1. 기록관리 제도는 어떻게 변화되었나요? 기록관리 제도의 변천과정 정부처무규정 [제정 1949. 7. 15] 정부수립 이후 기록 관리 에 대한 내용을 규정한 최초의 법령 [1986. 12. 21. 폐지] 공문서규정 [제정 1950. 3. 6] 정부공문서규정 [제정 1961. 9. 13] 1991. 6. 19. 폐지 공문서보관 보존규정 [제정 1963. 12. 16] 1984. 11. 26. 폐지 사무관리규정 [제정 1991. 6. 19] 공공기관의 정보공개에 관한 법률 [제정1996. 12. 31] 공공기관의 기록물관리에 관한 법률 [제정1999. 1. 29] 공공기록물관리에 관한 법률 [전부개정2006. 10. 4] 투명하고 책임 있는 행정 구현과 기록물의 안전한 보존 및 효율적 활용을 위해 제정 전자기록 중심의 환경 변화에 따라 이를 반영 하여 재정비 7

2. 기록 과 기록관리 는 무엇인가요? 기록이란... 공공기관이 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서 도서 대장 카드 도면 시청각기록물 전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물 [ 공공기록물관리법 제3조] 조직이나 개인이 법적 의무를 수행하거나 업무를 처리하는 과정 에서 증거와 정보로서 생산, 접수, 유지하는 정보[KS X ISO 15489] 개인이나 기업 또는 정부기관에 의해 일상적인 업무과정에서 생 산되는 것으로 물리적 형태 특성과 상관없이 법적인 의무에 따 라 그 본래의 업무상 조치와 관련하여 작성되거나 입수되고, 보존 되는 모든 자료 기록관리란... 기록의 생산 분류 정리 이관 수집 평가 폐기 보존 공개 활용 및 이에 부수되는 제반 업무 [ 공공기록물관리법 제3조3호] 기록을 적법 적절하게 생산 및 관리하여 효율적으로 사용하고, 불필요한 기록을 폐기하고, 증거적 가치나 영구보존가치가 있는 기록을 보존하여 쉽게 검색 및 활용할 수 있게 하는 일련의 과정 조직의 모든 처리과에서 개인에게 분장된 업무를 수행하는 사람이 라면 누구나 기록의 생산 등록과 분류 편철, 보관 사용과 같은 일반적인 기록관리를 수행 모든 공무원은 기록물을 보호 관리할 의무를 갖는다 [ 공공기록물관리법 제4조(공무원의 의무)] 8

3. 기록은 유형별로 어떻게 구분하나요? 문서 대장 도서 [문서류] [대장류] [간행물/도서류] 카드 도면 [카드류] [도면류] 시청각 기록물 [사진/필름류] [비디오/오디류] 전자기록 [전자기록 생산 및 저장장치] 9

행정박물 [상장/상패] [메달/훈장] [우표/관인( 官 印 )] 행정박물 관리대상 관인 ( 官 印 )류 상징물 기념물 사무집기류 기관장 및 학교장의 직인 등 업무수행 결과물, 행사 및 사건의 상징ㆍ기념물 훈장 포장, 우표, 화폐, 기념품, 현판, 휘호, 도안류 등 주요직위자가 업무수행에 사용했던 사무집기류 등 기 타 공공기관의 국가적 활동, 업무활동, 공직자 및 주요 건물의 상징과 관련한 유형적 증거물 비전자기록물과 전자기록 비전자기록물 전 자 기 록 PDF/A 대부분이 문서 도서와 같은 종이기록물이며 카드 도면, 사진 필름, 테이프 CD/ DVD 등의 시청각기록물과 행정박물 등 비전자 형 태로 생산되어 업무관리시스템의 수동 등록 기능을 통해 등록되는 기록물 업무관리시스템을 이용하여 생산 후 결재 하고 저장 및 관리되는 기록으로, 정보처리 능력을 가진 장치에 의해 전자적인 형태로 작성하여 송 수신 및 저장되는 기록정보 자 료 10

4. 기록관리는 왜 해야 할까요? 기록을 관리하는 이유는... 기록은 업무처리의 수단이며 후임자에게는 업무파악의 중요한 정보 자료가 되고, 개인이나 기관의 조직, 기능, 정책, 운영절차 등과 관련한 활동의 증거 자료가 됨 개인이나 조직의 법적 권리, 가족관계, 재산권 증빙, 상업적 이익권 및 세무관계 등의 권리의무를 명확히 하는 근거이기 때문에 관리해야 함 지식자원을 잘 보존하여 후대에 전승함으로써 이를 통해 과거의 경험 으로부터 배울 수 있도록 하기 위함 기록을 관리해서 좋은 점은... 기록은 조직의 후속활동과 업무 의사결정을 도울 수 있도록 업무 활동 에 대한 정보원을 제공하여 업무효율을 향상시킴 조직의 투명하고 책임 있는 행정 구현을 가능하게 함으로써 정체성 확립에 도움이 됨 역사적으로 중요한 기록물은 현재뿐만 아니라 미래의 후대에까지 전승 하여 이용이 가능 우리나라 세계 기록유산은 어떤 것들이 있을까요? 우리나라는 훈민정음, 조선왕조실록, 직지심체요절, 승정원일기, 고려대장경판과 제경판(팔만대장경), 조선왕조의궤, 동의보감 과 같이 7개의 기록물이 세계 기록유산으로 등재되어 있으며, 세계에서 여섯 번째로 많은 세계 기록유산을 보유하고 있다. 11

