사무관리 시 도공무원교육원
공무원윤리헌장 우리는영광스러운대한민국의공무원이다. 오늘도민족중흥의최일선에서서겨레와함께일하며산다. 이생명은오직나라를위하여있고, 이몸은영원히겨레위해봉사한다. 충성과성실은삶의보람이요, 공명과정대는우리의길이다. 이에우리는국민앞에다하여야할숭고한사명을민족의양심으로다지며, 우리가나가야할바지표를밝힌다. 우리는민족사적정통성앞에온신명을바침으로써통일새시대를창조하는역사의주체가된다. 우리는겨레의엄숙한소명앞에솔선헌신함으로써조국의번영을이룩하는민족의선봉이된다. 우리는창의적노력으로최대의능력을발휘함으로써민주한국을건설하는국가의역군이된다. 우리는불의를물리치고언제나바른길만을걸음으로써정의사회를구현하는국민의귀감이된다. 우리는공익우선의정신으로국리민복을추구함으로써복지국가를실현하는겨레의기수가된다. 공무원의신조 1. 국가에는헌신과충성을 1. 국민에겐정직과봉사를 1. 직무에는창의와책임을 1. 직장에선경애와신의를 1. 생활에는청렴과질서를
목차 C ONTENTS 제 1 장 사무관리제도의발전 1. 우리나라사무관리의발전과정 3 2. 사무관리제도변천의시대구분 6 제 2 장 사무관리개요 1. 사무의의의 31 2. 관리의의의 33 3. 사무관리의역사 33 4. 사무관리의개념 35 5. 사무관리의목적 37 6. 사무관리의적용범위 37 7. 사무관리의원칙 38 8. 사무의분장 39 9. 사무의인계 인수 40 10. 사무관리의대상 42 제 3 장 문서관리 1. 문서관리의개설 55 2. 문서작성의일반사항 68 - i -
3. 문서의구성체제 79 4. 문서의기안 84 5. 결재 139 6. 문서의등록 149 7. 문서의시행 166 8. 문서의접수및처리 179 9. 전자문서의표준및유통 191 제 4 장 업무관리 1. 주요용어정의 215 2. 업무관리시스템 (On-nara BPS) 의구축 운영 217 3. 업무관리시스템의연계 225 4. 업무관리시스템의사용요령 227 5. 업무관리시스템의표준관리 248 6. 업무관리시스템의활용 248 7. 업무관리시스템의보안 248 제 5 장 정책실명제 1. 주요정책자료의종합적기록 보존 257 2. 정책자료집의발간 257 3. 공문서상정책실명제의변천 259 제 6 장 관인관리 1. 관인의의의 267 2. 관인의효력 268 - ii -
3. 제도의연혁 268 4. 관인날인위치의연혁 268 5. 공인용어의변천 270 6. 관인의종류및비치 270 7. 특수관인의종류및관인규정 274 8. 관인의규격 275 9. 관인의조각및사용 276 10. 관인인영의색깔 278 11. 관인의등록및재등록 278 12. 관인의폐기 282 13. 관인공고 283 제 7 장 업무편람 1. 업무편람의개요 301 2. 행정편람 302 3. 직무편람 303 제 8 장 보고서작성 1. 보고서작성개관 311 2. 보고서작성의원칙 324 3. 보고서작성시자주범하는오류유형 337 4. 보고서의요약 349 [ 부록 ] 358 일러두기 기록물관리는 2010년부터 < 기록관리실무 > 로분리 집필되었으며, 보고서작성부분중상세한실무예제는 2010년부터 < 기획실무 > 로이관 집필되었으니, 이를활용하시기바랍니다. - iii -
제 1 장 사무관리제도의발전
제 1 장사무관리제도의발전 제 1 장사무관리제도의발전 1. 우리나라사무관리의발전과정 우리나라의사무관리는문서를중심으로표준화와능률화에중점을두고발전하여왔다. 정부수립후초기에는일본총독부와미군정 ( 美軍政 ) 의사무관리제도가그대로답습되었다. 그러나 5 16 이후군에서사용하여오던미국식문서관리제도가대폭유입되어현행사무관리제도의근간을이루고있다. 현재도전반적으로그골격이유지되고있으나, 2002년이후전자정부의구현을촉진하기위하여정부의사무관리제도를전면적으로개편하였다. 사무관리의발전과정을개략적으로살펴보면다음과같다. 1) 구체적내용은 2. 사무관리제도변천의시대구분 에서다루고자한다. 가. 제1기 (1948.~1961. 9. 30.) : 일본총독부와미군정 ( 美軍政 ) 의사무관리제도답습기이시기는일본총독부와미군정의사무관리제도를답습한시기이다. 주요법령은정부처무규정 (1949. 7. 15. 대통령훈령제1호 ) 과공문서규정 (1950. 3. 6. 대통령훈령제3호 ) 이다. 일반행정부문에서는문서의세로쓰기와국한문혼용, 문서의분류 보관, 서식관리등에서대부분일본총독부사무관리제도를답습하였다. 예외적으로군대조직에서는미군정의영향에따라한글전용과가로쓰기, 문서통제, 십진분류등미국식사무관리제도가도입되었다. ( 이한빈 조석준외 :431; 이종두 :44) 나. 제2기 (1961. 10. 1.~1984. 11. 22.): 한국적사무관리제도정착기 1) 이시기는한국실정에맞는사무관리제도를정착한시기이다. 미군정의영향으로이미군대조직에서활용되어오던미국식사무관리제도가일반행정기 1) 행정자치부 (2004), 사무관리실무편람, 행정자치부행정능률과, 15~23-3 -
사무관리 관에도입되었으며이제도가오늘날사무관리제도의근간이되었다. 주요법령은정부공문서규정, 서식제정절차규정및보고통제규정등이다. 이시기에문서의분류방식과편철방식및보관 검색방식을새롭게도입한시기이다. 2) 1980년대초에경제성장의침체극복을위한범국가적생산성향상운동의일환으로행정생산성향상을위한다각적인행사와시책이촉진되었으며, 사무자동화종합계획이수립되었다. 그리고, 행정전산화제1차기본계획이수립되었고, 행정업무전산화추진규정 이제정되었으며, 행정용어순화편람을발간하였고, 차트보고금지지시가있었으며, 행정예고제가시행되었다. 다. 제3기 (1984. 11. 23.~1991. 9. 30.) : 사무의기계화와자동화착수기 1) 1984.12.31. 정부공문서규정 을전면개정하여, 마이크로필름을이용한문서보존관리가되도록하고, 모사전송 (FAX) 에의한문서수발제도등을채택하였다. 2) 1985.~1986. 문서유통량의조사가있었으며, 문서유통량이대폭감축되었다. 라. 제4기 (1991. 10. 1.~1999. 8. 30.) : 사무관리제도정비와전산화도입기 1) 사무관리제도를전면적으로정비하였다. 종전개별법령에분산되어있던정부공문서관리, 보고사무, 협조사무, 관인관리및서식에대한사항과자료관리, 업무편람, 사무자동화, 사무환경에관한사항을신규제정 추가하여사무관리규정 (1991. 6. 19. 대통령령제13390) 으로통합하였다. 2) 전자결재제도도입, 전자문서유통근거마련등행정전산화체제를도입하였다. 마. 제 5 기 (1999. 9. 1.~2007. 12. 현재 ) : 사무관리의전자화촉진과성숙기 1) 사무관리의전자화촉진기 (1999. 9. 1.~2003.) 가 ) 사무관리의전자화를통해전자정부구현기반을구축하였다. - 4 -
제 1 장사무관리제도의발전 사무관리제도를개편하여전자문서관리체계구축, 전자문서의보안및전자서명의인증제도입등전자정부구현을위한기반을조성하였다. 나 ) 전자관인의인증과인증센터를설치하였다. 행정기관의전자문서의유출 위조 변조및훼손등을방지하기위하여전자문서에대한전자관인의인증체제를구축하기위한제도적인기반을마련하였다. 다 ) 전자공문서에는전자관인을사용하고인증센터의명칭을전자관인인증관리센터로변경하였다. 전자관인을사용하여디지털암호화기법을이용해전자문서가유통되므로전자문서의유출 위조 변조및훼손방지등보안성이강화되도록하였다. 2) 사무관리의전자화성숙기 (2004.~2011. 현재 ) 가 ) 2004. 1. 1. 시행을목표로하여전자정부고도화에대비하고전자문서관리체계를근본적으로재구축하기위해사무관리규정을전면적으로개정하였다. 첫째, 문서처리의전과정을전자화에맞도록재설계하여이를시스템화하였다. 즉문서의기안 검토 협조 결재 등록 시행 접수 공람 이관 보존 폐기 검색 활용등모든처리절차가전자적으로수행되도록하였다. 둘째, 전자문서시스템과행정정보시스템개념을도입하고, 이를법령화하였으며, 양자간에연계가가능하도록하여행정업무처리의전자화와효율화를도모하였다. 나 ) 2006년에는행정업무의투명성과책임성확보를위해행정업무의의사결정과정의모든이력이시스템에기록되도록전자적업무관리시스템을도입하여운영하도록하였다. - 5 -
사무관리 2. 사무관리제도변천의시대구분가. 제1기 (1948.~1961. 9. 30.) : 일본총독부와미군정 ( 美軍政 ) 의사무관리제도답습기 제1기는일본총독부와미군정 ( 美軍政 ) 의사무관리제도를답습한시기이다. 먼저 정부처무규정 을제정하였다. 이규정속에문서관련규정을포함하였다. 그다음에 공문서규정 을독립적으로제정하여운영하였다. 구체적으로살펴보면다음과같다. 1) 1949년 : 정부처무규정 제정 (1949. 7. 15. 대통령훈령제1호 ) 가 ) 정부처무규정 은제1장 ( 총칙 ), 제2장 ( 사무대결 ), 제3장 ( 문서처리 : 통칙, 접수및배부, 성안및결재, 성안의시행, 편찬및보존 ), 제4장 ( 인쇄물및도서의취급 ), 제5장 ( 복무 ), 제6장 ( 회계사무 ), 제7장 ( 청사내단속, 화재의예방조치및위생 ) 으로구성되었다. 나 ) 문서관련규정은 정부처무규정 중제1장 ( 총칙 ), 제2장 ( 사무대결 ), 제3 장 ( 문서처리 ) 에부분적으로규정되었다. 2) 1950년 : 공문서규정 제정 (1950. 3. 6. 대통령훈령제3호 ) 가 ) 공문서규정 은독립적인문서규정의효시로볼수있다. 나 ) 공문서규정 은제1조 ( 공문서의처리근거 ), 제2조 ( 문서의발신명의 ), 제3조 ( 문서에관인날인 ), 제4조 ( 문서의제출방법 ), 제5조 ( 송부서의생략 ), 제6조 ( 관보또는공보게재문서 ), 제7조 ( 수신자표시방법 ), 제8조 ( 문서작성의원칙 ), 제9조 ( 문서사용용지 ), 제10조 ( 공문서의종류 ), 제11 조 ( 공문서의예식 ) 로구성되었다. 다 ) 총리훈령으로공문서의예식 ( 例式 ) 을정하였다. 라 ) 문서의종서, 한자혼용, 문서보관, 보존관리및장표서식관리등이주된내용이다. - 6 -
제 1 장사무관리제도의발전 3) 일반행정부문과군대조직일본총독부와미군정 ( 美軍政 ) 의영향을받았다. 일반행정부문에서는문서의세로쓰기와국한문혼용, 문서의분류 보관, 서식관리등에서대부분일본총독부사무관리제도를답습하였으나예외적으로군대조직에서는미군정의영향에따라한글전용과가로쓰기, 문서통제, 십진분류등영미식사무관리제도가도입되었다 ( 이한빈 조석준외 :431; 이종두 :44). 나. 제2기 (1961. 10. 1.~1984. 11. 22.): 한국적사무관리제도정착기제2기는한국적사무관리제도의정착기이다. 이시기는현행사무관리제도의근간을마련한시기이다. 미군정의영향으로이미군대조직에서활용되어오던영미식사무관리제도가일반행정기관에도입되었으며이제도가오늘날사무관리제도의근간이되었다. 이시기의주된법령은 정부공문서규정, 보고통제규정 및 서식제정절차규정 이다. 구체적인내용은다음과같다. 1) 1961년 : 정부공문서규정 과 보고통제규정 을제정하였다. 가 ) 정부공문서규정 (1961. 9. 13. 각령제137호 ) 을제정하여공문서의횡서, 한글전용, 문서통제제도등을채택하였다. 나 ) 보고통제규정 ( 제정 1961. 12. 16. 각령제288호 ) 을제정하여중앙행정기관및그소속기관과지방관서간의보고통제기구를확립하고보고에대한효과적인통제를실시함으로써보고의신빙성과적시성을보장하고보고행정의간소화를기하도록하였다. 2) 1962 년 : 서식제정절차규정 을제정하고, 정부공문서규정 을개정하였다. 가 ) 서식제정절차규정 ( 제정 1962. 11. 7. 각령제1032호 ) 을제정하여공문서서식의제정, 개정및수정에관한사항을규정하였다. 나 ) 정부공문서규정 을개정하여문서의십진식분류방법을채택하고, 폴더 (Folder) 를사용한문서편철방식을사용하였으며, 파일링시스템 (Filing System) 을채택한문서의보관 검색이용이하도록하였다. - 7 -
사무관리 3) 1977년 : 1977년에행정전산화제1차기본계획 (1978~1982) 이수립되었다. 4) 1978년 : 문서분류체계를업무기능별십진분류방법에따라전면개편하였다. 5) 1979년 : 행정업무전산화추진규정 이제정되었다. 6) 1981년 : 행정용어순화편람 발행, 차트보고금지지시, 행정예고제의시행등행정관리제도를개선하였다. 가 ) 행정용어순화편람 제1집발행행정용어중에일제시대의용어, 어려운한자어, 강압적이고불쾌감을주는용어 ( 예 : 불구폐질자, 나환자등 ) 를쉬운우리말로순화하기위하여 국어심의회 의심의를거쳐 1,035개용어를수록하고, 각급기관에배포하는한편아침라디오방송에사무능률과장 ( 필자 ) 이직접출연하여범국민적용어순화캠페인을벌였다. 이행정용어순화사업은 1982년제2집에서 1,238개용어, 1983년제3집에서 964개용어, 1984년제4집에서 1,672개용어를쉬운우리말로순화시켰다. 나 ) 차트 (chart) 보고금지지시대통령지시사항으로각종보고시차트보고를금지시켜서차트작성으로인한시간 경비등의낭비요인을없애고간편 신속한보고및사무처리를촉구하였다. 이에따라종전의차트를대체할대안모색이당면과제로제기되어공판타자기, 큰활자기개발및기안용지의기안문작성칸의폭확대등의잠정조치에이어한글 W. P.(Word Processer) 의개발등사무기계화및자동화를촉진하는계기가되었다. 다 ) 행정예고제의시행국민생활과관련된정책의수립시또는법령의제정또는개정시및사업시행시에국민이이에대비할수있도록최소한 20일이상의예고기간을정하여미리국민에게알리도록하는행정예고제를실시하였다. 2) 2) 이제도가시발이되어그다음해부터법제처의법령입법예고제가시행되었다. - 8 -
제 1 장사무관리제도의발전 7) 1982년 : 행정생산성향상방안의일환으로사무능률향상촉진대회를개최하였고, 행정편람발간 5개년계획과행정전산화제2차기본계획을수립하여추진하였다. 가 ) 행정생산성향상방안의일환으로공무원의행정경비의식을고취하고, 공공부문뿐만아니라기업부문의사무생산성향상을함께도모하기위하여사무능률과에서한국능률협회와함께사무능률향상촉진대회와아울러대대적인사무능률향상공개강좌를전경련회관에서주기적으로개최하였다. 3) 나 ) 사무기계화및자동화추진기반조성을위하여사무기기전시회를정부종합청사에서 1,2차개최하고그이후에는 COEX에서대대적으로개최하였다. 다 ) 행정생산성향상을위하여사무표준화및전문화방안의일환으로행정편람발간 5개년계획 (1983~87: 총450종발간 ) 을수립 추진하였다. 라 ) 행정전산화제2차기본계획 (1983~1986) 이수립되었다. 8) 1983년 : 사무자동화 (OA) 를위한컴퓨터보급 활용에대비하였다. 가 ) 사무자동화 (OA) 를위한컴퓨터보급 활용에대비하여타자기와컴퓨터의자판통일을위한사전준비작업으로기존의 4벌식타자기자판을 2벌식자판과혼용하도록하였다. 나 ) 사무자동화 (OA) 준비의중요한바탕이된것은 83. 5. 대통령특별지시에따른선진국 ( 일본 미국 대만 ) 제도합동시찰단 ( 총무처, 체신부, 국무총리행정조정실, 외무부등 ) 의보고서 : 사무자동화추진방안연구 ( 작성책임 보고자 : 총무처사무능률과장최임규 ) 로서여기에서 OA 추진방침을확정하고, OA 추진장기종합계획을수립하여관계부처 ( 총 3) 이시기에제1,2차유가파동을거치면서특히우리경제는침체의늪에빠져, 남덕우전국무총리가우리의살길은생산성향상밖에없다면서세종문화회관에서전국기업대표와공공기관장이함께모여 생산성향상선언대회 를열었다. - 9 -
사무관리 무처, 과학기술처, 상공부, 체신부, 국무총리행정조정실 ) 가연계하여단계적 (3단계) 으로 OA를추진하도록한것이다. 이 OA추진방안의제1 단계에서의보급기기들이신개발타자기, 워드프로세스, FAX, 복사기, 마이크로필름등이다. 다. 제3기 (1984. 11. 23.~1991. 9. 30.): 사무의기계화와자동화착수기 1) 이시기는사무의기계화와자동화를최초로모색한시기이다. 1984. 11. 23. 에 정부공문서규정 ( 대통령령제11547호 ) 을전면개정하여, 마이크로필름을이용한문서보존관리가되도록하고, 모사전송 (FAX) 에의한문서수발제도등을채택하였다. 2) 1985. 5. 1.~1985. 6. 30. 전국 155개기관표본조사결과조사당시연간문서유통량이 7,340만건이고보고문서 1건의최대파생량은 6,400건에달하는것으로분석되었다. 이에따라 1986. 3. 문서유통량감축계획을수립하여당시문서유통량의 20% 인 1,480만건을감축목표로추진하였다. 그결과보고문서의감축실적이두드러졌으며특히각급학교의보고문서가대폭줄어들어교원의잡무처리경감효과가현저히나타나서좋은반응을얻었다 ( 황병인.2003:100). 라. 제4기 (1991. 10. 1.~1999. 8. 30.): 사무관리제도정비와전산화도입기 1) 사무관리제도정비기 (1991. 10. 1.~1996. 6. 31.) 종전개별법령에분산되어있던정부공문서관리, 보고사무, 협조사무, 관인관리및서식에대한사항과자료관리, 업무편람, 사무자동화, 사무환경에관한사항을신규제정 추가하여 사무관리규정 (1991. 6. 19. 대통령령제13390호 ) 으로통합 제정하여 1991. 10. 1. 부터시행하였다. - 10 -
제 1 장사무관리제도의발전 2) 행정전산화체제도입기 (1996. 7. 1.~1999. 8. 31.) 이시기의주요특징은행정전산화체제도입이다. 구체적인내용은전자문서의성립요건등전자결재제도를도입하고, 전자문서의효력발생요건을신설하며, 전자관인을사용하기위하여전자문서유통근거를마련한것이다. 한편정부전자계산소를정부전산정보보관소로명칭을바꾸어서종래의단순한정보자료의처리기관이라는이미지를불식하고전산정보관리센터로서위상을격상하였다. 공문서관리에서는공문서보존과폐기절차를체계적으로정비하였다. 즉준영구보존기간을폐지하고, 20 30년보존기간제를도입하였다. 또한성수대교와삼풍백화점붕괴등과같이역사적사건 사고에관한문서는 보존대상기록물 로지정하여정부기록보존소 ( 현재는국가기록원 ) 에서영구보존하도록하였다. 결재부문에서는전결권의대폭적인하향조정이다. 즉보조기관과보좌기관만행사하던전결권을단순 경미한사항에대하여는업무담당자도전결권을행사할수있도록하였다. 행정간행물발간과제출제도의개선이다. 즉행정간행물의제출기간단축으로자료의적시확보 활용체계를확립하였다. 구체적으로설명하면, 발간과는발간일로부터 1월이내자료과제출을 10일이내로단축하고, 자료과는납본일로부터 2월이내중앙자료기관에제출하도록한것을 20일이내로단축하며, 발간기관은발간일로부터 1월이내지역대표도서관에제공하도록한것을 10일이내로단축하였다. 그리고행정간행물의민간보급촉진차원에서일반국민에게판매할수있는근거를마련하였다. 기관간업무협조근거를마련하였다. 즉부처간이견조정제도를단계별로명확히하여기관간업무협조원활화를도모하도록하였다. 기존에부처간협조부진시총리에게보고하여조정받던것을관계기관실 국장, 차관등의보조기관회의또는장관회의의견조정을받도록하고, 최종에는국무회의및총리에게보고하여조정을받도록하였다. - 11 -
사무관리 마. 제5기 (1999. 9. 1.~ 현재 ): 사무관리의전자화촉진 성숙기이시기는사무관리의전자화를촉진하는시기와고도화를위한성숙화시기이다. 이를나누어서설명하면다음과같다. 1) 사무관리의전자화촉진기 : 1999. 9. 1.~2003. 12. 31. 이시기는전자정부의구현을위한기반을조성하고, 행정기관등상호간의전자문서의유통을활성화하기위하여전자관인을사용하도록하며, 전자관인의인증체계를구축한시기이다. 이를세분화하여설명하면다음과같다. 가 ) 전자정부구현기반구축 : 1999. 9. 1.~2001. 2. 13. 이시기는전자정부의구현을위한기반을조성한시기이다. 구체적인내용은전자문서관리체계구축, 전자문서의보안및전자서명의인증제도입이다. 그외의사항으로는사무의인계 인수방법구체화, 공문서관리체계개선 (1 한글전용과한자기타외국어병기, 2정책실명제실현을위해공문서상에발의자와보고자표시, 3 기안용지의확대 ( 간이기안문법제화 ), 4 후열제도를폐지하고사후보고제로변경, 5 부재시보조기관또는보좌기관등의검토생략가능, 6 문서수발업무및문서심사업무를문서과에서처리과로이관 ), 관인의모양을정사각형외에육각형등다양화, 보고사무의개선 ( 행정내부규제를완화하기위하여법령보고의무부과및정기보고지정시협의제폐지 ), 행정혁신사무의근거마련및목표관리제도입근거마련이다. 나 ) 전자관인의인증과인증센터설치 : 2001. 2. 14.~2001. 6. 30. 행정사무처리가종이문서기반에서비대면 ( 非對面 ) 온라인방식의전자문서기반으로전환됨에따라행정기관의전자문서의유출 위조 변조및훼손등을방지하기위하여전자문서에대한전자관인의인증체계를구축하기위한제도적인기반을마련하였다. 구체적인내용은첫째, 전자문서의인증범위확대이다. 즉행정기관상호간, 보조 ( 좌 ) 기관상호간에서행정기관과국민상호간으로확대하였다. 이때, 전자문서의인증을암호화방식의 전자관인 으로하였다. 둘째, - 12 -
제 1 장사무관리제도의발전 전자관인의효력명시이다. 즉전자관인은일반관인 ( 공인 ) 의효력과동일한것 으로간주하였다. 셋째, 용어변경이다. 전자서명 을 전자관인 으로용어를변경 하였다. 기존의 전자서명 은행정기관간, 행정기관내보조 ( 보좌 ) 간전자문서에 적용하였다. 그리고 전자관인 ( 전자문서작성자의신원확인과내용변경여부를 확인하는암호화방식의관인 ) 은행정기관장명의로발송하는모든전자문서에 사용하도록확대하였다. 또한, 기존의 전자관인 ( 전자문서작성자의신원확인과 내용변경여부확인하는암호화방식의관인 ) 은 전자이미지관인 ( 일반관인을전자 적형태로사용하는관인 ) 으로용어를변경하였다. 넷째. 정부전자관인인증센터 의설치근거마련이다. 즉전자공문서의효율적유통을위하여전자관인의인 증사무추진에필요한정부전자관인인증센터를설치 운영하도록근거를마련하 였다. 정부전자관인인증센터기능을종전의전자정부지원센터에서수행하도록 하였다. 다 ) 전자관인의사용과인증센터의명칭변경 : 2001. 7. 1. 전자공문서에는전자관인을사용하고, 조달 EDI 등전자거래의경우전자서 명을사용할수있도록하였다. 전자관인을사용하여디지털암호화기법을이용 해전자문서가유통되므로전자문서위 변조방지등의보안성이강화되도록한 것이다. 기존의정부전자관인인증센터의명칭을변경하여정부전자관인인증관리센터 로하고, 행정안전부에정부전자관인인증관리센터를두되, 전자정부지원센터가 그기능을수행하도록하였다. < 표 2-5> 전자관인의인증업무 < 전자관인의인증업무 ( 전자정부법시행령제 3 장 )> 행정안전부에정부전자관인인증관리센터를두되, 전자정부지원센터 (GCC) 가그기능을수행 GCC 는전자관인최상위인증기관 (Root CA) 및전자서명공인인증기관과의연계방안마련 인증업무의효율적운영을위해중앙행정기관또는지방자치단체에전자관인인증업무의일부를위탁 - 13 -
사무관리 2) 사무관리의전자화성숙기 : 2004. 1. 1. 이후가 ) 전자적문서관리체계재구축과대혁신 : 2004. 1. 1. 부터시행이시기는전자정부고도화에대비하고전자문서관리체계를근본적으로재구축하기위해 사무관리규정 등을전면적으로개편한시기이다. 사무관리규정 개정 (2002. 12. 26.) 과동시행규칙개정 (2003. 7. 14.) 으로 2004. 1. 1. 부터전면적으로시행하였다. 사무관리규정 개정의주요내용은다음과같다. (1) 문서처리전과정을전자화에맞도록재설계 ( 가 ) 활용도가낮은절차및항목폐지또는개선 문서심사등형식적이고활용도가낮은절차폐지 선람 / 공람서명, 보고심사 / 협조심사표시등개선 ( 나 ) 기안문과시행문의통합및기재항목의간소화 전자문서가원활히유통되도록편지글형식으로설계 기재항목대폭간소화 ( 기안문 37개, 시행문 39개 19개 ) ( 다 ) 결재단계의축소 결재단계의 3단계이내실현을위해검토자수가 2인이내가되도록노력의무부과 (2) 국민편의를위한문서처리절차개선 ( 가 ) 정책결정참여자의실명공개확대 기안자, 검토자, 협조자및결재자모두문서상에서명표시 ( 나 ) 기관의상세한주소, 홈페이지및전자우편주소표시 주소정보외에층수와호수까지도표시 행정기관의홈페이지주소와공무원의공식전자우편주소표시신설 ( 행정기관에대한전자접근및이용활성화 ) - 14 -
제 1 장사무관리제도의발전 ( 다 ) 민원회신문서의수신자란기재방법변경 수신자란에민원인성명외에우편번호, 주소기재의무화 (3) 관인등록변경및전자이미지관인공고의무화 ( 가 ) 관인을직근상급기관에등록하도록한것을당해행정기관에등록하도록하고, 3차소속기관은직근상급기관에등록할수있도록하였음. ( 나 ) 전자이미지관인도관보등에공고의무화 (4) 전자문서시스템 행정정보시스템등도입및연계 ( 가 ) 전자문서관리를위한전자문서시스템도입근거마련 ( 나 ) 지식관리시스템등행정정보시스템도입근거마련 ( 다 ) 전자문서시스템과행정정보시스템간연계 (5) 전자문서시스템의시험인증제도입및인증받은제품사용 ( 가 ) 전자문서시스템적합성여부를검증하기위해시험인증제도입 ( 나 ) 행정기관의장은인증을받은표준제품만사용 (6) 행정능률진단의실시와행정능률진단전문인력양성근거마련 ( 가 ) 행정기관의사무개선지원과행정의능률향상을위하여행정사무의절차와방법, 수행체계및관련제도등을분석 재설계하는행정능률진단을실시할수있도록함. ( 나 ) 행정기관의업무재설계와조직진단등을실시하는때에는행정능률진단을활용하게할수있음. ( 다 ) 행정자치부장관은행정능률진단의효율적실시를위하여행정능률진단관련경험이나전문능력을가진각급행정기관소속공무원의지원을받을수있도록함. - 15 -
사무관리 (7) 전자문서에사용하는서명추가 전자문서에사용하는전자이미지서명외에전자문자서명 ( 자동표시 ), 행정전자서명을추가함. (8) 전결 ( 대결 ) 및서명표시방법변경 전결 ( 대결 ) 의표시를전결 ( 대결 ) 권자의서명란에, 서명표시를기관장란에하던것을, 앞으로는정책결정관련자가누구인지를곧바로알수있도록모두서명란에표시하도록함. (9) 공문서수신자표시방법변경 공문서를여러곳에보내는경우에수신기관명을쓰도록한것을수신자의직위를쓰도록일원화하며, 공문서수신처기호를공문서수신자기호로변경함. 나 ) 업무관리시스템도입 운영 : 2006. 3. 29. 부터시행이시기는업무관리시스템을도입한시기이다. 업무관리시스템은정부기관의업무처리절차를통합화 표준화하고이를체계화한시스템이다. 업무관리시스템 4) 을도입한목적은공직사회의일하는방식을근본적으로개선하기위한것이다. 즉 2006. 3. 29. 에 사무관리규정 을개정하여효율적인업무관리를위하여각급행정기관에전자적업무관리시스템을조기에정착 확산시키고그사후관리를위한법적근거를마련하였다. 이때, 전자문서의유통지원범위를정부산하기관까지확대하는규정도신설하였다. 사무관리규정 의개정된주요내용은첫째, 행정기관의장은업무처리의전과정을전자적으로관리하는업무관리시스템을구축 운영하도록하였다. 둘째, 업무관리시스템에는과제관리카드 문서관리카드등이포함되도록하였다. 여기 4) 업무관리시스템의별칭은온-나라시스템 (On-nara BPS) 이다. 여기서 온 은완전한또는전체라는뜻의우리말이다. 온-나라 는우리나라전체또는완전한나라를의미한다. On 은 정부가불이켜져있다, 작동하고있다 는의미로항상깨어서국민에게서비스하는정부를만든다는뜻이다. BPS는 Business Process System의약자이다. - 16 -
제 1 장사무관리제도의발전 서과제관리카드는행정기관의소관업무를기능 목적등의기준에따라구분하여업무처리과정에따라관리할수있도록하고, 문서관리카드는기안한내용, 의사결정과정에서의의견 수정내용 지시사항, 최종의사결정내용등이기록 관리될수있도록구성하도록하였다. 셋째, 행정기관의장은업무관리시스템이행정정보시스템등정부내다른업무관련시스템과효율적으로연계 운영될수있도록하였다. 다 ) 전자적기록관리의혁신 : 2007. 4. 5. 부터시행공공기관의투명하고책임있는행정의구현과공공기록물의안전한보존및효율적활용을위하여기록관리법령을새롭게개정하였다. 구체적으로설명하면, 2000년부터시행된기록관리법령의시행상의일부미비점과문제점을개선 보완하고, 2005년부터범정부적으로추진중인기록관리혁신의제도적기반을마련하며, 공공기관의투명하고책임있는행정의구현과공공기록물의안전한보존및효율적인활용을위하여기록물의전자적생산 관리체계의구축, 기록물의공개 열람범위의확대, 기록관리의표준화및전문화를높이기위한제도의마련등공공기록물의관리에관하여필요한사항을정하는등새로운기록관리변화에능동적으로대처하기위하기기록관리법령을개정한것이다. 라 ) 행정내부규제폐지를위한보고사무및협조사무개선등 : 2008. 9. 2. 부터시행 (1) 보고사무 협조사무심사승인제폐지불필요한행정규제인보고 협조사무의사전심사승인제폐지 ( 심사대상, 심사관, 보고 협조의지정및심사등심사제규정삭제 ) (2) 보고사무 협조사무의일반적인근거규정보완기관간원활한보고 협조사무추진을위한보고 협조사무의원칙, 처리기간, 보고 협조의촉구등근거보완 개정 - 17 -
사무관리 (3) 업무관리시스템기능개선에따른개정사항업무관리시스템의기본구성요소인과제관리카드및문서관리카드의개념보완, 업무관리시스템을통한문서발송, 문서접수 처리등근거마련 (4) 전자문서시스템인증제폐지행정기관내에표준화된전자문서시스템의보급 활용이정착됨에따라시스템에대한인증제가불필요하게되어인증제관련규정을삭제하고표준에적합한전자문서시스템을지속적으로사용할수있도록개정 인증제 : 전자문서시스템의규격, 유통표준등에부합하는지시험하여인증해주는제도로다른기종간호환성확보를위해실시마 ) 수신자변경등사무관리효율화 : 2010. 3. 23. 부터시행사무관리의효율성과능률성을높이기위하여이미발송한문서의수신자를변경하거나추가할때의발송절차를간소화하고, 중앙행정기관의법령서식의승인절차를개선하며, 지방자치단체등이별도의승인없이스스로자치법규를통하여서식을제정또는개정할수있도록자율성을부여하는한편, 그밖에현행제도의운영상나타난일부미비점을개선 보완 (1) 시행완료문서의수신자추가또는변경발송방법개선 ( 영제22조의2 신설 ) ( 가 ) 현재는이미발송한문서의수신자를추가하거나변경하는경우에동일한내용의기안문을재작성하여결재를받아발송하도록되어있어업무처리가지연되는문제가있음. ( 나 ) 실수로수신자가누락되는등수신자를추가하거나변경할필요가있을때에는처리과의장의승인만으로생산된문서를재발송할수있도록문서처리절차를간소화함. (2) 전자이미지관인의제출요청 ( 영제39조의2 신설 ) ( 가 ) 정부민원포털등둘이상의행정기관이공동으로사용하는행정정보시스템을구축 운용하기위하여각행정기관의전자이미지관인을행정정보시 - 18 -
제 1 장사무관리제도의발전 스템을구축 운용하는행정기관이통합하여관리할필요가있음. ( 나 ) 둘이상의행정기관이공동으로사용하는행정정보시스템을구축 운용하는행정기관의장은전자이미지관인을해당행정정보시스템에전산입력하기위하여필요한경우에는해당행정정보시스템을사용하는다른행정기관의장에게전자이미지관인의제출을요구할수있도록함. (3) 법령서식의제정 개정절차의개선 ( 영제74조제1항, 영제75조제3항신설 ) ( 가 ) 법령으로서식을제정 개정하는경우의승인권자를국무총리에서사무관리제도소관중앙행정기관인행정안전부장관으로변경함. ( 나 ) 중앙행정기관이법령서식을제정 개정하는경우입법예고와동시에서식의승인을신청하도록함. (4) 지방자치단체등의서식제정 개정시승인제도의폐지 ( 영제74조제2 항, 영제75조의2 신설 ) ( 가 ) 지방자치단체등의자치법규로정하는서식에대하여중앙행정기관이사전에승인권을갖는것은지방자치제도의취지에비추어볼때불합리한측면이있음. ( 나 ) 지방자치단체또는지방교육행정기관의서식은지방자치단체의장또는지방교육행정기관의장이정하도록함. 바 ) 6급이하공무원의대외직명표시등 : 2010. 4. 1. 부터시행각급행정기관에서 6급이하공무원의대외직명을따로정하고공문서에직급을대신하여대외직명을기재하고있는현실을반영하여 6급이하공무원의대외직명을공문서에사용할수있는근거를마련하고, 오늘날의경제현실을반영하여정책자료집을발간해야하는대규모국책공사등의기준을총사업비 100 억원이상에서총사업비 300억원이상으로상향조정하는한편, 그밖에현행제도의운영상나타난일부미비점을개선 보완사 ) 서식에해당국가언어의병기등 : 2010. 8. 4. 부터시행재외공관에서서식을사용하는경우재외공관의장은서식에해당국가의언 - 19 -
사무관리 어를병기 ( 倂記 ) 하여사용하게하거나해당국가의언어로번역한서식을사용할수있게하는한편, 현재행정안전부령에서정하고있는서식의세부설계기준에관한위임근거를명확히규정아 ) 서식설계기준변경 : 2010. 8. 9. 부터시행민원신청서등의서식이복잡하여국민들이이해하기어렵고작성하기불편하다는지적에따라기재항목을최소화하고국민들이서식을작성할때편의성을제고하는한편, 서식설계에디자인개념을도입하는등서식설계의기준을변경 - 20 -
제 1 장사무관리제도의발전 종합학습문제 - 제 1 장 [ 주관식문제 ] 1. 우리나라의사무관리는문서를중심으로무엇과무엇에중점을두고발전하여왔는지쓰시오. 2. 독립적인문서규정의효시는무엇입니까? [ 객관식문제 ] 1. 한국적사무관리제도의정착기는? 1 제1기 2 제2기 3 제3기 4 제4기 2. 공문서의횡서, 한글전용, 문서통제제도등을처음채택한시기는? 1 1961년이후 2 1962년이후 3 1977년이후 4 1978년이후 3. 문서의십진식분류방법을채택하고, 폴더 (Folder) 를사용한문서편철방식을사용하였으며, 파일링시스템 (Filing System) 을채택한문서의보관 검색이용이하도록하였던시기는? 1 1961년이후 2 1962년이후 3 1977년이후 4 1978년이후 4. 행정용어순화편람 발행, 차트보고금지지시, 행정예고제의시행등행정관리제도를개선하였던시기는? 1 1977년이후 2 1978년이후 3 1979년이후 4 1981년이후 - 21 -
사무관리 5. 행정생산성향상방안의일환으로사무능률향상촉진대회를개최하였고, 행정편람발간 5개년계획과행정전산화제2차기본계획을수립하여추진하였던시기는? 1 1979년이후 2 1980년이후 3 1981년이후 4 1982년이후 6. 사무자동화 (OA) 를위한컴퓨터보급 활용에대비하였던시기는?. 1 1981년이후 2 1982년이후 3 1983년이후 4 1984년이후 7. 마이크로필름을이용한문서보존관리가되도록하고, 모사전송 (FAX) 에의한문서수발제도등을채택하였던시기는? 1 1982년이후 2 1983년이후 3 1984년이후 4 1985년이후 8. 종전개별법령에분산되어있던정부공문서관리, 보고사무, 협조사무, 관인관리및서식에대한사항과자료관리, 업무편람, 사무자동화, 사무환경에관한사항을신규제정 추가하여사무관리규정을제정한시기는? 1 1990년이후 2 1991년이후 3 1996년이후 4 1999년이후 9. 전자문서의성립요건등전자결재제도를도입하고, 전자문서의효력발생요건을신설하며, 전자관인을사용하기위하여전자문서유통근거를마련하는등행정전산화체제를도입한시기는? 1 1990년이후 2 1991년이후 3 1996년이후 4 1999년이후 10. 사무관리규정을개정하여전자정부의구현을위한기반을조성한시기는? 1 1997년이후 2 1998년이후 3 1999년이후 4 2004년이후 - 22 -
제 1 장사무관리제도의발전 11. 사무관리의전자화성숙기는? 1 1997 년이후 3 1999 년이후 2 1998 년이후 4 2004 년이후 12. 업무관리시스템을도입한시기는? 1 1999년이후 2 2000년이후 3 2004년이후 4 2006년이후 13. 2004. 1. 1. 부터시행되는 사무관리규정 의개정내용이아닌것은? 1 기안문과시행문을하나의서식으로통합하고, 기재항목을간소화하였다. 2 전결및대결의표시및서명의표시를모두서명란에한다. 3 접수된모든문서는공람하여야한다. 4 시행문에도의사결정관련자의직위 ( 직급 ) 및서명이그대로표시된다. 5 기관장이결재한경우를제외하고는문서에기관장란을설치하지않는다. 14. 사무의기계화와자동화를최초로모색한시기는? 1 제2기 2 제3기 3 제4기 4 제5기 [ 토의해보기 ] 1. 사무관리제도의변천과정을시대별로나누어토의해보시오. 2. 2004. 1. 1. 부터시행되는사무관리규정의주된개정내용을토의해보시오. [ 깊이들여다보기 ] 공문서의분류제도의변천과정을연혁적으로찾아정리해보시오. - 23 -
사무관리 [ 정답과해설 ] [ 주관식문제 ] 1. 표준화와능률화 2. 공문서규정 [ 객관식문제 ] 1. 2 제2기. 이시기는현행사무관리제도의근간을마련한시기이다. 미군정의영향으로이미군대조직에서활용되어오던영미식사무관리제도가일반행정기관에도입되었으며이제도가오늘날사무관리제도의근간이되었다. 2. 1 정부공문서규정 (1961. 9. 13. 각령제137호 ) 을제정하여공문서의횡서, 한글전용, 문서통제제도등을채택하였다. 3. 2 4. 4 5. 4 6. 3 7. 3 8. 2 9. 3 10. 3 11. 4 12. 4 13. 3 접수된문서는모두공람하는것이아니다. 민원문서, 처리지침을받아야할문서등공람이필요한문서만공람할수있다. 14. 2 제3기 (1984. 11. 23.~1991. 9. 30.): 사무의기계화와자동화착수기이시기는사무의기계화와자동화를최초로모색한시기이다. 1984. 11. 23. 에 정부공문서규정 ( 대통령령제11547 호 ) 을전면개정하여, 마이크로필름을이용한문서보존관리가되도록하고, 모사전송 (FAX) 에의한문서수발제도등을채택하였다. [ 토의해보기 ] 1. 사무관리제도의변천과정을시대별로나누면다음과같다. 자세한내용은본문내용을참고하여토론한다. 제1기 (1948.~1961. 9. 30.): 일본총독부와미군정 ( 美軍政 ) 의사무관리제도답습기 제2기 (1961. 10. 1.~1984. 11. 22.): 한국적사무관리제도정착기 제3기 (1984. 11. 23.~1991. 9. 30.): 사무의기계화와자동화착수기 제4기 (1991. 10. 1.~1999. 8. 30.): 사무관리제도정비와전산화도입기 제5기 (1999. 9. 1.~ 현재 ): 사무관리의전자화촉진 성숙기 - 24 -
제 1 장사무관리제도의발전 2. 2004. 1. 1. 부터시행되는사무관리규정의주된개정내용은다음과같다. 상세한내용은본문내용을참고한다. 가 ) 문서처리전과정을전자화에맞도록재설계 (1) 활용도가낮은절차및항목폐지또는개선 (2) 기안문과시행문의통합및기재항목의간소화 (3) 결재단계의축소나 ) 국민편의를위한문서처리절차개선 (1) 정책결정참여자의실명공개확대 (2) 기관의상세한주소, 홈페이지및전자우편주소표시 (3) 민원회신문서의수신자란기재방법변경다 ) 관인등록변경및전자이미지관인공고의무화 (1) 관인을직근상급기관에등록하도록한것을당해행정기관에등록하도록하고, 3차소속기관은직근상급기관에등록할수있도록하였음. (2) 전자이미지관인도관보등에공고의무화라 ) 전자문서시스템 행정정보시스템등도입및연계 (1) 전자문서관리를위한전자문서시스템도입근거마련 (2) 지식관리시스템등행정정보시스템도입근거마련 (3) 전자문서시스템과행정정보시스템간연계마 ) 전자문서시스템의시험인증제도입및인증받은제품사용 (1) 전자문서시스템적합성여부를검증하기위해시험인증제도입 (2) 행정기관의장은인증을받은표준제품만사용바 ) 행정능률진단의실시근거마련사 ) 전자문서에사용하는서명추가아 ) 전결 ( 대결 ) 및서명표시방법변경자 ) 공문서수신자표시방법변경 공문서를여러곳에보내는경우에수신기관명을쓰도록한것을수신자의직위를쓰도록일원화하며, 공문서수신처기호를공문서수신자기호로변경함. - 25 -
사무관리 [ 깊이들여다보기 ] 공문서의분류제도의변천과정은다음과같다. 공문서분류제도의변천 시대 1964. 4. 22. 1979. 6. 15. 1984. 12. 31. 1992. 12. 31. 1997. 2. 22. 주요내용 분류번호 + 기능명칭 + 세부기능 + 기능종별 + 보존기간 분류번호 : 110( 기획과심사분석 ) - 2068( 외사정보 ) 보존기간 (6 종 ): ( 영구, 10 년, 5 년, 3 년, 1 년, 6 월 ) ( 예 )120 문서관리질의문서관리에관한질의회신문서 5 년 기본분류 : 제 1 차 ( 類 ), 제 2 차 ( 綱 ), 제 3 차 ( 目 ) 분류 ( 예 ) 1 차 200( 인사 ), 2 차 210( 임명 ), 3 차 211( 신규임명 ) 세목분류 : 제 4 차 ( 分目 ), 제 5 차 ( 厘目 ), 제 6 차 ( 毛目 ) 분류 ( 예 )4 차 211.1( 일반직 ), 5 차 211.11(3 급이상 ), 6 차 211.111(1 급 ) 제 1 차분류 ( 類 ): 정부문서기능을 20 개로분류 ( 예 ) 100 총기 200 인사 300 경제기획 400 국토건설 1900 전매 2000 공안 제 2 차분류 ( 綱 ): 20 개類를다시 10 진분류식으로분류 제 3 차분류 ( 目 ): 140 개綱을다시 10 진분류식으로분류 보존기간 (7 종 ): 영구 ( 갑, 을 ), 준영구, 10 년, 5 년, 3 년, 1 년 1 차 ( 대 ), 2 차 ( 중 ), 3 차 ( 소 ), 4 차 ( 최하위 ) 분류 1 차 : 중앙행정기관의관장사무수준, 2 차 : 실 국의분장수준 3 차 : 과분장수준, 4 차 : 단위업무별수준 ( 예 )1 차 01 총기 (Ⅰ) 2 차 012 행정관리, 3 차 0123 문서관리, 4 차 01230 문서관리일반 보존기간 : 6 종 ( 영구, 준영구, 10 년, 5 년, 3 년, 1 년 ) 1 차 ( 주류 ), 2 차 ( 대 ), 3 차 ( 중 ), 4 차 ( 소 ), 5 차 ( 세 ) 분류 1 차 : 분야별정부기능, 2 차 : 중앙행정기관관장수준 3 차 : 실 국분장수준, 4 차 : 과분장수준, 5 차 : 단위업무별수준 ( 예 ) 1 차 50000( 산업 ) 2 차 51000( 농산 ) 3 차 51200( 작물재배 ) 4 차 51250( 과수 ) 5 차 51251( 과실생산 ) 보존기간 : 6 종 ( 영구, 준영구, 10 년, 5 년, 3 년, 1 년 ) 1 차 ( 주류 ), 2 차 ( 대 ), 3 차 ( 중 ), 4 차 ( 소 ), 5 차 ( 세 ) 분류 1 차 : 분야별정부기능, 2 차 : 중앙행정기관관장수준 3 차 : 실 국분장수준, 4 차 : 과분장수준, 5 차 : 단위업무별수준 ( 예 ) 1 차 50000( 산업 ) 2 차 51000( 농산 ) 3 차 51200( 작물재배 ) 4 차 51250( 과수 ) 5 차 51251( 과실생산 ) 보존기간 : 7 종 ( 영구, 30 년, 20 년, 10 년, 5 년, 3 년, 1 년 ) 기존 [ 준영구 ] 를 [20 년 ], [30 년 ] 으로변경 - 26 -
제 1 장사무관리제도의발전 공문서분류제도의변천 ( 계속 ) 시대 1999. 12. 30. 주요내용 정부기록물을대 중 소기능별, 처리과별 단위업무별로 기록물분류기준표 에의해분류 [ 대 중 소기능코드및기능명 ] ( 예 ) 대기능코드및기능명 : AA000001( 정부관리 ) ( 예 ) 중기능코드및기능명 : 10000001( 인사행정 ) ( 예 ) 소기능코드및기능명 : 20000001( 인사관리 ) [ 단위업무코드및단위업무명 ] ( 예 ) AA000001( 인사기록관리 ) AA : 고유업무기호 [ 기록물분류기준표의구성요소 ] 처리기관코드 + 기능분류번호 + 보존분류 +( 특수목록 ) ( 예 ) : 1310036 ZA000898 5년원본자료관비치 2005년 ( 기록물철인명 ) 처리과기관코드 : 정부표준의 7자리수의기관고유번호 ( 예 ) : 1310036( 행정자치부행정관리국행정능률과 ) 기능분류번호 : 6자리수의단위업무별고유번호 ( 대 중 소기능 ) ( 예 ) : ZA000898( 문서관리제도운영 ) ZA : 공통업무기호 보존분류 : 문서보존기간 방법 장소, 비치여부및이관시기 특수목록 : 특수목록위치및검색목록지정 (3종까지) 보존기간 : 7종 ( 영구, 준영구, 20년, 10년, 5년, 3년, 1년 ) 기존 [30년] 을 [ 준영구 ] 로변경 ( 문서의보존강화 ) - 27 -
제 1 장사무관리제도의발전 제 2 장 사무관리개요 - 29 -
제 2 장사무관리개요 제 2 장사무관리개요 1. 사무의의의가. 사무의개념 종래에는 사무 의개념을주로사무실에서이루어지는문서의생산 유통 보존을위주로하는서류에관한작업 (paper work, desk work) 으로생각하여왔으나, 현대에는 사무 의개념을행정목적을달성하기위하여행정활동을촉진하고정보를수집 가공 저장 활용하여정보를처리하는기능적인측면으로파악하게되었다. 나. 사무의기능및종류 1) 사무의기능가 ) 행정활동보조 촉진기능사무는행정목적을달성하기위하여행정활동을보조 촉진하는기능을수행한다. 나 ) 관련분야연계성유지기능사무는기획분야, 집행분야, 지원분야등관련분야의연계성을유지하는기능을수행한다. 다 ) 정보처리기능사무는행정목적달성을위한의사결정에있어필요한정보를수집 가공 저장 활용하여처리하는기능을수행한다. 라 ) 업무수행기능사무는쓰기, 읽기, 의사소통, 조사 확인, 계산, 분류 정리등업무를수행하는기능을한다. - 31 -
사무관리 2) 사무의종류가 ) 목적에의한분류 (1) 본래사무국가의존립 유지와공공의복지증진이라는행정목적의달성에직접적으로기여할수있도록기능별로분화된각행정조직고유의사무를말한다. 본래사무 를 업무 라고도한다. 예를들면, 행정업무의전자화, 전자정부에대비한문서관리제도의혁신 등이다. (2) 지원사무행정목적달성을위한수단과방법을제공하는일을말한다. 예를들면, 전자정부에대비한문서관리제도의혁신 이라는행정목적달성을위해수행하는 문서처리절차의재설계, 문서관리제도의혁신방안에대한설문조사 등이다. 나 ) 사무의난이도별분류 (1) 판단사무전문적지식과경험을필요로하는사무로서주로관리층에서담당하는사무이다. 예를들면, 의사결정 기획 조정 심사 조사또는통제사무등을말한다. (2) 작업사무주로육체활동을요하는사무가복합되어행하여지는사무를말하는데, 극히숙련을요하는것으로부터전혀숙련되지않더라도단순하게처리될수있는사무등매우다양하다. 예를들면, 읽기 쓰기 계산 운반 정리등을말한다. 다 ) 기타사무의종류위에서살펴본것외에도위임여부에따라고유사무와위임사무, 발생빈도에따라일상적인사무와예외적인사무, 사무의내용과업무소관에따라국가사무와지방사무등으로나눌수있다. - 32 -
제 2 장사무관리개요 2. 관리의의의 관리 란업무수행을계획, 조직, 지휘, 조정, 통제하는활동이다. 이활동은업무목적을능률적으로달성하기위한방법인것이다. 즉관리란인간, 기계, 재료, 방법등을잘활용 조정하여목표한성과를달성하기위한행위를말한다. 관리는그자체가목적이아니라, 목적달성을위한하나의수단이다. 3. 사무관리의역사 5) 사무의역사는인류의역사와함께발전해왔다. 사무의시작을문자의사용과동일시한다면역사상기원전 4천년여전고대바빌로니아시대에성형문자를사용한점토판기록을사무의시초로볼수있다. 중국의경우기원전 14세기에서 12세기경에은나라에서사용한갑골문자기록을사무의시초라고할수있다. 12세기말에서 17세기사이에 10진법의아라비아숫자가유럽에전파되었다. 또한 1250년에서 1440년사이에이탈리아의북부상업도시베니스에서복식부기가출현하여회계사무발전에큰영향을미쳤다. 그리고, 영국에서시작된산업혁명 (1700~1800년) 의전파에따라가내수공업이공장제로확대되어대량생산체제로바뀜에따라사무량이증가되어사무관리의출현을예고했다. 그러나, 19세기말까지사무관리의역사는미미하여없다고해도무리가아니다. 20세기에들어와서비로소사무관리가본격적으로거론되었다. 특히, 테일러 (F. W. Taylor) 가주창한과학적관리론 (Scientific Management) 은공장의제품생산과정에과학적관리기법을적용함으로써생산작업을합리화하고효율화하기위한목적으로발전하였다. 따라서, 사무관리는과학적관리론에서주장하는관리기법을사무실에적용함으로써사무실의생산성을향상시키기위해서출발한것이다. 이런점에서과학적관리론의보급과발전이사무활동의연구에영향을미치기시작하였다. 타이 5) 최임규연구책임자와허남식공동연구자가국가기록원의연구용역으로추진한 행정환경변화와정부공문서변천 에서발췌한것임. - 33 -
사무관리 프라이터의발명 6), 파일링케비넷의고안, 사무실레이아웃의설계, 문서의서식화등이모두사무의과학적관리란입장에서나타난것이다. 이러한사무관리의발전을시대별로살펴보면다음과같다.( 이광재 김길현, 2001:10~16) 7) 가. 사무관리의태동기 ( 산업혁명이후부터 1900년까지 ) 사무가기업경영에본격적으로도입된것은산업혁명이후이다. 가내수공업이공장제공업으로발전함에따라대량생산체제로바뀌어생산량과종업원이크게증가하자덩달아사무량도크게늘어나면서서면에의한지시와보고의필요성이많아졌기때문이다. 이시기는기업경영에사무의필요성을인정하면서도그중요성을아직모르는시기이다. 나. 사무관리사상의형성기 (1900년대부터 1910년대까지 ) 1906년딕시 (L. R. Dicksee) 가처음으로사무관리 (Office Management) 란용어를사용함으로써조직경영에서사무기능의중요성을인정한시기이다. 이시기에능률운동과과학적관리운동으로구체화되었다. 다. 사무관리의성장기 (1920년대부터 1940년대까지 ) 이시기는사무관리에대한이론적기초가틀을잡기시작한시기이다. 이론과원리, 사무관리의문제의분석과표준화및통제라는 4가지요소로구별하여사무관리사상을이론적으로확립하였다. 사무관리에관한이론은 1925년 Leffingwell, W. H. 의저서 Office Management" 가발표되고, 1935년에는 Darlington, G. H. 의 Office Management" 가발표되면서체계화되었다. 따라서이때부터사무관리에대한연구도본격화되기시작하였다. 6) 1873. 미국의 Shole과 Glidden에의해발명. 7) 최임규 (1982:19), 김갑수 (1996:39~41), 이종두 (2001:42~44) 는보다포괄적인 3단계로시대구분을하고있다. - 34 -
제 2 장사무관리개요 라. 사무관리의현대화기 (1950년대) 사무가정보의처리및전달이나최고경영자의의사결정과관련하여이해되기시작한시기이다. 특히컴퓨터의발명 (1954) 에따라정보처리 (DP) 라는업무에의한뒷받침을받으며이업무가곧사무라하였다. 마. 사무관리의혁신기 (1960년대이후 ) 이시기는컴퓨터시스템의실용화와사무기기의발전및소프트웨어의발전에힘입어사무작업에대한엄청난변화를가져왔다. 사무관리를행정 ( 경영 ) 관리과정에서의정보관리로파악하며사무관리에경영정보시스템 (MIS) 을통합시키려는노력과사무자동화 (OA) 및전자정부시대의전개로사무관리의일대혁신을맞이하고있다. 4. 사무관리의개념 사무관리는정보처리활동을효율적이고도합리적으로수행하기위한제반관리활동이라고말할수있다. 다시말하면, 사무관리란 사무작업을능률화하고사무비용을경제화하기위한각종관리활동 을말하는것이다. 사무관리의 2대축은사무작업의능률화와사무비용의경제화이다. 가. 사무작업의능률화 1) 작업능률작업능률이란, 노동효율을말하는것으로서육체적작업이주가되며, 작업의능률화는될수있으면힘을덜들이고작업할수있도록하는것을말하며, 작업능률화를위하여다음사항이고려되어야한다. 가 ) 작업의용이화, 작업과정의간소화 표준화나 ) 동작의경제화다 ) 사무적인이동거리 ( 흐름 ) 의최소화라 ) 사무의자동화 기계화마 ) 각종사무집기의인체공학적설계 - 35 -
사무관리 2) 정신능률정신능률은사무작업에있어서정신적인요소의최적화를말하는것으로서정신능률을올리기위해서는정신적인긴장상태를최소화하여스트레스 (stress) 를가볍게하여야하며, 정신능률을저해하는요인은다음과같다. 가 ) 위험성이수반되는작업방법나 ) 많은동작이연속되는작업과정다 ) 적절하지못한인사관리라 ) 조직구성원간의불화 비협조 3) 균형능률균형능률은일정한목적을달성하는데필요한수단이적절하게조화된상태를말하며, 균형능률을극대화하기위하여고려되어야할사항은다음과같다. 가 ) 적재적소에배치나 ) 능력에적합한사무분담다 ) 피로, 과로요인의제거라 ) 공정한사무관리마 ) 유휴인력의기동배치나. 사무비용의경제화사무비용의경제화란, 사무처리에경제원칙을도입하여최소의비용으로최대의효과를올리도록관리하는것을말하며, 사무제품을생산하는재료비뿐만이아니고사무처리방법등제도적인요소와사무원에관한인적요소, 사무시설과환경등물리적인요소가있다. 1) 비용절감소모품비, 인건비및사무기기와같은비품비등직접적인비용의절감을도모하는측면이다. - 36 -
제 2 장사무관리개요 2) 낭비제거정당한이유없이불필요하게소비되는현상을줄이기위한유의사항을살펴보면다음과같다. 가 ) 타성에의하여비판없이선례를답습하는태도를없애고, 나 ) 사무를표준화 전문화및자동화하도록노력하며, 다 ) 특히관리층에있는사람들이진지한관심과노력을기울여야한다. 5. 사무관리의목적 사무관리의목적은행정기관의사무관리에관한사항을정함으로써사무의 간소화 표준화 과학화및정보화를기하여행정의능률을향상시키기위함이다. 6. 사무관리의적용범위 사무관리의적용범위는행정기관이다. 여기서행정기관은중앙행정기관 ( 대통령직속기관및국무총리직속기관을포함한다 ) 및그소속기관, 지방자치단체의기관과군의기관을말한다. 사무관리에관하여는다른법령에특별한규정이있는경우를제외하고는사무관리규정이정하는바에의한다. - 37 -
사무관리 7. 사무관리의원칙 행정기관의사무는용이성 정확성 신속성및경제성이확보될수있도록관 리하여야한다. 가. 용이성사무처리와사무관리는용이해야한다. 너무복잡하면대부분의사람들은짜증을내고능률이오르지않는다. 사무처리와사무관리에따르는육체적 정신적인피로를최대한줄이고시간당업무처리량을향상시키기위하여사무처리와사무관리가보다쉽게이루어지도록개선 관리할필요가있다. 이를위하여사무처리절차의개선및사무환경의개선, 업무수행방식의개선, 업무재설계, 정보화에맞는전자문서시스템 기록관리시스템및행정정보시스템의효율적인운영등이요구된다. - 38 -
제 2 장사무관리개요 나. 정확성사무처리와사무관리의생명은정확성이다. 사무는의도하는방향대로정확하게처리되고관리되어야한다. 문자에오자와탈자가있어서는안된다. 특히통계숫자는틀리면안된다. 그리고, 한자, 외국어, 주소, 성명등을표시할때틀리면신뢰성이떨어진다. 객관적인입증을위해서는정확성이요구된다. 다. 신속성사무처리와사무관리의기본은신속성이다. 아무리사무를꼼꼼하게처리하고관리할지라도때를놓치면무용지물이다. 현재수행되고있는업무처리절차가복잡하면신속성은떨어지게마련이다. 제도나운영방식에문제가있다면이를개선하여야한다. 특히정부는사무처리를신속하게하기위하여사무관리제도를많이개선해왔다. 하지만, 아직도보고와결재의단계가많고, 종이방식에의한사무처리가있으며, 불필요한회의와보고가많다. 사무처리와사무관리의신속성을위해서는기본적으로업무재설계가필요하다. 라. 경제성사무관리의 2대축은사무작업의능률화와사무비용의경제화이다. 이중사무처리에필요한비용즉사무비용은고정적이며간접적인경비이다. 이사무비용을줄이는것은대단히중요한일이다. 최소의비용으로최대의효과를높이도록노력해야한다. 사무처리와사무관리에있어서최소의비용이들어가도록하기위해서는비용편익분석과비용효과분석이요구된다. 8. 사무의분장 각처리과의장은사무의능률적처리와책임소재의명확을기하기위하여소 관사무를단위업무별로분장하되, 소속공무원간의업무량이균형되게하여야 한다. - 39 -
사무관리 9. 사무의인계 인수가. 사무인계 인수서는문서로작성 공무원이조직개편, 인사발령또는사무분장의조정등의사유로사무를인계 인수하는때에는담당사무에관한진행상황 관계문서 자료기타업무와관련되는사항을구체적으로문서로작성하여인계 인수하여야한다. 이경우본문에따른문서의작성은전자문서시스템을이용하여할수있다. 나. 사무인계 인수서를작성하여처리과에서보존사무를인계 인수하는자는사무관리시행규칙별지제1호서식의사무인계 인수서 1부를작성하여처리과에서보존한다. - 40 -
제 2 장사무관리개요 [ 별지제 1 호서식 ] 사무인계 인수서 1. 업무현황가. 담당사무나. 주요업무계획및진행사항다. 현안사항및문제점라. 주요미결사항 2. 관련문서현황 3. 주요물품및예산등인계 인수가필요한사항 4. 기타참고사항 위와같이인계 인수합니다. 년월일 인계자 ( 서명 ) 인수자 ( 서명 ) 입회자 ( 서명 ) 비고 1. 입회자는인계 인수자외직근상급자가된다. 다만, 인계 인수자가기관장및부기관장의경우에는직근하급자가된다. 2. 동서식은예시이므로기관의실정및인계 인수사항에따라조정할수있다. - 41 -
사무관리 다. 후임자가없는경우에는직무대리자에게사무를인계후임자가정하여지지아니한경우기타특별한사유로후임자에게사무를인계할수없는경우에는그직무를대리하는자에게사무를인계하고, 그대리자는후임자가사무를인수할수있게된때에즉시이를인계하여야한다. 10. 사무관리의대상 현행사무관리규정상사무관리의대상은크게사무환경, 사무장비, 사무관리 기법으로나눌수있다. 가. 사무환경사무환경에는사무공간 ( 사무실입지, 면적및배치등 ), 사무집기 ( 책상, 의자, 캐비넷등 ), 물리적환경 ( 조명, 온도, 습도, 색상등 ) 등을들수있다. 나. 사무장비사무장비로는사무자동화기기 ( 컴퓨터, 모사전송기, 복사기등 ), 정보화시스템및네트워크 ( 전자문서시스템, 업무관리시스템, 행정정보시스템, 정보통신망등 ), 사무용품등을들수있다. - 42 -
제 2 장사무관리개요 전자문서시스템 : 문서의기안 검토 협조 결재 등록 시행 분류 편철 보관 보존 이관 접수 배부 공람 검색 활용등문서의모든처리절차가전자적으로처리되는시스템 업무관리시스템 : 행정기관이업무처리의전과정을과제관리카드및문서관리카드등을이용하여전자적으로관리하는시스템 행정정보시스템 : 행정기관이행정정보를생산 수집 가공 저장 검색 제공 송신 수신및활용하기위한하드웨어 소프트웨어 데이터베이스와처리절차등을통합한시스템 정보통신망 : 전기통신설비를활용하거나전기통신설비와컴퓨터및컴퓨터의이용기술을활용하여정보를수집 가공 저장 검색 송신또는수신하는정보통신체제 다. 사무관리기법 사무관리기법에는문서관리, 업무관리, 관인관리, 서식관리, 보고사무, 협조사 무, 사무표준화 간소화등을들수있다. - 43 -
사무관리 종합학습문제 - 제 2 장 [ 주관식문제 ] 1. 사무관리의 2대축을쓰시오. 2. 사무의종류를분류할때, 우리가편의상말하는 업무 는어떤사무인가? 3. 사무비용을경제화하기위한두가지요소는? [ 객관식문제 ] 1. 사무관리의목적은행정능률의향상이다. 이를달성하기위한수단에해당되지않는것은? 1 정보화 2 과학화 3 표준화 4 경제화 5 간소화 2. 사무관리의원칙에해당되지않는것은? 1 용이성 2 신속성 3 경제성 4 정확성 5 공정성 [ 토의해보기 ] 1. 보조기관및보좌기관만행사하던전결권을단순 경미한사항에대하여구체적으로언제부터업무담당자도행사할수있도록하였으며, 법적인근거가무엇인지를찾아토의해보시오. 그리고, 단순 경미한사항외의업무 ( 보통수준의업무, 중요한업무등 ) 까지언제부터업무담당자도전결권을행사할수있도록하였는지와그법적인근거를찾아토의해보시오. - 44 -
