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진성 송
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1 일반규정 / 문서규정 문서규정 제 1 장총칙 제1조 ( 목적 ) 이규정은총신대학교 ( 이하 본대학 이라한다 ) 의제문서작성요령처리및통제절차와보관, 보존에관한사항을규정함으로써문서의효율적인관리를기함을목적으로한다. 제2 조 ( 정의 ) 이규정에서 문서 라함은본대학의각부서상호간또는대외적으로공무상작성또는시행되는문서 ( 도면, 사진, 테이프, 필름및슬라이드포함 ) 와외부로부터접수되는모든문서등을말한다. 제3조 ( 적용범위 ) 본대학에서발의되거나외부로부터접수된문서의처리는법령, 정관또는본대학제규정에특별한규정이있는경우를제외하고는이규정이정하는바에의한다. 제4조 ( 문서의종류 ) 문서의종류는다음과같다. 1 법규문서 : 법령, 정관, 학칙및본대학의제규정등에관한문서를말한다. 2 영달문서 : 1. 영달문서는발령, 지시, 예규및일일명령등학장또는주무부서장의일정한사항을전달코자명하는문서를말한다. 2. 영달문서의종류는다음과같다. 가. 인사문서 ( 발령문서 ): 신규채용, 승진, 승급, 전보, 강임, 휴직, 직위해제, 복직, 면직및해임, 파면등을통고하는증서및그에관한인사에관계되는모든문서를말한다. 나. 지시 : 주무기관이관련기관에대하여개별적이고구체적으로발하는명령을말한다. 다. 일일명령문서 : 당직 ( 일직, 숙직 ), 출장, 특근및휴가등의 1일업무에따른명령에관한문서를말한다. 라. 예규문서 : 반복적인행정사무의기준을지시하는문서를말하며전각호이외의것을말한다.

2 일반규정 3. 공고문서 : 공고, 광고등일정한공지안내사항을교직원, 학생및일반인에게널리알리기위한문서를말한다. 4. 학적관계문서 : 졸업생과재학생의신상기록과학적및성적을기록한문서나입학관계문서를말한다. 5. 연구문서 : 본대학에서행하는각종조사연구및분석의보고내지발표에관한문서를말한다. 6. 일반문서 : 전각호에속하지아니하는문서로서다음과같이구분한다. 가. 외부문서 : 본대학에서외부로발송하거나또는접수되는문서를말한다. 나. 내부문서 : 본대학내부에서상, 하또는각부서간의지시, 의견, 조회, 협조, 제안, 보고및명령에관한문서를말한다. 다. 전언통신문 : 본대학내ㆍ외의기관및각부서간의긴급하고경미한사항을전화또는인편이나기타의통신망에의하여수발되는문서로서일반문서와동일한성격을갖는다. 라. 기타문서 : 서식이나특수간행물등, 전각호각항의문서에해당되지않는문서를말한다. 제5조 ( 문서의성립및효력발생 ) 모든문서는법령, 정관, 학칙및다른규정에특별한규정이있는경우를제외하고는당해문서에결재권자가결재함으로써성립되고수신자에게도달됨으로써효력을발행한다. 다만, 공고문서의경우에는다른특별한규정이없는한그고시또는공고가있은후 1일이경과한날로부터효력을발생한다. 제 2 장문서의형식 제1절문서의규격및용어제6조 ( 문서의규격 ) 1 모든문서는규정된서식에의함을원칙으로한다. 2 문서의용지는학적부, 도면, 통계표, 증명서및기타특별한형식의문서를제외하고는 A4(210mm 297mm ) 를세로로사용함을원칙으로한다. 제7조 ( 문서의용어 ) 1 문서는한줄로띄어서가로로쓰되표준어를사용함을원칙으로하며, 뜻의전달이어려운것은괄호안에한자또는외국어를넣어쓴다.

