공무원윤리헌장 우리는영광스러운대한민국의공무원이다. 오늘도민족중흥의최일선에서서겨레와함께일하며산다. 이생명은오직나라를위하여있고, 이몸은영원히겨레위해봉사한다. 충성과성실은삶의보람이요공명과정대는우리의길이다. 이에우리는국민앞에다하여야할숭고한사명을민족의양심으로다지며, 우리가나가야할바지표를밝힌다. 우리는민족사적정통성앞에온신명을바침으로써통일새시대를창조하는역사의주체가된다. 우리는겨레의엄숙한소명앞에솔선헌신함으로써조국의번영을이룩하는민족의선봉이된다. 우리는창의적노력으로최대의능력을발휘함으로써민주한국을건설하는국가의역군이된다. 우리는불의를물리치고언제나바른길만을걸음으로써정의사회를구현하는국민의귀감이된다. 우리는공익우선의정신으로국리민복을추구함으로써복지국가를실현하는겨레의기수가된다. 공무원의 신조 1. 국가에는 헌신과 충성을 1. 국민에겐 정직과 봉사를 1. 직무에는 창의와 책임을 1. 직장에선 경애와 신의를 1. 생활에는 청렴과 질서를
목 차 제Ⅰ장기록물관리이해 1 1. 기록물의이해 ( 나의업무활동을설명하는자료 ) 3 2. 기록물관리법령의이해 ( 기록물관리업무의근거 ) 9 3. 기록물관리조직체계 ( 기록물관리는처리과에서시작 ) 14 4. 기록물관리전문인력배치 19 5. 전자기록물관리체계 ( 종이에서전자로 ) 22 제 Ⅱ 장기록물관리프로세스 35 1. 기록물분류 ( 기록물관리의심장, 분류체계 ) 37 2. 기록물생산 ( 업무의전과정을드러내자 ) 52 3. 기록물등록 ( 공식적관리대상으로확정 ) 58 4. 기록물편철 ( 연관기록물을묶어물리적보호 ) 70 5. 기록물정리 ( 등록사항과실물의확인 ) 75 6. 기록물생산현황통보 ( 이관을위한기초자료 ) 81 7. 기록물평가 폐기 ( 한번폐기는영원한폐기 ) 85 8. 기록물이관 ( 전문적보존관리업무의시작 ) 94 9. 기록물보존 ( 기록물원래모습그대로 ) 102 10. 기록물공개 ( 기관의신뢰를높이는방법 ) 107
기록물관리실무 제 Ⅲ 장특수기록물유형별관리 115 1. 시청각기록물 ( 중요행사는생생하게남겨야 ) 117 2. 간행물 ( 발간등록번호를부여하자 ) 126 3. 행정박물 ( 행정박물도기록물이다 ) 133 4. 비밀기록물 ( 보안과보존의이중관리대상 ) 137 부록 141 공공기록물관리에관한법률 143
제 Ⅰ 장 기록물관리이해
제 Ⅰ 장기록물관리이해 Ⅰ. 기록물관리이해 1. 기록물의이해 ( 나의업무활동을설명하는자료 ) 기록물 이란업무와관련하여취득한모든형태의기록정보자료와행정박물을말하며, 기록물관리 란생산 분류 정리 이관 수집 평가 폐기 보존 공개 활용, 그리고이에부수되는모든업무를말합니다. 즉, 기록물 은어떤행위의결과물을말하고, 기록물관리 는이런결과물을관리하는일련의활동을말한다고하겠습니다. 관련법령 : 법제 3 조 가. 기록물이란? 사람은자신의생각, 말과행동을문자, 음성, 이미지등의형태로표현합니다. 다른사람의생각을읽을수있는특별한능력이없다면표현되지않은생각을알수는없습니다. 선사시대이래우리인류는자신들의생각을바위에새기거나동굴벽에그림으로표현해놓았습니다. 우리나라울주의반구대암각화나스페인알타미라동굴벽화등을통해선사시대인류의생활방식을알수있습니다. 그러나수시로삶의터전을옮겨야하는여건은이렇게표현된것이후대에까지지속적으로전승되도록하기에는한계가있었을것입니다. 암각화나동굴벽화를떼어서새로이주한지역으로이동하는것은지금도간단한문제가아닐것입니다. 이동의어려움을극복할수있는수단으로고안된것이문자와필기도구입니다. 즉기록의수단과도구의발명은인류의역사를획기적으로발전시키는요인이되었습니다. 인류는언제나자신이거주하는지역에서쉽게획득할수있는석판, 짐승뼈, 점토판, 파피루스, 양피지등의매체를활용하여기록의수단을발전시켜왔습니다. 오랜시간이걸려나오게된인쇄술의발명은또한차례 3
기록물관리실무 혁명적변화를가져왔습니다. 21세기를살고있는우리는전자적방식으로표현되는다양한기록들과함께하고있습니다. 오늘날처럼사람의생각하는것이다양한방법으로표현된적은일찍이없었다고할정도로수많은정보속에서살고있습니다. 이처럼기록이생활주변에넓게퍼져있으며쉽게접할수있기에기록정보의존재를너무나당연시하면서도정작기록하고관리하는노력은소홀히여기는풍조도나타나고있습니다. 기록은공공기관에서정해진서식과절차에따라작성한것뿐만아니라자유롭게달력한귀퉁이에적어놓은메모와노트를빼곡하게채우고있는생각의흔적들도포함됩니다. 또한종이, 사진, 전자파일등사람의생각이담겨있는모든형태의정보가담겨져있는매체를망라합니다. 그래서기록물관리의첫출발점은바로 기록 의정의를규정하는데에서부터출발합니다. < 기록에대한개념정의 > 1 한국산업표준 ( 문헌정보-기록관리 <KS X ISO 15489-1>) 에서는기록을조직이나개인이법적의무를수행하거나업무를처리하는과정에서증거와정보로서생산, 접수, 유지하는정보로규정함. 2 공공기록물관리에관한법률 에서는공공기관이업무와관련하여생산또는접수한문서 도서 대장 카드 도면 시청각물 전자문서등모든형태의기록물정보자료와행정박물이라고규정함. 비 ( 전자 ) 문서 시청각기록물 대장카드도면간행물행정박물 4
제 Ⅰ 장기록물관리이해 나. 기록물은어떻게구분하나요? 기록물은 생산관리의주체 와 기록물의활용기간 을기준으로구분해볼수있습니다. 먼저기록물을 생산관리의주체 를기준으로구분하는방법입니다. 육아일기, 다이어리, 편지, 가계부, 가족사진등개인의일상생활과관련된기록을사기록 ( 私記錄 ) 이라고합니다. 공문서, 행정박물, 간행물등공적인업무활동과정에서생산 보존되는기록물은공기록 ( 公記錄 ) 이라고합니다. 이처럼기록물생산의주체가공공기관인지아닌지에따라서공기록과사기록으로구분이됩니다. 다음으로는 기록물의활용기간 을기준으로구분하는방법입니다. 모든기록물은인간의생애주기와같이처리과에서생산되어빈번하게활용되는단계, 시간이지나면서처리과에서의활용빈도는줄어들지만증빙적 역사적가치가높아지는단계를거치게됩니다. 이를각각현용기록물단계, 비현용기록물단계라고부릅니다. 기록물은처리과의업무수행과정에서생산 접수, 보관 이용되는현용기록물 (current records) 이라고합니다. 반면에현재는활용되지않으나기록의가치가높아영구보존의대상이되는비현용기록물 (non-current records, archives) 이라고합니다. 다. 기록물의관리단계를구분할수있나요? 공공기관은업무과정에서의여러정보를담고있는결과물로기록물을생산합니다. 기록물을성격과종류에따른관리방법을결정하는것이기록물관리입니다. 따라서최초에기록물을만들때적용하는등록, 분류, 편철뿐아니라, 기록물의정리, 이관도기록물관리에포함됩니다. 또한기록물이기록관으로이동한후의평가, 폐기, 보존, 공개및활용등의모든업무가기록물관리가됩니다. 기록물관리단계는기록물생애주기 4단계로설명할수있으며, 기록물관리단계별로기록물관리기관과기록물관리주체의역할과책임이다르게적용됩니다. 5
기록물관리실무 생산이전단계생산 현용단계준현용단계비현용단계 ( 영구기록물관리기관 + 처리과 ) 기록물관리기준표작성 라. 기록물관리왜하나요? ( 처리과 ) ( 기록관 ) ( 영구기록물관리기관 ) 기록생산 유통 이관 보관 검색 열람활용 보존 열람활용평가 기술 기록관이관등 폐기 재분류심의등 및 2차적가치부여등 기록물은처리과에서업무처리의수단이자후임자에게는업무파악의중요한정보입니다. 또한, 개인이나기관의조직, 기능, 정책, 운영절차등과관련한활동의증거자료가되며, 개인이나조직의법적권리, 가족관계, 재산권증빙, 상업적이익에대한권리 ( 특허권등을포함 ), 세무관계등의권리의무를명확히하는근거입니다. 그리고역사적으로중요한기록물은학술연구에활용되며, 후대에까지전승하여이용할수있습니다. 업무과정에서만들어진기록물은어떤모습으로만들어지건가치를갖습니다. 단지문서한장으로보일지라도기록물에는여러가치가내재되어있기마련입니다. 기록물이처음만들어질때담겨진정보로인한가치를본래적가치또는본원적가치라고합니다. 또기록에담겨있는정보를다른업무에활용하는경우에는본래적가치인행정적가치를이용하고있는것입니다. 우리는기록이갖고있는국민이나기관의재산, 신분권등다양한권리에주목합니다. 이러한권리는기록에포함된증빙적가치또는증거적가치를말하는것입니다. 오랜시간이지나도록한사회나기관의활동을보여줄수있는기록도있습니다. 이런기록을통해서우리는한시대를재구성할수있게됩니다. 이것이기록의역사적가치입니다. 모든기록은본래적가치, 행정적가치, 증빙적가치, 역사적가치중적어도한가지이상의가치를포함하고있습니다. 이러한기록물이갖고있는가치를기록물관리단계와묶어서 1차적가치와 2 차적가치로나누어볼수도있습니다. 주로기록물이생산되고이용되는처리과의단계에서는기록물은 1차적가치를갖는다고봅니다. 기록물을생산한원래의목적을충실히증명해주는가치가 1차적가치입니다. 행정적가치, 재무적가치, 법률적가치등이여기에포함됩니다. 1차적가치에포함되는것들은기 6
제 Ⅰ 장기록물관리이해 록을생산한목적이적용될수있는기간의범위까지업무수행이나재정적필요, 법률에의한공공기관및국민의권리등을보호하는것들과관련됩니다. 다시말해서 1차적가치는기록물의생산자에게보다더유용한가치라고할수있습니다. 기록물의생산이종료되고기록관이나영구기록물관리기관으로이관된이후에도지속적으로이용에쓰이는가치를 2차적가치라할수있습니다. 즉, 기록물의 2차적가치는기록물이생산될때의목적으로만쓰이는것이아니라증거적가치, 정보적가치, 역사적가치등생산자의직접적인목적을넘어서계속적인활용에필요한가치를말하는것입니다. 또한역사적증거의자료로서이용될수있는가치를말합니다. < 기록물관리의중요성 > 1 기록물은역사와권리, 명예를되찾아준다. ⅰ) 일본군이제2차세계대전당시여성을위안부로강제동원했다는사실을뒷받침하는일본정부의내부자료가발견됐다. 이는 군이나관헌이여성들을억지로끌고갔다는내용을증명할자료는없다 던아베신조내각의주장을뒤엎는것이어서 일본시민단체로구성된 일본군위안부문제해결전국행동 에따르면일본법무성은전쟁중위안부강제연행이있었다는내용이담긴전후 BC급전범재판기록을조사했다. 이자료는법무성이작성한 종군위안부문제에관한전쟁범죄재판에관한조사결과의보고 라는문서다.< 이하생략 >( 국민일보, 2014.11.15 5면 ) ⅱ) 국가기록원은 18일, 4.19혁명 48주년을맞아 3.15부정선거사건기록을일반에게공개한다고밝혔다. < 중략 > 특히마산지역에서는지금 3.15의거를국가기념일로지정하자는여론이크게일고있다. 3.15의거는한국민주주의의근간을만든역사적큰의미가있음을굳이설명할필요가없다....< 이하생략 >( 경남신문, 2008.4.19 사설 15면 ) ⅲ) 독도를한국영토로표기한 일본영역참고도 가국제법상증거로효력을갖는다는사실이입증됐다. < 중략 > ( 이지도는 ) 일본해상보안청수로부가샌프란시스코조약체결직전인 1951년 8월발간한지도로, 일본정부는국회에조약비준을요청하면서이지도를첨부해제출했다.< 중략 > 지도에표시된경계선은독도동쪽을반원형태로감싸고지나면서독도를일본영해에서제외했다.< 이하생략 >( 한국일보, 2009.11.18.) 2 기록물은각종분야의중요한연구자료가되기도한다. 국가기록원이 23 일서울국립고궁박물관강당에서 근대건축도면아카이브의역사적가치와활용방안 을주제로포럼을개최한다고밝혔다. 국가기록원과문화재청이공동으로주관하는이번포럼은국가기록원이보존중인근대건축도면약 26,000 여매를비롯한우리나라근대건축기록물에대한주요내용과가치를논의한다.( 중앙일보, 2014.9.24) 7
기록물관리실무 3 민간기록물도중요한국가기록물로수집 보존된다. ⅰ) 창원시진해구중앙동군항마을이제7호기록사랑마을로지정됐다. 기록사랑마을지정은도내처음이며전국적으로는지난 2008년강원도정선군함백역마을이후 7번째이다. 기록사랑마을은국가기록원이마을단위의고유한역사와문화를담고있는기록물로보존하고이를전시 활용해국민들에게기록관리의중요성인식과기록문화의저변확대에기여하기위해지정하는것이다. < 이하생략 >( 경남일보, 2014.10.31) ⅱ) 국가기록원은 성남나라기록관에서 기증자의날 행사를개최한다. 기증자의날 행사에는기증자 30여명이참석해기증기록물보존서고등을둘러보며, 본인이기증한기록물이어떻게관리되고있는지직접살펴보게된다. 국가기록원은빠진공공기록물을보완하기위해올해상반기까지총 80명의민간단체와개인으로부터 22만여점의기록물을기증받아전문서고에보존 관리하고있다. < 이하생략 >( 뉴스1, 2014.9.24) 4 기록물관리분야는발전가능성이많은분야이다. 정부기록물, 수백년이지나도보존, 검증된다. 정부가생산 보존 활용하는전자기록물을영구적으로보존검증할수있는체계가마련됐다. 정부의주요기록물을디지털콘텐츠로전환, 시대를뛰어넘는보존, 활용시대가열린것이다. < 중략 > 완성된 전자기록물전자서명장기검증시스템 은세계최초시스템으로전세계장기검증분야에서선도적인시스템으로주목받고있다....< 이하생략 > ( 전자신문, 2008.2.4) 마. 우리나라세계기록유산은어떤것들이있나요? 우리나라는 조선왕조실록 등 11개의기록물이세계기록유산으로등재되었으며, 세계에서다섯번째로많은세계기록유산을보유하고있습니다. 시대별로는고려시대 2개, 조선시대 7개, 대한민국정부수립이후 2개등입니다. 대부분국가에서직간접적으로관여해서만들어졌지만, 조선시대의난중일기, 동의보감은민간에서만들어진기록물입니다. 대한민국정부수립이후의민주화운동관련기록물군, 새마을운동관련기록물군등은국가와민간에서생산되었거나수집 정리된기록물이함께포함되어있는특징이있습니다. 8
제 Ⅰ 장기록물관리이해 2. 기록물관리법령의이해 ( 기록물관리업무의근거 ) 공공기관의투명하고책임있는행정의구현과공공기록물의안전한보존및효율적활용을위해 공공기록물관리에관한법률 이제정되어시행되고있습니다. 관련법령 : 법제 1 조 ~ 제 8 조 가. 공공기록물관리에관한법률 제 개정의배경은무엇인가요? 기록물을관리하는데적용되는법률은 1999년 1월 29일자로제정공포되어 2000년 1월 1일부터시행된 공공기관의기록물관리에관한법률 ( 이하 기록물관리법 이라한다 ) 이최초의것입니다. 기록물관리법이제정될당시에는공공기 9
기록물관리실무 관에서생산되는기록은대부분종이문서와같이아날로그형태로만들어졌습니다. 당시에는공직자나공공기관이기록물을체계적으로관리해야한다는의식이거의없었습니다. 2003년부터중앙행정기관을비롯한행정기관에전자결재와문서유통이함께이루어지는 전자문서시스템 이도입되기시작하였습니다. 이를통해행정환경및패러다임이변화됨에따라, 기록물관련법률도전자기록관리중심으로재정비되어야한다는필요성이제기되었습니다. 2006년 10월 4일기록물의안전한보존과함께활용을목적으로하는 공공기록물관리에관한법률 ( 이하 공공기록물법 이라한다 ) 로전부개정되었습니다. 이법률은 2007년 4월 5일부터시행되었으며, 2008년 2월 29일기록관리역량강화및효율성을제고하기위한기록물수집및보존 활용등일부내용이개정되었습니다. 2010년 2월 4일에는폐지된공공기관의기록물인수인계에관한규정을명확히하는방향으로개정이이루어졌습니다. 2012년 3월 21일알기쉬운법령추진의일환으로기록물폐기조항 ( 기록물평가심의회및벌칙조항강화 ) 등일부내용이개정되었습니다. < 기록관리관련법령의변천 > 1 정부처무규정 (1949) 2 공문서규정 (1950) 3 정부공문서규정 (1961) 4 정부공문서보관 보존규정 (1963) 5 정부공문서규정 (1984) 6 사무관리규정 (1991) 7 공공기관의기록물관리에관한법률 (2000) 8 공공기록물관리에관한법률 (2007) / 대통령기록물관리에관한법률 (2007) 나. 공공기록물관리에관한법률 의구성내용은? 공공기록물법은전체 12개장으로구성되어있습니다. 법률구조는제1장총칙 8개조, 제2장기록물관리기관부터제12장벌칙까지전체 12개장에본문 53 개조로편성되어있습니다. 대부분의법령과마찬가지로공공기록물법의마지막 10
제 Ⅰ 장기록물관리이해 에는부칙이있어법령의시행시기등의안내를볼수있습니다. 총칙에는기록물관리의대상, 공무원의의무와기록물관리의원칙등이규정되어있습니다. 본문에서는기록물관리기관 국가기록관리위원회설치와역할, 기록물생산 관리 원칙, 비밀기록물의관리, 기록물의공개와열람및활용, 기록물관리의표준화및전문화, 민간기록물의수집관리등을규정하여기록물관리에필요한일련의활동들을다루고있습니다. 종전 현재 수동적기록물관리 전자정부 자율적기록물관리 지식정부 기록물의보존중심 기록물이용에제한이많음, 종이중심 ` 최종결과물만보존, 결과중심 기록물의보존과활용균형유지 기록물이용에시공간제약탈피, 전자중심 ` 입안부터종결까지과정중심 다. 공공기관에서생산한기록물만관리하나요? 공공기록물법에서는기록물의공공성을기준으로관리의대상을구분하고있습니다. 그래서공공기관이업무와관련하여생산 접수한기록물은물론, 방송필름, 의료기록등개인또는단체가생산 취득한기록정보자료라고하더라도국가적으로보존이필요하다고인정되는기록정보는공공기록물로지정하여관리할수있도록하였습니다. 국가기록원에서는 2008년부터국가지정기록물제도를운영하여 2014년 9월까지총 11건의민간기록물을국가지정기록물로지정하였습니다. 11
기록물관리실무 지정번호 기록물명칭 수량 소장기관 지정연도 제1호제헌헌법초고 ( 유진오 ) 1건 2008 고려대학교박물관제2호미군정민정장관문서 ( 안재홍 ) 90권 2008 제3호 이승만대통령기록물 15만쪽 연세대학교 2008 제3-1호 이승만대통령사진기록물 19,000매 이승만연구원 2013 제4호 조선말큰사전편찬원고 17권 한글학회, 독립기념관 2008 제5호 도산안창호관련미주국민회기록물 17,000건 도산기념관 2011 제6호 새마을운동관련기록물 3,015건 새마을운동중앙회 2011 제7호청강김영훈진료기록물 955권경희대학교한의학역사박물관 2013 제8호 일본군위안부관련기록물 3,060점 나눔의집 2013 제9호 상주동학교당기록물 1,425점 김정선 ( 상주동학교당 ) 2013 제10호 심소김천홍전통예술관련기록물 2,400점 한국춤문화자료원 2013 제 11 호 대한천일은행창립및회계관련기록물 75 점우리은행은행사박물관 2014 라. 기록물관리를위해지켜져야할원칙은어떤것이있나요? 공공기록물법에서는기록물관리에대한몇가지원칙을제시하고있습니다. 이들원칙은우리나라를포함한각국의기록관리경험을반영하여만들어졌습니다. 공공기록물법에서제시하고있는원칙들은다음과같습니다. 첫째, 기록물관리일반원칙입니다. 공공기관등에서는기록물의생산부터활용에이르기까지기록물관리전과정에걸쳐진본성, 무결성, 신뢰성, 이용가능성이보장되도록관리하여야합니다. 둘째, 기록물의전자적생산 관리원칙입니다. 기록물이만들어지는생산단계부터전자기록생산시스템 ( 전자문서시스템, 업무관리시스템, 행정정보시스템등 ) 을통해생산하고관리되어야합니다. 셋째, 기록물관리표준화의원칙입니다. 기록물이효율적이고통일적으로관리 활용될수있도록중앙기록물관리기관 ( 국가기록원 ) 에서기록물관리표준을제정합니다. 기록물관리의제반사항은법령과함께표준에따라이루어져야합니다. 12
제 Ⅰ 장기록물관리이해 마. 기록물관리를위해공무원이지켜야할사항은무엇인가요? 공무원이지켜야하는의무는업무를하는공무원과관리자모두에게부여됩니다. 모든공무원은기록물을보호 관리할의무가있습니다. 아울러공공기관및기록물관리기관의장에게는기록물의대국민공개 활용노력의무와기록물관리원칙준수의무를부여하고있습니다. 또한비밀기록물관리업무담당자및열람자등은그과정에서알게된비밀을누설해서는안됩니다. 바. 기록물관리와관련한벌칙규정에는무엇이있나요? 공공기록물법에서는기록물의무단유출및훼손등을방지하기위해몇가지벌칙사항을규정하고있습니다. 첫째, 기록물을무단파기하거나반출하는경우에부과하는벌칙입니다. 7년이하의징역또는 3천만원이하의벌금을부과하도록하고있습니다. 둘째, 기록물을무단으로은닉하거나유출하는경우, 기록물을중과실로멸실하는경우, 기록물을고의또는중과실로내용의일부를파악할수없도록손상시키는경우, 비공개기록물의열람목적을위반하여관련정보를목적외의용도로사용하는경우에부과하는벌칙입니다. 이러한경우에는 3년이하의징역또는 2천만원이하의벌금이부과됩니다. 셋째, 정당한사유가없이기록물의회수를위한조사를거부, 방해하고기피하는경우와업무상알게된비밀을누설한경우에부과하는벌칙입니다. 이경우에는 2년이하의징역또는 1천만원이하의벌금이부과됩니다. 넷째, 민간기록물의목록및내용확인등을위하여중앙기록물관리기관장이시행하는조사를거부, 방해, 기피하거나지정된국가지정기록물에대한변동사항을신고하지않는경우에부과하는벌칙입니다. 이경우에는 100만원이하의과태료가부과됩니다. 13
기록물관리실무 사. 기록물관리와관련된유관법령은어떤것이있나요? 공공기록물법이공직자들이기록물을만드는것을강제하지는않습니다. 기본적으로공직자의업무는개인에게분장된사무와다양한법령및자치단체의조례등에근거해서이루어집니다. 업무활동의결과물로만들어지는기록물은각종법령의영향을받습니다. 기록물관리는여러법령에포함되어있는기록물을만드는형식을규정하거나, 생산된기록물을등록하고관리하는절차, 보존기간및보존장소, 비치활용여부등의내용에따라기록물이적절하게만들어지고관리되고있는지를살피는것입니다. 이런측면에서공직자들의업무활동과내용을규정한모든법령이기록관리의유관법령이됩니다. 기록관리유관법령중주요한것으로는, 공공기관의정보공개에관한법률, 공공기관의개인정보보호에관한법률, 행정업무의효율적운영에관한규정, 보안업무규정, 저작권법, 전자정부법 등이있습니다. 3. 기록물관리조직체계 ( 기록물관리는처리과에서시작 ) 처리과는기록물이최초로만들어지는곳입니다. 처리과에서시작된기록물관리가기록관을거쳐영구기록물관리기관까지상호연계되어체계적으로이루어져야합니다. 관련법령 : 법률제 3 조, 제 9 조 ~ 제 14 조, 영제 3 조, 제 6 조 ~11 조, 규칙제 2 조, 제 15 조 가. 처리과란무엇인가요? 행정업무의효율적운영에관한규정 에서는처리과는공공업무가이루어지는행정의기본조직으로업무처리를주관하는 ~ 과, ~ 담당관 을말한다고규정되어있습니다. 그렇지만명칭으로만처리과여부를구분하는것에는어려움이있 14
제 Ⅰ 장기록물관리이해 을수있습니다. 실질적으로처리과는기관의역할을나누어서독립된의사결정 과행정행위를하는최소단위라고할수있습니다. 나. 처리과에서의기록물관리는왜중요한가요? 처리과는기록물이최초로생산되는곳으로기록물관리의출발지입니다. 모든기록물은처리과에서생산 등록되면서생명력을갖게됩니다. 기록이누락되지않고등록되면투명하고책임있는행정및기록정보의활용등기록물관리의목적을실현가능하게합니다. 각처리과의기록물관리수준은해당기관의기록물관리수준을가늠하게해줍니다. 공공기록물법에서는처리과의기록물관리수준을일정하게유지할수있도록처리과별로기록물관리책임자를지정하여관리하도록하고있습니다. 다. 처리과기록물관리책임자의역할은무엇인가요? 기록물이처리과에서생산 보관 활용하는동안체계적으로업무를수행하도록기록물관리책임자를두어야합니다. 기록물관리책임자가처리과에서수행하는기록물관리업무는다음과같습니다. 1. 기록물및기록물철의등록 관리에관한사항 2. 처리과별기록물관리기준표 ( 기록물분류기준표 ) 작성 관리에관한사항 3. 단위과제 ( 단위업무 ) 별기록물철작성기준의수립에관한사항 4. 기록물의정리 보관및이관에관한사항 5. 간행물의등록및관리에관한사항 6. 그밖에처리과의기록물관리에관한사항 15
기록물관리실무 라. 처리과기록물관리책임자의업무는누가담당하나요? 처리과기록물관리책임자는처리과의장이소속공무원중에서지정하도록규정하고있습니다. 기관에서는처리과기록물관리책임자임을사무분장에명시적으로반영하여야합니다. 그러나아직까지도상당수의기관에서서무업무담당자가기록물관리업무를겸하고있습니다. 처리과의기록물관리가형식에그치지않고필요사항에대해적절한판단을내릴수있도록과업무를잘알고있는경험있는직원이담당하는것이좋습니다. 아울러처리과기록물관리책임자로지정된담당자는기록물관리관련교육을이수할필요가있습니다. 마. 기록물관리기관이란무엇인가요? 기록물관리기관은기록물을안전하게보존하고효율적으로활용하기위해기록물관리업무를수행하는기관을말합니다. 각급기관에서생산되는기록물의체계적인관리를위해기록물관리기관에는일정한시설및장비와이를운영하기위한전문인력이필요합니다. 기록물관리기관은최종적으로관리되는기록물의성격에따라영구기록물관리기관, 기록관및특수기록관으로구분됩니다. 일반적으로각급기관에설치되는기록물관리기관은보존기간 10년이하의기록물을관리하는기록관을말합니다. 바. 영구기록물관리기관이란어떤기관인가요? 모든기록물은고유한가치를갖고있습니다. 이중기록물의가치가높아장기간보존할필요가있다고판단된기록물의관리를위해설치하는기관을영구기록물관리기관이라고합니다. 영구기록물관리기관은그성격에따라중앙기록물관리기관, 헌법기관기록물관리기관, 지방기록물관리기관, 대통령기록관으로구분됩니다. 기초자치단체를포함한광역시 시 도에설치되는영구기록물관리기관을지방기록물관리기관이라합니다. 16
