기록관리일반표준 NAK 2-2:2012(v1.0) N a t i o n a l A r c h i v e s S t a n d a r d 필수기록물선별및보호절차 Vital Records Identification and Protection Version 1.0 년 월 일

기록관리일반표준 NAK 2-2:2012(v1.0) N a t i o n a l A r c h i v e s S t a n d a r d 필수기록물선별및보호절차 Vital Records Identification and Protection Version 1.0 년 월 일제정

제정자 행정안전부국가기록원장 제정일 년 월 일 행정안전부고시제 호 심의 국가기록관리위원회 표준전문위원회 원안작성 임미진 국가기록원사서주사 정경택 국가기록원공업연구사 검토 이젬마 국가기록원사서사무관 박혜은 국가기록원사서주사보 김성일 울산광역시교육청 김해진 서울특별시서부교욱지원청 관리 국가기록원표준협력과 자 문 서혜란 신라대학교문헌정보학과교수 정창화 단국대학교행정학과교수 이표준에대한의견또는질문은아래전화로연락하거나홈페이지를이용하여주십시오 표준열람 국가기록원 기록관리자서비스 기록관리표준 표준화현황 행정안전부국가기록원기록관리부보존관리과 이표준에대한저작권은국가기록원에있으며 이문서의전체또 는일부에대하여상업적이익을목적으로하는무단복제및배포 를금지합니다

목 차 머리말 1 적용범위 1 2 적용근거 1 2.1 법령상근거 1 2.2 인용표준 1 2.3 다른표준과의연계 3 용어정의 2 4 필수기록물의이해 4.1 필수기록물관리를위한기본사항 4.1.1 필수기록물관리의목적 4.1.2 필수기록물관리의책임과역할 4.2 필수기록물의유형 4.2.1 비상운영기록물 4.2.2 권한보호기록물 4.3 필수기록물의특성 5 필수기록물의선별 5.1 일반사항 5.2 선별원칙 5.3 선별기준 5.4 선별절차 5.4.1 일반사항 5.4.2 단계별역할 5.4.3 필수성평가및보호기간책정절차 5.5 보호기간 11 5.6 목록관리 11 6 필수기록물의보호 12 - i -

6.1 일반사항 12 6.2 보호원칙 12 6.3 보호계획 12 6.3.1 보호역할과책임 13 6.3.2 보호계획수립절차 13 6.4 보호방법 17 6.4.1 일반사항 17 6.4.2 필수기록물의이중보호 6.4.3 필수기록물의분산보호 20 6.4.4 보호시설 22 6.4.5 재해복구센터의이중 분산보호 22 7 필수기록물의이용 23 7.1 일반사항 23 7.2 이용원칙 23 7.3 이용제한 24 7.4 이용절차 24 7.4.1 피해평가 24 7.4.2 업무복구 26 참고문헌 - ii -

머리말 이표준은 공공기록물관리에관한법률 제 조에명시된기록물보안 및재난대책의일환으로중앙행정기관이수행할수있는필수기록물에대한 선별및보호절차등을더자세히제시하기위해제정하였다 이표준은업 무기능관점의필수기록물선별및보호를통해 비상사태나재난발생시업무연속성을확보할수있는체계를확립하는데참고가될것으로기대한다 이표준은필수기록물의관리에필요한기본사항을바탕으로다음과같이 구성하였다 절부터 절에서는표준의적용범위와적용근거제시및용어를 정의하였다 절에서는필수기록물의이해를위해필수기록물의개념및특 성등을기술하였으며 절에서는중앙행정기관이필수기록물을선별하는원 칙 기준 절차에관하여기술하였다 절에서는선별된필수기록물을보호하 는원칙과방법을기술하였으며 절에서는보호하고있는필수기록물을이용하기위한원칙과절차에대하여기술하였다 이표준은기록관리표준전문위원회및국가기록관리위원회심의를거쳐제 정하였으며국가기록원이유지 관리한다 이표준은관련법령의개정 관 계기관및이해당사자의요청등개정사유가발생할경우그필요성및 타당성검토후개정안을마련하고전문가검토및의견수렴절차를거쳐개정을추진한다 - iii -

필수기록물선별및보호절차 적용범위 이표준은 공공기록물관리에관한법률 제 조제 항에따른공공기관중 정부조직법 제 조제 항의중앙행정기관및그소속기관 이하중앙행정기관 에적용한다 이표준은비상상황시기관의업무기능을유지하기위하여 공공기록물 관리에관한법률 제 조제 항에따른기록물중필수기록물유형에해당하는기록물을선별 보호 이용하는절차에관한사항을포함한다 중앙행정기관의장은이표준에따라해당기관의실정에맞는필수기록물선별및보호절차를수립시행할수있다 적용근거 법령상근거 이표준의구체적인법령상근거는다음과같다 공공기록물관리에관한법률제 조 기록물보안및재난대책 공공기록물관리에관한법률시행령제 조 기록물의재난 보안대책 인용표준 필수기록관리와기록관리재난대비계획 다른표준과의연계 기록물관리기관보안및재난관리기준 1