5. 기록관리 업무는 어떻게 진행되나요? 기록관리 업무 흐름도 생산 등록 정리 이관 폐기 보존 활용 생산부서(처리과) 기록관 처 리 과 기록이 최초로 생산되는 곳으로 기록관리의 출발지 공공업무가 이루어지는 행정의 기본조직으로 ~과, ~팀 을 말함 처리과에서 생산된 기록물의 체계적인 유지관 리를 위해 기록관리책임자를 지정하여 관리 기 록 관 해당기관 및 소속기관의 기록을 관리하기 위해 기관의 기록관리부서에 설치 운영 기록의 수집 관리 및 활용에 이르는 기록관리 프로세스 전체를 총괄 중앙행정기관 및 특별행정기관의 소속기관, 지방자치단체, 교육청, 국공립대학 등에 설치 보존기간이 10년 이하인 기록을 관리 영구기록물 관리기관 보존기간이 30년 이상인 영구기록을 관리하기 위한 기록물관리기관 중앙기록물관리기관, 헌법기관기록물관리기관, 지방기록물관리기관, 대통령기록관이 해당 12

기록관리 조직체계 처 리 과 기 록 관 영구기록물관리기관 기록물생산ㆍ접수 기록관리기준표 변경 신청및 관리 기록물보관및활용 기록물정리및이관 생산현황보고 [생 산] 기록물수집및이관 기록관리기준표 작성 및 조정. 기록물평가심의회운영 및 폐기시행 생산현황접수 보고 관할기관지도 감독및 기록관리교육실시 기록물전자화작업 [중간보존] 기록관리정책 및 표준 수립 보급 영구기록물수집및이관 업무주관 공개재분류및 활용 기록물영구보존 기록물보존매체수록 기록물공개심의회운영 [영구보존] 2년 이내 이관 8년 후 이관 각급학교와 직속기관은 처리과가 어디일까요? 각급학교 및 직속기관은 여러 부서가 모인 하나의 기관이지만, 기록관에서는 한 개의 처리과로 간주하고 관리합니다. 그러므로 학교의 행정실과 직속기관의 행정지원과는, 해당기관을 총괄하는 대표 처리과로서 기관 내 각 부서의 생산기록물 보유현황 파악 및 이관업무 등 기록관리 업무를 주관하여야 합니다. 13

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1. 기록물 생산과 등록은 무엇인가요? 기록물 생산이란... 업무수행 과정의 근거 및 과정과 결과를 남기는 것으로 기록을 만들어 내는 것을 말함 업무의 입안단계부터 종결단계까지 모든 과정 및 결과가 기록으로 남 을 수 있도록 생산하여야 함 업무의 전 과정을 기록으로 남김으로써 전체적인 업무의 맥락을 파악할 수 있고, 효율적인 업무추진과 책임행정 구현이 가능하게 됨 전자적으로 모든 기록을 생산함을 원칙으로 하지만, 다만 업무의 성격, 기타 특별한 사정이 있는 경우에는 종이문서로 생산할 수 있음 생산의무 기록이란 무엇인가요? 반드시 생산하도록 의무화하고 있는 기록으로, 주요 정책을 결정 하고 변경하는 업무의 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 회의록 및 속기록 또는 녹음기록(녹취록 포함), 시청각기록물이 해당됩니다.. 모든 회의에 회의록과 녹음기록 또는 속기록을 생산해야 하는 것은 아니며, 회의록 작성대상 중 중요도가 높은 회의의 경우 녹음기록 또는 속기록 중 하나를 선택하여 생산해야 합니다. 19

생산의무 기록의 대상과 내용 유 형 주 요 대 상 포 함 내 용 조사 연구 검토서 회의록 시청각 기록물 법령의 제정 또는 개정 관련 사항 조례의 제정 또는 개정이나 이에 상당 하는 주요 정책의 결정 또는 변경 행정절차법에 의하여 행정예고를 하여 야 하는 사항 국제기구 또는 외국정부와 체결하는 주요 조약 협약 의정서 등 국가제정법 시행령 제13조제1항 및 제 14조에 해당하는 대규모의 예산이 투 입되는 주요사업 또는 공사 기타 조사 연구 또는 검토서의 작성이 필요한 경우 개별법 또는 특별법에 따라 구성된 위 원회 또는 심의회 등이 운영하는 회의 교육감 및 교육장, 학교장, 기관의 장 이 참석하는 회의 조사 연구 검토서 사항에 관한 심의 또 는 의견조정을 목적으로 관계기관의 국장급이상 공무원 3인 이상이 참석하 는 회의 기타 회의록의 작성이 필요하다고 인 정되는 주요 회의 교육감, 교육장, 학교장 및 기관의 장 직무활동 대규모 예산투입 사업 및 공사 증빙적 가치가 매우 높아 보존할 필요 가 있는 사항 기타 시청각기록물의 생산이 필요하다 고 인정되는 사항 등 조사 연구 또는 검토 배경 발단경위, 제안자 등 관련 자의 소속 직급 및 성명 기관장 또는 관계기관의 지시 지침 또는 의견 관련 현황과 검토 내용 각종 대안과 조치 의견 예상되는 효과 또는 결과 의 분석 회의명 개최기관 일시 및 장소 참석자 및 배석자 명단 진행순서 상정안건 발언요지 결정사항 및 표결내용 시행 전 시행과정, 시행 후 의 주요상황 파악 가능 20

회의록 양식(예시) 별도의 회의록 서식이 정해지지 않은 경우 아래 서식을 참고하여 각 회의의 여건에 부합되도록 작성 회 의 명 회의 개최 기관 회의 개최 일시 위원회 제 차 회의 총무과 기록관 년 월 일 : ~ : 회 의 장 소 참석자 명단 배석자가 있는 경우 배석자 명단 포함 (서면으로 작성하는 경우 위원 날인/전자문서로 작성하는 경우 위원공람 또는 결재) 회의진행순서 1.개회 2.국민의례 3.회의안건 상정 및 토의 4.폐회 상정안건 1. 2. 3. 발언내용(속기록 또는 녹음기록인 경우 별첨 표시) 발언자 성명(직위) - 발언 내용 발언자 성명(직위) - 발언 내용 결정사항 및 표결내용 결정사항 - 안건 **에 대하여 ****결정함 표결내용 - 안건 **에 대하여 ****와 같이 표결함 비 고 기타 회의운영과 관련하여 참고사항 21