제 Ⅰ 장기록물관리이해 사. 기록관은무엇이고어떤기능을하나요? 기록관은기관의기록물을효율적으로관리하기위하여공공기관의기록물관리주관부서에설치 운영되는기록물관리기관을말합니다. 기록관은해당공공기관및소속공공기관의기록물수집 관리및활용에이르는기록물관리프로세스전체를총괄합니다. 중앙기록물관리기관의역할과기능은무엇인가요? 중앙기록물관리기관은기록물관리를총괄하고조정하는역할을하는기록물관리중심기관으로국가기록원을말합니다. 또한기록물의영구보존및관리를위한영구기록물관리기관을설치하고운영하는기능도담당합니다. 이를위해중앙기록물관리기관은기록물관리에관한기본정책을수립하고제도를개선하며, 기록물관리표준화정책을수립하는등기록물관리를위한기준을세우고각급기록물관리기관과협력을통해우리나라기록물관리를이끌어나가고있습니다. 헌법기관기록물관리기관의역할과기능은무엇인가요? 국회, 대법원, 헌법재판소및중앙선거관리위원회와같이헌법에서행정부와별도의법적지위를갖도록한기관에설치 운영되는곳으로이들기록물관리기관은중앙기록물관리기관의지휘 통솔의대상이아니라상호협력의대상이됩니다. 지방기록물관리기관의역할과기능은무엇인가요? 지방기록물관리기관은해당지역의영구기록물을관리하는기관으로기록물을지역의자산으로활용하는등지방자치에부합하는기록물관리를하도록하고있습니다. 특별시 광역시 도또는특별자치도에는조례에서정하는바에따라설치하도록하고있으며, 특별시 광역시 도또는특별자치도교육청은시 도교육청기록물관리기관을시 군 구는시 군 구기록물관리기관을설치할수있습니다. 대통령기록관의역할과기능은무엇인가요? 대통령기록관은국가기록원소속으로대통령기록물의보호 영구보존및활용등을위한시설 장비와전문인력을갖춘영구기록물관리기관을말합니다. 대통령기록물의수집부터분류, 평가, 기술 ( 記述, description), 보존등기록물관리를담당하며전시, 교육및홍보등대통령기록물과관련된모든업무를담당합니다. 17
기록물관리실무 아. 기록관은모든공공기관에설치되나요? 기록관은공공기관에설치하여기관의기록물관리를담당하도록하고있습니다. 중앙행정기관및특별지방행정기관의소속기관, 지방자치단체, 교육청, 국공립대학등에설치하도록되어있습니다. 또한정부투자기관등공공기관의경우에도연간기록물생산량이 1천권이상이거나보존대상기록물이 5천권이상인경우에는기록관을설치해야합니다. 중앙기록물관리기관 : 국가기록원 - 기록물관리에관한기본정책의수립및기록관리표준개발 보급등 영구기록물관리기관 헌법기관기록물관리기관 : 국회, 대법원, 헌법재판소, 중앙선거관리위원회 - 관할기관의기록관리기본계획의수립 시행 지방기록물관리기관 : 특별시, 광역시 도 시 군 구및광역교육청 : 임의설치 - 자치단체관할범위내기록물관리총괄 대통령기록관 : 중앙기록물관리기관소속 - 대통령기록물의보호 보존및활용등대통령기록물의효율적관리 기록관 중앙행정기관, 특별행정기관, 교육지원청, 국공립대학, 정부산하공공기관등 - 기관의기록관리부서에설치, 기록관리총괄 특수기록관 통일 외교 안보 수사 정보분야기록물생산기관 ( 외교통상부, 국방부, 통일부, 검찰청, 경찰청, 해양경찰청, 국가정보원, 군기관등 ) - 기관의기록관리부서에설치, 기록관리총괄 [ 기록물관리기관체계 ] 18
제 Ⅰ 장기록물관리이해 자. 특수기록관은기록관과무엇이다른가요? 특수기록관은기록관설치대상기관중통일 외교 안보 수사 정보분야기록물을생산하는기관의기록물을관리하는기록물관리기관을말합니다. 특수기록관은일반행정기록물과비교해서보다민감한내용의기록물을생산하고관리하는기관에한정하여설치할수있도록하였습니다. 특수기록관의기능은기본적으로기록관과동일하지만, 시설 장비및환경기준에있어시청각기록물과행정박물보존서고를두고, 마이크로필름촬영기 현상기및소독처리장비를두는등기록관보다엄격한기준을적용하고있습니다. 또한비공개기록물등의이관시기를기록관보다연장할수있습니다. 사례 정부합동감사 기록물관리업무를체계적으로처리하기위해처리과별로기록물관리책임자를지정해야하나, 도본청및시 군에서는기록물관리책임자를지정하고있지않으며기존의관행대로처리과서무가타업무와병행하여기록관리업무를수행하고있어기록물의생산단계부터체계적인관리가되지못하였다. (00도, 00시등정부합동감사결과 ) 4. 기록물관리전문인력배치 기록물의전문적관리를위하여각급기관은기록물관리전문요원을임용하여야합니다. 법제 41 조, 제 42 조, 영제 78 조, 제 79 조, 규칙제 42 조, 제 42 조의 2, 제 42 조의 3, 제 42 조의 4 가. 기록물관리를위해전문인력이필요한가요? 기록물관리의목적은공공기관의투명하고책임있는행정을구현하도록하는데있습니다. 이를위해서공공기록물의안전한보존및효율적활용이이루어지도록해야합니다. 공직자라면누구나기록물의생산자이지만, 모두기록물관 19
기록물관리실무 리를담당할수는없습니다. 여기에서각급기관별로기록물관리를전담할수있는전문인력을배치하여기관의행정투명성을높이고기관활동에대한신뢰도를높임으로써책임성을강화할필요가발생합니다. 공공기록물법에서는이런필요를충족시킬수있도록별도로기록물관리전문요원을두도록하였습니다. 과또는계단위의부서로기록관을설치하는경우부서정원의 1/4이상, 최소 1명이상기록물관리전문요원을배치해야합니다. 나. 기록물관리전문요원이되기위해서는어떤자격이필요한가요? 기록물관리전문요원이되는방법으로공공기록물법에서는두가지로규정하고있습니다. 첫째, 대학원에서기록관리학석사학위를취득하는방법입니다. 둘째, 기록관리학학사학위를취득하였거나, 역사학또는문헌정보학학사학위이상취득한사람으로서기록관리학교육과정을이수한후기록물관리전문요원시험에합격하는방법입니다. 공공기관에서는기록물관리전문요원의자격을취득한사람들을대상으로임용기관에서시험등의방법을통해기록물관리전문요원을선발하고있습니다. 또한기록물관리전문요원의자격을소지하고있는지여부를확인할수있도록 자격증 을발급하는제도도실시되고있습니다. 다. 기록물관리전문요원은어떤역할을담당하나요? 기록물관리전문요원이수행해야하는역할은기록관에서이루어지는기록물관리핵심기능의유지및발현입니다. 보존기간경과기록물의평가및폐기, 소속기관및처리과의기록물관리에대한지도 감독및지원등의업무를수행해야합니다. 기록물관리전문요원이담당하는기능은기관의어제와오늘, 그리고내일을 20
제 Ⅰ 장기록물관리이해 보장하는일의토대를이루는것입니다. 기록물관리전문요원에게는객관적이고 중립적인입장에서기록물관리를하는전문가윤리를갖추는것이요구됩니다. 구분 계 중앙부처 국가기관지자체교육청국공립대통령중앙군기관시 도시 군 구시 도지역대학관련기관소속 대상기관 830 47 3 166 124 17 229 17 177 50 배치기관 422 47 3 30 19 17 208 17 66 15 배치인원 446 52 3 30 25 29 208 17 66 15 배치비율 51% 100% 100% 18% 15% 100% 91% 100% 37% 36% [ 기록물관리전문요원배치현황 ] (2014.9월말기준 ) 구분 2008년 2009년 2010년 2011년 2012년 2013년 2014년 전체대상기관 (830) 63 142 277 331 376 432 432 시 도 (17) 10 16 16 16 17 17 17 시 군 구 (229) 3 67 186 210 224 225 208 [ 기록물관리전문요원연도별배치추이 ] (2014.9 월말기준 ) 21
기록물관리실무 5. 전자기록물관리체계 ( 종이에서전자로 ) 공공기관및기록물관리기관은기록물을전자적인방식으로생산, 관리하도록의무화되어있습니다. 기록물을전자적으로안전하고체계적으로관리, 활용하기위하여전자기록물관리시스템의기능, 규격및보존포맷등전자기록물관리체계를구축운영하여야합니다. 법제6조, 제20조, 영제2조, 제4조, 제5조, 제20 조, 제34~ 제37조, 제46 조, 규칙제23조, 제26조 가. 전자기록물이란? 전자기록물이란일반적으로컴퓨터를이용하여생산하고, 저장 관리되는기록물을의미합니다. 공공기록물법에는정보처리능력을가진장치에의하여전자적인형태로작성하여송신 수신또는저장되는전자문서, 웹기록물및행정정보데이터세트등의기록정보자료라고규정되어있습니다. 나. 전자기록물이비전자기록물과다른점은무엇인가요? 전자기록물과비전자기록물은각각의특성에따른장단점이있습니다. 전자기록물을저장하는서버와같은저장장치는많은공간을차지하지는않습니다. 그러나네트워크를활용한정보의유통과정에서정보보안을위한방화벽을구축해야하는등의어려움이있습니다. 전자기록물은기록정보의이용자가시간과 22
제 Ⅰ 장기록물관리이해 장소에구애받지않고여러형식의다중적접근이가능한장점이있습니다. 특성상기록정보를보기위해서는특정한하드웨어 (Hardware) 와소프트웨어 (Software) 에의존할수밖에없습니다. 기술의존성이높으며, 더욱이정보통신기술의급격한변화로기술의생명이짧아서기록정보를주기적으로이용가능한상태로전환시켜주어야하는어려움이있습니다. 또한해킹이나바이러스등에의한훼손과인위적인위변조가용이하다는문제점이있습니다. 이러한문제들로인하여전자기록물은시간이경과할수록관리에드는비용이증가하는것으로알려져있습니다. 그러나비전자기록물은기록물의훼손이나인위적인위변조가어렵다는장점을갖고있습니다. 반면에기록물을관리하는데필요한보존공간을확충하고유지하는데따른인력, 시설, 장비등의수요가많이발생하는어려움이있습니다. 즉, 비전자기록물의경우에는초기에투입되는비용이높은것이단점이라고할수있습니다. 다. 전자기록생산시스템에는어떤것들이있나요? 현재각급기관에서사용되고있는전자기록물생산을위한전자기록생산시스템은 업무관리시스템, 전자문서시스템, 행정정보시스템 등이있습니다. 중앙행정기관및교육청등은 업무관리시스템 ( 통합온-나라시스템 ) 을사용하고있으며, 지방자치단체등도단계적으로 전자문서시스템 에서 업무관리시스템 으로전환되고있는상태입니다. 23
기록물관리실무 업무관리시스템 정부의업무처리가과제 / 문서관리카드등을통하여의사결정과정까지철저히기록으로생산 관리할수있도록업무처리전과정을온라인화한시스템을말하며, 중앙행정기관에업무관리시스템이개발 보급 (2005~2006년) 된이후전자결재와문서유통기능을결합한 통합온-나라시스템 으로고도화됨. 각급행정기관에시스템도입및안정화이후전자문서시스템사용전면중지예정 전자문서시스템 전자정부를구현하고문서처리전과정을신속 간소화하기위하여문서의생산, 유통, 이관및보관등을전자적으로처리가능하도록한시스템을말하며, 2001년행정기관에舊전자문서시스템이보급되었고 2003년말에표준을준수한新전자문서시스템이확산됨행정정보시스템 행정기관이행정정보를생산, 수집, 가공, 저장, 검색, 제공, 송신, 수신및활용하기위한하드웨어 소프트웨어 데이터베이스와처리절차등을통합한시스템 행정정보 : 행정기관이직무상작성또는취득하여관리하고있는자료로서전자적방식으로처리되어부호 문자 음성 음향 영상등으로표현된것 라. 전자기록물은어떻게관리되나요? 전자기록물은기록정보에대한접근이나무단복제및유출과가공등으로부터안전하게보호되도록보안조치가취해진시스템에의해서관리되어야합니다. 기록물을생산하는기관에서는전자기록생산시스템을통해서기록물의전자적생산이이루어집니다. 이관시기 (Ⅱ.8 기록물이관참조 ) 가도래하면기록생산기관에설치된기록관의기록관리시스템으로기록물의진본성, 무결성, 신뢰성및이용가능성을준수할수있도록조치를취하여이관이이루어집니다. 이중보존기간 30년이상의기록물은영구기록관리시스템으로이관되어관리됩니다. 24
제 Ⅰ 장기록물관리이해 기록관리시스템 기록관또는특수기록관에서당해기관의기록물관리를전자적으로수행하는시스템. 기존의전자문서시스템이업무관리시스템 ( 통합온-나라시스템 ) 으로전환됨에따라이들전자기록생산시스템으로생산된기록물을체계적으로관리할수있도록기존의자료관시스템을고도화한시스템 영구기록관리시스템 중앙기록물관리기관 헌법기관기록물관리기관또는지방기록물관리기관에서보존기간 30년이상기록물을전자적으로관리하기위한시스템 25
기록물관리실무 마. 전자기록물에대한진본성등의유지방안은어떤것들이있나요? 전자기록물의진본성등기본속성을유지하기위해서는전자기록물의생애주기전반에걸쳐만들어지는각종이력정보 ( 생산 분류 관리정보등 ) 를종합적이고체계적으로누적하여관리해야합니다. 또한전자기록물을보존포맷으로변환하여관리하며, 행정전자서명의적용및바이러스검사를수행하는등다양한방안을적용하고있습니다. 바. 전자기록물의보존포맷이란무엇인가요? 전자기록물은일정한시간이경과한후에도생산당시와동일한형식과모습으로기록물을재현하기위한조치가필요합니다. 또한임의로기록물을훼손하거나위변조하는행위로부터보호하기위해보존형식에맞추어관리하도록한전자적파일포맷을전자기록물의보존포맷이라고합니다. 보존포맷의종류에는원래모습으로재현하기위한문서보존포맷과위변조방지기능등이추가된장기보존포맷이있습니다. 전자기록물은우선문서보존포맷으로변환한후, 장기보존포맷으로변환하는 2단계과정을거치게됩니다. 1) 문서보존포맷은무엇인가요? 정보화기술의급격한발전으로기존의하드웨어 (Hardware) 와소프트웨어 (Software) 의수명을짧게만들고있습니다. 기술의수명단축은오래된전자기록물을재생시킬수없는심각한문제를초래할수있습니다. 이러한문제를극복하기위하여생산당시의 모니터화면의모습 이나 프린터로출력되는모습 그대로를전자적으로변환한파일포맷 (PDF/A) 을말합니다. ISO 는 PDF/A-1(PDF1.4) 를전자문서의장기보존을위한공개용국제표준포맷으로채택 (2005 년 ) 26
제 Ⅰ 장기록물관리이해 2) 장기보존포맷은무엇인가요? 보석등귀중품을안전한금고에넣어자물쇠를채워보관하듯이, 임의의훼손이나위변조가손쉬운전자기록물을 XML 형식의금고를만들고전자서명으로자물쇠를채워장기간보존하는전자적인파일포맷을의미합니다. 장기보존포맷속에는원본파일과문서보존포맷및각종이력정보가포함됨 XML(eXtensible Markup Language) 은프로그래밍언어와는다르게, 데이터의구조를명기하는일종의데이터언어로서웹상에서쉽게구현됨 27
기록물관리실무 사. 장기보존포맷으로변환된전자기록물은어떻게볼수있나요? 장기보존포맷으로변환된전자기록물은전용뷰어를통해서아래와같이기록물의분류정보, 생산정보등각종이력정보는물론해당전자문서와문서보존포맷을볼수있습니다. 문서보존포맷은전용뷰어를통하여전자기록물이생산될당시의모습그대로재현되어내용을확인할수있습니다. 28
제 Ⅰ 장기록물관리이해 Q &A Q : 전자기록물에서 원본 이라는용어대신에 진본 이라고사용하는이유는? A : 전통적의미에서원본기록은특정의물리적매체에담겨진기록을의미하여, 원본과다른물리적매체에새겨진동일한기록은복제본으로간주되어왔습니다. 전자기록물은자기디스크등의매체에수록되지만, 기록으로서의본질은전적으로매체에의존하지않습니다. 즉, 매체자체가기록이아니기때문에원본의개념을적용하기곤란합니다. Q : 모든전자기록물을문서보존포맷및장기보존포맷으로변환하여야하나요? A : 생산된전자기록물중에서보존기간이 10년이상인전자기록물에대하여문서보존포맷과장기보존포맷으로변환하도록하고있습니다. Q : 전자기록물의보존포맷변환은어디서하나요? A : 모든기록물은이관규정에따라기록관으로이관하여체계적으로보존관리되도록하고있습니다. 따라서기록관 ( 특수기록관 ) 은기록관리시스템으로인수완료된전자기록물을문서보존포맷으로 1단계변환을하고, 장기보존포맷으로 2단계변환을하게됩니다. Q : 보존포맷변환은한번만하나요? A : 전자기록물은기록관 ( 특수기록관 ) 에서이관직후보존포맷으로변환하여관리하고, 영구기록물관리기관으로이관할경우관리정보를추가하여재변환하게됩니다. 또한영구기록물관리기관에서도주기적으로변환하여관리하게되어있습니다. 29
기록물관리실무 Q : 전자서명은어떻게활용되나요? A : 전통적으로종이기록물은서명또는날인등의진위여부를통하여진정성을확인해왔습니다. 전자기록물의진본성과무결성은전자서명을통해서확인할수있습니다. 즉, 전자서명인증서로전자기록물에전자서명을하면그전자서명에는고유한서명값이암호로저장됩니다. 나중에동일한인증서를이용하여해당전자기록물에대한임의의함수값을만들어기존전자서명에포함된서명값과동일여부를확인하는방식으로활용됩니다. 일반적으로전자기록물의내용이조금만변경되어도서명값은전혀달라짐 30
제 Ⅰ 장기록물관리이해 기록관련보도기사 소중한민간기록물 기록사랑마을 로재조명 창원시는 진해구중앙동군항마을 이국가기록원으로부터 제7호기록사랑마을 로지정함에따라 30일오후 2시개관행사를군항마을테마거리에서개최했다. 기록사랑마을 이란국가기록원이마을단위의고유한역사와문화를담고있는기록물을보존하고이를전시활용해국민들에게기록관리의중요성인식과기록문화의저변확대에기여하기위해지정한마을이다. 이번진해구중앙동군항마을의 기록사랑마을 지정은도내에서는처음이자전국에서지난 2008년강원도정선군함백역마을이후 7번째지정으로, 일본이 1912년부터군항도시로만들기위해북원 남원 중원로터리를설치하고우리나라최초의방사형계획도시를조성한근대역사가살아숨쉬는지역으로많은근현대문화유산이잘보존돼있는지역으로평가받았다. < 중략 > 이날개관하는전시관에는군항마을의역사와전통, 그리고마을주민들의생활상만이아니라한국근현대사관련희귀기록도상당수포함돼있다. 그중 1946년백범김구선생이진해를방문한귀중한사진기록, 백범김구선생은 1946년진해를방문해이순신장군을기리며친필비문을남기기도했다. < 중략 > 또한한동네의가구별호주를중심으로가구원을기록한 동적대장 ( 洞籍臺帳 1965 년 ), 집안의대소사및부조금장부 위문록 ( 慰問錄 1957년), 민간에서발간된 월력 ( 月曆 1953년) 등한국근현대생활사와가족사를알수있는희귀한자료도공개됐다.< 생략 > ( 경남연합일보 2014년 10월 31일 ) 관련기사진해군항마을 기록사랑마을 탄생 ( 경남매일 2014년 10월 31일 ) 기록사랑마을로탄생한진해군항마을 ( 연합뉴스, 2014년 10월 30일 ) 기록사랑마을 ( 제1호 ) 강원도정선군신동읍조동 8리함백역, ( 제2호 ) 경기도파주시파주읍 ( 제3호 ) 제주특별자치도서귀포시대정읍안성리, ( 제4호 ) 경상북도포항시기북면덕동마을 ( 제5호 ) 전라남도보성군득량면강골마을, ( 제6호 ) 전라북도임실군신평면원천마을 31
기록물관리실무 기록관련보도기사 대전시민과함께하는기록문화교실운영 대전평생교육진흥원대전시민대학이안전행정부국가기록원과함께지역사회와시민들을찾아가는 ' 기록문화교실 ' 을운영한다. 4일대전시민대학에따르면기록문화교실은 6일과 20일각각오후7~9시에열리며, 우리조상들의기록문화정신과조국수호의식을주제로 ' 기록으로보는독도이야기 ' 와 ' 세계기록유산의궤이야기 ' 를펼쳐진다. 우선 기록으로보는독도이야기 에서는 가깝고도먼나라 일본이끊임없이역사분쟁을야기하는현안중하나인독도문제를재음미해본다. 불행하게도일본은매년시마네 ( 島根 ) 현마쓰에 ( 松江 ) 시에서이른바 다케시마의날 기념행사를연다. 이행사장에는일본고위당국자들도참석하여마치일본정부가주관한행사처럼보인다는뉴스마저나온다. 이번강연에서는이러한일본의역사왜곡과망각의현실을직시하고자 한줌재가되어도우리땅독도지킬터 를좌우명으로삼고, 공신력있는기관들과일본정부에서발행한고지도등독도가우리땅임을알리는증거기록물을수집하는데평생을바친독도지킴이이종학 ( 李鍾學 ) 선생과그에얽힌독도사랑이야기를소개한다. < 생략 > 참고기사대전시민대학, 기록문화교실운영 ( 충청신문 2014 년 11 월 5 일 ) 독도 의궤주제기록문화교실마련 ( 금강일보 2014 년 11 월 4 일 ) 대전평생교육진흥원, 시민과함께하는기록문화교실운영 ( 아시아뉴스통신 2014 년 11 월 4 일 ) 32
제 Ⅰ 장기록물관리이해 기록관련보도기사 국가기록원, 2016 년세계기록관리총회한국유치성공 국가기록원은오는 2016년제18차국제기록관리협의회 (ICA) 총회개최지로우리나라가선정됐다고밝혔다. 한국은 1950년이래아시아에서는중국, 말레이시아에이어 3번째개최국이되는것이다. 2016년세계기록관리총회는서울코엑스에서개최될예정으로 아카이브즈와우애 를주제로세계기록인들의참여와화합, 기록문화전통의계승 발전과미래의새로운기록관리방안을논의하게될것이다. 국가기록원은 2016년세계기록관리총회의한국개최를통해기록관리관련국제교류 협력을확대하고, 기록문화선진국가로발돋움하겠다는포부를밝혔다. 국가기록원은조선왕조실록, 직지, 훈민정음등우수한기록문화전통을세계에알릴수있도록할계획이다. 전자기록관리등 IT분야강점도집중부각해국가브랜드육성에도크게기여할방침이다. 국제기록관리협의회 (ICA) 는 1950년발족된기록관리분야최대국제기구로 2016년열리는세계기록관리총회에는국가기관은물론전문학회 협회관계자, 단체및개인전문가등 3,000여명이참석할것으로예상되어숙박 관광등경제적측면에서도그효과가매우클것으로기대된다. 참고기사국가기록원, 2016년세계기록관리총회한국유치성공 ( 대한민국정책포털, 2011년 10월 31일 ) 국가기록원, 2016년세계기록관리총회유치 (KBS뉴스, 2011년 11월 1일 ) 국가기록원, 2016년국제기록관리협의회한국유치 ( 문화저널 21, 2011년 10월 31일 ) 33
기록물관리실무 정부기관절반이상이기록물관리전문요원없어 관련법위반 사초실종의혹으로여야간공방이치열한가운데정부기관중절반이상이기록물관리전문요원이배치되지않은것으로나타났다. 국회안전행정위원회소속유승우 ( 새누리당 ) 의원이안전행정부로부터받은 각급기관기록물관리전문요원배치현황 에따르면현재각기관에서기록물관리전문요원을배치해야하는기관은총 830개로이중전문요원이배치된기관은 383개기관으로배치율이 46% 에불과했다. 특히군기관의경우 124개대상기관중 10개기관만이기록물관리전문요원을배치했고 (8%) 지역교육청과국공립대학도배치율이각각 32%, 36% 에그치고있는것으로조사됐다. 중앙부처소속기관인 164개기관에서는이같은기록물관리전문요원이한명도배치되지않아기록물관리수준이엉망인것으로나타났다. ( 중략 ) 공공기록물관리에관한법률제 14조에는공공기관의기록물을효율적으로관리하기위해대통령령으로정하는공공기관은기록관을설치, 운영해야한다고규정하고있다. 유의원은 " 각급기관이기록물관리에무관심해역사 문화적중요기록물들이사라질위기에처했다 " 며 " 이는기록물관리법을위반하고있는것으로안행부의조치가시급하다 " 고말했다. 안행부는이에대해 " 올해와내년신규채용을통해순차적으로전문요원을채워나갈계획을세운상태 " 라고밝혔다. 참고기사정부기관절반이상이기록물관리전문요원없어 관련법위반정부기관절반이상이기록물관리전문요원없어 관련법위반 ( 파이낸셜뉴스, 2013년 10월 14일 ) [ 국감브리핑 ] 공공기록물관리요원부족 부실관리우려 ( 뉴스1, 2013년 10월 14일 ) 34
제 Ⅱ 장 기록물관리프로세스
제 Ⅱ 장기록물관리프로세스 Ⅱ. 기록물관리프로세스 1. 기록물분류 ( 기록물관리의심장, 분류체계 ) 업무과정에기반을둔효율적인기록관리를위하여공공기관은기록물의보존기간, 공개여부, 비밀여부및접근권한등을분류하여관리하여야합니다. 관련법령 : 법제19조, 영제2조, 제22조, 제25조, 제26조, 제28조 ~ 제31조, 규칙제7조, 제16조 관련표준 : [ 처리과기록관리업무처리절차 ](NAK/S 3:2013)(v2.1), [ 기록관리기준표작성및관리절차 ](NAK/S 4:2012)(v2.1) 가. 기록물분류란? 재래시장보다대형마트에서쇼핑하는것이편하게느껴지는이유는무엇일까요? 대형마트에서는상품을종류별로배치하여유사한상품들을동시에비교해보면서구입할수있는편리함이있기때문입니다. 기록물도기능이나업무적으로관련이있는것들끼리배치되어있다면이용자의편리함을높일수있습니다. 기록물을신속정확하며, 편리하게나누고이용할수있도록하는기록관리의체계를기록물분류라고합니다. 나. 기록물분류를하면어떤효과가있나요? 사람은혈관을통해서필요한에너지와영양분을인체각조직에공급합니다. 공공기관에서는기록물분류를통해서기관에필요한기록정보를체계적으로관리하여필요할때이용할수있도록하게됩니다. 기록물분류체계는기록물이생산부터최종폐기될때까지기록물관리프로세스전체에영향을끼칩니다. 즉, 기록물을등록할때어떤업무또는기능과관계있는지확인하는것, 보존기간을얼마나부여하며처리하도록할것인지, 기록물에대한접근범위와권한 37
기록물관리실무 등기록물관리에대한제반사항이기록물분류시에결정됩니다. 따라서기록물분류가적절하게이루어지면기록물의생산단계부터폐기및활용단계까지의프로세스전체를관리하는데업무의효율성을기대할수있습니다. 다. 기록물분류의기준은무엇인가요? 도서관의경우도서를쉽게찾을수있도록역사, 문학, 사회과학등으로분류한십진분류체계를활용하고있습니다. 기록물은조직을기반으로업무과정속에서생성되는특성이있습니다. 기록물을분류하기위해서는이런특성이반영되어야합니다. 공공기록물법에서는기록물을생산한조직과업무기능을반영하여분류기준을지정합니다. 적용된분류기준은이용자의기록물검색및활용조건과직접연계됩니다. 기록물분류적용 조직분류 업무기능분류생산기관 검색및활용 기록물생산조직으로검색 업무기능으로검색이용자 라. 현재운영되는기록물분류체계는무엇인가요? 공공기관에서는운영되는기록물생산시스템의종류에따라두가지형태의기록물분류체계중하나를운영하고있습니다. 전자문서시스템을사용하는기관은기록물분류기준표를사용하고, 업무관리시스템을사용하는기관은기록관리기준표를사용합니다. 1 기록관리기준표공공기관에서가장많이적용하고있는기준표가기록관리기준표입니다. 기록관리기준표는공공기관의업무를기능에따라 6단계로구분하였습니다.(BRM) 38
제 Ⅱ 장기록물관리프로세스 이구분에따라정부의업무는정책분야, 정책영역, 대기능, 중기능, 소기능, 단위과제등 6단계로나누어집니다. 최하위단계인단위과제별로기록관리에필요한기준을책정하도록하였습니다. 이를통해서각각의업무활동이공공기관의기능과연계되도록하였습니다. 즉, 단위과제별로업무설명, 보존기간, 보존기간책정사유등의기록관리기준정보를부여하고기록관리의지표로삼도록한것입니다. 기록관리기준표는 2004년부터적용해온기록물분류기준표를대체하는새로운분류체계입니다. 기록관리기준표의적용시점을보면, 2008년중앙행정기관을시작으로업무관리시스템 ( 통합온-나라시스템 ) 과기록관리시스템이도입되기시작하면서부터입니다. 현재는일부광역시 도지방자치단체에서기록관리기준표를사용하고있으며, 교육청 ( 학교 ) 은 2011년부터전면도입하여사용되고있습니다. < 기록관리기준표구성체계 > 조직분류 업무분류체계 (BRM) 기능분류 기록관리항목 처리과명 1 레벨 ( 정책분야 ) 2 레벨 ( 정책영역 ) 3 레벨 ( 대기능 ) 4 레벨 ( 중기능 ) 5 레벨 ( 소기능 ) 6 레벨 ( 단위과제 ) 업무설명 보존기간 비치보존기간기록물책정사유여부 비치종결시점 기능분류 2 기록물분류기준표 기록물분류기준표는공문서분류체계를대체하여 2004 년부터도입된분류체계 입니다. 기록물분류기준표의특징은각급기관의처리과에서수행하는업무를 최소기준으로삼은최초의분류표라는점입니다. 기록물분류기준표는업무의최 39
