문서관리규정

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1 등록번호 문서관리규정 ~1 문서관리규정 제정 : 개정 : 제1장 총 칙 제1조 (목적) 이 규정은 인하대학교(이하 본 대학교 라 한다)의 문서관리에 관한 사항을 규정함으로써 문서처리의 표준화 과학화 및 정보화를 기하여 행정 능률 의 향상을 목적으로 한다. 제2조 (적용범위) 본 대학교의 문서관리에 관하여 다른 특별한 규정이 있는 경우 를 제외하고는 이 규정이 정하는 바에 의한다. 제3조 (정의) 이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다. 1. 공문서 라 함은 본 대학교의 기관 부서간 또는 대외적으로 학교행정상 작성 또는 시행되는 문서(도면 사진 디스크 테이프 필름 슬라이드 전자문서 등 의 특수 매체 기록을 포함한다) 및 본 대학교에서 접수한 모든 문서를 말한다. 2. 각 부서 라 함은 인하대학교 직제 및 사무분장규칙 에 의거하여 사무 처리를 관장하는 대학본부, 각 대학(원), 부속 및 부설기관을 말한다. 3. 전자문서시스템 이라 함은 전기통신설비와 컴퓨터 및 컴퓨터의 이용기술을 활용하여 전자결재, 전자게시판, 전자우편, 전자문서유통, 전자문서관리 등의 기 능을 처리하도록 컴퓨터 프로그램, 각종 정보 및 관련 요소들을 유기적으로 결 합한 관리체계를 말한다 4. 전자문서 라 함은 전자문서시스템을 활용하여 작성 시행 및 송 수신 또는 저장된 문서를 말한다. 5. 서명 이라 함은 기안자 협조자 결재권자 또는 발신명의인이 문서(전자문서 를 제외한다)상에 자필로 자기의 성명을 쓰거나 자기 명의로 날인하는 것을 말 한다. 6. 전자서명 이라 함은 기안자 협조자 결재권자 또는 발신명의인이 전자문서 상에 표시한 서명을 말한다. 7. 전자직인 이라 함은 컴퓨터 등 정보처리능력을 가진 장치에 의하여 전자 이 미지 형태로 등록하여 사용되는 직인을 말한다. 8. 조직도 관리 란 함은 전자문서시스템을 이용하는 사용자 및 기구 조직체계 를 전자적으로 관리하는 기능을 말한다. 9. 결재권자 라 함은 본 대학교의 총장 및 총장으로부터 결재권을 위임받은 자 를 말한다. 제4조 (사무관리의 원칙) 본 대학교의 사무는 용이성 정확성 신속성 및 경제성 이 확보 될 수 있도록 관리하여야 한다. 제5조 (사무의 분장) 각 행정부서의 장은 사무의 능률적 처리와 책임소재의 명확

2 3-1-12~2 문서관리규정 을 기하기 위하여 소관사무를 단위업무별로 분장하되, 소속 직원의 업무량이 균 형되게 하여야 한다. 제6조 (사무의 인계 인수) 교직원이 인사발령 또는 사무분장의 조정 등의 사유로 사무를 인계 인수하는 때에는 담당사무에 관한 진행상황 관계문서 자료 기타 업무와 관련되는 사항을 구체적으로 문서로 작성하여 인계 인수하여야 한다. 제2장 문서일반 제1절 일반사항 제7조 (문서의 종류) 공문서(이하 문서 라 한다)는 그 성질에 따라 법규문서, 공고 문서 및 일반문서로 나눈다. 1. 법규문서 : 법령, 정관, 학칙 및 제규정류 등과 같이 조문형식에 따라 작성된 문서를 말한다. 2. 공고문서 : 고시, 공고 등 교내 일정한 사항을 교직원, 학생 및 일반인에게 알 리기 위한 문서로서 연도표시 일련번호를 사용한다. (예 : 공고 제1992-5호) 3. 일반문서 : 제1호 및 제2호에 해당하지 않는 문서로 학년도별 일련번호를 사 용한다. 가. 대외문서 : 학교와 외부기관간에 수발되는 문서를 말한다. 나. 대내문서 : 교내 기관 부서간 또는 구성원에 대한 지시 협조 중요 사안 보 고 등 주요 의사결정에 관한 문서로서 기안지 협조문 등에 의하여 작성하는 모든 문서를 말한다. 제8조 (문서의 성립과 효력발생) 1 문서는 다른 특별한 규정이 있는 경우를 제외 하고는 해당문서에 대한 결재(전자서명에 의한 결재를 포함한다. 이하 같다)가 있음으로써 성립한다. 2 문서는 수신자에게 도달(전자문서는 전자문서시스템내 수신부서의 문서함에 등록된 때를 말한다)됨으로써 그 효력을 발생한다. 제2절 문서의 구성 제9조 (문서의 구성) 시행문은 다음과 같이 두문 본문 및 결문으로 구성한다. 1. 두문은 발신기관명 문서번호 시행일자 보존기간 수신란 등으로 한다. 2. 본문은 제목 내용 및 첨부로 한다. 3. 결문은 발신명의 및 수신처란으로 한다. 제10조 (문서번호) 문서번호는 부서기호 분류번호 및 문서등록번호로 구성한다. 1. 부서기호는 본 대학교의 각 직제명을 별첨 1 과 같이 약칭으로 정하며, 분 류번호는 별첨 2 의 문서분류번호 및 보존기간 책정기준에 의한다. 2. 문서등록번호는 제25조의 문서등록시 부여된 학년도별 일련번호를 사용한다.

3 문서관리규정 ~3 제11조 (수신란) 1 수신란은 경유 수신 및 참조로 구분한다. 2 수신란의 수신의 표시는 수신기관 및 기관장의 명칭을 쓰고, 참조의 표시는 문서를 직접 처리하는 부서장 또는 담당자를 기재한다. 수신처가 2개 이상인 때 에는 수신에 수신처 참조 라 기재하며 발신명의 왼쪽 아래에 수신처란을 설정하 여 수신기관명을 표시한다. 다만, 수신처가 너무 많아 모두 기재하는 것이 불합 리한 경우에는 수신란에 전 부서 기관장 또는 해당 기관 부서장 등 포괄적으로 표현하여 표시할 수 있다. 제12조 (끝표시) 1 본문이 끝나면 한자 띄우고 끝 표시를 하고, 첨부물이 있을 때에는 첨부의 표시문 끝에 한자 띄우고 끝 표시를 하여야 한다. 2 본문의 내용이나 첨부의 표시문이 오른쪽 한계선에 닿은 때에는 다음 줄의 왼쪽 기본선에서 한자 띄우고 끝 표시를 한다. 3 연명부 등의 서식을 작성하는 경우에 기재사항이 서식의 마지막 칸까지 작성 되는 때는 서식의 칸 밖의 아래 오른쪽 끝에 끝 표시를 하고, 서식의 칸 중간에 서 기재사항이 끝나는 경우에는 끝 표시를 하지 아니하고 기재사항 마지막의 다 음칸에 이하빈칸 표시를 한다. 4 제22조의 규정에 의한 일괄기안의 경우에는 각 안마다 제1항 내지 제3항의 규정에 의하여 끝 표시를 한다. 제13조 (첨부물의 표시) 1 문서에 서식, 금전, 유가증권, 참고서류, 기타 물품이 첨 부될때는 본문이 끝난 다음 줄에 첨부의 표시를 한다. 2 첨부물이 2이상일 때는 항목을 구분하여 표시한다. (예시) 1. 본문 하시기 바랍니다. 첨부**1.* 계획서*1부. **표시는 2타 (한글 1자) 2.* 서류*1부.* 끝 *표시는 1타 (숫자 1자) 제14조 (발신명의) 1 교외의 기관으로 발신하는 문서는 총장명의로 한다. 다만, 총장이 지정하는 문서는 기관장의 명의로 발신할 수 있다. 2 교내 각 기관 혹은 부서간 발신하는 문서는 당해 기관장 혹은 부서장 명의로 발신한다. 제3장 문서의 작성 제1절 문서작성의 일반사항 제15조 (문서작성의 일반사항) 1 문서는 쉽고 간명하게 한글로 작성하되, 올바른 뜻의 전달을 위하여 필요한 경우에는 괄호안에 한자 기타 외국어를 넣어 쓸 수 있으며, 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 한글맞춤법에 따라 가로로 쓴다. 2 문서에 쓰는 숫자는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 아라비아 숫자로 한다.

4 3-1-12~4 문서관리규정 3 문서에 쓰는 날짜의 표기는 숫자로 하되, 연 월 일의 글자는 생략하고 그 자 리에 온점(.)을 찍어 표시하며, 시 분의 표기는 24시각제에 따라 숫자로 하되, 시 분의 글자는 생략하고 그 사이에 쌍점(:)을 찍어 구분한다. 다만, 특별한 사유로 인하여 다른 방법으로 표시할 필요가 있는 경우에는 그러하지 아니하다. 4 문서의 내용을 두개이상의 항목으로 구분할 필요가 있는 경우에는 다음과 같 이 나누어 표시한다. 1. 첫째 항목의 구분은 1, 2, 3, 4, 로 표시한다. 2. 둘째 항목의 구분은 가, 나, 다, 로 표시한다. 3. 셋째 항목의 구분은 (1), (2), (3) 로 표시한다. 4. 넷째 항목의 구분은 (가), (나), (다) 로 표시한다. 5. 다섯째 항목의 구분은 1), 2), 3), 4), 로 표시한다. 6. 여섯째 항목의 구분은 가), 나), 다), 라), 로 표시한다. 7. 일곱째 항목의 구분은 1, 2, 3, 4, 로 표시한다. 8. 여덟째 항목의 구분은 가, 나, 다, 라, 로 표시한다. 9. 제2호, 제4호, 제6호, 제8호의 경우 하, (하), 하), 하이상 더 계속되는 때에는 거, (거), 거), 너, 등으로 표시한다. 제16조 (문서의 용지 등) 1 문서의 작성에 쓰이는 용지의 크기는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 가로 210mm 세로 297mm(A4 규격)를 원칙으로 한다. 2 문서에 쓰이는 용지의 색깔은 흰색을 원칙으로 한다. 3 글자의 색깔은 검은색으로 한다. 다만, 도표의 작성이나 수정 또는 주의환기 등 특별한 표시가 필요한 때에는 다른 색깔로 할 수 있다. 제17조 (문서의 수정) 문서의 일부분을 삭제 또는 수정할 때에는 원안의 글자를 알 수 있도록 당해 글자의 중앙에 가로로 두선을 그어 삭제 또는 수정하고 삭제 하거나 수정한 곳에 삭제 또는 수정한 자가 서명 또는 날인하여야 한다. 다만, 전자문서는 수정사항 발생시 결재권자가 의견을 첨부하여 기안자에게 반려하며, 기안자는 이에 근거하여 문서를 수정하여 다시 결재를 받아 시행한다. 제18조 (문서의 간인) 다음 각호의 1에 해당하는 두장 이상으로 이루어지는 문서 에는 각 부서의 장이 사인 또는 별표 1 의 간인용결재인으로 간인하며, 간인한 문서를 시행하는 때에는 그 시행문에 직인으로 간인한다. 1. 전 후관계를 명백히 할 필요가 있는 문서 2. 사실 또는 법률관계의 증명에 관계되는 문서 3. 허가 인가 등록 및 증명 등에 관계되는 문서 2 전자문서의 간인은 제19조의 규정을 준용하여 면표시의 방법으로 할 수 있다. 제19조 (면표시) 1 문서가 2장 이상으로 이루어진 때에는 문서의 아래 중앙에 전 체면의 수와 그 면의 일련번호를 붙임표(-)로 이어 기입한다. 2 첨부서류에는 각 첨부물별로 면의 표시를 따로 하며 전체면의 수를 생략하고 일련번호만을 기입한다. 3 문서가 양면인 경우에는 뒷면에도 순서에 따른 일련번호를 기입한다.

