국가기록원_기록물관리지침_ indd

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1 정 부 산 하 공 공 기 관 기 록 물 관 리 지 침 홈페이지 ( 리자서비스 지침 및 매뉴얼 다운 받으실 수 있습니다 행 정 안 전 부 국 가 기 록 원 발 간 등 록 번 호 년도 정부산하공공기관 기록물관리 지침 년 도 2013년도 정부산하공공기관 기록물관리 지침

2 발 간 등 록 번 호 년도 정부산하공공기관 기록물관리 지침

3 목 차 CONTENTS 2013년도 정부산하공공기관 기록물관리 지침 제1장. 총 론 1. 발간목적 적용범위 직접관리기관 지정현황 용어정의 기록물관리 업무 흐름도 13 제2장. 기록물관리 실무 1. 기록물 등록 정리 보존 기록물 생산 보유현황 통보 기록물 이관 기록물 평가 심의 서고관리 및 보안 재난관리 53 제3장. 지방이전ㆍ폐지 기관 1. 지방이전 기관 61 기록물관리 2. 폐지(민영화, 통 폐합) 기관 65 제4장. 기록물 종류 형태별 관리 1. 조사 연구 검토서 회의록 시청각기록물 간행물 행정박물 비밀기록물 83 제5장. 행정사항 년도 주요업무 연중 기록물관리 일정 및 체크리스트 업무별 역할 및 책임 94 본 지침은 정부산하공공기관의 기록물 관리 담당자에게 실무지침을 제공할 목적으로 제작되었습니다. 본 지침은 국기기록원 홈페이지( 게재되어 있는 법령 및 시행규칙, 지침, 메뉴얼, 표준에 기반하여 작성되었습니다. 부록 1. 정부산하공공기관 기록물 분류체계정비 가이드라인 2. 정부산하공공기관 공통업무 단위과제별 보존기간 3. 정부산하공공기관 설치ㆍ운영 절차 매뉴얼 4. 기록물 보유현황조사 매뉴얼 5. 운영규정(지침) 제정 참고(안) 6. 기록물관리 전문요원 제도안내 7. 지방이전기관 기록물관리 업무 추진상황 점검표 8. 공공기록물법 시행령 제3조 공공기관 현황(총493개)

4 01 1. 발간목적 2. 적용범위 3. 직접관리기관 지정현황 4. 용어정의 5. 기록물관리 업무 흐름도

5 01 총 론 1. 발간목적 이 지침은 공공기록물 관리에 관한 법률 (이하 공공기록물법 ) 시행령 제3조에 의한 공공기관(이하 정부산하공공기관 ) 처리과 및 의 기록물관리담당자에게 기록물관리 실무지침을 제공하고, 해당 기관의 공공기록물을 체계적이고 안전하게 보존 관리하기 위함 2. 적용범위 국가기관, 지방자치단체 외에 공공기록물법 시행령 제3조에서 규정하는 대통령령이 정하는 기관으로 공공기록물을 생산하는 공공기관 대통령령이 정하는 공공기관 ( 공공기록물법 시행령 제3조) 1. 공공기관의 운영에 관한 법률 제4조에 따른 기관 2. 지방공기업법 에 따른 지방공사 및 지방공단 3. 특별법에 의하여 설립된 법인 ( 지방문화원진흥원법 의 문화원, 특별법에 의하여 설립된 조합ㆍ협회 제외) 4. 초ㆍ중등교육법 및 고등교육법, 그 밖에 다른 법률에 따라 설립된 각급 학교 정부산하공공기관 현황 ( 12년 12월 현재) 기관유형 총계 (a+b+c) 공공기관의 운영에 관한 법(제4조) 소계 (a) 공기업 준정부기관 기타공공기관 지방 공사 공단 (b) 특수법인 (c) 기관수

6 01 총 론 3. 직접관리기관 지정현황 지정근거 공공기록물법 시행령 제25조 제42조, 동법 시행규칙 제17조 제27조 지정기준 구 분 2009년 200 년 지정 기준 : 정부투자기관 정성기준(1차) 설립 목적 및 수행업무 지 정 기 준 기관존속기간 이상 (1999년 이전 설립) 정량기준(2차) 정원 500명 이상 2012년 기록 관리 수행가능성 이상 100명 이상 4. 용어정의 기록물 공공기관이 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서 도서ㆍ대장 카드 도면 시청각물 전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물 기록물관리 기록물의 생산 분류 정리 이관 수집 평가 폐기 보존 공개 활용 및 이에 부수되는 제반 업무 기록물관리기관 일정한 시설 및 장비와 이를 운영하기 위한 전문인력을 갖추고 기록물관리업무를 수행하는 기관으로 기록물 관리기관, 특수, 으로 구분 기록물관리기관의 종류 중앙기록물관리기관 : 행정안전부 소속기관 직접관리기관 ( 12년 현재) 한국농수산식품유통공사, 대한무역투자진흥공사, 대한석탄공사, 한국관광공사, 한국 광물자원공사, 한국농어촌공사, 한국도로공사, 한국방송공사, 한국석유공사, 한국수자 원공사, 한국은행, 한국전력공사, 한국조폐공사, 한국철도공사, 한국토지주택공사, 한국투자공사(이상 07년 지정) 국민건강보험공단, 국민체육진흥공단, 예금보험공사, 인천국제공항공사, 한국가스 공사, 한국공항공사, 한국마사회, 한국수출입은행, 한국자산관리공사, 한국지역난방 공사(이상 09년 지정) 국립공원관리공단, 국민연금공단, 국토연구원, 대한적십자사, 대한지적공사, 중소기 업진흥공단, 한국개발연구원(KDI), 한국과학기술원(KAIST), 한국국제협력단(KOICA), 한국산업단지공단, 한국연구재단, 한국원자력연구원, 한국정보화진흥원, 한국항공 우주연구원 (이상 12년 지정) 기 록 물 관 리 기 관 기록물관리기관 특수 기 록 관 헌법기관기록물관리기관 - 국회, 대법원, 헌법재판소, 중앙선관위 지방기록물관리기관 : 광역시 도 대통령 소속기관 통일 외교 국방 검찰 경찰 국정원, 육 해 공군 중앙 특별행정기관, 광역 지역교육지원청, 광역시 도 시 군 구, 국 공립대학, 생산량 또는 보유량이 기준을 초과하는 정부산하공공기관 등 직접관리기관의 의무 단위과제별 보존기간 과 협의 확정(동법 시행령 제25조, 동법 시행규칙 제17조) 기록물 생산현황 에 통보(동법 시행령 제42조, 동법 시행규칙 제27조) 08 09

7 01 총 론 정부산하공공기관 설치기준 및 관리기준 기관 및 소속기관의 연간 기록물 생산량이 1천권이상 이거나, 기관 및 소속기관의 보존대상 기록물이 5천권이상 기관 근거 : 공공기록물법 시행규칙 제2조 비치기록물 카드 도면 대장 등과 같이 사람 물품 또는 권리관계 등에 관한 사항의 관리나 확인 등에 수시로 사용되는기록물로서, 행정업무의 효율적 운영에 관한 규정 제3조 제4호에 따른 처리과에서 계속 비치 활용하여야 하는 기록물 기록물 지속적 가치를 가졌거나 업무상의 필요 때문에 적으로 보유하는 기록물로서, 특정 사안에 대한 공적 사적으로 생산 입수한 기록물 역 할 기록물관리에 대한 기본계획 수립 해당 공공기관 및 소속기관 기록물 이관 관리 소속기관 리 지도 감독 으로의 기록물 생산현황 통보 직접관리기관에 한함 기록물 서고 및 자료실 관리 기록물평가심의회 운영 및 기록물 폐기 관리 리시스템 설치 및 운영, 정보공개 접수 창구 등 기록물철 단위과제 또는 단위업무의 범위 안에서 업무과정을 반영하여 관련 기록물을 편철한 1개 이상의 기록물 묶음. 기록물철은 보존기간 책정 이관 폐기 등의 단위이며, 전자문서시스템은 단위업무별로 업무담당자가 기록물철을 생성 관리하며, 업무관리시스템은 단위과제카드 또는 관리과제카드별로 편철된 기록물 묶음을 기록물철로 간주함 단위과제 정부기능분류체계( )의 최하 단위로 행정업무 수행의 기준이 되는 것으로서 업무 간 유사성 및 독자성을 고려하 여, 업무담당자가 소기능을 세분화한 업무. 리기준표의 기본단위가 됨 은 기록물관리부서에 설치(동법 시행령 제10조). 다만, 설치기준에 미달하는 공공기관은 공공기관의 장이 지정하는 부서에서 의 업무 수행 자체관리기관 공공기록물법 시행령 제3조 각 호에서 정하는 기관 중 직접관리기관을 제외한 공공기관 직접관리기관 공공기록물법 시행령 제3조 각 호에서 정하는 기관 중 동법 시행령 제25조(리기준표), 제42조(기록물 생산현황 통보) 및 동법 시행규칙 제17조(단위과제별 보존기간의 협의 확정), 제27조(기록물 생산현황 통보)의 의무가 부여되는 기관. 에서 지정 고시 리기준표 기록물의 체계적인 관리 및 업무 처리를 위해 단위과제별로 관리 기준을 제시한 표. 리기준표의 관리항목은 단위과제별 업무설명, 보존기간 및 보존기간 책정 사유, 비치기록물 해당 여부와 공개여부 및 접근권한 등임 단위업무 기록물의 기능분류 기준으로 1인 또는 소수의 인원으로 구성된 팀에 분장되는 수준의 업무 또는 사업으로서, 직제 개정 등으로 업무가 변경되어도 2개 이상으로 분리하기 어려운 세분화된 업무기능 또는 사업단위임. 기록물분류기준표의 기본단위가 됨 기록물분류기준표 기록물의 체계적인 관리 및 업무 처리를 위해 단위업무별로 관리 기준을 제시한 표로서, 그 기관의 홈페이지 등 정보통신망에 고시하여야함. 기록물분류기준표의 관리 항목은 단위업무별 기능분류번호, 보존기간 보존방법 보존 장소 비치기록 여부 등의 보존 분류 기준, 검색어 지정 기준 등임 2012년부터는 리기준표로 전환, 다만 리기준표를 사용할 수 없는 경우 과 협의하여 기록물분류 기준표 등 사용가능 10 11

8 01 총 론 전자기록물 전자적으로 생산 접수한 기록물, 정보처리능력을 가진 장치에 의하여 전자적인 형태로 작성하여 송신 수신 또는 5. 기록물관리 업무 흐름도 저장되는 전자문서, 웹기록물 및 행정정보 데이터세트 등의 기록정보자료 행정업무의 효율적 운영에 관한 규정 제3조 제10호 내지 제12호에 따른 전자문서시스템, 행정정보시스템, 업무관리시스템 생산 편철 리기준표 및 기록물분류기준표 관리 정리 및 생산현황 통보 이관 평가 및 폐기 전자기록생산시스템 행정업무의 효율적 운영에 관한 규정 제3조 제10호 내지 제12호에 따른 전자문서시스템, 행정정보시스템, 업무관리시스템 처 리 분류 및 편철 기록물 정리 공개ㆍ비밀 지정여부를 재분류 이관상자 편성 평가 의견조회 검토 평가의견 송부 전자문서시스템 행정업무의 효율적 운영에 관한 규정 및 동시행규칙 과 행정기관간 전자문서유통표준, 전자문서시스템 규 과 생산 접수 리 기준표 작성 기록물분류 기준표 변경신청 전년 기록물 생산현황 통보 이관목록 작성 및 실물대조 이관 격, 전자문서시스템과 행정정보시스템간 연계표준 을 준수한 제품으로서 표준전자문서 인증시험을 통과하고 기 록물분류기준표를 탑재한 시스템 전자문서 표준 제ㆍ개정 준수 및 인증, 기록물분류기준표 탑재 여부에 따라 구전자문서시스템 과 전자문서시스템 으로 구분 전자문서관련시스템표준 개정(행안부고시 제 호, 관보) 리시스템 또는 특수에서 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템으로서, 업무기반의 전자리체계를 표준화 시스템화 하고 전자기록물의 장기보존 및 진본성 보장, 평가기능 강화, 다양한 검색 열람 기능을 제공 기록물관리시스템 기 록 관 리 기준표 취합 리 기준표 검토 승인 기록물분류 기준표 취합ㆍ검토 취합 및 검토 생산현황 통보 직접관리기관 이관계획 시행 이관계획 수립 인수 및 품질검사 정리 평가심의 대상선정 평가심의 계획수립 평가결과 및 폐기목록 고시 폐기 처리부서 의견취합 전문요원 심사 평가심의회 심의 리 기준표 변경 중앙기록물관리기관ㆍ헌법기관기록물관리기관 또는 지방기록물관리기관 등에서 기록물 관리를 전자적으로 수 행하는 시스템 마이그레이션( igratio ) 기록의 진본성, 무결성, 신뢰성, 이용가능성을 유지하면서 한 시스템에서 다른 시스템으로 기록을 이전하는 행위 영 구 기 록 물 관 리 기 관 직접관리기관은 리기준표의 보존기간 협의필요 커스터마이징(c sto i i g) 기존 시스템의 기능을 기관 특성에 맞게 변형하는 기술 공공기관 기록물관리 근거 1. 공공기록물법 (법률 제10010호) 2. 동법 시행령 (대통령령 제23091호) 3. 동법 시행규칙 (행정안전부령 제217호) 4. NAK/S 17:2011 (v.2) : 정부산하공공기관 기록물 관리 홈페이지( 및 국가법령정보센터( 전문 확인 가능 12 13

9 02 1. 기록물 등록 정리 보존 2. 기록물 생산 보유현황 통보 3. 기록물 이관 4. 기록물 평가 심의 5. 서고관리 및 보안 재난관리

10 02 기록물관리 실무 1. 기록물 등록 정리 보존 가) 기록물 등록 1) 일반사항 관련 근거 및 규정 공공기록물법 제18조 동법 시행령 제20조ㆍ제21조 동법 시행규칙 제4조ㆍ제5조ㆍ제6조ㆍ제13조 NAK/S 3:2009(v2.0) : 처리과 리 업무처리 절차 기록물 등록 범위 공공기관이 기록물을 생산 또는 접수할 때에는 그 기관의 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수하여 등록 번호를 부여하고, 이를 그 기록물에 표기하여야 하며 등록정보를 전자적으로 관리하여야 함 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수한 기록물 뿐만 아니라 도서, 대장, 카드, 도면, 기관장의 메모 일정 접견기록, 시청각기록물, 회의록, 조사 연구 또는 검토서, 형상기록물(행정박물) 등 모든 형태의 기록정보자료는 전자기록생산시스템을 통해 등록번호를 부여하여 관리하여야 함 행정정보시스템으로 작성 보유하고 있는 각종 행정정보도 리 대상임 2) 기록물 등록방법 첨부물의 분리등록 기록물의 본문과 첨부물이 규격차이가 심하거나 상호 다른 기록매체로 구성되어 있는 경우 본문과 첨부물을 분리 등록하여 관리하여야 함 분리등록한 첨부물은 기록물등록대장의 해당문서를 출력하여 분리등록한 첨부물과 함께 보관 전자기록생산시스템에서 출력한 문서는 반드시 사본 임을 명시 하여야함 첨부물의 분리등록번호는 본문의 생산(접수)등록번호에 첨부일련번호를 추가( 본문의 등록번호-1 ) 생산등록번호 부여시기 결재권자가 결재하거나 보고받은 기록물은 결재 또는 보고가 끝난 후 조사ㆍ연구 또는 검토서의 반려문서 또는 재작성 前 의 원본문서는 반려된 직후 또는 재작성된 문서로 교체된 직후 전자기록생산시스템에서 반려 또는 재작성 前 의 문서를 원본의 첨부형태로 관리하는 경우 반려 또는 재작성 前 의 문서에 별도의 등록번호 부여하지 않을 수 있음 사진ㆍ필름류의 시청각기록물은 보존대상 기록물로 선정된 후 17

