간행사 기록은과거와현재를이어주는징검다리 입니다. 우리나라는세계최고의금속활자본인 직지 를비롯해조선 500여년의역사를낱낱이기록한 조선왕조실록 등세계기록유산 9건을보유하고있습니다. 세계기록유산아시아최대보유국이자, 세계 5위수준입니다. 하지만우리나라는일제와미 소군정, 6 25 전쟁을겪으면서많은 기록물이소실되었습니다. 정부수립이후에도먹고살기에바빠기록 관리에소홀한것이사실입니다. 국가기록원은과거찬란한기록문화를계승하고단절된기록문화의징검다리를잇기위해 1969년에설립되었습니다. 이제국가기록원도불혹의나이를넘었습니다. 그리고최근중앙부처와지방자치단체를비롯한공공기관에기록관리기관이설치되면서뿌리가내려지기시작했습니다. 한번내려진뿌리가번성하게뻗어나가무성하게자라국가기록관리가 발전할수있도록하는것은기록관리교육과지침서마련일것입니다.
그것은전문성을담보한이론은물론실무에서도직접활용가능한것이어야합니다. 전자기록물등기록관리환경변화또한꼼꼼히챙기는것이필요합니다. 그리고누구나쉽게접근할수있어야합니다. 이것이바로이번총서를발간하는이유이자목적입니다. 이번에출판한기록관리총서는이론과실무를모두담은총 7개의주제로구성하였습니다. 즉, 기록관리개론 ( 박지태 ) 을비롯해 공공기록물관리법령 ( 김형국 ), 기록분류 조직 ( 이젬마 ), 기록보존 ( 박성배 ), 기록평가 ( 이승억 ), 전자기록관리 ( 남성운 유영문 ), 기록서비스 ( 시귀선 ) 가그것입니다. 총서는국가기록원기록관리전문가들이직접집필하였으며, 내용의객관성을 확보하기위해외부전문가들의자문과감수를받았습니다. 이책이대한민국의 미래의등불 인국가기록관리발전에작은밀알이되길진심으로기대합니다. 그리고이책이기록관리전문가는물론기록관리에관심을가지고있는 미래의기록인 들에게도훌륭한나침반이되길소망합니다. 끝으로총서가나오기까지고생하신집필진과외부감수자여러분께깊은감사를드립니다. 국가기록원장 송귀근
머리말 기록없이는민주주의도없다 필자가 1999년국가기록원에입사했을때명함에새겨넣었던문구이다. 기록관리목적중의하나인 설명책임성 (Accountability) 에대한나름대로의해석으로기록관리의중요성을적절하게표현하는문구라고판단했기때문이다. 설명책임성 은기록관리국제표준 (ISO 15489-1) 에서제시하고있는기록관리목적으로 개인, 조직그리고사회가각자의행위에대해책임을지고다른이에게설명할수있어야한다는원칙 이다. 필자가서문에서 설명책임성 을언급한것은기록관리가기록물의보존만을목적으로하지않는다는점을강조하려는이유이다. 아직도많은사람들이 공공기록물관리에관한법률 을 기록물의이관과보존 을위한법률이라거나, 기록관리전문가들이나기록관리담당자들만이알아야하는법률로오해하고있다. 공공기록물관리에관한법률 은공공기관뿐만아니라국민에게도중요한법률이다. 4 공공기록물관리법령
체계적인기록관리는공공기관이수행한업무의정당성과신뢰성을부여하고, 업무수행과정에서다양한기록정보를활용할수있는기반이된다. 또한국민의입장에서는공공기관이생산하여관리하는각종기록을통해자신들의재산과권리를보호받을수있기때문이다. 이책은 공공기록물관리에관한법률 에대한개론서로써법률의조문을해설하는방식으로서술되었다. 최대한필자의주관적인의견은배제하고입법취지에따라조문을해설하였다. 시행령과시행규칙은필요한경우에만추가적으로설명하였는데, 시행령과시행규칙이상세하여별도의설명이불필요하기때문이다. 필자는이책을통해독자들이 공공기록물관리에관한법률 을이해하고, 기록관리에대한인식이확대되었으면하는바람이다. 또한법률과현실의차이를확인하고, 그간격을메워가기위한기록문화확산의작은계기가되었으면한다. 2012 년 6 월김형국 머리말 5
기록관리총서 Contents 1. 공공기록물관리에관한법률 개요 1.1. 공공기록물관리에관한법률제정연혁 1.2. 공공기록물관리에관한법률 구성제1장총칙 1.1. 목적 1.2. 적용범위 1.3. 정의 1.4. 공무원의의무 1.5. 기록물관리의원칙 1.6. 다른법률과의관계제2장기록물관리기관 2.1. 중앙기록물관리기관 2.2. 헌법기관기록물관리기관 2.3. 지방기록물관리기관 2.4. 기록관 2.5. 특수기록관제3장국가기록관리위원회 3.1. 국가기록관리위원회제4장기록물의생산 4.1. 기록물생산의원칙 4.2. 기록물의생산의무 4.3. 기록물의등록 분류 편철등제5장기록물의관리 5.1. 기록물의관리등 5.2. 전자기록물의관리 5.3. 중요기록물의이중보존 5.4. 간행물의관리 008 008 010 015 016 017 018 025 026 031 034 035 037 039 044 047 051 052 057 058 059 067 077 078 095 099 101 N a t i o n a l A r c h i v e s o f K o r e a
www.archives.go.kr 5.5. 시청각기록물의관리 105 5.6. 행정박물의관리 106 5.7. 폐지기관의 Records and 기록물관리 Archival Studies Series www.archives.go.kr 108 5.8. 기록물의회수 110 5.9. 기록물의폐기 112 5.10. 기록물관리기관의시설 장비 116 5.11. 기록매체및용품등 118 5.12. 기록물보안및재난대책 121 제6장대통령기록물관리 127 6. 대통령기록물관리 128 제7장비밀기록물의관리 131 7.1. 비밀기록물관리의원칙 132 7.2. 비밀기록물의관리 133 7.3. 비밀기록물생산현황등통보 137 제8장기록물공개및열람 141 8.1. 기록물의공개여부분류 142 8.2. 비공개상한기간 146 8.3. 비공개기록물의열람 147 8.4. 기록물공개심의회 149 제9장기록물관리의표준화및전문화 151 9.1. 기록물관리의표준화 154 9.2. 기록물관리표준의제정절차등 158 9.3. 기록물관리전문요원 159 9.4. 기록물관리교육 훈련 163 제10장민간기록물등의수집 관리 165 10.1. 국가지정기록물의지정및해제 166 10.2. 국가지정기록물의변동사항관리 168 10.3. 국가지정기록물의보존 관리 170 10.4. 주요기록정보자료등의수집 173 제11장보칙 177 11.1. 비밀누설의금지 178 11.2. 보존매체에수록된기록물의원본추정 178 11.3. 위임규정 179 제12장벌칙 181 12.1. 벌칙 ( 무단파기와무단국외반출 ) 182 12.2. 벌칙 ( 무단은닉 유출, 중과실에의한멸실등 ) 183 12.3. 과태료 184
1. 공공기록물관리에관한법률 개요 1.1. 공공기록물관리에관한법률제정연혁 기록관리법은 1998년제정절차를추진하여 1999년 1월 29일공포 [ 공공기관의기록물관리에관한법률 ( 법률제5709호 )] 되었다. 법률의시행을위한시행령과시행규칙제정절차가 1999 년 12월말까지완료되고, 공공기관의기록물관리에관한법률 은 2000년 1월 1일부터시행되었다. 기록관리법이제정되기전까지는정부공문서규정, 정부공문서보관 보존규정, 사무관리규정으로행정기관의기록물관리업무를수행하였다. 이들규정은행정업무의체계화와효율화를목적으로하고있기때문에기록관리업무전반을체계적으로관리하기에는많은한계가있었다. 기록관리법제정의움직임은 1990년대중반부터시작되었다. 1997년 1월정부기록보존소 ( 현국가기록원 ) 는 국가기록물관리법제정준비작업반 을구성하고, 1998년 1월에 기록보존법제정기본방향 을마련하였다. 이와함께학계와시민사회에서도기록관리법의제정필요성에대한여론이확산되었는데, 1997년 5월행정쇄신위원회가대통령에게 기록보존법 제정을건의하였다. 같은해 10월국회국정감사에서는기록관리관련법령의제정을요구하였다. 그결과 1998년 2월대통령직인수위원회가새정부 100대정책과제로 기록보존법제정 을선정하였다. 1997년 4월 17일정부기록보존소는학계와함께 국가기록보존법정책간담회 를개최하여법제정에대한의견을수렴하고, 같은해 5월 2일 국가기록보존법 제정안을마련하였다. 이후관계기관의견조회, 입법예고, 법제처심사등을거쳐정부안을국회에제출하고, 같은해 12월 공공기관의기록물관리에관한법률 이국회를통과하여 1999년 1 월 29일법률제5709호로공포되었다. 공공기관의기록물관리에관한법률 의주요내용은국가적기록물관리체계수립과 8 공공기록물관리법령
기록물관리기구설치, 대통령기록, 비밀기록등중요기록의보존 관리강화, 기록물의등록, 분류, 이관, 보존의체계화, 기록물관리기관의보존시설과장비표준화, 기록관리전문인력배치등이었다. 2000년부터시행된 공공기관의기록물관리에관한법률 은공공기관의기록관리를정상화시키는데획기적인기여를하였으나, 기록관리제도의정착은쉽지않았다. 공공기관의기록물관리에관한법률 의핵심내용인전문인력의배치와기록물관리기관의설립이지연되고, 전자기록의등장에따른기록관리환경이급속하게변화하였기때문이다. 이에국가기록원에 2004년 7월기록관리혁신기획단이설치되고, 같은해 11월에는정부혁신지방분권위원회에기록관리혁신전문위원회가설치되어기록관리혁신이추진되었다. 2005년 10월국무회의에서확정된기록관리혁신로드맵이그결과이다. 기록관리혁신로드맵의주요내용은프로세스와시스템혁신 ( 공공업무수행의철저한기록화, 기록관리프로세스와시스템정비 ), 기록관리기준 표준 ( 정보공개의확대, 비밀관리의체계화, 글로벌스탠다드에부합하는표준제정 ), 공공기록의자원화 ( 공공기록편찬및서비스확대 ), 법 제도정비 ( 법 제도정비, 전문인력확보및능력개발, 거버넌스형조직의실현및기록관리인프라구축 ) 등이었다. 이후국가기록원은기록관리혁신을위한다양한노력을기울이게되는데, 그일환으로기록관리혁신을뒷받침하기위해기록물관리법을전부개정하였다. 2006년 10월전부개정되어 2007년 4월 5일부터시행된기록관리법은법률명이 공공기록물관리에관한법률 ( 법률제8025호 ) 로변경되었고, 국가기록관리위원회기능강화, 지방기록물관리기관설치의무화, 국정원 군기관특수기록물관리기관을특수기록관으로변경, 표준제도도입, 평가기능강화, 기록정보서비스확대, 민간기록물관리강화등을주요내용으로하였다. 한편, 독립적인대통령기록관의설치와운영, 대통령기록물지정제도등을반영한 대통령기록물관리에관한법률 ( 법률제8375호 ) 도같은해제정되었다. 1.' 공공기록물관리에관한법률 ' 개요 9
< 공공기록물관리와관련한법규의변천과정 > 1.2. 공공기록물관리에관한법률 구성 공공기록물관리에관한법률 ( 이하 공공기록물법 으로줄임 ) 은총칙, 본칙, 보칙, 벌칙, 부칙으로구성되어있다. 총칙은공공기록물법의목적, 적용범위, 용어정의, 기록관리의일반원칙, 다른법률과의관계를규정하고있다. 본칙은제2장부터제10장까지 9개의장으로구성되어있다. 제2장은기록물관리기관, 제3장은국가기록관리위원회, 제4장기록물의생산, 제5장기록물의관리, 제7장비밀기록물의관리, 제8장기록물공개및열람, 제9장기록물관리의표준화및전문화, 제10장민간기록물등의수집 관리등이다. 제6장대통령기록물의관리는 2007년 대통령기록물관리에관 10 공공기록물관리법령
한법률 이제정되면서삭제되었다. 보칙에서는직무상취득한비밀누설의금지, 보존매체수록기록물의원본추정, 위임규정등으로구성되어있다. 벌칙은기록물의무단파기나무단국외반출에대한벌칙, 의무불이행에따른과태료부과등을규정하고있다. 공공기록물법 시행령은법률에서위임한사항과법률의시행에필요한구체적인사항을기술하고있으며, 시행규칙은시행령에서위임한등록, 매체수록등의사항을규정하고있다. 국회, 법원, 선거관리위원회, 헌법재판소등헌법기관의경우에도공공기록물법을준수하여야하며, 시행에필요한사항은별도의규정을제정하도록하고있다. 현재국회, 법원등대상기관은모두기록물관리규칙과규정 ( 또는내규 ) 을제정 시행하고있다. 전문요원의자격, 기록관설치 운영등일부조문을제외하고는공공기록물법의시행령, 시행규칙과내용이거의동일하다. < 표 > 공공기관의기록물관리에관한법률 과 공공기록물관리에관한법률 조문대비 공공기관의기록물관리에관한법률 [ 제정 1999.1.29 법률제 5709 호 ] 제1장총칙제1조 ( 목적 ) 제2조 ( 정의 ) 제3조 ( 공무원의의무 ) 제4조 ( 다른법률과의관계 ) 제2장기록물관리기관제5조 ( 중앙기록물관리기관 ) 제6조 ( 특수기록물관리기관 ) 제7조 ( 지방기록물관리기관 ) 제8조 ( 대통령기록관 ) 제9조 ( 자료관 ) 제10조 ( 특수자료관 ) 공공기록물관리에관한법률 [ 전부개정 2012. 3. 21 법률제 11391 호 ] 제1장총칙제1조 ( 목적 ) 제2조 ( 적용범위 ) 제3조 ( 정의 ) 제4조 ( 공무원의의무 ) 제5조 ( 기록물관리의원칙 ) 제6조 ( 기록물의전자적생산 관리 ) 제7조 ( 기록물관리의표준화원칙 ) 제8조 ( 다른법률과의관계 ) 제2장기록물관리기관제9조 ( 중앙기록물관리기관 ) 제10조 ( 헌법기관기록물관리기관 ) 제11조 ( 지방기록물관리기관 ) 제12조 ( 대통령기록관 )< 삭제 2007.4.28> 제13조 ( 기록관 ) 제14조 ( 특수기록관 ) 1.' 공공기록물관리에관한법률 ' 개요 11
