재가장기요양기관을위한사회복지시설정보시스템 인력변경보고사용안내 04.0 www. w4c. go. Kr
목차. 개요 - 장기요양인력변경보고전체흐름도 3. - 업무 4 - 시설정보관리 5 - 시군구직위 6 3. - 종사자등록 7 - 자격증등록 8 4. - 입사자등록 9 - 퇴사자등록 0 - 근무정보재등록 5. - 공문 - 변경신고서 3 - 인력 ( 변경 ) 현황 4 - 공문및변경신고서생성 5 - 결재 6 - 시군구제출 7 - 공문제출결과 8 - 인력변경결과 9 6. 자주하는질문 / 참고사항
재가장기요양인력변경보고전체흐름도 업무처리절차 직원정보등록 / 수정인력변경정보등록 / 수정변경정보공문작성 간편입력 인력변경공문 시군구제출 승인 / 반려처리 직원정보를등록수정하거나직원의자격증을관리 종사자정보를조회하여인력변경정보를등록하거나보고완료된인력변경정보를선택하여수정관리 공문을작성한뒤보고될인력변경정보를선택하여공문에포함내부결재를득한후시군구제출 본매뉴얼은재가장기요양용이며시설 + 장기요양은간편입력만종전의인사메뉴를활용하시면됩니다. 3
업무. 발급받은시설코드, ID, 비밀번호를입력한후로그인 ( 발급절차는홈페이지 소개 시스템사용안내참고 ). 업무시작버튼클릭 ( 최초업무시작시약 3 분간프로그램설치 ) 3. 업무시작 ( 화면구성설명은홈페이지 알림 자료실 장기요양 검색하셔서사용자매뉴얼 P4 표준화면 참고 ) 로그인 업무시스템시작 4
- 시설정보관리 (/) 시설정보관리등록 공통관리 > 시설관리 > 시설 정보관리메뉴 > 시군구보고탭이동. 발신명의입력 ( 예 : 기관명 + 장 ). 보고시군구등록 ) 행추가 ) 소속시군구선택후확인 3) 수신자클릭해서직접입력 3. 기관직인등록 ) 파일첨부클릭 ) 직인파일선택후열기 4. 저장 5. 승인요청 ( 파일첨부시버튼보임 ) 직인이 [ 승인 ] 상태가되어야공문및변경신고서생성이가능 승인처리는 ~일소요 시군구보고탭 5 승인요청 3 4 - 직인스캔파일이없을경우에는스캔하여파일로저장 - 스캔 : 종이에있는내역을그림파일로저장하는방법 - 스캔방법 : A4 용지에직인을붉은색으로날인하여 JPG 또는 GIF 파일로저장 5
- 시군구직위 (/) 시군구직위등록공통관리 > 시설관리 > 사용자관리 > 등록관리메뉴이동. 등록된사용자를선택 ( 사용자를선택하면상단의기본정보가활성화됨 ). 시군구직위를선택 ( 시군구직위란공문에표시되는담당자의직위. 가장비슷한직위로선택 ) 3. 저장 3 신규사용자등록및권한등록방법은매뉴얼참조 - 알림마당 > 자료실 > 장기요양인력변경사용자매뉴얼 ( 재가장기요양기관용 ) > 장기요양인력변경사용자메뉴얼 ( 재가장기요양용 ).hwp..3 사용자등록하기 (5p)..4 권한주기 (6p) 6
- 종사자등록 (/) 종사자정보등록 간편입력 > 종사자관리 > 종사자 ( 장기요양 ) 간편입력 메뉴로이동. 신규버튼을클릭한후직원번호, 이름, 주민등록번호, 입사일등입력. 저장 퇴사일항목에대해서. - 퇴사일항목과는별개이며, 퇴사보고시에서만퇴사일자등록을해도무방합니다. - 하지만, 동일종사자를신규로재등록하고싶을때는여기에서퇴사일, 근무상태를필히입력해야만신규등록이가능합니다. 7
