발간등록번호 11-1311153-000040-10 기록물관리지침 2013. 12
CONTENTS 2014 년도정부산하공공기관기록물관리지침 제 1 장. 총론 1. 발간목적 2. 적용범위 3. 직접관리기관지정현황 4. 용어정의 5. 기록물관리업무흐름도 09 09 10 11 15 제 2 장. 기록물관리실무 1. 기록물등록 정리 보존 2. 기록물생산 보유현황통보 3. 기록물이관 4. 기록물평가심의 5. 서고관리및보안 재난관리 19 41 45 50 55 제 3 장. 지방이전ㆍ폐지기관기록물관리 1. 지방이전기관 2. 폐지 ( 민영화, 통 폐합 ) 기관 63 67 제 4 장. 기록물종류 형태별관리 부록 1. 조사 연구 검토서 2. 회의록 3. 시청각기록물 4. 간행물 5. 행정박물 6. 비밀기록물 1. 2014년기록물보존기간협의대상및절차 2. 정부산하공공기관기록물분류체계정비가이드라인 3. 정부산하공공기관공통업무단위과제별보존기간 4. 정부산하공공기관설치ㆍ운영절차매뉴얼 5. 기록물보유현황조사매뉴얼 6. 연중기록물관리일정및체크리스트 7. 업무담당자별역할및책임 8. 운영규정( 지침 ) 제정( 예시안 ) 9. 지방이전대비기록물관리기본계획 ( 예시안 ) 10. 공공기록물법시행령제3조공공기관현황 ( 총593개 ) 73 75 77 80 83 85 91 93 104 120 130 136 139 141 150 167 N a t i o n a l A r c h i v e s o f K o r e a
4 National Archives of Korea 5 중점추진사항 과거사관련기록물실태조사및수집추진 - 주일대사관 3 1운동피살자명부발견을계기로과거사관련기록물의일제조사를추진중이므로별도세부지침에따라관련자료의누락없는수집에적극협조바람 다수국민의관심사항이되는주요정책및사건 사고관련기록물의철저한관리 -대규모정책사업, 국민생활에영향을끼치는주요사건등에관한기록물이무단으로폐기되지않도록철저히관리하시기바람 - 특히회의록, 시청각기록물, 조사검토서및연구서등의관리에철저를기하시기바람 공공기관리현황조사실시 - 공공기관의기관일반현황, 기록물생산및보유현황, 기록물관리인프라등일제조사를 1월중에실시할예정이므로조사에협조바람 지방혁신도시이전완료기관에대한현장점검 - 대한지적공사등지방혁신도시로이전을완료한기관의신청사기록물관리현황점검을 1분기중에실시할예정이므로조사에협조바람 공공기록물폐기절차준수및관리감독철저 - 공공기록물의폐기를집행하는민간용역업체의관리부실에따른기록물유출위험방지하기위해용역업체선정에유의하시기바람 - 기록물은현장파쇄또는용해를원칙으로하되, 반드시담당직원이폐기전과정을감독 ( 현장파쇄시폐기동영상제출의무화 ) - 불법유출시관련용역업체및위반자를엄중처벌토록하시기바람 주요업무 기록물관리교육훈련의추진 - 소속직원은물론전문요원등기록물관리담당자에대한직무교육에철저를기해주시기바람 국가기록원리교육과의교육일정및사이버교육일정에따라교육이수 - 기록물관리교육을신규자교육과정에포함되도록추진하시기바람 - 임 직원대상기록물관리교육지원은경제리과에지원을요청할수있음 직접관리기관의단위과제보존기간협의 - 직접관리기관은매년분류체계정비와관련하여신규및수정항목의보존기간을국가기록원과협의하여확정하시기바람 기관별소장기록물전수조사실시 - 본사및지사등에서보유하고있는소장기록물에대한목록및현황등전수조사를실시하여중요기록물의안전한관리에철저를기해주시기바람 기록물관리전문요원의배치 - 기록물관리전문요원의배치유예기간이 2011년에종료되었으므로설치대상기관은조속히전문요원을배치하여야함 중요기록물의국가기록원이관협의 - 기록물보존환경미비등으로국가적보존가치가높은주요정책집행기록물의보존이어려운기관은국가기록원으로이관방법등을협의해주시기바람 - 지방이전기관의전수조사및기록물폐기집행과관련하여과거중요기록물이폐기되지않도록심사에철저를기하시기바람 [ 행정사항 ] 과거사관련기록물조치 대상기록물 : 일제강점기국민피해 저항관련기록해방이후정치 경제 외교 사회 문화 남북관계관련기록 실태조사기간 : 2013. 12 ~ 2014. 3(4개월 ) 자료제출기한 : 보유기록물개괄목록등 : ~ 2014. 1. 24( 금 ) 기록물철세부목록 : ~ 2014. 2. 21( 금 ) 공공기관리철저 공공기록물법 시행령제3조해당기관 (539개) 에대한기록물보존 관리현황에대한점검을연중집중실시할예정임 설치의무기관은설치및전문요원배치를완료하고, 그외기관은부서 기관기록물관리담당자를조속히지정 운영하시기바람 국가기록원은공공기관기록물관리전문요원배치및설치등에대한지도 지원체계운영 ( 문의 : 031-750-2210) 2013년도기록물생산현황통보 처리과기록물관리담당자는 2014년 5월 31일까지 2013년도생산기록물현황을해당 ( 기록물관리부서 ) 으로통보 비밀기록물관리부서에서는전년도비밀기록물생산 해제 재분류현황을 5월 31일까지에통보 비밀기록물관리부서에서는비밀기록물원본생산목록을비밀기록생산현황에포함하여작성 관리하고, 2010년생산분을 5월 31일까지에통보 직접관리기관에서는 2013년도기록물생산현황과대외비를제외한 Ⅰ Ⅱ Ⅲ급비밀기록물생산현황및 30년이상의기록물목록을 2014년 8월 31일까지국가기록원으로통보 비밀기록물목록은비전자적방법으로제출 직접관리기관단위과제보존기간협의 직접관리기관 (40개) 은본지침을활용하여조속히분류체계를정비하여신규및수정항목의보존기간을국가기록원과협의 협의기간 : 2014. 1. 1 ~ 10. 31 전년도지침중수정사항 공통업무단위과제별보존기간중 - 재난관리는 10년, 조직정원관리는 로변경 기록물평가심의회구성 운영과관련하여 - 기록물평가심의회를 7인으로구성할경우에는기록물관리기관의기준에따라 3인의민간전문가를위촉하는것이바람직함
2014 년도정부산하공공기관기록물관리지침 01 1. 발간목적 2. 적용범위 3. 직접관리기관지정현황 4. 용어정의 5. 기록물관리업무흐름도
9 1 01 이지침은 공공기록물관리에관한법률 ( 이하 공공기록물법 ) 시행령제3조에의한공공기관 ( 이하 정부산하공공기관 ) 처리과및의기록물관리담당자에게기록물관리실무지침을제공하고, 해당기관의공공기록물을체계적이고안전하게보존 관리하기위함 2 국가기관, 지방자치단체외에 공공기록물법 시행령제3조에서규정하는대통령령이정하는기관으로공공기록물을생산하는공공기관 대통령령이정하는공공기관 ( 공공기록물법 시행령제 3 조 ) 1. 공공기관의운영에관한법률 제4조에따른기관 2. 지방공기업법 에따른지방공사및지방공단 3. 특별법에의하여설립된법인 지방문화원진흥원법 의 ( 문화원, 특별법에의하여설립된조합ㆍ협회제외 ) 4. 초ㆍ중등교육법 및 고등교육법, 그밖에다른법률에따라설립된각급학교 정부산하공공기관현황 ('13 년 12 월현재 ) 기관유형 총계 (a+b+c) 공공기관의운영에관한법 ( 제 4 조 ) 소계 (a) 공기업준정부기관기타공공기관 지방공사 공단 (b) 특수법인 (c) 기관수 593 295 30 87 178 127 171
록물관리기관10 National Archives of Korea 11 3 지정근거 공공기록물법 시행령제25조 제42조, 동법시행규칙제17조 제27조 지정기준 4 기록물공공기관이업무와관련하여생산또는접수한문서 도서ㆍ대장 카드 도면 시청각물 전자문서등모든형태의기록정보자료와행정박물 기록물관리 구분 정성기준 (1 차 ) 2009 년설립목적및수행업무 지정기준 기관존속기간 이상 (1999 년이전설립 ) 정량기준 (2 차 ) 정원 500 명이상 기록물의생산 분류 정리 이관 수집 평가 폐기 보존 공개 활용및이에부수되는제반업무 기록물관리기관일정한시설및장비와이를운영하기위한전문인력을갖추고기록물관리업무를수행하는기관으로기록물관리기관, 특수, 으로구분 2012 년리수행가능성 이상 100 명이상 2007 년지정기준 : 정부투자기관 기록물관리기관의종류기직접관리기관 ( 13 년현재 ) 한국농수산식품유통공사, 대한무역투자진흥공사, 대한석탄공사, 한국관광공사, 한국광물자원공사, 한국농어촌공사, 한국도로공사, 한국방송공사, 한국석유공사, 한국수자원공사, 한국은행, 한국전력공사, 한국조폐공사, 한국철도공사, 한국토지주택공사, 한국투자공사 ( 이상 07년지정 ) 국민건강보험공단, 국민체육진흥공단, 예금보험공사, 인천국제공항공사, 한국가스공사, 한국공항공사, 한국마사회, 한국수출입은행, 한국자산관리공사, 한국지역난방공사 ( 이상 09년지정 ) 국립공원관리공단, 국민연금공단, 국토연구원, 대한적십자사, 대한지적공사, 중소기업진흥공단, 한국개발연구원 (KDI), 한국과학기술원 (KAIST), 한국국제협력단 (KOICA), 한국산업단지공단, 한국연구재단, 한국원자력연구원, 한국정보화진흥원, 한국항공우주연구원 ( 이상 12년지정 ) 기록물관리기관 특수 중앙기록물관리기관 : 국가기록원 안전행정부소속기관 헌법기관기록물관리기관 - 국회, 대법원, 헌법재판소, 중앙선관위 지방기록물관리기관 : 광역시 도 대통령 국가기록원소속기관 통일 외교 국방 검찰 경찰 국정원, 육 해 공군 중앙 특별행정기관, 광역 지역교육지원청, 광역시 도 시 군 구, 국 공립대학, 생산량또는보유량이기준을초과하는정부산하공공기관 직접관리기관의의무 단위과제별보존기간국가기록원과협의 확정 ( 동법시행령제25조, 동법시행규칙제17조 ) 기록물생산현황국가기록원에통보 ( 동법시행령제42조, 동법시행규칙제27조 )
12 National Archives of Korea 13 비치기록물 정부산하공공기관 설치기준및관리기준 기관및소속기관의연간기록물생산량이 1 천권이상이거나, 기관및소속기관의보존대상기록물이 5 천권이상기관 근거 : 공공기록물법 시행규칙제 2 조 카드 도면 대장등과같이사람 물품또는권리관계등에관한사항의관리나확인등에수시로사용되는기록물로서, 행정업무의효율적운영에관한규정 제 3조제4호에따라처리과에서계속비치 활용하여야하는기록물 기록물 지속적가치를가졌거나업무상의필요때문에적으로보유하는기록물로서, 특정사안에대한공적 사적으로생산 입수한기록물 역할 기록물관리에대한기본계획수립 해당공공기관및소속기관기록물이관 관리 소속기관리지도 감독 국가기록원으로의기록물생산현황통보 직접관리기관에한함 기록물서고및자료실관리 기록물평가심의회운영및기록물폐기관리 리시스템설치및운영, 정보공개접수창구등 리기준표기록물의체계적인관리및업무처리를위해단위과제별로관리기준을제시한표. 리기준표의관리항목은단위과제별업무설명, 보존기간및보존기간책정사유, 비치기록물해당여부와공개여부및접근권한등임 단위과제 은기록물관리부서에설치 ( 동법시행령제 10 조 ). 다만, 설치기준에미달하는공공기관은공공기관의장이지정하는부서에서의업무수행 자체관리기관 공공기록물법 시행령제 3 조각호에서정하는기관중직접관리기관을제외한공공기관 직접관리기관 공공기록물법 시행령제3조각호에서정하는기관중 동법시행령 제25조 ( 리기준표 ), 제42조 ( 기록물생산현황통보 ) 및 동법시행규칙 제17조 ( 단위과제별보존기간의협의 확정 ), 제27조 ( 기록물생산현황통보 ) 의의무가부여되는기관. 국가기록원에서지정 고시 기록물관리전문요원 ( 기록물관리담당자 ) 기록물의체계적 전문적관리를위하여기록물관리기관 ( ) 에배치되는자 ' 공공기록물법 ' 제41조및동법시행령제78조참조 기록물관리책임자 해당처리부서기록물의생산, 보관, 이관등기록물관리전과정을주관하는담당자 ' 공공기록물법 ' 시행규칙제 15 조참조 정부기능분류체계 (BRM) 의최하단위로행정업무수행의기준이되는것으로서업무간유사성및독자성을고려하여, 업무담당자가소기능을세분화한업무. 리기준표의기본단위가됨 기록물분류기준표 기록물의체계적인관리및업무처리를위해단위업무별로관리기준을제시한표로서, 그기관의홈페이지등정보통신망에고시하여야함. 기록물분류기준표의관리항목은단위업무별기능분류번호, 보존기간 보존방법 보존장소 비치기록여부등의보존분류기준, 검색어지정기준등임 2012 년이후리기준표로전환, 다만리기준표를사용할수없는경우국가기록원과협의하여기록물분류기준표등사용가능 단위업무 기록물의기능분류기준으로 1인또는소수의인원으로구성된팀에분장되는수준의업무또는사업으로서, 직제개정등으로업무가변경되어도 2개이상으로분리하기어려운세분화된업무기능또는사업단위임. 기록물분류기준표의기본단위가됨 기록물철 단위과제또는단위업무의범위안에서업무과정을반영하여관련기록물을편철한 1개이상의기록물묶음. 기록물철은보존기간책정 이관 폐기등의단위이며, 전자문서시스템은단위업무별로업무담당자가기록물철을생성 관리하며, 업무관리시스템은단위과제카드또는관리과제카드별로편철된기록물묶음을기록물철로간주함
5 처리과기록물관리기관14 National Archives of Korea 15 전자기록물전자적으로생산 접수한기록물, 정보처리능력을가진장치에의하여전자적인형태로작성하여송신 수신또는저장되는전자문서, 웹기록물및행정정보데이터세트등의기록정보자료 행정업무의효율적운영에관한규정 제3조제10호내지제12호에따른전자문서시스템, 행정정보시스템, 업무관리시스템 생산편철 리기준표및기록물분류기준표관리 정리및생산현황통보 이관 평가및폐기 전자기록생산시스템 행정업무의효율적운영에관한규정 제3조제10호내지제12호에따른전자문서시스템, 행정정보시스템, 업무관리시스템 분류및편철 기록물정리 공개ㆍ비밀지정여부재분류 이관상자편성 평가의견조회검토 평가의견송부 전자문서시스템 생산접수 리기준표작성 기록물분류기준표작성 전년기록물생산현황통보 이관목록작성및실물대조 이관 행정업무의효율적운영에관한규정 및 동시행규칙 과 행정기관간전자문서유통표준, 전자문서시스템규격, 전자문서시스템과행정정보시스템간연계표준 을준수한제품으로서표준전자문서인증시험을통과하고기록물분류기준표를탑재한시스템 전자문서표준제ㆍ개정준수및인증, 기록물분류기준표탑재여부에따라 구전자문서시스템 과 전자문서시스템 으로구분 전자문서관련시스템표준개정 ( 행안부고시제2010-54호, 2010.9.3 관보 ) 리시스템 또는특수에서기록물관리를전자적으로수행하는시스템으로서, 업무기반의전자리체계를표준화 시스템화하고전자기록물의장기보존및진본성보장, 평가기능강화, 다양한검색 리기준표취합ㆍ검토 승인 기록물분류기준표취합ㆍ검토 취합 검토 생산현황통보 직접관리기관 이관계획시행 이관계획수립 인수및품질검사 정리 평가심의대상선정 평가심의계획수립 평가결과및폐기목록고시 폐기 처리부서의견취합 전문요원심사 평가심의회심의 리기준표변경 열람기능을제공 기록물관리시스템 중앙기록물관리기관ㆍ헌법기관기록물관리기관또는지방기록물관리기관등에서기록물관리를 직접관리기관은리기준표의보존기간협의필요 전자적으로수행하는시스템 마이그레이션 (migration) 기록의진본성, 무결성, 신뢰성, 이용가능성을유지하면서한시스템에서다른시스템으로기록을이전하는행위 커스터마이징 (customizng) 기존시스템의기능을기관특성에맞게변형하는기술 공공기관기록물관리근거 1. 공공기록물법 13. 03. 23 ( 법률제11690호 ) 2. 동법시행령 13. 09. 23 ( 대통령령제24723 호 ) 3. 동법시행규칙 13. 09. 23 ( 안전행정부령제16호 ) 4. 2013년도정부산하공공기관기록물관리지침 국가기록원홈페이지 (www.archives.go.kr) 및국가법령정보센터 (www.law.go.kr) 에서전문확인가능
2014 년도정부산하공공기관기록물관리지침 02 1. 기록물등록 정리 보존 2. 기록물생산 보유현황통보 3. 기록물이관 4. 기록물평가심의 5. 서고관리및보안 재난관리
Archives of Korea National 18 19 가 ) 기록물등록 1) 일반사항 관련근거및규정 공공기록물법 제 18 조 동법시행령제 20 조ㆍ제 21 조 동법시행규칙제 4 조ㆍ제 5 조ㆍ제 6 조ㆍ제 13 조 NAK/S 3:2009(v2.0) : 처리과리업무처리절차 기록물등록범위 02 1 공공기관이기록물을생산또는접수할때에는그기관의전자기록생산시스템으로생산또는접수하여등록번호를부여하고, 이를그기록물에표기하여야하며등록정보를전자적으로관리하여야함 전자기록생산시스템으로생산또는접수한기록물뿐만아니라도서, 대장, 카드, 도면, 기관장의메모 일정 접견기록, 시청각기록물, 회의록, 조사 연구또는검토서, 형상기록물 ( 행정박물 ) 등모든형태의기록정보자료는전자기록생산시스템을통해등록번호를부여하여관리하여야함 행정정보시스템으로작성 보유하고있는각종행정정보도리대상임 2) 기록물등록방법 첨부물의분리등록 기록물의본문과첨부물이규격차이가심하거나상호다른기록매체로구성되어있는경우본문과첨부물을분리등록하여관리하여야함 분리등록한첨부물은기록물등록대장의해당문서를출력하여분리등록한첨부물과함께보관 전자기록생산시스템에서출력한문서는반드시 사본 임을명시하여야함 첨부물의분리등록번호는본문의생산 ( 접수 ) 등록번호에첨부일련번호를추가 ( 본문의등록번호 -1 ) 생산등록번호부여시기 결재권자가결재하거나보고받은기록물은결재또는보고가끝난후 조사ㆍ연구또는검토서의반려문서또는재작성前의원본문서는반려된직후또는재작성된문서로교체된직후 전자기록생산시스템에서반려또는재작성前의문서를원본의첨부형태로관리하는경우반려또는재작성前의문서에별도의등록번호부여하지않을수있음 사진ㆍ필름류의시청각기록물은보존대상기록물로선정된후
Archives of Korea National 20 21 영화ㆍ비디오ㆍ오디오류는촬영ㆍ녹화또는녹음된기록물을편집하여기록물이완성된후 ( 단, 편집장비를보유하지않은경우는편집되지않은상태의기록물등록 ) 접수기록물은접수와동시에등록번호부여 이직접수집한기록물의경우에는리시스템에의해획득된시점 등록번호표기 기안문ㆍ시행문등생산등록번호란또는문서번호란이표시되어있는기록물은생산등록번호란또는문서번호란에표기 생산등록번호란또는문서번호란이설치되어있지않은문서ㆍ카드류ㆍ도면류등의기록물은그기록물의좌측상단의여백에표기 사진또는필름류의기록물은사진뒷면과사진ㆍ필름등을넣은봉투또는그사진ㆍ필름등을부착한종이의좌측상단여백에표기 테이프ㆍ디스크ㆍ디스켓류의기록물은그기록물저장매체와보존용기에표기 그밖에기록물의재질또는규격상기록물자체에생산등록번호를표기하기곤란한경우에는그기록물을넣은봉투또는보존용기에표기 시행문서식또는접수인에의하여접수된기록물외의접수기록물은생산등록번호의표기와동일한방법으로우측상단여백에표기 전자기록물의경우, 등록번호를등록정보로관리하는것으로등록번호표기대체 가 ) 기록물분류 1) 일반사항 관련근거및규정 공공기록물법 제18조ㆍ제19조 동법시행령제22조ㆍ제25조ㆍ부칙제3조 동법시행규칙제7조ㆍ제16조 제17조 NAK/S 3:2009(v2.0) : 처리과리업무처리절차 NAK/S 4:2009(v2.0) : 리기준표작성및관리절차 기록물의분류원칙 기록물을분류할때에는처리부서별, 단위업무별 ( 또는단위과제별 ) 로해당기록물을분류하여관리하여야함 기록물은생산시점부터보존기간, 공개여부및접근권한등을분류하여관리하여야함 보존기간은단위과제 ( 기록물철 ) 단위, 공개여부는기록물건단위로책정 기록물분류시정부기능분류체계 (BRM) 의단위과제별로작성하는것을원칙으로하되, BRM을적용할수없는경우기록물관리기관의장과협의하여별도의기능분류방식사용 등록번호의표시방법 1. 생산등록번호 가. 문서ㆍ카드류ㆍ도면류등보통규격이상의기록물등록번호 등록일자처리과 1. 접수등록번호 2.5cm 5cm 가. 문서ㆍ카드류ㆍ도면류등보통규격이상의기록물접수번호접수일시 2.5cm 처리과 5cm 나. 사진ㆍ필름ㆍ테이프ㆍ디스켓등소형규격의기록물 ( 등록번호 ) 1.5cm 등록 ( 등록일자 ) 3.5cm 나. 사진ㆍ필름ㆍ테이프ㆍ디스켓등소형규격의기록물 ( 접수번호 ) 1.5cm 접수 ( 접수일시 ) 3.5cm 업무관리시스템미사용으로정부기능분류체계 (BRM) 를적용할수없는경우기록물분류기준표의 5단계분류단위 ( 대 중 소기능 단위업무 철 ) 로정비하여사용할것을권고 기록물분류체계 구분리기준표기록물분류기준표 개념 분류단위 ㆍ정부기능분류체계 (BRM) 상의단위과제에보존기간, 보존기간책정사유, 비치기록물여부, 공개여부등의리기준정보부여 ㆍ단위과제하위에과제카드 ( 기록물철 ) 를생성하여기록물을분류할수있도록한업무기반의기록물분류체계 ㆍ 6 단계 : 정책분야ㆍ정책영역ㆍ대ㆍ중ㆍ소기능ㆍ단위과제 관리기본단위ㆍ단위과제ㆍ단위업무 적용시스템 ㆍ온나라시스템 ( 업무관리시스템 ) ㆍ표준리시스템 리기준표와함께분류기준표적용가능 ㆍ출처및업무기능의동일성에따라단위업무에기록물의보존기간, 보존장소, 보존방법등의리기준정보부여 ㆍ단위업무하위에기록물철을생성하여관리하도록한기록물분류체계 ㆍ 5 단계 : 대ㆍ중ㆍ소기능ㆍ단위업무ㆍ기록물철 ㆍ전자문서시스템ㆍ리시스템 ㆍ자료관시스템