11 02 기록물관리 실무 영화ㆍ비디오ㆍ오디오류는 촬영ㆍ녹화 또는 녹음된 기록물을 편집하여 기록물이 완성된 후 (단, 편집장비를 보유하지 않은 경우는 편집되지 않은 상태의 기록물 등록) 접수기록물은 접수와 동시에 등록번호 부여 이 직접 수집한 기록물의 경우에는 리시스템에 의해 획득된 시점 등록번호 표기 기안문ㆍ시행문 등 생산등록번호란 또는 문서번호란이 표시되어 있는 기록물은 생산등록번호란 또는 문서번호 란에 표기 생산등록번호란 또는 문서번호란이 설치되어 있지 않은 문서ㆍ카드류ㆍ도면류 등의 기록물은 그 기록물의 좌측 상단의 여백에 표기 사진 또는 필름류의 기록물은 사진 뒷면과 사진ㆍ필름 등을 넣은 봉투 또는 그 사진ㆍ필름 등을 부착한 종이의 좌측 상단 여백에 표기 테이프ㆍ디스크ㆍ디스켓류의 기록물은 그 기록물 저장매체와 보존용기에 표기 그 밖에 기록물의 재질 또는 규격 상 기록물 자체에 생산등록번호를 표기하기 곤란한 경우에는 그 기록물을 넣은 봉투 또는 보존용기에 표기 시행문 서식 또는 접수인에 의하여 접수된 기록물 외의 접수기록물은 생산등록번호의 표기와 동일한 방법 으로 우측 상단 여백에 표기 전자기록물의 경우, 등록번호를 등록정보로 관리하는 것으로 등록번호 표기 대체 등록번호의 표시방법 1. 생산등록번호 가. 문서ㆍ카드류ㆍ도면류 등 보통규격 이상의 기록물 나. 사진ㆍ필름ㆍ테이프ㆍ디스켓 등 소형규격의 기록물 등록번호 (등록번호) 등록일자 1.5cm 등록 2.5cm (등록일자) 처 리 과 3.5cm 5cm 2. 접수등록번호 가. 문서ㆍ카드류ㆍ도면류 등 보통규격 이상의 기록물 나. 사진ㆍ필름ㆍ테이프ㆍ디스켓 등 소형규격의 기록물 접수번호 (접수번호) 접수일시 처 리 과 1.5cm 접수 2.5cm (접수일시) 3.5cm 5cm 나) 기록물 분류 1) 일반사항 관련 근거 및 규정 공공기록물법 제18조ㆍ제19조 동법 시행령 제22조ㆍ제25조ㆍ부칙 제3조 동법 시행규칙 제7조ㆍ제16조 제17조 NAK/S 3:2009(v2.0) : 처리과 리 업무처리 절차 NAK/S 4:2009(v2.0) : 리기준표 작성 및 관리절차 기록물의 분류원칙 기록물을 분류할 때에는 처리부서별, 단위업무별(또는 단위과제별)로 해당 기록물을 분류하여 관리하여야 함 기록물은 생산시점부터 보존기간, 공개 여부 및 접근권한 등을 분류하여 관리하여야 함 보존기간은 단위과제(기록물철) 단위, 공개여부는 기록물 건 단위로 책정 기록물 분류시 정부기능분류체계( )의 단위과제별로 작성하는 것을 원칙으로 하되, 을 적용할 수 없는 경우 기록물관리기관의 장과 협의하여 별도의 기능분류방식 사용 업무관리시스템 미사용으로 정부기능분류체계( )를 적용할 수 없는 경우 기록물분류기준표의 5단계 분류단위 (대 중 소기능 단위업무 철)로 정비하여 사용할 것을 권고 기록물 분류체계 구 분 리기준표 기록물분류기준표 개념 분류단위 ㆍ정부기능분류체계( )상의 단위과제에 보존기간, 보존기간 책정사유, 비치기록물 여부, 공개여부 등의 리 기준정보 부여 ㆍ단위과제 하위에 과제카드(기록물철)를 생성하여 기록물을 분류할 수 있도록 한 업무기반의 기록물분류체계 ㆍ6단계 : 정책분야ㆍ정책영역ㆍ대ㆍ중ㆍ소기능ㆍ 단위과제 관리기본단위 ㆍ단위과제 ㆍ단위업무 적용시스템 ㆍ온나라시스템(업무관리시스템) ㆍ표준 리시스템 리기준표와 함께 분류기준표 적용 가능 ㆍ출처 및 업무기능의 동일성에 따라 단위업무에 기록물의 보존기간, 보존 장소, 보존방법 등의 리 기준 정보 부여 ㆍ 단위업무 하위에 기록물철을 생성하여 관리하도록 한 기록물분류체계 ㆍ5단계 : 대ㆍ중ㆍ소 기능ㆍ단위업무ㆍ 기록물철 ㆍ전자문서시스템 ㆍ리시스템 ㆍ자료관시스템 18 19

12 02 기록물관리 실무 2) 분류방법 20 리기준표 운영방법 리기준표의 관리항목은 단위과제별 업무설명, 보존기간 및 보존기간 책정사유, 비치기록물 해당 여부와 공개여부 및 접근권한 등의 관리기준을 포함하여야 함 리기준표는 업무관리시스템-리시스템에 적용되는 기능분류체계로 해당 기관의 리시스템 으로 생성ㆍ관리하여야 하며 전자기록생산시스템과 연계하여 데이터를 관리하여야 함 리 항목 및 관리 - 업무설명 : 단위과제에 대한 설명으로 기록물의 생산맥락을 파악할 수 있도록 업무의 성격, 업무처리, 절차 등 기술 - 보존기간 : 단위과제별 보존기간은 보존기간별 책정기준(시행령 별표 1) 및 리기준표 작성 및 관리절차 지침 을 참조하여 공공 기관에서 설정ㆍ시행하되, 직접관리기관은 과 협의ㆍ확정 <본 지침 부록 참고> - 공개 및 접근 권한 : 은 공개 및 접근권한과 관련된 기관 내ㆍ외의 관련법 및 규정, 공표 대상기록물 목록, 기존의 비공개기준, 접근권한 책정 기준 등을 조사하여 당해 기관에 적합한 비공개 세부기준과 접근권한 책정기준을 작성함 비공개 대상정보의 범위 및 세부기준은 공공기관의 정보공개에 관한 법률 제9조 제1항 각호 참조 기록물의 보존기간은, 준, 30년,,, 3년, 1년(7종)으로 구분하며, 보존기간의 기산일은 다음 연도의 1월 1일로 함. 다만, 여러 해에 걸쳐 생산되는 단위과제의 경우에는 해당 과제가 종결된 날이 속하는 다음 연도의 1월 1일부터 보존기간을 기산 리기준표 작성항목 조직분류 기능분류체계 2 처리과명 (처리과코드) 1레벨 (정책분야) 2레벨 (정책영역) 1 업무분류체계 3레벨 (대기능) 3 리항목 4레벨 (중기능) 5레벨 (소기능) 6레벨 (단위과제) 업무설명 보존기간 보존기간 책정사유 비치기록물여부 비치종결시점 기능분류 200자 이내 100자 이내 1 업 무 분 류 체 계 : 시스템에 반영된 기관별 업무관리를 위한 분류체계로서 온나라 시스템과 연계되어 있음 2 처리과명(처리과코드) : 해당 업무를 수행하는 처리과 및 처리과 코드 3 기 록 관 리 항 목 : 개별 단위과제의 업무설명, 보존기간 및 책정사유, 비치기록물 여부, 비치기록물 해당시 비치 종결 시점, 기능분류(고유, 공통) 리기준표의 고시 - 매년 기록물 정리기간 종료 직후 전년도에 신규로 시행하였거나 보존기간이 변경된 단위과제명, 단위과제 업무설명 및 단위과제 보존기간 등을 당해 기관 홈페이지 등 정보통신망에 고시하여야 함 - 공공기관은 리기준표를 작성함에 있어 업무내용이 비밀로 관리되어야할 필요가 있는 경우에는 당해 단위과제명에 가명 등을 부여하여 작성 기록물분류기준표 운영방법 업무담당자는 직제개정 또는 기능의 신설ㆍ폐지 등의 사유 발생시 처리과 기록물관리담당자를 통하여 (리부서)으로 기록물분류기준표 변경 신청 단위업무의 신설ㆍ변경ㆍ폐지는 해당 기록물의 보존기간을 결정하는 핵심적인 사항으로 법률적인 문제가 발생하기 때문에 반드시 해당 처리과 장의 검토와 확인이 필요함 - (리부서)은 처리과의 변경 신청서를 접수ㆍ취합하여 검토 후 처리과 통보 및 전자문서시스템에 반영 직접관리기관은 단위업무의 보존기간 변경시 과 협의ㆍ확정 리기준표 또는 기록물분류기준표 이외 분류체계를 사용하는 기관은 기록물관리기관의 장과 협의하여 해당 기관의 수행 기능을 누락없이 반영하도록 기능분류방식 및 분류체계를 정비하여야 함 기록물분류기준표 작성항목 처 리 과 기관코드 1 2 기능분류번호 3 보존분류기준 대기능 중기능 소기능 단위업무 보존기간 보존방법 보존장소 비치기록물 여부 비치기록물이관시기 4 검색어 지정기준 특수목록위치 제1특수 목록 제2특수 목 록 제3특수 목록 1 처리과기관코드 : 정부표준코드로 행정안전부장관이 정하는 코드 2 기능분류번호 : 처리과별 단위업무분류표를 만들고 각 단위업무에 8자리의 고유번호를 부여 3 보존분류기준 : 사료적ㆍ증빙적ㆍ행정적 가치를 평가하여 보존기록물 선별(보존기간) 기록물상태, 중요도, 서고 등을 고려한 효율적 관리수단 선택(보존방법) 기록물의 중요도, 활용 등을 고려하여 적합한 관리기관 선택(보존장소) 기록물의 보존기간별 분류기준(보존기간) - 시행령 별표1 4 검색어지정기준 : 단위업무별로 기록물특성상 특별히 검색 등에 유용하여 기록물의 일반목록(등록번호, 제목, 처리부서 등) 외에 추가로 지정하는 검색목록 항목 기록물분류기준표 변경 처리방법 처리단위 업무명 업무내용 및 처리방법 처리과(팀) 변경신청 ㆍ업무담당자의 단위업무 변경 요청 ㆍ기록물담당자가 변경사유별로 신청서식을 작성하여 으로 변경 신청 취합ㆍ적용 ㆍ처리과의 변경 신청파일 접수 및 취합 ㆍ변경사항을 검토한 후 처리과 통보 ㆍ변경내역 리시스템에 반영 직접관리기관은 과 협의 후 반영 처리과(팀) 업무적용 ㆍ에서 변경 신청 결과접수 ㆍ접수결과 업무처리 및 분류편철에 적용 정보화(팀) 반영 ㆍ변경내역 전자문서생산시스템에 적용 21

13 02 기록물관리 실무 기록물분류기준표 변경 서식 및 예시 1. 처리과 단위업무 이관시 1 변경기준일 : 기록물분류기준표 변경 서식 및 예시 1. 단위 업무를 신설하는 경우 신설기준일 : 변경전 처리과 기관코드 작성방법 3변경후 처리과 기관코드 4 변경사유 조직개편(경제리팀 과)으로 인하여 단위업무 이관 1 변 경 기 준 일 : 처리과 변경이 이루어지는 기관의 직제개정 효력이 발생하는 날짜 2 변경전 처리과기관코드 : 직제개정전의 처리과 기관코드 3 변경후 처리과기관코드 : 직제개정으로 새로 부여받은 처리과 기관코드 4 변 경 사 유 : 단위업무 이관사유 2. 직제개정 등으로 단위업무의 소관부서만을 변경하는 경우 2처 리 과 기관코드 3. 단위업무를 폐지하는 경우 폐지대상업무 2처리과 기관코드 3단위업무 번호 작성방법 변경전 3단위업무 번 호 PA 이 관 받 은 처리과기관코드 PA 작성방법 1 변 경 기 준 일 : 단위업무를 이관 받아 업무를 처리하기 시작한 일자 2 변경전 처리과기관코드 : 업무를 이관하는 처리과 기관코드 3 단 위 업 무 번 호 : 이관대상 단위업무 코드 4 이관 받은 처리과기관코드 : 업무를 이관받은 처리과 기관코드 5 변 경 사 유 : 소관부서 변경사유 1 변 경 기 준 일 : 해당 단위업무를 폐지하게 된 일자 2 처리과기관코드: 단위업무를 폐지하고자 하는 처리과 기관코드 3 단위업무 번호 : 폐지하고자 하는 단위업무코드 4 변 경 사 유 : 단위업무를 폐지하게 된 사유 5변경사유 지방공공근로사업 을 주민지원과에서 지역경제과 소관으로 이관 받음 4변경사유 1 변경기준일 : 변경기준일 : 도시개발법시행령의 개정으로 시군구 위임사무로 업무가 이관됨에 따라 단위업무를 폐지함 처리과 기관코드 보존기간 신설된 단위 업무명 기록물분류기준표 제도 운영 비밀의 경우 단위업무가명 (단위업무설명) 각급 기관별로 단위업무를 확정하고 단위업무별로 보존분류 사항을 적시하여 생산되는 제반기록을 제어하는 기록물분류기준표를 운영하는 업무. 분류기준표 작성 및 변경처리 등의 분류기준표제도 운영에 관한 제반사항을 다룸 행정업무 참고기간 증빙자료 유효기간 관계법령 의무기간 사료가치 보존기간 보존기간 종합판단 () () (없음) (있음) () (보존기간 책정사유) 각급 기관 기록의 보존분류사항에 관한 기록물로 증빙 및 역사적 가치를 고려하여 보존으로 책정 보존방법 보존장소 비치기록물여부 비치기록물 이관시기 원본보존 자체관리 아님 이관 후 열람예상 빈도(높음) 주요열람 용 도 업무참조 검색어 특수목록 위치 제1특수목록 제2특수목록 제3특수목록 지정기준 없음 2. 단위 업무의 일부 항목 내용을 수정하는 경우 처리과 기관코드 B 단위업무 번호 항 목 변 경 전 변 경 후 변 경 사 유 단위업무 명칭 단위업무 가명 단위업무 설명 신설기준일 : 보 존 기 간 3년 공사 이사회와 관련된 주요 기록물로 보존기간 필요 보 존 방 법 보 존 장 소 보존기간 변경에 따라 보존장소 변 경 비치기록물 여부 비치기록물 이관시기 특수목록 위치 제 1 특수목록 제 2 특수목록 제 3 특수목록 기록물의 특성상 검색에 유용할 것으로 판단되는 것은 단위업무 신설시에 특수목록에 반영하여 신청 22 23

