NAK-P-2007-14 제정 : 2007 년 12 월 시청각기록물관리실무매뉴얼 행정자치부 국가기록원
NAK-P-2007-14 제정 : 2007 년 12 월 시청각기록물관리실무매뉴얼 이표준에대한저작권은국가기록원에있으며, 이문서의전체또는일부에대하여상업적이익을목적으로하는무단복제및배포를금지합니다. Copyrightc National Archives of Korea(2007). All Rights Reserved. 국가기록원 National Archives of Korea
일반사항 목적 적용및범위 근거 승인 작성자 관리자 관리방안 용어정의 시청각기록물의관리 시청각기록물의정의및중요성 시청각기록물의정의 시청각기록물의중요성 시청각기록물의종류 시청각기록물의관리절차 시청각기록물의생산 시청각기록물의저장 시청각기록물의등록및정리 등록대상선정 전자기록생산시스템등록 시청각기록물의정리 시청각기록물의보존시설및환경 시설 장비기준 보존환경 보관함및보존용포장재 시청각기록물의이관 - 3 -
이관을위한포맷및매체 이관시기 이관절차 이관후보존관리 기타사항 기록물관리관계법령목록 기록물관리관련참고자료목록 붙임 아날로그및디지털시청각기록의저장방식 붙임 시청각기록의등록방법 예시
시청각기록물관리실무매뉴얼 일반사항 목적 이매뉴얼은공공기관에서업무수행과관련하여생산되는시청각기록물의생산 등록관리 이관 보존관리 활용을위한기본적인지침을제공한다 시청각기록물은잘못된보관및취급에의하여심각하게훼손될수있기때문에 시청각기록물을생산및보관하는업무담당자는이매뉴얼에서제시하는처리절차및기준을준수하여시청각기록물의이용가능성을보장하여야하고 보존기간이 년이상인시청각기록물은영구기록물관리기관으로이관 보존함으로써국민의알권리를충족시키고중요한기록문화유산이후세에계승될수있도록하여야한다 적용및범위 이매뉴얼의적용범위는공공기록물관리에관한법률에서규정한공공기관및기록관이며적용대상은모든아날로그및디지털시청각기록물을대상으로한다 근거 공공기록물관리에관한법률제 조 기록물의생산의무 공공기록물관리에관한법률제 조 시청각기록물의관리 공공기록물관리에관한법률시행령제 조 시청각기록물의생산 공공기록물관리에관한법률시행령제 조 기록매체및재료규격제 개정등 공공기록물관리에관한법률시행규칙제 조 기록물의등록 공공기록물관리에관한법률시행규칙제 조 기록물의보존처리 승인 이표준은이해관계인의의견수렴과국가기록관리위원회표준전문위원회의 전문심의및본위원회의심의를거친것이다 - 1 -
작성자 프로세스혁신팀 유영문 관리자 행정자치부국가기록원 기록정책부표준평가팀 관리방안 관련법령의개정및기술의발전 행정업무환경의변화 관련기관 부서 의요청등으로본표준의수정이필요한경우에는중앙기록물관리기관에서관련규정에근거하여개정추진한다 개정의필요성과타당성에대해관련절차를준수하여수정 안 을마련하여관련기관 부서 의의견수렴절차를거쳐개정토록한다 용어정의 현상 아날로그카메라로촬영한필름등의감광물질이더이상빛에반응하지못하도록처리하는과정으로필름에숨겨져있는잠상 을눈으로볼수있도록처리함 암실에서잠상이들어있는필름을현상액 에담그면현상이됨 인화 현상한필름을인화지에감광하여사진으로만드는것 자기현미경 자기탐침끝의자성체와시료내자성체사이의자기력 인력또는척력 을 이용하여시료의자화상태를높낮이로나타내는사진을측정하는장비 원자현미경 탐침끝의원자와시료표면의원자들사이의상호작용력 을이용하여시료표면의형태 높낮이 를나타내는사진을측정하는장비 - 2 -
