9 차시시간은절약하고, 돈은버는회의기술을배우자! 1. 회의를위한회의는이제그만! 1) 점점길어지는회의 점점길어지는회의에대한해법 - 사전에회의할주제에대한자료를미리준비한다. - 회의시간을정해놓고한다. 회의시간이나주제에대해서정확하게고지하지않고출발하는회의는바로질낮은회의로직결된다. 2) 질낮은회의 질낮은회의 - 의제가모호하면서우선열고보는회의 - 발언자가적은회의 - 잡담이많은회의 - 중도이탈자나불참자가많은회의 질낮은회의를벗어나기위해서는 - 회의를소집하기전에추가되는안건에대해충분한공지 1
- 회의에대한규칙을정해놓고진행예 ) 팀원한명이한개의안건을준비한다. 휴대전화는꺼둔다. 회의시불참자는없도록한다. 3) 실행이어려운회의회의에서도출된의견이실제로실행을하려고하면실행이잘되지않는경우 : 불필요한회의 - 회의를부정적인경험으로인식 - 추후회의시의견도출실패확률높음 결정이된안건은회의단계에서실행가능한가에대해서충분히검토를한후에결론 효과적인회의를위한실행지침 1. 회의에관련된기준제시 2. 회의에대한기본지식이해 3. 회의의기준을토대로실행 2. 회의의질을높이기위한효율적회의방법을익히자. 1) 다른회사는어떻게회의를할까? 1 구글 - 회의시작전에참석자들에게회의주제를공유 - 스크린을설치해작성중인회의록내용을참석자들이보도록유도하여오류에대한즉각적수정가능 - 마이크로미팅 (micro meeting) 실시를통한회의시간절약 : 주제에따라 5 10분소규모미팅 - 오피스아워 (office hours) 실시 : 매일오후 4시부터 90분간고위임원에게찾아오는순서대로회의실시 (90분동안최대 15건 ) - 철저하게데이터를근거로판단 - 추상적인개념이아니라경영도구를활용해 10% 성능개선 과같은객관적근거제시 2 삼성 - 회의전세가지를생각하고시작 1. 회의가꼭필요한가? : 스스로결정해도되는사항이있는지생각하라. 2
2. 회의참석자를최소화하라. : 회의의빈도나회의시간을줄일수있는지생각하라. 3. 회의를통합하거나권한위임을할수있는가? : 회의안건을빨리해결할수있는지점검 - 회의없는날운영 - 회의시간도한시간이내로제한해가급적빠른의사결정유도 3 한국도로공사 - 이노미팅 (inno meeting) 실시 혁신 (innovation) + 회의 (meeting): 성과를창출하는혁신이일어나는만남 이노코디 ( 퍼실리테이터 ) 를통해회의진행 : 상사가일방적으로지시하던관행에서벗어나모든조직원들이회의에참여할수있는소통의기회 - 이노미팅의 4가지원칙 1. 모든사람이참여하고함께책임진다. 2. 누구나쉽게문제해결의프로세스와도구를배워회의에참여할수있다. 3. 실행계획까지미리포함해회의를설계하고회의결과물은학습조직에서직접실행할수있도록했다. 4 마이크로소프트 (MS) - 회의안건을참석자들에게미리배포하고검토유도 - 회의시작시안건에대한프레젠테이션과정없이곧바로토론시작 5 IBM - 문제를해결할수있는사람이라면직위에관계없이회의참석 ( 회의참석자구성에중점 ) 6 캐논 - 회의실의모든테이블다리를 30cm씩높이고서서회의 - 회의시종이자료반입금지 : 자료를읽는시간단축, 낙서등을통한집중력감소방지 7 GE - 회의가끝난후에도회의에서결정된사항이실제로실행이되고있는지를꼭확인 - 회의주관팀에서는추진사항을보고이를통해평가를하고보상 2) 회의는왜하는것일까? 1 회사에서회의를하는이유 - 많은사람을문제해결에동참시킴으로써생각의질을높임 - 타인의지식활용으로성과를극대화 회의의목적 1. 팀이나회사에서현재어떤전략으로경영을하고있는지조직원에게공문을내리지않기때문에회의를통해서자연스럽게함께고민할수있는기회를갖는다. 즉, 팀이나회사의목적을주지시키기위함이다. 3
