기록관리표준화에관한국제동향 한국국가기록연구원설문원

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재형 차
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1 설문원

2 Contents I. 개관 - 기록관리표준관련국제기구 -국가별표준화사업 -표준화유형 II. III. IV. 국제표준동향 -ISO 활동현황 -ISO 15489:2001 -ISO ISO 국가표준화동향 -기록관리품질표준 -업무프로세스분석표준 -전자기록관리시스템기능표준 -메타데이터표준 -용어표준화지침 -기록유형별관리지침 -표준평가도구 맺음말 2

3 기록관리표준관련국제기구 I. 개관 q ICA의기술표준위원회 - ISAD(G) 와 ISAAR(CPF) 제정 - 최근 ICA의전문표준분과 (Section on Professional Standards) 가모범실무및표준위원회 (Committee on Best Practice and Standards, CBPS) 로개편 q ISO 의 Technical Committee 46 / Subcommittee 11 (TC46/SC11) - ISO 15489, ISO 23081, ISO 출판및개정작업주도 q 국가별표준화사업 - 각국의국립기록관리기관 : 예 ) TNA, NAA, NARA의표준화사업 - 국가표준국 : 예 ) British Standard Institution의 ISO 이행지침 - 전문직단체 : 예 ) ARMA 3

4 기록관리표준국제동향개관 I. 개관 4

5 표준의유형 I. 개관 q 강제성여부에따라 - 의무표준 : 법규에서지키도록강제하는표준 - 자발적표준 : 자발적인실무규범의영역 ( 예 : ISO 9000) q 표준의기능에따라 - 상호운용성 (Interoperability) 표준 : 공동작업을하거나서로다른출처를가진사물을상호교류하는데필요한표준 ( 예 : 메타데이터표준 ) - 모범실무 (best practice) 표준 : 바람직한결과를얻기위해필요한실무, 프로세스, 절차를게시하는표준 ( 예 : ISO 15489, ISO 23081) v 능력표준 (Competency standards) 특정기계를다루거나, 특정과업을수행하는사람에게요구되는능력수준을밝힌표준 자격인증제도도입이나기록관리전문교육과정인증제도입과관련해살펴야할표준 5

6 1. ISO 활동현황 (1) II. 국제표준동향 q ISO TC46/SC11의표준화사업 ISO TC 년국제표준화연맹 (ISA), 국제도서관연맹 (RFLA) 국제도큐멘테이션연맹 (FID) 등이주축이되어서설립 - 도서관과도큐멘테이션및정보센터의실무표준화, 색인과초록, 보존기록, 정보과학및출판에관한표준화를담당하는기술위원회 ISO TC46/SC11 - 기록관리표준을위한하부위원회 : " 권위있고신뢰성있는정보를확보하고업무활동의증거를보장하기위해모든조직의기록관리와관련된실무표준화를담당 " - 하위에 7개실무그룹 (Working group) 활동 WG 1 : 메타데이터 WG 2 : 기록관리관계 (ISO 22310) WG 3 : 접근구조 ( 검색, 권한관리, 보안등 ) WG 4 : 자체평가지침 WG 5 : 기록관리 (ISO 15489) WG 6 : 업무프로세스분석 (AS 5090 국제표준화 ) WG 7 : 디지털기록보존 (ISO/TC171/SC2와협력 ) 6

7 1. ISO 활동현황 (2) II. 국제표준동향 q 기타기록관리관련 ISO 기구 (1/2) ISO TC171 - 문서관리애플리케이션 (Document Management Application) 기술위원회 - 문서관리에서의품질관리와무결성유지와관련된표준화 ISO TC171/SC2/WG 년 10월 ISO :2005 PDF/A for PDF 1.4를출판 - 현재, PDF 1.6을위한 PDF/A 표준 (ISO ) 준비중 TC171/SC2/WG6 문서관리를위한메타데이터표준화작업추진중 TC171/SC3 - ISO/TR 18492:2005 전자문서정보의장기보존 (Long-term preservation of electronic document-based information) 출판 7

