공람 검색 활용등모든처리절차가전자적으로처리되는시스템을말한다. 제3조 ( 적용범위 ) 1 공사의문서사무에관한기준은다른특별한규정이있는경우를제외하고는이규정이정하는바에의한다. 2 비밀문서의문서사무에관하여는이규정의적용을받는외에보안업무규정및동시행세칙에의하여처리한다. 3 전자문서에

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1 문서관리규정 제정 개정 개정 개정 개정 개정 개정 개정 개정 개정 제 1 장총칙 제1조 ( 목적 ) 이규정은성남도시개발공사 ( 이하 공사 라한다 ) 의문서의작성, 처리, 보관, 보존, 서식 ( 이하 문서사무 라한다 ) 에관한기준을정함으로써문서사무처리의능률화와통일을기함을목적으로한다. 제2조 ( 정의 ) 이규정에서사용하는용어는다음과같다. 1. 문서 란공사업무상작성하거나시행하는문서 ( 사진, 도표, 필름, 테이프, 디스크, 도면, 슬라이드, 전자문서등의특수매체기록도포함한다.) 와접수한모든문서를말한다. 2. 문서부서 는문서를분류 배부 보존하는업무를수행하거나수신 발신하는업무를지원하는등문서에관한업무를주관하는부서를말한다. 3. 처리부서 는문서내용의처리를주관하는부서를말한다. 4. " 서명 " 이란기안자 검토자 협조자 결재권자또는발신명의인이공문서 ( 전자문서는제외한다 ) 에자필로자기의성명을다른사람이알아볼수있도록한글로표시하는것을말한다. 5. " 전자이미지서명 " 이란기안자 검토자 협조자 결재권자또는발신명의인이전자문서상에전자적인이미지형태로된자기의성명을표시하는것을말한다. 6. " 전자문자서명 " 이란기안자 검토자 협조자 결재권자또는발신명의인이전자문서상에자동생성된자기의성명을전자적인문자형태로표시하는것을말한다. 7. 전자직인 이라함은컴퓨터등정보처리능력을가진장치에의하여전자적인이미지형태로사용되는직인을말한다. 8. 전자문서시스템 이란문서의기안 검토 협조 결재 등록 시행 편철 보관 이관 접수 배부

2 공람 검색 활용등모든처리절차가전자적으로처리되는시스템을말한다. 제3조 ( 적용범위 ) 1 공사의문서사무에관한기준은다른특별한규정이있는경우를제외하고는이규정이정하는바에의한다. 2 비밀문서의문서사무에관하여는이규정의적용을받는외에보안업무규정및동시행세칙에의하여처리한다. 3 전자문서에관하여는전자문서관리시스템운영세칙에의하여처리한다. 제4조 ( 문서의종류 ) 문서는크게규정문서, 지시문서, 공고문서, 비치문서, 민원문서와일반문서로구분하며다음각호와같다. 1. 규정문서는정관, 공사규정, 세칙등주로규정사항을정하는문서를말한다. 2. 지시문서는지시, 명령서등각부서및하부기관또는소속직원에대하여일정한사항을지시하는문서를말한다. 3. 공고문서는공고, 광고등일정한사항을일반인에게알리기위한문서를말한다. 4. 비치문서는비치대장, 비치카드등일정한사항을기록하여내부에비치하면서업무에활용하는문서를말한다. 5. 민원문서는민원인이허가, 인가, 그밖의처분등특정행위를요구하는문서와그에대한처리문서를말한다. 6. 일반문서는규정문서, 지시문서, 공고문서, 비치문서와민원문서이외의문서를말한다. 제5조 ( 문서의성립및효력발생 ) 1 문서는결재권자가해당문서에서명 ( 전자이미지서명, 전자문자서명및행정전자서명을포함한다. 이하같다 ) 의방식으로결재함으로써성립한다. 2 문서는수신자에게도달 ( 전자문서의경우는수신자가관리하거나지정한전자적시스템등에입력되는것을말한다 ) 됨으로써효력을발생한다. 3 제2항에도불구하고공고문서는그문서에서효력발생시기를구체적으로밝히고있지않으면그고시또는공고등이있은날부터 5일이경과한때에효력이발생한다. 제6조 ( 사무처리의원칙 ) 1 모든사무는문서로정확, 신속히처리하여야하며책임소재를명백히하여야한다. 2 다음각호에해당하는경우에문서로처리하지못한때에는즉시문서로작성, 처리하여야한다. 1. 긴급하고중요한사항으로서전화, 구술등문서아닌방법으로처리한사항 2. 회의에서합의된사항 3. 기타후일의업무처리에관계되거나참고될것이라고인정되는사항제7조 ( 문서작성의원칙 ) 문서는다음각호의구분에의하여작성한다. 1. 규정문서는조문형식에의하여작성하고누년일련번호를사용한다. 2. 지시문서는다음구분에의하여작성한다.

3 가. 지시각부서및하부부서에대하여개별적, 구체적으로일정한사항을지시하기위하여작성하는문서로서 [ 별지제1호서식 ] 에의하여작성한다. 나. 명령서임용, 당직, 출장, 휴일근무, 시간외근무등에관하여작성되는문서로서 [ 별지제3호서식 ] 에서 [ 별지제7호서식 ] 까지에의하여작성하되, 인사명령은연도별일련번호를사용한다. 3. 비치문서는비치하여사용하는대장류및카드류의문서로서적합한형태의서식으로정하여작성한다. 4. 민원문서는민원업무에적합한서식을정하여작성한다. 5. 일반문서는이규정에서따로서식을정하는경우를제외하고는 [ 별지제1호서식 ] 에의하여작성한다. 제8조 ( 문서정리의원칙 ) 각부서는필요시문서를즉시이용할수있는형태로정리보관하여야하며, 일정한기간경과후폐기하기까지의전과정을이규정의정한바대로정확히수행하여문서를정리하여야한다. 제 2 장문서의작성및처리 제 1 절일반사항 제9조 ( 용지의규격 ) 문서의용지는특수한형식의문서를제외하고는가로 210mm, 세로 297mm크기의종이를세워서쓰는것을원칙으로한다. 제10조 ( 용지의여백 ) 문서는용지의위로부터 3cm, 왼쪽용지끝으로부터 2cm, 오른쪽및아래로부터각각 1.5cm의여백을둔다. 단, 규정및세칙은옆철할수있도록용지의왼쪽끝에서 3cm의여백을둔다. 이때상단및하단오른쪽은각각 1.5cm의여백을둔다. 제11조 ( 용지의색깔 ) 문서의용지는원칙적으로흰색을사용한다. 제12조 ( 문서의용어 ) 1 문서는 국어기본법 제3조제3호에따른어문규범에맞게한글로작성하되, 뜻을정확하게전달하기위하여필요한경우에는괄호안에한자나그밖의외국어를함께적을수있으며, 특별한사유가없으면가로로쓴다. 2 문서의내용은간결하고명확하게표현하고일반화되지않은약어와전문용어등의사용을피하여이해하기쉽게작성하여야한다. 3 문서에는음성정보나영상정보등이수록되거나연계된바코드등을표기할수있다. 4 문서에쓰는숫자는특별한사유가없으면아라비아숫자를쓴다.