5 문서관리규정 ~5 제20조 (문서에 대한 표시) 1 수신기관의 장이 문서의 내용을 스스로 처리하여야 하거나 반드시 알고 있어야 하는 문서를 발송하는 때에는 별표 2 의 관리통제 의 표시를 하여야 하며 관리통제의 표시가 된 문서를 접수한 때에는 당해 문서 의 결재권자의 선결을 받은 후 이를 처리하여야 한다. 2 신속히 전달되거나 처리되어야 하는 문서를 발송하는 때에는 별표 3 의 지 급의 표시를 하여야 한다. 3 제1항 및 제2항의 규정에 의한 표시는 기안문에는 기안자가 그 문서의 취급 란에 시행문에는 문서통제관이 시행문의 왼쪽 위의 여백에 각각 표시하고, 문서 를 봉투에 넣어 발송하는 때에는 그 봉투의 표면의 적당한 여백에도 같은 표시 를 하여야 한다. 4 문서에 서식, 금전, 유가증권, 참고서류, 기타의 물품이 첨부되는 때에는 본문 의 내용이 끝난 다음 줄에 첨부의 표시를 하고 첨부물의 명칭과 수량을 쓰되 첨 부물이 2가지 이상인 때에는 항목을 구분하여 나누어 표시한다. 5 문서 및 유가증권에 금액을 표시하는 때에는 한글 및 아라비아 숫자를 겸용 하여 다음의 예시와 같이 표시한다. (예 : 금일십이만삼천사백오십육원( 123,456)) 제2절 기안문서의 작성 제21조 (문서의 기안) 1 문서의 기안은 전자문서로 함을 원칙으로 한다. 다만, 업 무의 성격 기타 특별한 사정이 있는 경우에는 그러하지 아니하다. 2 문서의 기안은 전자결재시스템에 등록된 양식에 의함을 원칙으로 하되, 전항 의 단서규정에 의하는 경우에는 별지 제2호서식 의 기안용지에 의한다. 다만, 정기 수시 보고 또는 통보, 경미한 사항의 허가 인가 증명서교부 기타 관례적 인 사무에 관한 문서는 그 내용을 관계서식에 기입하는 방법으로 기안할 수 있다. 3 문서번호란 수신기관 및 시행일 등의 항목이 설계된 서식에 작성하는 문서 는 기안문을 따로 작성하지 아니하고 별표 4 의 간이결재인을 찍어 이에 결재 함으로써 기안에 갈음할 수 있다. 4 협조문은 일정 사안에 대하여 교내의 각 부서간에 협조가 필요한 경우에 사 용하는 문서로서 전자결재시스템에 등록된 양식에 의함을 원칙으로 하되 특별한 사정이 있는 경우 별지 제1호서식 에 의하여 작성하며, 원본은 결재권자의 결 재를 받고 사본은 직인 또는 결재권자의 날인을 하여 수신처에 송부한다. 제22조 (일괄기안) 문서의 내용이 서로 관련성이 있는 문서로서 동일한 기안용지 에 일괄하여 기안하는 것이 필요하다고 인정되는 때에는 제1안, 제2안 등으로 구 분하여 동일한 기안용지에 기안할 수 있다. 다만, 시행문을 작성할 때는 각 안별 로 따로 작성하되, 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 동일한 문서번호를 사 용하여 같은 일시에 시행한다.

6 3-1-12~6 문서관리규정 제23조 (검토 및 협조 등) 1 문서의 내용이 다른 부서 혹은 기관의 업무와 관련 이 있는 때에는 제7장의 협조사무의 처리 방법에 의하여 그 부서 혹은 기관의 협조를 받아야 한다. 2 문서 중에서 해당부서의 다른 교직원이 알고 있어야 하는 경우에는 별표 5 의 공람인을 찍어 공람한다. 제24조 (결재) 1 기안문서는 결재권자의 결재를 받아야 한다. 2 총장은 사무의 내용에 따라 별도로 정하는 위임전결규정에 의거 위임전결하 게 할 수 있으며, 이 경우에는 기안용지의 결재란 중 전결하는 자의 서명란에 전결 표시를 하고 최종결재란에 서명하여야 한다. 3 결재권자가 궐위 휴가 출장 기타의 사유로 결재할 수 없는 때에는 그 권한 을 대행하는 자 또는 그 직무를 대리하는 자가 대결할 수 있다. 다만, 결재권자 가 대결자를 지정할 수 없는 경우에는 결재권자의 서명란에 후열 표시를 하고 결재권자의 후열을 받아야 한다. 4 대결을 하는 경우에는 기안문서의 대결하는 자의 서명란에 대결 표시를 하고 결재권자란에 서명하여야 한다. 제25조 (문서의 등록) 1 문서는 당해문서에 대한 결재가 끝난 즉시 결재일자순에 따라 문서번호를 부여하고 각 부서별로 별지 제3호서식 의 문서등록대장에 등 록하여야 한다. 이 경우에 사용하는 문서등록번호는 학년도별 일련번호로 하고 내부결재 문서인 때에는 문서등록대장의 수신처란에 내부결재 의 표시를 한다. 다만, 전자문서에 사용하는 문서등록번호는 기존 종이문서와는 별도로 일련번호 를 부여하여 관리할 수 있으며, 문서등록대장상의 관련내용을 컴퓨터 파일로 관 리하여야 한다. 2 기안용지에 의하여 작성하지 아니한 보고서 등의 문서는 그 문서의 표지 왼 쪽위의 여백에 별표 6 의 문서등록의 표시를 하여 내용을 기재한 후 등록한다. 제4장 문서의 수발 제1절 시행문의 작성 통제 및 발송 제26조 (시행문의 작성) 1 결재를 받은 전자문서 중 발신을 하여야 하는 문서는 전자결재시스템상에서 시행문으로 변환하여 수신자별로 발송하며, 제21조제1항 단서규정에 의한 경우에는 별지 제4호서식 에 의거 수신자별로 작성한다. 2 제21조제3항의 규정에 의한 문서를 시행할 때는 따로 시행문을 작성하지 아 니하고 당해 문서의 발신명의란에 직인을 찍어 시행할 수 있다. 제27조 (문서의 통제) 1 대외로 발신하는 문서는 총무팀 문서통제자의 통제를 받 아야 한다. 2 대외문서통제 사무는 총무팀장을 통제책임자로 하고 총무팀에 문서통제담당 을 두어 관련업무를 관장한다.

7 문서관리규정 ~7 3 문서통제자는 다음 각호의 사항을 심사하여야 하며 심사결과 미비된 사항이 있는 때에는 그 사항을 당해부서에 통보하여 보완하도록 한다. 1. 결재권자의 결재 및 유관부서의 협조여부 2. 다른 문서와의 내용상 중복 또는 상충여부 3. 기안문과 시행문의 일치여부 4. 분류번호 보존기관 등 제반 기재사항의 정확 및 누락여부 5. 전결 또는 대결의 구분 및 착오여부 6. 첨부물의 첨부여부 7. 기타 관련규정 이행여부 4 문서통제자는 제3항의 심사가 완료된 때에는 기안문서의 통제란에 날인 또는 서명하여야 한다. 다만, 전자문서는 기안문서를 확인하는 것으로 갈음한다. 제28조 (직인날인 등) 1 각종 문서의 시행문과 임용장, 상장 및 각종 증명서에 속 하는 문서에는 직인을 날인한다. 다만, 일일명령 등 단순업무 처리에 관한 지시 문서와 부서간의 단순한 자료요구 업무연락 통보 등을 위한 문서의 경우에는 직인날인을 생략할 수 있다. 2 제1항의 단서규정에 의한 문서에는 기안문 및 시행문의 발신기관명 위에 문 서통제자가 별표 7 의 직인생략의 표시를 하여야 한다. 다만, 교내 전자문서시 스템 등 전산망으로 발신되는 문서에는 직인생략의 표시를 하지 아니한다. 3 직인을 찍어야 할 문서로서 다수의 수신자에게 동시에 발신 또는 교부하는 문서는 직인의 인영을 그 문서에 인쇄하여 사용할 수 있으며, 이 경우에는 문서 의 크기나 용도에 따라 인영의 크기를 조정할 수 있다. 4 전자문서에 사용하기 위하여 전자직인을 가질 수 있으며, 전자직인의 사용은 제1항을 준용한다. 제29조 (전자직인, 전자서명 등록 등) 1 각 기관의 장은 전자직인을 가질 수 있으 며, 전자직인의 교부 및 등록은 제55조를 준용한다. 2 전자서명 등록 및 변경 신청은 일정한 양식에 작성하여 총무팀에 송부하여야 한다. 3 전자서명은 문서의 전자적 처리를 위하여 실인의 크기와 달리 사용할 수 있다. 제30조 (문서의 발송) 1 대외문서는 우편 인편 또는 모사전송의 방법으로 총무 팀에서 발송함을 원칙으로 하며, 제14조제2항의 규정에 의거 각 부서장 명의로 발송하는 문서의 경우에는 해당부서에서 발송할 수 있다. 2 총무팀의 문서수발사무를 담당하는 자는 발송할 문서와 문서등록대장의 기재 사항을 확인한 후 확인란에 서명하여야 한다. 3 인편에 의하여 문서를 발송하는 때는 문서등록대장의 시행방법란에 사송 표 시를 하고 별지 제5호서식 의 문서수령증에 수신기관 수령자의 서명 또는 날 인을 받아야 한다. 4 대내 문서의 발송은 교내 전자문서시스템을 통하여 발신함을 원칙으로 한다. 제31조 (모사전송) 1 모사전송으로 문서를 발신하는 때에는 통신보안에 필요한 조치를 하여야 하며, 발신을 마친 때에는 별표 8 의 송신필인을 기안문의 여백

8 3-1-12~8 문서관리규정 에 찍고 발신사항을 기재하고 시행문은 그 기안문과 함께 보관하여야 한다. 2 모사전송으로 수신한 문서가 내용을 알 수 없을 때에는 발신기관에 재송신 요청을 하고, 본 대학교에서 재송신 요청을 받은 때에는 이하재송신 표시를 하 고 송신한다. 제2절 접수문서의 처리 제32조 (문서의 접수) 모든 대외문서는 총무팀에서 접수하여야 하며, 별표 9 의 문서처리인을 문서의 여백에 찍어 그 접수일시, 문서번호 및 처리부서를 기재한 다. 다만, 별지 제4호서식 을 사용한 경우에는 이를 찍지 아니하고 두문의 오 른쪽 서식에 해당사항을 기재한다. 제33조 (문서의 배부) 1 총무팀은 접수한 문서가 2 이상의 부서에 관련되는 때에 는 그 관련성의 정도가 가장 높다고 판단되는 부서에 보내야 한다. 이 경우 문서 를 접수한 부서는 관련되는 부서에 공람하거나 복사하여 접수문서의 내용을 통 보하여야 한다. 2 각 부서의 장은 그 소관에 속하지 아니한 문서를 인계받은 때에는 지체없이 총무팀에 반송하고, 총무팀장은 당해문서를 재분류하되 사무처장이 지정하는 부 서로 보낸다. 제34조 (수발사항의 기록) 1 총무팀는 별지 제6호서식 의 문서접수대장을, 각 부서는 별지 제3호서식 서식의 문서등록대장과 별지 제6호서식 의 문서접수 대장을 각각 비치하여 문서의 접수와 발송사항을 기록, 유지하여야 한다. 다만, 책자 기타 인쇄물 등을 배부 또는 접수하는 때에는 그러하지 아니하며 필요한 때에는 배부표를 만들어 사용할 수 있다. 2 모사전송기 또는 전산망 등의 문서수발장비를 운용하는 부서는 별지 제7호 서식 의 송신대장과 별지 제8호서식 의 수신대장에 송신 및 수신사항을 기록 유지하여야 한다. 3 전자문서를 수 발신하는 경우에는 문서등록대장과 문서접수대장의 관련 내 용을 컴퓨터 화일로 관리하여 처리한다. 제5장 문서의 관리 제1절 문서의 보관 및 보존 제35조 (문서의 편철) 1 처리가 끝난 문서는 완결일자순으로 최근문서가 위에 오 도록 철하되, 수개의 문서가 내용적으로 관련이 있는 경우에는 그 내용을 최종적 으로 종결하는 문서가 처리 완결된 때에 발생 경과 및 완결순으로 최근 문서 가 위에 오도록하여 1건 문서로 철하여야 한다. 2 문서철은 별지 제9호서식 에 의하며 제목은 편철된 문서를 대표하는 기능

