별표 1 ( 제 13 조관련 ) 간인용결재인 기재요령 1. 중앙란에는결재년, 월, 일을기입한다. 2. 하단란에는결재권자 ( 이사장, 팀장 ) 의직명을표시한다.
별표 2 ( 제 16 조제 2 항관련 )< 개정 2008. 7.21> 부서기호및수신처번호일람표 부서명부서기호수신처번호 사업지원팀 문화사업팀 시설관리팀 사업지원팀 문화사업팀 시설관리팀 01 02 03 문서 10 진분류표 < 삭제 2006. 1.23>
문서보존기간기준표
별표 3 ( 제 17 조제 1 항관련 ) 기관장보고후처리의표시 기관장보고후처리 1 cm 4 cm 별표 4 ( 제 17 조제 2 항관련 ) 지급표시인 지급 1 cm 2 cm 별표 5 ( 제 25 조관련 ) 간이결재인 담당자 결재일자 ( 직위명칭및결재란의수는기관에따라적절하게조정 사용
별표 6 ( 제 30 조관련 ) 전결또는대결의표시 전결 ( 직위또는직급 ) ( 서명또는전자이미지서명 ) 대결 ( 직위또는직급 ) ( 서명또는전자이미지서명 ) 별표 7 ( 제 32 조제 3 항관련 ) 문서등록의표시 문서번호 보존기간 결재일자 2 cm 5 cm 별표 8 ( 제 35 조제 4 항관련 ) 관인생략또는서명생략의표시 관인생략 1 cm 3 cm 서명생략 1 cm 3 cm
별표 9 ( 제 40 조제 3 항관련 ) 문서처리인 선람 지시 접 수 일자시간 번호 처리과 담당자심사자 : 결재 공람 심사일 5.1 cm 2.1 cm 3 cm 2.6 cm 2.1 cm 별표 10 ( 제 40 조제 3 항관련 ) 경유표시인 기관명 접수일시 접수번호 5 cm 경 유 3 cm
별표 11 ( 제 49 조관련 ) 특수규격문서의표시 특수규격문서 관리번호 문서번호 3 cm 본존기간 2.5 cm 2 cm 별표 12 ( 제 54 조제 1 항관련 ) 폐기인 폐기... 기관명 5 cm
( 별지제 1 호서식 ) 사무인계 인수서 1. 업무현황 가. 담당사무나. 주요업무계획및진행사항다. 현황사항및문제점라. 주요미결사항 2. 관련문서현황 3. 주요물품및예산등인계 인수가필요한사항 4. 기타참고사항 위와같이인계 인수합니다. 년월일인계자 ( 서명 ) 인수자 ( 서명 ) 입회자 ( 서명 ) 비고 1. 입회자는인계인수자의직근상급자가된다. 다만, 인계인수자가기관장일경우에는직근하급자가된다. 2. 동서식은예시이므로공단의실정에맞게인계 인수사항에따라조정할수있다
( 별지제 2 호서식 )[ 제 8 조관련 ]< 개정 2017.11.30.> 기관명 수신 vv ( 경유 ) 제목 vv 1.v vv 가.v vvvv1)v vvvvvv 가 )v vvvvvvvv(1)v vvvvvvvvvv( 가 )v 2.v 붙임 vv.vv 끝. 작성방법 기안자, 검토자, 협조자, 결재권자 : 기안자, 검토자, 협조자, 결재권자의직위를기재하고서명란에서명한다.( 기안자및검토자, 협조자, 결재권자의용어는표시하지않는다.) 서명 : 서명은자신의성명을다른사람이알아볼수있도록한글로쓰거나전자이미지서명또는전자문자서명을전자적으로표시한다. 생산등록번호 ( 시행일 ) 및접수등록번호 ( 접수일 ) : 처리팀명과연도별일련번호를붙임표 (-) 로이어쓴다. 우편번호, 도로명주소, 홈페이지주소, 전화번호, 팩스번호, 담당자의전자우편주소 : 우편번호, 행정기관이위치한도로명주소등을기재하고, 행정기관이담당자에게부여한전자우편주소를쓴다. 공개구분 : 공개, 부분공개, 비공개로구분하여표시한다. 기관의실정에따라직위는부장, 팀장등으로변경하여사용할수있다. 전자문서처리를위하여문서처리란크기를조정하여사용할수있다. 2 타 (vv 표시 ) 는한글 1 자, 영문 숫자 2 자에해당한다. 발신명의 기안자 ( 직위 ) 서명 검토자 ( 직위 ) 서명 결재권자 ( 직위 ) 서명 협조자 ( 직위 ) 서명 시행처리팀명- 연도별일련번호 ( 시행일 ) 접수처리팀명- 연도별일련번호 ( 시행일 ) 우 도로명주소 / 홈페이지주소 전화번호 / 팩스번호 / 담당자의전자우편주소 / 공개구분