제 2 장사무관리개요 2. 2004. 1. 1. 부터시행되는사무관리규정 ( 동시행규칙 ) 의주요내용을 2003. 12. 31. 전까지의내용과비교하여보고, 신설 폐지 개정의이유를토의해보시오. [ 깊이들여다보기 ] 1. 사무의분장은누가하며, 왜하며, 어떻게하는지를법적인근거를찾아생 각해보고이를정리하여써보시오. 2. 전결 ( 대결 ) 및서명표시의방법이 2004. 1. 1. 부터어떻게변경되었으며, 왜 변경되었는지를깊이생각해보고, 1948 년이후에어떻게표시방법이변경되 었는지를문서관련법령을찾아사례를들어표시해보시오. [ 정답과해설 ] [ 주관식문제 ] 1. 사무관리의 2대축은 사무작업의능률화 와 사무비용의경제화 이다. 2. 사무의종류를분류할때, 우리가편의상말하는 업무 는 본래사무 이다. 3. 사무비용을경제화하기위한두가지요소는 비용절감 과 낭비제거 이다. [ 객관식문제 ] 1. 4 경제화. 사무관리의목적은행정능률의향상이다. 이를달성하기위한수단에해당되는것은간소화 표준화 과학화및정보화이다. 이중 정보화 는사무관리가전자문서시스템, 행정정보시스템등대부분의업무가정보기술을이용하여시스템중심으로처리되어 2004. 1. 1. 부터신설된내용이다. 2. 5 공정성 은민원처리의원칙에들어간다. [ 토의해보기 ] 1. 보조기관및보좌기관만행사하던전결권을일상반복적인단순집행업무로서경미한사항의경우에는 1996. 5. 3. 사무관리규정제 16 제 2 항을개정하여 1996. 7. 1. 부터업무담당자도행사할수있도록하였다. 그리고, 단순 경미한사항외의업무 ( 보통수준의업무, 중요한업무등 ) 까지도 2002. 12. 26. 사무관리규정을개정하여 2004. 1. 1. 부터업무담당자도전결권을행사할수있도록하였다. - 45 -
사무관리 사무관리규정제16조제2항 2 행정기관의장은사무의내용에따라그보조기관또는보좌기관 ( 일상적 반복적인단순집행업무로서경미한사항의경우에는당해업무담당공무원 ) 으로하여금위임전결하게할수있으며, 그위임전결사항은당해기관의장이훈령또는지방자치단체의규칙으로정한다.< 개정 1996. 5. 3.> 2 행정기관의장은사무의내용에따라그보조기관 보좌기관또는당해업무담당공무원으로하여금위임전결하게할수있으며, 그위임전결사항은당해기관의장이훈령또는지방자치단체의규칙으로정한다. < 개정 1996. 5. 3. 2002. 12. 26.> [ 깊이들여다보기 ] 1. 사무의분장은각처리과의장이한다. 사무분장을하는이유는사무의능률적처리와책임소재의명확을기하기위하여한다. 소관사무를단위업무별로분장하되, 소속공무원간의업무량이균형되게분장하여야한다. 법적인근거는사무관리규정제5조이다. 2. 전결 ( 대결 ) 및서명표시의방법이 2004. 1. 1. 부터전결 ( 대결 ) 하는자의직위 ( 직급 ) 를먼저쓰고, 서명란에전결 ( 대결 ) 표시와함께전결 ( 대결 ) 일자를월일만쓰고, 서명하는것으로변경되었다. 2003년까지는전결 ( 대결 ) 하는자의서명은기관장의서명란에하였으나, 2004년부터는실제로전결 ( 대결 ) 하는자의서명란에서명을하도록하였다. 이렇게변경한이유는전결 ( 대결 ) 하는자와서명을일치하도록하여정책실명제를강화하기위함이었다. 또한기관장의서명란에전결권자 ( 대결권자 ) 의서명이들어가면, 일반국민들은혼동하게되고, 이에대하여충분한설명을하는등불필요한행정낭비요소가있어개정하게된것이다. 1948년이후에결재, 전결 ( 대결 ) 의표시방법이어떻게변경되었는지에대하여는문서관련법령과함께살펴보고자한다. - 46 -
제 2 장사무관리개요 정부처무규정 (1949. 7. 15.) 제1조행정각기관 ( 부, 처, 원, 위원회및국무총리소속기관. 이하같음 ) 의사무집행은순서에따라장관 ( 그기관의장을말함. 이하같음 ) 의결재를거침을요한다. 대통령또는국무총리의결재를요하는사항은그결재를받는다. 결재는관직명과결재일자를기입하고서명또는실인을찍으므로써표시한다. 단, 반대의견이있을때에는부전을달수있다. 정부처무규정 (1955. 3. 18.) 제1조 1 중앙행정기관의사무집행은순서에따라장관 ( 그기관의장, 국무원사무국에있어서는수석국무위원. 이하같다 ) 의결재를거침을요한다.< 개정 1955.3.18> 2 대통령의결재를요하는사항은그결재를받는다.< 개정 1955.3.18> 정부공문서규정 (1961. 9. 13. 제정, 1961. 10. 1. 시행 ) 이당시결재의종류는결재, 전결, 대결, 후결, 후열등 5종이다. 결재의종류의정의와효력를함께명시한것이특징이다. 후결과후열도결재의종류에들어간점이특이하다. 결재수단은도장을찍거나서명을하며, 반드시결재월일을표시하도록한점도주요한특징이다. 제11조 ( 결재표시요령 ) 1 결재를표시하는방법은결재자가도장을찍거나지워지지않는필기구로써서명을하며반드시결재월일을표시하고필요에따라시간을명시할수있다. 2 기안되는문서는소정의결재란에결재표시를하며종합수집된동일한내용의문서는각장마다결재표시를하지않고종합된제일윗장에결재표시를한다. 기안이외의문서에는명의란또는적당한공백에결재표시를한다. 3 모든공문서의결재는과장이상에한하며기안자의성명은기안처란에기재한다. 공문서의차상급결재자에대한책임은과장이상이지며기안자표시는누가취급하였다는증빙에지나지않는다. 제13조 ( 문서의결재종류및표시방법 ) 문서의결재종류및표시방법은다음각호의정한바에의한다. 1. 전결이란전결규정에의하여정규의결재자로부터위임받은사항을일정한자격자가결재하는것으로서전결자란에전결이라표시하고위임자의란에서명또는날인표시한다. - 47 -
사무관리 보기 국장이위임전결할때 과장 국장 차관 장관 전 결 金 8.29. 2.00 2. 대결이란정규의결재자부재중정식으로대리임명받은일정한자격자가결재하는것으로서문서상에대결이라고기입하여표시한다. 이경우에는정규의결재자가결재한것과동일한효력을갖는다. 보기차관이대결할때과장국장차관장관대결金 8.15. 11.30 3. 후결이란정규의결재자가부재이거나사무형편에의하여결재불능시내용이중요하여대결하기곤난하다고판단하였을때에하는것으로서문서상에후결이라고기입하여표시한다. 후에정규의결재가가수정할경우이수정은장래에한해서만효력을갖는다. 보기장관이후결을요할때과장국장차관장관후결金 8.19 10.30-48 -
제 2 장사무관리개요 정부공문서규정 (1964. 4. 24.) 제38조 ( 결재 ) 1 기안한문서 ( 공람문서를포함한다 ) 는순서에따라기관의장의결재를받아야한다. 2 결재란이설정되어있는문서는그결재란에결재를받는다. 3 결재란이설정되어있지않는문서는적당한여백에결재란을따로설정하고간단한내용은결재사항을병기하며내용이복잡한것은기안용지를사용하거나제16조의규정에따라부전지에그요지를기록하여결재를받는다. 4 관계되는일건서류는그내용을요약하여일괄해서결재또는공람에부칠수있다. 정부공문서규정 (1965. 2. 24.) 제38조 ( 결재 ) 1 기안한문서 ( 공람문서를포함한다 ) 는순서에따라기관의장의결재를받아야한다. 다만, 최종결재권자가특히긴급을요하여필요하다고인정될경우에는그의결재만으로문서를시행하게할수있다.< 개정 1965.2.24> 2 전항단서의규정에의하여시행된문서는시행후이를관계자에게열람시켜야하며, 그후열표시는후열자의결재란에 " 후열 " 의표시를하고서명또는날인하여야한다.< 신설 1965.2.24> 3 결재란이설정되어있는문서는그결재란에결재를받는다. 4 결재란이설정되어있지않는문서는적당한여백에결재란을따로설정하고간단한내용은결재사항을병기하며내용이복잡한것은기안용지를사용하거나제16조의규정에따라부전지에그요지를기록하여결재를받는다. 5 관계되는일건서류는그내용을요약하여일괄해서결재또는공람에부칠수있다. 정부공문서규정 (1966. 5. 21.) 제26조 ( 결재 ) 1 기안한문서 ( 공람하는문서를포함한다 ) 는결재권자의결재를받아야한다. 2 두장이상으로이루어지는문서중중요한문서에는그합철되는부분에결재권자가간인한다. 정부공문서규정 (1970. 9. 18.) 제26조 ( 결재 ) 1 기안한문서는결재권자의결재를받아야한다.< 개정 1970.9.18> 2 결재권자는두장이상으로이루어지는다음각호의 1에해당하는문서를결재할때에는결재인 ( 별지제3호서식 ) 으로간인하여야한다.< 개정 1970.9.18> - 49 -
사무관리 1. 전후관계를명백히할필요가있는문서. 2. 사실또는법률관계의증명에관계되는문서. 3. 허가 인가 등록기타의민원사항에관계되는문서. 3 전항의문서를시행할때에는그시행문에시행명의자의관인으로간인한다. < 신설 1970. 9.18> 정부공문서규정 (1984. 11. 23.) 제20조 ( 결재 ) 1 문서는기안문의경우에는행정기관의장의결재를, 협조문의경우에는보조기관또는보좌기관의결재를받아야한다. 이경우행정기관의장은사무의내용에따라그보조기관또는보좌기관으로하여금위임전결하게할수있으며, 그위임전결사항은당해기관의장이훈령으로정한다. 2 결재권자가출장 휴가기타의사유로상당기간부재중이거나긴급한문서로서결재권자의사정에의하여결재를받을수없는때에는그직무를대리하는자가대결할수있으며, 내용이중요한문서는결재권자의후열을받아야한다. 정부공문서규정 (1986. 12. 27.) 제20조 ( 결재 ) 1 문서는기안문의경우에는행정기관의장의결재를, 협조문의경우에는보조기관또는보좌기관의결재를받아야한다. 이경우행정기관의장은사무의내용에따라그보조기관또는보좌기관으로하여금위임전결하게할수있으며, 그위임전결사항은당해기관의장이훈령으로정한다. 2 결재권자가출장 휴가기타의사유로상당기간부재중이거나긴급한문서로서결재권자의사정에의하여결재를받을수없는때에는그직무를대리하는자가대결할수있으며, 내용이중요한문서는결재권자의후열을받아야한다. 사무관리규정 (1991. 6. 19.) 제16조 ( 결재 ) 1 문서는당해행정기관의장의결재를받아야한다. 다만, 보조기관또는보좌기관의명의로발신하는문서는그보조기관또는보좌기관의결재를받아야한다. 2 행정기관의장은사무의내용에따라그보조기관또는보좌기관으로하여금위임전결하게할수있으며, 그위임전결사항은당해기관의장이훈령으로정한다. 3 결재권자가휴가 출장기타의사유로상당기간부재중이거나긴급한문서의경우에결재권자의사정에의하여결재를받을수없는때에는그직무를대리하는자가대결할수있되, 내용이중요한문서에대하여는결재권자의후열을받아야한다. - 50 -
제 2 장사무관리개요 사무관리규정 (1996. 5. 3.) 제16조 ( 결재 ) 1 문서는당해행정기관의장의결재를받아야한다. 다만, 보조기관또는보좌기관의명의로발신하는문서는그보조기관또는보좌기관의결재를받아야한다. 2 행정기관의장은사무의내용에따라그보조기관또는보좌기관 ( 일상적 반복적인단순집행업무로서경미한사항의경우에는당해업무담당공무원 ) 으로하여금위임전결하게할수있으며, 그위임전결사항은당해기관의장이훈령또는지방자치단체의규칙으로정한다.< 개정 1996.5.3> 3 결재권자가휴가 출장기타의사유로상당기간부재중이거나긴급한문서의경우에결재권자의사정에의하여결재를받을수없는때에는그직무를대리하는자가대결할수있되, 내용이중요한문서에대하여는결재권자의후열을받아야한다. 사무관리규정 (1999. 8. 7.) 제16조 ( 결재 ) 1 문서는당해행정기관의장의결재를받아야한다. 다만, 보조기관또는보좌기관의명의로발신하는문서는그보조기관또는보좌기관의결재를받아야한다. 2 행정기관의장은사무의내용에따라그보조기관또는보좌기관 ( 일상적 반복적인단순집행업무로서경미한사항의경우에는당해업무담당공무원 ) 으로하여금위임전결하게할수있으며, 그위임전결사항은당해기관의장이훈령또는지방자치단체의규칙으로정한다.< 개정 1996.5.3> 3 결재권자가휴가 출장기타의사유로결재할수없는때에는그직무를대리하는자가대결할수있되, 내용이중요한문서에대하여는결재권자에게사후에보고하여야한다.< 개정 1999.8.7> 사무관리규정 (2002. 12. 26.) 제16조 ( 결재 ) 1 문서는당해행정기관의장의결재를받아야한다. 다만, 보조기관또는보좌기관의명의로발신하는문서는그보조기관또는보좌기관의결재를받아야한다. 2 행정기관의장은사무의내용에따라그보조기관 보좌기관또는당해업무담당공무원으로하여금위임전결하게할수있으며, 그위임전결사항은당해기관의장이훈령또는지방자치단체의규칙으로정한다. < 개정 1996.5.3, 2002.12.26> - 51 -
사무관리 < 쉬어가기 > 이것도글이라고썼느냐 그러면어디당신이한번해보라 [ 한국일보 2006-03-31 20:06] 유학원직원권모 (26) 씨는얼마전겪었던일을생각하면지금도얼굴이발개진다. 외국의파트너유학원에고마움을표하는편지를썼는데이를읽어본상사가 이것도글이라고썼느냐 며동료들앞에서핀잔을주었기때문이다. 감사의편지라도격식이있고꼭들어가야할내용이있는데그것을빠뜨렸다는것이다. 권씨는 그러면어디당신이한번해보라 라고치받고싶었지만, 딱히잘한것도없어꾹참을수밖에없었다. 대신그날로서점으로달려가글쓰기요령을담은책을집어들었다. 권씨는요즘그책을읽으며틈틈이이렇게, 저렇게글을써보고있다. ( 중략 ) 글이힘이되고돈이되는세상, 글로능력을인정받는사회. 그럴수록글쓰기바람은더거세게불것이다. 박광희기자 - 52 -
제 2 장사무관리개요 제 3 장 문서관리 - 53 -
제 3 장문서관리 제 3 장문서관리 1. 문서관리의개설 가. 공문서의의의 1) 행정상의공문서행정상공문서라함은일반적으로행정기관또는공무원이직무상작성한문서또는시행되는문서및행정기관이접수한모든문서를말한다. 사무관리규정제3조제1호 ( 공문서의정의 ) 공문서 라함은행정기관내부또는상호간이나대외적으로공무상작성또는시행되는문서 ( 도면 사진 디스크 테이프 필름 슬라이드 전자문서등의특수매체기록을포함한다. 이하같다 ) 및행정기관이접수한모든문서를말한다. 각급행정기관의의사표시는공문서로나타나며, 행정활동과정에서생산된다. 따라서행정기관의행정활동과정에서생산되는공문서가유효하게성립되기위한일반적요건은다음과같다. 가 ) 위법 부당하거나시행불가능한사항이없을것나 ) 당해기관의권한내의사항중에서작성될것다 ) 법령에규정된절차에따라형식이정리될것라 ) 당해기관의의사표시가명확하게표시될것 - 55 -
사무관리 2) 법률상의공문서 법률상의공문서는크게 3 가지로나눌수있다. 즉형법상공문서, 민사소송법 상공문서및형사소송법상공문서이다. 가 ) 형법상의공문서의개념형법에서말하는 공문서 라함은공무소또는공무원이그명의로써권한내에서소정의형식에따라작성한문서를말하며, 공문서위조 변조, 허위공문서등의작성및행사등공문서에관한죄 ( 제225조내지제230조, 제235조및제237 조 ) 를규정하여공문서의진정성 ( 眞正性 ) 을보호하고있는데, 일반적으로공문서에관한죄는사문서에관한죄보다무겁게처벌되고있다. 나 ) 민사소송법상의공문서의개념민사소송법은 문서의방식과취지에의하여공무원이직무상작성한것으로인정한때에는이를진정한공문서로추정한다 ( 제327조 ) 라고규정하여공문서는그방식 취지에의하여공무원이직무상작성한것으로인정되는때에는진정한공문서로추정하여증거능력을부여하고있다. 다 ) 형사소송법상의공문서의개념형사소송법은 가족관계기록에관한증명서, 공정증서등본, 기타공무원또는외국공무원의직무상증명할수있는사항에관하여작성한문서등은당연히증거능력이있는서류 ( 제315조 ) 로서증거로할수있다 고규정하고있다. 또한, 동법제147조의규정에의하면공무원또는공무원이었던자를증인으 - 56 -
제 3 장문서관리 로직무상의비밀에관한사항을심문할경우에는법원은당해관청또는감독 관청의승인을얻도록규정하고있다. 나. 문서의필요성 모든행정사무는문서에서시작하여문서로끝난다 고할수있다. 행정사무 는대부분문서로이루어진다. 문서의주요기능은의사전달과의사보존이라고 할수있으며, 일반적으로다음과같은경우문서가필요하다. 1) 내용이복잡하여문서없이는당해업무의처리가곤란할때 2) 사무처리결과의증빙자료로서문서가필요한때 3) 사무처리의형식상또는체제상문서의형식이필요한때 4) 사무처리에대한의사소통이대화로는불충분하여문서에의한의사소통 이필요한때 5) 사무처리의결과를일정기간동안보존할필요가있을때등 공문서의기능 1 의사의기록 구체화문서는사람의의사를구체적으로표현하는기능을갖는다. 사람이가지고있는주관적인의사는문자 숫자 기호등을활용하여종이나다른매체에표시하여문서화함으로써그내용이구체화된다. 이기능은문서의기안에서부터결재까지문서가성립하는과정에서나타나는것이다. 2 의사의전달문서는자기의의사를타인에게전달하는기능을갖는다. 문서에의한의사전달은전화나구두로전달하는것보다좀더정확하고변함없는내용을전달할수있다. 이것은의사를공간적으로확산하는기능으로서문서의발송 도달등유통과정에서나타난다. 3 의사의보존문서는의사를오랫동안보존하는기능을갖는다. 문서로써전달된의사는지속적으로보존할수있고역사자료로써가치를갖기도한다. 이는의사표시를시간적으로확산시키는역할을한다. 4 자료제공보관 보존된문서는필요한경우언제든참고자료내지증거자료로제공되어행정활동을지원 촉진시킨다. 5 사무의연결 조정문서의기안 결재및협조과정등을통해조직내외의사무처리및정보순환이이루어져업무의연결 조정기능을수행하게된다. - 57 -
사무관리 다. 문서처리의원칙 1) 신속처리의원칙문서는내용또는성질에따라그처리기간이나방법이다를수있으나, 효율적인업무수행을위하여신속하게처리하여야한다. 2) 책임처리의원칙문서는정해진사무분장에따라각자가직무의범위내에서책임을가지고관계규정에따라신속 정확하게처리하여야한다. 3) 적법처리의원칙문서는법령의규정에따라일정한형식및요건을갖추어야함은물론권한있는자에의하여작성 처리되어야한다. 4) 전자처리의원칙문서는전자처리가원칙이다. 즉문서의기안 검토 협조 결재 등록 시행 분류 편철 보관 보존 이관 접수 배부 공람 검색 활용등문서의모든처리절차가전자문서시스템에서전자적으로처리되도록하여야한다. 이원칙은사무관리규정의개정 (2002. 12. 26. 대통령령제17811호 ) 으로 2004. 1. 1. 부터새로이적용되는원칙이다. 라. 문서의종류 1) 작성주체에의한구분가 ) 공문서행정기관또는공무원이그직무상작성한문서또는시행되는문서및접수한문서를말한다. 나 ) 사문서사문서는개인이사적 ( 私的 ) 인목적을위하여작성한문서를말한다. 그러나 - 58 -
제 3 장문서관리 사문서도각종신청서등과같이행정기관에제출하여접수가된것은사문서가아니고공문서로된다. 따라서공문서에관한제규정에따라취급되며그문서를제출한사람도접수된문서를임의로회수할수없다. 2) 유통대상여부에의한구분가 ) 내부결재문서행정기관내부적으로계획을수립하거나처리방침을받거나보고또는검토하기위하여결재를받는문서를말한다. 내부적으로결재를받는문서이므로발신하지않는다. 나 ) 대내문서당해기관내부에서보조기관또는보좌기관상호간협조를하거나보고또는통지를위하여수발하는문서를말한다. 다 ) 대외문서국민이나단체또는다른행정기관간 ( 소속기관포함 ) 에수발하는문서를말한다. 이와같이내부결재문서, 대내문서및대외문서로나누는것은발신명의 형식 결재방법및처리절차등을달리해야할필요가있기때문이다. 라 ) 수신자와발신자명의가같은문서합의제행정기관또는행정기관의장이당해행정기관또는행정기관의장에게자신의명의로발송하고자신의명의로수신하는문서를말한다. 즉수신자명의와발신자명의가같은문서이다. 3) 전자여부에의한분류가 ) 종이문서컴퓨터등정보처리능력을가진장치 ( 전자문서시스템, 행정정보시스템등 ) 에의한전자적인형태가아닌, 종이형태로작성한문서또는시행되는문서및접수한문서를말한다. - 59 -
사무관리 나 ) 전자문서컴퓨터등정보처리능력을가진장치에의하여전자적인형태로작성, 송 수신또는저장된문서를말한다. 4) 문서의성질에의한분류사무관리규정제7조에는문서의성질에따라법규문서 지시문서 공고문서 비치문서 민원문서와일반문서의 5종으로구분하고있다. 가 ) 법규문서주로법규사항을규정하는문서로서헌법 법률 대통령령 총리령 부령 조례및규칙등을말한다. 나 ) 지시문서행정기관이그하급기관또는소속공무원에대하여일정한사항을지시하는문서로서훈령 지시 예규및일일명령등을말한다. 지시문서는행정법에서는행정규칙또는행정명령이란용어로사용하고있다. 1 훈령상급기관이하급기관또는소속공무원에대하여상당한장기간에걸쳐그권한의행사를일반적으로지시하기위하여발하는명령을말한다. 2 지시상급기관이직권또는하급기관의문의에의하여하급기관에개별적 구체적으로발하는명령을말한다. 3 예규행정사무의통일을기하기위하여반복적행정사무의처리기준을제시하는법규문서외의문서를말한다. 4 일일명령당직 출장 시간외근무 휴가등일일업무에관한명령을말한다. - 60 -
제 3 장문서관리 다 ) 공고문서행정기관이일정한사항을일반에게알리기위한문서로서고시 공고등이이에해당된다. 1 고시민원사무처리기준표처럼법령이정하는바에따라일정한사항을일반에게알리는문서로서일단고시된사항은개정이나폐지가없는한효력이계속된다. 2 공고입찰, 시험공고등일정한사항을일반에게알리는문서로서그내용의효력이단기적이거나일시적인것을말한다. 라 ) 비치문서행정기관이일정한사항을기록하여행정기관내부에비치하면서업무에활용하는비치대장 비치카드등의문서를말한다. 마 ) 민원문서민원인이행정기관에허가 인가 기타처분등특정한행위를요구하는문서및그에대한처리문서를말한다. 바 ) 일반문서위각문서에속하지아니하는모든문서를말한다. 다만, 일반문서중특수한것으로서회보및보고서가있다. 1 회보행정기관의장이소속공무원또는하급기관에업무연락 통보등일정한사항을알리기위한경우에사용하는문서로서행정기관단위로회보사항을일괄수록하여문서과등에서발행한다. - 61 -
사무관리 2 보고서특정한사안에관한현황또는연구 검토결과등을보고하거나건의하고자할때작성하는문서를말한다. 용어의정의 ( 사무관리규정제3조 ) 1 공문서 : 행정기관내부또는상호간이나대외적으로공무상작성또는시행되는문서 ( 도면 사진 디스크 테이프 필름 슬라이드 전자문서등의특수매체기록을포함 ) 및행정기관이접수한모든문서를말한다. 2 문서과 : 행정기관내의공문서의분류 배부 수발업무지원및보존등문서에관한사무를주관하는과 담당관또는계를말한다. 3 처리과 : 문서의수발및사무처리를주관하는과 담당관또는담당을말한다. 4 자료 : 삭제 (1999. 12. 7.) 5 자료과 : 삭제 (1999. 12. 7.) 6 정보통신망 : 전기통신설비를활용하거나전기통신설비와컴퓨터및컴퓨터의이용기술을활용하여정보를수집 가공 저장 검색 송신또는수신하는정보통신체제를말한다. 7 전자문서 : 컴퓨터등정보처리능력을가진장치에의하여전자적인형태로작성, 송 수신또는저장된문서를말한다. 8 서명 : 기안자 검토자 협조자 결재권자또는발신명의인이공문서 ( 전자문서제외 ) 상에자필로자기의성명을다른사람이알아볼수있도록한글로표시하는것을말한다 [2002. 12. 26. 개정 ]. 8의2 전자문자서명 : 기안자 검토자 협조자 결재권자또는발신명의인이전자문서상에전자적결합으로자동생성된자기의성명을전자적인문자형태로표시하는것을말한다 [2002. 12. 26. 신설 ]. 9 전자이미지서명 : 전자문서를기안자 검토자 협조자 결재권자또는발신명의인이전자문서상에전자적인이미지형태로된자기의성명을표시하는것을말한다 [2002. 12. 26. 개정 ]. - 62 -
제 3 장문서관리 10 행정전자서명 : 기안자 검토자 협조자 결재권자또는발신명의인의신원과전자문서의변경여부를확인할수있도록당해전자문서에첨부되거나논리적으로결합된전자적형태의정보로서인증을받은것을말한다 [2002. 12. 26. 신설 ]. 11 전자이미지관인 : 관인의인영을컴퓨터등정보처리능력을가진장치에전자적인이미지형태로입력하여사용하는관인을말한다 [2002. 12. 26. 개정 ]. * 2001. 2. 14. 부터 전자관인 이 전자이미지관인 으로용어가변경됨. 12 전자문서시스템 : 문서의기안 검토 협조 결재 등록 시행 분류 편철 보관 보존 이관 접수 배부 공람 검색 활용등문서의모든처리절차가전자적으로처리되는시스템을말한다 [2002. 12. 26. 신설 ]. 13 행정정보시스템 : 행정기관이행정정보를생산 수집 가공 저장 검색 제공 송신 수신및활용하기위한하드웨어 소프트웨어 데이터베이스와처리절차등을통합한시스템을말한다 [2002. 12. 26. 신설 ]. 14 업무관리시스템 : 행정기관이업무처리의전과정을과제관리카드및문서관리카드등을이용하여전자적으로관리하는시스템을말한다 [2006. 3. 29. 신설 ]. 용어의정의 ( 사무관리규정시행규칙제2조 ) 1 기관번호 : 행정사무의표준화를위하여행정안전부장관이정한행정전산망공통행정코드중기관별코드번호를말한다. 2 누년일련번호 : 연도구분과관계없이누년연속되는일련번호를말한다. 3 연도별일련번호 : 연도별로구분하여매년새로시작되는일련번호로서연도표시가없는번호를말한다. 4 연도표시일련번호 : 연도표시와연도별일련번호를붙임표 (-) 로이은번호를말한다. 5 결재권자 : 행정기관의장, 영제16조제2항의규정에의하여행정기관의장으로부터결재권을위임받은자및영제16조제3항의규정에의하여대결하는자를말한다. - 63 -
사무관리 마. 문서의작성형식 1) 법규문서 : 조문형식, 누년일련번호사용 ( 예 : 법률제1234호 ) 2) 훈령 예규 : 조문형식또는시행문형식, 누년일련번호사용 ( 예 : 훈령제5호, 예규제5호 ) 3) 지시 : 시행문형식, 연도표시-일련번호사용 ( 예 : 지시제2004-5호 ) 4) 고시 공고 : 연도표시-일련번호사용 ( 예 : 고시제2004-5호, 공고제2004-5호 ) 5) 일일명령 : 시행문형식또는회보형식, 연도별일련번호사용 6) 일반문서 : 기안문 ( 시행문 ) 또는서식형식, 등록번호사용 7) 회보 : 회보형식 ( 사무관리규정시행규칙별지제2호서식 ), 연도별일련번호사용 ( 예 : 회보제5호 ) 8) 보고서 : 일반기안문또는간이기안문형식, 등록번호사용바. 문서의성립과효력발생 1) 문서의성립가 ) 성립시기다른법령에특별한규정이있는경우를제외하고는당해문서에대한결재권자의서명 ( 전자문자서명 전자이미지서명및행정전자서명을포함함 ) 에의한결재가있음으로써성립한다. 결재권자 : 행정기관의장, 위임전결규정 ( 사무전결처리규칙 ) 에의하여행정기관의장으로부터결재권을위임받은자 ( 전결권자 ) 및영제16조제3항의규정에의하여대결하는자를말한다 ( 사무관리규정시행규칙제2조 ). 나 ) 성립요건 (1) 정당한권한이있는공무원이 - 64 -
제 3 장문서관리 (2) 직무의범위내에서공무상작성하고 (3) 결재권자의결재가있어야한다. 2) 효력발생시기 효력발생시기는문서의종류에따라다르다. 일반문서, 공고문서, 전자문서에 대하여각각살펴보자. 가 ) 일반문서 : 수신자에게도달된때에효력이발생한다. 나 ) 공고문서 : 고시또는공고가있은후 5일이경과한날에효력이발생한다. 다만, 효력발생시기가법령에규정되어있거나, 공고문서에특별히명시되어있는경우는그에의한다. 여기서 5일의경과기간은일반에게그내용을알리는데필요한최소한의주지기간으로볼수있기때문에공고문서에효력발생시기를명시하는때에는최소한 5일이상의주지기간을주어야할것이다. 행정절차법 제15조 ( 송달의효력발생 ) 3제14조제4항의경우에는다른법령등에특별한규정이있는경우를제외하고는공고일부터 14일이경과한때에그효력이발생한다. 다만, 긴급히시행하여야할특별한사유가있어효력발생시기를달리정하여공고한경우에는그에의한다. 제14조 ( 송달 ) 4다음각호의 1에해당하는경우에는송달받을자가알기쉽도록관보 공보 게시판 일간신문중하나이상에공고하고인터넷에도공고하여야한다. 1. 송달받을자의주소등을통상의방법으로확인할수없는경우 2. 송달이불가능한경우 - 65 -
사무관리 다 ) 전자문서 : 수신자의컴퓨터파일에기록된때에효력이발생한다. 효력발생에대한입법주의 1 표백주의 ( 表白主義 ) 문서가성립한때즉결재로써문서의작성이끝난때에효력이발생한다는견해이다. 이는내부결재문서와같이상대방없는문서의경우에는합당하나, 상대방이있는경우에는해당문서의작성에관해전혀알지도못하는데효력이생기게되어문서발송지연등발신자의귀책사유로인한불이익도감수해야하는부당함이발생한다. 2 발신주의 ( 發信主義 ) 성립한문서가상대방에게발신된때효력이발생한다는견해이다. 이는신속한거래에적합하며, 특히다수의자에게동일한통지를해야할경우에획일적으로효력을발생하게할수있다는장점이있지만, 문서의효력발생시기가발신자의의사에좌우되고, 상대방이아직알지못하는상황에서효력이발생한다는단점이있다. 발신주의를채택한예로는 민법 제455조 ( 승낙여부의최고 ( 催告 )), 제531조 ( 격지자간의계약성립시기 ) 등을들수있다. 민법 第 531 條 ( 隔地者間의契約成立時期 ) 隔地者間의契約은承諾의通知를發送한때에成立한다. 3 도달주의 ( 到達主義 ) 문서가상대방에게도달해야효력이생긴다는견해이며수신주의 ( 受信主義 ) 라고도한다. 여기서도달이라함은문서가상대방의지배범위내에들어가사회통념상그문서의내용을알수있는상태가되었다고인정되는것을의미한다. 이는쌍방의이익을가장잘조화시키는견해라고볼수있다. 민법 상의의사표시와 사무관리규정 상의문서의효력발생시기는도달주의를원칙으로하고있다. 민법 第 111 條 ( 意思表示의效力發生時期 ) 1 相對方있는意思表示는그通知가相對方에到達한때로부터그效力이생긴다. 4 요지주의 ( 了知主義 ) 상대방이문서의내용을안때에효력이발생한다는견해이다. 이는상대방의부주의나고의등으로인한부지 ( 不知 ) 의경우발신자가불이익을감수해야하는폐단이발생하고, 지나치게상대방의입장에치우친것으로타당한견해라고보기어렵다. - 66 -
제 3 장문서관리 사. 문서수발의원칙 1) 문서는직접처리하여야할행정기관에발신함다만, 필요한경우에는행정조직상의계통에따라발신한다. 2) 하급기관에서직근상급기관이외의상급기관 ( 당해하급기관에대한지휘 감독권을갖고있는기관을말함 ) 에발신하는문서중필요하다고인정되는문서는그직근상급기관을경유하여발신한다. 3) 상급기관에서직근하급기관외의하급기관에문서를발신하는경우에도전항과같이경유하여발신한다. ( 제3장의 8. 문서의접수및처리중나. 경유문서처리요령참조 ) 아. 각종대장 서식의전자관리 각종대장 서식등은특별한사유가없는한전산화 자동화가용이하도록전 자문서시스템또는업무관리시스템등으로관리하여야한다. 자. 문서관계규정 1) 기본규정 : 사무관리규정 ( 사무관리규정시행규칙 ) 2) 관련법령가 ) 공공기록물관리에관한법률 ( 시행령, 시행규칙 ) 나 ) 전자정부법 ( 시행령, 시행규칙 ) 심화자료 1. 고시와공고의공통점과차이점을구체적으로알아보자. 2. 문서의종류별로문서작성형식을구체적인실례를들어작성하여보자. 3. 문서의접수시점과문서의효력발생시점이같은지를비교 설명해보자. 4. 직무대리 권한대행 직무대행의공통점과차이점을법적근거를들어설명해보자. - 67 -
사무관리 2. 문서작성의일반사항가. 용지의규격 용지의규격은문서의작성 처리 보관 보존에있어서매우중요한사항중의하나이다. 문서의규격을표준화함으로써문서의작성 분류 편철 보관 보존이용이하게되는것이다. 문서작성에쓰이는용지의기본규격은도면, 증표류기타특별한형식의문서를제외하고는기본규격은가로 210mm, 세로 297mm(A4 용지 ) 로한다. 필요한경우에는그용도에적합한규격을정하여사용할수있다. 나. 용지의여백문서의용지에여백을두면시각적인피로감을줄이고, 문서를수정할경우이를활용할수있을뿐만아니라문서를편철할때그내용을보호하면서편철을용이하게할수있다. 다만, 2010. 8. 9. 부터문서 ( 공문서 ) 를제외한일반서식의여백은상단및좌 우측의여백은 2cm, 하단의여백은 1cm이다. 공문서와일반서식의여백이다르니, 작성시유의해야한다. 다. 문서의용어 1) 글자 : 문서는국어기본법제11조의규정에의한어문규범에맞게한글로작성하되, 쉽고간명하게표현하고, 뜻을정확하게전달하기위하여필요한경우에는괄호안에한자그밖의외국어를넣어쓸수있으며, 특별한사유가있는경우를제외하고는가로로쓴다. < 예시 > 법규문서는조문형식 ( 條文形式 ) 에의하여 - 68 -
제 3 장문서관리 어문규범 한글맞춤법, 표준어규정, 외래어표기법, 로마자표기법등국어의올바른사용법에대하여문화체육관광부장관이정하는규범 2) 숫자 : 아라비아숫자로쓴다. 3) 연호 : 서기연호를쓰되, 서기 는표시하지않는다. 4) 날짜 : 숫자로표기하되년, 월, 일의글자는생략하고그자리에온점을찍어표시한다. < 예시 > 2011. 8. 15. 5) 시분 : 24 시각제에따라숫자로표기하되, 시 분의글자는생략하고그사이에쌍점 (:) 을찍어구분한다. < 예시 > 오후 3시 20분 15:20 공문서작성용어의변천정부처무규정 (1949. 7. 15.) 제31조기안은해서또는행서의서체로서명료히기재하며문장은간명을위주로하고, 개정을가하였을때에는정정한자이에날인한다. 전보안은가급적간략히하고전보약부호를사용할것은그본문에괄호를친후그오른편에약부호를주서한다. 공문서규정 (1950. 3. 6.) 제8조문서는구어체로간명하게기술하며, 필요한곳에는독점을친다. 정부공문서규정 (1961. 9. 13.) 제15조 ( 일반적요소 ) 1모든공문서는표준말인한글국어체로간명하게기술하고정자로써가로쓰되띄어쓸것이며수자표시는아라비아수자를사용한다. 뜻의전달이곤란한것은괄호안에한자를넣어쓸수있다. 2공문서작성상의용어는상급관청에발한하거나상관에게제출하는것은보통경어를쓰고기타문서는과격하고불손한감을주지않는범위내에서경어를생략한다. - 69 -
사무관리 보기 1. 하달문서체 임, 함, 할것, 시킬것 2. 상신문서체 입니다. 바랍니다. 합니다. 정부공문서규정 (1963. 11. 20.) 제10조 ( 용어 ) 1문서는표준어를사용하여한글로띄어서가로쓰되, 뜻의전달이곤란한것은괄호안에한자또는외국어를넣어쓴다. 다만, 법규문서는한자를혼용할수있다. 2외국어는고유명사또는외국어가아니면표시될수없는것에한하여사용한다. 3문서에쓰는용어는과격하고불손한감을주지않는범위안에서경어를생략할수있다. 정부공문서규정 (1966. 5. 21.) 제7조 ( 문서의용어 ) 1문서는표준어를사용하여한글 ( 모아쓰기및풀어쓰기 ) 로띄어서가로쓰되, 뜻의전달이곤란한것은괄호안에한자또는외국어를넣어쓴다. 다만, 법규문서는한자를혼용할수있다. 정부공문서규정 (1969. 5. 2.) 제7조 ( 문서의용어 ) 1문서는한글로띄어서가로쓰며표준어를사용한다. 다만, 법규문서는뜻의전달이곤란한경우에한하여괄호안에한자를넣어서쓴다. 정부공문서규정 (1970. 9. 18.) 제7조 ( 문서의용어 ) 1문서는한글로띄어서가로쓰되, 표준말을사용한다.< 개정 1970.9.18> 사무관리규정 (1991. 6. 19.) 제10조 ( 문서작성의일반사항 ) 1문서는쉽고간명하게한글로작성하되, 특별한사유가있는경우를제외하고는한글맞춤법에따라가로로쓴다. - 70 -
제 3 장문서관리 사무관리규정 (1999. 8. 7.) 제10조 ( 문서작성의일반사항 ) 1문서는쉽고간명하게한글로작성하되, 올바른뜻의전달을위하여필요한경우에는괄호안에한자기타외국어를넣어쓸수있으며, 특별한사유가있는경우를제외하고는한글맞춤법에따라가로로쓴다.< 개정 1999.8.7> 사무관리규정 (2002. 12. 26.) 제10조 ( 문서작성의일반원칙 < 개정 2002.12.26>) 1문서는문화예술진흥법제7조의규정에의한어문규범에맞게한글로작성하되, 쉽고간명하게표현하고, 뜻을정확하게전달하기위하여필요한경우에는괄호안에한자그밖의외국어를넣어쓸수있으며, 특별한사유가있는경우를제외하고는가로로쓴다. 사무관리규정 (2005. 1. 27.) 제10조 ( 문서작성의일반원칙 < 개정 2005.1.27>) 1문서는국어기본법제11조의규정에의한어문규범에맞게한글로작성하되, 쉽고간명하게표현하고, 뜻을정확하게전달하기위하여필요한경우에는괄호안에한자그밖의외국어를넣어쓸수있으며, 특별한사유가있는경우를제외하고는가로로쓴다. 라. 문서의전자적처리행정기관의장은문서의기안 검토 협조 결재 등록 시행 분류 편철 보관 보존 이관 접수 배부 공람 검색 활용등문서의모든처리절차가전자문서시스템상에서전자적으로처리되도록하여야한다. - 71 -
사무관리 마. 검토 협조및결재중인전자문서의열람체계구축행정기관의장은검토 협조및결재중인전자문서를검토자 협조자및결재권자가동시에볼수있도록전자문서의열람체계를구축할수있다. 바. 용지및글자의색채 1) 용지 : 특별한사유가있는경우를제외하고는흰색이원칙 2) 글자의색채 : 검은색또는푸른색이원칙 다만, 도표의작성이나수정 주의환기등특별한표시를할때에는다른색을사용할수있다. 그러나황색계통이나보라색 담홍색등은복사및모사전송에의한문서발송시글자가잘나타나지아니하므로사용하지않는것이좋다. 사. 문서의수정 1) 종이문서를수정하는경우가 ) 문서의단순한내용 ( 일부분 ) 을삭제또는수정하는경우 원안의글자를알수있도록삭제또는수정하는글자의중앙에가로로두선을그어삭제또는수정하고, 삭제또는수정한자가그곳에서명또는날인한다. 필요에따라글자의중앙에가로로두선을긋지아니하고,, 등특수한기호로삭제또는수정할수있다. 나 ) 문서의중요한내용을삭제또는수정하는경우문서의여백에삭제또는수정한자수를표시하고서명또는날인한다. - 72 -
제 3 장문서관리 ( 예시 1) 기안문 3자삭제 ( 서명또는날인 ) ( 예시 2) 기안문 3자수정 ( 서명또는날인 ) 다 ) 시행문을정정하는경우문서의여백에정정한자수를표시하고관인으로날인한다. ( 예시 1) 시행문 3자삭제 ( 관인으로날인 ) ( 예시 2) 시행문 3자수정 ( 관인으로날인 ) 2) 전자문서를수정하는경우 수정한내용대로재작성하여시행하되, 수정전의문서는기안자 검토자또는결재권자가보존할필요가있다고인정하는경우에는이를보존하여야한다. 아. 항목의구분 1) 문서의내용을 2 이상의항목으로구분하여작성하고자할때에는다음과같이나누어표시한다. 기안문작성시에하나의항목만있을경우에는항목구분을생략한다. 부분적으로필요한경우에는,, -, 등과같은특수한기호로표시할수있다. 구분항목부호 첫째항목둘째항목셋째항목넷째항목다섯째항목여섯째항목일곱째항목여덟째항목 1., 2., 3., 4.,... 가., 나., 다., 라.,... 1), 2), 3), 4),... 가 ), 나 ), 다 ), 라 ),... (1), (2), (3), (4),... ( 가 ), ( 나 ), ( 다 ), ( 라 ),... 1, 2, 3, 4,... 가, 나, 다, 라,... 둘째, 넷째, 여섯째, 여덟째항목의경우에하., 하 ), ( 하 ), 하이상더계속되는때에는거., 거 ), ( 거 ), 거, 너., 너 ), ( 너 ), 너 로이어표시한다. 2) 각항목의표시위치및띄우기 - 73 -
사무관리 가 ) 첫째항목부호는제목의첫글자와같은위치에서시작한다. 나 ) 첫째항목다음항목부터는바로앞항목의위치로부터 1자 (2타) 씩오른쪽에서시작한다. 다 ) 항목부호와그항목의내용사이에는 1타를띄운다. < 예시 > 수신자 도지사 ( 국장) 제목 문서작성요령 1.* 첫째항목 가.* 둘째항목 1)* 셋째항목 가 )* 넷째항목 (1)* 다섯째항목 ( 가 )* 여섯째항목 표시는한글 1자 (2타), * 표시는숫자 1자 (1타) 를띄움. 3) 하나의본문아래항목구분하나의본문아래항목구분은주의를요한다. 특히, 하나의본문아래항목의순서를첫째항목 (1. 2. 3 으로할것인지, 아니면둘째항목 ( 가. 나. 다. 을할것인지가대단히중요하다. 예시와같이첫째항목 (1. 2. 3. 등 ) 부터시작한다. < 예시 > 수신자 도지사 ( 과장) 제목 사무관리교육실시 사무관리교육을다음과같이실시하오니참석하여주시기바랍니다. 1.* 일시 : 2.* 장소 : 3.* 참석대상 :. 끝. - 74 -
제 3 장문서관리 자. 문서의 끝 표시 1) 본문이끝났을경우 : 1자 (2타) 띄우고 끝 자를쓴다. < 예시 > 주시기바랍니다. 끝. 는 1자 (2타) 표시이다. 2) 붙임물이있는경우 - 붙임의표시를한다음에 1자 (2타) 를띄우고 끝 자를쓴다. < 예시 > 붙임 1. 서식승인목록 1부. 2. 승인서식 2부. 끝. 3) 본문또는붙임의표시문이오른쪽한계선에서끝났을경우 - 다음줄의왼쪽기본선에서 1자를띄우고 끝 자를표시한다. < 예시 > 붙임 -------------------------------- 1부. 끝. 4) 연명부등의서식을작성하는경우 가 ) 기재사항이서식의중간에서끝나는경우 - 기재사항의마지막다음줄에 이하빈칸 혹은 아래여백 이라고표시한다. 응시번호성명주민등록번호주소 10 김길동 000000-0000000 33 홍기용 000000-0000000 이하빈칸 나 ) 기재사항이서식의마지막칸까지작성되는경우 - 서식의칸밖다음줄의왼쪽기본선에서 1자를띄우고 끝 자를표시 한다. 응시번호 성명 주민등록번호 주 소 10 김길동 000000-0000000 33 홍기용 000000-0000000 끝. - 75 -
사무관리 5) 전자문서의일괄기안의경우 각안마다위의요령에따라표시한다. 차. 붙임물의표시 1) 본문이끝난다음줄에붙임을표시한다. 2) 붙임물이두가지이상인때에는항목을구분하여표시한다. < 예시 > ( 본문 ) ---------------------- 하시기바랍니다. 붙임 1.* 계획서 1 부. 2.* 서류 1 부. 끝. 카. 금액의표시유가증권및문서에금액을표시할때에는다음과같이한다. < 예시 > 금15,790원 ( 금일만오천칠백구십원 ) 다른법령에표시방법이따로있는경우그법령에따른다. 타. 문서의면표시 1) 문건별면표시는중앙하단에, 문서철단위면표시는우측하단에표기 * 1999. 12. 31. 까지는본문과붙임의면표시는각각달리하였으나, 2000. 1. 1. 부터본문과붙임은하나의문건으로보고계속이어서면표시를한다. 2장이상으로이루어진문서중전후관계를명백히할필요가있는중요한문서의경우에는당해문건의전체면수와그면의일련번호를붙임표 (-) 로이어표시한다. < 예시 > 전체면수가 4면일경우, 4-1, 4-2, 4-3, 4-4 로표시 2) 양면에기재된문서는양면에모두표시 3) 기록물철의면표시는편철순서대로맨위로부터아래로일련번호로부여 하되, 표지와색인목록은제외하고본문 ( 붙임포함 ) 부터면표시를시작한다. - 76 -
제 3 장문서관리 4) 동일기록물철을 2권이상으로나누어편철시 2권이하의철단위면표시는전권의마지막쪽수다음부터시작한다. 이경우에도표지와색인목록은면표시를제외한다. 5) 기록물철단위면표시는최초에는연필로했다가기록물정리가끝나면비로소잉크또는넘버링기기로확정하여표시한다. 파. 문서에로고 상징 마크또는홍보문구등을표시기안문및시행문에는가능한한행정기관의로고 상징 마크또는홍보문구등을표시하여행정기관의이미지를높일수있도록하여야한다. 로고는왼쪽상단 (2cm 2cm 범위내에서시작부분은왼쪽기본선이며, 높이부분은행정기관명임 ) 에, 상징은오른쪽상단 (2cm 2cm 범위내에서끝나는부분은오른쪽한계선이며, 높이부분은행정기관명임 ) 에, 홍보문구는행정기관명바로위에표시한다. 하. 문서의보안유지 1) 행정기관의장은공문서를수발함에있어서문서의보안유지와분실 훼손및도난방지를위한적절한조치를강구하여야한다. 2) 행정기관의장은보유하고있는컴퓨터에대하여비밀번호를부여하여야한다. 3) 정보통신망을이용하여문서를작성 처리하고자하는자는개인별사용자계정 (ID) 비밀번호및전자이미지서명을등록하여사용한다. 이경우비밀번호는최초로등록한후즉시변경하여야한다. 전자이미지서명대신에전자문자서명을사용하는경우에는전자이미지서명을등록하지않을수있음. 4) 컴퓨터및개인별비밀번호는문서의보호및보안유지를위하여수시로변경하여야한다. - 77 -
사무관리 [ 별지제 6 호의 2 서식 ] 사용자계정및전자이미지서명등록신청서 소속 전화번호 성명직위직급 주민등록번호 사용자계정 (ID) ᄀ ᄂ ᄃ 비밀번호 전자이미지서명 사무관리규정 시행규칙제29조제2항의규정에의하여사용자계정 (ID) 및전자이미지서명등록을신청합니다. 년월일 신청인 ( 서명또는인 ) 기관의장귀하 작성방법 1. 소속은과단위까지구체적으로기재한다. 2. 사용자계정 (ID) 은ᄀᄂᄃ란에다음기준에의하여기재한다. 첫자는영문으로그외문자는영문과숫자를조합해서 6-8자이내로기재한다 ( 중복되는사용자계정이있을경우에는ᄂᄃ순으로부여된다 ). 다만, 사용자계정은기관의실정에따라달리정할수있다. 3. 비밀번호는영문과숫자로 6-8자이내로기재하되, 최초로등록한후즉시변경하여사용하여야한다. 4. 전자이미지서명은서명자의성명을반드시한글로알수있도록표시하되, 싸인펜등으로네모안에꽉차도록진하고크게표시한다. 5. 본서식과작성방법은예시이므로기관의설정에따라변경하여사용할수있다. - 78 -
제 3 장문서관리 3. 문서의구성체제 가. 문서의구성 행정기관명 두문 수신자 ( 경유 ) 제목 문서의구성본문 내용 붙임 발신명의 기안자 검토자 협조자 결재권자의직위또는직급및서명 생산등록번호시행일자 결문 접수등록번호와접수일자 행정기관의우편번호 주소 홈페이지주소 전화번호 모사전송번호 공무원의공식전자우편주소 공개구분 직급을표시하는경우각급행정기관이 6급이하공무원의직급을대신하여대외적으로사용할수있도록정한대외직명을표시한다. 예를들면, 주무관, 조사관등으로표시 전자문서인경우에는본문은제목및내용으로할수있다. 서명에는전자문자서명 전자이미지서명및행정전자서명을포함한다. - 79 -
사무관리 기안문의종류별구성요소는다음과같다. 일반기안문 ( 시행문겸용 ) ( 별지제1호의2서식 ) 일반기안문 ( 시행문겸용 ) 을두문 본문및결문 ( 또는두문 본문 결문및붙임 ) 으로구성한다. 전자문서인경우에는본문은제목 내용및붙임으로하거나제목및내용으로할수있다. 전자기안문 ( 시행문겸용 ) ( 별지제3호의2서식 ) 전자기안문 ( 시행문겸용 ) 은표제부와본문부로나누며, 서로다른파일또는같은파일로구성하되, 표제부는두문, 본문의제목및결문으로, 본문부는제목 내용및붙임으로구성할수있다. 간이기안문 ( 별지제3호의3서식 ) 왼쪽상단에위치한문서등록의표시 ( 등록번호, 등록일자, 결재일자및공개구분 ), 오른쪽상단에위치한결재란의표시 ( 기안자, 검토자, 협조자, 결재권자 ), 제목, 요약설명문의표시, 작성기관의표시 ( 아래중앙 ) 로구성한다. 작성일자는작성기관의바로윗부분에표시한다. 일반기안문, 전자기안문, 간이기안문의사용상차이점을알아둔다. - 둘다내부결재문서, 대내문서, 대외문서, 수신자와발신자명의가같은문서등모든문서에사용한다. 물론간이기안문은내부결재문서에만사용한다. - 일반기안문과간이기안문은종이문서와전자문서에모두사용하며, 전자기안문은전자문서에만사용한다. 특히일반기안문과전자기안문은다음내용을잘구분하여사용하는것이합리적이다. - 문서작성시표 ( 박스 ), 특수기호가많은경우에는전자기안문을사용하는것이문서유통상 ( 호환상 ) 안전하다. 왜냐하면, 본문내용이표제부에있지않고본문부 ( 붙임형식 ) 에기재되므로, 문서호환시깨지지않는다. - 문서작성내용이적은경우 (1쪽) 에는일반기안문을작성하고, 2쪽이상인경우또는문서호환시깨지는부분이있는경우에는전자기안문을작성하고, 그렇지않는경우에는일반기안문을작성해도된다. 나. 문서의등록번호 문서의등록번호는처리과별로문서 ( 기록물 ) 등록대장 ( 기본등록사항 ) 에등록된 순서에따라일련번호를부여한다. - 80 -
제 3 장문서관리 1) 전자문서시스템과기록물등록대장상등록번호 문서의등록번호는처리과기관코드와연도별등록일련번호로구성한다. 6010509-35 연도별등록일련번호 처리과기관코드 2) 문서 ( 기안문과시행문, 각종법령서식 ) 상등록번호문서의등록번호는처리과명과연도별등록일련번호로구성한다. 여기서처리과명은처리부서명 ( 담당부서명 ) 을말하며, 처리과명이없는행정기관은행정기관명을표시하되, 10자가넘는경우에는 10자이내의행정기관명의약칭을표시한다. < 처리과가있는경우 > 정책혁신과 - 35 연도별등록일련번호 처리과명 < 처리과가없고행정기관명이 10 자이내인경우 > 울산애니원고등학교 - 45 연도별등록일련번호 행정기관명 < 처리과가없고행정기관명이 10 자가초과한경우 > 상주출장소 - 55 연도별등록일련번호 행정기관명약칭 ( 대구국도유지건설사무소상주출장소의약칭 ) - 81 -
사무관리 다. 수신자의표시 1) 문서의두문중수신자란의표시방법은다음과같다. 가 ) 독임제기관의장또는합의제기관의장의권한인경우에는수신자란에당해기관의장의직위 ( 수신자명 ) 를쓰거나수신자기호를먼저쓰고, 이어서 ( ) 안에는처리할보조기관또는보좌기관의직위가분명한경우에는그직위를쓰되, 그직위가분명하지않는경우에는 업무담당과장등으로표시한다. ( 예시1) 수신자전라남도지사 ( 과장), 중구청장 ( 과장) ( 예시2) 수신자국민권익위원회위원장 ( 과장), 행정안전부장관 ( 과장) ( 예시3) 수신자국가인권위원회위원장 ( 과장) ( 예시4) 수신자가49( 정보공개업무담당과장 ), 가52( 정보공개업무담당과장 ), 나01( 정보공개업무담당과장 ), 다01( 정보공개업무담당과장 ) 나 ) 합의제기관의권한인경우에는수신자란에당해기관의명칭을표시하거나수신자기호를표시한다. ( 예시1) 수신자국민권익위원회 ( 과장), 국가인권위원회 ( 과장) ( 예시2) 수신자국가경쟁력강화위원회 ( 과장) ( 예시3) 수신자가14( 과장 ), 가15( 과장 ) 다 ) 민원회신문서에는수신자란에먼저민원인의성명을쓰고 ( 예 : 홍길동귀하 ), 이어서 ( ) 안에는우편번호와주소를쓰되, 전자문서시스템에서우편번호는검색이용이하도록하여야한다. ( 예시 ) 수신자홍길동귀하 ( 우110-035 서울특별시종로구옥인동 178-99) 라 ) 수신자가많아본문의내용을기재할란이줄어들어본문의내용을첫장에서파악하기곤란한경우에는두문의수신자란에 수신자참조 라고쓰고, 결문의발신명의밑의왼쪽기본선에맞추어수신자란을설치하여수신자명또는수신자기호를표시한다. - 82 -
제 3 장문서관리 * ( 두문 ) 수신자수신자참조 ( 문서관리업무담당과장 ) ( 결문 ) 수신자가, 나, 다, 라, 마, 법원행정처장, 국회사무처장,-------------------------------------------------------------------------------------- ------------- 마 ) 수신자가없는내부결재문서는수신자란에 내부결재 라고표시한다. ( 예시 ) 수신자내부결재 2) 수신자기호의제정가 ) 행정안전부장관 중앙행정기관 ( 합의제행정기관포함 ) 서울특별시 광역시 도 서울특별시 광역시 도교육청 정부투자기관관리기본법에의한정부투자기관등나 ) 상급기관의장 : 소속기관다 ) 당해행정기관의장 : 행정기관내의보조기관 보좌기관 3) 수신자기호와기관번호 ( 행정표준코드 ) 의연계행정기관의장은행정기관간의전자문서의원활한유통을위하여수신자기호와기관번호 ( 행정표준코드 ) 를연계하고, 기관번호의생성, 폐지, 변경등의이력이관리되도록하여야하며, 그기관번호를정부디렉토리시스템에반영하여야한다. 행정표준코드관리시스템홈페이지 : http://code.gcc.go.kr 라. 제목의표시 제목은그문서의내용을함축하여나타내는문구로서문서의내용을쉽게알 수있도록쉬운말로간단하고명확하게표시한다. - 83 -
사무관리 마. 발신명의의표시 1) 독임제기관의장또는합의제기관의장의권한인경우에는당해기관의장의명의로발신 ( 예시 : OO장관, OO시장, OO도지사, OO군수, OO위원장등 ) 2) 합의제기관의권한에속하는사항은당해기관의명의로발신 ( 예시 : OO위원회 ) 3) 법령에의하여행정권한이위임 위탁된경우에는그위임또는위탁을받은자의명의로발신 4) 행정기관내보조기관및보좌기관상호간에발신하는문서는당해보조기관또는보좌기관의명의로발신 ( 예시 : OO과장, OO실장, OO담당관등 ) 5) 내부결재문서는발신명의를표시하지아니함 ( 사무관리규정제13조제3항참조 ). 4. 문서의기안가. 기안의일반사항 1) 기안의의의기안이라함은행정기관의의사를결정하기위하여문안을작성하는것을말한다. 기안에는기안문서식을사용하는 1일반기안, 2간이기안, 3전자기안의일괄기안, 4공동기안이있으며, 기안문서식을사용하지아니하는 5수정기안, 6서식에의한처리등이있다. - 84 -
제 3 장문서관리 2) 기안자의자격 가 ) 기안자의범위에관하여는아무런제한이없다. 공무원이면누구든지 기안자가된다. 기관장도기안할수있나요? 사안에따라서는기관장도기안할수있습니다. 일용직이기안할수있나요? ( 질의 ) 행정기관에서고용하고있는공무원이아닌직원에게전자문서시스템을사용할수있도록아이디를부여하고기안을하게할수있는지요? ( 답변 ) 원칙적으로공무원이아닌자는전자문서시스템의계정을가질수없고, 기안을할수도없으나, 제한된범위와조건하에서는허용할수있습니다. 정보통신보안업무규정 (2008. 3. 11. 행안부훈령 ) 제40조제1항제2호에 외부사용자의계정부여는불허하되부득이한경우에는행정기관장의책임하에유효기간을설정하는등보안조치를강구한후허용 하는것으로명시하고있는바, 이에따라행정기관장의책임하에공무원이아닌자에대하여시스템접근기간및권한범위설정, 보안서약서징구등의보안조치를취하신다음에계정부여가가능하고, 또한채용목적에따른업무범위내에서공무원이아닌자가기안을하지않으면안되는부득이한경우에한하여기안을하게할수있습니다. 나 ) 사무관리규정 제 5 조의규정에의하여분장받은업무에대하여그 업무를담당하는자는직급등에관계없이기안할수있다. - 85 -
사무관리 계제 폐지와기안자직위조정 1970. 1. 1. 정부조직법 을개정하여중앙행정기관의보조기관이던 계 를폐지하여서종래 5급 ( 사무관 ) 은계장으로서 6급이하에서기안한문서를결재만하던관행을지양하고 6급이하는기안보조만하게하고, 5급이직접기안을하게하였다 ( 정부공문서규정개정 : 1970. 9. 18. 대통령령제3538호 ). 이당시기안은 3급 8) 공무원이상의자또는담당관이하도록하였다. 종전까지는계장 9) 이상이함을원칙으로하였으나, 담당관 ( 이당시 3급갑류 : 현재 4급 ) 실의 3급을류 ( 현재 5급 ) 는기안보조만하게하고, 담당관이직접기안을하게하여기안의질의향상을기하고자하였다. 기안자의직급폐지 1991. 6. 19. 사무관리규정 ( 대통령령제13390호 ) 을제정하여 1991. 10. 1. 부터시행하였다. 주요내용중특이한사항은기안자의직급제한폐지 (5급이상에서 6급이하도가능 ) 이다. 즉종전에는문서의기안은 5급이상공무원이하도록하였으나, 1991. 10. 1. 부터는기안자의직급제한을폐지함으로써 6급이하공무원들의업무참여기회를확대하도록하였다 ( 영제14조 ). 다 ) 또한접수문서를공람하는결재권자는동규정제23조제4항의규정에의하여그처리담당자를따로지정할수있으므로이경우의지정된자도기안자가된다. 3) 기안의요인기안은접수한문서를처리하기위한경우, 상급자의지시사항을처리하기위한경우, 순수한자기발안의경우, 법령이나훈령 예규등의근거에의하여하는경우등이대부분이다. 4) 기안의원칙 문서의기안은전자문서로함을원칙으로한다. 다만, 업무의성격, 기타특별 한사정이있는경우에는종이문서로기안할수있다. 8) 이당시 3 급은 3 급갑류와을류를말한것으로서현재 4 급과 5 급을말한다. 9) 이당시계장은 3 급을류로서현재 5 급을말한다. - 86 -
제 3 장문서관리 5) 기안문의형식사무관리규정제14조는문서의기안은정기보고또는수시보고, 경미한사항의허가 인가 증명서교부기타관례적인사무에관한문서및비치문서등을제외하고는일정한형식의기안문서식에의하도록하고있으며, 그서식의종류는다음과같다. 가 ) 일반기안문 ( 별지제1호의2서식 ): 내부결재문서, 대내문서, 대외문서, 수신자와발신자명의가같은문서등모든문서에사용한다. 종이문서와전자문서에모두사용한다. 나 ) 전자기안문 ( 별지제3호의2서식 ): 내부결재문서, 대내문서, 대외문서, 수신자와발신자명의가같은문서등모든문서에사용한다. 전자문서에만사용한다. 다 ) 간이기안문 ( 별지제3호의3서식 ): 내부결재문서에만사용한다. 종이문서와전자문서에모두사용한다. 라 ) 관계서식이개별법령에따로있는경우에는그내용을관계서식에기입하는방법으로할수있다. 마 ) 별지제3호의3서식 ( 간이기안문 ) 보고서 계획서 검토서등내부결재문서에한하며, 시행문으로변환하여시행할수없다. 시행을전제로한문서는반드시별지제1호의2서식, 별지제3호의2서식또는별지제4호서식을사용하여야한다. 바 ) 대통령의결재를받아야하는경우에사용하는기안문은별지제4호서식에의한다. 이외에특별한결재절차에사용하기위한기안문서식이필요한경우에는서식을따로정하여사용할수있다. 6) 기안의준비가 ) 기안자는기안에앞서안건에관련된문제를파악하고관계규정및과거행정선례를숙지하고있어야한다. - 87 -
사무관리 나 ) 당해사항을기안하는목적과필요성을파악하고자료를수집 분석하며필요한경우에는설문조사, 실태조사, 회의등을통하여의견을청취하여야한다. 다 ) 기안의방법등을결정하여복잡한기안의경우에는폐지등에초안을작성하여논리의일관성을해치는내용이나빠지는사항이없도록검토한다음작성한다. 라 ) 기안자는당해업무에대한책임의식을가지고기안하고당해기관과수신자와의관계및입장을고려하여야한다. 7) 기안문상발의자및보고자표시정책실명제를실현하기위하여 1998년 7월에기안문에발의자및보고자를표시하도록하였다. 가 ) 발의자및보고자의의의기안문에는발의자와보고자를알수있도록표시하여야한다. 여기서발의자란기안하도록지시한자또는지시자가없는경우스스로입안한자를말하며, 보고자란결재권자에게직접보고하는자를말한다. 지시여부는기안내용의구체성여부를감안하여결정한다. 나 ) 발의자및보고자의표시기호발의자의표시기호는 표시로, 보고자의표시기호는 표시로한다. 발의자와보고자가동일인인경우에는, 를함께표시한다. - 88 -
제 3 장문서관리 다 ) 전자문서인경우에발의자의표시방법전자문서인경우에는발의자는해당란에 표시를하거나발의자가누구인지를검색할수있도록기안자 검토자또는결재권자의직위또는직급란에발의자항목을추가할수있다. 발의자의표시가전자문서시스템에서검색이가능하도록발의자 ( ) 의표시를하거나발의자항목을추가하여야한다. 라 ) 발의자및보고자의표시기호생략가능문서 (1) 검토및결정을요하지아니하는문서 (2) 제증명발급, 회의록, 기타단순사실을기록한문서 (3) 일상적 반복적인업무로서경미한사항에관한문서마 ) 발의자및보고자의표시기호위치발의자및보고자의표시기호는기안문의해당직위또는직급의앞또는위에한다. 바 ) 전자문서로결재하거나결재권자에게직접보고하지아니하는경우에는보고자표시를생략한다. 8) 기안문작성시유의사항기안문의내용은그조직체의의사를상대방에게전달하는것이대부분이므 - 89 -
사무관리 로문서의구성이나문장표현에신중을기해야한다. 문서의올바른작성은정확한의사의소통을위하여필요할뿐만아니라문서자체의품격을높이며, 그조직체의대외적인권위와신뢰를높여준다. 따라서, 당해업무에대한책임의식을가지고수신자와의관계를고려하여작성한다. 특히, 문서작성시어문규범 ( 국어기본법제11조의규정에의한어문규범 : 한글맞춤법, 표준어규정, 외래어표기법, 국어의로마자표기법등국어사용에필요한사항 ) 과법령제명띄어쓰기실시안내의내용 ([ 부록 1 ] 참조 ) 등을잘지켜야한다. 문서의구성은법령이나규칙에정해진서식에따라형식을갖추면될것이나, 문장의표현은일정한형식이없으므로다음과같은사항에유의하여작성하여야한다. 가 ) 정확성 ( 바른글 ) (1) 내용, 설명, 기록이틀리지않도록한다. 문서의내용이정확하여야함은물론이고오자, 탈자또는계수에착오가없어야한다. 상대방에게전달하려고하는내용이바르게표현되어있지않으면당연히그내용이정확하게전달될수없는것이다. (2) 필요한내용이빠지지않도록한다. 예를들어회의개최를통보하는문서에개최일시, 장소, 참석범위등은포함되어있으나, 회의주제를빠뜨렸다면참석자들이사전준비를하지못하여효율적인회의가되지못할것이다. (3) 문장부호를정확하게사용한다. 문장부호란문장각부분사이의논리적관계를분명히하거나글의정확한의미를전달하기위하여표기법의보조수단으로쓰이는부호를말한다. 문장부호는문맥을명확히함으로써, 문장을읽는사람으로하여금뜻을정확히파악하도록해준다. 문장부호의이름과그사용법은 [ 부록 2] 와같다. - 90 -
제 3 장문서관리 동사무소에서이런일이일어났어요. 동사무소에서일어난사례이다. 주민등록일제정비안내에서신고기간내에신고하면과태료를감면해준다는내용이다. 그동사무소에서는과태료감면을다음과같이표시하여현수막을설치하여안내하였다. 신고기간내신고시과태료 1/2을감면해드립니다. < 생각해보기 > 어느부분이틀렸는지를찾아보고, 이를수정해보세요. 틀린부분 : 수정 : 줄임표를제대로표시하고있나요? ( 질문 ) 줄임표가 입니까? 아니면 입니까? ( 정답 ) * 여러분은실제로어느것을써왔나요. 그이유는무엇입니까? 지금까지써온것 : 그이유 : (4) 용어를정확하게사용한다. 우리들이사용하고있는문자나언어는모두사회적인약속이므로이를준수하여바르게표현해야한다. 특히다음과같은용어는혼동을일으키기쉬우므로주의하여야한다. ( 가 ) 이상, 이하, 초과, 외 등의용어를정확히사용하도록한다. 이상 및 이하 는그숫자를포함한다. 즉 시속 80km 이하로제한한다. 고하는경우에는시속 80km가포함된다. 미만 이나 초과 는그숫자를포함하지않는다. 즉 20세미만출입금지 라고하면, 20세는출입할수있으나, 19세까지는출입할수없다는뜻이다. 외 는표시숫자를포함한다. 예를들어, 홍길동외 10명 하면사람수는전부 11 명이다. - 91 -