9 문서관리규정 ~9 의 명칭을 기재하되 필요한 때에는 부제목을 기재한다. 3 문서철에 철하는 문서의 양은 200매를 기준으로 한다. 4 문서철은 문서의 기능별 보존기간별로 만들어야 한다. 다만, 동일기능에 속 하는 문서의 발생량이 적어 기능별로 문서철을 만들기에 부적합한 경우에는 보 존기간별로 상위기능에 통합하여 문서철을 만들 수 있다. 또한, 같은 기능에 속 하는 문서의 양이 많아 그 전부를 1개의 문서철에 편철할 수 없을 때에는 부서 별 월별 등으로 구분하여 수개의 문서철에 나누어 철할 수 있다. 5 문서철내의 면표시는 전체면의 수를 기입하지 아니하고 문서의 아래 왼쪽에 일련번호를 기입하되 밑으로부터 위로 기입한다. 6 문서의 색인목록은 별지 제10호서식 에 의하되 문서철 표지의 뒷면에 첨부 하거나 인쇄하고, 색인목록을 작성하는 때에는 개별문서 단위로 기재하되 처리 또는 완결된 문서가 같은 제목으로 여러 건 편철된 경우에는 이를 처리문서와 완결문서로 구분하여 1단위로 묶어 기재할 수 있다. 7 색인목록은 2부를 작성하여 1부는 문서철에 첨부하고 1부는 해당부서의 보관 서류함에 비치한다. 제36조 (문서의 보관) 1 문서철은 처리가 끝난 날이 속하는 학년도의 말일까지 각 부서에 보관한다. 2 전항의 문서보관기간 이후에도 각 부서에서 보존이 필요한 경우에는 별지 제12호서식 의 보존문서기록대장에 등록하고 총무팀의 협의를 거쳐 보존할 수 있다. 제37조 (문서보존기간) 1 문서의 보존기간 및 분류는 다음 각호의 원칙에 의한다. 1. 영구보존문서(제1종문서)는 영속할 성질이 있는 다음의 내용에 준하는 문서류 로서 마이크로필름 촬영을 하고 원본과 필름을 모두 보관한다. 가. 학교의 설립, 발전에 관한 중요한 역사적 가치가 있는 문서류 나. 조직의 편제 및 인 허가에 관한 원본 문서류 다. 이사회의 심의를 거치는 중요정책 문서중 영구적으로 보존할 필요가 있는 문서류 라. 기타 후일에 영구히 증거 또는 참조할 필요가 있는 문서류 2. 보존문서(제2종문서)는 영구보존할 필요는 없으나 개개문서의 성질에 따라 10년을 초과하는 특정기간을 정하여 보존해야 할 다음의 내용에 준하는 문서류로서 마이크로필름으로 촬영 보존하고 원본은 폐기할 수 있다. 가. 교무위원회의 의결을 거치는 중요정책 문서중 적으로 보존할 필요가 있는 문서류 나. 각종 규정류의 제정 및 개폐에 관한 원본 문서류 다. 교육부의 법령해석 또는 지시에 관한 원본 문서류 라. 기타 영구적으로 보존할 필요는 없으나 10년을 초과하여 보존할 필요가 있 는 문서류 3. 10년 보존문서(제3종문서)는 다음의 내용에 준하는 문서류를 말한다. 가. 주요정책 및 제도에 관한 계획 지침 조사 연구 및 보고 문서류

10 3-1-12~10 문서관리규정 나. (준)영구보존문서에 속하지 아니하나 후일 장기간 증거 또는 참고가 될 문 서류 4. 5년 보존문서(제4종문서)는 다음의 내용에 준한다. 가. 일반업무 계획 및 각종 감사관계 문서류 나. 기타 후일에 소정기간 증빙 또는 참고가 될 문서류 5. 3년 보존문서(제5종문서)는 다음의 내용에 준한다. 가. 단순업무 처리 및 각종 제증명의 발급관계 문서류 나. 기타 후일에 상당기간 보존하여 참고가 될 문서류 6. 1년 보존문서(제6종문서)는 다음의 내용에 준한다. 가. 일일명령 등 일상적인 업무처리에 관한 지시문서류 나. 부서간의 업무연락 및 통보에 관한 문서류 2 문서의 종별보존기간은 따로 정하는 바에 의한다. 제38조 (문서의 보존 등) 1 문서는 서류함(화일 캐비넷 또는 이에 준하는 것)에 보관 보존하여야 하며, 총무팀에서는 문서보존실을 설치하여 보존하고 문서를 쉽게 찾아볼 수 있도록 서류함 등에는 별지 제11호서식 의 색인표를 작성 비 치하여야 한다. 2 문서는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 보존기간 생산년도 및 분류 번호별로 보존하여야 하며, 보존하고 있는 문서의 현황을 파악하기 위하여 총무 팀과 각 부서에 별지 제12호서식 의 보존문서기록대장을 각각 작성 비치하되 보존기간이 10년 이하인 문서와 영구 인 문서를 구분하여 작성하여야 한다. 3 비치문서는 처리부서에서 비치 활용의 필요성이 없을 때까지 보존한 후 총 무팀에 인계하여 보존하도록 하여야 한다. 4 총무팀 및 각 부서의 장은 보존중인 문서와 보존문서기록대장을 년 1회 이상 대조하여 보존상태를 확인하고, 문서의 변질 충해나 방화에 대비하여 제습 및 소독등 적절한 조치를 취하여 관리에 만전을 기해야 한다. 제39조 (전자문서의 편철 보관 보존 등) 1 전자문서는 전자서고함에 문서의 기 능별로 폴더를 구성하여 컴퓨터 화일로 보관한다. 2 전자문서는 전자서고함에 보존하거나 출력하여 보존할 수 있다. 다만, 보존기 간이 이상인 전자문서는 컴퓨터 파일과 장기보존 가능한 용지에 출력한 출력물을 함께 보존하여야 한다 제40조 (특수규격문서의 보관 보존) 첨부물인 인쇄물 책자 등으로서 문서철에 합철하기 곤란한 문서는 제36조 및 제38조의 규정에 불구하고 별지 제13호서 식 의 특수규격문서관리대장에 기록하여 따로 편철 관리할 수 있으며, 이 경우 그 표면의 적당한 여백에 별표 10 의 특수규격문서의 표시를 하여 관리번호 등을 기재하고 당해문서의 첨부물 표시의 오른쪽에 특수규격문서 관리번호를 표 시하여야 한다. 제41조 (보존문서의 인계 이관) 1 보존문서를 인계 또는 이관하는 때에는 별 지 제14호서식 의 보존문서인계 이관서 2부를 작성하여, 1부는 수령자의 서명 또는 날인을 받아 자체 보관하고 1부는 인계 이관되는 문서와 함께 인계 이관

11 문서관리규정 ~11 하여야 한다. 2 각 부서는 이관되는 문서철의 색인목록을 복사하여 이관문서색인목록철을 만 들고 이를 비치 활용하여야 한다. 제42조 (문서의 대출) 1 총무팀에 보존중인 문서는 7일의 범위내에서 대출할 수 있다. 2 문서를 대출하는 때에는 별지 제15호서식 의 보존문서대출기록부에 대출사 항을 기록 유지하여야 한다. 제2절 문서의 마이크로필름 등 수록문서의 보존 제43조 (문서의 마이크로필름 등에 의한 보존) 1 문서중 그 내용이 중요하여 별 도로 보존할 필요가 있는 문서는 마이크로필름(이하 필름 이라 한다)에 수록하 여 분실 훼손 등에 대비하여 보존한다. 2 마이크로필름에 수록한 문서는 폐기할 수 있으며 문서를 수록한 필름은 당해 문서가 폐기된 경우에 한하여 보존중인 문서로 본다. 3 필름에 수록한 문서에 대하여는 그 문서의 표지에 별표 11 의 마이크로필 름촬영필인을 찍어야 한다. 제44조 (촬영책임자의 지정) 문서를 필름에 수록하는 때에는 사무처장이 필름문서 촬영 책임자(이하 촬영책임자 라 한다)를 지정하여 따로 마련된 장소에서 이를 수록토록 하여야 한다. 제45조 (수록절차) 1 각 부서의 장은 문서를 필름에 수록하고자 할 때에는 별지 제16호서식 의 촬영의뢰서에 촬영대상문서목록 및 촬영대상문서를 첨부하여 촬 영책임자에게 송부한다. 2 촬영책임자는 제1항의 규정에 의한 촬영의뢰서에 따라 촬영하여야 한다. 3 제2항의 규정에 의한 문서의 촬영 및 수록에 관한 필요한 사항은 사무처장이 정한다. 4 총무팀에서는 인계받은 제1종 및 제2종 문서중 필름에 수록이 안된 문서는 필름에 수록하여 보존한다. 제46조 (필름문서의 기록대장) 총무팀 및 각 부서에서는 별지 제17호서식 의 마 이크로필름 문서기록대장을 비치하여 필름문서의 촬영검사 등에 관한 사항을 기 록 유지하여야 한다. 제47조 (필름의 관리 및 보존) 1 필름은 2부 이상을 복사하여 안전한 방법으로 관리 하여야 한다. 2 필름은 당해문서의 보존기간까지 보존하여야 한다. 제48조 (문서의 광디스크 수록) 보존문서를 광디스크에 수록하는 때에는 제43조 내지 제47조의 규정을 준용하되 수록대상 문서의 범위 수록방법 및 관리에 관 하여 필요한 사항은 사무처장이 따로 정한다.

