기록물관리시행세칙 [ 제정 2018.09.28. 세칙제 9 호 ] 주무부서 : 상생경영팀 제 1 장총칙 제1조 ( 목적 ) 이세칙은그랜드코리아레저주식회사 ( 이하 회사 라한다 ) 문서관리규정제56조, 공공기록물관리에관한법률 ( 이하 공공기록물법 이라한다 ) 제13조및동법시행령 ( 이하 시행령 이라한다 ) 제10조에의거하여기록물의관리및기록관운영에필요한사항을세부적으로규정하여기록물의안전한보존과효율적인활용을도모함을목적으로한다. 제 2 조 ( 적용범위 ) 회사의기록물관리에관하여다른법령또는관계내규등에특별히정함이 있는경우를제외하고는이세칙이정하는바에따른다. 제3조 ( 용어의정의 ) 이세칙에서사용하는용어의정의는다음과같다. 1. 기록물 이라함은회사의업무와관련하여생산또는접수한문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서등모든형태의기록정보자료와행정박물 ( 行政博物 ) 을말한다. 2. 기록물관리 라함은기록물의생산, 분류, 정리, 이관, 수집, 평가, 폐기, 보존, 공개, 활용및이에부수되는제반업무를말한다. 3. 기록관 이라함은기록물을효율적으로관리, 보존, 활용하기위하여필요한보존서고공간, 열람공간, 사무공간, 작업공간, 보존시설및장비, 기록물관리시스템, 기록물관리전문요원및전문인력등을모두갖춘기구를말한다. 4. 기록물관리전문요원 ( 이하 전문요원 이라한다 ) 이라함은시행령제78조제1항에해당하는자를말한다. 5. 기록물주관부서 라함은문서의분류 배부 수발업무지원및보존 폐기 서식 직인의사용등기록물에관한사무를주관하는부서를말한다. 6. 처리부서 라함은작성 결재 등록 보관 수발등문서내용의처리를담당하는부서를말한다. 7. 보관 이라함은처리완결또는미결문서를기록관에이관하기전까지처리부서에서관리하는것을말한다. 8. 보존 이라함은보관후이관된문서를소정의보존절차에따라관리하는것을말한다. 9. 이관 이라함은처리부서에서보관중인문서를기록관에인계하여관리하게하는것을말한다. 10. 기록관리시스템 이라함은기록물의수집, 보존 ( 복제본제작및이중보존매체의제작을포함한다 ), 활용, 이관, 폐기등기록관에서기록물관리를전자적으로수행하
는시스템을말한다. 11. 전자기록생산시스템 이라함은기록물의처리과정을신속 간소화하기위하여기록물의생산, 등록, 유통, 이관, 보관및활용등을전자적으로처리가가능한시스템을말한다. 12. " 기록물분류기준표 " 란처리부서별, 단위과제별로보존기간, 보존장소, 보존방법, 비치여부등을정한 표 를말한다. 제 4 조 ( 기록물관리의원칙 ) 기록물은생산부터활용까지의모든과정에걸쳐진본성, 무결성, 신뢰성및이용가능성이보장될수있도록관리되어야한다. 제 2 장기록관운영 제5조 ( 소속및구성 ) 1 기록관은기록물주관부서에설치하고, 기록물주관부서의실장또는팀장이기록관의장 ( 이하 기록관장 이라한다 ) 이된다. 2 기록관장은기록관의업무를효율적으로수행하기위하여기록물관리전문요원과기록물의정리 기술, 기록정보관리, 보존업무, 그밖에기록물관리의업무수행에필요한적정규모의인력을배치하여야한다. 3 기록관장은기록물관리업무를효율적으로수행하기위하여처리부서실장또는팀장이기록물관리책임자를지정하여처리부서의기록물관리업무를수행하도록하여야한다. 4 기록관장은효율적인기록관리업무수행을위하여본부및점단위에서고를둘수있다. 다만, 본부및점단위로서고를둘경우보존기간 30년이상기록물은본사기록관으로이관 관리하도록하여야한다. 제6조 ( 주요업무 ) 1 기록관은다음각호의업무를수행한다. 1. 기록물관리에관한기본계획수립 시행 2. 기록물수집 관리및활용 3. 기록관리기준표 [ 별표 1] 의관리 4. 기록물생산현황취합및중앙기록물관리기관 ( 국가기록원 ) 으로의통보 5. 주요회의록, 조사 연구 검토서, 간행물, 행정박물, 시청각기록물의관리 6. 미등록기록물의수집및등록관리 7. 기록물평가심의회운영및기록물폐기관리 8. 비공개기록물의공개재분류 9. 기록물서고관리 10. 기록물관리지도 감독및지원
11. 기록물의정수점검및실태조사 12. 중요기록물의재난대비계획수립 13. 기록관의시설및장비관리 14. 기록관리시스템의설치및운영 15. 활용대상주요기록물의디지털자료변환및검색 열람제공 16. 비전자기록물의파악및전자화 17. 보존가치가높은준이상기록물의보존매체수록 18. 기록물의검색 열람제공 19. 기록물에대한통계작성관리 20. 그밖에기록관의기록물관리에관한사항 2 제1항각호의업무에관한세부업무분장은기록관장이정한다. 제 1 절기록물의관리 제7조 ( 기록물의생산 ) 1 기록관장은회사가수행하는모든업무의과정과결과가기록물로생산 등록될수있도록하여야한다. 2 기록관장은조사 연구 검토서, 회의록및시청각기록물에대한생산등록 관리기준을작성 관리하여야한다. 제8조 ( 기록물의등록 ) 1 모든기록물은생산 접수한때에전자기록생산시스템으로생산또는접수등록번호가부여되어등록되도록하여야한다. 2 기록관에서직접수집한기록물은기록관의기록관리시스템에등록하여관리하며, 비전자기록물은전자화방안에따라전자화하여관리한다. 제9조 ( 기록물의분류 ) 1 기록물은 [ 별표 2] 의기록물분류기준표에따라처리부서 단위업무별로해당기록물을분류하여관리하여야한다. 2 기록물분류기준표에포함되지아니한문서를편철하기위한단위업무는기록물관리주관부서와협의하여신설하여야한다. 제 10 조 ( 기록물의편철 ) 기록물은업무수행과정이반영되도록단위업무의범위안에서 1 개 이상의기록물철을만들어해당기록물을편철하여야하며, 기록관장은단위업무별기록 물철작성기준을정하여기록물을체계적으로편철ㆍ관리하여야한다. 제 11 조 ( 기록물의정리 ) 1 기록관은처리부서에서생산완결된기록물의정리를위하여매 년 2 월말까지공개여부 접근권한재분류, 분류 편철 확정등에대한교육을실시하고
