정보, 표준포맷등생산통제체제가구축되어있지못하여, 시청각기록물의등록및관리에큰불편함을느끼고있다. 일부기관은관리및활용의필요성에따라시스템을독자적으로개발하는등생산체제가미흡하고체계적이지못하다. 이외에도다양한활용을위해서는시청각기록물매체특성상관련정보가필수적으로등록되고관리되어야한다. 생산기관에서부터활용과보존에필요한관련정보가제대로관리되지않는다면기록관과국가기록원으로이관한이후에활용하기어려울것이다. 활용적측면에서본다면담당자의개별관리와기억력에의존하여생산당시에는활용이가능하다. 그러나담당자가교체되거나국가기록원으로이관된이후에는서비스를제공하기위해서는반드시관련배경정보가필요하다둘째, 표준화되고통일된지적체제가필요하다. 시청각기록물의존재형태와특성을포괄하는체계적분류체계가존재하지않아단순히매체별분류에의지하는수준이다. 표준화된목록이존재함에도불구하고사용하지않는경우가많았으며, 파일포맷이다른경우도많아기록관으로이관후생산현황통 - 76 -
보를위해이중업무를해야하는불편함이있다. 법제도나지침의경우, 시청각기록물에특성화된매뉴얼이나가이드라인등이존재하지않기때문에시청각기록물의등록대상, 등록기준, 관리, 보존기간, 저작권과관련된활용등에대한기준이애매하여대부분의기관에서시청각기록물의지침이필요하다고했다. 시청각기록물등록 관리 활용등을위한업무프로세스의설계및시청각기록물유형과관리방식에대해구체적으로정리한통일되면서강제된지침마련이시급하다구체적이고정리된지침의예로영국의 The National Archives의시청각기록물지침의경우를들수있다. 영국지침의 평가와이관 내용에서 필름과비디오기록물 의이관단계를살펴보면, 1 Public Record Office( 이하 PRO) Client Manager 에게필름 / 비디오의생산현황통보, 2 통보된필름 / 비디오를검토, 3 이관이거부된필름 / 비디오를 Departmental Record Officer로회수, 4 British Film Institute( 이하 BFI) 로열람용기록물이관, 5 BFI로원본기록물이관, 6 PRO의필름데이터베이스에맥락정보기재완성, 7 비공개된필름 / 비디오의보호로나뉜다. 그외에도 Annex 1 에 필름의선별과이관의절차 가기재되어있고 동영상기록물의생산현황통보양식, 동영상기록물의검토양식, BFI로이관시작성해야하는양식 이있다. Annex 3에는 녹음기록물을 National Sound Archive로의이관할때작성해야하는양식 이제시되었다. 이처럼시청각기록물의관리를위한기록관리단계별구체적인절차및관리항목이마련되어야한다. 시청각기록물에대한관리가기록관리체계와차이가있을경우, 기록관으로이관한후에도체계적 통합적관리가이루어질수가없다. 생산담당자의인식에따라시청각기록물을기록관리범주에포함시키지않는경우도있으며, 시스템등록을하더라도일반문서안에첨부된보고서로등록하여시청각기록물의등록에대한파악이나추후활용시검색이어렵다. 따라서기록연구사와는별도로시청각기록물을전담할수있는인력과예산이필요하다. 셋째, 시청각기록물의특성에맞는체계적인관리가필요하다. 과거아날로그시청각기록물에대한정리및체계적관리가미흡하여목록화되지않고방치되어있다. 생산단계에서활용과서비스제공을이유로시청각기록물의이관도제대로진행되지않았다. 기록관으로이관되었더라도시청각기록물의정확한이력이나출처를알수없는경우가많다. 또한시청각기록물담당자는촬영업무에초점이맞춰져그외등록및관리업무는부차적인업무로인식하고있다. 생산된시청각기록물은해당기능을수행하였거나책임을가지고있는담당자가각자개인 PC에개별적으로관리하고있으며, 업무가끝나면 CD/DVD, 외장하드등에저장하여캐비닛등에보관하고있다. 시청각기록물의매체특성상전문적인보존이필요한데반해, 기록관리대상기록물로취급하지않는경향이있다. 그렇기때문에분실이나방치, 손상될위험이높으므로준영구이상의시청각기록물은조속히이관절차를통해시설과장비, 인력등을구비한전문관리기관으로이관해야한다. 현황분석결과중다른하나는시청각기록물에대한서비스제공의질을향상시키고다양하게활용할수있도록확대할필요가있다. 이를위해서는 2가지방식으로생각해볼수있다. 먼저단순한홍보차원에서벗어나시청각기록물을활용한정보를제공하고다양한분야에서활용할 - 77 -