- 종사자자격증등록 (/) 자격면허등록간편입력 > 종사자관리 > 종사자 ( 장기요양 ) 간편입력 > 자격면허탭으로이동. 행추가. ( 필수 ) 자격종류, 자격번호등입력 3. ( 선택 ) 자격증첨부파일등록 4. 저장버튼을클릭 4 3 자격증스캔파일에대해서 업로드시시스템상기본적으로자동사이징되어저장되지만, 일부첨부파일변환시글씨가흐려지는현상이발생하므로권장하지않습니다. 동일한기능이공문작성시첨부파일로있으니그부분을사용하시기바랍니다. 대용량파일은시스템부하의원인이됩니다. - 자격증스캔파일이없을경우에는 6 번을참조하여자격증사본을생성 - 스캔 : 종이에있는내역을그림파일로저장하는방법 - 스캔방법 : JPG 또는 GIF 파일로저장 8
- 종사자불러오기 - 입사등록 (/3) 신규입사자인력내역등록 시군구보고 > 공문작성 > 메뉴로이동. 행추가하여간편입력에등록된종사자불러오기 ( 또는, 직원명옆돋보기 ). 급여종류, 직종, 근무형태, 자격종류, 근무시작일자선택 3. 저장 급여종류별로, 번을반복예 ) 방문요양, 방문목욕 자격종류가안보일경우 p8을다시확인 등록상태는 등록 임 ( 상태설명은다음장참조 ) 확인필!! 9
- 종사자퇴사등록 (/3) 기존입사자인력내역변경. 직원선택 - 퇴사일, 근무종료일입력. 저장버튼을클릭 근무종료일자는 입사보고완료후입력가능 등록상태설명 ( 중요참고 ) -등록 : 신규로입사등록시 -입사제출 : 입사등록후공문제출시 -입사승인 : 입사공문제출후승인시 -퇴사제출 : 퇴사등록후공문제출시 -퇴사승인 : 퇴사공문제출후승인시 -휴직제출 : 휴복직등록후공문제출시 ( 본화면상단휴복직등록버튼 ) -휴직승인 : 휴직공문제출후승인시 -복직제출 : 복직등록후공문제출시 -복직승인 : 복직공문제출후승인시 -입( 퇴 ) 사정정, 휴 ( 복 ) 직정정 : 승인내역정정시 ( 상단정정버튼 ) 등록상태 ( 확인용 ) 0
- 근무정보재등록 (3/3) 기존입사자인력내역추가. 행추가하여간편입력에등록된종사자불러오기 ( 또는, 직원명옆돋보기 ). 급여종류, 직종, 근무형태, 자격종류, 근무시작일자선택 3. 저장 p9 신규등록과절차동일 합니다. 입사, 근무시작 ( 종료 ), 퇴사등의일련의절차는입력항목의활성, 비활성으로자동변경되게되어있습니다.
공문작성 - 공문 (/5) 공문작성 시군구보고 > 공문작성 > 인력변경공문메뉴로이동. 신규버튼을클릭하여공문작성팝업열기 > 공문탭. 공문내역작성 ( 보고시군구, 발신명의, 수신자, 제 5 목, 본문, 문서번호입력 / 확인 ) 보고시군구등록은 p5 참조 3. 행추가하여결재권자등록 4 4. 파일첨부 근로계약서, 자격증사본첨부 5. 저장 3 문서번호는기관내에서 관리하는문서번호를입력 근로계약서및자격증사본 등록은선택사항 첨부는저용량스캔파일을업 로드해주십시오. 대용량파일 은서버부하의원인이됩니다.