확정하여야한다. 2 처리부서의실장또는팀장은제 1 항에따라전년도에생산완결된기록물을정리하여 그결과를매년 5 월 31 일까지기록관에통보하여야한다. 제12조 ( 기록물의이관 ) 1 처리부서는매년생산완결된기록물을보존기간기산일로부터 2년의범위이내에 [ 별지제1호서식 ] 의이관목록을작성하여기록관으로이관하여야한다. 다만, 처리부서에서업무참고등의필요가있는기록물의경우에는사전에 [ 별지제2호서식 ] 의이관연기신청서를기록관에제출하여야한다. 2 제1항단서조항에따라이관연기가결정된기록물은보존기간기산일로부터 10년의범위이내에처리부서에서업무참고로활용할수있으며, 업무참고활용의목적이달성된경우기록관으로당해기록물을이관하여야한다. 3 기록관장은필요하다고판단될경우, 사업소에서기록관으로이관하여보존하지않고자체보존할수있다. 4 전자문서를이관하는때에는정해진절차에따라전자적인방법으로이관하여야한다. 5 직제개편, 한시조직의해산등의경우에기록관장은업무를인계인수하는부서간에 [ 별지제3호서식 ] 의기록물인계인수서를작성하여관리하도록하여야하며, 업무를승계하는부서가없는경우에는당해기록물을기록관에서이관받아관리하여야한다. 제13조 ( 비밀기록물의이관 ) 처리부서에서생산ㆍ접수한비밀기록물이다음각호의어느하나에해당할경우에는 [ 별지제4호서식 ] 의비밀기록물이관목록을작성하여기록관으로이관하여야한다. 1. 일반문서로재분류한경우 2. 예고문에따라비밀보호기간이만료된경우 3. 생산후 30년이지난경우 제14조 ( 행정박물의관리 ) 1 행정박물이란업무수행과관련하여생산 활용한형상기록물로서, 관리해야하는행정박물의범위는 [ 별표 3] 와같다. 2 회사가제1항에따른행정박물을생산, 접수또는취득하였을경우에는기록관이정하는방식에따라관리번호및등록정보를생산 관리하여야한다. 3 행정박물중보존가치가높은경우에는기록관으로이관하여관리해야하며, 유형별이관시기는 [ 별표 4] 과같다. 4 처리부서는업무활용, 전시등의목적을위하여필요한경우에는기록관과협의하여이관시기가도래한행정박물의이관시기를연장하거나, 기록관에서보존중인행정박물을대여받아사용할수있다. 5 기록관은행정박물이다음각호의어느하나에해당하는경우에는제18조에따른절차를거쳐행정박물을폐기할수있다.
1. 행정적 역사적 문화적 예술적가치의변동으로인하여보존의필요성이상실된 것으로인정되는경우 2. 심각한물리적훼손으로복원이불가능한경우 제15조 ( 기록물의보존 ) 1 기록물의보존기간은 준 30년 10년 5년 3년 1년의 7종으로구분하며, 보존기간별책정기준은 [ 별표 5] 와같다. 다만, 업무의성격및문서의내용에따라그기간을연장운영할수있다. 기록관에서인수한기록물은기록물형태, 처리부서등을구분하여서고에배치하여야한다. 2 분류표에명시되지아니한문서는업무의성격및내용상가장유사한문서로분류하여보존연한을설정한다. 3 보존연한은처리완결다음연도 1월 1일부터기산한다. 4 기록관에는보존현황을파악하기쉽도록보존문서기록대장을기록 비치한다. 제16조 ( 보존방법 ) 1 문서는전산보존을원칙으로한다. 다만, 종이로출력하여결재한문서와컴퓨터파일형태로보존함이적절하지아니한문서는그러하지아니하다. 2 중요문서는보존매체에복사하는등의방법으로이중보존하여야한다. 3 기록물주관부서및문서관련정보통신망담당부서는문서가분실 도난 유출 변조또는훼손되지아니하도록관리하여야한다. 제17조 ( 기록물의서고배치 ) 1 기록관에서인수한기록물은기록물형태, 처리부서등을구분하여서고에배치하여야한다. 2 제1항에따른기록물의서고배치에대한구체적인배열방식은기록관장이정한다. 3 기록관장은기록물의안전한보존을위하여서고별로관리책임자를지정하여야하며, 기록물의정수점검및상태점검실시, 항온항습환경구축등을위하여필요한조치를취하여야한다. 제18조 ( 기록물의평가및폐기 ) 1 기록관장은보존중인기록물중보존기간이경과한기록물을평가및폐기할경우공공기록물법시행규칙제35조의규정에따라기록물평가심의서를작성하고이에따라폐기하여야한다. 2 처리부서에서는모든문서를임의로폐기할수없으며, 반드시폐기대상문서는기록관의감독및기록물평가심의회심의를거쳐폐기하여야한다. 3 처리부서에보관중인기록물을폐기하고자하는경우에는실시계획에따라일괄적으로폐기대상목록을기록관으로제출하여야한다. 기록관은이를토대로전체의평가및폐기대상기록물목록을작성및취합하여야한다. 4 기록관보유기록물을폐기하고자하는경우에는보존기간이경과한기록물목록을전문요원이작성하여각처리부서의의견청취를위해평가폐기대상기록물목록을각처리부
