목차 제 1 장총괄 3 제 6 장간행물관리 65 I. 발간목적 4 II. 적용범위및대상기관 4 III. 근거법령 4 IV. 용어정의 5 V. 기록관리업무전체흐름도 8 I. 일반사항 66 II. 업무처리방법 67 제 2 장대통령기록물의생산및등록 9 제 7 장행정박물및선물

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1 발간등록번호 대통령기록물생산기관업무매뉴얼 2013 P r e s i d e n t i a l A r c h i v e s

2 목차 제 1 장총괄 3 제 6 장간행물관리 65 I. 발간목적 4 II. 적용범위및대상기관 4 III. 근거법령 4 IV. 용어정의 5 V. 기록관리업무전체흐름도 8 I. 일반사항 66 II. 업무처리방법 67 제 2 장대통령기록물의생산및등록 9 제 7 장행정박물및선물류관리 71 I. 일반사항 10 II. 기록물별업무처리방법 12 I. 일반사항 72 II. 관리방법 74 제 3 장대통령기록물의분류및편철ㆍ보관 19 제 8 장지정ㆍ비밀기록물의관리 79 I. 일반사항 20 II. 기관별분류체계운영방법 22 I. 일반사항 80 II. 업무처리방법 82 제 4 장대통령기록물의정리및생산현황통보 47 제 9 장대통령기록물의폐기 85 I. 일반사항 48 II. 정리및통보방법 49 I. 일반사항 86 II. 업무처리방법 87 제 5 장대통령기록물의이관 55 부록 95 I. 일반사항 56 II. 이관및이관시기연장 57 III. 매체별이관방법 대통령기록물관리에관한법률및시행령 보존기간책정기준 기록관시설ㆍ장비및환경기준 업무별역할및책임총괄표 대통령기록관조직도및연락처 133

3 대통령기록물생산기관업무매뉴얼 제 1 장 총괄 I. 발간목적 4 II. 적용범위및대상기관 4 III. 근거법령 4 IV. 용어정의 5 V. 기록관리업무전체흐름도 8

4 Ⅰ 발간목적 대통령기록물을 1차적으로생산하는대통령기록물생산기관담당자에게기록관리세부업무절차에대한실무정보를제공하여대통령기록물을체계적으로생산ㆍ관리하도록하고, 향후, 각기관에서생산된대통령기록물이대통령기록관으로빠짐없이규정에맞게정리되어이관될수있도록하기위함 Ⅱ 적용범위및대상기관 본매뉴얼은대통령기록물의생산ㆍ등록ㆍ보관ㆍ이관등의업무에관하여대통령기록물생산기관의처리과및각급기록관에서수행하여야할사항들을포함하고있으며, 대통령기록물생산기관에해당하는대통령보좌ㆍ자문ㆍ경호기관및대통령직인수기관등에적용함 Ⅲ 근거법령 대통령기록물관리에관한법률 ( 이하 대통령기록물관리법 ) 및동법시행령 공공기록물관리에관한법률 ( 이하 공공기록물관리법 ) 및동법시행령ㆍ시행규칙 대통령기록물의관리에관하여는 대통령기록물관리법 이우선적용되나, 이법에규정하지않은사항은 공공기록물관리법 을적용 4

5 Presidential Archives Ⅳ 용어정의 대통령기록물 ( 대통령기록물관리법 제2조제1호 ) 대통령 ( 대통령권한대행, 대통령당선인 포함 ) 의직무수행과관련하여대통령, 대통령보좌ㆍ자문ㆍ경호기관, 대통령직인수기관이생산ㆍ접수하여보유하고있는기록물대통령을상징하는문양이새겨진물품및행정박물등국가적으로보존가치가있는대통령상징물 î 기록물이란? - 공공기관이업무와관련하여생산또는접수한문서ㆍ도서ㆍ대장ㆍ카드ㆍ도면ㆍ시청각물ㆍ전자문서등모든형태의기록정보자료와행정박물 ( 공공기록물관리법 제 3 조제 2 호 ) 전자기록물 ( 공공기록물관리법 시행령제 2 조제 2 호 ) 전자기록생산시스템및컴퓨터등전자적처리장치를사용하여생산ㆍ관리되는 기록물 전자매체 (CD ㆍ DVD, 외장하드등 ) 에저장되어있는각종전자문서, 이미지, 음성 ㆍ동영상파일등이해당 비전자기록물 전자기록물과상반되는개념으로종이기록물, 필름, 카세트테이프, 오디오테이프, 행정박물및선물등비전자적으로생산된기록 î 인화사진이나종이인쇄물등은비전자기록물에해당하나, CD 나 DVD 등의전자매체에저장된전자문서, 사진ㆍ동영상파일등은전자기록물임 대통령기록물생산기관업무 매뉴얼 5

6 전자기록생산시스템 ( 공공기록물관리법 시행령제 2 조제 7 호 ) 전자문서시스템, 행정정보시스템, 업무관리시스템 ( 위민시스템및온나라시스템 등 ) 등기록물을전자적으로생산할수있는시스템 î 전자문서시스템 - 문서의기안ㆍ검토ㆍ협조ㆍ결재ㆍ등록ㆍ시행ㆍ분류ㆍ편철ㆍ보관ㆍ보존ㆍ이관ㆍ접수ㆍ배부ㆍ공람ㆍ검색ㆍ활용등문서의모든처리절차가전자적으로처리되는시스템 ( 행정업무에효율적운영에관한규정 제 3 조제 10 호 ) e-nala ( 경제사회발전노사정위원회등 ) î 행정정보시스템 - 행정기관이행정정보를생산ㆍ수집ㆍ가공ㆍ저장ㆍ검색ㆍ제공ㆍ송신ㆍ수신ㆍ활용하기위하여하드웨어ㆍ소프트웨어ㆍ데이터베이스와처리절차등을통합한시스템 ( 행정업무에효율적운영에관한규정 제 3 조제 12 호 ) e- 사람, 디브레인 (dbrain), 대통령일정관리시스템등 î 업무관리시스템 - 행정기관이업무처리의전과정을과제관리카드및문서관리카드등을이용하여전자적으로관리하는시스템 ( 행정업무에효율적운영에관한규정 제 3 조제 11 호 ) 청와대업무관리시스템 : 위민 ( 爲民 ) 시스템정부범용업무관리시스템 : 온나라시스템 대통령기록물생산기관 ( 대통령기록물관리법 제2조제1호 ) 대통령보좌ㆍ자문ㆍ경호기관및 대통령직인수에관한법률 제6 조에따른대통령직인수위원회 ( 이하 대통령직인수기관 ) 등대통령기록물을생산ㆍ접수하여관리하는기관 6

7 Presidential Archives 기록관 ( 대통령기록물관리법 제9조) 대통령기록물생산기관에서대통령기록물의체계적관리를위하여설치하도록한기록물관리기관대통령기록물생산기관의대통령기록물관리와관련하여기본계획수립ㆍ시행, 수집ㆍ관리ㆍ활용ㆍ폐기및대통령기록관으로의이관, 처리과에대한기록관리지도ㆍ감독및지원등의기능을수행 기록관설치가곤란한대통령기록물생산기관에대해서는 대통령비서실기록관 이기록관의역할수행 대통령기록관 ( 대통령기록물관리법 제 2 조제 2 호 ) 대통령기록물의영구보존에필요한시설및장비와이를운영하기위한전문인 력을갖추고대통령기록물을영구적으로관리하는기관 ( 영구기록물관리기관 ) 대통령지정기록물 ( 대통령기록물관리법 제17조) 대통령기록물중공개될경우국가안보, 국민경제등의안정을저해하거나정치적혼란을초래할수있는기록물로서 15년의범위내 ( 개인사생활관련 30년 ) 에서공개ㆍ열람등으로부터보호가가능하도록대통령이따로지정한기록물 대통령기록물생산기관업무 매뉴얼 7

8 Ⅴ 기록관리업무전체흐름도 대통령기록물은생산이후등록, 편철, 보관, 정리및생산현황통보, 이관, 폐기등의업무로처리되며, 업무별흐름도는아래와같음 기록관리업무전체흐름도 생산 편철 기록관리기준표및기록물분류기준표관리 정리및생산현황통보 이관 폐기 처리부서 분류및편철 생산 접수 기록관리기준표작성 기록물분류 편철기준에반영 기록물분류기준표변경신청 기록물정리 전년기록물생산현황보고 공개 비밀 지정여부등재분류 이관목록작성및실물대조 이관상자편성 기록관이관 폐기의견조회검토 폐기의견송부 기 기록관리기준표취합 기록물분류기준표취합 검토 취합및검토 이관계획시행 인수및품질검사 폐기의견조회 처리부서의견취합 폐기집행 록 관 기록물분류 편철기준에반영 기록관리기준표검토요청 검토결과반영 승인요청 반영 생산현황보고 이관계획수립 대통령기록관이관 폐기의견수립 기록물관리전문요원심사 폐기목록고시 대통령기록관 기록관리기준표검토 기록관리기준표검토 검토및승인 취합및검토 생산현황보고데이터관리 이관계획시행 이관계획수립 인수및품질검사 정리기술및보존 대통령기록관리위원회심의 대통령기록관리위원회심의결과송부 8

9 대통령기록물생산기관업무매뉴얼 제 2 장 대통령기록물의생산및등록 I. 일반사항 10 II. 기록물별업무처리방법 12

10 Ⅰ 일반사항 1 근거법령 대통령기록물관리법 제 7 조 ( 생산ㆍ관리원칙 ) 대통령기록물관리법 제 8 조 ( 전자적생산ㆍ관리 ) 공공기록물관리법 제 17 조 ( 기록물의생산의무 ) - 시행령제 17 조 ( 조사ㆍ연구서또는검토서의작성 ) - 시행령제 18 조 ( 회의록의작성ㆍ관리 ) - 시행령제 19 조 ( 시청각기록물의생산 ) 공공기록물관리법 제 18 조 ( 기록물의등록ㆍ분류ㆍ편철등 ) - 시행령제 16 조 ( 기록화및기록관리대상 ) - 시행령제 20 조 ( 기록물의등록 ) - 시행령제 21 조 ( 공식문서외의중요기록물의등록ㆍ관리 ) - 시행규칙제 4 조 ( 기록물의등록 ) - 시행규칙제 5 조 ( 생산ㆍ접수등록번호의표기 ) 2 대통령기록물의범위 대통령보좌ㆍ자문ㆍ경호기관및인수기관등이생산ㆍ접수한모든기록물 접수기록물 : 부처로부터보고받은기록물, 민원기록물등포함대통령기록물생산기관의기관장또는정무직등고위공직자가생산ㆍ접수한회의자료, 메모ㆍ일정ㆍ접견기록등회의록및속기록 ( 녹음기록ㆍ녹취록 ), 연구용역보고서및조사ㆍ연구ㆍ검토서, 시청각기록물, 간행물행정박물및선물ㆍ대통령상징물등 10

11 Presidential Archives î 대통령재가문서의대통령기록물여부 - 대통령기록물생산기관을제외한각급기관이대통령으로부터재가받은기록물은대통령기록물에해당하지않음 각급기관의기록물로구분되어 공공기록물관리법 의적용을받음 î 보존기간이짧은기록물 ( 서무ㆍ예산관련등 ) 의대통령기록물여부 - 대통령기록물생산기관이생산ㆍ접수한모든기록물이대통령기록물에해당하므로 - 보존기간이나중요도에관계없이대통령기록물로빠짐없이생산ㆍ관리되어야함 3 대통령기록물생산 등록원칙 생산원칙대통령기록물생산기관은효율적이고책임있는업무수행을위하여업무의입안부터종결단계까지모든과정및결과가기록물로생산될수있도록해야하며, 대통령기록물생산기관의기록관의장은대통령기록물이전자적으로생산ㆍ관리될수있도록해야함 ( 대통령기록물관리법 제7조및제8조 ) 등록원칙대통령기록물생산기관업무담당자는업무와관련하여생산ㆍ접수한모든대통령기록물은전자기록생산시스템에반드시등록해야함 비전자기록물을생산한경우에도전자기록생산시스템 ( 업무관리시스템ㆍ신전자문서시스템등 ) 을통해등록 ( 대통령기록물관리법 제 8조 ) 대통령기록물생산기관업무 매뉴얼 11

12 Ⅱ 기록물별업무처리방법 1 기록물일반의생산관리 전자적생산관리전자기록생산시스템을사용하고있는기관은반드시전자적으로모든기록물을생산하여야함 생산시기록관리속성정보 ( 접근권한, 공개여부, 비밀여부등 ) 를함께등록 비전자기록물의경우, 기록물색인목록을작성ㆍ관리해야함전자기록생산시스템미사용기관의경우에는비전자적인형태로기록물을생산하더라도전자적인관리가가능하도록기록물등록대장을전자파일로생산ㆍ관리해야함 기록물등록대장서식 기록물등록대장 생산등록 ( 접수 ) 구분등록일자 생산 ( 접수 ) 첨부등록번호번호 ( 처리과기관코드 : 연도 : ) 기본등록사항분류등록사항시청각기록물추가등록사항 기안자결재제목쪽수 ( 업무권자담당자 ) 시행일자 문서과수신자배부 ( 발신자 ) 번호 생산기관등록번호 전자분류기록물번호여부 특수기록물 공개여부 공개제한특수부분목록표시 * 내용요약 기록물평태 î 온나라시스템 및 신전자문서시스템 을사용하고있는기관은시스템에비밀ㆍ지정기록물을생산ㆍ관리할수있는기능이없으므로비밀ㆍ지정기록물의생산ㆍ관리등과관련된절차는대통령기록관과협의하여처리해야함 12

13 Presidential Archives 2 각종회의록작성관리 일반사항 대통령기록물생산기관의업무담당자는회의운영시, 회의록, 속기록또는녹음 기록 ( 녹취록 ) 등을작성하고등록ㆍ관리해야함 î 회의록의보호규정 - 속기록또는녹음기록은 10 년의범위내에서비공개가능하며, - 대통령이참석하는회의는 15 년, 개인신상정보를포함하고있는경우 30 년까지비공개가가능함 * 공공기록물관리법 시행령제 18 조 회의기록물유형및회의록기재항목회의개최계획서, 회의의제기록물 ( 취합본 ), 회의록, 속기록또는녹음기록 ( 녹취록 ), 회의결과보고서, 시청각기록물 ( 음성및영상물등 ) 등회의명, 회의개최기관, 일시및장소, 참석자및배석자명단, 회의진행순서, 상정안건, 발언요지, 결정사항및표결내용에관한사항등 대통령기록물생산기관업무 매뉴얼 13

14 회의록작성양식예시 회의명 위원회제 차회의 / 위원회전원회의 회의개최기관 회의주관기관 회의개최일시 년 월 일 00:00-00:00 회의장소 참석자명단 회의진행순서 1. 개회 2. 국민의례 3. 회의안건상정및토의 4. 폐회 상정안건 배석자가있는경우배석자명단포함 서면으로작성하는경우위원날인전자문서로작성하는경우위원공람또는결재 ) 발언내용 ( 속기록또는녹음기록인경우별첨표시 ) 발언자성명 ( 직위 ) - 발언내용 발언자성명 ( 직위 ) - 발언내용 결정사항및표결내용 결정사항 - 안건 에대하여 결정함 표결내용 - 안건 에대하여 와같이표결함 비고기타회의운영과관련하여참고사항 회의록및속기록등의무작성회의대통령기록물생산기관에서운영ㆍ개최하고있는회의중 공공기록물관리법 시행령제18조제2항에의한회의는회의록과함께속기록또는녹음기록 ( 녹화기록 ) 중하나를반드시생산해야함 14

