문서관리시스템 (Document Management System) 사용자매뉴얼

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유진 흥
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1 문서관리시스템 (Document Management System) 사용자매뉴얼

2 목차 1. 프로그램설치환경 프로그램설치방법 프로그램실행방법 개별화면설명... 8 로그인... 8 환경설정... 8 메인화면 ( 리스트뷰 / 트리뷰 / 문서검색 ) 문서등록 문서관리지침서 문서관리규칙 ( 현행구조 ) 프로그램사용시주의사항... 24

시스템구성프로세스 문서관리시스템 (Document Management System, 이하 DMS) 의 SCAN 이미지파일 전송프로세스 (Upload Process) 는아래와같다. ( 그림 1-1 Upload Process) 1. 문서관리시스템 (DMS) 사용자 UI 프로그램에서 Web 서버 (IIS 7.

3 시스템구성프로세스 문서관리시스템 (Document Management System, 이하 DMS) 의 SCAN 이미지파일 전송프로세스 (Upload Process) 는아래와같다. ( 그림 1-1 Upload Process) 1. 문서관리시스템 (DMS) 사용자 UI 프로그램에서 Web 서버 (IIS 7.0 이상,.NET Framework 4.0 이상 ) 로 SCAN 된 PDF 이미지에대한문서번호추출요청한다. 2. Web 서버에서는 SCAN 된 PDF 이미지를서버내부에서 JPG 이미지로자동변환 하여문서번호를추출한다. 3. 추출된문서번호정보를기준으로 SCAN 된 PDF 이미지를문서서버 (File 보관용 서버 ) 에전송한다.

4 4. 추출된문서번호정보를기준으로 DB 서버에문서정보 ( 문서번호, 파일경로정보 등 ) 를저장한다. 문서관리시스템 (DMS) 의 SCAN 이미지조회프로세스 (Viewer Process) 는아래와같다. ( 그림 1-2 Viewer Process) 1. 문서관리시스템 (DMS) 사용자 UI 프로그램에서 DB 서버로조회할문서정보 ( 문서 번호, 파일경로정보등 ) 를읽어들인다. 2. DB 서버에서조회한문서경로정보로문서서버 (File 보관용서버 ) 에서해당 PDF 파일을조회한다. 3. 조회한 PDF 파일을 PDF 뷰어프로그램을통해화면에조회한다.

5 1. 프로그램설치환경 Web Server : Windows 2003 이상 (IIS 7.0 이상,.NET Framework 4.0 이상 ) DB Server : Oracle 9 이상, MS-SQL Server 2012 이상 (Express 포함 ) File Server : PDF 로스캔된이미지보관할스토리지 ( 별도스토리지가없을경우해당이미지저장매체준비 ) Office 2003 혹은 Copy : 스캔이미지에서문서번호추출용 OCR(Optical Character Recognition) 기능관련 스캐너저장파일포맷 : 스캔시기본저장파일포맷 PDF Adobe Reader 설치필요

2. 프로그램설치방법 다음링크를클릭하여문서관리시스템 (DMS) 프로그램을설치한다. http://www.doctorqc.com/index.asp?

6 2. 프로그램설치방법 다음링크를클릭하여문서관리시스템 (DMS) 프로그램을설치한다. ( 응용프로그램설치 - 보안경고화면이나오면설치버튼을클릭하여진행한다.) 설치가완료되면프로그램이자동실행되어프로그램메인화면을볼수있다. < 주의사항 > 문서뷰어의실행을위해 Adobe Reader 설치필요합니다. ( 그림 2-1 프로그램다운로드화면 )

7 ( 그림 2-2 응용프로그램설치 - 보안경고화면 ) 3. 프로그램실행방법 문서관리시스템 (DMS) 프로그램이설치된 PC 의프로그램메뉴나바탕화면의실행아이콘 을더블클릭한다. 프로그램시작을위한업그레이드내역확인후프로그램실행화면 을볼수있다. ( 그림 3 프로그램실행방법 )