서로송부하여야한다. 5 제3항또는제4항의규정에따라기록물의평가및폐기할경우에는처리부서의의견을바탕으로전문요원의심사를거친후기록물평가심의회를개최하여해당기록물의폐기여부를최종적으로결정하여야한다. 6 기록관장은폐기업무의효율적추진을위해기록물평가심의회개최시기및폐기처리시기를별도로정할수있다. 7 폐기보류로구분된기록물은 2년마다보존가치를재평가하여야한다. 8 전자기록물을폐기하는경우에는해당기록물에포함되어있는모든정보를물리적으로복구할수없도록삭제하여야하며, 비전자기록물은소각, 파쇄, 용해등의방식으로폐기하여야한다. 9 기록물을폐기할때에는기록관전문요원의입회및감독하에폐기의전과정이이루어져야한다. 제 2 절기록물평가심의회 제19조 ( 기록물평가심의회의구성 ) 1 기록물평가심의회 ( 이하 심의회 라한다 ) 는기록물평가심의회위원장 ( 이하 위원장 이라한다 ) 1인을포함하여 5인이내로구성하며, 2인이내의민간전문가외부위원을위촉 운영한다. 2 심의회위원장은기록관장으로한다. 3 심의회위원은다음각호에해당하는사람중에서구성한다. 1. 심의회의내부위원은평가심의대상기록물처리부서의실장또는팀장중에서 2인을임명한다. 2. 민간전문가외부위원은역사학, 행정학, 문헌정보학, 기록관리학등관련전공자로기록물의보존가치평가에지식과경험이풍부한사람중에서사장이위촉한다. 3. 심의회사무를처리하기위하여간사와서기를둔다. 간사는기록물주관부서의담당자가담당하고서기는전문요원이담당한다. 4 위원의임기는 2년으로하고연임할수있다. 5 민간전문가외부위원에대하여는예산의범위안에서회의수당등필요한경비를지원할수있다. 제20조 ( 심의 ) 1 위원장은심의회가개최되기 1주전에심의안건, [ 별지제5호서식 ] 의기록물평가심의서및평가심의에필요한자료를위원들에게송부한다. 2 심의회는다음각호의사항을심의한다. 1. 평가대상기록물에대한처리부서의의견과기록물관리전문요원의심사결과의적정성여부 2. 기록물에대한보존기간조정 3. 그밖에기록물의폐기와관련하여필요한사항
제21조 ( 소집및의결 ) 1 심의회는위원장이필요하다고인정하는경우에이를소집한다. 2 심의회는대면심의를원칙으로한다. 3 심의회는재적위원과반수의출석과출석위원과반수의찬성으로의결한다. 4 위원은회의개최가필요하다고판단되는경우에는위원장에게회의소집을요구할수있다. 이경우위원장은개최사유를검토하여필요하다고판단되는경우회의를소집하여야한다. 제 22 조 ( 위원장의직무 ) 1 위원장은심의회를대표하며회의를총괄한다. 2 위원장이유고로인하여직무를수행할수없는경우에는위원장이지명한위원이그 직무를대행한다. 제23조 ( 위원의의무 ) 1 위원은기록물평가심의에성실히임하여야하며, 업무상취득한정보및자료에대한보안의무를준수하여야한다. 2 위원은심의에앞서 [ 별지제6호서식 ] 의기록물평가심의서약서를작성하여위원장에게제출하여야하며, 부득이한사유로심의회에참석하지못하는경우에는 [ 별지제7호서식 ] 의서면의견서로의견을제출할수있다. 3 위원은심의종료후 [ 별지제8호서식 ] 의기록물평가심의의결서에서명하거나기명날인하여야한다. 제 24 조 ( 심의회기록관리 ) 1 간사는기록물평가심의서, 심의의결서, [ 별지제 9 호서식 ] 의 회의록등심의회관련기록을전자기록생산시스템에등록 관리하여야한다. 2 기록물평가심의회관련기록물은보존기간을로책정하여보존하여야한다. 제 3 절기록물의전산화관리 제25조 ( 보존시설및장비의확보 ) 1 기록관장은기록물의안전한보존 관리를위하여시행령제60조제1항에따른보존시설 장비및환경기준을갖추어야한다. 2 기록관장은기록물의효율적인관리및활용을위하여적정한보존서고공간, 작업공간, 열람공간, 사무공간을확보하여야하며기록물의활용에필요한기록관리시스템과열람장비를갖추어야한다. 제26조 ( 기록관리시스템및장비구축 ) 1 기록관에서는문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서등모든기록물을효율적으로관리할수있도록기록관리시스템과관련장비를구축하여야한다. 2 기록관리시스템은보유기록물의생산현황보고, 이관목록의제출, 주요기록물에대한검색
활용등이가능하도록구축하여야한다. 제27조 ( 기록관리시스템의점검및유지보수 ) 1 기록관장은기록관리시스템이효율적으로운영될수있도록시스템및관련장비에대한정기점검을실시하여야한다. 2 기록관장은기록관리시스템및관련장비의유지보수가전문성을필요로할경우에는전문업체에유지 보수를의뢰할수있다. 제 28 조 ( 주요기록물의전산화 ) 기록관장은문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등기록관과처리부서의기록물중활용가치가높은기록물에대하여전산화를추진하여 기록정보의신속한검색 열람활용이가능하도록하여야한다. 제 29 조 ( 전산화기록물의보존관리 ) 전산화기록물은스토리지 ( 이동식하드를포함한다 ), 디스 크, 자기테이프 (DAT 등모든테이프를포함한다 ), 디스켓, 광화일또는 CD 자료등매체에 따라구분하여관리한다. 