사무관리규정

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1 사무관리규정 제 1 장 총 칙 제1조 (목적) 이 규정은 포항대학교(이하 대학 이라 한다)의 사무관리에 관한 사항을 규정함 으로써 사무의 간소화 표준화 과학화 및 정보화를 통한 행정의 능률을 높임을 목적으로 한다. 제2조 (적용범위) 대학의 사무관리에 관하여는 다른 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규정이 정하는 바에 의한다. 제3조 (용어의 정의) 이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다. 1. 문서 라 함은 대학의 각 부서 내부 또는 상호간이나 대외적으로 공무상 작성 또는 시행되는 문서(도면 사진 디스크 테이프 필름 및 슬라이드를 포함한다) 및 각 부서에서 접수한 모든 문서를 말한다. 2. 문서주관부서 라 함은 교내 외 문서수발사무를 주관하는 사무국 총무팀을 말한다. 3. 처리부서 라 함은 문서의 수발 및 사무처리를 주관하는 부서를 말한다. 4. 각 부서 라 함은 직제규정 및 업무분장규정 에 의거하여 사무처리를 관장하 는 행정부서 및 계열/학과, 부속/부설기관을 말한다. 5. 자료 라 함은 각 부서에서 생산 또는 취득하는 각종 기록물(문서를 제외한다) 중 상당한 기간 이를 보존 또는 활용할 가치가 있다고 판단하는 도서 사진 디스크 테이프 필 름 및 슬라이드 기타 각종 형태의 기록물을 말한다. 6. 전자문서 라 함은 컴퓨터 등 정보처리능력을 가진 장치에 의하여 전자적인 형태로 작성되어 송 수신 또는 저장되는 정보를 말한다. 7. 정보통신망 이라 함은 전기통신설비, 컴퓨터 및 컴퓨터의 이용기술을 활용하여 정 보를 수집 처리 보관하거나 전송하는 정보통신체계를 말한다. 8. 서명 이라 함은 문서를 기안 검토 협조 결재 또는 시행하기 위하여 기안자 검토자 협 조자 결재권자 또는 발신인명의인이 자필로 자기의 성명을 쓰거나 본인임을 알아볼 수 있도록 문자로 표시하는 것을 말한다. 9. 전자서명 이라 함은 전자문서를 작성한 부서 또는 교직원의 신원과 전자문서의 변 경 여부를 확인할 수 있는 정보로서 당해 문서에 고유한 것을 말한다. 제4조 (사무관리의 원칙) 각 부서의 사무는 용이성 정확성 신속성 및 경제성이 확보될 수 있도록 관리하여야 한다. 제5조 (사무의 인계 인수) 1 교직원이 인사발령 또는 사무분장의 조정 등의 사유로 사무를 인 계 인수하는 때에는 담당사무에 관한 진행사항 관련문서 자료, 기타 업무와 관련되는 사항을

2 <별지 제1호 서식> 사무인계 인수서로 작성하여 그 결과를 각 부서의 장에게 보고하여야 한 다. 2 사무인계 인수서는 3부를 작성하여 당해 부서의 장의 결재를 얻어 인계자, 인수자, 문서주관 부서가 이를 보관하여야 한다. 인계자 및 인수자는 3년간 보관하여야 하고 문서주관부서는 5년 간 보관하여야 한다. 3 후임자가 정해지지 아니한 경우 또는 기타 특별한 사유로 후임자에게 사무를 인계할 수 없는 경우에는 그 직무를 대리하는 자에게 사무를 인계하고, 그 대리자는 후임자가 사무를 인수할 수 있게 된 때에 즉시 이를 인계하여야 한다. 제 2 장 문서의 관리 제 1 절 일 반 사 항 제6조 (문서의 종류와 작성원칙) 문서의 종류 및 작성원칙은 다음 각 호와 같다. 1. 규범문서 라 함은 법령, 법인의 정관, 학칙, 대학의 규정류 등에 관한 문서를 말하 며, 조문형식에 의하여 작성하고 누년일련번호를 사용한다. 2. 공고문서 는 공시, 공고 등 일정한 사항을 교직원, 학생 또는 이해관계인에게 알리 기 위한 문서를 말하며, 학년도표시 일련번호를 사용한다. 3. 학적관계문서 라 함은 졸업생 및 재학생의 신상기록, 학적, 성적 등을 기록한 문서 또는 입학관계문서를 말하며, 부서기호 및 학년도표시 일련번호를 사용한다. 4. 연구문서 라 함은 본 대학에서 행하는 각종 조사연구 및 분석의 보고 또는 발표에 관한 문서를 말하며, 과제 영역별 또는 이를 보관하는 부서에서 일련번호를 부여하여 사용한다. 5. 일반문서 라 함은 제1호 내지 제4호에 속하지 아니하는 모든 문서로서 다음 각 목 과 같이 구분할 수 있으며, 부서기호 및 학년도표시 일련번호를 사용한다. 가. 외부문서 라 함은 대학에서 외부로 발신하거나 또는 외부로부터 대학에 접수되는 문서를 말한다. 나. 내부문서 라 함은 대학 내부에서 상하 또는 각 부서간의 지시, 의견, 협조, 제 안, 보고 및 명령에 관한 문서를 말한다. 다만, 내부문서 중 해당 부서장의 결재가 끝난 문서에 한하여 정보통신망을 통하여 전자문서로 발송할 수 있다. 다. 전언통신문 이라 함은 본 대학 내외의 기관 및 각 부서간의 긴급하고 경미한 사항 을 전화 또는 인편이나 기타의 통신망을 통하여 수발하는 문서를 말하며, <별지 제4 호 서식>으로 작성한다.

3 라. 기타문서 라 함은 가목 내지 다목에 포함되지 않는 모든 문서를 말한다. 제7조 (문서의 성립 및 효력발생) 1 문서는 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 당해 문서 에 결재권자가 결재함으로써 성립한다. 다만, 공고문서의 경우에는 공고문서에 특별한 규정 이 있는 경우를 제외하고는 그 고시 또는 공고가 있은 직후부터 효력을 발생한다. 2 문서는 당해 사무를 처리하여야할 부서가 발신하여야 하며, 하급부서가 직근 상급부서 이 외의 상급부서에 발신하는 문서 중 필요하다고 인정되는 문서는 그 직근 상급부서를 경유하 여 발신하여야 한다. 다만, 본인임을 확인할 필요가 있는 전자문서를 송신하고자 하는 경우 에는 전자서명 기타 본인임을 확인하기 위하여 인정되는 전자적 수단을 이용하여 송신하여야 하며, 전자문서의 송신시점이 컴퓨터에 의하여 전자적으로 기록된 때에 그 송신자가 발송한 것으로 본다. 3 문서는 수신자에게 도달됨으로써 효력이 발생한다. 다만, 전자문서는 수신자가 지정한 컴 퓨터 등에 입력된 때 그 수신자에게 도달한 것으로 본다. 제 2 절 문서의 작성 및 처리 제8조 (문서작성의 일반원칙) 1 문서는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 규정된 서식에 의하여 다음 각 호에 따라 작성한다. 1. 글자는 쉽고 간명하게 한글로 작성하되, 한글 맞춤법에 따라 가로로 쓴다. 2. 숫자는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 아라비아 숫자로 한다. 3. 연호는 서기연호로 쓰되 서기 는 표시하지 않는다. 4. 날짜는 숫자로 표기하되, 년 월 일의 글자는 생략하고 그 자리에 온점(.)을 찍어 표시 한다. 5. 시 분의 표기는 24시간제에 따라 숫자로 표기하되, 시 분의 글자는 생략하고 그 사이에 쌍점(:)을 찍어 구분한다. 2 문장은 경어를 사용하지 않되 상호간에 불쾌감을 주지 않는 범위 내에서 간단 명료하게 작성한다. 3 기술 및 특수용어의 명칭은 본 칭을 사용하며 외래어는 관할청이 제정한 외래어표기법에 따른다. 4 계량 및 측정에 관한 단위는 계량에 관한 법률 및 동 시행령을 준용하여 표기한다. 제9조 (용지의 색깔 등) 1 문서의 용지는 학적부, 도면, 통계표, 증명서류 및 기타 특별한 형 식의 문서를 제외하고는 A4용지(210mm 297mm)를 세워서 사용함을 원칙으로 한다. 다만, 장 부 및 대장의 기본규격은 다음 각 호와 같이 그 용도에 적합한 규격을 사용할 수 있다. 1. 1종 : A4용지(210mm 297mm) 2. 2종 : B5용지(182mm 257mm)