시청각기록물의관리 시청각기록물의정의및중요성 시청각기록물의정의 시청각기록물은영상또는음향기록물을말한다 공공기관의주요업무추진과관련하여참가자들의몸짓및목소리톤등당해현장의생생한느낌을있는그대로기록하여전달할수있도록영상과음성을다양한아날로그및디지털기록매체에수록한것으로사진 필름 오디오 비디오 영화필름 멀티미디어콘텐츠등을말한다 시청각기록물의중요성 몸짓 목소리 감정등생생한역사적사실의기록으로높은보존가치보유 현장의모습을있는그대로전달할수있는기록으로일반문서보다전달효과가큼 정확히검증된정보자원 역사적 행정적 증빙적자료 기록당시의기록매체및기술등을나타내는문화전달체 과거에는실록등에국왕의목소리 감정등을남길수없었으나 현대에는기술발전으로이들생생한역사기록을남길수있음 시청각기록물의종류 시청각기록물의구분 아날로그시청각기록물의종류 사진필름 찍고자하는사물의상이가시광선 자외선 적외선 선 전자빔등의작용에의해서감광층 건판이나필름 위에형성된기록물 오디오 음성및음악등의소리를기계적 음반류 자기적 녹음테이프류 광학적 녹음필름류 등의방식으로녹음한기록물 비디오 오디오에대응하는분야로 텔레비전의디스플레이장치 브라운 관 등 를통하여움직이는사물의상을재현할수있도록녹 - 3 -
화한기록물 영화필름 움직이는사물의상을연속으로촬영하여기록한필름 디지털시청각기록물의종류 정지영상 찍고자하는사물의정지영상 이광전소자 등 등을통하여디지털저장매체에수록한기록으로써그파일포맷은 등이있음 사운드 아날로그 디지털변환기를통하여음성및음악등의연속신호 를디지털로변환한기록으로써파일포맷은 등이있음 동영상 디지털비디오 디지털영화 애니메이션 등컴퓨터를활용하 여움직이는물체의영상을텔레비전의영상처럼재생가능하게만 든것으로써파일포맷은 등이있음 시청각기록물의종류별매체 아날로그시청각기록물아날로그시청각기록의매체는기록종류별로특성에맞게독자적으로개발되었기때문에기록종류별로특정매체를선택하여기록한다 종류사진필름오디오비디오영화필름 매체 인화사진 사진건판 음화필름 양화 슬라이드 필름 의료용 선필름등 녹음테이프 카세트 릴 카트리지등 음반 등 녹음필름등 비디오테이프 등 오리지날네가티브 마스터포지티브 듀프네가티브 프린트 사운드등 비고 오디오 비디오테이프는아날로그자기매체로자기매체보존환 디지털시청각기록물 경속에서관리되어야함 - 4 -
디지털시청각기록물은정지영상 사운드 동영상등종류에관계없이전자기록물을저장할수있는모든전자매체에기록할수있으나 전자매체종류별로저장용량등이구분되기때문에기록매체선택시저장용량 역사성 이용편의성등을고려하여전자매체가선호되는경향이있다 예 사운드 등일반동영상 등 동영상 디지털테이프등 종류자기매체광매체기타 매체 플로피디스크 집드라이브 디지털자기테이프 및자 기매체로구성된스토리지등 류 류 류 및광매체로구성 된스토리지등 플래시메모리 메모리 메모리카드등 및이들로 구성된스토리지등 시청각기록물의관리절차 시청각기록물의생산 시청각기록물생산대상 공공기관은업무수행과관련하여 공공기록물관리에관한법률제 조 및 동법률시행령제 조 에따라시청각기록물을생산하여야한다 시청각기록물은전자적생산 등록 관리원칙에따라주요상황을시행전 후를체계적으로파악할수있도록생산되어야한다 아래사항은공공기관이외에서생산된시청각기록물중공공기관의업무수행과관련된시청각기록물의범주를나타낸다 이러한시청각기록물은보존가치를판단하여수집하고등록및보존관리하여야한다 사진 이미지 공공기관의중요한업무활동및기능등을묘사한사진및이미지 공공기관의간행물 전시물및홍보물등에사용하기위하여생산하거나수집된사진및이미지 상급기관의주요공직자인물사진등 - 5 -
오디오 공공방송의라디오프로그램중당해공공기관과관련된프로그램및주요공직자의연설 대담 인터뷰등의방송 공공기관과관련된라디오뉴스및정보자료 당해공공기관과관련된광고및홍보자료 공공기관의역사적중요사건과관련된증언등구술기록 당해공공기관의승인및주도하에제작된기록등 동영상 공공방송의 프로그램중당해공공기관과관련된프로그램및주요공직자의연설 대담 인터뷰등의방송 공공기관과관련된 뉴스및정보자료 공공기관의중요운영및활동과관련된 방송또는영상기록물 예 남북정상회담 군사작전등 당해공공기관과관련된광고및홍보영상 당해공공기관이공익을목적으로직접및지원제작한프로그램및방송기록등 미방송및미상영된역사적중요사건에대한영화필름및방송프로그램 시청각기록물생산자 처리과 당해업무의소관부서및업무담당자 일반처리과및기관장실등은시청각기록물을생산할경우시청각기록물생산전담부서 공보관실등 에의뢰및스케줄링하여시청각기록물을생산할수있다 전담부서가시청각기록물을생산한경우 당해업무의소관부서는전담부서로부터시청각기록물을인계받아활용 문서첨부등 하여야한다 시청각기록물생산전담부서를통하여생산할수없을경우에는소관부서및업무담당자등이직접시청각기록물을생산한다 시청각기록물생산전담부서 공보관실등 시청각기록물생산전담부서는처리과로부터생산요청시스캐줄링하여시청각기록물을생산하고 생산후생산요청부서와협조하여제목또는행사명 내용요약 참석주요인물등에대한정보를기록화하여야한다 - 6 -
