<31382E B3E220B0F8C5EBB1B3C0E728C7E0C1A4BEF7B9ABBFEEBFB5BDC7B9AB292D DC3D6C1BE2E687770>

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3 공무원헌장 우리는자랑스러운대한민국의공무원이다. 우리는헌법이지향하는가치를실현하며국가에헌신하고국민에게봉사한다. 우리는국민의안녕과행복을추구하고조국의평화통일과지속가능한발전에기여한다. 이에굳은각오와다짐으로다음을실천한다. 하나. 공익을우선시하며투명하고공정하게맡은바책임을다한다. 하나. 창의성과전문성을바탕으로업무를적극적으로수행한다. 하나. 우리사회의다양성을존중하고국민과함께하는민주행정을구현한다. 하나. 청렴을생활화하고규범과건전한상식에따라행동한다. < 공무원헌장실천강령 > 하나. 공익을우선시하며투명하고공정하게맡은바책임을다한다. 부당한압력을거부하고사사로운이익에얽매이지않는다. 정보를개방하고공유하여업무를투명하게처리한다. 절차를성실하게준수하고공명정대하게업무에임한다. 하나. 창의성과전문성을바탕으로업무를적극적으로수행한다. 창의적사고와도전정신으로변화와혁신을선도한다. 주인의식을가지고능동적인자세로업무에전념한다. 끊임없는자기계발을통해능력과자질을높인다. 하나. 우리사회의다양성을존중하고국민과함께하는민주행정을구현한다. 서로다른입장과의견이있음을인정하고배려한다. 특혜와차별을철폐하고균등한기회를보장한다. 자유로운참여를통해국민과소통하고협력한다. 하나. 청렴을생활화하고규범과건전한상식에따라행동한다. 직무의내외를불문하고금품이나향응을받지않는다. 나눔과봉사를실천하고타인의모범이되도록한다. 공무원으로서의명예와품위를소중히여기고지킨다.

4 Ⅰ. 행정업무운영제도의발전 1 1. 우리나라행정업무운영제도의발전과정 3 2. 행정업무운영제도변천의시대구분 6 Ⅱ. 행정업무운영개요 업무의의의 운영의의의 ʻ행정업무의효율적운영ʼ의의의 행정업무운영의목적 행정업무운영의적용범위 행정업무운영의원칙 업무의분장 업무의인계 인수 19 Ⅲ. 공문서관리 공문서관리개설 문서작성의일반사항 문서의구성체계 문서의기안 결재 문서의등록 문서의시행 문서의접수및처리 137

5 행정업무운영실무 Ⅳ. 서식관리 서식의의의 서식의설계 서식의승인및관리 170 Ⅴ. 관인관리 관인의의의 관인의효력 제도의연혁 관인날인위치의연혁 관인의종류 관인의규격 관인의조각및사용 관인인영의색깔 관인의등록및재등록 관인의폐기 관인공고 189 Ⅵ. 업무편람 업무편람의개요 행정편람 직무편람 207 Ⅶ. 정책실명제 정책실명제개요 공문서상정책실명제의변천 분야별추진내용 217

6 행정업무운영실무 Ⅷ. 정책연구의관리 정책연구 정책연구의관리 정책연구과제의선정 연구자의선정 정책연구의진행 정책연구결과의평가및관리 정책연구결과의활용 정책연구의공개 248 Ⅸ. 부록 251 행정업무의효율적운영에관한규정 시행규칙 253

7 Ⅰ. 행정업무운영제도의발전

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9 Ⅰ. 행정업무운영제도의발전 Ⅰ. 행정업무운영제도의발전 1. 우리나라행정업무운영제도의발전과정 우리나라의행정업무의운영은문서를중심으로표준화와능률화에중점을두고발전하여왔다. 정부수립후초기에는일본총독부와미군정 ( 美軍政 ) 의사무관리제도를그대로활용하여오다가 1960년대초반군 ( 軍 ) 에서사용하던미국식문서관리제도가대폭유입되어현행행정업무운영제도의근간을이루고있다. 현재도전반적으로그골격이유지되고있으나, 2002년이후전자정부의구현을촉진하기위하여정부의행정업무운영제도를전면적으로개편하였는데, 특히 2011년 12월에는 구( 舊 ) 사무관리규정 을전면개정하여 행정업무의효율적운영에관한규정 을시행하였다. 행정업무의효율적운영에관한규정 은기존 능률성 중심의행정에서더나아가업무의성과를높일수있는 효과성 까지포괄하여행정업무의 효율성 을향상시키는데초점을맞추었다. 행정업무운영제도의발전과정을개략적으로살펴보면다음과같다. 가. 제1기 (1948.~ ) : 일본총독부와미군정 ( 美軍政 ) 의행정업무운영제도답습기이시기는일본총독부와미군정의행정업무운영제도를답습한시기이다. 주요법령은 정부처무규정 ( 대통령훈령제1호 ) 과 공문서규정 ( 대통령훈령제3호 ) 이다. 일반행정부문에서는문서의세로쓰기와국한문혼용, 문서의분류 보관, 서식관리등에서대부분일본총독부행정업무운영제도를답습하였다. 예외적으로군대조직에서는미군정의영향에따라한글전용과가로쓰기, 문서통제, 십진분류등미국식행정업무운영제도가도입되었다.( 이한빈 조석준외 :431; 이종두 :44). ㅣ 3 ㅣ

10 행정업무운영실무 나. 제2기 ( ~ ): 한국적행정업무운영제도정착기 1) 이시기는한국실정에맞는행정업무운영제도를정착한시기이다. 미군정의영향으로이미군대조직에서활용되어오던미국식행정업무운영제도가일반행정기관에도입되었으며이제도가오늘날행정업무운영제도의근간이되었다. 주요법령은정부공문서규정, 서식제정절차규정및보고통제규정등이다. 이시기에문서의분류방식과편철방식및보관 검색방식을도입한시기이다. 2) 1980년대초에경제성장의침체극복을위한범국가적생산성향상운동의일환으로행정생산성향상을위한다각적인행사와시책이촉진되었으며, 사무자동화종합계획이수립되었다. 그리고행정전산화제1차기본계획이수립되었고, 행정업무전산화추진규정 이제정되었으며, 행정용어순화편람을발간하였고, 차트보고금지지시가있었으며, 행정예고제가시행되었다. 다. 제3기 ( ~ ) : 사무의기계화와자동화착수기 1) 정부공문서규정 을전면개정하여, 마이크로필름을이용한문서보존관리가되도록하고, 모사전송 (FAX) 에의한문서수발제도등을채택하여사무의기계화 자동화를모색하게되었다. 2) 1985.~1986. 문서유통량의조사가있었으며, 문서유통량이대폭감축되었다. 라. 제4 기 ( ~ ) : 행정업무운영제도정비와전산화도입기 1) 행정업무운영제도를전면적으로정비하였다. 종전개별법령에분산되어있던정부공문서관리, 보고사무, 협조사무, 관인관리및서식에대한사항과자료관리, 업무편람, 사무자동화, 사무환경에관한사항을신규제정 추가하여 사무관리규정 ( 대통령령제13390) 및 사무관리규정시행규칙 ( 총리령제395호 ) 으로통합 제정하였다. 사무관리규정 을제정하면서수작업위주였던사무관리제도를전산화 자동화체제로개편하고, 사무처리의간소화 표준화 과학화를위한기틀을다졌다. ㅣ 4 ㅣ

11 Ⅰ. 행정업무운영제도의발전 2) 전자결재제도도입, 전자문서유통근거마련등행정전산화체제를도입하였다. 마. 제5기 ( ~ 현재 ) : 행정업무운영의전자화촉진과성숙기 1) 행정업무운영의전자화촉진기 ( ~2003.) 가 ) 행정업무운영의전자화를통해전자정부구현기반을구축하였다. 행정업무운영제도를개편하여전자문서관리체계구축, 전자문서의보안및전자서명의인증제도입등전자정부구현을위한기반을조성하였다. 나 ) 전자관인의인증과인증센터를설치하였다. 행정기관의전자문서의유출 위조 변조및훼손등을방지하기위하여전자문서에대한전자관인의인증체제를구축하기위한제도적인기반을마련하였다. 다 ) 전자공문서에는전자관인을사용하고인증센터의명칭을전자관인인증관리센터로변경하였다. 전자관인을사용하고디지털암호화기법을이용해전자문서가유통되므로전자문서의유출 위조 변조및훼손방지등보안성이강화되도록하였다. 2) 행정업무운영의전자화성숙기 (2004.~ 현재 ) 가 ) 전자정부고도화에대비하고전자문서관리체계를근본적으로재구축하기위해사무관리규정을전면적으로개정하였다. 첫째, 문서처리의전과정을전자화에맞도록재설계하여이를시스템화하였다. 즉문서의기안 검토 협조 결재 등록 시행 접수 공람 이관 보존 폐기 검색 활용등모든처리절차가전자적으로수행되도록하였다. 둘째, 전자문서시스템과행정정보시스템개념을도입하고, 이를법령화하였으며, 양자간에연계가가능하도록하여행정업무처리의전자화와효율화를도모하였다. 나 ) 2006년에는행정업무의투명성과책임성확보를위해행정업무의의사결정과정의모든이력이시스템에기록되도록전자적업무관리시스템을도입하여운영하도록하였다. ㅣ 5 ㅣ

12 행정업무운영실무 2. 행정업무운영제도변천의시대구분 가. 제1기 (1948.~ ) : 일본총독부와미군정 ( 美軍政 ) 의행정업무운영제도답습기제1기는일본총독부와미군정 ( 美軍政 ) 의행정업무운영제도를답습한시기이다. 먼저 정부처무규정 을제정하였다. 이규정속에문서관련규정을포함하였다. 그다음에 공문서규정 을독립적으로제정하여운영하였다. 나. 제2기 ( ~ ) : 한국적행정업무운영제도정착기제2기는한국적행정업무운영제도의정착기이다. 이시기는현행행정업무운영제도의근간을마련한시기이다. 미군정의영향으로이미군대조직에서활용되어오던영미식행정업무운영제도가일반행정기관에도입되었으며이제도가오늘날행정업무운영제도의근간이되었다. 이시기의주된법령은 정부공문서규정, 보고통제규정 및 서식제정절차규정 이다. 다. 제3기 ( ~ ) : 사무의기계화와자동화착수기 1) 이시기는사무의기계화와자동화를최초로모색한시기이다 에 정부공문서규정 ( 대통령령제11547호 ) 을전면개정하여, 마이크로필름을이용한문서보존관리가되도록하고, 모사전송 (FAX) 에의한문서수발제도등을채택하였다. 2) ~ 전국 155개기관표본조사결과조사당시연간문서유통량이 7,340만건이고보고문서 1건의최대파생량은 6,400건에달하는것으로분석되었다. 이에따라 문서유통량감축계획을수립하여당시문서유통량의 20% 인 1,480만건을감축목표로추진하였다. 그결과보고문서의감축실적이두드러졌으며특히각급학교의보고문서가대폭줄어들어교원의잡무처리경감효과가현저히나타나서좋은반응을얻었다 ( 황병인, 2003:100). ㅣ 6 ㅣ

13 Ⅰ. 행정업무운영제도의발전 라. 제4 기 ( ~ ) : 행정업무운영제도정비와전산화도입기 1) 행정업무운영제도정비기 ( ~ ) 종전개별법령에분산되어있던정부공문서관리, 보고사무, 협조사무, 관인관리및서식에대한사항과자료관리, 업무편람, 사무자동화, 사무환경에관한사항을신규제정 추가하여 사무관리규정 ( 대통령령제13390호 ) 으로통합 제정하여 부터시행하였다. 2) 행정전산화체제도입기 ( ~ ) 이시기의주요특징은행정전산화체제도입이다. 구체적인내용은전자문서의성립요건등전자결재제도를도입하고, 전자문서의효력발생요건을신설하며, 전자관인을사용하기위하여전자문서유통근거를마련한것이다. 한편정부전자계산소를정부전산정보보관소로명칭을바꾸어서종래의단순한정보자료의처리기관이라는이미지를불식하고전산정보관리센터로서위상을격상하였다. 공문서관리에서는공문서보존과폐기절차를체계적으로정비하였다. 즉준영구보존기간을폐지하고, 20 30년보존기간제를도입하였다. 또한성수대교와삼풍백화점붕괴등과같이역사적사건 사고에관한문서는 보존대상기록물 로지정하여정부기록보존소 ( 현재국가기록원 ) 에서영구보존하도록하였다. 결재부문에서는전결권의대폭적인하향조정이다. 즉보조기관과보좌기관만행사하던전결권을단순 경미한사항에대하여는업무담당자도전결권을행사할수있도록하였다. 마. 제5기 ( ~ 현재 ) : 행정업무운영의전자화촉진 성숙기이시기는행정업무운영의전자화를촉진하는시기와고도화를위한성숙화시기이다. 1) 행정업무운영의전자화촉진기 : ~ 이시기는전자정부의구현을위한기반을조성하고, 행정기관등상호간의전자문서의유통을활성화하기위하여전자관인을사용하도록하며, 전자관인의인증체계를구축한시기이다. ㅣ 7 ㅣ

14 행정업무운영실무 2) 행정업무운영의전자화성숙기 : 부터시행가 ) 전자적문서관리체계재구축과대혁신 : 부터시행이시기는전자정부고도화에대비하고전자문서관리체계를근본적으로재구축하기위해 사무관리규정 등을전면적으로개편한시기이다. 사무관리규정 개정 ( ) 과동시행규칙개정 ( ) 으로 부터전면적으로시행하였다. 나 ) 업무관리시스템도입 운영 : 부터시행이시기는업무관리시스템을도입한시기이다. 업무관리시스템은정부기관의업무처리절차를통합화 표준화하고이를체계화한시스템이다. 업무관리시스템 1) 을도입한목적은공직사회의일하는방식을근본적으로개선하기위한것이다. 즉 에 사무관리규정 을개정하여효율적인업무관리를위하여각급행정기관에전자적업무관리시스템을조기에정착 확산시키고그사후관리를위한법적근거를마련하였다. 이때, 전자문서의유통지원범위를정부산하기관까지확대하는규정도신설하였다. 다 ) 전자적기록관리의혁신 : 부터시행 공공기관의투명하고책임있는행정의구현과공공기록물의안전한보존및효율적활용을위하여기록관리법령을새롭게개정하였다. 라 ) 행정내부규제폐지를위한보고사무및협조사무개선등 : 부터시행 (1) 보고사무 협조사무심사승인제폐지불필요한행정규제인보고 협조사무의사전심사승인제폐지 ( 심사대상, 심사관, 보고 협조의지정및심사등심사제규정삭제 ) 1) 업무관리시스템의별칭은온 - 나라시스템 (On-nara BPS) 이다. 여기서 온 은완전한또는전체라는뜻의우리말이다. 온 - 나라 는우리나라전체또는완전한나라를의미한다. On 은 정부가불이켜져있다, 작동하고있다 는의미로항상깨어서국민에게서비스하는정부를만든다는뜻이다. BPS 는 Business Process System 의약자이다. ㅣ 8 ㅣ

15 Ⅰ. 행정업무운영제도의발전 (2) 보고사무 협조사무의일반적인근거규정보완기관간원활한보고 협조사무추진을위한보고 협조사무의원칙, 처리기간, 보고 협조의촉구등근거보완 개정 (3) 업무관리시스템기능개선에따른개정사항업무관리시스템의기본구성요소인과제관리카드및문서관리카드의개념보완, 업무관리시스템을통한문서발송, 문서접수 처리등근거마련 (4) 전자문서시스템인증제폐지행정기관내에표준화된전자문서시스템의보급 활용이정착됨에따라시스템에대한인증제가불필요하게되어인증제관련규정을삭제하고표준에적합한전자문서시스템을지속적으로사용할수있도록개정 인증제 : 전자문서시스템의규격, 유통표준등에부합하는지시험하여인증해주는제도로다른기종간호환성확보를위해실시 마 ) 수신자변경등사무관리효율화 : 부터시행사무관리의효율성과능률성을높이기위하여이미발송한문서의수신자를변경하거나추가할때의발송절차를간소화하고, 중앙행정기관의법령서식의승인절차를개선하며, 지방자치단체등이별도의승인없이스스로자치법규를통하여서식을제정또는개정할수있도록자율성을부여하는한편, 그밖에현행제도의운영상나타난일부미비점을개선 보완 바 ) 6급이하공무원의대외직명표시등 : 부터시행각급행정기관에서 6급이하공무원의대외직명을따로정하고공문서에직급을대신하여대외직명을기재하고있는현실을반영하여 6급이하공무원의대외직명을공문서에사용할수있는근거를마련하고, 오늘날의경제현실을반영하여정책자료집을발간해야하는대규모국책공사등의기준을총사업비 100억원이상에서총사업비 300억원이상으로상향조정하는한편, 그밖에현행제도의운영상나타난일부미비점을개선 보완 ㅣ 9 ㅣ

16 행정업무운영실무 사 ) 서식에해당국가언어의병기등 : 부터시행재외공관에서서식을사용하는경우재외공관의장은서식에해당국가의언어를병기 ( 倂記 ) 하여사용하게하거나해당국가의언어로번역한서식을사용할수있게하는한편, 현재행정안전부령에서정하고있는서식의세부설계기준에관한위임근거를명확히규정아 ) 서식설계기준변경 : 부터시행민원신청서등의서식이복잡하여국민들이이해하기어렵고작성하기불편하다는지적에따라기재항목을최소화하고국민들이서식을작성할때편의성을제고하는한편, 서식설계에디자인개념을도입하는등서식설계의기준을변경 3) 행정업무운영의전자화완성기 : ~ 현재이시기는기존의 능률성 중심의행정에서행정업무의 효율성 을향상시키는데초점을두어 융합행정, 지식행정 등관련제도를신규도입하고, 특히세종시이전과같은행정환경변화에효과적으로적응할수있도록, 협업시스템, 영상회의 등의관련규정을도입하였다. ㅣ 10 ㅣ

17 Ⅱ. 행정업무운영개요

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19 Ⅱ. 행정업무운영개요 Ⅱ. 행정업무운영개요 1. 업무의의의 가. 업무의개념 1) 고전적개념 : 사무중심종래에는 업무 의본질을종이를사용한기록 활용및보존이라는 사무 의범위내로좁게인식하였고, 이에따라 업무 의개념도사무실에서이루어지는서류의생산 유통 보존등서류에관한작업 (paper work, desk work) 으로한정하여파악하였다. 2) 현대적개념 : 사무를포함한모든일현대에는고도정보화사회가되어감에따라정보의가치가중요해지면서 업무 의개념에행정목적을달성하기위한정보의수집 가공 저장 활용등일련의정보처리과정을포함시켰다. 또한행정업무의국민에대한성과를강조함에따라사무실에서이루어지는일뿐만아니라국민과의접점에서이루어지는일련의행정과정까지포괄하는것으로업무의개념이확대되었다. 나. 업무의종류 1) 업무의목적에의한분류가 ) 본래업무본래업무란조직의목적달성을위하여직접적으로수행하고있는업무를말한다. 정부의경우국가의유지 발전과공공의복리증진이라는목적달성에직접적으로기여할수있도록기능별로분화된각행정조직의고유업무를말한다. 그예로국토의균형개발과국민의주거환경개선이라는행정목적달성을위하여행하는각종행정처분 ( 건축허가등 ) 과건설사업등을들수있다. ㅣ 13 ㅣ

20 행정업무운영실무 나 ) 지원업무본래업무가조직의본래목적을달성하기위하여행하는사무인데반하여지원업무란개개의목적영역에공통적으로존재하며, 조직목적을위하여간접적으로수행하는업무로서본래업무를수행하는데필요한수단적성질을갖는다. 예를들면건축허가에필요한각종문서의작성과수발, 건설사업추진을위한출장비지급등을말한다. 2) 업무의성격에따른분류가 ) 판단업무판단업무란전문적지식과경험을필요로하는업무로서주로관리청에서담당한다. 예를들면의사결정, 기획, 조정, 심사, 평가업무등이다. 나 ) 작업업무작업업무란전문적인지식내지능력이요구되지않는업무로서숙련을요하는것으로부터전혀숙련되지않더라도단순하게처리될수있는업무등매우다양하다. 예를들면계산, 통계표작성, 단순 반복적인기안, 문서접수및발송, 운반 정리등을말한다. 다 ) 기타업무의종류위에서살펴본것외에도발생빈도에따른일상업무와예외업무, 위임여부에따른고유업무와위임업무등으로나눌수있다. 2. 운영의의의 가. 운영의개념 1) 고전적개념고전적의미의운영은인간, 기계, 설비, 자금등을잘활용 조정하여설정된목표를능률적으로달성할수있도록계획 (plan) 하고실행 (do) 하고통제 (see) 하는관리를말한다. 즉행정의목적달성을위한하나의수단이다. ㅣ14ㅣ

21 Ⅱ. 행정업무운영개요 2) 현대적개념현대적의미의운영은조직의자원을활용하여조직내부의생산목표 (output) 를관리하는고전적개념에더하여국민의만족도를증가시키는정책의품질관리및성과관리를포함하는총체적인관리활동을의미한다. 나. 운영의요소 2) 1) 다른사람들을통한업무수행운영은임무성취를위해다른사람및조직을동원하고이끌어간다. 즉다른사람들과더불어일하고다른사람들을통해서일한다. 2) 조직목표의설정과성취 운영의주된임무는조직목표를설정하고이를성취하는것이다. 운영은현재의목표성취뿐만아니라장래의성취능력확보에도책임을진다. 3) 대상영역 활동국면운영의대상영역은조직전반에걸친다. 조직의성립 생존 발전에관련된여러국면들이모두운영의대상이된다. 이러한운영의활동과정은목표설정과계획수립, 자원의동원, 조직화, 집행, 환류, 통제등으로구분해볼수있다. 이러한활동국면들의구성양태와상호관계는개별적인상황과운영모형에따라달라질수있다. 4) 복합적과정 운영은여러가지과정들을내포하는복합적인과정이다. 이는의사전달, 의사결정, 통제, 계획, 조정등다양한과정들을통해서이루어진다. 2) 행정학 2006 년. 오석홍. ㅣ 15 ㅣ

22 행정업무운영실무 5) 개방체제적교호작용 운영은조직내외의제관계와역동적교호작용을한다. 즉행정환경과조직내의하위체제들이엮어내는상황에서작동하는과정이다. 3. 행정업무의효율적운영 의의의 행정업무의효율적운영은조직의목적달성에필요한행정업무의과정이효율적으로이루어질수있도록행하는제반활동이라고말할수있다. 이를달리표현하면, 조직의최종목적을달성하기위하여업무전반을효율적으로개선하고비용을경제화하기위한각종관리활동이라할수있다. 가. 업무의간소화불필요한업무를없애고, 최소한의노력으로최대한의업무성과를낼수있도록하며작업과정의속도를높일수있도록보고 결재단계축소, 전자결재활성화, 불필요한보고서생산지양등을도모한다. 나. 업무의표준화업무담당자가바뀌어도원활하게업무를처리할수있고, 일상적인업무대응속도를높일수있게끔업무의인계인수를철저히하고, 전자결재활성화, 업무의자동화를지향한다. 다. 업무의정보화정보통신기술의발달에발맞춰행정업무를보다정확하고빠르게처리할수있도록전자결재시스템, 지식행정시스템, 협업시스템등을활용하여행정지식을공유하고정부내소통을증진한다. ㅣ 16 ㅣ

23 Ⅱ. 행정업무운영개요 4. 행정업무운영의목적 행정업무운영의목적은행정기관의행정업무의운영에관한사항을정함으로써행정업무의간소화 표준화 과학화및정보화를도모하여행정의효율을높이기위함이다. 행정의효율향상 5. 행정업무운영의적용범위 행정업무운영의적용범위는행정기관이다. 여기서행정기관은중앙행정기관 ( 대통령및국무총리직속기관을포함한다 ) 및그소속기관, 지방자치단체의기관과군 ( 軍 ) 의기관을말한다. 행정업무운영에관하여는다른법령에특별한규정이있는경우를제외하고는 행정업무의효율적운영에관한규정 이정하는바에의한다. 대통령직속기관국무총리직속기관중앙행정기관과그소속기관지방자치단체의기관군의기관 ㅣ 17 ㅣ

24 행정업무운영실무 6. 행정업무운영의원칙 행정기관의업무는용이성 정확성 신속성및경제성이확보될수있도록관리하여야한다. 용이성 경제성 정확성 신속성 가. 용이성업무처리와업무관리는용이해야한다. 너무복잡하면대부분의사람들은짜증을내고능률이오르지않는다. 업무처리와업무관리에따르는육체적 정신적인피로를최대한줄이고시간당업무처리량을향상시키기위하여업무처리와업무관리가보다쉽게이루어지도록개선 관리할필요가있다. 이를위하여업무처리절차의개선, 업무수행방식의개선, 업무재설계, 정보화에맞는전자문서시스템 기록관리시스템및행정정보시스템의효율적인운영등이요구된다. 나. 정확성업무처리와업무관리의생명은정확성이다. 업무는의도하는방향대로정확하게처리되고관리되어야한다. 문자에오자와탈자가있어서는안된다. 특히통계숫자는틀리면안된다. 그리고한자, 외국어, 주소, 성명등을표시할때틀리면신뢰성이떨어진다. 객관적인입증을위해서는정확성이요구된다. ㅣ 18 ㅣ

25 Ⅱ. 행정업무운영개요 다. 신속성업무처리와업무관리의기본은신속성이다. 아무리업무를꼼꼼하게처리하고관리할지라도때를놓치면무용지물이다. 현재수행되고있는업무처리절차가복잡하면신속성은떨어지게마련이다. 제도나운영방식에문제가있다면이를개선하여야한다. 특히정부는업무를신속하게처리하기위하여행정업무운영제도를많이개선해왔다. 하지만, 아직도보고와결재의단계가많고, 종이방식에의한업무처리가있으며, 불필요한회의와보고가많다. 업무처리와업무관리의신속성을위해서는기본적으로업무재설계가필요하다. 라. 경제성업무관리의 2대축은업무작업의능률화와업무비용의경제화이다. 이중업무처리에필요한비용즉업무비용은고정적이며간접적인경비이다. 이업무비용을줄이는것은대단히중요한일이다. 최소의비용으로최대의효과를높이도록노력해야한다. 업무처리와업무관리에있어서최소의비용이들어가도록하기위해서는비용편익분석과비용효과분석이요구된다. 7. 업무의분장 각처리과의장은행정업무의효율적처리와책임소재를분명하게하기위하여소관업무를단위업무별로분장하되, 소속공무원간의업무량이균형을이룰수있도록하여야한다. 8. 업무의인계 인수 1) 인계 인수개요가 ) 업무인계 인수서작성공무원이조직개편, 인사발령또는업무분장조정등의사유로업무를인계 인수하 ㅣ 19 ㅣ

26 행정업무운영실무 는때에는해당업무에관한진행상황, 관계문서, 자료등모든사항이구체적으로나타나도록업무관리시스템이나전자문서시스템을이용하여인계 인수서 ( 규칙별지제12호서식 ) 를작성하여인계 인수하여야한다 ( 영제61조제1항 / 규칙제45조제1항 ). 나 ) 인계 인수자료의상시관리행정기관의장은인계 인수가원활하게이루어질수있도록기능분류시스템의자료를최신의정보로유지하여야한다 ( 영제61조제2항 ). 다 ) 직무대리자의인계 인수업무를인수할후임자가정해지지아니한경우와그밖의특별한사유로후임자에게업무를인계할수없는경우에는그직무를대리하는사람에게인계하고, 그직무를대리하는사람은후임자가업무를인수할수있게되었을때에즉시인계하여야한다 ( 규칙제45조제2항 ). 2) 인계 인수절차가 ) 인계 인수사전준비 (1) 기관내업무관리시스템을통해공식적인문서 ( 기안, 결재, 보고, 회의자료등 ) 를충실히작성하고등록한다. (2) 담당업무가추가또는변경되는경우기능분류체계 (BRM) 에따른단위과제의분류체계를수정 보완한다. (3) BRM에등록된단위과제의관련정보 ( 이해관계자, 조직 / 법령 / 예산정보, 업무처리절차등 ) 를수시로수정 보완한다. (4) 개인용컴퓨터의폴더는업무관리시스템의 BRM 분류체계를준용하여관리하며, 보존폴더와임시폴더로구분하여불필요한자료의축적을방지한다. 나 ) 업무자료정리 (1) 인사발령등인계 인수사유가발생하였을경우기존에담당하던과제를모두종료한다. ㅣ 20 ㅣ

27 Ⅱ. 행정업무운영개요 (2) 업무관리시스템의실적관리나고객관리메뉴등을통해담당과제와관련한실적자료 ( 공식적인문서목록, 고객정보등 ) 를정리한다. (3) 개인용컴퓨터에보관된자료가운데인계 인수가불필요한자료들을삭제하고이동용저장장치 ( 보안 USB등 ) 에복사한다. (4) 정리된업무자료의구성및간략한내용을살펴볼수있는자료개요를작성한다. 다 ) 인계 인수서작성 (1) 인계자는규칙별지제12호서식을활용하여인계 인수서를작성한다. (2) 작성된인계 인수서에서명할인수자와입회자 ( 직근상급자 ) 를확인한다. (3) 작성된인계 인수서는 1차적으로상급자인입회자에게먼저검토를받을필요가있으며, 입회자는인계 인수항목이충실히기록되었는지확인하고수정및보완을위한의견을제시할수있다. (4) 인계자는입회자의검토를받은인계 인수서에서명한다. 라 ) 대면인계 인수진행 (1) 인계자는인수자를확인하고대면인계 인수일정을협의한다. (2) 대면인계 인수는실제인계 인수발생시점이후 7일이내에완료하는것을원칙으로하며, 상급자에대한보고를통해공식적으로대면인계 인수를위한시간을확보한다. (3) 인계자는대면인계 인수과정에서인계 인수서를전달하고그내용을간략히설명하며, 서면으로기록되지않은업무처리 know-how 나업무지식을인수자에게전달한다. (4) 지역적격차나시간적불일치로인해대면인계 인수가불가한경우에는대면인계 인수를대행할대리자를지정하거나전화, 영상회의및이메일등을통해인계 인수한다. ㅣ 21 ㅣ

28 행정업무운영실무 마 ) 인계 인수서확인 (1) 인수자는인계자가작성한인계 인수서를바탕으로업무관리시스템상의자료및전달받은개인문서자료등을확인한다. (2) 인계 인수서에기록된현안 미결업무등에대해명확히확인하고처리방안에관하여인계자로부터충분한의견을수렴한다. (3) 인수자는인계 인수서의내용을충실히파악한이후인계 인수서에서명하고그결과를입회자 ( 직근상급자 ) 에게보고한다. (4) 직근상급자인입회자는인수자가인계 인수서를충실히파악하고있는지를확인하고인계 인수서에서명하여인계 인수결과보고를공식적으로처리한다. 바 ) 인계 인수사후관리 (1) 인계자는인계 인수가종료된이후에도인수자나입회자가요청할경우관련업무처리를지원하여야한다. (2) 원칙적으로인계자는인계 인수이후최소 1개월까지는인계 인수과정에서발생하는인수자의업무파악을위하여적극적으로업무를지원해야한다. (3) 가급적사후업무지원은메모보고등을통해요청과대응이이루어지도록해야하나, 사안의정도에따라구두설명이나이메일, 전화, 영상회의등을통한원격지원도가능하다. ㅣ 22 ㅣ

29 Ⅱ. 행정업무운영개요 행정업무의효율적운영에관한규정시행규칙 [ 별지제 12 호서식 ] 업무인계 인수서 1. 업무현황가. 담당업무나. 주요업무계획및진행사항다. 현안사항및문제점라. 주요미결사항 2. 관련문서현황 3. 주요물품및예산등인계ㆍ인수가필요한사항 4. 그밖의참고사항 위와같이인계 인수합니다. 년월일인계자 ( 서명또는인 ) 인수자 ( 서명또는인 ) 입회자 ( 서명또는인 ) 비고 ( 이난은서식에포함하지아니한다 ) 1. 입회자는인계자의바로위상급자가된다. 다만, 인계자가기관장및부기관장인경우에는바로아래하급자가된다. 2. 기재항목이나내용은기관의실정이나인계ㆍ인수사항에따라조정하여사용할수있다. 3. 인계자, 인수자및입회자의서명또는날인은생략할수있다. ㅣ 23 ㅣ

30 행정업무운영실무 종합학습문제 - 제 2 장 [ 주관식문제 ] 1. 업무관리의 2대축을쓰시오. 2. 업무의종류를분류할때, 우리가편의상말하는 업무 는어떤사무인가? 3. 업무비용을경제화하기위한두가지요소는? [ 객관식문제 ] 1. 행정업무운영의목적은행정효율성의향상이다. 이를달성하기위한수단에해당되지않는것은? 1 정보화 2 과학화 3 표준화 4 경제화 5 간소화 2. 행정업무운영의원칙에해당되지않는것은? 1 용이성 2 신속성 3 경제성 4 정확성 5 공정성 [ 토의해보기 ] 1. 보조기관및보좌기관만행사하던전결권을단순 경미한사항에대하여구체적으로언제부터업무담당자도행사할수있도록하였으며, 법적인근거가무엇인지를찾아토의해보시오. 그리고단순 경미한사항외의업무 ( 보통수준의업무, 중요한업무등 ) 까지언제부터업무담당자도전결권을행사할수있도록하였는지와그법적인근거를찾아토의해보시오 부터시행된 사무관리규정 ( 동시행규칙 ) 의주요내용을 전까지의내용과비교하여보고, 신설 폐지 개정의이유를토의해보시오. ㅣ 24 ㅣ

31 Ⅱ. 행정업무운영개요 [ 깊이들여다보기 ] 1. 사무의분장은누가하며, 왜하며, 어떻게하는지를법적인근거를찾아생각해보고이를정리하여써보시오. 2. 전결 ( 대결 ) 및서명표시의방법이 부터어떻게변경되었으며, 왜변경되었는지를깊이생각해보고, 1948년이후에어떻게표시방법이변경되었는지를문서관련법령을찾아사례를들어표시해보시오. [ 정답과해설 ] [ 주관식문제 ] 1. 업무관리의 2대축은 사무작업의능률화 와 사무비용의경제화 이다. 2. 업무의종류를분류할때, 우리가편의상말하는 업무 는 본래사무 이다. 3. 업무비용을경제화하기위한두가지요소는 비용절감 과 낭비제거 이다. [ 객관식문제 ] 1. 4 경제화. 사무관리의목적은행정능률의향상이다. 이를달성하기위한수단에해당되는것은간소화 표준화 과학화및정보화이다. 이중 정보화 는사무관리가전자문서시스템, 행정정보시스템등대부분의업무가정보기술을이용하여시스템중심으로처리되어 부터신설된내용이다 공정성 은민원처리의원칙에들어간다. [ 토의해보기 ] 1. 보조기관및보좌기관만행사하던전결권을일상반복적인단순집행업무로서경미한사항의경우에는 사무관리규정제16조제2항을개정하여 부터업무담당자도행사할수있도록하였다. 그리고단순 경미한사항외의업무 ( 보통수준의업무, 중요한업무등 ) 까지도 사무관리규정을개정하여 부터업무담당자도전결권을행사할수있도록하였다. ㅣ 25 ㅣ

32 행정업무운영실무 사무관리규정제16조제2항 2 행정기관의장은사무의내용에따라그보조기관또는보좌기관 ( 일상적 반복적인단순집행업무로서경미한사항의경우에는당해업무담당공무원 ) 으로하여금위임전결하게할수있으며, 그위임전결사항은당해기관의장이훈령또는지방자치단체의규칙으로정 한다.< 개정 > 2 행정기관의장은사무의내용에따라그보조기관 보좌기관또는당해업무담당공무원으로하여금위임전결하게할수있으며, 그위임전결사항은당해기관의장이훈령또는지방자치단체의규칙으로정한다.< 개정 > 행정업무의효율적운영에관한규정제10조제2항 < 전부개정 > 2 행정기관의장은업무의내용에따라보조기관또는보좌기관이나해당업무를담당하는공무원으로하여금위임전결하게할수있으며, 그위임전결사항은해당기관의장이훈령이나지방자치단체의규칙으로정한다. [ 깊이들여다보기 ] 1. 업무의분장은각처리과의장이한다. 업무분장을하는이유는사무의효율적처리와책임소재의명확을기하기위하여한다. 소관업무를단위업무별로분장하되, 소속공무원간의업무량이균형잡히게분장하여야한다. 법적인근거는 행정업무의효율적운영에관한규정 제60조이다. 2. 전결 ( 대결 ) 및서명표시의방법이 부터전결 ( 대결 ) 하는자의직위 ( 직급 ) 를먼저쓰고, 서명란에전결 ( 대결 ) 표시와함께전결 ( 대결 ) 일자를월일만쓰고, 서명하는것으로변경되었다. 2003년까지는전결 ( 대결 ) 하는자의서명은기관장의서명란에하였으나, 2004년부터는실제로전결 ( 대결 ) 하는자의서명란에서명을하도록하였다. 이렇게변경한이유는전결 ( 대결 ) 하는자와서명을일치하도록하여정책실명제를강화하기위함이었다. 또한기관장의서명란에전결권자 ( 대결권자 ) 의서명이들어가면, 일반국민들은혼동하게되고, 이에대하여충분한설명을하는등불필요한행정낭비요소가있어개정하게된것이다 년이후에결재, 전결 ( 대결 ) 의표시방법이어떻게변경되었는지에대하여는문서관련법령과함께살펴보고자한다. ㅣ26ㅣ

33 Ⅱ. 행정업무운영개요 정부처무규정 ( ) 제1조행정각기관 ( 부, 처, 원, 위원회및국무총리소속기관. 이하같음 ) 의사무집행은순서에따라장관 ( 그기관의장을말함. 이하같음 ) 의결재를거침을요한다. 대통령또는국무총리의결재를요하는사항은그결재를받는다. 결재는관직명과결재일자를기입하고서명또는실인을찍음으로표시한다. 단, 반대의견이있을때에는부전을달수있다. 정부처무규정 ( ) 제1조 1 중앙행정기관의사무집행은순서에따라장관 ( 그기관의장, 국무원사무국에있어서는수석국무위원. 이하같다 ) 의결재를거침을요한다.< 개정 > 2 대통령의결재를요하는사항은그결재를받는다.< 개정 > 정부공문서규정 ( 제정, 시행 ) 이당시결재의종류는결재, 전결, 대결, 후결, 후열등 5종이다. 결재의종류의정의와효력을함께명시한것이특징이다. 후결과후열도결재의종류에들어간점이특이하다. 결재수단은도장을찍거나서명을하며, 반드시결재월일을표시하도록한점도주요한특징이다. 제11조 ( 결재표시요령 ) 1 결재를표시하는방법은결재자가도장을찍거나지워지지않는필기구로써서명을하며반드시결재월일을표시하고필요에따라시간을명시할수있다. 2 기안되는문서는소정의결재란에결재표시를하며종합수집된동일한내용의문서는각장마다결재표시를하지않고종합된제일윗장에결재표시를한다. 기안이외의문서에는명의란또는적당한공백에결재표시를한다. 3 모든공문서의결재는과장이상에한하며기안자의성명은기안처란에기재한다. 공문서의차상급결재자에대한책임은과장이상이지며기안자표시는누가취급하였다는증빙에지나지않는다. 제13조 ( 문서의결재종류및표시방법 ) 문서의결재종류및표시방법은다음각호의정한바에의한다. 1. 전결이란전결규정에의하여정규의결재자로부터위임받은사항을일정한자격자가결재하는것으로서전결자란에전결이라표시하고위임자의란에서명또는날인표시한다. ㅣ 27 ㅣ

34 행정업무운영실무 < 보기 > 국장이위임전결할때 과장국장차관장관전결金 대결이란정규의결재자부재중정식으로대리임명받은일정한자격자가결재하는것으로서문서상에대결이라고기입하여표시한다. 이경우에는정규의결재자가결재한것과동일한효력을갖는다. < 보기 > 차관이대결할때과장국장차관장관대결金 후결이란정규의결재자가부재이거나사무형편에의하여결재불능시내용이중요하여대결하기곤란하다고판단하였을때에하는것으로서문서상에후결이라고기입하여표시한다. 후에정규의결재가가수정할경우이수정은장래에한해서만효력을갖는다. < 보기 > 장관이후결을요할때과장국장차관장관 金 후결 ㅣ 28 ㅣ

35 Ⅱ. 행정업무운영개요 정부공문서규정 ( ) 제38조 ( 결재 ) 1 기안한문서 ( 공람문서를포함한다 ) 는순서에따라기관의장의결재를받아야한다. 2 결재란이설정되어있는문서는그결재란에결재를받는다. 3 결재란이설정되어있지않는문서는적당한여백에결재란을따로설정하고간단한내용은결재사항을병기하며내용이복잡한것은기안용지를사용하거나제16조의규정에따라부전지에그요지를기록하여결재를받는다. 4 관계되는일건서류는그내용을요약하여일괄해서결재또는공람에부칠수있다. 정부공문서규정 ( ) 제38조 ( 결재 ) 1 기안한문서 ( 공람문서를포함한다 ) 는순서에따라기관의장의결재를받아야한다. 다만, 최종결재권자가특히긴급을요하여필요하다고인정될경우에는그의결재만으로문서를시행하게할수있다.< 개정 > 2 전항단서의규정에의하여시행된문서는시행후이를관계자에게열람시켜야하며, 그후열표시는후열자의결재란에 후열 의표시를하고서명또는날인하여야한다. < 신설 > 3 결재란이설정되어있는문서는그결재란에결재를받는다. 4 결재란이설정되어있지않는문서는적당한여백에결재란을따로설정하고간단한내용은결재사항을병기하며내용이복잡한것은기안용지를사용하거나제16조의규정에따라부전지에그요지를기록하여결재를받는다. 5 관계되는일건서류는그내용을요약하여일괄해서결재또는공람에부칠수있다. 정부공문서규정 ( ) 제26조 ( 결재 ) 1 기안한문서 ( 공람하는문서를포함한다 ) 는결재권자의결재를받아야한다. 2 두장이상으로이루어지는문서중중요한문서에는그합철되는부분에결재권자가간인한다. 정부공문서규정 ( ) 제 26 조 ( 결재 ) 1 기안한문서는결재권자의결재를받아야한다.< 개정 > ㅣ 29 ㅣ

36 행정업무운영실무 2 결재권자는두장이상으로이루어지는다음각호의 1에해당하는문서를결재할때에는결재인 ( 별지제3호서식 ) 으로간인하여야한다.< 개정 > 1. 전후관계를명백히할필요가있는문서 2. 사실또는법률관계의증명에관계되는문서 3. 허가 인가 등록기타의민원사항에관계되는문서 3 전항의문서를시행할때에는그시행문에시행명의자의관인으로간인한다.< 신설 > 정부공문서규정 ( ) 제20조 ( 결재 ) 1 문서는기안문의경우에는행정기관의장의결재를, 협조문의경우에는보조기관또는보좌기관의결재를받아야한다. 이경우행정기관의장은사무의내용에따라그보조기관또는보좌기관으로하여금위임전결하게할수있으며, 그위임전결사항은당해기관의장이훈령으로정한다. 2 결재권자가출장 휴가기타의사유로상당기간부재중이거나긴급한문서로서결재권자의사정에의하여결재를받을수없는때에는그직무를대리하는자가대결할수있으며, 내용이중요한문서는결재권자의후열을받아야한다. 정부공문서규정 ( ) 제20조 ( 결재 ) 1 문서는기안문의경우에는행정기관의장의결재를, 협조문의경우에는보조기관또는보좌기관의결재를받아야한다. 이경우행정기관의장은사무의내용에따라그보조기관또는보좌기관으로하여금위임전결하게할수있으며, 그위임전결사항은당해기관의장이훈령으로정한다. 2 결재권자가출장 휴가기타의사유로상당기간부재중이거나긴급한문서로서결재권자의사정에의하여결재를받을수없는때에는그직무를대리하는자가대결할수있으며, 내용이중요한문서는결재권자의후열을받아야한다. 사무관리규정 ( ) 제16조 ( 결재 ) 1 문서는당해행정기관의장의결재를받아야한다. 다만, 보조기관또는보좌기관의명의로발신하는문서는그보조기관또는보좌기관의결재를받아야한다. 2 행정기관의장은사무의내용에따라그보조기관또는보좌기관으로하여금위임전결하게할수있으며, 그위임전결사항은당해기관의장이훈령으로정한다. ㅣ 30 ㅣ

37 Ⅱ. 행정업무운영개요 3 결재권자가휴가 출장기타의사유로상당기간부재중이거나긴급한문서의경우에결재권자의사정에의하여결재를받을수없는때에는그직무를대리하는자가대결할수있되, 내용이중요한문서에대하여는결재권자의후열을받아야한다. 사무관리규정 ( ) 제16조 ( 결재 ) 1 문서는당해행정기관의장의결재를받아야한다. 다만, 보조기관또는보좌기관의명의로발신하는문서는그보조기관또는보좌기관의결재를받아야한다. 2 행정기관의장은사무의내용에따라그보조기관또는보좌기관 ( 일상적 반복적인단순집행업무로서경미한사항의경우에는당해업무담당공무원 ) 으로하여금위임전결하게할수있으며, 그위임전결사항은당해기관의장이훈령또는지방자치단체의규칙으로정한다.< 개정 > 3 결재권자가휴가 출장기타의사유로상당기간부재중이거나긴급한문서의경우에결재권자의사정에의하여결재를받을수없는때에는그직무를대리하는자가대결할수있되, 내용이중요한문서에대하여는결재권자의후열을받아야한다. 사무관리규정 ( ) 제16조 ( 결재 ) 1 문서는당해행정기관의장의결재를받아야한다. 다만, 보조기관또는보좌기관의명의로발신하는문서는그보조기관또는보좌기관의결재를받아야한다. 2 행정기관의장은사무의내용에따라그보조기관또는보좌기관 ( 일상적 반복적인단순집행업무로서경미한사항의경우에는당해업무담당공무원 ) 으로하여금위임전결하게할수있으며, 그위임전결사항은당해기관의장이훈령또는지방자치단체의규칙으로정한다.< 개정 > 3 결재권자가휴가 출장기타의사유로결재할수없는때에는그직무를대리하는자가대결할수있되, 내용이중요한문서에대하여는결재권자에게사후에보고하여야한다. < 개정 > 사무관리규정 ( ) 제16조 ( 결재 ) 1 문서는당해행정기관의장의결재를받아야한다. 다만, 보조기관또는보좌기관의명의로발신하는문서는그보조기관또는보좌기관의결재를받아야한다. 2 행정기관의장은사무의내용에따라그보조기관 보좌기관또는당해업무담당공무원으로하여금위임전결하게할수있으며, 그위임전결사항은당해기관의장이훈령또는지방자치단체의규칙으로정한다. < 개정 , > ㅣ 31 ㅣ

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39 Ⅲ. 공문서관리

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41 Ⅲ. 공문서관리 Ⅲ. 공문서관리 1. 공문서관리개설 가. 공문서의의의 1) 행정상의공문서행정상공문서라함은일반적으로행정기관또는공무원이직무상작성한문서또는시행되는문서및행정기관이접수한모든문서를말한다. 행정업무의효율적운영에관한규정제 3 조제 1 호 ( 공문서의정의 ) 공문서 라함은행정기관에서공무상작성하거나시행하는문서 ( 도면 사진 디스크 테이프 필름 슬라이드 전자문서등의특수매체기록을포함한다. 이하같다 ) 와행정기관이접수한모든문서를말한다. 각급행정기관의의사표시는공문서로나타나며, 행정활동과정에서생산된다. 따라서행정기관의행정활동과정에서생산되는공문서가유효하게성립되기위한일반적요건은다음과같다. 가 ) 행정기관의적법한권한내의사항중에서작성될것나 ) 위법 부당하거나시행불가능한사항이없을것다 ) 법령에규정된절차에따라형식이정리될것 2) 법률상의공문서법률상의공문서는크게 3가지로나눌수있다. 즉형법상공문서, 민사소송법상공문서및형사소송법상공문서이다. ㅣ35ㅣ

42 행정업무운영실무 가 ) 형법상의공문서의개념형법에서말하는 공문서 라함은공무소또는공무원이그명의로써권한내에서소정의형식에따라작성한문서를말하며, 공문서위조 변조, 허위공문서등의작성및행사등공문서에관한죄 ( 제225조내지제230조, 제235조및제237조 ) 를규정하여공문서의진정성 ( 眞正性 ) 을보호하고있는데, 일반적으로공문서에관한죄는사문서에관한죄보다무겁게처벌되고있다. 나 ) 민사소송법상의공문서의개념민사소송법은 문서의방식과취지에의하여공무원이직무상작성한것으로인정한때에는이를진정한공문서로추정한다 ( 제327조 ) 라고규정하여공문서는그방식 취지에의하여공무원이직무상작성한것으로인정되는때에는진정한공문서로추정하여증거능력을부여하고있다. 다 ) 형사소송법상의공문서의개념형사소송법은 가족관계기록에관한증명서, 공정증서등본, 기타공무원또는외국공무원의직무상증명할수있는사항에관하여작성한문서등은당연히증거능력이있는서류 ( 제315조 ) 로서증거로할수있다 고규정하고있다. 또한, 동법제147조의규정에의하면공무원또는공무원이었던자를증인으로직무상의비밀에관한사항을심문할경우에는법원은당해관청또는감독관청의승인을얻도록규정하고있다. 나. 문서의필요성 모든행정사무는문서에서시작하여문서로끝난다 고할수있다. 행정사무는대 ㅣ 36 ㅣ

43 Ⅲ. 공문서관리 부분문서로이루어진다. 문서의주요기능은의사전달과의사보존이라고할수있으며, 일반적으로다음과같은경우문서가필요하다. 1) 내용이복잡하여문서가없이는업무처리가곤란할때 2) 업무처리에대한의사소통이대화로는불충분하여문서가필요한때 3) 행정기관의의사표시내용을증거로남겨야할때 4) 업무처리의형식상또는절차상문서가필요한때 5) 업무처리결과를보존할필요가있을때 공문서의기능 1 의사의기록 구체화문서는사람의의사를구체적으로표현하는기능을갖는다. 사람이가지고있는주관적인의사는문자 숫자 기호등을활용하여종이나다른매체에표시하여문서화함으로써그내용이구체화된다. 이기능은문서의기안에서부터결재까지문서가성립하는과정에서나타나는것이다. 2 의사의전달문서는자기의의사를타인에게전달하는기능을갖는다. 문서에의한의사전달은전화나구두로전달하는것보다좀더정확하고변함없는내용을전달할수있다. 이것은의사를공간적으로확산하는기능으로서문서의발송 도달등유통과정에서나타난다. 3 의사의보존문서는의사를오랫동안보존하는기능을갖는다. 문서로써전달된의사는지속적으로보존할수있고역사자료로써가치를갖기도한다. 이는의사표시를시간적으로확산시키는역할을한다. 4 자료제공보관 보존된문서는필요한경우언제든참고자료내지증거자료로제공되어행정활동을지원 촉진시킨다. 5 사무의연결 조정문서의기안 결재및협조과정등을통해조직내외의사무처리및정보순환이이루어져업무의연결 조정기능을수행하게된다. ㅣ 37 ㅣ

44 행정업무운영실무 다. 문서처리의원칙 1) 신속처리의원칙문서는내용또는성질에따라그처리기간이나방법이다를수있으나, 효율적인업무수행을위하여신속하게처리하여야한다. 2) 책임처리의원칙 문서는정해진업무분장에따라각자가직무의범위내에서책임을가지고관계규정에따라신속 정확하게처리하여야한다. 3) 적법처리의원칙 문서는법령의규정에따라일정한형식및요건을갖추어야함은물론권한있는자에의하여작성 처리되어야한다. 4) 전자처리의원칙문서는전자처리가원칙이다. 즉문서의기안 검토 협조 결재 등록 시행 분류 편철 보관 보존 이관 접수 배부 공람 검색 활용등문서의모든처리절차가업무관리시스템이나전자문서시스템에서전자적으로처리되도록하여야한다. 이원칙은 사무관리규정 의개정 ( 대통령령제17811호 ) 으로 부터새로이적용된원칙이다. 라. 문서의종류 1) 작성주체에의한구분가 ) 공문서행정기관또는공무원이그직무상작성한문서또는시행되는문서및접수한문서를말한다. ㅣ 38 ㅣ

45 Ⅲ. 공문서관리 나 ) 사문서사문서는개인이사적 ( 私的 ) 인목적을위하여작성한문서를말한다. 그러나사문서도각종신청서등과같이행정기관에제출하여접수가된것은사문서가아니고공문서로된다. 따라서공문서에관한제규정에따라취급되며그문서를제출한사람도접수된문서를임의로회수할수없다. 2) 유통대상여부에의한구분유통대상에따라문서를나누는것은발신명의 형식 결재방법및처리절차등을달리해야할필요가있기때문이다. 가 ) 내부결재문서행정기관내부적으로계획을수립하거나처리방침을받거나보고또는검토하기위하여결재를받는문서를말한다. 내부적으로결재를받는문서이므로발신하지않는다. 나 ) 대내문서해당기관내부에서보조기관또는보좌기관상호간협조를하거나보고또는통지를위하여수발하는문서를말한다. 다 ) 대외문서국민이나단체또는다른행정기관간 ( 소속기관포함 ) 에수발하는문서를말한다. 라 ) 수신자와발신자명의가같은문서합의제행정기관또는행정기관의장이해당행정기관또는행정기관의장에게자신의명의로발송하고자신의명의로수신하는문서를말한다. 즉수신자명의와발신자명의가같은문서이다. 3) 전자여부에의한분류 가 ) 전자문서 컴퓨터등정보처리능력을가진장치에의하여전자적인형태로작성, 송 수신또는 ㅣ 39 ㅣ

46 행정업무운영실무 저장된문서를말한다. 나 ) 종이문서컴퓨터등정보처리능력을가진장치 ( 전자문서시스템, 행정정보시스템등 ) 에의한전자적인형태가아닌, 종이형태로작성한문서또는시행되는문서및접수한문서를말한다. 4) 문서의성질에의한분류 행정업무의효율적운영에관한규정 제4조에서는문서의성질에따라법규문서 지시문서 공고문서 비치문서 민원문서와일반문서의 6종으로구분하고있다. 가 ) 법규문서주로법규사항을규정하는문서로서헌법 법률 대통령령 총리령 부령 조례및규칙등을말한다. 나 ) 지시문서행정기관이그하급기관또는소속공무원에대하여일정한사항을지시하는문서로서훈령 지시 예규및일일명령등을말한다. 지시문서는행정법에서는행정규칙또는행정명령이란용어로사용하고있다. 1 훈령상급기관이하급기관또는소속공무원에대하여상당한장기간에걸쳐그권한의행사를일반적으로지시하기위하여발하는명령을말한다. 2 지시상급기관이직권또는하급기관의문의에의하여하급기관에개별적 구체적으로발하는명령을말한다. 3 예규행정업무의통일을기하기위하여반복적행정업무의처리기준을제시하는법규문서외의문서를말한다. ㅣ 40 ㅣ

47 Ⅲ. 공문서관리 4 일일명령당직 출장 시간외근무 휴가등일일업무에관한명령을말한다. 다 ) 공고문서행정기관이일정한사항을일반에게알리기위한문서로서고시 공고등이이에해당된다. 1 고시 : 민원사무처리기준표처럼법령이정하는바에따라일정한사항을일반에게알리는문서로서일단고시된사항은개정이나폐지가없는한효력이계속된다. 2 공고 : 입찰, 시험공고등일정한사항을일반에게알리는문서로서그내용의효력이단기적이거나일시적인것을말한다. 라 ) 비치문서 행정기관이일정한사항을기록하여행정기관내부에비치하면서업무에활용하는대장 카드등의문서를말한다. 마 ) 민원문서 민원인이행정기관에허가 인가 기타처분등특정한행위를요구하는문서및그에대한처리문서를말한다. 바 ) 일반문서위각문서에속하지아니하는모든문서를말한다. 다만, 일반문서중특수한것으로서회보및보고서가있다. 1 회보행정기관의장이소속공무원또는하급기관에업무연락 통보등일정한사항을알리기위한경우에사용하는문서로서행정기관단위로회보사항을일괄수록하여문서과등에서발행한다. ㅣ 41 ㅣ

48 행정업무운영실무 2 보고서특정한사안에관한현황또는연구 검토결과등을보고하거나건의하고자할때작성하는문서를말한다. 용어의정의 ( 행정업무의효율적운영에관한규정 제3조 ) 1 공문서 : 행정기관에서공무상작성하거나시행하는문서 ( 도면 사진 디스크 테이프 필름 슬라이드 전자문서등의특수매체기록을포함한다 ) 와행정기관이접수한모든문서를말한다. 2 전자문서 : 컴퓨터등정보처리능력을가진장치에의하여전자적인형태로작성되거나송신 수신또는저장된문서를말한다. 3 문서과 : 행정기관내의공문서를분류 배부 보존하는업무를수행하거나수신 발신하는업무를지원하는등문서에관한업무를주관하는과 ( 課 ) 담당관등을말한다. 4 처리과 : 업무처리를주관하는과 담당관등을말한다. 5 서명 : 기안자 검토자 협조자 결재권자 [ 제10조에따라결재, 위임전결또는대결 ( 代決 ) 하는자를말한다 ] 또는발신명의인이공문서 ( 전자문서는제외한다 ) 에자필로자기의성명을다른사람이알아볼수있도록한글로표시하는것을말한다. 6 전자이미지서명 : 기안자 검토자 협조자 결재권자또는발신명의인이전자문서상에전자적인이미지형태로된자기의성명을표시하는것을말한다. 7 전자문자서명 : 기안자 검토자 협조자 결재권자또는발신명의인이전자문서상에자동생성된자기의성명을전자적인문자형태로표시하는것을말한다. 8 행정전자서명 : 기안자 검토자 협조자 결재권자또는발신명의인의신원과전자문서의변경여부를확인할수있도록그전자문서에첨부되거나결합된전자적형태의정보로서 전자정부법시행령 제29조에따른인증기관으로부터인증을받은것을말한다. 9 전자이미지관인 : 관인의인영 ( 印影 ) 을컴퓨터등정보처리능력을가진장치에전자적인이미지형태로입력하여사용하는관인을말한다. 10 전자문서시스템 : 문서의기안 검토 협조 결재 등록 시행 분류 편철 보관 보존 이관 접수 배부 공람 검색 활용등모든처리절차가전자적으로처리되는시스템을말한다. 11 업무관리시스템 : 행정기관이업무처리의모든과정을제22조제1항에따른과제관리 ㅣ 42 ㅣ