사무관리 용어의정확한의미를알고쓰십니까? 중앙부처의모팀장이허남식강사의사이버강의를듣고궁금한사항이있어강사에게와서물었다. 그동안용어사용에전혀문제가없다고생각했는데, 강의를듣고이해가되지아니한부분이있어왔습니다. 참석자등인원을쓸때, 홍길동외 10명은 10명이고, 홍길동등 10명은 11명이옳다고보는데, 강사는반대로설명하여이상하다고생각했습니다. 어느것이옳은지요? < 생각해보기 > 팀장이질의한것중어느부분이틀렸는지를찾아보고, 이를수정해보세요. 틀린부분 : 수정 : ( 나 ) 이전, 이후, 전, 후 등의용어를정확히사용하도록한다. 이전, 이후, 이래 등은표시된일시를포함한다. 예를들면, 3월 31일이전까지지급하시오. 하는경우에 3월 31일이포함된다. 전 과 후 는표시된일시를포함하지않는다. 예를들면, 4월 1일전에간부회의가소집될예정입니다. 고하는경우, 4월 1일은포함되지않고 3월 31일까지만포함된다. 과 또는 와 와 및 의사용을정확히해야한다. 과 또는 와 는두단어사이에서사용된다. 즉 문장의형식과내용에대하여 와같은경우이다. 및 은 과 나 와 보다는긴병렬적인문자에사용되며, 문장의맨뒤에서앞뒤를연결한다. 즉 총무과와행정과의남자및여성과의여자 와같은경우이다. 나 ) 명확성 ( 구체성이있는글 ) (1) 6하원칙을적용하여내용을구체적으로작성한다. 누가, 무엇을, 언제, 어디서, 왜, 어떻게의 6하원칙 (5W1H) 을적용하면대체로내용이구체화될수있다. 그리고여기에다소요경비, 예산, 효과등이어느정도인지 (HOW MUCH) 를추가하여 5W2H로작성하면명확하여진다. 더나아가얼마나기간이소요될것인지 (HOW LONG) 를추가하여 5W3H로작성하면더욱더 - 92 -
제 3 장문서관리 명확하여진다. (2) 구체적이며개별적인표현을쓴다. 추상적이고일반적인용어보다는구체적이고개별적인용어를쓴다. 즉 생산이증가했다 고하는것보다는 생산이 25% 가더증가했다 로하고, 발병했다 보다는 독감에걸렸다 고하는것이보다구체적인표현이다. (3) 적극적인표현을쓴다. 목표가달성되도록노력하겠다 보다는 노력하여목표를달성하겠다 하는것 이훨씬적극적이며강력한표현이다. (4) 애매한표현이나과장된표현을피한다. 한계가분명하지아니한표현, 즉구체적인사례가없이막연하게 중대한과실, 경미한사항 이라고표현하거나, 가능하면 등의모호한표현, 그리고, A과직원과 B과직원의반수 와같이수식이어느말에걸리는지불분명한표현은좋지않다. 애매한문장의사례 광복절기념행사에직원 2명을참석하도록하시기바랍니다. < 의문사항 > 직원 2명의성별및직급불분명 각과에서 2명인지, 국전체에서 2명인지불분명 직원 2명이참석자인지, 행사지원요원인지불분명다 ) 신속성 ( 이해가빠른글 ) (1) 문장은짧게끊어서개조식으로쓴다. 내용을개조식으로항목을구분하여열거하는형식을취하면뜻도간명하여질수있고, 상대방에게강조하는사항을시각적으로돋보이게할수있다. 또한문자의길이가짧아야간결한문서를작성할수있다. - 93 -
사무관리 (2) 가급적먼저결론을쓰고그다음에이유또는설명을쓴다. (3) 한문장한뜻의짧은글로표현한다. 무엇을어떻게한다 또는 무엇이어떠하다 는식으로짧게표현한다. 라 ) 용이성 ( 쉬운글 ) (1) 읽기쉽고알기쉬운말을쓴다. 추상적이고개념적인어구를피하고쉬운용어를사용함으로써상대방이쉽게이해할수있도록한다. 쉽게표현하려면우선문장화하고자하는내용자체를잘알아야한다. 내용을잘알아야표현도자유롭게또쉽게할수있다. (2) 어구의표현을간략하게한다. 예를들면, 검사를실시한다 보다는 검사한다 로 에해당한다고할수있으므로 보다는 에해당하므로 의표현을사용한다. 물론, 법률적인판단또는해석등을하는경우어구의표현을간략히하는것보다는구체적으로할필요가있는경우가있는데, 이경우에는이에따라야한다. (3) 한자나어려운전문용어는피한다. 한자또는전문용어를쓸필요가있을때에는한글다음에 ( ) 를하여한자를 쓰거나용어의해설을붙인다. 매연여과장치 (DPF: Diesel Particulate Filter Trap, 경유차에서배출되는입자상물질 (PM: Particulate Matters) 을필터에서포집 ( 捕執 : 여러가지방법으로일정한물질속에있는미량성분을분리하여잡아모으는일 ) 한후태워서제거시키는장치 ) 업무재설계 (BPR: Business Process Reengineering, 경영혁신기법의하나로서, 기업의활동이나업무의전반적인흐름을분석하고, 경영목표에맞도록조직과사업을최적으로다시설계하여구성하는것이다. 정보시스템이도입되면서 BPR이매우용이해졌다. 반복적이고불필요한과정들을제거하기위작업수행의여러단계들이통합되고단순화된다 ) - 94 -
제 3 장문서관리 (4) 받는사람의이해력과독해력을고려하여쓴다. 초등학생에게회신할때, 어떤용어를쓰나요? 초등학생이요구한사항에대해그것을들어줄수없을때, 하는것은불가하오니, 양지하시기바랍니다. 라로회신한경우, 이는받는사람의입장을전혀고려하지않고회신한경우이다. * 아래란에수정해보세요. ( ) (5) 다루기쉽게 1 건 1 매주의 (1 매 BEST) 로한다. 불필요한정보의제시나장황한설명을피하고, 상대방에서온문서에있는 내용을회신문서에다시되풀이하지않는다. 마 ) 경제성 ( 효율성이있는글 ) (1) 일상반복적인업무는표준기안문을활용한다. (2) 용지의규격 지질을표준화한다. (3) 서식을통일한다. (4) 문자를부호화하여활용한다. 지속적으로많이사용되는문자는부호화하여활용한다. < 글 > 의경우상용구등록 활용 ( + 글쇠 ) 도한방법이된다. 바 ) 성실성 ( 호감이가는글 ) (1) 성실성은문서를성의있고진실되게작성함으로써상대방에게호감과친근감을심어줄수있게한다는것이다. 성의있게작성된문서는상대방으로하여금그조직에대해호감과신뢰를가지게할것이며, 호의적이고긍정적인행동을하도록할것이다. (2) 문장은과장하지말고진실하게표현한다. 내용은사실그대로정직하게나타내야한다. - 95 -
사무관리 (3) 적절한경어를사용한다. 평상시대화에서일상적으로쓰는정도가 적당하다. 지나친경어와겸양어의사용은오히려상대방에게불쾌 감을줄수도있으므로적절하게사용한다. 언제부터경어를사용하였나요? [ 질의 ] 문서에언제부터경어를사용하도록하였습니까?(2004. 7. 29. 서초구김용식 ) 전화 570-6470 [ 답변 ] 정부공문서규정 (1966. 5. 21. 대통령령제 2538 호 ) 에의하여일반적으로공문서에 1966. 6. 22. 부터경어를사용하도록하였습니다. (4) 상대방을무시하는표현이나감정적 위압적인과격한표현을쓰지않는다. 아직도일부기관에서는하급기관에보내는문서에 할것 또는 하기바람 등과같은권위적인표현을쓰고있는데, 이러한표현은조직상하간의관계를경직시켜원활한의사소통에지장을초래하기쉽다. 따라서, 비록조직구조상지휘 감독관계에있다하더라도상호간에의견을존중하는의미에서평상시의대화에서와같이 하시기바랍니다. 또는 을통보합니다. 와같은부드러운표현을쓰는것이바람직하다. 공문서규정의연혁을통해나타난공문서작성상의용어사용에대하여규정과실제사례를살펴보자. 와! 이런규정이있었어요? 정부공문서규정 (1961. 9. 13.) 제 15 조 ( 일반적요소 ) 1 모든공문서는표준말인한글국어체로간명하게기술하고정자로써가로쓰되띄어쓸것이며수자표시는아라비아수자를사용한다. 뜻의전달이곤란한것은괄호안에한자를넣어쓸수있다. 2 공문서작성상의용어는상급관청에발한하거나상관에게제출하는것은보통경어를쓰고기타문서는과격하고불손한감을주지않는범위내에서경어를생략한다. 보기 1. 하달문서체 임, 함, 할것, 시킬것 2. 상신문서체 입니다. 바랍니다. 합니다. - 96 -
제 3 장문서관리 하달문서체 1. 1963. 3. 13. 에법무부장관이장관명에의하여총무과장 ( 보조기관 ) 의명의로광주고등검찰청등소속기관장에게보낸문서이다. 2. 이당시에하달문서체는아래예시와같이사용하였다. 예시 ( 받을것, 없음, 할것 ) - 97 -
사무관리 상신문서체 ( 구 ) 경제기획원장이 ( 구 ) 내각사무처장에게 선처하여주십시요. 라고경어체와 구어체로표현하였다. - 98 -
제 3 장문서관리 좋은문서체크리스트 정확성 간결성 경제성 1. 정확한자료의수집을하고있는가? 2. 자료의출처는정확한가? 3. 자료의선택 정리는좋은가? 4. 용어는적절하며, 틀리기쉬운표현은없는가? 5. 문법적으로잘못된부분은없는가? 6. 지나친수식어나과장은없는가? 7. 객관적인기술로되어있는가? 1. 한문장한뜻의짧은글인가? 2. 결론이먼저쓰여져있는가? 3. 단락을나누어개조식으로되어있는가? 4. 행바꿈, 단락나눔등은적당한가? 1. 5W1H(5W2H 또는 5W3H) 로쓰여져쉽게이해되는가? 2. 요약문은 1매로모아지는가? 3. 도표등을사용하여읽기쉽게, 이해하기쉽게하고있는가? 4. 서식화하고있는가? 나. 기안문의검토및협조 1) 일반사항가 ) 기안자는기안문에대한형식 내용을최종적으로확인한후결재권자의결재를받기전에보조기관또는보좌기관의검토를받는다. 전자문서인경우결재후에는수정이불가능함으로결재전에형식 내용등을반드시확인하여야한다. - 99 -
사무관리 (1) 총괄책임자가기안하는경우 ( 가 ) 업무분담자의의견을들은후보조기관또는보좌기관의검토 결재등을받아야한다. ( 나 ) 총괄책임자는기안자란에, 업무분담자는검토자란 ( 현재는검토자란이나, 향후개정안에는협조자란으로개정추진중임 ) 에서명한다. 기안자및검토자란용어는생략하며, 협조자란용어는표시한다. 예시는다음과같다. < 현재시행중인내용 > ( 예시 ) 지방행정주사보김삿갓지방행정주사보김삿갓총무과장김홍도행정관리국장 협조자기획예산과장김갑돌 전결 10/20 김홍도 < 향후개정예정내용 > 전결 10/20 ( 예시 ) 지방행정주사김갑순총무과장김홍도행정관리국장김홍도협조자지방행정주사보김삿갓기획예산과장김갑돌 업무담당자와총괄책임자의직급은온전하게쓴다. (2) 업무담당자가기안하는경우 ( 가 ) 총괄책임자의검토를거친후보조기관또는보좌기관의검토 결 재등을받아야한다. ( 나 ) 업무담당자는기안자란에, 총괄책임자는검토자란에서명한다. 기안자및검토자란용어는생략하며, 협조자란용어는표시한다. 예시는다음과같다. 전결 10/20 ( 예시 ) 지방행정주사보김삿갓지방행정주사김갑순총무과장김홍도행정관리국장김홍도협조자기획예산과장김갑돌 업무담당자 : 업무분장에의하여직접업무를담당하는자를말한다. 총괄책임자 : 업무분장상수개의단위업무를총괄하는책임자 ( 직제상직위가없는자 임 ) 를말한다. - 100 -
제 3 장문서관리 업무분장을보조 ( 좌 ) 기관이아닌자 ( 직위가없는자 ) 에게각각분장한경우에는모두가업무분담자이다 ( 담당자, 실무자, 담당등 ). 이경우에는총괄책임자란용어를쓰지않는다. 나 ) 보조기관, 보좌기관및총괄책임자의출장등의사유로검토를받을수없는경우에는검토를생략하되, 검토자의서명란에출장등의사유를명시하여야한다. 전결 10/20 ( 예시 ) 지방행정주사보김삿갓지방행정주사김갑순총무과장출장행정관리국장김홍도협조자기획예산과장김갑돌 다 ) 기안문의내용이다른보조기관또는보좌기관이나다른행정기관의 업무와관련이있는때에는그기관의협조를받는다. (1) 협조의내용이간단한경우에는기안문의협조자란을이용한다. 전결 10/20 ( 예시 ) 지방행정주사보김삿갓지방행정주사병가총무과장출장행정관리국장김홍도협조자기획예산과장김갑돌 (2) 내용이복잡하여충분한검토를요하는때에는사무관리규정제 5 장 의기관간업무협조에관한규정에따라처리한다. - 101 -
사무관리 라 ) 기안문의검토및협조의일반적인절차는다음과같다. < 기안문의검토및협조절차 > < 검토 > 기안자 총괄 과장 국장 부구청장 구청장 < 기안 > ( 계장 ) < 결재 > 총괄 ( 계장 ) 과간협조시 담당 과장 총괄 ( 계장 ) 국간협조시 담당 과장 국장 < 협조 > 협조순서는두가지가가능하다. 기안부서의총괄 ( 계장 ) 협조부서의총괄 ( 계장 ) 기안부서의과장 협조부서의과장의순서또는기안부서의총괄 ( 계장 ), 과장 협조부서의총괄 ( 계장 ), 과장의순서이다. 협조에있어과장 국장등의협조가필요한경우과 국장은업무를총괄하고있으므 로실질적인세부업무에대한협의는해당업무담당자또는총괄 ( 계장 ) 담당자와사전 협의를한후과 국장의협조서명을받는것이좋다. 2) 다른의견의표시 가 ) 기안문의내용에대하여검토또는협조과정에서기안자 검토자 협조 자상호간에의견이다를경우가능한한의견을조정하여합의하도 록노력하여야하며, 합의가가능한때에는수정하거나재작성하면되 므로의견의표시는불필요한것이다. 나 ) 기안문을검토또는결재함에있어서기안내용의일부를수정또는변 경하고자하는때에는원래의기안문에수정 변경사항을기재하여그 대로검토 결재를함으로써불필요하게같은문서를여러번작성하 지않도록한다. - 102 -
제 3 장문서관리 다 ) 기안문의내용에대하여검토또는협조한자가다른의견을표시한때에는당해문서본문의마지막또는별지에그의견을표시하여결재권자가결재를함에있어또는향후그업무를담당하는자로하여금참고하도록한다. 표시방법은해당직위또는직급다음에 ( 의견있음 ) 이라고표시하고해당서명란에서명하여야한다. 다만, 전자기안문 ( 별지제3호의2서식 ) 인경우에는다른의견을표제부에표시한다. < 본문의마지막에다른의견을표시한경우 > -------------( 본문 )------------------------------------- ----------------. 끝. ( 본문내용에대한의견있음 ) 1. 의견내용 2. 민원제도과과장박 지방행정주사김주무지방행정사무관박담당총무과장이과장행정관리국장 협조자재무과장 ( 의견있음 ) 박과장 전결 10/20 김국장 ------------------------------------------------------- ---------------( 본문 )--------------------------------- ----------------. 끝. ( 본문내용에대한의견있음 ) 1. 의견내용 2. 의견을표시한자의소속, 직위 ( 직급 ) 및성명 < 별지에다른의견을표시한경우 > 본문내용에대한의견있음 1. 의견내용 2. 의견을표시한자의소속, 직위 ( 직급 ) 및성명 - 103 -
사무관리 < 전자기안문에다른의견을표시한경우 > 1. 의견내용 2. 의견을표시한자의소속, 직위 ( 직급 ) 및성명 3) 기안자 검토자 협조자의표시가 ) 문서를기안한자는그기안문의기안자란에직위또는직급을온전하게쓰고서명란에서명한다. 나 ) 기안문의내용에대하여검토또는협조한자는그기안문의검토자또는협조자란에직위또는직급을온전하게쓰고서명란에서명한다. 4) 기안자 ( 검토자, 결재권자 ) 의검토사항가 ) 형식면 (1) 법령의형식요건을구비하고있는가 (2) 소관사항임에틀림없는가 (3) 결재권자의표시는적정한가 (4) 협조부서의합의는거쳤는가 (5) 사무의절차는잘못이없는가 (6) 수신자및발신자등의표시는착오가없는가나 ) 내용면 < 법률적검토 > (1) 허가 인가 승인등에대한법정요건은무엇이며그요건을충족하고있는가 (2) 의결기관의의결사항은아닌가또는의결을거쳤는가 (3) 법정의경유기관은거쳤는가 (4) 법정의기한, 조건등이붙어있지않은가또는그기한, 조건등을충족하고있는가 - 104 -
제 3 장문서관리 (5) 시효와의관계는어떤가 (6) 법령 예규 지시등에위배되지않는가 < 행정적검토 > (1) 공공복지와의관계는어떤가 (2) 재량의적부범위는적합한가 (3) 여론에대한영향은어떤가 (4) 관례나선례는어떻게되어있는가 (5) 처리는지연되지아니하였는가 (6) 경과조치가필요한사항이아닌가 (7) 필요한사항이빠져있지않은가 < 경제적검토 > (1) 과다한경비투입을요하는사항이아닌가 (2) 예산상의조치가필요한것이아닌가 (3) 경비를보다절약할수있는다른대안은없는가 5) 검토자의수제한행정기관의장은결재권자의결재에이르기까지검토자의수가 2인을넘지않도록노력하여야한다. 이는결재단계가 3단계이내가되도록행정기관의장에게노력의무를부과하기위한것이다. 다. 기안의방법 1) 일반기안가 ) 의의일반기안이라함은어떤하나의안건을처리하기위하여정해진기안문에문안을작성하는것을말한다. 기안문서식은일반기안문, 전자기안문, 간이기안문의 3가지가있다. - 105 -
사무관리 나 ) 기안문의서식 (1) 일반기안문 [ 별지제 1 호의 2 서식 ] 행정기관명 수신자 ( ) ( 경유 ) 제목 붙임 발신명의 기안자 ( 직위 / 직급 ) 서명 검토자 ( 직위 / 직급 ) 서명 결재권자 ( 직위 / 직급 ) 서명 협조자 ( 직위 / 직급 ) 서명 시행처리과명 - 일련번호 ( 시행일자 ) 접수처리과명 - 일련번호 ( 접수일자 ) 우 주소 / 홈페이지주소 전화 ( ) 전송 ( ) / 공무원의공식전자우편주소 / 공개구분 - 106 -
제 3 장문서관리 ( 이란은서식에포함하지아니함 ) < 처리요령 > 1. 행정기관명 : 그문서를기안한부서가속한행정기관명을기재한다. 2. 수신자 ( ): 수신자명또는수신자기호를먼저쓰고, 이어서괄호안에는처리할자 ( 보조기관또는보좌기관을말한다 ) 의직위를쓰되, 처리할자의직위가분명하지아니한경우에는 업무담당과장등으로쓰며, 수신자가많아본문의내용을기재할란이줄어들어본문의내용을첫장에서파악하기곤란한경우는두문의수신자란에 수신자참조 라고쓰고, 결문의발신명의밑의왼쪽기본선에맞추어수신자란을설치하여수신자명또는수신자기호를표시한다. 3. ( 경유 ): 경유문서인경우에 ( 경유 ) 란에 이문서는경유기관의장은 ( 또는제 1 차경유기관의장은, 제 2 차경유기관의장은 ) 이고, 최종수신기관의장은 입니다. 라고표시하고, 경유기관의장은제목란에 경유문서의이송 이라고표시하여순차적으로이송하여야한다. 4. 제목 : 그문서의내용을쉽게알수있도록간단하고, 명확하게기재한다. 5. 발신명의 : 합의제행정기관또는행정기관의장의명의를기재하고, 보조기관또는보좌기관상호간에발신하는문서는그보조기관또는보조기관의명의를기재한다. 6. 기안자 검토자 협조자 결재권자의직위 / 직급 : 직위가있는경우에는직위를온전하게쓰고, 직위가없는경우에는직급을온전하게쓴다. 다만, 기관장과부기관장의직위는간략하게쓴다. 7. 시행처리과명 - 일련번호 ( 시행일자 ) 접수처리과명 - 일련번호 ( 접수일자 ): 처리과명 ( 처리과가없는행정기관은 10 자이내의행정기관명의약칭 ) 을기재하고, 일련번호는연도별일련번호를기재하며, 시행일자와접수일자란에는연월일을각각온점 (.) 을찍어숫자로기재한다. 다만, 민원문서인경우로서필요한경우에는시행일자와접수일자란에시 분까지기재한다. 8. 우주소 : 우편번호를기재한다음, 행정기관이위치한도로명및건물번호다음에괄호하여주소를기재하고, 사무실이위치한층수와호수를괄호안에기재한다. ( 예 ) 우 110-034 서울특별시종로구효자로 39( 창성동 117) (2 층 208 호 ) * 2012 년부터는 도로명주소법 에의하여도로명주소 ( 도로명, 건물번호및상세번호 ) 만사용한다. ( 예 ) 서울특별시종로구효자로 39 9. 홈페이지주소 : 행정기관의홈페이지주소를기재한다. ( 예 ) www.mopas.go.kr 10. 전화 ( ) 전송 ( ) : 전화번호와모사전송번호를각각기재하되, ( ) 안에는지역번호를기재한다. 기관내부문서의경우는구내전화번호를기재한다. 11. 공무원의공식전자우편주소 : 행정기관에서공무원에게부여한전자우편주소를기재한다. 12. 공개구분 : 공개 부분공개 비공개로구분하여표시한다. 부분공개또는비공개인경우에는해당정보를 " 부분공개 ( )" 또는 " 비공개 ( )" 로표시하고, 공공기관의정보공개에관한법률 제 9 조제 1 항각호의번호중해당번호를괄호안에표시하여함께관리하여야한다. 13. 관인생략등표시 : 발신명의의오른쪽에관인생략또는서명생략을표시한다. 기안자 검토자및결재권자 ( 직위 / 직급 ) 서명 : 기안자 검토자및결재권자 의용어는표시하지아니하고, 기안자 검토자및결재권자의직위 / 직급을쓰고서명한다. 협조자 ( 직위 / 직급 ) 서명 : 협조자 의용어를표시한다음, 이어서직위 / 직급을쓰고서명한다. 전결및서명표시위치 : 사무관리규정제 16 조제 2 항및동규정시행규칙제 19 조제 1 항의규정에의하여결재권이위임된사항을전결하는경우에는행정기관의장의결재란을설치하지아니하고전결하는자의서명란에 전결 표시를한후서명한다. 전결 대결및서명표시위치 : 사무관리규정제 16 조제 3 항및동규정시행규칙제 19 조제 2 항의규정에의하여위임전결사항을대결하는경우에는행정기관의장의결재란을설치하지아니하고전결하는자의서명란에 전결 표시를한후대결하는자의서명란에 대결 표시를하고서명하며, 위임전결사항이아닌사항을대결한경우에는행정기관의장의결재란을설치하지아니하고대결하는자의서명란에 대결 표시를하고서명한다. 발의자 ( ) 보고자 ( ) 의표시는직위또는직급앞또는위에한다. 수신자 는 받는자 로사용할수있다. - 107 -
사무관리 기록물공개여부구분번호 구분번호 대상기록물분류근거 1 2 3 4 5 6 7 8 법률또는명령에의하여비밀로유지되거나비공개사항으로규정된정보공개될경우국가안보 국방 통일 외교관계등국익을해할우려가있는정보공개될경우국민의생명 신체 재산등공공안전및이익을해할우려가있는정보수사 재판 범죄예방등의관련정보로서공개될경우직무수행이곤란하거나형사피고인의공정한재판을받을권리를침해할우려가있는정보감사 감독 검사 시험 규제 입찰계약 기술개발 인사관리 의사결정또는내부검토과정에있는사항으로서공개될경우업무수행등에지장을초래할우려가있는정보이름 주민등록번호등에의해특정인을인식할수있는개인에관한정보법인 단체또는개인의영업상비밀에관한정보로서공개될경우법인등의정당한이익을해할우려가있는정보공개될경우부동산투기 매점매석등으로특정인에게이익또는불이익을줄우려가있는정보 공공기관의정보공개에관한법률 제9조제1항제1호 위법률제 9 조제 1 항제 2 호 위법률제9조제1항제3호 위법률제 9 조제 1 항제 4 호 위법률제 9 조제 1 항제 5 호 위법률제 9 조제 1 항제 6 호 위법률제 9 조제 1 항제 7 호 위법률제 9 조제 1 항제 8 호 - 108 -
제 3 장문서관리 [ 통합서식 ] 사례 1( 내부결재문서 ) 본내용은 ( 전라남도 ) 순천시에서작성한것입니다. 연도만수정한것입니다. 순천시 수신자내부결재 ( 경유 ) 제목순천시청탁구동호인회취미클럽활동운영비지원 1. 직장취미클럽활성화와일상생활속의체육활동을통한건강한체력을바탕으로공직생활의활력을도모하고직장분위기조성을위하여 2. 2010 순천시장기탁구대회출전에따른순천시청탁구동호인회취미클럽활동운영비를다음과같이지원하고자합니다. 가. 행사개요 1) 대회명 : 2010 순천시장기탁구동호인대회 2) 일자 : 2010. 12. 5. ( 일 ) 3) 장소 : 순천팔마체육관나. 금회집행예정액 : 금500,000원 ( 금오십만원 ) 다. 지출과목 : 관 )1200일반행정비항 )1230내무행정세항 )1231총무관리세세항 )100경상예산-120경상적경비목 )203업무추진비세목 )02정원가산업무추진비붙임순천시청탁구동호인회명단 1부. 끝. 전결 12/04 지방행정주사보김구현 지방행정주사조희태 총무과장 김영숙행정지원국장 김영래협조자시행총무과 -9990 (2010. 12. 04.) 접수 ( ) 우540-701 전라남도순천시장명로 92( 장천동 53-1)(2층 ) / www.suncheon.jeonnam.kr 전화전송 / / 공개 - 109 -
사무관리 [ 통합서식 ] 사례 2( 내부결재문서 ) 본내용은대전광역시중구에서작성한것입니다. 연도만수정한것입니다. 대전광역시중구 수신자내부결재 ( 경유 ) 제목보존서고관리책임자지정운영 공공기관의기록물관리에관한법률시행규칙 제27조의규정에의하여보존서고관리책임자를아래와같이지정하여기록물과문서고관리에만전을기하고자합니다. 관리책임자직급성명 지방행정주사보 지정일자업무내용업무대행자 2010. 11. 25. 서고출입통제 기록물입 출고통제 정해진분류체계에의한기록물서가배치 기타서고관리에필요한전반사항 끝. 전결11/25 지방행정주사보 지방행정주사 총무과장 협조자시행총무과- (2010. 11. 25.) 접수 ( ) 우 301-701 대전광역시중구중앙로 150( 대흥동 499-1)( 본관 2층 ) / www.junggu.daejeon.kr 전화전송 / / 공개 - 110 -
제 3 장문서관리 [ 통합서식 ] 사례 3( 대내문서 ) ( 생산된기안문 ) 본내용은 ( 행정안전부 ) 자치행정과에서작성한것입니다. 행복한국민, 안전한사회! 행정안전부가함께합니다 행정안전부 수신자운영지원과장 ( 경유 ) 제목장관직인인영사용승인신청 사무관리규정 제21조제2항에따라장관직인인영사용승인을다음과같이신청하오니승인하여주시기바랍니다. 1. 사용목적 : 2010 년도반상회및여론업무유공자장관표창장제작 2. 사용부서 : 지방행정국자치행정과 3. 사용업체 : 명성사 ( 대표 : 최영남 ) 4. 사용수량 : 163매 5. 사용예정기간 : 2010. 12. 23.~12. 28. 6. 반납예정일 : 2010. 12. 29. 붙임 1. 장관직인인영사용승인신청서 ( 별송 ) 1 부. 2. 각서 2 부 ( 별송 ). 3. 사업자등록증사본 1 부 ( 별송 ). 끝. 자치행정과장 주무관 행정사무관 자치행정과장 12/23 협조자시행자치행정과-5614 접수우 110-760 서울시종로구세종로 55 (0층 0호 ) / www.mopas.go.kr 전화 (02)2100-3712 전송 (02)2100-4224 / ds7326@mopas.go.kr / 대국민공개서민을따뜻하게, 중산층을두텁게 - 111 -
사무관리 [ 통합서식 ] 사례 4( 대내문서 ) ( 생산된기안문 ) 본내용은대전광역시중구에서작성한것입니다. 연도만수정한것입니다. 대전광역시중구 수신자지역교통과장 ( 경유 ) 제목공인인영인쇄사용승인 1. 지역교통과-10974(2010. 07. 08.) 로신청한공인인영인쇄사용을 중구공인조례시행규칙 제8조의규정에의하여다음과같이승인하오니, 인쇄시반드시지정된공무원이입회하도록하고, 인쇄물수령시인영인쇄사용승인날인서와인쇄원판을회수하여관리하시기바랍니다. 공인인쇄문서명 규격 수량 사용기간 주차우대권 (1시간용 ) 축소형 2010. 7. 9.~7. 19. 2. 아울러인쇄된문서는공인인쇄수불부에등재하여수불관리에 철저를기하여주시기바랍니다. 붙임인영인쇄사용승인날인서 1부 ( 별송 ). 끝. 총무과장 지방행정주사 지방행정주사보 총무과장 협조자시행총무과-6174 (2010. 07. 09.) 접수 ( ) 우 301-701 대전광역시중구중앙로 150( 대흥동 499-1)( 본관 2층 ) / www.junggu.daejeon.kr 전화전송 / / 공개 - 112 -
제 3 장문서관리 [ 통합서식 ] 사례 5( 대내문서 ) ( 접수된시행문 ) 본내용은 ( 전라남도 ) 순천시에서작성한것입니다. 연도만수정한것입니다. 순천시 수신자총무과장 ( 경유 ) 제목변화와혁신을위한 일하는방식개선추진계획 통보총무과-7589(2010. 11. 05.) 에의하여변화와혁신을위한 일하는방식개선추진계획 을붙임과같이통보합니다. 붙임 1. 2010 고객만족 1등부서만들기 1부. 2. 공공청사에너지절약생활화로사회분위기혁신 1부. 끝. 회계과장 지방행정주사보 000 지방행정주사 000 회계과장 12/02 000 협조자 시행회계과-15418 (2010. 12. 02.) 접수총무과-999 (2011. 12. 02.) 우 540-701 전라남도순천시장명로 92( 장천동 53-1)( 층 ) / www.suncheon.jeonnam.kr 전화전송 / / 공개 - 113 -
사무관리 [ 통합서식 ] 사례 6( 대내문서 ) ( 접수된시행문 ) 본내용은대전광역시중구에서작성한것입니다. 연도만수정한것입니다. 대전광역시중구 수신자지역교통과장 ( 경유 ) 제목공인인영인쇄사용승인 1. 지역교통과-10974(2010. 07. 08.) 로신청한공인인영인쇄사용을 중구공인조례시행규칙 제8조의규정에의하여다음과같이승인하오니, 인쇄시반드시지정된공무원이입회하도록하고, 인쇄물수령시인영인쇄사용승인날인서와인쇄원판을회수하여관리하시기바랍니다. 공인인쇄문서명 규격 수량 사용기간 주차우대권 (1시간용 ) 축소형 2010. 7. 9.~ 7. 19. 2. 아울러인쇄된문서는공인인쇄수불부에등재하여수불관리 에철저를기하여주시기바랍니다. 붙임인영인쇄사용승인날인서 1부 ( 별송 ). 끝. 총무과장 지방행정주사 지방행정주사보 총무과장 협조자시행총무과 -6174 (2010. 07. 09.) 접수지역교통과 -6252 (2010. 07. 09) 우 301-701 대전광역시중구중앙로 150( 대흥동 499-1)( 본관 2층 ) / www.junggu.daejeon.kr 전화전송 / / 공개 - 114 -
제 3 장문서관리 [ 통합서식 ] 사례 7( 대외문서 ) 본내용은충청북도에서작성한것입니다. - 함께하는충북 - 충청북도 수신자행정안전부장관 ( 자치행정과장 ) ( 경유 ) 제목구제역예방접종관련긴급건의 1. 충청북도에서는 2011. 1. 2. 충주시와음성군에구제역예방접종을실시하였습니다. 2. 이와관련하여일부축산농가에서구제역예방접종을기피하여애로를겪은바, 붙임건의사항이조속히이행되도록조치하여주시기바랍니다. 동사항은중앙안전대책본부로도건의함. 붙임구제역예방접종관련 ( 긴급 ) 건의사항 1 부. 끝. 충청북도지사 주무관이 행정팀장 협조자 전결 01/02 신 시행자치행정과 -7 (2011. 01. 02.) 접수자치행정과 -15 (2011. 01. 03.) 우 360-762 충북청주시상당구상당로 82( 문화동 00) (0 층 0 호 ) / www.cb21.net/ 전화 (043)220-2613 전송 (043)220-2619 / jongu@korea.kr / 대국민공개 - 대한민국의중심당당한충북 - - 115 -
사무관리 [ 통합서식 ] 사례 8( 대외문서 ) 본내용은전라남도에서작성한것입니다. 삶이풍요로워지는미래도시, 녹색의땅전남 전라남도 수신자행정안전부장관 ( 자치행정과장 ) ( 경유 ) 제목진실화해위원회권고사항이행현황제출 행정안전부자치행정과 -5173(2010. 12. 2.) 과관련하여진실화해위 원회권고사항이행현황을붙임과같이제출합니다. 붙임권고사항이행현황 1 부. 끝. 전라남도지사 주무관 조직관리담당 인력관리과장 전결 12/24 협조자시행인력관리과 -16847 (2010. 12. 24.) 접수자치행정과 -5628 (2010. 12. 24.) 우 534-700 전라남도무안군삼향면오룡길 1(0층 0호 ) / www.jeonnam.go.kr/ 전화 (061)286-3423 전송 (061)286-4756 / u11u@jeonnam.go.kr / 대국민공개 음식문화개선운동에다함께참여합시다 - 116 -
제 3 장문서관리 [ 통합서식 ] 사례 9( 대외문서 ) ( 수신자가 1 인인경우 ) < 생산된기안문 > 본내용은대전광역시중구에서작성한것입니다. 연도만수정한것입니다. 대전광역시중구 수신자행정안전부장관 ( 지식제도과장 ) ( 경유 ) 제목 사무관리규정 개정에따른교육협조 1. 사무관리규정 과 기록물관리법령 이개정되어 2011. 1. 1. 부터시행됨에따라시행전개정내용에대한전직원교육을다음과같이실시하고자합니다. 가. 일시 : 2010. 11. 13. ( 목 ) 14:00~17:00 나. 장소 : 대회의실다. 대상 : 전직원 ( 시산하처리과의장포함 ) 라. 교육내용 : 사무관리규정 과 기록물관리법령 개정내용 2. 귀기관의교육강사를지원받고자하오니협조하여주시기바랍니다. 끝. 대전광역시중구청장 전결10/22 지방행정주사보 지방행정주사 총무과장 협조자시행총무과-1246 (2010. 10. 22.) 접수 ( ) 우 301-701 대전광역시중구중앙로 150( 대흥동 499-1)( 본관 2층 ) / www.junggu.daejeon.kr 전화전송 / / 공개 - 117 -
사무관리 [ 통합서식 ] 사례 10( 대외문서 ) ( 수신자가 1인인경우 ) < 접수된시행문 > 본내용은 ( 경상남도 ) 김해시에서작성한것입니다. " 변화와창조, 새로운김해 " 김해시 수신자행정안전부장관 ( 자치행정과장 ) ( 경유 ) 제목파견자조기복귀요청 우리시소속공무원중귀부에파견근무중인아래대상자에대하여조기복귀를요청하오니협조하여주시기바랍니다. 원소속 경상남도김해시 직 지방행정주사보 성명 ( 생년월일 ) (...) 파견기관 행정안전부지역발전정책국지역경제과 ( 지역희망일자리추진단 ) 피견기간조기복귀요청사유 조직개편에따른 2010. 3. 15. 인사운영상필요 2011. 3. 1.4 인사시기 : 2011. 1. 3. ( 예정 ) 끝. 김해시장 주무관 인사담당 총무과장 전결 12/21 협조자 시행총무과-22934 (2010. 12. 21.) 접수자치행정과-5570 (2010. 12. 22.) 우 621-701 경상남도김해시부원동 623 번지 (0층 0호 ) / 전화 055-330-3083 전송 055-330-3089 / jybae1@korea.kr / 대국민공개 " 변화와창조, 새로운김해 " - 118 -
제 3 장문서관리 [ 통합서식 ] 사례 11( 일반문서 ) < 수신자가다수인경우 > 서민을따뜻하게중산층을두텁게 국토해양부 수신자수신자참조 ( 경유 ) 제목행정구역 ( 법정동 ) 코드변경알림 1. 전라남도토지관리과 -16461(2010.12.17) 과관련됩니다. 2. 위호와관련하여행정구역변경에따른행정구역 ( 법정동 ) 코드변경내역을붙임과같이통보하오니업무에참고하시기바랍니다. 가. 행정구역명칭변경 : 전라남도무안군삼향면 무안군삼향읍나. 삼향읍설치예정일 : 2011. 1. 1. 다. 관련근거 : 무안군삼향읍설치및읍의관할구역변경에관한조례 ( 제 47 호, 2010.12.27 공포예정 ) 붙임행정구역 ( 법정동 ) 코드변경내역 ( 삼향읍 ) 1 부. 끝. 국토해양부장관 수신자국토해양부장관 ( 국토정보정책과장, 국가공간정보센터장, 건축기획과장, 주택건설공급과장 ), 행정안전부장관 ( 정보화지원과장, 주소전환추진단장 ), 기획재정부장관 ( 국유재산과장 ), 국방부장관 ( 국유재산과장 ), 법원행정처장 ( 정보화심의관 ), 법원행정처장 ( 부동산등기과장 ), 국세청장 ( 정보개발 1 담당관 ), 통계청장 ( 통계기준팀장 ), 소방방재청장 ( 정보화담당관 ), 병무청장 ( 정보관리과장 ), 우정사업본부장 ( 새주소우편전략팀장 ), 경찰청장 ( 정보통신 2 담당관 ), 국토지리정보원장 ( 지리정보과장 ), 국토지리정보원장 ( 국토조사과장 ), 산림청장 ( 산지관리과장 ), 식품의약품안전청장 ( 정보화담당관 ), 조달청장, 국민연금공단이사장, 국민건강보험공단이사장, 한국지역정보개발원장, 전라남도지사 ( 토지관리과장 ), 무안군수 ( 민원봉사과장 ) 주무관 시설사무관 과장 전결 12/21 협조자 시행 지적기획과 -3600 (2010. 12. 21.) 접수 자치행정과 -5604 (2010. 12. 23.) 우 431-060 경기안양시동안구관양동 1591-10 대고빌딩 2층 / www.mltm.go.kr 전화 (031)436-8955 전송 (031)436-8982 / ksg000@mltm.go.kr / 대국민공개 Me First( 내가먼저 ) 녹색은생활이다 - 119 -
사무관리 [ 통합서식 ] 사례 12( 전결문서 ) 행복한국민, 안전한사회! 행정안전부가함께합니다 행정안전부 수신자기획재정부장관 ( 결산과장 ) ( 경유 ) 제목 2008 년도성과보고서제출 국가재정법 과 국회회계법 에의하여작성한 2008 년도성과보고서를붙임과같이제출합니다. 붙임 2008 년도회계연도행정안전부성과보고서 1 부. 끝. 행정안전부장관 전결 03/04 행정사무관 담당관 기획조정실장 협조자정책기획관 시행성과고객담당관-701 접수우 110-760 서울시종로구세종로 55( 세종로 77-6) (8층 812호 ) / www.mopas.go.kr 전화 (02)2100-3036 전송 (02)2100-4189 / huhnamshik@mopas.go.kr / 대국민공개 - 120 -
제 3 장문서관리 [ 통합서식 ] 사례 13( 대결문서 ) < 생산된기안문 > 본내용은연도만일부수정한것입니다. 수신자수신자참조 ( 경유 ) 제목공인공람제폐지 행정안전부 1. 사무관리규정 제 41 조의규정에의하여지방자치단체의공인에관하여는 사무관리규정 제 3 장 ( 관인관리 ) 의규정에불구하고당해지방자치단체의조례가정하는바에의하도록되어있습니다. 2. 따라서지방자치단체가공인을신규제작또는재제작하거나폐기하는경우에는그인영을시 도와시 군 구에알려주고있으나, 형식적인절차로인하여행정적인낭비만초래하고있다는일부의견이있어다음과같이통보하오니조치하여주시기바랍니다. 가. 지방자치단체의공인조례에시 도와시 군 구에그인영을통보하여야한다는규정이있는경우에는동조례를개정하여삭제하도록하시고, 이에대한교육을실시하여주시기바라며, 나. 지방자치단체의공인조례에그근거가없는경우에는이를통보하는일이없도록하시기바랍니다. 끝. 행정안전부장관 수신자. 서울특별시장 ( 총무과장 ), 부산광역시장 ( 총무과장 ),( 중간생략 ), 제주도지사 ( 총무과장 ) 행정사무관 대결06/25 지식제도과장전결 협조자 시행지식제도과 -308 (2010. 6. 25.) 접수 ( ) 우110-760 서울시종로구세종로 55( 세종로 1가 77-6) (11 층 1115 호 ) / www.mopas.go.kr 전화 전송 / / 공개 - 121 -
사무관리 [ 통합서식 ] 사례 14( 일반문서, 대결문서 ) < 접수된시행문 > 본내용은연도만일부수정한것입니다. 수신자수신자참조 ( 경유 ) 제목공인공람제폐지 행정안전부 1. 사무관리규정 제 41 조의규정에의하여지방자치단체의공인에관하여는 사무관리규정 제 3 장 ( 관인관리 ) 의규정에불구하고당해지방자치단체의조례가정하는바에의하도록되어있습니다. 2. 따라서, 지방자치단체가공인을신규제작또는재제작하거나폐기하는경우에는그인영을시 도와시 군 구에알려주고있으나, 형식적인절차로인하여행정적인낭비만초래하고있다는일부의견이있어다음과같이통보하오니조치하여주시기바랍니다. 가. 지방자치단체의공인조례에시 도와시 군 구에그인영을통보하여야한다는규정이있는경우에는동조례를개정하여삭제하도록하시고, 이에대한교육을실시하여주시기바라며, 나. 지방자치단체의공인조례에그근거가없는경우에는이를통보하는일이없도록하시기바랍니다. 끝. [ 종이문서공람예시 ] 총무과장김홍도지방행정사무관김정호지방행정주사홍길동 행정안전부장관 수신자서울특별시장 ( 총무과장 ), 부산광역시장 ( 총무과장 ),( 중간생략 ), 제주도지사 ( 총무과장 ) 대결06/25 행정사무관 지식제도과장 전결 협조자 시행지식제도과-308 (2010. 6. 25.) 접수총무과-22(2010. 6. 27.) 우110-760 서울시종로구세종로 55( 세종로 1 가 77-6) (11 층 1115 호 ) / www.mopas.go.kr 전화 전송 / / 공개 - 122 -
제 3 장문서관리 [ 통합서식 ] 사례 15( 민원문서 ) 행복한국민, 안전한사회! 행정안전부가함께합니다 행정안전부 귀하 ( 우000-000 경기 00시 00동 000-0번지 (0 수신자층 )000지구 00대책위원회 ) ( 경유 ) 제목민원회신 1. 님, 안녕하십니까? 2. 고객님께서우리부에제출하신민원을검토한결과, 이건은 [000지구취소를위한주민탄원서 ] 관련민원사항으로 민원사무처리에관한법률 제12조 ( 민원서류의이송 ) 행정기관의장은접수한민원서류가다른행정기관의소관인경우에는지체없이소관기관에이송하여야한다 는규정에따라 국토해양부 로이송하여처리하도록하였음을널리이해하여주시기바랍니다. 3. 본민원이송과관련하여궁금하신점은행정안전부성과고객담당관실 (02-2100-3374) 로문의하여주시기바랍니다. 신묘년새해에도항상건강하시고하시는일마다행운이가득하시길바랍니다. 끝. 행정안전부장관 주무관 행정사무관 성과고객담당관 전결 01/03 협조자 시행성과고객담당관-8 접수 우 110-760 서울종로구세종로 55 ( 세종로1가 77-6) (13층 1315호 ) / www.mopas.go.kr 전화 (02)2100-3374 전송 (02)2100-4189 / jiree@mopas.go.kr / 비공개 (6) 서민을따뜻하게, 중산층을두텁게 - 123 -
사무관리 (2) 전자기안문 [ 별지제 3 호의 2 서식 ] ( 표제부 ) 행정기관명 수신자 ( ) ( 경유 ) 제목 본서식은표제부입니다. 본문내용은본문부 ( 별도화일 ) 를이용하시기바랍니다. 본문내용에대한의견이있는경우에만아래에기재합니다. 1. 의견내용 2. 의견을표시한자의소속, 직위 ( 직급 ) 및성명 발신명의 기안자 ( 직위 / 직급 ) 서명검토자 ( 직위 / 직급 ) 서명결재권자 ( 직위 / 직급 ) 서명협조자 ( 직위 / 직급 ) 서명시행처리과명 -일련번호 ( 시행일자 ) 접수처리과명 -일련번호 ( 접수일자 ) 우주소 / 홈페이지주소전화 ( ) 전송 ( ) / 공무원의공식전자우편주소 / 공개구분 - 124 -
제 3 장문서관리 ( 본문부 ) 제목 ( 본문내용 ) 붙임 - 125 -
사무관리 [ 전자기안문사례 ] ( 표제부 ) 행정안전부 수신자수신자참조 ( 경유 ) 제목행정안전부정책평가위원회전체회의개최본서식은표제부입니다. 본문내용은본문부 ( 별도화일 ) 를이용하시기바랍니다. 행정안전부장관 관인생략 수신자중앙공무원교육원장 ( 교육총괄과장 ), 정부청사관리소장 ( 관리총괄과장 ), 국가기록원장 ( 운영지원과장 ), 지방행정연수원장 ( 총무과장 ) 행정주사 행정사무관 전결 09/01 행정관리담당관 협조자 시행행정관리담당관-1348 (2010. 9. 1.) 접수 지식제도과 -866 (2010. 9. 2.) 우110-760 서울특별시종로구세종로 55( 세종로 1가 77-6) (14층 1415호 ) / www.mopas.go.kr 전화전송 / / 공개 - 126 -
제 3 장문서관리 ( 본문부 ) 제목 행정안전부정책평가위원회 전체회의개최 1. 행정관리담당관-1332(2003. 8. 30.) 와관련됩니다. 2. 국무총리실의하반기중앙행정기관평가에대비하고, 주요정책과제의시행 평가계획및하반기평가방향에대한실질적인토론으로개혁과제의효율적인추진방안을모색하기위하여 행정안전부정책평가위원회 전체회의를붙임과같이개최하오니, 정책과제소관실 과에서는회의에참석하여주시기바라며, 3. 아울러, 소관실 과에서이미작성한 2003년도주요업무시행 평가계획을다음과같이보완하여 2003. 9. 16. ( 화 ) 까지제출하여주시기바랍니다. 가. 평가계획서작성당시와비교하여행정환경변화등으로계획내용이변경된경우수정 보완하고, 계획달성이어려운경우일정조정나. 평가계획서내용에는없으나, 평가과제와관련되는성과가있는부분등은내용을추가하여정책성과가극대화될수있도록내용보강다. 행정관리담당관-1330(2003. 8. 30.) 으로이미통보된 주요정책국민만족도 제고대책중사이버토론회내용등여론수렴, 홍보계획을포함 반영하여충실하게보완작성 4. 특히, 각실 국에서는회의당일 (9. 26.) 오전중에소위원회를반드시개최하고, 전체회의시에소위원회별로 1차심의결과를분과위원장이핵심사항위주로보고될수있도록사전준비에만전을기해주시기바랍니다. 5. 참석예정자는다음서식에의하여 2003. 9. 16. ( 화 ) 까지제출하여주시기바랍니다. 행정기관명소속부서명성명직위 ( 직급 ) 전자우편주소 (e-mail) 전화번호 붙임행정안전부정책평가위원회전체회의개최계획 1 부. 끝. - 127 -
사무관리 (3) 간이기안문 [ 별지제 3 호의 3 서식 ] 등록번호 등록일자결재일자공개구분 협조자 ( 제목 ) 필요한경우보고근거및보고내용을요약하여기재할수있음. 부 부 ( 처 청또는위원회등 ) 또는 ( 처 청또는위원회등 ) 국 과 비고 ( 이란은서식에포함하지아니함 ) 1. 이서식은보고서 계획서 검토서등내부적으로결재하는문서에한하여사용하며, 시행문으로변환하여사용할수없다. 2. 등록번호란 : 처리과기관코드 [ 처리과명 ( 처리과가없는행정기관은 10 자이내의행정기관명의약칭 ) 을말한다 ] 와연도별일련번호를기재한다. 3. 공개구분란 : 공개, 부분공개, 비공개로구분하여표시한다. 부분공개또는비공개인경우에는해당정보를 " 부분공개 ( )" 또는 " 비공개 ( )" 로표시하고, 공공기관의정보공개에관한법률 제 9 조제 1 항각호의번호중해당번호를괄호안에표시하여함께관리하여야한다. 4. 기안자, 검토자, 협조자, 결재권자의직위 / 직급 : 직위가있는경우에는직위를온전하게쓰고, 직위가없는경우에는직급을온전하게쓴다. 다만, 기관장과부기관장의직위는간략하게쓴다. 5. 발의자 ( ), 보고자 ( ) 표시 : 해당직위또는직급의앞또는위에한다. 6. 전결및서명표시위치 : 사무관리규정제 16 조제 2 항및동규정시행규칙제 19 조제 1 항의규정에의하여결재권이위임된사항을전결하는경우에는행정기관의장의결재란을설치하지아니하고전결하는자의서명란에 전결 표시를한후서명한다. 7. 전결 대결및서명표시위치 : 사무관리규정제 16 조제 3 항및동규정시행규칙제 19 조제 2 항의규정에의하여위임전결사항을대결하는경우에는행정기관의장의결재란을설치하지아니하고전결하는자의서명란에 전결 표시를한후대결하는자의서명란에 대결 표시를하고서명하며, 위임전결사항이아닌사항을대결한경우에는행정기관의장의결재란을설치하지아니하고대결하는자의서명란에 대결 표시를하고서명한다. 8. 보조기관또는보좌기관의전결사항이아닌결재사항인경우에는검토자는해당란에서명을하고, 보조기관또는보좌기관은그보조기관또는보좌기관의직위를쓰고, 해당란에서명한다. 9. 크기및결재란수는조정하여사용할수있다. - 128 -
제 3 장문서관리 [ 간이기안문사례 ] 등록번호총무과 -0000 지방행정서기지방행정주사총무과장 등록일자 2010. 11. 13. 결재일자 2010. 11. 13. 공개구분공개 협조자 행정정보공개확대추진계획 2010. 11. 대전광역시중구 총무과 - 129 -
사무관리 < 기관장이칭찬한보고서중표지 > * 기관장이칭찬한보고서이다. 좋은보고서 라고칭찬하고, 다만, 조금줄였으 면 이라고옥에티를지적하였다. 본문내용은분량관계로편의상생략한다. - 130 -
제 3 장문서관리 2) 전자문서의일괄기안가 ) 의의일괄기안이라함은서로관련성이있는 2개이상의안건을동시에일괄하여기안하는것을말한다. 일괄기안은전자문서에한한다. 나 ) 작성및시행방법 (1) 작성방법 1 일괄기안은각각의기안문에작성한다. 이경우각각의기안문에는두문, 본문및결문 ( 두문, 본문, 결문및붙임 ) 에들어갈각각의구성요소가모두포함되어야한다. 2 각각의기안문에는제1안 제 2안 제3 안 제4안등의용어를쓰지않는다. 3 전자문서시스템에서일괄기안은한번의지정 ( 확인 ) 으로각각의기안문에기안자 검토자 협조자 결재권자의정보가동시에생성되도록하여야한다. (2) 제목은각안의내용및성격에따라다르게설정이가능하다. (3) 특별한사유가있는경우를제외하고는각각다른생산등록번호를사용하여같은일시에시행하여야한다. (4) 외부에발송할것을전제로하는기안문 ( 제2안 ) 이제1안내부결재의내용과동일한경우에는내부결재안건의별도작성을생략한다. (5) 기존의일괄기안의방식으로는발신명의가같은경우에는맨마지막안에만발신명의를표시할수있었으나, 앞으로는각각의기안문에반드시모두표시해야한다. 발신명의가같더라도각각의기안문에모두표시하여야한다. 왜냐하면, 기안문과시행문이하나의서식으로통합됨에따라발신명의를생략하게되면, 발신명의없이그대로시행되어형식상흠이있어공문서의효력문제가발생하기때문이다. - 131 -
사무관리 [ 제 1 안 ] 실제는표시하지않음. < 일괄기안의예시 > 행정안전부 수신자내부결재 ( 경유 ) 제목 사무관리규정 개정내용설명회개최금번 사무관리규정 과 동시행규칙 의전면개정에따라각급행정기관의교육수요에대비하고개정내용을학계등에전파하기위하여 ( 사 ) 협회소속사무관리또는행정학교수대상으로붙임과같이설명회를개최하고자합니다. 붙임 사무관리규정 개정내용설명회개최계획 1 부. 끝. 행정사무관허 지식제도과장이 국장 협조자 전결 09/08 김 시행지식제도과 -902 (2010. 09. 08.) 접수우 110-760 서울특별시종로구세종로 55( 세종로 1 가 77-6) (11 층 1115 호 ) / www.mopas.go.kr 전화전송 / / 공개 - 132 -
제 3 장문서관리 [ 제 2 안 ] 실제로표시하지않음. 행정안전부 수신자수신자참조 ( 경유 ) 제목사무관리 ( 기록물관리 ) 법령개정내용설명회개최통보 1. 금번사무관리 ( 기록물관리 ) 법령의전면개정에따라각급행정기관의교육수요에대비하기위하여 ( 사 ) 협회소속사무관리또는행정학교수대상으로개정내용에대한설명회를붙임과같이개최하오니, 2. 동설명회에관련업무 ( 기록물관리또는전자문서시스템활용방법 ) 에대해설명할공무원을선정하여설명준비와참석에차질이없도록준비하여주시기바랍니다. 붙임사무관리 ( 기록물관리 ) 개정내용설명회개최계획 1 부. 끝. 행정안전부장관수신자국가기록원장 ( 운영지원과장 ), 센터장 ( 과장 ) 행정사무관 지식제도과장 협조자시행지식제도과-903 (2010. 09. 08.) 접수우 110-760 서울특별시종로구세종로 55( 세종로 1가 77-6) (11층 1115호 ) / www.mopas.go.kr 전화전송 / / 공개 - 133 -
사무관리 [ 제 3 안 ] 실제로표시하지않음. 행정안전부 수신자 ( 사 ) 협회장 ( 경유 ) 제목 사무관리규정 개정내용설명회개최계획통보 1. 금번 사무관리규정 의전면개정에따라개정내용에대한설 명회를갖고자붙임과같이개최계획을통보하오니, 2. ( 사 ) 협회소속사무관리또는행정학교수들이설명회에많 이참석하도록협조하여주시기바랍니다. 붙임사무관리 ( 기록물관리 ) 개정내용설명회개최계획 1 부. 끝. 행정안전부장관 행정사무관 지식제도과장 협조자 시행지식제도과 -904 (2010.09.08.) 접수우 110-760 서울특별시종로구세종로 55 ( 세종로 1가 77-6) (11 층 1115호 ) / www.mopas.go.kr 전화전송 / / 공개 - 134 -
제 3 장문서관리 [ 제 4 안 ] 실제로표시하지않음. 수신자수신자참조 ( 경유 ) 행정안전부 제목회의장소사용과통신장비설치협조 사무관리개정내용에대한설명회를다음과같이개최하오니회의장소사용과통신장비설치등을요청하오니협조하여주시기바랍니다. 1. 정부청사관리소소관가. 2010. 9. 19. ( 금 ) 11:00 ~18:00 정부중앙청사회의실 (8 층 810 호 ) 사용나. 회의참석자책상과의자 : 35 명다. 배석자의자 : 5 명 회의장배치도추후통보예정 2. 전자정부지원센터소관가. 파워포인트강의가되도록준비 : 빔프로젝트, 스크린, 랜포트등나. 음성이나오도록 PC 에부착할수있는소형스피커다. 마이크시설등 붙임사무관리 ( 기록물관리 ) 개정내용설명회개최계획 1 부. 끝. 행정안전부장관 수신자정부청사관리소장 ( 관리총괄과장 ), 센터장 ( 과장 ) 행정사무관 지식제도과장 협조자 시행지식제도과-905 (2010.09.08.) 접수우 110-760 서울특별시종로구세종로 55( 세종로 1가 77-6) (11층 1115호 ) / www.mopas.go.kr 전화전송 / / 공개 - 135 -
사무관리 3) 공동기안가 ) 의의공동기안이라함은 2이상의행정기관의결재를받아공동의명의로시행하는문서를말한다. 나 ) 작성및시행방법 (1) 공동기안문서의처리를주관하는기관에서기안하여먼저당해기관의장의결재를받은후관계행정기관의장의결재를받는다. (2) 관계기관의장의결재를받는형식 ( 가 ) 관계기관이 1개기관인경우 - 결재란을나누어주관기관의자체결재절차를마친다음관계기관의장의결재를받는다. ( 예 ) 행정안전부와외교통상부가공동기안하는경우의결재 [ 일반기안문및전자기안문의경우표시방법 ] : 상하또는좌우로구분 ( 선과박스가없음 ) 행정안전부장관 9/3 또는 외교통상부장관 행정안전부장관 9/3 외교통상부장관 [ 간이기안문의경우표시방법 ]: 좌우로구분행정안전부장관외교통상부장관 9/3 주관 : 행정안전부인경우임. - 136 -
제 3 장문서관리 ( 나 ) 관계기관이 3 이상인경우 - 별지에기안용지의결재란에준하여필요한수만큼결재란을만들 어첨부하여결재를받는다. ( 예 ) 행정안전부장관교육과학기술부장관 0 0 청장 ㅇㅇㅇ 9/4 0 0 청장 ㅇㅇㅇ 9/5 또는 행정안전부장관 교육과학기술부장관 0 0 청장 0 0 청장 ㅇㅇㅇ 9/4 ㅇㅇㅇ 9/5 (3) 공동기안문의발신명의표시 ( 가 ) 당해문서의처리를주관하는행정기관의장의명의를맨위에 표시하고, ( 나 ) 관계행정기관의장의명의를그밑에표시하되, - 관계행정기관의장이동일직위일때에는부 처 청의순위에따라 표시하고, - 관계행정기관의장이동일직위가아닌때에는상위직위의행정기 관의장의명의부터표시하여공동명의로시행한다. ( 예 ) 행정안전부장관 ( 관인 ) 교육과학기술부장관 0 0 청장 0 0 청장 (4) 공동기안문서는당해문서의처리를주관하는행정기관의기록물등 록대장에등록하고그등록번호를부여하는등주관기관의문서처리 절차에따른다. - 137 -
사무관리 4) 수정기안가 ) 의의수정기안은수신한문서그자체에간단한수정을하거나필요한사항을추가하여기안에갈음하는기안방법이다. 나 ) 작성및시행방법 (1) 수신한문서의내용을알아볼수있도록수정하는글자의중앙에가로로선을긋고그위의여백에수신한문서와다른색깔의글자로수정또는기입한다. 이경우수신한관인에도중앙에가로로선을긋는다. (2) 공람을받을필요가없는문서를수정기안하는경우 - 접수문서에수정기안하는사항을사전에모두수정또는기입한후에기안자 검토자 협조자및결재권자의직위 ( 직급 ) 및서명란을수정하여그위의여백에결재를받거나적당한여백에간이결재인을찍어결재를받고, - 문서를시행할때에는수정기안문을복사한후관인을날인하여시행한다. (3) 공람을받은문서를수정기안하여시행하고자하는때에도위의동일한절차를받는다. 다 ) 수정기안의활용 2004. 1. 1. 부터는기안문과시행문이하나의서식으로통합되어시행하는때에변환없이기안문을복사하여관인을찍어그대로시행되므로, 접수된시행문을수정기안하는경우발신한행정기관의결재정보및관인정보와수신한행정기관의공람정보, 결재정보및관인정보등이혼합되어공문서를해독하는데혼동을줄우려가있으므로, 가능한한수신한시행문자체를수정기안하는것보다별도로기안문을작성하여시행하는것이좋다. - 138 -
제 3 장문서관리 5) 서식에의한처리생산등록번호란 접수등록번호란 수신자란등이설계된서식으로작성한문서는별도의기안문을작성하지아니하고별표4( 간이결재인 ) 의표시를하여결재함으로써기안에갈음할수있다. 간이결재인 ( 사무관리규정시행규칙별표 4) 결재란의수는기관에따라적절하게조정하여사용한다. 기재요령위칸에는기안자 검토자또는결재권자의직위또는직급을표시하고, 아래칸에는서명을표시한다. 5. 결재가. 결재의의의 결재란넓은의미로당해사안에대한행정기관의의사를결정할권한이있는자가그의사를결정하는행위를말한다. 나. 결재의기능 1) 순기능가 ) 기관의의사결정과정에서현실적이고실무적인사정을반영할수있다. 나 ) 결재권자가의사결정에서필요한지식과정보를제공 보완시켜준다. 다 ) 하위직원의창의 연구및훈련의기회로활용될수있다. 라 ) 결재과정을거치면서직원의직무수행에대한통제가가능하다. 2) 역기능가 ) 여러단계의결재과정을거치기때문에의사결정이지연되기쉽다. - 139 -
사무관리 나 ) 상위자의결정에의존하기때문에하위자가자기책임하에창의성을발휘하기어렵고, 소극적인자세로업무를처리하는경향이있다. 다 ) 결재과정이형식적인확인절차에그치는경우도많다. 라 ) 상위자에게결재안건이몰리는경우, 상세한내용검토없이자구수정정도에그치기도하고, 결재하느라보내는시간때문에상위자역할인정책구상, 계획수립등에시간을할애하기어렵게된다. 이러한역기능을방지하기위한방안으로는 (1) 결재권을하위자에게대폭적으로위임한다. (2) 결재과정이나업무처리절차를간소화한다. (3) 안건에따라서는상위자가직접기안하거나처리지침을지시한다. 다. 결재의종류결재의종류에는좁은의미의결재, 전결, 대결이있다. 1984. 11. 23. 전까지는결재의종류로후결이있었다. 그당시후결도문서의성립또는효력에영향을주는결재행위의하나였으나, 선 ( 先 ) 행정행위 ( 대결 ) 와후 ( 後 ) 행정행위 ( 후결 ) 사이에법적안정성을해친다는문제점이발생하여 1984. 11. 23. 에후결제도를폐지하고후열로명칭을변경하였다. 그후 1999. 9. 1. 에후열제도를폐지하고사후보고로명칭을변경하였다. 따라서, 현행사무관리규정상후결제도와후열제도는없다. 1) 결재 ( 決裁 : 좁은의미 ) 법령의규정에의하여소관사항에대한행정기관의의사를결정할권한을가진자 ( 주로행정기관의장 ) 가직접그의사를결정하는행위를말한다. 2) 전결 ( 專決 ) 행정기관의장으로부터사무의내용에따라결재권을위임받은자가행하는결재를말하며, 그위임전결사항은당해기관의장이훈령 ( 위임전결규정 ) 또는지방자치단체의규칙 ( 사무전결처리규칙 ) 으로정한다. - 140 -
제 3 장문서관리 3) 대결 ( 代決 ) 결재권자가휴가 출장기타의사유로결재권자의사정에의하여결재할수없는때에그직무를대리하는자가행하는결재를말한다. 라. 결재의효과문서는다른법령에특별한규정이있는경우를제외하고는당해문서에대한결재권자의서명 ( 전자문자서명 전자이미지서명또는행정전자서명을포함 ) 에의한결재가있음으로써성립한다 ( 사무관리규정제8조제1항 ). 따라서, 결재는문서가성립하기위한최종적이며절대적인요건이다. 마. 결재의표시 결재권자 ( 행정기관의장 ) 가결재하는경우에결재의표시방법은다음과같이 행정기관의장의직위를직위란에간략히표시하고서명란에서명한다. < 예시 > 구청장이결재하는경우결재의표시방법 1 결재일자를표시하지아니한경우 총무과장행정관리국장부구청장협조자자치행정과장재무국장도시관리국장 2 결재일자를표시한경우 총무과장행정관리국장부구청장 9/22 협조자자치행정과장재무국장도시관리국장 - 141 -
사무관리 바. 전결및대결의표시 1) 전결의표시가 ) 전결및서명표시방법사무관리규정제16조제2항및동규정시행규칙제19조제1항의규정에의하여결재권이위임된사항을전결하는때에는행정기관의장의결재란을설치하지아니하고전결하는자의서명란에 전결 표시를한후서명한다. 나 ) 전결문서의결재일자표시위치 이경우전결권자가결재일자를기재하지않고서명란에전결하는때에는 전 결 표시다음에바로이어서서명하고, 결재일자를기재하고자하는경우에는 서명란중상단에 전결 표시후결재일자 ( 연도는생략하고월 / 일만 ) 를기재하 고, 하단에서명한다. < 예시 1> 국장이전결하는경우의표시 ( 결재일자가없는경우 ) 지방행정주사민원봉사과장행정관리국장 협조자총무과장 < 예시 2> 국장이전결하는경우의표시 ( 결재일자가있는경우 ) 지방행정주사 민원봉사과장 행정관리국장 협조자총무과장 < 예시 3> 기안자가전결하는경우의표시 ( 결재일자가없는경우 ) 지방행정주사협조자 < 예시 4> 기안자가전결하는경우의표시 ( 결재일자가있는경우 ) 지방행정주사협조자 다 ) 전결문서시행시표시방법 전결한문서를시행하는때에는전결권자의직위또는직급및서명이표시된 기안문을그대로복사한후관인을날인하여시행한다. 전자문서는전결표시한 - 142 -
