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1 속표지

2 제1편행정업무운영실무 1 제1장행정업무운영제도의발전 3 제1절우리나라행정업무운영제도의발전과정 3 제2절행정업무운영제도변천의시대구분 6 제2장행정업무운영개요 20 제1절업무의의의 20 제2절운영의의의 21 제3절행정업무의효율적운영 23 제3장공문서관리 28 제1절공문서관리개설 28 제2절문서작성의일반사항 40 제3절문서의구성체계 50 제4절문서의기안 54 제5절결재 95 제6절문서의등록 102 제7절문서의시행 110 제8절문서의접수및처리 120 제4장업무관리 130 제1절주요용어정의 130 제2절업무관리시스템 (On-nara BPS) 의구축 운영 132 제3절업무관리시스템의연계 138 제4절업무관리시스템의사용요령 140 제5절업무관리시스템등과행정정보시스템간연계 158 제6절업무관리시스템등의표준관리 158 제7절정부전자문서유통지원센터 159

3 제5장서식관리 161 제1절서식의의의 161 제2절서식의설계 162 제3절서식의승인및관리 170 제6장관인관리 171 제1절관인의의의 171 제2절관인의효력 172 제3절제도의연혁 172 제4절관인날인위치의연혁 173 제5절관인의종류및비치 174 제6절특수관인의종류및관인규정 176 제7절관인의규격 177 제8절관인의조각및사용 178 제9절관인인영의색깔 180 제10절관인의등록및재등록 180 제11절관인의폐기 183 제12절관인공고 184 제7장업무편람 190 제1절업무편람의개요 190 제2절행정편람 191 제3절직무편람 192 제 8 장정책실명제 194 제9장부록 197 ( 부록 1) 법령제명띄어쓰기실시안내 197 ( 부록 2) 문장부호의이름과그사용법 202 ( 부록 3) 행정업무운영용어정리 212

4 제2편보안및비상대비 223 제1장보안업무 225 제1절보안업무개설 225 제2절보안관리 227 제3절보안대상 232 제4절비밀관리 240 제5절정보통신보안관리 ( 정보통신보안업무규정, 안전행정부훈령제147호 ) 254 제6절개인정보보호관리 264 제7절우리나라보안관리문제점및대책 266 제2장비상대비 269 제1절안보환경의변화와도전 269 제2절새로운안보위협의대두 270 제3절현대전과안보개념의변화 272 제4절우리나라의비상대비 273 제5절국가동원 276 제6절비상대비훈련 280 제3편예산회계실무 285 제1장예산실무 287 제1절예산의기초이론 287 제2절지방자치단체예산의구조 298 제3절지방자치단체의예산과정 310 제2장회계실무 327 제1절회계제도의개요 327 제2절수입 330 제3절지출원인행위및지출 332 제4절계약 350 제5절재정관리제도 354

5 제6절회계장부관리및계산증명 361 제7절회계관계공무원의책임 365 제3장재산관리 369 제1절공유재산관리 369 제2절물품관리 371 제3절소방장비관리 379

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7 Ⅰ 행정업무운영실무 제1장행정업무운영제도의발전제2장행정업무운영개요제3장공문서관리제4장업무관리제5장서식관리제6장관인관리제7장업무편람제8장정책실명제제9장부록

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9 제 1 편행정업무운영실무 제 1 장행정업무운영제도의발전 제 1 절 우리나라행정업무운영제도의발전과정 우리나라의행정업무의운영은문서를중심으로표준화와능률화에중점을두고발전하여왔다. 정부수립후초기에는일본총독부와미군정 ( 美軍政 ) 의행정업무운영제도가그대로답습되었다. 그러나 5 16 이후군에서사용하여오던미국식문서관리제도가대폭유입되어현행행정업무운영제도의근간을이루고있다. 현재도전반적으로그골격이유지되고있으나, 2002년이후전자정부의구현을촉진하기위하여정부의행정업무운영제도를전면적으로개편하였다. 행정업무운영제도의발전과정을개략적으로살펴보면다음과같다. 1) 구체적내용은 제2절행정업무운영제도변천의시대구분 에서다루고자한다. 1. 제 1 기 ( ) : 일본총독부와미군정 ( 美軍政 ) 의행정업무운영제도답습기 이시기는일본총독부와미군정의행정업무운영제도를답습한시기이다. 주요법령은 정부처무규정 ( 대통령훈령제1호 ) 과 공문서규정 ( 대통령훈령제3호 ) 이다. 일반행정부문에서는문서의세로쓰기와국한문혼용, 문서의분류 보관, 서식관리등에서대부분일본총독부행정업무운영제도를답습하였다. 예외적으로군대조직에서는미군정의영향에따라한글전용과가로쓰기, 문서통제, 십진분류등미국식행정업무운영제도가도입되었다 ( 이한빈 조석준외 :431; 이종두 :44). 1) 행정자치부 (2004), 사무관리실무편람, 행정자치부행정능률과, 15~23 서울특별시소방학교 3

10 제 1 편행정업무운영실무 2. 제2기 ( ) : 한국적행정업무운영제도정착기 1) 이시기는한국실정에맞는행정업무운영제도를정착한시기이다. 미군정의영향으로이미군대조직에서활용되어오던미국식행정업무운영제도가일반행정기관에도입되었으며이제도가오늘날행정업무운영제도의근간이되었다. 주요법령은정부공문서규정, 서식제정절차규정및보고통제규정등이다. 이시기에문서의분류방식과편철방식및보관 검색방식을새롭게도입한시기이다. 2) 1980년대초에경제성장의침체극복을위한범국가적생산성향상운동의일환으로행정생산성향상을위한다각적인행사와시책이촉진되었으며, 사무자동화종합계획이수립되었다. 그리고행정전산화제1차기본계획이수립되었고, 행정업무전산화추진규정 이제정되었으며, 행정용어순화편람을발간하였고, 차트보고금지지시가있었으며, 행정예고제가시행되었다. 3. 제3기 ( ) : 사무의기계화와자동화착수기 1) 정부공문서규정 을전면개정하여, 마이크로필름을이용한문서보존관리가되도록하고, 모사전송 (FAX) 에의한문서수발제도등을채택하였다. 2) 1985.~1986. 문서유통량의조사가있었으며, 문서유통량이대폭감축되었다. 4. 제 4 기 ( ) : 행정업무운영제도정비와전산화도입기 1) 행정업무운영제도를전면적으로정비하였다. 종전개별법령에분산되어있던정부공문서관리, 보고사무, 협조사무, 관인관리및서식에대한사항과자료관리, 업무편람, 사무자동화, 사무환경에관한사항을신규제정 추가하여 사무관리규정 ( 대통령령제13390) 으로통합하였다. 2) 전자결재제도도입, 전자문서유통근거마련등행정전산화체제를도입하였다. 4 행정실무

11 제 1 장행정업무운영제도의발전 5. 제 5 기 ( 현재 ) : 행정업무운영의전자화촉진과성숙기 1) 행정업무운영의전자화촉진기 ( ~ 2003.) 가 ) 행정업무운영의전자화를통해전자정부구현기반을구축하였다. 행정업무운영제도를개편하여전자문서관리체계구축, 전자문서의보안및전자서명의인증제도입등전자정부구현을위한기반을조성하였다. 나 ) 전자관인의인증과인증센터를설치하였다. 행정기관의전자문서의유출 위조 변조및훼손등을방지하기위하여전자문서에대한전자관인의인증체제를구축하기위한제도적인기반을마련하였다. 다 ) 전자공문서에는전자관인을사용하고인증센터의명칭을전자관인인증관리센터로변경하였다. 전자관인을사용하여디지털암호화기법을이용해전자문서가유통되므로전자문서의유출 위조 변조및훼손방지등보안성이강화되도록하였다. 2) 행정업무운영의전자화성숙기 (2004. ~ 현재 ) 가 ) 시행을목표로하여전자정부고도화에대비하고전자문서관리체계를근본적으로재구축하기위해사무관리규정을전면적으로개정하였다. 첫째, 문서처리의전과정을전자화에맞도록재설계하여이를시스템화하였다. 즉문서의기안 검토 협조 결재 등록 시행 접수 공람 이관 보존 폐기 검색 활용등모든처리절차가전자적으로수행되도록하였다. 둘째, 전자문서시스템과행정정보시스템개념을도입하고, 이를법령화하였으며, 양자간에연계가가능하도록하여행정업무처리의전자화와효율화를도모하였다. 나 ) 2006년에는행정업무의투명성과책임성확보를위해행정업무의의사결정과정의모든이력이시스템에기록되도록전자적업무관리시스템을도입하여운영하도록하였다. 서울특별시소방학교 5

12 제 1 편행정업무운영실무 제 2 절 행정업무운영제도변천의시대구분 1. 제 1 기 ( ) : 일본총독부와미군정 ( 美軍政 ) 의행정업무운영제도답습기 제1기는일본총독부와미군정 ( 美軍政 ) 의행정업무운영제도를답습한시기이다. 먼저 정부처무규정 을제정하였다. 이규정속에문서관련규정을포함하였다. 그다음에 공문서규정 을독립적으로제정하여운영하였다. 구체적으로살펴보면다음과같다. 1) 1949 년 : 정부처무규정 제정 ( 대통령훈령제 1 호 ) 가 ) 정부처무규정 은제1장 ( 총칙 ), 제2장 ( 사무대결 ), 제3장 ( 문서처리 : 통칙, 접수및배부, 성안및결재, 성안의시행, 편찬및보존 ), 제4장 ( 인쇄물및도서의취급 ), 제5장 ( 복무 ), 제6장 ( 회계사무 ), 제7장 ( 청사내단속, 화재의예방조치및위생 ) 으로구성되었다. 나 ) 문서관련규정은 정부처무규정 중제1장 ( 총칙 ), 제2장 ( 사무대결 ), 제3장 ( 문서처리 ) 에부분적으로규정되었다. 2) 1950 년 : 공문서규정 제정 ( 대통령훈령제 3 호 ) 가 ) 공문서규정 은독립적인문서규정의효시로볼수있다. 나 ) 공문서규정 은제1조 ( 공문서의처리근거 ), 제2조 ( 문서의발신명의 ), 제3조 ( 문서에관인날인 ), 제4조 ( 문서의제출방법 ), 제5조 ( 송부서의생략 ), 제6조 ( 관보또는공보게재문서 ), 제7조 ( 수신자표시방법 ), 제8조 ( 문서작성의원칙 ), 제9조 ( 문서사용용지 ), 제10조 ( 공문서의종류 ), 제11조 ( 공문서의예식 ) 로구성되었다. 다 ) 총리훈령으로공문서의예식 ( 例式 ) 을정하였다. 라 ) 문서의종서, 한자혼용, 문서보관, 보존관리및장표서식관리등이주된내용이다. 3) 일반행정부문과군대조직 일본총독부와미군정 ( 美軍政 ) 의영향을받았다. 일반행정부문에서는문서의세로쓰기와국한문혼용, 문서의분류 보관, 서식관리등에서대부분일본총독부행정업무운영 6 행정실무

13 제 1 장행정업무운영제도의발전 제도를답습하였으나예외적으로군대조직에서는미군정의영향에따라한글전용과가로쓰기, 문서통제, 십진분류등영미식행정업무운영제도가도입되었다 ( 이한빈 조석준외 : 431; 이종두 : 44). 2. 제2기 ( ): 한국적행정업무운영제도정착기제2기는한국적행정업무운영제도의정착기이다. 이시기는현행행정업무운영제도의근간을마련한시기이다. 미군정의영향으로이미군대조직에서활용되어오던영미식행정업무운영제도가일반행정기관에도입되었으며이제도가오늘날행정업무운영제도의근간이되었다. 이시기의주된법령은 정부공문서규정, 보고통제규정 및 서식제정절차규정 이다. 구체적인내용은다음과같다. 1) 1961년 : 정부공문서규정 과 보고통제규정 을제정하였다. 가 ) 정부공문서규정 ( 각령제137호 ) 을제정하여공문서의횡서, 한글전용, 문서통제제도등을채택하였다. 나 ) 보고통제규정 ( 제정 각령제288호 ) 을제정하여중앙행정기관및그소속기관과지방관서간의보고통제기구를확립하고보고에대한효과적인통제를실시함으로써보고의신빙성과적시성을보장하고보고행정의간소화를기하도록하였다. 2) 1962년 : 서식제정절차규정 을제정하고, 정부공문서규정 을개정하였다. 가 ) 서식제정절차규정 ( 제정 각령제1032호 ) 을제정하여공문서서식의제정, 개정및수정에관한사항을규정하였다. 나 ) 정부공문서규정 을개정하여문서의십진식분류방법을채택하고, 폴더 (Folder) 를사용한문서편철방식을사용하였으며, 파일링시스템 (Filing System) 을채택한문서의보관 검색이용이하도록하였다. 3) 1977년 : 1977년에행정전산화제1차기본계획 (1978~1982) 이수립되었다. 4) 1978년 : 문서분류체계를업무기능별십진분류방법에따라전면개편하였다. 5) 1979년 : 행정업무전산화추진규정 이제정되었다. 서울특별시소방학교 7

14 제 1 편행정업무운영실무 6) 1981년 : 행정용어순화편람 발행, 차트보고금지지시, 행정예고제의시행등행정관리제도를개선하였다. 가 ) 행정용어순화편람 제1집발행행정용어중에일제강점기의용어, 어려운한자어, 강압적이고불쾌감을주는용어 ( 예 : 불구폐질자, 나환자등 ) 를쉬운우리말로순화하기위하여 국어심의회 의심의를거쳐 1,035개용어를수록하고, 각급기관에배포하는한편아침라디오방송에당시사무능률과장이직접출연하여범국민적용어순화캠페인을벌였다. 이행정용어순화사업은 1982년제2집에서 1,238개용어, 1983년제3집에서 964개용어, 1984년제4집에서 1,672개용어를쉬운우리말로순화시켰다. 나 ) 차트 (chart) 보고금지지시대통령지시사항으로각종보고시차트보고를금지시켜서차트작성으로인한시간 경비등의낭비요인을없애고간편 신속한보고및사무처리를촉구하였다. 이에따라종전의차트를대체할대안모색이당면과제로제기되어공판타자기, 큰활자기개발및기안용지의기안문작성칸의폭확대등의잠정조치에이어한글 W. P.(Word Processer) 의개발등사무기계화및자동화를촉진하는계기가되었다. 다 ) 행정예고제의시행국민생활과관련된정책의수립시또는법령의제정또는개정시및사업시행시에국민이이에대비할수있도록최소한 20일이상의예고기간을정하여미리국민에게알리도록하는행정예고제를실시하였다. 2) 7) 1982년 : 행정생산성향상방안의일환으로사무능률향상촉진대회를개최하였고, 행정편람발간 5개년계획과행정전산화제2차기본계획을수립하여추진하였다. 가 ) 행정생산성향상방안의일환으로공무원의행정경비의식을고취하고, 공공부문뿐만아니라기업부문의사무생산성향상을함께도모하기위하여사무능률과에서한국능률협회와함께사무능률향상촉진대회와아울러대대적인사무능률 2) 이제도가시발이되어그다음해부터법제처의법령입법예고제가시행되었다. 8 행정실무

15 제 1 장행정업무운영제도의발전 향상공개강좌를전경련회관에서주기적으로개최하였다. 3) 나 ) 사무기계화및자동화추진기반조성을위하여사무기기전시회를정부종합청사에서 1,2차개최하고그이후에는 COEX에서대대적으로개최하였다. 다 ) 행정생산성향상을위하여사무표준화및전문화방안의일환으로행정편람발간 5개년계획 (1983~87 : 총450종발간 ) 을수립 추진하였다. 라 ) 행정전산화제2차기본계획 (1983~1986) 이수립되었다. 8) 1983년 : 사무자동화 (OA) 를위한컴퓨터보급 활용에대비하였다. 가 ) 사무자동화 (OA) 를위한컴퓨터보급 활용에대비하여타자기와컴퓨터의자판통일을위한사전준비작업으로기존의 4벌식타자기자판을 2벌식자판과혼용하도록하였다. 나 ) 사무자동화 (OA) 준비의중요한바탕이된것은 대통령특별지시에따른선진국 ( 일본 미국 대만 ) 제도합동시찰단 ( 총무처, 체신부, 국무총리행정조정실, 외무부등 ) 의보고서 : 사무자동화추진방안연구 ( 작성책임 보고자 : 총무처사무능률과장최임규 ) 로서여기에서 OA 추진방침을확정하고, OA 추진장기종합계획을수립하여관계부처 ( 총무처, 과학기술처, 상공부, 체신부, 국무총리행정조정실 ) 가연계하여단계적 (3단계) 으로 OA를추진하도록한것이다. 이 OA 추진방안의제1단계에서의보급기기들이신개발타자기, 워드프로세스, FAX, 복사기, 마이크로필름등이다. 3. 제3기 ( ) : 사무의기계화와자동화착수기 1) 이시기는사무의기계화와자동화를최초로모색한시기이다 에 정부공문서규정 ( 대통령령제11547호 ) 을전면개정하여, 마이크로필름을이용한문서보존관리가되도록하고, 모사전송 (FAX) 에의한문서수발제도등을채택하였다. 2) ~ 전국 155개기관표본조사결과조사당시연간문서유통량이 7,340만건이고보고문서 1건의최대파생량은 6,400건에달하는것으로분석되 3) 이시기에제 1,2 차유가파동을거치면서특히우리경제는침체의늪에빠져, 남덕우전국무총리가우리의살길은생산성향상밖에없다면서세종문화회관에서전국기업대표와공공기관장이함께모여 생산성향상선언대회 를열었다. 서울특별시소방학교 9

16 제 1 편행정업무운영실무 었다. 이에따라 문서유통량감축계획을수립하여당시문서유통량의 20% 인 1,480만건을감축목표로추진하였다. 그결과보고문서의감축실적이두드러졌으며특히각급학교의보고문서가대폭줄어들어교원의잡무처리경감효과가현저히나타나서좋은반응을얻었다 ( 황병인, 2003:100). 4. 제4기 ( ): 행정업무운영제도정비와전산화도입기 1) 행정업무운영제도정비기 ( ~ ) 종전개별법령에분산되어있던정부공문서관리, 보고사무, 협조사무, 관인관리및서식에대한사항과자료관리, 업무편람, 사무자동화, 사무환경에관한사항을신규제정 추가하여 사무관리규정 ( 대통령령제13390호 ) 으로통합 제정하여 부터시행하였다. 2) 행정전산화체제도입기 ( ~ ) 이시기의주요특징은행정전산화체제도입이다. 구체적인내용은전자문서의성립요건등전자결재제도를도입하고, 전자문서의효력발생요건을신설하며, 전자관인을사용하기위하여전자문서유통근거를마련한것이다. 한편정부전자계산소를정부전산정보보관소로명칭을바꾸어서종래의단순한정보자료의처리기관이라는이미지를불식하고전산정보관리센터로서위상을격상하였다. 공문서관리에서는공문서보존과폐기절차를체계적으로정비하였다. 즉준영구보존기간을폐지하고, 20 30년보존기간제를도입하였다. 또한성수대교와삼풍백화점붕괴등과같이역사적사건 사고에관한문서는 보존대상기록물 로지정하여정부기록보존소 ( 현재국가기록원 ) 에서영구보존하도록하였다. 결재부문에서는전결권의대폭적인하향조정이다. 즉보조기관과보좌기관만행사하던전결권을단순 경미한사항에대하여는업무담당자도전결권을행사할수있도록하였다. 행정간행물발간과제출제도의개선이다. 즉행정간행물의제출기간단축으로자료의적시확보 활용체계를확립하였다. 구체적으로설명하면, 발간과는발간일로부터 1월이내자료과제출을 10일이내로단축하고, 자료과는납본일로부터 2월이내중앙자료기관에제출하도록한것을 20일이내로단축하며, 발간기관은발간일로부터 1월이내지역대표도서관에제공하도록한것을 10일이내로단축하였다. 그리고행정간행물의민간 10 행정실무

17 제 1 장행정업무운영제도의발전 보급촉진차원에서일반국민에게판매할수있는근거를마련하였다. 기관간업무협조근거를마련하였다. 즉부처간이견조정제도를단계별로명확히하여기관간업무협조원활화를도모하도록하였다. 기존에부처간협조부진시총리에게보고하여조정받던것을관계기관실 국장, 차관등의보조기관회의또는장관회의의견조정을받도록하고, 최종에는국무회의및총리에게보고하여조정을받도록하였다. 5. 제5기 ( ~ ) : 행정업무운영의전자화촉진 성숙기이시기는행정업무운영의전자화를촉진하는시기와고도화를위한성숙화시기이다. 이를나누어서설명하면다음과같다. 1) 행정업무운영의전자화촉진기 : ~ 이시기는전자정부의구현을위한기반을조성하고, 행정기관등상호간의전자문서의유통을활성화하기위하여전자관인을사용하도록하며, 전자관인의인증체계를구축한시기이다. 이를세분화하여설명하면다음과같다. 가 ) 전자정부구현기반구축 : ~ 이시기는전자정부의구현을위한기반을조성한시기이다. 구체적인내용은전자문서관리체계구축, 전자문서의보안및전자서명의인증제도입이다. 그외의사항으로는업무의인계 인수방법구체화, 공문서관리체계개선 (1 한글전용과한자기타외국어병기, 2 정책실명제실현을위해공문서상에발의자와보고자표시, 3 기안용지의확대 ( 간이기안문법제화 ), 4 후열제도를폐지하고사후보고제로변경, 5 부재시보조기관또는보좌기관등의검토생략가능, 6 문서수발업무및문서심사업무를문서과에서처리과로이관 ), 관인의모양을정사각형외에육각형등다양화, 보고사무의개선 ( 행정내부규제를완화하기위하여법령보고의무부과및정기보고지정시협의제폐지 ), 행정혁신사무의근거마련및목표관리제도입근거마련이다. 나 ) 전자관인의인증과인증센터설치 : 행정업무처리가종이문서기반에서비대면 ( 非對面 ) 온라인방식의전자문서기반으로전환됨에따라행정기관의전자문서의유출 위조 변조및훼손등을방지하기위하여전자문서에대한전자관인의인증체계를구축하기위한제도적인기반을마련하였다. 구체 서울특별시소방학교 11

18 제 1 편행정업무운영실무 적인내용은첫째, 전자문서의인증범위확대이다. 즉행정기관상호간, 보조 ( 좌 ) 기관상호간에서행정기관과국민상호간으로확대하였다. 이때, 전자문서의인증을암호화방식의 전자관인 으로하였다. 둘째, 전자관인의효력명시이다. 즉전자관인은일반관인 ( 공인 ) 의효력과동일한것으로간주하였다. 셋째, 용어변경이다. 전자서명 을 전자관인 으로용어를변경하였다. 기존의 전자서명 은행정기관간, 행정기관내보조 ( 보좌 ) 간전자문서에적용하였다. 그리고 전자관인 ( 전자문서작성자의신원확인과내용변경여부를확인하는암호화방식의관인 ) 은행정기관장명의로발송하는모든전자문서에사용하도록확대하였다. 또한, 기존의 전자관인 ( 전자문서작성자의신원확인과내용변경여부확인하는암호화방식의관인 ) 은 전자이미지관인 ( 일반관인을전자적형태로사용하는관인 ) 으로용어를변경하였다. 넷째, 정부전자관인인증센터의설치근거마련이다. 즉전자공문서의효율적유통을위하여전자관인의인증사무추진에필요한정부전자관인인증센터를설치 운영하도록근거를마련하였다. 정부전자관인인증센터기능을종전의전자정부지원센터에서수행하도록하였다. 다 ) 전자관인의사용과인증센터의명칭변경 : 전자공문서에는전자관인을사용하고, 조달 EDI 등전자거래의경우전자서명을사용할수있도록하였다. 전자관인을사용하여디지털암호화기법을이용해전자문서가유통되므로전자문서위 변조방지등의보안성이강화되도록한것이다. 기존의정부전자관인인증센터의명칭을변경하여정부전자관인인증관리센터로하고, 행정안전부에정부전자관인인증관리센터를두되, 전자정부지원센터가그기능을수행하도록하였다. < 표 1-1> 전자관인의인증업무 < 전자관인의인증업무 ( 전자정부법시행령제 3 장 )> 행정안전부에정부전자관인인증관리센터를두되, 전자정부지원센터 (GCC) 가그기능을수행 GCC 는전자관인최상위인증기관 (Root CA) 및전자서명공인인증기관과의연계방안마련 인증업무의효율적운영을위해중앙행정기관또는지방자치단체에전자관인인증업무의일부를위탁 12 행정실무

19 제 1 장행정업무운영제도의발전 2) 행정업무운영의전자화성숙기 : 부터시행가 ) 전자적문서관리체계재구축과대혁신 : 부터시행이시기는전자정부고도화에대비하고전자문서관리체계를근본적으로재구축하기위해 사무관리규정 등을전면적으로개편한시기이다. 사무관리규정 개정 ( ) 과동시행규칙개정 ( ) 으로 부터전면적으로시행하였다. 사무관리규정 개정의주요내용은다음과같다. (1) 문서처리전과정을전자화에맞도록재설계 ( 가 ) 활용도가낮은절차및항목폐지또는개선 문서심사등형식적이고활용도가낮은절차폐지 선람 / 공람서명, 보고심사 / 협조심사표시등개선 ( 나 ) 기안문과시행문의통합및기재항목의간소화 전자문서가원활히유통되도록편지글형식으로설계 기재항목대폭간소화 ( 기안문 37개, 시행문 39개 19개 ) ( 다 ) 결재단계의축소 결재단계의 3단계이내실현을위해검토자수가 2인이내가되도록노력의무부과 (2) 국민편의를위한문서처리절차개선 ( 가 ) 정책결정참여자의실명공개확대 기안자, 검토자, 협조자및결재자모두문서상에서명표시 ( 나 ) 기관의상세한주소, 홈페이지및전자우편주소표시 주소정보외에층수와호수까지도표시 행정기관의홈페이지주소와공무원의공식전자우편주소표시신설 ( 행정기관에대한전자접근및이용활성화 ) ( 다 ) 민원회신문서의수신자란기재방법변경 수신자란에민원인성명외에우편번호, 주소기재의무화 (3) 관인등록변경및전자이미지관인공고의무화 ( 가 ) 관인을직근상급기관에등록하도록한것을당해행정기관에등록하도록하고, 3차소속기관은직근상급기관에등록할수있도록하였음. ( 나 ) 전자이미지관인도관보등에공고의무화 서울특별시소방학교 13

20 제 1 편행정업무운영실무 (4) 전자문서시스템 행정정보시스템등도입및연계 ( 가 ) 전자문서관리를위한전자문서시스템도입근거마련 ( 나 ) 지식관리시스템등행정정보시스템도입근거마련 ( 다 ) 전자문서시스템과행정정보시스템간연계 (5) 전자문서시스템의시험인증제도입및인증받은제품사용 ( 가 ) 전자문서시스템적합성여부를검증하기위해시험인증제도입 ( 나 ) 행정기관의장은인증을받은표준제품만사용 (6) 행정능률진단의실시와행정능률진단전문인력양성근거마련 ( 가 ) 행정기관의사무개선지원과행정의능률향상을위하여행정사무의절차와방법, 수행체계및관련제도등을분석 재설계하는행정능률진단을실시할수있도록함. ( 나 ) 행정기관의업무재설계와조직진단등을실시하는때에는행정능률진단을활용하게할수있음. ( 다 ) 행정자치부장관은행정능률진단의효율적실시를위하여행정능률진단관련경험이나전문능력을가진각급행정기관소속공무원의지원을받을수있도록함. (7) 전자문서에사용하는서명추가 전자문서에사용하는전자이미지서명외에전자문자서명 ( 자동표시 ), 행정전자서명을추가함. (8) 전결 ( 대결 ) 및서명표시방법변경 전결 ( 대결 ) 의표시를전결 ( 대결 ) 권자의서명란에, 서명표시를기관장란에하던것을, 앞으로는정책결정관련자가누구인지를곧바로알수있도록모두서명란에표시하도록함. (9) 공문서수신자표시방법변경 공문서를여러곳에보내는경우에수신기관명을쓰도록한것을수신자의직위를쓰도록일원화하며, 공문서수신처기호를공문서수신자기호로변경함. 나 ) 업무관리시스템도입 운영 : 부터시행이시기는업무관리시스템을도입한시기이다. 업무관리시스템은정부기관의업무처리 14 행정실무

21 제 1 장행정업무운영제도의발전 절차를통합화 표준화하고이를체계화한시스템이다. 업무관리시스템 4) 을도입한목적은공직사회의일하는방식을근본적으로개선하기위한것이다. 즉 에 사무관리규정 을개정하여효율적인업무관리를위하여각급행정기관에전자적업무관리시스템을조기에정착 확산시키고그사후관리를위한법적근거를마련하였다. 이때, 전자문서의유통지원범위를정부산하기관까지확대하는규정도신설하였다. 사무관리규정 의개정된주요내용은첫째, 행정기관의장은업무처리의전과정을전자적으로관리하는업무관리시스템을구축 운영하도록하였다. 둘째, 업무관리시스템에는과제관리카드 문서관리카드등이포함되도록하였다. 여기서과제관리카드는행정기관의소관업무를기능 목적등의기준에따라구분하여업무처리과정에따라관리할수있도록하고, 문서관리카드는기안한내용, 의사결정과정에서의의견 수정내용 지시사항, 최종의사결정내용등이기록 관리될수있도록구성하도록하였다. 셋째, 행정기관의장은업무관리시스템이행정정보시스템등정부내다른업무관련시스템과효율적으로연계 운영될수있도록하였다. 다 ) 전자적기록관리의혁신 : 부터시행공공기관의투명하고책임있는행정의구현과공공기록물의안전한보존및효율적활용을위하여기록관리법령을새롭게개정하였다. 구체적으로설명하면, 2000년부터시행된기록관리법령의시행상의일부미비점과문제점을개선 보완하고, 2005년부터범정부적으로추진중인기록관리혁신의제도적기반을마련하며, 공공기관의투명하고책임있는행정의구현과공공기록물의안전한보존및효율적인활용을위하여기록물의전자적생산 관리체계의구축, 기록물의공개 열람범위의확대, 기록관리의표준화및전문화를높이기위한제도의마련등공공기록물의관리에관하여필요한사항을정하는등새로운기록관리변화에능동적으로대처하기위하기기록관리법령을개정한것이다. 4) 업무관리시스템의별칭은온 - 나라시스템 (On-nara BPS) 이다. 여기서 온 은완전한또는전체라는뜻의우리말이다. 온 - 나라 는우리나라전체또는완전한나라를의미한다. On 은 정부가불이켜져있다, 작동하고있다 는의미로항상깨어서국민에게서비스하는정부를만든다는뜻이다. BPS 는 Business Process System 의약자이다. 서울특별시소방학교 15

22 제 1 편행정업무운영실무 라 ) 행정내부규제폐지를위한보고사무및협조사무개선등 : 부터시행 (1) 보고사무 협조사무심사승인제폐지불필요한행정규제인보고 협조사무의사전심사승인제폐지 ( 심사대상, 심사관, 보고 협조의지정및심사등심사제규정삭제 ) (2) 보고사무 협조사무의일반적인근거규정보완기관간원활한보고 협조사무추진을위한보고 협조사무의원칙, 처리기간, 보고 협조의촉구등근거보완 개정 (3) 업무관리시스템기능개선에따른개정사항업무관리시스템의기본구성요소인과제관리카드및문서관리카드의개념보완, 업무관리시스템을통한문서발송, 문서접수 처리등근거마련 (4) 전자문서시스템인증제폐지행정기관내에표준화된전자문서시스템의보급 활용이정착됨에따라시스템에대한인증제가불필요하게되어인증제관련규정을삭제하고표준에적합한전자문서시스템을지속적으로사용할수있도록개정 인증제 : 전자문서시스템의규격, 유통표준등에부합하는지시험하여인증해주는제도로다른기종간호환성확보를위해실시마 ) 수신자변경등사무관리효율화 : 부터시행사무관리의효율성과능률성을높이기위하여이미발송한문서의수신자를변경하거나추가할때의발송절차를간소화하고, 중앙행정기관의법령서식의승인절차를개선하며, 지방자치단체등이별도의승인없이스스로자치법규를통하여서식을제정또는개정할수있도록자율성을부여하는한편, 그밖에현행제도의운영상나타난일부미비점을개선 보완 (1) 시행완료문서의수신자추가또는변경발송방법개선 ( 영제22조의2 신설 ) ( 가 ) 현재는이미발송한문서의수신자를추가하거나변경하는경우에동일한내용의기안문을재작성하여결재를받아발송하도록되어있어업무처리가지연되는문제가있음. ( 나 ) 실수로수신자가누락되는등수신자를추가하거나변경할필요가있을때에는처리과의장의승인만으로생산된문서를재발송할수있도록문서처리절차를간소화함. 16 행정실무

23 제 1 장행정업무운영제도의발전 (2) 전자이미지관인의제출요청 ( 영제39조의2 신설 ) ( 가 ) 정부민원포털등둘이상의행정기관이공동으로사용하는행정정보시스템을구축 운용하기위하여각행정기관의전자이미지관인을행정정보시스템을구축 운용하는행정기관이통합하여관리할필요가있음. ( 나 ) 둘이상의행정기관이공동으로사용하는행정정보시스템을구축 운용하는행정기관의장은전자이미지관인을해당행정정보시스템에전산입력하기위하여필요한경우에는해당행정정보시스템을사용하는다른행정기관의장에게전자이미지관인의제출을요구할수있도록함. (3) 법령서식의제정 개정절차의개선 ( 영제74조제1항, 영제75조제3항신설 ) ( 가 ) 법령으로서식을제정 개정하는경우의승인권자를국무총리에서사무관리제도소관중앙행정기관인행정안전부장관으로변경함. ( 나 ) 중앙행정기관이법령서식을제정 개정하는경우입법예고와동시에서식의승인을신청하도록함. (4) 지방자치단체등의서식제정 개정시승인제도의폐지 ( 영제74조제2항, 영제75조의2 신설 ) ( 가 ) 지방자치단체등의자치법규로정하는서식에대하여중앙행정기관이사전에승인권을갖는것은지방자치제도의취지에비추어볼때불합리한측면이있음. ( 나 ) 지방자치단체또는지방교육행정기관의서식은지방자치단체의장또는지방교육행정기관의장이정하도록함. 바 ) 6급이하공무원의대외직명표시등 : 부터시행각급행정기관에서 6급이하공무원의대외직명을따로정하고공문서에직급을대신하여대외직명을기재하고있는현실을반영하여 6급이하공무원의대외직명을공문서에사용할수있는근거를마련하고, 오늘날의경제현실을반영하여정책자료집을발간해야하는대규모국책공사등의기준을총사업비 100억원이상에서총사업비 300억원이상으로상향조정하는한편, 그밖에현행제도의운영상나타난일부미비점을개선 보완사 ) 서식에해당국가언어의병기등 : 부터시행재외공관에서서식을사용하는경우재외공관의장은서식에해당국가의언어를병기 서울특별시소방학교 17