시청각기록물을자체일정에따라생산할경우에는당해시청각기록물에 대하여체계적으로이해할수있도록각종정보를기록화하여야한다 시청각기록물의저장공공기관에서시청각기록매체를구매할때 보존필요조건을고려해야한다 대부분의시청각기록매체는영구성을위한것이아니라실용성과경제성을고려하여설계되고제조된다 따라서장기보존을위한시청각기록물을생산할경우에는다음과같은사항을준수하여야한다 또한열람 활용을위해서는별도로사본을제작하여사용하여야한다 시청각기록매체의구매및선택 아날로그기록매체 미사용자기테이프 영화필름 필름및인화지등을구입할경우신뢰할수있는브랜드의최근에제조된제품을구매한다 오디오 비디오등의재수록가능한기록매체의경우재사용하지않는다 음성및음악등의최초녹음 원본제작 을위하여카세트테이프보다릴테이프를사용하고 활용하기위한사본제작에는카세트테이프를사용한다 원본으로 비디오테이프사용을자제하고 해상도에서눈에띄는손실없이복사할수있는전문가포맷을사용하라 사진 필름재료선택을위해서는촬영환경및상태에따라제조사의설명서를준수하여선택하라 디지털기록매체의구매및선택 미사용디지털자기매체및광매체등을구입할경우신뢰할수있는브랜드의최근에제조된고품질제품을구매한다 생산단계에서는다양한종류의디지털기록매체를이용할수있으나 영구보존또는장기보존을위해서는안정성등을고려하여플로피디스크 플래시메모리등의사용을금지한다 디지털기록에대한위 변조위험성등을고려하여재수록가능한디지털기록매체사용을자제하고 만약사용할경우에는재사용하지않는다 디지털기록매체선택시 시청각기록물의용량 이용편의성등을고려하여 디지털기록매체요구기준 을준수하는최선의기록매체를선택한다 디지털기록물은아날로그보다멸실위험성이높은것을감안하여상호보완되도록장기적보존이보장되는저장매체에이중보존하여야한다 - 7 -
디지털시청각기록의저장포맷 디지털시청각기록물은기록물의품질 화질 선명도 가청도등 보존및활용의효율성 개방형표준여부등을고려하여디지털저장포맷을선택하여야한다 본지침에서제시하는파일포맷은중요디지털시청각기록물의보존관리를위하여표준여부 보급정도 효율성 손실성 개방성등을고려하여기록관리단계별로적절한파일포맷을제시한다 촬영 등록및보존단계에서는무압축또는무손실압축의파일포맷을권장하며 여기에서는보존단계를기준으로한다 활용단계에서는온라인서비스등을고려하여손실압축파일포맷도허용된다 디지털카메라를사용한정지이미지는 픽셀또는최소 픽셀이상으로생산및보존하여야한다 정지이미지 구분 보존단계 활용단계 포맷 등 등 사운드 구분 포맷 보존단계 활용단계 등 등 동영상 구분 보존단계 활용단계 포맷 고품질 고품질 등 등 - 8 -
시청각기록물의등록및정리 공공기관이업무수행과관련하여시청각기록물을생산하는경우생산자는기록물관리법시행령제 조제 항및제 조에따라시청각기록물을전자기록생산시스템으로등록 관리하여야한다 등록대상선정 사진 필름류및정지이미지 사안별로촬영된사진및필름중에서보존대상기록물로적합한작품을선정하여등록 선별작업에어려움이있을경우에는촬영된그대로등록 영화 비디오 오디오류및동영상 촬영 녹화또는녹음된기록물을편집한후새로운기록매체에저장하여등록 편집장비를보유하지아니한경우에는편집되지아니한상태그대로등록 접수한시청각기록물 처리과에서접수한경우접수와동시에상태그대로등록 기록관이접수한경우기록관리시스템에획득시점에등록 전자기록생산시스템등록 현재전자기록생산시스템은전자문서시스템과업무관리시스템이존재한다 이중업무관리시스템에는시청각기록물을별도로등록관리를위한체계가반영되지못한상태이다 향후업무관리시스템에시청각기록물을등록할수있도록기능을개선하거나별도의시청각기록물관리시스템을개발 보급할경우본지침은수정 보완될것이다 시청각기록물의등록 아래에정리된등록절차는전자문서시스템을기반으로정리된것이며 단계 별화면예시는붙임 를참조한다 시청각기록물전용기록물철을생성한다 - 9 -