15 Presidential Archives 회의록및속기록등의무작성대상 대통령또는국무총리가참석하는회의 개별법또는특별법에따라구성된위원회또는심의회등이운영하는회의 대부분의대통령자문회의가이에해당함 주요정책의심의또는의견조정을목적으로차관급이상의주요직위자를구성원으로하여운영하는회의 조사ㆍ연구ㆍ검토서의작성이필요한사항에관한심의또는의견조정을목적으로관계기관의국장급이상공무원 3 인이상이참석하는회의 정당과의업무협의를목적으로차관급이상의주요직위자가참석하는회의등 * 공공기록물관리법 시행령제 18 조 부서내부업무회의의회의록생산ㆍ관리방법 부서내부에서개최되는업무회의의경우도회의록 ( 회의결과보고서 ) 을작성하여전자기록생산시스템상의등록대장에등록ㆍ관리해야함 체계적인생산ㆍ관리를위하여처리과내에서회의관련기록물 ( 회의결과보고서등 ) 의작성및등록ㆍ관리책임자를지정하는것이효율적임 대통령기록물생산기관업무 매뉴얼 15

16 3 각종조사 연구 검토서의작성관리 작성대상대통령보고등주요정책사안의심의등을위해조사ㆍ연구또는검토한 연구용역보고서, 자문위원검토보고서 등조사ㆍ연구ㆍ검토서의무작성대상 법령및조례의제정또는개정이나이에상당하는주요정책의결정또는변경 행정절차법에의하여행정예고를하여야하는사항 국제기구또는외국정부와체결하는주요조약ㆍ협약ㆍ협정ㆍ의정서등 국가재정법시행령제 13 조제 1 항및제 14 조에해당하는대규모사업ㆍ공사 그밖에기록물관리기관의장이조사ㆍ연구ㆍ검토서의작성이필요하다고인정하는사항등 주요정책관련연구용역보고서등이해당 * 공공기록물관리법 시행령제 17 조 조사ㆍ연구ㆍ검토서작성방법 주요정책의검토ㆍ심의ㆍ결정과관련한추진배경및과정, 결과등전반이드러날수있도록작성 다만업무관리시스템을통해조사ㆍ연구ㆍ검토서와관련된단위과제와단위과제카드를신설한후문서관리카드나메모등을통하여기록물을생산한경우별도로생산하지않아도됨 조사ㆍ연구ㆍ검토서에포함해야할사항조사ㆍ연구또는검토배경 ( 발단경위 ) 제안자등관련자의소속ㆍ직급및성명기관장및관계기관의지시ㆍ지침ㆍ의견 16

17 Presidential Archives 관련현황과검토내용, 각종대안, 조치의견 예상효과, 결과분석등 4 시청각기록물의생산관리 대상 주요행사및사건, 주요업무등과관련하여시행전ㆍ후의상황을체계적으로 파악할수있도록생산해야함 ( 사진ㆍ필름ㆍ동영상등 ) 대통령관련시청각기록물작성관리대상 대통령참석행사 (UN, APEC 등의국제행사 ) - 대통령과외국원수의정상회담 - 회의및행사진행과관련된시청각물 기관장및주요직위자참석행사 기관및부서행사 - 시무식, 종무식, 특별교육등 기관및부서와관련한주요건물에관한시청각물 - 주요건물을신축, 개축등을할경우그공사의전후사진등 기타업무수행과관련하여생산ㆍ접수한시청각물 î 일반공공기관의시청각기록물생산대상 - 대통령ㆍ국무총리등주요직위자의업무관련활동과인물사진 - 외국의원수ㆍ수상그밖에주요외국인사의주요동정중대한민국과관련되는사항 - 기관의주요행사 - 국제기구또는외국과의조약체결등주요외교활동 대통령기록물생산기관업무 매뉴얼 17

18 - 철거또는개축등으로사라지게되는건축물이나각종형태의구조물이사료적가치가높아시청각기록물로그모습을보존할필요가있는사항 - 다수국민의관심사항이되는주요사건또는사고로서시청각기록물의작성ㆍ보존이필요하다고인정하는사항 - 증명적가치가매우높아당해현장또는형상을시청각기록물로보존할필요가있는사항 - 국내최초의출현물로서사료적가치가높은사항 - 그밖에시청각기록물의생산이필요하다고인정되는사항등 * 공공기록물관리법 시행령제 19 조 시청각기록물의관리방법인화사진및필름류는앨범에정리하여관리한후, 이관시정리작업수행 정리시에는단위과제 ( 단위업무 ) 별 / 행사 ( 사건 ) 별로분류 사진에대한간략한설명 ( 인물명, 행사명, 사건명, 촬영장소, 촬영일자등 ) 을사진뒷면에연필로작성디지털파일로생산한시청각기록물도 생산연도ㆍ단위과제또는단위업무ㆍ행사 ( 사건 ) 명또는회의개최일자별 로폴더를생성하여저장매체에수록하여관리 18

19 대통령기록물생산기관업무매뉴얼 제 3 장 대통령기록물의분류및편철ㆍ보관 I. 일반사항 20 II. 기관별분류체계운영방법 22

20 Ⅰ 일반사항 1 근거법령 공공기록물관리법 제19조 ( 기록물의관리등 ) - 시행령제25조 ( 기록관리기준표 ) - 시행령제26조 ( 보존기간 ) - 시행령제69조 ( 비밀관련기록관리기준표의관리 ) 공공기록물관리법 제18조 ( 기록물의등록ㆍ분류ㆍ편철등 ) - 시행령제23조 ( 편철및관리 ) - 시행규칙제7조 ( 기록물의분류및편철시기 ) - 시행규칙제8조 ( 기록물철의작성및등록정보의관리 ) - 시행규칙제9조 ( 일반문서류의편철및관리 ) - 시행규칙제10조 ( 카드류의편철및관리 ) - 시행규칙제11조 ( 도면류의편철및관리 ) - 시행규칙제12조 ( 사진ㆍ필름류의편철및관리 ) - 시행규칙제13조 ( 기록물철의분류번호표시 ) 등 2 대통령기록물분류원칙 처리과별, 단위업무또는단위과제별로분류기록물을분류할때에는처리과별, 단위업무별 ( 또는단위과제별 ) 로해당기록물을분류하여관리해야함 기록관리기준표 및 기록물분류기준표 병행운영 ( 본장 3. 기록관리기준표 와 기록물분류기준표 비교 참조 ) 20

21 Presidential Archives 기록관리에필요한속성을부여하여분류기록물생산시점부터보존기간ㆍ공개여부, 비밀여부및접근권한등을분류하여관리해야함 보존기간은기록물철단위, 공개여부는기록물건단위로책정 3 기록관리기준표 와 기록물분류기준표 비교 구분기록관리기준표기록물분류기준표 개념 분류단위 관리기본단위 단위과제 정부기능분류체계 (BRM) 상의단위과제 단위업무에기록물의보존기간, 보존에보존기간, 보존기간책정사유등의기간책정사유, 보존장소등의기록기록관련기준정보등을부여하여관련기준정보등을부여하고, 단위과제하위에단위과제카드 ( 기록물 단위업무하위에기록물철을생성하철 ) 를생성하여기록물을분류할수있여관리하도록한기록물분류체계도록한업무기반의기록물분류체계 정책분야ㆍ정책영역ㆍ대기능ㆍ중기능ㆍ소기능ㆍ단위과제의 6 단계 대ㆍ중ㆍ소기능ㆍ단위업무ㆍ기록물철의 5 단계 단위업무 적용시스템 온나라시스템 (BRM 과연계 ) 정부범용기록관리시스템 신전자문서시스템 적용기관 온나라시스템및정부범용기록관리시스템도입기관 전자기록생산시스템미도입기관 신전자문서시스템사용기관 기록관리기준표와기록물분류기준표병행운영배경 99년 공공기관의기록물관리에관한법률 ( 현. 공공기록물관리법 ) 에따라 공문서분류번호및보존기간표 가 기록물분류기준표 로대체 07년공공기록물관리법의개정시행 ( ) 으로정부기능분류체계 (BRM) 의단위과제에기록관리기준정보 ( 보존기간등 ) 를부여하는 기록관리기준표 가 기록물분류기준표 를대체 다만, 기록물분류기준표가신전자문서시스템과연계되어있어, 신전자문서시스템사용기관에대하여는기록물분류기준표제도폐지를유예하고한시적으로기록관리기준표와병행이가능하도록하였음 기타자세한사항은대통령기록관기록수집과로문의 대통령기록물생산기관업무 매뉴얼 21

22 Ⅱ 기관별분류체계운영방법 1 기록관리기준표적용시 온나라시스템ㆍ정부범용기록관리시스템 (RMS) 도입기관 전체절차개요 처리과기록관대통령기록관 1BRM 담당과협의통한단위과제신설ㆍ변경처리 2 단위과제의보존기간및보존기간책정사유기입후기록관으로검토요청 3 처리과의단위과제별보존기간검토후보존기간및보존기간책정사유신속반영 ( 임시 ) 4 단위과제별보존기간및보존기간책정사유를포함한기록관리기준표작성후대통령기록관과협의 5 대통령기록물생산기관의보존기간등기록관리기준표검토 7 조정의견반영통한보존기간확정 8 기록관리기준표고시 6 보존기간조정의견통보 22

23 Presidential Archives 기록관리기준표운영절차 전체 BRM 담당자 단위과제반영 기관 BRM 담당자 처리부서과제담당자 1 단위과제신설필요 2 단위과제신설 변경등록 No 3 보존기간및보존기간책정사유입력 4 신청승인또는반려 Yes 보존기간반영 ( 임시값 ) BRM 시스템반영 각급기록관담당자 5 공통업무여부 No Yes 6-1 공통업무보존기간표 참조 ( 승인 조정 ) 6-2 보존기간종류별책정기준 참조 ( 승인 조정 ) 7 보존기간반영 매년 10 월말이후 8 신설단위과제별기록관리기준표작성 11 조정의견접수및확정반영 12 기록물정리및고시 대통령기록관 9 단위과제별기록관리기준표접수 10 조정의견검토및결과통보 처리과의과제담당자는직제변동, 업무변화로인한새로운업무기능및단위과제발생ㆍ변경필요시단위과제의신설ㆍ변경신청업무를수행 (1~3) BRM 시스템을통하여단위과제신설ㆍ변경신청을수행하되, 보존기간책정기준 ( 부록 2. 보존기간책정기준 참조 ) 을근거로새로운단위과제에보존기간책정 î 유관부처가사무를지원하는대통령자문위원회의단위과제관리 - 부처의사무지원을받고있는자문위원회의경우, 부처시스템을사용하는경우가대부분이므로 - 해당부처의일반기록물과혼재되지않도록자문위원회의고유업무와관련된단위과제를별도로신설한후, 대통령기록물을생산ㆍ편철해야함 대통령기록물생산기관업무 매뉴얼 23

24 기관 BRM 담당자는처리과에서신청한단위과제신설ㆍ변경사항을승인ㆍ반려처리 (4) 기록관담당자는기관공통업무영역의단위과제인지판단 (5) 하되, 기관공통업무인경우 (6-1), 공통업무보존기간표 ( 부록 2. 참조 ) 를참고하여처리과에서입력한보존기간에대한승인ㆍ변경처리 고유업무인경우 (6-2), 보존기간책정기준 에근거하여처리과에서입력한보존기간에대한승인혹은변경처리 (7) 부록 2. 보존기간책정기준참조 대통령기록물생산기관은매년기록물정리후신설ㆍ변경된단위과제에대하여 기록관리기준표를작성한후, 매년 10 월말까지대통령기록관과협의 (8) 10 월말이후에발생한신설ㆍ변경단위과제는사안발생즉시협의하여야함 기록관리기준표작성항목 조직분류 1 업무분류체계 기능분류 3 기록관리항목 2 처리과명 ( 처리과코드 ) 1 레벨 ( 정책분야 ) 2 레벨 ( 정책영역 ) 3 레벨 ( 대기능 ) 4 레벨 ( 중기능 ) 5 레벨 ( 소기능 ) 6 레벨 ( 단위과제 ) 업무설명 보존기간 보존기간책정사유 비치기록비치종결여부시점 기능분류 200 자이내 100 자이내 설명 1 업무분류체계 : BRM 시스템에반영된기관별업무관리를위한분류체계로서기관의온나라시스템과연계되어있음 2 처리과명 ( 처리과코드 ) : 해당업무를수행하는처리과및처리과코드 3 기록관리항목 : 개별단위과제의업무설명, 보존기간및책정사유, 비치기록물여부, 비치기록물해당시비치종결시점, 기능분류 ( 고유, 공통 ) 비밀정보가포함되어있는경우에는서면으로기록관리기준표를작성ㆍ제출해야함대통령기록관은단위과제별보존기간검토결과를매년 12월말까지해당기관에통보해야함 (9~ ) 24

25 Presidential Archives 대통령기록물생산기관은대통령기록관의보존기간검토의견을확정또는변경반영한후, 확정된보존기간에따라기록물을정리하고기록관리기준표를고시하여야함 ( ~ ) 매년기록물정리종료직후단위과제명, 업무설명, 보존기간등을관보또는당해기관홈페이지등정보통신망을통해고시 î 기록관리기준표고시방법 - 고시주체 : 대통령기록물생산기관 기록관미설치기관의경우, 대통령비서실기록관에서취합고시또는기관별기록관리주관부서에서고시 - 고시내용 : 단위과제명, 단위과제업무설명, 보존기간등 ( 기관필요에의해기록보존을위한다른항목추가가능 ) 비밀이포함되어있는경우해당내용을비밀로분류하여관리해야하며, 고시에주의필요 - 고시방법 : 관보 ( 공보 ) 고시혹은홈페이지게시 관보담당부서 : 안전행정부기획조정실정책기획관법무담당관실 대통령기록물생산기관업무 매뉴얼 25

26 2 기록물분류기준표적용시 신전자문서시스템사용기관 기록물분류기준표변경처리절차 처리단위업무명업무내용및처리방법 처리과 변경신청 업무담당자의단위업무변경요청 기록물담당자가변경사유별로신청서식을작성하여기록관으로변경신청 기록관 취합ㆍ신청 처리과의변경신청파일접수및취합 통보사항을검토한후대통령기록관으로심사의뢰 대통령기록관 접수 ê 심사 ê 반영ㆍ통보 기록관에서변경신청한단위업무접수 ê 단위업무변경신청사항에대한심사 ê 변경심사결과반영및해당기록관으로결과통보 기록관접수ㆍ반영 대통령기록관의통보사항접수및반영 처리과 업무적용 기록관에서변경신청결과접수 기록관미설치기관의경우, 자체정보화부서에변경결과반영지원의뢰 접수결과업무처리및분류편철에적용 * 기록관미설치기관의경우대통령비서실기록관및대통령기록관과협의 단위업무의신설ㆍ폐지등으로인해단위업무의변경관리가필요한경우, 처리과의업무담당자는부서기록관리담당자에게단위업무변경을요청부서기록관리담당자는 기록물분류기준표변경서식 을작성하여각급기록관으로변경신청요청 26

27 Presidential Archives 기록관의기록물관리전문요원은신청내역을검토한후대통령기록관 ( 기록수집과 ) 으로기록물분류기준표변경요청대통령기록관은신청내역심사후승인ㆍ반려조치대통령기록물생산기관에서는해당심사및승인결과를신전자문서시스템에반영한후, 업무에적용 시스템반영시기술지원은소관정보화부서에의뢰 사유별변경처리방법처리과기관코드만을변경하는경우 변경된처리과기관코드를조직업무담당부서로부터부여받고, 변경된처리과기관코드를신전자문서시스템에반영하여 서식에맞추어변경된사항을기록관에변경요청하고기록관은변경된내용을대통령기록관으로송부 서식및예시 (1 변경기준일 : ) 2 변경전처리과기관코드 3 변경후처리과기관코드 4 변경사유 대통령기록관기록수집팀에서기록수집과로처리과명이변경됨에따라코드가변경됨 용어설명 1 변경기준일 : 처리과변경이이루어지는기관의직제개정효력이발생하는날짜 2 변경전처리과기관코드 : 직제개정전의처리과기관코드 3 변경후처리과기관코드 : 직제개정으로새로부여받은처리과기관코드 4 변경사유 : 직제개정과관련된사유 유의사항 - 변경전처리과의단위업무가변경후처리과로일괄이동할경우만신청 - 단하나의단위업무라도변경후처리과이외의다른처리과로이동할경우처리과기관코드변경이아닌소관부서변경으로신청해야함 대통령기록물생산기관업무 매뉴얼 27

