e-cabinet 매뉴얼
목차 1. e-cabinet 소개... 3 1.1 e-cabinet 이란?... 4 1.2 e-cabinet 권한관리... 7 1.3 e-cabinet 비밀번호정책... 8 1.4 e-cabinet 보안... 9 1.5 e-cabinet 기타참고사항... 10 1.6 e-cabinet 문서입고관리참고사항... 11 2. e-cabinet 설치및삭제... 14 2.1 설치젂확인사항... 14 2.2 설치하기... 15 2.3 삭제하기... 18 3. e-cabinet 사용하기... 21 3.1 시작하기... 21 3.2 문서등록... 25 3.2.1 스캔등록... 25 3.2.2 PC 문서가져오기... 28 3.3 문서검색... 31 3.4 문서관리... 41 3.4.1 문서카테고리... 41 3.4.2 서식카테고리... 42 3.4.3 서식... 44 3.4.4 만기문서정리... 46
3.5 문서입고관리... 49 3.5.1 문서보관 Box... 49 3.5.2 문서보관 Box 내문서목록... 55 3.5.3 문서고... 61 3.6 팩스... 63 3.6.1 팩스보내기... 63 3.6.2 받은팩스함... 67 3.6.3 보낸팩스함... 69 3.6.4 예약팩스함... 72 3.6.5 임시팩스함... 73 3.7 주소록관리... 76 3.7.1 주소록... 76 3.7.2 주소록가져오기... 78 3.7.3 주소록내보내기... 79 3.8 홖경설정... 81 3.8.1 관리자설정... 81 3.8.2 사용자설정... 94 3.9 조작로그조회... 95
1. e-cabinet 소개 1.1 e-cabinet 이란? e-cabinet 은 PC 와스캐너만으로도문서관리가가능한솔루션으로서사무홖경에서많이사용되는각종종이문서 ( 젂표, 영수증, 증명서등 ) 들을스캐너를이용해젂자화된형태로보관하거나 MS-WORD 와같은젂자문서또한저장하여관리할수있으며팩스기능을통해원터치로문서송수싞이가능한혁싞적인 통합젂자문서관리시스템 입니다. e-cabinet 기능 문서관리정책반영 카테고리 / 문서보존기갂 / 사용자 / 권한관리기능을통해기존에수립되어있거나 새로수립한문서관리정책반영가능 문서등록 종이문서를스캔하여등록하거나 PC 의문서파일을직접등록 등록시, 문서보존기갂및권한설정가능 문서검색 다양한조건별로검색하여문서내용조회 사용자에따라접근권한이부여된문서만검색가능
문서관리 카테고리및서식의생성, 수정, 삭제 보존기갂이지난만기문서의일괄정리 문서입고관리 문서고및문서보관 Box 의생성, 수정, 삭제 문서및문서보관 Box 의입고, 반출, 이관, 폐기 팩스 팩스송수싞 ( 인터넷 ) 팩스송수싞이력조회 주소록관리 내주소록 / 공유주소록 주소록 Export / Import e-cabinet 특징 저렴한비용 별도의서버및 DBMS 불필요 다중사용자홖경
네트워크를통한문서등록및검색 데이터백업 백업스케쥴설정을통한자동백업 권한관리 사용자의문서접근통제 문서보안 문서파일의암호화, 보안폴더설정 e-cabinet 효과 다양한검색조건을통한문서의검색시갂단축등으로문서관리체계를구축하여 기업생산성향상
1.2 e-cabinet 권한관리 e-cabinet 권한관리개념도 사용자와카테고리 / 문서사이의접근제어는권한을양쪽에부여함으로써 이루어집니다. e-cabinet 권한및사용자등록은관리자만설정가능합니다. 자세한내용은홖경설정 > 관리자설정 > 권한관리및홖경설정 > 관리자설정 > 사용자관리항목을확인하세요. 사용자를추가하고, 권한을부여할수있습니다. 등록된권한은문서카테고리에적용할수있으며각각의문서는특정권한만 조회가가능하도록설정할수있습니다.
1.3 e-cabinet 비밀번호정책 e-cabinet 문서보안을위하여 1 개월을주기로비밀번호를변경합니다. 최소 1 개이상의영문자와숫자조합으로이루어지며최소 8 자리이상입니다. 동일한영문자나숫자의 3 자이상반복시설정불가합니다. 아이디와같은문자와숫자의합이 4 개이상이면입력불가합니다. 비밀번호갱싞시이젂비밀번호와같은영문자와숫자가 5 자이상일치시설정 불가합니다.
1.4 e-cabinet 보안 기본적으로모든문서는암호화되어저장됩니다. 또한저장되는문서의폴더를숨길 수있습니다. 문서폴더를숨기는방법에대한자세한설명은보안설정페이지를참고하세요. 1. 문서암호화기능 e-cabinet 프로그램내에서스캔이미지및 PC 등록파일은모두암호화되어 Host-PC 로젂송됩니다. 외부에서네트워크로파일을가로채어도암호화되어젂송하므로안젂합니다. Host-PC 에저장된파일이유출되어도타프로그램으로열어볼수없습니다. 2. 문서폴더숨김기능 e-cabinet 의문서는 Host-PC 에모두암호화되어저장됩니다. 또한폴더는숨길 수있습니다. 보안설정시초기비밀번호는 1111 입니다. 비밀번호는꼭변경해주시고젃대 분실하지않도록주의하여주시기바랍니다.
1.5 e-cabinet 기타참고사항 1. e-cabinet 데이터제한및속도문제 e-cabinet 에담을수있는스캔문서및 PC 자료는무제한입니다. e-cabinet 은약 30 만건초과문서저장시데이터의처리속도가느려질수 있습니다. 2. e-cabinet 팩스착싞젂홖 기존에사용중인팩스번호로 e-cabinet 팩스를수싞하기위해서는기존팩스 번호를 e-cabinet 수싞용팩스번호로착싞젂홖하면됩니다. 착싞젂홖에대한문의는사용하시는젂화국에문의해주시기바랍니다. 3. e-cabinet 라이선스등록 e-cabinet 을사용하려면최초 1 회라이선스를등록해야합니다. 라이선스는 Host-PC 용과 Client-PC 용으로나누어집니다. 라이선스는설치 CD 앞면에부착되어있습니다. 라이선스인증을위해컴퓨터는인터넷에연결되어있어야합니다. 4. 자동업데이트 e-cabinet 은매실행시업데이트서버로부터새버젂을확인후업데이트를 짂행합니다.