24 제 1 편행정업무운영실무 ( 倂記 ) 하여사용하게하거나해당국가의언어로번역한서식을사용할수있게하는한편, 현재행정안전부령에서정하고있는서식의세부설계기준에관한위임근거를명확히규정아 ) 서식설계기준변경 : 부터시행민원신청서등의서식이복잡하여국민들이이해하기어렵고작성하기불편하다는지적에따라기재항목을최소화하고국민들이서식을작성할때편의성을제고하는한편, 서식설계에디자인개념을도입하는등서식설계의기준을변경 6. 제6기 ( 현재 ) 행정업무의효율적운영촉진 활성화기이시기는기존의 능률성 중심의행정에서더나아가업무의성과를높일수있는 효과성 까지포괄하여행정업무의 효율성 을향상시키는데초점을두어 융합행정, 지식행정 등관련제도를신규도입하고, 특히세종시이전과같은행정환경변화에효과적으로적응할수있도록, 협업시스템, 영상회의 등의관련규정을도입한시기이다. 1) 업무시스템구축 운영출장없이사이버공간에서원거리기관간원활한협업을지원하기위한협업시스템구축 운영, 협업시스템활용실태평가 분석및지원등신설 2) 융합행정의촉진업무효율성을높이고행정서비스에대한국민만족도를높이기위해다른기관과공동의목표를설정하고상호기능을연계하거나시설 장비 정보등을공동활용하는융합행정촉진계획의수립 시행, 융합행정과제의점검 관리및지원등신설 3) 지식행정의활성화행정기관이지식관리시스템에행정지식을등록하고이를정책결정에활용할수있도록활성화계획수립 시행, 지식행정우수사례발굴및포상, 활용실태점검등신설 4) 정책연구의관리정책연구관리의투명성제고를위한심의위원회구성 운영및정책연구관리시스템 18 행정실무

25 제 1 장행정업무운영제도의발전 구축 운영, 연구결과공개 활용촉진을위한성과점검등신설 5) 영상회의의운영영상회의운영의실효성확보를위해다른행정기관등의영상회의시스템과연계 운영할수있도록기술규격제정, 영상회의운영현황점검 평가및지원등신설 서울특별시소방학교 19

26 제 1 편행정업무운영실무 제 2 장행정업무운영개요 제 1 절 업무의의의 1. 업무의개념 1) 고전적개념 : 사무중심종래에는 업무 의본질을종이를사용한기록 활용및보존이라는 사무 의범위내로좁게인식하였고, 이에따라 업무 의개념도사무실에서이루어지는서류의생산 유통 보존등서류에관한작업 (paper work, desk work) 으로한정하여파악하였다. 2) 현대적개념 : 사무를포함한모든일현대에는고도정보화사회가되어감에따라정보의가치가중요해지면서 업무 의개념에행정목적을달성하기위한정보의수집 가공 저장 활용등일련의정보처리과정을포함시켰다. 또한행정업무의국민에대한성과를강조함에따라사무실에서이루어지는일뿐만아니라국민과의접점에서이루어지는일련의행정과정까지포괄하는것으로업무의개념이확대되었다. 2. 업무의종류 1) 업무의목적에의한분류가 ) 본래업무본래업무란조직의목적달성을위하여직접적으로수행하고있는업무를말한다. 정부의경우국가의유지 발전과공공의복리증진이라는목적달성에직접적으로기여할수있도록기능별로분화된각행정조직의고유업무를말한다. 그예로국토의균형개발과국민의주거환경개선이라는행정목적달성을위하여행하는각종행정처분 ( 건축허가등 ) 과건설사업등을들수있다. 20 행정실무

27 제 2 장행정업무운영개요 나 ) 지원업무본래업무가조직의본래목적을달성하기위하여행하는사무인데반하여지원업무란개개의목적영역에공통적으로존재하며, 조직목적을위하여간접적으로수행하는업무로서본래업무를수행하는데필요한수단적성질을갖는다. 예를들면건축허가에필요한각종문서의작성과수발, 건설사업추진을위한출장비지급등을말한다. 2) 업무의난이도에따른분류가 ) 판단업무판단업무란전문적지식과경험을필요로하는업무로서주로관리층에서담당한다. 예를들면의사결정, 기획, 조정, 심사, 평가업무등이다. 나 ) 작업업무작업업무란전문적인지식내지능력이요구되지않는업무로서숙련을요하는것으로부터전혀숙련되지않더라도단순하게처리될수있는업무등매우다양하다. 예를들면계산, 통계표작성, 단순 반복적인기안, 문서접수및발송, 운반 정리등을말한다. 다 ) 기타업무의종류위에서살펴본것외에도발생빈도에따른일상업무와예외업무, 위임여부에따른고유업무와위임업무등으로나눌수있다. 제 2 절 운영의의의 1. 운영의개념 1) 고전적개념고전적의미의운영은인간, 기계, 설비, 자금등을잘활용 조정하여설정된목표를능률적으로달성할수있도록계획 (plan) 하고실행 (do) 하고통제 (see) 하는관리를말한다. 즉행정의목적달성을위한하나의수단이다. 서울특별시소방학교 21

28 제 1 편행정업무운영실무 2) 현대적개념현대적의미의운영은조직의자원을활용하여조직내부의생산목표 (output) 를관리하는고전적개념에더하여국민의만족도를증가시키는정책의품질관리및성과관리를포함하는총체적인관리활동을의미한다. 2. 운영의요소 5) 1) 다른사람들을통한업무수행운영은임무성취를위해다른사람및조직을동원하고이끌어간다. 즉다른사람들과더불어일하고다른사람들을통해서일한다. 2) 조직목표의설정과성취운영의주된임무는조직목표를설정하고이를성취하는것이다. 운영은현재의목표성취뿐만아니라장래의성취능력확보에도책임을진다. 3) 대상영역 활동국면운영의대상영역은조직전반에걸친다. 조직의성립 생존 발전에관련된여러국면들이모두운영의대상이된다. 이러한운영의활동과정은목표설정과계획수립, 자원의동원, 조직화, 집행, 환류, 통제등으로구분해볼수있다. 이러한활동국면들의구성양태와상호관계는개별적인상황과운영모형에따라달라질수있다. 4) 복합적과정운영은여러가지과정들을내포하는복합적인과정이다. 이는의사전달, 의사결정, 통제, 계획, 조정등다양한과정들을통해서이루어진다. 5) 개방체제적교호작용운영은조직내외의제관계와역동적교호작용을한다. 즉행정환경과조직내의하위체제들이엮어내는상황에서작동하는과정이다. 5) 행정학 2006 년. 오석홍. 22 행정실무

29 제 2 장행정업무운영개요 제 3 절 행정업무의효율적운영 1. 행정업무의효율적운영 의의의행정업무의효율적운영은조직의목적달성에필요한행정업무의과정이효율적으로이루어질수있도록행하는제반활동이라고말할수있다. 이를달리표현하면, 조직의최종목적을달성하기위하여업무전반을효율적으로개선하고비용을경제화하기위한각종관리활동이라할수있다. 1) 업무의간소화불필요한업무를없애고, 최소한의노력으로최대한의업무성과를낼수있도록하며작업과정의속도를높일수있도록보고 결재단계축소, 전자결재활성화, 불필요한보고서생산지양등을도모한다. 2) 업무의표준화업무담당자가바뀌어도원활하게업무를처리할수있고, 일상적인업무대응속도를높일수있게끔업무의인계인수를철저히하고, 전자결재활성화, 업무의자동화를지향한다. 3) 업무의정보화정보통신기술의발달에발맞춰행정업무를보다정확하고빠르게처리할수있도록전자결재시스템, 지식행정시스템, 협업시스템등을활용하여행정지식을공유하고정부내소통을증진한다. 2. 행정업무운영의목적 행정업무운영의목적은행정기관의행정업무의운영에관한사항을정함으로써행정업무의간소화 표준화 과학화및정보화를도모하여행정의효율을높이기위함이다. 서울특별시소방학교 23

30 제 1 편행정업무운영실무 행정의효율향상 3. 행정업무운영의적용범위행정업무운영의적용범위는행정기관이다. 여기서행정기관은중앙행정기관 ( 대통령및국무총리직속기관을포함한다 ) 및그소속기관, 지방자치단체의기관과군의기관을말한다. 행정업무운영에관하여는다른법령에특별한규정이있는경우를제외하고는 행정업무의효율적운영에관한규정 이정하는바에의한다. 행정업무운영 대통령직속기관국무총리직속기관중앙행정기관과그소속기관지방자치단체의기관군의기관 4. 행정업무운영의원칙 행정기관의업무는용이성 정확성 신속성및경제성이확보될수있도록관리해야한다. 24 행정실무

31 제 2 장행정업무운영개요 1) 용이성업무처리와업무관리는용이해야한다. 너무복잡하면대부분의사람들은짜증을내고능률이오르지않는다. 업무처리와업무관리에따르는육체적 정신적인피로를최대한줄이고시간당업무처리량을향상시키기위하여업무처리와업무관리가보다쉽게이루어지도록개선 관리할필요가있다. 이를위하여업무처리절차의개선, 업무수행방식의개선, 업무재설계, 정보화에맞는전자문서시스템 기록관리시스템및행정정보시스템의효율적인운영등이요구된다. 2) 정확성업무처리와업무관리의생명은정확성이다. 업무는의도하는방향대로정확하게처리되고관리되어야한다. 문자에오자와탈자가있어서는안된다. 특히통계숫자는틀리면안된다. 그리고한자, 외국어, 주소, 성명등을표시할때틀리면신뢰성이떨어진다. 객관적인입증을위해서는정확성이요구된다. 3) 신속성업무처리와업무관리의기본은신속성이다. 아무리업무를꼼꼼하게처리하고관리할지라도때를놓치면무용지물이다. 현재수행되고있는업무처리절차가복잡하면신속성은떨어지게마련이다. 제도나운영방식에문제가있다면이를개선하여야한다. 특히정부는업무처리를신속하게하기위하여행정업무운영제도를많이개선해왔다. 하지만, 아직도보고와결재의단계가많고, 종이방식에의한업무처리가있으며, 불필요한회의와보고가많다. 업무처리와업무관리의신속성을위해서는기본적으로업무재설계가필요하다. 4) 경제성업무관리의 2대축은업무작업의능률화와업무비용의경제화이다. 이중업무처리에필요한비용즉업무비용은고정적이며간접적인경비이다. 이업무비용을줄이는것은대단히중요한일이다. 최소의비용으로최대의효과를높이도록노력해야한다. 업무처리와업무관리에있어서최소의비용이들어가도록하기위해서는비용편익분석과비용효과분석이요구된다. 서울특별시소방학교 25

32 제 1 편행정업무운영실무 5. 업무의분장각처리과의장은행정업무의효율적처리와책임소재를분명하게하기위하여소관업무를단위업무별로분장하되, 소속공무원간의업무량이균형을이룰수있도록하여야한다. 6. 업무의인계 인수 1) 업무관리시스템이나전자문서시스템을이용하여문서로작성공무원이조직개편, 인사발령또는업무분장조정등의사유로업무를인계 인수하는때에는해당업무에관한진행상황, 관계문서, 자료, 그밖의업무와관련되는모든사항이구체적으로나타나도록업무관리시스템이나전자문서시스템을이용하여인계 인수서를작성하여문서로인계 인수하여야한다. 2) 업무인계 인수서를작성하여처리과에서보존업무를인계 인수하는사람은 행정업무의효율적운영에관한규정시행규칙 별지제12호서식의업무인계 인수서를작성하여야한다. 3) 인계 인수자료의상시관리행정기관의장은인계 인수가원활하게이루어질수있도록기능분류시스템의자료를최신의정보로유지하여야한다. 4) 직무대리자의인계 인수업무를인수할후임자가정해지지아니한경우와그밖의특별한사유로후임자에업무를인계할수없는경우에는그직무를대리하는사람에게인계하고, 그대리자는후임자가업무를인수할수있게되었을때에즉시인계하여야한다. 26 행정실무

33 제 2 장행정업무운영개요 행정업무의효율적운영에관한규정시행규칙 [ 별지제 12 호서식 ] 업무인계 인수서 1. 업무현황가. 담당업무나. 주요업무계획및진행사항다. 현안사항및문제점라. 주요미결사항 2. 관련문서현황 3. 주요물품및예산등인계 인수가필요한사항 4. 그밖의참고사항 위와같이인계 인수합니다. 년 월 일 인계자 ( 서명또는인 ) 인수자 ( 서명또는인 ) 입회자 ( 서명또는인 ) 비고 ( 이난은서식에포함하지아니한다 ) 1. 입회자는인계자의바로위상급자가된다. 다만, 인계자가기관장및부기관장인경우에는바로아래하급자가된다. 2. 기재항목이나내용은기관의실정이나인계 인수사항에따라조정하여사용할수있다. 3. 인계자, 인수자및입회자의서명또는날인은생략할수있다. 서울특별시소방학교 27

34 제 1 편행정업무운영실무 제 3 장공문서관리 제 1 절 공문서관리개설 1. 공문서의의의 1) 행정상의공문서행정상공문서라함은일반적으로행정기관또는공무원이직무상작성한문서또는시행되는문서및행정기관이접수한모든문서를말한다. 행정업무의효율적운영에관한규정제 3 조제 1 호 ( 공문서의정의 ) 공문서 라함은행정기관에서공무상작성하거나시행하는문서 ( 도면 사진 디스크 테이프 필름 슬라이드 전자문서등의특수매체기록을포함한다. 이하같다 ) 와행정기관이접수한모든문서를말한다. 각급행정기관의의사표시는공문서로나타나며, 행정활동과정에서생산된다. 따라서행정기관의행정활동과정에서생산되는공문서가유효하게성립되기위한일반적요건은다음과같다. 가 ) 행정기관의적법한권한내의사항중에서작성될것나 ) 위법 부당하거나시행불가능한사항이없을것다 ) 법령에규정된절차에따라형식이정리될것 28 행정실무

35 제 3 장공문서관리 2) 법률상의공문서 법률상의공문서는크게 3가지로나눌수있다. 즉형법상공문서, 민사소송법상공문서및형사소송법상공문서이다. 가 ) 형법상의공문서의개념형법에서말하는 공문서 라함은공무소또는공무원이그명의로써권한내에서소정의형식에따라작성한문서를말하며, 공문서위조 변조, 허위공문서등의작성및행사등공문서에관한죄 ( 제225조내지제230조, 제235조및제237조 ) 를규정하여공문서의진정성 ( 眞正性 ) 을보호하고있는데, 일반적으로공문서에관한죄는사문서에관한죄보다무겁게처벌되고있다. 나 ) 민사소송법상의공문서의개념민사소송법은 문서의방식과취지에의하여공무원이직무상작성한것으로인정한때에는이를진정한공문서로추정한다 ( 제327조 ) 라고규정하여공문서는그방식 취지에의하여공무원이직무상작성한것으로인정되는때에는진정한공문서로추정하여증거능력을부여하고있다. 다 ) 형사소송법상의공문서의개념형사소송법은 가족관계기록에관한증명서, 공정증서등본, 기타공무원또는외국공무원의직무상증명할수있는사항에관하여작성한문서등은당연히증거능력이있는서류 ( 제315조 ) 로서증거로할수있다 고규정하고있다. 또한, 동법제147조의규정에의하면공무원또는공무원이었던자를증인으로직무상의비밀에관한사항을심문할경우에는법원은당해관청또는감독관청의승인을얻도록규정하고있다. 서울특별시소방학교 29

36 제 1 편행정업무운영실무 2. 문서의필요성 모든행정사무는문서에서시작하여문서로끝난다 고할수있다. 행정사무는대부분문서로이루어진다. 문서의주요기능은의사전달과의사보존이라고할수있으며, 일반적으로다음과같은경우문서가필요하다. 1) 내용이복잡하여문서가없이는업무처리가곤란할때 2) 업무처리에대한의사소통이대화로는불충분하여문서가필요한때 3) 행정기관의의사표시내용을증거로남겨야할때 4) 업무처리의형식상또는절차상문서가필요한때 5) 업무처리결과를보존할필요가있을때 공문서의기능 1 의사의기록 구체화문서는사람의의사를구체적으로표현하는기능을갖는다. 사람이가지고있는주관적인의사는문자 숫자 기호등을활용하여종이나다른매체에표시하여문서화함으로써그내용이구체화된다. 이기능은문서의기안에서부터결재까지문서가성립하는과정에서나타나는것이다. 2 의사의전달문서는자기의의사를타인에게전달하는기능을갖는다. 문서에의한의사전달은전화나구두로전달하는것보다좀더정확하고변함없는내용을전달할수있다. 이것은의사를공간적으로확산하는기능으로서문서의발송 도달등유통과정에서나타난다. 3 의사의보존문서는의사를오랫동안보존하는기능을갖는다. 문서로써전달된의사는지속적으로보존할수있고역사자료로써가치를갖기도한다. 이는의사표시를시간적으로확산시키는역할을한다. 4 자료제공보관 보존된문서는필요한경우언제든참고자료내지증거자료로제공되어행정활동을지원 촉진시킨다. 5 사무의연결 조정문서의기안 결재및협조과정등을통해조직내외의사무처리및정보순환이이루어져업무의연결 조정기능을수행하게된다. 30 행정실무

37 제 3 장공문서관리 3. 문서처리의원칙 1) 신속처리의원칙문서는내용또는성질에따라그처리기간이나방법이다를수있으나, 효율적인업무수행을위하여신속하게처리하여야한다. 2) 책임처리의원칙문서는정해진업무분장에따라각자가직무의범위내에서책임을가지고관계규정에따라신속 정확하게처리하여야한다. 3) 적법처리의원칙문서는법령의규정에따라일정한형식및요건을갖추어야함은물론권한있는자에의하여작성 처리되어야한다. 4) 전자처리의원칙문서는전자처리가원칙이다. 즉문서의기안 검토 협조 결재 등록 시행 분류 편철 보관 보존 이관 접수 배부 공람 검색 활용등문서의모든처리절차가업무관리시스템이나전자문서시스템에서전자적으로처리되도록하여야한다. 이원칙은 사무관리규정 의개정 ( 대통령령제17811호 ) 으로 부터새로이적용된원칙이다. 4. 문서의종류 1) 작성주체에의한구분가 ) 공문서행정기관또는공무원이그직무상작성한문서또는시행되는문서및접수한문서를말한다. 나 ) 사문서사문서는개인이사적 ( 私的 ) 인목적을위하여작성한문서를말한다. 그러나사문서도각종신청서등과같이행정기관에제출하여접수가된것은사문서가아니고공문서로 서울특별시소방학교 31

38 제 1 편행정업무운영실무 된다. 따라서공문서에관한제규정에따라취급되며그문서를제출한사람도접수된문서를임의로회수할수없다. 2) 유통대상여부에의한구분유통대상에따라문서를나누는것은발신명의 형식 결재방법및처리절차등을달리해야할필요가있기때문이다. 가 ) 내부결재문서행정기관내부적으로계획을수립하거나처리방침을받거나보고또는검토하기위하여결재를받는문서를말한다. 내부적으로결재를받는문서이므로발신하지않는다. 나 ) 대내문서해당기관내부에서보조기관또는보좌기관상호간협조를하거나보고또는통지를위하여수발하는문서를말한다. 다 ) 대외문서국민이나단체또는다른행정기관간 ( 소속기관포함 ) 에수발하는문서를말한다. 라 ) 수신자와발신자명의가같은문서합의제행정기관또는행정기관의장이해당행정기관또는행정기관의장에게자신의명의로발송하고자신의명의로수신하는문서를말한다. 즉수신자명의와발신자명의가같은문서이다. 3) 전자여부에의한분류가 ) 전자문서컴퓨터등정보처리능력을가진장치에의하여전자적인형태로작성, 송 수신또는저장된문서를말한다. 나 ) 종이문서컴퓨터등정보처리능력을가진장치 ( 전자문서시스템, 행정정보시스템등 ) 에의한전자적인형태가아닌, 종이형태로작성한문서또는시행되는문서및접수한문서를말한다. 32 행정실무

39 제 3 장공문서관리 4) 문서의성질에의한분류 행정업무의효율적운영에관한규정 제4조에서는문서의성질에따라법규문서 지시문서 공고문서 비치문서 민원문서와일반문서의 6종으로구분하고있다. 가 ) 법규문서주로법규사항을규정하는문서로서헌법 법률 대통령령 총리령 부령 조례및규칙등을말한다. 나 ) 지시문서행정기관이그하급기관또는소속공무원에대하여일정한사항을지시하는문서로서훈령 지시 예규및일일명령등을말한다. 지시문서는행정법에서는행정규칙또는행정명령이란용어로사용하고있다. 1 훈령상급기관이하급기관또는소속공무원에대하여상당한장기간에걸쳐그권한의행사를일반적으로지시하기위하여발하는명령을말한다. 2 지시상급기관이직권또는하급기관의문의에의하여하급기관에개별적 구체적으로발하는명령을말한다. 3 예규행정업무의통일을기하기위하여반복적행정업무의처리기준을제시하는법규문서외의문서를말한다. 4 일일명령당직 출장 시간외근무 휴가등일일업무에관한명령을말한다. 다 ) 공고문서행정기관이일정한사항을일반에게알리기위한문서로서고시 공고등이이에해당된다. 1 고시 : 민원사무처리기준표처럼법령이정하는바에따라일정한사항을일반에게알리는문서로서일단고시된사항은개정이나폐지가없는한효력이계속된다. 2 공고 : 입찰, 시험공고등일정한사항을일반에게알리는문서로서그내용의효력이단기적이거나일시적인것을말한다. 서울특별시소방학교 33

40 제 1 편행정업무운영실무 라 ) 비치문서행정기관이일정한사항을기록하여행정기관내부에비치하면서업무에활용하는대장 카드등의문서를말한다. 마 ) 민원문서민원인이행정기관에허가 인가 기타처분등특정한행위를요구하는문서및그에대한처리문서를말한다. 바 ) 일반문서위각문서에속하지아니하는모든문서를말한다. 다만, 일반문서중특수한것으로서회보및보고서가있다. 1 회보행정기관의장이소속공무원또는하급기관에업무연락 통보등일정한사항을알리기위한경우에사용하는문서로서행정기관단위로회보사항을일괄수록하여문서과등에서발행한다. 2 보고서특정한사안에관한현황또는연구 검토결과등을보고하거나건의하고자할때작성하는문서를말한다. 용어의정의 ( 행정업무의효율적운영에관한규정 제3조 ) 1 공문서 : 행정기관에서공무상작성하거나시행하는문서 ( 도면 사진 디스크 테이프 필름 슬라이드 전자문서등의특수매체기록을포함한다 ) 와행정기관이접수한모든문서를말한다. 2 전자문서 : 컴퓨터등정보처리능력을가진장치에의하여전자적인형태로작성되거나송신 수신또는저장된문서를말한다. 3 문서과 : 행정기관내의공문서를분류 배부 보존하는업무를수행하거나수신 발신하는업무를지원하는등문서에관한업무를주관하는과 ( 課 ) 담당관등을말한다. 4 처리과 : 업무처리를주관하는과 담당관등을말한다. 5 서명 : 기안자 검토자 협조자 결재권자 [ 제10조에따라결재, 위임전결또는대결 ( 代決 ) 하는자를말한다 ] 또는발신명의인이공문서 ( 전자문서는제외한다 ) 34 행정실무

41 제 3 장공문서관리 에자필로자기의성명을다른사람이알아볼수있도록한글로표시하는것을말한다. 6 전자이미지서명 : 기안자 검토자 협조자 결재권자또는발신명의인이전자문서상에전자적인이미지형태로된자기의성명을표시하는것을말한다. 7 전자문자서명 : 기안자 검토자 협조자 결재권자또는발신명의인이전자문서상에자동생성된자기의성명을전자적인문자형태로표시하는것을말한다. 8 행정전자서명 : 기안자 검토자 협조자 결재권자또는발신명의인의신원과전자문서의변경여부를확인할수있도록그전자문서에첨부되거나결합된전자적형태의정보로서 전자정부법시행령 제29조에따른인증기관으로부터인증을받은것을말한다. 9 전자이미지관인 : 관인의인영 ( 印影 ) 을컴퓨터등정보처리능력을가진장치에전자적인이미지형태로입력하여사용하는관인을말한다. 10 전자문서시스템 : 문서의기안 검토 협조 결재 등록 시행 분류 편철 보관 보존 이관 접수 배부 공람 검색 활용등모든처리절차가전자적으로처리되는시스템을말한다. 11 업무관리시스템 : 행정기관이업무처리의모든과정을제22조제1항에따른과제관리카드및문서관리카드등을이용하여전자적으로관리하는시스템을말한다. 12 행정정보시스템 : 행정기관이행정정보를생산 수집 가공 저장 검색 제공 송신 수신하고활용할수있도록하드웨어 소프트웨어 데이터베이스등을통합한시스템을말한다. 13 정보통신망 : 전기통신사업법 제2조제2호에따른전기통신설비를활용하거나전기통신설비와컴퓨터및컴퓨터의이용기술을활용하여정보를수집 가공 저장 검색 송신또는수신하는정보통신체제를말한다. 5. 문서의작성형식 1) 법규문서 : 조문형식, 누년일련번호사용 ( 예 : 법률제1234호 ) 2) 훈령 예규 : 조문형식또는시행문형식, 누년일련번호사용 ( 예 : 훈령제125호, 예규제205호 ) 서울특별시소방학교 35

42 제 1 편행정업무운영실무 3) 지시 : 시행문형식, 연도표시-일련번호사용 ( 예 : 지시제 호 ) 4) 고시 공고 : 연도표시-일련번호사용 ( 예 : 고시제2011-5호, 공고제 호 ) 5) 일일명령 : 시행문형식또는회보형식, 연도별일련번호사용 6) 일반문서 : 기안문 ( 시행문 ) 또는서식형식, 등록번호사용 7) 회보 : 회보형식, 연도별일련번호사용 ( 예 : 회보제5호 ) 8) 보고서 : 일반기안문또는간이기안문형식, 생산등록번호사용 6. 문서의성립과효력발생 1) 문서의성립가 ) 성립시기다른법령에특별한규정이있는경우를제외하고는당해문서에대한결재권자의서명 ( 전자문자서명 전자이미지서명및행정전자서명을포함함 ) 에의한결재가있음으로써성립한다. 결재권자 : 행정기관의장, 행정업무의효율적운영에관한규정제10조제2항에따른위임전결규정 ( 사무전결처리규칙 ) 에의하여행정기관의장으로부터결재권을위임받은자 ( 전결권자 ) 및같은규정제10조제3항에따라대결하는자를말한다.( 행정업무의효율적운영에관한규정제3조제5호 ) 나 ) 성립요건 (1) 정당한권한이있는공무원이 (2) 직무의범위내에서공무상작성하고 (3) 결재권자의결재가있어야한다. 2) 효력발생시기효력발생시기는문서의종류에따라다르다. 일반문서, 공고문서, 전자문서에대하여각각살펴보자. 36 행정실무

43 제 3 장공문서관리 가 ) 일반문서 : 수신자에게도달된때에효력이발생한다. 나 ) 전자문서 : 수신자가관리하거나지정한전자적시스템등에입력되는때에효력이발생한다. 다 ) 공고문서 : 고시또는공고가있은후 5일이경과한날에효력이발생한다. 다만, 효력발생시기가법령에규정되어있거나, 공고문서에특별히명시되어있는경우는그에의한다. 여기서 5일의경과기간은일반에게그내용을알리는데필요한최소한의주지기간으로볼수있기때문에공고문서에효력발생시기를명시하는때에는최소한 5일이상의주지기간을주어야할것이다. 행정절차법 제15조 ( 송달의효력발생 ) 3제14조제4항의경우에는다른법령등에특별한규정이있는경우를제외하고는공고일부터 14일이경과한때에그효력이발생한다. 다만, 긴급히시행하여야할특별한사유가있어효력발생시기를달리정하여공고한경우에는그에의한다. 제14조 ( 송달 ) 4다음각호의 1에해당하는경우에는송달받을자가알기쉽도록관보 공보 게시판 일간신문중하나이상에공고하고인터넷에도공고하여야한다. 1. 송달받을자의주소등을통상의방법으로확인할수없는경우 2. 송달이불가능한경우 서울특별시소방학교 37

44 제 1 편행정업무운영실무 효력발생에대한입법주의 1 표백주의 ( 表白主義 ) 문서가성립한때즉결재로써문서의작성이끝난때에효력이발생한다는견해이다. 이는내부결재문서와같이상대방없는문서의경우에는합당하나, 상대방이있는경우에는해당문서의작성에관해전혀알지도못하는데효력이생기게되어문서발송지연등발신자의귀책사유로인한불이익도감수해야하는부당함이발생한다. 2 발신주의 ( 發信主義 ) 성립한문서가상대방에게발신된때효력이발생한다는견해이다. 이는신속한거래에적합하며, 특히다수의자에게동일한통지를해야할경우에획일적으로효력을발생하게할수있다는장점이있지만, 문서의효력발생시기가발신자의의사에좌우되고, 상대방이아직알지못하는상황에서효력이발생한다는단점이있다. 발신주의를채택한예로는 민법 제 455 조 ( 승낙여부의최고 ( 催告 )), 제 531 조 ( 격지자간의계약성립시기 ) 등을들수있다. 민법 第 531 條 ( 隔地者間의契約成立時期 ) 隔地者間의契約은承諾의通知를發送한때에成立한다. 3 도달주의 ( 到達主義 ) 문서가상대방에게도달해야효력이생긴다는견해이며수신주의 ( 受信主義 ) 라고도한다. 여기서도달이라함은문서가상대방의지배범위내에들어가사회통념상그문서의내용을알수있는상태가되었다고인정되는것을의미한다. 이는쌍방의이익을가장잘조화시키는견해라고볼수있다. 민법 상의의사표시와 사무관리규정 상의문서의효력발생시기는도달주의를원칙으로하고있다. 민법 第 111 條 ( 意思表示의效力發生時期 ) 1 相對方있는意思表示는그通知가相對方에到達한때로부터그效力이생긴다. 4 요지주의 ( 了知主義 ) 상대방이문서의내용을안때에효력이발생한다는견해이다. 이는상대방의부주의나고의등으로인한부지 ( 不知 ) 의경우발신자가불이익을감수해야하는폐단이발생하고, 지나치게상대방의입장에치우친것으로타당한견해라고보기어렵다. 7. 문서수발의원칙 1) 문서는직접처리하여야할행정기관에발신함. 다만, 필요한경우에는행정조직상의계통에따라발신한다. 38 행정실무

45 제 3 장공문서관리 2) 하급기관에서직근상급기관이외의상급기관 ( 당해하급기관에대한지휘 감독권을갖고있는기관을말함 ) 에발신하는문서중필요하다고인정되는문서는그직근상급기관을경유하여발신한다. 3) 상급기관에서직근하급기관외의하급기관에문서를발신하는경우에도전항과같이경유하여발신한다. ( 제 3 장제 8 절문서의접수및처리중 2) 경유문서처리요령참조 ) 8. 각종대장 서식의전자관리 각종대장 서식등은특별한사유가없는한전산화 자동화가용이하도록전자문서시스템또는업무관리시스템등으로관리하여야한다. 9. 문서관계규정 1) 기본규정 : 행정업무의효율적운영에관한규정 ( 같은규정시행규칙 ) 2) 관련법령가 ) 공공기록물관리에관한법률 ( 시행령, 시행규칙 ) 나 ) 전자정부법 ( 시행령, 시행규칙 ) 심화자료 1. 고시와공고의공통점과차이점을구체적으로알아보자. 2. 문서의종류별로문서작성형식을구체적인실례를들어작성하여보자. 3. 문서의접수시점과문서의효력발생시점이같은지를비교 설명해보자. 4. 직무대리 권한대행의공통점과차이점을법적근거를들어설명해보자. 서울특별시소방학교 39

46 제 1 편행정업무운영실무 제 2 절 문서작성의일반사항 1. 문서의전자적처리행정기관의장은문서의기안 검토 협조 결재 등록 시행 분류 편철 보관 보존 이관 접수 배부 공람 검색 활용등문서의모든처리절차가업무관리시스템이나전자문서시스템상에서전자적으로처리되도록하여야한다. 2. 문서의용어 1) 글자 : 문서는 국어기본법 제3조제3호에따른어문규범에맞게한글로작성하되, 뜻을정확하게전달하기위하여필요한경우에는괄호안에한자나그밖의외국어를함께적을수있으며, 특별한사유가없으면가로로쓴다. < 예시 > 법규문서는조문형식 ( 條文形式 ) 에의하여 어문규범 한글맞춤법, 표준어규정, 표준발음법, 외래어표기법, 국어의로마자표기법등국어의올바른사용법에대하여문화체육관광부장관이정하는규범 2) 문안 : 문서의내용은간결하고명확하게표현하고일반화되지않은약어와전문용어등의사용을피하여이해하기쉽게작성하여야한다. 3) 숫자 : 아라비아숫자로쓴다. 4) 연호 : 서기연호를쓰되, 서기 는표시하지않는다. 5) 날짜 : 숫자로표기하되년, 월, 일의글자는생략하고그자리에온점을찍어표시한다. < 예시 > 행정실무

