IT 제안서 작성과 프리젠테이션 기법 프리젠테이션은 현장에서 고객의 반응을 쉽게 파악할 수 있다는 장점이 있다. 하지만 프리젠테이션을 위해 자료를 준비하고 발표하는 작업은 그리 쉽지 않아 프리젠터는 부단한 노력이 필요하다. 이번 강좌에서는 제안서와 프리젠테이션의 차이점을 살펴보고 성공적인 프리젠테이션 절차와 방법을 알아본다. 고홍식 넷모어정보통신 교육센터 대표이사 대부분의 프로젝트는 제안서를 제출한 후, 정해진 일정에 따라 제안 설명회를 시행하게 된다. 제안 설명회는 일반적으로 프리젠테이션(Presentation) 또는 줄여서 PT 라고 한다(그림 1). 프리젠테이션이 제한된 시간 내에 제반 정보를 정확하게 전달해 듣는 이로 하여금 신속한 의사 결정을 할 수 있도록 설득하는 의사소통 과정이라는 것은 일반적으로 잘 알려져 있다. (그림 1) 프리젠테이션 정의 이같은 프리젠테이션에는 제안서 작성과 같은 표준화된 절차에 따른 자료 작성과 프리젠터(설명자)의 철저한 예행 연습 등이 필수적이다. 결론적으로 성공적인 프리젠테이션을 위해서는 명쾌한 자료를 기반으로 한 설득 시나리오와 이를 청중에게 효과적으로 전달해 줄 능력있는 프리젠터가 필요하다. 제안서를 잘 만드는 것과 프리젠테이션을 잘하는 것은 별개의 문제다. 선천적인 달변가나 웅변가가 아닌 이상 누군가 앞에 서서 자연스럽게 얘기를 한다는 것 자체가 쉬운 일은 아니다. 그러면 프리젠터는 아무나 할 수 없다는 것인가. 그렇지 않다. 훌륭한 프리젠터는 연습을 통해 얼마든지 만들어질 수 있다. 단지 본인 스스로 한계를 만들어 도전하지 않는 이유가 더욱 크다. 누군가 프리젠테이션에 자신이 없다고 한다면 다음 이유 중 하나일 확률이 높다. 첫째, 본인 스스로
'나는 자료를 멋있게 만드는 손재주가 없어서'라고 하는 자료 작성의 어려움 때문이다. 이는 결국 기술 글쓰기 능력이 부족함을 의미한다. 둘째, '나는 목소리도 작고, 남들 앞에서는 떨려서 발표를 잘 못해요'라고 하는 사람은 프리젠터로서의 실전 경험 부족이다. 세째, '제가 잘 모르는 내용을 어떻게 프리젠테이션하죠?'라는 프리젠터의 능력 문제이다. 어떻게 하면 자신감이 넘치는 강력한 프리젠터가 될 수 있을까. 성공적인 프리젠테이션에는 프리젠터의 실전 경험과 배짱 그리고 승부욕이 전제 조건이다. 프리젠테이션에도 절차가 있다 프리젠테이션도 제안서 작업과 마찬가지로 절차가 필요하다(그림 2). (그림 2) 프리젠테이션의 흐름 제일 먼저 프리젠테이션의 목표와 목적을 파악하고 참석하게 될 청중을 분석하고 내용을 구성하고 나서 시청각 자료를 작성한다. 여기까지는 일면 제안서 작성과 유사하다고 느끼겠지만, 반드시 그렇지는 않다. 왜냐하면 기본적인 성격이 다르기 때문이다. 자료 작성이 완료되면 프리젠터의 역할이 매우 중요하다. 따라서 실제 프리젠테이션과 동일하게 화법과 태도를 반복 연습해야 한다. 연습이 최상의 실전이다. 제안서와 프리젠테이션은 여러 면에서 성격이 다른 프로젝트를 수행하는 일련의 과정이다(그림 3). (그림 3) 제안서와 프리젠테이션의 차이점 제안서와 프리젠테이션의 가장 큰 차이점은 제안서는 고객에게 제출하고 나면 그 반응을 인지하기가 어려운 반면, 프리젠테이션은 현장에서 상호간의 반응을 쉽게 인지할 수 있다는 것이다. 결국, 프리젠테이션은 현장에서 바로 승부가 난다는 장점이 있지만, 프리젠터에게는 큰 부담으로 다가올 수도 있다. 그러나 프리젠테이션은 고객과의 신뢰 형성, 설득력 극대화와 업체간 차별화를 현장 승부를 통해 확인할 수 있기 때문에 고객뿐만 아니라 제안사에서도 프로젝트 진행 중에는 반드시 필요한 과정이라