Archives of Korea National 22 23 1) 분류방법 리기준표운영방법 리기준표의관리항목은단위과제별업무설명, 보존기간및보존기간책정사유, 비치기록물해당여부와공개여부및접근권한등의관리기준을포함하여야함 리기준표는업무관리시스템-리시스템에적용되는기능분류체계로해당기관의리시스템으로생성ㆍ관리하여야하며전자기록생산시스템과연계하여데이터를관리하여야함 리항목및관리 - 업무설명 : 단위과제에대한설명으로기록물의생산맥락을파악할수있도록업무의성격, 업무처리, 절차등기술 - 보존기간 : 단위과제별보존기간은 보존기간별책정기준 ( 시행령별표 1) 및 리기준표작성및관리절차지침 을참조하여공공기관에서설정 시행하되, 직접관리기관은국가기록원과협의 확정 ( 본지침부록참고 ) - 공개및접근권한 : 은공개및접근권한과관련된기관내ㆍ외의관련법및규정, 공표대상기록물목록, 기존의비공개기준, 접근권한책정기준등을조사하여당해기관에적합한비공개세부기준과접근권한책정기준을작성함 비공개대상정보의범위및세부기준은 공공기관의정보공개에관한법률 제9조제1항각호참조 보존기록물의보존기간은, 준, 30 년,,, 3 년, 1 년 (7 종 ) 으로구분하며, 보존기간의기산일은다음연도의 1 월 1 일로함. 다만, 여러해에걸쳐생산되는단위과제의경우에는해당과제가종결된날이속하는다음연도의 1 월 1 일부터보존기간을기산 기록물분류기준표운영방법 업무담당자는직제개정또는기능의신설ㆍ폐지등사유발생시처리과기록물관리담당자를통하여 ( 리부서 ) 으로기록물분류기준표변경신청 단위업무의신설ㆍ변경ㆍ폐지는해당기록물의보존기간을결정하는핵심적인사항으로법률적인문제가발생하기때문에반드시해당처리과장의검토와확인이필요함 - ( 리부서 ) 은처리과의변경신청서를접수ㆍ취합하여검토후처리과통보및전자문서시스템에반영 직접관리기관은단위업무의보존기간변경시국가기록원과협의ㆍ확정 리기준표또는기록물분류기준표이외분류체계를사용하는기관은기록물관리기관의장과협의하여해당기관의수행기능을누락없이반영하도록기능분류방식및분류체계를정비하여야함 기록물분류기준표작성항목 처리과기관코드 1 2 기능분류번호 3 보존분류기준 대기능중기능소기능단위업무보존기간보존방법보존장소비치기록물여부 비치기록물이관시기 4 검색어지정기준특수목록위치제1특수목록제2특수목록제3특수목록 리기준표작성항목 조직분류 2 처리과명 ( 처리과코드 ) 1 레벨 ( 정책분야 ) 1 업무분류체계기능분류체계 2 레벨 ( 정책영역 ) 3 레벨 ( 대기능 ) 4 레벨 ( 중기능 ) 5 레벨 ( 소기능 ) 6 레벨 ( 단위과제 ) 3 리항목 업무설명 보존기간 보존기간책정사유비치기록물여부 비치종결시점 기능분류 200자이내 100자이내 1 업무분류체계 : BRM 시스템에반영된기관별업무관리를위한분류체계로서온나라시스템과연계되어있음 2 처리과명 ( 처리과코드 ) : 해당업무를수행하는처리과및처리과코드 3 리항목 : 개별단위과제의업무설명, 보존기간및책정사유, 비치기록물여부, 비치기록물해당시비치종결시점, 기능분류 ( 고유, 공통 ) 리기준표의고시 - 매년기록물정리기간종료직후전년도에신규로시행하였거나보존기간이변경된단위과제명, 단위과제업무설명및단위과제보존기간등을당해기관홈페이지등정보통신망에고시하여야함 - 공공기관은리기준표를작성함에있어업무내용이비밀로관리되어야할필요가있는경우에는당해단위과제명에가명등을부여하여작성 1 처리과기관코드 : 정부표준코드로행정안전부장관이정하는코드 2 기능분류번호 : 처리과별단위업무분류표를만들고각단위업무에 8 자리의고유번호를부여 3 보존분류기준 : 사료적ㆍ증빙적ㆍ행정적가치를평가하여보존기록물선별 ( 보존기간 ) 기록물상태, 중요도, 서고등을고려한효율적관리수단선택 ( 보존방법 ) 기록물의중요도, 활용등을고려하여적합한관리기관선택 ( 보존장소 ) 기록물의보존기간별분류기준 ( 보존기간 ) - { 시행령발표 ] 4 검색어지정기준 : 단위업무별로기록물특성상특별히검색등에유용하여기록물의일반목록 ( 등록번호, 제목, 처리부서등 ) 외에추가로지정하는검색목록항목 기록물분류기준표변경처리방법 처리단위업무명기록물분류기준표 처리과 ( 팀 ) 변경신청 ㆍ업무담당자의단위업무변경요청ㆍ기록물담당자가변경사유별로신청서식을작성하여으로변경신청 취합ㆍ적용 ㆍ처리과의변경신청파일접수및취합ㆍ변경사항을검토한후처리과통보ㆍ변경내역리시스템에반영 직접관리기관은국가기록원과협의후반영 처리과 ( 팀 ) 업무적용 ㆍ에서변경신청결과접수ㆍ접수결과업무처리및분류편철에적용 정보화 ( 팀 ) 반영 ㆍ변경내역전자문서생산시스템에적용
Archives of Korea National 24 25 기록물분류기준표변경서식및예시 1. 처리과단위업무이관시 1 변경기준일 : 2008. 5. 23 2 변경전처리과기관코드 작성방법 3변경후처리과기관코드 4 변경사유 1311178 1311391 조직개편 ( 경제리팀 과 ) 으로인하여단위업무이관 1 변경기준일 : 처리과변경이이루어지는기관의직제개정효력이발생하는날짜 2 변경전처리과기관코드 : 직제개정전의처리과기관코드 3 변경후처리과기관코드 : 직제개정으로새로부여받은처리과기관코드 4 변경사유 : 단위업무이관사유 2. 직제개정등으로단위업무의소관부서만을변경하는경우 1 변경기준일 : 2008. 5. 23 2 처리과기관코드 변경전 3 단위업무번호 4 이관받은처리과기관코드 4570003 PA013118 4570007 5 변경사유 지방공공근로사업 을주민지원과에서지역경제과소관으로이관받음 기록물분류기준표변경서식및예시 4. 단위업무를신설하는경우신설기준일 : 2009. 1. 1 처리과 기관코드 1311391 보존기간 신설된 단위업무명 1311391 비밀의경우단위업무가명 ( 단위업무설명 ) 각급기관별로단위업무를확정하고단위업무별로보존분류사항을적시하여생산되는제반기록을제어하는기록물분류기준표를운영하는업무. 분류기준표작성및변경처리등의분류기준표제도운영에관한제반사항을다룸 행정업무참고기간 ( ) 증빙자료유효기간 ( ) 관계법령의무기간 ( 없음 ) 사료가치보존기간 ( 있음 ) 보존기간종합판단 ( ) ( 보존기간책정사유 ) 각급기관기록의보존분류사항에관한기록물로증빙및역사적가치를고려하여보존으로책정 보존방법보존장소비치기록물여부비치기록물이관시기 검색어지정기준 원본보존자체관리아님 이관후열람예상빈도 ( 높음 ) 주요열람용도업무참조 특수목록위치제 1 특수목록제 2 특수목록제 3 특수목록 없음 작성방법 1 변경기준일 : 단위업무를이관받아업무를처리하기시작한일자 2 변경전처리과기관코드 : 업무를이관하는처리과기관코드 3 단위업무번호 : 이관대상단위업무코드 4 이관받은처리과기관코드 : 업무를이관받은처리과기관코드 5 변경사유 : 소관부서변경사유 3. 단위업무를폐지하는경우 1 변경기준일 : 2008. 5. 23 2 처리과기관코드 폐지대상업무 3 단위업무번호 4570003 PA013518 작성방법 1 변경기준일 : 해당단위업무를폐지하게된일자 2 처리과기관코드 : 단위업무를폐지하고자하는처리과기관코드 3 단위업무번호 : 폐지하고자하는단위업무코드 4 변경사유 : 단위업무를폐지하게된사유 4 변경사유 도시개발법시행령의개정으로시군구위임사무로업무가이관됨에따라단위업무를폐지함 5. 단위업무의일부항목내용을수정하는경우신설기준일 : 2009. 1. 1 처리과기관코드 B551921 단위업무번호 09000001 항목변경전변경후변경사유 단위업무명칭 단위업무가명 단위업무설명 보존기간 3 년 보존방법 공사이사회와관련된주요기록물로보존기간필요 보존장소국가기록원보존기간변경에따라보존장소변경 비치기록물여부 비치기록물이관시기 특수목록위치 제 1 특수목록 제 2 특수목록 제 3 특수목록 기록물의특성상검색에유용할것으로판단되는것은단위업무신설시에특수목록에반영하여신청
Archives of Korea National 26 27 다 ) 기록물공개 1) 일반사항 기록물의비공개대상구분번호 관련근거및규정 구분대상기록물분류근거 공공기록물법 제 35 조ㆍ부칙제 5 조 동법시행령제72조 NAK/S 3:2009(v2.0) : 처리과리업무처리절차 1 다른법률또는법률이위임한명령 ( 국회규칙ㆍ대법원규칙ㆍ헌법재판소규칙ㆍ중앙선거관리위원회규칙ㆍ대통령령및조례에한한다 ) 에의하여비밀또는비공개사항으로규정된정보 공공기관의정보공개에관한법률제9조제1항제1호 2) 기록물공개방법 공개여부구분관리 공개여부는기록물의건단위또는쪽단위로구분하고, 이관시비공개기록물은비공개사유를함께제출 2 국가안전보장ㆍ국방ㆍ통일ㆍ외교관계등에관한사항으로서공개될경우국가의중대한이익을현저히해할우려가있다고인정되는정보 동법제9조제1항제2호 공개여부구분표시는 공개, 부분공개, 비공개 중하나를선택하여표시 부분공개 또는 비공개 의경우해당정보를 부분공개 ( ) 또는 비공개 ( ) 로표시하고 공공기관의정보 공개에관한법률 제9조제1항의비공개사유중해당번호를괄호안에표시하여함께관리 동법시행령제72조 3 공개될경우국민의생명ㆍ신체및재산의보호에현저한지장을초래할 우려가있다고인정되는정보 동법제 9 조제 1 항제 3 호 비공개기록물의재분류 비공개기록물은생산연도종료후 30년이경과하면전부공개를원칙으로함 공개원칙적용이어려운경우직접관리기관은연장시기및사유등을해당비공개기록물의보존기간기산일로부터 30년이되는해의전년도말까지기록물관리기관의장에게제출, 그외기관은자체적으로연장시기및사유등을작성ㆍ관리 ( 리부서 ) 에서보유하고있는비공개로재분류된기록물에대하여는재분류된연도부터매 5년주기로공개여부재분류 4 5 진행중인재판에관련된정보와범죄의예방, 수사, 공소의제기및유지, 형의집행, 교정, 보안처분에관한사항으로서공개될경우그직무수행을현저히곤란하게하거나형사피고인의공정한재판을받을권리를침해한다고인정할만한상당한이유가있는정보감사ㆍ감독ㆍ검사ㆍ시험ㆍ규제ㆍ입찰계약ㆍ기술개발ㆍ인사관리ㆍ의사결정과정또는내부검토과정에있는사항등으로서공개될경우업무의공정한수행이나연구ㆍ개발에현저한지장을초래한다고인정할만한상당한이유가있는정보 동법제 9 조제 1 항제 4 호 동법제 9 조제 1 항제 5 호 공개재분류절차 공개재분류대상기록물선정 : 보유중인비공개기록물중재분류시점으로부터 5년이도래한재분류대상목록을추출하여처리과별, 기록물유형별로구분ㆍ정리 6 당해정보에포함되어있는이름ㆍ주민등록번호등개인에관한사항으로서공개될경우개인의사생활의비밀또는자유를침해할우려가있다고인정되는정보 동법제 9 조제 1 항제 6 호 공개여부구분 : 처리과의견조회ㆍ협의ㆍ조정후그결과를기준서및검토서에반영 공개여부확정 : 분류결과는장의결재를거쳐확정 공시 : 공개결정기록물목록은홈페이지등을통한게시및대국민서비스실시 공개여부결정이어렵거나처리과와의견이상이한경우 기록물공개재분류심의회 에서충분히검토될수있도록함 7 법인ㆍ단체또는개인의경영ㆍ영업상비밀에관한사항으로서공개될경우법인등의정당한이익을현저히해할우려가있다고인정되는정보 동법제 9 조제 1 항제 7 호 ( 기관의정보공개심의회가공개재분류심의회업무를겸할수있음 ) 8 공개될경우부동산투기ㆍ매점매석등으로특정인에게이익또는불이익을줄우려가있다고인정되는정보 동법제 9 조제 1 항제 8 호
Archives of Korea National 28 29 라 ) 기록물편철 전자기록생산시스템상에등록된단위과제또는단위업무하위의기록물철선택한후, 문서작성 1) 일반사항 관련근거및규정 전자기록물은단위과제카드또는기록물철선택과정이편철에해당됨 전자적형태로생산되지아니한기록물은기록물분류기준및기록물종류별로적합한보존용파일및용기에넣어관리 공공기록물법 제 18 조 기록물의분류및편철은등록과동시에실시 동법시행령제23조 동법시행규칙제7조제8조ㆍ제9조ㆍ제10조ㆍ제11조ㆍ제12조등 NAK/S 3:2009(v2.0) : 처리과리업무처리절차 기록물편철정리순서 업무진행중일때진행문서파일을사용하여편철하고 업무가완결되면진행문서파일에서분리하여보존용표지와보존상자에편성하여캐비닛에보관 단위업무 ( 단위과제 ) 별기록물편철 처리과의장은 단위업무 ( 단위과제 ) 별기록물철 ( 단위과제카드 ) 작성기준 을수립하여운영 단위업무 ( 단위과제 ) 범위내에서 1개이상의기록물철또는문서관리카드를만들어해당기록물편철 편철처리절차및그림 단위업무별기록물철작성기준 단위업무별로단위사안 ( 사건ㆍ주제ㆍ기록물유형 ) 에해당하는업무를사전에규정하고이와연관된기록물 1. 업무진행중 1 진행문서파일사용 철을생성한후단위업무에부여된리기준정보 ( 보존기간, 보존기간책정사유등 ) 를부여하여제시한기준 2. 처리완결시 2 진행문서파일에서분리 단위업무 ( 처리과리 ) 에대한기록물철작성기준예시 3. 표지및목록 3 표지및목록첨부뒤, 보존용표지씌우고클립고정 단위업무코드 단위업무명 보존기간 기록물철명기록물철설명보존기간보존기간책정사유 4 보존상자편성 5 보존상자표지부착 기록물정리및생산현황통보 전년도생산한기록물의정리및으로생산현황을통보하기위한업무관련기록물 행정참조및증빙을위하여단기간보존필요 편철처리절차 6 처리부서공동캐비닛등에보관 ZZ000002 처리과리 기록물분류기준표관리및운영 부서단위업무의신설, 변경등의업무와관련된기록물 기록물분류기준과관련된업무로장기보존이필요함 기록물이관 기록물을이관하기위하여이관대상목록작성및대조작업등을수행하는업무관련기록물 지속적으로행정업무참조와증빙을위하여장기보존이필요함
Archives of Korea National 30 31 2) 기록물종류별편철 일반문서류 진행문서파일 ( 동법시행규칙제9조제1항관련별표3) 처리과에서업무가진행중에있거나또는업무에활용중인문서는진행문서파일위에서부터아래로사안의발생순서에따라넣어관리 처리완결된일반문서류는진행문서파일에서분리하여보존용표지를씌워편철용클립또는집게로고정한후보존상자에단위과제별로넣어관리 1 호파일 ( 판지파일 ) 22.5 1, 1.5 제목 22.5 제목창 기록물철표지의연도표시는시작연도-끝연도 ( 종료연도 ) 로하며, 기록물이관시의기준은업무종결연도임 기록물철당편철량은 100매이내로함을원칙으로하되, 편철량이많은경우에는동일한분류번호및 스티커로부착 부서명 제목을부여하고분권하고권호수를괄호안에표기예 ) 기록물편철관리 (2-1), 기록물편철관리 (2-2) 담당자 보존상자측면에보존상자표지부착 ( 판지 700g/m² 이상, 두께 1mm) 기록물철표지 ( 동법시행규칙제 8 조제 1 항및제 9 조제 2 항관련별표 2) 5cm 9cm - 처리과기관코드 - 단위업무번호 - 연도별일련번호 기록물철제목시작연도 - 끝년도처리과 2 호파일 ( 플라스틱파일 ) 17 출력하여삽입 8.5 제목부서명담당자 21.5 제목창 11cm X 5cm 보존기간및공개여부등기관필요에따라가감하여사용가능 등부분비닐포켓부착 ( 상 하부분미부착 ) ( 재질 : 폴리프로필렌두께 1mm) 색인목록 ( 동법시행규칙제9조제2항별지제1호서식 ) 일반문서류기록물철제목 파일내부 5.5 10 6 12 창 22.5 1, 1.5 6 22.5 문서철기구문서 32.5 분류번호 : ( 생산연도 : ) 일련번호일자등록번호제목보낸기관받은기관쪽표시전자문서여부 비 고 비닐이부착된것부착되지않는것 0.9, 1.4 4 비고 A4 외규격의진행문서파일은동일비율로축소또는확대한규격을만들어사용할수있음
Archives of Korea National 32 33 보존용표지 ( 동법시행규칙제9조제4항관련별표4) 29.7cm 4.5cm 8.5cm 제목창 : 12cm 6cm 15.7cm 1cm 31.2cm 보존상자표지 ( 동법시행규칙제9조제5항관련별표6) 7.5cm 상자번호생산연도생산기관업무명 1.5cm 1.5cm 1.5cm 3cm 10cm 3cm 6cm 21cm 5.5cm 일반문서면표기법 건별면표기는중앙하단, 철단위면표기는우측하단표기 보존용표지의종류 - 건별표기 : 전체면수-1, 전체면수-2, 전체면수-3 - 철별표기 : 1, 2, 3, 4 종류 A4 양면기재된문서는양면모두에면표기 기록물철의면표기는편철순서대로맨윗장부터아래로일련번호를부여하되, 표지및색인목록을제외한본문부터시작 B4 동일기록물철을 2 권이상으로나누어편철시 2 권이하의철단위면표시는전 ( 前 ) 권의마지막쪽수다음 부터시작함 접혀있는기록물은펼친상태에서건별및철별면표시 기록물철표지 ( 동법시행규칙제9조제4항관련별표4) 10cm 2.0cm 10cm 구멍 6cm 3cm 9.5cm 안쪽덮개 카드류 처리과는비치활용기간종료될때까지편철하지않은상태로카드보관함에넣어관리 상자번호표시 25cm 정면도 평면도 비치활용이끝난카드류는보존봉투에넣어편철한후보존상자에넣어관리 카드류를보존봉투에넣어편철하는경우, 각보존봉투의맨위에색인목록을넣고목록순서에따라카드를배열 33cm 보존봉투당편철량은 30 건이내를원칙으로함 배면도 저면도 도면류 보존용보존상자의종류종류 A4(1종 ) B4(2종 ) 노랑하늘노랑하늘 도면류는기록물철단위로도면류보존봉투에편상태로넣어관리 도면류를보존봉투에넣어편철하는경우, 각보존봉투의맨위에색인목록을넣고목록순서에따라도면을배열 도면봉투는도면보관함에편상태로눕혀서관리 보존봉투당도면의편철량은 30매이내로함
