<31382E B3E220B0F8C5EBB1B3C0E728C7E0C1A4BEF7B9ABBFEEBFB5BDC7B9AB292D DC3D6C1BE2E687770>

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3 공무원헌장 우리는자랑스러운대한민국의공무원이다. 우리는헌법이지향하는가치를실현하며국가에헌신하고국민에게봉사한다. 우리는국민의안녕과행복을추구하고조국의평화통일과지속가능한발전에기여한다. 이에굳은각오와다짐으로다음을실천한다. 하나. 공익을우선시하며투명하고공정하게맡은바책임을다한다. 하나. 창의성과전문성을바탕으로업무를적극적으로수행한다. 하나. 우리사회의다양성을존중하고국민과함께하는민주행정을구현한다. 하나. 청렴을생활화하고규범과건전한상식에따라행동한다. < 공무원헌장실천강령 > 하나. 공익을우선시하며투명하고공정하게맡은바책임을다한다. 부당한압력을거부하고사사로운이익에얽매이지않는다. 정보를개방하고공유하여업무를투명하게처리한다. 절차를성실하게준수하고공명정대하게업무에임한다. 하나. 창의성과전문성을바탕으로업무를적극적으로수행한다. 창의적사고와도전정신으로변화와혁신을선도한다. 주인의식을가지고능동적인자세로업무에전념한다. 끊임없는자기계발을통해능력과자질을높인다. 하나. 우리사회의다양성을존중하고국민과함께하는민주행정을구현한다. 서로다른입장과의견이있음을인정하고배려한다. 특혜와차별을철폐하고균등한기회를보장한다. 자유로운참여를통해국민과소통하고협력한다. 하나. 청렴을생활화하고규범과건전한상식에따라행동한다. 직무의내외를불문하고금품이나향응을받지않는다. 나눔과봉사를실천하고타인의모범이되도록한다. 공무원으로서의명예와품위를소중히여기고지킨다.

4 Ⅰ. 행정업무운영제도의발전 1 1. 우리나라행정업무운영제도의발전과정 3 2. 행정업무운영제도변천의시대구분 6 Ⅱ. 행정업무운영개요 업무의의의 운영의의의 ʻ행정업무의효율적운영ʼ의의의 행정업무운영의목적 행정업무운영의적용범위 행정업무운영의원칙 업무의분장 업무의인계 인수 19 Ⅲ. 공문서관리 공문서관리개설 문서작성의일반사항 문서의구성체계 문서의기안 결재 문서의등록 문서의시행 문서의접수및처리 137

5 행정업무운영실무 Ⅳ. 서식관리 서식의의의 서식의설계 서식의승인및관리 170 Ⅴ. 관인관리 관인의의의 관인의효력 제도의연혁 관인날인위치의연혁 관인의종류 관인의규격 관인의조각및사용 관인인영의색깔 관인의등록및재등록 관인의폐기 관인공고 189 Ⅵ. 업무편람 업무편람의개요 행정편람 직무편람 207 Ⅶ. 정책실명제 정책실명제개요 공문서상정책실명제의변천 분야별추진내용 217

6 행정업무운영실무 Ⅷ. 정책연구의관리 정책연구 정책연구의관리 정책연구과제의선정 연구자의선정 정책연구의진행 정책연구결과의평가및관리 정책연구결과의활용 정책연구의공개 248 Ⅸ. 부록 251 행정업무의효율적운영에관한규정 시행규칙 253

7 Ⅰ. 행정업무운영제도의발전

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9 Ⅰ. 행정업무운영제도의발전 Ⅰ. 행정업무운영제도의발전 1. 우리나라행정업무운영제도의발전과정 우리나라의행정업무의운영은문서를중심으로표준화와능률화에중점을두고발전하여왔다. 정부수립후초기에는일본총독부와미군정 ( 美軍政 ) 의사무관리제도를그대로활용하여오다가 1960년대초반군 ( 軍 ) 에서사용하던미국식문서관리제도가대폭유입되어현행행정업무운영제도의근간을이루고있다. 현재도전반적으로그골격이유지되고있으나, 2002년이후전자정부의구현을촉진하기위하여정부의행정업무운영제도를전면적으로개편하였는데, 특히 2011년 12월에는 구( 舊 ) 사무관리규정 을전면개정하여 행정업무의효율적운영에관한규정 을시행하였다. 행정업무의효율적운영에관한규정 은기존 능률성 중심의행정에서더나아가업무의성과를높일수있는 효과성 까지포괄하여행정업무의 효율성 을향상시키는데초점을맞추었다. 행정업무운영제도의발전과정을개략적으로살펴보면다음과같다. 가. 제1기 (1948.~ ) : 일본총독부와미군정 ( 美軍政 ) 의행정업무운영제도답습기이시기는일본총독부와미군정의행정업무운영제도를답습한시기이다. 주요법령은 정부처무규정 ( 대통령훈령제1호 ) 과 공문서규정 ( 대통령훈령제3호 ) 이다. 일반행정부문에서는문서의세로쓰기와국한문혼용, 문서의분류 보관, 서식관리등에서대부분일본총독부행정업무운영제도를답습하였다. 예외적으로군대조직에서는미군정의영향에따라한글전용과가로쓰기, 문서통제, 십진분류등미국식행정업무운영제도가도입되었다.( 이한빈 조석준외 :431; 이종두 :44). ㅣ 3 ㅣ

10 행정업무운영실무 나. 제2기 ( ~ ): 한국적행정업무운영제도정착기 1) 이시기는한국실정에맞는행정업무운영제도를정착한시기이다. 미군정의영향으로이미군대조직에서활용되어오던미국식행정업무운영제도가일반행정기관에도입되었으며이제도가오늘날행정업무운영제도의근간이되었다. 주요법령은정부공문서규정, 서식제정절차규정및보고통제규정등이다. 이시기에문서의분류방식과편철방식및보관 검색방식을도입한시기이다. 2) 1980년대초에경제성장의침체극복을위한범국가적생산성향상운동의일환으로행정생산성향상을위한다각적인행사와시책이촉진되었으며, 사무자동화종합계획이수립되었다. 그리고행정전산화제1차기본계획이수립되었고, 행정업무전산화추진규정 이제정되었으며, 행정용어순화편람을발간하였고, 차트보고금지지시가있었으며, 행정예고제가시행되었다. 다. 제3기 ( ~ ) : 사무의기계화와자동화착수기 1) 정부공문서규정 을전면개정하여, 마이크로필름을이용한문서보존관리가되도록하고, 모사전송 (FAX) 에의한문서수발제도등을채택하여사무의기계화 자동화를모색하게되었다. 2) 1985.~1986. 문서유통량의조사가있었으며, 문서유통량이대폭감축되었다. 라. 제4 기 ( ~ ) : 행정업무운영제도정비와전산화도입기 1) 행정업무운영제도를전면적으로정비하였다. 종전개별법령에분산되어있던정부공문서관리, 보고사무, 협조사무, 관인관리및서식에대한사항과자료관리, 업무편람, 사무자동화, 사무환경에관한사항을신규제정 추가하여 사무관리규정 ( 대통령령제13390) 및 사무관리규정시행규칙 ( 총리령제395호 ) 으로통합 제정하였다. 사무관리규정 을제정하면서수작업위주였던사무관리제도를전산화 자동화체제로개편하고, 사무처리의간소화 표준화 과학화를위한기틀을다졌다. ㅣ 4 ㅣ

11 Ⅰ. 행정업무운영제도의발전 2) 전자결재제도도입, 전자문서유통근거마련등행정전산화체제를도입하였다. 마. 제5기 ( ~ 현재 ) : 행정업무운영의전자화촉진과성숙기 1) 행정업무운영의전자화촉진기 ( ~2003.) 가 ) 행정업무운영의전자화를통해전자정부구현기반을구축하였다. 행정업무운영제도를개편하여전자문서관리체계구축, 전자문서의보안및전자서명의인증제도입등전자정부구현을위한기반을조성하였다. 나 ) 전자관인의인증과인증센터를설치하였다. 행정기관의전자문서의유출 위조 변조및훼손등을방지하기위하여전자문서에대한전자관인의인증체제를구축하기위한제도적인기반을마련하였다. 다 ) 전자공문서에는전자관인을사용하고인증센터의명칭을전자관인인증관리센터로변경하였다. 전자관인을사용하고디지털암호화기법을이용해전자문서가유통되므로전자문서의유출 위조 변조및훼손방지등보안성이강화되도록하였다. 2) 행정업무운영의전자화성숙기 (2004.~ 현재 ) 가 ) 전자정부고도화에대비하고전자문서관리체계를근본적으로재구축하기위해사무관리규정을전면적으로개정하였다. 첫째, 문서처리의전과정을전자화에맞도록재설계하여이를시스템화하였다. 즉문서의기안 검토 협조 결재 등록 시행 접수 공람 이관 보존 폐기 검색 활용등모든처리절차가전자적으로수행되도록하였다. 둘째, 전자문서시스템과행정정보시스템개념을도입하고, 이를법령화하였으며, 양자간에연계가가능하도록하여행정업무처리의전자화와효율화를도모하였다. 나 ) 2006년에는행정업무의투명성과책임성확보를위해행정업무의의사결정과정의모든이력이시스템에기록되도록전자적업무관리시스템을도입하여운영하도록하였다. ㅣ 5 ㅣ

12 행정업무운영실무 2. 행정업무운영제도변천의시대구분 가. 제1기 (1948.~ ) : 일본총독부와미군정 ( 美軍政 ) 의행정업무운영제도답습기제1기는일본총독부와미군정 ( 美軍政 ) 의행정업무운영제도를답습한시기이다. 먼저 정부처무규정 을제정하였다. 이규정속에문서관련규정을포함하였다. 그다음에 공문서규정 을독립적으로제정하여운영하였다. 나. 제2기 ( ~ ) : 한국적행정업무운영제도정착기제2기는한국적행정업무운영제도의정착기이다. 이시기는현행행정업무운영제도의근간을마련한시기이다. 미군정의영향으로이미군대조직에서활용되어오던영미식행정업무운영제도가일반행정기관에도입되었으며이제도가오늘날행정업무운영제도의근간이되었다. 이시기의주된법령은 정부공문서규정, 보고통제규정 및 서식제정절차규정 이다. 다. 제3기 ( ~ ) : 사무의기계화와자동화착수기 1) 이시기는사무의기계화와자동화를최초로모색한시기이다 에 정부공문서규정 ( 대통령령제11547호 ) 을전면개정하여, 마이크로필름을이용한문서보존관리가되도록하고, 모사전송 (FAX) 에의한문서수발제도등을채택하였다. 2) ~ 전국 155개기관표본조사결과조사당시연간문서유통량이 7,340만건이고보고문서 1건의최대파생량은 6,400건에달하는것으로분석되었다. 이에따라 문서유통량감축계획을수립하여당시문서유통량의 20% 인 1,480만건을감축목표로추진하였다. 그결과보고문서의감축실적이두드러졌으며특히각급학교의보고문서가대폭줄어들어교원의잡무처리경감효과가현저히나타나서좋은반응을얻었다 ( 황병인, 2003:100). ㅣ 6 ㅣ

13 Ⅰ. 행정업무운영제도의발전 라. 제4 기 ( ~ ) : 행정업무운영제도정비와전산화도입기 1) 행정업무운영제도정비기 ( ~ ) 종전개별법령에분산되어있던정부공문서관리, 보고사무, 협조사무, 관인관리및서식에대한사항과자료관리, 업무편람, 사무자동화, 사무환경에관한사항을신규제정 추가하여 사무관리규정 ( 대통령령제13390호 ) 으로통합 제정하여 부터시행하였다. 2) 행정전산화체제도입기 ( ~ ) 이시기의주요특징은행정전산화체제도입이다. 구체적인내용은전자문서의성립요건등전자결재제도를도입하고, 전자문서의효력발생요건을신설하며, 전자관인을사용하기위하여전자문서유통근거를마련한것이다. 한편정부전자계산소를정부전산정보보관소로명칭을바꾸어서종래의단순한정보자료의처리기관이라는이미지를불식하고전산정보관리센터로서위상을격상하였다. 공문서관리에서는공문서보존과폐기절차를체계적으로정비하였다. 즉준영구보존기간을폐지하고, 20 30년보존기간제를도입하였다. 또한성수대교와삼풍백화점붕괴등과같이역사적사건 사고에관한문서는 보존대상기록물 로지정하여정부기록보존소 ( 현재국가기록원 ) 에서영구보존하도록하였다. 결재부문에서는전결권의대폭적인하향조정이다. 즉보조기관과보좌기관만행사하던전결권을단순 경미한사항에대하여는업무담당자도전결권을행사할수있도록하였다. 마. 제5기 ( ~ 현재 ) : 행정업무운영의전자화촉진 성숙기이시기는행정업무운영의전자화를촉진하는시기와고도화를위한성숙화시기이다. 1) 행정업무운영의전자화촉진기 : ~ 이시기는전자정부의구현을위한기반을조성하고, 행정기관등상호간의전자문서의유통을활성화하기위하여전자관인을사용하도록하며, 전자관인의인증체계를구축한시기이다. ㅣ 7 ㅣ

14 행정업무운영실무 2) 행정업무운영의전자화성숙기 : 부터시행가 ) 전자적문서관리체계재구축과대혁신 : 부터시행이시기는전자정부고도화에대비하고전자문서관리체계를근본적으로재구축하기위해 사무관리규정 등을전면적으로개편한시기이다. 사무관리규정 개정 ( ) 과동시행규칙개정 ( ) 으로 부터전면적으로시행하였다. 나 ) 업무관리시스템도입 운영 : 부터시행이시기는업무관리시스템을도입한시기이다. 업무관리시스템은정부기관의업무처리절차를통합화 표준화하고이를체계화한시스템이다. 업무관리시스템 1) 을도입한목적은공직사회의일하는방식을근본적으로개선하기위한것이다. 즉 에 사무관리규정 을개정하여효율적인업무관리를위하여각급행정기관에전자적업무관리시스템을조기에정착 확산시키고그사후관리를위한법적근거를마련하였다. 이때, 전자문서의유통지원범위를정부산하기관까지확대하는규정도신설하였다. 다 ) 전자적기록관리의혁신 : 부터시행 공공기관의투명하고책임있는행정의구현과공공기록물의안전한보존및효율적활용을위하여기록관리법령을새롭게개정하였다. 라 ) 행정내부규제폐지를위한보고사무및협조사무개선등 : 부터시행 (1) 보고사무 협조사무심사승인제폐지불필요한행정규제인보고 협조사무의사전심사승인제폐지 ( 심사대상, 심사관, 보고 협조의지정및심사등심사제규정삭제 ) 1) 업무관리시스템의별칭은온 - 나라시스템 (On-nara BPS) 이다. 여기서 온 은완전한또는전체라는뜻의우리말이다. 온 - 나라 는우리나라전체또는완전한나라를의미한다. On 은 정부가불이켜져있다, 작동하고있다 는의미로항상깨어서국민에게서비스하는정부를만든다는뜻이다. BPS 는 Business Process System 의약자이다. ㅣ 8 ㅣ