기록관리기준표작성및관리절차 용어정의 이표준의목적을위하여다음의용어와정의를적용한다 기록관리기준표 공공기관에서생산한기록물의체계적인관리및업무처리를위해단위과 제별로처분기준을제시한표 공공기록물관리에관한법률 에서종전 의 공공기관의기록물관리에관한법률 에의한기록물분류기준표의미 비점을보완한제도이다 기록관리기준표의관리항목은업무설명 보존기간및보존기간책정사유 비치기록물해당여부와공개여부및접근권한등이다 단위과제 정부기능분류체계의최하단위로업무간유사성및독자성을고려하여행 정업무수행의소기능을세분화한업무단위 공공기록물관리에관한법률시행령제 조제 항 비상사태 즉각적인대책을요구하는예상치못한사건 대책을세우거나조치를취하 지않아즉각적인대응이이루어지지않으면비상사태는재난으로이어질 수있다 비상사태는만일그결과를통제할수있다면재난으로발전하지않는다 필수기록관리와기록관리재난대비계획 용어와정의 재난인간의생명 신체및재산과조직에피해를주거나줄수있는자연재해 인재또는이두가지가합쳐져서발생하는것으로서 예상치못한시기에발생하여엄청난피해를초래하는상황 이정의에서는해충이나곰팡이만 연으로인한 느린재난 이라고말해지는것은포함하지않는다 구체적으로나열하자면 태풍 홍수 호우 강풍 풍랑 해일 대설 낙뢰 가뭄 지진등의자연현상으로인하여발생하는재해 화재 붕괴 폭발 교통사고 화생방사고 환경오염사고그밖에이와유사한사고로조직의정상적 2

인존속과운영에피해를주는재해 에너지 통신 교통 금융 의료 수도등사회기반시설의마비나기능불능으로인한피해를줄수있는재해를말한다 필수기록관리와기록관리재난대비계획 용어와정의 정부기능분류체계 정부가수행하는기능을범정부적으로표준화한기능분류체계와각부처의 과제관리를위한목적별분류체계로구성된분류체계 공공기록물관리에관한법률시행령제 조제 항 정부업무기능연계모델 정부기능을서비스및업무처리절차에따라체계적으로구조화한정부업무 기능분류체계 정부업무기능연계모델은정부기능을분류 연계하여전중앙 행정기관의단위과제별기본정보와유관정보를조회할수있도록함으로써행정기관간정보공유를통합하여협업시스템을구축하기위해사용한다 필수기록물 비상사태나재난발생시혹은재난이후에 조직이업무나기능을지속하거나 기능을회복하기위해필수적으로필요한정보를담은기록 여기에는재난발생시에조직의자산으로반드시보존해야할기록을포함할수도있다 재난대비및대응단계에따라각기다른필수기록이있을수있다 필수기록관리와기록관리재난대비계획 용어와정의 비고필수기록물에대한상세한사항은 필수기록물의이해 참조 필수기록물의이해 필수기록물관리를위한기본사항 필수기록물관리의목적 필수기록물을선별 관리하는목적은비상사태나재난발생시업무수행에핵 심적으로필요한기록을최대한이용가능하게하여조직의업무를지속적으 3

로수행하게하고 신속한업무재개를가능하게하는것이다 또한조직의 중요재정적자산과지적자산에대한보호및손실을방지하는등조직의위험관리를효과적으로실현하게하는것이다 중앙행정기관은필수기록물의선별과정을통해업무에영향을줄수있는 필수적인정보와위험요소들을사전분석할수있으며 기관자체의재난관 리계획과연계하여보존대책을마련함으로써상황발생시신속하게대처할수있다 필수기록물관리의책임과역할 중앙행정기관의장은기관의존립을책임지는수장으로서기관의기능수행에필수기록물관리의중요성을인식하여야한다 중앙행정기관의장은기관의기록관리부서책임자를필수기록물관리책임자 로서위임하여역할을수행하게할것을권고하며 처리과별로기록물관리책임자가필수기록물관리를함께수행하게할수있다 필수기록물관리책임자는필수기록물선별및관리절차와방법을상세히 규정한지침서를작성하여조직구성원들에게배포하고교육을실시할수있다 필수기록물의유형 필수기록물은정보의성격에따라크게비상운영기록물 권한보호기록물로나뉜다 비상운영기록물 위기상황시비상사태에대응할수있게하고 이후조직의생존이나복구가가능하도록하는핵심적인정보를포함한기록물이다 비상운영기록물의유형별예시는다음과같다 4