49 Ⅲ. 공문서관리 카드및문서관리카드등을이용하여전자적으로관리하는시스템을말한다. 12 행정정보시스템 : 행정기관이행정정보를생산, 수집, 가공, 저장, 검색, 제공, 송 수신하고활용할수있도록하드웨어 소프트웨어 데이터베이스등을통합한시스템을말한다. 13 정보통신망 : 전기통신사업법 제2조제2호에따른전기통신설비를활용하거나전기통신설비와컴퓨터및컴퓨터의이용기술을활용하여정보를수집, 가공, 저장, 검색, 송 수신하는정보통신체제를말한다. 마. 문서의작성형식 1) 법규문서 : 조문형식, 누년일련번호사용 ( 예 : 법률제1234호 ) 2) 훈령 예규 : 조문형식또는시행문형식, 누년일련번호사용 ( 예 : 훈령제125호, 예규제205호 ) 3) 지시 : 시행문형식, 연도표시-일련번호사용 ( 예 : 지시제 호 ) 4) 고시 공고 : 연도표시-일련번호사용 ( 예 : 고시제2011-5호, 공고제 호 ) 5) 일일명령 : 시행문형식또는회보형식, 연도별일련번호사용 6) 일반문서 : 기안문 ( 시행문 ) 또는서식형식, 등록번호사용 7) 회보 : 회보형식, 연도별일련번호사용 ( 예 : 회보제5호 ) 8) 보고서 : 일반기안문또는간이기안문형식, 생산등록번호사용 바. 문서의성립과효력발생 1) 문서의성립가 ) 성립시기다른법령에특별한규정이있는경우를제외하고는당해문서에대한결재권자의서명 ( 전자문자서명 전자이미지서명및행정전자서명을포함함 ) 에의한결재가있음으로써성립한다.( 행정업무의효율적운영에관한규정제6조제1항 ) 결재권자 : 행정기관의장, 행정업무의효율적운영에관한규정제10조제2항에따른위임전결규정 ( 지자체의경우사무전결처리규칙 ) 에의하여행정기관의장으로부터결재권을위임받은자 ㅣ 43 ㅣ

50 행정업무운영실무 ( 전결권자 ) 및같은규정제10조제3항에따라대결하는자를말한다.( 행정업무의효율적운영에관한규정제3조제5호 ) 나 ) 성립요건 (1) 행정기관의적법한권한범위내에서작성되어야한다. (2) 위법 부당하거나시행불가능한내용이아니어야한다. (3) 법령에규정된절차및형식을갖추어야한다. 2) 효력발생시기 효력발생시기는문서의종류에따라다르다. 일반문서, 공고문서, 전자문서에대하여각각살펴보자. 가 ) 일반문서 : 수신자에게도달된때에효력이발생한다. 나 ) 전자문서 : 수신자가관리하거나지정한전자적시스템등에입력되는때에효력이발생한다. 다 ) 공고문서 : 고시또는공고가있은후 5일이경과한날에효력이발생한다. 다만, 효력발생시기가법령에규정되어있거나, 공고문서에특별히명시되어있는경우는그에의한다. 여기서 5일의경과기간은일반에게그내용을알리는데필요한최소한의주지기간으로볼수있기때문에공고문서에효력발생시기를명시하는때에는최소한 5일이상의주지기간을주어야할것이다. 다만, 행정절차법 제15조제3항에서 제14조제4항의경우다른법령등에특별한규정이없으면공고일부터 14일이경과한때에그효력이발생한다 라고규정하고있는데여기서 14일의경과기관은처분, 신고, 행정상입법예고, 행정예고및행정지도의절차에관하여송달받을자에게공고를통하여송달하는경우에한하여우선적으로적용된다. ㅣ 44 ㅣ

51 Ⅲ. 공문서관리 행정절차법 제15조 ( 송달의효력발생 ) 3제14조제4항의경우에는다른법령등에특별한규정이있는경우를제외하고는공고일부터 14일이경과한때에그효력이발생한다. 다만, 긴급히시행하여야할특별한사유가있어효력발생시기를달리정하여공고한경우에는그에따른다. 제14조 ( 송달 ) 4다음각호의어느하나에해당하는경우에는송달받을자가알기쉽도록관보 공보 게시판 일간신문중하나이상에공고하고인터넷에도공고하여야한다. 1. 송달받을자의주소등을통상적인방법으로확인할수없는경우 2. 송달이불가능한경우 효력발생에대한입법주의 1 표백주의 ( 表白主義 ) 문서가성립한때즉결재로써문서의작성이끝난때에효력이발생한다는견해이다. 이는내부결재문서와같이상대방없는문서의경우에는합당하나, 상대방이있는경우에는그상대방이해당문서의작성에관해전혀알지못하는데도효력이생기게되어문서발송지연등발신자의귀책사유로인한불이익을상대방이감수해야하는부당함이발생한다. 2 발신주의 ( 發信主義 ) 성립한문서가상대방에게발신된때효력이발생한다는견해이다. 이는신속한거래에적합하며, 특히다수의자에게동일한통지를해야할경우에획일적으로효력을발생하게할수있다는장점이있지만, 문서의효력발생시기가발신자의의사에좌우되고, 상대방이아직알지못하는상황에서효력이발생한다는단점이있다. 발신주의를채택한예로는 민법 제455조 ( 승낙여부의최고 ( 催告 )), 제531조 ( 격지자간의계약성립시기 ) 등을들수있다. 민법 第 531 條 ( 隔地者間의契約成立時期 ) 隔地者間의契約은承諾의通知를發送한때에成立한다. 3 도달주의 ( 到達主義 ) 문서가상대방에게도달해야효력이생긴다는견해이며수신주의 ( 受信主義 ) 라고도한다. 여기서도달이라함은문서가상대방의지배범위내에들어가사회통념상그문서의내용을알수있는상태가되었다고인정되는것을의미한다. 이는쌍방의이익을가장잘조화시키는견해라고볼수있다. 민법 상의의사표시와 행정업무의효율적운영에 ㅣ 45 ㅣ

52 행정업무운영실무 관한규정 상의문서의효력발생시기는도달주의를원칙으로하고있다. 민법 第 111 條 ( 意思表示의效力發生時期 ) 1 相對方있는意思表示는그通知가相對方에到達한때로부터그效力이생긴다. 4 요지주의 ( 了知主義 ) 상대방이문서의내용을안때에효력이발생한다는견해이다. 이는상대방의부주의나고의등으로인한부지 ( 不知 ) 의경우발신자가불이익을감수해야하는폐단이발생하고, 지나치게상대방의입장에치우친것으로타당한견해라고보기어렵다. 사. 문서수발의원칙 1) 문서는직접처리하여야할행정기관에발신함. 다만, 필요한경우에는행정조직상의계통에따라발신한다. 2) 하급기관에서직근상급기관이외의상급기관 ( 당해하급기관에대한지휘 감독권을갖고있는기관을말함 ) 에발신하는문서중필요하다고인정되는문서는그직근상급기관을경유하여발신한다. 3) 상급기관에서직근하급기관외의하급기관에문서를발신하는경우에도전항과같이경유하여발신한다. ( 제3장의 8. 문서의접수및처리중나. 경유문서처리요령참조 ) 아. 각종대장 서식의전자관리 각종대장 서식등은특별한사유가없는한전산화 자동화가용이하도록전자문서시스템또는업무관리시스템등으로관리하여야한다. 자. 문서관계규정 1) 기본규정 : 행정업무의효율적운영에관한규정 ( 같은규정시행규칙 ) ㅣ 46 ㅣ

53 Ⅲ. 공문서관리 2) 관련법령가 ) 공공기록물관리에관한법률 ( 시행령, 시행규칙 ) 나 ) 전자정부법 ( 시행령, 시행규칙 ) 심화 ( 深化 ) 자료 1. 고시와공고의공통점과차이점을구체적으로알아보자. 2. 문서의종류별로문서작성형식을구체적인실례를들어작성하여보자. 3. 문서의접수시점과문서의효력발생시점이같은지를비교 설명해보자. 4. 직무대리 권한대행의공통점과차이점을법적근거를들어설명해보자. 2. 문서작성의일반사항 가. 문서의전자적처리행정기관의장은문서의기안 검토 협조 결재 등록 시행 분류 편철 보관 보존 이관 접수 배부 공람 검색 활용등문서의모든처리절차를전자문서시스템또는업무관리시스템상에서전자적으로처리하도록하여야한다.( 행정업무의효율적운영에관한규정제5조 ) 나. 문서의용어 1) 글자 : 문서는 국어기본법 제3조제3호에따른어문규범에맞게한글로작성하되, 뜻을정확하게전달하기위하여필요한경우에는괄호안에한자나그 ㅣ 47 ㅣ

54 행정업무운영실무 밖의외국어를함께적을수있으며, 특별한사유가없으면가로로쓴다. < 예시 > 법규문서는조문형식 ( 條文形式 ) 에의하여 어문규범한글맞춤법, 표준어규정, 표준발음법, 외래어표기법, 국어의로마자표기법등국어의올바른사용법에대하여문화체육관광부장관이정하는규범 2) 문안 : 문서의내용은간결하고명확하게표현하고일반화되지않은약어와전문용어등의사용을피하여이해하기쉽게작성하여야한다. 3) 숫자 : 아라비아숫자로쓴다. 4) 연호 : 서기연호를쓰되, 서기 는표시하지않는다. 5) 날짜 : 숫자로표기하되년, 월, 일의글자는생략하고그자리에온점을찍어표시한다. < 예시 > ) 시간 : 시 분은 24시각제에따라숫자로표기하되, 시 분의글자는생략하고그사이에쌍점 (:) 을찍어구분한다. < 예시 > 오후 3시 20분 ( ) 15:20 ( ) 7) 금액 : 금액을표시할때에는아라비아숫자로쓰되, 숫자다음에괄호를하고한글로기재한다.( 규칙제2조제2항 ) < 예시 > 금113,560원 ( 금일십일만삼천오백육십원 ) 공문서작성용어의변천 정부처무규정 ( ) 제31조기안은해서또는행서의서체로서명료히기재하며문장은간명을위주로하고, 개정을가하였을때에는정정한자위에날인한다. 전보안은가급적간략히하고전보약부호를사용할것은그본문에괄호를친후그오른편에약부호를주서한다. ㅣ 48 ㅣ

55 Ⅲ. 공문서관리 공문서규정 ( ) 제 8 조문서는구어체로간명하게기술하며, 필요한곳에는독점을친다. 정부공문서규정 ( ) 제15조 ( 일반적요소 ) 1모든공문서는표준말인한글국어체로간명하게기술하고정자로써가로쓰되띄어쓸것이며수자표시는아라비아수자를사용한다. 뜻의전달이곤란한것은괄호안에한자를넣어쓸수있다. 2공문서작성상의용어는상급관청에발한하거나상관에게제출하는것은보통경어를쓰고기타문서는과격하고불손한감을주지않는범위내에서경어를생략한다. 보기 1. 하달문서체 임, 함, 할것, 시킬것 2. 상신문서체 입니다. 바랍니다. 합니다. 정부공문서규정 ( ) 제10조 ( 용어 ) 1문서는표준어를사용하여한글로띄어서가로쓰되, 뜻의전달이곤란한것은괄호안에한자또는외국어를넣어쓴다. 다만, 법규문서는한자를혼용할수있다. 2외국어는고유명사또는외국어가아니면표시될수없는것에한하여사용한다. 3문서에쓰는용어는과격하고불손한감을주지않는범위안에서경어를생략할수있다. 정부공문서규정 ( ) 제7조 ( 문서의용어 ) 1문서는표준어를사용하여한글 ( 모아쓰기및풀어쓰기 ) 로띄어서가로쓰되, 뜻의전달이곤란한것은괄호안에한자또는외국어를넣어쓴다. 다만, 법규문서는한자를혼용할수있다. 정부공문서규정 ( ) 제7조 ( 문서의용어 ) 1문서는한글로띄어서가로쓰며표준어를사용한다. 다만, 법규문서는뜻의전달이곤란한경우에한하여괄호안에한자를넣어서쓴다. ㅣ 49 ㅣ

56 행정업무운영실무 정부공문서규정 ( ) 제 7 조 ( 문서의용어 ) 1 문서는한글로띄어서가로쓰되, 표준말을사용한다.< 개정 > 사무관리규정 ( ) 제10조 ( 문서작성의일반사항 ) 1문서는쉽고간명하게한글로작성하되, 특별한사유가있는경우를제외하고는한글맞춤법에따라가로로쓴다. 사무관리규정 ( ) 제10조 ( 문서작성의일반사항 ) 1문서는쉽고간명하게한글로작성하되, 올바른뜻의전달을위하여필요한경우에는괄호안에한자기타외국어를넣어쓸수있으며, 특별한사유가있는경우를제외하고는한글맞춤법에따라가로로쓴다.< 개정 > 사무관리규정 ( ) 제10조 ( 문서작성의일반원칙 < 개정 >) 1문서는문화예술진흥법제7조의규정에의한어문규범에맞게한글로작성하되, 쉽고간명하게표현하고, 뜻을정확하게전달하기위하여필요한경우에는괄호안에한자그밖의외국어를넣어쓸수있으며, 특별한사유가있는경우를제외하고는가로로쓴다. 사무관리규정 ( ) 제10조 ( 문서작성의일반원칙 < 개정 >) 1문서는국어기본법제11조의규정에의한어문규범에맞게한글로작성하되, 쉽고간명하게표현하고, 뜻을정확하게전달하기위하여필요한경우에는괄호안에한자그밖의외국어를넣어쓸수있으며, 특별한사유가있는경우를제외하고는가로로쓴다. 행정업무의효율적운영에관한규정 ( ) 제7조 ( 문서작성의일반원칙 ) 1 문서는 국어기본법 제3조제3호에따른어문규범에맞게한글로작성하되, 뜻을정확하게전달하기위하여필요한경우에는괄호안에한자나그 ㅣ 50 ㅣ

57 Ⅲ. 공문서관리 밖의외국어를함께적을수있으며, 특별한사유가없으면가로로쓴다. 2 문서의내용은간결하고명확하게표현하고일반화되지않은약어와전문용어등의사용을피하여이해하기쉽게작성하여야한다. 다. 바코드및 QR코드등표기문서에는시각장애인등의편의도모를위해음성정보또는영상정보등이수록되거나연계한바코드, QR코드등을표기할수있다.( 행정업무의효율적운영에관하규정제7조제3항 ) 이경우바코드, QR코드는문서상단의 행정기관명 표시줄의오른쪽끝에 2cm 2cm범위내에서표기한다. < 공문서바코드표기예시 > 라. 문서의쪽번호등표시 1) 쪽번호등의개념 2장이상으로이루어지는중요문서의앞장과뒷장의순서를명백히하기위하여매기는번호또는그행위를말한다. 2) 쪽번호등의표시대상문서가 ) 문서의순서또는연결관계를명백히할필요가있는문서나 ) 사실관계나법률관계의증명에관계되는문서다 ) 허가, 인가및등록등에관계되는문서 ㅣ 51 ㅣ

58 행정업무운영실무 3) 표시방법가 ) 전자문서 : 쪽번호표시또는발급번호기재 (1) 쪽번호 : 각종증명발급문서외의문서에표시 ( 가 ) 쪽번호는중앙하단에표시하되, 문서의순서또는연결관계를명백히할필요가있는중요문서에는해당문서의전체쪽수와그쪽의일련번호를붙임표 (-) 로이어표시한다. < 예시 > 전체쪽수가 4쪽일경우, 4-1, 4-2, 4-3, 4-4 로표시 ( 나 ) 양면을사용한경우에는양면모두순서대로쪽수를부여한다. 문서철의쪽번호표시 해당문서철의우측하단에첫쪽부터시작하여일련번호로쪽수부여및표기 표지와색인목록은쪽수부여및표기대상에서제외 동일한문서철을 2권이상으로나누어편철한경우, 2권이하의문서철별쪽수는전권마지막쪽수다음의일련번호로시작 연필로먼저표시한후기록물정리가끝나면잉크등으로표시 (2) 발급번호 : 각종증명발급문서에는왼쪽하단에표시 < 예시 > 단말번호-출력년월일 / 시 분 초-발급일련번호-쪽번호나 ) 종이문서 : 관인으로간인또는천공 (1) 간인 : 관인관리자가관인으로간인하되, 시행문은간인하기전의기안문을복사하여간인한다. < 각종계약서및업무협약서 > < 사단법인정관 ( 변경 )> 각종계약서및협약서의경우계약또는협약당사자쌍방이같이간인함 ㅣ 52 ㅣ

59 Ⅲ. 공문서관리 (2) 천공 : 민원서류나그밖에필요하다고인정하는문서에는간인을갈음하여천공방식으로표시할수있다. < 천공예시 > ( 대법원 - 재판서등의정본, 등본또는초본등 ( 국민권익위원회 - 의결서등 ) 마. 발의자및보고자의표시 정책실명제를실현하기위하여 사무관리규정 을개정하여기안문에발의자와보고자를표시하도록규정하였다. 1) 발의자및보고자의개념발의자란기안하도록지시하거나스스로기안한사람을말하는데지시여부는기안내용의구체성여부를감안하여판단한다. 또한보고자란결재권자에게직접보고하는자를말한다. 2) 표시기호및표시방법가 ) 발의자는 표시로, 보고자는 표시로하고, 발의자와보고자가동일인인경우에는, 를함께표시한다. 나 ) 기호는기안문의해당직위나직급의앞또는위에표시한다. 3) 보고자의표시생략전자문서로결재하거나결재권자에게직접보고하지아니하는경우에는보고자표시를생략한다. ㅣ53ㅣ

60 행정업무운영실무 4) 발의자및보고자의표시생략문서가 ) 검토나결정이필요하지아니한문서나 ) 각종증명발급, 회의록, 그밖의단순사실을기록한문서다 ) 일상적 반복적인업무로서경미한사항에관한문서 바. 문서에로고 상징 마크또는홍보문구등을표시 1) 기안문및시행문에는가능하면행정기관의로고 상징 마크 홍보문구등을표시하여행정기관의이미지를높일수있도록하여야한다.( 행정업무의효율적운영에관한규정제28조제5항 / 규칙제4조제2항 ) 2) 로고 ( 상징 ) 는문서상단의 행정기관명 표시줄의왼쪽끝에 2cm 2cm 범위내에서표시하고, 홍보문구는행정기관명바로위에표시한다. < 표시예시 > 사. 문서의 끝 표시 ( 행정업무의효율적운영에관한규정규칙제 4 조제 5 항 ) 1) 본문내용의마지막글자에서한글자 (2타) 띄우고 끝 표시를한다. < 예시 > 주시기바랍니다. 끝. 2) 첨부물이있으면붙임표시문다음에한글자 (2타) 띄우고 끝 자를쓴다. < 예시 > 붙임 1. 서식승인목록 1부. 2. 승인서식 2부. 끝. 3) 본문또는붙임의표시문이오른쪽한계선에서끝났을경우 : 다음줄의왼쪽한계선에서한글자 (2타) 를띄우고 끝 자를표시한다. < 예시 > ( 본문내용 ) 주시기바랍니다. 끝. 붙임 부. 끝. ㅣ 54 ㅣ

61 Ⅲ. 공문서관리 4) 연명부등의서식을작성하는경우 가 ) 기재사항이서식의중간에서끝나는경우 : 기재사항의마지막다음줄에 이하빈칸 이라고표시한다. < 예시 > 응시번호 성명 주민등록번호 주소 10 김길동 홍기용 이하빈칸 나 ) 기재사항이서식의마지막칸까지작성되는경우 : 표아래왼쪽한계선에서한 글자 (2타) 띄우고 끝 자를표시한다. < 예시 > 응시번호 성명 주민등록번호 주소 10 김길동 홍기용 끝. 아. 붙임물의표시 1) 본문이끝난줄다음 * 에붙임을표시한다. * 바로다음줄을의미하는것은아니며, 아래여백에따라바로다음줄또는 2-3줄을띄우고붙임을표시해도됨 2) 붙임물이두가지이상인때에는항목을구분하여표시한다. < 예시 > ( 본문 ) 하시기바랍니다. 붙임 1. 계획서 1부. 2. 서류 1부. 끝. ㅣ 55 ㅣ

62 행정업무운영실무 자. 항목의구분 1) 항목의표시문서의내용을둘이상의항목으로구분할필요가있으면다음구분에따라그항목을순서대로표시하되, 필요한경우에는,, -, 등과같은특수한기호로표시할수있다. 구분항목기호비고 첫째항목둘째항목셋째항목넷째항목다섯째항목여섯째항목일곱째항목여덟째항목 1., 2., 3., 4., 가., 나., 다., 라., 1), 2), 3), 4), 가 ), 나 ), 다 ), 라 ), (1), (2), (3), (4), ( 가 ), ( 나 ), ( 다 ), ( 라 ), 1, 2, 3, 4, 가, 나, 다, 라, 둘째, 넷째, 여섯째, 여덟째항목의경우, 하., 하 ), ( 하 ), 하이상계속되는때에는거., 거 ), ( 거 ), 거, 너., 너 ), ( 너 ), 너 로표시 2) 표시위치및띄우기 가 ) 첫째항목부호는제목의첫글자와같은위치에서시작한다. 나 ) 둘째항목부터는상위항목위치로부터오른쪽으로 2 타씩옮겨시작한다. 다 ) 항목부호와그항목의내용사이에는 1 타를띄운다. 수신 장관 ( 과장 ) ( 경유 ) 제목 1. 가. 1) 가 ) (1) ( 가 ) 2. 2 타 ( 표시 ) 는한글 1 자, 영문 숫자 2 자에해당함. ㅣ 56 ㅣ

63 Ⅲ. 공문서관리 라 ) 하나의항목만있을경우에는항목부호를부여하지아니한다. 수신 도지사 ( 과장) 제목 사무관리교육실시 사무관리교육을다음과같이실시하오니참석하여주시기바랍니다. 1. 일시 : 2. 장소 : 3. 참석대상 :. 끝. 차. 용지의규격 1) 규격표준화의필요성용지의규격표준화는문서, 서식등에사용되는용지의크기를통일한다는것을말한다. 규격을표준화함으로써문서의작성 처리 편철 보관 보존등뿐만아니라프린터, 복사기, 팩스등각종사무자동화기기의활용을용이하게할수있다. 2) 용지의기본규격문서의작성에사용하는용지는가로 210mm, 세로 297mm(A4용지 ) 의직사각형으로한다 ( 규정제7조제6항 ). A4용지는국제적으로널리통용되고있을뿐만아니라국내의대다수조직체에서문서의기본규격으로하고있다. 도면작성등기본규격을사용하기어려운특별한경우에는 A열또는 B열용지를사용할수있고, 증표류또는컴퓨터에의한기록서식등은그에적합한규격용지를사용할수있다. ㅣ 57 ㅣ

64 행정업무운영실무 A0 A1 A2 A3 A4 A5 A6 A7 A8 A9 A10 A 열 ( 단위mm ) B 열 ( 단위mm ) , B0 B1 B2 B3 B4 B5 B6 B7 B8 B9 B10 1, ,456 1, A 열은국제표준규격 (ISO 규격 ) 을, B 열은일본공업규격 (JIS) 을한국산업표준 (KS) 으로채택 A0 의면적은 1 m2, B0 의면적은 1.5 m2인데각각긴변을절반으로절단하여 1~10 까지규격설정 < 공문서기본규격변경연혁 > 절지 (190 mm 268 mm ) 절지 (180 mm 260 mm ) B5(176 mm 250 mm ) A4(210 mm 297 mm ) 절지 (190 mm 268 mm ) 카. 문서의수정 수정한내용대로재작성하여결재를받아시행하되, 종이문서인경우에는다음과같이처리한다. 1) 문서의단순한내용 ( 일부분 ) 을삭제또는수정하는경우 원안의글자를알수있도록삭제또는수정하는글자의중앙에가로로두선을그어삭제또는수정하고, 삭제또는수정한자가그곳에서명또는날인한다. 필요에따라글자의중앙에가로로두선을긋지아니하고,, 등특수한기호로삭제또는수정할수있다. 2) 문서의중요한내용을삭제또는수정하는경우 문서의여백에삭제또는수정한자수를표시하고서명또는날인한다. ㅣ 58 ㅣ

65 Ⅲ. 공문서관리 ( 예시 1) 기안문 3 자삭제 ( 서명또는날인 ) ( 예시 2) 기안문 3 자수정 ( 서명또는날인 ) 3) 시행문을정정하는경우 문서의여백에정정한자수를표시하고관인으로날인한다. ( 예시 1) 시행문 3자삭제 ( 관인으로날인 ) ( 예시 2) 시행문 3자수정 ( 관인으로날인 ) 타. 문서의보안유지 1) 행정기관의장은공문서를수발함에있어서문서의보안유지와분실 훼손및도난방지를위한적절한조치를강구하여야한다. 2) 행정기관의장은보유하고있는컴퓨터에대하여비밀번호를부여하여야한다. 3) 정보통신망을이용하여문서를작성 처리하고자하는자는개인별사용자계정 (ID) 비밀번호및전자이미지서명을등록하여사용한다. 이경우비밀번호는최초로등록한후즉시변경하여야한다. 전자이미지서명대신에전자문자서명을사용하는경우에는전자이미지서명을등록하지않을수있음. 4) 컴퓨터및개인별비밀번호는문서의보호및보안유지를위하여수시로변경하여야한다. ㅣ 59 ㅣ

66 행정업무운영실무 참고 행정기관정보시스템접근권한관리규정 ( 국무총리훈령제 601 호, ) 제8조제1항 ( 업무담당자의본인확인 ) 업무담당자가다음각호에해당하는업무처리를위하여정보시스템또는행정정보에접근하고자할때에는행정전자서명으로본인임을확인하여야한다. 다만, 공지, 게시등기관내불특정다수를대상으로하는정보를열람하거나의견수렴, 만족도조사에응할때에는사용자계정 (ID) 및비밀번호방식등다른방법으로본인임을확인할수있다. 1. 정보통신망을통한업무수행및행정서비스의제공 2. 전자적수단에의한결재 의사결정등전자적업무처리 3. 행정전자서명의인증 4. 온라인원격근무 5. 전자문서의작성, 발송, 접수, 보존, 보관및활용 6. 행정정보의처리및전자적제공 7. 전자민원창구등을통한비방문민원처리및전자적민원처리 8. 전자적급부의제공 9. 정보통신망을통한상담 자문 교육및진료등대국민서비스의수행 10. 그밖에제1호부터제9호까지의업무수행에준하는행정업무의수행 ㅣ 60 ㅣ

67 Ⅲ. 공문서관리 작성예시 사용자계정및전자이미지서명등록신청서 소속 전화번호 성명직위직급 주민등록번호 사용자계정 (ID) ᄀ ᄂ ᄃ 비밀번호 전자이미지서명 국가정보원국가정보보안기본지침제 38 조에따라사용자계정 (ID) 및전자이미지서명등록을신청합니다. 년월일 신청인 ( 서명또는인 ) 기관의장귀하 작성방법 1. 소속은과단위까지구체적으로기재한다. 2. 사용자계정 (ID) 은ᄀᄂᄃ란에다음기준에의하여기재한다. 첫자는영문으로그외문자는영문과숫자를조합해서 6-8자이내로기재한다 ( 중복되는사용자계정이있을경우에는ᄂᄃ순으로부여된다 ). 다만, 사용자계정은기관의실정에따라달리정할수있다. 3. 비밀번호는영문, 순자와문자및특수문자등을조합하여 8자리이상으로설정한다. 4. 전자이미지서명은서명자의성명을반드시한글로알수있도록표시하되, 사인펜등으로네모안에꽉차도록진하고크게표시한다. 5. 본서식과작성방법은예시이므로기관의설정에따라변경하여사용할수있다. ㅣ 61 ㅣ

68 행정업무운영실무 3. 문서의구성체계 가. 행정기관명의표시그문서를기안한부서가속한행정기관명칭을표시하되, 다른행정기관과명칭이동일한경우에는바로위상급기관명칭을함께표시할수있다. ( 예시 1) 중구 서울특별시중구, 부산광역시중구 ( 예시 2) 남면 인제군남면, 연기군남면등 나. 문서의구성 두문 행정기관명 수신 ( 경유 ) 제목 문서의구성 본문 내용 붙임 결문 발신명의 기안자 검토자 협조자 결재권자의직위또는직급및서명 생산등록번호시행일 접수등록번호와접수일 행정기관의우편번호 도로명주소 홈페이지주소 전화번호 팩스번호 공무원의전자우편주소 공개구분 직급을표시하는경우각급행정기관이 6 급이하공무원의직급을대신하여대외적으로사용할수있도록정한대외직명을표시한다. 예를들면, 주무관, 조사관등으로표시 서명에는전자문자서명 전자이미지서명및행정전자서명을포함한다. ㅣ 62 ㅣ

69 Ⅲ. 공문서관리 기안문의종류별구성요소는다음과같다. 일반기안문 ( 시행문겸용 ) ( 별지제1호서식 ) 일반기안문 ( 시행문겸용 ) 을두문 본문및결문으로구성한다. 간이기안문 ( 별지제2호서식 ) 왼쪽상단에위치한문서등록의표시 ( 생산등록번호, 등록일, 결재일및공개구분 ), 오른쪽상단에위치한결재란의표시 ( 기안자, 검토자, 협조자, 결재권자 ), 제목, 요약설명문의표시, 작성기관의표시 ( 아래중앙 ) 로구성한다. 작성일자는작성기관의바로윗부분에표시한다. 일반기안문, 간이기안문의사용상차이점을알아둔다. - 일반기안문은내부결재문서, 대내문서, 대외문서, 수신자와발신자명의가같은문서등모든문서에사용한다. 그러나간이기안문은내부결재문서에만사용한다. - 일반기안문과간이기안문은종이문서와전자문서에모두사용한다. < 간이기안문예시 > ㅣ 63 ㅣ

70 행정업무운영실무 다. 수신자의표시 1) 독임제기관의장또는합의제기관의장의권한인경우에는수신자란에당해기관의장의직위 ( 수신자명 ) 를쓰고, 이어서 ( ) 안에는처리할보조기관또는보좌기관의직위가분명한경우에는그직위를쓰되, 그직위가분명하지않는경우에는 업무담당과장등으로표시한다. ( 예시1) 수신전라남도지사 ( 과장) ( 예시2) 수신행정자치부장관 ( 과장) ( 예시3) 수신국가인권위원회위원장 ( 과장) 2) 합의제기관의권한인경우에는수신란에당해기관의명칭을표시한다. ( 예시1) 수신국민권익위원회 ( 과장) ( 예시2) 수신공정거래위원회 ( 과장) 3) 민원회신문서에는수신란에먼저민원인의성명을쓰고 ( 예 : 홍길동귀하 ), 이어서 ( ) 안에는우편번호와도로명주소를쓴다. ( 예시 ) 수신홍길동귀하 ( 우 서울특별시종로구세종대로 209) 4) 수신자가많아본문의내용을기재할난이줄어들어본문의내용을첫장에서파악하기곤란한경우에는두문의수신란에 수신자참조 라고쓰고, 결문의발신명의밑의왼쪽기본선에맞추어수신자란을설치하여수신자명을표시한다. * ( 두문 ) 수신수신자참조 ( 문서관리업무담당과장 ) ( 결문 ) 수신자기획재정부장관, 문화체육관광부장관, 외교부장관, ) 수신자가없는내부결재문서는수신란에 내부결재 라고표시한다. ( 예시 ) 수신내부결재 라. 제목의표시제목은그문서의내용을함축하여나타내는문구로서문서의내용을쉽게알수있도록쉬운말로간단하고명확하게표시한다. ㅣ64ㅣ

71 Ⅲ. 공문서관리 마. 발신명의의표시 1) 원칙가 ) 독임제기관의장또는합의제기관의장의권한인경우에는당해기관의장의명의로발신 ( 예시 : OO장관, OO시장, OO도지사, OO군수, OO위원장등 ) 나 ) 합의제기관의권한에속하는사항은당해기관의명의로발신 ( 예시 : OO위원회 ) 다 ) 법령에의하여행정권한이위임 위탁된경우에는그위임또는위탁을받은자의명의로발신라 ) 행정기관내보조기관및보좌기관상호간에발신하는문서는당해보조기관또는보좌기관의명의로발신 ( 예시 : OO과장, OO실장, OO담당관등 ) 마 ) 내부결재문서는발신명의를표시하지아니함. < 참고 > 행정업무의효율적운영에관한규정 제13조 발신명의 1 문서의발신명의는행정기관의장으로한다. 다만, 합의제기관의권한에속하는문서의발신명의는그합의제기관으로한다. 2 제1항에도불구하고행정기관내의보조기관또는보좌기관상호간에발신하는문서는해당보조기관또는보좌기관의명의로한다. 3 발신할필요가없는내부결재문서는발신명의를표시하지아니한다. 2) 권한대행또는직무대리자가성명등을함께표시하는경우가 ) 행정기관의장의권한을대행하거나직무를대리하는사람이발신명의와함께본인의성명을적는경우에는다음예시와같이그직위를적고 권한대행 또는 직무대리 의표시를하여야한다. ㅣ 65 ㅣ

72 행정업무운영실무 < 예시 > 행정자치부장관직무대리 서울특별시장권한대행 차관행정1부시장 나 ) 보조기관이나보좌기관의직무를대리하는사람이발신명의에서명 ( 전자이미지서명, 전자문자서명포함 ) 을하는경우에는서명앞에 직무대리 의표시를하여야한다. < 예시 > 공공서비스정책과장직무대리 4. 문서의기안 가. 기안의일반사항 1) 기안의의의기안이라함은행정기관의의사를결정하기위하여문안을작성하는것을말한다. 기안에는기안문서식을사용하는 1일반기안, 2간이기안, 3일괄기안, 4공동기안이있으며, 기안문서식을사용하지아니하는 5수정기안, 6서식에의한처리등이있다. 2) 기안자의자격 가 ) 기안자의범위에관하여는아무런제한이없다. 공무원이면누구든지기안자가된다. 기관장도기안할수있나요? 사안에따라서는기관장도기안할수있습니다. ㅣ 66 ㅣ

73 Ⅲ. 공문서관리 기안자의직급폐지 사무관리규정 ( 대통령령제13390호 ) 을제정하여 부터시행하였다. 주요내용중특이한사항은기안자의직급제한폐지 (5급이상에서 6급이하도가능 ) 이다. 즉종전에는문서의기안은 5급이상공무원이하도록하였으나, 부터는기안자의직급제한을폐지함으로써 6급이하공무원들의업무참여기회를확대하도록하였다. 질의답변 일용직이기안할수있나요? < 질 의 > 행정기관에서고용하고있는공무원이아닌직원에게전자문서시스템을사용할수있도록아이디를부여하고기안을하게할수있는지요? < 답 변 > 원칙적으로공무원이아닌자는전자문서시스템의계정을가질수없고, 기안을할수도없으나, 제한된범위와조건하에서는허용할수있습니다. 국가정보원 국가정보보안기본지침 ( ) 제38조제1항제2호에 외부사용자의계정부여는불허하되부득이한경우에는행정기관장의책임하에유효기간을설정하는등보안조치를강구한후허용 하는것으로명시하고있는바, 이에따라행정기관장의책임하에공무원이아닌자에대하여시스템접근기간및권한범위설정, 보안서약서징구등의보안조치를취하신다음에계정부여가가능하고, 또한채용목적에따른업무범위내에서공무원이아닌자가기안을하지않으면안되는부득이한경우에한하여기안을하게할수있습니다. 나 ) 행정업무의효율적운영에관한규정 제60조에따라분장받은업무에대하여그업무를담당하는자는직급등에관계없이기안할수있다. 계제 폐지와기안자직위조정 정부조직법 을개정하여중앙행정기관의보조기관이던 계 를폐지하여서종래 5급 ( 사무관 ) 은계장으로서 6급이하에서기안한문서를결재만하던관행을지양하고 6급이하는기안보조만하게하고, 5급이직접기안을하게하였다 ( 정부공문서규정 개정 : 대통령령제3538호 ). 이당시기안은 3급 3) 이상의자또는담당관이하도록하였다. 종전까지는계장 4) 이상이함을원칙으로하였으나, 담당관 ( 이당시 3급갑류 : 현재 4급 ) 실의 3급을류 ( 현재 5급 ) 는기안보조만하게하고, 담당관이직접기안을하게하여기안의질의향상을기하고자하였다. 3) 이당시 3급은 3급갑류와을류를말한것으로서현재 4급과 5급을말한다. 4) 이당시계장은 3급을류로서현재 5급을말한다. ㅣ 67 ㅣ

74 행정업무운영실무 다 ) 또한접수문서를공람하는결재권자는 행정업무의효율적운영에관한규정 제18조제5항에따라그처리담당자를따로지정할수있으므로이경우의지정된자도기안자가된다. 3) 기안의요인기안은접수한문서를처리하기위한경우, 상급자의지시사항을처리하기위한경우, 순수한자기발안의경우, 법령이나훈령 예규등의근거에의하여하는경우등이대부분이다. 4) 기안의원칙문서의기안은전자문서로함을원칙 ( 행정업무의효율적운영에관한규정제8조제 1항 ) 으로한다. 다만, 업무의성격, 기타특별한사정이있는경우에는종이문서로기안할수있다. 5) 기안문의형식 행정업무의효율적운영에관한규정 제8조제2항은문서의기안은일정한형식의기안문서식에의하도록하고있으며, 그서식의종류는다음과같다. 가 ) 일반기안문 ( 별지제1호서식 ): 내부결재문서, 대내문서, 대외문서, 수신자와발신자명의가같은문서등모든문서에사용한다. 나 ) 간이기안문 ( 별지제2호서식 ): 보고서 계획서 검토서등내부결재문서에만사용하며, 시행문으로변환하여시행할수없다. 다 ) 관계서식이개별법령에따로있는경우에는그내용을관계서식에기입하는방법으로할수있다. ㅣ 68 ㅣ

75 Ⅲ. 공문서관리 라 ) 대통령또는국무총리의결재를받아야하는경우에사용하는기안문은별지제3호서식또는제4호서식에의한다. 이외에특별한결재절차에사용하기위한기안문서식이필요한경우에는서식을따로정하여사용할수있다. 6) 기안의준비 가 ) 기안자는안건에관련된문제점을파악하고관계규정및과거행정선례를숙지하여야한다. 나 ) 당해사항을기안하는목적과필요성을파악하고자료를수집 분석하며필요한경우에는설문조사, 실태조사, 회의등을통하여의견을청취하여야한다. 다 ) 복잡한기안의경우에는초안을작성하여논리의일관성을해치는내용이나빠지는사항이없도록검토한다음작성한다. 라 ) 기안자는당해업무에대한책임의식을가지고기안하고당해기관과수신자와의관계및입장을충분히고려하여야한다. 7) 기안문작성시유의사항기안문의내용은그조직체의의사를상대방에게전달하는것이대부분이므로문서의구성이나문장표현에신중을기해야한다. 문서의올바른작성은정확한의사의소통을위하여필요할뿐만아니라문서자체의품격을높이며, 그조직체의대외적인권위와신뢰를높여준다. 따라서당해업무에대한책임의식을가지고수신자와의관계를고려하여작성한다. 특히, 문서작성시어문규범 ( 국어기본법제3조제3호에따른어문규범 : 한글맞춤법, 표준어규정, 외래어표기법, 국어의로마자표기법등국어사용에필요한사항 ) 과법령제명띄어쓰기등을잘지켜야한다. 문서의구성은법령이나규칙에정해진서식에따라형식을갖추면될것이나, 문장의표현은일정한형식이없으므로다음과같은사항에유의하여작성하여야한다. ㅣ 69 ㅣ

76 행정업무운영실무 가 ) 정확성 ( 바른글 ) (1) 내용, 설명, 기록이틀리지않도록한다. 문서의내용이정확하여야함은물론이고오자, 탈자또는계수에착오가없어야한다. 상대방에게전달하려고하는내용이바르게표현되어있지않으면당연히그내용이정확하게전달될수없는것이다. (2) 필요한내용이빠지지않도록한다. 예를들어회의개최를통보하는문서에개최일시, 장소, 참석범위등은포함되어있으나, 회의주제를빠뜨렸다면참석자들이사전준비를하지못하여효율적인회의가되지못할것이다. (3) 문장부호를정확하게사용한다. 문장부호란문장각부분사이의논리적관계를분명히하거나글의정확한의미를전달하기위하여표기법의보조수단으로쓰이는부호를말한다. 문장부호는문맥을명확히함으로써, 문장을읽는사람으로하여금뜻을정확히파악하도록해준다. 문장부호의이름과그사용법은 [ 부록 2] 와같다. 동주민센터에서이런일이일어났어요. 동주민센터에서일어난사례이다. 주민등록일제정비안내에서신고기간내에신고하면과태료를감면해준다는내용이다. 그동주민센터에서는과태료감면을다음과같이표시하여현수막을설치하여안내하였다. 신고기간내신고시과태료 1/2를감면해드립니다. < 생각해보기 > 어느부분이틀렸는지를찾아보고, 이를수정해보세요. 틀린부분 : 수정 : (4) 용어를정확하게사용한다. 우리들이사용하고있는문자나언어는모두사회적인약속이므로이를준수하여바르게표현해야한다. 특히다음과같은용어는혼동을일으키기쉬우므로주의하여야한다. ㅣ 70 ㅣ

77 Ⅲ. 공문서관리 ( 가 ) 이상, 이하, 초과, 외 등의용어를정확히사용하도록한다. 이상 및 이하 는그숫자를포함한다. 즉 시속 80km 이하로제한한다. 고하는경우에는시속 80km가포함된다. 미만 이나 초과 는그숫자를포함하지않는다. 즉 20세미만출입금지 라고하면, 20세는출입할수있으나, 19세까지는출입할수없다는뜻이다. 외 는표시숫자를포함한다. 예를들어, 홍길동외 10명 하면사람수는전부 11명이다. 용어의정확한의미를알고쓰십니까? 중앙부처의모팀장이사이버강의를듣고궁금한사항이있어강사에게물었다. 그동안용어사용에전혀문제가없다고생각했는데, 강의를듣고이해가되지아니한부분이있어왔습니다. 참석자등인원을쓸때, 홍길동외 10명은 10명이고, 홍길동등 10명은 11명이옳다고보는데, 강사는반대로설명하여이상하다고생각했습니다. 어느것이옳은지요? < 생각해보기 > 팀장이질의한것중어느부분이틀렸는지를찾아보고, 이를수정해보세요. 틀린부분 : 수정 : ( 나 ) 이전, 이후, 전, 후 등의용어를정확히사용하도록한다. 이전, 이후, 이래 등은표시된일시를포함한다. 예를들면, 3월 31일이전까지지급하시오. 하는경우에 3월 31일이포함된다. 전 과 후 는표시된일시를포함하지않는다. 예를들면, 4월 1일전에간부회의가소집될예정입니다. 고하는경우, 4월 1일은포함되지않고 3월 31일까지만포함된다. 과 또는 와 와 및 의사용을정확히해야한다. 과 또는 와 는두단어사이에서사용된다. 즉 문장의형식과내용에대하여 와같은경우이다. 및 은 과 나 와 보다는긴병렬적인문자에사용되며, 문장의맨뒤에서앞뒤를연결한다. 즉 총무과와행정과의남자및여성과의여자 와같은경우이다. 나 ) 명확성 ( 구체성이있는글 ) (1) 6하원칙을적용하여내용을구체적으로작성한다. 누가, 무엇을, 언제, 어디서, 왜, 어떻게의 6하원칙 (5W1H) 을적용하면대체로내용이구체화될수있다. 그리고여기에다소요경비, 예산, 효과등이어느정도인지 ㅣ 71 ㅣ

78 행정업무운영실무 (HOW MUCH) 를추가하여 5W2H로작성하면명확하여진다. 더나아가얼마나기간이소요될것인지 (HOW LONG) 를추가하여 5W3H로작성하면더욱더명확하여진다. (2) 구체적이며개별적인표현을쓴다. 추상적이고일반적인용어보다는구체적이고개별적인용어를쓴다. 즉 생산이증가했다 고하는것보다는 생산이 25% 가더증가했다 로하고, 발병했다 보다는 독감에걸렸다 고하는것이보다구체적인표현이다. (3) 적극적인표현을쓴다. 목표가달성되도록노력하겠다 보다는 노력하여목표를달성하겠다 하는것이훨씬적극적이며강력한표현이다. (4) 애매한표현이나과장된표현을피한다. 한계가분명하지아니한표현, 즉구체적인사례가없이막연하게 중대한과실, 경미한사항 이라고표현하거나, 가능하면 등의모호한표현, 그리고, A과직원과 B과직원의반수 와같이수식이어느말에걸리는지불분명한표현은좋지않다. 애매한문장의사례 광복절기념행사에직원 2명을참석하도록하시기바랍니다. < 의문사항 > 직원 2명의성별및직급불분명 각과에서 2명인지, 국전체에서 2명인지불분명 직원 2명이참석자인지, 행사지원요원인지불분명다 ) 신속성 ( 이해가빠른글 ) (1) 문장은짧게끊어서개조식으로쓴다. 내용을개조식으로항목을구분하여열거하는형식을취하면뜻도간명해질수있고, 상대방에게강조하는사항을시각적으로돋보이게할수있다. 또한문자의길이가짧아야간결한문서를작성할수있다. (2) 가급적먼저결론을쓰고그다음에이유또는설명을쓴다. ㅣ 72 ㅣ

79 Ⅲ. 공문서관리 (3) 한문장한뜻의짧은글로표현한다. 무엇을어떻게한다 또는 무엇이어떠하다 는식으로짧게표현한다. 라 ) 용이성 ( 쉬운글 ) (1) 읽기쉽고알기쉬운말을쓴다. 추상적이고개념적인어구를피하고쉬운용어를사용함으로써상대방이쉽게이해할수있도록한다. 쉽게표현하려면우선문장화하고자하는내용자체를잘알아야한다. 내용을잘알아야표현도자유롭게또쉽게할수있다. (2) 어구의표현을간략하게한다. 예를들면, 검사를실시한다 보다는 검사한다 로 에해당한다고할수있으므로 보다는 에해당하므로 의표현을사용한다. 물론, 법률적인판단또는해석등을하는경우어구의표현을간략히하는것보다는구체적으로할필요가있는경우가있는데, 이경우에는이에따라야한다. (3) 한자나어려운전문용어는피한다. 한자또는전문용어를쓸필요가있을때에는한글다음에 ( ) 를하여한자를쓰거나용어의해설을붙인다. 매연여과장치 [DPF: Diesel Particulate Filter Trap, 경유차에서배출되는입자상물질 (PM: Particulate Matters) 을필터에서포집 ( 捕執 : 여러가지방법으로일정한물질속에있는미량성분을분리하여잡아모으는일 ) 한후태워서제거시키는장치 ] 업무재설계 (BPR: Business Process Reengineering, 경영혁신기법의하나로서, 기업의활동이나업무의전반적인흐름을분석하고, 경영목표에맞도록조직과사업을최적으로다시설계하여구성하는것이다. 정보시스템이도입되면서 BPR 이매우용이해졌다. 반복적이고불필요한과정들을제거하기위한작업수행의여러단계들이통합되고단순화된다 ) (4) 받는사람의이해력과독해력을고려하여쓴다. 초등학생에게회신할때, 어떤용어를쓰나요? 초등학생이요구한사항에대해그것을들어줄수없을때, 하는것은불가하오니, 양지 ㅣ 73 ㅣ

80 행정업무운영실무 하시기바랍니다. 라로회신한경우, 이는받는사람의입장을전혀고려하지않고회신한경우이다. * 아래란에수정해보세요. ( ) (5) 다루기쉽게 1건 1장주의 (1장 BEST) 로한다. 불필요한정보의제시나장황한설명을피하고, 상대방에서온문서에있는내용을회신문서에다시되풀이하지않는다. 마 ) 경제성 ( 효율성이있는글 ) (1) 일상반복적인업무는표준기안문을활용한다. (2) 용지의규격 지질을표준화한다. (3) 서식을통일한다. 바 ) 성실성 ( 호감이가는글 ) (1) 성실성은문서를성의있고진실하게작성함으로써상대방에게호감과친근감을심어줄수있게한다는것이다. 성의있게작성된문서는상대방으로하여금그조직에대해호감과신뢰를가지게할것이며, 호의적이고긍정적인행동을하도록할것이다. (2) 문장은과장하지말고진실하게표현한다. 내용은사실그대로정직하게나타내야한다. (3) 적절한경어를사용한다. 평상시대화에서일상적으로쓰는정도가적당하다. 지나친경어와겸양어의사용은오히려상대방에게불쾌감을줄수도있으므로적절하게사용한다. 동주민센터에서이런일이일어났어요. 동주민센터에서일어난사례이다. 주민등록일제정비안내에서신고기간내에신고하 ㅣ 74 ㅣ

81 Ⅲ. 공문서관리 질의답변 언제부터경어를사용하였나요? < 질 의 > 문서에언제부터경어를사용하도록하였습니까?( 서초구김용식 ) 전화 < 답 변 > 정부공문서규정 ( 대통령령제2538호 ) 에의하여일반적으로공문서에 부터경어를사용하도록하였습니다. (4) 상대방을무시하는표현이나감정적 위압적인과격한표현을쓰지않는다. 아직도일부기관에서는하급기관에보내는문서에 할것 또는 하기바람 등과같은권위적인표현을쓰고있는데, 이러한표현은조직상하간의관계를경직시켜원활한의사소통에지장을초래하기쉽다. 따라서비록조직구조상지휘 감독관계에있다하더라도상호간에의견을존중하는의미에서평상시의대화에서와같이 하시기바랍니다. 또는 을통보합니다. 와같은부드러운표현을쓰는것이바람직하다. 공문서규정의연혁을통해나타난공문서작성상의용어사용에대하여규정과실제사례를살펴보자. 와! 이런규정이있었어요? 정부공문서규정 ( ) 제15조 ( 일반적요소 ) 1 모든공문서는표준말인한글국어체로간명하게기술하고정자로써가로쓰되띄어쓸것이며숫자표시는아라비아숫자를사용한다. 뜻의전달이곤란한것은괄호안에한자를넣어쓸수있다. 2 공문서작성상의용어는상급관청에발한하거나상관에게제출하는것은보통경어를쓰고기타문서는과격하고불손한감을주지않는범위내에서경어를생략한다. 보기 1. 하달문서체 임, 함, 할것, 시킬것 2. 상신문서체 입니다. 바랍니다. 합니다. ㅣ 75 ㅣ

82 행정업무운영실무 하달문서체 에법무부장관명에의하여행정지원과장 ( 보조기관 ) 의명의로광주고등검찰청등소속기관장에게보낸문서이다. 2. 이당시에하달문서체는아래예시와같이사용하였다. 예시 ( 받을것, 없음, 할것 ) ㅣ 76 ㅣ

83 Ⅲ. 공문서관리 상신문서체 ( 구 ) 경제기획원장이 ( 구 ) 내각사무처장에게 선처하여주십시오. 라고경어체와구어체로표현하였다. ㅣ 77 ㅣ

84 행정업무운영실무 좋은문서체크리스트 정확성 간결성 경제성 1. 정확한자료의수집을하고있는가? 2. 자료의출처는정확한가? 3. 자료의선택 정리는좋은가? 4. 용어는적절하며, 틀리기쉬운표현은없는가? 5. 문법적으로잘못된부분은없는가? 6. 지나친수식어나과장은없는가? 7. 객관적인기술로되어있는가? 1. 한문장한뜻의짧은글인가? 2. 결론이먼저쓰여있는가? 3. 단락을나누어개조식으로되어있는가? 4. 행바꿈, 단락나눔등은적당한가? 1. 5W1H(5W2H 또는 5W3H) 로쓰여쉽게이해되는가? 2. 요약문은 1 매로모아지는가? 3. 도표등을사용하여읽기쉽게, 이해하기쉽게하고있는가? 4. 서식화하고있는가? 나. 기안문의검토및협조 1) 일반사항가 ) 기안자는기안문에대한형식 내용을최종적으로확인한후결재권자의결재를받기전에보조기관또는보좌기관의검토를받는다. ㅣ 78 ㅣ

85 Ⅲ. 공문서관리 (1) 총괄책임자가기안하는경우 ( 가 ) 업무분담자의의견을들은후보조기관또는보좌기관의검토 결재등을받아야한다. ( 나 ) 총괄책임자는기안자란에, 업무분담자는협조자란에서명한다. 기안자및검토자란용어는생략하며, 협조자란용어는표시한다. 예시는다음과같다. ( 예시 ) 행정사무관김삿갓행정지원과장김홍도행정관리국장 협조자주무관김갑돌 전결 10/20 신윤복 (2) 업무담당자가기안하는경우 ( 가 ) 총괄책임자의검토를거친후보조기관또는보좌기관의검토 결재등을받아야한다. ( 나 ) 업무담당자는기안자란에, 총괄책임자는검토자란에서명한다. 기안자및검토자란용어는생략하며, 협조자란용어는표시한다. 예시는다음과같다. ( 예시 ) 주무관김갑돌행정사무관김삿갓행정지원과장김홍도행정관리국장 협조자기획예산과장김갑순 전결 10/20 신윤복 업무담당자 : 업무분장에의하여직접업무를담당하는자를말한다. 총괄책임자 : 업무분장상수개의단위업무를총괄하는책임자 ( 직제상직위가없는자 ) 를말한다. 소관업무를보조 ( 좌 ) 기관이아닌자 ( 직위가없는자 ) 에게각각분장한경우에는모두가업무분담자이다 ( 담당자, 실무자, 담당등 ). 이경우에는총괄책임자란용어를쓰지않는다. 나 ) 보조기관, 보좌기관및총괄책임자의출장등의사유로검토를받을수없는경우에는검토를생략하되, 검토자의서명란에출장등의사유를명시하여야한다. ( 예시 ) 주무관김갑돌행정사무관김삿갓행정지원과장출장행정관리국장 협조자기획예산과장김갑순 전결 10/20 신윤복 ㅣ 79 ㅣ

86 행정업무운영실무 다 ) 기안문의내용이행정기관내의다른보조기관또는보좌기관의업무와관련이있는때에는그기관의협조를받는다. (1) 협조의내용이간단한경우에는기안문의협조자란을이용한다. ( 예시 ) 주무관김갑돌행정사무관병가행정지원과장출장행정관리국장 협조자기획예산과장김갑순 전결 10/20 신윤복 (2) 내용이복잡하여충분한검토를요하는때에는 행정업무의효율적운영에관한규정 제3장제1절업무의협조에관한규정에따라처리한다. 라 ) 기안문의검토및협조의일반적인절차는다음과같다. < 기안문의검토및협조절차 > 협조순서는두가지가가능하다. 기안부서의총괄 ( 계장 ) 협조부서의총괄 ( 계장 ) 기안부서의과장 협조부서의과장의순서또는기안부서의총괄 ( 계장 ), 과장 협조부서의총괄 ( 계장 ), 과장의순서이다. 협조에있어과장 국장등의협조가필요한경우과 국장은업무를총괄하고있으므로실질적인세부업무에대한협의는해당업무담당자또는총괄 ( 계장 ) 담당자와사전협의를한후과 국장의협조서명을받는것이좋다. 2) 다른의견의표시가 ) 기안문의내용에대하여검토또는협조과정에서기안자 검토자 협조자상호간에의견이다를경우가능한한의견을조정하여합의하도록노력하여야하며, 합의가가능한때에는수정하거나재작성하면되므로의견의표시는불필요한것이다. 다만, 협조자는문서를수정할수없기때문에별지나그문서에의견을표시하여야한다. ㅣ 80 ㅣ

87 Ⅲ. 공문서관리 나 ) 기안문을검토또는결재함에있어서기안내용의일부를수정또는변경하고자하는때에는원래의기안문에수정 변경사항을기재하여그대로검토 결재를함으로써불필요하게같은문서를여러번작성하지않도록한다. 다만, 문서를수정 변경하는경우에는수정 변경전의내용을기록 보존하여야한다. 다 ) 기안문의내용에대하여검토또는협조한자가다른의견을표시할때에는당해문서본문의마지막또는별지에그의견을표시하여결재권자가결재를함에있어또는향후그업무를담당하는자로하여금참고하도록한다. 표시방법은해당직위또는직급다음에 ( 의견있음 ) 이라고표시하고해당서명란에서명하여야한다. < 본문의마지막에다른의견을표시한경우 > ( 본문 ) 끝. ( 본문내용에대한의견있음 ) 1. 의견내용 2. 민원제도과과장박 주무관김주무행정사무관박담당행정지원과장이과장행정관리국장협조자재무과장 ( 의견있음 ) 박과장 전결 김국장 < 별지에다른의견을표시한경우 > 본문내용에대한의견있음 1. 의견내용 2. 의견을표시한자의소속, 직위 ( 직급 ) 및성명 3) 기안자 검토자 협조자의표시 가 ) 문서를기안한자는그기안문의기안자란에직위또는직급을온전하게쓰고서명란에서명한다. ㅣ 81 ㅣ