8 4. 개별화면설명 로그인 프로그램실행을위해로그인정보를입력한다. 로그인을하기위해 ID( 사번 ) 와비밀번호 정보를입력한다. 비밀번호가아이디정보와일치하지않을경우로그인화면이좌우로 흔들린다. ( 그림 4-1 로그인화면 ) 환경설정 PDF 로스캔된이미지를기록지분류체계에맞추어관리하고자기록물마스터코드를 생성한다. 기록물마스터관리화면의 [ 신규 ], [ 삭제 ] 버튼을통해서기록지마스터코드 를생성 / 수정 / 삭제할수있다. ( 그림 4-2 환경설정메뉴선택 )

9 ( 그림 4-3 환경설정메인화면 ) 환경설정화면은부서정보, 기록물단위정보, 기록물명칭정보를설정할수있는화면으로나누어진다. 각각의정보는해당정보상단의 [ 신규 ], [ 삭제 ] 버튼을통해신규생성및삭제를할수있고, 수정은해당데이터를더블클릭할경우해당정보의수정화면에서데이터를수정할수있다. ( 그림 4-4 환경설정영역별정의화면 )

10 부서정보신규화면에서부서코드는영문 2 자리로신규등록한다. 그리고부서명정보도 입력한다. 각등록화면에있는 [ 정렬순서 ] 항목은화면에서정렬순서를설정하기위한 값으로리스트에서조회할순서의우선순위를고려하여설정한다. ( 그림 4-5 부서정보신규등록화면 ) 아래화면은기존의자동화검사실부서의설정된화면이며, 부서명과정렬순서를수정 할수있다. ( 그림 4-6 부서정보수정화면 )

11 아래화면은부서정보리스트에서삭제를원하는부서를선택하고상단의 [ 삭제 ] 버튼 을클릭하여부서정보를삭제할수있다. 환경설정화면에서의삭제기능은모두동일하며, 삭제를원하는리스트항목을선택하 면동일한방식으로삭제할수있다. ( 그림 4-7 부서정보삭제화면 ) ( 그림 4-8 기록물단위등록화면 )

12 기록문단위정보는 2 자리코드로구성된다. 앞자리는분류상위정보를설정하고, 뒷자리는세부분류정보를설정한다. 각각의개별정보는 [ 등록 ], [ 삭제 ] 버튼을통해등록및수정, 삭제할수있다. ( 그림 4-9 기록물단위마스터관리화면 )

13 문서관리시스템에서최종사용할기록물명칭을설정하는화면으로 SCAN 된이미지와 연결할기록물정보를설정하는화면이다. ( 그림 4-10 기록물명칭등록화면 ) 위화면에서콤보박스를통해앞단계에서만든기록물단위를선택한다. ( 그림 4-11 기록물명칭선택화면 ) 다음으로기록물단위선택이후숫자 2 자의기록물명칭구분일련번호정보와기록물

14 명칭, 사용여부, 정렬순서정보를입력혹은수정하여기록물정보를완성한다. 완성된기록물정보는 SCAN 된이미지를실제연결할문서마스터정보가된다. ( 그림 4-12 기록물명칭설정화면 )

15 메인화면 ( 리스트뷰 / 트리뷰 / 문서검색 ) 문서관리시스템 (DMS) 메인화면은리스트뷰 / 트리뷰 / 문서검색탭으로나누어서문서조 회방법을제공한다. 사용자가편한방법을이용하여문서조회프로그램을사용하면 된다. - 리스트뷰탭 : 부서명, 기록물단위, 기록지명칭을리스트형태로선택하여문서 를조회한다. ( 그림 4-13 메인화면 - 리스트뷰화면 )

16 - 트리뷰탭 : 부서명, 기록물단위, 기록지명칭을트리형태로선택하여문서를 조회한다. 문서를선택하면우측에바로문서가조회되므로문서확인시유용 하다. ( 그림 4-14 메인화면 - 트리뷰화면 )

17 - 문서검색탭 : 조회기간, 부서명, 검색어기준으로문서를조회한다. ( 그림 4-15 메인화면 - 문서검색화면 )