14 02 기록물관리 실무 다) 기록물 공개 1) 일반사항 관련 근거 및 규정 공공기록물법 제35조ㆍ부칙 제5조 동법 시행령 제72조 NAK/S 3:2009(v2.0) : 처리과 리 업무처리 절차 기록물의 비공개 대상 구분번호 구 분 대상기록물 분류근거 1 다른 법률 또는 법률이 위임한 명령(국회규칙ㆍ대법원규칙ㆍ헌법재판소 규칙ㆍ 중앙선거관리위원회규칙ㆍ대통령령 및 조례에 한한다)에 의하여 비밀 또는 비공개 사항으로 규정된 정보 공공기관의 정보공개에 관한 법률 제9조 제1항 제1호 2) 기록물 공개 방법 2 국가안전보장ㆍ국방ㆍ통일ㆍ외교관계 등에 관한 사항으로서 공개될 경우 국가의 중대한 이익을 현저히 해할 우려가 있다고 인정되는 정보 동법 제9조 제1항 제2호 공개여부 구분 관리 공개여부는 기록물의 건 단위 또는 쪽 단위로 구분하고, 이관시 비공개기록물은 비공개 사유를 함께 제출 공개여부 구분표시는 공개, 부분공개, 비공개 중 하나를 선택하여 표시 3 공개될 경우 국민의 생명ㆍ신체 및 재산의 보호에 현저한 지장을 초래할 우려가 있다고 인정되는 정보 동법 제9조 제1항 제3호 부분공개 또는 비공개 의 경우 해당정보를 부분공개( ) 또는 비공개( ) 로 표시하고 공공기관의 정보공개에 관한 법률 제9조 제1항의 비공개 사유 중 해당 번호를 괄호안에 표시하여 함께 관리 비공개기록물의 재분류 4 진행 중인 재판에 관련된 정보와 범죄의 예방, 수사, 공소의 제기 및 유지, 형 의 집행, 교정, 보안처분에 관한 사항으로서 공개될 경우 그 직무수행을 현 저히 곤란하게 하거나 형사피고인의 공정한 재판을 받을 권리를 침해한다고 인정할만한 상당한 이유가 있는 정보 동법 제9조 제1항 제4호 비공개기록물은 생산연도 종료 후 30년이 경과하면 전부 공개를 원칙으로 함 공개원칙 적용이 어려운 경우 직접관리기관은 연장시기 및 사유 등을 해당 비공개기록물의 보존기간 기산일로부터 30년이 되는 해의 전년도 말까지 기록물관리기관의 장에게 제출, 그 외 기관은 자체적 으로 연장시기 및 사유 등을 작성ㆍ관리 5 감사ㆍ감독ㆍ검사ㆍ시험ㆍ규제ㆍ입찰계약ㆍ기술개발ㆍ인사관리ㆍ의사결정과정 또는 내부검토과정에 있는 사항 등으로서 공개될 경우 업무의 공정한 수행이나 연 구ㆍ개발에 현저한 지장을 초래한다고 인정할만한 상당한 이유가 있는 정보 동법 제9조 제1항 제5호 (리부서)에서 보유하고 있는 비공개로 재분류된 기록물에 대하여는 재분류된 연도부터 매 주기로 공개여부 재분류 공개재분류 절차 6 당해 정보에 포함되어 있는 이름ㆍ주민등록번호 등 개인에 관한 사항으로서 공개될 경우 개인의 사생활의 비밀 또는 자유를 침해할 우려가 있다고 인정되는 정보 동법 제9조 제1항 제6호 공개 재분류 대상기록물 선정 : 보유 중인 비공개기록물 중 재분류 시점으로부터 이 도래한 재분류 대상 목록을 추출하여 처리과별, 기록물 유형별로 구분ㆍ정리 공개여부 구분 : 처리과 의견 조회ㆍ협의ㆍ조정 후 그 결과를 기준서 및 검토서에 반영 7 법인ㆍ단체 또는 개인의 경영ㆍ영업상 비밀에 관한 사항으로서 공개될 경우 법인 등의 정당한 이익을 현저히 해할 우려가 있다고 인정되는 정보 동법 제9조 제1항 제7호 공개여부 확정 : 분류 결과는 장의 결재를 거쳐 확정 공시 : 공개결정 기록물 목록은 홈페이지 등을 통한 게시 및 대국민 서비스 실시 8 공개될 경우 부동산 투기ㆍ매점매석 등으로 특정인에게 이익 또는 불이익을 줄 우려가 있다고 인정되는 정보 동법 제9조 제1항 제8호 공개여부 결정이 어렵거나 처리과와 의견이 상이한 경우 기록물공개재분류심의회 에서 충분히 검토될 수 있도록 함(기관의 정보공개심의회가 공개재분류심의회 업무를 겸할 수 있음) 공개 관련 문의 : 공개서비스과 ( ) 24 25

15 02 기록물관리 실무 라) 기록물 편철 1) 일반사항 관련 근거 및 규정 공공기록물법 제18조 동법 시행령 제23조 동법 시행규칙 제7조 제8조ㆍ제9조ㆍ제10조ㆍ제11조ㆍ제12조 등 NAK/S 3:2009(v2.0) : 처리과 리 업무처리 절차 단위업무(단위과제)별 기록물 편철 처리과의 장은 단위업무(단위과제)별 기록물철(단위과제카드) 작성기준 을 수립하여 운영 단위업무(단위과제) 범위 내에서 1개 이상의 기록물철 또는 문서관리카드를 만들어 해당 기록물 편철 단위업무별 기록물철 작성기준 단위업무별로 단위사안(사건ㆍ주제ㆍ기록물 유형)에 해당하는 업무를 사전에 규정하고 이와 연관된 기록물철을 생성한 후 단위업무에 부여된 리 기준정보(보존기간, 보존기간 책정사유 등)를 부여 하여 제시한 기준 전자기록생산시스템 상에 등록된 단위과제 또는 단위업무 하위의 기록물철 선택한 후, 문서작성 전자기록물은 단위과제카드 또는 기록물철 선택과정이 편철에 해당됨 전자적 형태로 생산되지 아니한 기록물은 기록물 분류기준 및 기록물 종류별로 적합한 보존용 파일 및 용기에 넣어 관리 기록물의 분류 및 편철은 등록과 동시에 실시 기록물 편철 정리 순서 업무진행 중일 때 진행문서 파일을 사용하여 편철하고 업무가 완결되면 진행문서 파일에서 분리하여 보존용표지와 보존상자에 편성하여 캐비닛에 보관 편철 처리 절차 및 그림 1. 업무 진행 중 1 진행문서 파일 사용 2. 처리 완결 시 2 진행문서 파일에서 분리 3. 표지 및 목록 3 표지 및 목록 첨부 뒤, 보존용 표지 씌우고 클립 고정 단위업무(처리과 리)에 대한 기록물철 작성기준 예시 4 보존상자 편성 단위 업무코드 단위 업무명 보존 기간 기록물철명 기록물철설명 보존기간 보존기간 책정사유 5 보존상자 표지 부착 기록물정리 및 생산현황 통보 전년도 생산한 기록물의 정리 및 으로 생산현황을 통보하기 위한 업무관련 기록물 행정참조 및 증빙을 위하여 단기간 보존 필요 편철 처리 절차 6 처리부서 공동 캐비닛 등에 보관 처리과 리 기록물분류 기준표 관리 및 운영 부서 단위업무의 신설, 변경 등의 업무와 관련된 기록물 기록물분류기준과 관련된 업무로 장기보존이 필요함 기록물 이관 기록물을 이관하기 위하여 이관대상 목록 작성 및 대조 작업 등을 수행하는 업무관련 기록물 지속적으로 행정업무참조 와 증빙을 위하여 장기보존이 필요함 26 27

16 02 기록물관리 실무 2) 기록물 종류별 편철 일반문서류 처리과에서 업무가 진행 중에 있거나 또는 업무에 활용 중인 문서는 진행문서파일 위에서부터 아래로 사안의 발생 순서에 따라 넣어 관리 처리완결된 일반문서류는 진행문서파일에서 분리하여 보존용 표지를 씌워 편철용 클립 또는 집게로 고정한 후 보존상자에 단위과제별로 넣어 관리 기록물철 표지의 연도표시는 시작연도-끝연도(종료연도)로 하며, 기록물 이관시의 기준은 업무종결 연도임 진행문서 파일 (동법 시행규칙 제9조 제1항 관련 별표3) 1호 파일(판지파일) , 1.5 제 목 22.5 제 목 창 단위 기록물철당 편철량은 100매 이내로 함을 원칙으로 하되, 편철량이 많은 경우에는 동일한 분류번호 및 제목을 부여하고 분권하고 권호수를 괄호안에 표기 예) 기록물 편철관리(2-1), 기록물 편철관리(2-2) 스티커로 부착 부서명 담당자 보존상자 측면에 보존상자 표지 부착 판지 이상 두께 기록물철 표지 (동법 시행규칙 제8조 제1항 및 제9조 제2항 관련 별표2) 9cm 2호 파일(플라스틱파일) cm - 처리과기관코드 - 단위업무번호 - 연도별일련번호 기록물철 제목 시작연도 - 끝년도 처리과 11cm 5cm 출력하여 삽입 제 목 부서명 담당자 제 목 창 등부분 비닐포켓부착 상 하부분 미부착 재질 폴리프로필렌 두께 보존기간 및 공개여부 등 기관 필요에 따라 가감하여 사용 가능 파일 안쪽면 색인목록 (동법 시행규칙 제9조 제2항 별지 제1호 서식) , 제 목 6 10 문서철기구 일반문서류 분류번호 : 기록물철 제목 (생산 연도 : ) 창 부서명 담당자 문 서 32.5 일련번호 일 자 등록번호 제 목 보낸기관 받은기관 쪽 표 시 전자문서 여 부 비 고 비닐이 부착된 것 부착되지 않은 것 0.9, 비고 A4 외 규격의 진행문서파일은 동일 비율로 축소 또는 확대한 규격을 만들어 사용할 수 있음 28 29

17 02 기록물관리 실무 보존용 표지 (동법 시행규칙 제9조 제4항 관련 별표4) 1cm 29.7cm 4.5cm 8.5cm 제목창 : 12cm 6cm 15.7cm 1cm 31.2cm 보존상자 표지 (동법 시행규칙 제9조 제5항 관련 별표6) 7.5cm 상자번호 생산연도 생산기관 1.5cm 1.5cm 1.5cm 업무명 3cm 10cm 5.5cm 3cm 6cm 21cm 일반문서 면 표기법 보존용 표지의 종류 종 류 건별 면 표기는 중앙 하단, 철 단위 면 표기는 우측 하단 표기 - 건별 표기 : 전체면수-1, 전체면수-2, 전체면수-3 - 철별 표기 : 1, 2, 3, 4 A4 양면 기재된 문서는 양면 모두에 면 표기 4 기록물철의 면 표기는 편철 순서대로 맨 윗장부터 아래로 일련번호를 부여하되, 표지 및 색인목록을 제외한 본문부터 시작 기록물철 표지 (동법 시행규칙 제9조 제4항 관련 별표5) 10cm 2.0cm 10cm 구멍 6cm 3cm 9.5cm 안쪽덮개 동일 기록물철을 2권 이상으로 나누어 편철 시 2권 이하의 철 단위 면 표시는 전( 前 )권의 마지막 쪽수 다음 부터 시작함 접혀있는 기록물은 펼친 상태에서 건별 및 철별 면 표시 카드류 상자번호표시 25cm 정면도 평면도 처리과는 비치활용기간 종료될 때까지 편철하지 않은 상태로 카드보관함에 넣어 관리 비치활용이 끝난 카드류는 보존봉투에 넣어 편철한 후 보존상자에 넣어 관리 카드류를 보존봉투에 넣어 편철하는 경우, 각 보존봉투의 맨 위에 색인 목록을 넣고 목록순서에 따라 카드를 배열 33cm 배면도 저면도 보존봉투 당 편철량은 30건 이내를 원칙으로 함 보존용 보존상자의 종류 도면류 도면류는 기록물철 단위로 도면류 보존봉투에 편 상태로 넣어 관리 종 류 A4(1종) 4(2종) 색상 노랑 하늘 노랑 하늘 도면류를 보존봉투에 넣어 편철하는 경우, 각 보존봉투의 맨 위에 색인 목록을 넣고 목록순서에 따라 도면을 배열 도면봉투는 도면보관함에 편 상태로 눕혀서 관리 보존봉투 당 도면의 편철량은 30매 이내로 함 30 31

18 02 기록물관리 실무 색인목록 (동법 시행규칙 별지 제1호서식) 도면ㆍ카드류 도면ㆍ카드 종류명 분류번호 : (생산 연도 : ) 일련번호 등록번호 제 목 쪽표시 전자문서 여부 비고 도면류 보존봉투 (동법 시행규칙 제11조 제1항 관련 별표8) 12cm 3 손잡이 분류번호표기 사진ㆍ필름류 보존봉투 (동법 시행규칙 제12조 제1항 관련 별표9) 1 1 분류번호표시 앞면 2 2.0cm 구멍 사진ㆍ필름크기별 봉투 규격 사진ㆍ필름 종류 세로 1 가로 2 덮개 이하 사진 원판, 35mm, 120mm 필름 이하 사진 이상 사진 동일재질로 크기에 맞추어 제작함 뒷면 (중성지 150g/m 2 ) 3 (단위 : cm) 85cm 1 무명실이 부착된 고정고리 2 중성 용지 200g/m 2 의 덮개 3 이동용 종이 손잡이 2 덮개 20cm 85cm 테이프ㆍ디스크ㆍ디스켓류의 분류번호 표시방법 (동법 시행규칙 제13조 제2항 관련 별표10) 가. 일반규격 나. 소형규격 비고 A4 외의 규격의 보존봉투는 동일 비율로 축소 또는 확대한 규격을 만들어 사용할 수 있음 120cm 보존용 판지 800g/m 2 이상, 두께 1mm이상 1 고정고리 2.5cm 분류번호 생산연도 처 리 과 5cm 1.5cm 분류 (분류번호) (생산연도) 3.5cm 시청각기록물 사진ㆍ필름류 기록물철(사안) 단위로 사진ㆍ필름류 보존봉투 또는 필름앨범 등에 넣어 편철한 후 보존상자에 넣어 관리 편철순서 : 색인목록 목록순서에 따라 기록물 배열 인화사진 혹은 필름류를 앨범에 한꺼번에 관리하는 경우 철구분이 가능하도록 편철하며, 각 철마다 제목, 등록 번호, 등록일 등을 기입 디지털사진의 경우 등록대상을 선별 후 파일 원본을 사안별로 전자기록생산시스템에 등록하여 관리 (기록물철 단위로 등록) 온나라시스템은 문서관리카드 단위로, 전자문서시스템은 기록물철 단위로 등록 녹음ㆍ동영상류 비디오테잎, 오디오테잎, 영화필름 등 분리할 수 없는 아날로그 시청각기록물의 경우 아날로그 매체 1개별로 편철 디지털파일인 경우 전자기록생산시스템에 원본파일을 등록 대용량인 경우 CD 혹은 D D 등 매체에 수록하여 매체등록 후 시행규칙 제5조 별표 1에 따른 등록번호 표기 색인목록 (동법 시행규칙 제12조 제2항 별지 제1호서식) 시청각기록물 사진ㆍ필름류) 기록물철 제목 분류번호 : (생산 연도 : ) 일련번호 등록번호 제 목 사진 설명 사진 형태 비 고 시청각기록물 오디오ㆍ영화ㆍ비디오류) 기록물철 제목 분류번호 : (생산 연도 : ) 일련번호 등록번호 제 목 내 용 요 약 비 고 32 33