제30조 ( 전자기록물의백업및보존 ) 1 기록관장은기록물의안전한보존을위하여백업담당자를지정하여주기적으로백업을실시하여야한다. 2 백업담당자는백업진행상태를수시로점검하여야하며, 백업자료를도난및훼손의우려가없는안전한장소에분산보관하여야한다. 3 백업주기, 백업방법, 백업대상및점검주기에대한백업관련제반사항은기록관장이별도로정한다. 제 4 절보안관리및점검 제31조 ( 보안관리 ) 1 기록관장은기록관의전산실및보존서고를제한구역으로지정하고보안관리를철저히하여야한다. 2 기록관의전산실및보존서고는외부인의출입을원칙적으로금지하며, 관람 견학등부득이하게출입하고자하는자는사전에기록관장의허가를받아야한다. 제 32 조 ( 긴급사태대비 ) 기록관장은기록관의전산실및보존서고에화재또는천재지변등 비상사태에대비하여재난대비계획을수립하여운영하여야한다. 제 33 조 ( 점검 ) 1 기록관의전산실근무자는다음각호의사항을이행하여야한다. 1. 전원및소화설비등시설물에대한일일점검 2. 중요전산자료의등록관리대장및입출력대장의관리
2 기록관의서고관리자및기록물관리전문요원은다음각호의사항을이행하여야한다. 1. 보존서고의각종전원및소화설비시설물작동상태와보존기록물의오손여부및해충의발생여부 2. 서고의온도및습도상태 3. 보존기록물의열람및대출상황의점검 제 5 절기록물의대출및열람 제 34 조 ( 열람시간 ) 기록관의열람시간은당일근무시간중으로한다. 다만, 기록관장이필요 하다고인정하는경우이를연장 단축또는변경하여운영할수있다. 제35조 ( 열람및대출의자격 ) 1 기록관의기록물을열람및대출할수있는자의자격은다음각호와같다. 1. 회사임 직원 2. 타기관등의학술연구또는비영리목적으로기록물을이용하고자하는자 2 제1항제2호의경우기록관밖으로의대출은금지한다. 제36조 ( 열람준수사항 ) 1 열람은기록관안에서하여야하며, 다음각호의어느하나에해당하는행위를하여서는아니된다. 1. 기록물의훼손 오손또는파기 2. 기록물을무단으로열람실외부로반출 3. 복사기등기록관시설의훼손또는파괴 4. 그밖에다른사람의열람에방해가되는행위 2 기록관의시설을이용하고자하는경우에는이용대장에필요한사항을기재하도록하고, 열람등에소요되는용지를부담하게할수있다. 3 기록물을열람하는자는기록관열람담당직원의지시에따라야한다. 4 회사직원이외의자가인계보존중인기록물의열람또는복사를요청한때에는기록관장의승인을받아야한다. 제37조 ( 대출기간 ) 기록관의기록물대출은다음각호에따른다. 1. 대출은직원의근무시간이내에함을원칙으로한다. 2. 기록물의대출기간은 7일 ( 공휴일포함 ) 이내로한다. 다만, 특별한사유가인정되는경우에는 1회에한하여연장할수있다. 3. 기록물을대출하고자하는자는 [ 별지제10호서식 ] 의기록물반출 반입서를작성하여야하며기록관장의승인을받아야한다.
4. 기록관장은제 2 호의규정에도불구하고기록물의보존상태나성격에따라대출의범위와 조건을달리할수있다. 제38조 ( 열람 대출의제한 ) 다음각호의어느하나에해당하는경우기록물의열람및대출을제한할수있다. 1. 비밀 ( 대외비포함 ) 이해제되지않은기록물을열람 대출하고자하는경우 2. 해당기록물과관련이없는자가열람 대출하고자하는경우 3. 다른법령에서기록물의열람또는대출을제한하고있는경우 4. 기록물의열람및대출로인하여타인에게손해를끼치거나정상적인업무의추진이곤란하다고인정되는경우 5. 관보및정기간행물등이미공개되어활용되고있는기록물 6. 망실또는파손되기쉬운기록물인경우 7. 대출로인하여업무수행에지장을초래하는기록물인경우 8. 보존기간이 30년이상인기록물을대출하고자하는경우 9. 그밖에기록물의성질상대출이부적합하다고인정되는경우 제 39 조 ( 대출기록물의전대금지 ) 대출받은기록물은타인이나다른기관에전대할수없다. 제40조 ( 대출기록물의반납 ) 1 기록물을대출받은자는정해진기간내에기록물을반납하여야하고, 대출기간의연장이필요한경우에는사전에연장신청을하여야하며, 이를이행하지않을경우에는추가대출을금지할수있다. 2 다음각호의어느하나에해당하는사유가발생한경우에는정해진기간전이라도지체없이대출기록물을반납해야한다. 1. 휴직, 정직, 퇴직또는대출기간을초과하는휴가, 병가, 장기출장의경우 2. 그밖에기록관장이대출기간전반납을요구하는경우 제 6 절기록물관리실태점검 제41조 ( 기록물관리실태점검및교육 ) 1 기록관장은기록물관리실태를연 1회이상점검하여야한다. 2 기록관장은기록물의관리업무와관련하여처리부서의기록물관리책임자를소집하여교육을실시할수있다. 제 3 장보칙 제 42 조 ( 준용규정 ) 이세칙에명시되지아니한사항으로서기록물관리및기록관운영에필
요한사항은공공기록물법을준용한다. 제 43 조 ( 세부사항 ) 이세칙의운영에관하여필요한세부사항은기록관장이따로정할수있다. 부칙 (2018.09.28.) 제1조 ( 시행일 ) 이세칙은 2018년 09월 28일부터시행한다. 제2조 ( 기록관리시스템에관한경과조치 ) 기록관리시스템구축이전까지는유사시스템으로기능을대체하여사용할수있다. 다만, 기록관리시스템구축시에는유사시스템의기록물은기록관리시스템으로이관 관리하여야한다.