4 3. 3종 : B4용지(257mm 364mm) 2 문서는 용지의 위로부터 30밀리미터, 왼쪽으로부터 20밀리미터, 오른쪽으로부터 15밀리미 터, 아래로부터 15밀리미터의 여백을 둔다. 다만, 문서의 편철이나 용도에 따라 각 여백을 달리할 수 있다. 3 문서에 쓰이는 용지의 색깔은 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 흰색으로 한다. 4 글자의 색깔은 검은색으로 한다. 다만, 도표의 작성이나 수정, 주의환기 등 특별한 표시 를 할 때에는 다른 색깔로 할 수 있다. 제10조 (문서의 수정) 1 문서의 글자 또는 내용의 일부를 수정, 삽입 또는 삭제 할 때에는 원 안의 글자를 알 수 있도록 해당 글자의 중앙에 가로로 두선을 긋고 그 윗부분에 정서한 뒤 문서의 오른쪽 여백에 수정, 삽입 또는 삭제하는 자수를 표시하고 서명 또는 날인하여야 한 다. 다만, 금액정정의 경우에 증액정정은 인정하지 않는다. 2 전자문서를 제1항의 규정에 따라 수정할 수 없는 경우에는 수정한 내용대로 재작성하여 결재를 얻어 시행하여야 한다. 제11조 (면표시) 1 문서가 2장 이상으로 이루어진 때에는 문서하단 중앙에 전체면수와 해당 면 의 일련번호를 붙임표(-)로 이어 기입한다. 2 첨부서류에는 각 첨부물별로 면표시를 따로 하되, 전체면의 수는 생략할 수 있다. 제12조 (요지표시) 문서의 내용이 복잡할 때에는 <별지 제5호 서식>의 부전지에 그 요지를 기록 하여 첨부할 수 있다. 제13조 (문서의 구성) 1 문서는 다음 각 호와 같이 구성하며, <별지 제2호 서식>에 따라 작성 한다. 1. 두문은 대학명 및 수신자로 구성한다. 2. 본문은 제목 내용 및 붙임으로 구성한다. 가. 제목은 내용을 요약하여 간단명료하게 쓴다. 나. 내용은 쉬운 말로 간략하게 쓰며 될 수 있는 대로 항목화하여야 한다. 3. 결문은 발신명의, 기안자 검토자 협조자 결재권자의 직위 또는 직급 및 서명, 생산등록 번호와 시행일자, 접수등록번호와 접수일자, 행정기관의 우편번호 주소 홈페이지주소 전 화번호 모사전송번호 담당자의 전자우편주소 및 공개구분으로 구성한다. 2 문서번호는 다음 각 호와 같이 구성하고, 수신자란에는 수신자명 또는 수신자기호를 쓰 며, 수신부서가 2 이상인 때에는 수신자참조 라고 쓰고, 발신명의 왼쪽 아래에 수신처란 을 설정하여 수신자명 또는 수신자기호를 표시한다. 1. 부서기호는 각 부서명 또는 약칭으로 하되 <별표 10>과 같다. 2. 문서등록번호는 학년도 또는 누년 일련번호로 한다. 3 제2항에 의한 수신처의 부서번호는 <별표 10>과 같다. 제14조 (항목의 구분) 문서의 내용을 항목으로 구분할 때에는 다음 각 호에 의하여 세분한다.

5 다만, 필요한 경우에는 부분적 으로,, -, 등가 같은 특수한 기호로 표시할 수 있다. 1. 첫째항목의 구분은 1., 2., 3., 4., 로 나누어 표시한다. 2. 둘째항목의 구분은 가., 나., 다., 라., 로 나누어 표시한다. 3. 셋째항목의 구분은 1), 2), 3), 4), 로 나누어 표시한다. 4. 넷째항목의 구분은 가), 나), 다), 라), 로 나누어 표시한다. 5. 다섯째항목의 구분은 (1), (2), (3), (4), 로 나누어 표시한다. 6. 여섯째항목의 구분은 (가), (나), (다), (라), 로 나누어 표시한다. 제15조 (끝 표시) 1 문서의 본문이 끝나면 한 자를 띄우고 끝 자를 쓰며, 첨부물이 있는 때에 는 본문에서 줄을 바꾸어 붙임 이라고 기재하고 첨부물의 순위와 명칭, 부수를 표시한 후 한 자를 띄우고 끝 자를 쓴다. 2 본문 또는 붙임의 표시물이 오른쪽 한계선에서 끝났을 때에는 다음 줄의 왼쪽 기본선에서 한 자를 띄우고 끝 표시를 하여야 한다. 3 연명부 등의 서식을 작성하는 때에는 기재사항 마지막 자의 다음 칸에 이하 빈칸 의 표 시를 하여야 한다. 4 제22조 제1항에 의한 일괄기안의 경우에는 각 안마다 제1항 내지 제3항에 의하여 끝 표시를 하여야 한다. 제16조 (문서의 발신명의) 외부로 발신하는 문서는 발신은 총장의 명의로 하되, 전결문서의 경우 총 장 명의 밑에 전결권자 표시를 한다. 다만, 교내 각 부서 상호간에 발신하는 문서는 각 부서의 장의 명의로 한다. 제17조 (직인날인 및 서명) 1 총장 명의로 발신하는 외부문서와 임용장, 상장 및 각종 증명서에 속하는 문서에는 직인을 날인한다. 다만, 교내 각 부서 상호간에 발신하는 문서에는 서명 또는 날인할 수 있다. 2 직인을 날인하여야 할 문서로서 다수의 수신자에게 동시에 발신하거나 다수인에게 교부하 는 증명서에는 직인 날인을 갈음하여 직인의 인영을 인쇄하여 사용할 수 있다. 3 학적관계증명서 등은 직인과 철인을 겸용할 수 있다. 4 전자문서, 경미한 내용 또는 부수가 많은 동일문서 기타 부서간의 단순한 자료요구 업무 연락 통보 등을 하기 위한 문서에는 <별표 7>와 같이 직인생략 표시를 하고 직인을 생략 할 수 있다. 5 다음 각 호의 1에 해당하는 2장 이상으로 이루어지는 문서에는 직인으로 간인하여야 한 다. 다만, 필요한 경우에는 <별표 1>과 같이 갈음할 수 있다. 1. 전후관계를 명확히 할 필요가 있는 문서 2. 사실 또는 법률관계의 증명에 관계되는 문서 3. 허가 인가 및 등록, 계약 등에 관계되는 문서 4. 기타 중요하다고 판단되는 문서

