경기도교육정보기록원 기록연구사 한철희
1. 기록물의 이해 2. 기록관리 제도 3. 절차 1 별 기록관리 가. 생산 및 등록 나. 분류 및 편철 다. 정리 라. 생산현황보고 마. 이관 바. 평가폐기 사. 보존 <2/105>
기록물이란? 1. 기록물의 이해 법률의 적용범위 1) 공공기관이 업무와 관련하여 생산 접수한 기록물 : 기록물 이라 함은 공공기관이 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서 도서 대장 카드 도면 시청각물 전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다. (법률 제3조 제2호) 2) 개인 또는 단체가 생산 취득한 기록정보 자료(공공기관이 소유, 관리하는 기록정보 자료를 포함한다)중 국가적으로 보존할 필요가 있다고 인정되는 기록정보 자료 - 폐업되는 병원 의료기록, 새마을관련 기록물 등 - 역사적으로 보존가치가 높은 민간기록 등 <3/105>
기록물이란? 1. 기록물의 이해 카드 행정박물 시청각 간행물 문서 도면 통계 백서 <4/105>
문서의 종류 1. 기록물의 이해 1) 법규문서 : 주로 법규사항을 규정하는 문서로서 헌법 법률 대통령령 총리령 부령 조례 및 규칙 등에 관한 문서를 말한다. 2) 지시문서 : 훈령 지시 예규 일일명령 등 행정기관이 그 하급기관이 나 소속 공무원에 대하여 일정한 사항을 지시하는 문서를 말한다. 3) 공고문서 : 고시 공고 등 행정기관이 일정한 사항을 일반에게 알리기 위한 문서를 말한다. 4) 비치문서 : 행정기관이 일정한 사항을 기록하여 행정기관 내부에 비치 하면서 업무에 활용하는 대장 카드 등의 문서를 말한다. 5) 민원문서 : 민원인이 행정기관에 허가, 인가, 그 밖의 처분 등 특정한 행위를 요구하는 문서와 그에 대한 처리문서를 말한다. 6) 일반문서 : 위 각 문서에 속하지 아니하는 모든 문서를 말한다. <5/105>
기록의 3대 구성요건 1. 기록물의 이해 맥락 기록의 생산, 입수, 저장, 활용을 둘러싼 조직, 업무기능이나 활동의 성격 등 기록물의 의미를 이 해 하 는 데 유 용 한 배경정보 기록물에 포함되어 있 는 생 산 자 의 의도를 표 현 한 정보 내용 구조 기록물의 내 용 이 표현되는 모 양 과 배열 방식( 언어, 서식, 활자체, 표, 그래프 등) <6/105>
기록의 4대 속성 1. 기록물의 이해 진본성 신뢰성 무결성 이용 가능성 기록이 그 취지와 맞는지, 그 기록을 생산하거나 보내기로 되어 있는 사람에 의해 생산되거나 보내졌는지, 명시된 시점에서 생산되거나 보내졌는지 기록의 내용이 업무처리, 활동을 충분하고 명확하게 표현할 있다고 믿을 수 있는지, 그리고 이후 업무처리를 수행화는 과정에서 근거로 할만 한 것인지 기록의 완전함과 변경되지 않았음을 의미한다. 추가, 삭제 등이 명백하게 드러나야 하고 추적할 수 있어야 한다. 기록의 위치를 찾을 수 있고, 기록이 검색될 수 있으며, 보일 수 있고, 해석될 수 있음을 의미한다. 기록들간의 연계성도 유지되어야 한다. <7/105>
기록의 4대 속성(계속) NO!! <8/105>
기록의 가치 1. 기록물의 이해 1차적 가치 행정적 가치 공공기관이나 조직체가 그 기능을 수행하면서 생산한 가치이다. 공공기관 또는 조 직체 운영에 필수적인 기록물로서 1-2년의 기간 동안 동일한 업무를 수행하는 경 우 참고 목적으로 활용되어 질 수 있다. 재정적 가치 법률적 가치 재정적 거래를 증빙할 수 있는 감사추적의 수단으로서 필요한 가치이다. 회계감사 가 종료되면 해당 가치는 소멸하게 된다. 개인이나 조직의 법적 권리, 가족관계, 재산권 증빙, 상업적 이익권, 세무관계 등을 증빙하는데 필요한 가치이다. 2차적 가치 증거적 가치 이 용어는 법적 의미가 아니라 역사적 의미에서의 증거와 관련된 개념이다. 증거적 가치는 기록을 생산한 개인이나 기관(단체)의 조직, 기능, 정책, 결정, 절차, 운영을 비롯한 여러 활동의 증거로서 정보가 갖는 가치이다. 즉, 정부의 조직과 기능의 증 거로서 기구 변천 연혁 등을 밝히는데 유용한 가치이다. 역사적 정보적 가 치 기록물에 포함된 정보가 생산 당시의 사용목적을 초월하여 다양한 이용 가치를 갖 는 것을 의미한다. <9/105>
기록의 가치(계속) 1. 기록물의 이해 기록관리에 성공하면 1. 의사결정을 지원 2. 업무 일관성, 지속성, 생산성을 제공 3. 조직의 권리와 이익을 보호 4. 역사 연구의 중요한 토대조직 5. 개인 혹은 집단의 문화 정체성을 확립 기록관리에 실패하면 1. 국민의 권리와 이익 보장 실패 2. 정부 정책에 대한 국민적 이해와 지지 획득 실패 3. 역사적 가치 있는 기록물의 멸실 정체성에 중대한 손상 <10/105>
150억대 공유지를 지켜낸 한 장의 문서 1. 기록물의 이해 2008년 업무보고 과정에서 마포구 옛 청사부지 3,460평 가운데 648평이 한양학원 소유라는 보고를 받음 김영호 마포구 부구청장은 사유지에 청사를 지었을 리 없다고 판단 30년이 지난 일이라 관련 자료를 찾을 수 없어 전담팀 구성 후, 일년에 걸친 노력 끝에 1977년 5월5일자 한양학원이 마포구청에 기부채납하기로 한 공문을 찾아 냄 한양학원은 정식으로 소유권 이전해달라는 요구를 거부하고 소송 제기, 2년 후 구청 승소 <11/105>
결정적 증거!! 누명을 벗기다 1. 기록물의 이해 <12/105>
지난 날, 우리의 기록관리!! 1. 기록물의 이해 중요기록물 분실 또는 소재 미파악 1948년 제정된 제헌헌법 원본 분실 대한민국 제1호 국새 분실 외국 정부와 체결한 조약 46건 분실 등 <역사기록관 보존 제헌헌법 사본> 외국의 보존관리 사례 영국 : 1215년 만들어진 마그나카르타(대헌장) 보존 미국 : 대통령기념관에 재임 당시에 비서가 건넨 메모 한 장까지 보존 <국민일보 05.10.27> <13/105>