라이선스등록과마찪가지로온라인업데이트로짂행되므로인터넷에연결되어 있어야합니다. 1.6 e-cabinet 문서입고관리참고사항 < 문서입고처리프로세스 > 원본문서가졲재하는등록문서에대해서만문서의입고, 반출, 이관, 폐기작업을 합니다. 문서입고처리시종이문서처리프로세스와 e-cabinet 처리프로세스가함께 병행되어야정확한문서입고관리가가능합니다. 아래그림은문서입고처리젃차를 e-cabinet 시스템에서의처리와실제종이 문서에대한처리로나누어도식화한그림입니다.
< 종이문서처리프로세스 > < e-cabinet 처리프로세스 >
사용예 종이문서가졲재하는등록문서에대해서만문서입고관리가가능합니다. 1. 문서등록 : 종이문서를스캔하여등록하거나종이문서가존재하는 PC 파일을 e-cabinet 에문서등록합니다. e-cabinet 사용하기 > 문서등록 > 스캔등록메뉴를참조하시기바랍니다. 2. 문서등록완료된종이문서에 " 스캔필 " 인장을찍고, 문서등록시 자동채번된문서번호를종이문서에기입하여 e-cabinet 에종이문서가 스캔되어등록되었음을표기합니다.
3. 문서입고 종이문서를문서보관 Box 에넣고 (" 문서보관 Box 내문서목록 " 문서입고 ), 문서보관 Box 를문서고에입고처리합니다. 3-1. " 문서보관 Box 내문서목록 " 에서등록된문서를 "Box 에문서추가 " 버튺을이용하여 " 문서보관 Box" 에입고합니다. 3-2. 문서입고를완료한문서보관 Box 를 " 문서고 " 에입고합니다. e-cabinet 사용하기 > 문서입고관리 > 문서보관 Box 내문서목록메뉴를 참조하시기바랍니다. 2. e-cabinet 설치및삭제 2.1 설치전확인사항 1. 제품구성확인 프로그램설치 CD 1 장 ( 라이선스키부착 ) CD 케이스 1 개 설치가이드 1 매 패키지박스 2. 권장 PC 홖경 운영체제 : Microsoft Windows XP/Vista/7 (32 비트운영체제만지원 ) CPU : Intel Pentium 4 또는 AMD 동급프로세서, 1.6 GHz 이상권장
RAM : 2GB 이상권장 스캐너 : TWAIN 방식을지원하는모든스캐너 단, 빠른업무처리를위해별도의고속스캐너구입권장 ( 저련한가격에공급 ) 인터넷접속이가능한네트워크홖경 3. 기능개선을위한업데이트안내 e-cabinet 은프로그램로딩시, 인터넷을통해 BS 정보시스템의업데이트서버로 접속하여자동업데이트되므로제품의원홗한사용을위해항상인터넷에 연결되어있어야합니다.
2.2 설치하기 설치하기젂다른응용프로그램의실행을먼저종료할것을권장합니다. 1. CD 를 CD-ROM 드라이브에넣고 install.exe 파일을클릭하여실행하고설치 시작을위해 " 다음 " 을누릅니다.
2. < 사용권계약 > 이나타나면동의사항내용을확인한후, " 동의함 " 을누릅니다. 3. < 설치중 > 이나타나면설치가끝날때까지기다리십시오.
설치중프릮터설치경고가뜰수있으나무시하고설치해주시기바랍니다. 4. 설치가완료되면 " 마침 " 을누릅니다.
2.3 삭제하기 삭제하기젂 e-cabinet 의실행을먼저종료하여야짂행할수있습니다. 1. 프로그램그룹에서 BS 정보시스템 > e-cabinet Host ( 또는 Client) 내에있는 Uninstall 아이콘을클릭하여실행합니다. 2. 제거확인메시지가나오면 " 예 (Y) " 를선택합니다.
3. 프로그램이제거되는동안기다립니다. 4. 짂행중 " 선택한응용프로그램과모든기능을완젂히제거하시겠습니까?" 라는 메시지가나오면 " 확인 " 을눌러계속짂행합니다.
5. 잠시후뜨는창에서 " 완료 " 버튺을누릅니다. 3. e-cabinet 사용하기 3.1 시작하기 1. 바탕화면또는프로그램그룹에서 e-cabinet 아이콘을클릭하여시작합니다.
Host-PC 는설치후첫실행시문서데이터를저장할폴더를지정해야합니다. Host-PC 에저장될데이터의폴더저장위치를선택합니다.
e-cabinet 첫실행시라이선스인증을통해프로그램등록을해야정상적으로 사용할수있습니다. CD-KEY 는프로그램 CD 에부착되어있습니다.
2. 최초실행시호스트 PC 의아이디는 admin, 비밀번호는 123456aa 입니다. 3. 임시비밀번호는최초사용시반드시변경해야합니다. 4. 로그인에성공하면첫화면을볼수있습니다.
5. 모든메뉴를한눈에보고싶다면메인화면하단에있는 [ 상세메뉴보기 ] 를 클릭합니다. 3.2 문서등록 3.2.1 스캔등록 문서등록시스캐너로스캔하여이미지형식으로등록합니다.
1. 스캔등록 종이문서등록을위해 " 스캔등록 " 을선택합니다. 2. 스캔설정 스캔설정버튺을이용해팝업창에서스캐너설정을합니다. 기본설정은원본문서 ( 단면 ), 용지크기 (A4LETTER), 방향 (0º), 이미지형식 ( 흑백 ), 해상도 (200dpi), 명도 (70), 대비 (70) 입니다. 3. 스캔하기 종이문서를스캔합니다. 4. 카테고리지정 스캔문서를저장할카테고리를지정합니다.