47 제 3 장공문서관리 6) 시분 : 24 시각제에따라숫자로표기하되, 시 분의글자는생략하고그사이에쌍점 (:) 을찍어구분한다. < 예시 > 오후 3시 20분 15:20 7) 금액 : 금액을표시할때에는아라비아숫자로쓰되, 숫자다음에괄호를하고한글로기재한다.( 규칙제2조제2항 ) < 예시 > 금113,560원 ( 금일십일만삼천오백육십원 ) 3. 바코드등표기문서에는시각장애인등의편의도모를위해음성정보또는영상정보등이수록되거나연계한바코드등을표기할수있다. 이경우바코드는문서상단의 행정기관명 표시줄의오른쪽끝에 2cm 2cm범위내에서표기한다. 4. 문서의쪽번호등표시 1) 쪽번호등의개념 2장이상으로이루어지는중요문서의앞장과뒷장의순서를명백히하기위하여매기는번호또는그행위를말한다. 2) 쪽번호등의표시대상문서가 ) 문서의순서또는연결관계를명백히할필요가있는문서나 ) 사실관계나법률관계의증명에관계되는문서다 ) 허가, 인가및등록등에관계되는문서 3) 표시방법가 ) 전자문서 : 쪽번호표시또는발급번호기재 (1) 쪽번호 : 각종증명발급문서외의문서에표시 ( 가 ) 쪽번호는중앙하단에표시하되, 문서의순서또는연결관계를명백히할필요가있는중요문서에는해당문서의전체쪽수와그쪽의일련번호를붙임표 (-) 로이어표시한다. < 예시 > 전체쪽수가 4쪽일경우, 4-1, 4-2, 4-3, 4-4 로표시 서울특별시소방학교 41

48 제 1 편행정업무운영실무 ( 나 ) 양면을사용한경우에는양면모두순서대로쪽수를부여한다. (2) 발급번호 : 각종증명발급문서에는왼쪽하단에표시 < 예시 > 단말번호-출력년월일 / 시 분 초-발급일련번호-쪽번호나 ) 종이문서 : 관인으로간인또는천공 (1) 간인 : 관인관리자가관인으로간인하되, 시행문은간인하기전의기안문을복사하여간인한다. (2) 천공 : 민원서류나그밖에필요하다고인정하는문서에는간인을갈음하여천공방식으로표시할수있다. 문서철의쪽번호표시 해당문서철의우측하단에첫쪽부터시작하여일련번호로쪽수부여및표기 표지와색인목록은쪽수부여및표기대상에서제외 동일한문서철을 2 권이상으로나누어편철한경우, 2 권이하의문서철별쪽수는전권마지막쪽수다음의일련번호로시작 연필로먼저표시한후기록물정리가끝나면잉크등으로표시 5. 발의자및보고자의표시정책실명제를실현하기위하여 사무관리규정 을개정하여기안문에발의자와보고자를표시하도록규정하였다. 1) 발의자및보고자의개념발의자란기안하도록지시하거나스스로기안한사람을말하는데지시여부는기안내용의구체성여부를감안하여판단한다. 또한보고자란결재권자에게직접보고하는자를말한다. 2) 표시기호및표시방법가 ) 발의자는 표시로, 보고자는 표시로하고, 발의자와보고자가동일인인경우에는, 를함께표시한다. 나 ) 기호는기안문의해당직위나직급의앞또는위에표시한다. 42 행정실무

49 제 3 장공문서관리 3) 보고자의표시생략전자문서로결재하거나결재권자에게직접보고하지아니하는경우에는보고자표시를생략한다. 4) 발의자및보고자의표시생략문서가 ) 검토나결정이필요하지아니한문서나 ) 각종증명발급, 회의록, 그밖의단순사실을기록한문서다 ) 일상적 반복적인업무로서경미한사항에관한문서 6. 문서에로고 상징 마크또는홍보문구등을표시기안문및시행문에는가능한한행정기관의로고 상징 마크또는홍보문구등을표시하여행정기관의이미지를높일수있도록하여야한다. 로고는왼쪽상단 (2cm 2cm 범위내에서시작부분은왼쪽기본선이며, 높이부분은행정기관명임 ) 에, 상징은오른쪽상단 (2cm 2cm 범위내에서끝나는부분은오른쪽한계선이며, 높이부분은행정기관명임 ) 에, 홍보문구는행정기관명바로위에표시한다. 7. 문서의 끝 표시 1) 본문이끝났을경우 : 1자 (2타) 띄우고 끝 자를쓴다. < 예시 > 주시기바랍니다. 끝. 는 1자 (2타) 표시이다. 2) 붙임물이있는경우 : 붙임의표시를한다음에 1자 (2타) 를띄우고 끝 자를쓴다. < 예시 > 붙임 1. 서식승인목록 1부. 2. 승인서식 2부. 끝. 3) 본문또는붙임의표시문이오른쪽한계선에서끝났을경우 : 다음줄의왼쪽기본선에서 1자를띄우고 끝 자를표시한다. 서울특별시소방학교 43

50 제 1 편행정업무운영실무 < 예시 > 붙임 부. 끝. 4) 연명부등의서식을작성하는경우 가 ) 기재사항이서식의중간에서끝나는경우 : 기재사항의마지막다음줄에 이하 빈칸 이라고표시한다. < 예시 > 응시번호 성명 주민등록번호 주소 10 김길동 홍기용 이하빈칸 나 ) 기재사항이서식의마지막칸까지작성되는경우 : 서식의칸밖다음줄의왼쪽 기본선에서 1자를띄우고 끝 자를표시한다. < 예시 > 응시번호 성명 주민등록번호 주소 10 김길동 홍기용 끝. 8. 붙임물의표시 1) 본문이끝난줄다음에붙임을표시한다. 2) 붙임물이두가지이상인때에는항목을구분하여표시한다. < 예시 > ( 본문 ) 하시기바랍니다. 붙임 1. 계획서 1 부. 2. 서류 1 부. 끝. 44 행정실무

51 제 3 장공문서관리 9. 항목의구분 1) 항목의표시문서의내용을둘이상의항목으로구분할필요가있으면다음구분에따라그항목을순서대로표시하되, 필요한경우에는,, -, 등과같은특수한기호로표시할수있다. 구분항목기호비고 첫째항목둘째항목셋째항목넷째항목다섯째항목여섯째항목일곱째항목여덟째항목 1., 2., 3., 4., 가., 나., 다., 라., 1), 2), 3), 4), 가 ), 나 ), 다 ), 라 ), (1), (2), (3), (4), ( 가 ), ( 나 ), ( 다 ), ( 라 ), 1, 2, 3, 4, 가, 나, 다, 라, 둘째, 넷째, 여섯째, 여덟째항목의경우, 하., 하 ), ( 하 ), 하이상계속되는때에는거., 거 ), ( 거 ), 거, 너., 너 ), ( 너 ), 너 로표시 2) 표시위치및띄우기가 ) 첫째항목부호는제목의첫글자와같은위치에서시작한다. 나 ) 둘째항목부터는상위항목위치로부터오른쪽으로 2타씩옮겨시작한다. 다 ) 항목부호와그항목의내용사이에는 1타를띄운다. 수신 장관 ( 과장) ( 경유 ) 제목 1. 가. 1) 가 ) (1) ( 가 ) 2. 2 타 ( 표시 ) 는한글 1 자, 영문 숫자 2 자에해당함. 서울특별시소방학교 45

52 제 1 편행정업무운영실무 라 ) 하나의항목만있을경우에는항목부호를부여하지아니한다. 수신 도지사 ( 과장) 제목 사무관리교육실시 사무관리교육을다음과같이실시하오니참석하여주시기바랍니다. 1. 일시 : 2. 장소 : 3. 참석대상 :. 끝. 10. 용지의규격 1) 규격표준화의필요성용지의규격표준화는문서, 서식등에사용되는용지의크기를통일한다는것을말한다. 규격을표준화함으로써문서의작성 처리 편철 보관 보존등뿐만아니라프린터, 복사기, 팩스등각종사무자동화기기의활용을용이하게할수있다. 2) 용지의기본규격문서의작성에사용하는용지는가로 210mm, 세로 297mm(A4 용지 ) 의직사각형으로한다 ( 규정제7조제6항 ). A4용지는국제적으로널리통용되고있을뿐만아니라국내의대다수조직체에서문서의기본규격으로하고있다. 도면작성등기본규격을사용하기어려운특별한경우에는 A열또는 B열용지를사용할수있고, 증표류또는컴퓨터에의한기록서식등은그에적합한규격용지를사용할수있다. 46 행정실무

53 제 3 장공문서관리 A 열 ( 단위mm ) B 열 ( 단위mm ) A0 A1 A2 A3 A4 A5 A6 A7 A8 A9 A , B0 B1 B2 B3 B4 B5 B6 B7 B8 B9 B10 1, ,456 1, A열은국제표준규격 (ISO규격) 을, B열은일본공업규격 (JIS) 을한국산업표준 (KS) 으로채택 A0의면적은 1m2, B0의면적은 1.5m2인데각각긴변을절반으로절단하여 1 10까지규격설정 < 공문서기본규격변경연혁 > 절지 (190 mm 268 mm ) 절지 (180 mm 260 mm ) B5(176 mm 250 mm ) 절지 (190 mm 268 mm ) A4(210 mm 297 mm ) 11. 문서의수정 수정한내용대로재작성하여결재를받아시행하되, 종이문서인경우에는다음과같이처리한다. 1) 문서의단순한내용 ( 일부분 ) 을삭제또는수정하는경우 원안의글자를알수있도록삭제또는수정하는글자의중앙에가로로두선을그어삭제또는수정하고, 삭제또는수정한자가그곳에서명또는날인한다. 필요에따라글자의중앙에가로로두선을긋지아니하고,, 등특수한기호로삭제또는수정할수있다. 서울특별시소방학교 47

54 제 1 편행정업무운영실무 2) 문서의중요한내용을삭제또는수정하는경우 문서의여백에삭제또는수정한자수를표시하고서명또는날인한다. ( 예시 1) 기안문 3자삭제 ( 서명또는날인 ) ( 예시 2) 기안문 3자수정 ( 서명또는날인 ) 3) 시행문을정정하는경우 문서의여백에정정한자수를표시하고관인으로날인한다. ( 예시 1) 시행문 3자삭제 ( 관인으로날인 ) ( 예시 2) 시행문 3자수정 ( 관인으로날인 ) 12. 문서의보안유지 1) 행정기관의장은공문서를수발함에있어서문서의보안유지와분실 훼손및도난방지를위한적절한조치를강구하여야한다. 2) 행정기관의장은보유하고있는컴퓨터에대하여비밀번호를부여하여야한다. 3) 정보통신망을이용하여문서를작성 처리하고자하는자는개인별사용자계정 (ID) 비밀번호및전자이미지서명을등록하여사용한다. 이경우비밀번호는최초로등록한후즉시변경하여야한다. 전자이미지서명대신에전자문자서명을사용하는경우에는전자이미지서명을등록하지않을수있음. 4) 컴퓨터및개인별비밀번호는문서의보호및보안유지를위하여수시로변경하여야한다. 48 행정실무

55 제 3 장공문서관리 [ 예시 ] 사용자계정및전자이미지서명등록신청서 소속 전화번호 성명직위직급 주민등록번호 사용자계정 (ID) ᄀ ᄂ ᄃ 비밀번호 전자이미지서명 안전행정부정보통신보안업무규정제 27 조에따라사용자계정 (ID) 및전자이미지서명등록을신청합니다. 년월일 신청인 ( 서명또는인 ) 기관의장귀하 작성방법 1. 소속은과단위까지구체적으로기재한다. 2. 사용자계정 (ID) 은ᄀᄂᄃ란에다음기준에의하여기재한다. 첫자는영문으로그외문자는영문과숫자를조합해서 6-8자이내로기재한다 ( 중복되는사용자계정이있을경우에는ᄂᄃ순으로부여된다 ). 다만, 사용자계정은기관의실정에따라달리정할수있다. 3. 비밀번호는영문, 순자와문자및특수문자등을조합하여 8자리이상으로설정한다. 4. 전자이미지서명은서명자의성명을반드시한글로알수있도록표시하되, 사인펜등으로네모안에꽉차도록진하고크게표시한다. 5. 본서식과작성방법은예시이므로기관의설정에따라변경하여사용할수있다. 서울특별시소방학교 49

56 제 1 편행정업무운영실무 제 3 절 문서의구성체계 1. 문서의구성 행정기관명 두문 수신 ( 경유 ) 제목 문서의구성본문 내용 붙임 발신명의 기안자 검토자 협조자 결재권자의직위또는직급및서명 생산등록번호시행일 결문 접수등록번호와접수일 행정기관의우편번호 주소 홈페이지주소 전화번호 팩스번호 공무원의전자우편주소 공개구분 직급을표시하는경우각급행정기관이 6 급이하공무원의직급을대신하여대외적으로사용할수있도록정한대외직명을표시한다. 예를들면, 주무관, 조사관등으로표시 서명에는전자문자서명 전자이미지서명및행정전자서명을포함한다. 50 행정실무

57 제 3 장공문서관리 기안문의종류별구성요소는다음과같다. 일반기안문 ( 시행문겸용 ) ( 별지제1호서식 ) 일반기안문 ( 시행문겸용 ) 을두문 본문및결문으로구성한다. 간이기안문 ( 별지제2호서식 ) 왼쪽상단에위치한문서등록의표시 ( 생산등록번호, 등록일, 결재일및공개구분 ), 오른쪽상단에위치한결재란의표시 ( 기안자, 검토자, 협조자, 결재권자 ), 제목, 요약설명문의표시, 작성기관의표시 ( 아래중앙 ) 로구성한다. 작성일자는작성기관의바로윗부분에표시한다. 일반기안문, 간이기안문의사용상차이점을알아둔다. - 일반기안문은내부결재문서, 대내문서, 대외문서, 수신자와발신자명의가같은문서등모든문서에사용한다. 그러나간이기안문은내부결재문서에만사용한다. - 일반기안문과간이기안문은종이문서와전자문서에모두사용한다. 2. 문서의등록번호 문서의등록번호는처리과별로문서 ( 기록물 ) 등록대장 ( 기본등록사항 ) 에등록된순서에따라일련번호를부여한다. 1) 업무관리시스템또는전자문서시스템과기록물등록대장상등록번호 문서의등록번호는처리과기관코드와연도별등록일련번호로구성한다 연도별등록일련번호 처리과기관코드 2) 문서 ( 기안문과시행문, 각종법령서식 ) 상등록번호문서의등록번호는처리과명과연도별등록일련번호로구성한다. 여기서처리과명은처리부서명 ( 담당부서명 ) 을말하며, 처리과명이없는행정기관은행정기관명을표시하되, 10자가넘는경우에는 10자이내의행정기관명의약칭을표시한다. 서울특별시소방학교 51

58 제 1 편행정업무운영실무 < 처리과가있는경우 > 행정제도과 - 35 연도별등록일련번호 처리과명 < 처리과가없고행정기관명이 10 자이내인경우 > 울산애니원고등학교 - 45 연도별등록일련번호 행정기관명 < 처리과가없고행정기관명이 10 자가초과한경우 > 상주출장소 - 55 연도별등록일련번호 행정기관명약칭 ( 대구국도유지건설사무소상주출장소의약칭 ) 3. 행정기관명의표시그문서를기안한부서가속한행정기관명칭을표시하되, 다른행정기관과명칭이동일한경우에는바로위상급기관명칭을함께표시할수있다. ( 예시 1) 중구 서울특별시중구, 부산광역시중구 ( 예시 2) 남면 인제군남면, 연기군남면등 4. 수신자의표시 1) 독임제기관의장또는합의제기관의장의권한인경우에는수신자란에당해기관의 장의직위 ( 수신자명 ) 를쓰고, 이어서 ( ) 안에는처리할보조기관또는보좌기관의 직위가분명한경우에는그직위를쓰되, 그직위가분명하지않는경우에는 업무담당과장등으로표시한다. ( 예시1) 수신전라남도지사 ( 과장), 중구청장 ( 과장) ( 예시2) 수신국민권익위원회위원장 ( 과장), 안전행정부장관 ( 과장) 52 행정실무

59 제 3 장공문서관리 ( 예시3) 수신국가인권위원회위원장 ( 과장) 2) 합의제기관의권한인경우에는수신란에당해기관의명칭을표시한다. ( 예시1) 수신국민권익위원회 ( 과장), 국가인권위원회 ( 과장) ( 예시2) 수신국가경쟁력강화위원회 ( 과장) 3) 민원회신문서에는수신란에먼저민원인의성명을쓰고 ( 예 : 홍길동귀하 ), 이어서 ( ) 안에는우편번호와주소를쓴다. ( 예시 ) 수신홍길동귀하 ( 우 서울특별시종로구옥인동 ) 4) 수신자가많아본문의내용을기재할란이줄어들어본문의내용을첫장에서파악하기곤란한경우에는두문의수신란에 수신자참조 라고쓰고, 결문의발신명의밑의왼쪽기본선에맞추어수신자란을설치하여수신자명을표시한다. * ( 두문 ) 수신수신자참조 ( 문서관리업무담당과장 ) ( 결문 ) 수신자기획재정부장관, 문화체육관광부장관, 외교부장관, 5) 수신자가없는내부결재문서는수신란에 내부결재 라고표시한다. ( 예시 ) 수신내부결재 5. 제목의표시 제목은그문서의내용을함축하여나타내는문구로서문서의내용을쉽게알수있도록쉬운말로간단하고명확하게표시한다. 6. 발신명의의표시 1) 원칙가 ) 독임제기관의장또는합의제기관의장의권한인경우에는당해기관의장의명의로발신 ( 예시 : OO장관, OO시장, OO도지사, OO군수, OO위원장등 ) 나 ) 합의제기관의권한에속하는사항은당해기관의명의로발신 ( 예시 : OO위원회 ) 다 ) 법령에의하여행정권한이위임 위탁된경우에는그위임또는위탁을받은자의명의로발신 서울특별시소방학교 53

60 제 1 편행정업무운영실무 라 ) 행정기관내보조기관및보좌기관상호간에발신하는문서는당해보조기관또는보좌기관의명의로발신 ( 예시 : OO과장, OO실장, OO담당관등 ) 마 ) 내부결재문서는발신명의를표시하지아니함. 2) 권한대행또는직무대리자가성명등을함께표시하는경우가 ) 행정기관의장의권한을대행하거나직무를대리하는사람이발신명의와함께본인의성명을적는경우에는다음예시와같이그직위를적고 권한대행 또는 직무대리 의표시를하여야한다. < 예시 > 안전행정부장관직무대리서울특별시장권한대행 제1차관행정1부시장 나 ) 보조기관이나보좌기관의직무를대리하는사람이발신명의에서명 ( 전자이미지서명, 전자문자서명포함 ) 을하는경우에는서명앞에 직무대리 의표시를하여야한다. < 예시 > 행정제도과장직무대리 제 4 절 문서의기안 1. 기안의일반사항 1) 기안의의의기안이라함은행정기관의의사를결정하기위하여문안을작성하는것을말한다. 기안에는기안문서식을사용하는 1일반기안, 2간이기안, 3일괄기안, 4공동기안이있으며, 기안문서식을사용하지아니하는 5수정기안, 6서식에의한처리등이있다. 54 행정실무

61 제 3 장공문서관리 2) 기안자의자격가 ) 기안자의범위에관하여는아무런제한이없다. 공무원이면누구든지기안자가된다. 기관장도기안할수있나요? 사안에따라서는기관장도기안할수있습니다. 기안자의직급폐지 사무관리규정 ( 대통령령제 호 ) 을제정하여 부터시행하였다. 주요내용중특이한사항은기안자의직급제한폐지 (5 급이상에서 6 급이하도가능 ) 이다. 즉종전에는문서의기안은 5 급이상공무원이하도록하였으나, 부터는기안자의직급제한을폐지함으로써 6 급이하공무원들의업무참여기회를확대하도록하였다. 일용직이기안할수있나요? ( 질의 ) 행정기관에서고용하고있는공무원이아닌직원에게전자문서시스템을사용할수있도록아이디를부여하고기안을하게할수있는지요? ( 답변 ) 원칙적으로공무원이아닌자는전자문서시스템의계정을가질수없고, 기안을할수도없으나, 제한된범위와조건하에서는허용할수있습니다. 정보통신보안업무규정 ( 행안부훈령 ) 제27조제1항제4호에 외부사용자의계정부여는불허하되부득이한경우에는행정기관장의책임하에유효기간을설정하는등보안조치를강구한후허용 하는것으로명시하고있는바, 이에따라행정기관장의책임하에공무원이아닌자에대하여시스템접근기간및권한범위설정, 보안서약서징구등의보안조치를취하신다음에계정부여가가능하고, 또한채용목적에따른업무범위내에서공무원이아닌자가기안을하지않으면안되는부득이한경우에한하여기안을하게할수있습니다. 나 ) 행정업무의효율적운영에관한규정 제60조에따라분장받은업무에대하여그업무를담당하는자는직급등에관계없이기안할수있다. 서울특별시소방학교 55

62 제 1 편행정업무운영실무 계제 폐지와기안자직위조정 정부조직법 을개정하여중앙행정기관의보조기관이던 계 를폐지하여서종래 5 급 ( 사무관 ) 은계장으로서 6 급이하에서기안한문서를결재만하던관행을지양하고 6 급이하는기안보조만하게하고, 5 급이직접기안을하게하였다 ( 정부공문서규정 개정 : 대통령령제 3538 호 ). 이당시기안은 3 급 6) 이상의자또는담당관이하도록하였다. 종전까지는계장 7) 이상이함을원칙으로하였으나, 담당관 ( 이당시 3 급갑류 : 현재 4 급 ) 실의 3 급을류 ( 현재 5 급 ) 는기안보조만하게하고, 담당관이직접기안을하게하여기안의질의향상을기하고자하였다. 다 ) 또한접수문서를공람하는결재권자는 행정업무의효율적운영에관한규정 제18조제4항에따라그처리담당자를따로지정할수있으므로이경우의지정된자도기안자가된다. 3) 기안의요인 기안은접수한문서를처리하기위한경우, 상급자의지시사항을처리하기위한경우, 순수한자기발안의경우, 법령이나훈령 예규등의근거에의하여하는경우등이대부분이다. 4) 기안의원칙 문서의기안은전자문서로함을원칙으로한다. 다만, 업무의성격, 기타특별한사정이있는경우에는종이문서로기안할수있다. 5) 기안문의형식 행정업무의효율적운영에관한규정 제8조제2항은문서의기안은일정한형식의기안문서식에의하도록하고있으며, 그서식의종류는다음과같다. 가 ) 일반기안문 ( 별지제1호서식 ): 내부결재문서, 대내문서, 대외문서, 수신자와발신자명의가같은문서등모든문서에사용한다. 나 ) 간이기안문 ( 별지제2호서식 ): 보고서 계획서 검토서등내부결재문서에만사용하며, 시행문으로변환하여시행할수없다. 6) 이당시 3 급은 3 급갑류와을류를말한것으로서현재 4 급과 5 급을말한다. 7) 이당시계장은 3 급을류로서현재 5 급을말한다. 56 행정실무

63 제 3 장공문서관리 다 ) 관계서식이개별법령에따로있는경우에는그내용을관계서식에기입하는방법으로할수있다. 라 ) 대통령또는국무총리의결재를받아야하는경우에사용하는기안문은별지제 3호서식또는제4호서식에의한다. 이외에특별한결재절차에사용하기위한기안문서식이필요한경우에는서식을따로정하여사용할수있다. 6) 기안의준비가 ) 기안자는기안에앞서안건에관련된문제를파악하고관계규정및과거행정선례를숙지하고있어야한다. 나 ) 당해사항을기안하는목적과필요성을파악하고자료를수집 분석하며필요한경우에는설문조사, 실태조사, 회의등을통하여의견을청취하여야한다. 다 ) 기안의방법등을결정하여복잡한기안의경우에는폐지등에초안을작성하여논리의일관성을해치는내용이나빠지는사항이없도록검토한다음작성한다. 라 ) 기안자는당해업무에대한책임의식을가지고기안하고당해기관과수신자와의관계및입장을고려하여야한다. 7) 기안문작성시유의사항기안문의내용은그조직체의의사를상대방에게전달하는것이대부분이므로문서의구성이나문장표현에신중을기해야한다. 문서의올바른작성은정확한의사의소통을위하여필요할뿐만아니라문서자체의품격을높이며, 그조직체의대외적인권위와신뢰를높여준다. 따라서당해업무에대한책임의식을가지고수신자와의관계를고려하여작성한다. 특히, 문서작성시어문규범 ( 국어기본법제3조제3호에따른어문규범 : 한글맞춤법, 표준어규정, 외래어표기법, 국어의로마자표기법등국어사용에필요한사항 ) 과법령제명띄어쓰기실시안내의내용 ([ 부록 1 ] 참조 ) 등을잘지켜야한다. 문서의구성은법령이나규칙에정해진서식에따라형식을갖추면될것이나, 문장의표현은일정한형식이없으므로다음과같은사항에유의하여작성하여야한다. 가 ) 정확성 ( 바른글 ) (1) 내용, 설명, 기록이틀리지않도록한다. 문서의내용이정확하여야함은물론이고오자, 탈자또는계수에착오가없 서울특별시소방학교 57

64 제 1 편행정업무운영실무 어야한다. 상대방에게전달하려고하는내용이바르게표현되어있지않으면당연히그내용이정확하게전달될수없는것이다. (2) 필요한내용이빠지지않도록한다. 예를들어회의개최를통보하는문서에개최일시, 장소, 참석범위등은포함되어있으나, 회의주제를빠뜨렸다면참석자들이사전준비를하지못하여효율적인회의가되지못할것이다. (3) 문장부호를정확하게사용한다. 문장부호란문장각부분사이의논리적관계를분명히하거나글의정확한의미를전달하기위하여표기법의보조수단으로쓰이는부호를말한다. 문장부호는문맥을명확히함으로써, 문장을읽는사람으로하여금뜻을정확히파악하도록해준다. 문장부호의이름과그사용법은 [ 부록 2] 와같다. 줄임표를제대로표시하고있나요? ( 질문 ) 줄임표가 입니까? 아니면 입니까? ( 정답 ) (4) 용어를정확하게사용한다. 우리들이사용하고있는문자나언어는모두사회적인약속이므로이를준수하여바르게표현해야한다. 특히다음과같은용어는혼동을일으키기쉬우므로주의하여야한다. ( 가 ) 이상, 이하, 초과, 외 등의용어를정확히사용하도록한다. 이상 및 이하 는그숫자를포함한다. 즉 시속 80km 이하로제한한다. 고하는경우에는시속 80km 가포함된다. 미만 이나 초과 는그숫자를포함하지않는다. 즉 20 세미만출입금지 라고하면, 20 세는출입할수있으나, 19 세까지는출입할수없다는뜻이다. 외 는표시숫자를포함한다. 예를들어, 홍길동외 10 명 하면사람수는전부 11 명이다. 58 행정실무

65 제 3 장공문서관리 ( 나 ) 이전, 이후, 전, 후 등의용어를정확히사용하도록한다. 이전, 이후, 이래 등은표시된일시를포함한다. 예를들면, 3 월 31 일이전까지지급하시오. 하는경우에 3 월 31 일이포함된다. 전 과 후 는표시된일시를포함하지않는다. 예를들면, 4 월 1 일전에간부회의가소집될예정입니다. 고하는경우, 4 월 1 일은포함되지않고 3 월 31 일까지만포함된다. 과 또는 와 와 및 의사용을정확히해야한다. 과 또는 와 는두단어사이에서사용된다. 즉 문장의형식과내용에대하여 와같은경우이다. 및 은 과 나 와 보다는긴병렬적인문자에사용되며, 문장의맨뒤에서앞뒤를연결한다. 즉 총무과와행정과의남자및여성과의여자 와같은경우이다. 나 ) 명확성 ( 구체성이있는글 ) (1) 6하원칙을적용하여내용을구체적으로작성한다. 누가, 무엇을, 언제, 어디서, 왜, 어떻게의 6하원칙 (5W1H) 을적용하면대체로내용이구체화될수있다. 그리고여기에다소요경비, 예산, 효과등이어느정도인지 (HOW MUCH) 를추가하여 5W2H로작성하면명확하여진다. 더나아가얼마나기간이소요될것인지 (HOW LONG) 를추가하여 5W3H로작성하면더욱더명확하여진다. (2) 구체적이며개별적인표현을쓴다. 추상적이고일반적인용어보다는구체적이고개별적인용어를쓴다. 즉 생산이증가했다 고하는것보다는 생산이 25% 가더증가했다 로하고, 발병했다 보다는 독감에걸렸다 고하는것이보다구체적인표현이다. (3) 적극적인표현을쓴다. 목표가달성되도록노력하겠다 보다는 노력하여목표를달성하겠다 하는것이훨씬적극적이며강력한표현이다. (4) 애매한표현이나과장된표현을피한다. 한계가분명하지아니한표현, 즉구체적인사례가없이막연하게 중대한과실, 경미한사항 이라고표현하거나, 가능하면 등의모호한표현, 그리고, A과직원과 B과직원의반수 와같이수식이어느말에걸리는지불분명한표현은좋지않다. 서울특별시소방학교 59

66 제 1 편행정업무운영실무 애매한문장의사례 광복절기념행사에직원 2 명을참석하도록하시기바랍니다. < 의문사항 > 직원 2 명의성별및직급불분명 각과에서 2 명인지, 국전체에서 2 명인지불분명 직원 2 명이참석자인지, 행사지원요원인지불분명 다 ) 신속성 ( 이해가빠른글 ) (1) 문장은짧게끊어서개조식으로쓴다. 내용을개조식으로항목을구분하여열거하는형식을취하면뜻도간명해질수있고, 상대방에게강조하는사항을시각적으로돋보이게할수있다. 또한문자의길이가짧아야간결한문서를작성할수있다. (2) 가급적먼저결론을쓰고그다음에이유또는설명을쓴다. (3) 한문장한뜻의짧은글로표현한다. 무엇을어떻게한다 또는 무엇이어떠하다 는식으로짧게표현한다. 라 ) 용이성 ( 쉬운글 ) (1) 읽기쉽고알기쉬운말을쓴다. 추상적이고개념적인어구를피하고쉬운용어를사용함으로써상대방이쉽게이해할수있도록한다. 쉽게표현하려면우선문장화하고자하는내용자체를잘알아야한다. 내용을잘알아야표현도자유롭게또쉽게할수있다. (2) 어구의표현을간략하게한다. 예를들면, 검사를실시한다 보다는 검사한다 로 에해당한다고할수있으므로 보다는 에해당하므로 의표현을사용한다. 물론, 법률적인판단또는해석등을하는경우어구의표현을간략히하는것보다는구체적으로할필요가있는경우가있는데, 이경우에는이에따라야한다. (3) 한자나어려운전문용어는피한다. 한자또는전문용어를쓸필요가있을때에는한글다음에 ( ) 를하여한자를쓰거나용어의해설을붙인다. 60 행정실무

67 제 3 장공문서관리 업무재설계 (BPR: Business Process Reengineering, 경영혁신기법의하나로서, 기업의활동이나업무의전반적인흐름을분석하고, 경영목표에맞도록조직과사업을최적으로다시설계하여구성하는것이다. 정보시스템이도입되면서 BPR 이매우용이해졌다. 반복적이고불필요한과정들을제거하기위한작업수행의여러단계들이통합되고단순화된다 ) (4) 받는사람의이해력과독해력을고려하여쓴다. 초등학생에게회신할때, 어떤용어를쓰나요? 초등학생이요구한사항에대해그것을들어줄수없을때, 하는것은불가하오니, 양지하시기바랍니다. 라로회신한경우, 이는받는사람의입장을전혀고려하지않고회신한경우이다. (5) 다루기쉽게 1건 1매주의 (1매 BEST) 로한다. 불필요한정보의제시나장황한설명을피하고, 상대방에서온문서에있는내용을회신문서에다시되풀이하지않는다. 마 ) 경제성 ( 효율성이있는글 ) (1) 일상반복적인업무는표준기안문을활용한다. (2) 용지의규격 지질을표준화한다. (3) 서식을통일한다. 바 ) 성실성 ( 호감이가는글 ) (1) 성실성은문서를성의있고진실하게작성함으로써상대방에게호감과친근감을심어줄수있게한다는것이다. 성의있게작성된문서는상대방으로하여금그조직에대해호감과신뢰를가지게할것이며, 호의적이고긍정적인행동을하도록할것이다. (2) 문장은과장하지말고진실하게표현한다. 내용은사실그대로정직하게나타내야한다. (3) 적절한경어를사용한다. 평상시대화에서일상적으로쓰는정도가적당하다. 지나친경어와겸양어의사용은오히려상대방에게불쾌감을줄수도있으므로적절하게사용한다. 서울특별시소방학교 61

68 제 1 편행정업무운영실무 문서에경어를언제부터사용하였을까요? [ 답변 ] 정부공문서규정 ( 대통령령제 2538 호 ) 에의하여일반적으로공문서에 부터경어를사용하도록하였습니다. (4) 상대방을무시하는표현이나감정적 위압적인과격한표현을쓰지않는다. 아직도일부기관에서는하급기관에보내는문서에 할것 또는 하기바람 등과같은권위적인표현을쓰고있는데, 이러한표현은조직상하간의관계를경직시켜원활한의사소통에지장을초래하기쉽다. 따라서, 비록조직구조상지휘 감독관계에있다하더라도상호간에의견을존중하는의미에서평상시의대화에서와같이 하시기바랍니다. 또는 을통보합니다. 와같은부드러운표현을쓰는것이바람직하다. 좋은문서체크리스트 정확성 간결성 경제성 1. 정확한자료의수집을하고있는가? 2. 자료의출처는정확한가? 3. 자료의선택 정리는좋은가? 4. 용어는적절하며, 틀리기쉬운표현은없는가? 5. 문법적으로잘못된부분은없는가? 6. 지나친수식어나과장은없는가? 7. 객관적인기술로되어있는가? 1. 한문장한뜻의짧은글인가? 2. 결론이먼저쓰여있는가? 3. 단락을나누어개조식으로되어있는가? 4. 행바꿈, 단락나눔등은적당한가? 1. 5W1H(5W2H 또는 5W3H) 로쓰여쉽게이해되는가? 2. 요약문은 1 매로모아지는가? 3. 도표등을사용하여읽기쉽게, 이해하기쉽게하고있는가? 4. 서식화하고있는가? 62 행정실무

