미국연구도서관협회, 웹상의필사자료장서에관한조사결과발표 Manuscript Collections on the Web, SPEC Kit 307 1) - Association of Research Libraries, 2008년 10월발표 필사자료장서에관한정보를웹상으로제공하는문제의어려움에대해서많은도서관들이고민하고있다. 이현황에대한조사가진행되어최근에그결과가발표되었다. 이조사는미국연구도서관협회 (Association of Research Libraries) 가회원도서관을대상으로, 필사자료장서를웹상으로제공하는문제를주제로진행하였다. 조사결과의전문은유료로제공되지만, 앞부분의요약부분은무상으로배포하고있어, 이를번역하여제공한다. 조사에서밝혀진내용은다음과같다. 모든응답기관은자신들이소장하고있는필사자료에관한어떠한 정보라도웹상으로제공하고있다. 대부분의응답기관은필사자료에대한웹정보제공을충실하게하 고싶다고응답하고있다. 정보제공이불충분한제일첫번째이유는직원과시간의문제이다. 대부분의응답기관은소장하고있는필사자료목록을 MARC포맷으 로작성하고있고, EAD(Encoded Archival Description) 로작성하는기 관은보다더적다. 도서관직원과아키비스트는다른많은업무의틈을메우고, 필사 자료의정리및목록의작성에시간을할애하고있다. 1) SPEC Kits : 미국연구도서관협회의회원도서관을대상으로현장의현재실무와관련된특정주제에관한체계적인조사결과로연 6 회발간된다. 도서관및사서들의현관심사에대한가장최신의가치있는정보를포함하고있다. 국립중앙도서관도서관연구소 (KRILI) 1
서론 필사자료장서정보를웹으로이용하고자하는요구가점차증가하고있다. OCLC 프로그램및연구보고서 방식전환: 흐름에동참하기위한조정(Shifting Gears: Gearing Up to Get into the Flow) 에서, 이어웨이 (Ricky Erway) 와샤프너(Jeniifer Schaffner) 는 온라인이아니라면존재하지않는다고점차느끼는세상에서, 우리는이용자들이특수장서의풍부한정보를접할수있다고확신할수있어야한다. I 라고하였다. 그들의보고서는장서의디지털화에대해서특별히논하지만, 그원리는필사자료의디지털복제뿐만아니라필사자료장서의정보에관해서도유효하다. 이조사연구는필사자료의디지털복제보다는필사자료장서에관한정보를제공하는웹정보원을조사한다. 기록물과필사자료의정리와기술( 記述 ) 에책임이있는다수인이만성 적인잔무에고통받고있으며, 그러한작업량을처리할자원( 인력과시 간) 이부족한것에대해안타까워하고있다. 사서들은어떻게가치있는 정보원에관한정보를온라인으로제공하는업무를완성할수있을까? 이조사는미국연구도서관협회의회원도서관이소장한필사본장서의 양, 이러한장서가웹상으로나타나는비율, 웹상의검색도구를통해 이용할수있는장서에관한정보의유형, 장서정보를웹상으로옮길 때의어려움과이점, 필사자료장서정보의이용조사방식등을조사한 다. 이조사는 2008년 12월미국연구도서관협회 123개회원기관을대 상으로행해졌다. 72개도서관이 3월 31일까지설문지를완성하였고 응답률은약 59% 이다. 배경 미국아키비스트협회(Society of American Archivists, SAS) 가내린필사자료정의인 개인문서나가족의문서장서 II 를이용하여, 처음부터기관이필사자료장서를소장하고있는지질문하였다. 응답기관중대다수(69 개기관, 97%) 가 예 라고답했다. 필사자료장서가여러단위로흩어졌기때문에, 많은응답기관들은소장된모든필사자료가반영되지못할수도있다고분명히하였다. 국립중앙도서관도서관연구소 (KRILI) 2
