TRANSFORM YOUR LEGAL DEPARTMENT IN SIX MONTHS 6 개월만에귀사의법무부서를혁신하십시오 WHITEPAPER( 백서 ) by Patrick Johnson, JD Legal Tracker a Thomson Reuters Business
귀사법무부서에서혁신추진하기 여러분이법무부서에새로부임한법무실장 (General Counsel) 이든단순히법무부서에서긍정적인변화를모색중이든간에, 변화프로세스는절대간단하지않습니다. 법조인들은직무특성상빠른변화에익숙치않아서, 법무부서의변화프로세스는다른부서에비해훨씬더어려울수있습니다. 다음의몇가지주요단계들은의미있는방식으로팀을참여시키고소통하며, 목표를정의하고, 성과를측정하며, 무엇을변화시켜야할지결정하기위한프레임워크를만들고, 이에따라귀사법무부서의성공적인변화를관리할수있도록도와줄것입니다. 참여와소통 변화의필요성을인식한다고해서부서가변화를수용하게되는것은아닙니다. 실제로, 조직의주요혁신시도중 70% 가실패로끝난다고합니다. 1 많은경우이런시도가실패하는이유는리더급의참여가부족하다는인식, 변화를이행해야하는팀과의의사소통부재때문입니다. 법무팀전체와의미팅을통해법무부서의장단기비전을공유함으로써이런위험에빠지는것을피하십시오. 주도권을가지고변화를이룩할이해관계자들로구성된내부법무팀 ( 이하실행팀 ) 을조직하여이들의피드백을받으십시오. 대규모법무부서의법무실장이이를직접수행할수는없을수도있습니다. 이권한을위임해도좋습니다. 단, 법무부서의모든직원들은이러한혁신이법무실장의최우선과제이며수임자가변화프로젝트에대한법무실장의모든권한을가지고있음을이해하고있어야합니다. 혁신프로젝트가법무실장의우선과제가아니라는인식보다더빠르게법무부서내변화의지를꺾는것은없습니다. 법무실장이이해관계자들과의모든회의에참석하지는않더라도, 이프로젝트는법무실장이예의주시하고있는우선과제임을모두에게지속적으로강조해야합니다. 혁신프로젝트가법무실장의우선과제가아니라는인식보다더빠르게법무부서내변화의지를꺾는것은없습니다... 가장먼저법무실장이원하는바가무엇인지를확정하고, 그후에이를위한최선의방안을강구해야합니다. 법무부서평가하기 일단실행팀이구성되면, 첫번째단계로해야할일은전반적인전략적비전과신속한개선이이루어질수있는부분을파악하기위해법무부서의현재상태를평가하는것입니다. 어디에서부터시작할지를결정하기위해, 법무부서의업무에대한모든측면을평가하는것이중요합니다. 평가해야할주요항목들은다음과같습니다. 1. 법무실장이법무부서를관리하기위해필요한것은무엇인가? 2. 부서의직원배치가적절한가? 성과를어떻게측정하고있는가? 3. 외부로펌에배정된업무들의현황은어떠하며, 로펌들을어떻게관리하는가? 4. 법무부서의운영과법무제공프로세스를지원하기위한적절한테크놀로지를구비하고있는가? 5. 법무부서가사내클라이언트에게제공하는서비스를개선하기위해효율화해야할또다른부분은없는가? 1 Kotter, John. Leading Change. Boston: Harvard Business Review Press, 1996 Print. 2
법무실장이법무부서를관리하기위해필요한것은무엇인가? 이는많은경우과연어떠한보고서가법무실장이부서에관한의미있는정보를한눈에파악하는데유용하냐는질문으로시작됩니다. 법무실장에게필요한것은팀이수행하는법률업무와지출에대해투명하게파악할수있고, 업무를위한예산을확보하는것, 또는외부변호사를관리하는프로세스를확립하고, 비용을관리하는것일수있으며, 법무팀업무가창출하는가치와비용절감에대해측정할수있는것일수있습니다. 또는, 이사회나 CEO 가요청하는형식의보고서들이필요할수도있습니다. 가장먼저법무실장이원하는바가무엇인지를확정하고, 그후에이를위한최선의방안을강구해야합니다. 