2. 의사결정과정에팀원이참여함으로써팀이나회사의활동을실행할수있는이유를만들어주게된다. 즉, 팀원들스스로회의결과에대해서참여할수있는동기를부여할수있으며회의의안건이라는새로운자극을통해서스스로문제해결을유도할수있다. 3. 일반적으로많은사람이알고있는현재상황을진단하고문제나장애를해결하기위해서회의를실행하고있으며회의를통해서많은사람들의의견을수렴해서신선하고독특한아이디어나힌트를얻을수있다. 4. 동료들의의견을듣고여러사람의사고방식을결집하고정리하면서방향을결정지음으로써발상의전환과새로운아이디어를구할수있다. 2 회의목적검토 - 회의를꼭열어야하는가? - 회의가정말로필요한가? - 회의참석자들이중요한업무나업무공석으로발생하는손실이어느정도인가? - 회의에의한업무정체는없는가? - 회의내용이시기적으로적절한가? 3) 회의, 기초는알고넘어가자!! 1 회의시간 - 시간과참석자를정하는기준은회의의목적에따라달라진다. 회의참석자가외근이가장없는요일과시간을선택 회의주제에맞는시기를결정 2 회의참석자 - 회의안건에대한경험이나경력이있는사람 - 안건에대한문제의식을갖고있는사람 - 안건에대해서의견을갖고발표할수있는사람 - 문제의식을갖고있는사람 - 주제와관련해서관계가있고실행이가능한사람 3 회의장소 - 회의장소를선택을할때기본적으로고려해야하는사항 참석자수에따라서회의실의크기는달라진다. 회의가다른부서나팀과중복되지않도록시간을조정해서정한다. 회의의목적이나성질에따라서회의실설비나책상배치를체크한다. - 회의장소에서참석자들의위치 리더를중심으로왼쪽다음에오른쪽순으로앉는다. 같은그룹의사람은떨어져서앉도록한다. 4
적극적인사람은리더와얼굴을마주대하지않는곳이좋다. 소극적인사람은리더가잘볼수있는곳에착석한다. 4 회의예절 ( 에티켓 ) - 회의진행에협력한다. - 회의안건에대해사전에숙지하고회의준비를하고참석한다. - 반대의견이나오더라도감정적으로대처하지않는다. - 다른의견을갖고있을수있으나회의에서편을가르지말아야한다. - 참석자의입장이공평해야한다. 5 회의의룰 참석자가모두참여해서룰을만드는것이좋다. - 정해진시간을엄수해야한다. - 회의의리더를존중한다. - 소수의의견이나반대의의견도존중해야한다. - 질문이있을경우질문을활용해야한다. - 결론을존중해야한다. 6 회의사전체크리스트 1. 회의의목적 2. 회의의의제, 제목은적당한가 3. 어떤종류의회의인가 4. 참가자의인원은적절한가 5. 적절한참가자를선정여부 6. 회의장소는적당한가 7. 회의때필요한자료는준비되어있는가 8. 참가자에게배포할자료는준비되어있는가 9. 회의의시간은적당한가 10. 소요시간은적절한가 11. 그밖의준비물은없는가 7 회의진행방법 - 회의도입 처음만나서회의를진행할경우자기소개와인사를하고시작한다. 퍼실리테이터나리더가회의의목적과회의진행예정시간및진행방향을제시한다. - 회의전개 의제를제시한후의제에관련된타회사예나관련자료등을참고로제시한다. 각멤버에게질문을한다. 5
- 회의집약 회의의목적에맞는토론이진행될수있도록리더나퍼실리테이터가컨트롤을한다. 회의의주제를벗어나거나개인적인의견을고집하지않도록한다. 회의가마무리될때토론내용을정리해서회의한팀원이모두확인할수있도록한다. 토론이구체적으로논의될수있도록참가자에게구체적으로질문한다. - 회의의결론 결론이나면실행계획까지논의하고, 결정된내용을참석자모두에게확인시킨다. 결론의실행책임자를결정짓고결론을보고서로작성한다. 참가자전원에게감사인사를하고, 회의종료시간에맞춰서종료한다. 4) 회의를진행할때리더 ( 퍼실리테이터 ) 가하는일! 1 회의리더 ( 퍼실리테이터 ) 의역할 - 시간을적절히배분해야한다. - 회의룰을지킬수있도록유도한다. - 특정인및의견에힘을싣지않는다. - 시간종류시까지의견을정리한다. 2 리더 ( 퍼실리테이더 ) 의조건 - 리더십 - 공평성 - 평정심 - 강한의지 - 책임감 - 명랑함 - 논리성 3 리더질문주의사항 - 적절한통제 - 질의에대한응답 - 질문의방향을정확하게인지한후질문 - 한번에하나의질문으로압축 - 반복된질문주의 6