역대 대통령 기록물 1. 기록물의 이해 이승만 82,346건 박정희 52,729건 전두환 97,448건 노태우 40,436건 김영삼 103,294건 김대중 757,248건 노무현 7,557,118건 이명박 10,879,864건 <14/105>
세계기록유산으로 등재된 우리 기록 1. 기록물의 이해 우리나라는 조선왕조실록 등 11개의 기록물이 세계기록유산으로 등재되었 으며, 세계에서 다섯 번째로 많은 세계기록유산을 보유하고 있음 <15/105>
기록관리 수출 1. 기록물의 이해 최근 개발도상국 에서 우리나라 선진 기록관리 전수를 잇달아 요청 나이야나 얌사카이 태국 국가기록원장과 기록관리 전문가 15명이 기록관리 노하우를 벤치마킹하기 위해 방문을 요청 <16/105>
2. 기록관리 제도 2. 기록관리 제도 <17/105>
정부수립 이후 기록관리 관련 제도의 변천 2. 기록관리 제도 제정년월일 법령수준 법령명 비고(특징) 1949.7.15. 대통령훈령 정부처무규정 조선총독부처무규정 및 공문서 1950.3.6. 대통령훈령 정부공문서규정 규정과 형식 내용면에서 흡사 1961.9.13. 각령 정부공문서규정 정부처무규정의 일부 무효 1950년 정부공문서규정 폐지 1963.11.20. 각령 정부공문서규정(전면개정) 정부처무규정의 폐지 1963.12.16. 각령 정부공문서보관 보존규정 1964.4.22. 총리령 공문서보존기간및책정기준 1966.6.20. 총리령 정부공문서처리규칙 공문서의 생산유통부문과 편찬 보존부문의 이원적 관리 규정 정부수립후 최초의 공문서 분류 기준 정부공문서규정의 공문서양식 및 서식의 별도 규정 1984.11.23. 대통령령 정부공문서규정 정부공문서보관 보존규정 폐지 1991.6.19. 대통령령 사무관리규정 정부공문서 규정 폐지 1999.1.29. 법률 공공기관의 기록물관리에 관한 법률 2007 법률 공공기록물 관리에 관한 법률 2007 법률 대통령기록물 관리에 관한 법률 <18/105>
기록관리 관련 법령 2. 기록관리 제도 공공기록물 관리에 관한 법률 기록물 관리법 대통령기록물 관리에 관한 법률 국회, 법원, 헌법재판소 등 기록물 관리규칙 행정업무의 효율적 운영에 관한 규정 공공기관의 정보공개에 관한 법률 공공기관의 개인 정보보호에 관한 법률 등 관련법령 보안업무규정 저작권법 전자정부법 <19/105>
기록관리 관련 법령(계속) 2. 기록관리 제도 공공기록물관리에 관한 법률 제4조(공무원의 의무)1항: 모든 공무원은 (이)법이 정하는 바에 따라 기록물을 보호,관리할 의무를 갖는다. 공공기록물 관리에 관한 법률 기록물을 무단으로 파기 : 7년 이하의 징역, 3천만원 이하의 벌금 기록물 무단 유출, 중과실 멸실 등 : 3년 이하의 징역, 2천만원 이하의 벌금 행정업무의 효율적 운영에 관한 규정 결재가 끝난 문서 미등록, 결재권자 상향 또는 하향 조정 : 징계 관인 부당 사용, 보고 및 업무지연 : 징계 형 법 공문서 등의 위조 변조 : 10년 이하의 징역 공문서 등의 부정 행사자 : 2년 이하 징역 이나 금고, <20/160> 1천만원 이하의 벌금 <20/105>
기록물관리기관 개요 2. 기록관리 제도 중앙기록물관리기관 : 국가기록원 * 국가기록관리위원회 : 국무총리 소속 기 록 물 관 리 기 관 영구기록물관리기관 특수기록관 헌법기관기록물관리기관 - 국회, 대법원, 헌법재판소, 중앙선관위 지방기록물관리기관 : 광역시 도 특별자치도 * 시 군 구 및 광역교육청 : 임의설치 대통령기록관 * 설치 의무화 통일 외교 국방 검찰 경찰 국정원, 육 해 공군 기 록 관 중앙행정기관, 특별행정기관, 지역교육청, 국공립대학, 생산량 또는 보유량이 기준을 초과하는 정부산하 공공기관 등 <21/105>
기록관리 프로세스 개념도 2. 기록관리 제도 처 리 과 분 류 (기록관리 기준표) 2정 리(2월말) 1생산/등록 적용 3생산현황 보고 이관목록 작성 4이관 5폐기/공개재분류 의견회신 기 록 관 분 류 (기록관리 기준표) 5월말 생산현황 보고 3월 이관대상 선별 검수 평가/공개재분류 의견조회 보존 심사/ 심의 영 구 기 록 물 관 리 기 관 분 류 (기록관리 기준표) 통보 10월말 8월말 생산현황 취합 이관목록 작성 수집계획 통보 (30년 이상) 이관 평가 보존 평가/공개재분류 의견조회 폐기 심사/ 심의 폐기 <22/105>
처리과(학교)와 기록관(교육청)의 기록관리 프로세스 2. 기록관리 제도 생 산 기록관리기준표 기록물평가심의회 폐 기 기록물보존관리대장 처 리 과 업무담당자 기록관 처 리 과 기 록 관 기록관리기준표 협의 생산기록물 정리 이관 및 보존 문서고 보존환경 구축 생산현황 보고 평가 시 처리과 의견조회 등 2년 후 이 관 보 존 기록관리기준표 협의 생산기록물 점검 기록관 서고 관리 처리과 교육 및 지도점검 생산현황보고 기록전문요원 평가 및 폐기 등 기록관 및 문서고 정리 이관 활용 <23/105>
기록관리 단계별 업무 2. 기록관리 제도 생산 등록 정리 이관 폐기 보존 활용 처리과(생산부서) 기록관 각급학교와 직속기관은 처리과가 어디일까요? 각급학교 및 직속기관은 여러 부서가 모인 하나의 기관이지만, 기록관 설치대상 기관이 아니므로, 기록관에서는 한 개의 처리과로 간주하고 관리합니다. 그러므로 학교의 행정실 또는 직속기관의 총무부는, 해당기관 을 총괄하는 대표 처리과로서 기관내 각 부서의 생산기록물 보유현황 파악 및 이관업무 등 기록관리 업무를 주관하여야 합니다. <24/105>
