2014.01
목차 Executives Summary 1 스마트워크의개념 1 스마트워크에대한이해와도입수준 2 공공기관의근무현황 2 Work Diet 3 Mobility Innovation 5 Space Flexibility 5 IT Infra 활용 6 Creative Organization & Work Weight 7 공공기관에대한시사점 9 스마트워크를도입을위한제언 10 조사방법 12 참고문헌 13 무단전재재배포금지 본문서는한국생산성본부컨버전스비즈니스센터가제공하는문서로저작권법의보호를받습니다. 사전동의및허락없이문서를온라인사이트및각종출판물에무단게재, 전재하거나유포할수없습니다
Executives Summary 조사목적 창조경제의정부 3.0 시대에서공공기관들은공공데이터의개방과민간사업화지원, 관련기관및민간과의의사소통및협업능력강화, 새로운정보기술을활용한대국민맞춤형서비스창출을요구받고있음. 또한, 공공기관은경영효율화요구와지방이전으로기관효율성강화와지리적제약을극복할새로운경영체계의구축을필요로하고있음. 본보고서는공공기관이겪고있는주요경영이슈의해결도구로서공공기관을대상으로스마트워크와조직창의성의현황과향후변화방향을제시하는것을목적으로작성되었음. 조사방법 본보고서는 KPC CreWISE 스마트조직 문화진단모델을토대로 2013 년 10 월 16 일부터 11 월 14 일까지 108 개공공 기관으로부터수집한표본을활용해작성됨. 스마트워크에대한이해및도입수준 스마트워크는 스마트기술의활용과관습및제도의개선을통해업무낭비요소를제거하고, 똑똑하고현명하게일하는역량과창조적업무공간을확보하여정부 3.0 실행을위한선도적기관으로변화하게해주는새로운공공생산성향상혁신패러다임임. 공공기관들은일반적개념수준에서스마트워크를이해하고있으며, 구체적인실행방법에대한이해는부족함. 또한, 절반에약간못미치는공공기관들이스마트워크를도입했지만, 대부분부분적도입에머무르고있음. 스마트워크현황 임직원들의시간관리능력이부족하며, 결재 의사결정과회의효율성이낮거나업무단절이발생하는빈도가잦음. 반면 Work Diet 를위해시행중인보고 회의 문서간소화나집중근무제는기대했던성과를내지못하고있음. 업무공간효율화와관련된기법중통합문서관리와유연근무제의도입율은높으나원격영상회의, 클라우드프린팅, 스마트워크센터는도입율이낮아, 관련인프라의확충과활용율을높이기위한변화관리가필요함. 유연근무제의활용시우려사항은직원관리, 결재및의사결정, 업무지시등으로나타남. 임직원의스마트디바이스활용역량향상과, BYOD(Bring Your Own Device) 를위한공식적인지원과통제가요구됨. 조직창의성과 WORK WEIGHT 현황 기관목표 / 사업성장을위해창의성이중요하다는응답이 72.5% 인반면, 산업및경쟁사와비교한기관의창의적성과가높다는응답은 11.8% 에불과해조직창의성을기반으로한경쟁우위확보에어려움을겪고있음. 반면, 창의적문화, 창의성발휘를위한자원지원, 창의성과보상, 자율적업무권장등창의환경수준은미흡함. 2013 년공공기관경영평가와관련해스마트워크관련지표의비율이적지않으며, 창조경제실행과관련하여 2014 년에는비율이더증가할것으로예상됨. 공공기관들은스마트워크가창조경제실행, 새로운혁신활동, 지방이전에유용할것이라고인식하고있음.
스마트워크의개념스마트워크의등장배경과정의 우리나라는초고속인터넷과같은발달된통신인프라를토대로 1990 년대지속적으로공공부문정보화를위한노력을기울여왔으며, 전세계적인공공부문정보화리더로서인정받고있습니다. 특히정부는 2013 년 정부 3.0 의개념을제시하여적극적인스마트모바일기술의활용과공공정보의개발및공유를통해창조경제를지원하고일자리를창출하며국민맞춤형서비스제공하는것을국정의주요목표로하고있습니다 [1]. 창조경제의정부 3.0 시대에서공공기관들은공공데이터의개방과민간사업화지원, 관련기관및민간과의의사소통및협업능력강화, 모바일기술등의새로운정보기술을활용한대국민맞춤형서비스창출을요구받고있습니다. 또한공공기관들은효율성 책임성 투명성의 3 대원칙에따라경영효율화를상시적으로수행할것을요구받고있으며, 지방이전대상공공기관의경우지리적문제로인해유관기관과의협업효율성감소및직원들의이 퇴직으로어려움을겪고있는상황입니다. 공공기관들이이에대응하기위해서는전략수립관점및일하는방식에대한패러다임변화와이를지원할스마트정보기술의도입과활용이필요합니다. 이러한공공부문의패러다임변화에대응하기위하여공공기관들은새로운혁신기법을요구하고있습니다. 스마트워크는 스마트기술의활용과관습및제도의개선을통해업무낭비요소를제거하고, 똑똑하고현명하게일하는역량과창조적업무공간을확보하여정부 3.0 실행을위한선도적기관으로변화하게해주는새로운공공생산성향상혁신패러다임입니다. 스마트워크에대한오해스마트워크센터의이용이나유연근무제의도입은스마트워크의일부분에불과합니다. 스마트워크는불필요업무제거, 현장중심업무수행, 업무공간개선, 조직창의성개발, 그리고이의실행을위한제도 ICT 인프라를구축하여창의적성과를창출하고생산성을향상하는통합적혁신체계입니다. < 그림 1> 스마트워크추진범위스마트워크와기존혁신활동의차이업무자동화, 프로세스최적화, 경영진의지시를중심으로하는기존의혁신기법들은기계적이고정형적이며직원들의수동적참여로인해혁신피로도가높아지는한계를가지고있습니다. 반면, 스마트워크는임직원들이능동적이고역동적으로개인의창의성을발휘하여즐겁게일할수있는직장을만드는인간중심적혁신기법으로서, 임직원들의자발적인참여와기관내외부및국민들과의상호협업을통해단순한기관업무효율성의수준을넘어, 우리기관의비전을달성하고창조경제실행을위한창의적경쟁역량을개발할수있도록해줍니다. < 그림 2> 스마트워크와기존혁신기법비교 1