기록물 등록이란... 업무수행 과정에서 생산 또는 접수한 모든 기록물을 업무관리시스템에 등록하여 등록번호를 부여함으로써 공식적인 관리대상으로 확정하는 기록관리의 실질적인 시작 비전자로 생산된 기록물은 반드시 업무관리시스템의 등록메뉴에서 수 동 등록하여 관리대상에서 누락되지 않도록 해야 함 등 록 대 상 업무수행 과정에서 생산 또는 접수하여 결재된 문서 조사 연구서 또는 검토서, 회의록<생산의무 기록> 교육감, 교육장, 학교장 및 공공기관의 장 등 주요 직위자의 업무노트, 일정표, 방명록 및 대화록 결재 검토 과정에서 반려 또는 수정된 원본 문서 업무와 관련하여 발간한 간행물 공공기관의 주요행사, 사건 및 주요 직위자의 인물 업무 활동과 관련 된 시청각 기록물 업무수행과 관련하여 생산 활용한 형상기록물인 행정박물 학교에서 등록해야 할 비전자기록물은 무엇이 있을까요? 학교생활기록부, 졸업대장 등 학적기록물 회계장부, 지출증빙서류 등 학교예산회계기록물 학교일지, 졸업앨범 등 학교역사기록물 보안점검대장, 제증명 접수/처리대장 등 업무관련 대장 학교축제, 각종행사관련 시청각기록물 학교운영위원회 회의록 등 각종 회의록 22

등 록 시 기 일반문서 - 결재 또는 보고가 끝난 후, 그리고 접수와 동시에 바로 등록 시청각기록물 - 적합한 대상을 선정한 후에 등록 - 녹음 동영상류는 편집이 완료된 직후에 등록 행정박물 - 상 훈장류, 기념류 등은 생산단계에서 선별 등록 - 관인류, 상징류의 기관상징, 사무집기류 등은 불용결정을 내리기 전 선별하여 등록 학교에서 생산한 비전자기록물은 언제 등록해야 할까요? 학교생활기록부, 졸업대장 등 학적기록물 학교일지, 졸업앨범 등 학교역사기록물 보안점검대장, 제증명 접수/처리대장 등 업무관련 대장 생산이 종료된 시점 또는 기록물 정리기간(2월말까지) 업무관리시스템에 등록 회계장부, 지출증빙서류 등 학교예산회계기록물 연중 수시 또는 기록물 정리기간(2월말까지) 업무관리 시스템에 등록 학교축제, 각종행사관련 시청각기록물 행사종료 후 보존가치가 있는 기록물을 선별하여 업무관리 시스템에 등록 학교운영위원회 회의록 등 각종 회의록 종이문서로 생산하여 대면결재를 득한 기록물 회의 종료 후, 결재를 득한 즉시 업무관리시스템에 등록 23

등 록 방 법 전자기록의 자동등록 - 결재 또는 접수가 끝난 후 자동으로 등록되므로 별도의 등록절차가 필요 없음 비전자기록물의 수동등록 - 업무관리시스템의 수동등록 기능을 이용하여 등록 - 실제 기록물은 매체의 특성에 따라 별도로 관리 첨부물의 분리등록 - 기록물의 본문과 첨부물의 규격 차이가 심하거나 서로 다른 매체로 구성되어 같이 등록할 수 없는 경우, 첨부물을 분리등록하여 동일한 등록번호에 따라 별도 관리 - 분리등록 시 첨부물이 흩어지지 않도록 한 곳에 모아 잘 관리해야 하 며, 관련 본문을 업무관리시스템에서 출력하여 원본대조필 날인 후 첨부물과 함께 보관 예) VTR, CD-ROM. 녹음테이프, 종이도면, 간행물 등 첨부물을 분리등록하면 등록번호는 어떻게 되나요? 예를 들어, 업무관리시스템에서 전자적으로 생산된 문서에 첨부된 붙임자료가 비전자인 CD와 종이도면인 경우, 첨부물인 CD와 종이도면을 각각 분리등록하면 본문의 등록번호가 총무과-123 일때 첨부물 CD의 등록번호 총무과-123-1 첨부물 종이도면의 등록번호 총무과-123-2 24

비전자기록물의 수동등록 방법 1 업무관리시스템의 등록대장에서 수동등록 을 선택하면, 2 수동등록 할 수 있는 팝업 창이 뜸 3 팝업 창에서 등록할 기록물에 해당하는 단위과제카드를 선택 후, 4 제목, 등록구분, 기안(담당)자, 수신(발신)자, 쪽수, 결재권자 등 해당 사항을 입력 5 공개여부를 선택하고, 6 전자기록 여부에서 스캔한 파일을 첨부하려면 전자 로 선택해야 파일 첨부가 가능 1 3 4 2 5 6 25

2. 기록관리기준표 와 편철은 무엇인가요? 기록물 분류체계의 변천과정 결재권자의 직위에 따라 4류분류 [1949~1963] ; 특류, 갑류, 을류, 병류 정부수립 이후 최초의 분류규정 정부처무규정(1949) 정부공문서규정(1963) 기능별 십진분류 3차 분류 [1963~1964] 기능별 십진분류 4차 분류 [1964~1990] 기능별 십진분류 5차 분류 [1991~1999] * 공문서분류번호 및 보존기간표 [1993~2003] 공문서 보관보존규정 (1963) 공문서 보관보존규정 (1964) 공문서 보관보존규정 (1984) 사무관리규정(1991) 사무관리규정(1996) * 기록물분류기준표(5단계 기능분류기준) [2004~ ] ; 대기능 중기능 소기능 단위업무 단위사안 공공기관의 기록물관리에 관한 법률(1999) * 기록관리기준표(6단계 정부기능분류체계) [2007~ ] ; 정책분야 정책영역 대기능 중기능 소기능 단위과제 공공기록물관리에 관한 법률(2007) 26