직원 69개응답기관이필사자료를정리하고기술하는책임이있는부서및 도서관을식별하였다. 일부경우에는하나이상인경우도있었다. 책임 부서는전형적으로기록관, 특수장서부서, 희귀본부서혹은도서관이 었다. 76 개응답기관은부서에있는직원의수와유형( 아키비스트, 사서, 기 타전문직직원, 보조직원, 학생등) 에관한기초적인질문에답했다. 총 1,297 명을보고했으며, 이들은학생조교 584 명, 지원스탭 265 명, 아 키비스트 218 명, 사서 152 명, 기타전문직 47 명, 자원봉사자같은기타 직원 31 명으로구성되어있다. 상근직(Full-time equivalent) 합계는정규 직원의대부분이상근직이며, 상근직 1인당약 3명의학생조교가있음 을보여준다. 부서당총인원수는 4명에서 95명까지로평균 19.36 명이다. 그렇지만 학생조교들의수치가평균을왜곡하고있다. 학생조교의최대수는 한기관에 63 명이라는믿을수없는수치인반면, 정규직원의최대수 는 5 명( 기타전문직) 에서 15 명( 지원스탭) 까지이다. 기관마다전문직직 원과지원스탭의중간값은 1명에서 3 명까지이며, 학생조교의중간값은 6 명이다. 필사자료장서업무를위한직원 필사자료의정리와기술이없다면, 연구자들이이용할수있는정보를웹상에거의제공할수없으므로, 그다음순서로위에서보고된전직원중얼마나정리와기술업무를실제적으로수행하는지, 그업무에얼마나많은시간을할애하는지, 또웹상에필사자료정보를추가하기위해얼마나많은시간을할애하는지를질문하였다. 68개기관이이러한업무를 762 명이수행하고있다고응답하였다. 이는부서의전체직원중 59% 이다. 국립중앙도서관도서관연구소 (KRILI) 3
아키비스트 56개기관이정리와기술에적은비중이라도시간을할애하는아키비스트가총 147 명이라고응답하였다. 기관당 1명에서 13명으로평균 2.63 명이다. 아키비스트는정리와기술업무에자신들의시간을 1% 에서 100% 까지할애하며, 평균적으로 41.17% 의시간을할애한다. 정리와기술업무에 100% 시간을할애하는 2명의아키비스트는그러한업무에특별히중점을두도록만들어진지위에있는프로젝트아키비스트와계약진행중인아키비스트이다. 평균적으로, 아키비스트는웹상에필사자료장서에관한정보를추가하기위해자신들의시간중 11% 를할애한다. 그결과평균적인아키비스트는주당 40시간근무에서약 16시간을정리와기술업무에할애하고웹상에장서에관한정보를올리기위해추가적으로 4시간가량을더할애한다. 게다가, 아키비스트는참고봉사, 교육, 보존, 수집, 레코드관리, 전시, 관리, 전문적인서비스, 디지털프로젝트, 기증자관리, 장서개발, 대외봉사등을포함한다양한분야업무에시간을할애한다. 한응답자는간결하게이를 일상적인업무 라고하였다. 부서책임자 35개응답기관은부서책임자가정리및기술업무또는웹상에장서정보를추가하는업무에일부시간을할애한다고보고했다. 두업무모두를위한최대시간은 50% 비중이다. 평균적으로웹상에장서정보를추가하는업무( 약 8.95%) 보다는정리및기술업무(12.32%) 에조금더많은시간을할애한다. 사서와기타전문직 35개응답기관은사서총69명이정리및기술업무또는웹상에장서정보를추가하는업무에시간을할애한다고보고했다. 기관당 1명에서 5 명까지의범위이며, 평균적으로는기관당사서 1.87 명이다. 그들은정리및기술업무에 100% 까지시간을할애하며, 평균적으로 25% 시간을할애한다. 부서책임자와마찬가지로, 사서들은웹상에정보를 국립중앙도서관도서관연구소 (KRILI) 4
추가하는업무에는시간을덜할애하는데, 최대 65% 까지할애하며, 평 균적으로 12% 할애한다. 필사자료장서처리업무에관여하는기타전 문직직원은보다소수로(20개응답기관이총 29 명을보고했음), 기관 당범위(1명에서 5 명, 평균적으로는 1.45 명) 와시간할애( 정리및기술 업무는평균적으로 27%, 웹업무는 12%) 는사서와비슷한모습을보 인다. 지원스탭 아키비스트와거의비슷한정도로많은지원스탭들은정리및기술업 무와웹업무에시간을할애한다. 47개응답기관은총 139명을보고했 다. 기관당지원스탭의수는 1명에서 15 명까지이며, 평균적으로 2.96 명이다. 정리와기술업무에최대 95% 까지, 평균적으로는 44% 시간을 할애하며, 정규직원에비해서가장높은비율이다. 그들은웹상에정보 를올리는업무에최대 75% 의시간을할애하며, 평균적으로는 11% 를 할애한다. 학생조교와기타직원 10개기관을제외한모든응답기관이필사자료장서의정리와기술업무에학생조교들을고용하고있다고보고했다. 학생조교들은직원중에서가장많으며(317 명), 정리와기술업무에가장높은비중의시간 (64%) 을할애한다. 비록도서관이정리와기술업무에서학생조교에크게의존하지만, 웹상에정보를올리는업무는학생조교들에의존하지않는다. 학생조교들은이업무에최대로 100% 가지할애하지만, 평균적으로는단지 9% 이다. 단지 14개도서관만이필사자료업무에다른유형의직원을고용하고있다. 이들은전형적으로대학원생조교, 학생인턴, 장학금지원직원, 시간제로일하는자원봉사자들이다. 이들은평균적으로정리와기술업무에절반정도의시간을할애하고, 웹업무에는 20% 이하를할애한다. 국립중앙도서관도서관연구소 (KRILI) 5