할 수 있다. 일반적인 프리젠테이션 자료 작성 절차는 (그림 4)와 같다. (그림 4) 프리젠테이션 자료 작성 절차 프리젠테이션 준비 단계는 발표할 내용을 파악하는 단계로 성공적인 프리젠테이션을 위해서는 목적과 청중을 명확히 파악하고 이해하기 쉽도록 구성해야 한다. 데이터 수집/분석 단계는 프리젠테이션에 필요한 데이터를 수집하는 단계로, 관련이 있는 모든 데이터를 수집한다. 수집은 전문가 인터뷰, 인터넷 검색, 서적, 기사 등을 활용하며, 여러 관점에서 데이터를 파악하고 수집된 데이터를 선택해 엑셀과 같은 스프레드 시트 기능을 활용해 정리하고, 분석 결과를
표와 차트로 작성해 데이터에 대한 출전을 확보해 객관성을 입증해야 한다. 개략 설계/상세 설계 단계에서는 하나의 기획과 주제라는 원칙을 적용하는데 주제는 기본적으로 현실성, 창조성, 논리성에 입각해 참신성, 정확성, 이해의 용이성을 제공할 수 있어야 한다(그림 5). (그림 5) 프리젠테이션 주제의 특성 자료 작성 단계에서는 주제의 3 가지 특성을 기본으로 일관성, 평이성, 시각성을 제공할 수 있도록 '한 페이지에 한 메시지' 원칙을 적용해 작성함을 기본으로 한다(그림 6). (그림 6) 프리젠테이션 자료 작성
프리젠테이션 시행 단계에서는 프리젠테이션의 도구인 배포자료, 빔 프로젝터, 컴퓨터, 레이저 포인터와 프리젠터의 성공 요소인 태도, 화법, 복장 등에 대한 준비와 최종 점검을 해야 한다. 프리젠테이션 자료 작성 전술한 기본적인 사항을 바탕으로 실제 프리젠테이션 자료를 작성하는 방법을 살펴보자. 지난 호에서 언급했던 시각적인 제안서 작성 방법과 마찬가지로 고객에게 깊은 인상을 주는 프리젠테이션 자료 작성에는 고객 지향적인 자료 구성과 표현이 필요하다. 프리젠테이션 자료(슬라이드) 작성시에는 본문의 사용을 최소화해 내용이 너무 서술적으로 흐르지 않도록 해야 하며, 가능하면 4 4 법칙을 사용해, 본문을 4 단락 정도의 문자열로 구성하고 각 단락은 4 개 정도의 단어로 구성한다. 또한 문자열은 다음과 같은 방법으로 간결하게 요약한다. 1 ' 한다', ' 하다'와 같은 서술형 어미는 생략한다. 2 ' 이/가', ' 을/를'과 같은 조사는 생략한다. 3 쉼표, 마침표, 따옴표와 같은 문장 부호는 생략한다. 글자의 크기는 24 포인트 이상의 크기가 바람직하나, 한글은 최소 20 포인트 이상, 영문은 최소 18 포인트 이상 유지해서 연령대나 적정한 거리에서 쉽게 볼 수 있도록 해야 한다. 문자열 구성에는 글꼴도 매우 중요한 요소가 된다. 글꼴은 두 가지 이하가 바람직하며, 많은 글꼴을 사용하면 오히려 조잡해 보이기 쉽다. 따라서 글꼴의 크기, 색상, 스타일의 변화를 활용하는 것이 바람직하다. 그러면 프리젠테이션에는 어떤 글꼴을 사용하는 것이 좋은 반응을 얻을 수 있을까. 제안서는 읽는 것이 주 목적이라면 프리젠테이션은 보는 것이 주목적이다. 이것만 이해한다면 스스로 답을 찾을 수 있을 것으로 본다. 일반적으로 책, 제안서, 신문 등과 같이 본문이 많이 나열되는 종류에는 눈의 피로를 덜 주기 위해 글자의 형태가 여성적이고 미려해 자극을 주지 않고 편하게 읽을 수 있는 명조체, 바탕체, 궁서체, Times New Roman 등의 명조체 계열을 주로 사용한다. 그러나 명조체 계열은 프리젠테이션에서는 가독성이 떨어져 청중의 시선을 집중시키기 어렵다. 따라서 글자의 형태가 남성적이고 자극적이어서 시선을 끌 수 있어 책의 제목, 신문의 헤드라인, 간판, 현수막 등에 사용되는 고딕체, 돋움체, 견고딕체, 헤드라인체, 휴먼엑스포, Arial 등의 고딕체 계열을 주로 사용한다. (그림 7)의 예제에서 제안설명회 자료 표지에 사용할 폰트로 가장 가독성이 뛰어난 것은 어느 것인가. 제안서처럼 서술형 문장이 주가 아닌 프리젠테이션 자료는 보여 주는 것이 주목적이므로 궁서체와 바탕체를 제외하고는 나름대로 가독성이 뛰어나다고 할 수 있다. 개인적으로 표지와 제목에는 주로 휴먼엑스포를 사용하고 본문에는 굴림체와 Arial 을 사용하는 것을 추천한다. (그림 7) 가독성을 높이는 폰트(글꼴, 글꼴 스타일, 크기) 예제