제 3 장문서관리 그대로전자문서시스템에서전자이미지관인을날인하여시행한다. < 예시1> 국장이전결하는경우의표시 1 결재일자를표시하지않는경우 지방행정주사 민원봉사과장 행정관리국장 협조자총무과장 2 결재일자를표시한경우 지방행정주사민원봉사과장행정관리국장 협조자총무과장 < 예시 2> 기안자가전결하는경우의표시 1 결재일자를표시하지않는경우 지방행정주사협조자 2 결재일자를표시한경우 지방행정주사협조자 라 ) 행정기관외의자에게문서시행시전결의표시행정기관외의자 ( 민원인, 법인, 단체, 헌법기관, 사법기관등 ) 에게시행하는문서와서식에의하여처리하여시행하는문서에는 2003. 12. 31. 까지는전결의표시를생략하였으나, 2004. 1. 1. 부터는전결의표시를하여시행한다. 이렇게전결표시를하도록한이유는실제로결재를한자가누구인지를알도록하여행정의책임성과투명성을높여정책실명제를강화하기위함이다. < 예시 > 국장이전결하는경우의표시 1 결재일자를표시하지않는경우지방행정주사민원봉사과장행정관리국장협조자총무과장 - 143 -
사무관리 2 결재일자를표시한경우 지방행정주사민원봉사과장행정관리국장협조자총무과장 2) 대결의표시가 ) 대결및서명표시방법사무관리규정제16조제3항및동규정시행규칙제19조제2항의규정에의하여위임전결사항을대결하는때에는행정기관의장의결재란을설치하지아니하고전결하는자의서명란에 전결 표시를한후대결하는자의서명란에 대결 표시를하고서명하며, 위임전결사항이아닌사항을대결한경우에는행정기관의장의결재란을설치하지아니하고대결하는자의서명란에 대결 표시를하고서명한다. 나 ) 대결문서의결재일자표시위치이경우대결권자가결재일자를기재하지않고대결하는때에는 대결 표시다음에바로이어서서명하고, 결재일자를기재하고자하는경우에는서명란중상단에 대결 표시후결재일자 ( 연도는생략하고월 / 일만 ) 를기재하고, 하단에서명한다. < 예시1> 기관장부재중직근하급자가대결하는경우의표시 1 결재일자를표시하지않는경우지방행정주사민원봉사과장행정관리국장부구청장협조자여권과장 - 144 -
제 3 장문서관리 2 결재일자를표시한경우 지방행정주사민원봉사과장행정관리국장부구청장 협조자여권과장 대결 9/22 < 예시2> 전결사항을결재할자 ( 전결권자 ) 가부재중인경우의표시 1 국장부재중국장전결사항을직무대리자인과장이대결한경우가결재일자를표시하지아니한경우지방행정주사민원봉사과장행정관리국장협조자기획예산과장나결재일자를표시한경우 지방행정주사민원봉사과장행정관리국장 협조자기획예산과장 2 부구청장전결사항을직무대리자인국장이대결하는경우 가결재일자를표시하지아니한경우 지방행정주사토목과장건설교통국장 협조자교통행정과장 나결재일자를표시한경우 대결 9/22 지방행정주사토목과장건설교통국장 협조자교통행정과장 3 과장전결사항인문서를그직무를대리하는자 ( 보조기관또는보 좌기관이아닌자 ) 가대결하는경우 가결재일자를표시하지아니한경우 지방행정주사보 지방행정주사 주택과장 협조자 나결재일자를표시한경우 지방행정주사보 지방행정주사 주택과장 협조자 - 145 -
사무관리 4 총괄책임자 ( 보조기관또는보좌기관이아닌자 ) 전결사항인문서를그직무를대리하는자 ( 보조기관또는보좌기관이아닌자 ) 가대결하는경우가결재일자를표시하지아니한경우 지방행정주사보협조자 지방행정주사 나결재일자를표시한경우 지방행정주사보 협조자 지방행정주사 다 ) 대결문서시행시표시방법대결한문서를시행하는때에는대결권자의직위또는직급및서명이표시된기안문을그대로복사한후관인을날인하여시행한다. 전자문서는대결표시한그대로전자문서시스템에서전자이미지관인을날인하여시행한다. < 예시1> 부구청장전결사항을직무대리자인국장이대결하는경우의표시 1 결재일자를표시하지않는경우지방행정주사지역경제과장생활복지국장부구청장협조자사회복지과장 2 결재일자를표시한경우 지방행정주사 지역경제과장 생활복지국장 부구청장 협조자사회복지과장 < 예시2> 총괄책임자전결사항을담당자가전결하는경우의표시 1 결재일자를표시하지않는경우 지방행정주사보 협조자 지방행정주사 - 146 -
제 3 장문서관리 2 결재일자를표시한경우 지방행정주사보 협조자 지방행정주사 라 ) 행정기관외의자에게문서시행시대결의표시행정기관외의자 ( 민원인, 법인, 단체, 헌법기관, 사법기관등 ) 에게시행하는문서와서식에의하여처리하여시행하는문서에는 2003. 12. 31. 까지는대결의표시를생략하였으나, 2004. 1. 1. 부터는대결의표시를하여시행한다. 이렇게대결표시를하도록한이유는실제로결재를한자가누구인지를알도록하여행정의책임성과투명성을높여정책실명제를강화하기위함이다. 직무대리 ( 법정대리, 지정대리 ), 권한대행 등은대리행위이므로이들이결재하는문서는 대결 로표시한다. 직무대리또는권한대행에있어여러가지표시행위중문서에는 대결 로표시하여대리행위를하였다는표시로한것이다. 사. 대결문서의사후보고대결한문서중그내용이중요한문서에대하여는결재권자에게사후에보고 ( 구두보고, 메모보고등 ) 하여야하며, 이경우원결재권자가보고를받았다는뜻으로서명을할필요가없다. 앞에서설명하였듯이후결제도나후열제도는폐지되었으므로, 후결또는후열을받아서는되지않는다. 핵심포인트 기안자, 검토자및결재권자의용어는생략하고, 기안자, 검토자및결재권자의순서대로직위 ( 직급 ) 를온전하게쓰고, 서명하도록변경되었으며, 협조자란에는협조자란용어를쓴후이어서협조자의직위 ( 직급 ) 를쓰고서명한다. 기안문과시행문에기안자, 검토자및결재권자의직위 ( 직급 ) 를온전하게표시하고서명을그대로표시하도록한것은정책결정 ( 의사결정 ) 이어떻게이루어지고, 관련자가누구인지를알도록하여행정의책임성과투명성을제고하여정책실명제의실현을위한것이다. 다만, 기관장과부기관장의직위는간략히쓴다. 위임된사항을전결하는경우에는행정기관의장의결재란을설치하지아니하고전결하는자의서명란에 전결 표시를하고서명한다. - 147 -
사무관리 결재권이위임된사항을대결하는경우에는행정기관의장의결재란을설치하지아니하고전결하는자의서명란에 전결 표시를하고, 대결하는자의서명란에 대결 표시를하고서명한다. 위임전결사항이아닌사항을대결한경우에는행정기관의장의결재란을설치하지아니하고, 대결하는자의서명란에 대결 표시를하고서명한다. 행정기관외의자에게시행하는문서, 사무관리규정 제14조제2항단서의규정에의하여관계서식에기입하여처리하거나 사무관리규정시행규칙 제16조의규정에의하여서식으로작성하는문서를시행하는경우에도전결또는대결의표시방법은위의표시방법과동일하다. 아. 결재문서의간인 1) 간인의의의간인은 2장이상으로이루어지는중요문서의앞장의뒷면과뒷장의앞면에걸쳐찍는도장또는그행위를말한다. 2) 간인대상문서가 ) 전후관계를명백히할필요가있는문서나 ) 사실또는법률관계의증명에관계되는문서다 ) 허가, 인가, 등록등에관계되는문서라 ) 기타결재권자가중요하다고인정하는문서 3) 간인의방법가 ) 기안문 : 먼저기안문을복사한다음에원기안문에관인관리자가관인으로간인한다. 나 ) 시행문 : 기안문을복사한복사물 ( 시행문 ) 에관인관리자가관인으로간인한다. 이때기안문을복사하지않고원기안문을복사한후에간인하게되면관인의색깔이검정색으로나오므로주의를요한다. 다 ) 민원서류발급 : 간인에갈음하여천공방식으로할수있다. - 148 -
제 3 장문서관리 라 ) 전자문서 : 행정안전부령 ( 사무관리규정시행규칙 ) 이정하는면표시또는발급번호기재등의방법으로할수있다. (1) 면표시 : 제증명발급문서를제외한문서는사무관리규정시행규칙제 7조의규정을준용한다. (2) 발급번호기재 : 제증명발급문서는왼쪽기본선아래에서시작하여기재하되, 단말번호-출력년월일 / 시 분 초 -발급일련번호-쪽번호로표시한다. 6. 문서의등록 행정업무추진과정에서생산 접수 입수된모든종류의기록물을등록하여야한다. 전자문서시스템에의하여기록물을기록물등록대장에등록하여야한다. 종이문서는도면 카드 시청각기록물 첨부물까지전자문서시스템에전산으로등록하여야한다. 2004. 1. 1. 부터새로운전자문서시스템에서는한번의등록으로생산 색인목록 보유목록의작성, 기록물철등록부의작성등이자동적으로처리되도록하였다. 2007. 4. 5. 부터 공공기록물관리에관한법률, 같은법시행령, 같은법시행규칙 에의하여공공기관이기록물을생산또는접수한때에는그기관의전자기록생산시스템으로생산또는접수등록번호를부여하고이를그기록물에표기하여야하며, 중앙기록물관리기관의장이정하는등록정보를전자적으로생산 관리하여야한다. 다만, 사무관리규정 제3조제13호및제14호에따른행정정보시 - 149 -
사무관리 스템또는업무관리시스템으로생산된행정정보중기록물의특성상등록번호를부여할수없는경우에는전자기록생산시스템으로해당기록물의고유한식별번호를부여하여등록번호로대체할수있다. 공공기관은등록정보를임의로수정또는삭제되지아니하도록관리하여야한다. 등록번호는각각시스템구분, 처리과기관코드와연도별등록일련번호로구성한다. 다만, 공공기록물관리에관한법률시행령 제3 조각호의어느하나에해당하는공공기관이생산 접수하는기록물의등록번호표기방식과구성은그기관의장이정한다. 기록물의등록은그기록물을생산한공공기관에서전자기록생산시스템으로등록하여야하며, 기록관에서직접수집한기록물은기록관리시스템으로등록할수있다. 공공기록물관리에관한법률시행령 제 2 조제 7 호 7. " 전자기록생산시스템 " 이라함은 사무관리규정 제3조제12호내지제14호에따른전자문서시스템, 행정정보시스템, 업무관리시스템을말한다. 공공기록물관리에관한법률시행령 제3조제3조 ( 공공기관의범위 ) 공공기록물관리에관한법률 ( 이하 " 법 " 이라한다 ) 제3조제1호에서 " 그밖에대통령령이정하는기관 " 이라함은다음각호의어느하나에해당하는기관을말한다. 1. 정부가납입자본금의 5할이상을출자한기업체 2. 지방공기업법 에따른지방공사및지방공단 3. 특별법에의하여설립한법인 ( 다만, 지방문화원진흥법 에의한문화원및특별법에의하여설립된조합 협회를제외한다 ) 4. 초 중등교육법 및 고등교육법, 그밖에다른법률에따라설립된각급학교 가. 문서등록요령 1) 행정기관이생산 ( 접수 ) 한문서는당해문서에대한결재 ( 접수 ) 가끝난즉시결재 ( 접수 ) 일자순에따라반드시각처리과별로전산으로기록물등록대장 ( 공공기관의기록물관리에관한법률시행규칙 별지제1호서식 ) 에등록하여관리한다. - 150 -
제 3 장문서관리 기록물등록대장 ( 처리과기관코드 : 연도 : ) 기본등록사항 등록구분 생산 ( 접수 ) 등록일자 생산 ( 접수 ) 등록번호 첨부번호 제목쪽수결재권자 기안자 ( 업무담당자 ) 시행 * 일자 수신자 * ( 발신자 ) 문서과배부번호 생산기관등록번호 전자기록물여부 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 분류등록사항 시청각기록물추가등록사항 분류번호 특수기록물 * 공개여부 공개제한부분표시 * 특수목록 * 내용요약 기록물형태 * 14 15 16 17 18 19 20 비고 : * 표시는동일건에대하여 2 건이상복수등록이가능한항목임. < 기입요령 > 1 등록구분 : 기록물의등록종류 (1. 일반문서류생산 발송 2. 일반문서류접수 3. 도면류생산 발송 4. 도면류접수 5. 사진 필름류 6. 녹음 동영상류 7. 카드류생산 접수 8. 카드류이첩발송 ) 를선택하여기입한다. 첨부물이본문과형태또는종류가상이 ( 예 : 본문은전자문서로작성되었으나첨부물은전자문서가아닌경우, 일반문서에도면, 카드, 시청각기록물등과같은기록물이첨부물로되어있는경우등 ) 하여, 본문에서분리하여별도의등록관리가필요한경우에는첨부등록해당여부를추가로선택하여기입한다. 2 생산 ( 접수 ) 등록일자 : 생산또는접수기록물의등록일자를기입한다 ( 예 : 2002. 6. 4.). 다만, 민원문서등시 분까지기입이필요한경우에는시 분까지기입한다 ( 예 : 2002. 6. 4. 14:00). - 151 -
사무관리 3 생산 ( 접수 ) 등록번호 : 처리과기관코드와연도별일련번호를기입한다 [( 구 ) 행정자치부정부기록보존소행정과의예 : 1310092-1). 다만, 외관상처리과를바로알수있도록처리과명과연도별일련번호가동시에연계되도록하여야한다 ( 예 : 행정과-1). 카드류는등록번호를부여한후, 이를해당카드류에반드시연필로표기한다. 생산한카드류를이첩하는경우에는시행일자와수신자란에이첩발송일과받은기관명을기입하여야한다. 다른기관에서이첩받는경우에는이전기관에서표시한생산등록번호를지우고, 접수기관의접수등록번호를표기하여관리한다. 4 첨부번호 : 첨부물이본문과형태또는종류가상이하여본문에서분리하여별도의등록관리가필요한경우에첨부물분리등록의방법을사용하여본문의생산 접수등록번호에첨부일련번호를추가한번호를기입한다 ( 예 : 1310092-1-1). 5 제목 : 기록물의제목을기입한다. 다만, 첨부등록의경우에는본문에기재되어있는첨부제목을기입한다. 6 쪽수 : 기록물의총쪽수 ( 분리등록하는첨부물이있는경우를제외하고, 첨부물의쪽수까지포함된총쪽수 ) 를기입하며, 사진 필름류는총매수를기입하지않고, 녹음 동영상류시청각기록물은수록된분량을시간 ( 분단위 ) 으로환산하여기입한다 ( 예 : 녹음테이프가 10분짜리분량일경우 10분 으로기입 ). 7 결재권자 : 결재권자의직위 ( 직급 ) 명칭을기입한다. 8 기안자 ( 업무담당자 ): 생산문서의경우에는기안자의성명을, 접수문서의경우에는해당업무담당자의성명을기입한다. 9 시행일자 : 기록물의시행일자를기입한다 ( 예 : 2002. 6. 4.). 10 수신자 ( 발신자 ): 독임제행정기관의권한인경우에는당해행정기관의장의직위를, 합의제기관의권한인경우에는당해기관의명칭을, 합의제기관의장의권한인경우에는당해기관의장의직위를기입한다. 11 문서과배부번호 : 문서과에서접수하여배부한경우에는문서과의기록물배부대장에기재된해당기록물의배부번호를기입한다. 12 생산기관등록번호 : 접수된기록물에표기되어있는생산기관에서부여한등록번호를기입한다. 13 전자기록물여부 : 해당기록물의전자기록여부를전자, 비전자중하나를선택하여기입한다. 14 분류번호 : 해당기록물이편철되는기록물철의분류번호 ( 처리과기관코드+단위업무코드+연도별기록물철등록연번 ) 를선택하여기입한다. 기록물등록대장에분류번호를선택 기입하기위하여는기록물철이먼저기록물철등록부에등록되어있어야한다. 15 특수기록물 : 대통령관련기록물, 비밀기록물, 개별관리기록물, 저작권보호기록물, 특수규격기록물의해당여부를선택하여기입하며, 2가지이상에해당되는경우에는복수로선택하여기입해야한다. - 152 -
제 3 장문서관리 16 공개여부 : 공개, 부분공개, 비공개중하나를선택하여기입하되, 부분공개또는비공개의경우에는 부분공개 ( ) 또는 비공개 ( ) 로표시하여괄호안에부분공개또는비공개인경우에는해당정보를 " 부분공개 ( )" 또는 " 비공개 ( )" 로표시하고, 공공기관의정보공개에관한법률 제9조제1항각호의번호중해당번호를괄호안에표시하여함께관리하여야한다. 17 공개제한부분표시 : 부분공개기록물로선택된기록물은반드시공개가제한되어야할부분의범위를기입한다. ( 예 : 3쪽부터 4쪽까지만비공개일경우 3~4) 18 특수목록 : 기록물분류기준표에특수목록이지정되어있는경우에는지정된항목의목록을기입한다. 사진 필름류, 녹음 동영상류기록물의경우에는다음과같은사항을추가로기입한다. 19 내용요약 : 사진 필름류시청각기록물의경우에는촬영일시, 촬영장소와내용에대한간단한설명을기입하고, 사진상의주요인물성명과직위, 위치정보 ( 예 : 앞열좌측에서 4번째, 두번째줄의중앙, 맨뒷줄왼쪽에서 3번째 ) 를기입한다. 녹음 동영상류시청각기록물의경우에는녹음또는촬영일시와수록내용을요약하여기입하되, 내용중에등장하는주요인물의성명, 직위와위치정보를반드시기입한다. 20 기록물형태 : 사진 필름류시청각기록물의경우에는사진, 필름, 슬라이드중해당사항을선택하여기입하되, 2종이상인경우 ( 예 : 사진과필름이모두있는경우 ) 에는해당항목을모두복수로선택하여기입한다. 녹음 동영상류시청각기록물의경우에는녹음테이프카세트, 녹음테이프릴, 녹음테이프카트리지, 음반SP, 음반 LP, 음반CD, 음반LD, 음반DAT 등중에서하나를선택하여기입한다. 2) 처리과별로기록물등록대장에생산문서 접수문서를통합하여등록번호를부여 관리한다. 등록번호는처리과기관코드와연도별등록일련번호로구성한다. 2007. 4. 5. 부터는등록번호는각각시스템구분, 처리과기관코드와연도별등록일련번호로구성한다. 다만, 공공기록물관리에관한법률시행령 제3 조각호의어느하나에해당하는공공기관이생산 접수하는기록물의등록번호표기방식과구성은그기관의장이정한다. 2007. 4. 5. 전의기록물의등록번호는처리과기관코드와연도별등록일련번호로구성한다. - 153 -
사무관리 6010509-35 연도별등록일련번호 처리과기관코드 3) 문서등록의표시가없는결재 ( 접수 ) 문서는문서의표지왼쪽상단에문서등록의표시 ( 공공기관의기록물관리에관한법률시행규칙 별표1) 를한후기록물등록대장에등록한다. 2007. 4. 5. 부터는문서등록표시가없는결재 ( 접수 ) 문서는문서의표지왼쪽상단에문서등록의표시를한후등록한다. 가 ) 생산등록번호문서 카드류 도면류등사진 필름 테이프 디스켓등보통규격이상의기록물소형규격의기록물 등록번호등록일자처리과 등록 ( 등록번호 ) ( 등록일자 ) 나 ) 접수등록번호 문서 카드류 도면류등사진 필름 테이프 디스켓등 보통규격이상의기록물소형규격의기록물 접수번호등록일자처리과 등록 ( 접수번호 ) ( 등록일자 ) - 154 -
제 3 장문서관리 나. 등록대상문서 1) 공문서, 조사 연구 검토서, 회의록, 시청각기록물가 ) 당해부서에서기안하여결재를받은모든문서나 ) 기안문형식외의방법으로작성하여결재권자의결재를받은문서다 ) 접수한모든문서 靑, 국무회의 ' 속기록 ' 으로남긴다 [ 뉴시스 2009-08-04] 청와대는국무회의회의내용을속기록형태로모두기록하기로하고 4일국무회의시부터적용키로했다. ( 중간생략 ) - 155 -
사무관리 중앙기록물관리기관지정속기록또는녹음기록작성대상회의 (2009. 8. 현재 ) 대상기관대상회의지정일시 공정거래위원회소비자정책위원회 2001 년 12 월 13 일 기획재정부시도경제협의회 2001 년 12 월 13 일 교육과학기술부 국가과학기술위원회운영위원회생명공학종합정책심의회원자력위원회국가인적자원위원회 2001년 12월 13일 2001년 12월 13일 2001년 12월 13일 2005년 3월 11일 국가안전보장회의국가안전보장회의 2005 년 3 월 11 일 국가인권위원회국가인권위원회전원회의 2005 년 3 월 11 일 국토해양부국가교통위원회 2001 년 12 월 13 일 노동부 고용정책심의회 경제사회발전노사정위원회본회의 2005 년 3 월 11 일 2001 년 12 월 13 일 여성부여성정책조정회의 2005 년 3 월 11 일 지식경제부 경제정책조정회의 위기관리대책회의 ( 명칭변경 ) 외국인투자위원회항공우주산업개발정책심의회 2005 년 3 월 11 일 2001 년 12 월 13 일 2001 년 12 월 13 일 공정거래위원회공정거래위원회전원회의 2009 년 7 월 9 일 국방부 국방부정책회의 군무회의 2009 년 7 월 9 일 2009 년 7 월 9 일 군의문사진상규명위원회군의문사진상규명위원회 2009 년 7 월 9 일 금융위원회 농림수산식품부 금융위원회증권선물위원회농림어업인삶의질향상및농산어촌지역개발위원회농축산물무역정책심의회자유무역협정이행지원위원회중앙농정심의회축산발전심의위원회 2009년 7월 9일 2009년 7월 9일 2009년 7월 9일 2009년 7월 9일 2009년 7월 9일 2009년 7월 9일 2009년 7월 9일 - 156 -
제 3 장문서관리 대상기관대상회의지정일시 동학농민혁명참여자명예회복심의위원회 동학농민혁명참여자명예회복심의위원회 2009 년 7 월 9 일 방송통신위원회방송통신위원회전원회의 2009 년 7 월 9 일 방위사업청방위사업추진위원회 2009 년 7 월 9 일 보건복지가족부 건강보험정책심의위원회청소년보호위원회사회보장심의원회장애인정책조정위원회보건의료정책심의위원회 2009년 7월 9일 2009년 7월 9일 2009년 7월 9일 2009년 7월 9일 2009년 7월 9일 지식경제부 무역위원회 2009년 7월 9일 통일부 남북관계발전위원회 2009년 7월 9일 행정안전부 행정협의조정위원회 2009년 7월 9일 녹색성장위원회 녹색성장위원회 2009년 7월 9일 국가우주위원회 국가우주위원회 2009년 7월 9일 국가생명윤리심의위원회 국가생명윤리심의위원회 2009년 7월 9일 국가교육과학기술자문회의 국가교육과학기술자문회의 2009년 7월 9일 경제사회발전노사정위원회 경제사회발전노사정위원회상무위원회 2009년 7월 9일 국가브랜드위원회 국가브랜드위원회정기회의 2009년 7월 9일 도서관정보정책위원회 도서관정보정책위원회 2009년 7월 9일 민주평화통일자문회의 민주평화통일자문회의전체회의 2009년 7월 9일 지역발전위원회 지역발전위원회 2009년 7월 9일 2) 대통령, 국무총리 중앙행정기관의장등주요직위자의업무노트, 일정 표, 방문객명단등 3) 결재또는검토과정에서반려또는수정된주요원본문서 - 157 -
사무관리 4) 공공기관의주요행사 사업에관한시청각기록물 유형주요대상포함내용 조사연구검토서 회의록 시청각기록물 법령의제정또는개정관련사항 조례의제정또는개정이나이에상당하는주요정책의결정또는변경 행정절차법에의하여행정예고를하여야하는사항 국제기구또는외국정부와체결하는주요조약 협약 의정서등 국가재정법시행령제 13 조제 1 항및제 14 조에해당하는대규모의예산이투입되는주요사업또는공사 기타조사 연구또는검토서의작성이필요한경우 대통령또는국무총리가참석하는회의 주요정책의심의또는의견조정을목적으로차관급이상의주요직위자를구성원으로하여운영하는회의 정당과의업무협의를목적으로차관급이상의주요직위자가참석하는회의 개별법또는특별법에따라구성된위원회또는심의회등이운영하는회의 지방자치단체, 교육감및지방교육자치에관한법률제 34 조에따른교육장참석회의 조사 연구 검토서사항에관한심의또는의견조정을목적으로관계기관의국장급이상공무원 3 인이상이참석하는회의 기타회의록작성이필요하다고인정되는주요회의 장관의직무활동 주요행사 대규모예산투입사업및공사 다수국민의관심사항이되는주요사건또는사고 증빙적가치가매우높아보존할필요가있는사항 기타시청각기록물의생산이필요하다고인정되는사항등 조사 연구또는검토배경 발단경위, 제안자등관련자의소속직급및성명 기관장또는관계기관의지시지침또는의견 관련현황과검토내용 각종대안과조치의견 예상되는효과또는결과의분석 회의명 개최기관 일시및장소 참석자및배석자명단 진행순서 상정안건 발언요지 결정사항및표결내용 시행전 시행과정, 시행후의주요상황파악가능 - 158 -
제 3 장문서관리 5) 주요업무와관련된보존가치가있는모든기록물 6) 붙임물 ( 첨부물 ) * 본문과형태나규격이다른기록물 ( 예 : VTR, CD-ROM, 녹음테이프, 첨부도면등 ) 이첨부된경우본건에붙임물 ( 첨부물 ) 번호를추가하여함께등록한다. 다. 등록시기및등록항목 1) 등록시기가 ) 일반문서는결재또는보고종료시, 수정또는반려시, 접수시나 ) 사진, 필름류시청각기록물은보존기록물로선정시다 ) 녹음 동영상 비디오등시청각기록물은편집등작품완성시 2) 등록항목가 ) 기본등록사항 : 기록물기본정보로서모든종류에적용되는공통등록사항 ( 등록구분, 생산 ( 접수 ) 등록일자, 생산 ( 접수 ) 등록번호, 첨부번호, 제목, 쪽수, 결재권자, 기안자 ( 업무담당자 ), 시행일자, 수신자 ( 발신자 ), 문서과배부번호, 생산기관등록번호, 전자기록물여부등 13개항목 ) 등록구분 생산 ( 접수 ) 등록일자 생산 ( 접수 ) 등록번호 첨부번호 결재제목쪽수권자 기안자 ( 업무담당자 ) 시행 * 일자 수신자 * ( 발신자 ) 문서과배부번호 생산기관등록번호 전자기록물여부 나 ) 분류등록사항 : 분류번호 ( 기록물철분류번호 ), 특수기록물유형, 공개여 부, 공개제한부분표시, 특수목록에관한사항등 5 개항목 분류번호 특수기록물 * 공개여부 공개제한부분표시 * 특수목록 * 다 ) 시청각기록물추가등록사항 : 내용요약과기록물의형태등 2 개항목 내용요약 기록물형태 * - 159 -
사무관리 라. 등록번호표기 (2007. 4. 5. 후 ) 1) 생산문서의생산등록번호의표기방법가 ) 기안문 시행문등생산등록번호또는문서번호란이설치되어있는기록물 : 생산등록번호란또는문서번호란에생산등록번호를표기한다. 나 ) 문서관리카드는관리정보의문서번호란에생산등록번호를표기한다. 다 ) 생산등록번호란또는문서번호란이설치되어있지않은문서 카드 도면류등의기록물 : 그기록물의좌측상단여백에 공공기록물관리에관한법률시행규칙 별표1의표시를하여생산등록번호를표기한다. 라 ) 사진또는필름류의기록물 : 사진뒷면이나그사진 필름등을넣은봉투또는그사진 필름등을부착한종이의좌측상단의여백에 공공기록물관리에관한법률시행규칙 별표1의표시를하여생산등록번호를표기한다. 다만, 동일한내용의사진과필름등에대하여는동일한생산등록번호를표기한다. 마 ) 테이프 디스크 디스켓류 : 그기록물과그보존용기에 공공기록물관리에관한법률시행규칙 별표1 의표시를하여생산등록번호를표기한다. 바 ) 기타기록물의재질또는규격상기록물자체에생산등록번호를표기하기곤란한기록물 : 그기록물을넣은봉투또는보존용기에 공공기록물관리에관한법률시행규칙 별표1의표시를하여생산등록번호를표기한다. 2) 접수문서의접수등록번호의표기방법가 ) 시행문서식또는접수인에의하여접수된기록물 : 접수등록번호란에생산등록번호를표기한다. 나 ) 시행문서식또는접수인에의하여접수된기록물외의접수기록물 : 우측상단의여백에 공공기록물관리에관한법률시행규칙 별표1의표시를하여생산등록번호를표기한다. 접수한기록물은처리과의접수번호가접수등록번호 ( 처리과기관코드 + 연도별등록일련번호 ) 이다. - 160 -
제 3 장문서관리 다 ) 위가 ) 항과나 ) 항에따라생산등록번호또는접수등록번호를그기록물에표기하는경우에는 공공기록물관리에관한법률시행령 제20조제3항에따라처리과기관코드에갈음하여처리과명을표시한다. 라 ) 위가 ) 항과나 ) 항에도불구하고기록물등록번호를그기록물에표기할수없는전자기록물의경우에는등록번호를표기하는대신그등록번호를등록정보로관리할수있다. 마. 등록방법기록물등록방법에는전자기록물자동등록, 비전자기록물수기등록, 첨부물분리등록이있다. 1) 전자기록물등록방법전자기록물자동등록은결재또는접수완료후자동으로등록번호가부여되므로별도의등록절차는필요없다. 2) 비전자기록물등록방법비전자기록물수기등록은전자기록생산시스템의문서등록기능을이용하여수기등록하고비전자기록물은매체의특성에따라별도로관리하면된다. < 예시 > 비전자기록물등록방법 ( 행정안전부 ) - 161 -
사무관리 3) 첨부물분리등록방법공공기관은기록물의본문과첨부물의규격차이가심하거나상호다른기록매체로구성되어있는등, 첨부물을본문과분리하여각각관리할필요가있는경우에는첨부물을별도로등록하여야한다. 즉일반문서에첨부된녹음테이프, 큰도면등기록물종류나규격이달라함께관리가곤란한첨부물은별도로등록한다. 이경우첨부물의등록번호는본문의생산등록번호또는접수등록번호에첨부일련번호를추가한번호로구성한다. 즉첨부물분리등록시등록번호는본문과동일한등록번호에첨부일련번호를추가로부여한다. 예를들면, 국무회의록 문건에첨부된발언록테이프는녹음테이프만떼어내첨부등록하고, 농지전용허가서 에첨부된지적도면은도면만따로떼어내첨부등록한다. 이를구성요소별로살펴보면, 처리과기관코드 + 연도별등록일련번호 + 첨부일련번호이다. 예를들면, 6010509-35-1 이다. < 예시 > 첨부문서분리등록 ( 유성구청 ) - 162 -
제 3 장문서관리 혹시우리기관에서이런일이 일부시 군기획감사실, 기획예산실등에서시장 군수의결재를맡은연도별주요업무계획을미등록하거나, 등록한경우에도보존기간을하향책정하는등주요기록물의관리부실을초래 (2008년 00도감사결과 ) 일부시 군기록물중연도별주요업무계획, 확대간부회의 ( 주 월간 ) 보고서를생산하고도등록하지않았고, 00위원회와관련하여회의록을생산하고도등록번호를부여하지않았다. (2008년 00도감사결과 ) 바. 등록사항의삭제또는수정방법 1) 기본등록사항을삭제하고자하는때에는기록물관리책임자의확인하에기록물등록대장중당해기록물철에편철된것으로표기된분류번호로먼저수정하고, 수정일자및조치사항을전자적으로관리하여야한다. 2) 기본등록사항 ( 기록물배부대장의경우에는접수사항을말한다 ) 을삭제또는수정하고자하는때에는 1) 의방법에따라당해등록사항전체를삭제한후수정된내용으로등록한다. 3) 기본등록사항 ( 기록물배부대장의경우에는접수사항을말한다 ) 외의등록사항을삭제또는수정하고자하는때에는삭제일자또는수정일자및조치사항을전자적으로관리하여야하며등록사항만을수정된내용으로등록한다. 등록사항의수정방법 (2007. 4. 5. 후개정내용 ) 가. 공공기관은등록정보를임의로수정또는삭제되지아니하도록관리하여야한다. 나. 등록정보를수정하고자할때에는기록물관리책임자의확인하에조치할수있으며수정일자, 수정내용및수정사유등을전자적으로관리하여야한다. 사. 등록시유의사항 1) 새로운전자문서시스템에서는기록물등록시사전에분류 편철정보를지정 하지않으면기록물을생산또는접수시기록물등록대장에등록할수없다. - 163 -
사무관리 2) 따라서, 단위업무별로보존기간별로기록물철을사전에분류 편철한다음에결재를올리거나접수된문서를등록할수있다. 생산문서또는접수문서에대해사전에단위업무별로보존기간별로기록물철을분류 편철하지않으면전자문서시스템상에서결재를올리거나접수를할수없으므로, 이점을특히유의해야한다. 이렇게전자문서시스템을설계한이유는기록물의유실방지및기록물보존관리의효율화를위한것이다. 공문서분류제도의변천 시대 1964.4.22. 1979.6.15. 주요내용 분류번호 + 기능명칭 + 세부기능 + 기능종별 + 보존기간 분류번호 : 110( 기획과심사분석 ) - 2068( 외사정보 ) 보존기간 (6종): ( 영구, 10년, 5년, 3년, 1년, 6월 ) ( 예 )120 문서관리질의문서관리에관한질의회신문서 5년 기본분류 : 제1차 ( 類 ), 제2차 ( 綱 ), 제3차 ( 目 ) 분류 ( 예 ) 1차 200( 인사 ), 2차 210( 임명 ), 3차 211( 신규임명 ) 세목분류 : 제4차 ( 分目 ), 제5차 ( 厘目 ), 제6차 ( 毛目 ) 분류 ( 예 )4차 211.1( 일반직 ), 5차 211.11(3급이상 ), 6차 211.111(1급 ) 제1차분류 ( 類 ): 정부문서기능을 20개로분류 ( 예 ) 100총기 200인사 300경제기획 400국토건설 1900전매 2000공안 제2차분류 ( 綱 ): 20개類를다시 10진분류식으로분류 제3차분류 ( 目 ): 140개綱을다시 10진분류식으로분류 보존기간 (7종): 영구 ( 갑, 을 ), 준영구, 10년, 5년, 3년, 1년 - 164 -
제 3 장문서관리 시대 1984.12.31. 1992.12.31. 주요내용 1차 ( 대 ), 2차 ( 중 ), 3차 ( 소 ), 4차 ( 최하위 ) 분류 1차 : 중앙행정기관의관장사무수준, 2차 : 실 국의분장수준 3차 : 과분장수준, 4차 : 단위업무별수준 ( 예 )1차 01총기 (Ⅰ) 2차 012행정관리, 3차 0123문서관리, 4차 01230문서관리일반 보존기간 : 6종 ( 영구, 준영구, 10년, 5년, 3년, 1년 ) 1차 ( 주류 ), 2차 ( 대 ), 3차 ( 중 ), 4차 ( 소 ), 5차 ( 세 ) 분류 1차 : 분야별정부기능, 2차 : 중앙행정기관관장수준 3차 : 실 국분장수준, 4차 : 과분장수준, 5차 : 단위업무별수준 ( 예 ) 1차 50000( 산업 ) 2차 51000( 농산 ) 3차 51200( 작물재배 ) 4차 51250( 과수 ) 5차 51251( 과실생산 ) 보존기간 : 6종 ( 영구, 준영구, 10년, 5년, 3년, 1년 ) 3) 분류및편철은종전의분류기호및보존기간을지정하는것과동일한기 능으로전자문서시스템에서해당기록물의단위업무및기록물철을지정 하는작업이다. 공문서의보존기간의변천과정 시대 종류 보존기간 1949. 7. 15. 제정 4종 갑종영구, 을종 10년, 병종 3년, 정종 1년 1961. 9. 13. 제정 4종 특류영구, 갑류 10년, 을류 3년, 병류 1년 1963. 12. 16. 제정 6종 영구, 10년, 5년, 3년, 1년, 6월 1979. 6. 15. 제정 7종 영구 ( 갑 ), 영구 ( 을 ), 준영구, 10년, 5년, 3년, 1년 1984. 12. 31. 제정 6종 영구, 준영구, 10년, 5년, 3년, 1년 1992. 12. 31. 제정 6종 영구, 준영구, 10년, 5년, 3년, 1년 1997. 2. 22. 제정 7종 영구, 30년, 20년, 10년, 5년, 3년, 1년 * 기존 [ 준영구 ] 를 [20년], [30년] 으로변경 1999. 12. 30. 제정 7종 영구, 준영구, 20년, 10년, 5년, 3년, 1년 * 기존 [30년 ] 을 [ 준영구 ] 로변경 ( 문서의보존강화 ) 2007. 4. 4. 제정 7종 영구, 준영구, 30년, 10년, 5년, 3년, 1년 - 165 -
사무관리 아. 등록순서 1) 생산문서의등록순서는다음과같다. 기안 ( 기안자 ) 분류및편철 검토및협조 결재 등록 2) 접수문서의등록순서는다음과같다. 접수 ( 등록, 접수자 ) 담당자지정 분류및편철 ( 공람 ) 자. 등록파일의관리 1) 기록물등록파일은매년기록물관리기관으로제출한다. 2) 한번의전자등록으로기록물등록대장, 생산기록물목록, 기록물철색인목록, 이관기록물목록, 보존기록물목록등이자동처리된다. 3) 기록물한건이라도멸실된경우매년제출한전산등록파일을통해전산추적이가능하므로, 기록물등록파일은임의로삭제또는수정이불가하며, 삭제또는수정시는본래의내용도남아있게해야한다. 7. 문서의시행가. 시행의일반사항 1) 문서시행의의의문서시행이라함은내부적으로성립한행정기관의의사를외부로표시하는단계로서문서의효력을발생케하는절차를말한다. 2) 문서시행의방법가 ) 문서시행의방법으로는일반적으로문서발송의방법이있다. 여기에는주로인편에의한발송, 우편에의한발송, 모사전송에의한발송, 정보통신망에의한발송의방법이있다. - 166 -
제 3 장문서관리 나 ) 단순사항을전자게시판또는홈페이지에게시하는방법도시행방법의하나이다. 구체적으로설명하면, 전자게시행정기관의장이소속공무원또는소속기관에단순업무에관한지시, 단순한자료요구 업무연락 통보, 공지사항, 일일명령등의시행문을전자문서시스템의전자게시판또는행정기관의홈페이지등에게시한때에는당해문서를시행한것으로본다. 보조기관 보좌기관간상호간에발신하는문서에도위내용을준용한다. 다 ) 전자우편주소와홈페이지주소를이용한방법도시행방법이다. 2004. 1. 1. 부터는전자문서의경우공무원의공식전자우편주소 ( 행정기관이공무원에게부여한전자우편주소를말한다 ) 를이용한발송, 행정기관의홈페이지를이용한발송의방법도문서의발송방법으로인정된다. 이경우는행정기관외의자에게발송하는경우에한한다. 라 ) 관보게재의방법도시행방법의하나이다. 관보로게재할때에는본문의마지막에 이내용에관한시행문은따로보내지아니함 이라고쓴다. 대상문서 : 관보규정 제17조 (1) 법령공포의통지 (2) 대통령및국무총리의훈령과지시사항의통지 (3) 각급기관에대한인사발령통지 (4) 기타영제10조에해당하는내용으로서관보에공문대체의뜻을기재하여게재한사항 관보규정 제10조 : 1대통령지시사항, 2국무총리지시사항, 3정부의행정지침으로서각행정기관에공지시킬필요가있다고인정되는사항, 4기타행정안전부장관이관보에게재할필요가있다고인정하는사항 마 ) 관보또는신문등에공고 고시하는방법도시행방법의하나이다. 바 ) 증명서를교부하는방법도시행방법의하나이다. 주민등록법, 호적법 등개별법령에의하여각종증명서를교부하는것이그예이다. - 167 -
사무관리 나. 시행문의작성 2004. 1. 1. 부터기안문과시행문이하나의서식으로통합됨에따라별도의시행문을작성하지않는다. 다만, 결재가끝난이후에종이문서의경우에는기안문을복사하여관인을찍으면시행문이되고, 전자문서의경우에는전자문서시스템에서전자이미지관인을찍으면시행문이된다. 엄격히말하면, 별지제1호의2서식또는별지제3호의2서식이기안문서식이고동시에시행문서식이므로, 기안문에관인을찍는다는말이나시행문에관인을찍는다는말은같은의미이다. 별도의기안문및시행문을작성하지아니하고서식자체를기안문및시행문으로갈음할수있도록설계된서식도시행문의작성방법은동일하다. 시행문의작성대상문서와제외문서는다음과같다. 1) 대상문서시행문작성대상문서는인편 우편 모사전송 정보통신망 전자문서시스템의전자게시판 공무원의공식전자우편주소 행정기관이홈페이지 관보에의한방법으로발송하는문서이다. 2) 제외문서시행문을작성하지않은문서는전신 전신타자 전화로발신하는문서이다. 시행문을작성하지아니하나, 시행문작성형식으로발신한다. 3) 시행문의서식시행문의서식은두가지이다. 즉일반시행문 ( 별지제1호의2서식 ) 과전자시행문 ( 별지제3호의2서식 ) 이그것이다. 일반기안문과일반시행문의서식은동일한서식이다. 그리고전자기안문과전자시행문도동일한서식이다. - 168 -
제 3 장문서관리 [ 일반시행문서식 ] ( 별지 1 호의 2 서식 ) 행정기관명 수신자 ( ) ( 경유 ) 제목 발신명의 기안자 ( 직위 / 직급 ) 서명 검토자 ( 직위 / 직급 ) 서명 결재권자 ( 직위 / 직급 ) 서명 협조자 ( 직위 / 직급 ) 서명 시행처리과명 - 일련번호 ( 시행일자 ) 접수처리과명 - 일련번호 ( 접수일자 ) 우주소 / 홈페이지주소전화 ( ) 전송 ( ) / 공무원의공식전자우편주소 / 공개구분 - 169 -
사무관리 < 처리요령 > ( 이란은서식에포함하지아니함 ) 1. 행정기관명 : 그문서를기안한부서가속한행정기관명을기재한다. 2. 수신자 ( ): 수신자명또는수신자기호를먼저쓰고, 이어서괄호안에는처리할자 ( 보조기관또는보좌기관을말한다 ) 의직위를쓰되, 처리할자의직위가분명하지아니한경우에는 업무담당과장등으로쓰며, 수신자가많아본문의내용을기재할란이줄어들어본문의내용을첫장에서파악하기곤란한경우는두문의수신자란에 수신자참조 라고쓰고, 결문의발신명의밑의왼쪽기본선에맞추어수신자란을설치하여수신자명또는수신자기호를표시한다. 3. ( 경유 ): 경유문서인경우에 ( 경유 ) 란에 이문서는경유기관의장은 ( 또는제1차경유기관의장은, 제2차경유기관의장은 ) 이고, 최종수신기관의장은 입니다. 라고표시하고, 경유기관의장은제목란에 경유문서의이송 이라고표시하여순차적으로이송하여야한다. 4. 제목 : 그문서의내용을쉽게알수있도록간단하고, 명확하게기재한다. 5. 발신명의 : 합의제행정기관또는행정기관의장의명의를기재하고, 보조기관또는보좌기관상호간에발신하는문서는그보조기관또는보조기관의명의를기재한다. 6. 기안자 검토자 협조자 결재권자의직위 / 직급 : 직위가있는경우에는직위를온전하게쓰고, 직위가없는경우에는직급을온전하게쓴다. 다만, 기관장과부기관장의직위는간략하게쓴다. 7. 시행처리과명- 일련번호 ( 시행일자 ) 접수처리과명- 일련번호 ( 접수일자 ): 처리과명 ( 처리과가없는행정기관은 10자이내의행정기관명의약칭 ) 을기재하고, 일련번호는연도별일련번호를기재하며, 시행일자와접수일자란에는연월일을각각온점 (.) 을찍어숫자로기재한다. 다만, 민원문서인경우로서필요한경우에는시행일자와접수일자란에시 분까지기재한다. 8. 우주소 : 우편번호를기재한다음, 행정기관이위치한도로명및건물번호다음에괄호하여주소를기재하고, 사무실이위치한층수와호수를괄호안에기재한다. ( 예 ) 우110-034 서울특별시종로구효자로 39( 창성동 117) (2층 208호 ) * 2012년부터는 도로명주소법 에의하여도로명주소 ( 도로명, 건물번호및상세번호 ) 만사용한다. ( 예 ) 서울특별시종로구효자로 39 9. 홈페이지주소 : 행정기관의홈페이지주소를기재한다. ( 예 ) www.mogaha.go.kr 10. 전화 ( ) 전송 ( ) : 전화번호와모사전송번호를각각기재하되, ( ) 안에는지역번호를기재한다. 기관내부문서의경우는구내전화번호를기재한다. 11. 공무원의공식전자우편주소 : 행정기관에서공무원에게부여한전자우편주소를기재한다. 12. 공개구분 : 공개 부분공개 비공개로구분하여표시한다. 부분공개 비공개인경우에는공공기관의기록물관리에관한법률시행규칙제16조의규정 ( 별표 11) 에의한공개여부구분번호를선택하여 ( ) 안에표시한다. 13. 관인생략등표시 : 발신명의의오른쪽에관인생략또는서명생략을표시한다. 기안자 검토자및결재권자 ( 직위 / 직급 ) 서명 : 기안자 검토자및결재권자 의용어는표시하지아니하고, 기안자 검토자및결재권자의직위 / 직급을쓰고서명한다. 협조자 ( 직위 / 직급 ) 서명 : 협조자 의용어를표시한다음, 이어서직위 / 직급을쓰고서명한다. 전결및서명표시위치 : 사무관리규정제 16 조제 2 항및동규정시행규칙제 19 조제 1 항의규정에의하여결재권이위임된사항을전결하는경우에는행정기관의장의결재란을설치하지아니하고전결하는자의서명란에 전결 표시를한후서명한다. 전결 대결및서명표시위치 : 사무관리규정제 16 조제 3 항및동규정시행규칙제 19 조제 2 항의규정에의하여위임전결사항을대결하는경우에는행정기관의장의결재란을설치하지아니하고전결하는자의서명란에 전결 표시를한후대결하는자의서명란에 대결 표시를하고서명하며, 위임전결사항이아닌사항을대결한경우에는행정기관의장의결재란을설치하지아니하고대결하는자의서명란에 대결 표시를하고서명한다. 발의자 ( ) 보고자 ( ) 의표시는직위또는직급앞또는위에한다. 수신자 는 받는자 로사용할수있다. - 170 -
제 3 장문서관리 [ 전자시행문서식 ] ( 별지제 3 호의 2 서식 ) ( 표제부 ) 행정기관명 수신자 ( ) ( 경유 ) 제목본서식은표제부입니다. 본문내용은본문부 ( 별도화일 ) 를이용하시기바랍니다. 본문내용에대한의견이있는경우에만아래에기재합니다. 1. 의견내용 2. 의견을표시한자의소속, 직위 ( 직급 ) 및성명 발신명의 기안자 ( 직위 / 직급 ) 서명 검토자 ( 직위 / 직급 ) 서명 결재권자 ( 직위 / 직급 ) 서명 협조자 ( 직위 / 직급 ) 서명 시행처리과명-일련번호 ( 시행일자 ) 접수처리과명 -일련번호 ( 접수일자 ) 우주소 / 홈페이지주소 전화 ( ) 전송 ( ) / 공무원의공식전자우편주소 / 공개구분 - 171 -
사무관리 제목 ( 본문부 ) ( 본문내용 ) 붙임 - 172 -
제 3 장문서관리 4) 수신자가행정기관이아닌경우와기타특별한사유가있는때에는문서접수란을설치하지아니할수있다. 5) 사무관리규정제73조제2항, 동시행규칙제16조및제23조제3항의규정에의한문서 ( 기안문및시행문서식이아닌서식으로작성한문서 ) 를시행하는때에는시행문을따로작성하지아니하고당해문서의발신명의란에관인 ( 전자이미지관인포함 ) 을찍거나행정기관의장이서명 ( 전자문자서명및행정전자서명제외 ) 하여시행할수있다. 다. 관인날인및인영인쇄사용 1) 행정기관의장의명의로발신하는문서의시행문, 게시판등에고시또는공고하는문서, 임용장 상장및각종증명서에속하는문서에는관인 ( 전자이미지관인포함 ) 을찍거나행정기관의장이서명 ( 전자문자서명및행정전자서명제외 ) 한다. 행정기관의장이직접결재한문서는관인날인대신행정기관의장이시행문과상장등에직접서명하여시행 교부할수있다. 2) 보조기관또는보좌기관의명의로발신하는문서의시행문에는발신명의표시의마지막글자위에보조기관또는보좌기관이서명 ( 전자문자서명 전자이미지서명및행정전자서명제외 ) 하여시행하되, 필요한경우에는소속공무원으로하여금발신명의자의서명표시인을찍어시행하게할수있다. 다만, 전자문서는서명표시인을사용하지않고전자이미지서명또는전자문자서명이자동적으로생성되도록하여시행하여야한다. 3) 보조 보좌기관상호간에발신하는문서중경미한내용의문서는일반행정을담당하는참모또는기관의장이따로지정하는자의서명에의하여발신할수있다. 4) 전신 전신타자또는전화로발신하는문서나관보 신문등에게재하는문서에는관인또는서명을생략한다. - 173 -
사무관리 5) 관인생략또는서명생략의표시위치는발신명의의오른쪽이며, 관인생략또는서명생략의결정은기안자가한다. 6) 경미한내용의문서로서일일명령등단순업무처리에관한지시문서와행정기관또는행정기관내보조 ( 보좌 ) 기관간의단순한자료요구 업무연락 통보등을위한문서의경우에는다음의요령에따라관인날인또는서명을생략할수있다. < 관인날인생략의표시 > 대외문서에한한다. 사무관리규정시행규칙별표9의관인생략표시인관인생략 표시위치 : 기안문및시행문의발신명의의오른쪽 관인날인생략의결정 : 기안자 < 서명날인생략의표시 > 대내문서에한한다. 사무관리규정시행규칙별표9의서명생략표시인서명생략 표시위치 : 기안문및시행문의발신명의의오른쪽 서명생략의결정 : 기안자 7) 관인인영의인쇄사용 제5장 ( 관인관리 ) 참조 가 ) 관인을찍어야할문서로서다수의수신자에게동시에발신또는교부하는문서는관인날인에갈음하여관인의인영을그문서에인쇄하여사용할수있다. 나 ) 관인의인영을인쇄하여사용하고자할때에는처리과의장은당해기관의장의승인을얻기전에당해관인을관리하는부서의장과협의하여야한다. 다 ) 관인의인영을인쇄하여사용하는경우문서의크기나용도에따라인영의크기를적절하게축소인쇄하여사용할수있다. - 174 -
제 3 장문서관리 라. 문서의발송 1) 발신원칙가 ) 문서는처리과에서발송하여야한다. 나 ) 처리과의문서수발업무를담당하는자 ( 문서과의지원을받아문서를발송하는경우에는문서과의문서수발업무를담당하는자를말한다 ) 또는기안자는발송할문서와기록물등록대장의기재사항을확인한후발송하여야한다. 다 ) 문서는정보통신망을이용하여발신함을원칙으로한다. 다만, 업무의성격기타특별한사정이있는경우에는인편 우편 모사전송 전신 전신타자 전화등으로발신할수있다. 라 ) 내용이중요한문서는인편 등기우편기타발송사실을증명할수있는특수한방법으로발송한다. 마 ) 전자문서는행정기관의홈페이지또는공무원의공식전자우편주소 ( 행정기관이공무원에게부여한전자우편주소를말한다 ) 를이용하여행정기관외의자에게발송할수있다. 바 ) 인편 ( 문서사송 ) 에의하여문서를발송하는때에는기안문의적당한여백에수신기관의수령자의소속과수령일자를표시하고서명 ( 전자문자서명 전자이미지서명및행정전자서명제외 ) 또는날인을받아야한다. 사 ) 인편 ( 문서사송 ) 또는우편으로발송하는문서는문서과의지원을받아발송할수있다. 아 ) 전자문서중정보통신망을이용하여발송할수없는문서는이를출력하여발송할수있다. 자 ) 우편에의하여발송하는때에는행정안전부장관이정하는행정사무용봉투에넣어발송하여야한다. - 175 -
사무관리 차 ) 행정기관의장은공문서를수발함에있어서문서의보안유지와분실 훼손및도난방지를위한적절한조치를강구하여야한다. 카 ) 관인 ( 전자이미지관인제외 ) 을찍어시행하는문서는관인관리자가관인을찍은후처리과에서발송하여야한다. 2) 문서의수신자변경및추가등을통한발송다음에해당하는경우에는해당문서를생산한처리과의장의승인을받아이미발송한문서의수신자를변경하거나추가하여다시발송할수있다. 이경우처리과의장의승인은기안문의결재권자의서명란오른쪽여백에처리과의장의직위또는직급및서명과서명일을기재하는방법으로표시하되, 전자문서인경우에는전자문서시스템상에표시하여야한다. 가 ) 결재권자또는해당문서를생산한처리과의장의지시가있는경우나 ) 수신자의명칭이변경된경우다 ) 착오로인하여수신자를누락하였거나잘못지정한경우라 ) 해당업무와관련된기관의요청이있는경우 3) 문서발송의일반절차행정기관의장은공문서를수발함에있어문서의보안유지와분실 훼손및도난방지를위하여적절한조치를강구하여야한다. 문서발송의일반적절차는다음과같다. 가 ) 전자결재문서를정보통신망을통하여발송하는경우 ( 결재권자 ) < 시스템 > ( 기안자 ) ( 기안자 ) 결재 등록 문서확인 발송요청 ( 발송자 ) ( 발송자 ) - 176 -
제 3 장문서관리 전자이미지관인날인 확인및발송 관인생략또는서명생략문서에는 관인생략 또는 서명생략 표시를한다. 나 ) 전자결재를하여전자이미지관인을날인한후정보통신망이아닌수단을이용하여발신하는경우 ( 결재권자 ) < 시스템 > ( 기안자 ) ( 기안자 ) 결재 등록 문서확인 발송요청 ( 발송자 ) ( 발송자 ) ( 발송자 ) 전자이미지관인날인 출력 확인및발송 다 ) 전자결재를하였으나, 전자이미지관인을날인하지않고출력하여정보 통신망이아닌수단을이용하여발신하는경우 ( 결재권자 ) < 시스템 > ( 기안자 ) ( 기안자 ) 결재 등록 문서확인 발송요청 ( 발송자 ) < 관인관리자 > ( 발송자 ) 출력 관인날인 확인및발송 라 ) 일반결재문서 ( 종이문서결재 ) 를시행하는경우 ( 결재권자 ) < 시스템 > ( 기안자 ) ( 기안자 ) 결재 등록 문서확인 발송요청 ( 발송자 ) < 관인관리자 > ( 발송자 ) - 177 -
사무관리 문서인수 관인날인 확인및발송 관인생략문서는처리과에서 관인생략 표시후발송한다. 3) 발신방법의지정전신또는정보통신망으로시행할문서의내용이비밀이거나비밀이아니라도누설될경우국가안전보장, 질서유지, 경제안정기타국익을해칠수있는사항은결재권자가그발신방법을기안문본문의마지막에 암호 또는 음어 로지정한다. 4) 전신또는정보통신망등에의한문서의취급가 ) 모사전송또는전신등의방법으로발신하는경우통신보안에필요한조치를하여야한다. 나 ) 비밀로분류된문서를암호또는음어로송수신할경우에는반드시송수신자사이에서로응답이있는경우에한하여송신하여야한다. 다 ) 전화로문서를수발하는경우당해문서의아래여백에송 수신자의직급 성명과송 수신시간등을기록하여야한다. 라 ) 모사전송으로발송한문서의원본은기안문과함께보존하여야한다. 5) 비밀번호및전자이미지서명등록가 ) 행정기관의장은보유하고있는컴퓨터에비밀번호를부여하여야한다. 나 ) 정보통신망을이용하여문서를작성 처리하고자하는자는개인별사용자계정 (ID) 비밀번호및전자이미지서명을별지제6호의2서식에의하여등록하여야한다. 이경우비밀번호는최초로등록한후즉시변경하여야한다. 다 ) 비밀번호는문서의보호및보안유지를위하여수시로변경하여야한다. - 178 -
제 3 장문서관리 8. 문서의접수및처리가. 문서의접수 1) 문서접수요령가 ) 문서과 (1) 수령한문서를기록물배부대장에기록하고, (2) 문서접수란에접수일시 ( 접수등록번호는기재하지아니함 ) 를기재한후 문서접수란이없는문서는두문의오른쪽여백또는뒷면에사무관리규정시행규칙별표11에의한문서접수인을찍어기재한다. 접수인 ( 제31조제2항관련 ) 접수 (... : ) - (3) 처리과에배부하고, (4) 기록물배부대장의인수자란에처리과의인수자를기재하여야한다. 나 ) 처리과 (1) 처리과는당해처리과에서직접받은문서 ( 대내문서 대외문서불문 ) 와문서과로부터받은문서를기록물등록대장에등재하고, (2) 접수문서의문서접수란에접수일시 ( 문서과에서받은문서는문서과에서기재 ) 및접수등록번호를기재한후, 문서접수란이없는문서는두문의오른쪽여백또는뒷면에공공기록물관리에관한법률시행규칙별표1에의한등록번호고무인을찍어기재한다. (3) 처리과의문서수발사무를담당하는자는전자문서시스템상에서처리담당자에게인계 ( 배부 ) 하고, 처리담당자는접수된문서에대한공람여부및공람할자의범위등을정한다. 처리과가원격지에분산되어있는경우에는따로접수할수있다. - 179 -
사무관리 다 ) 홈페이지또는전자우편주소를이용한접수요령행정기관의장은행정기관의홈페이지또는공무원의공식전자우편주소를이용하여행정기관외의자로부터문서를받아처리과에서접수할수있다. 라 ) 2개이상의보조기관및보좌기관에관련된문서 (1) 문서과는그관련성의정도가가장높다고판단되는보조기관또는보좌기관에보낸다. 처리과에서직접접수한경우에도처리방법은같다. (2) 이경우문서를접수한처리과 ( 관련성이가장높은 ) 는당해문서를복사하여관련보조 ( 보좌 ) 기관에처리과의장 ( 처리과가소속된보조 ( 보좌 ) 기관포함 ) 의명의로이송하여야한다. 마 ) 당직근무자가받은문서다음정상근무시각시작후지체없이문서과에인계하여야한다. < 예시 > 토요일 18:00 접수 월요일출근시간직후 월요일이공휴일인때에는화요일출근시간직후바 ) 모사전송 (FAX) 문서감열기록방식의모사전송기 (FAX) 에의하여수신한문서중보존기간이 3년이상인문서는복사하여접수하여야한다. 이경우수신한모사전송 (FAX) 문서는즉시폐기한다. 감열기록방식이아닌모사전송 (FAX) 문서는그대로접수한다. 사 ) 민원문서민원문서의접수및처리는 민원사무처리에관한법률 이정하는바에따른다. 아 ) 행정기관외의자로부터정보통신망을통한문서접수방법 (1) 행정기관의장은정보통신망을이용하여행정기관외의자로부터문 - 180 -
제 3 장문서관리 서를접수할수있도록필요한조치를할수있다. (2) 정보통신망을이용하여접수된문서는 사무관리규정 제23조제1항내지제4항의규정에의하여처리하여야한다. 다만, 발신자의주소 성명등이불분명한경우에는접수하지아니할수있다. 자 ) 우편으로발송한문서를접수한경우에발송자의요구가있는때에는별지제7호서식의공문서영수증을보내주어야하며, 인편에의하여문서를접수한때에는수신기관의수령자가서명또는날인하여영수의표시를하여야한다. 공문서영수증 일련번호 받 음 등록번호시행일자제목부수붙임물접수일자 년월일 받은사람 : 소속직급성명서명 ( 인 ) 2) 문서의반송및이송가 ) 행정기관의장은접수한문서가형식상의흠이있을때에는그문서의생산등록번호 시행일자 제목과반송사유를명시하여발신행정기관의장에게반송할수있다. 나 ) 처리과는문서과로부터그소관에속하지아니하는문서를인계받은경우 (1) 지체없이문서과에반송하여야하며, (2) 문서과는당해문서를즉시재배부하되, 문서과의장이지정하는처리과로보낸다. 다 ) 처리과에서직접접수한문서가그소관에속하지아니하는경우에는 - 181 -
사무관리 이를지체없이문서과에보내어해당처리과에배부하도록요청하여야한다. 라 ) 행정기관의장은접수한문서가다른기관의소관사항인경우에는이를지체없이소관기관의장에게이송하여야한다. 나. 경유문서의처리요령 1) 경유문서의접수경유문서의접수절차도일반문서의접수절차와동일하다. 가 ) 문서과에서받은경유문서 (1) 수령한경유문서를기록물배부대장에기재하고, (2) 문서접수란에접수일시 ( 접수등록번호는기재하지아니함 ) 를기재한후 문서접수란이없는문서는두문의오른쪽여백또는뒷면에사무관리규정시행규칙별표11에의한문서접수인을찍어기재한다. (3) 처리과에보낸다. 나 ) 처리과에서접수한경유문서 (1) 문서과로부터받은경유문서의문서접수란에접수등록번호를기재하고, (2) 처리과에서직접받은경유문서는문서접수란에접수일자와접수등록번호를기재한후 - 182 -
제 3 장문서관리 문서접수란이없는문서는두문의오른쪽여백또는뒷면에사무관리규정시행규칙별표11에의한문서접수인을찍어기재한다. (3) 기록물등록대장에접수한다. 2) 경유문서의결재및처리가 ) 경유기관은접수한경유문서에대한검토를마친후다른경유기관의장또는최종수신자에게경유문서를첨부한결재권자의결재를받아경유기관의장의명의로발송하여야한다. 나 ) 경유기관의의견이있는때에는그의견을본문에표시하거나첨부하여보내야한다. 다 ) 경유기관의의견이없는경우에도경유문서를이송한다는내용으로결재권자의결재를받아경유기관의장의명의로발송하는문서에경유문서를첨부하여이송하여야한다. 3) 경유문서의반송및보완가 ) 경유기관의장은경유문서를최종적으로처리할권한이있는자가아니므로검토과정에서형식상, 내용상흠이있더라도이를이유로하여발신행정기관의장에게반송할수없다. 나 ) 또한, 경유문서에대하여수정또는보완요구를할수없다. 위에서설명한바와같이경유기관의장은경유문서에대한검토를하고, 이에대한의견이있는경우에는이를첨부하여경유절차를밟아보내야한다. - 183 -
사무관리 4) 경유문서의표시예시경유문서는기안문및시행문의수신자란아래의 ( 경유 ) 란및제목에다음예시와같이표시하여야한다. ( 예시 ) 행정기관명 수신자 ( 경유 ) 이문서는경유기관의장은 ( 또는제1차경유기관의장은, 제2차경유기관의장은 ) 이고, 최종수신기관의장은 입니다. 제목경유문서의이송 ( 본문내용 ) 발신명의 - 184 -
제 3 장문서관리 [ 최초로보낸기관 ] 효자동 수신자종로구청장 ( 총무과장 ) ( 경유 ) 이문서는제1차경유기관의장은종로구청장이고, 제 2차경유기관의장은서울특별시장이며, 최종수신기관의장은행정안전부장관입니다. 제목 ( 본문내용 ) 효자동장 [1 차경유기관처리예시 ] 종로구 수신자서울특별시장 ( 총무과장 ) ( 경유 ) 이문서는제1차경유기관의장은종로구청장이고, 제 2차경유기관의장은서울특별시장이며, 최종수신기관의장은행정안전부장관입니다. 제목경유문서의이송 ( 본문내용 ) 붙임 1. 시행문 ( 효자동경유문서 ) 1부. 2. 의견서 1부 ( 있는경우에만첨부 ). 끝. 종로구청장 - 185 -
사무관리 [2 차경유기관처리예시 ] 서울특별시 수신자행정안전부장관 ( 총무과장 ) ( 경유 ) 이문서는제1차경유기관의장은종로구청장이고, 제 2차경유기관의장은서울특별시장이며, 최종수신기관의장은행정안전부장관입니다. 제목경유문서의이송 ( 본문내용 ) 붙임 1. 시행문 ( 효자동경유문서 ) 1부. 2. 시행문 ( 종로구경유문서 ) 1부. 3. 의견서 1부 ( 있는경우에만첨부 ). 끝. 서울특별시장 다. 접수문서의공람 ( 처리과 ) 접수문서에대한공람표시방법의변천과정을먼저살펴보자. 공문서공람표시방법의변천 1. 1970. 9. 17. 전까지접수된문서에는공람서명을하였다. 2. 1970. 9. 18. 부터는중간보조자의공림서명을거침이없이결재권자의 선결 을받도록하였다. 다만, 결재권자는일상업무에관한문서로서그내용이경미할경우에는중간보고자로하여금처리하게할수있도록하였다. 3. 1999. 9. 2. 부터는 선결 이 선람 으로명칭이변경되었다. 이렇게변경한이유는접수된문서에대한공람은필요하나, 결재의의미는없기때문에 선람 + 결재 의미인 선결 을폐지하고, 그대신에 선람 만존속시킨것이다. 4. 2004. 1. 1. 부터는접수된문서에대한선람제도가폐지되고, 공람이필요한문서만공람하도록변경되었다. 종이문서는적당한여백에직위또는직급을쓰고공람 ( 서명 ) 하며, 전자문서는전자문서시스템에서공람하였다는기록이남도록하였다. - 186 -
제 3 장문서관리 1) 접수문서는문서접수자가먼저기록물등록대장에기재한후문서접수란 ( 문서접수란이없는경우에는문서접수인을날인 ) 에접수등록번호와접수일시를기재하여처리담당자에게인계하는것으로종결하는것이원칙이다. 2) 공람대상문서접수문서는접수등록번호와접수일시를기재하고, 공람하지않는것이원칙이나, 다음에해당하는문서는공람할자의범위를정하여행정계통에따라순차적으로공람하게하거나병렬적으로공람하게할수있다. 가 ) 결재권자로부터처리지침을받아야할필요가있는문서나 ) 민원문서다 ) 행정기관간또는행정기관내보조기관또는보좌기관간업무협조에관한문서라 ) 접수된문서를처리하기위하여소관사항등형식적인면또는법률 예산등내용적인면에서검토가필요한문서마 ) 그밖에공무원의신상 ( 身上 ), 교육훈련등과관련하여공무원이개별적으로또는전체적으로알아야할필요가있는문서 3) 공람제외문서통계 설문조사등을위하여각기관으로부터취합하는문서는공람하지않는다. 4) 공람을하는결재권자는문서의처리기한및처리방법을지시할수있으며필요하다고인정하는때에는그처리담당자를따로지정할수있다. 5) 공람방법접수문서에대한공람방법은두가지이다. 종이문서와전자문서의공람방법이다르다. - 187 -
