02 분류체계의이해 1. 현행기록물분류제도 2. 대학기록물분류제도 분류체계의이해 11
02 분류체계의이해 1. 현행기록물분류제도 1.1 기록물분류의의미 분류 대상이나유사성에따라종류별로나누거나배열하는행위 원칙 개념 목적에따라일정한순서대로배열된체계이며기록물관리기관의기록물들을미리고안된체계에따라구별하는행위 분류의기준 활동 ( 기능 ) : 기록물은행위또는기능, 조치등의결과물이며활동은기관설치목적을수행하기위해기관에배당된모든책임을의미 조직 : 기록물은조직의구성을반영하여분류할수있으며기관의조직은수행목적과기능에의해결정 주제 : 특정기록물에대하여적용. 기록물이명확한활동으로부터생겨나지않거나활동을수반하지않을경우사용 1.2 기록물분류제도변경이력 공문서분류번호및보존기간표 (1962년 ~1999년 ) 공문서분류및보존에관한규칙 을근거로기록물 건 단위로보존기간책정 보존기간종류 : 영구, 30(20) 년, 10년, 5년, 3년, 1년 기록물분류기준표 (2000년 ~2006년 ) 공공기관의기록물관리에관한법률시행령 을근거로단위업무별기록물 건 단위로보존기간책정 보존기간종류 : 영구, 준영구, 20년, 10년, 5년, 3년, 1년 기록관리기준표 (2007년 ~) 공공기록물관리에관한법률시행령 을근거로단위과제별보존기간책정 보존기간종류 : 영구, 준영구, 30년, 10년, 5년, 3년, 1년 12 대학기록물보존기간책정기준가이드
기록물분류제도변경구분 구분 공문서분류번호및보존 기간표 기록물분류기준표 기록관리기준표 사용년도 1962 ~ 1999 2000 ~ 2006 2007 ~ 근거 공문서분류및보존에관한규칙 공공기관의기록물관리에관한법률시행령 공공기록물관리에관한법률시행령 분류방법기능별십진분류국가기록원분류기준정부기능분류체계 (BRM) 고시주체각급기관국가기록원각급기관 분류기준기록물건단위업무단위과제 분류단계 (4단계) 주류, 대분류, 중분류, 소분류 (5단계) 대기능, 중기능, 소기능, 단위업무, 단위사안 (6단계) 정책분야, 정책영역, 대기능, 중기능, 소기능, 단위과제 보존기간 영구, 30(20) 년, 10 년, 5 영구, 준영구, 20 년, 10 년, 5 영구, 준영구, 30 년, 10 년, 종류 년, 3 년, 1 년 년, 3 년, 1 년 5 년, 3 년, 1 년 - 도서분류체계에입각해 - 국가기록원에서모든단위 - 각기관의전문성과자 공문서에적합하지않음 업무의보존기간을책정 율성을고려하여기관 에서보존기간을정하고 - 건단위로보존기간을 - 단위업무에편철되는철은 국가기록원과협의 특성 책정하여, 관련기록물 단위업무와다른보존기간 의전후맥락파악안됨 등록가능 - 단위과제에편철되는철 은단위과제보존기간을 - 5 년단위개정으로업 승계 무현실을즉각반영하지 못함 분류체계의이해 13
2. 대학기록물분류제도 2.1 기록물분류기준표의개념및의의 분류제도의변경에따라일반공공기관은공공기록물법 ( 시행령제25 조 ) 에따라 2013 년부터 기록관리기준표 를시행하도록규정하고있으나, 대학은단서조항에의해기능분류방식인 기록물분류기준표 를사용 기록물분류기준표는공공기록물법에의거하여 < 공문서분류번호및보존기간표 > 를대체하는제도 기록물관리전과정을효율적이고통합적으로수행 통제하기위하여일선업무부서와기록물관리기관이협력하여제정 운영하는전산방식의기록물관리지침 기록물의생산내력, 역사적가치, 보존의경제성, 이용의편의성등을종합적으로고려하는출처별원칙에입각한것으로, 기록물관리의통합적운영체계확립 2.2 기록물분류기준표의구성 처리과 기관코드 대기능 기능분류번호보존분류기준검색어지정기준 중기능 소단위기능업무 보존 보존 기간 방법 비치비치보존기록물기록물장소이관여부시기 특수 제1 제2 목록 특수 특수 위치 목록 목록 제3 특수목록 처리과기관코드 : 업무부서의최소기초단위. 행정안전부장관이각처리과별로고유 7자리숫자를부여함으로써정부표준코드로서의처리과기관코드생성 관리 ( 기관코드조회 : hwp://code.gcc.go.kr) 기능분류번호 : 최하위업무기능의기초단위로서단위업무사용. 업무기능간의연계성에의해통합해가며소기능 중기능 대기능등상위업무기능을분류하여각기고유번호부여 보존분류기준 : 기록물의효율적인보존관리를위해기록물이생성되는단위업무에보존기간, 보존방법, 보존장소등분류사항의표준을제시한보존처리지침 보존기간 : 단위업무조사서에서파악된업무의성격, 중요도, 사회적영향등을고려하여표준제시. 사료적 증빙적 행정적가치등을정확히판단하여기록물의가치상정. 보존기간 1 3 5 10년의한시기록물은자체기록관에서보존하고, 30 년 준영구 영구등장기보존을필요로하는기록물은전문관리기관에서보존하도록규정 (20년은 30년으로대체 ) 보존장소 : 보존기간의결과에따라연동. 한시기록물은자체기록관에서, 30년이상 14 대학기록물보존기간책정기준가이드
