다우오피스 사용자교육 ( 전자결재실습과정 ) 1. 다우오피스전자결재 2. 일반적인결재프로세스 3. 전자결재관리자설정 4. 전자결재양식편집 5. 전자결재양식만들기 ( 실습 )
01 다우오피스전자결재 협업을지원하는제대로된그룹웨어 공유와모바일을기반으로하는새로운업무방식을제시 전자결재 결재 : 회사고유의의사결정프로세스 제대로된전자결재시스템은새로운의사결정프로세스를제시하는것이아니라, 회사고유의의사결정프로세스를동일하게구현해야만함 통상적인결재업무이외, 공식적인커뮤니케이션에결재프로세스를적용 전자결재 오프라인결재프로세스를그대로구현 : 다양한결재유형및상세설정옵션설정가능 온라인결재시스템 : 결재문서공유, 열람및변경이력관리, 문서기반코멘트기능 모바일결재시스템 : 결재문서실시간알림, 모바일열람및승인 / 반려가능 Page 2
01 다우오피스전자결재 : 내부서비스흐름 결재자결재자결재자 전자결재관리자 양식별관리자 기안자 상신결재결재최종결재 결재 완료된결재문서 ( 문서번호발급 ) 참조자 합의자 부서문서함 전사문서함 문서수신함 전자결재서비스흐름 다양한업무흐름을양식으로구분하여관리 기안및결재문서열람을위한개인문서함제공 결재문서의처리및공유를위한부서문서함제공 전사문서함을통한모든결재문서의통합관리가능 Page 3
02 일반적인전자결재프로세스 (1) 결재 상신된문서를승인함 최종결재자가승인하면해당문서의결재프로세스는완료됨 ( 결재완료 / 문서번호할당 ) 중간결재자가승인하면해당기안문서는다음결재자에게전달됨 반려 상신된문서를승인하지않고반환함 반려된문서는최초기안자에게전달됨 ( 최초기안자대신이전결재자에게전달할수도있음 운영자설정항목 ) Site Admin > 전자결재 > 전자결재설정 > 전단계반려옵션 반려된문서를수정후재기안할수있음 사원이상신한문서가과장의결재를거쳐부장의결재를기다리고있을때, 부장은이를결재하거나반려할수있음 상신 결재 결재완료 사원과장부장이사 반려 결재 문서번호할당 Page 4
02 일반적인전자결재프로세스 (2) 결재문서회수 기안자가결재완료전해당문서의결재진행을취소하고상신이전상태 ( 임시저장 ) 로처리하는기능 운영자설정항목 Site Admin > 전자결재 > 전자결재설정 > 결재문서회수 운영자가사용하지않음으로설정했다고해도, 상신후최초결재자가결재전에는회수할수있음 ( 결재상신취소 ) 각단계결재자는다음결재자가결재하기전에자신의결재를취소하고결재대기상태로되돌릴수있음 ( 결재취소 ) 사원이상신한문서가과장의결재를거쳐부장의결재를기다리고있을때, 이미결재한과장은자신의결재를취소하고결재문서를회수할수있음 상신 결재 사원과장부장이사 결재취소 Page 5
02 일반적인전자결재프로세스 (3) 선결재 운영자설정항목으로 Site Admin > 전자결재 > 전자결재설정 > 선결재기능사용결재예정자가자신의결재순서가되기전에미리결재하는기능 결재예정문서조회시 DaouOffice > 전자결재 > 결재하기 > 결재예정문서선결재버튼노출 선결재된문서는정상적으로결재된문서와같이다음결재자에게전달됨 후결 선결재에의해건너뛴결재자가추후결재하는기능 선결재에의해결재가진행된후에도해당결재문서는건너뛴결재자의결재대기문서로남아있으며, 이를후결할수있음 후결시결재란에해당결재자의결재이력이기록됨 ( 서명또는결재자정보 ) 후결할수있는문서는선결재자에의해이미결재가진행되었으므로반려는불가능함. 사원이상신한문서가과장의결재를기다리고있을때, 이사가과장과부장의결재를건너뛰고선결재하고, 선결재된문서에대해과장과부장은추후후결함 후결 후결 상신 사원과장부장이사 선결재 Page 6
02 일반적인전자결재프로세스 (4) 대결 휴가등장기부재시다른사람에게결재의권한을위임할수있으며 ( 대결자지정 ), DaouOffice > 전자결재 > 전자결재환경설정 > 부재 / 위임설정대결자가지정된후결재문서가도착하면, 해당결재문서는당사자와지정된대결자에게동시에전달됨 대결자는전달된문서에대해결재 ( 대결 ) 할수있으며, 이는원결재자의결재와동일하게처리됨 후열 대결자에의해결재된문서를원결재자가추후열람하는기능 대결자에의해결재가진행된문서도원결재자의결재대기문서로남아있으며, 이문서를후열할수있음 해당문서의결재란에는대결자의결재정보가기록되어있으므로후열이력은결재선에는표시되지않고, 문서정보에만표시됨 후열할수있는문서는대결자에의해이미결재가진행되었으므로반려는불가능함 부장이결재권환을위임한상태에서결재가상신되면위임받은대결자가결재를대행할수있으며, 대결된문서에대해부장은추후후열할수있음 상신 후열 사원과장부장이사 결재 대결자지정 대결 차장 Page 7