공공기관의기록물관리에관한법률 [ 제정 1999.1.29 법률제 5709 호 ] 공공기록물관리에관한법률 [ 전부개정 2012. 3. 21 법률제 11391 호 ] 제3장국가기록관리위원회제15조 ( 국가기록관리위원회 ) 제3장기록물관리제11조 ( 기록물의생산의무 ) 제12조 ( 기록물관리 ) 제13조 ( 대통령관련기록물관리 ) 제14조 ( 비밀기록물의보존 ) 제15조 ( 중요기록물의이중보존 ) 제16조 ( 간행물의보존 ) 제17조 ( 기록물의공개여부분류 ) 제18조 ( 폐지기관의기록물관리 ) 제19조 ( 기록물의회수 ) 제20조 ( 국가기록물의지정 ) 제21조 ( 지정기록물의처분신고등 ) 제22조 ( 기록물의폐기 ) 제4장기록물의생산제16조 ( 기록물생산의원칙 ) 제17조 ( 기록물의생산의무 ) 제18조 ( 기록물의등록 분류 편철등 ) 제5장기록물의관리제19조 ( 기록물의관리등 ) 제20조 ( 전자기록물의관리 ) 제21조 ( 중요기록물의이중보존 ) 제22조 ( 간행물의관리 ) 제23조 ( 시청각기록물의관리 ) 제24조 ( 행정박물의관리 ) 제25조 ( 폐지기관의기록물관리 ) 제26조 ( 기록물의회수 ) 제27조 ( 기록물의폐기 ) 제27조의2( 기록물평가심의회 ) 제28조 ( 기록물관리기관의시설 장비 ) 제29조 ( 기록매체및용품등 ) 제30조 ( 기록물보안및재난대책 ) 제30조의2( 보존ㆍ복원기술의연구ㆍ개발 ) 제6장대통령기록물의관리 < 삭제 2007.4.28> 제31조 ( 대통령관련기록물의관리 )< 삭제 2007.4.28> 제7장비밀기록물의관리제32조 ( 비밀기록물관리의원칙 ) 제33조 ( 비밀기록물의관리 ) 제34조 ( 비밀기록물생산현황등통보 ) 12 공공기록물관리법령
공공기관의기록물관리에관한법률 [ 제정 1999.1.29 법률제 5709 호 ] 공공기록물관리에관한법률 [ 전부개정 2012. 3. 21 법률제 11391 호 ] 제8장기록물공개및열람제35조 ( 기록물의공개여부분류 ) 제36조 ( 영구기록물관리기관보존기록물의공개 ) 제37조 ( 비공개기록물의열람 ) 제38조 ( 기록물공개심의회 ) 제4장기록물관리의표준화및전문화제23조 ( 보존시설및장비 ) 제24조 ( 기록물관리의표준화 ) 제25조 ( 기록물관리전문요원 ) 제9장기록물관리의표준화및전문화제39조 ( 기록물관리의표준화 ) 제40조 ( 기록물관리표준의제정절차등 ) 제41조 ( 기록물관리전문요원 ) 제42조 ( 기록물관리교육 훈련 ) 제10장민간기록물등의수집 관리제43조 ( 국가지정기록물의지정및해제 ) 제44조 ( 국가지정기록물의변동사항관리 ) 제45조 ( 국가지정기록물의보존 관리 ) 제46조 ( 주요기록정보자료등의수집 ) 제5장보칙제26조 ( 국가기록물관리위원회 ) 제27조 ( 보존매체에수록된기록물의원본추정 ) 제28조 ( 위임규정 ) 제11장보칙제47조 ( 비밀누설의금지 ) 제48조 ( 보존매체에수록된기록물의원본추정 ) 제49조 ( 위임규정 ) 제6장벌칙제29조 ( 벌칙 ) 제30조 ( 벌칙 ) 제31조 ( 벌칙 ) 제32조 ( 과태료 ) 제12장벌칙제50조 ( 벌칙 ) 제51조 ( 벌칙 ) 제52조 ( 벌칙 ) 제53조 ( 과태료 ) 1.' 공공기록물관리에관한법률 ' 개요 13
공공기록물관리법령 기록관리총서 Ⅱ
제 1 장 총칙 1.1. 목적 1.2. 적용범위 1.3. 정의 1.4. 공무원의의무 1.5. 기록물관리의원칙 1.6. 다른법률과의관계 N N a t i o n a l A r c h i v e s o f K o r e a
제1장 총칙 Records and Archival Studies Series 1.1. 목적 제 1 조 ( 목적 ) 이법은공공기관의투명하고책임있는행정구현과공공기록물의안 전한보존및효율적활용을위하여공공기록물의관리에관하여필요한사항을 정함을목적으로한다. 공공기록물법은그목적을두가지로규정하고있다. 첫번째는기록관리의핵심가치중하나인설명책임성 (accountability) 으로기록관리를통하여공공기관의행정이투명하고책임있는행정을구현하려는데있다. 공공기관은업무수행을위해기록물을생산하고, 기록물을통하여공공기관의의사를표현하게된다. 따라서공공기관은체계적인기록물관리로해당기관이수행한업무의정당성을부여하고, 신뢰성을보장받을수있다. 두번째는공공기관의주요자산 ( 資産 ) 인공공기록물을체계적으로관리하여업무에활용하고, 국민누구나필요한경우이용할수있도록하며, 문화유산으로안전하게보존되도록기록물관리에필요한사항을정하려는데있다. 설명책임성 : 개인, 조직그리고사회가각자의행위에대해책임을지고다른이에게설명할수있어야한다는원칙 (KS X ISO 15489-1) 16 공공기록물관리법령
이와같은두가지목적을달성하기위해공공기록물법에서규정하고있는기록물관리란기록물의생산, 분류, 정리, 이관, 수집, 평가, 폐기, 보존, 공개, 활용및이에부수되는업무로서기록물의생애주기전반에걸쳐기록관리에필요한사항을모두포괄하고있다. 종전정부공문서규정이나사무관리규정이행정관리의일환으로기록관리를규정한것과는달리공공기록물법은기록관리그자체를목적과대상으로한다. 공공기록물관리에관한법률시행령제1조 ( 목적 ) 이영은공공기록물관리에관한법률에서위임된사항과그시행에관하여필요한사항을규정함을목적으로한다. 공공기록물관리에관한법률시행규칙제1조 ( 목적 ) 이규칙은공공기록물관리에관한법률및동법시행령에서위임된사항과그시행에관하여필요한사항을규정함을목적으로한다. 1.2. 적용범위 제2 조 ( 적용범위 ) 이법은공공기관이업무와관련하여생산 접수한기록물과개인또는단체가생산 취득한기록정보자료 ( 공공기관이소유 관리하는기록정보자료를포함한다 ) 중국가적으로보존할가치가있다고인정되는기록정보자료등공공기록물에대하여적용한다. 공공기록물법의적용대상은공공기관이업무수행과정에서생산 접수한모든기록물과개인또는단체가보유하고있는기록정보자료 ( 이하 민간기록물 이라한다 ) 중국가적으로보존할가치가있는기록정보자료가대상이다. 민간기록물은 2006년 공공기록물법 을전부개정할때포함되었다. 기록정보자료에는공공기관이소유 관리하는기록정보자료가포함된다. 이는공공기관이생산 접수한기록물이외에기관의설립목적등과관련하여개인또는단체가생산 취득한기록정보자료를 제 1 장총칙 17
수집한경우공공기록물법의적용대상에포함된다는의미이다. 공공기관이생산 접수한기록물은그형태와매체에상관없이모두이법의적용대상이다. 생산은좁은의미로는등록된기록물로한정된다. 그러나공공기록물법이규정하고있는생산은공공기관의업무수행과관련하여발생한모든기록정보를말하며, 이들기록물은반드시등록하여관리하여야한다. 결국공공기록물법에의한기록물은공식적인업무처리절차에서발생한모든형태의기록정보를그대상으로한다. 반면에, 개인또는단체가생산하거나취득한기록정보자료는해당기록물의역사적가치등을평가하여국가적으로보존할가치가있는경우에만적용된다. 따라서민간이보유하고있는기록물은국가기록원등기록물관리기관에의해수집 보존되거나국가지정기록물로지정되는경우에만적용대상이다. 공공기록물법의적용범위에민간기록물을포함하는것이국민의소유권을제한한다는지적이있을수가있다. 그러나민간기록물이이법의적용을받더라도국민의소유권을제한하여기록물관리기관으로기록물원본의이관을강제하거나소유권행사를제한하지않는다. 다만, 이법이정하는절차에따라잘관리하여야하는의무가부여되며, 필요한경우국가는개인과단체가민간기록물을잘관리할수있도록보존에필요한사항을지원한다. 민간기록물중관리대상은기록물관리기관의정책에따라결정되어진다. 기록물관리기관은공공성, 역사적가치등을평가하여관리대상을결정할수있다. 예를들면, 의료기록, 건축기록, 방송기록등국민의생활과밀접하여공공성이높거나, 한국현대사와관련되었거나국민적관심이높았던사건과관련된기록물은역사적가치가높아관리대상에포함될수있다. 1.3. 정의 법률제 3 조는공공기록물법에서사용하는용어정의로, 반복적으로사용되는용어 18 공공기록물관리법령
를명확하게정의하기위한규정이다. 공공기록물법은공공기관, 기록물, 기록물관리, 기 록물관리기관등의용어를정의하고있으며, 시행령은전자기록물, 비치기록물, 기록물 철, 정부기능분류체계, 전자기록생산시스템, 기록관리시스템등을정의하고있다. 제3조 ( 정의 ) 이법에서사용하는용어의뜻은다음과같다. 1. 공공기관 이란국가기관, 지방자치단체, 그밖에대통령령으로정하는기관을말한다. 2. 기록물 이란공공기관이업무와관련하여생산하거나접수한문서 도서 대장 카드 도면 시청각물 전자문서등모든형태의기록정보자료와행정박물 ( 行政博物 ) 을말한다. 3. 기록물관리 란기록물의생산 분류 정리 이관 ( 移管 ) 수집 평가 폐기 보존 공개 활용및이에부수되는모든업무를말한다. 4. 기록물관리기관 이란일정한시설및장비와이를운영하기위한전문인력을갖추고기록물관리업무를수행하는기관을말하며, 영구기록물관리기관, 기록관및특수기록관으로구분한다. 5. 영구기록물관리기관 이란기록물의영구보존에필요한시설및장비와이를운영하기위한전문인력을갖추고기록물을영구적으로관리하는기관을말하며, 중앙기록물관리기관, 헌법기관기록물관리기관, 지방기록물관리기관및대통령기록관으로구분한다. 1.3.1. 공공기관 개별법률마다 공공기관 에대한정의는다소차이가있다. 공공기록물법의적용대상인공공기관은국가기관, 지방자치단체그밖에대통령령으로정하는기관을말한다. 국가기관은헌법, 정부조직법, 기타개별법률에따라설치 운영되는기관으로행 제1장총칙 19
정력의범위가국가전체를대상으로하는기관을말한다. 지방자치단체는지방자치법에따라설치 운영되는행정기관을말하며, 교육자치법에의한교육행정기관도여기에포함된다. 그밖에대통령령이정하는기관은국가기관과지방자치단체이외의기관으로, 공공성이높아기록관리가필요한기관의범위를법으로정하고있다. 그밖에대통령령으로정하는기관의범위 ( 영제3조 ) 공공기관의운영에관한법률제4조에따른기관 지방공기업법 에따른지방공사및지방공단 특별법에의하여설립한법인 ( 다만, 지방문화원진흥법 에의한문화원및특별법에의하여설립된조합 협회를제외한다 ) 초 중등교육법 및 고등교육법, 그밖에다른법률에따라설립된각급학교 1.3.2. 기록물 기록물은공공기관이업무와관련하여생산또는접수한모든형태의기록정보자료와행정박물이다. 기록물의형태적구분으로는문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물로구분되며, 전자문서는기록물의형태와는상관없이전자적으로생산된경우를통칭한다. 행정박물을기록정보자료와별도로구분한것은기록정보자료와달리박물 ( 博物 ) 의형태이고, 기안과결재와같은기록물의형식요건을갖고있지않으며, 관리 보존방식도상이하기때문이다. 전자기록물은정보처리능력을가진장치에의해전자적형태로작성되어송 수신또는저장되는기록정보자료이다. 정보처리능력을가진장치는행정업무의효율적운영등에관한규정에따른전자문서시스템, 업무관리시스템, 행정정보시스템을말하며, 공공기록물법에서는이들시스템을전자기록생산시스템으로통칭하고있다.( 영제2조제2호 ) 또한공공기록물법에의한전자기록물은생산당시부터전자적형태로생산되는기록 (born digital) 을말하며, 비전자적형태로생산되어전자화된디지털기록물은해당되지않는다. 공공기록물법에서는이를구분하여전자는전자기록 20 공공기록물관리법령
물, 후자는전자화기록물로규정하였다. 비치기록물은주로비전자기록물에해당되는용어인데, 사람, 물품또는권리관계등에관한관리나확인을위해수시로사용되어해당기록물을생산하거나업무에사용하고있는처리과에서계속비치 활용하여야하는기록물을말한다.( 영제2조제 3호 ) 공공기록물법에서비치기록물을범주화한것은모든기록물은일정기간이경과하면기록물관리기관으로이관하여야하므로, 처리과에서수시로사용되어이관이곤란한기록물을범주화하여비치기간동안이관대상에서제외할필요가있기때문이다. 인사기록카드, 생활기록부, 물품관리대장등이대표적인사례이다. 기록물철은기록물을관리하는기본단위로업무수행과정에서생산또는접수된기록물을단위사안별로편철한물리적또는논리적단위이다.( 영제2조제4호 ) 비전자기록물의경우에는기록물이실제물리적으로편철되어관리되는단위이고, 전자기록의경우에는링크정보등을통해논리적인편철정보로관리된다. 이렇게생성된기록물철은이관, 보존의단위가되며, 해당기록물철은분류체계에의해보존기간을부여받아관리된다. 1.3.3. 기록물관리 기록물관리 는기록물의생산단계부터보존 활용, 폐기전과정에서수행하여야하는업무를말한다. 기록물관리업무를모두나열할수없어서공공기록물법에서는생산, 분류, 정리, 이관, 수집, 평가, 폐기, 보존, 공개 활용과이에부수되는업무라고정의하고있다. 1.3.4. 정부기능분류체계및단위과제 정부기능분류체계는정부의기능을표준화한기능분류와각부처에서실제수행하고있는과제를목적에따라분류한체계를함께포함하고있는개념이다. 정부기능분류를위해서 BRM( 정부기능연계모델, Business Reference Model) 에따라 5단위기능으로분류하고, 여기에단위과제를연계하는형태로구성되어있다. ( 영제2조제5호 ) 제1장총칙 21
단위과제는정부기능분류체계에의하여구성된기능분류의최하단위인소기능과 연계된업무단위이다. 단위과제는기록물이직접적으로생산되는단위로소기능을 업무영역, 절차별로세분화하여만든다.( 영제 2 조제 6 호 ) 1.3.5. 기록물관리기관 기록물관리기관은공공기관에서기록관리업무를담당하는기관으로공공기록물법이정하고있는시설, 장비와전문인력을갖추어야한다. 관할공공기관과기록관을총괄하고보존기간 30년이상의기록물을보존할수있는영구기록물관리기관과개별공공기관단위로설치되는기록관및특수기록관으로구분하고있다. 특수기록관은통일, 외교, 안보, 정보, 수사관련기록물을생산하는공공기관에설치할수있다. 영구기록물관리기관은기록관리학에서말하는아카이브 (Archive) 에해당되며, 기록관은레코드오피스 (Record Office) 와레코드센터 (Record Center) 의기능이혼합되어있다. 영구기록물관리기관은기록물의영구보존에필요한시설및장비와이를운영하기위한전문인력을갖춘기록물관리기관을말한다. 영구보존시설이라함은서고를말하며, 기록물의보존관리에필요한시설과장비도추가된다. 또한전문적인기록관리업무를수행하기위해아키비스트, 보존전문가, 전산전문가등다양한분야의기록관리전문가가필요하다. 영구기록물관리기관은관할공공기관에따라구분되는데, 국가기록관리업무를총괄하고중앙행정기관의기록물을영구보존하는중앙기록물관리기관, 국회, 선거관리위원회, 대법원, 헌법재판소등헌법기관별로관할공공기관의기록물을영구보존하는헌법기관기록물관리기관, 광역자치단체별로지방자치단체와교육청의기록물을영구보존하는지방기록물관리기관, 대통령기록물을관리하는대통령기록관으로구분된다. 영구기록물관리기관이이렇게구분되는것은국가기록물의관리의역할과보존을분담하기위한것이며, 실제해당공공기관별특성을반영한기록물관리체계를구축하기위한목적도포함되어있다. 기록물관리기관의장은영구기록물관리기관의장과기록관또는특수기록관이설 22 공공기록물관리법령