필사자료의규모 기관들은표준화된측정단위로통계를내도록요구받지않기때문에, 응답기관은자신들의장서규모를피트(linear feet), 입방피트(cubic feet), 미터(linear meter), 아이템(item) 2) 단위로보고했고, 다수는피트단위를사용하였다. 정리된필사자료및미정리필사자료장서규모는매우다양하다. 정리장서의총규모는 385피트에서 32,839피트까지이며, 평균적으로 8,142.78 피트이다. 미정리장서의총규모는 150피트에서 22,038 피트까지이며, 평균적으로 4,499 피트이다. 기술계층 (Levels of Description) 인쇄자료혹은다른전통적인검색도구 (finding aids) 3) 에서의기술계층에대해질문을받고, 응답기관중대부분(48 개응답기관, 73%) 은범위, 콘텐츠주석, 서지주석, 연속간행물기술, 폴더리스트등과같이다른요소들과함께장서수준기술을포함한다고보고했다. 응답기관중단지 5% 만이자신들의검색도구가그보다적은정보를포함하고있다고답했다. 응답기관중 25% 이하는기술의 기타 수준을보고했다. 응답기관의설명이다양한반면, 일부는기술계층이검색도구마다다양하다고응답했다. 3개기관을제외한 66개응답기관모두는폴더계층기술을포함하는다계층기술검색도구가존재할때, 장서가완전히정리되었다고간주한다. 이중 25 개기관(40%) 은 연속적인계층으로된다계층기술 과 장서수준기술로된다계층기술 모두를선택하였다. 다른 9개기관은하나혹은기타기술을선택하였다. 기타기술을선택했다고답한응답기관은 절대완전히정리된것은아니다. 현재는다계층기술과박스에리스트된인벤토리(inventory) 가있다면정리한것으로간주한다 라고말했다. 기타논평은기술계층이장서마다다양하다는것을 2) 최하위기술계층 3) 검색도구(finding aids) : 기록관리기관에서정리및기술활동의최종적결과물로, 소장자료에대한 물리적이고지적인통제를표현한것이면서동시에내부이용자인아키비스트의관리상의검색이나 외부이용자의정보검색을돕는다양한문건으로정의할수있다. 소책자, 단행본, 가제본폴더, 광디 스크, 마이크로폼, 카드형색인, 컴퓨터 DB 등다양한외형을취할수있다( 한국국가기록연구원 2000). 국립중앙도서관도서관연구소 (KRILI) 6
보여준다. 응답기관의절반이상(35 개기관, 57%) 은장서수준데이터를유지하거나조직하기위해데이터베이스관리소프트웨어를이용한다. 가장일반적으로이용하는소프트웨어는마이크로소프트액세스(15 개기관) 이고그다음이파일메이커프로(Filemaker Pro, 7 개기관) 이다. 13개기관(21%) 만이오픈소스소프트웨어를이용하고있다. 2개기관은아콘 (Archon) 을이용하고, 5 개기관은아키비스트툴킷(Archivisits' Toolkit) 을이용한다. 더적은수의기관들은도서관또는박물관정보관리소프트웨어를이용한다. 응답기관중가장높은비율(62%) 로 기타 라고응답했다. 여기에는워드퍼펙트(WordPerfect), 엑셀(Excel), 노트탭 (NoteTab), 엑스리브리스알에프(ExLibirs Aleph), 써시다이닉스워크풀로(Sirsi Dynix Workflows) 등이포함된다. 그린(Mark Greene) 과마이스너(Dennis Meissner) 가 2005년 American Archivist 에서논의한것처럼어떤수준에서도 보다적은공정으로, 보다많이처리하라 (More product, Less Process) 4) 라는정리와기술방안을채택했는지질문했을때, 응답기관중 74% 가그렇게했다고응답했다 III. 논평은그린과마이스너가생각하지못한다양한점을지적하면서매우흥미로웠다. 그린과마이스너는이러한개념및유사한접근법을옹호한초기일부아키비스트와기관들을언급하였다 IV. 비록그들이아키비스트들이높은계층까지기록물장서를정리할수없다고주장한첫번째사람들은아니었지만, 널리읽히는유명한기록저널에실린그논문은이러한접근안에대한이전주장보다더많은기록전문가들의동조를얻었다. 논문의어조는이따금거슬리게, 독자들의주의를끌었고, 관심을얻었다V. 기술표준과내용표준 응답기관의대부분(43개기관또는 70%) 은자료를기술할때미국아키 4) 이논문에서저자들은전통적인기록물정리방식으로는기록물의증가비율을따라갈수없으므로모든기록물을동일계층으로, 아이템계층까지정리하고기술할필요가없다고말하고있다. 정리와기술업무에드는시간과노력을절약하면, 생산성을높일수있다. 국립중앙도서관도서관연구소 (KRILI) 7