기록물분류기준표 는... 2004년부터 도입된 분류체계이며, 처리과별로 단위업무를 표준화하고 각각의 단위업무별로 보존기간, 보존장소, 보존방법, 이관시기 등을 지정 고시한 기본지침서 관리 기본단위 : 단위업무 * 단위업무 : 처리과의 1인 또는 소수 인원에게 분장되는 업무 단위업무 하위에 기록물철을 생성하여 관리하도록 한 기록물 분류체계 보존기간 : 영구, 준영구, 20년, 10년, 5년, 3년, 1년 적용 시스템 : 전자문서시스템 기록관리기준표 는... 공공기관의 업무 과정을 범정부 차원에서 분류한 정부기능분류체계 (BRM)를 6단계로 구분하고, 여기에서 최하위 단계인 단위과제 별로 업무설명, 보존기간, 보존기간 책정사유, 등의 기록관리 기준 정보를 부여하는 제도 지금까지 사용해온 기록물분류기준표를 대체하는 새로운 분류 체계로, 공공기록물관리에 관한 법률 의 전면 개정(2007. 4. 5)으로 사용하였 으며, 16개 시 도 교육청과 각급학교에서는 2011년 1월 1일부터 업 무관리시스템을 사용하게 되면서 기록관리기준표로 전환 관리 기본단위 : 단위과제 * 단위과제 : 업무간 유사성 및 독자성을 고려하여, 업무절차 관점에서 소기능을 세분화한 업무영역을 정의 보존기간 : 영구, 준영구, 30년, 10년, 5년, 3년, 1년 단위과제 하위에 단위과제카드를 생성하여 기록물을 분류할 수 있도록 한 업무기반의 기록물 분류체계 적용 시스템 : 업무관리시스템 27

단위업무와 기록물철, 단위과제와 단위과제카드 단위업무 단위과제 [기록물철] [단위과제카드] [문서관리] [일정관리] [기록물건] [메모보고] [기록물철] [단위과제카드] [문서관리] [일정관리] [기록물건] [메모보고] 단위과제와 단위업무의 차이는 무엇인가요? 단위과제란, 업무의 유사성, 독자성을 고려해서 소기능을 영역별 절차별로 세분화한 업무영역으로 기록물분류기준표의 기록물철에 해당합니다. 반면 단위업무는 처리과의 1인 또는 소수 인원에게 분장되는 업무로 기록관리기준표의 소기능에 해당 합니다. 따라서, 단위과제는 단위업무를 보다 세분화한 것으로 단위업무의 하위개념으로 기능합니다. 28

기록물분류기준표와 기록관리기준표 운영상의 차이 기 록 물 분 류 기 준 표 기능분류(5단) 대 기 능 중 기 능 소 기 능 단위업무 기록물철 기 록 관 리 기 준 표 기능분류(6단) 정책분야 정책영역 대 기 능 중 기 능 소 기 능 단위과제 단위 업무 보존 기간 ü 업무 조사 및 기관 의 변경 신청을 통 해 국가기록원이 결정 단위 과제 보존 기간 ü 기관에서 보존가치 분석을 통해, 영구 기록물관리기관과 협의하여 결정 기록 물철 보존 기간 ü 처리과별 기록물철 작성기준에 의거 처리과에서 결정 단위 과제 카드 보존 기간 ü 단위과제의 보존기간 승계 ü 영구기록물관리기 관에서 별도 수정 가능 ü 기관에서는 단위업 변 경 무 일부항목 변경으 로 보존기간 조정신 청 가능 변 경 ü 협의과정에서 영구 기록물관리기관의 보존기간 조정요구 ü 필요한 경우 전문관 시 기관에서는 이를 리기관의 장이 결정 반영하여야 함 가능 29

기록관리기준표 운용 절차는... 조직개편, 업무변화로 인하여 업무 및 단위과제의 생성 변경 사유가 발생하면, 처리과 및 직속기관과 각급학교의 BRM담당자는 단위과제의 신설 변경 신청업무를 신속하게 수행해야 하며, 보존기간의 적절성을 충분히 검토한 후 기록관 담당자에게 제출해야 함 교육과학기술부 BRM 관리자 9 단위과제 반영 기관확정 서울특별시교육청 BRM 담당자 NO 4 신청 승인/반려 YES 처리과 및 학교 BRM 담당자 1 2 3 단위과제 신설 필요 단위과제 신설/변경 등록 보존기간 책정사유 입력 기록관담당자 6-2 5 공통업무 여부 NO 보존기간 종류별 책정기준 참조 (승인/조정) YES 6-1 공통업무 보존기간표 참조(승인/조정) 7 보존기간 확 정 8 기능분류 시스템에서 확인 30

기록의 편철이란... 기록을 관련된 업무별로, 생산순서대로 한데 묶는 관리행위를 말함 업무수행 과정이 반영되도록 단위과제의 범위 안에서 1개 이상의 단위 과제카드를 만들어 해당 기록을 편철하여야 함 직접적인 연관성을 지닌 기록들을 같은 단위과제 및 단위과제카드에 편철하여 관리함으로써, 검색 및 활용의 편의를 도모함 기록의 편철은 등록과 동시에 실시하여야 함 처리과의 장 책임하에 기록관리책임자는 매년 3월말까지 단위과제별 단위과제카드 작성기준 을 수립하여 기록물이 체계적으로 편철 및 관 리될 수 있도록 해야 함 편 철 방 법 전자기록은 시스템에서 편철되므로 별도의 편철 행위는 필요하지 않음 일반 종이기록물은 보통 100매 이내로 편철하여야하며 양이 많은 경우 분철하여 동일한 단위과제카드 제목을 부여하고 괄호 안에 권 호수만 다르게 표시 예) 기록물 이관(1), 기록물 이관(2) 업무가 종결된 단위과제카드는 진행문서파일에서 종이기록물을 분리하여 맨 위에는 표지와 색인목록을 놓은 다음, 기록물을 순서대로 배열하고 보존용 표지를 씌운 후 기록물이 흩어지지 않도록 편철용 클립으로 고정함 카드 도면류, 시청각기록물, 행정박물류의 편철은 그 종류와 크기, 부 피 및 재질 등이 다양하므로 각각의 형태 및 특성에 맞게 기록관과 협 의하여 편철하도록 함 업무관리시스템에서 업무참고용으로 출력한 문서는 편철 대상이 아님 부득이하게 함께 편철시에는 원본대조필 날인하여 편철 31