부서의직원배치가적절한가? 성과를어떻게측정하고있는가? 팀의업무량과인력현황을바탕으로인원의추가또는재배치필요성이있는지파악하고최고의인재가성장ㆍ발전할수있도록지원할방법을모색하십시오. 각사안들에할애한총법무비용을파악해두면필요에따라신규인력고용을정당화하거나인력을재배치하는데에매우유용합니다. 예를들어, 귀사의부서가작년에일반적인계약서업무에 50 만달러를지출했고이업무를수행할수있는신규변호사의고용비용이 25 만달러인경우, 신규변호사는 25 만달러의비용을절감시켜줄수있습니다. 필요한인력을확보할수있는경우, 부서목표달성을위해함께헌신할유능한인재들을주변에포진시키십시오. 인재들의강점을고려한인력배치는효율성을제고시킬뿐만아니라, 팀의사기를진작시킵니다. 부서목표달성을위해함께헌신할유능한인재들을주변에포진시키십시오. 인재들의강점을고려한인력배치는효율성을제고시킬뿐만아니라, 팀의사기를진작시킵니다. 또한, 구성원들의성과를측정하는절차를확립하고성과측정방법에관해소통하는것중요합니다. 예를들어, 성과측정에는비용이나회사법률취약점의전반적감축, 사건처리기한의단축, 사내클라이언트에대한응대시간의단축, 법무예산확보와법무처리에대한보고서의작성, 또는외부로펌사용에있어비용지침준수여부등이포함될수있습니다. 어쩌면지금이법무운영담당자를고용할적절한시기일수있습니다. 법무운영담당자의고용은지난몇년간빠른추세로증가왔고, 여기에는그에따른이유가있다고보여집니다. 기업내법무부서는그어떤때보다도강도높은비용압박과예산심사에직면하고있습니다. 그러나문제는 - 법무팀원들은변조인으로서법률업무를잘수행하도록훈련되어왔을뿐, 재정과예산의관리, 프로젝트의관리, 데이터의분석과추적, 보고서작성, 소프트웨어조달과적용, 로펌관리, 또는, 부서를보다효율적으로만들방법들을모색하도록교육받지는않았다는것입니다. 유능한법무운영담당자는법무실장이법무부서관리에있어시간과비용을절약하도록할수있을뿐만아니라, 변호사들이고용된본연의업무에집중할수있도록해줍니다. 3
외부로펌에배정된업무들의현황은어떠하며, 로펌들을어떻게관리하는가? 다음으로살펴봐야할것은외부로펌들과의관계이며, 어떻게로펌들에업무가배정되어있는가하는것입니다. 자문해야할질문들은다음과같습니다 : 로펌에배정하는업무와, 사내에서자체처리하는업무는적절히배분되어있는가? 업무를외부에배정하는경우, 적절한로펌을선택하는선별프로세스가확립되어있는가? 특정유형의업무에대하여선호하는로펌이있는가? 로펌이업무에배정한자원 ( 총업무시간, 파트너 / 소속변호사시간 ) 이적절한가? 수임료변경에관한승인프로세스가존재하는가? 로펌을관리하는절차자체가존재하지않고, 내부직원이로펌변호사들에게임의적으로업무를배정하는사례가너무나빈번하게발생합니다. 인보이스를수령한후에야투입인력의증가및수임료인상사실을알게되는경우도있고, 충분한사전검토절차없이수임료인상이승인되기도합니다. 수임료가이드라인을마련하여거래로펌들에이를알리고이행해야합니다. 신뢰할만하고, 클라이언트에대한서비스를중요시하며, 최고의결과물로최선의가치를제공하는로펌이귀사의업무를수주하는로펌이어야합니다. 법무부서의운영과법무제공프로세스를지원하기위한적절한테크놀로지를구비하고있는가? 신뢰할만하고, 클라이언트에대한서비스를중요시하며, 최고의결과물로최선의가치를제공하는로펌이귀사의업무를수주하는로펌이어야합니다. 변호사들은많은경우신기술에대해얼리어답터로여겨지지는않으며, 따라서업무프로세스변화를위한워킹그룹을구성하는일이어려울수있습니다. 그러나프로세스혁신에있어서만큼은회사의법률문제만을관리하는전문화되고독립된부서로서가아니라, 회사의다른사업부들과마찬가지로조직을효율적으로운영하는일의일부로서접근해야합니다. 