[ 별표 1] ( 제 6 조 1 항관련 ) 1. 기록물분류체계 기록관리기준표 정책분야 회사내활동등에따른구분 ( 정책, 사업별 ) 정책영역 회사의본부별기능 대기능 실단위 중기능 팀단위 소기능 담당자 ( 법적근거 ) 단위과제 소기능세분화 단위과제카드 기록물건편철단위 2. 기록관리기준표작성서식 조직 정보 처리과 정책분야 정책영역 기능분류 대기능중기능소기능 코드명칭코드명칭코드명칭 유형구분 단위과제 코드명칭 현존여부 업무설명 보존기간 보존기간책정사유 관리기준 비치여부 비치이관시기 공개여부 접근권한
[ 별표 2] ( 제 9 조관련 ) 기록물분류기준표 중기능 소기능 단위과제 보존기간 감사 감사수감및결과조치 5 국회업무 국회관련업무관리 ( 자료제출 ) 3 기록관리 기록관리 5 민원 민원업무처리 ( 정보공개 ) 10 비상계획 보안 ( 비밀 ) 5 을지훈련 3 물품관리 5 복무관리 3 공통 사무분장 3 서무 서무업무 3 업무협조 3 인사업무 3 각종통계, 자료관리 5 성과관리 과제및성과관리 5 경영평가 5 업무계획보고 업무계획및보고 5 예산회계 예산편성및집행 5 중기능 소기능 단위과제 보존기간 감사일반 10 감사계획수립 5 감사이의신청 10 내부감사 감사결과처리 일상감사 10 자체감사 10 주무부처감사 5 기획감찰계획수립및실시 5 기강감사 5 비위직무감찰 정보수집및분석 5 사장지시사항처리 5 감사 사정기관이첩자료조사처리 5 외부기관조사요구사항처리 ( 청와대, 주무부처등 ) 5 감사수감계획수립 10 감사원감사 감사원처분요구사항처리 감사원처분요구사항재심의청구 준 부패방지대책추진 5 부패방지 공직자행동강령 10 비위면직자취업제한 10 퇴직공직자취업제한 10 공직윤리 재산등록심사및결과조치 10 재산등록의무자및등록서류관리 30 진정및비리신고처리 직원부조리신고창구운영 10 직원전용비리신고방운영 10 개인정보파일관리 10 보안 개인정보보호 개인정보파일대장 ( 목록집 ) 준 개인정보보안조치 3
중기능 소기능 단위과제 보존기간 개인정보보호지도점검 5 보안 개인정보보호 입출력자료관리대장 5 처리정보관리 5 사전재원배분 30 재정관리 예산성과관리제도운영 10 중기재정운영계획수립 30 기본사업비예산안편성 10 세입예산안편성 10 신규주요사업비편성 10 예산관련국회대응 ( 당정협의포함 ) 10 예산안편성 예산편성관련관련부처대응 5 예산편성지침관리및주요사업비예산편성 30 총액예산서 인건비예산안편성 10 예산 전시예산안편성 10 국고수입징수및관리 10 세입세출외출납업무 5 예비비관리 30 예산배정 5 이ㆍ전용 5 예산집행 이월 5 이체 5 정책연구비및회사공통경비관리 5 재정집행상황관리 10 지출실적통계관리및보고 5 지출원인행위 5 신사업추진계획 30 신사업 신사업 신사업관리일반 10 영업장이전 10 결산및결산지원 ( 분리 ) 10 결산 결산보고 결산보고서작성및보고 30 지출결산및수시보고 10 관서운영비교부ㆍ집행 5 세입세출외현금관리 10 지출ㆍ회계 자금관리 10 주식관리준 회계 채권관리 준 회계검사및결산 준 회계시스템운영 예산집행현황조회서비스제공 5 지출원인행위등재및지출결의등의요청 5 AUDIT 영업점 AUDIT 5 계약관리 5 계약 계약관리 계약정보관리 10 우선구매 10 일반집행 5 국정감사대응 국정감사수감 10 국정감사후속조치 10 국회 국회자료제출 5 국회대응 요구자료처리 3 국회업무보고작성 10
중기능 소기능 단위과제 보존기간 연간업무계획수립 업무계획수립 중ㆍ장기업무계획수립 30 월간주간업무계획수립 5 주요현안보고작성 10 사장주재회의운영 주요간부회의운영 회의관리 이사회관리 주주총회관리 기타주요위원회관리 각종공약지시사항 대통령ㆍ국무총리ㆍ장관지시사항관리사장지시사항관리 10 국민등의견수렴 10 대내외방문객관리 대내외일정관리 기획 사장보좌 소관분야자료수집및업무보좌 5 연설ㆍ훈시자료 사장지시사항연구검토 5 주요정책과제조정협의 국제행사유치및개최 준 양자간교류협력협정체결 국제교류 외국주최행사참가 10 외국과의실무회의 10 외국과의기관장급회의 과제평가 ( 특정과제, 자체평가, 소속회사평가 ) 경영평가 경영평가계획수립 10 주요정책평가실시 30 평가결과시정조치 10 연보발간 백서사사 ( 社史 ) 법무일반 고시및공고관리법률자문 유관기관대응관련 10 법무 사규제ㆍ개정사규제ㆍ개정규정ㆍ지침ㆍ편람집발간 10 소송소송수행 5 소송판결문 법령서비스제공 법령상담및질의회신 ( 중요사항 ) 10 법령정보서비스제공 3 정부연습실시 을지연습계획수립및실시 1 비상대비 비상근무관리 3 민방위업무집행계획수립 10 비상계획 민방위교육훈련 5 직장예비군및직장민방위편성운영 5 민방위편성ㆍ운영 직장예비군편성운영 5 예비군교육훈련 5 방위협의회운영 5 재난관리 10 재해관리 10 재난재해복구 10 재난재해 재난재해관리 재난재해예방 10 재난재해조직관리 10 특정관리대상시설관리 준 산업안전계획 10년