88 행정업무운영실무 나 ) 기안문의내용에대하여검토또는협조한자는그기안문의검토자또는협조자란에직위또는직급을온전하게쓰고서명란에서명한다. 다 ) 6급이하공무원의경우직급을대신하여각행정기관에서정한대외직명을쓸수도있다.( 예, 주무관, 조사관등 ) 4) 기안자 ( 검토자, 결재권자 ) 의검토사항가 ) 형식면 (1) 법령의형식요건을구비하고있는가? (2) 소관사항임에틀림없는가? (3) 결재권자의표시는적정한가? (4) 협조부서의합의는거쳤는가? (5) 사무의절차는잘못이없는가? (6) 수신자및발신자등의표시는착오가없는가? 나 ) 내용면 < 법률적검토 > (1) 허가 인가 승인등에대한법정요건은무엇이며그요건을충족하고있는가? (2) 의결기관의의결사항은아닌가또는의결을거쳤는가? (3) 법정의경유기관은거쳤는가? (4) 법정의기한, 조건등이붙어있지않은가또는그기한, 조건등을충족하고있는가? (5) 시효와의관계는어떤가? (6) 법령 예규 지시등에위배되지않는가? < 행정적검토 > (1) 공공복지와의관계는어떤가? (2) 재량의적부범위는적합한가? (3) 여론에대한영향은어떤가? ㅣ82ㅣ

89 Ⅲ. 공문서관리 (4) 관례나선례는어떻게되어있는가? (5) 처리는지연되지아니하였는가? (6) 경과조치가필요한사항이아닌가? (7) 필요한사항이빠져있지않은가? < 경제적검토 > (1) 과다한경비투입을요하는사항이아닌가? (2) 예산상의조치가필요한것이아닌가? (3) 경비를보다절약할수있는다른대안은없는가? 다. 기안의방법 1) 일반기안 가 ) 의 의 일반기안이라함은어떤하나의안건을처리하기위하여정해진기안문에문안을작성하는것을말한다. 기안문서식은일반기안문, 간이기안문의 2가지가있다. ㅣ 83 ㅣ

90 행정업무운영실무 나 ) 기안문의서식 (1) 일반기안문 [ 별지제 1 호서식 ] 행정기관명 수신 ( ) ( 경유 ) 제목 붙임 발신명의 기안자 ( 직위 / 직급 ) 서명 검토자 ( 직위 / 직급 ) 서명 결재권자 ( 직위 / 직급 ) 서명 협조자 ( 직위 / 직급 ) 서명 시행처리과명 - 연도별일련번호 ( 시행일 ) 접수처리과명 - 연도별일련번호 ( 접수일 ) 우도로명주소 / 홈페이지주소전화번호 ( ) 팩스번호 ( ) / 공무원의전자우편주소 / 공개구분 ㅣ 84 ㅣ

91 Ⅲ. 공문서관리 < 처리요령 > 1. 행정기관명 : 그문서를기안한부서가속한행정기관명을기재한다. 행정기관명이다른행정기관명과같은경우에는직근상급행정기관명을함께표시할수있다. 2. 수신 : 수신자명을표시하고그다음에이어서괄호안에업무를처리할보조 보좌기관의직위를표시하되, 그직위가분명하지않으면 업무담당과장등으로쓸수있다. 다만, 수신자가많은경우에는두문의수신란에 수신자참조 라고표시하고결문의발신명의다음줄의왼쪽기본선에맞추어수신자란을따로설치하여수신자명을표시한다. 3. ( 경유 ): 경유문서인경우에 ( 경유 ) 란에 이문서의경유기관의장은 ( 또는제 1 차경유기관의장은, 제 2 차경유기관의장은 ) 이고, 최종수신기관의장은 입니다. 라고표시하고, 경유기관의장은제목란에 경유문서의이송 이라고표시하여순차적으로이송하여야한다. 4. 제목 : 그문서의내용을쉽게알수있도록간단하고, 명확하게기재한다. 5. 발신명의 : 합의제행정기관또는행정기관의장의명의를기재하고, 보조기관또는보좌기관상호간에발신하는문서는그보조기관또는보좌기관의명의를기재한다. 시행할필요가없는내부결재문서는발신명의를표시하지않는다. 6. 기안자 검토자 협조자 결재권자의직위 / 직급 ( 직급의경우에는각급행정기관이 6 급이하공무원의직급을대신하여사용할수있도록정한대외직명을포함한다. 이하이서식에서같다 ): 직위가있는경우에는직위를, 직위가없는경우에는직급을온전하게쓴다. 다만, 기관장과부기관장의직위는간략하게쓴다. 7. 시행처리과명 - 연도별일련번호 ( 시행일 ), 접수처리과명 - 연도별일련번호 ( 접수일 ): 처리과명 ( 처리과가없는행정기관은 10 자이내의행정기관명의약칭 ) 을기재하고, 시행일과접수일란에는연월일을각각온점 (.) 을찍어숫자로기재한다. 다만, 민원문서인경우로서필요한경우에는시행일과접수일란에시 분까지기재한다. 8. 우도로명주소 : 우편번호를기재한다음, 행정기관이위치한도로명및건물번호등을기재하고괄호안에건물명칭과사무실이위치한층수와호수를기재한다. ( 예 ) 우 서울특별시종로구세종대로 209 ( 정부중앙청사 11 층 1104 호 ) 9. 홈페이지주소 : 행정기관의홈페이지주소를기재한다. ( 예 ) 전화번호 ( ), 팩스번호 ( ): 전화번호와팩스번호를각각기재하되, ( ) 안에는지역번호를기재한다. 기관내부문서의경우는구내전화번호를기재할수있다. 11. 공무원의전자우편주소 : 행정기관에서공무원에게부여한전자우편주소를기재한다. 12. 공개구분 : 공개, 부분공개, 비공개로구분하여표시한다. 부분공개또는비공개인경우에는 공공기록물관리에관한법률시행규칙 제 18 조에따라 부분공개 ( ) 또는 비공개 ( ) 로표시하고, 공공기관의정보공개에관한법률 제 9 조제 1 항각호의번호중해당번호를괄호안에표시한다. 13. 관인생략등표시 : 발신명의의오른쪽에관인생략또는서명생략을표시한다. 기안자 검토자및결재권자 ( 직위 / 직급 ) 서명 : 기안자 검토자 결재권자 및 직위 ( 직급 ) 의용어는표시하지아니하고, 기안자 검토자및결재권자의직위 / 직급을쓰고서명하되, 직위 / 직급및서명란의수와크기는필요에따라조정하여사용할수있다. 협조자 ( 직위 / 직급 ) 서명 : 협조자 의용어를표시한다음, 이어서직위 / 직급을쓰고서명한다. 전결및서명표시위치 : 행정업무의효율적운영에관한규정제 10 조제 2 항및동시행규칙제 7 조제 2 항에따라결재권이위임된사항을전결하는경우에는전결하는사람의서명란에 전결 표시를한후서명하되, 서명하지아니하는사람의서명란은설치하지아니한다. 대결및서명표시위치 : 행정업무의효율적운영에관한규정제 10 조제 3 항및동시행규칙제 7 조제 3 항에따라대결하는경우에는대결하는사람의서명란에 대결 표시를하고서명하며, 위임전결사항을대결하는경우에는전결하는사람의서명란에 전결 표시를한후대결하는사람의서명란에 대결 표시를하고서명한다. 이때서명하지아니하거나 전결 표시를하지아니하는사람의서명란은설치하지아니한다. 발의자 ( ) 와보고자 ( ) 의표시는직위 / 직급의앞또는위에하되, 보고자의표시는직접결재권자에게보고하는경우에만표시한다. ㅣ 85 ㅣ

92 행정업무운영실무 구분번호 기록물공개여부구분번호 대상기록물 분류근거 1 법률또는명령에의하여비밀로유지되거나비공개사항으로규정된정보 공공기관의정보공개에관한법률 제 9조제1항제1호 2 공개될경우국가안보 국방 통일 외교관계등국익을해할우려가있는정보 위법률제 9 조제 1 항제 2 호 3 공개될경우국민의생명 신체 재산등공공안전및이익을해할우려가있는정보 위법률제 9 조제 1 항제 3 호 4 수사 재판 범죄예방등의관련정보로서공개될경우직무수행이곤란하거나형사피고인의공정한재판을받을권리를침해할우려가있는정보 위법률제 9 조제 1 항제 4 호 5 감사 감독 검사 시험 규제 입찰계약 기술개발 인사관리 의사결정또는내부검토과정에있는사항으로서공개될경우업무수행등에지장을초래할우려가있는정보 위법률제 9 조제 1 항제 5 호 6 이름 주민등록번호등에의해특정인을인식할수있는개인에관한정보 위법률제 9 조제 1 항제 6 호 7 법인 단체또는개인의영업상비밀에관한정보로서공개될경우법인등의정당한이익을해할우려가있는정보 위법률제 9 조제 1 항제 7 호 8 공개될경우부동산투기 매점매석등으로특정인에게이익또는불이익을줄우려가있는정보 위법률제 9 조제 1 항제 8 호 ㅣ 86 ㅣ

93 Ⅲ. 공문서관리 [ 통합서식 ] 사례 1( 내부결재문서 ) 본내용은 ( 전라남도 ) 순천시에서작성한것입니다. 연도만수정한것입니다. 순천시 수신내부결재 ( 경유 ) 제목순천시청탁구동호인회취미클럽활동운영비지원 1. 직장취미클럽활성화와일상생활속의체육활동을통한건강한체력을바탕으로공직생활의활력을도모하고직장분위기조성을위하여 순천시장기탁구대회출전에따른순천시청탁구동호인회취미클럽활동운영비를다음과같이지원하고자합니다. 가. 행사개요 1) 대회명 : 2014 순천시장기탁구동호인대회 2) 일자 : ( 일 ) 3) 장소 : 순천팔마체육관나. 금회집행예정액 : 금500,000원 ( 금오십만원 ) 다. 지출과목 : 관 )1200일반행정비항 )1230내무행정세항 )1231총무관리세세항 )100경상예산 -120경상적경비목 )203업무추진비세목 )02정원가산업무추진비붙임순천시청탁구동호인회명단 1부. 끝 지방행정주사보 지방행정주사 행정지원과장 행정지원국장 협조자시행총무과-9990 ( ) 접수 ( ) 우 전라남도순천시장명로 92(2층 ) / 전화번호 (000) 팩스번호 (000) / 0000@suncheon.jeonnam.kr / 공개 ㅣ 87 ㅣ

94 행정업무운영실무 [ 통합서식 ] 사례 2( 내부결재문서 ) 본내용은대전광역시중구에서작성한것입니다. 연도만수정한것입니다. 대전광역시중구 수신내부결재 ( 경유 ) 제목보존서고관리책임자지정운영 공공기관의기록물관리에관한법률시행규칙 제27조의규정에의하여보존서고관리책임자를아래와같이지정하여기록물과문서고관리에만전을기하고자합니다. 관리책임자 직급 지방행정주사보 성명 지정일자업무내용업무대행자 서고출입통제 기록물입 출고통제 정해진분류체계에의한기록물서가배치 기타서고관리에필요한전반사항 끝 지방행정주사보 지방행정주사 행정지원과장 협조자시행총무과- ( ) 접수 ( ) 우 대전광역시중구중앙로 150( 본관2층 ) / 전화번호팩스번호 / / 공개 ㅣ 88 ㅣ

95 Ⅲ. 공문서관리 [ 통합서식 ] 사례 3( 대내문서 ) ( 생산된기안문 ) 본내용은행정자치부기관명칭에변경사항을반영하여재작성한것입니다. 행복한국민, 안전한사회! 안전행정부가함께합니다 행정자치부 수신운영지원과장 ( 경유 ) 제목장관직인인영사용승인신청 행정업무의효율적운영에관한규정 제14조제4항에따라장관직인인영사용승인을다음과같이신청하오니승인하여주시기바랍니다. 1. 사용목적 : 2014년반상회및여론업무유공자장관표창장제작 2. 사용부서 : 지방행정국자치행정과 3. 사용업체 : 명성사 ( 대표 : 최영남 ) 4. 사용수량 : 163매 5. 사용예정기간 : ~ 반납예정일 : 붙임 1. 장관직인인영사용승인신청서 ( 별송 ) 1 부. 2. 각서 2 부 ( 별송 ). 3. 사업자등록증사본 1 부 ( 별송 ). 끝. 자치행정과장 주무관 행정사무관 자치행정과장 협조자시행자치행정과 접수우 서울시종로구세종대로 209 (0 층 0 호 ) / 전화 (02) 전송 (02) / 0000@mopas.go.kr / 대국민공개 서민을따뜻하게, 중산층을두텁게 ㅣ 89 ㅣ

96 행정업무운영실무 [ 통합서식 ] 사례 4( 대내문서 ) ( 생산된기안문 ) 본내용은대전광역시중구에서작성한것입니다. 연도만수정한것입니다. 대전광역시중구 수신지역교통과장 ( 경유 ) 제목공인인영인쇄사용승인 1. 지역교통과 ( ) 로신청한공인인영인쇄사용을 중구공인조례시행규칙 제8조의규정에의하여다음과같이승인하오니, 인쇄시반드시지정된공무원이입회하도록하고, 인쇄물수령시인영인쇄사용승인날인서와인쇄원판을회수하여관리하시기바랍니다. 공인인쇄문서명 규격 수량 사용기간 주차우대권 (1시간용) 축소형 ~ 아울러인쇄된문서는공인인쇄수불부에등재하여수불관리에철저를 기하여주시기바랍니다. 붙임인영인쇄사용승인날인서 1부 ( 별송 ). 끝. 행정지원과장 지방행정주사 지방행정주사보 행정지원과장 협조자시행총무과-6174 ( ) 접수 ( ) 우 대전광역시중구중앙로 150 ( 본관2층 ) / 전화번호팩스번호 / / 공개 ㅣ 90 ㅣ

97 Ⅲ. 공문서관리 [ 통합서식 ] 사례 5( 대내문서 ) ( 접수된시행문 ) 본내용은 ( 전라남도 ) 순천시에서작성한것입니다. 연도만수정한것입니다. 순천시 수신행정지원과장 ( 경유 ) 제목변화와혁신을위한 일하는방식개선추진계획 통보총무과-7589( ) 에의하여변화와혁신을위한 일하는방식개선추진계획 을붙임과같이통보합니다. 붙임 고객만족 1등부서만들기 1부. 2. 공공청사에너지절약생활화로사회분위기혁신 1부. 끝. 회계과장 지방행정주사보 000 지방행정주사 000 회계과장 협조자 시행회계과 ( ) 접수총무과-999 ( ) 우 전라남도순천시장명로 92 ( 층) / 전화번호 팩스번호 / / 공개 ㅣ 91 ㅣ

98 행정업무운영실무 [ 통합서식 ] 사례 6( 대내문서 ) ( 접수된시행문 ) 본내용은대전광역시중구에서작성한것입니다. 연도만수정한것입니다. 대전광역시중구 수신지역교통과장 ( 경유 ) 제목공인인영인쇄사용승인 1. 지역교통과 ( ) 로신청한공인인영인쇄사용을 중구공인조례시행규칙 제8조의규정에의하여다음과같이승인하오니, 인쇄시반드시지정된공무원이입회하도록하고, 인쇄물수령시인영인쇄사용승인날인서와인쇄원판을회수하여관리하시기바랍니다. 공인인쇄문서명 규격 수량 사용기간 주차우대권 (1시간용 ) 축소형 ~ 아울러인쇄된문서는공인인쇄수불부에등재하여수불관리에철저 를기하여주시기바랍니다. 붙임인영인쇄사용승인날인서 1부 ( 별송 ). 끝. 행정지원과장 지방행정주사 지방행정주사보 행정지원과장 협조자시행총무과-6174 ( ) 접수지역교통과 ( ) 우 대전광역시중구중앙로 150 ( 본관2층 ) / 전화번호전송번호 / / 공개 ㅣ 92 ㅣ

99 Ⅲ. 공문서관리 [ 통합서식 ] 사례 7( 대외문서 ) 본내용은충청북도에서작성한것으로년도를수정한사항입니다. - 함께하는충북 - 충청북도 수신행정자치부장관 ( 자치행정과장 ) ( 경유 ) 제목구제역예방접종관련긴급건의 1. 충청북도에서는 충주시와음성군에구제역예방접종을실시하였습니다. 2. 이와관련하여일부축산농가에서구제역예방접종을기피하여애로를겪은바, 붙임건의사항이조속히이행되도록조치하여주시기바랍니다. 동사항은중앙안전대책본부로도건의함. 붙임구제역예방접종관련 ( 긴급 ) 건의사항 1 부. 끝. 충청북도지사 주무관이 행정팀장 협조자 전결 신 시행자치행정과 -7 ( ) 접수자치행정과 -15 ( ) 우 충북청주시상당구상당로 82 (0 층 0 호 ) / 전화번호 (043) 팩스번호 (043) / 0000@korea.kr / 대국민공개 - 대한민국의중심당당한충북 - ㅣ 93 ㅣ

100 행정업무운영실무 [ 통합서식 ] 사례 8( 대외문서 ) 본내용은충청북도에서작성한것으로년도를수정한사항입니다. 삶이풍요로워지는미래도시, 녹색의땅전남 전라남도 수신행정자치부장관 ( 자치행정과장 ) ( 경유 ) 제목진실화해위원회권고사항이행현황제출 행정자치부자치행정과-5173( ) 과관련하여진실화해위원회권고사항이행현황을붙임과같이제출합니다. 붙임권고사항이행현황 1 부. 끝. 전라남도지사 주무관 조직관리담당 인력관리과장 전결 협조자시행 인력관리과 ( ) 접수 자치행정과 ( ) 우 전라남도무안군삼향면오룡길 1 (0층 0호 ) / 전화번호 (061) 팩스번호 (061) / 0000@jeonnam.go.kr / 대국민공개 음식문화개선운동에다함께참여합시다. ㅣ 94 ㅣ

101 Ⅲ. 공문서관리 [ 통합서식 ] 사례 9( 대외문서 ) ( 수신자가 1인인경우 ) < 생산된기안문 > 본내용은대전광역시중구에서작성한것입니다. 연도를수정한것입니다. 대전광역시중구 수신행정자치부장관 ( 공공서비스정책과장 ) ( 경유 ) 제목 행정업무의효율적운영에관한규정 개정에따른교육협조 1. 행정업무의효율적운영에관한규정 이개정되어 부터시행됨에따라시행전개정내용에대한전직원교육을다음과같이실시하고자합니다. 가. 일시 : ( 화 ) 14:00~17:00 나. 장소 : 대회의실다. 대상 : 전직원 ( 시산하처리과의장포함 ) 라. 교육내용 : 행정업무의효율적운영에관한규정 개정내용 2. 귀기관의교육강사를지원받고자하오니협조하여주시기바랍니다. 끝. 중구청장 전결 지방행정주사보 지방행정주사 행정지원과장 협조자시행총무과-1246 ( ) 접수 ( ) 우 대전광역시중구중앙로 150 ( 본관 2층 ) / 전화번호팩스번호 / / 공개 ㅣ 95 ㅣ

102 행정업무운영실무 [ 통합서식 ] 사례 10( 대외문서 ) ( 수신자가 1인인경우 ) < 접수된시행문 > 본내용은 ( 경상남도 ) 김해시에서작성한것입니다. " 변화와창조, 새로운김해 " 김해시 수신행정자치부장관 ( 자치행정과장 ) ( 경유 ) 제목파견자조기복귀요청 우리시소속공무원중귀부에파견근무중인아래대상자에대하여조기복귀를요청하오니협조하여주시기바랍니다. 원소속 경상남도김해시 끝. 직 지방행정주사보 성명 ( 생년월일 ) (...) 파견기관피견기간조기복귀요청사유 행정자치부지역발전정책국지역경제과 ( 지역희망일자리추진단 ) 조직개편에따른 인사운영상필요 인사시기 : ( 예정 ) 김해시장 주무관 인사담당 행정지원전결 과장 협조자시행총무과 ( ) 접수자치행정과 ( ) 우 경상남도김해시 0000로 623 (0층 0호 ) / 전화번호 팩스번호 / 0000@korea.kr / 대국민공개 00 " 변화와창조, 새로운김해 " ㅣ 96 ㅣ

103 Ⅲ. 공문서관리 [ 통합서식 ] 사례 11( 일반문서 ) < 수신자가다수인경우 > 서민을따뜻하게중산층을두텁게 국토해양부 수신수신자참조 ( 경유 ) 제목행정구역 ( 법정동 ) 코드변경알림 1. 전라남도토지관리과 ( ) 과관련됩니다. 2. 위호와관련하여행정구역변경에따른행정구역 ( 법정동 ) 코드변경내역을붙임과같이통보하오니업무에참고하시기바랍니다. 가. 행정구역명칭변경 : 전라남도무안군삼향면 무안군삼향읍나. 삼향읍설치예정일 : 다. 관련근거 : 무안군삼향읍설치및읍의관할구역변경에관한조례 ( 제 47 호, 공포예정 ) 붙임행정구역 ( 법정동 ) 코드변경내역 ( 삼향읍 ) 1 부. 끝. 국토교통부장관 수신자국토해양부장관 ( 국토정보정책과장, 국가공간정보센터장, 건축기획과장, 주택건설공급과장 ), 행정안전부장관 ( 정보화지원과장, 주소전환추진단장 ), 기획재정부장관 ( 국유재산과장 ), 국방부장관 ( 국유재산과장 ), 법원행정처장 ( 정보화심의관 ), 법원행정처장 ( 부동산등기과장 ), 국세청장 ( 정보개발 1 담당관 ), 통계청장 ( 통계기준팀장 ), 소방방재청장 ( 정보화담당관 ), 병무청장 ( 정보관리과장 ), 우정사업본부장 ( 새주소우편전략팀장 ), 경찰청장 ( 정보통신 2 담당관 ), 국토지리정보원장 ( 지리정보과장 ), 국토지리정보원장 ( 국토조사과장 ), 산림청장 ( 산지관리과장 ), 식품의약품안전청장 ( 정보화담당관 ), 조달청장, 국민연금공단이사장, 국민건강보험공단이사장, 한국지역정보개발원장, 전라남도지사 ( 토지관리과장 ), 무안군수 ( 민원봉사과장 ) 주무관 시설사무관 과장 전결 협조자 시행 지적기획과 ( ) 접수 자치행정과 ( ) 우 경기안양시동안구 0000로 1591 대고빌딩 2층 / 전화번호 (031) 팩스번호 (031) / 0000@mltm.go.kr / 대국민공개 Me First( 내가먼저 ) 녹색은생활이다 ㅣ 97 ㅣ

104 행정업무운영실무 [ 통합서식 ] 사례 12( 전결문서 ) 행복한국민, 안전한사회! 안전행정부가함께합니다 행정자치부 수신기획재정부장관 ( 결산과장 ) ( 경유 ) 제목 2014 년도성과보고서제출 국가재정법 과 국회회계법 에의하여작성한 2014 년도성과보고서를붙임과같이제출합니다. 붙임 2014 년도회계연도행정안전부성과보고서 1 부. 끝. 행정자치부장관 행정사무관 담당관 기획조정실장 전결 협조자정책기획관 시행성과고객담당관-701 접수우 서울시종로구세종대로 209 (0층 000호 ) / 전화번호 (02) 팩스번호 (02) / 0000@mopas.go.kr / 대국민공개 ㅣ 98 ㅣ

105 Ⅲ. 공문서관리 [ 통합서식 ] 사례 13( 대결문서 ) < 생산된기안문 > 본내용은연도만일부수정한것입니다. 수신수신자참조 ( 경유 ) 제목공인공람제폐지 행정자치부 1. 행정업무의효율적운영에관한규정 제 40 조에따라지방자치단체의공인에관하여는 행정업무의효율적운영에관한규정 제 2 장제 4 절 ( 관인의관리 ) 의규정에불구하고당해지방자치단체의조례가정하는바에의하도록되어있습니다. 2. 따라서지방자치단체가공인을신규제작또는재제작하거나폐기하는경우에는그인영을시 도와시 군 구에알려주고있으나, 형식적인절차로인하여행정적인낭비만초래하고있다는일부의견이있어다음과같이통보하오니조치하여주시기바랍니다. 가. 지방자치단체의공인조례에시 도와시 군 구에그인영을통보하여야한다는규정이있는경우에는동조례를개정하여삭제하도록하시고, 이에대한교육을실시하여주시기바라며, 나. 지방자치단체의공인조례에그근거가없는경우에는이를통보하는일이없도록하시기바랍니다. 끝. 행정자치부장관 수신자. 서울특별시장 ( 행정지원과장 ), 부산광역시장 ( 행정지원과장 ),( 중간생략 ), 제주특별자치도지사 ( 행정지원과장 ) 행정사무관 대결12/26 공공서비스정책과장전결 협조자 시행행정제도과-308 ( ) 접수 ( ) 우 서울시종로구세종대로 209 (11층 1104호 ) / 전화번호 팩스번호 / / 공개 ㅣ 99 ㅣ

106 행정업무운영실무 [ 통합서식 ] 사례 14( 일반문서, 대결문서 ) < 접수된시행문 > 본내용은연도만일부수정한것입니다. 수신수신자참조 ( 경유 ) 제목공인공람제폐지 행정자치부 1. 행정업무의효율적운영에관한규정 제 40 조에따라지방자치단체의공인에관하여는 행정업무의효율적운영에관한규정 제 2 장제 4 절 ( 관인의관리 ) 의규정에불구하고당해지방자치단체의조례가정하는바에의하도록되어있습니다. 2. 따라서지방자치단체가공인을신규제작또는재제작하거나폐기하는경우에는그인영을시 도와시 군 구에알려주고있으나, 형식적인절차로인하여행정적인낭비만초래하고있다는일부의견이있어다음과같이통보하오니조치하여주시기바랍니다. 가. 지방자치단체의공인조례에시 도와시 군 구에그인영을통보하여야한다는규정이있는경우에는동조례를개정하여삭제하도록하시고, 이에대한교육을실시하여주시기바라며, 나. 지방자치단체의공인조례에그근거가없는경우에는이를통보하는일이없도록하시기바랍니다. 끝. [ 종이문서공람예시 ] 행정지원과장김홍도지방행정사무관김정호지방행정주사홍길동 행정자치부장관 수신자서울특별시장 ( 행정지원과장 ), 부산광역시장 ( 행정지원과장 ),( 중간생략 ), 제주특별자치도지사 ( 행정지원과장 ) 대결12/26 행정사무관 행정제도과장 전결 협조자 시행행정제도과 -308 ( ) 접수총무과-22( ) 우 서울시종로구세종대로 209 (11층 1104호 ) / 전화번호 팩스번호 / / 공개 ㅣ 100 ㅣ

107 Ⅲ. 공문서관리 [ 통합서식 ] 사례 15( 민원문서 ) 행복한국민, 안전한사회! 안전행정부가함께합니다 행정자치부 귀하 ( 우 경기 00시 00동 000-0번지수신 (0층)000지구 00대책위원회 ) ( 경유 ) 제목민원회신 1. 님, 안녕하십니까? 2. 고객님께서우리부에제출하신민원을검토한결과, 이건은 [000 지구취소를위한주민탄원서 ] 관련민원사항으로 민원사무처리에관한법률 제 12 조 ( 민원서류의이송 ) 행정기관의장은접수한민원서류가다른행정기관의소관인경우에는지체없이소관기관에이송하여야한다 는규정에따라 국토해양부 로이송하여처리하도록하였음을널리이해하여주시기바랍니다. 3. 본민원이송과관련하여궁금하신점은행정안전부성과고객담당관실 ( ) 로문의하여주시기바랍니다. 임진년새해에도항상건강하시고하시는일마다행운이가득하시길바랍니다. 끝. 행정자치부장관 주무관 행정사무관 성과고객담당전결 관 협조자시행성과고객담당관-8 접수우 서울종로구세종대로 209 (0층 000호 ) / 비공개전화번호 (02) 팩스번호 (02) / 0000@mopas.go.kr / (6) 서민을따뜻하게, 중산층을두텁게 ㅣ 101 ㅣ

108 행정업무운영실무 (2) 간이기안문 [ 별지제 2 호서식 ] 생산등록번호 등 록 일 결 재 일 공개구분 협조자 ( 제목 ) 필요한경우보고근거및보고내용을요약하여기재할수있음. 비고 부 부 ( 처 청또는위원회등 ) 또는 ( 처 청또는위원회등 ) 국 과 1. 생산등록번호 : 처리과명 ( 처리과가없는행정기관은 10자이내의행정기관명의약칭 ) 과연도별일련번호를붙임표 (-) 로이어적는다. 2. 공개구분 : 공개, 부분공개, 비공개로구분하여표시한다. 부분공개또는비공개인경우에는 공공기록물관리에관한법률시행규칙 제18조에따라 부분공개 ( ) 또는 비공개 ( ) 로표시하고, 공공기관의정보공개에관한법률 제9조제1항각호의번호중해당번호를괄호안에표시한다. 3. 기안자, 검토자, 협조자, 결재권자의직위 / 직급 ( 직급의경우에는각급행정기관이 6급이하공무원의직급을대신하여사용할수있도록정한대외직명을포함한다. 이하이서식에서같다 ): 직위가있는경우에는직위를, 직위가없는경우에는직급을온전하게쓴다. 다만, 기관장과부기관장의직위는간략하게쓴다. 4. 발의자 ( ), 보고자 ( ) 표시 : 해당직위 / 직급의앞또는위에하되, 보고자의표시는직접결재권자에게보고하는경우에만표시한다. 5. 전결및서명표시위치 : 행정업무의효율적운영에관한규정제10조제2항및동시행규칙제7조제2항에따라결재권이위임된사항을전결하는경우에는전결하는사람의서명란에 전결 표시를한후서명하되, 서명하지아니하는사람의서명란은설치하지아니한다. 6. 대결및서명표시위치 : 행정업무의효율적운영에관한규정제10조제3항및동규정시행규칙제7조제 3항에따라대결하는경우에는대결하는사람의서명란에 대결 표시를하고서명하며, 위임전결사항을대결하는경우에는전결하는사람의서명란에 전결 표시를한후대결하는사람의서명란에 대결 표시를하고서명한다. 이때서명하지아니하거나 전결 표시를하지아니하는사람의서명란은설치하지아니한다. 7. 직위 / 직급및서명란의수와크기는필요에따라조정하여사용할수있다. ㅣ 102 ㅣ

109 Ⅲ. 공문서관리 [ 간이기안문사례 ] 생산등록번호총무과 지방행정서기지방행정주사행정지원과장 등 록 일 결 재 일 공개구분공개 협조자 행정정보공개확대추진계획 중구 총무과 ㅣ 103 ㅣ

110 행정업무운영실무 < 기관장이칭찬한보고서중표지 > * 기관장이칭찬한보고서이다. 좋은보고서 라고칭찬하고, 다만, 조금줄였으면 이라고옥에티를지적하였다. 본문내용은분량관계로편의상생략한다. ㅣ 104 ㅣ

111 Ⅲ. 공문서관리 2) 일괄기안 가 ) 의 의 일괄기안이라함은서로관련성이있는 2개이상의안건을동시에일괄하여기안하는것을말한다. 나 ) 작성및시행방법 (1) 작성방법 1 일괄기안은각각의기안문에작성한다. 이경우각각의기안문에는두문, 본문및결문에들어갈각각의구성요소가모두포함되어야한다. 2 각각의기안문에는제1안 제2안 제3안 제4안등의용어를쓰지않는다. 3 업무관리시스템또는전자문서시스템에서일괄기안은한번의지정 ( 확인 ) 으로각각의기안문에기안자 검토자 협조자 결재권자의정보가동시에생성되도록하여야한다. (2) 제목은각안의내용및성격에따라다르게설정이가능하다. (3) 특별한사유가있는경우를제외하고는각각다른생산등록번호를사용하여같은일시에시행하여야한다. (4) 외부에발송할것을전제로하는기안문 ( 제2안 ) 이제1안내부결재의내용과동일한경우에는내부결재안건의별도작성을생략한다. (5) 발신명의가같더라도각각의기안문에모두발신명의를표시해야한다. 왜냐하면, 기안문과시행문이하나의서식으로통합됨에따라발신명의를생략하게되면, 발신명의없이그대로시행되어형식상흠이있어공문서의효력문제가발생하기때문이다. ㅣ 105 ㅣ

112 행정업무운영실무 < 일괄기안의예시 > [ 제1안 ] 실제는표시하지않음. 행정자치부 수신내부결재 ( 경유 ) 제목 행정업무의효율적운영에관한규정 개정내용설명회개최 행정업무의효율적운영에관한규정 과동시행규칙의전부개정에따라각급행정기관의교육수요에대비하고개정내용을학계등에전파하기위하여 ( 사 ) 협회소속행정학교수대상으로붙임과같이설명회를개최하고자합니다. 붙임 행정업무의효율적운영에관한규정 개정내용설명회개최계획 1 부. 끝. 행정사무관홍 행정제도과장하 관 협조자 전결 12/26 김 시행행정제도과-902 ( ) 접수우 서울특별시종로구세종대로 209 (11층 1104호 ) / 전화번호팩스번호 / / 공개 ㅣ 106 ㅣ

113 Ⅲ. 공문서관리 [ 제 2 안 ] 실제로표시하지않음. 행정자치부 수신수신자참조 ( 경유 ) 제목행정업무운영법령개정내용설명회개최통보 1. 행정업무운영법령의전부개정에따라각급행정기관의교육수요에대비하기위하여 ( 사 ) 협회소속행정학교수대상으로개정내용에대한설명회를붙임과같이개최하오니, 2. 동설명회에관련업무 ( 기록물관리또는전자문서시스템활용방법 ) 에대해설명할공무원을선정하여설명준비와참석에차질이없도록준비하여주시기바랍니다. 붙임행정업무운영개정내용설명회개최계획 1 부. 끝. 행정자치부장관수신자국가기록원장 ( 운영지원과장 ), 센터장 ( 과장 ) 행정사무관홍 행정제도과장하 관 전결 12/26 김 협조자 시행행정제도과 -903 ( ) 접수우 서울특별시종로구세종대로 209 (11층 1104호 ) / 전화번호팩스번호 / / 공개 ㅣ 107 ㅣ

114 행정업무운영실무 [ 제 3 안 ] 실제로표시하지않음. 행정자치부 수신 ( 사 ) 협회장 ( 경유 ) 제목 행정업무의효율적운영에관한규정 개정내용설명회개최계획통보 1. 행정업무의효율적운영에관한규정 의전부개정에따라개정내용에대한설명회를갖고자붙임과같이개최계획을통보하오니, 2. ( 사 ) 협회소속행정학교수들이설명회에많이참석하도록협조하여주시기바랍니다. 붙임 행정업무의효율적운영에관한규정 개정내용설명회개최계획 1 부. 끝. 행정자치부장관 행정사무관홍 행정제도과장하 관 전결 12/26 김 협조자 시행행정제도과 -904 ( ) 접수우 서울특별시종로구세종대로 209 (11층 1104호 ) / 전화번호팩스번호 / / 공개 ㅣ 108 ㅣ

115 Ⅲ. 공문서관리 [ 제 4 안 ] 실제로표시하지않음. 수신수신자참조 ( 경유 ) 행정자치부 제목회의장소사용과통신장비설치협조 행정업무의효율적운영에관한규정 개정내용에대한설명회를다음과같이개최하오니회의장소사용과통신장비설치등을요청하오니협조하여주시기바랍니다. 1. 정부청사관리소소관가 ( 금 ) 11:00 ~18:00 정부중앙청사회의실 (8 층 810 호 ) 사용나. 회의참석자책상과의자 : 35 명다. 배석자의자 : 5 명 회의장배치도추후통보예정 2. 전자정부지원센터소관가. 파워포인트강의가되도록준비 : 빔프로젝트, 스크린, 랜포트등나. 음성이나오도록 PC 에부착할수있는소형스피커다. 마이크시설등 붙임 행정업무의효율적운영에관한규정 개정내용설명회개최계획 1 부. 끝. 행정자치부장관 수신자정부청사관리소장 ( 관리총괄과장 ), 센터장 ( 과장 ) 행정사무관 홍 행정제도과장 하 관 전결 12/26 김 협조자 시행 행정제도과-905 ( ) 접수 우 서울특별시종로구세종대로 209 (11층 1104호 ) / 전화번호 팩스번호 / / 공개 ㅣ 109 ㅣ

116 행정업무운영실무 3) 공동기안 가 ) 의 의 공동기안이라함은 2이상의행정기관의장의결재를받아공동의명의로시행하는문서를말한다. 나 ) 작성및시행방법 (1) 공동기안문서의처리를주관하는기관에서기안하여먼저당해기관의장의결재를받은후관계행정기관의장의결재를받는다. (2) 관계기관의장의결재를받는형식 ( 가 ) 관계기관이 1개기관인경우 - 결재란을나누어주관기관의자체결재절차를마친다음관계기관의장의결재를받는다. ( 예 ) 안전행정부와외교부가공동기안하는경우의결재 [ 일반기안문의경우표시방법 ] : 상하또는좌우로구분 ( 선과박스가없음 ) 행정자치부장관 외교부장관 9/3 김행정 9/4 박외교 또는 행정자치부장관 9/3 김행정 외교부장관 9/4 박외교 [ 간이기안문의경우표시방법 ] : 좌우로구분행정자치부장관외교부장관김행정 9/3 박외교 9/4 주관 : 행정자치부인경우임. ( 나 ) 관계기관이 3이상인경우 - 별지에기안용지의결재란에준하여필요한수만큼결재란을만들어첨부하여결재를받는다. ㅣ 110 ㅣ

117 Ⅲ. 공문서관리 ( 예 ) 행정자치부장관 김행정 9/3 교육부장관 박교육 9/4 0 0 청장 ㅇㅇㅇ 9/4 0 0 청장 ㅇㅇㅇ 9/5 또는 행정자치부장관 교육부장관 0 0 청장 0 0 청장 김행정 9/3 박교육 9/4 ㅇㅇㅇ 9/4 ㅇㅇㅇ 9/5 (3) 공동기안문의발신명의표시 ( 가 ) 당해문서의처리를주관하는행정기관의장의명의를맨위에표시하고, ( 나 ) 관계행정기관의장의명의를그밑에표시하되, - 관계행정기관의장이동일직위일때에는부 처 청의순위에따라표시하고, - 관계행정기관의장이동일직위가아닌때에는상위직위의행정기관의장의명의부터표시하여공동명의로시행한다. ( 예 ) 행정자치부장관 ( 관인 ) 교육부장관 0000청장 0000청장 (4) 공동기안문서는당해문서의처리를주관하는행정기관의기록물등록대장에등록하고그등록번호를부여하는등주관기관의문서처리절차에따른다. 4) 수정기안 가 ) 의 의 수정기안은수신한종이문서그자체에간단한수정을하거나필요한사항을추가하여기안에갈음하는기안방법이다. 나 ) 작성및시행방법 (1) 수신한문서의내용을알아볼수있도록수정하는글자의중앙에가로로선을긋고그위의여백에수신한문서와다른색깔의글자로수정또는 ㅣ 111 ㅣ

118 행정업무운영실무 기입한다. 이경우수신한관인에도중앙에가로로선을긋는다. (2) 공람을받을필요가없는문서를수정기안하는경우 - 접수문서에수정기안하는사항을사전에모두수정또는기입한후에기안자 검토자 협조자및결재권자의직위 ( 직급 ) 및서명란을수정하여그위의여백에결재를받거나적당한여백에간이결재인을찍어결재를받고, - 문서를시행할때에는수정기안문을복사한후관인을날인하여시행한다. (3) 공람을받은문서를수정기안하여시행하고자하는때에도위의동일한절차를받는다. 다 ) 수정기안의활용 부터는기안문과시행문이하나의서식으로통합되어시행하는때에변환없이기안문을복사하여관인을찍어그대로시행되므로, 접수된시행문을수정기안하는경우발신한행정기관의결재정보및관인정보와수신한행정기관의공람정보, 결재정보및관인정보등이혼합되어공문서를해독하는데혼동을줄우려가있으므로, 가능한한수신한시행문자체를수정기안하는것보다별도로기안문을작성하여시행하는것이좋다. 5) 서식에의한처리생산등록번호란 접수등록번호란 수신란 서명란등이설계된서식으로작성한문서는별도의기안문을작성하지아니하고그서식의서명란에결재함으로써기안에갈음할수있다. 5. 결재 가. 결재의의의결재란넓은의미로당해사안에대한행정기관의의사를결정할권한이있는자가그의사를결정하는행위를말한다. 따라서기관의장또는결재권을위임받은자가 ㅣ 112 ㅣ

119 Ⅲ. 공문서관리 행정기관의의사를결정하기위한과정에서각급보조기관또는보좌기관의서명을받는검토와협조는결재의개념에해당되지않는다. 나. 결재의기능 1) 순기능가 ) 기관의의사결정과정에서현실적이고실무적인사정을반영할수있다. 나 ) 결재권자가의사결정에서필요한지식과정보를제공 보완시켜준다. 다 ) 하위직원의창의 연구및훈련의기회로활용될수있다. 라 ) 결재과정을거치면서직원의직무수행에대한통제가가능하다. 2) 역기능가 ) 여러단계의결재과정을거치기때문에의사결정이지연되기쉽다. 나 ) 상위자의결정에의존하기때문에하위자가자기책임하에창의성을발휘하기어렵고, 소극적인자세로업무를처리하는경향이있다. 다 ) 결재과정이형식적인확인절차에그치는경우도많다. 라 ) 상위자에게결재안건이몰리는경우, 상세한내용검토없이자구수정정도에그치기도하고, 결재하느라보내는시간때문에상위자역할인정책구상, 계획수립등에시간을할애하기어렵게된다. 이러한역기능을방지하기위한방안으로는 (1) 결재권을하위자에게대폭적으로위임한다. (2) 결재과정이나업무처리절차를간소화한다. (3) 안건에따라서는상위자가직접기안하거나처리지침을지시한다. ㅣ 113 ㅣ

120 행정업무운영실무 다. 결재의종류 1) 결재 ( 決裁 : 좁은의미 ) 좁은의미의결재란법령에따라소관사항에대한행정기관의의사를결정할권한을가진자 ( 주로행정기관의장 ) 가직접그의사를결정하는행위를말한다. 행정업무의효율적운영에관한규정 상문서는해당행정기관의장의결재를받되, 보조 ( 보좌 ) 기관의명의로발신하는문서는그보조 ( 보좌 ) 기관의결재를받아야한다.( 영제10조제1항 ) 2) 전결 ( 專決 ) 전결이란행정기관의장으로부터사무의내용에따라결재권을위임받은자가행하는결재를말하며, 그위임전결사항은당해기관의장이훈령 ( 위임전결규정 ) 또는지방자치단체의규칙 ( 사무전결처리규칙 ) 으로정한다.( 영제10조제2항 ) 3) 대결 ( 代決 ) 대결이란결재권자가휴가 출장, 그밖의사유로결재할수없을때에그직무를대리하는자가행하는결재를말한다. 대결한문서중에서내용이중요하다고판단되는문서는결재권자에게사후에보고하여야한다.( 영제10조제3항 ) 결재권자 : 1행정기관의장, 2행정기관의장으로부터결재권을위임받은자, 3대결하는자 후결 ( 後決 ) : 전까지결재의한방식으로후결이있었음. 당시후결도문서의성립또는효력에영향을주는결재행위였는데, 선행정행위 ( 대결 ) 와후행정행위 ( 후결 ) 사이에법적안정성을해치는문제점이있어, 당시 정부공문서규정 을개정, 후결 을폐지하고 후열 ( 後閱 ) 로변경하였음. 그후 사무관리규정 을개정, 후열 대신 사후보고 로변경함 ( 시행 ) 후결 : 결재란에 후결 표시, 결재권자서명, 문서수정가능 후열 : 결재란에 후열 표시, 결재권자서명, 문서열람만가능 ( 수정불가 ) 사후보고 : 정해진보고방법없음 ( 구두보고, 메모보고등가능 ), 서명불요 ㅣ 114 ㅣ

121 Ⅲ. 공문서관리 라. 결재의효과문서는다른법령에특별한규정이있는경우를제외하고는당해문서에대한결재권자의서명 ( 전자문자서명 전자이미지서명또는행정전자서명을포함 ) 에의한결재가있음으로써성립한다 ( 행정업무의효율적운영에관한규정 제6조제1항 ). 따라서결재는문서가성립하기위한최종적이며절대적인요건이다. 마. 결재의표시결재권자 ( 행정기관의장 ) 가결재하는경우에결재의표시방법은다음과같이행정기관의장의직위를직위란에간략히표시하고서명란에서명한다. 결재권자의서명란에는서명날짜를함께표시한다. < 예시 > 구청장이결재하는경우결재의표시방법 행정지원과장박00 행정관리국장신00 부구청장이00 구청장홍00 협조자자치행정과장강 00 재무국장박 00 도시관리국장조 00 바. 전결및대결의표시 1) 전결의표시가 ) 전결및서명표시방법 행정업무의효율적운영에관한규정 제10조제2항에따라결재권이위임된사항을전결하는때에는행정기관의장과서명하지아니하는사람의결재란을설치하지아니하고전결하는자의서명란에 전결 표시를한후서명한다. 나 ) 전결문서의결재일자표시위치전결하는사람의서명란에 전결 표시를한후서명하고날짜는전결바로옆에표시한다. ㅣ 115 ㅣ

122 행정업무운영실무 < 예시1> 국장이전결하는경우의표시전결 지방행정주사김00 민원봉사과장박00 행정관리국장홍00 협조자행정지원과장강00 < 예시2> 기안자가전결하는경우의표시전결 지방행정주사홍00 협조자 2) 대결의표시가 ) 대결및서명표시방법 행정업무의효율적운영에관한규정 제10조제3항에따라위임전결사항을대결하는때에는행정기관의장과 전결 표시를하지아니하는사람의결재란을설치하지아니하고전결하는자의서명란에 전결 표시를한후대결하는자의서명란에 대결 표시를하고서명하며, 위임전결사항이아닌사항을대결한경우에는행정기관의장과서명하지아니하는사람의결재란을설치하지아니하고대결하는자의서명란에 대결 표시를하고서명한다. 행정업무의효율적운영에관한규정제 10 조제 3 항 나 ) 대결문서의결재일자표시위치 대결하는사람의서명란에 대결 표시를한후서명하고날짜는대결바로옆에표시한다. ㅣ 116 ㅣ

123 Ⅲ. 공문서관리 < 예시 1> 기관장부재중직근하급자가대결하는경우의표시 대결 지방행정주사허00 민원봉사과장박00 행정관리국장홍00 부구청장명00 협조자여권과장김00 < 예시2> 전결사항을결재할자 ( 전결권자 ) 가부재중인경우의표시 1 국장부재중국장전결사항을직무대리자인과장이대결한경우 대결 지방행정주사허 00 민원봉사과장정 00 행정관리국장전결 협조자기획예산과장강 00 2 부구청장전결사항을직무대리자인국장이대결하는경우 대결 지방행정주사허00 토목과장박00 건설교통국장정00 부구청장전결협조자교통행정과장이00 3 과장전결사항인문서를그직무를대리하는자 ( 보조기관또는보좌기관이아닌자 ) 가대결하는경우 대결 지방행정주사보김00 지방행정주사허00 주택과장전결 협조자 4 총괄책임자 ( 보조기관또는보좌기관이아닌자 ) 전결사항인문서를그직무를대리하는자 ( 보조기관또는보좌기관이아닌자 ) 가대결하는경우 대결 지방행정주사보허00 지방행정주사전결협조자 직무대리 ( 법정대리 지정대리 ), 권한대행등은대리행위이므로이들에의한결재행위는 대결 로표시함. 대결권자로서의직무대리자결정및운영원칙은중앙행정기관의경우에는 직무대리규정, 지방자치단체는해당자치단체의 권한대행및직무대리규칙 등이정하는바에따름 ㅣ 117 ㅣ

124 행정업무운영실무 사. 대결문서의사후보고대결한문서중그내용이중요한문서에대하여는결재권자에게사후에보고 ( 구두보고, 메모보고등 ) 하여야하며, 이경우원결재권자가보고를받았다는뜻으로서명을할필요가없다. 앞에서설명하였듯이후결제도나후열제도는폐지되었으므로, 후결또는후열을받아서는아니된다. 핵심포인트 기안자, 검토자및결재권자의용어는생략하고, 기안자, 검토자및결재권자의순서대로직위 ( 직급 ) 를온전하게쓰고, 서명하도록변경되었으며, 협조자란에는협조자란용어를쓴후이어서협조자의직위 ( 직급 ) 를쓰고서명한다. 기안문과시행문에기안자, 검토자및결재권자의직위 ( 직급 ) 를온전하게표시하고서명을그대로표시하도록한것은정책결정 ( 의사결정 ) 이어떻게이루어지고, 관련자가누구인지를알도록하여행정의책임성과투명성을제고하여정책실명제의실현을위한것이다. 다만, 기관장과부기관장의직위는간략히쓴다. 위임된사항을전결하는경우에는서명하지아니하는자의결재란을설치하지아니하고전결하는자의서명란에 전결 표시를하고서명한다. 결재권이위임된사항을대결하는경우에는행정기관의장과 전결 표시를하지아니하는자의결재란을설치하지아니하고전결하는자의서명란에 전결 표시를하고, 대결하는자의서명란에 대결 표시를하고서명한다. 위임전결사항이아닌사항을대결한경우에는행정기관의장과서명하지아니하는자의결재란을설치하지아니하고, 대결하는자의서명란에 대결 표시를하고서명한다. 행정업무의효율적운영에관한규정 제8조제2항단서에따라관계서식으로작성하는문서를시행하는경우에도전결또는대결의표시방법은위의표시방법과동일하다. 6. 문서의등록 행정업무추진과정에서생산 접수 입수된모든종류의기록물을등록하여야한다. 전자문서시스템에의하여기록물을기록물등록대장에등록하여야한다. 종이문서는도면 카드 시청각기록물 첨부물까지전자문서시스템에전산으로등록하여야한다. ㅣ 118 ㅣ

125 Ⅲ. 공문서관리 부터새로운전자문서시스템에서는한번의등록으로생산 색인목록 보유목록의작성, 기록물철등록부의작성등이자동적으로처리되도록하였다 부터 공공기록물관리에관한법률, 같은법시행령, 같은법시행규칙에의하여공공기관이기록물을생산또는접수한때에는그기관의전자기록생산시스템으로생산또는접수등록번호를부여하고이를그기록물에표기하여야하며, 중앙기록물관리기관의장이정하는등록정보를전자적으로생산 관리하여야한다. 다만, 행정업무의효율적운영에관한규정 제3조제11호및제12호에따른업무관리시스템또는행정정보시스템으로생산된행정정보중기록물의특성상등록번호를부여할수없는경우에는전자기록생산시스템으로해당기록물의고유한식별번호를부여하여등록번호로대체할수있다. 공공기관은등록정보를임의로수정또는삭제되지아니하도록관리하여야한다. 등록번호는각각시스템구분, 처리과기관코드와연도별등록일련번호로구성한다. 다만, 공공기록물관리에관한법률시행령 제3 조각호의어느하나에해당하는공공기관이생산 접수하는기록물의등록번호표기방식과구성은그기관의장이정한다. 기록물의등록은그기록물을생산한공공기관에서전자기록생산시스템으로등록하여야하며, 기록관에서직접수집한기록물은기록관리시스템으로등록할수있다. 공공기록물관리에관한법률시행령 제 2 조제 7 호 7. 전자기록생산시스템 이라함은 행정업무의효율적운영에관한규정 제3조제10호부터제12호까지의규정에따른전자문서시스템, 업무관리시스템, 행정정보시스템을말한다. ㅣ 119 ㅣ

126 행정업무운영실무 공공기록물관리에관한법률시행령 제3조제3조 ( 공공기관의범위 ) 공공기록물관리에관한법률 제3조제1호에서 대통령령이정하는기관 이라함은다음각호의어느하나에해당하는기관을말한다. 1. 공공기관의운영에관한법률 제4조에따른기관 2. 지방공기업법 에따른지방공사및지방공단 3. 특별법에의하여설립한법인 ( 다만, 지방문화원진흥법 에의한문화원및특별법에의하여설립된조합 협회를제외한다 ) 4. 초 중등교육법 및 고등교육법, 그밖에다른법률에따라설립된각급학교 가. 문서등록요령 1) 행정기관이생산 ( 접수 ) 한문서는당해문서에대한결재 ( 접수 ) 가끝난즉시결재 ( 접수 ) 일자순에따라반드시각처리과별로전산으로등록하여관리한다. 2) 처리과별로기록물등록대장에생산문서 접수문서를통합하여등록번호를부여 관리한다. 등록번호는처리과기관코드와연도별등록일련번호로구성한다 부터는등록번호는각각시스템구분, 처리과기관코드와연도별등록일련번호로구성한다. 다만, 공공기록물관리에관한법률시행령 제3조각호의어느하나에해당하는공공기관이생산 접수하는기록물의등록번호표기방식과구성은그기관의장이정한다 전의기록물의등록번호는처리과기관코드와연도별등록일련번호로구성한다 연도별등록일련번호 처리과기관코드 3) 문서등록의표시가없는결재 ( 접수 ) 문서는문서의표지왼쪽상단에문서등록의표시 ( 공공기관의기록물관리에관한법률시행규칙 별표1) 를한후등록한다. ㅣ 120 ㅣ

127 Ⅲ. 공문서관리 가 ) 생산등록번호 문서 카드류 도면류등사진 필름 테이프 디스켓등보통규격이상의기록물소형규격의기록물 등록번호등록일자처리과 등록 ( 등록번호 ) ( 등록일자 ) 나 ) 접수등록번호 문서 카드류 도면류등사진 필름 테이프 디스켓등보통규격이상의기록물소형규격의기록물 접수번호등록일자처리과 등록 ( 접수번호 ) ( 등록일자 ) 나. 등록시기및등록항목 1) 등록시기 가 ) 일반문서는결재또는보고종료시, 수정또는반려시, 접수시나 ) 사진, 필름류시청각기록물은보존기록물로선정시다 ) 녹음 동영상 비디오등시청각기록물은편집등작품완성시 2) 등록항목가 ) 기본등록사항 : 기록물기본정보로서모든종류에적용되는공통등록사항 ( 등록구분, 생산 ( 접수 ) 등록일, 생산 ( 접수 ) 등록번호, 첨부번호, 제목, 쪽수, 결재권자, 기안자 ( 업무담당자 ), 시행일, 수신자 ( 발신자 ), 문서과배부번호, 생산기관등록번호, 전자기록물여부등 13개항목 ) 등록구분 생산 ( 접수 ) 등록일자 생산 ( 접수 ) 등록번호 첨부번호 제목쪽수결재권자 기안자 ( 업무담당자 ) 시행 * 일자 수신자 * ( 발신자 ) 문서과배부번호 생산기관등록번호 전자기록물여부 ㅣ 121 ㅣ

128 행정업무운영실무 나 ) 분류등록사항 : 분류번호 ( 기록물철분류번호 ), 특수기록물유형, 공개여부, 공개제한부분표시, 특수목록에관한사항등 5개항목 분류번호 특수기록물 * 공개여부 공개제한부분표시 * 특수목록 * 다 ) 시청각기록물추가등록사항 : 내용요약과기록물의형태등 2 개항목 내용요약 기록물형태 * 다. 등록번호표기 ( 후 ) 1) 생산문서의생산등록번호의표기방법가 ) 기안문 시행문등생산등록번호또는문서번호란이설치되어있는기록물 : 생산등록번호란또는문서번호란에생산등록번호를표기한다. 나 ) 문서관리카드는관리정보의문서번호란에생산등록번호를표기한다. 다 ) 생산등록번호란또는문서번호란이설치되어있지않은문서 카드 도면류등의기록물 : 그기록물의좌측상단여백에 공공기록물관리에관한법률시행규칙 별표1의표시를하여생산등록번호를표기한다. 라 ) 사진또는필름류의기록물 : 사진뒷면이나그사진 필름등을넣은봉투또는그사진 필름등을부착한종이의좌측상단의여백에 공공기록물관리에관한법률시행규칙 별표1의표시를하여생산등록번호를표기한다. 다만, 동일한내용의사진과필름등에대하여는동일한생산등록번호를표기한다. 마 ) 테이프 디스크 디스켓류 : 그기록물과그보존용기에 공공기록물관리에관한법률시행규칙 별표1의표시를하여생산등록번호를표기한다. 바 ) 기타기록물의재질또는규격상기록물자체에생산등록번호를표기하기곤란한기록물 : 그기록물을넣은봉투또는보존용기에 공공기록물관리에관한법률시행규칙 별표1의표시를하여접수등록번호를표기한다. ㅣ 122 ㅣ

129 Ⅲ. 공문서관리 2) 접수문서의접수등록번호의표기방법가 ) 시행문서식또는접수인에의하여접수된기록물 : 접수등록번호란에생산등록번호를표기한다. 나 ) 시행문서식또는접수인에의하여접수된기록물외의접수기록물 : 우측상단의여백에 공공기록물관리에관한법률시행규칙 별표1의표시를하여접수등록번호를표기한다. 다 ) 위가 ) 항과나 ) 항에따라접수등록번호를그기록물에표기하는경우에는 공공기록물관리에관한법률시행규칙 제5조제3항에따라처리과기관코드에갈음하여처리과명을표시한다. 라 ) 위가 ) 항과나 ) 항에도불구하고기록물등록번호를그기록물에표기할수없는전자기록물의경우에는등록번호를표기하는대신그등록번호를등록정보로관리할수있다. 라. 등록방법 기록물등록방법에는전자기록물자동등록, 비전자기록물수기등록, 첨부물분리등록이있다. 1) 전자기록물등록방법 전자기록물자동등록은결재또는접수완료후자동으로등록번호가부여되므로별도의등록절차는필요없다. 2) 비전자기록물등록방법 비전자기록물수기등록은전자기록생산시스템의문서등록기능을이용하여수기등록하고비전자기록물은매체의특성에따라별도로관리하면된다. ㅣ 123 ㅣ

130 행정업무운영실무 < 예시 > 비전자기록물등록방법 ( 행정자치부 ) 3) 첨부물분리등록방법공공기관은기록물의본문과첨부물의규격차이가심하거나상호다른기록매체로구성되어있는등, 첨부물을본문과분리하여각각관리할필요가있는경우에는첨부물을별도로등록하여야한다. 즉일반문서에첨부된녹음테이프, 큰도면등기록물종류나규격이달라함께관리가곤란한첨부물은별도로등록한다. 이경우첨부물의등록번호는본문의생산등록번호또는접수등록번호에첨부일련번호를추가한번호로구성한다. 즉첨부물분리등록시등록번호는본문과동일한등록번호에첨부일련번호를추가로부여한다. 예를들면, 국무회의록 문건에첨부된발언록테이프는녹음테이프만떼어내첨부등록하고, 농지전용허가서 에첨부된지적도면은도면만따로떼어내첨부등록한다. 이를구성요소별로살펴보면, 처리과기관코드 + 연도별등록일련번호 + 첨부일련번호이다. 예를들면, 이다. ㅣ 124 ㅣ