28 직제개정등으로단위업무소관부서만변경하는경우 업무를이관받은부서에서서식에맞춰변경된사항을기록관에제출하고, 기록관은변경사항을확인ㆍ검토한후대통령기록관으로변경요청을해야함 서식및예시 (1 변경기준일 : ) 2 처리과기관코드 변경전 3단위업무번호 4 이관받은처리과기관코드 5 변경사유 PA 지방공곤근로사업 을주민지원과에서지역경제과소관으로이관받음 작성방법 1 변경기준일 : 직제개정에따라해당단위업무를이관받아업무를처리하기시작한일자 2 변경전처리과기관코드 : 업무를이관하는처리과기관코드 3 단위업무번호 : 이관대상단위업무코드 4 이관받은처리과기관코드 5 변경사유 : 직제개정에따라관련된변경사유 유의사항 - 변경기준일은업무를이관받아해당업무를수행하는날짜를기재하여야함 ( 신청일이아님 ) - 처리과공통업무, 임시단위업무는소관부서이동신청대상이아님 단위업무를폐지하는경우 처리과에서는폐지대상단위업무를폐지사유와함께기록관에제출하여야함 기록관은해당단위업무에기록물의신규분류ㆍ편철을할수없도록조치하고변경된사항을대통령기록관으로요청해야함 28

29 Presidential Archives 서식및예시 2 처리과기관코드 폐지대상업무 3 단위업무번호 (1 변경기준일 : ) 4 폐지사유 PA 도시개발법시행령의개정으로시군구위임사무로업무가이관됨에따라단위업무를폐지함 작성방법 1 변경기준일 : 해당단위업무를폐지하게된일자 2 처리과기관코드 : 단위업무를폐지하고자하는처리과기관코드 3 단위업무번호 : 폐지하고자하는단위업무코드 4 폐지사유 : 단위업무를폐지하게된사유 유의사항 - 처리과기관코드변경및소관부서변경의경우변경전처리과에서별도의폐지절차를수행할필요없음 - 처리과공통업무, 임시단위업무는폐지신청대상이아님 단위업무를신설하는경우 먼저임시단위업무를생성한후기록관으로단위업무신설신청을수행해야하며, 기록관은대통령기록관으로승인요청을해야함 대통령기록물생산기관업무 매뉴얼 29

30 서식및예시 (1 신설기준일 : ) 2 처리과기관코드 신설된단위업무명 기록물분류기준표제도운영 4 비밀의경우단위업무가명 5( 단위업무설명 ) 각급기관별로단위업무를확정하고단위업무별로보존분류사항을적시하여생산되는제반기록을제어하는기록물분류기준표를운영하는업무. 분류기준표작성및변경처리등의분류기준표제도운영에관한제반사항을다룸 6 보존 기간 행정업무참고기간 ( 영구 ) 증빙자료유효기간 ( 영구 ) 관계법령의무기간 ( 없음 ) 사료가치보존기간 ( 있음 ) 보존기간종합판단 ( 영구 ) 7( 보존기간책정사유 ) 각급기관기록의보존분류사항에관한기록물로증빙및역사적가치를고려하여영구보존으로책정 8 보존방법 9 보존장소 비치기록물여부 비치기록물이관시기 원본보존전문관리기관아님 이관후열람예상빈도 ( 높음 ) 주요열람용도 행정참조 검색어 지정기준 특수목록위치 제 1 특수목록 제 2 특수목록 제 3 특수목록 없음 작성방법 1 신설기준일 : 신설신청한단위업무를사용하기시작하는일자기재 2 처리과기관코드 : 단위업무를신설하고자하는처리과기관코드 3 신설된단위업무명 : 신설해야할단위업무명 4 비밀의경우단위업무가명 5 단위업무설명 : 신설할단위업무에대한내용, 절차등 (200자내외 ) 6 보존기간 : 행정ㆍ증빙참조, 관계법령의무기간, 사료가치보존기간등을고려하여종합적으로판단한보존기간 7 보존기간책정사유 : 신청한단위업무의보존기간책정에따른사유 8 보존방법 : 병행, 보존매체, 원본중선택 9 보존장소 : 자료관 ( 현, 기록관 ), 전문관리기관 ( 현, 영구기록물관리기관 ) 기재 비치기록물여부 : 비치, 아님중선택 비치기록물이관시기 : 비치로지정된경우입력 이관후열람예상빈도 : 높음, 중간, 낮음중선택 주요열람용도 : 학술연구, 행정참조, 민원증빙, 사업정보, 기타중선택 검색어지정기준 : 없음, 기록물철, 기록물건선택, 지정된경우검색항목입력 30

31 Presidential Archives 유의사항 - 새로운단위업무가필요할때신청 - 기존단위업무의활용여부등을검토후신설신청 - 임시단위업무의경우처리과변경또는소관부서변경미처리로인한생성여부검토 단위업무내용을수정하는경우 변경이필요한항목별로서식에맞춰변경사유를작성하여기록관으로제출하고, 기록관은이를취합하여대통령기록관으로승인신청 공통성업무 ( 처리과공통, 기관공통 ) 는모든행정기관에서공통적으로사용하는단위업무로 일부항목변경불가 2 처 리 과 기 관 코 드 B 서식및예시 3단위업무번호 (1 변경기준일 : ) 항목변경전변경후 4 변경사유 단위업무명칭 단위업무가명 단위업무설명 보존기간 3 년영구 보존방법 보존장소자료관전문관리기관 비치기록물여부 비치기록물이관시기 특수목록위치 제 1 특수목록 제 2 특수목록 제 3 특수목록 작성방법 1 변경기준일 : 일부항목을변경하여적용해야하는일자 위원회의본회의와관련된주요기록물로보존기간영구필요 보존기간변경에따라보존장소변경 2 처리과기관코드 : 변경대상단위업무를운영하고있는처리과의기관코드 3 단위업무번호 : 변경대상단위업무의코드 4 변경사유 : 일부항목을변경하는데따른사유 대통령기록물생산기관업무 매뉴얼 31

32 î 기관코드및처리과코드확인방법 - 행정표준코드관리시스템 ( 사이트 를통해확인가능 1 초기화면에서기관코드검색 2 해당값입력후조회 3 기록물편철및보존상자편성 전자기록물의편철전자기록생산시스템상에등록된해당단위과제또는단위업무하위의기록물철선택한후, 문서작성작성하는문서에적절한과제가없을경우, 새로운단위과제또는단위업무별기록물철을생성한후문서작성 전자기록물은단위과제카드또는기록물철선택과정이편철에해당 비전자기록물의편철및보관편철기준 업무가진행중에있거나또는업무에활용중인문서는진행문서파일 ( 시행규칙별표 3) 에발생순서또는논리적순서에따라편철ㆍ관리해야함 기록물분류및편철은등록과동시에실시 기록물분류기준및기록물종류별관리에적합한보존용파일및용기에넣어 32

33 Presidential Archives 관리 ( 기록물종류별파일및사용방법은 p.35 ) 단위과제 ( 단위업무 ) 를기준으로단위과제 ( 단위업무 ) 범위내에서 1개이상의기록물철을만들어편철 처리과의장은 단위업무별기록물철작성기준 을수립하여운영 î 단위업무별기록물철작성기준 - 단위업무별로단위사안 ( 사건ㆍ주제ㆍ기록물유형 ) 에해당하는업무를사전에규정하고이와연관된기록물철을생성한후 - 단위업무에부여된기록관리기준정보 ( 보존기간, 보존기간책정사유등 ) 를부여하여제시한기준 < 단위업무 ( 처리과기록관리 ) 에대한기록물철작성기준예시 > 단위업무코드단위업무명보존기간기록물철명기록물철설명보존기간보존기간책정사유 기록물정리및생산현황통보 전년도생산한기록물의정리및기록관으로생산현황을통보하기위한업무관련기록물 10 년 행정참조및증빙을위하여단기간보존필요 ZZ 처리과기록관리영구 기록물분류기준표관리및운영 부서단위업무의신설, 변경등의업무와관련된기록물 영구 기록물분류기준과관련된업무로장기보존이필요함 기록물이관 기록물을이관하기위하여이관대상목록작성및대조작업등을수행하는업무관련기록물 영구 지속적으로행정업무참조와증빙을위하여장기보존이필요함 기록물철분류번호의표기 비전자기록물 : 기록물철의표지, 보존상자또는보존봉투와색인목록에기록물철의분류번호를표기 전자기록물 : 해당전자기록물철의등록정보로관리 테이프ㆍ디스크ㆍ디스켓류 : 본체와보존상자에적합한규격 ( 시행규칙별표 10) 을선택, 표시하여당해기록물철의분류번호를표기 대통령기록물생산기관업무 매뉴얼 33

34 기록물철분류번호 신전자문서시스템을사용하는경우 - 신전자문서시스템에등록후, 자동부여받은분류번호사용 2 권이상으로분철된기록물철 - 기록물철분류번호중, 기록물철식별번호다음에괄호를하고괄호안에권호수를기입 시스템구분 + 처리과기관코드 + 단위과제식별번호및기록물철식별번호 ( 권호수 ) 기록물철등록정보수정 - 처리과기록관리담당자의책임하에확인하고수정일자, 수정내용, 수정사유등을전자적으로관리 기록물철편철정리순서 업무진행중일때, 진행문서파일을사용하여편철하고, 업무가완결되면, 진행문서파일에서분리하여보존용표지와보존상자에편성하여캐비닛에보관 34

35 Presidential Archives 편철처리절차및그림 1. 업무진행중 1 진행문서파일사용 2. 처리완결시 2 진행문서파일에서분리 3 보존용표지씌우고클립고정 4 보존상자편성 5 보존상자표지부착 6 처리과공동캐비닛등에보관 기록물종류별파일및사용방법 ❶ 일반문서류 업무가진행중에있거나또는업무에활용중인일반문서류는진행문서파일에발생순서또는논리적순서에따라넣어관리 기록물철의편철순서는위로부터기록물철표지 ( 시행규칙별표 2), 색인목록 ( 시행규칙별지제1호서식 ), 문서의순서대로편철 처리완결된문서는진행문서파일 ( 시행규칙별표 3) 에서분리하여보존용표지 ( 시행규칙별표 4) 를추가로씌워편철용클립또는집게로고정시킨후보존상자 ( 시행규칙별표 5) 에단위과제별로넣어관리 보존상자의측면에는보존상자표지 ( 시행규칙별표 6) 를부착 대통령기록물생산기관업무 매뉴얼 35

36 기록물권당 100 매이내편철을원칙으로하되, 편철량이과다한경우에는 기록물철에동일한제목과분류번호를부여하고분권하고권호수를괄호안에 표기 [ 시행규칙별표 2] 기록물철표지 ( 제 8 조제 1 항및제 9 조제 2 항관련 ) 9 cm 5 cm 처리과기관코드 - 단위업무번호 - 연도별일련번호 기록물철제목 시작연도 - 끝년도 처리과 11 cm 5 cm 210mm 297mm ( 보존용지 1, 2 종 70g/ m2 ) 비고 : A4 외의규격의진행문서파일은동일비율로축소또는확대한규격을만들어사용할수있음. 36

37 Presidential Archives [ 시행규칙별지제 1 호서식 ] 색인목록 < 일반문서류 > 기록물철제목 분류번호 : ( 생산연도 : ) 일련번호 일자등록번호제목보낸기관받은기관쪽표시전자문서여부공개여부 [ 시행규칙별표 3] 진행문서파일 ( 제 9 조제 1 항관련 ) 1 호파일 ( 판지파일 ) ( 단위 : cm) 대통령기록물생산기관업무 매뉴얼 37

38 2 호파일 ( 플라스틱파일 ) ( 단위 : cm) 파일안쪽면 ( 단위 : cm) 비고 : A4 외의규격의진행문서파일은동일비율로축소또는확대한규격을만들어사용할수있음 38

39 Presidential Archives [ 시행규칙별표 4] 보존용표지 ( 제 9 조제 4 항관련 ) 210m 297m( 중성지 - 무늬지 200g/ m2 ) 비고 : A4 외의규격의진행문서파일은동일비율로축소또는확대한규격을만들어사용할수있음. 대통령기록물생산기관업무 매뉴얼 39

40 î 폐지된편철방식 - 기록물을천공하여편철ㆍ관리하던방식은구기록물을편철ㆍ관리하던방식으로현재는폐지된방식임 기록물이훼손되지않도록진행문서파일을사용하여편철해야함 < 폐지된황화일편철방식 > 40

41 Presidential Archives [ 시행규칙별표 5] 보존상자의규격 ( 제 9 조제 4 항관련 ) 사시도 2.0 cm 10 cm구멍 6 cm 3.0 cm 9.5 cm안쪽덮개 정면도평면도배면도저면도 ( 중성판지 800g/ m2이상, 두께 1 mm이상 ) 비고 : A4 외의규격의진행문서파일은동일비율로축소또는확대한규격을만들어사용할수있음. [ 시행규칙별표 6] 보존상자표지 ( 제 9 조제 5 항관련 ) 상자번호 1.5 cm 생산연도 1.5 cm 7.5 cm 생산기관 1.5 cm 업무명 3.0 cm 3 cm 6 cm 대통령기록물생산기관업무 매뉴얼 41

42 ❷ 카드류 처리과에서비치활용기간이종료될때까지편철하지아니한상태로카드보관함에넣어관리 비치활용이끝난카드류는카드류보존봉투 ( 시행규칙별표 7) 에넣어편철한후, 이를보존상자에넣어관리 카드류를보존봉투에넣어편철하는경우에는각보존봉투의맨위에색인목록 ( 시행규칙별지제1호서식 ) 을놓고목록순서에따라카드를배열 보존봉투당카드의편철량은 30건이내를원칙으로함 [ 시행규칙별표 7] 카드류보존봉투 ( 제 10 조제 2 항관련 ) 비고 : A4 외규격의진행문서파일은동일비율로축소또는확대한규격을만들어사용할수있음. [ 시행규칙별지제 1 호서식 ] 색인목록 < 도면ㆍ카드류 > 도면ㆍ카드종류명분류번호 : ( 생산연도 : ) 일련번호 등록번호제목쪽표시 전자문서여부 공개여부 42

43 Presidential Archives ❸ 도면류 도면류는기록물철단위로도면류보존봉투 ( 시행규칙별표 8) 에편상태로넣어관리 맨위에색인목록 ( 시행규칙별지제1호서식 ) 을놓고목록순서에따라도면을배열 보존봉투당도면의편철량은 30매이내를원칙으로함 [ 시행규칙별표 8] 도면류보존봉투 ( 제 11 조제 1 항관련 ) 참조 1 무명실이부착된고정고리 / 2 중성용지 200g/ m2의덮개 3 이동용종이손잡이 비고 : A4 외의규격의보존봉투는동일비율로축소또는확대한규격을만들어사용할수있음. [ 시행규칙별지제 1 호서식 ] < 도면ㆍ카드류 > 색인목록 도면ㆍ카드종류명분류번호 : ( 생산연도 : ) 일련번호 등록번호제목쪽표시 전자문서여부 공개여부 대통령기록물생산기관업무 매뉴얼 43

44 ❹ 사진ㆍ필름류 사진ㆍ필름류는연도별ㆍ단위과제별ㆍ기록물철 ( 행사ㆍ사건 ) 단위로당해사진ㆍ필름의규격에적합한사진ㆍ필름류보존봉투 ( 시행규칙별표 9) 에넣어편철한후보존상자에넣어관리 사진ㆍ필름류를편철하는경우맨위에는색인목록을놓고목록순서에따라기록물을배열 [ 시행규칙별표 9] 사진ㆍ필름류보존봉투 ( 제 12 조제 1 항관련 ) 분류번호표시 3 1 [ 앞면 ] [ 뒷면 ] 2 ( 중성지 150g/ m2 ) 사진ㆍ필름크기별봉투규격 [ 단위 : cm] 사진ㆍ필름종류세로 1 가로 2 덮개 이하사진원판, 35mm, 120mm 필름 이하사진 이상사진동일재질로크기에맞추어제작함 44