중기능소기능단위과제보존기간 재난재해재난재해관리산업안전관리 5 년 성과관리 인사관리 시설관리 행정관리 성과관리기획 정보시스템구축ㆍ운영 채용 인사운영 교육훈련 노사협력 사옥관리 조직진단관리 사무관리 성과관리일반 3 성과관리계획수립ㆍ운영 10 성과지표개발관리 10 성과계약평가 5 고객관리시스템구축ㆍ운영 10 성과관리시스템구축ㆍ운영 10 팀 ( 본부 ) 별학습 3 임직원채용관련 임직원채용계획수립및합격자발표 겸임겸직 3 근무평정 5 승진 10 인사기록카드관리 준 인사서류관리 준 인사발령원본 인사발령통보 3 전자인사관리시스템구축ㆍ운영 준 전보 3 전직 10 징계 30 퇴직 10 파견 5 휴직ㆍ복직 5 일용직인사관리 ( 청년인턴 ) 3 공무국외여행허가 10 공적심의회운영 10 상훈관리 ( 상훈심사위원회포함 ) 30 교육훈련일반 3 교재편찬 5 비전임교관관리 5 국내ㆍ외훈련 10 위탁교육 ( 교육생관리 ) 5 직급별교육 3 노사협약 노사협의 5 노사협력위원회운영 ( 회의록 ) 5 노동조합 3 사옥관리일반 3 사옥수급관리계획 10 사옥취득 사옥임대차계약관리 30 사옥설계도면관리 준 직제개정 조직정원관리 조직진단 ( 직무분석 ) 10 위임전결규정정비 10 기관및회사간업무협조 5 사무인계인수 5 서식관리 10 업무편람발간관리 10
중기능 소기능 단위과제 보존기간 사무관리 정책자료집발간 업무처리절차분석및과정표준화 30 업무추진절차개선 품질경영자체제안제도운영 30 지식관리시스템운영 30 고객만족도조사 5 고객관리 고객만족전략수립 5 고객친절도향상추진 5 정보공개심의회운영 준 행정관리 정보공개업무편람발간 5 정보공개 정보공개운영지침개정 10 주요문서목록작성비치 5 행정정보의공표ㆍ공개 준 불복구제처리 준 민원처리 10 민원사무편람및처리기준표관리 10 민원 민원실운영 5 민원조정위원회 10 전자민원시스템운영 10 정보자원관리계획수립 5 정보자원관리 전산기기보급및운영 5 전산자료데이터셋 30 정보시스템운영 10 정보화기본계획수립ㆍ추진 10 정보화대상업무발굴 10 행정정보화정보화진단및수준평가 10 행정업무정보화사용자계정ㆍ전자이미지서명관리준 전자직인관리 행정정보공동이용 10 행정정보보호 30 홈페이지구축ㆍ운영 홈페이지구축및개선 10 홈페이지운영 5 기획홍보 기업광고 10 건전비판대응 10 언론모니터링홍보오보대응 10 온라인홍보활성화 인터넷홍보 3 홍보전문성제고 주요업무홍보컨설팅 5 급여일반 5 급여 연봉 5 연금및사회보험 10 급여가압류 30 후생복지 주택보급알선 5 선택적복지제도운영 10 자산관리동산관리 부동산관리운영지원카드ㆍ칩스구매계획 10 카드ㆍ칩스관리카드ㆍ칩스관리 10 물품관리 10 물품관리전환 10 물품관리 불용품관리 10 재물조사 5 차량관리 10
중기능 소기능 단위과제 보존기간 물품관리 예술품관리 보안업무시행계획수립 10 비밀소유및인가자현황조사 5 문서보안 10 시설보안 10 보안관리 인원보안 10 장비보안 10 지역보안 10 통신보안 10 보안감사 5 당직근무관리 3 운영지원복무제도운영초과근무관리 3 정기휴가관리 3 각종출입증발급 5 증명관리 사원증발급 10 제증명발급 3 직인관리 직인관리인감관리 회사자체행사 3 행사 사장이ㆍ취임행사 5 주요행사 10 기타행사 3 사회공헌 사회공헌활동 10 봉사단활동 5 기록관운영 10 기록관기록관리시스템구축ㆍ운영 10 기록물관리실태점검 10 기록물이관 ( 생산현황보고포함 ) 기록물관리 기록물정리 10 기록물평가심의 ( 공개재분류포함 ) 기록관리 주요기록물관리 ( 시청각ㆍ회의록등 ) 보존매체수록현황관리 준 기록관리기준표변경신청 10 문서수발 3 도서관리 10 자료관리 열람대출 3 간행물관리 준
[ 별표 3] ( 제 14 조 1 항관련 ) 행정박물관리대상 유형 범위 관인 ( 官印 ) 류 ㆍ국새 ( 國璽 ) 및사장의직인등 견본류 ㆍ화폐, 우표, 훈장ㆍ포장등의견본류및도안류 상징류 ㆍ회사및공공업무와관련하여상징성을지니는현판, 기 ( 旗 ), 휘호 ( 揮毫 ), 모형, 의복, 공무용품등의상징물 기념류 ㆍ회사의주요홍보, 행사, 활동중에생산된홍보물및기념물 상장ㆍ훈장류 사무집기류 ㆍ국가를위한공로로수여받은훈장및포장ㆍ공공업무와관련하여수여받은상장 ( 패 ) 류 ㆍ대통령, 국무총리등주요직위에있던사람이업무수행에사용하였던사무집기류등 그밖의유형 ㆍ기록물관리기관의장이지정한그밖의유형
[ 별표 4] ( 제 14 조 3 항관련 ) 행정박물유형별이관시기 유형 이관시기 관인류 ㆍ신규관인제작, 명칭변경, 회사의폐업등으로관인을폐기하는때 견본류 ㆍ생산후 60 일이내 상징류 ㆍ명칭변경등으로신규상징물제작시ㆍ회사폐업시 기념류 ㆍ행사, 사업종료시 상장ㆍ훈장류 ㆍ수상후 1 년이내 사무집기류 ㆍ해당사무집기류활용종료시 그밖의유형 ㆍ기록물관리기관의장이정하는시기