전자문서시스템의문서관리에서 기록물철등록부 선택 기록물철등록부화면우측상단의 등록 버튼선택 기록물철등록화면에서기록관리등록사항을입력하여시청각기록물철생성 시청각기록물을등록대장에등록한다 전자문서시스템의전자결재에서 등록대장 선택 등록대장화면우측상단의 등록 버튼선택 기록물등록화면에서기록관리등록사항입력및기록물첨부를추가하여시청각기록물등록완료 아날로그경우 제목 내용요약 촬영일시및장소 주요인물정보등이수록된목록파일만첨부 디지털경우 전자파일명 제목등기록물내용정보가수록된목록파일과함께해당전자파일을검색하여첨부 첨부파일이대용량인경우 참조 디지털시청각기록물의등록 각급기관에서사용하는전자기록생산시스템은원활한시스템운영을위하여 회에탑재가능한전자파일의크기를제한하고있다 시스템 행정자치부 내부결재 미만대내시행 미만대외시행 미만 이경우디지털시청각기록물을별도의전자매체에저장하여아날로그시청각기록물을등록하는것과동일한방식으로등록 관리하여야한다 디지털시청각기록물유형별저장매체 정지이미지 등에수록하여등록예 단일이미지가대용량인경우 고해상도대형이미지 대면적지도고해상도스캐닝이미지등 단일이미지파일용량은적지만 여러이미지파일을한번에등록할경우 사운드 등에수록하여등록예 장시간회의 연설 강연등을고품질로녹음한경우 보존가치가있는국악등의음반 동영상 디지털비디오테이프등에수록하여등록 - 10 -
예 장시간회의 연설 강연등을고품질로녹화한경우 시청각기록물의정리 시청각기록물의등록번호표기 사진또는필름류 사진또는필름기록물은사진뒷면이나 당해사진 필름등을넣은보존용포장재료 보존봉투등 의좌측상단의여백에생산또는접수등록번호를표기한다 사진 필름등을종이에부착하여관리하는경우해당종이의좌측상단여백에생산또는접수등록번호를표기한다 오디오 비디오 영화필름류 테이프 음반 영화필름등은당해기록물의보호케이스나보존용기에생 산또는접수등록번호를포기한다 디지털기록매체 테이프 디스크 디스켓류의기록물은당해기록물의보호케이스나보존 용기에생산또는접수등록번호를포기한다 생산등록번호 시청각기록물의등록번호표기방법 접수등록번호 시청각기록물의편철및관리 사진 필름류 사진 필름류의안전한보관을위하여 사진 필름의보존관리지침 에따라재질별로적절한포장재료를선택하여보관하여야한다 사진 필름류의편철은 전자 비전자기록물의편철지침 의방법에따라 시청각기록물보존용포장재를이용하여배열하여야한다 사진 필름류의배열은관련내용이이해될수있도록행사진행흐름에 - 11 -
맞추어이미지를정리하여야한다 보존용포장재료의왼쪽상단에는생산기관생산년도 필름종류 수량 생산장소등을기입한다 사안별편철된보존봉투는기록물철단위로발생순서에따라관리한다 35 mm 120 mm 4 5( 원판필름 ) 사진 필름 보존봉투 편철모습 그림 보존봉투를이용한편철모습 사진첩 편철모습 그림 사진첩을이용한편철모습 영화필름 취급부주의에의한훼손에유의하면서 한편의영화가여러개의롤로나누어져있을경우각롤마다번호를부여하여등록한다 예 롤로이루어진경우 관리번호별기록물철명 겨레 겨레 겨레 영화필름은 순으로정리하며 같은내용의경우하나의관리번호를부여한다 보호케이스는플라스틱 폴리에틸렌등 으로된캔을사용한다 필름캔의중앙상단과배면에등록번호 제목등을표기한다 필름캔은세우지말고뉘어서보관한다 - 12 -
매체 보호케이스 보관모습 그림 영화필름편철모습 오디오 비디오등자기매체 오디오 비디오등은사안별 행사및프로그램등 로촬영하여편집완료된테이프 디스크등을주어진보호케이스에넣어관리한다 녹음및녹화시간이길어서여러개테이프에나누어기록된경우각테이프마다관리번호를부여한다 예 개로구성경우 관리번호별기록물철명 겨레 겨레 겨레 매체자체와보호케이스의앞면에제목 생산년도 필름종류 수량 생산장소등을표기한다 등록된오디오 비디오기록물은기록물철단위로발생순서에따라관리한다 서가또는보관함등에세워서보관한다 자기장발생원이없는곳이나 자기장발생원으로부터가능한한떨어져서보관한다 테이프는완전히감은상태로보관하며 매 년마다테이프를되감아주기한다 매체 보호케이스 보관모습 그림 오디오기록물편철모습 - 13 -