치되는부서의장을말한다 ( 영제2조제1호 ) 영구기록물관리기관은전문적인기록물관리업무를수행하기위해별도의기관을설립하는것이바람직함으로해당기록물관리기관의장은영구기록물관리기관의장이라고표현하고있다. 반면에기록관또는특수기록관은기관내에기록관리업무를수행하는부서의장이해당기록물관리기관의장이된다. 1.3.6. 시스템 전자기록생산시스템은업무시스템 (business system) 이다. 전자기록생산시스템은전자기록을생산, 유통하는기능을포함하고있는전자문서시스템, 업무관리시스템과행정정보를생산하고관리하는행정정보시스템으로구분된다.( 영제2조제7호 ) 전자문서시스템과업무관리시스템은문서형태의기록을주로생산하고, 행정정보시스템은데이터세트형태로전자기록을생산하는것이차이점이다. 기록관리시스템 (record management system) 은기록관또는특수기록관에서기록관리업무를전자적으로수행하도록기능을갖춘시스템이다.( 영제2조제8호 ) 전자기록의전자적인수, 장기보존포맷변환, 재분류, 평가등기록관리업무를수행할수있으며, 비전자기록물도함께관리된다. 물론비전자기록물의경우에는기록관리업무수행과정에서발생한메타데이터관리가주된기능이며, 서고관리, 매체수록등기록관리업무를처리할수있다. 기록관리시스템의기능요건은공공표준으로제정 시행중에있으며, 국가기록원은표준기록관리시스템을개발하여공공기관에보급하고있다. 영구기록관리시스템 (archival management system) 은영구기록물관리기관에서기록물을전자적으로관리하기위해사용하는시스템이다. 기록관리시스템과마찬가지로주로전자기록물의인수, 장기보존포맷변환, 재분류, 재평가등기록관리업무를수행할수있다. ( 영제2조제9호 ) 제1장총칙 23
공공기록물관리에관한법률시행령제2조 ( 정의 ) 이영에서사용하는용어의정의는다음과같다. 1. 기록물관리기관의장 이라함은영구기록물관리기관의경우에는당해기관의장을말하며, 기록관또는특수기록관의경우에는기록물관리부서의장을말한다. 2. 전자기록물 이라함은정보처리능력을가진장치에의하여전자적인형태로작성하여송신 수신또는저장되는기록정보자료를말한다. 3. 비치기록물 이라함은카드 도면 대장등과같이주로사람 물품또는권리관계등에관한사항의관리나확인등에수시로사용되어 사무관리규정 제3조제3호에따른처리과 ( 이하 처리과 라한다 ) 에서계속비치 활용하여야하는기록물을말한다. 4. 기록물철 이라함은기록물관리의기본단위로서단위과제의범위안에서관련기록물을편철한 1 개이상의묶음을말한다. 5. 정부기능분류체계 라함은정부가수행하는기능을범정부적으로표준화한기능분류체계와각부처의과제관리를위한목적별분류체계로구성된분류체계를말한다. 6. 단위과제 라함은정부기능분류체계의소기능 ( 小機能 ) 을유사성, 독자성등을고려하여영역별, 절차별로세분한업무를말한다. 7. 전자기록생산시스템 이라함은 사무관리규정 제3조제12호내지제14호에따른전자문서시스템, 행정정보시스템, 업무관리시스템을말한다. 8. 기록관리시스템 이라함은기록관또는특수기록관에서기록물관리를전자적으로수행하는시스템을말한다. 9. 영구기록관리시스템 이라함은중앙기록물관리기관 헌법기관기록물관리기관또는지방기록물관리기관에서영구기록물관리를전자적으로수행하는시스템을말한다. 10. 웹기록물 이란공공기관의웹사이트에포함된모든형태의기록정보자료와웹사이트운영및구축과관련된관리정보를말한다. 11. 행정정보데이터세트 란각급행정기관에서업무상사용하고있는행정정보시스템에서생산되는문자, 숫자, 도형, 이미지및그밖의데이터를말한다. 제 3 조 ( 공공기관의범위 ) 공공기록물관리에관한법률 ( 이하 법 이라한다 ) 제 3 조제 1 호에서 그밖에 대통령령이정하는기관 이라함은다음각호의어느하나에해당하는기관을말한다. 1. 공공기관의운영에관한법률제4조에따른기관 2. 지방공기업법 에따른지방공사및지방공단 3. 특별법에의하여설립한법인 ( 다만, 지방문화원진흥법 에의한문화원및특별법에의하여설립된조합 협회를제외한다 ) 4. 초 중등교육법 및 고등교육법, 그밖에다른법률에따라설립된각급학교 24 공공기록물관리법령
공공기록물관리에관한법률시행규칙제2조 ( 기록관설치기준및관리기준 ) 공공기록물관리에관한법률시행령 ( 이하 영 이라한다 ) 제3조각호의어느하나에해당하는공공기관중영제10조제1항제10호에따라다음각호의어느하나에해당하는경우에는기록관을설치 운영하여야한다. 1. 그기관및소속기관의연간기록물생산량이 1천권이상인기관 2. 그기관및소속기관의보존대상기록물이 5천권이상인기관 1.4. 공무원의의무 제4조 ( 공무원의의무 ) 1 모든공무원은이법에서정하는바에따라기록물을보호 관리할의무를갖는다. 2 공공기관및기록물관리기관의장은기록물이국민에게공개되어활용될수있도록적극적으로노력하여야한다. 공공기록물법은행정기관의공무원에게이법이정하는바에따라기록물을보호하고관리할의무를부여하고있다. 이는기록관리의목적중의하나인설명책임성 (accountability) 과밀접한관련이있다. 공공기관은자신이수행한행위에대하여기록물로정당함을입증할수있는데, 행정행위의주체이자기록물생산자인모든공무원에게기록물의보호와관리의무를부여하였다. 법제4조제1항에따른 이법이정하는바 란기록물의등록, 생산현황보고, 이관, 공개여부구분, 재분류, 평가및폐기, 보존등공공기록물법과시행령, 시행규칙으로규정하고있는기록관리업무와절차를말한다. 법제4조제2항은 2006년에공공기록물법이전부개정될때신설된조항이다. 공공기관과기록물관리기관이보유하고있는기록물이국민에게공개되어활용될수있 제1장총칙 25
도록해당기관의장에게의무를부여하였다. 이와관련하여공공기관은기록물을생산하는경우공개여부를구분하고, 기록물관리기관으로이관하는기록물은공개여부를재분류하여야한다. 또한기록물관리기관은보유하고있는비공개기록물을 5년마다재분류하며, 영구기록물관리기관에보존하고있는비공개기록물은생산후 30년이경과하면원칙적으로공개하여야한다. 이와같이공공기관및기록물관리기관은일련의공개관리업무를통해보유하고있는기록물이국민에게공개되어활용될수있도록적극적으로노력하여야한다. 1.5. 기록물관리의원칙 1.5.1. 기록의 4 대속성준수 법률제 5 조 ( 기록물관리의원칙 ) 공공기관및기록물관리기관의장은기록물의생산 부터활용까지의모든과정에걸쳐진본성 ( 眞本性 ), 무결성 ( 無缺性 ), 신뢰성및이 용가능성이보장될수있도록관리하여야한다. 법률제5조는기록관리의기본원칙이다. 공공기관과기록물관리기관의장은기록물의생산단계부터활용, 보존등전과정에걸쳐진본성, 무결성, 신뢰성, 이용가능성이보장될수있도록관리하여야한다. 이는공공기관과기록물관리기관의장에게체계적인기록물관리와기록물의안전한보존관리업무를책임지도록의무를부여한것이다. 진본성, 무결성등의개념은국제표준 (ISO 15489-1) 의원칙을차용한것으로, 해당국제표준을우리나라기록물관리에적용한다는선언적의미를포함하고있다. 26 공공기록물관리법령
진본성, 무결성, 신뢰성, 이용가능성 (KS X ISO 15489-1, 7. 2 기록의특성 ) - 진본성 (authenticity) 이란기록이생산의취지와맞는지또는기록을생산하거나보내기로되어있는사람에의해생산되거나보내졌는지, 명시된시점에생산되거나보내졌는지를증명할수있는것을의미한다. 즉, 시간이흘러도기록의생산맥락, 내용, 구조의특성이변경되지않고지속되는것을의미한다. 공공기관은기록의진본성을보증하기위하여기록의생산, 접수, 전송, 보존과처분을통제할수있는정책과절차를실행하고기록화하여야하며, 이러한통제를통하여기록의생산자를확인하고인증하며, 허가받지않고기록을추가, 삭제, 변경, 사용, 은폐할수없도록하여야한다. - 무결성 (integrity) 이란기록의완전함과변경되지않았음을의미하는것이다. 즉무결성은기록이인가받지않은변경으로부터보호될수있을때획득되는것이다. 인가를받은어떠한주석, 추가혹은삭제도명백하게드러나고그변동과정이추적될수있어야한다. 다시말해서무결성을확보하기위해서는누가, 언제, 어떤근거로, 즉어떤허가사항에따라기록에접근하거나추가 / 부기, 삭제를실행하였는지기록으로남겨지도록하여야한다. - 신뢰성 (reliability) 이란기록의내용이그업무나활동, 사실등을완전하고정확한표현물로서믿을만하고, 그내용을이후의업무혹은활동의과정에서증명하고이에의존할수있게하는것을의미한다. 기록은사실에대한직접적인지식을가진개인에의하여혹은업무처리를위해일상적으로활용하는도구에의해서, 처리행위나관련된사건이일어난시점이나혹은바로뒤에생산되어야한다. 기록물에대한신뢰성판정의기준은첫째그업무활동에직접적인지식을가진개인, 즉그기록과관련된업무활동의담당자가생산했는지의여부가확인될수있어야한다. 둘째업무처리를위하여일상적으로사용하는도구에의하여생산되었는지여부가확인되어야한다. 셋째, 그기록과관련된업무활동이수행된바로그시점이나직후에생산된기록인지여부를확인할수있어야한다. - 이용가능성 (usability) 은기록의위치를찾을수있고기록이검색될수있으며, 보여질수있고, 해석할수있음을의미한다. 기록과그기록을생산한업무처리, 행위등이연결되어보여질수있어야하며, 일련의활동과정에서생산된기록들간의연계성도유지되어야한다. 다시말해서기록을이용하기위해서는볼수있고이해할수있어야한다는것이다. 또한전자기록의이용가능성을유지하기위해서는기술환경의변화에도불구하고보거나이해할수있는방식으로기록을유지해야만한다. 따라서공공기관과기록물관리기관은기록물의진본성, 무결성등을보장하기위해기록물의생산, 등록 분류 편철, 정리 이관, 보존 폐기, 활용등일련의기록물관리업무수행과정에서공공기록물법령과국제표준, 국가표준이정하고있는기준과절차를준수하여야한다.( 영제4조제1항 ) 제1장총칙 27
법제5조에따른의무사항을실행하기위해공공기관과기록물관리기관은기록관리정책과절차를수립하여시행하고, 그결과를기록물로남겨관리하여야한다. ( 영제4조제2항 ) 공공기관과기록물관리기관이정하는정책과절차는기록관리의방향성, 구체적인기록관리업무절차, 구성원별역할과의무등을포함하는것이바람직하다. 공공기록물관리에관한법률시행령 제 4조 ( 기록물관리의원칙 ) 1기록물은법제5조에따라기록물의진본성 ( 眞本性 ) 무결성 ( 無缺性 ) 신뢰성및이용가능성을보장하기위하여이영이정하는기준과절차에따라관리되어야하며, 산업표준화법 제12조에따른한국산업규격에적합하여야한다. 2 공공기관및기록물관리기관의장은제1항에따라기록물관리정책및절차를수립 시행하며, 그결과를기록물로남겨관리하여야한다. 1.5.2. 기록물의전자적생산 관리원칙 제 6 조 ( 기록물의전자적생산 관리 ) 공공기관및기록물관리기관의장은기록물이 전자적으로생산 관리되도록필요한조치를마련하여야하며, 전자적형태로 생산되지아니한기록물도전자적으로관리되도록노력하여야한다. 새로운행정환경의변화에따라기록관리분야에서도큰변화가발생하였다. 종전에기록물은종이형태가주류였다. 그러나우리나라의경우 1990년대후반부터전자정부를추진하고, 행정기관에전자문서시스템이도입되었다. 현재는공문서의 95% 이상이전자적형태로생산된다. 또한전자정부법과행정업무의효율적운영에관한규정등에서는기록은전자적으로생산하는것을원칙으로하여, 생산단계부터 28 공공기록물관리법령
종이문서생산을억제하는정책을펴고있다. 공공기록물법은 2006년에전부개정될때기록물의전자적생산과관리원칙을반영하였다. 공공기관과기록물관리기관의장에게기록물의전자적생산관리와필요한조치를강구하도록의무를부여하였으며, 비전자적으로생산된기록물을전자적으로관리하도록하였다. 전자적생산 관리는업무수행과정에서전자기록생산시스템을통해기록의생산을전자적으로하도록하는것이며, 기록물관리기관은이러한전자기록을이관받아관리할수있도록분류체계, 시스템구축등의필요한조치를하여야한다. 또한비전자기록물은전자화하여국민이쉽게활용할수있도록하였다. 각급기관과기록물관리기관은기록물을전자적으로생산 관리하기위하여중앙기록물관리기관의장이정하는방식에따라전자기록생산시스템, 기록관리시스템또는영구기록관리시스템을구축 운영하여야한다. 중앙기록물관리기관의장이정하는방식이란주로표준과지침의형태이며, 시스템기능요건, 규격, 데이터연계방식등전자기록의생산과관리를표준화하는데필요한사항들이다. 한편, 공공기관및기록물관리기관의장은비전자형태로생산된기록물은전자화 (digitization) 하여관리될수있도록계획을수립 시행하여야한다. 전자화는보존의방식이라기보다는기록물을온라인을통해국민들에게편리하게제공하기위한목적이더크다. 전자기록이활성화되면서새로운과제로부각된것이전자기록의보안관리이다. 이와관련하여전자정부법은전자기록물에필요한보안조치를국가정보원장이정하도록하였다. 공공기록물법도이를수용하여기록물을관리할때국가정보원장이안전성을확인한보안조치를취하도록의무화하였고, 필요한경우국가정보원장이그이행여부를확인할수있도록하였다.( 영제5조 ) 제1장총칙 29