기술이효율성을증대하고비용절감을추진하는데도움을줄수있는일반적인분야는법무관리, 전자결제, 증거개시관리, 문서검토, 계약문서관리, 지적재산관리, 증거보전관리등입니다. 먼저, 어떤시스템을검토할지결정하기위해, 귀사가속한업계와법무부서의서비스제공모델을고려합니다. 귀사가지적재산중심의기술회사인경우, 논리적으로첫번째단계는증가하는지적재산포트폴리오를관리할 IP 관리시스템을조달하는것일수있습니다. 일반적으로많은경우에해당하는첫번째단계는전자결제와법무관리를취급하는시스템의구현이될것입니다. 이는다른잠재적개선사항을도출하는데에도움이될것이기때문입니다. 예를들어, 모든법률업무와이와관련된지출을한시스템에관리하는경우, 수행업무에대한투명성을제공하고앞서언급한효율적업무배정을위한분석에도움이될것입니다. 둘째, 보고가능한방식으로한곳에모든법무비용관련문서를보관하는경우, 부서가수임료지침을이행할수있는워크플로우를구현하고, 법무비용에관련한다양한보고서를만들수있으며, 인력배치의적절성을측정하고, 예산을추적하며, 취약점을분석하고, 사내변호사들과외부로펌들의성과를측정하는여러가지평가기준을모두제공할수있을것입니다. 4
이는또한, 법무부서가고위경영진에게전달하기위한목적으로작성하는법무비용감축또는부서성과관리에관한법무실장레벨의보고를생성할수있도록해줍니다. 이런유형의시스템들은변호사들과직원들이수임료송장과예산을검토하고, 법률업무의현황보고서를작성하는데소비하는시간을상당히절약해줄수있습니다. 일단전자결제와법무관리시스템을구축한후, 시간의경과에따라부서의진전상황을측정하고, 이정보를활용하여비용절감과효율성향상의기회를모색할수있습니다. 전자결제와법무관리시스템이구축되고적절히사용되고있다면, 다음으로문서관리시스템, 계약관리시스템과같은다른소프트웨어패키지를고려합니다. 데이터베이스에서이를쉽게조회할수있게만들어업무효율성을높이고대응시간을줄일수있습니다. 법무부서에서흔히접하는사안에관한온라인법률리서치자료에접근할수있게하는것또한시간과비용을절약할수있는좋은방법입니다. 증거개시관리와문서검토는점점더사내법무부서에서직접처리하게되는경향이있으며, 이부분역시눈여겨봐야할또다른분야일수있습니다. 클라이언트의침묵이반드시제공받은서비스에대한만족을의미하는것은아닙니다. 법무부서가사내클라이언트에게제공하는서비스를개선하기위해효율화해야할또다른부분은없는가? 이를파악하기위해서는사내클라이언트들에대한법률서비스제공방식을들여다보고어떻게이방식이개선될수있는지를검토해야합니다. 여기에는상당한노력이소요될수있으나, 사내클라이언트들을만족시킬수있는효과적이고효율적인방식으로적극적인법률서비스를제공한다는목표를달성하기위해매우가치있는일입니다. 이러한평가를수행하기위해서는수행할업무및업무우선순위에대한클라이언트들의견해를이해해야할것입니다. 사내클라이언트들의요구사항은무엇인지, 서비스개선방법은무엇인지를이해하기위해법무부서의팀원들과대화하십시오. 변화프로세스를이끌실행팀이내부클라이언트들을인터뷰하게하여, 클라이언트들이법무부서와같이일할때느끼는불편한부분들과이들이원하는업무지원방식을파악하십시오. 클라이언트의침묵이반드시제공받은서비스에대한만족을의미하는것은아닙니다. 이런과정은여러분의법무팀이사안에대한우선순위를정할수있게하고, 사내클라이언트및귀사의전체적인사업전략에가장중요한업무에시간을할애하는데에도움이될것입니다. 변화의이행 일단변화프로세스실행팀을구성하고, 부서의목표와변화의필요성및변화가법무실장의우선과제임을소통을통해강조하고, 법무부서평가를완료했다면, 이제는변화를시작할분야의우선순위를정해야합니다. 물론이는부서에대한평가, 실행팀의피드백및부서의구체적인필요에따라결정될것입니다. 5
