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1 A Comparative Study on Archives Management System in North America 노경란 (Kyung-Ran Noh)* 박희영 (Hee-Young Park)** 9) 목차 1. 서론 2. 미국의기록관리제도및체계 2.1 기록관리기본원칙 2.2 국가기록관리청 2.3 기록관리전문인력의교육및지위 2.4 기록물관리업무 3. 캐나다의기록관리제도및체계 3.1 기록관리기본원칙 3.2 국가기록보존소 3.3 기록관리전문인력의교육및지위 3.4 기록물관리업무 4. 미국과캐나다기록관리체제의특징 5. 결론 < 국문초록 > 기록관리의관행과법률은각국가가가진다양한역사와전통에따라다양하며그국가가처한특수한상황에따라달라지기도한다. 본글에서는역사적으로는비교적짧지만기록관리에서는선진국인미국과캐나다의기록관리체제를기록관리관련법령, 기록관리기구측면에서살펴보고자한다. 그리고중앙의기록관리기관을중심으로기록물수집, 분류목록, 열람및이용체제에대해살펴보고자한다. 마지막으로미국과캐나다에서기록관리전문인력의양성제도와기록관리사의지위에대해살펴보고자한다. 요어 : 미국국가기록관리청 (NARA), 캐나다국가기록보존소 (NAC), 기록관리기구, 기록관리체제 <ABSTRACT> Archives managements practices and laws are different according to various histories and traditions of nations. And it depends on a various of specific conditions of each nation. This paper reviews each laws, regulations, and organization concerned with archives managements of America and Canada that lead in archives managements, although they have relatively short histories. And this paper reviews acquisitions, classification and cataloging, and user access of archives in central archives management institutions. Finally, it reviews education system and professional positions of archivists in America and Canada. * 한국과학기술정보연구원지식정보센터해외정보실선임연구원 (infor@kisti.re.kr) ** 연세대학교문헌정보학과석사과정논문접수일자 2004 년 12 월 5 일게재확정일자 2004 년 12 월 18 일

2 key words : archives, archivists, archives management laws, National Archives and Records Administration (NARA), National Archives of Canada (NAC) 1. 서론 기록관리에대한관행과법률은각국가가가진다양한역사, 경험, 법적전통에따라다양하며, 그국가가처한특수상황에따라법의적용범위가제한되기도한다. 미국과캐나다는유럽의식민지시대를겪었으며, 비교적짧은역사를가진국가들이다. 200여년에불과한역사를가진다민족국가인미국은공공기록을충실하게유지하고관리함으로써국가의정체성을확보 유지하고국민들의일체감을조성하기위해노력하고있다. 캐나다는프랑스와영국의식민지체제하에있다가현재는영연방 (British Commonwelth) 국가로남아있다. 1867년이후 10개의주와 3개의준주로이루어진연방국가인캐나다는연방정부, 주정부및시정부로구성되어있다. 웹과새로운정보통신기술의발전으로선진국들은기록관리에있어 21세기를이끌어갈새로운전략프로젝트를추구하고있다. 선진국들은현재활용기록물들을포함한기록물보존관리의자동화, 기록물보존관리의국제표준화, 기록물의최대한공개와이용확대라는공통의목적을추구하고있다. 선진국은이러한목적을달성하기위한방향으로기록보존법을수정하고있으며, 국가기록보존소의전략목표및추진전략도바꾸고있다. 미국의국가기록관리청은 주요증거물에대한즉각적접근 (Ready Access to Essential Evidence) 라는전략계획보고서를 2000년대통령과의회에제출하였으며, 이계획에따라전략목표및추진전략을설정하였다. 캐나다의국가기록보존소는전자정부서비스의출범으로기록물의디지털화를추진하고있다. 이디지털화는웹에서사용할수있는기록물에대한기술방식표준화뿐만아니라, 전자형태의기록물에대한전자서비스환경으로전환을요구하고있다. 본글에서는미국과캐나다의기록관리체제를기록관리관련법령, 기록관리기구측면에서살펴보고자한다. 그리고중앙의기록관리기관을중심으로기록물수집, 분류목록, 열람및이용체제에대해살펴보고자한다. 마지막으로미국과캐나다에서기록관리전문인력의양성제도와기록관리사의지위에대해살펴보고자한다

3 한국기록관리학회지제 4 권제 2 호 ( ) 2. 미국의기록관리제도및체계 2.1 기록관리기본원칙 미국의기록관리법은하나의통합법이아니라, 여러관련법규가종합적으로어우러져적용된다. 1934년국립기록보존소 (National Archives) 의설립법안의통과된이후 1950년최초로연방정부의기록물을관리하는연방기록물법 (Federal Records Acts) 이제정되었고, 1978년대통령기록물법이제정되었다. 그러나미국의기록보존제도상에서기본적인법률은 1984년 10월 19일에제정된공법 (Public Law) 제98-497호국가기록물및기록관리청법 (National Archives and Records Administration Act) 이다. 미국의독특한법률체계상동법은미국법전 (United States Code) 제44권제21장, 제22장, 제29장, 제31장, 제33장등에산재되어수록되어있다. 즉, 국가기록관리청의기록보존기능과업무에대해서는 국가기록관리청법, 대통령기록물에대해서는 대통령기록물법, 연방행정기관의현행기록물관리와이관에대해서는 연방기관의기록물관리법 에서규정하고있으며, 기록물의공개에대해서는 정보자유법, 개인정보보호법 에서각각규정하고있다. 그외여러법규들을통해모든공공기록물의생산, 보존, 이관, 폐기에대한규정을명시하고있다. 국가기록관리청법의구체적시행규칙은연방법규집 (Code for Federal Regulation) 제36권제12장에수백면에걸쳐상세하게수록되어있다. 미국기록관리체제는공문서와사문서를분리하여보존하고있다. 국립기록관리기관에서는주로공문서를취급하고, 사문서의경우기증받는것을제외하면주로대학, 지방역사학회, 기업기록보존소등에서보존하고있다. 미국의기록관리체제는연방기관의기록물에대해 중앙집중식 지휘감독체계와 지방분산형 관리보존체제이다. 중앙의국가기록관리청은주정부이하시군행정단위의기록물관리보존에대해직접적으로관여하지않는다. 대신에국가기록관리청은국가기록물관리를위한전반적인정책과절차수립, 기준과지침개발등을담당하고있다. 국가기록관리청은연방기록물센터, 지역기록보존소, 대통령도서관을각지역에설립하여감독 운영하고있으며인사를관장한다

