제 개정자 행정안전부국가기록원장 제정일 년 월 일 행정자치부고시제 호 개정일 년 월 일 행정안전부고시제 심 의 국가기록관리위원회 표준전문위원회 원안작성 남신우 국가기록원사회기록관리과기록연구사 이윤경 국가기록원표준협력과기록연구사 검토 김형국 국가기록원표준협력과학예연구관

기록관리업무표준 NAK 22:2009(v2.0) N a t i o n a l A r c h i v e s S t a n d a r d 특수유형기록물관리 - 제 2 부 : 시청각기록물 (2.0) Special Type Records Management Part 3: Audiovisual records version 2.0 년 월 일제정 년 월 일개정

제 개정자 행정안전부국가기록원장 제정일 년 월 일 행정자치부고시제 호 개정일 년 월 일 행정안전부고시제 심 의 국가기록관리위원회 표준전문위원회 원안작성 남신우 국가기록원사회기록관리과기록연구사 이윤경 국가기록원표준협력과기록연구사 검토 김형국 국가기록원표준협력과학예연구관 관리 국가기록원표준협력과 자문 정창화 단국대학교행정학과교수 조송암 주 딤스대표이사 이표준에대한의견또는질문은아래전화로연락주시거나홈페이지를이용하여주십시오 표준열람 국가기록원 기록관리자서비스 기록관리표준 표준화현황 행정안전부국가기록원기록정책부표준협력과 기록관리부사회기록관리과 이표준에대한저작권은국가기록원에있으며 이문서의전체또 는일부에대하여상업적이익을목적으로하는무단복제및배포를금지합니다

목 차 머리말 적용범위 적용근거 법률적근거 인용표준 다른표준과의연계 용어정의 처리과의시청각기록물관리절차 등록 등록대상 등록시점 등록번호표기 내용요약 정리 시청각기록물의편철및관리 사진 필름류 영화필름 오디오 비디오등자기매체 기록물철분류번호 이관 기록관의시청각기록물관리 인수 보존 사진 필름류 영화필름 오디오 비디오등자기매체 - i -

광매체 보존환경 영구기록물관리기관으로의이관 부속서 법령조견표 - ii -

머리말 이표준은 공공기록물관리에관한법률 에따라공공기관이생산하는시 청각기록물의체계적인관리및활용을위하여필요한실무요령을제시하기위하여개정하였다 이표준은기존의표준명 시청각기록물관리실무매뉴얼 을 특수유형 기록물관리 제 부 시청각기록물 로변경하고처리과와기록관의시청각기 록물관리를위한절차를제시하였다 전부개정한이유는표준문서형식을 공공표준작성지침에맞추고이용자가이해하기쉽도록시청각기록물의생 산기관과기록관의필요한업무역할과절차를구분을할필요가있었기때문이다 이표준은기록관리표준전문위원회와국가기록관리위원회의심의를거쳐 제 개정되었으며국가기록원이유지 관리한다 본표준은관련법령의개 정 관계기관및이해당사자의요청등개정사유가발생하는경우 그필요 성및타당성을검토후개정안을마련하고의견수렴및심의절차를거쳐개정한다 이표준은저작권법상보호대상이되는저작물이다 - iii -

특수유형기록물관리 제 부 시청각기록물 적용범위 이표준은공공기관의시청각기록물을체계적으로생산 관리하기위한절 차를규정하였다 따라서이표준은공공기관에서시청각기록물을생산하는 업무담당자 기록관담당자가시청각기록물을생산 등록 보관 보존하고 자하는경우에적용한다 이표준의대상이되는시청각기록물은오프라인 매체에수록된것으로한정하며 전자기록물에첨부된시청각기록물은전자기록물과동일한방식으로관리한다 적용근거 법률적근거 이표준의구체적인법률적근거는다음과같다 공공기록물관리에관한법률 제 조 기록물의생산의무 공공기록물관리에관한법률 제 조 시청각기록물의관리 공공기록물관리에관한법률 시행령제 조 시청각기록물의생산 공공기록물관리에관한법률 시행령제 조 시청각기록물의이관시기 인용표준 해당사항없음 다른표준과의연계 기록관표준운영절차 1