8 1. ISO 활동현황 (3) II. 국제표준동향 q 기타기록관리관련 ISO 기구 (2/2) TC 20 - TC 20은항공우주분야기기의표준화를위한위원회 - Open Archival Information Standard(OAIS) 참조모형 (ISO 14721:2003) 출판 JTC 1 - ISO/IEC joint technical committee(jtc1) : 정보기술의표준화담당 - JTC1/SC32/WG2 : 메타데이터와관련된작업 - ISO/IEC 11179( 메타데이터레지스트리 ), ISO/IEC 19763( 메타모델상호운용성체계 ) 출판 - 메타데이터및상호운용성분야에서는특히협력이필요 8

9 1. ISO 활동현황 (4) II. 국제표준동향 q전문화 - 표준화사업에서세계의다른추진체들간의개발내용을반영하고종합하려는경향 - InterPARES, 호주 RKMS 프로젝트, 멜버른의 Monash University의 Clever Metadata 프로젝트등의결과는 ISO 작업의기반 q 세계화 -기록관리도세계화추세 ( 특히기업기록관리영역 ) - 개인과조직이국가장벽을넘어서로소통하고이해하기위해서는메시지및교환된정보의의미, 신뢰성확인, 관리유지방법등에대한공통기반필요 기록관 ICA 기술 / 메타데이터 InterPARES 전자상거래 MoU/MG 데이터관리및교환 ISO/IEC JTC1/SC32 ISO TC171 문서이미징응용프로그램 ISO TC46/SC11 IFLA 도서관 9 ISO TC10 기술제품문서화 IRMT 기록관리 Hofman(2005)

10 2. ISO 15489: 2001 II. 국제표준동향 q 개요 목적 : 기록을적절히처리하고보호하며, 더효과적이고효율적으로기록에담긴증거와정보를검색할수있도록하기위해기록관리정책과절차를표준화 적용대상 : 개인이나공공조직, 민간조직이생산하고접수한모든형태나매체의기록관리 주요내용 - 신뢰성, 무결성, 진본성, 가용성측면에서기록및기록관리시스템이어떤특성을가져야하는지제시 - 기록관리시스템의설계와실행을위한방법론제시 - 기록의획득, 등록, 분류, 보유, 저장, 위치파악, 추적, 접근제공, 처분등기록관리프로세스를위한조건제시 - 기록관리정책및행정 : 역할과책임의배분, 모니터링과감사, 교육 10

11 2. ISO 15489: 2001 II. 국제표준동향 q 최근동향 : ISO 평가 2004년 ISO 15489의평가시작 - ISO 체계에의하면, 표준출판후매 3-5년마다평가 - 각급기록관리기관에표준사용경험을묻는설문조사실시 - 평가의주요목표 : 완전히새로운표준을만드는것이아니라, 현재버전에서잘다루지못한이슈 ( 예 : 접근과메타데이터이슈 ) 추가, 하게구문과용어수정 - 대상독자에대한고려 ( 대규모조직은물론소규모조직에도적용가능하도록신축성보완 ) ISO 개정방향 -핵심독자 : 고위경영진 -기록관리가업무활동의일부로표함되어야한다는인식을갖도록하는것을목표로함 년말이나 2007년초에개정표준출판예정 11

12 2. ISO 15489: 2001 II. 국제표준동향 ISO ( 기술보고서 ) 의개정방향 -핵심독자 : 기록관리전문가 - ISO 과 ISO 의균형 - ISO 의평가작업에서중요한이슈 : 1) 새로운버전의구조 ( 현재와유사한형식 vs 재구조화 ) 2) 상세성의수준 -2008년출판목표 12