공공기록물관리에관한법률시행령제 4조 ( 기록물관리의원칙 ) 1 ~ 2 생략, 3공공기관및기록물관리기관의장은기록물이전자적으로생산 관리되도록중앙기록물관리기관의장이정하는바에따라전자기록생산시스템, 기록관리시스템또는영구기록관리시스템을구축 운영하여야하며, 전자적형태로생산되지아니한기록물을전자적으로관리하고활용하기위하여기록물전자화계획을수립 시행하여야한다. 제 5조 ( 전자기록물의보안관리 ) 공공기관및기록물관리기관의장은 전자정부법 제56조제3항에따라국가정보원장이안전성을확인한보안조치를취하여전자기록물의생산 이관 보존및폐기등기록물관리과정에서전자기록물을안전하게관리하여야하며, 국가정보원장은그이행여부를확인할수있다. 공공기록물관리에관한법률시행규칙 제 3 조 ( 각종서식의전산관리 ) 이규칙에서정한각종서식은특별한사유가없는한전자기록생산시스 템, 기록관리시스템, 영구기록관리시스템으로관리하여야한다. 30 공공기록물관리법령
1.5.3. 기록물관리의표준화원칙 제 7 조 ( 기록물관리의표준화원칙 ) 중앙기록물관리기관의장은기록물이효율적이 고통일적으로관리 활용될수있도록기록물관리의표준화를위한정책을수립 하여시행하여야한다. 법제7조는기록물관리표준화원칙이다. 기록물관리표준화로업무의체계화와효율성을높이기위해중앙기록물관리기관의장에게표준정책의수립과시행의무를부여하였다. 표준은 최선의실무요령 으로프로세스, 제품, 서비스등다양한분야에적용되는데, 법령과달리이해당사자간의합의로제정되고자발적참여를유도하게된다. 국가기록원은기록관리표준의필요성을인식하고 2005년부터본격적으로기록물관리표준을개발하고있다. 표준개발의범위는법령에서중앙기록물관리기관의장에게위임한사항인등록정보, 기록관리시스템기능, 데이터연계규격, 보존매체 용품기준등과업무처리절차, 시설 장비기준등표준화가필요한분야를대상으로하고있다. 1.6. 다른법률과의관계 법 률제 8 조 ( 다른법률과의관계 ) 기록물관리에관하여다른법률에특별한규정이 있는경우를제외하고는이법에서정하는바에따른다. 법률제8조는다른법률과의관계를규정하였다. 공공기록물법은기록관리에대한일반법으로다른법률에기록관리와관련된특별한규정이있는경우를제외하고는공공기관은공공기록물법을따라야한다. 다만, 공공기록물법에서정한규정의예외를위해서는반드시법률에그근거를갖고있어야하며, 이경우해당법률의조문이공공기록물법에우선하여적용된다. 제1장총칙 31
공공기록물관리법령 기록관리총서 Ⅱ
제 2 장 기록물관리기관 2.1. 중앙기록물관리기관 2.2. 헌법기관기록물관리기관 2.3. 지방기록물관리기관 2.4. 기록관 2.5. 특수기록관 N a t i o n a l A r c h i v e s o f K o r e a
제2장 기록물관리기관 Records and Archival Studies Series 기록물관리기관은기록물을전문적으로관리하는기관이다. 기록물관리기관은기록물관리에필요한조직, 전문인력, 보존시설을갖추어야한다. 공공기록물법에서기록물관리기관은영구기록물관리기관과기록관과특수기록관으로구분되는데, 영구기록물관리기관은국가기록물의보존분담원칙에따라관할공공기관보존기록물을집중관리하는기관이며, 기록관과특수기록관은현용 준현용기록물을관리하는기관으로각급기관단위로설치된다. < 기록물관리기관유형 > 34 공공기록물관리법령
< 기록관리체계도 > 2.1. 중앙기록물관리기관 제9 조 ( 중앙기록물관리기관 ) 1기록물관리를총괄 조정하고기록물을영구보존 관리하기위하여행정안전부장관은그소속으로영구기록물관리기관을설치 운영하여야한다. 2 제1항에따라행정안전부장관소속으로설치 운영되는영구기록물관리기관 ( 이하 중앙기록물관리기관 이라한다 ) 은다음각호의업무를수행한다. 1. 기록물관리에관한기본정책의수립및제도의개선 2. 기록물관리표준화정책의수립및기록물관리표준의개발 운영 3. 기록물관리및기록물관리관련통계의작성 관리 4. 기록물의전자적관리체계구축및표준화 5. 기록물관리의방법및보존기술의연구 보급 6. 기록물관리종사자에대한교육 훈련 7. 기록물관리에관한지도 감독및평가 8. 다른기록물관리기관과의연계 협조 9. 기록물관리에관한교류 협력 10. 그밖에이법에서정하는사항 3 중앙기록물관리기관의장은공공기관으로부터이관받은기록물을효율적으로관리하기위하여필요한경우에는중간관리시설을설치 운영할수있다. 제 2 장기록물관리기관 35
2.1.1. 중앙기록물관리기관 중앙기록물관리기관은영구기록물관리기관의한유형이다. 중앙기록물관리기관은공공기록물법에따라우리나라기록관리업무를총괄조정하며, 중앙행정기관의영구기록물관리기관역할을수행한다. 법제9조제1항에따라중앙기록물관리기관은행정안전부장관소속으로설치 운영한다. 정부수립이후정부공문서규정, 사무관리규정에따라정부의기록관리업무는행정관리의일환으로내각사무처, 총무처등에서담당하였고, 현재는정부조직법상이기능을행정안전부에서담당하고있기때문이다. 행정안전부에설치 운영하여야하는중앙기록물관리기관은시행령제6조제1항에따라국가기록원이수행하고있다. 중앙기록물관리기관의기능은기록물관리기본정책의수립과제도의개선, 기록물관리표준화, 전자기록관리체계의구축, 기록관리연구, 기록관리종사자교육과훈련, 지도와감독및평가, 다른기록물관리기관과의협력등이다. 이처럼중앙기록물관리기관은우리나라대표영구기록물관리기관으로기록관리정책수립, 제도개선, 기록관리방법과보존기술연구, 기록관리종사자교육 훈련등전문적인기능이포함되어있다. 2.1.2. 중간관리시설 중간관리시설은중앙기록물관리기관이관할하는보존시설로서, 2006년공공기록물법이전부개정될때반영된사항이다. 공공기록물법개정에따라보존기간이 30 년인기록물도이관대상에추가되었는데, 한시기록물을곧바로영구보존시설에보존하는것이비효율적이라는판단에따라중간관리시설설치의필요성이대두되었다. 한시기록물은관리방식이나보존에필요한조치가영구보존기록물과다르기때문이다. 중간관리시설에보관하게되는기록물은공공기관으로부터이관받은보존기간 30 년이하의기록물과폐지기관으로부터이관받은보존기간 30년이하의기록물이다 ( 영제6조제2항 ) 해당기록물중보존가치가높아준영구이상으로재평가되는기록물 36 공공기록물관리법령
은영구보존시설로인계되며, 나머지기록물은중간관리시설에서관리 활용되며, 해당기록물의보존기간이경과하면기록물평가절차를거쳐폐기된다. 공공기록물관리에관한법률시행령제6조 ( 중앙기록물관리기관 ) 1 법제9조제1항에따른중앙기록물관리기관은국가기록원으로한다. 2 중앙기록물관리기관의장은다음각호의업무를수행하기위하여법제9조제3항에따른중간관리시설을설치 운영할수있다. 1. 공공기관으로부터이관받은기록물중보존기간이 30년이하인기록물의관리 2. 폐지기관으로부터이관받은기록물중보존기간이 30년이하인기록물의관리 2.2. 헌법기관기록물관리기관 제10조 ( 헌법기관기록물관리기관 ) 1국회, 대법원, 헌법재판소및중앙선거관리위원회는소관기록물의영구보존및관리를위하여영구기록물관리기관을설치 운영할수있다. 이경우영구기록물관리기관을설치 운영하지아니할때에는대통령령으로정하는바에따라중앙기록물관리기관에소관기록물의관리를위탁하여야한다. 2 제1항에따라국회, 대법원, 헌법재판소및중앙선거관리위원회에설치 운영하는영구기록물관리기관 ( 이하 헌법기관기록물관리기관 이라한다 ) 은다음각호의업무를수행한다. 1. 관할공공기관의기록물관리에관한기본계획의수립 시행 2. 관할공공기관의기록물관리및기록물관리관련통계의작성 관리 3. 관할공공기관의기록물관리에관한지도 감독및지원 4. 중앙기록물관리기관과의협조에의한기록물의상호활용및보존의분담 5. 관할공공기관의기록물관리종사자에대한교육 훈련 제2장기록물관리기관 37
6. 그밖에기록물관리에관한사항 3 헌법기관기록물관리기관의장은중앙기록물관리기관의장이기록물관리에대한표준의이행과기록물관리관련통계현황등기록물의효율적관리를위하여필요한사항에관하여협조를요청하면협조하여야한다. 헌법기록물관리기관은국회, 대법원, 헌법재판소및중앙선거관리위원회등헌법기관에설치되는영구기록물관리기관이다. 법제10조제1항에따라헌법기관은관할기록물을자체적으로관리하고자하는경우영구기록물관리기관을설치 운영할수있다. 헌법기록물관리기관은관할공공기관의기록물관리기본계획수립 시행, 기록물이관, 보존등기록물관리, 지도 감독및지원, 교육 훈련등의기능을수행하여야한다. 헌법기록물관리기관의경우에도국가기록관리체계속에서체계적으로기록물을관리할수있도록중앙기록물관리기관의장이정하는기록물관리표준의이행과국가기록물관리업무의체계화를위하여중앙기록물관리기관의장이기록물관리통계현황등필요한사항을요청할경우이에따라야한다. 헌법기관이영구기록물관리기관을설치하지않는경우에는중앙기록물관리기관에위탁관리하도록하였다.( 영제7조제1항 ) 위탁관리는보존기간 30년이상의기록물이대상이며, 일반기록관과동일하게보존기간기산일로부터 10년이경과한다음연도중에위탁하도록하였다. 이경우위탁관리에필요한비용은헌법기관기록물관리기관이부담하여야한다.( 영제7조제2항 ) 공공기록물관리에관한법률시행령제 7조 ( 헌법기관기록물의위탁관리 ) 1국회 대법원 헌법재판소 중앙선거관리위원회가법제10조제1 항에따른영구기록물관리기관을설치하지아니한경우에는보존기간이 30년이상인기록물을보존기간기산일부터 10년이경과한다음연도중에중앙기록물관리기관에위탁하여관리하여야한다. 2 중앙기록물관리기관은기록물의공개 활용, 보존처리, 보존비용등기록물의위탁관리에필요한사항을위탁기관과협의하여정할수있다. 38 공공기록물관리법령
2.3. 지방기록물관리기관 제11조 ( 지방기록물관리기관 ) 1특별시장 광역시장 특별자치시장 도지사또는특별자치도지사는소관기록물의영구보존및관리를위하여특별시 광역시 특별자치시 도또는특별자치도 ( 이하 시 도 라한다 ) 의조례로정하는바에따라영구기록물관리기관 ( 이하 시 도기록물관리기관 이라한다 ) 을설치 운영하여야한다. 2 특별시 광역시 특별자치시 도 특별자치도교육감 ( 이하 시 도교육감 이라한다 ) 은소관기록물의영구보존및관리를위하여시 도의조례로정하는바에따라영구기록물관리기관 ( 이하 시 도교육청기록물관리기관 이라한다 ) 을설치 운영할수있다. 이경우시 도교육감이시 도교육청기록물관리기관을설치 운영하지아니할때에는대통령령으로정하는바에따라소관기록물을시 도기록물관리기관에이관하여야한다. 3 시장 군수 구청장 ( 자치구의구청장을말한다. 이하같다 ) 은소관기록물의영구보존및관리를위하여시 군 자치구의조례로정하는바에따라영구기록물관리기관 ( 이하 시 군 구기록물관리기관 이라한다 ) 을설치 운영할수있다. 이경우시장 군수 구청장이시 군 구기록물관리기관을설치 운영하지아니할때에는대통령령으로정하는바에따라소관기록물을시 도기록물관리기관에이관하여야한다. 4 지방자치단체의장은기록물관리를효율적으로하기위하여필요한경우에는대통령령으로정하는바에따라영구기록물관리기관을공동으로설치 운영할수있다. 5 시 도기록물관리기관 ( 제2항후단및제3항후단에따라시 도교육감또는시장 군수 구청장으로부터소관기록물을이관받은경우를포함한다 ), 시 도교육청기록물관리기관, 시 군 구기록물관리기관및제4항에따라공동으로설 제2장기록물관리기관 39
치 운영되는영구기록물관리기관 ( 이하 지방기록물관리기관 이라한다 ) 은다음각호의업무를수행한다. 1. 관할공공기관의기록물관리에관한기본계획의수립 시행 2. 관할공공기관의기록물관리및기록물관리관련통계의작성 관리 3. 관할공공기관의기록물관리에관한지도 감독및지원 4. 관할지방자치단체의기록물관리에관한지도 ( 시 도기록물관리기관만해당한다 ) 5. 중앙기록물관리기관과의협조에의한기록물의상호활용및보존의분담 6. 관할공공기관의기록물관리종사자에대한교육 훈련 7. 관할공공기관관련향토자료등의수집 8. 그밖에기록물관리에관한사항 6 국가는지방기록물관리기관의설치 운영에필요한경비의일부를예산의범위에서보조할수있다. 7 지방기록물관리기관의장은중앙기록물관리기관의장이기록물관리에대한표준의이행, 국가위임사무에관한기록물의원본또는사본의이관, 그밖에기록물관리관련통계현황등기록물의효율적관리를위하여필요한사항에관하여협조를요청하면협조하여야한다. 2.3.1. 지방기록물관리기관설치원칙 지방기록물관리기관은지방자치단체의기록물을관리하는영구기록물관리기관이다. 2006년공공기록물법을전부개정할때 지방자치 원칙을기록관리분야에도반영하여지방기록물관리기관설치 운영규정을강화하였다. 종전임의사항이었던특별시 광역시 도또는특별자치도등광역자치단체의지방기록물관리기관 ( 시도기록물관리기관 ) 설치 운영을의무화하고, 시도교육청과기초 40 공공기록물관리법령
자치단체의경우에도해당기록물을광역자치단체가설치한지방기록물관리기관으 로이관하지않고자체적으로보존하고자하는경우에는지방기록물관리기관 ( 시도교 육청기록물관리기관, 시군구기록물관리기관 ) 을설치할수있도록하였다. < 지방기록물관리기관설치단위 > 특별시, 광역시 도, 특별자치도 ( 의무 ) - 시도기록물관리기관 시도교육청, 기초자치단체 ( 임의 ) - 시도교육청기록물관리기관, 시군구기록물관리기관 2개이상의자치단체또는시도교육청간공동설치 ( 임의 ) 2.3.2. 지방기록물관리기관설치 운영 시도기록물관리기관의기록관리관할구역은해당광역자치단체와관할구역내기초자치단체와교육청이다. 시도기록물관리기관은관할구역내기록관리업무를수행하기위해기록관리기본계획의수립 시행, 지도 감독, 기록물관리종사자에대한교육 훈련등을수행하여야한다. 또한기초자치단체와교육청에서생산한보존기간 30년이상의기록물을이관받아보존하여야하며, 해당지역의지방사관련기록도수집할수있다. 시도교육청기록물관리기관과시군구기록물관리기관은해당기관에대한기록물관리업무를독자적으로수행할수있으며기록물을자체적으로보존할수있다. 시도교육청기록물관리기관은해당시도교육청과관할교육지원청의기록물관리업무를총괄조정하며, 지도감독을수행한다. 또한교육지원청의보존기간 30년이상의기록물을이관받아보존할수있다. 반면에시군구기록물관리기관은해당자치단체의기록물을자체관리할수있다. 지방기록물관리기관이설치 운영되는경우에는국가는경비의일부를예산의범위안에서보조할수있도록하였다. 도서관, 박물관과마찬가지로기록관리가국가사무적인성격을포함하고있기때문에일부경비를보조할수있는근거를마련하였다. 도서관과박물관의경우국가가건축비를제외한예산중 20% 정도를지원하 제2장기록물관리기관 41