매체 보호케이스 보관모습 그림 비디오기록물편철모습 광매체 광매체는주어진개별보호케이스에넣어보관한다 매체자체와보호케이스의앞면에제목 생산년도 필름종류 수량 생산장소등을표기한다 등록된오디오 비디오기록물은기록물철단위로발생순서에따라관리한다 최초수록된디스크를원본으로간주하여별도보관하고 사본을제작하여이용하라 원본디스크를사용할경우표면에스크래치또는지문자국등으로오염되지아니하도록보풀이없는면장갑을착용한다 사본등의디스크를맨손으로취급한다면 디스크의기록면 반사면 을만지지아니하도록주의하여사용하고 완료된후즉시보호케이스에넣어관리한다 케이스에넣어수직상태로보관한다 디스크는구부리거나휘지말고 취급시중심구멍과가장자리를이용한다 디스크기록면에는라벨을붙이거나 펜이나매직펜등을이용하여디스크에직접쓰지아니한다 건조하고시원하며 먼지등이없는곳에보관한다 광매체기록면에먼지 오물 지문등으로오염된경우카메라렌즈용티슈등을사용하여오염원을제거한다 오염원제거시 디스크의중심에서바깥방향으로스크래치가발생하지아니하도록닦는다 기름이섞인오염원은카메라렌즈세척용액과티슈등을사용하여제거할수있다 - 14 -
읽기 / 쓰기방향 스크래치 읽기 / 쓰기시오류발생 읽기 / 쓰기시영향적음 그림 광매체스크래치의영향 매체 보호케이스 보관모습 그림 광매체의편철모습 시청각기록물의보존시설및환경 시청각기록물은가장약한기록형태의하나이고 보존환경에따라퇴화가촉진될수있다 즉몇몇재료들이인접하여관리될경우유독한화학반응을일으킬수있고 잘못관리될경우복원불가능하게훼손될수있다 각급기관에서는시청각기록물의보존을위한전문적인보존시설및환경기준을충족시키지못할지라도 시청각기록물의훼손으로부터보호할절차와수단을만들어야한다 시설 장비기준 기록물관리기관에서시청각기록물을안전하게보존관리할수있도록공공기 록물관리에관한법률 기록물관리법 에서는기록관의시설 장비에대한기 - 15 -
준을정하고있다 공공기록물관리에관한법률제 조 기록물관리기관의시설 장비 시행령제 조 기록물관리기관의보존시설 장비및환경기준 특수 기록관시설 환경표준지침참조 사진 필름의보존관리지침참조 보존환경보존환경이란기록물의보존수명에직 간접적으로영향을미치는외부의환경요인을말한다 따라서기록물유형별로적정보존환경을설정및관리하여야한다 물리 화학적환경 온도 습도등은물리적인요인으로기록물보존에가장큰영향을미친다 높은상대습도는필름재료들에곰팡이나다른균류의성장을촉진시키거나 자기테이프의산화를야기한다 시청각기록매체별최적온습도조건 기록매체 최적온도범위 최적습도범위 흑백사진 필름 컬러사진 필름 자기매체 광매체 비고 변화율은각각 이내 유해기체 빛등은화학적인요인으로서기록물의보존수명에영향을미친다 화석연료를태울때발생하는황산화물 질소산화물등의유해기체및흡연 요리 불안정한물질 도장마감재 접착제등 에서나오는기체등차단 태양 형광등등에서방출되는자외선 차단 전자기적환경 - 16 -
전기장 자기장등은광자기및자기매체에수록된내용의안정성에큰영향을미친다 정전기방지를위한재료를사용하여정전기를차단하고 자기장발생원 자석및전자석등 으로부터격리 기타환경관리사항 해충 곰팡이등생물학적요소들에의한영향을예방하기위하여청결상태유지및음식물등유입차단 열손실및유입 먼지 분진등의오염물질의유입차단 최적보존환경조건유지를위한주기적점검및모니터링체계마련 보관함및보존용포장재처리과는물론기록관단계에서도최적의온 습도조건을충족시키는시설 장비를갖추는것은현실적으로어려움이있다 이러한경우보관및보존환경은급격한온 습도변화 직사광선 먼지 유해가스 전자기장등으로부터안전한청결한공간에관리하는것이중요하다 보관함 시청각기록물용보관함 사진필름 비디오및오디오테이프등의시청각기록물은온 습도가중요하므로온 습도조절이가능한보관함에넣어관리한다 온 습도조절기능이없는보관함인경우에는간단한제습기나가습기등을이용하여습도만이라도조절하라 보존용포장재 시청각기록물을외부의유해요소와접촉을막고기록물주위에보존공간을형성할수있는중성용지등으로제작된보존용재료를활용하는것이적절하다 사진 필름재질별보존용포장재는사진 필름의보존관리지침을참조하고 아래의규격에부합하는보존봉투를사용한다 사진 필름류를편철하는경우맨위에는색인목록을놓고목록순서에따라기록물을배열한다 - 17 -