12 3-1-12~12 문서관리규정 제3절 문서의 폐기 및 정리 제49조 (문서의 폐기) 1 문서는 그 보존기간이 경과한 후에는 지체없이 이를 폐 기하여야 한다. 이 경우 보존기간이 10년인 문서로서 각 부서에서 보존하고 있는 문서에 대하여는 총무팀장과 미리 협의하여야 한다. 2 보존기간이 인 문서는 각 부서장과 총무팀장이 협의를 하여 더 이상 보존할 필요가 없다고 인정하는 때에는 이를 폐기할 수 있다. 3 마이크로필름 또는 광디스크에 수록된 문서(보존기간이 영구 인 문서 를 제외한다)는 보존기간에 불구하고 이를 폐기할 수 있다. 이 경우 총무팀에서 보존하고 있는 문서는 문서이관 부서장과 미리 협의한다. 4 문서를 폐기하는 때에는 별지 제12호서식 의 보존문서기록대장과 별지 제 13호서식 의 특수규격문서관리대장에 그 내용을 기재하여야 하며 폐기대상문서 에는 별표 12 의 폐기인을 날인하여 폐기한다. 5 각 부서에서 보관중이던 폐기문서는 총무팀에 이관하여 일괄 폐기 처분하도 록 한다. 6 교내 각 부서간에 왕복하는 문서로서 경미한 것은 주무부서에서 기안문을 보 관하고 시행문은 배부받은 부서에서 그 처리를 완료한 후에 폐기할 수 있다. 7 전항에 의하여 폐기할 때에는 문서 접수대장 비고란에 폐기 년월일을 붉은 글씨로 하고 부서장의 승인을 받아야 한다. 제50조 (문서의 정리) 문서의 정리는 매년 4월중 10일 이상의 기간을 정하여 정기 적으로 실시한다. 제51조 (폐기문서의 활용) 폐기문서는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 소 각하지 아니하고 재생 활용할 수 있다. 제6장 직인관리 제52조 (직인의 종류) 본 대학교에서 사용하는 직인의 종류는 다음 각호와 같다. 1. 총장의 인 2. 총장보좌기관장의 인 3. 각 대학원장 및 대학장의 인 4. 대학본부기관장(각 처장 등)의 인 5. 부속기관장 및 부설기관장의 인 6. 각종 위원회의 인 7. 기타 총장이 필요하다고 인정하는 보조기관장의 인 제53조 (규격 및 재질) 1 직인은 정사각형으로 하되 총장직인은 한 변의 길이를 3cm로 하고 기타 기관장 등의 직인은 한 변의 길이를 2.7cm로 한다. 2 직인의 재료는 쉽게 마멸되거나 부식되지 아니하는 재질을 사용하여야 한다. 제54조 (인영의 내용) 직인의 인영은 한글전서체로 하여 가로로 새기되, 그 직위의

13 문서관리규정 ~13 명칭에 인 또는 의인 자를 붙인다. 제55조 (교부 및 등록) 1 직인을 교부 또는 재교부 받고자 할 때에는 별지 제18 호서식 의 (전자)직인(재)교부신청서에 의하여 총무팀에 신청한다. 2 총무팀에서는 교부대상 기관인지의 여부, 규격 등을 심사한 후에 직인을 새겨 교부하되 그 인영을 별지 제19호서식 의 (전자)직인등록대장에 등록하여 보존 한다. 제56조 (폐기) 1 직인이 분실 또는 마멸되거나 직제명칭 변경 및 폐지 등으로 직 인을 폐기하고자 할 때에는 별지 제18호서식 의 (전자)직인폐기신고서에 폐기 대상직인을 첨부하여 총무팀에 신고한다. 2 직인을 폐기할 때에는 이를 소각하거나 파괴하여 글씨를 알아 볼 수 없도록 조치하고, 특별한 사유로 학교 유물 등으로 보관코자 할 때는 박물관에 이관하여 보관할 수 있다. 제57조 (직인의 찍는 위치) 직인을 찍는 위치는 직위의 명칭의 마지막 글자가 인 영의 가운데 오도록 찍는다. 제58조 (철인 및 계인) 1 총장 또는 각 기관장의 철인 및 계인은 직인과 동일한 방법으로 등록 관리하여야 한다. 2 철인은 학위증서, 신분증 및 영문증명서 등의 날인시에 사용한다. 3 계인은 발행근거의 보존이 필요한 대외문서 상장 발령장 등에 사용하되, 대 외문서의 시행문은 기안문에 날인하고, 상장 및 발령장 등은 해당 대장에 날인한다. 4 총장 및 각 기관장의 직인이 같이 날인되는 증서의 경우에는 해당증서를 발 행하는 기관장의 계인을 날인한다. 제7장 협조사무의 처리 제59조 (행정기관의 업무협조) 1 행정기관이 다음 각호의 1에 해당하는 업무를 행하고자하는 때에는 당해 업무의 기획, 확정, 공표 또는 시행전에 관계기관(부 서)의 업무협조를 받아야 한다. 이 경우 업무협조의 요청을 받은 기관(부서)은 대 학업무가 효율적으로 수행되도록 적극 협조하여야 한다. 1. 2이상의 행정기관이 공통으로 행하는 것이 필요한 업무 2. 다른 행정기관의 행정지원을 필요로 하는 업무 3. 기타 다른 행정기관의 협의 동의 및 의견조회 등이 필요한 업무 2 업무협조를 요청할 때에는 그 취지와 추천계획 및 파급효과를 당해 사안에 대한 이해를 도울 수 있는 관계자료를 함께 송부하여야 한다. 제60조 (업무협조의 방법) 업무협조는 다음과 같은 방법에 의한다. 1. 문서에 의한 협조 2. 회의 등에 의한 협조 3. 임시팀 편성 등에 의한 협조 4. 전화 등에 의한 협조

14 3-1-12~14 문서관리규정 제61조 (협조요청문서의 접수 처리) 1 협조요청문서는 기관장 명의로 직접 업무 협조부서에 직접 발송한다. 2 협조부서가 업무요청문서를 접수한 때에는 문서접수대장에 기록하고 이를 처 리한다. 제62조 (처리기간) 1 업무협조를 요청하는 기관이 업무협조 내용과 그 처리 및 회신에 필요한 기간 등을 참작하여 정하되, 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고 는 다음의 구분에 의한 처리 기간을 부여하여야 한다. 1. 위원회의 심의를 거쳐야 하는 경우 - 30일 이상 2. 상급기관의 결정 등을 거쳐야 하는 경우 - 25일 이상 3. 관계기관의 업무협조를 거쳐야 하는 경우 - 20일 이상 4. 자체종합계획의 수립을 필요로 하는 경우 - 20일 5. 기타 경미한 사안에 대한 업무 협조 - 7일 2 업무협조 요청을 받은 기관(부서)은 처리기간 내에 이를 처리하여야 한다. 다 만, 현지확인을 요하는 사항 등 특별한 사유로 인하여 처리기간 내에 이를 처리 할 수 없는 때에는 그 처리기간의 만료전에 지연사유와 처리예정일을 협조요청 기관에 통보하여야 한다. 제63조 (업무협조문서의 보완 등) 1 업무협조 요청을 받은 기관(부서)이 협조요청 문서에 문제가 있음을 발견한 때에는 접수한 날부터 3일 이내에 문서를 반려하 여 보완을 요구하여야 한다. 이 경우 보완 요구사항을 구체적으로 명시하여 일괄 요구하여야 하며 7일 이상의 보완기간을 부여하여야 한다. 2 보완요구를 받은 기관은 보완기간 내에 이를 보완하여 재기안 하여야 한다. 다만, 특별한 사유로 인하여 보완기간 내에 이를 보완 할 수 없을 때에는 그 보 완기간 만료전에 지연사유와 보완완료 예정일을 보완요구기관에 통보하여야 한다. 3 보완요구기관(부서)는 제1항의 규정에 의한 보완기간 만료일 또는 제2항의 규 정에 의한 보완 완료 예정일로부터 5일이 경과하여도 보완문서가 도달되지 아니 한 때에는 그 의견을 표시하여 당해 협조요청기관에 협조를 거부할 수 있다. 4 업무협조 요청을 받은 기관(부서)은 협조요청문서를 검토함에 있어서 협조할 문서의 내용에 동의할 수 없거나 다른 의견이 있을 때에는 당해 문서 또는 별지 에 그 의견을 표시하여야 하며, 동의할 수 없음을 사유로 서명을 거부할 수 없다. 제64조 (업무협조의 촉구) 업무협조 요청기관은 협조문서가 처리기간 내에 도달되 지 아니한 때에는 당해 협조기간에 대하여 3일의 처리기간을 주어 협조를 촉구 할 수 있다. 제65조 (회의 등에 의한 업무협조) 1 회의 등에 의한 협조는 업무협조의 내용이 관계기관의 교직원으로 구성되는 회의 등에서 합의하여 처리하여야 하는 경우에 이를 활용한다. 2 공동작업반 편성 등에 의한 협조는 업무협조의 내용이 관계기관 사이에 상당 기간 연구 검토 등을 필요로 하는 경우에 이를 활용한다. 3 전화 등에 의한 업무협조는 업무협조의 내용이 간단하고 경미한 경우에 이를 활용한다.

15 문서관리규정 ~15 4 제1항 내지 제3항의 방법으로 업무협조를 한 경우에는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 문서에 의한 별도의 업무협조를 생략할 수 있다. 제8장 전자문서시스템 관리 및 보안 제66조 (시스템관리) 1 전자문서시스템의 관리는 정보통신처장(이하 정보화책임 관 이라 한다)이 총괄 관리한다. 2 각 팀 실장은 해당부서의 전자문서시스템 운영에 관련된 일반사항을 관리 한다. 제67조 (조직도관리) 1 정보화책임관은 전자문서시스템의 원활한 운영 및 관리를 위하여 조직도 및 사용자 정보를 관리한다. 2 조직의 변경이나 임시조직의 발생시 그 변동사항을 전자문서시스템에 반영하 여야 한다. 3 제1항의 사용자 정보에서 성명 사진 사용자번호 주민등록번호 직위 직 급은 인사관리 시스템의 정보를 공동으로 사용하며, 정보화책임관은 사용자번호 와 주민등록번호를 타인이 열람하지 못하도록 하여야 한다. 4 제1항의 사용자 정보에서 제3항의 항목을 제외한 나머지 항목은 사용자 본인 의 의사에 따라 선택적으로 등록하여 공개할 수 있다. 다만, 구내전화번호는 반 드시 등록하여야 한다. 제68조 (사용자번호 관리) 각 개인의 사용자 번호는 임용시 인사관리시스템에서 부여하여 전자문서시스템과 공동으로 사용한다. 제69조 (비밀번호 관리) 1 전자문서시스템에 대한 이용권한이 없는 자의 접근을 방지하기 위하여 반드시 사용자별로 비밀번호를 사용하도록 하여 관리한다. 2 비밀번호는 일상적인 용어나 개인의 신상과 관련된 주민등록번호, 전화번호 등은 사용할 수 없다. 3 전자문서시스템의 사용자 비밀번호는 별도의 대장으로 기록하지 않고 본인이 직접관리하며, 관리 소홀에 따라 발생되는 모든 문제에 대한 책임은 사용자 본인 이 진다. 4 사용자가 비밀번호를 기억하지 못할 때에는 정보화책임관에게 비밀번호 삭제 및 확인을 요청하고, 정보화책임관은 본인임을 확인한 후 비밀번호를 삭제 또는 확인하여야 한다. 5 정보화책임관은 주전산기에 등록된 비밀번호를 어떠한 경우에도 타인이 알지 못하도록 암호화하여 보관하여야 한다. 제70조 (사용자별 이용자격관리) 1 각 팀 실장은 전자문서시스템상의 모든 문서 와 정보는 보안성의 정도에 따라 사용자별 이용자격을 지정하여 무자격자의 열 람으로 인한 피해가 없도록 하여야 한다. 2 제1항의 이용자격을 제한함에 있어 시스템적인 조치가 필요한 경우에는 정보 화책임관의 협조를 받아 조치하여야 한다.

