Quickbook 강좌 ( 중앙교육센터 ) 강사 : 백용현, 공인세무사연락처 : 213-926-9378(Cell) 화, 목, 토 Office : 3550 Wilshire Blvd Suite 1280, Los Angeles, CA 90010 강의목적자영업자들의좀더효율적인사업운영을위하여현재가장많이사용되는회계프로그램인퀵북을이용하여고객관리, Sales, Bill Payment, 재고관리, Payroll등에할용할수있는기초지식을습득하고연습할수있도록한다. 강의내용 회계기본 New Company 설정 Invoice 작성, 수금, 은행예금 대금지급, 상품의구매, Inventory 관리 Payroll 은행 Reconciliation 보고서작성 - 1 -
QuickBooks 사용의장점 수입과지출에대해서쉽게기록하고현재의재정상태를바로알수가있다 받을금액과지불할금액에대한현황파악이바로된다. 회계사에게보다효과적인장부를제공해준다. Invoice, Check, Bill등의이미익숙한양식이이미만들어져있고그것을바탕으로사용자들에맞게고쳐서사용할수가있다. 자주이용하는고객, 공급자, 상품, 서비스에대한정보들이리스트로되어있어서, 쉽게찾아볼수가있고불러올수있어서있어서시간이절약된다. 금액, 판매세등이자동으로계산된다. 사항에따라구분이되어서프로그램을쉽게사용할수가있다. 사용자에게접근권한을주어중요한자료들은공개하지않아도있다. - 2 -
회계란? 회사의영업활동상에발생하는모든거래를수집, 분류, 분석, 정리해서일정시점의재정상태, 일정기간동안의영업성적을파악하는모든절차. 회계의 5가지요소자산 (Asset), 부채 (Liability), Equity, 수입 (Income), 지출 (Expenses) # 위의회계요소의증감변화가있을때에만회계상의일이발생했다고한다. 자산 회사가소유하고있는모든재산 Current Assets 1년이내에현금으로바뀌는자산예 : 현금, 은행에금, A/R, 인벤토리 Fixed Assets - 1년이상소유할목적으로구입한자산예 : 사무용가구, 컴퓨터, 자동차 Other Assets 위에해당하지않는자산예 : 특허권, 영업권 부채 - 회사가값아야할빚 Current Liability 1년이내갚아야할빚예 : Sales Tax, Payroll Tax, Credit Card Long term Liability 1년이상갚아야할빚예 : 융자금 Equity - 회사의자산에서빚을뺀순수한재산예 : 50만집을구입 : 20만다운, 30만융자 -> 자산 =50만, 부채 =20만, Equity=30만 Opening Balance Equity 이전에발생된 balance 수입 - 영업활동을통해얻은수익예 : 판매수입, Commission Income 지출 - 수익을내기위한비용 Cost of Goods Sold 판매물품구입에소요된비용 영업비용 광고비, 판촉비, 유틸리티, 전화비 물품판매, 서비스제공 -> 대금수령 -> 은행예금 물품구입, 종업원봉급, 크레딛카드 -> Check 발행 Reconciliation( 월말 ) 제정보고서 # Double Entry Bookkeeping: Debit( 왼쪽 ), Credit( 오른쪽 ) # Balance Sheet(B/S): 자산, 부채, Equity, 현재회사의재정상태파악 # Profit and Loss(P/L): 수입, 지출, 일정시점에서의회사의판매실적을파악 - 3 -
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새로운회사설정 : QuickBooks의사용시점결정이중요합니다. 사용시점이전의정보들은새로운회사설정시입력을해주어야합니다. 이래야만이전의기록과단절되지않고지속적인장부정리가이루어지게됩니다. 퀵북사용이전의발란스는모두 Opening balance Equity 로처리하게됩니다. # Bank Balance, Credit Card Balance, Loan Balance, 고정자산현황, 재고현황등 Create New Company -> Skip Interview 회사이름 : JEC Address: 650 Wilshire Place, Los Angeles, CA 90005 Tax ID: 20-2343455 Fiscal year Start: January Income Tax Form: 1040 (Sole Proprietor) Type: General Service Based Company Accounts 수입, 지출, 자산, 부채, 자본등의회계요소를 Type별로구분해서기록. Type 비고 Bank 은행구좌, 현금구좌 Account Receivable(A/R) 미수금, 인보이스작성시발생 Other Current Asset 일년내에현금화할수있는자산, Inventory Fixed Asset 장비, 가구, 자동차등의고정자산으로감가상각한다. Other Asset 미리지불한 Insurance, 종업원가불금 Account Payable(A/P) 미지불금, Bill 입력시발생 Other Current Liability Payroll Tax, Sales Tax Long Term Liability 장비융자, 자동차융자등일년이상을거쳐갚아야하는빚 Equity Opening Balance, 회사에투자한금액 Income 물품판매, 서비스 Cost of Goods Sold(COGS) 판매물품구입비 Expense 전기료, Rent, 전화비, Office Expense, 보험료 Other Income Interest Other Expenses 은행수수료 - 5 -