Archives of Korea National 34 35 색인목록 ( 동법시행규칙별지제 1 호서식 ) 도면ㆍ카드류 사진ㆍ필름류보존봉투 ( 동법시행규칙제12조제1항관련별표9) 1 1 분류번호표시 2.0cm 구멍 [ 앞면 ] [ 뒷면 ] 3 도면ㆍ카드종류명 분류번호 : ( 생산연도 : ) 일련번호등록번호제목쪽표시전자문서여부비고 사진ㆍ필름크기별봉투규격 2 ( 중성지 150g/m2) 사진ㆍ필름종류 세로 1 가로 2 덮개 3 5" X 7" 이하사진원판, 35mm, 120mm 필름 15 21 13 8" X 10" 이하사진 27 22 4 도면류보존봉투 ( 동법시행규칙제 11 조제 1 항관련별표 8) 12cm 분류번호표기 3 손잡이 8" X 10" 이상사진동일재질로크기에맞추어제작함 1 무명실이부착된고정고리 2 중성용지 200g/m2의덮개 3 이동용종이손잡이 비고 A4 외의규격의보존봉투는동일비율로축소또는확대한규격을만들어사용할수있음 2 덮개 20cm 120cm 보존용판지 800g/m² 이상, 두께 1mm 이상 85cm 85cm 1 고정고리 테이프ㆍ디스크ㆍ디스켓류의분류번호표시방법 ( 동법시행규칙제 13 조제 2 항관련별표 10) 가. 일반규격 2.5cm 분류번호 생산연도 처리과 5cm 나. 소형규격 1.5cm 분류 ( 분류번호 ) ( 생산연도 ) 3.5cm 시청각기록물 [ 사진 필름류 ] 기록물철 ( 사안 ) 단위로사진ㆍ필름류보존봉투또는필름앨범등에넣어편철한후보존상자에넣어관리 편철순서 : 색인목록 목록순서에따라기록물배열 인화사진혹은필름류를앨범에한꺼번에관리하는경우철구분이가능하도록편철하며, 각철마다 제목, 등록번호, 등록일 등을기입 디지털사진의경우등록대상을선별후파일원본을사안별로전자기록생산시스템에등록하여관리 ( 기록물철단위로등록 ) 온나라시스템은문서관리카드단위로, 전자문서시스템은기록물철단위로등록 [ 녹음 동영상류 ] 비디오테잎, 오디오테잎, 영화필름등분리할수없는아날로그시청각기록물의경우아날로그매체 1개별로편철 디지털파일인경우전자기록생산시스템에원본파일을등록 대용량인경우 CD 혹은 DVD 등매체에수록하여매체등록후시행규칙제5조별표 1에따른등록번호표기 색인목록 ( 동법시행규칙제 12 조제 2 항별지제 1 호서식 ) 청각기록물 ( 사진 필름류 ) 기록물철제목 분류번호 : ( 생산연도 : ) 일련번호등록번호제목사진설명사진형태비고 시청각기록물 ( 오디오 영화 비디오류 ) 기록물철제목 분류번호 : ( 생산연도 : ) 일련번호등록번호제목내용요약비고
Archives of Korea National 36 37 마 ) 기록물정리 1) 일반사항 관련근거및규정 ' 공공기록물법 제18조ㆍ제19조 동법시행령제24조 동법시행규칙제14조 NAK/S 3:2009(v2.0) : 처리과리업무처리절차 2) 기록물정리방법 등록누락기록물확인 전자기록생산시스템에등록되지않은기록물이있는지확인후누락기록물을추가로등록 대면결재, 민원신청서, 회계기록등종이로생산된기록물의등록누락여부확인후추가등록 추가등록시생산등록번호또는접수등록번호를해당기록물전면에표기 바 ) 기록물보존 1) 일반사항 관련근거 공공기록물법 제21조 동법시행령제29조ㆍ제30조ㆍ제39조ㆍ제52조 동법시행규칙제24조ㆍ제25조ㆍ제26조 중요기록물의이중보존원칙 보존으로분류된기록물중중요한기록물에대하여는복제본을제작하거나보존매체 ( 광디스크또는마이크로필름 ) 에수록하는등의방법으로이중보존함 국가기록원홈페이지 리자서비스 리표준 지침및매뉴얼 기록물디지털화지침 및 마이크로필름지침 을참조하여수록 일반시청각기록물이나 DB구축사업과관련하여생산된보존매체는중요기록물이중보존을위한보존매체와는구분되므로별도관리해야함 등록정보와실제기록물의일치여부확인 기록물등록대장의등록정보와실제기록물상태일치여부확인 기록물등록대장과실제기록물의쪽수일치여부확인 등록기록물의기록물철명및건명일치여부확인 기록물철과기록물간의생산연도일치여부확인 보존기간, 접근권한, 공개여부, 비밀여부등확인 보존기간, 접근권한, 공개여부등을확인하여해당항목의변경이필요한경우등록정보수정 보존기간, 접근권한, 공개여부등의속성값을부여하지않았거나재분류가필요한기록물의경우, 미비사항보완 기록물분류기준표 ( 리기준표 ) 에누락또는변경된단위업무 ( 단위과제 ) 가있는지확인후변경처리 결재진행중인문서의결재종료 접수후담당자미확인또는미편철기록물의편철완료 준이상기록물보존원칙 의장은보존중인기록물중보존기간이준이상인기록물중가치가높다고인정되는기록물을보존매체에수록해야함 보존기간이준이상인비전자기록물의원본은폐기하고보존매체만보존하는방식으로기록물을보존하고자하는경우, 마이크로필름등육안으로식별이가능한보존매체에수록해야함 보존가치가매우높은전자기록물의경우에는마이크로필름등육안으로식별이가능한보존매체에수록해야함 복제본제작및보존매체수록목록등은에서관리
Archives of Korea National 38 39 2) 보존방법 기록물의보존방법별구분기준 ( 동법시행령제 29 조제 1 항관련별표 2) 구분 원본과보존매체를함께보존하는방법 원본을그대로보존하는방법 대상기록물 1. 보존가치가매우높아병행보존이필요하다고인정되는기록물 2. 증명자료또는업무참고자료로서열람빈도가매우높을것으로예상되는기록물 3. 원본의형상또는재질등이특이하여문화재적가치가있을것으로예상되는기록물 4. 그밖에원본과보존매체의중복보존이필요하다고인정되는기록물 1. 보존가치는높으나열람빈도가높지아니할것으로예상되는기록물 2. 그밖에어느정도의기간이지난후에보존방법을결정하는것이타당하다고인정되는기록물 사 ) 전자기록물관리 1) 일반사항 관련근거및규정 공공기록물법 제6조ㆍ제20조 동법시행령제34조ㆍ제37조 NAK/S 3:2009(v2.0) : 처리과리업무처리절차 전자기록물의관리원칙 공공기관및의장은기록물이전자적으로생산ㆍ관리되도록필요한조치강구 전자적으로생산되지않은기록물에대한전자적관리계획수립 2) 전자기록물관리방법 원본은폐기하고보존매체만보존하는방법 원본을보존하지아니하고내용만보존하여도보존목적을달성할수있다고인정되는기록물 매체전환후원본폐기는매체전환후 3 년이경과한시점에서국가기록원과협의후추진 보존장소 공공기관에서생산한기록물은당해공공기관의에보존하는것을원칙으로함 국가적보존가치가높아중앙기록물관리기관의장 ( 국가기록원 ) 이수집 보존이필요하다고인정하여지정한기록물은관할중앙기록물관리기관으로이관 업무의계속적활용이필요한기록물은과의협의를통해비치기록물로지정및이관연장신청후처리과에서보관가능 비치기록물의비치기간이종료된경우에는다음연도중에으로이관 직접관리기관은이중보존매체수록목록및사본송부 의장은매년 8월 31일까지전년도복제본제작또는보존매체수록목록을중앙기록물관리기관에제출 중앙기록물관리기관의장은이중보존이필요한기록물을선별하여대상기록물사본송부시기를통보한후, 대상기록물사본을송부시기내에송부 전자기록생산시스템의등록및이관 처리과는생산ㆍ접수한기록물을기록물등록대장에등록ㆍ관리하여야함 전자문서의붙임에첨부불가능한비전자기록물 ( 문서, 도면, 매체등첨부물 ) 은반드시분리등록ㆍ관리 예 ) ( 전자문서 ) 등록번호 : 경제리과 - 6000 ( 비전자문서첨부물 ) 분리등록번호 : 경제리과 -6000-1 기록물분류기준표의단위업무별로작성된사안별편철기준에따라기록물철을등록하고, 해당기록물철에 생산및접수기록물을등록 전자기록생산시스템의출력물은업무참고용으로, 비전자기록물원본과합철하여관리해서는안됨 다만분리등록된비전자첨부물의경우전자기록물을출력하여 ' 사본 ' 표시한뒤분리등록된첨부물과함께편철가능 으로인수종료된전자기록물중보존기간이 10년이상인경우중앙기록물관리기관이정하는바에따라문서보존포맷및장기보존포맷으로변환하여관리 장기보존포맷으로변환하는경우행정전자서명및시점확인정보부여 기록물관리기관으로전자기록물을이관하는경우에는관리정보메타데이터를추가한장기보존포맷으로재변환하여야함 전자기록생산시스템기록물의이관 관리는리시스템구축을통해가능하며해당기관에서는리시스템등의구축을통해기록물의전자적관리체계를수립하도록권고 ( 관련문의 : 국가기록원경제리과 031-750-2211, 기록정보화과 042-481-6323)
Archives of Korea National 40 41 구전자문서시스템의등록관리 구전자문서시스템에서는전산적으로분류ㆍ편철할수없으므로결재된전자문서를출력하여기록물분류기준표에따라기록물철생성ㆍ분류ㆍ편철 보존기간 10년이상인전자문서는장기보존가능한종이로출력하여종이문서와같은방식으로편철ㆍ정리하여으로이관ㆍ보존 보존기간은단위업무를기준으로적용하되단위업무보존기간이기록물철의보존기간보다낮게책정된경우기록물철의보존기간을적용 출력ㆍ편철시반드시원본대조확인 ( 원본대조필날인 ), 색인목록의건별비고란에 전자문서 출력본임을표시 단위업무상의보존기간이 5년이하인전자문서는구전자문서시스템에서보존기간까지관리하다기록물평가심의회심의후폐기 전자문서시스템미도입기관은처리과기록물관리책임자가기록물철등록부를수기로작성관리후전자문서시스템이도입되면전산등록 2 가 ) 기록물생산현황통보 1) 일반사항 관련근거 공공기록물법 제19조 동법시행령제42조 동법시행규칙제27조 생산현황통보대상기록물 2012년도처리과별로생산ㆍ접수완료된기록물 생산 보유현황통보대상 1. 전자문서, 비전자문서 ( 대장포함 ), 도면 카드생산 보유현황 2. 조사 연구 검토서, 회의록생산현황 3. 시청각기록물생산 보유현황 4. 비밀기록물생산현황 5. 간행물생산현황 6. 행정박물보유현황 7. 이중보존매체생산 보유현황 해당기관보유기록물현황은본지침부록2. 기록물보유현황조사매뉴얼 을참조하여조사 관리하고, 직접관리기관은전자 비전자문서, 시청각기록물, 비밀기록물, 행정박물, 이중보존매체보유현황을국가기록원에통보 생산현황작성ㆍ통보시기 처리과기록물관리책임자는기록물정리가완료되어전자기록생산시스템의등록정보에반영된후에작성 처리과는매년 5월 31일까지에전년도기록물생산현황통보 에서는처리과생산현황통보취합ㆍ리 ( 자료관 ) 시스템을통하여전자적으로관리 ( 전자적관리가어려운경우엑셀로작성관리 ) 직접관리기관의경우매년 8월 31일까지국가기록원으로통보 동법시행령제3조에해당하는정부산하공공기관중직접관리기관을제외하고는관할기록물관리기관으로생산현황을통보하지아니하고자체적으로관리할수있음
Archives of Korea National 42 43 생산현황통보절차 업무주체업무내용비고 기록물관리담당자확인 - 처리과생산현황및목록접수 검수 인수완료처리의과정을확인하여생산현황취합 - 검수과정에서오류등을확인한경우, 반려 기능을활용하여해당처리과에서수정후재통보하도록조치 - 취합된생산목록에대해처리과별로검수완료여부를확인하고, 보존기간별ㆍ기록물형태별생산현황 처리과 기록물정리및생산현황통보지침수립ㆍ시행 기록물정리 : ~ 2.28 - 등록사항과실물일치여부확인 - 기록물철별보존기간확정 - 기록물공개여부확인등 전자문서시스템ㆍ생산현황통보서식 및목록정보등을조회하여확인 직접관리기관에서국가기록원으로의통보 - 처리과의생산목록검수완료후단위로취합한생산목록파일을국가기록원에통보 - 일반문서외기타유형의기록물은유형별생산목록서식 ( 엑셀 ) 에따라작성후기록물생산현황통보시스템에접속하여제출 생산현황작성ㆍ통보 : ~ 5.31 - 기록물정리완료ㆍ작성후소속에통보 전자문서시스템만사용하는기관 처리과에서소속으로의통보 국가기록원 2) 생산현황통보방법 생산현황확인및취합ㆍ관리 - 생산현황누락처리과확인 - 기록물철별보존기간책정적정여부 - 기록물공개여부확인등 국가기록원으로생산현황통보 : ~ 8.31 ( 직접관리기관에한함 ) 비밀기록물의경우통계만입력하고목록은별도송부 생산현황접수및취합 : 9 월이후 직접관리기관에한함 전자문서시스템 자료관시스템사용기관 처리과에서소속으로의통보 리시스템ㆍ ( 자료관시스템 ) 생산현황통보서식 생산현황통보시스템 (http://sora.archives.go.kr) 리시스템 - 처리과별로기록물유형별생산현황서식에따라작성하여으로통보 - 에서는처리과별기록물생산현황및목록취합ㆍ관리 직접관리기관에서국가기록원으로의통보 - 자료관시스템 ( 리시스템 ) 이구축되지않아시스템을통한기록물생산현황통보가불가능하므로엑셀서식을활용하여기록물생산현황통보시스템 (http://sora.archives.go.kr) 에등록 기록물생산현황통보시스템 (SORA) 사용방법 1 기록물생산현황통보시스템접속 : 국가기록원홈페이지 (www.archives.go.kr) 기록물생산현황통보 / 또는기록물생산현황통보시스템 (http://sora.archives.go.kr) 에바로접속 2 로그인 : 국가기록원에서일괄부여ㆍ통보한기관코드로로그인 3 입력 : 기록물유형별보유현황과생산현황을입력후저장 4 생산현황목록은엑셀로작성후첨부 5 비밀기록물 : 생산현황은전년도생산현황을, 생산목록은 3년전생산목록을입력, 목록은보안문제등으로별도송부 6 저장과제출버튼반드시클릭 : 일반기록물에서이중보존매체까지의모든단계에서저장버튼을누르고최종통보시반드시 제출 버튼클릭 - 업무담당자의기록물철편철ㆍ정리작업완료후, 처리과기록물관리담당자는전자문서시스템의 기록물정리 기능을이용하여미편철, 임시단위업무여부등정리상태확인을통해정리업무완료 - 처리과기록물관리담당자는해당처리과의생산현황통계및전산파일을전자문서시스템을활용하여 에통보 통보내용 : 전자문서시스템과자료관시스템간이관데이터규격 에규정된기록물등록대장, 기록물철등록부, 기록물배부대장, 기록물등록대장변경이력, 기록물철등록부변경이력, 기록물배부대장변경이력, 특수목록정보, 첨부파일정보가수록된전산파일포함
Archives of Korea National 44 45 생산현황관리대상및첨부파일양식 3 - [ 서식 1] 2011년도생산기록물현황 ( 총괄표 ) - SORA - [ 서식 1-1] 기록물생산목록 가 ) 처리과에서으로이관 1) 일반사항 - [ 서식 2] 2011년도보유기록물현황 ( 총괄표 ) - SORA - [ 서식 3] 조사ㆍ연구ㆍ검토서생산현황 - SORA - [ 서식 4] 조사ㆍ연구ㆍ검토서생산목록 - 엑셀서식 - [ 서식 5] 회의록관리현황 - SORA - [ 서식 6] 회의록관리목록 - 엑셀서식 관련근거및규정 공공기록물법 제19조 동법시행령제32조ㆍ제35조 NAK/S 3:2009(v2.0) : 처리과리업무처리절차 - [ 서식 7] 시청각기록물생산현황 ( 총괄표 ) - SORA - [ 서식 8] 시청각기록물보유현황 ( 총괄표 ) - SORA - [ 서식 9] 시청각기록물생산목록 - 엑셀서식 - [ 서식 10] 비밀기록물생산현황 ( 총괄표 ) - SORA 생산현황통보절차 업무주체업무내용비고 - [ 서식 11] 비밀기록물생산목록 - 엑셀서식 - [ 서식 12] 행정박물유형별보유현황 - SORA - [ 서식 13] 행정박물보유목록 - 엑셀서식 - [ 서식 14] 간행물생산현황 - SORA - [ 서식 15] 간행물생산목록 - 엑셀서식 처리과 보존기간기산일로부터 2 년경과한보유기록물현황을파악하여인계준비 이관대상기록물중참고활용이계속필요한기록물또는비치기록물은기록물이관연기신청 동법시행규칙제 20 조별지제 3 호서식 - [ 서식 16] 중요기록물이중보존을위한보존매체생산현황 - SORA - [ 서식 17] 중요기록물이중보존을위한보존매체보유현황 - SORA 이관연기신청서검토후이관대상기록물확정 이관대상기록물및이관일처리과에통보 비치기록물및이관연기대상제외 - [ 서식 18] 마이크로필름생산수록목록 - 엑셀서식 - [ 서식 19] 광디스크생산수록목록 - 엑셀서식 생산현황통보서식은 국가기록원홈페이지 (www.archives.go.kr) 리자서비스 리 처리과 생산현황보고 처리과 기록물정리절차에따라이관기록물정리및이관일에 ( 리부서 ) 으로이관 비전자기록물 - 리시스템 ( 자료관시스템 ) 의 구기록물등록 기능을활용하여기본목록 ( 기록물철단위 ) 및세부목록 ( 기록물건단위 ) 을입력하여관리 - 구기록물 DB 구축수행한기관은 DB 등록정보와실물일치여부확인ㆍ점검 리시스템 ( 자료시스템 ) 미구축기관은 엑셀 등으로이관기록물목록관리 전자기록물 - 리시스템 ( 자료관시스템 ) 이관 Data 규격에따라이관ㆍ관리
Archives of Korea National 46 47 2) 유형별이관방법 2) 이관절차및방법 비전자기록물 ( 문서ㆍ카드ㆍ도면ㆍ대장ㆍ시청각 ) 이관 기록물편철및관리방법에따라편철ㆍ정리하여보존상자에넣어이관 중앙기록물관리기관의장이이관대상기록물을지정하는경우 처리과에서으로기록물이관시비전자기록물철에전자기록물출력물 ( 사본 ) 이함께편철된경우이를분리하여야하며, 부득이하게함께편철시원본대조확인 ( 원본대조필날인 ) 을하여이관 업무주체 업무내용 비고 구전자문서시스템 (2004년이전사용 ) 의전자문서출력ㆍ편철방법에따라보존기간 10년이상의전자문서는출력하여관리 ( 본지침제2장. 기록물관리실무 1. 기록물정리ㆍ분류ㆍ등록 보존 바. 전자기록물관리참고 ) 국가기록원 공공기관보유현황요청 이관대상기록물을지정하여에통보 해당기관과사전협의 보존기간 5년이하의전자문서는전자문서시스템으로전환하지않고, 구전자문서시스템에서관리ㆍ폐기가능 전자기록물이관 기록물정리절차에따라이관대상기록물정리하여이관지정일에이관목록과함께이관 동법시행규칙별지제2호 ( 이관목록 ) 전자문서시스템ㆍ자료관시스템사용기관은전자기록정리완료후 전자문서시스템과자료관시스템간이관 Data 규격 에따라생성된파일이관 리시스템 ( 자료관시스템 ) 이미도입된기관은전자기록물이관업무를수행할수없으므로조속한구축필요 국가기록원 기록물이관검수및이관완료통보 나 ) 에서중앙기록물관리기관 ( 국가기록원 ) 으로이관 1) 일반사항 관련근거및규정 공공기록물법 제19조 동법시행령제40조 공공기관에서기록물이관을요청하는경우 업무주체 업무내용 기록물이관요청 ( 국가기록원경제리과 ) - 대상기록물목록등송부 비고 동법시행규칙별지제 2 호 ( 이관목록 ) 이관대상기록물 국가기록원 이관요청기록물에대한가치평가를통해이관여부결정및결과통보 기록물가치평가회의개최 국가적보존가치가높아기록물관리기관이지정한기록물 공공기관에서기록물이관을요청한경우, 국가적보존가치가높다고가치평가된기록물 공공기관이폐지되거나, 승계기관이없는경우의전체기록물 기록물정리절차에따라이관대상기록물정리하여이관지정일에이관목록과함께이관 동법시행규칙별지제 2 호 ( 이관목록 ) 국가기록원 기록물이관검수및이관완료통보 공공기관이폐지되거나, 승계기관이없는경우의기록물이관은본지침제4장. 지방이전ㆍ폐지기관기록물관리 2. 폐지 ( 민영화, 통 폐합 ) 기관참조
Archives of Korea National 48 49 이관목록 ( 동법시행령별지제 2 호서식 ) 기록물철단위로이관하는기록물 기관명 ( 처리과기관코드 ) : 이관연도 : 인계자직급및성명 : 기록물철분류번호 기록물철제목 건수 개별관리기록물 ( 건 ) 단위로이관하는기록물 수량 쪽수 * 인수자직급및성명 : 기록물형태비고 기관명 ( 처리과기관코드 ) : 이관연도 : 인계자직급및성명 : 등록번호제목기록물형태쪽수 * 기록물철분류번호 인수자직급및성명 : 공개구분공개제한쪽표시 비고 * 종이기록물의경우에만기재 기록물인수체크리스트 ( 안 ) ㆍ이관기관 : 행정안전부 ㆍ이관일자 : 2010. 3. 30. ㆍ이관근거 : 운영지원과 -111 ㆍ이관수량 : 문서 20권ㆍ기록물주요내용 : 인사운영계획 ( 안 ) 1 이관공문사전시행여부 2 이관목록전산파일사전송부여부 3 이관목록전산파일점검여부 4 이관목록과기록물의일치여부 5 통지목록과이관목록의일치여부 체크사항결과비고 이관목록 ( 별도서식사용시 ) 순서생산년도기록물제목기록물유형박스번호수량비고 1 2 3 4 5 6 7 6 기록물의공개여부 7 사본이있는경우원본대조필표시여부 8 훼손기록물이있을시표시여부 9 편철ㆍ정리상태 1 순서 : 연번기입 ( 각기록물별식별가능한일련번호등표기 ) 2 생산년도 : 기록물이생산된년도기입 3 기록물제목 : 기록물표지앞면의제목을정확하고자세하게기입 4 기록물유형 : 기록물유형기입 ( 종이, 시청각등 ) 5 박스번호 : 해당박스번호기입 6 수량 : 기록물이보관상자로있지않은경우, 해당기록물권수기입 7 비고 : 기타사항기입 1) 보존용표지사용여부 2) 색인목록부착여부 3) 철침등이물질제거여부 4) 보존상자 ( 봉투 ) 사용여부 10 기타참고사항 ㆍ보존매체수록여부 - 이관목록에표기