18 문서등록 메인화면우측상단의 [ 등록 ] 버튼을클릭하여문서를등록할수있다. 문서등록순서는 다음과같다. ( 파일선택 -> 문서번호추출 -> 문서번호수정 ( 필요시 ) -> 문서저장 ) ( 그림 4-16 문서등록 -1) 아래화면은 [ 등록 ] 버튼을클릭하여실행된화면입니다. ( 그림 4-17 문서등록 -2)

19 아래화면은파일선택메뉴를통해파일을선택하는화면이다. Shift Key 를이용하여 여러개의파일을선택할수있다. ( 그림 4-18 문서등록 -3) 아래화면은파일선택후문서번호를추출하는화면입니다. ( 그림 4-19 문서등록 -4)

20 아래화면은추출된문서번호가정확하지않을경우문서번호를더블클릭하여수정할 수있는화면입니다. ( 문서번호는이미지에서 OCR 을통해추출하므로정확하지않을수 있다.) ( 그림 4-20 문서등록 -5) 아래화면은최종확인된문서를저장하는화면입니다 ( 그림 4-21 문서등록 -6)

21 문서관리지침서 문서관리시스템 (DMS) 메인화면우측상단에위한메뉴를클릭하여확인할수있다. 이 기능은문서관리시스템 (DMS) 프로그램의도움말에해당하는자료를제공한다. ( 그림 4-22 문서관리지침서 )

22 문서관리규칙 ( 현행구조 ) 문서관리시스템 (DMS) 에사용되는문서번호는아래와같은체계로현재만들어져있다. 사용기관에맞게 Code 체계를변경하여사용하시면된다. 1. 분류 : 다음과같은형식으로분류한다. 1) 분류 1 : 3 글자 (1) SMF : 기관명의약어를쓴다. 2) - : 연결한다. 3) 분류 2 : 4 글자 (1) 과명과부서명의약어를이어서쓴다. (2) 과명 : Laboratory Medicine 의약어 LM 를쓴다. (3) 부서명의약어를쓴다. 부서명의약어는다음과같다. 1 자동화검사실 (Automated Analysis Laboratory) : AA 2 진단혈액검사실 (Diagnostic Hematology Laboratory) : DH 3 유세포검사실 (Flow Cytometry Laboratory) : FC 4 응급검사실 (Emergency Medicine Laboratory) : EM 5 요경검검사실 (Urine Analysis Laboratory) : UA 6 혈액은행검사실 (Blood bank Laboratory) : BB 7 미생물검사실 (Clinical Micobiology Laboratory) : CM 8 진단면역검사실 (Diagnostic Immunology Laboratory) : DM

23 9 분자유전검사실 (Molecular Genetics Laboratory) : MG 10 세포유전검사실 (Cyto-Genetics Laboratory) : CG 11 세포면역검사실 (Celluar Immunology Laboratory) : CU 12 채혈실 (Collection Room) : CR 13 흡연표지자검사실 (Smoking Bio Marker Laboratory) : SM 14 성분헌혈실 (Apheresis Room) : AR

24 5. 프로그램사용시주의사항 프로그램사용권장 Font : Consolas Font ( 문서마스터코드에사용되는 Font 는문서번호추출 (OCR) 의정확성을위해 Consolas Font 를권장하며, 한글을제외한영문 / 숫자사용을권장함 ) 문서관리시스템 (DMS) 설치전 Adobe Reader 설치가필요합니다. (SACN 된문서는 PDF 파일형식으로저장관리되고, 문서뷰어화면은 Adobe Reader 기능을이용하므로 Adobe Reader 설치가필요합니다.) 문서관리시스템 (DMS) Web 서버에서는스캔이미지에서문서번호추출용 OCR(Optical Character Recognition) 기능을사용하기위해서 Office 2003 혹 은 Copy 설치가필요합니다.

문서관리시스템 (Document Management System) 사용자매뉴얼

문서관리시스템 (Document Management System) 사용자매뉴얼 2015. 01 목차 1. 프로그램설치환경... 5 2. 프로그램설치방법... 6 3. 프로그램실행방법... 8 4. 개별화면설명... 9 로그인... 9 환경설정... 10 메인화면 ( 리스트뷰 / 트리뷰 / 문서검색 )... 12 문서등록... 15 문서관리지침서... 18 문서관리규칙