15 Ⅰ. 행정업무운영제도의발전 (2) 보고사무 협조사무의일반적인근거규정보완기관간원활한보고 협조사무추진을위한보고 협조사무의원칙, 처리기간, 보고 협조의촉구등근거보완 개정 (3) 업무관리시스템기능개선에따른개정사항업무관리시스템의기본구성요소인과제관리카드및문서관리카드의개념보완, 업무관리시스템을통한문서발송, 문서접수 처리등근거마련 (4) 전자문서시스템인증제폐지행정기관내에표준화된전자문서시스템의보급 활용이정착됨에따라시스템에대한인증제가불필요하게되어인증제관련규정을삭제하고표준에적합한전자문서시스템을지속적으로사용할수있도록개정 인증제 : 전자문서시스템의규격, 유통표준등에부합하는지시험하여인증해주는제도로다른기종간호환성확보를위해실시 마 ) 수신자변경등사무관리효율화 : 부터시행사무관리의효율성과능률성을높이기위하여이미발송한문서의수신자를변경하거나추가할때의발송절차를간소화하고, 중앙행정기관의법령서식의승인절차를개선하며, 지방자치단체등이별도의승인없이스스로자치법규를통하여서식을제정또는개정할수있도록자율성을부여하는한편, 그밖에현행제도의운영상나타난일부미비점을개선 보완 바 ) 6급이하공무원의대외직명표시등 : 부터시행각급행정기관에서 6급이하공무원의대외직명을따로정하고공문서에직급을대신하여대외직명을기재하고있는현실을반영하여 6급이하공무원의대외직명을공문서에사용할수있는근거를마련하고, 오늘날의경제현실을반영하여정책자료집을발간해야하는대규모국책공사등의기준을총사업비 100억원이상에서총사업비 300억원이상으로상향조정하는한편, 그밖에현행제도의운영상나타난일부미비점을개선 보완 ㅣ 9 ㅣ

16 행정업무운영실무 사 ) 서식에해당국가언어의병기등 : 부터시행재외공관에서서식을사용하는경우재외공관의장은서식에해당국가의언어를병기 ( 倂記 ) 하여사용하게하거나해당국가의언어로번역한서식을사용할수있게하는한편, 현재행정안전부령에서정하고있는서식의세부설계기준에관한위임근거를명확히규정아 ) 서식설계기준변경 : 부터시행민원신청서등의서식이복잡하여국민들이이해하기어렵고작성하기불편하다는지적에따라기재항목을최소화하고국민들이서식을작성할때편의성을제고하는한편, 서식설계에디자인개념을도입하는등서식설계의기준을변경 3) 행정업무운영의전자화완성기 : ~ 현재이시기는기존의 능률성 중심의행정에서행정업무의 효율성 을향상시키는데초점을두어 융합행정, 지식행정 등관련제도를신규도입하고, 특히세종시이전과같은행정환경변화에효과적으로적응할수있도록, 협업시스템, 영상회의 등의관련규정을도입하였다. ㅣ 10 ㅣ

17 Ⅱ. 행정업무운영개요

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19 Ⅱ. 행정업무운영개요 Ⅱ. 행정업무운영개요 1. 업무의의의 가. 업무의개념 1) 고전적개념 : 사무중심종래에는 업무 의본질을종이를사용한기록 활용및보존이라는 사무 의범위내로좁게인식하였고, 이에따라 업무 의개념도사무실에서이루어지는서류의생산 유통 보존등서류에관한작업 (paper work, desk work) 으로한정하여파악하였다. 2) 현대적개념 : 사무를포함한모든일현대에는고도정보화사회가되어감에따라정보의가치가중요해지면서 업무 의개념에행정목적을달성하기위한정보의수집 가공 저장 활용등일련의정보처리과정을포함시켰다. 또한행정업무의국민에대한성과를강조함에따라사무실에서이루어지는일뿐만아니라국민과의접점에서이루어지는일련의행정과정까지포괄하는것으로업무의개념이확대되었다. 나. 업무의종류 1) 업무의목적에의한분류가 ) 본래업무본래업무란조직의목적달성을위하여직접적으로수행하고있는업무를말한다. 정부의경우국가의유지 발전과공공의복리증진이라는목적달성에직접적으로기여할수있도록기능별로분화된각행정조직의고유업무를말한다. 그예로국토의균형개발과국민의주거환경개선이라는행정목적달성을위하여행하는각종행정처분 ( 건축허가등 ) 과건설사업등을들수있다. ㅣ 13 ㅣ

20 행정업무운영실무 나 ) 지원업무본래업무가조직의본래목적을달성하기위하여행하는사무인데반하여지원업무란개개의목적영역에공통적으로존재하며, 조직목적을위하여간접적으로수행하는업무로서본래업무를수행하는데필요한수단적성질을갖는다. 예를들면건축허가에필요한각종문서의작성과수발, 건설사업추진을위한출장비지급등을말한다. 2) 업무의성격에따른분류가 ) 판단업무판단업무란전문적지식과경험을필요로하는업무로서주로관리청에서담당한다. 예를들면의사결정, 기획, 조정, 심사, 평가업무등이다. 나 ) 작업업무작업업무란전문적인지식내지능력이요구되지않는업무로서숙련을요하는것으로부터전혀숙련되지않더라도단순하게처리될수있는업무등매우다양하다. 예를들면계산, 통계표작성, 단순 반복적인기안, 문서접수및발송, 운반 정리등을말한다. 다 ) 기타업무의종류위에서살펴본것외에도발생빈도에따른일상업무와예외업무, 위임여부에따른고유업무와위임업무등으로나눌수있다. 2. 운영의의의 가. 운영의개념 1) 고전적개념고전적의미의운영은인간, 기계, 설비, 자금등을잘활용 조정하여설정된목표를능률적으로달성할수있도록계획 (plan) 하고실행 (do) 하고통제 (see) 하는관리를말한다. 즉행정의목적달성을위한하나의수단이다. ㅣ14ㅣ

21 Ⅱ. 행정업무운영개요 2) 현대적개념현대적의미의운영은조직의자원을활용하여조직내부의생산목표 (output) 를관리하는고전적개념에더하여국민의만족도를증가시키는정책의품질관리및성과관리를포함하는총체적인관리활동을의미한다. 나. 운영의요소 2) 1) 다른사람들을통한업무수행운영은임무성취를위해다른사람및조직을동원하고이끌어간다. 즉다른사람들과더불어일하고다른사람들을통해서일한다. 2) 조직목표의설정과성취 운영의주된임무는조직목표를설정하고이를성취하는것이다. 운영은현재의목표성취뿐만아니라장래의성취능력확보에도책임을진다. 3) 대상영역 활동국면운영의대상영역은조직전반에걸친다. 조직의성립 생존 발전에관련된여러국면들이모두운영의대상이된다. 이러한운영의활동과정은목표설정과계획수립, 자원의동원, 조직화, 집행, 환류, 통제등으로구분해볼수있다. 이러한활동국면들의구성양태와상호관계는개별적인상황과운영모형에따라달라질수있다. 4) 복합적과정 운영은여러가지과정들을내포하는복합적인과정이다. 이는의사전달, 의사결정, 통제, 계획, 조정등다양한과정들을통해서이루어진다. 2) 행정학 2006 년. 오석홍. ㅣ 15 ㅣ

22 행정업무운영실무 5) 개방체제적교호작용 운영은조직내외의제관계와역동적교호작용을한다. 즉행정환경과조직내의하위체제들이엮어내는상황에서작동하는과정이다. 3. 행정업무의효율적운영 의의의 행정업무의효율적운영은조직의목적달성에필요한행정업무의과정이효율적으로이루어질수있도록행하는제반활동이라고말할수있다. 이를달리표현하면, 조직의최종목적을달성하기위하여업무전반을효율적으로개선하고비용을경제화하기위한각종관리활동이라할수있다. 가. 업무의간소화불필요한업무를없애고, 최소한의노력으로최대한의업무성과를낼수있도록하며작업과정의속도를높일수있도록보고 결재단계축소, 전자결재활성화, 불필요한보고서생산지양등을도모한다. 나. 업무의표준화업무담당자가바뀌어도원활하게업무를처리할수있고, 일상적인업무대응속도를높일수있게끔업무의인계인수를철저히하고, 전자결재활성화, 업무의자동화를지향한다. 다. 업무의정보화정보통신기술의발달에발맞춰행정업무를보다정확하고빠르게처리할수있도록전자결재시스템, 지식행정시스템, 협업시스템등을활용하여행정지식을공유하고정부내소통을증진한다. ㅣ 16 ㅣ

23 Ⅱ. 행정업무운영개요 4. 행정업무운영의목적 행정업무운영의목적은행정기관의행정업무의운영에관한사항을정함으로써행정업무의간소화 표준화 과학화및정보화를도모하여행정의효율을높이기위함이다. 행정의효율향상 5. 행정업무운영의적용범위 행정업무운영의적용범위는행정기관이다. 여기서행정기관은중앙행정기관 ( 대통령및국무총리직속기관을포함한다 ) 및그소속기관, 지방자치단체의기관과군 ( 軍 ) 의기관을말한다. 행정업무운영에관하여는다른법령에특별한규정이있는경우를제외하고는 행정업무의효율적운영에관한규정 이정하는바에의한다. 대통령직속기관국무총리직속기관중앙행정기관과그소속기관지방자치단체의기관군의기관 ㅣ 17 ㅣ

24 행정업무운영실무 6. 행정업무운영의원칙 행정기관의업무는용이성 정확성 신속성및경제성이확보될수있도록관리하여야한다. 용이성 경제성 정확성 신속성 가. 용이성업무처리와업무관리는용이해야한다. 너무복잡하면대부분의사람들은짜증을내고능률이오르지않는다. 업무처리와업무관리에따르는육체적 정신적인피로를최대한줄이고시간당업무처리량을향상시키기위하여업무처리와업무관리가보다쉽게이루어지도록개선 관리할필요가있다. 이를위하여업무처리절차의개선, 업무수행방식의개선, 업무재설계, 정보화에맞는전자문서시스템 기록관리시스템및행정정보시스템의효율적인운영등이요구된다. 나. 정확성업무처리와업무관리의생명은정확성이다. 업무는의도하는방향대로정확하게처리되고관리되어야한다. 문자에오자와탈자가있어서는안된다. 특히통계숫자는틀리면안된다. 그리고한자, 외국어, 주소, 성명등을표시할때틀리면신뢰성이떨어진다. 객관적인입증을위해서는정확성이요구된다. ㅣ 18 ㅣ

25 Ⅱ. 행정업무운영개요 다. 신속성업무처리와업무관리의기본은신속성이다. 아무리업무를꼼꼼하게처리하고관리할지라도때를놓치면무용지물이다. 현재수행되고있는업무처리절차가복잡하면신속성은떨어지게마련이다. 제도나운영방식에문제가있다면이를개선하여야한다. 특히정부는업무를신속하게처리하기위하여행정업무운영제도를많이개선해왔다. 하지만, 아직도보고와결재의단계가많고, 종이방식에의한업무처리가있으며, 불필요한회의와보고가많다. 업무처리와업무관리의신속성을위해서는기본적으로업무재설계가필요하다. 라. 경제성업무관리의 2대축은업무작업의능률화와업무비용의경제화이다. 이중업무처리에필요한비용즉업무비용은고정적이며간접적인경비이다. 이업무비용을줄이는것은대단히중요한일이다. 최소의비용으로최대의효과를높이도록노력해야한다. 업무처리와업무관리에있어서최소의비용이들어가도록하기위해서는비용편익분석과비용효과분석이요구된다. 7. 업무의분장 각처리과의장은행정업무의효율적처리와책임소재를분명하게하기위하여소관업무를단위업무별로분장하되, 소속공무원간의업무량이균형을이룰수있도록하여야한다. 8. 업무의인계 인수 1) 인계 인수개요가 ) 업무인계 인수서작성공무원이조직개편, 인사발령또는업무분장조정등의사유로업무를인계 인수하 ㅣ 19 ㅣ

26 행정업무운영실무 는때에는해당업무에관한진행상황, 관계문서, 자료등모든사항이구체적으로나타나도록업무관리시스템이나전자문서시스템을이용하여인계 인수서 ( 규칙별지제12호서식 ) 를작성하여인계 인수하여야한다 ( 영제61조제1항 / 규칙제45조제1항 ). 나 ) 인계 인수자료의상시관리행정기관의장은인계 인수가원활하게이루어질수있도록기능분류시스템의자료를최신의정보로유지하여야한다 ( 영제61조제2항 ). 다 ) 직무대리자의인계 인수업무를인수할후임자가정해지지아니한경우와그밖의특별한사유로후임자에게업무를인계할수없는경우에는그직무를대리하는사람에게인계하고, 그직무를대리하는사람은후임자가업무를인수할수있게되었을때에즉시인계하여야한다 ( 규칙제45조제2항 ). 2) 인계 인수절차가 ) 인계 인수사전준비 (1) 기관내업무관리시스템을통해공식적인문서 ( 기안, 결재, 보고, 회의자료등 ) 를충실히작성하고등록한다. (2) 담당업무가추가또는변경되는경우기능분류체계 (BRM) 에따른단위과제의분류체계를수정 보완한다. (3) BRM에등록된단위과제의관련정보 ( 이해관계자, 조직 / 법령 / 예산정보, 업무처리절차등 ) 를수시로수정 보완한다. (4) 개인용컴퓨터의폴더는업무관리시스템의 BRM 분류체계를준용하여관리하며, 보존폴더와임시폴더로구분하여불필요한자료의축적을방지한다. 나 ) 업무자료정리 (1) 인사발령등인계 인수사유가발생하였을경우기존에담당하던과제를모두종료한다. ㅣ 20 ㅣ

27 Ⅱ. 행정업무운영개요 (2) 업무관리시스템의실적관리나고객관리메뉴등을통해담당과제와관련한실적자료 ( 공식적인문서목록, 고객정보등 ) 를정리한다. (3) 개인용컴퓨터에보관된자료가운데인계 인수가불필요한자료들을삭제하고이동용저장장치 ( 보안 USB등 ) 에복사한다. (4) 정리된업무자료의구성및간략한내용을살펴볼수있는자료개요를작성한다. 다 ) 인계 인수서작성 (1) 인계자는규칙별지제12호서식을활용하여인계 인수서를작성한다. (2) 작성된인계 인수서에서명할인수자와입회자 ( 직근상급자 ) 를확인한다. (3) 작성된인계 인수서는 1차적으로상급자인입회자에게먼저검토를받을필요가있으며, 입회자는인계 인수항목이충실히기록되었는지확인하고수정및보완을위한의견을제시할수있다. (4) 인계자는입회자의검토를받은인계 인수서에서명한다. 라 ) 대면인계 인수진행 (1) 인계자는인수자를확인하고대면인계 인수일정을협의한다. (2) 대면인계 인수는실제인계 인수발생시점이후 7일이내에완료하는것을원칙으로하며, 상급자에대한보고를통해공식적으로대면인계 인수를위한시간을확보한다. (3) 인계자는대면인계 인수과정에서인계 인수서를전달하고그내용을간략히설명하며, 서면으로기록되지않은업무처리 know-how 나업무지식을인수자에게전달한다. (4) 지역적격차나시간적불일치로인해대면인계 인수가불가한경우에는대면인계 인수를대행할대리자를지정하거나전화, 영상회의및이메일등을통해인계 인수한다. ㅣ 21 ㅣ

28 행정업무운영실무 마 ) 인계 인수서확인 (1) 인수자는인계자가작성한인계 인수서를바탕으로업무관리시스템상의자료및전달받은개인문서자료등을확인한다. (2) 인계 인수서에기록된현안 미결업무등에대해명확히확인하고처리방안에관하여인계자로부터충분한의견을수렴한다. (3) 인수자는인계 인수서의내용을충실히파악한이후인계 인수서에서명하고그결과를입회자 ( 직근상급자 ) 에게보고한다. (4) 직근상급자인입회자는인수자가인계 인수서를충실히파악하고있는지를확인하고인계 인수서에서명하여인계 인수결과보고를공식적으로처리한다. 바 ) 인계 인수사후관리 (1) 인계자는인계 인수가종료된이후에도인수자나입회자가요청할경우관련업무처리를지원하여야한다. (2) 원칙적으로인계자는인계 인수이후최소 1개월까지는인계 인수과정에서발생하는인수자의업무파악을위하여적극적으로업무를지원해야한다. (3) 가급적사후업무지원은메모보고등을통해요청과대응이이루어지도록해야하나, 사안의정도에따라구두설명이나이메일, 전화, 영상회의등을통한원격지원도가능하다. ㅣ 22 ㅣ