13 3. ISO II. 국제표준동향 q 개요 ISO 준수를위한기록관리메타데이터표준 -기록관리메타데이터를생산, 관리, 활용하는틀을제시하고, 메타데이터를통제하는원칙설명 -현용및준현용기록관리를위한메타데이터표준 -2004년 6월발표된 ISO/TS 23081은 2006년정식표준으로채택 -전체 3부중제 1부원칙 (Principles) 에해당 q 업무영역, 기록관리영역, 이용영역에서의요구충족시켜야한다고명시 -업무영역 : 업무처리과정을지원 -기록관리영역 : 기록관리지원 -이용영역 : 기록생산환경내외에서기록의검색, 이해, 해석이가능하도록지원 13

14 3. ISO II. 국제표준동향 메타데이터영역 - 생산및획득시점 : 일부는기록과함께획득되며, 일부는기록획득이후에누적 14

15 3. ISO II. 국제표준동향 q 최근동향 : ISO , ISO 개발중 2008 년출판목표 ISO ( 제2부 ) -기존의메타데이터세트를구현하고사용하기위한실무지침 -메타데이터프레임워크와스키마구축 ( 개념, MD 스키마설계, 구축및실행방법론 ) -메타데이터의평가및보유, 획득, 저장, 보존, 표현 (presentation) 및최종관리. 메타데이터가기록과함께저장되어야할지, 분리저장될지에대한문제도논의. 표현 (Presentation) 에서는사람과기계가읽을수있는메타데이터스키마표현법 -메타데이터의실행과관련된이슈체크리스트 15

16 3. ISO II. 국제표준동향 ISO (3 부 ) - 기존의메타데이터세트와작업을평가하기위한도구개발. 각조직의메타데이터스키마가제 1 부의원칙에맞는지평가 -InterPares 2 프로젝트기술그룹 (Description Group) 과협력하여진행 -3 부는 InterPares 의연구결과를반영하여출판될예정 Interpares 2 프로젝트기술그룹 - 기록관리메타데이터스키마를위한레지스트리개발중 -ISO 23081, InterPares 1 프로젝트 ( ) 의진본성요건에따라평가도구개발 - 분석대상 : 호주 NAA 기록관리메타데이터세트, 미네소타기록관리메타데이터세트, ISAD(G), 더블린코어메타데이터세트등 ( 현재 25 종분석완료, 앞으로 26 종예정 ) - 호주 Monash 대학, 미국 UCLA, 캐나다의 UBC 에서수행 - 레지스트리운영상의문제 : 조직적, 재정적문제, 레지스트리관리주체, 지적재산권자, 지속가능성 16

17 4. ISO II. 국제표준동향 q개요 목적 -기록관리요건이포함된표준작성지침 -다양한표준에서기록생산및관리에관련된내용을다루게될때포함시켜야할항목들을제시해주는표준 -ISO15489, 에따라적절한기록요건을다른표준에포함시킬수있도록해줌 주요구성 1. 범위 2. 참조표준 3. 용어정의 4. 일반원칙 4.1 다른표준에서규정할때 ISO 15489를참조해야하는요건의유형 4.2 추가요건 5. 표준에서의기록관리요건개발및구조지침 5.1 일반고려사항 5.2 영역별요건 5.3 기록관리모형, 구조및공통요소 6. 기록관리요건중공통적요소 17

18 1. 기록관리품질표준 III. 국가표준화동향 q 각국이 ISO 를적용하는방식 1) ISO 15489극국가표준으로수용 : 호주표준 AS ISO15489, 영국표준 BS ISO * 우리나라 :2003년 KSX ISO15489 제정. 2) ISO 를반영하여국가기록관리규정정비. 미국 NARA- 연방기록관리혁신전략수행지침에 ISO 15489를적용 3) 업무프로세스및시스템을위한규격이나세부지침에 ISO 15489의원칙을반영 q 품질표준시행및확산을위한기반구축방안 -기록관리품질표준(KSX ISO 15489) 시행을위한해설작업 -포괄적인실행지침개발 -기록관리품질표준을반영한부문별표준개발 -제도화 ( 기록관리법제에반영, 기록관리품질인증제도의도입 ) 18