02 일반적인전자결재프로세스 (5) 전결 최종결재자의이전결재자가결재프로세스를완료하는것으로, 최종결재자에게결재업무가과중되는경우중요도가낮은문서를미리완료할수있음 전결기능은결재양식별로사용여부를설정 신입사원의휴가원을이사까지결재를올리지않고부장이전결함 상신 결재 사원과장부장이사 전결 ( 결재완료 ) 문서번호할당 확인 결재시결재정보가문서에표시되지않는결재유형 ( 단, 문서의결재선등록정보에는표시됨 ) 결재기능과동일하게결재또는반려가가능하지만, 해당액션은결재선에노출되지않음 감사 상신된문서를반려할수없지만, 결재정보는문서에표시되는결재유형 문서의내용을확인하는절차만을적용하고자할때사용 감사결재유형의경우, 원래는반려가불가능하지만관리자설정에따라반려액션을허용할수있음 Page 8
02 일반적인전자결재프로세스 (6) 합의 합의자는결재문서에대해합의또는반대의사를표시할수있음 해당결재문서에대해반대하더라도해당문서는다음결재자에게전달됨 ( 합의 / 반대의사표시는결재진행에영향을미치지않음 ) 단, 운영자설정으로반대시반려처리가능 Site Admin > 전자결재 > 전자결재설정 > 합의결재옵션 합의는개인또는부서로지정가능하며, 부서지정시해당부서의부서장에게전달됨 복수명의합의자를지정할경우, 결재의효율을위해병렬로진행할수있음 ( 합의자지정시옵션으로순차합의 / 병렬합의선택 ) 결재문서내에서합의자목록은결재자목록과구분하여표시됨 ( 기본 ) 결재진행중에여러명의의견을취합한뒤다음단계로진행 순차합의 : 합의자순서대로합의의견을취합한후최종합의자합의후다음결재자에게전달 상신 합의요청 사원 과장 주임 이사 합의 합의 실장 병렬합의 : 결재문서를합의자전체에게동시에발송하고합의자전원이의견을표시하면다음결재자에게전달 상신 합의요청 합의 사원 과장 주임 이사 합의 실장 Page 9
02 일반적인전자결재프로세스 (7) 결재문서의열람규칙 공개된결재문서는문서의보안등급보다높은보안등급을가진모든사용자가열람할수있음 비공개된결재문서는해당문서의결재관계자 ( 기안자 / 결재자 / 합의자 / 참조자 / 열람자 / 수신자 ) 만열람할수있음 결재양식별운영자와전자결재전사문서관리자는보안등급및비공개설정과상관없이열람할수있음 결재문서의공개여부는문서상신전에기안자가설정하며, 관리자에의해양식별로비공개설정이강제될수있음 Page 10
03 전자결재관리자설정 (1) Site Admin > 전자결재 > 전자결재설정설정사항변경후반드시페이지하단저장버튼을클릭하여서비스에반영 설정사항변경후반드시페이지하단저장버튼을클릭하여서비스에반영 기본 : 결재일반설정및사용할결재타입지정 프로세스 : 결재진행에대한상세선택사항설정 기타 : 결재전용비밀번호설정등결재메뉴에대한부가선택사항설정 기본 결재칸표기방법전사문서함사용합의결재옵션확인결재타입감사결재타입 결재자의서명정보를기록하는결재칸구성설정 서명이미지개인변경허용여부 사용설정시, 결재가완료된문서는자동으로전사문서함에저장됨단, 양식별저장할전사문서함지정이필요함 합의결재유형사용여부설정 합의결재유형사용시, 반대액션에대해반려와동일하게처리하도록설정가능 합의자로부서및사용자지정여부설정 결재하되, 결재선에나타나지않는확인결재타입을사용설정 결재만가능한감사결재사용설정사용설정시선택적으로반려기능을활성화시킬수있음 Page 11