69 제 3 장공문서관리 2. 기안문의검토및협조 1) 일반사항가 ) 기안자는기안문에대한형식 내용을최종적으로확인한후결재권자의결재를받기전에보조기관또는보좌기관의검토를받는다. 전자문서인경우결재후에는수정이불가능함으로결재전에형식 내용등을필히확인하여문서심사시다툼이없도록하여야함 (1) 업무분담자가기안하는경우 ( 가 ) 총괄책임자의검토를거친후보조기관또는보좌기관의검토 결재등을받아야한다. ( 나 ) 업무분담자는기안자란에, 총괄책임자는검토자란에서명한다. 소방서장 지방소방교김철수지방소방경허서식소방행정과장박문서 소방서장홍길동협조자구조구급과장강만수 (2) 총괄책임자가기안하는경우 ( 가 ) 업무분담자의의견을들은후보조기관또는보좌기관의검토 결재등을받아야한다. ( 나 ) 총괄책임자는기안자란에, 업무분담자는협조자란에서명한다. 서울특별시소방학교 63

70 제 1 편행정업무운영실무 소방서장 지방소방경허서식소방행정과장박문서 소방서장홍길동협조자지방소방장김철수 기안자, 검토자, 결재권자 는용어를생략하고, 협조자 는용어를표기함 업무분담자 : 업무분장에의하여직접업무를담당하는자 총괄책임자 : 업무분장상수개의단위업무를총괄하는책임자 ( 직제상직위가없는자 ) 소관업무를보조 ( 좌 ) 기관이아닌자 ( 직위가없는자 ) 에게각각분장한경우에는모두가업무분담자임 ( 담당자, 실무자, 담당등 ). 이경우에는총괄책임자란용어를쓰지않음 나 ) 보조기관, 보좌기관및총괄책임자의출장등의사유로검토를받을수없는경우에는검토를생략하되, 검토자의서명란에출장등의사유를명시하여야한다. 소방서장 지방소방교김철수지방소방경허서식소방행정과장출장 소방서장홍길동협조자구조구급과장강만수 다 ) 기안문의내용이행정기관내의다른보조기관또는보좌기관의업무와관련이있는때에는그기관의협조를받는다. (1) 협조의내용이간단한경우에는기안문의협조자란을이용한다. 소방서장 지방소방교김철수지방소방경허서식소방행정과장박문서 소방서장홍길동협조자구조구급과장강만수 (2) 내용이복잡하여충분한검토를요하는때에는 행정업무의효율적운영에관한규정 제3장제1절업무의협조에관한규정에따라처리한다. 64 행정실무

71 제 3 장공문서관리 라 ) 기안문의검토및협조의일반적인절차는다음과같다. < 기안문의검토및협조절차 > < 검토 > 기안자 총괄 과장 국장 부구청장 구청장 < 기안 > ( 계장 ) < 결재 > 과간협조시 총괄 ( 계장 ) 과장 국간협조시 총괄 ( 계장 ) 과장 국장 < 협조 > 협조순서는두가지가가능하다. 기안부서의총괄 ( 계장 ) 협조부서의총괄 ( 계장 ) 기안부서의과장 협조부서의과장의순서또는기안부서의총괄 ( 계장 ) 과장 협조부서의총괄 ( 계장 ) 과장의순서이다. 협조에있어과장 국장등의협조가필요한경우과 국장은업무를총괄하고있으므로실질적인세부업무에대한협의는해당업무담당자또는총괄 ( 계장 ) 담당자와사전협의를한후과 국장의협조서명을받는것이좋다. 2) 다른의견의표시 가 ) 기안문의내용에대하여검토또는협조과정에서기안자 검토자 협조자상호간에의견이다를경우가능한한의견을조정하여합의하도록노력하여야하며, 합의가가능한때에는수정하거나재작성하면되므로의견의표시는불필요한것이다. 다만, 협조자는문서를수정할수없기때문에별지나그문서에의견을표시하여야한다. 나 ) 기안문을검토또는결재함에있어서기안내용의일부를수정또는변경하고자하는때에는원래의기안문에수정 변경사항을기재하여그대로검토 결재를함으로써불필요하게같은문서를여러번작성하지않도록한다. 다만, 문서를수정 변경하는경우에는수정 변경전의내용을기록 보존하여야한다. 다 ) 기안문의내용에대하여검토또는협조한자가다른의견을표시할때에는당해문서본문의마지막또는별지에그의견을표시하여결재권자가결재를함에있어또는향후그업무를담당하는자로하여금참고하도록한다. 표시방법 서울특별시소방학교 65

72 제 1 편행정업무운영실무 은해당직위또는직급다음에 ( 의견있음 ) 이라고표시하고해당서명란에서명하여야한다. < 본문의마지막에다른의견을표시한경우 > ( 본문 ) 끝. ( 본문내용에대한의견있음 ) 1. 의견내용 2. 민원제도과과장박 주무관김주무행정사무관박담당총무과장이과장행정관리국장협조자재무과장 ( 의견있음 ) 박과장 전결 10/20 김국장 < 별지에다른의견을표시한경우 > 본문내용에대한의견있음 1. 의견내용 2. 의견을표시한자의소속, 직위 ( 직급 ) 및성명 3) 기안자 검토자 협조자의표시가 ) 문서를기안한자는그기안문의기안자란에직위또는직급을온전하게쓰고서명란에서명한다. 나 ) 기안문의내용에대하여검토또는협조한자는그기안문의검토자또는협조자란에직위또는직급을온전하게쓰고서명란에서명한다. 다 ) 6급이하공무원의경우직급을대신하여각행정기관에서정한대외직명을쓸수도있다. 66 행정실무

73 제 3 장공문서관리 4) 기안자 ( 검토자, 결재권자 ) 의검토사항가 ) 형식면 (1) 법령의형식요건을구비하고있는가? (2) 소관사항임에틀림없는가? (3) 결재권자의표시는적정한가? (4) 협조부서의합의는거쳤는가? (5) 사무의절차는잘못이없는가? (6) 수신자및발신자등의표시는착오가없는가? 나 ) 내용면 < 법률적검토 > (1) 허가 인가 승인등에대한법정요건은무엇이며그요건을충족하고있는가? (2) 의결기관의의결사항은아닌가또는의결을거쳤는가? (3) 법정의경유기관은거쳤는가? (4) 법정의기한, 조건등이붙어있지않은가또는그기한, 조건등을충족하고있는가? (5) 시효와의관계는어떤가? (6) 법령 예규 지시등에위배되지않는가? < 행정적검토 > (1) 공공복지와의관계는어떤가? (2) 재량의적부범위는적합한가? (3) 여론에대한영향은어떤가? (4) 관례나선례는어떻게되어있는가? (5) 처리는지연되지아니하였는가? (6) 경과조치가필요한사항이아닌가? (7) 필요한사항이빠져있지않은가? < 경제적검토 > (1) 과다한경비투입을요하는사항이아닌가? 서울특별시소방학교 67

74 제 1 편행정업무운영실무 (2) 예산상의조치가필요한것이아닌가? (3) 경비를보다절약할수있는다른대안은없는가? 3. 기안의방법 1) 일반기안 가 ) 의의일반기안이라함은어떤하나의안건을처리하기위하여정해진기안문에문안을작성하는것을말한다. 기안문서식은일반기안문, 간이기안문의 2가지가있다. 나 ) 기안문의서식 (1) 일반기안문 [ 별지제1호서식 ] 수신 ( 경유 ) 제목 행정기관명 붙임 발신명의 기안자 ( 직위 / 직급 ) 서명 검토자 ( 직위 / 직급 ) 서명 결재권자 ( 직위 / 직급 ) 서명 협조자 ( 직위 / 직급 ) 서명 시행처리과명 - 연도별일련번호 ( 시행일 ) 접수처리과명 - 연도별일련번호 ( 접수일 ) 우도로명주소 / 홈페이지주소전화번호 ( ) 팩스번호 ( ) / 공무원의전자우편주소 / 공개구분 68 행정실무

75 제 3 장공문서관리 < 처리요령 > 1. 행정기관명 : 그문서를기안한부서가속한행정기관명을기재한다. 행정기관명이다른행정기관명과같은경우에는직근상급행정기관명을함께표시할수있다. 2. 수신 : 수신자명을표시하고그다음에이어서괄호안에업무를처리할보조 보좌기관의직위를표시하되, 그직위가분명하지않으면 업무담당과장등으로쓸수있다. 다만, 수신자가많은경우에는두문의수신란에 수신자참조 라고표시하고결문의발신명의다음줄의왼쪽기본선에맞추어수신자란을따로설치하여수신자명을표시한다. 3. ( 경유 ): 경유문서인경우에 ( 경유 ) 란에 이문서의경유기관의장은 ( 또는제 1 차경유기관의장은, 제 2 차경유기관의장은 ) 이고, 최종수신기관의장은 입니다. 라고표시하고, 경유기관의장은제목란에 경유문서의이송 이라고표시하여순차적으로이송하여야한다. 4. 제목 : 그문서의내용을쉽게알수있도록간단하고, 명확하게기재한다. 5. 발신명의 : 합의제행정기관또는행정기관의장의명의를기재하고, 보조기관또는보좌기관상호간에발신하는문서는그보조기관또는보좌기관의명의를기재한다. 시행할필요가없는내부결재문서는발신명의를표시하지않는다. 6. 기안자 검토자 협조자 결재권자의직위 / 직급 ( 직급의경우에는각급행정기관이 6 급이하공무원의직급을대신하여사용할수있도록정한대외직명을포함한다. 이하이서식에서같다 ): 직위가있는경우에는직위를, 직위가없는경우에는직급을온전하게쓴다. 다만, 기관장과부기관장의직위는간략하게쓴다. 7. 시행처리과명 - 연도별일련번호 ( 시행일 ), 접수처리과명 - 연도별일련번호 ( 접수일 ): 처리과명 ( 처리과가없는행정기관은 10 자이내의행정기관명의약칭 ) 을기재하고, 시행일과접수일란에는연월일을각각온점 (.) 을찍어숫자로기재한다. 다만, 민원문서인경우로서필요한경우에는시행일과접수일란에시 분까지기재한다. 8. 우도로명주소 : 우편번호를기재한다음, 행정기관이위치한도로명및건물번호등을기재하고괄호안에건물명칭과사무실이위치한층수와호수를기재한다. ( 예 ) 우 서울특별시종로구세종대로 209 ( 정부중앙청사 11 층 1104 호 ) 9. 홈페이지주소 : 행정기관의홈페이지주소를기재한다. ( 예 ) 전화번호 ( ), 팩스번호 ( ): 전화번호와팩스번호를각각기재하되, ( ) 안에는지역번호를기재한다. 기관내부문서의경우는구내전화번호를기재할수있다. 11. 공무원의전자우편주소 : 행정기관에서공무원에게부여한전자우편주소를기재한다. 12. 공개구분 : 공개, 부분공개, 비공개로구분하여표시한다. 부분공개또는비공개인경우에는 공공기록물관리에관한법률시행규칙 제 18 조에따라 부분공개 ( ) 또는 비공개 ( ) 로표시하고, 공공기관의정보공개에관한법률 제 9 조제 1 항각호의번호중해당번호를괄호안에표시한다. 13. 관인생략등표시 : 발신명의의오른쪽에관인생략또는서명생략을표시한다. 기안자 검토자및결재권자 ( 직위 / 직급 ) 서명 : 기안자 검토자 결재권자 및 직위 ( 직급 ) 의용어는표시하지아니하고, 기안자 검토자및결재권자의직위 / 직급을쓰고서명하되, 직위 / 직급및서명란의수와크기는필요에따라조정하여사용할수있다. 협조자 ( 직위 / 직급 ) 서명 : 협조자 의용어를표시한다음, 이어서직위 / 직급을쓰고서명한다. 전결및서명표시위치 : 행정업무의효율적운영에관한규정제 10 조제 2 항및동시행규칙제 7 조제 2 항에따라결재권이위임된사항을전결하는경우에는전결하는사람의서명란에 전결 표시를한후서명하되, 서명하지아니하는사람의서명란은설치하지아니한다. 대결및서명표시위치 : 행정업무의효율적운영에관한규정제 10 조제 3 항및동시행규칙제 7 조제 3 항에따라대결하는경우에는대결하는사람의서명란에 대결 표시를하고서명하며, 위임전결사항을대결하는경우에는전결하는사람의서명란에 전결 표시를한후대결하는사람의서명란에 대결 표시를하고서명한다. 이때서명하지아니하거나 전결 표시를하지아니하는사람의서명란은설치하지아니한다. 발의자 ( ) 와보고자 ( ) 의표시는직위 / 직급의앞또는위에하되, 보고자의표시는직접결재권자에게보고하는경우에만표시한다. 서울특별시소방학교 69

76 제 1 편행정업무운영실무 구분번호 대상기록물 기록물공개여부구분번호 분류근거 1 법률또는명령에의하여비밀로유지되거나비공개사항으로규정된정보 공공기관의정보공개에관한법률 제9조제1항제1호 2 공개될경우국가안보 국방 통일 외교관계등국익을해할우려가있는정보 위법률제 9 조제 1 항제 2 호 3 공개될경우국민의생명 신체 재산등공공안전및이익을해할우려가있는정보 위법률제 9 조제 1 항제 3 호 4 수사 재판 범죄예방등의관련정보로서공개될경우직무수행이곤란하거나형사피고인의공정한재판을받을권리를침해할우려가있는정보 위법률제 9 조제 1 항제 4 호 5 감사 감독 검사 시험 규제 입찰계약 기술개발 인사관리 의사결정또는내부검토과정에있는사항으로서공개될경우업무수행등에지장을초래할우려가있는정보 위법률제 9 조제 1 항제 5 호 6 이름 주민등록번호등에의해특정인을인식할수있는개인에관한정보 위법률제 9 조제 1 항제 6 호 7 법인 단체또는개인의영업상비밀에관한정보로서공개될경우법인등의정당한이익을해할우려가있는정보 위법률제 9 조제 1 항제 7 호 8 공개될경우부동산투기 매점매석등으로특정인에게이익또는불이익을줄우려가있는정보 위법률제9조제1항제8호 70 행정실무

77 제 3 장공문서관리 [ 통합서식 ] 사례 1( 내부결재문서 ) 본내용은 ( 전라남도 ) 순천시에서작성한것입니다. 연도만수정한것입니다. 순천시 수신내부결재 ( 경유 ) 제목순천시청탁구동호인회취미클럽활동운영비지원 1. 직장취미클럽활성화와일상생활속의체육활동을통한건강한체력을바탕으로공직생활의활력을도모하고직장분위기조성을위하여 순천시장기탁구대회출전에따른순천시청탁구동호인회취미클럽활동운영비를다음과같이지원하고자합니다. 가. 행사개요 1) 대회명 : 2014 순천시장기탁구동호인대회 2) 일자 : ( 일 ) 3) 장소 : 순천팔마체육관나. 금회집행예정액 : 금500,000원 ( 금오십만원 ) 다. 지출과목 : 관 )1200일반행정비항 )1230내무행정세항 )1231총무관리세세항 )100경상예산-120경상적경비목 )203업무추진비세목 )02정원가산업무추진비붙임순천시청탁구동호인회명단 1부. 끝. 전결 12/04 지방행정주사보김구현지방행정주사조희태총무과장김영숙행정지원국장김영래 협조자시행총무과 ( ) 접수 ( ) 우 전라남도순천시장명로 92(2층 ) / 전화번호 (000) 팩스번호 (000) / 0000@suncheon.jeonnam.kr / 공개 서울특별시소방학교 71

78 제 1 편행정업무운영실무 [ 통합서식 ] 사례 2( 내부결재문서 ) 본내용은대전광역시중구에서작성한것입니다. 연도만수정한것입니다. 대전광역시중구 수신내부결재 ( 경유 ) 제목보존서고관리책임자지정운영 공공기관의기록물관리에관한법률시행규칙 제27조의규정에의하여보존서고관리책임자를아래와같이지정하여기록물과문서고관리에만전을기하고자합니다. 관리책임자직급성명 지방행정주사보 끝. 지정일자업무내용업무대행자 서고출입통제 기록물입 출고통제 정해진분류체계에의한기록물서가배치 기타서고관리에필요한전반사항 전결12/1 지방행정주사보 지방행정주사 총무과장 협조자시행총무과- ( ) 접수 ( ) 우 대전광역시중구중앙로 150( 본관 2층 ) / 전화번호팩스번호 / / 공개 72 행정실무

79 제 3 장공문서관리 [ 통합서식 ] 사례 3( 대내문서 ) ( 생산된기안문 ) 본내용은 ( 안전행정부 ) 자치행정과에서작성한것입니다. 행복한국민, 안전한사회! 안전행정부가함께합니다 안전행정부 수신운영지원과장 ( 경유 ) 제목장관직인인영사용승인신청 행정업무의효율적운영에관한규정 제14조제4항에따라장관직인인영사용승인을다음과같이신청하오니승인하여주시기바랍니다. 1. 사용목적 : 2014년반상회및여론업무유공자장관표창장제작 2. 사용부서 : 지방행정국자치행정과 3. 사용업체 : 명성사 ( 대표 : 최영남 ) 4. 사용수량 : 163매 5. 사용예정기간 : ~ 반납예정일 : 붙임 1. 장관직인인영사용승인신청서 ( 별송 ) 1 부. 2. 각서 2 부 ( 별송 ). 3. 사업자등록증사본 1 부 ( 별송 ). 끝. 자치행정과장 주무관 행정사무관 자치행정과장 12/23 협조자시행자치행정과 접수우 서울시종로구세종대로 209 (0 층 0 호 ) / 전화 (02) 전송 (02) / 0000@mopas.go.kr / 대국민공개 서민을따뜻하게, 중산층을두텁게 서울특별시소방학교 73

80 제 1 편행정업무운영실무 [ 통합서식 ] 사례 4( 대내문서 ) ( 생산된기안문 ) 본내용은대전광역시중구에서작성한것입니다. 연도만수정한것입니다. 대전광역시중구 수신지역교통과장 ( 경유 ) 제목공인인영인쇄사용승인 1. 지역교통과 ( ) 로신청한공인인영인쇄사용을 중구공인조례시행규칙 제8 조의규정에의하여다음과같이승인하오니, 인쇄시반드시지정된공무원이입회하도록하고, 인쇄물수령시인영인쇄사용승인날인서와인쇄원판을회수하여관리하시기바랍니다. 공인인쇄문서명규격수량사용기간주차우대권 (1시간용 ) 축소형 ~ 아울러인쇄된문서는공인인쇄수불부에등재하여수불관리에철저를기하여주시기바랍니다. 붙임인영인쇄사용승인날인서 1부 ( 별송 ). 끝. 총무과장 지방행정주사 지방행정주사보 총무과장 협조자시행총무과-6174 ( ) 접수 ( ) 우 대전광역시중구중앙로 150 ( 본관 2층 ) / 전화번호팩스번호 / / 공개 74 행정실무

81 제 3 장공문서관리 [ 통합서식 ] 사례 5( 대내문서 ) ( 접수된시행문 ) 본내용은 ( 전라남도 ) 순천시에서작성한것입니다. 연도만수정한것입니다. 순천시 수신총무과장 ( 경유 ) 제목변화와혁신을위한 일하는방식개선추진계획 통보 총무과 -7589( ) 에의하여변화와혁신을위한 일하는방식개선추진계획 을붙임과같이통보합니다. 붙임 년도고객만족 1등부서만들기 1부. 2. 공공청사에너지절약생활화로사회분위기혁신 1부. 끝. 회계과장 지방행정주사보 000 지방행정주사 000 회계과장 12/ 협조자 시행회계과 ( ) 접수총무과-999 ( ) 우 전라남도순천시장명로 92 ( 층) / 전화번호 팩스번호 / / 공개 서울특별시소방학교 75

82 제 1 편행정업무운영실무 [ 통합서식 ] 사례 6( 대내문서 ) ( 접수된시행문 ) 본내용은대전광역시중구에서작성한것입니다. 연도만수정한것입니다. 대전광역시중구 수신지역교통과장 ( 경유 ) 제목공인인영인쇄사용승인 1. 지역교통과 ( ) 로신청한공인인영인쇄사용을 중구공인조례시행규칙 제8 조의규정에의하여다음과같이승인하오니, 인쇄시반드시지정된공무원이입회하도록하고, 인쇄물수령시인영인쇄사용승인날인서와인쇄원판을회수하여관리하시기바랍니다. 공인인쇄문서명규격수량사용기간주차우대권 (1시간용 ) 축소형 ~ 아울러인쇄된문서는공인인쇄수불부에등재하여수불관리에철저를기하여주시기바랍니다. 붙임인영인쇄사용승인날인서 1부 ( 별송 ). 끝. 총무과장 지방행정주사 지방행정주사보 총무과장 협조자시행총무과 ( ) 접수지역교통과 ( ) 우 대전광역시중구중앙로 150 ( 본관 2층 ) / 전화번호전송번호 / / 공개 76 행정실무

83 제 3 장공문서관리 [ 통합서식 ] 사례 7( 대외문서 ) 본내용은충청북도에서작성한것입니다. - 함께하는충북 - 충청북도 수신안전행정부장관 ( 자치행정과장 ) ( 경유 ) 제목구제역예방접종관련긴급건의 1. 충청북도에서는 충주시와음성군에구제역예방접종을실시하였습니다. 2. 이와관련하여일부축산농가에서구제역예방접종을기피하여애로를겪은바, 붙임건의사항이조속히이행되도록조치하여주시기바랍니다. 동사항은중앙안전대책본부로도건의함. 붙임구제역예방접종관련 ( 긴급 ) 건의사항 1 부. 끝. 충청북도지사 주무관이 행정팀장 전결 12/26 신 협조자시행자치행정과-7 ( ) 접수자치행정과-15 ( ) 우 충북청주시상당구상당로 82 (0층 0호 ) / 전화번호 (043) 팩스번호 (043) / 0000@korea.kr / 대국민공개 - 대한민국의중심당당한충북 - 서울특별시소방학교 77

84 제 1 편행정업무운영실무 [ 통합서식 ] 사례 8( 대외문서 ) 본내용은전라남도에서작성한것입니다. 삶이풍요로워지는미래도시, 녹색의땅전남 전라남도 수신안전행정부장관 ( 자치행정과장 ) ( 경유 ) 제목진실화해위원회권고사항이행현황제출 안전행정부자치행정과-5173( ) 과관련하여진실화해위원회권고사항이행현황을붙임과같이제출합니다. 붙임권고사항이행현황 1부. 끝. 전라남도지사 주무관 조직관리담당 인력관리과장 전결 12/26 협조자 ( 시행인력관리과 ( ) 접수자치행정과 ) 우 전라남도무안군삼향면오룡길 1 (0층 0호 ) / 전화번호 (061) 팩스번호 (061) / 0000@jeonnam.go.kr / 대국민공개음식문화개선운동에다함께참여합시다 78 행정실무

85 제 3 장공문서관리 [ 통합서식 ] 사례 9( 대외문서 ) ( 수신자가 1 인인경우 ) < 생산된기안문 > 본내용은대전광역시중구에서작성한것입니다. 연도만수정한것입니다. 대전광역시중구 수신안전행정부장관 ( 행정제도과장 ) ( 경유 ) 제목 행정업무의효율적운영에관한규정 개정에따른교육협조 1. 행정업무의효율적운영에관한규정 이개정되어 부터시행됨에따라시행전개정내용에대한전직원교육을다음과같이실시하고자합니다. 가. 일시 : ( 화 ) 14:00~17:00 나. 장소 : 대회의실다. 대상 : 전직원 ( 시산하처리과의장포함 ) 라. 교육내용 : 행정업무의효율적운영에관한규정 개정내용 2. 귀기관의교육강사를지원받고자하오니협조하여주시기바랍니다. 끝. 중구청장 전결12/02 지방행정주사보 지방행정주사 총무과장 협조자시행총무과-1246 ( ) 접수 ( ) 우 대전광역시중구중앙로 150 ( 본관 2층 ) / 전화번호팩스번호 / / 공개 서울특별시소방학교 79

86 제 1 편행정업무운영실무 [ 통합서식 ] 사례 10( 대외문서 ) ( 수신자가 1 인인경우 ) < 접수된시행문 > 본내용은 ( 경상남도 ) 김해시에서작성한것입니다. " 변화와창조, 새로운김해 " 김해시 수신안전행정부장관 ( 자치행정과장 ) ( 경유 ) 제목파견자조기복귀요청 우리시소속공무원중귀부에파견근무중인아래대상자에대하여조기복귀를요청하오니협조하여주시기바랍니다. 원소속 경상남도김해시 끝. 직 지방행정주사보 성명 ( 생년월일 ) (...) 파견기관피견기간조기복귀요청사유 안전행정부지역발전정책국지역경제과 ( 지역희망일자리추진단 ) 조직개편에따른인사운영상필요 인사시기 : ( 예정 ) 김해시장 주무관 인사담당 총무과장 전결 12/02 협조자 시행 총무과 ( ) 접수 자치행정과-5570 ( ) 우 경상남도김해시 0000로 623 (0층 0호 ) / 전화번호 팩스번호 / 0000@korea.kr / 대국민공개 " 변화와창조, 새로운김해 " 80 행정실무

87 제 3 장공문서관리 [ 통합서식 ] 사례 11( 일반문서 ) < 수신자가다수인경우 > 서민을따뜻하게중산층을두텁게 국토해양부 수신수신자참조 ( 경유 ) 제목행정구역 ( 법정동 ) 코드변경알림 1. 전라남도토지관리과 ( ) 과관련됩니다. 2. 위호와관련하여행정구역변경에따른행정구역 ( 법정동 ) 코드변경내역을붙임과같이통보하오니업무에참고하시기바랍니다. 가. 행정구역명칭변경 : 전라남도무안군삼향면 무안군삼향읍나. 삼향읍설치예정일 : 다. 관련근거 : 무안군삼향읍설치및읍의관할구역변경에관한조례 ( 제 47 호, 공포예정 ) 붙임행정구역 ( 법정동 ) 코드변경내역 ( 삼향읍 ) 1 부. 끝. 국토교통부장관수신자국토교통부장관 ( 국토정보정책과장, 국가공간정보센터장, 건축기획과장, 주택건설공급과장 ), 안전행정부장관 ( 정보화지원과장, 주소전환추진단장 ), 기획재정부장관 ( 국유재산과장 ), 국방부장관 ( 국유재산과장 ), 법원행정처장 ( 정보화심의관 ), 법원행정처장 ( 부동산등기과장 ), 국세청장 ( 정보개발 1 담당관 ), 통계청장 ( 통계기준팀장 ), 소방방재청장 ( 정보화담당관 ), 병무청장 ( 정보관리과장 ), 우정사업본부장 ( 새주소우편전략팀장 ), 경찰청장 ( 정보통신 2 담당관 ), 국토지리정보원장 ( 지리정보과장 ), 국토지리정보원장 ( 국토조사과장 ), 산림청장 ( 산지관리과장 ), 식품의약품안전청장 ( 정보화담당관 ), 조달청장, 국민연금공단이사장, 국민건강보험공단이사장, 한국지역정보개발원장, 전라남도지사 ( 토지관리과장 ), 무안군수 ( 민원봉사과장 ) 주무관 시설사무관 과장 전결 12/23 협조자 시행 지적기획과-3600 ( ) 접수 자치행정과-5604 ( ) 우 경기안양시동안구 0000로 1591 대고빌딩 2층 / 전화번호 (031) 팩스번호 (031) / 0000@mltm.go.kr / 대국민공개 서울특별시소방학교 81

88 제 1 편행정업무운영실무 [ 통합서식 ] 사례 12( 전결문서 ) 행복한국민, 안전한사회! 안전행정부가함께합니다 안전행정부 수신기획재정부장관 ( 결산과장 ) ( 경유 ) 제목 2014 년도성과보고서제출 국가재정법 과 국회회계법 에의하여작성한 2010 년도성과보고서를붙임과같이제출합니다. 붙임 2014 년도회계연도안전행정부성과보고서 1 부. 끝. 안전행정부장관 행정사무관 담당관 기획조정실장 협조자정책기획관 Me First( 내가먼저 ) 녹색은생활이다 전결 12/23 시행성과고객담당관-701 접수우 서울시종로구세종대로 209 (0층 000호 ) / 전화번호 (02) 팩스번호 (02) / 0000@mopas.go.kr / 대국민공개 82 행정실무

89 제 3 장공문서관리 [ 통합서식 ] 사례 13( 대결문서 ) < 생산된기안문 > 본내용은연도만일부수정한것입니다. 수신수신자참조 ( 경유 ) 제목공인공람제폐지 안전행정부 1. 행정업무의효율적운영에관한규정 제 40 조에따라지방자치단체의공인에관하여는 행정업무의효율적운영에관한규정 제 2 장제 4 절 ( 관인관리 ) 의규정에불구하고당해지방자치단체의조례가정하는바에의하도록되어있습니다. 2. 따라서지방자치단체가공인을신규제작또는재제작하거나폐기하는경우에는그인영을시 도와시 군 구에알려주고있으나, 형식적인절차로인하여행정적인낭비만초래하고있다는일부의견이있어다음과같이통보하오니조치하여주시기바랍니다. 가. 지방자치단체의공인조례에시 도와시 군 구에그인영을통보하여야한다는규정이있는경우에는동조례를개정하여삭제하도록하시고, 이에대한교육을실시하여주시기바라며, 나. 지방자치단체의공인조례에그근거가없는경우에는이를통보하는일이없도록하시기바랍니다. 끝. 안전행정부장관 수신자. 서울특별시장 ( 총무과장 ), 부산광역시장 ( 총무과장 ),( 중간생략 ), 제주특별자치도지사 ( 총무과장 ) 대결12/26 행정사무관 행정제도과장전결 협조자시행행정제도과-308 ( ) 접수 ( ) 우 서울시종로구세종대로 209 (11층 1104호 ) / 전화번호 팩스번호 / / 공개 서울특별시소방학교 83

90 제 1 편행정업무운영실무 [ 통합서식 ] 사례 14( 일반문서, 대결문서 ) < 접수된시행문 > 본내용은연도만일부수정한것입니다. 수신수신자참조 ( 경유 ) 제목공인공람제폐지 안전행정부 1. 행정업무의효율적운영에관한규정 제40조에따라지방자치단체의공인에관하여는 행정업무의효율적운영에관한규정 제2 장제 4절 ( 관인의관리 ) 의규정에불구하고당해지방자치단체의조례가정하는바에의하도록되어있습니다. 2. 따라서, 지방자치단체가공인을신규제작또는재제작하거나폐기하는경우에는그인영을시 도와시 군 구에알려주고있으나, 형식적인절차로인하여행정적인낭비만초래하고있다는일부의견이있어다음과같이통보하오니조치하여주시기바랍니다. 가. 지방자치단체의공인조례에시 도와시 군 구에그인영을통보하여야한다는규정이있는경우에는동조례를개정하여삭제하도록하시고, 이에대한교육을실시하여주시기바라며, 나. 지방자치단체의공인조례에그근거가없는경우에는이를통보하는일이없도록하시기바랍니다. 끝. [ 종이문서공람예시 ] 총무과장김홍도지방행정사무관김정호지방행정주사홍길동 안전행정부장관 수신자서울특별시장 ( 총무과장 ), 부산광역시장 ( 총무과장 ),( 중간생략 ), 제주특별자치도지사 ( 총무과장 ) 대결12/26 행정사무관 행정제도과장 전결 협조자 시행행정제도과-308 ( ) 접수총무과-22( ) 우 서울시종로구세종대로 209 (11 층 1104 호 ) / 전화번호 팩스번호 / / 공개 84 행정실무

91 제 3 장공문서관리 [ 통합서식 ] 사례 15( 민원문서 ) 행복한국민, 안전한사회! 안전행정부가함께합니다 행정안전부 귀하 ( 우 경기 00시 00동 000-0번지수신 (0층)000지구 00대책위원회 ) ( 경유 ) 제목민원회신 1. 님, 안녕하십니까? 2. 고객님께서우리부에제출하신민원을검토한결과, 이건은 [000지구취소를위한주민탄원서 ] 관련민원사항으로 민원사무처리에관한법률 제12조 ( 민원서류의이송 ) 행정기관의장은접수한민원서류가다른행정기관의소관인경우에는지체없이소관기관에이송하여야한다 는규정에따라 국토교통부 로이송하여처리하도록하였음을널리이해하여주시기바랍니다. 3. 본민원이송과관련하여궁금하신점은안전행정부성과고객담당관실 ( ) 로문의하여주시기바랍니다. 임진년새해에도항상건강하시고하시는일마다행운이가득하시길바랍니다. 끝 안전행정부장관 주무관 행정사무관 성과고객담전결 12/26 당관 협조자시행성과고객담당관-8 접수우 서울종로구세종대로 209 (0층 000호 ) / 전화번호 (02) 팩스번호 (02) / 0000@mopas.go.kr / 비공개 (6) 서민을따뜻하게, 중산층을두텁게 서울특별시소방학교 85