29 Ⅱ. 행정업무운영개요 행정업무의효율적운영에관한규정시행규칙 [ 별지제 12 호서식 ] 업무인계 인수서 1. 업무현황가. 담당업무나. 주요업무계획및진행사항다. 현안사항및문제점라. 주요미결사항 2. 관련문서현황 3. 주요물품및예산등인계ㆍ인수가필요한사항 4. 그밖의참고사항 위와같이인계 인수합니다. 년월일인계자 ( 서명또는인 ) 인수자 ( 서명또는인 ) 입회자 ( 서명또는인 ) 비고 ( 이난은서식에포함하지아니한다 ) 1. 입회자는인계자의바로위상급자가된다. 다만, 인계자가기관장및부기관장인경우에는바로아래하급자가된다. 2. 기재항목이나내용은기관의실정이나인계ㆍ인수사항에따라조정하여사용할수있다. 3. 인계자, 인수자및입회자의서명또는날인은생략할수있다. ㅣ 23 ㅣ

30 행정업무운영실무 종합학습문제 - 제 2 장 [ 주관식문제 ] 1. 업무관리의 2대축을쓰시오. 2. 업무의종류를분류할때, 우리가편의상말하는 업무 는어떤사무인가? 3. 업무비용을경제화하기위한두가지요소는? [ 객관식문제 ] 1. 행정업무운영의목적은행정효율성의향상이다. 이를달성하기위한수단에해당되지않는것은? 1 정보화 2 과학화 3 표준화 4 경제화 5 간소화 2. 행정업무운영의원칙에해당되지않는것은? 1 용이성 2 신속성 3 경제성 4 정확성 5 공정성 [ 토의해보기 ] 1. 보조기관및보좌기관만행사하던전결권을단순 경미한사항에대하여구체적으로언제부터업무담당자도행사할수있도록하였으며, 법적인근거가무엇인지를찾아토의해보시오. 그리고단순 경미한사항외의업무 ( 보통수준의업무, 중요한업무등 ) 까지언제부터업무담당자도전결권을행사할수있도록하였는지와그법적인근거를찾아토의해보시오 부터시행된 사무관리규정 ( 동시행규칙 ) 의주요내용을 전까지의내용과비교하여보고, 신설 폐지 개정의이유를토의해보시오. ㅣ 24 ㅣ

31 Ⅱ. 행정업무운영개요 [ 깊이들여다보기 ] 1. 사무의분장은누가하며, 왜하며, 어떻게하는지를법적인근거를찾아생각해보고이를정리하여써보시오. 2. 전결 ( 대결 ) 및서명표시의방법이 부터어떻게변경되었으며, 왜변경되었는지를깊이생각해보고, 1948년이후에어떻게표시방법이변경되었는지를문서관련법령을찾아사례를들어표시해보시오. [ 정답과해설 ] [ 주관식문제 ] 1. 업무관리의 2대축은 사무작업의능률화 와 사무비용의경제화 이다. 2. 업무의종류를분류할때, 우리가편의상말하는 업무 는 본래사무 이다. 3. 업무비용을경제화하기위한두가지요소는 비용절감 과 낭비제거 이다. [ 객관식문제 ] 1. 4 경제화. 사무관리의목적은행정능률의향상이다. 이를달성하기위한수단에해당되는것은간소화 표준화 과학화및정보화이다. 이중 정보화 는사무관리가전자문서시스템, 행정정보시스템등대부분의업무가정보기술을이용하여시스템중심으로처리되어 부터신설된내용이다 공정성 은민원처리의원칙에들어간다. [ 토의해보기 ] 1. 보조기관및보좌기관만행사하던전결권을일상반복적인단순집행업무로서경미한사항의경우에는 사무관리규정제16조제2항을개정하여 부터업무담당자도행사할수있도록하였다. 그리고단순 경미한사항외의업무 ( 보통수준의업무, 중요한업무등 ) 까지도 사무관리규정을개정하여 부터업무담당자도전결권을행사할수있도록하였다. ㅣ 25 ㅣ

32 행정업무운영실무 사무관리규정제16조제2항 2 행정기관의장은사무의내용에따라그보조기관또는보좌기관 ( 일상적 반복적인단순집행업무로서경미한사항의경우에는당해업무담당공무원 ) 으로하여금위임전결하게할수있으며, 그위임전결사항은당해기관의장이훈령또는지방자치단체의규칙으로정 한다.< 개정 > 2 행정기관의장은사무의내용에따라그보조기관 보좌기관또는당해업무담당공무원으로하여금위임전결하게할수있으며, 그위임전결사항은당해기관의장이훈령또는지방자치단체의규칙으로정한다.< 개정 > 행정업무의효율적운영에관한규정제10조제2항 < 전부개정 > 2 행정기관의장은업무의내용에따라보조기관또는보좌기관이나해당업무를담당하는공무원으로하여금위임전결하게할수있으며, 그위임전결사항은해당기관의장이훈령이나지방자치단체의규칙으로정한다. [ 깊이들여다보기 ] 1. 업무의분장은각처리과의장이한다. 업무분장을하는이유는사무의효율적처리와책임소재의명확을기하기위하여한다. 소관업무를단위업무별로분장하되, 소속공무원간의업무량이균형잡히게분장하여야한다. 법적인근거는 행정업무의효율적운영에관한규정 제60조이다. 2. 전결 ( 대결 ) 및서명표시의방법이 부터전결 ( 대결 ) 하는자의직위 ( 직급 ) 를먼저쓰고, 서명란에전결 ( 대결 ) 표시와함께전결 ( 대결 ) 일자를월일만쓰고, 서명하는것으로변경되었다. 2003년까지는전결 ( 대결 ) 하는자의서명은기관장의서명란에하였으나, 2004년부터는실제로전결 ( 대결 ) 하는자의서명란에서명을하도록하였다. 이렇게변경한이유는전결 ( 대결 ) 하는자와서명을일치하도록하여정책실명제를강화하기위함이었다. 또한기관장의서명란에전결권자 ( 대결권자 ) 의서명이들어가면, 일반국민들은혼동하게되고, 이에대하여충분한설명을하는등불필요한행정낭비요소가있어개정하게된것이다 년이후에결재, 전결 ( 대결 ) 의표시방법이어떻게변경되었는지에대하여는문서관련법령과함께살펴보고자한다. ㅣ26ㅣ

33 Ⅱ. 행정업무운영개요 정부처무규정 ( ) 제1조행정각기관 ( 부, 처, 원, 위원회및국무총리소속기관. 이하같음 ) 의사무집행은순서에따라장관 ( 그기관의장을말함. 이하같음 ) 의결재를거침을요한다. 대통령또는국무총리의결재를요하는사항은그결재를받는다. 결재는관직명과결재일자를기입하고서명또는실인을찍음으로표시한다. 단, 반대의견이있을때에는부전을달수있다. 정부처무규정 ( ) 제1조 1 중앙행정기관의사무집행은순서에따라장관 ( 그기관의장, 국무원사무국에있어서는수석국무위원. 이하같다 ) 의결재를거침을요한다.< 개정 > 2 대통령의결재를요하는사항은그결재를받는다.< 개정 > 정부공문서규정 ( 제정, 시행 ) 이당시결재의종류는결재, 전결, 대결, 후결, 후열등 5종이다. 결재의종류의정의와효력을함께명시한것이특징이다. 후결과후열도결재의종류에들어간점이특이하다. 결재수단은도장을찍거나서명을하며, 반드시결재월일을표시하도록한점도주요한특징이다. 제11조 ( 결재표시요령 ) 1 결재를표시하는방법은결재자가도장을찍거나지워지지않는필기구로써서명을하며반드시결재월일을표시하고필요에따라시간을명시할수있다. 2 기안되는문서는소정의결재란에결재표시를하며종합수집된동일한내용의문서는각장마다결재표시를하지않고종합된제일윗장에결재표시를한다. 기안이외의문서에는명의란또는적당한공백에결재표시를한다. 3 모든공문서의결재는과장이상에한하며기안자의성명은기안처란에기재한다. 공문서의차상급결재자에대한책임은과장이상이지며기안자표시는누가취급하였다는증빙에지나지않는다. 제13조 ( 문서의결재종류및표시방법 ) 문서의결재종류및표시방법은다음각호의정한바에의한다. 1. 전결이란전결규정에의하여정규의결재자로부터위임받은사항을일정한자격자가결재하는것으로서전결자란에전결이라표시하고위임자의란에서명또는날인표시한다. ㅣ 27 ㅣ

34 행정업무운영실무 < 보기 > 국장이위임전결할때 과장국장차관장관전결金 대결이란정규의결재자부재중정식으로대리임명받은일정한자격자가결재하는것으로서문서상에대결이라고기입하여표시한다. 이경우에는정규의결재자가결재한것과동일한효력을갖는다. < 보기 > 차관이대결할때과장국장차관장관대결金 후결이란정규의결재자가부재이거나사무형편에의하여결재불능시내용이중요하여대결하기곤란하다고판단하였을때에하는것으로서문서상에후결이라고기입하여표시한다. 후에정규의결재가가수정할경우이수정은장래에한해서만효력을갖는다. < 보기 > 장관이후결을요할때과장국장차관장관 金 후결 ㅣ 28 ㅣ

35 Ⅱ. 행정업무운영개요 정부공문서규정 ( ) 제38조 ( 결재 ) 1 기안한문서 ( 공람문서를포함한다 ) 는순서에따라기관의장의결재를받아야한다. 2 결재란이설정되어있는문서는그결재란에결재를받는다. 3 결재란이설정되어있지않는문서는적당한여백에결재란을따로설정하고간단한내용은결재사항을병기하며내용이복잡한것은기안용지를사용하거나제16조의규정에따라부전지에그요지를기록하여결재를받는다. 4 관계되는일건서류는그내용을요약하여일괄해서결재또는공람에부칠수있다. 정부공문서규정 ( ) 제38조 ( 결재 ) 1 기안한문서 ( 공람문서를포함한다 ) 는순서에따라기관의장의결재를받아야한다. 다만, 최종결재권자가특히긴급을요하여필요하다고인정될경우에는그의결재만으로문서를시행하게할수있다.< 개정 > 2 전항단서의규정에의하여시행된문서는시행후이를관계자에게열람시켜야하며, 그후열표시는후열자의결재란에 후열 의표시를하고서명또는날인하여야한다. < 신설 > 3 결재란이설정되어있는문서는그결재란에결재를받는다. 4 결재란이설정되어있지않는문서는적당한여백에결재란을따로설정하고간단한내용은결재사항을병기하며내용이복잡한것은기안용지를사용하거나제16조의규정에따라부전지에그요지를기록하여결재를받는다. 5 관계되는일건서류는그내용을요약하여일괄해서결재또는공람에부칠수있다. 정부공문서규정 ( ) 제26조 ( 결재 ) 1 기안한문서 ( 공람하는문서를포함한다 ) 는결재권자의결재를받아야한다. 2 두장이상으로이루어지는문서중중요한문서에는그합철되는부분에결재권자가간인한다. 정부공문서규정 ( ) 제 26 조 ( 결재 ) 1 기안한문서는결재권자의결재를받아야한다.< 개정 > ㅣ 29 ㅣ

36 행정업무운영실무 2 결재권자는두장이상으로이루어지는다음각호의 1에해당하는문서를결재할때에는결재인 ( 별지제3호서식 ) 으로간인하여야한다.< 개정 > 1. 전후관계를명백히할필요가있는문서 2. 사실또는법률관계의증명에관계되는문서 3. 허가 인가 등록기타의민원사항에관계되는문서 3 전항의문서를시행할때에는그시행문에시행명의자의관인으로간인한다.< 신설 > 정부공문서규정 ( ) 제20조 ( 결재 ) 1 문서는기안문의경우에는행정기관의장의결재를, 협조문의경우에는보조기관또는보좌기관의결재를받아야한다. 이경우행정기관의장은사무의내용에따라그보조기관또는보좌기관으로하여금위임전결하게할수있으며, 그위임전결사항은당해기관의장이훈령으로정한다. 2 결재권자가출장 휴가기타의사유로상당기간부재중이거나긴급한문서로서결재권자의사정에의하여결재를받을수없는때에는그직무를대리하는자가대결할수있으며, 내용이중요한문서는결재권자의후열을받아야한다. 정부공문서규정 ( ) 제20조 ( 결재 ) 1 문서는기안문의경우에는행정기관의장의결재를, 협조문의경우에는보조기관또는보좌기관의결재를받아야한다. 이경우행정기관의장은사무의내용에따라그보조기관또는보좌기관으로하여금위임전결하게할수있으며, 그위임전결사항은당해기관의장이훈령으로정한다. 2 결재권자가출장 휴가기타의사유로상당기간부재중이거나긴급한문서로서결재권자의사정에의하여결재를받을수없는때에는그직무를대리하는자가대결할수있으며, 내용이중요한문서는결재권자의후열을받아야한다. 사무관리규정 ( ) 제16조 ( 결재 ) 1 문서는당해행정기관의장의결재를받아야한다. 다만, 보조기관또는보좌기관의명의로발신하는문서는그보조기관또는보좌기관의결재를받아야한다. 2 행정기관의장은사무의내용에따라그보조기관또는보좌기관으로하여금위임전결하게할수있으며, 그위임전결사항은당해기관의장이훈령으로정한다. ㅣ 30 ㅣ

37 Ⅱ. 행정업무운영개요 3 결재권자가휴가 출장기타의사유로상당기간부재중이거나긴급한문서의경우에결재권자의사정에의하여결재를받을수없는때에는그직무를대리하는자가대결할수있되, 내용이중요한문서에대하여는결재권자의후열을받아야한다. 사무관리규정 ( ) 제16조 ( 결재 ) 1 문서는당해행정기관의장의결재를받아야한다. 다만, 보조기관또는보좌기관의명의로발신하는문서는그보조기관또는보좌기관의결재를받아야한다. 2 행정기관의장은사무의내용에따라그보조기관또는보좌기관 ( 일상적 반복적인단순집행업무로서경미한사항의경우에는당해업무담당공무원 ) 으로하여금위임전결하게할수있으며, 그위임전결사항은당해기관의장이훈령또는지방자치단체의규칙으로정한다.< 개정 > 3 결재권자가휴가 출장기타의사유로상당기간부재중이거나긴급한문서의경우에결재권자의사정에의하여결재를받을수없는때에는그직무를대리하는자가대결할수있되, 내용이중요한문서에대하여는결재권자의후열을받아야한다. 사무관리규정 ( ) 제16조 ( 결재 ) 1 문서는당해행정기관의장의결재를받아야한다. 다만, 보조기관또는보좌기관의명의로발신하는문서는그보조기관또는보좌기관의결재를받아야한다. 2 행정기관의장은사무의내용에따라그보조기관또는보좌기관 ( 일상적 반복적인단순집행업무로서경미한사항의경우에는당해업무담당공무원 ) 으로하여금위임전결하게할수있으며, 그위임전결사항은당해기관의장이훈령또는지방자치단체의규칙으로정한다.< 개정 > 3 결재권자가휴가 출장기타의사유로결재할수없는때에는그직무를대리하는자가대결할수있되, 내용이중요한문서에대하여는결재권자에게사후에보고하여야한다. < 개정 > 사무관리규정 ( ) 제16조 ( 결재 ) 1 문서는당해행정기관의장의결재를받아야한다. 다만, 보조기관또는보좌기관의명의로발신하는문서는그보조기관또는보좌기관의결재를받아야한다. 2 행정기관의장은사무의내용에따라그보조기관 보좌기관또는당해업무담당공무원으로하여금위임전결하게할수있으며, 그위임전결사항은당해기관의장이훈령또는지방자치단체의규칙으로정한다. < 개정 , > ㅣ 31 ㅣ