131 Ⅲ. 공문서관리 < 예시 > 첨부문서분리등록 ( 유성구청 ) 혹시우리기관에서이런일이 일부시 군기획감사실, 기획예산실등에서시장 군수의결재를맡은연도별주요업무계획을미등록하거나, 등록한경우에도보존기간을하향책정하는등주요기록물의관리부실을초래 (2008년 00도감사결과 ) 일부시 군기록물중연도별주요업무계획, 확대간부회의 ( 주 월간 ) 보고서를생산하고도등록하지않았고, 00위원회와관련하여회의록을생산하고도등록번호를부여하지않았다. (2008년 00도감사결과 ) 마. 등록사항의삭제또는수정방법 1) 기본등록사항을삭제하고자하는때에는기록물관리책임자의확인하에기록물등록대장중당해기록물철에편철된것으로표기된분류번호로먼저수정하고, 수정일자및조치사항을전자적으로관리하여야한다. 2) 기본등록사항을삭제또는수정하고자하는때에는 1) 의방법에따라당해등록사항전체를삭제한후수정된내용으로등록한다. ㅣ125ㅣ

132 행정업무운영실무 3) 기본등록사항외의등록사항을삭제또는수정하고자하는때에는삭제일자또는수정일자및조치사항을전자적으로관리하여야하며등록사항만을수정된내용으로등록한다. 등록사항의수정방법 ( 후개정내용 ) 가. 공공기관은등록정보를임의로수정또는삭제되지아니하도록관리하여야한다. 나. 등록정보를수정하고자할때에는기록물관리책임자의확인하에조치할수있으며수정일자, 수정내용및수정사유등을전자적으로관리하여야한다. 바. 등록시유의사항 1) 새로운전자문서시스템에서는기록물등록시사전에분류 편철정보를지정하지않으면기록물을생산또는접수시기록물등록대장에등록할수없다. 2) 따라서단위업무별, 보존기간별로기록물철을사전에분류 편철한다음에결재를올리거나접수된문서를등록할수있다. 생산문서또는접수문서에대해사전에단위업무별로보존기간별로기록물철을분류 편철하지않으면전자문서시스템상에서결재를올리거나접수를할수없으므로, 이점을특히유의해야한다. 이렇게전자문서시스템을설계한이유는기록물의유실방지및기록물보존관리의효율화를위한것이다. 3) 분류및편철은종전의분류기호및보존기간을지정하는것과동일한기능으로전자문서시스템에서해당기록물의단위업무및기록물철을지정하는작업이다. ㅣ 126 ㅣ

133 Ⅲ. 공문서관리 공문서의보존기간의변천과정 시대종류보존기간 제정 4종 갑종영구, 을종 10년, 병종 3년, 정종 1년 제정 4종 특류영구, 갑류 10년, 을류 3년, 병류 1년 제정 6종 영구, 10년, 5년, 3년, 1년, 6월 제정 7종 영구 ( 갑 ), 영구 ( 을 ), 준영구, 10년, 5년, 3년, 1년 제정 6종 영구, 준영구, 10년, 5년, 3년, 1년 제정 6종 영구, 준영구, 10년, 5년, 3년, 1년 제정 7 종 영구, 30 년, 20 년, 10 년, 5 년, 3 년, 1 년 * 기존 [ 준영구 ] 를 [20 년 ], [30 년 ] 으로변경 제정 7종 영구, 준영구, 20년, 10년, 5년, 3년, 1년 * 기존 [30년] 을 [ 준영구 ] 로변경 ( 문서의보존강화 ) 제정 7종 영구, 준영구, 30년, 10년, 5년, 3년, 1년 사. 등록순서 1) 생산문서의등록순서는다음과같다. 기안 ( 기안자 ) 분류및편철 검토및협조 결재 등록 2) 접수문서의등록순서는다음과같다. 접수 ( 등록, 접수자 ) 담당자지정 분류및편철 ( 공람 ) 아. 등록파일의관리 1) 기록물등록파일은매년기록물관리기관으로제출한다. 2) 한번의전자등록으로기록물등록대장, 생산기록물목록, 기록물철색인목록, 이관기록물목록, 보존기록물목록등이자동처리된다. 3) 기록물한건이라도멸실된경우매년제출한전산등록파일을통해전산추적이가능하므로, 기록물등록파일은임의로삭제또는수정이불가하며, 삭제또는수정시는본래의내용도남아있게해야한다. ㅣ 127 ㅣ

134 행정업무운영실무 7. 문서의시행 가. 시행의일반사항 1) 문서시행의의의문서시행이라함은내부적으로성립한행정기관의의사를외부로표시하는단계로서문서의효력을발생하게하는절차를말한다. 2) 문서시행의절차 문서를시행하기위해서는일반적으로시행문의작성, 관인날인또는서명, 문서발신등의절차를거친다. 3) 문서시행의방법가 ) 문서시행의방법으로는일반적으로문서발송의방법이있다. 여기에는주로정보통신망에의한발송, 인편에의한발송, 우편에의한발송, 팩스에의한발송의방법이있다. 나 ) 단순사항을전자게시판또는홈페이지에게시하는방법도시행방법의하나이다. 구체적으로설명하면, 행정기관의장이소속공무원또는소속기관에단순업무에관한지시, 단순한자료요구 업무연락 통보, 공지사항, 일일명령등의시행문을전자문서시스템의전자게시판또는행정기관의홈페이지등에게시한때에는당해문서를시행한것으로본다. 보조기관 보좌기관간상호간에발신하는문서에도위내용을준용한다. 다 ) 전자우편주소와홈페이지주소를이용한방법도시행방법이다 부터는전자문서의경우공무원의전자우편주소 ( 행정기관이공무원에게부여한전자우편주소를말한다 ) 를이용한발송, 행정기관의홈페이지를이용한발송의방법도문서의발송방법으로인정된다. 이경우는행정기관외의자에게발송하는경우로서, 사전에그발신방법에대하여수신자가인지하고있는경우에한한다. ㅣ 128 ㅣ

135 Ⅲ. 공문서관리 라 ) 관보게재의방법도시행방법의하나이다. 대상문서 : 관보규정 제17조 (1) 법령공포의통지 (2) 대통령및국무총리의훈령과지시사항의통지 (3) 각급기관에대한인사발령통지 (4) 기타영제10조에해당하는내용으로서관보에공문대체의뜻을기재하여게재한사항 관보규정 제10조 : 1대통령지시사항, 2국무총리지시사항, 3정부의행정지침으로서각행정기관에공지시킬필요가있다고인정되는사항, 4기타행정안전부장관이관보에게재할필요가있다고인정하는사항 마 ) 신문등에공고 고시하는방법도시행방법의하나이다. 바 ) 증명서를교부하는방법도시행방법의하나이다. 주민등록법, 호적법등개별법령에의하여각종증명서를교부하는것이그예이다. 나. 시행문의작성 부터기안문과시행문이하나의서식으로통합됨에따라별도의시행문을작성하지않는다. 다만, 결재가끝난이후에종이문서의경우에는기안문을복사하여관인을찍으면시행문이되고, 전자문서의경우에는전자문서시스템에서전자이미지관인을찍으면시행문이된다. 엄격히말하면, 별지제1호서식이기안문서식이고동시에시행문서식이므로, 기안문에관인을찍는다는말이나시행문에관인을찍는다는말은같은의미이다. 별도의기안문및시행문을작성하지아니하고서식자체를기안문및시행문으로갈음할수있도록설계된서식도시행문의작성방법은동일하다. 시행문의작성대상문서와제외문서는다음과같다. 1) 대상문서시행문작성대상문서는정보통신망 인편 우편 팩스및공무원의전자우편주소로발송하거나전자문서시스템의전자게시판및행정기관의홈페이지게시, 관보게재의방법으로발송하는문서이다. ㅣ 129 ㅣ

136 행정업무운영실무 가 ) 전자문서 : 업무관리시스템또는전자문서시스템에서전자이미지관인을찍으면시행문이된다. 나 ) 종이문서 : 결재받은기안문을복사하여관인을찍으면시행문이된다. 2) 제외문서 시행문을작성하지않는문서는전신 전신타자 전화로발신하는문서이다. 시행문을작성하지아니하나, 시행문작성형식으로발신한다. [ 일반시행문서식 ] ( 별지 1 호서식 ) 행정기관명 수신 ( ) ( 경유 ) 제목 발신명의 기안자 ( 직위 / 직급 ) 서명 검토자 ( 직위 / 직급 ) 서명 결재권자 ( 직위 / 직급 ) 서명 협조자 ( 직위 / 직급 ) 서명 시행처리과명 - 연도별일련번호 ( 시행일 ) 접수처리과명 - 연도별일련번호 ( 접수일 ) 우도로명주소 / 홈페이지주소전화번호 ( ) 팩스번호 ( ) / 공무원의전자우편주소 / 공개구분 ㅣ 130 ㅣ

137 Ⅲ. 공문서관리 < 처리요령 > 1. 행정기관명 : 그문서를기안한부서가속한행정기관명을기재한다. 행정기관명이다른행정기관명과같은경우에는직근상급행정기관명을함께표시할수있다. 2. 수신 : 수신자명을표시하고그다음에이어서괄호안에업무를처리할보조 보좌기관의직위를표시하되, 그직위가분명하지않으면 업무담당과장등으로쓸수있다. 다만, 수신자가많은경우에는두문의수신란에 수신자참조 라고표시하고결문의발신명의다음줄의왼쪽기본선에맞추어수신자란을따로설치하여수신자명을표시한다. 3. ( 경유 ): 경유문서인경우에 ( 경유 ) 란에 이문서의경유기관의장은 ( 또는제 1 차경유기관의장은, 제 2 차경유기관의장은 ) 이고, 최종수신기관의장은 입니다. 라고표시하고, 경유기관의장은제목란에 경유문서의이송 이라고표시하여순차적으로이송하여야한다. 4. 제목 : 그문서의내용을쉽게알수있도록간단하고, 명확하게기재한다. 5. 발신명의 : 합의제행정기관또는행정기관의장의명의를기재하고, 보조기관또는보좌기관상호간에발신하는문서는그보조기관또는보좌기관의명의를기재한다. 시행할필요가없는내부결재문서는발신명의를표시하지않는다. 6. 기안자 검토자 협조자 결재권자의직위 / 직급 ( 직급의경우에는각급행정기관이 6 급이하공무원의직급을대신하여사용할수있도록정한대외직명을포함한다. 이하이서식에서같다 ): 직위가있는경우에는직위를, 직위가없는경우에는직급을온전하게쓴다. 다만, 기관장과부기관장의직위는간략하게쓴다. 7. 시행처리과명 - 연도별일련번호 ( 시행일 ), 접수처리과명 - 연도별일련번호 ( 접수일 ): 처리과명 ( 처리과가없는행정기관은 10 자이내의행정기관명의약칭 ) 을기재하고, 시행일과접수일란에는연월일을각각온점 (.) 을찍어숫자로기재한다. 다만, 민원문서인경우로서필요한경우에는시행일과접수일란에시 분까지기재한다. 8. 우도로명주소 : 우편번호를기재한다음, 행정기관이위치한도로명및건물번호등을기재하고괄호안에건물명칭과사무실이위치한층수와호수를기재한다. ( 예 ) 우 서울특별시종로구세종대로 209 ( 정부중앙청사 11 층 1104 호 ) 9. 홈페이지주소 : 행정기관의홈페이지주소를기재한다. ( 예 ) 전화번호 ( ), 팩스번호 ( ): 전화번호와팩스번호를각각기재하되, ( ) 안에는지역번호를기재한다. 기관내부문서의경우는구내전화번호를기재할수있다. 11. 공무원의전자우편주소 : 행정기관에서공무원에게부여한전자우편주소를기재한다. 12. 공개구분 : 공개, 부분공개, 비공개로구분하여표시한다. 부분공개또는비공개인경우에는 공공기록물관리에관한법률시행규칙 제 18 조에따라 부분공개 ( ) 또는 비공개 ( ) 로표시하고, 공공기관의정보공개에관한법률 제 9 조제 1 항각호의번호중해당번호를괄호안에표시한다. 13. 관인생략등표시 : 발신명의의오른쪽에관인생략또는서명생략을표시한다. 기안자 검토자및결재권자 ( 직위 / 직급 ) 서명 : 기안자 검토자 결재권자 및 직위 ( 직급 ) 의용어는표시하지아니하고, 기안자 검토자및결재권자의직위 / 직급을쓰고서명하되, 직위 / 직급및서명란의수와크기는필요에따라조정하여사용할수있다. 협조자 ( 직위 / 직급 ) 서명 : 협조자 의용어를표시한다음, 이어서직위 / 직급을쓰고서명한다. 전결및서명표시위치 : 행정업무의효율적운영에관한규정제 10 조제 2 항및동시행규칙제 7 조제 2 항에따라결재권이위임된사항을전결하는경우에는전결하는사람의서명란에 전결 표시를한후서명하되, 서명하지아니하는사람의서명란은설치하지아니한다. 대결및서명표시위치 : 행정업무의효율적운영에관한규정제 10 조제 3 항및동시행규칙제 7 조제 3 항에따라대결하는경우에는대결하는사람의서명란에 대결 표시를하고서명하며, 위임전결사항을대결하는경우에는전결하는사람의서명란에 전결 표시를한후대결하는사람의서명란에 대결 표시를하고서명한다. 이때서명하지아니하거나 전결 표시를하지아니하는사람의서명란은설치하지아니한다. 발의자 ( ) 와보고자 ( ) 의표시는직위 / 직급의앞또는위에하되, 보고자의표시는직접결재권자에게보고하는경우에만표시한다. ㅣ 131 ㅣ

138 행정업무운영실무 3) 수신자가행정기관이아닌경우와기타특별한사유가있는때에는문서접수란을설치하지아니할수있다. 4) 행정업무의효율적운영에관한규정 제8조제2항단서에따른문서 ( 기안문및시행문서식이아닌서식으로작성한문서 ) 를시행하는때에는시행문을따로작성하지아니하고당해문서의발신명의란에관인 ( 전자이미지관인포함 ) 을찍거나행정기관의장이서명 ( 전자이미지서명포함 ) 하여시행할수있다. 다. 관인날인및인영인쇄사용 1) 행정기관의장의명의로발신하는문서의시행문, 게시판등에고시또는공고하는문서, 임용장 상장및각종증명서에속하는문서에는관인 ( 전자이미지관인포함 ) 을찍거나행정기관의장이서명 ( 전자이미지서명포함 ) 한다. 행정기관의장이직접결재한문서는관인날인대신행정기관의장이시행문과상장등에직접서명하여시행 교부할수있다. 2) 보조기관또는보좌기관의명의로발신하는문서의시행문에는발신명의표시의마지막글자위에보조기관또는보좌기관이서명 ( 전자문자서명 전자이미지서명및행정전자서명포함 ) 하여시행하되, 전자문서는전자이미지서명또는전자문자서명이자동적으로생성되도록하여시행하여야한다. 3) 관보 신문등에게재하는문서에는관인을찍거나서명하지아니하며, 일일명령등단순업무처리에관한지시문서와행정기관간의단순한자료요구, 업무연락, 통보등경미한내용의문서에는관인날인또는서명을생략할수있다. < 관인날인생략의표시 > 대외문서에한한다. 행정업무의효율적운영에관한규정시행규칙 별표1의관인생략표시인 관인생략 1cm 3cm ㅣ 132 ㅣ

139 Ⅲ. 공문서관리 표시위치 : 기안문및시행문의발신명의의오른쪽 관인날인생략의결정 : 기안자 < 서명날인생략의표시 > 대내문서에한한다. 행정업무의효율적운영에관한규정시행규칙 별표1의서명생략표시인 서명생략 3cm 1cm 표시위치 : 기안문및시행문의발신명의의오른쪽 서명생략의결정 : 기안자 4) 관인생략또는서명생략의표시위치는발신명의의오른쪽이며, 관인생략또는서명생략의결정은기안자가한다. 5) 관인인영의인쇄사용가 ) 관인을찍어야할문서로서다수의수신자에게동시에발신또는교부하는문서는관인날인에갈음하여관인의인영을그문서에인쇄하여사용할수있다. 나 ) 관인의인영을인쇄하여사용하고자할때에는처리과의장은당해기관의장의승인을얻기전에당해관인을관리하는부서의장과협의하여야한다. 다 ) 관인의인영을인쇄하여사용하는경우문서의크기나용도에따라인영의크기를적절하게축소인쇄하여사용할수있다. 라. 문서의발송 1) 발신원칙 가 ) 문서는처리과에서발송하여야한다. ㅣ 133 ㅣ

140 행정업무운영실무 나 ) 처리과의문서수발업무를담당하는자 ( 문서과의지원을받아문서를발송하는경우에는문서과의문서수발업무를담당하는자를말한다 ) 또는기안자는발송할문서와기록물등록대장의기재사항을확인한후발송하여야한다. 다 ) 문서는정보통신망을이용하여발신함을원칙으로한다. 다만, 업무의성격기타특별한사정이있는경우에는인편 우편 팩스 전신 전신타자 전화등으로발신할수있다. 라 ) 내용이중요한문서는등기우편이나그밖에발신사실을증명할수있는특수한방법으로발신한다. 마 ) 행정기관의홈페이지또는공무원의전자우편주소 ( 행정기관이공무원에게부여한전자우편주소를말한다 ) 를이용하여행정기관외의자에게발송할수있다. 바 ) 인편 ( 문서사송 ) 또는우편으로발송하는문서는문서과의지원을받아발송할수있다. 사 ) 전자문서중정보통신망을이용하여발송할수없는문서는이를출력하여발송할수있다. 아 ) 행정기관의장은공문서를수발함에있어서문서의보안유지와분실 훼손및도난방지를위한적절한조치를강구하여야한다. 자 ) 관인 ( 전자이미지관인제외 ) 을찍어시행하는문서는관인관리자가관인을찍은후처리과에서발송하여야한다. 2) 문서의수신자변경및추가등을통한발송다음에해당하는경우에는해당문서를생산한처리과의장의승인을받아이미발송한문서의수신자를변경하거나추가하여다시발송할수있다. 이경우처리과의장의승인은기안문의결재권자의서명란오른쪽여백에처리과의장의직위또는직급및서명과서명일을기재하는방법으로표시하되, 전자문서인경우에는전자문서시스템상에표시하여야한다. ㅣ 134 ㅣ

141 Ⅲ. 공문서관리 가 ) 결재권자또는해당문서를생산한처리과의장의지시가있는경우나 ) 수신자의명칭이변경된경우다 ) 착오로인하여수신자를누락하였거나잘못지정한경우라 ) 해당업무와관련된기관의요청이있는경우 3) 문서발송의일반절차 행정기관의장은공문서를수발함에있어문서의보안유지와분실 훼손및도난방 지를위하여적절한조치를강구하여야한다. 문서발송의일반적절차는다음과같다. 가 ) 전자결재문서를정보통신망을통하여발송하는경우 ( 결재권자 ) < 시스템 > ( 기안자 ) ( 기안자 ) 결재 등록 문서확인 발송요청 ( 발송자 ) ( 발송자 ) 전자이미지관인날인 확인및발송 관인생략또는서명생략문서에는 관인생략 또는 서명생략 표시를한다. 나 ) 전자결재를하여전자이미지관인을날인한후정보통신망이아닌수단을이용 하여발신하는경우 ( 결재권자 ) < 시스템 > ( 기안자 ) ( 기안자 ) 결재 등록 문서확인 발송요청 ( 발송자 ) ( 발송자 ) ( 발송자 ) 전자이미지관인날인 출력 확인및발송 다 ) 전자결재를하였으나, 전자이미지관인을날인하지않고출력하여정보통신망이아닌수단을이용하여발신하는경우 ㅣ 135 ㅣ

142 행정업무운영실무 ( 결재권자 ) < 시스템 > ( 기안자 ) ( 기안자 ) 결재 등록 문서확인 발송요청 ( 발송자 ) < 관인관리자 > ( 발송자 ) 출력 관인날인 확인및발송 라 ) 일반결재문서 ( 종이문서결재 ) 를시행하는경우 ( 결재권자 ) < 시스템 > ( 기안자 ) ( 기안자 ) 결재 등록 문서확인 발송요청 ( 발송자 ) < 관인관리자 > ( 발송자 ) 문서인수 관인날인 확인및발송 관인생략문서는처리과에서 관인생략 표시후발송한다. 4) 발신방법의지정전신또는정보통신망으로시행할문서의내용이비밀이거나비밀이아니라도누설될경우국가안전보장, 질서유지, 경제안정기타국익을해칠수있는사항은결재권자가그발신방법을기안문본문의마지막에 암호 또는 음어 로지정한다. 5) 전신또는정보통신망등에의한문서의취급가 ) 팩스또는전신등의방법으로발신하는경우통신보안에필요한조치를하여야한다. 나 ) 비밀로분류된문서를암호또는음어로송수신할경우에는반드시송수신자사이에서로응답이있는경우에한하여송신하여야한다. 다 ) 전화로문서를수발하는경우당해문서의아래여백에송 수신자의직급 성명과송 수신시간등을기록하여야한다. ㅣ 136 ㅣ

143 Ⅲ. 공문서관리 6) 비밀번호및전자이미지서명등록가 ) 행정기관의장은보유하고있는컴퓨터에비밀번호를부여하여야한다. 나 ) 정보통신망을이용하여문서를작성 처리하고자하는자는개인별사용자계정 (ID) 비밀번호및전자이미지서명을등록하여야한다. 이경우비밀번호는최초로등록한후즉시변경하여야한다. 다 ) 비밀번호는문서의보호및보안유지를위하여수시로변경하여야한다. 8. 문서의접수및처리 가. 문서의접수 1) 문서접수요령가 ) 문서과 (1) 수령한문서를기록물배부대장에기록 ( 등기우편으로접수한문서 ) 하고, (2) 문서접수란에접수일시 ( 접수등록번호는기재하지아니함 ) 를기재한후 문서접수란이없는문서의경우에는접수한문서의오른쪽위여백에 행정업무의효율적운영에관한규정시행규칙 별표2에따른문서접수인을찍어기재한다. 접수인 ( 제15조제1항관련 ) 접수 - (... : ) (3) 처리과에배부하고, (4) 기록물배부대장의인수자란에처리과의인수자를기재하여야한다. 나 ) 처리과 (1) 처리과는당해처리과에서직접받은문서 ( 대내문서 대외문서불문 ) 와문서과로부터받은문서를기록물등록대장 ( 문서등록대장 ) 에등재하고, ㅣ137ㅣ

144 행정업무운영실무 (2) 접수문서의문서접수란에접수일시 ( 문서과에서받은문서는문서과에서기재 ) 및접수등록번호를기재한후, 문서접수란이없는문서의경우에는접수한문서의오른쪽위여백에공공기록물관리에관한법률시행규칙별표2에따른문서접수인을찍어기재한다. (3) 처리과의문서수발사무를담당하는자는전자문서시스템상에서처리담당자에게인계 ( 배부 ) 하고, 처리담당자는접수된문서에대한공람여부및공람할자의범위등을정한다. 처리과가원격지에분산되어있는경우에는따로접수할수있다. 다 ) 홈페이지또는전자우편주소를이용한접수요령행정기관의장은행정기관의홈페이지또는공무원의전자우편주소를이용하여행정기관외의자로부터문서를받아처리과에서접수할수있다. 라 ) 2개이상의보조기관및보좌기관에관련된문서 (1) 문서과는그관련성의정도가가장높다고판단되는보조기관또는보좌기관에보낸다. 처리과에서직접접수한경우에도처리방법은같다. (2) 이경우문서를접수한처리과 ( 관련성이가장높은 ) 는당해문서의내용을관련보조 ( 보좌 ) 기관에처리과의장 ( 처리과가소속된보조 ( 보좌 ) 기관포함 ) 의명의로통보하여야한다. 마 ) 당직근무자가받은문서다음정상근무시각시작후지체없이문서과에인계하여야한다. < 예시 > 금요일 19:00 접수 월요일출근시간직후 월요일이공휴일인때에는화요일출근시간직후바 ) 팩스로수신한문서감열기록방식의팩스에의하여수신한문서중보존기간이 3년이상인문서는복사하여접수하여야한다. 이경우수신한팩스문서는폐기한다. 감열기록방식이아닌팩스문서는그대로접수한다. ㅣ 138 ㅣ

145 Ⅲ. 공문서관리 사 ) 민원문서민원문서의접수및처리는 민원사무처리에관한법률 이정하는바에따른다. 아 ) 행정기관외의자로부터정보통신망을통한문서접수방법 (1) 행정기관의장은정보통신망을이용하여행정기관외의자로부터문서를접수할수있도록필요한조치를할수있다. (2) 정보통신망을이용하여접수된문서는 행정업무의효율적운영에관한규정 제18조제1항부터제4항까지의규정에따라처리하여야한다. 다만, 발신자의주소 성명등이불분명한경우에는접수하지아니할수있다. 2) 문서의반송및이송가 ) 반송 : 발신한기관으로되돌려보내는것 (1) 행정기관간의반송 ( 행정업무의효율적운영에관한규정시행규칙제16 조제1항 ) 접수한문서에형식상의흠이있으면그문서의생산등록번호, 시행일, 제목및반송사유를구체적으로밝혀발신한행정기관의장에게반송할수있다. (2) 보조기관또는보좌기관간의반송처리과에서그소관에속하지아니하는문서를접수한때에는지체없이그문서를발신한처리과에반송하여야하며, 문서과로부터배부받은문서인경우에는문서과에재배부요청을하여야한다. 나 ) 이송 : 발신기관이아니라소관기관으로송부하는것 (1) 행정기관간의이송 ( 행정업무의효율적운영에관한규정시행규칙제16 조제2항 ) 행정기관의장은접수한문서가다른행정기관의소관사항인경우에는그문서를지체없이소관행정기관의장에게이송하여야한다. ㅣ 139 ㅣ

146 행정업무운영실무 (2) 보조기관또는보좌기관간의이송처리과에서접수한문서가다른보조기관이나보좌기관의소관사항인경우에는지체없이소관보조기관또는보좌기관에이송하여야한다. 나. 경유문서의처리요령 1) 경유문서의접수경유문서의접수절차도일반문서의접수절차와동일하다. 가 ) 문서과에서받은경유문서 (1) 수령한경유문서를기록물배부대장에기재하고, (2) 문서접수란에접수일시 ( 접수등록번호는기재하지아니함 ) 를기재한후 문서접수란이없는문서는두문의오른쪽여백또는뒷면에 행정업무의효율적운영에관한규정시행규칙 별표2에따른문서접수인을찍어기재한다. (3) 처리과에보낸다. 나 ) 처리과에서접수한경유문서 (1) 문서과로부터받은경유문서의문서접수란에접수등록번호를기재하고, (2) 처리과에서직접받은경유문서는문서접수란에접수일과접수등록번호를기재한후 문서접수란이없는문서는두문의오른쪽여백또는뒷면에행정업무의효율적운영에관한규정시행규칙 별표2에따른문서접수인을찍어기재한다. (3) 기록물등록대장 ( 문서등록대장 ) 에접수한다. 2) 경유문서의결재및처리가 ) 경유기관은접수한경유문서에대한검토를마친후다른경유기관의장또는최종수신자에게경유문서를첨부한결재권자의결재를받아경유기관의장의명의로발송하여야한다. ㅣ 140 ㅣ

147 Ⅲ. 공문서관리 나 ) 경유기관의의견이있는때에는그의견을본문에표시하거나첨부하여보내야한다. 다 ) 경유기관의의견이없는경우에도경유문서를이송한다는내용으로결재권자의결재를받아경유기관의장의명의로발송하는문서에경유문서를첨부하여이송하여야한다. 3) 경유문서의반송및보완가 ) 경유기관의장은경유문서를최종적으로처리할권한이있는자가아니므로검토과정에서형식상, 내용상흠이있더라도이를이유로하여발신행정기관의장에게반송할수없다. 나 ) 또한, 경유문서에대하여수정또는보완요구를할수없다. 위에서설명한바와같이경유기관의장은경유문서에대한검토를하고, 이에대한의견이있는경우에는이를첨부하여경유절차를밟아보내야한다. 4) 경유문서의표시예시 경유문서는기안문및시행문의수신자란아래의 ( 경유 ) 란및제목에다음예시와같이표시하여야한다. ㅣ 141 ㅣ

148 행정업무운영실무 ( 예시 ) 행정기관명 수신 ( 경유 ) 이문서의경유기관의장은 ( 또는제1차경유기관의장은, 제2차경유기관의장은 ) 이고, 최종수신기관의장은 입니다. 제목경유문서의이송 ( 본문내용 ) 발신명의 ㅣ 142 ㅣ

149 Ⅲ. 공문서관리 [ 최초로보낸기관 ] 효자동 수신종로구청장 ( 행정지원과장 ) ( 경유 ) 이문서의제1차경유기관의장은종로구청장이고, 제2차경유기관의장은서울특별시장이며, 최종수신기관의장은행정자치부장관입니다. 제목 ( 본문내용 ) 효자동장 [1 차경유기관처리예시 ] 종로구 수신서울특별시장 ( 행정지원과장 ) ( 경유 ) 이문서의제1차경유기관의장은종로구청장이고, 제2차경유기관의장은서울특별시장이며, 최종수신기관의장은행정자치부장관입니다. 제목경유문서의이송 ( 본문내용 ) 붙임 1. 시행문 ( 효자동경유문서 ) 1부. 2. 의견서 1부 ( 있는경우에만첨부 ). 끝. 종로구청장 ㅣ 143 ㅣ

150 행정업무운영실무 [2 차경유기관처리예시 ] 서울특별시 수신행정자치부장관 ( 행정지원과장 ) ( 경유 ) 이문서의제1차경유기관의장은종로구청장이고, 제2차경유기관의장은서울특별시장이며, 최종수신기관의장은행정자치부장관입니다. 제목경유문서의이송 ( 본문내용 ) 붙임 1. 시행문 ( 효자동경유문서 ) 1부. 2. 시행문 ( 종로구경유문서 ) 1부. 3. 의견서 1부 ( 있는경우에만첨부 ). 끝. 서울특별시장 다. 접수문서의공람 ( 처리과 ) 접수문서에대한공람표시방법의변천과정을먼저살펴보자. 공문서공람표시방법의변천 전까지접수된문서에는공람서명을하였다 부터는중간보조자의공림서명을거침이없이결재권자의 선결 을받도록하였다. 다만, 결재권자는일상업무에관한문서로서그내용이경미할경우에는중간보고자로하여금처리하게할수있도록하였다 부터는 선결 이 선람 으로명칭이변경되었다. 이렇게변경한이유는접수된문서에대한공람은필요하나, 결재의의미는없기때문에 선람 + 결재 의미인 선결 을폐지하고, 그대신에 선람 만존속시킨것이다 부터는접수된문서에대한선람제도가폐지되고, 공람이필요한문서만공람하도록변경되었다. 종이문서는적당한여백에직위또는직급을쓰고공람 ( 서명 ) 하며, 전자문서는전자문서시스템에서공람하였다는기록이남도록하였다. ㅣ 144 ㅣ

151 Ⅲ. 공문서관리 1) 접수문서는문서접수자가먼저기록물등록대장에기재한후문서접수란 ( 문서접수란이없는경우에는문서접수인을날인 ) 에접수등록번호와접수일시를기재하여처리담당자에게인계하는것으로종결하는것이원칙이다. 2) 공람대상문서처리과의문서수신 발신업무담당자는접수한문서를처리담당자에게인계하고처리담당자는해당문서에대한공람을거쳐업무처리를한다. 다음에해당하는문서는공람할자의범위를정하여행정계통에따라순차적으로공람하게하거나병렬적으로공람하게할수있다. 가 ) 결재권자로부터처리지침을받아야할필요가있는문서나 ) 민원문서다 ) 행정기관간또는행정기관내보조기관또는보좌기관간업무협조에관한문서라 ) 접수된문서를처리하기위하여소관사항등형식적인면또는법률 예산등내용적인면에서미리검토할필요가있는문서마 ) 그밖에공무원의신상 ( 身上 ), 교육훈련등과관련하여공무원이개별적으로또는전체적으로알아야할필요가있는문서 3) 공람제외문서 통계 설문조사등을위하여각기관으로부터취합하는문서는공람하지않는다. 4) 공람을하는결재권자는문서의처리기한및처리방법을지시할수있으며필요하다고인정하는때에는그처리담당자를따로지정할수있다. 5) 공람방법 접수문서에대한공람방법은두가지이다. 종이문서와전자문서의공람방법이다르다. ㅣ 145 ㅣ

152 행정업무운영실무 가 ) 전자문서의공람방법 전자문서는전자문서시스템내에서공람하였다는기록이유지되도록한다. 접수된전자문서자체에는공람할난이없으므로, 전자문서시스템내에서공람자의직위또는직급, 성명및공람일시등이자동으로표시되도록하여야한다. 나 ) 종이문서의공람방법 접수문서의적당한여백에공람할자의직위또는직급을표시하여공람 ( 서명 ) 을받는다. 공람방법의예시는다음과같으며, 접수문서의여백활용에따라선택적으로사용한다. < 예시 1> [ 수평공람 ( 병렬공람 )] ( 직위 / 직급및서명을한줄로 ) 지방행정주사보박 00 지방행정주사김 00 행정지원과장홍 00 총무국장전 00 < 예시2> [ 수평공람 ( 병렬공람 )] ( 직위 / 직급밑에서명 ) 지방행정주사보 지방행정주사 행정지원과장 총무국장 박00 김00 홍00 전00 < 예시 3> [ 수직공람 ( 순차공람 )] ( 직위 / 직급다음에서명 ) 총무국장 전00 행정지원과장 홍00 지방행정주사 김00 지방행정주사보 박00 라. 접수문서에대한처리과명및담당자의표시여부기존에는접수문서에처리과명과담당자를표시하였으나, 부터는이를표시하지않고, 처리과명은접수등록번호 ( 처리과명 + 일련번호 ) 에서인식할수있으므로, 별도로처리과명을표시하는것을삭제한것이며, 담당자를접수문서에표시하지않고대신에기록물등록대장에업무담당자를표시하는것으로대체하였다. ㅣ 146 ㅣ

153 Ⅲ. 공문서관리 종합학습문제 - 제 3 장 주관식문제 1. 문서처리의원칙 4가지가무엇이며, 에신설된원칙은무엇입니까? 2. 전라남도지사의지시사항의문서를본청직원에게통보하는경우, 이는어떤문서입니까? 3. 행정지원과장전결사항을전결하는경우, 전결표시와서명표시를각각어디에합니까? 4. 일반적으로기안문의종류 2가지를쓰시오. 5. 회계과장이행정지원과장에게 변화와혁신을위한일하는방식개선추진계획 을통보하는경우전자문서시스템에서결재의종류중어떤것을선택해야합니까? 6. 결재권자의종류 3가지를쓰시오. 7. 기안자가기안문서를작성하는경우어느시점에문서를분류하고편철해야하는가? 부터는기안문 ( 시행문 ) 에는기안자, 검토자, 협조자, 결재권자의직위 ( 직급 ) 및서명을모두표시하도록하였다. 이는무엇을강화하기위한것인가? 9. 전자문서시스템과행정정보시스템및업무관리시스템의개념을각각쓰시오. 10. 전자문자서명과전자이미지서명및행정전자서명의개념을각각쓰시오. 11. 접수문서의경우, 기록물철 ( 문서철 ) 을누가지정하는가? 12. 전자문서시스템에서접수문서를문서접수자로부터인계 ( 배부 ) 받은업무담당자가제일먼저해야할일은? 13. ( 대전광역시 ) 중구청장이 에 공람공고 를하였다. 이공고문서의효력발생시기는언제인가? ( 참고로 은일요일이고, 은현충일이다 ) ㅣ 147 ㅣ

154 행정업무운영실무 객관식문제 1. 기안문작성시지켜야할유의사항이아닌것은? 1정확성 2신속성 3용이성 4경제성 5과학성 2. 행정기관의장으로부터결재권을위임받은자를무엇이라고하는가? 1 행정기관의장 2 결재권자 3 전결하는자 4 대결하는자 5 수임자 3. 공문서가성립하기위한최종적이며절대적인요건은? 1등록 2결재 3도달 4시행 5보존 4. 다음박스안에서현행 행정업무의효율적운영에관한규정 및동시행규칙상정책실명제의실현또는강화를위하여도입한내용을가장잘묶은것은? 가. 기안문에발의자 ( ) 및보고자 ( ) 표시나. 각종인 허가증에기안자 검토자 결재권자의직위또는직급및서명표시다. 대형공사시설물에공사감독자 설계사등관련자실명표시라. 기안문에기안자 검토자 협조자및결재권자의직위또는직급표시마. 기안문에기안자 검토자 협조자및결재권자의서명표시바. 각종통지서 안내문에담당자실명표시 1 가, 나, 다, 라, 마, 바 3 가, 나, 라, 마, 바 2 나, 다, 바 4 가, 라, 마 5. 다음문서작성에대한설명또는예시가틀린것은? 1 문서의항목구분에서셋째항목과넷째항목은 1), 2), 3), 4) 과가 ), 나 ), 다 ), 라 ) 이다. 2 수신, 제목, 붙임다음에는쌍점 (:) 표시를한다. ( 예시 ) 수신 : 중앙공무원교육원장 ( 예시 ) 제목 : 제13기신규 7급실무자과정교육대상자통보 ( 예시 ) 붙임 : 제13기신규 7급실무자과정교육대상자명단 1부. 끝. 3 날짜표시에서연월일의글자는생략하고, 그자리에온점 (.) 을찍고, 연월일사이에는원칙적으로는 1타를띄운다. 예를들면, 이다. ㅣ 148 ㅣ

155 Ⅲ. 공문서관리 4 문서의여백은기안자가적절하게설정한다 개정된 사무관리규정 ( 동시행규칙 ) 의주요내용에대한설명중틀린것은? 1 정책관련자가누구인지를곧바로알수있도록전결 ( 대결 ) 의표시및서명표시를모두서명란에하도록하였다. 2 기안문과시행문을하나의서식으로통합하고기재항목도대폭간소화하였다. 3 관인은직근상급기관에서등록하도록하고, 전자이미지관인은관보등에공고하도록하였다. 4 공문서를여러곳에보내는경우에수신기관명을쓰도록한것을수신자의직위를쓰도록일원화하고, 공문서수신처기호를공문서수신자기호로변경하였다. 7. 기안문서식의처리요령에대한설명중틀린것은? 1 기안자 검토자 협조자 결재권자의직위 ( 직급 ) 란에는직위가있는경우에는직위를온전하게쓰고, 직위가없는경우에는직급을온전하게쓴다. 다만, 기관장과부기관장의직위는간략하게쓴다. 2 공개구분 란에는공개, 비공개, 부분공개중하나를선택하여기재한다. 3 시행처리과명-연도별일련번호 ( 시행일 ) 란에는처리과명 ( 처리과가없는행정기관은 10자이내의행정기관명의약칭 ) 을기재하고연도별일련번호를기재한다. 4 결재권이위임된사항을전결한경우에는전결하는자의서명란에 전결 표시를하고, 전결하는자가행정기관의장의결재란에 서명 표시를한다. 8. 현행 행정업무의효율적운영에관한규정 제3조제5호에따른 서명 을가장옳게설명한것은? 1 서명 이라함은공문서를기안 검토 협조 결재또는시행하기위하여기안자 검토자 협조자 결재권자또는발신명의인이자필로자기의성명을쓰거나본인임을알아볼수있도록문자를표시하는것을말한다. 2 서명 이라함은공문서를기안 검토 협조 결재또는시행하기위하여기안자 검토자 협조자 결재권자또는발신명의인이자필로자기의성명을쓰는것을말한다. ㅣ 149 ㅣ

156 행정업무운영실무 3 서명 이라함은기안자 검토자 협조자 결재권자또는발신명의인이공문서 ( 전자문서를제외한다 ) 상에자필로자기의성명을다른사람이알아볼수있도록한글로표시하는것을말한다. 4 서명 이라함은기안자 검토자 협조자 결재권자또는발신명의인이공문서 ( 전자문서를제외한다 ) 상에자필로자기의성명을한글로표시하거나본인임을알아볼수있도록문자를표시하는것을말한다. 9. 수신자의발신명의의표시에대한설명또는예시가틀린것은? 1 합의제기관의권한인경우에는수신란에당해합의제기관의장의직위를표시한다. ( 예시 ) 수신국민고충처리위원회위원장 2 민원회신문의경우수신자의표시예시는다음과같다. ( 예시 ) 수신홍길동귀하 ( 우 서울특별시종로구옥인동 178) 3 행정기관의장의지시사항을당해행정기관의전직원에게알리는경우다음예시와같이수신란에당해행정기관내의보조 ( 보좌 ) 기관의직위를기재하는것은수신자표시방법이잘못된것이다. ( 예시 ) 수신혁신평가과장, 정책혁신과장, 혁신교육과장, 조직혁신과장, 운영혁신과장, ( 이하생략 ) 4 내부결재문서는수신란에 내부결재 라고표시하고, 발신명의는표시하지아니한다. ( 예시 ) 수신내부결재 10. 사무관리규정 과동시행규칙을 과 에각각개정하면서 에완전히폐지된제도는? 1 문서공람제도 2 문서심사제도 3 관인공고제도 4 문서후열제도 11. 현행 행정업무의효율적운영에관한규정 및동시행규칙상 ( 넓은의미 ) 의결재의종류를가장옳게묶은것은? 1 ( 좁은의미 ) 의결재, 전결, 대결, 후결 ㅣ 150 ㅣ

157 Ⅲ. 공문서관리 2 ( 좁은의미 ) 의결재, 전결, 대결 3 ( 좁은의미 ) 의결재, 전결, 대결, 후결, 후열 4 ( 좁은의미 ) 의결재, 전결, 대결, 후결, 선결 12. 다음문서의종류별수신자표시, 발신자 ( 발신명의 ) 의표시, 결재의표시에대한설명또는예시가틀린것은? 구분문서의종류수신자표시예시발신자 ( 발신명의 ) 표시방법결재표시방법 1 내부결재문서수신내부결재표시하지않음 ( 협의 ) 의결재, 전결, 대결 2 대내문서수신행정지원과장당해행정기관의장의직위기재 ( 협의 ) 의결재 3 대외문서수신중앙공무원교육원장 합의제기관의명칭또는행정기관의장의직위를기재 ( 협의 ) 의결재, 전결, 대결 4 수신자와발신자명의가같수신여성가족부장관은문서 여성부장관직위기재 ( 협의 ) 의결재, 전결, 대결 정답과해설 [ 주관식문제 ] 1. 문서처리의원칙 4가지는신속처리, 책임처리, 적법처리, 전자처리이다 에신설된원칙은전자처리이다. 전자처리원칙이신설된이유는 부터문서의모든처리가전자적으로처리되도록사무관리규정제10조의2의규정에신설되었기때문이다. 2. 전라남도지사의지시사항의문서를본청직원에게통보하는경우, 이는 수신자와발신명의가같은문서 이다. 3. 행정지원과장전결사항을전결하는경우, 전결표시와서명표시는각각행정지원과장의서명란에한다. 4. 일반적으로기안문의종류 2가지는일반기안문, 간이기안문이다. 5. 회계과장이행정지원과장에게 변화와혁신을위한일하는방식개선추진계획 을통보하 ㅣ 151 ㅣ

158 행정업무운영실무 는경우전자문서시스템에서결재의종류중 결재 를선택한다. 결재의종류는좁은의미의결재, 전결, 대결이다. 6. 결재권자의종류 3가지는행정기관의장, 전결권자 ( 전결하는자 ), 대결권자 ( 대결하는자 : 직무대리자 ) 이다. 7. 기안자가기안문서를작성하는경우 기안문서를작성하여올리는시점 에문서를분류하고편철해야한다 부터는기안문 ( 시행문 ) 에는기안자, 검토자, 협조자, 결재권자의직위 ( 직급 ) 및서명을모두표시하도록하였다. 이는정책실명제를강화하기위한것이다. 9. 전자문서시스템 이란문서의기안 검토 협조 결재 등록 시행 분류 편철 보관 보존 이관 접수 배부 공람 검색 활용등문서의모든처리절차가전자적으로처리되는시스템을말한다. 행정정보시스템 이란행정기관이행정정보를생산 수집 가공 저장 검색 제공 송신 수신및활용하기위한하드웨어 소프트웨어 데이터베이스와처리절차등을통합한시스템을말한다. 업무관리시스템 이란업무관리시스템 : 행정기관이업무처리의전과정을과제관리카드및문서관리카드등을이용하여전자적으로관리하는시스템을말한다. 10. 전자문자서명 이란, 기안자 검토자 협조자 결재권자또는발신명의인이전자문서상에전자적결합으로자동생성된자기의성명을전자적인문자형태로표시하는것을말한다. 전자이미지서명 이란전자문서를기안자 검토자 협조자 결재권자또는발신명의인이전자문서상에전자적인이미지형태로된자기의성명을표시하는것을말한다. 행정전자서명 이란, 기안자 검토자 협조자 결재권자또는발신명의인의신원과전자문서의변경여부를확인할수있도록당해전자문서에첨부되거나논리적으로결합된전자적형태의정보로서인증을받은것을말한다. 11. 접수문서의경우, 기록물철 ( 문서철 ) 은업무담당자가지정하는것이원칙이며, 접수담당자가지정할수도있다. 12. 전자문서시스템에서접수문서를문서접수자로부터인계 ( 배부 ) 받은업무담당자가제일먼저해야할일은기록물철 ( 문서철 ) 을지정하는일이다. 13. ( 대전광역시 ) 중구청장이 에 공람공고 를하였다. 이공고문서의효력발생시기는 이다. 자세하게설명하면, 공고한날 ( ) 은기산일에들어가지아니한다. 기산일은 부터이다. 5일이경과한날은바로 ㅣ 152 ㅣ

159 Ⅲ. 공문서관리 7. 이다. 여기서주의할사항은 5일속에일요일, 공휴일이있어도제외하지아니하고, 마지막날이일요일, 공휴일일지라도다음날로기간이넘어가는것이아니다. 효력발생시기를묻는질문이므로, 기간의만료일이공휴일일경우다음날로넘어가는것과구분하여야한다. 질문이언제부터효력이발생하느냐의질문이다. 즉효력의만료시점이아님에유의해야한다. [ 객관식문제 ] 1. 5 과학성 2. 3 전결하는자 3. 2 결재 4. 4 가, 라, 마현행행정업무의효율적운영에관한규정 ( 동시행규칙포함 ) 상각종인 허가증에기안자 검토자 결재권자의직위또는직급및서명표시, 대형공사시설물에공사감독자 설계사등관련자실명표시, 각종통지서 안내문에담당자실명표시등에대하여는구체적으로명시하지아니하였으나, 정책실명제를위하여표시하는것이바람직하다 수신, 제목, 붙임다음에는쌍점 (:) 표시를하지아니하고 1자 (2타) 를띄우고작성한다. ( 예시 ) 수신중앙공무원교육원장 ( 예시 ) 제목제13기신규 7급실무자과정교육대상자통보 ( 예시 ) 붙임제13기신규 7급실무자과정교육대상자명단 1부. 끝 관인은당해행정기관에서등록하는것이원칙이다 결재권이위임된사항을전결한경우에는전결하는자의서명란에 전결 표시를하고, 동일하게서명란에 서명 표시를한다 합의제기관의권한인경우에는수신란에당해합의제기관의명칭을표시한다. ( 예시 ) 수신국민권익위원회 후결, 후열은결재의종류에들어가지아니한다 대내문서의발신명의는부서장의명의로표시한다. ㅣ 153 ㅣ

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161 Ⅳ. 서식관리

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163 Ⅳ. 서식관리 Ⅳ. 서식관리 1. 서식의의의 가. 서식의개념서식이란장기간에걸쳐반복되는업무와관련하여행정상의필요사항을기재할수있도록도안한일정한형식또는그업무용지를말한다. 서식은상자형 비상자형또는기안문서형태를이용하여글씨의크기, 항목간의간격, 기재할여백의크기등을균형있게조절하여사용하기편리하도록제정한다. 나. 서식의종류 1) 법령서식 ( 영제 27 조제 1 항 ) 법률 대통령령 총리령 부령 조례 규칙등법령으로정한서식을말한다. 2) 일반서식 ( 영제 27 조제 2 항 ) 법령서식을제외한모든서식을말한다. 다. 서식의제정 1) 제정원칙 ( 영제26조 ) 행정기관에서장기간에걸쳐반복적으로사용하는문서로서정형화할수있는문서는특별한사유가없으면서식으로정하여사용한다. 2) 제정방법 ( 영제27조 ) 가 ) 1 국민의권리 의무와직접관련되는사항을기재사항으로정하는서식, 2 인가, 허가, 승인등민원에관계되는서식, 3 행정기관에서공통적으로사용하는서식중중요한서식은법령으로정한다. ㅣ157ㅣ

164 행정업무운영실무 나 ) 법령으로정하여야하는서식가운데법령에서고시등으로정하도록한경우와그밖의특별한사유가있는경우에는고시 훈령 예규등으로정할수있다. 또한, 법령으로정하지않아도되는일반서식은고시 훈령 예규등으로정할수있다. 2. 서식의설계 가. 일반원칙 1) 민원인의개인정보를보호할수있도록설계주민등록번호란은 생년월일 로대체하고등록기준지란은설치하지아니하되, 행정정보공동이용, 신원조회등꼭필요한경우에만 주민등록번호 또는 등록기준지 란을설치한다. < 예시 > 성명+주소+생년월일로신청인특정가능 생년월일 2) 기입항목의식별이용이하도록설계 ( 영제 28 조제 1 항 ) 글씨의크기, 항목간의간격, 적어넣을칸의크기등을균형있게조절하여서식에적을사항을쉽게알수있도록설계한다. ㅣ 158 ㅣ

165 Ⅳ. 서식관리 3) 쉬운용어를사용하고필요한항목만설계 ( 영제 28 조제 2 항 ) 서식에는누구나쉽게이해할수있는용어를사용하여설계하여야하며, 불필요하거나활용도가낮은항목을넣지않는다. 4) 기안 ( 시행 ) 문겸용설계 ( 영제 28 조제 3 항 ) 특별한사유가없으면서식자체를기안문및시행문으로갈음할수있도록생산등록번호 접수등록번호 수신자 시행일및접수일등의항목을넣어설계한다. 5) 서명또는날인의선택적설계 ( 영제 28 조제 4 항 ) 법령에서반드시도장을찍도록정하고있지아니하면서명이나날인을선택할수있도록설계한다. 6) 행정기관의이미지제고노력 ( 영제 28 조제 5 항 ) 서식에는가능하면행정기관의로고 상징 마크 홍보문구등을표시하여행정기관의이미지를높일수있도록한다. 7) 민원서식의설계 ( 영제28조제6항 ) 민원서식은그민원업무의처리흐름도, 처리기간, 전자적처리가가능한지등을표시하여민원인의편의를도모하여야하고, 가능한한음성정보나영상정보등을수록하거나연계한바코드등을표기하여야한다. < 예시 : 민원업무처리흐름도 > ㅣ 159 ㅣ

166 행정업무운영실무 나. 서식의설계기준 ( 규칙제 24 조, 별표 4) 구분 1. 기본형식 2. 용지여백 3. 항목란 4. 표 설계기준 가. 영제 28 조제 3 항에따라기안문과시행문을갈음하는서식은별지제 1 호서식의형식으로작성한다. 나. 그밖의각종신청서, 증명서등의서식에는접수 ( 발급 ) 번호, 접수일, 발급일등의해당사항과전자적처리가가능한지를표시한다. 전자적처리가능여부표시문안예시 : 민원 24( 에서도신청할수있습니다. 다. 모든서식에는그서식에관한기본정보 ( 근거법령등과서식호수 ) 를표시하여야한다. 상단및좌우측은 20 mm, 하단은 10 mm로하되, 필요한경우프린터로출력가능한범위에서확대하거나축소할수있다. 가. 전자정부법 제 36 조제 1 항에따른행정정보의공동이용을통하여해당정보의내용을확인할수있는경우에는첨부서류를따로받지않도록하는내용에관한항목을둔다. 나. 주민등록번호란은생년월일란으로대체하여사용하고등록기준지란은만들지않되, 행정정보공동이용을통한정보의확인, 신원조회등꼭필요한경우에만주민등록번호란또는등록기준지란을만들수있다. 다. 주소변경시법령에서신고등을하도록규정하지않은경우, 허가증 인가증 자격증 신고필증등의서식에는주소란을두지아니한다. 라. 비고란은별도로적을내용이있는경우에만둔다. 마. 항목의구분에따른하위항목은위계에따라배열하되 3 단계를초과할수없다. 바. 항목의일련번호 (1 등 ) 는적지아니하되, 필요에따라적는경우에는왼쪽에서오른쪽으로, 위에서아래의순서로적는다. 사. 계산이필요한숫자란은계산순서를고려하여상 하 좌 우로배열하고계산부호를붙일수있다. 아. 특별한사유가없는경우에는글자별, 숫자별구획은만들지않는다. 가. 쉽게인지할수있고행정정보시스템등에서문답식선택적입력방식을쉽게채택할수있도록유사한성격의항목을하나로모아표로구분한다. 표와표사이에는 1 mm의간격을두되, 지면상공간확보가어려운경우에는간격을 0.5 mm까지조정할수있다. 나. 다음의표는위에서부터아래로순서대로배치하되필요한경우표를생략하거나그위치를조정할수있다. 1) 접수 ( 발급 ) 번호 접수일 발급 ( 발행 ) 일 처리기간 : 상단서식명칭다음줄 2) 신청인인적사항 : 접수 ( 발급 ) 번호표다음줄 3) 신청내용 : 신청인인적사항표다음줄 ㅣ 160 ㅣ

167 Ⅳ. 서식관리 구분 4. 표 5. 선 6. 칸 7. 글자 설계기준 다. 다음의표는서식의앞쪽또는뒤쪽아래에서부터위로순서대로배치하되, 필요한경우표를생략하거나그위치를조정할수있다. 1) 업무처리절차 : 서식용지의규격및지질표시위 2) 작성방법 : 업무처리절차표윗줄 3) 유의사항 : 작성방법표윗줄 4) 행정정보공동이용동의서 : 유의사항표윗줄 5) 첨부서류 수수료 : 행정정보공동이용동의서표윗줄 가. 선은기본적으로실선을사용하되절취선은점선으로표시한다. 나. 선의굵기는 0.12 mm를기본으로하되, 예외로정하는항목은다음과같다. 1) 표의좌 우측테두리 : 표시하지않음 2) 귀하 또는 신청인, 서명또는인 다음의마감선과절취선 : 0.7 mm다. 선의색상은회색을기본으로하되, 표의상 하테두리선은검정색으로한다. 가. 한칸의높이는 8.5 mm로하는것을원칙으로하되, 주소등과같이정보량이비교적많은항목의경우에는 8.5 mm의배수로할수있다. 나. 칸은불규칙적배열을방지하기위하여설정한가상의세로기준선에따라일정한폭으로구분하되, 성명란은한글 15 자이상, 주민등록번호란은한글 7 자이상쓸수있는공간을확보한다. 다. 바탕색은기본적으로흰색을사용하고공무원이작성하는칸과작성방법등알림항목의제목칸은회색으로하되, 필요한경우부분적으로적절한명도와채도의색상을사용할수있다. 가. 글자는줄또는칸의왼쪽부터쓰되, 예외로정하는항목은다음과같다. 1) 서식명칭 : 가운데 2) 기입란을구분하는선이없는칸의제목 : 왼쪽상단 3) 항목제목을적은칸 : 가운데 4) 제출연월일, 서명또는날인 : 오른쪽나. 서식명칭의글꼴은견고딕으로하고그외의글자는돋움체로하되, 필요한경우다른글꼴을사용할수있다. 다. 글자의굵기는보통굵기로하되, 민원인또는담당공무원이인지해야할필요가있는주요사항과서식명칭은굵은글꼴로한다. 라. 글자크기는 10pt 를기본으로하고 ( ) 안의글씨는 9pt 로하되, 예외로정하는항목은다음과같다. 1) 서식명칭 : 16pt 2) 시장 군수등행정기관명칭 : 13pt 3) 첫번째항목의제목 : 11pt ( 두번째항목부터는 1pt 씩작은글씨로한다.) 4) 접수번호등공무원기재란의제목과 년 월 일 : 9pt ㅣ 161 ㅣ

168 행정업무운영실무 구분 7. 글자 8. 한글과병기하는외국글자 9. 특수기호 설계기준 5) 유의사항 작성방법등알림사항, 첨부서류및수수료, 서식 용지정보, 서명또는인 : 8pt 마. 글자색상은검정색을기본으로하고필요한경우부분적으로다른색상을사용하되, 서명또는인 글자는회색으로한다. 가. 단어를병기하는경우한글의오른쪽에괄호를하고그안에쓰되, 병기할때줄이바뀌게되는경우와병기할외국글자가 년월일, 서명또는인, 신청인 에관한것인경우에는한글아래에쓸수있다. 나. 문장을병기하는경우한글문장이끝나는줄의다음줄에한글문장의첫글자와같은위치에서부터쓰되, 하나의문장으로서한줄에한글과외국글자를모두적을수있는경우에는한글문장의오른쪽에쓸수있다. 다. 한글과병기하는외국글자의크기는한글보다 1pt 작게하고, 글꼴및색상등은한글과동일하게한다. 전자적으로입력하기어렵거나전자화과정에서오류가많이발생할수있는특수기호는사용하지않는다. ( 예시 ) 표시를하도록하는란은 을사용하지않고 [ ] 을사용한다. 다. 서식제원의표시 1) 용지의규격서식에사용되는용지의규격은 A4(210mm 297mm) 를기본으로하되, 부득이한경우에는한국산업표준 (KS) 에따른 A열또는 B열용지를사용한다. 다만, 증표류또는컴퓨터에의한기록서식등그밖에특별한사유가있으면그에적합한규격용지를사용할수있다. 2) 용지의규격등표시 ( 영제28조제7항 ) 서식의오른쪽아래에다음의예시와같이용지의규격다음에괄호하여그안에지질및단위당중량을표시한다. < 예시 > 210mm 297mm ( 백상지 80g/ m2 ) ㅣ 162 ㅣ