고있다. 이처럼지방기록물관리기관은기록관리업무를독자적으로수행할수있다. 그러나지방기록물관리기관도국가기록관리체계속에서업무를수행하여야한다. 따라서지방기록물관리기관은중앙기록물관리기관이제정한기록관리표준이행, 국가위임사무에관한기록물의원본또는사본이관, 기록관리통계현황등중앙기록물관리기관의장이국가기록물의효율적인관리를위하여요청하는사항에대하여협조하여야한다. 2.3.3. 지방기록물관리기관공동설치 지방기록물관리기관설치를촉진하기위해서인접지방자치단체또는시도교육청끼리공동설치도가능하도록하였다. 다만, 공동설치지방기록물관리기관의단위는동급의자치단체와시도교육청에한정된다. 시 도또는시 군 구단위로공동설치가가능하며, 이경우조직형태는지방자치법제159조에의한지방자치단체조합이다. 자치단체조합은특정업무에대하여지방자치단체가공동으로업무를수행하기위한경우에설립할수있으며, 조합은자치단체로서의법인격을부여받게된다. 조합의업무에대한심의는조합을구성한지방자치단체의회가공동으로맡게된다. 이와같은공동설치는행정구역이중복되는광역시와도, 지리적문화적으로동질성이있는시 군 구끼리영구기록물관리기관을설치하기위한효과적인방법이다. 공동형지방기록물관리기관설치는무엇보다기관간의협력이중요하다. 따라서반드시중요운영사항에대한합의가필요하며, 합의된운영사항을조례로제정하여시행하는것이바람직하다. 이를위해서반드시포함되어야하는사항으로시행령에서는네가지를들고있다. 첫째설치위치및시설 장비, 둘째조직구성및직원의선임방법, 셋째설치및운영에필요한예산확보방안, 넷째그밖에지방기록물관리기관의공동설치 운영에필요한사항등이다. 지방기록물관리기관의위치는기록물보존에필요한환경및이용자들의접근편의 42 공공기록물관리법령
성등을고려하여야한다. 시설의위치는기록물의보존과활용에중요한영향을미치기때문이다. 예를들어지방기록물관리기관시설이도심부에있는경우에는시민들이쉽게접근하여기록물을열람할수있다. 그러나기록물의보존을위한환경으로는적합하지않으며, 보존환경을유지하기위한비용이많이지출되어야한다. 무엇보다토지매입에많은비용이필요하다. 반면에도심의외곽에위치할경우에는보존환경유지비용과토지매입에필요한비용은절감되나, 시민들의접근편의성이많이떨어지게된다. 따라서지방기록물관리기관의위치는시민들의접근편의성과보존환경, 지방자치단체의예산상황등도함께고려하여검토되어야한다. 공공기록물관리에관한법률시행령제 8조 ( 지방기록물관리기관미설치기관의기록물이관 ) 특별시 광역시 도교육감또는특별자치도교육감, 시장 군수 구청장 ( 자치구의구청장을말한다 ) 이지방기록물관리기관을설치하지아니한경우에는법제11조제2항후단및제3항후단에따라보존기간이 30년이상인기록물을보존기간의기산일부터 10년이경과한다음연도중에관할특별시 광역시 도또는특별자치도 ( 이하 시 도 라한다 ) 지방기록물관리기관으로이관하여야한다. 제 9조 ( 지방기록물관리기관의공동설치 ) 1법제11조제4항에따른지방기록물관리기관의공동설치는시 도또는시 군 구 ( 지방자치단체인구를말한다 ) 단위로한다. 이경우지방기록물관리기관은 지방자치법 제159조에따라설립된지방자치단체조합으로보며, 같은법제160조부터제164조까지의규정을적용한다. 2제1항에따라지방자치단체가지방기록물관리기관을공동으로설치 운영하고자하는경우에는중앙기록물관리기관과다음각호의사항에대하여협의하여야한다. 1. 설치위치및시설 장비 2. 조직구성및직원의선임방법 3. 설치및운영에필요한예산확보방안 4. 그밖에지방기록물관리기관의공동설치 운영에필요한사항 3 중앙기록물관리기관의장은지방기록물관리기관의공동설치 운영과관련하여필요한사항을지방자치단체에요청할수있으며, 지방자치단체는특별한사정이없는한이에따라야한다. 제2장기록물관리기관 43
2.4. 기록관 제13조 ( 기록관 ) 1공공기관의기록물을효율적으로관리하기위하여대통령령으로정하는공공기관은기록관을설치 운영하여야한다. 다만, 제14조에따른특수기록관을설치 운영하는공공기관의경우에는그공공기관내에기록관을설치할수없다. 2 기록관은다음각호의업무를수행한다. 1. 해당공공기관의기록물관리에관한기본계획의수립 시행 2. 해당공공기관의기록물수집 관리및활용 3. 기록관이설치되지아니한관할공공기관의기록물관리 4. 영구기록물관리기관으로의기록물이관 5. 해당공공기관의기록물에대한정보공개청구의접수 6. 관할공공기관의기록물관리에대한지도 감독및지원 7. 그밖에기록물관리에관한사항 기록관은개별공공기관단위로설치되며, 해당공공기관의현용 준현용기록물관리업무를총괄하는기록물관리기관이다. 설치대상개별공공기관은다음과같다. - 중앙행정기관, 특별지방행정기관, 지방자치단체, 교육청, 그밖의공공기관 기록관은당해기관의기록관리업무를총괄하는기구로당해공공기관기록관리기본계획수립 시행, 기록물인수및보존, 관할영구기록물관리기관으로의기록물이관, 보존기록물평가 폐기, 공개재분류, 관할공공기관기록관리지도 감독, 정보공개접수등의업무를수행하여야한다. 기록관은공공기관단위로설치하는것이원칙이다. 그러나중앙행정기관의경우지방에설치된특별지방행정기관의경우에는본부와별도로기록관을설치 운영하도록하였다. 별도기록관은체계적인업무수행을위해본부기록관의지침을받아 44 공공기록물관리법령
관할공공기관의기록관리업무를수행하지만, 기록물의물리적인보존, 기록물평가 폐기, 공개재분류등은독자적으로수행하여야한다. 본부기록관은소속기관에대한지도 감독업무를수행하여야하며, 생산현황도취합하여관리하고국가기록원으로보고하여야한다. 기록관의설치대상기관은시행령에구체적으로명시되어있다. 1 정부조직법 제2조에따른부 처 청으로일반적으로중앙행정기관이라고부른다. 2 개별법령에근거하여설치된기관으로감사원, 국가인권위원회, 방송위원회, 국가정보원, 국무총리실등대통령또는국무총리를보좌하는기관이다. 3 대통령또는국무총리의업무를보좌하기위하여설치된행정위원회로국민권익위원회, 공정거래위원회, 금융위원회등이다. 4 중앙행정기관의소속기관중기록관의개별설치가필요하다고인정한기관으로특별지방행정기관이라한다. 5 지방자치단체와교육자치단체이다. 교육자치단체는시도교육청과교육지원청을말한다. 6 국방부장관이중앙기록물관리기관의장과협의하여정하는직할군기관은기록관을설치할수있다. 9 육군 해군 공군참모총장이중앙기록물관리기관의장과협의하여정하는군기관은기록관을설치할수있다. 10 법률에서시행령에위임하여제3조에서정한공공기관의범위에포함되는기관으로서관리해야하는기록물의양이행정안전부령에서정하는기준인연간생산량 1 천권이상, 보유량 5천권이상의기준을초과하는공공기관은기록관을설치하여야한다. 11 국립또는공립대학은의무적으로기록관을설치하여야한다. 기록관은기록물관리부서에설치함을원칙으로한다.( 영제 10 조제 2 항 ) 기록물관리부 서에설치하라는규정은현재공공기관의여건상기록관이독립된부서로설치되기 제2장기록물관리기관 45
어려운상황을반영한것이다. 독립된부서라함은기록관리업무를수행하는별도의처리과를의미하나, 대부분의기관이하나의과단위로설치가곤란하다. 따라서해당기관직제규정상기록관리업무를분장받은처리과 ( 대부분총무과, 운영지원과, 행정과등 ) 에기록관을설치하도록하였다. 물론규모가큰기관의경우에는기록물관리부서를독립부서로설치하는것이바람직하다. 공공기록물법제14조제1항에따라특수기록관을설치 운영하는경우에는기록관을따로둘수없도록하였다. 하나의공공기관에복수의기록물관리기관이설치되는것을방지하기위한조문이다. 종전규정에는하나의공공기관내에기록관과특수기록관을함께둘수있도록하였으나, 공공기관내기록관리업무의일원화, 효율적인자원활용등을위해통합하였다. 공공기록물관리에관한법률시행령제 10조 ( 기록관의설치 ) 1다음각호의어느하나에해당하는공공기관은법제13조제1항에따라기록관을설치 운영하여야한다. 다만, 제6호에해당하는공공기관이법제11조제3항에따른지방기록물관리기관 ( 공동설치한경우를제외한다 ) 을설치 운영하는경우에는기록관을따로두지아니하고그지방기록물관리기관이기록관의업무를수행한다. 1. 정부조직법 제2조에따른중앙행정기관 2. 감사원, 국가인권위원회, 방송통신위원회, 국가정보원, 국무총리실 3. 국민권익위원회, 공정거래위원회, 금융위원회 4. 중앙행정기관의소속기관중지방보훈청, 지방국세청, 서울세관, 인천공항세관, 부산세관, 인천세관, 대구세관, 광주세관, 고등검찰청, 지방검찰청및지청, 지방교정청, 지방병무청, 지방경찰청, 지방우정청, 지방식품의약품안전청, 유역환경청, 지방환경청및국립환경과학원, 지방고용노동청, 중앙노동위원회, 지방국토관리청, 중앙토지수용위원회, 지방해양항만청, 지방항공청, 지방해양경찰청 5. 시 도 6. 시 군 구 ( 지방자치단체인구를말한다 ) 및 제주특별자치도설치및국제자유도시조성을위한특별법 제15조제2항에따라제주자치도에두는행정시 7. 시 도교육청및 지방교육자치에관한법률 제34조에따른지역교육지원청 46 공공기록물관리법령
8. 국방부장관이중앙기록물관리기관의장과협의하여정하는직할군기관 9. 육군 해군 공군참모총장이중앙기록물관리기관의장과협의하여정하는군기관 10. 제3조각호의어느하나에해당하는공공기관중관리하여야하는기록물의양이행정안전부령이정하는기준을초과하는공공기관 11. 고등교육법 제2조에따른학교중국립 공립대학 12. 그밖에영구기록물관리기관의장이기록관설치가필요하다고인정되어지정한공공기관 2 기록관은기록물관리부서에설치함을원칙으로한다. 다만, 제3조각호의어느하나에해당하는공공기관중제1항제10호에해당하지아니하는경우에는그공공기관의장이지정하는부서가기록관의업무를수행한다. 3 제1항에따라기록관을설치 운영하여야하는공공기관이법제14조제1항에따라특수기록관을설치 운영하는경우에는기록관을따로두지아니하고그특수기록관이기록관의업무를수행한다. 4 제1항에포함되지아니한공공기관에기록관의설치가필요한경우에는그공공기관의장이소관영구기록물관리기관의장의승인을얻어기록관을설치 운영할수있다. 공공기록물관리에관한법률시행규칙제 2조 ( 기록관설치기준및관리기준 ) 공공기록물관리에관한법률시행령 ( 이하 영 이라한다 ) 제3조각호의어느하나에해당하는공공기관중영제10조제1항제10호에따라다음각호의어느하나에해당하는경우에는기록관을설치 운영하여야한다. 1. 그기관및소속기관의연간기록물생산량이 1천권이상인기관 2. 그기관및소속기관의보존대상기록물이 5천권이상인기관 2.5. 특수기록관 제14조 ( 특수기록관 ) 1통일 외교 안보 수사 정보분야의기록물을생산하는공공기관의장은소관기록물을장기간관리하려는경우에는중앙기록물관리기관의장과협의하여특수기록관을설치 운영할수있다. 2 특수기록관은제28조제1항에따른시설 장비와이를운영하기위한전문인력을갖추어야한다. 제2장기록물관리기관 47
3특수기록관은다음각호의업무를수행한다. 1. 관할공공기관의기록물관리에관한기본계획의수립 시행 2. 해당공공기관의기록물수집 관리및활용 3. 특수기록관이설치되지아니한관할공공기관의기록물관리 4. 중앙기록물관리기관으로의기록물이관 5. 해당공공기관의기록물에대한정보공개청구의접수 6. 관할공공기관의기록물관리에대한지도 감독및지원 7. 그밖에기록물관리에관한사항 특수기록관은통일, 외교, 안보, 수사, 정보분야의기록물을생산하는공공기관이중앙기록물관리기관과협의하여설치 운영할수있다. 대상기관은검찰청, 경찰청, 국방부, 국가정보원, 육 해 공군본부등이며, 해당기관의소속기관도특수기록관을설치할수있다 ( 영제11조제1항 ) 특수기록관은해당공공기관의현용 준현용기록물관리업무를수행한다는점에서는기록관과동일하다. 다만, 특수기록관은통일, 외교, 안보, 수사, 정보분야의기록물중비공개기록물을보존기간기산일로부터 30년까지자체관리할수있는것이기록관과의차이점이다. 기록관은보존기간 30년이상의기록물을, 보존기간기산일로부터 10년이경과하면관할영구기록물관리기관으로이관하여야한다. 해당기관에서통일, 외교, 안보등의기록물을자체관리할수있도록한것은다른일반기록물과달리비공개보호의필요성이높으며재분류도해당사안의보호필요성을판단할수있는해당기관에서처리하는것이효과적이기때문이다. 또한수사, 정보등의기록물은일정기간동안해당업무에빈번히참조되기때문이기도하다. 48 공공기록물관리법령
특수기록관은생산후 30년까지자체관리하는예외를인정한대신이들기록물을관리할수있는인력, 시설, 장비등을기록관보다더엄격하게적용한다. 특히시설과장비는영구기록물관리기관의기준을적용한다. 이는해당기록물을안전하게보존할수있어야하기때문이다. 특수기록관은해당공공기관의기록관설치의무가부여된소속기관단위에도설치 운영할수있다. 기록관을소속기관단위까지설치하도록한이유와같은맥락이다. 다만, 본부기관에특수기록관을두지않고, 소속기관에만특수기록관을두는것은허용하지않고있다. 특수기록관의경우에도본부단위의기록관리기본계획수립, 기준마련, 지침시달등관련업무의표준화와체계화가필요하기때문이다.( 영제11조제1항 ) 공공기록물관리에관한법률시행령제 11조 ( 특수기록관의설치 ) 1법제14조제1항에따른특수기록관은통일부, 외교통상부, 국방부및국방부장관이중앙기록물관리기관의장과협의하여정하는직할군기관, 대검찰청 고등검찰청 지방검찰청및지청, 방위사업청, 경찰청및지방경찰청, 해양경찰청및지방해양경찰청, 국가정보원, 육군본부, 해군본부, 공군본부및육군 해군 공군참모총장이중앙기록물관리기관의장과협의하여정하는군기관에각각설치할수있다. 다만, 그중앙행정기관에특수기록관이설치되지아니한경우에는관할기관에특수기록관을설치할수없다. 2 특수기록관은기록물관리부서에설치함을원칙으로한다. 제2장기록물관리기관 49