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39 Ⅲ. 공문서관리

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41 Ⅲ. 공문서관리 Ⅲ. 공문서관리 1. 공문서관리개설 가. 공문서의의의 1) 행정상의공문서행정상공문서라함은일반적으로행정기관또는공무원이직무상작성한문서또는시행되는문서및행정기관이접수한모든문서를말한다. 행정업무의효율적운영에관한규정제 3 조제 1 호 ( 공문서의정의 ) 공문서 라함은행정기관에서공무상작성하거나시행하는문서 ( 도면 사진 디스크 테이프 필름 슬라이드 전자문서등의특수매체기록을포함한다. 이하같다 ) 와행정기관이접수한모든문서를말한다. 각급행정기관의의사표시는공문서로나타나며, 행정활동과정에서생산된다. 따라서행정기관의행정활동과정에서생산되는공문서가유효하게성립되기위한일반적요건은다음과같다. 가 ) 행정기관의적법한권한내의사항중에서작성될것나 ) 위법 부당하거나시행불가능한사항이없을것다 ) 법령에규정된절차에따라형식이정리될것 2) 법률상의공문서법률상의공문서는크게 3가지로나눌수있다. 즉형법상공문서, 민사소송법상공문서및형사소송법상공문서이다. ㅣ35ㅣ

42 행정업무운영실무 가 ) 형법상의공문서의개념형법에서말하는 공문서 라함은공무소또는공무원이그명의로써권한내에서소정의형식에따라작성한문서를말하며, 공문서위조 변조, 허위공문서등의작성및행사등공문서에관한죄 ( 제225조내지제230조, 제235조및제237조 ) 를규정하여공문서의진정성 ( 眞正性 ) 을보호하고있는데, 일반적으로공문서에관한죄는사문서에관한죄보다무겁게처벌되고있다. 나 ) 민사소송법상의공문서의개념민사소송법은 문서의방식과취지에의하여공무원이직무상작성한것으로인정한때에는이를진정한공문서로추정한다 ( 제327조 ) 라고규정하여공문서는그방식 취지에의하여공무원이직무상작성한것으로인정되는때에는진정한공문서로추정하여증거능력을부여하고있다. 다 ) 형사소송법상의공문서의개념형사소송법은 가족관계기록에관한증명서, 공정증서등본, 기타공무원또는외국공무원의직무상증명할수있는사항에관하여작성한문서등은당연히증거능력이있는서류 ( 제315조 ) 로서증거로할수있다 고규정하고있다. 또한, 동법제147조의규정에의하면공무원또는공무원이었던자를증인으로직무상의비밀에관한사항을심문할경우에는법원은당해관청또는감독관청의승인을얻도록규정하고있다. 나. 문서의필요성 모든행정사무는문서에서시작하여문서로끝난다 고할수있다. 행정사무는대 ㅣ 36 ㅣ

43 Ⅲ. 공문서관리 부분문서로이루어진다. 문서의주요기능은의사전달과의사보존이라고할수있으며, 일반적으로다음과같은경우문서가필요하다. 1) 내용이복잡하여문서가없이는업무처리가곤란할때 2) 업무처리에대한의사소통이대화로는불충분하여문서가필요한때 3) 행정기관의의사표시내용을증거로남겨야할때 4) 업무처리의형식상또는절차상문서가필요한때 5) 업무처리결과를보존할필요가있을때 공문서의기능 1 의사의기록 구체화문서는사람의의사를구체적으로표현하는기능을갖는다. 사람이가지고있는주관적인의사는문자 숫자 기호등을활용하여종이나다른매체에표시하여문서화함으로써그내용이구체화된다. 이기능은문서의기안에서부터결재까지문서가성립하는과정에서나타나는것이다. 2 의사의전달문서는자기의의사를타인에게전달하는기능을갖는다. 문서에의한의사전달은전화나구두로전달하는것보다좀더정확하고변함없는내용을전달할수있다. 이것은의사를공간적으로확산하는기능으로서문서의발송 도달등유통과정에서나타난다. 3 의사의보존문서는의사를오랫동안보존하는기능을갖는다. 문서로써전달된의사는지속적으로보존할수있고역사자료로써가치를갖기도한다. 이는의사표시를시간적으로확산시키는역할을한다. 4 자료제공보관 보존된문서는필요한경우언제든참고자료내지증거자료로제공되어행정활동을지원 촉진시킨다. 5 사무의연결 조정문서의기안 결재및협조과정등을통해조직내외의사무처리및정보순환이이루어져업무의연결 조정기능을수행하게된다. ㅣ 37 ㅣ

44 행정업무운영실무 다. 문서처리의원칙 1) 신속처리의원칙문서는내용또는성질에따라그처리기간이나방법이다를수있으나, 효율적인업무수행을위하여신속하게처리하여야한다. 2) 책임처리의원칙 문서는정해진업무분장에따라각자가직무의범위내에서책임을가지고관계규정에따라신속 정확하게처리하여야한다. 3) 적법처리의원칙 문서는법령의규정에따라일정한형식및요건을갖추어야함은물론권한있는자에의하여작성 처리되어야한다. 4) 전자처리의원칙문서는전자처리가원칙이다. 즉문서의기안 검토 협조 결재 등록 시행 분류 편철 보관 보존 이관 접수 배부 공람 검색 활용등문서의모든처리절차가업무관리시스템이나전자문서시스템에서전자적으로처리되도록하여야한다. 이원칙은 사무관리규정 의개정 ( 대통령령제17811호 ) 으로 부터새로이적용된원칙이다. 라. 문서의종류 1) 작성주체에의한구분가 ) 공문서행정기관또는공무원이그직무상작성한문서또는시행되는문서및접수한문서를말한다. ㅣ 38 ㅣ

45 Ⅲ. 공문서관리 나 ) 사문서사문서는개인이사적 ( 私的 ) 인목적을위하여작성한문서를말한다. 그러나사문서도각종신청서등과같이행정기관에제출하여접수가된것은사문서가아니고공문서로된다. 따라서공문서에관한제규정에따라취급되며그문서를제출한사람도접수된문서를임의로회수할수없다. 2) 유통대상여부에의한구분유통대상에따라문서를나누는것은발신명의 형식 결재방법및처리절차등을달리해야할필요가있기때문이다. 가 ) 내부결재문서행정기관내부적으로계획을수립하거나처리방침을받거나보고또는검토하기위하여결재를받는문서를말한다. 내부적으로결재를받는문서이므로발신하지않는다. 나 ) 대내문서해당기관내부에서보조기관또는보좌기관상호간협조를하거나보고또는통지를위하여수발하는문서를말한다. 다 ) 대외문서국민이나단체또는다른행정기관간 ( 소속기관포함 ) 에수발하는문서를말한다. 라 ) 수신자와발신자명의가같은문서합의제행정기관또는행정기관의장이해당행정기관또는행정기관의장에게자신의명의로발송하고자신의명의로수신하는문서를말한다. 즉수신자명의와발신자명의가같은문서이다. 3) 전자여부에의한분류 가 ) 전자문서 컴퓨터등정보처리능력을가진장치에의하여전자적인형태로작성, 송 수신또는 ㅣ 39 ㅣ

46 행정업무운영실무 저장된문서를말한다. 나 ) 종이문서컴퓨터등정보처리능력을가진장치 ( 전자문서시스템, 행정정보시스템등 ) 에의한전자적인형태가아닌, 종이형태로작성한문서또는시행되는문서및접수한문서를말한다. 4) 문서의성질에의한분류 행정업무의효율적운영에관한규정 제4조에서는문서의성질에따라법규문서 지시문서 공고문서 비치문서 민원문서와일반문서의 6종으로구분하고있다. 가 ) 법규문서주로법규사항을규정하는문서로서헌법 법률 대통령령 총리령 부령 조례및규칙등을말한다. 나 ) 지시문서행정기관이그하급기관또는소속공무원에대하여일정한사항을지시하는문서로서훈령 지시 예규및일일명령등을말한다. 지시문서는행정법에서는행정규칙또는행정명령이란용어로사용하고있다. 1 훈령상급기관이하급기관또는소속공무원에대하여상당한장기간에걸쳐그권한의행사를일반적으로지시하기위하여발하는명령을말한다. 2 지시상급기관이직권또는하급기관의문의에의하여하급기관에개별적 구체적으로발하는명령을말한다. 3 예규행정업무의통일을기하기위하여반복적행정업무의처리기준을제시하는법규문서외의문서를말한다. ㅣ 40 ㅣ

47 Ⅲ. 공문서관리 4 일일명령당직 출장 시간외근무 휴가등일일업무에관한명령을말한다. 다 ) 공고문서행정기관이일정한사항을일반에게알리기위한문서로서고시 공고등이이에해당된다. 1 고시 : 민원사무처리기준표처럼법령이정하는바에따라일정한사항을일반에게알리는문서로서일단고시된사항은개정이나폐지가없는한효력이계속된다. 2 공고 : 입찰, 시험공고등일정한사항을일반에게알리는문서로서그내용의효력이단기적이거나일시적인것을말한다. 라 ) 비치문서 행정기관이일정한사항을기록하여행정기관내부에비치하면서업무에활용하는대장 카드등의문서를말한다. 마 ) 민원문서 민원인이행정기관에허가 인가 기타처분등특정한행위를요구하는문서및그에대한처리문서를말한다. 바 ) 일반문서위각문서에속하지아니하는모든문서를말한다. 다만, 일반문서중특수한것으로서회보및보고서가있다. 1 회보행정기관의장이소속공무원또는하급기관에업무연락 통보등일정한사항을알리기위한경우에사용하는문서로서행정기관단위로회보사항을일괄수록하여문서과등에서발행한다. ㅣ 41 ㅣ

48 행정업무운영실무 2 보고서특정한사안에관한현황또는연구 검토결과등을보고하거나건의하고자할때작성하는문서를말한다. 용어의정의 ( 행정업무의효율적운영에관한규정 제3조 ) 1 공문서 : 행정기관에서공무상작성하거나시행하는문서 ( 도면 사진 디스크 테이프 필름 슬라이드 전자문서등의특수매체기록을포함한다 ) 와행정기관이접수한모든문서를말한다. 2 전자문서 : 컴퓨터등정보처리능력을가진장치에의하여전자적인형태로작성되거나송신 수신또는저장된문서를말한다. 3 문서과 : 행정기관내의공문서를분류 배부 보존하는업무를수행하거나수신 발신하는업무를지원하는등문서에관한업무를주관하는과 ( 課 ) 담당관등을말한다. 4 처리과 : 업무처리를주관하는과 담당관등을말한다. 5 서명 : 기안자 검토자 협조자 결재권자 [ 제10조에따라결재, 위임전결또는대결 ( 代決 ) 하는자를말한다 ] 또는발신명의인이공문서 ( 전자문서는제외한다 ) 에자필로자기의성명을다른사람이알아볼수있도록한글로표시하는것을말한다. 6 전자이미지서명 : 기안자 검토자 협조자 결재권자또는발신명의인이전자문서상에전자적인이미지형태로된자기의성명을표시하는것을말한다. 7 전자문자서명 : 기안자 검토자 협조자 결재권자또는발신명의인이전자문서상에자동생성된자기의성명을전자적인문자형태로표시하는것을말한다. 8 행정전자서명 : 기안자 검토자 협조자 결재권자또는발신명의인의신원과전자문서의변경여부를확인할수있도록그전자문서에첨부되거나결합된전자적형태의정보로서 전자정부법시행령 제29조에따른인증기관으로부터인증을받은것을말한다. 9 전자이미지관인 : 관인의인영 ( 印影 ) 을컴퓨터등정보처리능력을가진장치에전자적인이미지형태로입력하여사용하는관인을말한다. 10 전자문서시스템 : 문서의기안 검토 협조 결재 등록 시행 분류 편철 보관 보존 이관 접수 배부 공람 검색 활용등모든처리절차가전자적으로처리되는시스템을말한다. 11 업무관리시스템 : 행정기관이업무처리의모든과정을제22조제1항에따른과제관리 ㅣ 42 ㅣ

49 Ⅲ. 공문서관리 카드및문서관리카드등을이용하여전자적으로관리하는시스템을말한다. 12 행정정보시스템 : 행정기관이행정정보를생산, 수집, 가공, 저장, 검색, 제공, 송 수신하고활용할수있도록하드웨어 소프트웨어 데이터베이스등을통합한시스템을말한다. 13 정보통신망 : 전기통신사업법 제2조제2호에따른전기통신설비를활용하거나전기통신설비와컴퓨터및컴퓨터의이용기술을활용하여정보를수집, 가공, 저장, 검색, 송 수신하는정보통신체제를말한다. 마. 문서의작성형식 1) 법규문서 : 조문형식, 누년일련번호사용 ( 예 : 법률제1234호 ) 2) 훈령 예규 : 조문형식또는시행문형식, 누년일련번호사용 ( 예 : 훈령제125호, 예규제205호 ) 3) 지시 : 시행문형식, 연도표시-일련번호사용 ( 예 : 지시제 호 ) 4) 고시 공고 : 연도표시-일련번호사용 ( 예 : 고시제2011-5호, 공고제 호 ) 5) 일일명령 : 시행문형식또는회보형식, 연도별일련번호사용 6) 일반문서 : 기안문 ( 시행문 ) 또는서식형식, 등록번호사용 7) 회보 : 회보형식, 연도별일련번호사용 ( 예 : 회보제5호 ) 8) 보고서 : 일반기안문또는간이기안문형식, 생산등록번호사용 바. 문서의성립과효력발생 1) 문서의성립가 ) 성립시기다른법령에특별한규정이있는경우를제외하고는당해문서에대한결재권자의서명 ( 전자문자서명 전자이미지서명및행정전자서명을포함함 ) 에의한결재가있음으로써성립한다.( 행정업무의효율적운영에관한규정제6조제1항 ) 결재권자 : 행정기관의장, 행정업무의효율적운영에관한규정제10조제2항에따른위임전결규정 ( 지자체의경우사무전결처리규칙 ) 에의하여행정기관의장으로부터결재권을위임받은자 ㅣ 43 ㅣ

50 행정업무운영실무 ( 전결권자 ) 및같은규정제10조제3항에따라대결하는자를말한다.( 행정업무의효율적운영에관한규정제3조제5호 ) 나 ) 성립요건 (1) 행정기관의적법한권한범위내에서작성되어야한다. (2) 위법 부당하거나시행불가능한내용이아니어야한다. (3) 법령에규정된절차및형식을갖추어야한다. 2) 효력발생시기 효력발생시기는문서의종류에따라다르다. 일반문서, 공고문서, 전자문서에대하여각각살펴보자. 가 ) 일반문서 : 수신자에게도달된때에효력이발생한다. 나 ) 전자문서 : 수신자가관리하거나지정한전자적시스템등에입력되는때에효력이발생한다. 다 ) 공고문서 : 고시또는공고가있은후 5일이경과한날에효력이발생한다. 다만, 효력발생시기가법령에규정되어있거나, 공고문서에특별히명시되어있는경우는그에의한다. 여기서 5일의경과기간은일반에게그내용을알리는데필요한최소한의주지기간으로볼수있기때문에공고문서에효력발생시기를명시하는때에는최소한 5일이상의주지기간을주어야할것이다. 다만, 행정절차법 제15조제3항에서 제14조제4항의경우다른법령등에특별한규정이없으면공고일부터 14일이경과한때에그효력이발생한다 라고규정하고있는데여기서 14일의경과기관은처분, 신고, 행정상입법예고, 행정예고및행정지도의절차에관하여송달받을자에게공고를통하여송달하는경우에한하여우선적으로적용된다. ㅣ 44 ㅣ