4 5 문서에쓰는날짜는숫자로표기하되, 연 월 일의글자는생략하고그자리에온점을찍어표시하며, 시 분은 24시각제에따라숫자로표기하되, 시 분의글자는생략하고그사이에쌍점을찍어구분한다. 다만, 특별한사유가있으면다른방법으로표시할수있다. 제13조 ( 글의색채 ) 도표를제외한문서에기입하는문자의색채는푸른색또는검은색으로한다. 다만, 수정또는주의환기등특별한표시를할때에는붉은색으로사용할수있다. 제14조 ( 수정 ) 문서의일부분을삭제또는수정한때에는삭제자또는수정자가삭제또는수정한곳에서명또는날인하여야한다. 다만, 중요한삭제또는수정에는그삭제또는수정한곳의란밖에수정한자수를표시하고서명또는날인하여야하며시행문을삭제또는수정한경우는문서의여백에정정한자수를표시하고직인을찍어야한다. 제15조 ( 면표시 ) 1 전후관계를명백히할필요가있는중요한문서가두장이상으로이루어진때에는문서의하부중앙좌측에전체면수, 우측에그일련번호를기입한다. 2 첨부서류를별도로보관할때에는면의표시를따로하되, 전체면수를생략할수있다. 제16조 ( 문서에대한표시 ) 기안문및시행문에는가능한한공사의로고ㆍ상징ㆍ마크또는홍보문구등을표시하여공사의이미지를높일수있도록하여야한다. 제17조 ( 문서의전자적처리 ) 문서의기안ㆍ검토ㆍ협조ㆍ결재ㆍ등록ㆍ시행ㆍ분류ㆍ편철ㆍ보관ㆍ보존ㆍ이관ㆍ접수ㆍ배부ㆍ공람ㆍ검색ㆍ활용등문서의모든처리절차가가능한전자문서시스템상에서전자적으로처리되도록하여야한다. 제 2 절문서의구성 제18조 ( 문서의구성 ) 문서는 [ 별지제1호서식 ] 으로작성하는경우두문, 본문, 결문으로구성한다. 1. 두문은발신기관명, 수신자로한다. 2. 본문은제목과내용및붙임으로한다. 3. 결문은발신명의, 기안자ㆍ검토자ㆍ협조자ㆍ결재권자의직위또는직급및서명 ( 전자문자서명, 전자이미지서명 ), 생산등록번호와시행일자, 접수등록번호와접수일자, 공사의우편번호ㆍ주소ㆍ홈페이지주소ㆍ전화번호ㆍ모사전송번호ㆍ전자우편주소및공개구분으로한다. 4. 문서의두문중수신자표시는다음각호의요령에따라기입한다. 가. 수신은수신기관장또는수신부서장의직명을쓰며, 수신자가 2 이상일때에는

5 수신자참조 라쓰고, 결문의발신명의밑의왼쪽기본선에맞추어수신자란을설치하여수신자명또는수신자기호를표시하며, 공사의수신자기호는 ( 별표 1) 과같다. 나. 수신자란에는수신자명또는수신자기호를쓰고이어서괄호안에업무를처리할보조기관또는보좌기관의직위를쓰되, 보조기관또는보좌기관의직위가분명하지아니한경우에는 업무담당과장등으로쓴다. 다. 경유문서인경우에 ( 경유 ) 란에 " 이문서는경유기관의장은 ( 또는제1차경유기관의장은, 제2차경유기관의장은 ) 이고, 최종수신기관의장은 입니다." 라고표시하고, 경유기관의장은제목란에 " 경유문서의이송 " 이라고표시하여순차적으로이송하여야한다. 5. 문서의본문중제목은문서의내용을쉽게알수있도록간명하게표시하여야하며, 내용은그문서로서표현하고자하는뜻을쉬운말로간략하게작성하여야한다. 제19조 ( 문서번호 ) 문서번호는부서명과등록일련번호로기록한다. 제20조 ( 항목구분 ) 문서의내용을 2이상의항목으로구분할필요가있는때에는다음구분에의하여표시하여야한다. 다만, 필요한경우에는부분적으로,, -, ㆍ등과같은특수한기호로표시할수있다. 1. 첫째항목의구분은 1., 2., 3., 4. 로나누어표시한다. 2. 둘째항목의구분은가., 나., 다., 라. 로나누어표시한다. 3. 셋째항목의구분은 1), 2), 3), 4) 로나누어표시한다. 4. 넷째항목의구분은가 ), 나 ), 다 ), 라 ), 로나누어표시한다. 5. 다섯째항목의구분은 (1), (2), (3), (4) 로나누어표시한다. 6. 여섯째항목의구분은 ( 가 ), ( 나 ), ( 다 ), ( 라 ) 로나누어표시한다. 7. 일곱째항목의구분은 1,2,3,4 로나누어표시한다. 8. 여덟째항목의구분은가, 나, 다, 라 로나누어표시한다. 9. 제2호ㆍ제4호ㆍ제6호및제8호의경우에하, 하 ), ( 하 ), 하이상더계속되는때에는거. 거 ), ( 거 ), < 거 >, 너., 너 ), ( 너 ), < 너 > 로이어표시한다. 제21조 ( 끝표시와첨부의표시 ) 본문이끝나면한자띄우고 끝 자를쓰며다음각호의요령에따라기입한다. 1. 본문이나첨부의표시문이오른쪽한계선이닿았을때에는다음줄왼쪽한계선에한자띄우고 끝 자를쓴다. 다만, 첨부물이 2이상일때에는항목구분을해야한다. 2. 일괄기안의경우 끝 표시는각안마다제1호의요령에의하여표시하여야한다. 제22조 ( 발신명의 ) 1 대외로발신되는문서는특별히정하여진경우를제외하고는사장명의로발송한다.

6 2 공사내부서상호간에수발되는문서는각부서장의명의로발신한다. 제23조 ( 직인의날인 ) 1 인사발령통지서, 상장및각종증명서류에속하는문서와대외로발송되는시행문서에는직인을날인하고, 부서상호간에발신되는문서는부서장서명으로발신할수있다. 2 하부기관으로발송되는문서에는직인을날인하지아니하고 직인생략 의표시를기안문ㆍ시행문발신명의표시의오른쪽에표시를하여야한다. 3 직인을날인할문서로서다수의수신자에게동시에발신또는교부하는문서에는관인날인에갈음하여인영을인쇄하여사용할수있으며, 이경우업무수행에지장이없다고인정되는때에는문서의크기나용도에따라인영의크기를적절하게축소인쇄하여사용할수있다. 4 제3항의규정에의한특별한규정이있는경우를제외하고는별지제34호서식의직인인쇄용지관리대장을비치하고그사용내역을기록, 유지하여야한다. 제24조 ( 문서의쪽번호등표시 ) 2장이상으로이루어진문서가제1호각목의어느하나에해당하는경우에는제2호각목의구분에따라쪽번호또는발급번호를표시하거나간인 ( 間印 ) 등을하여야한다. 1. 대상문서가. 문서의순서또는연결관계를명백히할필요가있는문서나. 사실관계나법률관계의증명에관계되는문서다. 허가, 인가및등록등에관계되는문서 2. 표시방법가. 전자문서인경우 1) 각종증명발급에관한문서를제외한문서에는문서의중앙하단에쪽번호를표시하되, 문서의순서또는연결관계를명백히할필요가있는중요한문서에는해당문건의전체쪽수와그쪽의일련번호를붙임표 (-) 로이어표시한다. 2) 각종증명발급에관한문서에는해당문서의왼쪽하단에발급번호를표시하되, 다음예시와같이표시한다. ( 예시 ) 단말번호 - 출력연월일 / 시ㆍ분ㆍ초 - 발급일련번호 - 쪽번호나. 종이문서인경우 : 직인관리자가직인을이용하여간인한다. 다만, 민원서류나그밖에필요하다고인정하는종이문서에는간인을갈음하여천공 ( 穿孔 ) 방식으로표시할수있다. 제 3 절문서의접수및처리 제 25 조 ( 문서의접수 ) 1 문서는문서사무를주관하는부서 ( 이하 문서부서 라한다 ) 에서접수한다.