16 3-1-12~16 문서관리규정 제71조 (종이문서 유통의 제한) 문서의 내부적 유통에 있어서 전자문서는 그 내용 을 지면으로 출력하여 유통하지 못한다. 다만, 서면보고 또는 제출을 위해 불가 피하다고 인정될 경우에는 예외로 할 수 있다. 제72조 (자료의 관리 및 보안) 1 정보화책임관은 전자문서시스템 내부의 모든 자 료를 정기적으로 복사(백업)하여 안전한 장소에 보관하여야 한다. 2 정보화책임관은 전자문서시스템 내부의 모든 자료에 대한 해킹 방지 등을 위 하여 방화벽 구축 등 보안에 만전을 기하여야 한다. 제9장 보 칙 제73조 (준용) 이 규정에 명시되지 않은 사항은 정부의 사무관리규정, 동 시 행규칙 및 사무관리 실무편람 을 준용한다. 부 칙 1. 이 규정은 1993년 11월 1일부터 시행한다. 2. 이 개정규정은 인하대학교 직제 및 사무분장규칙 이 2001년 7월 1일부터 제정 시행됨에 따라 그에 준하여 2001년 7월 1일부터 시행한다. 3. 이 개정규정은 2003년 9월 1일부터 시행한다. 부 칙 1. 이 개정규정(전산정보원을 정보통신처로 명칭 변경)은 2006년 11월 9일부터 시행한다.

17 문서관리규정 ~17 별표 1 간인용 결재인 별표 2 별표 3 결 재 관리통제 10mm 지 급 결재권자 직 명 1.5cm 20mm 20mm 별표 4 간이결재인 예시 결 담 당 팀(실) 장 부처장 처 장 부총장 총 장 재 별표 5 공람인 예시 공 람 별표 6 문서등록 표시 부서기호 분류번호 등록번호 보존기간 결재일자 40mm 40mm 별표 7 직인생략 표시 직 인 생 략 10mm 30mm

18 3-1-12~18 문서관리규정 별표 8 송신필인(모사전송) 송신연번 송신일시 수신번호 수 신 자 30mm 송 신 자 확 인 70mm 별표 9 문서처리인 문 서 처 리 인 접 일자 시간 수 번호 처리부서 분 류 자... : 선 결 지 시 사 항 40mm 55mm 45mm 별표 10 특수규격문서표시 별표 11 마이크로필름촬영필인 특수규격문 서관 리 번 호 문 서 번 호 보 존 기 간 30mm 마이크로필름촬영필인 촬영완료일자 :... 필름관리번호 : 총무팀장 (인) 40mm 30mm 20mm 60mm 별표 12 문서폐기인

19 문서관리규정 ~19 폐 기... 50mm 부 서 명 별지 제1호서식

20 3-1-12~20 문서관리규정 협 조 문 시 행 일 자 문서번호 : 수 신 : 참 조 : 제 목 : 80~120mm 발 신 명 의 40~50mm 서식1-1 ( 승인) 인 하 대 학 교 210mm 297mm (신문용지 ) 별지 제2호서식

21 문서관리규정 ~21 기 안 기 안 지 전 결 위임 전결 규정 제 조 항 전결 보 존 영 구 팀(실) 장 부 처 장 처 장 부 총 장 총 장 취 급 문서번호 시행일자 ( 년) 협 조 경 수 유 신 처 발 통 참 조 신 제 제 목 서식1-3 ( 승인) 인 하 대 학 교 210mmx297mm(특급80g/m 2 ) 별지제3호서식

22 3-1-12~22 문서관리규정 문서등록대장 등록번호 분류번호 결재일자 제 목 시 행 시행일 수신처 방법 문서과확인 비고 별지 제4호서식

23 문서관리규정 ~23 60~80mm 인 하 대 학 교 위에서 30mm 4 5 우) 인천광역시 남구 용현동 253 인하대학교 / 전화( ~0) / 전송 ( ) 1 문서번호 2 시행일자 ( ) 선 결 지 (경유) 수 신 참 조 접 수 일 자 시 간 번 호 처리부서 담 당 자... : 시 결 재 공 람 제 목 1. * (본문내용) 보기 : 는 2타(한글 1자), *는 1타(숫자 1자) 가. * (1) * 2. * 첨부 부. *끝. 시행문 작성방법 1 문서번호 : 규정 제10조에 의한 문서번호를 기재한다. (예 : 총무 ) 2 시행일자 : 당해문서를 시행하는 날짜를 기재한다. (예 : ) 3 수신기관의 시행문 보존기간 (영구..10년,5년,3년.1년)을 기재한다. 4 당해공문의 직무담당 부서명 및 전화번호를 기재한다. 5 전송번호는 총무팀에 설치된 전송기번호를 기재한다. 다만, 전송기가 따로 설치된 부서는 해당전송기의 번호를 기재한다. 80~120mm 발 신 명 의 수신처 아래 끝에서 30~50mm 서식1-5 ( 승인) 인 하 대 학 교 210mm 297mm 별지 제5호서식

24 3-1-12~24 문서관리규정 공 문 서 수 령 증 연 번 수 신 문서번호 시행일자 제 목 부수 첨부물 비 고 년 월 일 수령자 : 소속 직위 성명 (서명 또는 날인) 서식1-6 ( 승인) 210mm 148mm(신 문 용 지) 별지 제6호서식 문 서 접 수 대 장

25 문서관리규정 ~25 연 번 접 수 일 발신기관명 문서번호 제 목 처리부서 (담당자) 비 고 서식1-7 ( 승인) 210mm 297mm(신 문 용 지)

26 3-1-12~26 문서관리규정 별지 제7호서식 모 사 전 송 문 송 신 대 장 연 번 송신일시 송 신 자 문서번호 제 목 수 신 기 관 명 수신자번호 서식1-7 ( 승인) 210mm 297mm(신 문 용 지)

27 문서관리규정 ~27 별지 제8호서식 모 사 전 송 문 수 신 대 장 연 번 수신일시 수 신 자 문서번호 제 목 송 신 자 (기관명) 인 수 자 (소속,성명) 서식1-9 ( 승인) 210mm 297mm(신 문 용 지)

28 3-1-12~28 문서관리규정 별지 제9호서식 50mm 20mm 관리번호 40mm 8~10mm 관 리 번 호 분류번호 분 류 번 호 20mm 생산년도 40~50mm 보존기간 년 보존종료 ~30mm 30mm 문 서 철 명 생 산 연 도 2 0 보 존 기 간 년 보 존 종 료 mm 120mm 문 서 철 과 ( 계 )

29 문서관리규정 ~29 55mm 100mm 25mm 처 리 부 서 명 40mm 별지 제10호서식

30 3-1-12~30 문서관리규정 색 인 목 록 문서철 제목 : 부서명 : 페이지 문서번호 제 목 시행일 수 신 발 신 서식1-11( 승인) 210mm 297mm(특급80g/m 2 )

31 문서관리규정 ~31 별지 제11호서식 보관 보존문서철 색인표 서류함번호 일 련 보 존 생 산 분 류 문서철명 일 련 보 존 생 산 분 류 문서철명 번 호 기 간 년 도 번 호 (수량) 번 호 기 간 년 도 기 호 (수량)

32 3-1-12~32 문서관리규정 별지 제12호서식 보 존 문 서 기 록 대 장 생산부서 : 생산연도 : 일련번호 보존기간 문 서 명 분류번호 제 목 (수 량) 보 존 처 폐기일자 서식1-13( 승인) 210mm 297mm(특급80g/m 2 )

33 문서관리규정 ~33 별지 제13호서식 특 수 규 격 문 서 관 리 대 장 관리NO 문서번호 생산연도 제 목 보존기간 보관처 인계일 폐기일 서식1-14( 승인) 210mm 297mm(특급80g/m 2 )

34 3-1-12~34 문서관리규정 별지 제14호서식 보 존 문 서 인 계 이 관 서 부서명 : 인계자 : (인) 일련번호 생산연도 보존기간 문 서 철 분류번호 제 목 비 고 수행일자 수 령 자 소 속: 직 위: 셩 명: (인) 서식1-15( 승인) 210mm 297mm(특급80g/m 2 )

35 문서관리규정 ~35 별지 제15호서식 보 존 문 서 대 출 기 록 부 대출일자 문 서 명 대 출 인 반 납 관리번호 주무부서 문 서 철 명 소 속 서 명 일자 확 인 서식1-16( 승인) 210mm 297mm(특급80g/m 2 )

36 3-1-12~36 문서관리규정 별지 제16호서식 촬 영 의 뢰 서 다음과 같이 마이크로필름 문서촬영(복제)을 의뢰합니다. 촬영의뢰부서명 촬영대상문서명 : 의 뢰 일 자 촬 영 조 건 사 용 필 름 사 용 렌 즈 촬영 측 육 촬 영 기 한 원 본 조 치 폐 기 보 존 촬영시유의사항 : 촬 영 일 자 촬 영 인 (인) 첨부 : 1. 촬영문서목록 부. 2. 촬영대상문서 권. 끝. 촬영의뢰부서장 직위 : 성명 : (인) 수신 : 사무처장 귀하 서식1-17 ( 승인) 210mm 297mm(특급80g/m 2 )

37 문서관리규정 ~37 별지 제17호서식 마이크로필름 문서기록대장 일련 번호 생산 년도 구분 분류 번호 문 서 마 이 크 로 필 름 기능 보존 생산 명칭 제목 기간 기관 수 폐 촬 영 필름 수량 현 상 검 사 보관처 인수자 번호 (매돌) 량 기 일시 촬영자 일시 현상자 처방 음화 양화 검사자 판정 원본 부분 일시 서명

38 3-1-12~38 문서관리규정 별지 제18호서식 (전자) 직 인 (재) 교 부 신 청 서 (전자) 직 인 폐 기 신 고 서 직 인 명 교 부 재 교 부 폐 기 사 유 폐 대 기 상 폐기예정일 (분 실 일)... 폐기방법 소각 이관 기타 직 처 인 리 폐 기 자 소속 : 직위 : 성명 : (인) 비 고 위와 같이 직 인 (재)교부 신청 직 인 폐 기 신 고 서 를 제출하오니 조치하여 주시기 바랍니다 부서장 직위 : 성명 : (인) 결 담 당 팀(실)장 부처장 처 장 재 수신 : 사무처장 귀하 서식1-19 ( 승인) 210mm 297mm(특급80g/m 2 )

39 문서관리규정 ~39 별지 제19호서식 (전 자) 직 인 대 장 인 명 관수부서명 직 인 계 인 등 록 일 년 월 일 폐 기 일 새 긴 날 년 월 일 (분 실 일) 년 월 일 상호 : 새 긴 사 람 주소 : 폐 기 사 유 마멸 분실 기타 ( ) 성명 : 최초사용일 년 월 일 폐 기 방 법 재 료 교 부 사 유 인 수 일 자 년 월 일 소속 : 인 수 자 직위 : 성명 : (인) 비 고 폐 기 자 비 고 비고란은 관련문서의 문서번호 및 시행일자 등 참고사항을 기재한다. 서식1-20 ( 승인) 210mm 297mm(특급80g/m 2 )

40 3-1-12~40 문서관리규정 별첨 1 인하대학교 부서별 고유기호 기 관 명 부 서 명 고유기호 기 관 명 부 서 명 고유기호 비 서 실 비 서 실 비 서 각대학원 행 정 실 대 학 원 대학원 교육대학원 교육원 교 무 처 학사개발팀 학 사 산업대학원 산업원 학사관리팀 학 관 경영대학원 경영원 교원인사팀 교 인 행정대학원 행정원 국제통상물류 대 학 원 국통원 학생지원처 학생지원팀 학 생 정 보 통 신 대 학 원 정통원 학 생 종 합 서비스센터 학종서 취업지원센터 취 업 각 대 학 행 정 실 공 과 대 학 이 과 대 학 공과대 이과대 사 무 처 총 무 팀 총 무 경 상 대 학 경상대 재 무 팀 재 무 경 영 대 학 경영대 시 설 팀 시 설 사 범 대 학 사범대 구 매 팀 구 매 법 과 대 학 법과대 사회과학대학 사회대 기 획 처 기 획 팀 기 획 문 과 대 학 문과대 예 산 팀 예 산 생활과학대학 생활대 연 구 처 연구개발팀 연 구 산학협력팀 산 학 부속기관 중 의 과 대 학 앙 정보운영지원팀 문헌정보운영팀 의과대 정보운영 문헌정보 대외협력처 대외협력팀 대 협 도서관 전자정보개발팀 전자개발 국제협력팀 국 제 전자정보운영팀 전자운영 박 물 관 박 물 입 학 처 입학관리팀 입 학 외국어교육원 외교원 입학전략홍보팀 입 홍 사회교육원 사교원 출 판 부 출 판 전산정보원 시스템운영팀 시스템운영 예비군연대본부 예 연 시스템개발팀 시스템개발 보 건 소 보 건 미디어지원팀 미디어지원 신 문 사 신 문 교육방송국 방 송 공동기기센터 공동기기센터 공 기 기 숙 사 기숙사 교수학습센터 교 습