기록물 보존용품 [진행문서파일] [보존용표지] [보존용클립] [보존상자] 종이기록물의 편철방법 진행문서파일에서 기록물을 분리 표지, 색인목록, 기록물의 순서대로 놓고 보존용 표지로 교체 기록물의 양에 따라 다양한 크기의 보존용 클립으로 고정 보존용 표지를 씌운 기록물은 단위과제별로 보존상자에 넣고 표지를 부착하여 관리 32

종이기록물의 면 표시 방법 종이기록물의 면 표시는 문건별 면수를 중앙 하단에, 문서철별 면수를 우측 하단에 위에서 아래로 표시 각 문건별 면 표시는 전체 면수(공문 첫 면 포함)와 그 면의 일련번호를 붙임표(-)로 하여 예)와 같이 표시 예) 3면으로 처리된 1건의 경우, 3-1, 3-2, 3-3으로 표시 문서철의 면 표시는 표지와 색인목록을 제외하고 본문의 첫번째 면부터 우측 하단에 일련번호로 순서대로 표시하며, 동일한 단위과제카드 제목 으로 2권 이상 나누어진 문서철의 경우, 2권 이상의 문서철별 면수는 전권(1권) 마지막 면수 다음의 일련번호로 이어서 표시 <문서철별 면표시> ; (1)권의 마지막번호가 101이 됨 <문서철별 면표시> ; (1)권의 마지막번호가 101 이므로 (2)권의 첫페이지 는 102로 시작 문건별 면 표시 3-1 94 5-1 97 문건별 면 표시 2-1 102 접혀있는 기록물은 펼친 상태에서 우측하단에 면 표시를 하고, 양면에 모두 내용이 있는 기록물은 모든 면에 면 표시를 하되, 이면지를 사용한 경우 이면지 부분에는 면 표시를 하지 않고 '이면지 재활용 등의 표기 를 해야 함 기록물 뒷면에 내용은 없으나 어떤 형태든 추가된 형식이나 첨부가 붙 어 있으면(인지, 결재 등) 면 표시를 해야 함 이관 전 처리과에서의 최초 면 표시는 연필로 표시해야 하며, 기록관으 로 이관 후 기록관에서 넘버링기로 확정 표시를 함 33

사진 필름류의 편철 및 관리 사진 필름류는 보존대상에 적합한 작품 등을 선정하여 업무관리시스템 에 등록 후, 사진 필름류 보관앨범에 넣어 편철 관리 인화사진 혹은 필름류를 앨범에 한꺼번에 관리하는 경우 구분이 가능 하도록 편철해야 하며, 제목, 등록번호, 등록일 등을 기입 디지털사진의 경우 등록대상을 선별 후 파일원본을 사안별로 업무관리 시스템에 등록하여 관리 사진 필름류의 편철 [사진 필름류 보관앨범] [보관앨범에 편철된 사진] [보관앨범에 편철된 필름] [사진 필름류 보관파일] 34

3. 기록물 정리와 생산현황통보는 어떻게 하나요? 기록물 정리는... 전년도에 생산이 완결된 기록을 대상으로 생산현황보고에 앞서 등록 사항과 실제 기록물 상태의 일치 여부를 확인하고 물리적인 정리를 완료하는 행위를 말함 업무처리 결과와 기록의 등록정보에 등록된 내용이 일치되도록 하고 미비사항 등에 대해서는 보완할 수 있음 기록의 정리는 1년 단위로 수행하며 기록의 보존기간, 사안별 분류, 편철, 종이기록물의 면 표시 및 색인목록과 표지 작성, 미등록 기록의 등록 등의 업무를 수행 정리대상 정리시기 정리주체 정리사항 전년도 사안별 업무처리가 완결된 기록 매년 2월말까지 기록물 정리 완결 조치 업무담당자(기록관리책임자 확인으로 정리과정 수행) 등록사항의 최종점검 및 보완 표지, 색인목록, 면 표시, 보존상자 편성 등 기록물 정리는 어떻게 하나요? 매년 2월말까지 기록관리책임자가 주관하여 추진해야 합니다. 업무관리시스템에 미등록된 기록물 여부를 확인하여 누락된 기록 은 추가등록 합니다. 접근권한, 공개여부, 보안여부를 확인하여 해당 항목의 변경이 필요한 경우 등록정보를 수정합니다. 등록정보와 실제 기록물 상태의 일치 여부를 확인하여 미비 사항을 보완하여야 합니다. 생산 또는 접수등록번호가 표시되지 않은 기록물은 확인하여 표기해야 합니다. 35

업무관리시스템의 기록물 정리 단위과제카드 미지정 문서의 확인 및 편철 담당자가 미지정 되었거나 또는 미편 철되어 단위과제카드가 미지정 된 문 서를 확인하여 편철 비전자기록물, 메모보고, 지시사항 등도 단위과제별 단위카드에 등록 빈 단위과제카드 삭제 비전자기록물의 수동 등록 문서가 한 건도 등록 편철되지 않아 업무처리실적이 없는 단위과제카드 는 삭제 업무관리시스템에 등록 누락된 기록 물은 추가 등록하여 미등록되는 기록 물이 없도록 모든 생산기록물을 등록 정리 완료된 단위과제카드 종료처리 정리가 완료된 단위과제카드는 부서 과제카드담당자가 종료처리 기록물정리작업완료후이관및생산현황통보를위해서는반드시단위과제 카드종료요청및승인처리필요 기록물 정리기간에 등록 누락을 확인하여 등록하게 되는 비전자기록물은 주로 무엇인가요? 대면결재문서 민원신청서 각종 회계기록(장부) - 지출증빙서, 일상경비지급내역서 등 복무관련 대장 출장명령부, 근무상황부 등 업무관련 대장 보안점검부, 당직근무일지 등 학적기록물 생활기록부, 졸업대장, 입퇴학처리부, 봉사활동기록부, 출석부 등 36