기록물관리실무 소기준을단위업무로설정했습니다. 각각의단위업무별로보존기간, 보존방법, 보존장소, 비치여부등을지정하도록했습니다. 직제개정또는기능의신설이나폐지등업무의변동이발생하면기록물분류기준표를수정하여업무의연속성이보장되도록운영해야합니다. < 기록물분류기준표구성체계 > 처리과기관코드 대기능 기능분류번호보존분류기준검색어지정기준비치비치중기소기단위보존보존보존특수제1특수제2특수기록물기록물능능업무기간방법장소목록위치목록목록여부이관시기 제 3 특수목록 마. 단위과제와단위업무의차이는무엇인가요? 기록관리기준표의최하기능단위인단위과제는업무간유사성, 독자성을고려해서영역별 절차별로소기능을세분화한업무를말합니다. 보존기간을책정하는기록물분류기준표의기록물철과유사한것으로볼수있습니다. 반면, 기록물분류기준표의최하기능단위인단위업무는처리과의 1인또는소수인원에게분장되는업무로기록관리기준표의소기능과유사합니다. 단위과제는단위업무와크기가비슷하거나좀더작은범위를포함하는하위개념이라고보아야합니다. 이러한분류체계의변화는기록관리기준표의단위과제가기록물분류기준표의단위업무가포괄하고있는업무범위가다소컸던부분을개선하여업무내용을세분하여구체화시킨것으로이해할수있습니다. 그러나실제적용에있어서는단위업무나단위과제모두기관의요청을토대로작성하게되므로, 오히려단위과제의규모가더크게설정되기도합니다. 또한단위업무와는달리단위과제를기관별로설정할수있도록하였으므로단위과제의범위는기관별로차이가있을수있습니다. 40
제 Ⅱ 장기록물관리프로세스 < 처리과및기관공통업무단계별업무기능차이 > 구분 단위과제명 기록관리기준표 단계별업무기능 단위업무명 기록물분류기준표단계별업무기능 처리과공통업무 서무업무문화체육관광 문화재 문화재행정지원 처리과공통 서무 처리과서무 총무행정 행정관리 행정관리기타 기관공통업무 예산편성문화체육관광 문화재 문화재행정지원 예산 예산편성 예산편성조정 재정 재무행정 재무행정기타 바. 비밀관련기록관리기준표는어떻게관리하나요? 기록물관리기관의장은기록관리기준표의단위과제에비밀관련내용이포함되어있는경우에는그내용이노출되지않도록비밀로지정하여별도관리하여야합니다. 사. 기록물의보존기간은어떻게책정하나요? 공공기록물법에서는기록물의보존기간을영구, 준영구, 30년, 10년, 5년, 3년, 1 년등모두 7종류로구분하고있습니다. 기록물의보존기간은기록관리기준표를사용하는기관은단위과제단위로책정되며, 기록물분류기준표를사용하는기관은기록물철단위로책정됩니다. 기록관리기준표를사용하는기관의경우단위과제카드의보존기간은단위과제의보존기간을그대로승계해야합니다. 보존기간의기산은기록물이생산된이듬해 1월 1일부터시작됩니다. 기록물의보존기간은기록물의가치와활용여부를결정짓는중요한사항입니다. 기록물의보존기간을책정할때는기록물의 1차적가치 ( 행정적 법적 재정적가치 ) 뿐만아니라 2차적가치 ( 증거적 정보적 역사적가치 ) 를종합적으로판단하여적절한보존기간이책정되도록해야합니다. 41
기록물관리실무 < 보존기간별대상기록물 > 보존기간영구준영구 30년 10년 5년 3년 1년 관련내용 - 공공기관의핵심적인업무수행을증명하는기록물 - 국민, 기관및단체, 조직의지위 재산 권리 의무를증명할수있는것중영구보존이필요한기록 - 국가나지역사회의역사경험을증명할수있는것중영구보존필요 - 국토의형질이나자연환경에영향을미치는사업 공사 - 국회와중앙행정기관간, 지방의회와지자체간의공식기록 - 외국정부기관혹은국제기구와의교류협력에관한주요기록 - 공공기관의연도별업무계획과이에대한추진과정, 결과관련기록등 - 국민, 기관, 단체의권리, 신분증빙기록중대상자체가소멸하는것 - 관계법령에따라민 형사상책임 시효가 30년이상지속되는기록 - 토지수용, 국민의재산권과관련된기록물 - 국민, 기관및단체, 조직의권리, 특정대상관리를위하여행정기관이구축하여운영하는행정정보시스템의데이터셋 (dataset) - 30년이상장기보존이필요하나, 영구보존의필요성이없는기록물 - 영구 준영구로보존할필요는없으나공공기관의설치목적과관련된주요기록물 - 장 차관, 광역자치단체장등고위직기관장의결재를필요로하는기록 - 관계법령에따라민 형사상책임 시효가 10년이상 30년미만지속되는기록 - 고위직기관장의결재를필요로하는일반적인사항에관한기록물 - 관계법령에따라민 형사상책임 시효가 5년이상 10년미만지속되는기록 - 본부 국 실급부서장의전결사항으로주요업무를제외한일반적기록 - 관계법령에따라민 형사상책임 시효가 5년이상 10년미만의업무참고 - 3 년이상 5 년미만의행정업무참고혹은업무수행내용증명필요기록 - 기관을유지하는일반적인사항에관한예산 회계관련기록물 - 처리과수준의일상적인업무에관한기록으로 1 년이상 3 년미만의행정업무에참고할필요가있는기록 - 각종증명서발급사항에관한기록 ( 다만, 다른법령에보존기간이명시된경우는제외 ) - 처리과수준의주간 월간 분기별업무계획수립과관련된기록 - 단순하고일상적인업무를수행하면서생산한기록 - 행정기관간의단순한자료요구 업무연락 통보 조회등과관련한기록 - 상급기관 ( 부서 ) 의요구에따라업무수행내용을단순히보고한기록 보존기간책정시 기록물의보존기간별책정기준 ( 공공기록물관리에관한법률시행령 별표 1) 과 공통업무보존기간표 ( 공공표준 기록관리기준표작성및관리절차 ) 참조 42
제 Ⅱ 장기록물관리프로세스 아. 단위과제및단위업무의기능별유형은어떻게되나요? 단위과제혹은단위업무의기능별유형은업무의성격에따라크게공통업무와고유업무두가지로나누어집니다. 공통업무는업무의적용범위를고려하여처리과공통업무와기관공통업무및유사기관공통업무로구분합니다. 고유업무는해당기관에서다른기관과는구분되어독립적으로이루어지는업무를말합니다. - 처리과공통업무 : 모두과 / 팀에서공통적으로수행하는기능 ( 예 : 서무, 보안관리, 기록관리, 민원관리등 ) - 기관공통업무 : 각기관에서공통적으로수행하는기능 ( 예 : 감사, 공보, 기획등 ) - 고유업무 : 기관의설립목적을구현하기위하여, 타기관과다르게고유하게수행하는업무 - 유사기관공통업무 : 하나의부처에서지역적 / 대상별로수행하는부처의고유기능을수행하기위한업무로, 기관내공통기능 자. 기록물분류체계에변동이생기면어떠한절차를따르나요? 1 기록관리기준표업무를수행하는과정에서조직개편, 업무변화로인해새로운업무및단위과제의생성 변경사유가발생할수있습니다. 처리과업무담당자는단위과제의신설 변경신청업무를신속하게처리하여업무처리의공백이발생하지않도록해야합니다. 특히보존기간의적절성을충분히검토한후기록관업무담당자에게제출해야합니다. 43
기록물관리실무 [ 기록관리기준표운용프로세스 ] 2 기록물분류기준표기록관에서는처리과에서제출한단위업무변경사항을접수하고내용을검토합니다. 현재는기록물분류기준표의변경처리업무를국가기록원에서단독으로처리하지않고, 기록물담당자가기록물분류기준표온라인시스템 (http://cora.archives.go.kr) 에직접접속하여처리과의단위업무변경사항에대한접수및일부승인을담당하는형태로변경되어운영되고있습니다. 기록관의담당자는처리과기관코드변경, 소관부서변경, 단위업무폐지등과관련된변경사항을온라인시스템을통해서승인 처리할수있습니다. 보존기간의적절성여부에대한심사를필요로하는단위업무의신설및일부항목수정등에대한변경사항은국가기록원에관련자료를송부하여심사를거쳐야합니다. 기록관담당자는국가기록원으로부터받은기록물분류기준표변경조치된시스템파일을해당기관의전자문서시스템과기록관리시스템에반영하고, 그결과를처리과에통보함으로써변경조치가완료됩니다. 44
제 Ⅱ 장기록물관리프로세스 < 기록물분류기준표변경처리프로세스 > 처리단위 업무내용및처리방법 처리과 변경 신설내용작성후기록관제출 ( 공문 ) 기록관 온라인시스템에접속하여변경 폐지접수및처리 신설및일부항목수정접수 국가기록원 단위업무신설및일부항목수정접수및검토 승인처리 기록관 처리과 변경, 폐지, 신설, 일부항목변경처리에대한파일다운로드 시스템파일기록관리시스템및전자문서시스템배포 처리과에변경처리결과통보 ( 공문 ) 변경및신설된처리결과접수 ( 공문 ) 기록물분류편철 차. 기록물분류기준표변경처리유형과적용기준은무엇인가요? 각처리과에서수행하는기록물분류기준표변경처리는처리과기관코드변경, 단위업무소관부서변경, 단위업무신설, 단위업무폐지, 단위업무일부항목수정등크게 5가지형태로구분됩니다. 처리과에서는작성서식에변경이필요한사항을작성하여기록관및특수기록관에제출해야합니다. 구분 1 처리과기관코드변경 2 단위업무소관부서변경 3 단위업무신설 4 단위업무폐지 5 단위업무일부항목수정 적용기준직제개편으로인해처리과명만변동되고, 기존의단위업무가개편된처리부서로일괄이동할경우단위업무자체가다른처리부서로이동할경우부서업무와관련한새로운단위업무가생성될경우기관내에서단위업무를더이상사용하지않을경우단위업무일부항목에변동이있을경우 45
기록물관리실무 카. 분류체계에대한고시는어떻게운영되나요? 기록관리기준표는당해공공기관이매년기록물정리기간종료직후, 전년도에신규로시행하였거나보존기간이변경된단위과제를포함하는기록관리기준표를관보또는공보를통해직접고시하거나, 당해기관의홈페이지등정보통신망을통해제공해야합니다. 반면, 기록물분류기준표의경우에는국가기록원이기록물분류기준표를사용하고있는지방자치단체의전년도단위업무분류체계내용일체를관보또는공보를통해직접고시하고있으며, 국가기록원홈페이지에서동일한내용을제공하고있습니다. 46
제 Ⅱ 장기록물관리프로세스 사례 1 기록관리기준표단위과제보존기간조정 처리과명중기능소기능단위과제 보존기간 조정의견 책정사유기능조정이유 ** 부정책홍보관리본부국제협력팀 대외협력 ** ** 관련국제기구및협약, 국제회의 국제인신매매방지전문가회의 5 년영구 국제인신매매방지전문가회의기본계획수립및위탁사업추진관련업무로 5 년보존이적당 고유 국제인신매매방지업무는국민의인권보호차원에서영구보존할필요가있음 ** 부정책홍보관리본부국제협력팀 대외협력 ** ** 관련국제기구및협약, 국제회의 유엔 ** 차별철폐협약보고서작성 5 년영구 유엔 ** 차별철폐협약보고서작성을위한계획수립, 용역추진및국. 영문보고서작성업무로 5 년보존이타당 고유 유엔에제출하는우리나라의 *** 차별폐지정책의공식적인기록물이며인권보호와관련된중요국가정책관련기록물로영구보존할필요가있음 ** 부 ** 정책본부정책기획평가팀 ** 정책총괄 ** 정책기본계획 ** 정책기본계획수립 관리 10 년영구 ** 발전기본법 ( 제 7 조 ) 에의거 5 년마다 ** 정책기본계획을수립하고연도별시행계획수립및실적을점검관리하는업무. 다음차수기본계획수립에참고하기위하여 10 년보존 고유 우리나라 *** 정책의기본계획으로영구보존할필요가있음 ** 부 ** 정책본부정책기획평가팀 ** 정책총괄 성별영향평가 성별영향평가지침개발보급 10 년 30 년 주요정책의성별영향평가추진및기반구축을위한제도화방안마련, 연구교육등에관한업무. 남녀평등적관점에의한정책형성관련중요자료로 10 년보존 고유 성별영향평가지침은양성평등실천에중요한업무로이는장기간이소요되는사회인식변화등이필요한것임. 30 년보존후보존기간을재판단할필요가있음 *** 감사담당관 ** 행정지원 지도감사 감사수감및결과조치 10 년 5 년 *** 의 ** 조사중 5 년주기의조사가있는점을고려한다면 ' 감사수감및결과조치 ' 관련문서의보존기간을 10 년으로변경해야업무개선에참고자료로활용할수있을것으로사료됨 공통 처리과공통업무는보존기간을조정할수없음 ( 처리과에서수행한감사업무전반을기록한것이지만기획주무부서에서통합관리하므로처리과에서는 5 년간보존함 ) 47
기록물관리실무 사례 2 기록분류기준표변경처리사례 1 처리과기관코드변경 변경전처리과기관코드 변경후처리과기관코드 1310093 1310095 변경사유 ( 변경기준일 : 2014.4.1) 국가기록원의조직변경으로기록관리아카데미가기록관리교육과로명칭이변경됨에따라처리과코드가변경됨 2 단위업무소관부서변경 처리과기관코드 변경전 단위업무번호 이관받은처리과기관코드 4570003 PA013118 4570012 변경사유 ( 변경기준일 : 2014.4.1) 지방공공근로사업 주민지원과에서지역경제과소관업무로업무를이관받음 3 단위업무신설 처리과기관코드 1310093 신설된단위업무명기록물분류표제도운영 ( 신설기준일 : 2014.4.1) 비밀의경우단위업무가명 ( 단위업무설명 ) 각급기관별로단위업무를확정하고단위업무별로보존분류사항을적시하여생산되는제반기록을제어하는기록물분류기준표를운영하는업무. 분류기준표작성및변경처리등의분류기준표제도운영에관한제반사항을다룸 보존기간 검색어지정기준 행정업무참고기간 ( 영구 ) 증빙자료유효기간 ( 영구 ) 관계법령의무기간 ( ) 사료가치보존기간 ( 있음 ) 보존기간종합판단 ( 영구 ) ( 보존기간책정사유 ) 각급기관기록의보존분류사항에관한기록으로증빙및역사적가치를고려하여영구보존 보존방법 보존장소 비치기록물여부 비치기록물이관시기 원본보존 영구기록물관리기관 아님 이관후열람예상빈도 ( 높음 ) 주요열람용도 행정참조 특수목록위치제 1 특수목록제 2 특수목록제 3 특수목록 48
제 Ⅱ 장기록물관리프로세스 4 단위업무폐지 처리과기관코드 폐지대상업무 단위업무번호 4570003 PA013518 ( 변경기준일 : 2014.4.1) 폐지사유도시개발법시행령의개정으로시 군 구위임사무로업무이관됨에따라단위업무를폐지함 5 단위업무일부항목수정 처리과기관코드 1340415 단위업무번호 ( 변경기준일 : 2014.4.1) PA025474 항목변경전변경후변경사유 단위업무명칭 단위업무가명 단위업무설명 보존기간영구 10 년 행정제도개선관련자료로업무참고로 10 년간보존이적정 보존방법 보존장소 영구기록물관리기관 기록관 보존기간변경에따라보존장소변경 비치기록물여부 비치기록물이관시기 특수목록위치 제 1 특수목록 제 2 특수목록 제 3 특수목록 49
기록물관리실무 사례 3 정부합동감사 1. 공공기관의연도별업무계획과이에대한추진과정및결과등에관한기록물은보존기간을영구로책정하여관리하여야함에도불구하고, 일부지방자치단체의경우주요업무계획의보존기간을 3 년, 5 년, 10 년으로하향책정하는등기록물관리를부적절하게하였다. (00 광역시, 00 도정부합동감사결과 ) 2. 000 도일부시 군의경우조직개편이있었으나단위업무를변경하지않아고유단위업무가없는상태로기록물을생산하여관리하였다. (00 도정부합동감사결과 ) Q &A Q : 사업별로단위과제를책정하는것도가능합니까? A : 단위과제는기본적으로기능을중심으로분류합니다. 그러나대규모투자사업등에한해서는 사업을단위 로단위과제를책정할수있도록허용하고있습니다. 이것은기록물을사업단위로통합관리하도록해서책임소재를보다엄격하고용이하게하는것입니다. 이를통해서업무의시작부터결과까지과정을포함해서관리할수있게되어 정책이력관리 가가능하도록하려는취지입니다. 지방자치단체는총사업비 300억이상모든투자사업이여기에적용된다고볼수있습니다. Q : 기록물분류기준표단위업무의보존기간책정과기록물철의보존기간과는상호관련이있습니까? A : 밀접하게연관되어있습니다. 단위업무는업무기능의최소단위에해당합니다. 하나의기능에서사안에따라기록물철을여러개만들수있습니다. 그런점에서단위업무의보존기간과기록물철의보존기간은매우밀접한관련성이있다고할수있습니다. 일반적으로기록물철의보존기간은단위업무의보존기간을초과하지않도록, 같거나낮게책정합니다. 이것은역으 50
제 Ⅱ 장기록물관리프로세스 로단위업무의보존기간은기록물철의보존기간과같거나높게책정됨을의미합니다. 만약단위업무의보존기간이기록물철의보존기간보다낮을경우, 기록물분류기준표일부항목수정에의거하여보존기간을상향조정하여관리하면됩니다. 기록물관리기준표단위과제의보존기간역시단위과제카드의보존기간에영향을미칩니다. Q : 사용하지않는단위과제는폐지가가능하다고알고있습니다. 그렇다면일선학교에서사용하지않는단위과제를개별적으로폐기하거나내용의일부를수정할수있나요? A : 처리과에서업무가종결되었을경우단위과제는폐지하는것이바람직합니다. 하지만학교는유사한공통업무를수행하고있는처리과로, 현재유치원을비롯한초 중 고등학교의경우일부단위과제가동일하게적용되고있습니다. 때문에일반학교에서는설사사용하지않는단위과제가있다하더라도폐기할수없으며, 일부항목또한수정할수없습니다. Q : 기록물관리기준표작성절차와파일은어떻게생성하나요? A : 해당부처처리과에서업무가새롭게신설되거나, 변경되었을때업무관리시스템을통해서단위과제신설또는변경신청을하게됩니다. 이과정에서단위과제설명, 단위과제별보존기간책정, 보존기간책정사유등을작성합니다. 이렇게작성된단위과제가정부기능분류시스템 (BRM) 을통해기록관리시스템으로전송됩니다. 기록물관리시스템에서는해당단위과제의보존기간등을검토한후매년 10월말까지이사항을국가기록원에통보하여협의합니다. 국가기록원이단위과제의보존기간등을검토하여 12월 31일까지기록관에통보하면이사항이기록물관리시스템을통해 BRM시스템, 통합온-나라시스템에반영됩니다. 각급기관은이사항을기록물관리시스템에서내려받아고시하면됩니다. 51
기록물관리실무 2. 기록물생산 ( 업무의전과정을드러내자 ) 기록물은업무의입안단계부터종결단계까지업무수행의모든과정및결과가드러나도록생산관리해야합니다. 관련법령 : 법제16조 ~ 제17조, 영제16조 ~ 제19조 관련표준 : [ 기록생산의무이행지침 : 조사 연구 검토서, 회의록 ](NAK/G 2:2014)(v2.1), [ 전자기록생산시스템기록관리기능요건 ](NAK/S 23:2012)(v1.0) 가. 기록물생산이란무엇인가요? 기록물생산이란공적업무의수행근거및수행과정과결과를남기는것을말합니다. 기록물의형태에따라문서, 대장, 카드, 도면, 시청각, 간행물등다양하게생산될수있습니다. 나. 기록물을생산할때최종결과보고서만남기면되나요? 공공기관은업무의입안단계부터종결단계까지업무수행의모든과정과결과가기록물로생산되도록해야합니다. 새로운업무를수행할때관련업무의결과만있어추진과정을알수없다면원활한업무수행이어려울것입니다. 반대로어떤업무를시작할때부터끝날때까지전과정에대해기록물을남긴다면그맥락을한눈에알수있는장점이있습니다. 이렇게할때효율적인업무추진과책임행정구현이가능합니다. 업무입안 과정 업무종결 조사서연구서검토서업무회의문서최종보고서 52
제 Ⅱ 장기록물관리프로세스 다. 생산의무기록물은무엇인가요? 생산의무기록물이라함은주요정책의결정및변경등국민생활과밀접하게관련된업무처리과정이기록물로생산되는것을말합니다. 이들기록물은문서보다는의사결정과정의참고를목적으로만들어지는조사 연구 검토서나회의록등으로생산되거나대규모공사등의시행전후를이미지나동영상등으로촬영한시청각기록물이해당됩니다. 라. 생산의무를부과하는이유는무엇인가요? 중요사안에대해서정책결정이나추진과정을알수있도록하기위함입니다. 이러한과정을통해행정업무의투명성과신뢰성을향상시킬수있습니다. 마. 생산의무기록물의대상과내용은무엇인가요? 반드시생산해야하는기록물대상과그기록물에포함해야할내용은아래와 같습니다. 53
기록물관리실무 유형주요대상포함내용 조사 연구 검토서 법령의제정또는개정관련사항 조례의제정또는개정이나이에상당하는주요정책의결정또는변경 조사 연구또는검토배경 행정절차법에의하여행정예고를하여야하는 발단경위, 제안자등관련자의사항소속직급및성명 국제기구또는외국정부와체결하는주요조약 기관장또는관계기관의지시지침협약 의정서등또는의견 국가재정법시행령 제13조제1항및제14조에 관련현황과검토내용해당하는대규모의예산이투입되는주요사업 각종대안과조치의견또는공사 예상되는효과또는결과의분석 그밖에기록물관리기관의장이조사 연구서또는검토서의작성이필요하다고인정하는사항 회의록 시청각기록물 대통령또는국무총리가참석하는회의 주요정책의심의또는의견조정을목적으로차관급이상의주요직위자를구성원으로하여운영하는회의 회의명칭 정당과의업무협의를목적으로차관급이상의 개최기관주요직위자가참석하는회의 일시및장소 개별법또는특별법에따라구성된위원회또는 참석자및배석자명단심의회등이운영하는회의 지방자치단체장, 교육감및 지방교육자치에관 진행순서한법률 제34조에따른교육장참석회의 상정안건 조사 연구 검토서사항에관한심의또는의견 발언요지조정을목적으로관계기관의국장급이상공무 결정사항및표결내용원 3인이상이참석하는회의 기타회의록작성이필요하다고인정되는주요회의 대통령 중앙행정기관의장 지방자치단체장및교육감, 교육장등주요직위자의업무관련활동과인물사진 외국의원수, 수상등주요외국인사의주요동정중대한민국과관련되는사항 국가및지방자치단체의주요행사 시행전 시행과정 시행후의주요상 국제기구또는외국과의교류등의추진과관련황을체계적으로파악할수있도록된주요활동생산 철거또는개축등으로사라지게되는사료적가치가높은건축물이나각종형태의구축물 동영상기록물생산시촬영개요, 시 대규모예산투입사업및공사간별촬영세부사항을포함한설명문 다수국민의관심사항이되는주요사건또는사별도작성고 증명적가치가매우높아그현장또는형상을시청각기록물로보존할필요가있는사항 기타시청각기록물의생산이필요하다고인정되는사항등 시청각기록물의생산, 관리는 Ⅲ.1 시청각기록물참조 54
제 Ⅱ 장기록물관리프로세스 사례 1 조사 연구 검토서 지능형교통체계관련법령개정을위한기본연구 ( 국토해양부, 2009. 8) 교육장 교육의원선거관련지방교육자치에관한법률개정방안연구 ( 교육과학기술부정책중점연구소한국지방교육연구센터, 2008. 11) 55
기록물관리실무 사례 2 회의록작성 일시 2013 년 12 월 9 일 10:00~12:00 장소국가기록원나라기록관중회의실 참석자 회의진행순서 위원 000 위원, 000 위원, 000 위원, 000 위원, 000 위원, 000 위원 간사 000 과장 배석자 000 연구관, 000 연구사 1. 개회 2. 안건보고및심의 3. 폐회 < 상정안건 > 기상청생산준영구기록물및철도청, 88 서울올림픽조직위원회, 제 4 회동계아시아경기대회조직위원회생산한시기록물보존기간재평가 ( 안 ) 심의 < 주요발언내용 > 000 위원 88 서울올림픽이우리역사에서특별한의미를가지며, 반복되기쉽지않은국가행사이므로 88 서울올림픽조직위원회기록물은전체를영구로재책정의결 제 4 회동계아시아경기대회조직위원회생산기록물유형의대부분은재평가 ( 안 ) 에따르며자원봉사자탈락자기록물철은 30 년보존, 지출증빙관련기록은 30 년보존, 신분증발급대장기록 30 년보존, 우표수불대장, 제증명발급대장은폐기의결 위원 올림픽대회자체가두번치루기쉽지않은희귀한대회이므로, 기록물전체를장기적으로보존할가치가있으며, 대회전체의운영이어떻게되었는지연구자료로활용할수있으므로영구보존 동계아시아경기대회기록물을올림픽기록물과같이전량장기보존할필요는없으며우표수불대장, 제증명발급대장은사료적가치가없으므로폐기 중간생략 < 결정사항및표결내용 > 결정사항 - 기상청생산준영구기록물및철도청, 88 서울올림픽조직위원회, 제 4 회동계아시아경기대회조직위원회생산한시기록물보존기간재평가 ( 안 ) 일부수정후의결 표결내용 : 없음 56
제 Ⅱ 장기록물관리프로세스 사례 정부합동감사 1. 광역시 8개구 군에서는개별법에의해만들어진위원회 공직자윤리위원회, 조례규칙심의위원회, 인사위원회등 을개최하면서회의록을생산및등록해야함에도불구하고미등록하여중요기록물이조기멸실우려를갖고있었다. (00광역시정부합동감사결과 ) 2. 00광역시 00구의경우연도별주요업무계획을수립하여기관장의결재를받아영구기록물로보존해야하나, 이를생산하지않았다. (00광역시정부합동감사결과 ) 3. 00광역시 00구의경우 지방자치단체장의업무관련메모, 일정표, 방문객명단 등기관장관련중요기록물에대한등록및수집등관리업무를수행하고있지않아중요역사기록물의멸실및분실의우려를갖고있었다. (00광역시정부합동감사결과 ) 바. 회의록작성대상중녹음기록또는속기록을함께작성해야하는기록에는어떤것이있나요? 회의록작성대상중중요도가높은회의의경우녹음기록또는속기록을작성해야합니다. 국가기록원은각급기관별주요회의를지정하여고시하고있는데, 주요회의로지정된경우에는녹음기록또는속기록중하나를선택하여생산해야합니다. 녹음기록의경우에는녹취록을함께작성합니다. 靑, 국무회의 ' 속기록 ' 으로남긴다 ( 뉴시스, 2009년 8월 4일 ) 청와대는국무회의회의내용을속기록형태로모두기록하기로하고 4일국무회의시부터적용키로했다. 57
기록물관리실무 3. 기록물등록 ( 공식적관리대상으로확정 ) 기록물을생산 접수또는배부한때에전자기록생산시스템에등록함으로써공식적인관리대상으로확정해야합니다. 관련법령 : 법제18조, 영제20조 ~ 제21조, 규칙제4조 관련표준 : [ 처리과기록관리업무처리절차 ](NAK/S 3:2013)(v2.1) 가. 기록물등록이란? 아이가태어나면살고있는지역의동주민센터에가서 출생신고 를합니다. 마찬가지로기록물등록업무는업무수행과정에서생산또는접수한모든기록물에대하여전자기록생산시스템에등록하는기록관리의실질적인시작입니다. 기록물 ( 문서 ) 은결재권자가해당문서에서명의방식으로결재를함으로써성립됩니다. 이기록물은수신자에게도달됨으로써효력이발생합니다. 나. 기록물등록대상은무엇인가요? 등록대상기록물은업무수행과정에서생산또는접수한모든기록물과대통령, 국무총리, 중앙행정기관장, 지방자치단체장, 교육감등주요직위자의업무관련메모, 일정표, 방문객명단및대화록등입니다. 이외에도결재 검토과정에서반려또는수정된원본문서도등록대상입니다. 58