45 Presidential Archives [ 시행규칙별지제 1 호서식 ] 색인목록 < 시청각기록물 ( 사진ㆍ필름류 )> 기록물철제목분류번호 : ( 생산연도 : ) 일련번호 등록번호제목사진설명사진형태공개여부 < 시청각기록물 ( 오디오ㆍ영화ㆍ비디오류 )> 기록물철제목분류번호 : ( 생산연도 : ) 일련번호 등록번호제목내용요약공개여부 대통령기록물생산기관업무 매뉴얼 45

46 [ 시행규칙별표 10] 테이프ㆍ디스크ㆍ디스켓류의분류번호표시방법 ( 제 13 조제 2 항관련 ) 가. 일반규격 분류번호 나. 소형규격 ( 분류번호 ) 2.5 cm 분 1.5cm류생산연도 ( 생산연도 ) 처리과 3.5 cm 6 cm î 기록물보관시유의사항 - 별도의서고를보유하고있지않은기관은각처리과별로공동캐비닛을지정하여편철이완료된기록물을취합보관 - CD ㆍ DVD 등에수록된기록물은내용을식별할수있는지여부를기록관리담당자가정기적으로체크해야함 보존용품및진행문서파일등은 나라장터종합쇼핑몰 ( 에서구입가능 46

47 대통령기록물생산기관업무매뉴얼 제 4 장 대통령기록물의정리및 생산현황통보 I. 일반사항 48 II. 정리및통보방법 49

48 Ⅰ 일반사항 1 근거법령 공공기록물관리법 제18조 ( 기록물의등록ㆍ분류ㆍ편철등 ) - 시행령제24조 ( 기록물의정리 ) - 시행규칙제14조 ( 기록물의정리 ) 대통령기록물관리법 제10조 ( 생산현황의통보 ) 2 필요성 기록물정리등록누락기록물확인및추가등록, 실물대조등을통하여업무와관련하여생산ㆍ접수한기록물의등록ㆍ관리상태를점검할수있으며등록기록물의분류및편철, 기록관련기준정보 ( 보존기간, 접근권한, 공개여부, 비밀여부등 ) 의정비등논리적ㆍ물리적관리가능 생산현황통보대통령기록물관리기관 ( 기록관및대통령기록관 ) 에서생산현황정보파악및분석을통하여원활한수집및이관을위한계획수립에활용가능하며, 이관기록물에대한누락여부확인및추가이관등의업무에활용가능 48

49 Presidential Archives Ⅱ 정리및통보방법 1 기록물정리방법 등록누락기록물확인전자기록생산시스템에등록되지않은비전자기록물이있는지확인한후, 누락기록물을추가로등록추가등록시생산등록번호또는접수등록번호를해당기록물에표기 등록정보와실제기록물의일치여부확인 등록기록물의기록물철명및건명일치여부확인 기록물철과기록물간의생산연도일치여부확인 접근권한, 공개여부, 비밀여부등확인접근권한, 공개여부, 비밀여부등의속성값을부여하지않거나재분류가필요한기록물의경우, 미비사항을보완공개여부구분표시는 공개ㆍ부분공개ㆍ비공개 중하나를선택하여표시하되, 부분공개와비공개의경우, 공공기관의정보공개에관한법률 ( 이하 정보공개법 ) 제9조의비공개사유에해당하는번호를괄호로표시하여관리 예 ) 비공개 (1) : 다른법률또는법률이위임한명령에의하여비밀또는비공개사항으로규정되어비공개함 대통령기록물생산기관업무 매뉴얼 49

50 정보공개법제 9 조 공공기관의정보공개에관한법률 제 9 조 ( 비공개대상정보 ) 1 공공기관이보유 관리하는정보는공개대상이된다. 다만, 다음각호의 1 에해당하는정보에대하여는이를공개하지아니할수있다. 1. 다른법률또는법률이위임한명령 ( 국회규칙 대법원규칙 헌법재판소규칙 중앙선거관리위원회규칙 대통령령및조례로한한다 ) 에의하여비밀또는비공개사항으로규정된정보 2. 국가안전보장 국방 통일 외교관계등에관한사항으로서공개될경우국가의중대한이익을현저히해할우려가있다고인정되는정보 3. 공개될경우국민의생명 신체및재산의보호에현저한지장을초래할우려가있다고인정되는정보 4. 진행중인재판에관련된정보와범죄의예방, 수사, 공소의제기및유지, 형의집행, 교정, 보안처분에관한사항으로서공개될경우그직무수행을현저히곤란하게하거나형사피고인의공정한재판을받을권리를침해한다고인정할만한상당한이유가있는정보 5. 감사 감독 검사 시험 규제 입찰계약 기술개발 인사관리 의사결정과정또는내부검토과정에있는사항등으로서공개될경우업무의공정한수행이나연구 개발에현저한지장을초래한다고인정할만한상당한이유가있는정보 6. 해당정보에포함되어있는이름 주민등록번호등개인에관한사항으로서공개될경우개인의사생활의비밀또는자유를침해할우려가있다고인정되는정보. 다만, 다음에열거한개인에관한정보는제외한다. 가. 법령이정하는바에따라열람할수있는정보 나. 공공기관이공표를목적으로작성하거나취득한정보로서개인의사생활의비밀과자유를부당하게침해하지않는정보 다. 공공기관이작성하거나취득한정보로서공개하는것이공익또는개인의권리구제를위하여필요하다고인정되는정보 라. 직무를수행한공무원의성명 직위 마. 공개하는것이공익을위하여필요한경우로써법령에의하여국가또는지방자치단체가업무의일부를위탁또는위촉한개인의성명 직업 7. 법인 단체또는개인 ( 이하 " 법인등 " 이라한다 ) 의경영 영업상비밀에관한사항으로서공개될경우법인등의정당한이익을현저히해할우려가있다고인정되는정보. 다만, 다음에열거한정보를제외한다. 가. 사업활동에의하여발생하는위해로부터사람의생명 신체또는건강을보호하기위하여공개할필요가있는정보 나. 위법 부당한사업활동으로부터국민의재산또는생활을보호하기위하여공개할필요가있는정보 8. 공개될경우부동산투기 매점매석등으로특정인에게이익또는불이익을줄우려가있다고인정되는정보 2 공공기관은제 1 항각호의 1 에해당하는정보가기간의경과등으로인하여비공개의필요성이없어진경우에는당해정보를공개대상으로하여야한다. 50

51 Presidential Archives 면표시및보존상자편성정리등록정보상의쪽수와실제기록물의쪽수가일치되는지여부를확인한후, 기록물철단위의면표시를최종적으로확정ㆍ표기기록물철을생산연도별ㆍ보존기간별로구분하여보존상자에편성 생산연도는당해기록물철의종료연도를기준으로함비치활용이종료된카드류를보존봉투에담아이관할수있도록편철ㆍ정리 2 생산현황통보절차및방법 생산현황통보절차 생산현황통보절차 대통령기록관대통령기록물생산기관기록물관리지침수립ㆍ시행 12 월 1 월 ê 기록관기록물정리계획, 생산현황통보수립ㆍ시행 ( 관련교육포함 ) 1 월 2 월 ê 처리과 ( 기록관미설치기관 ) 기록물정리 (2 월말 ) 등록사항과실물일치확인, 비전자기록물편철등 소관기록관에기록물생산현황통보 (5 월 31 일 ) 생산부서, 생산연도, 기능명, 기능별생산수량등통보 2 월 5 월 ê 각급기록관 ê 대통령기록관 생산현황취합및확인대통령기록관에생산현황통보 (8 월 31 일 ) 생산현황접수및취합 향후이관을위한기본데이터로활용 6 월 8 월 9 월이후 대통령임기가종료되는해와그전년도의생산현황은임기종료전까지통보 대통령기록물생산기관업무 매뉴얼 51

52 생산현황통보방법 대통령기록물관리지침 수립ㆍ시행 ( 대통령기록관, 12월 1월 ) 대통령기록관은대통령기록물생산기관의기록관리지침을포함한기록물정리및생산현황통보방안을수립한후소관기록관 ( 대통령비서실ㆍ경호실ㆍ민주평화통일자문회의기록관 ) 으로송부 대통령비서실기록관은기록관미설치대통령기록물생산기관에대통령기록물관리지침을시행해야함기록물정리 ( 처리과, 2월말 ) 전년도에생산ㆍ접수한기록물에대하여매년 2월말까지등록및공개여부ㆍ접근권한재분류, 분류편철확정등의정리업무수행기록관에생산현황통보 ( 처리과ㆍ기록관미설치기관, 5월 31일 ) 기록물정리를수행한처리과 ( 또는기록관미설치기관 ) 는전년도기록물의생산현황을파악한후생산현황통보서식을작성하여소관기록관으로생산현황통보 기록관미설치기관 ( 국민대통합위원회ㆍ지역발전위원회등 ) 의경우, 대통령비서실기록관으로생산현황취합결과보고 생산현황통보서식 생산현황통보서식 ( 안 ) 일련번호 구분전자기록물비전자기록물 생산및관리부서명기능명 총계 위민시스템 시스템생산기록물 온나라시스템 신전자문서시스템 개별업무시스템 전자매체수량 CD DVD 기타 전자매체별저장기록물 박물및선물류 시청각류 전자매체별기록물저장수량문서간행물기타오디오영상종이행정기록물박물선물상징물인화사진필름테이프테이프전자시청각기타시청각류문서간행물사진 이미지음성동영상 철건철건철건종개개건권건건건권종건점점점장롤개개개개개개개 52

53 Presidential Archives ❶ 생산및관리부서명 : 기록물을생산보유하고있는처리과명기재 ❷ 기능명 : 생산ㆍ관리부서명의핵심기능명기재 기능분류체계또는기록물분류기준표의중ㆍ소기능수준에해당 ❸ 시스템생산기록물 : 사용하고있는시스템별로전년도생산한기록물의철, 건수또는종수 ( 개별업무시스템의경우 ) 등을기재 위민시스템 : 단위과제 ( 철 ) 수량및문서관리카드ㆍ일정ㆍ지시사항카드ㆍ의제ㆍ회의ㆍ일지ㆍ메모등의건수기재 온나라시스템 : 단위과제카드 ( 철 ) 수량및문서관리카드, 메모보고, 회의안건, 지시사항, 결재ㆍ접수문서, 도면류, 사진ㆍ필름류, 녹음ㆍ동영상류, 카드류등의건수기재 신전자문서시스템 : 생산ㆍ접수한기록물의철ㆍ건수기재 개별업무시스템 : 사용하고있는시스템의 종수 를기재 ❹ 전자매체수량 : 시스템생산기록물외의전자기록물 ( 전자문서, 간행물, 사진ㆍ이미지, 음성ㆍ동영상파일등 ) 을저장하고있는매체의수량을기재 ❺ 전자매체별기록물저장수량 : 전자매체에담긴기록물유형별수량을기재 ❻ 문서 : 문서, 도면, 대장, 카드류등의종이기록물의철수량을권수로기재 ❼ 간행물 : 간행물의종수를기재 ❽ 기타종이기록물 : 리플릿, 팜플릿, 포스터, 기타인쇄물등의종수기재 ❾ 박물및선물류 : 행정박물ㆍ선물ㆍ대통령상징물등의수량기재 생산현황통보시기 : 생산당시해당연도 ( 견본류, 선물류, 공무상징류, 기념류, 상ㆍ훈장류등 ), 활용종료해당연도 ( 관인류, 기관상징류, 사무집기류등 ) ❿ 인화사진및필름 : 인화한사진의수량및필름의롤수기재 오디오ㆍ영상테이프 : 매체시간별오디오ㆍ영상테이프의수량을기재 매체별시간 (60분ㆍ 90분ㆍ120 분등 ) 은실제존재하는기록물에따라자유롭게기재가능 기타시청각류 : 기타음성ㆍ영상이담긴기록물수량기재 대통령기록물생산기관업무 매뉴얼 53

54 대통령기록관으로생산현황통보 ( 기록관, 8월31일 ) 처리과 ( 또는기록관미설치기관 ) 와기록관미설치기관의생산현황통보를받은소관기록관은해당내용을취합ㆍ검토한후대통령기록관으로생산현황취합결과를통보 생산현황통보결과의취합및관리 ( 대통령기록관, 9월이후 ) 대통령기록관은대통령기록물생산기관으로부터받은대통령기록물생산현황을취합ㆍ분석하여보고 원활한수집및이관을위한기본데이터로관리ㆍ활용하여대통령기록물이누락없이이관될수있도록조치 54

55 대통령기록물생산기관업무매뉴얼 제 5 장 대통령기록물의이관 I. 일반사항 56 II. 이관및이관시기연장 57 III. 매체별이관방법 59

56 Ⅰ 일반사항 1 근거법령 대통령기록물관리법 제11조( 이관 ) - 시행령제5조 ( 이관시기 ) - 시행령제6조 ( 대통령경호관련기록물의이관시기연장등 ) 대통령기록물관리법 제16조( 공개 ) 2 필요성 중요기록물의전문적이고안전한보존관리 기록물의공동활용및기록정보자원으로활용 56

57 Presidential Archives Ⅱ 이관및이관시기연장 1 이관절차및방법 이관절차 대통령기록물이관절차 기관역할보좌ㆍ자문ㆍ경호기관 처리과 ( 기록관미설치기관 ) 기록관 대통령기록관 이관대상기록물목록정리 공개ㆍ지정ㆍ비밀여부등정비 기록관으로기록물이관 ê 이관기록물검사ㆍ검수 대통령기록관으로기록물이관 ê 이관기록물확인및인수인계서작성 * 대통령직인수기관의경우, 존속기한경과전까지대통령기록관으로이관 매 2 년이내 / 대통령임기종료 6 개월전 대통령임기종료 6 개월전 대통령임기종료전 대통령임기종료전 이관방법처리과에서생산ㆍ접수한기록물은보존기간기산일로부터 2년의범위내에서보관한후기록물철단위로소관기록관으로이관해야함 업무에수시참고할필요가있는경우, 대통령임기종료전까지의범위내에서기록관으로의이관시기연장이가능 기록물이관연기신청서를작성하여소관기록관의장에게제출ㆍ협의필요전자기록물이관시이관대상기록물을별도저장장치 ( 외장하드 ) 에저장ㆍ이관하되, 시스템간이관규격에따라저장ㆍ이관비전자기록물의경우이관기록물과해당목록을이관규격상자에담아이관 대통령기록물생산기관업무 매뉴얼 57

58 2 이관시기연장신청및이관 ( 대통령경호관련기록물만해당 ) 대통령경호관련기록물이관시기연장신청및이관절차 대통령경호기관 이관연기대상기록물목록, 연장시기및사유등기재후이관시기연장신청 대통령임기종료 6 개월전 대통령기록관 대통령기록관리전문위원회 대통령기록관 대통령경호기관 ê 이관시기연장신청사항검토 대통령기록관리전문위원회상정 ê 이관시기연장신청사항심의ㆍ의결 ê 의결사항정리및통보 위원회의결사항통보및이관안내 ê 이관연장승인기록물제외한이관대상기록물이관 대통령임기종료전 대통령임기종료전 대통령임기종료전 대통령임기종료전 기록물이관시기연장신청서 [ 공공기록물관리법시행규칙별지제 3 호서식 ] 기록물철의이관을연기하는경우 기관명 ( 처리과기관코드 ) : 일련번호 기록물철분류번호 기록물철제목 생산연도 이관희망연도 연장사유 개별관리기록물의이관을연기하는경우 기관명 ( 처리과기관코드 ) : 일련번호 등록번호제목생산연도이관희망연도 연장사유 58