3 일반규정 / 문서규정 외래어는한글로쓰는것을원칙으로하되, 특별한경우에는예외로한다. 3 문서에사용되는숫자는아라비아숫자로한다. 4 문서에쓰는날짜와시간은숫자로표시하며, 시간은 24시간제로하고시와분의문자는생략하고두점 (:) 을찍어구분하며년, 월, 일의글자를생략하고점 (. ) 을찍어구분한다. 다만, 금액의표시는한글로한다. 제8조 ( 글씨의색채 ) 도표를제외한문서에기입하는문자의색채는청색또는흑색으로한다. 다만, 수정또는주의환기등의특별한표시를할때에는적색을사용할수있다. 제9 조 ( 수정 ) 문서의글자및내용의일부를수정, 삽입또는삭제할때에는적색이중선을긋고, 그윗부분에청색또는흑색으로정서한뒤수정책임자가날인한다. 다만, 중요한수정또는삭제에는좌, 우여백에가제한자수를표시하고날인하여야한다. 제10조 ( 면표시 ) 1. 전, 후관계를명백히할필요가있는중요한문서가 2장이상으로이루어진때에는문서의아래중앙에전체면의수와그면의일련번호를기입하여야한다. 2. 첨부서류에는면의표시를따로하며, 전체면의수는생략할수있다. 제2절문서의구성제11조 ( 문서의구성 ) 문서의구성은다음과같이두문, 본문, 결문으로구성한다. 1. 두문은부서명, 문서기호, 문서번호, 시행년월일, 경유, 수신및참조로한다. 2. 본문은제목과내용으로한다. 3. 결문은발신자명의및수신처로한다. 제12조 ( 분류기호와문서번호 ) 1 문서의분류기호는부서기호와분류번호및문서일련번호로구성하며각부서기호는별표 1과같으며, 분류기호는별도로정하는바에따른다. 2 문서의일련번호는학년도또는누년일련번호로한다. 제13조 ( 수신란의구분 ) 1 수신란은경유, 수신, 참조로구성한다. 2 수신자가 2인이상일때에는수신란에 수신처참조 라고쓰며결문에수신처란을만들수있다. 제14 조 ( 항목의구분 ) 문서의내용을 2이상의항목으로구분할필요가있는때에

4 일반규정 는다음구분에의하여표시하여야한다. 1. 첫째항목의구분은 로나누어표시한다. 2. 둘째항목의구분은가.. 나.. 다.. 라.. 로나누어표시한다. 3. 셋째항목의구분은 (1), (2), (3), (4), 로나누어표시한다. 4. 넷째항목의구분은 ( 가 ), ( 나 ), ( 다 ), ( 라 ), 로나누어표시한다. 5. 다섯째항목의구분은 1), 2), 3), 4), 로나누어표시한다. 6. 여섯째항목의구분은가 ), 나 ), 다 ), 라 ), 로나누어표시한다. 7. 일곱째항목의구분은 1, 2, 3, 4, 로나누어표시한다.( 개정 ) 8. 여덟째항목의구분은가, 나, 다, 라, 로나누어표시한다.( 신설 ) 제15조 ( 끝표시와첨부표시 ) 1 문서의본문이끝나면한자띄어 끝 자를쓰고첨부물이있을때에는본문에서줄을바꾸어 첨부 라고기재하고첨부물의순위와명칭, 부수를표시한후한자띄어 끝 자를쓴다. 2 서식으로끝나는본문에는서식하단의우측에 끝 자를쓴다. 제16조 ( 발신명의 ) 1 외부로발신하는문서는총장의명의로발송하되부총장, 대학원장, 교무처장명의로도발송할수있다. 2 내부문서는부서별결재권자의명의로발신한다. 제17조 ( 직인, 계인및철인의사용 ) 1 각종증빙서류 ( 임용장, 상장등 ) 에는직인및계인을사용하고외부문서에는발신자명의성명끝자가직인의중앙에위치하도록날인한다. 다만, 경미한내용이나동일문서의부수가많은것은문서상단중앙에별표 2와같은직인생략표시를하고직인을생략할수있다. 2 내부문서중직인이없는직위에있는자는발신자명의위에서명또는발신자명끝자위에날인으로할수있다. 3 학적관계증명서, 교직원신분증, 학생증등은직, 계인과철인을겸용한다. 4 총무과는직인사용대장을비치한다. 제18조 ( 문서의간인 ) 다음각호에해당하는 2장이상으로이루어지는문서에는그합철되는곳에소관간인을찍는다. 1. 전, 후관계를명백히할필요가있는문서 2. 사실또는법률관계의증명에관계되는문서 3. 인가, 허가, 등록등에관계되는문서