그럼, 시각적인 프리젠테이션 자료 작성시의 유의 사항을 살펴보자. 1 페이지 설정은 수평(가로)으로 하라. 프리젠테이션시에는 대부분 프로젝터를 사용하기 때문에 가로로 설정하는 것이 좋다(그림 8). (그림 8) 페이지 설정 방법
2 글보다는 도표, 그래프 등 시각자료를 활용하라. 자료를 읽게 하는 것 보다 눈으로 보고 귀로 듣게 하는 것이 이해를 빠르게 한다. 프리젠테이션의 목적을 생각해야 한다(그림 9). (그림 9) 시각자료 활용 3 한 페이지에는 한가지 개념을 간단히 표현하라. 복잡한 구성은 오히려 청중을 혼란하게 한다. 중요한 사항은 하나씩 표현하는 것이 바람직하다. 강조하고자 하는 것이 무엇인지 핵심을 표현해야 한다(그림 10). (그림 10) 페이지의 구성 방법
4 청중이 읽기 가능한 최소한의 문장으로 구성하라. 짧은 시간 내에 많은 것을 읽게 하는 것은 비효율적이다(4 4 법칙 적용). 프리젠테이션은 서술형 문장을 지양하는 것이 기본이다(그림 11). (그림 11) 4 4 법칙에 의한 페이지 구성 5 청중 모두가 볼 수 있는 크기의 글자를 사용하라. 핵심 메시지는 최소 16 포인트 이상으로 작성해 내용을 읽기보다는 보는 목적으로 작성하라. 가독성과 판독성이 보장되는 크기를 찾는 것도 쉬운 일은 아니다(그림 12). (그림 12) 글자 크기의 선택
6 복잡한 자료의 표시는 다중 페이지로 구성하라. 단순 명쾌한 자료가 청중의 이해를 향상시킬 수 있다. 논리적인 흐름을 설명하는 그림은 대부분 복잡하게 구성된다. 이런 경우 자료는 다중 페이지로 만들어 배포해야 한다(그림 13). (그림 13) 다중 페이지 구성 방법 프리젠테이션에서 현장 승부의 승률을 높이기 위해서는 평면적인 내용 구성과 표현보다는 공간적이고 시각적인 내용 구성이 필요하다. 기본적으로 인간은 '문자, 숫자'는 금방 잊어버리지만 '이미지, 도형, 색상'은 쉽게 잊혀지지 않는다. 즉, 시각 자료는 빠르게 기억되며 쉽게 잊혀지지 않는 특징을 갖고 있다. 따라서 상대방 마음에 오랜 기억을 주기 위해서는 '그래프, 도표, 그림, 색상' 등 시각 자료를 사용할 필요가 있다. 시각화는 자료의 컬러화, 그래프화, 중첩화, 일러스트화를 의미하며 기본은 자료의 이해를 향상시킬 수 있는 단순 명쾌한 표현법을 포함한다. 미네소타 대학의 조사에 의하면 시각자료 사용시 설득력이 43%나 증가하는 것으로 밝혀졌으며 이는 말로 하기보다는 시각자료(Visual Aid)를 만들어 보여주는 것이 효율적이라는 것을 나타낸다. 이론적인 개념을 바탕으로 시각적인 프리젠테이션 자료를 작성하는 방법을 습득하고 더 나아가 확실한 프리젠터가 될 수 있는 기틀을 만들 수 있도록 해야 한다. 반드시 본인이 연습과 실습을 통해 지속적으로 나름대로의 방법을 개발해야 한다. 현재는 멀티미디어 사회이다. 프리젠테이션 툴을 적절히 활용하면 멀티미디어 등을 이용해 청중의 흥미를 유발할 수 있다. 어떠한 방법을 사용하는 것이 적합할까. 예를 들어 파워포인트의 애니메이션 기법 중 '날아오기 효과'는 개체의 중심이 이동함으로 역동적인 느낌이 강하지만 불안정해 청중에게 프리젠테이션이 가볍다는 느낌을 줄 수 있다. 안정적인 애니메이션을 원하면 '닦아내기', '흩어뿌리기'를 주로 사용하고 '모으기', '펼치기', '나누기'를 응용하는 것이 좋다. 그러나 여기에도 대 원칙이 있다. 청중은 프리젠테이션을 보기위해 온 것이지 애니메이션 효과를 보기위해 온 것이 아니라는 점이다.