스마트워크에대한이해와도입수준 스마트워크에대한이해수준과관련하여공공기관들은민간기업에비해전반적으로높은수준의이해도를가지고있습니다. 민간기업의경우 81.8% 가스마트워크에대해일반적수준이상의이해를하고있는반면, 공공기관의경우 92.5% 로나타나민간기업에비해 10% 가량높은수치를보여주고있습니다. 그러나스마트워크의실제실행을위한스마트워크의구체적인개념, 도입사례, 실행방법에대한이해도에있어서는공공기관응답자의 20.1%, 민간기업응답자의 34.4% 가이해하고있다고응답하여, 공공기관의이해도가다소낮은것으로나타났습니다. 공공기관의경우 정부 3.0 의실행과 2014 년부터스마트디바이스기반의모바일업무환경의구축이본격적으로시작될것이라는점을고려할때, 스마트워크에대한이해도를개념적수준에서실제실행을위한심층적인수준으로끌어올리는노력이필요한시점입니다. 이를위해서는공공기관스마트워크도입에특화된교육및컨설팅프로그램의활용이필요합니다. 그러나 2013 년부터공공기관스마트디바이스활용을위한 국가 공공기관업무용스마트폰보안규격 을충족시키는보안솔루션이속속출시되고, 공공기관의실제적용사례들이확보되면서공공기관모바일오피스구축을통한스마트워크도입기반이마련된상황입니다 [2]. 또한공공기관지방이전과관련하여스마트워크센터, 원격협업, 유연근무제에대한니즈가높아지고있고 [3-5], 정부 3.0 의추진과제에도스마트워크가포함되어있어 2014 년을기점으로공공기관의전사적스마트워크도입이급물살을탈것으로예상됩니다. < 그림 4> 스마트워크도입수준 전사적도입 4.3% 12.3% 일부도입 41.9% 34.9% 도입예정 21.5% 14.4% 도입안함 32.3% 38.4% 5.0% 1 15.0% 2 25.0% 35.0% 4 45.0% < 그림 3> 스마트워크에대한이해수준 공공기관관리자 민간기업관리자 구체적개념, 사례, 실행방법이해일반적수준에서개념이해 20.1% 34.4% 47.4% 72.4% 공공기관의근무현황 들어봤으나잘모름 5.6% 14.8% 전혀들은적없음 1.9% 3.3% 2 4 6 8 공공기관관리자 민간기업관리자 스마트워크의실제도입수준과관련하여공공기관의 46.2%, 민간기업의 47.3% 가스마트워크를전사적으로또는일부도입한것으로나타났습니다. 그러나전사적수준에서스마트워크를도입한공공기관은 4.3% 인반면, 민간기업은 12.3% 로나타나공공기관이민간기업에비해스마트워크의개념에대한이해도는높은반면실제도입수준은낮은것으로나타났습니다. 그러나도입을준비중인비율은공공기관이 21.5% 로민간기업 (14.4%) 보다높게나타났습니다. 공공기관의전사적스마트워크도입수준이낮은것은스마트워크의핵심요소인스마트디바이스를활용한업무의수행이보안문제로인해제약을받아왔고, 공공기관들이특정지역 ( 서울및대전 ) 에집중되어있어협업이비교적원활하게수행되어전사적스마트워크도입필요성이상대적으로높지않았던것에원인이있습니다. 근무시간근무시간은선진국판단의중요기준인일-삶의균형 (Work- Life Balance) 과밀접한관계가있습니다. OECD 의 2013 년도보고서에따르면우리나라직장인들의연간근무시간은 2,090 시간으로 OECD 평균근무시간인 1,776 시간에비해 314 시간을더근무하고있으며, 일-삶의균형은전체 36 개조사대상국가중 33 위에랭크되어있습니다 [6]. 과도한근무시간은기관입장에서수당및업무공간의운영과관련된비용을증가시키고, 임직원개인의건강, 안전, 스트레스와관련된문제점들을유발합니다. 또한정부에서중점적으로추진중인고용및출산율증대에도부정적영향을끼칩니다. 공공기관과민간기업근무자의평균근무시간은평균 9.3 시간으로동일하며, 이는최근잡코리아의조사결과 (9 시간 26 분 ) 와거의동일한결과입니다 [7]. 공공기관은 8 시간을근무한다는응답 (35.8%) 이가장높은반면, 민간기업은 10 시간을근무한다는응답 (31.4%) 이가장높습니다. 또한공공기관과민간기업모두하루평균 10 시간을근무한다는응답이 44.6% 로동일하게나타났습니다. 이러한결과는직장인의평균출퇴근시간이약 2 시간정도라는점을고려할때 [8], 절반가까운공공기관직원들이하루 12 시간정도를직장생활을위해사용하고있다는것을의미합니다. 즉, 전반적으로공공기관근무자 2
들은민간기업과마찬가지로장시간근무에시달리고있으며, 근무시간을감소하여일과삶의균형을찾을필요가있습니다. < 그림 5> 평균근무시간 사결정, 갑작스런호출 / 회의등은업무생산성을저하시키는주 요요인들입니다. 따라서공공기관들은이러한요인들의현황 을파악하고개선을위한노력을기울일필요가있습니다. 12시간이상 8.8% 8.4% 11시간 3.4% 4.8% 10시간 32.4% 31.4% 9시간 19.6% 25.7% 8시간 29.6% 35.8% 1 2 4 공공 민간 근무시간의감소를위해서는만성적잔업및불필요업무를유발시키는조직관습을제거하고결재 / 보고과정에서의대기시간을최소화시켜줄수있는업무모빌리티의확보가필요합니다. 또한하던일을더열심히하는것에서벗어나더현명하게일할수있는역량의개발이필요합니다. 근무시간중업무유형별소요시간과관련하여문서작성 () 과검토 / 의사결정 (21.9%) 에투입하는시간이전체근무시간의 51.9% 로절반이상을차지하고있습니다. 또한, 정보검색 / 수집 (20.4%), 회의 (14.0%), 보고 (13.8%) 에도상당한시간을사용하는것으로나타났습니다. 따라서, 업무관습전반에대한진단과개선을통해기관의생산성을향상시킬수있는기회가존재한다고할수있습니다. 