4 회의를성공시키는사전교섭방법 1. 정보가힘이다. 정보를충분히수집하고분석해둔다. 2. 평소에회의에참석할의사결정권자와만남을자주갖고사전교섭을하기쉽게상황을만들어야한다. 3. 사전교섭은계획단계에서설정하고있는것이좋다. 4. 사전교섭도타이밍이다. 타이밍에맞게사전교섭을하면성공확률이높다. 5. 상대의부정적인의견에대답할수있도록사전에준비를해둔다. 6. 사전교섭에서설득도있을수있다. 중요한사람부터설득하는것이중요하다. 3. 회의의성과 200% 향상시키기 1) 발산질문 - 브레인스토밍 - 활동 - 1. 채소 ( 과일 ) 에대해생각하고약 2 분간떠오르는것을쓴다. 2. 다른사람들이적은것과비교해본다. 3. 다른사람들이적은것과비교해보고동일한답이몇개나되는지세어본다. 7
브레인스토밍기법이란 - 1941년미국의광고회사부사장알렉스 F. 오즈번제창 : 저서 독창력을신장하라 (1953) - 일정한테마에관하여회의형식을채택하고, 구성원의자유발언을통한아이디어의제시를요구하여발상을찾아내려는방법 - 새로운아이디어를구하기위해서많이사용하는방법 브레인스토밍의원리 1. 한사람보다다수의사람에게서제기되는아이디어가많다. 2 아이디어의수가많을수록질적으로우수한아이디어가나올가능성이많다. 3. 비판을하지않으면창의적인아이디어는많아진다. 2) 수렴질문 - 3How 기법, 그룹핑 ( 주제별모으기 ), 토론 ( 신호등토론 ), 결정 (Dotting) 이번에는질문을바꾸기로한다. 1. 오늘아침에본 채소 ( 과일 ) 에대해생각하고약 2분간떠오르는것을쓴다. 2. 다른사람들이적은것과비교해본다. 3. 다른사람들이적은것과비교해보고동일한답이몇개나되는지세어본다. - 그룹핑 ( 주제별모으기 ) 도출해낸아이디어를비슷한그룹으로묶는방법 중복되지않고전체의아이디어를모두포함할수있는 MECE방식으로그룹의축을설정 그룹의축에아이디어를하나씩검토를하고, 각그룹안에집어넣는방식으로진행 아이디어를중심으로실행방안이구체화 - 3How기법 그룹핑기법으로도출해낸아이디어를 구체적으로어떻게실행하는가? 라는것에초점 어떻게? 라는질문을하고, 도출한결과를바탕으로또 어떻게? 라는질문을연달아서 8
3회실시 구체적인실행방법을도출 - 신호등토론 구체화시킨해결책을거꾸로재질문을했을경우에아이디어가실행이가능한가에대해파악가능 예 : 영업력을강화하기위해서는신규거래처를늘리면된다 라는해결방안이도출됐다고했을때, 문장을거꾸로다시만들어서 신규거래처를늘리면영업력이강화가되는가? 라고재질문을했을때회의에참석한사람들이수긍 실행이가능한아이디어로결론이도출 3) 상황별해결방법 - 발언이적어졌다. 1. 발산기법인브레인스토밍기법을활용한다. 2. 발언할사람을지목한다. - 사적인말이많아졌다. 1. 휴식시간을갖는다. 잠시쉬거나커피타임식으로중단한다. 2. 리더 ( 퍼실리테이터 ) 가전원에게주의를준다. - 자리를뜨는사람이많다. 1. 휴식시간을갖는다. 2. 리더가룰에대해서이야기한후주의를준다. 3. 시간이촉박하지않다면결정을내릴필요가없이다음과제로넘어간다. - 냉소적이다. 1. 아이스브레이킹을한다. - 회의에지각하거나불참한다. 1. 회의의목적을명확히주지시킨다. 2. 회의준비를하도록한다. - 팀장의협조가부족하다. 1. 회의가진행되기전에사전조율한다. 2. 전권을위임한다. - 결론이안난다. 1. 수렴기법을활용하여구체적인해결책이나올수있게한다. 9
4) 시간의흐름따른회의진행 - 회의시작전 1. 목적의명확화 : 회의를진행하는목적에대해서참가자에게주지시킨다. 2. 문제의식 : 문제를해결하기위해서는해결하려는의지가있어야한다. 3. 준비사항 : 회의의제에관련된자료를준비하고, 진행방식과스케줄을확인하고공지한다. - 회의진행중 1. 아이디어발산 : 브레인스토밍 2. 수렴기법 : 그룹핑 ( 주제별모으기 ), 3How기법, 토론 ( 신호등토론 ) - 회의종료후 1. 회의록은반드시작성한다. 2. 해결책을공유한다. 3. 중점과제는리더가최종결정한다. 10