6 제 3 절 기 안 제18조 (기안) 1 문서의 기안은 <별지 제2호 별지 제6호 서식>으로 담당자가 하는 것을 원칙으 로 한다. 다만, 총장이 인정하는 경우에는 그러하지 아니하다. 2 각종 보고서 증명서 기타 관례적인 사무에 관한 문서 및 비치문서는 그 내용을 관계서 식에 기입하는 방법으로 기안할 수 있다. 3 2 이상의 부서장 결재를 요하는 문서의 기안은 그 문서를 직접 주관하는 부서에서 기안하 여 관계 부서의 장의 결재를 받은 후 결재권자의 결재를 받아 시행한다. 4 내부보고 또는 내부결재 문서에도 기안용지를 사용할 수 있다. 이 경우에는 수신란에 보고, 품의 또는 내부결재 의 표시를 하여야 한다. 5 기안문서에 첨부되는 계산서, 통계표, 도표, 기타 작성에 대한 책임을 명확히 할 필요가 있다고 인정되는 첨부물에는 그 여백에 작성자가 기명날인한다. 6 기안문서를 재기안하는 경우에는 원기안문서를 첨부하여 원기안문서 번호에 따라 처리하 며 원기안문서는 폐안된 것으로 본다. 제19조 (기안시 유의사항) 1 기안은 육하원칙에 의하여 적성하되, 애매한 표현이나 과장된 표 현을 하지 않도록 한다. 2 문서를 다루기 쉽게 1건 1매를 원칙으로 하고 읽기 쉽고 알기 쉬운 용어를 사용한다. 다만, 한 자, 외국어나 전문용어를 쓸 필요가 있을 때에는 괄호를 하고 괄호 안에 한자, 외국어를 쓰거나 용어의 해설을 붙인다. 3 문장은 짧게 끊어서 개조식으로 쓰되 가급적 먼저 결론을 내고 그 다음에 이유 또는 설명 을 붙이도록 한다. 제20조 (응신) 1 응신문서는 별도의 기안문서 작성을 생략하고 바로 시행문서를 작성하여 처리할 수 있다. 2 제1항에 의하여 시행문서를 작성하는 때에는 결재권자의 결재를 받은 후 직인을 날인하여 발송하고 그 사본을 보관한다. 제21조 (일괄기안) 1 상호 관련성 있는 2개 이상의 안건을 하나의 기안용지에 일괄하여 기안하 는 것이 필요하다고 인정되는 때에는 제1안, 제2안 등으로 구분하여 동일 기안용지에 기안할 수 있다. 2 제1항의 경우에는 각 안별로 시행문서를 따로 작성하여야 하며, 특별한 사유가 있는 경우 를 제외하고는 동일한 문서번호를 사용하여 같은 일자에 시행하여야 한다. 제22조 (타 부서와의 협조 및 협조전) 1 기안의 내용이 타 부서와 관련됨으로써 협조를 요할 때에는 최종결재권자의 결재를 얻기 전에 협조날인 및 서명을 얻어야 한다. 이 경우 협조 부

7 서의 장은 의견을 표시할 수 있지만, 문서의 효력에는 영향을 미치지 아니한다. 2 각 부서간의 의견교환 및 협조사항의 처리를 위하여 <별지 제3호 서식>의 협조문을 사용할 수 있다. 제23조 (보고 및 시행) 급박하게 처리하여야 하는 중요한 사안이 있을 때에는 우선 결재권자에 게 구두 또는 서면으로 그 사유를 보고한 후 지시에 따라 처리한다. 제24조 (보고문서의 시행) 보고문서로 제출하는 계산서, 통계표, 도표 등은 시행문을 생략하고 보고서의 여백에 발신명의란을 설정하여 직인을 날인 시행할 수 있다. 제25조 (장부에 의한 처리) 경미한 사항의 허가, 인가, 증명서 교부 및 기타 관례적으로 반복되 는 단순한 사무에 관한 문서는 별도 기안을 생략하고 그 내용을 장부에 의거 처리할 수 있 다. 제26조 (문서의 사본) 문서는 필요한 경우 복사할 수 있으며, 복사된 문서는 원본과 대조를 하 고 확인자가 서명날인한다. 제27조 (기안문서의 처리) 1 기안문서는 결재권자의 결재를 받아 처리하며 발신을 하여야 할 문서에 대해서는 <별지 제2호 서식>으로 작성하여 시행한다. 2 완결된 기안문서는 기안자가 보관하여야 한다. 제 3 장 문서의 처리 제 1 절 문 서 심 사 제28조 (심사) 총장의 명의로 발송되는 외부문서는 부총장의 심사를 받아야 하며 심사에 관한 사무는 문서주관부서에서 담당한다. 제29조 (문서심사자 심사사항) 1 문서를 심사하는 때에는 다음 사항을 심사하여야 하며, 필요 한 경우 <별표 6>의 문서통제인을 날인할 수 있다. 1. 결재권자의 결재여부 2. 다른 문서와의 내용상 중복 또는 상충여부 3. 문서번호 및 시행일자 등 정형화된 기재사항의 정확 및 누락 여부 4. 첨부물의 확인 5. 관계 부서와의 업무협조 여부 6. 문장상의 탈자 오자 계산착오 등의 여부 2 문서심사자는 2매 이상으로 이루어진 중요한 문서일 경우 합철되는 부분에 문서통제인이 간인되었는지 여부를 확인하여야 한다. 3 문서의 통제는 당해 문서를 시행하는 날에 받아야 한다. 제30조 (기안문서의 보정) 문서심사자가 심사사항의 불비사항을 발견한 때에는 기안부서에 회송

8 하여 즉시 수정 보완하도록 하며 경미한 사항은 수정에 그친다. 제 2 절 결 재 제31조 (결재) 1 기안한 문서는 결재권자의 결재를 받아야 한다. 다만, 사무의 내용에 따라 결 재권을 위임할 수 있으며, 구체적 사항은 별도의 규정으로 정한다. 2 결재에는 완결, 전결, 대결이 있으며, 용어에 대한 정의와 결재방법은 다음 각 호와 같 다. 1. 완결 은 기안자로부터 최종 결재권자에 이르기까지 관계자가 결재하는 것을 말한 다. 2. 전결 은 총장이 사무내용에 따라 각 부서의 장에게 결재권을 위임하여 결재하게 하 는 것을 말하며, 전결하는 경우에는 기안용지의 전결하는 자의 서명란에 전결 표시 를 하고 결재란에 서명하여야 한다. 3. 대결 은 결재권자가 부재중일 때 그 직무를 대행하는 자가 하는 결재를 말하며, 대 결하는 경우에는 기안용지의 대결하는 자의 서명란에 대결 표시를 하고 결재란에 서명하여야 한다. 다만, 내용이 중요한 문서는 결재권자에게 보고하고 후결을 받아야 한다. 제32조 (결재의 방법) 결재는 결재권자가 실인 또는 서명 날인할 수 있으며 결재일을 표시하여 야 한다. 제33조 (부전지) 문서가 2매 이상 계속될 때에는 <별지 제5호 서식>의 부전지를 사용하여 내용 을 간단하게 요약하여 문서 상단에 부착하여 결재를 받을 수 있다. 제 3 절 문서의 처리 제34조 (문서의 접수) 1 외부로부터 수신된 모든 문서는 문서주관부서에서 접수 배포한다. 2 문서주관부서 이외의 부서에서 직접 또는 전신, 전화, 정보통신망을 통하여 받아서 작성 한 문서는 지체 없이 문서주관부서에 인계하여 접수하게 하여야 한다. 3 접수된 문서는 <별지 제9호 서식>의 문서접수대장에 기록하고 서명 또는 날인한 후 처리 한다. 4 접수된 문서에 금전, 유가증권, 물품 기타 첨부물이 있는 때에는 제3항의 규정에 따라 처 리한다. 5 문서를 받은 문서주관부서는 <별표 5>의 간이 결재인을 찍은 후 총장의 선결을 받아야 한 다. 다만, 부득이한 사유로 선결을 받을 수 없거나 일상업무에 관한 문서로서 그 내용이 경

