제 출 문 국가기록원 원장 귀하 본 보고서를 기록물관리 전문요원의 직무능력 분석 및 시험평가영역 기준 개발 연구 의 최종보고서로 제출합니다. 2012년 11월 수 행 기 관 : 한국기록전문가협회 한국기록협회 컨소시엄 연구책임자 : 김지현(이화여자대학교 문헌정보학과 교수) 연구부책임자 : 김익한(명지대학교 기록정보과학전문대학원 교수) 연구부책임자 : 정연경(이화여자대학교 문헌정보학과 교수) 참여연구원 : 이정연(한국외국어대학교 박사과정) 이경남(한국외국어대학교 박사과정) 장윤미(이화여자대학교 박사과정) 최소영(이화여자대학교 석사과정)
목차 I. 연구 개요 1 1. 연구 배경과 목적 1 1.1. 연구 배경 1 1.2. 연구 목적 2 2. 연구 범위와 방법 3 2.1. 연구 범위 3 2.2. 연구 방법 3 II. 기록물관리 전문요원의 역량 설계 6 1. 역량 설계 목적 및 개념 6 1.1. 역량 설계 목적 6 1.2. 역량 개념 8 2. 역량 설계 방법 9 2.1. 역량 구성 9 2.2. 역량 설계 절차 10 2.3. 역량 설계 방법 12 3. 기록물관리 전문요원의 역량 모형 16 3.1. 기록관리 기능 분석 16 3.2. 역량 설계 52 3.3. 지식 설계 64 3.4. 한국기록관리역량표준(안) 개요 66 Ⅲ. 기록물관리 전문요원 양성과정 분석 67 1. 국내 교육원 현황 67 1.1. 현황 분석 개요 67 1.2. 실라버스 분석 69 1.3. 종합 및 시사점 84 2. 양성과정 격차분석 85 2.1. 지식 양성과정 격차분석 85 2.2. 시사점 102 3. 기록물관리 전문요원 양성과정 모형(안) 103 - ⅰ -
Ⅳ. 기록물관리 전문요원 자격시험 개발 104 1. 개요 104 1.1. 연구의 목적 104 1.2. 연구의 범위와 방법론 104 2. 과목별 시험 설계 106 2.1. 역량 지식 시험과목 매트릭스 106 2.2. 시험과목별 출제 지침 113 3. 기록물관리 전문요원 자격시험 운영 방안 136 3.1. 출제 136 3.2. 채점 156 V. 결론 159 補 1. 해외 기록관리 역량표준 사례 160 補 2. 한국기록관리역량표준(안) 192 補 3. 기록물관리 전문요원 양성과정 모형(안) 266 補 4. 해외 기록관리 전문직 선발제도와 자격시험 참고자료 293 - ⅱ -
표 목차 <표 1> 역량 구성항목 및 작성지침 9 <표 2> 기록관리 분야 전문가 풀(Pool) 구성요건과 역할 14 <표 3> ISO 15489 업무 기능 정의 18 <표 4> 중앙기록물관리기관의 업무 기능 23 <표 5> 영구기록물관리기관의 업무 기능 28 <표 6> 기록관 업무 기능 31 <표 7> 정부산하공공기관 업무 기능 정의 33 <표 8> 각급기관 기능 분해 결과 35 <표 9> 기록관리 기능 모형 39 <표 10> 대한민국 정부표준역량사전 53 <표 11> 기록관리 고유역량영역의 6개 역량군과 해당 역량 55 <표 12> 공통기초역량영역의 4개 역량군과 해당 역량 59 <표 13> 역량별 지식 예시 65 <표 14> 교육원 교과 내용 68 <표 15> 기록관리학개론 실라버스 구성 69 <표 16> 4개 교육원 기록관리학개론 주교재 71 <표 17> 전자기록관리론 실라버스 구성 72 <표 18> 4개 교육원 전자기록관리론 주교재 74 <표 19> 4개 교육원 기록 평가 선별론 실라버스 구성 75 <표 20> 4개 교육원 기록 평가 선별론 주교재 76 <표 21> 4개 교육원 기록 조직론 실라버스 구성 77 <표 22> 4개 교육원 기록 조직론 주교재 79 <표 23> 4개 교육원 기록 보존론 실라버스 구성 80 <표 24> 4개 교육원 기록 보존론 주교재 81 <표 25> 4개 교육원 기록정보서비스 실라버스 구성 82 <표 26> 기록 경영 컨설팅 역량군 지식 시험과목 매트릭스 106 <표 27> 기록정보화 역량군 지식 시험과목 매트릭스 107 <표 28> 기록정보서비스 역량군 지식 시험과목 매트릭스 108 <표 29> 기록 평가 수집 처분 역량군 지식 시험과목 매트릭스 109 <표 30> 기록 조직 역량군 지식 시험과목 매트릭스 110 - ⅲ -
<표 31> 기록 보존 역량군 지식 시험과목 매트릭스 111 <표 32> 기초행동 역량군 지식 시험과목 매트릭스 112 <표 33> 기록관리학개론 출제 지침 113 <표 34> 전자기록관리론 출제 지침 118 <표 35> 기록 평가 선별론 출제 지침 122 <표 36> 기록 조직론 출제 지침 125 <표 37> 기록 보존 기록정보서비스론 출제 지침 128 <표 38> 기록물관리 전문요원 시험 과목 구성 139 <표 39> 기록물관리 전문요원 시험 채점본부 역할 156 <표 보1-1> 기록관리 전문직 역량모델(이은영, 2012) 161 <표 보1-2> Records Management Competency Profiles의 기술 역량 166 <표 보1-3> Records Management Competency Profiles의 일반 역량 170 <표 보1-4> 도서, 아카이브, 기록과 정보관리서비스영역 기능맵 177 <표 보2-1> 기록관리 고유역량영역의 6개 역량군과 해당 역량 192 <표 보2-2> 기록 경영 컨설팅 역량군의 해당 역량과 지식 193 <표 보2-3> 기록정보화 역량군의 역량과 지식 205 <표 보2-4> 기록정보서비스 역량군의 역량과 지식 213 <표 보2-5> 기록평가 수집 처분 역량군의 역량과 지식 219 <표 보2-6> 기록조직 역량군의 역량과 지식 228 <표 보2-7> 기록 보존 역량군의 역량과 지식 238 <표 보2-8> 공통기초역량 영역과 해당 역량군 244 <표 보4-1> 영국의 ARA 인증 교육기관 학위코스 297 <표 보4-2> ICRM Handbook 구성 내용 306 <표 보4-3> ICRM 자격시험 구성 내용 306 <표 보4-4> 시험과목별 세부요소 307 - ⅳ -
그림 목차 <그림 1> 기록관리 역량 설계 절차 11 <그림 2> 캐나다 알버타주 Records Management Competency Profiles 53 <그림 3> 영국 LLUK O30N LARIMS 54 <그림 4> 호주 BSB07 Business Services Training Package Units of Competency 54 <그림 5> 기록물관리 전문요원 자격시험 운영 프로세스 104 - ⅴ -
I 연구 개요 1 연구 배경과 목적 1.1. 연구 배경 기록물관리 전문요원 자격시험 도입 정부학력규제 완화 방침( 10.6)에 따라 기록물관리 전문요원 학력요건을 석사에서 학사로 완화하되, 전문성 검증을 위한 시험제도 도입 법령 후속조치로 시험의 일반사항(시기, 시험과목 등), 시험자문위원회 구성 등을 규정한 시행규칙 개정( 11.5) 행정안전부 장관이 인정하는 명지대, 이화여대, 한남대, 전북대에 기록관리학교육원 인가( 11.6~12) 기록물관리 전문요원의 직무능력 및 평가영역 기준 마련을 통한 시험운영의 객관성, 전문성 및 신뢰성 확보 필요 기록물관리 전문요원 자격을 검증하기 위한 시험제도는 도입하였으나, 시험 대비를 위한 공통교육교재나 추천도서(Reading List)가 없는 상황에서 전문적, 객관적인 시험운영이 어려운 상황 기록물관리 전문요원 시험제도의 취지에 맞게 현장에서의 문제해결 능력과 종합적인 사고력 등을 검증하고, 재교육할 수 있도록 전문요원의 역량(Competency) 설계 및 필요지식 도출 필요 전문요원의 역량 설계를 바탕으로 시험과목별 출제 지침 마련과 문제유형 사례 제시로 시험의 객관성, 전문성, 신뢰성 확보 필요 기록물관리 전문인력 양성 과정의 전문성 강화 필요 도출된 역량(Competency), 필요지식(Knowledge)이 실제 예비 기록물관리 전문요원 양성 과정에 반영되어야함 양성과정 모형 개발을 통한 기록물관리 전문인력 양성기관의 전문성 및 신뢰성 강화 - 1 -
1.2. 연구 목적 기록물관리 전문요원의 역량 설계 기록물관리 전문요원 자격 시험운영의 전문성과 신뢰성 확보를 위한 기록물관리 전문요원의 역량(Competency)을 분석 설계하고 필요지식을 도출 기록물관리 전문요원 양성과정 분석 기록관리 영역 및 기능별로 전문역량 강화를 위해 필요한 기록물관리 전문요원 양성기관인 교육원의 교육과정을 분석하고 기록물관리 전문인력 양성과정 모형 개발을 통하여 보완점을 제시 기록물관리 전문요원 자격시험 출제지침 마련 기록물관리 전문요원 자격시험 운영을 위해 시험과목별 출제 지침을 제시하고, 시험 문제유형 및 사례 제안 - 2 -
2 연구 범위와 방법 2.1. 연구 범위 기록물관리 전문요원 역량(Competency) 설계 개발 기록관리 전문인력 직무능력 개발 및 운영에 관한 각국의 사례 검토 기록관리 업무 기능 분해 및 기록관리 기능 모형 제시 한국기록관리역량표준(안) 설계 기록관리 전문인력 역량에 필요한 지식 제시 기록물관리 전문요원 양성기관 양성과정 모형 개발 국내 기록관리 전문인력 양성기관인 교육원의 교육과정 분석 현황분석 결과와 기록관리 전문직 역량 지식과의 격차분석을 통해 역량을 갖추기 위해 양성기관에서 교육해야 할 양성과정 모형을 제시 시험과목별 출제 지침 제시, 시험문제 유형 및 사례 개발 시험과목별 출제 영역, 주요 항목, 지식-세부지식 등으로 구체화하여 출제 지침 제시 시험과목별 출제 지침을 바탕으로 문제 유형과 사례 제시 시험의 출제와 선정, 채점 등의 시험 운영에 관한 제안 2.2. 연구 방법 기록물관리 전문요원 역량 설계 역량(Competency) 개발 사례 분석 국가직무능력표준(NCS) 사례 분석 해외 사례 분석 미국 NARA의 KSAOs(Knowledge, Skills, Abilities and Other Characteristics) 캐나다 Alberta 정부의 Records Management Competency Profiles 영국 LLUK(Lifelong Learning UK)의 LARIM(Libraries, Archives, Records and Information Management Services) 호주 IBSA(Innovation & Business Skills Australia)의 BSB07 Business Services Training Package - 3 -
대한민국정부표준역량사전 분석 기록관리 기능 모형 기록관리 표준 및 법령 분석 ISO 15489 공공기록물 관리에 관한 법률 각급 공공기록물관리기관 기록관리 지침 및 업무 매뉴얼 분석 영구기록물관리기관 표준운영절차 기록관 표준운영절차 정부산하공공기관 기록물관리지침 국가기록원 백서 국가기록원 업무 매뉴얼 국가기록원 단위과제 리스트 기록관리 전문서적 및 자료 분석 기록관리 분야의 전문서적 및 개론서, 관련 자료 등을 분석하여 주요 업무 기능과 직무 분해 기능분석 사례 참조 기록관리 기능 설계를 위해 업무기능 설계 프로젝트 결과물 참조 기록물관리 전문요원 양성기관 양성과정 분석 국내 교육원 현황 분석 국내 4개 교육원의 교육내용 분석 기록물관리 전문요원 역량 지식과 교과목별 교육내용 비교 분석 기록물관리 전문요원 양성과정 모형(안) 제시 각 교육 교과목별 교육내용의 설계를 통한 양성과정 모형(안)을 제안 기록물관리 전문요원 자격시험 운영 제도 제안 해외 기록관리 전문직 선발제도 및 자격시험 사례 분석 미국 연방공무원의 기록관리직 구분 영국 전문가 등록제도 ACA(The Academy of Certified Archivists) ICRM(Institute of Certified Records Managers) - 4 -
역량 지식 시험과목 비교분석 역량별 지식과 시험과목의 매트릭스를 통한 시험과목별 지식영역의 정의 시험과목별 출제 지침 개발 시험과목별 출제 지식 영역의 설계 시험과목별 출제 방향 및 문제유형 설계 출제 및 선정 지침 채점 지침 - 5 -
Ⅱ 기록물관리 전문요원의 역량 설계 1 역량 설계 목적 및 개념 1.1. 역량 설계 목적 1) 일반적인 역량 개발 목적 국가직무능력표준(NCS; National Competency Standards) 개발 배경 직업별로 필요한 직업능력을 유형별 수준별로 체계화 및 표준화하여 정리 국가의 인적자원개발 시스템의 개선을 통한 인적 자원의 질을 제고하기 위한 노력의 일환으로 직업교육훈련과 자격제도간의 연계체계 강화 직업교육 훈련과 자격에 산업현장의 요구 반영 필요 산업현장의 수요를 반영한 직업교육훈련과 자격의 연계를 위해 국가적으로 직업능력에 대한 표준화된 기준을 만들고, 이 과정에서 업종별 직종별 대표가 참여하는 방식 활용 가능 국가직무능력표준(NCS) 개발 목적 인력개발의 효율성 유지와 인력의 전문성 제고 도모 직업교육훈련과 자격제도 연계를 위한 역량 표준 개발 국내에서 일-교육훈련-자격시험 연계를 통한 국가인적자원의 체계적 개발을 위해 2002년부터 시범개발을 시작 국가직무능력표준 개발 매뉴얼(한국산업인력공단, 2010) 사례 분석 국가직무능력표준 개발 매뉴얼의 특징 직무능력표준 개발과정을 체계적으로 제시하고 개발과 관련된 중요한 사항들을 제시함으로써, 향후 직무능력표준을 개발하는데 안내서로서 제공 국가직무능력표준 개발 매뉴얼 구성 직무능력표준의 개요 및 능력단위 개념 직무능력표준 개발의 인프라 구축을 위해 선행되어야 하는 영역분류 및 체계화, 수준체계 설정, 직업기초능력 개발 방법 정리 직무능력표준을 개발하기 위한 절차와 방법론을 제시 1) 직무능력표준 개발과 관련하여 한국산업인력공단(2010). 국가직무능력표준 개발매뉴얼. 서울: 한국산업인력 공단. 내용을 정리 - 6 -