제 Ⅱ 장기록물관리프로세스 다. 기록물등록시기는언제인가요? 첫째, 생산문서는결재 보고가끝난후즉시등록하여야합니다. 둘째, 접수문서는접수와동시에등록합니다. 셋째, 별도로수집된기록물은기록관기록관리시스템에등록한시점을등록시기로보아야합니다. 그외에도사진 필름류는적합한대상을선정한후에등록하며, 녹음 동영상류는편집이완료된직후가해당기록물을등록할시기가됩니다. 라. 기록물을등록할때꼭필요한것은무엇인가요? 기록물을등록하기위해서는기록물의전자적생산및관리원칙을준수하기위한전자기록생산시스템 ( 전자문서시스템, 업무관리시스템, 행정정보관리시스템 ) 이있어야합니다. 아울러기록관리기준표또는기록물분류기준표가필요합니다. 전자기록생산시스템을기록물이사는집이라고본다면, 기록관리기준표또는기록물분류기준표는기록물을찾아가는그집의주소역할을합니다. 마. 기록물등록은어떻게하나요? 기록물등록방법에는전자기록물자동등록, 비전자기록물수기등록, 첨부물분리등록이있습니다. 첫째, 전자기록물자동등록은결재또는접수완료후자동으로등록번호가부여되므로별도의등록절차가필요없습니다. 둘째, 비전자기록물수기등록은전자기록생산시스템의문서등록기능을이용하여수기등록하고비전자기록물은매체의특성에따라별도로관리하면됩니다. 셋째, 첨부물분리등록은기록물이본문과첨부물의규격차이가심하거나서로다른매체로구성되어별도의관리가필요한경우동일한관리번호를부여하여관련기록물이흩어지지않고함께관리되도록하는등록방법입니다. 분리등록된기록물에는본문의등록번호에연이어 -1 라는등록번호가부여됩니다. 59
기록물관리실무 사례 첨부물분리등록사례 1. 업무관리시스템 60
제 Ⅱ 장기록물관리프로세스 2. 전자문서시스템 ( 대전광역시유성구사례 ) 바. 기록물등록번호는어떻게표시하나요? 전자문서는기록물생산 접수시자동으로등록되므로별도의등록번호표시가필요없습니다. 비전자기록물은생산한경우에는좌측상단여백에, 접수한경우에는우측상단여백에등록번호를표시해야합니다. 시청각기록물중사진 필름류는사진뒷면또는보존봉투상단여백에표시합니다. 테이프 CD 디스켓등의매체의경우에는매체또는보호용기의전면부에기재하여야합니다. < 비전자기록물 ( 종이문서등 ) 등록번호표시 > 61
기록물관리실무 < 비전자기록물 ( 사진 디스켓 테이프등 ) 등록번호표시 > 사진 필름류 62
제 Ⅱ 장기록물관리프로세스 디스켓, 테이프등 63
기록물관리실무 사. 기록물유형별등록방법 비전자기록물등록 64
제 Ⅱ 장기록물관리프로세스 간행물등록방법 국가기록원홈페이지에서등록및확인 (www.archives.go.kr) 시청각기록물등록 자세한내용은 Ⅲ. 특수기록물유형별관리 참조 65
기록물관리실무 사례 정부합동감사 1. 일부시 군기록물중연도별주요업무계획, 확대간부회의 ( 주월간 ) 보고서를생산하고도등록하지않았고, 00위원회관련하여회의록을생산하고도등록번호를부여하지않았다. (00도정부합동감사결과 ) 2. 00광역시 00구의경우 00위원회관련하여회의록을생산하고도생산시스템의생산등록번호를부여하지않고별도의종이대장을만들어임의의등록번호를부여하는등기록물을생산시스템에미등록상태로방치하였다. (00광역시정부합동감사결과 ) 3. 000도일부시 군의경우생산한시청각기록물을생산시스템에등록하지않고엑셀로목록만작성하여관리하고있었다. (00도정부합동감사결과 ) 66
제 Ⅱ 장기록물관리프로세스 Q &A Q : 각종수기대장등록에관한질문입니다. 지출결의서를등록할때수기로는월별로묶고있는데, 이를전자문서시스템에등록하려면단위업무를지정해야합니다. 예를들어단위업무를 처리과예산회계 라고한다면, 어떤방법으로등록해야하나요? A : 1. 전자문서시스템에서의등록은기록물을건별로접수, 등록하고해당단위업무아래기록물철을등록지정관리해야합니다. 2. 따라서지출결의서등회계서류는품의서건별로등록하여, 단위업무 처리과예산회계 아래지출결의서철을등록지정하고, 비전자문서 ( 종이문서 ) 는지출결의서철을만들어발생순또는논리순으로편철하되쪽수를 100매이내로하여철을관리해야합니다. Q : 2004년이전구전자문서시스템상에남아있는기록물은어떻게관리해야할까요? A : 1. 구전자문서시스템에서생산된전자문서 ( 보존기간 10년이상 ) 는출력하여기록물분류기준표에따라기록물철을만들어서분류, 편철해야하며, 2. 구전자문서시스템의전자파일 ( 전자문서, 첨부파일등 ) 은신전자문서시스템에의한데이터변환작업을통해기록물철단위로분류, 편철작업을하여기록관 ( 기록관리시스템또는자료관시스템 ) 으로이관해야합니다. 67
기록물관리실무 기록관련보도기사 기록이없으면역사도없다 행정의투명성과책임성구현을위해구정 ( 區政 ) 의모든것을기록하고보존하는광주광산구의기록물정책이주목받고있다. 광산구는현재공식업무에서생산된모든문서는물론구청장의발언까지기록해남기는정책을추진하고있다. 이에따라광산구는결재문서만기록하던기존방식에서더나아가각종회의록및보고서, 의사결정과정을증명하는문서, 각종행사, 간담회등의내용도기록해보존하고있다. 광산구는각부서에서생산된기록물을공개하고활용함으로써공직자의시야가담당업무에서구정전반으로확대돼보다창조적인사업추진이가능해질것으로기대하고있다. 민형배광산구청장은 행정의투명성은기록에서나온다. 며 구정모든행위를기록으로남겨역사적, 증거적가치로활용되도록하겠다 고밝혔다. 참고기사 기록이없으면역사도없다 (CNB뉴스, 2010년 8월 5일 ) 기록없이역사도없다 ( 광주매일신문, 2010년 8월 6일 ) 68
제 Ⅱ 장기록물관리프로세스 기록관련보도기사 기록관리의시작 등록 얼마전인기리에방영된 학교 란드라마를보면한선생님이기안문마지막에 끝 자를쓰고마침표를찍지않아교감선생님에게혼나는장면이나온다. 일반사람들은그저코믹스러운장면으로만여겼겠지만공무원이라면크게공감하며웃었을것이다. 마침표까지는아니더라도 끝 표시는엄연히 행정업무의효율적운영에관한규정시행규칙 에규정돼있는기안문의구성요소이다. 그러나기록관리를하는사람입장에서문서에 끝. 을표시하는것보다더중요한것은 등록 이다. ( 중략 ) 전자문서는결재와동시에등록번호가자동적으로부여되지만, 문제는 종이문서 다. 공공기록물관리에관한법률 에따라기록물은 전자적관리 가원칙이기때문에종이문서도전자문서생산시스템의등록대장에등록이돼야한다. 중요한사업에관련된문서일수록대면결재만받고등록하지않은채로캐비닛에소중히 (?) 보관되는경우가많다. 이러한관행은많이개선되긴했지만완전히없어지지는않은, 기록관리의구멍이다. 아무리애지중지캐비닛에보관해도소용없다. 기록물은등록되고등록번호가부여돼야그존재가파악돼생산이후의관리, 즉기록관으로이관되고보존 활용될수있다. ( 중략 ) 생산된기록은정보자산으로서공무원에게는행정의효율성 책임성을높여주고, 공개를통해행정의투명성을확보하게해준다. 도민들은이러한기록을통해지방행정을이해하고, 한걸음더나아가도정에적극참여하게됨으로써성숙된지방자치를이루게된다. 이러한과정에서축적된기록은먼훗날기록문화유산이돼충북역사의든든한버팀목이될것이다. 대부분의사람들은기록물관리는바쁘거나어려워서못한다고들한다. 바쁠수록등록만이라도제대로하자. 부서에서의기록관리는나비효과와같아서작은관심으로전체기록관리에큰영향을미친다. 호랑이는죽어서가죽을남기고, 공무원은죽어서기록에이름을남긴다. 참고기사기록관리의시작 등록 ( 충청일보 2013년 3월 7일 ) 69
기록물관리실무 4. 기록물편철 ( 연관기록물을묶어물리적보호 ) 기록물편철은직접적인연관성을지닌기록물들을순서대로함께묶어관리함으로써, 기록관리및정보의단위를구성하고기록물에대하여물리적인보호를수행하는기록관리행위입니다. 관련법령 : 법제18조, 영제23조, 규칙제9조 ~ 제12조 관련표준 : [ 처리과기록관리업무처리절차 ](NAK/S 3:2013)(v2.1) 가. 기록물편철이란? 기록물편철은기록물을관련된사안 ( 업무 ) 별로구분하여, 생산순서대로묶어주는관리행위를말합니다. 기록물편철은직접적인연관성을지닌기록물들을하나의묶음으로관리함으로써, 기록물의관리및정보의최소단위를구성하여검색및활용편의를도모할수있도록합니다. 또한기록물의형태에따른적절한보존방법을선택할수있도록함으로써물리적보호의효율성을높일수있습니다. 나. 기록물편철기준은무엇인가요? 공공기관은업무수행과정이반영되도록단위과제 ( 단위업무 ) 별로 1개이상의단위과제카드 ( 기록물철 ) 를만들어해당기록물을편철해야합니다. 또한처리과의장은단위과제 ( 단위업무 ) 별기록물철작성기준을마련하여체계적으로기록물이편철관리되도록해야합니다. 자세한기록물철편철기준은아래내용을참조하시면됩니다. 70
제 Ⅱ 장기록물관리프로세스 < 기록물철편철기준 > 1. 발생 경과 완결관계로연결되는사안별기록물 2. 하나의주제 과제 행사 회의 사안관련기록물 3. 도면 사진등의경우대상이되는동일행사 시설 주제 사업단위 4. 테이프 디스크 디스켓영화필름등분리곤란한매체단위 5. 카드 도면등낱장기록물은일정한분량 (30 매미만 ) 의보관봉투 6. 기타 100 매단위편철에동일한단위과제 ( 단위업무 ) 다. 기록물편철은언제하나요? 기록물의편철이시작되는시점은기록물건이등록되는시점과일치되어야합니다. 처리과에서는매년 2월말까지전년도에생산을완결한기록물에대하여공공기록물법시행령에서정하는바에따라기록물별로공개여부및접근권한을재분류하고, 기록물철의분류및편철을확정해야합니다. 라. 비전자기록물의편철용품은? 마. 비전자기록물의편철은어떻게하나요? 1 기록물의편철은등록과동시에실시하며, 업무가진행중이거나, 활용중인기록물은진행문서파일에발생순서또는논리적순서에맞추어끼워관리합니다. 2 일반적으로전자문서는시스템에서자동으로편철되므로별도의물리적인편철행위가불필요하지만, 종이문서는기록물편철방법을준수하여편철 확정해야합니다. 3 종이문서는보통 100매이내로편철하고양이많은경우분철하여권호수를부여한후면표시를연속해서부여합니다. 71
기록물관리실무 4 문건별면표시는문서별중앙하단에, 철단위면표시는전체문서의우측하단에표기합니다. 기록물철단위면표시는최초에는연필로했다가기록물정리가끝나면잉크또는넘버링기 ( 숫자인자기 ) 로확정표시합니다. 5 처리완결후에는기록물정리기간에 ( 매년 2월말까지 ) 진행문서파일에서분리하여기록물철표지및색인목록을전산으로출력하여보존용표지를씌워관리합니다. 업무관리시스템 ( 통합온-나라시스템 ) 에는기록물철표지를출력하는기능이구현되어있지않으므로국가기록원홈페이지에서표지서식을다운받아사용하여야합니다. 6 보존용표지를씌운기록물은단위과제 ( 단위업무 ) 별로보존상자에넣어관리하다가기록관으로이관합니다. 72
제 Ⅱ 장기록물관리프로세스 7 종이문서외에카드류, 도면류, 사진류, 오디오류의편철은기록물의특성과크기에따라편철합니다. 카드류편철방법 도면류편철방법 사진류편철방법 오디오류편철방법 사례 정부합동감사 1. 일부시 도기록관에서진행문서파일사용에대한미교육, 예산미확보등으로중요기록물을훼손방치하였다. (00도정부합동감사결과 ) 2. 000도일부시 군의경우 연간업무계획 기록을업무와상관없는 서무업무철 에편철하는등주요기록물관리가부적절하였다. (00도정부합동감사결과 ) 73
기록물관리실무 Q &A Q : 문서면표시방법이공문본문부터 1쪽이되고붙임은본문다음의일련번호를부여한다고알고있습니다. 각급행정기관에서작성한자료를보면이상하게도붙임첫페이지를 1쪽으로표기했는데, 제가잘못알고있는것입니까? 아니면행정기관에서위반을하고있는것입니까? A : 기록물의면표시는 1 기록물생산시점, 2 기록물정리시점등두차례부여될수있습니다. 기록물생산시점에부여되는면표시는하나의기록물건에부여되는것으로, 첨부물의첫페이지를 1쪽으로표기한것 은주로기록물생산자가부여한경우입니다. 공공기록물법에서말하는기록물의면표시는두번째의기록물정리시점에부여되는면표시를의미합니다. 기록물을정리할때기록물철에함께편철되는기록물을최초부터발생순서에따라배열합니다. 정리가완료된기록물을본문이시작되는첫면부터면표시를부여하도록되어있습니다. 즉첨부물의경우에도앞의문서본문에이어서면표시가되는것이기록물정리시의면표시방법이됩니다. Q : 전자문서로생산된기록 ( 문서 ) 을출력하여종이문서와함께편철해야하나요? A : 전자기록생산시스템을통하여생산된전자문서는해당시스템에들어있는전자문서가원본입니다. 처리과에서는전자문서를출력하여별도의기록물철을만들필요가없습니다. 업무참고나기타부득이한사유로전자문서를출력하여편철하는경우에는출력된전자문서에사본임을표시하여사용해야합니다. 업무참고상활용이종료된사본은처리과에서폐기할수있습니다. 사본의경우에도원본문서와동일한정보를담고있으므로, 외부유출등이발생하지않도록유의하여야합니다. 74
제 Ⅱ 장기록물관리프로세스 5. 기록물정리 ( 등록사항과실물의확인 ) 전년도에생산이완결된기록물에대하여공개여부 접근권한재분류, 분류 편철확정등을하고그결과를기록물및기록물철등록정보에반영하여일치하도록합니다. 관련법령 : 법19조, 영제24조, 규칙제14조 관련표준 : [ 처리과기록관리업무처리절차 ](NAK/S 3:2013)(v2.1) 가. 기록물정리란? 기록물정리는직전연도에생산이완결된기록물을대상으로생산현황보고에앞서등록사항과실제기록물상태의일치여부를확인하고물리적인정리를완료하는행위를말합니다. 즉업무처리결과와기록물등록정보에등록된내용이일치되도록하고, 미비사항등에대해서는보완할수있습니다. 나. 기록물정리는어떻게하나요? 1 각처리과에서는매년 2월말까지기록물정리를실시하여야합니다. 전자기록생산시스템에미등록된기록물이있는지여부를확인하여누락기록물을추가등록합니다. 또한등록정보와실제기록물상태의일치여부를확인하여미비사항을보완하고, 접근권한, 공개여부, 비밀여부를확인하여해당정보의변경이필요한경우등록정보를수정합니다. 2 또한생산등록번호또는접수등록번호가표시되지않은기록물이있는지확인하여누락된기록물의생산등록번호또는접수등록번호를표기합니다. 3 비전자기록물의경우등록정보상의쪽수와실제기록물의쪽수일치여부를확인한후기록물철단위의면표시를최종적으로확정하여표기합니다. 4 기록물철을생산연도별, 보존기간별, 단위과제 ( 단위업무 ) 별로구분하여보존상자에담고이경우생산연도는기록물철의종료연도를기준으로합니다. 75
기록물관리실무 5 기록물의정리는전직원이같이합니다. 즉각업무담당자는본인생산기록물중미등록기록물을정리 확인하고처리과기록물관리책임자는정리행사를주관및점검하며, 기록관담당자는기록물관리정리지침을작성하고교육해야합니다. 다. 기록물정리의주요내용은? 기록물정리의주요내용은아래사항에대한여부를확인 점검하는것입니다. 내용 전자기록생산시스템의기록물등록대장에등록되지아니한기록물이있는지여부를확인하여추가등록 - 대면결재, 민원신청서, 회계기록등종이로생산된기록물누락여부확인후누락사항추가등록 기록물등록대장의등록사항과실제기록물이일치하는지여부를확인한후미비사항을보완 - 특수규격기록물및첨부물분리등록여부반드시확인 대통령관련기록물, 특수규격기록물, 비밀기록물, 개별관리기록물, 저작권보호대상기록물등해당여부를확인하여기록물등록대장의특수기록물란에해당항목을모두표시 기록관리기준표에누락또는변경된단위과제가있는지여부를확인하여기록관리기준표국가기록원에통보 협의 - 매년 10 월말까지변경사항을일괄취합하여제출 전자 / 비전자구분 공통 공통 공통 공통 76
제 Ⅱ 장기록물관리프로세스 내용 업무관리시스템 - 생산자 ( 문서관리카드, 메모보고 ): 본인생산문서의문서카드관리정보수정 ( 열람범위재조정, 공개여부재분류 ), 과제가미분류된메모보고에대한단위과제지정 - 과제카드담당자 ( 단위과제카드 ): 내용및취지, 과제이력보완, 열람범위재조정 - 진행중인문서유무확인및처리 ( 발송및담당자확인 ) 기록물분류기준표에누락또는변경된단위업무가있는지여부를확인하여기록물분류기준표의변경을국가기록원에신청 기록물철별로보존기간책정등보존분류사항을확인하고, 변경이필요한경우기록물철등록부에변경사항을기재 결재진행중인기록의결재완료, 접수후담당자미확인또는미편철기록의편철완료 기록물등록대장상의쪽수와실제기록물의쪽수가일치되는지여부를확인한후기록물철단위의면표시를최종적으로확정 표기 기록물철안에남아있는철침등이물질을제거 기록물철의색인목록과실제편철상태가일치하는지여부를확인 전자 / 비전자구분 전자기록물 ( 업무관리시스템 ) 전자기록물 ( 전자문서시스템 ) 전자기록물 ( 전자문서시스템 ) 비전자기록물 비전자기록물 비전자기록물 < 참고 1> 비전자기록물정리실행하기 비전자기록물 77
기록물관리실무 < 참고 2> 전자기록물정리실행하기 ( 안전행정부및대전광역시유성구사례 ) 안전행정부 < 편철오류수정 - 단위과제수정 > 78
제 Ⅱ 장기록물관리프로세스 < 기록물건관리정보수정 > 대전시유성구청 < 기록물철관리정보수정 > 79
기록물관리실무 사례 정부합동감사 1. 00도기록관에서는매년기록물정리및이관계획을수립하여각처리과에시달하지만, 00 처리과실무자는기록관리업무외타업무를병행하는관계로시급성을요하는업무를우선처리하다보니처리과의기록물정리및이관을법정기간내에수행하지못하였다. (00 도정부합동감사결과 ) 2. 00시정책기획관실은 '2005 주요업무계획 ' '2006 주요업무계획 ' '2007 주요업무계획 ' 을종이기록물로생산하였음에도법령이정한정리절차를준수하지않았다. (00시정부합동감사결과 ) 3. 00광역시 00구의경우처리과에서임시단위업무를수행하는경우, 기록물정리시정규단위업무로전환하도록하여야하나이를수행하지않은채수십개의임시단위업무를방치하였다. (00광역시정부합동감사결과 ) Q &A Q : 우리과에서는감사대비및업무참고를위해기록물을출력하여보관하고있습니다. 이런경우출력한기록물도기록물정리기간에정리를해야하나요? A : 전자기록생산시스템을통해서생산한기록물을출력한것은사본 (Copy) 입니다. 사본인기록물은정리대상이아니며, 업무참고후폐기하시면됩니다. 다만, 폐기할때정보가외부로유출되지않도록주의하여야합니다. 80
제 Ⅱ 장기록물관리프로세스 6. 기록물생산현황통보 ( 이관을위한기초자료 ) 기록물생산현황통보는기록물의수집및이관을위한기초자료가되고목록정보의공동활용을가능하게합니다. 관련법령 : 법제19조, 영제33조, 규칙제21조 관련표준 : [ 처리과기록관리업무처리절차 ](NAK/S 3:2013)(v2.1), [ 기록관표준운영절차 : 일반 ](NAK/S 10:2012)(v1.1) 가. 기록물생산현황통보는? 전년도에생산 접수된기록물철의현황을처리과에서기록관으로전자기록생산시스템과별도의서식을통해제출하는행위입니다. 나. 생산현황통보를하면어떤효과가있나요? 기록물의원활한수집및이관을위한기초자료로활용됩니다. 아울러당해기관의기록물관리를위한중장기계획을수립하는데유용한자료로활용할수있습니다. 다. 생산현황은어떤내용을통보하나요? 처리과에서전년도에생산 접수가완료된모든기록물의현황을통보하는것으로내용은다음과같습니다. 1 전자문서, 비전자문서생산 보유현황 2 조사 연구 검토보고서생산현황 목록 3 회의록생산현황 목록 4 시청각기록물생산 보유현황, 생산목록 5 비밀기록물생산현황, 생산목록 6 간행물생산현황 목록 7 행정박물보유현황 목록 8 보존매체생산 보유현황 81
기록물관리실무 라. 생산현황은언제통보하나요? 전자문서시스템을사용하는기관의처리과에서는기록물정리를완료한후, 기록관으로매년 5월 31일까지전년도기록물생산현황을통보합니다. 기록관은기관내각처리과의생산현황을취합하여 8월 31일까지영구기록물관리기관으로통보합니다. 그러나업무관리시스템을사용하는처리과에서는 1년주기로기록물이처리과에서기록관으로이관됨으로별도의생산현황보고가필요치않습니다. 다만기록관에서국가기록원으로통보하는시기는 8월 31일까지이며, 생산현황을기록물생산현황통보시스템 (http://sora.archives.go.kr) 을통하여제출하면됩니다. 전자문서시스템사용시 업무관리시스템사용시 처리과 기록물정리 2 월 28 일까지 처리과 기록물정리 2 월 28 일까지 기록관 영구기록물관리기관 ( 국가기록원 ) 생산현황통보 5 월 31 일까지 ( 처리과 ) 생산현황통보 8 월 31 일까지 ( 기록관 ) 기록관 영구기록물관리기관 ( 국가기록원 ) 이관처리 ( 처리과 ) 생산현황통보 8 월 31 일까지 ( 기록관 ) 82
제 Ⅱ 장기록물관리프로세스 사례 정부합동감사 1. 공공기관은매년관할기록관또는특수기록관의장에게전년도의기록물생산현황을통보해야하나, 000도 00군의경우자료관시스템을도입하지않았다는이유로 2004년이후생산현황통보업무를수행하지않아기록물의원활한수집및이관에어려움을초래하였다. (00도정부합동감사결과 ) 기록관리시스템 ( 자료관시스템 ) 이없더라도국가기록원이배포한생산현황통보프로그램을통해생산현황통보가가능합니다. 2. 00시공보관실은 1995~2011년까지시청각기록물 ( 사진, 필름, 테이프, 비디오, 음반, 디스크등영상또는음성형태의기록물 ) 을생산하고도등록하지않은사실이있으며, 또한기록관으로생산현황통보를이행하지않았다.(00시정부합동감사결과 ) Q &A Q : 기록물생산현황통보서식 (1~15) 은기록물생산현황통보시스템 (http://sora.archives.go.kr) 에제출하고별도로공문으로제출해야하나요? A : 기록물생산현황통보시스템은원활한기록물관리보고를위해구축한온라인체계입니다. 별도로공문을통해중복제출할필요가없습니다. 83
기록물관리실무 기록관련보도기사 지자체별기록물생산량최고 217 배차이 지난해각광역시 도에서생산한기록물의양이지자체별로최고 217배차이가나는등천차만별인것으로나타나관리에문제가있다는지적이제기됐다. 2일투명사회를위한정보공개센터가각지자체에서받아공개한 2010년광역자치단체일반기록물생산현황 에따르면강원도의지난해기록물생산량이 158만여권으로광역지방자치단체중가장많았다. 이는 7천 300권으로가장적은기록물을생산한광주광역시보다 217배많은수치다. 이외에도울산광역시와전라북도가각 9천 300여권과 9천 500여권으로비교적적은양의일반기록물을생산한것으로나타났다. 강원도에이어기록물생산량이가장많은지자체는경기도 (7만 5천여권 ) 와서울 (5만 5천여권 ) 이었으며, 각지자체의생산량평균은 2만 4천여권이었다. 또지난해전체기록물생산량 194만 8천여권중영구기록은 1만 8천여권, 준영구기록은 3 만 5천여권으로영구 준영구기록의비율이 9.2% 였다. 서울시는영구 준영구기록물비율이전국지자체중가장낮은 2.9% 에그쳤다. 공공기록물관리에관한법률시행령 에따르면공공기관이생산하는기록물은영구 준영구기록과 30 10 5 3 1년의기간동안보존되는기록으로구분된다. 준영구기록물의경우일정보존기간이지나면영구보존여부를판단할수있다. 정보공개센터측은 지자체들의각기다른규모나처리를고려한다하더라도기록물생산량이너무큰차이가난다 며 기록생산현황통보를제대로않거나정말로조금생산하는것은아닌가하는생각이든다 고지적했다. 또 영구 준영구기록이적다는것도후대의역사화필요성을고려하면우려스러운일 이라고덧붙였다. 참고기사광역시도기록물생산량최고 217배差 ( 연합뉴스, 2011년 10월 2일 ) 지자체별기록물생산량최고 217배차이 ( 인터넷한국일보, 2011년 10월 2일 ) 84
제 Ⅱ 장기록물관리프로세스 7. 기록물평가 폐기 ( 한번폐기는영원한폐기 ) 기록관또는특수기록관의장은기록관에보존중인기록물중보존기간이경과한기록물을대상으로생산부서의견조회, 기록물관리전문요원의심사와기록물평가심의회의심의를거쳐보존기간재책정, 폐기또는보류로구분하여처리해야합니다. 관련법령 : 법제27조, 영제43조, 규칙제35조 관련표준 : [ 처리과기록관리업무처리절차 ](NAK/S 3:2013)(v2.1) 제11절, [ 기록물평가 폐기절차 ](NAK/S 5-1:2012)(v2.2) 제1부 : 기록관용 가. 기록물평가 폐기란무엇인가요? 기록물평가란보존기간이경과한기록물의가치를판단하는것을말합니다. 기록물의가치는행정적 역사적 증빙적 학술적측면에서다각도로판단되어야합니다. 가치판단의결과는보존기간재책정, 폐기또는보류로구분하여결정됩니다. 기록물의가치와활용여부는시대의관점에따라달라질수있습니다. 그런점에서보존기간이만료된기록물에대한평가는반드시수행하여야할필요가있습니다. 가치의입장에서기록물평가를통해이루어지는기록물폐기란 버린다 는의미보다는 기록물의보존및활용가치가종료된것 으로이해하는것이바람직합니다. 나. 기록물폐기는왜필요한가요? 기관에서생산된기록물전체를보존하는것은현실적으로불가능합니다. 따라서보존가치가소멸된기록물을적절한시기에폐기하는것은기록물의보존및관리비용의절감과보존서고의공간확보라는측면에서매우효율적인절차라고할수있습니다. 뿐만아니라기록물의폐기는공식적인평가심의를거쳐이루어지는것이기때문에기록물의멸실및무단폐기를미연에방지하는효과도거둘수있습니다. 85
기록물관리실무 다. 기록물평가 폐기절차는어떻게이루어지나요? 기록물의평가 폐기결정은기록물관리기관이공공기록물법의처리절차에따라이루어져야합니다. 처리과에서는일체의기록물을폐기할수없습니다. 기록물의평가및폐기는 3단계로이루어집니다. 1단계는기록물관리기관에서는보존기간이경과한기록물에대하여생산부서의의견을조회하는단계입니다. 2 단계는기록물관리전문요원이평가대상기록물에대한정밀심사를하는단계입니다. 3단계는기관내외의전문가가모여서운영하는기록물평가심의회의심의단계입니다. 기록물평가심의회의결과는보존기간재책정, 폐기또는보류가운데하나로내려집니다. 제출 [ 기록물평가 폐기절차 ] 재책정, 보류, 폐기집행 라. 기록물평가심의회는어떻게구성되나요? 기록관또는특수기록관의기록물평가심의회는당해공공기관의장이구성 운영합니다. 심의회는해당기록물에대한보존가치를제대로평가할수있다고인정되는민간전문가및소속공무원으로구성됩니다. 전체 5인이내로구성되 86