Account 만들기 : Home -> Chart of Accounts -> -> New Type: Bank, Name: Checking Saehan Bank Account Number: 06610029, Opening Balance: $10,000 as of 4/1/07 Type: Income, Name: Cleaner Service, Description: Cleaner Service Type: Income, Name: Product Sales, Description: Product Sales Type: Expense, Name: Outside Service Items 각각의아이템은그에해당되는 Account와연결이되어있다. QB을쉽게사용하기위해서는잘정리되어구분된아이템설정이필수이다. Type 비고 관련 Account Service Labor, Consulting Fee, Professional Fee Income Inventory Part 재고자산 Purchase: COGS Sales: Product Sales Inventory Assembly 재고자산의조합 Cost of Goods Sold Non-Inventory Part Office Supplies, 고객에게 Charge하는물품 COGS Other Charges 운송운임, 배달비용, finance charge Expenses Subtotal 중간합계 N/A Group 여러아이템을그룹으로구성 N/A Discount 고객에게할인을주기위한아이템 Income Payment 고객으로부터의수금 N/A Sales Tax Item 판매세 N/A Sales Tax Group 한번의판매에여러곳이적용될때 N/A 새로운아이템만들기 : Home -> Items & Services ->Item -> New Type: Service, Name: Alteration Service, Description: Alteration Service, Rate: $50 Tax: Non, Account: Cleaner Service - 6 -
Type: Sales Tax item, Tax name: Los Angeles County Tax rate: 8.25%, Tax Agent: State board of equalization # Sales Tax 활성화 : Edit -> Preferences -> Sales Tax -> Company Preferences -> Sales Tax Type: Inventory Part, Name: Detergent, Purchase Information / Description: Dt001 Cost: $10 Account: COGS Sales Information / Description: Detergent Tax Code: Tax Sales Price: $20 Account: Product Sales - 7 -
Sales기록 Sales기록하는방법에는비지니스종류에따라 3가지를사용할수있다 Sales Receipt: 물건을판매하거나서비스를제공하고바로페이먼트전액을수령할때 Invoice: 고객에게청구서를보낸후후에페이먼트를받는방법. Statement: 고객의거래내역과함께금액청구 Invoice 작성 : Home -> Invoices Invoice -> receive payments -> Record Deposits - 8 -
# 고객이름을입력한후 Tab 고객정보 : Lee, Kevin / 123 Wilshire Blvd, Los Angeles, CA 90010 / 213-333-2121/ Net 30, 만약에새로운고객이라면 Quick Add: 고객의정보를입력하지않고바로인보이스작성 Set Up: 고객의정보입력 # Ship To: 배달되는주소가여러곳일때사용 # Additional Info: Rep-관련판매사원 Price Level-디스카운트와비슷함, define field-고객에대한추가된정보를관리하고싶을때 manage aliased-온라인뱅킹을할때은행과퀵북의이름이일치하지않을때사용 # 같은고객인데철자가틀리게입력되어있는경우에는잘못입력된것을수정한후 Merge를하면모든거래내용이맞는이름으로합쳐집니다. # Tax: Tax-Taxable 판매, Non-Non Taxable 판매 / 서비스제공 # Customer Message: 고객에게전달하고싶은메세지를입력 # Memo: Invoice출력시에는나타나지않는다. 