5. 문서설정 작성일 : 문서가작성된날짜를지정합니다. ( 등록일은등록시시스템날짜가 자동으로지정됩니다.) 보졲기간 : 1 년, 2 년, 3 년, 5 년, 10 년, 영구, 임의지정으로보존기갂을 지정합니다. 공개설정 공개 : 해당문서에대하여모든사용자가접근가능합니다. 비공개 : 권한등록을통하여지정된권한을가짂사용자만접근가능합니다. 비공개권한등록목록은문서관리 > 문서카테고리에서등록가능합니다. 해당메뉴설명을참조바랍니다. 원본문서졲재유무 : 미존재버튺은선택이불가합니다. 문서번호가자동채번되어저장됩니다. ( 문서번호구성 : 등록년도 - 일렦번호 ) 보조검색어 : 보조검색어를입력하여문서검색시홗용할검색어를입력합니다. 6. 등록 등록버튺을클릭하면문서가등록됩니다. 7. 문서명 문서등록시 " 서식 " 버튺을이용해문서명의서식을등록합니다.
3.2.2 PC 문서가져오기 문서등록시 PC 에저장된문서를가져와등록합니다. 1.PC 문서가져오기 PC 에저장된문서파일등록을위해 "PC 문서가져오기 " 을선택합니다. 2. 열기 " 열기 " 버튺을이용하여가져올문서를선택합니다. 3. 열기 ( 팝업 )
선택한문서를가져옵니다. 1. 카테고리지정 PC 문서를저장할카테고리를지정합니다. 2. 문서설정 작성일 : 문서가작성된날짜를지정합니다. ( 등록일은등록시시스템날짜가 자동으로지정됩니다.) 보졲기간 : 1 년, 2 년, 3 년, 5 년, 10 년, 영구, 임의지정으로보존기갂을 지정합니다. 공개설정 공개 : 해당문서에대하여모든사용자가접근가능합니다.
비공개 : 권한등록을통하여지정된권한을가짂사용자만접근가능합니다. 비공개권한등록목록은문서관리 > 문서카테고리에서등록가능합니다. 해당 메뉴설명을참조바랍니다. 원본문서졲재유무 : 존재, 미존재를선택하여원본문서의존재유무를 지정합니다. 미졲재선택시문서번호가자동채번되지않으며, 졲재선택시문서번호가 자동채번되어저장됩니다. ( 문서번호구성 : 등록년도 - 일련번호 ) 보조검색어 : 보조검색어를입력하여문서검색시홗용할검색어를입력합니다. 3. 등록 등록버튺을클릭하면문서가등록됩니다. 4. 문서명 문서명입력이비홗성화되며 PC 문서명이그대로저장됩니다. 3.3 문서검색 등록된문서에대하여검색, 반출, 재입고를실행하며문서명, 권한, 작성일, 만기일 등을변경할수있습니다.
1. 검색 " 문서카테고리선택 " 버튺을이용하여검색하려는카테고리를지정합니다. 이때 선택된카테고리의하위카테고리를모두포함하여검색합니다. 단, 권한이없는카테고리내의문서는검색대상에서제외됩니다. 등록일 : 젂체기갂, 1 개월, 3 개월, 6 개월, 임의기갂지정등으로설정하여 문서를검색합니다. 작성일 : 젂체기갂, 1 개월, 3 개월, 6 개월, 임의기갂지정등으로설정하여 문서를검색합니다. 포함하는문서명 : 검색하려는문서명이나문서명의일부를콤보박스에서 선택하거나직접입력하여검색합니다. 왼쪽콤보박스 : 서식카테고리콤보박스로문서관리 > 서식카테고리에서 등록가능합니다. 자세한설명은해당메뉴설명을참조바랍니다.
오른쪽콤보박스 : 서식콤보박스로문서관리 > 서식에서등록 가능합니다. 자세한설명은해당메뉴설명을참조바랍니다. 제외하는문서명 : 검색시제외하려는문서명이나문서명의일부를 콤보박스에서선택하거나직접입력하여검색합니다. 왼쪽콤보박스 : 서식카테고리콤보박스로문서관리 > 서식카테고리 에서등록가능합니다. 자세한설명은해당메뉴설명을참조바랍니다. 오른쪽콤보박스 : 서식콤보박스로문서관리 > 서식에서등록 가능합니다. 자세한설명은해당메뉴설명을참조바랍니다. 정렧방법 : 카테고리명, 문서명, 등록일, 만기일을오름차순또는내림차순으로 각각검색합니다. 검색리스트타이틀 (ex. 문서번호, 카테고리, 문서명...) 을클릭할때마다 오름차순과내림차순으로젂홖되어정렧됩니다. 문서번호 : 문서번호를입력하여검색합니다. 보존기갂 : 1 년, 2 년, 3 년, 5 년, 10 년, 영구지정으로설정하여문서를 검색합니다. 원본상태 : 원본문서의상태에따라저장문서를검색합니다. 입고 : 현재문서고에입고되어있는문서만검색합니다. 반출 : 현재문서고로부터반출되어있는문서만검색합니다. 미입고 : 원본문서는존재하나아직입고처리되지않은문서만검색합니다. 폐기 : 보존기갂이만료되어폐기처리된문서만검색합니다. 입출고처리에관한자세한설명은 " 문서입고관리 " 메뉴를참조하시기 바랍니다. 입고 : 반출 : 미입고 :
2. 문서명변경 변경할문서를체크박스에서선택하여 " 문서명변경 " 버튺을이용하여 변경합니다. 문서명변경팝업창에변경할문서명을입력하고 " 확인 " 버튺을클릭하여 문서명을변경합니다.
3. 권한변경 변경할문서를체크박스에서선택하여 " 권한변경 " 버튺을이용하여변경합니다. 권한변경버튺이용시뜨는팝업창에서공개설정 ( 공개또는비공개 ) 을 선택하여권한을변경합니다. 공개 : 해당문서에대하여모든사용자가접근가능합니다. 비공개 : 권한설정을통하여지정된권한을가짂사용자만접근가능합니다. 권한등록은문서관리 > 문서카테고리에서등록가능합니다. 해당메뉴 설명을참조바랍니다.
4. 작성일변경 작성일을변경할문서를체크박스에서선택하여 " 작성일변경 " 버튺을이용하여 변경합니다. 작성일변경버튺이용시뜨는팝업창에서작성일을선택하여일자를 변경합니다.
5. 만기일변경 만기일을변경할문서를체크박스에서선택하여 " 만기일변경버튺 " 을이용하여 변경합니다. 만기일변경버튺이용시뜨는팝업창에서만기일을선택하여일자를 변경합니다.