59 Presidential Archives Ⅲ 매체별이관방법 1 전자기록생산시스템기록물 사전조치기록관리시스템 ( 정부범용ㆍ청와대기록관리시스템 ) 미도입기관 온나라시스템의경우, 단위과제카드별로문서관리카드, 메모보고등을정리 신전자문서시스템의경우, 단위업무별로기록물철ㆍ건을정리기록관리시스템도입기관 전자기록생산시스템의기록물을기록관리시스템으로이관받은후품질검사 ( 바이러스및메타데이터검사등 ) 를수행하고, 문서보존포맷 (PDF-A) 으로변환한후, XML 패키지형식의장기보존포맷으로변환처리 î 전자기록물이관기술지원 - 전자기록물의원활한이관을위하여기록관리부서와기록관은해당시스템을관리하는정보화부서에기술지원요청이필요함 온나라시스템의경우, 안전행정부가운영하는각기관별담당 Help Desk 에요청하고, 신전자문서시스템과기록관리시스템의경우유비보수업체에기술지원요청 필요시대통령기록관에서기술사항협의가능 실행방법저장방식 생산시스템별 ( 위민, 온나라, 신전자등 ), 기록물속성별 ( 일반ㆍ지정ㆍ비밀 ) 로구분하여각시스템별이관규격대로저장장치에저장 시스템별이관규격은이관업무발생시별도지침송부 대통령기록물생산기관업무 매뉴얼 59

60 저장장치를특수이관상자에포장후, 라벨등에기록물정보기입 저장장치및특수이관상자는대통령기록관에서제공 < 저장장치 ( 외장하드 )> < 특수이관상자 > 서식정보기입방법 1 상 자 번 호 2 생산기관명 3 이관일자 년 월 일 4 인 계 자 5 인 수 자 6 생산시스템명 7 기록속성 일반 지정 비밀 8이관기록정보 전자기록 기록물목록 데이터세트 관리정보 9 이관대상량 전체용량 : Byte 기록물철 ( ) 권 / 기록물건 ( ) 건 처리내역 구분 처리자 처리일자 확인 바이러스 1차바이러스 2차 MMO 검수 PAMS 등록 기재방법 1 상자번호 : 기관명 + 일련번호 (3 자리 ) 로기재 대통령비서실 -001, 대통령비서실 -002, 2 생산기관명 : 대통령기록물생산기관명기재 3 이관일자 : 해당전자기록물을대통령기록관으로이관한날짜기재 4 인계자 : 이관한인계자성명, 직급기재. 홍길동 ( 행정사무관 ) 5 인수자 : 인수한인수자성명, 직급기재. 김기록 ( 기록연구사 ) 6 생산시스템명 : 생산시스템과저장된기록물의생산연도기재 온나라시스템 ( ), 신전자문서시스템 (2013 ) 7 기록속성 : 일반, 지정, 비밀기록물중해당항목에체크 8 이관기록정보 : 저장매체에저장된정보중해당항목모두체크 행정정보시스템에서추출한기록물은 데이터세트 에체크 저장장치 ( 외장하드 ) 와특수이관상자라벨에동일한정보를기재할것 60

61 Presidential Archives î 전자기록물저장시유의사항 - 전자기록물중암호가설정된경우, 해제조치후이관 - 미압축상태로저장 압축형식 (zip, tar 등 ) 으로이관할경우, 풀기과정에서오류발생가능성이높음 - 바이러스 (Virus) 검사필히수행 격리검사에서바이러스발견시반려후재인수조치 2 비전자매체기록물 이관목록작성이관대상기록물확인후, 기록물철 단위로작성 건목록은작성하여기록물철안에첨부기록물실물과이관목록의작성항목이일치하도록작성 기록물철제목은철표지의제목과철등부분의제목을동일하게작성해야함생산현황통보내용을확인한후누락기록물이있을경우, 추가로정리하여작성함 비전자기록물이관목록예시 생산기관명 : 일련번호 기록물철분류번호 생산부서명 단위과제 ( 단위업무 ) 명 기록물철명 생산연도 기록물형태 보존기간 건수 수량 쪽수 공개여부 상자번호 작성방법 1 일련번호 : 일련번호기재 2 기록물철분류번호 : 해당기록물의철분류번호를기재. 오프라인으로만기록물을생산하는기관의경우, 기록물철분류번호를생략하고일련번호로갈음할수있음 대통령기록물생산기관업무 매뉴얼 61

62 3 생산부서명 : 기록을생산한부서명을기재 4 단위과제 ( 단위업무 ) 명 : 기록물생산시, 해당문서가귀속되어편철된단위과제 ( 단위업무 ) 를기재 5 기록철명 : 기록물실물의표지제목과동일하게기재하며, 동일한제목의분철된철일경우, 철명 ( 일련번호 ) 로기재함 위원회 1 차회의록 (1), 위원회 1 차회의록 (2) 6 생산연도 : 편철된기록물의최종생산연도확인후, 작성 2013( ), 13( ) ( ) 7 기록물형태 : 문서, 대장 ( 권 ), 간행물, 카드류, 도면류, CD, DVD 중택 1, 기타다른형태의기록물이있을경우형태명을정확하게기재 8 보존기간 : 해당기록물이가지는역사적가치, 업무적가치, 증거적가치등을고려하여책정된보존기간을기재, 1 년ㆍ 3 년ㆍ 5 년ㆍ 10 년ㆍ 30 년ㆍ준영구ㆍ영구중택 1 9 수량 : 기록물철 1권, CDㆍDVD 1장등을기준으로, 해당철내에수록된건수와쪽수를기재 - 건수 : 1 철에편철된건의수량 - 쪽수 : 철의페이지수량. 표지및색인목록은제외하고본문부터산정 10 공개여부 : 기록물철단위기준에대한공개여부를공개ㆍ비공개ㆍ부분공개중택일 11 상자번호 : 이관할기록물이편성된이관상자의번호를기재 유의사항 - 업무관리시스템및전자문서시스템으로등록된기록물의경우, 시스템을통해다운로드받은목록을이관목록으로함 - 이관준비및목록작성과관련더상세한요령은이관준비기간중, 별도배포될예정 이관대상기록물편성목록이작성된기록물을이관상자에편성 일반기록물, 비밀기록물, 지정기록물은구분하여편성 처리과별, 연도별로편성 기록유형별 ( 종이문서, 간행물, 시청각물, 박물및선물류등 ) 로별도분리하여이관상자에편성편성된상자번호등을이관목록에추가로기재이관상자에상자별라벨정보기입 62

63 Presidential Archives 이관상자 라벨 예시 기관명 유형 이관일 구분 년 일반 비밀 월 지정 일 종이류 시청각 전자 매체 상자번호 박물류 종류 문서 간행물(책자) 수량 외장하드 음성테이프 영상테이프 CD DVD 사진 필름 행정박물 선물 특이사항 범례 1. 상자번호 : 현재상자번호 / 전체상자수 를 기재 2/51 2. 종류 및 수량( 제시된 종류 이외의 기록물은 빈 칸을 이용하여 작성) - 문서 : 문서의 수량, - 간행물 : 간행물 및 책자류의 수량, - 외장하드 : 이동식저장디스크의 수량, - 음성테이프 : 오디오테이프의 수량, - 영상테이프 : VHS, BETACAM, DVCAM 등, 영상녹화테이프의 수량, - CD DVD : CD 및 DVD의 수량, - 사진 : 인화된 사진의 개수, - 필름 : 사진필름의 수량, - 행정박물 : 행정박물의 수량, - 선물 : 대통령 선물의 수량 3. 특이사항 : 기록물 상자 편성 시 발생 사항, 상자 취급 시 주의사항 등 제시된 항목 외의 별도의 내용을 기재 < 이관상자 규격 (단위: ) > 대 중 소 매뉴얼 대통령기록물생산기관 업무 63

64 î 이관전체크할사항 - 시스템에등록하였으나업무참고를이유로별도출력하여보관하고있는기록물 이나, 개인참고용출력물 ( 지침ㆍ법령ㆍ논문ㆍ인터넷웹페이지등 ) 은이관대상에서제외 - CD ㆍ DVD 등에수록된기록물은바이러스검사와해당기록물의식별가능여부파악후이관 - 사전에공개ㆍ지정ㆍ비밀여부등의기록관리기준정보재분류후이관 î 기관통합및폐지시이관 - 기관통합시업무가승계되는곳으로기록물과이관목록 ( 인수인계서포함 ) 등을함께이관조치해야하며, - 기관또는처리과의기능폐지등으로승계기관이없는경우, 기록관또는대통령기록관으로이관조치 기관통합ㆍ폐지전대통령기록관기록수집과와협의해야함 64

65 대통령기록물생산기관업무매뉴얼 제 6 장 간행물관리 I. 일반사항 66 II. 업무처리방법 67

66 Ⅰ 일반사항 1 근거법령 공공기록물관리법제22조 ( 간행물의관리 ) - 시행령제55조 ( 간행물의관리 ) - 시행규칙제36조 ( 간행물발간등록 ) - 시행규칙제37조 ( 간행물의분류 ) 2 정의및대상 정의 간행물이란공공기관이그기관의설립목적이나업무수행을위하여기간내부나일반인에게그내용을전달하기위해발간하는책자, CDㆍDVD, 전자파일형태의모든자료대상 대통령기록물생산기관의각처리과에서발간하는용역보고서를포함한정책간행물등 î 소책자류, 안내자료, 홍보자료, 일반문서인쇄물, 소식지류, 신문류등은발간등록번호부여대상에포함되지않음 간행물발간등록생략대상유형 (p.70 참조 ) 66

67 Presidential Archives Ⅱ 업무처리방법 1 절차및방법 간행물발간등록번호신청ㆍ부여및간행물송부절차 2 간행물발간등록번호부여 ( 온라인부여 ) 1 간행물발간등록번호부여 ( 온라인신청 ) 각처리부서 기록관 대통령기록관 ( 기록수집과 ) 3 간행물 (3 부 ) 및전자파일기록관 대통령기록관송부 ( 발간 15 일이내 ) 대통령기록물생산기관처리과에서간행물을발간하고자하는경우, 먼저대통령기록관홈페이지 ( 의 " 간행물발간등록신청 " 코너를통하여간행물발간등록번호를신청간행물발간등록번호신청화면 대통령기록물생산기관업무 매뉴얼 67

68 발간등록번호신청시입력사항 신청자인적사항, 간행물상세정보, 저작물이용및공개사항등 신속한처리를위하여유선연락 ( ~45) 홈페이지를통한신청자등록사항 대통령기록관에서간행물발간등록번호신청사항확인후간행물발간등록번호를부여간행물발간등록번호구성항목 발간등록번호 영구기록물관리기관코드 발행기관기관코드 등록일련번호 발간주기 영구기록물관리기관코드 : 대통령기록관의경우 12 를부여발행기관기관코드 : 대통령기록물생산기관코드부여등록일련번호 : 발간등록의일련번호부여발간주기 : 발간주기 ( 일간ㆍ주간ㆍ부정기등 ) 에해당하는코드부여 68

69 Presidential Archives 대통령기록물생산기관의간행물발간등록번호신청자는발간등록번호 부여내역을확인한후간행물좌측상단에인쇄하여간행 부여된간행물발간등록번호는대통령기록관홈페이지를통해확인가능 간행물발간등록번호표기예시 2 cm 1 cm 발간등록번호 cm 4.5 cm 간행물발간시발간일로부터 15 일이내에소관기록관 ( 기록관이없는기관의 경우, 대통령비서실기록관 ) 과대통령기록관으로각각 3 부씩의무적으로송부하되, 전자파일이있는경우해당파일은 CD 또는 DVD 에저장후함께송부해야함 î 대통령기록물생산기관의지출관은인쇄비지급전가급적간행물발간등록번호부여여부를확인한후인쇄비를지급하여발간등록번호가누락되는일이없도록해야함 대통령기록물생산기관업무 매뉴얼 69

70 2 참고사항 간행물발간등록생략대상유형목록 유형구분내용비고 1. 소책자류 수첩류 지침서 속보류 메모형수첩 특정업무에대한지침서 통계자료를포켓식으로발행 2. 안내자료팜플렛ㆍ리플렛 일반국민교육용 관광안내서 교육교재 국민의일상과관련해서알기쉽게홍보하기위한자료 3. 홍보자료 정책홍보용 만화자료 홍보브로셔 국가중요시책에대한계획적홍보자료 국가정책이나국민의일상관련문제를알기쉽게만화로작성 홍보하기위한내용 4. 일반문서류인쇄물인쇄물을단순히상철한것 5. 소식지류소식지한기관의동향등을단순소식지형식으로작성 6. 신문류기관신문한기관의동향, 소식등을신문형식으로발행 7. 공보자료보도자료 대부분인터넷에도게재하며간단히프린트하여발행 ( 책자형식아님 ) 8. 기타 추록분 귀국보고서 규정이나지침의가제를위해추록분만발행 국외출장및연수보고서 소급적용여부 발간등록번호신청과의무송부가누락된경우, 소급적용이가능 대통령기록관홈페이지를통해신청가능하며, 기존절차와동일 70

71 대통령기록물생산기관업무매뉴얼 제 7 장 행정박물및선물류관리 I. 일반사항 72 II. 관리방법 74

72 Ⅰ 일반사항 1 근거법령 대통령기록물관리법 제2조 ( 정의 ) 공공기록물관리법 제3조 ( 정의 ) 공공기록물관리법 제24조 ( 행정박물의관리 ) - 시행령제57조 ( 행정박물의관리 ) 공직자윤리법 제15조 ( 외국정부등으로부터의받은선물의신고 ) 공직자윤리법 제16조 ( 선물의국고귀속등 ) - 시행령제29조 ( 선물의관리ㆍ유지 ) 행정업무에효율적운영에관한규정 제4절 ( 관인의관리 ) 2 종류별정의 관인류 기관장의직인및청인등으로활용종료된것 견본류 화폐, 우표, 훈ㆍ포장, 동전등의견본류및도안류로업무수행을위해고안 제작 생산한물품인동시에한시대의역사와문화를나타내는증빙적기록물 선물류 대통령및그가족이외국또는외국인으로부터국가적차원의공무와관련하여 받은선물 72

73 Presidential Archives 공직자윤리법 시행령제 28 조에해당하는선물류로미국화폐 100 달러이상 또는국내시가 10 만원이상 동식물이나음식등영구보존이어려운대상은제외 상징류공공기관및업무와관련하여기관의성격과역사를나타내는상징적형상물로기관상징과공무상징으로구분됨 기관상징 ( 현판, 기 ( 旗 ), 표지석, 모형등 ), 공무상징 ( 의복, 배지, 증서류등 ) 기념류 기관의업무, 사업, 행사등과관련된홍보물및기념물류 출입증, 방명록, 초청장, 협약서, 포스터, 기념엽서등 상ㆍ훈장류국가를위한공로로수여받는서훈의증거인훈장및포장과기관이국가및외국으로부터기관차원에서수여받은상 상장, 상패, 기념패, 트로피, 메달, 훈장, 포장등 사무집기류대통령이업무수행을위해사용하였던사무집기류 역사적ㆍ상징적ㆍ문화적ㆍ예술적가치를지닌사무용품, 가구, 기계, 기구, 특수목적장비등 기타기타대통령과관련된공무ㆍ행사ㆍ사회ㆍ역사적사건ㆍ주제ㆍ개인물품및집기류 해당형상물의심미적ㆍ예술적ㆍ문화적ㆍ희소성과생산맥락적ㆍ전시적활용가치를판단하여영구기록물관리기관의장이지정하는기록물 대통령의전차량등의운송수단및공관등의건축물도대통령행정박물의범위에포함될수있으며, 운송및보관방법은대통령기록관과협의하여결정 대통령기록물생산기관업무 매뉴얼 73