제 Ⅱ 장기록물관리프로세스 며, 이중에는 2인이상의민간전문가를반드시포함시켜야합니다. 다만, 통일, 외교, 안보, 수사, 정보등의기록물을생산하는기관의경우에는민간전문가참여를 1인이상으로할수있습니다. 민간전문가란? 법에서따로범위를정하고있지는않지만, 통상해당기관의업무에대한이해가높은사람, 해당분야의연구자, 기록관리전문가등을의미합니다. 마. 폐기로확정된기록물은어떻게처리하나요? 비전자기록물의경우는소각, 파쇄, 용해등의방식을통해처리합니다. 전자기록물의경우는해당기록물에포함되어있는모든정보를물리적으로복구할수없도록삭제해야합니다. 또한기록물폐기시행을외부의민간업체에위탁할경우에는기록물의폐기가완전히이루어질때까지담당공무원이반드시입회하여감독해야합니다. 사례 1 공공기관폐기록물관리허술 개인정보유출심각 1 2 3 4 5 87
기록물관리실무 1 쓰레기집하장에서발견된사업계획서상의공사비원가계산서 ( 아시아통신, 2009. 5. 11) 2 쓰레기집하장에서발견된사업계획지적도 ( 아시아통신, 2009. 5. 11) 3 성명, 주민등록번호, 전화번호, 주소등각종개인정보가담긴폐기기록물 ( 매일신문, 2009. 1. 13) 4 고물상에서발견된폐기기록물 ( 매일신문, 2009. 4. 14) 5 개인정보가담긴폐기기록물입수장면 (YTN, 2008. 6. 9) 사례 2 기록물폐기관련소송사례 1. 00광역시 00구는처리과의견조회미실시, 기록물평가심의회서면평가, 회의록미생산, 폐기시현장미감독등국민의재산권과관련된기록물및기관의역사기록물이준영구이상으로재분류하지않고폐기하여, 영원히멸실되는결과를초래하였다. (00시정부합동감사결과 ) 2. 00광역시 00구는처리과의견조회미실시, 심의위원의견부재, 회의록미등록, 폐기결과보고서누락등총체적으로평가및폐기절차가부적절하게처리되었다. (00시정부합동감사결과 ) 3. 00광역시 00구의경우 00시공보관실은 1992~2008년까지시청각기록물 ( 사진, 필름, 테이프, 비디오, 음반, 디스크등영상또는음성형태의기록물 ) 을생산하고도등록하지않은사실이있으며, 또한기록관으로생산현황통보를이행하지않았다.(00시정부합동감사결과 ) 사례 3 기록물평가심의회개최및운영사례 ( 부산광역시, 2011 년도 ) ➀ 기록물평가 폐기계획수립 ➁ 생산부서의견조회 ➂ 전문요원심사 ( 검토서작성 ) 88
제 Ⅱ 장기록물관리프로세스 ➃ 기록물평가심의회개최 ➄ 기록물평가심의회의결서및심의서작성 6 기록물평가심의회결과알림 89
기록물관리실무 사례 4 폐기대상기록물용해과정 ( 대전광역시, 2011 년도 ) 1 폐기기록물선별 2 폐기기록물집하 3 용해탱크투입장면 4 용해완료 사례 5 정부합동감사 1. 광역자치단체의전문요원배치경과규정및기록물심사경과규정이 2007년에만료되어기록물관리전문요원의배치없이는 2008년도부터기록물을폐기할수없음에도기록물관리담당자는 2008년처리과의견조회후기록물관리전문요원의심사없이기록물평가심의회를개최한후기록물을폐기한경우 (00광역시정부합동감사결과 ) 2. 평가대상기록물선별시기록관으로이관받지않은기록물의목록을취합하여평가대상으로선정한경우, 00도 00군은생산부서로부터폐기대상목록을받아취합한후적법한절차없이기록물을무단폐기한경우 (00도정부합동감사결과 ) 3. 000도일부군의경우, 기록물평가심의회를민간전문가 2명을포함하여구성하여야하나, 민간위원을포함하지않고운영하였다. (00도정부합동감사결과 ) 4. 000도 00군의경우평가심의서에기록물생산부서의견조회, 전문요원심사, 평가심의회심의내용을기재하여야하는데이를미기재함으로써기록물평가및폐기업무를부적절하게수행하였다. (00도정부합동감사결과 ) 5. 00광역시 00군직속기관에서는보유하고있던기록물중보존기간이경과하였다는이유로전량파쇄하는등기록물을무단으로폐기하였다. (00광역시정부합동감사결과 ) 90
제 Ⅱ 장기록물관리프로세스 Q &A Q : 기록물평가및폐기심의와관련해서처리과에서수행해야하는역할은무엇인가요? A : 처리과에서는기록물에대한평가및폐기권한이없습니다. 처리과는기록물관리기관에서평가및폐기대상기록물에대한생산부서의의견을조회할때동일기능에서수행된업무의중요도와관련법령등근거를통해서대상기록물의가치를재검토해야됩니다. 기록물생산부서의장은재검토결과를보존기간이만료된심의대상기록물에보존기간재책정, 보류또는폐기등으로작성한의견을기록관또는특수기록관에회신해야합니다. 종종업무와관련해서개인정보가포함되어생산된기록물가운데개인정보활용이종료되면자체폐기를하는경우가있습니다. 이경우에도기록물처리절차에따라기록관이관, 보존기간경과후평가를거쳐서폐기가이루어지도록하여야합니다. Q : 기록물평가시기록물철명에대한지적이빈번합니다. 기록물철제목을부여할때어떤점에유의해야하나요? A : 기록물철제목은업무를수행하는일련의내용을포괄해야합니다. 따라서기록물철명은가급적구체적으로제시되어야합니다. 동일한업무를수행하는과정에서생산된기록물일경우업무의통일성을기하여일관된방식으로기록물철명이부여될수있도록기준을만들어활용하는것도좋은방법입니다. 기록물철명에 ~ 관계, ~ 관련, ~ 일반, ~ 일반업무, ~ 기타 등으로부여하는것은적절하지않은명칭부여의사례입니다. 91
기록물관리실무 기록관련보도기사 1999 년이전까진주요국가문서도소각로행 기록물관리법률조차없어대통령관련자료들도부실 우리나라에본격적으로국가기록물관리체계가구축된것은 2000년부터다. 공공기관의기록물관리에관한법률 이 1999년제정되고 2000년 1월 1일부터시행되며서정부기관이생산한기록물의관리 보존제도가구축된것이다. 이후수차례의법개정을거쳐현재정부부처에서생산하는대부분의문서는전자문서로저장돼국가기록원이나각부처에보관된다. 하지만 2000년이전까지는국가기록물을관리하는법률조차없었다. 정부에서생산한문서는공공기록물이아니라공문서로만취급됐다. 국가기록원의전신인정부기록보존소는 1969년설립됐지만, 정부의모든기록물을이관받지못하고영구보존대상으로지정된문서만보존했다. 이때문에정부의공공기록물은과거총무처에서만들었던공공사무관리규정에따라각부처에서생산한문서의규격 보관방식등만정해놨었다. 예를들어, 인사와관련된문서는검은색파일로만들어붉은색노끈으로묶어보관해야한다는식이다. 이렇다보니정부기록보존소 ( 현국가기록원 ) 로기록물을보내보관하는일은거의없었다. 오히려 2000년이전에종로구세종로정부서울청사에가면뒤뜰소각로에서문서를소각하는공무원을흔히볼수있었을정도다. 대통령기록물도김영삼전대통령은 8만1154 건, 노태우전대통령은 3만2083건, 윤보선전대통령은 1925건에불과할정도였다. 지난 19일공개됐던 3 1운동피살자명부 일본진재시피살자명부 등도서고에묻혀있지않았다면언제소각로로갈지몰랐다. 참고기사 1999년이전까진주요국가문서도소각로行 ( 조선일보, 2013년 11월 21일 ) 92
제 Ⅱ 장기록물관리프로세스 기록관련보도기사 일선부서직원이 우리가더잘안다 멋대로폐기 지난 4월행정안전부의기록물관리실태감사에서전남목포시는기록물관리전문요원이아닌주민센터 ( 동사무소 ) 직원에게기록물심사와폐기를맡겼다가적발됐다. 당시목포시는 해당직원은기록물관리요원은아니지만석사자격이있어큰문제가없다 고해명했다. 지난 3월전남강진군역시기록물관리요원의심사와기록물평가심의회심의과정을생략하고문서를없앴다가행안부감사에적발됐다. 당시군청의각부서는문서관리를담당하는총무과에문서목록만보냈고, 문서는해당부서가자체적으로폐기한것으로드러났다. 공공기록물관리에관한법률 에서는보존기한이다된기록물에대해기록물관리전문요원이생산부서의견을조회한뒤문서를심사하고기록물평가심의회가심의해보존기간재책정, 보류또는폐기를결정하도록하고있다. 하지만현장에서는기록물폐기가주먹구구식으로이뤄지고있다. 지난해부산의한구청기록물평가심의회는 폐기를해도되는지판단이서지않는다 며폐기보류결정을내렸다. 하지만문서를생산한공무원들은 우리가더잘아는데이건폐기해도된다 며절차도밟지않고서류를없앴다. 참고기사일선부서직원이 우리가더잘안다 멋대로폐기 ( 경향신문, 2010년 10월 26일 ) 기록물관리전문요원들이말하는실태 ( 경향신문, 2010년 10월 26일 ) 93
기록물관리실무 8. 기록물이관 ( 전문적보존관리업무의시작 ) 기록물은처리과에서보존기간의기산일부터 2년의범위내에서보관한후, 기록물철단위로기록관또는특수기록관으로이관하여야합니다. 법제19조, 영제32조, 규칙제19조 ~ 제20조 관련표준 : [ 처리과기록관리업무처리절차 ](NAK/S 3:2013)(v2.1) 제9절 가. 기록물이관이란? 우리가집에서자주쓰지않는물건을따로정리하여창고에보관하듯이, 생산후일정한시간이지나활용도가떨어진기록물을전문보존공간 ( 기록관또는특수기록관 ) 으로옮겨집중관리하는절차를 이관 이라합니다. 사무실기록관서고 RMS 처리과에서생산후 2년이내보관 업무참고로필요한경우 10년내에서이관연장가능 기록물철단위로이관 나. 기록물은언제이관하나요? 기록물이관은업무적참고등을위하여처리과에서활용되어진후생산후 2 년범위내에서기록관으로기록물철단위로이관하면됩니다. 다만, 업무관리시스템으로생산된기록물은매 1년단위로전년도생산한기록물을이관하여야합니다. 94
제 Ⅱ 장기록물관리프로세스 다. 기록물을이관하면어떤효과가있나요? 여러부서에산재된기록물을집중관리함으로써각부서의사무공간에여유가생기고, 보존에따르는비용을절감할수있습니다. 또한관련기록물들을연계하여활용이가능하며, 기록관에서전문적으로집중하여보존 관리함으로써사후위변조및은폐를방지할수있는효과가있습니다. 라. 아직활용하고있는기록물은어떻게하나요? 업무에수시로참고할필요가있는기록물은 10년범위내에서기록물철단위로이관시기를연장할수있습니다. 이관시기를연장하고자할경우에는 기록물철의목록과이관연기사유 를공공기록물법시행규칙별지제3호서식에작성하여기록관에제출하여야합니다. 기관명 ( 처리과기관코드 ) : 일련번호 기록물철분류번호 기록물철제목 생산연도 이관희망연도 연장사유 마. 모든기록물을 2 년내범위에서보관후이관하나요? 기록물중에서비치기록물, 비밀기록물, 시청각기록물, 간행물및행정박물등 은각각의기록물특성에따라이관시기를다르게규정하고있습니다. 95
기록물관리실무 기록물유형이관시기비고 비치기록물 예 ) 인사기록카드 ( 퇴직 1년후이관 ) 기록관리기준표 ( 기록물분류기준표 ) 상에지정된 2013년퇴직자카드는 2015년중시기이관 일반문서로재분류시, 비밀보호기간이만료된비밀기록물 Ⅲ.4 비밀기록물참조때, 생산후 30년경과시다음연도중에이관시청각기록물생산후 5년이내에영구기록물관리기관에이관 Ⅲ.1 시청각기록물참조 간행물간행된날로부터 15 일이내 Ⅲ.2 간행물참조 행정박물영구기록물관리기관과이관대상을협의지정 Ⅲ.3 행정박물참조 바. 기록물의전문보존공간이란무엇인가요? 기록관은기록물의안전한보존을위하여전문시설및장비를갖추어야합니다. 기록물의전문보존공간이란기록관이보유한인적, 물적자원을활용하여기록물이체계적으로유지관리될수있도록하는공간을말합니다. 좁은의미를보존서고를포함하는개념이라고볼수있습니다. 적절한보존환경조건은 Ⅱ.9 기록물보존참조 사례 1 국토해양부행정박물이관 ( 행정박물일제조사시 ) 국토해양부는처리과한쪽구석에방치된일제시대때부터지금까지의자동차번호판을발굴하여이관함 우리나라의자동차번호판변천사를한눈에알수있는소중한자료가자칫애물단지로전락되어버려질수있는상황이었음. 96
제 Ⅱ 장기록물관리프로세스 사례 2 정부합동감사 1. 일부시 군에서는문화공보과, 공보관실등에서생산된시청각기록물의생산 보유현황등을파악하고있지못해, 자치단체장이참석하는주요행사관련시청각기록물이미이관된채방치되고있었다. (00도정부합동감사결과 ) 2. 00도 00시에서는보존기간이만료된기록물에대해무분별하게이관연기신청하여중요기록물을생산부서에서방치하고있었다. (00도정부합동감사결과 ) 3. 일부지방자치단체의경우각처리과및소속기관에서보유중인기록물을이관연기신청등적절한조치없이처리과에서방치하고있었으며, 일부기록물의경우이관연장신청을할수있는 10년을초과한기록물을기록관으로이관하지않았다. (00 광역시, 00도정부합동감사결과 ) 이렇게바뀌어가고있어요 0000부는기록물을실과캐비닛에자체보관하는것을당연하게여기고, 담당자가빈번히바뀌어캐비닛에잠들어있는중요기록물이무엇인지조차모르고방치됨 (2005 기록관리혁신실무매뉴얼 ) 기록물이관, 폐기등기록관고유업무가점진적으로정착되고있음 (2013년도기록관리현황평가결과 ) - 처리과기록물이관 (72점 87.6점 ) - 기록물보안 재난대책마련 (84.8점 94.4점 ) 97
기록물관리실무 Q &A Q : 기록관이없는경우에도 2년이내에이관하여야하나요? A : 기록관이미설치된경우에는기록물을 10년의범위내에서기록물철단위로이관시기를연장할수있으며, 당해기관의장이기록물관리담당부서를지정한경우에는담당부서로기록물을이관하여야합니다. Q : 기록관또는특수기록관에이관한기록물은다른곳으로이관하지않나요? A : 기록관이보존하고있는기록물중에서보존기간이 30년이상인기록물은생산후 10년이지난다음연도중에영구기록물관리기관으로이관하여야합니다. Q : 기관에한시적으로운영되는부서가폐지되는경우에는어떻게하나요? A : 한시부서의기록물을처리하는기준은업무의연속성이끊어지지않도록하는데있습니다. 따라서해당부서의업무를승계하는부서가있으면그부서에서모든기록물을인수하여관리하도록하여야합니다. 반면에승계부서가없이업무가종결되는경우에는모든기록물을지체없이기록관또는특수기록관으로이관하여야합니다. 98
제 Ⅱ 장기록물관리프로세스 기록관련보도기사 폐지 민영화정부기관의기록물이관율 24% 그쳐 2003년참여정부출범이후폐지및민영화된 96개정부기관의기록물이관율이 24% 에불과하며이마저도대부분기간을넘겨이행됐다는주장이제기됐다. 국회행정안전위소속원유철의원 ( 한나라당 ) 이 5일행정안전부로부터제출받은국정감사자료에따르면, 2003년이후노무현전대통령측근비리특검팀을비롯해 4개의특별검사기관과임무및기한소멸로폐지된 89개정부위원회, 지방공기업등 96개정부기관중기록물을국가기록원으로이관한곳은의문사진상규명위등 23개기관에불과했다. 또기한내이관한기관은 5개에그쳤고 18개는기한을 3년이상넘긴것으로나타났다. 공공기록물관리에관한법률 제25조는기한을소멸한정부기관은지체없이생성기록물을이관해야한다고규정하고있다.( 중략 ) 원의원은 국가기록물관리의법적절차에따른기록물이관실적이미미한것은심각한문제 라며 기록물에대한사적소유현상이발생하는것인만큼관련제도정비를통해철저한기록물관리에만전을기해야한다 고강조했다. 참고기사기록물이관율 24% 그쳐 ( 세계일보, 2008년 10월 6일 ) 99
기록물관리실무 기록관련보도기사 日帝관련문서여러곳에흩어져각자어떤자료가있는지도몰라 조선왕조실록같은역사기록전세계어느나라에도없어기록강국이어쩌다이모양 초대국가기록원장을지낸김한욱제주국제자유도시개발센터이사장은 20일 조선왕조의찬란한기록문화가일제강점기와해방이후격동기를거치면서뒷걸음질했다 며 법령 제도상미비점을보완해체계적인기록물관리가필요하다 고말했다. 김이사장은이날전화인터뷰에서 한국은원래기록강국이었다. 전세계어느나라도 848권의책 ( 조선왕조실록 ) 으로역사를정리한사례는없다 고했다. 김이사장은그러나 일제와대한민국건국이후복잡한정치사를거치면서잃어버린기록이많고기록관리의중요성에미처관심도쏟지못한것같다 고말했다. 이번에발견된 3 1운동순국열사에대한자료같은중요기록이또다른곳에서나올가능성이매우높다는것이다. 김이사장은 일제시대자료들은일본이가져간것도많지만, 국내에남아있는것도많은데여러곳에분산돼있다. 또미군정당시의기록은미국 내셔널아카이브 ( 국립문서관리기록청 ) 에상당히많이남아있다 고말했다. 그러나이들기록에대해통합적인관리가이뤄지지않고있다고했다. 가령일제관련자료도정신문화연구원, 독립기념관, 국사편찬위원회등에분산돼있고, 각자어떤자료를보유하고있는지도알지못한다는것이다. 김이사장은 국가기록원장으로있으면서일본과미국, 러시아쪽에도접근해자료를취합해보려고했는데, 이미어떤자료는국내다른기관들이받아가보관하고있는경우도있었다 며 국가기록관리총괄책임을맡게할필요가있다 고말했다. 김이사장은 2003년 4월부터국가기록원의전신인 정부기록보존소 소장을지내면서임기중국가기록원으로기관명칭을바꾸고조직을확대개편했다. 김이사장은 당시 나라기록관 을성남에건립하면서역대대통령별부스를만들어자료를정리하려다보니자료가별로없었다 고했다. 참고기사일제관련문서여러곳에흩어져각자어떤자료가있는지도몰라 ( 조선일보 2013년 11월 21일 ) 100
제 Ⅱ 장기록물관리프로세스 기록물이관시체크리스트 ( 예시 ) 기록물인수체크리스트 ( 안 ) 이관기관 : oo 부 이관일자 : 2014. 3. 30. 이관근거 : 자치행정과-111 이관수량 : 문서 20권,... 기록물주요내용 : 인사기록카드... 체크사항 결과 비고 1 이관공문사전시행여부 2 이관목록전산파일사전송부여부 3 이관목록전산파일점검여부 4 이관목록과기록물의일치여부 5 통지목록과이관목록의일치여부 6 사본이있는경우원본대조필표시여부 7 훼손기록물이있을시표시여부 8 편철 정리상태 1) 보존용표지사용여부 2) 색인목록부착여부 3) 철침등이물질제거여부 4) 보존상자 ( 봉투 ) 사용여부 9 기타참고사항 * 보존매체수록여부 - 이관목록에표기 기록물의진본여부확인이필요한경우진본여부추가확인 101
기록물관리실무 9. 기록물보존 ( 기록물원래모습그대로 ) 기록물을안전하게보존관리하기위해시설 장비기준에따라보존환경을유지하여야하며, 보존가치가높은중요기록물은이중보존해야합니다. 관련법령 : 법제21조, 제28조, 영제38조, 제39조, 제60조 관련표준 : [ 기록관및특수기록관시설 환경표준 ](NAK/S 12:2011)(v1.1), [ 기록물매체수록기준 ](NAK/A 7:2011)(v.2.0) 가. 기록물보존이란? 기록물보존이란음식물의부패를지연 방지하기위해냉장보관하거나방부처리하듯이, 기록물을원래의모습그대로장기간유지하기위해최적의보존환경에서잘보관하는것을말합니다. 훼손된기록물을복원처리하는것은기록물보존의확대된의미라고할수있습니다. 나. 기록물이방치되면어떻게되나요? 기록은종이 사진 필름 자기매체등다양한매체에수록되어있습니다. 만약기록물이방치된다면주위환경에따라매체별로다양하게훼손이발생합니다. 예를들어, 종이기록물은고온다습한환경에놓이면곰팡이나좀벌레등에의해심각하게훼손되고, 강한햇빛에노출되면누렇게변색됩니다. 곰팡이좀벌레직사광선 102
제 Ⅱ 장기록물관리프로세스 다. 기록물의훼손예방을위해서는어떻게취급해야하나요? 기록물의훼손방지를위해서는우선기록물을취급할때파손되지않도록조심스럽게다루어야합니다. 또한먼지나직사광선을차단하고, 통풍이원활하여온도및습도유지가용이한깨끗한장소에보관해야합니다. 자기매체는자석및전자석등자기장발생원이없는곳에보관 라. 기록물을장기간보존하기위해서는어떻게해야하나요? 기록물을전문보존공간으로이관한후적절한보존환경속에서전문인력이체계적으로관리하여야합니다. 또한기록물의수명을연장하기위해서는기록물의훼손원인을분석하여그원인을예방하거나제거해야합니다. 기록물유형별시설 장비및보존환경기준 ( 시행령별표 6 참조 ) 보존서고 장비 보존환경유지기준 구분종이기록물전자기록물시청각기록물 * 행정박물 * 고정식 ( m2 ) 1만권당 99 1십만장당 80 오디오 1만개당 30 비디오 1만개당 68 사진필름앨범 1만권 236 영화필름 1천캔당 30 이동식 고정식면적의 40~60 퍼센트내외 보존대상량실소요공간 공기조화설비 항온 항습설비 온습도계 서고당 1대 소화설비 가스식휴대형소화기 / 자동소화설비 *( 보존서고는가스식 ) 보안장비 이중잠금장치 / 폐쇄회로감시장치 * 소독장비 설치 온도 ( ) 18 ~ 22 18 ~ 22 필름매체류 : -2 ~ 2 자기매체류 : 13 ~ 17 18 ~ 22 필름매체류 : 25 ~ 35 습도 (%) 40 ~ 55 35 ~ 45 40 ~ 50 자기매체류 : 35 ~ 45 조명보존서고 100~300lux, 전시관 50~200lux ( 원본전시기준 ) ( * ) : 특수기록관의시설 장비및환경기준 103
기록물관리실무 마. 중요한기록물은왜이중보존하도록하고있나요? 일반적으로모든사물은최적의보존환경속에서도시간이지남에따라그상태가점점나빠지며, 예기치못했던홍수나화재등의재난발생으로손실될수있습니다. 이를보완하기위해서중요한기록물은새로운매체에본래생산된모습그대로기록을옮겨담아이중으로보존할수있도록한것입니다. 사례 정부합동감사 1. 00시 00구등은항온항습설비가설치되어있지않아중요기록물을안정적으로보존하기에부적합함. 또한서가배치기준및정수점검미수행, 기록물의재난 보안대책미수립등기록관보존서고제반장비및운영이부실하게나타남 (00시정부합동감사결과 ) Q &A Q : 전자기록물은어디에저장하나요? A : 전자기록물은천공카드, 플로피디스켓, 하드디스크, 광디스크등 2진수즉, 0 또는 1 (on 또는 off) 을구현할수있는모든재료에저장할수있습니다. 예 ) 종이 : 천공카드 ( 빛의투과여부 ), 자성체 : 자기디스크 (N극과 S극 ), 플라스틱류 : 광디스크 ( 빛의반사여부 ) Q : 전자기록물은저장매체만잘보존하면되나요? A : 전자기록물은컴퓨터와특정소프트웨어를사용하여작성되거나재생되기때문에저장매체를구동할수있는하드웨어 (Hardware) 와소프트웨어 (Software) 가없다면기록을재생시킬수없습니다. 따라서, 저장매체와하드웨어와소프트웨어를함께보존하거나, 특정하드웨어와소프트웨어에의존하지않도록보존처리하는등의방법을사용해야합니다. 국가기록원에서는하드웨어와소프트웨어에의존하지않도록보존포맷으로변환하고있음. 104
제 Ⅱ 장기록물관리프로세스 기록관련보도기사 A 시문서보존실폭발사고 A시문서보존실에서오작동으로추정되는하론소화기폭발사고가발생해작업을하고있던인부 2명이병원으로이송됐다. 9월 21일오전시청후관동 1층문서보존실에서사무실재배치문서고이전공사를위해철거작업을하던중하론소화기가폭발한것으로알려졌다. 이로인해작업을하던인부 2명이출동한 119 구급차로병원으로이송됐으며다행히큰부상은입지않은것으로전해졌다. ( 중략 ) 앞서 A시에서는지난 1월 3일오전후관동 5층옥상문서고에서화재가발생해직원들이대피하는소동이벌어지면서업무가중단됐었다. 참고기사 A시청문서보존실폭발사고 ( 충청일보, 2011년 9월 12일 ) OO 공사직원 흡연 으로인한문서고화재 OO공사 B지역본부문서보관소에서담뱃불로추정되는화재가발생해직원들이긴급진화에나서는등소동이벌어졌다. B소방재난본부와 OO공사등에따르면 30일오후 OO공사 B지역본부 8층문서고내휴지통에서불이나직원이 119에신고했다. ( 중략 ) 경찰과소방당국은 OO공사직원이문서고내에서담배를피운뒤불을다끄지않고휴지통에버려화재가난것으로보고있다. 참고기사 OO공사직원 흡연금지 문서창고서담배피우다화재 (CBS, 2011 년 3월 31일 ) 105
기록물관리실무 기록관련보도기사 대형화재막은춘천시청공무원 이자료들을잃어버리면나중에시민과후배들의얼굴을볼낯이없을것같았다. 자료를지켜야한다는생각뿐이었다. 자칫큰불로번질뻔한화재현장에용감하게뛰어들어피해를막은공무원이주변의본보기가되고있다. ( 중략 ) 14일오후 1시 41분께뭔가폭발하는듯 ' 꽝 ' 하는소리가민원인들이들어찬종합민원실건물을흔들었다. 다들영문을몰라두리번거리는사이민원실내지적과로연결된철재서고문을열고ㅇ모씨등직원 3명이아연실색한얼굴로쏟아지듯뛰쳐나왔다. 밀폐된서고안에서옛토지대장과지적도면관련서류들을전산화하는작업을하던직원들이었다. ( 중략 ) ㅇㅇㅇ지적과장이직원들과민원인들을대피시키는사이, 정계장은소방서에신고를당부하고나서생각할겨를도없이분말소화기를들고서고안으로들어갔다. 불길은이미벽을뚫고책장사이사이로시커먼연기를내뿜고있었다. 천장까지새까맣게그을릴정도로불길이타오르는상황을무릅쓰고초동진화작업을벌인정계장은 소중하게보존해야할자료들이잿더미가되도록내버려둘수는없었다 고말했다. 이내ㅇㅇㅇ주무관, ㅇㅇㅇ주무관, ㅇㅇㅇ주무관도소화기를들고서고안으로뛰어들었다. 뜨거운불길과연기속에 5초이상버티기어려웠다. 숨을참은채서고안에들어가진화를하고뛰쳐나오기를수십번. ( 중략 ) 이번화재로서고벽쪽에있던지적도면관련서류철일부가그을리거나탔지만, 중대한손실은발생하지않았다. ㅇ계장은 토지대장은이미대부분전산화가돼있고지적도면관련서류도보존기간이지난것들이많지만, 모두지역토지개발의역사를보여주는소중한자료들 이라며 평소급할때일수록침착하게행동해온습관덕에우왕좌왕하지않을수있었던것같다 며웃었다. 당시화재현장에출동해진화작업을펼쳤던ㅇㅇㅇ춘천소방서화재조사반담당은 초기에공무원들이자체진화작업을펼치며시간을벌어줘화재진압에큰도움이됐다 면서 시청측에서종이로된자료들이젖지않도록신경써달라고부탁해최대한배려했다 고말했다. 참고기사변압기폭발대형화재막은춘천시청공무원 ( 연합뉴스 2013년 3월 14일 ) 춘천시청화재로일대정전 민원업무차질 ( 스포츠서울 2013년 3월 14일 ) 106