직무능력표준을 활용한 교육훈련과정 운영계획서 작성 방법 및 훈련 기간 별 교육훈련운영계획서와 학습안내서 제시 경력개발 경로모형 설계 방법 및 직무기술서 작성 방법 본 연구의 활용 가능성 국가직무능력 표준 매뉴얼의 직무능력 을 역량 으로 해석하고, 매뉴얼의 직무능력표준 개발 절차를 따라 방법론을 도출하여 기록관리 분야의 체계적인 역량을 개발하여 기록관리 현장에서 요구하는 기록관리 전문가의 필요한 역량을 정의 기록관리 양성기관에서의 양성과정 계획뿐만 아니라 기록관리 현장에서의 채용 및 교육훈련과 관련하여 기록물관리 전문요원의 역량 정의가 활용될 수 있을 것으로 기대 기록관리 역량 설계 목적 기록관리 역량 개발 필요성 기록관리 전문요원의 자격시험 제도 도입을 앞두고, 자격 검정제도의 객관성과 전문성을 확보하기 위해 직무분석을 통하여 역량을 구성하고 이를 기반으로 자격 시험제도에 활용 기록관리 현장의 요구에 부응할 수 있도록 자격시험 과목과 교육과목은 직무에 기반해야 함 기록관리 전문요원의 직무 분석 연구 자료는 기록관리 전문인력의 체계적 양성 및 교육방안 (2006)연구 보고서가 있으나, 업무 환경의 변화로 인해 업데이트의 필요성이 있음 2006년의 연구에서 제시한 직무기술서는 또한 연구의 목적이 다르기 때문에 기록관리 소기능명, 정의, 업무, 역량으로 구성되어 소략한 측면이 있음 따라서 체계적인 기록관리 기능분석 방법론을 수립하고 전문가 의견을 적극 반영하여 기록관리 현장에 충실한 역량 개발이 요구됨 기록관리 기능 모형 제시 및 기능영역별 직무 정의를 토대로 기록관리 역량을 제안하고, 역량과 함께 필요지식을 연계함으로써 교육훈련 모델의 개발에 활용하도록 도모하고, 나아가 자격제도 시험과목 및 출제기준 수립에 활용할 수 있도록 함 - 7 -
1.2. 역량(Competency) 개념 역량의 주요 개념 역량(Competency) 본 연구에서는 Competency를 역량으로 정의 Competency에 대한 다양한 정의 특정 조직이나 환경에서 필요로 하는 것을 이룰 수 있는 능력 성공적인 직무수행에 필요한 동기, 기술, 자아상, 사회적 역할의 한 부분 또는 지식 체계 직무수행을 성공적으로 완수하는데 필요한 관찰 가능한 기술이나 능력 역량 표준 역량표준의 정의 한 근로자가 자신의 직업에서 업무를 성공적으로 수행하기 위하여 요구되는 능력을 과학적이고 체계적으로 도출하여 국가적 차원에서 표준화 한 것 역량표준의 특징 능력의 개념은 산업현장에서 업무의 과정보다는 업무의 성공적 수행에 초점 역량표준은 관찰 가능하고 평가 가능한 행동으로 표현되어야 함 역량표준은 능력의 질이 일정수준에 도달했는지 여부에 초점 - 8 -
2 역량 설계 방법 2.1. 역량 구성 역량 구성과 개발 절차 역량 구성 및 구조 국가직무능력표준 개발 매뉴얼에서 제시한 능력단위 를 역량으로 해석하고 능력단위 구성항목 을 참조하여, 기록물관리 전문요원 역량 구조를 설계 역량 구성 항목 국가직무능력표준 개발 매뉴얼에서 제시된 능력단위 구성항목 에서 본 연구에 도입이 가능한 역량명, 역량 정의, 필요지식 등으로 구성 국가직무능력표준 개발 매뉴얼의 능력단위 구성항목 은 다음의 항목으로 구성되어 있음 능력단위코드(competency unit code) 능력단위명(competency unit title) 능력단위 정의(competency unit descript) 능력단위 요소(competency unit element) 수행준거(performance criteria) 작업상황(range of variable) 평가지침(guide of assesment) 본 연구에서 제안하는 역량표준안의 구성은 <표 1>과 같으며, 기록물관리 전문요원의 역량이 현장 및 학계의 의견을 적극 수렴하고 지속적으로 업데이트하여 위의 항목을 모두 충족하는 표준의 형태로 발전시킬 필요 있음 <표 1> 역량 구성항목 및 작성지침 역량 구성 항목 역량명 역량 정의 필요 지식 참고문헌 작성지침 역량의 명칭을 기입한 것 기록물관리 분야 대한 기능 및 직무분석을 실시하여 도출 해당 역량의 목적, 업무수행 및 활용범위를 개략적으로 기술 해당 역량을 수행하는데 필요한 핵심 지식을 정의 역량과 직접적인 연계성을 가진 것으로 지식 도출 해당 필요지식을 습득하기 위해 참고할만한 전문서적 제시 - 9 -
2.2. 역량 설계 절차 역량 설계 원칙 역량 설계 원칙 현장의 요구반영과 최신성 유지 정밀한 현장조사 및 분석, 능력에 대한 지속적인 타당성 검증을 통해 실무현장에서 수행하는 모든 업무에 대한 필요한 모든 능력이 정확히 반영되어야 함 현장의 환경 및 기술 변화에 따라 새롭게 요구되는 역량들을 신속하게 개정하여 항상 현재성을 유지하도록 모니터링하고 변화에 따라 개정할 수 있는 시스템 모색 요구 관련당사자 의견 수렴 관련당사자들의 의견을 충분히 반영하기 위해 개발과정에 실무 현장 전문가와 학계 전문가 그룹의 참여와 협력체계 구축 필요 국제적인 수준 부합 국제적인 수준의 지식과 기술을 반영하여 개발하도록 해야 함 이를 위해 업종별 협회 및 단체, 해당분야 최고 전문가의 참여와 협력, 각종 국제표준에 대한 면밀한 조사 분석도 함께 이루어져야 함 공통기초역량 반영 공통기초역량은 직종이나 직위에 상관없이 대부분의 직종에서 직무를 성공적으로 수행하는데 공통적으로 필요한 능력 역량표준 활용성 증대 실무현장에서 채용, 배치, 승진, 훈련 등 인적 자원 개발 분야에 다각적으로 활용하고, 역량표준을 토대로 자격과 훈련 설계하며, 개인의 경우 표준화된 직업능력의 학습 및 습득으로 경력개발 등에 활용하도록 개발과정에서 활용성을 극대화하는 노력이 필요 역량 개발 절차 역량 개발 절차 설계 역량은 개발 분야의 특성을 고려하여 해당 직업에서 요구되는 능력을 정확하고 효과적으로 도출할 수 있는 방향으로 융통성 있게 설계하여 활용 국가직무능력표준 개발 매뉴얼에서는 모두 10단계로 구성하였으며 각 단계마다 결과물에 대한 타당성 검증 실시 - 10 -
개발 계획의 수립 개발 분야 특성 분석 직종구조 분석 직무 분석 능력단위 설계 표준화 작업 직업기초능력 평정 직업능력수준 설정 코드 부여 직무능력 표준 검증 본 연구에서는 국가직무능력표준 개발 매뉴얼에서 제시된 개발절차를 참고하여, 프로젝트 목적 및 범위에 적합하도록 <그림 1>과 같이 기록관리 역량 개발절차를 설계 <그림 1> 기록관리 역량 설계 절차 개발절차 연구방법 내용 해외 기록관리 직무능력표준 분석 기능분해 기록관리 기능 분석 FA 기법 기능분해 기록관리 업무 기능 모형 DACUM 기법 실무전문가그룹 기록관리 직무 분석 브레인스토밍 기법 연구팀 역량 설계 DACUM 기법 자문위원회 역량과 필요지식의 연계 DACUM 기법 자문위원회 기록관리 직무능력 개발 완료 FA 기법을 이용하여 기능분석을 실시하여 기능 영역별로 조직화하여 기능 영역과 하위기능 분해하여 기능 모형 제시 기능 모형에 따른 직무 기술 작성에 대한 타당성 검증을 위하여 DACUM 기법을 이용하여 기록관리 현장 전문가 그룹의 참여 역량 설계와 역량별 지식의 정의에 대한 타당성 검토를 위해 기록관리 전문가로 구성된 자문위원회의 참여 - 11 -
최종 정의된 기능 모형과 직무분석, 기록관리 역량, 필요 지식의 연계에 대한 타당성과 분석과 결과의 신뢰성 확보를 위하여 자문회의를 개최하여 의견 수렴 및 반영 2.3. 역량 설계 방법 역량 설계 주요 방법 FA 기법 FA 기법은 핵심목표를 통해 기능들이 분석되고 능력이 도출되는 것으로 능력단위를 직접 도출하게 되므로 분석시간을 줄일 수 있다는 장점이 있어, 제한된 연구 인원과 연구 기간에 효과적으로 기록관리 기능에 기반을 둔 직무능력 개발이 가능 주요기능, 하위기능, 직무 단계로 기능을 분해하며 문헌연구를 통해 기록관리 기능 분해 모형을 제시 제시된 기록관리 직무능력의 기능별 모형에 대해 전문가 검증 과정을 거쳐 타당성을 확보하고 FA 기법의 단점을 보완 DACUM 기법 실무자 중심의 현실적인 요구를 도출하여 교과과정을 개발하는데 활용되는 연구방법으로 교육훈련을 위한 교육 목표와 교육 내용을 비교적 단시간 내에 추출하는데 효과적인 기법 기록관리 업무를 담당하는 실무 전문가와의 집중적이며 단계적인 검토회의를 통해 앞서 제안된 기록관리 직무능력 모형을 검토하여 기능과 하위기능, 직무, 직무기술을 확인하고 누락한 부분을 추가하며 기능 영역별 그룹핑을 점검 국내의 기록관리 단체 및 학술기관, 교육기관을 대표하는 전문가 그룹인 자문회의를 구성하여 최종 제안된 기록관리 직무능력과 역량, 역량별 필요지식의 연계 작업을 검증하고, 분석 결과에 대한 정확성, 완전성을 확인 역량 개발을 위한 기록전문가 풀(Pool) 구성 기록전문가 풀(Pool) 구성 배경 기록관리법 개정에 따른 기록관리학 도입초기에 구축된 인적 자원개발체제 수정 보완 불가피 기록관리직 역량 강화 통한 전문성 확립과 직무능력에 기반을 둔 인적자원개발 구축 요구 - 12 -
기록관리 분야의 경우 아직 단독 산업분야로서 확립되지 못함에 따라 협의체 구성에 어려움이 있다는 판단 기록전문가 풀(Pool) 운영 효과적으로 기록관리 현장의 요구를 반영할 수 있도록 기록관리 분야의 역량 모형을 설계할 필요 기록전문가 집단은 기록관리 분야 현장 전문가, 전문 연구원, 기록관리 분야 전문가 자문위원들로 구성하여 역량 설계, 양성과정 모형 개발 및 시험 출제 등의 시험 운영 제도 개발에 참여 역량 설계 주체에 있어서 전문가 풀은 민간기관인 학회 및 협회 대표로 구성된 전문가 자문위원의 참여 및 협조와 현장에서 기록관리 업무에 종사하고 있는 현장 전문가에 기초하여 운영되는 구조 기록전문가 풀(Pool) 구성 및 역할 역량 설계를 위해서는 핵심적 역할을 수행하게 되는 전문가 풀(Pool)을 구성해야 하며, 이는 기록관리 분야의 대표성을 가짐으로 역량 설계에 대한 수요자들의 공감대와 신뢰성을 형성하는 전제 조건임 기록관리 분야의 전 영역을 포함할 수 있도록 현장 전문가 선정 기록관리 분야의 협회, 단체, 기관 등으로부터 추천을 받아 연구업무를 수행할 전문 연구원 구성 기록전문가 집단의 참여는 역량 설계의 타당성 및 실효성을 보장하는 중요한 역할 수행 기록관리 분야 전반에 걸친 직무분석을 위해 관련 학회 및 협회의 적극적 참여 및 협조 필요 기록관리 분야의 경우, 1999년 기록관리 법령 제정이후 기록관리 분야의 직무가 개설되었기 때문에, 타 산업분야와 동일한 기준으로 전문가 풀의 구성요건과 역할을 규정하기 어려움 기록관리 분야의 현황에 적합한 전문가 풀(Pool)의 구성요건과 역할이 필요 - 13 -
<표 2> 기록관리 분야 전문가 풀(Pool) 구성요건과 역할 전문분야 구성요건 역할 현장 전문가 기록관리 분야에서 5년 이상 근무 현재 기록관리 분야에서 근무 기록물관리기관 내에서 인정받는 전문가 역량 설계를 위한 직무분석 참여 각 단계별 결과물에 대한 타당성 검증 전문 연구원 기록관리 분야에서 5년 이상의 연구를 수행 현재 기록관리 분야에서 연구를 수행 기록관리 분야의 평가/자격체계 및 교육훈련 체계를 전반적으로 이해하는 전문가 역량 설계를 위한 직무분석 참여 수행준거, 작업 상황, 평가지침 작성 전문가 자문위원 기록관리 분야에서 5년 이상의 평가/자격체계 및 교육훈련관련 업무를 수행 현재 평가/자격체계 및 교육훈련 관련 업무를 수행 기록관리 분야의 평가/자격체계 및 교육훈련 체계를 전반적으로 이해하는 전문가 역량 설계에 대한 평가/자격으로의 활용성 검토 역량 설계가 양성과정 및 재교육 단계에서의 활용성 검토 각 단계별 결과물에 대한 타당성 검토 기록전문가 풀은 현장 전문가, 전문 연구원, 전문가 자문위원으로 구성 현장 전문가의 경우 실무의 경험을 바탕으로 역량 설계를 위한 직무분석에 중심적으로 참여하여 결과물을 도출하고 각 단계별 타당성을 검토 전문 연구원은 현장 전문가 및 전문가 자문위원과의 협업을 통해 역량 설계부터 양성과정 모형(안)개발, 자격시험 개발에 이르기까지 개발 연구 업무를 수행 전문가 자문위원은 역량 설계로부터 도출된 요소들을 평가/자격과 양성과정에 적용할 수 있는 방안에 대한 타당성을 검토 현장성을 충분히 반영하기 위해 역량은 철저하게 현장 중심으로 도출하고, 도출된 역량의 활용성을 전문가 자문위원들이 검토함으로써 역량 설계의 현장성과 활용성을 극대화 기록관리 분야의 업무가 정착단계에 이르고 단독의 산업분야로 자리 잡게 된다면, 국가직무능력표준(NCS)에서 제시한 전문가 풀 구성요건과 역할에 따라 현장 전문가, 평가/자격 전문가, 양성/교육훈련 전문가로 나누어서 구성될 수 있을 것 - 14 -