특수유형기록물관리제 부 간행물 특수유형기록물관리제 부 행정박물 용어정의 이표준의목적을위하여다음의용어와정의를적용한다 기록물관리기관 기록물관리를위한일정한시설및장비를갖추고이를운영하기위한전문 인력을배치하여기록물관리업무를수행하는기관 중앙기록물관리기관 영구기록물관리기관 기록관 특수기록관으로구분한다 공공기록물관리에관한법률제 조제 호 기록물철 단위과제또는단위업무의범위안에서업무과정을반영하여관련기록물을 편철한상태의기록물단위 기록물철은보존기간책정 이관 폐기등의단위이며 전자문서시스템은단위과제단위로업무담당자가기록물철을생성 관리하며 업무관리시스템은단위과제카드또는관리과제카드단위로편철된기록물묶음을기록물철로간주한다 녹음 동영상류 음성및소리를기록하거나움직이는영상형태로생산된시청각기록물 녹음 동영상류는녹음테이프카세트 녹음테이프릴 녹음테이프카트리지 음반 음반 음반 음반 음반 영화필름 비디오 비디오 비디오테이프등으로구분된다 단위과제 정부기능분류체계의최하단위로행정업무수행의기준이되는것으로서업 무간유사성및독자성을고려하여 업무담당자가소기능을세분화한업무영 역단위 과제별로보존기간이책정되며하나의단위과제에복수의과제관리 카드를작성 관리할수있으며 과제관리카드는단위과제의보존기간을승계하여적용한다 2

단위업무 기록물분류기준표상에이용된개념 기록물의기능분류기준으로 인또는 소수의인원으로구성된팀에분장되는수준의업무또는사업으로서 직제 개정등으로업무가변경되어도 개이상으로분리하기어려운세분화된업무또는사업단위이다 사진 필름류 정지된이미지로필름류및인화지에인화된형태로생산된시청각기록물 사진 필름류는사진필름 사진 인화된사진 슬라이드등으로구분된다 시청각기록물 매체의유형과상관없이영상이나음성으로저장 재생되는기록물 사진 필름류 녹음 동영상류로구분된다 영구기록물관리기관 기록물의영구보존에필요한시설및장비와이를운영하기위한전문인력 을갖추고기록물을영구적으로관리하는기관 중앙기록물관리기관 헌법기관기록물관리기관 지방기록물관리기관및대통령기록관으로구분된다 공공기록물관리에관한법률제 조제 호 이관 기록물의물리적인보존장소 관리권한을기록관으로이전하는행위 공 공기록물관리에관한법률 에따라기록물생산부서는보존기간기산일로 부터 년의범위안에서기록물을보관할수있으며 기록관이정하는절차에따라기록물을이관하여야한다 처리과의시청각기록물관리절차 등록 공공기관의업무담당자는시청각기록물을생산한경우에는체계적관리를위하여전자기록생산시스템을이용하여등록 관리하여야한다 3

등록절차및방식은일반기록물과동일하나사진 필름류혹은녹음 동영상류중하나를등록구분으로선택하여야한다 등록대상 시청각기록물은업무수행과정을보여줄수있는보존대상을선별하여등록하여야하며 반드시생산 등록하여야하는대상은다음과같다 대통령 국무총리및중앙행정기관의장 지방자치단체장및교육감 교 육장등주요직위자의업무관련활동과인물사진 공공기관이수행하는주요행사 국제기구또는외국과의조약 협약 협정 의정서 교류등의추진과 관련된주요활동 총사업비가 억원이상이고국가의재정지원규모가 억원이상인 신규사업 총사업비가 억원이상인건축사업 대규모의토목 건축공사등의실시로본래의모습을찾기어렵되되는 사항 철거또는개축등으로사라지게되는건축물이나각종형태의구조물 이사료적가치가높아시청각기록물로그모습을보존할필요가있는 사항 다수국민의관심사항이되는주요사건또는사고 등록시점 시청각기록물은유형에따라등록시점을달리적용하는데 유형별등록시점은다음과같다 유형 사진 필름류 녹음 동영상류 보존대상을선별한직후 등록시점 편집과정을거쳐완성된기록을매체에 저장한직후다만 공공기관이편집장비를 보유하지않은경우에는원본을그대로등록할수있다 4