시간관리역량스마트워크가자리잡은기업에서는임직원개개인이자신의시간을효율적으로관리하여스스로불필요업무를제거하고남은시간을창의적인업무에투자함으로써새로운가치를창출합니다. 따라서개인의시간관리역량은스마트워크를위한첫발걸음이라할수있습니다. 그러나임직원들이스스로의시간을잘관리하는지조사한결과, 잘관리한다는응답은 19.8% 인반면, 그렇지않다는응답은 27.4% 로시간관리역량이부족한것으로나타났습니다. 따라서, 업무전문성의강화와함께개인일정및협업일정관리능력의배양을통해시간관리능력을향상시킬필요가있습니다. < 그림 7> 임직원들이시간관리를잘하는수준 6 52.8% 4 21.7% 2 17.0% 1 5.7% 2.8% 전혀그렇지않다 그렇지않다 보통이다 그렇다 매우그렇다 < 그림 6> 업무유형별수행비율 문서작성검토 / 의사결정 21.9% 회의운영역량회의는조직내의사소통과협업을의하여꼭필요하지만효율적으로운영되지않을경우회의참석자들의업무시간을빼앗 정보검색 / 수집 20.4% 고업무효율성을감소시키는원인이되기도합니다. 임직원들 회의 14.0% 의회의운영효율성에대해조사한결과잘운영하는경우는 19.8% 인반면그렇지않다는응답은 32.1% 로, 회의운영관 보고 13.8% 습에대한개선이꼭필요한상황입니다. 5.0% 1 15.0% 2 25.0% 35.0% < 그림 8> 회의운영을잘하는수준 6 Work Diet 4 48.1% 26.4% 스마트워크는불필요한업무와관습을제거하여공공기관의핵심목적에집중하고새로운서비스를창출할수있는시간을확보하는것에서시작합니다. 이를위해서는기관내비효율적인업무관습과저부가가치업무를제거하는 Work Diet 가필수적입니다. 비효율적인개인업무시간관리, 회의진행, 결재 / 의 2 1 16.0% 5.7% 3.8% 전혀그렇지그렇지않다 보통이다 그렇다 매우그렇다 않다 3
회의관습의개선을위해서는회의준비, 진행, 정리단계에대해운영지침을개발하여보급하고이를지원하기위한스마트정보기술을제공해야합니다. < 표 1> 회의운영단계별스마트정보기술활용단계스마트정보기술준비 공유스케줄링시스템 : 회의일정수립, 준비사항공지, 회의실예약, 예 ) 구글캘린더 클라우드저장소 : 회의자료사전공유, 예 ) 구글드라이브진행 페이퍼리스회의시스템 : 회의참석자들이보유한테블릿상에서동일자료 / 화면공유, 공동노트작성, 예 ) 위노트 회의생산성계산기 : 회의로인해발생하는비용계산 원격회의시스템 : 원격에서의회의참석지원정리 그룹웨어 : 회의록의저장및공유업무단절효율적인업무수행을위해서는외부자극으로인해업무에대한집중이방해받는업무단절 (Work Interruption) 을최소화해야합니다. 업무단절분야의세계적권위자인 Gloria Mark 에의하면직장인들이업무단절을경험한후업무집중도가원래상태로회복되기까지평균 25 분이소요되며 [9], 협업관련전문컨설팅펌인 Basex 는업무단절로인해발생하는손실이전체임금의 28% 에달한다는조사결과를발표하기도하였습니다 [10]. 업무중발생하는갑작스런호출이나회의는업무단절을유발시키는주요원인이라는점에서최소화될필요가있습니다. 그러나공공기관의 42.4% 는자신의기관에서갑작스런호출이나회의가자주발생한다고응답하여업무단절을유발시키는업무관습이폭넓게퍼져있음을알수있습니다. 따라서집중근무시간제등의제도적장치와함께각종스마트디바이스및업무용정보시스템으로부터의불필요한알람을최소화하는방향으로운영방식을개선할필요가있습니다. < 그림 9> 갑작스런호출및회의 6 54.7% 39.6% 4 결재 / 의사결정 결재 / 의사결정시간은기관내부적으로는사업일정준수, 외부 적으로는고객및유관기관의요구에대한신속한대응과밀접 한관련이있어공공기관들은결재와의사결정에소요되는시 간을줄이기위해지속적인노력을기울이고있습니다. 효율적 인결재 / 의사결정시간에대해일괄적인기준을적용하기는어 렵지만스마트워크를성공적으로도입한기업에서는일반적인 결재 / 의사결정사항의경우 12 시간이내에처리되는것이일 반적입니다 [11-14]. 공공기관에대한조사결과일반적인결재 / 의사결정에 1 일이 상소요되는기관이 17.0% 로나타나결재 / 의사결정방법의개 선이필요한것으로나타났으며, 이러한수치는향후현장중심 경영이확대되면서더욱높아질가능성이높습니다. 따라서모 바일결재도입및의사결정권한위임의확대등을통해불필 요한결재대기시간을감소시킬필요가있습니다. < 그림 10> 일반적인결재 / 의사결정처리소요시간 35.0% 29.2% 25.0% 23.6% 2 18.9% 17.0% 15.0% 11.3% 1 5.0% 대부분즉시처리 2시간이하 4시간이하 8시간이하 1일이상 WORK DIET 를위한노력과성과 공공기관들은 82.4% 가보고 회의 문서간소화를, 45.4% 가 집중근무제를시행하는등 Work Diet 를위한노력을기울여 오고있습니다. 그러나이러한제도들이널리활용되고있다는 응답은각각 10.6%, 10.7% 로저조한반면, 기대에못미친다 는응답은 40.2% 와 44.7% 로나타나제도도입으로인한성 과를체감하고있지못한것으로나타났습니다. 2 1 2.8% 2.8% 전혀없음가끔발생자주발생매우자주발생 이는제도자체의문제라기보다이들제도가기관의일상적인업무관습으로서자리잡고있지못함을의미합니다. 따라서, 체계적인변화관리활동의수행을통해 Work Diet 관련제도들이실질적인성과를창출할수있도록노력할필요가있습니다. 4