전문가 그룹의 연구 참여 현장 전문가 그룹 검토회의(2회 개최) 2012년 9월 4일 오전 11시 명지대학교 1차 검토회의 기록관리 기능 모형 및 직무분석 검토(국가기록원 연구 전담팀 회의 참여) 2012년 11월 6일 오전 10시 30분 이화여자대학교 2차 검토회의 기록관리 역량 및 지식 설계 검토(서면 검토 의견) 시험 출제지침 및 시험운영 의견 검토(국가기록원 연구 전담팀 회의 참여) 전문가 자문회의(3회 개최) 2012년 9월 5일 오전 11시 이화여자대학교 1차 전문가 자문회의 기록관리 기능 모형 및 직무분석 자문 2012년 10월 10일 오후 3시 이화여자대학교 2차 전문가 자문회의 기록관리 역랑 및 지식 설계 자문 2012년 11월 7일 오전 11시 이화여자대학교 3차 전문가 자문회의 시험 출제지침 및 시험운영 의견 자문 - 15 -
3 기록물관리 전문요원의 역량 모형 3.1. 기록관리 기능 분석 3.1.1. 기록관리 기능 분석 방법 기록관리 기능 모형 구조 기능 모형 구조 기록관리 기능 모형은 기능 영역과 하위 기능으로 구성되어 기록관리 업무를 체계적이고 조직적으로 제시 기록관리 기관 유형별 기능을 종합 분석하여 포괄적인 기능 모형을 제안 기능 모형 활용 기록관리 업무를 상세히 분석한 결과로 도출한 기능 모형은 기록관리 업무의 체계적인 이해를 도모하고, 교육자료 등으로 활용 가능 기능 모형은 기록관리 기능 영역별 기록관리 직무 도출의 기본 틀로 사용 향후 기록관리 역량과 기능 모형을 매칭하여 기록관리 직무 능력 최종개발 기록관리 기능 분해 방법 공공기록물 관리기관의 유형별 구분 및 표준운영절차(SOP) 분석 공공기록물 관리기관을 4개 유형으로 구분하여, 기록관리 기능 분해 영구기록물 관리기관 중앙기록물 관리기관 기록관 정부산하 공공기관 기록물 관리기관 각급 기록물 관리기관의 기록관리 업무 기능관련 SOP 분석 지침 및 업무 매뉴얼 분석을 통해 기록관리 업무 기능 분해 법령 및 표준 분석 공공기록물 관리에 관한 법률과 기록관리 국제표준 ISO 15489를 분석하여 기록관리 주요 기능 영역 설정 기능 설계 프로젝트 사례 참조 기록관리 미래상을 포괄하는 기능 도출을 위해 타 분야의 기능 설계 사례 참조 해외 기록관리 직무분석 결과 참조 - 16 -
앞서 분석한 해외의 기록관리 직무능력 개발 결과에서 기록관리 기능 분석 틀을 이해하고 기능 영역을 참조 기록관리 현장 전문가 회의 기록관리 업무를 담당하는 전문가 회의를 통해 기록관리 기능 영역 설정의 타당성과 하위 기능영역에 대한 의견 수렴 후 반영 기록관리 전문가 자문회의 기록관리 전문가로 구성된 자문회의를 개최하여 기록관리 기능 모형에 대한 검토의견 반영 3.1.2. 기록관리 표준, 법령, 표준운영절차 분석 ISO/TR 15489-2:2001(E) 정보와 도큐멘테이션: 기록관리 PART 2: 지침 개요 ISO 15489의 이 부분은 기록관리 전문가와 조직에서 기록관리 책임을 맡은 사람들이 이용할 수 있는 ISO 15489-1에 대한 실행 지침 기록물관리가 필요한 모든 조직에서 ISO 15489-1을 준용하고자 하는 조직이 고려할 과정과 요인을 개관 기록관리 영역 전반에 적용하도록 설계된 표준이기 때문에 새로운 기능 분석을 시도하기보다, 표준에 제시된 바를 그대로 정리 분석하여 다양한 기록물관리기관의 기록관리 업무 기능 분석과 이를 비교하여 살펴보고자함 - 17 -
기록물관리 기능분석 <표 3> ISO 15489 업무 기능 정의 분류 기능 1계층 2계층 명칭 정의 전략, 설계와 실행 기록시스템의 설계와 실행 예비조사 조직이 운영되는 행정, 법. 업무, 사회적 맥락 에 대한 이해와 함께 기록관리에 있어 조직이 갖는 장점과 약점에 대한 전반적인 이해를 마 련하는 활동 업무활동 분석 조직이 무엇을 어떻게 하는가에 대한 개념적 모형을 개발하는 활동 조직의 업무와 업무 과정을 설명하는 문서화, 조직의 기능 활동 처리행위를 계층적인 관계로 보여주는 업무 분류표 작성, 업무활동의 결과 로 기록이 생산되고 접수되는 시점을 보이는 조직의 업무과정 지도 제작 작업 진행 기록요건의 확인 업무활동에서 기록을 생산 접수 유지하기 위한 조직의 요건을 확인하고, 구조적이며 쉽게 유 지할 수 있는 형태로 그 요건을 문서화 하는 활동 현행 시스템의 평가 기록을 획득하고 유지하는 정도를 측정하기 위하여 조직의 현행 기록시스템과 모든 다른 정보시스템을 조사하는 활동 기록 요건을 충족시키는 전략의 확인 조직이 그 업무활동에 필수적인 기록을 만들 고 유지하는 것을 보장하기 위하여 채택해야 할 가장 적절한 정책, 절차, 표준, 도구와 전술 을 결정하는 활동 기록 시스템의 계획 인력과 과정 뿐 아니라 도구와 기술에 걸쳐 시스템에 대한 폭넓은 정의를 채택하는 활동 업무 책임과 일정표를 보여주는 프로젝트 계획 의 설계, 주기적으로 설계 리뷰의 결과물을 상 술하는 보고서, 이용자와 프로젝트 팀 대표자 모두가 서명하여 변경한 요건을 문서화한 것, 설계 설명, 시스템 업무 규칙, 시스템 사양서, 시스템 구조와 구성요소를 나타내는 도표, 과 정 및 데이터의 흐름과 데이터 객체 등의 상 이한 시스템 관점을 나타내는 모형, 소프트웨 어와 하드웨어 같은 기술적 구성요소를 구축 하거나 획득하기 위한 상세한 설명서, 파일 계 획, 현행 시스템과 과정을 어떻게 설계에서 통 - 18 -
분류 기능 1계층 2계층 명칭 정의 전략, 설계와 실행 기록시스템의 설계와 실행 기록 시스템의 계획 합할 것인지를 보여주는 계획, 초기 교육과 점 검계획, 시스템 실행 계획 등의 수립 기록관리 시스템의 실행 기록시스템의 계획에서 설계한 계획을 이행하 기 위한 전략의 적절한 혼합을 체계적으로 확 인하고 제 자리에 위치시키는 활동 실행 후 검토 기록시스템의 효과를 측정하고, 결함을 수정할 수 있도록 시스템 개발과정을 평가하고, 시스 템 존속기간 동안의 모니터링 제도를 수립하 는 활동 기록관리 과정과 통제 기록관리 과정 획득 어떤 기록을 생성하고 유지해야 할지를 결정 하는 활동 등록 기록이 생성되었거나 기록관리시스템으로 획득 되었다는 사실에 대한 증거를 마련하는 활동 등록부에 기록에 관한 간략한 기술 정보를 기 록하고 기록마다 고유한 식별자를 부여, 시스 템이 기록에 부여하는 고유 식별기호, 등록 일 시, 표제 혹은 간략한 기술, 저자, 발신자 및 수신자 등의 메타데이터를 지정 분류 하나 이상의 업무활동과 업무로부터 생성된 기록을 확인하고, 가능한 경우 이를 파일로 군 집화 함으로써 기술, 통제, 연계를 촉진하고 처분과 접근자격의 결정을 지원하는 활동 접근 및 보안 분류 기록물의 접근에 대한 권리의 한계나 제한조 건을 부여하는 활동 처분상태 확인 기록의 획득 및 등록 시점에서 기록의 처분 상태와 보유 기간을 확인하는 활동 저장 저장과 취급 옵션 등을 고려하여 기록물의 저 장을 결정하는 활동 이용과 추적 기록 이용 관리는 조직 내 개인 및 직위별로 기록관리시스템 이용자 허가 확인, 기록에 대 한 접근과 보안 상태 확인, 조직 외부인에 대 한 접근권한 확인, 접근이 제한된 기록에 대해 서는 적절한 이용자 범주에 속하는 사람이나 보안관련 접근권한을 가진 사람에게만 접근 허용, 기록을 현재 보관하고 있거나 이전에 보 - 19 -
분류 기능 1계층 2계층 명칭 정의 기록관리 과정과 통제 기록관리 과정 이용과 추적 관했던 사람들을 확인하기 위하여 기록의 이 동 경로를 추적, 기록 이용의 이력 모두를 적 절한 수준으로 상세하게 기록하도록 보장, 기 록에 대한 접근 분류를 최신 상태로 유지하고 그대로 적용할 수 있는지를 수시로 검토하는 활동 처분이행 처분일자와 처분을 수행할 시점임을 알리는 트 리거링 조치가 비슷한 기록을 기록관리 시스템 에서 간단하게 식별할 수 있도록 하는 활동 모니터링과 감사 준수감사 증거입수 적합한 기록관리시스템 설계를 위하여 조직 기록의 성격에 대한 이해, 기록에 대한 주의와 보안 조치, 업무 과정과 기술 및 실행에 관한 정보를 입수하는 활동 모니터링 성과 모니터링 처리과정 책임, 작업의 양과 질, 시스템과 처 리 보안, 무결성 등과 같은 문제에 있어서 동 의되고, 기대되고 혹은 요구되는 성과 수준을 조직이 설정하는 활동 교육 교육 기록관리 전문가를 위한 교육 고도의 기록관리 기술적 과정을 수행하기 위 하여 직원 혹은 잠재적 고용자를 위한 교육 실시 활동 조직의 직원 오리엔테이션 프로그램과 문서화 로 통합, 강의실 교육, 현장 교육 및 지도, 브 리핑 회의나 세미나, 소책자, 컴퓨터 기반의 프리젠테이션, 직접 개발하거나 개설된 강좌를 수강하는 것 등으로 제공될 수 있음 평가 교육 평가와 검토 교육 실시 이후 직원이 기록관리 시스템을 성 공적으로 운용하고 있는가에 근거하여 교육 프로그램을 평가하는 활동 프로그램 평가의 경영진 제출, 참여자의 만족 도 평가, 향후 일정 및 재교육 설계 활동 등이 세부적으로 이루어질 수 있음 - 20 -
공공기록물 관리에 관한 법령 개요 공공기록물법령은 제1부 공공기록물법령과 제2부 기록물관리 유관법령으로 구성 제1부의 공공기록물법령은 공공기록물법령 3단 비교표를 통해 공공기록물 관리에 관한 법률, 시행령, 시행규칙을 비교하고 있으며 대통령기록물 법령에서는 대통령기록물 관리에 관한 법률, 시행령으로 구성 제2부는 공공기관의 정보공개에 관한 법률과 시행령, 전자정부법과 시행령, 행정업무의 효율적 운영에 관한 규정과 시행규칙, 보안업무규정을 포함 내용 총칙에서는 법률, 시행령, 시행규칙의 목적, 적용범위, 정의, 공무원의 의무, 기록물관리의 원칙, 기록물의 전자적 생산과 관리, 전자기록물의 보안관리, 기록물관리 표준화 원칙, 다른 법률과의 관계 등을 다루고 있음 기록물관리기관에서는 각급 기록물관리기관(중앙기록물관리기관, 헌법기록물관리기관, 지방기록물관리기관, 기록관, 특수기록관)의 정의와 역할 규정 국가기록관리위원회의 설치와 역할 정의, 운영, 전문위원회 구성과 운영, 특별위원회 구성과 운영과 운영 지원을 다루고 있음 기록의 생산에서부터 등록, 분류, 편철, 평가 등 기록의 전생에 걸친 기록관리에 대한 내용을 규정 절차 정의 내용은 각급 기록물관리기관 업무지침 등을 통한 분석 과정에서 다루며, 상세 내용은 각급 기록물관리기관 SOP 분석 결과 참고 각급 기록물관리기관의 기능 2) 중앙기록물관리기관 기록물관리에 관한 기본정책 수립 및 제도 개선 기록물관리 표준화 정책 수립 및 기록물관리 표준 개발 운영 기록물관리 및 기록물관리 관련 통계 작성 관리 기록물 전자적 관리체계 구축 및 표준화 기록물관리 방법 및 보존기술 연구 보급 기록물관리 종사자 교육 훈련 기록물관리 지도 감독 및 평가 타기록물관리기관 연계 협조 기록물관리 교류 협력 헌법기관기록물관리기관(국회, 대법원, 헌법재판소, 중앙선거관리위원회) 2) 본 연구는 영구기록물관리기관과 기록관의 기능 분석이 목적이므로 기능이 유사한 지방기록물관리기관과 특수기록관은 따로 분석하지 않음 - 21 -
관할 공공기관 기록물관리에 관한 기본계획 수립 및 시행 관할 공공기관 기록물관리 및 기록물 관리 관련 통계 작성 및 관리 관할 공공기관의 기록물관리에 관한 지도 감독 및 지원 중앙기록물관리기관과의 협조에 의한 기록물상호활용 및 보존의 분담 관할 공공기관의 기록물관리 종사자에 대한 교육 훈련 기록관 해당 공공기관의 기록물관리에 관한 기본계획 수립 및 시행 해당 공공기관의 기록물 수집 관리 및 활용 기록관 설치되지 않은 관할 공공기관 기록물관리 영구기록물관리기관으로의 기록물 이관 해당 공공기관의 기록물에 대한 정보공개 청구 접수 관할 공공기관의 기록물관리에 대한 지도 감독 및 지원 중앙기록물관리기관 기능 분석 중앙기록물 관리기관 기능 분석 검토 자료 중앙기록물관리기관의 기능 분석은 국가기록원에서 현재 수행하는 업무 기능으로 대체함. 국가기록원의 업무 기능을 분석하기 위하여 국가기록원 업무 매뉴얼 (2007)과 국가기록원 백서 (2011), 국가기록원의 처리과별 단위과제를 분석 위의 자료들을 분석한 결과를 토대로 중앙기록물관리기관의 기능을 정의함. 기능은 계층 구조를 고려하여 중기능-소기능-세부기능으로 구분하였으며, 세부기능별 정의를 작성 중앙기록물관리기관 기능 분석 결과 국가기록원의 업무 기능 분석 국가기록원의 업무 매뉴얼에서 정의한 부서별 기능, 국가기록원 백서에서 정의한 부서별 주요 기능, 국가기록원 단위과제를 비교 분석하여, 중앙기록물관리기관이 수행하는 업무 기능을 도출 중앙기록물관리기관의 업무 기능에서 일반적인 기록관리 기능 정의를 위하여, 대통령기록관리 관련 기능은 제외 국가기록원의 구체적인 행사와 관련한 기능은 제외하였음. 예를 들어 기록엑스포 및 개관 행사 등 - 22 -