4 2.2 국가기록관리청 국가기록관리청의사명과기능미국법전제44편 (United States Code, Title 44) 에성문화된사명에의하면국가기록관리청은시민과공무원들이, 그리고대통령과의회가가장중요한증거물에쉽게접근할수있도록보장한다는사명을가지고있다. 국가기록관리청은미국시민의권리, 연방기관공직자들의활동, 국민적경험 (national experience) 을문서화하고있는가장중요한증거물에지속적으로접근할수있도록보장한다. 국가기록관리청의목표는첫째, 가장본질적인증거물 (essential evidence) 을생산, 식별하고일반기록물처리일정표 (General Records Schedule) 에따라적절하게관리하며, 둘째, 전자기록물을제어하고보존하며, 필요에따라장기간접근할수있도록하며, 셋째, 기록물의소재위치및이용자의소재위치에관계없이가장본질적인증거물에대한접근용이성을보장하며, 넷째모든기록물을적절한환경에서보존하며, 다섯째, 국가기록관리청의사명을달성하기위해직원, 기술, 프로세스를전략적으로관리하고배치하는것이다. 국가기록관리청법에서는국가기록관리청의임무를 미국의정부와국민의경험이구체적으로표현되어있는연방정부의기록및관련자료를공개하여정부와국민이각종활동을계획하고수행하는데안내하고지원하는것 이라고규정하여처음부터정보기록의공개이용을뚜렷한지향점으로삼고있었다 국가기록관리청의조직 1984년국립기록보존소는총무처소속에서독립기관인국가기록관리청으로승격했다. 국가기록관리청은독립기관으로서워싱턴중심에위치한국가기록관리청본관 (Archive I) 과매릴랜드컬리지파크에위치한제2의국가기록관리청 (Archives II) 을비롯하여, 산하기관으로서연방기록물센터, 지역기록보존소, 대통령도서관, 국가인사기록보존소, 워싱턴국가기록물센터를운영하고있다. 국가기록관리청본관은정책기획및대외업무담당관실, 의회담당관실, 공보담당관실, 법률자문담당관실, 평등고용담당관실 ( 교육개발담당관실 ), 정보보안감독실, 감사관실, 행정국, 연방관보국, 인적자원정보서비스국, 워싱턴기록서비스관리국 1), 지역기록물서비스관리

5 한국기록관리학회지제 4 권제 2 호 ( ) 국 ( 연방기록물센터, 지역기록보존소, 기록물관리실 ), 대통령도서관국, 국가역사출판기록위 원회등으로구성되어있다. < 그림 1> 국가기록관리청의조직도 1994년메릴랜드주컬리지파크에건축된제2국립기록보존소 (Archives II) 는 2차대전이후모든군사기록물과, 대부분행정기관의기록물, 사진 지도 도면 필름등특수기록물, 닉슨대통령기록물을소장하고있다. 제2국립기록보존소는사실상미국역사기록의총본산이며, 미국국가기록관리청의본부건물이다. 연방기록물센터는지역기록보존소와거의동일지역에설치된 13개지역기록물센터, 세인트루이스에위치한국립인사기록보존소, 워싱턴국립기록보존소 (Washington National Records Center) 로구성되어있다. 13개의지역기록보존소중에서연방기록물센터와중복되지않고지역기록보존소의역할만수행하는기관은 3개관뿐이다. 미국기록관리제도만이 1) 기록서비스관리국은기록이용과 (Access programs), 생산기관기록관리과 (Modern records programs), 보존과 (Preservation programs), 박물관과 (Museum programs), 의회기록보존소 (Center for Legislative Archives) 로이루어져있다

6 가지고있는특징으로대통령도서관은 1939년루즈벨트대통령이자신의대통령업무관련문서들을연방정부에기증한것을계기로추진되기시작하여 1946년루즈벨트도서관이건립됨으로써본격화되었다. 그후모든후임대통령들이퇴임후자신의연고지에도서관을건립함으로써대통령도서관건립은하나의전통이되었다 국가기록관리청의인력및예산 국가기록관리청장직은대통령이임명하는정무직으로 EX(Executive Schedule) 직렬 2) 중 Level III에속한다. 국가기록관리청장은기록물관리를위한전반적인정책과절차를수립하고, 기준및지침개발등을담당하고있다. 또한기록물에대한보류및처분을판단하고, 각기록물센터에서기록물을검색할수있도록저장하며, 공공의이용을위해기록물들을각기록물센터와대통령도서관으로이관하는데책임을지고있다. 그리고국가기록관리청부청장은직업공무원중에서가장높은직렬인 ES(Senior Executive Service) 직렬 3) 에속하며반드시실무경력을보유하고있어야한다. 부청장은청장이지정하는업무를수행하며청장이부재중이거나직무를수행할수없는경우그직무를대행하며, 청장의궐위시에는국가기록관리청장이임명될때까지그업무를수행한다 (44 USC 2103). 2002년국가기록관리청연차보고서에의하면, 국가기록관리청에는총 3,014명의직원이근무하고있으며, 워싱턴DC 지역에종사하는직원만 1,324명이근무하고있다. 업무분야별로는기록물관리및열람봉사 976명, 지역기록보존소 1,451명, 대통령도서관 480명, 기타분야 108명이다. 2002년국가기록관리청이확보한예산은직접비 2억4천 6백만달러, 보수유지비 8천4백만달달러등총 3억3천 8백만달러에달한다. 2002년사업비중워싱턴의기록물서비스관리국과대통령도서관이각기 35%, 31% 를차지하고있다. 4) 2) EX직렬은 5단계로구분되며, Level I급공무원에는국무장관을비롯한 13개부의장관, 검찰총장, 무역대표부, 예산관리실, 국가마약통제국의책임자등 17명, Level II급공무원에는각부의차관, 경제자문위의장, 육관장관, 공군장관등 28명, Level III급공무원에는소규모행정기관의차관, 중간급규모행정기관의장, Level IV급공무원에는차관보및고문변호사, 작은기관의기관장, 각종위원회의위원, Level V급공무원에는행정관, 위원, 국장, 각종위원회위원, 기관장이해당된다. 3) ES 직렬의공무원은공통직렬이므로어느부처, 어느기관에도근무할수있는특징이있다. 직급은 ES-1 에서 ES-6로구분되어있으나이것은단지급여를주기위한구분일뿐이다. 4) 국가기록관리청의예산은워싱턴기록물서비스국 10억 47만달러 (35%), 대통령도서관국 8억8천만달러 (31%), 지역기록물서비스국 3억7천만달러 (13%), 국가기록관리청신관 2억3천만달러 (8%), 연방관보국 (Federal Register) 1억3백만달러 (4%), 전자기록물아카이브 9천8백만달러 (3%), 국가역사출판기록

7 한국기록관리학회지제 4 권제 2 호 ( ) 위원회기금 6 천 3 백만달러 (2%), 국가역사출판기록위원회사업비 2 천만달러 (1%), 정보보안감독실 3 천만달러 (1%) 로구성된다