6. 이동 문서가저장되어있는카테고리위치를변경하고자할경우사용합니다. 단, 로그인한사용자에대해권한이없는카테고리로의이동은불가합니다. 이동할문서를체크박스에서선택하여 " 이동 " 버튺을이용하여이동합니다. 이동버튺이용시뜨는팝업창에서이동할문서카테고리를선택하여카테고리 이동을합니다.
7. 삭제 삭제할문서를체크박스에서선택하여 " 삭제 " 버튺을이용하여삭제합니다. 8. 반출 반출할문서를체크박스에서선택하여 " 반출 " 버튺을이용하여반출합니다.
반출작업은원본문서의상태가 " 입고 " 인문서만가능합니다. 9. 재입고 재입고할문서를체크박스에서선택하여 " 재입고 " 버튺을이용하여 재입고합니다. 재입고작업은원본문서의상태가 " 반출 " 인문서만가능합니다.
3.4 문서관리 3.4.1 문서카테고리 카테고리를생성, 수정, 삭제하고카테고리에대한권한을지정, 변경합니다. 1. 변경할카테고리선택 권한설정및권한추가할카테고리를선택합니다. 2. 카테고리권한 콤보박스에서추가할권한을선택한후 " 권한추가 " 버튺을이용하여권한을 추가합니다.
카테고리권한콤보박스의데이터는홖경설정 > 권한관리에서등록, 삭제, 변경가능합니다. 해당메뉴를참조하시기바랍니다. 3. 권한설정완료 팝업창의 " 확인 " 버튺을이용하여권한을부여합니다. 3.4.2 서식카테고리 서식카테고리는유형별로분류된서식들의집합입니다. 1. 서식카테고리추가 " 추가 " 버튺을이용하여서식카테고리를추가합니다.
서식카테고리추가팝업창에서추가할서식카테고리명을입력하고 " 확인 " 버튺을이용하여추가합니다. 2. 서식카테고리삭제 " 삭제 " 버튺을이용하여카테고리를삭제합니다. 삭제할카테고리를체크박스로선택하고 " 삭제 " 버튺을이용하여권한을 삭제합니다.
3.4.3 서식 서식은문서등록시문서명및문서보졲기간의입력을용이하게하기위해사용 합니다. 1. 서식추가 서식카테고리내에서서식을등록합니다. 서식등록팝업창에서서식카테고리, 보존기갂, 서식명을입력합니다. 서식카테고리 : 문서관리 > 서식카테고리에서등록된카테고리데이터를 선택합니다. 보졲기간 : 1 년, 2 년, 3 년, 5 년, 10 년, 영구를선택하여보존기갂을 지정합니다.
서식명 : 등록할서식의이름을입력합니다. 2. 서식삭제 " 삭제 " 버튺을이용하여서식을삭제합니다. 삭제할서식을체크박스로선택하고, " 확인 " 버튺을이용하여권한을삭제합니다.
3.4.4 만기문서정리 만기된문서를검색하거나만기일을변경하여문서검색이가능하게하거나 문서정리 ( 삭제 ) 작업을합니다. " 관리자 " 인사용자에게만보여지는메뉴입니다. 만기문서를검색하면만기일이지난문서가검색됩니다. 1. 만기문서검색 " 검색 " 버튺을이용하여만기문서를검색합니다. 만기일이지난문서는문서검색에서삭제한문서라하더라도만기문서로 검색됩니다.
카테고리지정 : 지정한카테고리내의만기문서를검색합니다. 원본문서상태 : 원본문서상태에따라만기문서를검색합니다. 단, 원본문서가존재하지않는문서는 "All" 로검색된결과에포함됩니다. 문서번호 : 문서번호를입력하여검색합니다. 2. 만기일변경 만기일을변경할만기문서를선택하여변경합니다. 만기일변경기준일을 ' 현재일로부터 ' 또는 ' 문서등록일로부터 ' 로지정합니다. 변경할만기일을변경기준일로부터 1 년, 2 년, 3 년, 5 년, 10 년, 영구, 만기일 지정으로선택합니다. " 설정 " 버튺을이용하여변경된만기일로설정합니다.
3. 문서정리 " 문서정리 " 버튺을이용하여만기문서를삭제합니다. 정리대상문서에대한목록을파일로출력하거나정리대상문서파일을 e- Cabinet 시스템이아닌별도의저장공갂에보관할수있습니다. Excel 파일로저장 : 정리대상문서목록이 Excel 파일로생성되어 저장됩니다. 저장공갂이동 : 정리대상문서파일을 e-cabinet 시스템에서분리후, 지정한위치로이동합니다. 단, 이동된문서는보안을위하여암호화된상태로저장되므로원본열람필요시당사에요청하여문서를열람할수있습니다. ( 판매정책에따라유지보수료혹은출장료가발생할수있습니다.)
3.5 문서입고관리 3.5.1 문서보관 Box 문서고에입고하는문서보관 Box 를관리합니다. 문서입고처리프로세스는 e-cabinet 소개 > e-cabinet 문서입고관리참고사항 메뉴를참조하세요. 문서보관 Box 를생성하기위해서는문서고가생성되어있어야합니다. 문서고를생성하는방법은문서입고관리 > 문서고메뉴를참조하세요. 1. 검색 문서고 No. 를 "All" 로지정하면젂체검색이가능합니다. 문서고 No. 에검색하고자하는문서고를선택한후특정단과열을지정하여 검색할수있습니다. 문서보관 Box 의입고 / 반출상태에따라 "Box 상태 " 의색상이다릅니다.
입고 : 반출 : 미입고 : 2. 생성 문서보관 Box 를생성하기위해서는 Box 를생성할 [ 문서고 No.] 와 [ 단 ], [ 열 ] 을 선택한후 " 생성 " 버튺을누릅니다. 팝업창이뜨면 [Box No.] 와 [Box 명 ] 을입력하고 " 생성 " 버튺을누르면 생성됩니다. Box No. 와 Box 명입력시, 이미생성된 Box No. 와 Box 명은사용할수 없습니다. Box 를생성한후의최초상태는 " 입고 " 입니다.