중앙기록물 관리기관의 업무 기능의 조직화 중앙기록물 관리기관이 수행하는 업무 기능을 업무 수행의 관련성 및 유사성을 기준으로 그룹핑하고, 3레벨의 수준으로 기능분석 결과를 조직화하여 제시 9개 영역의 중기능과 17개의 소기능, 그 하위의 58개의 세부기능으로 정의 정의된 중앙기록물관리기관의 업무기능은 향후 기록관리 기능모형 및 역량 설계에 사용 가능 <표 4> 중앙기록물관리기관의 업무 기능 중기능 소기능 세부기능 정의 기록관리 기본 계획 수립 기록물 생산, 관리 등에 관한 정책이나 계획을 수립 기록관리 발전 계획 추진 기록물 관리의 중장기 발전 계획을 수립하고 추진, 시행 전략 기획 정책기획 기록관 특수기록관 지방기록물관리기관 의 설치 운영 지원 기록관, 특수기록관, 지방기록물관리기관의 설치를 지원하기 위한 인프라를 구축하고 지원하며, 운영을 지원하기 위한 제도 정비 관리 행정지원 기록관리 업무 수행을 추진하기 위한 행정 지원 업무 수행 기록관리 국가표준 제 개정 국제 표준에 부합하는 기록관리 표준 개발 표준관리 기록관리 표준 및 매뉴얼 개발 국제표준 및 공공기록물관리법령에 부합한 기록관리 표준 개발을 통해 국가기록의 효율적, 통합적 관리체계 구현 표준관련 위원회 운영 표준화 계획 등의 타당성 등에 관한 자문을 제공하도록 자문위원회를 구성 운영 기록관리 법령 개정 및 운용 기록물 생산 및 관리에 관한 법령을 제정, 개정하고 제도 확립 제도관리 국가기록관리위원회 관리 기록관리혁신의 지속적 추진을 위한 민관협 력체계 구축 및 외부전문가의 기록관리정책 심의 기록관리 프로세스 개선 운영 효율적이고 체계적인 기록관리 절차 수립을 위한 국가기록관리 체계 개선 홍보 마케팅 홍보 기획 수립 및 시행 기록물관리기관의 이미지 제고와 위상강화 를 위한 홍보활동 및 마케팅 전략 수행 - 23 -
중기능 소기능 세부기능 정의 전략 기획 홍보 마케팅 전시 및 방문견학 프로그램 운영 홍보물 제작 및 발간 배포 기록물의 기획 전시 관리 방문, 견학, 체험 프로그램 운영 이용자 계층 분석을 통한 적합한 홍보 전략 에 따른 홍보물 제작 발간 배포 모니터링 평가 지도 평가지표 개발 운영 감사, 평가, 포상, 지도, 감독 기록관리 기관에 대한 객관적인 평가 목표, 지표를 개발하여 운영 각급기관 기록물관리현황에 대한 체계적 지도 감독 및 평가, 포상 체계 운영 교육 훈련 기본계획 수립 시행 기록관리 교육 훈련 업무의 추진 교육 연구 교육 훈련 교육과정 개설 운영 전문인력 양성 및 전문 강화 교육 훈련을 위한 교육과정을 개설하고 운영 교육훈련 프로그램 및 교재 개발 국제 경쟁력을 갖추도록 교육훈련에 필요한 프로그램 및 교재를 개발 네트워크 협 력 국내 유관기관 협력 국제 교류 협력 기록물 관리 활용 협력 체계 구축을 위한 기관간 네트워크 형성 국제 학술회의 참석 및 개최, 협력체계 구축 등 연구기획 국내외 학술행사 개최 학술행사 개최 등 학술 연구 기획 연구자 서비스 개발 및 시행 연구자에게 적합한 기록물 콘텐츠 제공 및 이용자 관리 전략 수립 생산현황 보유현황 관리 기록물의 원활한 수집 및 이관을 위한 전년도 기록물의 생산현황통보 취합 관리 수집정책 기획 및 추진 국가기록의 수집 정책에 대한 계획 수립 및 추진 수집 평가 수집기획 기록물 분류기준표 및 기록관리기준표 운영 기록관 기록물 이관 관리 업무에 기반한 기록관리 체계 구축을 위한 기록물분류기준표 및 기록관리기준표 작성 지원 공공기관 기록물중 보존기간이 30년 이상으로 분류된 기록물의 영구기록물관리기관으로의 이관 정부간행물 시청각기 록 회의록 조사연구 보고서 행정박물 등 수집 관리 각 기관에서 발간하는 간행물 수집 관리 회의록, 조사연구보고서 등의 수집 관리 주요 시청각기록 수집 관리 주요 행정박물 수집 관리 - 24 -
중기능 소기능 세부기능 정의 특수기록관의 생산현황 관리 기록물의 원활한 수집 및 이관을 위한 전년 도 기록물의 생산현황통보 취합 관리 특수기록관 기록의 이관 관리 특수기록관 소장 기록물의 이관 관리 비밀기록의 수집 관리 각급기관 비밀기록물 관리 체계 확립을 통한 수집 관리 수집 평가 특수 비밀기 록관리 한시 폐지기관 기록의 수집 관리 국가지정기록물 관리 한시(폐지)기관 기록물의 체계적 수집관리 민간에 산재해있는 국가적 중요 민간기록물의 훼손 및 소실 방지를 위해 국가기록물로 지정하여 공적관리 강화 민간 기록의 수집 기획 및 추진 민간기록물을 체계적으로 수집하고 DB 구축을 통한 대국민 서비스 시행 해외 기록의 수집 관리 해외 소재 한국관련 기록물을 체계적으로 수집하고, 해외 기록문화유산에 대한 국가적 관리기반 마련 평가 기록의 평가 재분류 폐기 절차 관리 기록물평가심의회 운영 기록물의 보존기간 재평가 및 폐기 업무 관리 특별 보존대상 기록물의 선정, 생산 보유 기 록물의 평가 및 폐기 등에 관한 사항을 심의 의결 기록의 기술정책 운영 기술표준규칙의 제정 기록 조직 기술 소장 기록의 정리기술 기술표준규칙에 따라 소장 기록물의 정리 및 기술 검색도구의 구축 및 운영 기록물 검색어 관리, 생산기관연혁 구축을 통한 기록물 기술 및 검색의 효율성 제고 보존관리 정책 기획 기록물의 안전한 관리를 위한 보존시설의 환경 및 인프라 기준 수립, 각급 기관 지원 방안 수립 보존 보존관리 보존 환경 점검 관리 기록물의 정수점검, 서고 시설 환경 점검 서고배치 및 기록물 반 출입 관리 국가기록물의 안전한 보존을 위한 서고 및 서가 지정 배치 기록물 내부 열람 및 기록물 정리작업과 외부 대여를 위한 기록물 반출 반입의 체계 적 관리 - 25 -
중기능 소기능 세부기능 정의 상태 평가 및 보존환경 평가 기록물에 대한 정확한 재질상태 및 훼손상 태평가로 각 기록물의 물리적 상태에 대한 세밀한 기초자료를 구축하여, 훼손기록물의 보존관리 보존 보존복원 복원 복제 마이크로 필름 디지털화 운영 매체 변환 및 보존을 위한 효율적 관리 마이크로필름 기록의 효율적인 촬영 및 복제관리 중요 기록물의 매체 보존을 통한 원본대체 보존 및 기록정보 대국민 서비스 제공을 위한 디지털화 운영 보존 매체 관리 및 인증제도 운영 보존 매체 및 전자기록 포맷의 변환, 보존 매체의 인증제도 관리 유형별 보존복원기술 연구 훼손기록물에 대한 복원 복제처리 탈산, 소독, 제본 등의 효율적 관리 보안관리 계획 수립 시행 기록물 및 서고의 보안체계 강화를 지원하기 위한 업무 수행 비상 보안 재난대비 계획 수립 시행 자연 인위적 재해로부터 기록물을 안전하게 보호하기 위한 비상계획(재난대비책)을 수립 시행 정보화 기획 기록물의 전자적 관리 체계 구축, 발전 계 획 수립 및 시행 정보화 정보시스템 전자기록물 관리 체계 구축 기록의 진본성, 무결성, 신뢰성, 이용가능성을 보장할 수 있는 전자기록물 관리 체계 연구 및 구축 기록관리시스템 개발 운영 확산 보급 기록물을 기록물관리전산시스템으로 구축 운영 할 수 있는 기록관리시스템의 개발, 운영, 확산 보급 시행 기록 열람 서비스 기록정보에 대한 신속 정확한 서비스 제공 으로 국민의 알권리 보장 공개관리 공개서비스 공개 재분류, 비밀 기록의 해제 및 재분류 비공개 기록물 재분류, 비밀기록의 해제 및 재분류를 통한 기록물의 공개범위 확대 및 국민의 알권리 보장 비공개 기준 수립 비공개 세부기준 수립 - 26 -
중기능 소기능 세부기능 정의 공개관리 공개서비스 기록물공개심의회 운영 관리 편찬 기획 시행 30년경과 비공개기록물 공개 심의, 비공개 기록물 재분류 및 비밀기록물 해제 심의, 비공개기간 연장 요청 심의, 비공개기록의 제한적 열람청구에 대한 공개여부 결정 및 재심의, 공개제도 운영 관련 사한 심의 등의 기록물공개심의회 운영 소장 기록물을 역사자료로 편찬 제공하여 근현대사 연구 활성화 및 정보자원화 도모 서비스 편찬기획 콘텐츠개발 콘텐츠 개발 기획 시행 기록물의 정보 콘텐츠를 구성하여 제공 기록의 활용 및 확산 기획 시행 공공기록물의 온라인서비스 구축으로 국가 기록에 편리하게 접근할 수 있는 체계 구축 비교적 상세히 업무 기능이 제시되어 있음 모니터링 기능의 강화가 요구되며, 중앙기록물관리기관으로서 관할 기록관의 지원을 위한 체계적인 교육훈련 기능 및 지원 기능의 명시가 필요 기록관리 핵심영역인 평가, 수집, 기술과 같은 기능에 대한 상세한 기능 분해가 필요 영구기록물관리기관 기능분석 2008년 영구기록물관리기관 표준운영절차 개요 2008년 영구기록물관리기관 표준운영절차는 영구기록물관리기관에서 기록물 관리를 위해 수행해야 하는 기능에 대하여 최선의 실무수행을 위한 운영절차 규정을 목적 표준전문위원회 및 국가기록관리위원회의 심의를 거쳐 제정한 공공 표준 공공기록물관리에 관한 법률 에 따라 설치 운영하여야 하는 영구기록물관리기관에 적용 법률적 근거 공공기록물 관리에 관한 법률 제9조(중앙기록물관리기관) 공공기록물 관리에 관한 법률 제10조(헌법기관기록물관리기관) 공공기록물 관리에 관한 법률 제11조(지방기록물관리기관) - 27 -
표준운영절차 구성 기록물 수집 관리, 기록물 평가분류 기술, 기록물 보존관리, 전자기록관리 및 전산화, 기록정보서비스, 기록물관리 교육훈련 및 지도 감독 등 총 6개로 구분 2008년도에 작성된 표준이기 때문에, 현재 영구기록물관리기관에 해당하는 기관의 실제 운영 및 기능과 차이가 있을 수 있음 영구기록물관리기관 업무 기능 분석 <표 5> 영구기록물관리기관의 업무 기능 중기능 소기능 세부기능 정의 전략 기획 홍보 마케팅 홍보 기획 수립 및 시행 기록물관리기관의 이미지 제고와 위상강화를 위한 홍보활동 및 마케팅 전략 수행 전시 프로그램 운영 기록물의 기획 전시 관리 교육 연구 교육 훈련 교육 훈련 기본계획 수립 시행 생산현황 보유현황 관리 수집정책 기획 및 추진 기록관리 교육 훈련 업무의 추진 기록물의 원활한 수집 및 이관을 위한 전년도 기록물의 생산현황통보 취합 관리 기록의 수집 정책에 대한 계획 수립 및 추진 수집 평가 수집기획 기록관 기록물 이관 관리 기록물중 보존기간이 30년 이상으로 분류된 기록물의 영구기록물관리기관으로의 이관 간행물 시청각기록 회의록 조사연구보고 서 행정박물 등 수집 관리 간행물 생산현황 관리, 수집기획 및 추진 회의록, 조사연구보고서 등의 수집 관리 주요 시청각기록 수집 관리 주요 행정박물 수집 관리 특수 비밀기 록관리 비밀기록의 수집 관리 민간 기록의 수집 기획 및 추진 비밀기록물 관리 체계 확립을 통한 수집 관리 민간기록물을 체계적으로 수집 평가 기록의 평가 재분류 폐기 절차 관리 기록물의 보존기간 재평가 및 폐기 업무 관리 기록물평가심의회 운영 보존대상 기록물의 선정, 생산 보유 기록물의 평가 및 폐기 등에 관한 사항을 심의 의결 기록 조직 기술 소장 기록의 정리기술 기술표준규칙에 따라 소장 기록물의 정리 및 기술 - 28 -
중기능 소기능 세부기능 정의 기록 조직 기술 검색도구의 구축 및 운영 기록물 검색어 관리, 생산기관연혁 구축을 통한 기록물 기술 및 검색의 효율성 제고 보존관리 정책 기획 기록물의 안전한 관리를 위한 보존시설의 환경 및 인프라 기준 수립 보존 환경 점검 관리 기록물의 정수점검, 서고 시설 환경 점검 보존 보존관리 서고배치 및 기록물 반 출입 관리 기록물의 안전한 보존을 위한 서고 및 서가 지정 배치 기록물 내부 열람 및 기록물 정리작업과 외부 대여를 위한 기록물 반출 반입의 체계적 관리 상태 평가 및 보존환경 평가 기록물에 대한 정확한 재질상태 및 훼손상 태평가로 각 기록물의 물리적 상태에 대한 세밀한 기초자료를 구축하여, 훼손기록물의 보존관리 보존복원 복원 복제 마이크로 필름 디지털화 운영 매체 변환 및 보존을 위한 효율적 관리 마이크로필름 기록의 효율적인 촬영 및 복제관리 중요 기록물의 매체 보존을 통한 원본대체 보존 및 기록정보 대국민 서비스 제공을 위 한 디지털화 운영 유형별 보존복원기술 연구 훼손기록물에 대한 복원 복제처리 탈산, 소독, 제본 등의 효율적 관리 정보화 기획 기록물의 전자적 관리 체계 구축, 발전 계획 수립 및 시행 정보화 정보시스템 전자기록물 관리 체계 구축 기록의 진본성, 무결성, 신뢰성, 이용가능성을 보장할 수 있는 전자기록물 관리 체계 연구 및 구축 기록관리시스템 개발 운영 확산 보급 기록물을 기록물관리전산시스템으로 구축 운영 할 수 있는 기록관리시스템의 개발, 운영, 확산 보급 시행 기록 열람 서비스 기록정보에 대한 신속 정확한 서비스 제공 으로 국민의 알권리 보장 공개관리 공개서비스 공개 재분류, 비밀 기록의 해제 및 재분류 비공개 기록물 재분류, 비밀기록의 해제 및 재분류를 통한 기록물의 공개범위 확대 및 국민의 알권리 보장 - 29 -