기록관리 단계별 업무(계속) 2. 기록관리 제도 처 리 과 기 록 관 영구기록물관리기관 기록이 최초로 생산되는 기록관리의 출발지 기록물 생산 등록 기록물 정리 기록물 보관 및 활용 기록물 이관 생산현황 보고 기록물 수집 및 이관 기록관리기준표 작성 / 조정 기록물평가심의회 구성/운영 및 폐기 시행 생산현황 접수 / 보고 관할기관 지도/감독 및 기록관리 교육 실시 기록 열람 대출 공개 기록관리 정책/표준 수립 보급 영구기록물 수집 / 이관 공개재분류 및 활용 기록물 영구보존 기록물 보존매체 수록 기록열람 공개 생산현황통보 취합관리 업무관리시스템 기록관리시스템 영구기록관리시스템 <25/105>
학교 기록물의 특징 2. 기록관리 제도 활용기간이 장기간인 기록물이 많음 - 학교생활기록부, 학생건강기록부 등은 졸업할 때까지 현용 필요 개인정보를 포함하는 기록물이 많음 : 보관, 관리상의 주의가 필요 - 학교생활기록부, 학생건강기록부, 수상대장, 졸업대장, 성적일람표, 상담일지, 학생징계대장 등 대장류 기록물이 다수를 차지함 - 교무일지, 출석부, 학생건강기록부, 수상대장, 학생이동상황부 등 등록 해야 할 비전자기록물이 많음 답안지, 시험지 원안 등 철 단위로 업무관리시스템에 등록 <26/105>
개인정보가 포함된 기록물의 관리 2. 기록관리 제도 가. 공공기관에서 개인정보가 포함된 기록물의 처리 시 운영상의 혼선 발생 개인정보의 보유기간 만료 시 공공기록물관리법 제27조에 따른 평가 절차 없이 개인정보보호법 제21조에 따라 즉시 파기가 가능한지 여부 등 나. 개인정보가 포함된 기록물의 체계적인 관리를 위해 명확한 지침 제시 필요 1) 공공기관에서 개인정보가 포함된 기록물의 생산 관리 시 공공기록 물관리법에 따른 기록관리 절차를 누락 없이 준수하도록 안내 2) 개인정보가 포함된 기록물의 미등록 및 무단파기 방지 등 체계적인 기록관리 절차 제공 <27/105>
기록물과 개인정보의 비교 2. 기록관리 제도 구분 기록물 개인정보 관련 법규 적용대상 정의 - 공공기록물 관리에 관한 법률 - 공공기록물 관리에 관한 법률 시행령 - 공공기록물 관리에 관한 법률 시행규칙 - 기록물 관리 지침 공공기관이 생산 접수한 공공기록물(법 률 제2조) - (기록물) 공공기관이 업무와 관련하여 생산하거나 접수한 문서 도서 대장 카 드 도면 시청각물 전자문서 등 모든 형태의 기록 정보 자료와 행정박물(법률 제3조) - (전자기록물) 정보처리능력을 가진 장 치에 의하여 전자적인 형태로 작성하여 송 신 수신 또는 저장 되는 전자문서, 웹기 록물 및 행정정보 데이터세트 등의 기록정 보자료(시행령 제2조) - 개인정보 보호법 - 개인정보 보호법 시행령 - 개인정보 보호법 시행규칙 - 개인정보 보호 지침 공공 민간부문의 모든 개인정보(법 제2 조) - 살아있는 개인을 식별할 수 있는 정보 - 다른 정보와 쉽게 결합하여 개인을 알 아볼 수 있는 정보(법 제2조) <28/105>
기록물과 개인정보의 비교(계속) 2. 기록관리 제도 기록관리 및 개인정보 처리 흐름도 : 처리과 및 기록관 단계 개인정보가 포함된 기록물의 유형 구 분 내 용 사 례 유형1 - 업무관리 전자문서시스템 기록물에 포함된 개인정보 전자문서의 본문 및 붙임파일에 포함된 개 인정보 유형2 - 행정정보시스템 보유 개인정보 - 인사관리시스템의 인사기록카드, 교육정보 시스 템의 학생생활기록부 등 유형3 - 서면신청, 홈페이지 등 기타방식으로 수집한 개인정보 홈페이지(회원신청, 전자접수) 오프라인 서면 신청서 등 <29/105>
학교기록물 보존기간 2. 기록관리 제도 <30/105>
학교기록물 보존기간 2. 기록관리 제도 NAK/G 10:2014(v1.0) 학교 공통 단위과제 분류기준 및 보존기간 책정기준(v1.0) <31/105>
학교기록물 보존기간 2. 기록관리 제도 구분 단위과제 기록물철 종류 보존기간 학사 학급업무일반 출석부 3년 학사 학생시상관리 수상대장 영구 학사 NEIS졸업대장 졸업대장 영구 복무 공무원복무관리 근무상황부, 출장신청서, 초과근무명령서 5년 민원 민원관리 민원사무처리부, FAX민원교부대장 10년 민원 행정정보공개 정보공개처리대장, 이의신청처리대장 10년 재정 국공유재산관리 재산대장 영구 학사 NEIS기타학적대장 학생이동명부, 입퇴학처리부 준영구 학사 학생생활지도및상담 상담일지 5년 보안 보안관리및점검 보안점검부, 당직근무일지 5년 보안 기록물관리일반 대외비관리기록부, 대외비문서등록대장 영구 복무 차량관리 차량10부제이행일지 10년 기록물 기록물관리 연혁지, 간행물등록대장, 보존기록물관리대장 영구 재정 학교회계세출관리 신용카드사용부, 지출결의서 5년 <32/105>
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생산의무 기록물 가. 생산 및 등록 조사연구검토서 공공기관은 주요 정책 또는 사업 등을 추진하고자 하는 경우에는 대통령령이 정하는 바에 따라 미리 그 조사 연구서 또는 검토서 등을 생산하여야 한다. 회의록 공공기관은 대통령령이 정하는 바에 따라 주요 회의의 회의록,속기록 또는 녹음기록을 작성해야 한다. 이 경우 당해 기록물의 원활한 생산 및 보호를 위하여 대통령령이 정하는 기간 동안 공개하지 아니할 수 있다. < 회의 종료 및 참석자 서명 날인 후 등록(문서) > 시청각기록물 공공기관은 주요 업무수행과 관련된 시청각기록물 등을 대통령령이 정하는 바에 따라 생산하여야 한다. <34/105>
기록물 생산 필요성 가. 생산 및 등록 불편한진실!! <35/105>