Archives of Korea National 50 51 4 확인대상및방식 가 ) 기록물평가심의 1) 일반사항 관련근거및규정 공공기록물법 제27조 확인대상ㆍ해당기록물의위치및분량ㆍ해당기록물목록과실물일치여부ㆍ해당기록물의첨부파일 전자기록물시스템을활용, 검색하여해당기록물확인 확인방법비전자기록물목록을참고하여서고에서해당기록물확인 동법시행령제43조 NAK/S 3:2009(v2.0) : 처리과리업무처리절차 NAK/S 5-1:2009(v2.0) : 기록물평가 폐기절차-제1부 : 평가및폐기원칙 생산부서 ( 처리과 ) 의견조회 의기록물관리담당자는평가대상기록물목록을처리과별로생산부서에배부하고처리과기록물관리책임자에게의견을조회 생산부서기록물관리책임자는대상기록물의업무담당자와협의하여보존기간재책정ㆍ보류ㆍ폐기등으로 처리과에서는일체의기록물을폐기할수없으며, 기록물폐기는 ( 기록물관리부서 ) 으로해당기록물을이관하고보존기간이경과한후반드시기록물평가절차를거쳐폐기하여야함 보존기간이경과한기록물은 공공기록물법 에따라처리과의견조회, 심사및심의절차를거쳐처분하되, 평가및폐기의주체, 시점, 방식등을명문화해야함 구분하고그사유와함께평가의견 ( 기록물평가심의서 ) 을으로제출 재책정 : 새로운보존기간설정 / 보류 : 기존보존기간이내의기간내에서설정 평가의견은기록물분류기준표 ( 리기준표 ), 보존기간책정기준표, 관계법령등을참조하여행정적가치및활용여부를고려하여작성 평가및폐기업무수행과정은처분의적절성을증빙하기위해반드시문서화하여관리해야함 평가대상 이보존중인기록물중보존기간이 30년미만인보존기간이만료된기록물 이보존중인기록물중보존기간이준인기록물로, 보존기간이기산일로부터 70년이경과한기록물 이보존중인비전자기록물중보존기간이준이상인기록물에대하여원본은폐기하고보존매체만보존할경우, 원본을보존매체에수록한때부터 3년이경과한기록물 2012 년부터는기록물관전문요원에의해서만기록물심사업무진행다만, 기록물생산량이설치기준에미달하는정부산하공공기관은기록물관리부서의기록물관리담당자가수행할수있음 2) 기록물평가절차및방법 평가계획수립및평가대상확인 으로이관이완료된기록물중전년도에보존기간이경과한기록물및보존기간기산일로부터 70 년이경과한 준기록물을대상으로매년 1 회이상으로하되, 평가대상기록물의양을고려하여평가시기와횟수조정 기록물평가심의서 ( 동법시행규칙별지제 10 호서식 ) 기록물철분류번호 생산년도 기록물철제목 기록물관리전문요원의심사 보존기간만료일 기록물관리전문요원처리과 ( 기록물관리담당자 ) 심의회의견처리의견사유평가의견사유 생산부서의의견을취합ㆍ참조하여행정적인가치뿐만아니라역사적ㆍ증빙적가치를검토하여해당기록물의보존가치를평가하여야함 평가결과는보존기간재책정ㆍ보류ㆍ폐기등으로구분하며평가사유와함께기록물평가심의서작성 기록물평가심의서가완료되면장 ( 기록물관리부서장 ) 이검토하여확정함 기록물보존기간의행정적ㆍ역사적가치평가 공공기록물법 시행령 [ 별표1] 에서제시하는보존기간책정기준을참조하여공공기관별로세부기준을반드시마련하여적용 기록물의활용가치평가는해당기록물과관련한업무또는사업종료여부, 소송진행여부, 업무지속성을위한참조가치여부등을기준으로판단
Archives of Korea National 52 53 기록물평가심의회의심의 의기록물관리전문요원은처리과의견조회및기록물관리전문요원은심사를완료한기록물의심의를기록물평가심의회에요청하여야함 의기록물관리전문요원은심의가완료되면심의결과를회의록과함께기관장의결재를받아최종확정 직접관리기관은준기록물중 폐기 로심의된기록물은반드시중앙기록물관리기관 ( 국가기록원 ) 의최종승인을받아야하며, 중앙기록물관리기관의승인통보를받기전까지는폐기할수없음 기록물평가심의회구성 운영 구성 : 기관장이위촉또는임명하며위원장을포함하여 5인이내로구성하되, 민간전문가 2인이상을포함하여야함 민간전문가 : 해당기관의기록물의보존가치를평가할수있는관련분야에종사한경험이있는사람으로해당분야연구자, 리학ㆍ역사학ㆍ문헌정보학ㆍ행정학등유관분야전문가 처분 보존기간재책정 : 기록물평가심의회에서보존기간이재책정된기록물은목록등을통해보존기간변경이력을관리해야하며대상기록물에도재책정된보존기간을명기해야함 보류 : 기록물평가심의회에서보류로의결된기록물은유예기간경과후해당연도평가대상에포함하여평가 ( 보류유예기간은기존보존기간을고려하여심의회에서결정가능 ) 폐기 : 기록물평가심의회에서폐기로의결된기록물은기록물의유형에따라별도의폐기계획을수립하고적법한절차에따라폐기집행 처분결과관리 리시스템 ( 자료관시스템 ) 을이용하여기록물철별로등록ㆍ관리 리시스템 ( 자료관시스템 ) 미구축기관의경우 기록물평가심의서 에상기 등록정보 항목을추가하여엑셀등의전자파일로관리 등록정보 : 기록물평가결과 ( 보존기간재책정ㆍ보류ㆍ폐기구분 ) 및사유, 재책정된보존기간또는보류기간 7인으로구성할경우에는기록물관리기관의기준에따라 3인의민간전문가를위촉하는것이바람직함 진행 : 기록물평가심의회는위원장이주재하며, 심의안건에대해보고를받은후참석위원의심의를 거쳐의결 3) 기록물폐기절차 처분 : 보존기간재책정, 보류, 폐기로구분하여확정 폐기집행대상선정및반출ㆍ확인 기록물평가절차 기록물평가심의회에서폐기로의결된기록물을대상으로폐기목록작성및문서고에서반출 처리과 2 의견조회에대한회신 1 생산부서의견조회 3 기록물관리전문요원의심사 전자기록물폐기집행 의장은전자기록물이승인받지않고폐기되지않도록보호하는방안을수립ㆍ시행, 폐기로결정된전자기록물은규정된방법에따라처리 전자기록물의폐기는해당기록물에포함되어있는모든정보를물리적으로복구할수없도록삭제하는것을말하는것으로기록물관리담당자, 시스템담당자, 정보보안담당자책임하에폐기 4 기록물평가심의회구성ㆍ심의 - 기록물평가심의서심의ㆍ의결 - 폐기여부결정 5 평가심의결과처리 - 보존기간재책정, 보류 - 폐기 비전자기록물폐기집행 비전자기록물의폐기는개인정보및보안사항등이유출되지않도록소각, 파쇄, 용해등의방식으로하여야함 폐기수행시폐기대상기록물이유출되지않도록기록물의폐기가종료될때까지기록물담당직원의입회ㆍ감독
Archives of Korea National 54 55 폐기결과관리 기록물폐기집행후위탁업체로부터폐기집행기록물의수량, 폐기방법등을명시한폐기증명서를관리하여야함 리시스템 ( 자료관시스템 ) 을이용하여기록물철별로등록ㆍ관리 리시스템 ( 자료관시스템 ) 미구축기관의경우 기록물평가심의서 에상기 폐기집행결과 항목을추가하여엑셀등의전자파일로관리 등록관리사항은기록물평가심의회결과등록시폐기결과, 폐기사유, 폐기일자 ( 입회ㆍ감독자 ) 등록. 기록물무단폐기등에관한벌칙 ( 공공기록물법 제50조 ) 다음각호의어느하나에해당하는자는 7년이하의징역또는 1천만원이하의벌금에처함 1. 기록물을무단으로파기한자 2. 기록물을무단으로국외로반출한자 다음각호의어느하나에해당하는자는 3년이하의징역또는 500만원이하의벌금에처함 1. 기록물을무단으로은닉또는유출한자 2. 기록물을중과실로멸실시킨자 3. 기록물을고의또는중과실로일부내용이파악되지못하도록손상시킨자 4. 제37조제2항의규정을위반하여비공개기록물에관한정보를목적외의용도로사용한자 5 가 ) 서고관리 1) 일반사항 관련근거 ' 공공기록물법 제28조 동법시행령제60조 동법시행규칙제28조ㆍ제29조ㆍ제31조ㆍ제32조 NAK/S 2:2009(vl.0) : 기록물관리기간보안및재난관리기준 관리원칙 은기록물을안전하게보존관리하기위한시설장비및보존환경의유지, 보안대책및재난대비계획수립ㆍ시행 은서고에서고번호와서가번호를표시ㆍ등록하여기록물의보존위치를식별할수있게하여야함 서고관리책임자를지정하여서고의출입및기록물의입ㆍ출고통제 의장은 기록물점검계획서 를작성하고이에따라기록물을점검 보존기간이 30년이상인기록물의서고외지역으로의반출은원칙적으로금지 ( 부득이한경우 기록물반출 반입서 로관리 ) 보존기록물점검주기 ( 동법시행규칙제 31 조제 1 항관련별표 14) 구분정수점검상태점검 상태평가 1 등급 2 년 30 년 종이기록물 상태평가 2 등급 2 년 1 상태평가 3 등급 2 년 영화필름 2 년 2 년 시청각기록물 오디오ㆍ비디오 2 년 3 년 사진ㆍ필름 2 년 전자기록물보존매체 2 년 행정박물 금속, 석재, 플라스틱재질 2 년 30 년 종이, 목재, 섬유재질 2 년
Archives of Korea National 56 57 2) 기록물보존시설ㆍ장비ㆍ환경기준 기록물반출ㆍ반입서 ( 동법시행규칙별지제 8 호서식 ) 기록물철단위로반출ㆍ반입하는경우 기록물보존시설및장비의기준 ( 동법시행령제 60 조제 1 항관련별표 6) 구분 ( 반출 / 반입 ) 일자 반출 / 반입자인적사항 소속기관명직급성명 확인 구분종이기록물전자기록물시청각기록물행정박물 반출기간 사유 1. 보존서고서고면적 고정식 1 만권당 99 m2 1 십만장당 80 m2 오디오 1만개당 30m2비디오 1만개당 68m2사진필름앨범 1만권 236m2영화필름 1천캔당 30m2 보존대상량실소요공간 개별관리기록물 ( 건 ) 단위로반출 반입하는경우 구분 ( 반출 / 반입 ) 일자 기록물목록 일련번호분류번호제목기록물형태수량확인 반출 / 반입자인적사항 소속기관명직급성명 확인 2. 작업실 3. 장비 이동식 업무작업실면적 열람실면적 고정식면적의 40~60 퍼센트내외 근무인원 1 명당 7 m2 ( 장비공간별도 ) 근무인원및열람좌석 1 명당 7 m2 ( 열람좌석은개가식, 폐가식으로구분하고특수매체열람공간별도 ) 공기조화설비항온ㆍ항습설비 ( 보존기간 30 년이상기록물 ) 온ㆍ습도계 소화설비 항온ㆍ항습설비설치서고당 1 대 가스식휴대형소화기 반출기간 사유 보안장비 폐쇄회로감시장치 (CCT) 기록물목록 일련번호분류번호제목기록물형태수량확인 4. 보존환경유지기준 온도 ( ) 18~22 18~22 습도 (%) 40~55% ( 변화율은 10% 이내 ) 35~46% ( 변화율은 10% 이내 ) 필름매체류 : -2~2 자기매체류 : 13~17 18~22 필름매체류 :25~35% 자기매체류 : 35~45% ( 변화율은 10% 이내 ) 40~50% ( 변화율은 10% 이내 ) 조명보존서고 100~300 룩스, 전시관 50~200 룩스 ( 원본전시기준 ) 5. 전산장비 주전산기저장장치입력장비통신장비열람장비 설치 6. 마이크로필름장비판독복사기설치 * 이하기록물을보존하는서고는항온ㆍ항습대상제외 * 마이크로필름장비는업무처리량, 보존기록물종류등을고려하여민간용역으로처리시이를설치하지아니할수있음 * 보존기간 20 년기록물은국가기록원의 기존보존기간 20 년기록물에대한관리방침 에따라보존기간 30 년기록물로간주
Archives of Korea National 58 59 전자기록물보존 전자기록물의기록매체및장치의기준 - 전자기록물을정확하고신뢰성있게수록 재생가능 - 현재의저장환경에서새로운저장환경으로손상없이이동가능 - 동일한매체로복제본제작가능 - 수록전자기록물의임의수정ㆍ삭제ㆍ위조ㆍ변조등으로부터물리적보호가능 - 전자기록물보존및전산장비의기준은그기관또는다른기관과공동활용이가능한전산장비가있는경우에는조정가능 인수가종료된전자기록물중보존기간이 10년이상인경우에는문서보존포맷및장기보존포맷으로변환하여관리하여야함 장기보존포맷으로변환하는경우에는행정전자서명및시점확인정보를부여하여야함 기록물관리기관으로전자기록물을이관하고자하는경우에는관리정보메타데이터를추가한장기보존포맷으로재변환 전자기록물의진본성, 이용가능성등이유지될수있는방법이나형식으로저장하여야하며, 승인받지아니한접근, 폐기등으로부터전자기록물을보호하는방안을수립ㆍ시행하여야함 전자기록물의손실을방지하기위하여백업 (back-up) 과복원기능을구비하여야함나 ) 기록물보안및재난대책 1) 일반사항 관련근거 ' 공공기록물법 제30조 동법시행령제62조 NAK/S 2:2009(v1.0) : 기록물관리기관보안및재난관리기준 2) 보안및재난관리대책 보안관리 의보안은허가받지않은접근ㆍ이용ㆍ삭제ㆍ수정ㆍ파기로부터기록물을보호하는조치임 기록물의인수ㆍ등록ㆍ정리ㆍ보존ㆍ분류ㆍ평가ㆍ폐기ㆍ이관ㆍ열람등모든리업무과정에서보안을고려해야하며, 형태에있어서는물리적ㆍ관리적ㆍ기술적요소들을모두고려해야함 은해당기관의기록물보존시설, 보안시설ㆍ장비, 출입인원관리, 정보통신망등에대한보안취약점을사전에식별ㆍ분석ㆍ보안성검토해야함 은조직구성및업무분장에있어서소장기록물의보안에대한책임과역할을명확히규정해야함 재난관리 기록물이손상ㆍ유실되지않도록안전하게보호하는것을말함 재난대비계획은주기적으로관리되어야하며기관차원의종합계획이될수있도록기관장의결재를받아야함 재난대비계획은해당기관이보유하고있는기록물의종류별특성과보존방법등을종합적으로고려하여마련해야함 기본적인재난종류 ( 화재, 수해, 지진등 ) 대책을포함하되, 위험평가를바탕으로 ( 보존서고 ) 의지정학적특징에따라재난종류별대책이함께포함되어야함 수립된계획은전직원에게주기적인교육과실제훈련을통해숙지시켜야함 의장은조직구성및업무분장에있어서재난관리에대한책임과역할을명확히규정 의재난대책에는비상연락망과연락체계를포함하여재난상황별업무담당자와역할이구체적으로명시되어야함 구체적인사항은 국가기록원홈페이지 리자서비스 리표준 표준화현황 공공표준 NAK/S 2:2009(v1.0) 기록물관리기관보안및재난관리기준 참조 기본사항 은기록물의멸실, 훼손, 무단유출, 무단접근등의위험요소로부터기록물을보호할수있도록필요한조치수립ㆍ시행 기관의특성에맞는보안및재난대비책을구체적으로수립ㆍ시행 보안및재난대비책의정상수행여부를주기적으로지도ㆍ감독ㆍ개선
2014 년도정부산하공공기관기록물관리지침 03 1. 지방이전기관 2. 폐지 ( 민영화, 통 폐합 ) 기관
62 63 03 Archives of Korea National 1 1) 일반사항 관련근거 ' 공공기록물법 제 28 조 동법시행령제 60 조 NAK/S 12 : 2011(v1.1) : 및특수시설 환경표준 지방이전공공기관기록물관리지침 (2011) 공공기관지방이전대비리업무매뉴얼 (2013) 지방이전기관범위및유형 정부의 공공기관지방이전계획 추진에따라 2012 년이후지방으로이전하는정부산하공공기관 104 개 정부산하공공기관지방이전현황 < 이전지역별 > ( 13. 12 월말현재 ) 계부산대구광주울산강원충북전북전남경북경남제주세종시개별이전 104 11 9 4 7 11 8 5 8 6 10 3 16 6 < 이전시기별 > 계 이전완료 2013 년 2014 년 201 상하상하상하 2016~ 2017 년 104 개 6 개 0 4 30 40 7 14 3
64 65 Archives of Korea National 2) 지방이전대비기록물관리 기록물보유현황조사및정리 지방이전대비기록물관리주요업무 처리과및문서고보유기록물현황파악및목록작성 기록물보존기간별 유형별기록물보유현황및기록물철목록생산 단계내용세부내용 기본계획수립 1 지방이전대비기록물관리기본계획수립 2 지방이전추진단계별체크리스트작성 본지침제2장. 기록물관리실무 기록물정리ㆍ분류ㆍ등록ㆍ보존 을참조하여보유기록물에대한편철 정리추진 기관별보유기록물중국가주요기록물은국가기록원과협의를통하여이관 이전준비 기록물보유현황파악 기록물평가 폐기 3 기록물보유현황조사매뉴얼마련 4 기록물보유현황전수조사실시 5 기록물편철및정리 1 기록물평가 폐기대상선정 2 기록물평가심의위원회구성 운영 3 기록물평가 폐기 ( 처분시행 ) 기록물평가 폐기 보존기간이경과한한시기록물및보존기간기산일로부터 70년이경과한준기록물을대상으로본지침제2장기록물관리실무 기록물평가 폐기 를참조하여기록물평가수행 전자문서생산시스템상에서는기록물폐기업무를수행할수없음 리전문요원미배치기관은기록물평가 폐기업무수행불가 ( 동법시행령부칙제 4 조 ) 인프라구축 설계 시공 기록물이송및재배치 1 기록물보존관리인프라기준설계 2 신사옥설계시인프라반영 3 신사옥시공단계별점검및확인 1 기록물이송계획수립 2 이송준비사항점검및신사옥이송 3 이송기록물신사옥서고재배치 기록물관리시설 장비등구축 청사설계 시공시보존서고를설계에반영하여기록물보존환경최적화대비 [ 기록물보존시설 장비환경기준 ( 동법시행령제60조 )] 기관별현보유시설 장비수준및소장기록물량등에따라 의시설 장비비용산출 을참고하여 실제소요예산편성 설치 운영 기록물관리조직및인프라확보 1 설치 운영직제에반영 2 운영규정 ( 기록물관리규정 ) 제정 3 리전문요원배치 4 ( 리전담부서 ) 설치 운영 유형별소요예산산정 ( 예시 ) ( 단위 : 백만원 ) 유형 소장기록물량 소요예산 ( 총계 ) 보존서고 ( 서가설치등 ) 소화, MF 장비등 A형 1만권기준 33.2 13.6 19.6 B형 4만권이상 74.4 54.4 20.0 이전대상공공기관은지방이전공공기관기록물관리지침 (2011) 및본지침부록1. 정부산하공공기관설치 운영절차매뉴얼 을참조하여설치및기록물관리전문요원등의인프라구축완료 C 형 15 만권이상 225.3 204 21.30 D 형 30 만권이상 431.2 408 23.20 주요추진업무 기록물관리현황조사및분석 기록물관리전문요원및기록물관리업무수행자교육 기록물관리전문요원및처리과리담당자배치 직제개정, 운영규정 기록물관리규정제정 기록물분류체계정비및리시스템구축
66 67 Archives of Korea National 의시설 장비비용산출참고기준 2 구분 기준 예산산출 (30평 1개서고 / 1만권기준 ) 4 만권기준 15 만권기준 1) 일반사항 1. 시설 ( 보존서고 ) 고정식서가서고면적 이동식서가 1만권당 99m2 ( 장비 / 열람석면적은별도 ) 고정식서가면적의약 40% 내외 - 소요서가 : 6단 1연 180권수용서가비용 : 4만권서가비용 : 15만권 - 서가비용 : 6단 1연기준 / 30.7 만원기준기준 1 고정식 1만권 : 1,700만원 * 80% 추가구축기준 * 80% 추가구축기준 * 80% 추가구축기준 : 1,360만원 5,440만원 20,400만원 2 이동식 2만 5천권 : 4,264만원 관련근거 공공기록물법 제25조 동법시행령제40조 제58조 NAK/S 16 : 2008 (v1.0) : 폐지기관기록물관리및이관지침 폐지기관범위및유형 공기조화설비 자기온습도계 항온항습설비 ( 준기록물이상서고만필수 ) 서고당 1 대 1대 1천 9백만원 / 30평 : 이동형기준 40 만원 / 개당 1대 ( 준기록물 1대 ( 준기록물이상서고만설치 ) 이상서고만설치 ) 1천 9백만원 / 1천 9백만원 / 30평 : 이동형기준 30평 : 이동형기준 40만원 / 1대기록물서고대상 40만원 / 1대기록물서고대상 폐지기관범위 - 공공기록물법 시행령제3조의각호에속하는기관중기관의목적상실및경영선진화등을사유로폐지또는민간기관으로전환되는기관 폐지기관유형 - 유형 1 : 폐지후승계공공기관이있어기능및자산을승계하는유형 소화설비 가스식휴대형소화기비치 1 개 10 만원 * CO₂10 만원 : 4.6kg 기준 4 개 40 만원 15 개 150 만원 - 유형 2 : 폐지후민간기관에서기능및자산을승계하는유형 - 유형 3 : 승계기관없이기관자체가폐지되는유형 2. 장비 보안장치 안전잠금장치 이중잠금장치약 10 만원내외 20 만원 40 만원 폐지기관기록물관리원칙 3. 전산장비 탈산처리장비 소독처리장비 주전산기 저장장치 - - - - - - 설치 설치 입력장비 - 통신장비 설치 전산장비비용은리시스템구축비용에포함되어산정 기본원칙 : 기관폐지가확정된경우, 그유형에관계없이국가기록원의관리감독하에기록물관리절차협의 - 기록물의승계기관인수및국가기록원으로이관 ( 기록물및웹기록물등필요시 ), 인수사항국가기록원관리감독등의절차로구성 통합 폐지 민영화등이결정된공공기관은또는기록물관리부서의주관하에보유기록물을승계기관또는관할기록물관리기관으로이관할수있도록조치계획수립 시행해야함 국가기록원과의사전협의없이폐지기관의기록물무단폐기금지 통합 폐지 민영화결정기관의기록물정리는본지침제2장. 기록물관리실무 1. 기록물정리 분류 등록 보존참조 열람장비 설치 4. 마이크로필름장비 합계 촬영기 현상기 판독복사기설치 ( 권고 ) 8 백만원 8 백만원 8 백만원 - 3 천 3 백 2 십만원기준 * 판독장비포함시 4 천 1 백만원 - 7천4백4십만원기준 * 판독장비포함시 - 2억2천5백3십만원 8천2백만4십원