공공기록물관리법령 기록관리총서 Ⅱ
제 3 장 국가기록관리위원회 3.1. 국가기록관리위원회 N a t i o n a l A r c h i v e s o f K o r e a
제3장 국가기록관리위원회 Records and Archival Studies Series 3.1. 국가기록관리위원회 제15조 ( 국가기록관리위원회 ) 1다음각호의사항을심의하기위하여국무총리소속으로국가기록관리위원회 ( 이하 위원회 라한다 ) 를둔다. 1. 기록물관리에관한기본정책의수립 2. 기록물관리표준의제정 개정및폐지 3. 영구기록물관리기관간의협력및협조사항 4. 대통령기록물의관리 5. 비공개기록물의공개및이관시기연장승인 6. 국가지정기록물의지정및해제 7. 그밖에기록물관리와관련하여위원회의위원장이심의에부치는사항 2 위원회는위원장 1명을포함하여 20명이내의위원으로구성하고, 위원은다음각호의사람중에서국무총리가임명하거나위촉한다. 1. 국회사무총장, 법원행정처장, 헌법재판소사무처장및중앙선거관리위원회사무총장이추천하는소속공무원 2. 중앙기록물관리기관의장 3. 기록물관리에관한학식과경험이풍부한사람 3 위원회의위원장은국무총리가위원중에서임명하거나위촉한다. 4 제2항제3호에따른위원의임기는 3년으로하며, 한차례만연임할수있다. 52 공공기록물관리법령
5 위원회는다음각호의사항을적은회의록을작성 보존하여야한다. 이경우필요하다고인정되면속기 녹음또는녹화를할수있다. 1. 일시및장소 2. 참석위원의수및성명 3. 그밖에참석자및배석자의성명 4. 상정안건및결정사항 5. 그밖의토의사항 6 위원회의사무를지원하기위하여위원회에간사 1명을두며, 간사는중앙기록물관리기관의소속공무원으로한다. 7 위원회의효율적인운영을위하여위원회에전문위원회나특별위원회를둔다. 8 제1항부터제7항까지에서정한사항외에위원회, 전문위원회및특별위원회의구성및운영등에필요한사항은대통령령으로정한다. 국가기록관리위원회는우리나라기록관리기본정책을심의하고영구기록물관리기관사이에필요한협력사항을논의하는위원회로민간전문가들이함께참여하는거버넌스 (governance) 형조직이다. 국가기록관리위원회는국무총리소속이며, 위원은국무총리가위촉또는임명한다. 위원은당연직으로중앙기록물관리기관과헌법기관기록물관리기관의장이참가하며, 민간위원은기록관리전문가중에서위촉한다. 국가기록관리위원회는기록물관리기본정책수립, 기록관리표준의제 개정, 영구기록물관리기관간협력사항, 대통령기록물의관리, 비공개기록물의공개및이관시기연장승인, 국가지정기록물의지정 해제등을심의한다. 기록물관리기본정책의수립이나영구기록물관리기관간협력등과같이포괄적인심의사항도있는반면에, 비공개기록물의공개및이관시기연장승인, 국가지정기록물의지정및해제등구체적인업무도포함되어있다. 비공개기록물의공개는공공기록물법제35조에의해생산연도종료후 30년이경과한기록물은공개를원칙으로하며, 공개하지 제 3 장국가기록관리위원회 53
아니할경우에는그기간및사유의타당성을국가기록관리위원회에서심의하여승인하도록하고있다. 또한이관시기연장승인은특수기록관이보존기간기산일로부터 30년이경과하였음에도중앙기록물관리기관으로이관하지않고일정기간이관연기를위해제시한기간및사유의타당성을국가기록관리위원회가심의하여승인하도록한것이다. 이는해당기록물의생산기관또는영구기록물관리기관이자의적으로비공개또는이관연기를하는것을방지하고, 비공개및이관연기의타당성을검증하기위한절차로이해할수있다. 국가기록관리위원회는위원회기능을효과적으로수행하기위하여특별위원회와전문위원회를설치 운영할수있다. 특별위원회는여러개의전문위원회소관사항이거나특별한사안에대하여일정기간집중적으로검토가필요한경우설치할수있다. 전문위원회는국가기록관리위원회에서논의되는사안을사전에전문적으로충분히검토하기위해서기록관리사안별로상시적으로설치 운영되는위원회다. 기록관리표준전문위원회, 기록관리정책전문위원회, 전자기록관리전문위원회등이대표적인전문위원회이다. 전문위원회는국가기록관리위원장이추천하는국가기록관리위원회위원과국가기록원장이추천하는위원으로구성되며, 국가기록관리위원회위원중국가기록관리위원회위원장이추천하는위원이간사위원을맡아전문위원회를주관하게된다. 전문위원회에서논의된사항은국가기록관리위원회에보고하여야하며, 국가기록관리위원회에서최종적으로심의확정하게된다.( 영제13조및제14조 ) 국가기록관리위원회의사무는국가기록원이담당하게된다. 공공기록물법제15조에국가기록원이국가기록관리위원회, 전문위원회, 특별위원회의회의운영을지원하고, 안건작성및보고, 전문적인연구기능수행등의업무를지원하도록하고있다. 별도의사무기구를두지않고중앙기록물관리기관이위원회의사무를지원하는방식이다.( 영제15조 ) 공공기록물관리에관한법률시행령제 12조 ( 국가기록관리위원회운영 ) 1법제15조에따른국가기록관리위원회 ( 이하 국가기록관리위원회 라한다 ) 의위원장 ( 이하 위원장 이라한다 ) 은위원회의업무를총괄하며회의의의장이된다. 54 공공기록물관리법령
2 국가기록관리위원회의회의는분기별로개최한다. 다만, 위원장이필요하다고인정하는때에는임시회를소집할수있다. 3 국가기록관리위원회의회의는재적위원과반수의출석으로개의하고출석위원과반수의찬성으로의결한다. 4 위원장은회의운영에필요하다고인정하는때에는법제15조제1항각호의사항을심의하기위하여관련공공기관및기록물관리기관에관련자료의제출을요청할수있다. 5 중앙기록물관리기관의장은국가기록관리위원회의위촉위원에대하여는예산의범위안에서수당, 여비, 그밖에필요한경비를지급할수있다. 6 그밖에국가기록관리위원회의운영에관하여필요한사항은국가기록관리위원회의의결을거쳐위원장이정한다. 제 13조 ( 전문위원회의구성 운영 ) 1법제15조제1항각호의사항을전문적으로조사 심의하기위하여법제15조제7항에따라해당분야별로전문위원회를구성 운영한다. 2 전문위원회는간사위원 1인을포함하여 9인이내의위원으로구성하며공무원이아닌위원의임기는 3년으로한다. 3 간사위원은국가기록관리위원회의위원중에서위원장이임명하며, 전문위원회를주관한다. 4 위원은소관분야전문가및관계기관공무원중중앙기록물관리기관의장의추천으로위원장이임명또는위촉한다. 5 회의는위원장또는간사위원이필요하다고인정할경우개최하며, 재적위원과반수의출석으로개의하고출석위원과반수의찬성으로의결한다. 6 간사위원은개최된회의결과를국가기록관리위원회에보고하여야한다. 제 14조 ( 특별위원회의구성 운영 ) 1법제15조제7항에따라특별위원회는수개의전문위원회소관과관련되거나특별한사안에대하여심의가필요할경우국가기록관리위원회의의결로구성 운영한다. 2 제1항에따른특별위원회의운영기간및기간연장은국가기록관리위원회의의결로정한다. 3 특별위원회의위원은간사위원 1인을포함하여 9인이내의위원으로하고, 국가기록관리위원회및전문위원회위원중에서위원장이선임한다. 4 특별위원회는활동기간이종료되기전까지결과보고서를국가기록관리위원회에제출하여야한다. 제 15조 ( 국가기록관리위원회등의운영지원 ) 중앙기록물관리기관의장은국가기록관리위원회, 전문위원회및특별위원회 ( 이하이조에서 위원회등 이라한다 ) 를효율적으로운영하기위하여다음각호의사항을지원하여야한다. 1. 위원회등의운영에필요한예산, 인력, 사무에관한사항 2. 위원회등의회의준비, 안건작성에관한사항 3. 위원회등의기능과관련된조사및연구에관한사항 4. 그밖에위원회등의업무지원과관련하여위원장이요청하는사항 제3장국가기록관리위원회 55
공공기록물관리법령 기록관리총서 Ⅱ
제 4 장 기록물의생산 4.1. 기록물생산의원칙 4.2. 기록물의생산의무 4.3. 기록물의등록 분류 편철등 N a t i o n a l A r c h i v e s o f K o r e a
제4장 기록물의생산 Records and Archival Studies Series 제 4 장은기록물의생산을규정하고있다. 공공기관이업무수행과관련하여어떤 대상을어떤방식으로기록으로생산 관리하여야하는지를규정하고있다. 기록물 의생산은체계적인기록관리를위한출발점이다. 4.1. 기록물생산의원칙 제16조 ( 기록물생산의원칙 ) 1공공기관은효율적이고책임있는업무수행을위하여업무의입안단계부터종결단계까지업무수행의모든과정및결과가기록물로생산 관리될수있도록업무과정에기반한기록물관리를위하여필요한조치를마련하여야한다. 2 제1항에따른기록물관리를위하여필요한사항은국회규칙, 대법원규칙, 헌법재판소규칙, 중앙선거관리위원회규칙및대통령령으로정한다. 기록의생산은기록관리의목적, 기능과도밀접하게관련되어있다. 법제16조제1 항에서는공공기관의효율적이고책임있는업무수행을위하여업무의입안단계부터종결단계까지모든과정과결과를기록물로생산관리하도록의무를부여하고있다. 생산의무는다른나라의입법예에서찾아보기어려운규정으로그동안우리 58 공공기록물관리법령
나라기록관리부실의반증이며, 체계적인기록관리에대한공공기록물법의입법취지를잘보여주는규정이다. 공공기록물법은기록화및기록관리대상을구체화하고있는데, 공공기관은공식적으로결재또는접수한기록물을포함하여결재과정에서발생한수정내용및이력정보, 업무수행과정의보고사항, 검토사항등을기록물로남겨관리하도록하였다.( 영제16조 ) 공공기록물법에의한기록물의범위는 행정업무의효율적운영에관한규정 에서말하는공문서 ( 公文書 ) 와는다소차이가있다. 행정업무의효율적운영에관한규정 에서정의하고있는공문서는공식문서만을대상으로하고있다. 공식문서라함은결재와접수한기록이대상이다. 그러나공공기록물법은결재과정에서수정변경된내용, 이력정보와보고사항과검토사항도기록으로남겨관리하도록하고있다. 공공기록물관리에관한법률시행령제 16조 ( 기록화및기록관리대상 ) 공공기관은공식적으로결재또는접수한기록물을포함하여결재과정에서발생한수정내용및이력정보, 업무수행과정의보고사항, 검토사항등을기록물로남겨관리하여야한다. 4.2. 기록물의생산의무 제17조 ( 기록물의생산의무 ) 1공공기관은주요정책또는사업등을추진하려면대통령령으로정하는바에따라미리그조사 연구서또는검토서등을생산하여야한다. 2 공공기관은대통령령으로정하는바에따라주요회의의회의록, 속기록또는녹음기록을작성하여야한다. 이경우속기록또는녹음기록은그기록물의원활한생산및보호를위하여대통령령으로정하는기간동안공개하지아니할수있다. 3 공공기관은주요업무수행과관련된시청각기록물등을대통령령으로정하는 제 4 장기록물의생산 59
바에따라생산하여야한다. 4 영구기록물관리기관의장은주요기록물보존을위하여관련기록물을직접생산할필요가있다고인정하는경우에는관련공공기관의장과협의하여그공공기관또는행사등에소속공무원을파견하여기록하게할수있다. 4.2.1. 생산의무부과대상 공공기록물법은특정분야에대하여생산의무를부과하고있다. 주요정책과사업을수행하기위한조사 연구서또는검토서, 주요직위자등이참석하는회의의회의록, 공공기관의주요업무수행과관련한시청각기록물이그대상이다. 이처럼공공기록물법에서생산의무를부과한것은정책수립, 의사결정과정을기록물로남겨행정업무의투명성을높이는한편, 보존가치가높은정책관련기록물을체계적으로생산하여보존하려는목적이다. 4.2.2. 조사 연구서또는검토서 조사 연구서또는검토서생산대상은다음과같다.( 영제17조제2항 ) 법령의제정또는개정관련사항 조례의제정또는개정이나, 이에상당하는주요정책의결정또는변경사항 행정절차법에의하여행정예고를하여야하는사항 국제기구또는외국정부와체결하는주요조약, 협약, 협정, 의정서 국가재정법시행령제13조제1항및제14조에해당하는대규모사업 공사 그밖에기록물관리기관의장이조사 연구서또는검토서의작성이필요하다고인정하는사항등이다. 법령, 조례의제정이나개정은국민의이해관계와밀접한사항이므로사전에충분 60 공공기록물관리법령
히검토하고, 그결과를조사서, 연구서또는검토서로남겨의사결정과정의투명 성을보장하고, 행정참조자료로활용할수있도록하기위한조치이다. 행정절차법에따른행정예고대상도조사, 연구서또는검토서를작성하도록하였다. 행정절차법에의한행정예고대상은국민생활에매우큰영향을주는사항, 많은국민의이해가상충되는사항, 많은국민에게불편이나부담을주는사항, 널리국민의의견을수렴해야하는사항이다. 이또한법령, 조례제정이나개정과마찬가지로사전에조사, 연구서또는검토서를작성함으로써행정의신뢰성을높이고, 추후의사결정을위한행정참고자료로서활용할수있기때문이다. 국가재정법시행령 제13조제1항및제14조에해당하는대규모사업 공사도조사 연구서또는검토서를작성하여야한다. 국가재정법시행령 에서는대규모사업의시행에앞서 예비타당성조사 를시행하도록하고있으며, 대규모개발사업도국가에서관리하도록하고있다. 따라서국가의예산이대규모로투입되는사업과관련하여생산되는조사 연구서또는검토서역시정부예산 회계의투명성을확인하는주요한기록으로서작성되고관리되도록하여야한다. 예비타당성조사의대상규모는총사업비 500억원이상이고이중국가의재정지원규모가 300억원이상인신규사업을대상으로하며, 1건설공사가포함된사업, 2 정보화촉진기본법 제11 조에따른정보화사업, 3 과학기술기본법 제9조제2항제5호에따른국가연구개발사업으로서연구단지조성, 연구개발센터및연구장비구축등구체적산출물이있는연구기반조성사업등은예비타당성조사를받도록하고있다. 또한대규모개발사업은총사업비가 500억원이상인사업을말하며, 건축사업의경우에는총사업비 200억원이상인사업을말한다. 공공기관이조사 연구서또는검토서를작성하는경우에는다음의여섯가지항목 제4장기록물의생산 61