기록물의 등록 : 기록관리의 시작!! 가. 생산 및 등록 본문문서에 대한 첨부물의 종류나 규격이 상이한 경우 [예] CD, 책자 등 본문에 대한 첨부물을 개별 기록물건 으로 등록하지 않도록 주의 기록물 생산 문서의 생산은 전자문서로 함을 원칙으로 함 업무과정 중에 생산ㆍ접수된 모든 기록물은 등록 모든 기록물에는 등록번호, 공개여부 표기 첨부물 분리등록 기록물 생산ㆍ등록 전자기록물 등록 비전자기록 수기등록 결재완료(접수) 후 자동으로 등록번호 부여되므로 별도의 등록절차 불필요 문서등록기능을 이용하여 수기등록 등록시 쪽수 기입요망 (첨부물도 동일적용) <36/105>
전자 및 비전자문서 등록 방법 가. 생산 및 등록 전자 문서 시스템에 자동 등록 공개여부(공개, 부분공개, 비공개), 접근권한 등 선택 비전자 문서 종이문서, 시청각기록물 등 직접 등록 분리 등록 : 전자문서(본문)+비전자문서(첨부물) 부여된 등록번호를 좌측상단(생산문서), 우측상단(접수문서) 표시 분리등록된 기록물 등록번호 : 본문의 등록번호-1 <37/105>
회의록 가. 생산 및 등록 회의록의 생산관리 회의명, 회의개최기관, 일시 및 장소, 참석자 및 배석자 명단, 회의진행순서, 상정안건, 발언요지, 결정사항 및 표결내용에 관한 사항 회의록 작성대상 중 영구기록관리기관의 장이 지정하는 회의는 회의록과 함께 회의 속기록, 녹음기록 또는 녹화기록 중 하나를 생산(녹음기록 또는 녹화기록을 생산하는 경우는 녹취록 함께 생산) 전자기록생산시스템을 통하여 생산 또는 등록하여 관리 회의 주관기관이 불분명하거나 공공기관이 아닌 경우는 업무 연관성이 가장 높은 직위자가 속한 공공기관이 작성 속기록 또는 녹음기록은 기산일로부터 10년의 범위 내에서 비공개 보호 가능(대통령 참석의 경우 15년까지) <38/105>
회의록(계속) 가. 생산 및 등록 회의록의 생산관리 업무관리시스템에 등록 회의록은 회의결과 보고 및 회의록 과 같이 문서의 붙임으로 첨부하거나 O차 OO위원회 회의록 이라는 제목으로 등록 <39/105>
회의록(계속) 가. 생산 및 등록 학교운영위원회 인사자문위원회 교육과정위원회 조기진급졸업진학 평가위원회 학업성적관리위원회 학교폭력대책자치위원회 학교급식소위원회 장학생선정위원회 학교도서관운영위원회 <40/105>
시청각기록물 가. 생산 및 등록 개념 기관의 주요 업무관련 사안을 다양한 매체를 사용하여 수록한 영상과 음성기록물을 말함 등록시기 사진 필름류 : 보존대상으로 적합한 것을 선별한 직후 등록 녹음 동영상류 : 편집과정을 거쳐 완성된 기록을 매체에 저장한 직후 등록 등록원칙 전자기록생산시스템에 등록 등록방법 비전자문서등록 첨부물분리 등록 : 전자문서(본문)+비전자문서(첨부물) * 전자파일로 생산된 시청각기록물을 업무관리시스템 기안문에 첨부하여 등록하면 일반문서로 분류되므로, 비전자문서등록 또는 첨부물분리등록 기능을 이용하여 등록 권장 <41/105>
시청각기록물(계속) 가. 생산 및 등록 회의록의 생산관리 * NAK/G 9:2014(v.1.0) 학교 기록물 관리 지침(v.1.0)에 따라 졸업앨범은 간행물로 관리 <42/105>
시험기록물 가. 생산 및 등록 일반사항 교사가 생산한 평가원안, 학생이 작성한 지필평가 답안지 관리 이원목적분류표, 성적일람표는 NEIS에서 입력 관리되므로 제외 기타 학업성적관리위원회 운영문서, 평가계획서 등은 일반문서 관리방법과 동일 생산 및 등록 답안지는 시험유형별, 학년별 또는 반별 등으로 구분하여 정리 답안지의 편철량 및 방법 등은 학교 실정에 따라 자체적으로 결정 정리된 하나의 묶음을 1권으로 봄, 답안지 형태가 다양하므로 보존용품 사용하지 않고 편철 가능 평가원안은 평가담당교사가 취합하여 업무관리시스템 해당 단위과제에 등록 보존기간 평가원안 및 지필평가 답안지의 보존기간은 5년 <43/105>
학교연혁지 가. 생산 및 등록 회의록의 생산관리 *학교연혁지는 학교가 변천하여 온 과정을 기록하여 학교의 생성과 존립 및 폐지와 관련된 주요 역사를 보여주는 기록물 *연혁지 유형: 대장, 간행물 *주요 내용을 알 수 있도록 정확, 간결하게 작성 * NAK/G 9:2014(v.1.0) 학교 기록물 관리 지침(v.1.0) 5.5.학교연혁지(p.27~30) 참조 <44/105>
기타 비전자문서(팩스, 이메일, 대장류 등) 가. 생산 및 등록 Fax 및 이메일 접수 문서 반드시 수기결재 후 업무관리시스템에 비전자문서등록 원본은 담당자가 보관 후 기록물 정리시기 도래 시 정리하여 문서고로 이관 각종 대장류 해당 (단위과제 단위과제카드 ) 선택 기록물건 등록(대장 1권당 1건으로 등록. 1권당 쪽수는 100매로 부여) 대장류의 생산년도는 편철이 완료된 시점으로 등록 기타 비전자로 생산된 모든 문서 (계약서류 등) 비정규직 채용계약문서 등 비전자로 생산된 문서 모두 비전자문서 등록 업무관리시스템으로 생산된 전자문서를 출력한 기록물은 사본임 이러한 기록물은 비전자문서등록 대상이 아님 사본에 해당하므로 업무활용 후 폐기 (폐지업체에 넘기지 말고 파쇄 철저) <45/105>
비전자문서 등록 가. 생산 및 등록 <46/105>
비전자문서 등록(계속) 가. 생산 및 등록 원본 폐기 불가 스캔문서 첨부물은 원칙적으로 사본(원본 불인정)이므로, 비전자문서 원본을 공공기록물 관리에 관한 법률 에 의거 보관/이관할 수 있도록 관리해 주시기 바랍니다. <47/105>
비전자문서 등록(계속) 가. 생산 및 등록 행정박물 간행물 <48/105>
기록물 등록번호 표시방법 가. 생산 및 등록 부여된 등록번호를 좌측상단(생산문서), 우측상단(접수문서) 표시 <49/105>
행정박물 관리 가. 생산 및 등록 학교에서 생산되는 주요 행정박물의 범위 및 선별기준 행정박물 관리대장을 통해서 수기로 등록 및 관리 (3월 ~ 5월 일제정비: 생산현황보고 시 목록 제출) <50/105>