92 제 1 편행정업무운영실무 (2) 간이기안문 [ 별지제 2 호서식 ] 생산등록번호 등 록 일 결 재 일 공개구분 협조자 ( 제목 ) 필요한경우보고근거및보고내용을요약하여기재할수있음. 부 부 ( 처 청또는위원회등 ) 또는 ( 처 청또는위원회등 ) 국 과 비고 1. 생산등록번호 : 처리과명 ( 처리과가없는행정기관은 10자이내의행정기관명의약칭 ) 과연도별일련번호를붙임표 (-) 로이어적는다. 2. 공개구분 : 공개, 부분공개, 비공개로구분하여표시한다. 부분공개또는비공개인경우에는 공공기록물관리에관한법률시행규칙 제18 조에따라 부분공개 ( ) 또는 비공개 ( ) 로표시하고, 공공기관의정보공개에관한법률 제9조제1항각호의번호중해당번호를괄호안에표시한다. 3. 기안자, 검토자, 협조자, 결재권자의직위 / 직급 ( 직급의경우에는각급행정기관이 6급이하공무원의직급을대신하여사용할수있도록정한대외직명을포함한다. 이하이서식에서같다 ): 직위가있는경우에는직위를, 직위가없는경우에는직급을온전하게쓴다. 다만, 기관장과부기관장의직위는간략하게쓴다. 4. 발의자 ( ), 보고자 ( ) 표시 : 해당직위 / 직급의앞또는위에하되, 보고자의표시는직접결재권자에게보고하는경우에만표시한다. 5. 전결및서명표시위치 : 행정업무의효율적운영에관한규정제10조제2항및동시행규칙제7조제 2항에따라결재권이위임된사항을전결하는경우에는전결하는사람의서명란에 전결 표시를한후서명하되, 서명하지아니하는사람의서명란은설치하지아니한다. 6. 대결및서명표시위치 : 행정업무의효율적운영에관한규정제10조제3항및동규정시행규칙제7 조제3항에따라대결하는경우에는대결하는사람의서명란에 대결 표시를하고서명하며, 위임전결사항을대결하는경우에는전결하는사람의서명란에 전결 표시를한후대결하는사람의서명란에 대결 표시를하고서명한다. 이때서명하지아니하거나 전결 표시를하지아니하는사람의서명란은설치하지아니한다. 7. 직위 / 직급및서명란의수와크기는필요에따라조정하여사용할수있다. 86 행정실무

93 제 3 장공문서관리 [ 간이기안문사례 ] 생산등록번호총무과-0000 지방행정서기지방행정주사 총무과장 등 록 일 결 재 일 공개구분공개 협조자 행정정보공개확대추진계획 중구 총무과 서울특별시소방학교 87

94 제 1 편행정업무운영실무 2) 일괄기안가 ) 의의일괄기안이라함은서로관련성이있는 2개이상의안건을동시에일괄하여기안하는것을말한다. 나 ) 작성및시행방법 (1) 작성방법 1 일괄기안은각각의기안문에작성한다. 이경우각각의기안문에는두문, 본문및결문에들어갈각각의구성요소가모두포함되어야한다. 2 각각의기안문에는제1안 제 2안 제3 안 제4안등의용어를쓰지않는다. 3 업무관리시스템또는전자문서시스템에서일괄기안은한번의지정 ( 확인 ) 으로각각의기안문에기안자 검토자 협조자 결재권자의정보가동시에생성되도록하여야한다. (2) 제목은각안의내용및성격에따라다르게설정이가능하다. (3) 특별한사유가있는경우를제외하고는각각다른생산등록번호를사용하여같은일시에시행하여야한다. (4) 외부에발송할것을전제로하는기안문 ( 제2안 ) 이제1안내부결재의내용과동일한경우에는내부결재안건의별도작성을생략한다. (5) 발신명의가같더라도각각의기안문에모두발신명의를표시해야한다. 왜냐하면, 기안문과시행문이하나의서식으로통합됨에따라발신명의를생략하게되면, 발신명의없이그대로시행되어형식상흠이있어공문서의효력문제가발생하기때문이다. 88 행정실무

95 제 3 장공문서관리 < 일괄기안의예시 > [ 제 1 안 ] 실제는표시하지않음. 안전행정부 수신내부결재 ( 경유 ) 제목 행정업무의효율적운영에관한규정 개정내용설명회개최 행정업무의효율적운영에관한규정 과동시행규칙의전부개정에따라각급행정기관의교육수요에대비하고개정내용을학계등에전파하기위하여 ( 사 ) 협회소속행정학교수대상으로붙임과같이설명회를개최하고자합니다. 붙임 행정업무의효율적운영에관한규정 개정내용설명회개최계획 1부. 끝. 행정사무관홍 행정제도과장하 관 전결 12/26 김 협조자시행 행정제도과-902 ( ) 접수 우 서울특별시종로구세종대로 209 (11 층 1104 호 ) / 전화번호 팩스번호 / / 공개 서울특별시소방학교 89

96 제 1 편행정업무운영실무 [ 제 2 안 ] 실제로표시하지않음. 안전행정부 수신수신자참조 ( 경유 ) 제목행정업무운영법령개정내용설명회개최통보 1. 행정업무운영법령의전부개정에따라각급행정기관의교육수요에대비하기위하여 ( 사 ) 협회소속행정학교수대상으로개정내용에대한설명회를붙임과같이개최하오니, 2. 동설명회에관련업무 ( 기록물관리또는전자문서시스템활용방법 ) 에대해설명할공무원을선정하여설명준비와참석에차질이없도록준비하여주시기바랍니다. 붙임행정업무운영개정내용설명회개최계획 1 부. 끝. 안전행정부장관수신자국가기록원장 ( 운영지원과장 ), 센터장 ( 과장 ) 행정사무관홍 행정제도과장하 관 전결 12/26 김 협조자 시행행정제도과-903 ( ) 접수우 서울특별시종로구세종대로 209 (11층 1104 호 ) / 전화번호팩스번호 / / 공개 90 행정실무

97 제 3 장공문서관리 [ 제 3 안 ] 실제로표시하지않음. 안전행정부 수신 ( 사 ) 협회장 ( 경유 ) 제목 행정업무의효율적운영에관한규정 개정내용설명회개최계획통보 1. 행정업무의효율적운영에관한규정 의전부개정에따라개정내용에대한설명회를갖고자붙임과같이개최계획을통보하오니, 2. ( 사 ) 협회소속행정학교수들이설명회에많이참석하도록협조하여주시기바랍니다. 붙임 행정업무의효율적운영에관한규정 개정내용설명회개최계획 1부. 끝. 안전행정부장관 행정사무관홍 행정제도과장하 관 전결 12/26 김 협조자 시행행정제도과 -904 ( ) 접수우 서울특별시종로구세종대로 209 (11층 1104호 ) / 전화번호팩스번호 / / 공개 서울특별시소방학교 91

98 제 1 편행정업무운영실무 [ 제 4 안 ] 실제로표시하지않음. 안전행정부 수신수신자참조 ( 경유 ) 제목회의장소사용과통신장비설치협조 행정업무의효율적운영에관한규정 개정내용에대한설명회를다음과같이개최하오니회의장소사용과통신장비설치등을요청하오니협조하여주시기바랍니다. 1. 정부청사관리소소관가 ( 금 ) 11:00 ~18:00 정부중앙청사회의실 (8 층 810 호 ) 사용나. 회의참석자책상과의자 : 35 명다. 배석자의자 : 5 명 회의장배치도추후통보예정 2. 전자정부지원센터소관가. 파워포인트강의가되도록준비 : 빔프로젝트, 스크린, 랜포트등나. 음성이나오도록 PC 에부착할수있는소형스피커다. 마이크시설등 붙임 행정업무의효율적운영에관한규정 개정내용설명회개최계획 1 부. 끝. 안전행정부장관 수신자정부청사관리소장 ( 관리총괄과장 ), 센터장 ( 과장 ) 행정사무관홍 행정제도과장 하 관 전결 12/26 김 협조자 시행 행정제도과-905 ( ) 접수 우 서울특별시종로구세종대로 209 (11층 1104호 ) / 전화번호 팩스번호 / / 공개 92 행정실무

99 제 3 장공문서관리 3) 공동기안 가 ) 의의 공동기안이라함은 2이상의행정기관의장의결재를받아공동의명의로시행하는문서를말한다. 나 ) 작성및시행방법 (1) 공동기안문서의처리를주관하는기관에서기안하여먼저당해기관의장의결재를받은후관계행정기관의장의결재를받는다. (2) 관계기관의장의결재를받는형식 ( 가 ) 관계기관이 1개기관인경우결재란을나누어주관기관의자체결재절차를마친다음관계기관의장의결재를받는다. ( 예 ) 안전행정부와외교부가공동기안하는경우의결재 [ 일반기안문의경우표시방법 ] 상하또는좌우로구분 ( 선과박스가없음 ) 또는 안전행정부장관 외교부장관 안전행정부장관 9/3 김행정 9/3 김행정 9/4 박외교 외교부장관 9/4 박외교 [ 간이기안문의경우표시방법 ] 좌우로구분안전행정부장관외교부장관김행정 9/3 박외교 9/4 주관 : 안전행정부인경우임. ( 나 ) 관계기관이 3이상인경우별지에기안용지의결재란에준하여필요한수만큼결재란을만들어첨부하여결재를받는다. 서울특별시소방학교 93

100 제 1 편행정업무운영실무 ( 예 ) 안전행정부장관 김행정 9/3 미래창조과학부장관 박교육 9/4 0 0 청장 ㅇㅇㅇ 9/4 0 0 청장 ㅇㅇㅇ 9/5 또는 안전행정부장관 미래창조과학부장관 0 0 청장 0 0 청장 김행정 9/3 박교육 9/4 ㅇㅇㅇ 9/4 ㅇㅇㅇ 9/5 (3) 공동기안문의발신명의표시 ( 가 ) 당해문서의처리를주관하는행정기관의장의명의를맨위에표시하고, ( 나 ) 관계행정기관의장의명의를그밑에표시하되, - 관계행정기관의장이동일직위일때에는부 처 청의순위에따라표시하고, - 관계행정기관의장이동일직위가아닌때에는상위직위의행정기관의장의명의부터표시하여공동명의로시행한다. ( 예 ) 안전행정부장관 ( 관인 ) 미래창조과학부장관 0000청장 0000청장 (4) 공동기안문서는당해문서의처리를주관하는행정기관의기록물등록대장에등록하고그등록번호를부여하는등주관기관의문서처리절차에따른다. 4) 수정기안 가 ) 의의수정기안은수신한종이문서그자체에간단한수정을하거나필요한사항을추가하여기안에갈음하는기안방법이다. 나 ) 작성및시행방법 (1) 수신한문서의내용을알아볼수있도록수정하는글자의중앙에가로로선 94 행정실무

101 제 3 장공문서관리 을긋고그위의여백에수신한문서와다른색깔의글자로수정또는기입한다. 이경우수신한관인에도중앙에가로로선을긋는다. (2) 공람을받을필요가없는문서를수정기안하는경우 - 접수문서에수정기안하는사항을사전에모두수정또는기입한후에기안자 검토자 협조자및결재권자의직위 ( 직급 ) 및서명란을수정하여그위의여백에결재를받거나적당한여백에간이결재인을찍어결재를받고, - 문서를시행할때에는수정기안문을복사한후관인을날인하여시행한다. (3) 공람을받은문서를수정기안하여시행하고자하는때에도위의동일한절차를받는다. 다 ) 수정기안의활용 부터는기안문과시행문이하나의서식으로통합되어시행하는때에변환없이기안문을복사하여관인을찍어그대로시행되므로, 접수된시행문을수정기안하는경우발신한행정기관의결재정보및관인정보와수신한행정기관의공람정보, 결재정보및관인정보등이혼합되어공문서를해독하는데혼동을줄우려가있으므로, 가능한한수신한시행문자체를수정기안하는것보다별도로기안문을작성하여시행하는것이좋다. 5) 서식에의한처리생산등록번호란 접수등록번호란 수신란 서명란등이설계된서식으로작성한문서는별도의기안문을작성하지아니하고그서식의서명란에결재함으로써기안에갈음할수있다. 제 5 절 결재 1. 결재의의의 결재란넓은의미로당해사안에대한행정기관의의사를결정할권한이있는자가그의사를결정하는행위를말한다. 서울특별시소방학교 95

102 제 1 편행정업무운영실무 2. 결재의기능 1) 순기능가 ) 기관의의사결정과정에서현실적이고실무적인사정을반영할수있다. 나 ) 결재권자가의사결정에서필요한지식과정보를제공 보완시켜준다. 다 ) 하위직원의창의 연구및훈련의기회로활용될수있다. 라 ) 결재과정을거치면서직원의직무수행에대한통제가가능하다. 2) 역기능가 ) 여러단계의결재과정을거치기때문에의사결정이지연되기쉽다. 나 ) 상위자의결정에의존하기때문에하위자가자기책임하에창의성을발휘하기어렵고, 소극적인자세로업무를처리하는경향이있다. 다 ) 결재과정이형식적인확인절차에그치는경우도많다. 라 ) 상위자에게결재안건이몰리는경우, 상세한내용검토없이자구수정정도에그치기도하고, 결재하느라보내는시간때문에상위자역할인정책구상, 계획수립등에시간을할애하기어렵게된다. 이러한역기능을방지하기위한방안으로는 (1) 결재권을하위자에게대폭적으로위임한다. (2) 결재과정이나업무처리절차를간소화한다. (3) 안건에따라서는상위자가직접기안하거나처리지침을지시한다. 3. 결재의종류결재의종류에는좁은의미의결재, 전결, 대결이있다 전까지는결재의종류로후결이있었다. 그당시후결도문서의성립또는효력에영향을주는결재행위의하나였으나, 선 ( 先 ) 행정행위 ( 대결 ) 와후 ( 後 ) 행정행위 ( 후결 ) 사이에법적안정성을해친다는문제점이발생하여 에후결제도를폐지하고후열로명칭을변경하였다. 그후 에후열제도를폐지하고사후보고로명칭을변경하였다. 따라서현행규정상후결제도와후열제도는없다. 96 행정실무

103 제 3 장공문서관리 1) 결재 ( 決裁 : 좁은의미 ) 법령의규정에의하여소관사항에대한행정기관의의사를결정할권한을가진자 ( 주로행정기관의장 ) 가직접그의사를결정하는행위를말한다. 2) 전결 ( 專決 ) 행정기관의장으로부터사무의내용에따라결재권을위임받은자가행하는결재를말하며, 그위임전결사항은당해기관의장이훈령 ( 위임전결규정 ) 또는지방자치단체의규칙 ( 사무전결처리규칙 ) 으로정한다. 3) 대결 ( 代決 ) 결재권자가휴가 출장기타의사유로결재권자의사정에의하여결재할수없는때에그직무를대리하는자가행하는결재를말한다. 4. 결재의효과문서는다른법령에특별한규정이있는경우를제외하고는당해문서에대한결재권자의서명 ( 전자문자서명 전자이미지서명또는행정전자서명을포함 ) 에의한결재가있음으로써성립한다 ( 행정업무의효율적운영에관한규정 제6조제1항 ). 따라서, 결재는문서가성립하기위한최종적이며절대적인요건이다. 서울특별시소방학교 97

104 제 1 편행정업무운영실무 5. 결재의표시 결재권자 ( 행정기관의장 ) 가결재하는경우에결재의표시방법은다음과같이행정기관의장의직위를직위란에간략히표시하고서명란에서명한다. < 예시 > 구청장이결재하는경우결재의표시방법 1 결재일자를표시하지아니한경우 총무과장박 00 행정관리국장신 00 부구청장이 00 구청장홍 00 협조자자치행정과장강 00 재무국장박 00 도시관리국장조 00 2 결재일자를표시한경우 09/22 총무과장박 00 행정관리국장신 00 부구청장이 00 구청장홍 00 협조자자치행정과장강 00 재무국장박 00 도시관리국장조 전결및대결의표시 1) 전결의표시가 ) 전결및서명표시방법 행정업무의효율적운영에관한규정 제10조제2항에따라결재권이위임된사항을전결하는때에는행정기관의장과서명하지아니하는사람의결재란을설치하지아니하고전결하는자의서명란에 전결 표시를한후서명한다. 나 ) 전결문서의결재일자표시위치이경우전결권자가결재일자를기재하지않고서명란에전결하는때에는 전결 표시다음에바로이어서서명하고, 결재일자를기재하고자하는경우에는서명란중상단에 전결 표시후결재일자를기재하고, 하단에서명한다. < 예시1> 국장이전결하는경우의표시 ( 결재일자가없는경우 ) 지방행정주사김00 민원봉사과장박00 행정관리국장전결홍00 협조자총무과장강00 98 행정실무

105 제 3 장공문서관리 < 예시 2> 국장이전결하는경우의표시 ( 결재일자가있는경우 ) 지방행정주사김 00 민원봉사과장박 00 행정관리국장 협조자총무과장강 00 전결 09/22 홍00 < 예시 3> 기안자가전결하는경우의표시 ( 결재일자가없는경우 ) 지방행정주사전결홍 00 협조자 < 예시 4> 기안자가전결하는경우의표시 ( 결재일자가있는경우 ) 지방행정주사협조자 전결 09/22 홍00 2) 대결의표시가 ) 대결및서명표시방법 행정업무의효율적운영에관한규정 제10조제3항에따라위임전결사항을대결하는때에는행정기관의장과 전결 표시를하지아니하는사람의결재란을설치하지아니하고전결하는자의서명란에 전결 표시를한후대결하는자의서명란에 대결 표시를하고서명하며, 위임전결사항이아닌사항을대결한경우에는행정기관의장과서명하지아니하는사람의결재란을설치하지아니하고대결하는자의서명란에 대결 표시를하고서명한다. 행정업무의효율적운영에관한규정제 10 조제 3 항 서울특별시소방학교 99

106 제 1 편행정업무운영실무 나 ) 대결문서의결재일자표시위치이경우대결권자가결재일자를기재하지않고대결하는때에는 대결 표시다음에바로이어서서명하고, 결재일자를기재하고자하는경우에는서명란중상단에 대결 표시후결재일자를기재하고, 하단에서명한다. < 예시 1> 기관장부재중직근하급자가대결하는경우의표시 1 결재일자를표시하지않는경우 지방행정주사허 00 민원봉사과장박 00 행정관리국장홍 00 부구청장대결명 00 협조자여권과장김 00 2 결재일자를표시한경우 대결 09/22 지방행정주사허 00 민원봉사과장박 00 행정관리국장홍 00 부구청장명 00 협조자여권과장김 00 < 예시2> 전결사항을결재할자 ( 전결권자 ) 가부재중인경우의표시 1 국장부재중국장전결사항을직무대리자인과장이대결한경우 가결재일자를표시하지아니한경우 지방행정주사허 00 민원봉사과장대결정 00 행정관리국장전결 협조자기획예산과장강 00 나결재일자를표시한경우 대결 09/22 지방행정주사허 00 민원봉사과장행정관리국장전결정 00 협조자기획예산과장강 00 2 부구청장전결사항을직무대리자인국장이대결하는경우 가결재일자를표시하지아니한경우 지방행정주사허 00 토목과장박 00 건설교통국장대결정 00 부구청장전결 협조자교통행정과장이 00 나결재일자를표시한경우 대결 09/22 지방행정주사허 00 토목과장박 00 건설교통국장부구청장전결정 00 협조자교통행정과장이 행정실무

107 제 3 장공문서관리 3 과장전결사항인문서를그직무를대리하는자 ( 보조기관또는보좌기관이아닌자 ) 가대결하는경우 가결재일자를표시하지아니한경우 지방행정주사보김00 지방행정주사대결허00 주택과장전결 협조자 나결재일자를표시한경우 대결 09/22 지방행정주사보김00 지방행정주사허00 주택과장전결협조자 4 총괄책임자 ( 보조기관또는보좌기관이아닌자 ) 전결사항인문서를그직무를대리하는자 ( 보조기관또는보좌기관이아닌자 ) 가대결하는경우 가결재일자를표시하지아니한경우 지방행정주사보 대결허00 지방행정주사전결 협조자 나결재일자를표시한경우 지방행정주사보 협조자 대결 09/22 허00 지방행정주사전결 7. 대결문서의사후보고 대결한문서중그내용이중요한문서에대하여는결재권자에게사후에보고 ( 구두보고, 메모보고등 ) 하여야하며, 이경우원결재권자가보고를받았다는뜻으로서명을할필요가없다. 앞에서설명하였듯이후결제도나후열제도는폐지되었으므로, 후결또는후열을받아서는아니된다. 서울특별시소방학교 101

108 제 1 편행정업무운영실무 핵심포인트 기안자, 검토자및결재권자의용어는생략하고, 기안자, 검토자및결재권자의순서대로직위 ( 직급 ) 를온전하게쓰고, 서명하도록변경되었으며, 협조자란에는협조자란용어를쓴후이어서협조자의직위 ( 직급 ) 를쓰고서명한다. 기안문과시행문에기안자, 검토자및결재권자의직위 ( 직급 ) 를온전하게표시하고서명을그대로표시하도록한것은정책결정 ( 의사결정 ) 이어떻게이루어지고, 관련자가누구인지를알도록하여행정의책임성과투명성을제고하여정책실명제의실현을위한것이다. 다만, 기관장과부기관장의직위는간략히쓴다. 위임된사항을전결하는경우에는서명하지아니하는자의결재란을설치하지아니하고전결하는자의서명란에 전결 표시를하고서명한다. 결재권이위임된사항을대결하는경우에는행정기관의장과 전결 표시를하지아니하는자의결재란을설치하지아니하고전결하는자의서명란에 전결 표시를하고, 대결하는자의서명란에 대결 표시를하고서명한다. 위임전결사항이아닌사항을대결한경우에는행정기관의장과서명하지아니하는자의결재란을설치하지아니하고, 대결하는자의서명란에 대결 표시를하고서명한다. 행정업무의효율적운영에관한규정 제 8 조제 2 항단서에따라관계서식으로작성하는문서를시행하는경우에도전결또는대결의표시방법은위의표시방법과동일하다. 제 6 절 문서의등록 행정업무추진과정에서생산 접수 입수된모든종류의기록물을등록하여야한다. 전자문서시스템에의하여기록물을기록물등록대장에등록하여야한다. 종이문서는도면 카드 시청각기록물 첨부물까지전자문서시스템에전산으로등록하여야한다 부터새로운전자문서시스템에서는한번의등록으로생산 색인목록 보유목록의작성, 기록물철등록부의작성등이자동적으로처리되도록하였다. 102 행정실무

109 제 3 장공문서관리 부터 공공기록물관리에관한법률, 같은법시행령, 같은법시행규칙에의하여공공기관이기록물을생산또는접수한때에는그기관의전자기록생산시스템으로생산또는접수등록번호를부여하고이를그기록물에표기하여야하며, 중앙기록물관리기관의장이정하는등록정보를전자적으로생산 관리하여야한다. 다만, 행정업무의효율적운영에관한규정 제3조제11호및제12호에따른업무관리시스템또는행정정보시스템으로생산된행정정보중기록물의특성상등록번호를부여할수없는경우에는전자기록생산시스템으로해당기록물의고유한식별번호를부여하여등록번호로대체할수있다. 공공기관은등록정보를임의로수정또는삭제되지아니하도록관리하여야한다. 등록번호는각각시스템구분, 처리과기관코드와연도별등록일련번호로구성한다. 다만, 공공기록물관리에관한법률시행령 제3조각호의어느하나에해당하는공공기관이생산 접수하는기록물의등록번호표기방식과구성은그기관의장이정한다. 기록물의등록은그기록물을생산한공공기관에서전자기록생산시스템으로등록하여야하며, 기록관에서직접수집한기록물은기록관리시스템으로등록할수있다. 공공기록물관리에관한법률시행령 제 2 조제 7 호 7. " 전자기록생산시스템 " 이라함은 행정업무의효율적운영에관한규정 제 3 조제 10 호부터제 12 호까지의규정에따른전자문서시스템, 업무관리시스템, 행정정보시스템을말한다. 공공기록물관리에관한법률시행령 제 3 조 제 3 조 ( 공공기관의범위 ) 공공기록물관리에관한법률 제 3 조제 1 호에서 " 대통령령이정하는기관 " 이라함은다음각호의어느하나에해당하는기관을말한다. 1. 공공기관의운영에관한법률 제 4 조에따른기관 2. 지방공기업법 에따른지방공사및지방공단 3. 특별법에의하여설립한법인 ( 다만, 지방문화원진흥법 에의한문화원및특별법에의하여설립된조합 협회를제외한다 ) 4. 초 중등교육법 및 고등교육법, 그밖에다른법률에따라설립된각급학교 1. 문서등록요령 1) 행정기관이생산 ( 접수 ) 한문서는당해문서에대한결재 ( 접수 ) 가끝난즉시결재 ( 접수 ) 일자순에따라반드시각처리과별로전산으로등록하여관리한다. 서울특별시소방학교 103

110 제 1 편행정업무운영실무 2) 처리과별로기록물등록대장에생산문서 접수문서를통합하여등록번호를부여 관리한다. 등록번호는처리과기관코드와연도별등록일련번호로구성한다 부터는등록번호는각각시스템구분, 처리과기관코드와연도별등록일련번호로구성한다. 다만, 공공기록물관리에관한법률시행령 제3조각호의어느하나에해당하는공공기관이생산 접수하는기록물의등록번호표기방식과구성은그기관의장이정한다 전의기록물의등록번호는처리과기관코드와연도별등록일련번호로구성한다 연도별등록일련번호 처리과기관코드 3) 문서등록의표시가없는결재 ( 접수 ) 문서는문서의표지왼쪽상단에문서등록의표시 ( 공공기관의기록물관리에관한법률시행규칙 별표1) 를한후등록한다. 가 ) 생산등록번호문서 카드류 도면류등사진 필름 테이프 디스켓등보통규격이상의기록물소형규격의기록물 등록번호등록일자처리과 등록 ( 등록번호 ) ( 등록일자 ) 나 ) 접수등록번호문서 카드류 도면류등사진 필름 테이프 디스켓등보통규격이상의기록물소형규격의기록물 접수번호등록일자처리과 등록 ( 접수번호 ) ( 등록일자 ) 104 행정실무

111 제 3 장공문서관리 2. 등록시기및등록항목 1) 등록시기 가 ) 일반문서는결재또는보고종료시, 수정또는반려시, 접수시나 ) 사진, 필름류시청각기록물은보존기록물로선정시다 ) 녹음 동영상 비디오등시청각기록물은편집등작품완성시 2) 등록항목 등록구분 가 ) 기본등록사항 : 기록물기본정보로서모든종류에적용되는공통등록사항 ( 등록구분, 생산 ( 접수 ) 등록일, 생산 ( 접수 ) 등록번호, 첨부번호, 제목, 쪽수, 결재권자, 기안자 ( 업무담당자 ), 시행일, 수신자 ( 발신자 ), 문서과배부번호, 생산기관등록번호, 전자기록물여부등 13개항목 ) 생산 ( 접수 ) 등록일자 생산 ( 접수 ) 등록번호 첨부번호 제목쪽수결재권자 기안자 ( 업무담당자 ) 시행 * 일자 수신자 * ( 발신자 ) 문서과배부번호 생산기관등록번호 전자기록물여부 나 ) 분류등록사항 : 분류번호 ( 기록물철분류번호 ), 특수기록물유형, 공개여부, 공개제한부분표시, 특수목록에관한사항등 5개항목 분류번호 특수기록물 * 공개여부 공개제한부분표시 * 다 ) 시청각기록물추가등록사항 : 내용요약과기록물의형태등 2 개항목 내용요약 3. 등록번호표기 ( 후 ) 기록물형태 * 특수목록 * 1) 생산문서의생산등록번호의표기방법가 ) 기안문 시행문등생산등록번호또는문서번호란이설치되어있는기록물 : 생산등록번호란또는문서번호란에생산등록번호를표기한다. 나 ) 문서관리카드는관리정보의문서번호란에생산등록번호를표기한다. 다 ) 생산등록번호란또는문서번호란이설치되어있지않은문서 카드 도면류등의기록물 : 그기록물의좌측상단여백에 공공기록물관리에관한법률시행규칙 별표1의표시를하여생산등록번호를표기한다. 서울특별시소방학교 105

112 제 1 편행정업무운영실무 라 ) 사진또는필름류의기록물 : 사진뒷면이나그사진 필름등을넣은봉투또는그사진 필름등을부착한종이의좌측상단의여백에 공공기록물관리에관한법률시행규칙 별표1의표시를하여생산등록번호를표기한다. 다만, 동일한내용의사진과필름등에대하여는동일한생산등록번호를표기한다. 마 ) 테이프 디스크 디스켓류 : 그기록물과그보존용기에 공공기록물관리에관한법률시행규칙 별표1의표시를하여생산등록번호를표기한다. 바 ) 기타기록물의재질또는규격상기록물자체에생산등록번호를표기하기곤란한기록물 : 그기록물을넣은봉투또는보존용기에 공공기록물관리에관한법률시행규칙 별표1의표시를하여접수등록번호를표기한다. 2) 접수문서의접수등록번호의표기방법가 ) 시행문서식또는접수인에의하여접수된기록물 : 접수등록번호란에생산등록번호를표기한다. 나 ) 시행문서식또는접수인에의하여접수된기록물외의접수기록물 : 우측상단의여백에 공공기록물관리에관한법률시행규칙 별표1 의표시를하여접수등록번호를표기한다. 다 ) 위가 ) 항과나 ) 항에따라접수등록번호를그기록물에표기하는경우에는 공공기록물관리에관한법률시행규칙 제5조제3항에따라처리과기관코드에갈음하여처리과명을표시한다. 라 ) 위가 ) 항과나 ) 항에도불구하고기록물등록번호를그기록물에표기할수없는전자기록물의경우에는등록번호를표기하는대신그등록번호를등록정보로관리할수있다. 4. 등록방법기록물등록방법에는전자기록물자동등록, 비전자기록물수기등록, 첨부물분리등록이있다. 1) 전자기록물등록방법전자기록물자동등록은결재또는접수완료후자동으로등록번호가부여되므로별도의등록절차는필요없다. 106 행정실무

113 제 3 장공문서관리 2) 비전자기록물등록방법 비전자기록물수기등록은전자기록생산시스템의문서등록기능을이용하여수기등록하고비전자기록물은매체의특성에따라별도로관리하면된다. < 예시 > 비전자기록물등록방법 ( 안전행정부 ) 3) 첨부물분리등록방법공공기관은기록물의본문과첨부물의규격차이가심하거나상호다른기록매체로구성되어있는등, 첨부물을본문과분리하여각각관리할필요가있는경우에는첨부물을별도로등록하여야한다. 즉일반문서에첨부된녹음테이프, 큰도면등기록물종류나규격이달라함께관리가곤란한첨부물은별도로등록한다. 이경우첨부물의등록번호는본문의생산등록번호또는접수등록번호에첨부일련번호를추가한번호로구성한다. 즉첨부물분리등록시등록번호는본문과동일한등록번호에첨부일련번호를추가로부여한다. 예를들면, 국무회의록 문건에첨부된발언록테이프는녹음테이프만떼어내첨부등록하고, 농지전용허가서 에첨부된지적도면은도면만따로떼어내첨부등록한다. 이를구성요소별로살펴보면, 처리과기관코드 + 연도별등록일련번호 + 첨부일련번호이다. 예를들면, 이다. 서울특별시소방학교 107

114 제 1 편행정업무운영실무 < 예시 > 첨부문서분리등록 ( 유성구청 ) 5. 등록사항의삭제또는수정방법 1) 기본등록사항을삭제하고자하는때에는기록물관리책임자의확인하에기록물등록대장중당해기록물철에편철된것으로표기된분류번호로먼저수정하고, 수정일자및조치사항을전자적으로관리하여야한다. 2) 기본등록사항 ( 기록물배부대장의경우에는접수사항을말한다 ) 을삭제또는수정하고자하는때에는 1) 의방법에따라당해등록사항전체를삭제한후수정된내용으로등록한다. 3) 기본등록사항 ( 기록물배부대장의경우에는접수사항을말한다 ) 외의등록사항을삭제또는수정하고자하는때에는삭제일자또는수정일자및조치사항을전자적으로관리하여야하며등록사항만을수정된내용으로등록한다. 108 행정실무

115 제 3 장공문서관리 6. 등록시유의사항 1) 새로운전자문서시스템에서는기록물등록시사전에분류 편철정보를지정하지않으면기록물을생산또는접수시기록물등록대장에등록할수없다. 2) 따라서단위업무별로보존기간별로기록물철을사전에분류 편철한다음에결재를올리거나접수된문서를등록할수있다. 생산문서또는접수문서에대해사전에단위업무별로보존기간별로기록물철을분류 편철하지않으면전자문서시스템상에서결재를올리거나접수를할수없으므로, 이점을특히유의해야한다. 이렇게전자문서시스템을설계한이유는기록물의유실방지및기록물보존관리의효율화를위한것이다. 3) 분류및편철은종전의분류기호및보존기간을지정하는것과동일한기능으로전자문서시스템에서해당기록물의단위업무및기록물철을지정하는작업이다. < 공문서의보존기간의변천과정 > 시대종류보존기간 제정 4 종갑종영구, 을종 10 년, 병종 3 년, 정종 1 년 제정 4 종특류영구, 갑류 10 년, 을류 3 년, 병류 1 년 제정 6 종영구, 10 년, 5 년, 3 년, 1 년, 6 월 제정 7 종영구 ( 갑 ), 영구 ( 을 ), 준영구, 10 년, 5 년, 3 년, 1 년 제정 6 종영구, 준영구, 10 년, 5 년, 3 년, 1 년 제정 6 종영구, 준영구, 10 년, 5 년, 3 년, 1 년 제정 7 종 영구, 30 년, 20 년, 10 년, 5 년, 3 년, 1 년 * 기존 [ 준영구 ] 를 [20 년 ], [30 년 ] 으로변경 제정 7종 영구, 준영구, 20년, 10년, 5년, 3년, 1년 * 기존 [30년] 을 [ 준영구 ] 로변경 ( 문서의보존강화 ) 제정 7종 영구, 준영구, 30년, 10년, 5년, 3년, 1년 서울특별시소방학교 109