51 Ⅲ. 공문서관리 행정절차법 제15조 ( 송달의효력발생 ) 3제14조제4항의경우에는다른법령등에특별한규정이있는경우를제외하고는공고일부터 14일이경과한때에그효력이발생한다. 다만, 긴급히시행하여야할특별한사유가있어효력발생시기를달리정하여공고한경우에는그에따른다. 제14조 ( 송달 ) 4다음각호의어느하나에해당하는경우에는송달받을자가알기쉽도록관보 공보 게시판 일간신문중하나이상에공고하고인터넷에도공고하여야한다. 1. 송달받을자의주소등을통상적인방법으로확인할수없는경우 2. 송달이불가능한경우 효력발생에대한입법주의 1 표백주의 ( 表白主義 ) 문서가성립한때즉결재로써문서의작성이끝난때에효력이발생한다는견해이다. 이는내부결재문서와같이상대방없는문서의경우에는합당하나, 상대방이있는경우에는그상대방이해당문서의작성에관해전혀알지못하는데도효력이생기게되어문서발송지연등발신자의귀책사유로인한불이익을상대방이감수해야하는부당함이발생한다. 2 발신주의 ( 發信主義 ) 성립한문서가상대방에게발신된때효력이발생한다는견해이다. 이는신속한거래에적합하며, 특히다수의자에게동일한통지를해야할경우에획일적으로효력을발생하게할수있다는장점이있지만, 문서의효력발생시기가발신자의의사에좌우되고, 상대방이아직알지못하는상황에서효력이발생한다는단점이있다. 발신주의를채택한예로는 민법 제455조 ( 승낙여부의최고 ( 催告 )), 제531조 ( 격지자간의계약성립시기 ) 등을들수있다. 민법 第 531 條 ( 隔地者間의契約成立時期 ) 隔地者間의契約은承諾의通知를發送한때에成立한다. 3 도달주의 ( 到達主義 ) 문서가상대방에게도달해야효력이생긴다는견해이며수신주의 ( 受信主義 ) 라고도한다. 여기서도달이라함은문서가상대방의지배범위내에들어가사회통념상그문서의내용을알수있는상태가되었다고인정되는것을의미한다. 이는쌍방의이익을가장잘조화시키는견해라고볼수있다. 민법 상의의사표시와 행정업무의효율적운영에 ㅣ 45 ㅣ

52 행정업무운영실무 관한규정 상의문서의효력발생시기는도달주의를원칙으로하고있다. 민법 第 111 條 ( 意思表示의效力發生時期 ) 1 相對方있는意思表示는그通知가相對方에到達한때로부터그效力이생긴다. 4 요지주의 ( 了知主義 ) 상대방이문서의내용을안때에효력이발생한다는견해이다. 이는상대방의부주의나고의등으로인한부지 ( 不知 ) 의경우발신자가불이익을감수해야하는폐단이발생하고, 지나치게상대방의입장에치우친것으로타당한견해라고보기어렵다. 사. 문서수발의원칙 1) 문서는직접처리하여야할행정기관에발신함. 다만, 필요한경우에는행정조직상의계통에따라발신한다. 2) 하급기관에서직근상급기관이외의상급기관 ( 당해하급기관에대한지휘 감독권을갖고있는기관을말함 ) 에발신하는문서중필요하다고인정되는문서는그직근상급기관을경유하여발신한다. 3) 상급기관에서직근하급기관외의하급기관에문서를발신하는경우에도전항과같이경유하여발신한다. ( 제3장의 8. 문서의접수및처리중나. 경유문서처리요령참조 ) 아. 각종대장 서식의전자관리 각종대장 서식등은특별한사유가없는한전산화 자동화가용이하도록전자문서시스템또는업무관리시스템등으로관리하여야한다. 자. 문서관계규정 1) 기본규정 : 행정업무의효율적운영에관한규정 ( 같은규정시행규칙 ) ㅣ 46 ㅣ

53 Ⅲ. 공문서관리 2) 관련법령가 ) 공공기록물관리에관한법률 ( 시행령, 시행규칙 ) 나 ) 전자정부법 ( 시행령, 시행규칙 ) 심화 ( 深化 ) 자료 1. 고시와공고의공통점과차이점을구체적으로알아보자. 2. 문서의종류별로문서작성형식을구체적인실례를들어작성하여보자. 3. 문서의접수시점과문서의효력발생시점이같은지를비교 설명해보자. 4. 직무대리 권한대행의공통점과차이점을법적근거를들어설명해보자. 2. 문서작성의일반사항 가. 문서의전자적처리행정기관의장은문서의기안 검토 협조 결재 등록 시행 분류 편철 보관 보존 이관 접수 배부 공람 검색 활용등문서의모든처리절차를전자문서시스템또는업무관리시스템상에서전자적으로처리하도록하여야한다.( 행정업무의효율적운영에관한규정제5조 ) 나. 문서의용어 1) 글자 : 문서는 국어기본법 제3조제3호에따른어문규범에맞게한글로작성하되, 뜻을정확하게전달하기위하여필요한경우에는괄호안에한자나그 ㅣ 47 ㅣ

54 행정업무운영실무 밖의외국어를함께적을수있으며, 특별한사유가없으면가로로쓴다. < 예시 > 법규문서는조문형식 ( 條文形式 ) 에의하여 어문규범한글맞춤법, 표준어규정, 표준발음법, 외래어표기법, 국어의로마자표기법등국어의올바른사용법에대하여문화체육관광부장관이정하는규범 2) 문안 : 문서의내용은간결하고명확하게표현하고일반화되지않은약어와전문용어등의사용을피하여이해하기쉽게작성하여야한다. 3) 숫자 : 아라비아숫자로쓴다. 4) 연호 : 서기연호를쓰되, 서기 는표시하지않는다. 5) 날짜 : 숫자로표기하되년, 월, 일의글자는생략하고그자리에온점을찍어표시한다. < 예시 > ) 시간 : 시 분은 24시각제에따라숫자로표기하되, 시 분의글자는생략하고그사이에쌍점 (:) 을찍어구분한다. < 예시 > 오후 3시 20분 ( ) 15:20 ( ) 7) 금액 : 금액을표시할때에는아라비아숫자로쓰되, 숫자다음에괄호를하고한글로기재한다.( 규칙제2조제2항 ) < 예시 > 금113,560원 ( 금일십일만삼천오백육십원 ) 공문서작성용어의변천 정부처무규정 ( ) 제31조기안은해서또는행서의서체로서명료히기재하며문장은간명을위주로하고, 개정을가하였을때에는정정한자위에날인한다. 전보안은가급적간략히하고전보약부호를사용할것은그본문에괄호를친후그오른편에약부호를주서한다. ㅣ 48 ㅣ

55 Ⅲ. 공문서관리 공문서규정 ( ) 제 8 조문서는구어체로간명하게기술하며, 필요한곳에는독점을친다. 정부공문서규정 ( ) 제15조 ( 일반적요소 ) 1모든공문서는표준말인한글국어체로간명하게기술하고정자로써가로쓰되띄어쓸것이며수자표시는아라비아수자를사용한다. 뜻의전달이곤란한것은괄호안에한자를넣어쓸수있다. 2공문서작성상의용어는상급관청에발한하거나상관에게제출하는것은보통경어를쓰고기타문서는과격하고불손한감을주지않는범위내에서경어를생략한다. 보기 1. 하달문서체 임, 함, 할것, 시킬것 2. 상신문서체 입니다. 바랍니다. 합니다. 정부공문서규정 ( ) 제10조 ( 용어 ) 1문서는표준어를사용하여한글로띄어서가로쓰되, 뜻의전달이곤란한것은괄호안에한자또는외국어를넣어쓴다. 다만, 법규문서는한자를혼용할수있다. 2외국어는고유명사또는외국어가아니면표시될수없는것에한하여사용한다. 3문서에쓰는용어는과격하고불손한감을주지않는범위안에서경어를생략할수있다. 정부공문서규정 ( ) 제7조 ( 문서의용어 ) 1문서는표준어를사용하여한글 ( 모아쓰기및풀어쓰기 ) 로띄어서가로쓰되, 뜻의전달이곤란한것은괄호안에한자또는외국어를넣어쓴다. 다만, 법규문서는한자를혼용할수있다. 정부공문서규정 ( ) 제7조 ( 문서의용어 ) 1문서는한글로띄어서가로쓰며표준어를사용한다. 다만, 법규문서는뜻의전달이곤란한경우에한하여괄호안에한자를넣어서쓴다. ㅣ 49 ㅣ

56 행정업무운영실무 정부공문서규정 ( ) 제 7 조 ( 문서의용어 ) 1 문서는한글로띄어서가로쓰되, 표준말을사용한다.< 개정 > 사무관리규정 ( ) 제10조 ( 문서작성의일반사항 ) 1문서는쉽고간명하게한글로작성하되, 특별한사유가있는경우를제외하고는한글맞춤법에따라가로로쓴다. 사무관리규정 ( ) 제10조 ( 문서작성의일반사항 ) 1문서는쉽고간명하게한글로작성하되, 올바른뜻의전달을위하여필요한경우에는괄호안에한자기타외국어를넣어쓸수있으며, 특별한사유가있는경우를제외하고는한글맞춤법에따라가로로쓴다.< 개정 > 사무관리규정 ( ) 제10조 ( 문서작성의일반원칙 < 개정 >) 1문서는문화예술진흥법제7조의규정에의한어문규범에맞게한글로작성하되, 쉽고간명하게표현하고, 뜻을정확하게전달하기위하여필요한경우에는괄호안에한자그밖의외국어를넣어쓸수있으며, 특별한사유가있는경우를제외하고는가로로쓴다. 사무관리규정 ( ) 제10조 ( 문서작성의일반원칙 < 개정 >) 1문서는국어기본법제11조의규정에의한어문규범에맞게한글로작성하되, 쉽고간명하게표현하고, 뜻을정확하게전달하기위하여필요한경우에는괄호안에한자그밖의외국어를넣어쓸수있으며, 특별한사유가있는경우를제외하고는가로로쓴다. 행정업무의효율적운영에관한규정 ( ) 제7조 ( 문서작성의일반원칙 ) 1 문서는 국어기본법 제3조제3호에따른어문규범에맞게한글로작성하되, 뜻을정확하게전달하기위하여필요한경우에는괄호안에한자나그 ㅣ 50 ㅣ

57 Ⅲ. 공문서관리 밖의외국어를함께적을수있으며, 특별한사유가없으면가로로쓴다. 2 문서의내용은간결하고명확하게표현하고일반화되지않은약어와전문용어등의사용을피하여이해하기쉽게작성하여야한다. 다. 바코드및 QR코드등표기문서에는시각장애인등의편의도모를위해음성정보또는영상정보등이수록되거나연계한바코드, QR코드등을표기할수있다.( 행정업무의효율적운영에관하규정제7조제3항 ) 이경우바코드, QR코드는문서상단의 행정기관명 표시줄의오른쪽끝에 2cm 2cm범위내에서표기한다. < 공문서바코드표기예시 > 라. 문서의쪽번호등표시 1) 쪽번호등의개념 2장이상으로이루어지는중요문서의앞장과뒷장의순서를명백히하기위하여매기는번호또는그행위를말한다. 2) 쪽번호등의표시대상문서가 ) 문서의순서또는연결관계를명백히할필요가있는문서나 ) 사실관계나법률관계의증명에관계되는문서다 ) 허가, 인가및등록등에관계되는문서 ㅣ 51 ㅣ

58 행정업무운영실무 3) 표시방법가 ) 전자문서 : 쪽번호표시또는발급번호기재 (1) 쪽번호 : 각종증명발급문서외의문서에표시 ( 가 ) 쪽번호는중앙하단에표시하되, 문서의순서또는연결관계를명백히할필요가있는중요문서에는해당문서의전체쪽수와그쪽의일련번호를붙임표 (-) 로이어표시한다. < 예시 > 전체쪽수가 4쪽일경우, 4-1, 4-2, 4-3, 4-4 로표시 ( 나 ) 양면을사용한경우에는양면모두순서대로쪽수를부여한다. 문서철의쪽번호표시 해당문서철의우측하단에첫쪽부터시작하여일련번호로쪽수부여및표기 표지와색인목록은쪽수부여및표기대상에서제외 동일한문서철을 2권이상으로나누어편철한경우, 2권이하의문서철별쪽수는전권마지막쪽수다음의일련번호로시작 연필로먼저표시한후기록물정리가끝나면잉크등으로표시 (2) 발급번호 : 각종증명발급문서에는왼쪽하단에표시 < 예시 > 단말번호-출력년월일 / 시 분 초-발급일련번호-쪽번호나 ) 종이문서 : 관인으로간인또는천공 (1) 간인 : 관인관리자가관인으로간인하되, 시행문은간인하기전의기안문을복사하여간인한다. < 각종계약서및업무협약서 > < 사단법인정관 ( 변경 )> 각종계약서및협약서의경우계약또는협약당사자쌍방이같이간인함 ㅣ 52 ㅣ

59 Ⅲ. 공문서관리 (2) 천공 : 민원서류나그밖에필요하다고인정하는문서에는간인을갈음하여천공방식으로표시할수있다. < 천공예시 > ( 대법원 - 재판서등의정본, 등본또는초본등 ( 국민권익위원회 - 의결서등 ) 마. 발의자및보고자의표시 정책실명제를실현하기위하여 사무관리규정 을개정하여기안문에발의자와보고자를표시하도록규정하였다. 1) 발의자및보고자의개념발의자란기안하도록지시하거나스스로기안한사람을말하는데지시여부는기안내용의구체성여부를감안하여판단한다. 또한보고자란결재권자에게직접보고하는자를말한다. 2) 표시기호및표시방법가 ) 발의자는 표시로, 보고자는 표시로하고, 발의자와보고자가동일인인경우에는, 를함께표시한다. 나 ) 기호는기안문의해당직위나직급의앞또는위에표시한다. 3) 보고자의표시생략전자문서로결재하거나결재권자에게직접보고하지아니하는경우에는보고자표시를생략한다. ㅣ53ㅣ

60 행정업무운영실무 4) 발의자및보고자의표시생략문서가 ) 검토나결정이필요하지아니한문서나 ) 각종증명발급, 회의록, 그밖의단순사실을기록한문서다 ) 일상적 반복적인업무로서경미한사항에관한문서 바. 문서에로고 상징 마크또는홍보문구등을표시 1) 기안문및시행문에는가능하면행정기관의로고 상징 마크 홍보문구등을표시하여행정기관의이미지를높일수있도록하여야한다.( 행정업무의효율적운영에관한규정제28조제5항 / 규칙제4조제2항 ) 2) 로고 ( 상징 ) 는문서상단의 행정기관명 표시줄의왼쪽끝에 2cm 2cm 범위내에서표시하고, 홍보문구는행정기관명바로위에표시한다. < 표시예시 > 사. 문서의 끝 표시 ( 행정업무의효율적운영에관한규정규칙제 4 조제 5 항 ) 1) 본문내용의마지막글자에서한글자 (2타) 띄우고 끝 표시를한다. < 예시 > 주시기바랍니다. 끝. 2) 첨부물이있으면붙임표시문다음에한글자 (2타) 띄우고 끝 자를쓴다. < 예시 > 붙임 1. 서식승인목록 1부. 2. 승인서식 2부. 끝. 3) 본문또는붙임의표시문이오른쪽한계선에서끝났을경우 : 다음줄의왼쪽한계선에서한글자 (2타) 를띄우고 끝 자를표시한다. < 예시 > ( 본문내용 ) 주시기바랍니다. 끝. 붙임 부. 끝. ㅣ 54 ㅣ