41 문서관리규정 ~41 기 관 명 부 서 명 고유기호 기 관 명 부 서 명 고유기호 부설연구소 산업과학기술연구소 산과연 부설연구소 반도체박막기술연구소 반도연 인문과학연구소 인과연 화학동역학연구소 화동연 사회과학연구소 사회연 수자원시스템연구소 수자원 기초과학연구소 기과연 건설환경시스템연구소 건설연 학생생활연구소 학생연 지리정보공학연구소 지리연 항공경영관리연구소 항공연 소재경량화TIC 소경기 새마을연구소 새마연 지능형GIS연구센터 GIS센 국제관계연구소 국관연 생물산업기술연구소 생물연 산업경제연구소 산경연 청정기반기술연구소 청정연 한국학연구소 한국연 정보통신창업지원센터 정통센 해양과학기술연구소 해과연 광과학기술연구소 광과연 스포츠과학연구소 스과연 수퍼지능기술연구소 수지연 의약독성연구소 의약연 광기술교육센터 광교센 고분자연구소 고분연 항공우주연구정보센터 항공센 소재연구소 소재연 차세대고전압전력 기술연구센터 차고센 컴퓨터과학응용연구소 컴과연 생명공학특성화사업단 생특단 기계기술공동연구소 기기연 정보통신특성화사업단 정특단 정보전자공동연구소 정공연 IT신기술연구소 IT연 환경연구소 환경연 차세대나노특성화사업단 차나단 경영연구소 경영연 집적형광자기술연구센터 집광연 교육연구소 교육연 정석물류통상연구원 정석연 생활과학연구소 의과학연구소 법학연구소 생활연 의과연 법학연 선박해양공학연구소 선해연 기 타 기계공작실 기 공 황해권수송시스템 연구센터 황해권 기기분석실 기 분 플라즈마기술기반센터 플라즈 화학분석실 화 분 컴퓨테이션일렉 트로닉스센터 라디칼독성조절 연구센터 초정밀생물분리 기술연구센터 컴퓨센 노 동 조 합 노 조 라디칼 생활협동조합 생 협 초정밀 새마을 금고 금 고 나노하이테크연구센터 나노테 해양배양장 해 배 서해연안환경연구센터 서해연 고 시 원 고 시 분자세포생물학연구소 분생연

42 3-1-12~42 문서관리규정 별첨 2 공문서 분류번호 및 보존기간 책정기준 1차분류 2차분류 3차분류 4차분류 단 위 업 무 별 기 능 보존기간 0.총 괄 1총괄일반 1.자료관리 1.학교사료 학교연혁 및 사료에 관한 문서 영 구 학교발전에 관한 중요 통계자료 설립인가서 원본 영 구 설립인가 관련 문서 2.일반자료 제 자료관리에 관한 일반문서 2.서 무 1.서무일반 부서별 업무일지 1 년 월간.주간 업무보고서 부본철 1 년 각종 업무현황 및 통계조사표 2.회 의 교무위원회 회의록 각종 위원회 관계문서 인사위원회 회의록 3.증명서발급 각종 증명신청.발행관계문서 4.사무인계 사무인계에 관한 문서 1.행 정 01기 획 1.법규관리 1.예 규 예규관계문서 총 괄 2.법령운용 법령질의 해석 관계문서 3.규정 규정류 제정.개폐 결재 원본 규정류 관리에 관한 일반문서 규정집 발간 관계문서 제도 및 업무개선 관계문서 2.기획조정 1.발전계획 중장기 발전계획 관계문서 주요 업무계획 관계문서 3년 2.업무조정 단기계획,업무조정 자료문서 10년 제도 및 업무개선 관계문서 10년 3.특성화 특성화사업 관계문서 10년 3.편제관리 1.직제 편제(직제)관계문서 2.인력수급 인력수급관계문서 4.평가감사 1.평 가 학과평가.학교평가 관계문서 2.감 사 내.외부감사 관계문서 3.공정관리 입학전형공정관리 관계문서 5.통계관리 1.통계 통계연보 작성 관계문서 5년 교내 외 각종통계보고 관계문서 5년 02예 산 1.예산관리 1.예산편성 예산편성 및 배정 관계문서 예산편성 참고자료 관계문서 예산신청 관계문서 2.예산집행 예산집행 조정 예산집행 관리 예산운영 분석 2.재정운영 1.재정확보 납입금 책정 관계문서 국고보조금신청 및 관리 차입금신청 및 관리 2.보수책정 보수지급기준책정 관계문서 03홍 보 1.홍보기획 1.홍보기획 학교홍보 기본계획 수립 관계문서 및 관리 신입생모집을 위한 홍보 계획수립 관계 문서 홍보용 참고자료 2.홍보관리 대 내외홍보에 관한 사항 홍보자료 보존 및 관리 영 구 홍보영화 제작 및 활용 영 구 각종 홍보용품제작 1 년 홍보용 정기간행물 제작 영 구 홍보관련 통계자료 2.홍보행사 1.행사관련 각종 행사 관련업무 관리 각종 이벤트 사업 04기금조성 1.발전기금 1.기탁약정 각종 기부금 관리 영 구 관 리 기탁자 및 예상자 관리업무 영 구 기금 소식 관련 2.기금모금 발전기부금 운영계획의 수립 계 획 대학발전기금의 모금전략 관련

43 문서관리규정 ~43 1차분류 2차분류 3차분류 4차분류 단 위 업 무 별 기 능 보존기간 1.행 정 05국제교류 1.국제협력 1.국제협약 국제단체.국제협약 관계문서 총 괄 외국대학 자매결연문서 원본 영 구 외국대학 교류관계 문서 2.학술교류 국제학술교류대회 관계문서 교직원 해외파견 관계문서 해외강사 초청 관련문서 외국인사 초청경비 관계문서 기타 학술교류 관계문서 해외유학생 파견 관계문서 2.학사 01입학관리 1.신입생 1.신입생 대학입학전형계획 관련 각종회의록 행정 선발 모집계획 대학입학전형의 공정성 검토 보고서 신입생 모집 요강 관련 문서 영 구 각종 관리계획서 2.신입생 신입생 선발을 위한 외부 제공 자료 선발업무 신입생 선발을 위한 내부 제공 자료 지원자의 각종 제출 자료 특별전형자 선발 자료 및 증빙자료 정원외 입학관련 문서 예.체능계 입학관련 문서 면접카드.응시원서.전산처리원서 신입생 신체검사 문서 2.편입생 1.편입생 편입생 모집계획 관련 각종 회의록 선 발 모집계획 편입생모집의 공정성 검토 보고서 편입생모집 요강 관련문서 영 구 각종 관리계획서 2.편입생 편입생선발을 위한 내부 처리 자료 선발업무 지원자의 각종 제출 자료 특별전형자 선발 자료 및 증빙자료 3.입학관련 1.입시기획 대입전형제도 개선을위한각종보고서 업 무 대입전형제도 개발 관련 자료 2.입시행정 일반 문서철 미등록 충원 자료 입시관련 위원 위촉관계문서 합격자 사정관계문서 합격자 명부 3.분석업무 입학전형 결과 종합분석 자료 분석자료집 영구 4.관리업무 입학전형 안내 및 소개자료 입학정보 자료집 영 구 02.학사관리 1.학사계획 1.학칙관련 학칙에 관한 사항 관리 학제 및 학생정원에 관한 사항 학칙 인가서 원본 영구 학사운영 관련 규정제 개정 관련 2.학사운영 학사운영 기본 계획 수립 학사운영 평가 기본계획 및 분석 학사운영 현황 및 각종 통계조사 및 분석 학사운영에 관한 중점지표 수립관련 3.교육과정 각종 프로그램의 개발 개발 교육과정 개발 및 편정 강의평가제의 개발 가상대학(OCU)운영에 관한사항 교내Web강의 개발 및 운영 Cyber Class 제도 개선 및 운영 e-campus기본계획안 수립 관련 기타 학사운영 및 원격강의 기획 4.요람발간 요람(대학안내)발간 관련 자료 5.연구위원회 각종 연구위원회 활동

44 3-1-12~44 문서관리규정 1차분류 2차분류 3차분류 4차분류 단 위 업 무 별 기 능 보존기간 2.학사 02.학사관리 2.수업관리 1.교과과정 교과과정 관계문서 행정 부전공 이수 관계문서 부전공 신청 관계문서 복수전공 관계문서 연계전공 관계문서 복합전공 관계문서 평생교육사 및 보육교사 관계문서 국제통상 전문가 과정 관계문서 기술경영석사과정이수 관계문서 2.강의진행 교원별 담당과목, 담당시간대장 강의시간표 관계문서 설강과목 교수추천 관계서류 현장실습관계 일반문서 강의진도 계획 관계문서 강사료 지급 관계문서 강사위촉 관계 문서 수강신청 관계문서 계절학기 업무관계문서 강의진행 관련 일반문서 TA,LA 인원배정 관계문서 특별강좌 관계문서 3.강의평가 강의평가 관계 문서 3.시험관리 1.시 험 정기.추가시험 관계 문서 학점취득특별시험 관계문서 졸업눈문 관계문서 각종시험 답안지철 1 년 자격(종합)시험 관계문서 기타시험 관련 일반문서 2.경시대회 책벌레 경시대회 관계문서 각종경시대회 시험관련 문서 4.위탁교육 1.협력학교 방송대 협력관계문서 관 리 지원 방송대 시험관계문서 방송대 출석수업확인관계문서 1 년 2.위탁교육 위탁교육관계문서 5.기자재 1.기자재관리 교육 및 연구용 기자재 관리문서 시설관리 기자재 구입신청 관계문서 2.시설관리 시설물 사용 및 관리문서 6.학적관리 1.학적일반 학적 일반업무 관련문서 학번 부여대장 학력조회 관계문서(의뢰,회신) 2.학적처리 학적부 영 구 평생교육사 자격증 발급대장 영 구 학적정정 관계문서 재학생 명부 3.학적변동 학적변동처리 문서 휴학.복학.제적 관계문서 편입학,재입학 관계문서 단기학적보유자 관계문서 전과관계 일반문서 4.학적통계 학적통계 대외보고 관계문서 7.성적관리 1.성적처리 학점인정 관계문서 체육특기자 관계문서 성적대장 일람표 성적정정 관계문서 성적평점표철 유급처리 관계문서 성적보고 관계문서 이수과목확인통보 관계문서 학사경고 관련 문서