19 1. 기록관리품질표준 III. 국가표준화동향 q 품질표준시행을위한실행지침개발 영국 BSI : BS ISO 의적용을위한세부지침발간 -제1권 BS ISO 관리지침 -제2권 BS ISO 실무구현지침 -제3권 BS ISO 성과측정지침 호주의 DIRKS 매뉴얼 -ISO 의요건중특히 8 단계에걸친기록관리시스템의설계와실행을위한도구 - 단계별분석결과를도큐멘테이션할수있는템플릿등제시 -NAA 의 DIRKS 실행확산전략 : DB 제공, 교육, 자문 19

20 2. 업무프로세스분석표준 III. 국가표준화동향 ISO 에서는기록관리가업무프로세스에기반해야함을강조 - 기록관리관점에서업무프로세스를분석할수있는기준이나도구필요 호주업무프로세스분석표준 (AS 5090-Work Process Analysis for Recordkeeping) -DIRKS 방법론의 A-C 단계지원을위해 2003 년 8 월공표 ( 주로 B 단계업무활동분석지원 ) - 기능분석 (Functional analysis) 과순차분석 (sequential analysis) - 현재 ISO/TC46/SC11 에서 AS 5090 을 ISO 표준으로출판하기위한작업진행중 20

21 3. 전자기록관리시스템기능표준 III. 국가표준화동향 행정부처의기록관리시스템을위한기능요건이최근완료된행정자치부 ISP사업에서도출 -요건기술자체가그대로표준이되는것은아니며, 표준의형식에따라재구조화할필요 관련표준 미국국방부 DoD STD -PRO와 EU 의전자기록관리시스템표준에영향을미침. 2002년 6월개정판발행 유럽연합 Moreq - 유럽연합소속국가간의데이터교환을위한프로그램개발일환으로마련 년 5 월초판, 2002 년 10 월최종본발행 영국 PRO 표준 - 정부기관의전자기록관리시스템을위한표준 -ERMS 기능규격 ( 제 1 권 ), 메타데이터표준 (2 권 ), 참고자료 (3 권 ), 실행지침 (4 권 ) 으로구성 21

22 3. 전자기록관리시스템기능표준 III. 국가표준화동향 호주 NAA 표준 년 2 월전자기록관리시스템소프트웨어를위한기능표준 ( 잠정판 ) 발표 -DIRKS 방법론의 D-H 단계를지원하기위한도구 EDMS/ERMS 통합모형 -미국국립표준국 (ANSI), 국제 ECM 협회 (AIIM), 미국기록관리전문가협회 (ARMA) 공동개발 -ERMS와 EDMS의통합표준위원회를구성 ECM ( 엔터프라이즈컨텐츠관리 ) 의구성요소와 ERMS 통합방안연구중 22

23 4. 메타데이터표준 III. 국가표준화동향 1) 영국및호주의기록관리메타데이터표준 - 영국 PRO 의메타데이터표준, 호주의레코드키핑메타데이터표준 - 양국의메타데이터표준은전자기록을염두에두고개발 v 상호운용성을고려한메타데이터정비 1. 현용및준현용단계기록관리를위한메타데이터표준개발 -행정자치부 ISP결과에포함된메타데이터요소를반영하여표준으로재설계 2. 국가기록원을중심으로보존기록관리 (AMS) 메타데이터재설계 -RMS와연계 -국가기록원의기록물기술규칙적용 3. 전자정부메타데이터표준을정비하고기록관리메타데이터와연계관리 23

24 4. 메타데이터표준 III. 국가표준화동향 한번생산하여여러번사용하자 (Create Once, Use Many Times) - 라이프사이클전반에걸친메타데이터활용 - 기록관리과정에서획득된메타데이터를전자정보공개및행정정보제공서비스에재사용 2) 전자정부메타데이터표준 - 호주의전자정부메타데이터표준 AGLS - 영국의전자정부메타데이터표준 e-gms (Government Metadata Standard) 24