19 02 기록물관리 실무 마) 기록물 정리 1) 일반사항 관련 근거 및 규정 공공기록물법 제18조ㆍ제19조 동법 시행령 제24조 동법 시행규칙 제14조 NAK/S 3:2009(v2.0) : 처리과 리 업무처리 절차 2) 기록물 정리 방법 등록 누락 기록물 확인 전자기록생산시스템에 등록되지 않은 기록물이 있는지 확인 후 누락기록물을 추가로 등록 대면결재, 민원신청서, 회계기록 등 종이로 생산된 기록물의 등록 누락 여부 확인 후 추가 등록 추가 등록 시 생산등록번호 또는 접수등록번호를 해당 기록물 전면에 표기 바) 기록물 보존 1) 일반사항 관련 근거 공공기록물법 제21조 동법 시행령 제29조ㆍ제30조ㆍ제39조ㆍ제52조 동법 시행규칙 제24조ㆍ제25조ㆍ제26조 중요기록물의 이중보존 원칙 보존으로 분류된 기록물 중 중요한 기록물에 대하여는 복제본을 제작하거나 보존매체(광디스크 또는 마이크로필름)에 수록하는 등의 방법으로 이중보존함 홈페이지 리자서비스 리표준 지침 및 매뉴얼 기록물디지털화 지침 및 마이크로 필름지침 을 참조하여 수록 일반 시청각기록물이나 D 구축사업과 관련하여 생산된 보존매체는 중요기록물 이중보존을 위한 보존 매체와는 구분되므로 별도 관리해야 함 등록정보와 실제 기록물의 일치여부 확인 기록물등록대장의 등록정보와 실제 기록물 상태 일치여부 확인 기록물등록대장과 실제 기록물의 쪽수 일치여부 확인 등록기록물의 기록물철명 및 건명 일치여부 확인 기록물철과 기록물간의 생산연도 일치여부 확인 보존기간, 접근권한, 공개여부, 비밀여부 등 확인 보존기간, 접근권한, 공개여부 등을 확인하여 해당 항목의 변경이 필요한 경우 등록정보 수정 보존기간, 접근권한, 공개여부 등의 속성 값을 부여하지 않았거나 재분류가 필요한 기록물의 경우, 미비사항 보완 기록물분류기준표(리기준표)에 누락 또는 변경된 단위업무(단위과제)가 있는지 확인 후 변경 처리 결재 진행 중인 문서의 결재 종료 접수 후 담당자 미확인 또는 미편철 기록물의 편철 완료 준 이상 기록물 보존원칙 의 장은 보존 중인 기록물 중 보존기간이 준 이상인 기록물 중 가치가 높다고 인정되는 기록물을 보존 매체에 수록해야 함 보존기간이 준 이상인 비전자기록물의 원본은 폐기하고 보존매체만 보존하는 방식으로 기록물을 보존 하고자 하는 경우, 마이크로필름 등 육안으로 식별이 가능한 보존매체에 수록해야 함 보존가치가 매우 높은 전자기록물의 경우에는 마이크로필름 등 육안으로 식별이 가능한 보존매체에 수록 해야 함 복제본 제작 및 보존매체 수록 목록 등은 에서 관리 34 35

20 02 기록물관리 실무 2) 보존 방법 기록물의 보존방법별 구분 기준(동법 시행령 제29조 제1항 관련 별표2) 구 분 대상기록물 바) 전자기록물 관리 1) 일반사항 관련 근거 및 규정 공공기록물법 제6조ㆍ제20조 원본과 보존매체를 함께 보존하는 방법 원본을 그대로 보존하는 방법 1. 보존가치가 매우 높아 병행보존이 필요하다고 인정되는 기록물 2. 증명자료 또는 업무 참고자료로서 열람 빈도가 매우 높을 것으로 예상되는 기록물 3. 원본의 형상 또는 재질 등이 특이하여 문화재적 가치가 있을 것으로 예상되는 기록물 4. 그 밖에 원본과 보존매체의 중복보존이 필요하다고 인정되는 기록물 1. 보존가치는 높으나 열람빈도가 높지 아니할 것으로 예상되는 기록물 2. 그 밖에 어느 정도의 기간이 지난 후에 보존방법을 결정하는 것이 타당하다고 인정 되는 기록물 동법 시행령 제34조ㆍ제37조 NAK/S 3:2009(v2.0) : 처리과 리 업무처리 절차 전자기록물의 관리원칙 공공기관 및 의 장은 기록물이 전자적으로 생산ㆍ관리되도록 필요한 조치 강구 전자적으로 생산되지 않은 기록물에 대한 전자적 관리계획 수립 원본은 폐기하고 보존매체만 보존하는 방법 원본을 보존하지 아니하고 내용만 보존하여도 보존 목적을 달성 할 수 있다고 인정되 는 기록물 2) 전자기록물 관리방법 전자기록생산시스템의 등록 및 이관 매체 전환 후 원본폐기는 매체전환 후 3년이 경과한 시점에서 과 협의 후 추진 처리과는 생산ㆍ접수한 기록물을 기록물등록대장에 등록ㆍ관리하여야 함 전자문서의 붙임에 첨부 불가능한 비전자기록물(문서, 도면, 매체 등 첨부물)은 반드시 분리 등록ㆍ관리 예) (전자문서) 등록번호 : 경제리과 (비전자문서 첨부물) 분리등록번호 : 경제리과 보존장소 공공기관에서 생산한 기록물은 당해 공공기관의 에 보존하는 것을 원칙으로 함 국가적 보존가치가 높아 중앙기록물관리기관의 장()이 수집 보존이 필요하다고 인정하여 지정한 기록물은 관할 중앙기록물관리기관으로 이관 업무의 계속적 활용이 필요한 기록물은 과의 협의를 통해 비치기록물로 지정 및 이관 연장신청 후 처리과에서 보관 가능 비치기록물의 비치기간이 종료된 경우에는 다음 연도 중에 으로 이관 공인전자문서보관소(공전소)에 기록물 위탁ㆍ보존 사항은 반드시 과 사전 검토 요함 직접관리기관은 이중보존 매체 수록 목록 및 사본 송부 의 장은 매년 8월 31일까지 전년도 복제본 제작 또는 보존매체 수록 목록을 중앙기록물관리기관에 제출 중앙기록물관리기관의 장은 이중보존이 필요한 기록물을 선별하여 대상 기록물 사본 송부시기를 통보한 후, 대상기록물 사본을 송부시기 내에 송부 동법 제21조 영 제52조(중요 기록물의 이중보존) 기록물분류기준표의 단위업무별로 작성된 사안별 편철기준에 따라 기록물철을 등록하고, 해당 기록물철에 생산 및 접수 기록물을 등록 전자기록생산시스템의 출력물은 업무 참고용으로, 비전자기록물 원본과 합철하여 관리해서는 안됨 다만 분리등록된 비전자 첨부물의 경우 전자기록물을 출력하여 사본 표시한 뒤 분리 등록된 첨부물과 함께 편철 가능 으로 인수 종료된 전자기록물 중 보존기간이 이상인 경우 중앙기록물관리기관이 정하는 바에 따라 문서보존포맷 및 장기보존포맷으로 변환하여 관리 장기보존포맷으로 변환하는 경우 행정전자서명 및 시점확인 정보 부여 기록물관리기관으로 전자기록물을 이관하는 경우에는 관리정보 메타데이터를 추가한 장기보존 포맷으로 재변환하여야 함 전자기록생산시스템 기록물의 이관 관리는 리시스템 구축을 통해 가능하며 해당 기관에서는 기록 관리시스템 등의 구축을 통해 기록물의 전자적 관리체계를 수립하도록 권고 (관련문의 : 경제리과 , 기록정보화과 ) 36 37

21 02 기록물관리 실무 구전자문서시스템의 등록 관리 구전자문서시스템에서는 전산적으로 분류ㆍ편철할 수 없으므로 결재된 전자문서를 출력하여 기록물분류 기준표에 따라 기록물철 생성ㆍ분류ㆍ편철 보존기간 이상인 전자문서는 장기보존 가능한 종이로 출력하여 종이문서와 같은 방식으로 편철ㆍ정리하여 으로 이관ㆍ보존 보존기간은 단위업무를 기준으로 적용하되 단위업무 보존기간이 기록물철의 보존기간보다 낮게 책정된 경우 기록물철의 보존기간을 적용 출력ㆍ편철 시 반드시 원본대조확인(원본대조필 날인), 색인목록의 건별 비고란에 전자문서 출력본임을 표시 단위업무상의 보존기간이 이하인 전자문서는 구전자문서시스템에서 보존기간까지 관리하다 기록물 평가 심의회 심의 후 폐기 전자문서시스템 미도입기관은 처리과 기록물관리책임자가 기록물철등록부를 수기로 작성 관리 후 전자 문서 시스템이 도입되면 전산 등록 2. 기록물 생산 보유현황 통보 가) 기록물 생산현황 통보 1) 일반사항 관련 근거 공공기록물법 제19조 동법 시행령 제42조 동법 시행규칙 제27조 생산현황 통보 대상 기록물 2012년도 처리과별로 생산 ㆍ접수 완료된 기록물 생산 보유현황 통보대상 1. 전자문서, 비전자문서(대장포함), 도면 카드 생산 보유현황 2. 조사 연구 검토서, 회의록 생산현황 3. 시청각기록물 생산 보유현황 4. 비밀기록물 생산현황 5. 간행물 생산현황 6. 행정박물 보유현황 7. 이중보존매체 생산 보유현황 해당 기관 보유기록물현황은 본 지침 부록2. 기록물 보유현황 조사 매뉴얼 을 참조하여 조사 관리하고, 직접관리 기관은 전자 비전자 문서, 시청각기록물, 비밀기록물, 행정박물, 이중보존매체 보유현황을 에 통보 생산현황 작성ㆍ통보시기 처리과 기록물관리책임자는 기록물 정리가 완료되어 전자기록생산시스템의 등록정보에 반영된 후에 작성 처리과는 매년 5월 31일까지 에 전년도 기록물 생산현황 통보 에서는 처리과 생산현황 통보 취합ㆍ리(자료관)시스템을 통하여 전자적으로 관리 (전자적 관리가 어려운 경우 엑셀로 작성관리) 직접관리기관의 경우 매년 8월 31일까지 으로 통보 동법 시행령 제3조에 해당하는 정부산하공공기관 중 직접관리기관을 제외하고는 관할 기록물관리기관으로 생산현황을 통보하지 아니하고 자체적으로 관리할 수 있음 38 39

22 02 기록물관리 실무 생산현황 통보 절차 업무주체 처리과 업무내용 기록물 정리 및 생산현황 통보 지침 수립ㆍ시행 관련교육포함) 1월 중 기록물 정리 등록사항과 실물 일치여부 확인 - 기록물철별 보존기간 확정 - 기록물 공개여부 확인 등 생산현황 작성ㆍ통보 기록물 정리 완료ㆍ작성 후 소속 에 통보 생산현황 확인 및 취합ㆍ관리 - 생산현황 누락 처리과 확인 - 기록물철별 보존기간 책정 적정여부 - 기록물 공개여부 확인 등 으로 생산현황 통보. 31 직접관리기관에 한함) 비밀기록물의 경우 통계만 입력하고 목록은 별도 송부 비고 전자문서시스템ㆍ 생산현황통보서식 리시스템ㆍ (자료관시스템) 생산현황통보서식 생산현황통보시스템 ( 기록물관리담당자 확인 - 처리과 생산현황 및 목록 접수 검수 인수완료처리의 과정을 확인하여 생산현황 취합 - 검수과정에서 오류 등을 확인한 경우, 반려 기능을 활용하여 해당 처리과에서 수정 후 재통보하도록 조치 - 취합된 생산목록에 대해 처리과별로 검수완료 여부를 확인하고, 보존기간별ㆍ기록물 형태별 생산현황 및 목록정보 등을 조회 하여 확인 직접관리기관 에서 으로의 통보 - 처리과의 생산목록 검수완료 후 단위로 취합한 생산목록 파일을 에 통보 - 일반문서 외 기타 유형의 기록물은 유형별 생산목록 서식(엑셀)에 따라 작성 후 기록물생산현황통보시스템에 접속하여 제출 전자문서시스템만 사용하는 기관 처리과에서 소속 으로의 통보 - 처리과별로 기록물 유형별 생산현황 서식에 따라 작성하여 으로 통보 - 에서는 처리과별 기록물 생산현황 및 목록 취합ㆍ관리 직접관리기관 에서 으로의 통보 - 자료관시스템(리시스템)이 구축되지 않아 시스템을 통한 기록물 생산현황 통보가 불가능하므로 엑셀 서식을 활용하여 기록물 생산현황통보시스템( 등록 생산현황 접수 및 취합 월 이후 리시스템 직접관리기관에 한함 2) 생산현황 통보 방법 전자문서시스템 자료관시스템 사용기관 처리과에서 소속 으로의 통보 - 업무담당자의 기록물철 편철ㆍ정리 작업 완료 후, 처리과 기록물관리담당자는 전자문서시스템의 기록물 정리 기능을 이용하여 미편철, 임시단위업무 여부 등 정리상태 확인을 통해 정리업무 완료 - 처리과 기록물관리담당자는 해당 처리과의 생산현황 통계 및 전산파일을 전자문서시스템을 활용하여 에 통보 통보내용 : 전자문서시스템과 자료관시스템 간 이관 데이터 규격 에 규정된 기록물등록대장, 기록물철등록부, 기록물 배부 대장, 기록물등록대장변경이력, 기록물철등록부변경이력, 기록물배부대장변경이력, 특수목록정보, 첨부파일정보가 수록된 전산파일 포함 기록물생산 현황통보 시스템 ( ) 사용 방법 1 기록물 생산현황 통보 시스템 접속 : 홈페이지( 기록물생산현황 통보/ 또는 기록물생산현황통보시스템 ( 바로 접속 2 로그인 : 에서 일괄 부여ㆍ통보한 기관 코드로 로그인 3 입력 : 기록물 유형별 보유현황과 생산현황을 입력후 저장 4 보유현황 및 생산현황 목록은 엑셀로 작성후 첨부 5 비밀기록물 : 생산현황은 전년도 생산현황을, 생산목록은 3년전 생산목록을 입력, 목록 은 보안문제 등으로 별도 송부 6 저장과 제출 버튼 반드시 클릭 : 일반기록물에서 이중보존매체까지의 모든 단계에서 저장 버튼을 누르고 최종 통보 시 반드시 제출 버튼 클릭 40 41