비상대응기록물 비상사태나재난발생에대비한계획서 직원보안허용 목록 필수기록물목록 비상연락망 시설도면등 업무재개기록물 비상사태나재난발생이후에업무의재개와연속성을 위해필요한핵심업무표준운영절차 핵심업무정책관련기록물 주요업무계획 진행중인계약및협정문서 조직도및직무기술서 각종법령 규정 업무시스템매뉴얼및데이터등 권한보호기록물 위기상황이후에조직의법적 재정적인상태를되돌리고 이해관계자의권리와의무를보전하는데필요한정보를포함한기록물이다 권한보호기록물의유형별예시는다음과같다 조직권한보호기록물 계약서나협정문서 소유자산목록 재무회계기록 인사 급여기록 특허 상표등조직또는직원의법적 재정적 행정적권리 와의무에관한정보 이해관계자권한보호기록물 주민등록원부 자동차등록원부 등기부원부 국민연금및사회보장기록 판결문 병적카드등국민또는조직과관련을맺고있는개인및단체의법적 재정적 행정적권리와의무에관한정보 필수기록물의특성 필수기록물은기관의비상사태나재난발생시조직기능유지를위해사전에 선별하여보호하는기록물로서일반적인업무문서나기록관에보관된기록물과는다른특성을가진다 첫째 필수기록물은최신성이유지되어야한다 기관의업무나인력 조직등 의변화로변경되는정보가지속적으로갱신되어항상최신성을유지하도록 하여야한다 따라서필수기록물은현용기록물과비현용기록물모두가포함 될수있으며 기록물의최신본이생산되었거나보존연한이만료되는등의 변경사항이발생될때마다해당정보를갱신하여항상최신성을유지할수있도록관리하는것이바람직하다 5

둘째 필수기록물은중요기록물과다르다 중요기록물은정보의사료적 행정 적 증빙적가치를종합적으로판단하여선별한기록물로중요기록물의훼손 시역사적인손실이나일시적인업무혼란등을일으킬수는있으나기관의 기능손실을유발하지는않는다 즉 필수기록물과중요기록물의중요한차 이점은비상사태나재난발생시에기관의기능유지를위해필수적인가하는측면에서판단할수있다 셋째 필수기록물은기관마다다르다 필수기록물은기관의기능을유지 복 구를위하여필요한기록물이므로각기관의업무를고려하여선별할수있다 넷째 필수기록물의원본과복본은동일한효력을가진다 필수기록물로선 별된기록물은복본제작및분산배치등의방법을통해보호하는데 이때제 작된복본은비상사태나재난발생으로원본이소실된경우원본을대체하여효력을가지게된다 필수기록물의선별 일반사항 중앙행정기관은필수기록물선별을위해당해기관의업무기능에대하여정부기능분류체계의단위과제별로 필수성 평가를실시할수있다 이를위해중앙행정기관의처리과 기록관및중앙행정기록물관리기관은상호협력이요청된다 선별원칙 필수기록물은다음의원칙을준수하여선별할수있다 정부기능분류체계에따라분류된기능의목적을확인할수있다 필수성평가를위한기본단위는정부기능분류의최소단위인단위과제로한다 6

필수성이인정된단위과제에포함되는각기록물역시필수성을갖는다 필수기록물을선별하는절차는문서화되어야하며 중앙행정기관의장의승인을얻어시행한다 기록물관리기관은필수성분석결과를보존기간책정및단위과제설명작성시반영한다 선별기준 단위과제에대한필수성은기록물의기능성 고유성 증거성에따라평가한 다 단위과제는대기능 중기능 소기능으로이어지는기능구조의맥락질서를파악하여활동목적 근거 업무절차 업무내용등을확인한다 이를근거로중앙행정기관의처리과는 단위과제필수성평가표 를작성할수있다 표 참고 분류 체계 단위 과제명 표 1 - 단위과제필수성평가표 ( 서식 ) 해당업무 설명 필수성 기능성고유성증거성종합 판단 필수성 판단사유 각단위과제별기능성 고유성 증거성에대한평가는표 의 단위과제의 필수성평가기준 에따라평가한다 평가결과가다음과같을경우단위과제의필수성을인정한다 한가지기준에서라도 높음 점 이상으로평가된경우 최소두항목에서 중간 점 이상으로평가된경우 7

표 2 - 단위과제필수성평가기준 기준중요도설명 기능성 고유성 증거성 높음 (5) 중간 (3) 낮음 (1) 없음 (0) 높음 (5) 중간 (3) 낮음 (1) 없음 (0) 높음 (5) 중간 (3) 낮음 (1) 없음 (0) 조직의기능유지를위해없어서는안될활동으로비상사태나재난발생시즉각이용되거나기능상실후 1 일이내에복구되는데이용되어야하는수준 조직의기능유지를위해없어서는안될활동으로비상사태나재난발생으로인한기능상실후 7 일이내에복구되는데이용되어야하는수준 조직의기능유지를위한비상사태나재난발생으로인한기능상실후복구되는데활용되어야하는수준 조직기능유지를위한보조또는참고활동으로위의높음, 중간, 낮음에해당되지않는수준 법과규정에명시된기관의활동으로다른활동을통하여대체하여도목적달성을할수없는수준 법과규정에명시된기관의활동으로다른활동과공동으로수행되어야목적을달성할수있는수준 법과규정에명시된기관의활동으로기관내부의다른활동을지원하는수준 법과규정에명시된기관의활동으로기관외부의다른활동을지원하는등위의높음, 중간, 낮음에해당하지않는수준 해당과제의활동으로국민, 이해관계에있는조직 개인, 해당조직 직원등과의행정적 법적 재정적권리또는의무관계를유일하게신설, 변경, 해지하는수준 해당과제의활동으로국민, 이해관계에있는조직 개인, 해당조직 직원등과의행정적 법적 재정적권리또는의무관계를관련법과규정에따라대조 확인하는수준 해당과제의활동으로국민, 이해관계에있는조직 개인, 해당조직 직원등과의행정적 법적 재정적권리또는의무관계의단순한열람또는발급이이루어지는수준 해당과제의활동으로국민, 이해관계에있는조직 개인, 해당조직 직원등과의행정적 법적 재정적권리또는의무관계활동을위한단순한보조활동등으로위의높음, 중간, 낮음에해당되지않는수준 8