45 문서관리규정 ~45 1차분류 2차분류 3차분류 4차분류 단 위 업 무 별 기 능 보존기간 2.학사 02.학사관리 8.졸업관리 1.학위관리 학위관리에 관한 일반문서 행정 2.학위수여 학위수여 및 수료자 관계문서 영 구 졸업대장 석,박사 학위논문 영 구 학위청구 논문 관계문서 졸업(수료)사정 관계문서 학위등록 명부 영 구 학위논문 연구계획서 조기졸업 관계문서 학위명부 및 학위등록관계문서 3.졸업인증 인하졸업인증 관계문서 10년 9.교무관리 1.교직운영 교원자격증 발급대장 영 구 교직과정 및 교육실습 관계문서 교원자격증 취득관계 문서 교직과정 이수신청 관계문서 교직과정 이수신청 대외보고 문서 교원자격 무시험검정원서 교육실습신청 및 조사관계문서 교직과정 이수증명서 발급문서 1 년 2.증명발급 영문증명 학적부 제증명 발급대장 학력조회 및 회보철 3.경력증명서 강사경력증명서 발급 관계철 3.연구 01연구활동 1.기본정책 1.연구기획 연구활동기본 정책 수립 행정 2.제도개선 연구활동 관련 제도개선 서류 10년 3.통계관리 연구활동 통계자료(사료) 2.연구과제 1.과제선정 연구과제선정(지원)확정 서류 연구용역계약 체결서류(원본) 2.과제관리 연구과제 공모안내/신청서류 5년 연구비 청구/입금 관련 서류 연구비 수입 및 지출결의서 연구과제 수행관련 보고서 3.연구비 1.연구비집행 연구비 집행 및 증빙서류 2.감사서류 연구비 집행 감사관련 서류 4.장려제도 1.학술논문 논문게재료 지원 서류 2.학술행사 학술행사 및 세미나 지원서류 3.연구상 우수 연구상 등 시상서류 5.연구업적 1.업적보존 연구업적 종합정리 자료(사료) 2.업적관리 연구업적 관련 일반서류 02연구조직 1.연구소 1.조직운영 연구소설립 및 폐지(사료) 2.연구활동 연구소 연구활동 지원서류 03연구원 1.연구원 1.임용서류 연구원임용기안서류 2.인사관리 연구원 인사관련 부대서류 연구원 인사관리카드 영구 4.학 생 01학생지원 1.학생지도 1.학생지도 학생지도에 관한 일반문서 지 원 일 반 학생활동 관계문서 행 정 학생신상카드철 2.학생활동 학생회(원우회)활동관계 일반문서 학생과외활동 및 봉사활동 문서 학생회비 관계문서 학생회 장학금 관계문서 전국대학원협의회 관계문서 대학원보 관계문서 대학원행사 관계문서 학생회 행사관계 문서 총동아리 및 동아리 활동 관계문서 졸업준비위원회 지원 업무 3.학생상벌 포상 및 징계학생 대장 포상.징계처리 관계문서

46 3-1-12~46 문서관리규정 1차분류 2차분류 3차분류 4차분류 단 위 업 무 별 기 능 보존기간 4.학 생 01학생지원 2.학생관리 1.학생증명 학생증 (재)발급대장 지 원 2.학술활동 학생해외연수 관계문서 행 정 고시반운영 관계문서 학예술강좌 관계문서 금요명화감상 관계문서 3.보건관리 의료공제사업 관계문서 보건소 운영 관계문서 의약품 입 출고 관계문서 환자 진료기록지 졸업예정자 신체검사 4.학생상담 학생생활상담 참고자료문서 학생상담기록카드 5.유학생관리 유학생 선발관계문서 해외유학생 대장(국비.교비지원) 외국정부초청 유학관계문서 유학생 학사관리 문서 6.외국인유학 외국인유학생 관계문서 7.해외여행 해외유학추천 관계문서 추 천 병역미필자 해외여행 추천관계문서 3.장학관리 1.장학금일반 교육부 장학 관련문서 장학금지급 교내지침 관계문서 장학관계 일반 문서 장학금 운용 계획 관계문서 2.장학금지급 교내장학금 지급 관계문서 교외장학금 지급 관계문서 각종 장학금수혜자 명부 장학금 지출 관계문서 장학금관련 증명서 발급문서 3.장학관리 3.대여장학금 대여장학금지급자 개인별카드 대여금장학금 지급 및 상환문서 4.학자금융자 학자금융자 지급대상자 명단 학자금융자 관계문서 4.병무관리 1.병사관리 병사업무 관련지침 일반 병사관련 일반문서 병역특례자 추천관계 문서 2.군사교육 일반군사교육 이수자명부 일반군사교육이수증명발급 문서 3.학적보유자 학적보유자 명부 학적변동자 통보철 (병무철) 02취업지원 1.취업정보 1.취업일반 취업관계 일반문서 기업체 방문 및 취업상담 문서 취업알선 및 추천서 발급관계문서 2.취업통계 취업통계 자료문서 3.부직관리 학생 부직추천 관계문서 2.취업교육 1.취업교육 취업특강 및 홍보 관계문서 취업지도 일반문서 03체육진흥 1.체육진흥 1.체육진흥 체육진흥 관계 각종 규정문서 일반 일반 체육진흥 관계 일반문서 영 구 운동감독.코치 인사관계 문서 운동선수 후원회 관계문서 2.선수관리 운동선수 신상 카드철 선수별 전적서철 영 구 체육특기자 입학관련 문서 선수포상 관계문서 부상선수 치료 관계문서 3.경기관리 선수훈련 관계문서 각종경기 출전관계 문서 전적보고 및 정산관계문서 2.운동시설 1.장비관리 장비구입 및 운용 관계문서 2.숙소관리 선수숙소관리 일지 1 년 취사요원 급료지급 관계문서

47 문서관리규정 ~47 1차분류 2차분류 3차분류 4차분류 단 위 업 무 별 기 능 보존기간 4.학 생 04신문방송 1.신 문 1.운영일반 신문사 정기간행물 등록증 영 구 지 원 기자 임면 서류 행 정 신문사 주관행사 관계문서 관리운영에 관한 일반문서 2.제작관리 발행신문 신문광고 계약 관계문서 2.방 송 1.운영일반 국원 임면서류 주관행사 관계문서 관리운영에 관한 일반문서 2.편성관리 방송편성 관계문서 편성자료 관계문서 방송편성자료 관계문서 05기숙사 1.사무관리 1.입퇴사관리 입사비 설정 및 조정 관련 관 리 입사자 선발(신입생,재학생,추가) 퇴실자 관리 2.채용관리 시설관리원 채용에 관한사항 사감보 및 아르바이트에 관한사항 3.시설관리 시설관리 용역 계약체결 기본시설 시공 및 보수 2.생활지도 1.학생지도 비품 및 사무용품 구매 사생생활관련 관계 5.일 반 01총 무 1.총무일반 1.직인관리 직인등록원부 영 구 행 정 직인승인신청서 및 승인문서 직인관리에 관한 일반문서 직인사용 대장 5년 2.행사관리 학교주관 행사 관계문서 교외행사 협조 관계문서 3.상조회 애경사 등 상조회 관련업무 4.인쇄제작 교직원수첩 및 주소록 제작관련 5.대외관계 보훈청, 노동청 및 노조등대외 관계문서 2.차량관리 1.차량일반 차량대장 차량교체 관계문서 차량등록 및 말소 관계문서 차량수리 유류수불 관계문서 차량운행 분석 관계문서 차량운행일지 통근버스 노선조정 관계문서 차량관리 일반에 관한 문서 2. 통학버스 학생통학버스 관련 일반문서 통학버스 계약 관계문서 3.시설 1.시설관리 수위근무자 근무내규에 관한문서 환경관리 경비용역계약 관계문서 경비근무일지 화재 및 도난보험계약 관계문서 화재 및 도난에 관한 일반문서 내숙자 관리 관계문서 1 년 난방유류 지급계획에 관한 문서 유류수불대장 난방관계 일반문서 시설물대여 관계문서 기타 시설관리 일반문서 2.환경관리 청소용역 계약에 관한 문서 환경관리일반문서 청소용역 근무일지(작업일지) 3.당직관리 당직 관계문서 1 년 당직점검 결과보고서 1 년

48 3-1-12~48 문서관리규정 1차분류 2차분류 3차분류 4차분류 단 위 업 무 별 기 능 보존기간 5.일반 01총 무 4.문서관리 1.문서관리 문서에 관한 일반문서 행정 및 수발신 일반 문서관리규정 관련문서 영 구 2.문서보관 보존문서기록대장(제1종문서) 영 구 보존 보존문서기록대장(제2-6종문서) 폐기문서 대장 필름색인 대장 영 구 문서색출 대장 문서이관 관계서류 문서보관.보존에 관한 일반문서 3.문서수발 문서접수대장(교내.교외) 4.문서분류 문서분류에 관한 문서 5.서식관리 서식관리에 관한 일반문서 서식승인번호부여 관계문서 서식승인대장 및 카드 서식승인 및 신청관계 문서 1 년 6.우편물관리 등기물 접수 대장 교내우편물 발송대장 5.후생복지 1.후생복지 후생복지에 관한 기본정책 총괄 단체보험 등 복지에 관한 일반문서 2.연금관리 연금관계 일반문서 연금월액 사정카드철 연금부담금 불입금 통지서 재직기간합산신청 및 승인서 소급재직기간통산신청 및 승인서 퇴직연금 관계문서 퇴직연금일시금 청구 관계문서 유족연금 청구 관계문서 유족연금일시금 청구 관계문서 장애연금.보상금청구 관계문서 순직부조금 청구 관계문서 공무상요양승인 관계문서 재해보조금 청구 관계문서 1 년 국고대여장학금 대부.회수 문서 연금대부장학금 대부.회수 문서 생활부조금 대부.회수 관계문서 주택자금 대부.회수 관계문서 국민주택특별분양 관계문서 3.건강보험 건강보험 관계 일반문서 교직원 건강진단 관계문서 건강보험료 내역서철 4.교원공제회 교원공제회.교육회 관계문서 5.학비보조 교직원자녀 학비보조 관계문서 기타 일반문서 6.비상계획 1.비상계획 비상계획 기본정책 관계문서 일반 국가비상사태 대비훈련 관계문서 비상계획관련 일반문서 2.보안관리 보안관리 기본정책 관계문서 비밀취급인가 관계문서 영 구 비문대장 영 구 보안관리 일반문서

49 문서관리규정 ~49 1차분류 2차분류 3차분류 4차분류 단 위 업 무 별 기 능 보존기간 5.일 반 01총 무 7.민방위 1.민방위일반 민방위 기본정책.방침 관계문서 영 구 행 정 민방위 공문접수.발송대장 민방위에 관한 일반문서 2.민방위조직 신규대원 편성 관계문서 대원연명부 및 전출입 대장 민방위 사고자 관계문서 대원편입 및 자원관계철 대원신고문서 및 편성확인신청서 제외자(학생) 관계문서 3.민방위교육 연도별 교육지침 관계문서 월별 민방위교육 관계문서 민방위 기본교육 관계문서 비상소집 관계문서 각종 교육결과 보고문서 4.민방위장비 민방위 장비구입 관계문서 민방위 장비관리 일반문서 02비상계획 1.예비군 1.예비군일반 예비군 기본정책.방침 관계문서 영 구 예비군관련 공문접수.발송대장 예비군 일반에 관한문서 2.예비군조직 예비군 편성 카드철 영 구 지휘관 임명 관계문서 분기별 자원 현황철 예비군대원 신고철 편성확인서 발급대장 신상이동현황철 전출.입자 연명부 편성카드 송부철 및 수령증 대장 3.예비군동원 병력동원소집자 명부철 예비군 학급편성 연명부 법규보류자 관계문서 4.예비군훈련 연도별 교육지침 관계문서 예비군훈련 참석 현황철 예비군훈련 출석카드철 예비군훈련 결과보고 문서 03복지운영 1.복지시설 1.복지운영 복지시설 운영계획 문서 운영관리 일반 대한복지협의회 관계문서 복지시설 운영관련 일반문서 복지시설종사원 인사관련 문서 종사원 급여지급 관계문서 2.재정관리 제회계 장부 복지운영 수입.지출 결의서철 입.출금 대체 및 출고전표철 시산표 및 재정운영 현황철 복지관련 세금계산서 제출명세서 종사원 근로소득 원천징수부 3.매장관리 매장 시설물 설치운영 관계철 상품구매 견적서철 상품주문 관계서류 입찰 관계문서 4.식당운영 식단표철 식당이용 현황 관계철 식당이용 카드발급대장 식당운영 기타 문서 1 년 2.새마을 1.문서일반 새마을금고 일반공문서 금고관리 2.여수신 각종 여수신 장부 및 전표 3.대출금관리 각종 대출금 관련장부 및 문서

