관광커리어프로젝트 제 11 강 비즈니스매너
제 1 절명함 1. 명함의의의 명함 ( 名銜, calling card, visiting card, business card) 성명, 주소, 직업, 신분따위를적은네모난종이쪽으로흔히처음만난사람에게자신의신상을알리기위하여건네준다. 명자 ( 名刺 ), 명첩 ( 名帖 ), 명편 ( 名片 ), 어첩 ( 御帖임금의명함 ) 명함은사람을대신하는역할을하므로사용방법에특히신경을써야한다. 명함이생겨난것은프랑스의루이 14 세때라고전해진다. 그러나중국에서는오랜옛날부터지인의집을방문했을때상대방이부재중이면이름을적어표시를남겨놓았다고한다. 독일에서도 16 세기에는쪽지에이름을적어사용하였다고한다. 서양에서는명함을사교용 (social card) 과비즈니스용 (business card) 으로구분하기도한다. 2
2. 업무용명함 업무용명함 (business card) 은업무시에사용하므로성명, 직책, 회사명과회사주소등이기재되어있다. 업무관계로꽃을보내거나크리스마스선물을하는경우에는업무용명함을함께보내는것이원칙이나, 받는측과친한관계가되기위해서는사교용명함을사용해도무방하다. 영국에서는통상적으로업무용명함이사교용보다약간크며 ( 세로 3 1/2 x 가로 2 1/2 inch), 사교용명함이필기체인데비하여고딕체나명조체를쓴다. 업무용명함에는보통중역용과일반사원용이있다. 3
1) 중역용명함 ( 미국의예 ) 본명은이니셜로표기해중앙에오도록한다. Company 는약자인 Co. 로등록되어있지않는한전부쓴다. Inc. 는보통약자로한다. 회사명은보통좌측아래에기입한다. 회사의주소가대도시아닌경우에는시명과주명을기입하며, 대도시일때는지역 번지등을 2 줄로기입한다. 소재지명은좌우측하단어느쪽이라도상관없다. 미국에서는전화번호는보통명함에기입하자않는다. Walt L. Follis President Reeve Engineering Company, Inc. Scott, Iowa 4
2) 사원용명함 회사명을중앙에크게기입한다. 성명 소속부서 회사주소는명함좌측아래에기입한다. 남자는이름에 Mr. 를붙인다. 여자는 Mrs. 혹은 Miss. 를붙인다. 결혼한여성은결혼전의이름을적는경우가많다. Follis Design Co. Mr. Robert R. Tailer Public Relations 60 West strret 5
3. 업무용명함의사용법 1) 명함의준비 비즈니스에서명함은나를표현하는얼굴이다. 명함을주고받는간단한행동하나가나의첫인상을결정짓기도한다. 구겨지거나더럽혀지지않도록명함지갑에넣어보관하는것이좋으며, 양복의안주머니에소지한다. 명함지갑은금속성이나플라스틱, 자개함등보다는인간적인냄새가나는가죽이나천으로된것을사용한다. 명함지갑에명합을넣을때거꾸로넣어두면한번에상대에게바로전달수있다. 명함은항상 10 매이상, 평균적으로만나는사람보다많이소지한다. 그러나꽉채워넣고다니는것은미련한사람으로보일수도있다. 6
2) 명함을줄때 회사명과이름을밝히고공손히인사하며전한다. 상대방보다먼저꺼낸다. 명함은아랫사람이나방문자가먼저전하는것이원칙이나비즈니스에서는상대방보다먼저꺼내는것이좋다. 전달하는위치는상대방의가슴높이이다. 오른손으로상대방이읽기쉬운방향으로전한다. 명함을전달할때는우선상대방이보기좋은방향으로돌려서명함을전한다. 이때회사의로고를가리지않고전달하는것이중요하다. 회사의로고가명함의가운데있으면명함의오른쪽을잡고전한다. 로고가명함의오른쪽에있다면명함의가운데를잡고전달한다. 7