수있도록폭넓게가공할필요가있다. 시청각기록물은주요직위자의업무관련활동과인물사진, 주요대한민국과관련된동정사항, 국가및지방자치단체의주요행사, 다수국민의관심사항이되는주요사건또는사고로서보존할필요가있는사항에대해시청각기록물의생산의무가있다. 이는국가의풍부한기억자료의원천이되고특정한사건이나사실을후세에전달할때일반종이기록물보다전달효과가크며, 당시상황을보다생생하게전달하는효과를지니고있다. 이러한기록물을현재의활용에서만한정하여서비스할것이아니라미래의장기적인활용까지도고려하여야할것이다. 현재중앙부처의대부분은기관홈페이지에서기관장의동정및기관의주요행사를위주로서비스를제공하여단순히기관홍보용으로만활용하고있다. 기관장의동정및기관의주요행사를목적으로생산하더라도, 전시콘텐츠로서활용하는측면과정치및사회적이슈와관련된교육자료로활용하는측면등다양한측면을모색하여시청각기록물을다양한분야에서적극적으로활용할수있어야한다. 그리고시청각기록물의활발한활용을위한인프라구축과기관별공유및교류를위한네트워킹형성이필요하다. 시청각기록물이활발하게활용되고다양한서비스가이루어지기위해서는원본의관리와함께원본을가공한콘텐츠가필요하다. 이는관리자가등록한정보를이용자가이해하기쉽게변경하는작업과정이별도로필요하다는것이다. 현실적으로콘텐츠가공을실행하기에는많은어려움이있는데, 가공을위한인력과예산을확보해야하고담당자가많은시간을투자해야하기때문이다. 즉관리를위한정보와이용을위한정보는분명히다르기때문에이런구분에서오는문제를해결하기위한조직과예산등의인프라구축이뒷받침되어야한다. 일부기관의홈페이지에는국정브리핑등의연계자료를링크한정보나통합홈페이지로제공하고있지만, 대부분의경우기관간의네트워킹은이루어지지않고있다. 그리고기관별로시청각기록물담당자의비공식적인모임은있으나정보의공유및교류는필요시에만이루어지고있다. 기관내부에서도활용의목적으로시청각기록물을요청할때개별적이고비공식적으로이루어진다. 전담부서에서는홈페이지, 기관내부인트라넷, 전자메일을통해해당기록물을제공하고있고, 활용을원하는부서에서는필요할때마다담당자에게요청해야하는불편함이있다. 4. 결론및제언 본연구에서는시청각기록물의이관및관리개선방안을제시하기위해중앙부처의시청각기록물관리실태를조사하고현황을분석하였다. 분석결과를간략하게정리하면다음과같다. 시청각기록물의생산량에비해등록이저조하며, 등록내용이나형식도기관마다큰차이가있다. 그리고관리방식이표준화되지못하여담당자나기관에따라관리방식이다양하다. 시청각기록물의이관역시잘이루어지지않고있으며, 시청각기록물매체는시스템상의이관이어려워오프라인으로이관이이루어지고있는상황이다. 또한시청각기록물의높은활용도에도불구하고공유할수있는체계가없다. 현실적으로시청각기록물은생산단계에서부터관리가잘안되고있는실정이다. 그러나시청각기록물은매체의중요성으로인해생산단계부터잘관리되어야한다. 이를위해서는먼 - 78 -
저시청각기록물관리프로세스도구개발이필요하다. 공공기관에서생산되는시청각기록물중, 일반업무부서에서생산되는시청각기록물은현재운영중인프로세스에의해전자기록생산시스템 ( 업무관리시스템, 전자문서시스템 ) 에등록하여기록관리시스템, 중앙영구기록관리시스템에서보존 활용될수있도록한다. 대량으로생산하는전담부서 ( 공보관실등 ) 는시청각기록물을전문으로보존 관리하는프로세스및전용 S/W를통해쉽고편리하게보존 관리 활용할수있도록하는것이효과적이다. 그방안으로전담부서에서시청각기록물을전문적으로등록 디지털화 포맷변환 이관등을수행할수있는전용 S/W를통해국가기록원의시청각보존센터 ( 가칭 ) 로시청각기록물을이관하는방안이다. 두번째, 시청각기록물생산 관리 활용 보존등관리단계별로표준화가필요하다. 기록관리프로세스에따라적용할수있는표준화된지침혹은가이드라인을마련하며시청각기록물의등록대상범위및기준, 관리항목, 표준화포맷, 보존기간, 평가기준, 이관절차등기록관리프로세스에따라적용이가능하도록해야한다. 과거아날로그시청각기록물관련내용도필요하지만현재생산되고있는디지털시청각기록물의기술변화에따라다양한매체와포맷으로생산된다는점을고려하여시대의흐름에맞는지침을지속적으로제공할필요가있다. 그리고업무프로세스의정립이필요하다. 현재시청각기록물의생산단계에서부터기록관의이관단계까지시청각기록물을주로생산하는부처의업무프로세스가구체적이고공식적으로정립되어있지않다. 