68 69 2) 폐지기관기록물관리 Archives of Korea National 인수기관기록물관리 웹기록물이관양식 ( 예시 ) 승계기관이인수받은기록물은원생산기관명으로편철 정리 보존 인수후불가피하게기록물을정리할경우기록물원생산기관명으로정리 승계기관은기록물인수종료후 3개월이내에인수인계서사본및인수기록물목록 1부를국가기록원으로송부 구분 프로그램소스복사여부 내용 MTML, JAVA, ASP, PHP 등프로그래밍파일 복사여부 부가설명 ( 예시 ) ㆍ웹소스 : 2007_homepage_08029.alz ㆍ개발언어 : ASP, 프레임워크 ( 스프링 ) 폐지유형에따른기록물관리 폐지유형관리주체기록물관리절차 DB데이터복사여부 Oracle, MS-SQL, MySql 등의백업파일 ㆍDBMS 종류및버전 : Oracle 10g ㆍ계정정보 : id/pw ㆍ파일이름 : full_0229.dmp 유형 1 유형 2 유형 3 폐지기관기록물인계인수 일반기록물 - 공공기관기록물은해당공공기관에서자체관리함을원칙으로하여승계공공기관에서관리 - 민간기관으로승계되는경우국가기록원의기록물선별을거쳐국가기록원으로이관 웹기록물 ( 홈페이지 ) 승계공공기관 국가기록원, 승계민간기관 국가기록원 ㆍ폐지기관의기록물전량승계기관에서인수ㆍ승계기관은기록물인수결과국가기록원으로통보 ( 승계후한달이내 ) 보존기간별인수수량, 인수기록물목록첨부ㆍ국가기록원으로홈페이지 ( 웹기록물 ) 이관 ㆍ국가적으로보존가치가높은기록물은국가기록원선별이관 보유기록물목록제출및선별작업협조ㆍ국가기록원이관기록물을제외한기록물은승계기관에서인수 관리ㆍ승계기관은기록물인수결과국가기록원으로통보 ( 승계후 1달이내 ) 보존기간별인수수량, 인수기록물목록첨부ㆍ국가기록원으로홈페이지 ( 웹기록물 ) 이관 ㆍ폐지기관기록물전량국가기록원으로이관ㆍ국가기록원으로홈페이지 ( 웹기록물 ) 이관 검색색인복사여부 멀티미디어파일복사여부 환경설정정보복사여부 복원을위한기타정보 검색엔진을사용할경우, 생성된색인파일 이미지, 동영상, 플래시등의멀티미디어파일 웹프로그램을실행하기위한환경설정파일 백업및복원 S/W 종류및버전 - 내용에대한세부설명기재요청 OS, Web Server, WAS, JDK, DBMS, DB 보안 S/W, 검색엔진등의종류및버전 DB 구조정보, 시스템및응용 S/W 의실행설정정보 - 웹서버와 DB 서버가분리되어있을경우각각기재요망 ㆍ검색엔진 : 마리너2.0 ( 다이퀘스트제품 ) ㆍcfs파일, 검색방식 (XML,CGI방식등 ) ㆍ어느경로에어떤이름 ( 파일명 ) 으로복사되었는지기재ㆍPLAYER, 동영상파일포맷 ㆍ Windows 2003 + IIS6.0(WAS) ㆍ파일이름 : global.asa ㆍ출력본파일프린트포함 ㆍ LTO 장비, SW 종류, 백업장비등 ㆍ OS : Windows 2000, Windows2003 ㆍ Web Server : HP DL580 G3 ㆍ WAS : IIS6.0 ㆍ DBMS : Oracle 10g ㆍ DB 보안 S/W : D'amo (( 펜타시큐리티제품 ) ㆍ ERD(Entity Relationship Diagram) : 개체관계도 - 폐지후홈페이지의변경및소멸에대비하여국가기록원으로이관 - 이관절차 : WARC(Web Archive) 와소스 (DB) 파일로구분하여이관 - 웹기록물이관양식및홈페이지사용매뉴얼제출 1 WARC 파일 : 국가기록원에서웹크롤러를이용하여원격으로다운로드 ( 해당기관에서기관홈페이지접근허용 홈페이지복원에필요한관련개발산출물 ㆍ H/W,S/W 아키텍쳐 ( 설계구조 ) ㆍ관계형테이블정의서.doc ㆍ메뉴구조도 _2008229.xls ㆍ홈페이지연계시스템구성 _080229.ppt 2 소스 (DB) 파일 : 해당기관에서정리하여오프라인으로전달 ( 이메일, CD 등활용 ) 기관폐지로홈페이지가소멸될경우이관이제한되므로, 반드시기관이폐지되기이전에이관완료 백업매체 백업매체 CD, DVD, 외장 HDD 등백업매체 (bata 테입제외 ) ㆍ CD 로제출하였음
2014 년도정부산하공공기관기록물관리지침 04 1. 조사 연구 검토서 2. 회의록 3. 시청각기록물 4. 간행물 5. 행정박물 6. 비밀기록물
72 Archives of Korea 73 04 1 관련근거 ' 공공기록물법 제17조 동법시행령제17조 NAK/G 2:2010(v2.0) 기록생산의무이행지침 : 조사 연구 검토서, 회의록 생산 관리 주요정책또는사업등을추진하고자하는경우미리조사 연구서또는검토서를작성하여보존 조사 연구 검토서는업무를수행하기전계획단계에서만들어지는기록물로, 기록물생산등록이이루어질수있도록자체교육시반드시안내 업무관리시스템과같이업무의입안부터중간과정을포함하여결과를모두관리할수있도록한경우에는조사 연구 검토서를작성하지않고업무관리시스템을통해서그내용을확인할수있으므로별도의조사 연구 검토서를작성하지않아도됨 조사 연구서및검토서는해당단위업무 ( 단위과제 ) 의보존기간에관계없이보존기간 로책정 간행물형태로생산되는조사 연구 검토서는발간등록번호를부여할수있도록관리하고, 발간등록 번호부여시본지침 제4장. 기록물종류 형태별관리 4. 간행물참조 National 작성대상 법령의제정또는개정관련사항 조례의제정또는개정이나주요정책의결정또는변경 행정절차법 에의하여행정예고를해야하는사항 국제기구또는외국기관과체결하는주요협약 협정등 국가재정법시행령 제13조제1항및제14조에해당하는대규모사업 공사 그밖에기록물관리기관의장이조사 연구서또는검토서의작성이필요하다고인정하는사항 국가재정법 시행령에서는대규모사업에앞서예비타당성조사를시행하도록하고있으며, 대규모개발사업도국가에서관리하도록하고있음. 이를위해정부예산및회계의투명성을확인하는주요기록으로서조사 연구 검토서가작성ㆍ관리되어야함
회의명칭, 개최기관, 일시및장소, 참석자및배석자명단, 진행순서, 상정안건, 발언요지, 결정 74 Archives of Korea 75 작성항목 조사 연구또는검토배경 2 제안자등관련자소속 직급및성명 기관장또는관계기관의지시 지침또는의견 관련현황과검토내용 각종대안과조치의견 예상되는효과또는결과분석등 총사업비가 500억이상이고국가재정지원규모가 300억원이상인신규사업으로 - 건설공사가포함된사업 관련근거 ' 공공기록물법 제17조 동법시행령제18조 NAK / G 2:2010(v2.0) 기록생산의무이행지침 : 조사 연구 검토서, 회의록 생산 관리 공공기관은주요회의회의록, 속기록또는녹음기록을작성하여야함 예비타당성조사사업 National - 국가정보화기본법 제15조에따른정보화사업 - 과학기술기본법 제11조에따른국가연구개발사업 대규모개발사업은총사업비가 500억원이상인사업을가리키며, 건축사업의경우총사업비 200억원이상인사업을말함 기록물관리담당자는주요회의의현황을파악하여, 생산된회의록은전자기록생산시스템을통해관리해야함 비공개로결정된회의록은비공개기간동안보호될수있도록필요한조치를취하여관리 간행물형태로생산되는회의록은본지침제4장. 기록물종류 형태별관리 4. 간행물에따라관리 작성대상 해당기관의운영 경영과관련한주요회의 조사연구검토서의사항에관한심의또는의견조정을목적으로주요직위자가참석하는회의 임원추진위원회, 감사위원회, 업무계획보고회의, 경영현안점검회의, 이사회, 주주총회, 정보공개심의회, 기록물 평가심의회, 기관장이참석하는회의 구성요소 사항및표결내용에관한사항 작성주체 회의를소집또는주관하는기관또는부서 주관기관또는부서가불분명하거나정부산하공공기관이아닌경우에는회의안건과관련하여업무연관성이가장높은기관또는부서를정하고그기관또는부서에서작성
- 안건 0에대하여 000와같이표결함 76 Archives of Korea 77 회의록작성 ( 예시 ) 3 구성요소 작성의예 관련근거 공공기록물법 제17조 제23조회의명 000위원회제0차회의 / 000위원회전원회의 동법시행령제19조 제56조 개최기관 ( 부서 ) 회의주관기관명 동법시행규칙제4조 개최일시 00년 00월00일 00:00~00:00 NAK/G 1-2 : 2009(v1.0) 특수유형기록물관리 - 제2부 : 시청각기록물 장소 기관회의실 생산대상 참석자명단 공공기관의장등주요직위자의업무활동배석자가있는경우배석자명단포함 ( 서면으로작성하는경우위원날인 / 타기관 단체, 외국등과의협약 협정 교류 계약등의추진과관련된공공기관의주요활동및행사전자문서로작성하는경우위원공람또는결재 ) 국가재정법 시행령제13조제1항및제14조에해당하는사업 1. 개회 국가재정법 시행령제13조제1항및제14조에해당하는사업중공공기관의장과중앙기록물관리기관의 2. 국민의례진행순서장이협의하여정한대규모사업 공사의경우동영상기록물을생산하여야하며, 이경우촬영개요및시간별 3. 회의안건상정및토의촬영세부사항등을포함한설명문을별도로작성하여야함 ( 예 ) 녹색뉴딜사업 4. 폐회 대규모토목 건축공사등실제본래의모습을찾기어렵게되거나각종형태의구조물의사료적가치가 1. 2. 3. 상정안건높아시청각기록물로그모습을보존할필요가있는사항 상정안건자료는별첨표시 대규모개발사업지구지정사진 National ㆍ결정사항 다수국민의관심사항이되는주요사건또는사고로공공기관의장이시청각기록물의작성 보존이결정사항및 - 안건 0에대하여 000 결정함 ( 회의안건상정및토의 ) 필요하다고인정하는사항 표결내용비고 ㆍ표결내용기타회의운영과관련하여참고사항 그밖에시청각기록물의생산이필요하다고인정되는사항 생산 관리 전자기록생산시스템으로등록 관리함을원칙으로하며, 주요업무수행과관련하여시행전 시행과정및시행후의주요상황을체계적으로파악할수있도록생산 공공기관은업무수행과관련하여사진 필름 테이프 비디오 음반 디스크등영상또는음성형태의기록물을생산한때에는그기록물을관리하여야함
78 79 시청각기록물관리시주의사항 시청각기록물등록방법 시청각기록물은이미지, 영상, 소리등을기록화한것으로사진, 필름, 오디오, 비디오, 영화필름, 멀티 사진 필름류 : 사진의뒷면과포장재료의좌측상단여백에표기 미디어콘텐츠등이포함 오디오, 비디오, 영화필름 : 보호케이스와보존용기에표기 일반기록물을촬영한마이크로필름 및 문서이미지가수록된광디스크 등은시청각기록물이아닌보존 테이프, 디스크, 디스켓 : 보호케이스와보존용기에표기 매체로분류되니관리시주의 전자파일 : 폴더명에등록번호등을기입 E-Book 으로제작된 CD 류는간행물로분류 동영상으로제작된시청각기록물 (DVD 혹은 CD) 은전자기록생산시스템에등록 < 생산등록번호 > < 접수등록번호 > 시청각기록물보존환경기준구분온도습도비고 1.5cm 등록 ( 등록번호 ) ( 등록일자 ) 1.5cm 접수 ( 접수번호 ) ( 접수일시 ) 흑백필름 13 ~ 17 35 ~ 45% 3.5cm 3.5cm 칼라필름 -2 ~ 2 25 ~ 35% 자기매체 13 ~ 17 35 ~ 45% 비디오테이프, 릴테이프등 시청각기록물편철 광매체 13 ~ 17 35 ~ 45% CD, D 시청각기록물등록 Archives of Korea 사진 필름류는하나의행사를기준으로시간발생순으로편집하여하나의시청각기록물철생성 여러행사의필름이연결되어있는경우각각의사안을기록물철로구분 테이프, 영화필름등분리될수없는매체의경우하나의기록물철로생성 한편의동영상이여러개로나누어진경우각각을기록물철로생성 ( 예 : 홍보영상2-1, 홍보영상2-2) National 사진 필름류는촬영된사진및필름중보존대상으로적합한작품등을선정하고, 선정된사진을전자 기록생산시스템에등록 녹음 동영상류는촬영 녹화또는녹음된기록물의편집이완료된시점에편집완성본을전자기록생산 시스템에등록. 단, 편집장비가없는경우편집되지않은상태그대로등록가능 시청각기록물은일반문서와달리등록이지연될경우생산맥락을잃을수있으므로반드시생산과동시에등록
80 81 4 간행물발간등록생략유형 관련근거및규정 발간형태별 공공기록물법 제22조 동법시행령제55조 유형구분형태사례 동법시행규칙제 37 조 NAK/G 1-1:2009(v2.0) : 특수유형기록물관리 - 제 1 부 : 간행물 수첩류메모형수첩, 포켓식고혈압건강수첩, 당뇨건강수첩등 간행물발간등록 공공기관은간행물발간등록생략가능. 단해당기관에서별도발간등록관리 일반기록물과동일하게리기준표 ( 분류기준표 ) 의분류기준을따라에서자체관리 1 소책자 팜플렛, 리플렛등 45~50 쪽미만자료행사안내, 소식지, 길라잡이등 발간등록번호표기 ( 발간등록시 ) 지침서, 핸드북 특정업무에대한지침서소방현장대응지침, 안전관리매뉴얼 발간등록번호는식별이용이한정도의규격으로간행물앞표지좌측상단에기재, 발간등록번호 라고 쓰고그아랫줄에발간등록번호표기 해당에서자체관리시 행정간행물등록번호, 정부간행물등록번호 등의유사명칭사용불가 속보류빠른전달을위한인쇄자료주요경제통계속보등 간행물송부 처리과에서는간행물발간 15일이경과하기전까지 ( 리부서 ) 에송부하여야함 보존가치가높은간행물은필요시국가기록원으로 3부송부 ( 전자파일이있는경우함께송부 ) National Archives of Korea 2 만화 만화자료 국가정책이나국민의일상관련문제를알기쉽게만화로작성 - 알고나면안심 - 야호! 코리아! - 만화로읽는구미시정등 간행물발간등록및송부안내 국가기록원홈페이지 (www.archives.go.kr) 중앙하단의 바로가기 메뉴 간행물발간등록번호신청 신청양식작성 신청 등록확인 대상간행물에발간등록번호표기 송부 3 신문 기관신문 기관의동향, 소식등을신문형식으로발행 - 진주시보, 중구소식, 아산시정제주교육리뷰, 동부교육소식등 - 청사초롱, 신문협회보, 경우신문, - 2000 광주비엔날레 4 추록 [ 追錄 ] 추록분규정 지침의추록분만발행심사지침서가제분
- 신문교육활용자료 기념류 : 주요홍보, 행사, 활동중에생산된포스터, 팜플릿, 기념엽서, 방명록, 초청장, 기념품등의색칠, 붙이기, 한자연습, 학습자료등학습내용을학습교재 - 국어과학습부진아지도자료연습또는일기식으로기록하는자료각종홍보물및기념물 - 유아과학활동자료 2 상 훈장류 : 훈 포장, 공공업무와관련하여기관이수여받은상장, 상패, 트로피, 메달등교육원교육교육원발간교재및활동자료외국어교육교재, 직무연수교재 National 발간교재 사무집기류 : 주요직위자가업무수행에사용했던사무집기류등자료사용자 - NEIS 사용매뉴얼 기타 : 기록물관리기관의장이지정한그밖의유형 82 Archives of Korea 83 간행물발간등록생략유형 5 수록내용별 관련근거및규정 유형 구분 형태 사례 공공기록물법 제24조 - 에너지절약을생활화 - 사이버정보마당 동법시행령제57조 공직자윤리법제15조, 동법시행령제29조 - 청소년수련시설안내서일반국민 NAK /G 1-3 : 2008(v1.0) : 행정박물관리실무매뉴얼국민의일상과관련해서알기쉽게홍보하기위한자료 - 알기쉬운열린교육홍보용 - 밝고건강한우리부만들기 - 통계바다 행정박물의정의 - 건설정보화사업홍보자료 1 공공기관에서업무수행과관련하여생산 활용한형상기록물로서행정적 역사적 문화적 예술적가치를 - 요즘경제현안홍보지니는기록물자료 - 세금정책정책홍보용국가중요시책에대한계획적홍보자료 - 55년의만남 모든형상기록물이대상이되는것은아니며에서관리대상으로지정한경우에만해당 - Pictorial Korea( 영문홍보잡지 ) - 방사선보건 관리대상소식지한기관의동향, 행사소식등을안내하기위해작성 - 서부장학, 월드컵코리아 2002뉴스안내지 관인 ( 官印 ) 류 : 기관장의직인, 기관인등으로활용종료된것 - 중랑의회보, 민족문화추진회보 상징류 : 공공업무와관련하여상징성을지니고있는현판, 기, 휘호, 모형, 의복등 홍보브로셔투자자들에게홍보하기위한내용 - 주식투자환경등홍보인쇄물 선물류 : 공직자윤리법 시행령제28조에해당하는선물류로, 미국화폐 100달러이상또는국내 장학자료 장학지도, 장학교재 교육과정에의한장학자료 시가 10만원이상 매뉴얼 시스템사용매뉴얼 - 기타특정프로그램매뉴얼 영농교재 농어민을상대로농수산물을수확하기위한교육교재 농업기술센터교육교재 에서는행정박물의관리범위와대상을선별 지정하여관리하도록함 3 공보자료 4 행사결과물 5 일반문서류 교과서 초 중 고등학교각과목별교과서는매우광범위하고내용상발간등록의가치가적음 관보, 구보, 군보, 시보 정부및각지자체에서발간 관보 : 기록물로이관 관리됨 보도자료 대부분인터넷에도게재하며간단히프린트하여발행서울시소비자물가, 생산물가동향 문집, 글모음집 독서회및학습결과물로참가자의글을모아서발간 글모음집, 시집, 활동집 귀국보고서 국외출장 연수결과보고서 해외연수귀국보고서 - 주요구정추진계획 ( 월간 ) 인쇄물 인쇄물을단순히상철한것 - 확대간부회의서류 - 준비상황보고서 - 중구회의 ( 임시회 ) 심의 ( 안 ) 선물류의관리 ( 공직자윤리법 제 3 조, 제 15 조, 제 16 조, 동법시행령제 29 조 ) 등록의무자 : 공공기관의운영에관한법률 에따른공기업의장 부기관장및상임감사, 한국은행의총재부총재감사 / 동법 3 조의 2 에따른공직유관단체의임원 지방공기업법 에따른지방공사공단및지자체출연기관 공무원또는공직유관단체의임직원은외국으로부터선물을받거나그직무와관련하여외국인 ( 단체 ) 에게선물을받으면지체없이소속기관단체의장에게신고하고그선물을인도하며, 선물은신고즉시국고에귀속 이관을받은기관의장이선물을관리유지하되, 그중문화적 예술적가치가있어보존할필요가있는선물은 공공기록물법 제 9 조에따른중앙기록물관리기관에이관
84 85 관리방법 현재전자기록생산시스템은행정박물의등록 관리가불가능하므로관리대상으로선별된행정박물은 6 의관리대장에등록하여관리 관리대장은등록번호, 유형분류등의식별정보와제목, 생산부서및생산일자등의관리정보를구분하여기재 행정박물관리대장 관련근거및규정 공공기록물법 제32조 제33조 제34조 동법시행령제66조 제67조 제68조 제69조 제70조 제71조 보안업무규정제4조 제6조 제8조 제12조 NAK /S 20 : 2010(v1.0) : 비밀기록물관리 등록번호 식별정보 관련근거 유형분류 재질분류 생산제목부서 생산일자 폐기일자 입수일자 관리정보 입수수량크기이미지주기비고보존경위 장소 서가위치 Archives of Korea 비밀기록물관리원칙 비밀기록물은내용이누설되는경우국가안전보장에유해로운결과를초래할우려가있는국가기록물로서비밀로분류된기록물을말함 비밀기록물관리의적용대상은비밀기록물생산원본에한함 비밀을책자형태로간행하였을경우, 이는간행물이아닌비밀기록물로취급하며, 비밀관리절차에따라관리해야함 National 은비밀기록물관리에필요한별도의전용서고및시설 장비등을설치 운영하여비밀기록물 관리체계를구축하여야함 은비밀기록물관리전담관리요원지정및비밀취급인가취득을관리하고, 비밀기록물취급 과정에서비밀이누설되지않도록보안대책을수립 시행하여야함 비밀기록물의생산관리 비밀기록물을생산하는때에는당해기록물의원본에비밀보호기간및보존기간을함께책정하여 보존기간이만료될때까지관리 비밀기록물원본의보존기간은기록물철또는건단위로책정하며, 리기준표 ( 기록물분류기준표 ) 의 단위과제에책정된보존기간을적용 비밀기록물의비밀보호기간을명시하기위해예고문을기재하고, 보존기간은비밀보호기간이상의 기간으로책정해야함 비밀기록물의보호기간이변경된경우에는변경된보호기간이상으로보존기간을재책정해야함 보호기간및보존기간표시방법 ( 예시 ) 원본보호기간, ~ 로재분류 ( 일자또는경우 ) 보존기간 : 사본 ~ 로재분류 ( 일자또는경우 )