8 2.3 기록관리전문인력의교육및지위 국가기록관리청의인적자원정보서비스국은기록관리전문가양성을위한다양한교육프로그램을운영하고있다. 국가기록관리청에서실시되는장단기교육프로그램은주로정부기관및민간기록보존소에서기록관리업무에종사하는사람을대상으로이루어지고있다. 또한민간단체와대학, 총무처, 기록보존가협회에서도기록관리전문가양성을위한다양한교육프로그램을운영하고있다. 미국대학의경우기록관리학이개설된학과가다양하지만일반적으로대학원과정에개설되어있다. 연방공무원제도 5) 에서기록관리사는 GS1400 기록관리사직렬에속하며, 등급상으로는전문학술연구직 (Professional & Scientific Positions) 에속하며, 이직위는 GS직급은 7~13등급을차지한다. GS-1421 이되기위한테스트요건은최소 GS 5~7등급을요구하는 Archives Specialist 와 GS 2~4을요구하는 Archives Technician으로구분된다. 연방공무원으로써요구되는기본자격요건으로는학위측면에서최소한미국역사학, 정치학또는정부학 (government science) 분야에서 18학기를, 역사, 미국문명, 경제학, 정치학, 공공행정, 정부학중에서 12학기를수강해야하며, 그외에적절한경력과부수적교육을받아야한다. 6) 연방공무원으로요구되는기록관리사의경력요건을살펴보면, 기록관리학에서전문직경력을반드시가지고있어야하며, 또는역사적또는기록학적가치가있는정보를수집, 평가, 분석, 종합하는데역사학같이직접적으로관련있는분야에서전문직경력을가지고있어야한다. 전문직경력요건을충족시키는데인정되는경력은연방기록보존소, 주립기록보존소, 교회기록보존소, 기업체기록보존소, 필사본기록보존소에서기록관리사로서경력이나기록관리학분야의연구또는역사학, 정부학, 경제학, 정치학, 국제관계, 국제법등처럼직접적으로관련있는분야의연구에포함된기록관리적성격을띠고있는경력이다. 5) 미국연방정부공무원의인사업무는행정부처와독립된인사국 (Office of Personnel Management : OPM) 에서담당한다. 연방공무원의종류는군인을제외하고크게사무직과노무직으로구분한다. 사무직공무원은신분보장이되는직업공무원으로 GS직과 ES직이있다. 연방공무원의대다수를차지하는 GS 직렬에는 GS-006 에서 GS-2199까지 2193종류로세분화되어있고, 직렬에따라각직급의채용조건을달리한다. 또한 GS직급은 1~15등급으로구분되고 1등급은가장낮은직급으로청소나단순업무에종사하는공무원이며, 가장높은 15등급 (supervisor) 은중견관리자이다. GS 직급의공무원들은대부분어느부서에임명받으면평생다른부서로이동하지않고한부서에만근무한다. 6)

9 한국기록관리학회지제 4 권제 2 호 ( ) < 표 1> 기록관리사의직군분류및자격요건 7) 직렬직함자격기준학력자격증등급의료요건 GS-1410 Librarian Series 사서직군일반자격기준 GS-1411 Library Technician Series 사무보조직 GS-2/3/4 GS-1412 Technical Information Services Series 기술정보서비스군일반자격기준 GS-5/7 GS-1420 Archivist Series 전문연구직 + 직군요구사항 X GS-1421 Archives Technician Series one-grade interval positions 사무보조직 GS-2/3/4 GS-1421 Archives Technician Series two-grade interval positions 행정관리직 GS-5/7 GS-1499 Library and Archives Student Trainee Series 연수생 2.4 기록물관리업무 기록물수집국가기록관리청은미국정부가지속적으로보존할만한역사적가치또는기타가치가있는기록물을수집기준으로설정하여, 대통령기록물, 의회법령및입법부기록물, 사법부기록물, 행정부기록물뿐만아니라연방수사국 (FBI) 이나중앙정보부 (CIA) 와같은특수권력기관의기록물도수집한다. 또한국가기록관리청은조직, 기능, 정책, 결정사항, 절차및거래등에대한증거물로써정부가보존하는것이적합하다고여겨지는영화필름, 사진및녹음자료등을민간으로부터기증받아수집한다. 미국의헌법및법률규정에의하여주사이에체결한각종협정서의사본을수집하고, 그보존및열람에필요한조치를취한다. 7)

10 < 표 2> 국가기록관리청의기록물보유현황 ( 단위 : 건 ) 구분 전년대비증가 워싱턴DC 지역텍스트기록물 ( 의회기록물제외 ) 1,792,040 1,857,909 65,869 의회기록물 108, ,453 2,639 만화및건축레코드 63,718 68,815 5,097 동화상, 소리, 비디오기록물 31,303 34,491 3,188 정지화상 / 그래픽기록물 17,567 17, 워싱턴DC지역합계 2,013,442 2,090,421 76,979 지역기록보존소 Northeast Region (Boston) 26,869 27, Northeast Region (New York City) 67,508 68,872 1,364 Mid Atlantic Region (Center City Philadelphia) 56,713 57, Southeast Region (Atlanta) 79,443 83,487 4,044 Great Lakes Region (Chicago) 68,607 70,587 1,980 Central Plains Region (Kansas City) 42,106 42, Southwest Region (Fort Worth) 86,136 89,403 3,267 Rocky Mountain Region (Denver) 41,121 41, Pacific Region (Laguna Niguel, CA) 32,188 33,548 1,360 Pacific Region (San Francisco) 50,848 51, Pacific Alaska Region (Seattle) 31,164 31, Pacific Alaska Region (Anchorage) 6,027 6, 지역기록보존소합계 588, ,413 14,683 총 합 계 2,604,411 2,696,073 91,662 출처 : National Archives and Records Administration Annual Report 국가기록관리청은기록물수집기준에따라생산된지 30 년이경과한연방기관의기록물 을생산기관으로부터이관받는다. 그러나생산된지 30 년이경과했을지라도, 연방기관장이 현재업무수행을위해지속적으로기록물을보존해야한다는필요성을국가기록관리청장에

11 한국기록관리학회지제 4 권제 2 호 ( ) 게서명으로증명하면이기록물은수집대상에서제외된다.) 즉비밀로분류된연방기록물은일반적으로그비밀문서가생산기관에서비활용단계가되었을때또는생산된지 30년이지났을때국립기록관리청으로이관된다. 단, CIA의기록물은생산된지 50년이후이관된다. 또한생산된지 30년이경과하지않았더라도출처기관이더이상기록물을사용할필요가없거나연방기관이해당기록물을국가기록관리청에서사용하거나그사본을사용하는것으로충분한경우에국가기록관리청으로이관된다 기록물의분류목록국가기록관리청은이관 수집된기록물또는기타문서의이용을촉진시키기위해목록, 색인, 기타검색보조도구를작성하고출판해야한다. 기록물의분류는연방기관의기록물중성격이나기능이유사한또는공통적인기록물을일반기록물처리일정표 (General Records Schedule) 에의해기능별로이루어진다. 기록물을생산하는각급연방행정기관에는기록관리센터 (records center) 또는기록관리과 (records office) 가설치되어있어기관의기록물을관리하며, 대개는부처마다고유분류방식을적용하여기록을관리하는경우가많다. 국가기록관리청은기관단위로관리, 수집되는기록물을보존하며, 영구기록을이관받을때수집기관그자체가하나의기록군 (Records Group, RG) 으로한다. 국가기록관리청에서기록물은출처주의에따라기록군별로배열되어있다. 기록관리원칙에의하면기록물은계층별로정리 기술하게되어있다. 기록계층은하향식으로기록군 기록물시리즈 기록물 파일 ( 철 ) 기록물 문건 순으로구성되어있다. 기록물문건은기록물의최소단위로기록물하나하나를가리킨다. 유사한성질을가진문건이나관련된여러문건이모여하나의기록물파일을구성한다. 기록물파일은동일한성격이나동일기능을수행하는다른기록물파일과더불어하나의기록물시리즈를구성한다. 기록은시리즈단위에서체계적, 효과적으로관리될수있으며, 한시보존기간결정이라든지영구보존여부결정이이루어진다. 기록물기술에사용되는요소는 ARC (Archival Research Catalog) 고유식별자, 기록물명, 기록물유형, 생산자혹은생산기관, 생산자의역사, 기술수준, 위치, 생산일자혹은생산년도, 시리즈명, 기록물의범위및내용, 접근제한정보, 이용제한정보, 기타관리코드, 복제상태및저장시설, 복제매체및시간, 색인어, 기록물수명추적정보, 접근번호등으로구