등록번호표기 시청각기록물은전자기록생산시스템에등록하여부여받은등록번호를각각 의기록물보호케이스나보존용기 보존봉투등에아래와같이생산또는접수등록번호를표기하여야한다 생산등록번호 접수등록번호 등록 등록번호 등록일자 접수 접수번호 접수일시 비고사진 필름류의경우종이에부착하여관리할때는해당종이의좌측상단여백에생산또는접수등록번호를표기한다 내용요약 시청각기록물은일반기록물의등록정보이외에당해기록물의관리및활용 을위하여필요한내용요약정보를추가하여야한다 내용요약정보는녹음 또는촬영한일자등의생산일자 시청각기록물의주요내용 내용중에등 장하는주요인물의성명및직위를기입하여야하며 사진 필름류의경우에는주요인물의위치정보를함께기입하여야한다 비고시청각기록물의등록일자는보존대상을선별하여전자기록생산시스템 에등록하는시점으로생산일자와동일하지않다 따라서생산일자는내용요약정보에반드시기입하여야한다 정리 시청각기록물의편철및관리 5

해당매체에적합한보호케이스 혹은보존용품 에넣어관리하고 케이스앞면 에제목 생산년도 종류 수량등과함께기록물철분류번호를표기하도록한다 사진 필름류 사진 필름류는재질별로 적절한보존봉투나보존용사진첩등보존재료를선택하여보관한다 사진 필름류의배열은관련내용이이해될수있도록사안의흐름에맞추어정리하도록한다 보존봉투및보존용사진첩등의좌측상단에제목 생산년도 종류 수량등과함께기록물철분류번호를표기한다 영화필름 영화필름은보호케이스중앙에제목 생산년도 종류 수량등과함께기록 물철분류번호를표기한다 이경우녹화시간이길어서여러개의테이프로나뉘어져있는경우에는기록물철명에관련정보를기입한다 보기동일한사안이 개의영화필름으로구성된경우 대통령취임식 대통령취임식 대통령취임식 오디오 비디오등자기매체 오디오 비디오등은사안별로편집완료된테이프 디스크등을보호케이스에넣어발생순서에따라관리한다 녹음및녹화시간이길어여러개로나뉜경우기록물철명에관련정보를기입한다 비고 보기참조 6

기록물철분류번호 시청각기록물의철분류번호는처리과기관코드 단위업무또는단위과제코 드 단위업무또는단위과제도별연도별일련번호로표기되며 전자기록생산시스템의기록물철등록부에등록하여부여받은분류번호를표기한다 비고사진 필름류크기별봉투규격 단위 사진 필름종류 세로 가로 덮개 이하사진원판 필름 이하사진 이상사진 동일재질로크기에맞추어제작함 가 일반규격 2.5 cm 분류번호 생산연도 처리과 1.5 cm 나 소형규격 분 류 분류번호 생산연도 -------- 3.5 cm ------- ----------- 5 cm ------------- 7

이관 처리과는시청각기록물을보존기간의기산일로부터 년의범위내에서보관 후 관할기록관으로이관하여야한다 시청각기록물은일반기록물보다보존환경에민감함으로 년단위로이관하는것을권장한다 전자기록생산시스템에서전자파일형태로등록 관리하는시청각기록물은 전자기록물의이관과동일한절차및방식으로이관한다 이경우메타데이타누락여부 전자파일의오류여부등을확인하여야한다 전자기록생산시스템으로목록만을등록 관리하고별도의매체에수록하여 관리하는시청각기록물은목록과해당기록물이담겨있는보존상자를이관한다 기록관의시청각기록물관리 인수 시청각기록물이전자기록생산시스템을통하여전자파일형태로이관되는경 우에는기록관리시스템으로메타데이터누락여부등의품질검사를수행하여야한다 오프라인매체로생산된시청각기록물을인수하는경우에는목록과해당기록물의일치여부 각각의건에대하여상태점검을수행하여야한다 비디오테잎 오디오테잎등눈으로확인할수없는기록물은재생기기를사용하여내용유무및상태점검을하여야한다 보존 시청각기록물은훼손되기쉬운기록형태중하나로서보존환경에따라그 정도가심화될수있으며 복원이불가능할수있기때문에적절한관리가 8

이루어져야한다 사진 필름류 사진 필름류의안전한보존을위해서는재질별로적절한포장재료를선택 하여보관하여야한다 포장재료는외부의유해요소와의접촉을차단하고 시청각기록물을보호할수있는중성용지로제작된것을사용하도록권장한다 사진 필름류는온 습도관리가중요함으로온 습도조절이가능한보관함에넣어관리한다 온 습도조절기능이없는보관함을사용하는경우에는제습기나가습기등을이용하여습도를조절하여야한다 35 mm 120 mm 4 5( 원판필름 ) 사진 필름류 보존봉투 편철모습 9