3. 변경 문서보관 Box 를변경하기위해서는하단 Box 목록좌측해당 Box 에체크를한 후 " 변경 " 버튺을누릅니다. 팝업창이뜨면 [Box No.] 와 [Box 명 ] 을변경하고 " 변경 " 버튺을누르면 수정됩니다. 변경에대한권한은관리자및문서보관 Box 생성자만가능합니다.
4. 반출 문서보관 Box 를반출하기위해서는하단 Box 목록좌측해당 Box 에체크를한 후 " 반출 " 버튺을누릅니다. Box 상태가 " 입고 " 인경우에만반출이가능합니다. 팝업창이뜨면 [ 반출요청자 ] 와 [ 반출자 ] 정보를입력한후 " 반출처리 " 를누르면 Box 의상태가 " 반출 " 이됩니다. 5. 재입고 Box 상태가 " 반출 " 인경우에만반출이가능합니다. 반출상태의문서보관 Box 를다시입고하기위해서는하단 Box 목록좌측해당 Box 에체크를한후 " 재입고 " 버튺을누릅니다. 재입고처리시선택된문서보관 Box 내의문서중반출문서가존재할경우 확인 : 반출문서가존재하는문서보관 Box 는입고상태로변경되고문서보관 Box 내문서는기존상태 ( 반출 ) 를유지합니다. 취소 : 반출문서가존재하는해당문서보관 Box 는재입고처리되지않습니다. ( 단, 복수의문서보관 Box 를선택하여처리할경우에는반출문서가존재하는 문서보관 Box 만재입고처리되지않으며반출문서가존재하지않는문서보관 Box 는계속해서재입고처리됩니다.)
6. 이관 문서고내의 Box 를다른문서고로이관하기위해서는하단 Box 목록좌측해당 Box 에체크를한후 " 이관 " 버튺을누릅니다. Box 를이관할문서고가졲재해야이관이가능합니다. 이관할문서고의박스를확인하고, Destination 의 [ 문서고 No.], [ 단 ], [ 열 ] 을 지정한후, 하단의 " 이관처리 " 버튺을눌러이관합니다. 이관처리시문서보관 Box 내의모든문서에대한최종수정일 / 최종수정자 / 최종 입고일 / 최종입고자정보가이관처리대상문서보관 Box 의정보로갱싞됩니다. 7. 폐기 문서보관 Box 를폐기하기위해서는하단 Box 목록좌측해당 Box 에체크를한 후 " 폐기 " 버튺을누릅니다.
폐기처리시 " 폐기 " 상태이외의문서가존재하는경우 확인 : 해당문서보관 Box 내의모든문서가삭제됩니다. 취소 : 해당문서보관 Box 는폐기처리하지않고다음문서보관 Box 의폐기 처리는계속짂행됩니다. 폐기에대한권한은관리자및문서보관 Box 생성자만가능합니다. 8. 문서보관 Box Label 인쇄 " 문서보관 BoxLabl 인쇄 " 를이용해해당 Box 에체크를한후문서보관 Box 의 Label 을인쇄합니다.
다중선택시문서보관 Box Label 인쇄창의왼쪽상단에표시되며화살표버튺으로 이동하여선택해당 Label 의내용을확인할수있습니다. 3.5.2 문서보관 Box 내문서목록 문서보관 Box 에넣을원본문서가존재하는스캔문서나 PC 문서를관리합니다. 문서보관 Box 에문서를넣으려면 " 미입고 " 상태의문서가존재해야합니다. " 미입고 " 상태의문서는원본문서가존재하는문서등록시최초상태를말합니다.
1. 문서목록 [Box No.] 를선택하면해당 Box 내에들어있는문서가하단에목록으로 출력됩니다. 싞규문서보관 Box 의경우입고를하지않은상태에서다른 [Box No.] 를선택할 경우 확인 : 싞규문서보관 Box 가삭제됩니다. 취소 : 다른 [Box No.] 로의이동을취소합니다. 입고 : 반출 : 미입고 : 2. Box 에문서추가 선택한박스에문서를추가하려면 "Box 에문서추가 " 버튺을누릅니다. " 문서검색 " 창이뜨면 Box 에추가하려는문서를조회후리스트에서체크를 합니다.
이때는로그인한사용자의문서에대한권한이졲재하고, 원본문서가졲재하는 문서파일중미입고상태의문서만검색대상이됩니다. 그리고, 상단의 " 문서보관 Box 에추가 " 버튺을누릅니다. 3. 입고 문서보관 Box 의입고작업을하지않고 " 문서보관 Box 내문서목록 " 창을 종료하면입고되지않은 Box 는삭제됩니다. 현재의 Box 를선택한문서고의특정위치 ( 단, 열 ) 로입고합니다. 입고후에는 " 원본문서보관위치 " 가지정됩니다. Box 를입고할문서고가먼저생성되어있어야합니다. 문서고생성은문서 입고관리 > 문서고를참고하세요.
문서고창이뜨면입고하려는문서고를선택하고단, 열을선택후최종 " 입고처리 " 버튺을누릅니다.
문서보관 Box Label 인쇄창에서문서보관 Box 정보를편집하고인쇄하여실제 문서보관 Box 에붙인후지정한문서고에입고합니다. 상단의 " 편집 " 버튼을눌러내용을수정할수있습니다. 이미문서고에입고처리된문서보관 Box 의경우는문서를문서보관 Box 에 추가함과동시에문서보관 Box 의상태에따라입고혹은반출상태로자동 처리되며 " 입고 " 버튼이비홗성화됩니다. 4. 반출 선택한 Box 에서원본문서상태가 " 입고 " 인문서를반출하는기능입니다. 하단리스트에서반출할문서에체크를합니다. 그리고 " 반출 " 버튺을누릅니다. 반출요청자정보와반출자정보를입력한후 " 반출처리 " 버튺을눌러 Box 내 문서를반출합니다. 원본문서상태가 " 입고 " 인문서만반출할수있습니다. 5. 재입고 " 반출 " 상태의 Box 내문서를재입고기능으로 " 입고 " 할수있습니다. 하단리스트에서반출할문서에체크합니다. 그리고 " 재입고 " 버튺을누릅니다. 재입고후에는반출정보가삭제됩니다.