변화의우선순위를결정할때법무팀이고려해야할몇가지질문들이있습니다 : 1) 어떠한변화가법무부서의목표및전사적인목표에일치하는가? 2) 어떤변화가가장큰영향을미칠것인가? 3) 어떠한변화가합리적인시간내에달성가능한것인가? 여러과제를동시에수행하는것이도가능하지만, 대개하나의변화가다른변화의토대가될것이기때문에달성가능한목표로시작하여다음목표로넘어가는것이최선입니다. 변화를이행하기위한방법의한가지예로, 전자결제시스템의구축과법무관리소프트웨어패키지의도입을들수있으며, 이는법무부서가변화프로세스를시작하는출발점이자, 다른변화과제를위한디딤돌이되기도합니다. 이런시스템을구축하고유지관리하는데에는상당한시간과금전을투자해야하므로, 귀사의부서에적합한공급업체를선택하는것이중요합니다. 단순히부서의업무를관리하고자하는지, 특정한사안에관련된업무보고서와지출관리보고서를원하는지, 부서에맞는특정한세부기능과워크플로우를구축하길원하는지, 모든송장을전자적으로수령하고자하는지등, 소프트웨어패키지에서원하는점을미리결정하여, 다양한옵션들을검토할때질문할사항들을파악해두십시오. 소프트웨어의기능이외에, 고려해야할다른핵심사항들은다음과같습니다 : 평균적으로시스템구축에어느정도의시간이소요되는가? 지원모델이믿을만하고사용이용이한가? 계정매니저들에게어느정도의시스템접근을허용할것인가? 도입할소프트웨어의가격모델은어떤것들이있는가? 소프트웨어가어떠한유형의통합을지원하는가? 또한, 시스템의사용을극대화하고싶은경우, 시스템을관리할사내자체인력이없는경우, 또는최적의효율성을위해여러시스템을통합해야할것으로예상되는경우, 시스템제공자가통합적인전문서비스를제공하는지확인하십시오. 발전에가장위험한생각은 우리는항상이런방식으로해왔어요. 라고말하는것입니다. 프로젝트를좌절시킬수있는태도와맞서싸우는방법은전체법무부서또는적어도변화의영향을받게될당사자들에게변화의필요성에관한정당성을공식적으로입증하는것입니다. 변화의정당성에대한공식적인입증및목표의정의 종종대규모변화에대한첫번째반응은변화이행에대한회의적인태도와망설임입니다. 법무실장에게는변화의필요성이명확할수있으나, 법무부서내모든다른구성원들에게도그럴것이라고가정할수는없습니다. 일부는발전에가장위험한생각인 우리는항상이런방식으로해왔어요. 라는말을할것입니다. 프로젝트를좌절시킬수도있는태도와맞서싸우는방법은전체법무부서또는적어도변화의영향을받게될당사자들에게변화의필요성에관한정당성을공식적으로입증하는것입니다. 먼저, 법무부서의현재상태를현실적으로묘사하고변화의필요성을설득력있고명확하게밝히십시오. 예를들어, 전자결제와법무관리소프트웨어를도입하는경우, 법률업무수행내역을파악해야할필요성, 법무비용의관리및이에관한보고기능이법무직원들의시간을절약하고비용을통제하는데에핵심요소임을팀이이해하여야하며, 이는각개인에게영향을미친다는점을명확히합니다. 이러한변화가팀의보다나은업무수행과시간절약에어떻게도움이될것인지를구체적으로설명하십시오. 팀의우려를완화하기위해질문과피드백을받고, 필요한경우지속적으로피드백을제공하는프로세스에관해알리십시오. 6
프로젝트진전상황에관한의사소통을정기적이고일관되게전체법무부서에제공하고, 최초에변화를통해이루고자했던목표를재차강조하십시오. 반대의목소리가계속하여존재하는경우, 그이유를이해하고지속적인우려를완화시키기위해노력하십시오. 이제중요한것은변화를위한로드맵을제시하는것입니다. 소프트웨어를구축하는목적과, 예상되는구축프로세스는어떠할지정의하고, 프로젝트를운영할내부담당자를지정하십시오. 예를들어새로운소프트웨어패키지를도입하는경우, 목표는 3 개월이내에모든법무및법률비용을시스템에통합하여수임료지침이지켜지도록하고, 변호사업무량이보고서를통해파악되도록하며, 전체적인지출내역을보고할수있게하는것일수있습니다. 소프트웨어업체의구축매니저는귀사법무팀의상황과필요에기반하여프로젝트에소요될시간, 까다로운문제가있는지의여부, 다른유사기업들의시스템구축사례, 프로젝트범위에따른다양한문제들을설명해줄수있을것입니다. 