코엑스회의실운영규정 제 1 조목적이규정은사단법인한국무역협회 ( 이하 협회 라한다 ) 와주식회사코엑스 ( 이하 코엑스 라한다 ) 간에체결된 [ 무역센터관리운영대행계약 ] 에의거협회의위임을받은코엑스가관리하는회의시설및부대설비의사용에관한사항을규정함으로서회의시설의효율적인운영과관리를기함을목적으로한다. 제 2 조용어의정의본규정에사용되는용어의정의는다음과같다. 1. 회의실이라함은사용자가개최하는국제회의, 기업회의, 세미나, 각종이벤트및공연, 연회등 ( 이하 행사 라한다 ) 으로사용하기위해구획된다음의시설을말한다. 1.1. 신관1층그랜드볼룸 (101 ~ 105) 1.2. 신관2층컨퍼런스룸 ( 북 )(201 ~ 211) 1.3. 신관3층오디토리움및오디토리움회의실 (1-4) 1.4. 본관3층컨퍼런스룸 ( 남 )(300~327), Hall E(E1~E8) 1.5. 본관4층컨퍼런스룸 ( 남 )(401-403) 2. 사용자 라함은행사를조직운영하는회의실임차인을말한다. 제 3 조사용조건및책임한계 1. 회의실을사용하여개최하는행사의운영및관리는사용자의책임으로한다. 2. 사용자는회의실운영규정을준수하여야한다. 단, 전시및행사장조성을위하여별도의공사가수반되는경우사용자는코엑스전문전시장운영규정을준수하여야하며, 동규정에의거사용개시 7일전까지전시스탠드설치신청서, 기술지원신청서, 작업신고서등을코엑스에제출하여야한다. 3. 사용자가고의또는과실로파손, 기타사고를발생케하여코엑스또는타인에게손해를입힌때에는그사용자가책임을진다. 제 4 조사용기간 1. 회의실사용시간은다음각호와같다. 1.1. 오전 : 09:00 ~ 12:00 1.2. 오후 : 13:00 ~ 18:00 1.3. 야간 : 19:00 ~ 22:00 1.4. 전일 : 09:00 ~ 18:00 제 5 조입장권및입장권의판매 코엑스는행사의원활한진행을수행하기위하여좌석수의 2% 에해당하는좌석을하우스티켓 으로유보할수있다. - 1 -
제 6 조행사개요서제출 코엑스는행사의내용, 기술지원사항, 행사적격여부등의파악을위해필요시행사개요서의 제출을요청할수있다. 제 7 조사용신청제한다음각호에해당하는경우에코엑스는회의실사용신청을제한할수있다. 1. 법령또는사회적통념을위반하는내용의행사 2. 호화, 사치, 퇴폐풍조를유발하여사회적문제발생의우려가있는행사 3. 물품판매를목적으로하거나그내용이판매행위로판단되는행사 4. 코엑스의시설및설비를심각히훼손할우려가있는행사 5. 기타회의실을사용하기에부적합하다고판단되는행사 제 8 조보험가입 1. 코엑스는행사와관련하여참가자의안전문제에대한우려가있다고판단시보험가입을요구할수있으며, 코엑스요구시사용자는하기의최소배상액에의거보험에가입하여야하고행사개시 7일전까지코엑스에보험부보증명서류를제출하여야한다. 2. 상기의대인보험은 1인당 1억원, 1사고당 5억원을최소배상액으로한다. 3. 코엑스는행사와관련하여시설파손우려가있다고판단시보험가입또는일정금액의예치를요구할수있으며, 요구시사용자는행사개시 7일전까지코엑스에보험부보증명서류를제출또는상기의일정금액을코엑스에예치하여야한다. 제 9 조회의실시설용도외사용 회의실을시설용도외의행사 ( 예 : 전시 ) 로사용시임대료의 50% 할증적용한다. 제 10 조로비및프리펑션의사용 1. 로비및프리펑션의사용은관련회의실임대또는사전승인된행사에한하여사용할수있고준비 / 행사중소음이발생하는경우 ( 예 : 목공시공등 ) 는사용할수없다. 2. 로비및프리펑션은공용공간으로내방객통행및안전수칙에위배되어서는안되며코엑스관리지침에따른다. 3. 2일이상의행사인경우설치물의보호및안전을위하여경비인원을배치하여야한다. 제 11 조사용승인및계약 1. 회의실사용신청후코엑스는신청내용을심사하여그결과를신청인에게서면또는유선으로통보한다. 2. 코엑스로부터회의실사용을승인받은사용자는회의실의확보를위하여회의실임대차계약을체결해야하며, 계약체결시임대료의 10% 에해당하는계약금을납입하여야한다. 3. 사용자가기한내에임대료를납입하지않을경우상기 1항의회의실사용승인은자동적으로취소된다. 제 12 조임대료및장비사용료 1. 임대료및장비사용료는별도로정한다. - 2 -