12 성된다. 8) 대개는기록물생산기관에의해기록물의기술요소들이대부분작성되며, 기록물 이국가기록관리청에입수되었을때에또는후일기술프로젝트 (descriptive projects) 에의 해국가기록관리청직원에의해작성되는기술요소들도있다 기록물의열람및이용보통비밀이아닌기록물은국가기록관리청으로이관되는즉시공개와열람이가능하다. 이용자들은디지털화된중요기록물이나광디스크에보존된기록물을인터넷이나온라인을통해열람할수있다. 그러나마이크로형태로된기록물이나원본의열람은금지되어있다. 일반적으로비밀해제권은기록물생산기관의장에게있고, 최종적인열람결정권은국가기록관리청장에게있다. 공익을위해필요한경우연방기관의장은국가기록관리청에이관예정인기록물에대한열람및조사에제한조치를서면으로표명할수있으며, 국가기록관리청장의동의에따라이관된기록물에대해제한조치를부과해야한다. 그리고기록물생산기관장이나그후임자가서면으로열람및이용에대한제한조치를완화하거나해제하지않으면, 국가기록관리청장은제한조치를완화하거나해제할수없다. 1995년공포된대통령령제12,985호에의하면, 국가기록관리청은비밀지정후 25년이경과한기록물에대해그생산기관의파견자나대리인에의해 5년이내에비밀해제작업을수행하도록한다. 5년이지난시점까지검토되지않은비밀문서는일괄해제된다. 개인신상에관한기록은 70년후에열람이가능하다 기록물의보존및폐기국가기록관리청의보존방식은원본과마이크로형태방식을병행하여이중보존하고있다. 국가기록관리청은이관된기록물이나기타문서들을보존, 정리, 복원해야하며, 마이크로형태로복제하여전시해야한다. 그리고기록물보존을위한시설은벽, 천장, 바닥을포함하여모두불연성재료로건축되어야한다. 모든연방기관은 2009년 10월 1일부터는기존의연소성재료로건축된기록물보존시설을불연성재료로바꾸어야한다. 국가기록관리청장은정해진기한이경과한후에정부가지속적으로보존해야할행정적, 법적, 연구적, 기타가치가없다고판단되는기록물에대해폐기할수있다. 이경우관보 8)

13 한국기록관리학회지제 4 권제 2 호 ( ) (Federal Register) 에공표하여이기록물에영향을미치는기관에게알리고, 연방기관이 해당기록물을폐기할수있도록한다. 그리고국가기록관리청장은매년의회에기록물폐 기에관한보고서를제출해야한다. 3. 캐나다의기록관리제도및체계 3.1 기록관리기본원칙 캐나다의기록관리전통은 130년에달하며, 문화자원을보존하는데있어정부의책임을중요시한다. 유럽이나미국과달리캐나다기록물관리는기록물수록매체에관계없이모든정부기관의기록물뿐만아니라, 그지역의역사를다루고있는모든유형의기록물을수집, 보존하고있다. 1912년에공공기록보존소법 (Public Archives Act) 이제정되었고, 캐나다공공기록보존소 (Public Archives of Canada) 가설립되었다. 1950년이후에캐나다기록관리사들은미국으로부터출처주의원칙과같은유럽의기록전통을받아들이게되었다 년공공기록보존소의명칭이국가기록보존소 (National Archives of Canada) 로변경되고기록관리제도에서가장기본적인법률로캐나다국가기록보존소법 (National Archives of Canada Act, S.C. 1987, c.1.) 이제정되었다. 캐나다의기록물보존및이용에관련해서공공기록보존소법 (Public Archives Act), 저작권법 (Copyright Act), 정보접근법 (Access to Information Act), 개인정보보호법 (Privacy Act) 등의법률이적용된다. 2002년 10월문화유산부장관은캐나다국가도서관과국가기록보존소가결합된새로운통합기관으로캐나다국가도서관및기록보존소 (The Library and Archives of Canada) 를설립을발표하였으며, 2003년 5월 8일신규통합기관설립을위한법률을하원에상정하였다. 9) 캐나다의기록관리체제는문화유산부산하국가기록보존소의중앙집중식지휘감독체계를가지고있다. 국가기록보존소는각주에위치한 8개의연방기록물센터를지휘감독하며, 연방기록물센터는 80여개정부기관들로부터기록물들을이관받아관리, 보존하며각종서비스를제공한다. 캐나다전역에는주정부또는지방정부의관할아래있는주기록보존소 9)

14 (provincial archives) 를포함하여 800여개의기록보존소가있다. 캐나다연방정부는연방행정기관의기록물에대한관할권을갖지만, 주정부같은하위지방정부의기록물에대한관할권은없다. 주정부의경우에는주행정기관의기물과하위지방정부의기록물에대한관할권을갖는다. 대부분주정부의여러지역별사무소나학교, 지방법정의기록물들은주기록보존소에집중보존된다 ( 이상민 1997, 29). 3.2 국가기록보존소 국가기록보존소의사명및기능 1872년에설립된캐나다국가기록보존소는문화유산부 (Ministry of Canadian Heritage) 에서가장오래된기관이며, 캐나다연방이후최초로수행된문화정책시행기관이다. 국가문화유산기관이자연방정부행정기구로써국가기록보존소의주요역할은캐나다국가기록보존소법에명시되어있다. 캐나다기록보존소법에는국가기록보존소의 4개핵심기능을성문화하고있다. 첫번째기능은매체에관계없이국가적으로중요한민간기록물및공공기록물을보존하고이기록물에대한접근을쉽게하는것이다. 두번째기능은정부기관들의기록물과추밀원기록물 (ministerial records) 10) 을영구적으로보존하는것이다. 세번째기능은정부기관의기록물과내각기록물들을용이하게관리하도록하는것이다. 네번째기능은기록물과관련된활동뿐만아니라기록물관련커뮤니티를활성화시키는것이다. 이와같은주요기능을수행하기위해국가기록보존소는장기적으로역사적가치가있는기록물을수집하여, 정리, 보존한다. 국가기록보존소장은기록물을분류, 식별, 보존, 복원하는데필요한조치를취하며, 기록물에접근하는데법적제한을가할수있으며, 정보, 자문, 연구, 기타기록관리소와관련된서비스를제공한다. 그리고국가기록보존소는기록물관리와관련된표준및절차에관하여정부기관에조언을제공하며, 기록물을관리하는정부기관에게복제품 (reproduction) 을제공한다. 국가기록보존소는정부기관에근무했던인력에관한기록물을보호하고관리하기위해중앙형서비스를제공하며, 정부기관에기록물보관시설을제공한다. 또한기록관리기법에관한훈련을실시하며, 기록물이나기록물 10) ministerial records 는캐나다추밀원 (Queen's Privy Council for Canada) 의회원이작성한기록물을 의미함

