VGM 데이터를 제출하는 방법

1 P a g e VGM 데이터를제출하는방법 Hapag-Lloyd - June, 7 2016

2 P a g e Verified Gross Mass (VGM) : VGM 을하파그로이드에제출하는방법 2016 년 7 월 1 일부로총중량검증이이루어진컨테이너들에대해서만 SOLAS 협약에관련된선박에선적될수있습니다. Find out here 이곳을클릭하여 VGM 대해알아보세요. 전자채널을통해이루어지는 VGM 데이터제출방법은 SOLAS 에서매우높게평가되고추천됩니다. 전자채널로제출함으로써, 관련된모든것들은전송중의어떤지연이나오류들을최소화하게됩니다. 모든요구조건을충족시키고불리한경우를방지하기위해서하파그로이드는빠르고안전하게전송하는다양한방법을설계했습니다. 컨테이너 tare weight 는컨테이너문에서확인하는방법외에도다른방법이있습니다. 하파그로이드홈페이지의 Online Business 또한 tare weight 를확인할수있습니다. VGM 데이터제출은하팍로이드 webvgm 또는 VGM Excel Template 을통해가능합니다. ( 간단한가입요함 ) 하파그로이드의응용프로그램은 VGM 상태를모니터링할뿐아니라 VGM 알림메일을제공합니다. 다음과같이 VGM 에대한추가내용들은하파그로이드웹사이트의 VGM 을지원하는란에서찾아보실수있습니다. 1. Contents 2. Container Tare Weight 확인방법?... 3 2.1 하파그로이드홈페이지 Tracing 을통한 tare weight 확인... 3 2.1.1 Container number 가잘못된경우... 4 2.1.2 하파그로이드 GetInfo 를통한 tare weight 확인... 4 3. Website 를통한 VGM 전송방법... 5 3.1 Online Business 를이용하기위한가입절차... 5 3.1.2 모든 Online Business 사용을위한가입절차 (VGM 모니터링과제출포함 )... 7 3.2 VGM data 전송을위한마감일확인 (VGM cut-off)... 9 3.2.1 Booking-Confirmation 상의 VGM Cut-off... 9 3.2.2 Shipments Details 을통한 VGM Cut-off 확인... 10 3.2.3 Interactive Schedule 을통한 VGM Cut-off 확인... 10 3.3 하파그로이드홈페이지를통한 VGM 전송... 11 3.3.1 WebVGM 둘러보기... 11 3.3.2 모든가입자를위한 WebVGM 전송... 12 3.3.3 WebVGM 경고 / 에러메시지에따른처리방법... 13 3.3.4 WebVG M 안에서 Add details 활용법... 14 3.4 VGM Excel Templat e 를이용하여전송... 14 3.4.1 VGM Excel Template 에대하여... 15 3.5 WebVGM 에서 VGM monitoring 하기... 17 3.5.1 WebVGM 필터옵션... 17 3.5.2 My Shipments For full registered 가입자... 18 3.5.3 My Transmissions 모든사용자... 19 3.6 Bilateral EDI with VERMAS, IFTMIN or ANSI 304 을통한전송... 19 3.7 easi Shipping Instructions 을통해서는 VGM 전송불가... 19 3.8 각종 Portals 을통한 VGM 전송... 20 3.9 이메일을통한 VGM 응답메세지 (E-Mail): Reject / Accept / Conditional Accept... 21 4. 하파그로이드 VGM 지원... 22 4.1 VGM Reminder Mail 알림메일... 22

P a g e 3 2. Container Tare Weight 확인방법? 2.1 하파그로이드홈페이지 Tracing 을통한 tare weight 확인 특정컨테이너의 tare weight 는하파그로이드 Website 를통해찾을수있습니다. 각각의컨테이너번호를입력하고 Trace 버튼을누르세요. 컨테이너넘버가올바른경우, tare weight 가표시되어웹사이트상의 Online Business Tracing 화면으로자동으로이동됩니다.