( 별지제 3 호서식 ) 계양구시설관리공단회보 제 호 년월일 지시사항 연락사항 공지사항 기 타 발신명의 수신처 회 람
( 별지제4호서식 ) ꊉꊛ 1기 관 명 ꊉꊙ ꊉꊚ 2우 주 소 / 3 ( ) /4전송 5 팀 ( 부, 과 ) 6 팀장 7담당자 8문서번호 9시행일자 ( ) ( 경유 ) 수신참조제목 보존기간 ꊉꋃ ꊉꋄ 공개여부 ꊉꊗ ꊉꋅ ꊉꋅ ꊉꋅ 기 안 13 협조 심사자 ꊉꋇ 심사일 처리요령 3.8 cm 6 cm 5.1 cm 1 기관명 : 그문서를기안한부서가속한기관명을기재한다. 2 우 / 주소 : 우편번호및주소를기재하되, 주소가긴경우에는간략하게기재한다. 3 전화번호 : 전화번호를기재하되 ( ) 안에는지역번호를기재한다. ( 당해기관내부문서의경우에는구내전화번호를기재한다 ) 4 모사전송 : 문서수발이가능한모사전송번호를기재한다. 5 처리부서 : 당해무서를처리한부서명을기재한다. 67 담당자 : 당해문서의처리 문의에응할자를기재하되, 부장 ( 과장, 팀장 ) 이하의직원의직위및성명을기재하며, 담당자는성명만을기재한다. 8 문서번호 : 21 조 2 항의규정에의한문서번호를기재한다. 9 시행일자 ( ): 그문서를시행한날짜를기재한다.( 예 :1999.12.31) 10 보존기간 : 기안문서의보존기간 ( 영구 준영구 30 년 10 년 5 년 3 년 1 년 ) 을기재한다. 11 기관장 : 당해기관의장 ( 보조 보좌기관간에발신하는문서는보조기관또는보좌기관 ) 의직위를간략하게기재하고아래에서명한후날인한다. 12 보조기관 : 보조기관의직위를간략하게기재하고오른쪽에서명한다. 13 기안자 : 기안자가서명한다. 14 심사자 : 처리부서의문서심사자가서명한다. ꊉꊗ 공개여부 : 문서의공개여부는공개, 부분공개, 비공개로구분하여표시한다. ꊉꊘ 발신명의 : 발신하는문서의경우는발신명의를기재하고, 보조기관및보좌기관에발신하는문서는보조, 보좌기관명을기재한다. ꊉꊙ 취급 : 지급 기관장보고후처리 전신 정보통신망 모사전송등표시를한다. ꊉꊚ 보고등표시 : 보고심사, 협조심사등의표시를한다. ꊉꊛ 관인생략등표시 : 관인생략또는서명생략을기재한다. 기관의실정에따라 과 는 팀 으로, 과장 는 팀장 변경사용할수있다. 전자이미지서명등전자문서처리를위하여문서처리란크기를조정하여사용할수있다. 수신 은 받은 으로, 수신처 는 받는곳 으로하여사용할수있다. 수신처 :,, ꊉꊘ 발신명의
( 별지제 4 호의 1 서식 ) 문서번호 기안자 기관장 보존기관결재일자공개여부 협조 ( 제목 ) 필요한경우보고근거및보고내용을요약하여 기재할수있음 과 팀 비고 1. 이서식은보고서 계획서 검토서등내부적으로결재하는문서에한하며, 시행문으로변환하여사용할수없다. 2. 문서번호는기관기호, 분류번호및등록번호를기재한다. 3. 공개여부란에는공개, 부분공개, 비공개로구분하여표시한다. 4. 발의자 ( ), 보고자 ( ) 표시는직위또는직급앞또는위에한다. 전자문서의결재등결재권자에게직접보고하지아니하는경우에는보고자 ( ) 표시를생략한다. 5. 기관장의결재사항은직무대리자가대결하는때에는해당란에대결표시를하고, 기관장란에직무대리자가결재한다. 6. 결재문서가전결사항인경우에는보조기관란에전결표시를하고, 결재권자는기관장란 ( 오른쪽끝 ) 에결재한다. 이경우전결사항을직무대리자가대결하는때에는해당란에각각전결표시와대결표시를한다. 7. 결재문서가전결사항이아닌경우에는기관장란을보조기관명의 ( 예 : 과장, 국장등 ) 로고쳐사용한다. 8. 크기및결재란수는조정하여사용할수있다.