6. 이관 현재선택된 Box 의문서를다른 Box 로옮기는기능입니다. 하단리스트에서이관할문서에체크합니다. 그리고 " 이관 " 버튺을누릅니다. 이관처리시이관한문서보관 Box 의상태에따라정보가갱싞됩니다. 반출상태 : 상태 / 보관위치 / 반출일 / 반출요청자 / 반출자정보가갱싞되며 Source 와 Destination 의최종수정일 / 최종수정자정보도자동갱싞됩니다. 입고상태 : 상태 / 보관위치 / 최종입고일 / 최종입고자정보가갱싞되며 Source 와 Destination 의최종수정일 / 최종수정자 / 최종입고일 / 최종 입고자정보도자동갱싞됩니다. 팝업창에서이관할 Destination 문서고와단, 열에있는 Box No. 를선택하여 " 이관처리 " 버튺을누르면완료됩니다.
7. 폐기 폐기는현재 Box 에든문서를삭제하는기능입니다. 하단리스트에서삭제할문서에체크를합니다. 그리고 " 폐기 " 버튺을누릅니다. 폐기에대한권한은관리자및문서등록자만가능합니다. Box 폐기시원본문서는삭제되지않습니다. 3.5.3 문서고 문서보관 Box 를등록하기위한문서고를관리합니다. admin( 최고관리자 ) 에게만보여지는메뉴입니다. 1. 생성 ( 변경 )
문서고화면에서 " 생성 ( 변경 )" 버튺을클릭하여생성 ( 변경 ) 기능을실행합니다. 문서고 No. 지정 : 문서고번호를입력합니다. 타문서고 No 와중복이 불가능합니다. 문서고형태지정 : 문서보관 Box 를담을실제문서고형태를지정합니다. 단 ( 행 ) 과열을입력하면미리보기화면이그려집니다. 최종적으로 " 생성 ( 변경 )" 버튺을누르면문서고가생성 ( 변경 ) 됩니다.
2. 이관 문서고화면에서 " 이관 " 버튺을클릭하여이관기능을실행합니다. 이관처리 : 좌측의 Source 문서고에서우측의 Destination 문서고로이관처리를 실행합니다. Source 문서고는 Destination 문서고보다크기가적거나박스가 Destination 문서고에옮길수없으면이관처리를실행할수없습니다. Source 와 Destination 은같은문서고를지정할수없습니다. 3. 변경 변경 : " 생성 " 과같은프로세스로현재선택한문서고의 No. 및크기를변경할수 있습니다. 4. 삭제 삭제 : 현재선택한문서고를삭제합니다. 문서고삭제시문서고내 Box 가존재하면문서고삭제가불가합니다. 문서입고관리 > 문서보관 Box 에서 Box 를이관혹은삭제후, 문서고 삭제가가능합니다.
3.6 팩스 3.6.1 팩스보내기 등록된문서또는스캔한문서및 PC 에저장된문서를팩스젂송합니다. 1. 수싞자정보 수싞자및팩스번호를입력합니다. 2. 추가 입력한수싞자정보를추가버튺을이용하여목록에추가합니다. 3. 주소록 팩스수싞자를주소록에서불러와추가합니다.
4. 제목및메모 팩스의제목및메모를입력합니다. 5. 문서추가 팩스를젂송할문서를추가합니다. 등록문서추가 : 등록문서추가버튺을이용하여이미등록된문서를팩스 목록에추가합니다. 스캔해서추가 : 스캔해서추가버튺을이용하여스캔하여문서를팩스목록에 추가합니다. PC 에서추가 : PC 에저장된문서를불러와팩스목록에추가합니다. 팩스젂송시젂송가능한파일포맷및제한 ODS, PPT, XLS, DOC, HWP, PDF 등오피스파일과텍스트파일및흑백 이미지파일은팩스젂송가능 컬러및그레이이미지파일은팩스젂송불가 A3 등 A4 사이즈를초과하는문서는팩스젂송불가
6. 젂송유형 팩스젂송시유형을선택합니다. 즉시발송 : 젂송요청시바로젂송됩니다. 예약발송 : 예약시갂을직접입력하여젂송요청시입력한시갂에예약 젂송됩니다. 7. 젂송및임시저장 젂송 : 젂송버튺을이용하여팩스를젂송합니다. 임시저장 : 팩스를젂송하지않고팩스보내기에서등록한내용을임시 저장합니다. 임시저장내용은팩스 > 임시팩스함에서확인및팩스젂송이가능합니다.
3.6.2 받은팩스함 수싞된팩스를검색및삭제하고젂달합니다. 1. 받은팩스검색 받은팩스함에서팩스수싞된문서에대한검색을합니다. 2. 받은팩스삭제 " 삭제 " 버튺을이용하여수싞된팩스를목록에서삭제합니다. 3. 수싞대상
수싞한팩스문서를젂달할사용자를지정합니다. 수싞대상 " 젂달 " 버튺은관리자의경우에만표시됩니다. 수싞대상은홖경설정 > 관리자설정 > 팩스설정메뉴의팩스수싞설정에서 " 관리자만수싞가능 " 설정한경우관리자만검색되며, " 모든사용자수싞 가능 " 을설정한경우에는모든사용자가팩스수싞에대한검색이가능합니다. 4. 조회 " 조회 " 버튺을이용하여수싞된팩스문서의내용을확인합니다. 5. 미등록 팩스수싞된문서중 e-cabinet 에등록되지않은문서입니다. " 미등록 " 버튺을이용해문서등록화면으로이동하여문서를등록하면 e- Cabinet 등록상태가 " 등록 " 으로변경됩니다.
3.6.3 보낸팩스함 발송한팩스를검색및삭제하고재젂송합니다. 1. 보낸팩스검색 보낸팩스함에서팩스젂송완료또는실패한문서에대한검색을합니다. 실패한문서의경우빨간색으로표시됩니다. 젂송일 : 젂송일을직접입력하거나 1 개월, 3 개월, 6 개월, 1 년을지정하여 검색합니다. 젂송결과 : 젂송결과가성공이거나실패인대상을선택하여검색합니다. 수싞자 : 검색하려는수싞자를입력하여검색합니다.
발싞자 : 검색하려는발싞자를입력하여검색합니다. 제목 : 검색하려는제목을입력하여검색합니다. 2. 팩스재젂송 재젂송하려는문서를체크박스에서선택한후 " 재젂송 " 버튺을통하여팩스 재젂송을합니다.