86 87 비밀기록물생산현황통보 비밀기록물관리부서에서는비밀기록물생산 해제 재분류현황을매년 5 월 31 일까지에통보 비밀기록물생산현황통보서식 ( 동법시행규칙별지제 12 호 ) ( 통보대상 : 2013. 1. 1 ~ 12. 31) 비밀기록물관리부서에서는비밀기록물원본생산목록을비밀기록생산현황에포함하여작성 관리하고, 생산후 3년이경과한다음연도 5월 31일까지에통보 ( 통보대상 : 2010. 1. 1 ~ 12. 31) 비밀기록물원본목록의제목중비밀정보가포함되어있는경우에는해당정보를삭제하고제출가능 직접관리기관의비밀기록물생산현황및목록통보 직접관리기관에서는대외비를제외한 Ⅰ Ⅱ Ⅲ급비밀기록물생산현황등을매년 8월 31일까지국가기록원에통보 직접관리기관은비밀기록물원본목록중보존기간 30년이상의기록물을매년 8월 31일까지국가기록원에통보 Archives of Korea 비밀기록물유형별생산현황 ( 목록 ) 1 문서류생산기관명 : 생산연도 : 식별생산연번제목면수번호부서 National 비밀보존보호등급기간기간구분 통보방법 : 비밀기록물생산현황 ( 기록물생산현황통보시스템 (SORA) 비밀기록물생산목록 ( 동법시행규칙별지제12호서식을이용하여공문시행 ) 2014년비밀기록물생산현황통보대상 : 2013. 1. 1 ~ 12. 31 2014년생산목록통보대상 : 2010. 1. 1 ~ 12. 31 2 간행물 생산기관명 : 생산연도 : 연번 식별번호 생산부서 제목면수비밀등급 보존기간 보호기간 구분 3 시청각류 생산기관명 : 생산연도 : 연번 식별번호 생산부서 제목 비밀등급 보존기간 보호기간 구분 비밀기록물리기준표 ( 기록물분류기준표 ) 관리 은리기준표 ( 기록물분류기준표 ) 의단위과제 ( 단위업무 ) 에비밀관련내용이포함되어있는 경우에는그내용이노출되지않도록비밀로지정하여별도관리하여야함 비밀관련정보가포함되어있는경우자료의작성및제출은서면으로하고, 기록물관리기관으로제출된 사본의예고문은제출일로부터 1 개월이지난달의말일에파기
88 National Archives of Korea 89 비밀해제기록물의관리 비밀기록물관리부서에서는비밀기록물이일반문서로재분류된경우에는리기준표의해당단위과제에서생산된기록물철에편철하여관리 관련된기록물철이없거나개별기록물단위로별도관리가필요한경우에는당해비밀기록물을철로간주하여관리가능 비밀해제기록물은 공공기관의정보공개에관한법률 제9조제1항및기록물의공개여부분류규정에따라공개여부를구분하여관리하여야함 2014 년도정부산하공공기관기록물관리지침 비밀기록물의이관 비밀기록물관리부서에서는비밀기록물을일반문서로재분류한경우, 예고문에의하여비밀보호기간이만료된경우, 생산후 30년이경과한경우으로이관하여야함 공공기관은비밀기록물원본에대하여자체관리를원칙으로하되기록물관리기관의장이국가적보존가치가높은기록물로지정한기록물에한해서는기록물관리기관으로이관하여야함 비밀기록물을기록물관리기관으로이관하는경우 전자비밀기록물은국가정보원장이정하는바에따라보안을유지할수있는전송망을통하여이관하거나매체에수록하여봉인된봉투에담아이관 비전자비밀기록물은봉인된봉투에건또는권별로담아이관 일반문서로재분류된비밀기록물은일반기록물의이관절차를따름 1. 2014 년기록물보존기간협의대상및절차 2. 정부산하공공기관기록물분류체계정비가이드라인 3. 정부산하공공기관공통업무단위과제별보존기간 4. 정부산하공공기관설치ㆍ운영절차매뉴얼 5. 기록물보유현황조사매뉴얼 6. 연중기록물관리일정및체크리스트 7. 업무담당자별역할및책임 8. 운영규정( 지침 ) 제정( 예시안 ) 9. 지방이전대비기록물관리기본계획 ( 예시안 ) 10. 공공기록물법시행령제 3 조공공기관현황 ( 총 593 개 )
91 1 협의대상 직접관리기관 (40개기관 ) <2007년 : 16개기관 > 대한무역투자진흥공사, 한국관광공사, 한국광물자원공사, 한국농수산식품유통공사, 한국농어촌공사, 한국도로공사, 한국석유공사, 한국석탄공사, 한국수자원공사, 한국방송공사, 한국은행, 한국전력공사, 한국조폐공사, 한국주택토지공사, 한국철도공사, 한국투자공사 <2009년 : 10개기관 > 국민건강보험공단, 국민체육진흥공단, 예금보험공사, 인천국제공항공사, 한국가스공사, 한국공항공사, 한국마사회, 한국수출입은행, 한국자산관리공사, 한국지역난방공사 <2012 년 : 14 개기관 > 국립공원관리공단, 국민연금공단, 국토연구원, 대한적십자사, 대한지적공사, 중소기업진흥공단, 한국개발연구원, 한국과학기술원, 한국국제협력단, 한국산업단지공단, 한국연구재단, 한국원자력연구원, 한국정보화진흥원, 한국항공우주연구원 직접관리기관이아닌자체관리기관도보존기간협의요청시추진가능함 협의절차 협의절차 : 초안제출에서최종완료까지 3차협의추진 최소 6주소요 직접관리기관 국가기록원 직접관리기관 국가기록원 초안제출 초안검토 공문제출 검토결과통보 ( 이메일발송 ) (1 차혐의 ) (2 차협의 ) ( 최종협의 ) 1 주 2 주 2 주 1 주 제출시기및서식 제출시기 : 매년 1.1부터 10.31까지 상반기제출희망시별도요청 제출서식 : 조직분류기능분류리항목 처실명팀명기능단위구분대중소업무코드 단위업무명 기록물철명 단위업무설명 보존기간 보존기간책정사유 비치여부 현존 / 폐지여부 위필수항목이외의공개여부, 접근권한, 보존방법, 특수목록등은기관에따라달리제출가능
92 National Archives of Korea 93 제출전체크리스트 연중기록물관리주요일정 제출서식에맞춰작성된엑셀파일초안을우선담당자이메일로제출한다. 하나의단위업무 ( 과제 ) 를여러팀에서중복해서사용하면 유사공통업무 로구분한다. 고유업무중중복된단위업무명 ( 단위과제명 ) 이없도록구체적으로작성한다. 보존기간적절성을검토하고, 보존기간과보존기간책정사유기간을일치시킨다. 장기보존이필요한기록물의주요용어를설정하여키워드검색을통해선별한다. [ 예 : 전략회의, 주주총회, 위원회, 회의록, MOU체결, 홍보동영상제작등 ] 단위업무명 ( 단위과제명 ) 에영어약자만표기될경우설명에서약자를풀어작성한다. [ 예 : KSP기획 KSP (Knowledge Sharing Program, 한국식원조모델 ) 기획업무 ] 1 필수항목작성 조직, 기능분류및리항목작성 2 가 ) 개요 목적본가이드라인은정부산하공공기관 ( 이하 공공기관 ) 에서 기록물기능분류체계 구축및활용에필요한절차와방법을구체적으로제시함을목적으로한다. 적용범위본가이드라인은 공공기록물관리에관한법률 ( 이하 공공기록물법 ) 제3조제1호에서규정한 대통령령이정하는기관 중시행령제3조제1 2 3호에해당하는다음의기관에적용된다. 공공기관의운영에관한법률 제4조에따른기관 지방공기업법 에따른지방공사 공단 특별법에의하여설립한법인 ( 다만, 지방문화원진흥법 에의한문화원및특별법에의하여설립된조합 협회를제외한다 ) 위기준에따라공기업, 준정부기관, 정부업무위탁기관, 연구기관, 의료기관등이포함된다. 2 기능구분 부서, 기관공통및고유업무로구분 3 보존기간책정 공통업무는 공공기관공통업무보존기간 준수 ( 14년정부산하공공기관기록물관리지침 p.104 참고 ) 관련법규 공공기록물관리에관한법률 제3조공공기관의정의 공공기록물관리에관한법률 제18조기록물의등록 분류 편철등 4 보존기간비율점검 5 중요기록물선별 전체보존기간별비율점검 (30년이상 15~25%, 10년이하 75~85%) 기관의주요업무로장기보존이필요한기록물선별 ( 기획업무, 전략수립, 이사회운영, 협약체결등 ) 공공기록물관리에관한법률 제19조기록물의관리등 공공기록물관리에관한법률시행령 제3조공공기관의범위 공공기록물관리에관한법률시행령 제22조기록물의분류 공공기록물관리에관한법률시행령 제25조리기준표 공공기록물관리에관한법률시행령 제26조보존기간 공공기록물관리에관한법률시행령 부칙제3조분류기준에관한경과조치 6 단위업무중복확인 1개의단위업무는 1개의팀에서만사용 ( 여러팀에서공통으로사용하면부서및유사공통업무임 ) 공공기록물관리에관한법률시행규칙 제16조리기준표 공공기록물관리에관한법률시행규칙 제17조보존기간협의 확정 7 작성기준준수 대중소기능명, 단위업무명작성시일괄붙여쓰기권장
94 National Archives of Korea 95 용어정리 분류체계 : 유사한특징을가진자료는모으고, 다른특징을가진자료는구분하기위한기준을제시한체계나표. 기능및업무를기준으로하는기능분류체계, 기록을생산 접수한조직을중심으로하는조직분류체계, 기록내용에포함된주제를기준으로주제분류체계등으로구분할수있음공공기록물법에서는공공기관에서기록물의직접적생산배경 출처가되는업무기능과해당기록물의연관성등을쉽게파악할수있는기능분류체계를사용하도록규정하고있음 정부기능분류체계 : BRM (Business Reference Model) 이라고하며, 정부기능을범정부차원에서행정기관이상시적으로수행하는업무를기능에따라분류하는체계정부업무의생산성을제고하고행정자원의효율적활용을위하여, 2007년부터정부기능분류시스템을구축 운영하고있으며, 각부처 BRM은매년해당기관홈페이지에고시됨 기록물분류기준표 : 공공기관에서생산한기록물의체계적인관리및업무처리를위해단위업무별로처분기준을제시한것으로, 단위업무별로분류번호, 보존기간, 보존장소, 보존방법, 비치여부, 검색어등리에필요한필수항목을포함 리기준표 : 2006년 기록물분류기준표 에서 리기준표 로명칭변경됨. 단위업무가아닌단위과제별처분기준을제시한것으로, 단위과제별로업무설명, 보존기간및보존기간책정사유, 공개여부, 접근권한등리에필요한필수항목을포함공공기관중직접관리기관의단위과제별보존기간은관할기록물관리기관과협의를거쳐확정하여야함 단위업무 : 기록물분류기준표의기능분류기준으로업무의성격 처리절차 형태등이거의동일한업무의최소단위. 1인또는소수의인원으로구성된팀에게분장되는수준의업무또는사업으로서직제개정등으로업무변경시에도 2개이상으로분리하기어려운수준까지세분화된업무또는사업단위 처리과 : 문서의수발및업무처리를주관하는팀 ( 과 ). 공공기록물법및행정업무의효율적운영에관한규정 ( 구 사무관리규정 ) 에서사용하는용어로, 공공기관에서는처리과보다 처리부서 를더많이사용함 소관부처 : 산하기관지도 감독권한에따라공공기관을지도 감독하는기관 ( 예 : 소관부처기획재정부 - 산하기관한국투자공사 ) 직접관리기관 : 공공기록물법시행령제3조제1 2 3호에해당하는기관중에서행정안전부령으로지정한기관지정된기관은동법시행령제25조및제42조에따라단위과제별보존기간을국가기록원과협의해야하고, 기록물생산현황을국가기록원으로통보해야하는의무가부여됨 2007년정부투자기관중심의 16개기관, 2009년공기업 준정부기관중심의 10개기관, 2012년공공성이높은정부업무위탁기관중심의유형별대표기관 14개기관, 합계 40개기관이지정됨나 ) 분류체계정비절차및방법 분류체계정비필요성공기록물법시행령제25조에따라, 공공기관은업무과정에기반을둔기능분류체계방식을따라야한다. 공공기관의공문서분류에대한규정은여러차례개정되었고그에따라기록물분류체계도변화되었다. 공공기록물법이전의규정이력은다음과같다. - 정부처무규정 (1949) 결재권자별분류체계 - 정부공문서규정 (1964) 기능별십진분류체계 - 사무관리규정 (1991) 기능별십진분류체계따라서공공기관은더이상조직이나주제에따른기존분류체계를사용할수없고 13년 1월 1일부터는기능분류체계로정비하여야한다.( 영부칙제3조 ) 단위과제 : 리기준표의기능분류기준으로종이기록물의기록물철과동일수준. 정부기능분류 분류체계정비절차 체계 (BRM) 상최하단위의업무레벨로, 각기관의팀또는과수준에서법령, 직제등의근거에의해수행하여야하는기능을업무담당자가영역별 절차별로세분화한업무 공통업무 : 모든공공기관에존재하는기능에해당하는업무임. 같은업무의명칭을표준화하고기록의 분류체계선택 대중소기능명도출 보존기간등관리항목작성 보존기간을동일하게부여함으로써일관성있는기록물평가 폐기가가능. 모든부서에서공통적으로수행하는기능 ( 예 : 서무, 보안등 ) 과모든기관에서공통적으로수행하는기능 ( 예 : 감사, 예산등 ), 지사별로공통적으로수행하는기능 ( 예 : 00공사의경우지사별기지관리 ) 으로구분 분류체계단계설정 단위과제작성 확정 고유업무 : 기관설치목적이되는주된업무로서, 해당기관 ( 또는부서 ) 에서주도적으로수행하는업무
96 National Archives of Korea 97 분류체계선택 공공기관에서는정부기능분류체계 (BRM) 인리기준표를사용하거나기존에사용하던기록물분류 기준표의수정또는국가기록원과협의하여기관에맞는별도의기능분류체계를사용하여야한다. 리기준표와기록물분류기준표의단계별기능설정기준은다음과같다. 기능규모 리기준표 기록물분류기준표 정책분야 기관 대기능 정책영역 본부 처 실 대기능 중기능 단계별기능명도출 < 대기능 > 소관부처정부기능분류체계 (BRM) 의대기능중에서해당기관의모든업무를포괄하는대표기능명을선택하여대기능명을확정하고해당기관에맞는중 소기능을추가해나간다. BRM은해당소관부처홈페이지에매년고시되므로홈페이지에서다운받아활용한다. 대기능명도출시본부 처 실의조직명을그대로사용할경우에는조직이변경될때마다기능도변경해야하는문제가나타난다. 따라서조직명이아닌주요기능명으로작성한다. 상이한기능을수행하는기관의경우에는대기능을 2개이상으로할수도있다. 농림수산식품부한국농수산식품유통공사 팀 ( 과 ) 중기능소기능 담당자소기능단위업무 소관부처 BRM 정책분야정책영역대기능 대기능 기록물철단위과제단위사안 농업 농촌 농산물유통 농산물유통 < 표 1> 리기준표와기록물분류기준표의단계별기능설정기준 농림해양수산 해양수산 어촌 수산물유통 수산물유통 임업 산촌 리기준표는정책분야, 정책영역, 대 중 소기능, 단위과제의 6단계구조로단위과제를기준으로보존기간을책정한다. 반면기록물분류기준표는대 중 소기능, 단위업무, 단위사안의 5단계구조로단위업무를기준으로보존기간을책정한다. 분류체계단계설정현재개발된정부기능분류체계 (BRM) 에는공공기관의기능이반영되어있지않다. 따라서공공기관에서는필요한기능을새롭게추가하여기능분류체계를구축할수밖에없다. 공공기관규모에따라 6단계가아닌 3 4단계기능분류체계가적합할수있으므로해당기관규모에맞도록설정한다. < 표 3> 한국농수산식품유통공사의대기능명도출방법 < 중기능 > 각부처의팀 ( 과 ) 수준에서담당하는기능을중기능으로도출한다. 단, 상이한업무를공동으로수행하는경우라면중기능을 2개이상으로할수도있다. 예 ) 감사팀 감사기능 / 인사팀 인사기능, 교육훈련기능 < 소기능 > 법률이나직제에근거하여팀 ( 과 ) 에부여된세부기능으로소기능을도출하되, 소기능은하위의단위과제를모두포괄할수있어야한다. 상호연관성을갖는업무기능은동일수준의기능으로분류하여야한다. 예 ) 기획팀근무자의경우 회의관리, 기관장보좌, 백서및연보발간기능등 대규모기관 (500명이상 ) 중규모기관 (100명이상 ) 소규모기관 (100명미만 ) 6단계 4단계 3단계 정책 ( 분야 영역 ) 대 중 소단위과제 대 중 소단위과제 중 소단위과제 < 표 2> 기관규모별적합한분류단계설정기준 기능명도출시참고자료 각기관의설치법및직제 경영평가보고서 홈페이지부서별업무기능 팀별사무분장표 ( 업무분장표 ) 사무위임전결규정 업무매뉴얼
98 National Archives of Korea 99 공통기능과고유기능의구분관리단위과제는공통기능과고유기능으로구분하여관리하여야한다. 공통기능은해당기관내모든부서에적용되는 부서공통 기능, 모든공공기관에적용되는 기관공통 기능, 그리고본사 ( 본부 ) 이외에여러지사가있는경우모든지사들에적용되는 유사기관공통 기능으로구분한다. 반면고유기능은해당기관의설립목적을구현하기위해서그기관 ( 또는부서 ) 이주도적으로수행하는업무이다. 기능구분소기능단위과제 ( 기록물철 ) 고유업무설정기준고유업무는 [ 부록 ] 정부산하공공기관공통업무단위과제별보존기간에제시되어있지않고해당기관 ( 또는부서 ) 에서주도적으로수행하는업무를대상으로작성한다. 고유업무보존기간은개별법령에명시된보존기간이상을우선적으로적용하여보존기간을설정하여야한다. 분류체계정비신뢰성확보방안기능명도출후단위과제를작성하기시작한다. 정비결과의신뢰성을확보하기위하여, 단위과제는반드시해당업무담당자 ( 전체직원 ) 가작성함을원칙으로한다. 작성된내용은팀내부회의를거쳐확정한후해당처리과장의확인 / 결재후리담당자 ( 또는기록물관리전문요원 ) 에게제출하도록한다. 부서공통 서무 복무관리업무협조 다 ) 리기준표작성요령 공통기능 기관공통 내부감사 경영평가 감사계획수립일상감사자체평가계획수립자체평가위원회운영 단위과제작성 작성원칙업무의성격 처리절차가동일한업무의최소단위로단위과제를설정하고업무성격이잘나타나도록명칭을부여하여야한다. 유사기관공통 비축기지관리 고유기능 해외유전개발 < 표 4> 한국석유공사공통기능및고유기능구분예시 비축기지운영계획수립비축기지운영일반해외시추기본계획수립해외유전개발시추용역계약 단위과제크기처리과에서업무분장을변경하거나처리부서의통 폐합으로단위과제가타부서로이관될경우에도더작은단위로또다시쪼개져이관되는일이없도록처음부터가급적세분화하여작성하도록한다. 단지업무량이적다고하여다른업무를함께묶어하나의단위과제로작성하지않도록각별히유의한다. 그리고문서량이많더라도업무성격, 처리절차등이같은경우에는동일한단위과제로작성하여야한다. 단위과제명칭 공통업무설정기준공통업무는 [ 부록 ] 정부산하공공기관공통업무단위과제별보존기간을참고하여작성한다. 여기에제시된보존기간은보존하여야할 최소 기간을명시한것이다. 따라서기관에따라제시된단위과제와관련된기록물을상향보존하는것은가능하나, 제시된보존기간보다하향보존해서는아니된다. 그리고여기에제시된단위과제는해당기관의사정에따라취사선택이가능하고, 새롭게생성가능하다. 단, 새롭게생성하고자할때에는그와같은비슷한단위과제명의보존기간을준용하여책정하여야한다. 예 ) 출장 이라는단위과제생성시, 해외출장 등으로자세히작성하고, 기관공통업무의인사관리 교육훈련 국 내외훈련 (10년) 보존기간준용 단위과제의명칭은모호하거나불명확하게표현하지말고업무성격이잘나타나도록부여하여야한다. 조사나서술어는생략하고, 업무명이구체적이고상세하게드러나도록작성한다. 단, 20자를넘지않아야한다. 또한단발성사업의경우가아닌, 이를포괄하여장기간존속시킬수있는단위과제명을부여한다. 단위과제명으로영문약자등특수전문용어를사용할수는있지만업무설명에서풀어서설명해주어야한다. 하나의단위과제를여러덤에서중복사용할경우유사공통업무로구분하고, 고유업무의단위과제명은중복되지않도록한다.