사무관리 가 ) 종이문서의공람방법접수문서의적당한여백에공람할자의직위또는직급을표시하여공람 ( 서명 ) 을받는다. 공람방법의예시는다음과같으며, 접수문서의여백활용에따라선택적으로사용한다. < 예시1> [ 수평공람 ] ( 직위 / 직급및서명을한줄로 ) 지방행정주사보지방행정주사총무과장총무국장 < 예시 2> [ 수평공람 ] ( 직위 / 직급밑에서명 ) 지방행정주사보지방행정주사총무과장총무국장 < 예시 3> [ 수직공람 ] ( 직위 / 직급다음에서명 ) 총무국장총무과장지방행정주사지방행정주사보 나 ) 전자문서의공람방법전자문서는전자문서시스템내에서공람하였다는기록이유지되도록한다. 접수된전자문서자체에는공람할난이없으므로, 전자문서시스템내에서공람자의직위또는직급, 성명및공람일시등이자동으로표시되도록하여야한다. < 공람표시예시 > 1 시장 ( 기관장 ) 까지공람한경우 ( 지방행정주사가담당자임 ) < 예시1> [ 수평공람 ] ( 직위 / 직급및서명을한줄로 ) 총무과장총무국장부시장시장 < 예시2> [ 수평공람 ] ( 직위 / 직급밑에서명 ) 총무과장총무국장부시장시장 - 188 -
제 3 장문서관리 < 예시3> [ 수직공람 ] ( 직위 / 직급다음에서명 ) 시장부시장총무국장총무과장 2 부시장 ( 부기관장 ) 까지공람한경우 ( 지방행정주사보가담당자임 ) < 예시1> [ 수평공람 ] ( 직위 / 직급및서명을한줄로 ) 지방행정주사총무과장총무국장부시장 < 예시2> [ 수평공람 ] ( 직위 / 직급밑에서명 ) 지방행정주사총무과장총무국장부시장 < 예시3> [ 수직공람 ] ( 직위 / 직급다음에서명 ) 부시장총무국장총무과장지방행정주사 3 국장까지공람한경우 ( 지방행정주사보가담당자임 ) < 예시1> [ 수평공람 ] ( 직위 / 직급및서명을한줄로 ) 지방행정주사총무과장총무국장 < 예시2> [ 수평공람 ] ( 직위 / 직급밑에서명 ) 지방행정주사총무과장총무국장 < 예시3> [ 수직공람 ] ( 직위 / 직급다음에서명 ) 총무국장총무과장지방행정주사 - 189 -
사무관리 4 과장까지공람한경우 ( 지방행정주사보가담당자임 ) < 예시 1> [ 수평공람 ] ( 직위 / 직급및서명을한줄로 ) 지방행정주사 총무과장 < 예시 2> [ 수평공람 ] ( 직위 / 직급밑에서명 ) 지방행정주사총무과장 < 예시3> [ 수직공람 ] ( 직위 / 직급다음에서명 ) 총무과장지방행정주사 5 총괄책임자 ( 지방행정주사 ) 까지공람한경우 ( 지방행정주사보가담당자임 ) < 예시1> ( 직위 / 직급및서명을한줄로 ) 지방행정주사 < 예시2> ( 직위 / 직급밑에서명 ) 지방행정주사 6 담당자 ( 일반직원등직위가없는자 ) 전결사항인경우에는문서접수자로 부터접수문서를인계받아이미확인한사항이므로별도로공람할필요가 없다. 라. 접수문서에대한처리과명및담당자의표시여부기존에는접수문서에처리과명과담당자를표시하였으나, 2004. 1. 1. 부터는이를표시하지않고, 처리과명은접수등록번호 ( 처리과명 + 일련번호 ) 에서인식할수있으므로, 별도로처리과명을표시하는것을삭제한것이며, 담당자를접수문서에표시하지않고대신에기록물등록대장에업무담당자를표시하는것으로대체하였다. - 190 -
제 3 장문서관리 9. 전자문서의표준및유통가. 전자문서의표준제정및고시등 1) 전자문서의표준제정행정안전부장관은전자문서시스템기능의규격표준, 전자문서시스템간전자문서의유통표준, 전자문서시스템과행정정보시스템간전자문서또는행정정보의유통표준을정하여야한다. 다만, 산업표준화법에의한한국산업규격이제정되어있는사항에대하여는그규격에따른다. 2) 전자문서의표준고시행정안전부장관은위의사항에의하여규격표준 유통표준등을정한경우에는이를관보에고시하고인터넷에게시하여야한다. 그표준을변경하는경우에도또한같다. 3) 인증받은전자문서시스템사용의무화행정기관의장은특별한사유가없는행정안전부장관이제정 고시하고전문기관이표준에적합하다고인증을한전자문서시스템을사용하여야한다. 4) 전문기관의지정가 ) 전자문서시스템에대한인증은행정안전부장관이지정하는전문기관이행한다. 나 ) 행정안전부장관은전자문서시스템에대한인증을행하는전문기관을지정하는경우에는인증을실시할수있는시설과인증실적등을고려하여지정하여야한다. 나. 행정정보시스템과전자문서시스템간연계 1) 행정정보시스템의개념 행정기관이행정정보를생산 수집 가공 저장 검색 제공 송신 수신및활용하 - 191 -
사무관리 기위한하드웨어 소프트웨어 데이터베이스와처리절차등을통합한시스템을말한다. 2) 전자문서시스템의개념문서의기안 검토 협조 결재 등록 시행 분류 편철 보관 보존 이관 접수 배부 공람 검색 활용등문서의모든처리절차가전자적으로처리되는시스템을말한다. 3) 두시스템간연계행정기관의장은자체적으로운영 관리하고있는행정정보시스템을전자문서시스템등과연계하여행정정보를공동활용하는등의조치를취하여야한다. 다. 정부전자문서유통지원센터 1) 센터설치및기능수행행정안전부장관은행정기관간전자문서의원활한유통을지원하기위하여행정안전부에정부전자문서유통지원센터 ( 이하 센터 라함 ) 를두되, 전자정부지원센터가그기능을수행한다. 다만, 행정안전부장관은전자문서유통관리의안정성및용이성등을위하여필요한경우에는센터업무의일부를다른행정기관으로하여금수행하게할수있다. 2) 센터의업무센터는다음업무를수행한다. 가 ) 전자문서또는행정정보의원활한유통을위한지원및규격표준 유통표준등의운영나 ) 전자문서시스템및행정정보시스템의전자적주소등의배포및관리다 ) 전자문서또는행정정보의효율적인유통을위한프로그램의개발 보급라 ) 전자문서또는행정정보의유통시발생하는장애의복구를위한지원 - 192 -
제 3 장문서관리 3) 센터운영에필요한사항가 ) 센터를관리하는자는센터의시스템이정상적으로가동되도록관리하여야하며, 유통되는전자문서및행정정보가위조 변조 훼손또는유출되지아니하도록적절한보호대책을강구하여야한다. 나 ) 센터의관리자는원활한전자문서유통을지원하기위하여필요한경우테스트문서를발송하여행정기관간정상적문서유통여부를확인하여야한다. 다 ) 센터의관리자는전자문서유통상의장애가발생하거나시스템간문제가발생하는경우에는각행정기관의전자문서시스템의관리자에게시스템관련정보를요청할수있다. 라 ) 행정안전부장관은센터업무의일부를수행하는행정기간에대하여기술적인지원을할수있다. 마 ) 센터의관리자와센터업무의일부를수행하는행정기관의전자문서유통지원업무를담당하는자의역할및센터의이용절차등에관하여필요한세부사항은행정안전부장관이정한다. - 193 -
사무관리 종합학습문제 - 제 3 장 [ 주관식문제 ] 1. 문서처리의원칙 4가지가무엇이며, 2004. 1. 1. 에신설된원칙은무엇입니까? 2. 전라남도지사의지시사항의문서를본청직원에게통보하는경우, 이는어떤문서입니까? 3. 총무과장전결사항을전결하는경우, 전결표시와서명표시를각각어디에합니까? 4. 일반적으로기안문의종류 3가지를쓰시오. 5. 회계과장이총무과장에게 변화와혁신을위한일하는방식개선추진계획 을통보하는경우전자문서시스템에서결재의종류중어떤것을선택해야합니까? 6. 결재권자의종류 3가지를쓰시오. 7. 기안자가기안문서를작성하는경우어느시점에문서를분류하고편철해야하는가? 8. 2004. 1. 1. 부터는기안문 ( 시행문 ) 에는기안자, 검토자, 협조자, 결재권자의직위 ( 직급 ) 및서명을모두표시하도록하였다. 이는무엇을강화하기위한것인가? 9. 전자문서시스템과행정정보시스템및업무관리시스템의개념을각각쓰시오. 10. 전자문자서명과전자이미지서명및행정전자서명의개념을각각쓰시오. - 194 -
제 3 장문서관리 11. 접수문서의경우, 기록물철 ( 문서철 ) 을누가지정하는가? 12. 전자문서시스템에서접수문서를문서접수자로부터인계 ( 배부 ) 받은업무담당자가제일먼저해야할일은? 13. 민원문서등접수문서를공람해야하는경우공람절차를쓰시오. 14. ( 대전광역시 ) 중구청장이 2005. 6. 1. 에 공람공고 를하였다. 이공고문서의효력발생시기는언제인가? ( 참고로 2005. 6. 5. 은일요일이고, 2005. 6. 6. 은현충일이다 ) [ 객관식문제 ] 1. 기안문작성시지켜야할유의사항이아닌것은? 1 정확성 2 신속성 3 용이성 4 경제성 5 과학성 2. 행정기관의장으로부터결재권을위임받은자를무엇이라고하는가? 1 행정기관의장 2 결재권자 3 전결하는자 4 대결하는자 5 수임자 3. 공문서가성립하기위한최종적이며절대적인요건은? 1 등록 2 결재 3 도달 4 시행 5 보존 4. 다음박스안에서현행사무관리규정 ( 동시행규칙포함 ) 상정책실명제의실현 또는강화를위하여도입한내용을가장잘묶은것은? 가. 기안문에발의자 ( ) 및보고자 ( ) 표시나. 각종인 허가증에기안자 검토자 결재권자의직위또는직급및서명표시다. 대형공사시설물에공사감독자 설계사등관련자실명표시라. 기안문에기안자 검토자 협조자및결재권자의직위또는직급표시마. 기안문에기안자 검토자 협조자및결재권자의서명표시바. 각종통지서 안내문에담당자실명표시 1 가, 나, 다, 라, 마, 바 3 가, 나, 라, 마, 바 2 나, 다, 바 4 가, 라, 마 - 195 -
사무관리 5. 다음문서작성에대한설명또는예시가틀린것은? 1 문서의항목구분에서셋째항목과넷째항목은 1), 2), 3), 4) 과가 ), 나 ), 다 ), 라 ) 이다. 2 수신자, 제목, 붙임다음에는쌍점 (:) 표시를한다. ( 예시 ) 수신자 : 중앙공무원교육원장 ( 예시 ) 제목 : 제13기신규 7급실무자과정교육대상자통보 ( 예시 ) 붙임 : 제13기신규 7급실무자과정교육대상자명단 1부. 끝. 3 날짜표시에서연월일의글자는생략하고, 그자리에온점 (.) 을찍고, 연월일사이에는원칙적으로는 1타를띄운다. 예를들면, 2004. 11. 19. 이다. 4 문서의여백은위로부터 3cm, 아래로부터 1.5cm, 왼쪽으로부터 2cm, 오른쪽으로부터 1.5cm이다. 6. 2004. 1. 1. 부터시행되는사무관리규정 ( 동시행규칙 ) 의개정주요내용에대한설명중틀린것은? 1 정책관련자가누구인지를곧바로알수있도록전결 ( 대결 ) 의표시및서명표시를모두서명란에하도록하였다. 2 기안문과시행문을하나의서식으로통합하고기재항목도대폭간소화하였다. 3 관인은직근상급기관에서등록하도록하고, 전자이미지관인은관보등에공고하도록하였다. 4 공문서를여러곳에보내는경우에수신기관명을쓰도록한것을수신자의직위를쓰도록일원화하고, 공문서수신처기호를공문서수신자기호로변경하였다. 7. 기안문본문에표 ( 선과박스 ) 가있거나, 특수기호가있는경우에는어떤기안문을사용하는것이전자문서의유통에원활한가? 1 특수기안문 2 일반기안문 3 간이기안문 4 전자기안문 - 196 -
제 3 장문서관리 8. 기안문서식의처리요령에대한설명중틀린것은? 1 기안자 검토자 협조자 결재권자의직위 ( 직급 ) 란에는직위가있는경우에는직위를온전하게쓰고, 직위가없는경우에는직급을온전하게쓴다. 다만, 기관장과부기관장의직위는간략하게쓴다. 2 공개구분 란에는공개, 비공개, 부분공개중하나를선택하여기재한다. 3 시행처리과명-일련번호 ( 시행일자 ) 란에는처리과명 ( 처리과가없는행정기관은 10자이내의행정기관명의약칭 ) 을기재하고, 일련번호는연도별일련번호를기재한다. 4 결재권이위임된사항을전결한경우에는전결하는자의서명란에 전결 표시를하고, 전결하는자가행정기관의장의결재란에 서명 표시를한다. 9. 현행사무관리규정제3조제8호의규정에의한 서명 을가장옳게설명한것은? 1 서명 이라함은공문서를기안 검토 협조 결재또는시행하기위하여기안자 검토자 협조자 결재권자또는발신명의인이자필로자기의성명을쓰거나본인임을알아볼수있도록문자를표시하는것을말한다. 2 서명 이라함은공문서를기안 검토 협조 결재또는시행하기위하여기안자 검토자 협조자 결재권자또는발신명의인이자필로자기의성명을쓰는것을말한다. 3 서명 이라함은기안자 검토자 협조자 결재권자또는발신명의인이공문서 ( 전자문서를제외한다 ) 상에자필로자기의성명을다른사람이알아볼수있도록한글로표시하는것을말한다. 4 서명 이라함은기안자 검토자 협조자 결재권자또는발신명의인이공문서 ( 전자문서를제외한다 ) 상에자필로자기의성명을한글로표시하거나본인임을알아볼수있도록문자를표시하는것을말한다. 10. 수신자의표시또는발신명의의표시에대한설명또는예시가틀린것은? 1 합의제기관의권한인경우에는수신자란에당해합의제기관의장의직위를표시한다. ( 예시 ) 수신자국민고충처리위원회위원장 - 197 -
사무관리 2 민원회신문의경우수신자의표시예시는다음과같다. ( 예시 ) 수신자홍길동귀하 ( 우110-135 서울특별시종로구옥인동 178) 3 행정기관의장의지시사항을당해행정기관의전직원에게알리는경우다음예시와같이수신자란에당해행정기관내의보조 ( 보좌 ) 기관의직위를기재하는것은수신자표시방법이잘못된것이다. ( 예시 ) 수신자혁신평가과장, 정책혁신과장, 혁신교육과장, 조직혁신과장, 운영혁신과장, ( 이하생략 ) 4 내부결재문서는수신자란에 내부결재 라고표시하고, 발신명의는표시하지아니한다. ( 예시 ) 수신자내부결재 11. 사무관리규정과동시행규칙을 2002. 12. 26. 과 2003. 7. 14. 에각각개정하면서 2004. 1. 1. 에완전히폐지된제도는? 1 문서공람제도 2 문서심사제도 3 관인공고제도 4 문서후열제도 12. 현행사무관리규정 ( 동시행규칙 ) 상 ( 넓은의미 ) 의결재의종류를가장옳게묶은것은? 1 ( 좁은의미 ) 의결재, 전결, 대결, 후결 2 ( 좁은의미 ) 의결재, 전결, 대결 3 ( 좁은의미 ) 의결재, 전결, 대결, 후결, 후열 4 ( 좁은의미 ) 의결재, 전결, 대결, 후결, 선결 13. 다음문서의종류별수신자표시, 발신자 ( 발신명의 ) 의표시, 결재의표시에대한설명또는예시가틀린것은? 구분문서의종류수신자표시예시발신자 ( 발신명의 ) 표시방법결재표시방법 1 내부결재문서 수신자내부결재 표시하지않음 ( 협의 ) 의결재, 전결, 대결 2 대내문서 수신자총무과장 당해행정기관의장의직위기재 ( 협의 ) 의결재 - 198 -
제 3 장문서관리 구분문서의종류수신자표시예시발신자 ( 발신명의 ) 표시방법결재표시방법 3 대외문서수신자중앙공무원교육원장 합의제기관의명칭또는행정기관의 ( 협의 ) 의결재, 전결, 대결장의직위를기재 4 수신자와발신자수신자여성부장관여성부장관직위기재 ( 협의 ) 의결재, 전결, 대결명의가같은문서 [ 토의해보기 ] 1. 자기부서에접수된문서를확인해보니, 다른부서의소관인경우이를이송하려고할때, 기안자가전자문서시스템에서결재의종류중어떤것을선택해야하는지와그이유를토의해보시오. 2. 서울특별시 구에서민원서류를접수하여회신하는과정에서업무담당자는구청장의지시사항이위법하므로, 기안을거부하였으나, 구청장이직무상명령을들어기안해서올리라고하여기안자는고민끝에기안은하되, 서명은하지않은상태에서결재권자의결재를받아시행하는경우, 이문서가공문서로서성립하는지를토의해보시오. 그리고, 기안자와결재권자의잘잘못도토의해보시오. 또한, 이문서가민원인에게회신된후에취소할수있는지도토의해보시오. 3. 그동안문서관련법령을개정하여낭비와비능률부분을폐지또는개선하여왔는데, 특히사무관리규정 ( 동규정시행규칙 ) 이 2004. 1. 1. 부터시행되면서낭비와비능률부분이많이제거되었다. 이부분이구체적으로어떤부분인지를토의해보시오. 4. 2004. 1. 1. 부터관인등록은당해행정기관에하는데, 다만, 제3차소속기관은당해행정기관에하거나직근상급기관에등록을한다. 여기서제3차소속기관이무엇인지를구체적인사례를들어토의해보시오. - 199 -
사무관리 5. 전자문서시스템에서결재권자의결재가끝났을경우, 문서를발송함에있어서대체로문서의발송주체를 2가지로나누어볼수있는데, 현행사무관리규정 ( 동규정시행규칙 ) 상문서의발송자는누구로되어있는지를연혁적으로찾아토의해보시오. 6. 기안문작성시어떤경우에전자기안문을작성하는것이효율적인지를토의해보시오. 7. 순천시장의권한사항을다음과같이전자문서시스템에서총무과장의결재로하여총무과장의명의로본청의전직원에게전자문서로통보하였다고가정하자. 사무관리규정 ( 동규정시행규칙 ) 상틀린부분이구체적으로무엇인지를토의해보시오. 순천시 수신자수신자참조 ( 경유 ) 제목사무전결처리규칙개정통보 ( 본문내용생략 ) 총무과장수신자세무과장, 회계과장, 정보통신과장, 주민자치과장, 문화관광과장, 경제통상과장, 교통과장, 산림녹지과장, 복지여성과장, 허가민원과장, 환경보호과장, 생활지원과장, 토지정보과장, ( 중간생략 ), 농업정책과장, 농촌지원과장, 기술보급과장, 유통과장 09/01 지방행정주사보홍길동지방행정주사김홍도총무과장 김정호 협조자시행총무과-54 (2004. 09. 02.) 접수 ( ) 우540-701 전라남도순천시 00 로 0 ( 장천동 53-1)(0 층 000 호 ) / www.suncheon.jeonnam.kr 전화 전송 / / 공개 - 200 -
제 3 장문서관리 8. 순천시장의권한사항을다음과같이전자문서시스템에서총무과장의전결로하여순천시장의명의로수신자를과장명의로하여본청의전직원에게전자문서로통보하였다고가정하자. 사무관리규정 ( 동규정시행규칙 ) 상틀린부분이구체적으로무엇인지를토의해보시오. 순천시 수신자수신자참조 ( 경유 ) 제목사무전결처리규칙개정통보 ( 본문내용생략 ) 순천시장 수신자세무과장, 회계과장, 정보통신과장, 주민자치과장, 문화관광과장, 경제통상과장, 교통과장, 산림녹지과장, 복지여성과장, 허가민원과장, 환경보호과장, 생활지원과장, 토지정보과장, ( 중간생략 ), 농업정책과장, 농촌지원과장, 기술보급과장, 유통과장 전결 09/01 지방행정주사보홍길동지방행정주사김홍도총무과장김정호협조자시행총무과-54 (2004. 09. 02.) 접수 ( ) 우540-701 전라남도순천시 00로 0 ( 장천동 53-1)(0 층 000 호 ) / www.suncheon.jeonnam.kr 전화 (061)749-3231 전송 (061)749-3151 / kdhong@suncheon.jeonnam.kr / 공개 9. 행정권한의위임과결재권의위임의개념및차이점을토의해보시오. 10. 보조기관과보좌기관의개념을각각정의해보고, 그차이점을구체적인사례를들어토의해보시오. 11. 2004. 1. 1. 부터는문서작성시 수신처 용어를쓰지않고 수신자 용어를사용한다. 그이유를토의해보시오. - 201 -
사무관리 12. 2004. 1. 1. 에완전히폐지된제도가무엇이고, 그이유가무엇인지를토의해보시오. 13. 공문서의공개구분란에는어떤것을기재하며, 그기준이무엇인지를토의해보시오. 14. 2005. 1. 1.( 설날 ) 에당직자가민원서류를받은다음 2005. 1. 2.( 설날 ) 에당직자에게인계하고그당직자는 2005. 1. 3. 에문서과 ( 총무과 ) 에인계하며, 문서과 ( 총무과 ) 직원은 2005. 1. 4. 에해당민원서류를해당처리과에배부하였다. 이민원서류의접수일자가언제인지를토의해보시오. [ 깊이들여다보기 ] 1. 공문서에언제부터서기년도를썼는지를법적인근거를들어설명해보시오. 2. 선결, 선람, 공람의의미를각각살펴보고, 문서관련법령상각각언제부터사용하고, 언제부터폐지하였는지와그리고현재사용되고있는용어는어떤것인지를확인해보고, 사례를들어표시해보시오. 3. 후결, 후열, 사후보고의변천과정을문서관련법령에의하여살펴보고, 왜용어가변천되었지를나름대로깊이생각한결과를정리해보고, 그다음관련법령의개정이유와비교하여그차이점이무엇인지를써보시오. 4. 2004. 1. 1. 부터항목의구분에서항목의위치가일부변경되었는데, 그부분이무엇인지를확인해보고, 왜변경되었는지를깊이생각해본다음직접그이유를써보시오. 5. 문서작성은어문규범에따라작성하여야한다. 여기서어문규범이란구체적으로무엇인지를법적인근거등을들어써보시오. 6. 사무관리규정 ( 동규정시행규칙 ) 에서정책실명제와관련된내용이무엇인지를가능한한많이찾아보고요약해보시오. - 202 -
제 3 장문서관리 7. 협조자가문서의내용을수정할수있는지여부와그이유및법적인근거를들어설명해보시오. 8. 고시와공고의개념을정의해보고, 현행법령상의구체적인사례를들어그차이점을비교설명해보시오. 9. 우리가흔히사용하고있는 업무연락 이공문서인지에대하여여러가지측면에서검토해보고, 현행사무관리규정 ( 동규정시행규칙 ) 에서는업무연락에대하여어떻게규정하고있는지를찾아설명하시오. 10. 정부수립이후문서관련법령의변천과정을날짜와법령명 ( 법령번호 ) 과주요내용중심으로작성해보시오. < 정답과해설 > [ 주관식문제 ] 1. 문서처리의원칙 4가지는신속처리, 책임처리, 적법처리, 전자처리이다. 2004. 1. 1. 에신설된원칙은전자처리이다. 전자처리원칙이신설된이유는 2004. 1. 1. 부터문서의모든처리가전자적으로처리되도록사무관리규정제10조의2의규정에신설되었기때문이다. 2. 전라남도지사의지시사항의문서를본청직원에게통보하는경우, 이는 수신자와발신명의가같은문서 이다. 3. 총무과장전결사항을전결하는경우, 전결표시와서명표시는각각총무과장의서명란에한다. 4. 일반적으로기안문의종류 3가지는일반기안문, 전자기안문, 간이기안문이다. 2004. 1. 1. 부터신설된기안문은전자기안문이다. 5. 회계과장이총무과장에게 변화와혁신을위한일하는방식개선추진계획 을통보하는경우전자문서시스템에서결재의종류중 결재 를선택한다. 결재의종류는좁은의미의결재, 전결, 대결이다. 6. 결재권자의종류 3가지는행정기관의장, 전결권자 ( 전결하는자 ), 대결권자 ( 대결하는자 : 직무대리자 ) 이다. 7. 기안자가기안문서를작성하는경우 기안문서를작성하여올리는시점 에문서를분류하고편철해야한다. - 203 -
사무관리 8. 2004. 1. 1. 부터는기안문 ( 시행문 ) 에는기안자, 검토자, 협조자, 결재권자의직위 ( 직급 ) 및서명을모두표시하도록하였다. 이는정책실명제를강화하기위한것이다. 9. 전자문서시스템 이란문서의기안 검토 협조 결재 등록 시행 분류 편철 보관 보존 이관 접수 배부 공람 검색 활용등문서의모든처리절차가전자적으로처리되는시스템을말한다. 행정정보시스템 이란행정기관이행정정보를생산 수집 가공 저장 검색 제공 송신 수신및활용하기위한하드웨어 소프트웨어 데이터베이스와처리절차등을통합한시스템을말한다. 업무관리시스템 이란업무관리시스템 : 행정기관이업무처리의전과정을과제관리카드및문서관리카드등을이용하여전자적으로관리하는시스템을말한다. 10. 전자문자서명 이란, 기안자 검토자 협조자 결재권자또는발신명의인이전자문서상에전자적결합으로자동생성된자기의성명을전자적인문자형태로표시하는것을말한다. 전자문자이미지서명 이란전자문서를기안자 검토자 협조자 결재권자또는발신명의인이전자문서상에전자적인이미지형태로된자기의성명을표시하는것을말한다. 행정전자서명 이란, 기안자 검토자 협조자 결재권자또는발신명의인의신원과전자문서의변경여부를확인할수있도록당해전자문서에첨부되거나논리적으로결합된전자적형태의정보로서인증을받은것을말한다. 11. 접수문서의경우, 기록물철 ( 문서철 ) 은업무담당자가지정하는것이원칙이며, 접수담당자가지정할수도있다. 12. 전자문서시스템에서접수문서를문서접수자로부터인계 ( 배부 ) 받은업무담당자가제일먼저해야할일은기록물철 ( 문서철 ) 을지정하는일이다. 13. 민원문서등접수문서를공람해야하는경우공람절차는해당민원문서의결재권자를먼저지정하여공람을받고, 나머지는밑에서올라가면서공람을받는다. 14.( 대전광역시 ) 중구청장이 2005. 6. 1. 에 공람공고 를하였다. 이공고문서의효력발생시기는 2005. 6. 7. 이다. 자세하게설명하면, 공고한날 (2005. 6. 1.) 은기산일에들어가지아니한다. 기산일은 2005. 6. 2. 부터이다. 5일이경과한날은바로 2005. 6. 7. 이다. 여기서주의할사항은 5일속에일요일, 공휴일이있어도제외하지아니하고, 마지막날이일요일, 공휴일일지라도다음날로기간이넘어가는것이아니다. 효력발생시기를묻는질문이므로, 기간의만료일이공휴일일경우다음날로넘어가는것과구분하여야한다. 질문이언제부터효력이발생하느냐의질문이다. 즉효력의만료시점이아님에유의해야한다. [ 객관식문제 ] 1. 5과학성 2. 3전결하는자 3. 2결재 - 204 -
제 3 장문서관리 4. 4 가, 라, 마현행사무관리규정 ( 동시행규칙포함 ) 상각종인 허가증에기안자 검토자 결재권자의직위또는직급및서명표시, 대형공사시설물에공사감독자 설계사등관련자실명표시, 각종통지서 안내문에담당자실명표시등에대하여는구체적으로명시하지아니하였으나, 정책실명제를위하여표시하는것이바람직하다. 5. 2 수신자, 제목, 붙임다음에는쌍점 (:) 표시를한다. ( 예시 ) 수신자 : 중앙공무원교육원장 ( 예시 ) 제목 : 제13기신규 7급실무자과정교육대상자통보 ( 예시 ) 붙임 : 제13기신규 7급실무자과정교육대상자명단 1부. 끝. * 모두쌍점 (:) 표시를하지아니하고, 1자 (2타) 를띄우고작성한다. 6. 3 관인은당해행정기관에서등록하는것이원칙이다. 7. 4 8. 4 결재권이위임된사항을전결한경우에는전결하는자의서명란에 전결 표시를하고, 동일하게서명란에 서명 표시를한다. 9. 3 10. 1 합의제기관의권한인경우에는수신자란에당해합의제기관의명칭을표시한다. ( 예시 ) 수신자국민권익위원회 11. 2 12. 2 후결, 후열은결재의종류에들어가지아니한다. 13. 2 대내문서의발신명의는부서장의명의로표시한다. [ 토의해보기 ] 1. 행정기관내에서부서장의명의로이송해야하므로, 부서장의결재를받아이송한다. 따라서, 전자문서시스템에서결재의종류중결재를선택해야한다. 2. 결재권자의결재를받아시행하였으므로, 공문서로서성립한것이다. 다만, 기안자는업무담당자로서서명을하여야하며, 결재권자의지시사항과다른경우에는자신의의견을본문에표시하여결재를올려야한다. 서명을거부한것은잘못된것이다. 이문서가민원인에게회신된후에취소할수없다. 3. 개정된사무관리규정 ( 동규정시행규칙 ) 이 2004. 1. 1. 부터시행되면서낭비와비능률부분이많이제거되었다. 구체적으로기안문과시행문을하나로통합하여변환하는절차생략, 기안문과시행문의항목의 50% 정도를축소하여문서작성시간단축, 문서심사제도의폐지로문서처리의신속, 전자유통으로문서접수자와발송자의업무량감축, 우표구입과우표수불부작성의업무량감축, 공람이필요하지않는접수문서의공람생략, 관인등록절차의간소화, 중요한업무도전결할수있도록업무담당자에게전결권강화 ( 확대 ), 전자문서시스템과행정정보시스템의연계로결재의중복절차생략등이다. - 205 -
사무관리 4. 제3차소속기관은읍 면 동, 초 중등학교등이해당된다. 중앙행정기관을 0 으로하였을때, 시 도 ( 시도교육청 ), 1차소속기관, 시 군 구 ( 지역교육청, 고등학교 ) 가 2차소속기관이며, 읍 면 동, 초 중등학교등이 3차소속기관에해당된다. 5. 전자문서시스템에서결재권자의결재가끝났을경우, 문서를발송함에있어서대체로문서의발송주체는문서수발업무를담당하는자, 기안자이다. 원래는문서수발업무를담당하는자만해당되었으나, 2008. 9. 2. 개정하여기안자도문서를발송할수있도록하였다. 6. 기안문작성시특수기호, 복잡한표등작성으로호환이불가능한경우에전자기안문을작성하는것이효율적이다. 7. 순천시장의권한사항이므로전자문서시스템에서총무과장의전결로하여순천시장의명의로발신하고, 수신자는순천시장 (00과장), 순천시장 (00과장) 등으로표시하여야한다. 수신자와발신명의를과장명의로하는것은잘못이다. 왜냐하면, 순천시장의권한사항이므로시장의명의로발송하고, 수신자도시장의명의로표시하여야하기때문이다. 순천시 수신자수신자참조 ( 경유 ) 제목사무전결처리규칙개정통보 ( 본문내용생략 ) 순천시장 수신자순천시장 ( 세무과장, 회계과장, 정보통신과장, 주민자치과장, 문화관광과장, 경제통상과장, 교통과장, 산림녹지과장, 복지여성과장, 허가민원과장, 환경보호과장, 생활지원과장, 토지정보과장, ( 중간생략 ), 농업정책과장, 농촌지원과장, 기술보급과장, 유통과장 ) 지방행정주사보홍길동지방행정주사 총무과장 협조자시행총무과-54 (2004. 09. 02.) 접수 ( ) 우540-701 전라남도순천시 00 로 0 ( 장천동 53-1)(0 층 000 호 ) / www.suncheon.jeonnam.kr 전화 전송 / / 공개 - 206 -
제 3 장문서관리 8. 순천시장의권한사항이므로수신자와발신명의를모두순천시장의명의로하여야한다. 수신자를과장명의로하는것은잘못이다. 순천시 수신자수신자참조 ( 경유 ) 제목사무전결처리규칙개정통보 ( 본문내용생략 ) 순천시장 수신자순천시장 ( 세무과장, 회계과장, 정보통신과장, 주민자치과장, 문화관광과장, 경제통상과장, 교통과장, 산림녹지과장, 복지여성과장, 허가민원과장, 환경보호과장, 생활지원과장, 토지정보과장, ( 중간생략 ), 농업정책과장, 농촌지원과장, 기술보급과장, 유통과장 ) 지방행정주사보 지방행정주사 총무과장 협조자 시행총무과-54 (2004. 09. 02.) 접수 ( ) 우540-701 전라남도순천시 00 로 0 ( 장천동 53-1)(0층 000호 ) / www.suncheon.jeonnam.kr 전화 전송 / / 공개 9. 행정권한의위임과결재권의위임의개념및차이점은다음과같다. 행정권한의위임은행정청이자기의법령상권한의일부를보조기관또는하급행정기관에게이전하여그로하여금이를행사하게하는것을말한다. 행정권한을위임받은기관, 즉수임기관은자기의책임하에권한행사를한다. 참고로행정권한의위임은법령으로정한다. 결재권의위임은행정기관의장의결재권중사무의내용 ( 난이도와중요도 ) 에따라보조 ( 보좌 ) 기관또는업무담당자에게일부의결재권을위임하는것을말한다. 이경우행정기관의장의권한은그대로있다. 결재권을위임받은보조기관등은결재권만행사하고, 행정기관의장의권한을행사할수없다. 참고로결재권의위임은중앙행정기관은위임전결규정인훈령으로정하고, 지방자치단체는사무전결처리규칙으로정한다. 10. 보조기관이란, 행정기관의의사또는판단의결정이나표시를보조함으로써행정기관의목적달성에공헌하는기관을말한다. 예를들면, 과장, 국장, 실장, 차관등이다. 보좌기관이란, 행정기관이그기능을원활하게수행할수있도록그기관장이나보조기관을 - 207 -
사무관리 보좌함으로써행정기관의목적달성에공헌하는기관을말한다. 예를들면, 심의관, 담당관, 차관보등이다. 11. 2004. 1. 1. 부터는문서작성시 수신처 용어를쓰지않고 수신자 용어를사용한다. 그이유는문서를받는쪽이기관또는건물개념이아니고, 행정청 ( 행정기관의장의직위등 ) 또는자연인개념이기때문이다. 12. 2004. 1. 1. 에완전히폐지된제도는문서의심사제이다. 그동안문서의심사가형식적으로이루어지고, 문서처리에신속을기할수가없어서폐지한것이다. 13. 공문서의공개구분란에는공개, 부분공개, 비공개중하나를선택한다. 그구분기준은해당문서전체가공개할내용이면, 공개로표시하고, 공개할부분과비공개할부분이혼합되어있으면, 부분공개로표시하고, 전체내용이비공개할내용이면, 비공개로표시한다. 비공개기준은 공공기관의정보공개에관한법률 제9조제1항을참고한다. 14. 2005. 1. 1. 이민원서류의접수일자이다. 왜냐하면실질적으로당직자가 2005. 1. 1. 에민원서류를받았기때문이다. 민원사무처리부에 2005. 1. 3. 에접수하였다할지라도이민원서류의접수일자는 2005. 1. 1. 이다. 이것이판례의변함없는내용이다. 판례는민원사무처리부에접수일자를기재하는것은행정기관의단순한내부적인처리절차에불과하다는입장이다. [ 깊이들여다보기 ] 1. 1963. 11. 20. 정부공문서규정을개정하여 1963. 12. 21. 부터공문서에는서기년도를사용하였다. 참고로, 연호에관한법률 ( 법률제775호, 1961. 12. 2.) 에의하여 1962. 1. 1. 부터서기연호 ( 서력기원 ( 西曆紀元 )) 를쓰기로변경하였다. 이렇게한것은무역이나외교, 문화교류등에있어서편리함을고려한것으로본다. 2. 선결은선람과결재를혼합한의미이고, 선람은먼저공람한다는의미이며, 공람은돌려함께본다는의미이다. 변천과정은다음과같다. 실제사례는직접찾아서확인해보시기바란다. 공문서공람표시방법의변천 1. 1970. 9. 17. 전까지접수된문서에는공람서명을하였다. 2. 1970. 9. 18. 부터는중간보조자의공림서명을거침이없이결재권자의 선결 을받도록하였다. 다만, 결재권자는일상업무에관한문서로서그내용이경미할경우에는중간보고자로하여금처리하게할수있도록하였다. 3. 1999. 9. 2. 부터는 선결 이 선람 으로명칭이변경되었다. 이렇게변경한이유는접수된문서에대한공람은필요하나, 결재의의미는없기때문에 선람 + 결재 의미인 선결 을폐지하고, 그대신에 선람 만존속시킨것이다. 4. 2004. 1. 1. 부터는접수된문서에대한선람제도가폐지되고, 공람이필요한문서만공람하도록변경되었다. 종이문서는적당한여백에직위또는직급을쓰고공람 ( 서명 ) 하며, 전자문서는전자문서시스템에서공람하였다는기록이남도록하였다. - 208 -
제 3 장문서관리 3. 후결, 후열, 사후보고의변천과정은다음과같다. 후결, 후열, 사후보고의변천과정후결, 후열, 사후보고의변천과정은다음과같다. 1984. 11. 23. 전까지는결재의종류로후결이있었다. 그당시후결도문서의성립또는효력에영향을주는결재행위의하나였으나, 선 ( 先 ) 행정행위 ( 대결 ) 와후 ( 後 ) 행정행위 ( 후결 ) 사이에법적안정성을해친다는문제점이발생하여 1984. 11. 23. 에후결제도를폐지하고후열로명칭을변경하였다. 그후 1991. 9. 1. 에후열제도를폐지하고사후보고로명칭을변경하였다. 따라서, 현행 사무관리규정 상후결과후열제도는없다. 4. 2004. 1. 1. 부터항목구분이다음과같이변경되었다. 셋째와넷째항목과다섯째와여섯째항목의위치를변경하였다. 변경한이유는문서처리의신속을기하기위함이었다. 쉬프트키를누른상태에서왼쪽괄호를치는것을줄이도록하여업무처리의신속을기한것이다. 작은낭비가쌓이면큰낭비가된다. 공무원을시작해서정년퇴직할때까지낭비적인일에에너지를쏟으면아니된다. 대부분공문서를작성할때, 셋째항목과넷째항목까지많이작성하는데, 기존의항목은셋째항목과넷째항목은각각 (1), (2), (3),, ( 가 ), ( 나 ), ( 다 ), 이고, 다섯째항목과여섯째항목은 1), 2), 3),, 가 ), 나 ), 다 ), 이었다. 왼쪽괄호를치기위하여자판기에서쉬프트키를누르는것자체가힘든일이다. 2004. 1. 1. 부터순서를바꾸어개선한것이다. [ 공문서관리 ] 항목구분의일부순서변경 1. 첫번째항목가. 두번째항목 (1) 셋째항목 ( 가 ) 넷째항목 1) 다섯째항목가 ) 여섯째항목 1 가 1. 첫번째항목가. 두번째항목 1) 셋째항목가 ) 넷째항목 (1) 다섯째항목 ( 가 ) 여섯째항목 1 가 셋째 / 넷째항목과다섯째 / 여섯째항목의순서를바꿈 - 209 -
사무관리 5. 어문규범은국어기본법에있는사항으로서국립국어연구원에서한글맞춤법, 표준어규정, 외래어표기법, 국어의로마자표기법등국어사용에필요한사항으로서, 국어심의회의심의를거쳐정한것을말한다. 6. 사무관리규정 ( 동규정시행규칙 ) 에서정책실명제와관련된내용은문서관련자는모두직위 ( 직급 ) 과서명을표시하도록한점, 정책자료집을발간하도록한점, 주요정책자료를종합적으로기록 보존하도록한점, 보도자료의실명제공등이다. 7. 협조자는문서의내용을수정할수없다. 그이유는결재선상에있지않기때문이며, 다만, 의견을표시할뿐이다. 법적인근거는사무관리규정제15조이다. 8. 고시와공고는공고문서로서행정기관이일정한사항을일반에게알리기위한문서이다. 고시는민원사무처리기준표처럼법령이정하는바에따라일정한사항을일반에게알리는문서로서일단고시된사항은개정이나폐지가없는한효력이계속된다. 공고는입찰, 시험공고등일정한사항을일반에게알리는문서로서그내용의효력이단기적이거나일시적인것을말한다. 9. 업무연락 은원칙상공문서는아니다. 다만, 단순경미한사항으로서공문서형식으로작성하여시행한경우에는공문서의범주에들어간다. 10. 정부수립이후문서관련법령의변천과정을날짜와법령명 ( 법령번호 ) 은다음과같다. 주요내용은스스로찾아확인해보시기바란다. 정부처무규정 ( 제정 1945. 7. 15. 대통령훈령제 1 호 )[ 폐지 1963. 11. 20. 대통령훈령제 1645 호 ] 한글전용에관한법률 ( 제정 1948. 10. 9. 법률제 6 호 )[ 폐지 2005. 1. 27. 법률 7368 호 ] 관인규정 ( 제정 1948. 11. 9. 총리령제 1 호 )[ 폐지 1991.6.19 대통령령제 13390 호 ] 행정사무처리간행령 ( 제정 1949. 10. 8. 대통령령제 197 호 )[ 폐지 1963. 11. 11. 각령 1630 호 ] 공문서규정 ( 제정 1950. 3. 6. 대통령훈령제 3 호 )[ 정부공문서규정제정 (1961. 9. 13. 각령제 137 호 ) 으로 1961. 10. 1. 부터폐지됨 ] 정부공문서규정 ( 제정 1961. 9. 13. 각령제 137 호 )[ 폐지 1991. 6. 19. 대통령령제 13390 호 ] 보고통제규정 ( 제정 1961. 12. 16. 각령제 288 호 )[ 폐지 1991. 6. 19. 대통령령제 13390 호 ] 관인규정 ( 제정 1962. 4. 10. 각령제 644 호 )[ 폐지 1991. 6. 19. 대통령령제 13390 호 ] 서식제정절차규정 ( 제정 1962. 11. 7. 각령제 1032 호 )[ 폐지 1991. 6. 19. 대통령령제 13390 호 ] 공문서보관 보존규정 ( 제정 1963. 12. 26. 각령제 1759 호 )[ 폐지 1984. 11. 23. 대통령령제 11547 호 ] 공문서보존기간종별책정기준에관한건 ( 제정 1964. 4. 22. 총리령제 44 호 )[ 폐지제정 1979. 6. 15. 총리령제 223 호 ] 한글전용에관한지시 ( 제정 1965. 5. 6. 국무총리훈령제 22 호 )< 한시법 : 1991. 12. 31.> 정부공문서처리규칙 ( 제정 1966. 6. 20. 총리령제 50 호 )[ 폐지 1985.11.14 총리령제 305 호 ] 한글전용연구위원회규정 ( 제정 1968. 11. 5. 대통령령제 3625 호 )[ 폐지 1978. 11. 27. 대통령령제 9210 호 ] 한글전용 ( 제정 1968. 12. 24. 국무총리훈령제 68 호 )[ 폐지 1991. 12. 31. 국무총리훈령제 256 호 ] 한글기계화표준자판확정에따른지시 ( 제정 1969. 7. 28. 국무총리훈령제 81 호 )< 한시법 : - 210 -
제 3 장문서관리 1991. 12. 31.>[ 폐지 1985. 5. 30. 국무총리훈령제 205 호 ]< 한시법 : 1991. 12. 31.> 서식제정절차규정시행규칙 ( 제정 1971. 5. 22. 총리령제 98 호 )[ 폐지 1991. 9. 30. 총리령제 395 호 ] 보고통제규정시행규칙 ( 제정 1973. 2. 21. 총리령제 118 호 )[ 폐지 1991. 9. 30. 총리령제 395 호 ] 정부공문서분류번호의지정에관한규칙 ( 제정 1979. 6. 15. 총리령제 222 호 )[ 폐지 1984.12.31 총리령제 290 호 ] 공문서보존기간종별책정기준등에관한규칙 ( 제정 1979. 6. 15. 총리령제 223 호 )[ 폐지 1984. 12. 31. 총리령제 290 호 ] 정부공문서분류번호및보존기간책정기준등에관한규칙 ( 제정 1984.12.31 총리령제 290 호 ) [ 폐지 1992.12.31 총리령제 416 호 ] 정부공문서규정시행규칙 ( 제정 1985. 11. 14. 총리령제 305 호 )[ 폐지 1991. 9. 30. 총리령제 395 호 ] 사무관리규정 ( 제정 1991. 6. 19. 대통령령제 13390 호 ) 사무관리규정시행규칙 ( 제정 1991. 9. 30. 총리령제 395 호 ) 공문서분류및보존에관한규칙 ( 제정 1992. 12. 31. 총리령제 416 호 )[ 폐지 1999.12.30 총리령제 78 호 ] 공공기관의정보공개에관한법률 ( 제정 1996. 12. 31. 법률제 5242 호 ) 공공기관의정보공개에관한법률시행령 ( 제정 1997. 10. 21. 대통령령제 15498 호 ) 공공기관의정보공개에관한법률시행규칙 ( 제정 1997. 11. 11. 총리령제 659 호 ) 공공기관의기록물관리에관한법률 ( 제정 1999. 1. 29. 법률제 5709 호 ) 공공기관의기록물관리에관한법률시행령 ( 제정 1999. 12. 7. 대통령령제 16609 호 ) 공공기관의기록물관리에관한법률시행규칙 ( 제정 1999. 12. 30. 행정자치부령제 78 호 ) 공공기록물관리에관한법률 ( 개정 [ 법령명칭변경 ] 2006. 10. 4. 법률제 8025 호 ) 공공기록물관리에관한법률시행령 ( 개정 [ 법령명칭변경 ] 2007. 4. 4. 대통령령제 19985 호 ) 공공기록물관리에관한법률시행규칙 ( 개정 [ 법령명칭변경 ] 2007. 4. 5. 행정자치부령제 380 호 ) 전자정부구현을위한행정업무등의전자화촉진에관한법률 ( 제정 2001. 3. 28. 법률제 6439 호 ) 전자정부구현을위한행정업무등의전자화촉진에관한법률시행령 ( 제정 2001. 6. 30. 대통령령제 17271 호 ) 전자정부법 ( 법명변경, 일부개정 2007. 1. 3. 법률제 8171 호 ) 전자정부법시행령 ( 법명변경, 전부개정 2007. 7. 18. 대통령령제 20171 호 ) - 211 -
제 4 장 업무관리
제 4 장업무관리 제 4 장업무관리 1. 주요용어정의 가. 업무관리시스템 (On-nara BPS) 사무관리규정 제3조제14호에서는업무관리시스템을 행정기관이업무처리의전과정을과제관리카드및문서관리카드등을이용하여전자적으로관리하는시스템을말한다. 고정의하고있다. 온-나라시스템 : 업무관리시스템 (On-nara BPS) 정부업무관리시스템의새이름으로행정기관의업무처리전과정을 과제카드 및 문서관리카드 등을중심으로관리하여업무처리절차를표준화 체계화 통합화한시스템을말한다. 온-나라시스템 은 2004. 11. 청와대업무관리시스템인 e지원시스템 을시작으로하여, 2005. 7. 부터행정자치부 ( 현행정안전부 ) 는하모니 (Hamoni) 라는명칭으로사용하였으며, 2006. 4. 부터중앙부처의일부기관의시범운영을거쳤으며, 2006. 12. 부처표준모델을개발하여 2007. 1. 부터전부처가사용하고있다. 나. 일정관리하루의업무계획을과제별 시간대별로정리하여등록하며일정별업무실적을일지, 메모보고, 문서관리카드등의형태로정리하는기능이다. 과제를수행하는과제담당자, 업무관련자간에업무계획과실적등을공유함으로써업무수행의효율성을높인다. 다. 과제관리과제관리란정부가상시적으로수행하는모든업무를정부기능분류체계에따라분류하여과제카드를통해체계적으로관리하는것을말한다. 모든과제는과제카드를통하여관리되고, 과제추진실적 ( 일지 메모보고 문서등 ) 은카드에자동축적됨으로써과제담당자간정보공유와인수인계가용이해지고개인성과와정부업무평가의기초자료로활용이가능하다. - 215 -
사무관리 라. 단위과제행정기관이늘수행하는업무를기능에따라분류하여관리하기위한최하위단위를말한다. 기관의직제와직제시행규칙에근거한업무의최소단위를말한다. 계획의수립 집행 평가와환류등일련의업무과정을통합적으로관리하는기본적인단위이다. 필요한경우에는생성, 변경, 종료가가능하다. 단위과제는현재수행하고있거나가까운장래에수행할예정인업무를포함한다. 이것은기능별분류이다. 마. 관리과제행정기관이성과목표달성을위하여계획된기간에추진하고자하는업무이다. 연도별성과관리시행계획상의주요과제로기관별전략목표를달성하기위한업무이다. 이것은목적별분류이다. 참고로단위과제와관리과제는서로연결되어관리된다. 바. 과제관리카드행정기관의소관업무를기능및목적등의기준에따라구분하고, 과제담당자 내용및추진실적등을기록 관리하는카드를말한다. 사. 문서관리카드단위과제및관리과제의효율적인관리를위하여문서의작성 검토 결재 등록 시행 접수 활용등문서처리의모든과정을기록하는카드이다. 문서관리카드는보고서작성, 보고경로지정및처리과정에서제기된의견, 관련자료등을기록 관리하는카드이다. 문서처리과정을표준화하고, 의사결정과정을모두기록 유지하여행정의투명성과책임성을제고한다. 문서관리카드는과제와관련된의사결정을위해작성하는개별문건으로표제부, 보고경로부, 관리정보부, 시행부문서정보로구성되어있다. - 216 -
제 4 장업무관리 아. 메모보고메모보고는의사결정과정이필요없는긴급한현안보고사항등을메모형태로전자보고할수있는기능이다. 메모보고는문서로서의효력은없으나과제카드의실적으로기록되고관리된다. 자. 회의관리회의관리는기관내부에서정책결정등을위해개최되는회의를온라인상의표준화된시스템으로기록 관리함으로업무의효율성과회의결과의정보활용도를높이는기능이다. 차. 지시사항장 차관및본부별각종지시사항의이행과정과실적을관리하는기능으로서구두지시, 직접지시, 관련지시로분류된다. 2. 업무관리시스템 (On-nara BPS) 의구축 운영가. 기본적인사항 1) 행정기관의장은업무처리의전과정을효율적으로관리하기위하여업무관리시스템을구축 운영하여야한다. 다만, 업무의성격그밖의특별한사유가있는경우에는그러하지아니하다 ( 규정제6조의2제1항 ). 2) 행정안전부장관은행정기관의업무관리시스템구축 운영을지원하기위한계획을수립 시행할수있으며, 지원계획을수립하는경우에는관계행정기관의장에게관련자료및필요한의견의제출을요청할수있다 ( 규정제6조의2제2항 / 규칙제2조의3제1항 ). - 217 -
사무관리 업무관리시스템보급 활용 : 2007년 1월부터업무관리시스템인 온-나라시스템 이전중앙행정기관및일부광역시 도에보급 사용되어오다가, 2008년 7월부터전자결재및문서유통기능을통합한 통합온-나라시스템 이시범운영을거쳐중앙행정기관과사용을희망하는광역시 도등에보급될예정임. 나. 시스템의구성업무관리시스템에는과제관리카드및문서관리카드등이포함되어야하고, 이들카드는공공기록물관리에관한법령이정하는바에따라관리하여야한다 ( 규정제6조의3제1항및제5항 ). 1) 과제관리카드가 ) 과제관리카드는행정기관의소관업무를기능및목적등의기준에따라구분하고, 과제담당자 내용및추진실적등을기록 관리할수있도록구성되어야한다 ( 규정제6조의3제2항 ). 나 ) 과제관리카드에는표제부 실적관리 계획관리 품질관리 홍보관리 고객관리그밖에필요한사항이포함되어야한다. 다만, 행정기관의장이특별한사유가있다고인정하는경우에는일부사항을제외할수있다 ( 규칙제2조의3제2항 ). - 218 -
제 4 장업무관리 < 과제분류체계이해하기 > - 219 -
사무관리 과제분류체계이해하기 업무관리시스템 ( 온-나라시스템 ) 은과제분류체계를기반으로하는시스템입니다. 과제를중심으로조직의역할과기능에적합한업무를정의하고, 업무별로세분화된목표를설정합니다. 목표를달성하기위하여과학적인전략과계획에따라업무를수행하게되며업무과정과결과는과제실적으로축적되어관리됩니다. 1. 과제의개념업무관리시스템 ( 온-나라시스템 ) 을활용하려면단위과제, 관리과제의의미를이해해야합니다. 과제는조직또는개인이수행하는일의최소단위를의미합니다. 가. 단위과제단위과제는직제를근거로부서내구체화된업무실적을관리하는단위입니다. 공무원이수행하는최소업무단위로계획수립 집행 평가등일련의업무과정을통합적으로관리하는기본적단위입니다. 단위과제에서추진한모든업무실적은 단위과제카드 ' 에자동으로축적됩니다. 나. 관리과제관리과제는각부처의연도별전략목표를달성하기위한연두업무보고, 성과관리전략목표, 정책품질관리등을관리하는단위입니다. - 220 -
제 4 장업무관리 2. 과제의분류과제분류는크게조직이수행하는일의단위인기능별분류와기관의연도별목표달성을위한관리과제등목적별분류및조직별분류로나뉩니다. 가. 기능별과제분류정부조직법, 행정각부의직제및직제시행규칙에의한기관의기능을정책분야, 정책영역, 대기능, 중기능, 소기능, 단위과제의 6레벨로분류하며, 단위과제는기관고유, 유사기관공통, 각부처공통, 과단위공통의 4가지유형으로관리됩니다. 나. 목적별과제분류기관의연도별목표 ( 임무 ) 를달성하기위해전략목표를세우고그것을달성하기위한조직의성과목표, 관리과제등을구성합니다. 이를관리하기위해임무, 전략목표, 성과목표, 관리과제의 4레벨로분류합니다. 다. 조직별과제분류사용자가편리하게알아볼수있도록조직도를근간으로기능별분류체계의단위과제와목적별분류체계의관리과제가연결된상태를보여줍니다. 3. 과제분류체계의확인과제분류체계를확인하려면 온-나라시스템 화면상단의 [ 과제관리 ] 메뉴를선택하고아래그림좌측의과제분류체계를선택합니다. - 221 -
사무관리 위그림왼쪽의 [ 과제분류체계 ] 메뉴를선택하면아래그림과같이기능별 목적별 조직별과제분류를볼수있습니다. 2) 문서관리카드가 ) 문서관리카드는단위과제및관리과제의효율적인관리를위하여문서의작성 검토 결재 등록 시행 접수 활용등문서처리의모든과정을기록할수있도록 1기안한내용 2의사결정과정에서제기된의견, 수정된내용및지시사항 3의사결정내용을포함하여구성되어야한다 ( 규정제6조의3제3항 ). 나 ) 문서관리카드는표제부 보고경로부 관리정보부 시행부 ( 문서를시행하는경우에한한다 ) 그밖에필요한사항이포함되어야한다. 다만, 행정기관의장이특별한사유가있다고인정하는경우에는일부사항을제외할수있다 ( 규칙제2조의3제3항 ). - 222 -
제 4 장업무관리 다 ) 업무관리시스템에서문서의기안은문서관리카드로할수있다. 이경우검토자 협조자및결재권자는보고경로부의의견란에의견을표시할수있고, 전결, 대결, 끝 의표시를생략할수있다 ( 규칙제2조의 4제1항및제2항 ). 라 ) 문서관리카드는당해문서관리카드에대한결재권자의전자문자서명및처리일자의표시에의한결재가있음으로써공문서로성립한다 ( 규정제6조의3제4항 ). - 223 -
사무관리 문서관리카드 ( 기안용 ) 문서정보제목 2008년도성과보고서작성보고와제출 과제명 관련정보 단위 관리 성과관리및성과평가운영 문서요지 국가재정법과국가회계법에의해작성한 2008년도성과보고서를본문과같이보고하오며, 기획제정부에제출하고자합니다. 본문 2008 년도성과보고서작성보고와제출 붙 임 2008 년회계연도행정안전부성과보고서 (2009.3.2)( 최종수정본 ).hwp 2008 성과보고서분석결과 (2009. 3. 2.).hwp 성과관리재정운용현황 ( 최종수정 ).hwp 성과보고서성과지표달성도분석 (2009. 3. 2.).hwp 성과보고서성과지표달성상세내역.hwp 경로정보 구분경로의견 / 지시처리결과이력 기안 2008 년도성과보고서를붙임과같이보고하오며, 이를기획재정부에제출하고자합니다. 2009.03.04 00:22:51 1.0 검토 서면보고드린내용으로기재부에제출하고자합니다 2009.03.04 10:31:55 협조 2009.03.04 12:58:19 전결 2009.03.04 14:41:49-224 -
제 4 장업무관리 시행정보 발신기관명행정안전부발신명의 생산등록번호성과고객담당관 -700 공개여부 수신자 대국민공개 내부결재 ( 경유 ) 관리정보 열람범위기관열람제한설정안함 기관내부지식 온 - 나라지식나라 3. 업무관리시스템의연계 행정기관의장은효율적인업무관리를위하여업무관리시스템을행정정보시스템및그밖의정부기능분류관련시스템과연계 운영하여야한다. 다만, 업무의성격그밖의특별한사유가있는경우에는그러하지아니하다 ( 규정제6조의4제1 항 ). 가. 정부기능분류시스템과연계 운영문서관리카드에의한보고, 메모보고, 일정등온-나라업무관리시스템에의한업무처리는정부기능분류시스템의단위과제및관리과제와연계운영되므로지속적인현행화가필요하다. 나. 관련시스템과연계운영국정관리, 디지털예산회계시스템등 30여개행정정보시스템과연계하여사용한다. - 225 -
사무관리 < 연계후목표시스템 ( 중앙행정기관 )> 위그림은업무관리시스템고도화사업에서연계가확정된목표시스템임. 그후 2008 년하반기부터 입법안결재 는온 - 나라시스템과연계하여운영중임. - 226 -
제 4 장업무관리 4. 업무관리시스템의사용요령가. 일정관리 1) 업무일정등록가 ) 과제담당자간, 내부관계자와공유할필요가있는업무는반드시시간대별로정리하여등록한다. 나 ) 일정등록시본인이수행하는단위 관리과제카드를선택하고, 일정을공유할사람을추가지정한다. 2) 업무실적등록가 ) 매일퇴근시간전후에일정에따른업무실적을일지로등록하여관리한다. 나 ) 메모보고, 문서관리카드는별도로일정을등록하지않아도업무실적 ( 일지등록 ) 으로자동등록되나, 가능하면일정등록후업무처리를한다. - 227 -
사무관리 3) 일정관리를함에있어유의사항가 ) 일지를등록한내용은단위 ( 관리 ) 과제카드에그대로등재되어기록 관리되므로건수위주의일지등록은지양한다. 나 ) 일정등록시반드시공유범위와공유자를정확히지정다 ) 부처전체에알릴필요가있는행사또는알림등의경우는 공지사항 을활용한다. 라 ) 일정을등록하면서관련된과제를선택한후업무처리등을하는것이원칙이나불가피한사유에의하여관련된과제를선택할수없는경우에는일정종류를 [ 기타 ] 로설정하여사용한다. 예시 ) 과제실적으로축적은되지않음. 4) 바람직하지못한사례가 ) 회의에참석했다는것만기록하고, 주요내용, 주요쟁점사항등논의내용이없는사례 ( 제목만작성하고, 본문내용과붙임이없음 ) 나 ) 개인의일기형식으로작성한사례 5) 바람직한사례 가 ) 업무관련주요내용, 쟁점사항, 장애요인및개선방향등을기록한사례 나 ) 제목, 본문내용, 일정공유, 실적등충실한사례 나. 과제카드작성 1) 과제카드의구성과제카드는다음 2가지종류가있다. 구분단위과제카드관리과제카드 정의 기능별분류체계에따른최하단의 단위과제를수행하기위하여사용 하는카드 목적별분류체계에따른최하단의 관리과제를수행하기위하여사용 하는카드 - 228 -
제 4 장업무관리 구분단위과제카드관리과제카드 작성대상구성요소 기간이정해져있지않고상시수행하는업무로직제상존재하는모든업무필수 : 표제부 실적관리선택 : 계획관리 홍보관리 고객관리 대통령업무보고, 품질관리대상과제, 성과관리전략목표과제등주요과제표제부 실적관리 계획관리 품질관리 홍보관리 고객관리부로구성 2) 과제카드를구성하는요소는다음과같다. 구분표제부실적관리부접수관리부계획관리부품질관리부홍보관리부고객관리부 주요내용 과제내용 취지, 과제이력, 담당자, 관계자, 관련과제등을관리 해당과제의일정 일지, 메모보고, 문서관리카드, 회의이력, 지시사항등을관리 타기관또는기관내타부서에서발송한전자문서를수신하여업무담당자가해당과제카드로등록한문서관리카드를관리 연두업무계획에대한일정준수여부및진도관리 품질관리대상과제 ( 정책 ) 에대한진행단계별점검사항과추진내용관리 해당과제에대한홍보실적 ( 보도자료배포, 홈페이지홍보등 ) 을관리 해당과제에대한고객정보를그룹별로관리 3) 과제카드작성시유의사항은가 ) 하나의과제에는하나의과제카드를만들어사용하고카드명칭은과제명칭을그대로사용하는것을원칙이며, 다만, 하나의카드로관리하기곤란하거나, 여러개의카드를만들어관리하는것이효율적인경우에만예외적으로복수의카드를만들어관리할수있다나 ) 각팀 ( 과 ) 별로지정된과제카드담당자가과제카드를작성, 만들어진과제카드별로지정된과제담당자만이해당과제의문서관리카드, 일정, 메모보고등실적기재는가능하다. 다 ) 과제카드별업무담당자는과제카드의표제 계획 품질 홍보 고객관리부를작성하여관리, 단위과제카드의경우, 계획 홍보 고객관리부는 - 229 -
사무관리 필요에따라선택하는사항이며, 기능분류시스템에서품질관리과제로등록된관리과제에한하여온-나라시스템에서 품질관리부 가활성화된다. 실적부는문서관리카드, 메모보고, 일지등록시자동등재라 ) 업무담당자가여럿인경우에는팀 ( 과 ) 장이과제카드를관리하는자를지정하도록한다. 마 ) 조직개편 기능이관시기존팀에서수행하던과제카드는종결처리하고신규팀으로이관하여관리, 신규팀에서는동일내용의과제카드를신설 ( 종결처리되지않은과제카드의팀간이관은불가능 ) 한다. < 과제카드명칭부여방법 > 기본원칙 : 과제명 + ( 부가정보 ) 팀 ( 과 ) 별고유과제의부가정보표시방법 - 행정기관별또는업무진행상황별로과제카드를만들어관리하는경우 ( 예시 ) 수시포상 과제의경우 : 수시포상 ( 부 ), 수시포상 ( 처 청 ) 등으로명명 처리과공통과제의부가정보표시방법 - 부가정보로팀 ( 과 ) 명을표현 ( 예시 ) 국회업무일반 과제의경우 : 국회업무일반 ( 부내정보화팀 ), 국회업무일반 ( 성과관리팀 ) 등으로카드를명명 - 국립과학수사연구소총무과와이북 5 도위원회총무과는과명이같으므로부가정보에기관명병기 ( 예시 ) 국회업무일반 과제의경우 : 국회업무일반 ( 국립과학수사연구소총무과 ), 국회업무일반 ( 이북5도위원회총무과 ) 등으로카드를명명 - 230 -
제 4 장업무관리 4) 바람직하지못한사례와바람직한사례 가 ) 표제부의과제명부분 과제명만으로도과제의내용과유형, 담당부서등을파악할수있도록명확하 게부여한다. 하나의과제에는하나의과제카드가바람직하다. 카드명은과제명 을그대로사용한다. < 바람직하지못한사례 > < 바람직한사례 > 과제카드명 교육 부내정보화교육실시 과제카드명 약사관련법령 약사관련법령제정 개정추진 과제카드명 온-나라시스템 온-나라시스템지방자치단체확산 나 ) 표제부의내용및취지부분업무를전혀모르는제3자가보더라도이과제가어떤취지와목적을가지고어떤내용의업무인지를파악할수있도록작성한다. < 바람직하지못한사례 > * 과제내용및취지에카드명을거의그대로쓴경우과제카드명경력개발프로그램지원내용및취지경력개발프로그램지원에관한업무전반 < 바람직한사례 1> * 과제의목적, 내용, 기대효과등을일목요연하게정리한경우 과제카드명 내용및취지 경력개발프로그램지원 1. 목적 : 작은보직변경으로인한전문성부족을보완함으로써전문인력을체계적으로양성 2. 주요내용가. 구성원의학력, 전공, 경력등을감안하여개인별전문분야지정나. 개인별전문분야내에서보직관리실시 3. 기대효과 : 전문인력양성으로생산성제고와서비스질향상 - 231 -
사무관리 < 바람직한사례 2> 과제카드명교육용정책사례개발 1. 내용가. 정책사례개발은정부수립이후처음시도하는사업으로서공무원이기존의정책수립과집행등정책추진과정에서학습할교육용사례개발임. 나. 공무원에게문제해결형 현장중심형등사례중심의정책품질교육을실시하기위한사례개발임. 내용및취지 2. 취지가. 교육방법중가장효과가큰것은사례교육이나, 사례중심과실무중심의교재가없는실정인바, 이를감안하여중앙공무원교육원이 2006년부터정책사례개발을추진하게됨. 나. 공무원들이기존의정책수립과집행등정책추진과정에서성공요인과실패요인을분석하고, 집단토론과발표를하며, 다. 정책적시사점과교훈을학습함으로써공무원의정책관리능력을제고하여라. 향후유사한정책추진시정책실패를방지하며, 정책품질을높임으로써국민의삶의질을향상시키며, 일잘하는정부, 국민으로부터신뢰받는정부를구현하기위함. 3. 기대효과가. 정책사례중심의교육확산전망나. 공무원의정책관리능력함양에기여다. 정책실패방지와품질높은정책수립에기여라. 국민의부담경감과국가경쟁력제고마. 학계등에정책사례교육의획기적변화기대 - 232 -