3) 명함을받을때 상반신을약간숙이고명함아래쪽의아래부분을쥔다. 오른손으로받으며왼손은가볍게오른손을받친다. 어려운글자 ( 한문 ) 가있을때는그자리에서물어봐도실례가되지않는다. 죄송하지만어떻게읽습니까? 바로집어넣는것이아닌얼굴을확인한후넣는다. 제대로보지않고집어넣는다면상대방의명함을소중히하지않는다는느낌을줄수있다. 관심있는태도로상대방의이름을살짝읊조리면집어넣어도좋다. 명함을집어넣을때는하의주머니에넣지않고상의안쪽주머니또는명함집에넣도록한다. 8
4) 상대방의명함보관법 상대방의이름을외울때까지탁자위에올려놓아도괜찮다. 책상위왼쪽에놓는것이좋으며반드시자신의명함지갑을깔고그위에상대의명함을올려놓는다. 처음보는상황인데회의를하면서이름을언급해야한다면테이블에명함을두고이름표로사용해도괜찮다. 상대가여럿일경우에는여러장을모두좁다랗게이어붙이듯가지런히펼쳐서얹어놓아야한다. 회의가끝나고자리를뜰때명합지갑에넣는다. 이름순이나업종별로명함보관집에정리한다. 명함을건네받기만하고사용하지않으면아무소용이없다. 필요할때빨리찾을수있도록정리하는것이좋다. 명함집을사용하거나명함관리프로그램이나어플리케이션을활용할수도있다. 명함에 3W(When, What, Where) 정보를기재해놓으면상대방을기억하는데도움이된다. 그렇지만상대방이보고있는데명함에메모하는것은안된다. 명함은상대방의얼굴이다. 얼굴에낙서를하는것과같다. 9
5) 명함이준비되지않았을때 명함을미처챙기지못하였거나, 다떨어졌거나아직명함이발급되지않았을경우에는 죄송합니다. 제가명함을두고왔습니다 보다는 제가다음에뵐때명함을전하겠습니다., 명함의연락처로제명함을사진파일로전하겠습니다 등으로표시하는게좋다. 회사로복귀후에는바로메일이나문자로사과메시지를전달하면서명함파일을전송하는것이좋다. 동시에명함을꺼내게되었을때는오른손으로명함을전하고왼손으로받으면된다. 명함을받다가떨어뜨렸을때는바로명함을줍는다. 이때상대방의얼굴인명함을떨어뜨렸으니죄송한양해의표현이있어야한다. 10
4. 사교용명함 사교용카드 (social card) 는사교목적으로사용되는명함이다. 비즈니스명함과는달리사적인전화번호와꽃다발등선물을배달받을우편주소, 개인메일주소만인쇄한다. 사교용명함은반드시사교명함용봉투에담아사용한다. 메신저나부하직원편으로보낼경우, 명함내용이보이는것은누드차림처럼품위가떨어지기때문이다. 또개인적으로꽃이나케익 책등을보낼때비즈니스명함을넣으면선물을받은사람이 회사돈으로보낸거야? 라고생각할수도있기때문이다. 비즈니스에서만난친한사이라도사교명함은특별한대우와관리가필요한인사즉타겟인사에게만준다. 리셉션이나디너시작에서는비즈니스카드를주었다가헤어질무렵사교명함을추가적으로건네주며아무때고연락달라고하는경우에는친밀함을강조하는것이다. 11
1) 명함규격 명함은사람의신분을알리는데사용되기때문에그사람의성격을말해주기마련이고, 따라서올바르게만드는것이중요하다. 명함은일정한크기의사각형순백지에인쇄한것이규격이라하겠다. 반드시연필이나볼펜으로도별탈없이글씨가써지는흡수성이좋은겸허한분위기의재질이좋다. 남자라고해서규격보다크다든지, 여자라고해서각진부분을둥글린다든지, 금테를두른다든지, 색깔이있는용지는쓰는일등은삼가도록한다. 명함의글씨체도직종성격상개성적이려면우아한필기체스타일, 그외에는대개고전적이고점잖은글체를사용한다. 다만모양에있어서는국가나개인의취향또는유행에따라다소차이가있을수는있다. 12