사진 필름류보존봉투 시행규칙 별표 사진 필름크기별봉투규격 사진 필름류의색인목록 시행규칙 별지제 호서식 일련번호 기록물철제목 분류번호 생산연도 등록번호제목사진설명사진형태비고 보호케이스가존재하는테이프 디스크 디스켓 영화필름등의시청각기 록물은주어진보호케이스를이용한다 테이프 디스크 디스켓류의분류번호표시방법 시행규칙 별표 - 18 -
가 일반규격 2.5 cm 1.5 cm 나 소형규격 -------- 3.5 cm ------- ----------- 5 cm ------------- 오디오 영화 비디오류등의색인목록 시행규칙 별지제 호서식 기록물철제목 분류번호 생산연도 일련번호등록번호제목내용요약비고 시청각기록물의이관 이관을위한포맷및매체 이관포맷 생산및보존단계에서는무압축또는무손실압축의파일포맷을이용하여야한다 시청각기록물종류별권장파일포맷은 를참조하라 이관매체 시청각기록물을생산할경우에는다양한종류의디지털기록매체를이용하여생산할수있다 다만 이관및보존을위해서는 디지털기록매체요구기준 을준수하는최선의기록매체를선택하여이중보존하여야한다 이관시기 처리과 기록관또는특수기록관 - 19 -
일반처리과는보존기간의기산일로부터 년의범위내에서보관후기록물철단위로이관한다 시청각기록물생산전담부서 공보관실등 는 년간자체적으로보존 활용하다가이관한다 다만 디지털시청각기록물의경우사본을제작하여 진본은다음해에기록관으로이관하고사본은자체보관및활용할수있다 기록관또는특수기록관 영구기록물관리기관 공공기관의장은보존기간 년이상인시청각기록물을보존기간의기산일로부터 년경과하기전에관할영구기록물관리기관으로이관한다 다만 시청각기록물생산전담부서에서보관되는시청각기록물은기산일로부터 년경과하기전에기록관또는특수기록관과협의하여영구기록물관리기관으로직접이관할수있다 시청각기록물의이관시기연장시청각기록물보존시설및장비의기준에적합한서고와관리장비를갖춘경우또는공공기관의업무활용등의목적으로이관시기의연장이필요하다고인정되는때에는보존기간기산일부터 년의범위내에서이관시기를연장할수있다 이관절차 시청각기록물생산목록관리 처리과는전자문서시스템에서정리완료된전년도시청각기록물의생산현황을매년 월말까지소관기록관또는특수기록관으로통보하여야한다 기록관또는특수기록관은취합된결과를매년 월말까지영구기록물관리기관으로전년도시청각기록물의생산현황을통보하여야한다 전자문서시스템을통한기록관이관 처리과의문서관리담당자는등록된시청각기록물에대하여전자문서시스템의문서관리에서기록물이관 기록물철정리를선택하여시청각기록물철의당해색인목록및철별표지를인쇄한다 아날로그및기록매체로관리되는디지털시청각기록물의경우색인목록에따라시청각기록물을보존상자에표지 목록과함께차례로배열한다 - 20 -
시청각기록물의보존상자정리등이관준비가완료되면 전자문서시스템의기록물이관에서이관처리를수행한다 전자문서시스템에직접탑재한시청각기록물은목록을 아날로그및기록매체에저장된디지털시청각기록물은목록과기록물을시스템에서이관처리완료직후에기록관으로이관한다 기록관담당자는생산목록 이관목록및시청각기록물원본을비교검토하여야한다 오류및미비사항발견시수정 보완후재이관되도록조치하여검수작업을완료하여야한다 전자문서시스템으로직접이관되거나기록매체에저장되어이관된모든디지털시청각기록물은진본확인절차 메타데이터오류 바이러스검사등의품질검사를수행한다 이관후보존관리 검수작업이완료된시청각기록물은 의시청각기록물의정리방법에따라시청각기록물매체종류별로구분하여 의적절한보존환경속에서관리하여야한다 - 21 -
기타사항 기록물관리관계법령목록 기록물관리관련참고자료목록 디지털기록매체요구기준 시청각기록물업무편람 특수 기록관시설 환경표준지침 사진 필름의보존관리지침 전자 비전자기록물편철지침 자료관기록관리편람 디지털기록매체요구기준개발연구용역보고서 간행물및시청각기록물관리체계혁신연구보고서 미국 의영구보존전자기록물을위한이관지침 디지털사진기록물 - 22 -