7 2 문서부서에서접수한문서에는접수일시와 공공기록물관리에관한법률시행령 제20조에따라접수등록번호를전자적으로표시하되, 종이문서인경우에는 [ 별지제8호서식 ] 으로접수인을찍고접수일시와접수등록번호를적는다. 다만, [ 별지제1호서식 ] 을사용한경우에는이를찍지아니하며, 경유문서에있어서는문서처리인을날인하지아니하고별도의경유인을문서의첫장시행년, 월, 일밑의적당한여백에날인한다. 3 문서부서이외의부서에서문서를접수한때에는지체없이문서부서에인계하여야하며, 당직근무자가문서를접수한때에는다음날출근시간직후에문서부서에인계하여야한다. 4 우편또는전화에의하여발송되어접수한문서는발송기관이요구한때에한하여 [ 별지제9호서식 ] 의영수증을송부하여야하며, 인편에의하여접수한문서는 [ 별지제10호서식 ] 의문서사송부의수령인난에날인하거나서명하여영수의표시를하여야한다. 5 문서의접수및배부경로에관한정보를 공공기록물관리에관한법률시행령 제20조에따른등록ㆍ정보로관리하여야한다. 6 처리부서에서문서수신 발신업무를담당하는사람은접수한문서를처리담당자에게인계하여야하고, 처리담당자는공람할자의범위를정하여그문서를공람하게할수있다. 이경우전자문서를공람하였다는기록이전자문서시스템상에서자동으로표시되도록하여야한다. 7 제5항에따라공람을하는결재권자는문서의처리기한과처리방법을지시할수있으며, 필요하면업무분장된담당자외에그문서의처리담당자를따로지정할수있다. 8 우편또는전자우편주소등정보통신망을이용하여행정기관이아닌자로부터받은문서는제1항부터제6항까지의규정에따라처리한다. 이경우해당문서에대한위조ㆍ변조방지조치등으로인하여접수일시와접수등록번호를표시할수없으면그문서에표시하지아니할수있고발신자의주소와성명등이불분명할때에는접수하지아니할수있다. 9 처리부서의장은중요한문서를접수한경우에는결재권자 ( 전결권자포함 ) 에게즉시보고하고결재권자의지침을받아처리하여야한다. 제26조 ( 모사전송등에의한접수 ) 1 모사전송에의하여문서를접수한때에는수화자는 [ 별지제11호서식 ] 의전언통신문과 [ 별지제12호서식 ] 의수신대장에수신상황을기록, 정리하여야한다. 2 모사전송의방법으로수신한문서의보존기간이 1년이상인문서는복사하여접수하여야한다. 3 문서부서이외의부서에서전화를받아작성한문서는지체없이문서부서에

8 인계하여이를접수하게하여야한다. 제27조 ( 문서분류및처리 ) 1 문서부서에서문서를접수한때에는지체없이문서내용의처리를주관하는부서 ( 이하 처리부서 이라한다 ) 에이송하고문서가 2 이상의부서에관련될때에는해당되는모든부서에이송한다. 2 지급문서는다른일반문서에우선하여이송하고처리하여야한다. 3 문서부서에서이송된문서는처리부서에서공사내전자문서시스템상의문서등록대장에기록, 유지하여야한다. 제28조 ( 문서의반송및이송 ) 1 접수한문서가형식및내용상잘못이있을때에는 [ 별지제13호서식 ] 에의하여그뜻을기재하여이를반송할수있으며필요에따라전화등에의하여보완하게할수있다. 2 문서부서로부터업무와관련되지않은문서를접수한부서장은그뜻을기재한후지체없이이를문서부서로회송하여야하며문서부서는처리부서로다시이송하여야한다. 다만, 공사의업무에속하지아니하는문서는즉시발송기관으로반송하여야한다. 제 4 절기안및시행 제29조 ( 기안 ) 1 문서의기안은전자문서로함을원칙으로한다. 다만업무의성격상특별한사정이있는경우에는그러하지아니한다. 2 기안문서는 [ 별지제1호서식 ] 또는 [ 별지제2호서식 ]( 내부결재문서에한한다. 이하같다 ) 에의한다. 3 [ 별지제2호서식 ] 은보고서, 계획서, 검토서등내부결재문서에한하며, 시행문으로변환하여시행할수없다. 제30조 ( 보조기관 ) 보조결재자는의견이있을경우에는그구체적사유를의견란에명시하고서명하여야하며의견을기재치않을경우에는이를동의한것으로인정한다. 제31조 ( 장부에의한처리 ) 증명서교부, 기타관례적인사무에관한문서는따로기안하는것을생략하고그내용을관계대장에기입하여처리할수있다. 제32조 ( 협조 ) 1 기안문서의내용이다른부서에관련되는것일때에는기안용지의협조자서명란에의하여협조를얻어야한다. 2 협조에있어서동의할수없는경우에는지체없이그구체적사유를명시하고서명하여야하며, 동의할수없음을이유로서명을거부하거나문서의회송을지연시켜서는아니된다. 3 협조가이루어지지아니한사항은결재권자의결정에따른다.

9 제 5 절결 재 제33조 ( 결재 ) 1 기안한문서는결재권자의결재를얻어야한다. 2 결재권자의결재는결재란에서명또는날인으로하며, 필요에따라결재일시를표시한다. 3 결재권자는두장이상으로이루어지는다음각호의 1에해당하는문서에 [ 별지제15호서식 ] 의결재인을합철되는부분에간인한다. 1. 전후관계를명백히할필요가있는문서 2. 사실또는법률관계의증명에관계되는문서 3. 허가, 등록, 기타민원사항에관계되는문서 4 전항의문서를시행할때에는그시행문에사장의직인으로문서통제자가간인한다. 제34조 ( 전결, 대결 ) 1 사장은업무의경중에따라그소속임원또는부서의장 ( 이하 부서장 이라한다 : 삭제 ) 으로하여금위임전결하게할수있다. 2 제1항의규정에의한위임전결사항은위임전결규정에의한다. 3 결재권자가출장, 휴가, 기타사유로상당한기간부재중일때에는그직무를대행하는자가대결할수있으며, 대결한문서중중요한문서에대하여는결재권자에게사후에보고하여야한다. 4 긴급을요하는문서에있어서결재권자의사정에의하여결재를얻을수없을때에는그직무를대행할수있는자의대결로우선시행하고즉시결재권자에게보고하여야한다. 5 제1항내지제4항의규정에의하여전결또는대결한문서는정규의결재권자가결재한것과동일한효력을가지며결재권자가사후에그내용을수정한부분은장래에한하여효력을가진다. 이경우수정사항은지체없이수신자에게통보하여야한다. 6 전결및대결하는경우에는전결권자또는대결권자의결재란에 전결 또는 대결 의표시를한후결재권자란에서명또는날인한다. 제 6 절문서의발송 제35조 ( 발송 ) 1 문서는정보통신망을이용하여발송하는것을원칙으로한다. 2 제1항에도불구하고업무의성질상제1항에따른발송방법이적절하지아니하거나그밖의특별한사정이있으면우편 팩스등의방법으로문서를발신할수있으며, 내용이중요한문서는등기우편이나그밖에발송사실을증명할수있는특수한방법으로발송하여야한다.

10 3 제2항과같이우편 팩스등의방법으로문서를발송할때에는그발송기록을증명할수있는관계서류등을기안문과함께보존하여야한다. 4 시행문은처리부서에서발송하되, 종이문서의경우에이를복사하여발송하고, 전자문서인경우에는전자문서시스템상에서발송한다. 5 전자관인을찍은문서중정보통신망을이용하여시행할수없는문서는출력하여시행할수있다. 6 처리부서의문서수발사무를담당하는사람은발송할문서를문서등록대장에기재하여발송한다. 7 직인 ( 전자직인을제외한다 ) 을찍어시행하는문서는직인관리자가직인을찍은후처리부서에서발송하여야한다. 8 인편으로발송하는경우에는인편에의한문서발송대장 [ 별지제10호서식 ] 을작성하여수령인의서명또는날인을받아야한다. 9 책자그밖의간행물을배부할때에는문서등록대장의기록을생략할수있다. 제36조 ( 문서의등록 ) 1 문서는당해문서에대한결재가끝난즉시결재일자순에따라문서번호를부여하고처리부서별로전자문서시스템상의문서등록대장에등록하여야한다. 단, 내부결재문서일때에는문서등록대장의수신처란에 내부결재 표시를하여야한다. 2 기안지에의하여작성하지아니한보고서등의문서는그문서의표지왼쪽위의여백에 [ 별지제35호서식 ] 의문서등록표시를하여내용을기재한후등록하여야한다. 제 7 절 문서통제 제37조 ( 통제기관 ) 1 문서에관한통제사무를담당하게하기위하여문서부서에문서통제자를둔다. 2 문서부서의실정에따라문서통제자의소관사무의일부를분담하게하기위하여보조문서통제자를둘수있다. 3 제1항의규정에의한문서통제자는경영지원부서장으로, 제2항의규정에의한보조문서통제자는경영지원부서직원중에서임명한다. 제38조 ( 통제내용및방법 ) 1 문서통제자 ( 보조문서통제자포함, 이하같다 ) 가문서를통제할때에는다음각호의사항을검토한다. 1. 결재권자의결재여부 2. 타문서와의내용상의중복여부 3. 전결구분의착오여부 4. 문서처리기한의경과여부 5. 첨부물확인, 용어상오자, 탈자등미비여부