( 별지제 5 호서식 ) 문서등록대장 등록 번호 결재 일자 분류 번호제목 시 행 일자수신처방법문서부서확인 비고
( 별지제 6 호서식 ) 인편에의한문서발송대장 연번시행일자보냄받음 받는곳수령 일시 서명 비고
( 별지제 7 호서식 ) 사용자계정및전자이미지서명등록신청서 1 소속 2 전화번호 3 성명 4 직위 5 직급 6 주민등록번호 7 사용자계정 ᄀ ᄂ 8 비밀번호 9 전자이미지 서명 사무관리규정시행규칙제39조제1항의규정에의하여사용자계정 () 및전자이미지서명등록을신청합니다. 년월일신청인 ( 서명또는인 ) 계양구시설관리공단이사장귀하 작성방법 1. 1 소속은팀단위까지구체적으로기재한다. 2. 7사용자계정 (ID) 은ᄀᄂ란에다음기준에의하여기재한다첫자는영문자로그외문자는영문과숫자를조합해서 6-8자이내로기재한다. ( 중복되는사용자계정이있을경우에는ᄂᄃ순으로부여된다 ). 다만, 사용자계정은기관의실정에따라달리정할수있다. 3. 8비밀번호는영문과숫자로 6-8자이내로기재하되, 최초로등록한후즉시변경하여사용하여야한다. 4. 9전자이미지서명은서명자의성명을반드시한글로알수있도록표시하되, 싸인펜등으로네모안에꽉차도록진하고크게표시한다. 5. 본서식과작성방법은예시이므로기관의실정에따라변경하여사용할수있다.
( 별지제 8 호서식 ) 문서배부대장 ( 문서부서 ) 일련번호 수령일자 보낸기관명문서번호처리과인수자비고 ( 별지제 9 호서식 ) 공문서영수증 일련 번호 수 신 문서번호시행일자제목부수첨부물접수일자 인 ) 년월일 수령자 : 소속직급성명 ( 서명또는날
( 별지제 10 호서식 ) 기관명 우주소 / 전화번호 ( ) / 전송 ( ) 과 ( 팀 ) 과 ( 팀 ) 장 담당자 문서번호 시행일자 수 신 제목공문서의반송 ( 반려 ) 다음사유로 ( 반송또는반려할문서의문서번호, 제목, 시행일자 ) 을반송 ( 반려 ) 합니다. 1. 2. 3. 발신명의인
( 별지제 11 호서식 ) 문서접수대장 ( 처리부서 ) 일련번호 접수일자 보낸기관명문서번호제목인수자비고
( 별지제 12 호서식 ) 문서보관 보존철 ( 뒷면에별지제 19 호서식의색인목록인쇄 ) 보존기간생산년도분류번호 제 목 종료 보존종료 뒷면에인쇄 관리번호생산연도보존기간분류번호제목 제목생산연도 기관명 기관명 15012-0741 91. 8. 12 승인
( 별지제 13 호서식 ) 문서색인목록 문서철제목 : 페이 지 접수일자 ( 시행일자 ) 문서번호제목공개여부보냄받음비 고 비고 1. 문서색인목록은반드시접수문서, 생산문서 ( 기안문서, 수정기안문서, 내부결재문서 ) 를구분하여각각기재한다. 2. 접수일자 ( 시행일자 ) 란에는대내및대외문서의접수일자와대내및대외문서의시행일자를각각구분하여기재하되, 문서의접수연도와생산연도를알수있도록반드시연월인을기재한다. 3. 공개여부란에는공개, 부분공개, 비공개로표시한다. 4. 보냄, 받음 란에민원인인경위주소와성명을반드시함께기재한다. 5. 비고란에는전자문서등을표시한다.
( 별지제 14 호서식 ) 보관 보존문서철색인표 서류함번호 일련번호 보존기간 생산년도 분류번호 문서철명 ( 수량 ) 일련번호 보존기간 생산년도 분류번호 문서철명 ( 수량 ) 서류함번호기재예시 : 5/1 의경우 5 는서류함번호, 1 은서랍번호임. ( 별지제 15 호서식 ) 보존문서기록대장 생산부서 : 생산년도 : 일련 보존 문서철 보존철 폐 기 번호 기간 분류번호제목 ( 수량 ) ( 서고 ) ( 연월일 )
( 별지제 16 호서식 ) 특수규격문서관리대장 관리번호문서번호 생산 연도 제 목 보존 기간 보관 ( 보존 ) 장 소 인계이관및 폐기연월일 비고 ( 별지제 17 호서식 ) 보존문서인계 이관서 기관 ( 부서 ) 명 일련번호보존기간생산년도 문서철 분류번호제목 비고 받은날짜받은사람소속 : 직급 : 성명 : ( 인 )
( 별지제 18 호서식 ) 문서색인목록철 ( 보존기간년 ) 문서철제목 문서생산연도 문서생산기관명 ( 문서생산부서명 ) 비고 1. 문서색인목록철은문서정기기간중에보존기간별로구분하여작성한다. 2. 문서색인목록철은문서의보존기간이 3년이상문서만작성한다. 3. 보존기간은 3년 5년 10년 20년 영구를말한다. 4. 문서색인목록을원안을알아볼수있도록복사또는출력한다. 5. 문서색인목록철은처리부서에서영구보존하여야한다.