74 Ⅱ 관리방법 1 행정박물등록및보관 등록현재전자기록생산시스템은행정박물을등록ㆍ관리할수있는체계가반영되어있지않으므로, 등록대장에등록ㆍ관리행정박물은손상우려가있어훼손을최소화할수있는방법으로등록ㆍ관리해야함 등록번호기입방법 보존상자나고정틀, 지지대등에도모체박물과동일한등록번호기입 기입된등록번호는지울수있어야하기때문에, 기입시행정박물에해가되지않는방법사용 직물류에는면실이나린넨꼬리표등이용 위아래가혼동될수있는번호는마침표이용 1066 은 으로표기 등록시기생산당시 : 견본류, 선물류, 공무상징류, 기념류, 상ㆍ훈장류활용종료시 : 관인류, 기관상징류, 사무집기류기타 : 대통령기록관과협의후등록 74

75 Presidential Archives 행정박물등록대장 등록대장항목구성 등록번호 제목 생산부서 생산일자 폐기일자 등록일자 입수경위 수량크기비고 보존장소 작성방법 1 등록번호 : 행정박물의생산또는입수시부여되는일련번호 처리과코드 - 생산연도 - 생산연도내일련번호 2 제목 : 되도록간략하게기입하되생산맥락이드러나도록기입 3 생산부서 : 행정박물이생산된부서를기입 4 생산일자 : 행정박물이생산된일자를기입 5 폐기일자 : 형상물이폐기 ( 활용종료 ) 된일자를기입 6 등록일자 : 기록관에입수되어행정박물로등록된일자기입 4 ㆍ 5 ㆍ 6 번 : 형식으로기입, 일자가불분명한경우, 처럼월까지표기 7 입수경위 : 행정박물의입수방법을기입 생산, 증정, 위탁, 구매, 활용종료후입수등으로상세하게기입 8 수량 : 점단위로기입 9 크기 : 가로 세로 높이, 둥근형태는지름 높이 ( 단위 : cm, 소수첫째자리까지표기 ) 10 비고 : 기타위의항목에없는사항을기입 11 보존장소 : 보존되고있는수장고및서가위치등기입 유의사항 대통령선물은 공직자윤리법시행규칙 ( 별지제 17 호서식 ) 에따라별도관리 행정박물이미지파일은등록대장과는별도로파일보관후이관 대통령기록물생산기관업무 매뉴얼 75

76 î 행정박물불포함대상 - 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각기록물, 간행물등기록정보자료 - 형태를갖지않는소프트웨어와같은물품류 - 동물, 식물, 음식등과같이영구보존할수없는대상 - 대통령업무와관련된기록물로서의속성을가지지않는순수박물 î 진위성및훼손여부에따라행정박물등록여부결정 - 복제품, 위조품, 모조품등은원칙적으로제외하며, 심하게손상되어수리복원이불가능한행정박물은원칙적으로제외 < 예외 > 원본이손상되었지만, 수리와복원이가능하거나중요도가높아보존가치가있는경우행정박물로등록 보관파손ㆍ변색의우려가있으므로보존상자에넣은후고정서가에배치해야하며, 행정박물위에다른행정박물을쌓아두면안됨중요도가높은행정박물은보안이확보된공간에배치 2 행정박물의이관 이관시기관인류 : 신규관인제작ㆍ명칭변경ㆍ기관폐지등으로관인폐기시견본류 : 생산후 60일이내상징류ㆍ기념류 : 신규상징물제작및기관폐지시, 행사ㆍ사업종료시상ㆍ훈장류 : 수상후 1년이내사무집기류 : 해당형상물활용종료시기타 : 영구기록물관리기관의장이정하는시기 76

77 Presidential Archives î 폐기관인이관방법 - 신규등록할관인과폐기할관인에대한공고문 ( 관보기재 ) 을내고폐기절차를마친후, - 폐기관인이관공문과함께 폐기관인공고문사본 과 폐기관인 을대통령기록관으로함께이관해야함 이관방법 구분설명 처리과 ê 기록관 행정박물은 1 차적으로처리과에서기록관으로이관 이관목록, 등록정보 ( 이미지정보포함 ) 등을함께이관 기록관 ê 대통령기록관 이관시에는이관목록, 등록정보, 배경정보를반드시첨부하여해당행정박물에대한상세정보를파악할수있도록해야함 이관과정에서물리적훼손이발생하지않도록포장및안전장치철저 운송수단및방법은대통령기록관과협의하에결정 이관시기연장 : 행정박물보존시설및장비의기준에적합한서고와관리장비를갖춘경우혹은전시, 업무활용등의목적에의해이관시기연장이인정되는때대통령기록관과협의하여이관시기연장 이관시기및절차는대통령기록관과협의하여결정 폐지기관의행정박물이관폐지기관의행정박물은지체없이대통령기록관으로이관하되, 폐지기관은이관되는행정박물의목록, 등록정보, 배경정보를반드시첨부하여해당행정박물에대한상세정보를대통령기록관이최대한확보가능하도록조치하여야함 이관시기및절차는대통령기록관과협의하여결정 대통령기록물생산기관업무 매뉴얼 77

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79 대통령기록물생산기관업무매뉴얼 제 8 장 대통령지정ㆍ비밀기록물의관리 I. 일반사항 80 II. 업무처리방법 82

80 Ⅰ 일반사항 1 근거법령 대통령지정기록물 대통령기록물관리법 제17조 ( 대통령지정기록물의보호 ) 대통령기록물관리법 제19조 ( 대통령지정기록물의누설등의금지 ) - 시행령제9조 ( 대통령지정기록물의지정절차등 ) - 시행령제10조 ( 대통령지정기록물의열람등의방법과절차 ) 비밀기록물 보안업무규정 제4조 ( 비밀의구분 ) - 시행규칙제7조 ( 분류금지와대외비 ) - 시행규칙제16조 ( 문서의표지 ) 보안업무규정 제12조 ( 예고문 ) - 시행규칙제9조 ( 예고문 ) 보안업무규정 제13조 ( 재분류 ) - 시행규칙제10조 ( 재분류검토 ) 보안업무규정 제21조 ( 비밀관리기록부 ) - 시행규칙제26조 ( 보관기준 ) 공공기록물관리법 제33조 ( 비밀기록물관리 ) - 시행령제67조 ( 비밀기록물의보존기간의적용 ) - 시행령제68조 ( 비밀기록물의이관 ) - 시행령제69조 ( 비밀관련기록관리기준표의관리 ) - 시행령제70조 ( 해제된비밀기록물의정리 ) 80

81 Presidential Archives 2 대통령지정 비밀기록물의정의 대통령지정기록물 공개될경우국가안보, 국민경제등의안전을저해하거나정치적혼란을초래할 가능성이있는기록물로서 최대 15 년동안 ( 개인사생활관련은 30 년 ) 공개ㆍ열람을제한하도록대통령이 지정한기록물 세부유형 군사 외교 통일에관한비밀기록물로서공개될경우국가안전보장에중대한위험을초래할수있는기록물 대내외경제정책이나무역거래및재정에관한기록물로서공개될경우국민경제의안정을저해할수있는기록물 정무직공무원등의인사에관한기록물 개인의사생활에관한기록물로서공개될경우개인및관계인의생명 신체 재산및명예에침해가발생할우려가있는기록물 대통령과보좌 자문기관사이, 보좌기관과자문기관사이, 보좌기관사이또는자문기관사이의의사소통기록물로서공개가부적절한기록물 대통령의정치적견해나입장을표현한기록물로서공개될경우정치적혼란을불러일으킬우려가있는기록물 * 대통령기록물관리법 제 17 조 비밀기록물 내용이누설되는경우국가안전보장에유해로운결과를초래할우려가있는국가 기밀로서비밀로분류된기록물 등급구분 Ⅰ 급비밀 : 누설되는경우대한민국과외교관계가단절되고전쟁을유발하며, 국가의방위계획 정보활동및국가방위상필요불가결한과학과기술의개발을위태롭게하는등의우려가있는비밀 Ⅱ 급비밀 : 누설되는경우국가안전보장에막대한지장을초래할우려가있는비밀 Ⅲ 급비밀 : 누설되는경우국가안전보장에손해를끼칠우려가있는비밀 * 보안업무규정 제 4 조 대통령기록물생산기관업무 매뉴얼 81

82 Ⅱ 업무처리방법 1 지정기록물의관리 지정절차처리과는지정대상기록물별목록 ( 건단위원칙 ), 지정여부및보호기간지정에대한의견을첨부하여관할기록관으로이관관할기록관에서는처리과의의견취합ㆍ검토후대통령께재가상신 대통령비서실이외기관은대통령비서실기록관과지정절차협의 제도전반에대한문의는대통령기록관연구서비스과와협의 이관대통령기록물생산기관의장은대통령임기종료 6개월전부터이관대상기록물의확인, 목록작성및정리등이관준비이관시철저한보안조치필요 전자기록물의경우, 암호화절차를거쳐별도의저장장치에저장하여특수이관상자에담아봉인후이관 비전자기록물의경우, 이관상자에넣어봉인후이관 기록물인계인수시재가받은문서및목록확인필요 ( 지정사유, 보호기간, 보존기간등필히기재 ) 이관목록작성서식 ( 안 ) 일련번호 생산부서명 단위과제 ( 단위업무 ) 명 철명건명생산년도 지정정보 지정사유 * 보호기간 ** 보존기간 비밀정보 비밀등급 보호기간 이관기록물형태쪽수상자번호 * 지정사유는 대통령기록물관리법 제 17 조제 1 항의각호중해당호수기재 ( 재가사항 ) ** 지정보호기간은대통령지정기록물로서의보호기간기재 ( 재가사항 ) 82

83 Presidential Archives 2 비밀기록물의관리 생산비밀기록물생산시 보안업무규정 및 공공기록물관리법 에따라비밀등급ㆍ보호기간 ( 예고문 ) ㆍ보존기간등을반드시책정 보존기간은기록물철또는건단위로책정하되, 보호기간이상으로책정해야함 관리비밀기록물생산후비밀관리기록부 ( 보안업무규정시행규칙 서식9) 에등록ㆍ관리 비밀의작성 ( 비밀등급, 예고문, 관리번호 ) ㆍ재분류 ( 등급변경, 해제, 파기 ) ㆍ수발 ( 영수증, 수령자확인 ) 등에관한일체의관리사항기재 1 급비밀관리기록부는따로작성ㆍ비치 비밀의전반적인관리에대해서는 보안업무규정시행규칙 제 6 절 ( 비밀의보관 및보안, 제 26 조내지제 44 조 ) 참조 유의사항 기록관리기준표의단위과제에비밀관련내용이포함되어있는경우, 비밀로지정하여관리해야함 대외주의, 요보안, 비 ( 秘 ), 엄비등 보안업무규정 외표시는비밀아님 대통령기록물생산기관업무 매뉴얼 83

84 생산현황통보기록관은처리과의전년도비밀기록물생산현황을취합하여대통령기록관으로생산현황을통보해야함 ( 매년 8월 31일까지 ) 기록관미설치기관은대통령비서실기록관에서취합 서식은비밀등급별로구분하여작성하며, 일반기록물과별도시트로작성 비밀기록물의생산현황통보서식 ( 안 ) 일련번호 1 급 2 급 3 급 구분전자기록물비전자기록물 생산및관리부서명기능명 위민시스템 시스템생산기록물 온나라시스템 신전자문서시스템 개별업무시스템 전자매체수량 CD DVD 기타 전자매체별저장기록물 박물및선물류 시청각류 전자매체별기록물저장수량문서간행물기타오디오영상종이행정기록물박물선물상징물인화사진필름테이프테이프전자시청각기타시청각류문서간행물사진 이미지음성동영상 철건철건철건종개개건권건건건권종건점점점장롤개개개개개개개 총계 이관제5장 Ⅲ(p.59) 의매체별이관방법을준용전자기록물은암호화절차를거쳐별도의저장장치에저장하여특수이관상자에담아봉인후이관비전자적인형태로생산된기록물은봉인된봉투 ( 박스 ) 에건별로담아이관 이관목록작성서식 ( 안 ) 일련번호 생산부서명 단위과제 ( 단위업무 ) 명 철명건명생산년도 비밀정보 비밀등급 보호기간 보존기간 기록물형태 쪽수 이관상자번호 84

85 대통령기록물생산기관업무매뉴얼 제 9 장 대통령기록물의폐기 I. 일반사항 86 II. 업무처리방법 87

86 Ⅰ 일반사항 1 근거법령 대통령기록물관리법 제11조 ( 이관 ) - 시행령제5조 ( 이관시기 ) 대통령기록물관리법 제13조 ( 폐기 ) - 시행령제7조 ( 폐기절차등 ) 대통령기록물관리법 제14조 ( 무단파기ㆍ반출등의금지 ) 공공기록물관리법 제27조 ( 기록물의폐기 ) - 시행령제43조 ( 기록관및특수기록관소관기록물평가및폐기 ) - 시행령제53조 ( 영구기록물관리기관의기록물평가및폐기 ) - 시행령제54조 ( 기록물평가심의회 ) - 시행규칙제35조 ( 기록물평가심의서 ) 공공기록물관리법 제18조 ( 기록물의등록ㆍ분류ㆍ편철등 ) 공공기록물관리법 제19조 ( 기록물의관리등 ) 2 폐기권한 대통령기록물을폐기할경우에는반드시 대통령기록물관리법 에서정한절차에따라대통령기록관리전문위원회에서 폐기로심의결정 된경우에한하며, 누구든지대통령기록물을무단으로파기ㆍ손상ㆍ은닉ㆍ멸실또는유출하거나국외로반출해서는안됨 ( 대통령기록물관리법 제14조) 86

87 Presidential Archives Ⅱ 업무처리방법 1 업무처리흐름도 대통령기록물생산기관 대통령기록물생산기관의기록관 대통령기록관 보존기간의기산일로부터 2 년의범위내에서기록물철단위로기록관으로이관 - 폐기대상목록작성 - 폐기대상목록에대한전문요원의심사 - 생산부서의의견조회 - 실무회의개최 - 위원회심의결정 폐기집행 10 일이상고시 ( 관보또는정보통신망 ) 기록관설치가곤란한대통령기록물생산기관은대통령비서실기록관이당해기관의대통령기록물 수집ㆍ관리ㆍ활용및폐기업무를수행함 ( 대통령기록물관리법제 9 조 ) 2 기관별세부절차및조치사항 대통령기록물생산기관 ( 처리과 ) 대통령기록물관리법 제11조, 시행령제5조에따라처리과는기록물을보존기간의기산일로부터 2년의범위내에서보관한후기록물철단위로관할기록관으로이관업무관리시스템으로생산된기록물은매1년단위로이관 대통령기록물생산기관의기록관 기록물을폐기하려는경우에는폐기대상목록작성 대통령기록물생산기관업무 매뉴얼 87

88 폐기대상목록작성서식및작성예시 1 기록물철분류번호 2 생산연도 3 기록물철제목 4 보존기간 5 보존기간만료일 6 기록물철별주요내용 7 수량 8 생산부서 기관명 : 작성자 : 작성일 : 9 처리부서의견 10 사유 11 전문요원심사의견 ZZ (1) 2000 공람처리서류관리철 1 년 과 2000 년공람된문서내역 과폐기 보존기간만료 폐기 단순공람서류로보존기간 1 년이적당하며보존기간만료가되었으므로폐기가능 작성방법 폐기대상목록은다음의내용을엑셀파일로작성함 대통령기록물생산기관의폐기일경우 - 대통령기록물생산기관 ( 처리과 ) 기재항목 : 대통령기록물생산기관 ( 기록관 ) 기재항목 : 1 7, 11 1 기록물철분류번호 : 시스템구분, 처리과기관코드, 단위과제, 식별번호및기록물철식별번호로구성 2 생산년도 : 네자리숫자 3 기록물철제목 : 해당기록물철명을기재하되, 담당처리과명도함께기재 4 보존기간 : 기록물철의보존기간 5 보존기간만료일 : 보존기간이경과되는연월일 6 기록물철별주요내용 : 해당기록물철에포함된주요내용 7 수량 : 기록물철의수량을숫자로기재 8 생산부서 : 해당기록물철의생산부서 ( 처리과 ) 9 처리과의견 : 처리과담당자의폐기의견기재 ( 폐기또는보류 ) 10 사유 : 폐기또는보류에대한처리과의견 11 전문요원심사의견 : 대통령기록물생산기관기록관의기록물관리전문요원의심사의견과구체적내용 88