법무실장은부서원들에게이프로젝트가우선과제임을알려야하고, 법무실장이프로젝트에직접관여하지않는경우에도진전상황에관한주간업데이트를받게될것임을알려야합니다. 긴박감과오너십의조성 모멘텀을잃으면프로젝트는실패합니다. 구성원들이긴박감을느끼지못하면더급하다고생각하는다른사안으로관심을돌리게됩니다. 구성원들에게프로젝트에서담당할부분에대한오너십을부여하고과제완료일정을제시하여긴박감을조성하십시오. 다시한번강조하지만, 법무실장이정기적으로프로젝트진전상황을확인할것이고, 프로젝트가지연되는경우담당자가그이유를설명해야할것임을알려야합니다. 가장확실한동기부여는연례성과평가에해당프로젝트 ( 또는그일부 ) 의성공적인완료여부가고려될것임을팀에고지하는것입니다. 모든구성원의과제를정의하고, 명확한일정을제시하며, 오너십을부여하고, 과제완료에대한책임을부여하면, 구성원들은프로젝트를완료하는데필요한긴박감을느끼게될것입니다. 모멘텀을잃으면프로젝트는실패합니다. 구성원들이긴박감을느끼지못하면더급하다고생각하는다른사안으로관심을돌리게됩니다. 구성원들에게프로젝트에서담당할부분에대한오너십을부여하고과제완료일정을제시하여긴박감을조성하십시오. 예상치못한이슈에대한대비 어떠한혁신또는대규모프로젝트도완벽히계획대로진행되기는어렵습니다. 예상치못한상황이발생하기때문에, 이를계획에포함해야합니다. 프로젝트상황을지속적으로살피고재평가하여필요한경우조정하십시오. 조정이계획에반영되는경우, 해당조정사항을팀에게알리고그이유를설명하십시오. 예상치못한계획변경이프로젝트를교착상태에빠뜨리고모멘텀을잃게해서는안됩니다. 예상치못한문제들을피하고, 가능한한이슈가해결될때까지프로젝트전체를계속진행시킬방법을모색하십시오. 7
과제달성에대한치하 혁신은결의와집요함을요합니다. 팀에변화를위한추가적인업무부담을안겨야하는경우 ( 장기적으로는이것이팀원들에게유익할지라도 ), 팀원들의주요한과제달성에대하여이를치하하는것이중요합니다. 치하할성과들은전체프로젝트의세분화된일부분으로서달성가능한것이어야합니다. 이를통해법무팀에이프로젝트가법무실장의우선과제이고팀원들의노력이인정받고있다는인식을강화시킬수있을것입니다. 이는프로젝트가다음단계로진행할수있도록모멘텀을유지하고, 회의론자들에게프로젝트가추진력을잃지않을것이라는확신을주어변화에동참하도록설득하는데도움이될것입니다. 과제달성에대한치하는부서에칭찬의이메일을보내목표달성에기여한개인들을명확히지명하는간단한방식으로도이루어질수있습니다. 전체프로젝트가완료된후축하파티를개최하는것도좋은아이디어가될수있습니다. 결론 변화는좀처럼쉽지않고, 변화에회의적인것은인간의본성입니다. 많은사람들이시간과에너지만을낭비한실패한혁신프로젝트를경험했으며, 이러한프로젝트의일원이되는것에관심이없습니다. 법무부서의리더로서법무실장이변화의중요성을입증해보이고, 이변화가법무팀의우선과제이므로반드시성공할것이라고설득해야합니다. 의사소통을촉진하고, 모멘텀을일으키고, 부서원들이프로젝트의각부분에오너십을가지고책임진다는인식을조성하는프로세스를확립하는것이성공의관건입니다. 변화를향한비전은커다랗지만, 변화를만드는것은부서원개개인입니다. 위대한혁신을불러오는리더는이것을이해하고, 변화프로세스전체에서각개인들과소통하고능력을부여하고참여를이끌어냅니다. Legal Tracker 의법무관리, 전자결제, 분석툴에관한문의사항이있으시면아래에연락주십시오. SOUTH KOREA 톰슨로이터코리아김규아부장 Phone: +82-2-2076-8141 Email: stella.kim@thomsonreuters.com 톰슨로이터코리아황상원부장 Phone: +82-2-6936-1310 Email: sangwon.hwang@thomsonreuters.com 8