제 4 장업무관리 < 바람직한사례 3> 과제카드명 내용및취지 10개혁신도시건설추진 1. 목적 : 공공기관지방이전을계기로수도권과지방의균형발전을도모하고, 지역발전추진 2. 주요내용가. 혁신도시개발예정지구지정나. 혁신도시개발계획및세부실시계획수립다. 혁신도시건설공사착수라. 부동산투기방지와난개발방지대책수립 시행 3. 기대효과가. 수도권인구집중완화를통해수도권질적발전의계기마련나. 지방의자립역량강화 다 ) 표제부의과제이력부분과제의시작 ( 계기 ) 에서부터종류에이르는이력을파악할수있도록작성한다. 대통령지시에의해생성된경우, 해당지시사항을연결한경우, 다른부서에서이관된과제인경우, 이전부서와이관사유등을명시한다. 과제종료시에도종료계기와사유를명확히기록으로남긴다. < 바람직하지못한사례 1> * 단순한추진실적을기재한경우 과제카드명 과제이력 교통체계효율화사업추진 2006. 1.: 관계부처협의 2회 2006. 3.: 연구용역실시 < 바람직하지못한사례 2> * 과제카드작성시점을이력에등록한사례 과제카드명재해예방대책수립 시행 과제이력 2007. 1. 23.: 카드신규등록 - 233 -
사무관리 < 바람직한사례 1> * 과제발생계기와이력을명확하게기재한사례 과제카드명 교육용정책사례개발 1. 추진배경가. 대통령의정책품질관리제도도입지시 (2004. 6. 1. 제25회국무회의 ) 나. 교육훈련을통한공무원역량강화방안보고 (2004. 10. 국정과제회의 ) 다. 정책품질관리규정제정 (2005. 2. 16. 국무총리훈령제462호 ) 라. 공무원교육훈련개선방안마련과국무총리의 " 사례학습대폭강화지시 "(2005. 9. 6.) 과제이력 2. 추진과정가. 정책사례개발추진을위한전문가자문간담회개최 (2006. 1. 19.) 나. 정책사례개발사업추진계획수립 (2006. 1. 31.) 다. 정책사례개발연구용역심의소위원회구성 (2006. 2. 22.) 라. 정책사례개발사업추진로드맵보고 (2006. 3. 17.) 마. 정책사례개발공개응모실시 (2006. 3.~4.) 및심사 시상 (2006.5.~6.) 바. 정책사례개발연구원채용 ( 비공무원계약직 )(2006. 5.~6.) 사. 정책사례개발기본계획보고 (2006. 5. 2.) 아. [ 품질높은정책실수로부터배운다 ] 정책사례집발간과배포 (2006. 6.16.~6.18) 자. 정책사례개발연구용역계약체결과연구용역실시 ( 대형 5건, 소형11건 ) (2006. 7.21~12.29) 차. 정책연구용역평가전문위원단구성 (2006. 9. 7) 카. 정책사례개발추진단 (TF) 조직개편 (2006. 9. 7.) 타. 정책사례개발연구용역착수보고회, 중간보고회, 최종보고회개최및결과보고 ( 과제별일정에맞추어진행 ) 파. 정책사례개발연구용역소형과제 11건완료 (2006. 11. 20.) 하. 정책사례개발연구용역대형과제 5건완료 (2006. 12. 29.) 거. 정책사례개발결과물활용방안 1차토론회개최 (2006.12. 21.) - 234 -
제 4 장업무관리 < 바람직한사례 2> * 과제발생계기와이력을명확하게기재한사례 과제카드명 과제이력 교통체계효율화사업추진 2001. 12.: 과학기술기본계획 (2002~06) 신규사업으로반영 2004. 4.: 국가교통핵심기술개발사업기본계획 (2003~07) 수립 2006. 5.: 국가교통핵심기술개발 2 단계기본계획수립 2006. 6.: 교통체계효율화사업으로재편성 < 바람직한사례 3> * 과제발생계기와이력을명확하게기재한사례 과제카드명 과제이력 기술사제도개선 2004. 5.: 기술사제도개선방안마련 ( 대통령지시사항 ) 2005. 11.: 기술사제도개선방안확정 ( 국무총리보고 ) 2006. 5.: 기술사법개정추진중 라 ) 표제부의과제담당자부분이부분은주체적업무수행자로, 과제담당자 만이해당과제의문서관리카드, 일정, 메모보고등의작성이가능하다. 과제담당여부와무관하게부서원전체를과제담당자로등록하는행위는지양해야한다. < 바람직하지못한사례 > * 과제와무관한부서원을무작위로등록한사례 과제담당자 부서 직위 ( 직급 ) 성명 등록일 정보화팀 팀장 최팀장 2007. 11. 12. 정보화팀 서기관 이전산 2007. 11. 12. 정보화팀 전산사무관 정보통 2007. 11. 12. 정보화팀 행정사무관 강행군 2007. 11. 12. 정보화팀 전산주사 홍길동 2007. 11. 12. 정보화팀 행정주사보 나대로 2007. 11. 12. 정보화팀 기능9급 신나라 2007. 11. 12. - 235 -
사무관리 < 바람직한사례 > * 과제담당자만을선별적으로등록한사례 과제담당자 부서 직위 ( 직급 ) 성명 등록일 정보화팀 서기관 이전산 2007. 11. 12. 정보화팀 전산사무관 정보통 2007. 11. 12. 정보화팀 전산주사 홍길동 2007. 11. 12. 마 ) 표제부의내부관계자부분 이부분은본인의업무와관련이있는기관의내부의다른부서원을등록하는 부분이다. < 바람직하지못한사례 1 > * 같은부서원을내부관계자로등록한사례 과제담당자 부서 직위 ( 직급 ) 성명 등록일 정보화팀 전산사무관 정보통 2007. 11. 12. 정보화팀 서기관 이전산 2007. 11. 12. < 바람직하지못한사례 2 > * 해당부서의상급자를내부관계자로등록한사례 과제담당자 부서 직위 ( 직급 ) 성명 등록일 정보화팀 팀장 최팀장 2007. 11. 12. 부서 직위 ( 직급 ) 성명 등록일 재정국 국장 김혁신 2007. 11. 12. 부차관 박경제 2007. 11. 12. 부장관 최나라 2007. 11. 12. - 236 -
제 4 장업무관리 바 ) 표제부의문서정보부분이부분은문서번호, 열람범위, 공개여부로구성된다. 여기서문서번호는처리부서명과연도별등록일련번호로생성되고, 열람범위는같은소속기관의공무원을대상으로하여부서단위, 기관단위로열람범위를구분하여지정하며, 공개여부라는국민이정보공개를청구하였을때를대비하여공개, 부분공개, 비공개중 1개를지정하고, 부분공개, 비공개일경우, 그사유에해당되는번호 ( 비밀정보는제1호, 개인정보는제6호, 법인정보는제7호등 ) 를 1개또는 2개이상을지정한다. 다. 문서관리카드에의한보고 1) 문서관리카드의작성가 ) 중앙행정기관및그소속기관은업무관리시스템의문서관리카드로문서를작성함을원칙으로한다. 다만, 업무의특수성, 그밖에특수한사정이있는경우에는그러하지아니한다. 나 ) 문서관리카드작성시본문을열람하지않고도문서의작성목적, 내용등이파악되도록해당과제, 문서취지, 정보출처등을선택및작성한다. 다 ) 검토 협조 결재권자가결재과정상검토의견을기록함으로써의사결정의이력을관리한다. 라 ) 문서관리카드에는제목 관련과제명칭 정보출처 기안한내용 보고경로 의사결정과정에서제기된의견, 수정된내용및지시사항 의사결정내용 공개여부등의사항이포함되어야한다. 2) 문서관리카드검토 ( 보고 ) 결재가 ) 보고자는기안부서의보고순서 ( 직계라인의수직경로 ) 와협조부서의협조순서 ( 방계라인의수평경로 ) 를잘확인하여결재를올려야한다. 순서는기안부서의상급자의검토 ( 보고 ) 를받고같은직위에있는부서의상급자의협조를받는다. - 237 -
사무관리 나 ) 검토자나결재권자는보고자에게지시하는경우 시행, 재검토, 중 단 중선택하고, 중간검토자는언제든지결재경로의추가 변경이가 능하다. 구분주요내용문서의내용대로시행 ( 문서를내부결재로종료하거나, 다른기관시행에시행문발송 ) 재검토문서의내용을보완하고보고경로를수정하여다시결재상신중단폐기 다 ) 회의관리에서등록된회의에상정하는안건인경우반드시결재경로에반영하고, 회의에서원안통과한경우별도의대면결재없이다음보고로결재추진하며, 수정통과한경우기안자가보완한후통상적인결재경로에따라추진 ( 협조생략가능 ) 하고, 다만, 등록회의에재심의를받을필요가있는사항은재상정할수있다. 기안자 원안통과 최종결재권자 검토자 ( 팀장 or 본부장 ) 정책조정회의 수정통과 기안자 최종결재권자 검토자 ( 협조자지정불필요 ) 3) 문서관리카드작성과검토시유의사항 가 ) 문서관리카드의제목은보고서의내용을충실하게나타낼수있도록표시하여야하고, 문서관리카드제목, 본문파일명, 보고서제목이일치 - 238 -
제 4 장업무관리 되도록작성한다. 나 ) 문서작성시정보출처와보고경위를명확하게작성하며, 정보출처는관련문서관리카드, 지시사항등을선택하거나관련민원, 언론보도등을직접입력하고, 문서취지는보고서의작성계기와보고목적, 보고과정등을적절하게요약하여정리한다. 다 ) 보고경로를적절하게설정하며, 보고경로를설정함에있어위임전결규정을준수하여기관장에대한보고를최소화하고, 보고경로에위치하는자의직무 권한등을고려하여 보고 협조 병렬협조 등을적절하게설정하되, 문서처리과정에관한정보의공유가필요한자를 공유 로지정한다. 또한, 검토자는상급자에게계속보고하는경우 보고, 작성자에게반려하는경우재검토등 지시, 협조자는동의또는반대의견을기재해야한다. 라 ) 문서관리정보를적절히설정하며, 문서의보안, 공유필요성등을검토하여열람범위를지정하고, 공개여부의부분공개또는비공개의경우 공공기관의정보공개에관한법률 에해당하는각호의칸을체크해야한다. 4) 바람직하지못한사례 가 ) 제목이불분명하여구체적으로어떤내용인지알수가없고, 제목과 본문파일명이일치하지않는사례 제목 2007 위민넷운용보고제목한국금융연구원감사보고 본문본문.hwp[40k] 본문감사보고서.hwp[46k] 나 ) 관련성이없는과제를연결한사례 제목 97 재래시장홍보방송추진계획 과제명 [ 단위 ] 일반서무행정관리 - 239 -
사무관리 다 ) 전문용어, 구체적인명, 지명, 업무활용처등을등록한사례 제목 97 인권상황실태조사계획 검색어비정규직, 파산면책자, 성차별 제목지구대기감사관측망지도 점검결과보고 검색어자외선, 산성비, 오존 라 ) 정보출처를등록하지않는사례 제목온 - 나라시스템소속기관확산 정보출처 마 ) 문서요지를잘못작성한사례 ( 제목을그대로인용한사례 ) 제목 2007 지방총액인건비제시행계획보고문서요지 2007년지방총액인건비시행계획에관한보고입니다. 문서요지에는보고목적, 보고되기까지의과정을절적하게요약정리바 ) 본문내용을단순요약한사례 제목 2007 도개도국지원사업시행계획안보고 문서요지 2007도개도국지원사업시행계획안을보고드립니다. < 사업개요 > 사업비 : 10억원 파견규모: 30명내외 파견기간: 1년 파견기관: 아시아, 중동, 아프리카등개도국의대학및연구기관 본문내용의단순요약이나목차의중복정리는지양 사 ) 경로부의기안자의기안의견, 검토자의검토 ( 지시 ) 의견, 협조자의협 조의견, 결재권자의지시의견이없거나구체적인내용이결여된사례 - 240 -
제 4 장업무관리 구분경로의견 / 지시 행정사무관 검토병렬협조병렬협조협조검토결재 팀장 팀장 팀장 본부장 차장 청장 열심히추진하겠습니다. 수고하셨습니다. 5) 바람직한사례다음은기안자의의견, 중간검토자의의견, 협조자의의견, 결재권자의의견이구체적이고충실한사례이다. 구분경로의견 / 지시 기안검토검토협조결재 행정사무관허남식 팀장 교수 일반직고위공무원 원장 정책사례개발재정사업자율평가관련검토보고입니다. 재정사업자율평가가잘이루어지고아울러정책사례개발의효과가최대한나타나도록세부점검항목개발등자율적인노력을계속추진하시기바람. 재정사업자율평가서평가항목을신중하게검토하여기재하는것이중요할것같습니다. 2006 년도정책사례개발의목적은선개발이며활용은금년도임을분명히설명하여야할것입니다. 성과부분에대해항상유념하여기술해주세요. - 241 -
사무관리 라. 메모보고 1) 대상업무를수행할때의사결정과정이필요없는현안사항등을공지하거나일정한사안에대하여의견수렴이필요한경우 2) 메모보고에포함되어야할사항제목, 관련과제명, 정보출처, 보고내용, 수신자등 3) 보고요령 본문내용 에보고의핵심내용을정리하여보고내용전체를알수있도록하고, 구체적인세부사항은붙임을활용하고, 가능한한서두, 주요골자, 협조사항등일정한형식을활용한다. 충분한의사전달이이루어지도록해당업무관계자들을동시에수신자로지정하고필요시메모보고받은사람이수신자추가가가능하도록시스템이구현되어있다. 4) 바람직하지못한사례가 ) 업무와관련없는개인적인용도로활용한사례 서울 - 대구간 KTX 기차표입니다. 날짜는 3 월 31 일, 시간은 14:40 분입니다. 필요하신분은연락주시기바랍니다. 나 ) 문서관리카드로작성해야할사항을메모보고로처리한사례 메모보고작성형식 ( 예 ) 1. ㅇㅇㅇ과관련된보고입니다. 2. 주요골자ㅇ 3. 조치필요사항ㅇ 4. 협조사항ㅇ - 242 -
제 4 장업무관리 다 ) 기관별자체 위임전결규정 을위반하여상향보고한사례라 ) 자료수집이나단순공지사항을메모보고로한사례마 ) 단순한일정 일지사항을메모보고로처리한사례바 ) 개인적인일을메모보고로올린사례마. 회의관리 1) 원칙행정기관의내부에서의사결정을하기위하여주기적으로개최되는회의로회의참석자, 안건및회의결과등을업무관리시스템에등록하여관리하여야한다. 2) 관리요령가 ) 행정기관의장은그기관의회의를효율적으로관리하기위하여회의별로관리자를지정하여야한다. 나 ) 회의관리자는회의등록, 안건채택및회의결과등록등회의운영과관련된사항을기록 관리하여야한다. 다 ) 업무관리시스템상의 회의관리 메뉴에서회의를관리하기위한 회의체 를만든후각회의체에해당하는회의를운영한다. 예를들면, 정책조정회의를만들었다면그아래 제1차정책조정회의, 제2차정책조정회의... 등으로주기적인으로표시하여관리하고, 라 ) 문서관리카드 를안건으로상정할경우보고경로에 회의 를지정하여안건상정한다. 상정된안건중회의관리자에의해채택된안건은회의를통해의견을교환한후안건결과와회의결과가차례로실적으로등록된다. - 243 -
사무관리 3) 유의사항가 ) 회의의등록및관리순서를준수하여원활한회의관리를한다. (1) 회의체등록하기 ( 회의체관리자 ) (2) 회의등록 ( 회의관리자 ) (3) 안건상정하기 ( 회의관리자 ) (4) 안건채택하기 (5) 안건 회의결과등록 ( 회의관리자 ) 나 ) 회의안건은직접안건을상정하거나문서관리카드에서해당회의체의회의를보고경로로지정하며, (1) 회의가필요한경우, PC 등에서작성한안건을그대로상정또는작성한문서관리카드자체를안건으로상정하고, (2) 안건이확정된경우, 문서관리카드의안건결과는수정이불가하며, (3) 회의결과등록시각각의안건에대한안건결과를먼저등록한후최종적으로회의결과를등록한다. 바. 지시사항 1) 원칙행정기관의장은업무상지시할사항이있는경우에는지시내용, 처리시한, - 244 -
제 4 장업무관리 이행부서및담당자등을지시사항카드에등록하여그이행상황및추진실적을 관리하여야한다. < 지시사항처리순서 > 2) 유형장 차관및본부, 팀별각종지시사항의이행과정과실적을관리하여구두지시, 직접지시, 관련지시등으로구분한다. 가 ) 구두지시 : 간부회의등을통해구두로지시한경우나 ) 직접지시 : 지시권한자가시스템에서직접지시를입력한경우다 ) 관련지시 : 문서관리카드를검토중지시권한자가관련지시를입력하는경우 - 245 -
사무관리 < 유형별지시사항프로세스 > 기관별장 차관지시사항유형별프로세스흐름 구두지시 구두지시 기관관리자이행부서 지시등록지정 업무담당자지시처리 직접지시 시스템접속지시하달 기관이행부서직접지정 담당자지시처리 관련지시 문서관리카드검토중 문서관리카드와이행부서 관련지시하달지정 담당자지시처리 < 지시사항업무프로세스 > 메뉴명업무처리처리담당자 기관지시사항 지시등록 지시자, 지시사항기관관리자 기관지시사항 ( 처리할지시사항 ) 부서배정 지시자, 지시사항기관관리자 처리할지시사항 담당배정 부서장, 부서이행관리자 처리할지시사항 진행중 ( 실적등록 ) 이행담당자 부서지시사항 종료요청 주관부서주관이행담당자 내가내린지시사항 ( 기관지시사항 ) 종료 ( 추진구분 : 종료 ) 지시자, 지시사항기관관리자 - 246 -
제 4 장업무관리 3) 활용요령가급적 직접지시 또는 관련지시 를활용해야한다. 종전의구두지시를지양하고시스템을통한직접지시또는관련지시를활용해야하고, 장 차관이외중간간부들도직접지시및이행상황수시확인토록하여야한다. 4) 유의사항가 ) 지시사항의주관이행자와협조이행자를지정해야한다. 등록권한은지시자, 시스템관리자와기관지시사항관리자에게만있다. 나 ) 주관이행자는한사람만지정하고, 부서배정에이견이있는경우부서재배정요청한다. 다 ) 지시사항이행기간은업무별로자율적으로설정한다. 지시사항기관관리자는지시사항의신속한이행및이행상황을수시점검하여지시사항카드의추진구분 ( 문제, 지연, 원활 ), 소요예산등을현행화하도록노력하여야한다. 사. 정보관리 1) 원칙공무원은업무수행과관련된정보를적극적으로수집 분석하여야하며, 수집된정보를전자적으로관리하여야한다. 2) 관리요령가 ) 수집된정보중의제화등조치가필요한사항은문서관리카드또는메모보고를통하여보고하여야하고, 나 ) 행정기관의장은그기관의정보가효율적으로관리되고공유될수있도록정보관리실태를점검하고의제화등필요한조치를하여야한다. - 247 -
사무관리 5. 업무관리시스템의표준관리가. 규격및유통표준제정 행정안전부장관은업무관리시스템관련규격표준및유통표준등을정하여야한다. 이경우 산업표준화법 제12조에따른한국산업표준이제정되어있는사항에대하여는그표준에따른다 ( 규정제6조의5제1항 ). 나. 규격및유통표준고시행정안전부장관은업무관리시스템의규격표준및유통표준등이제정또는변경되면이를관보에고시하고인터넷에게시하여야한다 ( 규정제6조의5제2항 ). 다. 표준에적합한시스템사용행정기관의장은특별한사유가없는한규격표준및유통표준에적합한업무관리시스템을사용하여야한다 ( 규정제6조의5제3항 ). 6. 업무관리시스템의활용 행정기관의장은업무관리시스템으로관리한업무실적등을성과평가및인 사등에효과적으로활용하도록노력하여야한다 ( 규정제 6 조의 4 제 2 항 ). 7. 업무관리시스템의보안 행정기관의장은업무관리시스템에따라관리되는전자문서및데이터베이스의 위조 변조 훼손 누출 멸실등을방지하기위하여적절한조치를하여야한다. - 248 -
제 4 장업무관리 종합학습문제 - 제 4 장 [ 주관식문제 ] 1. 업무관리시스템을설명해보시오. 2. 과제관리카드를설명해보시오. 3. 문서관리카드를설명해보시오. 4. 메모보고를설명해보시오. [ 객관식문제 ] 1. 다음중의사결정과정상의의견, 판단또는검토가필요한경우에는업무관리시스템중어느곳에서작성해야하는가? 1 일지등록 2 문서관리카드 3 메모보고 4 지시사항 2. 긴급한사항, 판단또는검토할사항이아닌경우에는업무관리시스템중어느곳에서작성해야하는가? 1 일지등록 2 문서관리카드 3 메모보고 4 일정등록 3. 과제카드의종류는? 1 문서관리카드와단위과제카드이다. 2 관리과제카드와단위과제카드이다. 3 업무관리카드와관리과제카드이다. 4 단위과제카드와업무관리카드이다. - 249 -
사무관리 4. 다음중단위과제와관리과제를효율적으로관리하기위하여과제담당자, 내용및추진실적등을기록 관리하는카드는? 1 단위과제카드 2 관리과제카드 3 과제관리카드 4 업무관리카드 5. 목적별분류체계에따라관리하는카드는? 1 단위과제카드 2 관리과제카드 3 과제관리카드 4 과제카드 6. 기능별분류체계에따라관리하는카드는? 1 단위과제카드 2 관리과제카드 3 과제관리카드 4 과제카드 7. 업무관리시스템에서문서를작성하기위해서가장먼저해야할일은? 1 단위과제를먼저지정받아야한다. 2 관리과제를먼저지정받아야한다. 3 문서관리카드를먼저작성해야한다. 4 일지등록을먼저해야한다. [ 토의해보기 ] 1. 업무관리시스템을도입한목적과취지가무엇인지를토의해보시오. 2. 업무관리시스템과연계된관련시스템의종류를설명해보고, 어떤내용이연계되는지를상호비교하여토의해보시오. 3. 과제카드작성시유의사항을토의해보시오. [ 깊이들여다보기 ] 1. 단위과제와관리과제의차이점을심층적으로분석해보시오. 2. 과제관리카드와문서관리카드의차이점을분석해보시오. 3. 메모보고에의해작성할사항과문서관리카드에의해작성할사항의차이점을설명해보시오. - 250 -
제 4 장업무관리 < 정답과해설 > [ 주관식문제 ] 1. 업무관리시스템이란행정기관이업무처리의전과정을과제관리카드및문서관리카드등을이용하여전자적으로관리하는시스템을말한다. 2. 과제관리카드란행정기관의소관업무를기능및목적등의기준에따라구분하고, 과제담당자 내용및추진실적등을기록 관리하는카드를말한다. 3. 문서관리카드란단위과제및관리과제의효율적인관리를위하여문서의작성 검토 결재 등록 시행 접수 활용등문서처리의모든과정을기록하는카드이다. 문서관리카드는보고서작성, 보고경로지정및처리과정에서제기된의견, 관련자료등을기록 관리하는카드이다. 문서처리과정을표준화하고, 의사결정과정을모두기록 유지하여행정의투명성과책임성을제고한다. 문서관리카드는과제와관련된의사결정을위해작성하는개별문건으로표제부, 경로부, 문서정보로구성되어있다. 4. 메모보고란, 의사결정과정이필요없는긴급한현안보고사항등을메모형태로전자보고할수있는기능이다. 메모보고는문서로서의효력은없으나과제카드의실적으로기록되고관리된다. [ 객관식문제 ] 1. 2 문서관리카드 2. 3 메모보고 3. 2 관리과제카드와단위과제카드 4. 3 과제관리카드 5. 2 관리과제카드 6. 1 단위과제카드 7. 1 단위과제를먼저지정받아야한다. [ 토의해보기 ] 1. 업무관리시스템을도입한목적과취지는정책 ( 사업 ) 에대한모든의사결정과정을온라인으로처리하고, 그결과를기록으로유지 관리하기위한것이다. 그리고, 정책결정과정에서제시된다양한의견이기록관리되도록하여정책의투명성과책임성을제고하기위한것이다. - 251 -
사무관리 - 252 -
제 4 장업무관리 2. 업무관리시스템과연계된관련시스템은온라인국정관리시스템, 정부통합지식관리시스템, 기록관리시스템, 국민신문고, 전자통합평가시스템, e-사람 (PPSS), 디지털예산 회계시스템, e-감사, 통합정보공개시스템, 정보입법정보시스템등이다. 연계내용은다음과같다. 3. 과제카드작성시유의사항은다음과같다. 가. 하나의과제에는하나의과제카드를만들어사용하고카드명칭은과제명칭을그대로사용하는것을원칙이며, 다만, 하나의카드로관리하기곤란하거나, 여러개의카드를만들어관리하는것이효율적인경우에만예외적으로복수의카드를만들어관리할수있다나. 각팀 ( 과 ) 별로지정된과제카드담당자가과제카드를작성, 만들어진과제카드별로지정된과제담당자만이해당과제의문서관리카드, 일정, 메모보고등실적기재는가능하다. 다. 과제카드별업무담당자는과제카드의표제 계획 품질 홍보 고객관리부를작성하여관리, 단위과제카드의경우, 계획 홍보 고객관리부는필요에따라선택하는사항이며, 기능분류시스템에서품질관리과제로등록된관리과제에한하여온-나라시스템에서 품질관리부 가활성화가된다. 실적부는문서관리카드, 메모보고, 일지등록시자동등재라. 업무담당자가여럿인경우에는팀 ( 과 ) 장이과제카드를관리하는자를지정하도록한다. 마. 조직개편 기능이관시기존팀에서수행하던과제카드는종결처리하고신규팀으로이관하여관리, 신규팀에서는동일내용의과제카드를신설 ( 종결처리되지않은과제카드의팀간이관은불가능 ) 한다. - 253 -
사무관리 [ 깊이들여다보기 ] 1. 단위과제와관리과제의차이점은다음과같다. 가. 단위과제행정기관이늘수행하는업무를기능에따라분류하여관리하기위한최하위단위를말한다. 기관의직제와직제시행규칙에근거한업무의최소단위를말한다. 계획의수립 집행 평가와환류등일련의업무과정을통합적으로관리하는기본적인단위이다. 필요한경우에는생성, 변경, 종료가가능하다. 단위과제는현재수행하고있거나가까운장래에수행할예정인업무를포함한다. 이것은기능별분류이다. 나. 관리과제행정기관이성과목표달성을위하여계획된기간에추진하고자하는업무이다. 연도별성과관리시행계획상의주요과제로기관별전략목표를달성하기위한업무이다. 이것은목적별분류이다. 참고로단위과제와관리과제는서로연결되어관리된다. 2. 과제관리카드와문서관리카드의차이점은다음과같다. 가. 과제관리카드행정기관의소관업무를기능및목적등의기준에따라구분하고, 과제담당자 내용및추진실적등을기록 관리하는카드를말한다. 이는단위과제카드와관리과제카드로구분한다. 나. 문서관리카드단위과제및관리과제의효율적인관리를위하여문서의작성 검토 결재 등록 시행 접수 활용등문서처리의모든과정을기록하는카드이다. 문서관리카드는보고서작성, 보고경로지정및처리과정에서제기된의견, 관련자료등을기록 관리하는카드이다. 문서처리과정을표준화하고, 의사결정과정을모두기록 유지하여행정의투명성과책임성을제고한다. 문서관리카드는과제와관련된의사결정을위해작성하는개별문건으로표제부, 경로부, 문서정보로구성되어있다. 문서관리카드는과제관리카드인단위과제카드와관리과제카드로구분하여관리된다. 3. 메모보고에의해작성할사항과문서관리카드에의해작성할사항의차이점은첫째, 공문서로서관리되느냐의여부이다. 메모보고는공문서로관리되지아니하고, 문서관리카드는공문서로관리된다. 둘째, 긴급여부, 판단또는검토사항의여부이다. 문서관리카드는의사결정과정상의의견, 판단또는검토가필요한경우작성하고, 메모보고는긴급한사항, 판단또는검토할사항이아닌경우에작성한다. - 254 -
제 5 장 정책실명제
제 5 장정책실명제 제 5 장정책실명제 1. 주요정책자료의종합적기록 보존 주요정책의결정 집행에관련되는사항은종합적으로기록 보존한다. 관련자의소속 직급 성명및그의견 계획서, 보고서, 회의 공청회 세미나관련준비자료및토의내용 공청회, 세미나, 관계자회의등을개최할경우에는개최일시, 참석자, 발언내용, 결정사항, 표결내용등을처리과의직원으로하여금기록하게하여야한다. 2. 정책자료집의발간가. 목적 1) 정책의입안및집행과정을체계적으로정리 2) 국민의알권리를충족시켜주기위한공개자료로활용 3) 문서의멸실및훼손방지 4) 유사한정책입안시참고자료로활용나. 대상주요정책중다음각호에해당하는사항 1) 국가의주요국정현안사항 - 국가의안전보장과경제발전에중대한영향을미치는사항으로장관급이상들이참석하는대책회의에서결정심의된사항 국방 외교 통일 경제 치안 기타사항등 2) 대규모국책공사또는대규모예산이투입되는사업 - 총공사비 100억이상인공사또는사업 상급기관의계획에의하여별도계획없이단순히집행에관여한경우에는제외한다. - 257 -
사무관리 3) 외교및통상협상사항 - 장관급이상이단장이되는외교및통상협상 4) 대통령령이상의법령제정사항 5) 국민생활에큰영향을미치는제도 6) 기타정책자료집으로만들어보존할필요가있는사항다. 수록내용 1) 추진배경 2) 추진경과 3) 계획에서부터시행 완결까지에관련된모든문서가 ) 계획서, 보고서, 추진계획표, 일정표, 심사분석등나 ) 관련자및관련자별업무분담내용다 ) 공청회, 세미나및관계자회의기록라 ) 정책을변경하는경우변경하게된경위, 관련자및관련기록라. 발간 1) 매년처리과에서 2부를발간하되단위업무에따라개별작성 2) 규칙별지제23호의2서식에의한정책추진과정비망록을맨위에첨부하고관련문서를복사하여결재일자순으로정리 3) 관련문서중에비밀문서 (Ⅰ,Ⅱ,Ⅲ 급 ) 가있는경우에는보안업무규정에따라정책자료집을비밀문서로분류하여관리 4) 관련문서가일반결재문서와전자결재문서로혼재되어있는경우에는전자결재문서를출력하여합철 5) 수년에걸쳐추진되는정책또는사업은 1년단위로작성 6) 정책또는사업이여러부서에관련된경우에는주된관련과를지정, 관 - 258 -
제 5 장정책실명제 련자료를취합하여발간 7) 대형건설공사의설계도면또는참고자료등이방대하여첨부가사실상곤란한경우에는정책자료집에서제외하되별도보존하고, 정책자료집비망록의기타란에동사항을기재 8) 정책자료집의비망록에아래쪽에공개여부표시마. 이관 1) 처리과는발간된자료를 1부는자료관에제출하고, 1부는국가기록원에이관 2) 국가기록원에이관시이관시기는국가기록원장과협의 3) 컴퓨터파일 광디스크 마이크로필름 CD 등전자매체로이관가능 3. 공문서상정책실명제의변천 가. 정부처무규정제정 (1949) 당시의기안문에는문서를생산하는행정기관명과전화번호및주소를표시하지않아어느행정기관의문서인지알수가없다. 또한, 기안자, 중간검토자및결재권자의서명이모두도장으로날인되어실명을확인할수가없다. 다만, 일부는발신인란 ( 서명란 ) 의기재사항을보고문서를생산한기관을알수가있다. 대부분장관, 도지사등으로발신명의가되어있어구체적인행정기관을알수가없다. 나. 정부처무규정제정 (1949) 당시의시행문에는발신명의가있어문서를생산하는행정기관명을알수가있으나, 전화번호와주소가표시되지않았다. 또한, 기안자, 검토자및결재권자의서명이없었다. 다. 정부공문서규정제정 시행 (1961. 10. 1.) 당시의기안문에는문서를생산하는행정기관명을표시하지않았고, 최초로전화번호만추가하였다. 기안처란에는기안자의소속과서명을표시하였으나, 나머지중간검토자, 취급 - 259 -
사무관리 자, 중간검토자와결재권자는주로도장을날인하여누구의실명인지를알수가없었다. 라. 정부공문서규정제정 시행 (1961. 10. 1.) 당시의시행문에는문서를생산하는행정기관명을표시하였고, 최초로전화번호만추가하였다. 마. 정부공문서규정개정 시행 (1963. 12. 21.) 당시의기안문에는문서를생산한행정기관명과주소는기재하지아니하였으며, 전화번호를기재하도록하였다. 기안처 가 기안자 로명칭이변경되었고, 기안자란에는기안한자의소속과성명을기재하도록하였다. 나머지검토자, 협조자, 결재권자, 통제관, 정서, 기장란에는서명또는도장을날인하도록하였다. 바. 정부공문서규정개정 시행 (1963. 12. 21.) 당시의시행문에는문서를생산한행정기관과전화번호를기재하도록하였다. 사. 정부공문서규정개정 시행 (1970. 1. 1.) 당시의기안문에도행정기관명을표시하지않았으며, 전화번호를중앙상단에표시하였다. 다만, 문서발송인의행정기관명을보고어느기관에서생산한문서인지를알수있을뿐이었다. 기안자, 검토자및결재권자의서명은서명또는도장을날인하였으나, 구체적으로실명을알수가없었다. 아. 정부공문서규정개정 시행 (1966. 6. 22.) 당시의시행문에도행정기관명을표시하지않았으며, 전화번호를중앙상단에표시하였다. 행정기관의주소는기재하지아니하였다. 이당시시행문에는기안자, 검토자, 협조자및결재권자의서명이없었다. 자. 정부공문서규정개정 시행 (1985. 11. 15.) 당시의기안문에도문서를생산한행정기관을표시하지않았으며, 전화번호를표시하였다. 기안자, 검토자, 협조자및결재권자는서명또는도장을날인하였으나, 누구의실명인지를알수가없었다. 차. 정부공문서규정개정 시행 (1985. 11. 15.) 당시의시행문에상단에는행 - 260 -
제 5 장정책실명제 정기관명과전화번호를기재하고, 하단에는발신명의를기재하도록하였다. 카. 사무관리규정제정 시행 (1991. 10. 1.) 당시의기안문의실명제부분이상당히반영되었다. 민원인과다른행정기관등기관의편의를위하여행정기관명칭과전화번호외에우편번호, 주소, 모사전송번호를상단에기재하도록하였고, 기안란 에는기안자의성명을쓰고서명하도록하였다. 또한, 보조기관은직위를간략히기재하고, 오른쪽에서명하도록하였으며, 기관장은직위를간략히기재하고서명을한후에결재일자를기재하도록하였다. 발신명의표시는변함이없었다. 타. 사무관리규정개정 시행 (1991. 10. 1.) 당시의시행문의실명제부분도상당히반영되었다. 바로기안문과동일하게우편번호, 주소, 전화번호와모사전송번호를상단에기재하여시행하도록한것이다. 파. 사무관리규정개정 시행 (1996. 7. 1.) 당시의기안문과시행문의상단에담당자성명을추가한점이진일보한것이다. 하. 사무관리규정개정 시행 (1999. 9. 1.) 당시의기안문과시행문의실명제부분이종전보다훨씬많이반영되었다. 바로문서를담당한부서명칭, 담당과장이하의직위 ( 직급 ) 와성명을표시하도록하여민원인등의전화상담과행정기관의업무문의가원활하도록한것이다. 거. 사무관리규정개정 시행 (2004. 1. 1.) 당시에는기안문과시행문을하나의서식으로통합하여정책실명제의고도화를실현하였다. 즉기안자, 검토자, 협조자및결재권자의직위 ( 직급 ) 과실명을모두표시하도록하였다. 서명도자필로자기의성명을한글로표시하되, 다른사람이알아볼수있도록하였다. 의사결정과정상의관련자가모두공문서상에표시되어행정의투명성과책임성을제고한것이다. - 261 -
사무관리 종합학습문제 - 제 5 장 [ 주관식문제 ] 1. 행정기관의장은주요정책의결정 집행에관련되는사항을종합적으로기록 보존하여야한다. 구체적으로어떤사항인가? 2. 정책자료집의발간목적과발간대상을쓰시오. [ 객관식문제 ] 1. 사무관리규정제2장의2( 정책실명제 ) 및동규정시행규칙제2장의2( 정책실명제 ) 에규정된내용이아닌것은? 1 주요정책자료의종합적기록 보존 2 정책자료집의발간 3 보도자료의실명제공 4 기안문 ( 시행문 ) 에기안자 검토자 협조자및결재권자의직위 ( 직급 ) 및서명표시 2. 정책자료집의발간대상이아닌것은? 1 국민생활에큰영향을미치는제도 2 국가의주요국정현안사항 3 대규모국책공사또는대규모예산이투입되는사업 4 부령이상의법령제정사항 [ 토의해보기 ] 총공사비 100 억이상인공사또는사업인경우에정책자료집을발간하도록되 어있는데, 지방자치단체 ( 광역또는기초 ) 의경우이의기준이타당한지를토 의해보시오. - 262 -
제 5 장정책실명제 [ 깊이들여다보기 ] 정책자료집발간시수년에걸쳐추진되는정책또는사업은 1 년단위로작성하 도록규정되어있는데, 최종적으로정책또는사업이완료되는해의다음해에 1 회만발간하는경우이의타당성을토의해보시오. [ 정답과해설 ] [ 주관식문제 ] 1. 행정기관의장은주요정책의결정 집행에관련되는사항을종합적으로기록 보존하여야한다. 구체적인사항은다음과같다. 관련자의소속 직급 성명및그의견 계획서, 보고서, 회의 공청회 세미나관련준비자료및토의내용 공청회, 세미나, 관계자회의등을개최할경우에는개최일시, 참석자, 발언내용, 결정사항, 표결내용등을처리과의직원으로하여금기록하게하여야한다. 2. 정책자료집의발간목적과발간대상은다음과같다. 가. 목적 1) 정책의입안및집행과정을체계적으로정리 2) 국민의알권리를충족시켜주기위한공개자료로활용 3) 문서의멸실및훼손방지 4) 유사한정책입안시참고자료로활용나. 대상 1) 국가의주요국정현안사항 2) 대규모국책공사또는대규모예산이투입되는사업 3) 외교및통상협상사항 4) 대통령령이상의법령제정사항 5) 국민생활에큰영향을미치는제도 6) 기타정책자료집으로만들어보존할필요가있는사항 - 263 -
사무관리 [ 객관식문제 ] 1. 4기안문 ( 시행문 ) 에기안자 검토자 협조자및결재권자의직위 ( 직급 ) 및서명표시. 이는공문서관리부분에명시된내용이다. 2. 4부령이상의법령제정사항. 부령이아니고대통령령이상의법령제정사항이다. [ 토의해보기 ] 총공사비 100억이상인공사또는사업인경우에정책자료집을발간하도록되어있는데, 지방자치단체 ( 광역또는기초 ) 의경우이의기준이타당한지에대한논란이있었다. 1999년도입당시중앙과지방을구분해야한다는의견이있었다. 그러나, 구분하지않고 100억원으로동일하게확정되었다. 하지만, 그후에중앙과지방을구분하여금액을달리해야한다는논의가계속있어왔다. 참고로행정안전부 ( 지식제도과 ) 에서는 1999년제도도입당시설정된대규모국책공사등의범위를오늘날의경제현실을반영하여 100억원에서 300억원이상으로상향조정하는개정안을마련하여입법예고 (2010. 1. 9. 까지 ) 하였다. 이는국가재정법제39조 ( 대규모개발사업 ) 에의한총사업비 300억원이상을기준으로한것이다. 지방의국책사업또는지방사업의규모를고려하여이부분에대한타당성에대하여추가로분임별로심층적으로토의해보기바란다. [ 깊이들여다보기 ] 중장기정책 ( 사업 ) 인경우정책자료집을매년발간하는경우와완료된해의다음해에 1회만발간하는경우의두가지로나눌수있다. 양자간에는장단점이있다. 매년발간하는경우에는충실하게정책자료집을발간할수있다는장점이있는반면에, 매년발간하게되므로번거롭고예산을낭비한다는단점이있다. 정책 ( 사업 ) 이완료된후에발간하는경우에는업무담당자들의잦은인사이동으로자료가충실하게축적되지않아정책자료집이부실하게될우려가있다. 따라서, 매년발간하는것이바람직하다고본다. - 264 -
제 6 장관인관리
제 6 장관인관리 제 6 장관인관리 1. 관인의의의가. 관인의개념 일반적으로관인이란정부기관에서공식문서에사용하는도장이다. 사무관리규정에서관인이란행정기관의명의로발송또는교부하는문서에사용하는청인 ( 廳印 ) 과행정기관의장또는보조기관의명의로발송또는교부하는문서에사용하는직인 ( 職印 ) 을총칭한말이다. 여기서행정기관이란합의제 ( 合議制 ) 행정기관을말하며, 행정기관의장이란독임제 ( 獨任制 ) 행정기관의장또는합의제행정기관의장을말하며, 보조기관 ( 補助機關 ) 이란행정기관의장으로부터법령 ( 행정권한의위임및위탁에관한규정 ) 이정하는바에의하여사무를위임받아위임받은범위내에서행정기관으로서그위임사무를수행하는때에그보조기관을말한다. 행정기관의장으로부터권한위임을받는보조기관과그렇지않는보조기관과는문서상결재방식, 문서의대외적인의사표시방법, 관인비치여부등에있어서차이가있다. 나. 공인의개념지방자치단체의기관이사용하는청인및직인은국가기관의관인에대한개념으로공인 ( 公印 ) 이라는용어를사용하고있으나, 일반적으로관인이라하면, 공인을포함한개념이라할수있다. 1991. 9. 30. 까지는지방자치단체도국가기관처럼관인이라는용어를사용하였으나, 지방자치의실현에맞게사무관리규정제정 ( 대통령령제13390호, 1991. 6. 19.) 으로 1991. 10. 1. 부터는국가기관의관인에대하는개념으로지방자치단체에대하여는공인이란개념을도입하여쓰고, 공인은해당지방자치단체의공인조례로정하여사용하도록하였다. 또한, 공인 ( 公印 ) 이라는용어는사인 ( 私印 ) 에대하는개념으로사용되는경우 ( 예 : 공인위조부정사용죄 ) 가있는데, 이경우의공인은관인의일반적인개념과비슷하다고볼수있다. - 267 -
2. 관인의효력 관인은행정기관또는행정기관의장의명의로발신또는교부하는문서에기재된의사표시에대한공식적인인증으로서의효력이있다. 따라서, 관인생략대상문서를제외하고는관인이날인되지않는문서는효력이없는문서이다. 3. 제도의연혁 관인제도의연혁은다음과같다. 가. 1948. 11. 9.: 관인규정제정 ( 총리령제1호 ) 나. 1962. 4. 10.: 관인규정신규제정 ( 각령제644호 ) 다. 1962. 11. 27.: 외교관인규격규정 ( 각령제1058호 ) 라. 1962. 12. 11.: 관인날인위치변경 ( 각령제10675호 ) 마. 1964. 4. 24.: 헌법개정에수반한개정 ( 대통령령제1792호 ) [ 내각수반 국무총리 ] [ 내각사무처장 총무처장관 ] 바. 1970. 3. 23.: 보조기관직인신설및청인날인위치변경 ( 대통령령제4772호 ) 사. 1986. 12. 27.: 직인날인위치변경 ( 대통령령제12020호 ) 아. 1991. 6. 19.: 특수관인비치사용, 관인공고사항명시, 지방자치단체공인조례근거마련 ( 총리령제1호 ) 자. 1996. 5. 3.: 전자관인사용신설 ( 대통령령제14989호 ) 차. 1996. 5. 8.: 전자관인등록등신설 ( 총리령제570호 ) 4. 관인날인위치의연혁 가. 관인날인위치규정신설 관인규정의개정 ( 각령제 1058 호, 1962. 12. 11.) 으로관인날인의위치에관한 - 268 -
제 6 장관인관리 규정을신설하였다. 청인은 1963. 1. 1. 부터 1970. 3. 22. 까지문서발행년월일의 년 자가가운데에오도록찍도록하고, 직인은 1963. 1. 1. 부터 1986. 12. 26. 까지 문서를발신, 교부또는인증하는자의성명끝자가가운데오도록찍도록하였다. 나. 청인날인위치변경관인규정의개정 ( 대통령령제4772호, 1970. 3. 23.) 으로 1970. 3. 23. 부터현재까지청인날인의위치는문서발행년월일의 년 자가가운데오도록날인하던것을기관명칭의끝자가가운데오도록날인한것으로변경하였다. 다. 직인날인위치변경관인규정의개정 ( 대통령령제12020호, 1986. 12. 27.) 으로 1986. 12. 27. 부터 문서를발신, 교부또는인증하는자의성명끝자가가운데오도록찍는다 를 문서를발신, 교부또는인증하는행정기관의장의표시끝자가가운데오도록찍는다 로직인날인위치를변경하였다. 라. 현행규정 사무관리규정 [1991. 6. 19. 대통령령제13390호 ] 의제정으로정부공문서규정 관인규정 보고통제규정 기관간업무협조규정및서식제정절차규정을각각폐지하였다. 그후에 사무관리규정시행규칙 [1991. 9. 30. 총리령제395호 ] 을제정하였다. 현행규정은 1991. 10. 1. 부터현재까지변함이없다. 현행규정상관인날인위치에관한규정및예시는다음과같다. < 관인날인위치에관한규정 > 사무관리규정시행규칙 제54조 ( 찍는위치 ) 관인은그기관또는직위의명칭의끝자가인영의가운데오도록찍는다. 다만, 등 초본등민원서류를발급하는직인의경우에는발급기관장표시의오른쪽여백에찍을수있다 - 269 -
사무관리 5. 공인용어의변천 1991. 9. 30. 까지는지방자치단체도국가기관처럼관인이라는용어를사용하였으나, 지방자치의실현에맞게 사무관리규정 제정 ( 대통령령제13390호, 1991. 6. 19.) 으로 1991. 10. 1. 부터는국가기관의관인에대하는개념으로지방자치단체에대하여는공인이라개념을도입하여쓰고, 공인은해당지방자치단체의공인조례로정하여사용하도록하였다. 또한, 공인 ( 公印 ) 이라는용어는사인 ( 私印 ) 에대하는개념으로사용되는경우 ( 예 : 공인위조부정사용죄 ) 가있는데, 이경우의공인은관인의일반적인개념과비슷하다고볼수있다. 6. 관인의종류및비치 가. 관인의종류와비치기관행정기관이어떤관인을비치해야하는가는행정기관의구성원의수에따라달라진다. 일반적으로합의제기관은청인을, 독임제행정기관은직인을비치하여사용한다. 행정기관은그구성원의수에따라독임제 ( 獨任制 ) 행정기관과합의제 ( 合議制 ) 행정기관으로나뉘며, 합의제행정기관가운데직무상의독립성및기능의통합성이확보되어있는것을특히행정위원회라고도한다. 관인의종류와비치기관은다음과같다. 종류비치기관 청인 의결기관 자문기관기타합의제기관 직인 합의제기관이외의각급행정기관 ( 독임제행정기관 ) 정부조직법 제6조제2항의규정에의하여위임받은사무를행정기관으로서처리하는보조기관 법령에의하여합의제기관의장으로서사무를처리하는경우의합의제기관의장 - 270 -
제 6 장관인관리 < 청인예시 > ( 합의제기관의관인 : 기관명으로새김 ) < 직인예시 > ( 합의제또는독입제행정기관의장의직인 : 기관의장으로새김 ) - 271 -
사무관리 < 대한민국국새변천현황 > 구분제 1 대국새제 2 대국새제 3 대국새제 4 대국새 使用期間 정부수립 ~ 1962. 12. 31. 1963. 1. 1.~ 1999. 1. 31. 1999. 2. 1.~ 2008. 2. 21 2008. 2. 22~ 현재 印影 ( 대한민국지새 ) 크기 方 2 寸 (6.06 6.06 cm ) 正方形 (7 7 cm ) 正方形 (10.1 10.1 cm ) 正方形 (9.9 9.9 cm ) 材質, 重量 銀銀, 2.0 kg金합금, 2.15 kg金합금, 2.9 kg 規定 ( 대통령령제 83 호 ) ( 각령제 643 호 ) ( 대통령령제 18718 호 ) ( 대통령령제 220741 호 ) 구뉴 ( 龜鈕 ) 봉황뉴 ( 鳳凰鈕 ) 봉황뉴 ( 鳳凰鈕 ) 印鈕 ( 손잡이 ) 알수없음 管守部署 1 총무처 2 국무원사무국 3 국무원사무처 4 내각사무처 1 내각사무처 2 총무처 행정자치부 1 행정자치부 2 행정안전부 비고 소재불명 ( 관인대장만있음 ) 국가기록원소장 국가기록원소장 현재사용중이나문제가발생하여다시제작추진 - 272 -
제 6 장관인관리 나. 관인의종류로혼동하기쉬운것 관인의종류로혼동하기쉬운것으로는철인 ( 鐵印 ) 과계인 ( 契印 ) 이있다. 둘 다관인의종류에들어가지않는다. 철인 ( 鐵印 ) 과계인 ( 契印 ) 철인 ( 鐵印 ) 철인은 공무원증규칙 제8 조의규정에의하여공무원증발급권자가공무원임을증명하기위하여공무원증에찍는것으로서공무원증인장이다. 공무원증발급권자는증명용철인을공무원증규칙별지제3호서식에의하여소속중앙행정기관의장에게등록하여야한다. 다만, 중앙행정기관의장은행정안전부장관에게등록한다. 계인 ( 契印 ) 계인은제증명을발급할때, 제증명발급대장과제증명문서에걸쳐찍는도장이다. 이는제증명발급건수를통제하거나발급된제증명문서의변조가능성을예방하기위한것이다. 1970. 9. 18. 개정된 정부공문서규정중개정령 ( 대통령령제5338호 ) 에의하여계인사용에관한규정은그실효성에비하여비능률적인면이많아삭제되었으므로, 제증명발급등의일반사무처리에계인을사용할필요가없다. 다만, 잠업법시행규칙, 어업등록령, 우편법시행규칙, 항공기등록규칙, 공사채등록법시행규칙등개별법령에계인을날인하도록규정한경우에는그에의한다. 이중에는간인 ( 間印 ) 의뜻으로계인하도록한경우도있다. - 273 -
사무관리 7. 특수관인의종류및관인규정 특수관인도관인의범주에들어간다. 다만, ( 일반 ) 관인과구분하기위하여특수관인이라는용어를사용한것이다. 특수관인은특별한기관에서사용하는관인과특별한용도에사용하는관인으로구분한다. 특별한용도에사용하는관인은당해기관의 ( 일반 ) 관인외에따로비치하여사용한다. 특수관인의종류와관계규정은다음과같다. 구분종류관인규정 특별한기관에서사용하는관인 각급학교에서사용하는관인 군기관에서사용하는관인 검찰기관이사용하는관인 외부무및재외공관에서외교문서에사용하는관인 * 국립및공립각급학교관인규칙 * 국군각기관관인규격규정 * 검찰청관인관리규칙 * 외무관인규칙 특별한용도에사용하는관인 세입징수관 지출관회계기타재무에관한사무를담당하는공무원의직인 유가증권기타특수한증표발행에필요한관인 민원업무등특수업무를처리하기위한관인 분리된청사에서사용하는관인 * 회계관계공무원직인규칙 * 사무관리규정 - 274 -
제 6 장관인관리 8. 관인의규격 가. 관인의모양관인의모양은행정기관의장이정한다. 따라서, 관인의모양은정사각형, 직사각형, 마름모, 원형, 타원형, 다각형등다양하게새겨서사용할수있다. 관인의모양은 1999. 8. 31. 까지는모두정사각형으로하였으나, 1999. 9. 1. 부터는정사각형외에직사각형, 마름모, 원형, 타원형, 다각형등다양하게새겨서사용할수있도록하였다. 나. 관인의크기관인의크기는아래의규격을초과할수없다. ( 단위 : cm) 구분한변의길이 청 인 o 국무회의 o 기타의합의제기관 5.4 3.6 o 대통령 4.5 직 인 o 국무총리 3.6 o 행정기관의장 3 위길이는사각형인경우한변의최대길이, 원또는다각형인경우에는최대의지름또는 대각선이다. 다. 특수관인의모양및크기 ( 일반 ) 관인보다특히특수관인은당해업무의특수성을감안하여그모양을원형또는타원형등으로할수있으며, 그크기는용도에적합한크기로만들수있다. - 275 -
사무관리 9. 관인의조각및사용 가. 재료 관인의재료는쉽게마멸되거나부식되지아니하는재질을사용한다. 나. 인영 1) 관인의인영은한글전서체로하여가로로새기되, 그기관또는직위의명칭에 인 또는 의인 자를붙인다. * 일부기관은 국새규정 과같이훈민정음체로새기는경우도있음. < 예시 > 순천시장인 중앙동장인 2) 민원업무등특수업무를처리하기위한관인은그업무의집행을위해서 만사용되는것임을그인영에명시한다. < 예시 > 순천시장인 민원사무전용 국세청 장의인 제 2 청사전용 ( 민원사무용 ) ( 분리된청사용 ) 다. 찍는위치관인은그기관또는직위의명칭의끝자가인영의가운데오도록찍는다. 다만, 등 초본등민원서류를발급하는직인의경우에는발급기관장표시의오른쪽여백에찍을수있다. - 276 -
제 6 장관인관리 < 예시 1> 인천광역시장 < 예시 2> 도봉구청장 도봉구청장 라. 인영의인쇄사용 1) 대상문서관인을찍어야할문서로서다수의수신자에게동시에발신또는교부하는문서에는관인날인에갈음하여관인의인영을당해문서에인쇄하여사용할수있다. 2) 인쇄사용협의관인의인영을인쇄하여사용하고자할때에는처리과의장은인쇄용도 인쇄량 인쇄관인규격등에관하여관인관리부서의장과사전협의를한후기관장의승인을얻어야한다. 3) 축소인쇄인영을인쇄할때에는당해관인의규격대로인쇄하여야하나, 업무수행에지장이없다고인정되는때에는문서의크기나용도에따라인영의크기를적절히축소인쇄하여사용할수있다. - 277 -
사무관리 4) 인쇄용지사용내역기록 유지관인의인영을인쇄하여사용하는처리과의장은다른법령에특별한규정이없는한관인인쇄용지관리대장 ( 사무관리규정시행규칙별지제26호서식 ) 을비치하여그사용내역을기록 유지하고, 인쇄용지가용도외로잘못사용되거나유실되지않도록관리한다. 10. 관인인영의색깔 관인을찍는인영의색깔은빨간색으로한다. 다만, 전자문서를출력하여시행하거나모사전송기를통하여문서를접수하는 경우에는검정색으로할수있다. 11. 관인의등록및재등록가. 등록및재등록사유 1) 행정기관이신설또는분리된경우 2) 기존기관의명칭이변경된경우 3) 관인을분실한경우 4) 관인이마멸된경우 5) 법령에의하여권한을위임받은경우 6) 기타관인을다시새길필요가있는경우등나. 등록 ( 재등록 ) 기관행정기관은관인의인영을당해행정기관의관인대장, 전자이미지관인의인영을당해행정기관의전자이미지관인대장에각각등록 ( 재등록 ) 하여야한다. 다만, 제3차소속기관은당해행정기관에서등록 ( 재등록 ) 하는것이원칙이나, 직근상급기관에등록 ( 재등록 ) 신청을하여직근상급기관에서등록 ( 재등록 ) 할수있다. - 278 -
제 6 장관인관리 등록 ( 재등록 ) 대상기관 모든행정기관 제 3 차소속기관 등록 ( 재등록 ) 기관 당해행정기관 당해행정기관또는직근상급기관 제3차소속기관기준 : 중앙행정기관을 0, 시 도를 제1차, 시 군 구를 제2차 로했을경우에읍 면 동이 제3차 소속기관이됨. 다. 등록 ( 재등록 ) 절차 1) 등록 ( 재등록 ) 가 ) 각급행정기관 ( 제3차소속기관이아닌행정기관 ) 각급행정기관 ( 제3차소속기관이아닌행정기관 ) 은당해행정기관의관인대장에관인을, 또는전자이미지관인대장에전자이미지관인을등록 ( 재등록 ) 하여보존한다. 내부결재를받아등록 ( 재등록 ) 한다. 나 ) 제3차소속기관제3차소속기관이직근상급기관 ( 제2차소속기관 ) 에등록 ( 재등록 ) 하지않는경우에는당해행정기관 ( 제3차소속기관을말한다 ) 의관인대장또는전자이미지관인대장에등록 ( 재등록 ) 하여보존한다. 내부결재를받아등록 ( 재등록 ) 한다. 제3차소속기관이직근상급기관 ( 제2차소속기관 ) 에등록 ( 재등록 ) 하고자하는경우에는등록 ( 재등록 ) 신청을하여직근상급기관 ( 제2차소속기관 ) 에서등록 ( 재등록 ) 한다. 다 ) 직근상급기관 ( 제2차소속기관 ) 직근상급기관 ( 제2차소속기관 ) 이제3차소속기관으로부터등록 ( 재등록 ) 신청서를접수한때에는등록 ( 재등록 ) 대상기관인지의여부, 관인의종류및규격등을심사한후등록 ( 재등록 ) 하되, 그인영을관인대장 ( 별지제24호서식 ) 또는전자이미지관인대장 ( 별지제25호의2서식 ) 에등록 ( 재등록 ) 하여보존한다. - 279 -
사무관리 2) 등록 ( 재등록 ) 신청 ( 제3차소속기관인경우만해당됨 ) 제3차소속기관이직근상급기관 ( 제2차소속기관을말함 ) 에관인또는전자이미지관인을등록 ( 재등록 ) 하고자할때에는관인등록 ( 재등록 ) 신청서또는전자이미지관인등록 ( 재등록 ) 신청서 ( 사무관리규정시행규칙별지제25호서식 ) 1부를작성하여신청한다. 3) 관인은등록 ( 재등록 ) 하지아니하면이를사용하지못함 라. 전자이미지관인의등록및관리 1) 각급행정기관은전자문서에사용하기위하여전자이미지관인을가지며, 전자이미지관인은관인을전자입력하여사용하여야한다. 2) 전자이미지관인을등록 ( 재등록 ) 하는행정기관은별지제25호의2서식의 전자이미지관인대장 에의하여문서과에등록 ( 재등록 ) 하고, 특별한사유가있는경우를제외하고는문서과가전자이미지관인대장을관리하며, 정보화담당부서가전자이미지관인을컴퓨터화일로관리하여야한다. 이경우행정기관의장은전자이미지관인을위조또는부정사용하지못하도록필요한조치를하여야한다. 3) 제3차소속기관이직근상급기관에전자이미지관인을등록 ( 재등록 ) 하고자하는때에는별지제25호서식의전자이미지관인등록 ( 재등록 ) 신청서에의하여등록신청을하여야한다. 4) 문서과의장은전자이미지관인을등록하는경우에일반관인의인영을전자이미지관인대장의해당란에찍고, 그찍은인영을전자적인이미지형태로컴퓨터파일에등록한후이를출력하여전자이미지관인대장의해당란에붙여야한다. 5) 전자이미지관인을사용하는기관은관인을재등록하는경우즉시사용중인전자이미지관인을삭제하고, 재등록한관인의인영을전자이미지관인으로전환하여사용한다. - 280 -
제 6 장관인관리 6) 전자이미지지관인을사용하는기관은사용중인전자이미지관인의인영의 원형이제대로표시되지아니하는경우전자이미지관인을재등록하여사 용하여야한다. 마. 전자이미지관인의제출및관리 1) 둘이상의행정기관이공동으로사용하는행정정보시스템을구축 운용하는행정기관의장은해당행정정보시스템에전자이미지관인을전자입력하기위하여해당행정정보시스템을사용하는행정기관의장에게전자이미지관인을제출하게할수있다. 2) 위 1) 항에따라전자이미지관인을제출한행정기관의장은제39조에따라전자이미지관인을재등록하거나폐기하려는경우에는그사실을지체없이공동으로사용하는행정정보시스템을구축 운용하는행정기관의장에게통보하여야한다. 3) 제39조에따라전자이미지관인을재등록하거나폐기한행정기관의장은공동으로사용하는행정정보시스템에재등록한전자이미지관인을전자입력하거나폐기한전자이미지관인을삭제하여야한다. 다만, 본문의행정기관의장이직접전자이미지관인을전자입력하거나삭제할수없는경우에는제2항에따라통보를받은행정기관의장이제39조에따라재등록된전자이미지관인을제출받아전자입력하거나폐기된전자이미지관인을삭제할수있다. 4) 영제39조의2에따라다른행정기관의전자이미지관인을제출받은행정기관의장은별지제25호의3 서식의전자이미지관인관리대장에등재하여관리하여야한다. - 281 -
사무관리 12. 관인의폐기 가. 폐기사유 1) 관인을분실한경우 2) 관인이마멸된경우 3) 행정기관이폐지된경우 4) 행정기관의명칭이변경된경우 5) 기타관인을폐기할필요가있는경우나. 폐기또는폐기신고 1) 폐기관인등록기관이관인을폐기하고자하는때에는관인대장에관인폐기내역을기재하고, 그관인을국가기록원 ( 시 이및자치구는 공공기록물관리에관한법률 제11조의규정에의한지방기록물관리기관을말한다 ) 에관인폐기공고문과함께이관하여야한다. 국가기록원또는지방기록물관리기관은폐기된관인이잘못사용되거나유출되지아니하도록하여야한다. 제2차소속기관 ( 직근상급기관 ) 이제3차소속기관으로부터관인폐기신고를받은경우에도또한같다. 2) 폐기신고제3차소속기관이관인을폐기하고자하는때에는관인폐기신고서 ( 별지제25호서식 ) 에폐기대상관인을첨부하여관인등록기관 ( 직근상급기관 ) 에신고한다. 다. 폐기관인의등록 관인등록기관은관인폐기내용또는관인폐기신고내용을관인대장에기재한 후그관인의인영을등록하여보존한다. - 282 -
제 6 장관인관리 라. 폐기방법 1) 일반관인은실제로소각등의방법으로폐기하지않고관인대장에폐기내역을기재하고, 그관인을국가기록원또는지방기록물관리기관에관인폐기공고문과함께이관하는것으로폐기에갈음한다. 2) 관인의분실, 관인의마멸등의폐기사유에해당되어일반관인을재등록하는경우와전자이미지관인의원형이제대로표시되지아니한경우에는즉시사용중인전자이미지관인은컴퓨터파일에서삭제한다. 마. 폐기대상관인의보존폐기대상관인은실제로폐기하지않고관인대장에폐기내역을기재하며국가기록원또는지방기록물관리기관에관인폐기공고문과함께이관하여역사적인보존물로영구보존한다. 13. 관인공고가. 공고사유 1) 관인을등록또는재등록한경우 2) 관인을폐기한경우나. 공고시기및절차관인등록기관은관인을등록 재등록또는폐기한때에는지체없이행정안전부장관 ( 법무담당관 ) 에게관보게재를의뢰하여공고하여야한다. 다만, 지방자치단체는도보 시보 군보등에게재를의뢰하여공고하여야한다. 관인을폐기하고재등록받을경우에는재등록공고와폐기공고를함께할수있다. 다. 공고내용 1) 관인의등록 재등록또는폐기사유 2) 등록 재등록관인의최초사용년월일또는폐기관인의폐기년월일 - 283 -
사무관리 3) 등록 재등록또는폐기관인의관인명및인영 4) 공고기관의장라. 공고안 [2003. 12. 31. 까지 ] * 직급상급기관의장 ( 중앙행정기관은구행정자치부장관 ) 이공고함. 행정자치부공고제 2001-144호관인등록공고국가인권위원회법 ( 법률제6481호, 2001. 5. 24.) 제3조의규정에의하여국가인권위원회가신설됨에따라국가인권위원회의관인을사무관리규정제38조의규정에의하여관인대장에등록하였으므로, 사무관리규정제40조의규정에의하여다음과같이공고합니다. 2001. 10. 30. 행정자치부장관 1. 등록관인의최초사용연월일 : 2001. 10. 26. 2. 등록관인의관인명및인영국가인권위원회의인국가인권위원회위원장의인 [2004. 1. 1. 부터 ] 1) 관인공고당해행정기관 ( 관인등록기관 ) 의장은관인을등록 재등록또는폐기한때에는관보, 공보등에공고하여야한다. 다만, 제3차소속기관은당해행정기관의장이하는것이원칙이나, 직근상급기관의장이공고할수있다. - 284 -
제 6 장관인관리 2) 관인공고안 가 ) ( 예시 1) 대전광역시중구청장이직접공고한사례임. 대전광역시중구공고제 2004-400 호 공인등록공고 대전광역시중구공인조례제7조및제9조의규정에의하여공인의등록사항을다음과같이공고합니다. 2004. 7. 8. 대전광역시중구청장 1. 공인등록일자 : 2004. 7. 8. 2. 공인등록사유 대전광역시학교용지부담금부과징수및특별회계설치조례시행규칙개정 3. 등록공인명, 서체, 규격및인영공인명서체및규격인영 학교용지부담금특별회계중구분임징수관인 한글전서체 (2cm 2cm) 나 ) ( 예시 2) 대구장성초등학교병설유치원장이직접공고한사례임. 대구장성초등학교공고제 2004-6 호 공인등록공고대구광역시남부교육청소속대구장성초등학교병설유치원이 2005. 3. 1. 개원함에따라사무관리규정제38조의규정에의하여대구장성초등학교병설유치원장의공인을공인대장에등록하였으므로, 사무관리규정제40조및대구광역시교육청공인조례제10조의규정에의하여다음과같이공고합니다. 2004. 12. 13. 대구장성초등학교병설유치원장 1. 등록공인 ( 전자이미지공인 ) 의최초사용연월일 : 2005. 3. 1. 2. 등록공인 ( 전자이미지공인 ) 의명칭및인영대구장성초등학교병설유치원장인 - 285 -
사무관리 다 ) ( 예시 3) 직근상급기관의장이공고한사례임. 전라북도완주교육청공고제 2004-29 호 공인폐기공고 2004. 8. 31. 자봉동초등학교병설유치원이폐원됨에따라사무관리규정제39조및전라북도교육감소속기관공인조례제7조의규정에의하여공인을폐기하고, 사무관리규정제40조의규정에의하여다음과같이공고합니다. 2004. 9. 16. 1. 폐기공인의폐기연월일 : 2004. 9. 1. 2. 폐기공인의명칭및인영 전라북도완주교육청교육장 봉동초등학교병설유치원장인 마. 전자이미지관인의공고 1) 전자이미지관인표시공고관인등록기관은전자이미지관인을등록 재등록한때에는전자이미지관인임을표시하여공고하여야한다. 2) 전자이미지관인 ( 공인 ) 공고안가 ) ( 예시 1) 대구지방검찰청검사장이직접공고한사례임. 대구지방검찰청공고제 2004-1 호 전자이미지관인등록공고대구지방검찰청검사장의전자이미지관인인영을사무관리규정제38조의규정에의하여전자이미지관인대장에등록하였으므로, 사무관리규정제40조의규정에의하여다음과같이공고합니다. 2004. 2. 11. 대구지방검찰청검사장 1. 등록전자이미지관인의최초사용연월일 : 2001. 8. 30. 2. 등록전자이미지관인의명칭및인영대구지방검찰청검사장인 - 286 -
