업무가빨라지는그룹웨어, 다우오피스 메일공유방법가이드 TEAM 다우오피스운영팀
메일공유방법가이드 ) ) ) ) ) 6) 7) 메일공유개요메일자동전달설정공유메일함설정자동분류설정부서계정설정별칭계정설정메일공유 FAQ
) 메일공유개요 대표적인 가지방법중가장적합한방법을선택합니다. 구분메일자동전달설정공유메일함설정자동분류설정별칭계정 / 부서계정설정 - 메일을공유할사람들에게 - 메일함을생성하여운영자를 - 원하는메일함에원하는 - 미리지정해놓은별칭또는 수신된메일을자동으로전달 제외한나머지사용자들을 메일을자동으로분류해준다. 부서메일아이디를입력하여 특징 해준다. 지정한다. - 공유메일함운영자외에는 한번에많은사람에게메일전송이가능하다. 메일을삭제, 추가할수없다. - 수신한모든메일이자동전달 - 공유메일함의메일을여러 - 자동분류설정을공유 - 메일보관의유무를 장점 설정에따라자동으로여러이메일로전달되므로 계정들과공유함으로써각계정들에보내야만했던 메일함으로지정하면동시에공유메일함을통해여러 개별적으로삭제또는보관 관리할수있다. 공유하기쉽다. 메일용량차지를줄일수있다. 사용자가메일을확인할수 있다. - 자동전달을받을메일주소를 - 공유메일함의운영자계정이삭제되면공유메일함도삭제된다. - 하나의메일을여러계정으로 단점 관리 ( 추가 / 삭제 ) 해야한다. - 모든메일이전달되므로 - 공유메일함의메일제어권은공유한사용자에게만있으며, 공유받은사용자는메일열람만가능하다. 보냄으로써용량을많이 차지한다. 분별없이공유가이뤄진다.
) 메일자동전달설정 관리자페이지접속 & 메일그룹관리 관리자로접속하여 [ 커뮤니케이션 > 메일 > 메일그룹관리 ] 메뉴로접속합니다. 관리자권한이필요한페이지입니다. 관리자페이지로접근한후 [ 커뮤니케이션 > 메일 ] 메뉴클릭 [ 메일그룹관리 ] 메뉴클릭
) 메일자동전달설정 자동전달수설정 관리자페이지에서자동전달기능사용을적용해야만자동전달을사용할수있습니다. 관리자권한이필요한페이지입니다. [default] 메일그룹명클릭 자동전달설정옵션을 [ 사용 ] 으로설정하고자동전달수를설정 default 메일그룹으로지정된사용자에게자동전달옵션이공통적용
) 메일자동전달설정 개인별자동전달설정 관리자로접속하여 [ 커뮤니케이션 > 메일 > 별칭계정관리 ] 메뉴로접속합니다. 사용자권한이필요한페이지입니다. [ ] 환경설정메뉴클릭 [ 자동전달 ] 탭클릭 자동메일전달 [ 적용함 ] 선택 메일전달후처리옵션선택 ( 서버에원본남기거나삭제 ) 6 [ 추가 ] 버튼클릭 자동전달할이메일주소입력 6 7 8 [ 확인 ] 버튼클릭 [ 저장 ] 버튼클릭 7 8 MEMO 자동전달메일등록건수는관리자설정에따라제한되며, 기본값은 0 개입니다.