9 미한 경우에는 그러하지 아니하다. 6 제4항에 의한 선결을 하는 경우에 총장은 문서의 처리기간 및 처리방법을 지시할 수 있으 며 필요하다고 인정하는 때에는 그 처리담당자를 따로 지정할 수 있다. 제35조 (문서의 분류 및 처리) 1 문서주관부서는 접수한 문서를 문서분류에 따라 소관 부서별 로 배포한다. 접수한 문서가 2이상의 부서에 관련되는 때에는 그 관련성의 정도가 높은 부서 에 원본을 보내고, 나머지 부서에는 사본을 배포한다. 2 문서를 접수한 소관 부서는 <별지 제9호 서식>의 문서접수대장의 기재사항을 기재하고 서 명 또는 날인한 후 접수 처리한다. 3 봉함 접수된 문서는 문서주관부서에서 개봉 처리한다. 다만, 친전문서는 특별한 사유가 없는 한 개봉하지 아니한다. 제36조 (문서의 반송 및 재분류) 1 문서주관부서 팀장은 접수한 문서에 형식상의 흠이 있는 때 에는 <별지 제5호 서식>의 부전지에 그 사유를 기재하여 발송한 기관 또는 부서에 반송할 수 있다. 2 소관에 속하지 아니하는 문서를 배부받은 부서의 장은 지체 없이 문서주관부서에 반송하 여야 하며, 문서주관부서는 당해 문서를 즉시 재분류하여 결재권자가 지정하는 처리부서로 송부하여야 한다. 제37조 (문서의 발송) 1 문서의 발송은 우편, 인편, 모사전송, 정보통신망 등으로 한다. 2 외부문서는 문서주관부서를 통하여 발송함을 원칙으로 한다. 3 외부문서를 발송할 때 문서주관부서는 문서의 진위 여부를 확인한 후 <별지 제7호 서식> 의 문서등록대장, <별지 제10호 서식>의 문서발송대장 및 <별지 제8호 서식>의 총장직인사용 대장을 기록하고 직인을 날인하여 발송하여야 한다. 4 내부문서를 발송하는 경우에 각 부서는 <별지 제7호 서식>의 문서등록대장 및 <별지 제10 호 서식>의 문서발송대장을 기록한 후 정보통신망을 이용하여 발송하여야 한다. 다만, 내용 이 중요한 문서나 업무의 성격 또는 기타 특별한 사정이 없는 경우에는 다른 방법으로 발송 할 수 있다. 5 내부문서 중 전자문서의 경우에는 발신처를 생략할 수 있으며, 발신처의 컴퓨터에 기록된 발송일시를 발송일자 및 시간으로 간주한다. 제38조 (문서에 대한 표시) 1 문서의 내용을 수신부서의 장이 직접 처리하여야 하거나 반드시 알아야 할 문서 또는 기안용지에 <별표 2>와 같이 관리통제 의 표시를 하여야 하며, 당해 부서의 장의 선결을 받은 후 처리하여야 한다. 2 신속하게 전달되거나 처리하여야 할 문서 또는 기안용지에 <별표 3>과 같이 지급 의 표시를 하여야 한다. 3 문서에 서식 금전 유가증권 참고서류 기타의 물품이 첨부되는 때에는 본문의 내용이 끝난 다음줄에 붙임의 표시를 하고 첨부물의 명칭과 수량을 쓰되, 첨부물이 2가지 이상인 때에는

10 제15조에 의하여 나누어 표시하여야 한다. 4 문서 및 유가증권에 금액을 표시하는 때에는 제8조 제2항 제2호에 의하여 아라비아 숫자 로 쓰되, 숫자 다음에 괄호를 하고 다음과 같이 한글로 기재하여야 한다. 5 외부에 누설되면 업무추진에 막대한 지장이 있다고 판단되는 문서에는 문서의 왼쪽 위의 여백에 <별표 4>의 대외비 의 표시를 하여야 한다. 제39조 (문서수발사항의 기록의무) 1 문서주관부서는 <별지 제9호 서식>의 문서접수대장, <별 지 제10호 서식>의 문서발송대장, <별지 제7호 서식>의 문서등록대장을, 그 밖의 부서는 <별 지 제7호 서식>의 문서등록대장 및 <별지 제9호 서식>의 문서접수대장을 각각 비치하여 문서 의 접수와 발송사항을 기록 유지하여야 한다. 다만, 관보 책자 기타 인쇄물 등을 배부 또는 접수하는 때에는 그러하지 아니하며 필요한 때에는 배부표를 만들어 사용할 수 있다. 2 컴퓨터 모사전송기 또는 정보통신망 등의 문서수발장비를 운용하는 부서는 <별지 제11호 서식>의 송신대장과 <별지 제12호 서식>의 수신대장에 송신 및 수신사항의 기록 유지하여야 하며, 전화로 문서를 수발하는 경우에는 당해문서의 아래 여백에 송 수화자의 직급 및 성명 을 기록하여야 한다. 제 4 장 문서의 보존 및 관리 제 1 절 문서의 편철 제40조 (문서의 편철) 1 처리가 끝난 문서는 색인목록 순으로 문서가 오도록 문서철에 편철한 다. 다만, 규범문서는 누년편철 보존하여야 한다. 2 수개의 문서가 내용적으로 관련이 있는 경우에는 그 내용을 최종적으로 종결하는 문서가 처리 완결된 때 발생 경과 완결 순으로 1건 문서로 철하여야 한다. 3 법규, 제규정, 기타 책자 등이 문서에 첨부되었을 때에는 문서와 분리하여 보관할 수 있 다. 이 때 문서의 여백에 처리근거를 명시하여야 한다. 제41조 (문서철의 구성) 1 문서철의 제목은 편철된 문서를 대표하는 기능의 명칭을 기재하여 <별지 제13호 서식 A, B>에 의해 철하되 필요한 때에는 부제목을 기재한다. 2 문서철 내의 면 표시는 전체면의 수를 기입하지 아니하고 문서의 아래 왼쪽에 일련번호를 기입하되 밑으로부터 위로 기입한다. 3 문서의 색인목록은 <별지 제14호 서식>에 의하되, 문서철 표지의 뒷면에 첨부하거나 인쇄 하고, 색인목록을 작성하는 때에는 개별 문서 단위로 기재하되, 완결된 문서가 같은 제목으 로 여러 건 편철된 경우에는 처리문서와 완결문서로 구분하여 1단위로 묶어 기재할 수 있다. 제42조 (비밀문서의 보존 등) 1 시행 또는 완결 후 비밀을 요하는 문서의 원본은 별도로 편철 하여 비밀보호기간이 만료될 때까지 문서주관부서에서 보존 관리한다.