담당자개인의업무방식이나관례에따라등록및관리방식이다양하게나타나고있다. 그렇기때문에현생산기관과중앙기록물관리기관인국가기록원간의시청각기록물관리프로세스에대하여구체적이고체계적인프로세스가정립되어야한다. 세번째, 처리과시청각기록물을전담할수있는인력과교육이필요하다. 생산및관리측면에서일관된시청각기록물의기록관리를위해서는시청각기록물전담인력이자주교체되지않는제도마련이필요하다. 예를들어시청각기록물생산담당자와시청각기록물관리및활용담당자를각각두고전담할수있도록할수있을것이다. 생산담당자는기존의대변인실이나홍보실에소속되어생산과등록만담당하게하고관리및활용담당자는기록관의소속으로배치하여등록이후의이관, 관리, 보존, 활용등의업무를분담할수있는것도하나의방법이될수있을것이다. 시청각기록물생산담당자는본래의업무인시청각기록물의생산 ( 촬영 ) 과배경정보를정확하게알고있는당사자로서등록만담당한다면업무부담도줄어들것이고생산뿐만아니라등록에도적극적이고집중적인업무를수행할수있을것이다. 시청각기록물관리및활용담당자는기록관에서등록후이관된시청각기록물을관리및활용하는업무를맡아생산및보유현황파악을정확하게하고, 장기보존에취약한디지털시청각기록물을일반기록물보다더빠르게이관하는것처럼체계적으로관리한다면서비스제공의질을향상시킬수있을것이다. 또한기록관의기록관리담당자의업무부담을줄일수있고일반기록물과는다른시청각기록물을전문적으로관리할수있어각각의업무에더집중할수있을것이다. 그리고시청각기록물담당자의인식변화와기록관리교육이필요하다. 활용과보존측면에서시청각기록물담당자와기록연구사의시각차이가있으며, 시청각기록물담당자의개인성향과의식에따라 - 79 -
시청각기록물관리여부가달라진다. 체계적이고일관된관리를위해서는생산단계의시청각기록물담당자의기록관리에대한인식이필요하며이는교육을통해이루어질수있을것으로보인다. 기록관에서정기적인교육을실시하고이러한교육을통해나타날수있는기대효과를부각할필요가있으며자연스럽게시청각기록물관리의필요성을느낄수있도록해야한다. 이외에도시청각기록물을단계적으로관리해야한다. 미래의활용과보존을위해서국가기록원에서는시청각기록물의관리체계를완성하기위해단계적으로접근할필요성이있다. 부처단위통합적목록관리및검색이가능하도록하는것이 1단계이다. 이는가장기본적인것으로, 생산기관에서통합적으로관리하고시스템화된체계안에서활용할수있는환경을조성할필요가있다. 현재생산기관에서는담당자의인식과성향에따라그관리방식에차이가크며내부적이고개별적인요청으로활용되고있는실정이다. 이에따라부처단위별로연계및접근이가능할수있도록통합적인목록관리와검색이우선적으로이루어질필요가있다. 이는담당자간의개별적인요청이아니라통합적인시스템을통해기관에서생산하거나보유하고있는아날로그및디지털시청각기록물을등록하고목록으로관리함으로써기관에서보유하고있는시청각기록물에대한정보를공유하고연계가가능할수있도록검색기능이갖추어진시스템을개발할필요가있다. 2 단계로는시청각기록물을전자적으로등록하고보존해야한다. 현재대부분의기관에서는시청각기록물이디지털로생산되고있으며아날로그시청각기록물역시디지털화작업을진행하거나국가기록원으로의이관을완료한상태이다. 향후생산될시청각기록물의매체역시디지털로생산될것으로예상되며이러한생산환경의변화에따라등록및관리, 활용, 보존등에도변화가필요하다. 즉, 기술변화에따라전자적형태이면서다양한포맷및매체로된시청각기록물의생산이증가하고있다, 이런시청각기록물을생산기관에서등록할수있도록시청각기록물의특성이반영된관리체계가마련될필요가있다. 디지털시청각기록물의매체는빠른기술변화와장기보존에취약하다는문제가있다. 이러한문제를해결하기위해서는장기보존에대한연구가별도로진행될필요가있다. 현재시청각기록물장기보존포맷이없으며동영상의경우사진에비해다양한포맷으로생산및활용되고있다. 다양한포맷으로생산되고있는시청각기록물을보존용과서비스용으로나누어관리할필요가있고특히, 보존을위한장기보존포맷을규격을마련해야한다. 3 단계로전자적이관및타생산시스템통합유통이이루어져야한다. 2단계에서실행된전자적등록및보존을통해전자적으로생산되고활용된디지털시청각기록물을생산기관에서기록관및국가기록원으로전자적이관기능이가능하도록해야한다. 디지털시청각기록물의전자적관리체계가마련된후에는이관이전자적으로원활한될수있도록네트워크, 기관서버등관련인프라가마련되어야할것이다. 또한기관에서활용하고있는타생산시스템과통합적으로유통이가능한기능구현할필요가있다. 시청각기록물전용관리시스템을개별적으로운영하는단계에서타생산시스템과의연동및유통을통해연계가가능한단계로시스템고도화가필요하다. 이를통해서기록관및국가기록원으로원활한이 - 80 -