비스트협회표준인 기록물기술: 내용표준(Describing Archives: A Content Standard, DACS) 을이용한다VI. DACS를이용하지않는 18개기관(30%) 중 7개기관은캐나다기관이며자신들의표준을가지고있다 VII. DACS를이용하는기관중에서 24개기관은기존레코드에이표준을적용한다. 거의모든응답기관(60개기관혹은 92%) 은특정계층에서는필사자료장서를위해 MARC 레코드를생산하고있다. 상당한수의응답기관(53 개기관, 80%) 은 EAD 5) 로검색도구를인코딩하고있다. 그러나아직모든기관은아니다. 검색도구를 EAD로개발하고있는기관들은 MARC 레코드를생산하는것보다는더적은규모로진행하고있다. 예를들면, EAD 파일로생산된평균수는 530.58 개인반면, MARC 레코드는 1,560.18 개이다. 레코드를생산하기위한시간과노력에비해이익이있는지에대한응답기관의논평은조사할만한가치가있다. 많은응답들이 절대적으로이익, 분명히이익 과같은짧고긍정적이지만, 모든응답이열렬한권고는아니다. EAD를이용하는기관이답한부정적인의견중하나는 아니오, EAD 파일생산을위해시간과비용을쏟는것은하찮은정도이다 이다. 다른응답기관은 우리검색도구를웹상에서이용할수있을때부터, 처음에는단순한 HTML 문서였고, 그다음이 EAD였다. 검색도구가좀더깔끔해진것을제외하고는파일포맷을바꾼것에대해특정한이득이있다고생각하지는않는다. 우리연구자들은이러한변화이전에검색엔진을통해서장서를찾고있다. 라고설명했다. 기타기관은아직확신할수없다고하였다. 일부는가치가있는지정말로알지는못하지만, 이것이우리가따르길원하는표준 이라고생각한다. 또다른기관은 이익을쉽게측정할수있는방법이없다. 그러나검색도구를작성하지않는다는것은무책임한일이다 라고주장하였다. 5) 다계층기술을확립하기위해개발된것으로기록물검색도구 EAD(Encoded Archival Description) :, 를인코딩하기위한기술포맷이자기록물데이터구조의표준 국립중앙도서관도서관연구소 (KRILI) 8
EAD를이용하는이들중에서도 EAD 검색도구의개발이용이하다는것에대한의견이다양하다. 일부는 다른포맷으로검색도구를개발하는것보다 EAD로새로운검색도구를개발하는것이더복잡하고시간이더많이드는것이아니다 라는설명과함께 EAD 검색도구개발이쉬웠다고언급하기도하였다. 다른기관은시간과노력이상당하다고지적하면서, EAD 검색도구를개발하고웹사이트에효율적으로제공하기위해요구되는특수한지식때문에우리의노력이어려움을겪는다. 라고하였다. 이는야켈(Elizabeth Yakel) 과김지현(Jihhyun Kim) 이발견한것과일치하는데, 이들은기록분야에서 EAD가잘보급되지않는이유로 기술의복잡함 을들었다VIII. 조사에서나온또다른흥미로운논평은 추가노력이필요하지않은 EAD 개발을위한템플릿 (template) 을기관들이어떻게이용하는지에대해언급했다. 그러나그들은 만약그런템플릿을이용한다면, EAD 메타데이터가어떤이익을주는지알아내는 것은실패했다. EAD를이용하지않은기관들을대상으로는 EAD를활용하라는외적 혹은내적압력을인식했는지질문하였다. 그결과는다양하다. 이용한 일부기관들은할수없이논평을했다. 한응답기관은일부직원들이 표준인정적 HTML 페이지에서 EAD를이용하는어떤이점도알수 없다. 최소한의이익을얻기위해, 정리와기술을위한시간과비용이 점차늘어가는것이정당화될수는없다고생각한다. 나는 EAD가과 거의도서관편목방식인노동집약적인후퇴라고믿는다. 고주장했 다. 실질적이든혹은인식한것이든간에기술을위한늘어난시간과 비용외에도, EAD 에대한또다른부정적인내용이있다. 일부응답기 관은 EAD를이용하는것이변화를위한변화를받아들이는것이거나 혹은어떤사람이말한것처럼, 새롭고첨단이라면무엇이든지받아들 이려고하는 뒤처지지않고자 하는것이라고느끼는것에대해서말 하였다. 국립중앙도서관도서관연구소 (KRILI) 9