89 Presidential Archives 기록관기록물관리전문요원의사전심사및검토의견반영폐기대상목록에의거생산부서에대한의견조회실시기록물관리전문요원의심사, 생산부서의의견조회후폐기하려는날로부터 60일전까지대통령기록관의장에게심의를요청 ( 폐기대상목록제출 ) 대통령기록관실무검토회의개최 대통령기록물생산기관의기록관으로부터접수된폐기대상목록에대해대통령기록관실무회의를개최하여폐기대상기록물에대한검토대통령기록관리전문위원회개최 실무회의를거친최종 ( 안 ) 을위원회에상정 위원회의심의ㆍ의결을거쳐 폐기또는보류 로최종심의심의결정된사항은폐기목록접수일로부터 50일이내에기록관 ( 대통령기록물생산기관의장 ) 으로통보 대통령기록물생산기관의기록관대통령기록물생산기관의장은폐기가결정된대통령기록물의목록을지체없이관보또는정보통신망에 10일이상고시대통령기록물생산기관의기록물관리전문요원은대통령기록관리전문위원회의심의결정에따라 폐기또는보류 로구분하여처리하되, 폐기로결정된기록물은폐기하고, 보류로결정된기록물은대통령임기만료후대통령기록관으로이관폐기집행완료통보 대통령기록물생산기관 ( 기록관 ) 대통령기록관 대통령기록물생산기관업무 매뉴얼 89

90 3 폐기집행 비전자기록물 비전자기록물폐기집행흐름도 대통령기록물생산기관 ( 기록관 ) 대행기관 폐기스케줄작성 다행기관선정 반출요청 인계, 인수 폐기대상기록물서고출고 실물및목록대조확인 인계인수서작성 인계인수 PAMS 에반영 완료보고 ( 기관장 ) 폐기집행결과통보 페기집행 ( 담당자입회 ) 비전자기록물폐기시과정별세부조치사항 ❶ 폐기집행추진계획수립 ( 기록관 ) 대행기관섭외및선정 폐기담당자지정 기록물별폐기의종류및폐기방법검토 폐기장소로폐기대상기록물운송방법검토 ❷ 폐기대상기록물서고출고 대통령기록관리전문위원회심의결정에따라 ( 폐기결정시 ) 기록관의기록물관리전문요원은폐기대상기록물을서고에서출고하여안전한장소에임시보관 폐기장소로이동시반드시유개차량이용등보안관리철저 이동시대통령기록물생산기관담당자탑승및인솔 90

91 Presidential Archives ❸ 폐기실행 대통령기록물생산기관기록관의기록물관리전문요원은무단유출또는불완전파기등폐기에대한전과정을확인ㆍ감독 비전자기록물의경우기록물의종류별폐기방법및요령을철저히준수하여폐기집행 ❹ 폐기완료통보 기록관은폐기집행후대통령기록관의장에게폐기완료통보 전자기록물 전자기록물폐기집행흐름도 구분 전자기록물폐기집행 대통령기록물생산기관기록관 폐기집행확정대상목록선정 폐기집행계획수립 원본과이중보존매체위치정보확인 기관장에게완료보고 원본 / 복제본파기 폐기대상기록물폐기집행 폐기집행결과등록 목록삭제및검색불가상태확인 전자기록물폐기시과정별세부조치사항 ❶ 폐기집행추진계획수립 ( 기록관 ) 폐기담당자지정 생산기관기록관리시스템에대한검토 ❷ 폐기대상기록물위치정보확인 시스템관리자와폐기담당자는원본과이중보존매체의위치정보를확인 ❸ 폐기실행 전자적으로생산된기록물은저장장치에서복원할수없도록삭제해야함 대통령기록물생산기관업무 매뉴얼 91

92 정보시스템의저장자료를삭제하는경우, 국가정보보안기본지침 제39조제3항의규정에의한정보시스템저장매체수록자료의삭제방법과세부처리절차에따름 폐기대상기록물이외의기록물을임시저장매체에복사하여임시보존 ( 임시저장매체복사 재수록요청 보존포맷변환 ) 후, 폐기대상기록물을삭제해야함 대통령기록물생산기관기록관의기록물관리전문요원은시스템상에서폐기목록삭제및검색불가상태반드시확인 ❹ 폐기완료통보 대통령기록관의장에게폐기완료통보 92

93 Presidential Archives 기록물폐기방법 유형종류방법 파쇄 기록물세절시보안은종이가얼마나잘세절되는가에달려있으므로, 민감한기록은교차세절을통해내용판독이불가능하도록해야함 종이기록물 용해 소각 용해된종이는섬유구성분을감소시키므로, 제대로처리하면매우안전한폐기방법가급적파쇄나용해가불가능할경우에만사용해야함해당지역의소각제한사항에위배되지않도록소각해야함 주의 : 매장은기록물이즉각폐기되지않고부서지는데수개월또는몇년이소요되므로적절한폐기방법이아님 마그네틱매체 마그네틱매체에저장된기록물은강한자기장에노출시킴으로써 전부삭제 할수있으며, 안전한폐기를위해서는마그네틱매체를 재포맷해야함. 기록물의백업복사본역시폐기되어야함 전자 / 마그네틱매체 광매체 하드드라이브 광매체에수록된기록물은절단, 압착, 기타다른방법으로폐기할수있음. 재사용가능한광디스크는폐기또는재생되기전에재포맷되어야함개인용컴퓨터와서버의하드드라이브는컴퓨터가폐기전에재포맷되어져야함 주의 : 플로피디스크, RW 광디스크, 하드디스크와같은전자적매체는정보가발견될수있으므로단순히파일삭제만해서는안됨. 비전자매체 비디오, 영화촬영필름, 마이크로폼 ( 마이크로필름, 피시, 천공카드, X-ray) 은세절, 절단, 압착또는화학적재생등으로폐기할수있음. 국가기록원. 기록물폐기기준및절차 대통령기록물생산기관업무 매뉴얼 93

94 정보시스템저장매체ㆍ자료별삭제방법 저장자료민감자료비밀자료공개자료저장매체 ( 개인정보등 ) ( 대외비포함 ) 플로피디스크가가가 광디스크 (CD ㆍ DVD 등 ) 가가가 자기테이프가ㆍ나중택일가ㆍ나중택일가 반도체메모리 (EEPROM 등 ) 가ㆍ다중택일가ㆍ다중택일가ㆍ다중택일 완전포맷이되지않는저장매체는가방법사용 하드디스크라가ㆍ나ㆍ다중택일가ㆍ나중택일 가 : 완전파괴 ( 소각ㆍ파쇄ㆍ용해 ) - 비밀이저장된플로피디스켓ㆍ광디스크파쇄시에는파쇄조각의크기가 0.25mm 이하가되도록조치 나 : 전용소자 ( 消磁 ) 장비이용저장자료삭제 - 소자장비는반드시저장매체의자기력 ( 磁氣力 ) 보다큰자기력보유 다 : 완전포맷 3 회수행 - 저장매체전체를 난수 ㆍ 0 ㆍ 1 로각각중복저장하는방식으로삭제 라 : 완전포맷 1 회수행 - 저장매체전체를 난수 로중복저장하는방식으로삭제 국가정보보안기본지침 제 39 조제 3 항 94

95 대통령기록물생산기관업무매뉴얼 부록 1. 대통령기록물관리에관한법률및시행령 보존기간책정기준 115 처리과공통업무보존기간표 기관공통업무보존기간표 대통령기록물고유업무보존기간책정기준예시 3. 기록관시설ㆍ장비및환경기준 업무별역할및책임총괄표 대통령기록관조직도및연락처 133

96 부록 1 대통령기록물관리에관한법률및시행령 대통령기록물관리에관한법률 대통령기록물관리에관한법률시행령 제1조 ( 목적 ) 제1조 ( 목적 ) 제2조 ( 정의 ) 제2조 ( 대통령기록관리전문위원회의운영 ) 96

97 Presidential Archives 대통령기록물관리에관한법률 제3조 ( 소유권 ) 제4조 ( 다른법률과의관계 ) 대통령기록물관리에관한법률시행령 대통령기록물생산기관업무 매뉴얼 97

98 대통령기록물관리에관한법률 대통령기록물관리에관한법률시행령 제5조 ( 대통령기록관리전문위원회 ) 제2조 ( 대통령기록관리전문위원회의운영 ) 98

99 Presidential Archives 대통령기록물관리에관한법률 제6조 ( 위원의정치적중립성유지등 ) 대통령기록물관리에관한법률시행령 제7조 ( 생산ㆍ관리원칙 ) 제8조 ( 전자적생산ㆍ관리 ) 대통령기록물생산기관업무 매뉴얼 99

100 대통령기록물관리에관한법률 대통령기록물관리에관한법률시행령 제9조 ( 대통령기록물생산기관의기록관 ) 제2조 ( 대통령기록관리전문위원회의운영 ) 100

101 Presidential Archives 대통령기록물관리에관한법률대통령기록물관리에관한법률시행령 제3조 ( 기록관의설치 ) 제10조 ( 생산현황의통보 ) 제4조 ( 생산현황의통보시기및방법 ) 대통령기록물생산기관업무 매뉴얼 101

102 대통령기록물관리에관한법률 대통령기록물관리에관한법률시행령 제11조 ( 이관 ) 제5조 ( 이관시기 ) 102

103 Presidential Archives 대통령기록물관리에관한법률대통령기록물관리에관한법률시행령 제6조 ( 대통령경호관련기록물의이관시기연장등 ) 제12조 ( 대통령기록관의운영사항등 ) 대통령기록물생산기관업무 매뉴얼 103

104 대통령기록물관리에관한법률대통령기록물관리에관한법률시행령 제12조 ( 회수 ) 제13조 ( 폐기 ) 제7조 ( 폐기절차등 ) 104

105 Presidential Archives 대통령기록물관리에관한법률 대통령기록물관리에관한법률시행령 제14조 ( 무단파기ㆍ반출등의금지 ) 제15조 ( 보안및재난대책 ) 제8조 ( 보안및재난대책의수립ㆍ시행 ) 제16조 ( 공개 ) 대통령기록물생산기관업무 매뉴얼 105

106 대통령기록물관리에관한법률 대통령기록물관리에관한법률시행령 제17조 ( 대통령지정기록물의보호 ) 제9조 ( 대통령지정기록물의지정절차등 ) 제10조 ( 대통령지정기록물의열람등의방법과 절차 ) 106

107 Presidential Archives 대통령기록물관리에관한법률대통령기록물관리에관한법률시행령 제18조 ( 전직대통령에의한열람 ) 제10조의2( 전직대통령의방문열람 ) 대통령기록물생산기관업무 매뉴얼 107

108 대통령기록물관리에관한법률 대통령기록물관리에관한법률시행령 제10조의3( 전직대통령의온라인열람 ) 108

109 Presidential Archives 대통령기록물관리에관한법률대통령기록물관리에관한법률시행령 제19조 ( 대통령지정기록물의누설등의금지 ) 제20조 ( 비밀기록물의재분류 ) 제11조 ( 비밀기록물의해제및보호기간의연장 등 ) 대통령기록물생산기관업무 매뉴얼 109

110 대통령기록물관리에관한법률 대통령기록물관리에관한법률시행령 제 21 조 ( 대통령기록관의설치 ) 110

111 Presidential Archives 대통령기록물관리에관한법률대통령기록물관리에관한법률시행령 제22조 ( 대통령기록관의기능 ) 제23조 ( 대통령기록관의장 ) 제24조 ( 대통령기록관의운영 ) 제12조 ( 대통령기록관의운영사항등 ) 대통령기록물생산기관업무 매뉴얼 111

112 대통령기록물관리에관한법률 대통령기록물관리에관한법률시행령 제25조 ( 개별대통령기록관의설치등 ) 제13조 ( 개별대통령기록관시설의건립기준등 ) 112

113 Presidential Archives 대통령기록물관리에관한법률 대통령기록물관리에관한법률시행령 제26조 ( 개인기록물의수집ㆍ관리 ) 제14조 ( 개인기록물의보상기준 ) 제27조 제28조 ( 연구활동등지원 ) 제29조 ( 벌칙적용에서의공무원의제 ) 대통령기록물생산기관업무 매뉴얼 113

114 대통령기록물관리에관한법률 대통령기록물관리에관한법률시행령 제30조 ( 벌칙 ) 114

115 Presidential Archives 부록 2 보존기간책정기준 처리과공통업무보존기간표 국가기록원. 단위과제보존기간책정ㆍ조정지침 중기능소기능 단위과제명 보존기간 단위과제별해당업무설명 처리과공통 서무업무 3 년 처리과 ( 팀 ) 내일반업무관리를수행하는업무로, 과 ( 팀 ) 직원들에대한지시사항, 업무연락, 행사참가등에관련되는업무와업무유관기관및각실국과의업무협조및연락등을수시반복하는집행업무. 부서내의일반서무업무, 협조업무등일상적인업무수행과정에서생산혹은접수한문서로업무참조목적으로 3 년보존 사무분장 5 년 처리과 ( 팀 ) 에분장된사무를개인수준으로분장하는사항으로개인별수행업무를명확히나타낼수있는업무임. 개인별수행업무에대한책임규명및성과관리등에필요한자료이 5 년간보존 서무 인사업무 국회관련업무관리 3년 3년 근무성적평정등과같은처리과 ( 팀 ) 단위로진행되는일상적인인사관리와관련된업무. 처리과 ( 팀 ) 단위에서생산되는기초적인자료성격의기록물로 3 년간보존함. 처리과 ( 팀 ) 급기관으로공무원임용령제 5 조의규정에의한공무원임용권의위임에의하여진행되는인사업무는이에해당하지않음. 국회관련업무및국정감사관련질의서및답변서등을정리하고처리과 ( 팀 ) 수준의의견을제출하는업무로, 국실단위혹은상급기관에서의공식적인기록물을생산하기위한기초자료성격이므로 3 년간보존함. 복무관리 ( 복무제도운영 ) 1 년 처리과 ( 팀 ) 수준에서진행되는직무와관련된시간외근무및출장명령, 휴가계획취합및제출, 당직명령등의업무. 연단위로반복되는업무로 1 년보존함 을지훈련 3 년 처리과 ( 팀 ) 수준에서비상대비정부연습과관련된메시지의접수, 처리결과보고등의업무. 매년반복되는업무이나, 비상대비업무에대한참고목적으로 3 간보존함. 비상대비자원관리법등에의하여특정부처에서수행하여야하는기관고유성비상대비업무는이에해당하지않음 각종통계, 자료관리 5 년 처리과 ( 팀 ) 에서관리하는일상적인업무참고용각종통계및자료관리에관한업무. 처리과업무수행에참고목적으로보관하므로 5 년간보존함. 국가혹은지역사회의주요부문통계를주관하는부처나 대통령기록물생산기관업무 매뉴얼 115