기록물은전문관리기관에서보존하도록규정 보존방법 : 기록물의중요도, 활용도, 특성등을기록물의상태, 서고등을고려하여원본과보존매체수록본의병행보존, 원본만보존, 보존매체수록본에의한대체보존등으로구분하여적용 비치기록물지정및이관시기 : 기록물의내용이장기간추가작성되는성격의기록물이대상. 비치기록물로지정한기록물은이관연기신청을하지않아도활용기간동안이관대상에서제외 ( 영제20조제1항 ). 다만, 비치기록물이관시기 에구체적인시기명시 ( 예 : 인사기록카드 해당인퇴직후 1년경과시, 생활기록부 해당인졸업후 5년경과시 등 ) 검색어지정기준 : 단위업무별로부여되는기록물의일반목록 ( 등록번호, 제목, 처리부서등 ) 이외에기록물에따라기본목록혹은세부목록등열람검색용목록에추가되는특수한목록항목 ( 영제12조및제26조, 규칙별지제3호내지제4호서식 ). 단위업무조사서에서파악된기록물의특성에기초하여기록물편철사안에지정하는경우와기록물철의세부구성단위인문건단위로지정하는경우로구분 ( 예 : 토지대장 ( 지번, 소유주 ), 징계관련서류 ( 인명 ), 형사관련기록 ( 사건번호, 인명 ), 병무카드 ( 군번, 성명 ), 인사기록카드 ( 성명, 주민등록번호 ), 판결문 ( 인명, 확정죄명 ) 등 ) 단위업무의개념및유형 업무의성격, 처리절차, 형식등이일정한최소단위의업무기능을의미. 기록물생산목적과수행기능등가장구체적인기록물의생산배경을반영 한사람또는소수팀에게분장되는수준의업무또는프로젝트로서업무변경시에도 2개이상으로분리하기어려운수준까지세분화 기관단위의공통업무및고유업무여부에따라 4가지유형으로구분기록물분류기준표유형 공통업무고유업무 구분기관공통업무처리과공통업무유사기관공통업무고유업무 설명 - 대학단위의운영과관련하여공통적용되는업무 - 감사, 공보, 기획, 예산, 행정관리, 법무, 비상계획, 총무분야등으로분류하여해당처리과에적용 - 처리과의운영과관련하여공통적용되는업무 - 인사, 예산, 복무, 기록물관리등의분야로모든처리과에 10개의단위업무공통부여 - 대학및소속기관, 부설연구소등이공통으로수행하는업무 - 대학및소속기관, 부설연구소등의고유한단독업무 분류체계의이해 15
단위업무코드구성 각각의개별업무에대한고유한값. 영문과숫자가결합된 8자리의조합으로구성. 단위업무기능유형별로단위업무코드구분 임시단위업무코드는처리과의업무처리과정에서필요한경우대학기록관에서우선부여할수있으나공식절차를밟아신규단위업무코드로대체하여적용해야함 구분처리과공통업무기관공통업무중앙행정기관 ( 특별지방행정기관포함 ) 지방자치단체 ( 광역 / 기초 ) 교육청 ( 광역 / 기초 ) 초 중 고등학교국 공립대학임시단위업무 코드형태 ZZ ZA AA PA EA EB HB e 2.3 기록물분류기준표관리시스템 (CORA) CORA 시스템개요 CORA(Classification Of Records Archives), http://cora.archives.go.kr 각대학별기록물관리담당자들의분류기준표관련신청접수등의업무처리와국가기록원의심사업무등을온라인으로관리하는시스템 대학별 ID로접속후단위과제신규신청, 변경, 폐지요청가능 구성항목처리과 / 소관부서변경, 단위업무신설 / 폐지, 일부항목변경, 심사결과처리, 단위업무조회, 기관별통계등 CORA 시스템사용설명 1 처리과기관코드만을변경하는경우 ( 처리과변경신청 ) 직제개편, 조직변경등으로기존처리과에서새로운처리과로단위업무전체를옮길경우 16 대학기록물보존기간책정기준가이드