붙임 아날로그및디지털시청각기록의저장방식 여기에정리된아날로그및디지털시청각기록의저장방식은시청각기록 물생산에이해력을높이고보존관리에도움을주기위하여일반적인사항에 대하여설명한것이다 아날로그시청각기록의저장방식 사진 필름류 사진필름기록물은종이또는셀룰로이드와같은지지체위에감광유제와보호막을발라만든것으로 빛과물리 화학적으로반응하여찍고자하는사물의상을형성한다 사진 필름류에대한자세한구조적특성은 기록물상태평가지침 의기록물재질별구조적특성을참조하라 오디오류 기계녹음방식 음원의연속신호를마이크를통하여전기신호로전환하고 이전기신호에따라작동하는커터바늘을이용하여플라스틱재질의레코드판에음의파형에대응하는홈을새긴다 재생은레코드판의홈을따라바늘이진동하면서전기신호를만들고 이신호는스피커를통하여음파를만든다 증폭기 S N S N S N S N 증폭기 커터바늘 ( LP 판 ) ( SP 판 ) 바늘 레코드판 음파를전기신호로전환 전기신호의변화를홈으로판다 바늘을통하여전기신호재생 전기신호를음파로전환 그림 기계녹음빙식및재생원리 - 23 -
자기녹음방식 좁은간격을가진작은전자석 녹음헤드 을이용하여자기테이프에음의파형에대응하는연속적인자기신호를테이프의길이방향으로기록 경선포맷 한다 S N S N N S N S N S N 녹음헤드 재생헤드 증폭기 증폭기 음파를전기신호로전환 전기신호를자기신호로변환 자기신호를전기신호로재생 전기신호를음파로전환 그림 자기녹음빙식및재생원리 재생은자기테이프의자기신호를작은전자석 재생헤드 을이용하여전기 신호로재생하고 이신호는스피커를통하여음파를만든다 광학녹음방식 음파의세기에비례하는전기신호에따라빛의세기또는면적을조절하여필름에투사하고 이빛에정비례하는투과성을필름에부여하는방식으로녹음한다 재생은이필름의투과성과광전소자를이용하여광신호를전기신호로전환하고 이전기신호를스피커를이용하여음파로재생한다 렌즈 슬릿 광원 영상 슬릿 N 광원 음파를전기신호로전환 증폭기 S 거울전기신호를광신호로변환 면적식 농담식 렌즈광전소자광신호를전기신호로전환 증폭기 전기신호를음파로재생 그림 광학녹음빙식및재생원리 비디오류 비디오의녹화방식에는자기녹화 필름녹화등이있다 - 24 -
필름녹화는브라운관의재현화상을필름촬영기로찍는방식 필름에전자빔을직접주사하여감광시키는방식 레이저를이용한방식등이있다 자기녹화는자기녹음과원리상매우유사하지만 다음과같은특징이있다 녹음에는고주파바이어스방식을사용하지만 녹화에서는영상신호로주파수변조된고주파신호를사용하므로매우높은주파수까지취급하게된다 고주파영상신호를처리하기위하여테이프의이동방향과반대방향으로녹화 재생헤드 녹음에서는헤드가고정됨 를고속으로회전시켜상대속도를높인다 비디오업계에서는녹음의경선포맷대신에테이프가장자리와 각도기울어져기록되는헬리컬 스캔포맷을채택하였고 이포맷은테이프에고밀도로기록할수있다 비디오녹화테이프의편집은녹음의경우와같이간단하지않으나녹음테이프에서와같이테이프를절단하여연결하는방식과전자편집이있으며 후자가주로사용되고있다 영화필름류 영화필름은사물의상이필름에기록될때까지의메커니즘은보통사진과조금도다를바가없다 다만일정시간안에많은수의화면 보통 초에 매 을촬영해야하기때문에필름을연속으로일정속도로감는도구라든지 한프레임한프레임에대한셔터기구등이정사진과다르다 디지털시청각기록의저장방식 디지털기록매체의종류별매체의구조등에대한상세내용은 디지털기 록매체요구기준 을참조하라 자기매체 자기테이프 자기테이프에디지털데이터의저장은아날로그와원리상매우유사하지만 연속신호가아닌 또는 로구별되는불연속형태로저장되는것이특징이다 - 25 -