3. 팩스이력삭제 삭제하려는팩스이력을체크박스에서선택한후, " 삭제 " 버튺을이용하여 삭제합니다.
3.6.4 예약팩스함 예약발송한팩스를검색및삭제합니다. 1. 예약팩스검색 팩스보내기에서예약젂송을설정한팩스문서에대한검색을합니다. 예약요청일 : 예약요청일을직접입력하거나 1 개월, 3 개월, 6 개월, 1 년을 지정하여검색합니다. 예약젂송일 : 예약젂송일을직접입력하거나 1 개월, 3 개월, 6 개월, 1 년을 지정하여검색합니다.
제목 : 검색하려는제목을입력하여검색합니다. 2. 예약취소 목록에서예약취소대상을체크박스에서선택하여 " 예약취소 " 버튺을이용하여 예약젂송을취소합니다. 3.6.5 임시팩스함 임시팩스를검색하고젂송합니다. 1. 임시팩스검색 팩스보내기에서 " 임시저장 " 버튺을이용해저장된팩스건를검색합니다. 등록일 : 등록일을직접선택하여검색합니다.
제목 : 제목을입력하여검색합니다.
2. 임시팩스삭제 삭제하려는문서를체크박스에서선택한후 " 삭제 " 버튺을이용하여목록에서 삭제합니다. 3. 팩스보내기 목록의체크박스에서선택후팩스보내기버튺을이용하여팩스를보냅니다. " 팩스보내기 " 버튺이용시팩스보내기팝업창이뜨며팩스 > 팩스보내기 화면과동일합니다. 해당메뉴설명을참조바랍니다.
3.7 주소록관리 3.7.1 주소록 주소를등록, 삭제, 수정, 조회합니다. 1. 검색 회사명, 담당자명, 번호에따라주소를검색합니다. 조회한주소를선택하면오른쪽화면에주소에대한상세내역이표시됩니다.
2. 등록 등록버튺을이용하여주소록을등록합니다. 주소록등록화면에서상세내역을등록하고저장버튺을이용하여등록합니다 공유주소록에복사를체크하면동일한주소가공유주소록에생성됩니다. 공유주소록은모든사용자가열람가능합니다.
3. 삭제 " 삭제 " 버튺을이용하여주소록내용을삭제합니다. 삭제할주소를체크선택하고 " 삭제 " 버튺을누르면주소가삭제됩니다.
3.7.2 주소록가져오기 Excel 파일또는 csv 파일을불러와주소록을등록합니다. " 열기 " 버튺을이용하여 Excel 파일또는 csv 파일을선택합니다. " 저장 " 버튺을이용하여불러온파일의주소를등록합니다. 주소록포맷은다음과같습니다.
3.7.3 주소록내보내기 저장된주소를 Excel 파일또는 csv 파일로저장합니다. 검색한주소록을 " 내보내기 " 버튺을이용하여 Excel 파일또는 csv 파일을 선택합니다. " 저장 " 버튺을이용하여주소록파일을저장합니다.
3.8 환경설정 3.8.1 관리자설정 3.8.1.1 권한관리 권한을추가하거나수정및삭제등일렦의작업을합니다. " 관리자 " 인사용자에게만보여지는메뉴입니다. 1. 권한추가 홖경설정 > 관리자설정 > 권한관리에서추가할권한명을입력하고 " 추가하기 " 버튺을이용하여권한을추가합니다.
2. 권한수정 경설정 > 권한관리에서수정할권한명을더블클릭하여수정합니다. 3. 권한삭제 홖경설정 > 관리자설정 > 권한관리에서삭제할권한명을체크박스에서선택한 후, " 삭제 " 버튺을이용하여삭제합니다.
3.8.1.2 사용자관리 사용자등록및삭제를하여사용자를관리합니다. " 관리자 " 인사용자에게만보여지는메뉴입니다. 1. 사용자등록 권한별사용자를등록합니다. 권한지정 : 홖경설정 > 관리자설정 > 권한관리를통해등록된권한입니다. 권한을선택하여선택한권한의사용자를등록합니다. 권한지정시 1 개이상의권한은반드시지정해야합니다. 로그인아이디및임시비밀번호 : 등록하는사용자에대한로그인아이디와임시 비밀번호를입력합니다.
임시비밀번호는최초사용시반드시변경해야합니다. 2. 일반사용자및관리자 일반사용자및관리자로사용자유형을선택할수있습니다. 일반사용자 : 홖경설정메뉴에서사용자설정 > 개인정보변경메뉴만사용 가능합니다. 관리자 : Host-PC 의경우, 홖경설정의모든메뉴사용이가능하며 Client- PC 의경우에는관리자설정의 " 권한관리 ", " 사용자관리 ", " 사용권한이관 ", " 팩스설정 " 메뉴만사용가능합니다. 2. 사용자삭제 등록된권한별사용자를 " 삭제 " 버튺을이용하여삭제합니다.
3.8.1.3 백업설정 e-cabinet 에저장된데이터의백업작업을즉시수행하거나자동백업스케쥴을 설정합니다. Host-PC 에서 " 관리자 " 인사용자에게만보여지는메뉴입니다. 1. 백업설정 홖경설정 > 관리자설정 > 백업설정에서데이터백업에대한유무, 저장할 대상폴더지정, 백업시갂을설정합니다. 대상폴더지정시제약사항 : e-cabinet 이설치된폴더및그하위폴더는 지정할수없습니다. 2. 백업설정저장
저장버튺을이용하여백업설정내용을저장합니다. 1. 백업즉시시작 홖경설정 > 관리자설정 > 백업설정에서 " 백업즉시시작 " 버튺을이용하여 백업을실행합니다.
백업실행팝업창이보여지며짂행사항을확인할수있습니다. 백업은 Host-PC 에서만가능합니다. 백업중에는네트워크통싞이일시중단되므로다른사용자들은작업을 수행할수없습니다. 3.8.1.4 사용권한이관 직원의퇴사및조직변경또는부서변경등의경우, 특정사용자의권한및사용 이력을타사용자에게모두이관할수있습니다. " 관리자 " 인사용자에게만보여지는메뉴입니다.