< 그림 11> Work Diet 기법도입율 공공기관의임직원들이효율적으로현장중심의업무를수행하 9 8 7 6 4 2 1 82.4% 보고 / 회의 / 문서간소화 45.4% 집중근무제 기위해서는사무실외의장소에서도끊김없이업무를수행할수있도록모바일업무시스템을구축하는것과함께제도적인측면에서현장출퇴근제의시행이필요합니다. 그러나지금까지보안상의문제로인하여모바일업무시스템의구축에많은제약을받아왔던것이현실이며, 내부관습문제로현장출퇴근제의활용을꺼리는경우도많습니다. 최근공공기관의업무모바일화와관련된보안이슈가상당부분해결된점을고려할때, 현장중심모바일업무체계의구축 을위한준비가필요한시점입니다. 특히, 이는기획업무뿐만 < 그림 12> Work Diet 기법활용율 아니라국민과의접점에서근무하는부서들의현장중심업무역량향상을위해서도꼭필요합니다. 12.6% 보고 / 회의 / 문서간소화 16.1% 24.1% 47.1% 11.5% 1.1% 10.7% Space Flexibility 집중근무제 17.0% 27.7% 44.7% 6.4% 4.3% 2 4 6 8 10 전혀기대에못미침 기대에못미침 보통 널리활용됨 매우널리활용됨 Mobility Innovation 현장중심업무 대민밀착형서비스의제공이중요시되는최근정책방향에따라공공기관서비스에대한수요의파악과서비스제공과정에서현장중심업무의중요성이높아지고있습니다. 공공기관응답자중사무실외의장소에서근무하는시간이 20% 이상이라고응답한비율은 31.3% 로현장중심업무수행을위한노력이이루어지고있음을알수있습니다. 그러나이러한현장중심업무는기관내부업무 ( 결재, 보고, 회의등 ) 의지연을발생시키기도합니다. < 그림 13> 사무실외장소근무시간 Space Flexibility 는물리적인업무공간의개선뿐만아니라정보기술을활용하여기관의임직원들이서로떨어져있는환경에서도의사소통과협업을원활하게수행하고, 사무실에가득한각종서류들을제거하여보다효율적으로업무를수행할수있도록하는것을의미합니다. Space Flexibility 를위한대표적인기법으로는통합문서관리, 유연근무제, 원격영상회의, 클라우드프린팅, 원격근무센터등이있습니다. 이들기법에대한도입율은통합문서관리와유연근무제가높은반면, 원격영상회의, 클라우드프린팅, 스마워크센터는낮게나타났습니다. 통합문서관리체계의경우기존부터행정문서의교환과결재를위하여널리구축이이루어졌고, 유연근무제역시공공기관경영평가기준으로포함되어있어도입율이높은것으로판단됩니다. 그러나, 이들기법들은스마트워크라는하나의체계속에서도입되었다기보다개별적으로도입되어활용되어온경향이강하며, 향후통합된활용체계 ( 예 : 유연근무제활용을위해문서관리시스템의모바일화추진 ) 의구축을통해성과창출의시너지를높일필요가있습니다. < 그림 14> Space Flexibility 기업도입율 8 7 6 4 2 1 68.7% 22.9% 8.4% 0~20% 21~40% 41% 이상 통합문서관리 75.9% 유연근무제 70.4% 원격영상회의 42.6% 클라우드프린팅 34.3% 스마트워크센터 30.6% 2 4 6 8 5
Space Flexibility 기법의활용률은통합문서관리, 유연근무제, 원격영상회의가상대적으로높게나타난반면, 클라우드프린팅과스마트워크센터의활용률은낮게나타났습니다. < 그림 15> Space Flexibility 기법활용율 통합문서관리 11.25% 23.75% 유연근무제 14.86% 21.62% 원격영상회의 18.2% 34.1% 클라우드프린팅 8.6% 34.3% 스마트워크센터 6.5% 45.2% 28.8% 36.25% 23.75% 5.00% 31.1% 32.43% 25.68% 5.41% 29.5% 18.2% 20.5% 9.1% 17.1% 4 11.4% 5.7% 9.7% 38.7% 6.5% 3.2% 2 4 6 8 10 충분히퍼지지않았고활용목적과인프라수에있어공공기관의수요를충족시키지못했기때문입니다. 그러나향후출장형스마트워크센터가지방이전공공기관에서출장이잦은임직원들을중심으로스마트워크센터의활용률이높아질것으로예상됩니다. 공공기관스마트워크의핵심추진사항인유연근무제의활용과관련해, 본보고서의결과 ( 도입률 70.4%) 는기획재정부가 2013 년도 1/4 분기조사한수치 ( 도입률 70.1%) 와거의동일합니다 [17]. 유연근무제활용시임원및관리자들이우려하는문제점으로는직원관리, 결재및의사결정, 업무지시에대한비율이가장높은것으로나타났습니다. 따라서유연근무제시행시직원들의근로감독과업무지시및결재와관련된모바일업무시스템을구축하고업무프로세스를이에맞게재설계할필요가있습니다. < 그림 16> 유연근무제로인한문제점에대한인식 전혀기대에못미침기대에못미침보통 널리활용됨 매우널리활용됨 직원관리에문제발생 결재및의사결정애로 업무지시애로 43.5% 59.3% 원격영상회의의경우도입율은 42.6% 로절반이하가도입하였지만활용률은두번째로높아향후 Space Flexibility 를확보하기위한핵심기법으로활용될가능성이높습니다. 세계적인전략컨설팅펌인 McKinsey 가최근발간한보고서에서도다양한소셜기술중원격영상회의의활용율이 61.0% 로가장높게나타났으며 [15], 특히공공기관지방이전이추진되고있는상황에서원격영상회의의유용성은더욱높아질것입니다. 클라우드프린팅은기존의프린터들을제거하고여러대의컴퓨터가인터넷네트워크를통해하나의프린터를사용하는클라우드기반의공용프린터로교체하는기법입니다. 클라우드프린팅을도입한조직들은프린터대수가줄어들어여유공간이생기고공용으로프린터를사용함으로프린터출력량이줄어드는효과를경험하고있습니다. 그러나공공기관의경우클라우드프린팅의도입율과활용율이모두낮은것으로나타났습니다. 이는초기도입비용의문제와회의와보고시종이로출력한문서를활용하는경향이남아있기때문입니다. 