C Cover Story 05 Simple. Secure. Everywhere. 문서관리 혁신의 출발점, Oracle Documents Cloud Service 최근 문서 관리 시스템의 경우 커다란 비용 투자 없이 효율적으로 문서를 관리하기 위한 기업들의 요구는 지속적으로 증가하고 있다. 이를 위해, 기업 컨텐츠 관리 솔루션 부분을 선도하는 오라클은 문서관리 인프라의 내부 구축 없이, 단순한 사용자 가입만으로 효율적인 문서 공유 인프라를 사용할 수 있는 Public Cloud용 Oracle Documents Cloud Service를 제공하고 있다. 본 섹션에서는 Oracle Documents Cloud Service의 구체적 인 기능을 화면과 함께 소개하고자 한다. 44 ORACLE KOREA MAGAZINE 곽동우 팀장 한국오라클 미들웨어 사업부 (eric.kwak@oracle.com) M 한국오라클 미들웨어 사업부에 재직중인 곽 동우 팀장은 WebCenter, BPM, SOA SC팀을 이끌고 있으며, 엔터프라이즈 솔루션 컨설팅 전문가이다. 그는 IBM, EMC를 거치면서 다양한 기업 IT 환경을 경 험하였으며, 특히 기업의 핵심 프레임웍으로 자리잡 고 있는 ECM, Portal, WCM, BPM, SOA 분야에서 국내 최고의 노하우를 바탕으로 고객을 위한 최선의 솔루 션을 제공 하고 있다.
오늘날의 기업들은 24시간 365일 멈추지 않고 돌아간다. 그리고 이러한 기업들을 위해서 업무와 관련 된 중요한 문서들은 언제 어디서라도 항상 접근하여 활용이 가능해야 한다. 끊임없이 변화하는 기업들 의 경쟁 속에서 기업내의 중요 문서의 효율적인 관리와 활용 방안은 이제 선택이 아닌 필수가 되었다. 최근 기업 내 일부 직원들이 많이 사용하는 Public Cloud 기반의 파일 공유 방법(예: DropBox 등)은 기업 내부에서 통제가 불가능하다. 사내가 아닌 사외에 오픈 되어 있으며, 기능의 출발점 또한 기업 용 도가 아닌 일반 사용자를 위한 기능이다. 기업 입장에서 보면 이러한 파일 공유 방법은 기업 내에서 필 수적으로 고려하고 지켜야 하는 보안 및 사내 규정 등에서 다양한 문제들을 초래할 수 있다. 그렇기 때 문에 기업은 기업을 위한 효율적이고 체계적인 파일 공유 방법을 고민해야 한다. 바로 이러한 기업의 문서관리 문제점을 해결하기 위해 Oracle은 기업 전용 클라우드 기반의 문서관 리 솔루션인 Oracle Documents Cloud Service를 출시했다. Oracle Documents Cloud Service는 Oracle Cloud에서 제공되는 기업을 위한 파일 동기화 및 공유 서비스로서, 간단하게(Simple) 문서 공 유환경을 구축하고, Oracle Cloud 기술 기반으로 안전하게(Secure), 어디서나 다양한 디바이스를 통 해 접근(Everywhere)이 가능하다. 1 Simple Oracle Documents Cloud Service는 중요한 업무문서에 쉽고 빠르게 접근/공유할 수 있다. Oracle Documents Cloud Service는 사용자가 어디에 있던지, 어떤 디바이스를 사용하던지 이용 가능하다. 이 는 전문지식이 없는 사용자도 특별한 교육 없이 손쉽게 그리고 스스로가 가장 편하게 생각하는 도구(웹 브라우저 또는 모바일 앱)들을 이용해서 업무를 진행할 수 있다는 의미이다. 웹 UX 모던 UI 기반의 반응형 웹 Drag&Drop 파일 업로드 모바일 UX ios, Android 기반 모바일 앱 지원 데스크탑 UX Windows 및 Mac 기반 PC에서 파일 양방향 Sync 2 Secure Oracle Documents Cloud Service는 보안에 대한 위험 없이 손쉽게 협업을 위한 문서 공유 및 접근 방 법을 제공한다. Oracle Documents Cloud Service가 제공하는 암호화, 감사, 추적, 권한 제어, 자동 백 업 기능들은 기업의 중요 정보를 안전하게 지켜준다. SUMMER 2015 45