선별절차 일반사항 필수기록물의선별절차는기록관리공공표준인 기록관리기준표작성및관 리절차 를준용하여처리하며 기록관리기준표에반영하 여관리한다 단계별역할 신설되거나사용중인단위과제의필수성평가또는보호기간산정시각 주체별로다음과같은책임이있다 처리과는수행하고자하는업무활동 즉단위과제가기능분류체계의어디에속하는지결정하고필수성을평가하며보호기간을책정한다 기록관은처리과의필수성평가및보호기간산정결과를검토하여수 정하고중앙기록물관리기관과협의를통해확정한다 확정결과는기록관리기준표에반영 고시한다 중앙기록물관리기관은기록관이참고할수있는평가기준과보호기간책정기준등을제공하고기록관의검토사항을협의또는확정한다 표 3 - 단계별역할 주체역할비고 처리과기록관영구기록물관리기관 단위과제분류및설명단위과제필수성평가보호기간책정및사유필수성평가결과검토및수정보호기간검토및수정기록관리기준표에반영및고시필수성평가기준제시보호기간기준제시보호기간적정성검토및회신 기관기능분류담당자에게요청영구기록물관리기관에협의요청 9

필수성평가및보호기간책정절차 필수성평가및보호기간책정절차는기록관리기준표의작성절차와일정을준용하여처리할수있다 처리과는단위과제를정부기능분류체계 이하 에따라분류하고이표준의선별기준을참고하여필수성을평가한다 단위과제의필수성평가시중앙행정기관의장은필수단위과제의비율에관한상하한규정을지정할수있다 기록관은기록관리기준표의작성절차와일정에따라매년 월 일까 지기관내필수성이인정된단위과제에대한필수성과보호기간을검토 수정한후중앙기록물관리기관과협의하여확정한다 월 일이후에단위과제의신설 변경의사유가발생할경우에는즉 시중앙기록물관리기관과협의하여확정한다 필수성이인정된단위과제 도매년조직목표와기능변화를참고하여재검토하고보호기간에변경사유가발생될경우변경신청을할수있다 필수성평가 보호기간책정 처리과 신설 변경신청 BRM 담당자 승인 기록관 필수성적정 보호기간적정 신설 변경통보 보호기간재책정 기록관리기준표 영구 협 의 기록관 조정필요 그림 단위과제의필수성평가절차 10

보호기간 처리과의담당자가필수성이인정된단위과제의보호기간을책정할시에는 정보의최신성을확보하고보호비용의최소화를위해다음사항을고려하여보호기간을책정할수있다 필수기록물의보호기간은보존기간이하로책정한다 기능성이높은단위과제는정보의갱신주기를보호기간으로책정한다 고유성이높은단위과제는업무의반복단위를보호기간으로책정한다 증거성이높은단위과제는개별법령이규정한효력존속기간으로책정한다 상기사항에따라책정된보호기간중가장긴기간으로책정한다 목록관리 단위과제별필수성이평가되고보호기간이책정되면 필수기록물관리목록 표 의기본항목을작성하고제 장에서설명할보호항목을작성한후목록 자체를필수기록물로관리할수있다 표 참고 표 4 - 필수기록물관리목록표 ( 서식 ) 기본항목 보호항목 단위 과제 명 철명 ( 건 명 ) 관리번호 생산부서 생산년도 생산매체 보존기간 보존위치 보존책임 이중매체 이중매체관리번호 보호위치 보호책임 보호기간 ( 만료일 ) 11

필수기록물의보호 일반사항 중앙행정기관의장은평상시필수기록물을이중보호또는분산보호하여비 상사태나재난발생을대비할수있도록주의를기울여야한다 이중보호는필수기록물의복제본 또는사본 이하복본이라함 을제작하여 원본의손실에방지하는것을말하며 이중화라고도한다 분 필수기록물의복본을보호기간동안원본이보존된이외의장소 에나누어관리하는것을말한다 비고 이중보호 및 분산보호 는 공공기록물관리에관한법률 제 조의 이중보존 및 분산보존 과의미가유사하나필수기록물보호절차에한 하여사용한다는점에서구별됨 보호원칙 선별된필수기록물은다음과같은원칙에따라보호할수있다 보호기간동안필수기록물의안전성과접근성 이용가능성 을확보할수있는이중 분산보호계획을수립한다 필수기록물의진본성 신뢰성 무결성이보장되도록보호한다 이중 분산보호에필요한복본의제작시사전에규정된절차에따라제작하고 복본의수량은통제 관리한다 복본제작이불가능한필수기록물은보호시설및장비가마련된장소에보관하거나 안전이보장되는외부장소에위탁관리한다 보호계획 필수기록물의보호계획은생산부터이관 보호 보호기간만료까지에이르는 12