61 Ⅲ. 공문서관리 4) 연명부등의서식을작성하는경우 가 ) 기재사항이서식의중간에서끝나는경우 : 기재사항의마지막다음줄에 이하빈칸 이라고표시한다. < 예시 > 응시번호 성명 주민등록번호 주소 10 김길동 홍기용 이하빈칸 나 ) 기재사항이서식의마지막칸까지작성되는경우 : 표아래왼쪽한계선에서한 글자 (2타) 띄우고 끝 자를표시한다. < 예시 > 응시번호 성명 주민등록번호 주소 10 김길동 홍기용 끝. 아. 붙임물의표시 1) 본문이끝난줄다음 * 에붙임을표시한다. * 바로다음줄을의미하는것은아니며, 아래여백에따라바로다음줄또는 2-3줄을띄우고붙임을표시해도됨 2) 붙임물이두가지이상인때에는항목을구분하여표시한다. < 예시 > ( 본문 ) 하시기바랍니다. 붙임 1. 계획서 1부. 2. 서류 1부. 끝. ㅣ 55 ㅣ

62 행정업무운영실무 자. 항목의구분 1) 항목의표시문서의내용을둘이상의항목으로구분할필요가있으면다음구분에따라그항목을순서대로표시하되, 필요한경우에는,, -, 등과같은특수한기호로표시할수있다. 구분항목기호비고 첫째항목둘째항목셋째항목넷째항목다섯째항목여섯째항목일곱째항목여덟째항목 1., 2., 3., 4., 가., 나., 다., 라., 1), 2), 3), 4), 가 ), 나 ), 다 ), 라 ), (1), (2), (3), (4), ( 가 ), ( 나 ), ( 다 ), ( 라 ), 1, 2, 3, 4, 가, 나, 다, 라, 둘째, 넷째, 여섯째, 여덟째항목의경우, 하., 하 ), ( 하 ), 하이상계속되는때에는거., 거 ), ( 거 ), 거, 너., 너 ), ( 너 ), 너 로표시 2) 표시위치및띄우기 가 ) 첫째항목부호는제목의첫글자와같은위치에서시작한다. 나 ) 둘째항목부터는상위항목위치로부터오른쪽으로 2 타씩옮겨시작한다. 다 ) 항목부호와그항목의내용사이에는 1 타를띄운다. 수신 장관 ( 과장 ) ( 경유 ) 제목 1. 가. 1) 가 ) (1) ( 가 ) 2. 2 타 ( 표시 ) 는한글 1 자, 영문 숫자 2 자에해당함. ㅣ 56 ㅣ

63 Ⅲ. 공문서관리 라 ) 하나의항목만있을경우에는항목부호를부여하지아니한다. 수신 도지사 ( 과장) 제목 사무관리교육실시 사무관리교육을다음과같이실시하오니참석하여주시기바랍니다. 1. 일시 : 2. 장소 : 3. 참석대상 :. 끝. 차. 용지의규격 1) 규격표준화의필요성용지의규격표준화는문서, 서식등에사용되는용지의크기를통일한다는것을말한다. 규격을표준화함으로써문서의작성 처리 편철 보관 보존등뿐만아니라프린터, 복사기, 팩스등각종사무자동화기기의활용을용이하게할수있다. 2) 용지의기본규격문서의작성에사용하는용지는가로 210mm, 세로 297mm(A4용지 ) 의직사각형으로한다 ( 규정제7조제6항 ). A4용지는국제적으로널리통용되고있을뿐만아니라국내의대다수조직체에서문서의기본규격으로하고있다. 도면작성등기본규격을사용하기어려운특별한경우에는 A열또는 B열용지를사용할수있고, 증표류또는컴퓨터에의한기록서식등은그에적합한규격용지를사용할수있다. ㅣ 57 ㅣ

64 행정업무운영실무 A0 A1 A2 A3 A4 A5 A6 A7 A8 A9 A10 A 열 ( 단위mm ) B 열 ( 단위mm ) , B0 B1 B2 B3 B4 B5 B6 B7 B8 B9 B10 1, ,456 1, A 열은국제표준규격 (ISO 규격 ) 을, B 열은일본공업규격 (JIS) 을한국산업표준 (KS) 으로채택 A0 의면적은 1 m2, B0 의면적은 1.5 m2인데각각긴변을절반으로절단하여 1~10 까지규격설정 < 공문서기본규격변경연혁 > 절지 (190 mm 268 mm ) 절지 (180 mm 260 mm ) B5(176 mm 250 mm ) A4(210 mm 297 mm ) 절지 (190 mm 268 mm ) 카. 문서의수정 수정한내용대로재작성하여결재를받아시행하되, 종이문서인경우에는다음과같이처리한다. 1) 문서의단순한내용 ( 일부분 ) 을삭제또는수정하는경우 원안의글자를알수있도록삭제또는수정하는글자의중앙에가로로두선을그어삭제또는수정하고, 삭제또는수정한자가그곳에서명또는날인한다. 필요에따라글자의중앙에가로로두선을긋지아니하고,, 등특수한기호로삭제또는수정할수있다. 2) 문서의중요한내용을삭제또는수정하는경우 문서의여백에삭제또는수정한자수를표시하고서명또는날인한다. ㅣ 58 ㅣ

65 Ⅲ. 공문서관리 ( 예시 1) 기안문 3 자삭제 ( 서명또는날인 ) ( 예시 2) 기안문 3 자수정 ( 서명또는날인 ) 3) 시행문을정정하는경우 문서의여백에정정한자수를표시하고관인으로날인한다. ( 예시 1) 시행문 3자삭제 ( 관인으로날인 ) ( 예시 2) 시행문 3자수정 ( 관인으로날인 ) 타. 문서의보안유지 1) 행정기관의장은공문서를수발함에있어서문서의보안유지와분실 훼손및도난방지를위한적절한조치를강구하여야한다. 2) 행정기관의장은보유하고있는컴퓨터에대하여비밀번호를부여하여야한다. 3) 정보통신망을이용하여문서를작성 처리하고자하는자는개인별사용자계정 (ID) 비밀번호및전자이미지서명을등록하여사용한다. 이경우비밀번호는최초로등록한후즉시변경하여야한다. 전자이미지서명대신에전자문자서명을사용하는경우에는전자이미지서명을등록하지않을수있음. 4) 컴퓨터및개인별비밀번호는문서의보호및보안유지를위하여수시로변경하여야한다. ㅣ 59 ㅣ

66 행정업무운영실무 참고 행정기관정보시스템접근권한관리규정 ( 국무총리훈령제 601 호, ) 제8조제1항 ( 업무담당자의본인확인 ) 업무담당자가다음각호에해당하는업무처리를위하여정보시스템또는행정정보에접근하고자할때에는행정전자서명으로본인임을확인하여야한다. 다만, 공지, 게시등기관내불특정다수를대상으로하는정보를열람하거나의견수렴, 만족도조사에응할때에는사용자계정 (ID) 및비밀번호방식등다른방법으로본인임을확인할수있다. 1. 정보통신망을통한업무수행및행정서비스의제공 2. 전자적수단에의한결재 의사결정등전자적업무처리 3. 행정전자서명의인증 4. 온라인원격근무 5. 전자문서의작성, 발송, 접수, 보존, 보관및활용 6. 행정정보의처리및전자적제공 7. 전자민원창구등을통한비방문민원처리및전자적민원처리 8. 전자적급부의제공 9. 정보통신망을통한상담 자문 교육및진료등대국민서비스의수행 10. 그밖에제1호부터제9호까지의업무수행에준하는행정업무의수행 ㅣ 60 ㅣ

67 Ⅲ. 공문서관리 작성예시 사용자계정및전자이미지서명등록신청서 소속 전화번호 성명직위직급 주민등록번호 사용자계정 (ID) ᄀ ᄂ ᄃ 비밀번호 전자이미지서명 국가정보원국가정보보안기본지침제 38 조에따라사용자계정 (ID) 및전자이미지서명등록을신청합니다. 년월일 신청인 ( 서명또는인 ) 기관의장귀하 작성방법 1. 소속은과단위까지구체적으로기재한다. 2. 사용자계정 (ID) 은ᄀᄂᄃ란에다음기준에의하여기재한다. 첫자는영문으로그외문자는영문과숫자를조합해서 6-8자이내로기재한다 ( 중복되는사용자계정이있을경우에는ᄂᄃ순으로부여된다 ). 다만, 사용자계정은기관의실정에따라달리정할수있다. 3. 비밀번호는영문, 순자와문자및특수문자등을조합하여 8자리이상으로설정한다. 4. 전자이미지서명은서명자의성명을반드시한글로알수있도록표시하되, 사인펜등으로네모안에꽉차도록진하고크게표시한다. 5. 본서식과작성방법은예시이므로기관의설정에따라변경하여사용할수있다. ㅣ 61 ㅣ

68 행정업무운영실무 3. 문서의구성체계 가. 행정기관명의표시그문서를기안한부서가속한행정기관명칭을표시하되, 다른행정기관과명칭이동일한경우에는바로위상급기관명칭을함께표시할수있다. ( 예시 1) 중구 서울특별시중구, 부산광역시중구 ( 예시 2) 남면 인제군남면, 연기군남면등 나. 문서의구성 두문 행정기관명 수신 ( 경유 ) 제목 문서의구성 본문 내용 붙임 결문 발신명의 기안자 검토자 협조자 결재권자의직위또는직급및서명 생산등록번호시행일 접수등록번호와접수일 행정기관의우편번호 도로명주소 홈페이지주소 전화번호 팩스번호 공무원의전자우편주소 공개구분 직급을표시하는경우각급행정기관이 6 급이하공무원의직급을대신하여대외적으로사용할수있도록정한대외직명을표시한다. 예를들면, 주무관, 조사관등으로표시 서명에는전자문자서명 전자이미지서명및행정전자서명을포함한다. ㅣ 62 ㅣ

69 Ⅲ. 공문서관리 기안문의종류별구성요소는다음과같다. 일반기안문 ( 시행문겸용 ) ( 별지제1호서식 ) 일반기안문 ( 시행문겸용 ) 을두문 본문및결문으로구성한다. 간이기안문 ( 별지제2호서식 ) 왼쪽상단에위치한문서등록의표시 ( 생산등록번호, 등록일, 결재일및공개구분 ), 오른쪽상단에위치한결재란의표시 ( 기안자, 검토자, 협조자, 결재권자 ), 제목, 요약설명문의표시, 작성기관의표시 ( 아래중앙 ) 로구성한다. 작성일자는작성기관의바로윗부분에표시한다. 일반기안문, 간이기안문의사용상차이점을알아둔다. - 일반기안문은내부결재문서, 대내문서, 대외문서, 수신자와발신자명의가같은문서등모든문서에사용한다. 그러나간이기안문은내부결재문서에만사용한다. - 일반기안문과간이기안문은종이문서와전자문서에모두사용한다. < 간이기안문예시 > ㅣ 63 ㅣ

70 행정업무운영실무 다. 수신자의표시 1) 독임제기관의장또는합의제기관의장의권한인경우에는수신자란에당해기관의장의직위 ( 수신자명 ) 를쓰고, 이어서 ( ) 안에는처리할보조기관또는보좌기관의직위가분명한경우에는그직위를쓰되, 그직위가분명하지않는경우에는 업무담당과장등으로표시한다. ( 예시1) 수신전라남도지사 ( 과장) ( 예시2) 수신행정자치부장관 ( 과장) ( 예시3) 수신국가인권위원회위원장 ( 과장) 2) 합의제기관의권한인경우에는수신란에당해기관의명칭을표시한다. ( 예시1) 수신국민권익위원회 ( 과장) ( 예시2) 수신공정거래위원회 ( 과장) 3) 민원회신문서에는수신란에먼저민원인의성명을쓰고 ( 예 : 홍길동귀하 ), 이어서 ( ) 안에는우편번호와도로명주소를쓴다. ( 예시 ) 수신홍길동귀하 ( 우 서울특별시종로구세종대로 209) 4) 수신자가많아본문의내용을기재할난이줄어들어본문의내용을첫장에서파악하기곤란한경우에는두문의수신란에 수신자참조 라고쓰고, 결문의발신명의밑의왼쪽기본선에맞추어수신자란을설치하여수신자명을표시한다. * ( 두문 ) 수신수신자참조 ( 문서관리업무담당과장 ) ( 결문 ) 수신자기획재정부장관, 문화체육관광부장관, 외교부장관, ) 수신자가없는내부결재문서는수신란에 내부결재 라고표시한다. ( 예시 ) 수신내부결재 라. 제목의표시제목은그문서의내용을함축하여나타내는문구로서문서의내용을쉽게알수있도록쉬운말로간단하고명확하게표시한다. ㅣ64ㅣ

71 Ⅲ. 공문서관리 마. 발신명의의표시 1) 원칙가 ) 독임제기관의장또는합의제기관의장의권한인경우에는당해기관의장의명의로발신 ( 예시 : OO장관, OO시장, OO도지사, OO군수, OO위원장등 ) 나 ) 합의제기관의권한에속하는사항은당해기관의명의로발신 ( 예시 : OO위원회 ) 다 ) 법령에의하여행정권한이위임 위탁된경우에는그위임또는위탁을받은자의명의로발신라 ) 행정기관내보조기관및보좌기관상호간에발신하는문서는당해보조기관또는보좌기관의명의로발신 ( 예시 : OO과장, OO실장, OO담당관등 ) 마 ) 내부결재문서는발신명의를표시하지아니함. < 참고 > 행정업무의효율적운영에관한규정 제13조 발신명의 1 문서의발신명의는행정기관의장으로한다. 다만, 합의제기관의권한에속하는문서의발신명의는그합의제기관으로한다. 2 제1항에도불구하고행정기관내의보조기관또는보좌기관상호간에발신하는문서는해당보조기관또는보좌기관의명의로한다. 3 발신할필요가없는내부결재문서는발신명의를표시하지아니한다. 2) 권한대행또는직무대리자가성명등을함께표시하는경우가 ) 행정기관의장의권한을대행하거나직무를대리하는사람이발신명의와함께본인의성명을적는경우에는다음예시와같이그직위를적고 권한대행 또는 직무대리 의표시를하여야한다. ㅣ 65 ㅣ

72 행정업무운영실무 < 예시 > 행정자치부장관직무대리 서울특별시장권한대행 차관행정1부시장 나 ) 보조기관이나보좌기관의직무를대리하는사람이발신명의에서명 ( 전자이미지서명, 전자문자서명포함 ) 을하는경우에는서명앞에 직무대리 의표시를하여야한다. < 예시 > 공공서비스정책과장직무대리 4. 문서의기안 가. 기안의일반사항 1) 기안의의의기안이라함은행정기관의의사를결정하기위하여문안을작성하는것을말한다. 기안에는기안문서식을사용하는 1일반기안, 2간이기안, 3일괄기안, 4공동기안이있으며, 기안문서식을사용하지아니하는 5수정기안, 6서식에의한처리등이있다. 2) 기안자의자격 가 ) 기안자의범위에관하여는아무런제한이없다. 공무원이면누구든지기안자가된다. 기관장도기안할수있나요? 사안에따라서는기관장도기안할수있습니다. ㅣ 66 ㅣ