15 한국기록관리학회지제 4 권제 2 호 ( ) 관리에관해관심을가지고있는단체들과협력한다. 그리고기록관리활동과기록관리커뮤니티의도움으로전문적, 기술적, 재정적지원을제공한다. 캐나다의국가기록보존소는전통적인기록보존소의역할이외에도지역사회와상호협력하는적극적인문화기관으로써역할을담당하고있다 국가기록보존소의조직캐나다국가기록보존소는문화유산부의지휘감독아래있으며, 온타리오주오타와에위치하고있는본관과퀘백에위치한가티뉴기록보존센터 (National Archives Gatineau Preservation Center) 으로구성된다. 오타와의국가기록보존소의조직은캐나다기록보존소부, 이용자열람봉사부, 협력서비스부, 정부기록물부, 정보기술서비스부, 보존부, 경영전략실등으로이루어져있다. < 그림 2> 캐나다국가기록보존소조직도 출처 : National Archives of Canada. Performance Report

16 기록물의지속적인증가로인해, 국가기록보존소는저장공간의문제에직면하게되었다. 퀘벡시가티뉴에위치한가티뉴기록보존센터 (The National Archives Gatineau Preservation Centre) 는미국의국가기록관리청과마찬가지로본부건물의소장및관리능력이한계에도달해제2 아카이브즈로써건립된기록보존전문건물이다. 이센터는캐나다의영구보존기록물들중절반을보존할수있도록최첨단시설을갖춘보존공간이다. 그리고나머지영구보존기록물들은약 100Km 떨어진온타리오주의렌프류 (Renfrew, Ontario) 에있는기존의보존장소에저장되고있다. 국가기록보존소는캐나다전역에위치하고있는연방기록물센터와연계하여, 캐나다정부의 81개에달하는각정부기관들을위해다양한형태의기록물들을관리하고있다. 현재연방기록물센터는핼리팍스 (Halifax), 퀘벡시 (Quebec City), 몬트리올 (Montreal), 오타와 (Ottawa), 토론토 (Toronto), 위니펙 (Winnipeg), 에드몬톤 (Edmonton), 벤쿠버 (Vancouver) 에설치되어있다. 연방정부기관에서기록물을유지하는데효율성이저하된다면연방기록물센터는연방정부기관으로부터영구적가치를가지고있는기록물들을이관받는다 국가기록보존소의인력및예산캐나다국가기록보존소장은캐나다총독 (Gonernor in Council) 에의해임명되며, 중앙정부의차관 (deputy head) 에상응하는직급과임금, 그리고권한을부여받게된다. 국가기록보존소장은기관의모든활동에대해책임을진다. 국가기록보존소장은여러개의국가위원회및국제위원회의회원자격을갖게되며, 기록보존과관련하여수많은협의회에참여하게된다. 또한국가기록보존소장은국립초상화박물관 (Portrait Gallery of Canada) 를관장하며, 국가기록보존소부소장의업무지원을받는다. 국가기록보존소는기관의사명과기능을달성하기위해기록물수집관리 (Acquisition and Holdings Management), 정부정보관리및서비스 (Management of Government Information and Services), 정보조사제공 (Services, Awareness, and Assistance), 행정관리 (Corporate Services) 라는 4개사업단위로운영된다. 이중처음 3개사업은실제지출된전체사업비의 75% 를차지한다. 행정관리사업에는캐나다국가도서관에각종서비스를무료로제공하는데사용된자원까지포함되어있다. 2002년국가기록보존소업무평가보고서에의하면, 국가기록보존소의직원은전년대비

17 한국기록관리학회지제 4 권제 2 호 ( ) 27명이증가하여기록물수집관리에 245명, 정부정보관리및서비스에 128명, 정보조사제공에 123명, 행정관리부문에 117명의직원으로총 615명이배치되어있다. 2004년사업계획서에의하면 2003년국가기록보존소의직원은전년대비 46명 (7.4%) 증가된 661명이다. 국가기록보존소의 2002년사업비를살펴보면가장많은직원이배치된기록물수집관리부분이전체사업비의 38% 를지출하였다. 그리고정부기록물관리및서비스부분은전체사업비의 11% 로가장적게지출하였다. < 표 3> 캐나다국가기록보존소의인력및연도별지출현황 11) ( 단위 : 천달러 ) 사업단위 상근인력 1999~ ~ ~2002 기록물수집관리 245 명 14, , ,418.2 정부정보관리및서비스 128 명 7, , ,537.6 정보조사제공 125 명 10, , ,464.0 행정관리 117 명 17, , ,130.2 합 계 615 명 49, , , 기록관리전문인력의교육및지위 캐나다에서기록관리전문가양성과정은 1975년캐나다기록관리사협회 (Association of Canadian Archivists, ACA) 의설립이후캐나다기록관리학교육에대한지침이마련되었다. 1981년브리티시콜롬비아대학 (University of British Columbia, UBC) 에서처음으로기록학전공프로그램이개설되었다. 그러나당시에는기록관련전문직에대한인식부족으로기록물과레코드관리담당자의신규채용시전문직교육을필수조건으로삼지않았다. UBC에기록학석사과정이만들어진이후영어권의경우마니토바대학 (University of Manitoba) 의역사학과, 토론토대학 (University of Toronto) 의정보학부, 불어권의경우몬트리올대학 (Universite de Montreal) 과퀘벡대학 (Universite de Quebec) 에대학원과정에서기록학교육이이루어지고있다. 11) 출처 : National Archives of Canada. Performance Report National Archives of Canada Report on Plans and Priorities

18 캐나다연방공무원제도에서기록관리사는역사분야연구직군 (Research, RE) 에속한다. 역사분야연구직은지식, 업무성격, 전문성, 책임, 지휘감독력에따라 1 급에서 5 급까지구 분되며, 3 급부터 5 급은연구성과에대해동료집단의심사를받게된다. < 표 4> 캐나다기록관리사의직군및직급 12) 직급직무내용 Level HR-1 Level HR-2 Level HR-3 Level HR-4 Level HR-5 해당주제분야에규정된연구수행 - 기록물수집에사용된데이터제공 - 기록물에관한기술및배열 - 특정토픽에대한정보조사제공 해당주제분야내에서관련토픽에관한연구수행 - 기록물가치평가에의한기록물선정, 입수또는기록물처분 - 기록물의진본성및신뢰성설정 - 기록물군에대한책임 - 정보조사제공, 출판물발간, 전시회개발 광범위한주제분야또는전문주제분야에관한연구수행및감독 여러주제분야또는전문화된주요주제분야에관해수행되는연구를지휘감독 특정분야의역사연구에학자적자질을갖춘것으로여겨지는고급전문가만이해당 3.4 기록물관리업무 국가기록보존소는정부각기관으로부터기록물이관이나, 폐기, 처분에대한권한을법에의해부여받고있다. 이법적권한을실행하기위해국가기록보존소장은기록물처리규정 (Records Disposition Authorities) 을발표했다. 기록물처리규정은더이상현용가치가없는기록물을정부기관이처리할수있도록하며, 기관장의재량에따라이들기록물을파괴하거나, 국가기록보존소로이관하거나, 캐나다정부기관의지휘감독으로부터분리시킬수있도록한다. 정부기관에서생산관리하고있는기록물들에대한보유시기결정은각기관장에게달려있다. 정부기록물의보유기간은기관의사업위험분석및정보자원요구평가에따라결정되며, 연방정보법 (federal information law) 뿐만아니라관련법령에의해영향을 12)