5 일반규정 / 문서규정 제 3 장문서의작성 제1절문서의기안제19조 ( 기안 ) 1 주요문서의기안은별지제1 호서식으로담당자가하는것을원칙으로한다. 2 2인이상의부서장결재를요하는문서의기안은그문서를직접주관하는부서에서기안하여관계부서장의결재를받은후결재권자가결재를받아시행한다. 3 내부보고또는내부결재문서에도기안용지를사용할수있다. 제20조 ( 기안의책임 ) 문서기안의책임은기안하는자에게있다. 제21조 ( 일괄기안 ) 1 서로관련되는 2개이상의안건을일괄하여하나의기안용지에작성하는기안을말한다. 2 일괄하여기안할필요가있을때에는제1 안, 제2 안등으로구분하여동일한기안용지에일괄기안할수있으며, 시행문을작성할때에는이를각각분리하여작성한다. 제22조 ( 협조전 ) 각부서간의의견교환및협조사항의처리를위하여별지제2 호서식으로협조전을사용할수있다. 제23조 ( 타부서와의협조 ) 기안의내용이타부서와관련됨으로써협조를요할때에는최종결재권자의결재를받기전에협조날인및서명을얻어야한다. 이경우협조부서장은의견을표시할수있으며문서의효력에는영향을미치지아니한다. 협조부서장은의견을표시할수있으며문서의효력에는영향을미치지아니한다. 제24조 ( 문서의사본 ) 문서는필요한경우사본을할수있으나사본된문서는원본과대조를하고확인자가서명, 날인한다. 제25조 ( 업무, 인계인수서작성 ) 1 모든업무답당자는전보발령시또는업무위임시복무규정제41조 1항에준하여담당업무전반에관한인계, 인수서를작성하여야한다. 2 인계, 인수서의작성요령은별지제3 호서식에의거하여작성한다.

6 일반규정 제2절결재제26조 ( 결재 ) 1 기안문서의효력발생은결재권자의결재를받은후성립된다. 2 결재권자가출장, 휴가, 기타의사유로상당기간부재중이거나긴급한문서로서결재권자가사정에의하여결재를받을수없을때에는그직무를대리하는자가대결할수있으며내용이중요한문서는결재권자의후열을받아야한다. 3 결재에는완결, 전결, 대결, 후결및후열이있으며용어에대한정의는다음과같다. 1. 완결은기안자로부터최종결정권자에이르기까지관계자가결재하는것을말한다. 2. 전결은학장이사무내용에따라각부서장으로하여금결재권을위임하여결재하는것을말한다. 3. 대결은결재권자가부재중일때, 그직무를대행하는자가실시하는결재를말한다. 다만, 내용이중요한것을후열로받아야한다. 4. 후결은긴급한문서로서최종결재권자의부재중등의사유로즉시결재할수없고그내용이중요하여대결하기어려울때에는후결이라표시하고최종결재권자의결재를받아야하며후결시내용이변경되었을때에는수정된대로효력을가지며수정사항은수신자에게통보되어야한다. 5. 후열은대결한문서중에서내용에따라결재권자의열람이필요할때문서상에결재권자의열람을받은것을말한다. 제27조 ( 결재의방법 ) 1 결재의표시는서식화된것을제외하고는별표 3과같이결재권자의실인또는서명으로할수있으며월, 일을표시한다. 2 접수문서의결재는특별한경우를제외하고는본문과맺는글사이에결재인을찍고그위에결재를한다. 제28조 ( 부전지 ) 문서가 2매이상으로계속될때에는별지제4 호서식부전지를사용, 내용은간략하게요약하여문서상단에부착하여결재를받을수있다. 제 3 절성안 제29조 ( 정서사항 ) 1 결재가끝난문서는별지제5 호서식에의거, 성안 ( 정서 ) 하여시행한다.