참고사항을기입. # To be printed: 한번에모아서프린트를할때사용나중에프린트하려면 : File -> Print Forms -> Invoices # email: 인보이스를이메일로보낼수있다. 만약 Merchant Service & Billing Solutions Option에가입하시면고객이 online 에서직접지불을할수있다 # History: 지불기록등을볼수있다. A/R이증가 P/L에서 Item에관련된 Sales Income이증가. Inventory Item감소 Cost of Goods Sold증가 # Class 사용 : 활성화시키기 : Edit -> Preferences -> Accounting -> Use class tracking 사업체가여럿있는경우위치에따라, 상품의구분이나부서에따라 1. 사업장소 : LA, OC, Torrance - 9 -
2. 스포트용품점 : Bicycles, Golf, Tennis, Ski equipment 3. 식당 : Restaurant, Take out, Bar 4. 옷가게 : Infants wear, Children's wear, Boys, Girls, Misses, Men, Women # Packing Slip: Invoice에서 Packing Slip Template선택 # Template수정 : 퀵북에서제공하는기본양식으로부터수정 Sales Receipt 작성 : Home -> Create Sales Receipts # 판매와페이먼트를동시에기록 예 ) 서비스 (Work-in Customer) Customer: Kim, Alex, Alteration Service, qty: 2, Check # 111,, $100 # Process credit card payment when saving: Merchant Account가요구된다. Cash Account가증가한다. P/L에서 Item에관련된 Sales Income이증가 Inventory Item감소 Cost of Goods Sold증가 Statement 작성 : Home -> Statements # One Customer: 리스트에서 Statement 을보낼고객을선택한다. - 10 -
# Finance Charges: Edit -> Preferences -> Finance Charge -> Company Preference # Statement Charges: 제공한서비스에대해기록해두었다가나중에한번에 Statement를작성하여보낼때사용. 제한적기능 # 장부에는기록되지않는양식 (Non-Posting Forms) 재정보고서에영향을미치지않는다 Estimate, Statement, Sales Order, Purchase Order, Pending 판매대금수령 : Home -> Receive Payments # 고객의이름을리스트에서선택하면 Open Invoice, Unpaid Statement Charges등이자동적으로리스트에나오고총 Balance를보여준다. # 보통 Undeposit Fund에놓아둔후하루마감때모아서 Deposit 한다. Preference -> Sales & Customer -> Company Preferences # 전부페이된 Invoice 에는 Paid 가표시된다. A/R감소 Asset 증가 고객의발란스감소 # 고객의 Credit Card Payment Merchant Account가요구된다. - 11 -
Deposit: Home -> Record Deposits # Payment Type을선택한다. 보통 Cash and Check. -> Deposit할 Item들을선택을한다. # Cash Back goes to: Cash Back을할경우사용. 보통 Petty Cash Account에기록해둔다. # Credit Card로지불받은경우 Amex, Discover, Visa/Master가따로 Batch된다. 보통한달에한번씩받게되는 Merchant Account Statement와은행구좌에입금상황을비교하여 Deposit을통해서은행구좌로옮겨놓는다. Credit Memo작성 : Home -> Refunds and Credits # 고객에게 Refunds나 Credit을줄경우사용 # 우선해당인보이스를찾아돌려줄금액에해당하는 Item들을확인한후환불해주는아이템을선택 -> 환불금액을확인 -> Save & Close를하면다음과같은창이나오게된다. # 환불을바로해주는경우에는 Give a refund 를선택하여체크를발행해준다 - 12 -
Customer Center 고객의정보를한곳에모아놓아고객에대한 Sales, 판매내역, 수금상황등을한곳에서점검을할수있다. # 미수금확인 : View -> Customer with Open Invoices # 고객에게편지보내기 # Job: 한명의고객에게두개이상의작업을할때유용하게사용, 고객이름다음에 : 으로표시가되어있다. - 13 -