제 6 장관인관리 나 ) ( 예시 2) 인천지방해양수산청장이직접공고한사례임. 인천지방해양수산청공고제 2004-2 호 전자이미지관인등록공고인천지방해양수산청의전자이미지관인인영을사무관리규정제38조의규정에의하여전자이미지관인대장에등록하였으므로, 사무관리규정제40조의규정에의하여다음과같이공고합니다. 2004. 2. 21. 인천지방해양수산청장 1. 등록전자이미지관인의최초사용연월일 : 2004. 2. 16. 2. 등록전자이미지관인의명칭및인영인천지방해양수산청장의인 다 ) ( 예시 3) 만수여자중학교장이직접공고한사례임. 만수여자중학교공고제 2004-2 호 전자이미지공인폐기및재등록공고만수여자중학교장직인의전자이미지공인인영이제대로표시되지않아사무관리규정제38조, 제39조및인천광역시교육청조례제8조의규정에의하여전자이미지공인인영을폐기하고, 전자이미지공인대장에재등록하였으므로, 사무관리규정제40조의규정에의하여다음과같이공고합니다. 2004. 2. 26. 만수여자중학교장 1. 폐기 ( 재등록 ) 전자이미지공인의폐기 ( 재등록 ) 연월일 : 2004. 3. 1. 2. 폐기 ( 재등록 ) 전자이미지공인의명칭및인영만수여자중학교장인 ( 폐기인 ) 만수여자중학교장인 ( 재등록인 ) - 287 -
사무관리 종합학습문제 - 제 6 장 [ 주관식문제 ] 1. 공인용어의변천과정을쓰시오. 2. 관인의효력을쓰시오. [ 객관식문제 ] 1. 일반적으로관인에해당되지않는것은? 1 청인 2 직인 3 특수관인 4 철인 5 공인 2. 관인의등록및공고에대한설명중틀린것은? 1 관인은당해행정기관에서등록하는것이원칙이다. 2 전자이미지관인도관보, 공보등에공고하여야한다. 3 제3차소속기관은직근상급기관이등록하는것이원칙이다. 4 관인등록기관과관인공고기관은같다. 3. 관인의등록 ( 재등록 ) 사유및폐기사유에공통적으로들어가지않는것은? 1 관인을분실한경우 2 관인이마멸된경우 3 행정기관의명칭이변경된경우 4 관인의모양을바꿀경우 4. 관인공고에대한설명중틀린것은? 1 관인을폐기하고재등록할경우에는폐기공고와재등록공고를함께할수있다. - 288 -
제 6 장관인관리 2 전자이미지관인을공고할경우에는전자이미지관인임을표시하여공고하여야한다. 3 관인의공고내용에는등록, 재등록또는폐기사유를명시하여야한다. 4 관인공고기관의장은직근상급기관의장이다. [ 토의해보기 ] 1. 공문서에표시된전자이미지공인의크기가실제공인의크기와다를경우당해공문서는효력이있는지를토의해보시오. 2. 관인날인기록부가언제부터폐지되었는지와그이유를법적인근거를들어토의해보시오. 3. 공인이날인되지않는공문서는효력이있는지를토의해보시오. 4. 관보, 도보, 시보, 군보등에공고된공인등록공고문, 공인재등록공고문, 공인폐기공고문을여러건을발췌하여사무관리규정 ( 동규정시행규칙 ) 및공인조례에맞지않는부분이무엇인지를토의해서정리해보시오. 5. 2004. 1. 1. 부터전자이미지공인도관보, 도보, 시보, 군보등에공고하도록한이유를토의해보시오. 6. 관인제도의연혁을찾아정리해서개정내용과개정이유에대하여토의해보시오. [ 깊이들여다보기 ] 1. 언제부터공인이라는용어를사용했는지법적인근거를들어설명해보시오. 2. 문서관련법령상계인 ( 契印 ) 의의미를살펴보고, 언제부터계인제도가폐지되었지를법적인근거와함께확인해보고, 현행법령상계인의근거를둔법령이어떤법령이며, 그구체적인내용이무엇인지를정리해보시오. - 289 -
사무관리 3. 계인과간인의차이점을설명해보고, 문서관련법령상간인의변천과정을정 리해보시오. 4. 어떠한문서에청인을날인하는지를구체적인사례를들어정리해보시오. 5. 지방자치단체의공인조례를상호비교하여공통점과차이점을정리해보고, 사무관리규정 ( 동규정시행규칙 ) 상의관인관리와어떻게차이가있는지를표로 정리해보시오. 6. 국새를사용하는대상문서와국새의변천과정을정리해보시오. [ 정답과해설 ] [ 주관식문제 ] 1. 공인용어의변천과정은다음과같다. 1991. 9. 30. 까지는지방자치단체도국가기관처럼관인이라는용어를사용하였으나, 지방자치의실현에맞게 사무관리규정 제정 ( 대통령령제 13390 호, 1991. 6. 19.) 으로 1991. 10. 1. 부터는국가기관의관인에대하는개념으로지방자치단체에대하여는공인이라개념을도입하여쓰고, 공인은해당지방자치단체의공인조례로정하여사용하도록하였다. 또한, 공인 ( 公印 ) 이라는용어는사인 ( 私印 ) 에대하는개념으로사용되는경우 ( 예 : 공인위조부정사용죄 ) 가있는데, 이경우의공인은관인의일반적인개념과비슷하다고볼수있다. 2. 관인은행정기관또는행정기관의장의명의로발신또는교부하는문서에기재된의사표시에대한공식적인인증으로서의효력이있다. 따라서, 관인생략대상문서를제외하고는관인이날인되지않는문서는효력이없는문서이다. [ 객관식문제 ] 1. 4 철인은공무원증에날인하는도장이다. 2. 3 제3차소속기관은당해행정기관에등록하는것이원칙이다. 다만, 사정에따라직근상급기관에신청하여등록할수있다. 3. 4 4. 4 관인공고기관의장은당해행정기관의장이다. 즉관인등록기관의장이다. - 290 -
제 6 장관인관리 [ 토의해보기 ] 1. 공문서에표시된전자이미지공인의크기가실제공인의크기와다를경우당해공문서는효력이있는지의여부에대한판단은대단히어려운부분이다. 현재이에대한판결은나와있지않다. 법원의판결여부를떠나서분임별로심층적으로토의해보기바란다. 2. 관인날인기록부는정부공문서규정 [ 시행 1961. 10. 1.] [ 각령제137호, 1961. 9. 13. 제정 ] 에의해신설되었다. 그후 1963. 11. 20. 정부공문서규정 ( 각령제1645 호 ) 으로 1963. 12. 21. 부터폐지되었다. 법령연혁을살펴보았으나, 폐지이유에대하여는명시가되어있지않았다. 분임별로이에대하여선배공무원의실제경험을물어보아왜폐지하였는지추가로토의해보세요. 3. 행정기관간에단순경미한사항의자료요구등공인날인생략대상문서를제외하고는공인이날인되지않는공문서는효력이없다고보아야한다. 4. 관보, 도보, 시보, 군보등에공고된공인등록공고문, 공인재등록공고문, 공인폐기공고문을여러건을발췌하여사무관리규정 ( 동규정시행규칙 ) 및공인조례에맞지않는부분이무엇인지를분임별로토의해보기바란다. 5. 2004. 1. 1. 부터전자이미지공인도관보, 도보, 시보, 군보등에공고하도록한이유는실제공인의크기와전자이미지공인의크기가다르고, 변형되어일부문제가발생됨에따라실제공인의크기와같은크기의전자이미지공인도공고하여사용하도록하였다. 6. 관인제도의연혁은다음과같다. 1948. 11. 9.: 관인규정 제정 ( 총리령제1호 ) 1962. 4. 10.: 관인규정 신규제정 ( 각령제644호 ) 1962. 11. 27.: 외교관인규격 규정 ( 각령제1058 호 ) 1962. 12. 11.: 관인날인위치변경 ( 각령제1067호 ) 제 10 조 ( 관인의위치 ) 1 청인은문서발행년월일의 " 년 " 자가가운데에오도록찍는다. 2 직인은문서를발신, 교부또는인증하는자의성명끝자가가운데오도록찍는다. [ 전문개정 1962.12.11.] 1964. 4. 24.: 헌법개정에수반한개정 ( 대통령령제1792호 ) [ 내각수반 국무총리 ] [ 내각사무처장 총무처장관 ] 1970. 3. 23.: 보조기관직인신설및청인날인위치변경 ( 대통령령제 4772 호 ) 제 2 조 ( 종류및비치 ) 1~3( 생략 ) 4 정부조직법제 3 조의 2 의규정에의하여보조기관이위임받은사무를행정기관으로서처리하는경우에는그사무처리를위하여직인을가진다. 5 직인은그직의서리도이를사용할수있다. 제 7 조 ( 찍는위치 ) 1 청인은그기관명칭의끝자가가운데오도록찍는다. 2 직인은문서를발신 교부또는인증하는자의성명끝자가가운데오도록찍는다. - 291 -
사무관리 1986. 12. 27.: 직인날인위치변경 ( 대통령령제12020호 ) 개정이유외교문서의멸실을방지하기위하여외교문서의보존제도를보완하고, 민원서류를발급하는경우에는간인을천공방식으로갈음할수있도록하는등민원서류의신속한발급을위하여필요한사항을정하려는것임. 주요골자가. 민원서류를발급하는경우에는간인을천공방식으로갈음할수있도록함 ( 영제13 조단서 ). 나.~ 다.( 생략 ). 라. 직인은문서를발신 교부또는인증하는행정기관의장의표시끝자가가운데오도록찍되, 등 초본발급등민원서류를교부하는경우에는행정기관의장의표시끝자오른쪽여백에찍을수있도록관인규정을개정함 ( 영부칙제2항 ). 1991. 6. 19.: 특수관인비치사용, 관인공고사항명시, 지방자치단체공인조례근거마련 ( 대통령령제13390 호, 총리령제395호 ) 1996. 5. 3.: 전자관인사용신설 ( 대통령령제14989호 ) 1999. 8. 7.: 관인모양의다양화등신설 ( 대통령령제16521 호 ) - 종전에는행정기관의장의명의로시행하는문서에는관인을찍도록하였으나, 앞으로는행정기관의장이서명한경우에도시행할수있도록함 ( 영제21조 ). - 특수관인 ( 유가증권발행, 민원업무등특수업무용관인 ) 은국무총리또는상급기관의장의승인을얻어이를가질수있었으나, 앞으로는승인없이각급행정기관의장이가질수있도록함 ( 영제36조 ). - 관인의모양을행정기관의장이정하도록함으로써현행정사각형인관인을원형또는다각형으로할수있게함 ( 영제37조및별표 1). 2001. 2. 14. 전자문서에대한전자관인의인증체계구축 ( 대통령령제17129호 ) 행정사무처리가종이문서기반에서비대면 ( 非對面 ) 온라인방식의전자문서기반으로전환되어감에따라행정기관의전자문서의유출 위조 변조및훼손등을방지하기위하여전자문서에대한전자관인의인증체계를구축하려는것임. 주요골자가. 기존의종이문서기반에서는종이문서에대한인증은관인으로하였으나, 사이버공간에서는전자문서에대한인증은전자관인으로하게됨에따라전자서명을전자관인으로용어를변경하도록함 ( 영제3조제10호및제9조의3제1항 ). 나. 전자서명을전자관인으로용어를변경함에따라전자관인과구별하기위하여기존의전자관인을전자이미지관인으로용어를변경하도록함 ( 영제3조제11호 제21 조제1항 제22조제5항 제36조제3항 제39조제3항 제40조및제117조의2제2호 ). - 292 -
제 6 장관인관리 다. 종전에는행정기관간, 행정기관내보조기관또는보좌기관간에유통되는전자문서에대하여행정자치부장관이전자서명의인증사무를수행하도록하였으나, 전자서명을전자관인으로용어를변경함에따라전자관인의사용범위도행정기관의장, 합의제기관또는권한을위임받은보조기관의명의로발송또는교부하는전자문서로하되, 이에대한인증사무를행정자치부장관이행하도록함 ( 영제9조의3제 1항 ). 라. 행정자치부장관이인증한전자관인은관인또는공인으로보도록하고, 전자관인의인증사무를효율적으로수행하기위하여행정자치부장관소속하에정부전자관인인증센터를두되, 정부전산정보관리소가그기능을수행하도록함 ( 영제9조의3 제2항및제3항 ). 2003. 7. 14. 관인등록을행정기관이자체적으로관인대장에등록하도록하고, 전자이미지관인도일반관인처럼관보에공고하여사용하도록변경함 ( 행정자치부령제203호 ). [ 깊이들여다보기 ] 1. 1991. 9. 30. 까지는지방자치단체도국가기관처럼관인이라는용어를사용하였으나, 지방자치의실현에맞게 사무관리규정 제정 ( 대통령령제13390호, 1991. 6. 19.) 으로 1991. 10. 1. 부터는국가기관의관인에대하는개념으로지방자치단체에대하여는공인이라개념을도입하였다. 2. 계인은제증명을발급할때, 제증명발급대장과제증명문서에걸쳐찍는도장이다. 이는제증명발급건수를통제하거나발급된제증명문서의변조가능성을예방하기위한것이다. 1970. 9. 18. 개정된 정부공문서규정중개정령 ( 대통령령제5338 호 ) 에의하여계인사용에관한규정은그실효성에비하여비능률적인면이많아삭제되었으므로, 제증명발급등의일반사무처리에계인을사용할필요가없다. 다만, 잠업법시행규칙, 어업등록령, 우편법시행규칙, 항공기등록규칙, 공사채등록법시행규칙등개별법령에계인을날인하도록규정한경우에는그에의한다. 이중에는간인 ( 間印 ) 의뜻으로계인하도록한경우도있다. 3. 계인은제증명을발급할때, 제증명발급대장과제증명문서에걸쳐찍는도장이다. 간인은 2 장이상으로이루어지는중요문서의앞장의뒷면과뒷장의앞면에걸쳐찍는도장또는그행위를말한다. 문서관련법령상간인의변천과정은다음과같다. 정부공문서규정 [ 시행 1966. 6.21] [ 대통령령제 2538 호, 1966. 5.21, 전부개정 ] 제 15 조 ( 관인날인및간인사용 ) 1 임용장 상장및각종증명서류에속하는문서와청외로발신하는문서 ( 전신에의한발신문서는제외한다 ) 에는관인을압날한다. 2 문서발행에있어특히근거를보존할필요가있거나관계를명백히할필요가있을때에는간인을사용한다. 제 26 조 ( 결재 ) 1 기안한문서 ( 공람하는문서를포함한다 ) 는결재권자의결재를받아야한다. 2 두장이상으로이루어지는문서중중요한문서에는그합철되는부분에결재권자가간인한다. - 293 -
사무관리 정부공문서규정 [ 시행 1970. 9.18] [ 대통령령제5338호, 1970. 9.18, 일부개정 ] 제26조 ( 결재 ) 1 기안한문서는결재권자의결재를받아야한다.< 개정 1970.9.18.> 2 결재권자는두장이상으로이루어지는다음각호의 1에해당하는문서를결재할때에는결재인 ( 별지제3호서식 ) 으로간인하여야한다.< 개정 1970.9.18.> 1. 전후관계를명백히할필요가있는문서. 2. 사실또는법률관계의증명에관계되는문서. 3. 허가 인가 등록기타의민원사항에관계되는문서. 3 전항의문서를시행할때에는그시행문에시행명의자의관인으로간인한다. < 신설 1970.9.18.> 정부공문서규정 [ 시행 1984.11.23] [ 대통령령제11547호, 1984.11.23, 전부개정제13조 ( 문서의간인 ) 다음각호의 1에해당하는 2장이상으로이루어지는문서에는총리령이정하는바에따라간인하여야한다. 1. 전후관계를명백히할필요가있는문서 2. 사실또는법률관계의증명에관계되는문서 3. 허가 인가 등록등에관계되는문서 정부공문서규정 [ 시행 1987. 8. 1] [ 대통령령제12222호, 1987. 8. 1, 일부개정제13조 ( 문서의간인 ) 다음각호의 1에해당하는 2장이상으로이루어지는문서에는총리령이정하는바에따라간인하여야한다. 다만, 민원서류를발급하는경우에는간인에갈음하여천공방식으로할수있다.< 개정 1986.12.27.> 1. 전후관계를명백히할필요가있는문서 2. 사실또는법률관계의증명에관계되는문서 3. 허가 인가 등록등에관계되는문서 사무관리규정 [ 시행 1991.10. 1] [ 대통령령제13390호, 1991. 6.19, 제정 ] 제12조 ( 문서의간인 ) 다음각호의 1에해당하는 2장이상으로이루어지는문서에는총리령이정하는바에따라간인하여야한다. 다만, 민원서류를발급하는경우에는간인에갈음하여천공방식으로할수있다. 1. 전후관계를명백히할필요가있는문서 2. 사실또는법률관계의증명에관계되는문서 3. 허가 인가및등록등에관계되는문서 - 294 -
제 6 장관인관리 사무관리규정 [ 시행 1999. 9. 1] [ 대통령령제16521호, 1999. 8. 7, 일부개정 ] 제12조 ( 문서의간인 ) 1 다음각호의 1에해당하는 2장이상으로이루어지는문서에는행정자치부령이정하는바에따라간인하여야한다.< 개정 1998.7.1., 1999.8.7.> 1. 전후관계를명백히할필요가있는문서 2. 사실또는법률관계의증명에관계되는문서 3. 허가 인가및등록등에관계되는문서 2 제1항의규정에불구하고민원서류기타필요하다고인정되는문서는간인에갈음하여천공방식으로할수있다.< 신설 1999.8.7.> 3 전자문서의간인은행정자치부령이정하는면표시또는발급번호기재등의방법으로할수있다.< 신설 1999.8.7.> 사무관리규정 [ 시행 2008.2.29] [ 대통령령제20741호, 2008.2.29, 타법개정 ] 제12조 ( 문서의간인 ) 1 다음각호의 1에해당하는 2장이상으로이루어지는문서에는행정안전부령이정하는바에따라간인하여야한다. < 개정 1998.7.1, 1999.8.7, 2008.2.29.> 1. 전후관계를명백히할필요가있는문서 2. 사실또는법률관계의증명에관계되는문서 3. 허가 인가및등록등에관계되는문서 2 제1항의규정에불구하고민원서류기타필요하다고인정되는문서는간인에갈음하여천공방식으로할수있다. < 신설 1999.8.7.> 3 전자문서의간인은행정안전부령이정하는면표시또는발급번호기재등의방법으로할수있다. < 신설 1999.8.7, 2008.2.29.> 4. 청인은합의제기관의권한에속하는사항의문서에사용한다. 예를들면, 국민권익위원회, 국가인권위원회등합의제기관의권한에속하는사항의문서에사용한다. 다음은국민권익위원회의청인이다. 5. 분임별로지방자치단체의공인조례를상호비교하여공통점과차이점을정리해보고, 사무관리규정 ( 동규정시행규칙 ) 상의관인관리와어떻게차이가있는지를표로정리해보면많은도움이된다. 특히, 도봉구청의경우공인의글씨체는훈임정음체이다. 이는국새규정의글씨체와동일하다. - 295 -
사무관리 6. 국새를사용하는대상문서는국새규정 [ 시행 2009.11.2] [ 대통령령제21800호, 2009.11.2, 타법개정 ] 제1조 ( 목적 ) 이영은대한민국의국새에관한사항을규정함을목적으로한다. 제2조 ( 적용범위 ) 국새의관리에관하여는다른법령에특별한규정이있는경우를제외하고는이영이정하는바에의한다. 제3조 ( 정의 ) 이영에서사용하는용어의정의는다음과같다. 1. " 인면 " 이라함은국새중글자가새겨져있는부분을말한다. 2. " 인문 " 이라함은국새의인면에새겨진글자를말한다. 3. " 인영 " 이라함은국새를종이등에찍었을때생기는상을말한다. 제4조 ( 규격및재질 ) 1 국새의인면은 9.9센티미터의정방형으로한다. < 개정 2008.2.22> 2 재질은금으로하되, 경도를감안하여은 구리 아연및주석의합금으로한다. < 개정 2008.2.22> 제5조 ( 국새의인문 ) 1 국새의인문은 " 대한민국 " 의네글자를한글로하되, 가로로새긴다. 2 글자는훈민정음창제당시의자체로한다. 제6조 ( 국새의사용 ) 1 국새는다음각호의문서에날인한다. < 개정 2005.2.25, 2008.2.29, 2009.11.2> 1. 헌법개정공포문의전문 2. 대통령이임용하는국가공무원의임명장및 공무원임용령 제5조제1항에따라대통령이소속장관에게임용권을위임한공무원의임명장 3. 상훈법제9조 제19조및동법시행령제17조의규정에의한훈장증과포장증 4. 대통령명의의비준서등외교통상부장관이날인을요청하는외교문서 5. 기타행정안전부장관이필요하다고인정하는문서 2 국새는문서본문첫째면의중앙에날인한다. 제7조 ( 등록 ) 국새를새로제작한때에는그인영을대장에등록하고관보에게재한다. 제8조 ( 국새의관리 ) 1 국새는행정안전부장관이관리한다. < 개정 2008.2.29> 2 행정안전부장관은국새의제작경위 제원 제작자등관련기록을보존하여야한다. - 296 -
제 6 장관인관리 국새의변천과정을정리해보면다음과같다. < 대한민국국새변천현황 > 구분제 1 대국새제 2 대국새제 3 대국새제 4 대국새 使用 정부수립 ~ 1963. 1. 1.~ 1999. 2. 1.~ 2008. 2. 22~ 期間 1962. 12. 31. 1999. 1. 31. 2008. 2. 21 현재 印影 ( 대한민국지새 ) 크기 方 2 寸 (6.06 6.06cm) 正方形 (7 7cm) 正方形 (10.1 10.1cm) 正方形 (9.9 9.9cm) 材質, 重量 銀銀, 2.0 kg金합금, 2.15 kg金합금, 2.9 kg 국새규정 국새규정 국새규정 국새규정 規定 ( 대통령령제 83 호 ) ( 각령제 643 호 ) ( 대통령령제 18718 호 ) ( 대통령령제 220741 호 ) 49. 5. 5 62. 4.10 05. 2.25 08. 2.29 구뉴 ( 龜鈕 ) 봉황뉴 ( 鳳凰鈕 ) 봉황뉴 ( 鳳凰鈕 ) 印鈕 ( 손잡이 ) 알수없음 1 총무처 管守部署 2국무원사무국 3국무원사무처 1내각사무처 2총무처 행정자치부 1행정자치부 2행정안전부 4 내각사무처 비고 소재불명 ( 관인대장만있음 ) 국가기록원소장 국가기록원소장 현재사용중이나문제가발생하여새로제작추진중 - 297 -
제 7 장업무편람
제 7 장업무편람 제 7 장업무편람 1. 업무편람의개요 가. 의의업무편람이란업무수행에합리적인방향을제시하여주는것으로조직의방침과기능, 사무처리의절차와방법, 준수하여야할제원칙, 기타사무에관련된자료등을능률성과경제성의원칙에따라단순화하고표준화하여이해하기쉽고업무처리에편리하도록작성한업무지침서이다. 나. 종류업무편람은그내용, 적용범위및작성기관에따라여러가지로분류할수있으나, 행정기관에서발간 배포하여활용하는행정편람과부서별로작성 활용하는직무편람으로크게구분한다. 1) 행정편람 : 행정기관에서발간 배포하여활용하는기관편람 2) 직무편람 : 부서별로작성 활용하는편람으로부서편람 다. 업무편람의작성효과및활용효과 업무편람은행정기관의공무원들이업무를수행하는과정에서다음과같은 작성효과와활용효과가있다. 1) 작성효과가 ) 현재의업무상태를파악할수있다. 나 ) 사무의표준화 단순화 전문화를촉진한다. 다 ) 기타현재의불합리한점을발견하여개선할수있다. - 301 -
사무관리 2) 활용효과가 ) 사무활동의목표와방침의기준을세워준다. 나 ) 사무를통제하는데필요한적절한지침을준다. 다 ) 사무의혼란, 불확실및중복을줄일수있다. 라 ) 교육훈련의실효성있는교재가된다. 마 ) 관리층과부하직원상호간또는각조직간의협력을증진한다. 바 ) 기타사무능률증진에대한관심을높여준다. 2. 행정편람가. 의의 행정편람이란다수의행정기관또는담당자가공통적으로활용하는업무지침서또는업무참고서를말하며, 행정기관의명의로발간한다. 나. 행정편람의심의 1) 심의자문위원위촉행정기관의장은행정편람을발간함에있어필요한경우에해당기관의공무원및관계전문가를심의자문위원으로위촉할수있다. 2) 수당지급심의자문위원회에대하여는예산의범위안에서수당기타필요한경비를지급할수있다. 다. 발간기관행정편람은당해행정기관의장이발간한다. - 302 -
제 7 장업무편람 라. 관리및활용 1) 행정편람의관리행정편람은개인소장을금지하고서가또는책장에비치하여관계자가누구든지항상손쉽게참조 활용할수있도록하여야하며, 관리책임자를지정하여자료관리대장에등록 관리하여야한다. 2) 행정편람의수정 보완행정편람의발간기관은관련제도의변경등으로행정편람의내용을수정또는보완하여야하는사유가발생한때에는그내용을수정또는보완하여야한다. 3. 직무편람가. 의의 직무편람은부서별로그소관업무에대한업무계획 관련업무현황기타참고자료등을체계적으로정리하여활용하는업무현황철또는업무참고철을말한다. 나. 작성대상직무편람은특별한사유가있는경우를제외하고는행정기관의직제에규정된최하단위부서 ( 과또는담당관 ) 별로작성한다. 직무편람은부서별로작성하므로, 부서편람이라고도한다. 다. 포함할내용 1) 업무연혁 관련업무현황과주요업무계획 2) 업무의처리절차와흐름도 3) 소관보존문서현황 4) 기타업무처리에필요한참고사항 - 303 -
사무관리 라. 인수 인계업무를담당하는직원의교체또는조직개편, 사무의재분장등으로소관업무를인계 인수하는때에는직무편람을함께인계 인수하여업무현황의파악이용이하도록하고업무처리지식등이축적될수있도록하여야한다. 마. 관리 1) 처리과의장은정기또는수시로직무편람의내용을점검하여야한다. 2) 업무편람은컴퓨터파일로관리할수있다. - 304 -
제 7 장업무편람 종합학습문제 - 제 7 장 [ 주관식문제 ] 1. 업무편람의의의를쓰시오. 2. 업무편람의종류와의의를쓰시오. [ 객관식문제 ] 1. 업무편람의작성효과가아닌것은? 1 현재의업무상태를파악할수있다. 2 사무의표준화 단순화 전문화를촉진한다. 3 행정사무의능률증진에대한관심을높여준다. 4 현재의불합리한점을발견하여개선할수있다. 2. 업무편람의활용효과가아닌것은? 1 직원의업무능력을측정하는데기준이된다. 2 사무의혼란, 불확실및중복을줄일수있다. 3 교육훈련의실효성있는교재가된다. 4 사무활동의목표와방침의기준을세워준다. 3. 직무편람을다른말로표현하면? 1 기관편람 2 부서편람 3 개인편람 4 행정편람 4. 업무편람에대한설명중틀린것은? 1 소관업무를인계 인수시에는직무편람을함께인계 인수하여야한다. 2 업무편람은행정편람과직무편람으로나눌수있다. 3 직무편람은당해행정기관의장이발간한다. 4 업무편람은업무수행에합리적인방향을제시하여준다. - 305 -
사무관리 [ 토의해보기 ] 지방자치단체별로사무인계인수서서식을모아서식에들어있는사항을비교하 여토의해보시오. [ 깊이들여다보기 ] 종전의사무관리규정에는정부편람과기관편람이있었는데, 그개념을쓰고, 현 행행정편람과직무편람과의관계를비교해보시오. [ 정답과해설 ] [ 주관식문제 ] 1. 업무편람이란업무수행에합리적인방향을제시하여주는것으로조직의방침과기능, 사무처리의절차와방법, 준수하여야할제원칙, 기타사무에관련된자료등을능률성과경제성의원칙에따라단순화하고표준화하여이해하기쉽고업무처리에편리하도록작성한업무지침서이다. 2. 업무편람은그내용, 적용범위및작성기관에따라여러가지로분류할수있으나, 행정기관에서발간 배포하여활용하는행정편람과부서별로작성 활용하는직무편람으로크게구분한다. [ 객관식문제 ] 1. 3 행정사무의능률증진에대한관심을높여준다. 이부분은활용효과부분이다. 2. 1 직원의업무능력을측정하는데기준이되는것이아니라, 관리층과부하직원상호간또는각조직간의협력을증진한다. 3. 2 부서편람 4. 3 직무편람은당해행정기관의장이발간한것이아니라부서에서발간한다. 행정편람을당해행정기관의장이발간한다. [ 토의해보기정답과해설 ] 분임별로지방자치단체별로사무인계인수서서식을모아서식에들어있는사항을비교하여토의해보면많은도움이될것이다. - 306 -
제 7 장업무편람 [ 깊이들여다보기 ] 1999. 8. 까지는다음과같이업무편람을구분하였다. 업무편람은그내용, 적용범위및작성기관에따라여러가지로분류할수있으나, 행정기관에서발간 배포하여활용하는행정편람과부서별 개인별로작성 활용하는직무편람으로크게구분한다. 행정편람이란, 사무처리절차및기준과장비운용방법기타일상적근무규칙등에관하여각업무담당자에게필요한지침 기준또는지식을제공하는업무지도서또는업무참고서를말한다. 행정편람중정부편람이란, 대한민국정부명의로발간하는편람이고, 기관편람이란, 행정기관의장의명의로발간하는편람이다. 직무편람이란, 부서별또는개인별로그소관업무에대한업무계획 관련업무현황기타참고자료등을체계적으로정리하여활용하는업무현황철또는업무참고철을말한다. 직무편람중부서편람은부서별로작성하는편람이고, 개인편람은개인별로작성한편람이다. 업무편람 행정편람 직무편람 정부편람기관편람부서편람개인편람 사무관리규정 [ 시행 1991.10. 1] [ 대통령령제 13390 호, 1991. 6.19, 제정 ] 제 91 조 ( 업무편람의종류 ) 업무편람은다음과같이행정편람과직무편람으로구분한다. 1. 행정편람은사무처리절차및기준과장비운용방법기타일상적근무규칙등에관하여각업무담당자에게필요한지침 기준또는지식을제공하는업무지도서또는업무참고서를말한다. 2. 직무편람은부서별또는개인별로그소관업무에대한업무계획 관련업무현황기타참고자료등을체계적으로정리하여활용하는업무현황철또는업무참고철을말한다. 제 93 조 ( 행정편람의발간구분 ) 1 행정편람은정부명의로발간하는정부편람과행정기관의장의명의로발간하는기관편람으로구분한다. 제 98 조 ( 직무편람의작성대상 ) 1 직무편람은부서별로작성하는부서편람과개인별로작성하는개인편람으로구분한다. 그러나, 1999. 9. 부터는행정편람을정부편람과기관편람으로, 직무편람을부서편람과개인편람으로구분하여활용한다는것이실익이없어행정편람과직무편람으로만구분하여사용하도록변경하였다. 업무편람 행정편람 직무편람 - 307 -
제 8 장보고서작성
제 8 장보고서작성 제 8 장보고서작성 1. 보고서작성개관가. 보고서의의의 보고서란사전적인의미로는 보고하는글이나문서 를말한다. 영어로는 a (written) report 이다. 보고서란일반적으로일상적인사항, 현안사항, 긴급한사항, 특정사건에관한현황, 전문적인연구, 검토결과등을보고하거나건의하고자할때작성하는문서이다. 또한, 처리방침을받거나계획을수립하거나대책을마련하기위하여또는수립된계획과마련된대책을시행하기위하여보고하는문서이다. 나. 보고서의종류보고서의종류는다양하다. 행정부 입법부 사법부등국가기관마다보고서의종류가다양하다. 행정부간에도보고서의종류가다양하다. 일반기업체, 법인, 단체등조직도보고서의종류가다양하다. 보고서는용도, 형식, 내용, 시기등분류기준에따라종류가다양하다. 여기서는일반적으로사용하는보고서, 용도와내용에따른보고서로한정하여설명하고자한다. 용도에따른보고서는정보보고서와관리보고서이다. 그리고내용에따른보고서는계획보고서, 대책보고서, 검토보고서, 실시보고서, 결과보고서, 현황보고서, 연구보고서및조사보고서등이다. 다. 보고서의내용전개순서보고서의종류에따라보고서의기술형식이달라진다. 그리고보고서의기술형식 ( 내용전개방식 ) 은보고서의성격이나내용또는개인적인취향에따라다르다. 또한, 각급기관과조직에따라조금씩다르다. 그러나그종류나성격이다를지라도보고서는일정한틀을요한다. 즉보고서마다요구하는사항이있다. 그요구하는사항이무엇인가를확실히파악하여 - 311 -
사무관리 그사실을기록하고, 문제의식을가지고향후대책을제시하는등의보고서의형태에맞추어간단명료하고확실하게기재하는것은모든보고서의공통된사항이라할수있다. 법령에서요구하는보고서의작성요령은그법령이명시한대로작성하면된다. 법령에서요구하는보고서는별지서식으로정형화되어있으며, 대부분보고서작성방법이구체적으로명시되어있다. 여기서는법령에서정하지않는보고서에대해서만한정하여설명하기로한다. 아래에제시하는보고서는유형별로기본적인항목만을다룬것이다. 따라서보고서의유형에따라일부항목을증감하거나삭제또는변경하여사용할수있다. 여기서는편의상보고서의표지와차례는생략하고, 보고서의서론, 본론및결론부분만을가지고설명하고자한다. 일반적으로보고서는다음과같은순서에따라내용을전개한다. 구분내용전개순서 ( 기술형식 ) 일반적인보고서정책보고서계획보고서 제목, 보고개요 ( 내용요약또는보고배경, 보고목적과필요성, 보고경과등 ), 보고내용본문 현황과실태, 추진경과 ( 경위 ), 문제점또는쟁점, 국내외사례분석, 대안비교 분석등 ), 결론부분 ( 대책 대안또는개선방안제시, 기대효과, 향후계획 ( 향후추진계획과추진일정, 예산조치사항, 관련부처협의사항, 법령개정사항등 ), 건의사항 * 참고자료첨부가능, * 작성일자, 작성자 ( 작성부서 ) 표시 ( 이하동일 ) 제목, 보고개요 ( 보고목적과필요성, 진행경과 ), 현황과문제점 ( 문제의현황과실태, 원인분석, 지금까지대응사례, 국내 외사례등참고자료 ), 정책수단과대안 ( 정책의대상 ( 고객 ) 과소요자원, 문제를해결하기위한정책대안, 기대 ( 예상 ) 효과 ), 추진계획 ( 정책집행계획 : 인적 물적활용계획 / 정책홍보관리계획 / 정책품질관리계획 : 정책점검과평가계획 ), 건의및제안제목, 보고개요 ( 보고의목적과필요성, 보고경위또는경과등 ), 보고본문내용 [ 현황과실태, 추진경과 ( 기추진계획인경우에만표시 ), 성과와반성 ( 기추진계획인경우에만표시 ), 계획내용, 추진체계 ( 추진조직과역할, * 체계도 ), 추진방법과절차 ], 결론부분 ( 기대효과 ), 향후계획 ( 추진계획과일정, 예산 물자등의소요와그확보방법등 ) - 312 -
제 8 장보고서작성 구분내용전개순서 ( 기술형식 ) 대책보고서검토보고서실시보고서결과보고서현황보고서연구보고서조사보고서 제목, 보고개요 ( 보고의목적과필요성, 보고경위또는경과등 ), 보고본문내용 현황과실태, 추진경과 ( 경위 ), 문제점또는쟁점, 현상태와문제점또는쟁점의원인분석, 지금까지의대책분석 ( 기대책보고를한경우 ), 국내외유사사례분석, 대안검토 분석등, 결론부분 ( 해결방안, 해소방안, 개선방안, 대안또는대책제시, 기대효과 ), 향후계획 ( 추진계획과추진일정, 조치사항등 ), 건의사항과제안등 * 사안에따라항목가감가능 제목, 검토개요 ( 검토배경또는검토목적등 ), 검토내용 ( 현황과실태, 문제점또는쟁점, 대안비교분석 ), 검토결과 ( 대안또는개선방안제시 ), 건의등 제목, 실시목적, 계획내용요지, 추진상황, 계획대실적의비교 평가, 향후계획 제목, 목적, 사업 ( 계획 ) 개요, 사업추진내용, 계획대실적의비교와평가, 향후계획 제목, 목적, 사업계획개요, 추진상황, 문제점, 전망과추세, 대책, 향후계획 제목, 연구목적, 연구내용 ( 현황, 문제점등 ), 대책, 기대효과, 향후계획, 참고자료 ( 연구활동경과와부속자료등 ) 제목, 조사목적, 조사기간, 조사대상, 조사방법, 조사항목 ( 사건내용 ), 조사결과분석 평가, 향후대책 - 313 -
사무관리 1) 일반적인보고서의내용전개순서 일반적인보고서제목 목적등 하기위하여 강화방안을보고드림. (2010. 1. 11. ( 월 ), 과 ) 서론부분 : 보고개요 내용요약또는보고배경 보고목적과필요성 ( 보고서제목밑에쓰지않는경우만표시 ) 보고경과 본론부분 : 보고내용본문 현황과실태 추진경과 ( 경위 ) 문제점또는쟁점 국내 외사례분석 대안비교 분석 결론부분 : 보고결과 대책 대안또는개선방안제시 기대효과 향후계획 : 향후추진계획과추진일정, 조치사항등기재 향후추진계획과추진일정 예산조치사항, 관련부처협의사항, 법령개정사항등 건의사항등 - 314 -
제 8 장보고서작성 2) 정책보고서의내용전개순서 정책보고서제목 (2010. 1. 11. ( 월 ), 과 ) 목적등 하기위하여 강화방안을보고드림. 서론부분 : 보고개요 보고목적과필요성 ( 보고서제목밑에쓰지않는경우만표시 ) 본론부분 : 현황과문제점등 문제의현황과실태 원인분석 지금까지의대응사례 국내 외사례등참고자료 결론부분 : 정책수단과대안 정책의대상 ( 고객 ) 과소요자원 문제를해결하기위한정책대안 기대 ( 예상 ) 효과 추진계획 : 향후추진계획과추진일정기재 정책집행계획 : 인적 물적활용계획 정책홍보관리계획 정책품질관리계획 정책점검과평가계획 건의및제안 - 315 -
사무관리 3) 계획보고서의내용전개순서 계획보고서제목 (2010. 1. 11. ( 월 ), 과 ) 목적등 하기위하여 계획을보고드림. 서론부분 : 보고개요 보고목적과필요성 ( 보고서제목밑에쓰지않는경우만표시 ) 보고경위 ( 경과 )( 보고서제목밑에쓰지않는경우만표시 ) 본론부분 : 보고본문내용 현황과실태 추진경과 ( 기추진계획인경우에만표시 ) 성과와반성 ( 기추진계획인경우에만표시 ) 추진체계 : 추진조직과역할, * 체계도 추진방법과절차 결론부분 : 기대효과 향후계획 : 향후추진계획과추진일정기재 추진계획과일정 예산소요와확보방법 물자소요와확보방법 - 316 -
제 8 장보고서작성 4) 대책보고서의내용전개순서 대책보고서제목 (2010. 1. 11. ( 월 ), 과 ) 목적등 하기위하여 대책을보고드림. 서론부분 : 보고개요 보고목적과필요성 ( 보고서제목밑에쓰지않는경우만표시 ) 보고경위 ( 경과 )( 보고서제목밑에쓰지않는경우만표시 ) 본론부분 : 보고내용본문 현황과실태 추진경과 ( 경위 ) 문제점또는쟁점 현상태와문제점또는쟁점의원인분석 지금까지의대책분석 ( 기대책보고를한경우에만표시 ) 국내외유사사례분석 대안검토 분석 결론부분 : 해결 해소 개선방안, 대안또는대책제시등 해결 해소 개선방안 대안또는대책제시 기대효과 향후계획 : 향후추진계획과추진일정기재 추진계획과추진일정 조치사항등 건의사항과제안등 - 317 -
사무관리 5) 검토보고서의내용전개순서 검토보고서제목 목적등 하기위하여 을보고드림. (2010. 1. 11. ( 월 ), 과 ) 서론부분 : 검토개요 검토배경또는목적 ( 보고서제목밑에쓰지않는경우만표시 ) 본론부분 : 검토내용본문 현황과실태 문제점또는쟁점 대안비교 분석 결론부분 : 검토결과 대안또는개선방안제시 건의등 - 318 -
제 8 장보고서작성 6) 실시보고서의내용전개순서 실시보고서제목 목적등 하기위하여 을보고드림. (2010. 1. 11. ( 월 ), 과 ) 실시목적 실시목적 ( 보고서제목밑에쓰지않는경우만표시 ) 계획내용요지 실시계획내용을핵심사항위주로기재 추진상황 추진현황과실태 추진경과 계획대실적의비교 평가 단순한실적나열이아니라분석을통한비교 평가 향후계획 - 319 -
사무관리 7) 결과보고서의내용전개순서 결과보고서제목 (2010. 1. 11. ( 월 ), 과 ) 목적등 하기위하여 결과를보고드림. 목적 목적 ( 보고서제목밑에쓰지않는경우만표시 ) 사업 ( 계획 ) 내용개요 사업 ( 계획 ) 내용을핵심사항위주로기재 계획대실적의비교 평가 단순한실적나열이아니라분석을통한비교 평가 향후계획 - 320 -
제 8 장보고서작성 8) 현황보고서의내용전개순서 현황보고서제목 (2010. 1. 11. ( 월 ), 과 ) 목적등 하기위하여 현황을보고드림. 목적 목적 ( 보고서제목밑에쓰지않는경우만표시 ) 사업 ( 계획 ) 내용개요 사업 ( 계획 ) 내용을핵심사항위주로기재 추진상황 추진현황과실태 추진경과 문제점 전망과추세 대책 향후계획 - 321 -
사무관리 9) 연구보고서의내용전개순서 연구보고서제목 목적등 하기위하여 을보고드림. (2010. 1. 11. ( 월 ), 과 ) 연구목적 목적 ( 보고서제목밑에쓰지않는경우만표시 ) 연구내용 현황 문제점등 대책 대책 1 대책 2 기대효과 향후계획 참고자료 연구활동경과와부속자료등 - 322 -
제 8 장보고서작성 10) 조사보고서의내용전개순서 조사보고서제목 목적등 하기위하여 을보고드림. (2010. 1. 11. ( 월 ), 과 ) 조사목적 ㅇ목적 ( 보고서제목밑에쓰지않는경우만표시 ) 조사기간 ㅇ현황 조사대상 ㅇ 조사방법 ㅇ 조사항목 ( 사건내용 ) ㅇ 조사결과분석 평가 향후대책 ㅇ 조사개요 : 조사기간, 조사대상, 조사방법을묶어서할수있음. - 323 -
사무관리 라. 보고서작성과정 1) 준비단계준비단계의주요내용은크게보고내용의확인과보고서작성계획수립이다. 2) 작성단계작성단계의주요내용은자료수집 분석, 형식결정그리고보고서작성이다. 3) 검토단계검토단계에서는보고내용및형식을검토하는단계이다. 당초의도대로보고내용이작성되었는가, 형식은적합한가등을검토한다. 그리고, 문장구성, 통계의숫자 ( 계수등 ) 를확인한다. 2. 보고서작성의원칙가. 간결성의원칙 보고서작성에서가장중요한원칙이다. 보고서는간결해야한다. 산뜻해야한다. 세익스피어가한말이다. 간결은지혜의정신이다. 처칠이한말이다. 보고서는한장으로족하다. 더긴것은비서가곧장쓰레기통으로보낼것이다. 문장이길어지면내용이애매모호 ( 曖昧模糊 ) 하거나, 문장도정확하지않은비문 ( 非文 ) 이되기쉽다. 다음은 ( 구 ) 중앙인사위원회의인사혁신의기본방향의한부분이다. 계급중심 과거 50 여년간 경력과서열중시 잦은순환전보 일반행정가양성 성과불량자도신분보장 자율분권참여 직무중심 21C 패러다임 능력과성과중시 전문보직경로 전문행정가육성 성과불량자인사조치 인사개혁로드맵을통한인사행정의패러다임혁신 - 324 -
제 8 장보고서작성 간결성로마의카이사르, 영국의처칠, 미국의링컨등위대한커뮤니케이터로꼽히는이들연설의공통점은간결성이었다. 사실위주로구성해주제가간단명료하게전달되고대중을강렬하게설득할수있었던것이다. * 출처 : 세계일보 (2005. 9. 26.) 나. 목적성의원칙보고서는목적이분명해야한다. 목적이분명해야올바른보고서를작성할수있다. 보고서를쓰기전에목적을생각해야한다. 다음은경기도보고서중의하나이다. 보고서의목적이분명하다. 글로벌시대에대응하고, 세계로뻗어나는미래역동적성장주체로서세계속의경기도이미지를구축하기위하여지역성장을촉진시킬수있는독립적이고차별화된 경기도브랜드개발 에대한종합추진계획임. 다. 핵심내용의원칙핵심내용은보고서에서가장중요한사항이다. 이는신문기사에서의제목과같다. 핵심내용이무엇인지를먼저결정하는것은, 정책 ( 사업 ) 의추진방향에대해미리결정하는것이된다. 라. 성실성의원칙 보고서는성실하게작성해야한다. 지성이면감천이라는속담이있듯이, 보고 서에는정성과혼 ( 魂 ) 이들어가야한다. - 325 -
사무관리 2008.1.2, 서울신문 마. 현장성의 원칙 보고서가 살아있으려면 현장감이 있어야 한다. 현장에 가서 보고, 현장의 소 리를 듣고 작성한 보고서는 훨씬 알차다. 이명박 대통령께서 강조하신 사항이 다. 이명박 대통령께서는 2008. 9. 26. 예정에 없이 청을 방문해서, 회의실에 앉자마자 책상에 있는 보고서들을 보고는 공문 같은 것은 필요 없고 이야기를 들으러 왔으니, 청장에게 이야기해 보라고 하였다. 바로 현장의 소리를 듣 - 326 -
제 8 장보고서작성 고자물어보신것이었다. 다음은 2008. 4. 14. 매일경제에보도된내용이다. 현장냄새가나는자세한보 고를강조한대목이나와있다. 바. 창의성의원칙보고서는차별화된창의성과독창성이있어야한다. 창의성과독창성이있어야보고서가참신하다. 옛날보고서를그대로베껴쓰거나, 다른보고서의내용을그대로옮겨쓰면, 창의성이떨어진다. 2009. 4. 6., 9. 7., 11. 2. 직장월례회조회시이달곤전행정안전부장관은선진국이되려면, 선진공무원이되려면창의성이있어야한다고강조하였다. - 327 -
사무관리 사. 실용성의원칙 보고서는쓸모가있어야한다. 활용가치가높은보고서를작성해야한다. 열 정과끈기로작성한보고서가무용지물이되어서는안된다. 李대통령 바로이거야! 법무부극찬 * 업무보고서흑백인쇄에 실용적 내용도흡족 부처별업무보고에서공무원들의무사안일을매섭게질타하던이명박대통령이법무부를극찬한것으로 21일알려져관심을모으고있다. 이대통령은지난 19일정부과천청사에서김경한법무부장관으로부터업무보고를받으면서 보고서용지가컬러로작성된다른부처와달리흑백으로인쇄돼있어좋다 고칭찬했다. 이에소병철기획조정실장은 컬러로인쇄를하면한부당 2만원이들어비용을아끼기위해흑백으로인쇄했다 고말했다. 그러자이대통령은 바로그점을말하려고하는것이다. 법무부가실용적으로잘했다 고거듭칭찬했다. 허례를싫어하는 MB식실용주의를드러내는대목이다. 대통령의칭찬은업무보고내용으로도이어졌다. 이대통령은 업무보고내용이아주알차게되었다고본다. 보고를받으면서법무부의긍정적인측면을많이찾았다. 내가생각한것보다검찰이더많은변화를가져오려고노력하고있어매우다행스럽게생각한다 고말했다. ( 중간생략 ) [ 문화일보 ] 2008-03-21 08면총03면사회김세동기자 sdgim@munhwa.com - 328 -
제 8 장보고서작성 2008 년도 법무부업무계획 - 329 -
사무관리 목 차 Ⅰ. 이제까지의정책성과평가및현좌표진단 Ⅱ. 08 년업무계획의특징 Ⅲ. 08 년전략목표및주요성과목표 1. 엄정하고투명한법집행을통한사회정의실현 2. 실효성있는범죄방지시스템구축으로안전한사회환경조성 3. 인권보장강화 4. 국민이만족하는법무서비스제공 5. 합리적인출입국 외국인정책으로국가경쟁력제고 Ⅳ. 혁신과제 1. 수강명령분야별전문프로그램개발 2. 수형자성공적사회정착을위한취업시스템구축 3. 안방출입국체류민원서비스체계구축 Ⅴ. 성과측정체계 - 330 -
제 8 장보고서작성 아. 분석성의원칙보고서는심층적으로분석을하여작성해야한다. 심층분석을잘해야올바른대책과대안이도출된다. 심층분석없는보고서는신뢰성을잃게된다. 왜냐하면, 작성자의주관이들어갈우려가있기때문이다. 객관적사실 ( 자료와통계 ) 을가지고심층적으로분석해야올바른대책과대안이나온다. 李대통령 분석없이대처하면안된다 [ 동아일보 ] 2008-06-05 05면총45면종합 ( 앞부분생략 ) 시종무거운분위기에서진행된회의에서이대통령은 지금은서로자성하고되돌아보는귀중한시간 이라며쇠고기파문과관련해서도 분석없이대처하면안된다. 한미자유무역협정 (FTA) 등여러사안을같이고려해대책을세워야한다 고역설했다고한다. 박성원기자 swpark@donga.com 자. 명확성 ( 명료성 ) 의원칙보고서는명확 ( 명료 ) 해야한다. 구체적인용어를사용해야한다. 보고하는목적과주된내용이무엇인지를명확 ( 명료 ) 하게제시해야한다. 보고의내용이명확성 ( 명료성 ) 이떨어지면궁금증이생기고질문하게된다. 보고의내용이명확성 ( 명료성 ) 이있으려면통일성, 일관성, 구체성의 3가지요건을갖추어야한다. 명확성 ( 명료성 ) 의 3 가지요건 글에있어서통일성이란글을구성하는모든단락들 (paragraphs) 이글의주제 (subject) 와상호연관을가지고조리있게구성이되고그러한단락들또한각각의단락이가지고있는소제 (topic) 와연관되어조리있게구성이되어있음을말한다. 일관성이란단어, 구, 절, 문장이서로서로문맥상앞, 뒤가잘연결이되어읽을때, 의미상으로걸림이없는것끝으로, 구체성이란글을구성하는각각의단락이가지고있는소제가그소제를뒷받침하는구체적인내용으로충분히설명이되어있는것을말한다. - 331 -
사무관리 차. 용이성 ( 평이성 ) 의원칙보고서는쉽게써야한다. 알기쉽게써야한다. 보고하고자하는내용을한눈에쉽게이해할수있도록써야한다. 이해하기어려운용어는쓰지않아야한다. 불가피하게전문용어를쓰는경우에는용어설명을괄호안에하여야한다. 예를들면, BPR만쓰는것이아니라, 업무절차개선 (BPR: Business Process Reengineering) 이라고써야독자가곧바로이해를할수있다. 아내가이해하지못하는글은? 정운찬전서울대총장은신문에칼럼을기고하기전반드시부인에게일독을부탁한다. " 아내가이해못하는글은독자에게이해될수없고, 칼럼으로서무의미하다 " 는게정총장의지론이다. 카. 포괄성의원칙보고서는가능한한모든것을포괄해야한다. 관련자료를사전에많이수집하고분석하여야한다. 국내민간단체뿐만아니라국외기관또는국외민간단체의자료도수집하여분석하여야한다. 많은정보와자료의수집으로보고서의내용이충실하고풍부해야한다. 특히, 보고서에담아야할내용이누락되어서는안된다. 마무리단계에서빠진부분이무엇인지를곰곰이다시한번생각해보아야한다. 보고서를가지고중간관리층이나최고관리층에보고하는과정에필자는 아, 이것이빠졌구나? 하고경험한적이많이있었다. 보고를받는자가보고자에게무엇을물어볼것인가를사전에질문지를만들어부단한연습을하는것도대단히유용하다. 보고서를읽고궁금증이없어야한다. 질문이없도록작성하여야한다. 이렇게하기위해서는부단한노력과훈련을해야한다. 타. 객관성의원칙보고서는주관성을배제해야한다. 보고서에믿음을주기위해선가능한한객관적인사실을숫자로표기하거나실제경험이들어가야한다. 보고서는객관성을유지해야공정성이확보된다. 객관성이약한논리를사용하지않도록해야한다. - 332 -
제 8 장보고서작성 파. 논리성의원칙보고서는논리가있어야한다. 논리적모순이없어야한다. 논리의비약은금물이다. 객관성이약한논리를전개해서는안된다. 잘못된논리하나가보고서전체의신뢰를떨어뜨린다. 내용이물흐르듯자연스럽게전개되려면논리적배열이중요하다. 평소에신문사설또는찬반토론내용을꾸준히학습하면논리력을배양하는데아주도움이된다. 배경지식은문장을논리적으로전개하는데많은도움을준다. 하. 일관성의원칙일관성이란단어, 구, 절, 문장이서로서로문맥상앞, 뒤가잘연결이되어읽을때, 의미상으로걸림이없는것을말한다. 논리를전개할때, 일관성을유지해야한다. 다음은 ( 구 ) 중앙인사위원회의업무보고중의일부 ( 일부수정 ) 이다. 용어사용등일관성의측면에서검토해보자. ==================================================================== 여성 장애인 이공계등소수집단공직임용확대 관리직에서의여성고용률과대표성제고 - 여성관리자임용목표제 ( 금년목표 8.7%) 및양성 장애인의공직임용확대를위한지원시스템구축 - 장애인의공무원채용시험응시연령연장과공직설명회실시및장애인수험생 DB 구축 과학기술전문인력공직진출확대 - 기술직 이공계전공자의 4급이상목표비율달성 ==================================================================== 거. 중복삭제의원칙동일한단어가반복되어서는안된다. 보고서를작성한후에처음부터끝까지차분한마음으로읽어야한다. 읽는과정에반복된표현이나유사한표현을발견하게될것이다. 관리자들은보고서를읽다가반복또는중복되는단어가나오면짜증을낸다. - 333 -
사무관리 너. 정확성의원칙보고서는정확해야한다. 내용뿐만아니라형식도정확해야한다. 내용상하자 ( 흠 ) 가있어서는안된다. 사무관리규정 상의문서작성의일반사항, 국어기본법 상의어문규범 ( 한글맞춤법, 외래어표기법, 로마자의표기법등 ), 그리고, 법령제명띄어쓰기원칙 을준수하여작성해야한다. 예를들면, 이상과이하, 초과와미만, 전과후, 이전과이후를구분하여사용해야한다. 오 탈자가없어야한다. 오 탈자는글의가치를떨어뜨리고성의가없어보이게한다. 적절한단어의선택, 문장호응, 맞춤법등사소한것들이글전체의인상을좌우할수도있다. 한자 ( 漢字 ) 를사용할경우, 반드시해당단어에맞는한자 ( 漢字 ) 를확인하여사용하여야한다. 특히통계숫자와이름및주소는정확해야한다. 다른통계를인용한경우에는해당기관또는해당부서에확인하고사용하여야문제가발생하지않는다. 다음은 교육원의여비산출내역이다. 어느부분이틀렸는지확인해보자. 출장여비 ( 지출총액과산출내역의총계비교, 내용오류확인요망 ) 예산과목 : 214-202-01( 국내여비 ) 지출총액 : 금일백사십일만원정 (1,325,000) 출장자명단및출장비산출내역 연번 소속 직급 성명 운임 식비 숙박비 일비 소계 비고 1 부장고위공무원 000 5,000 50,000 46,000 40,000 141,000 2 단장고위공무원 000 5,000 41,500 46,000 40,000 141,000 3 과장서기관 000 5,000 50,000 46,000 40,000 141,000 4 부전문계약직가급 000 5,000 41,500 46,000 40,000 141,000 중간생략 20 사무원 ( 일용 ) 000 5,000 50,000 46,000 40,000 141,000 21 4팀사무원 000 5,000 41,500 46,000 40,000 141,000 계 총계 2,961,000원 - 334 -
제 8 장보고서작성 더. 단어선택의원칙 보고서작성에서단어선택이대단히중요하다. 핵심단어 ( 또는주제어 ) 를잘 선정해야한다. 어떤단어를사용할것인지를고민해야한다. 적절한단어를찾 아내야한다. 기술용어등전문용어는풀어서사용해야한다. 하나의개념에하 나의단어를사용해야한다. 다음은 ( 구 ) 중앙인사위원회의업무보고중일부이 다. 어떤단어를잘선택했는지분석해보자. ==================================================================== 여성 장애인 이공계등소수집단공직임용확대 ==================================================================== 러. 반복점검의원칙 보고서는반복점검이생명이다. 반복점검을통해추가할부분, 수정할부분, 빠진부분을찾을수가있으며, 중대한오류를찾을수가있다. 빈틈없이작성된보고서를대할때에그내용에신뢰감을갖게되며, 그보고 서에포함된제언은설득력을갖게된다. 필자는사소한것이지만, 보고서에페 이지번호를넣지않아서보고서의내용전체에대한신뢰도를잃게된경험이 있음을밝혀둔다. 법제처 국장이하는말이있다. 법령개정안을국장들이큰소리로읽을 때, 법제처장은눈을감고듣다가잘못된부분을찾아낸다고한다. 따라서작성 된보고서는큰소리로수없이읽어보아야한다. 그러면, 어느부분이매끄럽지 못한지, 어법상맞지않는지를알수가있다. 머. 오류찾기의원칙이부분은종합적인분석을통해오류를찾아내야한다. 즉논리상오류가없는지, 일관성과체계성을갖추고있는지를살펴야한다. 사무관리규정 문서작성원칙을지켰는지, 한글맞춤법등어문규범에맞는지, 법령제명띄어쓰기원칙에맞는지등을살펴야한다. 통계숫자가맞는지, 성명과주소가맞는지, 오 탈자가없는지, 한자 ( 漢字 ) 가맞는지를살펴야한다. - 335 -
사무관리 작성자혼자서오류를찾아내는것은쉽지않다. 특히중요한보고서는다른사람또는전문가에게의뢰하여오류를찾아내야한다. 버. 예술성의원칙보고서는내용도중요하지만, 형식도중요하다. 속담에 보기에좋은떡이먹기에도좋다 는말처럼, 보고서도보기에좋아야한다. 핵심내용이한눈에쏙들어올수있도록한다. 시각은청각보다 12배정도의강력한힘을발휘한다고한다. 도표, 그래프, 언론보도, 사진, 그림을사용하면훨씬이해하기가쉽다. 그러나너무지나치면좋지않다. 이렇게하기위해서는문서편집을잘해야한다. 이를위해서는정보기술능력을함양하여실력을향상시켜야한다. 보고서에도표, 그래프, 중요사진, 그림등을삽입하여입체적으로구성해야한다. 그래야보고를받는자가 야, 정말훌륭한작품이로구나! 하고감탄할것이다. 예를들면다음과같다. 구분 04.12 05.7 05.12 현좌표 중앙부처 (4 단계이상 ) 자치단체 (3 단계이상 ) 38.8% 75.1% 81% 확산단계 2.0% 46.4% 75.6% 실행단계 * 총 5 단계기준 : 미착수 도입 실행 확산 내재화 - 336 -
제 8 장보고서작성 중앙행정기관장애인고용률추이 (%) (%) 2.0 1.5 1.0 1.26 (968 명 ) 1.42 (1,107 명 ) 1.56 (1,216 명 ) 1.76 (1,380 명 ) 1.96 2.00 (1,528 명 ) (1,560 명 ) 0.5 00 01 02 03 04 05 당초 '06 목표인 2% 고용의 '05 조기달성추진 동구릉주변정비사업 : 문화재보수정비국비지원확정후추진 3. 보고서작성시자주범하는오류유형가. 목적이불분명하다. 제목과본문내용을보고이보고서를왜작성했는지가명확하지않는경우이다. 나. 일관성이없다. 일관성이란단어, 구, 절, 문장, 단락이서로문맥상앞, 뒤가잘연결이되어읽을때, 의미상걸림이없는것을말한다. 다음은어느보고서의목적부분이 - 337 -
사무관리 다. 표현상일관성이없는부분이있다. 수정안을보기전에한번스스로찾아 수정해보자. 풍수해보험법 시행에따라풍수해로인한주민의재산피해를신속하고공정하게보상하고방재의식제고를위하여풍수해보험시범사업을실시하고자함. < 수정안 > 풍수해보험법 시행에따라풍수해로인한주민의재산피해를신속하고공정하게보상하고방재의식을제고하기위하여풍수해보험시범사업을실시하고자함. * 수정이유 : 문장표현상일관성유지가필요함. 즉목적어와동사의표현을일관성있게유지해야함. 다. 논리상오류가많다. 오류란 그릇되어이치에어긋나는인식 을말한다. 우리가일상적으로생각하고말하는가운데많은오류가발생하는데, 이런오류들은언뜻보기에는그럴듯하면서도논리적으로는타당하지못한경우가대부분이다. 그러나오류에는추론의형식상잘못을범하는형식적오류와언어사용이나자료사용의잘못, 또는심리적요인에의해범하게되는비형식적오류가있다. 어떤말이나글에오류가있는가없는가를판단하기위해서는다음의절차에따라확인해보는것이좋다. 언어논리-오류의종류 (1) (1) 심리적오류 : 논지에대해심리적으로설득시키려하면오류를범하게된다. 1 감정에의호소 : 동정, 연민, 공포, 증오등의감정에호소해서논지를받아들이게하는오류예 ) 내가시키는대로하지않으면죽을줄알아! 2 사적관계에의호소 : 정때문에논지를받아들이게하는오류예 ) 넌나하고제일친한친구잖아. 네가날도와주지않는다면난누굴믿고이세상을살아가란말이니? 3 군중에의호소 : 군중심리를자극하여논지를받아들이게하는오류예 ) 00 화장품은세계의여성이애용하고있습니다. 아름다운여성의필수품, 00 화장품을소개합니다. - 338 -
제 8 장보고서작성 4 부적합한권위에의호소 : 논지와직접적인관련이없는권위자의견해를근거로신뢰하게하는오류예 ) 이화장품이얼마나좋은화장품인줄아니? 그유명한 000란여자탤런트도언제나이화장품만쓴다는말들어봤지? 5 인신공격 : 주장하는사람의인품, 직업, 과거정황을트집잡아비판하는오류예 ) 저사람의말은믿을만한게못돼. 저사람은전과자거든. 6 피장파장 ( 역공격 ): 비판받은내용이비판하는사람에게도역시동일하게적용됨을근거로비판에서벗어나려는오류예 ) 오빤뭐잘했다고그래? 오빤더하더라뭐. 7 원천봉쇄의오류 ( 우물에독약치는오류 ): 반론의가능성이있는요소를원천적으로비난하여봉쇄하는오류예 ) 얘, 빨리가서자야지. 늦게자는어린이는착한어린이가아니야. (2) 자료적오류 : 자료 ( 논거 ) 에대해잘못판단하면오류를범하게된다. 1 성급한일반화의오류 : 제한된정보, 부적합한증거, 대표성을결여한사례를근거로일반화하는오류예 ) 하나를보면열을안다고, 너지금행동하는걸보니형편없는애구나. 2 잘못된유추의오류 : 비유를부당하게적용함으로써발생하는오류예 ) 컴퓨터와사람은유사한점이많아. 그러니컴퓨터도사람처럼감정을느낄거야. 3 무지에의호소 : 증명할수없거나알수없음을들어거짓이라고추론하는오류예 ) 귀신은분명히있어. 귀신이없다고증명한사람이이제까지없었거든. 4 논점일탈 ( 무관한결론 ) 의오류 : 논점과관계없는것을제시하여무관한결론에이르게되는오류예 ) 너희들왜먹을것갖고싸우니? 빨리방에들어가서공부나해! 5 우연 ( 원칙혼동 ) 의오류 : 상황에따라적용되어야할원칙이다른데도, 이를혼동해서생기는오류예 ) 빌린물건은주인이달라고하면언제든지돌려주어야하는법아닌가. 그러니그친구가화가나서자기아내를죽이려는걸알았지만난들어떻게하겠나. 자기칼을돌려달라니돌려줄수밖에. 살인에사용된칼을돌려줌. - 339 -
사무관리 언어논리-오류의종류 (2) 6 의도확대의오류 : 의도하지않은결과를의도가있다고판단하여생기는오류예 ) 아니, 그사람을벌금 3만원만받고풀어줘요? 그사람을피하려다가차가충돌해서두사람이나죽었는데, 그런살인자를가만놔두는법이어디있어요? 7 잘못된인과관계의오류 : 단순한선후관계를인과관계로추리하는오류예 ) 너어제희랑데이트했지? 네가빵집에들어간지 10분쯤뒤에희가그리로들어가는것을내가봤는데? 8 결합, 분해의오류 : 부분의속성을전체도가진다거나, 전체의속성을부분도가진다고추론하는오류예 ) 나트륨이나염소는유독성물질이야. 그러니염화나트륨도유독성물질이지. 염화나트륨은독성이없어. 그러니나트륨이나염소도독성이없긴마찬가지지. 9 흑백논리의오류 : 어떤집합의원소가단두개밖에없다고여기고추론하는오류예 ) 내부탁을거절하다니, 넌나를싫어하는구나. 10 복합질문의오류 : 수긍할수없거나수긍하고싶지않은것을전제하고질문함으로써수긍하게만드는오류예 ) 저한테한표를던져살기좋은나라를건설해보지않으시겠습니까? (3) 언어적오류 : 언어를잘못사용하면오류를범하게된다. 1 애매어의오류 : 둘이상의의미를가진말을애매하게사용함으로써생기는오류예 ) 모든인간은죄인입니다. 따라서모든인간은감옥에가야합니다. 2 은밀한재정의의오류 : 용어의의미를자의적으로재정의하여사용함으로써생기는오류예 ) 그친구, 정신병원에보내야하는것아냐? 요즘세상에뇌물을마다하다니, 미치지않고서야어떻게그럴수가있어? 3 애매문의오류 : 어떤문장의의미가두가지이상으로해석되는오류예 ) 그가네숭배자라니, 너는숭배하는사람도있구나! 숭배의주체가 ' 그 ' 와 ' 너 ' 의두가지로해석될수있음. 4 강조의오류 : 문장의어느한부분을강조하여발생하는오류예 ) " 우리는우리의친구들에대하여험담해서는안된다." " 그래요? 그러면선생님에대한험담은상관없겠네요?" 5 사용과언급을혼동하는오류 : 사용한말과언급한말을혼동해서생기는오류예 ) 고대사는성경에들어있다. 성경은두글자로된말이므로, 고대사는두글자안에들어있다. - 340 -
제 8 장보고서작성 6 ' 이다 ' 를혼동하는오류 : 술어적인 ' 이다 ' 와동일성의 ' 이다 ' 를혼동해서생기는오류예 ) 신은사랑이다. 그런데진실한사랑은흔치않으므로, 진실한신도흔치않다. 7 범주의오류 : 서로다른범주에속하는것을같은범주의것으로혼동하는데서생기는오류예 ) 운동장이랑교실은다둘러봤는데, 그럼학교는어디에있습니까? 라. 중요한내용 ( 핵심내용 ) 이빠져있다. 보고서에담아야할내용은보고서의종류에따라다르다. 대책보고서의경우현황과실태, 문제점과대책은반드시보고서에들어가야한다. 또한, 회의보고서의경우회의개요 ( 일시, 장소, 참석, 회의결과 ), 협의사항, 주요쟁점사항등은보고서에들어가야한다. 논의또는협의과정상쟁점사항등이들어가야한다. 전직노대통령 " 공무원들보고서좀잘써라 " [ 일보] 2007-01-19 ( 생략 ) 전직노대통령은이날 `비전 2030' 에대한 부장관의보고를받은뒤 " 이보고서를누가작성했느냐 ", " 양은많은데핵심이빠져있는것같다 " 면서보고서가지나치게나열식으로돼있고일목요연하지못한점등을조목조목지적했던것으로 19일알려졌다. 전직노대통령이그동안여러차례에걸쳐 " 보고서를잘써라 " 고강조해온차에 부보고서가 `시범케이스 ' 로걸리게돼평소노대통령의신임이두터운것으로알려진이장관이진땀을빼는상황이연출됐다는것. 요약본도없이보고서분량이 10여쪽에달한데다분량이많다보니보고시간도 10여분이상이어졌다고한다. 노대통령은이어 " 각부처는보고서작성시요점이부각되게충실하게쓰도록노력해달라 " 며 " 핵심포인트를잡아추세에대한비교치나지표등을잘활용하고, 목표도명확히해달라 " 고국무위원들에게각별히당부한것으로전해졌다. ( 이하생략 ) - 341 -