중기능 소기능 세부기능 정의 비공개 기준 수립 비공개 세부기준 수립 공개관리 공개서비스 기록물공개심의회 운영 관리 30년경과 비공개기록물 공개 심의, 비공개 기록물 재분류 및 비밀기록물 해제 심의, 비공개기간 연장 요청 심의, 비공개기록의 제한적 열람청구에 대한 공개여부 결정 및 재심의, 공개제도 운영 관련 사한 심의 등 의 기록물공개심의회 운영 서비스 편찬기획 콘 텐츠개발 기록의 활용 및 확산 기획 시행 공공기록물의 온라인서비스 구축으로 국가 기록에 편리하게 접근할 수 있는 체계 구축 영구기록물관리기관 표준운영절차를 중심으로 업무 기능 분석 영구기록물관리기관의 운영을 위한 전체적인 전략과 기획의 기능이 미흡 재난 및 보안대책 관련 기능이 없음 정보서비스 기능이 현실을 반영하여 재작성 될 필요 각 기능에 대한 모니터링 필요 기록관 기능 분석 2012년 기록관 표준운영절차 개요 공공기록물 관리에 관한 법률 에 따라 공공기관의 기록물관리기관(기록관 특수기록관)에서 수행하여야 하는 기록관리 업무 절차와 내용을 제시하기 위하여 제정 기록관리 표준전문위원회와 국가기록관리위원회의 심의를 거쳐 제정되었으며 국가기록원이 유지 및 관리 기록물의 체계적인 관리 및 보존과 활용을 위하여 공공기록물 관리에 관한 법률 에 따라 설치된 기록관(특수기록관을 포함한다)의 업무처리 절차를 규정 법률적 근거 공공기록물 관리에 관한 법률 제13조(기록관) 제14조(특수기록관) 공공기록물 관리에 관한 법률 시행령 제10조(기록관의 설치) 제11조 (특수기록관의 설치) 공공기록물 관리에 관한 법률 시행규칙 제2조(기록관 설치기준 및 관리기준) 공공기관의 정보공개에 관한 법률 제12조(정보공개심의회) 공공기관의 정보공개에 관한 법률 시행령 제11조(정보공개심의회) - 30 -
표준운영절차 구성 기록관 운영 및 업무계획, 기준관리, 기록물 정리 및 인수, 처분, 보존, 정보서비스 등 6개로 구분하여 구성 2009년 제정된 표준을 2012년 개정한 것으로 기록관에서 최소한으로 필요한 기능들로 구성 기록관 업무 기능분석 <표 6> 기록관 업무 기능 중기능 소기능 세부기능 정의 모니터링 평가 지도 점검 감독 기록관리 업무 주기적 점검 기록관리 정책 준수 보장 교육 연구 교육 훈련 교육 훈련 기본계획 수립 시행 생산현황 보유현황 관리 기록관리 교육 훈련 업무의 추진 기록물의 원활한 수집 및 이관을 위한 전년도 기록물의 생산현황통보 취합 관리 수집정책 기획 및 추진 국가기록의 수집 정책에 대한 계획 수립 및 추진 수집 평가 수집기획 기록물 분류기준표 및 기록관리기준표 운영 업무에 기반한 기록관리 체계 구축을 위한 기록물분류기준표 및 기록관리기준표 작성 지원 기록관 기록물 이관 관리 기록물중 보존기간이 30년 이상으로 분류된 기록물의 영구기록물관리기관으로의 이관 평가 기록의 평가 재분류 폐기 절차 관리 기록물의 보존기간 재평가 및 폐기 업무 관리 기록물평가심의회 운영 보존대상 기록물의 선정, 생산 보유 기록물의 평가 및 폐기 등에 관한 사항을 심의 의결 보존관리 정책 기획 기록물의 안전한 관리를 위한 보존시설의 환경 및 인프라 기준 수립 보존 환경 점검 관리 기록물의 정수점검, 서고 시설 환경 점검 보존 보존관리 서고배치 및 기록물 반 출입 관리 기록물의 안전한 보존을 위한 서고 및 서가 지정 배치 기록물 내부 열람 및 기록물 정리작업과 외 부 대여를 위한 기록물 반출 반입의 체계적 관리 - 31 -
중기능 소기능 세부기능 정의 상태 평가 및 보존환경 평가 기록물에 대한 정확한 재질상태 및 훼손상 태평가로 각 기록물의 물리적 상태에 대한 세밀한 기초자료를 구축하여, 훼손기록물의 보존관리 보존 보존복원 복원 복제 마이크로 필름 디지털화 운영 매체 변환 및 보존을 위한 효율적 관리 마이크로필름 기록의 효율적인 촬영 및 복 제관리 중요 기록물의 매체 보존을 통한 원본대체 보존 및 기록정보 대국민 서비스 제공을 위 한 디지털화 운영 보안관리 계획 수립 시행 기록물 및 서고의 보안체계 강화를 지원하기 위한 업무 수행 비상 보안 재난대비 계획 수립 시행 자연 인위적 재해로부터 기록물을 안전하게 보호하기 위한 비상계획(재난대비책)을 수립 시행 정보화 기획 기록물의 전자적 관리 체계 구축, 발전 계획 수립 및 시행 정보화 정보시스템 전자기록물 관리 체계 구축 기록의 진본성, 무결성, 신뢰성, 이용가능성 을 보장할 수 있는 전자기록물 관리 체계 연구 및 구축 기록 열람 서비스 기록정보에 대한 신속 정확한 서비스 제공 으로 국민의 알권리 보장 공개관리 공개서비스 공개 재분류, 비밀 기록의 해제 및 재분류 비공개 기록물 재분류, 비밀기록의 해제 및 재분류를 통한 기록물의 공개범위 확대 및 국민의 알권리 보장 비공개 기준 수립 비공개 세부기준 수립 서비스 편찬기획 콘 텐츠개발 기록의 활용 및 확산 기획 시행 공공기록물의 온라인서비스 구축으로 국가 기록에 편리하게 접근할 수 있는 체계 구축 기록관 업무의 최소한을 정의한 것으로, 기록관의 기록물관리 전문요원의 실제 업무를 모두 반영하지 못함 연계 표준 확인을 통해 기록관 기능에 대해 좀 더 상세히 할 필요 기록관 운영을 위한 기록물관리 계획 수립이나 정책 수립의 부재 - 32 -
정부산하공공기관 기능 분석 2012년도 정부산하공공기관 기록물관리 지침 개요 공공기록물 관리에 관한 법률 (이하 공공기록물법 ) 시행령 제3조에 의한 공공기관(이하 정부산하공공기관 ) 처리과 및 기록관의 기록물관리담당자에게 기록물관리 실무지침 제공 및 해당 기관의 체계적이고 안전한 공공기록물 보존, 관리를 위해 개발 국가기관, 지방자치단체 외 공공기록물법 시행령 제3조에서 규정하는 대통령령이 정하는 기관으로 공공기록물을 생산하는 공공기관에 적용 공공기관의 운영에 관한 법률 제4조에 따른 기관 지방공기업법 에 따른 지방공사 및 지방공단 특별법에 의하여 설립된 법인 ( 지방문화원진흥원법 의 문화원, 특별법에 의해 설립된 조합 협회 제외) 초 중등교육법 및 고등교육법, 그 밖에 다른 법률에 따라 설립된 각급 학교 정부산하공공기관 업무기능 분석 <표 7> 정부산하공공기관 업무 기능 정의 소기능 중기능 세부기능 정의 전략 기획 기획 제도 계획 수립 기록물관리기관 운영 정책 수립 지도 감독 계획 처리과 기록물 정리사항 현황 조사 모니터링 지도 감독 지도 감독 수행 처리과 기록물관리 실태 지도 점검 처리과 기록물 정리사항 지도 감독 결과 보고 및 조치 교육 연구 교육 훈련 교육훈련 계획 교육과정 개설 및 운영 교육 수요조사 실시 교육훈련 기본계획 수립 교육과정 개설 기록물관리 교육과정 운영 수집정책 기획 수집정책 기획 수집정책 기획(기본인수계획 수립) 수집 평가 수집 생산 보유현황 관리 기록물 생산현황 확인 접수 및 취합 국가기록원으로 기록물 생산현황 보고 (직접관리기관) 평가 수집에 따른 이관 물리적 보관권 취득 및 기록 통제 (인벤토리 및 이관목록 작성) - 33 -
소기능 중기능 세부기능 정의 수집 평가 평가 수집에 따른 이관 처리과에 이관대상기록물 및 이관일 통보 이관기록물 목록 및 실물대조, 품질검사 기록관 인수 평가 지침 및 기준 개발 기록물분류기준표 반영 사항 확인 및 지속 변경 관리 기록관리기준표 계획 및 책정 기록관리기준표 고시 국가기록원으로 기록관리기준표 검토 요청 (직접관리기관) 기록관리시스템에 국가기록원 확인사항 반영 (직접관리기관) 평가 수행 생산기관 의견 조회 평가검토서 작성 기록물평가심의회 구성 운영 평가전문가의 구성 기록물의 보존가치 평가 평가 보고서의 다큐멘테이션 처분 폐기 폐기 방법 결정 폐기 결과 다큐멘테이션 준영구이상 기록물 폐기 시 국가기록원에 심의 의뢰(직접관리기관) 이관 (국가기록원에)기록물 이관 요청 기록 조직 정리 기록물의 조직화 정리 계획의 수립 기록물의 조직화 보존 보존 복원 서고관리 보존매체관리 기록물 점검 마이크로필름화 관리 중요기록의 디지털화 관리 기록물 위치정보 관리 정수점검 보안 평가 기존 체제와 절차 점검 결함 및 필요사항 결정 보안 체제 구축 분야별 보안관리 세부계획 수립 비상 보안 계획 비상 재난 대비 체제 구축 비상 재난 대비 기본 및 세부 실천계획 수립 비상 재난 대비 체제 운영 재난대비 실제 훈련계획 및 시행 공개 관리 공개여부 관리 비공개대상정보 세부기준 관리 업무담당자 의견 조회 공개대상정보 확정 및 공표 - 34 -
소기능 중기능 세부기능 정의 공개 관리 공개여부 관리 비공개대상정보 세부기준 관리 공개결정 기록물 목록 게시 공개재분류 기록물 대국민 서비스 실시 정보공개 사전공표 정보 관리 공표대상 정보 선정 서비스 기획 열람 및 대출 정책 수립 열람 및 대출 정책 공지 서비스 정보서비스 서비스 제공 열람신청서 등 필요서식 작성 및 제공 신청서 접수 공개여부 결정 및 통지 열람 제공 처리과 기록관리 기능분석은 제외. 처리과에서 수행하는 기록관리 기능은 전문요원이 수행해야 할 대상이 아니므로 본 연구에서 제외 3.1.3. 기록관리 기능 모형 기록관리 기능 모형 제안 각급기관 기능 분해 결과 기록관리 기능모형으로 개발한 기능 영역별로, SOP 상의 각급 기록관리 기능을 분해한 결과는 <표 8>과 같음 기능과 하위기능 하위에 각급 기록물관리기관에서 정의한 세부기능을 매칭 기능 하위기능 세부기능 전략 기획 기획 제도 운영 위원회 운영 홍보 마케팅 <표 8> 각급기관 기능 분해 결과 기록관리 기본 계획 수립, 기록관리 발전계획 추진, 기록관 특 수기록관 지방기록물관리기관의 설치 운영 지원, 행정지원 (중 앙기록물관리기관) 계획 수립(기록관) 기록관리 국가표준 제 개정, 기록관리 표준 및 매뉴얼 개발, 표준관련 위원회 운영, 기록관리 법령 개정 및 운용, 기록관리 프로세스 개선 운영(중앙기록물관리기관) 국가기록관리위원회 관리(중앙기록물관리기관) 홍보 기획 수립 및 시행, 전시 및 방문견학 프로그램 운영, 홍 보물 제작 및 발간 배포(중앙기록물관리기관) 홍보 기획 수립 및 시행(영구기록물관리기관) - 35 -
기능 하위기능 세부기능 모니터링 평가 감사 평가지표 개발 운영, 감사, 평가, 포상(중앙기록물관리기관) 지도 감독 지도 감독(중앙기록물관리기관) 감독(기록관) 지도 감독 계획, 지도 감독 수행(정부산하공공기관) 실태점검 점검(기록관) 교육 연구 교육 교육 훈련 기본계획 수립 시행, 교육과정 개설 운영, 교육훈련 프로그램 및 교재 개발(중앙기록물관리기관) 교육 훈련 기본계획 수립 시행(영구기록물관리기관) 교육 훈련 기본계획 수립 시행(기록관) 교육훈련 계획, 교육과정 개설 및 운영(정부산하공공기관) 네트워크 국내 유관기관 협력, 국제 교류 협력(중앙기록물관리기관) 연구 국내외 학술행사 개최, 연구자 서비스 개발 및 시행(중앙기록 물관리기관) 수집 평가 수집계획 생산현황 보유현황 관리, 수집정책 기획 및 추진, 기록물 분류 기준표 및 기록관리기준표 운영(중앙기록물관리기관) 생산현황 보유현황 관리, 수집정책 기획 및 추진(영구기록물관 리기관) 생산현황 보유현황 관리, 수집정책 기획 및 추진, 기록물 분류 기준표 및 기록관리기준표 운영 (기록관) 수집정책 기획, 생산 보유현황 관리 (정부산하공공기관) 수집, 인수 기록관 기록물 이관 관리, 정부간행물 시청각기록 회의록 조사 연구보고서 행정박물 등 수집 관리(중앙기록물관리기관) 기록관 기록물 이관 관리(영구기록물관리기관) 기록관 기록물 이관 관리(기록관) 수집에 따른 이관(정부산하공공기관) 평가, 처분 기록의 평가 재분류 폐기 절차 관리, 기록물평가심의회 운영 (중앙기록물관리기관) 기록의 평가 재분류 폐기 절차 관리, 기록물평가심의회 운영 (영구기록물관리기관) 기록의 평가 재분류 폐기 절차 관리, 기록물평가심의회 운영 (기록관) 평가 지침 및 기준 개발, 평가 수행, 기록물평가심의회 구성, 운영, 폐기, 이관(정부산하공공기관) 특수기록관리 특수기록관의 생산현황 관리, 특수기록관 기록의 이관 관리, 비밀기록의 수집 관리, 한시 폐지기관 기록의 수집 관리, 국가 지정기록물 관리, 민간 기록의 수집 기획 및 추진, 해외 기록 의 수집 관리(중앙기록물관리기관) 간행물 시청각기록 회의록 조사연구보고서 행정박물 등 수집 관리, 민간 기록의 수집 기획 및 추진(영구기록물관리기관) - 36 -