116 중기능소기능 단위과제명 보존기간 단위과제별해당업무설명 처리과 ( 팀 ) 의해당통계는이에해당하지않으며, 이통계및관련자료는해당단위과제의보존기간동안보존함. 지도감사 감사수감및결과조치 5 년 중앙이나감사기관의감사등에따른관련자료작성및수감등에관해처리과 ( 팀 ) 에서수행하는업무. 처리과 ( 팀 ) 에서수행한감사업무전반을기록한것이지만, 관련제반기록을기획주무부서에서통합관리하므로장기간보존이필요치않고, 향후처리과 ( 팀 ) 업무계획수립에참고하기위해 5 년보존 기록관리 기록물관리 기록물보존업무처리기준표관리 5 년 10 년 물품 관리물품관리 5년 민원관리 민원업무처리 10 년 처리과 ( 팀 ) 에서생산, 접수한기록을관리하는업무. 생산 ( 접수 ) 기록의등록, 매년실시하는기록물정리, 기록관이관등처리과에서진행되는제반기록관리업무. 국가적으로관리가필요한기록물의기본적인근거자료가만들어지는과정에관한업무이나, 기관단위기록관등에서취합자료가만들어지므로 5년간보존함 업무에기반한기록물관리를위한소기능 단위과제등록및폐지등의업무로, 처리과 ( 팀 ) 의분장사무혹은담당업무의변화 수행업무의변화등을관리하는업무. 기관단위의기록관에서취합하여최종기록물이생산되고있으므로, 처리과 ( 팀 ) 업무참조등을목적으로 10 년간보존 물품관리법제 33 조및동법시행령제 38 조규정에의거, 처리과 ( 팀 ) 물품운용관이보유하고있는각종물품및시설에대하여효율적으로운용관리하고물품취득, 사용, 보관, 처분등을명확하게하기위한업무. 2 년마다정기적으로실시하는재물조사에근거가되는기록으로 2-3 년만참고활용하면되지만, 회계관련기록이므로감사에대비하여 5 년보존 처리과 ( 팀 ) 의행정처분에대한이의제기, 법규또는제도개선등을요구하는민원에대한대응업무. 해당내용은향후정책추진및개발에영향을끼침. 민원기록으로업무참조및관련민원인에대한업무수행증빙목적으로 10 년보존 예산회계 예산편성및집행 5 년 처리과내세입세출예산편성및기획에관한예산업무로서총무과혹은행정과에제출하는예산자료를생산하고배당된예산중처리과수준의일상적인업무추진비를집행하는데관련된업무. 향후예산편성및지출에관한자료로자주열람되며, 회계감사에대비하여 5 년보존함. 처리과단위의주요사업집행을위한예산사항은관련단위과제의보존기간동안보존하여야함 보안관리 보안일반 3 년 처리과의비밀업무에속하는사항이아니고, 일반적인보안사항을점검관리하는단순반복적인업무. 처리과의일반적인보안사항점검관리에관한기록으로장기보존의가치는적으며업무참조상 3 년보존 비밀관리영구 1 급, 2, 3 급비밀및대외비의작성, 접수, 발송, 건명, 사본번호, 재 116

117 Presidential Archives 중기능소기능 단위과제명 보존기간 단위과제별해당업무설명 분류, 이송, 이관, 인계인수등비밀기록에관련된사항일체를유지관리하는업무로그내용이누설되는경우국가안전보장에유해한결과를초래할우려가있으므로철저한보안유지가요구되는업무. 보안업무규정시행규칙제 68 조에따르면 5 년보존이지만, 비밀기록의비밀해제에따른재분류등에대비해야하므로영구보존 부서장업무 부서장업무 10 년 공공기관의기록물관리에관한법률시행령제 ** 조등의규정에의한국가적관리가필요한주요직위자의업무와관련된메모, 일정, 방문객관리, 대화록, 민원처리, 행사참가연설문, 기고문등과관련된기록물은관련규정에따라 " 영구 " 보존하여야하며, 이를제외한일반적인처리과 ( 팀 ), 국실부서장과관련된위사항은 5 년간보존함 업무계획 ( 보고 ) 및평가 과제및성과관리 5 년 처리과 ( 팀 ) 에서수행하는업무전반에대한평가및특정사업에대한성과관리와이를위한해당사업에대한보고등에관한업무로, 과수행업무의분장, 계획수립및추진, 실적점검등이포함되며, 특정시기의공공기관업무추진의방향성을알려주는혁신과제, 국정, 시책과제등의수행과관련한처리과 ( 팀 ) 단위의기초적인과제및성과관리를관리하기위한업무. 처리과 ( 팀 ) 업무전반에대한평가및성과관리는매년이루어지며특정중요사업에대한평가관련기록도기획주무부서에서통합관리하므로장기간보존이필요치않고, 향후처리과 ( 팀 ) 업무수행참고를위해 5년보존 업무협조 3 년 대내외적인업무협조사항으로, 행정업무의효율적운영에관한규정 ( 구, 사무관리규정 ) 사무관리규정에의한업무협조를포함한다. 협조업무차원에서일상적으로반복되는업무에관한기록으로 3 년간보존. 다만다른기관의요구에의한업무협조와관련하여, 다른법령등에별도의보존기간이규정된경우에는이에따름 정부업무평가 5 년 처리과 ( 팀 ) 수준에서정부업무평가에대한보고서작성등의업무로, 기관의기획주무부서에서생산되는기관의공식적인정부업무평가기록은제외한다. 처리과수준의초안으로장기보존의필요는없어 5년보존함 업무계획및보고 5 년 처리과 ( 팀 ) 업무전반에대한기획및특정사업에대한기획, 해당사업에대한보고등에관한업무로, 과업무의분장, 계획수립및추진, 실적점검등이포함되는처리과수준의주요업무임. 처리과 ( 팀 ) 업무전반에대한기획및평가는매년이루어지며특정중요사업에대한기획평가기록은기획주무부서에서통합관리하므로장기간보존이필요치않고, 향후처리과 ( 팀 ) 업무수행참고를위해 5 년보존함. 처리과 ( 팀 ) 이주관하는각각의주요사업에관한업무계획보고등은해당하는단위과제의보존기간동안보존하여야함 대통령기록물생산기관업무 매뉴얼 117

118 기관공통업무보존기간표 영역분류소기능단위과제명보존기간 감사 개인정보보호 감사일반 공직자비위직무감찰 감사원감사결과처리 부패방지추진 공직자윤리관리 소속공무원재산등록 지도방문 진정및비리신고처리 개인정보보호 국가기록원. 단위과제보존기간책정ㆍ조정지침 부내종합감사부내부분감사감사이의신청감사대행명령감사카드본부및소속기관일상감사본부및소속기관, 산하단체자체감사부내감사결과처리감사계획수립감사업무지원사정기관이첩자료조사처리기강감사기동감찰반운영장. 차관지시사항처리정보수집및분석특별감사청와대조사요구사항처리기획감찰계획수립및실시감사원처분요구사항처리감사원처분요구사항재심의청구감사원대행감사및위탁감사공직기강확립추진및평가부패방지대책추진국가청렴위원회협력공직자행동강령비위면직자취업제한선물신고 퇴직공직자취업제한 영구 5년 5년 5년 5년 5년 5년 5년 5년영구준영구 5년 5년 5년 30년 10 년 재산등록심사및결과조치 10 년 재산등록의무자및등록서류관리 지도방문 지도방문조정심의회운영 공무원부조리신고창구운영공직자전용비리신고방운영진정민원조사처리개인정보수집계획수립및시행개인정보화일관리개인정보화일대장 ( 목록집 ) 개인정보보안조치개인정보보호지도점검입출력자료관리대장처리정보관리 30 년 5 년 3 년 30년준영구 3년 5년 5년 118

119 Presidential Archives 영역분류 소기능 단위과제명 보존기간 국고수입징수및관리 세입세출외출납업무 5년 수입대체경비초과승인 관리 예비비관리 30년 예산낭비사례발굴 조치 예산배정 5년 예산집행 예산절약성과금지급 5년이. 전용 5년 이월 5년 이체 5년 재정집행상황관리 정책연구비및기관공통경비관리 5년 지출실적통계관리및보고 5년 예산 지출원인행위 5년기본사업비예산안편성 세입예산안편성 신규주요사업비편성 예산안관련당정협의및예산심사관련국회대응 예산안편성 예산편성관련관련부처대응 5년 예산편성지침관리및주요사업비예산편성 인건비예산안편성 전시예산안편성 추경예산안편성 사전재원배분 예산성과관리제도운영 30년 재정혁신관리 중기재정운영계획수립 예산수반법령제. 개정협의 프로그램예산체계로의변경 5년 결산및결산지원 ( 분리 ) 결산 결산보고 결산보고서작성및보고 지출결산및수시보고 관서운영비교부 집행 5년 세입관리 세입세출외현금관리 자금관리 지출. 회계관리지출관리 회계채권관리준영구 회계검사및결산 준영구 회계직공무원관리 5년 Nafis시스템운영 예산집행현황조회서비스제공 5년지출원인행위등재및지출결의등의요청 5년 계약관리 30년 서류작성및각종법령상담지도 계약 계약관리 우선구매 일반집행 5년 계약정보관리 30년 대통령기록물생산기관업무 매뉴얼 119

120 영역분류소기능단위과제명보존기간 국회 기획 국정감사대응 국회대응 각종공약. 지시사항의관리 국제교류 목표관리 부내위원회및산하기관의현황관리 비영리법인관리 업무계획수립 정부업무평가 정책 업무조정 국정감사수감 국정감사후속조치 국회대응보고당정업무협조및협의대정부질문대응법안심사요구자료처리대통령지시사항관리국무총리지시사항관리장관및기타기관장지시사항관리국제교류협력일반 국제행사유치및개최 양자간교류협력협정체결 외국주최행사참가 외국과의실무회의 외국과의장관급회의 외국투자유치 해외투자 목표관리일반 목표관리제운영 자체평가위원회관리정부산하기관경영평가관리정부산하기관경영혁신관리정책자문위원회관리비영리법인등록관리비영리법인지도감독 국회업무보고작성 연간업무계획수립 월간업무계획수립 장기업무계획 장차관이취임준비 주간업무계획수립 주요현안보고작성 중기업무계획 과제평가 ( 특정과제, 자체평가, 소속기관평가 ) 자체평가계획수립 자체평가위원회운영 주요정책평가실시 자체평가에대한재평가 평가결과시정조치 부서간업무협조 조정 정책의제관리시스템운영 정책조정회의운영 10 년 10 년 5년 5년 3년영구영구 5년 준영구 영구 10 년 10 년 영구 영구 영구 3 년 10 년 영구 5년 준영구 영구 영구 5 년 30 년 3 년 3 년 10 년 10 년 영구 10 년 10 년 30 년 30 년 10 년 5 년 10 년 10 년 120

121 Presidential Archives 영역분류소기능단위과제명보존기간 민원 법무 통계 백서및통계연보발간 회의관리 고객관리 부내민원업무총괄 규제심사및관리 법령서비스제공 법령제개정 법령안심사 법무일반 통계기준통계자료관리통계자료분석통계조사통계조사결과통계조정통계간행물관리 영구준영구준영구 영구 백서발간영구 통계연보발간 기관장주재회의운영 ( 회의록관리를포함할경우 ) 위원회운영 ( 회의록관리를포함할경우 ) 주요간부회의운영 ( 회의록관리를포함할경우 ) 고객만족도조사 고객만족전략수립 고객친절도향상추진 민원사항발굴및조치 ( 민원이될만한사항을미리발굴및조치 ) 고충민원고충처리권고다수인관련민원관리민원사무편람및처리기준표관리민원실운영민원조정위원회민원처리부내민원업무총괄관리복합민원처리 행정규제심사 규제신설및등록 규제재검토 행정규제정비 법령상담및질의회신 ( 중요사항 ) 법령정보서비스제공 국무 차관회의안건검토및자료지원국회정당대응법령및조약공포법령제개정하위법령정비훈령및예규집발간 우리기관소관법령안심사 정부입법계획수립 타부처소관법령안협의 고시및공고관리 법령원본관리 영구 영구영구영구 10 년 5 년 10 년 5년 5년 10 년 준영구 10 년 5 년 30 년 3 년 영구영구영구 영구 10 년 10 년 영구 영구 대통령기록물생산기관업무 매뉴얼 121

122 영역분류소기능단위과제명보존기간 비상계획 비서업무 성과관리 행정심판및소송업무 비상대비계획수립 소송수행행정소송판결문행정심판행정심판위원회운영헌법소원 헌법재판 산하기관비상대비계획점검 조정비상근무관리 5년영구준영구 5년영구 영구 5년 3년 정부연습실시을지연습계획수립및실시 10 년 직장예비군및민방위편성운영 충무계획수립 기관장보좌 부내업무관리시스템구축 운영 부내통합행정혁신추진의관리 조정 성과관리기획 민방위교육훈련 민방위자원관리 민방위조직관리 민방위업무집행계획수립 직장민방위편성운영 직장예비군편성운영 예비군교육훈련 예비군자원관리 예비군조직관리 방위협의회운영 예비군육성지원계획 자체충무계획및응전자유화집행계획수립 정부기관소산및이동계획수립 충무계획 ( 충무기본계획안 충무집행계획 ) 수립및검토 승인 국민등의견수렴국회및당정협의업무대내외방문객관리대내외일정관리소관분야자료수집및업무보좌연설, 훈시자료작성장관지시사항연구검토주요정책과제조정협의 정부업무관리시스템구축 운영 고객관리시스템구축 운영 성과관리시스템구축 운영 부내성과관리계획수립. 운영 성과관리및평가규정제정. 운영 성과관리매뉴얼개발및교육. 보급 성과와보상연계방안수립 성과지표개발관리 5 년 10 년 준영구 10 년 5 년 5 년 5 년 10 년 준영구 5 년 10 년 10 년 30 년 10 년 영구영구영구 영구 5년영구 30 년 30 년 30 년 10 년 10 년 5 년 5 년 10 년 업무처리절차개선업무처리절차분석및업무처리과표준화 30 년 122

123 Presidential Archives 영역분류소기능단위과제명보존기간 의사 ( 議事 ) 의전 인사관리 재난재해 회의관리 부내의전및행사 교육훈련 인사운영 재난재해관리 회의운영기타 의사일정및회의운영 회의록관리부내의전장. 차관이 취임교무교육훈련일반교재편찬비전임교관관리국내훈련국외훈련위탁교육학생관리개인별인사기록관리인사관리서류관리전자인사관리시스템구축 운영겸임겸직공무국외여행허가공무원채용공익근무요원관리기관공적심의회운영근무평정성과계약평가능력발전다면평가상훈관리성과관리소청승진강임시험인사발령원본인사발령통보일용직인사관리전직전보징계퇴직파견휴직복직 PPSS관리재난관리 재해관리 재난재해복구 재난재해예방 재난재해조직관리 특정관리대상시설관리 3 년 5 년 영구 3년 5년 5년 3년 5년 5년 5년 3년준영구준영구준영구 3년 준영구 5년 5년 5년 5년 5년 30년 5년 30년 영구 3년 30년 3년 30년 5년 5년 3년 10 년 10 년 10 년 10 년 준영구 대통령기록물생산기관업무 매뉴얼 123

124 영역분류소기능단위과제명보존기간 정보공개 청사관리 행정관리 행정정보화 부내행정정보공개운영 청사관리 부내혁신추진및평가 업무추진방식개선 조직진단및관리 중앙행정권한지방이양 직원혁신마인드함양 혁신사례공유전파 부내정보자원관리 부내행정업무정보화 정보공개심의회운영 정보공개업무편람발간 정보공개운영지침개정 정보공개청구처리 (on-line off-line) 주요문서목록작성비치 행정정보의공표 공개 불복구제처리 청사관리일반 청사방호 청사배정요청 청사수급관리계획 청사임대차계약관리 청사설계도면관리 청사취득 각종혁신협의회구성운영부내행정사무혁신추진산하기관혁신혁신평가자체제안제도운영 정책품질관리 지식관리시스템운영본부및소속기관의조직정원관리위임전결규정정비조직진단 ( 직무분석 ) 직제개정 권한이양이행계획 권한이양에따른행정및재정지원 중앙행정권한지방이양 연구과제공모대전개최직급별교육팀 ( 본부 ) 별학습혁신포럼운영혁신경진대회개최 혁신사례집발간 혁신업무관련홈페이지운영 부내정보자원관리계획수립 전산기기보급및운영 전산자료데이터셋 부내정보시스템운영 부내정보화기본계획수립 추진 정보화대상업무발굴 정보화진단및수준평가 5 년 5 년 5 년 10 년 5 년 준영구 준영구 3 년 5 년 3 년 10 년 30 년 준영구 영구 5년 3년 3년 30년 영구 30년영구 영구 10 년 10 년 영구 5년 3년 3년 3년 5년 5 년 5 년 5 년 3 년 30 년 30 년 10 년 10 년 10 년 124