) 공유메일함설정 메일환경설정 & 메일함추가 개인별메일환경설정화면에서메일함을추가합니다. 사용자권한이필요한페이지입니다. [ ] 환경설정메뉴클릭 [ 메일함 ] 탭클릭 [ 메일함추가 ] 버튼클릭 메일함이름입력 [ 확인 ] 버튼클릭 6
) 공유메일함설정 메일함공유설정 추가된메일함의메일함공유메뉴를통해공유할부서또는사용자를추가합니다. 사용자권한이필요한페이지입니다. 추가된메일함 [ ] 아이콘클릭 -> 확장메뉴에서 [ 메일함공유 ] 메뉴선택 ( 공유설정창출력 ) 공유설정을위해조직도에서부서명클릭 공유설정을위해조직도에서사용자클릭 추가된공유정보확인후하단의 [ 확인 ] 버튼클릭 7
) 공유메일함설정 타사용자계정으로공유메일함조회 공유된사용자는메일함메뉴에공유메일함카테고리가자동추가되어, 타사용자가공유함메일을조회합니다. 사용자권한이필요한페이지입니다. 왼쪽메뉴에서메일함종류를보면 < 공유메일함 > 구분자가보이며, 하단에공유된메일함표시 공유된메일목록확인 MEMO 공유받은사용자는공유메일함의메일들을이동시키거나삭제할수없습니다. 8
) 자동분류설정 메일환경설정 & 자동분류설정 개인별메일환경설정화면에서자동분류조건을추가하고이동할메일함을지정합니다. 사용자권한이필요한페이지입니다. [ ] 환경설정메뉴클릭 [ 자동분류 ] 탭클릭 자동분류규칙 [ 적용함 ] 선택 [ 추가 ] 버튼클릭 자동분류조건입력 6 6 자동분류규칙으로자동이동할메일함선택 7 [ 확인 ] 버튼클릭 7 자동분류규칙목록에등록한분류규칙추가 8 8 [ 저장 ] 버튼클릭 MEMO 자동분류기능으로자동이동할메일함또는태그를자동화처리 9
) 자동분류설정 자동분류상세설정 자동분류조건에따라메일함으로자동분류또는태그를자동적용할수있습니다. MEMO 다양한자동분류조건을설정합니다. 보낸사람 : 보낸사람이름또는아이디입력함께받는사람 : 메일수신자또는참조자의이름또는아이디입력제목 : 메일제목에포함할특정문자열입력 등록된메일함중셀렉트박스에서선택 새메일함생성과동시에자동분류로이동될메일함지정 등록된태그중셀렉트박스에서선택 신규태크생성과동시에자동분류로적용될태그지정 0
) 부서계정설정 부서계정등록 [ 별칭계정추가 ] 버튼을클릭하여별칭계정정보를등록합니다. 관리자권한이필요한페이지입니다. 관리자페이지로접근한후 [ 계정 > 부서관리 ] 메뉴클릭 [ 조직도관리 ] 메뉴클릭 조직도에서부서명클릭 부서메일아이디입력 [ ] 버튼클릭 부서아이디정보텍스트로출력
) 부서계정설정 부서메일보내기 [ 별칭계정추가 ] 버튼을클릭하여별칭계정정보를등록합니다. 사용자권한이필요한페이지입니다. [ ] 아이콘클릭 조직도에도부서명클릭 [ 부서원전체에게메일보내기 ] 버튼클릭 MEMO 메일쓰기화면으로연결되어받는사람항목메일주소확인 부서아이디정보텍스트로출력 부서아이디가설정되었을경우에만표시
6) 별칭계정설정 관리자페이지접속 & 별칭계정관리 관리자로접속하여 [ 커뮤니케이션 > 메일 > 별칭계정관리 ] 메뉴로접속합니다. 관리자권한이필요한페이지입니다. 관리자페이지로접근한후 [ 커뮤니케이션 > 메일 ] 메뉴클릭 [ 별칭계정관리 ] 메뉴클릭
6) 별칭계정설정 - 별칭계정추가 [ 별칭계정추가 ] 버튼을클릭하여별칭계정정보를등록합니다. 관리자권한이필요한페이지입니다. [ 별칭계정추가 ] 버튼클릭 별칭계정이름입력 별칭계정아이디입력 [+ 계정선택 ] 버튼클릭 조직도에서전달할사용자또는부서클릭 6 [+ 계정선택 ] 버튼클릭 6 7 7 8 이미추가된별칭목록중에별칭명클릭 [ 저장 ] 버튼클릭 8
6) 별칭계정설정 - 메일발송시별칭계정설정 메일쓰기화면에서보내는메일주소항목을별칭계정으로변경하여작성합니다.. 사용자권한이필요한페이지입니다. [ 메일쓰기 ] 버튼클릭 MEMO 보내는메일주소는별칭메일이설정되어있는경우에만메일주소리스트제공 메일작성화면에서보내는메일주소변경기능지원 변경가능한메일목록중원하는메일선택 별칭계정으로변경하여메일을발송하더라도별칭계정으로묶여진사용자에게답변메일이모두수신됨.
7) 메일공유 FAQ 자주하는 Q&A 를정리하였습니다. 다우오피스메일을다른메일 (Gmail, Naver 등 ) 로받고싶어요. [ 메일 > 환경설정 > 자동전달메일주소 ] 에원하는메일주소를등록합니다. 조직내여러명의직원에게동시에메일전송을하고싶어요. [ 관리자페이지 > 계정 > 부서관리 > 부서목록 ] 에서 부서메일아이디 를지정한뒤부서메일주소로메일을보내면해당부서에속한모든사용자에게일괄로메일을발송할수있습니다. [ 관리자페이지 > 커뮤니케이션 > 메일 > 별칭계정관리 ] 에서사용자나부서외별도메일주소를만들수있습니다. 내메일을다른직원과공유하고싶어요. 공유메일함을생성한후공유할사용자를설정합니다. 자동분류규칙을적용하여공유메일을 자동으로분류할수있습니다. 6
Thank you 업무가빨라지는그룹웨어, 다우오피스