예1. 미리지불한고객에대한처리고객이미리지불하고일이진행되면서서비스에따라미리지불한금액에서공제. # 필요한 Account : Other current Liability Retainer # 필요한 Item: Upfront Deposit, Retainer Account # 미리지불한금액은 Sales Receipt을사용하여기록한다. # 서비스제공시 Invoice를통해서기록한다. Qty를 - 사용 # 금액수령시 : Un-deposit Fund 증가, Retainer Liability증가, A/R에영향을주지않음. # 서비스제공시 : Income증가, Retainer Liability감소예2. 판매대금을받지못하게될경우 (Bad Debt) # 필요한 Account: Expense Bad Debt # Receive Payments에서, 해당 Invoice 선택 -> Discount Info -> Bad Debt Account 선택예3. 고객에게 Discount를주거나기존의 Credit을적용할경우 # 필요한 Account: Income Discount given # 필요한 Item: Type: Discount, Name: Discount, Description: 10% Discount, Account: Discount given # Sales Receipt에서 : Discount Item을더해준다. # 인보이스발행후 : Receive Payments 에서해당 Invoice 선택 -> Discount Info -> Discount Account 선택 Cf. Discount는 Income Account 예4. 고객의수표가 Bounce가된경우 # 필요한 Item: Type: Other Charges, Name: Bad Check, account: Checking, Description: Check returned by banker Type: Other Charges, Name: Bad Check Charges, Account: Other Income, Description: Service charge for returned check # Invoice를작성한다. Bad check & Bad check Charge Item을사용한다. 예5. 고객으로부터의페이먼트가아닌 Refund, Rebates, Reward Check등의 Deposit # Deposits -> Select Accounts 예6. 은행구좌에서 Fund Transfer. Banking Menu -> Transfer Fund - 14 -
Vendor & Payment 비용관련 Account Office supplies & Expenses Meals & Entertainment Automobile Expenses Utilities Repair & Maintenance Rent Dues and Subscription License and Permit Bank Service Charge Supplies Interest 사무용품, 비품, 물, 직원용점심식사접대비리스페이먼트, 가스, 파킹, Toll 전기, 가스, 쓰레기, 전화비수리비집세협회비비지니스라이센스, 허가서은행수수료, 크레딛카드수수료판매물품이자비용 수표발행 : Home -> Write Checks - 15 -
# 수표를발행할은행구좌선택 -> Check 번호와날짜확인 -> Pay to the order 에지불자선택 -> 금액입력 -> To be printed 을체크 -> Account 또는 Item 선택 # To be printed 가체크된경우에는수표번호가수표프린트순서에따라자동으로할당됨. # 수표 Print: File menu -> Print Forms -> Checks -> 처음수표번호입력 -> 프린트할 Check을리스트에서선택 -> OK # Check Style 선택 : Standard, Voucher, Wallet중선택 # Partial Page - 수표의한부분을프린트할경우에는편지봉투 Feeder 를이용합니다. - 16 -
# 이미발행한수표에대해입력할경우 Check Register 에서바로기입할수도있습니다 : Home -> Check Register # 1-Line 보다간단하게입력 Vendor Center - 17 -
# Print on check as: Vendor에게지불할때다른이름으로 Check을발행할때 # Vendor eligible for 1099: 지불전에 W9을통해서반드시 Tax ID를받아서입력해야함. 1099 해당비용 : Rent, 하청업자지불금, 이자, 변호사비 # Corporation에게지불을했다면 1099발행의무가없다. Bill 입력하기 : Home -> Enter Bills 빌을받고 Term이주어진경우에는빌을기록합니다. 