11 2 제 1 항의규정에의한검토결과미비사항이발견된때에는 [ 별지제 13 호서식 ] 에 의하여그뜻을기재하고그문서의처리부서에회송한다. 다만, 경미한사항은 문서통제자가처리부서와협의후수정할수있다. 제 3 장 문서의보관및보존 제 1 절 일반사항 제39조 ( 용어의정의 ) 이장에서사용하는용어의정의는다음각호와같다. 1. 보관 이라함은문서의처리완결후부터보존되기전까지의관리를말한다. 2. 보존 이라함은보관이끝난문서를소정의보존기간에따라관리하는것을말한다. 3. 이관 이라함은완결된문서를기록관으로인계하는것을말한다. 4. 기록관이라함은문서를보관또는보존하기위하여사장이정한부서를말한다. 5. 집중관리 라함은처리완결된모든문서를기관단위로기록관에서일괄집중하여보관, 보존하는것을말한다. 6. 분산관리 라함은과단위로문서처리부서에서처리완결된모든문서를일괄하여보관, 보존하는것을말한다. 제40조 ( 보존기간 ) 문서보존기간의기준은영구, 준영구, 30년,, 5년, 3년, 1년으로구분하며종별문서보존기간은 ( 별표 3) 과같다. 제41조 ( 보존기간의기산 ) 보존기간은처리완결된년도의다음해 1월 1일부터기산한다. 제42조 ( 문서관리단위 ) 1 각부서의장은문서의발생량및성질에따라집중관리또는분산관리를실시하여야한다. 2 제1항의규정에의하여집중관리단위에는관리전담자를두고, 분산관리단위에는관리담당자를지정하여야한다. 제 2 절 편철및보관 제43조 (1건철) 문서는안건마다그발생, 경과및완결에관계되는문서를일괄하여발생, 경과, 완결순으로정리하고완결순으로표지를사용하여 1건으로합철한다. 제44조 ( 보관철의사용 ) 1 1건철이된문서를보관할때에는 [ 별지제19호서식 ] 의보관철 ( 홀다 ) 을사용하는것을원칙으로한다. 2 보관철표지에는기능명칭 ( 제목 ), 생산년도, 부서명을기재한다.

12 3 보관철내의문서량은 100매를기준으로함을원칙으로한다. 제45조 ( 편철방법 ) 완결된 1건문서는보관철의조견표가있는면에완결일자순으로최근문서가상부에오도록철하고그반대면에 [ 별지제20호서식 ] 의색인목록을붙인다. 제46조 ( 조견표 ) 보관철의조견표에는문서분류번호, 기능명칭, 부제목, 보존기간및보존기간완료일자를 [ 별지제21호서식 ] 에의하여기재하여야한다. 제47조 ( 색인목록 ) 색인목록에는최종 1건문서의대표적완결문서건명을기재한다. 다만, 대표적문서건명으로 1건철의내용이분명하지아니한때에는부제목을기재한다. 제48조 ( 면수표지 ) 보관철내에면수표시는하부한계선중앙하단에그면의일련번호만을기입한다. 제49조 ( 특수문서의보관 ) 첨부물로된인쇄물이나책자를보관철에합철하기곤란한경우에는표면에관계문서의부서기호, 문서분류번호, 일자및제목을기재하여따로보관한다. 제50조 ( 보고자료의처리 ) 보고문서를접수한처리부서에서보고자료를종합하여 1건철로완결하여보관하기곤란할때에는보고자료만따로부책으로편철하여표면에관계부서의부서기호, 문서분류번호, 일자및제목을기재하여보관할수있다. 제51조 ( 문서철 ) 1 서류함표면기재내용은별지제32호서식에의한다. 2 완결된문서는서류함에보관하고서류함안의보관철의배열은문서분류번호순으로조견표의기재사항을용이하게볼수있도록하여야한다. 3 서류함에는 [ 별지제22호서식 ] 에의한보관철색인표를비치또는부착한다. 제52조 ( 미결문서의보관 ) 1건철로완결되지아니한미결문서는업무담당별로미결문서보관철에 1건으로가철하여완결될때까지지정한서류함또는서랍에보관한다. 제 3 절인계 제53조 ( 이관 ) 1 기록물을처리부서에서보존기간의기산일부터 2년의범위내에서보관한후기록물철단위로기록관으로이관하여야한다. 다만, 전자시스템으로생산된기록물은매 1년단위로전년도생산기록물을이관한다. 2 제1항에도불구하고기록관이설치되지아니하거나업무에수시로참고할필요가있는경우에는보존기간의기산일부터 의범위내에서기록물철단위로이관시기를연장할수있다. 3 공공기관이전자기록물을이관하는경우에는이관대상기록물을검수 ( 檢收 ) 하고, 오류가없는기록물에대하여이관하여야한다. 제54조 ( 목록 ) 제53조의규정에의하여보존문서를이관할때에는 [ 별지제23호서식 ] 의

13 보존문서인계서를 2 부작성하여 1 부는인계자의수령인을받아처리부서에서보관 하고, 1 부는인계될문서에첨부한다. 제 4 절보존 제55조 ( 보존 ) 1 문서의보관철은년도별, 분류번호별및보존기간별로보존하여야한다. 2 문서보관철의표지는원칙적으로흑표지를사용하며 [ 별지제33호서식 ] 과같이기재한다. 제56조 ( 전자문서의보존관리 ) 전자문서는컴퓨터파일등전자매체로보존하거나부득이한경우출력하여보존할수있다. 제57조 ( 보존문서기록대장 ) 보존되는보관철의현황을파악하기위하여 [ 별지제24호서식 ] 의보존문서기록대장에보존부서별로현황을기록하여비치하여야한다. 제 4 장서식관리 제58조 ( 서식제정의원칙 ) 1 장기적으로반복하여사용되는문서로서정형화할수있는문서는특별한사유가있는경우를제외하고는서식으로정함을원칙으로하되, 전산파트와협의하여전산화가용이하도록제정한다. 2 서식은법령에의하여서식에날인하도록정한경우를제외하고는서명 ( 전자이미지서명을포함한다.) 이나날인을선택적으로사용할수있도록하여야한다. 제59조 ( 서식의제정및개폐 ) 서식을제정또는개폐할때에는경영지원부서의합의를받아사장의승인을얻어야한다. 다만, 내용의변경을가져오지않는범위내에서의자구의수정과활자의크기의변경을하는것은그러하지아니하다. 제60조 ( 서식의승인신청 ) 1 제59조의규정에의한서식의제정또는개폐의승인을얻고자할때에는 [ 별지제27호서식 ] 의서식승인신청서에서식초안 2부를첨부하여문서부서에제출하여야한다. 2 제1항의규정에의하여 2이상의부서에관계되는서식은그관계부서와미리협의하여야한다. 제61조 ( 서식의승인기준 ) 1 제60조의규정에의한서식의승인은다음각호의기준에의한다. 1. 용지의규격은제11조의규정에의한다. 2. 용지의색채는제13조의규정에의한다. 3. 이미승인되어있는서식과중복되거나통합이가능한것또는서식으로서의필요성이없는것은승인하지아니한다.

14 2 용지의지질및중량기준은신문용지를사용함을원칙으로한다. 다만, 다음각호에해당하는서식은다른용지를사용할수있다. 1. 영구보존문서의서식 2. 외국기관을상대로하는문서의서식 3. 표창장등존엄성을요하는서식 4. 유가증권기타이에유사한각종문서의서식 5. 일반의열람에사용하는문서의서식 6. 양면을사용하여비치하는부책의서식 7. 휴대또는비치를요하는각종증명서의서식 8. 기타특수한목적을위하여사용하는서식 3 제2항각호의서식별지질및중량에관하여는문서부서의부서장이정한다. 제62조 ( 승인의표시 ) 문서부서의부서장이승인한서식의하단에승인번호, 승인일자, 용지의크기, 지질및중량을표시하여야한다. 제 5 장보칙 제63조 ( 외국어로된문서 ) 1 외국어로된문서를접수한때에는처리부서에서한글로된번역문을작성첨부하여처리하는것을원칙으로한다. 2 외국기관또는외국인에게보낼문서의기안은기안용지에한글로기안하여해당외국어번역문을첨부하여결재를얻어야한다. 3 업무상필요한때에는외국어와한글을병용한서식을제정하여사용할수있다. 4 외국기관에보내기위하여작성하는문서는국제서식또는관계외국기관의서식에따를수있다. 5 외국기관으로발신하는문서는사장의명의로함을원칙으로한다. 다만, 특별한경우에한하여외국기관에상응하는부서장의명의로발신할수있다. 제64조 ( 회보 ) 1 직원에대한주지사항및안내사항등필요한사항은이를 [ 별지제29호서식 ] 의회보에의하여시행한다. 2 회보에는주요인사사항, 지시사항, 연락사항, 공지사항등을구분기재하되, 항목이바뀔때마다제목을표시한다. 3 회보를유인배부하는경우에는서명을생략할수있다. 제65조 ( 요약보고서 ) 1 결재권자의서명또는승인을요하는결재서류에는필요에따라요약보고서를작성첨부한다. 2 요약보고서에는공문의요점, 사실, 상태등을간략하고조리있게정리하여기재한다.