100 National Archives of Korea 101 보존기간작성 구분부적합한명칭적합한명칭 작성원칙 세분화 00위원회및이사회관련업무안전계획구체화환경영향 12년도불우이웃돕기지속화 000지역봉사활동 < 표 5> 한국석유공사단위과제명칭작성예시 00위원회운영이사회운영 00기지안전계획수립 00기지환경영향평가업무사회봉사활동 기록물의보존기간은단위과제를기준으로책정한다. 보존기간은해당기록의가치를수량화한것으로,, 준, 30년, 10년, 5년, 3년, 1년으로구분한다. 종전의 20년은일괄 30년으로전환 준인사관리, 물품관리, 시설관리등 30년이상장기보존은필요하나, 일정기간이지나관리대상인사람, 물건, 시설등이사망또는소멸되면더이상보존할필요가없어보존이필요없지만보존기간을특정하기곤란하여 50년경과후매 30년마다보존여부를재분류하여야하는기록의보존기간을준로책정한다. 보존기간책정기준 업무설명작성 작성원칙 해당단위과제설명내용을누가보더라도쉽고정확하게파악할수있도록구체적이고상세하게제시한다. 작성내용 업무설명에는해당업무의근거가되는법률및지침, 업무내용및업무절차, 업무의중요도, 타업무와의연관성등이포함되도록한다. 단, 200자를넘지않도록한다. 단위과제 리기준표관리 < 표 6> 리기준표관리단위과제업무설명작성예시 업무설명 공공기록물관리에관한법률 제 19 조및동법시행령제 25 조에따라, 각처리과의문서등록 - 분류 - 편철을제어하는리기준표를관리하는업무. 1964 년이후지속된 < 공문서분류번호및보존기간표 > 를대체하는제도이며, 그중요도가큼. 보존기간은업무종료후참고할기간, 민원증명 분쟁이나소송등에증빙자료로필요한기간, 연구자료, 사료등역사자료로서쓰일가능성등을고려하여책정하되다음의기준을따른다. 보존기간을특별히명시한개별법령 공공기록물법시행령 [ 별표1] 기록물의보존기간별책정기준 정부산하공공기관공통업무단위과제별보존기간 기관단위의업무중요도 보존기간책정사유작성 작성원칙 보존기간책정사유작성시자의적판단이아닌명확한책정근거를설명할수있도록한다. 관련법령및규정, 업무중요도, 향후활용여부등기록물의가치를구체적으로제시한다. 책정사유종결어는 ~ 한가치가있어보존기간을 00로책정 으로한다. 단위과제보존기간보존기간책정사유 새만금사업공정별시청각기록 새만금간척사업에관한기록으로, 이상장기지속되는대규모간척사업의특성상증빙에필요한장기보존이요구될뿐만아니라, 공정별시청각기록이라는희소적, 역사적가치가있어보존기간을로책정 < 표 7> 한국농어촌공사보존기간책정사유작성예시
102 National Archives of Korea 103 책정사유가치구분 책정사유는업무활용가치, 증빙적가치, 역사적 학술적가치로구분하여작성한다. 활용적가치 : 해당업무추진, 책임소재파악, 다른업무참고에필요할경우 증빙적가치 : 해당업무가인사 조직, 재무 회계, 계약등증빙상문제나법적대응및법적권리보호문제가발생할수있는경우 역사적가치 : 해당업무가산업사, 경제사등국가적인시대상황을파악하는데유용하고사회적으로중요한사건및인물정보를포함하고있거나, 해당기관의중요정책, 국제적교류협력 협상, 교류활동등의정보를포함하는경우 공개여부작성 기록물공개는공공기록물법시행령제27조에따라기록물 건단위 로공개여부를구분하고, 동법시행규칙제18조에따라공개, 부분공개, 비공개중하나를선택하여표시하여야한다. 부분공개및비공개는 공공기관의정보공개에관한법률 제9조제1항각호의번호중해당번호표시하여그사유를명시하여야한다. 접근권한작성 공공기록물법시행령제28조에따라, 기록물및접근자를기준으로기록물내용및목록정보로구분하여접근범위를설정하여야한다. 접근권한작성시단위과제별기준이아닌 건별부여 등기관에따라그방법을달리정할수도있다. 라 ) 보존기간협의 대상기관 공공기록물법시행령제25조제3항에따라직접관리기관은단위과제별보존기간을국가기록원의장과협의하여확정하여야한다. 12년지정기관은 14년부터협의추진예정 동법시행규칙제 17 조에따른직접관리기관은다음표와같다. 2007 년 2009 년 2012 년 대한무역투자진흥공사, 한국관광공사, 한국광물자원공사, 한국농수산식품유통공사, 한국농어촌공사, 한국도로공사, 한국방송공사, 한국석유공사, 한국석탄공사, 한국수자원공사, 한국은행, 한국전력공사, 한국조폐공사, 한국주택토지공사, 한국철도공사, 한국투자공사 국민건강보험공단, 국민체육진흥공단, 수출입은행, 예금보험공사, 인천국제공항공사, 한국가스공사, 한국공항공사, 한국마사회, 한국자산관리공사, 한국지역난방공사 국립공원관리공단, 국민연금공단, 국토연구원, 대한적십자사, 대한지적공사, 중소기업진흥공단, 한국개발연구원, 한국과학기술원, 한국국제협력단, 한국산업단지공단, 한국연구재단, 한국원자력연구원, 한국정보화진흥원, 한국항공우주연구원 협의절차 공공기록물법시행규칙제16조제2항에따라공공기관은신설또는변경된단위과제에대하여매년 10월 31일까지국가기록원과다음과같이협의하여야한다. 리기준조사서배포예시국협의 기능분류작성 기관내분석및검토 단위과제조사서 리기준표 배포 취합 단위과제조사및작성 보존기간책정 팀장확인 / 결재 보존기간협의완료후, 해당기관은반드시기관홈페이지에고시하여야한다. 제출서식 직접관리기관은다음과같은서식의엑셀파일을국가기록원으로제출한다. 기능분류 조직구분 기능구분 처리정책정책단위업무보존대기능중기능소기능과명분야영역과제설명기간 리담당자공공기관처리과담당자공공기관보존기간확정 팀장확인 / 결재 기관고시 리항목 보존기간책정사유 공개여부 리기준확정 접근권한 건별작성가능
104 National Archives of Korea 105 3 정부산하공공기관보존기간책정시참고 중기능소기능단위과제 ( 기록물철 ) 보존기간 부패방지대책추진 공공기관공통업무 ( 각기관공통업무 ) 부패방지 공직자행동강령 중기능소기능단위과제 ( 기록물철 ) 보존기간 비위면직자취업제한 감사일반 선물신고 30 년 내부감사 감사계획수립감사이의신청감사결과처리 5년 10년 감사 공직윤리 퇴직공직자취업제한재산등록심사및결과조치재산등록의무자및등록서류관리 10년 10년 30년 감사 일상감사자체감사주무부처감사기획감찰계획수립및실시기강감사기동감찰반운영 10년 10년 5년 5년 5년 5년 지도방문 진정및비리신고처리 지도방문지도방문조정심의회운영직원부조리신고창구운영직원전용비리신고방운영진정민원조사처리 5년 3년 10년 10년 10년 비위직무감찰 정보수집및분석 개인정보수집계획수립및시행 기관장지시사항처리 개인정보파일관리 사정기관이첩자료조사처리 개인정보파일대장 ( 목록집 ) 준 외부기관조사요구사항처리 ( 청와대, 주무부처등 ) 감사수감계획수립 보안 개인정보보호 개인정보보안조치 개인정보보호지도점검 3 년 감사원감사 감사원처분요구사항처리 입출력자료관리대장 감사원처분요구사항재심의청구 준 처리정보관리 부패방지공직기강확립추진및평가 재정관리사전재원배분 30 년
106 National Archives of Korea 107 중기능소기능단위과제 ( 기록물철 ) 보존기간 중기능소기능단위과제 ( 기록물철 ) 보존기간 예산성과관리제도운영 정책연구비및기관공통경비관리 재정관리 중기재정운영계획수립 예산수반법령제 개정협의 30 년 예산 예산집행 재정집행상황관리 지출실적통계관리및보고 기본사업비예산안편성 지출원인행위 세입예산안편성 결산및결산지원 ( 분리 ) 신규주요사업비편성 결산 결산보고 결산보고서작성및보고 30 년 예산관련국회대응 ( 당정협의포함 ) 지출결산및수시보고 예산안편성 예산편성관련관련부처대응 예산편성지침관리및주요사업비예산편성 30 년 관서운영비교부 집행 세입세출외현금관리 예산 총액예산서 인건비예산안편성 전시예산안편성 회계 지출 회계 자금관리 주식관리 채권관리 준 준 추경예산안편성 회계검사및결산 준 국고수입징수및관리 세입세출외출납업무 회계시스템운영 예산집행현황조회서비스제공 지출원인행위등재및지출결의등의요청 예비비관리 30 년 계약관리 예산집행 예산배정 이 전용 계약 계약관리 계약정보관리 우선구매 이월 일반집행 이체 국회국정감사대응국정감사수감
108 National Archives of Korea 109 중기능소기능단위과제 ( 기록물철 ) 보존기간 중기능소기능단위과제 ( 기록물철 ) 보존기간 국회 국정감사대응 국정감사후속조치 10년 국회자료제출 5년 국회대응 요구자료처리 3년 기관장보좌 기관장지시사항연구검토 주요정책과제조정협의 국제행사유치및개최 준 국회업무보고작성 양자간교류협력협정체결 연간업무계획수립 국제교류 외국주최행사참가 업무계획수립 중 장기업무계획수립 월간주간업무계획수립 30 년 외국과의실무회의 외국과의기관장급회의 주요현안보고작성 과제평가 ( 특정과제, 자체평가, 소속기관평가 ) 기관장주재회의운영 자체평가계획수립 회의관리 주요간부회의운영 이사회관리 기획 경영평가 자체평가위원회운영 주요정책평가실시 30 년 기획 주주총회관리 기타주요위원회관리 자체평가에대한재평가 평가결과시정조치 30 년 각종공약 지시사항 대통령 국무총리 장관지시사항관리 기관장지시사항관리 통계기준 통계자료분석 준 국민등의견수렴 통계자료관리 대내외방문객관리 통계 통계조사 기관장보좌 대내외일정관리 통계조정 소관분야자료수집및업무보좌 통계조사결과 연설 훈시자료 통계간행물관리
110 National Archives of Korea 111 중기능소기능단위과제 ( 기록물철 ) 보존기간 백서 중기능소기능단위과제 ( 기록물철 ) 보존기간 비상계획 직장예비군및민방위편성 운영 방위협의회운영 기획 백서및통계연보발간 통계연보 재난관리 사사 ( 社史 ) 재해관리 법무 고시및공고관리 사규제 개정 사규제 개정 규정 지침 편람집발간 10년 재난 재난재해관리 재난재해복구 재난재해예방 재난재해조직관리 법무 소송 소송수행 소송판결문 특정관리대상시설관리 성과관리일반 준 3 년 법령서비스제공 법령상담및질의회신 ( 중요사항 ) 법령정보서비스제공 3 년 성과관리계획수립 운영 성과관리및평가규정제정 운영 자체충무계획수립 성과관리기획 성과관리매뉴얼개발및교육 보급 충무계획수립 소산및이동계획수립 충무계획수립및검토 승인 ( 기본계획안 집행계획포함 ) 30 년 성과관리 성과와보상연계방안수립 성과지표개발관리 정부연습실시을지연습계획수립및실시 1 년 성과계약평가 비상계획 비상대비비상근무관리 3 년 민방위업무집행계획수립 정보시스템구축운영 업무관리시스템구축 운영 고객관리시스템구축 운영 민방위교육훈련 성과관리시스템구축 운영 직장예비군및민방위편성 운영 직장민방위편성운영 팀 ( 본부 ) 별학습 3 년 직장예비군편성운영 인사관리 채용 임직원채용일반 예비군교육훈련 임직원채용계획수립및합격자발표
112 National Archives of Korea 113 중기능소기능단위과제 ( 기록물철 ) 보존기간 중기능소기능단위과제 ( 기록물철 ) 보존기간 시험 교육훈련일반 3 년 겸임겸직 3 년 교재편찬 근무평정 승진 강임 교육훈련 비전임교관관리 국내 외훈련 인사기록카드관리 인사서류관리 준 준 인사관리 위탁교육 직급별교육 3 년 인사발령원본 노사협약 인사발령통보 전자인사관리시스템구축 운영 3 년 준 노사협력 노사협의 노사협력위원회운영 ( 회의록 ) 인사관리 인사운용 전보 전직 3 년 노동조합 사옥관리일반 3 년 3 년 징계 30 년 사옥수급관리계획 퇴직 사옥취득 파견 시설관리 사옥관리 사옥임대차계약관리 30 년 휴직 복직 사옥배정요청 3 년 공익근무요원관리 사옥설계도면관리 준 일용직인사관리 3 년 사옥방호 공무국외여행허가 직제개정 공적심의회운영 행정관리 조직진단관리 조직정원관리 상훈관리 ( 상훈심사위원회포함 ) 30 년 조직진단 ( 직무분석 )
114 National Archives of Korea 115 중기능소기능단위과제 ( 기록물철 ) 보존기간 중기능소기능단위과제 ( 기록물철 ) 보존기간 조직진단관리위임전결규정정비 민원사무편람및처리기준표관리 기관간업무협조 사무인계인수 행정관리 민원 민원실운영 민원조정위원회 사무관리 서식관리 전자민원시스템운영 업무편람발간관리 정보자원관리계획수립 정책자료집발간 정보자원관리 전산기기보급및운영 업무처리절차분석및과정표준화 30 년 전산자료데이터셋 30 년 업무추진절차개선 품질경영 자체제안제도운영 30 년 정보시스템운영 정보화기본계획수립 추진 행정관리 고객관리 지식관리시스템운영 고객만족도조사 고객만족전략수립 30 년 행정정보화 행정업무정보화 정보화대상업무발굴 정보화진단및수준평가 사용자계정 전자이미지서명관리 준 고객친절도향상추진 전자직인관리 정보공개심의회운영 준 행정정보공동이용 정보공개업무편람발간 행정정보보호 30 년 정보공개 정보공개운영지침개정 주요문서목록작성비치 홈페이지구축 운영 홈페이지구축및개선 홈페이지운영 행정정보의공표 공개 불복구제처리 준 준 홍보 기획홍보 홍보기획 홍보결과분석평가 30 년 민원민원처리 언론모니터링건전비판대응
116 National Archives of Korea 117 중기능소기능단위과제 ( 기록물철 ) 보존기간 중기능소기능단위과제 ( 기록물철 ) 보존기간 언론모니터링오보대응 불용품관리 홍보 온라인홍보활성화 인터넷홍보 PCRM ( 홍보고객관리 ) 3 년 물품관리 재물조사 차량관리 홍보전문성제고 주요업무홍보컨설팅 직원홍보마인드제고 예술품관리 보안업무시행계획수립 급여일반 보안업무심사분석 급여 연봉 연금및사회보험 보안업무규정시행요강 비밀소유및인가자현황조사 30 년 급여가압류 30 년 문서보안 후생복지 주택보급알선 선택적복지제도운영 운영지원 보안관리 시설보안 인원보안 운영지원 자산관리 동산관리 부동산관리 장비보안 지역보안 국유재산관리계획수립 30 년 통신보안 국유재산관리및처분 ( 취득포함 ) 보안감사 국유재산관리 국유재산관리전환실시 준 당직근무관리 3 년 국유재산증감및현재액보고 복무제도운영 초과근무관리 3 년 사용수익허가관리 준 정기휴가관리 3 년 물품관리 물품관리 물품관리전환 증명관리 각종출입증발급 사원증발급
118 National Archives of Korea 119 중기능소기능단위과제 ( 기록물철 ) 보존기간 중기능소기능단위과제 ( 기록물철 ) 보존기간 증명관리 제증명발급 3년 직인관리 직인관리 인감관리 리 자료관리 열람대출 간행물관리 3 년 준 기관자체행사 3 년 부서공통업무 ( 처리과공통업무 ) 운영지원 행사 기관장이 취임행사주요행사 5년 10년 중기능 소기능 단위과제 ( 기록물철 ) 보존기간 감사 감사수감및결과조치 5년 리 기록물관리 5년 기타행사 3 년 부서장업무부서장업무 사회공헌 사회공헌활동봉사단활동운영 10년 5년 10년 민원 민원업무처리 10년 보안일반 5년 보안관리 비밀관리 기록물보존기준표관리 10년 리시스템구축 운영 국회관련업무관리 ( 자료제출 ) 3 년 기록물관리실태점검 기록물이관 ( 생산현황보고포함 ) 부서공통 서무 을지훈련복무관리사무분장 3년 1년 5년 리 사회공헌 기록물정리 기록물평가심의 ( 공개재분류포함 ) 주요기록물관리 ( 시청각 회의록등 ) 서무업무인사업무각종통계, 자료관리업무협조 3년 3년 5년 3년 보존매체수록현황관리 준 업무계획및평가 과제및성과관리 리기준표변경신청 10년 문서수발 3년 자료관리 도서관리 10년 경영평가 / 정부업무평가 5년 업무계획보고 업무계획및보고 5년 물품관리 물품관리 5년 예산회계 예산편성및집행 5년