데이터저장은자기테이프에자화점형태로기록하고 자기센서를이용하여전기신호 전류 전압 로전환하여 또는 으로인식하게된다 디지털데이터저장포맷은테이프에사선으로기록되는헬리컬스캔포맷과테이프에평행하게기록되는경선포맷이있다 하드디스크 하드디스크는디스크구동장치와자기디스크로구성되어있고 자기디스크는알루미늄등의금속성디스크표면에코팅된자성물질에데이터가기록된다 디스크는회전축에대하여동심원형태로자료가저장되는트랙 하나의트랙을여러개로구분하는섹터 동일위치의트랙집합을나타내는실린더로구성된다 안쪽의트랙과바깥쪽의트랙이길이는다르지만저장되는정보량은동일하고 실린더 트랙 섹터의번호는자료를저장하는위치 즉주소를나타낸다 아래그림은하드디스크의표면을자기현미경 으로관찰한것으로좌측에트랙을따라정렬된자기비트 가돌출 밝은색 및함몰 어두운색 부분으로명백히나타난다 우측의이미지는동일위치를원자현미경으로측정한실표면이미지이다 [ 자기이미지 ] [ 실표면이미지 ] [ 하드디스크 ] 그림 하드디스크의자기이미지와실표면이미지 - 26 -
광매체 레이저를이용하여디스크표면의트랙을따라홈 을내어데이터를저장하고 홈의유무에따른레이저반사율차이를광센서로측정하여 또는 을인식한다 와 의가장큰차이는데이터저장용량이다 레이저파장이감소하면레이저의광점 크기가감소하여기록밀도가증가한다 의파장은 이고 는 임 그림 와 의피트크기비교 홈을이용한방식이외에 디스크의층사이에존재하는폴리머색소의 광유도비가역화학반응에의한반응영역의반사율저하를이용하는방 식이있다 디스크의층사이에가역적인상변화 비정질 결정 를할수있는합금을삽입하여레이저로결정과비정질영역을만드는방법으로데이터를수록한다 광 자기디스크는디스크층사이에존재하는자성물질 희토금속과전이금속의합금 을레이저를이용하여큐리온도로가열하고 자기장을인가하여자성물질의자화방향을바꾸는방법으로데이터를저장한다 데이터읽기는편광된레이저빛을자성물질에반사시켜자화방향에따라변화하는편광의차이를이용하여 또는 으로인식하게된다 - 27 -
Magneto-Optical Recording Erase Conventional M-O Recording Thermally assisted Magnetic Recording Laser Continuously ON ON/OFF controlled by recording data Magnetic Continuously ON Continuously ON Field Continuously ON ON/OFF controlled by recording data 그림 광자기디스크의기록원리 - 28 -
붙임 시청각기록물의등록방법 예시 아래에정리된시청각기록물등록방법은행정자치부전자문서시스템 을기반으로정리된것으로각급기관의전자문서시스템환경에따 라다소변경될수있다 시청각기록물전용기록물철생성화면 예시 기록물철등록부등록사항 단위업무 화면우측의마우스버튼을클릭하여선택 기록물철제목 시청각기록물의철명입력 시청각기록물의철명은행사 프로그램단위로설정연도별정기행사는기록물철명에생산년도병행표기 기록물형태 사진 필름류시청각기록물또는녹음 동영상류시청각기록물중하나선택 업무담당자 시청각기록물을생산 등록작업담당자기입 생산년도 시청각기록물생산년도입력 종료년도 시청각기록물종료년도입력 생산년도와동일 - 29 -
보존기간 기록물관리법령의보존기간별책정기준및중요도에따라보 존기간을책정하여입력 시청각기록물의등록화면 예시 기록물등록부등록사항 일반등록사항 제목 시청각기록물의제목입력 기록물철 화면우측마우스버튼을클릭하여기록물철선택 등록구분 사진 필름류 녹음 동영상류중하나선택 열람범위 열람범위지정 문서구분 대외 대내 민간중하나선택 등록일자 자동설정 업무담당자 시청각기록물을생산 등록작업담당자기입 상신일자 자동설정 결재자 입력불필요 결재일자 자동설정 발신자 내부결재 로입력 생산년도 자동설정 - 30 -
쪽수 사진 필름 등수량입력예 매 롤 장등 생산기관등록번호 입력불필요 문서과배부번호 입력불필요 공개구분 공개 비공개 부분공개중하나선택 정보공개 사전공개여부판단하여선택 특수기록물 대통령관련등여러항목중하나선택 시청각기록물추가등록사항 내용요약 해당시청각기록물에대한내용설명 기록물형태 사진 필름류및녹음 동영상류에따라구분된매체유형중선택 복수선택가능 - 31 -
표준명 시청각기록물관리실무매뉴얼 제정 발행 행정자치부국가기록원 주소 대전광역시서구선사로 비매품 - 32 -