을포함하도록하였다. 1조사 연구또는검토배경, 2제안자등관련자의소속 직급및성명, 3기관장또는관계기관의지시 지침또는의견, 4관련현황과검토내용, 5각종대안과조치의견, 6예상되는효과또는결과의분석등이다. 이작성요소들은조사 연구서또는검토서를작성하게된배경및그과정과결과등이일목요연하게확인할수있는내용들로구성하여야한다. 4.2.3. 회의록 회의록작성대상은주요직위자가참석하는회의이다. 주요직위자라함은대통령, 국무총리, 지방자치단체장, 교육감및교육장등을말한다. 또한주요정책을심의또는의견조정하기위한회의, 정당과의업무협의, 개별법또는특별법에의해구성된위원회또는심의회등도의무적으로회의록을생산하여야한다. 회의록작성대상회의는다음과같다. 1 대통령이참석하는회의 2 국무총리가참석하는회의 3 주요정책의심의또는의견조정을목적으로차관급이상의주요직위자를구성원으로하여운영하는회의 4 정당과의업무협의를목적으로차관급이상의주요직위자가참석하는회의 5 개별법또는특별법에따라구성된위원회또는심의회등이운영하는회의 6 지방자치단체장, 교육감및 지방교육자치에관한법률 제34조에따른교육장이참석하는회의 7 시행령제17조제1항각호의어느하나에해당하는사항에관한심의또는의견조정을목적으로관계기관의국장급이상공무원 3인이상이참석하는회의 8 그밖에회의록의작성이필요하다고인정되는주요회의 회의록생산의무가부여된경우해당회의록에는회의의명칭, 개최기관, 개최일시 62 공공기록물관리법령
및장소, 참석자및배석자명단, 진행순서, 상정안건, 발언요지, 결정사항및표결 내용에관한사항등을포함하여야한다. 회의록은회의를소집하거나주관하는공공기관에서작성하도록하였다. 다만, 주관기관이나회의소집기관이불분명한경우에는회의참석기관중회의안건과업무연관성이가장높은공공기관을정하고해당공공기관이회의록을작성하도록하였다. 회의록작성대상중영구기록물관리기관의장이지정하는회의는회의록과함께 속기록또는녹음기록을생산하도록하였다. 녹음기록의경우에는활용을고려하여 녹취록을함께생산하여야한다. 속기록이나녹음기록의비공개근거를마련하였다. 속기록이나녹음기록이공개될경우의사결정과정에서참석자들의발언이위축되거나비공개가필요한의사결정과정이공개됨으로해서발생할수있는논란을예방하기위함이다. 즉일정기간속기록이나녹음기록에포함된비공개사항을보호할수있는제도적장치를마련한것으로공공기관이속기록또는녹음기록생산을기피하는것을방지하기위한조치이다. 다만, 비공개기간은 10년을초과할수없도록하였으며, 대통령이참석하는회의는 15년을초과할수없도록하였다. 대통령참석회의의비공개기간을달리정한것은대통령기록물관리법에의해지정대상기록물로선정될경우 15년동안보호하도록하고있기때문이다. 4.2.4. 시청각기록물 법제17조제3항에서생산의무의대상으로설정한시청각기록물의생산에대한세부적인사항을규정하고있는내용이다. 시행령에서는시청각기록물생산이필요한경우를상세하게규정하고있다. 시청각기록물도일반기록물과마찬가지로전자기록 제4장기록물의생산 63
생산시스템을통해서등록되고관리될수있도록하여야한다. 그런데, 시청각기록 물은기록화대상의시행전, 시행과정, 시행후가체계적으로남겨질수있도록생 산하는것이중요하다. 시행령에서정한시청각기록물생산이필요한경우는다음과같다. 1 대통령 국무총리및중앙행정기관의장, 지방자치단체장및교육감, 교육장등주요직위자의업무관련활동과인물사진 2 외국의원수 수상, 그밖에주요외국인사의주요동정중대한민국과관련되는사항 3 국가및지방자치단체의주요행사 4 국제기구또는외국과의조약 협약 협정 의정서 교류등의추진과관련된주요활동 5 국가재정법시행령 제13조제1항및제14조에해당되는대규모사업 공사 6 대규모의토목 건축공사등의실시로본래의모습을찾기어렵게되는사항 7 철거또는개축등으로사라지게되는건축물이나각종형태의구조물이사료적가치가높아시청각기록물로그모습을보존할필요가있는사항 8 다수국민의관심사항이되는주요사건또는사고로서공공기관의장이시청각기록물의작성 보존이필요하다고인정하는사항 9 증명적가치가매우높아그현장또는형상을시청각기록물로보존할필요가있는사항 10 국내최초의출현물로서사료적가치가높은사항 11 그밖에시청각기록물의생산이필요하다고인정되는사항 공공기록물관리에관한법률시행령제 17조 ( 조사 연구서또는검토서의작성 ) 1법제17조제1항에따라공공기관이다음각호의어느하나에해당하는사항을추진하고자하는경우에는미리조사 연구서또는검토서를작성하여보존하여야한다. 다만, 업무관리시스템을도입하여단위과제별로관련기록물을생산 관리하는경우에는별도의 64 공공기록물관리법령
조사 연구서등을작성하지아니할수있다. 1. 법령의제정또는개정관련사항 2. 조례의제정또는개정이나이에상당하는주요정책의결정또는변경 3. 행정절차법 에의하여행정예고를하여야하는사항 4. 국제기구또는외국정부와체결하는주요조약 협약 협정 의정서등 5. 국가재정법시행령 제13조제1항및제14조에해당하는대규모사업 공사 6. 그밖에기록물관리기관의장이조사 연구서또는검토서의작성이필요하다고인정하는사항 2제1항에따른조사 연구서또는검토서에는다음각호의사항이포함되어야한다. 1. 조사 연구또는검토배경 2. 제안자등관련자의소속 직급및성명 3. 기관장또는관계기관의지시 지침또는의견 4. 관련현황과검토내용 5. 각종대안과조치의견 6. 예상되는효과또는결과의분석등제 18조 ( 회의록의작성 관리 ) 1법제17조제2항에따라공공기관이다음각호의어느하나에해당하는회의를개최하는경우에는회의록을작성하여야한다. 1. 대통령이참석하는회의 2. 국무총리가참석하는회의 3. 주요정책의심의또는의견조정을목적으로차관급이상의주요직위자를구성원으로하여운영하는회의 4. 정당과의업무협의를목적으로차관급이상의주요직위자가참석하는회의 5. 개별법또는특별법에따라구성된위원회또는심의회등이운영하는회의 6. 지방자치단체장, 교육감및 지방교육자치에관한법률 제34조에따른교육장이참석하는회의 7. 제17조제1항각호의어느하나에해당하는사항에관한심의또는의견조정을목적으로관계기관의국장급이상공무원 3인이상이참석하는회의 8. 그밖에회의록의작성이필요하다고인정되는주요회의 2 제1항에따른회의록에는회의의명칭, 개최기관, 일시및장소, 참석자및배석자명단, 진행순서, 상정안건, 발언요지, 결정사항및표결내용에관한사항이포함되어야하며, 전자기록생산시스템을통하여회의록을생산또는등록하여관리하여야한다. 이경우제1항제1호내지제3호및제5호에해당하는회의중영구기록물관리기관의장이지정하는회의는회의록과함께속기록또는녹음기록중어느하나를생산하여야하며, 녹음기록의경우에는녹취록을함께생산하여야한다. 3 제2항에따라속기록또는녹음기록 ( 녹취록을포함한다 ) 을생산한공공기관은법제17조제2항에따라그기록물의전부또는일부를보존기간의기산일부터 10년을초과하지아니하는범위내에서공개하지아니할수있다. 다만, 제1항제1호에해당하는경우에는보존기간의기산일부터 15년을초과하지아니하 제4장기록물의생산 65
는범위내에서공개하지아니할수있다. 4 회의록 ( 제2항후단에따른회의의경우에는속기록또는녹음기록을포함한다 ) 은그회의를소집또는주관하는공공기관이작성하여야하며, 주관기관이불분명하거나공공기관이아닌경우에는대상회의의참석자중회의안건과관련하여업무의연관성이가장높은공공기관을정하고, 해당공공기관이작성하도록한다. 제 19조 ( 시청각기록물의생산 ) 1법제17조제3항에따라공공기관은다음각호의어느하나에해당하는사항에대하여시청각기록물을생산하여야한다. 이경우시청각기록물은전자기록생산시스템으로등록 관리함을원칙으로하며, 시행전 시행과정및시행후의주요상황을체계적으로파악할수있도록생산하여야한다. 1. 대통령 국무총리및중앙행정기관의장, 지방자치단체장및교육감, 교육장등주요직위자의업무관련활동과인물사진 2. 외국의원수 수상, 그밖에주요외국인사의주요동정중대한민국과관련되는사항 3. 국가및지방자치단체의주요행사 4. 국제기구또는외국과의조약 협약 협정 의정서 교류등의추진과관련된주요활동 5. 국가재정법시행령 제13조제1항및제14조에해당되는대규모사업 공사 6. 대규모의토목 건축공사등의실시로본래의모습을찾기어렵게되는사항 7. 철거또는개축등으로사라지게되는건축물이나각종형태의구조물이사료적가치가높아시청각기록물로그모습을보존할필요가있는사항 8. 다수국민의관심사항이되는주요사건또는사고로서공공기관의장이시청각기록물의작성 보존이필요하다고인정하는사항 9. 증명적가치가매우높아그현장또는형상을시청각기록물로보존할필요가있는사항 10. 국내최초의출현물로서사료적가치가높은사항 11. 그밖에시청각기록물의생산이필요하다고인정되는사항 2 공공기관의장은다음각호의어느하나에해당하는사항에대해서는동영상기록물을생산하여야한다. 이경우촬영개요및시간별촬영세부사항등을포함한설명문을별도로작성하여야한다. 1. 제1항제1호중대통령취임식 2. 제1항제3호중국가장법에따른장의행사 ( 葬儀行事 ) 와국가적차원에서추진이필요하다고인정되어특별법으로정한국제행사또는체육행사 3. 제1항제4호중다수의외국국가원수또는행정수반이참석하는국제회의 4. 제1항제5호중공공기관의장과중앙기록물관리기관의장이협의하여정한대규모사업 공사 5. 그밖에동영상기록물의생산이필요하다고인정되는사항 66 공공기록물관리법령
4.3. 기록물의등록 분류 편철등 제18조 ( 기록물의등록 분류 편철등 ) 공공기관은업무수행과정에서기록물을생산하거나접수하였을때에는대통령령으로정하는바에따라그기록물의등록 분류 편철등에필요한조치를하여야한다. 다만, 기록물의특성상그등록 분류 편철등의방식을달리적용할필요가있다고인정되는수사 재판관련기록물의경우에는관계중앙행정기관의장이중앙기록물관리기관의장과협의하여따로정할수있다. 법제 18 조는공공기관이기록을생산하거나접수한경우해당기록을관리하기위 해취해야하는등록, 분류, 편철등에관한사항을규정하고있다. 등록, 분류와편 철은현용기록관리의핵심절차이다. 4.3.1. 기록물의등록 등록은기록이전자기록생산시스템에획득되는것으로, 등록과정을거쳐공식적으로기록관리대상에포함된다. 기록물등록은전자기록생산시스템으로처리하여야하며, 등록을통해기록물식별번호인등록번호를부여받게된다.( 영제20조제1항 ) 등록은관리누락을방지하기위해기록물의결재또는접수와동시에시행하도록하였다. 기록물의등록시점은다음과같다.( 규칙제4조 ) 문서류는결재권자가결재하거나보고가끝난직후이다. 결재와보고행위가끝나면동시에등록하여야한다. 반려문서나재작성전의원본문서는반려된직후또는재작성문서로교체된직후등록하여야한다. 다만, 반려또는재작성전의문서를원본의첨부형태로관리하는경우에는별도로등록하지않을수있다. 편집이필요한시청각기록물은유형에따라등록시점이다르다. 사진과필름류는보존대상기록물로적합한작품을선정한후등록한다. 그리고영화, 비디오, 오디오류는촬영 녹화또는녹음된기록물을편 제4장기록물의생산 67
집하여기록물이완성된후둥록한다. 다만, 편집장비를보유하지않은공공기관은편집되지않은상태로기록물을등록할수있다. 공공기관은기록물을등록할때중앙기록물관리기관의장이정한등록정보를생산하여야한다.( 영제20조제1항 ) 등록정보는기록관리메타데이터표준으로정하고있는데, 기록물제목, 기안자, 수 발신자, 공개여부등이대표적이다. 기록관리메타데이터는이처럼기록의내용, 맥락, 구조등과관련된정보로구성되어있으며, 기록관리과정에서해당기록물의진본성, 무결성등을입증하고검색과활용을위한접근점으로도활용된다. 기록물이전자기록생산시스템에등록되어정보로서관리되기시작하면임의의수정이나삭제가되지않도록관리가이루어져야한다. 이는기록물에대한진본성, 무결성등을유지하기위한조치이다. 공개여부, 분류정보등수정이가능한항목은누가, 언제, 어떠한사유로, 어떤내용을수정이나삭제했는지에대한정보가함께관리되도록하였다. 업무수행과정에서생산된모든형태의기록정보자료가등록대상이다. 그러나결재를받지않은기록물의경우에는등록을하지않는경우가발생할수있다. 보고서, 검토서등이대표적인유형이다. 내부결재나대외시행을하지않으므로업무담당자가등록대상으로인지하지못하기때문이다. 이와관련하여공공기록물법은대통령, 국무총리, 중앙행정기관의장, 지방자치단체장, 교육감및교육장등주요직위자의업무관련메모 일정표, 방문객명단및대화록, 시행령제17조제1항각호의어느하나에해당하는사항과관련된문서가결재또는검토과정에서반려되거나다시작성된경우반려된문서또는재작성전의원본문서도등록관리하도록의무를부여하고있다. 시행령제21조제1항에서규정한기록물이공식기록이외에등록관리해야하는전체를포괄하고있지는않다. 그러나이들유형을공공기록물법시행령에명시한것은업무설명책임성과관련한대표적인유형으로판단하였기때문이다. 68 공공기록물관리법령
4.3.2. 기록물의분류 편철 분류는건단위기록을분류기준에따라구분하는행위이다. 공공기록물법은정부기능분류체계에따라단위과제를기준으로기록물을분류하도록하였다. 이렇게분류된기록물의개별단위를기록물철이라고한다. 기록물철은향후기록의이관, 보존, 폐기등의기준단위가된다. 기록물철은식별자로기록물철분류번호를부여받아관리하여야한다. 기록물건을등록하면서고유한식별번호가부여되듯이기록물철도등록을통해서고유한식별번호인등록번호를부여받는다. 기록물철분류번호는전자기록생산시스템에등록될때부여된다. 기록물철의분류번호는시스템구분, 처리과기관코드, 단위과제식별번호, 기록물철식별번호로구성하게된다. 기록물철은기록관리에필요한등록정보를함께관리하여야한다. 기록물철정보는제목, 생산년도, 보존기간, 비치여부등으로써기록물철의관리와이용에필요한사항이다. 기록물의양이많거나매체나기록물유형이달라분철이필요한경우에는해당기록물철분류번호에권호수를추가하는방식으로기록물철식별자를부여하여야한다. 동일한사안에서발생한기록물철의연관관계를유지하기위한 조치이다.( 영제 23 조 ) 4.3.3. 기록물의정리 기록물정리는매년생산된기록을확정하는단계이다. 정리과정을거친후해당기록물철은보존단계로넘어가게되고, 분류나편철등의추가행위를할수없게되며, 보존기간이기산된다. 정리는더이상해당사안과관련하여기록이추가되지않는완결된기록물을대상으로하는데, 공공기관은회계연도단위 (1년단위 ) 로업무를종결하기때문에통상적으로는매년말해당기록물철을종결한다. 기록물정리는매년 2월말까지공공기관별로수행하도록규정하고있다. 기록물정리는완결된기록물을대상으로공개여부, 접근권한의재분류, 분류와편철이정확하게이루어졌는지를확인하는행위이다.( 영제24조 ) 추가적인편철이나등록정보에대한수정은기록 제4장기록물의생산 69