7 일반규정 / 문서규정 성안자의책임을밝히기위하여성안자는기안지에서명, 날인한다. 3 성안문은필요한경우에복사, 유인또는인쇄할수있다. 제30조 ( 성안의생략 ) 1 전언통신문은별지제6 호서식에의거, 기안하여시행할수있다. 2 연구문서는필요에따라성안을생략할수있다. 제4절통제제31조 ( 통제 ) 1 발송에앞서문서는통제담당자의통제를받아야한다. 2 통제가끝난기안문서는별표4 와같은통제인을날인한다. 제32조 ( 통제사항 ) 문서통제에관한사무는총무과에서담당한다. 문서를통제할때에는다음사항을검토하고, 기안지의통제란에통제인을찍는다. 1. 결재권자의결재여부 2. 다른문서와의중복, 저촉여부 3. 기안문과성안문과의대조 4. 결재구분의정확성여부 5. 부서간협조의완전성여부 6. 첨부물의누락여부 7. 철자법및서식의완전성여부 제 4 장문서처리 제1절발송제33조 ( 문서수발대장 ) 1 모든문서는수발대장에기재하여야한다. 2 각부서는문서의수발을명백히하기위하여별지제7 호서식에의거, 문서수발대장을비치하고접수와발송사항을기록, 정리한다. 제34조 ( 문서의발송 ) 1 외부문서는총무과를통하여우송함을원칙으로한다. 2 문서주관부서인총무과는문서를발송할때직인의날인또는서명의진위여부를확인한다음별지제7 호서식에의한문서수발대장에기록하고문서의첫면하단에별표 5와같은발송인을찍은후발송한다.

8 일반규정 제2절접수제35조 ( 문서의접수 ) 1 교내제반문서는총무과에서접수, 배포한다. 2 야간또는휴무일에는당직근무자가접수하여다음날근무가시작되는시간에총무과에접수시킨다. 다만, 긴급을요하는사항에대하여는당해부서의장에게즉시통보하여야한다. 3 총무과이외의부서에서전신이나전화를받아서작성한문서는지체없이총무과에인계하여이를접수토록하며문서담당자는별표 6과같은접수인을날인한다. 4 접수가끝난문서는문서부류에따라소관부서별로배포한다. 제36조 ( 소관문서의종류 ) 문서내용이둘이상의부서에관련될때에는관계가깊은부서에배포한다. 제37 조 ( 문서의열람 ) 문서는각부서간또는각상호간에업무수행상필요에따라열람할수있으나관계없는타인에게임의로열람시키거나그사본을제공할수없다. 제38조 ( 전언통신문의처리 ) 각부서에서접수한소관전언통신문은직접처리하고, 타소관전언통신문은지체없이해당부서에접수시켜야한다. 다만, 처리후전언통신문은문서수발대기장에기재하여야한다. 제3절보관제39조 ( 분류보관 ) 1 문서는정리보관및참고의편의를위하여각부서별로분류, 보관하여야한다. 2 문서의분류는분류번호별로분류하며, 통합할수도있다. 제40조 ( 보존 ) 문서의보존은별도규정으로정하는바에따른다. 제41조 ( 폐기 ) 보존기간이경과한구문서는폐기문서의목록을작성하여결재를얻은후폐기한다. 제42조 ( 문서의보안유지 ) 문서의폐기에는보안에유의하여야한다. 제43조 ( 시행세칙 ) 이규정의시행을위하여필요한사항은행정처장이따로세칙으로정한다.