( 별지제 19 호서식 ) 전자문서출력 복사대장 일련번호문서명 출력복사일시 ( 년, 월, 일, 시 ) 출력 복사자확인자출력 복사매수직급성명직급성명 ( 별지제 20 호서식 ) 보존문서대출기록대장 일련 번호 대출일자 ( 대출기간 ) 문서철대출받는사람대출생산문서철사유년도관리번호제목직급성명 ( 서명 ) 반 납 일자확인
( 별지제 21 호서식 ) 기관명 우 주 소 / 전화번호 ( ) / 전송 ( ) 과 ( 팀 ) 과 ( 팀 ) 장 담당자 문서번호시행일자 수 신 참 조 발 신 관인등록 ( 재등록 ) 신청 제 목 관인폐기신고
관인명 종류 청인 직원 특수관인 등록 ( 재등록, 폐기 ) 사유 폐기대상 관리처리 폐기예정일 ( 분실일 ) 년 월 일 폐기방법 소각 이관 기타 ( ) 폐기자 소속 : ( 분실자 ) 직급 : 성명 : 비 고 비고 : 기관의실정에따라변경하여사용할수있다. ( 별지제 22 호서식 ) 관인대장
관인명 종류 청인 직인 특수관인관리부서 등록 재등록관인폐기관인 ( 인영 ) ( 인영 ) 등록일 ( 재등록일 ) 년월일 새긴날년월일 새긴사람주소 : 성명및상호 : 주민등록번호 : 최초사용일년월일 재 료 등록 ( 재등록 ) 사유 관보공고 비 고 등록일 ( 재등록일 ) 폐기일 ( 분실일 ) 폐기사유 폐기방법 폐기자 ( 분실자 ) 구보공고 년월일공고제 - 호 비 고 관인을최초로등록한때에는 등록란에 표를, 재등록한때에는 재등록란에 표를한다. 비고란은관련문서의문서번호및시행일자등참고사항을기록한다. ( 별지제 23 호서식 ) 전자관인등록대장
관인명 종류 청인 직원 특수관인 등록 재등록 전자관인명 전자관인등록당시의일반관인인영 등록일 ( 재등록일 ): 년월일최초사용일 : 년월일 등록 ( 재등록 ) 사유 관리부서 비 고 폐 전자관인 등록일 ( 재등록일 ): 년월일 폐기일 : 년월일 폐기사유 폐기자소속 : 직급 : 성명 : 기 인 영 비 고 비고 : 전자관인을등록할당시의일반관인의인영을해당란에찍고, 그찍은인영을전자 적인이미지형태로컴퓨터화일에등록하며, 컴퓨터화일에등록된전자관인을출력 하여그전자관인의인영을해당란에붙여야한다. ( 별지제 24 호서식 ) 관인인쇄용지관리대장
인쇄문서명 관인명인쇄관인규격 일자 인쇄량 ( 매 ) 사용량 ( 매 ) 사용내용 잔여량 ( 매 ) 확인 ( 서명 ) ( 별지제 25 호서식 )
서식제원 서식명별지호수별지제호서식 근거법규 주무과및 보조기관 과 용지의규격가로mm세로mm사용처 지질및중량 g/ m2보존기간 활 구 분 크 기 인쇄전산기기 활용기간 제목 P 인쇄구분 단면 양면 자 내용 P 요청구분 신규 개정 활자의색채 용지의색채 서식의 실제크기 서식의제정또는개정필요성 용지의왼쪽끝부터위기본선 ( 기재란 ) 까지용지의왼쪽끝부터왼쪽기본선 ( 기재란 ) 까지용지의오른쪽끝부터오른쪽기본선 ( 기재란 ) 까지용지의오른쪽끝부터아래한계선 ( 기재란 ) 까지 mmmmmmmm 참고사항 1. 근거법규란에는서식이존재하는근거법규를기재합니다. 2. 사용처란에는기관명을기재합니다. 3. 지질및중량란에는반드시사용용도별지질 중량을기재합니다. 4. 보존기간은 공문서분류및보존에관한규칙 에의한보존기간을말하며, 활용기간은보존기간이끝난후의활용기간을말합니다.