기록물생애주기에따라안전한관리가이루어질수있도록계획을수립하 여관리한다 필수기록물보호계획에는계획수립과실무의책임자 위험분석 위험평가 보 호방법등을포함할수있다 보호책임과역할 필수기록물의보호책임과역할역할은다음과같다 중앙행정기관의장은기관의존립과유지를위하여필수기록물을보호 할책임이있으며 보호책임은기관의기록관리부서책임자에게위임하여수행할수있다 중앙행정기관의장은처리과별로기록물관리책임자를지정하여생산부 서가생산하는필수기록물이규정과절차에따라보호될수있도록보호계획을수립하는것이필요하다 중앙행정기관의장은필수기록물을선별 분류하여잔여보호기간동안 안전하게관리하고보호기간만료후에는보존기간에따라관리될수 있도록별도의필수기록물보호계획또는소장기록물보존계획내의부분계획으로수립할수있다 필수기록물보호계획은최소 년에한번이상은주기적으로검토 갱신할수있다 보호계획수립절차 보호환경조사 중앙행정기관의장은필수기록물관리에필요한시설 인력 장비등보호환경을조사할수있다 표 참고 13

표 5 보호환경유형 ( 필수기록물관련 ) 유형보존시설소프트웨어 / 하드웨어네트워크지원시설인력 설명 필수기록물을보호하는물리적인공간, 시설, 장치등 필수기록물의생산및보호에사용하는운영체제, 상용및응용프로그램과공용자원을갖고여러사용자에게서비스를제공하는컴퓨터및저장장치등 네트워크장비, 통신회선등 전력, 공조, 방재시설등보호를위해지원되어야하는시설등 기관장, 직원, 기록관리실무자또는담당자, 시스템운영자등 필수기록물의중요도평가 필수기록물관리책임자는필수기록물의기밀성 무결성 가용성을업무적측면에서평가하여 중요도 를결정한다 필수기록물의중요도평가기준은표 과같다 14

표 6 필수기록물의중요도평가기준 기준중요도설명 기밀성 무결성 가용성 높음중간낮음높음중간낮음높음중간낮음 기관내부에서도특별히허가를받은사람들만이볼수있어야하며조직외부에공개되는경우개인정보나기관의업무수행에치명적인피해를줄수있는수준 기관내부에공개될수있으나기관외부에공개되는경우개인정보나기관의업무수행에상당한문제를줄수있는수준 기관내부에공개되는경우개인정보나기관의업무수행에미치는영향이미미한수준 고의적으로나우연히변경되는경우개인정보나기관의업무수행에치명적인피해를줄수있는수준 고의적으로나우연히변경되는경우개인정보나기관의업무수행에상당한문제를줄수있는수준 고의적으로나우연히변경되는경우개인정보나기관의업무수행에미치는영향이미미한수준 해당업무가중단될경우기관의운영과업무수행에치명적인피해를줄수있는수준 해당업무가중단될경우기관의운영과업무수행에상당한문제를발생시킬수있는수준 해당업무가중단될경우기관의운영과업무수행에미치는영향이미미한수준 필수기록물의취약도평가 필수기록물을보호하는데위협점과우려사항등이발생할수있는가능성을 파악하여 취약도 를도출하여야한다 취약도는발생가능성에따라표 과같이낮음 중간 높음 등급으로평가한다 15

표 7 - 취약도평가기준 ( 예시 ) 취약점필수기록물구분취약도근거 주요업무계획 낮음 공개된내용으로별도의보안규정불필요함 보안규정부재로대외보안을유지해야하는정보의관리가어려움 시설도면인사기록카드비상연락망 높음낮음중간 보안및관리규정이없어폐기, 훼손등가능성있음 보안관리규정이마련되어있으며, 대상으로분류편성되어있음개인정보관리규정에따라관리하고있으나, 별도의보안규정은없음 필수기록물의위험도평가 필수기록물의위험도평가는필수기록물중에서도중요도에따른위험도를평가하여보호및복구등의우선순위를결정하는데사용한다 앞선 항목에서평가한필수기록물의 중요도 와 취약도 결과를종 합하여순서를결정하는데 총점이 점인경우 순위 점인경우 순위 점인경우 순위 점인경우 순위 점인경우 순위로결정한다 표 8-5 단계위험도평가 필수기록물중요도높음 (3점) 중간 (2점) 낮음 (1점) 필수기록물취약도 높음 (3 점 ) 중간 (2 점 ) 낮음 (1 점 ) 6 점우선순위 [1] 5 점우선순위 [2] 4 점우선순위 [3] 5 점우선순위 [2] 4 점우선순위 [3] 3 점우선순위 [4] 4 점우선순위 [3] 3 점우선순위 [4] 2 점우선순위 [5] 위표 의우선순위선정결과를보면중요도가높고 취약도발생가능성이높을수록 위험도평가우선순위 가높음을알수있다 16