공문작성 - 변경신고서 (/5) 변경신고서작성 3. 변경신고서탭이동. 행추가버튼을클릭후변경내역, 변경전인원, 변경후인원및변경일자입력 3. 저장 변경신고서는법정양식으로좌측화면처럼간단하게작성하면됩니다. 출력시아래와같은양식으로출력됨 변경내역은행추가버튼을 클릭하여 가지이상입력 가능 3
공문작성 - 인력변경현황 (3/5) 인력 ( 변경 ) 현황작성 3. 인력변경현황탭이동. 보고대상자선택하여대상추가 3. 저장 선택시조건에맞지않을경우알림창으로보여줍니다. ex) 퇴사승인된건을추가할때 보고내역에서삭제시에는 체크박스선택후대상삭제 tip) 변경내역에리스트가많아서보고할내역을찾기가어려울때 - 순번옆체크박스를체크하면일괄자동선택됩니다. 4
공문작성 - 공문및변경신고서생성 (4/5) 공문및변경신고서생성. 출력클릭. 생성클릭 3. 보기 공문과변경신고서선택후 각각생성해야합니다. 보기가안되는경우 ) PDF 프로그램설치예 )Adobe Reader 9 ) 윈도우7 및비스타의경우에는관리자권한으로익스플로어실행 보기는확인용이므로공문다 운을통해서도생성되었는지 확인할수있습니다. 5
공문작성 - 결재 (5/5) 결재. 결재클릭. 결재라인순으로결재진행 상태확인 공문상태확인 차결재권자가작성자이면 시설승인상태가되며, 공문 제출전입니다. 공문작성, 생성, 제출, 결재라인등사용법은홈페이지자료실, 매뉴얼등다양한방법으로안내하고있습니다. 참고하세요. ( 시군구또는장기요양검색 ) 공문상태는목록에서확인하시면편리합니다. 6
공문제출 - 시군구제출 (/3) 공문제출목록조회 시군구보고 > 공문관리 > 공문제출대기메뉴로이동. 제출할공문선택후상세팝업이동. 작성한공문내역확인후시군구제출 제출은공문작성화면에서도시설승인이되면가능합니다. 회수버튼은해당공문을작성상태로돌려드립니다. 7
공문제출 - 공문제출결과 (/3) 공문제출목록조회 시군구보고 > 공문관리 > 공문결과메뉴로이동. 조회버튼클릭후공문처리 상태확인 ( 시군구공무원이 검토 ) 상태확인 상태구분 -시군구전송중 : 전송중상태 -시군구접수 : 접수상태 -시군구승인: 지자체승인상태 -시군구반려: 지자체반려상태 ( 수정이안되며재작성해야함 ) 시군구반려사유확인 8
공문제출 - 인력변경결과 (3/3) 인력변경내역조회 시군구보고 > 공문작성 > 메뉴로이동. 조회버튼클릭후보고대상 자의등록상태확인 상태별전반적인절차 ( 등록 -> 입사제출 -> 입사승인 -> 퇴사제출 -> 퇴사승인 ) 상태별설명은 p0 참조 9
자주하는질문. 업무시작화면전체또는메뉴가표시되지않거나일부만표시될경우 조치방법. 내컴퓨터실행 > 메뉴 > 구성 > 폴더및검색옵션 > ' 보기 ' 탭 > ' 숨김파일, 폴더및드라이브표시 ' 에체크 위내용이체크되지않았을경우아래 번의경로가표시되지않습니다.. 아래경로의 Cache 폴더전체를삭제 - Windows 7 경로 > C:\Users\[ 사용자 ID]\AppData\LocalLow\TOBESOFT\XPLATFORM\9.\Cache - Windows XP 경로 > C:\Documents and Settings\[ 사용자 ID]\Local Settings\Application Data\TOBESOFT\XPLATFORM\9.\Cache 3. 사회복지시설정보시스템로그인 > 업무시작클릭. 화면에서자격종류가보이지않을경우 조치방법. 종사자간편입력화면에서해당종사자별자격면허가추가되었는지확인합니다. P8 - 종사자자격증등록 참조. 자격면허가등록되어있는데도안보이면화면을닫고다시여시기바랍니다. 3. 시군구제출시급여종류및적용시작일자를확인하라는메시지가나올경우 조치방법. 제출하려는종사자급여의적용시작일자가지자체에등록되어있는급여정보와같은지확인합니다.( 지자체문의 ) P4 공문작성 - 인력변경현황 참조. 같을경우시스템상담에올려주세요 0
참고사항. 보다자세한사용법은홈페이지 (www.w4c.go.kr) 내자료실 - 장기요양 검색후한글상세매뉴얼참조 ( 상세한글매뉴얼은현행화중입니다.) 4. 업무화면내화면도움말이용 ( 기능추가중 ). 이용안내메뉴의시스템상담이용 3. 홈페이지중앙에 시군구보고 아이콘클릭하여교육동영상이용 ( 기능추가중 ) 5. 고객지원센터