23 02 기록물관리 실무 생산현황 관리대상 및 첨부파일 양식 - 서식 년도 생산기록물 현황(총괄표) - SO A - 서식 년도 보유기록물 현황(총괄표) - SO A - 서식 3 생산기록물 목록 - 엑셀 서식 - 서식 4 조사ㆍ연구ㆍ검토서 생산현황 - SO A - 서식 5 조사ㆍ연구ㆍ검토서 생산목록 - 엑셀 서식 - 서식 6 회의록 관리현황 - SO A 3. 기록물 이관 가) 처리과에서 으로 이관 1) 일반사항 관련 근거 및 규정 공공기록물법 제19조 동법 시행령 제32조ㆍ제35조 NAK/S 3:2009(v2.0) : 처리과 리 업무처리 절차 - 서식 7 회의록 관리목록 - 엑셀 서식 - 서식 8 시청각기록물 생산현황(총괄표) - SO A 이관 절차 - 서식 9 시청각기록물 보유현황(총괄표) - SO A 업무주체 업무내용 비고 - 서식 10 시청각기록물 생산목록 - 엑셀 서식 - 서식 11 비밀기록물 생산현황(총괄표) - SO A - 서식 12 비밀기록물 생산목록 - 엑셀 서식 - 서식 13 행정박물 유형별 보유현황 - SO A 처리과 보존기간 기산일로부터 2년 경과한 보유기록물 현황을 파악하여 인계 준비 이관대상 기록물 중 참고활용이 계속 필요한 기록물 (비치기록물)은 기록물이관연기 신청 동법 시행규칙 제20조 별지 제3호 서식 - 서식 14 행정박물 보유목록 - 엑셀 서식 - 서식 15 간행물 생산현황 - SO A - 서식 16 간행물 생산목록 - 엑셀 서식 - 서식 17 중요기록물 이중보존을 위한 보존매체 생산현황 - SO A - 서식 18 중요기록물 이중보존을 위한 보존매체 보유현황 - SO A - 서식 19 마이크로필름 생산수록 목록 - 엑셀 서식 - 서식 20 광디스크 생산수록 목록 - 엑셀 서식 생산현황 통보 서식은 홈페이지( 리자 서비스 리 처리과 생산현황보고 처리과 이관연기신청서 검토 후 이관대상기록물 확정 이관대상기록물 및 이관일 처리과에 통보 기록물 정리절차에 따라 이관기록물 정리 및 이관일에 (리부서)으로 이관 비전자기록물 - 리시스템(자료관시스템)의 구기록물등록 기능을 활 용하여기본목록 (기록물철 단위) 및 세부목록(기록물건 단위) 을 입력하여 관리 - 구기록물 D 구축 수행한 기관은 D 등록정보와 실물 일치 여부 확인ㆍ점검 리시스템(자료시스템) 미구축 기관은 엑셀 등으로 이관 기록 비치기록물 및 이관연기대상 제외 물 목록 관리 전자기록물 - 리시스템(자료관시스템) 이관Data 규격에 따라 이관ㆍ관리 42 43

24 02 기록물관리 실무 2) 유형별 이관방법 비전자기록물(문서ㆍ카드ㆍ도면ㆍ대장ㆍ시청각) 이관 기록물 편철 및 관리 방법에 따라 편철ㆍ정리하여 보존상자에 넣어 이관 2) 이관 절차 및 방법 중앙기록물관리기관의 장이 이관대상 기록물을 지정하는 경우 처리과에서 으로 기록물 이관시 비전자기록물철에 전자기록물 출력물(사본)이 함께 편철된 경우 이를 분리하여야 하며, 부득이하게 함께 편철시 원본대조확인(원본대조필 날인)을 하여 이관 업무주체 업무내용 비고 구전자문서시스템(2004년 이전 사용)의 전자문서 출력ㆍ편철 방법에 따라 보존기간 이상의 전자문서는 출력하여 관리(본 지침 제2장. 기록물관리 실무 1. 기록물 정리ㆍ분류ㆍ등록 보존 바. 전자기록물 관리 참고) 보존기간 이하의 전자문서는 전자문서시스템으로 전환하지 않고, 구전자문서시스템에서 관리ㆍ폐기 가능 공공기관 보유현황 요청 이관대상기록물을 지정하여 에 통보 해당 기관과 사전 협의 전자기록물 이관 기록물 정리절차에 따라 이관대상 기록물 정리하여 이관 지정일에 이관목록과 함께 이관 동법 시행규칙 별지 제2호(이관목록) 전자문서시스템ㆍ자료관시스템 사용 기관은 전자기록 정리 완료 후 전자문서시스템과 자료관 시스템간 이관 Data 규격 에 따라 생성된 파일 이관 기록물 이관 검수 및 이관 완료 통보 리시스템(자료관시스템)이 미도입된 기관은 전자기록물 이관 업무를 수행 할 수 없으므로 조속한 구축 필요 나) 에서 중앙기록물관리기관 )으로 이관 1) 일반사항 공공기관에서 기록물 이관을 요청하는 경우 업무주체 업무내용 비고 관련 근거 및 규정 공공기록물법 제19조 기록물 이관 요청 ( 경제리과) - 대상기록물 목록 등 송부 동법 시행규칙 별지 제2호(이관목록) 동법 시행령 제40조 이관 대상 기록물 국가적 보존가치가 높아 기록물관리기관이 지정한 기록물 공공기관에서 기록물 이관을 요청한 경우, 국가적 보존가치가 높다고 가치평가된 기록물 이관요청 기록물에 대한 가치 평가를 통해 이관여부 결정 및 결과 통보 기록물 정리절차에 따라 이관대상기록물 정리 및 이관 지정일에 이관목록과 함께 이관 기록물가치평가회의 개최 동법 시행규칙 별지 제2호(이관목록) 공공기관이 폐지되거나, 승계기관이 없는 경우의 전체 기록물 기록물 이관 검수 및 이관 완료 통보 공공기관이 폐지되거나, 승계기관이 없는 경우의 기록물 이관은 본 지침 제4장. 지방이전ㆍ폐지 기관 기록물관리 2. 폐지 민영화 통 폐합) 기관 참조 44 45

25 02 기록물관리 실무 이관목록(동법 시행령 별지 제2호 서식) 기록물철 단위로 이관하는 기록물 기관명(처리과기관코드) : 이 관 연 도 : 기록물철 분류번호 기록물철 제 목 건수 수 량 쪽수 인계자 직급 및 성명 : 인수자 직급 및 성명 : 기록물형태 비 고 기록물 인수 체크리스트(안) ㆍ이관기관 : 행정안전부 ㆍ이관일자 : ㆍ이관근거 : 운영지원과-111 ㆍ이관수량 : 문서 20권 ㆍ기록물 주요내용 : 인사운영계획(안) 개별관리기록물 건) 단위로 이관하는 기록물 체크사항 결과 비고 기관명(처리과기관코드) : 이 관 연 도 : 등록번호 제목 기록물형태 쪽수 기록물철 분류번호 인계자 직급 및 성명 : 인수자 직급 및 성명 : 공개구분 공개제한 쪽표시 비고 1 이관공문 사전 시행 여부 2 이관목록 전산파일 사전송부 여부 3 이관목록 전산파일 점검 여부 종이기록물의 경우에만 기재 4 이관목록과 기록물의 일치 여부 5 통지목록과 이관목록의 일치 여부 6 기록물의 공개여부 이관목록(별도 서식 사용시) 순서 생산년도 기록물제목 기록물유형 박스번호 수량 비고 순 서 : 연번 기입(각 기록물별 식별 가능한 일련번호 등 표기) 2 생 산 년 도 : 기록물이 생산된 년도 기입 3 기록물제목 : 기록물 표지 앞면의 제목을 정확하고 자세하게 기입 4 기록물유형 : 기록물 유형 기입(종이, 시청각 등) 5 박 스 번 호 : 해당 박스 번호 기입 6 수 량 : 기록물이 보관상자로 있지 않은 경우, 해당 기록물 권수 기입 7 비 고 : 기타 사항 기입 7 사본이 있는 경우 원본대조필 표시 여부 8 훼손기록물이 있을시 표시 여부 9 편철ㆍ정리 상태 1) 보존용표지 사용여부 2) 색인목록 부착여부 3) 철침 등 이물질 제거여부 4) 보존상자(봉투) 사용 여부 10 기타 참고사항 ㆍ보존매체수록 여부 -이관목록에 표기 46 47

26 02 기록물관리 실무 4. 기록물 평가심의 확인 대상 및 방식 가) 기록물 평가심의 1) 일반사항 확인대상 전자기록물 확인방법 비전자기록물 관련 근거 및 규정 공공기록물법 제27조 ㆍ해당기록물의 위치 및 분량 ㆍ해당기록물 목록과 실물 일치 여부 ㆍ해당기록물의 첨부파일 시스템을 활용, 검색하여 해당기록물 확인 목록을 참고하여 서고에서 해당기록물 확인 동법 시행령 제43조 NAK/S 3:2009(v2.0) : 처리과 리 업무처리 절차 NAK/S 5-1:2009(v2.0) : 기록물 평가 폐기 절차-제1부: 평가 및 폐기 원칙 처리과에서는 일체의 기록물을 폐기할 수 없으며, 기록물 폐기는 (기록물관리부서)으로 해당 기록물을 이관하고 보존기간이 경과한 후 반드시 기록물 평가절차를 거쳐 폐기하여야 함 보존기간이 경과한 기록물은 공공기록물법 에 따라 처리과 의견조회, 심사 및 심의 절차를 거쳐 처분하되, 평가 및 폐기의 주체, 시점, 방식 등을 명문화해야 함 평가 및 폐기 업무 수행 과정은 처분의 적절성을 증빙하기 위해 반드시 문서화하여 관리해야 함 생산부서(처리과) 의견 조회 의 기록물관리담당자는 평가대상 기록물 목록을 처리과별로 생산부서에 배부하고 처리과 기록물관리 책임자에게 의견을 조회 생산부서 기록물관리책임자는 대상 기록물의 업무담당자와 협의하여 보존기간 재책정ㆍ보류ㆍ폐기 등으로 구분하고 그 사유와 함께 평가의견(기록물평가심의서)을 으로 제출 재책정 : 새로운 보존기간 설정 / 보류 : 기존 보존기간 이내의 기간 내에서 설정 평가의견은 기록물분류기준표(리기준표), 보존기간 책정기준표, 관계 법령 등을 참조하여 행정적 가치 및 활용 여부를 고려하여 작성 기록물평가심의서(동법 시행규칙 별지 제10호 서식) 평가대상 이 보존중인 기록물 중 보존기간이 30년 미만인 보존기간이 만료된 기록물 이 보존중인 기록물 중 보존기간이 준인 기록물로, 보존기간이 기산일로부터 70년이 경과한 기록물 기록물철 분류번호 생산년도 기록물철 제목 보존기간 만료일 처리과 기록물관리 전문요원 (기록물관리담당자) 처리의견 사유 평가의견 사유 심의회 의 견 이 보존중인 비전자 기록물 중 보존기간이 준 이상인 기록물에 대하여 원본은 폐기하고 보존매체만 보존할 경우, 원본을 보존매체에 수록한 때부터 3년이 경과한 기록물 2012년 부터는 기록물관전문요원에 의해서만 기록물 심사업무 진행 다만, 기록물 생산량이 설치기준에 미달하는 정부산하공공기관은 기록물관리부서의 기록물관리담당자가 수행할 수 있음 기록물관리 전문요원의 심사 생산부서의 의견을 취합ㆍ참조하여 행정적인 가치 뿐만 아니라 역사적ㆍ증빙적 가치를 검토하여 해당 기록물의 보존가치를 평가하여야 함 평가 결과는 보존기간 재책정ㆍ보류ㆍ폐기 등으로 구분하며 평가사유와 함께 기록물평가심의서 작성 2) 기록물 평가 절차 및 방법 평가계획 수립 및 평가대상 확인 으로 이관이 완료된 기록물 중 전년도에 보존기간이 경과한 기록물 및 보존기간 기산일로부터 70년이 경과한 준 기록물을 대상으로 매년 1회 이상으로 하되, 평가 대상 기록물의 양을 고려하여 평가 시기와 횟수 조정 기록물평가심의서가 완료되면 장(기록물관리부서장)이 검토하여 확정함 기록물 보존기간의 행정적ㆍ역사적 가치 평가 공공기록물법 시행령 별표1 에서 제시하는 보존기간 책정기준을 참조하여 공공기관별로 세부 기준을 반드시 마련하여 적용 기록물의 활용가치 평가는 해당 기록물과 관련한 업무 또는 사업 종료 여부, 소송진행 여부, 업무지속성을 위한 참조가치 여부 등을 기준으로 판단 본 지침 부록 4. 기록물의 보존기간별 책정기준 참조) 48 49

27 02 기록물관리 실무 기록물평가심의회의 심의 의 기록물관리 전문요원은 처리과 의견 조회 및 기록물관리 전문요원은 심사를 완료한 기록물의 심의를 기록물평가심의회에 요청하여야 함 의 기록물관리 전문요원은 심의가 완료되면 심의 결과를 회의록과 함께 기관장의 결재를 받아 최종 확정 직접관리기관은 준 기록물 중 폐기 로 심의된 기록물은 반드시 중앙기록물관리기관()의 최종 승인을 받아야 하며, 중앙기록물 관리기관의 승인 통보를 받기 전까지는 폐기할 수 없음 기록물평가심의회 구성 운영 구성 : 기관장이 위촉 또는 임명하며 위원장을 포함하여 5인 이내로 구성하되, 민간전문가 2인 이상을 포함하여야 함 민간전문가 : 해당 기관의 기록물의 보존가치를 평가할 수 있는 관련 분야에 종사한 경험이 있는 사람으로 해당 분야 연구자, 리학ㆍ역사학ㆍ문헌정보학ㆍ행정학 등 유관 분야 전문가 진행 : 기록물평가심의회는 위원장이 주재하며, 심의 안건에 대해 보고를 받은 후 참석위원의 심의를 거쳐 의결 처분 : 보존기간 재책정, 보류, 폐기로 구분하여 확정 기록물평가 절차 처분 보존기간 재책정:기록물평가심의회에서 보존기간이 재책정된 기록물은 목록 등을 통해 보존기간 변경 이력을 관리해야 하며 대상기록물에도 재책정된 보존기간을 명기해야 함 보류 : 기록물평가심의회에서 보류로 의결된 기록물은 유예기간 경과 후 해당연도 평가 대상에 포함하여 평가 (보류 유예기간은 심의회에서 결정 가능) 폐기 : 기록물평가심의회에서 폐기로 의결된 기록물은 기록물의 유형에 따라 별도의 폐기 계획을 수립하고 적법한 절차에 따라 폐기 집행 처분 결과 관리 리시스템(자료관시스템)을 이용하여 기록물철별로 등록ㆍ관리 리시스템(자료관시스템) 미구축 기관의 경우 기록물평가심의서 에 상기 등록정보 항목을 추가하여 엑셀 등의 전자파일로 관리 등록정보 : 기록물평가결과(보존기간 재책정ㆍ보류ㆍ폐기 구분) 및 사유, 재책정된 보존기간 또는 보류기간 3) 기록물 폐기 절차 폐기집행 대상 선정 및 반출ㆍ확인 기록물평가심의회에서 폐기로 의결된 기록물을 대상으로 폐기 목록 작성 및 문서고에서 반출 처리과 2 의견조회에 대한 회신 4 기록물평가심의회 구성ㆍ심의 - 기록물평가심의서 심의ㆍ의결 - 폐기여부 결정 5 평가심의 결과 처리 - 보존기간 재책정, 보류 - 폐기 1 생산부서 의견조회 3 기록물관리 전문요원의 심사 전자기록물 폐기 집행 의 장은 전자기록물이 승인받지 않고 폐기되지 않도록 보호하는 방안을 수립ㆍ시행, 폐기로 결정된 전자 기록물은 규정된 방법에 따라 처리 전자기록물의 폐기는 해당 기록물에 포함되어 있는 모든 정보를 물리적으로 복구할 수 없도록 삭제하는 것을 말하는 것으로 기록물관리담당자, 시스템담당자, 정보보안담당자 책임 하에 폐기 비전자기록물 폐기 집행 비전자기록물의 폐기는 개인정보 및 보안사항 등이 유출되지 않도록 소각, 파쇄, 용해 등의 방식으로 하여야 함 폐기 수행 시 폐기대상 기록물이 유출되지 않도록 기록물의 폐기가 종료될 때까지 관계 공무원 입회ㆍ감독 50 51