15 3 공문을문서철에편철시에는요약보고서는제거한후편철한다. 제66조 ( 기록보고서 ) 1 직원이대외적인회합, 또는회의에참석한경우에는방문결과의복명을위하여 [ 별지제30호서식 ] 의기록보고서를작성제출하여야한다. 2 기록보고서에는회의또는회합의목적, 결과및발견한문제점등을기재한다. 제67조 ( 기타서식및문서에대한표시인의규격 ) 인장날인대장은 [ 별지제31 호서식 ] 을사용하고기타각종표시인의규격은 ( 별표 2) 에의한다. 제68조 ( 위임규정 ) 이규정시행에관하여필요한사항은사장이별도로정한다. 부칙 ( ) 제 1 조 ( 시행일 ) 이규정은발령일부터시행한다. 부칙 ( ) 제 1 조 ( 시행일 ) 이규정은 2014 년 1 월 1 일부터시행한다. 부칙 ( ) 제 1 조 ( 시행일 ) 이규정은발령한날부터시행한다. 부칙 ( ) 제 1 조 ( 시행일 ) 이규정은발령한날부터시행한다. 부칙 ( ) 제 1 조 ( 시행일 ) 이규정은발령한날부터시행한다.

16 부칙 ( ) 제 1 조 ( 시행일 ) 이규정은발령한날부터시행한다. 부칙 ( ) 제1조 ( 시행일 ) 이규정은발령한날부터시행한다. 제2조 ( 특례사항 ) 제1조에도불구하고중앙지하도상가부설주차장관리부서변경시행은시와위탁관리협약에의해중앙지하도상가부설주차장업무가상가관리처에추가된시점부터한다. 부칙 ( ) 제 1 조 ( 시행일 ) 이규정은발령한날부터시행한다. 부칙 ( ) 제 1 조 ( 시행일 ) 이규정은발령한날부터시행한다. 부칙 ( ) 제 1 조 ( 시행일 ) 이규정은발령한날부터시행한다.

17 ( 별표 1)( 개정 )( 개정 )( 개정 )( 개정 )( 개정 ) ( 개정 ) 부서기호및수신처번호알림표 부서명수신처번호 감사실전략사업실경영기획실경영지원실인사전략실재난안전실개발사업 처개발사업 처개발사업 처노외주차처노상주차처시설관리처상가관리처탄천종합운동장성남종합운동장수정도서관중원도서관

18 ( 별표 2) 문서에대한표시인의규격 관리통제 0.8 cm 2 cm 직 급 홍 색 직인생략 전 결 청 색 대 결 후 결 후 열 사 본 전 신 홍 색 전 화 원본대조필 청 색 동일규격으로유인하여사용할수있다.

19 ( 별표 3)( 개정 )( 개정 )( 개정 )( 개정 )( 개정 ) ( 개정 ) 문서보존기간기준표 구분기능종별보존기간 총 론 이사회회의록및관계문서 각종위원회회의록및운영에관계되는문서 업무추진보고사항및간부회의관련문서 기타회의관계문서 영구영구 1 년 홍 보 공사연혁에관계되는문서 대외보도자료, 문서 간행물에관련된문서 기타홍보관계문서 감 사 대내외부감사관계문서 감사전말보고문서 복무점검관련문서 일상감사관계문서및일지 기타감사자료 국민권익위원회관련문서 임원재산등록문서 감사일반문서 영구 1 년 1 년 1 년 기획관리 장 단기사업계획관계문서 기본운영계획관계문서 경영목표설정및계획관계문서 경영분석및심사분석문서 영구

20 구분기능종별보존기간 예산관리조직제도연구개발및제안 재무및재정계획 결산감사에관련된문서 예산안편성관계서류 예산승인관계서류 예산변경, 운용, 분석관계서류 예산일반 기구및직제개폐관계서류 업무조정및통제관계서류 직무분석, 인력판단관계서류 조례, 정관에관계되는서류 행정및형사소송관계서류 일반민사사항의소송관련문서 개발업무관계서류 연구업무관계서류 제안모집에관한서류 법인등기관계업무서류 영구 1 년영구 1 년영구 영구영구영구 영구 비상계획 비상계획문서 민방위관계문서 예비군관계문서 민방위협의회문서 영구 1 년 총 무 의전및행사관계문서 사옥관리, 운영에관계되는문서 차량관리, 운영에관계되는문서 유류수불기록및운행일지, 기타부책 업무인수인계에관계되는서류

21 구분기능종별보존기간 문서관리 문서관리지침및통제에관련된사항 공사제규정원안및개폐에관한서류 우표수불대장 직인및중요인장등록부 직인날인기록부 문서분류및서식의개폐에관련된사항 민원접수처리부 민원처리관계문서 중요한민원사항의처리및관계기록사항 제증명발급, 승인신청, 확인, 청구등의관련문서 보존문서기록대장 순찰점검및사고처리보고문서 영구 1 년영구 1 년 영구 3년 도 서 도서대장 도서구입관계문서 정기간행물관계문서 도서대출대장 기타도서관계서류 영구 1 년 1 년 1 년 관리 용도품관리및청구등수불기록관계서류 용도품및인쇄물수정계획관계서류 제급여관계서류및원부 저축, 기금및보험관계서류 급여조정및운영등에관한서류 시설물점검및관리유지대장 시설물영선의관계문서 기타영선업무관계문서 공인근무요원운영관계문서 1 년 영구영구 1 년

22 구분기능종별보존기간 인사및 노무 인사관리각종통계및인력관리관계서류 인사제도및방침관계서류 복무규율에관한문서 임원관계서류 원호및병사관계기록서류 직무근무평정및인사고과관계서류 퇴직직원신상관계서류 신원조회, 경력조사등관계서류 신원대장및신원특이자관리기록서류 근무상황부 신분증발급대장 징계및표창기록원부 인사명령원부 입사시험기타고시관계서류 고시문제및답안지, 원서등 합격자 불합격자 휴일근무부 출장신청서및명령부 각부서시간외근무부및출장명령부 퇴직급여관계서류 각종산재보험및보상관계서류 복지후생관계서류 보건관리에관한서류 교육훈련및제도평가등에관한문서 해외파견및출장, 연수, 귀국보고등에관한문서 의료보험조합제도및운영관계기록및부책 기타인사관계문서 영구 영구 영구영구영구영구 영구영구 1 년 영구 1 년

23 구분기능종별보존기간 경 리 회계관계예규, 지침및제도에관한문서 예산운영및집행실적관계서류 회계관계증빙서류 지급결의서 원천징수대장 총계정원장 보조원장 선급금및가지급금원장 사업자등록관계서류 은행관계일반서류철 자금운영및교부관계문서 차입금원장및관계서류 자본불입관계서류 현금출납부, 은행예금출납부 지급이자대장 유가증권대장 시산표및분개장 결산관계서류 수표발행서류 법인세, 부가세등세무관계서류 관 재 물품수급계획및실적기타물자관리와관련된 사항 재물조사관계서류 비품수불대장 조 달 업자등록및계약협의에관련된서류 물가조사및원가조사관계서류 계약서 영구 영구 영구영구 영구 영구 1 년 영구