19 한국기록관리학회지제 4 권제 2 호 ( ) 받는다. 국가기록보존소의기록물처리접근방식은파일리스트나분류체계에의한부서별기록물 심사에서보다포괄적으로기록물을생산하는사업단위에의한평가로바뀌고있다. 정부 기관이기록물처리계획을실행하는데도움을주고자국가기록보존소는일반행정기록물에 대한 복수기관용 기록물처리지침 (Multi-Institutional Disposition Authorities, MIDA) 를 발표하였다. 그결과 1990년대사용되어왔던일반기록물처리일정표 (General Records Disposal Schedule) 는 2000년대들어와업무중심의 (functional-based) MIDA 로완전히대 체되었다 기록물수집국가기록보존소는계획적이고통합적으로국가의중요한기록물들을광범위하고포괄적으로개발하는것을기록물수집정책으로설정하고있다 (Acquisition Policy, 1998). 수집정책에의하면국가기록보존소뿐만아니라다른기관들도국가적으로중요한민간기록물들을수집하고있다. 국가기록보존소장은역사적으로또는기록관리적으로중요하다고판단한정부기관기록물을일정표에따라서또는기록물이관협정서에따라서수집한다. 또한국가기록보존소는역사적으로중요하며, 국가적의의를갖는민간기록물들을주로기증을통해서수집하고있다. 국가기록보존소는기증된기록물들을모두수집하지는않는다. 국가기록보존소가민간기록물을수집할때진본성 (authenticity), 년도 (age), 희소성, 상태, 이미국가기록보존소가소장하고있는다른기록물들과의관계, 접근과이용의제한성, 저작권등을선정기준으로사용한다. 기록물보존을위해정부기관기록물의국가기록보존소로이관에관해다루고있는기록물처리규정 (Records Disposition Authorities) 은기록물이관을위한협약내용을수록하고있으며, 이관시기및조건에대해명시하고있다. 이관에대한협약서들은국가기록보존소와정부기관내기록물관리및처리에대한책임을맡고있는간부직원간협약에의해작성된다. 기록물의생산자나배포자는국가기록보존소로부터서면으로요청을받으면 6개월이내에요청서에명시된형태로기록물사본을국가기록보존소에제공해야한다. 그렇지않으면즉결판결 (summary conviction) 에처해질수있는유죄에해당한다

20 < 표 5> 캐나다국가기록보존소의기록물보유현황 기록물유형정부기록물 ( 문서 ) 민간기록물 ( 문서 ) 전자기록물지도건축설계도면사진예술기록물도서관자료오디오자료비디오자료필름 보유량 110,660 미터 44,826 미터 318만메가바이트 1,518,569 건 1,053,129 건 21,327,956 이미지 343,030 건 62,957 건 161,721 시간 110,510 시간 71,578 시간 출처 : National Archives of Canada. Performance Report 기록물의분류목록국가기록보존소의기록물은미국국가기록관리청과마찬가지로기록물을계층별로하향식으로정리, 기술하고있다. 국가기록보존소는기본적으로기록물군 (archival fonds) 형태로기록물을수집한다. 또한국가기록보존소는다양한출처로부터특별히목적으로수집되어진기록물집합, 즉컬렉션 (Collections) 형태로, 동일출처로부터기록물이더이상존재하지않는단일문건 (single items) 형태로, 그리고장기적으로보존할만한역사적가치를지니고있지만기록물의생산자와출처가알려지지않은분리문건 (discrete item) 형태로기록물을수집한다. 국가기록보존소의기록물처리에대한접근방법은파일목록이나분류개요에의한부서별기록물처리의방법에서업무과정이나활동에의한통합적인기록물처리관점으로변화하고있다. 현재국가기록보존소는모든정부기관의공통적인기록물처리를관리하기위해기존의일반기록물처리일정표 (General Records Disporsal Schedule, GDRS) 를업무기반의방식으로바꾸었다

21 한국기록관리학회지제 4 권제 2 호 ( ) 현재국가기록보존소는연방정부에서가장일반적주제분류시스템 (subject classification system) 을모든유형의기록물에적용하고있다. 이주제분류시스템은표준으로결정된것이아니며단순히지침으로채택되어사용되고있다. 전자시스템에서도종이기록물에서처럼전자기록물들의파일이나블록을같은방법으로처리할수있다. 기록물의관리를위한주제분류시스템모델은기본적인주제와파일들을제공한다. 그러나각기관은그규모나활동에따라자관에적합한주제분류시스템을선택할수있다. 국가기록보존소에소장되어있는기록물에효과적으로접근하기위해각기록물마다적절한기술 (descriptive) 을작성해야한다. 국가기록보존소의전문가들은국가표준으로여겨지는 기록물기술규칙 (Rules for Archival Description, RAD) 를사용하고있다. 캐나다국가기록보존소는기록물정리에바코드시스템을도입하여, 모든기록물에바코드를붙여관리하고있다. 바코드시스템채택은다른나라에서는이루어지지않는캐나다만의독특한방식이라고할수있다 ( 남희숙, 2002) 기록물의열람및이용국가기록보존소가기록물에대한접근을제공하지않는다면그존재이유가없다. 국가기록보존소의역할은역사적유물을이용하여캐나다국민을단합시키는것이며, 그렇게함으로써국가기록보존소는사회적기록을창출하는데중요한연결고리가되는것이다. 국가기록보존소는온라인을통해또는직접대면하여망라적이고이용자중심의정보조사제공을수행한다. 국가기록보존소는우편, 전화, 인터넷등을통하여이용자의정보질문에답하며, 정보접근법과개인정보보호법에따라기록물원본을참고 (consultation) 할수있도록제공하며마이크로필름을대여하며정부기록물을살펴볼수있도록한다. 국가기록보존소는위험하거나훼손이심한기록물에대해서는자문, 처리및이용, 운송, 임시저장, 복사, 전시, 대여를하지않는다. 기록물의열람및이용은국가기록보존소에의해결정되며, 정보접근법과같은관련법령의영향을받으며, 표준과내부지침에따라집행된다. 시청각형태의기록물에대한접근은기록물의보존처리여부에따라구분지어질수있으며, 정보접근법, 국가기록보존소법의영향을받는다. 보존처리가완료된기록물의복사는제한된범위내에서이루어진다. 연구조사를목적으로하는기록물을복제하는경우워터마킹이라는보안장치를갖춘자동화시스템을통해전자기록물에대한접근을보장한다