웹상의제공 하나를제외한모든응답기관은웹사이트에개별적인필사자료장서 에관한최소한의일부정보를가지고있다. 정보의형태는다르지만, 대부분은장서표제, 장서에관한간단기술, 포괄적인데이터, 범위, 개인이력혹은행정연혁, 어떤장서와대비한장서의유일한식별자 등을포함한다. 비록정보에이러한요소들이포함되지만, 모든장서를 대상으로항상이러한정보가제시되는것은아니다. 응답기관중 54% 는장서마다정보가다양하다고응답했다. 웹상의필사자료장서정보 웹사이트에서얼마나많은필사자료장서를제공하는가에대한질문에대해서는, 응답기관은장서수가 1개에서 11,000 개까지라고답했다. 그중두기관은자신들의장서모두가온라인으로제공된다고자랑스럽게선언했다. 평균적인장서개수는 831.59 개로, EAD 파일의평균적인수치와 MARC 레코드의수치사이에있다. 비록일부기관이기존장서에적합한다른계획과절차를가지고있더라도, 응답기관들의일반적인방안은새로운장서를정리하거나, 장서간에지적인제어를하였다면, 웹상에장서정보를추가하는것이다. 지적인제어의수준은응답기관들마다다양하다. 일부기관은장서가완전히정리된후에정보를추가하고, 다른기관은정리와기술, 검색도구의완성에관계없이장서에관한기본정보를추가한다. 여러기관들은장서의 중요성 을평가하여, 웹사이트상에장서정보를올린다. 웹상의검색도구 (Finding Aids on the Web) 응답도서관의대부분(60 개기관, 94%) 은포맷또는제공되는유형이다양하지만검색도구를가지고있다. 그수는 1개에서 6,000개까지이며, 평균적으로 655 개이다. 웹상에검색도구를제공하는기준은웹상에필사자료장서에관한어떠한정보라도올리는기준과유사하다. 일부도서관은정책과절차를확립했지만, 다른도서관은직원들이시간이있을때단순히추가한다고응답했다. 국립중앙도서관도서관연구소 (KRILI) 10
검색도구는온라인상에서다양한포맷으로제공된다. 응답기관의대부분(35 개, 58%) 은검색도구를 EAD로인코딩한 HTML 페이지로제공하고있다. 다른기관은워드프로세서문서와 PDF 문서의 HTML 페이지로검색도구를제공하고있다. 14개도서관은최소한두가지방식으로개발된온라인상의검색도구를가지고있다. 조사전반의질문에대한응답기관들의논평을보면, 많은기관들은기존검색도구가변화하고있음을언급하고있다. 기관에따라이러한변화과정은엄청난양의업무를수반할수있다. 48 개도서관(77%) 은기존검색도구를웹제공을위한새로운형태로변환하였다. 비록응답기관중 71% 가그들의온라인검색도구가동일한형식을반영한다고주장했지만, 기존검색도구를변환한 13개기관은동일한양식을반영하지않는다고보고하였다. 기존검색도구를변환한기관들이동일한기관내에서검색도구가모두동일하게보이도록원할수가있다. 그러나이조사에서는그점에대해서는더이상질문하지는않았다. 검색도구의운영및수집 응답기관중 40 개기관(63%) 은 EAD 수집(harvesting) 또는협력프로그램에참여한다. 캘리포니아온라인아카이브(Online Archive of California, OAC) 와캐나다온타리오기록물정보네트워크(ARCHEION) 와같은국가적컨소시엄및지역적컨소시엄외에도, 수많은응답기관은연구도서관그룹/OCLC 의아카이브그리드(ArchiveGrid) 6) 에참여한다. 어떠한프로그램에도참여하지않는기관들중에서절반은장래에는이러한참여에관심을가지고있다. 절반보다좀더많은응답기관(58%) 이이용자들이온라인검색도구내에서필드간검색을할수있는구조를가지고있다고응답했다. EAD에서태그된요소를쉽게이용할수있는방법이부족한것이일반적인불평사항이다. 기관들은다양한프로그램과특수한소프트웨어, Orpheus, DLXS, Aleph, DB/TextWorks, Tamono, Primo 를이용하고있다. 6) 아카이브그리드(ArchivesGrid) : 세계의기록관에소장된, 역사적문서, 개인문서, 족보등에대한검색을제공한다. http://archivegrid.org/web/index.jsp 국립중앙도서관도서관연구소 (KRILI) 11