73 Ⅲ. 공문서관리 기안자의직급폐지 사무관리규정 ( 대통령령제13390호 ) 을제정하여 부터시행하였다. 주요내용중특이한사항은기안자의직급제한폐지 (5급이상에서 6급이하도가능 ) 이다. 즉종전에는문서의기안은 5급이상공무원이하도록하였으나, 부터는기안자의직급제한을폐지함으로써 6급이하공무원들의업무참여기회를확대하도록하였다. 질의답변 일용직이기안할수있나요? < 질 의 > 행정기관에서고용하고있는공무원이아닌직원에게전자문서시스템을사용할수있도록아이디를부여하고기안을하게할수있는지요? < 답 변 > 원칙적으로공무원이아닌자는전자문서시스템의계정을가질수없고, 기안을할수도없으나, 제한된범위와조건하에서는허용할수있습니다. 국가정보원 국가정보보안기본지침 ( ) 제38조제1항제2호에 외부사용자의계정부여는불허하되부득이한경우에는행정기관장의책임하에유효기간을설정하는등보안조치를강구한후허용 하는것으로명시하고있는바, 이에따라행정기관장의책임하에공무원이아닌자에대하여시스템접근기간및권한범위설정, 보안서약서징구등의보안조치를취하신다음에계정부여가가능하고, 또한채용목적에따른업무범위내에서공무원이아닌자가기안을하지않으면안되는부득이한경우에한하여기안을하게할수있습니다. 나 ) 행정업무의효율적운영에관한규정 제60조에따라분장받은업무에대하여그업무를담당하는자는직급등에관계없이기안할수있다. 계제 폐지와기안자직위조정 정부조직법 을개정하여중앙행정기관의보조기관이던 계 를폐지하여서종래 5급 ( 사무관 ) 은계장으로서 6급이하에서기안한문서를결재만하던관행을지양하고 6급이하는기안보조만하게하고, 5급이직접기안을하게하였다 ( 정부공문서규정 개정 : 대통령령제3538호 ). 이당시기안은 3급 3) 이상의자또는담당관이하도록하였다. 종전까지는계장 4) 이상이함을원칙으로하였으나, 담당관 ( 이당시 3급갑류 : 현재 4급 ) 실의 3급을류 ( 현재 5급 ) 는기안보조만하게하고, 담당관이직접기안을하게하여기안의질의향상을기하고자하였다. 3) 이당시 3급은 3급갑류와을류를말한것으로서현재 4급과 5급을말한다. 4) 이당시계장은 3급을류로서현재 5급을말한다. ㅣ 67 ㅣ

74 행정업무운영실무 다 ) 또한접수문서를공람하는결재권자는 행정업무의효율적운영에관한규정 제18조제5항에따라그처리담당자를따로지정할수있으므로이경우의지정된자도기안자가된다. 3) 기안의요인기안은접수한문서를처리하기위한경우, 상급자의지시사항을처리하기위한경우, 순수한자기발안의경우, 법령이나훈령 예규등의근거에의하여하는경우등이대부분이다. 4) 기안의원칙문서의기안은전자문서로함을원칙 ( 행정업무의효율적운영에관한규정제8조제 1항 ) 으로한다. 다만, 업무의성격, 기타특별한사정이있는경우에는종이문서로기안할수있다. 5) 기안문의형식 행정업무의효율적운영에관한규정 제8조제2항은문서의기안은일정한형식의기안문서식에의하도록하고있으며, 그서식의종류는다음과같다. 가 ) 일반기안문 ( 별지제1호서식 ): 내부결재문서, 대내문서, 대외문서, 수신자와발신자명의가같은문서등모든문서에사용한다. 나 ) 간이기안문 ( 별지제2호서식 ): 보고서 계획서 검토서등내부결재문서에만사용하며, 시행문으로변환하여시행할수없다. 다 ) 관계서식이개별법령에따로있는경우에는그내용을관계서식에기입하는방법으로할수있다. ㅣ 68 ㅣ

75 Ⅲ. 공문서관리 라 ) 대통령또는국무총리의결재를받아야하는경우에사용하는기안문은별지제3호서식또는제4호서식에의한다. 이외에특별한결재절차에사용하기위한기안문서식이필요한경우에는서식을따로정하여사용할수있다. 6) 기안의준비 가 ) 기안자는안건에관련된문제점을파악하고관계규정및과거행정선례를숙지하여야한다. 나 ) 당해사항을기안하는목적과필요성을파악하고자료를수집 분석하며필요한경우에는설문조사, 실태조사, 회의등을통하여의견을청취하여야한다. 다 ) 복잡한기안의경우에는초안을작성하여논리의일관성을해치는내용이나빠지는사항이없도록검토한다음작성한다. 라 ) 기안자는당해업무에대한책임의식을가지고기안하고당해기관과수신자와의관계및입장을충분히고려하여야한다. 7) 기안문작성시유의사항기안문의내용은그조직체의의사를상대방에게전달하는것이대부분이므로문서의구성이나문장표현에신중을기해야한다. 문서의올바른작성은정확한의사의소통을위하여필요할뿐만아니라문서자체의품격을높이며, 그조직체의대외적인권위와신뢰를높여준다. 따라서당해업무에대한책임의식을가지고수신자와의관계를고려하여작성한다. 특히, 문서작성시어문규범 ( 국어기본법제3조제3호에따른어문규범 : 한글맞춤법, 표준어규정, 외래어표기법, 국어의로마자표기법등국어사용에필요한사항 ) 과법령제명띄어쓰기등을잘지켜야한다. 문서의구성은법령이나규칙에정해진서식에따라형식을갖추면될것이나, 문장의표현은일정한형식이없으므로다음과같은사항에유의하여작성하여야한다. ㅣ 69 ㅣ

76 행정업무운영실무 가 ) 정확성 ( 바른글 ) (1) 내용, 설명, 기록이틀리지않도록한다. 문서의내용이정확하여야함은물론이고오자, 탈자또는계수에착오가없어야한다. 상대방에게전달하려고하는내용이바르게표현되어있지않으면당연히그내용이정확하게전달될수없는것이다. (2) 필요한내용이빠지지않도록한다. 예를들어회의개최를통보하는문서에개최일시, 장소, 참석범위등은포함되어있으나, 회의주제를빠뜨렸다면참석자들이사전준비를하지못하여효율적인회의가되지못할것이다. (3) 문장부호를정확하게사용한다. 문장부호란문장각부분사이의논리적관계를분명히하거나글의정확한의미를전달하기위하여표기법의보조수단으로쓰이는부호를말한다. 문장부호는문맥을명확히함으로써, 문장을읽는사람으로하여금뜻을정확히파악하도록해준다. 문장부호의이름과그사용법은 [ 부록 2] 와같다. 동주민센터에서이런일이일어났어요. 동주민센터에서일어난사례이다. 주민등록일제정비안내에서신고기간내에신고하면과태료를감면해준다는내용이다. 그동주민센터에서는과태료감면을다음과같이표시하여현수막을설치하여안내하였다. 신고기간내신고시과태료 1/2를감면해드립니다. < 생각해보기 > 어느부분이틀렸는지를찾아보고, 이를수정해보세요. 틀린부분 : 수정 : (4) 용어를정확하게사용한다. 우리들이사용하고있는문자나언어는모두사회적인약속이므로이를준수하여바르게표현해야한다. 특히다음과같은용어는혼동을일으키기쉬우므로주의하여야한다. ㅣ 70 ㅣ

77 Ⅲ. 공문서관리 ( 가 ) 이상, 이하, 초과, 외 등의용어를정확히사용하도록한다. 이상 및 이하 는그숫자를포함한다. 즉 시속 80km 이하로제한한다. 고하는경우에는시속 80km가포함된다. 미만 이나 초과 는그숫자를포함하지않는다. 즉 20세미만출입금지 라고하면, 20세는출입할수있으나, 19세까지는출입할수없다는뜻이다. 외 는표시숫자를포함한다. 예를들어, 홍길동외 10명 하면사람수는전부 11명이다. 용어의정확한의미를알고쓰십니까? 중앙부처의모팀장이사이버강의를듣고궁금한사항이있어강사에게물었다. 그동안용어사용에전혀문제가없다고생각했는데, 강의를듣고이해가되지아니한부분이있어왔습니다. 참석자등인원을쓸때, 홍길동외 10명은 10명이고, 홍길동등 10명은 11명이옳다고보는데, 강사는반대로설명하여이상하다고생각했습니다. 어느것이옳은지요? < 생각해보기 > 팀장이질의한것중어느부분이틀렸는지를찾아보고, 이를수정해보세요. 틀린부분 : 수정 : ( 나 ) 이전, 이후, 전, 후 등의용어를정확히사용하도록한다. 이전, 이후, 이래 등은표시된일시를포함한다. 예를들면, 3월 31일이전까지지급하시오. 하는경우에 3월 31일이포함된다. 전 과 후 는표시된일시를포함하지않는다. 예를들면, 4월 1일전에간부회의가소집될예정입니다. 고하는경우, 4월 1일은포함되지않고 3월 31일까지만포함된다. 과 또는 와 와 및 의사용을정확히해야한다. 과 또는 와 는두단어사이에서사용된다. 즉 문장의형식과내용에대하여 와같은경우이다. 및 은 과 나 와 보다는긴병렬적인문자에사용되며, 문장의맨뒤에서앞뒤를연결한다. 즉 총무과와행정과의남자및여성과의여자 와같은경우이다. 나 ) 명확성 ( 구체성이있는글 ) (1) 6하원칙을적용하여내용을구체적으로작성한다. 누가, 무엇을, 언제, 어디서, 왜, 어떻게의 6하원칙 (5W1H) 을적용하면대체로내용이구체화될수있다. 그리고여기에다소요경비, 예산, 효과등이어느정도인지 ㅣ 71 ㅣ

78 행정업무운영실무 (HOW MUCH) 를추가하여 5W2H로작성하면명확하여진다. 더나아가얼마나기간이소요될것인지 (HOW LONG) 를추가하여 5W3H로작성하면더욱더명확하여진다. (2) 구체적이며개별적인표현을쓴다. 추상적이고일반적인용어보다는구체적이고개별적인용어를쓴다. 즉 생산이증가했다 고하는것보다는 생산이 25% 가더증가했다 로하고, 발병했다 보다는 독감에걸렸다 고하는것이보다구체적인표현이다. (3) 적극적인표현을쓴다. 목표가달성되도록노력하겠다 보다는 노력하여목표를달성하겠다 하는것이훨씬적극적이며강력한표현이다. (4) 애매한표현이나과장된표현을피한다. 한계가분명하지아니한표현, 즉구체적인사례가없이막연하게 중대한과실, 경미한사항 이라고표현하거나, 가능하면 등의모호한표현, 그리고, A과직원과 B과직원의반수 와같이수식이어느말에걸리는지불분명한표현은좋지않다. 애매한문장의사례 광복절기념행사에직원 2명을참석하도록하시기바랍니다. < 의문사항 > 직원 2명의성별및직급불분명 각과에서 2명인지, 국전체에서 2명인지불분명 직원 2명이참석자인지, 행사지원요원인지불분명다 ) 신속성 ( 이해가빠른글 ) (1) 문장은짧게끊어서개조식으로쓴다. 내용을개조식으로항목을구분하여열거하는형식을취하면뜻도간명해질수있고, 상대방에게강조하는사항을시각적으로돋보이게할수있다. 또한문자의길이가짧아야간결한문서를작성할수있다. (2) 가급적먼저결론을쓰고그다음에이유또는설명을쓴다. ㅣ 72 ㅣ

79 Ⅲ. 공문서관리 (3) 한문장한뜻의짧은글로표현한다. 무엇을어떻게한다 또는 무엇이어떠하다 는식으로짧게표현한다. 라 ) 용이성 ( 쉬운글 ) (1) 읽기쉽고알기쉬운말을쓴다. 추상적이고개념적인어구를피하고쉬운용어를사용함으로써상대방이쉽게이해할수있도록한다. 쉽게표현하려면우선문장화하고자하는내용자체를잘알아야한다. 내용을잘알아야표현도자유롭게또쉽게할수있다. (2) 어구의표현을간략하게한다. 예를들면, 검사를실시한다 보다는 검사한다 로 에해당한다고할수있으므로 보다는 에해당하므로 의표현을사용한다. 물론, 법률적인판단또는해석등을하는경우어구의표현을간략히하는것보다는구체적으로할필요가있는경우가있는데, 이경우에는이에따라야한다. (3) 한자나어려운전문용어는피한다. 한자또는전문용어를쓸필요가있을때에는한글다음에 ( ) 를하여한자를쓰거나용어의해설을붙인다. 매연여과장치 [DPF: Diesel Particulate Filter Trap, 경유차에서배출되는입자상물질 (PM: Particulate Matters) 을필터에서포집 ( 捕執 : 여러가지방법으로일정한물질속에있는미량성분을분리하여잡아모으는일 ) 한후태워서제거시키는장치 ] 업무재설계 (BPR: Business Process Reengineering, 경영혁신기법의하나로서, 기업의활동이나업무의전반적인흐름을분석하고, 경영목표에맞도록조직과사업을최적으로다시설계하여구성하는것이다. 정보시스템이도입되면서 BPR 이매우용이해졌다. 반복적이고불필요한과정들을제거하기위한작업수행의여러단계들이통합되고단순화된다 ) (4) 받는사람의이해력과독해력을고려하여쓴다. 초등학생에게회신할때, 어떤용어를쓰나요? 초등학생이요구한사항에대해그것을들어줄수없을때, 하는것은불가하오니, 양지 ㅣ 73 ㅣ

80 행정업무운영실무 하시기바랍니다. 라로회신한경우, 이는받는사람의입장을전혀고려하지않고회신한경우이다. * 아래란에수정해보세요. ( ) (5) 다루기쉽게 1건 1장주의 (1장 BEST) 로한다. 불필요한정보의제시나장황한설명을피하고, 상대방에서온문서에있는내용을회신문서에다시되풀이하지않는다. 마 ) 경제성 ( 효율성이있는글 ) (1) 일상반복적인업무는표준기안문을활용한다. (2) 용지의규격 지질을표준화한다. (3) 서식을통일한다. 바 ) 성실성 ( 호감이가는글 ) (1) 성실성은문서를성의있고진실하게작성함으로써상대방에게호감과친근감을심어줄수있게한다는것이다. 성의있게작성된문서는상대방으로하여금그조직에대해호감과신뢰를가지게할것이며, 호의적이고긍정적인행동을하도록할것이다. (2) 문장은과장하지말고진실하게표현한다. 내용은사실그대로정직하게나타내야한다. (3) 적절한경어를사용한다. 평상시대화에서일상적으로쓰는정도가적당하다. 지나친경어와겸양어의사용은오히려상대방에게불쾌감을줄수도있으므로적절하게사용한다. 동주민센터에서이런일이일어났어요. 동주민센터에서일어난사례이다. 주민등록일제정비안내에서신고기간내에신고하 ㅣ 74 ㅣ