28 02 기록물관리 실무 폐기 결과 관리 기록물 폐기 집행 후 위탁업체로부터 폐기집행 기록물 목록, 수량, 폐기방법 등을 명시한 폐기증명서를 관리 하여야 함 리시스템(자료관시스템)을 이용하여 기록물철별로 등록ㆍ관리 리시스템(자료관시스템) 미구축 기관의 경우 기록물평가심의서 에 상기 폐기 집행결과 항목을 추가 하여 엑셀 등의 전자파일로 관리 등록관리사항은 기록물평가심의회 결과 등록 시 폐기결과, 폐기사유, 폐기일자(입회ㆍ감독자) 등록. 기록물 무단 폐기 등에 관한 벌칙( 공공기록물법 제50조) 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 자는 7년 이하의 징역 또는 1천만원 이하의 벌금에 처함 1. 기록물을 무단으로 파기한 자 2. 기록물을 무단으로 국외로 반출한 자 다음 각호의 어느 하나에 해당하는 자는 3년 이하의 징역 또는 500만원 이하의 벌금에 처함 1. 기록물을 무단으로 은닉 또는 유출한 자 2. 기록물을 중과실로 멸실시킨 자 3. 기록물을 고의 또는 중과실로 일부 내용이 파악되지 못하도록 손상시킨 자 4. 제37조 제2항의 규정을 위반하여 비공개 기록물에 관한 정보를 목적 외의 용도로 사용한 자 5. 서고관리 및 보안ㆍ재난관리 가) 서고관리 1) 일반사항 관련 근거 공공기록물법 제28조 동법 시행령 제60조 동법 시행규칙 제28조ㆍ제29조ㆍ제31조ㆍ제32조 NAK/S 2:2009(vl.0) : 기록물관리기간 보안 및 재난관리 기준 관리 원칙 은 기록물을 안전하게 보존관리하기 위한 시설장비 및 보존환경의 유지, 보안대책 및 재난대비 계획 수립ㆍ시행 은 서고에 서고번호와 서가번호를 표시ㆍ등록하여 기록물의 보존위치를 식별할 수 있게 하여야 함 서고관리책임자를 지정하여 서고의 출입 및 기록물의 입ㆍ출고 통제 의 장은 기록물점검계획서 를 작성하고 이에 따라 기록물을 점검 보존기간이 30년 이상인 기록물의 서고 외 지역으로의 반출은 원칙적으로 금지 (부득이한 경우 기록물 반출 반입서 로 관리) 보존기록물 점검주기(동법 시행규칙 제31조 제1항 관련 별표14) 구 분 정수점검 상태점검 상태평가 1등급 2년 30년 종이기록물 상태평가 2등급 2년 1 상태평가 3등급 2년 영화필름 2년 2년 시청각기록물 오디오ㆍ비디오 2년 3년 사진ㆍ필름 2년 전자기록물 보존매체 2년 행정박물 금속, 석재, 플라스틱 재질 2년 30년 종이, 목재, 섬유재질 2년 52 53

29 02 기록물관리 실무 기록물 반출ㆍ반입서(동법 시행규칙 별지 제8호 서식) 기록물철단위로 반출ㆍ반입하는 경우 구분 (반출/반입) 일자 반출/반입자 인적 사항 소속기관명 직 급 성 명 확인 2) 기록물 보존시설ㆍ장비ㆍ환경 기준 기록물 보존시설 및 장비의 기준(동법 시행령 제60조 제1항 관련 별표6) 구 분 종이기록물 전자기록물 시청각기록물 행정박물 반출기간 사유 기록물목록 1. 보존서고 서고 면적 고정식 1만권당 99m2 1십만장당 80m2 오디오 1만개당 30m2 비디오 1만개당 68m2 사진필름앨범 1만권 236m2 영화필름 1천캔당 30m2 보존대상량 실소요공간 일련번호 분류번호 제목 기록물형태 수 량 확인 이동식 고정식 면적의 퍼센트 내외 개별관리기록물 건)단위로 반출ㆍ반입하는 경우 2. 작업실 업무 작업실 면적 열람실 면적 근무인원 1명당 7m2 (장비공간 별도) 근무인원 및 열람좌석 1명당 7m2 (열람좌석은 개가식, 폐가식으로 구분하고 특수매체 열람공간 별도) 구분 (반출/반입) 일자 반출/반입자 인적 사항 소속기관명 직 급 성 명 확인 3. 장비 공기조화설비 온ㆍ습도계 소화설비 항온ㆍ항습 설비(보존기간 30년 이상 기록물) 항온ㆍ항습 설비 설치 서고당 1대 가스식 휴대형 소화기 반출기간 사유 보안장비 폐쇄회로감시장치(CCT ) 이중 잠금장치 설치 기록물목록 일련번호 등록번호 제목 기록물형태 수 량 확인 4. 보존환경 유지기준 온도( ) 습도( ) (변화율은 10 이내) (변화율은 10 이내) 필름매체류 : -2 2 자기매체류 : 필름매체류 : 자기매체류 : (변화율은 10 이내) (변화율은 10 이내) 5. 전산장비 조명 주전산기 저장장치 입력장비 통신장비 열람장비 보존서고 룩스, 전시관 룩스(원본전시 기준) 설 치. 마이크로 필름장비 판독복사기 설 치 이하 기록물을 보존하는 서고는 항온ㆍ항습 대상 제외 마이크로필름 장비는 업무처리량, 보존기록물 종류 등을 고려하여 민간용역으로 처리 시 이를 설치하지 아니할 수 있음 보존기간 20년 기록물은 의 기존 보존기간 20년 기록물에 대한 관리 방침 에 따라 보존기간 30년 기록물로 간주 54 55

30 02 기록물관리 실무 전자기록물 보존 전자기록물의 기록매체 및 장치의 기준 - 전자기록물을 정확하고 신뢰성 있게 수록 재생 가능 - 현재의 저장환경에서 새로운 저장환경으로 손상 없이 이동 가능 - 동일한 매체로 복제본 제작 가능 - 수록 전자기록물의 임의수정ㆍ삭제ㆍ위조ㆍ변조 등으로부터 물리적 보호 가능 - 전자기록물 보존 및 전산장비의 기준은 그 기관 또는 다른 기관과 공동 활용이 가능한 전산장비가 있는 경우에는 조정 가능 인수가 종료된 전자기록물 중 보존기간이 이상인 경우에는 문서보존포맷 및 장기보존포맷으로 변환하여 관리 하여야 함 장기보존포맷으로 변환하는 경우에는 행정전자서명 및 시점확인 정보를 부여하여야 함 기록물관리기관으로 전자기록물을 이관하고자 하는 경우에는 관리정보 메타데이터를 추가한 장기보존 포맷 으로 재변환 전자기록물의 진본성, 이용가능성 등이 유지될 수 있는 방법이나 형식으로 저장하여야 하며, 승인받지 아니한 접근, 폐기 등으로부터 전자기록물을 보호하는 방안을 수립ㆍ시행하여야 함 전자기록물의 손실을 방지하기 위하여 백업(back- p)과 복원 기능을 구비하여야 함 나) 기록물 보안 및 재난대책 1) 일반사항 관련 근거 공공기록물법 제30조 동법 시행령 제62조 2) 보안 및 재난 관리대책 보안관리 의 보안은 허가받지 않은 접근ㆍ이용ㆍ삭제ㆍ수정ㆍ파기로부터 기록물을 보호하는 조치임 기록물의 인수ㆍ등록ㆍ정리ㆍ보존ㆍ분류ㆍ평가ㆍ폐기ㆍ이관ㆍ열람 등 모든 리 업무과정에서 보안을 고려해야 하며, 형태에 있어서는 물리적ㆍ관리적ㆍ기술적 요소들을 모두 고려해야 함 은 해당 기관의 기록물 보존시설, 보안시설ㆍ장비, 출입인원 관리, 정보통신망 등에 대한 보안 취약점을 사전에 식별ㆍ분석ㆍ보안성 검토해야 함 은 조직 구성 및 업무 분장에 있어서 소장 기록물의 보안에 대한 책임과 역할을 명확히 규정해야 함 재난관리 기록물이 손상ㆍ유실되지 않도록 안전하게 보호하는 것을 말함 재난대비 계획은 주기적으로 관리되어야 하며 기관 차원의 종합계획이 될 수 있도록 기관장의 결재를 받아야 함 재난대비 계획은 해당기관이 보유하고 있는 기록물의 종류별 특성과 보존방법 등을 종합적으로 고려하여 마련해야 함 기본적인 재난 종류(화재, 수해, 지진 등) 대책을 포함하되, 위험평가를 바탕으로 (보존서고)의 지정학적 특징에 따라 재난 종류별 대책이 함께 포함되어야 함 수립된 계획은 전 직원에게 주기적인 교육과 실제훈련을 통해 숙지시켜야 함 의 장은 조직 구성 및 업무 분장에 있어서 재난관리에 대한 책임과 역할을 명확히 규정 의 재난대책에는 비상연락망과 연락체계를 포함하여 재난 상황별 업무담당자와 역할이 구체적으로 명시 되어야 함 구체적인 사항은 홈페이지 리자서비스 리표준 표준화 현황 공공표준 NAK/S 2:2009(v1.0) 기록물관리기관 보안 및 재난관리 기준 참조 NAK/S 2:2009(v1.0) : 기록물관리기관 보안 및 재난관리 기준 기본사항 은 기록물의 멸실, 훼손, 무단 유출, 무단 접근 등의 위험요소로부터 기록물을 보호할 수 있도록 필요한 조치 수립ㆍ시행 기관의 특성에 맞는 보안 및 재난대비책을 구체적으로 수립ㆍ시행 보안 및 재난대비책의 정상 수행 여부를 주기적으로 지도ㆍ감독ㆍ개선 56 57

31 03 1. 지방이전 기관 2. 폐지 (민영화, 통 폐합) 기관

32 03 지방이전 폐지 기관 기록물 관리 1. 지방이전 기관 1) 일반사항 관련 근거 공공기록물법 제28조 동법 시행령 제60조 NAK/S 12:2011(v1.1) : 및 특수 시설 환경표준 지방이전 공공기관 기록물 관리 지침(2011) 지방이전기관 범위 및 유형 정부의 공공기관 지방이전 계획 추진에 따라 2012년 이후 지방이전을 추진하는 정부산하공공기관 104개 정부산하공공기관 지방이전 현황 ( 월말 현재) <이전지역별> 계 부산 대구 광주 울산 강원 충북 전북 전남 경북 경남 제주 세종시 개별 이전 <이전시기별> 계 이전 완료 2013년 2014년 201 상 하 상 하 상 하 2016~ 2017년 104개 3개

33 03 지방이전 폐지 기관 기록물 관리 2) 지방이전 대비 기록물관리 지방이전대비 기록물관리 주요 업무 단계 내용 세부내용 기본계획 수립 1지방이전 대비 기록물관리 기본계획 수립 2지방이전 추진 단계별 체크리스트 작성 기록물 보유현황 조사 및 정리 처리과 및 문서고 보유기록물 현황 파악 및 목록 작성 기록물 보존기간별 유형별 기록물 보유현황 및 기록물 철 목록 생산 본 지침 제2장. 기록물관리 실무 기록물 정리ㆍ분류ㆍ등록ㆍ보존 을 참조하여 보유기록물에 대한 편철 정리 추진 기관별 보유기록물 중 국가 주요기록물은 과 협의를 통하여 이관 이전준비 기록물 보유현황 파악 3기록물보유현황 조사 매뉴얼 마련 4기록물보유현황 전수조사 실시 5기록물 편철 및 정리 기록물 평가 폐기 보존기간이 경과한 한시기록물 및 보존기간 기산일로부터 70년이 경과한 준 기록물을 대상으로 본 지침 제2장 기록물관리실무 기록물 평가 폐기 를 참조하여 기록물 평가 수행 1기록물 평가 폐기 대상 선정 전자문서생산시스템 상에서는 기록물 폐기업무를 수행할 수 없음 기록물 평가 폐기 2기록물 평가심의위원회 구성 운영 리 전문요원 미배치 기관은 기록물 평가 폐기업무 수행불가(동법시행령 부칙 제4조) 3기록물 평가 폐기(처분 시행) 1기록물 보존관리 인프라 기준 설계 기록물관리 시설 장비 등 구축 설계 시공 2신사옥 설계시 인프라 반영 3신사옥 시공 단계별 점검 및 확인 1기록물 이송계획 수립 청사 설계 시공 시 보존서고를 설계에 반영하여 기록물 보존 환경 최적화 대비 기록물 보존시설 장비환경기준 (동법시행령 제60조) 기관별 현 보유시설 장비 수준 및 소장기록물량 등에 따라 의 시설 장비 비용산출 을 참고하여 실제 소요 예산 편성 인프라 구축 기록물 이송 및 재배치 2이송 준비사항 점검 및 신사옥 이송 3이송기록물 신사옥 서고 재배치 유형별 소요예산 산정(예시) (단위 : 백만원) 1 설치 운영 직제에 반영 유 형 소장 기록물량 소요예산 (총계) 보존서고(서가설치 등) 소화, 장비 등 설치 운영 2 운영규정(기록물관리 규정) 제정 3리 전문요원 배치 형 1만권 기준 형 4만권 이상 (리 전담부서) 설치 운영 형 15만권 이상 형 30만권 이상 기록물관리 조직 및 인프라 확보 이전 대상 공공기관은 지방이전 공공기관 기록물 관리 지침 2011) 및 본 지침 부록1. 정부산하공공기관 설치 운영 절차 매뉴얼 을 참조하여 설치 및 기록 물관리 전문요원 등의 인프라 구축 완료 주요 추진 업무 기록물관리 현황조사 및 분석 기록물관리 전문요원 및 기록물관리 업무수행자 교육 직제 개정, 운영규정 기록물관리규정 제정 기록물관리 전문요원 및 처리과 리담당자 배치 기록물분류체계 정비 및 리시스템 구축 62 63