[ 별표 5] ( 제 15 조관련 ) 보존기간별책정기준 보존기간 대상기록물 1. 핵심적인업무수행을증명하거나설명하는기록물중보존이필요한기록물 2. 국민이나회사의지위, 신분, 재산, 권리, 의무를증명하는기록물중보존이필요한기록물 3. 국가나지역사회의역사경험을증명할수있는기록물중보존이필요한기록물 4. 국민의건강증진, 환경보호를위하여필요한기록물중보존이필요한기록물 5. 국민이나회사에중대한영향을미치는주요한정책, 제도의결정이나변경과관련된기록물중보존이필요한기록물 6. 조직구조및기능의변화, 권한및책무의변화, 사장등주요직위자의임면등과관련된기록물중보존이필요한기록물 7. 일정규모이상의국토의형질이나자연환경에영향을미치는사업 공사등과관련된기록물중보존이필요한기록물 8. 국회또는국무회의의심의를거치는사항에관한기록물중보존이필요한기록물 9. 회사의연도별업무계획과이에대한추진과정, 결과및심사분석관련기록물, 외부기관의회사에대한평가에관한기록물 10. 대통령, 국무총리의지시사항과관련된기록물중보존이필요한기록물 11. 백서, 그밖에회사의연혁과변천사를규명하는데유용한중요기록물 12. 다수국민의관심사항이되는주요사건또는사고및재해관련기록물 13. 토지등과같이장기존속되는물건및재산의관리, 확인, 증명에필요한중요기록물 14. 장 차관급중앙행정기관및광역자치단체의장의공식적인연설문, 기고문, 인터뷰자료및해당회사의공식적인브리핑자료 15. 국회와중앙행정기관간, 지방의회와지방자치단체간주고받은공식적인기록물 16. 외국의정부기관혹은국제기구와의교류협력, 협상, 교류활동에관한주요기록물 17. 회사소관업무분야의통계 결산 전망등대외발표혹은대외보고를위하여작성한기록물 18. 다른법령에따라보존하도록규정된기록물 19. 회사의조직, 기능및회사과국민간의의사소통등에관한웹기록물및웹기록물관련시스템의구축ㆍ운영과관련된중요한기록물 20. 그밖에역사자료로서의보존가치가높다고인정되는기록물 준 1. 회사의신분, 재산, 권리, 의무를증빙하는기록물중관리대상자체가사망, 폐지, 그밖의사유로소멸되기때문에보존할필요성이없는기록물 2. 비치기록물로서 30 년이상장기보존이필요하나, 일정기간이경과하면관리대상자체가사망, 폐지, 그밖의사유로소멸되기때문에보존의필요성이없는기록물 3. 회사의권리, 신분증명및의무부과, 특정대상관리등을위한행정정보시스템의데이터셋 (dataset) 및운영시스템의구축과관련된중요한기록물 4. 토지수용, 보안업무규정 제 32 조에따른보호구역등국민의재산권과관련된기록물중 30 년이상보존할필요가있는기록물 5. 관계법령에따라 30 년이상의기간동안민 형사상책임또는시효가지속되거나, 증명자료로서의가치가지속되는사항에관한기록물 6. 그밖에역사자료로서의가치는낮으나 30 년이상장기보존이필요하다고인정되는기록물 보안업무규정 : 국가정보원법 제 3 조제 2 항에따라보안업무수행에필용한사항을규정
30 년 1. 회사의신분, 재산, 권리, 의무를증빙하는기록물중관리대상자체가사망, 폐지, 그밖의사유로소멸되기때문에보존할필요성이없는기록물 2. 비치기록물로서 30 년이상장기보존이필요하나, 일정기간이경과하면관리대상자체가사망, 폐지, 그밖의사유로소멸되기때문에보존의필요성이없는기록물 3. 회사의권리, 신분증명및의무부과, 특정대상관리등을위한행정정보시스템의데이터셋 (dataset) 및운영시스템의구축과관련된중요한기록물 4. 토지수용, 보안업무규정 제 32 조에따른보호구역등국민의재산권과관련된기록물중 30 년이상보존할필요가있는기록물 5. 관계법령에따라 30 년이상의기간동안민 형사상책임또는시효가지속되거나, 증명자료로서의가치가지속되는사항에관한기록물 6. 그밖에역사자료로서의가치는낮으나 30 년이상장기보존이필요하다고인정되는기록물 10년 5년 3년 1년 1. 30 년이상장기간보존할필요는없으나회사의주요업무에관한기록물로 5 년이상의기간동안업무에참고하거나회사의업무수행내용을증명할필요가있는기록물 2. 회사의주요업무를제외한일반적인사항과관련된기록물 3. 관계법령에따라 5 년이상 10 년미만의기간동안민 형사상책임또는시효가지속되거나, 증명자료로서의가치가지속되는사항에관한기록물 4. 다른법령에따라 5 년이상 10 년미만의기간동안보존하도록규정한기록물 5. 그밖에 5 년이상 10 년미만의기간동안보존할필요가있다고인정되는기록물 1. 처리부서수준의주요한업무와관련된기록물로서 3 년이상 5 년미만의기간동안업무에참고하거나회사의업무수행내용을증명할필요가있는기록물 2. 회사을유지하는일반적인사항에관한예산 회계관련기록물 (10 년이상보존대상에해당하는주요사업관련단위과제에포함되는예산 회계관련기록물의보존기간은해당단위과제의보존기간을따른다 ) 3. 관계법령에따라 3 년이상 5 년미만의기간동안민사상 형사상책임또는시효가지속되거나, 증명자료로서의가치가지속되는사항에관한기록물 4. 다른법령에따라 3 년이상 5 년미만의기간동안보존하도록규정한기록물 5. 그밖에 3 년이상 5 년미만의기간동안보존할필요가있다고인정되는기록물 1. 처리부서수준의일상적인업무를수행하면서생산한기록물로서 1 년이상 3 년미만의기간동안업무에참고하거나회사의업무수행내용을증명할필요가있는기록물 2. 행정업무의참고또는사실의증명을위하여 1 년이상 3 년미만의기간동안보존할필요가있는기록물 3. 관계법령에따라 1 년이상 3 년미만의기간동안민 형사상의책임또는시효가지속되거나, 증명자료로서의가치가지속되는사항에관한기록물 4. 다른법령에따라 1 년이상 3 년미만의기간동안보존하도록규정한기록물 5. 그밖에 1 년이상 3 년미만의기간동안보존할필요가있다고인정되는기록물 6. 각종증명서발급과관련된기록물 ( 다만, 다른법령에증명서발급관련기록물의보존기간이별도로규정된경우에는해당법령에따름 ) 7. 처리부서수준의주간 월간 분기별업무계획수립과관련된기록물 1. 행정적 법적 재정적으로증명할가치가없으며, 역사적으로보존하여야할필요가없는단순하고일상적인업무를수행하면서생산한기록물 2. 회사내처리부서간에접수한일상적인업무와관련된사항을전파하기위한지시공문 3. 행정기관간의단순한자료요구, 업무연락, 통보, 조회등과관련된기록물 4. 상급기관 ( 부서 ) 의요구에따라처리부서의현황, 업무수행내용등을단순히보고한기록물 ( 취합부서에서는해당단위과제의보존기간동안보존하여야한다 )