⑴ 영미형영미양국에서는남녀모두대개같은형태의명함을사용한다. 일반적으로여성용명함은남자용명함보다크다. 남자용명함의세로길이는여성용명함과대개같으나가로는훨씬작다. 남성용명함 : 2 7/8 ~3 1/4 x 1 1/4 ~1 5/8 inch 여성용명함 : 2~3 1/2 x 2 1/4 ~2 3/4 inch ⑵ 대륙형프랑스및그이외의유럽국가에서는남녀에따라명함의모양이다르며, 글씨체도다르다. 또한개인취향에따르는경우가많고, 남녀용의규격차이는대개영미형과반대로남성용이좀더크다. 남성용명함 : 3 5/8 x 2 1/4 inch 여성용명함 : 3 1/8 x 1 7/8 inch 13
⑶ 부부용명함 Mr. and Mrs. X 라기록하는명함으로여성용명함보다조금더큰세로 31/2, 가로 21/2 inch 로써사교상일반적으로사용되었는데, 최근에들어서는각자의명함을사용하고있어과거와같이많이사용되고있지는않다. ⑷ 미혼여성의명함 영미형또는유럽형양쪽모두다폭이넓고, 거의정방형에가깝다. 세로 2 3/4 x 가로 2 1/2 inch 14
2) 명함의표기방법 ⑴ 남성용명함 보통관직명이나직책을함께표기한경우 Mr. 는생략한다. 성명만표기한경우에도생략해도좋다. 사교용명함에는직업명을기록하지않는것이원칙이다. 그러나의사 (Dr.), 목사 (Rev.), 교수 (Prof.) 만은이름앞에약어를표기해도무방하다. 군인 귀족의명함에는직함을표기하도록되어있다. 영국에서는이름뒤에훈장의약자를붙이도록되어있으나, 명함에서만큼은표시하지않는다. 15
⑵ 여성용명함 기혼여성의명함에는 Mrs. 를반드시넣어 Mrs. 남편의성 으로표기하며, 직업용명함일때에는 Mrs. 자신의성명 으로적는다. 미망인의경우도재혼하지않은이상기혼여성과같은식으로표기한다. 미혼여성의명함은 Miss 를붙여서 Miss 성명 으로표기한다. 유럽에서는일반적으로미혼여성이단독으로명함을사용하는경우는어느정도나이가든경우이며, 대개부모와함께있을때는모친과명함을함께쓴다. 즉모친의이름아래에줄을띄워서장녀는성 (family name) 을, 차녀는본명 (christian name) 과성을함께적는다. 사용할때에는모친은명함을그대로사용하면되고, 기타자녀들은자기만의이름을남기고연필로지워사용한다. 16
3. 사교용명함의사용방법 명함의에티켓에서가장중요한것은바로사용법이다. 명함의사용에는사교관습상의사용과일반관례상의사용의두가지가있는데, 사용시의주요사항에대해살펴보기로한다. 1) 취급방법 명함은자신을대신하는것으로, 원칙적으로방문시본인이직접현관에놓고오는것이예의라는점을제일먼저염두에둔다. 봉투에넣어서도안되고, 우편으로발송하는것도삼가야한다. 대개남편의명함을부인이대신놓고오기도하는데, 사정이생겨부인대신가족이나친구에게부탁해서놓는것은상관없지만, 운전사에게부탁할때는본인이나본인의대리인이자동차안에있어야한다. 한편가정부나집사가명함을받을경우에는반드시명함받침에받아주인에게전달한다. 17
2) 명함의전달수량 여성이남성측에명함을보내는것은절대금물이다. 그러나조문 문병의경우는예외이다. 초대에대한답례로어느부부가다른부부앞으로명함을보낼때는부부의명함각 1 매씩 2 매와남편이상대방부인에게보내는명함 1 매등총 3 매를보낸다. 한편초대에남편이나부인중한명만참석한경우에는명함을 3 매를보낸다. 3) 명함의귀퉁이를접는일 명함을놓을때명함의귀퉁이를접는관습이있는데, 이는본인이다녀갔다는의미이기도하다. 접은것은좌우어느쪽이든상관없다. 한편귀퉁이를접은명함은봉투에넣어서는안된다. 오해가없도록명함상단에필요한사항을적는것은무방하다. 18