34 03 지방이전 폐지 기관 기록물 관리 의 시설 장비 비용산출 참고기준 1. 시설 (보존서고) 2. 장 비 3. 전산장비 구 분 서고 면적 고정식 서가 이동식 서가 공기조화 설비 자기온 습도계 소화설비 보안장치 탈산처리 장비 소독처리 장비 주전산기 저장장치 기 준 1만권당 99 (장비/열람석 면적은 별도) 고정식 서가 면적의 약 40 내외 항온 항습설비 (준기록물 이상 서고만 필수) 서고당 1대 가스식 휴대형 소화기 비치 안전 잠금장치 예산 산출 (30평 1개 서고 / 1만권 기준) - 소요서가 : 6단 1연 180권 수용 - 서가비용 : 6단 1연 기준 / 30.7 만원 1고정식 1만권 : 1,700만원 80 추가구축 기준 1,360만원 2이동식 2만 5천권 : 4,264만원 1대 1천 9백만원 / 30평 : 이동형 기준 40만원 / 개당 1개 10만원 CO₂ 10만원 : 4.6kg 기준 이중 잠금장치 약 10만원 내외 4만권 기준 서가비용 : 4만권 기준 80 추가 구축기준 5,440만원 1대 (준기록물 이상 서고만 설치) 1천 9백만원 / 30평: 이동형 기준 40만원 / 1대 기록물 서고대상 4개 40만원 20만원 설 치 설 치 입력장비 - 통신장비 열람장비 설 치 설 치 전산장비 비용은 리시스템 구축비용에 포함되어 산정 15만권 기준 서가비용 : 15만권 기준 80 추가 구축 기준 20,400만원 1대 (준기록물 이상 서고만 설치) 1천 9백만원 / 30평: 이동형 기준 40만원 / 1대 기록물 서고대상 15개 150만원 40만원 2. 폐지 민영화 통 폐합) 기관 1) 일반사항 관련 근거 공공기록물법 제25조 동법 시행령 제40조 제58조 NAK/S 16 : 2008 (v1.0) : 폐지기관 기록물 관리 및 이관 지침 폐지기관 범위 및 유형 폐지기관 범위 - 공공기록물법 시행령 제3조의 각 호에 속하는 기관 중 기관의 목적 상실 및 경영 선진화 등을 사유로 폐지 또 는 민간기관으로 전환되는 기관 폐지기관 유형 - 유형 1 : 폐지 후 승계 공공기관이 있어 기능 및 자산을 승계하는 유형 - 유형 2 : 폐지 후 민간기관에서 기능 및 자산을 승계하는 유형 - 유형 3 : 승계기관 없이 기관 자체가 폐지되는 유형 폐지기관 기록물관리 원칙 기본원칙 : 기관 폐지가 확정된 경우, 그 유형에 관계없이 의 관리감독 하에 기록물 관리 절차 협의 - 기록물의 승계기관 인수 및 으로 이관(기록물 및 웹기록물 등 필요시), 인수사항 관리감독 등의 절차로 구성 통합 폐지 민영화 등이 결정된 공공기관은 또는 기록물관리부서의 주관하에 보유 기록물을 승계 기관 또는 관할 기록물관리기관으로 이관할 수 있도록 조치계획 수립 시행해야 함 과의 사전 협의 없이 폐지기관의 기록물 무단 폐기 금지 통합 폐지 민영화 결정기관의 기록물 정리는 본지침 제2장. 기록물관리 실무 1. 기록물 정리 분류 등록 보존 참조 4. 마이크로 필름장비 촬영기 현상기 판독복사기 설 치(권고) 8백만원 8백만원 8백만원 합 계 - 3천3백2십만원 기준 판독장비 포함시 4천1백만원 - 7천4백4십만원 기준 판독장비 포함시 8천2백만4십원 - 2억2천5백3십만원 64 65

35 03 지방이전 폐지 기관 기록물 관리 2) 폐지기관 기록물관리 인수기관 기록물관리 승계기관이 인수받은 기록물은 원생산기관명으로 편철 정리 보존 인수 후 불가피하게 기록물을 정리할 경우 기록물 원생산기관명으로 정리 승계기관은 기록물 인수 종료 후 3개월 이내에 인수인계서 사본 및 인수기록물 목록 1부를 으로 송부 웹기록물 이관양식(예시) 구분 내용 복사여부 부가설명(예시) 프로그램 소스 복사여부 T L, A A, AS, 프로그래밍 파일 등 ㆍ웹소스 : 2007 homepage al ㆍ개발언어 : AS, 프레임워크(스프링) 폐지 유형에 따른 기록물 관리 데이터 복사여부 Oracle, S-S L, 백업파일 S l 등의 ㆍD S 종류 및 버전 : Oracle 10g ㆍ계정정보 : id/pw ㆍ파일 이름 : f ll 0229.dmp 폐지 유형 관리주체 기록물 관리 절차 유형 1 유형 2 유형 3 승계공공기관, 승계민간기관 ㆍ폐지기관의 기록물 전량 승계기관에서 인수 ㆍ승계기관은 기록물 인수 결과 으로 통보 (승계 후 한달 이내) 보존기간별 인수 수량, 인수기록물 목록 첨부 ㆍ으로 홈페이지(웹기록물) 이관 ㆍ국가적으로 보존가치가 높은 기록물은 선별 이관 보유 기록물 목록 제출 및 선별 작업 협조 ㆍ 이관기록물을 제외한 기록물은 승계기관에서 인수 관리 ㆍ승계기관은 기록물 인수 결과 으로 통보 (승계 후 1달 이내) 보존기간별 인수 수량, 인수기록물 목록 첨부 ㆍ으로 홈페이지(웹기록물) 이관 ㆍ폐지기관 기록물 전량 으로 이관 ㆍ으로 홈페이지(웹기록물) 이관 검색색인 복사여부 멀티미디어 파일복사여부 환경설정 정보 복사여부 검색엔진을 사용할 경우, 생성된 색인 파일 이미지, 동영상, 플래시 등의 멀티미디어 파일 웹 프로그램을 실행하기 위한 환경설정 파일 백업 및 복원 S/ 종류 및 버전 - 내용에 대한 세부설명 기재요청 ㆍ검색엔진 : 마리너2.0 (다이퀘스트제품) ㆍcfs파일, 검색방식(X L,CGI방식 등) ㆍ어느 경로에 어떤 이름(파일명)으로 복사 되었는지 기재 ㆍ LA E, 동영상 파일포맷 ㆍ indows 2003 IIS6.0( AS) ㆍ파일 이름 : global.asa ㆍ출력본 파일 프린트 포함 ㆍLTO장비, S 종류, 백업장비 등 폐지기관 기록물 인계인수 일반기록물 - 공공기관 기록물은 해당 공공기관에서 자체 관리함을 원칙으로 하여 승계 공공기관에서 관리 - 민간기관으로 승계되는 경우 의 기록물 선별을 거쳐 으로 이관 웹기록물(홈페이지) 복원을 위한 기타정보 OS, eb Server, AS, DK, D S, D 보안S/, 검색엔진 등의 종류 및 버전 D 구조정보, 시스템 및 응용 S/ 의 실행 설정 정보 - 웹서버와 D 서버가 분리되어 있을 경우 각각 기재 요망 ㆍOS : indows 2000, indows2003 ㆍ eb Server : DL580 G3 ㆍ AS : IIS6.0 ㆍD S : Oracle 10g ㆍD 보안 S/ : D amo (펜타시큐리티 제품) ㆍE D(Entit elationship Diagram) : 개체관계도 - 폐지 후 홈페이지의 변경 및 소멸에 대비하여 으로 이관 - 이관 절차 : A C( eb Archive)와 소스(D )파일로 구분하여 이관 - 웹기록물 이관양식 및 홈페이지 사용매뉴얼 제출 홈페이지 복원에 필요한 관련 개 발 산출물 ㆍ /,S/ 아키텍쳐(설계구조) ㆍ관계형테이블정의서.doc ㆍ메뉴구조도 xls ㆍ홈페이지연계시스템구성 ppt 1 A C파일 : 에서 웹크롤러를 이용하여 원격으로 다운로드(해당 기관에서 기관 홈페이지 접근 허용) 2 소스(D )파일 : 해당 기관에서 정리하여 오프라인으로 전달 (이메일, CD 등 활용) 기관 폐지로 홈페이지가 소멸될 경우 이관이 제한되므로, 반드시 기관이 폐지되기 이전에 이관 완료 백업 매체 백업 매체CD, D D, 외장 DD 등 백업 매체 (bat 테잎 제외) ㆍCD로 제출하였음 66 67

36 04 1. 조사 연구 검토서 2. 회의록 3. 시청각기록물 4. 간행물 5. 행정박물 6. 비밀기록물

37 04 기록물 종류 형태별 관리 1. 조사 연구 검토서 관련 근거 공공기록물법 제17조 동법 시행령 제17조 NAK/G 2:2010(v2.0) 기록생산 의무이행 지침 : 조사 연구 검토서, 회의록 생산 관리 주요 정책 또는 사업 등을 추진하고자 하는 경우 미리 조사 연구서 또는 검토서를 작성하여 보존 조사 연구 검토서는 업무를 수행하기 전 계획 단계에서 만들어지는 기록물로, 기록물 생산 등록이 이루어질 수 있도록 자체 교육 시 반드시 안내 업무관리시스템과 같이 업무의 입안부터 중간과정을 포함하여 결과를 모두 관리할 수 있도록 한 경우에는 조사 연구 검토서를 작성하지 않고 업무관리시스템을 통해서 그 내용을 확인할 수 있으므로 별도의 조사 연구 검토서 를 작성하지 않아도 됨 조사 연구서 및 검토서는 해당 단위업무(단위과제)의 보존기간에 관계없이 보존기간 로 책정 간행물 형태로 생산되는 조사 연구 검토서는 발간등록번호를 부여할 수 있도록 관리하고, 발간등록번호 부여 시 본 지침 제4장. 기록물 종류 형태별 관리 4. 간행물 참조 작성대상 법령의 제정 또는 개정 관련 사항 조례의 제정 또는 개정이나 주요 정책의 결정 또는 변경 행정절차법 에 의하여 행정예고를 해야 하는 사항 국제기구 또는 외국정부와 체결하는 주요 조약 협약 협정 의정서 등 국가재정법 시행령 제13조 제1항 및 제14조에 해당하는 대규모 사업 공사 그 밖에 기록물관리기관의 장이 조사 연구서 또는 검토서의 작성이 필요하다고 인정하는 사항 국가재정법 시행령에서는 대규모 사업에 앞서 예비타당성조사를 시행하도록 하고 있으며, 대규모 개발사업 도 국가에서 관리하도록 하고 있음. 이를 위해 정부예산 및 회계의 투명성을 확인하는 주요 기록으로서 조사 연구 검토서가 작성ㆍ관리되어야 함 71

38 04 기록물 종류 형태별 관리 작성항목 조사 연구 또는 검토 배경 제안자 등 관련자 소속 직급 및 성명 기관장 또는 관계기관의 지시 지침 또는 의견 관련 현황과 검토 내용 각종 대안과 조치의견 예상되는 효과 또는 결과 분석 등 2. 회의록 관련 근거 공공기록물법 제17조 동법 시행령 제18조 NAK / G 2:2010(v2.0) 기록생산 의무이행 지침 : 조사 연구 검토서, 회의록 생산 관리 예비타당성 조사사업 총 사업비가 500억 이상이고 국가 재정지원 규모가 300억원 이상인 신규사업으로 - 건설공사가 포함된 사업 - 국가정보화기본법 제15조에 따른 정보화 사업 - 과학기술기본법 제11조에 따른 국가연구개발사업 대규모 개발사업은 총사업비가 500억원 이상인 사업을 가리키며, 건축사업의 경우 총사업비 200억원 이상인 사업을 말함 공공기관은 주요 회의 회의록, 속기록 또는 녹음기록을 작성하여야 함 기록물관리담당자는 주요 회의의 현황을 파악하여, 생산된 회의록은 전자기록생산시스템을 통해 관리해야 함 비공개로 결정된 회의록은 비공개 기간 동안 보호될 수 있도록 필요한 조치를 취하여 관리 간행물 형태로 생산되는 회의록은 본 지침 제4장. 기록물 종류 형태별 관리 4. 간행물에 따라 관리 작성 관리 대상 개별법 특별법에 의해 따른 위원회/심의회 해당 기관의 운영 경영과 관련한 주요 회의 조사연구검토서의 사항에 관한 심의 또는 의견조정을 목적으로 주요 직위자가 참석하는 회의 대통령 또는 국무총리가 참석하는 회의 임원추진위원회, 감사위원회, 업무계획보고회의, 경영현안점검회의, 이사회, 주주총회, 정보공개심의회, 기록물평가심의회, 기관장이 참석하는 모든 회의 구성요소 회의 명칭, 개최기관, 일시 및 장소, 참석자 및 배석자 명단, 진행순서, 상정 안건, 발언 요지, 결정 사항 및 표결 내용에 관한 사항 작성주체 회의를 소집 또는 주관하는 기관 또는 부서 주관 기관 또는 부서가 불분명하거나 정부산하공공기관이 아닌 경우에는 회의 안건과 관련하여 업무 연관성이 가장 높은 기관 또는 부서를 정하고 그 기관 또는 부서에서 작성 72 73

39 04 기록물 종류 형태별 관리 회의록 작성(예시) 구성요소 회 의 명 000위원회 제0차 회의 /000위원회 전원회의 개최기관(부서) 회의 주관 기관명 개최일시 00년00월00일 00:00~00:00 작성의 예 3. 시청각기록물 관련 근거 공공기록물법 제17조 제23조 동법 시행령 제19조 제56조 동법 시행규칙 제4조 NAK/G 1-2: 2009(v1.0) 특수유형기록물 관리 - 제2부 : 시청각기록물 장 소 참석자 명단 진행순서 상정 안건 결정 사항 및 표결 내용 비고 기관 회의실 배석자가 있는 경우 배석자 명단 포함 (서면으로 작성하는 경우 위원 날인 / 전자 문서로 작성하는 경우 위원 공람 또는 결재) 1. 개회 2. 국민의례 3. 회의안건 상정 및 토의 4. 폐회 상정안건 자료는 별첨 표시 ㆍ결정 사항 - 안건 0에 대하여 000 결정함(회의안건 상정 및 토의) ㆍ표결 내용 - 안건 0에 대하여 000와 같이 표결함 기타 회의 운영과 관련하여 참고사항 생산대상 공공기관의 장 등 주요 직위자의 업무 관련 활동과 인물사진 타 기관 단체, 외국 등과의 조약 협약 협정 의정서 교류 계약 등의 추진과 관련된 공공기관의 주요 활동 및 행사 국가재정법 시행령 제13조 제1항 및 제14조에 해당하는 사업 국가재정법 시행령 제13조 제1항 및 제14조에 해당하는 사업 중 공공기관의 장과 중앙기록물관리기관의 장이 협의하여 정한 대규모사업 공사의 경우 동영상기록물을 생산하여야 하며, 이 경우 촬영개요 및 시간별 촬영 세부사항 등을 포함한 설명문을 별도로 작성하여야 함 (예) 녹색뉴딜 사업 대규모 토목 건축공사 등 실제 본래의 모습을 찾기 어렵게 되거나 각종 형태의 구조물의 사료적 가치가 높아 시청각 기록물로 그 모습을 보존할 필요가 있는 사항 대규모 개발사업지구 지정 사진 다수 국민의 관심사항이 되는 주요 사건 또는 사고로 공공기관의 장이 시청각기록물의 작성 보존이 필요하다고 인정하는 사항 그 밖에 시청각기록물의 생산이 필요하다고 인정되는 사항 생산 관리 전자기록생산시스템으로 등록 관리함을 원칙으로 하며, 주요 업무수행과 관련하여 시행 전 시행과정 및 시행 후의 주요 상황을 체계적으로 파악할 수 있도록 생산 공공기관은 업무수행과 관련하여 사진 필름 테이프 비디오 음반 디스크 등 영상 또는 음성형태의 기록물을 생산한 때에는 그 기록물을 관리하여야 함 74 75