9 일반규정 / 문서규정 부 칙 본규정은 1990 년 11 월 19 일부터시행한다.

10 일반규정 [ 별표 1] 부서구분 부서명 부서기호 비고 대학 기획과행정처총무과경리과교무과학생과관리과 기획사무사총사경대교대학사관 대학원 교학과 대원 신학대학원 부속기관 부설교육원 부설연구소 [ 별표 2] [ 별표 3] 결재 관리과교무과학생과도서관생활관신학지남사출판부부속유치원평생교육원교회문제연구소선교연구소기독교교육연구소언어연구소성지연구소 직인생략 양관신교신학도서생활지남출판유치평교교연선연기연언연성연 계 주임계장과장부장 국장 원장부총장 총장 인 결재일 [ 별표 4] [ 별표 5] [ 별표 6] 통제 통제관

11 일반규정 / 문서규정 [ 별지제1 호서식 ] 6~8c m 1 기관명 2우 / 주소 / /3전화 ( ) /4전송 ( ) /5담당자 6문서번호 취급 8 9 7시행일자 ( 11 ) 보존 10 ( 경우 ) 12 수신 12 참조 12 제목 기안 13 협조 3.8 cm 6 cm 5.1 cm * 처리요령 1 기관명 : 그문서를기안한부서가속한행정기관명을기재한다. 2 우 / 주소 : 우편번호및주소를기재하되, 주소가긴경우에는간략하게기재한다. ( 예 ) 충남부여부여동남 전화번호 : 전화번호를기재하되, ( ) 안에는지역번호를기재한다.( 당해기관내부문서의경우는구내전화번호를기재한다 ) 4 모사전송 : 문서수발이가능한모사전송번호를기재하되없으면생략한다. 5 당해문서의처리 문의에응할자를기재한다. 6 문서번호 : 제9조제2항의규정에의한문서번호를기재한다. 7 시행일자 : 그문서를시행한날짜를기재한다. ( 예 ) 8 취급 : 기관장보고후처리 지급 전신 전화 모사전송 전산망등시행상특별히취급하여야할사항을기재한다. 9 기관장 : 당해기관의장 ( 보조 보좌기관간에발신하는문서는보조기관또는보좌기관 ) 의직명을간략하게기재하고아래에서명한후결재일자를기재한다. 10 보존기간 : 기안문서의보존기간 ( 영구 30년 20년 10년 5년 3년 1년 ) 을기재한다. 11 받는곳보존기간 : 받는곳의보존기간을기재한다. 다만, 행정기관이아닌자에게보내는시행문에는기재하지아니한다. 12 보조기관 : 보조기관의직명을간략하게기재하고오른쪽에서명한다. 13 기안자 : 기안자가서명한다. 14 발신명의 : 발신하는문서의경우는발신명의를기재하고, 보조기관및보좌기관간에발신하는문서는보조 보좌기관명을기재한다. * 기안문서및당해기관내부문서는 2, 3, 4항의기재를생략할수있다. * 전자서명등전자문서처리를위하여문서처리란크기를조정하여사용할수있다. * 수신 은 받음 으로, 수신처 는 받는곳 으로하여사용할수있다. 수신처 14 발신명의 8~12cm 아래끝에서 3-5cm 210 mm 297 mm ( 보존용지 (2종 )70g/ m2 ). ( 일반용지60g/ m2 ( 재활용품 )) 또는 ( 보존용지 (1종) 70g/ m2 ))

12 일반규정 [ 별지제 2 호서식 ] 협조전 3cm 응신기일 : 분류기호및문서번호제목 : 1.5cm 수신 : 발신일자 : 1cm mm

13 일반규정 / 문서규정 [ 별지제 3 호서식 ] 업무인수인계서 1. 인수인계일자 : 2. 인수인계근거 : 인계인 : 인사명령제호 ( ) 에의거년월일부전보 인수인 : 인사명령제호 ( ) 에의거년월일부보직 3. 확인첨부내용의업무를이상없이인계인수함. 구분 소속 직책 성명 서명 비고 인계인인수인입회인 4. 첨부