25 4. 메타데이터표준 III. 국가표준화동향 3) 보존기록을위한메타데이터표준 ISAD(G) 와 ISAAR(CPF) -ISAD(G) 기술요소는대부분업무관리시스템및 RM 에서상속 -ISAAR(CPF) 전거레코드기술요소 :RMS 에서의행위주체, 업무활동메타데이터상속 호주 NAA 의 CRS 시스템 내용기술표준 -영국 MAD 3 (Manual of Archival Description 3판, 2000년개정 ) -캐나다 RAD (Rules for Archival Description, 2003년개정 ) -미국 DACS (Describing Archives : A Content Standard) 25

26 4. 메타데이터표준 III. 국가표준화동향 4) 웹기록및이메일기록을위한메타데이터표준 웹기록을위한메타데이터표준 - 캐나다정부기관의웹자원을기술하기위한메타데이터표준 - common Look and Feel 이라고불리며더블린코어에기반 이메일기록을위한메타데이터표준 -호주정부이메일메타데이터표준 (Australian Government Matadata Standard, AGEMS) -2005년호주 CIO위원회와 NAA제안 26

27 5. 용어표준화지침 III. 국가표준화동향 호주 - 기능시소러스개발을지원하기위한지침 - 공통기능시소러스 : Keyword AAA:A Thesaurus of General Terms - 정부기능시소러스 : AGIFT (Australian Governments Interactive Function Thesaurus) 27

28 6. 기록유형별관리지침 III. 국가표준화동향 미국 NARA : 웹기록관리를위한지침 영국 TNA : 이메일기록관리를위한지침 미국 ARMA : 이메일기록관리지침 ARMA 의표준활동 미국의기록관리전문직협회로서 RM 관련다양한표준개발 년이래로미국표준국 ANSI 가인증한표준개발기관 ARMA 표준개발위원회 (Standards Development Committee, SDC) : -- 처분및보유스케줄표준지침등다양한지침, 기술보고서, 표준등출판 --ISO TC/ SC11 등다른조직의표준개발과정에도참여 28

29 7. 표준평가도구 III. 국가표준화동향 평가도구의유형 1) 기록관리 (RM) 체크리스트 - NARA: 연방기관들이기록관리를자체평가할수있는지침제공 2) 전자기록관리체크리스트 - 호주 NA: 전자기록관리자체평가점검표 3) 신뢰성있는보관소 (TDR) 체크리스트 - NARA 의 TDR 체크리스트 ISO TC46/SC11/WG4 는기록관리를위한자체평가가이드개발중 29

30 IV. 맺음말 q제언 표준개발의선후행관게및연계관계설정 법령과정책을통한제도화로표준수용 업무관리및행정정보관리와관련된정책안에편입 q기록관리5원칙 제1원칙 : 기록은만들어져야한다 제2원칙 : 기록은정확해야한다 제3원칙 : 기록은진본이어야한다 제4원칙 : 기록은무결성을가져야한다 제 5 원칙 : 기록은이용가능해야한다. - -NSW 완전하고정확한기록에관한표준 중 30

붙임 2018 년도기록물관리전문요원시험평가영역 (2017 년도와달라진사항은청색표시함 ) 1 ( ) -,,, -,,,,,,,, -, 출제영역주요항목지식 - 세부지식 기록관리연구수행 기록과기록관리의기본개념 기록관리의기본개념 기록관리연구수행 기록의가치와기록관리의필요성 기록관

붙임 2018 년도기록물관리전문요원시험평가영역 (2017 년도와달라진사항은청색표시함 ) 1 ( ) -,,, -,,,,,,,, -, 기록과기록관리의기본개념 기록관리의기본개념 기록의가치와기록관리의필요성 기록관리의기본개념과이론 기록관리의기본이론 한국기록관리의역사 기록과도서의차이 기록관리학의학문적특성과역사 국내외기록관리의역사와발전 기록관리학의연구동향및지향 기록생애주기,