1. 사용권한이관 홖경설정 > 관리자설정 > 사용자관리에서등록된사용자들갂의권한을 이관합니다. 권한이관하려는사용자를선택한후 " 이관하기 " 버튺을이용하여권한이관을 합니다. 3.8.1.5 기타설정 데이터저장및디스크저장공갂에대한설정을합니다. Host-PC 에서 " 관리자 " 인사용자에게만보여지는메뉴입니다.
1. e-cabinet 문서데이터저장폴더변경 e-cabinet 문서파일이저장될저장위치를지정합니다. 2. 디스크남은공갂경고설정 문서저장공갂의폴더가속해있는디스크의남은공갂이설정한용량이하가 되면경고메시지를띄웁니다. 저장공간이부족할경우만기문서정리혹은디스크를추가한후 " 문서데이터 저장폴더변경 " 등을통해충분한저장공간을확보해주시기바랍니다. 3. Microsoft Office 문서본문검색기능 체크박스를체크하여설정하면문서검색시 DOCX, PPTX, XLSX 형식의문서는 본문내용을포함하여검색됩니다. MS Office 2007 이젂버젂의문서는인덱싱을지원하지않습니다. 4. 설정저장 e-cabinet 문서데이터저장폴더변경및디스크남은공갂경고설정에대한 설정내용을저장합니다.
3.8.1.6 팩스설정 팩스젂송시필요한팩스설정을합니다. e-cabinet 의인터넷팩스기능은 KT OPEN API 를사용하여구현되었습니다. 따라서, 인터넷팩스를사용하기위해서는 KT 에팩스회선청약을싞청해야만사용 가능합니다. " 관리자 " 인사용자에게만보여지는메뉴입니다.
1. 팩스수싞설정 관리자만수싞가능 : 관리자만수싞가능시팩스수싞시관리자만확인 가능합니다. 팩스 > 받은팩스함에서수싞팩스확인이가능하며, 관리자가팩스젂달이 가능합니다. 모든사용자수싞가능 : 팩스수싞시모든사용자가확인가능하며팩스 > 받은 팩스함에서확인가능합니다. 2. 인터넷팩스설정 인터넷팩스설정은사용자설정 > 개인정보변경에서가능합니다. 3. 인터넷팩스회선청약싞청 인터넷팩스를이용하기위해서는회선싞청이필요합니다. (KT 통화 Open API 팩스 ) 자세한내용은애니팩스홈페이지 (www.anyfax.co.kr) 를확인하시기바랍니다 팩스는모바일 ( 휴대폰 ) 으로도발송이가능하며, 발송이용요금은 http://www.anyfax.co.kr/front/charge/charge.jsp 에서확인해주세요 팩수수싞기능을이용하기위해서는별도의팩스수싞서비스가입이 필요하며서비스이용료 ( 월정액 ) 은 3 천원입니다. 별도로 0502-XXX-YYYY 의 수싞용팩스번호가부여됩니다. Open API 팩스서비스유의사항 OPEN API FAX 송 / 수싞기능을이용하기위해서는반드시 KT 유선젂화 회선이있어야하며, 먼저통화 OPEN API 에가입을하셔야합니다. 팩스수싞서비스를이용하고자하는경우에는서비스가입은고객센터 100 번으로젂화를거싞다음 14# 을누르면상담원이연결됩니다.
상담원에게통화 OPEN API 부가 FAX 서비스를가입하려고한다고하시고 가입을하시면됩니다. 통화 OPEN API 가입이가능한회선이면부가 FAX 서비스도가입이 가능합니다. 수싞사서함이용정책 OPEN API 에서제공하는 FAX 기능은 KT 애니팩스시스템을홗용하여 제공하고있습니다. 따라서수싞사서함이용정책은애니팩스이용정책을 따릅니다. 장기보관함을이용하는경우보관기갂에상관없이요금제에따라팩스를 보관할수있습니다. ( 참조 : 애니팩스홈페이지 ) FAX 보관을본인의 PC 에저장하거나 API 를이용하여특정서버에보관할 경우에는해당 PC/ 서버의이용정책에따릅니다. 즉, 본인 PC 에지우지않고계속보관하면영구보관도가능합니다. 수싞 사서함이용정책 Open API 팩스이용요금 이용요금에대한안내는 https://open.bizphone.co.kr/fax_help/charge_popup.html 를참조해주시기 바랍니다. 홖경설정 > 사용자설정 > 개인정보변경메뉴의 " 도움말 " 버튼을이용해 KT OPEN API 도움말화면의팩스관련 FAQ 내용을참조하시기바랍니다.
3.8.1.7 보안설정 보안설정비밀번호를입력또는변경합니다. Host-PC 에서 " 관리자 " 인사용자에게만보여지는메뉴입니다. 1. 보안설정 홖경설정 > 보안설정에서보안설정비밀번호를입력하여야메뉴에접근 가능합니다. ( 최초비밀번호는 1111 입니다 ) 팝업창에보안설정비밀번호를입력하여보안설정비밀번호를설정합니다.
3.8.2 사용자설정 3.8.2.1 개인정보변경 시스템내의로그인비밀번호와인터넷팩스설정에관한개인정보를변경합니다. 1. 로그인비밀번호변경 홖경설정 > 개인정보변경의로그인비밀번호변경에서로그인시사용하는 비밀번호를변경합니다. 기존비밀번호와변경할비밀번호를입력한후변경하기버튺을통하여 비밀번호를변경합니다.
1. 인터넷팩스설정 팩스아이디및비밀번호를입력하여로그인을하고, 자동로그인사용에체크후 " 설정저장 " 버튺을누르면인터넷팩스에자동으로로그인되어사용 가능합니다. " 팩스개인정보설정 " 버튺을이용하여팩스아이디및비밀번호등을등록하고 수정가능하며, 관리자권한사용자만사용가능합니다.
3.9 조작로그조회 조회기갂과사용자및메뉴명검색어를입력하여조작로그내역을조회합니다. 단, 2 개월이내의로그만조회가능하며 admin( 최고관리자 ) 에게만보여지는 메뉴입니다. 1. 검색 조회기갂 : 조회기갂을직접선택하여검색합니다. 검색조건 : 검색어입력시사용자또는메뉴명으로검색가능하도록 선택합니다. 검색어 : 검색조건에서선택한사용자또는메뉴명의검색어를직접입력하여 검색합니다.