4 P a g e 2.1.1 Container number 가잘못된경우 컨테이너번호가올바르지않을경우, Container for given Container-Number not found. 라는경고메시지가뜨게됩니다. 이러한경우, 컨테이너번호가올바른지확인합니다. 컨테이너번호를확인하였으나여전히웹사이트에서조회되지않는경우, 문제해결을위해하파그로이드코리아로문의하시면됩니다. 2.1.2 하파그로이드 GetInfo 를통한 tare weight 확인 온라인으로 tare weight 를조회하는것대신에간단한 GetInfo Message Service 를이용해이메일로 tare weight 정보를받아볼수있습니다. getinfo@hlag.com 로이메일을보냅니다. Tracing 을원하실경우 T 를입력하고컨테이너정보를원하실경우 C 를입력합니다. 입력은반드시제목란에입력하며 T 혹은 C 를입력한후콜론 (:) 을입력합니다. ( 예시 : C:HLCU1234567 ) 세미콜론 (;) 을이용해컨테이너 3 대까지입력가능합니다. 띄어쓰기없이입력합니다. 메일을전송합니다. Getinfo 로메일을보내면아래예시와같은답변메일을바로받을수있습니다.

P a g e 5 3. Website 를통한 VGM 전송방법 3.1 Online Business 를이용하기위한가입절차 VGM Data 를제출하기위해서는 Hapag-Lloyd Online Business 에가입해야합니다. 이미가입을하셨다면, 바로 VGM 을이용할수있습니다. 가입에는두가지방법이있습니다. 1. VGM 모니터링과제출만하는경우 2. VGM 모니터링과제출을포함한 Hapag-Lloyd Online Business 의모든기능을사용하고자하는경우 3.1.1 VGM 모니터링과제출만을위한가입 Online Business 의모든기능을필요로하지않고, 오직 VGM 정보제출과모니터링기능만필요할경우, VGM Submission only 를클릭하여 VGM 제출과모니터링만을위한가입을할수있습니다. 가입을모두마친이후에 VGM Excel Tempate 을다운받을수있습니다. 다음페이지에서자세한가입화면을확인하시기바랍니다.

다음의화면을안내받으실것입니다. 6 P a g e

P a g e 7 가입신청후하기와같은이메일을받으실것입니다. 가입확인을위해이메일의링크를클릭하여주시기바랍니다. 만약 VGM Submission only 로가입하셨지만다른 Online Business 기능도사용하기원하신다면 update your account 에서계정을업데이트할수있습니다. 3.1.2 모든 Online Business 사용을위한가입절차 (VGM 모니터링과제출포함 ) VGM 정보제공뿐만아니라다음과같은 Hapag-Lloyd Online Business 의다른기능까지도이용하기를원하신다면 Full Registration 을하셔야합니다. Booking 제출과 Shipping Instruction 제출 My Shipments 를통한진행중인나의 shipment status 확인 Container Tracing 기능 귀하의수입화물을관리하기위한편리한 Import Suite 사용 다음페이지의 Full Registration 을위한화면은다음과같습니다. Full Registration 을위해스크롤을내려주세요.

8 P a g e 만약이미 shipment references 가있다면빠르게가입할수있습니다. Full Registration 을 위해스크롤을 내려주세요. Submit 을클릭하여가입을승인할수있습니다.

P a g e 9 3.2 VGM data 전송을위한마감일확인 (VGM cut-off) VGM data 의제출날짜와시간은매우중요합니다. 따라서 VGM 제출마감일자를확인하실수있도록안내해드리겠습니다. 3.2.1 Booking-Confirmation 상의 VGM Cut-off Booking Confirmation PDF 파일에 VGM Cut-off 가표시되어있습니다. ( 아래그림참고 )

10 P a g e 3.2.2 Shipments Details 을통한 VGM Cut-off 확인 Online Business 에가입된사용자라면 (see registration), My Shipments 에서 shipment 선택후 shipment detail 을통하여 VGM 마감일이포함된모든서류 / 카고마감일까지확인할수있습니다. ( 마우스오른쪽버튼클릭을통하여선택또는스크롤다운하여선택 ) 3.2.3 Interactive Schedule 을통한 VGM Cut-off 확인 Interactive Schedule 를통하여별도의 Online Business 에 log-in 없이 VGM 마감일을확인할수있습니다. 이방법을사용할시확인하고자하는 routing 을입력후 find 를누르세요.