사무관리 마. 통계숫자, 성명, 주소, 외국어등을잘못기재한다. 보고서의생명은정확성이다. 내용도중요하지만, 통계숫자도대단히중요하다. 통계숫자나계수를잘못표시하면, 엄청난결과를초래할수가있다. 그리고성명과주소등을잘못기재하는경우이다. 또한, 외국어를잘못기재하는경우이다. 바. 한글맞춤법등어문규정을지키지않는다. 문법, 철자, 구두점등사소한것도 ( 생명을걸고 ) 지키는것이보고서의성실도와완성도를높이게된다. 이상 과 이상, 초과 와 미만 의차이를모르고사용한경우, 전 과 후, 이전 과 이후 의차이를모르고사용한경우등너무도많다. 한가지예를들면, 및 과 과 ( 또는와 ) 의차이를모르고사용한경우이다. 틀린사례 : 현황및실태, 문제점및대책, 문장의형식및내용에대하여수정 : 현황과실태, 문제점과대책, 문장의형식과내용에대하여 과 ( 또는와 ) 는두단어사이에사용한다. 및 은긴병렬적인문자에사용하되, 문 장의맨뒤에서앞뒤를연결한다. 총무과와행정과의남자및여성과의여자 사. 법령제명띄어쓰기원칙을지키지않는다. 예를들면, 본문에법령명을공공기관의정보공개에관한법률또는사무관리규정으로표시하면, 틀리다. 2005. 1. 1. 부터법령명을표시할때에는법령명앞뒤로낫표 ( ) 를사용하고, 띄어써야한다. 따라서다음과같이수정해야한다. 공공기관의정보공개에관한법률, 사무관리규정 - 342 -
제 8 장보고서작성 아. 법조항의근거를잘못표시한다. 예를들면, 보고서본문에법령의근거를 공공기관의정보공개에관한법률 제 7조 ( 비공개대상정보 ) 로명시한경우이다. 정보공개법령제정당시에는비공개대상정보의근거조항이 제7조 이었으나, 현재는 제9조 로변경되었다. 따라서, 법령의근거조항을명시할때에는반드시이를확인하고사용여야한다. 법령의조항은수시로신설 통합 폐지 변경되므로, 이를현시점에서확인하여야문제가발생하지않는다. 특히, 민원회신을위한검토내용중에법령의조항은반드시확인하고기재하여야한다. 자. 내용이부실하여의사결정권자가판단을할수없다. 보고서는내용이너무많아도문제이지만, 너무없어도문제이다. 내용이부실하면의사결정권자가올바른판단을할수가없다. 차. 내용이너무많아읽는자의시간을빼앗는다. 내용이너무많아초점이분산되어쓰는사람과읽는사람의시간을빼앗는경우이다. 핵심사항위주로내용을전개하여야하는데, 보고서에담지않아도될사항을담는경우이다. 카. 다각적인분석이없고문제의식이없다. 보고서는입체적인분석을할때, 근본적인문제의식을갖고분석할때, 그빛이더난다. 정책의추진배경, 추진근거, 현황과실태, 문제점과대책, 기대효과, 개선방안, 대책, 활용방안등에대하여다각적인분석이필요하다. 그리고정책에대한근본적인문제의식을갖고분석해야한다. 타. 기본이안된보고서가있다. 기본이안된보고서는보고받는자를실망시킨다. 어떤보고서는기본적인틀등형식조차도갖추어져있지않다. 기본에충실해야한다. - 343 -
사무관리 파. 별첨사항과참고사항을본문에넣어중요도를떨어뜨린다. 본문에담을내용인지, 별첨에담을내용인지를구분하지않는것이문제이다. 본문에많은사항을담으려고하면초점이분산되고, 핵심사항을파악하는데집중력을떨어뜨리게된다. 하. 정책이력이없다. 보고서중정책보고서는정책이력이소상하게제시되어야하는데, 그렇지못한경우가많아올바른정책판단을하기가어렵다. 즉정책의발전과정, 정책문제와그원인, 정책대상과환경에대한분석, 정책의영향평가와갈등관리평가등이반영되어야하는데, 그렇지못한경우이다. 거. 충분한검증과정과논의과정이없다. 각급기관에서어떤정책을수립할때, 정책형성단계부터충분한검증과정을거쳐야하는데, 이를소홀히하여해당정책이보류되거나표류된경우도많다. 사실상정책추진의모든단계 ( 정책형성 정책결정 정책집행 정책평가및환류단계 ) 에서충분한검증과정과충실한논의과정을거쳐야한다. 그리고행사계획을결정할때에는결정할사항과고려할사항이많은법이다. 따라서적절한회의체에서충분한논의를거쳐결정하고이과정이보고서상에기록되어있어야한다. 너. 추진근거, 추진취지와추진배경이없다. 보고서의종류또는성격에따라필수적으로담아야할사항 ( 추진근거, 추진취지와추진배경등 ) 이있는데, 이것들이빠진경우이다. 예를들면, 정책추진의근거에대한명시도없이그냥몇줄만제시한경우이다. 더. 대응방안이빠져있다. 보고서의종류또는성격에따라대응방안이필요한경우, 이에대한구체적인대응방안제시와추진일정및시행계획을분명히밝혀야하는데, 이것들이빠진경우이다. - 344 -
제 8 장보고서작성 러. 구체적인통계자료가없다. 보고서에는보고의내용을뒷받침할수있는것이객관적인통계자료이다. 관리자는보고의핵심사항마다관련통계자료등이함께제시될때, 가장흡족해한다. 다음은구체적인통계자료가제시된경우이다. 00 년 01 년 02 년 03 년 04 년 05 년 3 건 77 건 160 건 182 건 187 건 380 건 12 위 13 위 5 위 6 위 참여지수 4위 5위준비지수 03 04 05 머. 심층분석이없다. 현황과실태, 문제점과대책또는대응방안을심층적으로분석하지않아올바른판단을할수없는경우이다. 그리고대내외환경분석을해야하는데, 이를하지않는경우이다. 또한, 시기별추세, 시계열분석등심층분석이없는경우이다. 다음은시계열분석의한예이다. 사례의수 500 400 300 200 235 260 275 304 330 350 380 400 420 443 100-9 -8-7 -6-5 -4-3 -2-1 0 1 2 3 4 연도 - 345 -
사무관리 버. 원인에대한체계적인분석이없다. 어떤문제가발생했을때, 사건이터졌을때, 그원인을깊이파고들어가서분석해야한다. 의사가환자를제대로진단해야올바른처방을할수있는것처럼정책담당자인공무원들은어떤현상에대한원인을근본적으로분석해야한다. 원인을제대로분석해야올바른대안과대책이나온다. 어떤문제가발생했을때, 사건이터졌을때, 그원인을깊이파고들어가서분석해야한다. 의사가환자를제대로진단해야올바른처방을하고, 그처방전에의해약사가조제할수있는것처럼정책담당자인공무원들은어떤현상에대한원인을근본적으로분석해야한다. 원인을제대로분석해야올바른대안과대책이나온다. 실현가능한대책이나온다. 서. 사전에충분한점검을하지않는다. 어떤계획을세울때, 미리점검해야할목록 ( 리스트 ) 을만들어야하는데, 이를이행하지않고, 중요한절차또는협의사항을빠뜨린경우이다. 특히, 관련부처, 관련기관또는관련부서간의사전협의등절차상하자가있어서는안된다. 어. 결정권자의의중을모르고작성한다. 보고서는보고받는자또는정책결정권자의의중을깊이헤아려그에맞게작성해야하는데, 그렇지않아재작성하는경우가많다. 저. 숲을보지못하고나무만본다. 전체를바라보지못하고, 부문에만치우쳐보고서의품위가떨어지는경우이다. 보고서를작성할때에는전체에서부분으로, 부분에서전체로보는거시적인안목과미시적인안목을가져야한다. 어느한쪽으로치우쳐서는안된다. 독수리가하늘높은곳에서먹이를찾기위해멀리바로보고, 먹이를발견한후에는오로지그것을향해나아가는것처럼, 보고서를작성할때에큰시각을갖고바라보면서, 동시에어느한부분에서는치밀하게파고드는자세를겸비해야한다. - 346 -
제 8 장보고서작성 처. 제목과내용이일치하지않는다. 제목은 계획보고서인데, 본문내용은대책보고의내용으로전개한경우이다. 계획보고서인지, 대책보고서인지, 방침보고서인지를구분하지않고작성하여내용전개방식에혼란을초래하는경우이다. 제목과소제목및내용의위치또는상하관계가맞지않는경우이다. 커. 현장감이떨어진보고서를작성한다. 보고서는현장감이있어야한다. 현장에한번도가보지않고작성한보고서는실현불가능한결과를초래할수도있다. 이명박대통령께서책상에앉아있지말고현장에서가서보고정책을입안하라고하셨다. 현장을보고, 현장의소리를듣는정책이알찬정책이된다. 현장목소리빠진백화점식보고 [ 일보 ] 2006-12-29 8 면 28 일 시가마련한 경제발전중장기계획보고서를둘러싸고산 학계인사들과대전시공무원들간치열한공방전이벌어졌다. 이날회의에서일부학계와업계관계자들은시의중장기계획에대해 현장의목소리가빠진백화점식보고서 라며강력히성토했고이에맞서시관계자들은 어디까지나장기계획인데너무하다 는반응을보였다. 참석자들은 30 여분간설전을벌였으며급기야회의를주재한 정무부시장까지가세해아슬아슬한분위기를연출하기도했다. 이과정에서중장기계획보고서와요약책자간사업예산계획이서로맞지않아대전시측이해명하기도했다. 시의보고가끝나자 산업단지협회장이포문을열면서분위기가굳어지기시작했다. 회장은 중장기계획이백화점식으로나열돼있고구체적으로누가, 언제, 목표에도달할것인지로드맵이없다 면서 남의다리긁는것처럼하지말고시는기반시설을구축하는데힘써야한다 고포문을열었다. ( 중간생략 ) 학계에서도시의중장기계획에대해부정적으로보는시각이많았다. 대교수는 기업과시민들에게와닿지않고실현가능성이없는것들을나열했다 고지적한뒤 현장의목소리를듣고설문조사나전문가집단토론을하는과정을거쳐야한다 고강조했다. 이에대해중장기계획을마련한 발전연구원 박사는 비젼을강조하다보니실망스런부분도있겠지만나름대로실현가능성이있다고판단하고계획했다 고응수했다. - 347 -
사무관리 국장도 물론시가산업용지미리준비못해어려움을겪고있는건사실 이라며 시가기반시설안한다고하는데보고서를보면산업용지 100만평조성등내용이다있다 고말했다. 나아가 정무부시장은 회의를주재하는사람이지만한마디해야겠다 면서 요즘경제학자들은거시적안목으로보지않고미시적으로만본다 면서 중장기계획의방향이맞느냐안맞느냐를따져야하는데근시안적으로가면안된다 고맞받아졌다.< 기자 > 터. 장미빛보고를한다. 휘황찬란한미사어구를사용하고, 실현불가능한정책을그럴듯하게포장해서보고를해서는안된다. " 보고서, 장밋빛청사진만남발 " [ 일보] 2008-03-20 \" 기업하기좋은환경조성이중요 \" 대외경제정책연구원주관으로 19일오후 상공회의소 5층에서열린 \'FTA대응산업경쟁력강화방안연구용역 \' 2차공청회에서지정토론자들은보고서가현실성없는장밋빛청사진만을제시하고있다고지적했다. 첫토론자로나선 농협 본부부본부장은 \" 감귤조수입목표를보면현재 5천억원에서 7천2백억원으로제시돼있고오는 2017년까지산지거점유통센터 30개를건립하는것으로돼있다 \" 며 \" 이는현실적으로불가능하다 \" 고지적했다. 부본부장은이에따라 \" 신정부의농업정책과공존하는경쟁력강화방안을마련해야하고 IT산업과연계한감귤가공산업발전이필요하다 \" 고주문했다. 대무역학과교수는 \" 도민소득이 1만4천달러인데 2030년까지 3배올리는것으로돼있고 2차산업진흥방안을보면건강뷰티산업으로현재 3% 대인 2차산업을 10% 대로올리겠다고하는데현실성이전혀없다 \" 고지적했다. 교수는이에따라 \" 법인세인하가아니라 전역을면세화하고기업하기좋은환경을만들어중국진출기업을제주로유치해야하고대규모국제무역항과군사기지와연관된제조업체를만들어야제주발전을기대할수있다 \" 고말했다. ( 주 ) 다음제주프로젝트실장은 \" 산업구조발전방안이백화점식나열에그쳐 ( 중간생략 ) 의원은 \" 도내피해규모가 9백억원에서 1천억원으로나와있다 \" - 348 -
제 8 장보고서작성 며이는 \" 국내전체피해액을 지역의산업비중으로나눠버렸기때문 \" 이라며주먹구구식피해분석을질타했다. 의원은이어 \" 과업지시서내용을제대로반영하지못해도내산업에대한면밀한피해분석이이뤄지지않았고 7개산업육성시책을제시하면서분야별구조조정방안은전혀제시하지못하고있다 \" 고지적했다. ( 이하생략 ) 퍼. 요약문의완성도가떨어진다. 보고서의분량이많아요약문을작성하여보고하는경우실수하기쉬운부분은그내용이본문에있다고할때이다. 그것은요약문을잘못작성하는것을스스로인정하는것이되므로, 요약문도본문처럼완전성 ( 완결성, 포괄성 ) 을지녀야한다. 압축된요약문을작성하는것이대단히중요하다. 요약문 1장으로승부를걸만큼최대한압축하고, 함축적인용어를사용하여야한다. 4. 보고서의요약 보고서요약도중요하다. 많은분량의보고서를 1장에요약하는것도하나의기술이다. 많은분량의보고서를 1장에담는것은매우힘든작업이다. 하지만, 부단한노력을하면, 모든내용을다포괄할수있는 1장의요약보고서를작성할수있다. 이것은부단한훈련과노력으로가능하다. 필자의경우 21장의보고서를 4장으로, 4장을 1장으로줄이라는국장의지시가있어시도해보았다. 정말힘든작업이었다. 국장은처음에는 21장을 4장으로압축하라고하였다. 4장으로압축한보고서를가지고갔는데, 1장으로압축하라고하여막막하였다. 많은고민과수정작업끝에 1장으로압축했다. 국장은 1장의보고서를보고마음에든다고하였다. 내용이긴보고서의경우요약의역할은크다. 읽는사람으로하여금읽기쉽게하여우선요점을파악하도록한다. 그다음에정책 ( 의사 ) 을결정하도록하는것이다. 상대방으로하여금 본문 까지읽도록하기위해서는요약문을 A4용지 1 매정도로정리해두는것이대단히중요하다. 요약의핵심은다음과같다. - 349 -
사무관리 1. 대표성이있는제목을선정한다. 2. 보고의목적을분명히한다. 3. 내용전개에중요도와우선순위를고려한다. 4. 보고서의종류에따라문제점과대책등필수항목이누락되지않도록한다. 5. 가장중요한사항을뽑아내작성한다. 6. 주제어 ( 키워드 ) 를추출한다. 7. 단락을나누고표제어를붙인다. 8. 원칙적으로설명부분은생략한다. 9. 본문이읽지않아도될만큼요약문을압축적으로작성한다. 10. 정책결정을신속하게내릴수있도록작성한다. 11. 빠진사항이없도록완벽하게작성한다. 12. 질문사항과궁금증이없도록작성한다. 13. 논리성, 일관성및객관성을유지한다. 14. 결재권자가선호하는용어를사용한다. - 350 -
제 8 장보고서작성 종합학습문제 - 제 8 장 [ 주관식문제 ] 1. 보고서의종류를쓰시오. 2. 보고서작성의기본원칙을쓰시오. [ 객관식문제 ] 1. 보고의필요성이아닌것은? 1 정책수립을위하여 2 사업결과평가를위하여 3 진도파악을위하여 4 징계를요구하기위하여 2. 보고의기능이아닌것은? 1 각종정보제공기능 2 업무처리상문제점발견과시정계기기능 3 인간적인유대관계강화와조직활성화기능 4 각종정보처리기능 3. 보고의주된목적이아닌것은? 1 관리층의정책결정을위한상황파악 2 관리층의방침설정을위한상황파악 3 행정활동의보조와촉진 4 사업추진상황을확인하여합리적통제와조정 - 351 -
사무관리 4. 보고의원칙을잘못묶은것은? 1 필요성과완전성 2 간결성과추상성 3 경제성과유효성 4 적시성과정확성 5. 구두에의한보고방법이아닌것은? 1 지시한사람에게보고한다. 2 타이밍을중요시한다. 3 이유와설명을먼저제시하고결론을말한다. 4 객관적사실과주관을확실히구분해야한다. 6. 문서에의한보고방법중설명이틀린것은? 1 결론을먼저쓴다. 2 문장은간명하게쓴다. 3 문서등록란과결재란을작성하여보고한다. 4 도표, 색표시등은너무복잡하므로하지않는다. 7. 일반적인보고서의내용전개순서에대한설명중틀린것은? 1 보고개요부분에는내용요약또는보고배경, 보고목적, 보고경과등을기재한다. 2 보고내용본문에는현황과실태, 문제점또는쟁점, 국내외사례분석, 대안비교 분석등을기재한다. 3 결론부분에는대책 대안또는개선방안제시, 기대효과, 건의사항, 향후조치계획 ( 예산조치사항, 관련부처협의사항, 법령개정사항등포함 ) 을기재한다. 4 작성일자와작성자 ( 작성부서 ) 는표시하지아니해도된다. - 352 -
제 8 장보고서작성 8. 계획보고서의내용전개순서에대한설명중틀린것은? 1 목적을기재하고현상을분석한다. 2 계획내용을기재한다. 3 예산 물자등의소요액만기재한다. 4 추진체계, 추진방법, 추진일정을기재한다. 9. 대책보고서내용전개순서에대할설명중틀린것은? 1 보고개요부분에는보고의목적과필요성, 추진경위또는추진경과등을기재한다. 2 보고본문내용에는현황과실태, 문제점또는쟁점, 현상태와문제점또는쟁점의원인분석, 국내외유사사례분석, 대안검토 분석등을기재한다. 3 결론부분에는해결방안, 해소방안, 개선방안, 대안또는대책제시, 기대효과, 추진계획, 추진일정, 건의사항, 조치사항과제안등을기재한다. 4 보고본문내용에지금까지의대책분석은항상기재한다. 10. 검토보고서의내용전개순서에대한설명중틀린것은? 1 검토개요란에는검토배경또는검토목적을기재한다. 2 검토본문내용에는현황과실태, 문제점또는쟁점, 대안비교 분석을기재한다. 3 검토결과부분에는대안또는개선방안을제시한다. 4 마지막부분에는항상건의부분을기재한다. 11. 결과보고서의내용전개순서에대한설명이아닌것은? 1 목적을기재한다. 2 사업개요와추진내용을기재한다. 3 계획대실적의비교와평가를한다. 4 대책을강구한다. - 353 -
사무관리 12. 현황보고서의내용전개순서가아닌것은? 1 사업계획개요를기재한다. 2 추진상황과문제점을기재한다. 3 전망과추세를기재한다. 4 기대효과를기재한다. 13. 기대효과를넣어야할보고서를옳게묶은것은? 1 일반적인보고서, 대책보고서, 연구보고서 2 계획보고서, 대책보고서, 검토보고서 3 대책보고서, 실시보고서, 연구보고서 4 실시보고서, 결과보고서, 현황보고서 14. 보고서작성원칙이아닌것은? 1 간결성의원칙 2 목적성의원칙 3 실용성의원칙 4 주관성의원칙 15. 보고서는쓸모가있어야하고, 활용가치가높아야한다는원칙은? 1 실용성의원칙이다. 2 완전성의원칙이다. 3 일관성의원칙이다. 4 용이성의원칙이다. 16. 보고서작성시틀리는오류에대한설명중틀린것은? 1 한글맞춤법등어문규정을지키지않는다. 2 논리상오류가많다. 논리성이란글을구성하는단어, 구, 문장들이서로서로문맥상앞, 뒤가잘연결되어있을때, 의미상으로걸림이없는것을말한다. 3 통계숫자, 이름, 주소등을잘못기재한다. 4 다각적인분석이없고문제의식이없다. - 354 -
제 8 장보고서작성 17. 도표, 사진, 신문기사, 그래프등을삽입하여입체적으로작성하는원칙은? 1 음악성의원칙 2 시각성의원칙 3 예술성의원칙 4 종합성의원칙 18. 보고서요약에대한설명중틀린것은? 1 핵심적인주제어를잘선정해야한다. 2 보고서본문을보지않고도전체가이해가되도록작성하여야한다. 3 올바른판단과결정을하도록작성한다. 4 보고서전체내용을이해할수있도록상세하게작성한다. 19. 다음설명중틀린것은? 1 정책이력이상세하게제시되어야올바른정책판단을할수가있다. 2 정보통신용어등전문용어는원문그대로만표현하고, 한글과병기하지않는다. 3 요약문은핵심사항만기재하되, 최대한압축하고함축적인용어를사용하며, 완성도를높여야한다. 4 본문에주요한통계자료는총괄적인부문만표시하고자세한사항은별첨으로처리한다. 20. 다음설명중틀린것은? 1 보고서에는정책추진의모든단계에서충분한검증과정과내실있는논의과정을거쳐야하며, 정책의형성과정이소상하게제시되어야한다. 2 보고서는보고서의종류에따라제목과내용전개방식을달리해야한다. 3 현황은있는그대로객관적사실을기재하고, 실태는작성자의주관적인분석개념이가미되어작성하는것이좋다. 4 가급적보고서에는추진근거, 추진취지와추진배경, 대응방안이포함되어야한다. - 355 -
사무관리 21. 다음설명중틀린것은? 1 보고서에는보고의내용을뒷받침할객관적인통계자료가제시되어야한다. 2 보고서에는정책추진단계에서어떤문제가발생했을때, 근본적인원인을규명하고, 그에대한대책을강구하는내용이있어야한다. 3 어떤계획을수립할때, 사전에충분한점검을하기위해서는점검표를작성하여이를활용해야한다. 4 보고서는작성자의주관과의지를담아상사를설득시켜야한다. < 정답과해설 > [ 주관식문제 ] 1. 보고서의종류에는일반적인보고서, 정책보고서, 계획보고서, 대책보고서, 검토보고서, 실시보고서, 결과보고서, 현황보고서, 연구보고서, 조사보고서등이있다. 2. 보고서작성의기본원칙에는간결성, 목적성, 핵심내용, 성실성, 현장성, 창의성, 실용성, 분석성, 명확성 ( 명료성 ), 용이성 ( 평이성 ), 포괄성, 객관성, 논리성, 일관성, 중복삭제, 정확성, 단어선택, 반복점검, 오류찾기, 예술성의원칙등이있다. [ 객관식문제 ] 1. 4 보고는정책수립을위하여, 사업지원을위하여, 사업결과평가를위하여, 사실확인을위하여, 진도파악을위하여, 업무의독려와촉구를위하여, 통계자료의활용등단순참고를위하여, 업무의협조를위하여필요하다. 징계를요구하기위하여보고를하는것은아니다. 2. 4 각종정보처리기능은보고의기능이아니다. 3. 3 행정활동의보조와촉진은사무기능의하나이다. 4. 2 보고의원칙에간결성은해당되나, 추상성은해당되지않는다. 5. 3 결론을먼저말하고이유와설명을한다. 6. 4 도표, 색표시등은중요한부분에만선별하여작성한다. 7. 4 작성일자와작성자 ( 작성부서 ) 는표시하는것이바람직하다. 8. 3 예산 물자등의소요액만기재하는것이아니라확보방법도기재한다. 9. 4 보고본문내용에지금까지의대책분석은항상기재하는것이아니라동일한정책 ( 사업 ) 에대하여문제가발생하여 2회이상대책보고를한경우에기재한다. 10. 4 마지막부분에는항상건의부분을기재하는것이아니라필요한경우에한다. 11. 4 대책을강구하는경우도있겠으나, 일반적으로향후계획을기재하는것이바람직하다. - 356 -
제 8 장보고서작성 12. 4 기대효과 보다는 대책 을기재하는것이바람직하다. 13. 1 일반적인보고서, 대책보고서, 연구보고서 14. 4 주관성이아니라객관성이다. 15. 1 실용성의원칙이다. 16. 2 논리성이아니라. 일관성이란글을구성하는단어, 구, 문장들이서로서로문맥상앞, 뒤가잘연결되어있을때, 의미상으로걸림이없는것을말한다. 17. 3 예술성의원칙이다. 18. 4 보고서전체내용을이해할수있도록상세하게작성하게작성하는것이아니라, 1장으로도전체내용을이해할수있도록압축하여핵심사항위주로작성한다. 19. 2 정보통신용어등전문용어는독자 ( 보고받는자 ) 를위하여한글을먼저쓰고괄호안에병기하여기재한다. 20. 3 현황은있는그대로객관적사실을기재하고, 실태부분객관적인사실 ( 자료와통계 ) 을기재하여야설득력이있는보고서가된다. 21. 4 보고서는작성자의주관과의지를담아상사를설득시켜서는안되며, 객관적인사실 ( 자료와통계 ) 을가지고설득시켜야한다. - 357 -
사무관리 부록 1. 법령제명띄어쓰기실시안내 2. 문장부호의이름과그사용방법 3. 사무관리용어정리 - 358 -
부록 [ 부록 1] 법령제명띄어쓰기실시안내 법령제명의붙여쓰기는법제처의 법령입안심사기준 및국회의 국회법률안입안기준 에서한글맞춤법의예외로인정하여붙여쓰도록하고있으나, 법령명에포함된조사, 어미, 부사및의존명사에이르기까지모든내용을붙여쓰고있어어문규범의일반원칙에어긋나고가독성 ( 可讀性 ) 이현저히떨어져일반국민들에게불편을초래하고있으므로, 법제처에서는 2005년 1월 1일부터제 개정되는법령부터그제명을띄어쓰기로표기하기로하고다음과같이법령제명의띄어쓰기기준을마련하였습니다. 아울러, 일반국민이이해하기힘든개정법령의명칭표기기준을개선하여시행하고자합니다. Ⅰ. 법령제명띄어쓰기 1. 띄어쓰기기준 가. 법령명은단어별로띄어쓴다. 법령명칭에포함된조사뒤, 어미뒤, 부사앞뒤, 의존명사앞 ( 의존명사뒤에조사가오지않으면의존명사뒤에서도띔 ) 에서반드시띄어쓰기로표기한다. 조사, 어미, 부사, 의존명사가없이명사 ( 복합명사 ) 만으로이루어진법령명은최대 8음절까지붙여쓰는것을원칙으로함. 국립국어원의의견에의하면, 보통사람이한번에독해할수있는적정한음절의수는 8음절내외라고한다. - 359 -
사무관리 나. 예외적으로 8음절을초과하는복합명사로이루어진조직또는단체 ( 공단, 공사, 조합등 ) 및기금의명칭을포함하는법령명의경우에는일반적으로그명칭을붙여서사용하고있고, 하나의명사로인식되는것이통례이므로붙여쓴다. 예시 ) 대한민국재향군인회법한국보훈복지의료공단법한국증권선물거래소법한국국제교류재단법공공자금관리기금법소비자생활협동조합법다. 시행령, 시행규칙, 규정 등도하나의명사의성격을갖고, 명칭과같이붙여쓰는경우 8음절이상이되는경우가많으므로, 법 과달리 시행령, 시행규칙 은띄어쓰기로표기한다. 라. 법령의본문중에서법령명을인용하고있는경우에는법령명앞뒤에낫표 ( ) 를사용하여본문의다른부분과구별할수있도록한다. 일반본문의문장내용과구분할수있고, 법의고유명사로서의특성을표시하기위하여낫표를사용한다. 이는법령명의띄어쓰기로인하여하나의고유한법령명이아닌어떤사항에관한일반적인법률로오해될소지를방지하기위한것이다. 예시 ) 액화석유가스에관한법률 액화석유가스에관한법률 이아닌 액화석유가스 에관련된일반적인법률을의미하는것으로오해될우려 띄어쓰기대상이아닌붙여쓰기로표기하는법령의경우에도본문에서인용되는경우예외없이앞뒤에낫표를사용한다. 예시 ) 민법, 증권거래법, 도로교통법 본문중인용되는법령명이아닌경우, 즉법령집에서의법령제목, 개정지시문, 의결주문, 공포문등에서는낫표를부기하지아니한다. 예시 ) - 법령등공포에관한법률일부 [ 전부 ] 를다음과같이개정한다. ( 개정지시문 ) - 신용정보의이용및보호에관한법률일부개정 [ 전부개정 ] 법률안을별지와같이의결한다. ( 의결주문 ) - 360 -
부록 - 국무회의의심의를거친교통세법시행령일부개정령 [ 전부개정령 ] 을이에공포한다. ( 공포문 ) 2. 제명띄어쓰기표기의예시가. 조사와어미를포함한법령명 실화책임에관한법률 실화책임에 관한 법률 나. 부사를포함한법령명 박물관및미술관진흥법 박물관 및 미술관 진흥법 미술관진흥법 은모두명사이지만, 진흥법 이 박물관 과 미술관 양쪽에걸리는성분이므로, 미술관 과 진흥법 을띄어쓰도록한다. 다. 의존명사를포함한법령명 옥외광고물등관리법 옥외광고물 등 관리법 라. 부사, 의존명사, 조사, 어미를포함한법령명 가정폭력방지및피해자보호등에관한법률 가정폭력방지 및 피해자보호 등에 관한 법률 대한민국과아메리카합중국간의상호방위조약제4호에의한시설과구역및대한민국에있어서의합중국군대의지위에관한협정의시행에따른국가및지방자치단체의재산의관리와처분에관한법률 대한민국과 아메리카합중국 간의 상호방위조약 제4조에 따른 시설과 구역 및 주한미군의 지위에 관한 협정의 시행에 따른 국가 및 지방자치단체의 재산관리와 처분에 관한 법률 마. 8음절을넘는명사로이루어진법령명 일제강점하친일반민족행위진상규명에관한특별법 일제강점하 친일반민족행위 진상규명에 관한 특별법 - 361 -
사무관리 수도권매립지관리공사의설립및운영등에관한법률 수도권매립지관리공사의 설립 및 운영 등에 관한 법률 ( 수도권매립지관리공사 의경우 10음절이나, 하나의명칭으로사용되는복합명사이므로예외적으로붙여쓰기인정 ) Ⅱ. 개정법령명칭표기방식의개정 1. 현행기준 부분개정의경우 법중개정법률안, 전문개정의경우 법개정법률안 으로표시하도록하고있어일반국민의경우, 이러한구분이존재하고이를달리표시한다는것을이해하도록기대하기힘든점이있으므로, 국민이알기쉬운표기방법으로변경함. 2. 개선된표기방법 법령의부분개정의경우 법일부개정법률안, 법시행령일부개정령안, 법시행규칙일부개정령안 으로표시한다. 법령의전문개정의경우 법전부개정법률안, 법시행령전부개정령안, 법시행규칙전부개정령안 으로표시한다. - 362 -
부록 Ⅲ. 세부시행사항 1. 시행시점 2005년 1월 1일부터제 개정되어공포되는법령부터실시한다. 최초로띄어쓰기를적용하는법령안건의결재표지, 의결주문, 개정지시문, 의결주문, 공포문등에서는현행대로붙여쓰기로표시하고 ( 낫표를부기하지않음 ) 이후띄어쓰기가적용된다음에는띄어쓰기로표기한다. 예시 ) - 신용정보의이용및보호에관한법률일부개정법률안을별지와같이의결한다. ( 제일처음만드는개정안의의결주문 ) - 신용정보의이용및보호에관한법률일부개정법률안을별지와같이의결한다. ( 이후개정시의결주문 ) 법령안의본문에서다른법령의명칭을인용하고있는경우, 각각개정문을만들어주되, 법령제명의띄어쓰기는개정문의맨뒤에서일괄개정방식으로하며, 신구조문대비표에는표시하지아니한다. 다만, 띄어쓰기대상이아닌붙여쓰기로표기하는법령의경우에도낫표를부기하는방식으로개정문을각각만들어주고, 법률에서사용하고있는한자는한글로변경하여개정문을만든다. 예시 ) 제54조의6 제1항본문중 商法 을 상법 으로한다. 2. 적용범위 조약의명칭 ( 법령본문에서인용하고있는조약명도포함 ) 도법률의명칭띄어쓰기기준에준하여띄어쓰기로표기한다. 법제처의심사를받는대통령훈령및국무총리훈령의경우, 위기준에준하여표기한다. - 363 -
사무관리 각급지방자치단체의조례및지방자치중앙행정기관등에서독자적으로제 정 시행하는예규 훈령등행정규칙의경우에는위기준에준하여띄어쓰 기로표기할수있도록권장한다. 3. 참고사항 각법령의띄어쓰기는법제처에서법령목록에따라표준안을마련, 전파하고이를참고하여띄어쓰기로표기할수있도록조치함. 법제처홈페이지 (www.moleg.go.kr) 의공지사항 (2005. 1. 6. 자참조 ) 에구체적인내용을게재함. - 364 -
부록 [ 부록 2] 문장부호의이름과그사용법 문장부호의이름과그사용법은다음과같이정한다. Ⅰ. 마침표 [ 終止符 ] 1. 온점 (. ), 고리점 ( ) 가로쓰기에는온점, 세로쓰기에는고리점을쓴다. 가. 서술, 명령, 청유등을나타내는문장의끝에쓴다. 젊은이는나라의기둥이다. 황금보기를돌같이하라. 집으로돌아가자. 다만, 표제어나표어에는쓰지않는다. 압록강은흐른다 ( 표제어 ) 꺼진불도다시보자 ( 표어 ) 나. 아라비아숫자만으로연월일을표시할적에쓴다. 1919. 3. 1. (1919년 3월 1일 ) 다. 표시문자다음에쓴다. 1. 마침표ㄱ. 물음표가. 인명라. 준말을나타내는데쓴다. 서. 1987. 3. 5.( 서기 ) - 365 -
사무관리 2. 물음표 (? ) 의심이나물음을나타낸다. 가. 직접질문할때에쓴다. 이제가면언제돌아오니? 이름이뭐지? 나. 반어나수사의문 ( 修辭疑問 ) 을나타낼때쓴다. 제가감히거역할리가있습니까? 이게은혜에대한보답이냐? 남북통일이되면얼마나좋을까? 다. 특정한어구또는그내용에대하여의심이나빈정거림, 비웃음등을표시할때, 또는적절한말을쓰기어려운경우에소괄호안에쓴다. 그것참훌륭한 (?) 태도야. 우리집고양이가가출 (?) 을했어요. [ 붙임 1] 한문자에서몇개의선택적인물음이겹쳤을때에는맨끝의물음에만쓰지만, 각각독립된물음인경우에는물음마다쓴다. 너는한국인이냐, 중국인이냐? 너는언제왔니? 어디서왔니? 무엇하러? [ 붙임 2] 의문형어미로끝나는문장이라도의문의정도가약할때에는물음표대신온점 ( 또는고리점 ) 을쓸수도있다. 이일을도대체어쩐단말이냐. 아무도그일에찬성하지않을거야. 혹미친사람이면모를까. 3. 느낌표 (! ) 감탄이나놀람, 부르짖음, 명령등강한느낌을나타낸다. 가. 느낌을힘차게나타내기위해감탄사나감탄형종결어미다음에쓴다. 앗! - 366 -
부록 아, 달이밝구나! 나. 강한명령문또는청유문에쓴다. 지금즉시대답해! 부디몸조심하도록! 다. 감정을넣어다른사람을부르거나대답할적에쓴다. 춘향아! 예, 도련님! 라. 물음의말로써놀람이나항의의뜻을나타내는경우에쓴다. 이게누구야! 내가왜나빠! [ 붙임 ] 감탄형어미로끝나는문장이라도감탄의정도가약할때에는느낌표대신온점 ( 또는고리점 ) 을쓸수도있다. 개구리가나온것을보니, 봄이오긴왔구나. Ⅱ. 쉼표 [ 休止符 ] 1. 반점 (, ), 모점 ( ) 가로쓰기에는반점, 세로쓰기에는모점을쓴다. 문장안에서짧은휴지를나타낸다. 가. 같은자격의어구가열거될때에쓴다. 근면, 검소, 협동은우리겨레의미덕이다. 충청도의계룡산, 전라도의내장산, 강원도의설악산은모두국립공원이다. 다만, 조사로연결될적에는쓰지않는다. 매화와난초와국화와대나무를사군자라고한다. - 367 -
사무관리 나. 짝을지어구별할필요가있을때에쓴다. 닭과지네, 개와고양이는상극이다. 다. 바로다음의말을꾸미지않을때에쓴다. 슬픈사연을간직한, 경주불국사의무영탑성질급한, 철수의누이동생이화를내었다. 라. 대등하거나종속적인절이이어질때에절사이에쓴다. 콩심으면콩나고, 팥심으면팥난다. 흰눈이내리니, 경치가더욱아름답다. 마. 부르는말이나대답하는말뒤에쓴다. 애야, 이리오너라. 예, 지금가겠습니다. 바. 제시어다음에쓴다. 빵, 이것이인생의전부이더냐? 용기, 이것이야말로무엇과도바꿀수없는젊은이의자산이다. 아. 도치된문장에쓴다. 이리오세요, 어머님. 다시보자, 한강수야. 자. 가벼운감탄을나타내는말뒤에쓴다. 아, 깜빡잊었구나. 차. 문장첫머리의접속이나연결을나타내는말다음에쓴다. 첫째, 몸이튼튼해야된다. 아무튼, 나는집에돌아가겠다. 다만, 일반적으로쓰이는접속어 ( 그러나, 그러므로, 그리고, 그런데등 ) 뒤에는쓰지않음을원칙으로한다. 그러나너는실망할필요가없다. 카. 문장중간에끼여든구절앞뒤에쓴다. 나는솔직히말하면, 그말이별로탐탁하지않소. 철수는미소를띠고, 속으로는화가치밀었지만, 그들을맞았다. - 368 -
부록 타. 되풀이를피하기위하여한부분을줄일때에쓴다. 여름에는바다에서, 겨울에는산에서휴가를즐겼다. 하. 문맥상끊어읽어야할곳에쓴다. 갑돌이가울면서, 떠나는갑순이를배웅했다. 갑돌이가, 울면서떠나는갑순이를배웅했다. 철수가, 내가제일좋아하는친구이다. 남을괴롭히는사람들은, 만약그들이다른사람에게괴롭힘을당해본다면, 남을괴롭히는일이얼마나나쁜일인지깨달을것이다. 거. 숫자를나열할때에쓴다. 1, 2, 3, 4 너. 수의폭이나개략의수를나타낼때에쓴다. 5, 6 세기 6, 7 개더. 수의자릿점을나타낼때에쓴다. 14,314 2. 가운뎃점 ( ) 열거된여러단위가대등하거나밀접한관계임을나타낸다. 가. 쉼표로열거된어구가다시여러단위로나누어질때에쓴다. 철수 영이, 영수 순이가서로짝이되어윷놀이를하였다. 공주 논산, 천안 아산 천원등각지역구에서 2 명씩국회의원을뽑는다. 시장에가서사과 배 복숭아, 고추 마늘 파, 조기 명태 고등어를샀다. 나. 특정한의미를가지는날을나타내는숫자에쓴다. 3 1 운동 8 15 광복다. 같은계열의단어사이에쓴다. 경북방언의조사 연구충북 충남두도를합하여충청도라고한다. 동사 형용사를합하여용언이라고한다. - 369 -
사무관리 3. 쌍점 ( : ) 가. 내포되는종류를들적에쓴다. 문장부호 : 마침표, 쉼표, 따옴표, 묶음표등문방사우 : 붓, 먹, 벼루, 종이나. 소표제뒤에간단한설명이붙을때에쓴다. 일시 : 1984년 10월 15일 10시마침표 : 문장이끝남을나타낸다. 다. 저자명다음에저서명을적을때에쓴다. 정약용 : 목민심서, 경세유표주시경 : 국어문법, 서울박문서관, 1910. 라. 시 ( 時 ) 와분 ( 分 ), 장 ( 章 ) 과절 ( 節 ) 따위를구별할때나, 둘이상을대비할때에쓴다. 10:20 ( 오전 10시 20분 ) 요한 3:16 ( 요한복음 3장 16절 ) 대비 65:60 (65대 60) 4. 빗금 ( / ) 가. 대응, 대립되거나대등한것을함께보이는단어와구, 절사이에쓴다. 남궁만 / 남궁만백이십오원 /125 원착한사람 / 악한사람맞닥뜨리다 / 맞닥트리다나. 분수를나타낼때에쓰기도한다. 3/4 분기 3/20-370 -
부록 Ⅲ. 따옴표 [ 引用符 ] 1. 큰따옴표 ( " " ), 겹낫표 ( ) 가로쓰기에는큰따옴표, 세로쓰기에는겹낫표를쓴다. 대화, 인용, 특별어구따위를나타낸다. 가. 글가운데서직접대화를표시할때에쓴다. " 전기가없었을때는어떻게책을보았을까?" " 그야등잔불을켜고보았겠지." 나. 남의말을인용할경우에쓴다. 예로부터 " 민심은천심이다." 라고하였다. " 사람은사회적동물이다." 라고말한학자가있다. 2. 작은따옴표 ( ' ' ), 낫표 ( ) 가로쓰기에는작은따옴표, 세로쓰기에는낫표를쓴다. 가. 따온말가운데다시따온말이들어있을때에쓴다. " 여러분! 침착해야합니다. ' 하늘이무너져도솟아날구멍이있다.' 고합니다." 나. 마음속으로한말을적을때에쓴다. ' 만약내가이런모습으로돌아간다면모두들깜짝놀라겠지.' [ 붙임 ] 문장에서중요한부분을두드러지게하기위해드러냄표대신에쓰기도한다. 지금필요한것은 ' 지식 ' 이아니라 ' 실천 ' 입니다. ' 배부른돼지 ' 보다는 ' 배고픈소크라테스 ' 가되겠다. - 371 -
사무관리 Ⅳ. 묶음표 [ 括弧符 ] 1. 소괄호 ( ( ) ) 가. 언어, 연대, 주석, 설명등을넣을적에쓴다. 커피 (coffee) 는기호식품이다. 3 1 운동 (1919) 당시나는중학생이었다. ' 무정 ( 無情 )' 은춘원 (6 25 때납북 ) 의작품이다. 니체 ( 독일의철학자 ) 는이렇게말했다. 나. 특히기호또는기호적인구실을하는문자, 단어, 구에쓴다. (1) 주어 ( ㄱ ) 명사 ( 라 ) 소리에관한것다. 빈자리임을나타낼적에쓴다. 우리나라의수도는 ( ) 이다. 2. 중괄호 ( { } ) 여러단위를동등하게묶어서보일때에쓴다. 이주격조사 { } 가국토국가의 3요소 { 국민 } 주권 3. 대괄호 ( ) 가. 묶음표안의말이바깥말과음이다를때에쓴다. 나이 [ 年歲 ] 낱말 [ 單語 ] 손발 [ 手足 ] - 372 -
부록 나. 묶음표안에또묶음표가있을때에쓴다. 명령에있어서의불확실 [ 단호 ( 斷乎 ) 하지못함 ] 은복종에있어서의불확실 [ 모호 ( 模糊 ) 함 ] 을낳는다. Ⅴ. 이음표 [ 連結符 ] 1. 줄표 ( ) 이미말한내용을다른말로부연하거나보충함을나타낸다. 가. 문장중간에앞의내용에대해부연하는말이끼여들때에쓴다. 그신동은네살에 보통아이같으면천자문도모를나이에 벌써시를지었다. 나. 앞의말을정정또는변명하는말이이어질때쓴다. 어머님께말했다가 아니말씀드렸다가 꾸중만들었다. 이건내것이니까 아니, 내가처음발견한것이니까 절대로양보할수가없다. 2. 붙임표 ( - ) 가. 사전, 논문등에서합성어를나타낼적에, 또는접사나어미임을나타낼 적에쓴다. 겨울-나그네 불-구경 손-발 휘-날리다 슬기-롭다 -( 으 ) ㄹ걸 나. 외래어와고유어또는한자어가결합되는경우에쓴다. 나일론-실 디-장조 빛-에너지 염화-칼륨 - 373 -
사무관리 3. 물결표 ( ~ ) 가. ' 내지 ' 라는뜻에쓴다. 9월 15일 ~ 9월 25일 나. 어떤말의앞이나뒤에들어갈말대신쓴다. 새마을 : ~ 운동 ~ 노래 -가( 家 ): 음악 ~ 미술 ~ Ⅵ. 드러냄표 [ 顯在符 ] 1. 드러냄표 (, ) 이나 을가로쓰기에는글자위에, 세로쓰기에는글자오른쪽에쓴다. 문장내용중에서주의가미쳐야할곳이나중요한부분을특별히드러내보일때쓴다..... 한글의본이름은훈민정음이다. 중요한것은왜사느냐가아니라어떻게사느냐하는문제이다. [ 붙임 ] 가로쓰기에서는밑줄 (, ~~~~~) 을치기도한다. 다음보기에서명사가아닌것은? - 374 -
부록 Ⅶ. 안드러냄표 [ 潛在符 ] 1. 숨김표 (, ) 알면서도고의로드러내지않음을나타낸다. 가. 금기어나공공연히쓰기어려운비속어의경우, 그글자의수효만큼쓴다. 배운사람입에서어찌 란말이나올수있느냐? 그말을듣는순간 란말이목구멍까지치밀었다. 나. 비밀을유지할사항일경우, 그글자의수효만큼쓴다. 육군 부대 이작전에참가하였다. 그모임의참석자는김 씨, 정 씨등 5명이었다. 2. 빠짐표 ( ) 글자의자리를비워둠을나타낸다. 가. 옛비문이나서적등에서글자가분명하지않을때에그글자의수효만큼쓴다. 大師爲法主 賴之大 薦 ( 옛비문 ) 나. 글자가들어가야할자리를나타낼때쓴다. 훈민정음의초성중에서아음 ( 牙音 ) 은 의석자다. 3. 줄임표 ( ) 가. 할말을줄였을때에쓴다. " 어디나하고한번." 하고철수가나섰다. 나. 말이없음을나타낼때에쓴다. " 빨리말해!" "." - 375 -
사무관리 [ 부록 3] 사무관리용어정리 제 1 장사무관리제도의발전 용어설명 미군정 ( 美軍政 ) 마이크로필름 보고통제규정 서식제정절차규정 파일링시스템 사무자동화 행정전산화 정부수립이후사무관리제도는미군정에의한군대조직에서활용되어오던미국식사무관리제도가일반행정기관에도입되었다. 미군정은 1945. 8. 15. 일본이연합국에항복함에따라남한에진주한미군이 1945. 9. 부터 1948. 8. 15. 대한민국정부가수립되기까지 3 년간 38 선이남지역에서시행했던군사통치를말한다. 1984 년도에정부에최초로마이크로필름에의한문서보존관리가시작되었다. 마이크로필름은문서, 도면, 재료등각종기록물이고도로축소촬영된초미립자, 고해상력을가진필름. 분해기능이매우높고고밀도기록이가능하여대용량화하기가쉬우며기록품질이좋다. 매체비용이매우낮고, 장기보존이가능하며기록내용을확대하면그대로재현할수있다. 그러나기록할때의처리가복잡하고시간이걸리며, 검색시간이길어온라인처리에적합하지않고컴퓨터이외에전자기기와결합하는장치의비용이비싼편이다. 최근마이크로필름의단점을보완하고컴퓨터와연동하여검색의자동화를꾀한시스템으로컴퓨터보조검색 (CAR), 컴퓨터출력마이크로필름 (COM), 컴퓨터입력마이크로필름 (CIM) 등이개발되었다. 중앙행정기관및그소속기관과지방관서간의보고통제기구를확립하고보고에대한효과적인통제를실시함으로써보고의신빙성과적시성을보장하고보고행정의간소화를기함을목적으로제정한규정이다. [ 시행 1961. 12. 16.] [ 각령제 288 호, 1961. 12. 16. 제정 ] 정부에서사용하는공문서서식의제정, 개정및수정에관한사항을규정함을목적으로제정한규정이다. [ 시행 1962. 11. 7.] [ 각령제 1032 호, 1962. 11. 7. 제정 ] 서류, 카드, 서적, 신문스크랩따위를필요에따라즉시꺼내볼수있도록배열 보관하는방식. 사무작업의능률을높이는데쓴다. 컴퓨터를모체로한새로운기술과여러가지기기를이용해사무의간략화 효율화 시스템화를추진함으로써사무실기능을자동화하고사무처리의생산성을높이는것. 전자적인조직을행정에도입, 행정개선의주요수단으로활용하여행정의과학화와능률화를도모하고이의원활한추진을위한제반여건을조성하는전반적인사업을의미한다. 행정의규모가어떤다른것보다포괄적이기때문에행정전산화는국가적으로많은변화를가져온다. - 376 -
부록 제 2 장사무관리개요 용어설명 사무의개념 사무의기능 사무의종류 종래에는사무의개념을, 문서를생산 유통 보존하는문서서류작업으로이해하였으나, 정보화사화에서는정보를생산 수집 가공 저장 검색 제공 송신 수신및활용하기위한정보처리기능의개념으로변천되었다. 행정활동보조및촉진기능, 기획부서 집행부서 지원부서등관련부서의연계성유지기능, 정보처리기능및업무수행기능이있다. 사무의종류는목적에따라, 본래사무와지원사무, 사무의난이도에따라판단사무와작업사무, 위임여부에따라고유사무와위임사무, 발생빈도에따라일상적인사무와예외적인사무, 사무의내용과업무소관에따라국가사무와지방사무등으로나눌수있다. 관리업무수행을계획 조직 조정 통제하는활동이다. 사무관리의개념사무관리의목적사무관리의원칙사무관리의적용범위와대상사무작업의능률화사무비용의경제화 정보처리활동을효율적이고합리적으로수행하기위하여계획 조직 지휘 조정 통제등제반관리활동을말한다. 다시말하면, 사무관리란, 사무작업을능률화하고사무비용을경제화하기위한제반관리활동이다. 사무관리의목적은사무의간소화 표준화 과학화및정보화를기하여행정의능률을향상시키기위한것이다. 행정기관의사무는용이성 정확성 신속성및경제성이확보될수있도록관리하여야한다. 사무관리의적용범위는행정기관이며, 사무관리의대상은사무환경, 사무장비, 사무관리기법으로나눌수있다. 사무작업을능률화하는것으로, 여기에는작업능률, 정신능률, 균형능률이있다. 사무처리에경제원칙을도입하여최소의비용으로최대의효과를올리도록관리하는것을말한다. - 377 -
사무관리 제 3 장문서관리 용어설명 간인결재결재권자고시공고공무원의공식전자우편주소글자기록물등록대장기록물철 2장이상으로이루어지는중요문서의앞장의뒷면과뒷장의앞면에걸쳐찍는도장또는그행위를말한다. 넓은의미로당해사안에대한행정기관의의사를결정할권한이있는자가그의사를결정하는행위를말한다. 행정기관의장, 행정기관의장으로부터사무의내용에따라결재권을위임받은자 ( 전결권자 ) 및대결하는자를말한다. 법령이정하는바에따라일정한사항을일반에게알리는문서로서일단고시된사항은개정이나폐지가없는한효력이계속된다. 일정한사항을일반에게알리는문서로서그효력이단기적이거나일시적인것을말한다. 행정기관이공무원에게부여한전자우편주소를말한다. 쉽게설명하면, 행정기관의홈페이지주소중 www" 다음의내용이붙은것이다. 예를들면, hernam59@mogaha.go.kr 문서는국어기본법제11조의규정에의한어문규범에맞게한글로작성하되, 쉽고간명하게표현하고, 뜻을정확하게전달하기위하여필요한경우에는괄호안에한자그밖의외국어를넣어쓸수있으며, 특별한사유가있는경우를제외하고는가로로쓴다. 예시 ) 쉽고간명하게표현한다. 관할지역의국지예보 ( 局地豫報 ) 를발표하다. 법규문서는조문형식 ( 條文形式 ) 으로작성한다. 생산문서와접수문서를등록하는대장을말한다. 종전에는생산문서는문서등록대장에등록하고, 접수문서는문서접수대장에접수하였으나, 2004. 1. 1. 부터는하나의기록물등록대장에생산문서와접수문서를모두등록한다. 낱개의기록물이묶여진것을말한다. 종전에는문서철이라고하였으나, 2004. 1. 1. 부터는기록물철로용어를변경하였다. 기안행정기관의의사를결정하기위하여문안을작성하는것을말한다. 기안문어떤하나의안건을처리하기위하여기안하는문서를말한다. 날짜 숫자로표기하되, 년, 월, 일의글자는생략하고그자리에온점 (.) 을찍어표시한다예시 )2008년 1월 29일 2008. 1. 29. - 378 -
부록 용어설명 누년일련번호대결독임제기관등록번호로고마크 연도구분과관계없이누년연속되는일련번호를말한다. 결재권자가휴가 출장기타의사유로결재권자의사정에의하여결재할수없는때에그직무를대리하는자가행하는결재를말한다. 행정기관의의사를행정기관의장이단독으로결정하는행정청이다. 예를들면, 행정안전부장관, 전라남도지사, 순천시장, 매곡동장이다. 문서에는처리과명과일련번호로, 기록물등록대장및전자문서시스템에는처리과기관코드와일련번호로구성한다. 기관명, 회사명이나상품명등을독특한글자체를쓰거나디자인하여나타낸것을말한다. 마ː크 (mark) 란기호, 상표 ( 商標 ), 표지 ( 標識 ) 를말한다. 예를들면, 환경마크 [ 環境 -, Environmental Mark ], 품질인증마크 [ 品質認證 - ] 등이다. 문건결재를받은낱개의기록물또는접수된낱개의기록물을말한다. 문서과 문서시행 발의자 행정기관내의공문서의분류 배부 수발업무지원및보존등문서에관한사무를주관하는과 담당관또는계를말한다. 내부적으로성립한행정기관의의사를외부로표시하는단계로서문서의효력을발생케하는절차를말한다. 기안하도록지시한자또는지시자가없는경우스스로입안 ( 기안 ) 한자를말한다. 보고자결재권자에게직접보고하는자를말한다. 보조기관 보좌기관 행정기관의의사또는판단의결정이나표시를보조함으로써행정기관의목적달성에공헌하는기관을말한다. 예를들면, 차관, 차장, 국장, 실장, 과장등을말한다. 특히주의할것은, 행정관리국, 행정능률과, 총무과가보조기관으로착각하기쉬운데, 그렇지않다는점이다. 즉보조기관자체가부서개념이아니라직위개념이다. 행정기관이그기능을원활하게수행할수있도록그기관장이나보조기관을보조함으로써행정기관의목적달성에공헌하는기관을말한다. 예를들면, 차관보, 담당관등을말한다. 특히, 담당관은직위개념도있고, 부서개념도있으므로, 사용에주의해야한다. 예들들면, 법무담당관은부서개념도있고, 직위개념도있는것이다. 따라서, 엄격히말하면, 법무담당관실개념은틀린개념이다. 이해하기쉽게편의상사용할뿐이다. - 379 -
사무관리 용어설명 사후보고상징서명숫자시분시행문어문규범 대결한문서중그내용이중요한문서에대하여결재권자에게사후에보고하는것을말한다. 방법은구두보고, 메모보고, 해당문서를보여주고보게하는방법등이다. 이경우원결재권자가보고를받았다는뜻으로서명을받을필요가없다. 후결이나후열제도는폐지되었으므로후결서명또는후열서명을받아서는안된다. 사물을전달하는매개적작용을하는것을통틀어이르는말이다. 흔히심벌이라고도하는데, 심벌은그리스어의 symbolon( 符信 ) 이그어원이며, 나중에기호 ( 記號 ) 라는뜻이되었다. 거리의네온사인은어둠속에서휘황찬란하게빛나는빛으로서존재할뿐만아니라, 일정한사물이나의미를전달하는역할을한다. 또한서재의책상은일정한형상이나빛깔과크기를갖추고방안에놓여있는것이아니라, 인간이그앞에앉아일을하게하는것으로서존재한다. 이런의미에서어떤것이그성질을직접나타내는기호 (sign) 와는달리, 상징은그것을매개로하여다른것을알게하는작용을가진것으로서, 인간에게만부여된고도의정신작용의하나라고할수있다. 기안자 검토자 협조자 결재권자또는발신명의인이공문서 ( 전자문서를제외한다 ) 상에자필로자기의성명을다른사람이알아볼수있도록한글로표시하는것을말한다. 이서명은종이문서에만사용한다. 아라비아숫자로쓴다. 예시 )1. 2. 3. 4. 5. 24시각제에따라숫자로표기하되, 시 분이글자는생략하고그사이에쌍점 (:) 을찍어구분한다. 예시 ) 오전 3 시 00 분 03:00 내부적으로성립한행정기관의의사를대외적으로표시하기위하여시행하는문서를말한다. 국립국어연구원에서한글맞춤법, 표준어규정, 외래어표기법, 국어의로마자표기법등국어사용에필요한사항으로서, 국어심의회의심의를거쳐정한것을말한다. 업무분담자업무분장에의하여직접업무를담당하는자를말한다. 연도별연도별로구분하여매년새로시작되는일련번호로서연도표시가없는일련번호번호를말한다. 연도표시연도표시와연도별일련번호를붙임표 (-) 로이은번호를말한다. 일련번호 - 380 -
부록 용어설명 연호연호예규위임위탁일반기안 연호란임금의재위연대에붙이는칭호이다. 예를들면, 광무 ( 光武 ), 융희 ( 隆熙 ) 따위이다. 일반적으로중국에서비롯되어한자 ( 漢字 ) 를사용하는아시아의군주국가에서쓰던기년법 ( 紀年法 ) 을말한다. 우리나라는단기연호를쓰다가, 1962. 1. 1. 부터서기연호 ( 서력기원 ( 西曆紀元 )) 를쓰기로변경하였다. 그것이바로 연호에관한법률 ( 법률제775호, 1961. 12. 2.) 이다. 이렇게한것은무역이나외교, 문화교류등에있어서편리함을고려한것으로본다. 서기연호를쓰되, 서기 는표시하지않는다. 예시 )2007. 2008. 행정사무의통일을기하기위하여반복적행정사무의처리기준을제시하는법규문서외의문서를말한다. 각종법률에규정된행정기관의장의권한중일부를그보조기관또는하급행정기관의장이나지방자치단체의장에게맡겨그의권한과책임하에행사하도록하는것을말한다. 예를들면, 행정안전부장관이중앙공무원교육원장에게교육원의교수과목의결정등일부권한을위임한경우이다. 각종법률에규정된행정기관의장의권한중일부를다른행정기관의장에게맡겨그의권한과책임하에행사하도록하는것을말한다. 예를들면, 행정안전부장관이국민고충처리위원장에게국민제안의접수 처리권한을위탁한경우이다. 어떤하나의안건을처리하기위하여정해진기안문에문안을작성하는것을말한다. 여기에는일반기안문, 전자기안문, 간이기안문이있다. 일일명령당직 출장 시간외근무 휴가등일일업무에관한명령을말한다. 전결전자문서시스템전자문자서명 행정기관의장으로부터사무의내용에따라결재권을위임받은자가행하는결재를말한다. 문서의기안 검토 협조 결재 등록 시행 분류 편철 보관 보존 이관 접수 배부 공람 검색 활용등문서의모든처리절차가전자적으로처리되는시스템을말한다. 기안자 검토자 협조자 결재권자또는발신명의인이전자문서상에전자적결합으로자동생성된자기의성명을전자적인문자형태로표시하는것을말한다. 이전자문자서명은전자문서에만사용한다. 전자결재및전자문서의유통의신속및검색의용이를위해서도입한것이다. - 381 -
사무관리 용어설명 전자이미지서명정보통신망좁은의미의결재지시 기안자 검토자 협조자 결재권자또는발신명의인이전자문서상에전자적인이미지형태로된자기의성명을표시하는것을말한다. 그림파일이므로전자검색이되지않고, 전자유통에장애가된다. 전기통신설비를활용하거나전기통신설비와컴퓨터및컴퓨터의이용기술을활용하여정보를수집 가공 저장 검색 송신또는수신하는정보통신체제를말한다. 법령의규정에의하여소관사항에대한행정기관의의사를결정할권한을가진자 ( 주로행정기관의장 ) 가직접그의사를결정하는행위를말한다. 상급기관이직권또는하급기관의문의에의하여하급기관에개별적 구체적으로발하는명령을말한다. 처리과문서의수발및사무처리를주관하는과 담당관또는계를말한다. 총괄책임자업무분장상수개의단위업무를총괄하는책임자를말한다. 합의제기관행정전자서명행정정보시스템훈령 위원장, 위원등수인의구성원에의하여성립된합의제 ( 복수제 ) 의행정청을말한다. 의사결정을위원장이단독을하는것이아니라, 위원장과위원이합의하여결정한다. 예를들면, 국민권익위원회등이다. 기안자 검토자 협조자 결재권자또는발신명의인의신원과전자문서의변경여부를확인할수있도록당해전자문서에첨부되거나논리적으로결합된전자적형태의정보로서인증을받은것을말한다. 쉽게설명하면, 암호서명이다. 눈에보이지않고, 숫자 0과 1로조합된다. 행정기관이행정정보를생산 수집 가공 저장 검색 제공 송신 수신및활용하기위하여하드웨어 소프트웨어 데이터베이스와처리절차등을통합한시스템을말한다. 상급기관이하급기관에대하여상당한기간에걸쳐그권한의행사를일반적으로지시하기위하여발하는명령을말한다. - 382 -
부록 제 4 장업무관리 용어설명 업무관리시스템일정관리단위과제관리과제과제관리카드문서관리카드메모보고회의관리지시사항 정부업무관리시스템의새이름으로행정기관의업무처리전과정을 과제카드 및 문서관리카드 등을중심으로관리하여업무처리절차를표준화 체계화 통합화한시스템을말한다. 하루의업무계획을과제별 시간대별로정리하여등록하며일정별업무실적을일지, 메모보고, 문서관리카드등의형태로정리하는기능이다. 행정기관이늘수행하는업무를기능에따라분류하여관리하기위한최하위단위를말한다. 행정기관이성과목표달성을위하여계획된기간에추진하고자하는업무이다. 단위과제와관리과제를효율적으로관리하기위하여과제담당자, 내용및추진실적등을기록 관리하는카드를말한다. 문서의작성, 검토, 결재, 등록, 공개등문서처리의전과정을기록 관리하는카드이다. 의사결정과정이필요없는긴급한현안보고사항등을메모형태로전자보고할수있는기능. 메모보고는문서로서의효력은없으나과제카드의실적으로기록되고관리된다. 기관내부에서정책결정등을위해개최되는회의를온라인상의표준화된시스템으로기록 관리함으로업무의효율성과회의결과의정보활용도를높이는기능이다. 장 차관및본부별각종지시사항의이행과정과실적을관리하는기능으로서구두지시, 직접지시, 관련지시로분류된다. - 383 -
사무관리 제 5 장정책실명제 용어설명 정책실명제의의의 정책의투명성과신뢰성을확보하여행정의책임성을확보하는제도이다. 정책을입안하고, 결정하고, 집행하고, 평가하는과정에관여한자의실명을기재하고, 그의견도함께보존함으로써유리창같이투명한행정을수행하여책임소재를분명히하기위한제도이다. 정책실명제는각종정책, 시책및사업의입안에참여했던실무자, 중간조정자및결재권자뿐만아니라모든과정을실명으로공개하는제도이다. 다시말하면, 입안단계에서부터최종결정단계까지실무자나중간결재라인을참여하게함으로써의사결정과정의민주성을확보하는데중점을두고있다. 정책자료집의발간 국가의주요정책의결정 집행에관련되는사항은종합적으로기록 보존하여야한다. 여기에는관련자의소속 직급 성명및그의견, 계획서, 보고서, 회의 공청회 세미나관련준비자료및토의내용을포함하여야한다. 공청회, 세미나, 관계자회의등을개최할경우에는개최일시, 참석자, 발언내용, 결정사항, 표결내용등을처리과의직원으로하여금기록하게하여야한다. 주요정책자료는정책자료집을 2부를발간하여 1부는자체보존하고, 1 부는국가기록원으로이관하여야한다. 정책자료집을발간하는목적은정책의입안및집행과정을체계적으로정리하고, 국민의알권리를충족시켜주기위한공개자료로활용하며, 문서의멸실및훼손을방지하며, 유사한정책입안시참고자료로활용하기위함이다. 정책자료집의발간대상은국방 외교 통일 경제 치안 기타사항등국가의주요국정현안사항, 대규모국책공사또는대규모예산이투입되는사업, 외교및통상협상사항, 대통령령이상의법령제정사항, 국민생활에큰영향을미치는제도, 기타정책자료집으로만들어보존할필요가있는사항등이다 - 384 -
부록 제 6 장관인관리 용어설명 관인공인특수관인철인계인제3차소속기관 일반적으로관인이란정부기관에서공식문서에사용하는도장이다. 사무관리규정에서관인이란행정기관의명의로발송또는교부하는문서에사용하는청인 ( 廳印 ) 과행정기관의장또는보조기관 ( 행정권한을위임을받아행정기관으로서업무를수행하는경우에한함 ) 의명의로발송또는교부하는문서에사용하는직인 ( 職印 ) 을총칭한말이다. 지방자치단체의기관이사용하는청인및직인은국가기관의관인에대한개념으로공인 ( 公印 ) 이라는용어를사용하고있으나, 일반적으로관인이라하면, 공인을포함한개념이라할수있다. 특수관인도관인의범주에들어간다. 다만, ( 일반 ) 관인과구분하기위하여특수관인이라는용어를사용한것이다. 특수관인은특별한기관에서사용하는관인과특별한용도에사용하는관인으로구분한다. 특별한용도에사용하는관인은당해기관의 ( 일반 ) 관인외에따로비치하여사용한다. 철인 ( 鐵印 ) 은 공무원증규칙 제8 조의규정에의하여공무원증발급권자가공무원임을증명하기위하여공무원증에찍는것으로서공무원증인장이다. 계인 ( 契印 ) 은제증명을발급할때, 제증명발급대장과제증명문서에걸쳐찍는도장이다. 이는제증명발급건수를통제하거나발급된제증명문서의변조가능성을예방하기위한것이다. 1970. 9. 18. 개정된 정부공문서규정중개정령 ( 대통령령제5338호 ) 에의하여계인사용에관한규정은그실효성에비하여비능률적인면이많아삭제되었으므로, 제증명발급등의일반사무처리에계인을사용할필요가없다. 다만, 잠업법시행규칙, 어업등록령, 우편법시행규칙, 항공기등록규칙, 공사채등록법시행규칙등개별법령에계인을날인하도록규정한경우에는그에의한다. 이중에는간인 ( 間印 ) 의뜻으로계인하도록한경우도있다. 제3차소속기관의기준은중앙행정기관을 0, 시 도를 제1차, 시 군 구를 제2차 로했을경우에읍 면 동이 제3차 소속기관이된다. 참고로보고문서를요구하거나받는경우에최초작성기관으로서제3차소속기관의개념을많이사용한다. - 385 -
사무관리 제 7 장업무편람 용어설명 업무편람의의의업무편람의종류 업무편람이란업무수행에합리적인방향을제시하여주는것으로조직의방침과기능, 사무처리의절차와방법, 준수하여야할제원칙, 기타사무에관련된자료등을능률성과경제성의원칙에따라단순화하고표준화하여이해하기쉽고업무처리에편리하도록작성한업무지침서이다. 업무편람은그내용, 적용범위및작성기관에따라여러가지로분류할수있으나, 행정기관에서발간 배포하여활용하는행정편람과부서별로작성 활용하는직무편람으로크게구분한다. 제 8 장보고서작성 용어설명 보고 대책보고 구두, 메모, 전화 전신, 서면또는정보통신망등을통하여일정한의사나정보를전달하는것추진하는정책 ( 사업 ) 이문제가발생하였을때, 또는쟁점사항이있을때, 해결방안, 해소방안, 개선방안을찾거나대안또는대책을강구하기위하여보고하는것. * 과거에수립한정책 ( 사업 ) 에대한대책보고임 ( 과거정책과관련 ). 계획보고앞으로어떤정책 ( 사업 ) 을하겠다고보고하는것. * 미래와관련됨. 방침보고정책보고상황보고쪽지보고 결재권자의처리방침을받기위하여보고하는것일반적으로구두로보고하는경우가많으나, 문서로하는경우도있음. 1 새로운업무를추진하고자계획하는보고 2 또는현행업무의개선을계획하는보고 3 또는결재권가정책과관련한현황과문제를정확하게인식하고의사결정을할수있도록전략또는대책등을제시하기위한보고 특정사안에대한구체적인사실관계, 현황등의정황적상황이나체계적으로분석 종합한정보를담은보고 간단한사항을쪽지로보고하는것 - 386 -
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