기능 하위기능 세부기능 기록조직 보존 정보화 정리 기술 보존관리 보존복원 비상보안 서고관리 시스템관리 전자기록 소장 기록의 정리기술, 검색도구의 구축 및 운영(중앙기록물관 리기관) 소장 기록의 정리기술, 검색도구의 구축 및 운영(영구기록물관 리기관) 기록물의 조직화(정부산하공공기관) 기록의 기술정책 운영(중앙기록물관리기관) 보존관리 정책 기획, 보존 환경 점검 관리(중앙기록물관리기 관) 보존관리 정책 기획, 보존 환경 점검 관리(영구기록물관리기 관) 보존관리 정책 기획, 보존 환경 점검 관리(기록관) 상태 평가 및 보존환경 평가, 복원 복제 마이크로필름 디지털 화 운영, 보존 매체 관리 및 인증제도 운영, 유형별 보존복원 기술 연구(중앙기록물관리기관) 상태 평가 및 보존환경 평가, 복원 복제 마이크로필름 디지털 화 운영, 유형별 보존복원기술 연구(영구기록물관리기관) 상태 평가 및 보존환경 평가, 복원 복제 마이크로필름 디지털 화 운영(기록관) 보존매체관리(정부산하공공기관) 보안관리 계획 수립 시행, 재난대비 계획 수립 시행(중앙기록 물관리기관) 보안관리 계획 수립 시행, 재난대비 계획 수립 시행(기록관) 보안평가, 보안체체 구축, 비상 재난 대비 체제 구축, 비상 재 난 대비 체제 운영(정부산하공공기관) 서고배치 및 기록물 반 출입 관리(중앙기록물관리기관) 서고배치 및 기록물 반 출입 관리(영구기록물관리기관) 서고배치 및 기록물 반 출입 관리(기록관) 기록물 점검(정부산하공공기관) 정보화 기획, 기록관리시스템 개발 운영 확산 보급(중앙기록물 관리기관) 정보화 기획, 기록관리시스템 개발 운영 확산 보급(영구기록물 관리기관) 정보화 기획(기록관) 전자기록물 관리 체계 구축(중앙기록물관리기관) 전자기록물 관리 체계 구축(영구기록물관리기관) 전자기록물 관리 체계 구축(기록관) - 37 -
기능 하위기능 세부기능 공개관리 서비스 공개재분류 정보공개 비밀기록관리 정보서비스 열람서비스 편찬기획 콘텐츠 개발 전시 공개 재분류, 기록물공개심의회 운영 관리(중앙기록물관리기관) 공개 재분류, 기록물공개심의회 운영 관리(영구기록물관리기관) 공개 재분류(기록관) 비공개 기준 수립(중앙기록물관리기관) 비공개 기준 수립(영구기록물관리기관) 비공개 기준 수립(기록관) 비공개대상정보 세부기준 관리, 사전공표 정보 관리 (정부산하공공기관) 비밀 기록의 해제 및 재분류(중앙기록물관리기관) 비밀기록의 수집 관리(영구기록물관리기관) 비밀기록의 해제 및 재분류(기록관) 기록의 활용 및 확산 기획 시행(중앙기록물관리기관) 기록의 활용 및 확산 기획 시행(영구기록물관리기관) 기록의 활용 및 확산 기획 시행(기록관) 기록 열람 서비스(중앙기록물관리기관) 기록 열람 서비스(영구기록물관리기관) 기록 열람 서비스(기록관) 서비스 기획, 서비스 제공(정부산하공공기관) 편찬 기획 시행(중앙기록물관리기관) 콘텐츠 개발 기획 시행(중앙기록물관리기관) 전시 프로그램 운영(영구기록물관리기관) - 38 -
기록관리 기능 모형 표준, 법령, 표준운영절차 등의 기능 분해 결과를 바탕으로 기록관리 9개 기능 영역과 하위 기능 설정 <표 9> 기록관리 기능 모형 전략 기획 기능 기획 제도 지원 컨설팅 자원관리 홍보 모니터링 기능 생산현황관리 업무수행평가 지도 감독 이용자 고객 모니터링 교육 연구 기능 연구 연구 지원 교육 훈련 수집 평가 기능 수집계획 수집 평가 처분 기록조직 기능 분류체계 설계 및 운영 정리 기술 메타데이터개발및실행관리 공개관리 기능 공개여부관리 정보공개 비밀기록 공개관리 보존 기능 보존 복원 서고관리 비상 보안 계획 정보화 제도적 인프라 구축 전자기록 관리 시스템 개발 서비스 기능 정보서비스 전시 견학 편찬 기획 기록콘텐츠 개발 - 39 -
기록관리 기능모형 구조 기능모형 구조 기록관리 업무 기능 분석을 통해 도출된 기록관리 기능 모형의 기능과 하위기능이 기준 하위기능의 세부요소에는 실제 기능을 수행하는 업무 행위인 직무와 직무기술을 정의 직무 단위로 기록관리 업무 수행 기관을 구분하여 제시 기능모형 활용 기능-하위기능-직무를 분해하여 정의함으로써, 기능에 따른 직무를 이해하도록 함 기록관리 기능모형은 이후의 양성과정 모형 개발 및 시험 출제 지침에 활용 가능 기록관리 기능분석 결과를 기반으로 역량과 지식을 도출 기능, 역량, 지식과의 연계를 통하여 양성과정 모형 및 시험 출제 지침 제안 전략 기획 기능 개요 기록물관리기관을 안정적으로 운영하고 관리하기 위해 기록물관리기관 전체 수준에서 주요 전략을 기획하고 하위기능단위의 운영을 지원 구성 제도 기획 기록물관리기관 발전 전략을 연구하고 기획하며 이에 따라 기록관리 중장기 단기 계획 수립 및 기록물관리기관 전략과 정책을 기획하고 이에 따른 사업 구상 및 사업 계획 수립 핵심 목적 및 목표 설정 : 조직의 기본적 업무 확인, 조직의 핵심 기능 확정, 전략적 이슈의 확인(영구기록물관리기관 기록관 공통 업무) 계획 수립 : 기록물관리기관 운영 정책 수립, 기록물관리 중장기 발전계획 수립, 연간계획 수립 및 편람 작성, 기록물관리 관련 통계 작성 및 관리, 관련 기관과의 협력 업무(영구기록물관리기관 기록관 공통 업무) 기록관리 법률 및 조례 제 개정 : 기록관리 관련 법률과 조례 제 개정 방침 결정, 초안 작성, 심사 및 심의, 국회 및 의회 의결, 공포 시행 (영구기록물관리기관) 법무 : 제도 질의 회신 및 유권 해석, 법률 자문, 계약 자문, 법률 리스크 - 40 -
관리, 지적재산권 관리, 소송업무(영구기록물관리기관 기록관 공통 업무) 기록관리 국가 표준 제 개정 : 표준화 과제 제안, 타당성 검토, 선정 및 계획 수립, 초안 작성, 의견 수렴 및 심의, 확정 고시(영구기록물관리기관) 기록관리 표준 개발 : 표준화 과제 제안, 타당성 검토, 선정 및 계획 수립, 의견 수렴 및 심의, 확정(영구기록물관리기관) 기록관리 지침 매뉴얼 개발 : 매뉴얼 과제 제안, 타당성 검토, 선정 및 계획 수립, 의견 수렴 및 심의, 확정(영구기록물관리기관 기록관 공통 업무) 지원 컨설팅 기록물관리기관에서 각각의 업무를 수행하는데 공통적으로 필요한 기능 및 운영에 대한 지원과 관리 수행 기록관 설치 운영 : 전담부서 설치 및 유사업무 통폐합 (영구기록물관리기관 기록관 공통 업무) 기록관 전문인력 배치 : 전문인력 수료 조사, 전문인력 수급 계획, 전문인력 배치(영구기록물관리기관) 기록관 시설 장비 확보 운영 : 기록관 시설 장비 기준 마련, 기록관 시설 장비 인프라 구축 계획(영구기록물관리기관 기록관 공통 업무) 비전문가에 대한 지원 : 비전문가 정의, 비전문가 요구사항 분석, 비전문가 요구사항 대응(영구기록물관리기관 기록관 공통 업무) 자원관리 기록물관리기관의 기능을 수행하는데 필요한 각종 자원에 대한 지원 및 관리 수행 연간 필요 자원 파악 : 전년도 투입된 자원 파악, 당해 연도 투입 예상 자원 선정, 전년도 대비 필요자원 증감현황 및 증감요인 파악, 자원관리 세부기능별 투입자원 증감 조정(영구기록물관리기관 기록관 공통 업무) 인력운용계획 : 소속 및 인원구성, 주요업무 규정 및 업무분장, 세부업무분장 규정, 세부기능별 투입 인력자원 예상량 작성, 인력운용 계획 수립 (영구기록물관리기관 기록관 공통 업무) 예산운용계획 : 세부기능별 투입 재정자원 예상량 작성, 예산운용 계획 수립 (영구기록물관리기관 기록관 공통 업무) 홍보 기록물관리기관의 계획 활동뿐만 아니라 기관이 소장한 기록물과 이에 대한 정보를 통하여 기관의 이용자와 미래의 이용자의 이해 또는 신뢰감을 높이는 활동 홍보 마케팅 전략 계획 : 마케팅 전략, 조직의 고객 공급자 경쟁자 정의 (영구기록물관리기관 기록관 공통 업무) - 41 -
고객관리 : 이용자 집단과의 네트워크, 언론 홍보 및 대응, 온라인 홍보, 홍보물 제작 발간 배포(영구기록물관리기관 기록관 공통 업무) 모니터링 개요 기록물관리기관의 원활한 운영을 위해 기록물 생산에서부터 이용에까지 이르는 전체적인 관리체계를 수립하여 이에 대한 측정 및 모니터링을 지속적으로 수행하고, 업무의 비효율성 등 문제점을 포착한 후 피드백 후 반영 구성 생산현황 관리 처리과 생산현황 관리를 통하여 기록물 생산을 통제 처리과 생산현황 관리 : 처리과 중요기록물 생산여부 확인(기록관) 평가 업무수행평가 계획을 수립하고 업무 수행 평가 후 이에 대한 후속 조치 기관 평가 : 평가 계획 수립, 평가 계획 통보, 기관 자체 진단 및 자료 제출, 기록관리 평가 및 사후 조치(영구기록물관리기관) 성과 평가: 평가 계획 수립, 평가 계획 통보, 기록관리 평가 및 사후 조치 (영구기록물관리기관 기록관 공통 업무) 자체 평가 : 평가 계획 수립, 평가 계획 통보, 자체 평가 및 사후 조치 (영구기록물관리기관 기록관 공통 업무) 지도 감독 기록관리 현황 조사, 지도 감독 계획, 기록관리 평가 조치 및 기록물관리 실태 지도 점검 등을 통한 기록관리에 대한 지도 및 감독 관리 지도 감독 계획 : 관할기관 기록관리 현황 조사, 처리과 기록물 정리사항 현황 조사, 관할기관 지도 감독 계획 수립, 처리과 기록물 정리사항 지도 감독 계획 수립(영구기록물관리기관 기록관 공통 업무) 지도 감독 수행 : 관할기관 지도 감독 시행, 처리과 기록물 정리사항 지도 감독 시행, 처리과 기록물관리 실태 지도 점검, 처리과 비치기록물 지정 관리 감독, 관할기관 지도 감독 결과 보고 및 조치, 처리과 기록물 정리사항 지도 감독 결과 보고 및 조치(영구기록물관리기관 기록관 공통 업무) 이용자 고객 모니터링 이용자와 고객의 특성과 형태를 파악함으로써 이용자 고객을 분석하여 이를 기록관리 업무에 반영 - 42 -
이용자 고객 평가 : 이용자 서비스 평가, 이용자 서비스 개선 (영구기록물관리기관 기록관 공통 업무) 서비스 수준 협약 : 서비스 성과지표 설정, 서비스 목표 수준 합의 (영구기록물관리기관 기록관 공통 업무) 교육 연구 기능 개요 업무 전문성 향상을 위한 교육훈련 제공 및 전문성 활용을 통한 기록물관리 관련 주제의 심층적 연구 실행과 지원 기능 구성 연구 선진적 기록관리를 위해 법령, 정리 기술, 보존 기술 등 관련 주제에 대한 심층적 연구 실행 기록관리 법령, 제도, 표준 연구 : 기록관리 법령, 제도 관련 사례 조사 및 연구, 기록관리 표준 사례 조사 및 연구(영구기록물관리기관 기록관 공통 업무) 기록 정리 기술 연구 개발 : 분류 체계 및 검색도구 개발 연구 (영구기록물관리기관 기록관 공통 업무) 기록 보존 기술 연구 개발 : 종이기록물 보존 복원기술 연구(영구기록물관리기관) 특수 기록 보존 기술 연구 개발 : 시청각기록물 보존 복원기술 연구 (영구기록물관리기관) 보존환경 기술 연구 개발: 기록물보존환경 핵심기술 연구(영구기록물관리기관) 연구지원 학술연구를 기획하여 외주 연구개발을 수행하고 이용자들의 연구 지원을 목적으로 하는 기록물 서비스를 제공 연구 기획 : 학술연구지원 기획, 학술연구지원 실시, 학술연구지원 평가 (영구기록물관리기관 기록관 공통 업무) 연구 방법 지원 : 기록물 생산자에 관한 정보 제공, 정보검색지원, 타 기록관이나 정보원으로 안내(영구기록물관리기관 기록관 공통 업무) 교육훈련 기록물관리 전문요원과 기록물담당자의 업무 전문성 향상을 위한 교육훈련 과정의 개발, 계획, 운영, 평가 교육과정 개발 : 전문인력 교육과정 개발, 교육과정 운영시안 마련 (영구기록물관리기관 기록관 공통 업무) - 43 -
교육훈련 계획 : 교육 수요조사 실시, 교육훈련 기본계획 수립 (영구기록물관리기관 기록관 공통 업무) 교육훈련 프로그램 설계 : 과정별 운영계획 수립, 기록물 담당자 교육훈련 프로그램 설계(영구기록물관리기관 기록관 공통 업무) 교육과정 준비 : 교과개발 및 강사지원, 교육지원(방문 위탁 대학원생 실습교육), 수요 현황 파악 및 교육과정 개설 계획 수립 (영구기록물관리기관 기록관 공통 업무) 교육과정 개설 및 운영 : 교육과정 개설, 기록물관리 교육과정 운영 (영구기록물관리기관 기록관 공통 업무) 교육 평가 : 피드백 확보 및 분석, 평가 및 검토(영구기록물관리기관 기록관 공통 업무) 수집 평가 기능 개요 기록물을 기관의 정책에 기반하여 선별 수집하고, 기관의 기록물보유일정표에 따라 평가하여, 이관 처분하는 일련의 기록관리 처리 과정을 포함하는 업무 기능 구성 수집 계획 기획 수집 대상의 선정기준 및 수집절차 계획을 통하여 수집 대상 기록물을 확정하고, 기록물의 형태, 특성에 적합한 수집전략을 계획 수집정책 기획 : 컬렉션 연구 조사 분석, 잠재적 수집물의 리드(Lead) 개발, 조직의 수집가용 자원(예산, 공간, 인력 등) 분석, 수집정책 기획 등 (영구기록물관리기관 기록관 공통 업무) 특수기록의 수집정책 기획 : 대통령기록의 수집정책 기획과 행정박물의 수집정책 기획, 시청각기록의 수집정책 기획, 간행물 수집 정책 기획 업무 등 (영구기록물관리기관 기록관 공통 업무) 수집 접근 방식에 따라 기록관리시스템에 의한 수집과 현지 수집으로 구분 가능하며 기록물의 생산 및 보유현황을 파악하여 이관계획 및 기록관리 업무 절차 계획을 수립하도록 하고, 기록관리시스템에 의해 기관의 공식 기록을 수집할 수 있으며, 한편 기관에서 생산된 기록 이외에 현지 수집 프로그램에 의해 수집할 수 있을 뿐 아니라 특정 기록물이 기관의 수집 정책 목적에 부합되는 정도를 판단하여 수집대상을 확정하고 기록물을 이관 생산 보유현황 관리 : 처리과에서 기록관으로의 기록물 생산현황 및 보유현황 - 44 -