24 구분기능종별보존기간 보 상 건설용지수급계획 후보지선정및조사 이주대책및처리 수용협의및보상 토지사용승락 공공용지기부채납및보상 소유권이전및권리의무승계 감정평가 설 계 설계기준및심사 설계및설계변경 설계용역 품셈관리 표준일위대가 설계도서관리 건 설 건설공사현황및통계자료 건설공사업무추진및통계 건설공사수탁및위탁사업 부대사업개발 현황측량 지질조사 시설결정 토지및물건조사 사업시행허가 공사분석 지적측량 지적승인 지적분할및지목변경 토지대장관리 영구 영구 영구 영구영구영구영구 30년 30년 30년 30년영구영구영구영구영구영구영구영구

25 구분기능종별보존기간 토 목 ( 조경 ) 공사발주및시공 준공및기성검사 저장물관리 하자보수공사관리 현장관리 공사감독임명및조정 부대사업공사관리 공정관리 자재시험 위생및소방설비 안전관리계획 재해통계자료 안전관리 안전사고보고 영구 30년 30년 주택관리 분양주택관리 임대주택관리 관리비조정및징수 사용료조정징수 시설보수계획 시설유지관리 30년 분 양 주택분양계획 가격산출 공급승인 계약 아파트분양금징수 감정의뢰 상가분양금징수및반환

26 구분기능종별보존기간 임 대 주택, 상가임대계획 이중당첨및재산조회 임대보증금, 임대료산정및변경 계약, 해지, 명의변경 임대보증금가압류, 가처분관계 아파트임대보증금징수 아파트임대료및배상금징수 아파트임대보증금반환 융자금징수및반환 택 지 택지공급계획 조성원가산출 택지공급승인 계약 택지공급사후관리 30년 30년 30년 30년 30년 30년 30년 30년 30년 30년 재개발 기본계획수립 현황조사 기본및실시설계 토지, 건물등평가 시행인가 건축허가 국 공유지협의 토지등의수용 관리처분계획인가 확정측량 공공시설설치 분양처분 등기절차 청산조치 30년 30년 30년 30년 30년 30년 30년 30년영구 30년 30년

27 구분기능종별보존기간 주차장 피견인차량 주차장관리운영에대한제반서류 주차장시설의설계. 시공서류 주차장수익금분석및수입증대방안강구서류 주차장사업과관련된부대시설추진및운영서류 주차요금징수원등복무지도감독서류 주차카드및정기주차권수불관리서류 차적조회및가산금고지서류 주차장의수탁협약체결및관리운영서류 주차장및그부대시설의관리서류 업무상발생된소송서류 기타서류 주차장점검및유지보수서류 주차장신설유료와관련서류 주차장월차관련서류 주차원표 미납원표 예산및회계운용 견인관리운영에대한제반사항서류 불법주. 정차견인보관업무대행협약체결및 관리운영서류 견인차량및장비보관유지관리서류 견인비용징수서류 차적조회및가산금고지서류 견인업무종사원복무지도감독서류 견인업무에발생된소송 기타불법주. 정차관리및견인업무추진에 관한사항서류 수입금징수결정및불입 기타 준영구 영구 영구 1 년 2 년 영구 10 년 1 년

28 구분기능종별보존기간 인라인스케이트장관리 인라인스케이트장관리운영계획관계서류 시설물유지관리및보수관계서류 관리원복무지도감독서류 기타서류 1 년 도서관 도서관운영에관한종합계획수립운영 도서관재산관리 문서통제및보안관리 예산및회계운용 서무및복무에관한사항 도서관운영위원회운영 도서관시설의보호유지및관리 도서관특성화계획수립및추진 출입자통제 자료선정및수집 등록원부관리 자료수집 간행물발간자료조사및연구 자료의보수및제본에관한사항 지역문화와사회교육정보수집개발 도서기증운동 자료선정위원회운영 전자도서관구축및운영 도서의열람및장서관리 ( 각실운영 ) 도서대출및회수 독서인구확대계획수립시행 운영시스템개발 문화교실및각종문화행사운영 일반열람실운영 영구 1 년 영구 1 년 1 년 1 년

29 구분기능종별보존기간 종합 운동장 탄천및성남종합운동장운영에관한종합계획 탄천및성남종합운동장재산관리 예산회계운영 복무및인력관리에관한사항 건물임대에관한사항 임대료및관리비에관한사항 체육시설사용허가 주차장관리 운영에관한사항 수입금관리에관한사항 급여산정및지급관련문서 경비방호용역계약관련문서 셔틀버스용역계약관련문서 셔틀버스관련일반문서 영조물배상및시설물공제관련문서 시설물유지 보수공사관련문서 강사채용및관리에관한사항 외래강사출근부 회원관리 입장권검인및매표관리 민원처리관련문서 사고보고및보험관련사항 안전보건교육관련사항 무전기, 무선국관리 무선국허가 시설물유지관리계획 시설물유지관리에관한중요사항 시설물유지관리에관한경미한사항 시설물안전점검에관한사항 수영장수질관리 빙상장아이스링크관리 시설물점검대장등 소모품관리 기타사항 영구 준영구 준영구 영구 1 년 1 년 영구 1년

30 구분기능종별보존기간 평생학습관 스포츠센터 공영차고지 평생학습관스포츠센터운영계획관련서류 수입금징수결정및불입관계서류 각종통계관련서류 평생학습관스포츠센터업무에발생된소송관련서류 여성문화회관스포츠시설프로그램개발및운영서류 강사및회원관리관련서류 체육시설사용허가관련서류 기타서류 공영차고지운영계획관련서류 수입금징수결정및불입관계서류 각종통계관련서류 공영차고지시설물유지및보수관련서류 공영차고지운영관련소송서류 관리원복무지도감독서류 임대관리시설물관련서류 각종보고서류 기타서류 영구 1 년 영구 1 년 종량제물품 유통 종량제물품판매및공급에관한서류 종량제물품공급계획서류 종량제물품판매수납및회계서류 종량제물품판매공급업무운영에관한서류 종량제물품유통차량유지관리서류 기타종량제물품판매공급에필요한서류 5년 5년영구 3년 3년 1년 여성임대아파트 여성임대아파트및부대시설관리에관한계획의수립 여성임대아파트관리사무소지도감독 여성임대아파트입주자관리및민원사항 여성임대아파트및그부대시설의관리업무상발생된소송업무 여성임대아파트전대, 전매방지업무 여성임대아파트보수계획수립및시행 여성임대아파트수탁협약체결및관리운영 기타서류 영구영구 1 년

31 구분기능종별보존기간 지하차도및터널주택전시관상가관리 지하차도및터널관리운영계획 시설물안전점검에관한사항 시설물유지 보수공사관련사항 관리운영및순찰일지 민원및사고처리관련사항 소모품관련사항 기타서류 시설물유지및관리에관한운영계획 시설물안전점검관련사항 시설물유지 보수공사관련사항 복무및인력관리에관한사항 시설물점검대장등 상가관리처운영에관한종합계획 상가관리처재산관리 예산회계운영 복무및인력관리에관한사항 임대에관한사항 임대료, 임대보증금및관리비에관한사항 수입금관리에관한사항 청사 경비용역계약관련문서 청사 경비 주차관리원복무일지 영조물배상및시설물공제관련문서 시설물유지 보수공사관련문서 시설물유지관리에관한사항 시설물안전점검에관한사항 시설물점검대장등 민원처리관련문서 사고보고및보험관련사항 안전보건교육관련사항 소모품관리 기타사항 부설주차장관리운영사항 부설주차장월주차관련서류 1 년 5년 5년 5년 3년 영구 5년 5년준영구 5년 3년영구 5년 3년 5년영구 5년 3년 1년 5년

32 구분기능종별보존기간 소규모 체육시설 시설물유지및관리에관한운영계획 시설물안전점검관련사항 시설물유지 보수공사관련사항 복무및인력관리에관한사항 시설물점검대장등 5년 5년 5년 3년

33 ( 별표 4)( 개정 ) 전결, 대결, 후결, 후열표시방법 1. 전결시 분류기호 문서번호 ( 전화번호 : ) 전결규정조항 전결사항 처리기간사장 시행일자 보존연한 보조기관 본부장 부서장 전 결 팀 장 협 기안책임자 조