81 Ⅲ. 공문서관리 질의답변 언제부터경어를사용하였나요? < 질 의 > 문서에언제부터경어를사용하도록하였습니까?( 서초구김용식 ) 전화 < 답 변 > 정부공문서규정 ( 대통령령제2538호 ) 에의하여일반적으로공문서에 부터경어를사용하도록하였습니다. (4) 상대방을무시하는표현이나감정적 위압적인과격한표현을쓰지않는다. 아직도일부기관에서는하급기관에보내는문서에 할것 또는 하기바람 등과같은권위적인표현을쓰고있는데, 이러한표현은조직상하간의관계를경직시켜원활한의사소통에지장을초래하기쉽다. 따라서비록조직구조상지휘 감독관계에있다하더라도상호간에의견을존중하는의미에서평상시의대화에서와같이 하시기바랍니다. 또는 을통보합니다. 와같은부드러운표현을쓰는것이바람직하다. 공문서규정의연혁을통해나타난공문서작성상의용어사용에대하여규정과실제사례를살펴보자. 와! 이런규정이있었어요? 정부공문서규정 ( ) 제15조 ( 일반적요소 ) 1 모든공문서는표준말인한글국어체로간명하게기술하고정자로써가로쓰되띄어쓸것이며숫자표시는아라비아숫자를사용한다. 뜻의전달이곤란한것은괄호안에한자를넣어쓸수있다. 2 공문서작성상의용어는상급관청에발한하거나상관에게제출하는것은보통경어를쓰고기타문서는과격하고불손한감을주지않는범위내에서경어를생략한다. 보기 1. 하달문서체 임, 함, 할것, 시킬것 2. 상신문서체 입니다. 바랍니다. 합니다. ㅣ 75 ㅣ

82 행정업무운영실무 하달문서체 에법무부장관명에의하여행정지원과장 ( 보조기관 ) 의명의로광주고등검찰청등소속기관장에게보낸문서이다. 2. 이당시에하달문서체는아래예시와같이사용하였다. 예시 ( 받을것, 없음, 할것 ) ㅣ 76 ㅣ

83 Ⅲ. 공문서관리 상신문서체 ( 구 ) 경제기획원장이 ( 구 ) 내각사무처장에게 선처하여주십시오. 라고경어체와구어체로표현하였다. ㅣ 77 ㅣ

84 행정업무운영실무 좋은문서체크리스트 정확성 간결성 경제성 1. 정확한자료의수집을하고있는가? 2. 자료의출처는정확한가? 3. 자료의선택 정리는좋은가? 4. 용어는적절하며, 틀리기쉬운표현은없는가? 5. 문법적으로잘못된부분은없는가? 6. 지나친수식어나과장은없는가? 7. 객관적인기술로되어있는가? 1. 한문장한뜻의짧은글인가? 2. 결론이먼저쓰여있는가? 3. 단락을나누어개조식으로되어있는가? 4. 행바꿈, 단락나눔등은적당한가? 1. 5W1H(5W2H 또는 5W3H) 로쓰여쉽게이해되는가? 2. 요약문은 1 매로모아지는가? 3. 도표등을사용하여읽기쉽게, 이해하기쉽게하고있는가? 4. 서식화하고있는가? 나. 기안문의검토및협조 1) 일반사항가 ) 기안자는기안문에대한형식 내용을최종적으로확인한후결재권자의결재를받기전에보조기관또는보좌기관의검토를받는다. ㅣ 78 ㅣ

85 Ⅲ. 공문서관리 (1) 총괄책임자가기안하는경우 ( 가 ) 업무분담자의의견을들은후보조기관또는보좌기관의검토 결재등을받아야한다. ( 나 ) 총괄책임자는기안자란에, 업무분담자는협조자란에서명한다. 기안자및검토자란용어는생략하며, 협조자란용어는표시한다. 예시는다음과같다. ( 예시 ) 행정사무관김삿갓행정지원과장김홍도행정관리국장 협조자주무관김갑돌 전결 10/20 신윤복 (2) 업무담당자가기안하는경우 ( 가 ) 총괄책임자의검토를거친후보조기관또는보좌기관의검토 결재등을받아야한다. ( 나 ) 업무담당자는기안자란에, 총괄책임자는검토자란에서명한다. 기안자및검토자란용어는생략하며, 협조자란용어는표시한다. 예시는다음과같다. ( 예시 ) 주무관김갑돌행정사무관김삿갓행정지원과장김홍도행정관리국장 협조자기획예산과장김갑순 전결 10/20 신윤복 업무담당자 : 업무분장에의하여직접업무를담당하는자를말한다. 총괄책임자 : 업무분장상수개의단위업무를총괄하는책임자 ( 직제상직위가없는자 ) 를말한다. 소관업무를보조 ( 좌 ) 기관이아닌자 ( 직위가없는자 ) 에게각각분장한경우에는모두가업무분담자이다 ( 담당자, 실무자, 담당등 ). 이경우에는총괄책임자란용어를쓰지않는다. 나 ) 보조기관, 보좌기관및총괄책임자의출장등의사유로검토를받을수없는경우에는검토를생략하되, 검토자의서명란에출장등의사유를명시하여야한다. ( 예시 ) 주무관김갑돌행정사무관김삿갓행정지원과장출장행정관리국장 협조자기획예산과장김갑순 전결 10/20 신윤복 ㅣ 79 ㅣ

86 행정업무운영실무 다 ) 기안문의내용이행정기관내의다른보조기관또는보좌기관의업무와관련이있는때에는그기관의협조를받는다. (1) 협조의내용이간단한경우에는기안문의협조자란을이용한다. ( 예시 ) 주무관김갑돌행정사무관병가행정지원과장출장행정관리국장 협조자기획예산과장김갑순 전결 10/20 신윤복 (2) 내용이복잡하여충분한검토를요하는때에는 행정업무의효율적운영에관한규정 제3장제1절업무의협조에관한규정에따라처리한다. 라 ) 기안문의검토및협조의일반적인절차는다음과같다. < 기안문의검토및협조절차 > 협조순서는두가지가가능하다. 기안부서의총괄 ( 계장 ) 협조부서의총괄 ( 계장 ) 기안부서의과장 협조부서의과장의순서또는기안부서의총괄 ( 계장 ), 과장 협조부서의총괄 ( 계장 ), 과장의순서이다. 협조에있어과장 국장등의협조가필요한경우과 국장은업무를총괄하고있으므로실질적인세부업무에대한협의는해당업무담당자또는총괄 ( 계장 ) 담당자와사전협의를한후과 국장의협조서명을받는것이좋다. 2) 다른의견의표시가 ) 기안문의내용에대하여검토또는협조과정에서기안자 검토자 협조자상호간에의견이다를경우가능한한의견을조정하여합의하도록노력하여야하며, 합의가가능한때에는수정하거나재작성하면되므로의견의표시는불필요한것이다. 다만, 협조자는문서를수정할수없기때문에별지나그문서에의견을표시하여야한다. ㅣ 80 ㅣ

87 Ⅲ. 공문서관리 나 ) 기안문을검토또는결재함에있어서기안내용의일부를수정또는변경하고자하는때에는원래의기안문에수정 변경사항을기재하여그대로검토 결재를함으로써불필요하게같은문서를여러번작성하지않도록한다. 다만, 문서를수정 변경하는경우에는수정 변경전의내용을기록 보존하여야한다. 다 ) 기안문의내용에대하여검토또는협조한자가다른의견을표시할때에는당해문서본문의마지막또는별지에그의견을표시하여결재권자가결재를함에있어또는향후그업무를담당하는자로하여금참고하도록한다. 표시방법은해당직위또는직급다음에 ( 의견있음 ) 이라고표시하고해당서명란에서명하여야한다. < 본문의마지막에다른의견을표시한경우 > ( 본문 ) 끝. ( 본문내용에대한의견있음 ) 1. 의견내용 2. 민원제도과과장박 주무관김주무행정사무관박담당행정지원과장이과장행정관리국장협조자재무과장 ( 의견있음 ) 박과장 전결 김국장 < 별지에다른의견을표시한경우 > 본문내용에대한의견있음 1. 의견내용 2. 의견을표시한자의소속, 직위 ( 직급 ) 및성명 3) 기안자 검토자 협조자의표시 가 ) 문서를기안한자는그기안문의기안자란에직위또는직급을온전하게쓰고서명란에서명한다. ㅣ 81 ㅣ

88 행정업무운영실무 나 ) 기안문의내용에대하여검토또는협조한자는그기안문의검토자또는협조자란에직위또는직급을온전하게쓰고서명란에서명한다. 다 ) 6급이하공무원의경우직급을대신하여각행정기관에서정한대외직명을쓸수도있다.( 예, 주무관, 조사관등 ) 4) 기안자 ( 검토자, 결재권자 ) 의검토사항가 ) 형식면 (1) 법령의형식요건을구비하고있는가? (2) 소관사항임에틀림없는가? (3) 결재권자의표시는적정한가? (4) 협조부서의합의는거쳤는가? (5) 사무의절차는잘못이없는가? (6) 수신자및발신자등의표시는착오가없는가? 나 ) 내용면 < 법률적검토 > (1) 허가 인가 승인등에대한법정요건은무엇이며그요건을충족하고있는가? (2) 의결기관의의결사항은아닌가또는의결을거쳤는가? (3) 법정의경유기관은거쳤는가? (4) 법정의기한, 조건등이붙어있지않은가또는그기한, 조건등을충족하고있는가? (5) 시효와의관계는어떤가? (6) 법령 예규 지시등에위배되지않는가? < 행정적검토 > (1) 공공복지와의관계는어떤가? (2) 재량의적부범위는적합한가? (3) 여론에대한영향은어떤가? ㅣ82ㅣ

89 Ⅲ. 공문서관리 (4) 관례나선례는어떻게되어있는가? (5) 처리는지연되지아니하였는가? (6) 경과조치가필요한사항이아닌가? (7) 필요한사항이빠져있지않은가? < 경제적검토 > (1) 과다한경비투입을요하는사항이아닌가? (2) 예산상의조치가필요한것이아닌가? (3) 경비를보다절약할수있는다른대안은없는가? 다. 기안의방법 1) 일반기안 가 ) 의 의 일반기안이라함은어떤하나의안건을처리하기위하여정해진기안문에문안을작성하는것을말한다. 기안문서식은일반기안문, 간이기안문의 2가지가있다. ㅣ 83 ㅣ

90 행정업무운영실무 나 ) 기안문의서식 (1) 일반기안문 [ 별지제 1 호서식 ] 행정기관명 수신 ( ) ( 경유 ) 제목 붙임 발신명의 기안자 ( 직위 / 직급 ) 서명 검토자 ( 직위 / 직급 ) 서명 결재권자 ( 직위 / 직급 ) 서명 협조자 ( 직위 / 직급 ) 서명 시행처리과명 - 연도별일련번호 ( 시행일 ) 접수처리과명 - 연도별일련번호 ( 접수일 ) 우도로명주소 / 홈페이지주소전화번호 ( ) 팩스번호 ( ) / 공무원의전자우편주소 / 공개구분 ㅣ 84 ㅣ

91 Ⅲ. 공문서관리 < 처리요령 > 1. 행정기관명 : 그문서를기안한부서가속한행정기관명을기재한다. 행정기관명이다른행정기관명과같은경우에는직근상급행정기관명을함께표시할수있다. 2. 수신 : 수신자명을표시하고그다음에이어서괄호안에업무를처리할보조 보좌기관의직위를표시하되, 그직위가분명하지않으면 업무담당과장등으로쓸수있다. 다만, 수신자가많은경우에는두문의수신란에 수신자참조 라고표시하고결문의발신명의다음줄의왼쪽기본선에맞추어수신자란을따로설치하여수신자명을표시한다. 3. ( 경유 ): 경유문서인경우에 ( 경유 ) 란에 이문서의경유기관의장은 ( 또는제 1 차경유기관의장은, 제 2 차경유기관의장은 ) 이고, 최종수신기관의장은 입니다. 라고표시하고, 경유기관의장은제목란에 경유문서의이송 이라고표시하여순차적으로이송하여야한다. 4. 제목 : 그문서의내용을쉽게알수있도록간단하고, 명확하게기재한다. 5. 발신명의 : 합의제행정기관또는행정기관의장의명의를기재하고, 보조기관또는보좌기관상호간에발신하는문서는그보조기관또는보좌기관의명의를기재한다. 시행할필요가없는내부결재문서는발신명의를표시하지않는다. 6. 기안자 검토자 협조자 결재권자의직위 / 직급 ( 직급의경우에는각급행정기관이 6 급이하공무원의직급을대신하여사용할수있도록정한대외직명을포함한다. 이하이서식에서같다 ): 직위가있는경우에는직위를, 직위가없는경우에는직급을온전하게쓴다. 다만, 기관장과부기관장의직위는간략하게쓴다. 7. 시행처리과명 - 연도별일련번호 ( 시행일 ), 접수처리과명 - 연도별일련번호 ( 접수일 ): 처리과명 ( 처리과가없는행정기관은 10 자이내의행정기관명의약칭 ) 을기재하고, 시행일과접수일란에는연월일을각각온점 (.) 을찍어숫자로기재한다. 다만, 민원문서인경우로서필요한경우에는시행일과접수일란에시 분까지기재한다. 8. 우도로명주소 : 우편번호를기재한다음, 행정기관이위치한도로명및건물번호등을기재하고괄호안에건물명칭과사무실이위치한층수와호수를기재한다. ( 예 ) 우 서울특별시종로구세종대로 209 ( 정부중앙청사 11 층 1104 호 ) 9. 홈페이지주소 : 행정기관의홈페이지주소를기재한다. ( 예 ) 전화번호 ( ), 팩스번호 ( ): 전화번호와팩스번호를각각기재하되, ( ) 안에는지역번호를기재한다. 기관내부문서의경우는구내전화번호를기재할수있다. 11. 공무원의전자우편주소 : 행정기관에서공무원에게부여한전자우편주소를기재한다. 12. 공개구분 : 공개, 부분공개, 비공개로구분하여표시한다. 부분공개또는비공개인경우에는 공공기록물관리에관한법률시행규칙 제 18 조에따라 부분공개 ( ) 또는 비공개 ( ) 로표시하고, 공공기관의정보공개에관한법률 제 9 조제 1 항각호의번호중해당번호를괄호안에표시한다. 13. 관인생략등표시 : 발신명의의오른쪽에관인생략또는서명생략을표시한다. 기안자 검토자및결재권자 ( 직위 / 직급 ) 서명 : 기안자 검토자 결재권자 및 직위 ( 직급 ) 의용어는표시하지아니하고, 기안자 검토자및결재권자의직위 / 직급을쓰고서명하되, 직위 / 직급및서명란의수와크기는필요에따라조정하여사용할수있다. 협조자 ( 직위 / 직급 ) 서명 : 협조자 의용어를표시한다음, 이어서직위 / 직급을쓰고서명한다. 전결및서명표시위치 : 행정업무의효율적운영에관한규정제 10 조제 2 항및동시행규칙제 7 조제 2 항에따라결재권이위임된사항을전결하는경우에는전결하는사람의서명란에 전결 표시를한후서명하되, 서명하지아니하는사람의서명란은설치하지아니한다. 대결및서명표시위치 : 행정업무의효율적운영에관한규정제 10 조제 3 항및동시행규칙제 7 조제 3 항에따라대결하는경우에는대결하는사람의서명란에 대결 표시를하고서명하며, 위임전결사항을대결하는경우에는전결하는사람의서명란에 전결 표시를한후대결하는사람의서명란에 대결 표시를하고서명한다. 이때서명하지아니하거나 전결 표시를하지아니하는사람의서명란은설치하지아니한다. 발의자 ( ) 와보고자 ( ) 의표시는직위 / 직급의앞또는위에하되, 보고자의표시는직접결재권자에게보고하는경우에만표시한다. ㅣ 85 ㅣ