[ 별지제 1 호서식 ] ( 제 12 조 1 항관련 ) 이관목록 1. 기록물철단위로이관하는기록물 처리부서명 : 인계자직급및성명 : 이관연도 : 인수자직급및성명 : 처리부서명 기록물철 관리번호 기록물철제목수량기록물형태생산년도종료년도보존기간비고 2. 개별기록물 ( 건 ) 단위로이관하는기록물 처리부서명 : 인계자직급및성명 : 이관연도 : 인수자직급및성명 : 처리부서명등록번호제목 기록물형태 쪽수 기록물철관리번호 공개구분 공개제한쪽표시 비고
[ 별지제 2 호서식 ] ( 제 12 조 1 항관련 ) 기록물이관연기신청서 1. 기록물철의이관을연기하는경우 처리부서명 : 일련번호 처리부서명 기록물철 관리번호 기록물철제목생산년도이관희망연도 연장사유 2. 개별기록물 ( 건 ) 의이관을연기하는경우 처리부서명 : 일련번호처리부서명등록번호제목생산년도이관희망연도 연장사유
[ 별지제 3 호서식 ] ( 제 12 조 5 항관련 ) 기록물인계인수서 기록물철인계인수서 부서명 : 인계인수일 : 일련번호인계부서인수부서보존연한기록물철명수량형태보관위치담당자비고 인계자직급 : 성명 : ( 인 ) 인수자직급 : 성명 : ( 인 ) 확인자직급 : 성명 : ( 인 )
[ 별지제 4 호서식 ] ( 제 13 조관련 ) 비밀기록물이관목록 처리부서명 : 인계자직급및성명 : 이관연도 : 인수자직급및성명 : 관리번호 단위업무 제목생산연월일 비밀등급 보호기간 보존기간 기록물형태 쪽수 재분류일자 등급변경 재분류결과 공개여부 비공개근거 공개제한쪽표시
[ 별지제 5 호서식 ] ( 제 20 조관련 ) 기록물평가심의서 일련번호 생산연도 생산부서 기록물철제목 보존기간 보존기간만료일 처리부서기록물관리전문요원심의회의견처리의견사유평가의견사유 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 < 기입요령 > 평가심의서를작성할경우에는다음과같이기입한다. 1 일련번호 : 순차적으로번호를기입한다. 2 생산연도 : 기록물생산연도를기입한다. 만약해를넘어가는경우에는시작연도와종결연도를모두기입한다.( 예 : 2005~2006) 3 생산부서 : 기록물을생산한부서명을기입한다. 4 기록물철제목 : 기록물철에기입되어있는철명과동일하게기입해야한다. 5 보존기간 : 기록물의보존기간을기입한다. 6 보존기간만료일 : 기록물의보존기간만료일을기입한다. 7 처리의견 : 폐기 / 보존기간재책정 / 보류등담당자의의견을기입한다. 8 사유 : 담당자가의견을제시한사유를기입한다. 9 평가의견 : 각부서로부터평가대상기록물심사결과서를받은후에적정성여부를심사하여그결과를기입한다. 10 사유 : 기록물관리전문요원의검토의견에대한사유를기입한다. 11 심의회의견 : 심의회최종의견을기입한다.
[ 별지제 6 호서식 ] ( 제 23 조 2 항관련 ) 기록물평가심의서약서 본인은그랜드코리아레저 ( 주 ) 기록물평가심의회의위원으로서객관적이고 공정하게평가를수행하기위해다음사항을준수할것을엄숙히서약 한다. 1. 본인은그랜드코리아레저의기록물평가심의에있어공정하고 객관적으로평가하고심의할것을서약한다. 2. 본인은기록물평가심의과정에서취득한정보와관련자료를누설 또는유출하지않을것을서약한다. 년월일 서약자소속 : 직위 ( 급 ) : 성명 : ( 서명 ) 그랜드코리아레저 ( 주 ) 사장귀하
[ 별지제 7 호서식 ] ( 제 23 조 2 항관련 ) 기록물평가서면의견서 본인은아래와같은사유로심의회개최에불참하게되었기에 기록물평가심의서 를검토하고서면으로의견을제출합니다. 위원성명 소속직위 불참사유 평가의견
[ 별지제 8 호서식 ] ( 제 23 조 3 항관련 ) 기록물평가심의의결서 1. 안건개요안건주요내용 2. 의결주문 다음과같이의결한다. 심의결과 보존기간재책정폐기보류폐기 심의의견 상기주문과같이심의의결하기로결정함. 년월일 그랜드코리아레저 ( 주 ) 기록물평가심의회 위원장 ( 서명 ) 위원 ( 서명 ) 위원 ( 서명 ) 위원 ( 서명 ) 위원 ( 서명 )
[ 별지제 9 호서식 ] ( 제 24 조관련 ) 기록물평가심의회회의록 일시및 장소 일시 : 년월일 ( 요일 ) 장소 : 작성자성명 : ( 서명 ) 심사위원직위성명확인심사위원직위성명확인 참석위원 위원장 위원 위원 위원 위원 위원 회의 진행순서 상정안건 발언요지 ( 토의내용 ) 결정사항 및 표결내용 기타
[ 별지제 10 호서식 ] ( 제 37 조관련 ) 기록물반출 반입서 일련번호 대출일자 소속직급성명사내전화 기록물철관리번호 기록물철제목 반납일자 담당자반납확인