34 2. 대결시 분류기호 문서번호 ( 전화번호 : ) 전결규정조항 전결사항 처리기간사장 시행일자 보존연한 김 후 결 백두산 보 본부장 협 조기 부서장 전결 관 팀 장 기안책임자 조

35 ( 별표 5) 2 cm 2 cm 전화 1cm모사전송 1cm ( 별표 6) 송신필인 송신부의송신연번수신자번호송신자번호 송신일시 수신자 서명날인 3 cm 7 cm

36 ( 별지제 1 호서식 ) 성남도시개발공사 수신자 ( ) ( 경유 ) 제목 처리요령 첨부 1 참조 발신명의인 기안자 ( 직위 / 직급 ) 서명 검토자 ( 직위 / 직급 ) 서명 결재권자 ( 직위 / 직급 ) 서명 협조자 ( 직위 / 직급 ) 서명 시행 처리과명-일련번호 ( 시행일자 ) 접수 처리과명-일련번호 ( 접수일자 ) 우 주소 / 홈페이지주소 전화 ( ) 전송 ( ) / 공무원의공식전자우편주소 / 공개구분

37 첨부 1 처리요령 ( 이란은서식에포함하지아니함 ) 1. 행정기관명 : 그문서를기안한팀이속한행정기관명을기재한다. 2. 수신자 ( ) : 수신자명또는수신자기호를먼저쓰고, 이어서괄호안에는처리할자 ( 보조기관또는보좌기관을말한다 ) 의직위를쓰되, 처리할자의직위가분명하지아니한경우에는 업무담당과장등으로쓰며, 수신자가많아본문의내용을기재할란이줄어들어본문의내용을첫장에서파악하기곤란한경우는두문의수신자란에 " 수신자참조 " 라고쓰고, 결문의발신명의밑의왼쪽기본선에맞추어수신자란을설치하여수신자명또는수신자기호를표시한다. 3. ( 경유 ) : 경유문서인경우에 ( 경유 ) 란에 " 이문서는경유기관의장은 ( 또는제 1 차경유기관의장은, 제 2 차경유기관의장은 ) 이고, 최종수신기관의장은 입니다." 라고표시하고, 경유기관의장은제목란에 " 경유문서의이송 " 이라고표시하여순차적으로이송하여야한다. 4. 제목 : 그문서의내용을쉽게알수있도록간단하고, 명확하게기재한다. 5. 발신명의 : 합의제행정기관또는행정기관의장의명의를기재하고, 보조기관또는보좌기관상호간에발신하는문서는그보조기관또는보조기관의명의를기재한다. 6. 기안자ㆍ검토자ㆍ협조자ㆍ결재권자의직위 / 직급 : 직위가있는경우에는직위를온전하게쓰고, 직위가없는경우에는직급을온전하게쓴다. 다만, 기관장과부기관장의직위는간략하게쓴다. 7. 시행처리과명 - 일련번호 ( 시행일자 ) 접수처리과명 - 일련번호 ( 접수일자 ) : 처리과명 ( 치리과가없는행정기관은 10 자이내의행정기관명의약칭 ) 을기재하고, 일련번호는연도별일련번호를기재하며, 시행일자와접수일자란에는연월일을각각온점 (.) 을찍어숫자로기재한다. 다만, 민원문서인경우로서필요한경우에는시행일자와접수일자란에시ㆍ분까지기재한다. 8. 우주소 : 우편번호를기재한다음, 행정기관이위치한도로명및건물번호다음에괄호하여주소를기재하고, 사무실이위치한층수와호수를괄호안에기재한다. ( 예 ) 우 서울특별시종로구효자로 39( 창성동 117) (2 층 208 호 ) 9. 홈페이지주소 : 행정기관의홈페이지주소를기재한다. ( 예 ) 전화 ( ) 전송 ( ) : 전화번호와모사전송번호를각각기재하되, ( ) 안에는지역번호를기재한다. 기관내부문서의경우는구내전화번호를기재한다. 11. 공무원의공식전자우편주소 : 행정기관에서공무원에게부여한전자우편주소를기재한다. 12. 공개구분 : 공개ㆍ부분공개ㆍ비공개로구분하여표시한다. 부분공개ㆍ비공개인경우에는공공기관의기록물관리에관한법률시행규칙제 16 조의규정 ( 별표 11) 에의한공개여부구분번호를선택하여 ( ) 안에표시한다. 13. 관인생략등표시 : 발신명의의오른쪽에관인생략또는서명생략을표시한다. 기안자ㆍ검토자및결재권자 ( 직위 / 직급 ) 서명 : " 기안자ㆍ검토자및결재권자 " 의용어는표시하지아니하고, 기안자ㆍ검토자및결재권자의직위 / 직급을쓰고서명한다. 협조자 ( 직위 / 직급 ) 서명 : " 협조자 " 의용어를표시한다음, 이어서직위 / 직급을쓰고서명한다. 전결및서명표시위치 : 행정업무의효율적운영에관한규정제 10 조제 2 항및동규정시행규칙제 7 조제 2 항의규정에의하여결재권이위임된사항을전결하는경우에는행정기관의장의결재란을설치하지아니하고전결하는자의서명란에 " 전결 " 표시를한후서명한다. 전결ㆍ대결및서명표시위치 : 행정업무의효율적운영에관한규정제 10 조제 2 항및동규정시행규칙제 7 조제 2 항의규정에의하여위임전결사항을대결하는경우에는행정기관의장의결재란을설치하지아니하고전결하는자의서명란에 " 전결 " 표시를한후대결하는자의서명란에 " 대결 " 표시를하고서명하며, 위임전결사항이아닌사항을대결한경우에는행정기관의장의결재란을설치하지아니하고대결하는자의서명란에 " 대결 " 표시를하고서명한다. 발의자 ( ) ㆍ보고자 ( ) 의표시는직위또는직급앞또는위에한다. " 수신자 " 는 " 받는자 " 로사용할수있다.

38 ( 별지제 2 호서식 ) 문서번호기안자 o o o o o o 사장 등록일자 결재일자 공개여부 협 조 ( 제목 ) 필요한경우보고근거및보고내용을요약하여기재할수있음 부서 비고 1. 이서식은보고서, 계획서, 검토서등내부적으로결재하는문서에한하며, 시행문으로변환하여사용할수없다. 2. 문서번호는기관기호, 분류번호및등록번호를기재한다. 3. 공개여부란에는공개, 부분공개, 비공개로구분하여표시한다. 4. 발의자 ( ), 보고자 ( ) 표시는직위또는직급앞또는위에한다. 전자문서의결재등결재권자에게직접보고하지아니하는경우에는보고자 ( ) 표시를생략한다. 5. 사장결재사항은직무대리자가대결하는때에는해당란에대결표시를하고, 사장란에직무대리자가결재한다. 6. 결재문서가전결사항인경우에는보조기관란에전결표시를하고, 결재권자는사장란 ( 오른쪽끝 ) 에결재한다. 이경우전결사항을직무대리자가대결하는때에는해당란에각각전결표시와대결표시를한다. 7. 결재문서가전결사항이아닌경우에는사장란을보조기관명의 ( 예 : 본부장, 부서장등 ) 로고쳐사용한다. 8. 크기및결재란수는조정하여사용할수있다.