행정박물 관리(계속) 가. 생산 및 등록 행정박물 보유목록 일련 번호 유형 형태 생산부서 생산년도 제목 및 내용 재질 크기 수량 비고 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 유형 : 관인류, 견본류, 상징류, 기념류, 상장ㆍ훈장류, 사무집기류, 그 밖의 유형 - 견본류 : 화폐, 우표, 훈ㆍ포장 등의 견본류 및 도안류 - 상징류 : 기관 및 업무와 관련하여 상징성을 지니는 현판, 기, 휘호, 모형, 의복, 공무용품 등 의 상징물 - 기념류 : 기관의 주요 홍보, 행사, 활동 중에 생산된 홍보물 및 기념물 - 상장ㆍ훈장류 : 공공업무와 관련하여 수여받은 훈ㆍ포장 및 상장(패), 수치, 메달, 트로피 등 2 형태 : 관인, 현판, 기, 휘호, 트로피, 수치, 메달, 기념패, 수상패, 모형, 의복, 액자, 우표, 포 스터, 팜플렛, 그림, 시계, 기념품, 장식품 등 자유롭게 기입 4 생산년도 : 불명확할 경우 추정년도 기입 5 제목 및 내용 : 행정박물에 대한 핵심내용 기입 6 재질 : 금속, 석재, 유리, 자기, 목재, 종이, 가죽, 플라스틱 등으로 기입 7 크기 : 세로 가로 높이 두께(cm), 또는 대/중/소 단위로 기입 - 대 : 일반서가에 진열할 수 없는 대형규격 - 중 : 서가 1단 또는 진열대에 1개만을 진열할 수 있는 규격 - 소 : 서가 1단 또는 진열대에 여러 개를 진열할 수 있는 규격 9 비고 : 항목에 없는 특이사항 기입 <51/105>
행정박물 관리(계속) 가. 생산 및 등록 행정박물 관리대장 <52/105>
기록물 분류 나. 분류 및 편철 기록물 분류체계 : 기록관리기준표란? 공공기관의 업무과정을 범정부차원에서 분류한 정부기능분류체계(BRM)를 6단계로 구분하고, 여기에서 최하위 단계인 단위과제 별로 업무설명, 보존기간, 보존기간 책정사유 등의 기록관리 기준 정보를 부여하는 제도 지금까지 사용해온 기 록 물 분 류 기 준 표 를 대체하는 새로운 분류 체 계로, 공공기록물관리에 관한 법률 의 전면 개정(2007. 4. 5)으로 사용하였으며, 16개 시 도 교육청과 각급학교에서는 2011년 1월 1일부터 업무관리시스템을 사용하게 되면서 기록관리기준표로 전환 관리 기본단위 : 단위과제 * 단위과제 : 업무간 유사성 및 독자성을 고려하여, 업무절차 관점에서 소기능을 세분화한 업무영역을 정의 보존기간 : 영구, 준영구, 30년, 10년, 5년, 3년, 1년 단위과제 하위에 단위과제카드를 생성하여 기록물을 분류할 수 있도록 한 업무기반의 기록물 분류체계 적용 시스템 : 업무관리시스템 <53/105>
기록물 분류 나. 분류 및 편철 단위업무와 기록물철, 단위과제와 단위과제카드 단위업무<5년> 단위과제<5년> [기록물철] <5년> [단위과제카드] <5년> [문서관리] [일정관리] [기록물건] [메모보고] [기록물철] <3년> [단위과제카드] <5년> [문서관리] [일정관리] [기록물건] <54/105> [메모보고] 단위과제카드는 단위과제의 보존기간을 승계함
기록물 편철 나. 분류 및 편철 1) 편철 : 기록물을 관련된 사안(업무)별로 구분하여, 생산 순서대로 묶어주 는 관리행위를 말한다. 기록물 편철은 직접적인 연관성을 지닌 기록물들 을 하나로 묶어 관리함으로써, 기록물의 관리 및 정보의 최소단위를 구 성하여 검색 및 활용이 편리하도록 한다. 또한 기록물의 형태에 따른 적 절한 보존방법을 선택할 수 있어 물리적 보호의 효율성이 높다. 업무관리시스템을 통하여 생산된 전자문서는 해당 시스템에 들어있는 전 자기록물이 원본으로 기록물을 생산한 처리과에서는 전자기록물을 출력 하여 편철하지 않아도 된다. 업무참고상, 기타 부득이한 사유로 전자기록물을 출력하여 편철하는 경우 에는 출력된 전자기록물에 사본임을 표시하여야 한다. (원본대조필) <55/105>
기록물 편철(계속) 나. 편철 및 분류 2) 편철 기준 가) 발생 경과 완결 관계로 연결되는 사안별 기록물 나) 하나의 주제 과제 행사 회의 사안 관련 기록물 다) 도면 사진 등의 경우 대상이 되는 동일 행사 시설 주제 사업단위 라) 테이프 디스크 디스켓 영화필름 등 분리 곤란한 매 체단위 마) 카드 도면 등 낱장기록물은 일정한 분량(30매 미만) 의 보관봉투 바) 기타 100매 단위 편철에 동일한 단위과제(단위업무) <56/105>
기록물 편철(계속) 나. 분류 및 편철 3) 편철 시기 : 기록물의 편철이 이루어지는 시점은 기록물건이 등록되는 시점과 일치되어야 한다. 처 리과에서는 매년 2월말까지 전년도에 생산을 완 결한 기록물에 대하여 기록관리법 시행령에서 정하 는 바에 따라 기록물별로 공개여부 및 접근권한을 재분류하고, 기록물철의 분류 및 편철을 확정해야 한다. <57/105>
편철방법 나. 분류 및 편철 전자문서 문서 생산ㆍ접수 시 귀속될 기록물철을 선택하므로 별도의 편철 행위 불필요 업무관리시스템에서 비전자 문서 등록 후 기록물철별로 관리 종이문서 종이화일에 천공하여 편철하는 방식은 지양하고, 진행문서파일 사용 업무관리시스템에서 출력한 기록물철 표지를 놓고 발생 순서대로 편철 완결 후 보존용 표지를 씌워 클립, 집게로 고정한 후 보존상자에 넣어 보관 진행문서파일 철표지-색인-발생순 보존용표지-집게 보존상자 <58/105>
기록물철 표지 양식 나. 분류 및 편철 7621006-J10CAA11010500483468-1 처리과코드-단위과제코드-일련번호 처리과명 단위과제명 기록물철 제목 시작연도-끝년도 처리과 <59/105>
기록물철 표지 출력방법 나. 분류 및 편철 업무관리시스템 나의 과제 과제카드명 클릭 표지색인 클릭 비전자 선택 표지 조회 인쇄 <60/105>
기록물철 색인목록 출력 방법 나. 분류 및 편철 업무관리시스템 나의 과제 과제카드명 클릭 표지색인 클릭 전자/비전자 선택 색인목록 조회 인쇄 <61/105>