P a g e 11 부합하는 routing 목록을받아볼수있습니다 (1). 해당목록에서원하는스케줄선택후좌측하단의 Routing Details 를 click (2), 선적지선택후 Closing and Terminal Details 를 click (3). 선적지의 terminal 을선택후 Details 를다시한번 click. Terminal details 화면에서 VGM 마감일을포함한모든마감일을확인할수있습니다 (4). 1 2 3 4 3.3 하파그로이드홈페이지를통한 VGM 전송 WebVGM 이란 online 으로 VGM 정보를전송할수있게해주는 Hapag-Lloyd 의 online 시스템이며, registration with Hapag-Lloyd Online Business 를통하여가입후이용할수있습니다. 3.3.1 WebVGM 둘러보기 VGM 전송은 VGM Submission only 또는 the full registration 의회원가입완료후바로시작할수있습니다. full registration 을이용시 VGM 을제외한별도의권한은보안절차에따라검토후제공됩니다. Navigation bar 에서 Shipments 로이동할수있습니다 : Shipments 화면으로이동후 WebVGM 을선택합니다. ( full registration 의절차가완료되었다면빨간색으로표기되는메세지는나타나지않습니다.)

12 P a g e WebVGM 화면을볼수있을것입니다 : 3.3.2 모든가입자를위한 WebVGM 전송 WebVGM 은한화면에 5 개컨테이너의 VGM 정보보여지며그이상입력이가능합니다. VGM 정보를전송하기위하여는필수값이충족되어야하는데이필수값들은아래와같습니다. 부킹 (shipment) 번호 / 컨테이너번호 / VGM / VGM 단위 / 검수자의배서 / 검수자의상호명 / 계측방법 (Method) 해당값을모두입력후 Get Tare and Validate 를 click 하면기입된값들이검토될것이며, 추가적으로 tare weight 와최대적재량이표기됩니다. 기입된값들에서 error 가발견되지않으면, Submit 버튼을 click 하여 VGM 정보를전송합니다 VGM 이정상적으로전송되었다면 SENT 로표기되며, 잠시후 COMPLETE 으로표기되면최종전송완료가된것입니다.

P a g e 13 필수값중부킹번호, 컨테이너번호, VGM, VGM 단위, 검수자의배서, 검수자의상호명은 WebVGM 의첫번째화면에나와있으며, 계측방법은두번째장에있어 Optional Details 를누르셔서뒷장으로이동하신뒤입력해주셔야합니다. 하기와같이 Optional Details 버튼을눌러뒷장으로이동되면, Solas Method 컬럼에서 Weighing 혹은 Calculation 중계측하신방법으로선택하시면됩니다. 10 개이상의컨테이너가입력되어있는경우 Next 를클릭하면나머지컨테이너를확인할수있습니다. 3.3.3 WebVGM 경고 / 에러메시지에따른처리방법 만약컨테이너번호가 Hapag-Lloyd 시스템에등록된번호가아니라면, 예 )SOC 의경우, 컨테이너번호가빨간색박스처리될것이며, 이경우 UN 규정에부합하는컨테이너종류를컨테이너번호우측칸에직접입력합니다 (see link for ISO Size Type details). 만약컨테이너번호가해당부킹번호에 link 되지않았다는메시지가아래와같이표기되면, 기입된컨테이너번호또는컨테이너종류가올바른지확인하세요. 만약기입된번호및종류가맞다면, 하파그로이드코리아의부킹담당자를 contact 하면됩니다.