39 ( 별지제 3 호서식 ) 임용장 성명 임용사항 년월일 성남도시개발공사사장

40 ( 별지제 4 호서식 ) 출장명령서 제 결 호 재 담당자팀장부서장본부장사장 다음과같이출장을명함. 출장자 출장목적 출장지 직명부서 ( 파트 ) 성명 자... 지... ( 일간 ) 이동사항 적 요 여비계산원 출근부대조 ( 별지제 5 호서식 ) 출장명령부 결재명령출장시간교통편날짜직급성명용무행선지번호 ( 관용 / 개인 ) 부서장팀장담당자부터까지시간 출장자 ( 인 )

41 ( 별지제 6 호서식 ) 시간외 ( 휴일, 야간 ) 근무사전신청서 20 년월일 ( ) 요일 근무자 초과근무내역 직급성명종류 근무시간 부터까지시간 누계시간 근무목적 ( 별지제 7 호서식 ) 시간외 ( 휴일, 야간 ) 근무일지 일자소속직급성명 근무시간 부터까지시간누계시간 근무내용 ( 구체적으로기재 ) 서명

42 ( 별지제 8 호서식 ) 문서처리인 3 cm 선 결 결재 접수일자처리부서 번호 공람 1.5 cm 2.5 cm 2.0 cm 0. 8 cm 1.7 cm 1.5 cm 10 cm ( 별지제 9 호서식 ) 공문서영수증 일련 번호 수 신 문서번호시행일자제목부수첨부물접수일자 년월일 수령자 : 소속직급성명 ( 서명또는날인 )

43 ( 별지제 10 호서식 ) ( 처리부서용 ) 문서발송대장 일련 수신기관수령 번호시행일자발신수신문서번호 일시서 명 ( 별지제 11 호서식 ) 전언통신문 분류기호일시년월일시 수 발 신 신 송화자 ( 소속 ) ( 직위 ) ( 성명 ) 수화자 ( 소속 ) ( 직위 ) ( 성명 ) 제 내 비 목 용 고 결 재

44 ( 별지제 12 호서식 ) 수신대장 연번 문서번호 기관명 송신수신인수자 송신자번호또는직성명 일시방법수신자번호또는직성명 소속성명

45 ( 별지제 13 호서식 ) 성남도시개발공사 문서번호 ( 전화번호 ) 시행일자 수 신 제목공문서의반송 ( 반려 ) 다음사유로 ( 반송또는반려할문서의제목, 시행일자, 문서번호 ) 을반송 ( 반려 ) 합니다 발신명의인

46 ( 별지제 14 호 ( 앞면 ) 서식 ) 모사전송기안지 분류기호 ( 전화번호 ) 시행상특별취급 보존기간 영구, 준영구 3 0, 1 0, 5, 3, 1 사 장 수신처보존기간 시행일자 보본부장조팀장기관 P / L 기안책임자 협조기간 문서통제 보안담당관검토 경수참제 유신조목 발신 송신부의송신연번 총수신매수 송신자번호 수신자번호 관 인 처리팀인수자

47 ( 별지제 14 호 ( 뒷면 ) 서식 ) ( 행정기관명 ) 분류기호 ( 전화번호 ) 시행일자 문서번호 ( 수신처보존기간 ) 수 신 참 조 제 목 발신명의

48 ( 별지제 15 호서식 ) 간인용결재인 결재... 결재권자직명 2.5 cm 기재요령 1. 중앙란에는결재연, 월, 일을기입한다. 2. 하단란에는결재권자 ( 사장, 본부장, 부서장 ) 의직명을표시한다.

49 ( 별지제 16 호서식 ) 송신대장 연번 문서번호 송신수신원안수령자 일시방법송신자번호기관명수신자번호소속서명 ( 별지제 17 호서식 ) 간행물관리대장 연번배부년월일간행처배부처제목부수 수 인계인 령 수령인

50 ( 별지제 18 호서식 ] 문서통제인 검열 통제관 0. 6 cm 2. 0 cm

51 ( 별지제 19 호서식 ) 문서보관 보존철 ( 뒷면에별지제 21 호서식의색인목록인쇄 ) 보존기간생산년도분류번호 제 목 종료 보존종료 뒷면에인쇄 관리번호생산연도보존기간분류번호제목 제목생산연도 기관명 기관명

52 ( 별지제 20 호서식 ) 색인목록 문서철제목 : 페이지문서번호제목월일수신발신 ( 별지제 21 호서식 ) 조견표 분류번호, 기능명칭, 년 ( 부제목 ) 년월일까지 보관철

53 ( 별지제 22 호서식 ) 보관 보존문서철색인표 서류함번호 일련번호 보존기간 생산년도 분류번호 문서철명 ( 수량 ) 일련번호 보존기간 생산년도 분류번호 문서철명 ( 수량 ) 서류함번호기재예시 : 5/1 의경우 5 는서류함번호, 1 은서랍번호임. ( 별지제 23 호서식 ) 보존문서인계 인관서 기관 ( 팀 ) 명 일련번호 보존기간 생산년도 문서철 분류번호제목 비 고 수령일자수령자소속 : 직급 : 성명 : ( 인 )

54 ( 별지제 24 호서식 ) 보존문서기록대장 생산팀 : 생산년도 : 일련 보존 문서철보존철 폐 기 번호 기간 분류번호제목 ( 수량 ) ( 사고 ) ( 연월일 ) ( 별지제 25 호서식 ) 보존문서기록대장 일련번호 대출일자 ( 대출기간 ) 생산년도 문서철대출받는자 문서철관리번호제목직급성명 ( 서명 ) 대출사유 반 일자 납 확인

55 ( 별지제 26 호서식 ) 폐기인 폐기... 기관명 5 cm

56 ( 별지제 27 호서식 ) 기재상주의 1. 승인번호란은요청기관에서기재하지아니함. 2. 근거법규란은서식이존재하는근거법류를기재함. 서식제안 서식명승인번호 근거법규 용지의규격 주무과및 보조기관 과 서식의종류 지질및중량사용처 활 구 분 크 기 보존기간및 인 쇄 전산기기 활용기간 제목 P 인쇄구분 단면 양면 자 내용 P 요청구분 신규 개정 활자의색채 용지의색채 용지의왼쪽끝부터위기본선 ( 기재란 ) 까지 mm 서식의 실제크기 용지의왼쪽끝부터왼쪽기본선 ( 기재란 ) 까지 용지의오른쪽끝부터오른쪽기본선 ( 기재란 ) 까지 mm mm 용지의오른쪽끝부터아래한계선 ( 기재란 ) 까지 mm 서식의필요성

57 ( 별지제 28 호서식 ) 관인대장 관인명 종류 청인 직원 특수관직관리부서 등록일년월일 교부 재교부관인폐기관인 ( 인영 ) ( 인영 ) 새 긴 날 년 월 일 주 소 : 새긴사람 성 명 : 주민등록번호 : 최초사용일 년 월 일 재 료 교부사유 관보광고 년월일 ( 제호 ) 비 고 등 록 일 년 월 일 폐기일 ( 분실일 ) 년 월 일 폐기사유 마멸 분실 기타 ( ) 폐기방법 소각 이관 기타 ( ) 폐 기 자 소속직급성명 관보광고 년월일 ( 제호 ) 비 고 비고란은관련문서의문서번호및시행일자등참고사항을기록한다.

58 ( 별지제 29 호서식 ) 성남도시개발공사회보 제 호 년월일 지시사항 연락사항 공지사항 기 타 ( 발신명의 )

59 ( 별지제 30 호서식 ) 기록보고서 제목 2. 개요 3. 일반사항 4. 세부내용가. 나. 다. 라. 보고자직, 성명 ( 인 ) 주 1) 개요란은회의명을기재하고회의목적사항및결과 ( 결론 ) 를기재한다. 2) 일부사항란은주최자, 회의일시, 장소, 참석자및인원수를기입한다. 3) 세부내용란에서는가 ) 공사측의설명 ( 주장 ) 나 ) 상대방설명 ( 주장 ) 다 ) 결론또는합의사항및결정사항을각구분기재하며기타문제점등을기록한다. 4) 기록보고서는통상 1면으로하나부족할경우에는백지를첨부작성한다.

60 ( 별지제 31 호서식 ) 인장날인대장 분류기호 날 인 문서번호일자발신수신제목 청구자 날인자 부 수 ( 별지제 32 호서식 ) 관리책임자기재요령 관리책임자 정 : 해당담당직. 성명기재 부 : 해당업무담당직, 성명 기재 4cm - 2cm cm -- 문서분류번호 ( 기능 ) 서무, 문서관리, 영선 캐비넷도동일요령으로작성부착

61 ( 별지제 33 호서식 ) 보존문서철기재요인 제 6 호 보관색인번호 생산년도 영구보존기간영구 분류번호 이사회회의록기능명칭이사회회의록 성남도시개발공사 성남도시개발공사 사업계획팀 팀 명 사업계획팀

62 ( 별지제 34 호서식 ) 직인인쇄용지관리대장 인쇄문서명 인쇄관인규격 일자인쇄량 ( 매 ) 사용량 ( 매 ) 사용내용 잔여량 ( 매 ) 확인 ( 서명 ) ( 별지제 35 호서식 ) 문서등록의표시 기관번호 분류번호 등록기간 4 cm 보존기간 결재일자 4 cm