11 2 비밀문서의 편철방법 및 구성에 대해서는 제41조 및 제42조의 규정을 준용한다. 제 2 절 문서의 보존과 폐기 제43조 (문서책임자) 각 부서의 장은 문서의 보관 보존을 위하여 문서책임자를 각각 지정하여야 한다. 제44조 (문서의 보존기간 책정기준) 1 완결된 문서는 다른 특별한 규정이 있는 경우를 제외하 고 그 보존기간을 영구 20년 10년 5년 1년으로 구분하며 문서의 보존기간을 책정하는 기 준은 다음 각 호와 같다. 1. 영구 : 영속적 성실이 있는 문서로서 후일 영구히 증거로서의 가치 또는 참조의 필요 가 있거나 중요연혁을 증명하는 서류 또는 역사적 가치가 있는 문서 2. 20년 : 제규정, 제도, 중요정책이나 대규모 사업의 계획수립을 위하여 작성한 연구, 검토문서로서 10년을 초과하여 보존할 필요가 있는 문서 3. 10년 : 일반정책에 관한 계획, 조사, 연구 및 보고문서 4. 5년 : 예산, 결산 및 회계관계 증빙문서, 각종 증명서 발급관계 문서 및 단기적 업무 계획에 관한 문서등 행정업무의 참고 또는 사실의 증명 등을 위하여 1년초과 5년이하의 기간동안 보전할 필요가 있는 문서 5. 1년 : 1회로서 완결되는 성질을 지닌 문서로서 후일에 참조할 필요가 없는 문서로 일 일 명령, 회보 등 기관내 단순업무에 관한 문서 2 문서 보존기간의 기산일은 당해 문서(1건 문서의 경우에는 그 내용을 최종적으로 종결하 는 최근 문서를 말한다)를 처리 완결한 날이 속하는 해의 다음 해 3월 1일로 한다. 제45조 (문서의 보존 등) 1 문서는 보존기간의 기산일부터 1년간 당해 문서를 처리한 부서에서 보관하여야 한다. 다만, 당해 부서에 비치하여 활용하여야 할 필요성이 있다고 인정하는 문 서의 경우에는 비치 활용의 필요성이 없을 때까지 보관할 수 있다. 2 제1항에 의한 보관이 끝난 문서로서 보존기간이 3년 이상인 문서는 문서주관부서에 인계 이관하여야 하며, 문서주관부서에서 그 보존기간이 만료될 때까지 보존하여야 한다. 3 제2항의 경우에 <별지 제18호 서식>의 보존문서인계 이관서 2부를 작성하여 1부는 수령자 의 서명 또는 날인을 받아 자체 보관하고, 1부는 인계 이관하는 문서와 함께 인계 이관하여야 한다. 4 문서를 인계 이관한 부서는 인계 이관한 문서철의 색인목록을 복사 편철하여 비치 활용하여야 한 다. 제46조 (문서의 보관 보존) 1 문서는 서류함(파일함 캐비닛 또는 이에 준하는 것을 말한다. 이 하 같다)에 보관 보존하여야 한다. 다만, 문서주관부서의 경우에는 문서보존실을 설치하여 보 관 보존할 수 있다.

12 2 제1항에 의하여 보관 보존된 문서를 쉽게 찾아 볼 수 있도록 하기 위하여 서류함 등에는 <별지 제15호 서식>의 보존문서철색인표를 작성 비치하여야 한다. 3 1건 문서로 완결되지 아니한 문서는 문서철에 1건으로 임시로 철하여 그 문서의 처리가 완료될 때까지 지정된 서류함에 보관하고, 단위 업무별 기능 명칭을 기재하여 문서를 쉽게 찾아 볼 수 있도록 하여야 한다. 4 문서는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 생산부서 보존기간 생산연도 및 문서별로 보존하여야 하며, 보존하고 있는 문서의 현황을 파악하기 위하여 각 부서에는 <별지 제16호 서식>의 보존문서기록대장을 각각 작성 비치하되, 보존기간이 10년 이하인 문서와 영구인 문 서를 구분하여 작성하여야 한다. 5 각 부서의 장은 연 1회 이상 보존문서와 보존문서기록대장을 대조하여 보존상태를 확인하 여야 하며, 보존문서의 변질 또는 파손 등의 방지를 위하여 적절한 온 습도의 유지 및 소독 실시 등 필요한 조치를 강구하여야 한다. 제47조 (특수규격문서의 보관 보존) 첨부물인 인쇄물 책자 등 문서철에 합철하기 곤란한 문서는 제46조의 규정에도 불구하고 <별지 제17호 서식>의 특수규격문서관리대장에 기록하여 따로 편철 관리할 수 있다. 제48조 (문서의 대출) 1 문서주관부서에서 보존중인 문서는 7일의 범위 내에서 대출할 수 있으 며, 7일을 초과할 때에는 그 기간을 갱신하여야 한다. 2 문서의 대출은 문서주관부서 팀장의 승인을 얻어야 하며, 대출을 하는 때에는 <별지 제19 호 서식>의 보존문서대출기록부에 대출사항을 기록하여야 한다. 3 보존문서의 열람 및 복사의 경우에도 제2항의 규정을 준용한다. 제49조 (문서의 보존방법) 1 비밀문서 또는 총장이 중요하다고 판단하는 문서는 마이크로필름 또는 하드디스크(이하 필름 등 이라 한다)에 이를 수록하여 보관할 수 있다. 2 필름 등은 당해 문서의 보존기간까지 보존하여야 하며, <별지 제15호 서식>의 보존문서철 색인표에 기재하여야 한다. 3 제1항에 의하여 문서를 수록한 필름 또는 하드디스크는 당해 문서가 폐기된 경우에 한하 여 이를 보존 중인 문서로 본다. 제50조 (문서의 폐기) 1 문서주관부서 팀장은 준영구문서 중 보존할 필요가 없거나 보존기간이 경과된 문서를 해당 부서의 장과의 협의를 거쳐 부총장의 결재를 얻어 폐기처분을 할 수 있 다. 2 폐기되는 문서는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 절단 또는 소각하지 아니하고 재 생 활용할 수 있다. 3 문서를 폐기하는 때에는 <별지 제16호 서식>의 보존문서기록대장과 <별지 제17호 서식>의 특수규격문서관리대장에 그 내용을 기록하고, <별표 8>의 폐기인 을 날인하여야 한다. 제51조 (문서의 정리) 1 각 부서의 장은 매년 6월부터 7월 사이에 10일 이상 문서정리기간을

13 정하여 당해 부서에서 보관하고 있는 문서를 정리하고, 그 결과를 문서주관부서 팀장에게 통 보하여야 한다. 2 제1항의 규정에도 불구하고 각 부서의 장은 당해 부서의 문서를 정리할 필요가 있는 때에 는 수시로 이를 실시할 수 있다. 제 5 장 직 인 관 리 제52조 (직인의 종류) 1 총장 및 각 부서의 장의 명의로 대외에 발송하는 문서, 제증명서 등에 날인하기 위하여 직인은 일괄하여 문서주관부서에 통합 비치하여야 한다. 다만, 필요하다고 인정하는 경우 각 부서의 장의 직인을 해당 부서에서 관리할 수 있도록 위임할 수 있으며, 그 부서의 장이 관리책임자가 된다. 2 본 대학 직인은 다음 각 호와 같다. 1. 학교의 인 2. 총장의 인 3. 각 부서의 장의 인 제53조 (직인의 규격과 형태) 1 직인은 정사각형으로 하되 학교 및 총장의 직인은 한 변의 길이 가 3cm, 각 부서의 장의 직인은 한 변의 길이가 2.7cm로 한다. 2 직인의 인영은 한글로 하되 가로로 쓰는 것을 원칙으로 하며, 직위의 명칭에 인 또는 의인 자를 붙인다. 제54조 (교부 및 폐기) 1 직인을 새로이 교부받고자 하거나 분실 멸실 마멸 등의 사유로 재교부 받고자 하는 부서는 <별지 제20호 서식>에 의하여 문서주관부서에 교부신청을 하여야 한다. 2 직인을 교부 또는 재교부하는 때에는 문서주관부서 팀장은 <별지 제21호 서식>의 직인대 장에 그 인영(인영)을 등록하여 보존하여야 한다. 3 직인을 폐기하고자 하는 때에는 문서주관부서에 <별지 제20호 서식>에 따라 신고를 한 후 소각 또는 기타의 방법으로 인영을 알아볼 수 없도록 조치하여야 하며, 제2항의 규정을 준용 한다. 다만, 특별한 사유로 그 직인을 보존할 필요가 있는 때에는 문서주관부서에 이관하여 보존할 수 있다. 제55조 (직인의 사용) 1 직인 사용자는 문서의 결재 여부 및 관련 내규의 준수 여부를 확인한 후에 날인하여야 한다. 2 직인사용 현황을 파악하기 위하여 문서주관부서에 <별지 제8호 서식>의 직인사용대장을 비치하여 기록하고 이를 보존하여야 한다. 제56조 (직인관수) 직인의 보관 및 관리책임은 문서주관부서 팀장이 진다. 다만, 관리위임을 받 은 직인의 경우에는 이를 관리하고 있는 부서의 장에게 책임이 있다.