위험평가서작성 보호대상필수기록물에대한분류와평가의단계를거쳤으면 최종적으로평가결과를정리한 위험평가서 를작성한다 위험평가서의서식은표 과같다 표 9 - 위험평가서 ( 예시 ) 보호대상 중요도 취약도 기밀성무결성가용성취약점취약도 우선순위 인사기록 카드 중간높음높음 보안규정부재로대외보안을유지해야하는정보의관리가어려움 낮음 [3] 이러한평가결과를바탕으로기관이감수할수있는위험의수준을결정 할수있다 그리고그위험수준을넘어섰다는판단이서는경우보호대상을보호하기위한대책을수립하여시행하는것이필요하다 보호방법 일반사항 필수기록물의보호방법은보호비용이측정된위험수준과정확히일치하는 방법을선택하여비용대비효과를최대화하도록한다 이중보호와분산보호의방법은비상사태나재난발생시에필수기록물을포함 한기록물을가장확실하게보호하는대비방법으로써필수기록물의보호방법선정시우선적으로고려한다 17

필수기록물의이중보호 필수기록물의이중보호를위해서는원본기록물과동일하거나표 의필수기록물형태별이중화방법에따른매체를선택할수있다 수록매체외에수록방법 제작수량등은필수기록물의유형 형태 가치 접근성 법적한계 가용자원등을고려하여결정한다 표 의 필수기록물형태별이중화방법 을참조하여각기관의상황을고려하여구체적인방법을결정할수있다 표 10 - 필수기록물형태별이중화방법 필수기록물형태 일반문서, 도면, 카드 시청각 사진류 필름 / 테이프 전자문서 데이터세트, 디지털시청각파일시스템운영데이터 ( 프로그램소스, DB 등 ) 이중화방법 마이크로필름촬영및복제 스캐닝후광매체또는보존스토리지에저장 스캐닝후광매체또는보존스토리지에저장 디지털화 인코딩후광매체또는스토리지에저장 복제필름제작 마이크로필름촬영및복제 포맷변환후광매체또는보존스토리지에저장 포맷변환후광매체또는보존스토리지에저장 스토리지, 백업테이프, 광매체등에저장 기록물이중화작업시광매체수록과마이크로필름촬영은 공공기록 물관리에관한법률 시행규칙제 조및제 조를준수하여수록할수있다 실시간으로정보가변경되는시스템운영데이터는가장최신의정보가보호되도록네트워크를활용한실시간백업체계를채택할수있다 정전등의상황에서긴급히사용되어야할필수기록물은생산당시의 매체에상관없이종이등에수록하여보호하도록한다 또한필요시두가지이상의수록방법과보존매체를채택할수있다 수록된매체는보호기간동안주기적으로점검하여이용가능할수있 도록관리하여야하는데 손상이발견된매체는복구하거나재수록할 18

수있다 전자기록물이나전용판독기가필요한매체는기록물이용에필요한장비및프로그램등도함께점검 관리할수있다 필수기록물의이중화시기는표 의 이중화시기별특징 을참조하여결정할수있다 표 11 - 이중화시기별특징 구분 이중화시기생산당시생산이후 매체수록주체 생산자 생산자또는기록관리담당자 정보의전달 즉시 시급성낮음 이용자수 다수 소수 분산위치 근무지내 원거리 유형 주로 비상운영기록물 주로 권한보호기록물 보호기간 단기간 장기간 갱신주기 단기 장기 필수기록물의정보가자주갱신되고 다수의관련자에즉시전파하거나 근무지내사용도가높은기록물 주로 비상대응기록물 유형이많이포함됨 일경우생산과동시에이중화할수있다 19

필수기록물의분산보호 분산배치장소 필수기록물의이중보호조치가완료되면여러곳에나누어보존함으로써 비상사태나재난발생에따른훼손위험에대비할수있다. 분산배치장소는기록물보존시설 보안성 접근성 주변의재난발생가능성 수장량 청결 기관의재정상황등을고려하여선정하도록하는데 분산위치에따라동일건물혹은근거리에배치하는현지분산과원거리에배치하는원격분산으로구분할수있다 필수기록물의분산보호시다음사항을고려하여배치할수있다 비상사태나재난대응시이용이필요한기록물은현지분산하여접근성 을확보하고 기관복구및권한보호에필요한기록물은원격분산하면소실위험성을낮출수있다 분산장소는두곳이상을선정하여배치한다 일상적으로분산배치업무를실시하는기관은평소추진하는이중 분 산일정에따라분산보호를수행하며 간헐적으로분산을실시하는기관은별도의분산계획을수립하여실시한다 표 분산위치별특징을참고하여분산위치를결정한다 구분현지분산원격분산 후보지 비용 표 12 - 분산위치별특징 근무지내동일건물또는근처시설등 저비용 동일한재해를받지않는거리 ( 최소 10km) 이상의전문시설, 지부, 소속 산하기관, 유관기관등운송수단확보, 보안유지, 보호환경유지등을위해추가비용발생 접근성높음낮음 20