영화필름 영화필름은물리적인훼손을방지하고유해요소를차단하기위해보존용캔에넣어관리한다 영화필름의보존용캔은플라스틱 폴리에틸렌등 으로된것을사용한다 필름캔의중앙상단과배면에등록번호 제목등을표기하여관리하며필름캔은세우지않고눕혀서보관한다 매체 보호케이스 보관모습 오디오 비디오등자기매체 오디오 비디오등의자기매체는물리적인훼손을방지하고유해요소를차단하기위해보호케이스에넣어관리한다 오디오 비디오등의자기매체는서가또는보관함에세워서보관한다 자기장발생원이없는곳이나자기장발생원으로부터가능한한떨어져서관리한다 오디오 비디오등의자기매체는완전히감은상태로보관하며주기적으로되감기를실시한다 10

매체 보호케이스 보관모습 광매체 광매체는주어진개별보호케이스에넣어보관한다 최초수록된디스크를원본으로간주하여별도보관하고 활용을위해별도의사본을제작한다 원본디스크를다룰경우에는표면에스크래치또는오염을방지하기위해면장갑을착용한다 광매체는케이스에넣어수직상태로보관하고 광매체의오염원을제거하는경우에는카메라렌즈용티슈를사용한다 매체 보호케이스 보관모습 보존환경 기록관은시청각기록물의안전한보존을위하여유형별로적절한보존환경 을갖추어야하며 최적보존환경조건유지를위해주기적점검및모니터링체계마련하여야한다 11

시청각기록물은온도 습도등물리적요인이기록물보존에큰영향을미치기때문에기록매체별로적절한온습도환경을유지하여야한다 비고각기관별로시청각기록물의보존에적합한별도의서고를마련하는데 에는여러제약이있으므로 기록물보존서고신 축절차가이드라인 참조하여기관별로가능한범위에서적합한환경을마련하도록한다 변화율을각각 이내 기록매체최적온도범위 최적습도범위 흑백사진 필름 컬러사진 필름 자기매체 광매체 시청각기록물은유해기체 빛등의화학적인요인에도수명이단축되기때문 에황산화물 질소산화물등의유해기체및흡연 요리 불안정한물질 도장 마감재 접착제등 에서나오는기체 태양 형광등등에서방출되는자외선 을차단하여야한다 광자기및자기매체에수록된시청각기록물은전기장 자기장에취약함으로 정전기방지를위한재료를사용하여정전기를차단하고 자기장발생원 자석및전자석등 으로부터격리하여야한다 영구기록물관리기관으로의이관 시청각기록물은물리적인특성상일반환경에서훼손되기쉽기때문에보존 기간기산일로부터 년이내에시청각기록물관리에적합한보존시설을갖춘영구기록물관리기관으로이관하여야한다 시청각기록물을영구기록물관리기관으로이관할때에는생산맥락이누락되 12

지않도록주의해야한다 기록관리시스템에등록된시청각기록물의경우영구기록물관리시스템으로 전산상으로이관하거나시스템파일을다운받아영구기록물관리기관으로송부하여야한다 또한이관시각철별로공개여부를체크해야하며 저작권과관련하여영구기록물관리기관에서의열람활용에대한동의서를첨부하여야한다 비고처리과에서기록관으로 기록관에서영구기록물관리기관으로의이관에대한상세한내용은다른유형의기록물과동일하게각각 처리과기록관리업무처리절차 의 절과 절을 기록관표준운영절차 의 절을참조하도록한다 13

부속서 참고 법령조견표 표준조항 처리과시청각기록물생산및관리 표준조항 표준조항 법률조항시행령조항시행규칙조항 제 조 기록물의생산의무 제 항 제 조 기록물의등록 분류 편철등 제 조 시청각기록물의생산 제 조 기록물의등록 제 조 기록물의등록 호 기록관의시청각기록물관리 제 조 기록물의관리 제 항제 조 시청각기록물의관리 제 조 시청각기록물의이관시기 제 조 기록물의보존처리 제 조 마이크로필름의제작 제 항 14