14 제 6 장 서 식 관 리 제57조 (서식의 제정) 각 부서에서 장기간에 걸쳐 반복적으로 사용하는 문서로서 정형화할 수 있는 문서는 서식으로 정하여 사용한다. 제58조 (서식설계의 일반원칙) 1 서식에 사용되는 용지의 규격은 제9조 제1항의 규정에 의한 용지 의 규격과 같게 하되, 부득이 한 경우에는 <별표 9>의 규격에 해당하는 용지를 사용한다. 다만, 증표류 또는 컴퓨터에 의한 기록서식 등 기타 특별한 사유가 있는 경우에는 그에 적합한 규격의 용지를 사용할 수 있다. 2 부총장은 기존의 서식을 활용하여 전자문서의 서식을 만들어야 한다. 3 서식은 누구나 쉽게 이해할 수 있는 용어를 사용하여 설계하여야 하며, 불필요하거나 활 용도가 낮은 항목을 넣어서는 아니 된다. 4 서식은 서명이나 날인을 선택적으로 할 수 있도록 설계하여야 한다. 5 서식은 글씨의 크기, 항목간의 간격, 기재할 여백의 크기 등을 균형 있게 조절하여 기입 항목의 식별이 쉽도록 설계하여야 한다. 6 서식에는 가능한 본 대학의 로고 상징 마크 또는 홍보문구 등을 표시하여 본 대학의 이미 지를 제고할 수 있도록 하여야 한다. 제59조 (서식의 승인) 1 각 부서의 장이 서식의 제정 또는 개정의 승인 신청을 할 때에는 문서 주관부서를 거쳐 부총장의 승인을 얻어야 한다. 2 부총장이 서식을 승인하는 때에는 서식 승인번호를 부여하고 <별지 제22호 서식>의 서식 승인대장을 기록한다. 3 제1항에 의하여 승인된 서식 왼쪽 밑에 서식승인번호 및 승인일자를, 오른쪽 밑에 용지의 규격, 지질 및 단위 등 중량을 표시하여야 한다. 제60조 (서식의 전산관리) 1 부총장은 본 대학에서 접수 또는 발송하는 문서의 서식에 더하여 전자문서에 적합한 서식을 마련하고 이를 활용할 수 있다. 제61조 (서식의 표준화) 문서주관부서 팀장은 서식의 표준화, 간소화 및 전산화를 위하여 서식 의 종합계획을 수립하여야 한다. 제 7 장 업 무 편 람 제62조 (업무편람의 작성 활용) 각 부서가 상당한 기간 동안에 걸쳐 반복적으로 처리하는 업무에 대하여는, 그 업무의 처리가 표준화 전문화 될 수 있도록 업무편람을 작성하여 활용함을 원칙 으로 한다. 제63조 (업무편람의 작성) 업무편람은 다음 각 호의 사항이 포함되도록 작성하되 수시로 보완하

15 여 활용할 수 있도록 하여야 하며, 업무인계 인수시에는 이를 함께 인계 인수하여야 한다. 1. 업무연혁 관련업무현황 및 중요업무계획 2. 업무의 처리절차 및 흐름도 3. 기타 업무처리에 필요한 참고사항 제64조 (업무편람의 작성대상) 업무편람은 업무처리담당자별로 작성하게 함을 원칙으로 하되 이 를 각 부서단위로 합철하여 활용할 수 있다. 다만, 각 부서의 장이 업무편람의 작성이 필요 하지 아니하다고 인정하는 자는 그러하지 아니하다. 제1조 (시행일) 이 규정은 2013년 7월 1일부터 시행한다. 부 칙

16 [별지 제1호 서식] (제5조 제1항 관련) 사무인계 인수서 1. 업무현황 가. 담당업무 나. 주요업무계획 및 진행사항 다. 현안사항 및 문제점 라. 주요미결사항 2. 관련문서 현황 3. 주요물품 및 예산 등 인계 인수가 필요한 사항 4. 기타 참고사항 위와 같이 인계 인수합니다. 년 월 일 인계자 : (인) 인수자 : (인) 입회인 : (인) 비고 : 1. 입회자는 인계 인수자의 직근 상급자가 된다. 2. 업무인계 인수서는 3부를 작성하여 인계 인수자가 각각 1부씩 보관하며, 1부는 문서주관부서에서 5년간 보관한다. (A4용지)

17 [별지 제2호 서식] (제27조 제1항 관련) 함께 한 50년, 함께 할 100년 포 항 대 학 교 수신자 (경유) 제 목 붙임 포 항 대 학 교 총 장 기안자(직위/직급) 서명 검토자(직위/직급) 서명 결재권자(직위/직급) 서명 협조자(직위/직급) 서명 시행 처리부서-일련번호 (시행일자) 접수 처리부서-일련번호 (접수일자) 우 주소 / 홈페이지 주소 전화 ( ) / 전송 ( ) / 메일주소 / 공개구분 (A4용지)