169 Ⅳ. 서식관리 3) 지질및단위당중량결정기준용지의지질및단위당중량은 1 서식의사용목적, 2 보존기간및보존방법, 3 기재방법, 4 복사방법및매수, 5 사용빈도, 6 사무자동화기기활용여부등을고려하여용지의용도별지질기준 ( 규칙별표3) 에따라정한다. < 용지의용도별지질기준 > 연번용지의용도지질 ( 중량 ) 비치카드 상장 통지서 ( 엽서 ) 임용장, 휴대또는게시하는각종증서등 보존기간이 20 년이상인서식, 보존기간이 10 년이상인문서 간행물등 보존기간이 20 년미만인서식, 보존기간이 10 년미만인문서 간행물등 백상지 (150g/ m2 ) 백상지 (120g/ m2 ) 또는백상지 (80g/ m2 ) 백상지 (80g/ m2 ) 4 각종민원신청서및신고서 통지서 백상지 (80g/ m2 ) 또는중질지 (80g/ m2 ) 서식을설계할때주의할사항 구분주요내용 법령조항과서식표시일치 사진규격 서식제원표시 법령제명표시 개인정보보호 승인요청서식과관련법령제 개정조항과의일치여부 행정서류용사진규격개선사항준수여부 2.5 cm 3 cm ( 증명판 ) 3 cm 4 cm ( 반명함판 ) 3.5 cm 4.5 cm ( 여권용 ) 서식용지의규격 지질및단위당중량표시여부 서식의오른쪽아래에표시 < 예시 > 210 mm 297 mm ( 백상지 80g/ m2 ) 법령제명띄워쓰기와낫표 ( ) 표시여부 법령서식등에서의주민등록번호사용개선사항준수여부 원칙 ) 주민등록번호란은 생년월일 로대체, 등록기준지란은미설치 예외 ) 행정정보공동이용을통한개인정보의확인또는신원조회등꼭필요한경우에만설치 ㅣ 163 ㅣ

170 행정업무운영실무 구분주요내용 첨부서류확인 서명또는날인사항 서식명및기관장글자크기 행정기관로고등표시여부 행정정보공동이용을통한담당자확인사항에대한첨부서류제출요구여부 ( 현재공동이용대상정보 120 종 ) 법령에의하여서식에날인하도록정한경우를제외하고는서명이나날인을선택할수있도록설계했는지여부 서식명 : 견고딕 16P( 진하게 ) 발신명의 : 돋움체 15P( 진하게 ) < 예시 > 시장 군수 구청장 수신자 : 돋움체 13P( 진하게 ) < 예시 > 시장 군수 구청장귀하 행정기관의로고 상징 마크 홍보문구또는바코드표시여부 행정정보공동이용대상정보 ( 현재 120 종 ) 소관기관공동이용정보목록 외교부여권, 해외이주신고확인서 <2 종 > 법무부 행정자치부 농림축산식품부 산업통상자원부 보건복지부 출입국에관한사실증명, 국내거소신고사실증명, 외국인등록사실증명, 외국인의부동산등기등록증명서 <4 종 > 주민등록등 초본, 지방세납세증명서, 지방세세목별과세 ( 납세 ) 증명서 ( 자동차세 ), 지방세세목별과세 ( 납세 ) 증명서 ( 재산세 ), 상훈수여증명서, 인감증명서, 국외이주신고증명서 <7 종 > 축산업등록증 <1 종 > 공장등록증명서, 석유판매업등록증, 전기안전점검확인서, 전기공사업등록증, 전기공사기술자경력수첩, 전기공사업등록관리대장, 공장신설승인서, 산업단지입주계약 ( 계약변경 ) 신청 ( 확인 ) 서, 소프트웨어사업자신고확인서 <9 종 > 국민기초생활수급자증명서, 장애인증명서, 약사면허증, 영양사면허증, 의료기사면허증 ( 안경사, 방사선사 ), 의료면허증 ( 의사, 치과의사, 한의사, 간호사 ), 전문의자격증 ( 의사, 치과의사, 한의사 ), 요양보호사자격증, 장애인연금 ( 경증 ) 장애수당장애아동수당수급자확인서, 의료기관개선신고증명서, 보육시설인가증 <11 종 > ㅣ 164 ㅣ

171 Ⅳ. 서식관리 소관기관공동이용정보목록 환경부 사업장폐기물배출자신고증명서, 폐기물수집운반업허가증, 폐기물 ( 중간 / 최종 / 종합 ) 처리업허가증, 폐기물처리시설설치승인서, 폐기물처리시설설치신고증명서, 폐수배출시설설치 ( 허가증 / 신고증명서 ) <6 종 > 고용노동부국가기술자격취득사항확인서 <1 종 > 여성가족부한부모가족증명서 <1 종 > 국토교통부해양수산부국가보훈처국세청 토지대장, 임야대장, 지적도, 임야도, 토지이용계획확인서, 개별공시지가확인서, 건축물대장, 건축물사용승인서, 건축허가서, 건축사업무신고필증, 주택건설사업사용검사필증, 부동산등기용등록번호증명서, 자동차등록원부, 자동차등록증, 이륜자동차사용신고필증, 건설기계등록원부 ( 갑 / 을 ), 건설기계등록증, 건설기계검사증, 건설기계사업등록증, 건설업등록증, 토지거래계약허가증, 자동차말소등록사실증명서, 임대사업자등록증, 임시운행허가증, 개별주택가격확인서, 공동주택가격확인서 <26 종 > 선박원부, 선박검사증서, 선박국적증서 ( 상선 ), 어업면허증, 어선등록필증, 선박국적증서 ( 어선 ), 선적증서 <7종 > 국가유공자 ( 유족 ) 확인원, 취업지원대상자증명서, 대학수업료등면제대상자증명서, 교육지원대상자증명서 <4종 > ( 국세 ) 납세증명서, 사업자등록증명, 소득금액증명, 납세사실증명, 폐업사실증명, 휴업사실증명 <6 종 > 관세청수출신고필증, 수입신고필증 <2 종 > 병무청병적증명서 <1 종 > 경찰청자동차운전면허증, 운정경력증명서 <2 종 > 국가안전처 안전시설등완비증명서, 폐기물위탁 처리신고필증, 선원승선신고사실확인서, 선박출항 입항사실확인서 ( 개별 ), 선박출항 입항신소사실확인서 ( 총괄 ) <5 종 > 중소기업청벤처기업확인서, 메인비즈확인서, 이노비즈확인서 <3 종 > 특허청 특허등록원부, 실용신안등록원부, 디자인등록원부, 상표등록원부 <4 종 > 대법원토지등기부등본, 건물등기부등본, 법인등기사항증명서 <3 종 > 국 민 건 강 보 험 공 단 건강보험증, 건강보험자격득실확인서, 건강보험료납부확인서 ( 개인 ), 사업장건강보험료납부확인서, 차상위본인부담경감대상자증명서 <5 종 > ㅣ 165 ㅣ

172 행정업무운영실무 소관기관공동이용정보목록 국민연금공단 근로복지공단 연금산정용가입내역확인서, 사업장국민연금보험료월별납부증명, 국민연금가입자가입증명 고용보험료완납증명원, 산재보험료완납증명원, 산재보험급여지급확인원 <3종 > 공무원연금공단공무원연금내역서 <1 종 > 한 국 가 스 안 전 공 사 검사증명서발급확인서 <1 종 > 평생교육진흥원학점은행제학위증명 ( 전문학사, 학사 ) <1 종 > 사립학교교직원연금공단 연금법적용대상교직원확인서 <1 종 > ㅣ 166 ㅣ

173 Ⅳ. 서식관리 라. 작성방법해설 여백설정위쪽 : 20 mm, 왼쪽 : 20 mm, 오른쪽 : 20 mm, 아래쪽 : 10 mm, 머리말 꼬리말및제본 : 0 mm 항목배치 위 아래 : 서식정보, 서식명칭, 안내문안및쪽정보, 접수 처리정보, 민원인기재란, 제출처, 첨부서류 수수료, 행정정보공동이용동의서, 유의사항, 작성방법, 접수증, 용지정보 서식정보 돋움체 8pt, 왼쪽정렬, 법령명 + [ 별지제 호서식 ] + ( 여유공간 ) + 전자신청홈페이지주소 안내문안, 쪽정보 서식명칭 8pt 돋움체좌 우측정렬 진한견고딕 16pt 가운데정렬 민원인기재란 접수 처리정보 9pt 돋움체회색선 0.12 mm회색바탕 유사항목별로모아표로분류표사이간격 1 mm 위계항목별글자 ( 돋움체 ) 크기첫항목 : 11pt 다음항목 : 10pt 마지막항목 : 9pt ( ) 안 : ( ) 바깥 -1pt 공무원 13pt, 돋움체 그외 10pt, 돋움체 9pt, 돋움체 8pt, 돋움체 표의선 좌 우측선없음위 아래선 0.12 mm, 검정색그외선 0.12 mm, 회색 제출처등 회색기재란바탕으로민원인기재란과구분 마감선 0.7 mm, 회색 ㅣ 167 ㅣ

174 행정업무운영실무 시작선 0.7 mm, 회색 쪽정보 8pt 돋움체우측정렬 첨부서류 수수료 글자 8pt 돋움체 0.12mm, 회색 첨부서류는신청인제출서류와공무원확인사항으로구분 신청인제출서류만있는경우 첨부서류 로표시, 동의서 란미설치 동의서 유의사항 제목 10pt 돋움체내용 8pt 돋움체위쪽선굵기 0.7 mm그외선 0.12 mm선색상회색 공무원확인사항이있는경우설치제목 10pt 돋움체내용 8pt 돋움체위쪽선굵기 0.7 mm그외선 0.12 mm선색상회색 용지정보 작성방법 이있는경우 유의사항 과동일한형식으로아래쪽에표시 접수증 을발급해야하는경우가장아래쪽에설치, 회색절취선 0.7mm 돋움체 8pt, 오른쪽정렬 ㅣ 168 ㅣ

175 Ⅳ. 서식관리 한줄은가상의기준선에따라위아래동일한위치에서나눔가상의기준선 : 접수 처리정보표의세로선을기준으로서식에맞게임의설정첫항목 : 접수번호란의 1/2, 둘째항목 : 접수번호란의오른쪽세로선마지막 ( 셋째 ) 항목 : 접수일란의 1/2 생년월일란을설치하는경우 : 처리기간란의왼쪽세로선주민등록번호를설치할경우 : 발급일란을 4등분하여 3/4이되는오른쪽세로선첨부서류란은접수번호란의 1/2( 첫항목구분선 ), 수수료란은처리기간란의 1/2이되는오른쪽세로선 기입란의제목좌측상단정렬표안여백왼쪽 1 mm위쪽 1 mm 그외의칸제목가운데정렬 ㅣ 169 ㅣ

176 행정업무운영실무 3. 서식의승인및관리 가. 서식의승인 1) 승인기관 ( 영제29조제1항, 제2항및제5항 ) 가 ) 행정자치부장관 : 중앙행정기관이법령으로제정또는개정하는서식나 ) 중앙행정기관의장 : 중앙행정기관및그소속기관이훈령 고시 예규등으로제정또는개정하는서식다 ) 지방자치단체또는지방교육행정기관의장 : 지방자치단체의조례 규칙, 훈령 고시 예규등으로제정또는개정하는서식 2) 승인의신청가 ) 승인신청서제출 ( 영제30조제1항 / 규칙제25조제1항 ) 서식의제정또는개정승인을받고자하는행정기관의장은입법예고와동시에서식목록과서식초안을첨부하여문서로승인을신청하여야한다. 이경우서식초안은컴퓨터등정보처리능력을가진장치로작성한다. 나 ) 관계기관간사전협의 ( 영제30조제2항 ) 둘이상기관의업무에관계되는서식은관계기관간의사전협의를거쳐승인을신청하여야한다. 3) 승인서식의통보 승인기관이서식을승인한때에는서식목록과승인서식안을첨부하여문서로승인신청기관에통보하여야한다 ( 규칙제25조제2항 ). ㅣ 170 ㅣ

177 Ⅳ. 서식관리 나. 서식의관리 1) 서식의전자적제공 ( 영제31조 ) 행정기관장은국민이편리하게사용할수있도록소관업무와관련된서식을정보통신망을이용하여제공하여야한다. 2) 서식의변경및폐지가 ) 서식의변경사용 ( 영제29조제3항 ) 승인된서식을업무관리시스템, 행정정보시스템등에서그대로사용할수없는경우에는서식의주요내용을변경하지아니하는범위에서기재항목또는형식을변경할수있으며, 필요한경우에는단순히자구, 활자크기, 용지의지질등을변경하여사용할수있다. 이경우서식승인기관에사후통보로승인을갈음할수있다. 나 ) 서식의폐지 ( 영제29조제4항 ) 서식제정기관이서식을폐지한때에는지체없이그사실을서식승인기관에통보하여야한다. 다 ) 해당국가언어의병기 ( 영제32조 ) 재외공관의장은재외공관에서사용하는서식에그국가의언어를병기하여사용하게하거나그국가의언어로번역한서식을사용하게할수있다. ㅣ 171 ㅣ

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179 Ⅴ. 관인관리

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181 Ⅴ. 관인관리 Ⅴ. 관인관리 1. 관인의의의 가. 관인의개념관인 ( 官印 ) 이란일반적으로정부기관에서공식문서에사용하는인장을말한다. 행정업무의효율적운영에관한규정 에서는합의제행정기관의명의로발신하거나교부하는문서에사용하는청인 ( 廳印 ) 과행정기관의장이나보조기관의명의로발신하거나교부하는문서에사용하는직인 ( 職印 ) 을통틀어관인이라고말한다 ( 영제33조제 1항 ). 행정기관 : 독임제 ( 獨任制 ) 합의제( 合議制 ) 행정기관을의미함. 합의제행정기관은기관구성자가다수인이며, 다수인의의사합치 ( 다수결 ) 에의하여결정을내리고, 책임을지는행정기관으로서국가인권위원회, 방송통신위원회, 공정거래위원회, 금융위원회, 국민권익위원회, 소청심사위원회, 중앙노동위원회등이있음 행정기관의장 : 독임제또는합의제행정기관의장을의미함 보조기관 : 행정기관의장으로부터법령 ( 행정권한의위임및위탁에관한규정 ) 이정하는바에의하여행정권한을위임받아그범위안에서업무를수행하는때의보조기관을의미함 나. 관인 ( 官印 ) 대비개념으로서의공인 ( 公印 ) 지방자치단체의기관이사용하는청인및직인은중앙행정기관과그소속기관의관인에대비한개념으로공인 ( 公印 ) 이라칭하고, 해당지방자치단체의공인조례로정하여사용 관리하도록하고있다 ( 영제40조 ). 하지만일반적으로관인이라고하면공인을포함한개념이라할수있다. 종전에는개념구분없이관인이라는용어를사용하였으나, 사무관리규정 을제정하면서지방자치단체에대하여는공인이라는개념을도입하였음 ㅣ 175 ㅣ

182 행정업무운영실무 다. 사인 ( 私印 ) 대비개념으로서의공인 ( 公印 ) 공인 ( 公印 ) 이라는용어는사인 ( 私印 ) 에대비하는개념으로사용되는경우 ( 예 : 공인등의위조 부정사용죄, 사인등의위조 부정사용죄 ) 가있는데, 이경우의공인은관인의일반적인개념과유사하다고볼수있다. 공인등의위조 부정사용죄 : 공무원또는공무소의인장 서명 기명또는기호를행사할목적으로위조또는부정사용하는죄 ( 형법 제238조 ) 사인등의위조 부정사용죄 : 타인의인장 서명 기명또는기호를위조또는부정사용한죄 ( 형법 제239조 ) 2. 관인의효력 행정기관의장또는합의제기관의명의로발신하거나교부하는문서에는관인 ( 또는행정기관장의서명도가능 ) 을찍는다 ( 영제14조제1항 ). 따라서관인을찍지아니하거나관인생략대상문서를제외하고는관인이날인되지아니한문서는흠이있는문서로서해당문서를시행한행정기관에보완을요청할수있다. 또한이러한문서를접수한행정기관의장은형식상의흠을이유로발신행정기관의장에게반송할수있다 ( 규칙제16조제1항 ). 3. 제도의연혁 1) 관인규정 제정 ( 총리령제1호 ) 가 ) 관인은청인과직인으로하고, 그모양은정방형, 자체는전서체로한다. 나 ) 중앙각관서는총무처에서, 부처직속기관은해당부처에서, 시 도는내무부에서새겨교부하되, 관인의인영은총무처관인대장에등록한다. 다 ) 중앙및시 도의차관 국장 기타보조기관은필요시직인을가질수있고, 그직의서리 ( 署理 ) 도사용할수있다. ㅣ 176 ㅣ

183 Ⅴ. 관인관리 2) 관인규정 신규제정 ( 각령제 644 호 ) 관인은한글전서체로써가로로새긴다. 3) 관인규정 개정 ( 각령제1067호 ) 가 ) 청인은문서발행연월일의 연 자가가운데오도록찍고, 직인은문서를발신 교부 인증하는자의성명끝자가가운데오도록찍는다. 나 ) 관인을폐기할경우교부기관의승인을얻어소각처리한다. 4) 관인규정 전문개정 ( 대통령령제4772호 ) 가 ) 중앙및시 도의각차관 국장 기타보조기관은직인을가질수없다. 나 ) 보조기관이법령에따라행정권한을위임받은사무를행정기관으로서처리하는경우그사무처리를위하여직인을갖는다. 다 ) 중앙행정기관의관인은총무처에서, 기타행정기관의관인은직근상급기관에서새겨교부하고, 이를등록대장에등록한다. 라 ) 관인의인영은기관 직위명칭에 인 자를붙이고, 청인은그기관명칭의끝자가가운데오도록찍는다. 5) 관인규정 개정 ( 대통령령제 호 ) 등본 초본등민원서류에는발신명의표시의오른쪽여백에찍을수있다. 6) 사무관리규정 ( ) 및 사무관리규정시행규칙 ( ) 으로통합가 ) 관인은그기관또는직위명칭의끝자가인영의가운데오도록찍는다. 나 ) 관인의글자는그기관또는직위의명칭에 인 또는 의인 자를붙인다. 다 ) 행정기관의폐지로관인을폐기하거나그밖에관인을보존할필요가있을때에는정부기록보존소에이관하여보존한다. ㅣ 177 ㅣ

184 행정업무운영실무 라 ) 지방자치단체의공인은지방자치단체의조례가정하는바에따른다. 7) 사무관리규정 개정 ( 대통령령제 호 ) 전자문서에사용하기위하여전자관인을가질수있다. 8) 사무관리규정 개정 ( 대통령령제 호 ) 가 ) 합의제기관의장은법령에따른사무처리를위하여직인을가질수있다. 나 ) 관인의모양은행정기관의장이정한다. 9) 사무관리규정 개정 ( 대통령령제 호 ) 전자문서에사용하는전자이미지관인은관인의인영을전자적으로입력하여사용한다. 10) 사무관리규정 개정 ( 대통령령제17811호 ) 가 ) 관인은해당기관의관인대장등에등록하되, 제3차소속기관은직근상급기관에등록할수있다. 나 ) 관인폐기시정부기록보존소 ( 지방기록물관리기관 ) 에이관하여야한다. 11) 사무관리규정시행규칙 개정 ( 행정안전부령제 200 호 ) 관인의글자는국민이쉽고간명하게알아볼수있는한글로새긴다. 12) 행정업무의효율적운영에관한규정 으로전부개정 ( 대통령령제23383호 ) 전자이미지관인은관보에공고하지않는다. ㅣ 178 ㅣ

185 Ⅴ. 관인관리 4. 관인날인위치의연혁 가. 관인날인위치규정신설관인규정의개정 ( 각령제1058호, ) 으로관인날인의위치에관한규정을신설하였다. 청인은 부터 까지문서발행연월일의 년 자가가운데에오도록찍도록하고, 직인은 부터 까지문서를발신, 교부또는인증하는자의성명끝자가가운데오도록찍도록하였다. 나. 청인날인위치변경관인규정의개정 ( 대통령령제4772호, ) 으로 부터현재까지청인날인의위치는문서발행연월일의 년 자가가운데오도록날인하던것을기관명칭의끝자가가운데오도록날인한것으로변경하였다. 다. 직인날인위치변경관인규정의개정 ( 대통령령제12020호, ) 으로 부터 문서를발신, 교부또는인증하는자의성명끝자가가운데오도록찍는다 를 문서를발신, 교부또는인증하는행정기관의장의표시끝자가가운데오도록찍는다 로직인날인위치를변경하였다. 라. 현행규정 사무관리규정 [ 대통령령제13390호 ] 및 사무관리규정시행규칙 [ 총리령제395호 ] 의제정으로정부공문서규정 관인규정 보고통제규정 기관간업무협조규정및서식제정절차규정을각각폐지하였다. 그후에 행정업무의효율적운영에관한규정 [ 대통령령제23383호 ] 를제정하였다. 현행규정의내용은 이후현재까지변함이없다. 현행규정상관인날인위치에관한규정및예시는다음과같다. ㅣ 179 ㅣ

186 행정업무운영실무 < 관인날인위치에관한규정 > 행정업무의효율적운영에관한규정시행규칙 제11조 ( 관인날인또는서명 ) 1 영제14조제1항전단에따라관인을찍는경우에는발신명의표시의마지막글자가인영의가운데에오도록한다. 다만, 등본 초본등민원서류를발급할때사용하는직인은발신명의표시의오른쪽에찍을수있다. 5. 관인의종류 가. 관 인 일반적으로합의제행정기관은청인을, 독임제행정기관은직인을비치하여사용한다. 관인의종류와비치기관은다음과같다 ( 영제33조제1항및제2항 ). 종류비치기관 청 인 합의제기관 ( 자문에응하기위해설립된합의제기관은필요한경우에만청인을가질수있음.) 직 인 위합의제기관외의각급행정기관의장 ( 독임제행정기관 ) 법령에따라합의제기관의장으로서사무를처리하는경우의합의제기관의장 정부조직법제6조제 2항에따라위임받은사무를행정기관으로서처리하는보조기관 직인은그직의서리 ( 署理 ) 도사용할수있다 ( 규칙제27조 ). 의결기관 : 행정에관한의사를결정할수있는권한을가지는기관으로서내부적으로기관의의사를결정할수있을뿐, 그것으로써외부에대하여당해기관을대표할수없음. 행정심판위원회, 도시계획위원회등이있음 자문기관 : 행정기관의자문에응하거나의견을진술하는기관으로서의결권이없고, 행정기관은그의견에법적으로구속되지아니함. 심의회 협의회 조사회 위원회 회의등의명칭을붙임 서리 ( 署理 ) : 행정기관의장이사망 해임등의사유로궐위된경우에새로운기관장이정식으로임명되기전에일시대리자를지정하여권한을행사하게하는사람을말함. 서리는자기책임하에자기의이름으로해당기관의전권한을행사함 ㅣ 180 ㅣ

187 Ⅴ. 관인관리 나. 전자이미지관인각급행정기관은전자문서에사용하기위하여관인의인영을컴퓨터등정보처리능력을가진장치에전자적인이미지형태로입력하여사용하는전자이미지관인을가진다 ( 영제33조제3항 ). 다. 특수관인 특수관인도관인의범주에들어간다. 다만, 일반적인관인과구분하기위하여특수관인이라는용어를사용한다. 특수관인은특별한기관에서사용하는관인과특별한용도에사용하는관인으로구분하고, 그규격 등록등관리에관하여필요한사항은따로정한다. 특수관인은해당기관의관인외에따로비치하여사용한다 ( 영제34조 ). 구분종류관련규정 ( 제정권자 ) 특별한용도에사용하는관인 특별한기관에서사용하는관인 유가증권등특수한증표발행에필요한관인 행정업무의효율적운영에관한규정 민원업무등특수업무를처리하기위및같은규정시행규칙한관인 ( 행정자치부장관 ) 분리된청사에서사용하는관인 세입징수관 지출관 회계등재무에관한업무를담당하는공무원의직인 국립및공립각급학교에서사용하는관인 외교통상부및재외공관에서외교문서에사용하는관인 검찰기관이사용하는관인 회계관계공무원직인규칙 ( 기획재정부장관 ) 국립및공립각급학교관인규칙 ( 교육부장관 ) 외무관인규칙 ( 외교부장관 ) 검찰청관인관리규칙 ( 법무부장관 ) 국방사무관리훈령 군기관에서사용하는관인 ( 국방부장관 ) 철인 ( 鐵印 ) 과계인 ( 契印 ) 관인은아니나관인으로생각하기쉬운것으로철인 ( 鐵印 ) 과계인 ( 契印 ) 이있음 [ 철인 ] 공무원증규칙 제8조에따라공무원증발급권자가공무원임을증명하기위하여공무원증에찍는인장을말함 [ 계인 ] 제증명을발급할때발급대장과제증명문서에걸쳐찍는업무용도장으로제증명발급건수를통제하거나제증명문서의위 변조가능성을예방하기위하여사용됨 ㅣ 181 ㅣ

188 행정업무운영실무 계인제도는 정부공문서규정 에도입되었다가 간인 ( 間印 ) 으로변경되면서폐지됨. 다만, 어업등록령 ( 제16조 ), 공사채등록법시행규칙 ( 제33조 ), 우편법시행규칙 ( 제52조 ) 등과같이개별법령에계인을날인하도록규정한경우가있음 라. 관인날인의생략관보나신문등에실리는문서에는관인을찍거나서명하지아니하며, 경미한내용의문서에는행정자치부령으로정하는바에따라관인날인또는서명을생략할수있다. 행정업무의효율적운영에관한규정제14조 < 개정 > 6. 관인의규격 가. 관인의모양관인의모양은 까지는모두정사각형으로하였으나, 부터는행정기관의장이정하도록하여정사각형외에직사각형, 마름모, 원형, 타원형, 다각형등다양하게새겨서사용할수있도록하였다. 나. 관인의크기관인의크기는아래의규격을초과할수없다. ( 단위 : cm) 구분한변의길이 청 인 국무회의 그밖의합의제기관 직 인 대통령 국무총리 그밖의행정기관의장 위길이는사각형인경우한변의최대길이, 원또는다각형인경우에는최대의지름또는대각선의길이이다. ㅣ 182 ㅣ

189 Ⅴ. 관인관리 7. 관인의조각및사용 가. 재 료 관인의재료는쉽게마멸되거나부식되지아니하는재질을사용한다. ( 규칙제26조제1항 ) 나. 관인의글자 1) 관인의글자는국민이쉽고간명하게알아볼수있는한글로하여가로로새기되, 그기관또는직위의명칭에 인 또는 의인 자를붙인다. 2) 민원업무등특수업무를처리하기위한관인은그업무집행목적에만사용되는것임을그관인의인면 ( 글자를새기는부분 ) 에표시한다. < 예시 > 행정자치부장관인 국세청장의인 민원실전용 ( 민원업무용 ) ㅣ 183 ㅣ

190 행정업무운영실무 다. 찍는위치관인은발신명의표시의마지막글자가인영의가운데오도록찍는다. 다만, 등본 초본등민원서류를발급할때사용하는직인은발신명의표시의오른쪽에찍을수있다.( 규칙제11조제1항 ) < 예시1> 행정자치부장관 < 예시 2> 경기도지사 라. 인영의인쇄사용 1) 대상문서관인을찍어야할문서로서다수의수신자에게동시에발신또는교부하는문서에는관인날인에갈음하여관인의인영을당해문서에인쇄하여사용할수있다. ㅣ 184 ㅣ

191 Ⅴ. 관인관리 2) 인쇄사용협의관인의인영을인쇄하여사용하고자할때에는처리과의장은인쇄용도 인쇄량 인쇄관인규격등에관하여관인관리부서의장과사전협의를한후기관장의승인을얻어야한다. 3) 축소인쇄인영을인쇄할때에는당해관인의규격대로인쇄하여야하나, 업무수행에지장이없다고인정되는때에는문서의크기나용도에따라인영의크기를적절히축소인쇄하여사용할수있다. 4) 인쇄용지사용내역기록 유지관인의인영을인쇄하여사용하는처리과의장은다른법령에특별한규정이없는한관인인쇄용지관리대장 ( 행정업무의효율적운영에관한규정시행규칙별지제5호서식 ) 을비치하여그사용내역을기록 유지하고, 인쇄용지가용도외로잘못사용되거나유실되지않도록관리한다. 8. 관인인영의색깔 관인을찍는인영의색깔은빨간색으로한다. 다만, 문서를출력또는복사하여시행하거나팩스를통하여문서를접수하는경우에는검정색으로할수있다. 9. 관인의등록및재등록 가. 등록및재등록사유 1) 행정기관이신설또는분리된경우 ㅣ 185 ㅣ

192 행정업무운영실무 2) 기존기관의명칭이변경된경우 3) 관인을분실한경우 4) 관인이마멸된경우 5) 법령에의하여권한을위임받은경우 6) 기타관인을다시새길필요가있는경우등 나. 등록 ( 재등록 ) 기관행정기관은관인의인영을해당행정기관의관인대장에, 전자이미지관인의인영을해당행정기관의전자이미지관인대장에각각등록 ( 재등록 ) 하여야한다. 다만, 부득이한경우에는바로위상급기관에신청하여바로위상급기관에서등록 ( 재등록 ) 할수있다.( 영제36조제1항 ) 다. 관인의등록 ( 재등록 ) 절차 1) 등록 ( 재등록 ) 가 ) 각급행정기관각급행정기관은당해행정기관의관인대장에관인을등록 ( 재등록 ) 하여보존한다. 내부결재를받아등록 ( 재등록 ) 한다. 나 ) 상급기관상급기관이소속기관으로부터등록 ( 재등록 ) 신청서를접수한때에는등록 ( 재등록 ) 대상기관인지의여부, 관인의종류및규격등을심사한후등록 ( 재등록 ) 하되, 그인영을관인대장 ( 별지제7호서식 ) 에등록 ( 재등록 ) 하여보존한다. 2) 등록 ( 재등록 ) 신청 ( 상급기관에등록한행정기관인경우만해당됨 ) 행정기관이바로위상급기관에관인을등록 ( 재등록 ) 하고자할때에는관인등록 ( 재등록 ) 신청서 ( 행정업무의효율적운영에관한규정시행규칙별지제9호서식 ) 를작성하여신청한다. ㅣ 186 ㅣ

193 Ⅴ. 관인관리 3) 관인은등록 ( 재등록 ) 하지아니하면이를사용하지못한다. 라. 전자이미지관인의등록및관리 1) 각급행정기관은전자문서에사용하기위하여전자이미지관인을가지며, 전자이미지관인은관인을전자입력하여사용하여야한다. 2) 전자이미지관인을등록 ( 재등록 ) 하는행정기관은별지제8호서식의 전자이미지관인대장 에의하여문서과에등록 ( 재등록 ) 하고, 특별한사유가있는경우를제외하고는문서과가전자이미지관인대장을관리하며, 정보화담당부서가전자이미지관인을컴퓨터파일로관리하여야한다. 이경우행정기관의장은전자이미지관인을위조또는부정사용하지못하도록필요한조치를하여야한다. 3) 행정기관이바로위상급기관에전자이미지관인을등록 ( 재등록 ) 하고자하는때에는별지제9호서식의전자이미지관인등록 ( 재등록 ) 신청서에의하여등록신청을하여야한다. 4) 문서과의장은전자이미지관인을등록하는경우에일반관인의인영을전자이미지관인대장의해당란에찍고, 그찍은인영을전자적인이미지형태로컴퓨터파일에등록한후이를출력하여전자이미지관인대장의해당란에붙여야한다. 5) 전자이미지관인을사용하는기관은관인을재등록하는경우즉시사용중인전자이미지관인을삭제하고, 재등록한관인의인영을전자이미지관인으로전환하여사용한다. 6) 전자이미지지관인을사용하는기관은사용중인전자이미지관인의인영의원형이제대로표시되지아니하는경우전자이미지관인을재등록하여사용하여야한다. 마. 전자이미지관인의제출및관리 1) 둘이상의행정기관이공동으로사용하는행정정보시스템을구축 운영하는행정기관의장 ( 행정정보시스템운영기관장 이라함 ) 은그행정정보시스템에전자이미지관인을전자입력하기위하여그행정정보시스템을사용하는행정기관의 ㅣ 187 ㅣ

194 행정업무운영실무 장에게전자이미지관인을제출하게할수있다. 2) 위 1) 항에따라전자이미지관인을제출한행정기관의장은전자이미지관인을재등록하거나폐기하려는경우에는그사실을지체없이행정정보시스템운영기관장에게통보하여야한다. 3) 전자이미지관인을재등록하거나폐기한행정기관의장은공동으로사용하는행정정보시스템에재등록한전자이미지관인을전자입력하거나폐기한전자이미지관인을삭제하여야한다. 다만, 직접전자이미지관인을전자입력하거나삭제할수없는경우에는행정정보시스템운영기관장이재등록된전자이미지관인을제출받아전자입력하거나폐기된전자이미지관인을삭제할수있다. 4) 다른행정기관의전자이미지관인을제출받은행정기관의장은별지제10호서식의전자이미지관인관리대장에해당관인의인영을등재하여관리하여야한다. 10. 관인의폐기 가. 폐기사유 1) 관인을분실한경우 2) 관인이마멸된경우 3) 행정기관이폐지된경우 4) 행정기관의명칭이변경된경우 5) 기타관인을폐기할필요가있는경우 나. 폐기또는폐기신고 1) 폐기행정기관이관인을폐기할때에는관인대장에관인폐기일과폐기사유등을적고그관인을관인폐기공고문과함께 공공기록물관리에관한법률 에따른영구기록물관리기관에이관하여야한다. 이경우영구기록물관리기관은폐기된관인이사용되 ㅣ 188 ㅣ

195 Ⅴ. 관인관리 거나유출되지아니하도록하여야한다. 상급기관이하급기관으로부터관인폐기신고를받은경우에도또한같다. 2) 폐기신고바로위상급기관에등록한행정기관이관인을폐기하고자하는때에는관인폐기신고서 ( 별지제9호서식 ) 에폐기대상관인을첨부하여관인등록기관 ( 바로위상급기관 ) 에신고한다. 다. 폐기관인의등록 관인등록기관은관인폐기내용또는관인폐기신고내용을관인대장에기재한후그관인의인영을등록하여보존한다. 라. 폐기방법 1) 일반관인은실제로소각등의방법으로폐기하지않고관인대장에폐기내역을기재하고, 그관인을 공공기록물관리에관한법률 에따른영구기록물관리기관에관인폐기공고문과함께이관하여역사적인보존물로영구보존한다. 2) 관인의분실, 관인의마멸등의폐기사유에해당되어일반관인을재등록하는경우와전자이미지관인의원형이제대로표시되지아니한경우에는즉시사용중인전자이미지관인은컴퓨터파일에서삭제한다. 11. 관인공고 가. 공고사유 1) 관인을등록또는재등록한경우 2) 관인을폐기한경우 전자이미지관인은 행정업무의효율적운영에관한규정 전부개정에따라공고대상에서제외함ㅣ189ㅣ

196 행정업무운영실무 나. 공고시기및절차관인등록기관은관인을등록 재등록또는폐기한때에는지체없이행정자치부장관 ( 법무담당관 ) 에게관보게재를의뢰하여공고하여야한다. 다만, 지방자치단체는도보 시보 군보등에게재를의뢰하여공고하여야한다. 관인을폐기하고재등록받을경우에는재등록공고와폐기공고를함께할수있다. 다. 공고내용 1) 관인의등록 재등록또는폐기사유 2) 등록 재등록관인의최초사용연월일또는폐기관인의폐기연월일 3) 등록 재등록또는폐기관인의관인명및인영 4) 공고기관의장 라. 공고안 사례 * 직급상급기관의장 ( 중앙행정기관은행정자치부장관 ) 이공고함. < 예시 > 행정자치부공고제 호관인등록공고국가인권위원회법 ( 법률제6481호, ) 제3조의규정에의하여국가인권위원회가신설됨에따라국가인권위원회의관인을행정업무의효율적운영에관한규정제36조의규정에의하여관인대장에등록하였으므로, 행정업무의효율적운영에관한규정제39조의규정에의하여다음과같이공고합니다 행정자치부장관 1. 등록관인의최초사용연월일 : 등록관인의관인명및인영국가인권위원회의인국가인권위원회위원장의인 [ ~ ] ㅣ 190 ㅣ

197 Ⅴ. 관인관리 1) 관인공고당해행정기관 ( 관인등록기관 ) 의장은관인을등록 재등록또는폐기한때에는관보, 공보등에공고하여야한다. 다만, 제3차소속기관은당해행정기관의장이하는것이원칙이나, 직근상급기관의장이공고할수있다. 2) 관인공고안 가 ) ( 예시 1) 대전광역시중구공고제 호 공인등록공고대전광역시중구공인조례제 7 조및제 9 조의규정에의하여공인의등록사항을다음과같이공고합니다 대전광역시중구청장 1. 공인등록일자 : 공인등록사유대전광역시학교용지부담금부과징수및특별회계설치조례시행규칙개정 3. 등록공인명, 서체, 규격및인영 공인명서체및규격인영 학교용지부담금특별회계중구분임징수관인 나 ) ( 예시 2) 대구장성초등학교공고제 호 한글전서체 (2cm 2cm) 공인등록공고대구광역시남부교육청소속대구장성초등학교병설유치원이 개원함에따라행정업무의효율적운영에관한규정제 36 조의규정에의하여대구장성초등학교병설유치원장의공인을공인대장에등록하였으므로, 행정업무의효율적운영에관한규정제 39 조및대구광역시교육청공인조례제 10 조의규정에의하여다음과같이공고합니다 대구장성초등학교병설유치원장 1. 등록공인 ( 전자이미지공인 ) 의최초사용연월일 : 등록공인 ( 전자이미지공인 ) 의명칭및인영대구장성초등학교병설유치원장인 ㅣ 191 ㅣ

198 행정업무운영실무 다 ) ( 예시 3) 직근상급기관의장이공고하는사례 전라북도완주교육청공고제 호 공인폐기공고 자봉동초등학교병설유치원이폐원됨에따라행정업무의효율적운영에관한규정제36조및전라북도교육감소속기관공인조례제7조의규정에의하여공인을폐기하고, 행정업무의효율적운영에관한규정제39조의규정에의하여다음과같이공고합니다 전라북도완주교육청교육장 1. 폐기공인의폐기연월일 : 폐기공인의명칭및인영봉동초등학교병설유치원장인 해당행정기관 ( 관인등록기관 ) 의장은관인을등록 재등록또는폐기한때에는관보, 공보등에공고하여야한다. 다만, 바로아래하급기관의신청에따라그하급기관의관인을등록한상급기관은그상급기관의장이공고한다. 마. 전자이미지관인의공고관인등록기관은전자이미지관인을등록 재등록한때에는 까지는전자이미지관인임을표시하여공고하였으나기존의사무관리규정을행정업무의효율적운영에관한규정으로전면개정하여 부터는전자이미지관인은별도공고하지않는다. ㅣ 192 ㅣ

199 Ⅴ. 관인관리 종합학습문제 - 제 5 장 주관식문제 1. 공인용어의변천과정을쓰시오. 2. 관인의효력을쓰시오. 객관식문제 1. 일반적으로관인에해당되지않는것은? 1 청인 2 직인 3 특수관인 4 철인 5 공인 2. 관인의등록및공고에대한설명중틀린것은? 1 관인은당해행정기관에서등록하는것이원칙이다. 2 전자이미지관인도관보, 공보등에공고하여야한다. 3 소속기관은직근상급기관에등록하는것이원칙이다. 4 관인등록기관과관인공고기관은같다. 3. 관인의등록 ( 재등록 ) 사유및폐기사유에공통적으로들어가지않는것은? 1 관인을분실한경우 2 관인이마멸된경우 3 행정기관의명칭이변경된경우 4 관인의모양을바꿀경우 4. 관인공고에대한설명중틀린것은? 1 관인을폐기하고재등록할경우에는폐기공고와재등록공고를함께할수있다. 2 전자이미지관인을공고할경우에는전자이미지관인임을표시하여공고하여야한다. 3 관인의공고내용에는등록, 재등록또는폐기사유를명시하여야한다. 4 관인공고기관의장은직근상급기관의장이다. ㅣ 193 ㅣ

200 행정업무운영실무 토의해보기 1. 공문서에표시된전자이미지공인의크기가실제공인의크기와다를경우당해공문서는효력이있는지를토의해보시오. 2. 관인날인기록부가언제부터폐지되었는지와그이유를법적인근거를들어토의해보시오. 3. 관보, 도보, 시보, 군보등에공고된공인등록공고문, 공인재등록공고문, 공인폐기공고문을여러건을발췌하여 행정업무의효율적운영에관한규정 ( 동시행규칙 ) 및공인조례에맞지않는부분이무엇인지를토의해서정리해보시오 부터전자이미지공인도관보, 도보, 시보, 군보등에공고하도록한이유를토의해보시오. 5. 관인제도의연혁을찾아정리해서개정내용과개정이유에대하여토의해보시오. 깊이들여다보기 1. 언제부터공인이라는용어를사용했는지법적인근거를들어설명해보시오. 2. 문서관련법령상계인 ( 契印 ) 의의미를살펴보고, 언제부터계인제도가폐지되었지를법적인근거와함께확인해보고, 현행법령상계인의근거를둔법령이어떤법령이며, 그구체적인내용이무엇인지를정리해보시오. 3. 계인과간인의차이점을설명해보고, 문서관련법령상간인의변천과정을정리해보시오. 4. 어떠한문서에청인을날인하는지를구체적인사례를들어정리해보시오. 5. 지방자치단체의공인조례를상호비교하여공통점과차이점을정리해보고, 행정업무의효율적운영에관한규정 및동시행규칙상의관인관리와어떤차이가있는지를표로정리해보시오. ㅣ 194 ㅣ

201 Ⅴ. 관인관리 정답과해설 [ 주관식문제 ] 1. 공인용어의변천과정은다음과같다 까지는지방자치단체도국가기관처럼관인이라는용어를사용하였으나, 지방자치의실현에맞게 사무관리규정 제정 ( 대통령령제 호, ) 으로 부터는국가기관의관인에대하는개념으로지방자치단체에대하여는공인이라개념을도입하여쓰고, 공인은해당지방자치단체의공인조례로정하여사용하도록하였다. 또한, 공인 ( 公印 ) 이라는용어는사인 ( 私印 ) 에대하는개념으로사용되는경우 ( 예 : 공인위조부정사용죄 ) 가있는데, 이경우의공인은관인의일반적인개념과비슷하다고볼수있다. 2. 관인은행정기관또는행정기관의장의명의로발신또는교부하는문서에기재된의사표시에대한공식적인인증으로서의효력이있다. 따라서관인생략대상문서를제외하고는관인이날인되지않는문서는효력이없는문서이다. [ 객관식문제 ] 1. 4 철인은공무원증에날인하는도장이다 소속기관은당해행정기관에등록하는것이원칙이다. 다만, 부득이한경우에는바로위상급기관에신청하여등록할수있다 관인공고기관의장은당해행정기관의장이다. 즉관인등록기관의장이다. [ 토의해보기 ] 1. 공문서에표시된전자이미지공인의크기가실제공인의크기와다를경우당해공문서는효력이있는지의여부에대한판단은대단히어려운부분이다. 현재이에대한판결은나와있지않다. 법원의판결여부를떠나서분임별로심층적으로토의해보기바란다. 2. 관인날인기록부는정부공문서규정 [ 시행 ] [ 각령제137호, 제정 ] 에의해신설되었다. 그후 정부공문서규정 ( 각령제1645 호 ) 으로 부터폐지되었다. 법령연혁을살펴보았으나, 폐지이유에ㅣ195ㅣ

202 행정업무운영실무 대하여는명시가되어있지않았다. 분임별로이에대하여선배공무원의실제경험을물어보아왜폐지하였는지추가로토의해보기바란다. 3. 관보, 도보, 시보, 군보등에공고된공인등록공고문, 공인재등록공고문, 공인폐기공고문을여러건을발췌하여 행정업무의효율적운영에관한규정 ( 동시행규칙 ) 및공인조례에맞지않는부분이무엇인지를분임별로토의해보기바란다 부터전자이미지공인도관보, 도보, 시보, 군보등에공고하도록한이유는실제공인의크기와전자이미지공인의크기가다르고, 변형되어일부문제가발생됨에따라실제공인의크기와같은크기의전자이미지공인도공고하여사용하도록하였다. 5. 관인제도의연혁은다음과같다 : 관인규정 제정 ( 총리령제 1 호 ) : 관인규정 신규제정 ( 각령제 644 호 ) : 외교관인규격 규정 ( 각령제 1058 호 ) : 관인날인위치변경 ( 각령제 1067 호 ) 제 10 조 ( 관인의위치 ) 1 청인은문서발행연월일의 년 자가가운데에오도록찍는다. 2 직인은문서를발신, 교부또는인증하는자의성명끝자가가운데오도록찍는다. [ 전문개정 ] : 헌법개정에수반한개정 ( 대통령령제1792호 ) [ 내각수반 국무총리 ] [ 내각사무처장 총무처장관 ] : 보조기관직인신설및청인날인위치변경 ( 대통령령제 4772 호 ) 제 2 조 ( 종류및비치 ) 1~3( 생략 ) 4 정부조직법제 3 조의 2 의규정에의하여보조기관이위임받은사무를행정기관으로서처리하는경우에는그사무처리를위하여직인을가진다. 5 직인은그직의서리도이를사용할수있다. 제 7 조 ( 찍는위치 ) 1 청인은그기관명칭의끝자가가운데오도록찍는다. 2 직인은문서를발신 교부또는인증하는자의성명끝자가가운데오도록찍는다. ㅣ 196 ㅣ

203 Ⅴ. 관인관리 : 직인날인위치변경 ( 대통령령제 호 ) 개정이유외교문서의멸실을방지하기위하여외교문서의보존제도를보완하고, 민원서류를발급하는경우에는간인을천공방식으로갈음할수있도록하는등민원서류의신속한발급을위하여필요한사항을정하려는것임. 주요골자가. 민원서류를발급하는경우에는간인을천공방식으로갈음할수있도록함 ( 영제 13 조단서 ). 나.~ 다.( 생략 ). 라. 직인은문서를발신 교부또는인증하는행정기관의장의표시끝자가가운데오도록찍되, 등 초본발급등민원서류를교부하는경우에는행정기관의장의표시끝자오른쪽여백에찍을수있도록관인규정을개정함 ( 영부칙제 2 항 ) : 특수관인비치사용, 관인공고사항명시, 지방자치단체공인조례근거마련 ( 대통령령제13390호, 총리령제395호 ) : 전자관인사용신설 ( 대통령령제 호 ) : 관인모양의다양화등신설 ( 대통령령제 호 ) - 종전에는행정기관의장의명의로시행하는문서에는관인을찍도록하였으나, 앞으로는행정기관의장이서명한경우에도시행할수있도록함 ( 영제 21 조 ). - 특수관인 ( 유가증권발행, 민원업무등특수업무용관인 ) 은국무총리또는상급기관의장의승인을얻어이를가질수있었으나, 앞으로는승인없이각급행정기관의장이가질수있도록함 ( 영제 36 조 ). - 관인의모양을행정기관의장이정하도록함으로써현행정사각형인관인을원형또는다각형으로할수있게함 ( 영제 37 조및별표 1) 전자문서에대한전자관인의인증체계구축 ( 대통령령제 호 ) 행정사무처리가종이문서기반에서비대면 ( 非對面 ) 온라인방식의전자문서기반으로전환되어감에따라행정기관의전자문서의유출 위조 변조및훼손등을방지하기위하여전자문서에대한전자관인의인증체계를구축하려는것임. 주요골자가. 기존의종이문서기반에서는종이문서에대한인증은관인으로하였으나, 사이버공간에서는전자문서에대한인증은전자관인으로하게됨에따라전자서명을전자관인으로용어를변경하도록함 ( 영제 3 조제 10 호및제 9 조의 3 제 1 항 ). ㅣ 197 ㅣ

204 행정업무운영실무 나. 전자서명을전자관인으로용어를변경함에따라전자관인과구별하기위하여기존의전자관인을전자이미지관인으로용어를변경하도록함 ( 영제 3 조제 11 호 제 21 조제 1 항 제 22 조제 5 항 제 36 조제 3 항 제 39 조제 3 항 제 40 조및제 117 조의 2 제 2 호 ). 다. 종전에는행정기관간, 행정기관내보조기관또는보좌기관간에유통되는전자문서에대하여행정자치부장관이전자서명의인증사무를수행하도록하였으나, 전자서명을전자관인으로용어를변경함에따라전자관인의사용범위도행정기관의장, 합의제기관또는권한을위임받은보조기관의명의로발송또는교부하는전자문서로하되, 이에대한인증사무를행정자치부장관이행하도록함 ( 영제 9 조의 3 제 1 항 ). 라. 행정자치부장관이인증한전자관인은관인또는공인으로보도록하고, 전자관인의인증사무를효율적으로수행하기위하여행정자치부장관소속하에정부전자관인인증센터를두되, 정부전산정보관리소가그기능을수행하도록함 ( 영제 9 조의 3 제 2 항및제 3 항 ) 관인등록을행정기관이자체적으로관인대장에등록하도록하고, 전자이미지관인도일반관인처럼관보에공고하여사용하도록변경함 ( 행정자치부령제203호 ) 관인은해당행정기관에등록하는것이원칙이나부득이한경우바로위상급기관에등록할수있도록하고, 전자이미지관인은공고하지않도록변경함 ( 행정안전부령제264호 ) [ 깊이들여다보기 ] 까지는지방자치단체도국가기관처럼관인이라는용어를사용하였으나, 지방자치의실현에맞게 사무관리규정 제정 ( 대통령령제13390호, ) 으로 부터는국가기관의관인에대하는개념으로지방자치단체에대하여는공인이라개념을도입하였다. 2. 계인은제증명을발급할때, 제증명발급대장과제증명문서에걸쳐찍는도장이다. 이는제증명발급건수를통제하거나발급된제증명문서의변조가능성을예방하기위한것이다. 계인제도는 도입되었다가그실효성에비하여비능률적인면이많아 개정된 정부공문서규정 ( 대통령령제2538 호 ) 에따라간인 ( 間印 ) 으로변경되면서폐지되었으므로제증명발급등의일반사무 ㅣ 198 ㅣ

205 Ⅴ. 관인관리 처리에계인을사용할필요가없다. 다만, 어업등록령, 우편법시행규칙, 공사채등록법시행규칙등개별법령에계인을날인하도록규정한경우에는그에의한다. 3. 계인은제증명을발급할때, 제증명발급대장과제증명문서에걸쳐찍는도장이다. 간인은 2장이상으로이루어지는중요문서의앞장의뒷면과뒷장의앞면에걸쳐찍는도장또는그행위를말한다. 문서관련법령상간인의변천과정은다음과같다. 정부공문서규정 [ 시행 ] [ 대통령령제 2538 호, , 전부개정 ] 제15조 ( 관인날인및간인사용 ) 1 임용장 상장및각종증명서류에속하는문서와청외로발신하는문서 ( 전신에의한발신문서는제외한다 ) 에는관인을압날한다. 2 문서발행에있어특히근거를보존할필요가있거나관계를명백히할필요가있을때에는간인을사용한다. 제26조 ( 결재 ) 1 기안한문서 ( 공람하는문서를포함한다 ) 는결재권자의결재를받아야한다. 2 두장이상으로이루어지는문서중중요한문서에는그합철되는부분에결재권자가간인한다. 정부공문서규정 [ 시행 ] [ 대통령령제 5338 호, , 일부개정 ] 제 26 조 ( 결재 ) 1 기안한문서는결재권자의결재를받아야한다.< 개정 > 2 결재권자는두장이상으로이루어지는다음각호의 1 에해당하는문서를결재할때에는결재인 ( 별지제 3 호서식 ) 으로간인하여야한다.< 개정 > 1. 전후관계를명백히할필요가있는문서 2. 사실또는법률관계의증명에관계되는문서 3. 허가 인가 등록기타의민원사항에관계되는문서 3 전항의문서를시행할때에는그시행문에시행명의자의관인으로간인한다. < 신설 > 정부공문서규정 [ 시행 ] [ 대통령령제 호, , 전부개정 ] 제 13 조 ( 문서의간인 ) 다음각호의 1 에해당하는 2 장이상으로이루어지는문서에는총리령이정하는바에따라간인하여야한다. 1. 전후관계를명백히할필요가있는문서 2. 사실또는법률관계의증명에관계되는문서 3. 허가 인가 등록등에관계되는문서 ㅣ 199 ㅣ

206 행정업무운영실무 정부공문서규정 [ 시행 ] [ 대통령령제 호, , 일부개정 ] 제 13 조 ( 문서의간인 ) 다음각호의 1 에해당하는 2 장이상으로이루어지는문서에는총리령이정하는바에따라간인하여야한다. 다만, 민원서류를발급하는경우에는간인에갈음하여천공방식으로할수있다.< 개정 > 1. 전후관계를명백히할필요가있는문서 2. 사실또는법률관계의증명에관계되는문서 3. 허가 인가 등록등에관계되는문서 사무관리규정 [ 시행 ] [ 대통령령제 호, , 제정 ] 제 12 조 ( 문서의간인 ) 다음각호의 1 에해당하는 2 장이상으로이루어지는문서에는총리령이정하는바에따라간인하여야한다. 다만, 민원서류를발급하는경우에는간인에갈음하여천공방식으로할수있다. 1. 전후관계를명백히할필요가있는문서 2. 사실또는법률관계의증명에관계되는문서 3. 허가 인가및등록등에관계되는문서 사무관리규정 [ 시행 ] [ 대통령령제 호, , 일부개정 ] 제 12 조 ( 문서의간인 ) 1 다음각호의 1 에해당하는 2 장이상으로이루어지는문서에는행정자치부령이정하는바에따라간인하여야한다.< 개정 , > 1. 전후관계를명백히할필요가있는문서 2. 사실또는법률관계의증명에관계되는문서 3. 허가 인가및등록등에관계되는문서 2 제 1 항의규정에불구하고민원서류기타필요하다고인정되는문서는간인에갈음하여천공방식으로할수있다.< 신설 > 3 전자문서의간인은행정자치부령이정하는면표시또는발급번호기재등의방법으로할수있다.< 신설 > 사무관리규정 [ 시행 ] [ 대통령령제 호, , 타법개정 ] 제 12 조 ( 문서의간인 ) 1 다음각호의 1 에해당하는 2 장이상으로이루어지는문서에는행정안전부령이정하는바에따라간인하여야한다. < 개정 , , > 1. 전후관계를명백히할필요가있는문서 2. 사실또는법률관계의증명에관계되는문서 3. 허가 인가및등록등에관계되는문서 2 제 1 항의규정에불구하고민원서류기타필요하다고인정되는문서는간인에갈음하여천공방식으로할수있다. < 신설 > ㅣ 200 ㅣ

207 Ⅴ. 관인관리 3 전자문서의간인은행정안전부령이정하는면표시또는발급번호기재등의방법으로할수있다. < 신설 , > 행정업무의효율적운영에관한규정 [ 대통령령제 호, 전부개정 ] 제 19 조 ( 문서의쪽번호등표시 ) 2 장이상으로이루어진문서가제 1 호각목의어느하나에해당하는경우에는제 2 호각목의구분에따라쪽번호또는발급번호를표시하거나간인 ( 間印 ) 등을하여야한다. 1. 대상문서가. 문서의순서또는연결관계를명백히할필요가있는문서나. 사실관계나법률관계의증명에관계되는문서다. 허가, 인가및등록등에관계되는문서 2. 표시방법가. 전자문서인경우 : 행정안전부령으로정하는바에따라전자적방법으로쪽번호또는발급번호를표시한다. 나. 종이문서인경우 : 관인관리자가관인을이용하여간인한다. 다만, 민원서류나그밖에필요하다고인정하는종이문서에는간인을갈음하여천공 ( 穿孔 ) 방식으로표시할수있다. 4. 청인은합의제기관의권한에속하는사항의문서에사용한다. 예를들면, 국민권익위원회, 국가인권위원회등합의제기관의권한에속하는사항의문서에사용한다. 다음은국민권익위원회의청인이다. 5. 분임별로지방자치단체의공인조례를상호비교하여공통점과차이점을정리해보고, 행정업무의효율적운영에관한규정 ( 동시행규칙 ) 상의관인관리와어떻게차이가있는지를표로정리해보면많은도움이된다. ㅣ 201 ㅣ

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209 Ⅵ. 업무편람

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211 Ⅵ. 업무편람 Ⅵ. 업무편람 1. 업무편람의개요 가. 의 의 업무편람이란합리적인업무수행방향및기준을제시하여주는것으로조직의방침과기능, 업무처리의절차와방법, 준수하여야할제원칙, 기타업무와관련된자료등을단순화하고표준화하여이해하기쉽고업무처리에편리하도록작성한업무지침서를말한다. 행정기관이상당기간에걸쳐반복적으로행하는업무는그업무처리가표준화 전문화돨수있도록업무편람을작성 활용함을원칙으로한다.( 영제62조제1항 ) 나. 종 류 업무편람은그내용, 적용범위및작성기관에따라여러가지로분류할수있으나, 행정기관에서발간 배포하여활용하는행정편람과부서별로작성 활용하는직무편람으로크게구분한다. 1) 행정편람 : 특정행정기관에서발간 배포하여모든행정기관이공통적으로활용하는업무지도서나참고서 2) 직무편람 : 부서별소관단위업무에대하여작성 활용하는업무현황철이나참고철 다. 업무편람의작성효과및활용효과 업무편람은행정기관의공무원들이업무를수행하는과정에서다음과같은작성효과와활용효과가있다. ㅣ 205 ㅣ