14 P a g e 만약기입된 VGM 정보가최대적재량을초과할시, 해당 VGM 정보는전송이불가능합니다. Status 는 PREPARED 로나타날것이며, 컨테이너번호는빨간색으로표기됩니다. 마우스커서를컨테이너번호위로움직이면관련메시지를아래와같이확인할수있습니다. 중량을정정한후재전송하면됩니다. 3.3.4 WebVGM 안에서 View details 활용법 Optional Details 를누르시면추가정보를입력하실수있는화면으로이동됩니다. 다시앞장으로돌아가시고싶으시면 Mandatory Details 를다시누르시면됩니다. 3.4 VGM Excel Template 를이용하여전송 VGM Excel Template 는하파그로이드홈페이지에로그인하지않고 VGM 정보를쉽게전송할수있도록고안된방법입니다. VGM Excel Template 링크를눌러서 Excel 파일을다운로드받으실수있습니다.

P a g e 15 3.4.1 VGM Excel Template 에대하여 VGM 전송을신속하게하기위하여, 하파그로이드에서는 VGM Excel file 을개발하였습니다. 이 Excel 파일은매크로를기반으로만들어졌으며, VGM data 를입력하시면, XML file 로자동으로변환되어 E-mail 로하파그로이드로전송됩니다. Instructions: 1. 홈페이지에서다운로드받은 VGM Excel file 을컴퓨터에저장합니다.

16 P a g e 2. VGM 입력을시작하기전에하기와같이 Macro 실행이가능하도록선택합니다. 3. 필수값 (*) 으로표시된부분에 VGM 관련정보를입력합니다. Note: 다수의부킹과컨테이너의 VGM 정보를입력할수가있으며, 모든 VGM 정보가입력이되면, 파일을저장합니다. Description: Provider Party Name and Contact details: VGM 을입력하는회사와입력하는사람의정보 Responsible Party: VGM 을제공하는화주 Authorized Person: 권한과책임이있는사람의성명 Mandatory VGM details: VGM 필수값 Booking Number or BL number ( 부킹혹은 BL 번호 ) Container Number ( 컨테이너번호 ) VGM weight (VGM 측정무게 ) Unit of measure ( 측정단위 ) SOC 일경우 ISO 사이즈타입제공링크참조 ISO Size Type details.

P a g e 17 다른항목은선택사항이나, 지역별규정에따라입력이되어야할수도있습니다. 홈페이지등록에사용된이메일주소로 XML file 이전송되어야합니다. Outlook 을사용자 : 새로운이메일이자동으로생성되며, XML 파일이자동으로첨부됩니다. Outlook 을사용하지않을시 : 이버튼을누르시면, XML file 을생성하여컴퓨터에저장을할수있도록합니다. 생성된 XMLF file 을 vgm@edi.hlag.com 으로보내주시면됩니다. 4. XML file 이첨부된이메일을받는대로, 하기와같이 VGM 정보가제대로전송이되었는지에관한확인 메일을회신드립니다. a. ACCEPTED 승인됨. b. CONDITIONALLY ACCEPTED 조건부승인 ( 담당자가처리할예정 ) c. REJECTED 거절됨. 메시지에관련된추가적인정보는링크를참고해주세요. click here. 3.5 WebVGM 에서 VGM monitoring 하기 각 online business 사용자들은 (VGM Excel Template 를이용한사용자포함 ) transport party 에입력된회사의부킹을볼수가있습니다. 관련이없는사용자에게는화물의정보가절대공개되지않으며, 이기능은모든 online business 의사용자들에게만가능합니다. 모든등록된사용자들은 WebVGM 을통하여 VGM 접수상황을확인할수있습니다. 하지만 My shipments 와 My transmission filter options 메뉴이용은 Full registered 사용만자가능합니다. 필터기능을사용하여, VGM 접수상황을바로확인할수있습니다. 모든 VGM submission only 사용자는 My transmissions 메뉴만이용가능합니다. 이메뉴에서는최근 VGM 전송관련일반적인내용을보여줍니다. 이메뉴에는 WebVGM 과 Excel 을통하여전송된 VGM 정보만보여지며, 인트라등의포털로전송된정보는보여지지않습니다. 3.5.1 WebVGM 필터옵션 View of the Filter Options Full registered 사용자에게만보여집니다 : Clear 버튼을먼저누르고 options 을변경한뒤 Find 버튼을누르시면됩니다. VGM Submission only 사용자에게는하기와같은화면이보여집니다.