용어설명 1 변경기준일 : 처리과변경효력이발생하는날짜 2 변경전처리과코드 : 직제개정전의처리과기관코드 3 변경후처리과코드 : 직제개정으로새로부여받은처리과기관코드 4 변경사유 : 직제개정과관련된사유 2 단위업무일부만다른처리과로이관하는경우 ( 소관부서변경 ) 변경전처리과에속한단위업무코드, 이관받은처리과코드를작성하여개별단위업무를이관 처리과공통업무 임시단위업무는소관부서변경신청대상에서제외 용어설명 1 변경기준일 : 해당단위업무를이관받아업무를처리하기시작한일자 2 변경전처리과코드 : 업무를이관하는처리과기관코드 3 단위업무코드 : 이관대상단위업무코드 4 이관받은처리과코드 : 업무를이관받은처리과기관코드 5 변경사유 : 직제개정과관련된변경사유 3 단위업무를폐지하는경우 ( 폐지 ) 해당단위업무를활용하지않을경우해당단위업무에기록물의신규분류 편철할수없도록조치 분류체계의이해 17
용어설명 1 변경기준일 : 해당단위업무를폐지하게된일자 2 처리과코드 : 단위업무를폐지하고자하는처리과기관코드 3 단위업무코드 : 폐지하고자하는단위업무코드 4 폐지사유 : 단위업무를폐지하게된사유 4 단위업무를신설하는경우 ( 신설 ) 업무편철에필요한단위업무가없을경우혹은임시단위업무를생성할경우 업무성격 처리절차 형태등이거의동일한업무의최소단위설정 예를들어, 인사발령 은 인사제도 에속한정책집행과정이므로동일단위업무가아님 지속성을지닌 단위업무 와문서철작성기준인 주제 구분 잘못된구분 올바른구분 단위업무기록물철 ( 단위사안 ) 단위업무기록물철 ( 단위사안 ) 교원연봉제도입 연봉제연구 임용령개정안 교원인사제도관리 연봉제연구 연봉제도입을위한임용령등개정안 교원성과급제도입 성과급제도연구 성과급제도설문조사 교원보수정책 성과급제도연구 성과급제도설문조사 단위업무책정초기부터세분화하여책정 잘못된구분 올바른구분 교수업적관리및상벌 교수업적관리 교원상벌관리 대학홍보및행사 대학홍보 행사관리 18 대학기록물보존기간책정기준가이드
단위업무의성격 형태 처리절차등은동일하나사업대상만바뀌는일시적사업의경우장기간존속할수있는단위업무로설정 잘못된구분 올바른구분 신소재물질개발 기술개발연구 산학협력대학육성사업 산학협력선도대학선정 산학협력사업관리 산학협력연구지원사업 단위업무명작성시유의사항 업무성격을정확하게표현할수있는명칭으로작성해야한다. 은어나축약어, 두문자어 ( 頭文字語 ) 를사용하지말아야한다. 단위업무명에 및, 철 등업무명을두가지이상사용하지말아야한다. 용어설명 1 신설기준일 : 단위업무를신설신청하여사용시작한일자 ( 신청일자아님 ) 2 처리과코드 : 단위업무를신설하고자하는처리과기관코드 3 단위업무코드 : 전자문서시스템에서단위업무를생성할때부여한코드 4 단위업무명 : 신설해야하는단위업무명 5 단위업무설명 : 신설단위업무에대한업무내용, 절차, 중요도등 (200자이내 ) 6 보존기간행정업무참고기간 : 단위업무의업무처리및참고에필요한기간증빙자료유효기간 : 민원증빙, 공사관련등증빙자료로서사용되는단위업무의경우증빙에활용될수있는기간관련법령의무기간 : 개별법령에보존기간이별도로지정되어있는경우사료가치보존기간 : 기록물이역사적가치가있는경우보존기간종합판단 : 보존기간을종합적으로판단한보존기간 분류체계의이해 19
5 단위업무설명 : 신설단위업무에대한업무내용, 절차, 중요도등 (200자이내 ) 관련법령의무기간 : 개별법령에보존기간이별도로지정되어있는경우사료가치보존기간 : 기록물이역사적가치가있는경우보존기간종합판단 : 보존기간을종합적으로판단한보존기간 7 책정사유 : 신청한단위업무의보존기간책정에따른사유 8 보존방법 : 병행, 보존매체, 원본중선택 9 보존장소 : 기록관 ( 한시 ), 전문관리기관 ( 준영구이상 ) 중선택 10 비치기록물여부 : 비치, 아님중선택 11 비치기록물이관시기 : 비치기록물인경우입력 12 이관후열람예상빈도 : 높음, 중간, 낮음중선택 13 주요열람용도 : 학술연구, 행정참조, 민원증빙, 사업정보, 기타중선택 5 단위업무일부항목을수정하는경우 ( 일부항목변경 ) 단위업무의일부항목을변경할경우 타대학과연결, 사용중인단위업무의경우변경불가 용어설명 1 변경기준일 : 일부항목을변경하여적용해야하는일자 2 처리과코드 : 변경대상단위업무를운영하고있는처리과기관코드 3 단위업무코드 : 변경대상단위업무코드 4 변경사유 : 일부항목을변경하는데에따른사유 보존기간변경시변경사유란에보존기간변경책정사유작성 20 대학기록물보존기간책정기준가이드