공공기관은클라우드프린팅의도입을단순한프린터교체사업으로볼것이아니라, 기업의회의와보고관습을개선하고운용비용을절감할수있는기회로인식하고클라우드프린팅도입을추진할필요가있습니다. 스마트워크센터또한도입율과활용율이모두낮은것으로나타났습니다. 이는그동안구축된 14 개의정부스마트워크센터중출장자들의활용에초점을맞춘스마트워크센터는 4 개 ( 서울청사, 서울역, 세종청사, 과천청사 ) 에불과하고운영기간이 1 년이채안되어 [16], 스마트워크센터활용에대한인식이 직원간협업저하 29.6% 직원업무효율성저하 27.8% 관리자의심리적불안감 19.4% 직원성과평가애로 17.6% 1 2 4 6 7 IT Infra 활용 2014 년부터공공기관도스마트디바이스의활용을위한 IT Infra 의구축이본격화될것으로예상되고있습니다. 따라서공공기관종사자들을대상으로스마트디바이스활용에대한조사를실시하였습니다. 스마트디바이스를업무에능숙하게활용한다는응답은보통이상이라는응답이 로비교적높게나타났지만, 활용역량이보통이하라는응답도절반에달했습니다. 스마트워크의수행을위해서는일부직원이아니라전직원들이스마트디바이스를활용하여의사소통과협업을하고외부에서업무처리와결재를원활히수행할수있어야합니다. 따라서, 향후공공기관이스마트디바이스를활용하여스마트워크를원활하게수행하기위해서는업무시스템에맞춤화된스마트디바이스활용매뉴얼과교육프로그램의제공이필요합니다. 6
< 그림 17> 스마트디바이스의업무활용능숙도 45.0% 41.6% 4 35.2% 35.0% 25.0% 2 15.0% 11.4% 1 8.4% 5.0% 3.4% 전혀그렇지그렇지않다 보통이다 그렇다 매우그렇다 않다 개인이보유한스마트기기를업무에활용하는 BYOD(Bring Your Own Device) 정책과관련하여 BYOD 에대해기관의공식적인지원과통제가이루어진다는응답은 15.5% 에불과하며, 54.6% 는허용하지만공식적인지원과통제를지원하지않고있습니다. 또한 29.9% 는 BYOD 를허용하고있지않습니다. 이러한결과는 38.8% 가공식적인허용과지원을하는민간기업과큰차이를보이고있으며, 이는공공기관의경우 BYOD 의체계적지원을위한기존사례가부족하고보안규제요건이까다롭다는것에그원인이있습니다. 기기의활용으로얻을수있는생산성향상의기회를놓치는부작용을낳기도합니다. 공공기관은업종의특성과부서별업무특성을고려하여스마트기기사용의장단점을분석하고적절한통제기술및제도지원하에서스마트기기를활용하도록할필요가있습니다. 특히현장서비스나영업과같이민간기업에서스마트기기의활용성과가입증된부분들을중심으로점진적으로스마트기기의활용을넓혀나가는것도좋은접근법이될수있습니다. BYOD 로인한업무관련통신비의지원과관련하여월정액지원에대한선호도가 48.5% 로가장높으며. 업무관련전화-데이터사용액에대한요구도 39.2% 로높게나타났습니다. 월정액지원의경우평균적으로월별약 53,000 원의지원금을희망하고있습니다. < 그림 19> BYOD 로인한통신비지원정책선호도 6 48.5% 39.2% 4 허용 / 지원및통제존재 < 그림 18> BYOD 정책수준 15.5% 38.8% 2 1 12.4% 지원불필요월정액지원업무관련사용액 허용 / 지원및통제없음 44.2% 54.6% 허용안함 17.0% 29.9% Creative Organization & Work Weight 1 2 4 6 공공기관 민간기업 CREATIVE ORGANIZATION 과 WORK WEIGHT 의개념 BYOD 는스마트업무수행을위한기회를제공해주는반면, 보안유출과같은심각한문제의원인이될수있으므로, 기관차원에서 BYOD 정책을수립하고지원을제공해야합니다. 민간대기업의경우 BYOD 실행에필요한자원이풍부하여빠른기간내에정책및지원체계의수립이가능하지만, 공공기관의경우자원이상대적으로부족하고보안과관련된요구수준이높으므로 BYOD 도입을위한보다체계적인접근이필요합니다. 공공기관의경우 2014 년부터내부업무시스템과연동된스마트디바이스활용이활성화될것으로전망되므로사전에도입계획을수립할필요가있습니다. 스마트기기의업무활용금지는공공기관과민간기업모두에서폭넓게나타나고있습니다. 일반적으로조직들은보안에대한우려로인해스마트기기의사용을금지하는경우가많습니다. 그러나스마트기기의사용을무조건금지시킬경우스마트 조직환경에서창의성은어떠한분야에대해새롭고유용한아이디어를생성하는것을의미합니다. 조직들은창의적인아이디어들의성공적인실행을통해혁신을이룰수있습니다. 따라서조직창의성은조직의혁신을위한핵심원천이라할수있습니다 [18]. Creative Organization 은다양한창의성향상도구와집단창의성개발프로그램을통해조직창의성을개발하는활동을의미합니다. 또한 Work Weight 는 Work Diet, Mobility Innovation, Space Flexibility 를통해확보한여유시간과모바일및공간인프라를창의적으로활용하여조직전체의스마트역량을향상시킴으로써고부가가치업무에집중하고새로운제품과서비스를개발하는것을의미합니다. 7