보고, 기록관은 처리과로부터의 현황을 확인하고 접수하여 기관의 기록물 생산현황과 보유현황 전체를 취합하여 관할 영구기록물관리기관에 보고, 영구기록물관리기관은 기록물 생산 및 보유현황을 확인 접수하고 취합 (생산 보유현황 보고는 처리과 기록관 공통 업무, 생산 보유현황 취합은 영구기록물관리기관 기록관 공통 업무) 수집을 위한 선별 평가 : 기록의 기능분석, 맥락분석, 내용분석, 이용가능성 분석, 기록 접근의 물리적, 법적, 지적 제한에 대한 분석, 기록물 보존 비용 효율성 분석 등(영구기록물관리기관 기록관 공통 업무) 수집에 따른 이관 : 기록의 보관권 및 소유권, 책임의 인수, 기록물의 물리적 보관 및 보존을 위한 조치와 검색, 이용을 위한 조치 등 (영구기록물관리기관 기록관 공통 업무) 평가 기록물을 이관할 가치가 있는지의 여부를 판단하고 결정하며, 기록물의 보존가치에 대한 평가 기준을 수립하고 기록물의 보존가치를 판단하여 평가하는 업무 기능 평가 지침 및 기준 개발 : 기록물처리일정표(기록관리기준표)의 검토, 기록 생산자와의 협의, 기록물 현지조사, 외부 전문가와의 협력 활동 등 (영구기록물관리기관 기록관 공통 업무) 평가 수행 : 평가검토서의 작성, 생산기관 의견조회의 업무 등 (영구기록물관리기관 기록관 공통업무) 기록물 평가심의회 구성 운영 : 평가전문가의 구성, 평가 검토 및 승인, 평가 보고서의 다큐멘테이션 등 (영구기록물관리기관 기록관 공통 업무) 처분 기록물 평가 결과에 따라 이관 대상 기록물을 선정하고 이관준비 후 이관하며, 보존 가치가 없는 기록물을 폐기하는 업무 기능 폐기 : 폐기방법의 결정, 폐기 결과에 대한 다큐멘테이션 업무 등 (영구기록물관리기관 기록관 공통업무) 이관 : 처리과에서 기록관으로의 생산기간 경과에 따른 이관, 기록관에서 영구기록물관리기관으로의 평가 결과에 따른 이관 대상의 추출 및 이관을 위한 사전조치(서고확보, 이관방법 결정 등), 이관 과정의 위험관리를 위한 보험처리 등의 업무, 영구기록물관리기관에서의 이관을 받기 위한 사전조치 등 (영구기록물관리기관 기록관 공통 업무) - 45 -
기록조직 기능 개요 기록분류체계를 설계하고, 공공기록물의 기록분류체계인 기록관리기준표를 관리하며, 분류체계에 따라 기록물을 계층별로 조직화하고 지적 물리적 처리 업무를 수행하며, 기록을 위한 검색도구나 접근 도구를 생산하는 업무 기능 구성 분류체계 설계 및 운영 업무기능 분석과 업무별 기록의 처리에 관한 정보를 규정한 기록 요건을 확정하여 기록분류체계를 설계하고, 기록관리기준표의 제정 변경 관련 사항을 처리 운영 업무 기능 분석 : 기능분석, 프로세스 분석, 업무분류체계 구축 등 (영구기록물관리기관 기록관 공통 업무) 기록요건 확인 : 조직의 정책, 지침, 매뉴얼, 표준, 법률을 분석, 기능 업무활동별 기록관리 요구사항 결정 등 (영구기록물관리기관 기록관 공통 업무) 분류체계 설계 : 기능분석, 기록 요구사항을 반영한 분류체계 설계, 업무분류체계와의 연계 직무 수행 등 (영구기록물관리기관 기록관 공통 업무) 기록관리기준표 관리 : 기록관에서 처리과의 단위과제 신청, 변경, 폐지 신청 접수 및 처리, 기록관과 영구기록물관리기관에서 단위과제별 보존기간, 공개 및 접근권한 책정 검토 및 확정 (영구기록물관리기관 기록관 공통 업무) 정리 정리계획을 수립하고 기록물을 행정적 기능적 출처에 따라 계층적으로 조직화하며, 파일단위로 물리적 정리 기록물의 조직화 : 수집 및 이관 단계의 정보 관리, 정리계획 수립, 기록물 분류 정리 (영구기록물관리기관 기록관 공통 업무) 물리적 정리 : 조직의 정리 가용 자원(예산, 공간 인력 등) 분석, 파일단위로 보존용품을 활용하여 보존처리 수행, 복본 확인 등의 보존조치를 취하는 물리적 정리, 보존 상자에 편성한 기록물 서가 배치, 위치정보의 기록 등 (영구기록물관리기관 기록관 공통 업무) 기술 기록물에 대한 기술 표준과 규칙을 제정하고, 기술요소를 기술하며, 색인과 검색도구를 개발하고 관리하며 기록물 생산기관 연혁을 구축 제공 기술 규칙 표준 제정 : 기술 포맷 정의, 기술규칙 제정, 시소러스 개발, 기술 - 46 -
용어의 표준화, 전거 파일 생성 등 (영구기록물관리기관) 기술 요소의 기술 : 기록물에 관한 정보 기술, 맥락에 관한 정보 기술, 기록관리 절차에 대한 기술) 색인 및 검색도구 관리 : 색인 메타데이터 요소에 대한 기술 실시 등 (영구기록물관리기관 기록관 공통관리 및 가이드, 소장목록, 캘린더, 리스트, 인벤토리, 등록부 등 다양한 검색도구 작성 등 (영구기록물관리기관 기록관 공통 업무) 연혁정보 관리 : 연혁정보 구축 제공, 데이터의 유지 관리 등 (영구기록물관리기관 기록관 공통 업무) 메타데이터 개발 및 실행관리 메타데이터 표준을 개발하고 기록물 기술에 메타데이터 활용 메타데이터 개발 : 기록의 관리와 보존을 위한 메타데이터 표준 개발 (영구기록물관리기관) 메타데이터 실행 : 메타데이터 실행, 메타데이터 관리의 자동화 등 (영구기록물관리기관 기록관 공통 업무) 보존 기능 개요 기록물의 내용을 보호하고 매체의 보존성을 높이기 위해 보존 계획을 수립하고, 보존 복원 활동을 수행하며 비상 보안 체제를 구축 운영하는 기능 구성 보존 복원 보존 계획을 수립하고 다양한 형태의 매체에 수록된 기록물을 보존하며 보존상태 평가 후 복원 처리 실행 보존 계획 : 보존 계획 수립(영구기록물관리기관 기록관 공통 업무) 보존 매체 관리 : 마이크로필름화 관리, 시청각 기록의 매체 수록 관리, 중요기록의 디지털화 관리(영구기록물관리기관 기록관 공통 업무) 복원 : 보존상태 평가, 보존 조치 및 복원 처리, 탈산 처리 (영구기록물관리기관 기록관 공통 업무) 서고관리 기록물의 위치정보 관리와 정수점검을 통한 기록물 점검 및 보존환경 평가와 기록물 소독을 통한 물리적 통제 기록물 점검 : 기록물 위치정보 관리, 정수점검(영구기록물관리기관 기록관 공통 업무) - 47 -
물리적 통제 : 기록물 소독, 보존 환경 평가(영구기록물관리기관 기록관 공통 업무) 비상 보안 계획 보안 평가를 거쳐 도출된 필요사항에 따라 보안 체제를 구축하여 운영하고, 비상 재난 대비 기본 계획 및 세부 실천계획을 수립하여 재난대비 대상 기록물을 보호, 관리하는 기능 보안 평가 : 기존 체제와 절차 점검, 결함 및 필요사항 결정 (영구기록물관리기관 기록관 공통 업무) 보안 체제 구축 : 보안 범주 및 접근 규정, 접근 절차 검토, 분야별 보안관리 세부 계획 수립, 보안장비 구축 계획 수립(영구기록물관리기관 기록관 공통 업무) 보안 체제 운영 : 기술적 보안관리 설계 운영(서버, 네트워크, 사용자인증, 데이터 보안 등), 정보보호, 개인정보 관련 보안관리 운영 (영구기록물관리기관 기록관 공통 업무) 비상 재난 대비 체제 구축 : 비상 재난 대비 기본 및 세부 실천계획 수립(영구기록물관리기관 기록관 공통 업무) 비상 재난 대비 체제 운영 : 재난대비 대상 기록물 보호 및 관리, 재난대비 주요 전산장비 보호 및 관리, 재난대비 실제 훈련계획 및 시행 (영구기록물관리기관 기록관 공통 업무) 정보화 개요 기록물관리기관 내 각종 정보시스템 구축과 유지 운영 수행 구성 제도적 인프라 구축 전자기록 관리 원칙과 전자기록관리 환경과 전자기록물 표준 등을 고려하여 전자기록관리 프로그램 수립 기록물의 전자적 관리 체계 구축 : 이해당사자 분석, 시스템 및 전자기록물에 대한 조사, 인적 물적 자원 조사, 컴퓨터 환경에 따른 전략 선택, 저장과 보호 요건 결정, 보호 및 보존방안 제공(영구기록물관리기관 기록관 공통 업무) 전자기록 관리 전자기록물 관리에 있어 핵심적인 전자기록물 매체에 기반을 둔 평가체제 기초 모델과 진본평가, 전자기록물 보존을 위한 전략 및 관리 수행 전자기록물 평가 : 전자기록물 평가체제 모형, 진본평가(영구기록물관리기관 기록관 - 48 -
공통 업무) 전자기록물 보존 : 디지털화, 보존 관리(영구기록물관리기관 기록관 공통 업무) 시스템 개발 다양한 전자기록관리시스템의 유형 속에서 기관에 적합한 시스템 개발과 이를 유지하기 위한 계획을 수립하고 이를 수행 시스템 개발 계획 : 운영 소프트웨어 개선 및 시스템 도입 수요조사, 예산확보, 기본계획 수립, 계약 및 사업추진(영구기록물관리기관 기록관 공통 업무) 시스템 개발 유지 : 시스템 구축 및 운영, 시스템 유지관리, 서비스 지원 (영구기록물관리기관 기록관 공통 업무) 공개관리 기능 개요 기록물의 공개와 관련한 업무 기능으로 공개재분류와 비공개대상정보 세부기준의 작성 및 관리, 비밀기록 등의 공개에 관한 사항을 처리하는 업무를 수행하며, 정보공개 제도를 관리 구성 공개여부 관리 비공개기록물의 공개재분류와 기관의 비공개대상정보 세부기준을 수립하며, 기록물 공개심의회를 운영 공개재분류 : 재분류 대상 기록물의 선정, 평가 검토 및 생산기관 의견 조회, 내부 전문가의 예비심사, 기록물 평가심의회 결과에 따른 재분류 등 (영구기록물관리기관 기록관 공통 업무) 비공개대상정보 세부기준 관리 : 관련 법령정보의 분석, 업무담당자의 의견 조회, 비공개대상정보 확정 및 공표 (영구기록물관리기관 기록관 공통 업무) 기록물공개심의회 구성 운영 : 법령에 따른 기록물공개심의회 구성 운영 업무 수행. 공개와 관련된 전문가의 선정, 비공개기간 연장 요청 심의, 비공개 기록물 재분류 심의 등 (영구기록물관리기관) 정보공개 정보공개 청구를 접수하고 해당 부서로 이송하며, 공개여부의 결정 및 결과 통지, 수수료 징수, 공개 실시의 처리 과정과 정보공개심의회의 운영, 사전공표 정보를 관리 정보공개 청구 접수 : 정보공개 청구 접수, 해당 처리과로 청구서 이송 등 (영구기록물관리기관 기록관 공통 업무) - 49 -
정보공개 결과 통지 및 공개 실시 : 공개여부 결정, 정보공개 여부 결정 통지, 공개 실시 등 (영구기록물관리기관 기록관 공통 업무) 정보공개심의회 운영 : 공개와 관련된 전문가 선정, 정보공개 심의 요청 처리, 이의신청 처리 등 (영구기록물관리기관 기록관 공통 업무) 사전공표 정보 관리 : 공표대상 정보를 선정, 공표방법 결정, 대상 정보의 공표 등 (영구기록물관리기관 기록관 공통 업무) 비밀기록 공개 관리 비밀기록물의 재분류와 비밀관련 내용이 포함된 기록관리기준표가 노출되지 않도록 비밀 지정 관리 비밀기록물 재분류 : 보존기간 30년이 경과된 비밀기록물의 재분류 대상 선정, 보호기간 도래에 따른 재분류 결정, 보호기간 변경에 따른 보존기간 재책정 등 (영구기록물관리기관) 비밀관련 기록관리기준표 관리 : 비밀을 포함하는 단위과제의 비밀 지정 관리 등 (영구기록물관리기관 기록관 공통 업무) 서비스 기능 개요 기록관의 기록물을 이용자들이 활용할 수 있도록 적절한 서비스를 기획하여 제공하는 기능으로, 전시 견학, 편찬, 콘텐츠 개발 등과 같은 하위기능으로 구성 구성 정보서비스 이용자를 위한 기록정보서비스를 기획하고, 적절한 방식을 통하여 제공하며 해당 서비스에 대한 이용자의 만족도와 피드백을 수집하여 향후 운영에 반영 서비스 기획 : 이용자를 위한 정보서비스를 기획(영구기록물관리기관 기록관 공통 업무) 서비스 제공 : 기획한 정보서비스를 적합한 방법을 통하여 이용자에게 제공(영구기록물관리기관 기록관 공통 업무) 서비스 평가 : 서비스에 대한 이용자의 만족도와 피드백을 수집하여 향후 운영에 반영(영구기록물관리기관 기록관 공통 업무) 전시 견학 이용자를 대상으로 소장 기록물을 활용한 전시와 견학을 제공하고, 다양한 방식을 통하여 이를 홍보하고 지속적으로 관리 전시 기획 : 소장 기록물을 활용하여 전시를 기획(영구기록물관리기관 기록관 공통 업무) - 50 -
전시 홍보 및 운영 : 기획한 전시를 다양한 방법과 매체를 통하여 홍보하고, 이를 지속적으로 운영 관리(영구기록물관리기관 기록관 공통 업무) 견학 기획 : 다양한 이용자를 대상으로 기록관과 소장 기록물을 소개하는 견학 프로그램을 기획(영구기록물관리기관 기록관 공통 업무) 견학 홍보 및 운영 : 적절한 방식을 활용하여 프로그램을 홍보하고 견학 프로그램과 이용자를 지속적으로 운영 관리(영구기록물관리기관 기록관 공통 업무) 편찬 기획 기록관의 소장 기록물, 업무, 프로그램 등을 알리고 홍보하는 간행물을 기획하여 발행하고, 이를 지속적으로 관리 간행물 기획 : 해당 기록관의 소장 기록물, 업무, 프로그램 등에 대한 간행물을 기획(영구기록물관리기관 기록관 공통 업무) 간행물 발간 : 일련의 출판, 인쇄 과정을 통하여 간행물을 발간하고 이를 지속적으로 관리(영구기록물관리기관 기록관 공통 업무) 콘텐츠 개발 여러 가지 매체를 활용하여 기록 콘텐츠를 기획 개발하여 서비스 하는 직무를 의미하고 다양한 기록 콘텐츠를 비롯한 온라인 서비스 등이 이에 해당 콘텐츠 기획 : 여러 가지 매체를 활용한 기록 콘텐츠를 기획 구상 (영구기록물관리기관 기록관 공통 업무) 콘텐츠 개발 및 서비스: 기록 콘텐츠를 개발하고 이를 제공 유포하고 지속적으로 관리 감독(영구기록물관리기관 기록관 공통 업무) 온라인 서비스 : 웹사이트 운영을 비롯한 온라인상의 서비스를 기획하여 제공(영구기록물관리기관 기록관 공통 업무) - 51 -