116 제 1 편행정업무운영실무 7. 등록순서 1) 생산문서의등록순서는다음과같다. 기안 ( 기안자 ) 분류및편철 검토및협조 결재 등록 2) 접수문서의등록순서는다음과같다. 접수 ( 등록, 접수자 ) 담당자지정 분류및편철 ( 공람 ) 8. 등록파일의관리 1) 기록물등록파일은매년기록물관리기관으로제출한다. 2) 한번의전자등록으로기록물등록대장, 생산기록물목록, 기록물철색인목록, 이관기록물목록, 보존기록물목록등이자동처리된다. 3) 기록물한건이라도멸실된경우매년제출한전산등록파일을통해전산추적이가능하므로, 기록물등록파일은임의로삭제또는수정이불가하며, 삭제또는수정시는본래의내용도남아있게해야한다. 제 7 절 문서의시행 1. 시행의일반사항 1) 문서시행의의의문서시행이라함은내부적으로성립한행정기관의의사를외부로표시하는단계로서문서의효력을발생케하는절차를말한다. 2) 문서시행의방법가 ) 문서시행의방법으로는일반적으로문서발송의방법이있다. 여기에는주로정보통신망에의한발송, 인편에의한발송, 우편에의한발송, 팩스에의한발송의방법이있다. 나 ) 단순사항을전자게시판또는홈페이지에게시하는방법도시행방법의하나이다. 110 행정실무

117 제 3 장공문서관리 구체적으로설명하면, 행정기관의장이소속공무원또는소속기관에단순업무에관한지시, 단순한자료요구 업무연락 통보, 공지사항, 일일명령등의시행문을전자문서시스템의전자게시판또는행정기관의홈페이지등에게시한때에는당해문서를시행한것으로본다. 보조기관 보좌기관간상호간에발신하는문서에도위내용을준용한다. 다 ) 전자우편주소와홈페이지주소를이용한방법도시행방법이다 부터는전자문서의경우공무원의전자우편주소 ( 행정기관이공무원에게부여한전자우편주소를말한다 ) 를이용한발송, 행정기관의홈페이지를이용한발송의방법도문서의발송방법으로인정된다. 이경우는행정기관외의자에게발송하는경우로서, 사전에그발신방법에대하여수신자가인지하고있는경우에한한다. 라 ) 관보게재의방법도시행방법의하나이다. 대상문서 : 관보규정 제 17 조 (1) 법령공포의통지 (2) 대통령및국무총리의훈령과지시사항의통지 (3) 각급기관에대한인사발령통지 (4) 기타영제 10 조에해당하는내용으로서관보에공문대체의뜻을기재하여게재한사항 관보규정 제 10 조 : 1 대통령지시사항, 2 국무총리지시사항, 3 정부의행정지침으로서각행정기관에공지시킬필요가있다고인정되는사항, 4 기타안전행정부장관이관보에게재할필요가있다고인정하는사항 마 ) 신문등에공고 고시하는방법도시행방법의하나이다. 바 ) 증명서를교부하는방법도시행방법의하나이다. 주민등록법, 호적법등개별법령에의하여각종증명서를교부하는것이그예이다. 2. 시행문의작성 부터기안문과시행문이하나의서식으로통합됨에따라별도의시행문을작성하지않는다. 다만, 결재가끝난이후에종이문서의경우에는기안문을복사하여관인을찍으면시행문이되고, 전자문서의경우에는전자문서시스템에서전자이미지관인을찍으면시행문이된다. 엄격히말하면, 별지제1호서식이기안문서식이고동시에시행문서식이므로, 기안문에관인을찍는다는말이나시행문에관인을찍는다는말은같은의 서울특별시소방학교 111

118 제 1 편행정업무운영실무 미이다. 별도의기안문및시행문을작성하지아니하고서식자체를기안문및시행문으로갈음할수있도록설계된서식도시행문의작성방법은동일하다. 시행문의작성대상문서와제외문서는다음과같다. 1) 대상문서시행문작성대상문서는정보통신망 인편 우편 팩스및공무원의전자우편주소로발송하거나전자문서시스템의전자게시판및행정기관의홈페이지게시, 관보게재의방법으로발송하는문서이다. 2) 제외문서시행문을작성하지않는문서는전신 전신타자 전화로발신하는문서이다. 시행문을작성하지아니하나, 시행문작성형식으로발신한다. 112 행정실무

119 제 3 장공문서관리 [ 일반시행문서식 ] ( 별지 1 호서식 ) 행정기관명 수신 ( ) ( 경유 ) 제목 발신명의 기안자 ( 직위 / 직급 ) 서명 검토자 ( 직위 / 직급 ) 서명 결재권자 ( 직위 / 직급 ) 서명 협조자 ( 직위 / 직급 ) 서명 시행처리과명 - 연도별일련번호 ( 시행일 ) 접수처리과명 - 연도별일련번호 ( 접수일 ) 우도로명주소 / 홈페이지주소전화번호 ( ) 팩스번호 ( ) / 공무원의전자우편주소 / 공개구분 서울특별시소방학교 113

120 제 1 편행정업무운영실무 < 처리요령 > 1. 행정기관명 : 그문서를기안한부서가속한행정기관명을기재한다. 행정기관명이다른행정기관명과같은경우에는직근상급행정기관명을함께표시할수있다. 2. 수신 : 수신자명을표시하고그다음에이어서괄호안에업무를처리할보조 보좌기관의직위를표시하되, 그직위가분명하지않으면 업무담당과장등으로쓸수있다. 다만, 수신자가많은경우에는두문의수신란에 수신자참조 라고표시하고결문의발신명의다음줄의왼쪽기본선에맞추어수신자란을따로설치하여수신자명을표시한다. 3. ( 경유 ): 경유문서인경우에 ( 경유 ) 란에 이문서의경유기관의장은 ( 또는제 1 차경유기관의장은, 제 2 차경유기관의장은 ) 이고, 최종수신기관의장은 입니다. 라고표시하고, 경유기관의장은제목란에 경유문서의이송 이라고표시하여순차적으로이송하여야한다. 4. 제목 : 그문서의내용을쉽게알수있도록간단하고, 명확하게기재한다. 5. 발신명의 : 합의제행정기관또는행정기관의장의명의를기재하고, 보조기관또는보좌기관상호간에발신하는문서는그보조기관또는보좌기관의명의를기재한다. 시행할필요가없는내부결재문서는발신명의를표시하지않는다. 6. 기안자 검토자 협조자 결재권자의직위 / 직급 ( 직급의경우에는각급행정기관이 6 급이하공무원의직급을대신하여사용할수있도록정한대외직명을포함한다. 이하이서식에서같다 ): 직위가있는경우에는직위를, 직위가없는경우에는직급을온전하게쓴다. 다만, 기관장과부기관장의직위는간략하게쓴다. 7. 시행처리과명 - 연도별일련번호 ( 시행일 ), 접수처리과명 - 연도별일련번호 ( 접수일 ): 처리과명 ( 처리과가없는행정기관은 10 자이내의행정기관명의약칭 ) 을기재하고, 시행일과접수일란에는연월일을각각온점 (.) 을찍어숫자로기재한다. 다만, 민원문서인경우로서필요한경우에는시행일과접수일란에시 분까지기재한다. 8. 우도로명주소 : 우편번호를기재한다음, 행정기관이위치한도로명및건물번호등을기재하고괄호안에건물명칭과사무실이위치한층수와호수를기재한다. ( 예 ) 우 서울특별시종로구세종대로 209 ( 정부중앙청사 11 층 1104 호 ) 9. 홈페이지주소 : 행정기관의홈페이지주소를기재한다. ( 예 ) 전화번호 ( ), 팩스번호 ( ): 전화번호와팩스번호를각각기재하되, ( ) 안에는지역번호를기재한다. 기관내부문서의경우는구내전화번호를기재할수있다. 11. 공무원의전자우편주소 : 행정기관에서공무원에게부여한전자우편주소를기재한다. 12. 공개구분 : 공개, 부분공개, 비공개로구분하여표시한다. 부분공개또는비공개인경우에는 공공기록물관리에관한법률시행규칙 제 18 조에따라 부분공개 ( ) 또는 비공개 ( ) 로표시하고, 공공기관의정보공개에관한법률 제 9 조제 1 항각호의번호중해당번호를괄호안에표시한다. 13. 관인생략등표시 : 발신명의의오른쪽에관인생략또는서명생략을표시한다. 기안자 검토자및결재권자 ( 직위 / 직급 ) 서명 : 기안자 검토자 결재권자 및 직위 ( 직급 ) 의용어는표시하지아니하고, 기안자 검토자및결재권자의직위 / 직급을쓰고서명하되, 직위 / 직급및서명란의수와크기는필요에따라조정하여사용할수있다. 협조자 ( 직위 / 직급 ) 서명 : 협조자 의용어를표시한다음, 이어서직위 / 직급을쓰고서명한다. 전결및서명표시위치 : 행정업무의효율적운영에관한규정제 10 조제 2 항및동시행규칙제 7 조제 2 항에따라결재권이위임된사항을전결하는경우에는전결하는사람의서명란에 전결 표시를한후서명하되, 서명하지아니하는사람의서명란은설치하지아니한다. 대결및서명표시위치 : 행정업무의효율적운영에관한규정제 10 조제 3 항및동시행규칙제 7 조제 3 항에따라대결하는경우에는대결하는사람의서명란에 대결 표시를하고서명하며, 위임전결사항을대결하는경우에는전결하는사람의서명란에 전결 표시를한후대결하는사람의서명란에 대결 표시를하고서명한다. 이때서명하지아니하거나 전결 표시를하지아니하는사람의서명란은설치하지아니한다. 발의자 ( ) 와보고자 ( ) 의표시는직위 / 직급의앞또는위에하되, 보고자의표시는직접결재권자에게보고하는경우에만표시한다. 114 행정실무

121 제 3 장공문서관리 3) 수신자가행정기관이아닌경우와기타특별한사유가있는때에는문서접수란을설치하지아니할수있다. 4) 행정업무의효율적운영에관한규정 제8조제2항단서에따른문서 ( 기안문및시행문서식이아닌서식으로작성한문서 ) 를시행하는때에는시행문을따로작성하지아니하고당해문서의발신명의란에관인 ( 전자이미지관인포함 ) 을찍거나행정기관의장이서명 ( 전자이미지서명포함 ) 하여시행할수있다. 3. 관인날인및인영인쇄사용 1) 행정기관의장의명의로발신하는문서의시행문, 게시판등에고시또는공고하는문서, 임용장 상장및각종증명서에속하는문서에는관인 ( 전자이미지관인포함 ) 을찍거나행정기관의장이서명 ( 전자이미지서명포함 ) 한다. 행정기관의장이직접결재한문서는관인날인대신행정기관의장이시행문과상장등에직접서명하여시행 교부할수있다. 2) 보조기관또는보좌기관의명의로발신하는문서의시행문에는발신명의표시의마지막글자위에보조기관또는보좌기관이서명 ( 전자문자서명 전자이미지서명및행정전자서명포함 ) 하여시행하되, 전자문서는전자이미지서명또는전자문자서명이자동적으로생성되도록하여시행하여야한다. 3) 관보 신문등에게재하는문서에는관인을찍거나서명하지아니하며, 일일명령등단순업무처리에관한지시문서와행정기관간의단순한자료요구, 업무연락, 통보등경미한내용의문서에는관인날인또는서명을생략할수있다. < 관인날인생략의표시 > 대외문서에한한다. 행정업무의효율적운영에관한규정시행규칙 별표1의관인생략표시인 관인생략 1cm 3cm 표시위치 : 기안문및시행문의발신명의의오른쪽 서울특별시소방학교 115

122 제 1 편행정업무운영실무 관인날인생략의결정 : 기안자 < 서명날인생략의표시 > 대내문서에한한다. 행정업무의효율적운영에관한규정시행규칙 별표1의서명생략표시인 서명생략 1cm 3cm 표시위치 : 기안문및시행문의발신명의의오른쪽 서명생략의결정 : 기안자 4) 관인생략또는서명생략의표시위치는발신명의의오른쪽이며, 관인생략또는서명생략의결정은기안자가한다. 5) 관인인영의인쇄사용가 ) 관인을찍어야할문서로서다수의수신자에게동시에발신또는교부하는문서는관인날인에갈음하여관인의인영을그문서에인쇄하여사용할수있다. 나 ) 관인의인영을인쇄하여사용하고자할때에는처리과의장은당해기관의장의승인을얻기전에당해관인을관리하는부서의장과협의하여야한다. 다 ) 관인의인영을인쇄하여사용하는경우문서의크기나용도에따라인영의크기를적절하게축소인쇄하여사용할수있다. 4. 문서의발송 1) 발신원칙가 ) 문서는처리과에서발송하여야한다. 나 ) 처리과의문서수발업무를담당하는자 ( 문서과의지원을받아문서를발송하는경우에는문서과의문서수발업무를담당하는자를말한다 ) 또는기안자는발송할문서와기록물등록대장의기재사항을확인한후발송하여야한다. 다 ) 문서는정보통신망을이용하여발신함을원칙으로한다. 다만, 업무의성격기타 116 행정실무

123 제 3 장공문서관리 특별한사정이있는경우에는인편 우편 팩스 전신 전신타자 전화등으로발신할수있다. 라 ) 내용이중요한문서는등기우편이나그밖에발신사실을증명할수있는특수한방법으로발신한다. 마 ) 행정기관의홈페이지또는공무원의전자우편주소 ( 행정기관이공무원에게부여한전자우편주소를말한다 ) 를이용하여행정기관외의자에게발송할수있다. 바 ) 인편 ( 문서사송 ) 또는우편으로발송하는문서는문서과의지원을받아발송할수있다. 사 ) 전자문서중정보통신망을이용하여발송할수없는문서는이를출력하여발송할수있다. 아 ) 행정기관의장은공문서를수발함에있어서문서의보안유지와분실 훼손및도난방지를위한적절한조치를강구하여야한다. 자 ) 관인 ( 전자이미지관인제외 ) 을찍어시행하는문서는관인관리자가관인을찍은후처리과에서발송하여야한다. 2) 문서의수신자변경및추가등을통한발송다음에해당하는경우에는해당문서를생산한처리과의장의승인을받아이미발송한문서의수신자를변경하거나추가하여다시발송할수있다. 이경우처리과의장의승인은기안문의결재권자의서명란오른쪽여백에처리과의장의직위또는직급및서명과서명일을기재하는방법으로표시하되, 전자문서인경우에는전자문서시스템상에표시하여야한다. 가 ) 결재권자또는해당문서를생산한처리과의장의지시가있는경우나 ) 수신자의명칭이변경된경우다 ) 착오로인하여수신자를누락하였거나잘못지정한경우라 ) 해당업무와관련된기관의요청이있는경우 3) 문서발송의일반절차행정기관의장은공문서를수발함에있어문서의보안유지와분실 훼손및도난방지를위하여적절한조치를강구하여야한다. 서울특별시소방학교 117

124 제 1 편행정업무운영실무 문서발송의일반적절차는다음과같다. 가 ) 전자결재문서를정보통신망을통하여발송하는경우 ( 결재권자 ) < 시스템 > ( 기안자 ) ( 기안자 ) 결재 등록 문서확인 발송요청 ( 발송자 ) ( 발송자 ) 전자이미지관인날인 확인및발송 관인생략또는서명생략문서에는 관인생략 또는 서명생략 표시를한다. 나 ) 전자결재를하여전자이미지관인을날인한후정보통신망이아닌수단을이용하 여발신하는경우 ( 결재권자 ) < 시스템 > ( 기안자 ) ( 기안자 ) 결재 등록 문서확인 발송요청 ( 발송자 ) ( 발송자 ) ( 발송자 ) 전자이미지관인날인 출력 확인및발송 다 ) 전자결재를하였으나, 전자이미지관인을날인하지않고출력하여정보통신망이 아닌수단을이용하여발신하는경우 ( 결재권자 ) < 시스템 > ( 기안자 ) ( 기안자 ) 결재 등록 문서확인 발송요청 ( 발송자 ) < 관인관리자 > ( 발송자 ) 출력 관인날인 확인및발송 118 행정실무

125 제 3 장공문서관리 라 ) 일반결재문서 ( 종이문서결재 ) 를시행하는경우 ( 결재권자 ) < 시스템 > ( 기안자 ) ( 기안자 ) 결재 등록 문서확인 발송요청 ( 발송자 ) < 관인관리자 > ( 발송자 ) 문서인수 관인날인 확인및발송 관인생략문서는처리과에서 관인생략 표시후발송한다. 4) 발신방법의지정전신또는정보통신망으로시행할문서의내용이비밀이거나비밀이아니라도누설될경우국가안전보장, 질서유지, 경제안정기타국익을해칠수있는사항은결재권자가그발신방법을기안문본문의마지막에 암호 또는 음어 로지정한다. 5) 전신또는정보통신망등에의한문서의취급가 ) 팩스또는전신등의방법으로발신하는경우통신보안에필요한조치를하여야한다. 나 ) 비밀로분류된문서를암호또는음어로송수신할경우에는반드시송수신자사이에서로응답이있는경우에한하여송신하여야한다. 다 ) 전화로문서를수발하는경우당해문서의아래여백에송 수신자의직급 성명과송 수신시간등을기록하여야한다. 6) 비밀번호및전자이미지서명등록가 ) 행정기관의장은보유하고있는컴퓨터에비밀번호를부여하여야한다. 나 ) 정보통신망을이용하여문서를작성 처리하고자하는자는개인별사용자계정 (ID) 비밀번호및전자이미지서명을등록하여야한다. 이경우비밀번호는최초로등록한후즉시변경하여야한다. 다 ) 비밀번호는문서의보호및보안유지를위하여수시로변경하여야한다. 서울특별시소방학교 119

126 제 1 편행정업무운영실무 제 8 절 문서의접수및처리 1. 문서의접수 1) 문서접수요령가 ) 문서과 (1) 수령한문서를기록물배부대장에기록하고, (2) 문서접수란에접수일시 ( 접수등록번호는기재하지아니함 ) 를기재한후 문서접수란이없는문서의경우에는접수한문서의오른쪽위여백에 행정업무의효율적운영에관한규정시행규칙 별표2에따른문서접수인을찍어기재한다. 접수 접수인 ( 제 15 조제 1 항관련 ) - (... : ) (3) 처리과에배부하고, (4) 기록물배부대장의인수자란에처리과의인수자를기재하여야한다. 나 ) 처리과 (1) 처리과는당해처리과에서직접받은문서 ( 대내문서 대외문서불문 ) 와문서과로부터받은문서를기록물등록대장에등재하고, (2) 접수문서의문서접수란에접수일시 ( 문서과에서받은문서는문서과에서기재 ) 및접수등록번호를기재한후, 문서접수란이없는문서의경우에는접수한문서의오른똑위여백에공공기록물관리에관한법률시행규칙별표2에따른문서접수인을찍어기재한다. (3) 처리과의문서수발사무를담당하는자는전자문서시스템상에서처리담당자에게인계 ( 배부 ) 하고, 처리담당자는접수된문서에대한공람여부및공람할자의범위등을정한다. 처리과가원격지에분산되어있는경우에는따로접수할수있다. 120 행정실무

127 제 3 장공문서관리 다 ) 홈페이지또는전자우편주소를이용한접수요령행정기관의장은행정기관의홈페이지또는공무원의전자우편주소를이용하여행정기관외의자로부터문서를받아처리과에서접수할수있다. 라 ) 2개이상의보조기관및보좌기관에관련된문서 (1) 문서과는그관련성의정도가가장높다고판단되는보조기관또는보좌기관에보낸다. 처리과에서직접접수한경우에도처리방법은같다. (2) 이경우문서를접수한처리과 ( 관련성이가장높은 ) 는당해문서의내용을관련보조 ( 보좌 ) 기관에처리과의장 ( 처리과가소속된보조 ( 보좌 ) 기관포함 ) 의명의로통보하여야한다. 마 ) 당직근무자가받은문서다음정상근무시각시작후지체없이문서과에인계하여야한다. < 예시 > 금요일 19:00 접수 월요일출근시간직후 월요일이공휴일인때에는화요일출근시간직후바 ) 팩스로수신한문서감열기록방식의팩스에의하여수신한문서중보존기간이 3년이상인문서는복사하여접수하여야한다. 이경우수신한팩스문서는폐기한다. 감열기록방식이아닌팩스문서는그대로접수한다. 사 ) 민원문서민원문서의접수및처리는 민원사무처리에관한법률 이정하는바에따른다. 아 ) 행정기관외의자로부터정보통신망을통한문서접수방법 (1) 행정기관의장은정보통신망을이용하여행정기관외의자로부터문서를접수할수있도록필요한조치를할수있다. (2) 정보통신망을이용하여접수된문서는 행정업무의효율적운영에관한규정 제18조제1항부터제4항까지의규정에따라처리하여야한다. 다만, 발신자의주소 성명등이불분명한경우에는접수하지아니할수있다. 서울특별시소방학교 121

128 제 1 편행정업무운영실무 2) 문서의반송및이송가 ) 행정기관의장은접수한문서가형식상의흠이있을때에는그문서의생산등록번호 시행일 제목과반송사유를명시하여발신한행정기관의장에게반송할수있다. 나 ) 처리과는문서과로부터그소관에속하지아니하는문서를인계받은경우 (1) 지체없이문서과에반송하여야하며, (2) 문서과는당해문서를즉시재배부하되, 문서과의장이지정하는처리과로보낸다. 다 ) 처리과에서직접접수한문서가그소관에속하지아니하는경우에는이를지체없이문서과에보내어해당처리과에배부하도록요청하여야한다. 라 ) 행정기관의장은접수한문서가다른기관의소관사항인경우에는이를지체없이소관기관의장에게이송하여야한다. 2. 경유문서의처리요령 1) 경유문서의접수경유문서의접수절차도일반문서의접수절차와동일하다. 가 ) 문서과에서받은경유문서 (1) 수령한경유문서를기록물배부대장에기재하고, (2) 문서접수란에접수일시 ( 접수등록번호는기재하지아니함 ) 를기재한후 122 행정실무

129 제 3 장공문서관리 문서접수란이없는문서는두문의오른쪽여백또는뒷면에 행정업무의효율적운영에관한규정시행규칙 별표2에따른문서접수인을찍어기재한다. (3) 처리과에보낸다. 나 ) 처리과에서접수한경유문서 (1) 문서과로부터받은경유문서의문서접수란에접수등록번호를기재하고, (2) 처리과에서직접받은경유문서는문서접수란에접수일과접수등록번호를기재한후 문서접수란이없는문서는두문의오른쪽여백또는뒷면에행정업무의효율적운영에관한규정시행규칙 별표2에따른문서접수인을찍어기재한다. (3) 기록물등록대장에접수한다. 2) 경유문서의결재및처리가 ) 경유기관은접수한경유문서에대한검토를마친후다른경유기관의장또는최종수신자에게경유문서를첨부한결재권자의결재를받아경유기관의장의명의로발송하여야한다. 나 ) 경유기관의의견이있는때에는그의견을본문에표시하거나첨부하여보내야한다. 다 ) 경유기관의의견이없는경우에도경유문서를이송한다는내용으로결재권자의결재를받아경유기관의장의명의로발송하는문서에경유문서를첨부하여이송하여야한다. 3) 경유문서의반송및보완가 ) 경유기관의장은경유문서를최종적으로처리할권한이있는자가아니므로검토과정에서형식상, 내용상흠이있더라도이를이유로하여발신행정기관의장에게반송할수없다. 나 ) 또한, 경유문서에대하여수정또는보완요구를할수없다. 위에서설명한바와같이경유기관의장은경유문서에대한검토를하고, 이에대한의견이있는경우에는이를첨부하여경유절차를밟아보내야한다. 서울특별시소방학교 123

130 제 1 편행정업무운영실무 4) 경유문서의표시예시 경유문서는기안문및시행문의수신자란아래의 ( 경유 ) 란및제목에다음예시와같이표시하여야한다. 124 행정실무

131 제 3 장공문서관리 ( 예시 ) 행정기관명 수신 ( 경유 ) 이문서의경유기관의장은 ( 또는제1차경유기관의장은, 제2차경유기관의장은 ) 이고, 최종수신기관의장은 입니다. 제목경유문서의이송 ( 본문내용 ) 발신명의 서울특별시소방학교 125

132 제 1 편행정업무운영실무 [ 최초로보낸기관 ] 효자동 수신종로구청장 ( 총무과장 ) ( 경유 ) 이문서의제1차경유기관의장은종로구청장이고, 제2 차경유기관의장은서울특별시장이며, 최종수신기관의장은안전행정부장관입니다. 제목 ( 본문내용 ) 효자동장 [1 차경유기관처리예시 ] 종로구 수신서울특별시장 ( 총무과장 ) ( 경유 ) 이문서의제1차경유기관의장은종로구청장이고, 제2 차경유기관의장은서울특별시장이며, 최종수신기관의장은안전행정부장관입니다. 제목경유문서의이송 ( 본문내용 ) 붙임 1. 시행문 ( 효자동경유문서 ) 1부. 2. 의견서 1부 ( 있는경우에만첨부 ). 끝. 종로구청장 126 행정실무

133 제 3 장공문서관리 [2 차경유기관처리예시 ] 서울특별시 수신안전행정부장관 ( 총무과장 ) ( 경유 ) 이문서의제1차경유기관의장은종로구청장이고, 제2 차경유기관의장은서울특별시장이며, 최종수신기관의장은안전행정부장관입니다. 제목경유문서의이송 ( 본문내용 ) 붙임 1. 시행문 ( 효자동경유문서 ) 1부. 2. 시행문 ( 종로구경유문서 ) 1부. 3. 의견서 1부 ( 있는경우에만첨부 ). 끝. 서울특별시장 3. 접수문서의공람 ( 처리과 ) 접수문서에대한공람표시방법의변천과정을먼저살펴보자. 공문서공람표시방법의변천 전까지접수된문서에는공람서명을하였다 부터는중간보조자의공람서명을거침이없이결재권자의 선결 을받도록하였다. 다만, 결재권자는일상업무에관한문서로서그내용이경미할경우에는중간보고자로하여금처리하게할수있도록하였다 부터는 선결 이 선람 으로명칭이변경되었다. 이렇게변경한이유는접수된문서에대한공람은필요하나, 결재의의미는없기때문에 선람 + 결재 의미인 선결 을폐지하고, 그대신에 선람 만존속시킨것이다 부터는접수된문서에대한선람제도가폐지되고, 공람이필요한문서만공람하도록변경되었다. 종이문서는적당한여백에직위또는직급을쓰고공람 ( 서명 ) 하며, 전자문서는전자문서시스템에서공람하였다는기록이남도록하였다. 서울특별시소방학교 127

134 제 1 편행정업무운영실무 1) 접수문서는문서접수자가먼저기록물등록대장에기재한후문서접수란 ( 문서접수란이없는경우에는문서접수인을날인 ) 에접수등록번호와접수일시를기재하여처리담당자에게인계하는것으로종결하는것이원칙이다. 2) 공람대상문서접수문서는접수등록번호와접수일시를기재하고, 공람하지않는것이원칙이나, 다음에해당하는문서는공람할자의범위를정하여행정계통에따라순차적으로공람하게하거나병렬적으로공람하게할수있다. 가 ) 결재권자로부터처리지침을받아야할필요가있는문서나 ) 민원문서다 ) 행정기관간또는행정기관내보조기관또는보좌기관간업무협조에관한문서라 ) 접수된문서를처리하기위하여소관사항등형식적인면또는법률 예산등내용적인면에서미리검토할필요가있는문서마 ) 그밖에공무원의신상 ( 身上 ), 교육훈련등과관련하여공무원이개별적으로또는전체적으로알아야할필요가있는문서 3) 공람제외문서통계 설문조사등을위하여각기관으로부터취합하는문서는공람하지않는다. 4) 공람을하는결재권자는문서의처리기한및처리방법을지시할수있으며필요하다고인정하는때에는그처리담당자를따로지정할수있다. 5) 공람방법접수문서에대한공람방법은두가지이다. 종이문서와전자문서의공람방법이다르다. 가 ) 전자문서의공람방법전자문서는전자문서시스템내에서공람하였다는기록이유지되도록한다. 접수된전자문서자체에는공람할난이없으므로, 전자문서시스템내에서공람자의직위또는직급, 성명및공람일시등이자동으로표시되도록하여야한다. 128 행정실무

135 제 3 장공문서관리 나 ) 종이문서의공람방법 접수문서의적당한여백에공람할자의직위또는직급을표시하여공람 ( 서명 ) 을받는다. 공람방법의예시는다음과같으며, 접수문서의여백활용에따라선택적으로사용한다. < 예시1> [ 수평공람 ] ( 직위 / 직급및서명을한줄로 ) 지방행정주사보박 00 지방행정주사김 00 총무과장홍 00 총무국장전 00 < 예시 2> [ 수평공람 ] ( 직위 / 직급밑에서명 ) 지방행정주사보지방행정주사총무과장총무국장박00 김00 홍00순전00 < 예시 3> [ 수직공람 ] ( 직위 / 직급다음에서명 ) 총무국장 전00 총무과장 홍00 지방행정주사 김00 지방행정주사보박00 4. 접수문서에대한처리과명및담당자의표시여부기존에는접수문서에처리과명과담당자를표시하였으나, 부터는이를표시하지않고, 처리과명은접수등록번호 ( 처리과명 + 일련번호 ) 에서인식할수있으므로, 별도로처리과명을표시하는것을삭제한것이며, 담당자를접수문서에표시하지않고대신에기록물등록대장에업무담당자를표시하는것으로대체하였다. 서울특별시소방학교 129

136 제 1 편행정업무운영실무 제 4 장업무관리 제 1 절 주요용어정의 1. 업무관리시스템 (On-nara BPS) 사무관리규정 제3 조제14호에서는업무관리시스템을 행정기관이업무처리의전과정을과제관리카드및문서관리카드등을이용하여전자적으로관리하는시스템을말한다. 고정의하고있다. 온 - 나라시스템 : 업무관리시스템 (On-nara BPS) 정부업무관리시스템의새이름으로행정기관의업무처리전과정을 과제카드 및 문서관리카드 등을중심으로관리하여업무처리절차를표준화 체계화 통합화한시스템을말한다. 온 - 나라시스템 은 청와대업무관리시스템인 e 지원시스템 을시작으로하여, 부터행정자치부 ( 현안전행정부 ) 는하모니 (Hamoni) 라는명칭으로사용하였으며, 부터중앙부처의일부기관의시범운영을거쳤으며, 부처표준모델을개발하여 부터전부처가사용하고있다. 2. 일정관리하루의업무계획을과제별 시간대별로정리하여등록하며일정별업무실적을일지, 메모보고, 문서관리카드등의형태로정리하는기능이다. 과제를수행하는과제담당자, 업무관련자간에업무계획과실적등을공유함으로써업무수행의효율성을높인다. 3. 과제관리과제관리란정부가상시적으로수행하는모든업무를정부기능분류체계에따라분류하여과제카드를통해체계적으로관리하는것을말한다. 모든과제는과제카드를통하여관리되고, 과제추진실적 ( 일지 메모보고 문서등 ) 은카드에자동축적됨으로써과제담당자간정보공유와인수인계가용이해지고개인성과와정부업무평가의기초자료로활용이가능하다. 130 행정실무

137 제 4 장업무관리 4. 단위과제행정기관이늘수행하는업무를기능에따라분류하여관리하기위한최하위단위를말한다. 기관의직제와직제시행규칙에근거한업무의최소단위를말한다. 계획의수립 집행 평가와환류등일련의업무과정을통합적으로관리하는기본적인단위이다. 필요한경우에는생성, 변경, 종료가가능하다. 단위과제는현재수행하고있거나가까운장래에수행할예정인업무를포함한다. 이것은기능별분류이다. 5. 관리과제행정기관이성과목표달성을위하여계획된기간에추진하고자하는업무이다. 연도별성과관리시행계획상의주요과제로기관별전략목표를달성하기위한업무이다. 이것은목적별분류이다. 참고로단위과제와관리과제는서로연결되어관리된다. 6. 과제관리카드 행정기관의소관업무를기능및목적등의기준에따라구분하고, 과제담당자 내용및추진실적등을기록 관리하는카드를말한다. 7. 문서관리카드단위과제및관리과제의효율적인관리를위하여문서의작성 검토 결재 등록 시행 접수 활용등문서처리의모든과정을기록하는카드이다. 문서관리카드는보고서작성, 보고경로지정및처리과정에서제기된의견, 관련자료등을기록 관리하는카드이다. 문서처리과정을표준화하고, 의사결정과정을모두기록 유지하여행정의투명성과책임성을제고한다. 문서관리카드는과제와관련된의사결정을위해작성하는개별문건으로표제부, 보고경로부, 관리정보부, 시행부문서정보로구성되어있다. 8. 메모보고메모보고는의사결정과정이필요없는긴급한현안보고사항등을메모형태로전자보고할수있는기능이다. 메모보고는문서로서의효력은없으나과제카드의실적으로기록되고관리된다. 서울특별시소방학교 131

138 제 1 편행정업무운영실무 9. 회의관리 회의관리는기관내부에서정책결정등을위해개최되는회의를온라인상의표준화된시스템으로기록 관리함으로업무의효율성과회의결과의정보활용도를높이는기능이다. 10. 지시사항 장 차관및본부별각종지시사항의이행과정과실적을관리하는기능으로서구두지시, 직접지시, 관련지시로분류된다. 제 2 절 업무관리시스템 (On-nara BPS) 의구축 운영 1. 기본적인사항 1) 행정기관의장은업무처리의전과정을효율적으로관리하기위하여업무관리시스템을구축 운영하여야한다. 다만, 업무의성격그밖의특별한사유가있는경우에는그러하지아니하다 ( 규정제6조의2제1 항 ). 2) 안전행정부장관은행정기관의업무관리시스템구축 운영을지원하기위한계획을수립 시행할수있으며, 지원계획을수립하는경우에는관계행정기관의장에게관련자료및필요한의견의제출을요청할수있다 ( 규정제6조의2제 2항 / 규칙제2조의3제 1항 ). 업무관리시스템보급 활용 : 2007 년 1 월부터업무관리시스템인 온 - 나라시스템 이전중앙행정기관및일부광역시 도에보급 사용되어오다가, 2008 년 7 월부터전자결재및문서유통기능을통합한통합온 - 나라시스템 이시범운영을거쳐중앙행정기관과사용을희망하는광역시 도등에보급될예정임. 2. 시스템의구성업무관리시스템에는과제관리카드및문서관리카드등이포함되어야하고, 이들카드는공공기록물관리에관한법령이정하는바에따라관리하여야한다 ( 규정제6조의3 제1항및제5항 ). 132 행정실무