50 3-1-12~50 문서관리규정 1차분류 2차분류 3차분류 4차분류 단 위 업 무 별 기 능 보존기간 6.재정및 01재무관리 1.재무일반 1.재무운영 재무운영 계획에 관한 기본문서 시설행정 재무운영에 관한 일반문서 재무운영 현황 통계 및 보고서 2.보수관리 보수(급여) 지급대장 저축금 등 각종 공제금불입 문서 보수지급에 관한 일반문서 각종 수당지급에 관한 문서 02경 리 1.경리일반 1.수 납 납입금 납부대장 납입금 고지서(영수증) 잡부금 고지서(영수증) 납입금등록 통계보고서 수입증지 판매 관계문서 2.출 납 제예금 원장 제예금 통장 수입.지출결의서 및 제증빙서류 03회 계 1.회계일반 1.회계정리 제회계 장부 수입.지출 대체전표 회계일계표 1 년 회계업무 참고문서 방송대협력 회계문서 2.결산보고 회계결산서 및 결산보고 문서 결산서 작성에 관한 문서 3.세무관리 원천징수대장 및 영수증철 부가세 징수액 집계표철 소득세 징수 명세서철 소득공제 신고관계문서 04구매 1.구매관리 1.구매일반 내자물품구매 관계문서 국고보조구매 관계문서 사무용 소모품 수불대장 2.외자관리 차관원리금 상환 관계문서 외자물품구매 관계문서 외자조달 수입면장철 05재산관리 1.재산관리 1.재산관리 기본재산(토지.건물)대장 영 구 일반 일반비품 및 기기비품 등록대장 영 구 비품카드원본 차관비품 관리대장 영 구 재산임차관계서류(건물.토지) 2.실험.실습 시설 및 실험.실습설비 현황문서 기자재관리 관세감면물품 사후관리 관계문서 차관비품처리 관계문서 기자재 사용 관계문서 기자재수리 및 관리 관계문서 3.불용품처리 물품관리전환 관계문서 손망실 및 폐품반납 관계문서 불용품 결정 및 매각문서 4.재물조사 재물조사 관계서류 물품관리위원회 관련서류 2.검 수 1.물품검수 비품 및 소모품 검수인도서철 수증 및 사유물품 관계서류 비품전산입력 자료철 물품반출.입 관계철 06건설 및 1.시설관리 1.시설유지. 학교시설물 관리운영 기본문서 시설관리 보수 건물 유지 및 보수 관계문서 영선관리 각반 운영관계문서 전력 및 도시가스 수급일지 영선자재 관리대장

51 문서관리규정 ~51 1차분류 2차분류 3차분류 4차분류 단 위 업 무 별 기 능 보존기간 6.재정및 06건설 및 1.시설관리 2.소방관리 소방계획 관계문서 시설행정 시설관리 일반소방 관계서류 3.공과금 각종 공공요금 지급 관계문서 2.건설공사 1.건설공사 공사계획수립에 관한사항 영 구 건축허가서 및 인가서 원본 영 구 건설공사 도면 영 구 신축공사 및 건축물 준공검사 관계문서 시설물 보수공사 관계문서 공사관리대장 공사자재 관리대장 공사일지 및 작업지시서 7.전산 01도서학술 1.행 정 1.행정일반 도서관 기본운영에 관한 문서 학술행정 정보 도서관 대.내외 일반문서 도서비 집행에 관한 장부 국고보조금에 관한 문서 도서관 각종 통계자료 문서 각종 도서관협의회 관계문서 2.수 서 1.수서일반 제적도서 관계문서 수서관계 일반문서 2.도서구입 도서구입관련 문서 도서수입추천 관계문서 3.자료교환 주요 수증도서 관계문서 자료교환에 관한 일반문서 3.정 리 1.도서정리 도서등록원부 영 구 도서정리에 관한 일반문서 도서목록카드 영 구 4.열 람 1.열람일반 열람실 운영.계획에 관한 문서 열람실 운영에 관한 일반문서 열람이용자 통계에 관한 문서 2.정간물관리 잡지수입 및 추천 관계문서 학술잡지 구독관계문서 도서제본 관계문서 5.대 출 1.도서대출 도서대출 운영계획에 관한 문서 대출도서 점검.반납에 관한 문서 분실 및 변상도서 처리관계 문서 연체료 징수 및 처리관계 문서 도서대출관련 이용자 통계 6.전자정보 1.정보운영 DL운영관련 문서 대외협약관련 문서 정보서비스 이용통계 2.자료개발 자료구입관련 문서 자료구축관련 문서 3.전산관리 장비 및 솔루션 도입관련 문서 유지보수계약관련 문서 02전산정보 1.행정관리 1.행정일반 전산소 기본운영 계획관련 문서 전산소 일반행정에 관한 문서 정비보수계약에 관한 문서 전산처리 업무에 관한 문서 2.전산용역 전산용역 처리에 관한 문서 2.전산개발 1.전산개발 장ㆍ단기 전산개발에 관한 문서 행정전산화에 관한 기분문서 전산화 추진에 관한 일반문서 프로그래밍 작성에 관한 문서 2.전산교육 교직원 전산교육에 관한 문서 학생 전산교육.강좌에 관한 문서

52 3-1-12~52 문서관리규정 1차분류 2차분류 3차분류 4차분류 단 위 업 무 별 기 능 보존기간 7.전산 02전산정보 3.관리운영 1.기기운영 전산기 도입.설치에 관한 문서 학술행정 전산부대기기 도입에 관한 문서 기기.부대장비 운영에 관한 문서 기기.부대장비의 장애관리 문서 2.자료관리 전산자료 보존.관리 문서 전산자료 폐기에 관한 문서 화일관리에 관한 문서 자료제공에 관한 문서 03박 물 관 1.행정관리 1.행정일반 박물관 소장 유물 도서대장 영 구 박물관 소장유물 목록카드 소장유물구입 및 수증관계문서 대학박물관 교류관계 문서 2.유물관리 1.유물관리 소장유물 보존 영 구 04출판부 1.출 판 1.출판관리 도서출판 기본계획 수립 관련문서 교재,학술 및 교양 도서출판 관련업무 교내업무용 출판물 제작 관련업무 교재실 운영 및 관리 관련 문서 출판도서의 보급 및 판매 관련문서 도서출판제작에 따른 제반 관련문서 2.회계관리 인세지급 관련업무 3.사무관리 대학출판부 관련 업무 교내외 업무협조 사항 8.인 사 01인사총괄 1.인사일반 1.인사관리 인사에 관한 제도관계 문서 영 구 행 정 인사에 관한 법령협의 문서 인사관계 예규문서 인사관계 통계에 관한 문서 인사관련 일반문서 2.출장관리 국내 출장 및 여비관계문서 국외여행 및 출장관련 문서 3.인사기록 인사기록카드 영 구 인사발령구비서류 4.신분증명 신분증 발급 관계문서 인사관련 제증명발급 관련 문서 2.임 용 1.신규채용 신규채용 및 충원계획 관계문서 영 구 인사발령대장 영 구 채용후보자 명부 정원조정 관계문서 영 구 임용추천 관계문서 신원조회 관계문서 2.승진.승급 승진 승급 관련 관계문서 인사평정서 1 년 근무성적평정문서 경력.호봉인정 관계문서 3.인사이동 전보 등 인사발령 관계문서 4.파견및겸임 파견 및 겸임 관계문서 5.휴 복직 휴 복직 관계문서 6.재임용 재임용관계문서 7.직위해제 직위해제 관계문서 정직 관계문서 8.면 직 의원면직 관계문서 정년퇴직 관계문서 명예퇴직 관계문서 직권면직.파면.해임 관계문서 9.위 촉 교내외 각종 위촉 관계문서

53 문서관리규정 ~53 1차분류 2차분류 3차분류 4차분류 단 위 업 무 별 기 능 보존기간 8.인 사 01인사총괄 3.상벌관리 1.상벌총괄 상벌에 관한 기본방침 문서 행 정 상벌에 관한 일반문서 2.상 훈 상훈심의 회의록 수훈자 인적.공적사항 수훈기록관계문서 3.징 계 징계의결요구서 처리대장 영 구 징계의결서 징계위원회위원.간사 임면문서 징계위원회 개최 관계 징계위원회 회의록 4.소 청 소청에 관한 기본방침 문서 소청심사결정문 영 구 소청사건처리부 소청심사 회의록 재심관계 문서 02교원인사 1.평가관리 1.평가일반 교수업적평가규정 제정 및 개폐관계문서 교수업적평가 제도 관계문서 2.업적평가 정기교수업적평가 관계문서 특별교수업적평가 관계문서(승진 승급 재임용 재계약) 재심사업적평가 관계문서 교내 논문집 관리 관계문서 기타 평가 관계문서 3.자료관리 업적평가결과 통계 관계문서 성과급 관계문서 연구업적물 원문구축사업 관계문서 기타 평가자료 활용 관계문서 2.교원행사 1.행사관리 전체 교수회의 개최 관계문서 교수세미나 개최관계문서 기타 교원 행사관계문서 3.인쇄출판 1.교수총람 교수총람제작 관계문서 03직원인사 1.복 무 1.복무총괄 복무에 관한 기본방침 복무에 관한 일반문서 2.근 무 근무기강 관계문서 휴가 관계문서 2.교육관리 1.직원교육 직원교육관계철 2.해외연수 직원해외 연수 및 세미나 관계철 9.기 타 01외국어 1.행정관리 1.행정일반 외국어교육원 규정 영 구 행 정 교육 외국어교육원 예산관계문서 내외국인 강사 임용관계문서 영 구 내외국인 강사 관리,운용 관계문서 비품 및 시설물 설치 관계문서 주요 통계 현황 및 보고서 일반 통계자료 및 관련 문서 2.교육운영 1.어학교육 어학연수 관계문서 외국어 특강 관계문서 영어 경시대회 관계문서 위탁교육 관계문서 기타영어프로그램 운영 2.시청각교육 시청각교육 관계문서 3.기 타 토익원서 판매,접수 대행 관련 문서 1 년 3.관리운영 1.기기관리 시청각교육기재 도입관계문서 기자재 보수관계 문서

54 3-1-12~54 문서관리규정 1차분류 2차분류 3차분류 4차분류 단 위 업 무 별 기 능 보존기간 9.기 타 01외국어 3.관리운영 2.자료관리 회화 교재 교구 제작문서 행 정 교육 시청각교육 자료목록 시청각자료개발 관계문서 시청각자료 대여관리장부 3.실습실관리 영상 음향도서실 관리대장 1 년 어학실(멀티미디어실)관리 대장 1 년 02사회교육 1.행정관리 1.행정일반 사회교육 기본운영계획 관계문서 예산운영 및 보조금에 관한 문서 등록금 납입에 관한 문서 연수 및 기타 교육에 관한 문서 1 년 2.학사관리 1.입학관리 학생모집관계 문서 입학원서철 2.학사관리 학적부 영 구 수료증 발급대장 영 구 강좌개설 및 시간표 관계문서