사진, 필름류의 편철 및 관리 나. 분류 및 편철 사진 필름류는 보존대상에 적합한 작품 등을 선정하여 업무관리시스템에 등록 후, 사진 필름류 보관앨범에 넣어 편철 관리 인화사진 혹은 필름류를 앨범에 한꺼번에 관리하는 경우 구분이 가능하도록 편철해야 하며, 제목, 등록번호, 등록일 등을 기입 디지털사진의 경우 등록대상을 선별 후 파일원본을 사안별로 업무관리시스템에 등록하여 관리 <62/105>
사진, 필름류의 편철 및 관리(계속) 나. 분류 및 편철 [사진 필름류 보관앨범] [보관앨범에 편철된 사진] [보관앨범에 편철된 필름] [사진 필름류 보관파일] <63/105>
기록물 정리 다. 정리 기록물 정리란? 전년도에 생산이 완결된 기록을 대상으로 생산현황보고에 앞서 등록사항과 실제 기록물 상태의 일치 여부를 확인하고 물리적인 정리를 완료하는 행위를 말함 업무처리 결과와 기록물 등록정보에 등록된 내용이 일치되도록 하 고 미비사항 등에 대해서는 보완할 수 있음 기록의 정리는 1년 단위로 수행하며 기록의 보존기간, 사안별 분류, 편철, 종이기록물의 면 표시 및 색인목록과 표지 작성, 미등록 기록물의 등록 등의 업무를 수행 <64/105>
기록물 정리(계속) 다. 정리 기록물 정리기간에 등록 누락을 확인하여 등록하게 되는 비전자기록물은 주로 무엇인가요? 대면결재문서 민원신청서 각종 회계기록(장부) 복무관련 대장 출장명령부, 근무상황부 등 업무관련대장류 보안점검부, 당직근무일지 등 학적기록물 졸업대장, 입퇴학처리부, 봉사활동기록부, 출석부 등 <65/105>
기록물 정리(계속) 다. 정리 업무관리시스템 기록물정리를 위한 선행 작업 처리중인 문서, 회수한 문서는 이관되지 않습니다. 종료(완료)된 문서관리카드만 이관됩니다. 업무담당자가 작업할 내용 1. 처리중인 문서 [지시/중단] 처리함 또는 결재완료함 2. 기안자가 회수한 문서 [지시/중단] 처리함 또는 결재완료함 3. 미종결 과제카드 종료 <66/105>
기록물 정리(계속) 다. 정리 다음해 2월말까지 *업무관리시스템 문서관리 결재 문서진행 회수 또는 진행문서가 없도록 완료 처리 *과제관리 기록물정리함 문서상태체크 이관과제카드수집 기록물정리완료 <67/103>
비전자 기록물 면 표시 방법 다. 정리 문건별 면표시는 중앙 하단, 철단위 면표시는 우측 하단 양면기재된 문서는 양면에 모두 표시 기록물철 면표시는 편철순서대로 맨 윗장부터 아래로 일련번호로 부여하되, 표지와 색인목록 제외하고 본문부터 시작 면표시 건단위면표시 철단위표시 <68/105>
보존상자 표지 부착 다. 정리 <69/105>
기록물 생산현황 통보 라. 생산현황보고 처리과에서 전년도에 생산 접수한 기록물의 생산현황을 업무관리시스템을 통해 제출하는 행위 기록물의 수집 및 이관을 위한 기초자료가 되고 목록정보의 공동 활용을 가능하게 함 처리과에서 정리 완료 후, 관할 기록관으로 매년 5월 31일까지 전년도 기록물 생산현황을 통보하고, 기록관은 8월 31일까지 영구기록물관리기관으로 통보함 기록관의 기록관리시스템으로 이관 후, 이에 대한 생산현황을 8월31일까지 영구기록물관리기관으로 통보 <70/105>
기록물 생산현황 통보(계속) 라. 생산현황보고 생산현황은 어떤 내용을 통보하나요? 전자문서와 비전자문서(문서(대장포함), 도면류, 카드류)의 생산 및 보유현황 조사 연구 검토서 생산현황과 목록 회의록 생산현황과 목록 시청각기록물 생산 및 보유현황과 생산목록 비밀기록물 생산현황과 목록 간행물 생산현황과 목록 행정박물 보유목록과 유형별 보유현황 <71/105>
기록물 이관 마. 이관 처리과에서 생산 후 일정시간이 지나 활용도가 떨어진 기록물을 기록관 또는 영구기록물관리기관으로 옮겨서 집중 관리하는 절차 처리과에서 보존기간의 기산일로부터 2년의 범위 내에서 보관한 후, 기록물철 단위로 이관해야 함 업무에 수시로 참고할 필요가 있는 기록물은 10년 범위 내에서 즉, 9년까지 기록물철 단위로 이관시기를 연장할 수 있으며, 이런 경우엔 반드시 이관연기신청서 를 작성하여 기록관에 제출해야 함 직속기관 및 각 급 학교의 경우, 총무부와 행정실에서 기록관리 업무를 주관하므로 각 부서의 이관 및 이관시기 연장 등의 업무를 수행하여야 함 모든 기록물을 2년 이내 보관 후 이관하는 것은 아니며 비치기록물, 시청각기록물, 비밀 기록물, 간행물 및 행정박물 등은 각각의 기록물 특성에 따라 별도로 이관시기를 규정하고 있음 업무관리시스템에서 생산된 기록은 매1년 단위로 기록관리시스템으로 이관 <72/105>
기록물 이관(계속) 마. 이관 현용단계 (Current] 준현용단계 (Semi-Current) 비현용단계 (Non-Current) 처리과 기록관 영구기록물관리기관 업무관리시스템 (전자문서시스템) 기록물관리책임자 기록관리시스템 (자료관시스템) 기록관담당자 영구기록관리시스템 Archivist 업무관리시스템 - 연도별 이관 전자문서시스템 2년 후 이관 30년 이상 기록물 (10년 후 이관) (8년 후 이관) <73/105>
기록물 이관(계속) 마. 이관 기록물 보존기간의 기산일은 어떻게 산정하나요? 기록물의 보존기간은 단위과제 단위로 책정되며 그 하위에 생성된 단위과제카드도 단위과제의 보존기간을 그대로 승계하게 되므로, 단위과제카드 기산일은 단위과제카드가 종료된 해의 다음 년도 1월 1일부터 시작됩니다. 따라서, 보존기간이 5년인 단위과제에 생성된 단위과제 카드가 2014년 1월에 생산되어 12월에 종료되었다면, 2015년 1월 1일부터 보존기간이 시작하므로 2019년에 보존기간 만료 되어 2020년에 평가대상으로 선정됩니다. <74/105>