18 < 작성요령 > (이 란은 서식에 포함하지 아니함) 1. 기관명 : 그 문서를 기안한 부서가 속한 기관명을 기재한다. 2. 수신자( ) : 수신자명 또는 수신자기호를 먼저 쓰고, 이어서 괄호 안에는 처리할 자(보조기관 또는 보좌기관을 말한다)의 직위를 쓰며, 수신자가 많아 본문의 내용을 기재할 란이 줄어들어 본문의 내용을 첫 장에서 파악하기 곤란한 경우는 두문의 수신자란에 수신자 참조 라고 쓰고, 결문의 발신명의 밑 의 왼쪽 기본선에 맞추어 수신자란을 설치하여 수신자명 또는 수신자기호를 표시한다. 3. (경유) : 경유문서인 경우에 (경유)란에 이 문서는 경유기관의 장은 (또는 제1차 경유기관의 장은, 제2차 경유기관의 장은 )이고, 최종 수신기관의 장은 입니다. 라고 표시하 고, 경유기관의 장은 제목란에 경유문서의 이송 이라고 표시하여 순차적으로 이송하여야 한다. 4. 제목 : 그 문서의 내용을 쉽게 알 수 있도록 간단하고, 명확하게 기재한다. 5. 발신명의 : 기관의 장의 명의를 기재한다. 6. 기안자 검토자 협조자 결재권자의 직위/직급 : 직위가 있는 경우에는 직위를 온전하게 쓰고, 직위가 없는 경우에는 직급을 온전하게 쓴다. 7. 시행 처리과명-일련번호 (시행일자) 접수 처리과명-일련번호 (접수일자) : 처리과명(처리과가 없는 행 정기관은 10자 이내의 행정기관명의 약칭)을 기재하고, 일련번호는 연도별 일련번호를 기재하며, 시행 일자와 접수일자란에는 연월일을 각각 온점(.)을 찍어 숫자로 기재한다. 다만, 민원문서인 경우로서 필 요한 경우에는 시행일자와 접수일자란에 시 분까지 기재한다. 8. 주소를 기재하고, 사무실이 위치한 층수와 호수를 괄호안에 기재한다. (예) 우 특별시 종로구 효자로 39(창성동 117) (2층 208호) 9. 홈페이지 주소 : 해당 기관의 홈페이지 주소를 기재한다. (예) 전화 ( ) 전송 ( ): 전화번호와 모사전송번호를 각각 기재하되, ( )안에는 지역번호를 기재한다. 내부문서의 경우는 교내 전화번호를 기재한다. 11. 메일주소 : 담당자의 전자우편 주소를 기재한다 (예) pohang@pohang.ac.kr 12. 공개구분 : 공개 부분공개 비공개로 구분하여 표시한다. 13. 직인생략 등 표시 : 발신명의의 오른쪽에 직인생략 또는 서명생략을 표시한다. 기안자 검토자 및 결재권자 (직위/직급) 서명 : 기안자 검토자 및 결재권자 의 용어는 표시하지 아니하고, 기안자 검토자 및 결재권자의 직위/직급을 쓰고 서명한다. 협조자(직위/직급) 서명 : 협조자 의 용어를 표시한 다음, 이어서 직위/직급을 쓰고 서명한다. 전결 및 서명표시 위치 : 본 대학의 사무관리규정에 의하여 결재권이 위임된 사항을 전결하는 경우에는 행정기관 장의 결재란을 설치하지 아니하고 전결하는 자의 서명란에 전결 표시를 한 후 서명한다. 전결 대결 및 서명표시 위치 : 본 대학의 사무관리규정에 의하여 위임전결사항을 대결하는 경우에는 행정기관의 장의 결재란을 설치하지 아니하고 전결하는 자의 서명란에 전결 표시를 한 후 대결하 는 자의 서명란에 대결 표시를 하고 서명하며, 위임전결사항이 아닌 사항을 대결한 경우에는 행정 기관의 장의 결재란을 설치하지 아니하고 대결하는 자의 서명란에 대결 표시를 하고 서명한다. 수신자 는 받는 자 로 사용할 수 있다.

19 [별지 제3호 서식] (제22조 제2항 관련) 분류기호 문서번호 시행일자 협 조 문 수 신 발 신 제 목 1. 학사업무에 수고 많으십니다. 2. 다 음 가. 나. 다. 끝. (A4용지)

20 [별지 제4호 서식] (제6조 제5호 다목 관련) 전 언 통 신 문 분류기호 시행일.. 발 신 : 수 신 : 송화자 : 근무부서 성명 수화자 : 근무부서 성명 제목 : 내용 : 비고

21 [별지 제5호 서식] (제12조 및 제33조 관련) 부 전 지 수신 : 발신 : 시행일 : 제목 : 내용 : (A6용지)

22 [별지 제6호 서식] (제18조 제1항 관련) 등록번호 등록일자 결재일자 공개구분 협조자 제목 과 (A4용지)

23 [별지 제7호 서식] (제37조 제3항 관련) 문 서 등 록 대 장 생산일자 생 산 등록번호 제목 쪽수 결재권자 기안자 (업무담당자) 시행일자 수신자 비고 (A4용지) [별지 제8호 서식] (제37조 제3항 관련) 총 장 직 인 사 용 대 장 일련번호 일자 문서번호 제목 수신자 날인일자 확인 비고 (A4용지) [별지 제9호 서식] (제34조 제3항 관련) 문 서 접 수 대 장 (문서주관부서용) 일련번호 접수일자 발신기관명 문서번호 제목 쪽수 처리과 인계 일자 인수자 서 명 비고 문 서 접 수 대 장 (처리부서용) 일련번호 접수일자 발신기관명 문서번호 제목 쪽수 담당자 인수자 서명 비고 (A4용지)

24 [별지 제10호 서식] (제37조 제3항 관련) 문 서 발 송 대 장 일련번호 발송일자 수신처 발신처 제목 발송방법 비고 (A4용지) [별지 제11호 서식] (제39조 제2항 관련) 송 신 대 장 일련번호 발송일자 수신처 발신처 문서번호 제목 발송방법 비고 (A4용지) [별지 제12호 서식] (제39조 제2항 관련) 수 신 대 장 일련번호 수신일자 수신처 발신처 문서번호 제목 비고 (A4용지)

25 [별지 제13호 서식 A] (제41조 제1항 관련) 3.5cm 2cm 5 c m.. 부터 처리기간.. 까지 ( ) 보존기간.. 까지 3cm 3cm 서류철명 1 0 c m 9.5cm 2.5cm 부서명 7 c m 3cm

26 [별지 제13호 서식 B] (제41조 제1항 관련) 2.0cm 색지 문서철명 처리기간...부터...까지 보존연한 ( ) 부서명 2.0cm 8.0cm 3.5cm 1.5cm 3.5cm 색지구분 : 영구-적색, 20년-주황색, 10년-녹색, 5년-청색, 1년-황색

27 [별지 제14호 서식] (제41조 제3항 관련) 색 인 목 록 문서철제목 : 페이지 문서번호 제목 월일 수신 발신 (A4용지) [별지 제15호 서식] (제46조 제2항 관련) 보존문서철 색인표 연번 세부기능명칭 철명 매 수 보존기간 부터 까지 기간 폐기 일자 비고 (A4용지) [별지 제16호 서식] (제46조 제4항 관련) 보 존 문 서 기 록 대 장 생산기관(부서) : 생산년도 : 일련 번호 보존기간 분류번호 문서철 제목(수량) 보존처 (서고) 폐기 (년월일) (A4용지)

28 [별지 제17호 서식] (제47조 관련) 특 수 규 격 문 서 관 리 대 장 관리 번호 문서번호 생산년도 제목 보존 기간 보관 장소 인계 이관 및 폐기년월일 비고 (A4용지) [별지 제18호 서식] (제45조 제3항 관련) 보 존 문 서 인 계 이 관 서 일련 번호 보존 기간 생산 년도 분류번호 문서철 제 목 비 고 (A4용지) [별지 제19호 서식] (제48조 제2항 관련) 보 존 문 서 대 출 기 록 부 일련 번호 대출 일자 생산 년도 문서철 관리번호 문서철 대출받은 자 반 납 제 목 직급 성명(서명) 대출 사유 일자 확인 (A4용지)

29 [별지 제20호 서식] (제54조 제1항 관련) 문서번호 : 시행일자 : 수 신 : 제 목 : 직인교부(재교부) 신청 직인폐기신고 부 서 명 직 인 명 교부(재교부, 폐기)사유 폐기 대상 직인 처리 폐기예정일 년 월 일 (분 실 일) 폐기방법 소 각 이 관 기 타 ( ) 소 속 : 성 명 : 폐 기 자 직 급 : 비 고 (A4용지)