데이터와 문서는 각 영역을 위해 분리된 DB 스키마 및 도메인과 함께 완벽하게 분리되어 안전하게 관 리되고, 추가적인 보안을 위해서 저장 및 전송 시에 강력한 암호화를 지원한다. Global Schema Tenant A Tenant B 암호화 TLS/SSL HTTP 암호화 전송 오라클의 TDE을 통한 암호화 디바이스에 저장되는 문서 암호화 모바일 App의 패스워드 보호 및 5회 접속 실패 시 오프라인 문서 자동 삭제 Multi-tenant 공통 및 사용자 스키마의 완벽 분리 개별 tenant는 별도의 DB 스키마를 가짐 3 Everywhere Oracle Documents Cloud Service는 PC가 아니더라도 스마트폰이나 태블릿을 이용해서 언제든지 문서 기반의 업무를 진행할 수 있고, 온라인에 있는 문서를 수정하여 PC와 클라우드 간 동기화가 가능 하다. 다시 말해 Mac과 Windows OS에서 데스크탑 기반으로 클라우드와 동기화 되어, iphone, ipad, Android 모바일 디바이스 등 다양한 방법으로 클라우드에 접근 가능하다. 즉, 업무를 위해 보안이 보장 된 상태에서 그 어떤 누구와도 간편하고, 유연하게 협업할 수 있다. 모바일 뷰어 문서 썸네일 지원 문서 변환 보기 모바일 공유 외부 SNS 공유 메일 공유 모바일 링크 첨부 메일본문에 직접 URL 첨부 4 Integration Oracle Documents Cloud Service는 문서 공유와 협업을 위하여 Oracle에서 제공하는 다양한 Oracle Cloud Service 또는 기업의 내부 어플리케이션과 통합할 수 있다. 예를 들어 웹, 모바일, 데스크 46 ORACLE KOREA MAGAZINE
탑에서 Oracle Documents Cloud Service내의 공유 폴더를 통해서 다양한 Oracle Cloud Service와 연결할 수 있다. 또는, 기업에서 사용하는 내부 어플리케이션의 업무 흐름 속에서 기업 부서가 직접적으 로 폴더와 문서를 관리하도록 Oracle Documents Cloud Service에서 제공하는 웹 인터페이스를 임 베딩하여 연결할 수 있다. 만일 기업이 Oracle의 ECM인 WebCenter Content와 Oracle Documents Cloud Service를 함께 사용한다면, 기업은 오라클이라는 단일 벤더로부터 통합 ECM 인프라와 보안 을 함께 제공받는 진정한 하이브리드 문서 관리 솔루션을 보유 할 수 있다. 이를 통해 기업 내의 모든 문 서를 통합 관리하는 환경에서 외부 파트너 등과 안전하게 문서 기반의 협업을 진행 할 수 있는 최적화된 문서 관리, 공유, 동기화 환경을 갖게 된다. folders {id} [GET, POST, PUT, DELETE] items items capy [POST] data [GET, POST] api {version} files {id} [GET, PUT, DELETE] data [POST] capy [POST] versions catalog files folders Embedded UI 제공 iframe 기반의 Embedded UI 제공 SSO 및 Identity Manager 통합을 통한 시스템 연계 REST API 제공 커스텀 어플리케이션과 연계 가능 JSON/XML 응답의 REST API 제공 Hybrid ECM On-premise ECM 과 문서 및 계정 연계 WebCenter Content에서 문서 양방향 Sync 사외 공유 시 Cloud 시스템에 파일 전송 SaaS 연계 중앙에서 여러 SaaS 시스템에 대한 One 소스 문서 관리 및 공유 Oracle 세일즈, 마켓팅 Cloud (Sales Cloud, RightNow, eloqua 등) 서비스와의 문서연계 SUMMER 2015 47
Oracle Cloud는 Software-as-a-service(SaaS), Platform-as-a-service(PaaS), Infrastructureas-a-service(IaaS)를 제공하여 Cloud 서비스로서 차별화 서비스를 제공한다. Oracle Documents Cloud Service는 다른 Oracle Cloud Services와 유연하게 연동되고, 기본적으로 제공되는 임베딩 가 능한 사용자 인터페이스와 REST APIs를 통하여 기업내의 내부 어플리케이션들과의 통합이 가능 하다. 5 Access Oracle Documents Cloud Service는 계정관리를 위해 IDM(Identity domain Management) 시스 템을 통해서 쉽게 접근 권한 부여, 취소, 변경에 대해서 관리할 수 있다. 사용자는 중요한 문서에 대해서 더 세분화된 접근 제어를 위하여 문서 단위의 사용 권한을 할당할 수 있다. 