2. 사용자는계약체결시임대료의 10%, 회의실사용개시 3개월전에 40%, 회의실사용개시 7 일전까지나머지 50% 및부가가치세에해당하는금액을납입하여야한다. 3. 기납입된임대료는환불하지않는다. 4. 납입임대료는무이자로한다. 5. 장비사용료는회의실사용개시 7일전까지납입한다. 제 13 조사용일정및장비변경금지 1. 사용일정과장소는원칙적으로변경할수없다. 단, 특별한사유로인해사용일정또는장소를변경하고자할때에는사전에코엑스의승인을받아야하며승인을받은즉시임대료의 10% 에해당하는위약금을납입하여야한다. 단, 사용일정변경은동일임대년도에한한다. 2. 사용자는위약금납입즉시코엑스와재계약을체결하여야하며이에따른임대료및장비사용료등에관한사항은본규정에따른다. 제 14 조양도및전대금지 사용자는회의실사용권을타인에게양도또는전대할수없다. 제 15 조행사내용임의변경금지 사용자는임대계약후임의로행사내용을변경하여진행할수없다. 단, 사용자측의사정에의 하여내용변경이불가피할경우에는코엑스의사전승인을얻어야한다. 제 16 조사용승인취소 1. 코엑스는사용승인후계약체결이전까지다음각호에해당하는경우사용승인을취소할수있다. 1.1. 사용신청서의기재내용이허위로판명된경우 1.2. 제7조의각호에해당함이판명된경우 1.3. 이규정에따른지정기일내에임대차계약을체결하지않은경우 1.4. 사용자가일방적으로예약을취소하는경우 1.5. 이규정을명백히위반한경우 2. 상기에의거사용승인이취소된경우사용자는납입한예약금을청구할수없으며, 귀책사유가없다는이유로반환받을수없다. 제 17 조계약의해지및사용의중지 1. 코엑스는계약체결후다음각호에해당하는사유가발생할경우계약을해지할수있다. 1.1. 사용자가계약체결후기일이전까지임대료를납입하지않은경우 1.2. 사용자가사용일정및장소를임의로변경하여사용하는경우 1.3. 사용자가행사내용을임의로변경하여사용하는경우 1.4. 사용자가법령위반, 반사회반질서적행사, 코엑스의시설파손우려가있는행사등회의실운영목적에부합하지않는행사를진행하는경우 1.5. 사용자가기타계약또는운영규정위반을야기한경우 2. 계약이해지된경우사용자는즉각회의실사용을중지하여야하고제30조에의거하여원 - 3 -
상복구의무를부담한다. 3. 코엑스는계약을해지한경우사용자로부터납입된임대료전액을위약금으로징구한다. 사용자가계약해지를원하여합의해지한경우에도동일하다. 코엑스가위약금을징구하였다고하더라도사용자에대한시설파손등손해배상청구에는영향을미치지않는다. 제 18 조불가항력 천재지변, 재앙, 전쟁, 국가시책변경및기타불가항력적원인에의해코엑스또는사용자에게 손해가발생하였을때코엑스또는사용자는그손해에대하여책임을지지아니한다. 제 19 조비품등의변경 1. 코엑스는최초 1회에한하여무료로회의실세팅을제공하며, 행사중변경시별도의요금을적용한다. 2. 회의실의분할사용으로발생되는장비운용비용등의추가비용은사용자의부담으로한다. 3. 사용자가각회의실수용인원을초과하는회의용기구집기를요청하는경우코엑스는초과분에대하여사용료를징구한다. 4. 사용자는행사종료후유 무상으로제공된기구집기및비품을코엑스의확인을받아반납하여야한다. 제 20 조사용자의금지사항 1. 코엑스사전승인없이간판, 현수막등안내물을설치, 게시및방치하는행위 2. 인체에유해또는불쾌감을주거나행사진행에지장을초래하는물품반입및흡연행위 3. 영업및판매행위 4. 승인외시설사용행위 제 21 조전화및통신시설회의실내행사진행용전화와통신전용선사용은사용자부담원칙으로전화는 SK브로드밴드에통신전용선은 SK브로드밴드또는한국무역정보통신으로사용자가직접신청하고신청접수한회사에의해설치된다. 