물정리기간에만가능하며전년도말에종결된기록물은추가적인편철이나수정이 불가능하다. 공공기록물관리에관한법률시행령제 20조 ( 기록물의등록 ) 1공공기관이기록물을생산또는접수한때에는그기관의전자기록생산시스템으로생산또는접수등록번호를부여하고이를그기록물에표기하여야하며, 중앙기록물관리기관의장이정하는등록정보를전자적으로생산 관리하여야한다. 다만, 형정업무의효율적운영에관한규정 제3조제11호및제12호에따른업무관리시스템또는행정정보시스템생산된행정정보중기록물의특성상등록번호를부여할수없는경우에는전자기록생산시스템으로해당기록물의고유한식별번호를부여하여등록번호로대체할수있다. 2 공공기관은제1항에따른등록정보를임의로수정또는삭제되지아니하도록관리하여야한다. 3 제1항에따른등록번호는각각시스템구분, 처리과기관코드와연도별등록일련번호로구성한다. 다만, 제3조각호의어느하나에해당하는공공기관이생산 접수하는기록물의등록번호표기방식과구성은그기관의장이정한다. 4 공공기관은기록물의본문과첨부물의규격차이가심하거나상호다른기록매체로구성되어있는등, 첨부물을본문과분리하여각각관리할필요가있는경우에는첨부물을별도로등록하여야한다. 이경우첨부물의등록번호는본문의생산등록번호또는접수등록번호에첨부일련번호를추가한번호로구성한다. 제 21조 ( 공식문서외의중요기록물의등록 관리 ) 1법제18조에따라공공기관은다음각호의어느하나에해당하는경우에는그기록물을등록하여관리하여야한다. 1. 대통령 국무총리및중앙행정기관의장, 지방자치단체장, 교육감및교육장등주요직위자의업무관련메모 일정표 방문객명단및대화록 2. 제17조제1항각호의어느하나에해당하는사항과관련된문서가결재또는검토과정에서반려되거나중요한내용을수정하기위하여재작성된경우에는반려된문서또는재작성전의원본문서 3. 그밖에영구기록물관리기관의장이정하는기록물 2 제1항에따른기록물의등록은그기록물을생산한공공기관에서전자기록생산시스템으로등록하여야하며, 기록관에서직접수집한기록물은기록관리시스템으로등록할수있다. 제 22조 ( 기록물의분류 ) 법제18조에따라공공기관은제25조에따른기록관리기준표에따라처리과별 단위과제별로해당기록물을분류하여관리하여야한다. 70 공공기록물관리법령
제 23조 ( 편철및관리 ) 1 법제18조에따라공공기관은업무수행과정이반영되도록단위과제의범위안에서 1개이상의기록물철을만들어해당기록물을편철하여야하며, 처리과의장은단위과제별기록물철작성기준을정하여기록물이체계적으로편철 관리되게하여야한다. 2 공공기관이제1항에따라기록물철을작성한경우에는전자기록생산시스템으로기록물철분류번호를부여하고그기록물철에이를표기하여야하며, 중앙기록물관리기관의장이정하는등록정보를생산 관리하여야한다. 다만, 2권이상으로분철된기록물철은기록물철의분류번호중기록물철식별번호다음에괄호를하고괄호안에권호수를기입한다. 3 기록물철의분류번호는시스템구분, 처리과기관코드, 단위과제식별번호및기록물철식별번호로구성한다. 4 공공기관은전자적형태로생산되지아니한기록물을행정안전부령이정하는방식에따라기록물분류기준및기록물종류별관리에적합한보존용파일및용기에넣어안전하게관리하여야한다. 제 24조 ( 기록물의정리 ) 1법제18조에따라공공기관은매년 2월말까지전년도에생산을완결한기록물에대하여행정안전부령이정하는바에따라공개여부 접근권한재분류, 분류 편철확정등을하여야한다. 2 제1항에따른기록물정리결과는제20조제1항및제23조제2항에따른기록물및기록물철등록정보에반영하여야한다. 공공기록물관리에관한법률시행규칙제 4조 ( 기록물의등록 ) 영제20조제1항및영제21조제2항에따라전자기록생산시스템에기록물을등록하여생산등록번호또는접수등록번호를부여하는시점은다음각호의어느하나에따른다. 1. 결재권자가결재하거나보고받은기록물에대하여는결재또는보고가끝난후생산등록번호를부여한다. 2. 영제21조제1항제2호에따라등록하여관리하여야하는반려된문서또는재작성전의원본문서의경우에는반려된직후또는재작성된문서로교체된직후에생산등록번호를부여한다. 다만, 전자기록생산시스템이반려또는재작성전문서를원본의첨부형태로관리하는경우에는별도의등록번호를부여하지않을수있다. 3. 사진 필름류의시청각기록물에대하여는촬영물중보존대상기록물로적합한작품을선정한후생산등록번호를부여한다. 4. 영화 비디오 오디오류의시청각기록물에대하여는촬영 녹화또는녹음된기록물을편집하여기록물이완성된후생산등록번호를부여한다. 다만, 편집장비를보유하지않은공공기관의경우에 제4장기록물의생산 71
는편집되지않은상태의기록물을그대로등록할수있다. 5. 접수기록물에대하여는접수와동시에접수등록번호를부여한다. 6. 기록관또는특수기록관이직접수집한기록물의경우에는기록관리시스템에의하여획득된시점에등록번호를부여한다. 제 5조 ( 생산 접수등록번호의표기 ) 1 영제20조제1항에따른기록물의생산기관에서부여하는생산등록번호는다음각호의방법으로표기한다. 1. 기안문 시행문등생산등록번호또는문서번호란이설치되어있는기록물은생산등록번호란또는문서번호란에생산등록번호를표기한다. 2. 문서관리카드는관리정보의문서번호란에생산등록번호를표기한다. 3. 생산등록번호란또는문서번호란이설치되어있지않은문서 카드류 도면류등의기록물은그기록물의좌측상단의여백에별표 1의표시를하여생산등록번호를표기한다. 4. 사진또는필름류의기록물은사진뒷면이나, 그사진 필름등을넣은봉투또는그사진 필름등을부착한종이의좌측상단의여백에별표 1의표시방법에따라생산등록번호를표기한다. 다만, 동일한내용의사진과필름등에대하여는동일한생산등록번호를표기한다. 5. 테이프 디스크 디스켓류의기록물에대하여는그기록물과그보존용기에별표 1의표시방법에따라생산등록번호를표기한다. 6. 그밖에기록물의재질또는규격상기록물자체에생산등록번호를표기하기곤란한기록물에대하여는그기록물을넣은봉투또는보존용기에별표 1의표시방법에따라생산등록번호를표기한다. 2 영제20조제 1항에따라기록물의접수기관에서부여하는접수등록번호는다음각호의방법으로표기한다. 1. 시행문서식또는접수인에의하여접수된기록물은접수번호란에접수등록번호를표기한다. 2. 시행문서식또는접수인에의하여접수된기록물외의접수기록물에대하여는제1항각호와동일한방법으로우측상단의여백에별표 1의표시방법에따라접수등록번호를표기한다. 3 제1항과제2항에따라생산등록번호또는접수등록번호를그기록물에표기하는경우에는영제20 조제3항에따른처리과기관코드에갈음하여처리과명을표기한다. 4 제1항및제2항에도불구하고기록물등록번호를그기록물에표기할수없는전자기록물의경우에는등록번호를표기하는대신그등록번호를등록정보로관리할수있다. 제 6조 ( 등록사항의수정방법 ) 영제20조제1항에따라관리하는등록정보를수정하고자할때에는기록물관리책임자의확인하에조치할수있으며수정일자, 수정내용및수정사유등을전자적으로관리하여 72 공공기록물관리법령
야한다. 제 7조 ( 기록물의분류및편철시기 ) 영제22조및영제23조제1항에따른기록물의분류및편철은등록과동시에실시하여야한다. 제 8조 ( 기록물철의작성및등록정보의관리 ) 1전자적형태로생산되지않은기록물철을신규로작성한경우에는전자기록생산시스템으로부터별표 2의기록물철표지를전산으로출력하여그기록물철의표지로사용하여야한다. 2 영제23조제2항에따라관리하는기록물철의등록정보를수정하고자하는경우에는기록물관리책임자의확인하에조치할수있으며수정일자, 수정내용및수정사유등을전자적으로관리하여야한다. 제9조 ( 일반문서류의편철및관리 ) 1 처리과에서업무가진행중에있거나또는업무에활용중인일반문서류는별표 3의규격에따른진행문서파일에발생순서또는논리적순서에따라끼워넣어관리한다. 2 제1항에따른편철시기록물철의맨위에는별표 2의기록물철표지를놓고, 그다음에는별지제1호서식의색인목록을놓은다음문서를순서대로배열하는방법으로편철한다. 3 일반문서류의기록물철당편철량은 100매이내로함을원칙으로하되, 편철하여야할기록물의양이지나치게많은경우에는 2권이상으로나누어편철하고, 각기록물철에는동일한제목과분류번호를부여하고괄호안에권호수만다르게표시하여야한다. 4 처리완결된일반문서류는진행문서파일에서분리하여별표 4의보존용표지를추가로씌워편철용클립또는집게로고정시킨후별표 5의규격에따른보존상자에단위과제별로넣어관리한다. 5 제4항에따른보존상자의측면에는별표 6의보존상자표지를붙여야한다. 제10조 ( 카드류의편철및관리 ) 1 카드류는처리과에서비치활용기간이종료될때까지편철하지않은상태로카드보관함에넣어관리한다. 2 처리과에서비치활용이끝난카드류는별표 7의카드류보존봉투에넣어편철한후이를보존상자에넣어관리한다. 3 제2항에따라카드류를보존봉투에넣어편철하는경우에는각보존봉투의맨위에는별지제1호서식의색인목록을놓고그목록순서에따라카드를배열하여야하며, 보존봉투당카드의편철량은 30건이내로함을원칙으로한다. 제 11조 ( 도면류의편철및관리 ) 1 도면류는기록물철단위로별표 8의도면류보존봉투에편상태로넣어관리한다. 2 제1항에따라도면류를편철하는경우에는맨위에는별지제1호서식의색인목록을놓고그목록순서에따라도면을배열하여야하며, 보존봉투당도면의편철량은 30매이내로함을원칙으로한다. 제4장기록물의생산 73
3 편철된도면류의보존봉투는도면보관함에편상태로눕혀서관리한다. 제12조 ( 사진 필름류의편철및관리 ) 1 사진 필름류는기록물철단위로그사진 필름의규격에적합한별표 9의사진 필름류보존봉투에넣어편철한후보존상자에넣어관리한다. 2 제1항에따라사진 필름류를편철하는경우에는맨위에는별지제1호서식의색인목록을놓고그목록순서에따라기록물을배열하여야한다. 제13조 ( 기록물철의분류번호표시 ) 1 전자적형태로생산되지않은기록물은기록물철의표지, 보존상자또는보존봉투와색인목록에그기록물철의분류번호를표시하여야한다. 2 테이프 디스크 디스켓류의기록물에대하여는본체와보존상자에적합한규격으로별표 10에따른분류번호표시를하여그기록물철의분류번호를표시하여야한다. 3 전자기록물로구성되어있는기록물철의분류번호는해당전자기록물철의등록정보로관리한다. 제14 조 ( 기록물의정리 ) 1 영제24조에따른기록물의정리는다음각호의사항을포함하여실시한다. 1. 전자기록생산시스템에등록되지않은기록물이있는지여부를확인하여누락기록물을추가로등록한다. 2. 등록정보와실제기록물상태가일치되는지여부를확인하여미비사항을보완한다. 3. 접근권한, 공개여부, 비밀여부를확인하여해당항목의변경이필요한경우에는등록정보를수정한다. 4. 생산등록번호또는접수등록번호가표시되지않은기록물이있는지여부를확인하여누락된기록물의생산등록번호또는접수등록번호를표기한다. 5. 전자적형태로생산되지않은기록물의경우등록정보상의쪽수와실제기록물의쪽수가일치되는지여부를확인한후기록물철단위의면표시를최종적으로확정 표기한다. 6. 기록물철을생산연도별 보존기간별로구분하여보존상자에담는다. 이경우생산연도는그기록물철의종료연도를기준으로한다. 7. 비치활용이종료된카드류를보존봉투에담아이관할수있도록편철 정리한다. 8. 그밖에기록물관리기관의장이정하는기록물의정리에관한사항을행한다. 2 공공기관의장은필요하다고인정되는경우부서별또는처리과별로기록물정리일정을달리하여실시할수있다. 제15조 ( 기록물관리책임자 ) 1 공공기관은기록물관리업무를체계적으로수행하기위하여처리과별로기록물관리책임자를지정하여야한다. 74 공공기록물관리법령
2 기록물관리책임자는다음각호의업무를수행한다. 1. 기록물및기록물철의등록 관리에관한사항 2. 처리과별기록관리기준표작성 관리에관한사항 3. 단위과제별기록물철작성기준의수립에관한사항 4. 기록물의정리 보관및이관에관한사항 5. 간행물의등록및관리에관한사항 6. 그밖에처리과의기록물관리에관한사항 제4장기록물의생산 75
공공기록물관리법령 기록관리총서 Ⅱ
제 5 장 기록물의관리 5.1. 기록물의관리등 5.2. 전자기록물의관리 5.3. 중요기록물의이중보존 5.4. 간행물의관리 5.5. 시청각기록물의관리 5.6. 행정박물의관리 5.7. 폐지기관의기록물관리 5.8. 기록물의회수 5.9. 기록물의폐기 5.10. 기록물관리기관의시설 장비 5.11. 기록매체및용품등 5.12. 기록물보안및재난대책 N a t i o n a l A r c h i v e s o f K o r e a
제5장 기록물의관리 Records and Archival Studies Series 5.1. 기록물의관리등 제 5 장은기록물관리기관에서수행하여야하는기록관리업무와절차를규정하였 다. 기록물의보존기간설정, 이관, 보존등의범위를포괄하고있다. 제19조 ( 기록물의관리등 ) 1 공공기관은대통령령으로정하는바에따라기록물의보존기간, 공개여부, 비밀여부및접근권한등을분류하여관리하여야한다. 2 공공기관은대통령령으로정하는기간이내에기록물을소관기록관또는특수기록관으로이관하여야한다. 다만, 소관기록관또는특수기록관이설치되지아니한공공기관의경우에는대통령령으로정하는바에따라공공기관의장이지정하는부서로기록물을이관하여야한다. 3 기록관이나특수기록관은보존기간이 30년이상으로분류된기록물을대통령령으로정하는기간이내에소관영구기록물관리기관으로이관하여야한다. 4 특수기록관은제3항에도불구하고소관비공개기록물의이관시기를생산연도종료후 30년까지연장할수있으며, 30년이지난후에도업무수행에사용할필요가있는경우에는대통령령으로정하는바에따라중앙기록물관리기관의장에게이관시기연장을요청할수있다. 78 공공기록물관리법령