03 전자결재관리자설정 (2) Site Admin > 전자결재 > 전자결재설정 프로세스 선결재기능옵션전단계반려옵션결재문서회수일괄결재옵션공문발송승인설정참조자열람옵션보류옵션 선결재기능사용여부설정 문서반려시최초기안자에게반려할지, 이전결재자에게반려할지지정 최초기안자에게진행중인결재문서를회수하는기능을제공 회수된결재문서는재기안시기존결재자를통과할수있는기능을옵션으로제공 복수의결재문서를문서목록에서복수선택후일괄로결재하는기능을지정 대결자지정후후열할문서가많이쌓여있는경우사용가능 결재가완료되고문서를발송하기전에관리자의승인여부를설정 지정된참조자가결재진행도중문서를열람할수있는지설정 보류기능사용여부설정 보류 결재대기상태와동일하되, 결재관계자에게보류상태로보여짐 기타 결재전용비밀번호사용 수신처설정 비공개문서제목표시 서비스접속비밀번호와구분된결재전용비밀번호사용설정 최초비밀번호는서비스접속비밀번호와동일 DaouOffice > 전자결재 > 전자결재환경설정 > 결재비밀번호 기능활성화후결재관련모든기능에결재비밀번호입력필요 결재문서의수신처로부서및사용자지정여부설정 비공개문서를열람할수없는사용자에게, 해당문서제목의노출여부를설정 Page 12
03 전자결재관리자설정 (3) 양식별설정 Site Admin > 전자결재 > 결재양식관리 > 양식선택 기본 : 제목등기본정보및양식디자인 결재정보 : 참조및열람자를지정하거나결재후수신처리를지정 권한 / 보안 : 작성및수정권한을지정하고, 양식별운영자와공개범위를설정 기타 : 양식에대한기타부가정보를등록 기본 제목 결재양식의제목 ( 최대 20 자 ) 양식약어전사문서함보관폴더양식편집사용여부 문서의간단한제목으로결재문서번호규칙에서사용 결재완료후사본이자동으로저장되는전사문서함폴더를지정 ( 지정전진행된문서는전사문서함으로이동하지않음 ) 양식편집기항목에서별도설명 해당양식의사용여부를결정. 숨김또는정상을설정할수있음 미사용설정시일반사용자는해당양식을열람할수없으며, 관리자화면에서세부설정을종료한후사용으로설정하여사용자에게공개할수있음 결재정보 문서참조자 선택시, 결재진행중결재문서의내용을조회할수있는참조자를지정 지정참조자에대한기안자의수정권한설정 문서열람자 선택시, 결재완료후열람자를지정할수있음 ( 결재문서공유기능 ) 지정열람자에대한기안자의삭제권한설정 문서수신 공문발송기능 결재가완료된후자동으로전달할사용자또는부서를지정 결재문서를시행문으로변경하여이메일로보낼수있는기능으로공문으로변경시양식변경옵션설정 Page 13
03 전자결재관리자설정 (4) 양식별설정 Site Admin > 전자결재 > 결재양식관리 > 양식선택 권한 / 보안 전결옵션 전결기능의사용여부설정 전결사용시전결효력범위지정 ( 전체결재전결또는현결재방전결 ) 1 인결재옵션 선택시, 기안자가결재를상신함과동시에즉시결재가완료됨 작성권한문서수정결재선수정운영자보존연한보안등급공개여부 양식의사용권한을부서, 사용자또는사용자그룹단위로지정할수있음 기본값은전체사용자사용가능 선택시, 결재진행중해당결재자가문서의내용을수정할수있음 선택시, 결재진행중해당결재자가결재선을수정할수있음 양식운영자로지정된사용자는해당양식으로작성된모든결재문서를열람할수있으며, 결재진행도중에결재선을변경하거나강제반려할수있고, 결재문서를삭제할수있음 결재가완료된문서의보존연한을설정 선택시, 공개문서의경우해당양식의보안등급보다낮은사용자는해당문서를열람할수없음 보안등급과는상관없이결재관계자는항상해당문서를열람할수있음 결재문서의공개여부설정 공개로설정시보안등급에따라열람할수있으며, 비공개인경우결재관계자에한해열람가능 Page 14
03 전자결재관리자설정 (5) 양식별설정 Site Admin > 전자결재 > 결재양식관리 > 양식선택 기타 양식도움말메일발송기능게시판등록기능스크립트 결재문서에대한도움말로, 결재상신시확인가능 결재문서를이메일로보낼수있는기능으로, 선택시해당기능이서비스페이지에노출됨. 완료된결재문서에한해메일발송가능 해당결재문서를게시판에등록할수있음 단, 공개로설정된양식에한해게시판등록이가능함 자바스크립트삽입기능 입력항목자동연산등구축형모델에서사용하는기능 Page 15
04 전자결재양식편집 (1) 기안자정보자동입력 결재정보설정에따라결재칸자동생성 합의자합의내역표시영역 기안자가내용을입력할수있는영역 0. 양식별설정완료 결재양식편집전에해당양식에대한세부설정을반드시끝마쳐야함 1. 양식 Layout 작성 결재문서의양식을 table layout 으로표현 제목등과같이지정된텍스트를미리입력 2. 기본입력항목배치 사용자가작성할결재내용을입력하는양식내에배치 텍스트, 숫자, 날짜, 선택항목등의입력콤포넌트제공 3. 자동항목배치 기안자및기안부서등자동으로결정되는결재문서의기본속성을결재양식내에배치 4. 결재선관련고급항목배치 서명등이표시되는결재방을배치하고각결재방별옵션을설정 Page 16