비상운영기록물의분산보호 비상운영기록물은다음사항을고려하여분산보호할수있다 부서내에필수기록물금고와같은별도의문서함을마련하여각담당 자로부터생산되는필수기록물을한곳에모아보관하고 가까운곳에서안전하게관리하며 비상사태나재난발생시우선적으로대피시킨다 내용이갱신되면관계부서에통보하고복본을제작하여배포한다 필수기록물의복본을배포받은부서는적정한보안조치가취해진지정된장소에배치하여관련담당자가해당위치를인지하도록한다 기록물관리기관이보호기간이만료되지않은이러한유형의기록물을 이관받을때에는복본을함께이관받아분산보호하고보호기간이만료될경우해당복본은이중 보존매체로활용한다 조직재건및업무복구를위한필수기록물은조직의복원에이용되는만큼근무지외의지정된장소에복본을제작하여분산보호한다 소스코드를포함한시스템운영데이터를보호할책무를지닌중앙행정 기관의전산운영부서는대체장소에실시간또는주기적인백업을실시하고관련인프라를구축한다 권한보호기록물의분산보호 권한보호기록물은다음사항을고려하여분산보호할수있다 권한보호유형의기록물은 공공기록물관리에관한법률 시행규칙 제 조와제 조에따른매체에수록하여분산보호하며 보호기간동안변경이력도함께보호한다 원본이보호된곳으로부터일정거리이상 일반적으로 떨어진곳에분산보호한다 보호기간동안보호매체가이용가능하도록주기적인점검을실시하고보호기간만료후에는보존매체로활용한다 장기간보호가필요한전자문서는이용가능성을높일수있는포맷 국가기록원의장기보존포맷등참고 으로보호한다 복본제작이불가능한필수기록물의경우 예측되는위험으로부터가장안전한장소에물리적보호시설과장비를갖추어보호한다 21

보호시설 필수기록물의안전한보호를위하여기록물보관장소는다음의시설을갖추는것이바람직하다 공공기록물관리에관한법률 시행령제 조의 별표 에따른보안 시설 장비 환경기준을준수하여보존매체별로안정적인보호가이루어지도록한다 화재에대한대비가철저히이루어질수있도록 소방시설설치유지 및안전관리에관한법률 에따른소방방재청장의승인을받은방염내장재와소방시설을설치한다 이중화가불가능한필수기록물은화재와도난에대비할수있도록내화 금고에보관하여야한다 내화금고와같은보호시설 장비를선택할때에 는열이나습도등으로인한매체변형을막을수있는장비를선택한다 재해복구센터의이중 분산보호 기반의재해복구센터를둔기관에서는필수기록물등급별로재해복구시점 목표와재해복구시간목표를설정하여해당업무시스템별로이중 분산보호체계를달리할수있다 재해복구시간목표설정시에는분산배치해놓은데이터를가지고오는경우그소요시간도고려할수있다 비고 재해복구시점목표는 는재해발생 시데이터손실이발생할수있는시점을말함 비고 재해복구시간목표는 는재해발생 후업무의재가동까지소요되는시간을말함 표 은등급별재해복구센터운영방법을예시로나타낸것이다 22

표 13 - 재해복구센터운영방법 ( 예시 ) 등급 등급 등급 등급 대상업무 재해복구센타운영내역 재해복구센터에전용서버와스토리지평시구축 재해발생 조직내부 및대기상태유지 직전 핵심업무 스토리지기반실시간복제 시간내에재해직전데이터로업무재개 공용서버와스토리지평시구축재해로부터대국민 기반일주일간격복제 일 주일연계업무 백업매체 테이프 디스크 를이용하여복구 평시는백업데이터만소산보관재해로부터중앙행정기관 재해시별도하드웨어 소프트웨어도입후 일 주일공통업무업무재개 재해선언후 시간이내 재해선언후 시간내 재해선언후 시간 개월 필수기록물의이용 일반사항 필수기록물은비상사태나재난발생이후에이용될수있도록이용절차를 마련하고필수기록물을제공하거나받을수있는중앙행정기관 조직 개인 간의협조체계를구축하는것이필요하다 이용원칙 필수기록물의보호기관과이용기관의장은필수기록물이용에관하여다음 의원칙을준수한다 필수기록물보호기관의장은필수기록물이용에관한절차와규정을마련한다 자원관리를위한데이터와소스코드등을필수기록물로지정하여관리하는경우에는별도의이용절차와방법을마련한다 필수기록물이용기관의장은이용책임자 이용목적 이용대상 이용기간등에관하여보호기간의장의승인을받은후이용한다 필수기록물이용시는복본을사용한다 23