4) 명함에서의약자 가장보편적으로사용되는만국공통의명함약자는다음의예와같으며, 대개이름왼쪽아래에소문자로적어넣는다. 약자는대개어떠한목적에서건인사하러왔다는것을의미하며, 명함은본인이전달하는것이예의이므로본인이현관앞에서적어넣었다는것을나타내기위해연필로적도록되어있다. 부부가함께병문안갔을때에는아내의명함에적어넣는다. p.r.: pour remercier = to express thanks ( 감사드립니다 ) p.f.: pour feliciter = to express congratulation ( 축하드립니다 ) p.c.: pour condoler = to offer sympathy ( 조의를표합니다 ) p.p.: pour presenter = to present ( 소개드립니다 ) p.p.c.: pour prendre conge = to say good-bye ( 작별인사드립니다 ) p.f.n.a.: pour feliciter nouvel an = Happy New Year ( 근하신년 ) p.p.n.: pour prendre nouvelle = to inquire ( 쾌유를빕니다 ) 19
5) 방문시명함사용법 미리시간을약속하고방문한경우는상대방이방문객의이름을알고있으므로명함을건네지말고이름만알려주면된다. 그러나명함을사용해도예의에어긋나는일은아니다. 특히외국인으로서처음방문한경우에는자신의이름을상대방에게확실히알려주는의미로명함을사용하는것이편리할것이다. 소개장이부인앞으로되어있을경우는소개장에명함을첨부해미리상대방에게전달해놓고, 상대가정한시간에방문하는것이예의이다. 따라서방문시다시명함을낼필요는없다. 예고없이방문한경우, 예를들어결혼 출산 축하 병문안 조문등과같은경우의방문시에는명함을낼필요가없다. 업무적인방문시에는상황에따라명함을내놓는다. 20
영국등지에서는새로이사온이웃에게교제를희망하거나경의를표하는뜻으로새로운이웃을방문하는관습이있는데, 이때명함으로방문을대신하기도한다. 이런명함을받았을때교제할의사가있으면본인도답방으로명함을전달해야한다. 라틴국가에서는영국과는정반대로새로운이웃이먼저교제를희망하거나경의를표하는뜻으로이웃을방문하여명함을전달한다. 방문을했는데사정이생겨상대방을만나지못한경우에는명함을두고온다. 방문을받았을때답방을생략할시에는명함으로대신한다. 신임인사시에도정식으로방문해야하겠으나상황에따라서방문을생략할때는명함으로신임인사를대신한다. 이때에는 p.p(pour presenter 소개합니다 ) 라고표시된상사의명함과자신의명함을함께보낸다. 남성이부인을소개받았을때는 8 일이내에그부인과남편에게명함을보내는것이예의이다. 21
남편의지위가높은부인을소개받은기혼여성은자신의명함을남편의명함과함께 8 일이내에상대방에게보내는것이예의이다. 경축일과새해및기타경사에대한축하시에는 p.f. 라고적은명함을보낸다. 그러면상대방은 p.r. 이라고적힌명함을보낸다. 이임혹은작별의뜻을표할때에는 p.p.c. 의명함을보내인사를대신한다. 보통 p.p.c. 의명함은대부분본인이출발한후에전달되므로회신용명함을생략해도무방하다. 안면이없는사람으로부터처음초대받았을때는 3 일이내에상대방부인을방문해예의를표하며, 떠날때에는남편의방문을대신하여남편명함을놓고온다. 22
6) 감사표시의명함 만찬이나무도회 티파티등의초대를받게되면감사의뜻을전하기위해명함을보내게되는데, 이를 Card Leaving, 혹은 Thank You Card 라고한다. 이는의례적인것이어서상대방이있든없든관계없이명함을두고온다. 명함에는 p.r. 이라고적어넣는다. 오늘날에는관습이간소화되어격식을갖춘파티를제외하고, 칵테일파티나호텔 레스토랑등의초대시에는명함을놓고오지않아도상관없다. 딸이호스테스를대신하는파티에는딸에게명함을보내감사표시를하는것이예의이다. 초대를받은후명함으로감사표시를할때에는본인이방문하는것이좋으나, 여러사람이초대되는파티인경우는약식으로명함을갖고갔다가놓고오면되므로별도로방문하지않아도된다. 이러한 Card Leaving, 의명함, 즉감사표시의명함에대해서는회신을보내지않아도된다. 이점이일반방문시의명함과다른점이므로주의하도록한다. 23