212 행정업무운영실무 1) 작성효과가 ) 현재의업무상태를파악할수있다. 나 ) 업무의표준화 단순화 전문화를촉진한다. 다 ) 기타현재의불합리한점을발견하여개선할수있다. 2) 활용효과가 ) 업무활동의목표와방침의기준을세워준다. 나 ) 업무를통제하는데필요한적절한지침을준다. 다 ) 업무의혼란, 불확실및중복을줄일수있다. 라 ) 교육훈련의실효성있는교재가된다. 마 ) 관리층과부하직원상호간또는각조직간의협력을증진한다. 바 ) 기타업무능률증진에대한관심을높여준다. 2. 행정편람 가. 의 의 행정편람이란다수의행정기관또는담당자에게업무처리절차와기준, 장비운용방법, 그밖의일상적근무규칙등에관하여필요한지침 기준또는지식을제공하여공통적으로활용하는업무지도서또는업무참고서등을말하며, 행정기관의명의로발간한다. 나. 행정편람의심의 1) 심의자문위원위촉행정기관의장은행정편람을발간함에있어필요한경우에해당기관의공무원및관계전문가를심의자문위원으로위촉할수있다. ㅣ 206 ㅣ

213 Ⅵ. 업무편람 2) 수당지급 심의자문위원회에대하여는예산의범위안에서수당기타필요한경비를지급할수있다. 다. 관리및활용 1) 행정편람의관리행정편람은개인소장을금지하고서가또는책장에비치하여관계자가누구든지항상손쉽게참조 활용할수있도록하여야하며, 관리책임자를지정하여자료관리대장에등록 관리하여야한다. 2) 행정편람의수정 보완 행정편람의발간기관은관련제도의변경등으로행정편람의내용을수정또는보완하여야하는사유가발생한때에는그내용을수정또는보완하여야한다. 3. 직무편람 가. 의 의 직무편람은부서별로그소관단위업무에대한업무계획, 업무현황및그밖의참고자료등을체계적으로정리하여활용하는업무자료철을말한다. 나. 작성대상 직무편람은특별한사유가없으면행정기관의직제에규정된최하단위부서 ( 과또는담당관 ) 별로단위업무에대하여작성한다. ㅣ 207 ㅣ

214 행정업무운영실무 다. 포함할내용 1) 업무연혁, 관련업무현황및주요업무계획 2) 업무의처리절차및흐름도 3) 소관보존문서현황 4) 그밖의업무처리에필요한참고사항 라. 인수 인계업무를담당하는직원의교체또는조직개편, 사무의재분장등으로소관업무를인계 인수하는때에는직무편람을함께인계 인수하여업무현황의파악이용이하도록하고업무처리지식등이축적될수있도록하여야한다. 마. 관 리 처리과의장은정기또는수시로직무편람의내용을수정하거나보완하여야한다. ㅣ 208 ㅣ

215 Ⅵ. 업무편람 종합학습문제 - 제 6 장 주관식문제 1. 업무편람의의의를쓰시오. 2. 업무편람의종류와의의를쓰시오. 객관식문제 1. 업무편람의작성효과가아닌것은? 1 현재의업무상태를파악할수있다. 2 업무의표준화 단순화 전문화를촉진한다. 3 행정업무의능률증진에대한관심을높여준다. 4 현재의불합리한점을발견하여개선할수있다. 2. 업무편람의활용효과가아닌것은? 1 직원의업무능력을측정하는기준이된다. 2 사무의혼란, 불확실및중복을줄일수있다. 3 교육훈련의실효성있는교재가된다. 4 업무활동의목표와방침의기준을세워준다. 3. 업무편람에대한설명중틀린것은? 1 소관업무를인계 인수시에는직무편람을함께인계 인수하여야한다. 2 업무편람은행정편람과직무편람으로나눌수있다. 3 직무편람은당해행정기관의장이발간한다. 4 업무편람은업무수행에합리적인방향을제시하여준다. ㅣ 209 ㅣ

216 행정업무운영실무 토의해보기 지방자치단체별로사무인계인수서서식을모아서식에들어있는사항을비교하여토의해보시오. 정답과해설 [ 주관식문제 ] 1. 업무편람이란업무수행에합리적인방향을제시하여주는것으로조직의방침과기능, 사무처리의절차와방법, 준수하여야할제원칙, 기타업무에관련된자료등을능률성과경제성의원칙에따라단순화하고표준화하여이해하기쉽고업무처리에편리하도록작성한업무지침서이다. 2. 업무편람은그내용, 적용범위및작성기관에따라여러가지로분류할수있으나, 행정기관에서발간 배포하여활용하는행정편람과부서별로작성 활용하는직무편람으로크게구분한다. [ 객관식문제 ] 1. 3 행정사무의능률증진에대한관심을높여준다. 이부분은활용효과부분이다 직원의업무능력을측정하는데기준이되는것이아니라, 관리층과부하직원상호간또는각조직간의협력을증진한다 직무편람은당해행정기관의장이발간한것이아니라부서에서발간한다. 행정편람을당해행정기관의장이발간한다. [ 토의해보기정답과해설 ] 분임별로지방자치단체별로사무인계인수서서식을모아서식에들어있는사항을비교하여토의해보면많은도움이될것이다. ㅣ 210 ㅣ

217 Ⅶ. 정책실명제

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219 Ⅶ. 정책실명제 Ⅶ. 정책실명제 1. 정책실명제개요 가. 개념및도입목적 1) 정책책실명제 란정책의투명성과책임성을높이기위하여행정기관에서소관업무와관련하여수립 시행하는주요정책의결정및집행과정에참여하는관련자의실명과의견을기록 관리하는제도를말한다. 2) 정책의결정에서집행에이르기까지의모든과정을상세히기록으로남겨, 추후에유사정책집행시참고자료로도활용 나. 적용대상기관 1) 중앙행정기관 ( 대통령및국무총리직속기관포함 ) 과그소속기관 2) 지방자치단체 ( 시 도및시 군 구 ) 다. 그간의제도개선 1) 종이문서중심의정책실명제제도도입 ( 98.7) - 기안문, 시행문, 보도자료, 정책자료집등실명의무화 2) 전자문서중심으로제도를발전시켜정책실명제기반구축 - 문서관리카드에의견기재가가능한업무관리시스템 ( 온-나라시스템 ) 도입으로의사결정과정의투명성강화 ( 07.1) 결재 메모보고시관련자실명과내용이자동으로기록 관리 - 전자생산문서를기록관리시스템으로 ON-LINE 이관하여장기보존가능 ( 08.4) ㅣ 213 ㅣ

220 행정업무운영실무 라. 정책실명제운영현황 1) 행정업무의효율적운영에관한규정에의해모든일반업무에대해서정책실명제를시행 2) 일부기관은업무특성에따라정책실명제별도규정, 지자체는규칙으로정책실명제대상과운영방법을자체적으로규정구분일반업무특정업무자치단체 근거규정 행정업무의효율적운영에관한규정 방위사업법 건설산업기본법등 규칙 운영현황 온 나라시스템을통해담당자실명 의견을기록 사업관리시스템에사업단계별실명이력관리 ( 방사청 ) 건설공사완료후표지판에실명관리 ( 국토부 ) 식품검사건별검사자실명관리 ( 식약처 ) 일반업무는온나라시스템을통해관리 일정규모이상사업은별도체계운영 대상사업선정 총괄관리부서지정 등록및이력관리 평가및공개 2. 공문서상정책실명제의변천 가. 정부처무규정제정 (1949) 당시의기안문에는문서를생산하는행정기관명과전화번호및주소를표시하지않아어느행정기관의문서인지알수없었다. 또한, 기안자, 중간검토자및결재권자의서명이모두도장으로날인되어실명을확인할수없다. 다만, 일부는발신인란 ( 서명란 ) 의기재사항을보고문서를생산한기관을알수있다. 대부분장관, 도지사등으로발신명의가되어있어구체적인행정기관을알수없다. 나. 정부처무규정제정 (1949) 당시의시행문에는발신명의가있어문서를생산하는행정기관명을알수가있으나, 전화번호와주소가표시되지않았다. 또한, 기안자, 검토자및결재권자의서명이없었다. ㅣ 214 ㅣ

221 Ⅶ. 정책실명제 다. 정부공문서규정제정 시행 ( ) 당시의기안문에는문서를생산하는행정기관명을표시하고, 최초로전화번호만추가하였다. 기안처란에는기안자의소속과서명을표시하였으나, 나머지중간검토자, 취급자, 중간검토자와결재권자는주로도장을날인하여누구의실명인지를알수없었다. 라. 정부공문서규정제정 시행 ( ) 당시의시행문에도문서를생산하는행정기관명을표시하였고, 최초로전화번호만추가하였다. 마. 정부공문서규정개정 시행 ( ) 당시의기안문에는문서를생산한행정기관명과주소는기재하지아니하였으며, 전화번호를기재하도록하였다. 기안처 가 기안자 로명칭이변경되었고, 기안자란에는기안한자의소속과성명을기재하도록하였다. 나머지검토자, 협조자, 결재권자, 통제관, 정서, 기장란에는서명또는도장을날인하도록하였다. 바. 정부공문서규정개정 시행 ( ) 당시의시행문에는문서를생산한행정기관과전화번호를기재하도록하였다. 사. 정부공문서규정개정 시행 ( ) 당시의기안문에도행정기관명을표시하지않았으며, 전화번호를중앙상단에표시하였다. 다만, 문서발송인의행정기관명을보고어느기관에서생산한문서인지를알수있을뿐이었다. 기안자, 검토자및결재권자의서명은서명또는도장을날인하였으나, 구체적으로실명을알수없었다. 아. 정부공문서규정개정 시행 ( ) 당시의시행문에도행정기관명을표시하지않았으며, 전화번호를중앙상단에표시하였다. 행정기관의주소는기재하지아니하였다. 이당시시행문에는기안자, 검토자, 협조자및결재권자의서명이없었다. 자. 정부공문서규정개정 시행 ( ) 당시의기안문에도문서를생산한행정기관을표시하지않았으며, 전화번호를표시하였다. 기안자, 검토자, 협조자및결재권자는서명또는도장을날인하였으나, 누구의실명인지를알수없었다. ㅣ 215 ㅣ

222 행정업무운영실무 차. 정부공문서규정개정 시행 ( ) 당시의시행문에상단에는행정기관명과전화번호를기재하고, 하단에는발신명의를기재하도록하였다. 카. 사무관리규정제정 시행 ( ) 당시의기안문의실명제부분이상당히반영되었다. 민원인과다른행정기관등기관의편의를위하여행정기관명칭과전화번호외에우편번호, 주소, 팩스번호를상단에기재하도록하였고, 기안란 에는기안자의성명을쓰고서명하도록하였다. 또한, 보조기관은직위를간략히기재하고, 오른쪽에서명하도록하였으며, 기관장은직위를간략히기재하고서명을한후에결재일자를기재하도록하였다. 발신명의표시는변함이없었다. 타. 사무관리규정개정 시행 ( ) 당시의시행문의실명제부분도상당히반영되었다. 바로기안문과동일하게우편번호, 주소, 전화번호와팩스번호를상단에기재하여시행하도록한것이다. 파. 사무관리규정개정 시행 ( ) 당시의기안문과시행문의상단에담당자성명을추가한것이진일보한부분이다. 하. 사무관리규정개정 시행 ( ) 당시의기안문과시행문의실명제부분이종전보다훨씬많이반영되었다. 바로문서를담당한부서명칭, 담당과장이하의직위 ( 직급 ) 와성명을표시하도록하여민원인등의전화상담과행정기관의업무문의가원활하도록한것이다. 거. 사무관리규정개정 시행 ( ) 당시에는기안문과시행문을하나의서식으로통합하여정책실명제의고도화를실현하였다. 즉기안자, 검토자, 협조자및결재권자의직위 ( 직급 ) 와실명을모두표시하도록하였다. 서명도자필로자기의성명을한글로표시하되, 다른사람이알아볼수있도록하였다. 의사결정과정상의관련자가모두공문서상에표시되어행정의투명성과책임성을제고한것이다. ㅣ 216 ㅣ

223 Ⅶ. 정책실명제 3. 분야별추진내용 가. 주요정책자료의종합적기록 보존 1) 기록 보존주체 : 처리과 ( 정책이나사업담당주관부서 ) 기록 보존되어야할업무를처리하는담당자가직접적인주체이며, 해당업무의부서장은기록 보존사항을관리 감독하여야함 2) 기록 보존방법가 ) 모든문서의기록 보존은업무관리시스템을통해기록 보존하는것을원칙으로함 업무관리시스템 행정기관이업무처리의모든과정을과제관리카드및문서관리카드등을이용하여전자적으로관리하는시스템 ( 행정업무의효율적운영에관한규정제3조정의 ) * 과제관리카드 : 단위과제의담당자 내용 추진실적등을기록 관리하기위한카드 * 문서관리카드 : 문서의작성 검토 결재 등록 공개등문서처리의모든과정을기록 관리하는카드 나 ) 일시적인업무관리시스템미작동등불가피하게종이문서로결재보고한경우에는사후에업무관리시스템에등록하여기록 보존함 3) 기록내용가 ) 주요정책의결정과집행과정에참여한관련자의소속, 직급또는직위, 성명과그의견나 ) 주요정책의결정이나집행과관련된각종계획서, 보고서, 회의 공청회 세미나관련자료및그토의내용다 ) 주요정책의결정을위하여회의 공청회 세미나등을개최하는경우일시, 참석자, 발언내용, 결정사항, 표결내용 주요정책에는담당자가결재권자에게보고하는모든문서가해당 ㅣ 217 ㅣ

224 행정업무운영실무 나. 보도자료의실명제공행정기관이언론기관에보도자료를제공하는경우에는당해보도자료에담당부서 담당자 연락처등을표시 1) 담당부서란보도자료내용의업무를추진하는해당과를말하는것으로, 둘이상의부서에의해업무가추진되는경우관련해당과를모두표시 2) 담당자란보도자료내용의업무를추진하는담당자를말하며해당부서장 ( 과장 ) 도함께표시 3) 연락처는보도자료내용의업무담당자사무실연락처 < 예시 > 보도자료 2013 년 0 월 00 일 ( 요일 ) 조간 (0.0 12:00 이후 ) 부터보도될수있도록협조부탁드립니다. 작성과 담당자 연락처 000 과 과장 000 사무관 다. 정책실명제책임관지정 1) 목적 정책실명제책임관을지정하여행정기관별정책실명제업무를총괄하도록함으로써정책실명제에대한지속적인관심및인식제고 2) 책임관지정대상가 ) 중앙행정기관 : 기획조정실장 ( 기획조정관 ) 또는이에준하는직위의공무원 기획조정실장에준하는정책실명제사업부서의실장도지정가능나 ) 광역자치단체 : 기획조정실장또는이에준하는직위의공무원다 ) 기초자치단체 : 정책실명제총괄관리부서장 ㅣ 218 ㅣ

225 Ⅶ. 정책실명제 3) 책임관역할가 ) 해당기관의정책실명제활성화계획수립, 시행및점검나 ) 해당기관의정책실명제주요관리대상사업선정기준마련다 ) 해당기관의정책실명제주요관리대상사업선정및공개라 ) 정책의투명성확보를위한소관법령정비 방위사업법에정책실명제대상사업구체화마련 ( 방위사업청 ) 마 ) 업무특성을고려한기관고유의정책실명제방안강구 참조 : 공사실명제 ( 국토교통부 ), 검사성적서책임실명제 ( 식품의약품안전처 ) 바 ) 평가및교육등기타행정기관별정책실명제내실화를위해필요한업무 라. 정책실명제중점관리대상사업선정 1) 목적국정현안, 대규모예산투입사업등국민적관심이높고영향이큰사업들은추진사항을일반국민이알수있도록중점관리대상사업으로별도선정하여관리하고대국민공개 2) 관리방안중점관리대상사업을선정하여정책실명제대상으로별도관리 < 관리체계 > 현행개선 모든사업동일하게관리 전자결재를통해내부적으로기록 관리 중점관리대상사업별도관리 주요정책선정 관리및대국민공개 일반사업은현행과동일하게관리 3) 관리대상가 ) 정책실명제중점관리대상사업에는아래에제시하는일반적기준의사업들이포함되어야함ㅣ219ㅣ

226 행정업무운영실무 1 주요국정현안에관한사항 2 대규모예산이투입되는사업 3 일정규모이상의연구용역 4 법률 대통령령제정사항또는중요법령개정사항 5 기타중점관리가필요하다고판단되는사업나 ) 다만, 행정기관별예산규모등업무의특성을고려하여세부선정기준은기관별자체적으로마련할수있음 지방자치단체의경우규칙또는조례에정책실명제중점관리대상사업선정기준명시 4) 선정방법행정기관별정책실명제심의위원회를구성하여중점관리대상사업을선정함 심의위원회설치 운영 가 ) 목적및기능 정책실명제중점관리대상사업선정기준에관한사항 정책실명제중점관리대상사업선정에관한사항 그밖에정책실명제추진을위해필요한사항나 ) 위원회구성 위원회는위원장 1명을포함하여 5명이상 10명이하의위원으로구성하되외부위원이전체위원의 30% 이상이되어야함 위원장은정책실명제책임관이되고, 위원은해당기관의국장또는과장과해당기관업무에전문지식과경험이풍부한외부전문가중에서행정기관의장이지명또는위촉함 위촉위원의임기는 2년으로하되연임가능 정책실명제총괄부서장은위원회의간사가되며, 위원회의구성및운영에관한사무를처리함 기초자치단체의경우간사는위원장이별도임명할수있음 ㅣ 220 ㅣ

227 Ⅶ. 정책실명제 마. 정책실명제중점관리대상사업공개 1) 목적가 ) 주요정책의추진상황을국민에게선제적으로공개함으로써정책의투명성과책임성제고나 ) 정부정책에대한국민의신뢰성확보및국민의알권리충족 2) 추진방법 기관별홈페이지에 정책실명제코너 를설치하여정책실명제중점관리대상사업의추진내용및관련자실명을공개 정책실명제코너 중점관리대상사업의주요추진내용 사업관련자실명 사업완료즉시공개하되장기간 (2년이상 ) 소요되는사업은단계별구분공개 공공기관의정보공개에관한법률에따라비공개사항은공개대상제외 3) 추진절차가 ) 중점관리대상사업선정기준통보정책실명제총괄관리부서는정책실명제중점관리대상사업선정기준을마련하여정책실명제사업부서에통보나 ) 중점관리대상사업제출사업부서는중점관리대상사업선정기준에해당하는사업목록과함께사업별중점관리대상사업내역서를 [ 별지제1호서식 ] 에따라작성하여총괄관리부서에제출다 ) 중점관리대상사업선정정책실명제총괄관리부서는사업부서에서제출된중점관리대상사업내역서 [ 별지제1호서식 ] 에대해서자체심의위원회를개최하여최종적으로정책실명제중점관리대상사업으로선정ㅣ221ㅣ

228 행정업무운영실무 라 ) 중점관리대상사업관리 (1) 중점관리대상사업담당부서 ( 담당자 ) 역할 ( 가 ) 중점관리대상사업중진행중인사업에대해서는정책실명제중점관리대상사업내역서 [ 별지제1호서식 ] 를작성하여기관별홈페이지정책실명제코너에등록 ( 나 ) 사업부서는중점관리대상사업으로선정된사업에대해서전자결재시스템단위과제카드에사업시작부터완료까지의모든추진실적을순서대로축적관리 단위과제카드작성항목 사업명, 사업의주요내용및취지 사업추진현황, 주관부서, 과제담당자, 내 외부관계자등 ( 다 ) 사업이완료되었거나진행중이던정책실명제중점관리대상사업이완료되면완료즉시정책실명제사업관리이력서 [ 별지제2호서식 ] 를작성하여기관별홈페이지정책실명제코너에등록하여공개 ㅣ 222 ㅣ

229 Ⅶ. 정책실명제 [ 별지제 1 호서식 ] 정책실명제중점관리대상사업내역서 1 사업부서 2 담당자 ( 연락처 ) 3 정책사업명 4 선정기준 5 사업기간 6 주요내용 < 기재항목 > 1 사업부서 : 사업을수행하는부서명을기재 2 담당자 : 사업담당자및사업부서장을직급 ( 직위 ) 과함께기재 3 정책사업명 : 추진하는정책사업명을기재 4 선정기준 : 정책실명제중점관리대상사업으로선정한해당기준을기재 5 사업기준 : 사업의시작및종료시점기재 6 주요내용 : 사업의목적또는추진배경, 추진계획및주요추진상황 ( 예산포함 ) 등사업전반에대해서구체적으로기재 ㅣ 223 ㅣ

230 행정업무운영실무 [ 별지제 2 호서식 ] 정책실명제사업관리이력서 정책실명제등록번호 담당부서작성자 ( 실 국 본부 / 부서명 ) ( 이름 / 사무실연락처 ) 정책명 사업개요 추진배경 - 사업의추진목적과사업의실시하게된배경을자세히기록 추진기간 : 20.. ~ 20.. 총사업비 : 백만원 주요내용 - 사업관련자현황 : 전남도에서 ' 여수해양박람회 ' 유치추진건의 - 관련자 : 000과사무관김00, 과장이00, 국장송00, 실장남00, 부지사박00, 도지시이 : '2012여수세계박람회유치및개최계획 " 수립 - 관련자 : 000과사무관김00, 과장이00, 국장송00, 실장남00, 부지사박00, 도지시이00 추진경과및사업관련자 : '2012여수세계박람회지원특별법제정 - 관련자 : 000과사무관김00, 과장이00, 국장송00, 실장남00, 부지사박00, 도지시이 : 2012 여수세계박람회조직위원회설립인가 ( 국토부 ) - 관련자 : 국토부 000과사무관김00, 과장이00과장, 국장송00, 실장남 : 박람회착공식 - 관련자 : 전라남도 000 과사무관김 00, 과장이 00, 국장남 00, 실장최 00 국토부 000 과사무관김 00, 과장이 00, 국장송 건설사부장김 00, 부장최 00, 본부장이 00 ㅣ 224 ㅣ

231 Ⅶ. 정책실명제 종합학습문제 - 제 7 장 주관식문제 1. 행정기관의장은주요정책의결정 집행에관련되는사항을종합적으로기록 보존하여야한다. 구체적으로어떤사항인가? 2. 정책실명제중점관리대상사업에대해서사업부서 ( 담당자 ) 에서작성해야하는것은어떤것인지? 객관식문제 1. 행정업무의효율적운영에관한규정 에규정된정책실명제의내용이아닌것은? 1 주요정책자료의종합적기록 보존 2 정책자료집의발간 3 보도자료의실명제공 4 기안문 ( 시행문 ) 에기안자 검토자 협조자및결재권자의직위 ( 직급 ) 및서명표시 2. 정책실명제에대한다음설명중타당하지않는것은? 1 행정기관의장은해당기관의정책실명제업무를총괄할수있도록정책실명제책임관을지정하여야한다. 2 행정기관의장은주요국정현안, 대규모예산이투입되는사업등을정책실명제중점관리대상사업으로지정하여야한다. 3 행정기관의장은심의위원회를구성하여정책실명제중점관리대상사업을선정하여야한다. 4 행정기관의장은정책실명제중점관리대상사업에대해서는반드시관보에게재하여야한다. ㅣ 225 ㅣ

232 행정업무운영실무 정답과해설 [ 주관식문제 ] 1. 행정기관의장은주요정책의결정 집행에관련되는사항을종합적으로기록 보존하여야한다. 구체적인사항은다음과같다. 관련자의소속 직급 성명및그의견 계획서, 보고서, 회의 공청회 세미나관련준비자료및토의내용 회의, 공청회, 세미나등을개최할경우에는개최일시, 참석자, 발언내용, 결정사항, 표결내용등을처리과의직원으로하여금기록하게하여야한다. 2. 중점관리대상사업중진행중인사업에대해서는정책실명제중점관리대상사업내역서 [ 별지제1호서식 ] 를작성하여기관별홈페이지정책실명제코너에등록해야하며, 전자결재시스템단위과제카드에사업시작부터완료까지의모든추진실적을순서대로축적관리해야한다. 단위과제카드작성항목 사업명, 사업의주요내용및취지 사업추진현황, 주관부서, 과제담당자, 내 외부관계자등 반면, 정책실명제중점관리대상사업이이미완료되었거나진행중이던사업이완료되면완료즉시정책실명제사업관리이력서 [ 별지제2호서식 ] 를작성하여기관별홈페이지정책실명제코너에등록하여공개하여야한다. [ 객관식문제 ] 1. 2 정책자료집에수록해야하는사항이업무관리시스템이나전자문서시스템등에의해전자적으로관리되기때문에 행정업무의효율적운영에관한규정 및동시행규칙으로전부개정시삭제되었다 행정기관의장은정책실명제중점관리대상사업의추진실적등에대해서는기관별홈페이지등에공개하면된다. ㅣ 226 ㅣ

233 Ⅷ. 정책연구의관리

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235 Ⅷ. 정책연구의관리 Ⅷ. 정책연구의관리 1. 정책연구 가. 정책연구의의의 정책연구 란행정기관이정책의개발또는주요정책현안에대한조사 연구등을목적으로정책연구과제를선정하고, 정책연구를수행할자와연구수행에대한대가를지급하는내용의계약을체결하는방식으로추진하는사업을말한다. 참고로정책의개발또는주요정책현안에대한조사 연구란정책개발이나정책현안과직 간접적으로관련되는모든조사 연구로서정책대안을결과물로제시하는조사 연구는물론정책수립을위해실시하는각종실태조사, 설문조사등도포함된다. 나. 수행방식기준정책연구는수행방식에따라다음과같이위탁형, 공동연구형, 자문형으로구분한다. 1) 위탁형 : 연구자가단독으로정책연구를수행하여그결과를종합보고서의형태로제출하는방식 2) 공동연구형 : 연구자와공무원이공동으로정책연구를수행하는방식 3) 자문형 : 연구자가담당공무원에게특정정책현안에대한의견을서면으로제시하는방식구분위탁형공동연구형자문형 연구방식 연구자의단독연구 연구자와공무원의지속적토론을통한공동연구 연구자의단독연구 연구결과물형태 각기관의서식에맞춰작성된종합보고서 종합보고서나업무보고서 ( 업무계획, 진단보고서, 매뉴얼등 ) 연구자의의견 아이디어가정리된약식보고서 대가지급 인건비, 일반관리비, 경비등지급 인건비, 최소한의경비지급 공무원에게는지급불가 인건비, 최소한경비지급 ㅣ 229 ㅣ

236 행정업무운영실무 2. 정책연구의관리 가. 관리원칙행정기관의장은정책연구를수행하는과정에서연구과제및연구자선정의투명성과공정성, 전문성을확보하고정책연구예산을효율적으로운용하여야하며정책연구결과의품질및활용도제고를위해최선을다하여야한다. 나. 관리기관행정업무의효율적운영에관한규정적용을받는중앙행정기관은정부조직법상의중앙행정기관과이에준하여정부조직관리가이루어지고있는기관을모두포함하며영제2조에따른대통령직속기관과국무총리직속기관도관리대상에포함된다. 또한정부조직관리에포함되지않더라도매년다수의정책연구를수행하는기관으로서적용대상기관에포함하여관리하는것이효율적인경우에는해당기관의요청에따라행정자치부장관이적용대상기관으로지정할수있다. 다. 기관별정책연구관리체계 1) 관리체계 정책연구심의위원회 ( 위원장 : 총괄부서의실 국장 ) 운영 간사 ( 총괄부서 ) 위임 보고 신청 총괄 조정 정책연구심의소위원회 ( 위원장 : 과제담당부서실 국장 ) 운영 과제담당관 ( 과제담당부서 ) 협조 계약담당관 ( 계약부서 ) ㅣ 230 ㅣ

237 Ⅷ. 정책연구의관리 2) 관리주체별역할 구분역할 정책연구심의위원회 정책연구심의소위원회 간사 ( 정책연구총괄부서 ) 과제담당관 ( 과제담당부서 ) 계약담당관 ( 계약담당부서 ) 연구과제및연구자의선정등에관한사항심의 연구결과의평가에관한사항심의 연구결과의공개및활용상황점검등에관한사항심의 그밖에정책연구의체계적인관리를위하여필요한사항심의 위원회에서위임한사항을심의 ( 연구과제선정을제외한심의사항심의 ) 위원회구성및운영에관한사무처리 정책연구종합추진계획수립 연구과제별진행상황점검 ( 프리즘확인 ) 및시정요구 영제 55 조제 1 항에따른해당기관의정책연구성과점검및결과제출 그밖에정책연구추진에관한과제담당관의업무를총괄 조정 소위원회구성및운영에관한사무처리 해당정책연구과제추진계획의수립 해당정책연구진행상황점검및결과의평가 영제 54 조에따른정책연구의공개및활용 그밖에정책연구의수행에관하여필요한사항 계약에관한사항 라. 정책연구추진절차정책연구는연구과제를추진하고자하는부서의신청을받아위원회의심의를거쳐과제를선정하고과제담당관을지정한다. 다만, 특정사업수행의일부로연구하는경우에는그사업을주관하는부서의장이선정한다. 과제가선정되면과제담당관과계약담당관은정책연구과제에대한사업계획수립후경쟁에의한방법이나위원회심의 ( 수의계약시 ) 를거쳐연구자를선정하여계약을체결하고계약결과를공개한다. 정책연구가착수되면과제담당관은필요한경우중간점검등을통해진행상황을관리하고정책연구가완료되면연구결과물을평가한후결과를공개한다. ㅣ 231 ㅣ

238 행정업무운영실무 또한연구종료일로부터 6개월이내에연구결과활용상황을점검하여야하며, 점검에관한사항은위원회심의를거쳐야한다. 단계 과제선정 연구자선정 중간점검 ( 필요시 ) 결과물평가 연구결과활용 정책연구심의위원회 과제신청, 심의및선정 연구자선정후계약체결및공개 수의계약등필요시위원회심의 장기연구과제등필요시실시 평가위원을지정하여연구결과평가한후위원회제출및공개 연구결과활용상황점검후위원회심의 정책연구정보시스템 ( 과제선정후구체적인연구계획을등록 계약체결내용등록 중간점검결과등록 평가결과와결과물등록 연구결과활용상황등록및공개 3. 정책연구과제의선정 가. 정책연구관리계획수립행정기관의정책연구업무를총괄하는부서의장은정책연구를체계적으로수행하기위해매년포괄연구개발비와사업별연구개발비에편성된정책연구대상사업을파악한후종합적인정책연구관리계획을수립한다. 정책연구관리계획에는해당연도대상사업별과제및예산현황, 추진체계, 추진방법및절차, 추진일정, 성과점검계획, 수행시고려사항등이포함되도록한다. 나. 과제의선정 1) 개요행정기관의장은공정하고투명하게정책연구가추진되도록위원회의심의를거쳐연구과제를선정하여야하며, 연구과제별로담당부서의과장급공무원을과제담당관 ㅣ 232 ㅣ

239 Ⅷ. 정책연구의관리 으로지정하여야한다. 다만, 다음각호의어느하나에해당하는경우에는위원회의심의를거치지아니한다. 가 ) 위원회의심의를거치지아니하고연구자를선정하여정책연구를하는경우중긴급하게정책연구를할필요가있어연구과제를선정하는경우나 ) 예산편성에따라특정사업의일부로정책연구사업이정해진경우로서그사업을주관하는부서의장이그사업의내용에따라연구과제를선정하는경우 2) 포괄연구개발비로추진할경우가 ) 과제공모정책연구과제는예산편성시개략적으로정해지나정책연구총괄부서는필요한경우해당연도예산범위내에서정책연구과제를공모할수있다. 나 ) 과제신청정책연구를실시하고자하는부서의장은다음사항이포함된정책연구심의신청서를위원회에제출해야한다. (1) 정책연구의필요성 (2) 다른유사정책연구와의차별성및새로운정책연구의필요성 ( 유사하거나중복되지않는정책연구과제는제외 ) (3) 정책연구의수행방식, 예산규모및계약방법 (4) 연구결과의활용방안 (5) 그밖에정책연구의실시에관한사항 ㅣ 233 ㅣ

240 행정업무운영실무 < 신청서예시 > < 서식 1> [ ] 에는해당되는곳에 표를합니다. 정책연구과제명 정책연구과제심의신청서 신청부서 담당공무원 연구방식 1. [ ] 위탁형용역 2. [ ] 공동연구형용역 3. [ ] 자문형용역 연구기간 ~ ( 개월 ) 예산규모 항목 1. [ ] 포괄연구개발비 2. [ ] 사업별연구개발비 예상금액 계약방법 연구의필요성 ( 긴급한사유 ) 중복검토방법및중복성유무 연구의중복검토결과 1 중복검토방법 : 2 중복여부 : [ ] 있다 [ ] 없다 유사한기존연구과제가있는경우차별성검토보고서제출 연구내용 연구결과활용방안 ㅣ 234 ㅣ

241 Ⅷ. 정책연구의관리 다 ) 위원회의심의 위원회는부서의장으로부터제출받은정책연구과제신청서에대해연구과제의적합성, 정책연구의방식, 예산규모및계약방법등의적정성, 연구결과활용목적의명확성, 그밖에위원회에서정하는기준등에따라심의한후정책연구과제를선정한다. 또한위원회는정책연구과제심의시신청받은과제가기존에수행된연구과제와중복되는지를검토한후중복된다고판단되는경우에는정책연구과제의선정대상에서제외해야한다. 라 ) 과제담당관의지정 심의가완료되면신청부서에심의결과를통보하고연구추진이확정된정책연구과제소관부서의과장급공무원을과제담당관으로지정한다. 과제담당관은정책연구과제를추진하고결과를공개 활용하는자로서해당정책연구전반에관한사항을관리해야한다. 과제담당관주요임무 해당정책연구과제추진계획의수립 연구결과의평가 정책연구의공개및활용 그밖에정책연구의추진을위하여필요한사항 3) 사업별연구개발비로추진할경우가 ) 과제선정예산의편성에따라특정사업의일부로정책연구사업이정해진경우에는위원회의심의를거치지않고연구를실시하고자하는부서의장이정해진사업의내용에따라정책연구과제를직접선정한다. 나 ) 과제선정보고부서의장은정책연구과제를선정한후선정결과를연구자선정이전에위원회에제출해야하며, 정책연구과제선정결과는정책연구과제신청서에준하여작성한다. ㅣ 235 ㅣ

242 행정업무운영실무 < 선정결과보고서예시 > < 서식2> 정책연구과제선정결과보고서 [ ] 에는해당되는곳에 표를합니다. 정책연구과제명 선정부서 담당공무원 연구방식 1. [ ] 위탁형 2. [ ] 공동연구형 3. [ ] 자문형 연구기간 ~ ( 개월 ) 예산규모 항목 1. [ ] 포괄연구개발비 2. [ ] 사업별연구개발비 예상금액 계약방법 연구의필요성 중복검토방법및중복성유무 연구의중복검토결과 1 중복검토방법 : 2 중복여부 : [ ] 있다 [ ] 없다 유사한기존연구과제가있는경우차별성검토보고서제출 연구내용 연구결과활용방안 정책연구과제선정심의결과 다 ) 과제담당관의지정 부서의장이선정한정책연구과제를수행하기위하여부서의과장급공무원을과제담당관으로지정한다. ㅣ 236 ㅣ

243 Ⅷ. 정책연구의관리 4) 긴급하게정책연구를추진할경우예산편성과정에서예측할수없었던정책연구수요가발생하여해당연도에이를긴급하게추진해야할필요가있는경우과제담당부서의장은그사유를명시한정책연구과제심의신청서를위원회에제출하고, 위원장은과제의중복여부등위원회심의사항을검토한후위원회의심의를거치지않고예산범위내에서정책연구과제를선정할수있다. 다. 연구과제의중복선정금지 정책연구과제선정시해당기관은물론다른행정기관이나정부의출연 보조또는지원을받는연구기관, 관련학회등에서이미연구가완료되었거나수행하고있는연구과제와중복되는연구과제를선정하여서는아니된다. 예외적으로선정할수있는경우 행정기관등에서유사한연구를이미수행하였더라도해당분야의이론및기술의발전등에따라새로운연구가필요한경우 관련정책의수행을위하여이미수행된연구과제결과와구분되는학문적 이론적체계의구축이필요한경우 행정기관등에서연구를진행하고있는경우로서관련사항에대한연구가필요하여행정기관등과공동으로정책연구를하려는경우 정책연구의중복여부판단 정책연구과제의 1 연구목적, 2 연구방법, 3 연구내용위의세요소가기존에추진되었거나현재추진중인다른정책연구과제와전혀차별화되지않으면 중복 으로간주 제목또는연구자가다르다할지라도세요소가모두같은경우에는동일한정책연구과제로볼수있음 1 연구목적, 2 연구방법, 3 연구내용중하나이상의요소가같은경우 기존의연구결과를활용하지않고연구를추진해야할실익이명확하지않은한정책연구과제의중복에해당 ㅣ 237 ㅣ

244 행정업무운영실무 4. 연구자의선정 중앙행정기관의과제담당관또는계약담당관은 국가를당사자로하는계약에관한법률 ( 이하 국가계약법 이라함 ) 에서정한바에따라공정하고투명한방법으로연구자를선정해야한다. 연구자 라함은국가계약법에따라국가와정책연구에관한계약을체결하는단체또는개인을말한다. < 참고사항 > 계약관계법령 국가를당사자로하는계약에관한법률 예정가격작성기준 ( 계약예규 ) 의 학술연구용역원가계산 협상에의한계약체결기준 ( 계약예규 ) 일상감사처리지침 ( 기관별예규 ) 등 가. 경쟁에의한연구자의선정 1) 선정방법 정책연구는국가계약법에따라 2단계경쟁등의입찰, 협상에의한계약등경쟁에의한방법으로연구자를선정한다. < 참고사항 > 경쟁계약예시 2단계경쟁등의입찰미리적절한규격등의작성이곤란하거나기타계약의특성상필요하다고인정되는경우규격또는기술입찰실시후가격입찰실시가능 제한경쟁입찰특수한기술이요구되는연구계약의경우해당연구과제와같은종류의수행실적과수행에필요한기술보유상황으로경쟁참가자격제한가능 협상에의한계약체결계약이행의전문성 기술성 긴급성 공공시설물의안정성및그밖에국가안보목적등의이유로필요하다고인정되는경우다수의공급자로부터제안서를제출받아평가한후협상절차를통해국가에가장유리하다고인정되는자와계약체결가능 ㅣ 238 ㅣ

245 Ⅷ. 정책연구의관리 2) 선정절차 경쟁에의한계약체결방식으로연구자를선정하는절차는계약방법에따라상이할수있으나보편적으로다음과같은절차에따라선정한다. 사업계획수립 일상감사 ( 필요시 ) 계약체결요청 입찰공고 제안서평가위원회심의 계약체결 사업부서감사부서사업부서계약부서사업부서계약부서 정책연구과제가선정되면과제담당관은과제에대한사업계획서, 제안요청서 ( 과업지시서 ), 산출내역서등을작성한후일상감사를거쳐계약부서 ( 또는조달청 ) 에계약을요청한다. 정책연구사업계획내용 ( 예시 ) 1 사업계획 : 필요성, 목적, 내용, 활용방안, 일정, 계약방법, 시기, 기간, 소요예산등 2 과업지시서 : 사업목적, 기간, 과업세부사항등업체가해야할사항 3 산출내역서 : 예정가격작성기준 ( 회계예규 ) 의학술연구용역원가계산참조 4 제안요청서 : 업체제안서제출에필요한상세정보제공목적 5 계약특수조건 ( 필요시 ) 나. 수의계약에의한연구자선정 1) 수의계약대상수의계약이란경쟁입찰방법에의하지아니하고국가계약법제7조단서에따라과제담당관또는계약담당관이선택한특정연구자와계약을체결하는방법으로다음과같은경우에한하여적용할수있다. 가 ) 긴급히계약을체결할필요가있는경우나 ) 계약금액이소액인경우다 ) 계속공사로인해새로운입찰절차가필요하지않거나계약상대자가 1인밖에없는경우라 ) 중소기업보호등 ㅣ 239 ㅣ

246 행정업무운영실무 < 참고사항 > 수의계약 특정인과의학술연구등을위한용역계약이나추정가격이 5천만원이하인용역계약또는경쟁입찰및재공고입찰결과참가자격을갖춘자가 1인밖에없음이명백한경우수의계약가능 수의계약체결시계약담당공무원은그내용을소속중앙행정기관의장에게보고, 각중앙행정기관의장은이를감사원에통지 2) 연구자에대한위원회심의정책연구추진시수의계약으로연구자를선정할때에는계약체결전에위원회를개최하여다음사항을심의한후심의결과서를작성하여야한다. 가 ) 연구자선정을위한계약방법이적합한가? 나 ) 연구자는연구수행을위한전문능력을갖추고있는가? 다 ) 연구자가제안한연구계획은정책연구의목적에부합하는가? 라 ) 연구자가제안한연구계획은타당성 실현가능성이있는가? 마 ) 연구자가책정한연구비는적정한가? 바 ) 그밖에연구자선정에관하여중요하다고판단되는사항위원회의심의를거쳐야하는경우에는위원회대신소위원회를활용하여심의할수있으며, 이경우소위원회는심의결과를위원회에제출해야한다. 3) 계약체결요청 위원회에서연구자가선정되면계약부서에정책연구과제에대한사업계획서등계약관계서류를첨부하여계약체결을요청한다. 계약관계서류 ( 예시 ) 1 사업계획 : 필요성, 목적, 내용, 활용방안, 일정, 계약방법 시기 기간, 소요예산등 2 과업지시서 : 사업목적, 기간, 과업세부사항등업체가해야할사항 3 산출내역서 : 예정가격작성기준 ( 회계예규 ) 의학술연구용역원가계산참조 4 연구자선정심의결과서 : 위원회심의결과 5 수의계약사유서 : 특정연구자의선정필요성 6 계약특수조건 ( 필요시 ) ㅣ 240 ㅣ

247 Ⅷ. 정책연구의관리 다. 계약체결 계약담당관 ( 또는조달청 ) 은국가계약법에따라계약심사후선정된연구자와계약을체결하고결과를통보한다. 계약체결시참고사항 1 과제담당관은정책연구의뢰시해당연구에대한전문기관또는전문가를엄선하여연구목적을달성할수있도록그주의의무를다하여야한다. 2 정책연구의품질향상을위해관련분야의근무경험이있는전문경력인사 ( 퇴직공무원 ) 를연구에참여시킬필요가있는경우에는계약방법에따라아래와같이적용할수있다. 2 단계경쟁등의입찰, 협상에의한계약체결시에는제안서평가지표에 전문경력인사참여 항목을두고평가점수부여 수의계약의경우에는연구자가전문경력인사를포함하여연구팀을구성 전문경력인사를정책연구에참여시키고자하는기관이나연구자는 G-시니어 ( 퇴직공무원종합포털, 에서구인공고후선정하거나공무원연금관리공단고객만족실의추천을받아선정 3 5 천만원이하소액의정책연구라도가능할경우과제담당관또는계약담당관은경쟁에의한공정한방법으로연구자를선정하여야하며, 수의계약방식으로연구자를선정하고자할경우에는특정연구자의선정필요성을구체적으로명시하여위원회또는소위원회에서심의하는것이바람직하다. 4 계약담당관은계약체결시산출내역중경비는대가지급시정산하도록명시하고지출내역확인후정산하되, 계약금액을초과하여지출해서는아니된다. 5. 정책연구의진행 가. 정책연구착수 1) 착수보고회개최과제담당관은연구자가선정되면연구자와합동으로착수보고회를개최하여과업내용과추진일정등을상호협의한후연구자로부터착수보고회결과를반영한수행계획서를제출받아연구진행상황을관리할수있다. ㅣ 241 ㅣ

248 행정업무운영실무 2) 서약서제출 과제담당관은정책연구의위조, 변조, 표절, 부당한논문저자표시행위등부정행위를사전에방지하기위하여연구자로하여금연구자윤리서약서를제출받아야한다. 연구자윤리서약서 ( 예시 ) 연구자 : 소속성명 상기본인은 부의 정책연구 과제를수행함에있어정책연구의객관성과신뢰성, 연구결과의공익성과진실성을확보하기위하여아래와같이연구윤리를준수할것을서약합니다. 첫째, 정책연구과정에서객관적인자세를가지고철저한기록을통해연구결과의검증이가능하도록한다. 둘째, 연구결과에중대한영향을미칠수있는데이터및분석결과를왜곡또는조작하지않으며결과발표는진실되고공정하게한다. 셋째, 유사중복된연구를지양하며연구자원을투명하고효율적으로사용한다. 넷째, 타인의연구개발과정과결과를존중하며, 위조, 변조, 표절등지적재산을도용하는부정행위를하지않는다. 년월일 도지사귀중 나. 중간점검 1) 중간점검실시과제담당관은정책연구계약서에서정한연구기간중에필요한경우다음사항을고려하여연구진행상황을중간점검하고연구자와향후연구일정을협의한후점검결과서를작성하여프리즘에등록한다. 가 ) 정책연구의목적에부합하는가? 나 ) 연구범위, 내용등에있어계약을위반하지는않았는가? 다 ) 일정계획에따라연구가차질없이진행되고있는가? 라 ) 연구결과가부실하게나타날우려는없는가? ㅣ 242 ㅣ

249 Ⅷ. 정책연구의관리 < 점검결과서예시 > < 서식 5> 연구진행상황의점검결과서 [ ] 에는해당되는곳에 표를합니다. 정책연구과제명 부서 / 과제담당관 연구기관 / 책임연구원 담당공무원 연구방식 1. [ ] 위탁형용역 2. [ ] 공동연구형용역 3. [ ] 자문형용역 연구자선정방법 1. [ ] 일반경쟁계약 2. [ ] 수의계약 연구기간 ~ ( 개월 ) 점검일자 정책연구목적과의부합성 점검결과 계약내용에의충실성 일정계획에따른연구진행수준 기대연구결과의달성가능성 조치사항 2) 점검결과보완요구과제담당관은중간점검결과연구자가연구계획서상의연구일정이행을태만히하거나연구진행상황이연구의목적에부합하지아니한다고판단되는경우에는해당연구자에대하여시정또는보완을요구하여야한다. ㅣ 243 ㅣ

250 행정업무운영실무 6. 정책연구결과의평가및관리 가. 연구결과의평가 정책연구종료후연구결과에대한평가는과제담당관과과제담당관이지정한외부전문가 1명이공동으로평가하거나외부전문가가참여하는정책연구완료보고회를개최하여평가할수있다. 외부전문가는위원회또는소위원회의외부위원이나해당연구과제분야의외부전문가중에서지정한다. 평가위원선정시고려사항 평가의공정성확보를위해, 다음에해당하는외부전문가위원은평가위원으로지정하지않는것이바람직함 - 심의대상에포함된연구자와사제지간또는친인척지간인자 - 심의대상에포함된연구자와동일한기관에소속한자 - 그밖에심의의공정성을해할가능성이있는자 정책연구평가가종료되면평가위원과과제담당자의실명이표시된평가결과서를작성하여야하며주요평가항목은다음과같다. 1) 정책연구의목적에부합하는가? 2) 추진방법이적절하였는가? 3) 당초계획된내용을충실히반영하였는가? 4) 위조, 변조, 표절등부정행위는없는가? 5) 연구결과의내용이실제활용가능한수준인가? 6) 그밖에위원회에서평가에필요하다고판단한기준에부합하는가? 나. 평가결과에따른조치과제담당관은연구결과평가결과표절등부정행위가발견되거나연구의목적에부합하지않는등연구결과가미흡한경우에는연구자로하여금시정하도록조치하여야한다. ㅣ244ㅣ

251 Ⅷ. 정책연구의관리 < 평가결과서예시 > < 서식 6> 정책연구평가결과서 [ ] 에는해당되는곳에 표를합니다. 정책연구과제명 부서 / 과제담당관 연구기관 / 책임연구원 담당공무원 연구방식 1. [ ] 위탁형용역 2. [ ] 공동연구형용역 3. [ ] 자문형용역 연구자선정방법 1. [ ] 일반경쟁계약 2. [ ] 수의계약 연구기간 ~ ( 개월 ) 연구결과 정책연구목적과의부합성 추진방법의적절성 평가결과 계약내용에의충실성 표절등연구부정행위여부 연구결과의활용가능성 기타사항 평가자확인 구분평가전문위원과제담당관 성명소속 직위 성명소속 직위 성명 평가보고회 개최일자 참석자 소속 직위 성명 장소 ㅣ 245 ㅣ

252 행정업무운영실무 다. 평가결과보고및공개 정책연구과제의평가가완료되면과제담당관은평가결과서를위원회에제출하고, 프리즘을통해평가결과와연구보고서를공개하여야한다. 평가결과및연구보고서는과제담당관이프리즘에등록하면대국민포털을통해공개된다. 지방자치단체가수행한정책연구도과제가종료된후그연구결과를정책연구관리시스템을통하여공개하여야한다. 행정업무의효율적운영에관한규정개정 ( ) 평가결과는프리즘의과제관리 - 과제진행관리화면에서해당과제를검색하여클릭한후 결과평가 항목으로이동하여등록사항을입력하고해당파일을올리면된다. 또한연구보고서는 결과평가 탭하단의 연구보고서등록 을클릭한후등록사항을입력하고해당파일을올리면되며, 이때연구보고서는진본성등을유지하기위해 PDF 파일로자동변환되어공개된다. 7. 정책연구결과의활용 가. 연구결과의활용과제담당관은정책연구가완료되면정책연구종료일로부터 6개월이내에정책에활용하고활용목적, 정책활용결과등이포함된정책연구활용결과보고서를위원회에제출한다. 정책연구에대한활용결과는국회, 언론등에서매년지적되고있는사항이므로연구결과미흡으로예산낭비를초래했다는지적을받지않도록과제담당관은당초연구목적에따라정책에반영할수있도록노력하여야한다. ㅣ 246 ㅣ

253 Ⅷ. 정책연구의관리 < 활용결과보고서예시 > < 서식 6> 정책연구활용결과보고서 [ ] 에는해당되는곳에 표를합니다. 정책연구과제명 부서 / 과제담당관 연구기관 / 책임연구원 담당공무원 연구기간 ~ ( 개월 ) 활용구분 1. [ ] 법령제 개정 2. [ ] 제도개선 3. [ ] 정책반영 4. [ ] 정책참조 5. [ ] 미활용 연구목적 연구주요내용 활용목적 현업무와의연계타당성분석 활용결과 정책활용결과 나. 활용결과의등록및공개활용결과를프리즘에등록하면대국민포털을통해공개되며과제담당관은다음사항을등록하여야한다. 1) 활용구분 : 1법령제 개정, 2제도개선, 3정책반영, 4정책참조, 5미활용 2) 활용결과보고서 : 서식에따라작성된활용결과보고서파일을등록 3) 활용도증빙자료 : 활용결과를증빙할수있는파일을등록 ㅣ 247 ㅣ

254 행정업무운영실무 활용결과보고서작성시활용결과는법령제 개정, 제도개선및정책반영, 정책참조등으로구분하여작성하고정책연구활용결과를명확히밝혀야한다. 활용결과등록은프리즘의과제관리-과제진행관리화면에서해당과제를검색하여클릭한후 연구결과활용 항목으로이동하여등록사항을입력하고활용결과보고서와증빙자료를올리면대국민포털에서공개된다. [ 그림 ] 연구결과활용등록화면 8. 정책연구의공개 가. 공개내용행정기관의장은정책연구의공정성과투명성을보장하고정책연구결과를공동활용하기위해정책연구관리시스템을통하여다음각호의사항을공개하여야한다. 공개내용 정책연구의계약체결내용 정책연구결과및그평가결과 정책연구결과활용상황 그밖에중앙행정기관의장이필요하다고인정하는사항 공개시점 연구자선정및계약체결직후 연구결과평가직후 연구종료일로부터 6개월이내 필요시 ㅣ 248 ㅣ

255 Ⅷ. 정책연구의관리 다만, 공공기관의정보공개에관한법률 제9조에따른비공개대상정보에해당하는경우에는그러하지아니하다. 공공기관의정보공개에관한법률제 9 조의비공개대상정보 1. 다른법률또는법률이위임한명령 ( 국회규칙 대법원규칙 헌법재판소규칙 중앙선거관리위원회규칙 대통령령및조례에한함 ) 에의하여비밀또는비공개사항으로규정된정보 2. 국가안전보장 국방 통일 외교관계등에관한사항으로서공개될경우국가의중대한이익을현저히해할우려가있다고인정되는정보 3. 공개될경우국민의생명 신체및재산의보호에현저한지장을초래할우려가있다고인정되는정보 4. 진행중인재판에관련된정보와범죄의예방, 수사, 공소의제기및유지, 형의집행, 교정, 보안처분에관한사항으로서공개될경우그직무수행을현저히곤란하게하거나형사피고인의공정한재판을받을권리를침해한다고인정할만한상당한이유가있는정보 5. 감사 감독 검사 시험 규제 입찰계약 기술개발 인사관리 의사결정과정또는내부검토과정에있는사항등으로서공개될경우업무의공정한수행이나연구 개발에현저한지장을초래한다고인정할만한상당한이유가있는정보 6. 당해정보에포함되어있는이름 주민등록번호등개인에관한사항으로서공개될경우개인의사생활의비밀또는자유를침해할우려가있다고인정되는정보. 다만, 다음에열거한개인에관한정보는제외한다. 가. 법령이정하는바에따라열람할수있는정보나. 공공기관이공표를목적으로작성하거나취득한정보로서개인의사생활의비밀과자유를부당하게침해하지않는정보다. 공공기관이작성하거나취득한정보로서공개하는것이공익또는개인의권리구제를위하여필요하다고인정되는정보라. 직무를수행한공무원의성명 직위마. 공개하는것이공익을위하여필요한경우로써법령에의하여국가또는지방자치단체가업무의일부를위탁또는위촉한개인의성명 직업 7. 법인 단체또는개인 ( 이하 법인등 이라한다 ) 의경영 영업상비밀에관한사항으로서공개될경우법인등의정당한이익을현저히해할우려가있다고인정되는정보. 다만, 다음에열거한정보를제외한다. 가. 사업활동에의하여발생하는위해로부터사람의생명 신체또는건강을보호하기위하여공개할필요가있는정보나. 위법 부당한사업활동으로부터국민의재산또는생활을보호하기위하여공개할필요가있는정보 8. 공개될경우부동산투기 매점매석등으로특정인에게이익또는불이익을줄우려가있다고인정되는정보 ㅣ 249 ㅣ

256 행정업무운영실무 나. 비공개대상사후관리 공공기관의정보공개에관한법률 제9조에따라비공개대상으로분류된정책연구과제는다른법률에특별한규정이있는경우를제외하고는 2년의범위안에서비공개기간을정하되, 기간의경과등으로비공개의필요성이없어지거나 공공기록물관리에관한법률 제35조에따라공개로재분류된때에는공개하여야한다. 비공개대상인정책연구과제를공개로바꾸고자할경우에는프리즘의 진행관리- 과제선정 탭또는 진행관리-결과평가 탭에서 정보공개 란을비공개에서공개로전환한후수정버튼을클릭하면된다. ㅣ 250 ㅣ

257 Ⅸ. 부록 행정업무의효율적운영에관한규정 시행규칙

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259 행정업무의효율적운영에관한규정 시행규칙 ㅣ 253 ㅣ

260 행정업무운영실무ㅣ 254 ㅣ 행정업무의효율적운영에관한규정행정업무의효율적운영에관한규정시행규칙 [ 시행 ] [ 대통령령제 호일부개정 ] [ 시행 ] [ 행정자치부령제 1 호, 일부개정 ] 제 1 장총칙 제 1 장총칙 제 1 조 ( 목적 ) 이영은행정기관의행정업무운영에관한사항을규정함으로써행정업무의간소화 표준화 과학화및정보화를도모하여행정의효율을높이는것을목적으로한다. 제 1 조 ( 목적 ) 이규칙은 행정업무의효율적운영에관한규정 에서위임된사항과그시행에필요한사항을규정함을목적으로한다. 제 2 조 ( 적용범위 ) 중앙행정기관 ( 대통령직속기관과국무총리직속기관을포함한다. 이하같다 ) 과그소속기관, 지방자치단체의기관과군 ( 軍 ) 의기관 ( 이하 " 행정기관 " 이라한다 ) 의행정업무운영에관하여다른법령에특별한규정이있는경우를제외하고는이영에서정하는바에따른다. 제 3 조 ( 정의 ) 이영에서사용하는용어의뜻은다음과같다. [ 개정 ] 1. " 공문서 " 란행정기관에서공무상작성하거나시행하는문서 ( 도면 사진 디스크 테이프 필름 슬라이드 전자문서등의특수매체기록을포함한다. 이하같다 ) 와행정기관이접수한모든문서를말한다. 2. " 전자문서 " 란컴퓨터등정보처리능력을가진장치에의하여전자적인형태로작성되거나송신 수신또는저장된문서를말한다. 3. " 문서과 " 란행정기관내의공문서를분류 배부 보존하는업무를수행하거나수신 발신하는업무를지원하는등문서에관한업무를주관하는과 ( 課 ) 담당관등을말한다. 4. " 처리과 " 란업무처리를주관하는과 담당관등을말한다.