미등록 기록물의 등록방법 누락된 기록물을 등록할 단위과제와 단위과제카드의 존재여부를 확인 후, 해당하는 단위과제와 카드가 없을 경우엔 새로운 단위과제를 지정 하여 단위과제카드를 생성 전년도에 생산 접수한 기록물이므로 반드시 해당년도의 단위과제카 드 에 편철되도록 하여야 함 각종 대장류는 해당하는 단위과제의 단위과제카드에 한 건의 문서로 등 록하여 등록번호를 부여 받은 후, 실제 기록물의 좌측 상단에 등록번호 를 표기 예) [단위과제] [과제카드] 민원업무(과공통) [문서관리] 민원업무 처리 2010년 민원신청서 학교생활기록부 수동등록(*NEIS와 업무관리시스템 연계 전까지만 해당) 1 단위과제 NEIS학교생활기록부 의 단위과제카드 학교생활기록부 를 선택 2 등록구분 에서 카드류 생산/접수 를 선택 3 각 학급별로 한 건의 문서로 등록 예) 3학년 전체 학급 수가 7개 일 때, 7개의 문서로 각각 등록 [단위과제] NEIS학교생활기록부 [과제카드] 학교생활기록부 [문서관리] 학교생활기록부[3학년1반] 학교생활기록부[3학년2반] 학교생활기록부[3학년3반] 학교생활기록부[3학년7반] 37

기록물 생산현황 통보는... 처리과에서 전년도에 생산 접수 완료한 기록물의 생산현황을 제출 하는 행위 기록물의 수집 및 이관을 위한 기초자료가 되고 목록정보의 공동 활용 을 가능하게 함 처리과에서 2월 말까지 정리 완료 후, 관할 기록관으로 매년 5월 31일까지 전년도 기록물 생산현황을 통보 하고, 기록관은 8월 31일까지 영구기록물관리기관으로 통보 <전자문서시스템 사용시> 기록관의 기록관리시스템으로 이관 처리하여 이에 대한 생산현황 을 8월 31일까지 영구기록물관리기관으로 통보 <업무관리시스템 사용시> 업무관리시스템에서 생산된 기록은 매 1년 단위로 전년도 생산 기록을 기록관의 기록관리시스템으로 이관 생산현황은 어떤 내용을 통보하나요? 전자기록과 비전자기록물[문서(대장포함), 도면류, 카드류]의 생산 및 보유현황 조사 연구 검토서 생산현황과 목록 회의록 생산현황과 목록 시청각기록물 생산 및 보유현황과 생산목록 비밀기록물 생산현황과 목록 간행물 생산현황과 목록 행정박물 보유목록과 유형별 보유현황 보존매체 생산 및 보유현황 38

4. 기록물 이관과 폐기는 어떻게 하나요? 기록물 이관은... 처리과에서 생산 후 일정시간이 지나 활용도가 떨어진 기록물을 기록 관 또는 영구기록물관리기관으로 옮겨서 집중 관리하는 절차 처리과에서 보존기간의 기산일로부터 2년의 범위 내에서 보관한 후, 기록물철 단위로 이관하며, 업무관리시스템에서 생산된 기록은 1년 단 위로 이관 업무에 수시로 참고할 필요가 있는 기록물은 10년 범위 내에서 즉, 9년 까지 단위과제카드 단위로 이관시기를 연장할 수 있으며, 이런 경우엔 반드시 이관연기신청서 [규칙 별지 3호 서식]를 작성하여 기록관에 제 출해야 함 직속기관 및 각급학교의 경우, 행정지원과와 행정실에서 기록관리 업무를 주관하므로 각 부서의 이관 및 이관시기 연장 등의 업무를 수행하여야 함 모든 기록물을 2년 이내 보관 후 이관하는 것은 아니며 비치기록물, 시 청각기록물, 비밀기록물, 간행물 및 행정박물 등은 각각의 기록물 특성 에 따라 별도로 이관시기를 규정하고 있음 기록물 보존기간의 기산일은 어떻게 산정하나요? 기록물의 보존기간은 단위과제 단위로 책정되며 그 하위에 생성된 단위과제카드도 단위과제의 보존기간을 그대로 승계하게 되므로, 단위과제카드 기산일은 단위과제카드가 종료된 해의 다음 년도 1월 1일부터 시작됩니다. 따라서, 보존기간이 5년인 단위과제에 생성된 단위과제 카드가 2011년 1월에 생산되어 12월에 종료되었다면, 2012년 1월 1일부터 보존기간이 시작하므로 2016년에 보존기간 만료 되어 2017년에 평가대상으로 선정됩니다. 39

기록물 이관방법과 절차 [ 종이기록물 이관 방법 ] 1 처리과에서는 보유기록물 현황을 파악하여 목록을 작성 후 기록물 인계 준비 2 기록물 정리가 완료되어 이관이 확정된 기록물을 확인 및 점검 3 이관일정에 따라 이관목록 과 이관연기 신청서 를 기록관으로 공문발송 4 이관기록물은 기록관에서 배부한 상자에 넣어 지정된 장소에 이송 5 기록물 인수체크리스트에 따라 이관기록물 목록과 실물 확인하여 6 인수인계 완료 후 기록물 가인수인계서 작성 7 기록관에서는 인수받은 기록물에 대한 검수완료 후 처리과에 이관 결과를 통보 이관 완료 [ 이관 절차도 ] 1 단계 처리과에서 보유하고 있는 이관대상 기록물 파악 2 단계 이관목록과 이관연기 목록 확정 및 이관일정 통보 3 단계 이관이 확정된 기록물의 정리 및 편철 상태 확인 및 점검 4 단계 이관일정에 따른 이관목록 공문발송 및 이관기록물 이송 5 단계 기록관으로 기록물 인계인수 완료 후 가인수인계서 작성 6 단계 인수받은 기록물 검수완료 후 이관결과 통보 이 관 완 료 40