22 3.3.4 기록물의보존및폐기국가기록보존소는국가적으로중요한의미를갖는정부기록물과민간기록물을보존한다. 그리고이들기록물에대한접근성을제공하고영구적인보존소의역할을수행한다. 국가기록보존소의보존은기록물의지속적인가용성 (accessibility) 과진본성 (authenticity) 을보장하도록하는기본적인기능에속한다. 보존은기록물의수집부터접근에이르기까지모든기록물관리업무에있어본질적인기능이다. 국가기록보존소는전자기록물을포함하여모든매체의기록물을입수하면시간이경과하면서발생할수있는손상을막고, 자료의유효성과접근성을보장하기위해, 기록물에대해특수보존처리과정을거치게된다. 국가기록보존소가보유하고있는모든기록물에대해전통적인아날로그방식과디지털방식중하나를택하여상호보완적복제를한다. 보존용복제는내구성과비용효율성을가진매체로이루어져야한다. 새로운매체의출현과통신기술의발달로기록물의보존에소요되는비용이증가하고있다. 기록물보존에는고가의특수장비와전문가를필요로한다. 기술의존적매체로된전자기록물의경우전통적인아날로그방식으로복제가이루어진다. 전자기록물의경우하드웨어와소프트웨어, 그리고급격한변화를겪고있는자료의표준저장형태를필요로한다. 이러한노력은훼손되기쉬운기록물들을적절하게보존함으로써미래에도이러한기록물의이용을보장하기위한것이다. 또한시청각기록물의관리체계가매우잘정비되어있는데, 먼저마이크로필름을찍은다음, 다시스캐닝하여 CD에보존하는이중보존방식을채택하고있다. 한편, 국가기록보존소장은역사적가치가없는기록물들에대해더이상보존할필요가없다고결정을내릴수있다. 그리고각정부기관은기록물의폐기및폐기시기에대한책임을지게된다. 기록물이가진물리적특성으로인하여보존용복제이후국가기록보존소장의승인하에폐기가이루어질수있다. 기록물폐기결정을내리기위해서우선기록물이영구적으로접근할수없는상태임을확증시켜야하며복제본의특성, 수명, 기록물적가치를증명해야한다. 그러나정부기관의관리를받지않는기록물은국가기록보존소장의승인이없더라도폐기될수있다

23 한국기록관리학회지제 4 권제 2 호 ( ) 4. 미국과캐나다의기록관리체제의특징 미국과캐나다는각나라의정책과여건에적합한기록물관리체제를유지 운영해오고있다. 미국과캐나다의기록관리체제중특징적인부분을비교하면다음과같다. 첫째, 기록관리법과관련된제도적측면에서살펴보면, 미국의기록관리법은하나의통합법이아니라여러관련법규가종합적으로어우러져적용된다. 미국의기록물관련시행규칙은기록관리전반에관한사항들을수백면에걸쳐상세하게기술하고있다. 미국의기록관리체제는연방기관의기록물에대해중앙집중식지휘감독체계와지방분산형관리보존체제를갖추고있다. 미국은분산형체제를체계적이고효과적으로유지하기위해중앙의강력한표준체제를준수하고있으며, 법령에규정된바에따라각연방기관들은국가기록관리청의지휘감독체계를따르고있다. 한편, 캐나다의기록관리법은기본이되는국가기록보존소법이외에, 각주마다독자적인기록관리법을가지고있다. 캐나다의기록관리체제는중앙국가기록보존소의정책과지침에따라각주마다고유기록물관리법을가지고있어서분산관리체제로운영되고있다. 미국과캐나다의경우, 중앙의지휘감독기관은연방정부기관들뿐만아니라국가전역의각종기록보존소에막강한영향력을행사하고있다. 둘째, 미국의국가기록관리청과캐나다의국가기록보존소는중앙기록물관리기관으로써각국가에서선도적위치를차지하고있다. 미국의국가기록관리청은총무처로부터독립한독립기관이고캐나다의국가기록보존소는프랑스의영향을받아문화유산부산하에있지만, 이들기관의장은모두차관급에해당한다. 셋째, 연방정부로구성된미국과캐나다는연방기록물센터를운영하고있으며, 이연방기록물센터가유사한기능을수행하고있지만한가지구별되는점이있다. 미국의연방기록물센터는연방정부의비활용기록물을초기단계에서폐기하는역할과영구보존연방기록물을국가기록관리청으로이관하는중간수집거점의역할을수행한다. 그러나캐나다의연방기록물센터는연방정부의비활용기록물을영구보존하는역할을수행한다. 넷째, 기록물의수집범위를살펴보면미국과캐나다모두공문서와사문서를분리하여보존하고있다. 연방정부의기록관리기관들은주로공문서를취급하고있으며, 그리고역사적가치가있는개인기록물을주로기증에의해수집하고있다. 미국의경우국가통치자료인대통령기록물을별도로취급하고있으며, 대통령관련기록물의범위를구체적으로정

24 의하여수집, 관리하고있다. 다섯째, 미국국가기록관리청과캐나다국가기록보존소는정보기술의발달로인해가능해진분산형기록관리체제를활용하기위해기록물에대해표준화된기술방식을적용한다. 또한미국의일반기록물처리일정표 (GRS) 와캐나다의복수기관용기록물처리지침 (MIDA) 라는기록물의수집및분류체제를사용하고있다. 그러나기록물의이관시기에있어두나라는차이를보이고있다. 미국의경우, 기록물이생산된지 30년이지나면국가기록관리청으로기록물을이관받는다. 그러나캐나다의경우기록물의생산기관에서기록물효용성이없어지면이관하게되고, 이것은국가기록보존소와생산기관문서담당자간의협약에의해결정된다. 여섯째, 기록물의보존처리방식을살펴보면미국과캐나다는이중보존방식을취하고있다. 미국의경우다른나라들과유사하게원본과마이크로형태로보존하고있다. 그러나캐나다의경우다양한매체로된기록물의상호보완적인이중보존방식을취하고있다. 아날로그형태로된기록물에대해서는디지털형태의보존물을생산하고, 디지털형태로된기록물에대해서는아날로그형태의보존물을생산한다. 또한국가기록관리청과국가기록보존소는모두보존공간의문제를해결하기위해별도의건물을신축하였다. 캐나다의국가기록보존소는보존공간의부족을기술적으로해결하기위해기록물디지털화에치중하고있다. 일곱째, 기록물의열람측면을살펴보면미국과캐나다는기록물의접근성및이용개선을각기관의목표로삼고있다. 미국의경우기록물의이관즉시, 캐나다의경우일련의보존처리과정을거친후일반열람및공개를제공하고있다. 또한미국과캐나다는기록물의효과적인열람을위해기록물자동화를추진하고있다. 미국의국가기록관리청은기록물연구목록 (Archival Research Catalog, ARC) 이라는온라인목록을통해각급기록관리센터에서보유중인기록물을검색할수있도록한다. 이용자들은디지털화된중요기록물이나광디스크에보존된기록물을인터넷이나온라인을통해열람할수있다. 캐나다의국가기록보존소는캐나다기록물위원회 (Canadian Council of Archives, CCA), 각주및각시의기록보존소와공동으로캐나다기록정보네트워크 (Canadian Archival Information Network, CAIN) 을개발하여캐나다전역의 800여개기록보존소가소장하고있는자료를온라인으로접근할수있도록하였다