이렇게기록된빌은지불날짜에맞추어서지불하게됩니다. QuickBooks에서는 Reminds라는편리한기능이있어지불날짜전에미리알려줍니다. QuickBooks에서는청구서 (Bill) 를지불하는방법이두가지가있습니다. 빌을받고바로지불하는방법 비용계좌를할당하여 Check을바로발행 빌을받고지불날짜를기다렸다가지불하는방법 Enter Bills 를이용하여 A/P계좌에입력한후, 지불날짜가다가오면 Remind 이알려주고 Pay Bills 를통해서지불 # 한번입력된 Bill은반드시 Pay Bills를이용하여지불해야합니다... # 빌은 Item을사용하거나 Expense를사용하여기록됩니다 Item 사용 물건등의재고자산의구입시에사용합니다. Expense 사용 비용에관련지불시. 예를 $200의전기료 - 18 -
# 알림기능설정 Edit -> Preferences -> Reminders -> Company Preferences # QuickBooks Open시에항상 Reminder보이기 : My Preferences # Credit을받은경우에는 Credit 에체크한다 # A/P증가, 관련비용증가. # Vendor 리스트에서 Open Balance가증가 Pay Bills # 지불할청구서를리스트에서선택 -> 디스카운트, 크레딛등이있는지를확인한다 -> checking account 선택 -> Check to be printed -> Payment Date을확인 # 전액이아닌청구금액의일부만지불할시에는 Amt. to Pay 의금액을수정합니다. Credit Card Account 설정 : Home -> Chart of Account -> New -> Type-Credit Card # 카드사용내역입력 : Credit Card 청구서를받으면각각의 Transaction을 Registry 에서직접입력한다. # 크레딛카드페이먼트 : Check 발행으로지불을한다. 이때 Account는반드시 Credit Card Account를선택해야한다. 인벤토리 (Inventory) # 재고물품 (Inventory) 에대한현재보유수량, 판매내역, 구매등을기록관리하는기능. # 현재보유수량이미리설정한최소수량보다낮아지면알려준다. # POS (Point of Sales): Intuit 에서판매하는별도의프로그램. 퀵북 Financial Program 으로자료를보내는것이쉽다. - 19 -
인벤토리설정인벤토리기능활성화 Edit -> Preferences -> Inventory -> Company Preferences -> Check Inventory and purchase orders are active 인벤토리아이템만들기 1. 현재보유수량과구입가격등을정확히확인해놓는다. 2. 새로운아이템을만든다 : New Item, Hanger, $100, 0 on hand # Cost: 구입가격 # Reorder Point: 재고물품이어느수량밑이면주문하도록알려준다 # 퀵북에서는가중평균 (weighted average) 을사용해서비용을계산한다. 예. 현재 Detergent가 10개재고로있는데그중 4개는 $50에구매했고 6개는 $70에구매를했었다. 만약그중에한개를판매한다면판매원가는 $62가된다. # Non-inventory Item 현재재고나구매등을알려주지않는다. # Inventory Assembly inventory item을조합해서만든 item. 예. Spot Removal, Sub Accounts: Spot Removal 2OZ, Spot Removal 4OZ, Spot Removal 8OZ # 만약 Item과관련이없는운송비용, 세금등이청구되었다면 Item을다입력하고, 거기에 Expense Tab을선택하여비용을기록한다. - 20 -
# Receiving Inventory( 재고물건 ) Item 다음세가지의경우를생각해볼수있습니다. 물건을구입하고바로지불을하는경우 : Check 발행 물건을받았지만 Bill은받지않고후에빌을받는경우경우 : Receive Inventory without Bills을이용하여물건수령을기록, 빌을입력할때에는 Enter Bills against Inventory 를이용하고, 미리기록한기록을리스트에서선택해주면된다. 물건을받으면서 Bill을함께받은경우 : Receive Inventory with Bill 현재보유한재고확인 Item List에서바로확인 Report -> Inventory -> Physical Inventory Worksheet Invoice 작성시확인 인벤토리수정인벤토리에대한정확한정보는재정보고의중요한요소입니다. 도난, 분실등으로인한인벤토리의변화는수정을해야합니다. Home -> Adjust Quantity on hand # Adjustment Account: 감소-expense, Other Expenses: Negative Inventory, 증가-Income, Other Income: Positive Inventory Fixed Asset 인벤토리가아닌일년이상보유하는회사자산들을고정자산이라고하여감가상각을통해서주어진기간동안나누어비용으로공제를한다. 