7) 기타사용법 선물을보낼때 - 크리스마스선물에는보통크리스마스카드를보내지만, 명함을붙이는경우에는 A merry christmas 라고적어놓는다. - 생일축하시에는명함에 Wishing you many happy returns of the day 또는 A happy birthday to you 라고적어넣는다. - 결혼축하선물과함께보내는명함에는 With all my best wishes 또는 All good wish 라고적는다. 24
꽃을보낼때 - 병문안을위한꽃에는 to inquire 또는 p,p,n. 이라적은명함을붙인다. - 헌화에붙이는명함에는 In Loving memory 또는 In affectionate remeberance 라적는다. - 연회에초대받아다음날부인이부인에대한답례로꽃을보낼경우에는 Mr. and Mrs. 가표기된부부명함에서 Mr. 를잉크로지우고 With many thanks for a most agreeable evening 이라적어함께보낸다. - 주말에초대받은후에꽃을보낼때는명함에 With so many thanks for your kind hospitality 라적으면된다. 소개장을보낼때 : 명함과함께상대방에게전달한다. 조문이나병문안의경우조문시에는 p.c., 문병에는 p.p.n. 또는 to inquire 라적은명함을놓고온다. 25
약식의초대의경우 : 명함을사용하여소수의사람을연회나티파티에약식으로초대할대는명함위에아래와같이날짜 시간 장소 파티종류등을간단하게기입하여보내기도한다. 이러한명함을이용한약식초대의회답에는명함을사용하는것이예의이다. - Accept with pleasure Nov. 1( 초대에응하겠습니다 ) - Delighted to come Nov. 1 at 7:30 O clock( 초대에응하겠습니다 ) - So sorry can t accept for Friday( 참석하지못해죄송합니다 ) Mrs. Paul Smith Fri. Nov. 1 7:30 O clock Buffet Supper Mrs. Paul Smith Monday February the 20th Tea. At 4 O clock 26
초대확인의경우 : 상대방이이미초청을수락한경우초대를환기시키기위해보내는데, 명함우측상단에 to remember 또는 pour memoire 라기입하고, 명함아래에는날짜 시간등을적는다. 이경우의명함을 Remember Card 라고한다. 27
사교용명함사용시주의사항 이상설명한명함사용법중방문시사용하는명함에티켓은사교관습에따라의례적으로행하는전통의례라일컫는에티켓이다. 이명함의례는방문의례와마찬가지로그나라의관습에따를수밖에없는데최근구미에서는점점간소화되고있는추세이다. 따라서일반사교시에는종래와같이자주명함을사용하지않아도되지만, 자신이외국인의신분이거나외교관과같이나라를대표하는신분인경우에는전통적인방식에입각해서명함을사용하는것이좋겠다. 감사표시의명함이나일상생활을통해사용하는명함을일반의례에입각해사용하는것이에티켓으로서양에서는이를현대의례로여기므로사교적목적의사용시주의해야할것이다. 명함은사교에서사용되는것으로서서양인들사이에서명함을주고받는일은서로알게되고나서교제를한층더긴밀히하기위한예의에지나지않는다. 따라서아무때나명함을내미는경우는비즈니스상이아니면거의없으므로서양인과교제시주의해야할것이다. 28