기록물 폐기는... 기록물에 책정된 보존기간이 경과한 기록물에 대한 행정적 역사적 증빙적 학술적 미래가치를 평가하여 보존기간 재책정, 보류 또는 폐기 로 구분된 평가 결과에 의해 기록물의 보존 및 활용가치가 종료된 기록 물을 처리하는 것을 말함 기관에서 소장하고 있는 기록물의 가치를 정확하게 판단하여, 기관의 목적에 맞는 보존 타당성을 획득하여야 함 평가란 보존기간이 경과한 기록물을 대상으로 행정적 사회적 역사적 가 치를 검토하여 보존여부를 판단하는 업무절차 폐기란 더 이상 보존할 필요가 없는 기록물을 제거하는 것으로 주로 기록물의 물리적인 파괴 혹은 파기를 의미 기록물 평가와 폐기의 중요성... 기록물은 도서와는 다른 유일본으로, 한번 폐기되면 영원히 복구나 재 생이 불가능하므로, 보존기간이 경과한 기록물이라고 해도 바로 폐기 하지 않고 행정적 가치 뿐만 아니라 역사적 증빙적 정보적 사회적 가치 등을 종합적으로 검토하여 폐기 또는 보존여부를 결정하여야 함 생산된 모든 기록물을 다 보존할 수는 없으므로 보존가치가 소멸된 기 록물을 적기에 폐기하는 것은 기록물의 보존 및 관리비용의 절감과 보 존서고의 공간확보라는 측면에서 매우 효율적임 기록물의 폐기 권한은 기록물관리기관의 장에게 있으며, 기록물관리 기관의 장은 기록물평가심의회를 통해 기록물에 대한 보존기간 재책정 및 보류, 폐기에 대한 결정을 할 수 있음 41

기록물 폐기시 유의사항... 보존기간이 경과된 기록물에 대하여는 생산부서의 의견조회, 기록물관 리전문요원의 심사, 기록물평가심의회의 심의를 거쳐 폐기로 확정된 기록물에 대해서만 기록관 주관 하에 폐기가 가능 처리과 및 직속기관, 각급 학교에서는 일체의 기록을 폐기할 수 없으며, 기록물관리기관, 즉 기록물관리전문요원이 배치된 기록관이 있는 교육 청(본청 및 지역교육청)에서만 폐기집행이 가능함 만일, 기록물평가심의회의 심의를 거치지 않고 처리과 및 직속기관과 각급 학교에서 폐기를 할 경우, 공공기록물관리에 관한 법률 제50조 벌칙조항의 무단 파기에 해당하는 것으로 간주될 수 있음 [공공기록물관리에 관한 법률] 제50조(벌칙) 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 자(기록물을 취득 할 당시에 공무원이나 공공기관의 임 직원이 아닌 자는 제외한 다)는 7년 이하의 징역 또는 1천만 원 이하의 벌금에 처한다. 1. 기록물을 무단으로 파기한 자 2. 기록물을 무단으로 국외로 반출한 자 기록물평가심의서[시행규칙 별지 제10호 서식] 일련 번호 생산 연도 기록물철 제 목 보존기간 만료일 처 리 과 처리 의견 사유 평가 의견 기록물관리 전문요원 사유 심의회 의 견 42

기록물 폐기 방법 [ 폐기 방법 안내 ] 1 2 3 생산부서(각급학교 및 직속기관과 각 처리과)에서는 보유하고 있는 비전자기록물 목록을 작성하여 기록관에 제출 서울특별시교육청 기록관에서 보존기간 경과기록물에 대하여 생산 부서별로 기록물평가심의서를 작성 보존기간이 경과하여 폐기대상에 선정된 기록물에 대하여 생산부서 (각급학교 및 직속기관과 각 처리과)에 의견조회를 의뢰함 4 생산부서 의견조회에 대한 회신 - 기록물 생산부서의 장은 보존기간이 경과된 심의대상 기록물에 대 하여 보존기간 재책정, 보류, 폐기 등의 의견을 작성하여 기록관 에 제출하여야 함 5 기록물관리전문요원의 심사 - 기록관의 기록물관리전문요원은 소관부서의 의견을 수렴한 후, 해당 기록물의 보존가치 등을 평가하여 보존기간 재책정, 보류 또는 폐 기 등에 대한 의견을 작성하여 기록물평가심의회 개최 6 기록물평가심의회 구성 및 개최 7 평가심의 결과 생산부서에 통보 및 폐기 처리 - 보존기간 재책정된 기록물의 심의결과를 반영하여 기록물을 재정리 해야 함 [ 폐기확정 기록물의 처리 ] 비전자기록물 : 소각, 파쇄, 용해 등의 방식으로 처리 전자기록 : 해당 기록물이 포함되어 있는 모든 정보를 물리적으로 복구할 수 없도록 삭제 기록물 폐기 시행은 기록관이 주관하여 폐기가 완전히 이루어 질 때까지 기록물관리전문요원의 입회 감독하에 집행됨 43

기록물 폐기 후속처리 기록물의 폐기 집행 후 위탁업체로부터 폐기집행 기록물의 용량과 폐기방법 등을 명시한 파쇄증명서와 폐기기록물의 정보가 유출되지 않도록 보안각서를 받아서 관리해야 함 비전자기록물의 폐기는 기록물에 포함되어 있는 보안사항 또는 개인 정보 등이 유출되지 않도록 파쇄, 용해, 소각 등과 같은 방법 중 하나를 선택하여 처리하여야 함 기록물이 폐기되고 난 후 서고 내에 발생되는 공간은 신규 기록물 및 서고재배치 계획에 따라 기록물을 재배치해야 함 파쇄증명서와 보안각서[예시] 44