139 제 4 장업무관리 1) 과제관리카드가 ) 과제관리카드는행정기관의소관업무를기능및목적등의기준에따라구분하고, 과제담당자 내용및추진실적등을기록 관리할수있도록구성되어야한다 ( 규정제6조의3 제2항 ). 나 ) 과제관리카드에는표제부 실적관리 계획관리 품질관리 홍보관리 고객관리그밖에필요한사항이포함되어야한다. 다만, 행정기관의장이특별한사유가있다고인정하는경우에는일부사항을제외할수있다 ( 규칙제2조의3 제2항 ). < 과제분류체계이해하기 > 서울특별시소방학교 133

140 제 1 편행정업무운영실무 과제분류체계이해하기 업무관리시스템 ( 온 - 나라시스템 ) 은과제분류체계를기반으로하는시스템입니다. 과제를중심으로조직의역할과기능에적합한업무를정의하고, 업무별로세분화된목표를설정합니다. 목표를달성하기위하여과학적인전략과계획에따라업무를수행하게되며업무과정과결과는과제실적으로축적되어관리됩니다. 1. 과제의개념업무관리시스템 ( 온-나라시스템 ) 을활용하려면단위과제, 관리과제의의미를이해해야합니다. 과제는조직또는개인이수행하는일의최소단위를의미합니다. 가. 단위과제단위과제는직제를근거로부서내구체화된업무실적을관리하는단위입니다. 공무원이수행하는최소업무단위로계획수립 집행 평가등일련의업무과정을통합적으로관리하는기본적단위입니다. 단위과제에서추진한모든업무실적은 단위과제카드 에자동으로축적됩니다. 나. 관리과제관리과제는각부처의연도별전략목표를달성하기위한연두업무보고, 성과관리전략목표, 정책품질관리등을관리하는단위입니다. 2. 과제의분류과제분류는크게조직이수행하는일의단위인기능별분류와기관의연도별목표달성을위한관리과제등목적별분류및조직별분류로나뉩니다. 134 행정실무

141 제 4 장업무관리 가. 기능별과제분류정부조직법, 행정각부의직제및직제시행규칙에의한기관의기능을정책분야, 정책영역, 대기능, 중기능, 소기능, 단위과제의 6레벨로분류하며, 단위과제는기관고유, 유사기관공통, 각부처공통, 과단위공통의 4가지유형으로관리됩니다. 나. 목적별과제분류기관의연도별목표 ( 임무 ) 를달성하기위해전략목표를세우고그것을달성하기위한조직의성과목표, 관리과제등을구성합니다. 이를관리하기위해임무, 전략목표, 성과목표, 관리과제의 4레벨로분류합니다. 다. 조직별과제분류사용자가편리하게알아볼수있도록조직도를근간으로기능별분류체계의단위과제와목적별분류체계의관리과제가연결된상태를보여줍니다. 3. 과제분류체계의확인 과제분류체계를확인하려면 온 - 나라시스템 화면상단의 [ 과제관리 ] 메뉴를선택하고 아래그림좌측의과제분류체계를선택합니다. 서울특별시소방학교 135

142 제 1 편행정업무운영실무 위그림왼쪽의 [ 과제분류체계 ] 메뉴를선택하면아래그림과같이기능별 목적별 조직별과제분류를볼수있습니다. 2) 문서관리카드가 ) 문서관리카드는단위과제및관리과제의효율적인관리를위하여문서의작성 검토 결재 등록 시행 접수 활용등문서처리의모든과정을기록할수있도록 1기안한내용 2의사결정과정에서제기된의견, 수정된내용및지시사항 3 의사결정내용을포함하여구성되어야한다 ( 규정제6조의3제3항 ). 나 ) 문서관리카드는표제부 보고경로부 관리정보부 시행부 ( 문서를시행하는경우에한한다 ) 그밖에필요한사항이포함되어야한다. 다만, 행정기관의장이특별한사유가있다고인정하는경우에는일부사항을제외할수있다 ( 규칙제2조의3제 3항 ). 다 ) 업무관리시스템에서문서의기안은문서관리카드로할수있다. 이경우검토자 협조자및결재권자는보고경로부의의견란에의견을표시할수있고, 전결, 대결, 끝 의표시를생략할수있다 ( 규칙제2조의4제1 항및제2항 ). 라 ) 문서관리카드는당해문서관리카드에대한결재권자의전자문자서명및처리일자의표시에의한결재가있음으로써공문서로성립한다 ( 규정제6조의3제4 항 ). 136 행정실무

143 제 4 장업무관리 문서관리카드 ( 기안용 ) 문서정보 제목 2008 년도성과보고서작성보고와제출 과제명 단위 관리 성과관리및성과평가운영 관련정보 문서요지 국가재정법과국가회계법에의해작성한 2008년도성과보고서를본문과같이보고하오며, 기획제정부에제출하고자합니다. 본문 2008 년도성과보고서작성보고와제출 붙 임 2008년회계연도안전행정부성과보고서 ( )( 최종수정본 ).hwp 2008 성과보고서분석결과 ( ).hwp 성과관리재정운용현황 ( 최종수정 ).hwp 성과보고서성과지표달성도분석 ( ).hwp 성과보고서성과지표달성상세내역.hwp 경로정보 구분경로의견 / 지시처리결과이력 기안 2008년도성과보고서를붙임과같이보고하오며, 이를기획재정부에제출하고자합니다 :22: 검토 서면보고드린내용으로기재부에제출하고자합니다 :31:55 협조 :58:19 전결 :41:49 서울특별시소방학교 137

144 제 1 편행정업무운영실무 시행정보 발신기관명안전행정부발신명의 생산등록번호성과고객담당관 -700 공개여부 수신자 대국민공개 내부결재 ( 경유 ) 관리정보 열람범위기관열람제한설정안함 기관내부지식 온 - 나라지식나라 제 3 절 업무관리시스템의연계 행정기관의장은효율적인업무관리를위하여업무관리시스템을행정정보시스템및그밖의정부기능분류관련시스템과연계 운영하여야한다. 다만, 업무의성격그밖의특별한사유가있는경우에는그러하지아니하다 ( 규정제6조의4제1 항 ). 1. 정부기능분류시스템과연계 운영문서관리카드에의한보고, 메모보고, 일정등온-나라업무관리시스템에의한업무처리는정부기능분류시스템의단위과제및관리과제와연계운영되므로지속적인현행화가필요하다. 2. 관련시스템과연계운영 국정관리, 디지털예산회계시스템등 30 여개행정정보시스템과연계하여사용한다. 138 행정실무

145 제 4 장업무관리 < 연계후목표시스템 ( 중앙행정기관 )> 위그림은업무관리시스템고도화사업에서연계가확정된목표시스템임. 그후 2008 년하반기부터 입법안결재 는온 - 나라시스템과연계하여운영중임. 서울특별시소방학교 139

146 제 1 편행정업무운영실무 제 4 절 업무관리시스템의사용요령 1. 일정관리 1) 업무일정등록가 ) 과제담당자간, 내부관계자와공유할필요가있는업무는반드시시간대별로정리하여등록한다. 나 ) 일정등록시본인이수행하는단위 관리과제카드를선택하고, 일정을공유할사람을추가지정한다. 2) 업무실적등록가 ) 매일퇴근시간전후에일정에따른업무실적을일지로등록하여관리한다. 나 ) 메모보고, 문서관리카드는별도로일정을등록하지않아도업무실적 ( 일지등록 ) 으로자동등록되나, 가능하면일정등록후업무처리를한다. 3) 일정관리를함에있어유의사항가 ) 일지를등록한내용은단위 ( 관리 ) 과제카드에그대로등재되어기록 관리되므로건수위주의일지등록은지양한다. 나 ) 일정등록시반드시공유범위와공유자를정확히지정다 ) 부처전체에알릴필요가있는행사또는알림등의경우는 공지사항 을활용한다. 140 행정실무

147 제 4 장업무관리 라 ) 일정을등록하면서관련된과제를선택한후업무처리등을하는것이원칙이나불가피한사유에의하여관련된과제를선택할수없는경우에는일정종류를 [ 기타 ] 로설정하여사용한다. 예시 ) 과제실적으로축적은되지않음. 4) 바람직하지못한사례가 ) 회의에참석했다는것만기록하고, 주요내용, 주요쟁점사항등논의내용이없는사례 ( 제목만작성하고, 본문내용과붙임이없음 ) 나 ) 개인의일기형식으로작성한사례 5) 바람직한사례 가 ) 업무관련주요내용, 쟁점사항, 장애요인및개선방향등을기록한사례나 ) 제목, 본문내용, 일정공유, 실적등충실한사례 2. 과제카드작성 1) 과제카드의구성과제카드는다음 2가지종류가있다. 구분단위과제카드관리과제카드 정의작성대상구성요소 기능별분류체계에따른최하단의단위과제를수행하기위하여사용하는카드 기간이정해져있지않고상시수행하는업무로직제상존재하는모든업무 필수 : 표제부 실적관리선택 : 계획관리 홍보관리 고객관리 목적별분류체계에따른최하단의관리과제를수행하기위하여사용하는카드대통령업무보고, 품질관리대상과제, 성과관리전략목표과제등주요과제표제부 실적관리 계획관리 품질관리 홍보관리 고객관리부로구성 서울특별시소방학교 141

148 제 1 편행정업무운영실무 2) 과제카드를구성하는요소는다음과같다. 구분표제부실적관리부접수관리부계획관리부품질관리부홍보관리부고객관리부 주요내용 과제내용 취지, 과제이력, 담당자, 관계자, 관련과제등을관리 해당과제의일정 일지, 메모보고, 문서관리카드, 회의이력, 지시사항등을관리 타기관또는기관내타부서에서발송한전자문서를수신하여업무담당자가해당과제카드로등록한문서관리카드를관리 연두업무계획에대한일정준수여부및진도관리 품질관리대상과제 ( 정책 ) 에대한진행단계별점검사항과추진내용관리 해당과제에대한홍보실적 ( 보도자료배포, 홈페이지홍보등 ) 을관리 해당과제에대한고객정보를그룹별로관리 3) 과제카드작성시유의사항은가 ) 하나의과제에는하나의과제카드를만들어사용하고카드명칭은과제명칭을그대로사용하는것이원칙이며, 다만, 하나의카드로관리하기곤란하거나, 여러개의카드를만들어관리하는것이효율적인경우에만예외적으로복수의카드를만들어관리할수있다. 나 ) 각팀 ( 과 ) 별로지정된과제카드담당자가과제카드를작성, 만들어진과제카드별로지정된과제담당자만이해당과제의문서관리카드, 일정, 메모보고등실적기재는가능하다. 다 ) 과제카드별업무담당자는과제카드의표제 계획 품질 홍보 고객관리부를작성하여관리, 단위과제카드의경우, 계획 홍보 고객관리부는필요에따라선택하는사항이며, 기능분류시스템에서품질관리과제로등록된관리과제에한하여온-나라시스템에서 품질관리부 가활성화된다. 실적부는문서관리카드, 메모보고, 일지등록시자동등재라 ) 업무담당자가여럿인경우에는팀 ( 과 ) 장이과제카드를관리하는자를지정하도록한다. 142 행정실무

149 제 4 장업무관리 마 ) 조직개편 기능이관시기존팀에서수행하던과제카드는종결처리하고신규팀으로이관하여관리, 신규팀에서는동일내용의과제카드를신설 ( 종결처리되지않은과제카드의팀간이관은불가능 ) 한다. < 과제카드명칭부여방법 > 기본원칙 : 과제명 + ( 부가정보 ) 팀 ( 과 ) 별고유과제의부가정보표시방법 - 행정기관별또는업무진행상황별로과제카드를만들어관리하는경우 ( 예시 ) 수시포상 과제의경우 : 수시포상 ( 부 ), 수시포상 ( 처 청 ) 등으로명명 처리과공통과제의부가정보표시방법 - 부가정보로팀 ( 과 ) 명을표현 ( 예시 ) 국회업무일반 과제의경우 : 국회업무일반 ( 부내정보화팀 ), 국회업무일반 ( 성과관리팀 ) 등으로카드를명명 - 국립과학수사연구소총무과와이북5도위원회총무과는과명이같으므로부가정보에기관명병기 ( 예시 ) 국회업무일반 과제의경우 : 국회업무일반 ( 국립과학수사연구소총무과 ), 국회업무일반 ( 이북5도위원회총무과 ) 등으로카드를명명 4) 바람직하지못한사례와바람직한사례가 ) 표제부의과제명부분과제명만으로도과제의내용과유형, 담당부서등을파악할수있도록명확하게부여한다. 하나의과제에는하나의과제카드가바람직하다. 카드명은과제명을그대로사용한다. 서울특별시소방학교 143

150 제 1 편행정업무운영실무 < 바람직하지못한사례 > < 바람직한사례 > 과제카드명 교육 부내정보화교육실시 과제카드명 약사관련법령 약사관련법령제정 개정추진 과제카드명 온-나라시스템 온-나라시스템지방자치단체확산 나 ) 표제부의내용및취지부분업무를전혀모르는제3자가보더라도이과제가어떤취지와목적을가지고어떤내용의업무인지를파악할수있도록작성한다. < 바람직하지못한사례 > * 과제내용및취지에카드명을거의그대로쓴경우과제카드명경력개발프로그램지원내용및취지경력개발프로그램지원에관한업무전반 < 바람직한사례 1> * 과제의목적, 내용, 기대효과등을일목요연하게정리한경우 과제카드명경력개발프로그램지원 내용및취지 1. 목적 : 작은보직변경으로인한전문성부족을보완함으로써전문인력을체계적으로양성 2. 주요내용가. 구성원의학력, 전공, 경력등을감안하여개인별전문분야지정나. 개인별전문분야내에서보직관리실시 3. 기대효과 : 전문인력양성으로생산성제고와서비스질향상 144 행정실무

151 제 4 장업무관리 < 바람직한사례 2> 과제카드명 내용및취지 10 개혁신도시건설추진 1. 목적 : 공공기관지방이전을계기로수도권과지방의균형발전을도모하고, 지역발전추진 2. 주요내용가. 혁신도시개발예정지구지정나. 혁신도시개발계획및세부실시계획수립다. 혁신도시건설공사착수라. 부동산투기방지와난개발방지대책수립 시행 3. 기대효과가. 수도권인구집중완화를통해수도권질적발전의계기마련나. 지방의자립역량강화 < 바람직한사례 3> 과제카드명교육용정책사례개발 1. 내용가. 정책사례개발은정부수립이후처음시도하는사업으로서공무원이기존의정책수립과집행등정책추진과정에서학습할교육용사례개발임. 나. 공무원에게문제해결형 현장중심형등사례중심의정책품질교육을실시하기위한사례개발임. 내용및취지 2. 취지가. 교육방법중가장효과가큰것은사례교육이나, 사례중심과실무중심의교재가없는실정인바, 이를감안하여중앙공무원교육원이 2006 년부터정책사례개발을추진하게됨. 나. 공무원들이기존의정책수립과집행등정책추진과정에서성공요인과실패요인을분석하고, 집단토론과발표를하며, 다. 정책적시사점과교훈을학습함으로써공무원의정책관리능력을제고하여라. 향후유사한정책추진시정책실패를방지하며, 정책품질을높임으로써국민의삶의질을향상시키며, 일잘하는정부, 국민으로부터신뢰받는정부를구현하기위함. 3. 기대효과가. 정책사례중심의교육확산전망나. 공무원의정책관리능력함양에기여다. 정책실패방지와품질높은정책수립에기여라. 국민의부담경감과국가경쟁력제고마. 학계등에정책사례교육의획기적변화기대 서울특별시소방학교 145

152 제 1 편행정업무운영실무 다 ) 표제부의과제이력부분과제의시작 ( 계기 ) 에서부터종류에이르는이력을파악할수있도록작성한다. 대통령지시에의해생성된경우, 해당지시사항을연결한경우, 다른부서에서이관된과제인경우, 이전부서와이관사유등을명시한다. 과제종료시에도종료계기와사유를명확히기록으로남긴다. * 단순한추진실적을기재한경우 < 바람직하지못한사례 1> 과제카드명 과제이력 교통체계효율화사업추진 : 관계부처협의 2 회 : 연구용역실시 * 과제카드작성시점을이력에등록한사례 과제카드명재해예방대책수립 시행 < 바람직하지못한사례 2> 과제이력 : 카드신규등록 * 과제발생계기와이력을명확하게기재한사례 과제카드명 과제이력 교통체계효율화사업추진 < 바람직한사례 1> : 과학기술기본계획 (2002~06) 신규사업으로반영 : 국가교통핵심기술개발사업기본계획 (2003~07) 수립 : 국가교통핵심기술개발 2 단계기본계획수립 : 교통체계효율화사업으로재편성 * 과제발생계기와이력을명확하게기재한사례 < 바람직한사례 2> 과제카드명 과제이력 기술사제도개선 : 기술사제도개선방안마련 ( 대통령지시사항 ) : 기술사제도개선방안확정 ( 국무총리보고 ) : 기술사법개정추진중 146 행정실무

153 제 4 장업무관리 < 바람직한사례 3> * 과제발생계기와이력을명확하게기재한사례과제카드명교육용정책사례개발 1. 추진배경가. 대통령의정책품질관리제도도입지시 ( 제25회국무회의 ) 나. 교육훈련을통한공무원역량강화방안보고 ( 국정과제회의 ) 다. 정책품질관리규정제정 ( 국무총리훈령제462호 ) 라. 공무원교육훈련개선방안마련과국무총리의 " 사례학습대폭강화지시 "( ) 과제이력 2. 추진과정가. 정책사례개발추진을위한전문가자문간담회개최 ( ) 나. 정책사례개발사업추진계획수립 ( ) 다. 정책사례개발연구용역심의소위원회구성 ( ) 라. 정책사례개발사업추진로드맵보고 ( ) 마. 정책사례개발공개응모실시 ( ~4.) 및심사 시상 ( ~6.) 바. 정책사례개발연구원채용 ( 비공무원계약직 )( ~6.) 사. 정책사례개발기본계획보고 ( ) 아. [ 품질높은정책실수로부터배운다 ] 정책사례집발간과배포 ( ~6.18) 자. 정책사례개발연구용역계약체결과연구용역실시 ( 대형 5건, 소형11건 ) ( ~12.29) 차. 정책연구용역평가전문위원단구성 ( ) 카. 정책사례개발추진단 (TF) 조직개편 ( ) 타. 정책사례개발연구용역착수보고회, 중간보고회, 최종보고회개최및결과보고 ( 과제별일정에맞추어진행 ) 파. 정책사례개발연구용역소형과제 11건완료 ( ) 하. 정책사례개발연구용역대형과제 5건완료 ( ) 거. 정책사례개발결과물활용방안 1차토론회개최 ( ) 라 ) 표제부의과제담당자부분이부분은주체적업무수행자로, 과제담당자 만이해당과제의문서관리카드, 일정, 메모보고등의작성이가능하다. 과제담당여부와무관하게부서원전체를과제담당자로등록하는행위는지양해야한다. 서울특별시소방학교 147

154 제 1 편행정업무운영실무 과제담당자 < 바람직하지못한사례 > 과제와무관한부서원을무작위로등록한사례 부서 직위 ( 직급 ) 성명 등록일 정보화팀 팀장 최팀장 정보화팀 서기관 이전산 정보화팀 전산사무관 정보통 정보화팀 행정사무관 강행군 정보화팀 전산주사 홍길동 정보화팀 행정주사보 나대로 정보화팀 기능9급 신나라 과제담당자 < 바람직한사례 > 과제담당자만을선별적으로등록한사례 부서 직위 ( 직급 ) 성명 등록일 정보화팀 서기관 이전산 정보화팀 전산사무관 정보통 정보화팀 전산주사 홍길동 마 ) 표제부의내부관계자부분 이부분은본인의업무와관련이있는기관의내부의다른부서원을등록하는부분이다. 과제담당자 < 바람직하지못한사례 1 > 같은부서원을내부관계자로등록한사례 부서 직위 ( 직급 ) 성명 등록일 정보화팀 전산사무관 정보통 정보화팀 서기관 이전산 과제담당자 < 바람직하지못한사례 2 > 해당부서의상급자를내부관계자로등록한사례 부서직위 ( 직급 ) 성명등록일 정보화팀팀장최팀장 부서 직위 ( 직급 ) 성명 등록일 재정국 국장 김혁신 부차관 박경제 부장관 최나라 행정실무

155 제 4 장업무관리 바 ) 표제부의문서정보부분이부분은문서번호, 열람범위, 공개여부로구성된다. 여기서문서번호는처리부서명과연도별등록일련번호로생성되고, 열람범위는같은소속기관의공무원을대상으로하여부서단위, 기관단위로열람범위를구분하여지정하며, 공개여부라는국민이정보공개를청구하였을때를대비하여공개, 부분공개, 비공개중 1개를지정하고, 부분공개, 비공개일경우, 그사유에해당되는번호 ( 비밀정보는제1호, 개인정보는제6호, 법인정보는제7 호등 ) 를 1개또는 2개이상을지정한다. 3. 문서관리카드에의한보고 1) 문서관리카드의작성가 ) 중앙행정기관및그소속기관은업무관리시스템의문서관리카드로문서를작성함을원칙으로한다. 다만, 업무의특수성, 그밖에특수한사정이있는경우에는그러하지아니한다. 나 ) 문서관리카드작성시본문을열람하지않고도문서의작성목적, 내용등이파악되도록해당과제, 문서취지, 정보출처등을선택및작성한다. 다 ) 검토 협조 결재권자가결재과정상검토의견을기록함으로써의사결정의이력을관리한다. 라 ) 문서관리카드에는제목 관련과제명칭 정보출처 기안한내용 보고경로 의사결정과정에서제기된의견, 수정된내용및지시사항 의사결정내용 공개여부등의사항이포함되어야한다. 2) 문서관리카드검토 ( 보고 ) 결재가 ) 보고자는기안부서의보고순서 ( 직계라인의수직경로 ) 와협조부서의협조순서 ( 방계라인의수평경로 ) 를잘확인하여결재를올려야한다. 순서는기안부서의상급자의검토 ( 보고 ) 를받고같은직위에있는부서의상급자의협조를받는다. 나 ) 검토자나결재권자는보고자에게지시하는경우 시행, 재검토, 중단 중선택하고, 중간검토자는언제든지결재경로의추가 변경이가능하다. 서울특별시소방학교 149

156 제 1 편행정업무운영실무 구분주요내용시행문서의내용대로시행 ( 문서를내부결재로종료하거나, 다른기관에시행문발송 ) 재검토문서의내용을보완하고보고경로를수정하여다시결재상신중단폐기다 ) 회의관리에서등록된회의에상정하는안건인경우반드시결재경로에반영하고, 회의에서원안통과한경우별도의대면결재없이다음보고로결재추진하며, 수정통과한경우기안자가보완한후통상적인결재경로에따라추진 ( 협조생략가능 ) 하고, 다만, 등록회의에재심의를받을필요가있는사항은재상정할수있다. 기안자 원안통과 최종결재권자 검토자 ( 팀장 or 본부장 ) 정책조정회의 수정통과 기안자 최종결재권자 검토자 ( 협조자지정불필요 ) 3) 문서관리카드작성과검토시유의사항가 ) 문서관리카드의제목은보고서의내용을충실하게나타낼수있도록표시하여야하고, 문서관리카드제목, 본문파일명, 보고서제목이일치되도록작성한다. 나 ) 문서작성시정보출처와보고경위를명확하게작성하며, 정보출처는관련문서관리카드, 지시사항등을선택하거나관련민원, 언론보도등을직접입력하고, 문서취지는보고서의작성계기와보고목적, 보고과정등을적절하게요약하여정리한다. 다 ) 보고경로를적절하게설정하며, 보고경로를설정함에있어위임전결규정을준수하여기관장에대한보고를최소화하고, 보고경로에위치하는자의직무 권한등을고려하여 보고 협조 병렬협조 등을적절하게설정하되, 문서처리과정에관한정보의공유가필요한자를 공유 로지정한다. 또한, 검토자는상급자에게계 150 행정실무

157 제 4 장업무관리 속보고하는경우 보고, 작성자에게반려하는경우재검토등 지시, 협조자는 동의또는반대의견을기재해야한다. 라 ) 문서관리정보를적절히설정하며, 문서의보안, 공유필요성등을검토하여열람 범위를지정하고, 공개여부의부분공개또는비공개의경우 공공기관의정보공 개에관한법률 에해당하는각호의칸을체크해야한다. 4) 바람직하지못한사례 가 ) 제목이불분명하여구체적으로어떤내용인지알수가없고, 제목과본문파일명 이일치하지않는사례 제목 2007 위민넷운용보고 제목 한국금융연구원감사보고 본문 본문.hwp[40k] 본문 감사보고서.hwp[46k] 나 ) 관련성이없는과제를연결한사례 제목 1997 재래시장홍보방송추진계획 과제명 [ 단위 ] 일반서무행정관리 다 ) 전문용어, 구체적인명, 지명, 업무활용처등을등록한사례 제목 1997 인권상황실태조사계획 검색어 비정규직, 파산면책자, 성차별 제목 지구대기감사관측망지도 점검결과보고 검색어 자외선, 산성비, 오존 라 ) 정보출처를등록하지않는사례 제목 온-나라시스템소속기관확산 정보출처 마 ) 문서요지를잘못작성한사례 ( 제목을그대로인용한사례 ) 제목 2007 지방총액인건비제시행계획보고 문서요지 2007년지방총액인건비시행계획에관한보고입니다. 문서요지에는보고목적, 보고되기까지의과정을절적하게요약정리 서울특별시소방학교 151

158 제 1 편행정업무운영실무 바 ) 본문내용을단순요약한사례 제목 2007 도개도국지원사업시행계획안보고 문서요지 2007 도개도국지원사업시행계획안을보고드립니다. < 사업개요 > 사업비 : 10 억원 파견규모 : 30 명내외 파견기간 : 1 년 파견기관 : 아시아, 중동, 아프리카등개도국의대학및연구기관 본문내용의단순요약이나목차의중복정리는지양사 ) 경로부의기안자의기안의견, 검토자의검토 ( 지시 ) 의견, 협조자의협조의견, 결재권자의지시의견이없거나구체적인내용이결여된사례 구분경로의견 / 지시 행정사무관 검토병렬협조병렬협조협조검토결재 팀장 팀장 팀장 본부장 차장 청장 열심히추진하겠습니다. 수고하셨습니다. 5) 바람직한사례 다음은기안자의의견, 중간검토자의의견, 협조자의의견, 결재권자의의견이구체적이고충실한사례이다. 152 행정실무

159 제 4 장업무관리 구분경로의견 / 지시 기안검토검토협조결재 행정사무관 팀장 교수 일반직고위공무원 원장 정책사례개발재정사업자율평가관련검토보고입니다. 재정사업자율평가가잘이루어지고아울러정책사례개발의효과가최대한나타나도록세부점검항목개발등자율적인노력을계속추진하시기바람. 재정사업자율평가서평가항목을신중하게검토하여기재하는것이중요할것같습니다. 2006년도정책사례개발의목적은선개발이며활용은금년도임을분명히설명하여야할것입니다. 성과부분에대해항상유념하여기술해주세요. 4. 메모보고 1) 대상 업무를수행할때의사결정과정이필요없는현안사항등을공지하거나일정한사안에대하여의견수렴이필요한경우 2) 메모보고에포함되어야할사항 제목, 관련과제명, 정보출처, 보고내용, 수신자등 3) 보고요령 본문내용 에보고의핵심내용을정리하여보고내용전체를알수있도록하고, 구체적인세부사항은붙임을활용하고, 가능한한서두, 주요골자, 협조사항등일정한형식을활용한다. 충분한의사전달이이루어지도록해당업무관계자들을동시에수신자로지정하고필요시메모보고받은사람이수신자추가가가능하도록시스템이구현되어있다. 서울특별시소방학교 153

160 제 1 편행정업무운영실무 4) 바람직하지못한사례 가 ) 업무와관련없는개인적인용도로활용한사례 서울 - 대구간 KTX 기차표입니다. 날짜는 3 월 31 일, 시간은 14:40 분입니다. 필요하신분은연락주시기바랍니다. 나 ) 문서관리카드로작성해야할사항을메모보고로처리한사례메모보고작성형식 ( 예 ) 1. ㅇㅇㅇ과관련된보고입니다. 2. 주요골자ㅇ 3. 조치필요사항ㅇ 4. 협조사항ㅇ 다 ) 기관별자체 위임전결규정 을위반하여상향보고한사례라 ) 자료수집이나단순공지사항을메모보고로한사례마 ) 단순한일정 일지사항을메모보고로처리한사례바 ) 개인적인일을메모보고로올린사례 5. 회의관리 1) 원칙행정기관의내부에서의사결정을하기위하여주기적으로개최되는회의로회의참석자, 안건및회의결과등을업무관리시스템에등록하여관리하여야한다. 2) 관리요령가 ) 행정기관의장은그기관의회의를효율적으로관리하기위하여회의별로관리자를지정하여야한다. 154 행정실무

161 제 4 장업무관리 나 ) 회의관리자는회의등록, 안건채택및회의결과등록등회의운영과관련된사항을기록 관리하여야한다. 다 ) 업무관리시스템상의 회의관리 메뉴에서회의를관리하기위한 회의체 를만든후각회의체에해당하는회의를운영한다. 예를들면, 정책조정회의를만들었다면그아래 제1차정책조정회의, 제2차정책조정회의... 등으로순차적으로표시하여관리하고, 라 ) 문서관리카드 를안건으로상정할경우보고경로에 회의 를지정하여안건상정한다. 상정된안건중회의관리자에의해채택된안건은회의를통해의견을교환한후안건결과와회의결과가차례로실적으로등록된다. 3) 유의사항가 ) 회의의등록및관리순서를준수하여원활한회의관리를한다. (1) 회의체등록하기 ( 회의체관리자 ) (2) 회의등록 ( 회의관리자 ) (3) 안건상정하기 ( 회의관리자 ) (4) 안건채택하기 (5) 안건 회의결과등록 ( 회의관리자 ) 나 ) 회의안건은직접안건을상정하거나문서관리카드에서해당회의체의회의를보고경로로지정하며, 서울특별시소방학교 155

162 제 1 편행정업무운영실무 (1) 회의가필요한경우, PC 등에서작성한안건을그대로상정또는작성한문서관리카드자체를안건으로상정하고, (2) 안건이확정된경우, 문서관리카드의안건결과는수정이불가하며, (3) 회의결과등록시각각의안건에대한안건결과를먼저등록한후최종적으로회의결과를등록한다. 6. 지시사항 1) 원칙행정기관의장은업무상지시할사항이있는경우에는지시내용, 처리시한, 이행부서및담당자등을지시사항카드에등록하여그이행상황및추진실적을관리하여야한다. < 지시사항처리순서 > 2) 유형장 차관및본부, 팀별각종지시사항의이행과정과실적을관리하여구두지시, 직접지시, 관련지시등으로구분한다. 가 ) 구두지시 : 간부회의등을통해구두로지시한경우나 ) 직접지시 : 지시권한자가시스템에서직접지시를입력한경우다 ) 관련지시 : 문서관리카드를검토중지시권한자가관련지시를입력하는경우 156 행정실무

163 제 4 장업무관리 3) 활용요령가급적 직접지시 또는 관련지시 를활용해야한다. 종전의구두지시를지양하고시스템을통한직접지시또는관련지시를활용해야하고, 장 차관이외중간간부들도직접지시및이행상황을수시확인토록하여야한다. 4) 유의사항가 ) 지시사항의주관이행자와협조이행자를지정해야한다. 등록권한은지시자, 시스템관리자와기관지시사항관리자에게만있다. 나 ) 주관이행자는한사람만지정하고, 부서배정에이견이있는경우부서재배정요청한다. 다 ) 지시사항이행기간은업무별로자율적으로설정한다. 지시사항기관관리자는지시사항의신속한이행및이행상황을수시점검하여지시사항카드의추진구분 ( 문제, 지연, 원활 ), 소요예산등을현행화하도록노력하여야한다. 7. 정보관리 1) 원칙공무원은업무수행과관련된정보를적극적으로수집 분석하여야하며, 수집된정보를전자적으로관리하여야한다. 2) 관리요령가 ) 수집된정보중의제화등조치가필요한사항은문서관리카드또는메모보고를통하여보고하여야하고, 나 ) 행정기관의장은그기관의정보가효율적으로관리되고공유될수있도록정보관리실태를점검하고의제화등필요한조치를하여야한다. 서울특별시소방학교 157

164 제 1 편행정업무운영실무 제 5 절 업무관리시스템등과행정정보시스템간연계 1. 업무관리시스템의개념 행정기관이업무처리의모든과정을과제관리카드및문서관리카드등을이용하여전자적으로관리하는시스템을말한다. 2. 전자문서시스템의개념 문서의기안 검토 협조 결재 등록 시행 분류 편철 보관 보존 이관 접수 배부 공람 검색 활용등문서의모든처리절차가전자적으로처리되는시스템을말한다. 3. 행정정보시스템의개념 행정기관이행정정보를생산 수집 가공 저장 검색 제공 송신 수신및활용하기위한하드웨어 소프트웨어 데이터베이스와처리절차등을통합한시스템을말한다. 4. 두시스템간연계 행정기관의장은자체적으로운영 관리하고있는행정정보시스템을업무관리시스템이나전자문서시스템등과연계하여행정정보를공동활용하는등의조치를취하여야한다. 제 6 절 업무관리시스템등의표준관리 1. 규격 유통및연계표준제정안전행정부장관은다음의표준을정하여야한다. 다만, 산업표준화법 에따른한국산업표준이제정되어있는사항에대하여는그표준에따른다. 1) 업무관리시스템의규격에관한표준과업무관리시스템을이용한전자문서등의유통에관한표준 158 행정실무