30 [별지 제21호 서식] (제54조 제2항 관련) 직 인 대 장 직 인 명 관리부서 등 록 일 년 월 일 새 긴 날 년 월 일 교 부 재 교 부 직 인 (인영) 주소 : 새긴사람 성명 : 주민등록번호 : 최초사용일 년 월 일 재 료 교부사유 비 고 등 록 일 년 월 일 폐 기 직 인 (인영) 새 긴 날 년 월 일 폐기사유 마멸 분실 기타( )_ 폐기방법 소각 이관 기타( )_ 소 속 : 폐 기 자 직 급 : 성명 : 비 고 비고란은 관련문서의 문서번호 및 시행일자 등 참고사항을 기록한다. (A4용지)

31 [별지 제22호 서식] (제59조 제2항 관련) 서식승인대장 승인번호 규격 지질 및 개정일자 서식명 근거 제정일자 (m) 평량(g/m2) 1차 2차 3차 폐기일자 [별표 1] (제17조 제5항 관련) 간인용결재인 0.6cm 결재 결재권자직명 2cm [별표 2] (제38조 제1항 관련) 기관장 보고후 처리 표시지급의 표시 관리통제 0.8cm 2cm [별표 3] (제38조 제2항 관련) 기관장 보고후 처리 표시지급의 표시 지 급 0.8cm 2cm [별표 4] (제38조 제5항 관련) 대외비의 표시 간이 결재인 대 외 비 0.8cm 2cm [별표 5] (제34조 제5항 관련) 0.5cm 담당자 1.2cm 2.2 cm 대외비의 표시 간이 결재인 0.5cm 협 조 2cm 2cm 2cm 2cm

32 [별표 6] (제29조 제1항 관련) 문서통제인 0.6cm 결재 통제관 2cm [별표 7] (제17조 제4항 관련) 직 인 생 략 1cm 직인생략의 표시 3cm [별표 8] (제50조 제3항 관련) 폐 기 인 0.6cm 폐기 포항대학교 2cm [별표 9] (제58조 제1항 관련) 크기 단위 mm A열 B열 A0 841 x 1,189 B0 1,030 x 1,456 A1 594 x 841 B1 728 x 1,030 A2 420 x 594 B2 515 x 728 A3 297 x 420 B3 364 x 515 A4 210 x 297 B4 257 x 364 A5 148 x 210 B5 182 x 257 A6 105 x 148 B6 128 x 182 A7 74 x 105 B7 91 x 128 A8 52 x 74 B8 64 x 91 A9 37 x 52 B9 45 x 64 A10 26 x 37 B10 32 x 45

33 [별표 10] (제13조 제2항 제1호 관련) 부서기호 및 부서번호 구분 학사 운영처 (1) 산학 협력단 (2) 학생 입학처 (3) 기획 조정실 (4) 사무국 (5) 부속 및 부설 기관 (6) 부 서 명 부서 기호 학사운영팀 학사 101 부서 번호 비고 구분 부 서 명 부서 기호 부서 번호 기계시스템과 기계 701 학적관리팀 학적 102 전기에너지과 전기 702 플랜트건설과 건설 703 산학협력지원팀 산학 201 제철산업과 제철 704 취업정보지원팀 취업 202 자동차과 자동차 705 실험실습지원팀 실습 203 컴퓨터응용계열 컴응 706 국방전자통신과 국방 707 학생복지지원팀 학생 301 경영서비스과 경영 708 입시지원팀 입시 302 세무부동산계열 세무 709 학과 관광호텔항공과 관광 710 기획팀 기획 401 (7) 유아교육과 유아 711 홍보팀 홍보 402 사회복지과 사회 712 보건의료행정과 보건 713 총무팀 총무 501 군사과 군사 714 경리팀 경리 502 외식호텔조리산업계열 외식 715 시설관리팀 시설 503 치위생과 치위생 716 정보기술팀 정보 504 물리치료과 물리 717 작업치료과 작업 718 학술정보관 학술 601 응급구조과 응급 719 대학언론국 언론 602 간호과 간호 720 학생생활관 생활 603 말산업 스포츠계열 말산업 721 예비군대대 대대 604 평생교육원 평생 605 국제교육개발원 국제 606 보육교사교육원 보육 607 교수학습지원센터 학습 608 장애학생지원센터 장애 609 학생생활상담센터 상담 610 지역봉사센터 봉사 611 중소기업산학협력지원센터 협력 612 취업창업지원센터 지원 613 창업보육센터 창업 614 보건실 보건 615 산업기술연구소 기술 616 사회경제연구소 경제 617 전체지칭시 비고

34 < 검토,결재사항 > (이 란은 서식에 포함하지 아니함) 기안(시행)문 검토. 결재사항 1 기안문의 검토 및 협조 결재 받기 전 반드시 검토의 과정이 수반되어야 함 검토 또는 협조함에 있어 다른 의견이 있는 경우 직위 또는 직급 다음에(의견있음)이라고 표시하고 해당 서명란에 서명한 후 당해 문서본문의 마지막에 표시하야야 함. 별지에 표시할 경우에 직위 또는 직급 다음에(의견붙임)이라고 표시 검토 및 협조자의 부재시 서명란에 사유 명시 2 결재의 순서 : 기안자 검토자 결재권자 3 대학 위임전결규정 준수 4 서명의 명확화 : 자필로 자기의 성명을 다른 사람이 알아 볼 수 있도록 한글로 표시하여야 함 5 기안자 검토자 결재권자의 직위(직급) 표시 총장, 부총장, 처장, 팀장 등은 직위 대학직원의 경우에는 담당 로 표기

35 < 결재,검토란 예시> (이 란은 서식에 포함하지 아니함) 기안(시행)문 결재, 검토란 예시 1. 결재권자가 있을 경우 총장이 결재권자인 경우 담당 남산 팀장 팔공산 처장 지리산 총장 백두산 처장이 결재권자(전결권자)인 경우 담당 남산 팀장 팔공산 처장 전결8/17 지리산 팀장이 결재권자(전결권자)인 경우 담당 남산 팀장 전결8/17 팔공산 2. 검토자가 부재시의 경우 부총장이 검토자인 경우 담당 남산 팀장 팔공산 처장 지리산 부총장 휴가(출장) 총장 백두산 팀장이 검토자인 경우(다른 부서팀장이 대신하여 결재해서는 안됨) 담당 남산 팀장 휴가(출장) 처장 지리산 부총장 한라산 총장 백두산 3. 결재권자 부재시의 경우 총장이 결재권자이고, 부총장이 대결할 경우 담당 남산 팀장 팔공산 처장 지리산 부총장 대결8/17 한라산 처장이 결재권자(전결권자)이고 팀장이 대결 할 경우 담당 남산 팀장 대결8/17 팔공산 처장 전결 4. 공문접수 결재시 경우 총장이 결재권자이고, 부총장이 대결 할 경우 결 재 담당 팀장 처장 부총장 - 남산 팔공산 지리산 대결8/17 한라산

36 < 견본(대결문서) > (이 란은 서식에 포함하지 아니함) 포항대학교 수신자 (경유) 제목 수신자 참조 1. 금년도 입시에 귀 교의 학생들이 본 대학에 지원하신점에 감사드리 며...합니다. 2. 따라서, 일부 의견이 있어 다음과 같이 통보 하오니 업무에 차질 없으시기 바랍니다. 가.... 나.... 끝. 포항대학교 총장 수신자 : 중앙고등학교장(행정실장), 포항고등학교장(행정실장),(중략 생략), 대동고등 학교장(행정실장) 담당 남산 입학팀장 팔공산 교학지원처장 지리산 부총장 대결 8/25 한라산 협조자 시행 사무국 123 ( ) 접수 ( ) 우 경상북도 포항시 북구 흥해읍 신덕로 60 전화(054) 전송 (054) / pohang@pohang.ac.kr / 공개