이용조사 단지 9 개도서관만이관내에서검색도구의이용을조사한다. 조사의일부는이용자등록레코드를통해서이루어진다. 한응답자는 우리는검색도구의이용을조사하지않는다. 우리는장서이용을조사한다 라고답했다. 온라인검색도구의이용을조사하는것이훨씬쉽다. 이용을조사하는 28 개기관중일부는웹통계분석프로그램인 'Urchin' 7) 과같은특별한도구를언급했다. 나머지는단순하게직원들이나혹은기술지원인이조사한통계횟수를설명하였고, 그들이수집한정보의수준은매우다양하다. 이러한정보를수집할능력이있지만조사할수없는한응답기관은이유를다음과같이설명하였다. 수많은검색엔진, 기타프로젝트등이우리의검색도구를수집해가기때문에, 어떻게누가이용했는지에관해한층유용한정보를수집하는현실적인방안이있는지의심스럽다. 온라인검색도구이용과관내이용간에이용횟수가다른것에대해질문하면, 응답기관중 81% 는온라인검색도구가더많이 이용 된다고답했다. 이조사가 이용 을정의하지못했기때문에, 이러한수치는오직일반적으로만해석할수있다. 이용 은 접근 하였거나, 또는사실상참고하였거나참고질의를통해이용하였다는의미로확인할수있다. 일부가이용자들이열람실에서컴퓨터로온라인검색도구를이용한다고보고한반면나머지는온라인검색도구를제외한다른검색도구는더이상보유하지않는다고응답하였다. 몇몇기관은열람실에서양쪽모두에대한접근을제공한다. 온라인필사자료업무를위한교육 당연히대부분필사자료업무직원은맡은업무만큼배우게된다. 분명히, 일부는남들보다더많이배운다. 직원들이이용하는훈련이나 7) http://www.google.com/urchin/ko-kr/index.html 국립중앙도서관도서관연구소 (KRILI) 12
교육기회에대해서조사했을때, 응답기관의 98% 는 직장내훈련 (on-the-job) 을말하였다. 기타많이나온답변은동료, 전문직협회워크숍, 도서관학교, 전자논의리스트, 회의, 전문직저널과자료들이다. 온라인필사자료업무의조직 도서관이온라인으로필사자료정보를제공하기위해조직을개편했는가를질문했을때, 대다수(52 개기관, 84%) 는부서나도서관의명칭의변경없이기존업무영역으로이러한업무를통합했다. 오직두도서관(3%) 만이이러한변화를반영하기위해부서명을실제로변경하였다. 많은기관들(35 개기관, 57%) 이조직에어떠한공적인변화도없었지만, 이러한업무를포함하기위해직무내용이조정되었다고답했다. 27 개기관(44%) 은또한직원들이해당업무를완료하기위해다른부서에서도움을받았다고응답하였다. 기관에배분되는온라인필사자료업무에관해응답기관들은필사자료업무직원이웹상에정보를제공하기위해다른부서의사람들과함께일하고있다고하였고, 이는동일한행정상의조직의일부일수도있고, 아닐수도있으며, 그기능은편목, 메타데이터서비스, 시스템, IT, 디지털서비스등이내포된부서의기능을포함한다. 한응답기관은이를다음과같이말했다. 필사자료장서의조직과기술에대한제일큰책임은 대학기록관 (Special Collections & University Archives)" 에있고, 우리는정기적으로 html 로된모든검색도구를정기적으로개발하고이동시킨다. 일반적인도서관온라인목록에일이생기면, 우리는중앙기술부서와밀접하게조율하며, CONTENTdm 8) 이니셔티브를수행할때는디지털도서관서비스부서와밀접하게조율한다. 이러한모든업무는 필사자료업무 로적절하게간주된다. 특정프로젝트에따라중앙기술부서, 디지털도서관서비스부서, 특수자료부서의직원들은메타데이터를조사하고제공한다. 이는예전보다훨씬유동적이다. 8) OCLC의디지털컬렉션관리소프트웨어 국립중앙도서관도서관연구소 (KRILI) 13