기록물 이관(계속) 마. 이관 종이기록물 이관방법과 절차 1 단계 처리과에서 보유하고 있는 이관대상 기록물 파악 2 단계 이관목록과 이관연기 목록 확정 및 이관일정 통보 3 단계 이관이 확정된 기록물의 정리 및 편철 상태 확인 및 점검 4 단계 이관일정에 따른 이관목록 공문발송 및 이관기록물 이송 5 단계 기록관으로 기록물 인계인수 완료 후 가인수인계서 작성 6 단계 인수받은 기록물 검수완료 후 이관결과 통보 이 관 완 료 <75/105>
폐기관인 이관 마. 이관 미사용 폐기관인(공인)은 어떻게 해야하나요? 신규관인의 제작 또는 기관명 및 학교명의 변경, 기관의 폐지 등으로 관인을 폐기하는 경우, 기록관으로 폐기할 관인을 이관 하여야 합니다. 반드시 폐기공고문을 첨부하여 공문을 발송하고, 이때 폐기관인은 기록관으로 직송하면 됩니다. <76/105>
폐기관인 이관(계속) 마. 이관 폐기관인의 이관 절차 폐기관인을 이관하는 공문발송 기록관으로 문서 발송 문서 발송시 작성된 공고문 폐기관인 목록 첨부 폐기된 관인은 우편으로 직송 관인이 손상되지 않도록 포장하여 기록관으로 송부 폐기관인 인수확인서 및 결과 통보 및 접수 인수확인 결과 통보 공문 접수 여부 확인 <77/105>
폐기관인 이관(계속) 마. 이관 폐기관인을 기록관으로 이렇게 보내주세요... <78/105>
기록물 평가 폐기 바. 평가 폐기 기록물 폐기는... 기록물에 책정된 보존기간이 경과한 기록물에 대한 행정적 역사적 증빙적 학 술 적 가 치 를 평 가 하 여 보 존 기 간 재 책 정, 보류 또는 폐기로 구분하고, 이러한 평가를 통해 기록물의 보존 및 활용가치가 종료된 기록물을 처리하는 것을 말함 생산한 기록물을 모두 보존하는 것은 기록물 활용 및 경제적 측면에서 비효율적이므로 보존가치가 소멸된 기록물을 적기에 폐기하는 것이 필요 기록은 도 서 와 는 다른 유일본으로, 한 번 폐 기 되 면 영원히 복 구 나 재생이 불 가 능 하 므 로, 보 존 기 간 이 경 과 한 기 록 이 라 고 해도 바로 폐기하지 않고 행정적 가치 뿐만 아니라 역사적 증빙적 정보적 사회적 가치 등 종 합 적 으 로 검 토 하 여 폐기 또는 보 존 여 부 를 결정 하여야 함 <79/105>
기록물 평가 폐기(계속) 바. 평가 폐기 처리과 의견조회 기록물 폐기대상 선별 전문요원 평가심사 기록관에서 기록물 보존 후 보존기간 만료 기록물 선별 기록물관리전문요원 평가의견 작성 기록물평가심의회 심의 기록물평가심의서 작성 폐기여부 결정 폐기/재책정/보류 기록물평가심의회 개최 (교육청,교육지원청 주관) <80/105>
기록물 평가 폐기(계속) 바. 평가 폐기 기록물 폐기 방법 및 절차 1 비전자기록물의 보유목록 작성 후 제출[처리과] 2 보존기간 경과 기록물 선별 및 기록물평가심의서 작성[기록관] 3 생산부서 의견조회 실시[기록관] 4 생산부서 의견조회에 대한 회신[처리과] 5 기록물관리전문요원의 평가 심사[기록관] 6 기록물평가심의회 개최 및 최종 심의[기록관] 7 심의 결과 생산부서에 통보 및 홈페이지에 공개[기록관] 8 기록관 주관으로 폐기확정 기록물의 폐기 실시 폐 기 완 료 <81/105>
기록물 평가 폐기(계속) 바. 평가 폐기 기록물 폐기시 유의사항은... 보존기간이 경과된 기록물에 대하여는 생산부서의 의견조회, 기록물관리전문요원의 심사, 기록물평가심의회 심의 등의 절차를 거쳐 폐기로 확정된 기록물에 대해서만 기록관 주관 하에 폐기를 실시함으로써 기록의 멸실 및 무단폐기를 방지해야 함 처리과 및 직속기관, 각 급 학교에서는 일체의 기록을 자체 폐기할 수 없으며, 기록물관리기관, 즉 기록물관리전문요원이 배치된 기록 관이 있는 교육청(본청 및 지역교육청)에서만 폐기집행이 가능함 만일, 기록물평가심의회의 심의를 거치지 않고 처리과 및 직속기 관과 각 급 학교에서 폐기를 할 경우, 공공기록물관리에 관한 법률 제50조 벌칙조항의 무단 파기에 해당하는 것으로 간주될 수 있음 <82/105>
기록물 평가 폐기(계속) : 부적정 사례 1 바. 평가 폐기 고물상에서 발견 국도 옆에서 발견 경남 산청 <83/105>
기록물 평가 폐기(계속) : 부적정 사례 2 바. 평가 폐기 제주시 행정기관 시민 개인정 보 유출 주범 제주시 산하 31곳 기관 대부분 폐지수거 업체 넘기는 과정서 몇 시간씩 방치 주민번호.주소 등 각종 개인정 보 관리 엉망 폐기과정도 '허술' 한 시민의 제보로 제주도내 방송사들이 현장을 긴급 취재하는 등 한바탕 소동이 일기도 했다 제주의소리 / 제주mbc뉴스화면 <84/105>
2014년도 기록물 평가 폐기(계속) 바. 평가 폐기 <85/105>
2014년도 기록물 평가 폐기(계속) 바. 평가 폐기 <86/105>
2015년도 기록물 평가 폐기 바. 평가 폐기 학교에서 생산되는 주요 기록물 기타철, 내부결재철, 0학년철, 임시철, 접수철, 참고철, 잡철 등 내용 파악이 어려운 기록물철은 반드시 비고란에 내용설명 기재 <87/105>
2015년도 기록물 평가 폐기 바. 평가 폐기 생산부서(처리과) 의견조회 시 보존기간 만료일이란? 보존기간 기산일: 기록물철이 종결된 해의 다음년도 1월 1일부터 시작 종료년도 2009년, 보존기간 5년 - 보존기간 만료일은 2014년 - 2015년 폐기 가능 폐기 : 보존기간이 만료되어 더 이상 보존가치가 없는 기록물 보존기간 재책정 : 생산 당시 보존기간 보다 상향책정이 필요한 경우 재책정 (*10년 5년 하향책정 불가) 보류 : 업무활용을 위하여 일시적으로 폐기보류 * 담당자는 현 담당자 기재 <88/105>
2015년도 기록물 평가 폐기 바. 평가 폐기 보존기록물 관리대장 연 번 생산 연도 기록물철 제목 보존 기간 수량 기록물 형태 보존 장소 이력사항 비고 <예 시 > 1 2005 보안점검표 3 5 대장 서고 폐기 (2014. 10. 27) 2 2007 보안점검표 3 5 대장 3 2006 정보공개 처리 10 2 문서 캐비닛 13 캐비닛 13 기록관으로 이관 (2009. 5. 12) 4 2000 기록물등록대장 영구 10 1 대장 서고 보존기간 재책정 (2014년 평가심의) <89/105>