제 22 조광고, 홍보시설물의설치 1. 광고, 홍보시설물의설치기준및설치요령은별도로정한다. 2. 사용자가행사홍보를위한아취, 현수막, 안내입간판등구조물이나시설들을설치하려고할때는배치위치도및설계도를회의실사용개시일 7일전까지제출하여승인을받아야한다. 3. 행사홍보및안내를위한포스터, 홍보물등을회의실내외에부착하고자하는경우사용자는코엑스와사전협의를통해위치를지정받아야한다. 4. 상기 2, 3항에명시된장소이외에설치또는부착된구조물, 포스터및홍보물등은코엑스가지적하는즉시사용자에의해철거되거나또는코엑스에의해철거되어진다. 이로인해시설물의손상이발생하는경우그손해에대해서는사용자가전적으로책임진다. 5. 행사관련모든광고, 홍보물은임대종료일까지철거되어야한다. - 4 -
제 23 조환기및냉난방 회의실내의환기및냉난방은임대시간에한하여제공된다. 제 24 조청소및폐기물처리 사용자는행사종료후회의실내에서발생된각종폐기물을반출하거나사용자의비용부담으로 처리업체에위탁처리하여야한다. 제 25 조시청각장비 1. 코엑스의시청각장비를사용하고자하는경우 회의실임대차계약 체결시신청하여야한다. 2. 회의실임대차계약체결후추가로시청각장비를사용코자하는경우 장비및회의실추가사용신청서 를작성하여제출하여야한다. 3. 사용자는사용기간이끝나는즉시유 무상으로제공된장비의상태를코엑스의확인을받아반납하여야한다. 4. 외부의시청각장비를사용하고자할경우코엑스의사전승인을받은후코엑스의지침에따라설치및철거를하여야한다. 제 26 조상주요원및진행요원 1. 사용자는회의실사용기간중상주요원을두어행사진행, 보안, 질서유지에임하도록하여야한다. 2. 사용자는회의실사용기간중회의실내화재, 도난등제반사고방지와안전관리를위하여충분한수의보안요원을고용, 운영하여야한다. 3. 전항의상주요원및보안요원은회의실운영상필요한경우코엑스의지시를따라야한다. 제 27 조코엑스지정용역업체의이용코엑스는시설의안전관리및효율적인운영을위하여지정용역업체를운영하며, 사용자는용역이필요할경우코엑스의지정용역업체를사용하여야한다. 타용역업체의사용이불가피한경우사용자는사전에코엑스의승인을받아야한다. 제 28 조음식물의제공 1. 사용자는회의실내외에서음식물의판매등의영업행위를할수없다. 2. 임차인은회의실이용과관련하여식음료의제공이필요한경우임대차계약체결시까지임대인에게식음료제공여부에관하여미리알려야한다. 이때임차인은직접식음료제공업체를선정하거나임대인이지정한업체를이용하여식음료를반입할수있다. 임차인자신이선정한식음료제공업체를이용하려하는경우에는임대차계약체결시임대인과의사이에청결 위생과관련한관리 감독사항, 조리및배식등에필요한주방시설및공용통로등의사용범위, 사용방법등그내용및사용비용에관한사항, 기타회의실내식음료제공과관련하여필요한사항에관하여서로협의하여정하고이후이를준수하여야한다. 제 29 조방송협의 코엑스에서행해지는행사를녹화또는방송하는경우코엑스의승인을받아야하며, 중계위 - 5 -
치, 시설및설비등에대하여코엑스와사전협의하여야한다. 제 30 조원상복구 1. 사용자는임대계약서에서정한사용기간이끝나는즉시사용한회의실의각종시설과유 무상으로제공된장비 비품등의상태를코엑스의확인을받아반납하여야하며, 사용중정상적인마모이외의파손, 변형, 망실등은원래의상태또는동등이상의상태로즉시복구하여야한다. 2. 사용자가코엑스가정하는기한내에원상복구를아니하는경우다음사용자의정상적인사용이가능하도록하기위하여코엑스가원상복구를대행하기로하며코엑스는실소요경비외에실소요경비의 15/100 이내의금액을대행수수료로추가하여사용자에게청구할수있으며사용자는청구에따라즉시청구금액을납부하여야한다. 제 31 조이규정에정하지않은사항 이규정은정하지않은사항의해석에관하여는코엑스전문전시장운영규정과관계법령또는 관례에따른다. 제 32 조효력 이규정은 2013 년 1 월 1 일부터시행한다. - 6 -