관이가능할것이다. 또한전자적이관프로세스를거침으로써향후대국민서비스의질을향상시킬수 있다. 참고문헌 본연구는행정안전부국가기록원의지원을받아 기록물보존기술연구개발 (R&D) 사업 의일환으 로이루어졌다. 고영순. 2011. 지방자치단체시청각기록물관리방안에관한연구 : 제주탐라기록관리소를중심으로. 중앙대학교대학원기록관리학과석사학위논문국가기록원. 2007. 시청각기록물관리실무매뉴얼. 국가기록원. 2009. 특수유형기록물관리- 제2부 : 시청각기록물. 신동헌, 정세현, 김선현. 2009. 시청각 ( 사진 / 동영상 ) 기록물관리를위한시스템구축과운영사례연구, 한국기록관리학회지, 9(1) : 33-50. 이신용. 2005. 시청각기록물관리실태와개선방안에관한연구 : 지방자치단체를중심으로. 원광대학교대학원사학과석사학위논문최찬호. 2009. 대량생산시청각기록물보존관리방안. 한국기록관리협회제10 회기록관리워크샵. 2009.9. 한국기록관리협회 : 207-216 NARA. 1999. "Managing Audiovisual Records: An Instructional Guide". [cited 2011.11.9] <http://www.archives.gov/records-mgmt/publications/managingaudiovisual-records.html> The National Archives. 2002. "Management of Audiovisual Records". [citied 2011.11.9] <http://www.nationalarchives.gov.uk/documents/information-management/ best_audiovisual.pdf> National Archives of Canada. 2006. "Managing Audio-visual Records in the Government of Canada". [citied 2011.11.9] <http://www.collectionscanada.gc.ca/government/002/007002-2049-e.html> [ 관련법령 ] 공공기록물관리에관한법률. 공공기록물관리에관한법률시행령. - 81 -
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총괄연구과제요약 과제고유번호사업명과제명연구책임자 자동부여 공개가능여부 시청각기록물전자적이관및관리방안연구개발 시청각기록물전자적이관및관리방안연구개발 성명진숭식 소속기관명 네이버시스템 전자우편 ssjin@neighbor21.co.kr 전화번호 02-2142-2640 연구목표 (400 ~600자 ) 연구내용 (1000~1200 자 ) - 89 -
연구성과 ( 응용분야및활용범위포함 ) (400 ~600 자 ) 총괄참여연구원 - 90 -
성 명 소속 / 직위 성 명 소속 / 직위 진숭식 네이버시스템 ( 주 )/ 수석 이창섭 네이버시스템 ( 주 )/ 수석 이보학 네이버시스템 ( 주 )/ 책임 이태열 네이버시스템 ( 주 )/ 책임 김재구 네이버시스템 ( 주 )/ 책임 황원재 네이버시스템 ( 주 )/ 선임 신재용 네이버시스템 주 연구원 양서희 네이버시스템 주 연구사 이제혁 네이버시스템 주 연구사 Keywords (5 개내외 ) 한글 영문 시청각, 디지털아카이빙, 프로세스, 대용량, 고속검색 Audio-Visual, Digital Archiving, Process, large-capacity, high-throughput screening 주 1) 연구목표, 연구내용, 연구성과를서술형으로기재 2) 국가연구개발사업 DB 를통한공개를희망하지않는경우공개가능여부란에 공개불가 " 로표시 3) 연구성과는그간의연구결과및기대성과를서술 - 91 -