제 Ⅱ 장기록물관리프로세스 10. 기록물공개 ( 기관의신뢰를높이는방법 ) 공공기관은소관기록물관리기관으로기록물을이관하고자하는때에는당해기록물의공개여부를재분류하여이관해야합니다. 관련법령 : 법제35조, 영제72조 관련표준 : [ 기록물공개관리업무 ](NAK/S 19-1:2012)(v1.1) 제1부 : 기록물생산부서및기록관 가. 공공기관의정보공개에관한법률 과기록물공개분류는어떤관련이있나요? 정보공개법은공공기관이보유기록물을적극적으로공개하고자유로운접근을보장함으로써국민의알권리를충족시키고, 행정의투명성을확보할수있게하는것을목적으로하고있습니다. 그런데최초의정보공개여부에대한판단은처리과기록물생산자에의해결정됩니다. 공공기관이공개하는행정정보는대부분기록물로이루어져있습니다. 기록물의생산자는업무의성격과내용에따라공개여부를정확하게분류하는것이매우중요합니다. 나. 기록물공개재분류란? 공개재분류 는공공기록물법제35조에따라기록물의공개여부를다시분류하는것을의미합니다. 공개로결정된기록물은비공개할사유가없다고결정한것을의미합니다. 공개재분류의대상이되는기록물은비공개나부분공개인기록물을공개나부분공개등으로다시분류하는것을말합니다. 공개재분류는기록물이생산또는접수될때등록된공개여부정보를정해진주기에맞추어재검토하도록한것입니다. 주기적으로공개여부를재검토하여많은기록물이폭넓게활용될수있도록하여야합니다. 공공기록물법에서는기록물정리 이관 107
기록물관리실무 시비공개기록물의공개여부를재조정하거나, 재분류된연도부터매 5 년마다공 개여부를재분류하도록하고있습니다. 다. 처리과에서공개분류는언제하나요? 처리과에서의기록물공개여부구분은기록관으로기록물을이관할때까지 3 차례이루어집니다. 첫째는기록물을생산하여등록하는시점으로, 이때담당자가기록물의내용을검토하여공개여부를판단하여등록하게됩니다. 둘째는전년도에생산이종결되어추가적인생산이없는기록물을정리할때생산시점에부여된공개여부를확인하는것입니다. 셋째는기록물을기록관으로이관할때공개여부를재분류하게됩니다. 이때동일유사유형의기록물에공개기준을동일하게적용하여일관성을유지하는것이중요합니다. 역대청와대정보공개부실, 처리대장도거의작성안해 참여정부공개율 84% 최고, 박근혜정부 6 건중 2 건공개 ( 서울신문, 2013 년 5 월 24 일 ) 정보공개법제정이후역대정부청와대가법에규정된정보공개처리대장도제대로작성하지않는등정보공개제도를대부분부실하게운영한것으로드러났다. 1998년 1월제정된정보공개법은해당기관별로정보공개처리대장을만들도록규정하고있다. ( 중략 ) 참여정부청와대의대통령비서실은 508건의정보공개청구를받아 431건을공개처분했다. 84.85% 의공개율이다. ( 중략 ) 이명박정부청와대는 442건의정보공개청구건을받아그중 257건을공개했다. ( 중략 ) 정보공개비율은 58.15% 에그쳐법제정이후정부청와대중가장낮았다. ( 중략 ) 박근혜정부대통령비서실은지난 2월 25일출범이후지난달말까지 6건의정보공개청구를받아 2건공개, 1건비공개, 3건정보부존재로결정했다. 108
제 Ⅱ 장기록물관리프로세스 라. 공개재분류대상기록물에대한의견서는어떻게작성하나요? 1 기록물관리기관은보유하는비공개기록물에대하여 5년마다공개여부를재분류해야합니다. 이때기록관담당자는기록물을생산한처리과를대상으로재분류대상기록물의공개재분류의견조회를합니다. 2 기록관으로부터의견조회서를접수하면, 처리과의기록물관리책임자는기록관이발송한의견조회서를바탕으로각기록물건에대한의견을작성합니다. 의견작성시에는그근거를명시해야합니다. 예를들어, 기록물의비공개의견을작성할때는비공개에대한사유를명시해야합니다. 의견작성시공개재분류기록물기준서및검토서, 기록관리기준표, 비공개대상정보의세부기준을참고하여작성합니다. 또한유사한유형의기록물에공개기준을동일하게적용하여일관성을유지하는것이중요합니다. 마. 작성한의견서는어떻게처리하나요? 처리과의기록물관리책임자는작성한의견서를부서장에게보고합니다. 부서장은의견서를검토하여적정한지여부를판단합니다. 결재가끝나면처리과의기록물관리책임자는해당처리과의공개재분류의견서를통해기록관에제출합니다. 109
기록물관리실무 Q &A Q : 공개구분은어떻게하나요? A : 공개여부구분은건단위로표시하며비공개인경우, 공공기관의정보공개에관한법률 제9조에의한비공개사유도함께표시하여등록합니다. 기록물의내용이이미외부에공포되었거나기간의경과등으로인하여비공개보호의필요성이소멸된기록물의경우에는반드시공개로재분류합니다. Q : 비공개대상정보의범위에관한세부기준은무엇인가요? A : 공공기관의정보공개에관한법률, 공공기관의개인정보보호에관한법률 및다른법령의기준에일치하도록각급기관은기관별로업무의성격을고려하여비공개대상정보의범위에관한세부기준을수립해야합니다. 기록관에서는실효성있는비공개대상정보의세부기준운영을위한조치를강구해야합니다. 즉소관기관의공개 비공개기록물현황조사및유형분석등을통하여내실있는기준이수립될수있도록노력하고, 비공개대상정보의세부기준은각급기관에구성된정보공개심의회심의를통해확정합니다. Q : 통일 외교 안보 수사 정보분야비공개기록물은생산기관에의견조회를하는데생산기관의견이전적으로반영되는지요? A : 공공기록물법제35조제5항에의하면통일 외교 안보 수사정보분야비공개기록물은생산기관의견조회및협의를거쳐공개를결정합니다. 즉, 생산기관의견을반영하되, 공공기록물법및 공공기관의정보공개에관한법률 등공개관련규정을준수하여협의조정하게됩니다. 의견조회시생산기관이비공개의견을제출하는경우에는비공개사유및공개가능시기등 110
제 Ⅱ 장기록물관리프로세스 을포함해야합니다. Q : 영구기록물관리기관으로이관한비공개기록물중비공개기간의연장이필요한경우에는어떻게하나요? A : 공공기록물법시행령제72조제3항에의하면보존기간기산일부터 30년이경과하는해의전년도말까지당해공공기관의장이연장시기및사유등을영구기록물관리기관의장에게제출해야합니다. 미제출시에는 30년경과공개원칙이적용되어자동으로공개됩니다. Q : 개인정보는이용이끝나면즉시파기하라고하는데, 공공기록법에서는모든기록물을보존기간동안보관해야한다고합니다. 개인정보보호법에따라서파기하는것이맞나요? 공공기록법에따라관리해야하나요? A : 두개의법에적용을받아상충되는듯이보이는상황이생기면일반법과특별법의관계에서살펴보아야합니다. 두개의법모두각각의영역에서일반법에해당됩니다. 그러나이경우처럼상충되는부분이발생하면특별법적성격을지닌것이우선한다고보아야합니다. 개인정보라는측면에서보았을때공공기록법이개인정보의처리에대한특별법에해당한다고볼수있습니다. 따라서개인정보를포함한업무상생산, 취득, 이용, 관리되고있는기록물은업무활용이종료된개인정보는공공기록법에따라관리하다가보존기간이경과한후평가를통해서폐기가되도록해야합니다. 111
기록물관리실무 기록물관련보도기사 딸아이처방전이왜여기에 개인정보유출심각병원처방전보존기간이후폐기처리등관리감독강화해야 길을걷다바닥에떨어진병원처방전을주어서보았는데자신의딸아이병원처방전이었다면그기분이어떨까? 정말황당하고섬뜩한일일것이다. 그런데그황당한일이충남아산시에서일어났다. 이같은사실을 <C 뉴스 041> 에제보한 A 씨에따르면지난 4 월 2 일오전 9 시께아산시소재한고물상앞을지나다땅바닥에종이한장이나뒹굴고있어주어살펴보니딸아이병원처방전이었다는것. A 씨는 보호되어야할개인정보가담긴병원처방전이고물상주변에나뒹굴고있는지이해할수없다. 아마도고물상에폐지로넘겨진것같다. 면서 이렇게유출된개인정보들이범죄에악용될수있기때문에처방전을취급한약국은각성해야할것이며관계당국에서는이에대한관리감독을강화해야할것 이라며분통을터뜨렸다. 또한 A 씨가딸아이처방전을발견했다는장소와떨어진인근마을과곡교천주변에서도 2008 년 6 월에발행된다른사람의처방전이발견되었으며그처방전에는환자이름과주민등록번호, 처방내용까지상세히적혀있어시민들의소중한개인정보가자신도모르게유출되고있다는사실이재차확인돼관계당국에서는약사법에명시된병원처방전보존기간이후폐기처리등에대한관리감독도철저를기해야할것으로보인다. 이에아산시보건소관계자는 처방전의경우약사법에의해 2 년간보관하도록돼있으며이번에유출됐다는처방전은 2 년이지난것으로약국에서폐쇄기를이용해처리했어야한다. 면서 보건소에서는 2 년이지나지않은처방전에대해서는약국에서잘보관하고있는지정기적으로지도 점검을실시하고있지만처방전이유출된것에대해전혀몰랐다. 정확한진상을파악해관계법령에의해행정적조치를취할것 이라고밝혔다. 한편처방전을 2 년간보관하도록되어있는약사법보존기간과는달리 2011 년 3 월제정된개인정보보호법에따르면 개인정보 란살아있는개인에관한정보로서성명, 주민등록번호및영상등을통하여개인을알아볼수있는정보로다른사람의개인정보를훼손, 멸실, 변경, 위조또는유출하는행위는 5 년이하의징역또는 5 천만원이하의벌금에처한다고되어있으며보유기간의경과한경우지체없이그개인정보를파기하여야한다. 개인정보를파기할때는전자파일의경우복원이불가능하도록영구삭제하고기록물과서면등은파쇄나소각해야한다. 참고기사 딸아이처방전이왜여기에 개인정보유출심각 (C 뉴스, 2012 년 4 월 18 일 ) 112
제 Ⅱ 장기록물관리프로세스 기록물관련보도기사 정부기록 무단방치 폐기 수두룩 - 작년 229개기관실태조사 : 방호원등비전문가허술관리, 기록관운영수준전년보다후퇴- 국가기록원이지난해중앙행정기관과시 도교육청, 특별지방행정기관등 229개기관을대상으로기록관리실태를평가한결과, 기록관운영이나기록관리업무등전반적수준이전년도보다오히려후퇴한것으로나타났다. 기록관리수준이기관별로들쭉날쭉한데다기록관리인식도여전히낮기때문인것으로지목됐다. 투명사회를위한정보공개센터가국가기록원에 2009, 2010년기록관리평가결과를정보공개청구한자료에따르면, 지난해평가총점은 67.8점으로전년도 70.9점에비해오히려낮아졌다. 분야별로보면기록관리지도 점검, 처리과담당교육, 열람실기준준수등기록관운영이 73.9점에서 70.1점으로기록물보유현황관리, 기록물이관, 기록물평가 폐기등기록관리업무는 70.6점에서 65.8점으로크게낮아졌다중앙부처는상대적으로점수가높았지만지방경찰청, 지방검찰청등특별지방행정기관은 53점, 공사는 54.4점, 교육지원청은 63.2점으로기관유형별편차가컸다. 점수가낮은기관은전문요원미배치, 담당자의잦은교체가원인으로지적됐다. 지적된사례들을보면기록물평가 폐기때법령절차를준수하지않고무단으로폐기한곳이적지않았다. 기록관전문요원대행자로업무를맡기어려운청사방호원을지정한경우도있었다. A지방고용노동청과 B교육지원청은문서고를물품보관용창고로사용하고있었고, C지방고용노동청은빈서가가있는데도불구하고기록물을장기간서고통로에무단방치하다적발됐다. 국가기록원관계자는 담당자의잦은인사이동으로업무파악이안되거나감독미흡등전문인력과기록관리인식이부족한경우가여전히많았다. 고밝혔다. 참고기사정부기록 무단방치 폐기 수두룩 ( 서울신문, 2011년 7월 12일 ) 정부문서고가물품창고로쓰이다니 ( 서울신문, 2011년 7월 12일 ) 113
기록물관리실무 기록물관리체크리스트 직접적어보세요 우리기관 ( 과 ) 의기록관리점수는? 점 1. 우리과의기록물철명중 ~ 관련 ( 관계 ) 철은없다. 2. 우리과에서생산된회의록은잘등록되고있다. 3. 우리과의연간업무계획은등록되어있다. 4. 우리과의주요행사사진은등록되고있다. 문항 yes no 5. 간행물발간시국가기록원에발간등록번호신청을해본적이있다. 6. FAX 로접수한문서도등록하고있다. 7. 진행문서형파일을사용하고있다. 8. 기록물철표지와목록은전산출력해서사용하고있다. 9. 기록물편철시구멍을뚫지않는다. 10. 기록물편철시문서생산일자순으로정리하고있다. 11. 기록물정리시기록물의공개 비공개여부를확인하고있다. 12. 매년기록관으로생산현황보고를하고있다. 13. 비밀기록물도매년생산현황보고를하고있다. 14. 기록관으로기록물을이관하고있다. 15. 기록물의이관시기를연장할때에기록물이관연기신청서를작성한다. 16. 비치기록물의이관시기는기록관리기준표 ( 기록물분류기준표 ) 에따로지정되어있다. 17. 폐기대상기록물에대한처리과의의견을제시하고있다. 18. 우리과는기록물관리책임자를지정하고있다. 19. 1 년에한번이상기록관리교육을받고있다. 20. 기록물정리는전직원이같이하고있다. 15 점 ~20 점 : 우수 10 점 ~14 점 : 보통 10 점이하 : 미흡 114
제 Ⅲ 장 특수기록물유형별관리
제 Ⅲ 장 특수기록물유형별관리 Ⅲ. 특수기록물유형별관리 1. 시청각기록물 ( 중요행사는생생하게남겨야 ) 시청각기록물은공공기록물법에서조사 연구서또는검토서, 회의록과함께생산의무대상으로분류하였습니다. 전자기록생산시스템으로등록관리함을원칙으로하며, 해당업무의시행전과시행과정및시행후의주요상황을체계적으로파악할수있도록관리해야합니다. 관련법령 : 법제 17 조, 제 23 조, 영제 19 조, 제 56 조 관련표준 : [ 특수유형기록물관리 ](NAK/G 1-2:2009)(v2.0) 제 2 부 : 시청각기록물 가. 시청각기록물이란? 각급기관의주요업무와관련하여현장의생생한느낌을있는그대로기록하고전달할수있도록영상과음성을다양한매체에수록한것을말합니다. 형태적으로는사진 필름 테이프 음반 디스크 오디오 비디오 영화필름 멀티미디어콘텐츠등정보를전달할수있는매체를포괄적으로말합니다. 동영상화일 이미지화일 나. 시청각기록물관리는왜필요한가요? 시청각기록물은국가의중요사항에대한현장의모습을있는그대로전달해주는기록으로, 일반문서보다전달효과가뛰어납니다. 최근정보네트워크가매우빠른속도로구축 확산됨에따라디지털형태의시청각기록물생산이급증하 117
기록물관리실무 면서기록물중에서차지하는비중은날로커져가고있습니다. 시청각기록물도일반기록물과마찬가지로역사적 행정적 증빙적가치를최대한반영하여당시의상황을후대에사실감있게전달해야합니다. 다. 시청각기록물생산은어떻게하나요? 시청각기록물생산전담부서가있는경우처리과로부터요청이있을때행사계획에따라시청각기록물을생산합니다. 생산된시청각기록물에는제목또는행사명, 내용요약, 주요인물등에대한정보가함께기록으로유지되도록해야합니다. 시청각기록물생산전담부서가없을경우에는소관부서및업무담당자가직접시청각기록물을생산합니다. 시청각기록물은시행전과시행과정, 시행후의주요상황이파악될수있도록사안별로시간의경과에따라생산되어야합니다. 라. 시청각기록물은어떻게등록하나요? 시청각기록물은생산과동시에전자기록생산시스템을통해등록하여야하며, 기록물등록시본문과첨부물의규격차가심하거나상호다른매체로구성되어있을경우첨부물을별도로분리등록해야합니다. 이때첨부물의등록번호는본문의생산등록번호또는접수등록번호에첨부일련번호를추가한번호로구성합니다. 전자문서시스템 < 시스템별등록방법 > 1 기록물철등록부에서시청각기록물철생성 2 기록물철생성시기록물형태 ( 사진 필름류 / 녹음 동영상류등 ) 를정확히선택 3 전자문서시스템등록대장에서등록버튼선택 4 기록물등록화면에서기록관리등록사항입력 * 등록사항 : 기록물철제목, 기록물건제목, 등록구분, 열람범위, 문서구분, 업무담당자, 결재일자, 쪽수, 생산연도, 생산기관, 등록번호, 공개구분, 내용요약, 기록물형태등 업무관리시스템 118
제 Ⅲ 장 특수기록물유형별관리 1 전자문서 문서등록대장의메뉴중 비전자문서 선택 2 생산비전자문서등록 혹은 접수비전자문서등록 선택 3 등록화면에세부입력사항등록 - 문서정보 : 제목, 과제카드명, 관련정보, 문서요지, 붙임 - 경로정보 : 기안자, 결재자, 기안일자, 결재일자 - 시행정보 : 생산등록번호, 등록일자, 공개여부 - 관리정보 : 열람범위, 등록구분, 기록물형태등 < 시청각기록물생산의무대상기록물 > 주요직위자의업무관련활동과인물사진 다수의외국국가원수또는행정수반이참석하는국제회의 국가및지방자치단체의주요행사 ( 대통령취임식등 ) 국장, 국민장등장의행사와국가적차원에서추진이필요한국제행사또는체육행사 국제기구또는외국과의조약협약협정의정서교류등의추진과관련된주요활동 대규모토목 건축공사등의실시로본래의모습을찾기어렵게되는사항 철거또는개축등으로사라지게되는건축물이나각종형태의구조물이사료적가치가높아시청각기록물로그모습을보존할필요가있는사항 공공기관의장과중앙기록물관리기관의장이협의하여정한대규모사업 공사 증명적가치가매우높아그현장또는형상을시청각기록물로보존할필요가있는사항 국내최초의출현물로서사료적가치가높은사항등 디지털카메라를사용한정지이미지는 2M 픽셀또는최소 1,600 1,200 픽셀이상으로생산및보존해야합니다. 전자기록생산시스템에서는 1회에탑재가능한전자파일의크기가제한되기때문에별도의전자매체를활용하여등록해야합니다. 119
기록물관리실무 < 유형별저장매체 > 정지이미지 : CD-R, DVD-R 등에수록하여등록 사운드 : CD-R, DVD-R, DAT 등에수록하여등록 동영상 : DVD-R, HD-DVD, 디지털비디오테이프등에수록하여등록 마. 시청각기록물은어떻게편철하나요? 물리적으로생산되는시청각기록물은사안별로기록물철을만들어편철 정리합니다. 사진 필름류는재질별로적절한포장재료를선택하여안전하게보관합니다. 사안별로사진 필름류보존봉투를사용하여편철하고, 보존봉투왼쪽상단에분류번호 ( 등록및접수번호 ) 를기입합니다. 이때관련내용이이해될수있도록행사진행의흐름에맞추어배열, 정리하는것이중요합니다. 35 mm 120 mm 4 5( 원판필름 ) < 사진 필름 > < 보존봉투 > < 편철모습 > [ 보존봉투를이용한편철모습 ] 또한영화필름은같은내용의경우하나의관리번호를부여합니다. 캔으로된 보호케이스를사용하는영화필름은캔중앙상단과배면에등록번호, 제목등을 표기하며, 영화필름캔은반드시뉘어서보관합니다. 120
제 Ⅲ 장 특수기록물유형별관리 < 매체 > < 보호케이스 > < 보관모습 > [ 영화필름편철모습 ] 한편, 오디오 비디오류는녹음및녹화시간이길어여러개의테이프로나뉘 어기록된경우각각의테이프마다관리번호를부여하며, 서가또는보관함등 에세워서보관합니다. < 매체 > < 보호케이스 > < 보관모습 > [ 비디오기록물편철모습 ] 광매체는개별보호케이스에넣어수직상태로보관하며, 펜이나매직펜등을 이용하되디스크표면에직접표기하지않습니다. 121
기록물관리실무 < 매체 > < 보호케이스 > < 보관모습 > [ 광매체의편철모습 ] 바. 시청각기록물정리시유의해야할사항은무엇인가요? <Checkpoint> 전자기록생산시스템에등록되지않은시청각기록물이있는지점검 등록정보와실제기록물상태가일치하는지, 원본과목록이일치하는지, 물리적상태가양호한지등점검 접근권한 공개여부 비밀여부를확인하고, 변경이필요한항목이있는지점검 미편철기록물이있는지, 재편철필요성이없는지점검 시청각기록물 ( 철또는건 ) 의보존기간이적정하게책정되었는지점검 시청각기록물의보존기간이일반문서류와비교할때상대적으로높게책정되는경향이있으나, 시청각기록물역시기록물의내용에따른정확한평가가이루어질필요가있음 생산등록번호또는접수등록번호가표시되지않은기록물이있는지점검 법에서정한규격의보존용봉투 ( 혹은용기 ) 에편철되었는지점검 사. 시청각기록물의생산현황통보는언제하나요? 일반기록물과같은주기로생산현황통보를하면됩니다. 즉, 처리과에서는매년 2월말까지기록물을정리한후 5월31일까지기록관및특수기록관에전년도생산기록물에대한생산현황을제출합니다. 기록관은 8월31일까지관할영구기록물관리기관으로이를제출해야합니다. 122
제 Ⅲ 장 특수기록물유형별관리 아. 시청각기록물이관은언제하나요? 시청각기록물의매체특성으로인하여이관시기는일반기록물과상이합니다. 보존기간 30년이상인시청각기록물에대하여는보존기간기산일로부터 5년이경과하기전에관할영구기록물관리기관으로이관해야합니다. 다만, 시청각기록물보존시설및장비의기준에적합한서고와관리장비를갖춘공공기관의경우또는부득이한사유로이관시기의연장이필요하다고인정되는때에는보존기간의기산일로부터 10년의범위내에서이관시기를연장할수있습니다. 사례 1 시청각기록물관리 ( 문화재청, 2009 년도 ) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 123
기록물관리실무 10 1 시청각기록물보존서고배치 4~6 사진 필름, 디스켓류편철 8 비디오편철 10 시청각기록물관리대장 2~3 디스켓및필름보존봉투보관 7 광매체편철 9 영화필름편철 사례 정부합동감사 1. 00시 00구등은업무와관련하여사진 필름류및동영상류시청각기록물생산하였지만, 사안별 ( 행사별 ) 로행사내용을알수있도록제목을설정하여전자기록생산시스템에등록해야하나이를등록하지않았으며, 더욱이시청각기록물을소관기록관으로미이관하여운영이부실하게나타남 (00시정부합동감사결과 ) 124
제 Ⅲ 장 특수기록물유형별관리 Q &A Q : 우리기관에서는법령에서말하는대통령사진이나역사적으로기념이될만한사진을생산하고있지않고, 단지기관의행사때찍은사진이나비디오테이프가있을뿐인데그것도시청각기록물로취급하여등록 관리해야하나요? A : 기관행사사진및테이프또한시청각기록물입니다. 공공기록물법제3조 ( 정의 ) 에 기록물이라함은공공기관이업무와관련하여생산또는접수한문서 도서 대장 카드 도면 시청각물 전자문서등모든형태의기록정보자료와행정박물을말한다. 라고되어있습니다. 따라서기관에서업무수행과정에서생산한시청각매체의기록은모두기록물로취급하여등록관리하여야합니다. Q : 시청각기록물은어디에어떻게등록해야합니까? 또분리등록이라는것이정확히무엇입니까? A : 각각의단위업무혹은단위과제에따라기록물철을만들어한건한건의기록물을등록하듯이, 시청각기록물도등록하여관리해야합니다. 어떤업무의결과물과함께생산된시청각기록물의경우에는분리등록하여일반문서와연계될수있도록하는것이좋습니다. 시청각기록물의경우일반기록물과달라생산과함께등록되지않으면생산맥락을유지하기어려운특성이있습니다. 따라서시청각기록물은반드시생산과동시에등록이될수있도록하는것이필요합니다. 홍보실등에서시청각기록물을전담하여생산하는경우에는시청각전용기록물철을만들어그곳에각각의시청각기록물을등록해야합니다. 그리고전자파일로생산된경우가아니라면, 사진, 필름, CD, 테이프등각매체에맞도록보존봉투에담아관리해야합니다. 125
기록물관리실무 2. 간행물 ( 발간등록번호를부여하자 ) 간행물발간등록제도는간행물을체계적으로수집 보존하여정부의정책수행결과를신속하게알리고행정자료로적극활용하고자시행하고있습니다. 관련법령 : 법제22조, 영제55조, 규칙제36~37 조 관련표준 : [ 특수유형기록물관리 ](NAK/G 1-1:2011)(v2.1) 제1부 : 간행물 가. 간행물이란? 간행물이란공공기관의업무수행및그결과를주요내용으로하여, 별도의제한없이다수에게제공하는것을목적으로편집 인쇄 간행한자료입니다. 주요간행물유형에는연감, 백서류, 통계집류, 업무편람, 사업보고서, 연구 조사 검토보고서, 사료집, 연혁집등이있습니다. 간행물은학술적 사료적 행정적으로가치가매우높은자료가많아국가정책입안및주요행정자료로이용됩니다. 나. 간행물발간등록번호를부여하면어떤효과가있나요? 간행물발간등록번호를부여하면정부간행물의발간현황등체계적인관리가가능하고기관의중요정책, 주요사업, 통계등다양한기록정보를보존 활용할수있습니다. 다. 간행물등록은언제하나요? 간행물은원고가완성되어간행물발간에대한결재를받은후발간등록신청을하며, 부여받은발간등록번호내역을첨부하여회계부서에인쇄의뢰합니다. 그리고각급공공기관의재무관및지출관은간행물발간관련경비지출전에당해간행물의발간등록번호부여여부를확인해야합니다. 126
제 Ⅲ 장 특수기록물유형별관리 [ 간행물발간등록및송부절차 ] 라. 부여받은번호는어떻게표기하나요? 발간등록번호의표기는식별이용이한정도의규격으로간행물의앞표지좌측상단에기재하는것을원칙으로하며, 발간등록번호 라고쓰고그아랫줄에발간등록번호를표기하면됩니다. 반드시 발간등록번호 라표기해야하며, 행정간행물등록번호 나 정부간행물등록번호 등의유사명칭은사용하지않습니다. 발간등록번호표기예 발간등록번호 11-1311153-000047-14 발간등록번호의외국어표기영어표기 : Government Publications Registration Number, 약자로 G.P.R.N. 일어및한자표기 : 發刊登錄番號 127
기록물관리실무 마. 발간간행물은어떻게처리하나요? 발간한간행물은발간후 15일이경과하기전까지중앙기록물관리기관, 관할영구기록물관리기관과기록관또는특수기록관에각 3부씩 6부를송부합니다. 최근에는처음부터전자책으로발간하거나간행물을수록한전자파일을함께납본받고있습니다. 간행물을송부할때납본시에받은전자파일도복사하여함께송부합니다. 관할영구기록물관리기관이아직설치되지않은기관은중앙기록물관리기관 ( 국가기록원 ) 으로만 3부송부하고기록관이설치되지않은기관은행정자료실로 3부를송부합니다. 송부처주소 : 경기도성남시수정구대왕판교로 851번길 30번국가기록원사회 / 경제 / 특수기록관리과 바. 모든간행물은발간등록번호를받아야하나요? 공공기관에서생산또는접수하면서함께등록되는기록물, 영구기록물관리기관의장이보존및활용가치가낮다고정한간행물은발간등록번호부여를생략할수있습니다. 1. 발간형태별 [ 간행물발간등록생략대상유형목록 ] 유형구분형태사례 1 소책자 수첩류메모형수첩, 포켓식고혈압건강수첩, 당뇨건강수첩등 팸플릿, 리플렛등 50p 분량내외자료행사안내, 소식지, 길라잡이등 지침서, 핸드북특정업무에대한지침서소방현장대응지침, 안전관리매뉴얼등 속보류빠른전달을위한인쇄자료주요경제통계속보등 2 만화 만화자료 국가정책이나국민의일상관련문제를알기쉽게만화로작성 - 알고나면안심... - 야호! 코리아! - 만화로읽는구미시정등 128