온라인으로필사자료장서정보를제공하기위한과제 웹상에필사자료장서정보를제공할때, 직면한세가지도전과제를질문했을때, 대부분의기관들은예상할수있었던당연한답변을내놓았다. 한응답자는 3 가지과제를 충분하지않은직원, 충분하지않은시간, 충분하지않은예산 이라고요약했다. 많은응답이이와비슷하게간결하다. 그러나다른것들은자원이부족하여이렇게고생하는것에관한좀더상세한정보를제공한다. 현대적인요구를충족시킬수있는자원이충분하지못하다면, 응답기관들은신규및기존장서를정리하는업무와웹상에정보를제공하는업무중에서때로는선택을해야만한다. 이러한업무를수행하기위해활용할수있는직원은오직 1명이거나 2 명으로, 이는모두괴로운일이다. 장서정리혹은웹상으로이용할수있도록하는업무중에서선택을해야만한다. 장서정리와장서에대한접근제공, 이중에서어느것이더중요한가? 이질문에대한답변은분명하지않다. 기존검색도구와관련하여, 아키비스트는현실적이고유용한결정을내리기위해되풀이되는문제에직면한다. 이조사에대한답변은이것이일부응답기관에게는큰문제임을보여준다. 기존검색도구를다룰때에는여러잠재적인과제가있다. 한가지문제는검색도구가현재의콘텐츠내용표준을따르지않는다는것이다. 어떤방식이든지간에검색도구들은발전하여최소한연구자들이이용할수있는장서관련정보가되어야하는가? 응답기관들은그들의기존검색도구가 DACS와같은표준을따르지않으며또한기존검색도구가현대적인표준과유형으로전환하기어려운아이템계층정보를제공한다고보고하였다. 일부기관들은자금지원사업을통해이러한문제를처리하고있다. 도서관이항상겪어온자원의부족( 장서를정리하기위한시간과직원이충분하지못함) 이외에도, 응답기관은웹상에서정보를제공하기위해서기술적인문제의어려움이있다고답했다. 많은응답기관이웹상에정보를제공하기위해서는직원들의기술적인전문지식이부족하 국립중앙도서관도서관연구소 (KRILI) 14
며, 업무가수행되도록기관내다른부서의기술적인지원역시부족하다고답변하였다. 또다른과제는웹으로더쉽게접근할수있게되어추가된참고업무이다. 조사의한답변은 우리가검색도구를더많이제공하면, 장서의이용이증가하는것이보인다. 우리의전자참고서비스가이러한이용증가를특히반영한다. 어려운점은대면서비스나온라인상으로연구자들의추가된요구를충족시키는수준에서참고서비스를유지하는것이다. 이점 필사자료에관한정보를온라인으로제공하는것에대해가장이익이되는결과는장서에대한늘어난접근이다. 그를통해정보를얻을수있을뿐만아니라연구자들이한층쉽게장서를이용할수있을것이다. 응답기관들은접근의증가로참고업무역시증가하였다는것에동의한다. 그러나여러논평에서, 이용자들이박스번호와같은장서에관한더욱상세한정보를갖추고참고열람실로온다고지적하였다. 그런까닭에도와주기가더욱쉽다고하였다. 결론 응답기관은필사자료장서에관해최소한의정보를웹상으로제공하기위해모두관리를하고있다. 대부분의논평으로보면, 기관들은더많은정보를제공하고싶어하지만, 다양한이유로그렇게할수가없다. 극소수의기관은모든필사자료장서를웹상으로제공하고있는데 MARC 레코드, HTML 로된짧은소개, EAD 검색도구와같은방식을이용한다. 거의모든응답기관은장서를위한 MARC 레코드를생산하고있으며, 더적은수의기관들은 EAD 검색도구를작성하고있다. 그러나더멀리내다보면, 도서관이 EAD 혹은다른포맷으로수많은검색도구를작성하거나웹상에수많은장서에관한정보를제공할필요가없다는 국립중앙도서관도서관연구소 (KRILI) 15
것을알기때문에이러한단순한통계는오해의소지가있다. 장서를위해생산하는 MARC 레코드의총합계는한층더인상적이다. EAD 를개발하고이용하는것보다 MARC레코드를생산하고이용하는것이왜더쉬운가? 이는야켈(Yakel), 김(Kim) 과같은이들이연구하였는데, 이조사의결과는그들의내용과일치한다. 다양한이유로 EAD의편의성, 유용함, 가치등과관련하여수많은의견이있다. 조사를통해필사자료장서의정보가웹상으로제공되기전에, 필수적인정리와기술업무를하는사람들에대해많은정보를알아내었다. 전문적으로훈련받고교육받은사서와아키비스트는책임진많은다른업무중에서이러한의무를어렵게다하고있다. 이들은기관내에서정리와기술업무를수행하는유일한이들이아니며, 다른어떤직원보다실제로웹상에정보를제공하는업무에시간을더많이할애하고있다. 비록응답기관의 74% 가그린과마이스너가제안한바와같은정리와기술방안인 보다적은공정으로, 보다많이처리하라(More product, Less process) 를이행하고있다고보고했지만, 도서관에는여전히처리하지않고밀린자료들이많다. 