261 Ⅸ. 부록 행정업무의효율적운영에관한규정 시행규칙 행정업무의효율적운영에관한규정행정업무의효율적운영에관한규정시행규칙 5. " 서명 " 이란기안자 검토자 협조자 결재권자 [ 제 10 조에따라결재, 위임전결또는대결 ( 代決 ) 하는자를말한다. 이하같다 ] 또는발신명의인이공문서 ( 전자문서는제외한다 ) 에자필로자기의성명을다른사람이알아볼수있도록한글로표시하는것을말한다. 6. " 전자이미지서명 " 이란기안자 검토자 협조자 결재권자또는발신명의인이전자문서상에전자적인이미지형태로된자기의성명을표시하는것을말한다. 7. " 전자문자서명 " 이란기안자 검토자 협조자 결재권자또는발신명의인이전자문서상에자동생성된자기의성명을전자적인문자형태로표시하는것을말한다. 8. " 행정전자서명 " 이란기안자 검토자 협조자 결재권자또는발신명의인의신원과전자문서의변경여부를확인할수있도록그전자문서에첨부되거나결합된전자적형태의정보로서 전자정부법시행령 제 29 조에따른인증기관으로부터인증을받은것을말한다. 9. " 전자이미지관인 " 이란관인의인영 ( 印影 ) 을컴퓨터등정보처리능력을가진장치에전자적인이미지형태로입력하여사용하는관인을말한다. 10. " 전자문서시스템 " 이란문서의기안 검토 협조 결재 등록 시행 분류 편철 보관 보존 이관 접수 배부 공람 검색 활용등모든처리절차가전자적으로처리되는시스템을말한다. 11. " 업무관리시스템 " 이란행정기관이업무처리의모든과정을제 22 조제 1 항에따른과제관리카드및문서관리카드등을이용하여전자적으로관리하는시스템을말한다. ㅣ 255 ㅣ

262 행정업무운영실무ㅣ 256 ㅣ 행정업무의효율적운영에관한규정행정업무의효율적운영에관한규정시행규칙 12. " 행정정보시스템 " 이란행정기관이행정정보를생산 수집 가공 저장 검색 제공 송신 수신하고활용할수있도록하드웨어 소프트웨어 데이터베이스등을통합한시스템을말한다. 13. " 정보통신망 " 이란 전기통신사업법 제 2 조제 2 호에따른전기통신설비를활용하거나전기통신설비와컴퓨터및컴퓨터의이용기술을활용하여정보를수집 가공 저장 검색 송신또는수신하는정보통신체제를말한다. 14. " 정책실명제 " 란정책의투명성과책임성을높이기위하여행정기관에서소관업무와관련하여수립 시행하는주요정책의결정및집행과정에참여하는관련자의실명과의견을기록 관리하는제도를말한다. 제 2 장공문서관리등행정업무의처리 제 2 장공문서관리등행정업무의처리 제 1 절공문서의작성및처리 제 1 절공문서의작성및처리 제 4 조 ( 공문서의종류 ) 공문서 ( 이하 " 문서 " 라한다 ) 의종류는다음각호의구분에따른다. 1. 법규문서 : 헌법 법률 대통령령 총리령 부령 조례 규칙 ( 이하 " 법령 " 이라한다 ) 등에관한문서 2. 지시문서 : 훈령 지시 예규 일일명령등행정기관이그하급기관이나소속공무원에대하여일정한사항을지시하는문서 3. 공고문서 : 고시 공고등행정기관이일정한사항을일반에게알리는문서 4. 비치문서 : 행정기관이일정한사항을기록하여행정기관내부에비치하면

263 Ⅸ. 부록 행정업무의효율적운영에관한규정 시행규칙 행정업무의효율적운영에관한규정행정업무의효율적운영에관한규정시행규칙 서업무에활용하는대장, 카드등의문서 5. 민원문서 : 민원인이행정기관에허가, 인가, 그밖의처분등특정한행위를요구하는문서와그에대한처리문서 6. 일반문서 : 제 1 호부터제 5 호까지의문서에속하지아니하는모든문서 제 5 조 ( 문서의전자적처리 ) 행정기관의장 ( 법령에따라행정권한을위임받거나위탁받은자를포함한다. 이하같다 ) 은문서의기안 검토 협조 결재 등록 시행 분류 편철 보관 보존 이관 접수 배부 공람 검색 활용등처리절차를전자문서시스템또는업무관리시스템상에서전자적으로처리하도록하여야한다. 제 6 조 ( 문서의성립및효력발생 ) 1 문서는결재권자가해당문서에서명 ( 전자이미지서명, 전자문자서명및행정전자서명을포함한다. 이하같다 ) 의방식으로결재함으로써성립한다. 2 문서는수신자에게도달 ( 전자문서의경우는수신자가관리하거나지정한전자적시스템등에입력되는것을말한다 ) 됨으로써효력을발생한다. 3 제 2 항에도불구하고공고문서는그문서에서효력발생시기를구체적으로밝히고있지않으면그고시또는공고등이있은날부터 5 일이경과한때에효력이발생한다. 제 7 조 ( 문서작성의일반원칙 ) 1 문서는 국어기본법 제 3 조제 3 호에따른어문규범에맞게한글로작성하되, 뜻을정확하게전달하기위하여필요한경우에는괄호안에한자나그밖의외국어를함께적을수있으며, 특별한사유가없으면가로로쓴다. 제 2 조 ( 공문서작성의일반원칙 ) 1 공문서 ( 이하 " 문서 " 라한다 ) 의내용을둘이상의항목으로구분할필요가있으면그항목을순서 ( 항목구분이숫자인경우에는오름차순, 한글인경우에는가나다순을말한다 ) 대로표시하되, 상위항목부터하위항목까지 1., 가., 1), 가 ), (1), ( 가 ), l, 가의형태로표시한다. ㅣ 257 ㅣ

264 행정업무운영실무ㅣ 258 ㅣ 행정업무의효율적운영에관한규정행정업무의효율적운영에관한규정시행규칙 2 문서의내용은간결하고명확하게표현하고일반화되지않은약어와전문용어등의사용을피하여이해하기쉽게작성하여야한다. 3 문서에는음성정보나영상정보등이수록되거나연계된바코드등을표기할수있다. 4 문서에쓰는숫자는특별한사유가없으면아라비아숫자를쓴다. 5 문서에쓰는날짜는숫자로표기하되, 연 월 일의글자는생략하고그자리에온점을찍어표시하며, 시 분은 24 시각제에따라숫자로표기하되, 시 분의글자는생략하고그사이에쌍점을찍어구분한다. 다만, 특별한사유가있으면다른방법으로표시할수있다. 6 문서작성에사용하는용지는특별한사유가없으면가로 210 밀리미터, 세로 297 밀리미터의직사각형용지로한다. 7 제 1 항부터제 6 항까지에서규정한사항외에문서작성에필요한사항은행정자치부령으로정한다. 다만, 필요한경우에는,, -, 등과같은특수한기호로표시할수있다. 2 문서에금액을표시할때에는 행정업무의효율적운영에관한규정 ( 이하 " 영 " 이라한다 ) 제 7 조제 4 항에따라아라비아숫자로쓰되, 숫자다음에괄호를하고다음과같이한글로적어야한다. ( 예시 ) 금 113,560 원 ( 금일십일만삼천오백육십원 ) 제 8 조 ( 문서의기안 ) 1 문서의기안은전자문서로하는것을원칙으로한다. 다만, 업무의성질상전자문서로기안하기곤란하거나그밖의특별한사정이있으면그러하지아니하다. 2 문서의기안은행정자치부령으로정하는기안문으로하여야한다. 다만, 관계서식이따로있는경우에는그내용을관계서식에기입하는방법으로할수있다. 3 둘이상의행정기관의장의결재가필요한문서는그문서처리를주관하는행정기관에서기안하여야한다. 제 3 조 ( 문서의기안 ) 1 영제 8 조제 2 항에따른기안문은별지제 1 호서식이나별지제 2 호서식에따라작성한다. 2 제 1 항에도불구하고, 대통령또는국무총리의결재를받아야하는문서의기안은별지제 3 호서식이나별지제 4 호서식에따른기안문으로하되, 특별한결재절차에사용하는기안문은따로정하여사용할수있다. 3 제 1 항과제 2 항에따른별지제 2 호서식과별지제 4 호서식은보고서, 계획서, 검토서등발신할필요가없는내부결재문서에만사용한다.

265 Ⅸ. 부록 행정업무의효율적운영에관한규정 시행규칙 행정업무의효율적운영에관한규정행정업무의효율적운영에관한규정시행규칙 4 기안문에는행정자치부령으로정하는바에따라발의자 ( 기안하도록지시하거나스스로기안한사람을말한다 ) 와보고자를알수있도록표시하여야한다. 다만, 다음각호의문서에는발의자와보고자의표시를생략할수있다. 1. 검토나결정이필요하지아니한문서 2. 각종증명발급, 회의록, 그밖의단순사실을기록한문서 3. 일상적 반복적인업무로서경미한사항에관한문서 제 4 조 ( 기안문의구성 ) 1 제 3 조제 1 항에따라기안문을별지제 1 호서식으로작성하는경우기안문은두문, 본문및결문으로구성한다. 2 제 1 항에따른두문 ( 이하 " 두문 " 이라한다 ) 은행정기관명과수신란으로구성하되, 다음각호의구분에따라표시한다. 이경우두문의여백에는행정기관의로고 상징 마크 홍보문구또는바코드등을표시할수있다. 1. 행정기관명에는그문서를기안한부서가속하는행정기관명을표시하되, 다른행정기관명과동일한경우에는바로위상급기관명을함께표시할수있다. 2. 수신란에는다음각목과같이표시한다. 가. 수신자가없는내부결재문서인경우에는 " 내부결재 " 로표시한다. 나. 수신자가있는경우에는수신자명을표시하고, 그다음에이어서괄호안에업무를처리할보조기관이나보좌기관을표시하되, 보조기관이나보좌기관이분명하지아니한경우에는 업무담당과장등으로쓸수있다. 다만, 수신자가여럿인경우에는두문의수신란에 " 수신자참조 " 라고표시하고제 1 항에따른결문 ( 이하 " 결문 " 이라한다 ) 의발신명의 ㅣ 259 ㅣ

266 행정업무운영실무ㅣ 260 ㅣ 행정업무의효율적운영에관한규정행정업무의효율적운영에관한규정시행규칙 다음줄에수신자란을따로설치하여수신자명을표시할수있다. 3 제 1 항에따른본문 ( 이하 " 본문 " 이라한다 ) 은제목, 내용및붙임 ( 문서에다른서식등이첨부되는경우에만해당한다 ) 으로구성한다. 4 문서에다른서식등이첨부되는경우에는본문의내용이끝난줄다음에 " 붙임 " 표시를하고첨부물의명칭과수량을적되, 첨부물이두가지이상인경우에는제 2 조제 1 항에따라항목을구분하여표시하여야한다. 5 본문의마지막에는다음과같이 " 끝 " 표시등을한다. 1. 본문의내용 ( 본문에붙임이있는경우에는붙임을말한다 ) 의마지막글자에서한글자띄우고 " 끝 " 표시를한다. 다만, 본문의내용이나붙임에적은사항이오른쪽한계선에닿은경우에는다음줄의왼쪽한계선에서한글자띄우고 " 끝 " 표시를한다. 2. 제 1 호에도불구하고, 본문의내용이표형식으로끝나는경우에는표의마지막칸까지작성되면표아래왼쪽한계선에서한글자를띄운후 " 끝 " 표시를하고, 표의중간까지만작성된경우에는 " 끝 " 표시를하지않고마지막으로작성된칸의다음칸에 " 이하빈칸 " 으로표시한다. 6 결문은다음각호의사항으로구성한다. 1. 발신명의 2. 기안자 검토자 협조자 결재권자의직위나직급 ( 각급행정기관이 6 급이하공무원의직급을대신하여대외적으로사용할수있도록정한대외직명을포함한다. 이하제 6 조에서같다 ) 및서명 ( 전자이미지서명과전자문자서명을포함한다. 이하같다 ) 3. 공공기록물관리에관한법률시행령 제 20 조에따른생산등록번호 ( 이하

267 Ⅸ. 부록 행정업무의효율적운영에관한규정 시행규칙 행정업무의효율적운영에관한규정행정업무의효율적운영에관한규정시행규칙 " 생산등록번호 " 라한다 ) 및접수등록번호 ( 이하 " 접수등록번호 " 라한다 ), 시행일및접수일 4. 행정기관의우편번호 주소 홈페이지주소 전화번호 팩스번호, 공무원의전자우편주소와공개구분 제 5 조 ( 일괄기안등 ) 1 기안하려는여러문서의내용이서로관련성이있는경우에는각문서의내용을하나의기안문으로일괄하여기안할수있다. 이경우특별한사유가없으면각각다른생산등록번호를사용하여같은날짜로시행하여야한다. 2 둘이상의행정기관의장의결재가필요한문서는영제 8 조제 3 항에따라그문서처리를주관하는행정기관의장의결재를받은후관계행정기관의장의결재를받아공동명의로시행하여야한다. 이경우발신명의에는문서처리를주관하는행정기관의장의명의를맨위에표시하며, 관계행정기관의장의명의는바로밑에표시하고, 관계행정기관의장이둘이상인경우로서동일직급인경우에는 정부조직법 에따른부 처 청의순위대로표시하고, 동일직급이아닌경우에는상위직급의행정기관의장의명의부터표시한다. 3 수신한종이문서를수정하여기안하는경우에는수신한문서와색깔이다른글자로수정하는방법으로할수있다. 제 9 조 ( 문서의검토및협조 ) 1 기안문은결재권자의결재를받기전에보조기관또는보좌기관의검토를받아야한다. 다만, 보조기관또는보좌기관이출장등의사유로검토할수없는등부득이한경우에는검토를생략할수있으며, 이경우검토자의서명란에출장등의사유를적어야한다. 제 6 조 ( 기안자등의표시 ) 1 기안문에는영제 8 조제 4 항에따라발의자와보고자의직위나직급의앞또는위에발의자는 표시를, 보고자는 표시를한다. 2 기안문에첨부되는계산서 통계표 도표등작성상의책임을밝힐필요가 ㅣ 261 ㅣ

268 행정업무운영실무ㅣ 262 ㅣ 행정업무의효율적운영에관한규정행정업무의효율적운영에관한규정시행규칙 2 기안문의내용이행정기관내의다른보조기관또는보좌기관의업무와관련이있을때에는그보조기관또는보좌기관의협조를받아야한다. 3 보조기관또는보좌기관이제 1 항에따라기안문을검토하는경우에그내용과다른의견이있으면기안문을직접수정하거나기안문또는별지에그의견을표시하여야한다. 4 보조기관또는보좌기관이제 2 항에따라협조하는경우에그내용과다른의견이있으면기안문또는별지에그의견을표시하여야한다. 있다고인정되는첨부물에는작성자를표시하여야한다. 3 기안자, 검토자또는협조자는기안문의해당란에직위나직급을표시하고서명하되, 검토자나협조자가영제 9 조제 3 항또는제 4 항에따라다른의견을표시하는경우에는직위나직급다음에 "( 의견있음 )" 이라고표시하여야한다. 4 총괄책임자 ( 영제 60 조에따른처리과의업무분장상여러개의단위업무를총괄하는책임자를말한다. 이하같다 ) 는총괄책임자가총괄하는단위업무를분담하는사람이기안한경우그기안문을검토하고검토자란에서명을하되, 다른의견이있으면직위나직급다음에 "( 의견있음 )" 이라고표시하고기안문또는별지에그의견을표시할수있다. 다만, 총괄책임자가출장등의사유로검토할수없는등부득이한경우에는검토를생략할수있으며서명란에출장등검토할수없는사유를적어야한다. 제 10 조 ( 문서의결재 ) 1 문서는해당행정기관의장의결재를받아야한다. 다만, 보조기관또는보좌기관의명의로발신하는문서는그보조기관또는보좌기관의결재를받아야한다. 2 행정기관의장은업무의내용에따라보조기관또는보좌기관이나해당업무를담당하는공무원으로하여금위임전결하게할수있으며, 그위임전결사항은해당기관의장이훈령이나지방자치단체의규칙으로정한다. 3 제 1 항이나제 2 항에따라결재할수있는사람이휴가, 출장, 그밖의사유로결재할수없을때에는그직무를대리하는사람이대결하고내용이중요한문서는사후에보고하여야한다. 제 7 조 ( 문서의결재 ) 1 결재권자의서명란에는서명날짜를함께표시한다. 2 영제 10 조제 2 항에따라위임전결하는경우에는전결하는사람의서명란에 " 전결 " 표시를한후서명하여야한다. 3 영제 10 조제 3 항에따라대결 ( 代決 ) 하는경우에는대결하는사람의서명란에 " 대결 " 표시를하고서명하되, 위임전결사항을대결하는경우에는전결하는사람의서명란에 " 전결 " 표시를한후대결하는사람의서명란에 " 대결 " 표시를하고서명하여야한다. 4 제 2 항과제 3 항의경우에는서명또는 " 전결 " 표시를하지아니하는사람의서명란은만들지아니한다.

269 Ⅸ. 부록 행정업무의효율적운영에관한규정 시행규칙 행정업무의효율적운영에관한규정행정업무의효율적운영에관한규정시행규칙 제 11 조 ( 문서의등록등 ) 1 행정기관은문서를생산 ( 제 6 조제 1 항에따라문서가성립된경우를말한다. 이하같다 ) 하였을때에는지체없이 공공기록물관리에관한법률시행령 제 20 조에따라생산등록번호 ( 이하 " 생산등록번호 " 라한다 ) 를부여하고등록하여야한다. 2 제 4 조제 1 호부터제 3 호까지의규정에따른문서에는생산등록번호외에행정자치부령으로정하는번호를부여한다. 제 8 조 ( 법규문서등의번호 ) 영제 11 조제 2 항에따라문서의종류별로다음각호의구분에따른번호를부여한다. 1. 영제 4 조제 1 호에따른법규문서에는연도구분과관계없이누적되어연속되는일련번호 ( 이하 " 누년일련번호 " 라한다 ) 를부여한다. 2. 영제 4 조제 2 호에따른지시문서중훈령및예규에는누년일련번호를부여하고, 일일명령에는연도별로구분하여매년새로시작되는일련번호로서연도표시가없는번호 ( 이하 " 연도별일련번호 " 라한다 ) 를부여하며, 지시에는연도표시와연도별일련번호를붙임표 (-) 로이은번호 ( 이하 " 연도표시일련번호 " 라한다 ) 를부여한다. 3. 영제 4 조제 3 호에따른공고문서에는연도표시일련번호를부여한다. 제 12 조 ( 시행문의작성 ) 1 결재를받은문서가운데발신하여야하는문서는행정자치부령으로정하는시행문으로작성하여발신한다. 2 시행문의수신자가여럿인경우그수신자전체를함께표시하여시행문을작성 시행할수있다. 다만, 수신자의개인정보보호등을위하여필요할때에는수신자별로작성 시행하여야한다. 제 9 조 ( 시행문의작성 ) 1 영제 12 조에따른시행문은별지제 1 호서식에따라작성하되, 그구성에관하여는제 4 조에따른다. 2 행정기관의장이소속공무원또는소속기관에발신하는시행문이나보조기관및보좌기관상호간에발신하는시행문중에서다음각호의어느하나에해당하는시행문은업무관리시스템또는전자문서시스템의전자게시판이나행정기관의홈페이지등에게시된때에시행된것으로본다. 1. 단순한업무에관한지시 2. 자료요구, 업무연락, 통보, 공지사항, 일일명령등 제 13 조 ( 발신명의 ) 1 문서의발신명의는행정기관의장으로한다. 다만, 합의제기관의권한에속하는문서의발신명의는그합의제기관으로한다. 제 10 조 ( 발신명의 ) 행정기관의장의권한을대행하거나직무를대리하는사람이발신명의와함께본인의성명을적는경우에는다음예시와같이 " 권한대 ㅣ 263 ㅣ

270 행정업무운영실무ㅣ 264 ㅣ 행정업무의효율적운영에관한규정행정업무의효율적운영에관한규정시행규칙 2 제 1 항에도불구하고행정기관내의보조기관또는보좌기관상호간에발신하는문서는해당보조기관또는보좌기관의명의로한다. 3 발신할필요가없는내부결재문서는발신명의를표시하지아니한다. 행 " 또는 " 직무대리 " 의표시를하고그직위를적어야한다. ( 예시 ) 권한대행 군수 ( 또는직무대리 ) 부군수 제 14 조 ( 관인날인또는서명 ) 1 제 13 조제 1 항본문또는단서에따라행정기관의장또는합의제기관의명의로발신하는문서의발신명의에는관인 ( 전자이미지관인을포함한다. 이하이조에서같다 ) 을찍는다. 이경우제 13 조제 1 항본문에따라행정기관의장의명의로발신하는문서의발신명의에는행정기관의장이관인의날인 ( 捺印 ) 을갈음하여서명 ( 전자문자서명과행정전자서명은제외한다 ) 을할수도있다. 2 제 13 조제 2 항에따라행정기관내의보조기관또는보좌기관상호간에발신하는문서의발신명의에는보조기관또는보좌기관이서명을한다. 3 관보나신문등에실리는문서에는관인을찍거나서명하지아니하며, 경미한내용의문서에는행정자치부령으로정하는바에따라관인날인또는서명을생략할수있다. 4 관인을찍어야할문서로서다수의수신자에게동시에발신또는교부하거나알리는문서에는관인의날인을갈음하여관인의인영을인쇄하여사용할수있다. 이경우실제규격대로인쇄하기어려운경우에는관인의실제규격보다축소하여인쇄할수있다. 제 11 조 ( 관인날인또는서명 ) 1 영제 14 조제 1 항전단에따라관인을찍는경우에는발신명의표시의마지막글자가인영의가운데에오도록한다. 다만, 등본 초본등민원서류를발급할때사용하는직인은발신명의표시의오른쪽에찍을수있다. 2 보조기관이나보좌기관은영제 14 조제 2 항에따라서명하는경우에는발신명의표시의마지막글자위에서명하여야한다. 3 보조기관이나보좌기관의직무를대리하는사람이영제 14 조제 2 항에따라보조기관이나보좌기관의발신명의에서명을하는경우에는서명앞에 " 직무대리 " 의표시를하여야한다. 4 영제 14 조제 3 항에따라일일명령등단순업무처리에관한지시문서와행정기관간의단순한자료요구, 업무연락, 통보등을위한문서에는발신명의표시의오른쪽에별표 1 에따른관인생략이나서명생략 ( 보조기관또는보좌기관상호간에발신하는문서만해당한다 ) 표시를하고관인날인또는서명을생략할수있다. 5 처리과의장은영제 14 조제 4 항에따라관인의인영을인쇄하여사용하려면미리관인을관리하는부서의장과협의하고해당행정기관의장의승인을받아야한다.

271 Ⅸ. 부록 행정업무의효율적운영에관한규정 시행규칙 행정업무의효율적운영에관한규정행정업무의효율적운영에관한규정시행규칙 6 처리과의장은영제 14 조제 4 항에따라관인의인영을인쇄하여사용하는경우에는다른법령에특별한규정이없으면별지제 5 호서식의관인인쇄용지관리대장을갖추어두고관인의인영을인쇄하여사용한내용을기록하고유지하여야한다. 제 15 조 ( 문서의발신 ) 1 문서는직접처리하여야할행정기관에발신한다. 다만, 필요한경우에는행정조직상의계통에따라발신한다. 2 하급기관이바로위상급기관외의상급기관 ( 바로위상급기관에대한지휘 감독권을가지는상급기관을말한다 ) 에발신하는문서중에서필요하다고인정되는문서는그바로위상급기관을거쳐발신하여야한다. 3 상급기관이바로아래하급기관외의하급기관 ( 바로아래하급기관의지휘 감독을받는하급기관을말한다 ) 에발신하는문서중에서필요하다고인정되는문서는그바로아래하급기관을거쳐서발신하여야한다. 4 다음각호의어느하나에해당하는경우에는해당문서를생산한처리과의장의승인을받아이미발신한문서의수신자를변경하거나추가하여다시발신할수있다. 1. 결재권자나해당문서를생산한처리과의장의지시가있는경우 2. 수신자의명칭이변경된경우 3. 착오로인하여수신자를누락하였거나잘못지정한경우 4. 해당업무와관련된기관의요청이있는경우 제 12 조 ( 문서의발신 ) 1 문서는처리과에서발신하되, 영제 14 조에따라관인을찍는문서인경우로서전자문서인경우에는처리과의기안자나문서의수신 발신업무를담당하는사람이전자이미지관인을찍고, 종이문서인경우에는관인을관리하는사람이관인을찍는다. 2 영제 15 조제 4 항에따라수신자의변경이나추가를승인한처리과의장은승인날짜를업무관리시스템또는전자문서시스템으로관리하여야한다. 다만, 종이문서인경우에는기안문의결재권자서명란오른쪽여백에서명을하고승인날짜를적는방법으로표시하여야한다. 제 16 조 ( 문서의발신방법등 ) 1 문서는정보통신망을이용하여발신하는것을원칙으로한다. 제 13 조 ( 문서의발신방법등 ) 1 영제 16 조제 1 항에따라업무관리시스템또는전자문서시스템등을이용하여정보통신망으로문서를발신하거나수신하였 ㅣ 265 ㅣ

272 행정업무운영실무ㅣ 266 ㅣ 행정업무의효율적운영에관한규정행정업무의효율적운영에관한규정시행규칙 2 제 1 항에도불구하고업무의성질상제 1 항에따른발신방법이적절하지아니하거나그밖의특별한사정이있으면우편 팩스등의방법으로문서를발신할수있으며, 내용이중요한문서는등기우편이나그밖에발신사실을증명할수있는특수한방법으로발신하여야한다. 3 행정기관이아닌자에게는행정기관의홈페이지나행정기관이공무원에게부여한전자우편주소를이용하여문서를발신할수있다. 4 행정기관의장은문서를수신 발신하는경우에문서의보안유지와위조, 변조, 분실, 훼손및도난방지를위한적절한조치를마련하여야한다. 5 결재권자는비밀사항이거나누설되면국가안전보장, 질서유지, 경제안정, 그밖의국가이익을해칠우려가있는내용의문서를결재할때에는그문서내용의암호화등보안유지가가능한발신방법을지정하여야한다. 을때에는그발신또는수신기록을전자적으로관리하여야한다. 2 영제 16 조제 2 항에따라우편 팩스등의방법으로문서를발신한때에는그발신기록을증명할수있는관계서류등을기안문과함께보존하여야한다. 3 결재권자가영제 16 조제 5 항에따라암호화등의발신방법을지정한경우에는문서본문의마지막에 " 암호 " 등으로발신할방법을표시하여야한다. 4 영제 16 조제 5 항에따른문서중비밀로분류된문서는수신자의응답이있는경우에만발신하여야하며, 문서의제목다음이나본문의 " 끝 " 표시또는 " 이하빈칸 " 표시다음에따옴표 (" ") 를하고그안에비밀등급을표시하여발신하여야한다. 제 17 조 ( 결재받은문서의수정 ) 결재를받은문서의일부분을삭제하거나수정할때에는재작성하여결재를받아야한다. 다만, 종이문서의경우로서삭제하거나수정하려는사항이명백한오류의정정등경미한사항인경우에는행정자치부령으로정하는바에따라삭제하거나수정할수있다. 제 14 조 ( 결재받은문서의수정등 ) 영제 17 조단서에따라종이문서의일부분을삭제하거나수정하는경우에는원안의글자를알수있도록해당글자의중앙에가로로두선을그어삭제하거나수정하고, 삭제하거나수정한사람이그곳에서명이나날인을하여야한다. 제 18 조 ( 문서의접수 처리 ) 1 문서는처리과에서접수하여야하며, 접수한문서에는접수일시와 공공기록물관리에관한법률시행령 제 20 조에따른접수등록번호 ( 이하 " 접수등록번호 " 라한다 ) 를전자적으로표시하되, 종이문서인경우에는행정자치부령으로정하는접수인을찍고접수일시와접수등록번호를적는다. 2 제 1 항에도불구하고문서과에서받은문서는문서과에서접수일시를전 제 15 조 ( 문서의접수 처리 ) 1 영제 18 조제 1 항에서 " 행정자치부령으로정하는접수인 " 이란별표 2 에따른접수인을말하며, 같은항에따라접수인을찍는경우에는특별한사유가없으면접수한문서의오른쪽위여백에찍어야한다. 2 둘이상의보조기관또는보좌기관과관련있는문서의경우에는관련성이가장높은보조기관또는보좌기관이영제 18 조제 1 항에따른처리과로서

273 Ⅸ. 부록 행정업무의효율적운영에관한규정 시행규칙 행정업무의효율적운영에관한규정행정업무의효율적운영에관한규정시행규칙 자적으로표시하거나적고지체없이처리과에배부하여야한다. 이경우처리과는배부받은문서에접수등록번호를표시하거나적는다. 3 행정기관은문서의접수및배부경로에관한정보를 공공기록물관리에관한법률시행령 제 20 조에따른등록정보로관리하여야한다. 4 처리과에서문서수신 발신업무를담당하는사람은접수한문서를처리담당자에게인계하여야하고, 처리담당자는행정자치부령으로정하는문서인경우에는공람할자의범위를정하여그문서를공람하게할수있다. 이경우전자문서를공람하였다는기록이업무관리시스템또는전자문서시스템상에서자동으로표시되도록하여야한다. 5 제 4 항에따라공람을하는결재권자는문서의처리기한과처리방법을지시할수있으며, 필요하면조직관계법령또는제 60 조에따라업무분장된담당자외에그문서의처리담당자를따로지정할수있다. 6 행정기관의홈페이지나행정기관이부여한공무원의전자우편주소등정보통신망을이용하여행정기관이아닌자로부터받은문서는제 1 항부터제 5 항까지의규정에따라처리한다. 이경우해당문서에대한위조 변조방지조치등으로인하여접수일시와접수등록번호를표시할수없으면그문서에표시하지아니할수있고발신자의주소와성명등이불분명할때에는접수하지아니할수있다. 문서를접수한다. 3 제 2 항에따라문서를접수한처리과는문서와관련이있는다른보조기관또는보좌기관에접수한문서의내용을통보하여야한다. 4 경유문서를접수한기관은해당기관장의명의로다른경유기관의장이나최종수신자에게경유문서를첨부하여발신하여야한다. 이경우해당기관의의견이있으면그의견을시행문본문에표시하거나첨부하여보내야한다. 5 당직근무자가문서를받았으면다음근무시간시작후지체없이문서과에인계하여야한다. 6 감열 ( 感熱 ) 기록방식의팩스로보존기간이 3 년이상인문서를수신하였을때에는그문서를복사하여접수하여야한다. 이경우수신한문서는폐기한다. 제 16 조 ( 문서의반송및재배부등 ) 1 행정기관의장은접수한문서에형식상의흠이있으면그문서의생산등록번호, 시행일, 제목및반송사유를구체적으로밝혀발신한행정기관의장에게반송할수있다. 2 행정기관의장은접수한문서가다른행정기관의소관사항인경우에는그문서를지체없이소관행정기관의장에게이송하여야한다. 3 처리과에서그소관에속하지아니하는문서를접수한경우에는지체없이문서과로보내야하며, 문서과로부터배부받은문서의경우에는재배부요청을하여야한다. 이경우문서과는그문서를즉시소관처리과로재배부하여야한다. 제 17 조 ( 공람할문서 ) 영제 18 조제 4 항에서 " 행정자치부령으로정하는문서 " 란 ㅣ 267 ㅣ

274 행정업무운영실무ㅣ 268 ㅣ 행정업무의효율적운영에관한규정행정업무의효율적운영에관한규정시행규칙 다음각호의문서를말한다. 다만, 통계 설문조사등을위하여각기관으로부터취합하는문서는제외한다. 1. 결재권자로부터처리지침을받아야할필요가있는문서 2. 민원문서 3. 행정기관이나보조기관또는보좌기관간의업무협조에관한문서 4. 접수된문서를처리하기위하여미리검토할필요가있는문서 5. 그밖에공무원의신상 ( 身上 ), 교육 훈련등과관련하여공무원이알아야할필요가있는문서 제 19 조 ( 문서의쪽번호등표시 ) 2 장이상으로이루어진문서가제 1 호각목의어느하나에해당하는경우에는제 2 호각목의구분에따라쪽번호또는발급번호를표시하거나간인 ( 間印 ) 등을하여야한다. 1. 대상문서가. 문서의순서또는연결관계를명백히할필요가있는문서나. 사실관계나법률관계의증명에관계되는문서다. 허가, 인가및등록등에관계되는문서 2. 표시방법가. 전자문서인경우 : 행정자치부령으로정하는바에따라전자적방법으로쪽번호또는발급번호를표시한다. 나. 종이문서인경우 : 관인관리자가관인을이용하여간인한다. 다만, 민원서류나그밖에필요하다고인정하는종이문서에는간인을갈음하여천공 ( 穿孔 ) 방식으로표시할수있다. 제 18 조 ( 문서의쪽번호등표시 ) 영제 19 조제 2 호가목에따라전자문서에는다음각호의구분에따라쪽번호또는발급번호를표시한다. 1. 각종증명발급에관한문서를제외한문서에는문서의중앙하단에쪽번호를표시하되, 문서의순서또는연결관계를명백히할필요가있는중요한문서에는해당문건의전체쪽수와그쪽의일련번호를붙임표 (-) 로이어표시한다. 2. 각종증명발급에관한문서에는해당문서의왼쪽하단에발급번호를표시하되, 다음예시와같이표시한다. ( 예시 ) 단말번호 -출력연월일 / 시 분 초 - 발급일련번호 - 쪽번호

275 Ⅸ. 부록 행정업무의효율적운영에관한규정 시행규칙 행정업무의효율적운영에관한규정행정업무의효율적운영에관한규정시행규칙 제 20 조 ( 외국어로된문서등에대한특례 ) 외국어로된문서에는제 7 조, 제 13 조, 제 14 조, 제 17 조및제 19 조를적용하지아니할수있고, 법규문서중에서법률에관한문서는이영의적용을받지아니하는기관에서다른관행이있는경우에는그관행에따를수있다. 제 2 절업무관리시스템의구축 운영 제 2 절업무관리시스템의구축 운영 제 19 조 ( 업무관리시스템구축 운영지원 ) 행정자치부장관은영제 21 조제 3 항에따라업무관리시스템의구축 운영을지원하기위한계획을수립 시행하기위하여관계행정기관의장에게관련자료및필요한의견의제출을요청할수있다. 제 21 조 ( 업무관리시스템 ) 1 행정기관의장은업무처리의모든과정을효율적으로관리하기위하여업무관리시스템을구축 운영하여야한다. 다만, 업무의성질상업무관리시스템의구축 운영이곤란하거나그밖의특별한사유가있는경우에는그러하지아니하다. 2 중앙행정기관, 지방자치단체또는지방교육행정기관의장은제 1 항본문에따라업무관리시스템을구축 운영하는경우에그소속기관등을포함하여구축 운영할수있다. 3 행정자치부장관은제 1 항과제 2 항에따른업무관리시스템의구축 운영을지원하기위한계획을수립 시행할수있다. 제 22 조 ( 업무관리시스템의구성및운영 ) 1 업무관리시스템에는행정기관업무의기능별단위과제의담당자 내용 추진실적등을기록 관리하기위한카드 ( 이하 " 과제관리카드 " 라한다 ) 와문서의작성 검토 결재 등록 공개 공유등문서처리의모든과정을기록 관리하는카드 ( 이하 " 문서관리카드 " 라한다 ) 등이포함되어야한다. 이경우문서관리카드는다음각호의사항을포함하 제 20 조 ( 업무관리시스템의구성 ) 1 과제관리카드에는표제, 실적관리, 접수관리, 계획관리, 품질관리, 홍보관리, 고객관리부분과그밖에필요한사항이포함되어야한다. 2 문서관리카드는문서정보, 보고경로, 시행정보, 관리정보부분과그밖에필요한사항이포함되어야한다. ㅣ 269 ㅣ

276 행정업무운영실무ㅣ 270 ㅣ 행정업무의효율적운영에관한규정행정업무의효율적운영에관한규정시행규칙 여야한다. 1. 기안내용 2. 의사결정과정에서제기된의견, 수정내용과지시사항 3. 의사결정내용 2 제 1 항과제 2 항에서규정한사항외에업무관리시스템의구성및운영등에필요한세부사항은행정자치부령으로정한다. 3 행정기관의장이특별한사유가있다고인정하면제 1 항과제 2 항에따른과제관리카드와문서관리카드의일부사항을제외할수있다. 제 23 조 ( 업무관리시스템등과행정정보시스템간의연계 운영 ) 1 행정기관의장은효율적인업무수행을위하여업무관리시스템또는전자문서시스템을기능분류시스템 ( 행정기관의업무를기능별로분류하고관련행정정보를연계하여전자적으로관리하는시스템을말한다. 이하같다 ) 등행정정보시스템과연계하여운영하여야한다. 다만, 업무의성질상연계하여운영하는것이적합하지아니하거나그밖의특별한사유가있는경우에는그러하지아니하다. 2 행정기관의장은업무관리시스템으로관리한업무실적등을효과적으로활용하도록노력하여야한다. 제 24 조 ( 업무관리시스템등의표준고시 ) 1 행정자치부장관은다음각호의표준을정하여야한다. 다만, 산업표준화법 에따른한국산업표준이제정되어있는사항은그표준을따른다. 1. 업무관리시스템의규격에관한표준과업무관리시스템을이용한전자문서등의유통에관한표준 2. 전자문서시스템의규격에관한표준과전자문서시스템을이용한전자문서

277 Ⅸ. 부록 행정업무의효율적운영에관한규정 시행규칙 행정업무의효율적운영에관한규정행정업무의효율적운영에관한규정시행규칙 등의유통에관한표준 3. 업무관리시스템또는전자문서시스템과행정정보시스템간연계를위한표준 2 행정자치부장관은제 1 항에따른규격 유통및연계에관한표준을정하였으면그내용을관보에고시하고인터넷에게시하여야한다. 그표준을변경하는경우에도또한같다. 3 행정기관의장은특별한사유가없으면제 2 항에따라고시된표준과 공공기록물관리에관한법률 제 39 조에따른표준에적합한업무관리시스템이나전자문서시스템을구축 운영하여야한다. 제 21 조 ( 업무관리시스템에의한기안및시행 ) 1 문서의기안은제 3 조에도불구하고별지제 6 호서식의문서관리카드로할수있다. 2 문서관리카드로기안을하는경우에검토자 협조자및결재권자는제 4 조제 5 항에도불구하고 " 끝 " 표시등을생략할수있고, 제 6 조제 3 항및제 4 항에도불구하고보고경로부분의의견 지시란에의견을표시할수있으며, 제 7 조에도불구하고 " 전결 ", " 대결 " 의표시를생략할수있다. 제 25 조 ( 정부전자문서유통지원센터 ) 1 행정자치부장관은전자문서의원활한유통을지원하기위하여행정자치부에정부전자문서유통지원센터 ( 이하이조에서 " 센터 " 라한다 ) 를둔다. 2 센터는다음각호의업무를수행한다. 1. 전자문서의원활한유통을위한지원과유통및연계에관한표준등의운영 제 22 조 ( 정부전자문서유통지원센터의운영등 ) 1 행정자치부장관은전자문서유통상의장애가발생하거나업무관리시스템또는전자문서시스템간의문제가발생한경우에는영제 25 조제 1 항에따른정부전자문서유통지원센터 ( 이하 " 센터 " 라한다 ) 이용자에게업무관리시스템또는전자문서시스템등의관련정보를요청할수있다. 2 제 1 항에서정한사항외에센터운영에필요한세부사항은행정자치부장 ㅣ 271 ㅣ

278 행정업무운영실무ㅣ 272 ㅣ 행정업무의효율적운영에관한규정행정업무의효율적운영에관한규정시행규칙 2. 전자문서의효율적인유통을위한프로그램의개발및보급관이따로정한다. 3. 전자문서의유통시발생하는장애를복구하기위한지원 4. 유통되는전자문서의위조 변조 훼손또는유출을방지하기위한보호대책마련 3 제 1 항및제 2 항에서규정한사항외에센터의운영에필요한세부사항은행정자치부령으로정한다. 제 3 절서식의제정및활용 제 3 절서식의제정및활용 제 26 조 ( 서식의제정 ) 행정기관에서장기간에걸쳐반복적으로사용하는문서로서정형화할수있는문서는특별한사유가없으면서식으로정하여사용한다. 제 23 조 ( 서식의지질등 ) 1 서식을포함한용지의용도별지질기준은별표 3 과같다. 다만, 부득이한경우에는별표 3 에따른기준과다른지질의용지를사용할수있다. 2 서식에는용지의규격과지질을다음의예시와같이해당서식의우측하단에표시한다. ( 예시 ) 210 mm 297 mm ( 백상지 80g/ m2 ) 제 27 조 ( 서식제정방법 ) 1 다음각호의서식은법령으로정하여야한다. 다만, 법령에서고시등으로정하도록한경우와그밖의특별한사유가있는경우에는고시 훈령 예규등으로정할수있다. 1. 국민의권리 의무와직접관련되는사항을기재사항으로정하는서식 2. 인가, 허가, 승인등민원에관계되는서식 3. 행정기관에서공통적으로사용하는서식중중요한서식

279 Ⅸ. 부록 행정업무의효율적운영에관한규정 시행규칙 행정업무의효율적운영에관한규정행정업무의효율적운영에관한규정시행규칙 2 제 1 항에따른서식외의서식은고시 훈령 예규등으로정할수있다. 제 28 조 ( 서식설계의일반원칙 ) 1 서식은글씨의크기, 항목간의간격, 적어넣을칸의크기등을균형있게조절하여서식에적을사항을쉽게알수있도록하여야한다. 2 서식에는누구나쉽게이해할수있는용어를사용하고, 불필요하거나활용도가낮은항목을넣어서는아니된다. 3 서식은특별한사유가없으면별도의기안문과시행문을작성하지아니하고그서식자체를기안문과시행문으로갈음할수있도록생산등록번호 접수등록번호 수신자 시행일및접수일등의항목을넣어야한다. 4 법령에서서식에날인하여야한다고정하고있지아니하면서명이나날인을선택할수있도록하여야한다. 5 서식에는가능하면행정기관의로고 상징 마크 홍보문구등을표시하여행정기관의이미지를높일수있도록하여야한다. 6 민원서식에는민원인의편의를도모하기위하여그민원업무의처리흐름도, 처리기간, 전자적처리가가능한지등을표시하여야하며, 음성정보나영상정보등을수록하거나연계한바코드등을표기할수있다. 7 서식에는용지의규격과지질을표시하여야한다. 8 제 1 항부터제 7 항까지에서규정한사항외에서식설계에관한세부기준은행정자치부령으로정한다. 제 24 조 ( 서식설계기준 ) 영제 28 조제 8 항에따른서식설계에관한세부기준은별표 4 와같다. 제 29 조 ( 서식의승인등 ) 1 중앙행정기관이제 27 조제 1 항각호외의부분본문 ㅣ 273 ㅣ

280 행정업무운영실무ㅣ 274 ㅣ 행정업무의효율적운영에관한규정행정업무의효율적운영에관한규정시행규칙 에따라법령으로서식을제정하거나변경하려는경우에는제 28 조에따라설계하여야한다. 이경우서식을제정하려는경우에는행정자치부장관의승인을받아야하며, 서식을변경하려는경우에는해당중앙행정기관의장은제 28 조에따른원칙과기준에따라자체심사를하여야한다. 2 중앙행정기관의소속기관이서식을정하거나변경하려는경우에는제 28 조에따라설계하여소속중앙행정기관의장의승인을받아야한다. 3 제 1 항및제 2 항에따라승인된서식을업무관리시스템, 행정정보시스템등에서그대로사용할수없는경우에는서식의주요내용을변경하지아니하는범위에서기재항목또는형식등을변경할수있고, 필요한경우에는단순히자구, 활자크기, 용지의지질등을변경하여사용할수있다. 이경우제 1 항및제 2 항에도불구하고사후통보로승인을갈음할수있다. 4 서식을제정한기관은그서식을폐지하였을때에는지체없이그서식을승인한기관에그사실을통보하여야한다. 5 제 27 조제 1 항각호외의부분본문에따른서식외에지방자치단체의장이나지방교육행정기관의장은소관업무의수행을위하여필요한서식을제 28 조에따라정할수있다. 제 30 조 ( 서식승인의신청 ) 1 중앙행정기관은해당법령의입법예고와동시에제 29 조제 1 항에따른서식승인의신청을하여야한다. 2 둘이상기관의업무에관계되는서식은관계기관간의사전협의를거쳐승인을신청하여야한다. 제 25 조 ( 서식승인의신청등 ) 1 중앙행정기관의장및그소속기관의장은영제 29 조에따라서식을정하거나변경하기위하여승인을신청할때에는서식목록과서식초안을첨부하여야한다. 2 영제 29 조제 1 항또는제 2 항에따라서식을승인한기관은서식목록과승인서식안을그서식의승인을신청한기관에통보하여야한다.

281 Ⅸ. 부록 행정업무의효율적운영에관한규정 시행규칙 행정업무의효율적운영에관한규정행정업무의효율적운영에관한규정시행규칙 제 31 조 ( 서식의제공 ) 행정기관의장은정보통신망을이용하여소관업무와관련된서식을제공하여국민이편리하게그서식을사용할수있도록노력하여야한다. 제 32 조 ( 서식에해당국가언어의병기등 ) 재외공관의장은재외공관에서사용하는서식에그국가의언어를병기 ( 倂記 ) 하여사용하게하거나그국가의언어로번역한서식을사용하게할수있다. 제 4 절관인의관리 제 4 절관인의관리 제 33 조 ( 관인의종류및비치 ) 1 관인은행정기관의명의로발신하거나교부하는문서에사용하는청인 ( 廳印 ) 과행정기관의장이나보조기관의명의로발신하거나교부하는문서에사용하는직인 ( 職印 ) 으로구분한다. 2 각급행정기관은다음각호의구분에따라관인을가진다. 1. 합의제기관은청인을가진다. 다만, 행정기관의소관사무에관한자문에응하기위하여설립된합의제기관은필요한경우에만청인을가진다. 2. 제 1 호외의기관은그기관장의직인을가진다. 3. 정부조직법 제 6 조제 2 항에따라보조기관이위임받은사무를행정기관으로서처리하는경우에는그사무처리를위하여직인을가진다. 4. 합의제기관의장이법령에따라합의제기관의장으로서사무를처리하는경우에는그사무처리를위하여직인을가질수있다. 3 각급행정기관은전자문서에사용하기위하여전자이미지관인을가진다. 제 26 조 ( 관인의재료등 ) 1 관인의재료는쉽게닳거나부식되지아니하는재질을사용하여야한다. 2 관인의인영색깔은빨간색으로한다. 다만, 문서를출력또는복사하여시행하거나팩스를통하여문서를접수하는경우에는검정색으로할수있다. 제 27 조 ( 직인의사용 ) 영제 33 조제 1 항에따른직인은그직의서리 ( 署理 ) 도사용할수있다. 제 28 조 ( 관인의내용 ) 관인의글자는한글로하여가로로새기되, 국민이쉽고간명하게알아볼수있도록하여야하며, 그기관또는직위의명칭에 " 인 " 또는 " 의인 " 글자를붙인다. 다만, 영제 34 조에따라특수한업무처리에사용하는관인은그업무의집행목적에만사용되는것임을그관인의인면 ( 관인 ㅣ 275 ㅣ

282 행정업무운영실무ㅣ 276 ㅣ 행정업무의효율적운영에관한규정행정업무의효율적운영에관한규정시행규칙 중글자가새겨져있는부분을말한다 ) 에표시하여야한다. 제 34 조 ( 특수관인 ) 1 행정기관의장은유가증권등특수한증표발행, 민원업무또는재무에관한업무등특수한업무처리에사용하는관인을따로가질수있다. 2 세입징수관, 지출관, 회계등재무에관한업무를담당하는공무원의직인은기획재정부장관이, 국립의각급학교에서사용하는관인은교육부장관이, 외교부와재외공관에서외교문서에사용하는관인은외교부장관이, 검찰기관에서사용하는관인은법무부장관이, 군기관에서사용하는관인은국방부장관이각각그규격과등록등관리에필요한사항을정한다. 제 35 조 ( 규격 ) 관인의모양은별표의규격을초과하지아니하는범위에서행정기관의장이정한다. 제 36 조 ( 등록 ) 1 행정기관은행정자치부령으로정하는바에따라관인의인영을그행정기관의관인대장에등록하여야하며, 전자이미지관인의인영은그행정기관의전자이미지관인대장에등록하여야한다. 다만, 부득이한경우에는그행정기관의바로위상급기관에등록할수있다. 2 행정기관은제 1 항에따라등록하지아니한관인을사용할수없다. 3 행정기관의장은관인을위조 변조하거나부정하게사용하지못하도록필요한조치를하여야한다. 제 29 조 ( 등록 ) 1 행정기관 ( 제 3 항에따라바로위상급기관으로서그하급기관으로부터등록신청을받은행정기관을포함한다. 이하제 2 항에서같다 ) 은영제 36 조제 1 항에따라관인의인영을별지제 7 호서식의관인대장에등록하여관리하여야한다. 2 행정기관은영제 36 조제 1 항에따라전자이미지관인의인영을별지제 8 호서식의전자이미지관인대장에등록하여관리하여야한다. 이경우전자이미지관인의컴퓨터파일은정보화담당부서에서관리하여야한다. 3 행정기관이영제 36 조제 1 항단서에따라바로위상급기관에등록하는경우에는별지제 9 호서식에따라등록신청을하여야한다.

283 Ⅸ. 부록 행정업무의효율적운영에관한규정 시행규칙 행정업무의효율적운영에관한규정행정업무의효율적운영에관한규정시행규칙 제 37 조 ( 재등록및폐기 ) 1 행정기관이분실, 마멸, 그밖의사유로관인을갱신할때에는제 36 조에따라등록한행정기관에갱신한관인을등록 ( 이하 " 재등록 " 이라한다 ) 하여야한다. 2 행정기관이관인을폐기할때에는행정자치부령으로정하는바에따라관인대장에관인폐기일과폐기사유등을적고, 그관인을제 39 조에따른관인폐기공고문과함께 공공기록물관리에관한법률 에따른영구기록물관리기관에이관하여야한다. 이경우영구기록물관리기관은폐기된관인이사용되거나유출되지아니하도록하여야한다. 3 전자이미지관인을사용하는기관은관인을폐기하거나재등록한경우즉시사용중인전자이미지관인을삭제하고, 재등록한관인의인영을전자이미지관인으로재등록하여사용하여야한다. 4 전자이미지관인을사용하는기관은사용중인전자이미지관인의인영의원형이제대로표시되지아니하는경우전자이미지관인을재등록하여사용하여야한다. 5 제 3 항과제 4 항에따라전자이미지관인을폐기하거나재등록하는경우전자이미지관인대장에그사유를적어야한다. 제 30 조 ( 재등록및폐기 ) 1 행정기관 ( 제 3 항에따라바로위상급기관으로서그하급기관으로부터재등록신청또는폐기신고를받은행정기관을포함한다. 이하제 2 항에서같다 ) 은영제 37 조제 1 항또는제 2 항에따라관인을재등록하거나폐기할때에는별지제 7 호서식의관인대장에갱신한관인의인영또는폐기하려는관인의인영을등록하여관리하여야한다. 2 행정기관은영제 37 조제 3 항및제 4 항에따라전자이미지관인을폐기하거나재등록할때에는별지제 8 호서식의전자이미지관인대장에폐기하려는전자이미지관인또는재등록하려는전자이미지관인을등록하여관리하여야한다. 3 행정기관이영제 36 조제 1 항단서에따라바로위상급기관에등록한관인을재등록하거나폐기하려는경우에는별지제 9 호서식에따라그상급기관에재등록신청을하거나폐기신고를하여야한다. 제 38 조 ( 전자이미지관인의제출및관리 ) 1 둘이상의행정기관이공동으로사용하는행정정보시스템을구축 운영하는행정기관의장 ( 이하이조에서 " 행정정보시스템운영기관장 " 이라한다 ) 은그행정정보시스템에전자이미지관인을전자입력하기위하여그행정정보시스템을사용하는행정기관의장에게전자이미지관인을제출하게할수있다. 제 31 조 ( 전자이미지관인의관리 ) 영제 38 조제 1 항에따라다른행정기관의전자이미지관인을제출받은행정기관의장은별지제 10 호서식의전자이미지관인관리대장에해당관인의인영을등재하여관리하여야한다. ㅣ 277 ㅣ

284 행정업무운영실무ㅣ 278 ㅣ 행정업무의효율적운영에관한규정행정업무의효율적운영에관한규정시행규칙 2 제 1 항에따라전자이미지관인을제출한행정기관의장은제 37 조에따라전자이미지관인을재등록하거나폐기하려는경우에는그사실을지체없이행정정보시스템운영기관장에게통보하여야한다. 3 제 37 조에따라전자이미지관인을재등록하거나폐기한행정기관의장은공동으로사용하는행정정보시스템에재등록한전자이미지관인을전자입력하거나폐기한전자이미지관인을삭제하여야한다. 다만, 직접전자이미지관인을전자입력하거나삭제할수없는경우에는행정정보시스템운영기관장이제 37 조에따라재등록된전자이미지관인을제출받아전자입력하거나폐기된전자이미지관인을삭제할수있다. 제 39 조 ( 공고 ) 제 36 조에따른등록기관은관인을등록또는재등록하거나폐기하였을때에는행정자치부령으로정하는바에따라그사실을관보에공고하여야한다. 제 32 조 ( 공고의내용 ) 관인등록기관이영제 39 조에따라관인을공고할때에는다음사항을포함하여야한다. 1. 관인의등록 재등록또는폐기사유 2. 등록 재등록관인의최초사용연월일또는폐기관인의폐기연월일 3. 등록 재등록또는폐기관인의이름및인영 4. 공고기관의장 제 40 조 ( 공인 ) 지방자치단체의기관에서사용하는공인 ( 公印 ) 에관하여는이절의규정에도불구하고그지방자치단체의조례로정하는바에따른다. 제 3 장행정업무의효율적수행제 3 장행정업무의효율적수행

285 Ⅸ. 부록 행정업무의효율적운영에관한규정 시행규칙 행정업무의효율적운영에관한규정행정업무의효율적운영에관한규정시행규칙 제 1 절업무의협조 제 1 절업무의협조 제 41 조 ( 기관간업무협조 ) 1 행정기관이나행정기관의보조기관또는보좌기관 ( 이하이조에서 " 기관 " 이라한다 ) 은다음각호의어느하나에해당하는업무를수행하려면해당업무와관련된기관의업무협조를받아야한다. 이경우업무협조를요청받은기관은그업무가효율적으로수행되도록적극협조하여야한다. 1. 기관간협업이필요한업무 2. 다른기관의행정지원을필요로하는업무 3. 다른기관또는상급기관의인가 승인등을거쳐야하는업무 4. 그밖에다른기관의협의 동의및의견조회등이필요한업무 2 업무협조를요청하는경우에그취지와추진계획등그업무협조사안에대한이해를도울수있는관계자료를함께보내야한다. 3 제 1 항및제 2 항에서규정한사항외에업무협조에필요한사항은행정자치부령으로정한다. 제 33 조 ( 처리기간 ) 영제 41 조에따라업무협조를요청하는기관은업무협조내용과그처리및회신에필요한기간등을고려하여적절한처리기간을정하여야한다. 제 34 조 ( 업무협조의촉구 ) 업무협조를요청한기관은회신문서가제 33 조에따라정한처리기간내에도달하지아니하면업무협조요청을받은기관에협조를촉구할수있다. 제 42 조 ( 전자적협업지원시스템의구축 운영 ) 1 행정자치부장관은제 41 조에따른기관간업무협조가원활하게수행되도록실시간의사소통이가능하고공동작업및실적관리가필요한업무를등록 관리할수있는전자적협업지원시스템 ( 이하 " 협업시스템 " 이라한다 ) 을구축하여야한다. 2 행정기관의장은제 41 조제 1 항각호의어느하나에해당하는업무를수행하는경우협업시스템을이용하여기관간업무협조를하도록노력하여야하 ㅣ 279 ㅣ

286 행정업무운영실무ㅣ 280 ㅣ 행정업무의효율적운영에관한규정행정업무의효율적운영에관한규정시행규칙 며, 협업시스템을이용하여업무협조를요청하거나요청받은기관은관련문서등을협업시스템을통하여공동으로이용할수있도록하여야한다. 다만, 업무의성질상협업시스템을통하여공동이용하는것이곤란하거나그밖의특별한사정이있는경우에는그러하지아니하다. 3 제 1 항및제 2 항에서규정한사항외에협업시스템의구축 운영등에필요한세부사항은행정자치부장관이정한다. 제 43 조 ( 협업시스템의활용촉진 ) 1 행정기관의장은소관업무중협업시스템을이용하여업무를수행한실적등협업시스템활용실태를평가 분석하고그활용을촉진하여야한다. 2 행정자치부장관은각급행정기관의협업시스템활용실태를점검 평가하고필요한지원을할수있다. 제 2 절융합행정의촉진 제 44 조 ( 융합행정의촉진 ) 1 행정기관의장은업무의효율성을높이고행정서비스에대한국민의만족도를높이기위하여다른기관과공동의목표를설정하고해당기관상호간의기능을연계하거나시설 장비및정보등을공동으로활용하는방식의행정 ( 이하 " 융합행정 " 이라한다 ) 을구현하고이에적합한업무과제 ( 이하 " 융합행정과제 " 라한다 ) 를발굴하여수행하도록노력하여야한다. 2 행정자치부장관은융합행정을촉진하기위한계획을수립 시행할수있

287 Ⅸ. 부록 행정업무의효율적운영에관한규정 시행규칙 행정업무의효율적운영에관한규정행정업무의효율적운영에관한규정시행규칙 다. 제 44 조의 2 ( 행정정보시스템의상호연계및통합 ) 1 융합행정과제를수행하는행정기관의장은융합행정과제의원활한추진을위하여기관간행정정보시스템의상호연계나통합을적극적으로추진하여야한다. 2 행정자치부장관은관련행정기관의지원요청이있는경우행정정보시스템의연계 통합에필요한지원을할수있다. 제 44 조의 3 ( 협업조직의설치 ) 1 행정기관의장은다수의행정기관이수행하는사무의목적, 대상또는관할구역등이유사하거나연관성이높은경우에는관련기능, 업무처리절차및정보시스템등을연계 통합하거나시설 인력등을공동으로활용하는등협력하여업무를수행하는조직 ( 이하 " 협업조직 " 이라한다 ) 을설치 운영할수있다. 2 제 1 항에따라협업조직설치 운영에참여하는관계행정기관의장은해당협업조직의운영을위하여필요한공동운영규정을제정할수있다. 제 45 조 ( 협의체구성및업무협약체결 ) 행정기관은융합행정과제의효율적인수행을위하여필요한경우관계기관과협의체를구성하거나융합행정과제의목적, 협력범위및기능분담등에관한업무협약을체결할수있다. 제 46 조 ( 융합행정과제의점검 관리및지원 ) 1 융합행정과제를수행하는행정기관은관계기관과협조하여그진행상황을지속적으로점검하여야한다. 2 행정기관의장은그기관의융합행정과제의수행성과를평가 분석하고체계적으로관리하여야한다. ㅣ 281 ㅣ

288 행정업무운영실무ㅣ 282 ㅣ 행정업무의효율적운영에관한규정행정업무의효율적운영에관한규정시행규칙 3 행정자치부장관은관련행정기관이요청할경우융합행정에필요한지원을할수있다. 제 3 절지식행정의활성화 제 47 조 ( 행정기관의지식행정활성화 ) 1 행정기관의장은해당기관의행정정보 ( 전자정부법 제 2 조제 6 호에따른행정정보를말한다 ), 행정업무수행의경험및업무에관한지식 ( 이하 " 행정지식 " 이라한다 ) 의공동이용등을통하여정책과행정서비스의질을높이는방식의행정 ( 이하 " 지식행정 " 이라한다 ) 을활성화하도록노력하여야한다. 2 중앙행정기관, 지방자치단체및지방교육행정기관의장은다음각호의사항을포함하는지식행정활성화계획을수립 시행하여야한다. 다만, 전자정부법시행령 제 35 조제 1 항에따른행정지식관리시스템 ( 이하 " 행정지식관리시스템 " 이라한다 ) 을구축 운영하지아니하는경우에는제 4 호의사항은제외할수있다. 1. 지식행정의목표및활용전략 2. 지식행정담당자의지정 3. 지식행정활성화를위한평가 보상방안 4. 행정지식관리시스템의관리자의지정및운영에관한사항 5. 그밖에지식행정활성화를위하여필요한사항 3 행정기관의장은특별한사유가없으면전자문서시스템, 업무관리시스템, 행정지식관리시스템등각종행정정보시스템과 전자정부법시행령 제 35 조

289 Ⅸ. 부록 행정업무의효율적운영에관한규정 시행규칙 행정업무의효율적운영에관한규정행정업무의효율적운영에관한규정시행규칙 제 3 항에따라행정자치부장관이구축 운영하는행정지식의공동활용을위한시스템 ( 이하 " 정부통합지식행정시스템 " 이라한다 ) 을연계하여행정지식이범정부적으로활용 관리되도록하여야한다. 제 48 조 ( 정부지식행정활성화계획 ) 행정자치부장관은행정기관의지식행정활성화를위하여다음각호의사항을포함하는정부지식행정활성화계획을수립 시행할수있다. 1. 정부지식행정활성화추진전략 2. 행정지식관리시스템과정부통합지식행정시스템의운영및활용실태의점검 평가에관한사항 3. 지식행정우수사례발굴 포상에관한사항 4. 분야별전문가가질의에답변하는운영방식등전문지식활용촉진에관한사항 5. 그밖에정부지식행정활성화를위하여필요한지원등에관한사항 제 4 절정책연구의관리 제 2 절정책연구의관리 제 49 조 ( 정책연구 ) 중앙행정기관 ( 그소속기관을포함한다. 이하이절에서같다 ) 의장은정책의개발또는주요정책현안에대한조사 연구등을목적으로정책연구를수행할자 ( 이하 " 연구자 " 라한다 ) 와의계약을통하여정책연구를하게할수있다. ㅣ 283 ㅣ

290 행정업무운영실무ㅣ 284 ㅣ 행정업무의효율적운영에관한규정행정업무의효율적운영에관한규정시행규칙 제 50 조 ( 정책연구심의위원회설치 ) 1 중앙행정기관의장은제 49 조에따른계약을통한정책연구 ( 이하 " 정책연구 " 라한다 ) 에관한다음각호의사항을심의하기위하여정책연구심의위원회 ( 이하이절에서 " 위원회 " 라한다 ) 를둔다. 1. 연구과제와연구자의선정에관한사항 2. 연구결과의평가에관한사항 3. 연구결과의활용상황점검및공개등에관한사항 4. 그밖에정책연구의체계적인관리를위하여필요한사항 2 위원회는위원회의업무를효율적으로수행하기위하여필요하면소위원회를둘수있으며, 제 1 항각호의사항중에서연구과제의선정을제외한사항에대한심의를소위원회에위임할수있다. 이경우위원회는소위원회의심의내용을확인 점검할수있다. 3 위원회나소위원회의위원은본인또는본인의배우자, 4 촌이내의혈족, 2 촌이내의인척또는그사람이속한기관 단체와의정책연구계약에관한사항의심의 의결에관여하지못한다. 4 제 1 항부터제 3 항까지에서규정한사항외에위원회와소위원회의구성 운영등에필요한사항은행정자치부령으로정한다. 제 35 조 ( 정책연구심의위원회의구성및운영 ) 1 영제 50 조제 1 항에따른정책연구심의위원회 ( 이하 " 위원회 " 라한다 ) 는위원장 1 명을포함하여 10 명이상 30 명이하의위원으로성별을고려하여구성하되, 제 2 항에따라위촉하는위원의수가전체위원수의과반수가되도록구성하여야한다. 2 위원회의위원장은영제 49 조에따른정책연구 ( 이하 " 정책연구 " 라한다 ) 에관한업무를총괄하는실또는국 ( 실또는국에상당하는부서를포함한다. 이하같다 ) 의장이되고, 위원은해당중앙행정기관의장이지명하는과장급이상공무원과그중앙행정기관소관업무에관한전문적인지식과경험이풍부한외부전문가중에서해당중앙행정기관의장이위촉하는사람이된다. 3 위원회의위원중제 2 항에따라위촉하는위원 ( 이하 " 위촉위원 " 이라한다 ) 의임기는 2 년으로하되연임할수있다. 4 위원장은다음각호의사항을처리하기위하여위원장이속하는실또는국의과장급공무원을간사로지정할수있다. 1. 위원회의구성및운영에관한사무처리 2. 영제 51 조에따른연구과제및연구자선정에관한회의안건의준비 3. 영제 52 조에따른정책연구결과평가및활용상황점검에관한회의안건의준비 5 위원회의회의는재적위원과반수의출석으로개의 ( 開議 ) 하고, 출석위원과반수의찬성으로의결한다. 이경우위촉위원의과반수가출석한경우에만개의할수있다. 6 위원회는다음각호의어느하나에해당하는사항을심의하는경우위촉위원의참여를배제할수있다. 이경우제 5 항후단을적용하지아니한다.