25 한국기록관리학회지제 4 권제 2 호 ( ) < 표 6> 미국과캐나다의기록관리제도비교 구분미국캐나다한국 대표기관명 국가기록관리청 (National Archives and Records Administration) 국가기록보존소 (National Archives of Canada) 설립년도 기관의소재지워싱턴오타와대전 기록물관리업무 기관장위상 관련근거법 차관급 (Archivist of the USA) 연방기록물법 (1950), 국립기록관리청법 (1984) 대통령기록물법 (1978) 등 차관급 (National Archivist) 공공기록보존소법 (1912) 국가기록보존소법 (1987) 정부기록보존소 (Government Archives and Records Center) 국장급 (Director General) 소속기관독립기관문화유산부행정자치부 산하기관 수집범위 분류 이관시기 연방기록물센터지역기록보존소대통령도서관 연방기관, 입법부, 사법부, 개인기록물출처주의수집방식 기록물처리일정표 (GRS) 에의한기능별분류 생산된지 30 년후 연방기록물센터지역기록보존소 정부기관및추밀원기록물, 개인기록물출처주의수집방식 복수기관용기록물처리지침 (MIDA) 에의한기능별분류 생산부서에서비활용시국가기록보존소와생산기관문서담당자와의협약에따라결정됨. 공공기관의기록물관리에관한법률 (1999) 특수기록물관리기관지방기록물관리기관대통령기록관 행정부기록물및중요지정기록물대통령기록물 기록물분류기준표에의해처리과별, 단위업무별분류 생산된지 10 년 열람이관즉시공개열람가능기록물의보존처리후사안에따라결정됨 보 폐 존 기 분산보존방식원본과마이크로형태로이중보존 일정표에의해자동폐기생산기관장이결정 분산보존방식디지털방식과아날로그방식을이용한이중보존 국가기록보존소장의폐기결정아래생산기관장이폐기 원본과마이크로필름등육안판독이가능한보존매체로이중보존 기록물관리기관이폐기폐기시폐기심의위원회의심의를반드시거침 여덟째, 기록물의폐기측면을살펴보면, 미국은일반기록물처리일정표에의해정해진기 한이경과하면기록물을자동폐기하며, 캐나다는국가기록보존소장의폐기결정에따라기 록물생산기관에서폐기를시행한다

26 5. 결론 미국과캐나다는유럽의식민지를겪었던나라로독립이후그역사가비교적짧다. 미국은짧은역사를극복하기위해아날로그형태뿐만아니라전자형태의기록물을집중적으로수집하고기록물의과학적관리제도를도입하는등체계적이고실질적인체제를개발하여시행하고있다. 영국과프랑스의식민지였던캐나다는영국과프랑스를통해기록관리와도서관이활성화되었다. 이러한식민지통치의영향으로캐나다는 Keeper of the Record라는국가기록보존소장의직함을 1900년대초까지사용하였다. 이후캐나다는자국만의고유한기록관리체계를만들어가는데상당한시간을필요로하였다. 2002년 10월부터캐나다국가기록보존소는캐나다국가도서관과단일기관으로통합운영되고있으며이를통해비용절감효과를얻고있다. 우리나라의경우장구한역사를가지고있는반면현대적기록물관리의역사가반세기도되지않고기록관리에있어서는후발주자에속한다. 북미지역의기록관리선진국과비교해보았을때우리나라는중앙기록물관리기관에관한법이제정되어있지않으며, 따라서중앙기록물관리기관의위상역시아직은낮은수준에머물고있다. 각국의중앙기록물관리기관에대한위상을반영하듯이미국의경우전자정부를이룩하는데전자정보의관리를위해국가기록관리청의역할이명시되어있지만, 우리나라의경우전자정부법에서는전자기록물관리를담당할주관기관을정해놓지않고있는상태이다. 세계각국은 21세기를선도하기위해새로운국가전략프로젝트를수행하고있다. 우리정부도국가경쟁력을향상시키기위해전자정부의구현과정보화를추진하고있다. 그리고정보기술의발달로인해전자기록물의다량생산이가속화되고있다. 현대적기록물관리에있어아직시작단계인우리나라는선진각국에서이미개발되어시행중인기록물관련각종제도및현황을파악하여장단점을비교해보고, 한국적상황에적합한기록관리체제를정립하는것이요구된다. 그리고선진각국에서추진하고있는전자기록물의효율적관리를위한각종연구들이필요하다

27 한국기록관리학회지제 4 권제 2 호 ( ) < 참고문헌 > 김상호. 기록보존론. 서울 : 아세아문화사 김웅기. 미국의공무원직위분류제, 지방의국제화포럼 2002, pp 남희숙. 미국 캐나다기록물관리실무연수를다녀와서, 기록보존 2002 제15호, pp 이상민. 서구의국가기록물보존법원칙과기록보존관리체제, 기록보존 pp 이상민. 대통령기록관의설립과운영방향 : 미국대통령기록관의사례와교훈, 한국기록관리학회지 제1권제2호, pp 이상민. 미국연방기록관리제도와그이용, 미국사연구 제16집, pp 정부기록보존소. 공공기관의기록물관리 : 기록관리실무자중급과정교육교재 pp 정연경. 캐나다의기록학대학원교육프로그램에관한연구, 한국도서관정보학회지 제33권제4호, pp 한상완등. 한국공공기관기록보존관리의현황과중장기정책. 서울 : 한국기록관리학회 한국기록관리협회 Cox, Richard J America's Pyramids: Presidents and their Libraries, Government Information Quarterly 19, pp Electronic Freedom of Information Act Amendments of 1996 (5 U.S.C. 552 note) NARA Annual Performance Report : Fiscal Year NARA Annual Report NARA Our 2003 Strategic Plan: Ready Access to Essential Evidence. NARA Website, National Archives of Canada, National Archives of Canada Act Patterson, Giovanna and J. Timothy Sprehe, 2002, Principla Challenges Facing Electronic Records Management in Federal Agencies Today, Government Information Quarterly 19, pp Sources for Descriptions,

28 Sprehe, J. Timothy, Charles R. McClure, Philip Zellner, The Role of Situational Factors in Managing U.S. Federal Recordkeeping, Government Information Quarterly 19, pp United States Code. Title 44 : Public Printing and Documents - Chapter 15 : Federal Register and Code of Federal Regulations (Section ) United States Code. Title 44 : Public Printing and Documents - Chapter 21 : National Archives & Records Administration (Section ) United States Code. Title 44 : Public Printing and Documents - Chapter 22 : Presidential Records. (Section ) United States Code. Title 44 : Public Printing and Documents - Chapter 29 : Records Management by the Archivist of the United States and by the Administrator of General Services. (Section ) United States Code. Title 44 : Public Printing and Documents - Chapter 31 : Records Management by Federal Agencies (Section ) United States Code. Title 44 : Public Printing and Documents - Chapter 33 : Disposal of Records. (Section )