165 제 4 장업무관리 2) 전자문서시스템의규격에관한표준과전자문서시스템을이용한전자문서등의유통에관한표준 3) 업무관리시스템또는전자문서시스템과행정정보시스템간연계를위한표준 2. 규격 유통및연계표준고시 안전행정부장관은업무관리시스템등의규격 유통및연계에관한표준을정하면이를관보에고시하고인터넷에게시하여야한다. 3. 표준에적합한시스템사용행정기관의장은특별한사유가없으면고시된표준과 공공기록물관리에관한법률 제39조에따른표준에적합한업무관리시스템이나전자문서시스템을구축 운영하여야한다. 제 7 절 정부전자문서유통지원센터 1. 센터설치및기능수행 안전행정부장관은행정기관간전자문서의원활한유통을지원하기위하여안전행정부에정부전자문서유통지원센터 ( 이하 센터 라함 ) 를둔다. 2. 센터는다음업무를수행한다. 1) 전자문서의원활한유통을위한지원과유통및연계에관한표준등의운영 2) 전자문서의효율적인유통을위한프로그램의개발및보급 3) 전자문서의유통시발생하는장애를복구하기위한지원 4) 유통되는전자문서의위조 변조 훼손또는유출을방지하기위한보호대책마련 서울특별시소방학교 159

166 제 1 편행정업무운영실무 3. 센터운영에필요한사항 1) 센터를관리하는자는센터의시스템이정상적으로가동되도록관리하여야하며, 유통되는전자문서및행정정보가위조 변조 훼손또는유출되지아니하도록적절한보호대책을강구하여야한다. 2) 센터의관리자는원활한전자문서유통을지원하기위하여필요한경우테스트문서를발송하여행정기관간정상적문서유통여부를확인하여야한다. 3) 센터의관리자는전자문서유통상의장애가발생하거나시스템간문제가발생하는경우에는각행정기관의전자문서시스템의관리자에게시스템관련정보를요청할수있다. 4) 안전행정부장관은센터업무의일부를수행하는행정기관에대하여기술적인지원을할수있다. 5) 센터의관리자와센터업무의일부를수행하는행정기관의전자문서유통지원업무를담당하는자의역할및센터의이용절차등에관하여필요한세부사항은안전행정부장관이정한다. 160 행정실무

167 제 1 편행정업무운영실무 제 5 장서식관리 제 1 절 서식의의의 1. 서식의개념서식이란장기간에걸쳐반복되는업무와관련하여행정상의필요사항을기재할수있도록도안한일정한형식또는그업무용지를말한다. 서식은상자형 비상자형또는기안문서형태를이용하여글씨의크기, 항목간의간격, 기재할여백의크기등을균형있게조절하여사용하기편리하도록제정한다. 2. 서식의종류 1) 법령서식법률 대통령령 총리령 부령 조례 규칙등법령으로정한서식을말한다. 2) 일반서식법령서식을제외한모든서식을말한다. 3. 서식의제정 1) 제정원칙행정기관에서장기간에걸쳐반복적으로사용하는문서로서정형화할수있는문서는특별한사유가없으면서식으로정하여사용한다. 2) 제정방법가 ) 법령으로제정하는경우 : 1 국민의권리 의무와직접관련되는사항을기재사항으로정하는서식, 2 인가, 허가, 승인등민원에관계되는서식, 3 행정기관 서울특별시소방학교 161

168 제 1 편행정업무운영실무 에서공통적으로사용하는서식중중요한서식나 ) 고시 훈령 예규등으로제정하는경우 : 법령으로정하여야하는서식가운데법령에서고시등으로정하도록한경우와그밖의특별한사유가있는경우에는고시 훈령 예규등으로정할수있다. 또한, 법령으로정하지않아도되는서식은고시 훈령 예규등으로정할수있다. 제 2 절 서식의설계 1. 일반원칙 1) 용지의규격서식에사용되는용지의규격은 A4(210mm 297mm) 를기본으로하되, 부득이한경우에는한국산업표준 (KS) 에따른 A열또는 B열용지를사용한다. 다만, 증표류또는컴퓨터에의한기록서식등그밖에특별한사유가있으면그에적합한규격용지를사용할수있다. < 한국산업표준에따른용지의규격 > A 열 B 열 A0 A1 A2 A3 A4 A5 A6 A7 A8 A9 A mm ,189 mm B0 B1 B2 B3 B4 B5 B6 B7 B8 B9 B10 1,030 mm ,456 mm 1, 행정실무

169 제 5 장서식관리 2) 기입항목의식별이용이하도록설계서식은글씨의크기, 항목간의간격, 적어넣을칸의크기등을균형있게조절하여서식에적을사항을쉽게알수있도록설계한다. 3) 쉬운용어사용및필수항목설계서식에는누구나쉽게이해할수있는용어를사용하여설계하여야하며, 불필요하거나활용도가낮은항목을넣어서는아니된다. 4) 기안 ( 시행 ) 문겸용설계서식은특별한사유가없으면서식자체를기안문및시행문으로갈음할수있도록생산등록번호 접수등록번호 수신자 시행일및접수일등의항목을넣어설계한다. 5) 서명또는날인의선택적설계법령에서반드시도장을찍도록정하고있지아니하면서명이나날인을선택할수있도록설계한다. 6) 행정기관의이미지제고서식에는가능하면행정기관의로고 상징 마크 홍보문구등을표시하여행정기관의이미지를높일수있도록한다. 7) 민원서식의설계민원서식은그민원업무의처리흐름도, 처리기간, 전자적처리가가능한지등을표시하여민원인의편의를도모하여야하고, 음성정보나영상정보등을수록하거나연계한바코드등을표기할수있다. 8) 용지의규격및지질표시서식에는용지의규격과지질을표시하여야한다. 이경우용지의지질및단위당중량은 1 서식의사용목적, 2 보존기간및보존방법, 3 기재방법, 4 복사방법및매수, 5 사용빈도, 6 사무자동화기기활용여부등과함께용지의용도별지질기준 ( 규칙별표 3) 에따라정한다. 서울특별시소방학교 163

170 제 1 편행정업무운영실무 < 용지의용도별지질기준 > 연번용지의용도지질 ( 중량 ) 비치카드 상장 통지서 ( 엽서 ) 임용장, 휴대또는게시하는각종증서등 보존기간이 20 년이상인서식, 보존기간이 10 년이상인문서 간행물등 보존기간이 20 년미만인서식, 보존기간이 10 년미만인문서 간행물등 백상지 (150g/ m2 ) 백상지 (120g/ m2 ) 또는백상지 (80g/ m2 ) 백상지 (80g/ m2 ) 4 각종민원신청서및신고서 통지서 백상지 (80g/ m2 ) 중질지 (80g/ m2 ) 또는 9) 전자문서의서식설계 전자문서의서식은 전자정부법시행령 제 24 조에따른다. 제24조 ( 전자문서의서식 ) 1 행정기관등의장은법제25조제2항에따라전자문서의서식을마련하는경우에는기존서식을활용하되가능하면도표나선분 ( 線分 ) 등을사용하지아니하여야하며, 수수료 구비서류 처리절차및처리기간등인터넷을통하여안내할수있는부분을포함시키지아니하여야한다. 2 행정기관등의장은제1항의전자문서의서식에도불구하고전자민원창구또는통합전자민원창구에서직접내용을적도록하는전자문서의서식을따로사용할수있다. 3 행정기관등의장이제1항또는제2항의전자문서의서식을해당행정기관등의전자민원창구또는통합전자민원창구에서제공하는경우에는해당전자문서의서식이관계법률 대통령령 총리령 부령 조례 규칙등 ( 이하 법령등 이라한다 ) 에서정한종이문서의서식을갈음하여사용될수있다는사실을그전자문서의서식아랫부분에분명히밝혀야한다. 164 행정실무

171 제 5 장서식관리 2. 서식의설계기준 구분 1. 기본형식 2. 용지여백 3. 항목란 4. 표 설계기준가. 영제28조제3항에따라기안문과시행문을갈음하는서식은별지제1호서식의형식으로작성한다. 나. 그밖의각종신청서, 증명서등의서식에는접수 ( 발급 ) 번호, 접수일, 발급일등의해당사항과전자적처리가가능한지를표시한다. 예 ) 전자적처리가능여부표시문안예시 : 민원24( 에서도신청할수있습니다. 다. 모든서식에는그서식에관한기본정보 ( 근거법령등과서식호수 ) 를표시하여야한다. 상단및좌우측은 20mm, 하단은 10mm로하되, 필요한경우프린터로출력가능한범위에서확대하거나축소할수있다. 가. 전자정부법 제 36조제1항에따른행정정보의공동이용을통하여해당정보의내용을확인할수있는경우에는첨부서류를따로받지않도록하는내용에관한항목을둔다. 나. 주민등록번호란은생년월일란으로대체하여사용하고등록기준지란은만들지않되, 행정정보공동이용을통한정보의확인, 신원조회등꼭필요한경우에만주민등록번호란또는등록기준지란을만들수있다. 다. 주소변경시법령에서신고등을하도록규정하지않은경우, 허가증 인가증 자격증 신고필증등의서식에는주소란을두지아니한다. 라. 비고란은별도로적을내용이있는경우에만둔다. 마. 항목의구분에따른하위항목은위계에따라배열하되 3단계를초과할수없다. 바. 항목의일련번호 (1 등 ) 는적지아니하되, 필요에따라적는경우에는왼쪽에서오른쪽으로, 위에서아래의순서로적는다. 사. 계산이필요한숫자란은계산순서를고려하여상 하 좌 우로배열하고계산부호를붙일수있다. 아. 특별한사유가없는경우에는글자별, 숫자별구획은만들지않는다. 가. 쉽게인지할수있고행정정보시스템등에서문답식선택적입력방식을쉽게채택할수있도록유사한성격의항목을하나로모아표로구분한다. 예 ) 표와표사이에는 1mm의간격을두되, 지면상공간확보가어려운경우에는간격을 0.5mm까지조정할수있다. 서울특별시소방학교 165

172 제 1 편행정업무운영실무 구분 4. 표 5. 선 6. 칸 7. 글자 설계기준나. 다음의표는위에서부터아래로순서대로배치하되필요한경우표를생략하거나그위치를조정할수있다. 1) 접수 ( 발급 ) 번호 접수일 발급 ( 발행 ) 일 처리기간 : 상단서식명칭다음줄 2) 신청인인적사항 : 접수 ( 발급 ) 번호표다음줄 3) 신청내용 : 신청인인적사항표다음줄다. 다음의표는서식의앞쪽또는뒤쪽아래에서부터위로순서대로배치하되, 필요한경우표를생략하거나그위치를조정할수있다. 1) 업무처리절차 : 서식용지의규격및지질표시위 2) 작성방법 : 업무처리절차표윗줄 3) 유의사항 : 작성방법표윗줄 4) 행정정보공동이용동의서 : 유의사항표윗줄 5) 첨부서류 수수료 : 행정정보공동이용동의서표윗줄가. 선은기본적으로실선을사용하되절취선은점선으로표시한다. 나. 선의굵기는 0.12mm를기본으로하되, 예외로정하는항목은다음과같다. 1) 표의좌 우측테두리 : 표시하지않음 2) 귀하 또는 신청인, 서명또는인 다음의마감선과절취선 : 0.7mm다. 선의색상은회색을기본으로하되, 표의상 하테두리선은검정색으로한다. 가. 한칸의높이는 8.5mm로하는것을원칙으로하되, 주소등과같이정보량이비교적많은항목의경우에는 8.5mm의배수로할수있다. 나. 칸은불규칙적배열을방지하기위하여설정한가상의세로기준선에따라일정한폭으로구분하되, 성명란은한글 15자이상, 주민등록번호란은한글 7자이상쓸수있는공간을확보한다. 다. 바탕색은기본적으로흰색을사용하고공무원이작성하는칸과작성방법등알림항목의제목칸은회색으로하되, 필요한경우부분적으로적절한명도와채도의색상을사용할수있다. 가. 글자는줄또는칸의왼쪽부터쓰되, 예외로정하는항목은다음과같다. 1) 서식명칭 : 가운데 2) 기입란을구분하는선이없는칸의제목 : 왼쪽상단 3) 항목제목을적은칸 : 가운데 4) 제출연월일, 서명또는날인 : 오른쪽 166 행정실무

173 제 5 장서식관리 구분 7. 글자 8. 한글과병기하는외국글자 9. 특수기호 설계기준나. 서식명칭의글꼴은견고딕으로하고그외의글자는돋움체로하되, 필요한경우다른글꼴을사용할수있다. 다. 글자의굵기는보통굵기로하되, 민원인또는담당공무원이인지해야할필요가있는주요사항과서식명칭은굵은글꼴로한다. 라. 글자크기는 10pt를기본으로하고 ( ) 안의글씨는 9pt로하되, 예외로정하는항목은다음과같다. 1) 서식명칭 : 16pt 2) 시장 군수등행정기관명칭 : 13pt 3) 첫번째항목의제목 : 11pt ( 두번째항목부터는 1pt씩작은글씨로한다.) 4) 접수번호등공무원기재란의제목과 년 월 일 : 9pt 5) 유의사항 작성방법등알림사항, 첨부서류및수수료, 서식 용지정보, 서명또는인 : 8pt 마. 글자색상은검정색을기본으로하고필요한경우부분적으로다른색상을사용하되, 서명또는인 글자는회색으로한다. 가. 단어를병기하는경우한글의오른쪽에괄호를하고그안에쓰되, 병기할때줄이바뀌게되는경우와병기할외국글자가 년월일, 서명또는인, 신청인 에관한것인경우에는한글아래에쓸수있다. 나. 문장을병기하는경우한글문장이끝나는줄의다음줄에한글문장의첫글자와같은위치에서부터쓰되, 하나의문장으로서한줄에한글과외국글자를모두적을수있는경우에는한글문장의오른쪽에쓸수있다. 다. 한글과병기하는외국글자의크기는한글보다 1pt 작게하고, 글꼴및색상등은한글과동일하게한다. 전자적으로입력하기어렵거나전자화과정에서오류가많이발생할수있는특수기호는사용하지않는다. 예 ) 표시를하도록하는란은 을사용하지않고 [ ] 을사용한다. 서울특별시소방학교 167

174 제 1 편행정업무운영실무 행정정보공동이용대상정보 ( 현재 135 종 ) 소관기관공동이용정보목록 미래창조과학부 소프트웨어사업자신고확인서, 정보통신공사업등록증, 정보통신기술자경력수첩, 정보통신감리원자격증 <2 종 > 교육부고등학교졸업증명서, 검정고시합격증명서 <2 종 > 외교부여권, 해외이주신고확인서 <2 종 > 법무부 안전행정부 농림축산식품부 산업통상자원부 출입국에관한사실증명, 국내거소신고사실증명, 외국인등록사실증명, 외국인의부동산등기등록증명서 <4 종 > 주민등록등 초본, 지방세납세증명서, 지방세세목별과세 ( 납세 ) 증명서 ( 자동차세 ), 지방세세목별과세 ( 납세 ) 증명서 ( 재산세 ), 상훈수여증명서, 인감증명서, 국외이주신고증명서, 지방세납부확인서 ( 등록면허세면허분 ) <8 종 > 축산업등록증 <1 종 > 공장등록증명서, 석유판매업등록증, 전기안전점검확인서, 전기공사업등록증, 전기공사기술자경력수첩, 전기공사업등록관리대장, 공장신설승인서, 산업단지입주계약 ( 계약변경 ) 신청 ( 확인 ) 서 <8 종 > 보건복지부 환경부 국민기초생활수급자증명서, 장애인증명서, 약사면허증, 영양사면허증, 의료기사면허증 ( 안경사, 방사선사 ), 의료면허증 ( 의사, 치과의사, 한의사, 간호사 ), 전문의자격증 ( 의사, 치과의사, 한의사 ), 요양보호사자격증, 의료기관개설신고증명서, 어린이집인가증, 장애인연금 ( 경증 ) 장애수당장애아동수당수급자확인서, 의료기관개설허가증 <12 종 > 사업장폐기물배출자신고증명서, 폐수배출시설설치 ( 허가증 / 신고증명서 ), 폐기물수집운반업허가증, 폐기물 ( 중간 / 최종 / 종합 ) 처리업허가증, 폐기물처리시설설치신고증명서, <6 종 > 고용노동부국가기술자격취득사항확인서 <1 종 > 여성가족부한부모가족증명서 <1 종 > 국토교통부 개별공시지가확인서, 건축물대장, 건축물사용승인서, 건설기계등록원부, 주택건설사업사용검사필증, 자동차등록원부, 이륜자동차사용신고필증, 건축허가서, 토지 ( 임야 ) 대장, 지적도, 임야도, 건설업등록증, 토지이용계획확인서, 건설기계등록증, 건설기계검사증, 건설기계사업등록증, 건축사업무신고필증, 자동차등록증, 부동산등기용등록번호증명서, 토지거래계약허가증, 자동차말소등록사실증명서, 임대사업자등록증, 임시운행허가증, 개별주택가격확인서, 공동주택가격확인서, 착공신고필증, 건축 대수선 용도변경신고필증, 가설건축물관리대장, 위반건축물관리대장 <29 종 > 168 행정실무

175 제 5 장서식관리 소관기관공동이용정보목록 해양수산부 국가보훈처 국세청 선박원부, 선박검사증서, 선박국적증서 ( 상선 ), 선박국적증서 ( 어선 ), 어선등록필증, 어업면허증, 선적증서, 해상화물운송사업등록증 <8 종 > 국가유공자 ( 유족 ) 확인원, 취업지원대상자증명서, 대학수업료등면제대상자증명서, 교육지원대상자증명서 <4 종 > ( 국세 ) 납세증명서, 사업자등록증명, 소득금액증명, 납세사실증명, 폐업사실증명, 휴업사실증명 <6 종 > 관세청수출신고필증, 수입신고필증 <2 종 > 병무청병적증명서 <1 종 > 경찰청자동차운전면허증, 운정경력증명서 <2 종 > 소방방재청 안전시설등완비증명서, 화재증명원, 소방시설업등록증, 소방시설완공검사증명서 <4 종 > 중소기업청벤처기업확인서, 메인비즈확인서, 이노비즈확인서 <3 종 > 특허청특허등록원부, 실용신안등록원부, 디자인등록원부, 상표등록원부 <4 종 > 해양경찰청 대법원 국민건강보험공단 국민연금공단 근로복지공단공무원연금공단한국가스안전공사국가평생교육진흥원사립학교교직원연금공단 폐기물위탁 처리신고증명서, 선원승선신고사실확인서, 선박출항 입항사실확인서 ( 개별 ), 선박출항 입항신고사실확인서 ( 총괄 ) <4 종 > 법인등기사항증명서, 건물등기사항증명서, 토지등기사항증명서, 가족관계등록전산정보 <4 종 > 건강보험자격확인서, 건강보험자격득실확인서, 건강장기요양보험료납부증명서 ( 개인 ), 사업장건강 장기요양보험료납부확인서, 차상위본인부담경감대상자증명서 <5 종 > 연금산정용가입내역확인서, 사업장국민연금보험료월별납부증명, 국민연금가입자가입증명 <3 종 > 고용보험료완납증명원, 산재보험료완납증명원, 산재보험급여지급확인원 <3 종 > 공무원연금내역서 <1 종 > 액화석유가스사용시설완성검사증명서 ( 발급확인서 ) <1 종 > 학점은행제학위증명 ( 전문학사, 학사 ) <1 종 > 연금법적용대상교직원확인서 <1 종 > 서울특별시소방학교 169

176 제 1 편행정업무운영실무 제 3 절 서식의승인및관리 1. 서식의승인 1) 서식승인기관가 ) 안전행정부장관 : 중앙행정기관이법령으로제정또는개정하는서식나 ) 중앙행정기관의장 : 중앙행정기관및그소속기관이훈령 고시 예규등으로제정또는개정하는서식다 ) 지방자치단체또는지방교육행정기관의장 : 지방자치단체의조례 규칙, 훈령 고시 예규등으로제정또는개정하는서식 2) 서식승인의신청가 ) 승인신청서제출 : 서식의승인을받고자하는행정기관의장은입법예고와동시에서식목록과서식초안을첨부하여문서로승인을신청하여야한다. 이경우서식초안은컴퓨터등정보처리능력을가진장치로작성한다. 나 ) 관계기관간사전협의 : 둘이상기관의업무에관계되는서식은관계기관간의사전협의를거쳐승인을신청하여야한다. 3) 승인서식의통보 : 서식승인기관이서식을승인한때에는서식목록과승인서식안을첨부하여문서로승인신청기관에통보하여야한다. 2. 서식의관리 1) 서식의전자적제공 : 행정기관장은국민이편리하게사용할수있도록소관업무와관련된서식을정보통신망을이용하여제공하여야한다. 2) 서식의변경 : 승인된서식을업무관리시스템, 행정정보시스템등에서그대로사용할수없는경우에는서식의주요내용을변경하지아니하는범위에서기재항목또는형식을변경할수있으며, 필요한경우에는단순히자구, 활자크기, 용지의지질등을변경하여사용할수있다. 이경우서식승인기관에사후통보로승인을갈음할수있다. 3) 서식의폐지 : 서식제정기관이서식을폐지한때에는지체없이그사실을서식승인기관에통보하여야한다. 170 행정실무

177 제 1 편행정업무운영실무 제 6 장관인관리 제 1 절 관인의의의 1. 관인의개념일반적으로관인이란정부기관에서공식문서에사용하는도장이다. 행정업무의효율적운영에관한규정 에서관인이란행정기관의명의로발송또는교부하는문서에사용하는청인 ( 廳印 ) 과행정기관의장또는보조기관의명의로발송또는교부하는문서에사용하는직인 ( 職印 ) 을총칭한말이다. 여기서행정기관이란합의제 ( 合議制 ) 행정기관을말하며, 행정기관의장이란독임제 ( 獨任制 ) 행정기관의장또는합의제행정기관의장을말하며, 보조기관 ( 補助機關 ) 이란행정기관의장으로부터법령 ( 행정권한의위임및위탁에관한규정 ) 이정하는바에의하여사무를위임받아위임받은범위내에서행정기관으로서그위임사무를수행하는때에그보조기관을말한다. 행정기관의장으로부터권한위임을받는보조기관과그렇지않는보조기관과는문서상결재방식, 문서의대외적인의사표시방법, 관인비치여부등에있어서차이가있다. 2. 공인의개념지방자치단체의기관이사용하는청인및직인은국가기관의관인에대한개념으로공인 ( 公印 ) 이라는용어를사용하고있으나, 일반적으로관인이라하면, 공인을포함한개념이라할수있다 까지는지방자치단체도국가기관처럼관인이라는용어를사용하였으나, 지방자치의실현에맞게사무관리규정제정 ( 대통령령제13390 호, ) 으로 부터는국가기관의관인에대하는개념으로지방자치단체에대하여는공인이란개념을도입하여쓰고, 공인은해당지방자치단체의공인조례로정하여사용하도록하였다. 또한, 공인 ( 公印 ) 이라는용어는사인 ( 私印 ) 에대하는개념으로사용되는경우 ( 예 : 공인등의위조, 부정사용죄 ) 가있는데, 이경우의공인은관인의일반적인개념과비슷하다고볼수있다. 서울특별시소방학교 171

178 제 1 편행정업무운영실무 제 2 절 관인의효력 관인은행정기관또는행정기관의장의명의로발신또는교부하는문서에기재된의사표시에대한공식적인인증으로서의효력이있다. 따라서, 관인생략대상문서를제외하고는관인이날인되지않는문서는형식상흠이있는문서이다. 제 3 절 제도의연혁 관인제도의연혁은다음과같다. 가 : 관인규정제정 ( 총리령제1호 ) 나 : 관인규정신규제정 ( 각령제644호 ) 다 : 외교관인규격규정 ( 각령제1058호 ) 라 : 관인날인위치변경 ( 각령제10675호 ) 마 : 헌법개정에수반한개정 ( 대통령령제1792호 ) [ 내각수반 국무총리 ] [ 내각사무처장 총무처장관 ] 바 : 보조기관직인신설및청인날인위치변경 ( 대통령령제4772호 ) 사 : 직인날인위치변경 ( 대통령령제12020호 ) 아 : 특수관인비치사용, 관인공고사항명시, 지방자치단체 공인조례근거마련 ( 총리령제1호 ) 자 : 전자관인사용신설 ( 대통령령제14989호 ) 차 : 전자관인등록등신설 ( 총리령제570호 ) 172 행정실무

179 제 6 장관인관리 제 4 절 관인날인위치의연혁 1. 관인날인위치규정신설관인규정의개정 ( 각령제1058호, ) 으로관인날인의위치에관한규정을신설하였다. 청인은 부터 까지문서발행년월일의 년 자가가운데에오도록찍도록하고, 직인은 부터 까지문서를발신, 교부또는인증하는자의성명끝자가가운데오도록찍도록하였다. 2. 청인날인위치변경관인규정의개정 ( 대통령령제4772호, ) 으로 부터현재까지청인날인의위치는문서발행년월일의 년 자가가운데오도록날인하던것을기관명칭의끝자가가운데오도록날인한것으로변경하였다. 3. 직인날인위치변경관인규정의개정 ( 대통령령제12020호, ) 으로 부터 문서를발신, 교부또는인증하는자의성명끝자가가운데오도록찍는다 를 문서를발신, 교부또는인증하는행정기관의장의표시끝자가가운데오도록찍는다 로직인날인위치를변경하였다. 4. 현행규정 사무관리규정 [ 대통령령제13390호 ] 및 사무관리규정시행규칙 [ 총리령제395호 ] 의제정으로정부공문서규정 관인규정 보고통제규정 기관간업무협조규정및서식제정절차규정을각각폐지하였다. 그후에 행정업무의효율적운영에관한규정 [ 대통령령제23383호 ] 을제정하였다. 현행규정의내용은 이후현재까지변함이없다. 현행규정상관인날인위치에관한규정및예시는다음과같다. 서울특별시소방학교 173

180 제 1 편행정업무운영실무 < 관인날인위치에관한규정 > 행정업무의효율적운영에관한규정시행규칙 제11조 ( 관인날인또는서명 ) 1 영제14조제1항전단에따라관인을찍는경우에는발신명의표시의마지막글자가인영의가운데에오도록한다. 다만, 등본 초본등민원서류를발급할때사용하는직인은발신명의표시의오른쪽에찍을수있다. 제 5 절 관인의종류및비치 1. 관인의종류와비치기관행정기관이어떤관인을비치해야하는가는행정기관의구성원의수에따라달라진다. 일반적으로합의제기관은청인을, 독임제행정기관은직인을비치하여사용한다. 행정기관은그구성원의수에따라독임제 ( 獨任制 ) 행정기관과합의제 ( 合議制 ) 행정기관으로나뉘며, 합의제행정기관가운데직무상의독립성및기능의통합성이확보되어있는것을특히행정위원회라고도한다. 관인의종류와비치기관은다음과같다. 종류비치기관 청인 직인 합의제기관 ( 자문에응하기위해설립된합의제기관은필요한경우에만청인을가질수있음.) 위합의제기관외의각급행정기관의장 ( 독임제행정기관 ) 정부조직법제 6 조제 2 항에따라위임받은사무를행정기관으로서처리하는보조기관 법령에따라합의제기관의장으로서사무를처리하는경우의합의제기관의장 < 청인예시 > ( 합의제기관의관인 : 기관명으로새김 ) 174 행정실무

181 제 6 장관인관리 < 직인예시 > ( 합의제또는독임제행정기관의장의직인 : 기관의장으로새김 ) < 대한민국국새변천현황 > 구분제 1 대국새제 2 대국새제 3 대국새제 4 대국새제 5 대국새 使用期間 ~ ~ ~ ~ ~ 현재 印影 ( 대한민국지새 ) 크기 材質, 重量 規定 方 2 寸 ( cm ) 正方形 (7 7 cm ) 正方形 ( cm ) 正方形 ( cm ) 正方形 ( cm ) 銀銀, 2.0 kg金합금, 2.15 kg金합금, 2.9 kg金합금, 3.38 kg 국새규정 ( 대통령령제 83 호 ) 국새규정 ( 각령제 643 호 ) 국새규정 ( 대통령령제 호 ) 국새규정 ( 대통령령제 호 ) 국새규정 ( 대통령령제 호 ) 구뉴 ( 龜鈕 ) 봉황뉴 ( 鳳凰鈕 ) 봉황뉴 ( 鳳凰鈕 ) 봉황뉴 ( 鳳凰鈕 ) 印鈕 ( 손잡이 ) 알수없음 管守部署 비고 1 총무처 2 국무원사무국 3 국무원사무처 4 내각사무처 1 내각사무처 2 총무처 행정자치부 1 행정자치부 2 안전행정부 소재불명국가기록원소장국가기록원소장국가기록원소장 ( 관인대장만있음 ) 안전행정부 서울특별시소방학교 175

182 제 1 편행정업무운영실무 2. 관인의종류로혼동하기쉬운것관인의종류로혼동하기쉬운것으로는철인 ( 鐵印 ) 과계인 ( 契印 ) 이있다. 둘다관인의종류에포함되지않는다. 철인 ( 鐵印 ) 과계인 ( 契印 ) 철인 ( 鐵印 ) 철인은 공무원증규칙 제8조에따라공무원증발급권자가공무원임을증명하기위하여공무원증에찍는것으로서공무원증인장이다. 공무원증발급권자는증명용철인을공무원증규칙별지제3호서식에의하여소속중앙행정기관의장에게등록하여야한다. 다만, 중앙행정기관의장은안전행정부장관에게등록한다. 계인 ( 契印 ) 계인은제증명을발급할때, 제증명발급대장과제증명문서에걸쳐찍는도장이다. 이는제증명발급건수를통제하거나발급된제증명문서의변조가능성을예방하기위한것이다. 계인제도는 도입되었다가그실효성에비하여비능률적인면이많아 개정된 정부공문서규정 ( 대통령령제2538호 ) 에따라간인 ( 間印 ) 으로변경되면서폐지되었으므로제증명발급등의일반사무처리에계인을사용할필요가없다. 다만, 어업등록령, 우편법시행규칙, 공사채등록법시행규칙등개별법령에계인을날인하도록규정한경우에는그에의한다. 제 6 절 특수관인의종류및관인규정 특수관인도관인의범주에들어간다. 다만, ( 일반 ) 관인과구분하기위하여특수관인이라는용어를사용한것이다. 특수관인은특별한기관에서사용하는관인과특별한용도에사용하는관인으로구분한다. 특별한용도에사용하는관인은당해기관의 ( 일반 ) 관인외에따로비치하여사용한다. 특수관인의종류와관계규정은다음과같다. 176 행정실무

183 제 6 장관인관리 < 특수관인의종류 > 구분종류관련규정 ( 제정권자 ) 유가증권등특수한증표발행에필요한관인 행정업무의효율적운영에관한규특별한 민원업무등특수업무를처리하기위한관인정 및같은규정시행규칙용도에 분리된청사에서사용하는관인 ( 안전행정부장관 ) 사용하는관인 특별한기관에서사용하는관인 세입징수관 지출관 회계등재무에관한업무를담당하는공무원의직인 회계관계공무원직인규칙 ( 기획재정부장관 ) 국립및공립각급학교관인규칙 국립의각급학교에서사용하는관인 ( 미래창조과학부장관 ) 외교부및재외공관에서 외무관인규칙 ( 외교부장관 ) 외교문서에사용하는관인 검찰기관이사용하는관인 검찰청관인관리규칙 ( 법무부장관 ) 군기관에서사용하는관인 국방사무관리훈령 ( 국방부장관 ) 제 7 절 관인의규격 1. 관인의모양관인의모양은 까지는모두정사각형으로하였으나, 부터는행정기관의장이정하도록하여정사각형외에직사각형, 마름모, 원형, 타원형, 다각형등다양하게새겨서사용할수있도록하였다. 2. 관인의크기 관인의크기는아래의규격을초과할수없다. ( 단위 : cm) 청인 직인 구분한변의길이 국무회의 그밖의합의제기관 대통령 국무총리 그밖의행정기관의장 위길이는사각형인경우한변의최대길이, 원또는다각형인경우에는최대의지름또는대각선의길이이다. 서울특별시소방학교 177

184 제 1 편행정업무운영실무 제 8 절 관인의조각및사용 1. 재료 관인의재료는쉽게마멸되거나부식되지아니하는재질을사용한다. 2. 인영 1) 관인의글자는국민이쉽고간명하게알아볼수있는한글로하여가로로새기되, 그기관또는직위의명칭에 인 또는 의인 자를붙인다. < 관인의글자로부적절한사례 > 2) 민원업무등특수업무를처리하기위한관인은그업무집행목적에만사용되는것임을그관인의인면 ( 글자를새기는부분 ) 에표시한다. < 예시 > 행정안전부장관인 국세청장의인 민원실전용 ( 민원업무용 ) 178 행정실무

185 제 6 장관인관리 3. 찍는위치관인은발신명의표시의마지막글자가인영의가운데오도록찍는다. 다만, 등본 초본등민원서류를발급할때사용하는직인은발신명의표시의오른쪽에찍을수있다. < 예시1> 안전행정부장관 < 예시 2> 인천광역시장 4. 인영의인쇄사용 1) 대상문서관인을찍어야할문서로서다수의수신자에게동시에발신또는교부하는문서에는관인날인에갈음하여관인의인영을당해문서에인쇄하여사용할수있다. 2) 인쇄사용협의관인의인영을인쇄하여사용하고자할때에는처리과의장은인쇄용도 인쇄량 인쇄관인규격등에관하여관인관리부서의장과사전협의를한후기관장의승인을얻어야한다. 서울특별시소방학교 179