기록물 폐기실시 사진 현장파쇄 차량을 이용하여 폐기 실시 파쇄 차량 내 기록물이 세절되는 모습 파쇄 차량에 쌓인 파쇄지 45

기록물 폐기 방법 및 절차 1 비전자기록물의 보유목록 작성 후 제출[처리과] 2 보존기간 경과기록물 선별 및 기록물평가심의서 작성[기록관] 3 생산부서 의견조회 실시[기록관] 4 생산부서 의견조회에 대한 회신[처리과] 5 기록물관리전문요원의 평가 심사[기록관] 6 기록물평가심의회 개최 및 최종 심의[기록관] 7 심의 결과 생산부서에 통보 및 홈페이지에 공개[기록관] 8 기록관 주관으로 폐기대상 기록물의 폐기 실시 폐 기 완 료 미사용 폐기관인(공인)은 어떻게 해야하나요? 신규관인의 제작 또는 기관명 및 학교명의 변경, 기관의 폐지 등으로 관인을 폐기하는 경우, 서울특별시교육청 기록관으로 폐기할 관인을 이관하여 야 합니다. 반드시 폐기공고문을 첨부하여 공문을 발송하고, 이때 폐기관인은 기록관으로 직송하면 됩니다. 46

폐기관인의 이관 절차 폐기관인을 이관하는 공문발송 서울특별시교육청 기록관으로 이관공문 발송 공문 발송시 폐기 공고문 과 폐기관인 목록 을 파일로 첨부 폐기된 관인은 우편으로 직송 폐기관인이 손상되지 않도록 포장하여 기록관으로 직접 송부 폐기관인 인수확인서 및 결과 통보 및 접수 기록관은 폐기관인의 인수확인 결과에 대한 공문 발송 처리과에서는 인수결과 공문 접수 및 확인 폐기관인을 기록관으로 이렇게 보내주세요..... 47

5. 기록물 보존과 관리는 어떻게 하나요? 기록물 보존은... 기록물을 원래의 모습 그대로 장기간 유지하기 위해 적절한 보존환경 속에서 잘 보관하거나 훼손된 기록물의 복원처리를 말함 기록물을 안전하게 보존하기 위해 시설 및 장비 기준에 따라 보존환경 을 유지해야 하며, 보존가치가 높은 중요 기록물은 이중보존해야 함 기록물의 훼손 방지를 위해서는 먼지나 직사광선이 차단되고, 통풍이 원활하여 온도 및 습도유지가 용이한 깨끗한 장소에 보관해야 함 기록의 유형별 보존환경 기준 구 분 종이기록물 전자기록물 시청각기록물 행정박물 온 도( ) 18 ~ 22 18 ~ 22 습 도(%) 40 ~ 55 35 ~ 45 필름매체류 -2~2 자기매체류 13~17 필름매체류 25~35 자기매체류 35~45 18 ~ 22 40 ~ 50 조 명 보존서고 100~300lux 중요한 기록물은 왜 이중보존을 할까요? 일반적으로 모든 기록물은 최적의 보존환경 속에서도 시간이 지 남에 따라 그 상태가 점점 나빠지며, 홍수나 화재 등의 재난 발생으로 손실될 수 있습니다. 이를 보완하기 위해서 새로운 매 체에 본래 생산된 모습 그대로 기록을 옮겨 담아 이중으로 보존하 는 것입니다. 48

관리 소홀로 인한 기록물 훼손 사례 (학교생활기록부) 49

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1. 기록관리책임자의 역할은 무엇인가요? 기록관리책임자의 역할은... 기록물이 처리과에서 생산되고 관리되는 동안 체계적인 유지관리를 위해서 처리과 기록관리책임자를 두어야 함 기록관리책임자는 처리과에서 담당해야 할 기록관리 업무를 수행함 기록관리책임자 준수사항 처리과 기록관리기준표 변경 신청 관리 단위과제별 단위과제카드 작성 기준 수립 기록물 정리 보관 및 이관에 관한 사항 생산현황 관리 및 보고에 관한 사항 간행물의 등록 및 관리에 관한 사항 그 밖에 처리과의 기록관리에 관한 사항 기록관리책임자는 누가 담당하나요? 처리과 기록관리책임자는 처리과의 장이 지정하는데, 처리과의 기록관리가 형식에 그치지 않고 필요사항에 대해 적절한 판단을 하기 위해서는 과 업무를 잘 알고있는 경험있는 직원이 담당하는 것이 좋습니다. 일반적으로 서무업무담당자가 기록관리 업무를 겸하고 있는 경우가 대부분입니다. 55

2. 보존서고는 어떻게 관리해야 할까요? 보존서고 운영 및 관리는... 각급학교 및 기관에서는 소장하고 있는 기록물에 대한 보존관리를 위 해 독립된 공간의 서고를 갖추어야 하며, 정수점검과 상태점검을 정기 적으로 실시해야 함 기록물 서고의 관리책임자를 지정하고 서고 내 제한구역 표지판을 부 착하여 서고의 출입과 기록물의 입 출고를 통제하여 보존기록물의 관리를 철저히 해야 함 서고에 입고되는 기록물은 형태별 보존기간별로 구분하여 보존상자 에 편성하고 서가에 배치한 후 기록물의 위치정보를 부여하고, 보존기 록물 관리대장을 작성하여 관리해야 함 보존기간 30년 이상인 기록물은 중요기록물로 서고 외의 지역으로 반 출을 엄격하게 제한해야 함 서고 내 공기의 원활한 통풍과 수해에 대비할 수 있도록 하기 위해서, 지하층이나 지상 1층보다는 지상2층으로 장소를 선정하는 것이 좋음 서고 내에는 항온 항습 설비와 가스식 휴대용소화기, 온 습도계, 자동식 살균 살충 소독기 등을 비치하고 이중잠금 장치 또는 CCTV와 같은 보안장비를 구비해야 함 보존서고에 비치하여야 하는 대장류는 무엇인가요? 보존기록물 관리대장 서고 출입대장 기록물 반출반입서 56

보존서고 내 장비 [가스식 휴대용소화기] [자동식 살균 살충 소독기] [온 습도계] 57

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(3단 비교)

[서식 8] 기록물 반출반입서