3.2. 역량 설계 3.2.1. 역량 설계 방법 역량 설계 역량 개념 특정한 상황이나 직무 중에서 준거에 따르는 효과적이고 우수한 수행의 원인이 되는 내적인 특성(Spencer & Spencer)으로 기록관리 업무 수행에 필요한 기술, 능력, 가치, 태도 흥미 등 역량 설계 과정 기록관리 고유역량 영역 기록관리 기능 모형을 기반으로 해당 기능에 필요한 역량을 추출하여 역량 범주화 해외의 기록관리 분야 직무능력표준 사례를 참조 연역적 구조화와 기능과 역량의 매칭을 통합하는 등의 귀납적 방식을 통해 기록관리 기능을 수행하는 데 필요한 고유역량을 설계 공통기초역량 영역 공통적으로 직무를 수행하는데 기본적으로 요구되는 태도나 협력에 관한 역량 대한민국 정부표준역량사전에서 기록관리 분야에 필요한 역량을 분해하고 재조직하여 설계 기반 기술 다양한 업무상황에서 필요한 기술을 적절히 선택하고 적용하며 향후 필요한 기술을 확인하는 역량 대한민국 정부표준역량사전과 국가직무능력표준(NCS) 개발 매뉴얼에서 공통적으로 업무수행에 필요한 기본적 역량을 도출하여 설계 해외 선진사례를 통한 역량 설계의 검증 및 보완 기록관리 미래 비전을 고려하여 반드시 필요한 역량을 추가 해외 사례 비교를 통한 역량 검증 참고 자료 대한민국 정부표준역량사전 역량에 대한 이해를 높이기 위한 역량 정의, 도출근거, 행동특성 등을 제시 기초행동, 직무수행, 관리 및 관계형성, 지식/기술 네 가지 역량군으로 구성 관련 행정기능, 수준평가 시 체크포인트, 타 역량간의 관계가 기술되어 있으며 역량의 단계별 수준 정의가 5단계로 기술 - 52 -
<표 10> 대한민국 정부표준역량사전 기초행동 직무수행 조직 헌신도 공무원 윤리의식 전문가 의식 경영마인드 고객/수혜자 지향 자기통제력 적응력 정보 수집/관리 문제 인식/이해 전략적 사고 정책 집행관리 목표/방향 제시 자원/조직 관리 지도/육성 의사소통 조정/통합력 협상력 정치적 기지 협조성 관리 및 관계 형성 지식/기술 본원적 지식/기술 도구적 지식/기술(어학, 자격증, 학위) 캐나다 알버타주 Records Management Competency Profiles 기록물관리기관에서 필요로 하는 역량의 세부 요소를 과업, 하위과업, 활동의 요소로 구분하고 이를 수행할 수 있는 직군의 레벨까지 함께 제시 <그림 2> 캐나다 알버타주 Records Management Competency Profiles - 53 -
영국 LLUK O30N LARIMS(Library, Archives, Records Management) 도서관, 기록관 등의 기관의 직무를 분해하여 기능맵을 설계하여 제시 <그림 3> 영국 LLUK O30N LARIMS (Library, Archives, Records Management) 호주 BSB07 Business Services Training Package Units of Competency 19개의 기록관리 직무능력 단위를 Unit Title, Unit Descriptor, Element, Required Skills and Knowledge, Range Statemet, Evidence Guide로 구분하여 제시 <그림 4> 호주 BSB07 Business Services Training Package Units of Competency - 54 -
3.2.2. 역량 설계 모형 기록관리 고유역량 개요 기록관리 고유역량영역은 기록의 생산 유지 활용 처분의 체계적 통제를 목적으로 하는 관리 분야와 관련된 역량영역으로 총 6개의 역량군으로 구분 <표 11> 기록관리 고유역량영역의 6개 역량군과 해당 역량 기록 경영 컨설팅 역량군 기관의 요구사항 분석 역량 전략적 기록 경영 추진 역량 전문 연구 컨설팅 역량 기록정보서비스 역량군 기록정보서비스 요건 분석 역량 서비스 실행 역량 기록콘텐츠 개발 역량 기록 조직 역량군 기록 분류 역량 기록메타데이터 설계 역량 기록통제 실행 역량 기록정보화 역량군 기록정보 객체분석 역량 기록관리시스템 설계 역량 디지털 운용 역량 기록 평가 수집 처분 역량군 평가체계 관리 역량 수집 기획 실행 역량 처분 실행 역량 보존계획 수립 역량 보존처리 실행 역량 보안 재난관리 역량 기록 보존 역량군 구성 기록 경영 컨설팅 역량군 정의 기록의 생산에서부터 이용에 이르기까지 프로세스와 기록관의 운영 및 법제도 제 개정 등의 기록관리 제도를 기획하고 기록관 경영을 위해 지원하고 연구 및 교육하고 컨설팅 할 수 있는 역량군 기관의 요구사항 분석 역량 기관의 기록관리 환경 이해당사자 분석 요구사항의 실행 우선순위 결정 방법 전략적 기록 경영 추진 역량 기록 관련 법령 조례 제 개정 기록물관리기관의 사명, 비전, 정책, 목표 정의 중점 기록관리 범위 지정과 자원 확보 기록관리 기획 홍보 - 55 -
기록물관리기관 간 협력 체계 구축 전문 연구 컨설팅 역량 기록관리 연구 수행 기록관리 교육 수행 기록물관리기관 지도 감독 기록물관리기관 평가 기록정보화 정의 기록의 생산에서부터 기록의 이용과 활용에 이르기까지 기록의 전 생애가 시스템을 통하여 전자적으로 관리되는 전자 환경에서 비전자기록과 전자기록의 전자적 관리와 기록시스템 설계에 따른 디지털 기술 운용 능력의 요구됨 기록정보 객체 분석 역량 전자기록 개념과 기본이론 다양한 유형의 전자기록 진본유지 비전자기록 건단위 정보객체 분석 전자기록 건단위 정보객체 분석 기록관련 정보객체 분석 기록관리시스템 설계 역량 기록관리시스템의 생애주기 기록관리시스템의 분석 설계 방법 기록관리시스템 국내외표준 기록관리시스템 평가 국내기록관리시스템 사례 디지털 기술 역량 디지털 기술 기록관련 기술동향(Technology Watching) 파일 포맷 장기보존 전자매체 데이터베이스와 파일서버 기록정보서비스 정의 다양한 이용자를 대상으로 전략적으로 기획 설계된 서비스를 제공하는 것을 - 56 -
목표로 하는 역량군으로, 이용자의 만족도를 높이고 기록관의 기록 사용을 활성화 시킬 수 있음 기록정보서비스 요건 분석 역량 기록정보서비스 개념 및 절차 기록정보서비스 정책 기록 접근 및 검색 도구 기록정보서비스 관련 법 제도 기존 서비스 보완점 분석 이용자군별 서비스 전략 수립 기록정보서비스 트렌드 분석 기록정보서비스 실행 역량 전시 견학 이용자교육 홍보 및 마케팅 출판 기록콘텐츠 개발 역량 기록콘텐츠 선진사례 기록콘텐츠 설계 개발 기록 평가 수집 처분 역량군 정의 기록물관리기관의 핵심 기능 중 하나로서 기관의 사명과 목적에 부합하는 가치 있는 기록물을 수집하고 평가하여 보존할 수 있도록 하는 역량군으로 기관의 기록자원의 효율적인 수집과 평가를 통한 보존 활동이 이루어짐 평가체계 관리 역량 평가 선별 이론 우리나라 평가제도 기록관리기준표 비전자기록의 상태평가 기준 설정 전자기록의 품질평가 기준 설정 수집 기획 실행 역량 수집 방법별 특성 기관 수집 정책문 작성 역사기록물 수집 기관기록물 인수 처분 실행 역량 처분 이론과 제도 비전자기록물 이관 - 57 -
비전자기록물 폐기 전자기록물 이관 전자기록물 폐기 기록조직 역량군 정의 기록물관리기관으로 이관된 기록물을 분류하고 정리하여 기술하는 업무 기능을 수행할 수 있도록 하는 역량군으로 기록분류체계를 수립할 수 있으며, 기록의 분류와 정리, 기술을 가능하게 하는 역량군 기록 분류 역량 분류 이론과 우리나라 분류체계 변천사 기록 내용 분석 업무기능분석과 정부기능분류체계(BRM) 분류체계 개발 기록 정리 기록 메타데이터 설계 역량 기록 메타데이터와 목록 기술 이론 국내외 기록 메타데이터 표준 국내외 기록 기술요소 표준 기관 간 기록 메타데이터 연계 기록 통제 실행 역량 전거데이터 구축 기능 시소러스 구축 기록시스템 ACL 실행 기록 감사증적 관리 기록보존 정의 다양한 기록매체로 구성된 기록물의 내용을 보호하고 매체의 보존성을 높이기 위하여 수립된 계획에 따라 보존활동을 수행하고 기록물의 안전을 유지하는 역량군 보존계획 수립 역량 보존 이론과 법제도 보존계획 수립 매체별 특성 보존 처리 실행 역량 서고 공간 배치 관리 - 58 -
기록물 소독과 탈산 처리 기록물 복원 매체변환 보안 재난 관리 역량 보안 재난관리 일반 이론 보안 기법 필수 기록 관리 재난 관리 공통기초역량 개요 기록관리 전문가가 기록관리 업무 수행을 위해 기본적으로 필요로 하는 태도나 협력 등의 역량으로 가치, 윤리, 이타주의를 포함하여 기록관리 전문직 개발을 위해 필요한 역량으로 교육과정을 통하여 습득하기 보다는 기록관리 전문가로 채용된 이후 재교육과정을 통하여 체화될 수 있음 <표 12> 공통기초역량영역의 4개 역량군과 해당 역량 기초행동 역량군 관계형성 역량군 조직헌신도 적응력 전문가 윤리의식 고객지향 조정/협상력 정치적 기지 협조성 관리 역량군 업무수행 역량군 경영마인드 목표제시 자원관리 조직관리 지도 교육 문제인식 정보이용 전략적 사고 업무추진 구성 기초행동 조직헌신도 조직구성원으로서 자신의 이해관계보다는 소속부서와 소속부처 나아가 국가적 차원의 이해관계를 우선적으로 고려하고 소속 조직의 정책방향을 지지하고 수용하는 역량 소속 기관의 직원으로서 소속 부서 및 부처 관련 정보(비전, 발전방향, 정책, - 59 -
각종 지표 등)에 대한 수용과 지지 이해관계의 우선순위에서 조직의 이해관계 반영 정도 적응력 중요한 변화 상황을 경험하는 과정에서 새로운 여건을 이해하고 부적절한 과거의 행동 패턴과 새로운 행동 패턴을 확인하여 끝내기와 체화하기를 신속하게 처리하는 역량 변화하는 상황에서 부적합한 과거 습관 수정 새로운 행동 패턴 습득을 위한 노력 필요 전문가 윤리의식 수행 업무의 성과, 질을 높이기 위해 최선을 다하며, 필요한 자기 학습을 위해 노력하며 기본적으로 갖추어야 할 윤리를 준수하고 이에 기준하여 행동하는 역량 책임감을 가지고 성실하고 꼼꼼하게 업무 수행 지시 받은 일뿐만 아니라 필요한 일을 찾아 수행 더 나은 업무 수행을 위한 자발적인 능력 개발 의사결정에 있어서 공정성과 공평함 법률과 규칙 준수와 불필요한 정보 유출로 인한 보안사고 예방 노력 고객 지향 업무와 관련된 내부 고객과 외부 고객이 원하는 바를 이해하여 업무 결과가 고객의 요구를 충족하도록 하는 역량 고객의 요구 고려 업무 처리 결과를 고객이 쉽게 이해할 수 있도록 정리 관계형성 조정/협상력 다양한 부서 조직 또는 외부 이해단체의 이해가 결집된 사안에 대해 공정한 제3자의 입장에서 전체 이익을 확인시키고 균형 잡힌 해결책을 제시하고 대등한 또는 불리한 입장에서도 사안의 조정과 양보를 통해 합리적으로 적절한 합의점을 도출하여 상대의 동의와 협력을 획득하는 역량 문제가 되는 사안에 대한 정확한 이해를 통한 해결책 제시 주어진 권위를 적절하게 사용하여 분쟁의 해결 협상의 대상과 입장 파악을 위한 노력 상대방에 대한 직 간접적인 영향력 행사를 통한 기대 결과 획득 정치적 기지 업무 수행 시 단순히 업무 효율이나 효과만을 고려하는 것이 아니라, 영향을 미치는 이해관계, 즉 정치적 역학관계를 고려하여 해결책 모색, 의사결정, - 60 -
행동에 따르는 다양한 효과를 예측하고 대비하는 역량 다수의 이해관계자 간의 역학관계 파악하고 이를 의사결정에 반영 합리적이고 공정한 절차를 만들어 관계자들의 수용성 제고 협조성 타직원과의 협력을 통한 업무 수행이나 팀의 일원 으로서 공동의 목표 달성을 위해 일하는 역량 조직의 목표를 명확히 인식하고 지지 팀을 이루는 동료들과 긍정적 기대감을 표출하고, 자신의 시간과 노력의 희생 필요 관리 경영마인드 정책의 결과로 발생하는 수익성의 극대화 방법 연구와 실제 업무 수행 과정에서도 효율성과 효과성을 동시에 고려하는 역량 의사결정시 비용 대비 결과 효과성을 우선적으로 고려 한정된 자원으로 많은 업무를 신속하게 처리하는 효율성 고려 목표제시 기관의 정책 방향을 명확히 이해하고, 조직의 업무 방향을 기관의 정책 방향과 연계 시켜 개발하여 이를 실제 기록관리 업무에 반영될 수 있도록 적극적으로 전파하고 솔선수범하는 역량 조직구성원들이 추구할 수 있는 명확한 목표 설정 조직구성원들이 공감할 수 있는 내용 설명과 이해를 위한 노력 자원관리 업무를 통해 효율적, 효과적으로 성과를 창출하기 위해 인적 물적 자원을 확보하고 관리하는 역량 업무 수행에 필요한 인적 물적 자원을 확보하고 분배 조직관리 업무를 통해 효율적, 효과적으로 성과를 창출하기 위해 조직을 관리하는 역량 조직의 업무를 파악하고 이를 직원에게 분배하고 지시 지도 교육 기록관리 전문가가 기록물관리기관의 현재와 미래의 발전에 있어서 자산임을 인식하여, 적절한 도전의 기회와 환경을 제공하고 지속적인 관심과 조언을 통해 체계적으로 기록관리 전문가의 발전을 도모하는 역량 기록관리 전문가의 능력 개발을 위한 교육프로그램을 개발하고 성과에 대한 피드백 제공 조직이 기록관리 전문가에게 기대하는 행동 양식을 요구하고 지도 - 61 -