공공기관의조직창의성에대한인식공공기관의경우조직창의성이기관의목표달성또는사업성장을위해중요하다는응답이 72.5% 로나타나, 공공기관의전략달성과성장을위해서는조직창의성을개발할필요가있는것으로나타났습니다. < 그림 20> 기관목표 / 사업성장을위한창의성의중요성 6 48.0% 4 24.5% 2 17.6% 1 2.9% 6.9% 전혀그렇지그렇지않다 보통이다 그렇다 매우그렇다 않다 조직창의성과관련된기관내환경과관련하여창의문화를권장한다는응답이 29.4%, 창의적업무수행을위한자원 ( 시간, 예산등 ) 을지원한다는응답이 15.7%, 창의적성과에대한보상이충분하다는응답이 26.2%, 자율적업무를권장한다는응답이 27.5% 로나타났습니다. 또한창의문화를제외한모든조사항목에대해긍정적인인식보다부정적인인식이더높게나타났습니다. 이는창의성을권장하는문화가충분히조성되어있지않으며, 실질적인지원역시부족하다는것을의미합니다. 따라서공공기관들은창의적업무환경을조성하기위해노력을기울일필요가있으며, 이를위해서는스마트워크와같은구체적인실행프로그램의도입을통해창의적조직으로의전환을추진할필요가있습니다. < 그림 21> 창의성을위한조직환경 29.4% 창의문화 5.9% 21.6% 43.1% 26.5% 2.9% 창의성에기반한 WORK WEIGHT 성과공공기관에서산업내부또는유사기관과비교할때신제품 서비스나프로세스개선과같은창의적성과물을산출하는수준에대해조사한결과, 매우많이산출되는경우는 2%, 많이산출되는경우는 11.8% 에불과했습니다. 반면상대적으로적다는응답은 40.2% 에달해공공기관의창의적성과향상을위한노력이필요합니다. < 그림 22> 창의적성과물의산출수준 46.1% 4 24.5% 2 15.7% 11.8% 1 2.0% 매우적게산출 적게산출 보통 많이산출 매우많이산출 조직차원의창의적환경조성은창의적성과물의산출과밀접한관계가있습니다. 이와관련하여, 공공기관의창의적환경 ( 창의적문화, 자원지원, 보상, 자율적업무권장 ) 과창의적성과물간의상관관계에대해분석하였습니다. 상관관계분석은두요인중어느한쪽이증가 ( 감소 ) 할때다른한쪽도증가 ( 감소 ) 하는경향이얼마나강한지분석하는통계기법입니다. 상관관계는 -1 ~ +1 의수치를가지는데, 일반적으로상관관계의수치가 0.6~0.8 인경우두요인간에는강한상관관계가있다고해석합니다 [19]. 참고로기존연구들에서 ERP 와 Six Sigma 와같은혁신기법과기업성과와의상관관계는 0.15~0.50 정도의수치를보이고있습니다 [20, 21]. 분석결과는창의적환경이창의적성과물과최대 0.73 의강한상관관계가있음을보여주고있습니다. 따라서, 공공기관들은스마트워크의도입을통해창의적환경을강화함으로써창의적성과물의수준을향상시킬수있습니다. 자원지원 9.8% 28.4% 46.1% 15.7% 12.7% 2.9% < 표 2> 창의적환경과창의적성과물간의상관관계 환경 상관관계 해석 창의적문화 0.67 0.0~0.1: 거의관계없음 보상 업무자율성 6.2% 8.8% 23.4% 26.5% 44.1% 37.3% 26.2% 23.4% 2.8% 27.5% 24.5% 2.9% 자원지원 0.73 보상 0.69 자율적업무권장 0.63 0.1~0.2: 약한상관관계 0.2~0.4: 보통의상관관계 0.4~0.6: 비교적강한상관관계 0.6~0.8: 강한상관관계 0.8~1.0: 매우강한상관관계 2 4 6 8 10 전혀그렇지않다그렇지않다보통이다그렇다매우그렇다 8
공공기관전략달성과이슈해결을위한 WORK WEIGHT 2013 년도공공기관경영평가와관련하여스마트워크관련지표 ( 원격근무센터, 유연 / 재택근무제, 모바일오피스, 일-가정균형, 협업강화등 ) 의비중은 100 점만점기준으로 1-5 점이라는의견이 31.0% 였으며, 6 점이상의비중을가진기관도 18.0% 에달해, 스마트워크의실행이공공기관의경영평가에상당부분영향을끼칠수있는것으로나타났습니다. < 그림 23> 공공기관경영평가시스마트워크관련지표비율 6 51.0% 4 31.0% 2 15.0% 1 3.0% 포함안됨 1-5점 6-10점 11점이상 공공기관의주요전략이자이슈인창조경제실행, 혁신활동수행, 지방이전과관련하여 46.0% 는창조경제의실행에도움이되는것으로, 45.0% 는새로운혁신활동으로적합한것으로, 72.2% 가지방이전기관에유용한것으로판단하고있습니다. 2014 년도공공기관경영평가에는창조경제구현, 안전 건강, 국민편의, 문화융성을위한공공기관간협업이강조되고, 선진국우수사례와의비교평가와서비스개선에대한평가가강화될예정입니다 [22]. 이러한상황에서, 글로벌수준의창의적서비스개발, 기존서비스의국민지향적개선, 기관간협업능력강화를위해공공부문의스마트워크의도입필요성은더욱커질것입니다. < 그림 24> 공공기관이슈해결책으로서스마트워크적합성 46.0% 창조경제실행 4.0% 17.0% 33.0% 37.0% 9.0% 45.0% 새로운 4.0% 18.0% 혁신활동 33.0% 37.0% 8.0% 72.2% 지방이전 2.8% 25.0% 22.2% 2 4 6 8 10 전혀그렇지않다 그렇지않다 보통이다 그렇다 매우그렇다 공공기관에대한시사점우리는스마트하게일하고있습니까? 스마트한조직이되기위해서는불필요한업무와관습을제거하고고객및이해관계자들에게높은가치를제공할수있는업무와새로운서비스의개발에노력을집중해야합니다. 그러나조사결과공공기관은시간관리및회의운영수준이높지않고, 업무단절이빈번하게발생하며, 결재 / 의사결정에소요되는시간이긴것으로나타났습니다. 반면근무시간은길고현장중심의업무수행은부족한상황입니다. 따라서그동안공공기관들이지속적인업무개선노력을해왔음에도불구하고, 스마트하게업무를수행하는역량은부족한상황이라할수있습니다. 공공기관들의스마트업무수행역량이높지않은이유는그동안추진했던 BPR, PI 와같은혁신기법들이프로세스의정형화와표준화에초점을맞춰왔기때문입니다. 이러한기법들은임직원들의능동적인참여가부족하더라도표준화된업무절차를정보시스템에반영하면직원들이변경된프로세스에따라업무를수행할수밖에없으므로상대적으로손쉽게실행이가능하였습니다. 