291 Ⅸ. 부록 행정업무의효율적운영에관한규정 시행규칙 행정업무의효율적운영에관한규정행정업무의효율적운영에관한규정시행규칙 1. 군사기밀보호법 제 2 조에따른군사기밀관련사항 2. 국가정보원법 제 13 조제 4 항에따른국가기밀관련사항 3. 그밖에보안관련법령에따라비밀로관리되는사항 7 영및이규칙에서규정한사항외에위원회운영에필요한사항은위원회의의결을거쳐위원장이정한다. 제 36 조 ( 소위원회의구성 ) 1 영제 50 조제 2 항에따른소위원회 ( 이하 " 소위원회 " 라한다 ) 는위원장 1 명을포함하여 4 명이상 10 명이하의위원으로성별을고려하여구성하되, 제 2 항에따라위촉하는위원의수가전체소위원회위원수의과반수가되도록구성하여야한다. [ 개정 ] 2 소위원회의위원장은연구과제를담당하는실또는국의장이되고, 위원은해당중앙행정기관의장이지명하는과장급공무원 ( 위원회의위원인과장급공무원을포함한다 ) 과그연구과제에대한전문적인지식과경험이풍부한외부전문가중에서중앙행정기관의장이위촉하는사람이된다. 제 51 조 ( 연구과제와연구자의선정 ) 1 중앙행정기관의장은공정하고투명하게정책연구가이루어지도록위원회의심의를거쳐연구과제를선정하여야하며연구과제별로담당부서의과장급공무원을과제담당관으로지정하여야한다. 다만, 다음각호의어느하나에해당하는경우에는위원회의심의를거치지아니한다. 1. 제 2 항각호에따라위원회의심의를거치지아니하고연구자를선정하여정책연구를하는경우중긴급하게정책연구를할필요가있어연구과제를 제 37 조 ( 연구과제심의신청등 ) 1 정책연구를하려는부서의장은영제 51 조제 1 항각호외의부분본문에따라연구과제선정에관하여위원회의심의를거치려면다음각호의사항이포함된정책연구심의신청서를위원회에제출하여야한다. 다만, 선정하려는연구과제와유사하거나중복되는연구과제에관한다른정책연구가없는경우에는제 2 호는제외할수있다. 1. 정책연구의필요성 2. 다른유사정책연구와의차별성및새로운정책연구의필요성검토 ㅣ 285 ㅣ

292 행정업무운영실무ㅣ 286 ㅣ 행정업무의효율적운영에관한규정행정업무의효율적운영에관한규정시행규칙 선정하는경우 2. 예산의편성에따라특정사업수행의일부로정책연구사업이정해진경우로서그사업을주관하는부서의장이그사업의내용에따라연구과제를선정하는경우 2 중앙행정기관의장은 국가를당사자로하는계약에관한법률 에따른계약의방법으로연구자를선정하되, 같은법에따라계약상대자를결정하기전에연구자선정에관하여위원회의심의를거쳐야한다. 다만, 다음각호의어느하나에해당하는경우에는위원회의심의를거치지아니한다. 1. 국가를당사자로하는계약에관한법률 제 7 조본문에따른일반경쟁방식으로연구자를선정하는경우 2. 국가를당사자로하는계약에관한법률시행령 제 13 조에따른입찰참가자격사전심사를하는경우 3. 국가를당사자로하는계약에관한법률시행령 제 43 조제 1 항에따라제안서를제출받아평가하는경우 3. 정책연구의방식, 예산규모및계약방식 4. 연구결과의활용방안 5. 그밖에정책연구의실시에관한사항 2 정책연구를하려는부서의장은영제 51 조제 1 항각호외의부분단서에따라연구과제를선정한경우에는제 1 항각호의사항을위원회에보고하여야한다. 제 38 조 ( 연구과제의중복선정금지 ) 중앙행정기관의장은다른행정기관이나정부의출연 보조또는지원을받은연구기관 ( 이하 " 행정기관등 " 이라한다 ) 에서이미연구가완료되었거나연구를하고있는연구과제와중복되는연구과제를선정하여서는아니된다. 다만, 다음각호의어느하나에해당하는경우에는그러하지아니하다. 1. 행정기관등에서유사한연구를이미수행된경우로서해당분야의이론및기술의발전등에따라새로운연구가필요한경우 2. 관련정책의수행을위하여이미수행된연구과제결과와구분되는학문적 이론적체계의구축이필요한경우 3. 행정기관등에서연구를진행하고있는경우로서관련사항에대한연구가필요하여행정기관등과공동으로정책연구를하려는경우 제 39 조 ( 연구과제의변경 ) 중앙행정기관의장은영제 51 조제 1 항각호외의부분본문에따라선정된연구과제를변경하여야할부득이한사유가있으면위원회의심의를거쳐변경할수있다.

293 Ⅸ. 부록 행정업무의효율적운영에관한규정 시행규칙 행정업무의효율적운영에관한규정행정업무의효율적운영에관한규정시행규칙 제 40 조 ( 과제담당관등 ) 1 영제 51 조제 1 항각호외의부분본문에따른과제담당관은정책연구에관한다음각호의업무를수행한다. 1. 해당정책연구에관한추진계획의수립및시행 2. 영제 52 조에따른연구결과의평가 3. 영제 54 조에따른정책연구의공개 4. 그밖에정책연구수행에필요한업무 2 정책연구에관한업무를총괄하는실또는국의장은제 1 항에따른과제담당관의업무를총괄 조정한다. 제 52 조 ( 연구결과의평가및활용 ) 중앙행정기관의장은정책연구가종료된후그정책연구결과를평가하여야하며, 정책연구종료일부터 6 개월이내에정책연구결과활용상황을점검하여야한다. 이경우정책연구결과평가및활용상황점검에관한사항은위원회의심의를거쳐야한다. 제 41 조 ( 연구결과의평가 ) 1 영제 52 조에따른정책연구결과평가는과제담당관과과제담당관이지정한외부전문가 1 명이공동으로평가하는방법이나외부전문가가참석하는정책연구완료보고회를개최하여평가하는방법으로하여야한다. 2 과제담당관은영제 52 조후단에따라정책연구결과평가에대하여위원회의심의를거치려는경우평가결과보고서를작성하여위원회에제출하여야한다. 제 53 조 ( 정책연구관리시스템의구축 운영 ) 행정자치부장관은중앙행정기관이전자적으로정책연구과정을관리하고정책연구결과를공동으로이용할수있도록정책연구관리시스템을구축 운영하여야한다. 제 54 조 ( 정책연구의공개 ) 1 중앙행정기관의장은다음각호의사항을그공개가가능한때에지체없이정책연구관리시스템을통하여공개하여야한다. 1. 정책연구의계약체결내용 제 42 조 ( 연구결과의공개등 ) 1 행정기관의장은정책연구에관한사항이영제 54 조제 3 항에따른비공개대상정보에해당하면다른법령에특별한규정이있는경우를제외하고는 2 년의범위에서비공개기간을정하되, 기간의경과 ㅣ 287 ㅣ

294 행정업무운영실무ㅣ 288 ㅣ 행정업무의효율적운영에관한규정행정업무의효율적운영에관한규정시행규칙 2. 정책연구결과및그평가결과 3. 정책연구결과활용상황 4. 그밖에중앙행정기관의장이필요하다고인정하는정책연구에관한사항 2 지방자치단체의장은정책연구가종료된후제 1 항제 2 호에따른정책연구결과를정책연구관리시스템을통하여공개하여야한다. 3 공공기관의정보공개에관한법률 제 9 조에따른비공개대상정보에대해서는제 1 항및제 2 항을적용하지아니한다. 등으로비공개의필요성이없어지거나 공공기록물관리에관한법률 제 35 조에따라공개하는것으로재분류된경우에는영제 54 조제 1 항및제 2 항에따라공개하여야한다. 2 행정기관은정책연구결과를 공공기록물관리에관한법률 제 18 조에따라기록물로등록하여관리하여야하고, 간행물로발간하려는경우에는같은법제 22 조에따라관리하여야한다. 제 55 조 ( 기관별성과점검등관리 ) 1 중앙행정기관의장은매년기관의정책연구추진과정, 연구결과의공개및활용상황등을점검하여야한다. 2 행정자치부장관은제 1 항에따른기관별점검사항을종합하여정책연구의성과를점검할수있다. 3 행정자치부장관은제 2 항에따른종합점검결과를해당중앙행정기관의장, 기획재정부장관및감사원장에게통보할수있다. 4 기획재정부장관은제 3 항에따라행정자치부장관으로부터통보받은점검결과를다음해예산을편성할때에반영할수있다. 제 56 조 ( 다른법령에따라관리되는정책연구등 ) 중앙행정기관이다음각호의어느하나에해당하는연구또는조사를하는경우에는이절의규정을적용하지아니한다. 1. 과학기술기본법 제 11 조에따른국가연구개발사업의연구 2. 학술진흥법 에따른학술연구 3. 국민건강증진법 제 19 조에따른건강증진사업관련조사 연구

295 Ⅸ. 부록 행정업무의효율적운영에관한규정 시행규칙 행정업무의효율적운영에관한규정행정업무의효율적운영에관한규정시행규칙 4. 기술 전산 임상연구, 그밖의단순반복적인설문조사 5. 대가로지급하는금액이 1 천만원이하인조사 연구 6. 그밖에다른법령에따라관리되고있는연구로서행정자치부장관이정하는연구 제 5 절영상회의의운영 제 3 절영상회의의운영 제 57 조 ( 영상회의실의설치 운영및지정 ) 1 행정기관의장은다음각호의회의를개최하기위하여영상회의실을설치 운영할수있다. 1. 국무회의및차관회의 2. 장관 차관이참석하는회의 3. 둘이상의정부청사에위치한기관간에개최하는회의 4. 정부청사에위치한기관과지방자치단체간에개최하는회의 5. 그밖에원격지 ( 遠隔地 ) 에위치한기관간회의 2 행정자치부장관은제 1 항각호의회의를개최하기위하여정부영상회의실을설치 운영하거나행정기관이공동으로사용할수있는영상회의실을지정할수있다. 이경우행정자치부장관은원활한공동사용을위하여필요한지원을할수있다. 3 행정자치부장관이제 2 항에따라지정한영상회의실을운영하는행정기관의장은다른기관이영상회의실사용을요청하면적극협조하여야한다. 4 제 1 항부터제 3 항까지에서규정한사항외에영상회의실및정부영상회의실의설치 운영, 지정등에필요한사항은행정자치부령으로정한다. 제 43 조 ( 정부영상회의실등의관리 운영 ) 1 정부청사관리소장은정부영상회의실의관리 운영을위하여다음각호의조치를하여야한다. 1. 정부영상회의시스템의관리책임자및운영자지정 2. 정부영상회의실및정부영상회의시스템보안대책의수립 3. 각종회의용기자재의제공및정부영상회의운영의지원 4. 제 1 호부터제 3 호까지에서규정한사항외에정부영상회의실관리 운영에필요한사항 2 행정자치부장관은영제 57 조제 1 항각호에해당하는회의를주관하는관계행정기관의장에게정부영상회의실을이용하여회의를개최할것을요청할수있다. 이경우행정기관의장은특별한사유가없으면요청에따라야한다. 3 영제 57 조제 2 항에따른영상회의실의지정, 행정기관의영상회의실설치 운영및상호연계에필요한세부사항은행정자치부장관이정한다. 제 43 조의 2 ( 정부영상회의실운영요원 ) 정부청사관리소장은다음각호의업무 ㅣ 289 ㅣ

296 행정업무운영실무ㅣ 290 ㅣ 행정업무의효율적운영에관한규정행정업무의효율적운영에관한규정시행규칙 를담당하는정부영상회의실운영요원을정부서울청사, 정부과천청사, 정부대전청사및정부세종청사등에배치하여야한다. 1. 정부영상회의시스템및관련장비의운영 관리 2. 각종전용회선의관리 3. 정부영상회의실의보안관리 4. 제 1 호부터제 3 호까지에서규정한사항외에정부영상회의운영을위하여필요한업무 제 44 조 ( 사용신청 ) 1 정부영상회의실을사용하려는기관은회의개최일 2 일전까지정부청사관리소장에게사용신청을하여야하며, 정부청사관리소장은정부영상회의실의사용가능여부를지체없이통보하여야한다. 2 제 1 항에따른정부영상회의실사용신청은별지제 11 호서식에따른다. 이경우팩스또는정보통신망등을이용하여신청할수있다. 제 58 조 ( 영상회의시스템의구축및연계 운영 ) 1 행정기관의장은영상회의시스템을구축하는경우에특별한사유가없으면행정자치부장관이정하는기술규격에적합하도록하여다른행정기관등의영상회의시스템과연계하여운영할수있도록하여야한다. 2 행정자치부장관은영상회의실의연계를원활히하고, 이용편의를높이기위하여공통기반및통합이용시스템을구축 운영할수있다. 제 59 조 ( 영상회의시스템이용활성화 ) 1 행정기관의장은원격지에위치한기관간에회의를개최하는경우영상회의를우선적으로활용하여야한다.

297 Ⅸ. 부록 행정업무의효율적운영에관한규정 시행규칙 행정업무의효율적운영에관한규정행정업무의효율적운영에관한규정시행규칙 2 행정자치부장관은영상회의를활용하여야하는주요회의와이용목표를정하여행정기관의장에게영상회의를적극활용할것을요청할수있다. 이경우행정기관의장은특별한사유가없으면요청에따라야한다. 3 행정자치부장관은행정기관의영상회의활용실적을정기적으로점검 평가할수있다. 4 행정기관의장은해당기관의영상회의를총괄적으로관리하기위하여영상회의책임관과영상회의전담부서를지정하여야한다. 5 영상회의책임관은해당기관의영상회의현황및영상회의실적관리, 영상회의활성화계획의수립 이행등의임무를수행한다. 6 행정자치부장관은행정기관의영상회의활성화를위하여영상회의이용홍보및교육, 영상회의책임관회의개최, 행정기관별영상회의활용우수사례발굴 공유및우수기관포상등을할수있다. 제 4 장행정업무의관리 제 4 장행정업무의관리 제 60 조 ( 업무의분장 ) 각처리과의장은업무를효율적으로처리하고책임소재를명확하게하기위하여소관업무를단위업무별로분장하되, 소속공무원간의업무량이균형을이룰수있도록하여야한다. 제 61 조 ( 업무의인계 인수 ) 1 공무원이조직개편, 인사발령또는업무분장조정등의사유로업무를인계 인수할때에는해당업무에관한모든사항이구체적으로나타나도록행정자치부령으로정하는바에따라업무관리시스템 제 45 조 ( 업무의인계 인수 ) 1 영제 61 조제 1 항에따라업무관리시스템이나전자문서시스템을이용하여업무를인계 인수하는사람은별지제 12 호서식의업무인계 인수서를작성하여야한다. ㅣ 291 ㅣ

298 행정업무운영실무ㅣ 292 ㅣ 행정업무의효율적운영에관한규정행정업무의효율적운영에관한규정시행규칙 이나전자문서시스템을이용하여인계 인수하여야한다. 2 행정기관의장은제 1 항에따른인계 인수가원활하게이루어질수있도록기능분류시스템의자료를최신의정보로유지하여야한다. 2 후임자가정해지지아니한경우와그밖의특별한사유로후임자에게업무를인계할수없는경우에는그직무를대리하는사람에게인계하고, 그직무를대리하는사람은후임자가업무를인수할수있게되었을때에즉시인계하여야한다. 제 62 조 ( 업무편람의작성 활용 ) 1 행정기관이상당기간에걸쳐반복적으로하는업무는그업무의처리가표준화 전문화될수있도록업무편람을작성하여활용하는것을원칙으로한다. 2 업무편람은다음각호의구분에따라행정편람과직무편람으로구분한다. 1. 행정편람 : 업무처리절차와기준, 장비운용방법, 그밖의일상적근무규칙등에관하여각업무담당자에게필요한지침 기준또는지식을제공하는업무지도서또는업무참고서등 2. 직무편람 : 제 60 조에따라분장하는단위업무에대한업무계획, 업무현황및그밖의참고자료등을체계적으로정리한업무자료철등 3 행정기관의장은행정편람을발간할때필요하면그기관의공무원이나관계전문가에게자문할수있다. 제 46 조 ( 직무편람의작성 관리등 ) 1 영제 62 조제 2 항제 2 호에따른직무편람 ( 이하 " 직무편람 " 이라한다 ) 은특별한사유가없으면행정기관의직제에규정된최하단위부서별로작성하여야하며, 처리과의장은정기적으로또는수시로그내용을수정하거나보완하여야한다. 2 직무편람은다음각호의사항을포함하여작성되어야하며, 업무를인계 인수할때에는직무편람을함께인계 인수하여야한다. 1. 업무연혁, 관련업무현황및주요업무계획 2. 업무의처리절차및흐름도 3. 소관보존문서현황 4. 그밖의업무처리에필요한참고사항 제 63 조 ( 정책의실명관리 ) 1 행정기관의장은주요정책의결정이나집행과관련되는다음각호의사항을종합적으로기록 관리하여야한다. 1. 주요정책의결정과집행과정에참여한관련자의소속, 직급또는직위, 성명과그의견 2. 주요정책의결정이나집행과관련된각종계획서, 보고서, 회의 공청회

299 Ⅸ. 부록 행정업무의효율적운영에관한규정 시행규칙 행정업무의효율적운영에관한규정행정업무의효율적운영에관한규정시행규칙 세미나관련자료및그토의내용 2 행정기관의장은주요정책의결정을위하여회의 공청회 세미나등을개최하는경우에는일시, 참석자, 발언내용, 결정사항, 표결내용등을처리과의직원으로하여금기록하게하여야한다. 3 행정기관이언론기관에보도자료를제공하는경우에는그보도자료에담당부서 담당자 연락처등을함께적어야한다. 제 63 조의 2 ( 정책실명제책임관지정 ) 1 행정기관의장은해당기관의정책실명제를효율적으로운영하기위하여기획조정실장등해당기관의기획업무를총괄하는직위에있는공무원을정책실명제책임관으로지정하여야한다. 2 정책실명제책임관은다음각호의임무를수행한다. 1. 해당기관의정책실명제활성화계획수립및시행 2. 해당기관의정책실명제대상사업선정및추진실적공개 3. 자체평가및교육 4. 그밖에해당기관의정책실명제운영을위하여필요한업무 제 63 조의 3 ( 정책실명제중점관리대상선정 ) 1 행정기관의장은다음각호의사항중에서정책실명제중점관리대상사업을선정하여관리하여야한다. 1. 주요국정현안에관한사항 2. 대규모예산이투입되는사업 3. 일정규모이상의연구용역 4. 법령또는자치법규의제정 개정및폐지 5. 그밖에중점관리가필요한사업 ㅣ 293 ㅣ

300 행정업무운영실무ㅣ 294 ㅣ 행정업무의효율적운영에관한규정행정업무의효율적운영에관한규정시행규칙 2 행정기관의장은제 1 항에따른정책실명제중점관리대상사업선정을위하여자체세부기준을마련하고, 심의위원회를구성하여심의를거친후대상사업을선정하여야한다. 3 행정기관의장은정책실명제중점관리대상사업의추진실적을해당기관의인터넷홈페이지등을통하여공개하여야한다. 다만, 공공기관의정보공개에관한법률 제 9 조에따른비공개대상정보에해당하는경우에는그러하지아니하다. 제 63 조의 4 ( 정책실명제평가 ) 행정자치부장관은정책실명제의활성화를위하여필요한경우각행정기관의정책실명제추진실적등을평가할수있다. 제 63 조의 5 ( 정책실명제세부규정 ) 1 정책실명제중점관리대상사업선정, 심의위원회의구성, 정책실명제추진실적평가기준및그밖에정책실명제운영을위하여필요한세부사항은행정자치부장관이정한다. 2 이영에서규정한사항외에지방자치단체에서운영하는정책실명제의대상및범위등에관하여필요한세부사항은해당지방자치단체의조례또는규칙으로정할수있다. 제 64 조 ( 업무개선및행정효율성진단 ) 1 행정기관의장은국민에대한서비스의질을향상시키고행정의효율성을높이기위하여지속적으로해당기관의행정업무의수행절차및방법을개선하여야한다. 2 행정자치부장관은업무개선을촉진하기위하여행정기관이참여하는행정업무개선우수사례경진대회등을개최할수있으며, 우수사례에대해서는

301 Ⅸ. 부록 행정업무의효율적운영에관한규정 시행규칙 행정업무의효율적운영에관한규정행정업무의효율적운영에관한규정시행규칙 포상할수있다. 3 행정자치부장관은행정기관의업무효율성향상을위하여행정업무수행의절차와방법, 수행체계및관련제도등을분석하고재설계하는행정효율성진단을하고이에따라업무개선을권고할수있다. 4 행정자치부장관은다음각호의어느하나에해당하는진단등을할때에제 3 항에따른행정효율성진단결과를활용하게할수있다. 1. 전자정부법 제 48 조에따른행정기관의업무재설계 2. 행정기관의조직과정원에관한통칙 제 27 조의 2 에따른조직진단 5 행정자치부장관은행정효율성진단을하는경우해당분야에대한경험이나전문능력을가진각급행정기관소속공무원이나관계전문가의지원을받을수있다. 제 5 장보칙 제 5 장보칙 제 65 조 ( 행정업무운영에관한교육 ) 행정기관의장은소속공무원에대하여매년 1 회이상행정업무의효율성증진을위한교육을하여야한다. 제 47 조 ( 이규칙에따른서식의전자적관리 ) 행정기관의장은별지제 1 호서식부터별지제 12 호서식까지에따라작성한문서를특별한사유가없으면업무관리시스템또는전자문서시스템등을이용하여전자적으로관리하여야한다. 제 66 조 ( 행정업무운영에관한감사 ) 행정자치부장관이필요하다고인정하면국무총리의명을받아각급행정기관에대하여이영에서규정하는업무운영에관한감사를할수있다. 제 48 조 ( 세부사항 ) 행정자치부장관은영및이규칙의시행에필요한세부사항을따로정할수있다. 제 67 조 ( 문서미등록자등에대한조치 ) 행정기관의장은다음각호의어느 ㅣ 295 ㅣ

302 행정업무운영실무ㅣ 296 ㅣ 행정업무의효율적운영에관한규정행정업무의효율적운영에관한규정시행규칙 하나에해당하는공무원에게징계나그밖에필요한조치를하여야한다. 1. 결재받은문서를등록하지아니한사람 2. 제 10 조제 2 항에따라훈령이나규칙으로정한결재권자를상향또는하향조정하여기안하거나검토 결재를한사람 3. 관인을부당하게사용한사람 4. 업무협조지연의책임이있는사람 5. 공무가아닌목적으로업무관리시스템이나전자문서시스템을이용한사람 제 68 조 ( 대통령또는국무총리명의로시행하는문서에관한특례 ) 법령에따라대통령또는국무총리명의로시행하여야하는문서의형식및처리방법에관한사항은법령에특별한규정이있는경우를제외하고는대통령훈령으로정한다. 제 69 조 ( 국가정보원의업무운영에대한특례 ) 1 제 8 조제 3 항에따라국가정보원이아닌행정기관에서문서를기안할경우국가정보원소관사항은국가정보원에서따로기안할수있다. 2 국가정보원에서작성하는시행문에는기안자, 검토자, 협조자, 결재권자의직위또는직급과서명및연락처등을표시하지아니할수있다. 3 국가정보원장은제 39 조에도불구하고관인공고절차를생략하거나제 63 조제 3 항에따른보도자료를비실명으로제공할수있다. 제 70 조 ( 권한의위임 ) 행정자치부장관은정부영상회의실의관리 운영에관한권한을정부청사관리소장에게위임한다.

303 Ⅸ. 부록 행정업무의효율적운영에관한규정 시행규칙 행정업무의효율적운영에관한규정행정업무의효율적운영에관한규정시행규칙 부칙 ( 대통령령제 호, ) 부칙 < 안전행정부령제 60 호, > 제 1 조 ( 시행일 ) 이영은공포한날부터시행한다. 제 2 조 ( 정책연구결과공개에관한적용례 ) 제 54 조제 2 항의개정규정은이영시행후종료되는정책연구의결과부터적용한다. 제 1 조 ( 시행일 ) 이규칙은공포한날부터시행한다. 제 2 조 ( 위원회구성에관한적용례 ) 제 35 조제 1 항및제 36 조제 1 항의개정규정은이규칙시행후정책연구심의위원회및소위원회를구성하는경우부터적용한다. 부칙 ( 대통령령제 호, ) 부칙 < 행정자치부령제 1 호, > 제 1 조 ( 시행일 ) 이영은공포한날부터시행한다. 다만, 부칙제 5 조에따라개정되는대통령령중이영시행전에공포되었으나시행일이도래하지아니한대통령령을개정한부분은각각해당대통령령의시행일부터시행한다. 제 2 조부터제 4 조까지생략제 5 조 ( 다른법령의개정 ) 1 부터 244 까지생략 245 행정업무의효율적운영에관한규정일부를다음과같이개정한다. 제 7 조제 7 항, 제 8 조제 2 항본문, 같은조제 4 항각호외의부분본문, 제 11 조제 2 항, 제 12 조제 1 항, 제 14 조제 3 항, 제 17 조단서, 제 18 조제 1 항, 같은조제 4 항전단, 제 19 조제 2 호가목, 제 22 조제 2 항, 제 25 조제 3 항, 제 28 조제 8 항, 제 36 조제 1 항본문, 제 37 조제 2 항전단, 제 39 조, 제 41 조제 3 항, 제 50 조제 4 항, 제 57 조제 4 항및제 61 조제 1 항중 " 안전행정부령 " 을각각 " 행정자치부령 " 으로한다. 제 21 조제 3 항, 제 24 조제 1 항각호외의부분본문, 같은조제 2 항전단, 제 25 조 제 1 조 ( 시행일 ) 이규칙은공포한날부터시행한다. 다만, 부칙제 6 조에따라개정되는시행규칙중이규칙시행전에공포되었으나시행일이도래하지아니한시행규칙을개정한부분은각각해당시행규칙의시행일부터시행한다. 제 2 조부터제 5 조까지생략제 6 조 ( 다른법령의개정 ) 1 부터 40 까지생략 41 행정업무의효율적운영에관한규정시행규칙일부를다음과같이개정한다. 제 15 조제 1 항및제 17 조각호외의부분본문중 " 안전행정부령 " 을각각 " 행정자치부령 " 으로한다. 제 19 조, 제 22 조제 1 항 제 2 항, 제 43 조제 2 항 제 3 항및제 48 조중 " 안전행정부장관 " 을각각 " 행정자치부장관 " 으로한다. 42 생략 ㅣ 297 ㅣ

304 행정업무운영실무ㅣ 298 ㅣ 행정업무의효율적운영에관한규정행정업무의효율적운영에관한규정시행규칙 제 1 항, 제 29 조제 1 항, 제 42 조제 1 항 제 3 항, 제 43 조제 2 항, 제 44 조제 2 항, 제 44 조의 2 제 2 항, 제 46 조제 3 항, 제 47 조제 3 항, 제 48 조각호외의부분, 제 53 조, 제 55 조제 2 항부터제 4 항까지, 제 56 조제 6 호, 제 57 조제 2 항전단 후단, 같은조제 3 항, 제 58 조제 1 항 제 2 항, 제 59 조제 2 항전단, 같은조제 3 항 제 6 항, 제 63 조의 4, 제 63 조의 5 제 1 항, 제 64 조제 2 항 제 3 항, 같은조제 4 항각호외의부분, 같은조제 5 항, 제 66 조및제 70 조중 " 안전행정부장관 " 을각각 " 행정자치부장관 " 으로한다. 제 25 조제 1 항중 " 안전행정부 " 를 " 행정자치부 " 로한다. 246 부터 418 까지생략 부칙 ( 제 호 ) 제 1 조 ( 시행일 ) 이영은공포한날부터시행한다. 제 2 조 ( 서식의승인등에관한경과조치 ) 이영시행전에제 30 조에따라서식승인의신청을한경우에는제 29 조제 1 항의개정규정에도불구하고종전의규정에따른다.

305 행정업무의효율적운영에관한규정별표 [ 별표 ] 관인의규격 ( 제 35 조관련 ) ( 단위 : cm) 구분길이 국무회의청인그밖의합의제기관 대통령 4.5 직인 국무총리 3.6 그밖의행정기관의장 3 비고 : 위길이는사각형인경우에는한변의최대길이, 원또는다각형인경우에는최대지름또는대각선으로한다. Ⅸ. 부록 행정업무의효율적운영에관한규정 시행규칙 행정업무의효율적운영에관한규정시행규칙별표및별지 [ 별표 1] 관인생략이나서명생략표시 ( 제 11 조제 4 항관련 ) 관인생략 1cm 서명생략 1cm 3cm 3cm ㅣ 299 ㅣ

306 행정업무운영실무ㅣ 300 ㅣ [ 별표 2] [ 별표 3] 접수인 ( 제 15 조제 1 항관련 ) 용지의용도별지질기준 ( 제 23 조제 1 항관련 ) 접수비고 - ( : ) 1. 접수란의크기는기관에따라적절하게조정하여사용한다. 2. 접수란의첫째줄에는접수등록번호를적되, 처리과명과연도별일련번호를붙임표 (-) 로이어적는다. ( 예시 ) 행정제도과인경우 : 행정제도과 접수란의둘째줄괄호안에는접수일자를적는다. 다만, 민원문서등필요한경우에는시ㆍ분까지적는다. ( 예시 ) 또는 :23 연번용지의용도지질 ( 중량 ) 비치카드 상장 통지서 ( 엽서 ) 임용장, 휴대백상지 (150g/ m2 ) 또는게시하는각종증서등 보존기간이 20 년이상인서식, 보존기간이 10 년이상인문서 간행물등보존기간이 20 년미만인서식, 보존기간이 10 년미만인문서 간행물등 4 각종민원신청서및신고서 통지서 백상지 (120g/ m2 ) 또는백상지 (80g/ m2 ) 백상지 (80g/ m2 ) 백상지 (80g/ m2 ) 또는중질지 (80g/ m2 )

307 [ 별표 4] 서식의설계기준 ( 제 24 조관련 ) 구분설계기준 1. 기본형식 가. 영제 28 조제 3 항에따라기안문과시행문을갈음하는서식은별지제 1 호서식의형식으로작성한다. 나. 그밖의각종신청서, 증명서등의서식에는접수 ( 발급 ) 번호, 접수일, 발급일등의해당사항과전자적처리가가능한지를표시한다. - 전자적처리가능여부표시문안예시 : 민원 24 ( 에서도신청할수있습니다. 다. 모든서식에는그서식에관한기본정보 ( 근거법령등과서식호수 ) 를표시하여야한다. 2. 용지여백 상단및좌우측은 20 mm, 하단은 10 mm로하되, 필요한경우프린터로출력가능한범위에서확대하거나축소할수있다. 가. 전자정부법 제 36 조제 1 항에따른행정정보의공동이용을통하여해당정보의내용을확인할수있는경우에는첨부서류를따로받지않도록하는내용에관한항목을둔다. 나. 주민등록번호란은생년월일란으로대체하여사용하고등록기준지란은만들지않되, 행정정보공동이용을통한정보의확인, 신원조회등꼭필요한경우에만주민등록번호란또는등록기 3. 항목란준지란을만들수있다. 다. 주소변경시법령에서신고등을하도록규정하지않은경우, 허가증ㆍ인가증 자격증 신고필증등의서식에는주소란을두지아니한다. 라. 비고란은별도로적을내용이있는경우에만둔다. 마. 항목의구분에따른하위항목은위계에따라배열하되 3 단계 Ⅸ. 부록 행정업무의효율적운영에관한규정 시행규칙 를초과할수없다. 바. 항목의일련번호 (1 등 ) 는적지아니하되, 필요에따라적는경우에는왼쪽에서오른쪽으로, 위에서아래의순서로적는다. 사. 계산이필요한숫자란은계산순서를고려하여상ㆍ하ㆍ좌ㆍ우로배열하고계산부호를붙일수있다. 아. 특별한사유가없는경우에는글자별, 숫자별구획은만들지않는다. 가. 쉽게인지할수있고행정정보시스템등에서문답식선택적입력방식을쉽게채택할수있도록유사한성격의항목을하나로모아표로구분한다. - 표와표사이에는 1 mm의간격을두되, 지면상공간확보가어려운경우에는간격을 0.5 mm까지조정할수있다. 나. 다음의표는위에서부터아래로순서대로배치하되필요한경우표를생략하거나그위치를조정할수있다. 1) 접수 ( 발급 ) 번호ㆍ접수일ㆍ발급 ( 발행 ) 일ㆍ처리기간 : 상단서식명칭다음줄 4. 표 2) 신청인인적사항 : 접수 ( 발급 ) 번호표다음줄 3) 신청내용 : 신청인인적사항표다음줄다. 다음의표는서식의앞쪽또는뒤쪽아래에서부터위로순서대로배치하되, 필요한경우표를생략하거나그위치를조정할수있다. 1) 업무처리절차 : 서식용지의규격및지질표시위 2) 작성방법 : 업무처리절차표윗줄 3) 유의사항 : 작성방법표윗줄 4) 행정정보공동이용동의서 : 유의사항표윗줄 5) 첨부서류ㆍ수수료 : 행정정보공동이용동의서표윗줄 5. 선가. 선은기본적으로실선을사용하되절취선은점선으로표시한다. ㅣ 301 ㅣ

308 행정업무운영실무ㅣ 302 ㅣ 나. 선의굵기는 0.12 mm를기본으로하되, 예외로정하는항목은다음과같다. 1) 표의좌ㆍ우측테두리 : 표시하지않음 2) " 귀하 " 또는 " 신청인, 서명또는인 " 다음의마감선과절취선 : 0.7 mm다. 선의색상은회색을기본으로하되, 표의상ㆍ하테두리선은검정색으로한다. 가. 한칸의높이는 8.5 mm로하는것을원칙으로하되, 주소등과같이정보량이비교적많은항목의경우에는 8.5 mm의배수로할수있다. 나. 칸은불규칙적배열을방지하기위하여설정한가상의세로기준선에따라일정한폭으로구분하되, 성명란은한글 15 자이 6. 칸상, 주민등록번호란은한글 7 자이상쓸수있는공간을확보한다. 다. 바탕색은기본적으로흰색을사용하고공무원이작성하는칸과작성방법등알림항목의제목칸은회색으로하되, 필요한경우부분적으로적절한명도와채도의색상을사용할수있다. 가. 글자는줄또는칸의왼쪽부터쓰되, 예외로정하는항목은다음과같다. 1) 서식명칭 : 가운데 2) 기입란을구분하는선이없는칸의제목 : 왼쪽상단 3) 항목제목을적은칸 : 가운데 7. 글자 4) 제출연월일, 서명또는날인 : 오른쪽나. 서식명칭의글꼴은견고딕으로하고그외의글자는돋움체로하되, 필요한경우다른글꼴을사용할수있다. 다. 글자의굵기는보통굵기로하되, 민원인또는담당공무원이인지해야할필요가있는주요사항과서식명칭은굵은글꼴 로한다. 라. 글자크기는 10pt 를기본으로하고 "( )" 안의글씨는 9pt 로하되, 예외로정하는항목은다음과같다. 1) 서식명칭 : 16pt 2) 시장ㆍ군수등행정기관명칭 : 13pt 3) 첫번째항목의제목 : 11pt ( 두번째항목부터는 1pt 씩작은글씨로한다.) 4) 접수번호등공무원기재란의제목과 " 년ㆍ월ㆍ일 ": 9pt 5) 유의사항ㆍ작성방법등알림사항, 첨부서류및수수료, 서식ㆍ용지정보, " 서명또는인 ": 8pt 마. 글자색상은검정색을기본으로하고필요한경우부분적으로다른색상을사용하되, " 서명또는인 " 글자는회색으로한다. 가. 단어를병기하는경우한글의오른쪽에괄호를하고그안에쓰되, 병기할때줄이바뀌게되는경우와병기할외국글자가 " 년월일 ", " 서명또는인 ", " 신청인 " 에관한것인경우에는 8. 한글과한글아래에쓸수있다. 병기하는외국글자 9. 특수기호 나. 문장을병기하는경우한글문장이끝나는줄의다음줄에한글문장의첫글자와같은위치에서부터쓰되, 하나의문장으로서한줄에한글과외국글자를모두적을수있는경우에는한글문장의오른쪽에쓸수있다. 다. 한글과병기하는외국글자의크기는한글보다 1pt 작게하고, 글꼴및색상등은한글과동일하게한다. 전자적으로입력하기어렵거나전자화과정에서오류가많이발생할수있는특수기호는사용하지않는다. ( 예시 ) 표시를하도록하는란은 " " 을사용하지않고 "[ ]" 을사용한다.

309 행정업무의효율적운영에관한규정시행규칙 [ 별지제 1 호서식 ] 행정기관명 수신 ( ) ( 경유 ) 제목 발신명직인의 기안자 ( 직위 / 직급 ) 서명 검토자 ( 직위 / 직급 ) 서명 결재권자 ( 직위 / 직급 ) 서명 협조자 ( 직위 / 직급 ) 서명 시행처리과명 - 연도별일련번호 ( 시행일 ) 접수처리과명 - 연도별일련번호 ( 접수일 ) 우 도로명주소 / 홈페이지주소 전화번호 ( ) 팩스번호 ( ) / 공무원의전자우편주소 / 공개구분 210mm 297mm( 백상지 80g/ m2 ) 비고 ( 이난은서식에포함하지아니한다 ) - 문서를작성할때 " 행정기관명 ", " 발신명 ", " 기안자 ", " 검토자 ", " 결재권자 ", " 직위 ( 직급 ) 서명 ", " 처리과명 - 연도별일련번호 ( 시행일 )", " 도로명주소 ", " 홈페이지주소 ", " 공무원의전자우편주소 ", " 공개구분 " 의용어는표시하지아니하고그내용을적는다. Ⅸ. 부록 행정업무의효율적운영에관한규정 시행규칙 행정업무의효율적운영에관한규정시행규칙 [ 별지제 2 호서식 ] 생산등록번호 등록일 결재일 공개구분 협조자 ( 제목 ) 필요한경우보고근거및보고내용을요약하여기재할수있음 부 ( 처ㆍ청또는위원회등 ) 부 ( 처ㆍ청또는위원회등 ) 또는 국 과 비고 ( 이난은서식에포함하지아니한다 ) - 결재란의크기및결재란수는필요에따라조정하여사용할수있다. 210mm 297mm( 백상지 80g/ m2 ) ㅣ 303 ㅣ

310 행정업무운영실무ㅣ 304 ㅣ 행정업무의효율적운영에관한규정시행규칙 [ 별지제 3 호서식 ] 행정업무의효율적운영에관한규정시행규칙 [ 별지제 4 호서식 ] 행정기관명 우도로명주소 / 전화번호 ( ) / 팩스번호 ( ) 비서관대통령실장 장관국무총리대통령 생산등록번호 대통령 등 록 일 국무총리 결 재 일 시 행 일 관련기관협조여부 공개구분 생산등록번호등록일협조자결재일공개구분 ( 제목 ) 검토 필요한경우보고근거및보고내용을요약하여적을수있음 수신발신 [ 인 ] 제목 부 ( 처 청 위원회등 ) 210mm 297mm( 백상지 80g/ m2 ) 비고 ( 이난은서식에포함하지아니한다 ) 1. 결재란의수와크기는필요에따라조정하여사용하되, 국무총리의결재를받는문서에는그결재절차에맞게직위 / 직급을변경하여표시한다. 2. " 수신 " 은 " 받는자 " 로, " 발신 " 은 " 보내는자 " 로변경하여사용할수있다. 210mm 297mm( 백상지 80g/ m2 ) 비고 ( 이난은서식에포함하지아니한다 ) 1. 결재란의수와크기는필요에따라조정하여사용하되, 국무총리의결재를받는문서에는그결재절차에맞게직위 / 직급을변경하여표시한다. 2. " 비서관 " 및 " 대통령실장 " 의용어는 대통령실과그소속기관직제 에서정하는명칭을사용하되, 국무총리의결재를받는문서에는해당란을생략할수있다.

311 행정업무의효율적운영에관한규정시행규칙 [ 별지제 5 호서식 ] 관인인쇄용지관리대장 인쇄문서명 관인명인쇄관인규격 일자 인쇄량 ( 매 ) 사용량 ( 매 ) 사용명세 잔여량 ( 매 ) 확인 ( 서명 ) 210mm 297mm( 백상지 150g/ m2 ) Ⅸ. 부록 행정업무의효율적운영에관한규정 시행규칙 행정업무의효율적운영에관한규정시행규칙 [ 별지제 6 호서식 ] 문서관리카드 문서정보 제목 과제카드명 관련정보 문서요지 본문 붙임 보고경로 구분 직위 / 성명 의견 / 지시 서명 처리결과 이력 시행정보 발신기관명 발신명의 생산등록번호 공개여부 수신 ( 경유 ) 관리정보 열람범위 열람제한 온 - 나라지식나라 ㅣ 305 ㅣ

312 행정업무운영실무ㅣ 306 ㅣ 비고 ( 이난은서식에포함하지아니한다 ) 1. [ 제목 ] 란에는그문서의내용을쉽게알수있도록제목을간단하고명확하게적는다. 2. [ 과제카드명 ] 란에는그문서가속하는고유한단위과제ㆍ관리과제의이름을적는다. 다만, 관리과제가없는경우에는그러하지아니하다. 3. [ 관련정보 ] 란에는각종지시사항이나문서를만들게된계기등을적는다. 4. [ 문서요지 ] 란에는문서작성계기, 근거, 주요내용, 기대효과그밖에보고를위하여필요한내용을적는다. 5. [ 본문 ] 란에는내용을직접작성하거나첨부할수있다. 6. [ 붙임 ] 란에는다양한종류의붙임파일을첨부할수있다. 7. [ 구분 ] 란에는 기안, 검토, 협조, 전결, 대결 또는 결재 로적는다. 8. [ 직위 / 성명 ] 란에는기안자ㆍ검토자ㆍ협조자및결재권자의직위또는직급과성명을표시한다. 9. [ 의견 / 지시 ] 란에는기안ㆍ검토ㆍ협조및결재시의의견을적는다. 10. [ 서명 ] 란에는서명, 전자이미지서명또는전자문자서명을표시한다. 11. [ 처리결과 ] 란에는문서에대하여기안ㆍ검토ㆍ협조또는결재한날짜와시간을표시한다. 12. [ 이력 ] 란에는기안한문서와검토ㆍ결재과정에서문서를수정한경우수정전의문서를표시한다. 13. [ 발신기관명 ] 란에는행정기관또는보조기관이나보좌기관의명칭을표시한다. 14. [ 발신명의 ] 란에는행정기관의장또는보조기관이나보좌기관을표시한다. 15. [ 생산등록번호 ] 란에는 " 처리과명 -연도별일련번호 " 의형태로표시한다. 16. [ 공개여부 ] 란에는대국민공개, 부분공개, 비공개로구분하여표시하되, 부분공개또는비공개인경우에는 공공기관의정보공개에관한법률 제 9 조제 1 항각호의번호중해당번호를표시한다. 17. [ 수신 ] 란에는수신자명을표시한다. 18. [( 경유 )] 란에는경유기관에관한내용을표시한다. 19. [ 열람범위 ] 란에는기관, 실ㆍ국, 부서, 열람불가등문서를열람할수있는범위를표시한다. 20. [ 열람제한 ] 란에는문서를열람할수있는시기를표시한다. 21. [ 온 -나라지식나라 ] 란에는행정지식관리시스템또는정부통합지식행정시스템을통한지식공유여부를표시한다.

313 행정업무의효율적운영에관한규정시행규칙 [ 별지제 7 호서식 ] 관인대장 관인명칭 종류 [ ] 청인 [ ] 직인 [ ] 특수관인 관리부서 [ ] 등록 [ ] 재등록 ( 인영 ) 폐기 ( 인영 ) 등록일 ( 재등록일 ) 년월일 새긴날짜년월일 새긴사람 주소 : 성명및상호 : 생년월일 : 최초사용일 년 월 일 재료 등록 ( 재등록 ) 사유 관보공고 비고 등록일 ( 재등록일 ) 폐기일 ( 분실일 ) 년월일공고제 - 호 년월일 년월일 폐기사유 [ ] 마멸 [ ] 분실 [ ] 기타 ( ) 폐기방법 [ ] 이관 [ ] 기타 ( ) 폐기또는분실한사람 관보공고 소속 : 직급 : 성명 : 년월일공고제 - 호 비고 < 작성방법 > 1. 관인을최초로등록한때에는 [ ] 등록란에 표를, 재등록한때에는 [ ] 재등록란에 표를한다. 2. 비고란은관련문서의생산등록번호및시행일등참고사항을기록한다. 210mm 297mm( 백상지 150g/ m2 ) Ⅸ. 부록 행정업무의효율적운영에관한규정 시행규칙 행정업무의효율적운영에관한규정시행규칙 [ 별지제 8 호서식 ] 전자이미지관인대장 관인명칭 종류 [ ] 청인 [ ] 직인 [ ] 특수관인 등록일 ( 재등록일 ) 년 월 일 전자이미지관인인영 [ ] 등록 [ ] 재등록전자이미지관인등록당시관인의인영 전자이미지폐기관인인영 등록 ( 재등록 ) 사유 관리부서 전자이미지관인사용기관 ( 부서 ) 현황 사용기관 ( 부서 ) 시스템명칭 통보일 최초사용일 비고 폐기일 년 월 일 폐기사유 폐기한사람 소속 : 직급 : 성명 : 전자이미지관인사용기관 ( 부서 ) 에대한조치 사용기관 ( 부서 ) 시스템명칭 통보일 최종사용일 < 작성방법 > 1. 최초로등록하는때에는 [ ] 등록란에 표를, 재등록하는때에는 [ ] 재등록란에 표를한다. 2. 비고란은관련문서의생산등록번호및시행일등참고사항을기록한다. 3. 전자이미지관인을등록하는때에는관인의인영을전자이미지관인대장의해당란에찍고, 그찍은인영을전자적인이미지형태로입력한후그파일의이미지를출력하여전자이미지관인의인영을해당란에붙여야한다. 210mm 297mm( 백상지 150g/ m2 ) ㅣ 307 ㅣ

314 행정업무운영실무ㅣ 308 ㅣ 행정업무의효율적운영에관한규정시행규칙 [ 별지제 9 호서식 ] 행정기관명 행정업무의효율적운영에관한규정시행규칙 [ 별지제 10 호서식 ] 전자이미지관인관리대장 ( 시스템 ) 연번최초등재재등록ㆍ폐기에따른등재비고 행정기관 ( 부서 ) 행정기관 ( 부서 ) 수신 ( ) ( 경유 ) [ ] 관인등록 ( 재등록 ) 신청 제목 [ ] 관인 ( 전자이미지관인 ) 폐기신고 [ ] 전자이미지관인등록 ( 재등록 ) 신청 관인명칭 종류 [ ] 청인 [ ] 직인 [ ] 특수관인 등록 ( 재등록, 폐기 ) 사유 폐기대상 관인처리 폐기예정일년월일 ( 분실일 ) 폐기방법 [ ] 이관 [ ] 기타 ( ) 폐기한사람 ( 분실한사람 ) 비고 소속 : 직급 : 성명 : 1 전자이미지관인파일수령일 전자이미지관인파일수령일 시스템등재일 시스템등재일 전자이미지 사용개시일 관인인영 사용개시일 폐기통보서수령일 전자이미지관인파일삭제일 행정기관 ( 부서 ) 전자이미지관인파일수령일 재등록ㆍ폐기통보서수령일 전자이미지관인파일삭제일 행정기관 ( 부서 ) 전자이미지관인파일수령일 전자이미지관인인영 발신명직인의 기안자 ( 직위 / 직급 ) 서명 검토자 ( 직위 / 직급 ) 서명 결재권자 ( 직위 / 직급 ) 서명 협조자 ( 직위 / 직급 ) 서명 시행처리과명 - 연도별일련번호 ( 시행일 ) 접수처리과명 - 연도별일련번호 ( 접수일 ) 우 도로명주소 / 홈페이지주소 전화번호 ( ) 팩스번호 ( ) / 공무원의전자우편주소 / 공개구분 2 시스템등재일 시스템등재일 전자이미지 사용개시일 관인인영 사용개시일 폐기통보서수령일 전자이미지관인파일삭제일 재등록ㆍ폐기통보서수령일 전자이미지관인파일삭제일 전자이미지관인인영 210mm 297mm( 백상지 80g/ m2 ) 비고 ( 이난은서식에포함하지아니한다 ) - 문서를작성할때 " 행정기관명 ", " 발신명 ", " 기안자 ", " 검토자 ", " 결재권자 ", " 직위 ( 직급 ) 서명 ", " 처리과명 -연도별일련번호 ( 시행일 )", " 도로명주소 ", " 홈페이지주소 ", " 공무원의전자우편주소 ", " 공개구분 " 의용어는표시하지않고그내용을적는다. < 작성방법 > 1. 행정기관별로하나의연번을사용하여재등록등의경우오른쪽칸을사용한다. 2. 제출받은전자이미지관인파일을출력하여전자이미지관인관리대장의 " 전자이미지관인인영 " 란에붙여야한다. 3. 이서식은필요한경우컴퓨터파일로작성하여사용할수있다. 210mm 297mm( 백상지 80g/ m2 )

315 행정업무의효율적운영에관한규정시행규칙 [ 별지제 11 호서식 ] [ ] 에는해당되는곳에 표를합니다. 접수번호접수일 정부영상회의실사용신청서 기관명 정부영상회의실 사용신청내용 일시 참석인원 회의내용 회의주관과 제목 주요내용 정부정부중앙과천청사 청사정부 대전시도청사 책임자직급성명전화번호 요청내용 국민의례 기자재사용 [ ] 국기에대한경례 [ ] 순국선열에대한묵념 [ ] 애국가제창 [ ] 기타 ( ) [ ] 녹음 [ ] 녹화 보안필요 [ ] 보안필요 [ ]PC [ ] 액정모니터 여 부 [ ] 보안불필요 행정업무의효율적운영에관한규정시행규칙 제 44 조제 1 항에따라위와같이정부영상회의실사용을신청합니다. 년월일신청인소속직급성명 ( 서명또는인 ) 정부청사관리소장귀하 첨부서류관련자료 1 부 210mm 297mm( 백상지 80g/ m2 ) Ⅸ. 부록 행정업무의효율적운영에관한규정 시행규칙 행정업무의효율적운영에관한규정시행규칙 [ 별지제 12 호서식 ] 업무인계 인수서 1. 업무현황가. 담당업무나. 주요업무계획및진행사항다. 현안사항및문제점라. 주요미결사항 2. 관련문서현황 3. 주요물품및예산등인계 인수가필요한사항 4. 그밖의참고사항 위와같이인계 인수합니다. 년 월 일 인계자 ( 서명 ) 인수자 ( 서명 ) 입회자 ( 서명 ) 210mm 297mm( 백상지 80g/ m2 ) 비고 ( 이난은서식에포함하지아니한다 ) 1. 입회자는인계자의바로위상급자가된다. 다만, 인계자가기관장및부기관장인경우에는바로아래하급자가된다. 2. 기재항목이나내용은기관의실정이나인계ㆍ인수사항에따라조정하여사용할수있다. 3. 인계자, 인수자및입회자의서명또는날인은생략할수있다. ㅣ 309 ㅣ

316 Memo

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318 Memo