14 일반규정 [ 별지제 4 호서식 ] 부전지 20 년월일 발신 : 수신 : 제목 : 내용 m/m

15 일반규정 / 문서규정 [ 별지제 5 호서식 ] 6-8cm 기 관 명 우 / 주소 / / 전화 ( ) / 전송 ( ) / 담당자 문서번호 시행일자... ( ) 선결 1 2 지 시 일자접결 6 시간수번호 처리과 4 공 6 담당자 5 람 6 수신 참조 재 6 제목 cm cm 1. * ( 본문내용 ). ( 는 2 타 ( 한글 1 자 )* 는 1 타 ( 숫자 1 자 ) 를띄움 ) 가. * (1) *. 2. *. 가. * 첨부 끝. * 처리요령시행문을접수한기관은문서처리란을다음과같이기재하여처리한다. 12 선결 :1란에결재권자의직명을기재하고 2란에서명한다. 3 지시 : 결재권자가선결한후지시할일이있을경우이를기재한다. 4 처리과 : 처리과명을기재한다. 5 담당자 : 처리과의문서처리담당자의성명을기재하고서명한다. 6 결재 공람 : 결재 공람할자의직명을기재하고오른쪽에서명한다. 7 문서생산기관에서당해문서의처리 문의에응할자를기재한다. * 전자서명등전자문서처리를위하여문서처리란크기를조정하여사용할수있다. * 수신 은 받음 으로, 첨부 는 붙임 으로, 수신처 는 받는곳 으로하여사용할수있다. 수신,, 8-12cm 발신명의 아래끝에서 3-5 cm 210 mm 297 mm ( 보존용지 (2 종 )70g/ m2 ). ( 일반용지 60g/ m2 ( 재활용품 )) 또는 ( 보존용지 (1 종 ) 70g/ m2 ))

16 일반규정 [ 별지제 6 호서식 ] 전언통신문 ( 분류기호 문서번호 ) 발신 : 수신 : 제목 : 제목 : 내용 : 송 수신자 소속및전화번호 직명 성명 년월일 시각 송신자 ( 전화 ) 19 년월일 시분까지 수신자 ( 전화 ) 19 년월일 시분까지 m/m

17 일반규정 / 문서규정 [ 별지제 7 호서식 ] 문서수발대장 문서번호발송일자발신수신건명 첨부물종류수량 비고 연번일자발신분류기호문서번호 제목부수수령인

3 후임자가정하여지지아니한경우, 기타특별한사유로후임자에게사무를인 계할수없는경우에는그직무를대리하는자에게사무를인계하고, 그대리자는 후임자가사무를인수할수있게되었을때에는즉시이를인계하여야한다. 제 2 장문서의종류및형식 제6조 ( 문서의종류 ) 문서의종류는다음각호와같이분류한다.

3 후임자가정하여지지아니한경우, 기타특별한사유로후임자에게사무를인 계할수없는경우에는그직무를대리하는자에게사무를인계하고, 그대리자는 후임자가사무를인수할수있게되었을때에는즉시이를인계하여야한다. 제 2 장문서의종류및형식 제6조 ( 문서의종류 ) 문서의종류는다음각호와같이분류한다. 문서처리규정 문서번호 MSU- 제정일자 2014. 4. 3. 최종개정일자 담당부서 행정지원처 제 1 장총칙 제1조 ( 목적 ) 이규정은목포과학대학교 ( 이하 대학 이라한다 ) 의문서처리에관한사항을규정함을목적으로한다. 제2조 ( 적용범위 ) 1각부서의문서처리와관련하여법인정관또는대학의제규정에특별한규정이있는경우를제외하고는이규정이정하는바에따른다. 2비밀문서의작성과처리에관하여는이규정의적용을받는외에보안업무에관한수칙에의하여처리한다.