40 04 기록물 종류 형태별 관리 시청각기록물 관리 시 주의사항 시청각기록물은 이미지, 영상, 소리 등을 기록화한 것으로 사진, 필름, 오디오, 비디오, 영화필름, 멀티 미디어 콘텐츠 등이 포함 일반기록물을 촬영한 마이크로필름 및 문서 이미지가 수록된 광디스크 등은 시청각기록물이 아닌 보존 매체로 분류되니 관리 시 주의 E- ook으로 제작된 CD류는 간행물로 분류 동영상으로 제작된 시청각기록물(D D 혹은 CD)은 전자기록생산시스템에 등록 시청각기록물 등록 방법 사진 필름류 : 사진의 뒷면과 포장재료의 좌측상단 여백에 표기 오디오, 비디오, 영화필름 : 보호케이스와 보존용기에 표기 테이프, 디스크, 디스켓 : 보호케이스와 보존용기에 표기 전자파일 : 폴더명에 등록번호 등을 기입 생산등록번호 접수등록번호 시청각기록물 보존 환경 기준 구분 온도 습도 비 고 1.5cm 등 록 (등록번호) (등록일자) 1.5cm 접 수 (접수번호) (접수일시) 흑백필름 13 ~ ~ cm 3.5cm 칼라필름 -2 ~ 2 25 ~ 35 자기매체 13 ~ ~ 45 비디오테이프, 릴테이프 등 광 매 체 13 ~ ~ 45 CD, D D 등 시청각기록물 편철 사진 필름류는 하나의 행사를 기준으로 시간발생순으로 편집하여 하나의 시청각기록물철 생성 시청각기록물 등록 사진 필름류는 촬영된 사진 및 필름 중 보존대상으로 적합한 작품 등을 선정하고, 선정된 사진을 전자기록 생산 시스템에 등록 여러 행사의 필름이 연결되어 있는 경우 각각의 사안을 기록물철로 구분 테이프, 영화필름 등 분리될 수 없는 매체의 경우 하나의 기록물철로 생성 한편의 동영상이 여러 개로 나누어진 경우 각각을 기록물철로 생성 (예 : 홍보영상2-1, 홍보영상2-2) 녹음 동영상류는 촬영 녹화 또는 녹음된 기록물의 편집이 완료된 시점에 편집 완성본을 전자기록생산 시스템에 등록. 단, 편집장비가 없는 경우 편집되지 않은 상태 그대로 등록 가능 시청각기록물은 일반문서와 달리 등록이 지연될 경우 생산맥락을 잃을 수 있으므로 반드시 생산과 동시에 등록 76 77

41 04 기록물 종류 형태별 관리 4. 간행물 관련 근거 및 규정 공공기록물법 제22조 동법 시행령 제55조 간행물 발간등록 생략 유형 발간형태별 유 형 구 분 형 태 사 례 동법 시행규칙 제37조 NAK/G 1-1:2009(v2.0) : 특수유형 기록물관리-제1부 : 간행물 수첩류 메모형 수첩, 포켓식 고혈압건강수첩, 당뇨건강수첩 등 간행물 발간 등록 공공기관은 간행물 발간등록 생략. 단 해당기관 에서 별도 발간 등록관리 가능 일반기록물과 동일하게 리기준표(분류기준표)의 분류기준을 따라 에서 자체 관리 1 소책자 팜플렛, 리플렛 등 45 50쪽 미만 자료 행사안내, 소식지, 길라잡이 등 발간등록번호 표기(발간등록 시) 발간등록번호는 식별이 용이한 정도의 규격으로 간행물 앞표지 좌측 상단에 기재, 발간등록번호 라고 쓰고 그 아랫 줄에 발간등록번호 표기 해당 에서 자체 관리시 행정간행물등록번호, 정부간행물등록번호 등의 유사 명칭 사용불가 지침서, 핸드북 특정업무에 대한 지침서 소방현장대응지침, 안전관리매뉴얼 속보류 빠른 전달을 위한 인쇄자료 주요경제통계속보 등 간행물 송부 처리과에서는 간행물 발간 15일이 경과하기 전까지 (리부서)에 송부하여야 함 보존가치가 높은 간행물은 필요시 으로 3부 송부(전자파일이 있는 경우 함께 송부) 2 만화 만화자료 국가정책이나 국민의 일상관련 문제를 알기 쉽게 만화로 작성 - 알고나면 안심 - 야호 코리아 - 만화로 읽는 구미시정 등 간행물 발간등록 및 송부 안내 홈페이지( 중앙 하단의 바로가기 메뉴 간행물발간등록번호 신청 신청양식 작성 신청 등록 확인 대상 간행물에 발간등록번호 표기 송부 3 신문 기관신문 기관의 동향, 소식 등을 신문 형식으로 발행 - 진주시보, 중구소식, 아산시정 제주교육리뷰, 동부교육소식 등 - 청사초롱, 신문협회보, 경우신문, 광주비엔날레 4 추록 追 錄 추록분 규정 지침의 추록분만 발행 심사지침서 가제분 78 79

42 04 기록물 종류 형태별 관리 간행물 발간등록 생략 유형 수록내용별 유 형 구 분 형 태 사 례 5. 행정박물 관련 근거 및 규정 공공기록물법 제24조 동법 시행령 제57조 1 홍보 자료 일반국민 홍보용 정책홍보용 국민의 일상과 관련해서 알기 쉽게 홍보하기 위한 자료 국가 중요시책에 대한 계획적 홍보자료 - 에너지절약을 생활화 - 사이버 정보마당 - 청소년 수련시설 안내서 - 알기 쉬운 열린교육 - 밝고 건강한 우리부 만들기 - 통계바다 - 건설정보화사업 홍보자료 - 요즘 경제현안 - 세금정책 - 5의 만남 - ictorial Korea(영문 홍보잡지) 공직자윤리법 제15조, 동법 시행령 제29조 NAK/G 1-3 : 2008(v1.0) : 행정박물관리 실무매뉴얼 행정박물의 정의 공공기관에서 업무수행과 관련하여 생산 활용한 형상기록물로서 행정적 역사적 문화적 예술적 가치를 지니는 기록물 모든 형상기록물이 대상이 되는 것은 아니며 에서 관리대상으로 지정한 경우에만 해당 2 교육 자료 3 공보 자료 4 행사 결과물 5 일반 문서류 소식지 안내지 한 기관의 동향, 행사소식 등을 안내하기 위해 작성 - 방사선보건 - 서부장학, 월드컵코리아 2002뉴스 - 중랑의회보, 민족문화추진회보 홍보 브로셔 투자자들에게 홍보하기 위한 내용 - 주식투자환경 등 홍보인쇄물 장학자료 장학지도, 장학교재 교육과정에 의한 장학자료 학습교재 교육원 발간 교재 사용자 매뉴얼 색칠, 붙이기, 한자연습, 학습자료 등 학습내용을 연습 또는 일기식으로 기록하는 자료 - 신문교육활용자료 - 국어과 학습부진아 지도자료 - 유아과학 활동자료 교육원 발간교재 및 활동자료 외국어교육교재, 직무연수 교재 시스템 사용 매뉴얼 - NEIS 사용매뉴얼 - 기타 특정 프로그램 매뉴얼 영농교재 농어민을 상대로 농수산물을 수확 하기 위한 교육교재 농업기술센터 교육교재 교과서 관보, 구보, 군보, 시보 초 중 고등학교 각 과목별 교과서는 매우 광범위하고 내용상 발간등록의 가치가 적음 정부 및 각 지자체에서 발간 관보 : 기록물로 이관 관리됨 보도자료 대부분 인터넷에도 게재하며 간단히 프린트하여 발행 서울시 소비자물가, 생산물가 동향 문집, 글모음집 독서회 및 학습결과물로 참가자의 글을 모아서 발간 글 모음집, 시집, 활동집 귀국보고서 국외출장 연수 결과보고서 해외연수귀국보고서 인쇄물 인쇄물을 단순히 상철한 것 - 주요구정추진계획(월간) - 확대간부회의 서류 - 준비상황보고서 - 중구회의(임시회) 심의(안) 관리 대상 관인( 官 印 )류 : 기관장의 직인, 기관인 등으로 활용 종료된 것 상징류 : 공공업무와 관련하여 상징성을 지니고 있는 현판, 기, 휘호, 모형, 의복 등 선물류 : 공직자윤리법 시행령 제28조에 해당하는 선물류로, 미국화폐 100달러 이상 또는 국내 시가 10만원 이상 기념류 : 주요 홍보, 행사, 활동 중에 생산된 포스터, 팜플릿, 기념엽서, 방명록, 초청장, 기념품 등의 각종 홍보물 및 기념물 상 훈장류 : 훈 포장, 공공업무와 관련하여 기관이 수여받은 상장, 상패, 트로피, 메달 등 사무집기류 : 주요 직위자가 업무수행에 사용했던 사무집기류 등 기타 : 기록물관리기관의 장이 지정한 그 밖의 유형 에서는 행정박물의 관리범위와 대상을 선별 지정하여 관리하도록 함 선물류의 관리 공직자윤리법 제3조 제15조 제1 조 동법 시행령 제2 조) 등록의무자 : 공공기관의 운영에 관한 법률 에 따른 공기업의 장 부기관장 및 상임 감사, 한국은행의 총재 부총재 감사/동법3조의2에 따른 공직유관단체의 임원 지방공기업법 에 따른 지방공사 공단 및 지자체 출연기관 공무원 또는 공직유관단체의 임직원은 외국으로부터 선물을 받거나 그 직무와 관련하여 외국인(단체)에게 선물을 받으면 지체없이 소속기관 단체의 장에게 신고하고 그 선물을 인도하며, 선물은 신고 즉시 국고에 귀속 이관을 받은 기관의 장이 선물을 관리 유지하되, 그중 문화적 예술적 가치가 있어 보존할 필요가 있는 선물은 공공기록물법 제9조에 따른 중앙기록물관리기관에 이관 80 81

43 04 기록물 종류 형태별 관리 관리 방법 현재 전자기록생산시스템은 행정박물의 등록 관리가 불가능하므로 관리대상으로 선별된 행정박물은 의 관리대장에 등록하여 관리 관리대장은 등록번호, 유형분류 등의 식별정보와 제목, 생산부서 및 생산일자 등의 관리정보를 구분하여 기재 행정박물 관리대장. 비밀기록물 관련 근거 및 규정 공공기록물법 제32조 제33조 제34조 동법 시행령 제66조 제67조 제68조 제69조 제70조 제71조 보안업무규정 제4조 제6조 제8조 제12조 NAK/S 20: 2010(v1.0) : 비밀기록물 관리 식별정보 관리정보 비밀기록물 관리원칙 등록 번호 관련 근거 유형 분류 재질 분류 제목 생산 부서 생산 일자 폐기 일자 입수 일자 입수 경위 수량 크기 이미지 주기 비고 보존 장소 서가 위치 비밀기록물은 내용이 누설되는 경우 국가안전보장에 유해로운 결과를 초래할 우려가 있는 국가기록물로서 비밀로 분류된 기록물을 말함 비밀기록물 관리의 적용대상은 비밀기록물 생산 원본에 한함 비밀을 책자형태로 간행하였을 경우, 이는 간행물이 아닌 비밀기록물로 취급하며, 비밀관리 절차에 따라 관리해야 함 은 비밀기록물 관리에 필요한 별도의 전용 서고 및 시설 장비 등을 설치 운영하여 비밀기록물 관리 체계를 구축하여야 함 은 비밀기록물관리 전담 관리요원 지정 및 비밀취급 인가 취득을 관리하고, 비밀기록물 취급과정에서 비밀이 누설되지 않도록 보안대책을 수립 시행하여야 함 비밀기록물의 생산관리 비밀기록물을 생산하는 때에는 당해 기록물의 원본에 비밀 보호기간 및 보존기간을 함께 책정하여 보존기간이 만료 될 때까지 관리 비밀기록물 원본의 보존기간은 기록물철 또는 건단위로 책정하며, 리기준표(기록물분류기준표)의 단위 과제에 책정된 보존기간을 적용 비밀기록물의 비밀보호기간을 명시하기 위해 예고문을 기재하고, 보존기간은 비밀 보호기간 이상의 기간으로 책정 해야 함 비밀기록물의 보호기간이 변경된 경우에는 변경된 보호기간 이상으로 보존기간을 재책정해야 함 보호기간 및 보존기간 표시방법(예시) 원본 보호기간, 로 재분류(일자 또는 경우) 보존기간 : 사본 로 재분류(일자 또는 경우) 82 83

44 04 기록물 종류 형태별 관리 비밀기록물 생산현황 통보 비밀기록물 관리부서에서는 비밀기록물 생산 해제 재분류 현황을 매년 5월 31일까지 에 통보 (통보대상 : ) 비밀기록물 관리부서에서는 비밀기록물 원본 생산목록을 비밀기록 생산현황에 포함하여 작성 관리하고, 생산 후 3년이 경과한 다음연도 5월 31일까지 에 통보(통보 대상 : ) 비밀기록물 원본 목록의 제목 중 비밀정보가 포함되어 있는 경우에는 해당 정보를 삭제하고 제출 가능 직접관리기관의 비밀기록물 생산현황 및 목록 통보 직접관리기관에서는 대외비를 제외한 ㆍ ㆍ 급 비밀기록물 생산현황 등을 매년 8월 31일까지 에 통보 직접관리기관은 비밀기록물 원본 목록 중 보존기간 30년 이상의 기록물을 매년 8월 31일까지 에 통보 통보방법 : 비밀기록물 생산현황(기록물생산현황통보시스템(SO A)) 비밀기록물 생산목록(동법 시행규칙 별지 제12호 서식을 이용하여 공문 시행) 2013년 비밀기록물 생산현황 통보대상 : 년 생산목록 통보 대상 : 비밀기록물 생산현황 통보서식(동법 시행규칙 별지 제12호) 비밀기록물 유형별 생산현황 목록) 1 문서류 생산기관명 생산연도 : 연번 2 간행물 식별 번호 생산 부서 제 목 면수 비밀 등급 보존 기간 보호 기간 생산기관명 생산연도 : 연번 식별 번호 생산 부서 제 목 면수 비밀 등급 보존 기간 보호 기간 구분 구분 3 시청각류 생산기관명 생산연도 : 연번 식별 번호 생산 부서 제 목 비밀 등급 보존 기간 보호 기간 구분 비밀기록물 리기준표(기록물분류기준표) 관리 은 리기준표(기록물분류기준표)의 단위과제(단위업무)에 비밀 관련 내용이 포함되어 있는 경우에는 그 내용이 노출되지 않도록 비밀로 지정하여 별도 관리하여야 함 비밀관련 정보가 포함되어 있는 경우 자료의 작성 및 제출은 서면으로 하고, 기록물관리기관으로 제출된 사본의 예고문은 제출일로부터 1개월이 지난 달의 말일에 파기 84 85

45 04 기록물 종류 형태별 관리 비밀해제 기록물의 관리 비밀기록물관리부서에서는 비밀기록물이 일반문서로 재분류된 경우에는 리기준표의 해당 단위과제에서 생산 된 기록물철에 편철하여 관리 관련된 기록물철이 없거나 개별 기록물 단위로 별도 관리가 필요한 경우에는 당해 비밀기록물을 철로 간주하여 관리 가능 비밀해제 기록물은 공공기관의 정보공개에 관한 법률 제9조 제1항 및 기록물의 공개여부 분류 규정에 따라 공개여부를 구분하여 관리하여야 함 비밀기록물의 이관 비밀기록물 관리부서에서는 비밀기록물을 일반문서로 재분류한 경우, 예고문에 의하여 비밀보호기간이 만료된 경우, 생산 후 30년이 경과한 경우 으로 이관하여야 함 공공기관은 비밀기록물 원본에 대하여 자체관리를 원칙으로 하되 기록물관리기관의 장이 국가적 보존가치가 높은 기록물로 지정한 기록물에 한해서는 기록물관리기관으로 이관하여야 함 비밀기록물을 기록물관리기관으로 이관하는 경우 전자비밀기록물은 국가정보원장이 정하는 바에 따라 보안을 유지할 수 있는 전송망을 통하여 이관하거나 매체에 수록하여 봉인된 봉투에 담아 이관 비전자비밀기록물은 봉인된 봉투에 건 또는 권별로 담아 이관 일반문서로 재분류된 비밀기록물은 일반기록물의 이관절차를 따름 년도 주요업무 2. 연중 기록물관리 일정 및 체크리스트 3. 업무별 역할 및 책임 86