04 전자결재양식편집 (2) 양식 Layout 작성 레이아웃작성방법 1. 웹편집기사용 다우오피스관리자페이지에서기본제공 직관적인편집이가능하지만, 시간이오래걸리고세부적인편집이어려움 2. 예제양식활용 다우기술에서제공하는다양한서식을사용 양식의일부수정을통해원하는레이아웃을완성 3. MS Word 또는 Excel 활용 MS Word / Excel 에서레이아웃을작성한다음, 관리자페이지의편집화면으로복사해넣는방식 상대적으로 Layout 의편집이자유롭지만, 전자결재콤포넌트삽입시주의가요구됨 Page 17
04 전자결재양식편집 (3) 양식 Layout 작성 예제양식활용하기 1. 예제다운로드 다우오피스도움말페이지에서유사한양식을선택하여다운로드함 (HTML 파일형식 ) 2. 예제파일불러오기 다운로드한예제 HTML 파일을양식편집기에서불러옴 3. 양식수정 불필요한행과열을삭제하거나추가하여필요한형태로디자인 Page 18
04 전자결재양식편집 (4) 양식 Layout 작성 MS Office 의 Excel 활용하기 1. 엑셀에서양식편집 Excel 에서양식의 Layout 을작성 (A4 용지에최적화된크기로맞추러면가로를 800px, 세로를 1200px 로설정 ) 2. 양식편집기로복사 작성한양식을복사하여 (Ctrl-C) 양식편집기에붙여넣기 (Ctrl-V) 3. 양식수정 불필요한행과열을삭제하거나추가하여필요한형태로디자인 Page 19
04 전자결재양식편집 (5) 양식편집기사용법 입력할곳에마우스를클릭한후항목을선택하여양식내항목을배치함 양식편집완료후저장 삽입된항목이양식내에표시됨 삽입된항목을마우스로선택하면우측상단에항목을삭제할수있는아이콘이나타남 삽입된항목을마우스로선택하면편집기우측영역에서해당항목의상세정보를확인하고설정할수있음 Page 20
04 전자결재양식편집 (6) 양식내입력항목 1. 기본항목 제목특수한텍스트항목의하나로서결재문서의제목을의미하며양식별로단하나만배치할수있음 본문내용특수한편집기항목의하나로서 2가지유형으로표시됨 Type 1 Type 2 텍스트한줄문자열입력항목 멀티텍스트여러줄문자열입력항목 편집기 멀티텍스트처럼여러줄문자열을입력할수있으며, 글자에특정서식을 적용할수있는입력항목 숫자텍스트와비슷한문자열입력항목이나, 우측으로정렬됨 통화숫자와비슷하지만 3자리단위로쉼표가삽입되고소수점아래자릿수를조절할수있음 Page 21
04 전자결재양식편집 (7) 양식내입력항목 1. 기본항목 단일선택하나만선택할수있는목록제공 드롭박스단일선택과동일하나항목이드롭다운형태로제공 체크박스여러개를선택할수있는목록제공 날짜 / 시간날짜와시간을입력할수있는입력항목 기간시작날짜와종료날짜를동시에입력할수있는항목 사용자선택사용자를선택할수있는조직도 UI 제공 부서선택특정부서를선택할수있는조직도 UI 제공 Page 22
04 전자결재양식편집 (8) 양식내입력항목 2. 자동항목 기안자의정보기안자, 기안부서, 기안자이메일, 직위, 사번, 핸드폰번호, 직통전화, 대표번호, 팩스 기안문서의정보기안일, 완료일, 문서번호, 공개여부, 보안등급, 보존연한, 전사문서함, 첨부파일명 ( 단, 완료일과문서번호는결재가완료된후에확정됨 ) 기타결재정보참조자, 수신자명단 ( 이름과직위를표시함 ) Page 23
05 전자결재양식만들기 실습자료 (1) 다우기술의예제양식활용하기 1. 도움말사이트에서샘플결재양식다운로드예 ) 5. 출장 5.1. 출장신청서 C. 출장신청서 2. 샘플결재양식을양식편집기에서불러오기 3. 불러온양식부분수정하기 4. 일반항목과자동항목배치하기 Page 24
05 전자결재양식만들기 실습자료 (2) 엑셀편집기능활용하기 1. 아래예시에따라 Excel로 Layout 편집하기 2. Excel 편집내용을양식편집기로불러오기 3. 불러온양식부분수정하기 4. 일반항목과자동항목배치하기 Page 25
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