제 Ⅲ 장 특수기록물유형별관리 유형구분형태사례 3 신문 기관신문 기관의동향, 소식등을신문형식으로발행 - 진주시보, 중구소식, 아산시정, 제주교육리뷰, 동부교육소식등 - 청사초롱, 신문협회보, 경우신문, 한국경비협회보등 - 2000 광주비엔날레 4 추록 추록분 규정이나지침의추록분만발행 심사지침서가제본 2. 수록내용별 유형구분형태사례 1 홍보자료 2 교육자료 일반국민홍보용 정책홍보용 소식지안내지 국민의일상과관련해서알기쉽게홍보하기위한자료 국가중요시책에대한계획적홍보자료 한기관의동향, 행사소식등을안내하기위해작성 - 에너지절약을생활화... - 사이버정보마당 : 각종사이트, 교육정책소개 - 청소년수련시설안내서 : 만화, 삽화가대부분 - 알기쉬운열린교육 - 밝고건강한우리부만들기 - 통계바다 - 건설정보화사업홍보자료 - 대전의명품요리 : 요리책자 - 수자원공사화보형홍보물 - 영농순회교재, 영농교육교재 - 요즘경제현안... - 세금정책... - 55 년의만남... : 엽서, 접히는자료포함 - Pictorial Korea : 영문홍보잡지 - 방사선보건 - 서부장학, 월드컵코리아 2002 뉴스, 저작권소식등 - 중랑의회보, 민족문화추진회보등 홍보브로슈어투자자들에게홍보하기위한내용 - 진주시투자환경등홍보인쇄물 장학자료장학지도, 장학교재교육과정에의한장학자료 학습교재 교육원발간교재 사용자매뉴얼 색칠, 붙이기, 한자연습, 학습자료등학습내용을연습또는일기식으로기록하는자료 교육원발간교재및활동자료 시스템사용매뉴얼 - 신문교육활용자료 - 국어과학습부진아지도자료 - 유아과학활동자료등 - 외국어교육교재, 직무연수교재등 - NEIS 사용매뉴얼 - 기타특정프로그램매뉴얼 129
기록물관리실무 유형구분형태사례 2 교육자료 3 공보자료 4 행사결과물 5 일반문서류 사용자매뉴얼 영농교재 교과서 관보, 구보, 군보, 시보 보도자료 문집, 글모음집 시스템사용매뉴얼 농어민을상대로농수산물을수확하기위한교육교재 초 중 고등학교과목별교과서 - NEIS 사용매뉴얼 - 기타특정프로그램매뉴얼 농업기술센터교육교재등 초 중 고등학교각과목별교과서는매우광범위하고내용상발간등록의가치가적음 정부및각지자체에서발간관보 : 기록물로이관 관리됨 대부분인터넷에도게재하며간단히프린트하여발행 독서회및학습결과물로참가자의글을모아발간 서울시소비자물가, 생산물가동향 ( 월간 ) 글모음집, 시집, 활동집 귀국보고서국외출장및연수결과보고서해외연수귀국보고서 : 국외출장연수정보시스템에서관리 인쇄물 인쇄물을단순히상철한것 - 주요구정추진계획 ( 월간 ) - 확대간부회의서류 - 준비상황보고서 - 중구회의 ( 임시회 ) 심의 ( 안 ) 이외에상급기관이나타기관에서생산된간행물을가공하여발간한간행물은생략대상에포함됨 예 ) - 국가기록원에서발간한 공공기관의기록관리실무 를참고로각기관에서발간된 청의기록관리실무 - 행정안전부에서발간한 정보공개운영제도매뉴얼 을참고로각기관에서발간된 광역시의정보공개운영매뉴얼 사례 정부합동감사 시본청및군, 구의일부처리과에서는간행물을발간하였음에도발간등록번호를부여받지않고발간하는등간행물관리절차를따르지않았다. (00광역시정부합동감사결과 ) 130
제 Ⅲ 장 특수기록물유형별관리 Q &A Q : 연속으로발행되는간행물은간행될때마다번호를새로받아야하나요? A : 연속간행물은최초에한번발간등록번호신청을하며, 그이후발간되는동종간행물은최초부여받은발간등록번호를계속사용할수있습니다. 책자와 CD형태로동시발간한때에는동일한발간등록번호를사용할수있습니다. 반면, 다권본 ( 동일제목으로여러권으로구성 ) 이나총서형식으로발간할때에는각권별로별개의발간등록번호를사용해야합니다. 또한같은내용의간행물이나언어가다를경우나, 단행본으로개정 ( 수정 ) 판발간시에도별개의발간등록번호를사용해야합니다. Q : 신청서식의 저작물이용허락동의 는무엇을뜻합니까? A : 저작물이용허락동의는발간등록신청하는간행물의인터넷원문서비스를제공하는데대한동의를뜻합니다. 정부의정책과수행결과가집약되어있는정부간행물을디지털화하여인터넷으로제공하는원문제공서비스는국민모두가시공간상의제약없이필요한자료에접근할수있게합니다. 이와같은서비스를제공하기위해서는저작권법에의거하여각급저작기관 ( 자 ) 으로부터저작물의이용허락을받아야합니다. Q : 발간한간행물에개인정보 ( 또는민감한사안 ) 가들어있어서열람공개하면곤란합니다. 이러한간행물도발간등록을해야합니까? A : 공공기관에서발간한간행물은단순홍보물등을제외하고모두발간등록번호를부여하게되어있습니다. 열람공개가불가능한간행물이라면신청양식작성시저작물이용동의와저작물공개여부를 동의안함 으로하시고사유와비공개기간을적어서제출하면됩니다. 131
기록물관리실무 Q : 간행물발간등록번호신청을했습니다. 번호를어디서확인하며, 발간등록번호를공문으로보내줍니까? A : 국가기록원홈페이지에서간행물발간등록번호를신청하셨던화면과동일한화면 ( 바로가기-발간등록신청 / 송부 ) 에서확인하실수있습니다. 발간등록번호부여에관한별도의공문은시행하지않습니다. 다만, 발간된간행물을국가기록원에송부하였을경우송부내역및발간등록번호부여내역을월 1 회공문으로보내드립니다. Q : 정부간행물발간등록번호를신청하려고합니다. 이간행물이 2권으로발간되는데각각따로발간등록번호를부여받아야합니까? A : 같은제목의간행물로서합집으로발간된것이라면 2권이라도동일한번호를신청하여사용하시면됩니다. 발간등록번호신청제목을공통된제목으로하고간행물발간할때제목외에소제목또는부제목을추가로표기하여발간합니다. Q : 연구용역보고서를지방자치단체소속기관으로발간했는데용역을의뢰한기관은중앙행정기관입니다. 발간등록번호를신청할때발행기관은연구용역보고서를발행한기관으로합니까아니면용역을발주한기관을발행기관으로해야합니까? A : 연구용역보고서는용역을발주한기관이발행기관이됩니다. 발간등록번호의기관코드는발행기관으로부여되므로용역을발주한기관코드가부여됩니다. Q : 발간등록번호신청후번호가부여되면변경할수있나요? A : 발간등록번호가부여되면변경이불가하므로인쇄본최종확정시에신청해야합니다. 그러나발간등록번호를부여받으신후간행물을인쇄하기전에간행물제목등이변경되었을경우국가기록원간행물담당자에게연락하여수정사항을반드시통보해야합니다. 단, 이경우에도발행기관이나발행주기의변경사항은수정할수없습니다. 132
제 Ⅲ 장 특수기록물유형별관리 3. 행정박물 ( 행정박물도기록물이다 ) 행정박물은공적업무수행과관련하여생산 활용한형상기록물로행정적역사적문화적예술적가치가높은기록물은이관하여활용되도록합니다. 관련법령 : 법제24조, 영제57조 관련표준 : [ 특수유형기록물관리 ](NAK/G 1-3:2011)(v2.0) 제3부 : 행정박물 가. 행정박물이란? 박물관의박물자료와같은것이라고생각하면쉽게이해될수있습니다. 다만, 행정박물은공적업무수행과정에서만들어진것으로행정적가치가추가된것입니다. 국가기록원에서는현재공공기관에서수집이관된관인, 훈장, 현판, 휘호, 깃발, 메달등업무수행과관련하여생산 활용한형상기록물로서행정적역사적 문화적 예술적가치가높은기록물을관리하고있습니다. 예를들어전직대통령이사용하던사무집기도의미있는행정박물의하나입니다. [ 박정희전대통령이사용하던결재용받침대와책상 ] 나. 행정박물의종류에는어떤것들이있나요? 행정박물은 1 관인류 2 상징물 기념물 3 사무집기류 4 기타등으로구분 됩니다. 자세한유형구분은아래표와같습니다. 133
기록물관리실무 유형관인류견본류상징류기념류상장 훈장류사무집기류그밖의유형 - 국새및기관장의직인등 범위 - 화폐, 우표, 훈 포장등의견본류및도안류 - 공공기관및공공업무와관련하여상징성을지니는현판, 기, 휘호, 모형, 의복, 공무용품등의상징물 - 공공기관의주요홍보, 행사, 활동중에생산된홍보물및기념물 - 국가를위한공로로수여받은훈장및포장 - 공공업무와관련하여수여받은상장 ( 패 ) 류 - 대통령, 국무총리등주요직위에있던사람이업무수행에사용하였던사무집기류등 - 영구기록물관리기관의장이지정한그밖의유형 다. 행정박물등록은어떻게하나요? 현재전자기록생산시스템은행정박물을등록 관리할수있도록되어있지않습니다. 따라서관리대상으로선별된행정박물은기록관또는특수기록관에서관리대장에등록하여관리해야합니다. 견본류, 선물류, 기념류, 상 훈장류등은생산직후등록을해야하며, 관인류, 기관상징류, 사무집기류등은해당행정박물의활용종료후등록하면됩니다. 라. 어떤내용을등록해야하나요? 행정박물관리대장은등록번호, 유형분류등의식별정보와제목, 생산부서및생산일자등의관리정보로구분하여기재합니다. 세부항목은아래표와같습니다. 등록번호 식별정보관련유형근거분류 재질분류 제목생산부서 생산일자 행정박물관리대장관리정보폐기입수입수일자일자경위 수량크기이미지주기비고보존장소 서가위치 134
제 Ⅲ 장 특수기록물유형별관리 마. 행정박물의이관은어떻게하나요? 공공기관이행정박물을생산, 접수또는취득하였을경우에는등록 관리하고, 생산현황보고시해당목록및등록정보를제출해야합니다. 영구기록물관리기관에서는보존가치가높은행정박물을이관대상으로지정 관리하고, 공공기관은이관사유발생시영구기록물관리기관으로이관해야합니다. 행정박물유형별이관시기는아래와같습니다. 유형관인류견본류상징류기념류상장 훈장류사무집기류기타 이관시기 - 신규관인제작, 명칭변경, 기관폐지등으로관인을폐기하는때 - 생산후 60일이내 - 명칭변경등으로신규상징물제작시 - 기관폐지시 - 행사, 사업종료시 - 수상후 1년이내 - 해당사무집기류활용종료시 - 영구기록물관리기관의장이지정한시기 Q &A Q : 관인류이관시주의해야할사항은무엇인가요? A : 처리과에서영구기록물관리기관으로직접이관하지않고기록관을거쳐이관합니다. 반드시폐기공고문을첨부하되, 우편별송을지양하고스캔등의방법을이용하여공문에파일로첨부합니다. 135
기록물관리실무 기록관련보도기사 수원시 행정박물 수집합니다 수원시는집에서잠자고있는 행정박물 을수집한다. 다소생소하게느껴질수있는 행정박물 이란공공기관에서업무수행과관련하여생산 활용한형상기록물로종이문서들이외의특수한유형을가진기록물의한종류이다. 수원시에서수집하는행정박물의대상으로는관인류, 견본류 ( 우표, 지폐 ), 상징류 ( 현판, 기, 휘호, 모형 ), 기념류 ( 수원시주요홍보물및기념물 ), 상 훈장류 ( 훈장, 포장, 상장패류 ), 선물류 ( 예술품 ) 등이해당된다. 문서, 도서, 대장, 시청각기록물, 간행물및동물, 식물, 음식등과같이영구보존할수없는물건들과수원시공공업무와관련되지않은순수박물들은수집에서제외된다. 수집된행정박물들은선별을통해수원시기록관에서보존되며향후수원시의홍보, 교육을위한전시혹은연구목적으로활용하게된다. 수원시관계자는 역사를뒷받침해줄중요기록물인행정박물의안전한보존과후대의활용을위하여많은시민들의참여를당부드린다 고말했다. 참고기사수원뉴스 (2012년 4월 2일 ) 136
제 Ⅲ 장 특수기록물유형별관리 4. 비밀기록물 ( 보안과보존의이중관리대상 ) 비밀기록물일때는비밀기록물관리체계안에서철저하게보호하고, 비밀해제및일반문서로재분류한후에는기록정보로적극적으로활용할수있도록합니다. 관련법령 : 법제32조 ~34조, 영제66조 ~71조 관련표준 : [ 비밀기록물관리 ](NAK/S 20:2012)(v1.1) 가. 비밀기록물은무엇인가요? 비밀기록물은기록정보의내용이누설될경우국가안전보장에유해로운결과를초래할우려가있는국가기밀로, 비밀보호정도에따라 Ⅰ급, Ⅱ급, Ⅲ급으로분류합니다. 나. 비밀기록물보호기간과보존기간은어떻게다른가요? 비밀기록물은일반기록물과달리기록물의비밀보호기간과보존기간을동시에책정해야합니다. 보호기간은비밀로보호하여야할기간으로철저한보안이요구됩니다. 보존기간은비밀기록물을보존 관리하는기간을말합니다. 비밀기록물을생산할때비밀기록물원본에비밀보호기간및보존기간을함께책정하 137
기록물관리실무 여보존기간만료시까지관리해야합니다. 따라서비밀기록물의보존기간은비 밀보호기간이상의기간으로책정하고, 보호기간변경시변경된보호기간이상 으로보존기간을재책정해야합니다. [ 보호기간및보존기간표시방법예시 ] 원본보호기간, ~ 로재분류 ( 일자또는경우 ) 보존기간 사본 ~ 로재분류 ( 일자또는경우 ) 다. 비밀기록물생산시의주의사항은무엇인가요? 비밀기록물로지정할때에는기록정보의내용이 국가기밀 에해당하는것인지를 면밀히분석하여비밀로과도하게분류되지않도록합니다. 라. 비밀기록물생산현황통보는어떻게하나요? 비밀기록물의생산현황통보는 2가지방식으로이루어집니다. 하나는일반기록물의생산현황통보와같이매년 5월 31일까지관할기록관또는특수기록관의장에게전년도비밀기록물의생산 해제및재분류현황을통보하여야합니다. 또한생산현황통보에포함된비밀기록물의목록을생산후 3년이지난다음연도의 5월 31일까지관할기록관또는특수기록관의장에게통보하는것입니다. 기록관또는특수기록관은처리과로부터현황을통보받아영구기록물관리기관으로통보합니다. 비밀문서현황 기록원에매년통보해야되는데 법규정묵살 ( 한겨레, 2009년 7월 24일 ) 총리실 법무부 국정원도 법규정묵살 공공기관 4곳중 1곳꼴제출의무안지켜 82곳은 0건 공공기관 24%, 비밀기록현황통보규정안지킨다 ( 뉴시스, 2009년 7월 24일 ) 138
제 Ⅲ 장 특수기록물유형별관리 마. 비밀기록물이관은언제하나요? 처리과에서생산된비밀기록물을기록관으로이관하는경우는 3가지가있습니다. 첫째일반문서로재분류한경우, 둘째예고문에의하여비밀보호기간이만료된경우, 셋째생산후 30년이경과한경우입니다. 전년도비밀원본의생산해제및재분류현황통보 생산후 3 년경과한원본의목록통보 ( 매년 5 월말 ) 공공기관 ( 처리과 ) 이관사유발생원본이관 기록관 [ 비밀기록물관리체계 ] 바. 비밀기록물의보호기간이만료되면어떻게하나요? 처리과에서생산하여비밀기록물로관리하다가보호기간이만료되면일반문서로재분류합니다. 일반문서로재분류된경우에는해당기록의공개여부를판단하여적용합니다. 또한기록물관리기준표의해당단위과제에서생산된기록물철에편철하여관리해야합니다. 사. 비밀기록물원본과사본의관리방식이동일한가요? 비밀기록물은원본만관리대상으로합니다. 비밀기록물사본은종전의보안업무규정의예고문사항에따라처리하면되므로, 예고문도래시파기할수있습니다. 139
기록물관리실무 Q &A Q : 비밀기록물의기록관리기준표단위과제를설정하려고하는데비밀내용이포함되어있습니다. 이런경우어떻게하나요? A : 기록관리기준표의단위과제에비밀관련내용이포함되어있는경우에는그내용이노출되지않도록비밀로지정하여별도관리할수있습니다. Q : 비밀보호기간은종료되었으나일반문서로재분류하지않은기록물의관리절차는어떻게되나요? A : 비밀기록물은비밀보호기간과기록물보존기간을동시에책정합니다. 비밀보호기간은비밀의작성에서부터비밀인상태로유지되어야하는시점, 즉비밀의보호기간을명시하기위하여예고문을기재한것을말합니다.( 보안업무규정 제12조, 동시행규칙제9조 ) 비밀보호기간이종료되었음에도불구하고일반문서로재분류하지않은기록물은관리의사각지대에있는것입니다. 따라서비밀보호기간이종료되었다면일반문서로재분류하거나비밀보호기간을연장하는것이적절합니다. Q : 비밀을책자로간행했다면, 간행물로관리하나요? A : 비록간행물로발간하였더라도비밀을포함하고있으므로, 비밀인간행물로취급하여비밀관리절차에따라관리해야합니다. Q : 비밀보호기간이종료되어비밀기록물을일반기록물로재분류하였는데, 기록관리기준표의해당단위과제에서생산된기록물철이없는경우어떻게하나요? A : 관련된기록물철이없거나개별기록물로관리할필요가있을경우 1건철로구성하여관리할수있습니다. 140
부록 공공기록물관리에관한법률
부록 공공기록물관리에관한법률 공공기록물관리에관한법률 [ 시행 2013.3.23] [ 법률제 11690 호, 2013.3.23, 타법개정 ] 제 1 장총칙 제1조 ( 목적 ) 이법은공공기관의투명하고책임있는행정구현과공공기록물의안전한보존및효율적활용을위하여공공기록물관리에필요한사항을정함을목적으로한다. [ 전문개정 2012.3.21] 제2조 ( 적용범위 ) 이법은공공기관이업무와관련하여생산 접수한기록물과개인또는단체가생산 취득한기록정보자료 ( 공공기관이소유 관리하는기록정보자료를포함한다 ) 중국가적으로보존할가치가있다고인정되는기록정보자료등공공기록물에대하여적용한다. [ 전문개정 2012.3.21] 제3조 ( 정의 ) 이법에서사용하는용어의뜻은다음과같다. 1. 공공기관 이란국가기관, 지방자치단체, 그밖에대통령령으로정하는기관을말한다. 2. 기록물 이란공공기관이업무와관련하여생산하거나접수한문서 도서 대장 카드 도면 시청각물 전자문서등모든형태의기록정보자료와행정박물 ( 行政博物 ) 을말한다. 3. 기록물관리 란기록물의생산 분류 정리 이관 ( 移管 ) 수집 평가 폐기 보존 공개 활용및이에부수되는모든업무를말한다. 4. 기록물관리기관 이란일정한시설및장비와이를운영하기위한전문인력을갖추고기록물관리업무를수행하는기관을말하며, 영구기록물관리기관, 기록관및특수기록관으로구분한다. 5. 영구기록물관리기관 이란기록물의영구보존에필요한시설및장비와이를운영하기위한전문인력을갖추고기록물을영구적으로관리하는기관을말하며, 중앙기록물관리기관, 헌법기관기록물관리기관, 지방기록물관리기관및대통령기록관으로구분한다. [ 전문개정 2012.3.21] 제4조 ( 공무원의의무 ) 1 모든공무원은이법에서정하는바에따라기록물을보호 관리할의무를갖는다. 143
기록물관리실무 2 공공기관및기록물관리기관의장은기록물이국민에게공개되어활용될수있도록적극적으로노력하여야한다. [ 전문개정 2012.3.21] 제5조 ( 기록물관리의원칙 ) 공공기관및기록물관리기관의장은기록물의생산부터활용까지의모든과정에걸쳐진본성 ( 眞本性 ), 무결성 ( 無缺性 ), 신뢰성및이용가능성이보장될수있도록관리하여야한다. [ 전문개정 2012.3.21] 제6조 ( 기록물의전자적생산 관리 ) 공공기관및기록물관리기관의장은기록물이전자적으로생산 관리되도록필요한조치를마련하여야하며, 전자적형태로생산되지아니한기록물도전자적으로관리되도록노력하여야한다. [ 전문개정 2012.3.21] 제7조 ( 기록물관리의표준화원칙 ) 중앙기록물관리기관의장은기록물이효율적이고통일적으로관리 활용될수있도록기록물관리의표준화를위한정책을수립하여시행하여야한다. [ 전문개정 2012.3.21] 제8조 ( 다른법률과의관계 ) 기록물관리에관하여다른법률에특별한규정이있는경우를제외하고는이법에서정하는바에따른다. [ 전문개정 2012.3.21] 제 2 장기록물관리기관 제9조 ( 중앙기록물관리기관 ) 1 기록물관리를총괄 조정하고기록물을영구보존 관리하기위하여안전행정부장관은그소속으로영구기록물관리기관을설치 운영하여야한다. < 개정 2013.3.23.> 2 제1항에따라안전행정부장관소속으로설치 운영되는영구기록물관리기관 ( 이하 중앙기록물관리기관 이라한다 ) 은다음각호의업무를수행한다. < 개정 2013.3.23> 1. 기록물관리에관한기본정책의수립및제도의개선 2. 기록물관리표준화정책의수립및기록물관리표준의개발 운영 3. 기록물관리및기록물관리관련통계의작성 관리 4. 기록물의전자적관리체계구축및표준화 5. 기록물관리의방법및보존기술의연구 보급 144
부록 공공기록물관리에관한법률 6. 기록물관리종사자에대한교육 훈련 7. 기록물관리에관한지도 감독및평가 8. 다른기록물관리기관과의연계 협조 9. 기록물관리에관한교류 협력 10. 그밖에이법에서정하는사항 3 중앙기록물관리기관의장은공공기관으로부터이관받은기록물을효율적으로관리하기위하여필요한경우에는중간관리시설을설치 운영할수있다. [ 전문개정 2012.3.21] 제10조 ( 헌법기관기록물관리기관 ) 1 국회, 대법원, 헌법재판소및중앙선거관리위원회는소관기록물의영구보존및관리를위하여영구기록물관리기관을설치 운영할수있다. 이경우영구기록물관리기관을설치 운영하지아니할때에는대통령령으로정하는바에따라중앙기록물관리기관에소관기록물의관리를위탁하여야한다. 2 제1항에따라국회, 대법원, 헌법재판소및중앙선거관리위원회에설치 운영하는영구기록물관리기관 ( 이하 헌법기관기록물관리기관 이라한다 ) 은다음각호의업무를수행한다. 1. 관할공공기관의기록물관리에관한기본계획의수립 시행 2. 관할공공기관의기록물관리및기록물관리관련통계의작성 관리 3. 관할공공기관의기록물관리에관한지도 감독및지원 4. 중앙기록물관리기관과의협조에의한기록물의상호활용및보존의분담 5. 관할공공기관의기록물관리종사자에대한교육 훈련 6. 그밖에기록물관리에관한사항 3 헌법기관기록물관리기관의장은중앙기록물관리기관의장이기록물관리에대한표준의이행과기록물관리관련통계현황등기록물의효율적관리를위하여필요한사항에관하여협조를요청하면협조하여야한다. [ 전문개정 2012.3.21] 제11조 ( 지방기록물관리기관 ) 1 특별시장 광역시장 특별자치시장 도지사또는특별자치도지사는소관기록물의영구보존및관리를위하여특별시 광역시 특별자치시 도또는특별자치도 ( 이하 시 도 라한다 ) 의조례로정하는바에따라영구기록물관리기관 ( 이하 시 도기록물관리기관 이라한다 ) 을설치 운영하여야한다. 2 특별시 광역시 특별자치시 도 특별자치도교육감 ( 이하 시 도교육감 이라한다 ) 은소관기록물의영구보존및관리를위하여시 도의조례로정하는바에따라영구기록물관 145
기록물관리실무 리기관 ( 이하 시 도교육청기록물관리기관 이라한다 ) 을설치 운영할수있다. 이경우시 도교육감이시 도교육청기록물관리기관을설치 운영하지아니할때에는대통령령으로정하는바에따라소관기록물을시 도기록물관리기관에이관하여야한다. 3 시장 군수 구청장 ( 자치구의구청장을말한다. 이하같다 ) 은소관기록물의영구보존및관리를위하여시 군 자치구의조례로정하는바에따라영구기록물관리기관 ( 이하 시 군 구기록물관리기관 이라한다 ) 을설치 운영할수있다. 이경우시장 군수 구청장이시 군 구기록물관리기관을설치 운영하지아니할때에는대통령령으로정하는바에따라소관기록물을시 도기록물관리기관에이관하여야한다. 4 지방자치단체의장은기록물관리를효율적으로하기위하여필요한경우에는대통령령으로정하는바에따라영구기록물관리기관을공동으로설치 운영할수있다. 5 시 도기록물관리기관 ( 제2항후단및제3항후단에따라시 도교육감또는시장 군수 구청장으로부터소관기록물을이관받은경우를포함한다 ), 시 도교육청기록물관리기관, 시 군 구기록물관리기관및제4항에따라공동으로설치 운영되는영구기록물관리기관 ( 이하 지방기록물관리기관 이라한다 ) 은다음각호의업무를수행한다. 1. 관할공공기관의기록물관리에관한기본계획의수립 시행 2. 관할공공기관의기록물관리및기록물관리관련통계의작성 관리 3. 관할공공기관의기록물관리에관한지도 감독및지원 4. 관할지방자치단체의기록물관리에관한지도 ( 시 도기록물관리기관만해당한다 ) 5. 중앙기록물관리기관과의협조에의한기록물의상호활용및보존의분담 6. 관할공공기관의기록물관리종사자에대한교육 훈련 7. 관할공공기관관련향토자료등의수집 8. 그밖에기록물관리에관한사항 6 국가는지방기록물관리기관의설치 운영에필요한경비의일부를예산의범위에서보조할수있다. 7 지방기록물관리기관의장은중앙기록물관리기관의장이기록물관리에대한표준의이행, 국가위임사무에관한기록물의원본또는사본의이관, 그밖에기록물관리관련통계현황등기록물의효율적관리를위하여필요한사항에관하여협조를요청하면협조하여야한다. [ 전문개정 2012.3.21] 제12조삭제 <2007.4.27> 제13조 ( 기록관 ) 1 공공기관의기록물을효율적으로관리하기위하여대통령령으로정하 146
부록 공공기록물관리에관한법률 는공공기관은기록관을설치 운영하여야한다. 다만, 제14조에따른특수기록관을설치 운영하는공공기관의경우에는그공공기관내에기록관을설치할수없다. 2 기록관은다음각호의업무를수행한다. 1. 해당공공기관의기록물관리에관한기본계획의수립 시행 2. 해당공공기관의기록물수집 관리및활용 3. 기록관이설치되지아니한관할공공기관의기록물관리 4. 영구기록물관리기관으로의기록물이관 5. 해당공공기관의기록물에대한정보공개청구의접수 6. 관할공공기관의기록물관리에대한지도 감독및지원 7. 그밖에기록물관리에관한사항 [ 전문개정 2012.3.21] 제14조 ( 특수기록관 ) 1 통일 외교 안보 수사 정보분야의기록물을생산하는공공기관의장은소관기록물을장기간관리하려는경우에는중앙기록물관리기관의장과협의하여특수기록관을설치 운영할수있다. 2 특수기록관은제28조제1항에따른시설 장비와이를운영하기위한전문인력을갖추어야한다. 3 특수기록관은다음각호의업무를수행한다. 1. 관할공공기관의기록물관리에관한기본계획의수립 시행 2. 해당공공기관의기록물수집 관리및활용 3. 특수기록관이설치되지아니한관할공공기관의기록물관리 4. 중앙기록물관리기관으로의기록물이관 5. 해당공공기관의기록물에대한정보공개청구의접수 6. 관할공공기관의기록물관리에대한지도 감독및지원 7. 그밖에기록물관리에관한사항 [ 전문개정 2012.3.21] 제 3 장국가기록관리위원회 제15조 ( 국가기록관리위원회 ) 1 다음각호의사항을심의하기위하여국무총리소속으로국가기록관리위원회 ( 이하 위원회 라한다 ) 를둔다. 1. 기록물관리에관한기본정책의수립 147