18 P a g e 3.5.2 My Shipments For full registered 가입자 Filter Options 에따라다음의화면이보여집니다. 각항목및버튼의의미 (My Shipments) Booking No.: 부킹번호 VGM Cut Off: 해당모선의 VGM 접수마감일및시각 Customer Reference: 부킹에대한참조값 Start of Transport, Port of Loading: 해당 routing 의시작장소. 첫번째선적항과다른경우, 해당선적항의지명이보여지며, 이지점은 mainline carriage 의선적항과는다를수있습니다. Vessel Departure: 첫선적항에대한출항예정일 End of Transport, Port of Discharge: Routing 의마지막양하항. main carriage 의양하항과는다를수있습니다. 해당 routing 의마지막장소가아닐경우, 그 routing 의마지막지명도보여집니다. VGM Status: Complete ( 모든컨테이너가유효한 VGM 값으로등록완료 ); Incomplete ( 하나의컨테이너라도유효하지않은 VGM 값을갖는경우 ) Next button: 한페이지에총 15 개의항목만보입니다. Next 버튼을누르면, 다음항목이보여집니다. Display Containers button: 항목선택후, 해당버튼을누르면 VGM Detail 화면으로컨테이너정보가보여집니다.

P a g e 19 3.5.3 My Transmissions 모든사용자 Filter Options 에따라다음의화면이보여집니다. 각항목의의미 (My Transmissions) Booking No.: 부킹번호 Container No.: 컨테이너번호 Verification Signature: 계측담당자의서명 ( 영문대문자 ) Verified Weight: 실측 / 검증된중량 Unit: 무게단위 Received Date: VGM 이하파그로이드에수신된날짜. 처리된날짜와는다를수있습니다. Received Time: VGM 이하파그로이드에수신된시간. 처리된시간과는다를수있습니다. VGM Status: VGM 의현재처리상태 Sent : VGM 이전송됨. 아직처리되지는않음 Pending : VGM 이처리중. 아직등록되지는않음 Conditional : VGM 처리결과, 하파그로이드담당직원의수기정정이필요함 Rejected : VGM 처리결과, 에러가발생. 에러내용은송신자이메일로전송됨. Complete : VGM 이성공적으로접수완료 각버튼에대한설명은링크를통해서도조회가능합니다. previous item. 3.6 Bilateral EDI with VERMAS, IFTMIN or ANSI 304 을통한전송 하파그로이드는 EDI 형태로 VGM 을수신받습니다. EDI 형태여야상호간더욱정확하고효율적인 VGM 처리가가능하기때문입니다. 처리면에서, 기존서류업무와는완전히독립적으로그리고최대한신속하게 VGM 을제출할수있는 VERMAS 를가장선호하지만, IFTMIN / ANSI 304 도가능합니다. EDIFACT 기반의메시지 (VERMAS / IFTMIN) 에대해하파그로이드는응답문서인 APERAK (accept/ conditionally accept/ reject) 메시지를제공합니다. 3.7 easi Shipping Instructions 을통해서는 VGM 전송불가 하파그로이드의 Shipping-Instructions 문서인 easi (electronic-advances Shipping Instructions) 로는 VGM 정보를제출할수없습니다. easi 의 Remark 혹은 Description of Goods 에 VGM 을표기하시면안됩니다. easi 제출전, 해당문서로는 VGM 을처리할수없다는경고문구에동의하셔야최종제출이가능합니다. 만약 easi email 기능을사용하여제출시, 해당메일제목이나본문에 VGM 을입력해도하파그로이드는그정보를 VGM 으로받아들이지않습니다.