그리고 파트너 또는 외부 벤 더 등과 협업할 때, 모든 사용자에 대해서 안전하게 접근 가능한 파일 링크를 제공한다. 또한 누가 파일에 접근 하는지 모니터링을 통해서 관리할 수 있고 이를 통해서 기업내의 직원 외에 업무 나 협업을 위해 접근하는 모든 사용자(외부 파트너 등 포함)의 접근에 대해서도 체계적인 문서 관리 방 안을 수립 및 적용할 수 있다. 문서 접근 권한 관리 문서별 권한세팅 (보기, 다운로드 등) 공유링크 엑세스코드 공유링크 만료일 접근 이력 확인 문서 접근/버젼 이력 확인 공유 링크 생성시 링크별 접근 이력 확인 6 Control Oracle Documents Cloud Service를 관리하는 담당자는 문서와 관련된 모든 기능을 제어할 수 있다. 직원들이 많은 정보를 올리고 손쉽게 활용할 수 있도록 설정 및 제어도 가능하고, 누가 파일에 접근하 는지, 누가 얼마나 많은 저장공간을 사용하는지도 확인이 가능하다. 그리고 모니터링을 통해서 얼마나 많은 사용자나 용량이 필요한지 판단하고 관리 화면을 통해서 설정할 수 있다. 48 ORACLE KOREA MAGAZINE
세부적으로는 사용자들이 효율적으로 저장소를 사용할 수 있도록 파일의 최대 사이즈와 유형을 제어 하고 관리하며, 개인 저장공간의 사이즈를 통제한다. 어떤 파일에 접근할 때 누구인지 알 수 있도록 사 용 보고서도 제공한다. 그리고 사용자나 저장 공간의 추가가 필요하다면, 손쉽게 추가 할 수 있다. 관리자 기능 도메인내 구성원 관리 구성원별 환경 세팅 사용자별 저장공간 할당량 관리 링크 관리 파일유형 및 크기 관리 대쉬보드 기능 총 스토리지 사용량 현재 서비스 상태 총 업로딩된 문서양 Uptime 관련 SR 생성 SUMMER 2015 49
Q FAQs Oracle Documents Cloud Service Q1 한국어 지원은 되는가? 한국어 외에 다양한 언어를 지원한다. (English (US and UK), Spanish, French, German, Italian, Brazilian Portuguese, Japanese, Korean, and Traditional and Simplified Chinese) Q2 사용자 라이선스를 산정하는 범위는? 사용자 계정을 소유한 사용자만 라이선스 유저로 산정된다. 즉, 공유 링크를 사용하는 외부 사용자는 라이선스 유저에 해당되지 않는다. Q3 지원되는 모바일 디바이스의 종류는? 그리고, 사용자 PC에 설치되는 클라이언트를 지원하는 OS는? 모바일 앱은 Apple ios, Android가 제공되며, Responsive web design을 지원하는 web UI로 모바일 앱 설치 없이 모바일 브라우저를 사용하여도 해당 기기에 최적의 화면을 제공한다. 사용자 PC는 Windows와 Mac 두 가지 환경을 모두 지원한다. Q4 고객사 요건에 따라서 커스터마이징이 어느 정도 가능한가? 기본적인 UI 및 기능(파일저장, 삭제 등 기능에 대한 REST API 제공)에 대한 연계 및 개발 가능하며 API 범위는 확장될 것이다. Q5 공개 링크로 제공할 수 있는 권한은 어떠한 것이 있나? 그리고 공개 링크 사용자에 대한 제약조건은 무엇인가? Viewer(문서보기권한), Downloader(문서다운로드권한), Contributor(문서업데이트권한) 공개링크에도 액세스코드와 유효기간을 설정할 수 있다. Q6 제공되는 스토리지 용량은 얼마이며 증설은 어떻게 할 수 있나? 기본적으로 제공되는 스토리지 용량은 500GB이며, 해당 계약으로 사용하는 모든 사용자가 공유한다. (ex. 500GB = 25user * 20GB) 스토리지 용량을 증설하려면 스토리지팩(100GB)을 추가하여야 한다. Q7 어느 정도 수준의 보안 정책을 적용하는가? Oracle Docs는 기본적으로 Oracle Public Cloud의 물리적, 소프트웨어적인 모든 보안정책을 적용한다. 로그인 보안(ID/PW), SSL을 포함하여, Oracle Database TDE(Transparent Data Encryption)을 적용하며, 모든 데이터는 암호화되어 저장된다. Q8 로그인 계정을 위한 Identity Management는 무엇을 사용하는가? Oracle Docs는 Oracle Public Cloud의 IDM을 사용한다. Oracle SaaS, PaaS와 IaaS와 통합관리를 위한 방안이다. 50 ORACLE KOREA MAGAZINE