필수기록물이용기관의장은필수기록물의이용이끝나면그내역을보호기관의장에게통보한다 이용제한 필수기록물보호기관의장은보호기간동안다음과같은원칙에따라이용 을제한할수있다 필수기록물은이용목적외에연구 열람 증빙등일상업무에이용되지않도록관리한다 필수기록물은보호기간및이용기간동안불법접근 유출 방치 훼손 조작되지않도록보안대책을수립한다 필수기록물은이용목적을달성한경우즉시보호기관에반납한다 이용절차 필수기록물의이용은업무기능을정상화시키는것을목적으로한다 필수기 록물이용기관은손상된업무기능과물리적자산의복구를포함한기관전 체의복구관점에서필수기록물이용에관한절차를마련할수있다 피해평가 중앙행정기관은비상사태나재난발생등으로인해피해를입었을경우신속하게상실된업무기능을파악할수있다 비상관리책임자 시설관리책임자 보안책임자 기록관리책임자및관련 전문가는시설 인원 장비등물리적인자산의파괴나손실뿐만아니라필수기록물의유실 훼손 변경등도조사할수있다 필수기록물피해조사는미리작성된필수기록물목록의대조 확인을통 해 피해규모 피해로인해영향을받는업무활동 피해유형 피해정도 등을조사할수있다 필수기록물의피해평가는철또는물리적인단위로수행하며 피해정도에 24

따라경미부터심각까지의 단계로평가한다 피해정도에대한설명은아래표 를참고한다 표 14 - 기록물피해 5 단계평가기준 피해정도심각 (5) 높음 (4) 중간 (3) 낮음 (2) 경미 (1) 설명 기록매체의특성을완전히상실하여전체기록정보의활용이불가능하고현재의전문적인기술로도복구가불가능한상태 기록매체의절반이상이해독가능하지만손상된부분은현재의전문적인기술로도복구가불가능한상태 일부기록의소실이있으나정보의해독이가능하고손상된부분은현재의전문적인기술로복구가가능한상태 매체의기록부분에직접적인손상이없어전체정보의해독이가능하지만보존성을위해보존처리가필요한상태 매체의기록부분에직접적인손상이없어전체정보의해독이가능하고보존성을위해보존처리가필요없는상태 기록물피해조사가완료되면표 에예시된양식의평가표를작성할수있다 발생일피해장소피해원인 나라기록관화재 호 단위과제 국유재산관리 국유재산관리 국유재산관리 기록물철 국유재산법에의한관리및처분 국유재산법에의한관리및처분국유재산법에의한관리및처분 표 15 - 기록물피해평가표 ( 예시 ) 기록물피해평가표 관리번호 피해규모조사일조사자확인자 서가 철 기록물세부피해현황 원본매체 종이 광디스크 정 김필수부 정기록 피해정도필수성사본매체 심각 완전소실되어형체가없음 심각 디스크가눌러 붙음 중간 필름의절반이그을려져있음 필수 필수 필수 광디스크 스캐닝 보존스토리지 복제 복본위치역사기록관 나라기록관 나라기록관전산실 나라기록관 25

업무복구 필수기록물이용기관은피해평가를통해복구하고자하는업무우선순위에따라필요한필수기록물목록을작성한다 복구우선순위는업무의복구우선순위에따라우선순위가높은기록물에더많은시간 인력 재원등을배분할수있다 이용예정인필수기록물의소재를파악하여기관자체이외의곳에서보호되 고있는필수기록물의경우해당보호기관에협조를요청하여야하며 업무 기능복구에필요한최소의인력과물리적자산에대한복구가완료된필수기록물을이용하여업무기능을정상화시킬수있다 업무연속성과복구의신속성을위해서네트워크및스토리지에기반을둔 재난복구 시스템을도입한기관에서는 시스템복구절차서를작성하여평소훈련을실시하는것이바람직하다 26

참고문헌 [1] 김은해, 리상용, 중앙행정기관의필수기록물지정에관한연구, 제 2 판, 2009 년 [2] 한국정보사회진흥원, 정보보호위험관리가이드, 2004 년 [3] 국가기록원, 기록관리시스템혁신 ISP 사업보고서, 2006 년 [4] 이주연, 정부기능연계모델 (Business Reference Model) 분류체계와기록분 류체계의통합방안, 2010 년 [5] 국가기록원, 호주의기록관리재난대비표준, 2008 년 [6] Office of the Secretary of State Division of Archives and Records Management, Essential Records Manual: Security Backup, Disaster Preparedness Response, and Recovery [7] ARMA, Vital Records Programs: Identifying, Managing, and Recovering Business-Critical Records(ANSI/ARMA 5-2003), 2003 년 1 월 [8] U.S. department of Energy, Identify and protect your vital records, 2010 년 [9] New York State Unified Court System Division of Court Operation Office of Records Management, How to create a vital records protection plan, 2003 년 6 월 [10] California Records & Information Management, Vital Records Protection and Disaster Recovery Handbook [11] ARMA, University Recordkeeping Manual Part Twelve: Disaster Preparedness & Vital Records, 2006 년 [12] NARA, Vital Records Disaster Mitigation and Recovery: An Instructional Guide, 1999 년 27