기록물관리실무 2. 기록물관리표준의제정 개정및폐지 3. 영구기록물관리기관간의협력및협조사항 4. 대통령기록물의관리 5. 비공개기록물의공개및이관시기연장승인 6. 국가지정기록물의지정및해제 7. 그밖에기록물관리와관련하여위원회의위원장이심의에부치는사항 2 위원회는위원장 1명을포함하여 20명이내의위원으로구성하고, 위원은다음각호의사람중에서국무총리가임명하거나위촉한다. 1. 국회사무총장, 법원행정처장, 헌법재판소사무처장및중앙선거관리위원회사무총장이추천하는소속공무원 2. 중앙기록물관리기관의장 3. 기록물관리에관한학식과경험이풍부한사람 3 위원회의위원장은국무총리가위원중에서임명하거나위촉한다. 4 제2항제3호에따른위원의임기는 3년으로하며, 한차례만연임할수있다. 5 위원회는다음각호의사항을적은회의록을작성 보존하여야한다. 이경우필요하다고인정되면속기 녹음또는녹화를할수있다. 1. 일시및장소 2. 참석위원의수및성명 3. 그밖에참석자및배석자의성명 4. 상정안건및결정사항 5. 그밖의토의사항 6 위원회의사무를지원하기위하여위원회에간사 1명을두며, 간사는중앙기록물관리기관의소속공무원으로한다. 7 위원회의효율적인운영을위하여위원회에전문위원회나특별위원회를둔다. 8 제1항부터제7항까지에서정한사항외에위원회, 전문위원회및특별위원회의구성및운영등에필요한사항은대통령령으로정한다. [ 전문개정 2012.3.21] 제 4 장기록물의생산 제16조 ( 기록물생산의원칙 ) 1 공공기관은효율적이고책임있는업무수행을위하여업무의입안단계부터종결단계까지업무수행의모든과정및결과가기록물로생산 관리될 148
부록 공공기록물관리에관한법률 수있도록업무과정에기반한기록물관리를위하여필요한조치를마련하여야한다. 2 제1항에따른기록물관리를위하여필요한사항은국회규칙, 대법원규칙, 헌법재판소규칙, 중앙선거관리위원회규칙및대통령령으로정한다. [ 전문개정 2012.3.21] 제17조 ( 기록물의생산의무 ) 1 공공기관은주요정책또는사업등을추진하려면대통령령으로정하는바에따라미리그조사 연구서또는검토서등을생산하여야한다. 2 공공기관은대통령령으로정하는바에따라주요회의의회의록, 속기록또는녹음기록을작성하여야한다. 이경우속기록또는녹음기록은그기록물의원활한생산및보호를위하여대통령령으로정하는기간동안공개하지아니할수있다. 3 공공기관은주요업무수행과관련된시청각기록물등을대통령령으로정하는바에따라생산하여야한다. 4 영구기록물관리기관의장은주요기록물보존을위하여관련기록물을직접생산할필요가있다고인정하는경우에는관련공공기관의장과협의하여그공공기관또는행사등에소속공무원을파견하여기록하게할수있다. [ 전문개정 2012.3.21] 제18조 ( 기록물의등록 분류 편철등 ) 공공기관은업무수행과정에서기록물을생산하거나접수하였을때에는대통령령으로정하는바에따라그기록물의등록 분류 편철등에필요한조치를하여야한다. 다만, 기록물의특성상그등록 분류 편철등의방식을달리적용할필요가있다고인정되는수사 재판관련기록물의경우에는관계중앙행정기관의장이중앙기록물관리기관의장과협의하여따로정할수있다. [ 전문개정 2012.3.21] 제5장기록물의관리제19조 ( 기록물의관리등 ) 1 공공기관은대통령령으로정하는바에따라기록물의보존기간, 공개여부, 비밀여부및접근권한등을분류하여관리하여야한다. 2 공공기관은대통령령으로정하는기간이내에기록물을소관기록관또는특수기록관으로이관하여야한다. 다만, 소관기록관또는특수기록관이설치되지아니한공공기관의경우에는대통령령으로정하는바에따라공공기관의장이지정하는부서로기록물을이관하여야한다. 3 기록관이나특수기록관은보존기간이 30년이상으로분류된기록물을대통령령으로 149
기록물관리실무 정하는기간이내에소관영구기록물관리기관으로이관하여야한다. 4 특수기록관은제3항에도불구하고소관비공개기록물의이관시기를생산연도종료후 30년까지연장할수있으며, 30년이지난후에도업무수행에사용할필요가있는경우에는대통령령으로정하는바에따라중앙기록물관리기관의장에게이관시기연장을요청할수있다. 5 국가정보원장은제4항에도불구하고소관비공개기록물의이관시기를생산연도종료후 50년까지연장할수있으며, 공개될경우국가안전보장에중대한지장을줄것이예상되는정보업무관련기록물의이관시기는대통령령으로정하는바에따라중앙기록물관리기관의장과협의하여따로정할수있다. 6 공공기관은기록물의원활한수집및이관을위하여대통령령으로정하는바에따라매년기록물의생산현황을소관기록물관리기관에통보하여야한다. 이경우중앙행정기관의소속기관에기록관또는특수기록관을설치하였을때에는중앙행정기관의기록관또는특수기록관이그생산현황을취합하여중앙기록물관리기관에통보하여야한다. 7 중앙기록물관리기관의장은공공기관기록물의관리상태를정기적으로또는수시로점검하여야한다. 다만, 국가정보원의소관기록물에대하여는국가정보원장과협의하여그방법및절차등을따로정할수있다. [ 전문개정 2012.3.21] 제20조 ( 전자기록물의관리 ) 1 중앙기록물관리기관의장은컴퓨터등의정보처리장치에의하여생산 관리되는기록정보자료 ( 이하 전자기록물 이라한다 ) 의안전하고체계적인관리및활용등을위하여다음각호의사항을포함하는전자기록물관리체계를구축 운영하여야한다. 1. 전자기록물관리시스템의기능 규격 관리항목 보존포맷및매체등관리표준화에관한사항 2. 기록물관리기관의전자기록물데이터공유및통합검색 활용에관한사항 3. 전자기록물의진본성유지를위한데이터관리체계에관한사항 4. 행정전자서명등인증기록의보존 활용등에관한사항 5. 기록물관리기관간기록물의전자적연계 활용체계구축에관한사항 2 전자기록물과전자적으로생산되지아니한기록물의전자적관리를위하여그밖에필요한사항은대통령령으로정한다. [ 전문개정 2012.3.21] 제21조 ( 중요기록물의이중보존 ) 1 영구보존으로분류된기록물중중요한기록물은복 150
부록 공공기록물관리에관한법률 제본을제작하여보존하거나보존매체에수록하는등의방법으로이중보존하는것을원칙으로한다. 2 기록물관리기관이보존하는기록물중보존매체에수록된중요기록물은안전한분산보존을위하여대통령령으로정하는바에따라그기록물의보존매체사본을중앙기록물관리기관에송부하여야한다. 3 중앙기록물관리기관의장은국가적으로보존할가치가있는기록물에대하여는기록물관리기관에그기록물을보존매체에수록하고보존매체사본을송부하여줄것을요청할수있다. [ 전문개정 2012.3.21] 제22조 ( 간행물의관리 ) 1 공공기관은간행물을발간하려면대통령령으로정하는바에따라소관영구기록물관리기관으로부터발간등록번호를부여받아야한다. 2 공공기관은발간하는간행물에제1항에따른발간등록번호를표기하여야하며, 간행물을발간하였을때에는지체없이그간행물 3부를각각관할기록관또는특수기록관과소관영구기록물관리기관및중앙기록물관리기관에송부하여보존 활용되도록하여야한다. [ 전문개정 2012.3.21] 제23조 ( 시청각기록물의관리 ) 공공기관은업무수행과관련하여생산한사진, 필름, 테이프, 비디오, 음반, 디스크등영상또는음성형태의기록물을대통령령으로정하는바에따라관리하고소관영구기록물관리기관으로이관하여야한다. [ 전문개정 2012.3.21] 제24조 ( 행정박물의관리 ) 공공기관은업무수행과관련하여생산 활용한형상기록물로서행정적 역사적 문화적 예술적가치가높은기록물을대통령령으로정하는바에따라관리하고소관영구기록물관리기관으로이관하여야한다. [ 전문개정 2012.3.21] 제25조 ( 폐지기관의기록물관리 ) 1 공공기관이폐지된경우그사무를승계하는기관이없을때에는폐지되는공공기관의장은지체없이그기관의기록물을소관영구기록물관리기관으로이관하여야한다. 다만, 국가또는지방자치단체의기관이제3조제1호에따른대통령령으로정하는기관또는민간기관으로전환되는경우의기록물관리에관하여는대통령령으로정하는바에따른다. 2 공공기관이폐지된경우에그사무를승계하는기관이있을때에는폐지되는기관의 151
기록물관리실무 장과그사무를승계하는기관의장은대통령령으로정하는바에따라기록물인수인계가원활하게이루어질수있도록조치하여야한다. 3 영구기록물관리기관의장은폐지되는기관의소관기록물의체계적인이관및관리등을위하여필요한경우에는소속공무원을파견할수있다. [ 전문개정 2012.3.21] 제26조 ( 기록물의회수 ) 1 공공기관의장및영구기록물관리기관의장은기록물이유출되어민간인이이를소유하거나관리하는경우에는그기록물을회수하거나위탁보존또는복제본수집등필요한조치를하여야한다. 이경우기록물을회수하였을때에는선의로취득한제3자에게대통령령으로정하는기준에따라필요한보상을할수있다. 2 공공기관 ( 국가기관과지방자치단체만해당한다 ) 의장및영구기록물관리기관의장은제1항에따른기록물의회수를위하여필요하다고인정하면관계공무원으로하여금민간인이소유하거나관리하는기록물의목록및내용의확인, 그밖에필요한조사를하게할수있다. 3 제2항에따라조사를하는공무원은그권한을표시하는증표를관계인에게보여주어야한다. [ 전문개정 2012.3.21] 제27조 ( 기록물의폐기 ) 1 공공기관이기록물을폐기하려는경우에는대통령령으로정하는바에따라제41조제1항에따른기록물관리전문요원의심사와제27조의2에따른기록물평가심의회의심의를거쳐야한다. 2 영구기록물관리기관이보존중인기록물의보존가치를재분류하여폐기하려는경우에는대통령령으로정하는기준과절차를준수하여야한다. 3 제1항의기록물폐기의시행은민간등에위탁할수있다. 이경우기록물의폐기가종료될때까지관계공무원이참석하여감독하는등기록물이유출되지아니하도록필요한조치를하여야한다. [ 전문개정 2012.3.21] 제27조의2( 기록물평가심의회 ) 1 공공기관의장및영구기록물관리기관의장은보존중인기록물의평가및폐기를위하여민간전문가를포함한기록물평가심의회를구성 운영하여야한다. 2 기록물평가심의회의구성 운영등에필요한사항은국회규칙, 대법원규칙, 헌법재판소규칙, 중앙선거관리위원회규칙및대통령령으로정한다. 152
부록 공공기록물관리에관한법률 [ 본조신설 2012.3.21] 제28조 ( 기록물관리기관의시설 장비 ) 1 중앙기록물관리기관의장은기록물의체계적관리, 안전한보존및효율적활용을위하여대통령령으로정하는바에따라기록물관리기관별시설 장비기준을정하여야한다. 2 기록물관리기관의장은제1항에따른시설 장비기준을준수하여야하며, 이를준수하지아니하는기록물관리기관에대하여는중앙기록물관리기관의장이그시정을요구할수있다. [ 전문개정 2012.3.21] 제29조 ( 기록매체및용품등 ) 1 기록물관리기관이기록물을마이크로필름또는전자매체에수록하여관리할때에는중앙기록물관리기관과상호유통및활용이가능하도록중앙기록물관리기관에서정하는기준에따라관리하여야한다. 2 중앙기록물관리기관의장은기록물관리에사용되는기록매체 재료등에관하여보존에적합한규격을정하여야하며, 그규격의제정 관리및인증등에필요한사항은대통령령으로정한다. [ 전문개정 2012.3.21] 제30조 ( 기록물보안및재난대책 ) 1 기록물관리기관의장은소관기록물의안전한관리를위하여대통령령으로정하는바에따라기록물에대한보안및재난대책을수립 시행하여야한다. 2 영구기록물관리기관의장은전자기록물의안전한관리를위하여재난대비복구체계를구축 운영하여야한다. [ 전문개정 2012.3.21] 제30조의2( 보존 복원기술의연구 개발 ) 중앙기록물관리기관의장은기록물의과학적이고체계적인보존및복원기술의개발과개발된기술의확산을위하여노력하여야한다. [ 전문개정 2012.3.21] 제 31 조삭제 <2007.4.27> 제 6 장삭제 <2007.4.27> 153
기록물관리실무 제 7 장비밀기록물의관리 제32조 ( 비밀기록물관리의원칙 ) 기록물관리기관의장은대통령령으로정하는바에따라비밀기록물관리에필요한별도의전용서고등비밀기록물관리체계를갖추고전담관리요원을지정하여야하며, 비밀기록물취급과정에서비밀이누설되지아니하도록보안대책을수립 시행하여야한다. [ 전문개정 2012.3.21] 제33조 ( 비밀기록물의관리 ) 1 공공기관은비밀기록물을생산할때에는그기록물의원본에비밀보호기간및보존기간을함께정하여보존기간이끝날때까지관리되도록하여야한다. 이경우보존기간은비밀보호기간이상의기간으로책정하여야한다. 2 비밀기록물의원본은대통령령으로정하는바에따라소관기록물관리기관으로이관하여보존하여야한다. [ 전문개정 2012.3.21] 제34조 ( 비밀기록물생산현황등통보 ) 공공기관의장은해당기관이생산한비밀기록물원본에대하여대통령령으로정하는바에따라매년그생산 해제및재분류현황을소관영구기록물관리기관의장에게통보하여야한다. 이경우통보서식등은안전행정부령으로정하되, 미리국가정보원장과협의하여야한다. [ 전문개정 2012.3.21] 제 8 장기록물의공개 열람및활용 < 개정 2010.2.4> 제35조 ( 기록물의공개여부분류 ) 1 공공기관은소관기록물관리기관으로기록물을이관하려는경우에는그기록물의공개여부를재분류하여이관하여야한다. 다만, 공공기관의기록관또는특수기록관이영구기록물관리기관으로기록물을이관하는경우로서제 2항에따라기록물을이관하기전최근 5년의기간중해당기록물의공개여부를재분류한경우에는공개여부재분류절차를생략하고기록물을이관할수있다. 2 기록물관리기관은비공개로재분류된기록물에대하여는재분류된연도부터 5년마다공개여부를재분류하여야한다. 3 비공개기록물은생산연도종료후 30년이지나면모두공개하는것을원칙으로한다. 다만, 제19조제4항및제5항에따라이관시기가 30년이상으로연장되는기록물의경우에는그러하지아니하다. 4 영구기록물관리기관의장은기록물생산기관으로부터기록물비공개기간의연장요 154
부록 공공기록물관리에관한법률 청을받으면제3항본문에도불구하고제38조에따른기록물공개심의회및위원회의심의를각각거쳐해당기록물을공개하지아니할수있다. 이경우비공개로재분류된기록물에대하여는비공개유형별현황을관보와인터넷홈페이지등에공고하여야하고, 재분류된연도부터 5년마다공개여부를재분류하여야한다. 5 기록물관리기관의장은통일 외교 안보 수사 정보분야의기록물을공개하려면미리그기록물을생산한기관의장의의견을들어야한다. [ 전문개정 2012.3.21] 제36조 ( 영구기록물관리기관보존기록물의비공개상한기간지정 ) 중앙기록물관리기관의장은영구기록물관리기관으로이관된기록물에대하여는대통령령으로정하는바에따라기록물의성격별로비공개상한기간을따로정할수있다. [ 전문개정 2012.3.21] 제37조 ( 비공개기록물의열람 ) 1 영구기록물관리기관의장은해당기관이관리하고있는비공개기록물에대하여다음각호의어느하나에해당하는열람청구를받으면대통령령으로정하는바에따라이를제한적으로열람하게할수있다. 1. 개인에관한정보로서본인 ( 상속인을포함한다 ) 또는본인의위임을받은대리인이열람을청구한경우 2. 개인이나단체가권리구제등을위하여열람을청구한경우로서해당기록물이아니면관련정보의확인이불가능하다고인정되는경우 3. 공공기관에서직무수행상필요에따라열람을청구한경우로서해당기록물이아니면관련정보의확인이불가능하다고인정되는경우 4. 개인이나단체가학술연구등비영리목적으로열람을청구한경우로서해당기록물이아니면관련정보의확인이불가능하다고인정되는경우 2 제1항에따라비공개기록물을열람한자는그기록물에관한정보를열람신청서에적은목적외의용도로사용할수없다. [ 전문개정 2012.3.21] 제38조 ( 기록물공개심의회 ) 1 영구기록물관리기관은다음각호의사항을심의하기위하여기록물공개심의회를설치 운영하여야한다. 1. 제35조제4항에따른비공개기간연장요청에관한사항 2. 그밖에기록물공개여부와관련하여영구기록물관리기관의장이심의를요청한사항 155
기록물관리실무 2 기록물공개심의회는위원장 1명을포함하여 7명의위원으로구성하고, 위원장과위원의임기는 2년으로하며, 연임할수있다. 3 기록물공개심의회의위원은소속공무원및기록물의공개와관련된지식과경험이풍부한사람중에서영구기록물관리기관의장이임명하거나위촉하며, 그구성과운영에관한사항은대통령령으로정한다. 4 기록물공개심의회의회의록작성 보존에관하여는제15조제5항을준용한다. [ 전문개정 2012.3.21] 제38조의2( 영구기록물관리기관보존기록물의활용 ) 영구기록물관리기관의장은그기관이보존하고있는기록물의공개및열람편의를제공하기위하여기록물을정리 ( 整理 ) 기술 ( 記述 ) 편찬하고, 콘텐츠를구축하는등의사업을추진하여야한다. [ 본조신설 2010.2.4] 제 9 장기록물관리의표준화및전문화 제39조 ( 기록물관리의표준화 ) 중앙기록물관리기관의장은기록물의체계적 전문적관리및효율적활용을위하여다음의사항에대한표준을제정 시행하여야한다. 다만, 기록물관리표준과관련된사항이 산업표준화법 에따른한국산업표준으로제정되어있는경우에는그러하지아니하다. 1. 전자기록물의관리체계및관리항목 2. 기록물관리절차별표준기능 3. 기록물종류별관리기준및절차 4. 기록물관리기관의유형별표준모델 5. 기록물보안및재난관리대책 6. 그밖에기록물의효율적관리를위하여필요한사항 [ 전문개정 2012.3.21] 제40조 ( 기록물관리표준의제정절차등 ) 1 중앙기록물관리기관의장은제39조에따른기록물관리표준을제정 개정또는폐지하려면대통령령으로정하는바에따라그내용을관보등에고시하여이해관계인의의견을들어야한다. 2 중앙기록물관리기관의장은기록물관리표준의확대 보급을위하여지도 교육등필요한조치를하여야한다. [ 전문개정 2012.3.21] 156
부록 공공기록물관리에관한법률 제41조 ( 기록물관리전문요원 ) 1 체계적 전문적인기록물관리를위하여기록물관리기관에는기록물관리전문요원을배치하여야한다. 2 기록물관리전문요원의자격및배치인원등에관하여필요한사항은국회규칙, 대법원규칙, 헌법재판소규칙, 중앙선거관리위원회규칙및대통령령으로정한다. 3 중앙기록물관리기관의장은기록물관리전문요원을포함한전문인력의수요파악및양성등에관한계획을수립하여야한다. [ 전문개정 2012.3.21] 제42조 ( 기록물관리교육 훈련 ) 중앙기록물관리기관의장은대통령령으로정하는바에따라기록물관리종사자의능력향상을위한교육 훈련대책을마련하여야한다. [ 전문개정 2012.3.21] 제 10 장민간기록물등의수집 관리 제43조 ( 국가지정기록물의지정및해제 ) 1 중앙기록물관리기관의장은개인이나단체가생산 취득한기록정보자료등 ( 이하 민간기록물 이라한다 ) 으로서국가적으로영구히보존할가치가있다고인정되는민간기록물을위원회의심의를거쳐국가지정기록물로지정하여관리할수있다. 2 민간기록물을소유하거나관리하는자는중앙기록물관리기관의장에게그민간기록물을국가지정기록물로지정하여줄것을신청할수있다. 3 중앙기록물관리기관의장은제1항에따른국가지정기록물의지정을위하여필요하다고인정하면소속공무원으로하여금관련민간기록물의목록및내용의확인, 그밖에필요한조사를하게할수있다. 4 제3항에따른조사의경우에는제26조제3항을준용한다. 5 중앙기록물관리기관의장은제1항에따라민간기록물을국가지정기록물로지정한경우에는이를소유하거나관리하는자에게지정사실을통보하여야한다. 6 중앙기록물관리기관의장은제1항에따라지정된기록물이국가지정기록물로서의보존가치를잃었다고판단하는경우나국가지정기록물의소유자또는관리자의신청이있는경우에는위원회의심의를거쳐이를해제할수있다. [ 전문개정 2012.3.21] 제44조 ( 국가지정기록물의변동사항관리 ) 제43조제1항에따라지정된국가지정기록물의소유자또는관리자는그국가지정기록물에관하여다음각호의어느하나에해당하는 157
기록물관리실무 변동사항이발생한경우에는대통령령으로정하는바에따라그사실을중앙기록물관리기관의장에게신고하여야한다. 1. 국가지정기록물의처분 증여또는양도등으로소유자가변경된경우 2. 소유자가관리자를선임하거나해임한경우 3. 소유자나관리자의성명 주소 ( 단체의경우에는그명칭및주된사무소의소재지를말한다 ) 및보관장소가변경된경우 4. 국가지정기록물이멸실 도난또는훼손된경우 [ 전문개정 2012.3.21] 제45조 ( 국가지정기록물의보존 관리 ) 1 중앙기록물관리기관의장은국가지정기록물보호를위하여필요한경우에는국가지정기록물의소유자또는관리자에게필요한보존시설을설치하도록요청할수있다. 이경우보존시설설치등에드는비용은예산의범위에서지원할수있다. 2 중앙기록물관리기관의장은국가지정기록물의소유자또는관리자가제1항에따른보존시설을설치할수없는부득이한사유가있는경우에는그소유자또는관리자로부터관리를위탁받아보존할수있다. 3 중앙기록물관리기관의장은국가지정기록물을복제하거나사본을제작할필요가있는경우에는그국가지정기록물의소유자또는관리자에게이에관한협조를요청할수있으며, 그소유자또는관리자는특별한사유가없으면협조하여야한다. 4 제1항부터제3항까지에서규정한사항외에국가지정기록물의보존 관리에필요한사항은대통령령으로정한다. [ 전문개정 2012.3.21] 제46조 ( 주요기록정보자료등의수집 ) 1 중앙기록물관리기관의장은국가적으로보존가치가높은국내외소재주요기록정보자료와민간기록물을수집할수있다. 2 중앙기록물관리기관의장은국가적으로보존가치가높은국내외소재주요기록정보자료와민간기록물의소유자또는관리자에게그기록정보자료또는민간기록물의목록이나그사본의제출을요청할수있다. 이경우그기록정보자료또는민간기록물의소유자또는관리자는특별한사유가없으면협조하여야한다. 3 중앙기록물관리기관의장은 영화및비디오물의진흥에관한법률 제29조제1항에따라상영등급을분류받은영화중에서국가적으로영구히보존할가치가있다고판단하여문화체육관광부장관과협의하여지정하는영화에대하여는그영화의소유자또는관리자에게원판필름또는그복사본 1벌과대본 1부를송부하여줄것을요청할수있 158
부록 공공기록물관리에관한법률 다. 4 중앙기록물관리기관의장은방송 ( 재송신은제외한다 ) 된프로그램중에서국가적으로영구히보존할가치가있다고판단되는방송프로그램에대하여는미래창조과학부장관또는방송통신위원회와협의하여수집대상방송프로그램으로지정할수있다. 이경우중앙기록물관리기관의장은 방송법 제2조제3호가목에따른지상파방송사업자에게해당방송프로그램의원본또는사본 1부를송부하여줄것을요청할수있다. < 개정 2013.3.23> 5 제1항부터제4항까지의규정에따른기록정보자료및민간기록물등의수집 보존등에필요한사항은대통령령으로정한다. [ 전문개정 2012.3.21] 제 11 장보칙 제47조 ( 비밀누설의금지 ) 비밀기록물관리업무를담당하였거나비밀기록물에접근 열람하였던자는그과정에서알게된비밀을누설하여서는아니된다. [ 전문개정 2012.3.21] 제48조 ( 보존매체에수록된기록물의원본추정 ) 기록물관리기관이대통령령으로정한기준과절차에따라보존매체에수록한기록물은원본과같은것으로추정한다. [ 전문개정 2012.3.21] 제49조 ( 위임규정 ) 이법시행에필요한사항은국회규칙, 대법원규칙, 헌법재판소규칙, 중앙선거관리위원회규칙및대통령령으로정한다. [ 전문개정 2012.3.21] 제 12 장벌칙 제50조 ( 벌칙 ) 다음각호의어느하나에해당하는자 ( 기록물을취득할당시에공무원이나공공기관의임직원이아닌사람은제외한다 ) 는 7년이하의징역또는 3천만원이하의벌금에처한다. 1. 기록물을무단으로파기한자 2. 기록물을무단으로국외로반출한자 [ 전문개정 2012.3.21] 159
기록물관리실무 제51조 ( 벌칙 ) 다음각호의어느하나에해당하는자 ( 제1호부터제3호까지의경우에는기록물을취득할당시에공무원이나공공기관의임직원이아닌사람은제외한다 ) 는 3년이하의징역또는 2천만원이하의벌금에처한다. 1. 기록물을무단으로은닉하거나유출한자 2. 기록물을중과실로멸실시킨자 3. 기록물을고의또는중과실로그일부내용이파악되지못하도록손상시킨자 4. 제37조제2항을위반하여비공개기록물에관한정보를목적외의용도로사용한자 [ 전문개정 2012.3.21] 제52조 ( 벌칙 ) 다음각호의어느하나에해당하는자는 2년이하의징역또는 1천만원이하의벌금에처한다. 1. 정당한사유없이제26조제2항에따른조사를거부 방해또는기피한자 2. 제47조를위반하여업무처리중알게된비밀을누설한자 [ 전문개정 2012.3.21] 제53조 ( 과태료 ) 1 다음각호의어느하나에해당하는자에게는 100만원이하의과태료를부과한다. 1. 제43조제3항에따른조사를거부 방해또는기피한자 2. 제44조에따른신고를하지아니한자 2 제1항에따른과태료는중앙기록물관리기관의장이부과 징수한다. [ 전문개정 2012.3.21] 부칙 < 제8025호, 2006.10.4> 제1조 ( 시행일 ) 이법은공포후 6개월이경과한날부터시행한다. 다만, 제35조제3항의개정규정은 2009년 7월 1일부터시행한다. 제2조 ( 헌법기관기록물관리기관등에관한경과조치 ) 이법시행당시종전의규정에의하여국회 대법원 헌법재판소및중앙선거관리위원회에설치된특수기록물관리기관은제10 조의규정에따른헌법기관기록물관리기관으로보며, 국가정보원및군기관에설치된특수기록물관리기관은제14조의규정에따른특수기록관으로본다. 제3조 ( 시 도기록물관리기관에관한경과조치 ) 1시 도지사는제11조제1항의규정에따라시 도기록물관리기관을설치함에있어서 2007년 12월 31일까지행정자치부장관및기획예산처장관등관계기관의장과협의하여시 도기록물관리기관의설치및운영등에 160
부록 공공기록물관리에관한법률 관한계획을수립하여야한다. 2이법시행후제1항의규정에따라시 도기록물관리기관이설치될때까지시 도기록물관리기관의사무는중앙기록물관리기관이수행한다. 제4조 ( 기록관및특수기록관에관한경과조치 ) 이법시행당시종전의규정에따라설치된자료관또는특수자료관은각각제13조및제14조의규정에따른기록관또는특수기록관으로보되, 이법시행당시종전의규정에따라공공기관에자료관및특수자료관이모두설치된경우에는기록관또는특수기록관중당해공공기관의장이정하는하나의기록물관리기관만설치된것으로본다. 제5조 ( 비공개기록물의재분류에관한경과조치 ) 이법시행일이전에기록물관리기관이보유하고있는기록물중비공개로분류된기록물에대하여는 2009년 6월 30일까지공개여부를재분류하여야한다. 부칙 < 제 10010 호, 2010.2.4> 이법은공포한날부터시행한다. 다만, 제25조제2항, 제30조제2항, 제30조의2, 제35조제4 항및제38조의2의개정규정은공포후 3개월이경과한날부터시행한다. 부칙 < 제11391호, 2012.3.21> 제1조 ( 시행일 ) 이법은공포한날부터시행한다. 다만, 제11조의개정규정은 2012년 7월 1 일부터시행한다. 제2조 ( 국가기록관리위원회위원의임기에관한적용례 ) 제15조제4항의개정규정은이법시행당시제15조제2항제3호에따라위촉된공무원인위원에게도적용한다. 161
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