그러나창조경제시대에공공기관들은프로세스개선의수준을넘어임직원개개인이능동적으로새로운아이디어를창출하고이를새로운서비스의개발이나대국민서비스의가치증대를위해적용할수있어야합니다. 또한이러한과정에서국민및유관기관과효율적으로의사소통과협업을할수있어야합니다. 즉, 공공기관들이창조경제환경에서스마트하게업무를수행하기위해서는기존의프로세스개선관점에서탈피하여, 임직원개개인이스마트하게업무를수행할수있도록인간중심적이고능동적이며역동적인변화를지원하는스마트워크체계로의전환이필요합니다. 우리는창의적으로일하고있습니까? 공공기관들이변화된환경에서본연의목적을달성하고사업을수행해나가기위해서는조직창의성의개발이필요한시대가되었습니다. 즉, 사업수행및관리중심에서새로운대국민서비스의개발을통해국민가치를증대시키고고용창출을해야하는상황을맞이하게된것입니다. 그러나본보고서의분석결과는공공기관의창의적업무환경과성과수준이이러한환경변화에대응하기에는미흡하다는것을보여주고있습니다. 공공기관들이창의적조직으로변모하기위해서는창의성에대한몇가지편견을제거할필요가있습니다. 조직창의성의세계적인대가인하버드비즈니스스쿨의 Teresa M. Amabile 교 9
수는우리가조직환경에서의창의성에대해다음과같은몇가지오해를하고있다고강조하고있습니다 [18]. 창의성은특이한성격이나괴짜를의미하는것이아니며, 조직에서특정한행동 / 제품 / 아이디어로의형태로발현될수있음. 창의성은예술적인것을의미하지않으며, 사업관리부터과학적발견까지조직구성원들이활동하는모든영역에서새롭고적절한행동을하는것을의미함. 창의성은단순히 IQ 와같은지능으로대표될수없으며, 전문성, 창의적스킬, 업무모티베이션등다양한요소들이결합되고상호작용함으로써발현됨. 창의적결과물은가치중립적이며, 이를올바르게활용하여혁신성과로연계시키기위해서는올바른활용방향을설정하기위한체계적인관리활동이필요함. 즉, 조직창의성은모호하고우연히만들어지는것이아니라, 조직의체계적인전략수립과관리활동을통해개발되고강화되며실질적인성과창출로연결될수있습니다. 그러나공공기관에서추진중인다양한혁신기법들은조직창의성의증대보다업무의효율화와표준화에초점을맞추고있는경우가많으므로, 조직창의성개발에초점을맞춘스마트워크를창조경제실행을위한새로운전사적혁신운동으로도입할필요가있습니다. 스마트워크가실질적인성과를창출할수있습니까? 모든조직에서새로운혁신기법을도입할때가장중요한고려사항은실질적이고가시적인성과창출이가능한지의여부일것입니다. 스마트워크는공공기관외부이해관계자와내부이해관계자모두의관점을만족시킬수있는가시적인성과를창출할수있도록지원하는혁신패러다임입니다. 매년마다수행되는공공기관성과평가와관련하여, 본보고서의조사결과는스마트워크를통해수행되는세부프로그램들이공공기관의성과평가에상당부분영향을끼칠수있음을보여주고있습니다. 특히, 창조경제의실행을중요한평가기준으로고려한 2014 년도공공기관성과평가의개선방향을고려할때, 스마트워크는공공기관들이외부이해관계자들의변화요구를충족시키기위한포괄적변화의도구로서유용하게활용될수있을것입니다. 심적혁신도구로서높은평가를받을수있습니다. 포스코, 유한킴벌리, 경기도청등스마트워크를도입한조직들의사례는스마트워크의도입이조직과개인의업무성과를증대시키는것과함께임직원들의직장및삶에대한만족도를향상시킬수있음을보여주고있습니다 [23, 24]. 즉, 기존의혁신기법들이쥐어짜기식혁신으로높은혁신피로도를유발하여단기적인성과창출에머물렀던것에비하여, 스마트워크는임직원들이능동적으로업무를수행하면서도일과삶의균형을잡을수있는환경을조성하여지속적인혁신성과창출을가능하게합니다. 스마트워크를도입을위한제언 스마트워크의도입을단순한정보기술도입이나제도개선관점에서접근할경우소기에목표한성과를달성하는것이어렵습니다. 성공적으로스마트워크를도입하기위해서는 < 그림 25> 와같이관습개혁을통해불필요한업무를제거하는 Work Diet, 언제어디서나편하게업무를수행할수있도록해주는 Mobility Innovation, 지리적제약에상관없이의사소통과협업을가능하게하고창의적이고비용효율적인업무공간을구축하는 Space Flexibility, 기관전체의창의적역량을증진시키고아이디어창출을활성화하는 Creative Organization, 단순한업무효율화를넘어가치가높은프로세스를강화하고새로운제품과서비스를창출하는 Work Weight, 이러한모든것들의실행을뒷받침하는 IT Infra 측면에서통합적인전환프로그램을실행해야합니다. 즉, 스마트워크는전사적인패러다임전환측면에서접근할필요가있으며, 이를위해서는 < 그림 26> 과같이스마트워크핵심성공요인및임직원개개인의업무수행행태에대한정확한진단과더불어, 업무수행방식의실질적인변화를이끌어낼수있는교육및집단워크샵등의변화프로그램이함께수행되어야합니다. 한국생산성본부는스마트혁신을체계적이고효과적으로추진하기위한컨설팅프로그램인 CreWISE(Creative Work Innovation for Smart Enterprise) 를통해공공기관들이똑똑하고창의적인기관으로전환하여생산성을향상할수있도록지원하고있습니다. 스마트워크는내부이해관계자인임직원들에게열심히일하면 서도삶이행복해질수있는직장을실현시켜주기위한인간중 10
< 그림 25> 스마트워크도입을위한 KPC CreWISE 프로그램 < 그림 26> KPC CreWISE 추진체계 11