20 P a g e 3.8 각종 Portals 을통한 VGM 전송 하파그로이드와연결된 portals VGM 제출방식을선택하는것은고객의몫입니다. 당사가홈페이지또는 e-channel 외에현재제공하고있는 portals 은다음과같습니다. CargoSmart Dakosy DBH Logistics Easipass GT Nexus INTTRA Portrix SEA-NACCS CENTER Portal 별로입력방법, 모니터링기능, VGM 필수정보누락시알람기능, weight 총계등의서비스의범위가다르오니해당사이트를방문하여정보를얻으시면됩니다. 위에나열되지않은모든 portal 사용에대한요청이있는경우에는이메일 globalebiz@hlag.com 로문의바랍니다. 각각의 portal 은모두고객등록이필요합니다. Portal 사용을위해하파그로이드 online business 에등록할필요는없습니다. Portal 을통해 VGM 을제출하는경우에는 Full registered 로가입된 Online Business 고객과같이하파그로이드홈페이지를통해모니터링할수있습니다. Monitoring for My Shipments 를참고하시길바랍니다.

P a g e 21 3.9 이메일을통한 VGM 응답메세지 (E-Mail): Reject / Accept / Conditional Accept 하파그로이드 WebVGM 또는 VGM Excel Template 을통해 VGM 전송시, VGM 이수락되었는지 / 조건부수락되었는지 / 거절되었는지를이메일을통해알려드립니다. 조건부수락의경우, VGM 이전송되어질수없는경우라면하파그로이드에서연락을드리게되며, 그렇지않은경우, 당사내부에서 exception 처리를통해자동으로승인될것입니다. 거절메시지의경우, 다음과같은사유도제공됩니다. Reported booking number invalid. ( 무효한부킹번호임 ) Reported bill of lading/sea waybill number invalid. ( 무효한 BL 또는 Sea Way BL 임 ) No booking number reported. ( 부킹번호누락됨 ) Reported booking number and bill of lading/sea waybill number invalid. ( 무효한부킹번호 / BL 번호임 ) No container number reported. ( 컨테이너번호누락됨 ) Reported container number invalid. ( 무효한컨테이너번호임 ) Reported container number and/or size type missing or invalid. ( 컨테이너번호또는사이즈타입이잘못되었거나무효한번호임 ) No weight reported. ( 중량누락됨 ) Reported weight less than container tare weight. ( 컨테이너자체중량보다적음 ) Reported weight exceeds maximum container gross weight. ( 최대적재가능한컨테이너중량을초과함 ) No unit of weight reported. ( 중량의단위가누락됨 ) Reported unit of weight invalid. ( 중량단위가잘못됨 ) No authorized person reported. ( 자격소지자가없이보고됨 ) In those cases please correct and resend the VGM. ( 이러한경우에는 VGM 을정정하고다시보내주시기바랍니다.)

22 P a g e 4. 하파그로이드 VGM 지원 4.1 VGM Reminder Mail 알림메일 VGM 정보제출을누락하는일을방지하고자 VGM 정보가아직제출되지않은건들에대해고객사에 reminder 메일을제공합니다. 고객사의컨테이너가터미널에입고되었으나 VGM 정보가없는경우 VGM cut-off 24 시간전 만약, VGM cut-off 시간이지났음에도불구하고 VGM 정보가선사에전송되지않았다면컨테이너가해당배에선적될수없습니다. 그러한경우, VGM OVERVIEW 라는이메일을통해안내드릴것입니다.