예-책상, 장비, 자동차 Fixed Asset Item만들기 List Menu -> Fixed Asset Item List -> Item -> New - 21 -
# Report -> List -> Fixed Asset List # More Information: Company menu -> Planning & Budgeting -> Decision Tools -> Depreciate Your Assets # Fixed Asset Manager - 22 -
Payroll # 고용주에게는종업원에게지불하는봉급에서원천징수방법으로세금을받아서납입을해야하는의무가있습니다. 원천징수세금에는연방수입세, 주수입세, FICA 세 (Medicare and Social Security), SDI 등이반드시포함되며, FUTA 세 ( 실업세 ) 가대부분경우포함됩니다. 종업원이아닌 Independent Contractor 에게지불할시는원천징수의무가없습니다. # 모든고용자는연방정부로부터 EIN 번호를받아야하고, 주정부로부터도 Tax ID를별도로신청하여발급받게됩니다. Payroll 세금 # 새로종업원고용시에는 W4 와 I9 양식을작성하여보관해야합니다. 종업원부담세금 (8.25%): Social Security: 6.2%, Medicare: 1.45%, SDI: 0.6%, State Income Tax, Federal Income Tax 고용주부담세금 : Social Security: 6.2%, Medicare: 1.45%, FUTA: 6.2%, Employment Training Tax: 0.1%, UI(Unemployment Insurance): 3.4% 종업원 Net Pay 계산예 : Park, Chan Ho, 234 Wilshire, LA, CA 90010 Gross 1,000.00 Social Security (62.00) Medicare (14.50) SDI (6.00) Net 917.50 고용주부담세금 SS: $62, Med: $14.50, ETT:$1.00, UI: $3.40, FUTA: $2.80 # 한계금액 : FUTA: $7,000, UI: $7,000, ETT:$7,000, SDI: $83,389 필요한 Account: Payroll Expenses # Check 금액은 Net Amount 를기록하고 Account 는 Payroll Expense 로기록한다. # 원천공제한세금은월별 / 분기별로납부를해야합니다. SDI, ETT, UI EDD SS, Med, FIT, SIT - IRS # Payroll 보고서류들 W2 - 매년말에일년동안지불한금액, 원천공제내역등을결산하여종업원들에게 1 월 31 일까지발송해야하며 3 월 31 일까지는 Social Office 에보고해야합니다. 941 - 연방국세청에분기별로보고. DE6 - 주에분기별로보고. - 23 -
940 - 연방국세청에매년보고하는 FUTA 세 ( 실업세 ) 보고. DE7 - 주정부에매년보고하는 Payroll 세금보고서입니다. # 종업원의가불 : Gross 로기록한다. Advanced Payroll-other current asset Independent contractor (1099 Vendor) # 자신들이장비를소유하고사업비품등을자신이직접지불하면서노동을제공하고그에따른수익 / 손실을가지는사람들입니다. # 이들에게는 W9 을통해서 Tax ID 를받고나서지불해야하며, 일년동안지불한금액은연말에결산하여 1099 을통해서 IRS 에보고를해야 Bank Reconciliation 매달 bank statement와장부의기록을비교하는작업. 정확한장부정리를위한필수. Home -> Reconcile # Statement Date: Bank Statement Closing Date # Beginning Balance: 지난달 Reconciliation의 Ending Balance # Ending Balance: Bank Statement Ending Balance # Service Charge: Bank Service Charge Account - 24 -
# 발행한 Check( 왼쪽 ) 과 Deposit( 오른쪽 ) 을 Bank Statement에기록된대로체크하고누락되거나틀린내용들은확인하여수정해서최종적으로 Difference가 0 가되어야합니다. # Reconcile Now를하시기전에체크되지않은것들중에날짜가오래되었다거나하는것들을확인하여수정을해야합니다. 기타사항들 # Backup & Restore # User Setup Multi user mode # Customize Icon Bar # Void vs Delete # Pay Sales Tax - 25 -