그리놀랄일은아니지만, 응답기관의 85% 는폴더계층기술의검색도구를작성했을때, 장서가완전히처리된것으로간주한다고보고했다. < 원본주석> I. Ricky Erway and Jennifer Schaffner, Shifting Gears: Gearing Up to Get into the Flow. www.oclc.org/programs/publications/reports/2007-02.pdf II. Richard Pearce-Moses, Glossary of Archival and Records Terminology (Chicago: Society of American Archivists, 2005). http://www.archivists.org/glossary/ III. Mark Greene and Dennis Meissner, More Product, Less Process: Revamping Traditional Archival Processing, American Archivist 68, no. 2 (Fall/Winter 2005): 208.63. IV. Karen T. Lynch and Helen W. Slotkin. Processing Manual for the Institute Archives and Special Collections M.I.T. Libraries (Cambridge, Massachusetts: 국립중앙도서관도서관연구소 (KRILI) 16
Massachusetts Institute of Technology, 1981). Ruth B. Bordin and Robert M. Warner, The Modern Manuscript Library (New York, 1966). V. One comment regarding this was seen in response to the entry Notes from Spring MARAC meeting: MPLP, Friend or Foe? in the popular blog ArchivesNext. On May 9, 2008, a commenter named Paul wrote that Greene and Meissner are innovative thinkers that aren t afraid to rattle cages. Here is one example of this: An unfortunate tendency on the part of processing archivists is to use the preparation of these text notes as an excuse to demonstrate their own knowledge (of both collection and historical context) and writing ability. Perhaps this is an attempt to demonstrate professionalism but, if so, it is a misguided one that further reduces processing productivity. Greene and Meissner, 247. VI. Society of American Archivists, Describing Archives: a Content Standard (Chicago: Society of American Archivists, 2004). VII. Bureau of Canadian Archivists, Planning Committee on Descriptive Standards, Rules for Archival Description (Ottawa: The Bureau, 1996). VIII. Elizabeth Yakel and Jihyun Kim, Adoption and Diffusion of Encoded Archival Description, Journal of the American Society for Information Science and Technology 56, no. 13 (2005): 1427.37. [ 출처] Manuscript Collections on the Web, SPEC Kit 307 http://www.arl.org/news/pr/spec307-17nov08.shtml 국립중앙도서관도서관연구소 (KRILI) 17