조사방법 표본수집방법및표본의특성본조사는국내공공기관관리자, 공공기관일반직원, 민간기업관리자및직원들을대상으로설문방식으로수행되었습니다. 설문은 2013 년 10 월 16 일부터 11 월 14 일까지수행되었으며, 295 개공공기관을대상으로전화및이메일을이용해설문참여를요청하고, 설문웹사이트와인쇄된설문지를통해표본을수집하였습니다. 이를통해수집한유효표본은공공기관관리자가 108 개, 공공기관직원이 98 개, 민간기업관리자가 147 개, 민간기업직원이 339 개입니다. 본보고서의주요분석대상인 108 개공공기관표본의특성은다음과같습니다. < 표 3> 표본의특성 특성 항목 비율 기관유형 공기업 1( 대규모기관 ) 13.7% 공기업 2( 중소기관 ) 12.6% 기금관리형 12.6% 위탁집행형 9.5% 강소형 51.6% 기관규모 ( 임직원수 ) 1-50 명 15.8% 51-100 명 17.9% 101-300 명 30.5% 301-1,000 명 15.8% 1,000 명이상 2 통계수치해석에대한유의사항본조사는표본추출방식으로수행되어보고서에서제시된통계수치는전체공공기관의실제수치와다소차이가발생할수있습니다. 따라서, 본보고서에서제시한통계수치를활용할때에는표본추출과정에서발생하는통계적오차를고려할필요가있으며, 표본오차 (Sampling Error) 는신뢰수준 95% 에서 ±7.2% 입니다. 12
참고문헌 1. 안전행정부, 정부 3.0 추진기본계획, 2013. 2. 전자신문, 국정원보안심사통과 MDM 들, 공공모바일시장문연다, 2013.5.17. 3. CIOBIZ+, 공공기관지방이전에스마트워크센터구축활발, 2013.1.7. 4. 연합뉴스, 기재부, 9 개공공기관에유연근무유형도입권고, 2013.10.18. 5. 디지털타임즈, 지방이전공공 SI 시장잡아라, 2013.6.4. 6. OECD. OECD Better Life Index. 2012 [cited 2013 7 November]; Available from: http://www.oecdbetterlifeindex.org/. 7. 동아일보, 직장인하루평균근로시간, 대기업이라고좋은건아니네, 2013.7.15. 8. 매일경제, 직장인 70% `대중교통으로출근한다`, 2013.8.9. 9. New York Times, Meet the Life Hackers, 2005. 10. Basex, The Cost of Not Paying Attention: How Interruptions Impact Knowledge Worker Productivity, 2005. 11. 디지털데일리, IT 혁신의 3 대키워드 모바일 소셜 클라우드 기업은진화한다, 2011.5.17. 12. 전자신문, [Case Study]KTDS 프로젝트관리기반 ERP, 2010.10.17. 13. 디지털타임즈, 삼양사, 전자결재ㆍ파일링통합문서관리시스템구축, 2004.11.18. 14. 2012.11.1, 하이트진로결재시간 54 8 시간단축, 2012.11.1. 15. McKinsey & Company, Organizing for change through social technologies: McKinsey Global Survey results, 2013. 16. 안전행정부, 출장도스마트하게, 회의도스마트하게 : 안행부, 10.18 일서울역스마트워크센터개소, 2013.10.18. 17. 기획재정부, 13 년 1/4 분기공공기관유연근무제추진현황, 2013. 18. Amabile, T.M., Creativity and Innovation in Organizations, 1996, Harvard Business School. 19. Rea, L.M. and R.A. Parker, Designing & Conducting Survey Research: A Comprehensive Guide. 3rd ed2005, San Francisco, CA: Jossey-Bass. 20. Jenatabadi, H.S., et al., Impact of Supply Chain Management on the Relationship between Enterprise Resource Planning System and Organizational Performance. International Journal of Business and Management, 2013. 8(19): p. 107-121. 21. Chen, Z. and K.H. Tan, The impact of organization ownership structure on JIT implementation and production operations performance. International Journal of Operations & Production Management, 2013. 33(9): p. 1202-1229. 22. 기획재정부, 공공기관합리화정책방향, 2013. 23. 안전행정부, 한국정보화진흥원, 2012 스마트워크우수사례집, 2013. 24. 한국정보화진흥원, 스마트워크우수사례집, 2012.
저자소개 손정민 (Son, Jungmin) 고려대학교경영대학원에서 MIS 전공으로석사학위를취득하였다. 현재한국생산성본부컨버전스비즈니스센터에재직중이며, 딜로이트안진회계법인, 딜로이트컨설팅등에서근무하였다. 주요관심분야는스마트워크, 창조경영혁신, 애자일, SCRUM, ISP, BPR 등이다. Company Information 한국생산성본부컨버전스비즈니스센터 110-751 서울시종로구새문안로 5 가길 32 생산성빌딩 7 층 Tel 02-724-1208 E-mail jmson@kpc.or.kr Fax 02-724-1225 http://www.kpc.or.kr/