120 National Archives of Korea 121 4 가 ) 준비단계 수행절차세부내용처리과1 업무담당자지정 2 기록물관리현황조사및분석 3 기록물관리계획수립기록물관리책임자지정조사서작성ㆍ제출조사서배포기록물관리전문요원배치기록물관리 ( 기록물관리담당자지정 ) 계획수립조사서현황조사취합ㆍ분석계획수립개선안도출기관록기관별조사서 ( 안 ) 컨설팅담당자지정제시 관리기물2 기록물관리현황조사및분석 현황조사계획수립및조사서설계 조사실시 현황분석및개선안도출 3 기록물관리계획수립 기록물관리업무담당자지정 배치 ㆍ조사계획수립및조사서확정 ㆍ현황조사서 ( 안 ) 제시, 컨설팅 ㆍ사안에따라처리과기록물관리책임자및전산담당자공동작성 ㆍ실제수행업무절차정리및표준절차와비교, 개선안도출 ㆍ공공기관수행업무절차와표준절차비교및개선안공동도출 ( 기관요청시 ) ㆍ기관교육및컨설팅 ( 기관요청시 ) ㆍ리현황조사결과를바탕으로리계획수립 국가기록원 국가기록원 기록물관리부서및처리과의장은체계적 전문적리를위한전담인력을반드시지정 배치하여야함 구분배치부서수행업무 기록물관리전문요원 ( 기록물관리담당자 ) ( 기록물관리부서 ) 당해기관리총괄, 운영 기록물관리기관 ( 국가기록원 ) 과업무협조 기록물관리책임자처리과 의지침에따라처리과리 목적 정부산하공공기관기록물을체계적이고안정적으로관리하기위한의인적 물적인프라마련을위해단계별수행업무절차를제시함으로써기록물관리체계를조기에정착하기위함 수행절차세부내용수행기관 ( 부서 ) 1 기록물관리업무담당자지정 배치 ㆍ처리과별기록물관리책임자지정 ㆍ기록물관리담당자지정 처리과 설치의무대상기관은기록물관리전문요원을배치하여을운영하고, 그밖의기관은기록물관리담당자및처리과책임자를지정하여공공기관의리를총괄하여수행
리과관기록물리기관122 National Archives of Korea 123 기록물관리현황조사및분석 기록물관리현황을파악하여문제점진단및개선안도출을통해표준리절차및방법정립 나 ) 실행단계 ( 설치 ) 수행절차처1 기록물관리현황조사계획수립및조사서설계 2 조사실시 3 기록물관리현황분석및개선안도출 1 리조직ㆍ인력및규정정비 2 분류체계정비및리시스템구축 3 리시설장비확충 - 에서는 공공기록물법 및동법시행령 시행규칙, 기록물관리지침, 리표준등을 참조하여당해기관에서실제수행중인기록물관리업무절차및방법의적절성을검토하고개선도출 조사서작성ㆍ제출 기록물관리현황조사주요항목 기록물관리제도및인적 물적인프라 - ( 또는리 ) 의직제및규정반영여부 - 기록물관리전문요원 ( 또는리담당자 ) 배치여부 - 기록물보존시설및장비 환경 공공기록물법 기록물관리업무중실제기관에서수행하고있는업무및절차 - 기록물생산현황보고, 이관, 평가, 폐기 - 기록물분류체계및리기준관리등 처리과및문서고보유기록물현황 목록 - 기록물보존기간별 유형별기록물보유현황통계및기록물철목록 YES 설치대상여부확인 NO 운영규정 ( 안 ) 제시 운영직제반영및운영규정제 개정 기록물관리직제반영및기록물관리규정제 개정 컨설팅 유사업무통폐합및인력확보 분류체계개발계획수립 분류체계방식결정 교육ㆍ컨설팅 취합ㆍ검수확정ㆍ반영 단위과제보존기간협의요청ㆍ확정 단위과제보존기간협의 ( 직접관리기관 ) 리시스템구축계획수립 정보화부서협조 시스템구축및운영 리시스템기능규격제시및컨설팅 리시설 장비 환경구축 리시설 장비 환경기준제시 전자기록생산 관리시스템구축및활용현황 - 구축여부및시기, 제품명및제조사, 활용여부등 기록물관리계획수립 에서는기록물관리현황조사및분석결과를바탕으로기관의설치 운영을위한중장기계획및연간업무계획을작성하고, 기관의장에게보고 확정 중장기계획에는기록물관리규정 조직 인력 시설및장비 예산계획, 연차별업무추진내용 일정등포함 확정된중장기계획또는기본계획에근거한연간업무계획및예산수립 반영 기록물관리현황조사및분석결과를바탕으로기록물관리업무별처리절차를개선하고구체화 당해기관의기록물관리현황분석결과및 공공기록물법, 기록물관리지침, 리표준등에따라현행기록물관리업무별처리절차개선방안도출
124 National Archives of Korea 125 세부내용 1 리조직 인력및규정정비 수행절차세부내용수행기관 ( 부서 ) 설치대상여부확인 직제반영및규정정비 유사리업무통 폐합 공공기록물법 시행규칙에서정한기준에따른설치대상여부확인 직제상리부서및업무반영 운영규정또는기록물관리규정제 개정 운영규정 ( 안 ) 기록물관리규정 ( 안 ) 작성 제시 기록물관리부서 국가기록원 처리과에분산된리기능을으로통합 기록물분류체계개발계획수립및개발지원 리기준표 ( 기록물분류기준표 ) 조사서작성 처리과 리직제반영및 운영규정 제정 - 당해기관설치및기록물관리전문요원배치근거마련을위해이를직제에반영하고 운영규정 을현행 공공기록물법 에따라제 개정 - 문서규정 사용기관은 문서규정 내기록물 ( 문서 ) 관리장 ( 또는절 ) 을폐지하고별도의 운영규정 ( 또는기록물관리규정 ) 제정 - 국가기록원에서제공한 운영규정 ( 안 ) 을참조하여당해기관의상황에맞게수정 보완하여기관내규제정 유사리업무통 폐합 - 기존타부서에서수행하고있는리관련업무를 운영규정 에따라으로통 폐합 - 특히, 시청각기록물, 분류체계관리를포함한전자기록물관리, 비밀기록물 ( 일반문서로재분류된경우, 보호기간이만료된경우, 생산후 30년이지난경우 ) 등의관리업무통 폐합필요 인력확보 배치 - 수행업무에따른인력확보 - 기록물관리전문요원정원확보 배치 2 분류체계정비및리시스템구축 리시스템계획수립및예산확보리시스템구축리기준표 ( 기록물분류기준표 ) 및리시스템운영 정보화부서 설치기준에미달하는기관의경우, 기록물관리전문요원배치는의무사항은아니나체계적이고전문적인리를위해기록물관리전문요원을배치하는것이효율적임 수행업무 3 리시설 장비확충 기록물분류체계개발컨설팅 교육등지원리시스템구축방안, 기능 규격제시 리시설 장비 환경구축 리시설 장비 환경기준제시 국가기록원 국가기록원 기능 정책기능 수행업무 기록물관리에관한기본계획수립및시행 기록물관리기관및관련기관과의업무협력 기록물관리지도 감독및지원등 리조직 인력및규정정비 설치대상여부확인및설치부서결정 - 설치기준 ( 공공기록물법 시행규칙제2조 ) : 그기관및소속기관의연간기록물생산량이 1천권이상인기관또는그기관및소속기관의보존대상기록물이 5천권이상인기관 - 은당해기관의기록물관리부서에설치함을원칙으로하며, 설치기준에미달하는기관은공공기관의장이지정한부서가업무수행 ( 공공기록물법 시행령제10조제2항 ) 보존대상기록물은기록물유형에관계없이처리과보관기록물및문서고보존기록물전체를의미하며, 권 은 기록물철 을의미함 (1 권 : 1 철 (100 매이내편철 ), 전자기록물 10 건 ) 수집 정리기능열람기능보존기능정보화지원기능행정지원기능 기록물수집 ( 이관 ), 관리및활용 기록물등록및정리 리기준표 ( 기록물분류기준표 ) 운영 기록물평가 비공개기록물공개재분류등 기록물열람및기록물관련민원업무 자료실및정보공개접수창구운영등 서고관리 리시설 장비운영및관리 보존매체수록업무등 리시스템운영지원 기록물관리 S/W 운영지원 홈페이지운영등 일반행정지원업무 보안업무 기록물관리관련심의회 위원회등운영지원등
126 National Archives of Korea 127 인력배치및업무분장 ( 안 ) 구분업무분장비고 장 운영총괄 분류체계정비및리시스템구축 분류체계정비 - 전자적리체계및리시스템구축을위해서는기록물분류체계정비가우선되어야함 - 기록물분류기준표또는리기준표를사용하지않는기관은우선적으로분류체계를정비하여야함 기록물관리전문요원 정리 기술담당 운영 기록물관리기본계획및운영계획수립 기록물정리, 이관, 관리업무주관 기록물관리총괄 ( 주요회의록, 조사 연구ㆍ검토서, 비밀기록물, 간행물, 행정박물, 시청각기록물등 ) 기록물평가및비공개기록물공개재분류 기록물평가심의회운영 리기준표 ( 기록물분류기준표 ) 운영 기록물관리에대한지도 감독및교육 기록물생산현황취합 작성및보고 이관대상기록물목록작성및이관 이관기록물의정리및내용기술 이관기록물의평가, 보존기간재획정, 미등록기록물등록 이관기록물의서가배가및정수점검 인력의최소 1/4 이상배치 리시스템구축 - 리시스템구축계획수립 1 리시스템기능 규격표준 및 기록물관리시스템기능ㆍ규격표준 에따른표준리시스템을도입하여커스터마이징또는개발 2 전자문서시스템, 업무관리시스템, 개별업무관리시스템, 전자서명장기검증시스템등당해기관에서사용하고있는시스템중리시스템과연계하여리대상선정 3 구전자문서시스템및자료관시스템의전자기록물, 전자화기록물등을대상으로마이그레이션기록물선정 4 리시스템구축방법에따라소요예산및추진일정이상이함으로추진일정산정필요 - 시스템구축환경조사및시스템구축 1 시스템설치위치, H/W S/W 현황등시스템환경조사 시설 장비운영담당 시설및장비관리 서고관리및정수점검 보유기록물목록관리 2 리시스템설치 ( 또는개발 ) 및초기데이터구축 - 마이그레이션및연계대상시스템연계 열람담당 간행물및자료실 ( 열람실 ) 관리 정보공개접수및민원인열람 기록물기관열람및대출관리 선택 마이그레이션대상시스템에있는기록물의분류체계를조정하여리시스템으로마이그레이션및연계대상시스템과연계 기록정보담당 리시스템운영관리및유지보수 주요기록물의매체수록및비전자기록물의전산화관리 리유관시스템의연계관리 선택 - 시스템테스트및오류수정, 사용자교육 행정지원담당 문서수발, 접수처리등기록물유통업무 운영에따른제반행정업무지원 선택
128 National Archives of Korea 129 리시설 장비확충 보존서고 - 보존기록물의종류및수량을고려하여법정공간확보 - 현재보존중인기록물량, 추가이관예상량등을산정하여적정면적확보 - 보존환경등을고려하여한시기록물보존서고와준이상기록물보존서고를구분 - 서고위치는소장기록물의종류, 온ㆍ습도환경, 재난대비등을고려하여지상형또는지하형으로하되지상형권고 인수실및등록 정리실 - 처리과기록물의대량인수 ( 이관 ) 가용이하도록설계하고, 인수과정에서발생하는분진의흡입 배출이가능하도록흡입배출구설치 - 인수기록물임시보관을위한임시서가, 목록검수및등록 정리를위한이동식작업대 북카, 공기청정기등을확보하여등록 정리작업의편의도모 열람실 - 직원및외부열람인을위한일반열람실을설치하고, 필요시휴게실마련 - 소장기록물중마이크로필름이있는경우, 특수매체열람실을별도로구성하고판독복사기설치 기타시설 - 전산실 : 기록물의효율적관리와행정업무지원을위한리시스템등의전산장비설치 - 전시실 : 상설전시관과기획전시관을구분, 설치가능하며, 전시공간은서고보존환경과동일하게적용 - 보존처리실 : 기록물의탈산및소독등을수행하는작업공간으로처리공간전체에대한배기시설설치 - 마이크로필름실 : 촬영을위해기록물을정리할수있는촬영준비실, 암실환경이조성된촬영실, 촬영된필름검사실, 현상및복제실등으로구성 기록물의탈산및소독등보존처리를위한장비및시설, 마이크로필름촬영및현상장비는업무처리량, 보존기록물종류등을고려하여민간용역으로처리할수있으며, 이경우설치하지않을수있음 리시설 환경 - 보존서고에는항온항습기, 온습도계등을설치하여야하며, 특히준이상기록물은반드시항온항습환경하에서관리 - 화재발생시기록물에영향을주지않는휴대형가스식소화기비치 - 기록물의안전한관리를위해이중잠금장치설치 - 기록물유형별적정한보존환경설정 관리 보존환경유지기준 구분종이기록물전자기록물시청각기록물행정박물 온도 ( ) 18~22 18~22 습도 (%) 기타환경관리 - 서고내로외부공기의직접적인유입및분진등의오염물질, 해충침투를방지하고햇빛의직접적인입사방지를위하여창문에블라인더 커튼등을설치 - 창문과출입문은완전히밀폐되도록개폐장치를보완하고, 단열확보등을위해지속적인관리필요 다 ) 정착 확산단계 기록물관리전문요원및기록물관리업무담당자재교육 기록물관리전문요원및의기록물관리업무담당자는국가기록원, 민간교육기관등을통해지속적으로재교육을받아리동향, 정책등을파악하고당해기관의기록물관리계획수립 운영에적극적으로반영 처리과및관할소속기관교육 지도 기록물관리전문요원은처리과및관할소속기관의기록물관리책임자를대상으로리실무교육을수행하여당해기관리의효율을도모하여야함 리실태점검 40~55% ( 변화율은 10% 이내 ) 의장은 공공기록물법, 리표준, 기록물관리지침등을준수하여당해기관 ( 소속기관포함 ) 의기록물관리업무가적절하게수행되는지를주기적으로점검하여야함 기록물관리실태점검결과, 미비사항이발견되었을경우에는즉시필요한대책을수립 시행하여야함 소장기록물활용및홍보 35~45% ( 변화율은 10% 이내 ) 필름매체류 : -2~2 자기필름류 : 13~17 필름매체류 : 25~35% ( 변화율은 10% 이내 ) 자기필름류 : 35~45% ( 변화율은 10% 이내 ) 조명 (lux) 보존서고 100~300 lux, 전시관 50~200 lux ( 원본전시기준 ) 18~22 40~55% ( 변화율은 10% 이내 ) 소장기록물을활용한콘텐츠개발, 전시등다양한이벤트, 서비스계획수립 기관내부이용자에게및소장기록물을홍보하고, 의역할및기록물관리의중요성을인식시킬수있는기회를지속적으로개발
처리과( 부록관130 National Archives of Korea 131 5 나 ) 조사프로세스기 보유기록물현황파악 대상파악및공간마련 제출 이관보류대상선정 의견서제출 평가, 폐기대상및보류대상선정 의견서제출 보유기록물미파악으로인하여제출된통계와실제보유량불일치 보존기간만료기록물및처리과보유기록물의정확한파악부재 목적 보유기록물사실조사를통한업무효율성제고보존기간경과기록물폐기로부서내보존공간확보 통보 업무기능분석 한시기록물재평가 보존기간재책정 이관및평가 폐기 정리기록물을활용하여신속하고정확한업무추진 주요기록물의소재파악주요기록물소재파악으로정보자원확충및기관의정체성확립 보유현황조사계획수립 처리과현황파악 이관및재평가대상파악 가 ) 조사개요 조사대상기록물 생산 ( 종료 ) 접수한종이기록물 : 문서 대장, 카드, 도면류 시청각기록물 : 필름, 사진, 동영상등 조사 연구ㆍ검토서, 회의록, 행정박물, 간행물, 비밀기록물등 보유현황조사제외대상 : 업무활용을목적으로전자문서시스템에서출력한참조파일단, 처리과에서생산 접수한원본문서가합철된파일은대상에포함 조사방법및담당자별역할 기관직접조사방법 - 기관과처리과간의협의를통하여조사일정, 조사방법등을결정하여수행 용역을통한조사방법 ( 위탁조사 ) - 관리하에해당처리과에인력을지원하여조사 서) 국가기록원 의역할 지침및매뉴얼제시 보유기록물목록작성작업공간마련및물품지원의리업무가적절하게수행되는지주기적점검 처리과 ( 부서 ) 별대상기록물확정 기록물이송시처리과 ( 부서 ) 별일정준수및지원 보유기록물현황및목록, 작업수행결과점검 생산 보존기간별, 유형별보유기록물통계분석 조사완료기록물에대한보존기간및분류체계재책정 보존기간만료기록물의평가의견조회및심의 수행기관의역할 조사실시 기록물이송 목록작성 서가배치 보유기록물통계작성 사업대상기록물을작업공간으로이송 - 작업방법결정, 처리과 ( 부서 ) 또는작업공간확정 - 처리과 ( 부서 ) 및문서고에보관중인기록물을작업공간으로이송 이송시기록물훼손또는분실을막기위한인계인수서작성 - 이송한기록물은생산부서, 생산년도 보존기간별로정리및배열 기간별보유현황통계관리보존기간협의 직접관리기관
132 National Archives of Korea 133 기록물정리 - 보존기간 30 년이상 (20 년이상은 30 년으로간주 ) 보존표지작업 작업공정도및수행방안 보유기록물목록작성 - 기록물기본목록작성 대상기록물현황파악및레이블작업실시 조사대상기록물의수기작업후엑셀목록작업수행 작업공정도 이송 ( 작업장 ) 수행방안 ㆍ인수인계서작성후이송 ( 훼손 / 분실방지및책임소재명확화 ) 기록물보유현황통계작성 - 기존에파악완료한기록물과조사대상기록물을취합하여생산및보존연도, 유형별로통계작성 다 ) 수행절차별역할분담체계 기록물정리 ㆍ정리및배열 ( 생산부서, 생산년도, 보존기간별 ) ㆍ보존표지 / 집계 ( 보존기간 30 년이상 ) 수행절차 종이기록물 행정박물 보유현황조사서제시 보유현황조사지침및매뉴얼마련배포 보유현황조사계획수립및처리과통보 목록작성 ( 기본목록 ) ㆍ기본목록작성 ( 엑셀 ) 일련번호생산부서생산년도 기록물철명 보존위치보존기간종류비고 보유현황조사계획수립 보유현황조사매뉴얼교육조사인력 작업공간및비품등준비 ㆍ생산년도 / 보존기간 / 유형별통계 처리과보유기록물위치 상태및수량파악 구분총계 '99 년이전 '00 년이전 '01 년이전 '02 년이전 - '13 년이전 조사실시 미편철기록물편철정리처리과보유기록물목록작성및통보으로기록물이관문서고보유기록물현황및목록파악문서고기록물정리및서가재배치 처리과 통계작성 ( 보유현황 ) 문서및대장 ( 권 ) 총계 30 년 준 취합및검토 문서고보유기록물목록작성처리과및문서고기록물목록취합보존기간책정및검토요청 이관 ( ) 보존기간책정 주요업무및기능분석보존기간검토및책정 처리과 처리과보유기록물통계작성통보 처리과 보유현황통계작성 처리과 문서고목록취합및총계작성관리국가기록원으로통계제출 공공기관통계관리관리기관별보유현황통계취합관리국가기록원 대상기록물이송정리및배열목록작성통계작성