기록물 보존이란? 사. 보존 음식물의 부패를 지연 방지하기 위해 냉장보관하거나 방부처리 하듯이, 기록물을 원래의 모습 그대로 장기간 유지하기 위해 최적의 보존환경에 서 잘 보관하는 것을 말한다. 훼손된 기록물을 복원처리 하는 것은 기록 물 보존의 확대된 의미라고 할 수 있다. 만약 기록물이 방치된다면 주위 환경에 따라 매체별로 다양하게 훼손이 발생한다. 예를 들어, 종이기록물 은 고온다습한 환경에 놓이면 곰팡이나 좀벌레 등에 의해 심각하게 훼손 되고, 강한 햇빛에 노출되면 누렇게 변색된다. 기록물의 훼손 방지를 위 해서는 우선 기록물을 취급할 때 파손되지 않도록 조심스럽게 다루어야 한다. 또한 먼지나 직사광선을 차단하고, 통풍이 원활하여 온도 및 습도 유지가 용이한 깨끗한 장소에 보관해야 한다. <90/105>
보존서고 운영 및 관리 사. 보존 보존서고 운영 및 관리는... 보존기간 30년 이상인 기록물은 중요기록물로 서고 외의 지역으 로 반출을 엄격하게 제한해야 함 서고 내 공기의 원활한 통풍과 수해에 대비할 수 있도록 하기 위 해서, 지하층이나 지상 1층보다는 지상2층으로 장소를 선정하는 것이 좋음 서고 내에는 항온 항습 설비와 가스식 휴대용 소화기, 온 습도계, 자동식 살균 살충 소독기 를 비치하고 이중잠금 장치 또는 CCTV와 같은 보안장비를 구비해야 함 <91/105>
보존서고 제한구역 표시 및 이중잠금장치 사. 보존 [보존서고 표식] [제한구역 표식] [이중잠금장치] <92/105>
학교 보존서고 관리 문제점 사. 보존 학교 문서고 관리 문제점 행정실 문 서 고 와 교무실 문서고를 이중으로 관리하고 있는 곳이 많으며, 각 서 고 관 리 책 임 자 가 다름에 따라 한쪽 문서고 관리가 잘 되지 않음 문서고 관리 조치사항 여러 개의 서고가 있어도 괜 찮 으 나 서 고 관 리 책 임 자 는 되 도 록 일원화하여 기록물 현 황 관 리 및 문 서 고 관리가 체계적으로 이뤄질 수 있도록 하는 것이 바람직함 비품을 같이 보관하는 사례가 있음 비품 및 소모품을 같이 보관할 경우, 문서고 출입이 잦아지고, 기록물 보관 분실 및 훼손으로 이어질 수 있어 문서고에는 기록물만 보관하는 것이 바람직함 <93/105>
온습도계와 항온항습기 비치 사. 보존 1차 학교 자체 점검 결과 온습도계 대부분 비치 조치 사항 온습도계를 비치하여 기록물 보존환경 유지 - 온도: 18~22, 습도 40~55% 항온항습기 없음 학교 여건상 항온항습기 설치는 사실상 어려움. 여름철에는 습도가 높음으로 제습기(제습제)를 비치하여 습도 조절 온습도계 제습기 <94/105>
가스식 소화기 비치 사. 보존 1차 학교 자체 점검 결과 분말식 소화기 비치 학교 有 조치 사항 분말식 소화기는 화재 시 기록물의 훼손을 가져올 수 있으므로, 가스식으로 교체하여 비치하기 바람 분말식소화기 가스식 소화기 <95/105>
서고출입대장 및 기록물반출반입대장 사. 보존 제29조(서고 관리책임자 지정) 기록물관리기관의 장은 서고별로 관리책임자를 지정하고, 그 관리책임자에 의하여 서고의 출입과 기록물의 입 출고가 통제되 도록 하여야 한다. 1차 학교 자체 점검 결과 대부분 서고출입대장을 비치하고 있으나, 기록물의 반출 반입 기록의 적절 여부는 확인 조치 사항 서고출입대장과 함께 기록물 반출 반입서 를 비치하기 바람 되지 않음 <96/105>
서고출입대장 및 기록물반출반입대장 서식 사. 보존 <97/105>
보존기록물관리대장 사. 보존 보존기록물관리대장은 비전자기록물로 현재 문 서 고 에 보관 중인 기록물만 대상으로 관리 보존기록물관리과 실제 기록물이 맞지 않는 기관에서는 정수점검을 통해 실제 기록물 파악 보존기록물 관리대장은 1년마다 기록물정 리가 끝나는 2월말 이후 내부결재 받아 관리 보존기록물관리대장의 출력 여부 상관없음 2010년 이전 생산된 기록물 중 등록누락 기록물은 보존기록물관리대장에 등록해 관리 <98/105>
보존기록물관리대장 작성요령 사. 보존 <작성요령> 1 일련번호를 적는다 2 생산부서를 적는다 3 문서의 생산연도를 숫자로만 기입한다. * 바르지 못한 표기 : 2006이강, 2006년, 2006년 8월 여러 해에 걸친 문서는 종료연도를 생산연도로 기입한다. * 2007 생산 2008종료인 경우 2008을 생산연도로 기입 4 기록물철명을 입력한다. * 해당 기록물의 내용을 구체적으로 알 수 있도록 비고란에 부가적인 사항을 추가 기입한다. * 철명이 명확하지 않아 기록물의 내용을 파악할 수 없는 경우 제대로 된 기록물 평가를 할 수 없음. 5 1, 3, 5, 10, 30, 준영구, 영구 기입 * 바르지 못한 표기 : 3년, 10년처럼 '년 추가 X 6 보존기간만료일을 적는다(생산연도+보존기간) 7 수량을 적는다(권수) 8 형태는 문서, 카드, 도면, 사진/필름류, 녹음/동영상류로 구분하여 기입한다. (* 문서 : 일반문서, 대장, 증빙서 등 / * 카드 : 생활기록부, 인사기록카드 등) 9 10 보존장소와 세부위치를 적는다 11 공개여부를 적는다 12 담당자를 적는다 <99/105>
기록관리시스템(RMS) 사. 보존 기록관리시스템 활용 학교기록물은 2004.01.01.~2010.6.30. 목록만 검색가능(해당기간 기록물은 학교에서 출력 보관하고 있는 기록물이 원본기록물임에 유의) 2010.7.1.~ 목록검색, 내용 열람 가능 <100/105>
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